Đề tài Thiết kế cơ cấu tổ chức của Công Ty trách nhiệm hữu hạn Công Nghệ H3T

Lời Mở Đầu Ngày nay nền kinh tế phát triển rất nhanh và có nhiều biến động , nó tạo ra rất nhiều cơ hội kinh doanh mới nhưng cũng tiềm tàng không ít nguy cơ . Để có theer đứng vững và hoạt động hiệu quả doanh nghiệp cần phải có một cơ cấu tổ chức phù hợp Khi tìm hiểu về một doanh nghiệp điều đầu ta chúng ta quan tâm tới là cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cũng như hoạt động của doanh nghiệp đó vì vậy vai trò của cơ cấu tổ chức đối với tổ chức là rất quan trọng . Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường như hiện nay việc đảm bảo lơi thế cạnh tranh , duy trì và mở rộng trị trường luôn là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý doanh nghiệp . Điều này chỉ trở thành hiện thực khi nhà quản lý thiết kế mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh khoa học và năng động , kịp thời phát hiện những vấn đề phát sinh kiểm soát hiệu quả rủi ro và có những biện pháp thích ứng với tín hiệu của thị trường . đồng thời gúp các doanh nghiệp thúc đẩy hiệu quả kinh doanh của mình và tiến tới mục tiêu đã xác định . Để có thể thiết kế được một cơ cấu tổ chức tốt cho doanh nghệp mình người thiết kế phải dựa trên rất nhiều yếu tố như con người , môi trường công nghệ … Như vậy cơ cấu tổ chưc đối với tổ chức là rát quan trọng , với kiến thức đã tích luỹ được cùng với sự nhận thức được tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức đối với tổ chức em đã chọn đề tài “thiết kế cơ cấu tổ chức của Công Ty TNHH Công Nghệ H3T”. Mục Lục CHƯƠNG1 NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC 1.1Tổ chức Là tập hợp cua hai hay nhiều người trong hình thái cơ cấu nhất định để đạt được mục đích chung . 1.2Cơ cấu tổ chức Hình thức cấu tạo của tổ chức phản ánh sự sắp đặt có trật tự của cấc phân hệ , các phần tử của tổ chức và các quan hệ giữa chúng theo một dấu hiệu nhất định . 1.3Vai trò của cơ cấu tổ chức Nhằm cụ thể hoá mục tiêu , nhiêm vụ thành công việc được chuyên môn hoá tạo dựng nên các bộ phận chức năng để thực hiện công việc này. Xây dựng mối quan hệ ,mối lien hệ và quyền hạn , trách nhiệm và quyềnlợi giữa các bộ phận ,tạo nên môi trường nội bộ của doanh nghiệp thuận lợi cho việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức . Xác định rõ mối tương quan giữa hoạt động cụ thể . Ổn định phát triển hoạt động kinh doanh . 1.4 Lý luận về thiết kế cơ cấu tổ chức 1.4.1Lý luận quản lý cổ điển về cơ cấu tổ chức Lorsch cho rằng, kinh nghiệm chủ yếu của các học giả nổi tiếng của lý luận cổ điển và những người theo họ là kinh nghiệm thực tế của các doanh nghiệp ở thời kỳ đâu của thế kỷ XX. Đối với những nhà lý luận quản lý cổ điển, việc điều hòa, phối hợp trong nội bộ doanh nghiệp không quan trọng. Họ nhận định một cách đơn giản rằng, sau khi phân công trong nội bộ doanh nghiệp, những mục tiêu nhỏ của các tổ hợp lao động được tổng hợp lại sẽ trở thành mục tiêu lớn của doanh nghiệp. Nếu cần điều phối thì hoàn toàn có thể dựa vào nhân viên quản lý kinh doanh ở tầng lớp trên giải quyết. Lý luận của họ là công nhân viên phải nghe theo sự chỉ huy của giám đốc. Do đó, cơ cấu điều phối có hiệu quả duy nhất chỉ có thể là tầng lớp giám đốc. Nhưng lý luận quản lý cổ điển còn có rất nhiều khiếm khuyết. Trước hết, nó rất khó khích lệ tính tích cực của doanh nghiệp. Thứ hai, sự hạn chế của lý luận đó rất dễ biểu hiện ở những doanh nghiệp lớn vì ở đó, tầng nấc phân công rất phức tạp. Thứ ba, trên thực tế, các giám đốc ngày càng nhận thức được rằng, nếu chỉ dựa vào sự lãnh đạo ở tầng cao của doanh nghiệp thì rất khó thực hiện được sự điều hòa, phối hợp trong tổ hợp lao động cơ sở và nó sẽ không tự động hợp thành mục tiêu lớn của doanh nghiệp. 1.4.1 Lý luận hiện đại về thiết kế cơ cấu tổ chức Trường phái quản lý hệ thống trong lý luận quản lý hiện đại cho rằng thiết kế tổ chức là do nhiệm vụ sản xuất và tố chất của công nhân viên của doanh nghiệp quyết định. Đã có nhiều học giả Mĩ đều thừa nhận tính hữa hiệu của lý luật này. Họ đã trình bày những yếu tố chủ yếu cấu thành cơ cấu tổ chức của những doanh nghiệp thành công, nhưng lại chưa đề ra được một đường lối hữa hiệu để giải quyết vấn đề cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp một cách có hệ thống. 1.4.2 Lý luận về thiết kế cơ cấu tổ chức của Lorsch Những suy nghĩ về thiết kế cơ cấu tổ chức do Lorsch đề ra được coi là một hệ thống khá hoàn chỉnh về thiết kế cơ cấu tổ chức, bao hàm 2 khái niệm cơ bản: "Sự dị biệt" hoặc "sự khác biệt”, Sự "tổng hợp" hoặc "tổng thể hóa". Sự dị biệt ở đây là trình độ nhận thức và tinh thần, tư tưởng của người quản lý ở các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp và những sự khác nhau về cơ cấu tổ chức chính thức của các bộ phận đó. Không như các học giả theo lý luận quản lý cổ điển, coi phân công là nhân tố duy nhất quyết định năng suất lao động và hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp, Lorsch cho rằng, mỗi bộ phận sản xuất của doanh nghiệp đều là một đơn vị nhỏ của doanh nghiệp. Những thành viên của các bộ phận đó đều xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất và tố chất của nhân viên mà hình thành phương hướng phát triển và cơ cấu tổ chức của mình một cách hết sức tự nhiên.Là do mỗi bộ phận khác nhau có môi trường làm việc khác nhau vì vậy phải thiết kế cơ cấu tổ chức có tính liên kết và linh hoạt, điều hoà của các bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp bởi vì nó chịu nhiều sức ép và thách thức và đòi hỏi trong nhiều hoàn cảnh khác nhau. 1.5 Yêu cầu đối với cơ cấu được thiết kế Đảm bảo bí mật nếu ngày nay thời đại thông tin vô cùng phát triển vì vậy cần đảm bảo thông tin được giữ kín điều này liên quan tới sự tồn tại của công ty. Tính kinh tế là cơ cấu tổ chức hoạt động hiệu quả cao nhưng