Đề tài Thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xây lắp số 12

Lời nói đầu Hoạt động trong cơ chế thị trường có điều tiết vĩ mô của nhà nước, đồng thời chịu nhiều sự chi phối của nhiều quy luật khách quan của nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp phải tự lấy thu bù chi và có lãi. Để đạt được những yêu cầu đó cần phải nâng cao công tác quản lý và hạch toán kế toán là một trong những công cụ có hiệu quả nhất. Nó giám sát và quản lý chặt chẽ, phản ánh khách quan quá trình sản xuất và giúp cho doanh nghiệp đạt mục tiêu đã đề ra: giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trong đó chi phí NVL là yếu tố cơ bản và chiếm tỷ trọng lớn trong quá trình sản xuất kinh doanh. Sự biến động về nguyên vật liệu có ảnh hưởng lớn đến các chỉ tiêu trên. Do đó quản lý, hạch toán tốt nguyên vật liệu cũng là một yếu tố chính trong công tác tổ chức hạch toán và quản lý chung của đơn vị để đạt được yêu cầu đã đề ra. Cùng với những kiến thức bổ ích tiếp thu ở khoá học tôi viết chuyên đề này hy vọng sẽ vận dụng được cơ sở lý luận vào thực tiễn, mong rằng sẽ góp phần nhỏ bé trong ý kiến của mình để hệ thống kế toán ngày càng hoàn thiện hơn và phát huy tác dụng to lớn của nó trong thực tiễn. Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề gồm có 3 phần: Phần I: Những lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Phần II: Thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xây lắp số 12. Phần III: Một số nhận xét và giải pháp hoàn thiện. Tuy nhiên với thời gian và trình độ còn hạn chế nên quá trình nghiên cứu sẽ không tránh khỏi những sai sót về lý luận cũng như kiến thức. Tôi rất mong được sự góp ý của thầy giáo để bài viết được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Phần I Lý luận chung về kế toán vật liệu trong quá trình sản xuất 1. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. a. Vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Là một trong 3 yếu tố chủ yếu của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới. Do đó nếu thiếu vật tư không thể tiến hành được các hoạt động sản xuất vật chất nói chung và xây dựng nói riêng. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Do vậy việc cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ kịp thời hay không có ảnh hưởng to lớn đến kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Sản xuất sẽ bị đình trệ nếu không có nguyên vật liệu, nhưng khi có rồi thì nguyên vật liệu đó phải đảm bảo quy cách, phẩm chất thì sản phẩm tạo nên mới đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Trong doanh nghiệp sản xuất chi phí về nguyên vật liệu thì chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm bởi vậy cần tập trung quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nếu hạ thấp chi phí sản xuất sản phẩm trong chừng mực nhất định giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm xã hội. Có thể nói rằng nguyên vật liệu giữ vị trí quan trọng không thể thiếu được trong quá trình sản xuất. b. Yêu cầu quản lý: Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mòi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau cho nên phạm vi mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau. Dưới chế độ XHCN nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng những nhu cầu vật chất và văn hoá của mọi tầng lớp trong xã hội. Việc sử dụng vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm có kế hoạch ngày càng được coi trọng. Công tác quản lý vật liệu là nhiệm vụ của tất cả mọi người nhằm với sự hao phí ít nhất nhưng lại thu được hiệu quả kinh tế cao nhất. Công tác hạch toán nguyên vật liệu ảnh hưởng quyết định đến việc hạch toán giá thành, cho nên để đảm bảo tính chính xác việc hạch toán giá thành thì trước hết hạch toán vật liệu cũng phải chính xác. Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ vật liệu ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng. Đó là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp, luôn được các nhà quảnlý doanh nghiệp quan tâm. Để đáp ứng được yêu cầu quản lý, xuất phát từ chức năng của kế toán, kế toán trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các khâu sau: - Tổ chức đánh giá phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quan trọng của doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp hạch toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong qúa trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. 2. Phân loại và đánh giá vật liệu. a. Phân loại vật liệu: Để sản xuất ra sản phẩm các doanh nghiệp thường phải sử dụng nhiều nguyên vật liệu khác nhau, mỗi loại có vai trò công dụng và tính năng lý hoá học khác nhau. Để có thể quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và hạch toán chính xác nguyên vật liệu đòi hỏi phải nhận biết được từng thứ từng loại nguyên vật liệu. Tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp cụ thể thuộc các ngành sản xuất khác nhau mà nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp có sự phân chia khác nhau. Song nhìn chung trong doanh nghiệp sản xuất căn cứ vào nội dung kinh tế vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, nguyên vật liệu được dựa thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm ) - Vật liệu phụ - Nhiên liệu - Phụ tùng thay thế - Thiết bị xây dựng cơ bản - Phế liệu b. Đánh giá vật liệu Đánh giá vật liệu là xác định quá trình của chúng theo phương pháp nhất định. Về nguyên tắc kế toán nhập xuất tồn kho vật liệu phải phản án theo giá trị vốn thực tế. * Giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài thì giá thực tế là giá mua trên hoá đơn (chưa có VAT) + thuế nhập khẩu (nếu có) + chi phí thu mua thực tế (bao gồm chi phí vật chất, bốc xếp bảo quản, bảo hiểm, thuê kho, thuê bãi, tiền phạt tiền bồi thường, chi phí nhân viên) - các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có). - Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giá thực tế gồm: giá thực tế vật liệu xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia công chế biến. - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế là giá thực tế vật liệu xuất thuê chế biến cộng các chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ đó về doanh nghiệp cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến. - Trường hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu thì giá thực tế vật liệu nhận vốn góp liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá và công nhận. - Phế liệu được đánh giá theo ước tính (giá thực tế có thể sử dụng được hoặc bán được). * Giá vốn thực tế xuất kho. Khi xuất dụng vật liệu kế toán phải tính toán chính xác giá, vốn thực tế của vật liệu xuất cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau. Việc tính giá thực tế của vật liệu xuất kho có thể tính theo một trong các phương pháp sau: - Tính theo giá của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ: Giá thực tế xuất kho = số lượng xuất kho x đơn giá vật liệu tồn đầu kỳ = Đơn giá vật liệu giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ tồn đầu kỳ số lượng vật liệu tồn đầu kỳ Đơn giá bình quân gia quyền - Tính theo đơn giá bình quân gia quyền của vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: về cơ bản phương pháp này giống phương pháp trên nhưng đơn giá vật liệu được tính bình quân cho cả số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. = Giá thực tế vật liệu + giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu số lượng vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Giá thực tế xuất kho = Số lượng x đơn giá bình quân - Tính theo giá thực tế đích danh: phương pháp này áp dụng cho những loại vật liệu có giá trị cao, các loại vật tư đặc chủng. Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập xuất và số lượng xuất kho theo từng lần nhập đó. - Tính theo giá thực tế nhập trước xuất trước: Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trước với lượng xuất kho lần nhập trước, số còn lại (tổng số xuất kho - số xuất thuộc lần nhập trước), được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. Như vậy giá vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần mua sau cùng. - Tính theo giá nhập sau xuất trước: Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối hiện có trong kho vào lúc xuất sau đó mới lần lượt đến các lần nhập trước để tính giá thành thực tế xuất kho. - Phương pháp giá hạch toán: Giá hạch toán được sử dụng trong suốt cả kỳ hạch toán của doanh nghiệp. Cuối tháng điều chỉnh giá thực tế của số vật liệu xuât kho trong kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán: x = Giá thực tế nguyên vật liệu Giá hạch toán Hệ số xuất trong kỳ XNL xuất trong kỳ chênh lệch Hệ số chênh lệch = + + Giá thực tế NVL Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Giá hạch toán NVL Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ tuỳ thuộc vào đặc điểm quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá của NVL có thể tính riêng cho từng thứ, từng nhóm hoặc cho cả loại vật liệu. 3. Tổ chức về kế toán chi tiết vật liệu a. Chứng từ sử dụng: Theo quy định 114/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/95 thì các chứng từ về kế toán vật liệu bao gồm: Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT) Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 - VT) Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04 - VT) Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05 - VT) Thẻ kho (mẫu 06 - VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02 - BH) Hoá đơn cước vận chuyển (mẫu 03 - BH) b. Sổ chi tiết vật liệu Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp mà kế toán chi tiết vật liệu sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: - Thẻ kho - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển - Số số dư c. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu *Phương pháp thẻ song song Nội dung của phương pháp này hạch toán chi tiết giữa kho và phòng kế toán. - ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. - ở phòng kế toán:Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập xuất tồn theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Phương pháp này ghi chép đơn giản nhưng lại trùng lắp quá nhiều giữa thủ kho và phòng kế toán. Nó được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu các nghiệp vụ phát sinh ít và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. * Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: -ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất tồn giống như phương pháp trên. - ởphòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liêụ theo từng kho, trên cơ sở các chứng từ nhập xuất do thủ kho định kỳ gửi lên. Phương pháp này giảm được khối lượng ghi chép nhưng việc ghi sổ vẫn còn trùng lắp và nó chỉ thích hợp cho những doanh nghiệp có ít nghiệp vụ nhập xuất phát sinh, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu. * Phương pháp sổ số dư: - ởkho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn về mặt số lượng, đồng thời cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính được trên thẻ kho và số dư theo chỉ tiêu số lượng. - ởphòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho sử dụng cho cả năm để ghi sổ tồn kho cuối tháng của từng thứ, từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Phương pháp này có nhiều ưu điểm: giảm bớt khối lượng công việc để kiểm tra giám sát thường xuyên. Tuy nhiên do chỉ ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị nên khó kiểm tra về mặt số lượng mà phải xem số liệu trên thẻ kho. Do đó nó được áp dụng ở các doanh nghiệp có các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại, yêu cầu quản lý cao và trình độ chuyên môn của cán bộ tương đối cao. 4. Kế toán tổng hợp vật liệu. Tuỳ theo quy mô của doanh nghiệp và yêu cầu quản lý mà sử dụng một trong hai phương pháp sau: a. Phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp này ghi chép một cách thường xuyên liên tục, nó được áp dụng ở phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và thương mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn. * TK sử dụng: 152 - nguyên vật liệu Bên nợ: Giá thực tế NVL nhập kho và các nghiệp vụ làm tăng giá trị Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên có: Giá thực tế NVL xuất kho Chiết khấu hàng mua giảm giá và hàng mua trả lại Các nghiệp vụ làm