Đề tài Quy trình và các bước lập kế hoạch trong doanh nghiệp

Lời nói đầu. Kể từ khi nước ta bắt đầu công cuộc đổi mới nền kinh tế từ cơ chế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường thì tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp có nhiều thay đổi. Trong thời gian đầu các doanh nghiệp nói riêng và cả nền kinh tế nói chung đã loại bỏ hoàn toàn công tác kế hoạch hóa ra ngoài, phủ nhận hoàn toàn vai trò của kế hoạch hóa trong nền kinh tế và trong từng doanh nghiệp. Họ coi kế hoạch hóa là sản phẩm của cơ chế cũ và nó không còn phù hợp với cơ chế kinh tế thị trường, họ coi thị trường là yếu tố quyết định còn kế hoạch thì không có vai trò gì cả. Nhưng trong thực tế của những năm qua và kinh nghiệm của các doanh nghiệp lớn trên thế giới đã cho thấy rằng dù ở trong nền kinh tế thị trường phát triển thì các doanh nghiệp vẫn phải có chiến lược và kế hoạch kinh doanh. Doanh nghiệp nào có chiến lược và kế hoạch hợp lý thì doanh nghiệp đó hoạt động càng hiệu quả và ngày càng phát triển. Kế hoạch chiến lược đóng vai trò như một kim chỉ nam hướng doanh nghiệp tới các mục tiêu nhiệm vụ cần đạt được trong tương lai. Do vậy trong nền kinh tế thì trường thì kế hoạch hóa trong doanh nghiệp vẫn có những vai trò rất quan trọng. Thấy được điều đó và thực trạng của công tác lập và thực hiện kế hoạch ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay mà tôi đi vào tìm hiểu vấn đề này để mong làm rõ vai trò của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp từ đó mà sẽ giúp ích cho công việc của mình sau này. Lời cảm ơn: em xin chân thành cảm ơn tiến sĩ Nguyễn ngọc Sơn giảng viên khoa kinh tế kế hoạch và phát triển đã hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành đề án. Đồng thời em cũng cảm ơn thư viện trường đại học kinh tế quốc dân đã cung cấp thông tin và tài liệu giúp em hoàn thành bài viết. Bài viết của tôi được chia thành ba chương chính là: Chương 1: Cơ sở lý luận về kế hoạch hóa trong doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Chương 2: Quy trình và các bước lập kế hoạch trong doanh nghiệp. Chương 3: Thực trạng lập và thực hiện kế hoạch trong các doanh nghiệp nhà nước. Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập và thực hiện kế hoạch trong doanh nghiệp. CHƯƠNG I Cơ sở lý luận về kế hoạch hóa trong doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. 1.Khái quát chung về kế hoạch trong doanh nghiệp. 1.1.Khái niệm kế hoạch trong doanh nghiệp. Từ lâu trong các doanh nghiệp các nhà quản lý doanh nghiệp luôn đặt ra cho doanh nghiệp mình những mục tiêu, những hướng đi mà doanh nghiệp sẽ đi trong tương lai. Những mục tiêu, cái đích đó được cụ thể hóa trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Nhưng chiến lược là một tầm nhìn xa trong tương lai, nó nói lên viễn cảnh mà doanh nghiệp muốn có được vì vậy để cụ thể hóa chiến lược phát triển của doanh nghiệp thì cần có các kế hoạch cụ thể trong ngắn hạn và trung hạn để thực hiện các quyết định trong chiến lược. Tuy nhiên do kế hoạch hóa trong doanh nghiệp là một công cụ quản lý trong doanh nghiệp nên nó có vai trò tịch cực và tiêu cức nhất định nếu không được sử dụng một cách linh hoạt. Nó đóng vai trò tích cực khi giúp cho các hoạt động của doanh nghiệp được vận hành trơn tru, tránh được những sai lầm nhưng đôi khi nếu quá cứng nhắc theo kế hoạch thì nó sẽ kìm hãm sự sáng tạo, linh hoạt trong hoạt động để đối phó với những biến đổi ngoài kế hoạch. Vậy hiểu theo cách chung nhất thì kế hoạch hóa là một phưong thức quản lý theo mục tiêu, nó là hoạt động của con người trên cở sở nhận thức và vận dụng các quy luật xã hội và tự nhiên đặc biệt là các quy luật kinh tế để tổ chức quản lý các đơn vị kinh tế kĩ thuật, các ngành, các lĩnh vực hoặc toàn bộ nền sản xuất xã hội theo những mục tiêu thống nhất. Vì vậy kế hoạch ở đây có thể bao trùm ở những quy mô và phạm vi khác nhau. Nó có thể là kế hoạch hóa nền kinh tế nói chung trên phạm vi cả nước, bao trùm lên tất cả các ngành kinh tế. Hoặc nó cũng có thể là kế hoạch hóa cho từng ngành kinh tế riêng lẻ, hay có thể là kế hoạch hóa vùng, địa phương trên phạm vi một vùng lãnh thổ nhất định, và ở cấp độ nhỏ nhất nó là kế hoạch hóa trong doanh nghiệp. Vậy kế hoạch hóa trong doanh nghiệp hay là kế hoạch hóa hoạt động sản xuất doanh nghiệp là phương thức quản lý của doanh nghiệp theo mục tiêu, nó bao gồm các hành vi can thiệp của chủ thể doanh nghiệp tới các hoạt động của doanh nghiệp nhằm mục đích đạt được mục tiêu đề ra cho doanh nghiệp. Như vậy kế hoạch hóa trong doanh nghiệp thể hiện được kĩ năng dự báo các xu hướng phát triển của doanh nghiệp trong tương lai, mục tiêu mà doanh nghiệp cần đạt được, tổ chức triển khai các hành động để đạt được mục tiêu đề ra, nó bao gồm các bước là: Soạn lập kế hoạch, đây là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất vì chỉ có nhờ lập kế hoạch chính xác dựa trên các thông tin đầy đủ về thực trạng của doanh nghiệp, trình độ chuyên môn của đội ngũ lao động mà doanh nghiệp đang nắm giữ, tiềm lực về vốn của doanh nghiệp… để từ đó có thể tìm ra điểm mạnh điểm yếu của doanh nghiệp từ đó mà có thể phát huy được hết các tiềm năng của doanh nghiệp. Bên cạnh đó cũng cần dựa trên các phân tích về điều kiện môi trường bên ngoài của doanh nghiệp như xu hướng biến động của nhu cầu thị trưòng, tình hình phát triển kinh tế xã hội của đất nước, tình hình chính trị xã hội trong nước… từ đó tìm ra những cơ hội, thách thức mà thị trường đem lại. Để từ đó có những phương án tận dụng tốt nhất những cơ hội mà thị trường đem lại hay là có các phương án để đối phó với những thách thức từ thị trường để giúp cho doanh nghiệp vượt qua những thách thức đó với mục đích cuối cùng là đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra. Để những mục tiêu đề ra không mang tính chủ quan mà phải có căn cứ dựa trên các nguồn lực bên trong doanh nghiệp và điều kiện bên ngoài doanh nghiệp. Vì vậy bản kế hoạch của doanh nghiệp được hình thành thông qua việc trả lời các câu hỏi là doanh nghiệp đang đứng ở đâu? Doanh nghiệp muốn đi đến đâu? Và làm thế nào để đi đến đó? Bước tiếp theo là tổ chức triển khai thực hiện, kiểm tra đánh giá, điều chỉnh kế hoạch. Sau khi đã soạn lập được một kế hoạch hoàn chỉnh, phù hợp với mục tiêu và khả năng của doanh nghiệp rồi thì việc tổ chức triển khai thực hiện nó như thế nào là rất quan trọng, nó thể hiện sự phối hợp hành động giữa các bộ phận, đơn vị chức năng trong doanh nghiệp nhằm thực hiện một mục tiêu chung của doanh nghiệp đã được đặt ra trong bản kế hoạch. Nó thể hiện cách thức huy động các nguồn lực trong và ngoài doanh nghiệp như thế nào, hơn thế nữa là việc sử dụng các nguồn lực sao cho có hiệu quả nhất. Việc tổ chức thực hiện không đơn thuần chỉ là việc triển khai các hoạt động cần thiết mà nó còn là quá trình dự báo những thay đổi của thị trưòng hay những phát sinh bất ngờ trong quá trình thực hiện và khả năng ứng phó với những thay đổi, phát sinh đó của doanh nghiệp. Còn quá trình kiểm tra đánh giá giúp cho doanh nghiệp thúc đẩy quá trình thực hiện, phát hiện ra những biến đổi bất ngờ trong quá trình