chi phí bỏ ra là thấp nhất. Và các cấp quản lý có mối quan hệ chặt chẽ với nhau tuỳ từng hoàn cảnh và công việc cụ thể để xây dựng mối lien hệ này sao cho linh hoạt và hướng tới mục tiêu của tổ chức đã đề ra. 1.6 Quy trình thiết kế cơ cấu tổ chức. Nghiên cứu các đặc điểm môi trường của tổ chức Những sự thay đổi phức tạp của môi trường có tác động rất nhiều đến cơ cấu tổ chức. Trong điều kiện môi trường phong phú về nguồn nhân lực, đồng nhất tập chung và ổn định, tổ chức thường có cơ cấu tổ chức cơ học phức tạp nhiều chiều hướng. Ngược lại tổ chức muốn thành công trong môi trường có nhiều biến động , phân tán và han hiếm nguồn lực thì thường xây dựng cơ cấu tổ chức với các mối lien hệ hữa cơ Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức Chiến lược chiến lược và cơ cấu tổ chức không thể tách rời nhau trong quá trình hiện tại.Bất cứ tổ chức nào cũng được lựa chọn trên cơ sở phân tích các cơ hội và sự đe doạ của môi trường, những điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức. Ngược lại cơ cấu tổ chức là công cụ để thực hiện các chiến lược cơ cấu tổ chức sẽ phải thay đổi khi có sự thay đổi chiến lược. Công nghệ Tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ mà tổ chức sử dụng sẽ ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Đặc biệt thế giới đang trong cuộc cách mạng công nghệ hàng loạt các công nghệ mới được ra đời và tích hợp vào các sản phảm dịch vụ. Ngày nay các công ty trở lên rộng lớn về quy mô vì vậy cơ cấu tổ chức ngày càng phức tạp nhưng công nghệ hiện đại có thể giúp giải quyết nhiều vấn đề phức tạp trong quá trình quản lý. Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực của cán bộ quản trị Có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Cán bộ quản trị theo phương thức truyền thống thường sử dụng mô hình cổ điển. Họ ít khi vận dụng cơ cấu ma trận hay mạng lưới.Khi lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức cũng cần xem xét khả năng của đội ngũ các bộ quản trị nhân lực có trình độ cao kỹ năng cao thường hướng tới các mô hình quản trị mở và ngược lại. môi trường vi mô đối thủ cạnh tranh: phải biết dự báo được đối thủ của mình định làm gì để có giả pháp phù hợp nếu không các đối thủ cạnh tranh sẽ chiếm lĩnh hết thị trường. Đặc biệt ngày nay trong nền kinh tế thị trường tự do kinh doanh thì cạnh tranh càng trở nên gay gắt hơn.Nó sẽ vừa tạo ra cho nhiều công ty phát triển nhanh chóng nhưng cũng làm cho nhiều công ty sụp đổ. khách hàng: Khách hàng là một áp lực cạnh tranh có thể ảnh hưởng trực tiếp tới toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của nghành.Dặc biệt làgay áp lực về giá cả, chất lượng, dịch vụ đi lkèm và chính họ là người điều khiển cạnh tranh trong nghành thông qua quyết định mua hàng nguồn lực bên trong Một doanh nghiệp có đầy đủ cơ sở vật chất, vốn đầu tư dồi dào nhưng lại thiếu một đội ngũ nhân sự tài giỏi và chuyên nghiệp thì khó có thể thành công vượt bậc. Tất cả những doanh nhân thành công đều cho rằng nhân sự là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Nhân sự là một trong những lợi thế cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường ngày nay. Duy trì và phát triển nguồn nhân lực được bao gồm trong một hệ thống quản lý và phát triển nguồn nhân lực được bao gồm trong một hệ thống quản lý và phát triển nguồn nhân lực dài hơi. Hệ thống này cần phải được xây dựng thật chi tiết, khoa học và phù hợp với mô hình và vǎn hóa của doanh nghiệp mới đảm bảo tính hiệu quả. Nhờ nó mà người làm công tác quản lý tránh được các vấn đề như nguồn nhân lực cạn kiệt, tinh thần sa sút, sắp xếp nhân sự không hợp lý dẫn đến nǎng suất thấp, chi phí cao, chất lượng sản phẩm kém. cơ quan chính quyền: không ảnh hương nhiều đến hoạt động của công ty.Tuy nhiên vieecj kết hợp giữa cơ quan chính quyền và doanh nghiệp sẽ có nhiều tích cực tác động đến nền kinh tế. các nhóm quyền lợi: Thể hiện mối quan hệ trong nội bộ của công ty, thường thì trong tổ chức nào cũng tồn tại những nhóm quyềnlợi khác nhau. Vì vaayj phải biết kết hợp hài hoà giữa những nhóm quyền lợi này để phát triển và thực hiện mục tiêu chiến lược được tốt hơn môi trường vĩ mô môi trường chính trị pháp luật Những yếu tố thuộc môi trường này tạo nên những cơ hội cũng như nguy cơ cho tất cả các tác nhân trong nền kinh tế. Nắm bắt được sự thay đổi của môi trường chính trị pháp luật sẽ giúp công ty đưa ra những chính sách phù hợp, tránh được những thiếu sót đáng tiếc môi trường kinh tế Đây là môi trường có ảnh huởng đến toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp. Dưới đây là một số yếu tố ảnh hưởng tới hoạt độngphân phối của công ty . Bất cứ nền kinh tế nào cũng có chu kỳ, trong mỗi giai đoạn nhất định của chu kỳ nền kinh tế, doanh nghiệp sẽ có những quyết định phù hợp cho riêng mình. Lạm phát Là vấn đề cố hữu của mọi nền kinh tế thị trường, đặc biệt ở nước ta, tình hình lạm phát khá phức tạp, thay đổi lạm phát dữ dội từ thời kỳ phi mã đến thiểu phát. Lạm phát có ảnh hưởng lớn đến tất cảc các nhân tố và tổ chức trong nền kinh tế, nhất là đối với người tiêu dùng. Người tiêu dùng là cá nhân hay hộ gia đình sẽ giảm hoặc không mua các mặt hàng dắt tiền hoặc không phải là hàng thiết yếu những khách hàng công nghiệp sẽ thắt chặt chi tiêugiảm đầu tư. Đi đôi với lạm phát thị trường là tỷ lệ lạm phát cao, trong truờng hợp đó công ty phải giảm chi phí kinh doanh, tiếp đó công ty cầc tìm được mức giá đặc biệt phù hợp với những biến động giá của thị trường môi trường văn hoá xã hội Mỗi quốc gia, vùng lãnh thổ đều có những giá trị văn hóa và các yếu tố xã hội đặc trưng, và những yếu tố này là đặc điểm của người tiêu dùng tại các khu vực đó. Văn hóa luôn là môi trường tinh thần của cuộc sống trong bất cứ cộng đồng xã hội nào. Sự thiếu hiểu biết về các văn hoá kinh doanh tại các thị trường khác nhau có thể