giảm giá trị NVL Kết chuyển giá thực tế NVL tồn đầu kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ) Dư nợ: giá thực tế NVL tồn kho Ngoài ra tuỳ theo yêu cầu quản lý mà mở TK cấp 2 chi tiết theo từng đối tượng khác nhau: TK 331 - Phải trả người bán Bên nợ: + Số tiền đã thanh toán cho người bán + Số tiền người bán chấp nhận giảm giá số hàng theo hợp đồng + Giá trị vật tư hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. + Chiết khấu mua hàng được người bán chấp nhận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả. + Số tiền ứng trả trước cho người bán, nhưng chưa nhận được hàng hoá lao vụ. Bên có: + Số tiền phải trả cho người bán + Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số hàng về khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. Dư có: Số tiền còn phải trả cho người bán Dư nợ (nếu có) : số tiền đã ứng hoặc trả thừa cho người bán TK 331 được mở theo dõi cho từng đối tượng cụ thể, từng người bán. TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường. Bên nợ: + Giá trị hàng đang đi trên đường. + Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên có: + Giá trị hàng đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng hay khách hàng. + Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Dư nợ: Giá trị hàng đang đi đường chưa nhập kho Ngoài ra còn có các TK liên quan như: 111 - tiền mặt 112 - tiền gửi ngân hàng 141 - tạm ứng 222 - góp vốn liên doanh 241 - XDCB dở dang 411 - vốn kinh doanh 621 - chi phí NVL trực tiếp 627 - Chi phí sản xuất chung 642 - Chi phí quản lý DN 641 - Chi phí bán hàng 133 - Thuế VAT được khấu trừ * Kế toán tổng hợp tăng - Mua NVL hàng đã nhập kho (hoá đơn và hàng cùng về) Nợ TK 133 Nợ TK 152 Có 111, 112, 141, 331, 311, 341,333 - Nếu trong tháng nhận được hoá đơn mà cuối tháng hàng vẫn chưa về: Nợ 151 Nợ 133 Có 111, 112, 141, 331 Khi hàng về (nhập kho, hoặc chuyển thẳng cho các bộ phận sản xuất, khách hàng). Nợ 621, 627, 641, 642 Nợ 632 Nợ 157 Có 151 - Các chi phí liên quan đến mua vật liệu Nợ 152 Nợ 133 Có 11, 112, 331... - Khi thanh toán số chiết khấu,giảm giá mua hàng được hưởngvà giá trị hàng trả lại do không đúng chất lượng qui cách ... theo hợp đồng: Nợ 331, 111, 112, 1388 Có 152 Có 133 - NVL tăng do tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến Nợ 152 Nợ 152 Có 154 (tự chế biến) Nợ 133 Có 154 (phần thuê ngoài) - Tăng do nhận góp vốn liên doanh hoặc được cấp phát quyên tặng Nợ 152 Có 411 - Tăng do phát hiện thừa khi kiểm kê: Nếu xác định là của doanh nghiệp: Nợ 152 Có 338 (3381) Nếu thừa không phải của doanh nghiệp kế toán phản ánh vào TK 002 "vật tư hàng hoá nhận giữ hộ hoặc gia công" - Tăng do thu hồi vốn góp liên doanh Nợ 152 Có 128, 222 - Tăng do đánh giá lại Nợ 152 (số chênh lệch tăng) Có 412 - Hàng về, hoá đơn chưa về: Nợ 152 (giá tạm tính) Nợ 133 Có 331 Khi nhận được hoá đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế (giá ghi trên hoá đơn) theo số chênh lệch giữa hoá đơn và giá tạm tính nếu giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính. Ghi đen Nợ 152 Nợ 13 Có 331, 111, 112, 311,333 Nếu giá hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính Ghi đỏ Nợ 152 Nợ 133 Có 331, 111, 112, 311,333 * Kế toán tổng hợp giảm: - Xuất dùng cho sản xuất kinh doanh: căn cứ thực tế ghi Nợ 621 Nợ 6272 Nợ 6412 Nợ 6422 Có 152 (chi tiết liên quan) - Xuất kho vật liệu tự chế biến hoặc thuê ngoài Nợ 154 (chi tiết liên quan) Có 152 - Xuất vật liệu góp vốn liên doanh đơn vị khác: Nợ 128, 228: giá trị vốn góp Có 152 Có 412 (chênh lệch tăng do giá vốn góp>thực tế) Nợ 412 (chênh lệch giảm do giá trị vốn góp < thực tế) - Xuất bán cho vay: Nợ 632, 138 (1388) Có 152 - Giảm do mất mát thiếu hụt + Do ghi chép nhầm lẫn Nợ TK có liên quan Có 152 + Thiếu hụt trong định mức tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ 642 Có 152 + Nếu thiếu hụt ngoài định mức do người chịu trách nhiệm gây nên Nợ 111 - số bồi thường vật chất đã thu Nợ 334 - trừ vào tiền lương Nợ 1388 - số bồi thường phải thu Có 152 + Nếu chưa rõ nguyên nhân phải chờ xử lý Nợ 1381 Có 152 - Giảm do đánh giá lại Nợ 412 Có 152 (số chênh