thực hiện và tìm ra những nguyên nhân gây ra những biến đổi đó để từ đó tìm cách khắc phục những phát sinh đó. Còn công tác đánh giá sẽ giúp cho doanh nghiệp đánh giá những mặt đạt được và những mặt hạn chế chưa đạt được để từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm từ những thành công và thất bại đó. Với những bài học kinh nghiệm đó sẽ giúp cho doanh nghiệp trong công tác xây dựng kế hoạch sau này được tốt hơn. 1.2.Chức năng của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp. Kế hoạch hóa trong doanh nghiệp với tư cách là công cụ quản lý theo mục tiêu vì vậu nó có vai trò quan trọng trong công tác quản lý vi mô trong doanh nghiệp, nó được thể hiện qua các chức năng sau đây. Chức năng ra quyết định. Kế hoạch hóa cho phép ta xây dựng quy trình ra quyết định và phối hợp các quyết định. Vì trong doanh nghiệp có nhiều bộ phận, đơn vị chức năng khác nhau và mỗi bộ phận đơn vị chức năng này có những vai trò khác nhau trong doanh nghiệp. Nên nhiều khi các bộ phận này có thể không thống nhất với nhau trong quá trình quyết định các hoạt động của doanh nghiệp vì vậy kế hoạch hóa sẽ giúp cho quá trình ra quyết định của các bộ phận sẽ theo một quy trình thống nhất để tránh tình trạng xung đột giữa các đơn vị bộ phận. Nhưng khi đã ra được quyết định rồi thì việc phối hợp các quyết định đó lại với nhau cũng không phải đơn giản vì vẫn có sự khác biệt giữa các quyết đinh của các bộ phận chức năng cho nên nó cần có công tác kế hoạch hóa để phối hợp các quyết định đó sao cho các hoạt động của doanh nghiệp được vận hành suôn sẻ. Đây có thể là một trong những điểm mạnh của hệ thống kế hoạch hóa trong doanh nghiệp. Chức năng giao tiếp, kế hoạch hóa trong doanh nghiệp có chức năng giao tiếp vì nó tạo điều kiện cho các nhà lãnh đạo và quản lý của doanh nghiệp có thể giao tiếp được với nhau, nó cho phép lãnh đạo các bộ phận có thể phối hợp trao đổi xử lý các thông tin và những vấn đề trong doanh nghiệp. Khi có một quy trình kế hoạch thống nhất nó sẽ góp phần cung cấp trao đổi thông tin giữa các phòng ban chức năng trong doanh nghiệp với nhau, từ đó các lãnh đạo của các bộ phận khác nhau có thể nắm bắt được những thông tin và các hoạt động của các bộ phận khác để từ đó mà có được những phương án hoạt động cho bộ phận mình sao cho phù hợp với các phòng ban bộ phận khác để đảm bảo cho mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện đúng theo kế hoạch đề ra. Bản kế hoạch với tư cách là một tài liệu chứa đựng các chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong tương lai, trong đó còn chứa đựng các kế hoạch hành động của các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp như kế hoạch sản xuất và dự trữ, kế hoạch Marketing, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch nghiên cứu triển khai... Cũng như kế hoạch tổng thể của doanh nghiệp. Vì vậy kế hoạch sẽ đóng vai trò như một kênh thông tin từ ban lãnh đạo xuống các phòng ban chức năng cũng như tới từng nhân viên trong doanh nghiệp để huy động nguồn lực giúp thực hiện các mục tiêu đề ra đồng thời phản hồi những thông tin từ dưới lên tới ban lãnh đạo về quá trình thực hiện kế hoạch, từ thông tin phản hồi đó mà ban lãnh đạo có thể kiểm tra đánh giá được công tác tổ chức thực hiện nếu thấy những sai lệch sẽ có phương án điều chỉnh. Kế hoạch không chỉ đóng vai trò là kênh thông tin dọc mà nó còn có chức năng là kênh thông tin ngang giữa các phòng ban chức năng. Vì các kế hoạch chức năng có mối quan hệ với nhau rất mật thiết nên việc trao đổi thông tin với nhau giữa các phòng ban là rất quan trọng, nó sẽ giúp cho các bộ phận nắm được tiến độ của các bộ phận khác từ đó có những điều chỉnh để kế hoạch bộ phận cũng như kế hoạch tổng thể đi đúng tiến độ. Chức năng quyền lực, khi một bản kế hoạch được xây dựng hoàn chỉnh phù hợp với những điều kiện bên trong và bên ngoài doanh nghiệp thì bản kế hoạch đó như là một bản tuyên bố của ban lãnh đạo doanh nghiệp tới các bộ phận và các nhân viên trong doanh nghiệp về chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong tương lai, trong đó sẽ ghi rõ những mục tiêu mà doanh nghiệp cần đạt được trong thời gian tới. Với những mục tiêu nhiệm vụ được đặt ra trong bản kế hoach thì ban lãnh đạo doanh nghiệp đã khẳng định quyền lực lãnh đạo của họ trong doanh nghiệp cũng như với các nhân viên. Nhờ có kế hoạch mà các hoạt động trong doanh nghiệp được quản lý một cách chặt chẽ, hợp lý và từ đó sẽ giúp cho mọi người đều có thể tham gia đóng góp ý kiến vào bản kế hoạch. 1.3. Nguyên tắc kế hoạch hóa trong doanh nghiệp. Khi chúng ta làm một việc gì thì thông thường đều có những nguyên tắc nhất định. Vì vậy trong công tác kế hoạch hóa cũng không thể không có những nguyên tắc trong xây dựng kế hoạch. Nhờ có những nguyên tắc này sẽ giúp cho bản kế hoạch được xây dựng một cách hợp lý, sát với thực tế hơn và giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra. Vậy kế hoạch hóa trong doanh nghiệp được tuân theo những nguyên tắc sau đây. Nguyên tắc thống nhất, do doanh nghiệp được cấu thành từ nhiều bộ phận khác nhau, mỗi bộ phận có hoạt động chức năng riêng lẻ khác nhau. Cho nên trong công tác quản lý doanh nghiệp cần có sự thống nhất để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp được thống nhất. Trong doanh nghiệp có các mối quan hệ dọc và mối quan hệ ngang. Mối quan hệ dọc thể hiện quan hệ từ trên xuống giữa ban lãnh đạo doanh nghiệp và các phòng ban chức năng cũng như các nhân viên trong doanh nghiệp và mối quan hệ này cũng thể hiện quan hệ quyền lực lãnh đạo của người chủ doanh nghiệp với các nhân viên. Còn mối quan hệ ngang là mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng với nhau, nó thể hiện quan hệ tác nghiệp trao đổi thông tin với nhau giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Nhờ có mối quan hệ này mà các bộ phận trong doanh nghiệp có thể nắm bắt hoạt động của nhau từ đó có thể giúp đỡ lẫn nhau trong quá trình thực hiện. Trong doanh nghiệp có nhiều đơn vị chức năng với các kế hoạch của riêng mình để thực hiện chức năng của mình. Cho nên có sự phân định rất rõ ràng giữa về chức năng giữa các bộ phận. Nhưng khi các bộ phận tiến hành xây dựng kế hoạch cho bộ phận mình đều phải căn cứ vào chiến lược phát triển của doanh nghiệp nhằm thực hiện những mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp vì vậy kế hoach tổng thể của doanh nghiệp không thể chỉ là sự lắp ghép đơn thuần của các bộ phận mà nó còn phải là một hệ thống các kế hoạch có liên quan chặt chẽ với nhau thể hiện sự thống nhất từ trên xuống và giữa các kế hoạch bộ phận. Nguyên tắc tham gia, nguyên tắc này có mối quan hệ với nguyên tắc thống nhất, theo đó thì nguyên tắc này cho phép mọi thành viên trong doanh nghiệp đều có thể tham gia đóng góp ý kiến vào quá trình xây dựng kế hoạch. Nhờ có sự tham gia này mà bản kế hoạch sẽ thể hiện đầy đủ ý chí của mọi thành viên trong doanh nghiệp chứ không của riêng ban lãnh đạo. Nó thể hiện sự thống nhất giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Nếu nguyên tắc này được thực hiện một cách đầy đủ thì nó sẽ đem lại những lợi ích sau. Thứ nhất các thành