dẫn tới những hiểu nhầm hay gây mất lòng đối tác kinh doanh. Những giá trị văn hóa là những giá trị làm lên một xã hội, có thể vun đắp cho xã hội đó tồn tại và phát triển. Chính vì thế các yếu tố văn hóa thông thường được bảo vệ hết sức quy mô và chặt chẽ, đặc biệt là các văn hóa tinh thần. Tuy vậy chúng ta cũng không thể phủ nhận những giao thoa văn hóa của các nền văn hóa khác vào các quốc gia. Sự giao thoa này sẽ thay đổi tâm lý tiêu dùng, lối sống, và tạo ra triển vọng phát triển với các ngành .Trong một thị trường đa văn hoá và phụ thuộc lẫn nhau của thế kỷ 21 này, sự thành công của các doanh nhân còn được quyết định bởi kiến thức về những điểm khác biệt giữa các nền văn hóa trong hành động và tập quán kinh doanh. . Những bước tiến vững chắc ra thị trường toàn cầu sẽ không thể thiếu kiến thức về các tập quán, nghi thức kinh doanh ở từng nền văn hoá cụ thể.Tuổi thọ trung bình, tình trạng sức khỏe, chế độ dinh dưỡng, ăn uống Thu nhập trung bình, phân phối thu nhậpLối sống, học thức,các quan điểm về thẩm mỹ, tâm lý sống, điều kiện sống Môi trường khoa học công nghệ Cả thế giới vẫn đang trong cuộc cách mạng của công nghệ, hàng loạt các công nghệ mới được ra đời và được tích hợp vào các sản phẩm, dịch vụ. Nếu cách đây 30 năm máy vi tính chỉ là một công cụ dùng để tính toán thì ngày nay nó đã có đủ chức năng thay thế một con người làm việc hoàn toàn độc lập. Trước đây chúng ta sử dụng các máy ảnh chụp bằng phim thì hiện nay không còn hãng nào sản xuất phim cho máy ảnh. Đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ thông tin, công nghệ truyền thông hiện đại đã giúp các khoảng cách về địa lý,phương tiện truyền tảiNgoài các yếu tố cơ bản trên, hiện nay khi nghiên cứu thị trường, các doanh nghiệp phải đưa yếu tố toàn cầu hóa trở thành một yếu tố vĩ mô tác động đến ngành . Chuyên môn hoá công việc bước một: phân tích mục tiêu chiến lược Để thực hiện mục tiêu của tổ chức cầc tiến hành những chức năng hoạt động nào? Có quan hệ với nhau như thế nào? bước hai: phân tích chức năng hoạt động Mỗi chức năng gồm những nhiệm vụ nào? để thực hiện mỗi nhiệm vụ đó cần tiến hành công việc nào,có mối quan hệ với nhau như thế nào? bứoc ba: phân tích công việc mỗi công việc được tiến hành ở đâu? thời điểm thực hiện công việc. xây dựng các bộ phận và phân hệ cơ cấu cấu. bước một: bộ phận hoá côngviệc bước hai:hình thành cấp bậc quản trị bước ba:giao quyền hạn bước bốn:xây dựng cơ chế phối hợp Thể chế hoá cơ cấu tổ chức Sơ đồ tổ chức Sơ đồ tổ chức chỉ cho các nhà quản trị và thành viên họ đang ở đâu trong tổ chức, gắn bó với các bộ phận khác và với toàn bbộ tổ chức ra sao Mô tả vị trí công việc: Mô tả vị trí là tài liệu xác định các vị trí trong cơ cấu tổ chức với nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiêm, điều kiện làm việc và những yêu cầu đặc trưng đối với nguoi đảm nhiệm các vị trí đó. Mỗi công việc cần làm ở đâu? Ai làm? trình độ như thế nào? Làm vào thời điểm nào? Sơ đồ phân bổ quyền hạn Sơ đồ quyền hạn quyết định là công cụ hiệu quả nhất để xác định và làm rõ các mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức , qua đó cho thấy ai có quyền kí duyệt các quyết định có liên quan tới việc thực hiện một nhiệm vụ nhát định. CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TẠI CÔNG TY H3T 2.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH công nghệ thông tin H3T 2.1.1Quá trình hình thành và phát triển Năm 2009 công ty TNHH công nghệ thông tin H3T được thành lập với 10 thành viện chính ban đầu trụ sở đặt tại 135 đường Hoàng Văn Thụ - TP Thái Nguyên. Từ một công ty nhỏ ban đầu chỉ sau một năm hoạt động và phát triển nỗ lực không ngừng H3T đã bắt dầu mở rộng thị trường ra các tỉnh thành lân cận. Với sự phát triển ngày càng nhanh của khoa học trên thế giới, để có thể nâng cao được khẳ năng cạnh tranh của mình cả trong và ngoài nước,công ty đã không ngừng phát triển thêm nhiều hình thức kinh doanh và nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên trong công ty kể từ ngày đầu thành lập với muôn ngàn kó nhăn và thách thức Với sự thành công này H3T luôn giữ vị trí đứng đầu về ngành tin học trong toàn tỉnh thành và đã luôn sản xuất ra nhiều chương trình phần mềm ứng dụng trong nhiều nghành khác, góp phần vào sự phát triển kinh tế của đất nước. Cùng với đà phát triển mạnh của kinh tế Việt Nam, nhận thức được sự quan trọngcủa công nghệ thông tin, H3T đã triển khai thành công các chi nhánh bán hàng và cung cấp đầy đủ linh phụ kiện của các sản phẩm máy tính trên toàn quốc. Như vậy 9 năm tồn tại và phát triển ,với sự nỗ lực phấn đấu không ngừng của Ban Giám đốc cũng như toàn bộ nhân viên trong công ty , H3T đã đạt được các thành công to lớn và luôn giữ vị trí số một tại tỉnh thành. với các lĩnh vực kinh doanh trên H3t luôn mong muốn trở thành một tổ chức kiểu mới phát triển hung mạnh ,bằng nỗ lực sang tạo trong khoa học ,kỹ thuật và công nghệ góp phần hưng thịnh quốc gia , đem lại cho mỗi thành viên của mình điều kiện phát triển đầy đủ nhất về tài năng, phong phú về tinh thần. 2.1.2 Ngành nghề kinh doanh Bán lẻ các thiết bị công nghệ thông tin liên lạc trong các cửa hàng chuyên kinh doanh . Bán buôn máy vi tính, dịch vụ tư vấn và các hoạt động khác liên quan đến máy vi tính. Lập trình máy vi tính,dịch vụ tư vấn và các hoạt động khác liên quan đến máy tính. hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịc vụ khác liên quan đến máy vi tính. Nghiên cứu và sản xuất một số linh kiện máy tính. 2.1.3 mục tiêu của công ty đến năm 2010 Trở thành công ty phân phối hàng đầu trên lĩnh vực công nghệ thông tin Đạt múc tăng trưởng hàng năm trên 30%,phấn đấu đến nưm 2012 đạt doanh số 100 tỷ Thu nhập người lao động tăng bình quân 20%/1năm, đến năm 2010 đạt mức bình quân 3triệu/người/tháng 2.1.4 Nguồn lực của công ty. 2.1.4.1 Nguồn nhân lực. Bên