lệch giảm) b. Kế toán tổng hợp theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp này thường áp dụng ở những đơn vị có nhiều chủng loại vật tư hàng hoá với qui cách mẫu mã rất khác nhau có giá trị thấp, hàng hoá vật tư xuất dùng thường xuyên. Ưu điểm: Đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán. Nhược điểm: Độ chính xác về giá trị vật tư hàng hoá xuất dùng, xuất bán bị ảnh hưởng của công tác quản lý tại kho quầy bến bãi. Kế toán sử dụng TK 611 - mua hàng TK này dùng để phản ánh giá thực tế của số vật tư hàng hoá mua vào và xuất dùng trong kỳ. Bên nợ: + Kết chuyển giá thực tế vật tư hàng hoá tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật tư hàng hoá mua vào trong kỳ Bên có: + Giá thực tế vật tư hàng hoá kiểm kê lúc cuối kỳ + Giá thực tế vật tư hàng hoá xuất trong kỳ + Giá thực tế hàng hoá đã gửi bán chưa được xác định là tiêu thụ trong kỳ + Chiết khấu mua hàng, hàng mua giảm giá trả lại TK 611 không có số dư và chia thành 2TK cấp 2 6111: mua NVL 6112: mua hàng hoá - Đối với TK 152, khác với phương pháp kê khai thường xuyên các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì các TK 152, 151 không dùng để theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu và hàng mua hàng đang đi đường lúc đầu kỳ, cuối kỳ vào TK 611. Ngoài ra kế toán cũng sử dụng các TK liên quan khác như phương pháp kê khai thường xuyên. Kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu như sau: - Căn cứ giá thực tế vật liệu hàng mua đang đi đường tồn cuối kỳ trước để kết chuyển vào TK 6111 lúc đầu kỳ. Nợ 611 Có 152, 151 - Trong kỳ khi mua vật liệu, căn cứ hoá đơn và các chứng từ liên quan khác, kế toán ghi sổ như sau: + Giá thực tế vật liệu nhập kho: Nợ 6111 Nợ 133 Có 111, 112, 141, 331, 311, 341 + Chiết khấu mua hàng được phản ánh Nợ 331, 111, 112 Có 611 Có 133 + Giá trị hàng mua trả lại do không đúng hợp đồng Nợ 111, 112, 1388, 331 Có 611 Có 133 + Giảm giá hàng mua do kém phẩm chất... Nợ 111, 112, 1388, 331 Có 611 (số giảm giá) Có 133 - Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê vật liệu kế toán xác định giá vật liệu xuất dùng trong kỳ như sau: - + = Giá thực tế NVL Giá thực tế NVL Giá NVL Giá thực tế NVL xuất dùng tồn đầu kỳ mua trong kỳ tồn cuối kỳ Để xác định được giá trị thực tế của số vật liệu xuất dùng cho từng nhu cầu, đối tượng: cho sản xuất sản phẩm, mất mát hao hụt... kế toán phải kết hợp với số liệu hạch toán chi tiết mới có thể xác định được, do kế toán tổng hợp không theo dõi ghi chép tình hình xuất dùng liên tục trên cơ sở các chứng từ xuất. Các nghiệp vụ lúc cuối kỳ được ghi sổ như sau: - Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ Nợ 152 Có 6111 - Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh xuất bán Nợ 621, 627, 641, 642 Nợ 632 Có 6111 - Giá thực tế vật liệu thiếu hụt mất mát, căn cứ vào biên bản, quyết định xử lý ghi: Nợ 1388,111, 334 Có 6111 Đối với các doanh nghiệp hạch toán VAT theo phương pháp trực tiếp thì không dùng TK 133, số thuế VAT được khấu trừ tính gộp vào giá NVL và số chiết khấu giảm giá giá trị hàng trả lại cũng tính như trên, các nghiệp vụ còn lại không liên quan đến thuế VAT tương tự như hạch toán theo phương pháp khấu trừ. Phần II Thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty thi công xây lắp số 12 1. Khái quát về công ty: Công ty thi công xây lắp số 12 được thành lập 1973 là đơn vị trực thuộc của Tổng công ty xây dựng. Hiện nay công ty có 2200 người chia thành 9 đơn vị trực thuộc: - Chi nhánh Hà nội - Chi nhánh Hoà bình - Xí nghiệp 2 - Xí nghiệp 3 - Xí nghiệp 4 - Xí nghiệp xây dựng cầu đường - Xí nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng - Đội hoàn thiện cao cấp - Đội trắc đạc. * Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Bộ máy quản lý khối cơ quan gồm có: - Giám đốc công ty - Phó giám đốc phụ trách thi công - Phó giám đốc phụ trách vật tư thiết bị - Phòng tổ chức lao động - Phòng kỹ thuật chất lượng - Phòng kinh tế kế hoạch - Phòng vật tư thiết bị - Phòng kế toán tổ chức * Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Công ty thi công xây lắp số 12 là doanh nghiệp có quy mô lớn, phạm vi hoạt động rộng. Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và đáp ứng yêu cầu quản lý công ty vận dụng hình thức tổ chức công tác kế toán nửa tập trung nửa phân tán. Hình thức áp dụng là kế toán nhật ký chung và phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu: Phương pháp này có ưu điểm là ghi chép đơn giản thuận tiện cho việc áp dụng trên máy vi tính, mặc dù khối lượng ghi chép lớn nhưng không mất thời gian và nặng nhọc. Bộ máy kế toán toàn công ty có 24 người được phân công công tác như sau: - Phòng kế toán công ty gồm 6 người: Kế toán trưởng công ty Phó phòng kế toán TC công ty 1 kế toán theo dõi TSCĐ và vốn chủ sở hữu 1 kế toán theo dõi thanh toán 1 kế toán theo dõi các phần còn lại 1 thủ quỹ - Kế toán ở các xí nghiệp trực thuộc XN 2: 1 kế toán XN 3: 1 kế toán XN 4: 1 kế toán XN sản xuất vật liệu: 1 kế toán XN xây dựng cầu đường: 1 kế toán Đội nội thất cửa nhôm: 1 kế toán Chi nhánh Hà Nội: 2 kế toán - Phòng kế toán chi nhánh Hoà bình + Cơ quản chi nhánh: Kế toán trưởng và 6 nhân viên + Các XN trực thuộc chi nhánh: XN lắp máy và gia công sửa chữa: 2 kế toán XN xây lắp và thi công cơ giới : 1 kế toán XN bê tông đúc sẵn: 1 kế toán * Đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị: Là đơn vị xây dựng cơ bản, sản phẩm của công ty mang những nét đặc trưng của ngành: sản phẩm là các công trình dân dụng và công nghiệp đã hoàn thành. Sau khi hoàn thành các công trình xây dựng được bàn giao cho đơn vị sử dụng và trở thành TSCĐ của đơn vị đó. Do vậy sản phẩm của công ty luôn phải đảm bảo chất lượng theo yêu cầu thiết kế dự toán. Sản phẩm của công ty có vốn đầu tư lớn trong xây dựng dài tiêu thụ không qua thị trường. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh như vậy của đơn vị ở Công ty thi công xây lắp số 12 khách hàng ứng trước và ứng trước cho người bán thường là số tiền lớn, thời gian thanh toán kéo dài vì vậy để thuận tiện cho việc theo dõi chi tiết công ty mở thêm 2 TK cấp 2 như sau: TK 131: Phải thu của khách hàng TK 1311: Phải thu của khách hàng TK 1312: Khách hàng ứng trước TK 3311: Phải trả người bán TK 3312: ứng trước cho người bán Trong đó 1311 có dư nợ và 1312 dư có Như vậy số tiền khách hàng ứng trước được phản ánh vào bên có 131 Số tiền khách ứng trước cho người bán được phản ánh nợ 331 Cả hai TK 131 và 331 có thể có dư nợ hoặc dư có: Theo chế độ kế toán hiện hành không quyết định TK cấp II cho TK 131 và 331 nên việc mở như trên là hợp lý. Trong tháng 3- 2000 đơn vị có các nghiệp vụ phát sinh (trích) Phần III Một số nhận xét và giải pháp hoàn thiện 1. Những ưu điểm Hình thức sổ kế toán được áp dụng ở công ty là hình thức nhật ký chung. Đây là hình thức kế toán có ưu điểm là hệ thống sổ sách tương đối gọn nhẹ việc ghi chép đơn giản. Công ty cũng đã áp dụng cơ giới hoá việc sổ sách. Đó là chương trình kế toán trên máy vi tính và cũng được xây dựng theo chương hình thức kế toán nhật ký chung. Và như vậy công ty dễ dàng kiểm tra đối chiếu, giảm bớt công việc tính toán cho các cán bộ, nâng cao chất lượng. Việc in sổ sách chứng từ vào cuối tháng do đó để sửa chữa những sai sót. Ngoài ra việc các sổ kế toán đều được ghi thường xuyên thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. Đây là một công ty lớn, việc đánh giá vật liệu có nhiều phức tạp, khối lượng phát sinh lớn. Nhưng công ty đã áp dụng tốt kế toán trên máy vi tính, trong đó có chương trình quản lý vật tư nên việc tính giá thực tế xuất kho vừa đảm bảo chính xác kịp thời vừa giảm bớt được khối lượng công việc. Giá thực tế của vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân di động. Tại bất cứ thời điểm nào cũng có thể tính được đơn giá của vật liệu xuất. Giá trị thực tế vật liệu xuất kho tại một thời điểm chịu ảnh hưởng của số vật tư tồn đầu kỳ và từng lần nhập xuất trước đó. Do vậy, vậy đảm bảo cho giá thực tế vật tư xuất kho luôn sát với giá thị trường. 