viên trong doanh nghiệp có thể trao đổi thông tin cho nhau nhờ đó mà họ sẽ có được những hiểu biết sâu sắc hơn về doanh nghiệp cũng như các hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp. Nhờ đó mà bản kế hoạch sẽ nhận được đầy đủ thông tin từ mọi phía phản ánh chính xác tình hình bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Nhờ có sự tham gia của các thành viên trong doanh nghiệp mà bản kế hoạch sẽ không còn là của riêng ban lãnh đạo doanh nghiệp nữa mà nó sẽ là sản phẩm của tất cả mọi thành viên trong doanh nghiệp. Khi đây đã là sản phẩm của toàn thể doanh nghiệp thì các thành viên sẽ cảm thấy mình có trách nhiệm với bản kế hoạch và cố gắng thực hiện một cách tốt nhất bổn phận trách nhiệm của mình trong bản kế hoạch, từ đó sẽ giúp bản kế hoạch được thực hiện có hiệu quả hơn. Cho phép mọi người tham gia vào công tác kế hoạch hóa sẽ giúp cho mọi người phát huy được tính chủ động sáng tạo của họ, tạo cho họ có động lực để lao động có hiệu quả hơn. Để có thể thu hút được mọi người cùng tham gia xây dựng và thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp thì ban lãnh đạo của doanh nghiệp cần có những chính sách mô hình khuyến khích mọi người tham gia, làm cho họ cảm thấy khi tham gia vào công tác kế hoạch hóa họ có được lợi ích trong đó. Nguyên tắc linh hoạt, do các doanh nghiệp hoạt đông trong nền kinh tế thị trường, với rất nhiều biến động diễn ra từng ngày từng giờ. Cho nên công tác kế hoạch hóa không thể cứng nhắc mà đòi hỏi phải luôn linh hoạt chủ động để có thể đối phó được với những thay đổi bất ngờ của thị trường. Kế hoạch được xây dựng càng linh hoạt mềm dẻo thí sẽ càng giảm thiểu được những rủi ro do thay đổi của thị trường gây ra. Nguyên tắc linh hoạt được thể hiện thông qua các yếu tố sau. Kế hoạch được xây dựng phải có nhiều phương án, mỗi phương án là một kịch bản mô phỏng tương ứng với từng điều kiện thị trường và cách huy động nguồn lực cụ thể. Trong xây dựng kế hoạch thì thì chúng ta không chỉ xây dựng kế hoạch chính mà còn phải xây dựng những kế hoạch phụ, kế hoạch dự phòng và kế hoạch bổ sung, để trong những tình huống bất khả kháng chúng ta có thể thay đổi kế hoạch hành động. Các kế hoạch cần phải được xem xét một cách thường xuyên liên tục. Do trong các kế hoạch đều đặt ra các mục tiêu cho tưong lai mà tương lại là một thứ xa vời khó nắm bắt vì vây người lãnh đạo doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra để phát hiện những thay đổi trong quá trình thực hiện, tìm ra những nguyên nhân của những phát sinh đó để từ đó có những điều chỉnh và bước đi phù hợp để giải quyết những vấn đề phát sinh đảm bảo cho kế hoạch đi đúng hướng. Nhờ có tính linh hoạt trong xây dựng và thực hiện kế hoạch mà các nhà xây dựng và thực hiện kế hoạch không cảm thấy kế hoạch là sự cứng nhắc mang tính rằng buộc và bị kế hoạch chi phối mà trái lại họ cảm thấy họ là người chủ động trong công tác xây dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch, họ thấy mình là chủ thể kế hoạch chi phối kế hoạch chứ không phải bị kế hoạch chi phối. 1.4.Phân loại kế hoạch trong doanh nghiệp. Trên những góc độ khác nhau thì hệ thống kế hoạch hóa của doanh nghiệp được chia thành những bộ phận khác nhau. 1.4.1.Theo góc độ thời gian. Theo góc độ thời gian là sự phân đoạn kế hoạch theo thời gian. Theo đó thì có các loại kế hoạch sau. Kế hoạch dài hạn, nó là kế hoạch bao trùm lên một khoảng thời gian dài thường là 10 năm. Trong bản kế hoạch này thường nêu lên những mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp, những định hướng của doanh nghiệp trong thời gian dài.. Kế hoạch trung hạn, nó là sự cụ thể hóa của kế hoạch dài hạn, kế hoạch trung hạn thường kéo dài khoảng từ ba đến năm năm. Kế hoạch ngắn hạn thường là kế hoạch hàng năm và kế hoạch tiến độ. Nó thường bao gồm các phương án sử dụng các nguồn lực một cách cụ thể để đạt được mục tiêu trong kế hoạch dài hạn và trung hạn. Nhưng trong điều kiện ngày nay với những biến đổi nhanh chóng của thị trường và khoa học công nghệ thì việc phân chia kế hoach theo thời gian chỉ còn mang tính tương đối. Khi mà khoa học công nghệ thay đổi nhanh chóng, kĩ thuật sản xuất nhanh chóng trở lên lạc hậu, chu kì sản xuất ngày càng ngắn, thì những kế hoạch từ ba đến năm năm cũng có thể coi là dài. Các kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn phải có sự liên kết chặt chẽ với nhau, không được loại bỏ lẫn nhau. Cần coi trọng vấn đề giải quyết mối quan hệ giữa kế hoạch ngắn hạn và kế hoạch dài hạn, giữa lợi ích cục bộ trước mắt và lợi ích lâu dài vì nhiều khi quyết định trong ngắn hạn với lợi ích cục bộ trước mắt nếu không được xem xét tới các lợi ích lâu dài trong kế hoạch dài hạn sẽ dẫn tới làm thất bại mục tiêu lâu dài của doanh nghiệp. 1.4.2.Theo góc độ nội dung, tính chất hay cấp độ kế hoạch. Theo góc độ nội dung, tính chất của kế hoạch có thể chia kế hoạch trong doanh nghiệp thành các kế hoạch sau. Kế hoạch chiến lược, nó thường được áp dụng với những doanh nghiệp lớn với quy mô sản xuất lớn và nhiều lao động. Quy mô doanh nghiệp càng lớn thì nó làm cho công tác quản lý doanh nghiệp trở lên càng phức tạp và khó khăn, đồng thời do tính chất cạnh tranh của thị trường ngày càng trở lên khốc liệt, với sự thay đổi của khoa học công nghệ ngày càng nhanh khiến cho doanh nghiệp rất khó trong việc xác định những mục tiêu trong tương lai. Kế hoạch chiến lược sẽ cho phép doanh nghiệp cải thiện và củng cố vị thế cạnh tranh trên thị trường. Trong kế hoạch chiến lược là những mục tiêu định hướng cho doanh nghiệp và những biện pháp để thực hiện mục tiêu đề ra. Việc xây dựng kế hoạch chiến lược thường được xuất phát từ khả năng thực tế của doanh nghiệp, biểu hiện những phương án ứng phó với những điều kiện bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Kế hoạch chiến thuật (kế hoạch tác nghiệp) nó là công cụ để chuyển các định hướng, mục tiêu của chiến lược thành các chương trình cụ thể cho từng bộ phận trong doanh nghiệp. Việc chia nhỏ ra thành các chương trình sẽ giúp cho mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện dễ dàng hơn với sự phối hợp của các bộ phận chức năng. Kế hoạch chiến thuật được thể hiện trong từng bộ phận của doanh nghiệp như kế hoạch Marketing, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chính… Trong khi kế hoạch chiến lược tập trung vào xác định các mục tiêu dài hạn, những định hướng của doanh nghiệp trong tương lai thì kế hoạch tác nghiệp lại đi vào cụ thể từng bộ phận, lĩnh vực của doanh nghiệp. Kế hoạch chiến lược là sự tham gia chủ yếu của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp còn kế hoạch chiến thuật là sự tham gia đầy đủ của mọi thành viên trong doanh nghiệp. 