cạnh vốn và công nghệ thì nguồn nhân lực cũng là một yếu tố rất quan trọng cho sự phát triển của doanh nghiệp. Tính đến nay sau những năm tháng hoạt động H3T coi nhân tài là nhân tố quan trọng nhất tạo thành công cho công ty. Chính vì thế H3T đã lien tục phát triển , trở thành một trong những công ty tin học danh tiếng . Để làm điều này công ty đã có bộ máy quản trị nhân sự rất linh hoạt ,mức lương trung bình của công ty tương đối ổn định. Trong nhữmg năm qua công ty luôn có sự đầu tư đúng đắn cho vấn dề nhân sự của công ty .Hầu hết các bộ nhân viên trong công ty đều là những người có trình độ chuyên môn, có năng lực và ý thức kỷ luật cao Bảng 1: Bảng thống kê đội ngũ nhân viên Hạng mục 2000 2002 2004 2005 2006 2007 2008 2009 TS, PTS 2 4 8 10 11 12 20 35 Thác sĩ 0 1 3 4 5 6 10 15 Đại học 8 42 125 245 250 255 300 500 CĐ, PTTH 0 0 15 35 42 50 52 300 Nguồn :Công ty H3T 2.1.4.2.Tình hình tài chính: Đây cũng là một trong những điểm mạnh của công ty . Trong những năm qua ,H3T luôn đạt được một nền tài chính ổn định. Chính vì thế công ty có khả năng tham gia vào nhiều lĩnh vực khác nhau như điện thoại di động hay có khẳ năng đầu tư vốn tạo để kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau có mối quan hệ gần gũi với sản phẩm kinh doanh vi tínhchủ yếu của công ty. 2.2 Đặc điểm hoạt động của công ty. 2.2.2 Phân tích đặc điểm hoạt động 2.2.2.1 các yếu tố ảnh hưởng a) chiến lược Xây dưng thêm nhiều cơ sơ hạ tầng Mở rộng thị trường Đa dạng hoá hoạt động kinh doanh. Chiến lược phát triển sản phẩm. Củng cố mở rộng bộ máy bộ máy trở nên vững mạnh. Đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hoá Phát triển đội ngũ nhân viên năng động, chuyên nghiệp sáng tạo Mở rộng liên kết nước ngoài và các mối quan hệ mật thiết với công ty trong nước. Phong phú và đa dạng nhiều thông tin hấp dẫn nên trang web của công ty Gĩư vững danh hiệu “doanh nghiệp tiêu biểu giữ vị trí đứng đầu về ngành tin học trong toàn tỉnh”. Đổi mới công nghệ đi đôi với việc áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật và quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Áp dụng đầy đủ, duy trì thường xuyên, cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng và trách nhiệm xã hội và các quy định khác mà công ty thừa nhận b)Công nghệ Hoàn thiện hơn trang web của công ty. Đổi mới trang thiết bị Cập nhập tiến bộ khoa học công nghệ ứng dụng. Thái độ của ng ười lãnh đạo Thái độ của nguời lãnh đạo ảnh hưởng đế cơ cấu tổ chức. Công ty TNHH công nghệ H3T có thái độ của người lãnh đạo là phân quyền là chủ yếu. C)môi trường môi trường kinh tế vi mô Đối thủ cạnh tranh: là các công ty cùng buôn bán các thiết bị công nghệ v Khách hàng là một áp lực cạnh tranh có thể ảnh hưởng trực tiếp tới toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của ngành. Đối với khách hàng là người tiêu dùng cuối cùng: Nhu cầu về công nghệ thông tin trên thị trường ngày càng phong phú và đa dạng, thị hiếu của họ luôn thay đổi theo sự phát triển của thế giới. Nếu như công ty không đáp ứng được nhu cầu khách hàng thì họ sẽ nhanh chóng rời bỏ và tìm nhà cung cấp khác tốt hơn. Hiện nay, nhiều công ty có khả năng đáp ứng nhu cầu của thị trường với nhiều chủng loại sản phẩm khác nhau, giá cả rất cạnh tranh, chính sách tín dụng hấp dẫn. Khách hàng có khả năng lựa chọn các sản phẩm khác nhau và gây áp lực cho công ty. Đối với người tiêu dùng cuối cùng , khi đươc lựa chọn hàng hoá , dịch vụ thích hợp từ vô số nhà cung cấp khác nhau, họ đã tạo ra sức ép rất mạnh buộc H3T phải tuân thủ quy luật cạnh tranh kinh tế , đặc biệt về gía cả ,chất lượng , dịch vụ. Họ luôn đòi hỏi H3T đưa ra sản phẩm có chất lượng tốt. Công ty cố gắng xây dựng thương hiệu cho mình và hệ thống phân phối thuận lợi cho khách hàng để có thể thu hút được đông đảo khách hàng với mức có thể. Đối với khách hàng là các doanh nghiệp, tổ chức: Chủ yếu là khách hàng như trường học bệnh viện và cơ quan chính quyền…, các tập đoàn bán lẻ. Ta phải chú ý tầm quan trọng của họ, họ có thể trực tiếp đi sâu vào uy hiếp ngay trong nội bộ của doanh nghiệp họ luôn gây sức ép đối với công ty như: ép giảm giá, thay đổi mẫu mã, chỉ định nhà cung cấp nguyên vật liệu có giá cao, hay nhà cung cấp xa nhà máy của công ty, không thực hiện đúng hợp đồng, đưa ra những lý do về chất lượng, an toàn lao động để trì hoãn không thanh toán tiền hàng hoặc yêu cầu giao hàng sớm,... Nhà cung cấp : các công ty sản xuất thiết bị công nghệ trong và ngoài nước Do một số tính chất đặc thù của sản phẩm buộc Thành Công phải nhập khẩu từ nước ngoài là chủ yếu vì nguồn cung trong nước không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng nên chi phí rất cao.chính vì vậy hầu như H3T phụ thuộc rất lớn vào các nhà cung ứng nước ngoài. Khi có biến động thị trường thế giới sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất của công ty như: nhà cung cấp đột ngột tăng giá, biến động giá cả thế giới, bất ổn chính trị, tiến độ cung cấp trễ, chất lượng không tốt, hay công ty nhập về để dự trữ nhiều sẽ ứ động vốn đôi khi giá giảm sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Các nước cung cấp chủ yếu như Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc… là những nước rất giàu và có công nghệ phát triển nhất thế giới lợi thế từ các nhà cung cấp này là tương đối ổn định và tiến độ cung cấp nhanh và theo sát những nhu cầu của công ty, thời gian thanh toán chậm. Nguồn lực bên trong: đội ngũ nhân viên trẻ bởi vì công ty mới được thành lập Đặc biệt là đối với ngành công nghệ thông tin thì đội ngũ nhân viên giỏi là rất quan trọng, nhân viên trong nghành phải có trình độ nhất định thì công ty mới có thể hoạt động tôt được. Ưu điểm: đội ngũ nhân viên trẻ năng đông và sáng tạo, được cập nhập những kiến thức khoa học mới để làm việc, tạo ra bầu không khí làm việc sôi động, Nhựợc