Đề tài Thực trạng công tác kế toán tại chi nhánh nhà máy giấy Văn Chấn-Trực thuộc công ty cổ phần

Bài Luận ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH NHÀ MÁY GIẤY VĂN CHẤN-TRỰC THUỘC CÔNG TY CỔ PHẦN SVTH: Lý Thị Phượng LỜI MỞ ĐẦU Bước vào thời kì đổi mới, nền kinh tế nước ta đang từng bước hội nhập với nền kinh tế khu vực và trên thế giới. Đặc biệt là sự kiện nước ta gia nhập WTO đã đặt cho nền kinh tế nước ta những cơ hội lớn và không ít những thử thách cần vượt qua. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế trong nước và sự phát triển không ngừng của thế giới thì các doanh nghiệp nước ta đang từng bước hoàn thiện mình. Để theo kịp với xu thế phát triển hiện nay, các doanh nghiệp phải luôn cố gắng và nỗ lực tìm ra những biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm thiểu chi phí, hạ giá thành sản phẩm, mang lại không những là nguồn thu lớn cho doanh nghiệp mà còn là điều kiện để doanh nghiệp tạo vị thế trên thị trường và lấy được lòng tin của người tiêu dùng. Các doanh nghiệp phải không ngừng nghiên cứu thị trường, đổi mới khâu tổ chức và bộ máy kế toán để có thể theo kịp với sự thay đổi đó. Tổ chức công tác kế toán là công việc cần thiết, tất yếu khách quan của mỗi doanh nghiệp bởi hệ thống kế toán là bộ phận quản lý tài chính, có vai trò quan trọng trong quản lý, điều hành, kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ máy kế toán với nhiệm vụ thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin, từ đó đưa ra thông tin hữu ích cho việc ra quyết định, thuận tiện cho công tác quản lý và cũng là công cụ quản lý vĩ mô của nhà nước. Chính vì thế hệ thống kế toán rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Hiện nay, với sự phát triển của nền kinh tế nước ta, việc đào tạo ra nhiều cán bộ có năng lực chuyên môn cao, phẩm chất tốt đối với ngành kinh tế là công việc hết sức quan trọng. Công tác giáo dục và đào tạo cần thực hiện “Học đi đôi với hành, lý luận phải gắn liền với thực tiễn”. Xác định được điều này, mỗi sinh viên chúng ta ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường cần cố gắng rèn luyện chuyên môn nghiệp vụ kinh tế. Ngoài những kiến thức cơ bản được học trên ghế nhà trường chúng ta cần tìm hiểu thực tế để bổ sung và trau dồi vốn kiến thức thực tế của mình. Quá trình thực tập nghiệp vụ tại các cơ sở xí nghiệp là bước khởi đầu của sự vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế. Nhà trường đã tạo cho học sinh, sinh viên của mình có cơ hội trực tiếp tiếp xúc với thực tiễn cuộc sống, rèn luyện được kỹ năng thành thục, đồng thời học tập được nhiều kinh nghiệm nghiệp vụ giúp ích cho công việc của mỗi học sinh, sinh viên sau khi rời khỏi ghế nhà trường. Qua một thời gian thực tập tại nhánh Nhà máy, cùng với sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo- TS. TRẦN ĐÌNH TUẤN và sự giúp đỡ của ban lãnh đạo công ty, phòng tài chính kế toán em đã hoàn thành đợt thực tập của mình. Báo cáo thực tập của em trình bày gồm một số vấn đề cơ bản sau: Phần 1: Giới thiệu khái quát về Nhà máy Giấy Văn Chấn Phần 2: Công tác kế toán của Nhà máy Giấy Văn Chấn Phần 3. Một số nhận xét và ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại Nhà máy Giấy Văn Chấn PHẦN 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ NHÀ MÁY GIẤY VĂN CHẤN 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Nhà máy Giấy Văn Chấn 1.1.1 Tên và địa chỉ của Nhà máy Giấy Văn Chấn Nhà máy Giấy Văn Chấn là một đơn vị trực thuộc của Công ty CP Nông- Lâm sản thực phẩm Yên Bái. - Tên đơn vị: Nhà máy Giấy Văn Chấn. - Tên giao dịch đối ngoại: Yenbai Forest- Agricultural and Foodstuffs Processing Joint-Stock Company - Thương hiệu : YFACO - Trụ sở chính: Xã Thượng Bằng La- Huyện Văn Chấn- Tỉnh Yên Bái -Số điện thoại: (+84). 0293.862.278 - Fax: (+84). 0293.862.804 -Website: http:// www.yfaco.com.vn -Mã số thuế:          5200116441 1.1.2 Các mốc lịch sử phát triển quan trọng của Nhà máy Giấy Văn Chấn Công ty Cổ phần Nông- Lâm sản thực phẩm Yên Bái tiền thân là Công ty Chế biến Lâm- Nông sản thực phẩm Yên Bái được thành lập theo QĐ số 53/QĐ- UB ngày 09/06/1994 do UBND tỉnh Yên Bái cấp. Ngày 01 tháng 10 năm 2004 Công ty Chế biến Lâm- Nông sản thực phẩm chính thức chuyển đổi hình thức sở hữu từ doanh nghiệp Nhà nước sang Công ty cổ phần theo QĐ số 276 QĐ- UB của Chủ tịch UBND tỉnh Yên Bái ngày 27/8/2004 và hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty Cổ Phần số 1603000045 ngày 01/10/2004 do Sở kế hoạch và Đầu tư tỉnh Yên Bái cấp với những ngày nghề kinh doanh chính: Chế biến, gia công, kinh doanh lâm sản. Chế biến, gia công, kinh doanh nông sản thực phẩm. Kinh doanh xuất nhập khẩu phụ tùng, vật tư, thiết bị, hàng hóa tổng hợp. Kinh doanh dịch vụ du lịch, thương mại tổng hợp, dịch vụ khách sạn, nhà hàng, văn phòng cho thuê. Trong quá trình hoạt động Công ty được cấp bổ sung Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần 1 vào ngày 16 tháng 5 năm 2007 về việc bổ sung ngành nghề kinh doanh và tăng vốn điều lệ từ 5 tỷ đồng lên 11 tỷ đồng. Nhà máy Giấy Văn Chấn được thành lập vào năm 2000, những buổi đầu hoạt động Nhà máy gặp không ít những khó khăn như: sản phẩm mới sản xuất ra chưa được khách hàng quan tâm và biết tới, thị trường tiêu thụ còn nhỏ bé, hạn hẹp nhất là sản phẩm của Nhà máy chưa thực sự khẳng định được tên tuổi, thương hiệu của mình trên thị trường. Bên cạnh đó, bộ máy quản lý của doanh nghiệp mới được thành lập cho nên còn thiếu kinh nghiệm quản lý, trình độ quản lý chưa cao, đội ngũ nhân viên tay nghề còn non kém. Năm 2002 có thể được coi là năm cực kỳ khó khăn đối với Nhà máy. Doanh số bán hàng còn hạn hẹp chỉ đạt vài trăm triệu. Nhận thức được những khó khăn trước mắt, kiên định với những mục tiêu đã lựa chọn, toàn thể ban lãnh đạo Nhà máy và các cán bộ nhân viên quyết tâm vượt qua mọi khó khăn, cố gắng phát huy những năng lực vốn có của đơn vị mình để từng bước ổn định cơ cấu tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất đạt hiệu quả, từng bước khẳng định thương hiệu YFACO trên thị trường. Mặc dù bước đầu trải qua những khó khăn nhưng Nhà máy luôn hoàn thành nghĩa vụ đóng góp với nhà nước thông qua hình thức là nộp thuế. Năm 2004, từng bước khó khăn ban đầu được đẩy lùi, quá trình hoạt động và học tập trình độ quản lý và tác nghiệp của cán bộ công nhân viên trong Nhà máy không ngừng được tăng thêm. Đối với đời sống cán bộ công nhân viên, Nhà máy luôn quan tâm và cho họ hưởng nhiều ưu đãi với mức lương ổn định, sử dụng lao động và luôn tuân theo luật lao động, đảm bảo quyền lợi của người lao động, do đó Nhà máy luôn giữ vững được thành quả phát triển của đơn vị mình. 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, vai trò của Nhà máy Giấy Văn Chấn 1.2.1Chức năng và nhiệm vụ của Nhà máy Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường hiện nay Nhà máy đã không ngừng mở rộng qui mô sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm. Do là chi nhánh nhỏ nên Nà máy Giấy Văn Chấn chỉ có nhiệm vụ sản xuất và cung ứng một sản phẩm duy nhất là Giấy cắt kiện cho xuất khẩu ngoài ra Nhà máy không còn sản phẩm phụ nào khác. Nhà máy đã và đang kinh doanh dựa trên nguyên tắc pháp luật, chấp hành tốt các chính sách pháp luật của Nhà nước cũng như của tỉnh, huyện, các xã, phường đề ra. Ngoài ra, Nhà máy đã đi sâu tìm hiểu và khai thác thị trường hàng hóa của cơ sở sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh. 1.2.2 Vai trò của Nhà máy - Nhà máy thành lập để huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong kinh doanh, tạo công ăn việc làm cho người lao động và đảm bảo thu nhập của người lao động ngày càng tăng, phát triển doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh, khẳng định vai trò chủ đạo của doanh nghiệp trong cung ứng hàng hóa phục vụ xuất khẩu. - Là nguồn thu cho ngân sách nhà nước thông qua các khoản thuế góp phần xây dựng đất nước ngày càng phát triển hơn. 1.3 Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm chủ yếu của Nhà máy Giấy Văn Chấn Quy trình công nghệ sản xuất Giấy cắt kiện của Nhà máy Giấy Văn Chấn là qui trình công nghệ khép kín, kiểu liên tục và được gói gọn trong phạm vi phân xưởng. Do vậy, Nhà máy tổ chức thành 2 phân xưởng: một phân xưởng sản xuất và một phân xưởng phụ trợ phục vụ sản xuất. Ở mỗi phân xưởng công nhân tổ chức sản xuất theo ca, tổ, đội tổ chức tùy theo tính chất nhiệm vụ công việc phù hợp với điều kiện sản xuất. Qui trình kỹ thuật sản xuất ở dạng trung bình không quá phức tạp, số lượng sản phẩm không lớn, chỉ có một loại sản phẩm. Sơ đồ 01: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Giấy cắt kiện Cắt mảnh Tuần hoàn ngâm ủ Dầu Fo Sấy Xeo tấm Nghiền Cuộn thành phẩm Nguyên liệu (tre,nứa... ) NaOH Nhập kho tiêu thụ Thuyết minh: Từ nguyên liệu là tre, nứa, vầu… được lựa chọn phải đáp ứng được các yêu cầu là độ tuổi từ bánh tẻ trở lên, không non, không mục ải. Sau khi thu mua về, nguyên liệu được cắt thành mảnh có chiều dài từ 5-7cm và được cắt trực tiếp vào bể ngâm. Khối lượng từ 40-50 tấn/1 bể tùy thuộc vào chủng loại nguyên liệu. Nguyên liệu được tuần hoàn cưỡng bức trong thời gian 68h bằng cách dùng xút loãng hoặc xút đặc đã pha đến nồng độ cho phép (250g NaOH/1lít dung dịch) tưới đều lên bề mặt bể nguyên liệu. Thực hiện tuần hoàn đảo dung dịch trong bể bằng bơm tuần hoàn, rồi ngâm ủ từ 5 đến 7 ngày. Khi nguyên liệu đã chín, dịch đen được hút sang bể khác, nguyên liệu chín được rửa sạch bằng nước trắng 3 lần tại bể rồi vớt ra nghiền. Quá trình nghiền nguyên liệu chín được thực hiện qua 3 giai đoạn : Nghiền vicol: nghiền nguyên liệu từ kích thước mảnh (5-7cm) thành những mảnh nhỏ hơn (1-2cm) và xé nguyên liệu. Nghiền Hà Lan: mục đích là đánh tơi xơ với Xenluco để tạo độ xốp cho sản phẩm sau này. Nghiền đĩa (nghiền tinh): bột sau khi đánh tơi được đưa qua nghiền đĩa để cắt nhỏ tạo độ mịn cho sản phẩm. Bột giấy sau khi đã nghiền tinh được bơm sang bể pha loãng của máy xeo. Giấy được hình thành trên lô lưới của máy xeo, bám vào chăn xeo và được chạy qua bơm hút chân không, qua lô ép để tách hết nước và đưa vào buồng sấy. Bán thành phẩm giấy ướt được đưa vào máy sấy khô. Giấy ướt chạy tuần hoàn trong buồng xấy qua 5 tầng lưới. Nhiệt cung cấp cho sấy giấy được hình thành từ đốt trực tiếp dầu FO (hiện nay Yfaco đã và đang đầu tư hệ thống cấp nhiệt chạy bằng than để tiết kiệm chi phí nhằm thay thế dầu FO). Trong buồng sấy có bổ sung lưu huỳnh để tăng độ sáng và khử nấm mốc vi sinh cho sản phẩm. Sản phẩm sau khi sấy được đưa sang máy cuộn để cuộn theo kích thước quy định. Cuộn giấy đạt tiêu chuẩn là có đường kính 70cm, bằng phẳng, không lồi lõm, không bị xô biên, rách biên hoặc rách ở giữa và phải được cuộn chặt. Độ ẩm của giấy sau khi sấy phải đạt 10-12%, định lượng 120-130g/m2. Bề mặt giấy được đan dệt mịn, không vón cục, không vẩn mây và không cháy rộp. Giấy có độ sáng cao, màu sắc có thể thay đổi tùy theo yêu cầu của khách hàng. 1.4 Hình thức tổ chức sản xuất của Nhà máy Giấy Văn Chấn Về tổ chức sản xuất Nhà máy có 1 phân xưởng sản xuất trong đó được chia thành 9 tổ, mỗi tổ đảm nhiệm một công đoạn trong quá trình sản xuất. Công nhân làm việc theo từng ca sản xuất, mỗi ca có một trưởng ca phụ trách về quản lý sản xuất, mỗi tổ đều có cán bộ kỹ thuật. Trong phân xưởng, quản đốc hoặc phó quản đốc trực tiếp điều hành quá trình sản xuất. Ngoài ra còn có các ca phục vụ cho quá trình sản xuất. Tổ chức các bộ phận tương đối đơn giản, có hiệu quả vì quản đốc và phó quản đốc trực tiếp điều hành các tổ sản xuất không qua nhiều khâu trung gian gọn nhẹ. Tuy nhiên, kiểu tổ chức này chỉ phù hợp với phân xưởng có ít người với qui mô sản xuất vừa và nhỏ vì phạm vi quản lý kiểu này tương đối hẹp. 1.5 Tình hình lao động của Nhà máy Giấy Văn Chấn 1.5.1 Đặc điểm Tổ chức sắp xếp và sử dụng lao động có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả SXKD của Nhà máy. Mặt khác để đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai về nhân lực đặc biệt trong giai đoạn nền kinh tế thị trường mở cửa và hội nhập như ngày nay thì đòi hỏi rất cao trình độ chuyên môn của người lao động, không chỉ chuyên môn của những nhà quản lý mà rất cần trình độ chuyên môn, nghiệp vụ lâu năm của công nhân viên. Trước yêu cầu đó Nhà máy thường xuyên tổ chức bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn, tập huấn kỹ thuật cho toàn bộ công nhân viên trong toàn Nhà máy và gửi một số cán bộ kỹ thuật đi đào tạo chuyên sâu. 1.5.2 Cơ cấu lao động: Do đặc thù sản xuất của Nhà máy chủ yếu là sản xuất Giấy cắt kiện (lao động nặng) nên phần lớn lao động là nam giới với 54 người, chiếm 83,37% và lao động nữ là 10 người, chiếm 16,63% tổng số lao động trong toàn Nhà máy. Hầu hết các lao động của Nhà máy đều là lao động phổ thông chưa qua đào tạo, chỉ có một bộ phận nhỏ là đã qua đào tạo, cụ thể: Số lao động có trình độ đại học là 5 người (chiếm 7,81%) số lao động có trình độ cao đẳng là 7 người (chiếm 10,93%), số công nhân kỹ thuật là 9 người (chiếm 14,06%) số lao động phổ thông là 40 người (chiếm 67,2%). Biểu 01: Cơ cấu lao động của Nhà máy Giấy Văn Chấn năm 2011 STT Chỉ tiêu Số lượng (người) Cơ cấu (%) 1 Tổng số lao động 64 100 2 Phân theo giới tính - Lao động nam 54 83,3 - Lao động nữ 10 16,63 3 Phân theo trình độ - Đại học 5 7,91 - Cao đẳng 7 10,93 - Công nhân kỹ thuật 9 14,06 - Lao động phổ thông 32 67,2 4 Phân theo tính chất công việc - Lao động trưc tiếp 45 70,3 - Lao động gián tiếp 19 29,7 (Nguồn tài liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Qua biểu trên ta thấy, mặc dù quy mô sản xuất không lớn nhưng Nhà máy cũng rất quan tâm tới đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ công nhân viên. 1.6 Tình hình tổ chức bộ máy quản lý của Nhà máy Giấy Văn Chấn Nhà máy Giấy Văn Chấn là đơn vị kế toán độc lập, có tư cách pháp nhân, tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ phù hợp với yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh. Nhà máy đã và đang xây dựng cơ cấu quản lý trực tuyến chức năng. Đứng đầu là Giám đốc. Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Nhà máy trước Nhà nước và cơ quan tài phán. Sơ đồ 02: Bộ máy quản lý của Nhà máy Giấy Văn Chấn. Ban Gi¸m ®èc Phßng Tæ chøc Phßng Tµi chÝnh- KÕ to¸n Phßng Kü thuËt Phân xưởng Phân xưởng sản xuất Phòng Kinh doanh Phân xưởng phụ trợ Tổ cắt I Tổ cắt II Tổ xeo II Tổ xeo I Tổ tuần hoàn .... Tổ quản lý Tổ cắt thành phẩm Tổ nguyên liệu .... Các phòng chức năng: - Phòng Tổ chức: Trực thuộc giám đốc, giúp giám đốc trong công các quản lý, điều hành cán bộ, công nhân viên, người lao động, làm công tác hành chính và tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức lao động trong nhà máy. - Phòng Tài chính - Kế toán: Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, với nhiệm vụ kế toán hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, thống kê lưu trữ, cung cấp số liệu, thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ về tình hình sản xuất kinh doanh của Nhà máy ở mọi thời điểm cho giám đốc. - Phòng Kỹ thuật: Chuyên phụ trách mảng kỹ thuật sản xuất, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc. - Phòng Kinh doanh: Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm, đồng thời chịu trách nhiệm cung ứng và quản lý vật tư, nhiên liệu. PHẦN 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA NHÀ MÁY GIẤY VĂN CHẤN 2.1. Khái quát chung về công tác kế toán của Nhà máy Giấy Văn Chấn 2.1.1 Tổ chức bộ máy kế toán của Nhà máy Để đảm bảo cho công tác sản xuất kinh doanh có hiệu quả và phù hợp với tình hình biến động của thị trường, việc tổ chức và sắp xếp đội ngũ kế toán lành nghề, năng động là một điều hết sức cần thiết. Vì vậy ban lãnh đạo Nhà máy đã kiện toàn bộ máy kế toán phù hợp với chuyên môn của từng người nhằm tham mưu cho giám đốc về công tác quản lý, đồng thời cung cấp thông tin một cách đầy đủ, kịp thời chính xác về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Chính vì vậy bộ máy kế toán rất gọn nhẹ chỉ bao gồm 1 kế toán trưởng, 1 thủ quỹ kiêm kế toán vật tư. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận: - Kế toán trưởng : Có chức năng tổ chức và kiểm tra công tác kế toán tại đơn vị, trợ giúp cho giám đốc về chuyên môn kế toán, chịu trách nhiệm chung về công tác kế toán trước giám đốc, trước Nhà nước. Tổ chức thực hiện chế độ tài chính hiện hành, tuân thủ theo quy định của Nhà máy, pháp lệnh của Nhà nước về công tác tài chính kế toán. Nhiệm vụ của Kế toán trưởng là: + Tổ chức bộ máy kế toán nhằm thực hiện đầy đủ chức năng của kế toán là phản ánh, kiểm tra về tài chính bằng các phương pháp chuyên môn của kế toán. + Tổ chức hoạt động tài chính từ khâu huy động đến khâu sử dụng vốn đã huy động một cách có hiệu quả trên cơ sở thực hiện tốt trách nhiệm chuyên môn. + Chỉ đạo, kiểm tra giám sát việc thực hiện đầy đủ công tác kế toán tại đơn vị. + Theo dõi, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình vay, sử dụng quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản + Thu thập, xử lý các chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động sản xuất và tính giá thành phát sinh trong tháng, mở sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp để theo dõi tình hình sản xuất sản phẩm trong kỳ, phản ánh chi phí sản xuất ra sản phẩm + Thực hiện các khoản thu chi, thanh toán các khoản nợ, tạm ứng và thu hồi công nợ, có nhiệm vụ kiểm tra quỹ lương các chế độ chính sách về tiền lương, đồng thời theo dõi vốn nội bộ ngân hàng. + Kế toán bán hàng và theo dõi công nợ : Thu thập, xử lý các chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động tiêu thụ thành phẩm phát sinh trong tháng, mở sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp để theo dõi tình hình tiêu thụ trong kỳ, phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tổng hợp công nợ phải thu khách hàng. - Thủ quỹ kiêm kế toán vật tư: Thực hiện các nghiệp vụ thu chi bằng tiền mặt, theo dõi tình hình xuất nhập tồn vật tư của Nhà máy và lập báo cáo thống kê. Các mảng kế toán còn lại, tùy thuộc vào trình độ của kế toán viên mà kế toán trưởng giao cho phụ trách. Mỗi nhân viên kế toán thực hiện một chức năng nhiệm vụ riêng biệt nhưng có liên quan chặt chẽ với nhau trong một quy trình hạch toán chung. Để đảm bảo cho công tác kế toán thực sự mang lại hiệu quả cao, đáp ứng được nhu cầu thông tin cho nhà quản trị, đòi hỏi phải có sự chỉ đạo thống nhất, sự phối hợp giữa các công việc một cách khoa học và sự cố gắng của tất cả các thành viên trong tập thể. 2.1.2 Công tác tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán áp dụng tại Nhà máy Giấy Văn Chấn Tổ chức công tác kế toán tại Nhà máy được áp dụng theo hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán. Ở các phân xưởng không có bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ xử lý ban đầu và định kỳ gửi chứng từ về phòng kế toán. Thực hiện theo đúng quyết đinh số 15/2006QĐ – BTC. Các chứng từ kế toán áp dụng đều tuân thủ theo đúng quy định của Nhà nước được lập theo mẫu in sẵn của bộ tài chính ban hành hoặc Công ty xây dựng có tính đặc thù sản xuất kinh doanh của Nhà máy. Một số thông tin chung về tổ chức công tác kế toán tại Nhà máy: - Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song. - Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Xác định trị giá NVL, CCDC, thành phẩm xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. - Tính giá thành sản phẩm theo phương pháp định mức. - Kỳ kế toán: Tháng, quý, năm. - Niên độ kế toán: Từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 của năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép: Đồng Việt Nam. PHẦN MỀM KẾ TOÁN FAST Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ kế toán +Sổ tổng hợp +Sổ chi tiết Báo cáo tài chính MÁY VI TÍNH Sơ đồ 03:Trình tự ghi sổ kế toán trên máy tính Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, phân loại đảm bảo đủ điều kiện để ghi sổ kế toán được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo phần mềm đã được lập trình, theo trình tự của phần mềm kế toán FAST (do Công ty Cổ phần phần mềm FSAT Việt Nam cung cấp), các thông tin được tự động vào sổ nhật ký chung, sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, kế toán thực hiện thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác, trung thực theo thông tin được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi in ra giấy. Cuối quý, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện bảo quản, lưu trữ theo qui định về sổ kế toán ghi bằng tay. 2.2 Tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 2.2.1 Đặc điểm vật tư và tình hình quản lý vật tư tại Nhà máy Giấy Văn Chấn 2.2.1.1 Đặc điểm chung Nhà máy Giấy Văn Chấn là đơn vị sản xuất kinh doanh Giấy cắt kiện do đó nguyên vật liệu cung cấp cho quá trình sản xuất tại Nhà máy chủ yếu là tre, nứa và một số nguyên liệu phụ khác như: Lưu huỳnh, bột mầu, mỡ công nghiệp, xút, dầu FO… - Phân loại vật tư của Nhà máy Nhà máy Giấy Văn Chấn có quy mô nhỏ, nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu với khối lượng không nhiều, nhưng lại khá đa dạng về chủng loại, quy cách và tính năng lý hoá. Do đó muốn quản lý vật tư một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán vật tư được thuận tiện, chi tiết tới từng loại vật tư phục vụ cho nhu cầu quản trị cần thiết phải phân loại vật tư. Đặc trưng để phân loại NVL là theo công dụng và yêu cầu quản lý NVL trong sản xuất. Vì thế NVL trong Nhà máy được phân loại thành: + NVL chính: là những nguyên vật liệu tham gia trực tiếp và quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như: tre, nứa, …trong đó tre, nứa chiếm tỷ trọng lớn nhất. + NVL phụ: Là những loại vật liệu không không trực tiếp cấu thành nên thực thể của sản phẩm, có tác dụng hỗ trợ vật liệu chính để tạo thành sản phẩm như: lưu huỳnh, bột mầu, chất phá bọt… + Nhiên liệu: Là các loại vật liệu dùng để tạo ra năng lượng phục vụ cho sự hoạt động của các loại máy móc, thiết bị và dùng trực tiếp cho sản xuất như: xăng, dầu diezen, củi…. + Phụ tùng thay thế: Bao gồm các loại vật liệu được sử dụng cho việc thay thế, sửa chữa các loại máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ như: bóng đèn, vòng bi, dây đai, dao cắt… + Phế liệu: Là những loại vật liệu thừa không dùng được nữa sau quá trình sử dụng như: + Nguyên vật liệu khác: dây buộc, mỏ hàn, thiếc hàn.. - Nguồn cung cấp: Các đơn vị cung cấp vật tư cho Công ty hầu hết là các xí nghiệp, nhà máy trong tỉnh Yên Bái như: Công ty TNHH Vương Hà, Công ty TNHH chế biến và kinh doanh NLS Minh An, Doanh nghiệp tư nhân Thanh Tâm…và một số đơn vị bên ngoài như: Công ty TNHH vật tư thiết bị Minh Toàn, Công ty TNHH Hưng Thịnh….. 2.2.1.2.Tình hình công tác quản lý vật tư tại Nhà máy Giấy Văn Chấn - Công tác quản lý nguyên vật liệu Do nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của mọi quá trình sản xuất, đòi hỏi Nhà máy phải quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết vật liệu từ khâu thu mua đến khâu bảo quản, lưu trữ và sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế, hạ giá thành, đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Điều đó được thể hiện: + Khâu thu mua: Hầu hết NVL của Nhà máy được thu mua từ các khu vực lân cận của Nhà máy, chủ yếu là từ các hộ nông dân, các chủ rừng và các Doanh nghiệp trên cùng địa bàn và một số vùng lân cận như Sơn La, Phú Thọ..., đồng thời doanh nghiệp cũng có một chế độ quản lý, kiểm soát chặt chẽ về mặt số lượng, giá cả, chất lượng nhằm giảm chi phí đến mức thấp nhất. + Khâu bảo quản: Quản lý tốt quá trình bảo quản, vận chuyển NVL về các kho, chống thất thoát, hao hụt, giảm chất lượng hay hư hỏng. + Khâu dự trữ: Căn cứ vào quá trình sản xuất của quý trước, mức hao hụt thực tế, Nhà máy xây dựng các bảng định mức NVL hợp lý cho từng vật tư, xây dựng được kế hoạch thu mua, kế hoạch tài chính của Nhà máy, đồng thời có kế hoạch dự trữ NVL hợp lý tránh tình trạng ứ đọng vốn. + Khâu sử dụng: Tuỳ theo yêu cầu kỹ thuật thiết kế để sử dụng vật tư một cách phù hợp và hiệu quả nhất. Các đơn vị lĩnh vật tư phải sử dụng đúng mục đích và tiết kiệm. Trường hợp vật tư lĩnh về không sử dụng hết phải có trách nhiệm làm thủ tục nhập lại kho của Nhà máy. Không được tự ý sử dụng vào việc khác. - Hệ thống kho bãi Để thuận tiện cho quá trình sản xuất, Nhà máy đã tổ chức quản lý nguyên vật liệu thành từng kho, bãi riêng biệt và căn cứ vào đặc tính công dụng của nguyên vật liệu mà tổ chức kho, bãi cho phù hợp. Tại Nhà máy có các kho, bãi NVL sau: - Bãi NVL: Chứa các loại vật liệu chủ yếu sử dụng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm như: Tre, nứa, củi….. - Kho phụ tùng thiết bị: Chứa các loại phụ tùng dùng để thay thế cho cácloại máy móc, thiết bị sản xuất như: bánh răng các loại, vòng bi, dây đai… - Kho xăng dầu, hoá chất: chứa các loại nguyên, nhiên liệu, phục vụ cho quá trình sản xuất như: các loại mỡ bôi trơn máy móc, xăng dầu các loại… 2.2.2. Chứng từ, sổ sách sử dụng - Sổ kế toán vật tư: + Sổ chi tiết NVL, CCDC + Thẻ kho + Bảng tổng hợp N-X-T + Sổ cái tài khoản 152 + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ chi tiết thanh toán với người bán + Bảng cân đối số phát sinh + Chứng từ ghi sổ - Chứng từ: + Phiếu NK- XK + Biên bản kiểm kê, kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá + Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng thông thường + Bảng kê mua hàng, bảng phân bổ NVL + Hoá đơn cước phí vận chuyển. 