2. Vai trò của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp. Kế hoạch hóa trong doanh nghiệp có vai trò quan trọng giúp cho doanh nghiệp hoạt động một cách tuần tự hợp lý và chặt chẽ. Nhưng trong những cơ chế kinh tế khác nhau thì nó thể hiện những vai trò khác nhau. 2.1. Vai trò trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung. Nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung là một nền kinh tế dựa trên cơ sở chủ yếu là chế độ công hữu xã hội chủ nghĩa về tư liệu sản xuất và sự thống trị của nhà nước chuyên chính vô sản. Theo đó thì kế hoạch hóa là mệnh lệnh trực tiếp phát ra từ trung ương tới các thành phần trong nền kinh tế là các doanh nghiệp nhà nước vì vậy mà không có sự khác biệt rõ rệt giữa kế hoạch của nền kinh tế và kế hoạch doanh nghiệp. Theo đó thì hình thức giao dịch chủ yếu là sự giao nhận từ trung ương tới các đơn vị sản xuất. Các doanh nghiệp không được tự chủ trong việc sản xuất cái gì, sản xuất như thế nào, sản xuất cho ai mà những câu hỏi đó đều do nhà nước quyết định và giao xuống cho các doanh nghiệp từ nguyên liệu đầu vào với số lượng bao nhiêu, sản xuất bao nhiêu và phân phối như thế nào. Vì vậy các chỉ tiêu kế hoạch trong doanh nghiệp cũng chính là các chỉ tiêu pháp lệnh toàn diện, các kế hoạch tiến độ, kế hoạch điều độ sản xuất đều do cơ quan trung ương quyết định và chi phối toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà vai trò lớn nhất của kế hoạch hóa trong thời kì này là tạo ra tiết kiệm và tích lũy lớn, thực hiện các cân đối trong nền kinh tế nhờ đó tạo ra tăng trưởng nhanh. Hướng các nguồn lực vào những mục tiêu ưu tiên. Nhưng bên cạnh vai trò đó thì nó có những hạn chế sau. Hạn chế tính năng động, sáng tạo trong sản xuất, không gắn trách nhiệm sản xuất với ngườilao động vì vây mà hiệu quả sản xuất thấp. Do kế hoạch mang tính mệnh lệnh, triệt tiêu các qui luật kinh tế và cạnh tranh trong thị trường nên nền kinh tế không có động lực phát triển, các doanh nghiệp không có khả năng cạnh tranh. Do thiếu tính sáng tạo trong sản xuất nên nó hạn chế sự tiến bộ của khoa học công nghệ. Việc nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ mới vào sản xuất không được tiến hành. Cũng do không áp dụng khoa học công nghệ vào sản xuất nên công nghệ sản xuất trở lên lạc hậu dẫn đến năng suất thấp hiệu quả kinh tế không cao. 2.2. Vai trò trong nền kinh tế thị trường. Nền kinh tế thị trường với những biến đổi không ngừng diễn ra một cách liên tục mạnh mẽ, trong đó môi trường cạnh tranh rất gay gắt, với sự tiến bộ của khoa học công nghệ làm cho công nghệ sản xuất trở lên nhanh chóng bị lạc hậu. Từ đó nó làm cho công tác quản lý doanh nghiệp trở lên khó khăn phức tạp, các doanh nghiệp luôn phải đương đầu với nhưng rủi ro của thị trường do vậy đòi hỏi doanh nghiệp phải có chiến lược và kế hoạch để xác định những định hướng và mục tiêu cho tương lai. Do đó trong doanh nghiệp không thể thiếu được công tác kế hoạch hóa, nó có những vai trò sau. Hướng sự chú ý của các hoạt động trong doanh nghiệp vào các mục tiêu, tổ chức triển khai các hoạt động để thực hiện các mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra. Do doanh nghiệp hoạt động trong một thị trường rất linh hoạt, luôn biến đổi vì vậy mà doanh nghiệp cần có kế hoạch để có thể dự báo được những cơ hội hay thách thức mà thị trường đem lại để từ đó xác định xem doanh nghiệp nên sản xuất cái gì, sản xuất bao nhiêu, sản xuất như thế nào, sản xuất cho ai và khi nào thì sản xuất. Mặc dù thị trường luôn biến đổi khó nắm bắt và dự báo. Những thay đổi bất ngờ của thị trường có thể làm phá sản những kế hoạch được chuẩn bị công phu chu đáo nhưng điều đó không có nghĩa là doanh nghiệp không xây dựng kế hoạch mà trái lại doanh nghiệp luôn phải xây dựng kế hoạch cho mình vì nếu không xây dựng kế hoạch thì có nghĩa là doanh nghiệp đang để cho mình bị thả nổi và bị thị trường chi phối điều đó sẽ làm cho doanh nghiệp gặp nhiều rủi ro không tự chủ được trong các hoạt động mà luôn phải bị động với những biến đổi của thị trường. Công tác kế hoạch hóa là việc ứng phó với những thay đổi của thị trường. Vì lập kế hoạch chính là công việc dự báo thị trường trong tương lai mà thị trường trong tương lai thường không chắc chắn, khó nắm bắt, tương lai càng xa thì kết quả dự đoán càng kém tin cậy. Cho dù ta có thể nắm bắt được tương lai với sự tin cậy cao thì ta vẫn không thể thiếu được công tác kế hoạch để tìm ra những cách tốt nhất để đạt được mục tiêu, tiến hành phân công bố trí phối hợp giữa các bộ phận để cùng ứng phó với những thách thức từ phía thị trường. Do thị trường luôn biến đổi cho nên trong quá trình thực hiện kế hoạch không thể thiếu được khâu kiểm tra giám sát đánh giá để phát hiện ra những phát sinh bất ngờ tìm ra nguyên nhân của những phát sinh đó và có những phương án ứng phó. Kế hoạch hóa với khả năng tác nghiệp trong doanh nghiệp. Kế hoạch doanh nghiệp đặt ra mục tiêu tối thiểu hóa chi phí và hoạt động có hiệu quả và phù hợp nhất. Kế hoạch hóa sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được những hoạt động nhỏ lẻ manh mún, các bộ phận trong doanh nghiệp ngoài việc thực hiện chức năng của mình ra còn phải quan tâm đến mục tiêu chung của doanh nghiệp đảm bảo mục tiêu chung được thực hiện theo đúng kế hoạch. Muốn vậy thì giữa các kế hoạch bộ phận phải có sự tương tác với nhau, hỗ trợ cho nhau cùng thực hiện để từ đó đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện suôn sẻ. Với sự phân công lao động trong sản xuất ngày càng trở lên chi tiết thì nếu không có một cơ chế phối hợp giữa các bộ phận sẽ dẫn đến tình trạng không thống nhất trong sản xuất, làm chậm tiến độ sản xuất gây lãng phí nguồn lực trong sản xuất. CHƯƠNG II Quy trình và các bước lập kế hoạch trong doanh nghiệp 1.Quy trình lập kế hoạch trong doanh nghiệp. Quy trình lập kế hoạch trong doanh nghiệp bao gồm các bước tuần tự, nối tiếp nhau để xác định các mục tiêu trong tương lai, dự kiến các nguồn lực, phương tiện cần thiết và cách thức triển khai các hoạt động để đạt được mục tiêu. Một trong những quy trình được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp tại những nước có nền kinh tế thị trường phát triển là quy trình có tên là PDCA, theo đó thì quy trình soạn lập kế hoạch được chia thành bốn bước. Bước một là soạn lập kế hoạch đây là bước đầu tiên và cũng là bước rất quan trọng. Trong bước này chúng ta phải tiến hành nghiên cứu điều tra thị trường, đánh giá nhu cầu thị trường trong tương lai, phân tích điều kiện bên trong và bên ngoài doanh nghiệp để xác định những điểm mạnh, điểm yếu cơ hội và thách thức để từ đó xác định các mục tiêu chiến lược phù hợp cho doanh nghiệp, xác định các nhiệm vụcần đạt được và cũng từ đó xác định ngân sách cùng với những giải pháp, phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu đề ra. Trong điều kiện thị trường hiện nay với nhiều biến động phức tạp, diễn ra nhanh chóng chính vì vậy mà việc dự báo nhu cầu của thị trường trở lên rất khó khăn nó làm cho các mục tiêu đặt ra trở lên gặp nhiều rủi ro và bất chắc hơn chính vì vậy mà trong công tác soạnlập kế hoạch thì chúng ta không thể chỉ có đặt ra một phương án hành đọng mà trái lại phải có nhiều phương án được đưa ra, mỗi phương án sẽ tương ứng với từng điều kiện thị trường nhất định và các thức huy động nguồn lực, tổ chức triển khai phù hợp sao cho đạt được mục tiêu cuối cùng. Bước hai tổ chức thực hiện kế hoạch. Đây là một bước rất quan trọng trong quy trình kế hoạch hóa của doanh nghiệp, nó là sự cụ thể hóa các mục tiêu từ ý tưởng, lý thuyết