điểm: thiếu kinh nghiệm và sức thu hút kém,uy tín kém Cơ quan chính quyền: Ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất của công ty như họ có tạo điều kiên thuận lợi cho công ty hoạt động sản xuất hay có sự hỗ trợ khuyến khích công ty phát triển.tuy nhiên sự ảnh hưởng này không nhiều. Các nhóm quyền lợi: nhân viên và lãnh đạo đây là hai nhóm quyền lực chủ yếu của công ty. Họ có nhóm lợi ích đối lập nau. Vì vậy người quản lý phải biết kết hợp hài hoà giữa hai nhóm này để đạt được mục tiêu với kết quả tốt nhất.Như khi đánh giá đúng về một nhân viên thì việc quy hoạch nhân sự sẽ chính xác hơn, nhờ đó họ có thể phát huy nǎng lực của mình một cách cao nhất. Người được đánh giá đúng nǎng lực sẽ hài lòng vì được công nhận. Họ sẽ làm việc hǎng say hơn, nǎng suất lao động tǎng cao, góp phần làm giảm chi phí nhưng đó là những công việc không đơn giản. môi trường vĩ mô Môi trường chính trị pháp luật Hầu hết không có trở ngại gì cho các cá nhân tổ chức tiến hành hoạt động kinh doanh mới mà ngược lại. Đảng và chính phủ liên tục khuyến khích mở rộng hành lang pháp lý cho các công ty tham gia kinh doanh. Luật pháp đang chú ý và đưa ra những điều luật giúp môi trường kinh doanh của đất nước ngày càng công bằng và hợp lý hơn. Cổ phần hoá các doanh nghiệp nhà nước và bắt buộc các công ty này hoạt động theo luật doanh nghiệp.Việt Nam là đất nước có môi trường chính trị được các nhà kinh doanh đánh giá ổn định nhất hiện nay. Chủ chương mở cửa và tự do thương mại của nhà nuớc đang được nhiều nhà đầu tư trên thế giới ủng hộ và tham gia. Đối với doanh nghiệp lớn mà tiền thân là doanh nghiệp nhà nước như công ty TNHH công nghệ H3T, việc mua sắm trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của công ty mình mà không phải chờ quyết định của nhà nước nữa, điều này làm bớt sự phức tạp trong quá trình ra quyết định mua của các tổ chức khách hàng. Tức là quá trình mua sẽ ngắn và ít phức tạp hơn cơ hội bán hàng cho các doanh nghiệp này là cao hơn. Tuy nhiên ,khi các doanh nghiệp đều phải tự đảm bảo sự sống còn và phát triển của mình thì họ cũng phải dặt hiệu quả kinh doanh nên hàng đầu, nạn quan liêu dần mất đi những khoản chí phí sẽ hơp lý hơn .Những trang thiết bị đuợc mua sẽ phải cân nhắc kỹ hơn, và chúng phải đảm bảo về chất lượng cũng như giá cả, và sự phù hợp với công việc của họ. đối với công ty TNHH H3T cần phải có những nhân viên kinh doanh có năng lực và kinh nghiệm trong phân phối , những cán bộ kỹ thuật có trình độ chuyên môn cao . MÔI TRƯỜNG KINH TẾ Lạm phát H3T ra đời và phát triển trong tình hình lạm phát ổn định và có thể kiểm soát được. Với sự phát triển ổn định của đất nước, trong thời gian qua những ảnh hưởng của thời kỳ lạm phát trước đây đã dần dần mất đi. Tốc độ tăng trưởng kinh tế Nền kinh tế Việt Nam có tốc độ phát triển khá ổn định, ngay cả khi cuộc khủng hoảng kinh tế châu Á xẩy ra gây nên sự suy thoái toàn cầu thì Việt Nam vẫn tăng trưởng với tốc độ 6.7%. Trong những năm qua tốc độ tăng trưởng của Việt Nam tương đối cao và ổn định trong khoảng từ 6 tới 7%.Thu nhập bình quân đầu người cũng tăng khá nhanh , đặc biệt là khu vực thành thị. Điều này có thể nói nên xu hướng tăng tiếc kiệm và tăng chi tiêu đối với một số loại hàng hoá như :bảo hiểm, các dịch vụ vui chơi giả trí, hàng hoá lâu bền, xa xỉ, giảm chi tiêu cho những hànhg hoá thông thường và hàng hoá thấp cấp Các tổ chức kinh tế xã hội cũng phát triển theo sự phát triển chung của đất nước, nhu cầu sử dụng sản phẩm phục vụ cho tổ chức ngày càng tăng Như vậy có thể dự đoán rằng xu hướng tiêu dùng các sản phẩm như: máy tính , thiết bị văn phòng sẽ tăng lên trong thời gian tới Đây là một điều đáng mừng vì điều này nói lên rằng sức mua của thị trường sẽ tăng lên, công ty sẽ có nhiều cơ hội bán hàng. Với mức sống ngày càng cao, khách hàng ngày càng trở lên khó tính và khắt khe hơn, họ ít trung thành với một nhãn hiệu hay một công ty nào đó. Mặt khác, ngày nay các sản phẩm cạnh tranh trên thị trường hầu hết là tương đối đồng nhất về chất lượng, giá cả nên yếu tố quyết dịnh các lựa chọn sản phẩm hay công ty của khách hàng chính là các dịch vụ mà công ty cung cấp cho họ, Tuy nhiên với tinh hình chính trị ổn định , kinh tế tăng trưởng đề và khá ổn cao. Việt Nam sẽ l à mục tiêu của các nhà đầu tư nước ngoài, trong đó sẽ không ít các đối thủ cạnh tranh Các yếu tố văn hoá xã hội. Vấn đề văn hóa doanh nghiệp rất được công ty đề cao và cực kỳ quan tâm. Doanh nghiệp đã xây dựng cho mình một môi trường văn hóa mạnh, xây dựng công ty trở thành một điển hình về văn hóa doanh nghiệp như. - Giúp cán bộ công nhân viên trong công ty xác định rõ tầm nhìn chiến lược,sứ mạng lịch sử của công ty. Từ những thói quen cơ bản trong làm việc như góp ý thẳng thắn với cấp trên, giúp đỡ nhau trong công việc, đoàn kết tạo lên sức mạnh tập thể, 1 thể thống nhất trong toàn doanh nghiệp. Điều đó còn thể hiện cả trong mối quan hệ với khách hàng và các mối quan hệ đầu vào đầu ra cảu công ty cụ thể như tạo và giữ gìn các mối quan hệ lâu dài, giữ quan điểm kinh doanh rõ ràng với các đối tác và khách hang, tạo sự hài lòng trong việc làm ăn kinh doanh. Thông báo và phổ biến cho toàn công ty để tất cả nhân viên của mình đều biết, hiểu., thực hiện và cùng phấn đấu xây dựng doanh nghiệp đi lên. - Cùng với các hoạt động sản xuất kinh doanh công ty cũng thường xuyên tổ chức các chương trình giao lưu văn hóa văn nghê, tổ chức tham quan, du lịch cho cán bộ công nhân viên, xây dụng cho họ đời sống tinh thần vui vẻ, lành mạnh, quan tâm tới công nhân viên không chỉ ở công ty mà cả cuộc sống gia đình, cuộc sống sinh hoạt hằng ngày, coi nhân viên là tài sản của công ty chứ không phải là chi phí. Để họ tin tưởng và nỗ lực phấn đấu hết mình vì sự phát triển đi lên của công ty. môi trường khoa học công nghệ Công nghệ đang thay đổi liên tục và