2.2.3 Quy trình luân chuyển chứng từ 2.2.3.1 Thủ tục nhập kho NVL Nguyên vật liệu tại Nhà máy toàn bộ là do mua ngoài và do phòng kinh doanh đảm nhiệm. Căn cứ vào nhu cầu sản xuất của Nhà máy, phòng kinh doanh xuất trình Giám đốc duyệt lệnh sản xuất. Phòng kỹ thuật căn cứ vào dự toán, nhu cầu thực tế, định mức sản xuất để tính ra lượng vật liệu cần thiết phải dùng, cân đối với số liệu còn trong kho để mua. Sau khi xác định được khối lượng, chủng loại, vật tư cần mua, phòng kinh doanh sẽ cử người thăm dò thị trường và báo giá để lựa chọn nhà cung cấp. Trên thực tế, Nhà máy thường giao dịch với một số khách hàng quen thuộc, cố định để việc thu mua vật tư sẽ tiến hành nhanh chóng, thuận lợi, đảm bảo chất lượng, phẩm chất quy cách và có thể có chiết khấu. Sau khi đã thoả thuận với người cung cấp, Nhà máy sẽ ký hợp đồng kinh tế khi mua hàng với số lượng lớn còn khi mua số lượng nhỏ chỉ cần hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng thông thường. Tại Nhà máy, NVL mua về sẽ được bộ phận kỹ thuật kiểm tra về tiêu chuẩn, chất lượng, quy cách trước khi nhập kho, sau đó căn cứ vào kết quả kiểm tra để ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư . Căn cứ vào tính hợp lệ của các chứng từ như: Hoá đơn mua hàng, hợp đồng mua hàng của Nhà máy với nhà cung cấp, phiếu xuất kho (của người bán), vật tư sẽ được nhập kho và phòng kinh doanh sẽ lập Phiếu nhập kho rồi giao cho thủ kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): - Liên 1: Lưu tại cuống - Liên 2: Giao cho thủ kho - Liên 3: Giao cho người bán vật tư Sau khi phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho, sẽ giao cho người nhập, người nhập mang phiếu nhập kho đến kho để nhập vật tư. Thủ kho sẽ ghi ngày tháng, năm nhập kho và cùng người nhập ký vào Phiếu nhập kho, Thủ kho giữ 2 liên để làm căn cứ ghi Thẻ kho về mặt số lượng, không ghi giá trị. Cuối ngày, Thủ kho tập hợp tất cả các chứng từ gốc phát sinh và chuyển lên Phòng kế toán để kế toán vật tư tiến hành nhập số liệu vào máy và lưu trữ. Giá thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế ghi trên hoá đơn chưa có VAT + Chi phí thu mua - Các khoản chiết khấu, giảm giá (Chiết khấu thương mại) Biểu 02: Hoá đơn GTGT CÔNG TY TNHH GIANG HÒA Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số: 01 GTGT NS/ 2011B 320 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 09 tháng 12 năm 2011 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Giang Hòa Địa chỉ: Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Số tài khoản: 102010001613 Mã số: 4600202566 Họ tên người mua hàng: Cao Danh Anh Tên đơn vị: Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thanh toán: STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Bột mầu kg 400 98.000 39.200.000 Cộng 400 98.000 39.200.000 Thuế suất GTGT: 10% Cộng tiền hàng: 39.200.000 Tiền thuế GTGT: 3.920.000 Tổng tiền thanh toán: 43.120.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi ba triệu một trăm hai mươi nghìn đồng chẵn./ Người mua hàng (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Nguốn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu 03: Biên bản kiểm nghiệm vật tư Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số 03 – VT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ –BTC Ngày 20/03/2006 - Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ (Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa) Hôm nay ngày 10 tháng 12 năm 2011 Căn cứ hoá đơn GTGT số 0065280 ngày 09/12/2011 của Công ty TNHH Giang Hòa Biên bản kiểm nghiệm gồm: 1. Ông Nguyễn Tài Việt Trưởng ban 2. Ông Cao Danh Anh Uỷ viên 3. Ông Ngô vũ Lực KTV 4. Ông Đào Quốc Hùng Thủ kho Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư,công cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng đúng quy cách, phẩm chất A B C D E 1 2 3 4 1 Bột màu Cân Kg 400 400 0 Tổng 400 400 0 Kết quả kiểm nghiệm: Lô hàng đúng quy cách, phẩm chất Ngày 10 tháng 12 năm 2011 Trưởng ban (Ký, họ tên) Uỷ viên (Ký, họ tên) Uỷ viên (Ký, họ tên) ( Nguồn số liệu: Phòng Tài chinh- Kế toán) Biểu 04: Phiếu nhập kho Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số 03 – VT (Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ –BTC Ngày 20/03/2006 - Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 10 tháng 12 năm 2011 Số: 114 Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Họ tên người giao hàng: Cao Danh Anh – Phòng Sản xuất Theo hoá đơn số: 0062580 Ngày 09 tháng 12 năm 2011 của Công ty TNHH Giang Hòa Nhập tại kho: Xeo I STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, HH Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Bột mầu Kg 400 400 98.000 39.200.000 Cộng 400 400 98.000 39.200.000 Tổng số tiền ( Viết bằng chữ): Ba mươi chín triệu hai trăm nghìn đồng chẵn./ Số chứng từ gốc kèm theo: 02 Chứng từ gốc. Ngày 10 tháng 12 năm 2011 Trưởng phòng sản xuất (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Nguốn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) 2.2.3.2Thủ tục xuất kho NVL Nhà máy hạch toán xuất kho NVL theo phương pháp Nhập trước- Xuất trước Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất, định mức tiêu hao NVL và nhu cầu sử dụng NVL hàng tháng, các phân xưởng và các phòng ban sẽ lập kế hoạch sử dụng NVL rồi viết giấy xin lĩnh vật tư và gửi về Phòng kinh doanh. Trên giấy xin lĩnh vật tư có ghi tên quy cách, số lượng của từng loại NVL xin xuất dùng. Giám đốc hoặc Phó giám đốc xem xét tính hợp lý, hợp pháp của yêu cầu và ký duyệt lệnh xuất. Phòng kinh doanh căn cứ vào lệnh xuất sẽ viết Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần) + Liên 1: Lưu tại phòng vật tư + Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho và cuối tháng tập hợp chứng từ chuyển cho Phòng kế toán + Liên 3: Giao cho người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng Người nhận vật tư sẽ mang phiếu xuất kho xuống kho để lĩnh vật tư. Thủ kho ghi vào cột số lượng xuất của từng thứ, loại vật tư, ghi ngày tháng năm xuất kho và cùng người nhận vật tư ghi rõ họ tên vào Phiếu xuất kho. Thủ kho căn cứ vào liên 2 của Phiếu xuẩt kho để ghi Thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư để đưa dữ liệu vào máy tính và lưu trữ, bảo quản. Biểu số 05: Phiếu xuất kho Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số 03 – VT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ –BTC Ngày 20/03/2006 - Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 13 tháng 12 năm 2011 Số: 106 Nợ TK 154 Có Tk 152 Người nhận: Thân Thanh Quyết Đơn vị: Phân xưởng Xeo I Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất Giấy cắt kiện Xuất tại kho: Nguyên vật liệu STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, HH Mã số ĐVT Số Lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) Yêu cầu Thực xuất 1 Bột mầu BK 106 Kg 350 350 98.000 34.300.000 Cộng 350 350 98.000 34.300.000 Số tiền (viết bằng chữ): Ba mươi tư triệu ba trăm nghìn đồng chẵn./ Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngày 13 tháng 12 năm 2011 Người lập biểu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) ( Nguồn số liệu: Phòng Tài Chính- Kế toán) 2.2.4 Quy trình hạch toán kế toán NVL, CCDC tại Nhà máy Giấy Văn Chấn. 2.2.4.1. Hạch toán chi tiết NVL, CCDC Để hạch toán chi tiết NVL, Nhà máy sử dụng phương pháp ghi thẻ song song nhằm giúp cho doanh nghiệp hạch toán được dễ dàng, dễ kiểm tra, đối chiếu nhằm hạch toán chính xác, đầy đủ, kịp thời sự biến động của tài sản. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp Thẻ song song. Sơ đồ 04: Hạch toán chi tiết NVL tại Nhà máy Giấy Văn Chấn Chứng từ nhập Sổ chi tiết vật tư, vật liệu Thẻ kho Chứng từ xuất Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Sổ tổng hợp Ghi cuối ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Ghi chú Biểu 06: Thẻ kho Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số 09 – DN (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ –BTC Ngày 20/03/2006 - Bộ trưởng BTC) THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/12/2011 đến ngày 31/12/2011 Tờ số: 47 Tên nhãn hiệu, quy cách, vật tư: Bột mầu Đơn vị tính: Kg Mã số: Kho vật tư: Nguyên vật liệu STT Ngày tháng SH chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng( kg) Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn 1 Tồn đầu kỳ 150 2 10/12 PNK 114 Mua Bột mầu của Công ty TNHH Giang Hòa 10/12 400 3 13/12 PXK 106 Xuất bột mầu cho tổ Xeo I 13/12 350 Cộng cuối kỳ 400 350 50 Tồn cuối kỳ 200 Ngày 31tháng12 năm 2011 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) (Nguồn tài liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu 07: Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số s07 – DNN (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ –BTC Ngày 20/03/2006 – Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Từ ngày 01/12/2011 đến 31/12/2011 Tài khoản: 152 – Nguyên vật liệu Tên, quy cách vật liệu: Bột mầu Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ngày Số hiệu Số lượng ( Kg) Thành tiền ( đồng) Số lượng ( kg) Thành tiền ( đồng) Số lượng ( kg) Thành tiền ( đồng) 1. Số dư đầu tháng 150 14.700.000 2. PS trong tháng 10/12 PNK114 Mua Bột mầu 331 98.000 400 39.200.000 13/12 PXK 106 Xuất xuất Bột mầu cho tổ Xeo I 154 98.000 350 34.300.000 ……… …………. …… ……….. ………. … Cộng 400 350 200 19.600.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Người ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Giám đốc (ký, họ tên) (Nguồn tài liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu 08: Bảng tổng hợp tình hình Nhập- Xuất- Tồn Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số S08 – DNN (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ –BTC Ngày 20/03/2006 - Bộ trưởng BTC) BẢNG TỔNG HỢP TÌNH HÌNH NHẬP XUẤT TỒN Tài khoản: 152 – Nguyên liệu, vật liệu Kho số:… 01…… Tháng 12 năm 2011 ĐVT: Đồng Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Dư cuối kỳ SL ST SL ST SL ST SL ST Xút đặc+nước Kg 3.000 36.330.946 55.287 614.058.537 43.887 487.452.909 14.400 162.936.574 Bột mầu Kg 150 14.700.000 400 39.200.000 350 34.300.000 200 19.600.000 Dây buộc Kg 160 2.354.922 250 3.875.000 267 4.058.400 143 2.171.000 Lưu huỳnh Kg 1.280 7.640.895 500 2.700.000 1.300 7.759.700 480 2.581.195 Mỡ Kg 3 244.136 24 1.920.000 12 960.000 15 1.204.136 …………………. …….. ……… ……. …….. Tổng cộng 414.985.430 1.966.415.819 1.479.729.170 901.671.989 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Người lập (Đã ký) Giám đốc (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) (Nguồn tài liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu 09: Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Số 99 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Chứng từ gốc: Phiếu nhập kho Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK152 Số Ngày tháng Tổng số tiền Ghi có các TK 331 111 ………… PNK 114 10/12/2011 Nhập kho bột màu 34.300.000 34.300.000 ….. …………. ……………………. ………….. ………….. …………. …………. PNK 117 15/12/2011 Nhập kho xút đặc 354.668.868 354.668.868 ….. …………. ……………………. ………….. ………….. …………. …………. Tổng cộng 1.966.415.819 1.966.415.819 ……… Phụ trách kế toán (Đã ký) Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Người lập biểu (Đã ký) (Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu 10: Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Số 100 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Chứng từ gốc: Phiếu xuất kho Chứng từ Diễn giải Ghi có TK152 Số Ngày tháng Tổng số tiền Ghi nợ các TK 621 632 …… PXK106 13/12/2011 Xuất kho cho SXSP 29.400.000 29.400.000 ….. …………. ……………………. ………….. ………….. ………….. ……… PXK108 19/12/2011 Xuất kho cho SXSP 25.102.312 25.102.312 ….. …………. ……………………. ………….. ………….. ………….. …… Tổng cộng 1.479.729.170 1.479.729.170 ……… Phụ trách kế toán (Đã ký) Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Người lập biểu (Đã ký) (Nguồn số liệu:Phòng Tài chính- Kế toán) 2.2.4.2. Kế toán tổng hợp NVL, CCDC. a. Tài khoản sử dụng Tài khoản 152 – “Nguyên liệu, vật liệu” Tài khoản này được dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm các loại NVL hiện có của Nhà máy. Tài khoản này được mở chi tiết cho các tài khoản cấp hai như sau: + TK 1521 - Vật liệu chính + TK 1522 - Vật liệu phụ + TK 1523 - Nhiên liệu + TK 1524 - Phụ tùng thay thế + TK 1527 - Phế liệu + TK 1528 - Vật liệu khác - TK 331: Phải trả người bán - TK 1331: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ - TK 621: Chi phí NVL trực tiếp Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các TK khác có liên quan, như: TK 111, TK 141, TK 154,… b. Hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Bảng tổng hợp chi tiết TK 152 + Sổ cái TK 152 c. Trình tự hạch toán tổng hợp NVL, CCDC: Hàng ngày, căn cứ vào các Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho… đã được kiểm tra tính hợp lý, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin lại tiếp tục được tự động cập nhật vào nhật ký chung và từ đó thông tin lại được cập nhật vào sổ cái TK 152. Cuối tháng, kế toán thực hiện lập các báo cáo tài chính. Sơ đồ 05: Trình tự ghi sổ NVL, CCDC Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ chi tiết Nhập - Xuất - Tồn Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn Ghi chú Ghi cuối ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Biểu 11: Chứng từ ghi sổ Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số 03 – VT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ –BTC ngày 20/03/2006 - Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số:…101…… Ngày 31 tháng 12 năm 2011 ĐVT: Đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có A B C 1 Căn cứ vào bảng kê chứng từ gốc: Loại chứng từ: Nhập kho NVL - Nhập kho NVL 152 331 1.966.415.819 Cộng X X 1.966.415.819 Kèm theo ... chứng từ gốc Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) (Nguồn tài liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu 12: Chứng từ ghi sổ Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số 03 – VT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ –BTC Ngày 20/03/2006 - Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số:…102…… Ngày 31 tháng 12 năm 2011 ĐVT: Đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có A B C 1 Căn cứ vào bảng kê chứng từ gốc: Loại chứng từ: Xuất vật tư - Xuất vật tư cho sản xuất SP 621 152 1.479.729.170 Cộng X X 1.479.729.170 Kèm theo ..1.. chứng từ gốc Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) (Nguồn tài liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu 13: Trích sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số 03 – VT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ –BTC Ngày 20/03/2006 - Bộ trưởng BTC) TRÍCH SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 2011 ĐVT: Đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng A B 1 100 101 102 …… 107 ….. 110 31/12/2011 31/12/2011 31/12/2011 ………….. 31/12/2011 ……… 31/12/2011 34.300.000 1.966.415.819 1.479.729.170 …………… 1.809.095.207 ………… 2.725.370.633 - Cộng tháng - Cộng lũy kế từ đầu năm đến cuối năm 17.557.950.011 142.027.674.452 Sổ này có …29… trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ….29….. Ngày mở sổ:…….. ………...01/01/2011…………………............... Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Kế toán trưởng (Đã ký) Người ghi sổ (Đã ký) Giám đốc (Đã Ký) (Nguồn tài liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu 14: Sổ cái Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số 03 – VT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ –BTC Ngày 20/03/2006 – Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Năm 2011 Tên tài khoản: 152 ĐVT: Đồng Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 31/12/2011 31/12/2011 ………. 101 102 .. 31/12 31/12 ………. Số dư đầu năm Mua NVL nhập kho Xuất kho cho sản xuất SP .................... 331 621 …. 414.985.340 34.300.000 ……… 463.935.454 ……… Cộng số PS tháng xxx 1.966.415.819 1.479.729.170 Số dư cuối tháng xxx 901.671.989 Sổ này có trang, đánh số từ trang số 01 đến trang Ngày mở sổ: 01/12/2011 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Kế toán trưởng (Đã ký) Người ghi sổ (Đã ký) Giám đốc (Đã ký) (Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) 2.3 Tổ chức kế toán TSCĐ tại Nhà máy Giấy Văn Chấn TSCĐ là bộ phận quan trọng nhất của TLLĐ được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh của Nhà máy, nó là một trong các nhân tố góp phần thúc đẩy hoạt động SXKD của Nhà máy ngày càng đạt hiệu quả cao. TSCĐ là những TLLĐ có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài, tham gia nhiều vào chu kỳ SXKD. Khi tham gia vào quá trình SXKD TSCĐ bị hao mòn dần và giá trị của nó được dịch chuyển dần vào chi phí kinh doanh. Khác với đối tượng lao động TSCĐ giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến hư hỏng. Mỗi TSCĐ được quản lý theo nguyên giá, số khấu hao luỹ kế, và giá trị còn lại ghi trên sổ kế toán. Đối với Nhà máy Giấy Văn Chấn do chỉ là một chi nhánh trực thuộc của Công ty Cổ Phần Lâm- Nông sản thực phẩm Yên Bái nên toàn bộ TSCĐ của Nhà máy đều do Công ty chính (Công ty mẹ) quản lý, theo dõi và trích khấu hao, Nhà máy chỉ quản lý chứ không được trích khấu hao bất kỳ loại TSCĐ nào vì vậy TSCĐ trong Nhà máy được hình thành toàn bộ là do cấp trên cấp thông qua biên bản giao nhận TSCĐ. Ngoài ra, Nhà máy không được tự ý mua bán, chuyển nhượng, thay đổi bất kỳ một loại tài sản nào nếu chưa được sự đồng ý của Công ty chính, tất cả đều phải có văn bản giải trình gửi lên Công ty chính rồi mới được thực hiện. Định kỳ vào giữa năm (ngày 1/7) hoặc cuối mỗi năm (ngày 31/12) tài chính, Nhà máy tiến hành kiểm kê TSCĐ rồi gửi báo cáo kiểm kê cho Công ty chính. Trường hợp phát hiện thiếu hay thừa TSCĐ Nhà máy đều phải lập biên bản, tìm nguyên nhân và thông báo cho Công ty Chính. Vào thời điểm ngày 31/12/2010 tại Nhà máy Giấy Văn Chấn có: - Tổng nguyên giá TSCĐ HH là 4.314.608.671 (đồng) + Giá trị hao mòn luỹ kế là: 1.644.720.441 (đồng) + Giá trị còn lại: 2.669.888.230 (đồng) Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số01 – TSCĐ (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ –BTC Ngày 20/03/2006 – Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ Ngày 8 tháng 12 năm 2011 Số : ……… Nợ : ……… Có : ……… Căn cứ quyết định số: 180446..ngày 8 tháng 12 năm 2011 của Phòng kinh doanh về việc bàn giao TSCĐ Ban giao nhận TSCĐ gồm: - Ông/Bà: Nguyễn Tài Việt chức vụ : Trưởng phòng Kinh doanh đại diện bên giao - Ông/Bà: Ngô Vũ Lực chức vụ : Kế toán trưởng đại diện bên nhận - Ông/Bà: Đào Quốc Hùng chức vụ : Kế toán viên ủy viên Địa điểm giao nhận TSCĐ: Bộ phận kế toán – Chi nhánh Nhà máy Giấy Văn Chấn Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau: STT Tên, ký hiệu qui cách (cấp hạng TSCĐ) Số hiệu TSCĐ Nước SX Năm SD Số lượng Tính nguyên giá TSCĐ Giá mua Chi phí vận chuyển …... Nguyên giá TSCĐ A B C D E 1 2 3 4  1 Máy photocopy   2111.08  Trung Quốc  2010  1  21.000.000  209.291  ……….  21.209.291 Cộng  21.000.000 209.291   21.209.291 DỤNG CỤ, PHỤ TÙNG VÀ TÀI LIỆU KỸ THUẬT KÈM THEO STT Tên qui cách dụng cụ, phụ tùng và tài liệu kỹ thuật kèm theo ĐVT Số lượng Giá trị A B C 1 2  1  Tủ kệ 501  Chiếc  1  500.000 Ngày 8 tháng 12 năm 2011 Giám đốc bên nhận Kế toán trưởng bên nhận Người nhận Người giao (ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số 05 – TSCĐ (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ –BTC Ngày 20/03/2006 – Bộ trưởng BTC) BÁO CÁO TỔNG HỢP KIỂM KÊ TÀI SẢN NGÀY 31/12/2011 STT Tên TSCĐ Giá trị sổ sách Thực tế kiểm kê Chênh lệch NG GTCL NG GTCL NG GTCL TSCĐ đang sử dụng 4.314.608.671 2.669.888.230 4.314.608.671 2.669.888.230 0 0 1 Nhà cửa,vật kiến trúc 1.601.429.028 991.927.510 1.601.429.028 991.927.510 0 0 2 Máy móc, thiết bị 1.863.730.300 984.877.385 1.863.730.300 984.877.385 0 0 3 Phương tiện vận tải 801.973.252 693.083.335 801.973.252 693.083.335 0 0 4 Dụng cụ quản lý 47.476.091 0 47.476.091 0 0 0 5 TSCĐ khác 0 0 0 0 0 0 Cộng 4.314.608.671 2.669.888.230 4.314.608.671 2.669.888.230 0 0 Trưởng phòng sản xuất ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu) Ngày 31 tháng 12 năm 2011 ( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) 2.4 Tổ chức kế toán Lao động- Tiền lương và các khoản trích theo lương tại Nhà máy Giấy Văn Chấn 2.4.1 Công tác quản lý lao động tại Nhà máy Với số lượng cán bộ công nhân viên không tập trung ở một chỗ mà được phân tán ở các phòng ban, phân xưởng nên việc quản lý, bố trí và sử dụng lao động một cách hợp lý, chặt chẽ là vấn đề được Nhà máy hết sức quan tâm. Nhà máy chỉ tuyển dụng khi có nhu cầu cần thiết cho vị trí làm việc mới hoặc thay thế các vị trí khác. Nhà máy phải có tờ trình phòng TCLĐ và được sự đồng ý. Những bộ phận làm công tác quản lý thuộc đơn vị cơ quan áp dụng chế độ làm việc 48h/tuần. Công lao động tính: 26 công/tháng/người (nếu không hoàn thành công việc thì phải làm việc cả chủ nhật và không được tính thêm giờ). Các phòng ban bố trí người trực vào chủ nhật để giải quyết các công việc trong các phòng và phục vụ cho các đơn vị sản xuất trong Nhà máy và nghỉ bù vào các ngày khác. Đối với lao động trực tiếp và nhân viên phục vụ áp dụng chế độ làm việc 56h/tuần và 30 ngày công/tháng. 2.4.2 Các hình thức trả lương áp dụng tại Nhà máy Nhà máy đã và đang áp dùng hình thức trả lương chính là: Lương sản phẩm, lương thời gian, lương khoán. - Lương sản phẩm: Nhà máy trả lương cho người lao động theo đơn giá sản phẩm cuối cùng và số lượng sản phẩm hoàn thành. Tổng tiền lương sản phẩm = Tổng số lượng sản phẩm x Đơn giá tiền lương một đơn vị sản phẩm - Lương thời gian: Trả cho những ngày người lao động không trực tiếp tham gia sản xuất như nghỉ lễ, tết, nghỉ phép hàng năm, cử đi công tác, nghỉ mát, học và kiểm tra quy trình an toàn, tham gia các lớp bồi dưỡng cán bộ chính trị, tập huấn luyện nghiệp vụ, lý luận quân sự, khám chữa bệnh, điều dưỡng,… - Lương khoán: Các công việc ngoài đơn giá sản phẩm sẽ được hưởng lương khoán như xây dựng cơ bản, xây dựng mới, sửa chữa lớn máy móc thiết bị có dự toán cấp Nhà máy phê duyệt. vốn sửa chữa lớn được tính thêm công và trả lương (phải có đủ chứng từ dự toán, khoán việc, nghiệm thu công việc,…) Giá trị ngày công khoán được Công ty quy định như sau: - Công lao động phổ thông: + Nặng nhọc, độc hại: 40.000 đ/ngày/người + Bình thường: 30.000 đ/ngày/người - Công sửa chữa, trùng tu, đại tu: 30.000 đ/ngày/người 2.4.3 Cách tính lương, các khoản trích theo lương và phương pháp trả lương tại Nhà máy Giấy Văn Chấn 2.4.3.1 Cách tính lương và các khoản trích theo lương a. Cách tính lương: Tiền lương trả cho người lao động tại Công ty được tính như sau: Tiền lương thực lĩnh của một người = Tiền lương sản phẩm + Tiền lương thời gian + Các phụ cấp thuộc quỹ tiền lương Tiền lương tháng/ người = Tổng tiền lương của từng tổ x Sổ điểm của từng người trong tổ Tổng điểm của từng tổ * Tiền lương sản phẩm: Trong đó: Tổng quỹ lương sản phẩm của từng tổ, bộ phận được xác định như sau: + Quỹ lương sản phẩm gián tiếp khối cơ quan = 18% Tổng quỹ lương sản phẩm của toàn Nhà máy. + Quỹ lương sản phẩm gián tiếp phân xưởng sản xuất = 7.9% đơn giá sản phẩm Giấy cắt kiện. Quỹ lương sản phẩm của bộ phận lao động trực tiếp sản xuất = Tổng số lượng sản phẩm sản xuất trong tháng x Đơn giá tiền lương một đơn vị sản phẩm + Tổng điểm của tổ = Tổng điểm của các lao động trong tổ + Số điểm của từng người trong tổ = Hệ số công việc của từng người trong tổ X Số công làm việc trong tháng của từng người Trong đó: Hệ số công việc được Nhà máy lập ra để làm cơ sở cho việc chia lương. Hệ số này được xác định căn cứ vào: Biên chế lao động, nhiệm vụ được giao và tính chất công việc của từng người trong các phòng ban, phân xưởng. * Tiền lương thời gian Lương thời gian x Lương cơ bản = 26 Số công thời gian thực tế trong tháng Trong đó: + Lương cơ bản = Bậc lương x Mức lương tối thiểu = Bậc lương x 830.000 đ/tháng Bậc lương do Nhà nước quy định căn cứ vào trình độ học vấn và số năm công tác của mỗi người. Bậc lương tăng lên theo số năm công tác, cứ 3 năm tăng một bậc và tùy theo chức danh mà hệ số tăng lên khác nhau, giới hạn về bậc lương cũng tăng lên không giống nhau. b. Tính các khoản trích theo lương: Tại Nhà máy, hàng tháng BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ được trích 30.5% (22% BHXH; 4,5% BHYT; 2% BHTN trên tổng số lương cơ bản và 2% KPCĐ trên lương thực tế) .Trong đó, 22% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh (16% BHXH, 3% BHYT, 1% BHTN, 2% KPCĐ), 8.5% còn lại trừ vao lương của người lao động (6% BHXH, 1.5% BHYT, 1% BHTN). Cụ thể: + BHXH = (Lương cơ bản + Phụ cấp chức vụ, công việc) x 6% + BHYT = (Lương cơ bản + Phụ cấp chức vụ) x 1.5% + BHTN = (Lương cơ bản + Phụ cấp chức vụ) x 1 Trong đó: + Lương cơ bản = Bậc lương x 830.000đ/tháng + Phụ cấp chức vụ = Hệ số phụ cấp chức vụ công việc x 540.000 đ/tháng 2.4.3.2 Cách trả lương Công ty tiến hành trả lương thành 2 kỳ trong một tháng. + Kỳ I: Cứ vào ngày 16 hàng tháng, công ty sẽ tiến hành cho cán bộ công nhân viên trong công ty tạm ứng lương của tháng đó. Số tiền này sẽ được trừ vào lương của CBCNV nhận được vào cuối tháng. Mức tiền công ty cho cán bộ công nhân viên trong công ty tạm ứng là 300.000 đ/người. + Kỳ II: - Cuối tháng, căn cứ vào bảng chấm công của các phòng ban, phân xưởng để làm căn cứ tính lương phải trả, Sau khi tính toán xong kế toán tiền lương sẽ thành toán tiền lương cho các phân xưởng bao gồm cả tiền thưởng.Quyết toán từ ngày 26 – 30 hàng tháng. 