trên giấy tờ thành những hành động cụ thể của doanh nghiệp và những kết quả đạt được trong thực tế. Trong bước này doanh nghiệp phải xác định cho mình cách thức huy động các nguồn lực như thế nào, sử dụng các nguồn lực đó sao cho có thiệu quả cao nhất. Nó cũng là sự triển khai các biện pháp, phương tiện và các chính sách hợp lý để thực hiện các mục tiêu đề ra. Trong khâu này còn thể hiện sự phối hợp hành động giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, do mỗi bộ phận trong doanh nghiệp đều có kế hoạch cho riên mình vì vậy nếu không được tổ chức, triển khai hợp lý sẽ dẫn đến tình trạng các kế hoạch của các bộ phận sẽ triệt tiêu, kìm hãm lẫn nhau khiến cho kế hoạch tổng thể của doanh nghiệp bị ảnh hưởng do đó cần phải tổ chức thực hiện hợp lý, có sự liên lạc giữa các bộ phận trong doanh nghiệp để cứ khi nào có sự thay đổi kế hoạch của bộ phận nào sẽ được thông báo tới các bộ phận khác để đảm bảo không cản trở kế hoạch của bộ phận khác. Để từ đó thực hiện tốt kế hoạch chung của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Bước ba tổ chức công tác kiểm tra, theo dõi và giám sát. Trong bước này ta tiến hành nhiệm vụ kiểm tra, theo dõi quá trình triển khai tổ chức thực hiện kế hoạch nhằm phát hiện ra những thay đổi bất ngờ đến từ thị trường hay bên trong doanh nghiệp, tìm ra nguyên nhân của những phát sinh đó, xem nguyên nhân này đến từ đâu, đến từ phía các nhà lãnh đạo, quản lý hay là những phát sinh đột xuất trong quá trình triển khai kế hoạch. Bước này phải được tiến hành thường xuyên liên tục để đảm bảo các mục tiêu đề ra được thực hiện, các hoạt động được đi theo đúng hướng vì trong nền kinh tế thị trường hiện nay điều kiện thị trường luôn biến đổi từ đó nó làm cho các mục tiêu đề ra lúc trước thì có thể phù hợp nhưng sau này nó có thể sẽ khong còn phù hợp nữa. Trong bước này còn phát hiện ra những trục trặc trong khâu tổ chức phối hợp thực hiện giữa các bộ phận. Bước bốn điều chỉnh thực hiện kế hoạch. Từ những phân tích của bước ba về các hiện tượng phát sinh không phù hợp với những mục tiêu của doanh nghiệp trong quá trình thực hiện kế hoạch để từ đó có các quyết định bước đi phù hợp để điều chỉnh kế hoạch. Các điều chỉnh này có thể là. Thay đổi nội dung hình thức tổ chức, theo đó thì những mục tiêu đặt ra không bị thay đổi mà chỉ thay đổi các khâu trong quá trình quản lý từ những phân tích về sự phối hợp giữa các bộ phận trong quá trình thực hiện kế hoạch, thấy có những điều không hợp lý để từ đó thay đổi cách thức quản lý, thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Thay đổi một số mục tiêu bộ phận trong hệ thống mục tiêu ban đầu. Nó chỉ áp dụng khi không thể thay đổi tổ chức quản lý hay chi phí để thay đổi quản lý quá lớn không bảo đảm hiệu quả kinh tế. Quyết định chuyển hướng sản xuất kinh doanh trong những điều kiện bất khả kháng, những hướng chuyển đổi này thường được nằm trong những phương án mà doanh nghiệp đã xác định trong khâu soạn lập kế hoạch. Qui trình kế hoạch là một quá trình yêu cầu có sự linh hoạt mềm dẻo cao, nó không thể là sự tuần tự từng bước mà phải là sự đan xen, hỗ trợ lẫn nhau giữa các bước. 2.Các bước soạn lập kế hoạch. Soạn lập kế hoạch là bước đầu tiên trong quy trình kế hoạch hóa, và cũng là bước quan trọng nhất. Soạn lập kế hoạch yêu cầu phải có những hiểu biết sâu rộng về thị trường cũng như tình hình của doanh nghiệp. Những mục tiêu được đặt ra trong bản kế hoạch phải được dựa trên những căn cứ thực tế xác đáng, những đánh giá và phân tích sâu sắc. Vì vậy việc soạn lập kế hoạch phải dược tuân theo các bước cụ thể sau đây. Bước một phân tích môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp để từ đó xác định những cơ hội và thách thức. Việc phân tích môi trường này là rất quan trọng vì việc phân tích môi trường bên trong doanh nghiệp sẽ cho chúng ta cái nhìn rõ hơn về khả năng của doanh nghiệp( chúng ta đang đứng ở đâu) và khi đã hiểu rõ được thực lực của doanh nghiệp rồi thì từ đó có cơ sở xác định cho mình những mục tiêu mà doanh nghiệp cần đạt tới trong tương lai (chúng ta muốn đi đến đâu). Bên cạnh đó phân tích môi trường bên ngoài doanh nghiệp sẽ cho ta thấy được những cơ hội, thách thức mà doanh nghiệp sẽ có hay phải đương đầu trong tương lai để từ đó có những điều chỉnh mục tiêu cho phù hợp tránh được những rủi ro không đáng có. Bước hai thiết lập nhiệm vụ, mục tiêu cho toàn doanh nghiệp và cho các đơn vị cấp dưới. Sau khi đã có những phân tích sâu sắc, toàn diện về những điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp và những cơ hội thách thức mà thị trường đem lại thì chúng ta sẽ xây dựng được cho mình những nhiệm vụ, mục tiêu chung cho toàn doanh nghiệp, từ đó phân cấp các nhiệm vụ, mục tiêu xuống các đơn vị cấp dưới. Các mục tiêu này sẽ xác định kết quả cần đạt được và những việc cần phải làm, những việc cần ưu tiên, nó được thể hiện bằng một hệ thống các chiến lược, các chính sách, các thủ tục các quỹ và các chương trình. Bước ba lập kế hoạch chiến lược. Sau khi đã có được các mục tiêu và phân tích môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp để từ đó doanh nghiệp sẽ điều chỉnh các nhiệm vụ, mục tiêu để từ đó bằng những phương pháp phân tích chiến lược và đưa ra các phương án kế hoạch. Lập kế hoạch chiến lược ở đây chính là việc vẽ ra một hình ảnh của doanh nghiệp trong tương lai mà doanh nghiệp mong muốn có được và những khả năng khai thác nguồn lực để đạt được mục tiêu để ra. Kế hoạch chiến lược chính là việc xác định những mục tiêu dài hạn cho doanh nghiệp, nó tuân theo các bước sau đây. Xác định các phương án kế hoạch chiến lược, từ việc phân tích đưa ra các phương án kế hoạch khác nhau để có thể đánh giá và lựa chọn những phương án nào là hợp lý nhất, khả thi nhất sau đó tìm ra phương án triển vọng nhất là phương án khả chính. Đánh giá các phương án lựa chọn. Sau khi đã tìm được những phương án khả thi nhất thì cẩn phải tiến hành đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của từng phương án trên cơ sở định lượng các mục tiêu đề ra như lợi nhuận thu được, số vốn bỏ ra hay thời gian thu hồi vốn… Lựa chọn phương án cho kế hoạch chiến lược. Đây là khâu quyết định cho việc ra đời bản kế hoạch chiến lược. Việc lựa chọn phương án nào làm phương án cho bản kế hoạch chiến lược phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó quan trọng nhất là yếu tố ưu tiên của doanh nghiệp trong giai đoạn tới là gì. Việc lựa chọn phương án cho kế hoạch chiến lược cũng cần phải có những phương án khác dự phòng cho phương án chính nhằm tránh những rỉu ro bất ngờ trong quá trình thực hiện kế hoạch. Bước bốn xác định các chương trình dự án. Các chương trình dự án chính là các phân hệ của kế hoạch chiến lược. Các chương trình thường là các khâu, các mặt quan trọng trong doanh nghiệp như chương trình hoàn thiện công nghệ… Còn các dự án lại quan tâm đến một mặt hoạt động cụ thể như dựa án điều tra thăm dò thị trường… Các chương trình thương có mối quan hệ với nhau, các chương trình phụ thuộc lẫn nhau trong quá trình thực hiện. Dù là chương trình ở cấp độ lớn hay nhỏ thì nó thường bao gồm các nội dung sau: Xác