Đề tài Quy trình thẩm định thiết kế và thanh tra tổ chức

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TIỂU LUẬN Môn: Phân tích và Thiết kế tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước QUY TRÌNH THẨM ĐỊNH THIẾT KẾ VÀ THANH TRA TỔ CHỨC Giảng viên : GS-TS. Bùi Thế Vĩnh Người thực hiện : Nguyễn Quang Vinh Lớp cao học : Khóa 11C TP. Hồ Chí Minh, năm 2008 Khaùi nieäm veà thieát keá toå chöùc Nhö chuùng ta ñaõ bieát, cô caáu vaø xaùc ñònh cô caáu cuûa toå chöùc laø moät trong nhöõng noäi dung quan troïng nhaèm baûo ñaûm ñeå toå chöùc hoaït ñoäng coù hieäu quaû. Xaùc ñònh cô caáu toå chöùc toát nhaát trong caùc ñieàu kieän cuï theå ñaõ ñöôïc caùc nhaø quaûn lyù coi ñoù laø moät trong nhöõng nhieäm vuï quan troïng cuûa toå chöùc. Nhieàu toå chöùc caû trong khu vöïc tö nhaân vaø nhaø nöôùc ñaõ coi vieäc thieát keá laïi toå chöùc laø moät trong nhöõng noã löïc, coá gaéng ñeå taïo ra ñöôïc moät cô caáu toå chöùc thích öùng vôùi ñieàu kieän môùi. Cô caáu toå chöùc laø moät trong nhöõng vaán ñeà aûnh höôûng ñeán hoaït ñoäng cuûa toå chöùc, nhöng khoâng coù moät cô caáu toå chöùc trong moät caáu hình chung phuø hôïp vôùi moïi toå chöùc. Moãi loaïi cô caáu toå chöùc nhö ñaõ neâu treân ñeàu coù tính hai maët: Öu ñieåm vaø haïn cheá. Nhaø thieát keá phaûi laøm sao khai thaùc ñöôïc toái ña nhöõng lôïi theá moâ hình ñeå taïo cho toå chöùc moät “caáu hình rieâng”. Moät toå chöùc seõ khoâng ñaït ñöôïc keát quaû hoaït ñoäng toái öu neáu nhö hoï luoân giöõ moät cô caáu ñeå coù saün khi moâi tröôøng ñoù toå chöùc toàn taïi, vaän ñoäng vaø phaùt trieån, ñang thay ñoåi. Thieát keá toå chöùc (bao goàm caû thieát keá môùi vaø thieát keá ñieàu chænh) laø taïo ra ñöôïc moät cô caáu toå chöùc phuø hôïp vôùi nhöõng gì thay ñoåi ñoái vôùi toå chöùc nhö: Moâi tröôøng beân ngoaøi, chieán löôïc phaùt trieån toå chöùc; quy moâ toå chöùc; coâng ngheä ñöôïc söû duïng. Đieàu quan taâm cuûa thieát keá toå chöùc khoâng chæ laø taïo ra cô caáu – töùc phaân chia caùc hoaït ñoäng vaø hình thaønh caùc boä phaän maø quan troïng hôn laø xaùc ñònh caùc moái quan heä, cô cheá phoái hôïp giöõa caùc boä phaän ñoù vôùi nhau. Saûn phaåm cuûa thieát keá toå chöùc chính laø moät sô ñoà boá trí caùc boä phaän vaø moái quan heä giöõa caùc boä phaän ñoù vôùi nhau. Thoâng qua sô ñoà boá trí caùc boä phaän vaø moái quan heä caøng coù theå tìm kieám ñöôïc nhöõng yeáu toá chöa hôïp lyù cuûa cô caáu toå chöùc ñeå ñieàu chænh. Neùt ñaëc tröng chung cuûa vieäc thieát keá cô caáu toå chöùc ñoù ñeàu xoay quanh 5 yeáu toá quan troïng sau: Phaân coâng lao ñoäng. Ñoù laø quaù trình hình thaønh caùc coâng ñoaïn khaùc nhau ñeå thöïc thi moät coâng vieäc, taïo ra moät saûn phaåm vaø caùc coâng ñoaïn ñoù ñöôïc trao cho moãi moät ngöôøi cuï theå vôùi möùc ñoä chuyeân moân hoaù cao. Thoáng nhaát chæ huy. Ñaây laø moät trong nhöõng nguyeân taéc ñöôïc quan taâm khi thieát keá. Moãi caáp döôùi chæ nghe meänh leänh tröïc tieáp cuûa moät caáp treân tröïc tieáp vaø chæ coù moät ngöôøi tröïc tieáp phaûi baùo caùo vaø chòu traùch nhieämtröôùc ngöôøi ñoù. Quyeàn haïn vaø traùch nhieäm. Ñoù laø quyeàn cuûa nhöõng ngöôøi ôû töøng vò trí trong toå chöùc ñöôïc quyeàn laøm (ñöa ra caùc quy ñònh) vaø