2.4.4 Quy trình luân chuyển chứng từ Hàng ngày, nhân viên thống kê phân xưởng và kế toán căn cứ vào các quyết định điều chuyển, tuyển dụng, tiếp nhận công nhân viên, các đơn vị sẽ tiến hành theo dõi tình hình làm việc của mỗi cá nhân trong phân xưởng hoặc văn phòng và ghi vào Bảng chấm công. Hàng tháng, căn cứ vào bảng chấm công, Bảng giao ca, Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Bảng điểm sản phẩm, Hệ số lương sản phẩm, Hệ số lương thời gian,…Kế toán tiền lương lập Bảng thanh toán tiền lương của tổ và căn cứ vào đó để vào Bảng thanh toán tiền lương của các phân xưởng, phòng ban, từ đó lập Bảng thanh toán tiền lương của Nhà máy. Nếu trong tháng có nhân viên nào nghỉ được hưởng BHXT thì phải có giấy nghỉ việc hưởng BHXT do bác sĩ khám chữa bệnh tại cơ quan y tế xác nhận. Từ đó, phụ trách BHXH của Nhà máy lập giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH gửi về phòng kế toán. Khi nhận được các chứng từ trên, kế toán căn cứ vào hệ số lương của từng người để tính lương cho các tổ và lập bảng thanh toán tiền lương tổ. Từ các bảng thanh toán lương tổng hợp thành bảng thanh toán toàn Nhà máy. Từ các bảng lương này, kế toán lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH, sau đó lập bảng quyết toán lương toàn Nhà máy. Cuối tháng, căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương của toàn Nhà máy, Bảng thanh toán tiền ăn ca và các chứng từ liên quan, kế toán tiền lương vào Sổ cái TK 334, Sổ cái TK 338 Bảng chấm công, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH,… Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 334, TK 338 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Trong đó: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Sơ đồ 06:Trình tự ghi sổ lương và các khoản trích theo lương 2.4.5 Tài khoản, chứng từ, sổ sách sử dụng a. Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng tài khoản 334 và TK 338 để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. b. Chứng từ sử dụng: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng chấm công làm thêm giờ, giấy đề nghị thanh toán tiền lương, phiếu khoán công việc… c. Sổ sách kế toán sử dụng: Nhà máy sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái TK 334, TK 338, Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. 2.4.6 Quy trình hạch toán tổng hợp kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Nhà máy Giấy Văn Chấn. Sơ đồ 07: Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu về lương và các khoản trích theo lương.TK 353 Tiền thưởng trả cho CNV TK 111 Thanh toán lương, thưởng, các khoản trích theo lương cho CNV TK 338 BHXH phải trả CNV TK 338 TK 154, 622 Trích BHXH, BHYT, BHTN ( Trừ vào lương) Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ ( 22% tính vào chi phí khác) TK 141, TK 138 TK 334 TK 154, 622. Tiền tạm ứng, tiền bồi thường khấu trừ vào lương Tiền lương, ăn ca trả cho CNV TK 154, 622 Tiền lương, nghỉ phép thực tế phải trả CNV Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số 01 – LĐTL (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ –BTC Ngày 20/03/2006 - Bộ trưởng BTC) BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 12 năm 2011. Bộ phận: Tổ Quản Lý STT Họ và tên Hệ số LCB Ngày trong tháng Quy ra công 1 2 ... 21 22 23 ... 29 30 31 Số công hưởng lươg SP Số công hưởng lương TG Số công nghỉ phép Số công ngừng việc, nghỉ việc hưởng ...% lương Số công hưởng BHXH A B C 1 2 ... 21 22 23 .. 29 30 31 32 33 34 35 36 1 Trần Ngọc Điều 2,48 K K K K K K K K 26,5 2 Ngô Vũ Lực 2,34 K K K K K K K K 28,5 3 Đào Quốc Hùng 2,34 K K K K K K K K 26 4 HoàngThị Hiền 2,05 K K K K K K K K 30 5 Điêu Thị Hường 1,86 K K K K K K K K 22 Cộng 133 Biểu số 15: Bảng chấm công Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Người duyệt (Ký, họ tên) Phụ trách đơn vị (Ký, họ tên) Người chấm công (Ký, họ tên) ( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu 16: Bảng thanh toán tiền lương tháng 12/2011 Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: XãThượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG THÁNG 12/2011 Bộ phận: Tổ quản lý Số T T Họ và tên Nghề nghiệp Lương cơ bản Lương tháng Phụ cấp đi lại,điện thoại Phụ cấp vị trí Tổng cộng BHXH BHYT BHTN 8,5% Tạm ứng Tiền lương thực lĩnh Chữ ký 1 Trần Ngọc Điều QL 2.047.431 2.047.431 405.000 2.452.432 208.457 2.243.975 2 Ngô Vũ Lực QL 2.077.650 2.077.650 162.000 405.000 2.644.650 224.795 2.419.855 3 Đào Quốc Hùng QL 1.895.400 1.895.400 162.000 810.000 2.867.400 243.729 2.623.671 4 HoàngThị Hiền QL 1.915.962 1.915.962 243.000 486.000 2.644.962 224.822 2.420.140 5 Điêu Thị Hường QL 1.274.815 1.274.815 274.154 205.615 1.754.585 149.140 1.605.445 Tổng cộng 9.211.258 9.211.258 841.154 2.311.615 12.364.027 1.050.943 11.313.084 Người chấm công (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã Ký) Giám đốc (Đã ký) Ngày 31 tháng 12 năm 2011 (Nguồn số liệu:Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu 17: Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương tháng 12/2011 Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG THÁNG 12/2011 Nhà máy Giấy Văn Chấn S T T Họ và tên Lương cơ bản Lương tháng Phụ cấp đi lại,điện thoại Phụ cấp vị trí Tiền làm thêm giờ Tổng cộng BHXH BHYT BHTN 8,5% Tạm ứng Tiền lương thực lĩnh Chữ Ký 1 Tổ quản lý 9.211.258 9.211.258 841.154 2.311.615 12.364.027 1.050.943 11.313.084 2 Tổ kế toán 23.475.354 23.475.354 767.000 1.944.000 26.186.354 2.225.840 23.960.514 3 Tổ cắt I 6.023.612 6.023..612 3.750.623 2.629.358 5.447.700 17.851.619 1.517.388 16.334.231 4 Tổ cắt II 10.127.044 10.127.044 1.079.131 3.595.731 1.486.882 16.288.788 1.384.547 14.904.241 ... ........... ............... ............. ............. ............... ................ ................ ............ ..... ............. Tổng cộng 231.208.067 70.898.325 7.923.908 15.876.473 10.964.582 265.972.994 20.836.598 245.136.400 Người chấm công (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã Ký) Giám đốc (Đã ký) Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Biểu 26: ( Nguồn tài liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu số 18: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH Tháng 12 năm 2011 ĐVT: Đồng STT Tên tài khoản Lương (334) BHXH (3383) BHYT (3384) BHTN (3389) KPCĐ (3382) Tổng cộng 1 TK 154- CP sản xuất kinh doanh dở dang 245.136.400 39.221.824 7.354.092 2.451.364 4.902.728 299.066.408 3 TK 335 – CP phải trả Tổng cộng 245.136.400 39.221.824 7.354.092 2.451.364 4.902.728 299.066.408 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Người lập biểu (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Giám đốc (Đã ký) (Nguồn số liệu:Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu số 19: Chứng từ ghi sổ Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số S02a- DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số:…105…… Ngày 31 tháng 12 năm 2011 ĐVT: Đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có A B C 1 Căn cứ vào bảng kê chứng từ gốc: Loại chứng từ: Phân bổ tiền lương và khoản trích BHXH, BHYT,BHTN, KHCĐ 622 334 622 334 338 338 245.136.400 20.836.594 53.930.008 Cộng X X 319.903.002 Kèm theo … chứng từ gốc Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Kế toán trưởng (Đã ký) Người lập (Đã ký) (Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu 20: Sổ cái Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số S02c2- DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Năm 2011 Tên tài khoản: 334 ĐVT: Đồng Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 31/12/2011 31/12/2011 ………… 105 105 31/12 31/12 ……. -Số dư đầu tháng Tiền lương phải trả trong tháng Khấu trừ lương trích bảo hiểm XH, BHYT, KPCĐ ……………….. 622 338 20.836.594 …………… 288.966.350 245.136.400 Cộng số phát sinh xxx 265.901.750 245.136.400 Số dư cuối tháng xxx 261.201.000 Sổ này có trang, đánh số từ trang số 01 đến trang Ngày mở sổ: 01/12/2011 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Kế toán trưởng (Đã ký) Giám đốc (Đã ký) Người ghi sổ (Đã ký) (Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) 2.5 Tổ chức kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Nhà máy Giấy Văn Chấn. 2.5.1 Quy trình hạch toán tập hợp chi phí tại Nhà máy Giấy Văn Chấn. 2.5.1.1 Kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chí phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm NVL, nhiên liệu xuất dùng trực tiếp cho việc sản xuất sản phẩm và được tập hợp theo từng tổ. a. Tài khoản sử dụng Để theo dõi các khoản chi phí NVL trực tiếp, kế toán tại Nhà máy sử dụng TK 621 – “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” b. Chứng từ và sổ sách sử dụng: Phiếu xuất kho, Bảng phân bổ NVL,CCDC, hoá đơn GTGT và Sổ chi phí SXKD,... c. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: - Khi xuất kho vật tư cho các tổ đội sản xuất kế toán ghi theo giá xuất kho thực tế xuất kho Nợ TK 621: Chi phí NVL chính Có TK 152.1: Giá trị NVL chính xuất kho. - Nếu nguyên vật liệu được thanh toán bằng tiền tạm ứng, kế toán ghi Nợ TK 621: Chi phí NVL chính Có TK 141: Giá trị NVL mua bằng tiền tạm ứng - Khi thu hồi nguyên vật liệu về nhập kho kế toán định khoản. Nợ TK 152 : Giá trị NVL thu hồi nhập kho. Có TK 621: Giá trị NVL đã xuất ra nhưng lại thu hồi lại. Cuối kỳ, kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sang tài khoản 154 để tính giá thành công trình Nợ TK 154: Tổng chi phí thực tế phát sinh Có TK 621: Tổng chi phí thực tế phát sinh Sau đây là một số sổ sách minh họa: Biểu số 21: Lệnh sản xuất kiêm phiếu xuất kho Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số S03b- DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) LỆNH SẢN XUẤT KIÊM PHIẾU XUẤT KHO Ngày 01/12/2011 Số : Nợ: Có: Họ và tên người nhận hàng: Trương Văn Tuấn Địa chỉ (bộ phận): Nhà máy Giấy Văn Chấn Lý do xuất kho: Xuất cho sản xuất Xuất kho tại: Kho NVL Sản phẩm: Giấy cắt kiện Số lượng: 300 Đơn vị tính: Tấn STT Tên vật tư ĐVT ĐM tiêu hao Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Tre, nứa Kg 2.380 595.000 771,928 459.297.160 2 Lưu huỳnh Kg 4,5 1.125 5.968 6.714.000 3 Bột màu Kg 1,4 350 98.000 34.300.000 4 Xút Kg 1,35 337.5 12.110 4.087.125 5 Mỡ Kg 0,02 5 81.378 406.890 6 Dầu nhờn CN Lít 1,1 275 54.609 15.017.475 7 Dây buộc Kg 1 250 14.718 3.679.500 ……… …. …. Tổng tiền 1.236.578.887 Số tiền( bằng chữ) : Một tỷ hai trăm ba sáu triệu năm trăm bảy tám nghìn tám trăm tám mươi bảy đồng. KCS Người nhận Người lập Thủ kho (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) ( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) * Trình tự - Căn cứ vào đơn đặt hàng, phòng kế hoạch kinh doanh lập kế hoạch sản xuất cho từng phân xưởng. Căn cứ vào phòng kế hoạch phòng vật tư có kế hoạch cung ứng vật tư kịp thời cho sản xuất. - Phòng vật tư viết " phiếu xuất kho” theo yêu cầu xuất vật tư của các phân xưởng. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: + Liên 1: Lưu tại nơi lập phiếu. + Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ và lưu trữ. + Liên 3: Giao cho người nhận vật tư để theo dõi tại bộ phận sử dụng. Tại kho, thủ kho ghi số luợng NVL thực tế xuất kho vào thẻ kho và trên cột "Thực xuất" của phiếu xuất kho. Kế toán vật tư căn cứ vào lượng thực xuất thực hiện thao tác hạch toán trên phần mềm kế toán theo đúng mã vật tư đã quy định. Lệnh xuất được lập được lập thành 03 liên: - 01 liên giao cho thủ kho - 01 liên giao cho trưởng ca sản xuất - 01 liên dữ lại phòng kỹ thuật Căn cứ vào lệnh sản xuất trưởng ca sản xuất cử công nhân đến kho để lĩnh vật tư, thủ kho các NVL theo lệnh xuất. Cứ mỗi ngày thủ kho chuyển lệnh xuất lên phòng kế toán, kế toán vật tư vào sổ kế toán.Cuối tháng kế toán tiến hành tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Căn cứ vào lệnh xuất kế toán nguyên vật liệu trực tiếp tập hợp chi phí nguyên vật liệu cho sản phẩm Khi lập phiếu xuất kho chỉ cần nhập dữ liệu vào mục số lượng xuất dùng. Đơn giá xuất kho tính toán theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ Biểu số 22: Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số 07- VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ Tháng 12-2011 ĐVT: Đồng STT Ghi có các TK Đối tượng sử dụng NVL chính NVL phụ CCDC Vật liệu thay thế khác Tổng cộng Giá hạch toán Giá thực tế Giá hạch toán Giá thực tế Giá hạch toán Giá thực tế Giá hạch toán Giá thực tế 1 TK 621 1.088.665.123 147.922.764 2 TK 142 3 ……………….. 1.088.665.123 147.922.764 1.236.578.887 ( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) 2.5.1.2. Kế toán tập hợp chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp là khoản thù lao phải trả cho người lao động trực tiếp sản xuất, trực tiếp thực hiện các lao vụ dịch vụ tại các phân xưởng sản xuất. Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm tiền lương công nhân trực tiếp sản xuất, phụ cấp và các khoản phải trích theo lương như BHXH, BHYT,BHTN, KPCĐ Tổng CPNCTT sản xuất được tập hợp và phân bổ để tính giá thành được căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, các khoản trích BHXH, BHYT,BHTN, KPCĐ được tính vào CPNCTT căn cứ vào tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất và tỷ lệ quy chế tài chính hiện hành a. Tài khoản sử dụng Để theo dõi CPNCTT, kế toán sử dụng TK 622 – “Chi phí nhân công trực tiếp” b. Chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng: Bảng thanh toán lương, phiếu báo làm them giờ, bảng chấm công, Sổ chi phí sản xuất kinh doanh, c. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu Sơ đồ 09 : Hạch toán tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp TK 622 TK 334 TK 154 TK 335 TK 338 Tiền lương chính, Lương phụ, phụ cấp, phải trả CNV Phân bổ,K/c CPNCTT vào các tài khoản liên quan Trích BHXH,BHYT BHTN,KPCĐ theo tiền lương của CNSX Trích trước tiền lương nghỉ phép của SNSX TK 632 KC CPNCTT vượt mức bình thường vào giá vốn hàng bán Biểu 23: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: XãThượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH STT Ghi có TK Ghi nợ TK TK 334–Phải trả người lao động TK 338 – Phải trả, phải nộp khác Tổng cộng Lương Các khoản khác Cộng có TK 334 KPCĐ 3382 (2%) BHXH 3383 (16%) BHYT 3384 (3%) BHTN 3389 (1%) Cộng có TK 338 A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 TK 622 245.136.400 245.136.400 39.221.824 7.354.092 2.451.364 4.902.728 299.066.408 2 TK 334 20.836.594 20.836.594 Cộng 245.136.400 20.836.594 319.903.002 ( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) 2.5.1.3. Kế toán tập hợp chi phí sản xuất chung. CPSXC là chi phí cần thiết để tiến hành sản xuất bên cạnh CPNVLTT và CPNCTT. Đây là các chi phí phát sinh trong phạm vi các phân xưởng, bộ phận sản xuất của doanh nghiệp. Chi phí này bao gồm: chi phí nhân viên phân xưởng, điện nước phục vụ cho sản xuất,…CPSXC thường được tập hợp theo từng địa điểm phát sinh chi phí. a. Phương pháp tập hợp Do CPSXC có liên quan đến nhiều sản phẩm, dịch vụ nên cần thiết phải phân bổ chi phí này cho từng đối tượng theo tiêu thức phù hợp. Trong thực tế thường sử dụng các tiêu thức phân bổ như: Phân bổ theo CPNCTT, Phân bổ theo CPNVLTT, phân bổ theo định mức… công thức phân bổ như sau: Mức CPSXC phân bổ cho từng đối tượng = Tổng CPSXC cần phân bổ x Tiêu thức phân bổ của từng đối tượng Tổng tiêu thức phân bổ của tất cả các đối tượng b. Tài khoản sử dụng: Hệ thống tài khoản liên quan đến việc hạch toán chi phí SXC . - TK 111 - Tiền mặt - TK 152 - Nguyên vật liệu - TK 334 - Phải trả công nhân viên - TK 335 - Chi phí phải trả - TK 338 - Phải trả, phải nộp khác Để tập hợp và phân bổ CPSXC kế toán tập hợp trên TK 627 -Chi phí sản xuất chung c. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: TK 152 Trị giá thực tế vật liệu xuất kho dùng cho quản lí phân xưởng Trích trước CP vào CPSXC TK 142 Tiền lương ,tiền ăn ca và các khoản trích theo lương của CNV quản lí PX TK 627 kết chuyển CPSX chung vào đối tượng chịu CP TK 133 Thuế GTGT TK 111,331 Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 152... Các khoản làm giảm chi phí SXC TK 632 TK 154 K/C SXC cố định không được phân bổ vào giá vốn hàng bán TK 334,338 Sơ đồ 10: Hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất chung - Chi phí nhân viên phân xưởng: Chi phí nhân viên phân xưởng bao gồm tiền lương, các khoản trích theo lương, tiền ăn ca, phụ cấp trách nhiệm….phải trả cho nhân viên quản lý phân xưởng Căn cứ vào bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán chi phí hạch toán như sau: Nợ TK 627.1 – Chi phí SXC Có TK 334-Tiền lương nhân viên phân xưởng Có TK 3382-Kinh phí công đoàn Có TK 3383-BHXH Có TK 3384-BHYT Có TK 3389-BHTN -Chi phí NVL phục vụ sản xuất chung Căn cứ vào dự toán sửa chữa, giấy đề nghị lĩnh vật tư…do bộ phận sản xuất lập có xác nhận của cán bộ kĩ thuật và kí duyệt của lãnh đạo đơn vị, kế toán viết phiếu xuất kho và định khoản như sau: Nợ TK 627.2 – Chi phí SXC Có TK 152-NVL - Chi phí dụng cụ sản xuất Chi phí dụng cụ sản xuất tại phân xưởng là chi phí mua sắm dụng cụ gián tiếp cho quá trình sản xuất sản phẩm tại từng phân xưởng. Khi phát sinh dụng cụ sản xuất tại phân xưởng, kế toán chi phí định khoản như sau Nợ TK 627.3 – Chi phí SXC Có TK 153- công cụ dụng cụ - Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí dịch vụ mua ngoài là chi phí sử dụng điện, nước tại các phân xưởng. Do đặc điểm sản xuất tại Công ty nên đây là chi phí chiếm tỷ trọng lớn thứ 2 sau chi phí khấu hao và được hạch toán vào phần chi phí phụ trong tính giá thành Hàng tháng, căn cứ vào hoá đơn GTGT, bảng xác nhận chỉ số tiêu thụ điện của các bộ phận sủ dụng…Kế toán tính số tiền điện, nước phân bổ cho các đối tượng sử dụng theo định khoản: Nợ TK 627.4 – Chi phí SXC Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111- Tiền mặt Biểu số 24: Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái BẢNG PHÂN BỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG PHÂN XƯỞNG: XEO I Tháng 12 năm 2011 ĐVT: Đồng SP TK 627.1 TK 627.2 TK 627.3 TK 627.4 Tổng Giấy cắt kiện 10.484.454 664.329 818.742 8.737.348 20.704.873 Tổng 10.484.454 664.329 818.742 8.737.348 20.704.873 Sổ này có …. Trang đánh số từ trang 01 đến trang …… Ngày mở sổ: 01/12/2011 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Kế toán trưởng (Đã ký) Người ghi sổ (Đã ký) ( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) 2.5.2. Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh để tính giá thành sản phẩm. 2.5.2.1.Kế toán tập hợp chi phí sản xuất Để tập hợp chi phí sản xuất phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm theo phương pháp KKTX, kế toán sử dụng TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Biểu 25: Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số 07- VT(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH TK 154 -Chi phí SX, kinh doanh dở dang Tên phân xưởng: XEO I Tên sản phẩm: Giấy cắt kiện ĐVT: Đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng GHI NỢ TÀI KHOẢN 154 ……… Số Ngày Số tiền Lương Khoản trích theo lương CP bằng tiền - Dư đầu kỳ 05/12/2011 08 05/12/2011 Chi tiền điện thoại PX 111 215.625 215.625 15/01/2011 17 15/01/2011 Chi tiền điện, nước PX 111 2.786.456 2.786.456 31/01/2011 31/01/2011 Lương NV trong tháng 334 35.704.571 35.704.571 31/01/2011 31/01/2011 Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cho NVPX 338 8.584.680 8.584.680 CPSXC PS trong tháng 144.459.991 35.704.571 8.584.680 100.170.740 ……………………….. …………… …………. ……… ……….. 144.459.991 Sổ này có …. Trang đánh số từ trang 01 đến trang …… Ngày mở sổ: 01/12/2011 ( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) 2.5.3. Đánh giá sản phẩm dở dang và tính giá thành sản phẩm 2.5.3.1.Đánh giá sản phẩm dở dang Tại Nhà máy do đặc điểm là sản xuất trên dây truyền công nghệ khép kín, xuất vật liệu đến đâu thì sản xuất luôn đến đó, nên đến cuối kỳ, toàn bộ các chi phí liên quan đến việc sản xuất sản phẩm đều được tính vào giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳ. Vì vậy, Nhà máy không có sản phẩm dở dang cuối kỳ nên không tiến hành đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ. 2.5.3.2. Tính giá thành sản phẩm hoàn thành Nhà máy Giấy Văn Chấn tính giá thành sản xuất phương pháp định mức. Do số lượng mặt hàng ít, khối lượng sản phẩm không nhiều. Qui trình công nghệ tương đối đơn giản, chu kỳ sản xuất không kéo dài nên việc tính toán giá thành không qúa phức tạp. Biểu số 26: Giá thành sản phẩm giấy cắt kiện Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái GIÁ THÀNH SẢN PHẨM GIẤY CẮT KIỆN Từ ngày 01/12 đến ngày 31/12 năm 2011 Sản lượng sản xuất: 300 tấn TT Khoản mục giá thành Tổng giá thành Giá thành đơn vị KH TT CL KH TH CL 1 Chi phí NVL 1.236.578.887 4.121.929 2 Chi phí nhân công 245.136.400 817.121 3 Chi phí sản xuất chung 144.459.991 481.533 5 Tổng cộng 1.626.175.278 5.420.583 PHÂN BỔ CHI PHÍ Tên sản phẩm Số lượng (tấn) Giá trị Giấy cắt kiện 300 1.626.175.278 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Người lập biểu (Ký,ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký,ghi rõ họ tên) Giám đốc (Ký,ghi rõ họ tên) ( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) 2.6 Tổ chức kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Nhà máy Giấy Văn Chấn. 2.6.1. Kế toán thành phẩm tại Nhà máy Giấy Văn Chấn. 2.6.1.1 Đặc điểm của thành phẩm Thành phẩm của Nhà máy nhập kho chủ yếu là do sản xuất hoàn thành nhập kho, hầu như không có trường hợp hàng bán kém chất lượng bị trả lại nhập kho. 2.6.1.2. Thủ tục nhập, xuất kho thành phẩm và chứng từ kế toán. a) Thủ tục nhập kho thành phẩm Sản phẩm của Nhà máy luôn được tiến hành kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho thành phẩm. Những sản phẩm đủ chất lượng mới được nhập kho thành phẩm còn những sản phẩm không đạt chất lượng sẽ được gia cố lại và chỉ được nhập kho thành phẩm sau khi kiểm tra đã đạt chất lượng. Chính vì vậy mà sản phẩm của Nhà máy luôn giữ được uy tín với khách hàng về yêu cầu kỹ thuật cũng như chất lượng sản phẩm. Hàng tháng căn cứ vào số lượng sản phẩm hoàn thành đã đủ chất lượng nhập kho, thống kê phân xưởng lập phiếu nhập kho gồm 2 liên có chữ ký của thủ kho (người trực tiếp nhận hàng). Một liên lưu tại kho Nhà máy, một liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán. Phòng kế toán thống kê căn cứ vào phiếu nhập kho thành phẩm để tập hợp phân loại sản phẩm. Đồng thời kế toán thành phẩm căn cứ vào sổ chi tiết theo dõi thành phẩm hàng tháng. Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hoá của Nhà máy hoặc căn cứ hợp đồng kinh tế về mua bán sản phẩm, kế toán lập 3 liên hoá đơn GTGT. Một liên lưu tại cuống, một liên giao cho khách hàng và một liên lưu nội bộ. b) Thủ tục xuất kho thành phẩm - Khách hàng đến phòng kinh doanh đăng ký mua hàng. - Nếu khách hàng thanh toán ngay thì Hoá đơn GTGT được chuyển đến Phòng kế toán làm thủ tục thu tiền và được kế toán ký tên đóng dấu đã thanh toán. Người mua cầm liên 2 và liên 3 của Hoá đơn GTGT xuống kho để lấy hàng. Thủ kho xuất hàng sẽ giữ lại liên 3 để theo dõi và chuyển cho phòng kế toán ghi sổ và lưu làm chứng từ, liên 1 lưu tại gốc. c) Chứng từ kế toán sử dụng: - Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho. -Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. -Phiếu xác nhận công việc hoàn thành. -Hoá đơn GTGT. - Phiếu thu, phiếu chi, Giấy báo nợ, Giấy báo có. - Chứng từ ghi sổ 2.6.1.3. Tài khoản sử dụng Tình hình hiện có, biến động tăng giảm thành phẩm được kế toán theo dõi trên TK 155- Thành phẩm. Bên nợ: Các nghiệp vụ làm tăng thành phẩm (nhập kho thành phẩm). Bên có: Các nghiệp vụ làm giảm thành phẩm (Xuất bán thành phẩm). Dư nợ : Giá trị thực tế của thành phẩm tồn kho. 2.6.1.4. Quy trình hạch toán: Sau khi quá trình sản xuất hoàn thành, thành phẩm sẽ được nhập kho với số lượng, giá trị được ghi trên phiếu nhập kho, xuất kho số lượng cũng như giá trị phản ánh trên phiếu xuất kho... Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số 07- VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Biểu 27: Phiếu nhập kho PHIẾU NHẬP KHO Ngày 20 tháng 12 năm 2011 Số: 192 Họ và tên người giao hàng: Hoàng Thị Hạnh Theo số : Ngày 20 tháng 12 năm 2011 Nhập tại kho: Hà Thị Bàng - Tổ cắt thành phẩm ĐVT : Đồng STT Tên nhãn hiệu,quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đ V T Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Giấy cắt kiện CPS Tấn 288 288 6.315.000 1.818.720.000 Cộng 1.818.720.000 Cộng thành tiền bằng chữ: Một tỷ tám trăm mười tám triệu bảy trăm hai mươi nghìn đồng chẵn./ Số chứng từ gốc kèm theo: 02 Ngày 20 tháng 12 năm 2011 Người lập biểu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) ( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu số 28: Phiếu xuất kho Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số 02- VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 23 tháng 12 năm 2011 Nợ: 632 Có: 155 Số: ………258………… Họ và tên người nhận hàng: ………Hoàng Quốc Anh……………...………...... Lý do xuất kho : …Xuất bán sản phẩm ….....................…………...................... Xuất tại kho: .... Thành phẩm- hàng hóa………Địa điểm . Nhà máy Giấy Văn Chấn STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Giấy cắt kiện CPS Tấn 150 6.315.000 947.250.000 Cộng 947.250.000 Tổng số tiền viết bằng chữ: Chín trăm bốn mươi bảy triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn./ Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) Số chứng từ gốc kèm theo: …………… Ngày 23 thán 12 năm 2011 ( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu 29 : Sổ chi tiết hàng hoá Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA Tháng 12 năm 2011 Tài khoản:… 155... Tên kho: Thành phẩm- hàng hóa Tên hàng hóa: Giấy cắt kiện ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày, tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền A B C D 1 2 3 = 1x 2 4 5 = 1x4 6 7 =1x 6 06 12 … 10/12/2011 13/12/2011 ………….. Số dư đầu kỳ Nhập từ sản xuất Xuất bán TP …………… 154 632 …… 6.315.000 6.315.000 6.315.000 ……… 288 … 1.818.720.000 ………… 150 … 947.250.000 ……….. 35 221.025.000 Tồn cuối kỳ X X 40 252.600.000 Sổ này có ..12.. trang, đánh số từ 01 trang đến trang …12… Ngày mở sổ: …01/12/2011… Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Kế toán trưởng (Đã ký) Giám đốc (Đã ký) Người ghi sổ (Đã ký) ( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu 30: Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Số 93 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Chứng từ gốc: Phiếu xuất kho thành phẩm Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK 632 Số Ngày tháng Tổng số tiền Ghi nợ các TK 155 ………… PXK258 23/12/2011 Xuất kho TP bán cho KH 947.250.000 947.250.000 ….. …………. ……………………. ………….. ………….. ………….. ………….. PXK261 29/12/2011 Xuất kho TP bán cho KH 315.750.000 315.750.000 ….. …………. ……………………. ………….. ………….. ………….. ………….. Tổng cộng 1.787.145.000 1.787.145.000 ……… Phụ trách kế toán (Đã ký) Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Người lập biểu (Đã ký) ( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu 31: Chứng từ ghi sổ Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: XãThượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số S02a- DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 104 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 ĐVT: Đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có A B C 1 Căn cứ vào bảng kê chứng từ gốc: Loại chứng từ: Xuất kho TP - Xuất bán TP 632 155 1.787.145.000 Cộng X X 1.787.145.000 Kèm theo ...1...chứng từ gốc Người lập (Đã ký) Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Kế toán trưởng (Đã ký) ( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu 32: Sổ cái Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số S02cl- DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Năm 2011 Tên tài khoản: 155 ĐVT: Đồng Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 31/12 31/12 106 108 31/12 31/12 Số dư đầu năm Nhập kho TP từ sx Xuất kho bán TP 154 632 221.025.000 1.818.720.000 1.787.145.000 Cộng số PS tháng Xxx 1.818.720.000 1.787.145.000 Số dư cuối tháng Xxx 252.600.000 Sổ này có 05 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang 05 Ngày mở sổ: 01/12/2011 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Kế toán trưởng (Đã ký) Người ghi sổ (Đã ký) Giám đốc (Đã ký) ( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) 2.6.2. Kế toán tiêu thụ thành phẩm tại Nhà máy Giấy Văn Chấn. 2.6.2.1 Đặc điểm công tác tiêu thụ. Nhà máy Giấy Văn Chấn có nhiệm vụ sản xuất và cung ứng sản phẩm Giấy cắt kiện dùng cho xuất khẩu. 2.6.2.2 Phương pháp tiêu thụ Sản phẩm của Nhà máy được tiêu thụ theo phương thức bán hàng trực tiếp (giao hàng cho khách ngay tại kho) và bán theo các hợp đồng kinh tế đã ký kết với các đối tác nước ngoài như Đài Loan, Malaysia.... 2.6.2.3. Chứng từ kế toán sử dụng tại Nhà máy: Phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, báo cáo nhập- xuất- tồn 2.6.2.4. Tài khoản sử dụng: TK 155, TK 131, TK 512, TK 632 2.6.3. Kế toán xác định kết quả sản xuất kinh doanh tại Nhà máy Giấy Văn Chấn.. 2.6.3.1. Kế toán chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ trong kì như: Chi phí phân loại, vận chuyển, bốc dỡ, giới thiệu, bảo hành sản phẩm, hoa hồng trả cho đại lý a.Tài khoản sử dụng: TK 641 b. Chứng từ sử dụng: + Bảng thanh toán lương cho bộ phận bán hàng. + Hóa đơn thanh toán dịch vụ mua ngoài. + Hóa đơn chi giới thiệu sản phẩm. +… Biểu 33: Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán Từ ngày 01/12/2011 đến ngày 31/12/2011 ĐVT: Đồng Ngày ghi sổ CT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi nợ tài khoản Ghi có TK632 SH Ngày, tháng Vật tư Thành phẩm Sản phẩm công trình 20/12/2011 106 20/12/2011 Thành phẩm xuất bán trực tiếp 154 347.241.000 …….. … ………. …………….. … ………… ……… …….. …….. ……… 23/12/2011 108 23/12/2011 Giá vốn thành phẩm xuất bán 155 947.250.000 947.250.000 …….. … ….. ……………. … ……….. …… ……. ……… …….. Cộng số PS 1.787.145.000 31/1/2011 K/C XĐKQ 1.787.145.000 Sổ này có …. Trang đánh số từ trang 01 đến trang …… Ngày mở sổ: 01/12/2011 Người ghi sổ (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Ngày 31 tháng 12 năm 2011 ( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu số 34: Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH TK 641: Chi phí bán hàng Từ ngày 01/12/2011 đến ngày 31/12/2011 ĐVT: Đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng GHI NỢ TÀI KHOẢN 642 Ghi có TK 641 Số Ngày Số tiền Lương Khoản trích theo lương CP bằng tiền 02/12/2011 100 31/12/2011 Đào Tiến Hùng TT tiền tiếp khách 111 525.000 525.000 ……….. … …………. …………………….. …….. …………. ………… ………… ………... …………… 28/12/2011 107 31/12/2011 Lương NV bán hàng 334 15.572.429 54.572.429 28/12/2011 107 31/12/2011 Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ của NVBH 338 1.121.240 1.121.240 Tổng CPBH PS 122.022.340 54.572.429 13.121.240 42.168.308 31/12/2011 K/C XĐKQKD 22.022.340 Sổ này có …. Trang đánh số từ trang 01 đến trang …… Ngày mở sổ: 01/12/2011 Kế toán trưởng (Đã ký) Người ghi sổ (Đã ký) Ngày 31 tháng 12 năm 2011 (Nguồn số liệu phòng kế toán) 2.6.3.2. Kế toán thuế GTGT Nhà máy tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Các khaonr phải nộp Nhà nước đều do Công ty chính nộp còn Nhà máy không theo dõi về khoản mục này. a.Tài khoản sử dụng: - TK133: Thuế GTGT được khấu trừ. b. Chứng từ sử dụng: Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng thông thường, Tờ khai thuế GTGT, Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào, Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra… 2.6.3.3. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ. TK sử dụng: TK 911: “ Xác định kết quả kinh doanh”. Tài khoản này dùng để xác định và phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán. Kết quả hoạt động kinh doanh bao gồm kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, kết quả hoạt động tài chính và kết quả hoạt động khác. Kết quả kinh doanh là kết quả của hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và được biểu hiện qua chỉ tiêu lãi (lỗ) về tiêu thụ, kết quả đó được tính như sau: Kết quả kinh doanh = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng + Doanh thu tài chính - Chi phí tài chính + Thu nhập khác - Thuế thu nhập DN Trong đó: Thu nhập khác = Doanh thu khác - Chi phí khác Doanh thu thuần = Doanh thu BH và CCDV - Các khoản giảm trừ DT Biểu số 35: Chứng từ ghi sổ Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số S08 – DNN (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ –BTC Ngày 20/03/2006 - Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 110 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 ĐVT: Đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có A B C 1 Căn cứ vào chứng từ ghi sổ: 64, 69, 71… Kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh 911 911 512 911 632 641 911 421 1.787.145.000 122.022.340 1.982.671.711 73.504.371 Cộng X X 9.965.343.422 Kèm theo ... chứng từ gốc Người lập (Đã ký) Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Kế toán trưởng (Đã ký) ( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu số 36: Sổ cái Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số S08 – DNN (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ –BTC Ngày 20/03/2006 - Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Năm 2011 Tên tài khoản: 641 ĐVT: Đồng Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 31/12 …….. 31/12 …….. 31/12 100 …. 105 ….. 110 31/12 …….. 31/12 ………… 31/12 - TT tiền tiêp khách ……………….. - Lương NVBH ………….. K/C XĐKQKD 111 334 …. 525.000 ……………… 15.572.429 …………… ……………… ....................... 122.022.340 Cộng số PS tháng xxx 122.022.340 122.022.340 Số dư cuối tháng xxx - - Sổ này có 02 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang 02 Ngày mở sổ: 01/12/2010 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Kế toán trưởng (Đã ký) Người ghi sổ (Đã ký) Giám đốc (Đã ký) ( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu 37: Sổ cái Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số S02cl – DN (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ –BTC Ngày 20/03/2006 - Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Năm 2011 Tên tài khoản: 632 ĐVT: Đồng Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 31/12 ……….. 31/12 104 110 31/12 31/12 Xuất bán TP …………….. K/C XĐKQKD 155 911 947.250.000 …………… 1.787.145.000 Cộng số PS tháng xxx 1.787.145.000 1.787.145.000 Số dư cuối tháng xxx - - Sổ này có 02 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang 02 Ngày mở sổ: 01/12/2011 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Người ghi sổ (Đã ký) Giám đốc (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) ( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu số 38: Sổ cái Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: XãThượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số S02cl – DN (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ –BTC Ngày 20/03/2006 - Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Năm 2011 Tên tài khoản: 512 ĐVT: Đồng Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 31/12 31/12 107 110 31/12 31/12 Doanh thu bán hàng hóa …………. K/C XĐKQKD 336 … 911 ……………. 