2. Một số tồn tại và giải pháp khắc phục Mặc dù có nhiều ưu điểm song hệ thống sổ của công ty hiện nay vẫn còn nhiều điểm cần xem xét. Cụ thể chi tiết TK 141 cần mở chi tiết cho đối tượng cụ thể. Về mẫu sổ cái công ty đang sử dụng để hạch toán hiện nay cũng có một số sửa đổi so với quy định (cột số dư chỉ có một cột). Việc tính số dư của TK theo cách tính luỹ kế: Số dư = số dư đầu kỳ(số dư nghiệp vụ trước) + cột nợ - cột có Như vậy mới chỉ phản ánh số dư của TK đến ngày ghi sổ. Nếu nhìn vào sổ cái ở một dòng cột thì ngày ghi sổ và cột số dư thường không khớp đúng về thời gian, nó chỉ đúng với chứng từ cuối cùng của ngày ghi sổ. Như vậy nhìn vào dòng chứng từ cuối cùng của ngày ta có thể biết được số tồn cuối ngày ở cột số dư. VD: Trên sổ cái 621 nhìn vào dòng chứng từ 69 25/3/2000 xuất vật tư thi công trường ĐHHH cột số dư ghi số tiền 160.895.509 đó chính là số tồn cuối ngày 25/3. * Trường hợp nhập kho NVL công cụ dụng cụ. Khi vật liệu về đến công ty phòng vật tư tiến hành viết phiếu nhập kho. Theo quy định lập phiếu nhập kho phải được thực hiện cùng kho cùng nhóm cùng nguồn nhập. Nhưng hiện nay cả vật liệu công cụ đều được viết cùng một phiếu nhập dẫn tới khó khăn cho việc đối chiếu số liệu VD: Theo NK chung 3.2000 Chứng từ số 60 ngày 25.3 nội dung: chi nhánh HN hoàn tạm ứng Nhập vật tư số tiền ghi nợ 152: 44.750.000 Số tiền ghi nợ 1531: 4.707.500 Số tiền ghi có 141: 141: 49.457.500 Từ NKC kế toán ghi sổ các TK có liên quan sổ cái 152, 1531 Ghi TK đối với 141 số tiền như trên nhật ký chung. Riêng sổ cái TK 141 chỉ có một dòng để ghi nghiệp vụ trên. Chứng từ số 60 ngày 25/3, ngày ghi sổ 25/3 nội dung diễn giải chi nhánh HN hoàn tạm ứng nhập vật tư TK chứng từ 1531 số tiền là: 49.457.500 Như vậy nhìn trong sổ cái TK 141 có thể đọc được rằng số tiền 49.457.500 là số tiền của 1531. Hoặc nếu có căn cứ vào nội dung diễn giải thì việc ghi TK đối với 1531 là không đúng. Khi ghi sổ bút toán kép trên NKC thì trên sổ cái TK cũng phải ghi trên 2 dòng cùng số chứng từ, ngày chứng từ như vậy mới đảm bảo sự phù hợp về số liệu giữa các sổ sách có liên quan. Trường hợp chứng từ số 60 ngày 25/3 trên sổ cái TK 141 có thể ghi như sau: Chứng từ số 60 ngày 25/3 nội dung diễn giải: chi nhánh HN hoàn tạm ứng nhập vật tư. TK đối ứng 152 số tiền cột có: 44.750.000 Chứng từ số 60 ngày 25/3 nội dung diễn giải: chi nhánh HN hoàn tạm ứng nhập vật tư TK đối ứng 1531 số tiền cột có 4.707.500. * Trường hợp xuất kho vật liệu dụng cụ: Theo quy định của chế độ kế toán, chỉ được hạch toán vào TK 621 những chi phí nguyên liệu, vật liệu (gồm cả vật liệu chính và vật liệu phụ) được sử dụng trực tiếp để chế tạo sản phẩm. Nhưng ở công ty này trị giá công cụ dụng cụ xuất cũng được tính vào TK 621. Việc hạch toán như vậy dẫn đến hai sai sót: Thứ nhất: là giá sai lệch chi phí nguyên liệu trực tiếp vào giá thành. Đặc điểm của công cụ dụng cụ là tham gia vào quá trình sản xuất với thời gian dài giá trị bị hao mòn dần và dịch chuyển từng phần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Việc hạch toán trực tiếp giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí NVL trực tiếp trong tháng là không đúng và làm đột biến khoản mục chi phí NVL trong giá thành sản phẩm trong tháng đó (nếu công cụ dụng cụ có giá trị khá lớn) Để hạch toán lại cho đúng với quy định thì giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng phải được tính vào TK 627 (6272): chi phí vật liệu. Đối với công cụ dụng cụ xuất dùng có giá trị lớn, thì trước hết việc ghi vào bên nợ TK142/ có TK 153 và hàng tháng phân bổ dần vào chi phí sản xuất chung: Nợ 6272 Có 142 Ngoài ra việc hạch toán trị giá công cụ dụng cụ xuất dùng vào TK 621 còn dẫn tới sai sót trong việc dẫn giải số liệu trên sổ cái TK 621 và TK 152 VD: Nhật ký chung tháng 3.2000 Chứng từ số 78 ngày 26/3 nội dung diễn giải : xuất vật tư thi công công trình Chinh phong Hải Phòng. Số tiền ghi nợ 627: 64753710 Số tiền ghi có 152: 54535710 Số tiền ghi có 1531: 10200000 Từ NKC kế toán ghi sổ cái TK liên quan: sổ cái 152, 1531 Ghi đối ứng TK 621 số tiền như ghi trên nhật ký chung nhưng ở sổ cái TK 621 chỉ có một dòng để ghi nghiệp vụ này chứng từ số 78 ngày 26/3 diễn giải xuất vật tư tại thi công công trình Chinh Phong Hải phòng TK đối ứng 152 số tiền ghi nợ 64.753.710 Như vậy cùng một chứng từ nếu đối chiếu giữa 