định các mục tiêu, nhiệm vụ các bước tiến hành các nguồn lực cần sử dụng và cac yếu tố cần thiết để tiến hành chương trình. Còn các dự án thì được xác định chi tiết hơn nó bao gồm cr các thông số về kỹ thuật, về tài chính tiến độ thực hiện, tổ chức huy động và sử dụng nguồn lực. Bước năm soạn lập hệ thống các kế hoạch chức năng (kế hoạch tác nghiệp) và ngân sách. Sau khi ta đã có được kế hoạch chung cho toàn bộ doanh nghiệp với những mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể cho toàn doanh nghiệp rồi thì để có thể thực hiện kế hoạch chung đó chúng ta cần phải xây dựng một hệ thống các kế hoạch chức năng cho từng bộ phận. Do trong doanh nghiệp có nhiều bộ phận chức năng khác nhau vi vây ta phải xây dựng kế hoạch cho từng bộ phận, cụ thể hóa kế hoạch chiến lược thành các kế hoạch bộ phận sẽ giúp cho chúng ta dễ dàng điều hành thực hiện kế hoạch chiến lược. Hệ thống các kế hoạch tác nghiệp bao gồm: Kế hoạch sản xuất và dự trữ, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch nghiên cứu và triển khai, kế hoạch Marketing… Sau khi đã có được các kế hoạch tác nghiệp rồi thì phải lượng hóa chúng thành tiền tệ như các sự toán về mua sắm các yếu tố sản xuất, phục vụ bán hàng, nhu cầu vốn… đó được gọi là soạn lập ngân sách. Đây là một khâu rất quan trọng vì chỉ có lập được ngân sách hợp lý và chính xác thì chúng ta mới có thể huy động nguồn lực hiệu quả tránh lãng phí. Ngân sách chung của doanh nghiệp thể hiện toàn bộ doanh thu chi phí, lợi nhuận. Bên cạnh việc lập ngân sách chung cho toàn doanh nghiệp thì các bộ phận chức năng cũng cần phải lập ngân sách cho riêng bộ phận mình để đảm bảo tính chủ động cho từng bộ phận trong việc huy động nguồn lực. Việc lập ngân sách và các kế hoạch chức năng có mối quan hệ với nhau rất mật thiết, và cần có sự thống nhất trong quá trình xây dựng nhằm đảm bảo sự đồng bộ và hiệu quả giữa các chức năng trong doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay thì việc nắm bắt được nhu cầu của thị trường sẽ là yếu tố quyết định đến việc thành lập kế hoacnh chiến lược cho doanh nghiệp cũng như các kế hoạch chức năng khác. Do vậy kế hoạch Marketing có một vại trò hết sức quan trọng, nó đứng ở vị trí trung tâm trong các kế hoạch chức năng, nó chi phối các kế hoạch chức năng khác. Còn ngân sách sẽ là cầu nối kết hợp các kế hoạch chức năng với nhau. Bước sáu đánh giá hiệu chỉnh các pha của kế hoạch. Đây có thể coi là khâu thẩm định cuối cùng trước khi cho ra một bản kế hoạch hoàn chỉnh. Theo đó các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cùng các chuyên gia tư vấn kiểm tra lại các nhiệm vụ, mục tiêu, các kế hoạch chức năng, ngân sách và các chính sách giải pháp… việc chia kế hoạch thành các pha theo tổ chức thực hiện sẽ giúp cho việc phê duyệt kế hoạch được hiệu quả hơn và giao tới các bộ phận thực hiện. 3.So sánh kế hoạch hóa trong nền kinh tế thị trường và nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung. 3.1. Giống nhau. Kế hoạch hóa dù trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung hay trong nền kinh tế thị trường thì kế hoạch trong doanh nghiệp cũng có những điểm giống nhau. Về chức năng, trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung hay nền kinh tế thị trường thì kế hoạch hóa trong doanh nghiệp cũng vẫn có chức năng ra quyết định. Vì bản thân bản kế hoạch là một quyết định sản xuất kinh doanh nhất định mà ban lãnh đạo doanh nghiệp đặt ra cho toàn doanh nghiệp, có là thứ mà ít khi thay đổi. Thứ hai là chức năng quyền lực. Bản kế hoạch với những mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể được đặt ra dù nó được xây dựng trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung hay nền kinh tế thị trường thì nó vẫn thể hiện ý chí nguyện vọng của người chủ doanh nghiệp, nó thể hiện quyền lực thống trị của người chủ doanh nghiệp tới các thành viên trong doanh nghiệp, buộc các thành viên đó phải tuân theo sự chỉ đạo của người chủ doanh nghiệp. Ở đây kế hoạch chính là quyết định của người chủ doanh nghiệp. Về nguyên tắc xây dựng kế hoạch. Thì trong cả hai cơ chế kinh tế đều có chung nguyên tắc thống nhất. Vì doanh nghiệp là một thực thể bao gồm nhiều bộ phận chức năng khác nhau do đó nó cần phải có sự thống nhất từ trên xuống và sự thống nhất giữa các bộ phận chức năng để đảm bảo cho doanh nghiệp không phải là một nhóm ô hợp. Sự thống nhất sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động được trơn tru hiệu quả. Về vai trò, vai trò của kế hoạch trong doanh nghiệp quan trọng nhất là việc huy động và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực. Cho nên dù là trong nền kinh tế thị trường hay nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung thì mục tiêu sử dụng hiệu quả nhất mọi nguồn lực luôn là một tiêu chí hàng đầu. Và chính nhờ có kế hoạch hợp lý mà sẽ giúp cho doanh nghiệp tận dụng tối đa các nguồn lực. 3.2. Khác nhau. Dù cho có những điểm giống nhau cơ bản nhưng kế hoạch hóa trong doanh nghiệp vẫn có sự khác nhau giữa hai cơ chế kinh tế, điều đó có thể là do tính chất của hai nền kinh tế khác nhau mà tạo ra sự khác biệt. Về chức năng, thì trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung thì kế hoạch hóa trong doanh nghiệp không có chức năng giao tiếp điều này là do các kế hoạch của doanh nghiệp đều được tao ra bởi những người lãnh đạo doanh nghiệp, những mục tiêu nhiệm vụ trong bản kế hoạch đều thể hiện ý chí chủ quan của người lãnh đạo doanh nghiệp mà không có sự trao đổi, góp ý của những nhân viên bộ phận trong doanh nghiệp. Còn trong nền kinh tế thị trường thì khác bản kế hoạch là sản phẩm chung của toàn doanh nghiệp, nó là sự đóng góp ý kiến của các thành viên trong doanh nghiệp, nó thể hiện sự giao tiếp xuôi chiều từ dưới lên và từ trên xuống đồng thời nó còn là sự trao đổi thông tin giữa các phòng ban chức năng với nhau nhờ đó mà bản kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường mang tính khách quan và hợp lý hơn. Về nguyên tắc xây dựng, thì trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung nguyên tắc tham gia không được coi trọng, trong nội dung bản kế hoạch gần như loại bỏ mọi sự tham gia đóng góp ý kiến của các thành viên doanh nghiệp, bản kế hoạch chỉ đơn thuần là ý chí chủ quan của người lãnh đạo do đó nó không tạo ra động lực sản xuất cho người lao động trong doanh nghiệp, làm cho bản kế hoạch thiếu tính sáng tạo và khách quan. Nhưng trong nền kinh tế thị trường thì khi lập kế hoạch các nhà quản lý doanh nghiệp rất chú trọng sự tham gia vì nó vừa làm giàu thêm thông tin cho việc xây dựng kế hoạch, nó tạo ra tâm lý hăng say cho người lao động vì khi được đóng góp ý kiến vào việc xây dựng kế hoạch nó sẽlàm cho người lao động cảm thấy mình có ích, có trách nhiệm với bản kế hoạch, từ đó tạo động lực cho họ trong sản xuất, và nhờ có sự tham gia mà làm cho bản kế hoach thêm tính sáng tạo. Tiếp theo là nguyên tắc linh hoạt, do trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung thì yếu tố thị trường bị triệt tiêu hoàn toàn cho nên môi trường sản xuất trở lên “ổn định” một cách giả tạo nó làm cho các bản kế hoạch được tạo ra mà không