1.982.671.711 1.073.590.079 ………….. Cộng số PS tháng xxx 1.982.671.711 1.982.671.711 Số dư cuối tháng xxx - - Sổ này có 03 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang 03 Ngày mở sổ: 01/12/2011 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Kế toán trưởng (Đã ký) Người ghi sổ (Đã ký) Giám đốc (Đã ký) ( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu số 39: Sổ cái Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số S02cl – DN (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ –BTC Ngày 20/03/2006 - Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Năm 2011 Tên tài khoản: 911 ĐVT: Đồng Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 31/12 110 31/12 - Kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh 632 641 512 421 1.787.145.000 122.022.340 73.504.371 1.982.671.711 Cộng số PS tháng xxx 1.982.671.711 Số dư cuối tháng xxx - - Sổ này có 01 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang 01 Ngày mở sổ: 01/12/2011 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Kế toán trưởng (Đã ký) Người ghi sổ (Đã ký) Giám đốc (Đã ký) ( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) 2.7 Tổ chức kế toán các phần hành khác tại Nhà máy Giấy Văn Chấn. 2.7.1 Tổ chức kế toán thanh toán 2.7.1.1 Kế toán thanh toán với nhà cung cấp. Đối với các khoản phải trả tại Nhà máy gồm: phải trả cho người bán, phải trả nội bộ, các khoản phải trả khác. * TK sử dụng: TK331 – “Phải trả cho người cung cấp” * Chứng từ sử dụng: Phiếu chi, GBN, Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán lẻ, hợp đồng kinh tê, Bảng kê hàng hoá mua vào.. * Sổ sách sử dụng: - Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết thanh toán với người bán, Sổ tổng hợp chi tiết TK331. - Sổ cái TK 331, Sổ Nhật ký chung * Trình tự ghi sổ thanh toán với người mua được thể hiện qua sơ đồ sau: Hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu thu SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ cái TK 131 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ chi tiết thanh toán với người mua Bảng tổng hợp phải thu của khách hàng Sơ đồ 11 : Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người bán Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: Mua NVL,CCDC TK 111 TK 331 TK 152 Nhà máy thanh toán tiền hàng chưa thanh toán TK 133 TK 111, 512… Khoản CK, giảm giá được hưởng Thuế GTGT đầu vào TK 154 TK 133 Thuế GTGT đầu vào (nếu có) Vật tư hàng hoá đưa ngay vào sử dụng không qua kho Sơ đồ 14 : Hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu về các khoản phải trả người bán 2.7.1.2. Hạch toán các khoản phải thanh toán khác a. Hạch toán các khoản phải thu khác. - Để theo dõi các khoản phải thu không mang tính chất trao đổi mua bán như: phạt vi phạm hợp đồng, ... kế toán sử dụng TK 138 “Phải thu khác” được chi tiết thành các tiểu khoản sau: + TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý + TK 1388 - Phải thu khác - Sổ sách kế toán sử dụng: + Sổ chi tiết phải thu + Sổ tổng hợp phải thu + Sổ cái TK 138 b. Hạch toán các khoản phải trả, phải nộp khác - Để theo dõi các khoản phải trả, phải nộp khác không mang tính chất kinh doanh trao đổi mua bán kế toán sử dụng TK 338 – “Phải trả, phải nộp khác” Và được chi tiết thành các tiểu khoản sau: + TK3382: Kinh phí công đoàn + TK3383: Bảo hiểm xã hội + TK3384: Bảo hiểm y tế + TK3388: Phải trả, phải nộp khác Sổ sách kế toán sử dụng: + Sổ chi tiết TK phải trả + Sổ tổng hợp TK phải trả + Sổ cái TK 338 Chứng từ sử dụng: Biên bản kiểm kê vật tư hàng hoá, thành phẩm. Biểu số 40: Sổ cái Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số S02cl – DN (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ –BTC Ngày 20/03/2006 - Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Năm 2011 Tên tài khoản: 331 ĐVT: Đồng Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 31/12 31/12 103 108 31/12 ……. 31/12 -Số dư đầu kỳ Trả tiền cho người bán NVL …………. Mua NVL chưa trả tiền 111 … 152 2.674.318.600 ……………. 18.498.864 …… 3.761.630.900 Cộng số PS tháng xxx 18.377.364 630.000 Số dư cuối tháng xxx - 751.000 Sổ này có 10 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang 10 Ngày mở sổ: 01/12/2011 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Kế toán trưởng (Đã ký) Người ghi sổ (Đã ký) Giám đốc (Đã ký) ( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu số 41: Sổ cái Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số S02cl – DN (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ –BTC Ngày 20/03/2006 - Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Năm 2011 Tên tài khoản: 133 ĐVT: Đồng Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 31/12 103 31/12 …… -Số dư đầu kỳ Mua NVL chưa trả tiền ………….. 331 … 676.693.090 ……………. …… Cộng số PS tháng xxx 110.421.715 110.421.715 Số dư cuối tháng xxx Sổ này có 15 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang 15 Ngày mở sổ: 01/12/2011 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Kế toán trưởng (Đã ký) Người ghi sổ (Đã ký) Giám đốc (Đã ký) ( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu 42: Sổ cái TK 338 Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số S02cl – DN (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ –BTC Ngày 20/03/2006 - Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Năm 2011 Tên tài khoản: 338 ĐVT: Đồng Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 31/12 105 31/12 -Số dư đầu kỳ Khấu trừ vào lương khoản BHYT,BHXH,BHTN,KPCĐ cho nhân viên ………….. 334 … 20.836.598 …………… 2.548.894 …… Cộng số PS tháng xxx 25.548.800 27.868.564 Số dư cuối tháng xxx - 4.868.658 Sổ này có 03 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang 03 Ngày mở sổ: 01/12/2011 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Kế toán trưởng (Đã ký) Người ghi sổ (Đã ký) Giám đốc (Đã ký) ( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) 2.7.2. Tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Nhà máy Giấy Văn Chấn. 2.7.2.1. Đặc điểm chung Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động, làm chức năng vật ngang giá chung trong các quan hệ trao đổi mua bán của Nhà máy với các Công ty, doanh nghiệp khác..... Vốn bằng tiền của Nhà máy chỉ bao gồm tiền mặt. Vốn bằng tiền có tính linh hoạt rất cao dễ chuyển đổi thành tài sản. Sự luân chuyển vốn bằng tiền có liên quan hầu hết đến các khâu của quá trình sản xuất. Thông qua đó, có thể đánh giá tình hình tài chính và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền luôn vận động liên tục, dễ bị tham ô và sử dụng lãng phí. Vì vậy cần phải quản lý chặt chẽ, kịp thời, sử dụng kịp thời tiết kiệm và hiệu quả. 2.7.2.2. Kế toán tiền mặt. a. Đặc điểm Nhà máy luôn dữ một lượng tiền nhất định để phục vụ cho việc chi tiêu hàng ngày và đảm bảo cho hoạt động của Nhà máy không bị gián đoạn. Hạch toán vốn bằng tiền do thủ quỹ thực hiện và được theo dõi từng ngày. Tiền mặt của Nhà máy tồn tại toàn bộ là dưới dạng đồng nội tệ không tồn tại dưới dạng ngoại tệ. Tình hình biến động tiền mặt của Nhà máy trong tháng 12 năm 2011: + Đầu tháng quỹ tiền mặt là: 14.751.786 đồng + Trong tháng số tiền mặt thu về quỹ là: 1.782.000.000 đồng + Số tiền chi ra: 1.673.974.436 đồng + Cuối tháng số tiền trong quỹ còn là: 122.777.350 đồng b. Chứng từ sử dụng: Phiếu thu, Phiếu chi, Biên bản kiểm kê quỹ, Giấy thanh toán tạm ứng, Hoá đơn bán hàng, Hoa đơn giá trị gia tăng, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, Bảng kê chi tiết. c. Tài khoản sử dụng: TK 111 - Tiền mặt: Phản ánh tình hình hiện có sự tăng giảm và tồn quỹ tiền mặt của Công ty. + TK 111: Tiền Việt Nam d. Sổ sách kế toán sử dụng - Sổ chi tiết quỹ tiền mặt - Sổ tổng hợp chi tiết TK 111 - Sổ cái TK 111 e. Kế toán chi tiết tiền mặt Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất nhập quỹ tiền mặt và tính số tồn quỹ vào cuối ngày. Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số quỹ tiền mặt tồn quỹ thực tế đối chiếu với số liệu tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu sổ liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. Căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán quỹ viết phiếu thu, phiếu chi tiền mặt. Phiếu thu được lập thành 3 liên: + Liên 1 lưu tại cuống + Liên 2 giao cho khách hàng + Liên 3 Thủ quỹ giữ Phiếu chi được chia làm 2 liên: + Liên 1 lưu tại cuống + Liên 2 thủ quỹ giữ f. Kế toán tổng hợp tiền mặt Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ khác có liên quan đã được kiểm tra, đối chiếu kế toán sẽ ghi vào chứng từ ghi sổ và sổ chi tiết quỹ tiền mặt,sổ đăng ký chứng từ ghi sổ từ đó ghi vào sổ cái TK111. - Trình tự ghi sổ kế toán tiền mặt được thể hiện qua sơ đồ: Sơ đồ 15 : Trình tự ghi sổ kế toán tiền mặt Phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ khác có liên quan Sổ chi tiết quỹ tiền mặt Sổ cái TK111 BÁO CÁO TÀI CHÍNH SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chi tiết TK111 - Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: Sơ đồ 16: Hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu về tiền mặt TK 152 TK 111 TK 512 Xuất quỹ Tiền mặt để VL mua NVL, CCDC Thu tiền từ hoạt động bán hàng TK 336,338 TK 336,138 Xuất quỹ TM trả người bán, trả cấp trên Công ty thanh toán nợ TK 3381 TK 331, 338 Kiểm kê phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý Kiểm kê phát thừa hiện chưa rõ nguyên nhân Biểu số 43: Phiếu thu Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: XãThượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số 01 – TT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ –BTC Ngày 20/03/2006 - Bộ trưởng BTC) Quyển số: 26 Số: 51 Nợ: 111 Có: 512.1 PHIẾU THU Ngày 21 tháng 12 năm 2011 Họ tên người nộp tiền:.... Công ty TNHH Hưng Thịnh...................................... Địa chỉ: Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái................................................. Lý do nộp: Thanh toán tiền mua Giấy- Hoá đơn số 51050.............................. Số tiền: 294 997 500 đồng........ (Viết bằng chữ): Hai trăm chín mươi bốn triệu chín trăm chín mươi bảy ngàn năm trăm đồng chẵn.......................................... Kèm theo: ....................................................................................chứng từ gốc. Ngày 21 tháng 12 năm 2011 Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (Ký, họ tên, (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) đóng dấu) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): + Tỷ giá ngoại tệ (Vàng, bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi: (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu) ( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu số 44: Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại- Phiếu thu Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Số 87 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Chứng từ gốc: Phiếu thu Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK111 Số Ngày tháng Tổng số tiền Ghi có các TK 111 512 138 ................. PT183 3/12 Thu từ vi phạm hợp đồng 500.000 500.000 …. ………. ………………… ………….. … ………. …………. ................. PT186 9/12 Thu tiền bán vật tư 1.200.000 1.200.000 …. ………. ………………… ………….. ………. …………. ................. PT190 13/12 Thu tiền bán TP 623.500.000 623.500.000 …. ………. ………………… ………….. … ………. …………. ................. Tổng cộng 1.782.000.000 1.205.252.436 6.252.500 ................ Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Người lập biểu (Đã ký) Phụ trách kế toán (Đã ký) (Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu số 45: Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại- Phiếu chi Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Số 88 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Chứng từ gốc: Phiếu chi Chứng từ Diễn giải Ghi có TK111 Số Ngày tháng Tổng số tiền Ghi nợ các TK 152 1331 334 338 …… PC175 5/12 Mua NVL nhập kho 204.000.000 204.000.000 20.400.000 … ……… ……………………. ………….. ………….. ………… ………… …………. ……. PC178 10/12 Tạm ứng lương cho CNV 1.500.000 1.500.000 ….. ……… ……………………. ………….. ………….. ………… ………….. ………….. …… PC191 28/12 Thanh toán lương cho CNV 142.125.520 142.125.520 …. ……… ……………………. ………… ………… ………… ………… ………… …… Tổng cộng 1.673.974.436 1.203.815.000 26.886.125 245.136.948 26.600.000 …… Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Người lập biểu (Đã ký) Phụ trách kế toán (Đã ký) ( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Biểu số 46: Chứng từ ghi sổ Tên đơn vị:Nhà máy Giấy Văn Chấn Địa chỉ: Xã Thượng Bằng La- Văn Chấn- Yên Bái Mẫu số S02cl – DN (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ –BTC Ngày 20/03/2006 - Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số:…99…… Ngày 31 tháng 12 năm 2011 ĐVT: Đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có A B C 1 Căn cứ vào bảng kê chứng từ gốc: Loại chứng từ: Thu tiền mặt - Thu từ vi phạm hợp đồng - Doanh thu bán hàng