nhanh chóng, đặc biệt trong tình hình hiện nay , có những công nghệ vừa ra dời hôm nay thì ngày mai đã có thể trở nên lạc hậu. Việt Nam là một nước đang phát triển, đang trên con đường công nghiệp hoá- hiện đại hoá, những biến đổi của công nghệ trên thế giới đều nhanh chóng tác động đến môi trường trong nước. Hoạt động bán hàng và quản lý nói chung cũng chịu nhiều tác động của những thay đổi công nghệ. Lịch sử ngành bán hàng đã trải qua các giai đoạn từ trao đổi hiện vật đến bán hàng trực tiếp, từ bán lẻ đến các cửa hàng tự chọn, rồi đến các siêu thị hay trung tâm thương mại, các cuộc đàm phán trước đây là trực tiếp “mặt đối mặt”, đến khi thư tín ra đời thì nó đã góp phần làm cho các cuộc giao dịch dễ dàng hơn. Và ngày nay, mọi giao dịch trao đổi mua bán đều có thể được thực hiện qua các phương tiện hiện đại như máy tính, điện thoại. Sự phát triển của công nghệ kéo theo nhiều thay đổi trong ngành bán hàng. Trong những năm qua, công ty đã không ngừng phát triển công nghệ áp dụng những thành tựu khoa học tiên tiến vào việc bán hàng. Tuy nhiên phương tiện thư tín và điện thoại chủ yếu được dùng vào viẹc thăm hỏi hay liên lạc với những khách hàng cũ, còn phương tiện để chào hàng là Internet. Ngoài ra công ty còn sử dụng Internet đẻ quảng cáo cho công ty và sản phẩm Rất khó có thể lượng hoá những gì mà công ty dã làm bởi vì chính công ty cũng không có một con số thống kê nào về số lượng E-mail gửi đi và được hồi âm, cũng không thể đánh giá được hiệu quả của những quảng cáo trên internet. Nhưng theo nhận định của công ty thì việc áp dụng những thành tựu của khoa học công nghệ đã góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả của công ty. Chuyên môn hoá công việc Nhiệm vụ và chức năng hoạt động Công ty TNHH công nghệ H3T là một đơn vi kinh doanh có nhiệm vụ cung cấp các thiết bị công nghệ, lắp đặt hệ thống máy tính, hệ thống camera… Trong các cơ quan tổ chức, phục vụ cho nhu cầu phát triển các nghàh của nền kinh tế quốc dân góp phần vào sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Ngày nay do nền kinh tế phát triển nên công ty đã mở rộng ngành nghề kinh doanh của mình, đi cùng với những sản phẩm cung cấp chính công ty còn kinh doanh thêm nhiều mặt hàng gần gũi với các sản phẩm chính như điện thoại, máy nghe nhạc, máy ảnh kỹ thuật số… Ban đầu xây dựng và quy hoạch cơ sở nơi làm việc tốt hơn. Tìm kiếm địa điểm kinh doanh tốt trên địa bàn hoạt động, Chuẩn bị tốt nguồn vốn. Thiết kế các phòng ban. Tìm các chủ thầu Để thực hiện được mục đích của mình công ty phải hoạch định quá trình hoạt động kinh doanh. Xác định mục tiêu Phân tích thuận lợi khó khăn điểm mạnh, điểm yếu Lựa chọn chiến lược Lên kế hoạch thực hiện Xác định chiến thuật phù hợp Kiểm tra và dự đoán kết quả Đa dạng hóa hoạt động kinh doanh và mở rộng thị trường Đưa sản phẩm thâm nhập thị trường mới. Tìm những thị trường mục tiêu mới. Nắm bắt được thời gian đưa ra sản phẩm. Tìm hiểu thị hiếu của thị trường đó. Từ đó có thể kinh doanh thêm nhiều mặt hàng khác Tìm những Chiến lược phát triển sản phẩm Bao gồm phát triển sản xuất những sản phảm mới hoàn toàn, Hay cải tiến những sản phẩm hiện có bằng những cải tiến về chất lượng tăng thêm tính năng sử dụng, Thay đổi bao bì người tiêu dùng mới… Tìm kiếm nguồn cung cấp đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hoá. Tìm hiểu nhu cầu thị trường Từ đó tìm kiếm nguồn cung trong và ngoài nước Và tiến hành soạn thảo các hợp đồng và ký kết Tìm thêm nhiều nguồn cung cấp mới Đưa nhân viên có trình độ chuyên môn đi kiểm tra và nhận hàng Phong phú và đa dạng nhiều thông tin hấp dẫn nên trang web của công ty Thành lập trang web của công ty Thu thập dữ liệu để quảng cáo về công ty Quảng cáo các sản phẩm của công ty Đưa thông tin về cá nhân tiêu biểu trong công ty Tuyển nhân viên có trình độ chuyên môn Hoạch địnhquá trình tổ chức tuyển Thông báo Phỏng vấn thi tuyển Thử việc Quản lý nhân viên. Đưa ra giờ đi làm, giờ nghỉ Giời làm tăng ca, Kiểm tra theo dõi thái độ nhân viên đối với công việc, Nhân viên có bệnh trong khi làm không, Chủ động nâng cao trình độ của nhân viên Đưa nhân viên đi đào tạo ở nước ngoài hay tổ chức cuộc giao lưu về kinh nghiệm làm việc giữa nhân viên trong công ty hay với các công ty khác cùng nghành. Thi đua khuyến khích sáng tạo trong quá trình làm việc, Có mức khen thưởng và hình phạt rõ ràng. Tổ chức các hoạt động phong trào cho nhân viên thấy thoải mái hơn trong những ngày làm việc mệt mỏi. Tổ chức vui chơi ngay trong công ty vào dịp lễ tết Hay tổ chức cuộc tham quan Xây dựng nơi vui chơi giả trí trong công ty. Tổ chức công đoàn. Đảm bảo cho người lao động hoạt động trong môi trường có quan hệ lao động bình đẳng. Là cầu nối giữa người lao động và sử dụng lao động Giáo dục công đoàn viên thấu hiểu quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động không tách rời tổ chức mình tham gia. Thực hiện tìm kiếm nhiều mối liên kết. Thực hiện các công tác giao lưu. Có bộ phận chuyên thực hiện các mối liên kết,với những khách hàng hay nhà cung ứng quan trọng thì phải do giám đốc thực hiện. Tìm kiếm trên các phương tiện truyền thông đại chúng. Đẩy mạnh hoạt động quảng cáo và giới thiệu về công ty trên diện rộng Xây dựng trang web riêng Tham gia vào nhiều hoạt động của tỉnh thành trên địa bàn hoạt động và các địa bàn khác. Có những chiến lược giảm giá, khuyến mãi. Công tác hành chính Bảo vệ An toàn lao động Vệ sinh môi trường Phòng cháy nổ Chăm sóc đời sống vật chất tinh thần cho nhân viên Tổ chức cuộc thăm hỏi gia đình nhân cán bộ nhân viên khi găp nạn. Khen thưởng con em nhân viên học giỏi. Phát triển hơn nữa dịch vụ miễn phí cho khách hàng. Giao hàng tận nơi Giao hàng ngoài giờ. Cung cấp thông tin về sản phẩm cho khách hàng. Thu thập thông tin từ phía khách hàng về sản phẩm và sau đó cải tiến, thay thế các sản phẩm cho