gặp phải bất cứ rủi ro nào từ thị trường đem lại do vây mà những kế hoach trong thời kỳ này thường cứng nhắc mà ít linh hoạt. Trái lại trong nền kinh tế thị trường với những biến đổi không ngừng, những rủi ro luôn thường trực bên ngoài thị trường, lúc nào cũng có thể ập tới doanh nghiệp vì vậy mà những kế hoạch của doanh nghiệp yêu cầu phải có tính mềm dẻo linh hoạt để có thể ứng phó được với những biến đổi của thị trường. Tính linh hoạt ở đây được thể hiện ở việc doanh nghiệp xây dựng nhiều phương án kế hoạch khác nhau. Về vai trò, trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung thì ngoài vai trò tạo ra tiết kiệm, tích lũy lớn và sử dụng có hiệu quả nguồn lực ra thì hầu như không có vai trò tích cực nào khác. Nhưng trong nền kinh tế thị trường thì kế hoạch trong doanh nghiệp ngoài vai trò tạo ra hiệu quả trong sử dụng nguồn lực còn có các vai trò khác như tập trung sự chú ý của các hoạt động trong doanh nghiệp vào các mục tiêu. Nó được thể hiện ở việc trong xây dựng kế hoạch chiến lược thì doanh nghiệp luôn xác định cho mình những mục tiêu, nhiệm vụ cần đạt tới trong tương lai và hướng các hoạt động của mình vào việc thực hiện mục tiêu đó. Thứ hai là nó có vai trò ứng phó với những bất ổn của thị trường. Do thị trường không ổn định và luôn biến đổi nên chúng ta luôn phải có những phương án đề phòng ứng phó với những biến đổi đó. Xuất phát từ nguyên tắc linh hoạt mà trong quá trình soạn lập kế hoạch doanh nghiệp luôn xây dựng cho mình nhiều phương án khác nhau mô phỏng theo những điều kiện thị trường khác nhau để từ đó có thể chủ động ứng phó với những điều kiện thị trường bất lợi. Ngoài ra nó còn là những thay đổi trong công tác quản lý, triển khai thực hiện để có thể ứng phó với những thay đổi của thị trường. Đó là trong nền kinh tế thị trường còn trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung do yếu tố thị trường không có nên những biến đổi thị trường là không có do đó mà vai trò này là không có tác dụng. Thứ ba là vai trò tạo ra khả năng tác nghiệp trong doanh nghiệp. Trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung thì các phòng ban chức năng hầu như chỉ biết thực hiện chức năng của mình mà không có sự tác nghiệp qua lại lẫn nhau. Còn trong nền kinh tế thị trường thì sự tác nghiệp này rất rõ nét, nó tạo ra cho doanh nghiệp một quy trình hoạt động thông suốt từ đầu đến cuối, các kế hoạch chức năng có quan hệ với nhau rất chặt chẽ, nó hỗ trợ cho nhau thực hiện để cùng thực hiện kế hoạch chung của doanh nghiệp. Về quy trình lập kế hoạch, trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung thì quy trình lập kế hoạch chỉ đơn thuần là lập kế hoạch và tổ chức thực hiện mà những khâu như kiểm tra đánh giá, điều chỉnh hầu như không có. Nếu có chỉ là việc xem xét cuối kỳ kế hoạch có đạt mục tiêu đề ra hay không, nếu không đạt thì điều chỉnh một cách tiêu cực là hạ chỉ tiêu xuống cho đạt được mục tiêu đề ra mà không đi sâu vào kiểm tra, đánh giá phân tích quá trình thực hiện xem có phù hợp hay không để tìm ra nguyên nhân từ đó có những điều chỉnh phù hợp. Còn trong nền kinh tế thị trường thì bốn bước của quy trình lập kế hoạch luôn được tiến hành đan xen hỗ trợ lẫn nhau, nhờ đó mà kế hoạch luôn được tiến hành hợp lý và hiệu quả. Trong bước soạn lập kế hoạch cũng có những sự khác biệt lớn. Trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung thì những mục tiêu, nhiệm vụ được đạt ra không xuất phát từ yêu cầu của thị trường mà chỉ đơn thuần là chỉ tiêu pháp lệnh từ trung ương xuống cho doanh nghiệp. Còn trong nền kinh tế thị trường thì trước khi xác định mục tiêu và nhiệm vụ thì doanh nghiệp phải tiến hành phân tích đánh giá môi trường bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp tìm ra điểm mạnh, điểm yếu cơ hội và thách thức sau đó mới đề ra mục tiêu cho mình trên cơ sở những phân tích đó. Hơn nữa trong cơ chế cũ khi xây dựng kế hoạch thì thường chỉ có một phương án mà không có những phương án phụ, phương án bổ sung… thêm vào đó là doanh nghiệp không phải lo công việc huy động nguồn lực mà đã có nhà nước bao cấp nguyên liệu đầu vào, không có các chương trình hỗ trợ. Còn trong nền kinh tế thị trường thì doanh nghiệp phải xác định nhiều phương án khác nhau và kèm theo đó trong quá trình thực hiện thì kế hoạch chiến lược thường được chia thành các chương trình và các dự án cụ thể. Hơn nữa doanh nghiệp phải lập một hệ thống các kế hoạch chức năng đảm nhiệm những chức năng nhất định cùng với đó là xây dựng ngân sách cho kế hoạch tổng thể và kế hoạch chức năng. Và trước khi bản kế hoạch được chính thức ra đời thì nó còn phải trải qua khâu đánh giá các pha kế hoạch, hiệu chỉnh nếu cần thiết. CHƯƠNG III Thực trạng lập và thực hiện kế hoạch trong các doanh nghiệp nhà nước. Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập và thực hiện kế hoạch trong doanh nghiệp. 1. Thực trạng lập và thực hiện kế hoạch trong các doanh nghiệp nhà nước. Nhiều doanh nghiệp chưa có kế hoạch trong kinh doanh hay nói đúng hơn là họ chỉ có thể lập kế hoạch của họ thụ động theo những đơn đặt hàng, chứ họ chưa có được nhiều các kế hoạch được lập dựa trên những phân tích đánh giá một cách cẩn thận và sâu sắc. Điều đó ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp này, có những lúc họ phải làm tăng ca để có thể hoàn thành đơn hàng nhưng cũng có những lúc họ phải sản xuất cầm chừng để chờ đơn hàng mới. Giữa kế hoạch lập ra và những biện pháp thực hiện nhiều khi không đồng bộ với nhau. Cụ thể là các doanh nghiệp lập kế hoạch chưa gắn với các biện pháp thực hiện trong đó khiến cho khi bản kế hoạch được đưa vào thực hiện trở nên rất khó khăn. Hầu như các doanh nghiệp chưa xây dựng được một kế hoạch Marketing hoàn chỉnh. Kế hoạch Marketing với vai trò là trung tâm trong các kế hoạch bộ phận nó có vai trò là thu thập phân tích thông tin thị trường để từ đó nắm bắt nhu cầu của thị trường và giúp cho việc ra quyết định sản xuất kinh doanh được chính xác hơn. Chính vì không có được những bản kế hoạch Marketing nên nhiều quyết định sản xuất của doanh nghiệp không gắn với thị trường làm cho lãng phí nguồn lực. Các kế hoạch chức năng chưa có sự đồng bộ trong việc lập và thực hiện. Khi kế hoạch sản xuất chưa đáp ứng được với kế hoạch Marketing, kế hoạch nghiên cứu triển khai chưa phù hợp với kế hoạch sản xuất, kế hoạch nhân sự thì không theo những yêu cầu về nhân sự thực tế của các kế hoạch khác. 2.Nguyên nhân. Điều đó là do một số các nguyên nhân như các doanh nghiệp nhà nước vẫn còn tình trạng con ông cháu cha trong công tác tuyển dụng lao động vào doanh nghiệp từ đó dẫn đến tình trạng doanh nghiệp vừa thừa vừa thiếu lao động. Thừa là thừa những người được tuyển dụng không theo kế hoạch không theo những yêu cầu về nhân sự của các bộ phận khác, lao động gián tiếp thì nhiều trong khi lao động trực tiếp lại thiếu, hơn nữa những người được tuyển dụng nhờ quen biết lại đa phần thiếu năng lực chuyên môn làm cho năng suất hiệu quả trong sản xuất bị giảm sút. Thiếu là thiếu những người có trình độ chuyên môn thực sự. Vì vậy mà làm cho kế hoạch nhân sự của doanh nghiệp chỉ có tính hình thức mà không