2 sổ cái đối ứng thì không khớp đúng. Trường hợp ghi thứ 2 là: Chứng từ số 74 ngày 26/3 xuất vật tư thi công công trình Lương Sơn. Trên nhật ký chung ghi sổ tiền ghi nợ 621- chi phí NVL trực tiếp: 45.275.988 Số tiền ghi có 152: 45.128.998 Số tiền ghi có 153: 147.000 Từ nhật ký chung kế toán ghi sổ cái TK 152, 1531 đối ứng TK 621 số tiền như trên nhật ký chung. Nhưng ở sổ cái TK 621 chứng từ số 74: 26/3 Diễn xuất: xuất vật tư thi công công trình Lương Sơn TK đối ứng 1531: số tiền ghi nợ 45.275.998 Như vậy cả hai cách ghi chép đều không đúng quan hệ đối ứng. Để khắc phục tình trạng này thì công ty cần hạch toán chi phí công cụ dụng cụ vào TK 627. Như vậy vừa đảm bảo đúng quy định của chế độ kế toán, phản ánh đúng chi phí NVL trực tiếp, chi phí sản xuất chung vào giá thành sản phẩm mà công tác ghi chép lại thuận tiện chính xác. Kết luận Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất nhất là đối với công ty xây dựng. Chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thành công trình XDCB. Vì vậy công tác tổ chức quản lý và kế toán NVL là một nội dung quan trọng của công tác quản lý. Nếu tổ chức tốt việc hạch toán vật liệu sẽ góp phần tiết kiệm chi phí sử dụng vật liệu sử dụng hợp lý và có hiệu quả NVL, giảm bớt giá thành công trình, đảm bảo chất lượng sản phẩm, tăng lợi nhuận. Công tác quản lý kế toán NVL là công tác lớn và phức tạp. Trong điều kiện thời gian nghiên cứu và hiểu biết còn hạn chế. Trong bài viết này mới chỉ đi vào nghiên cứu một số vấn đề chủ yếu về cơ sở lý luận của công tác quản lý hạch toán NVL ở các doanh nghiệp nói chung và công ty thi công xây lắp số 12 nói riêng. Từ cơ sở lý luận đã nêu trong bài viết đã góp phần làm sáng tỏ những tồn tại trong công tác hạch toán và quản lý NVL của công ty. ý kiến đề xuất trong bài viết là quá trình nghiên cứu được trình bày trên cơ sở những lý luận cơ bản và được vận dụng thực tế vào công ty. Tất cả các kiến nghị trên công ty hoàn toàn có khả năng thực hiện được. Với trình độ quản lý cao và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ công ty cùng với sự áp dụng của máy tính vào việc cơ giới hoá kế toán công ty có đầy đủ điều kiện để ngày càng hoàn thiện hơn công tác kế toán NVL cũng như toàn bộ công tác kế toán của đơn vị góp phần quan trọng trong việc thúc đẩy sự lớn mạnh của công ty. Nhật ký chung Tháng 3 . 2000 (trích) Số CT NgàyCT Ngày ghi sổ Diễn giải TK Nợ Có 89 13.3 13.3 Tùng tạm ứng mua phụ tùng vật tư 141 111 50.000.000 50.000.000 90 13.3 13.3 CNHN tạm ứng mua vật tư 141 111 160.000.000 160.000.000 91 18.3 18.3 Cầu tạm ứng mua vật tư 141 111 40.000.000 40.000.000 101 19.3 19.3 Tùng tạm ứng thanh toán gỗ cốp pha 141 111 30.000.000 30.000.000 104 19.3 19.3 CNHN tạm ứng mua vật tư 141 111 150.000.000 150.000.000 59 19.3 19.3 CNHN hoàn tạm ứng nhập vật tư 152 141 133 141 16.542.700 1654270 16542700 1654270 60 25.3 25.3 CNHN hoàn tạm ứng nhập vật tư 152 1531 141 133 141 44.750.000 4.707.500 4945750 49.457.500 4945750 69 25.3 25.3 Xuất vật tư thi công trường ĐHHH 621 152 10.959.231 10.959.231 58 26.3 26.3 CNHN hoàn tạm ứng nhập vật tư 152 133 141 141 66.449.950 6644995 66449950 6644995 Số CT NgàyCT Ngày ghi sổ Diễn giải TK Nợ Có 67 26.3 26.3 CNHN hoàn tạm ứng nhập vật tư 152 1531 141 133 141 55.125.000 10.200.000 6.532.500 65.325.000 6.532.500 70 26.3 26.3 Xuất vật tư thi công trụ cỡ Tổng công ty 621 152 1531 49.109.285 44.401.785 4.707.500 78 26.3 26.3 Xuất vật tư thi công công trình Chinh Phong 621 152 1531 64.735.710 54.535.710 10.200.000 79 26.3 26.3 Xuất vật tư phục vụ thi công 621 152 7.780.532 7.780.532 05XN4 29.3 29.3 XN 2 hoàn tạm ứng nhập vật tư 621 141 133 141 4576900 457.690 4.576.900 457.690 06CĐ 29.3 29.3 XNCĐ hoàn vay nhập xuất vật tư 621 141 133 141 5.582.250 558.225 5.582.250 558.225 05 29.3 29.3 Tùng hoàn tạm ứng nhập vật tư trên chi nhánh Hoà bình 136.8 141 3312 3312 551.708.404 321.124.354 169.100.000 61.484.050 10KC 29.3 29.3 Kết chuyển số dư của XN2 141 3388 375.000 375.000 07KC 29.3 29.3 Kết chuyển chi phí khối cơ quan công ty 154 621 622 627 1.294.953.208 423.970.984 235.478.207 653.504.017