phù hợp. Thu thập thông tin từ trang web của công ty. Từ những ý kiến, sáng kiến, của khách hàng. Từ những ý kiến của nhân viên. Phân tích chức năng hoạt động Phân tích công việc Hoạch định quá trình hoạt động: hoạch định là chức năng đầu tiên và là chức năng quan trọng nhất trong các chức năng của nhà quản trị. Đòi hỏi nhà quản trị phải có trình độ cao, thường thì giám đốc là người tiến hành hoạch định các mục tiêu.Cần tiến hành ngay khi công ty đi vào hoạt động , hoặc trước những sự đổi mới của ngành. Khi tìm hiểu nhu cần thị trường cần có bộ phận marketing, và phải đi nhiều nơi và thử nghiệm với sản phẩm như đã có của công ty thì ở thị trường đó có cần không hay hiện giờ họ cần những sản phẩm nào? Công ty có thể đáp ứng được nhu cầu đó không? Cũng có thể tìm hiểu thông qua phương tiện thông tin.Quảng cáo về sản phẩm thì thuộc bộ phận marketing và phải có những sản phẩm mẫu .Nắm bắt được thời gian đưa ra sản phẩm thì phải nghiên cứu tình hình hiện tại và tương lai từ đó có thể kinh doanh thêm mặt hàng khác. Khi tìm được thị trường mới thì cần chuyển hàng hoá đến nơi tiêu dùng công việc này của bộ phận bán hàng vố công việc này cần phải có phương tiện vận chuyển. Đặc biệt Công ty TNHH công nghệ H3T là một công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực kinh doanh vì vậy hoạt động marketing rất là quan trọng, Tìm chiến lược phát triển sản phẩm do bộ phận kỹ thuật nghiên cứu trong công ty.Công việc này phải tiến hành liên tục để không bị lỗi thời lạc hậu,và phải do những kỹ sư hay người có chuyên gia thực hiện cần nhiều trang thiết bị như máy móc, các thiết bị lẻ của sản phẩm để có thể thay thế hay bảo hành… Tìm nguồn cung cấp sản phẩm cho công ty có thể do giám đốc hay bộ phận khác trong công ty. Nhưng về chuyên môn thì do bộ phân kinh doanh thực hiện. bởi vì bộphận này nắm bắt được tình hình hinh kinh doanh hiên tại cũng như dự báo được hoạt động kinh doanh trong tương lai của công ty.và cũng do những người có trình độ chuyên môn thực hiện và thường liên kết với bộ phận marketing để cùng thực hiện. Khi tiến hành soạn thảo ký kết các hợp đồng phải do giám đốc tiến hành. Sau khi ký kết song thì nhận hàng do bộ phận kỹ thuật nhận hàng bởi vì để đảm bảo chất lượng của hàng hoá thì người nhận hàng phải có kiến thức chuyên môn cao. Giám đốc là người giám sát trang web của công ty. Để thu thập dữ liệu về công ty thì cần có bộ phận tài chính kế toán, và quản cáo về sản phẩm của công ty thì kết hợp bộ phận marketing. Với công việc tuyển nhân viên do phòng nhân sự thực hiện và phải thông báo trên các phương tiện thông tin. Cần có giấy,bút bàn, người phỏng vấn để thực hiện công việc xét tuyển.và quản lý nhân viên cũng do bộ phận nhân sự trách nhiệm và cần có bảng thông tin ghi chi tiết rõ rang giờ làm việc… Nâng cao trìng độ của nhận viên thì phải liên kết nước ngoài và đưa nhân viên đi đào tạo do bộ phận nhân sự quản lý và lựa chọn nhân viên .Định mức khen thưởng đối với nhân viên làm việc tốt, có thể thành lập quỹ riêng đối với việc khen thưởng đẻ khuyến khích nhân viên làm việc tốt hơn,cần tiến hành theo từng tháng hay có thể từng quý, Tổ chức hoạt động vui chơi giả trí cho nhân viên có thể theo từng năm nếu là đi du lich, còn trong những ngày lễ thì có khu vui chơi, công ty cần phải xây dưng khu riêng ngay trong công ty, hay những khu vui chơi thể thao giải trí, xây dưng công viên công ty thoáng rông sạch sẽ… Tổ chức hoạt động công đoàn. Giám đốc phải là người phổ biến cho nhân viên của mình biết được công việc của họ làm ảnh hưởng tới công ty, hay những hy vọng mà công ty đặt vào họ. Từ đó tạo mối quan hệ thân thiết giữa các nhóm quyền lợi trong công ty. Trong công tác hành chính do bộ phận bảo vệ trách nhiệm và phải cần có những thiết bị bảo vệ như bình phòng cháy chữa cháy, hay các thiết bị khác để bảo vệ, Để phục vụ khách hàng miễn phí công ty cần có thiết bị chuyển hàng và người giao hàng, do bô phận bán hàng thực hiện, Còn thu thập thông tin từ phía khách hàng do bộ phận dịch vụ khách hàng đảm nhiệm Chương 3: THỂ CHẾ HOÁ 3.1 Sơ đồ tổ chức công ty. Tổng giám đốc Giám đốc 3.2 Mô tả vị trí công việc. Ban giám đốc Quản lý và điều hành các hoạt động chung của công ty. Xây dựng kế hoạch ngắn hạn, dài hạn và hàng năm về hoạt động sản xuất kinh doanh trình hội đồng thành viên công ty. Nghên cứu thi trường và nhu cầu của khách hàng để có phương án kinh doanh phù hợp. Quản lý và đôn đốc các bộ phận thực hiện các công việc theo nhiệm vụ đã quy định. tiếp xúc khách hàng, khai thác và mở rộng thị trường thường xuyên.tìm kiếm đối tác, nhà phân phối các hãng để đa dạng hoá nguồn hàng và phát triển, quảng bá hình ảnh công ty trên thị trường. Ký hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động và các văn bản liên quan khác của công ty. Khen thưởng và kỷ luật nhân viên theo nội quy quy chế. Phòng hành chính dịch vụ Thực hiện công việc kỹ thuật( lắp ráp, sửa chữa, thay thế linh kiện thiết bị) Tiếp nhận hàng bảo hành từ bộ phận bán hàng để thực hiện bảo hành thiết bị cho khách. Đề xuất các giả pháp kỹ thuật và tiêu chuẩn kỹ thuật cải tiến kỹ thuật. Vận chuyển, lắp đặt máy móc thiết bị cho khách hàng theo yêu cầu của lãnh đạo công ty. Nghiên cứu tìm hiểu và cập nhập các công nghệ mới liên quan và tham mưu cho lãnh đạo công ty. Gửi hàng đi bảo hành, nhận hàng đã được bảo hành và chuyển cho bộ phận bán hàng để trả cho khách hàng. Giám sát việc thực hiện về an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng cháy nổ. Xây dựng hệ thống quy chế,giám sát việc thực hiện các nghiệp vụ hành chính. Nghiên cứu và thông báo cho ban giám đốc các khoản thuế cần nộp. Thực hiện các công việc khác do giám đốc giao Với các lĩnh vực kinh doanh trên H3T luôn mong muốn trở thành một tổ chức kiểu mới phá triển hùng mạnh, bằng nỗ nực sang tạo trong khoa học, kỹ thuật và công nghệ góp phần hưng thịnh quốc gia đem lại cho mỗi thành viên của mình điều kiện phát triển đầy đủ nhất về tài năng và một cuộc sống đầy đủ về vật chất, phong phú về tinh thần. Phòng kế toán_tài chính Thực hiện việc hạch toán về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê của nhà nước. Quản lý hồ sơ giấy tờ hoá đơn theo quy định của nhà nước và của công ty. Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán thống kê, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của công ty Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời và có hệ thống sự diễn biến các nguồn ấp vốn, vốn vay, giả quyết các loại vốn, phục vụ cho huy động vật tư, nguyên liệu, hàng hoá trong sản xuất kinh doanh của công ty Thực hiện quyết toán quý, 6 tháng, năm đúng tiến độ và tham gia các phòng của công ty để hoạch toán Thống kê phân tích thực hiện kế hoạch về các loại vốn;cố định hay lưu động ,chuyên dung , Lập các hợp đồng kinh tế,các báo cáo thống kê, các chỉ tiêu kế hoạch của công ty Phòng kinh doanh Tìm kiếm nguồn hàng cho Công ty. Phát triển thị trường nội địa dựa theo chiến lược Công ty. Lập kế hoạch kinh doanh các sản phẩm của Công ty từ các đơn hàng nhận được. Thực hiện tất cả các hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty. Tham mưu, đề xuất cho Ban Giám đốc, hỗ trợ cho các bộ phận khác về kinh doanh, tiếp thị, thị trường, lập kế hoạch, tiến hành các hoạt động xuất nhập khẩu. Tham gia xây dựng Hệ thống quản lí chất lượng, hệ thống quản lí môi trường và trách nhiệm xã hội tại công ty. Đảm bảo nguồn hàng ổn định cho Công ty. Lên kế hoạch, theo dõi sản xuất. Phân tích đơn hàng, lập định mức sản phẩm trên cơ sở đó chiết tính gía thành sản phẩm giá bán ......trình Tổng Giám đốc duyệt. Nhận các đơn đặt hàng, lên hợp đồng kinh tế nội và ngoại trình Ban Giám đốc ký. Làm thủ tục, thực hiện việc xuất nhập khẩu cho toàn bộ các đơn hàng đã ký. Tiến hành đánh giá nhà cung ứng theo tiêu chuẩn, lập hợp đồng gia công trình Tổng Giám đốc duyệt, chuyển nguyên phụ liệu cho đơn vị gia công, theo dõi tiến độ sản xuất, thanh lý hợp đồng với đơn vị gia công. Tiếp nhận tài liệu kỹ thuật, tài liệu kế hoạch, từ khách hàng. Chuyển giao tài liệu kỹ thuật, ..   Lập nhu cầu nguyên phụ liệu cần mua và đặt hàng theo qui định Thủ tục mua hàng và Thủ tục xem xét hợp đồng, theo dõi đôn đốc nhà cung ứng giao hàng đúng hạn đáp ứng nhu cầu theo lịch sản xuất.      Nhận và giải quyết những thông tin sản xuất có liên quan. Làm packing list, lịch xuất hàng, chuyển giao cho đơn vị sản xuất, bộ phận liên quan thực hiện. Thanh lý nguyên phụ liệu với Phân xưởng sản xuất, đơn vị gia công ngoài, khách hàng, theo dõi, đốc thúc việc thu hồi công nợ đối với khách hàng. Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh hàng tháng cho Ban Giám đốc Công ty. Tham gia xây dựng các Hệ thống quản lý trong toàn công ty. Phòng marketing Marketing như là một công cụ cạnh tranh trong nỗ lực thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của những khách hàng mục tiêu đã lựa chọn. Tiếp khách hàng, thấu hiểu khách hàng. Phân tích thị trường, tìm thị trường cho công ty Lập kế hoạch, chiến lược bán hàng theo nhiều cách. Quyết định phương tiện marketting(tiến hành quảng trên các tạp chí chuyên nghành, tham gia các hội trợ triển lãm,sách giới thiệu....) Liên hệ với các phòng ban khác để có thêm thông tin về sản phẩm. Tham mưu cho ban giám đốc về kế hoạch kinh doanh. Bảng 2:sơ đồ phân bổ quyền hạn Nhiệm vụ 1.Quản trị nhân sự Tuyển nhân viên Tiền lương 2. Quản trị hành chính Thực hiện công việc kỹ thuật. Xây dựng hệ thống quy chế Thuế và các khoản khác 3. Quản trị kinh doanh Kế hoạch phát triển kinh doanh Quyền hạn của các vị trí quản trị Trưởng bộ phận Chọn người được tham gia thi tuyển Đề nghị danh sách tăng lương và mức độ thưởng, phạt. Tiến hành chỉ đạo theo dõi hoạt động lắp đặt hay bảo hành thiết bị Đưa ra ý tưởng Tập hợp nghĩa vụ trách nhiệm công ty phải hoàn thành Theo dõi hoạt động kinh doanh công ty, Trưởng phòng Quyết định danh sách trúng tuyển Quyết định danh sách tăng lương Kiểm tra, đánh giá sản phẩm sau đó Lập hệ thống quy chế cua công ty Hạch toán số tiền phải nộp,trình nên giám đốc Lập kế hoạch phát triển kinh doanh Giám đốc Phê chuẩn quyết định tuyển Phê chuẩn quyết định tăng lương Phê chuẩn hệ thống quy chế Chấp thuận về số tiền phải nộp Phê chuẩn kế hoạch 1.Quản trị nhân sự 2.Quản trị hành chính 3.Quản trị Tài chính 4.Quản trị Kết luận Tóm lại như trên đã phân tích chúng ta đã thấy rõ được tầm quan trọng của việc thiết kế cơ cấu tổ chức của công ty. Một công ty nếu thiết kế được một cơ cấu tốt sẽ hoạt động kinh doanh thành công. Nhận thức rõ được tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức Công ty TNHH công nghệ H3T không những đã và đang phát triển nhằm hoàn thiện hơn nữa bộ máy hoạt động của mình mà còn cố gắng xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp để thúc đẩy hoạt động kinh doanh của mình. Ngày nay do sản phẩm mà công ty đang kinh doanh vô cùng phát triển vì thế nó cũng tạo nhiều thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của công ty. Nhưng cũng không ít những khó khăn thách thức mà công ty gặp phải cùng với những sự biến đổi của xã hội, vì vậy để thiết kế thành công cơ cấu tổ chức của công ty trong thời gian ngắn là khó khăn. Mỗi một công ty, tổ chức, nên thiết kế cho mình một cơ cấu phù hợp tránh những rủi ro đáng tiếc. Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu về công ty TNHH công nghệ H3T em đã hoàn thành song đề tài “thiết kế cơ cấu tổ chức của công ty TNHH công nghệ H3T”. Tài liệu tham khảo [1]Trường đại học kinh tế Quốc Dân - Giáo trình quản trị học – Giao Thông Vận Tải - 2008 [2]Tài liệu.vn [3]ebook.edu.vn [4]Markettingvietnam - Thời báo kinh tế Việt Nam- 30/8/09 [5]Báo cáo tổng kết hàng năm của công ty H3T.