có tính thực tế, từ đó ảnh hưởng đến các kế hoạch chức năng khác. Nhiều doanh nghiệp nhà nước vẫn còn chịu sự quản lý chặt chẽ của nhà nước làm cho công tác lập và thực hiện kế hoạch trong doanh nghiệp chịu sự chi phối của nhà nước khiến cho các kế hoạch trở lên kém thực tế và không có tính hiệu quả. Thêm vào đó là đội ngũ nhân viên lập kế hoạch trong doanh nghiệp cũng yếu kém về năng lực chuyên môn, thiếu hiểu biết về thông tin thị trường và thông tin bên trong của doanh nghiệp và đa phần các nhân viên này thuộc thế hệ trước nên tư duy cũ vẫn còn từ đó làm cho bản kế hoạch được đưa ra kém tính hiệu quả khi áp dụng vào thực tế. Ở Việt Nam thì số công ty tư vấn vẫn còn ít lại thêm vào đó là các doanh nghiệp nhà nước vẫn chưa có thói quen là đi thuê tư vấn bên ngoài một phần là vì họ sợ khi phải thuê tư vấn bên ngoài họ phải công khai những thông tin bên trong của doanh nghiệp một điều mà không phải doanh nghiệp nhà nước nào cũng làm được, một phần vì các doanh nghiệp nhà này vẫn chưa thấy được lợi ích khi thuê các chuyên gia tư vấn bên ngoài. 3. Các giải pháp để nâng cao công tác lập và thực hiện kế hoạch. Chúng ta phải tiến hành đào tạo đội ngũ nhân viên lập kế hoạch có trình độ chuyên môn giỏi, có đầu óc quan sát và kĩ năng phân tích nhạy bén. Vì chỉ khi nào có được những con người có năng lực thì doanh nghiệp mới có thể có được những bản kế hoạch có chất lượng đáp ứng được với những yêu cầu của thị trường. Đội ngũ nhân viên này có thể được đào tạo trong hệ thống các trường đại học trong cả nước theo những đơn đặt hàng của các doanh nghiệp hay là các doanh nghiệp sẽ gửi nhân viên của mình đi đào tạo sau đó các nhân viên này sẽ quay trở lại doanh nghiệp nhờ đó doanh nghiệp sẽ có được một đội ngũ nhân viên có chất lượng. Nếu như các doanh nghiệp không có khả năng lập kế hoạch cho doanh nghiệp mình thì một giải pháp hữu ích là đi thuê các chuyên gia tư vấn từ các công ty tư vấn. Như vậy các doanh nghiệp sẽ không phải tự mình thu thập thông tin, phân tích đánh giá thông tin mà sẽ có các chuyên gia đảm nhận. Họ là những người đã có nhiều kinh nghiệm trong việc thu thập thông tin, phân tích đánh giá thông tin vì vậy họ sẽ có những lời tư vấn hết sức quan trọng và sát thực cho doanh nghiệp trong quá trình lập kế hoạch chung cũng như các kế hoạch chức năng. Tiến hành cổ phần hóa mạnh mẽ hơn nữa các doanh nghiệp nhà nước, tư nhân hóa những doanh nghiệp làm ăn thua lỗ kéo dài. Theo đó thì nhà nước chỉ nắm giữ lượng cổ phần chi phối còn lại sẽ do các khu vực khác nắm giữ. Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp không còn sự quản lý của nhà nước nữa mà là sự quản lý của các khu vực khác nhờ đó sẽ tận dụng được những kinh nghiệm trong quản lý của bên ngoài, có được những ý kiến khách quan sáng tạo trong công tác lập và thực hiện kế hoạch. Hạn chế sự can thiệp của nhà nước tới các quyết định sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Vì khi có sự can thiệp quá sâu của nhà nước vào các hoạt động của doanh nghiệp thì sẽ khiến cho những hoạt động của doanh nghiệp mang nhiều tính hành chính quyết định của nhà nước mà không phải là theo những tín hiệu của thị trường. Khi nhà nước không còn can thiệp vào các quyết định của các doanh nghiệp nữa thì các doanh nghiệp có quyền chủ động trong quyết định sản xuất kinh doanh, nó sẽ phát huy được tính sáng tạo của mọi người trong doanh nghiệp khi họ được tự do tham gia vào quá trình lập và thực hiện kế hoạch. Nhà nước cần ban hành nhiều cơ chế, chính sách tạo điều kiện thông thoáng hơn nữa để cho nhiều doanh nghiệp tư nhân hơn nữa được thành lập đặc biệt trong những ngành mà các doanh nghiệp nhà nước vẫn còn nắm độc quyền. Nhờ đó sẽ giúp cho môi trường kinh doanh trở lên một cách công bằng giữa các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế, từ đó làm cho mội trường kinh doanh trở lên cạnh tranh gay gắt hơn. Từ những sức ép cạnh tranh từ thị trường sẽ gây áp lực tới các doanh nghiệp nhà nước buộc họ phải chuyển đổi trong sản xuất kinh doanh nói chung và trong công tác lập và thực hiện chiến lược, kế hoạch kinh doanh của mình. Kết luận. Từ những tìm hiểu ở trên tôi đã thấy rõ được tầm quan trọng của kế hoạch hóa của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Với những tìm hiểu hết sức tổng quát về công tác kế hoạch hóa trong doanh nghiệp để từ đó thấy rõ hơn nữa tầm quan trọng của công tác kế hoạch hóa trong doanh nghiệp nó không những giúp cho doanh nghiệp sử dụng có hiệu quả các nguồn lực sản xuất mà còn giúp doanh nghiệp tạo ra được sự gắn kết giữa các bộ phận chức năng của doanh nghiệp, hướng các hoạt động của doanh nghiệp vào những mục tiêu chung của doanh nghiệp. Hơn nữa nó còn giúp doanh nghiệp có được sự tham gia của người lao động, phát huy được tính sáng tạo của mọi người trong doanh nghiệp,làm cho bản kế hoạch được lập ra thể hiện đầy đủ ý trí nguyện vọng của mọi người nhờ đó mà doanh nghiệp sẽ có thể phát huy được hết mọi tiềm năng của mình. Thông qua sự tìm hiểu này mà thấy rõ được những thực trạng trong một số doanh nghiệp nhà nước hiện nay từ đó đề ra một số giải pháp để có thể nâng cao hiệu quả công tác lập và thực hiện kế hoạch ở các doanh nghiệp nhà nước nói riêng và tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế nói chung. Để từ đó có thể góp phần đưa đất nước đi lên, nâng cao khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp nói riêng và của cả nền kinh tế nói chung đặc biệt trước tình hình Việt Nam đã gia nhập tổ chức thương mại thế giới (WTO). Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình kế hoạch kinh doanh của khoa kinh tế kế hoạch và phát triển. Thời báo kinh tế Sài Gòn. Thời báo kinh tế Việt Nam. Báo diễn đàn doanh nghiệp. Tạp chí kinh tế phát triển. MỤC LỤC Trang Lời mở đầu Chương I: Cơ sở lý luận về kế hoạch hóa trong doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường 1 1. Khái quát chung về kế hoạch trong doanh nghiệp 1 1.1. Khái niệm kế hoạch trong doanh nghiệp 1 1.2. Chức năng của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp 3 1.3. Nguyên tắc kế hoạch hóa trong doanh nghiệp 5 1.4. Phân loại kế hoạch hóa trong doanh nghiệp 7 1.4.1. Theo góc độ thời gian 7 1.4.2. Theo góc độ nội dung, tính chất hay cấp độ kế hoạch 8 2. Vai trò của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp 9 2.1. Vai trò trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung 9 2.2. Vai trò trong nền kinh tế thị trường 10 Chương II. Quy trình và các bước lập kế hoạch trong doanh nghiệp 12 1. Quy trình lập kế hoạch trong doanh nghiệp 12 2. Các bước soạn lập kế hoạch 14 3. So sánh kế hoạch hóa trong nền kinh tế thị trường và nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung 17 3.1. Giống nhau 17 3.2. Khác nhau 18 Chương III. Thực trạng lập và thực hiện kế hoạch trong các doanh nghiệp nhà nước. Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập và thực hiện kế hoạch trong doanh nghiệp 21 1. Thực trạng lập và thực hiện kế hoạch trong các doanh nghiệp nhà nước 21 2. Nguyên nhân 21 3. Các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác lập và thực hiện kế hoạch 22 Kết luận 24