nhöõng ngöôøi khaùc phaûi tuaân thuû. Trong khi ñoù traùch nhieäm laø nhöõng gì ngöôøi naém giöõ vò trí ñoù phaûi laøm. Khoâng gian kieåm soaùt. Töùc khaû naêng kieåm soaùt hoaït ñoäng cuûa caùc ñaàu moái caáp döôùi. Phaân chia thaønh caùc boä phaän. Phaân chia thaønh caùc boä phaän tuyø thuoäc vaøo muïc ñích, chöùc naêng, saûn phaåm, khaùch haøng. Ngoaøi 5 noäi dung mang tính truyeàn thoáng phaûi quan taâm trong thieát keá toå chöùc, caùch thöùc tieáp caän môùi trong thieát keá toå chöùc caàn quan taâm ñeán moät soá yeáu toá sau: Moâi tröôøng trong ñoù toå chöùc toàn taïi. Moâi tröôøng ñöôïc chia thaønh hai nhoùm yeáu toá: moâi tröôøng beân trong vaø moâi tröôøng beân ngoaøi. Moâi tröôøng beân trong cuûa moät toå chöùc bao goàm nhöõng yeáu toá nhö con ngöôøi, coâng ngheä, nhieäm vuï vaø chính baûn thaân cô caáu toå chöùc. Moâi tröôøng beân trong naøy bieåu hieän nhöõng ñieåm maïnh, yeáu cuûa toå chöùc. Ñoàng thôøi theå hieän muïc tieâu, muïc ñích, giaù trò cuûa toå chöùc. Moâi tröôøng beân ngoaøi cuûa toå chöùc coù theå laø nhöõng yeáu toá veà kinh teá, chính trò, vaên hoaù, xaõ hoäi. Caùc yeáu toá naøy taïo neân cô hoäi, thaùch thöùc ñoái vôùi töøng toå chöùc. Moâi tröôøng beân trong, beân ngoaøi cuûa toå chöùc luoân thay ñoåi vaø ñoù cuõng chính laø nguyeân nhaân ñoøi hoûi cô caáu toå chöùc phaûi coù nhöõng söï thay ñoåi. Quy moâ cuûa toå chöùc quyeát ñònh vieäc löïa choïn cô caáu toå chöùc hôïp lyù. Toå chöùc caøng lôùn, möùc ñoä chuyeân moân hoaù, söï phaân bieät giöõa caùc nhoùm theo cô caáu ngang, thaúng ñöùng seõ khaùc vôùi toå chöùc nhoû. Coâng ngheä: Moãi toå chöùc söû duïng caùc loaïi coâng ngheä khaùc nhau ñeå bieán ñoåi caùc yeáu toá ñaàu vaøo thaønh caùc yeáu toá ñaàu ra (saûn phaåm). Moãi moät loaïi coâng ngheä saûn phaåm nhö: Saûn phaåm ñôn chieác, saûn xuaát theo daây truyeàn, töï ñoäng hoaù cao, saûn phaåm mang tính cô khí hay thuû coâng. Thieát keá vaø caùc nhaø thieát keá phaûi nghieân cöùu 8 yeáu toá treân, ñaëc bieät caùc nhoùm yeáu toá coù möùc ñoä bieán ñoåi cao ñeå coù ñöôïc moâ hình cô caáu toå chöùc hôïp lyù. Caùc cô quan, toå chöùc haønh chính Nhaø nöôùc chòu söï taùc ñoäng raát lôùn cuûa caùc yeáu toá moâi tröôøng do tính quy moâ cuûa caùc toå chöùc haønh chính. Do ñoù, yeáu toá moâi tröôøng luoân laø thaùch thöùc ñoái vôùi caùc nhaø thieát keá cô caáu toå chöùc caùc cô quan haønh chính Nhaø nöôùc. Quy trình thaåm ñònh thieát keá toå chöùc: Nhöõng cô quan coù thaåm quyeàn veà coâng taùc toå chöùc cuûa Ñaûng vaø Nhaø nöôùc caàn tieáp tuïc hoaøn thieän quy trình thaåm ñònh, moät maët nhaèm ngaên ngöøa xu höôùng phình to quy moâ vaø cô caáu, maët khaùc vôùi moät quy trình ñôn giaûn, chaët cheõ moãi khi thoâng qua, pheâ duyeät vieäc thaønh laäp moät cô quan môùi, ñoåi môùi, caûi tieán saùp nhaäp, chia taùch hoaëc xoùa boû moït cô quan haønh chính hieän coù. Quy trình thaåm ñònh thieát keá toå chöùc nhö sau: Moät laø: Thaåm ñònh tính phaùp lyù. Döïa vaøo caùc vaên baûn hieän haønh, ñaëc bieät laø Hieán phaùp, Luaät Toå chöùc Quoác hoäi, Luaät Toå chöùc Chính phuû, Luaät Toå chöùc Toøa aùn nhaân daân, Luaät Toå chöùc Vieän kieåm saùt nhaân daân, Luaät Toå chöùc Hoäi ñoàng nhaân daân vaø Uûy ban nhaân daân, Luaät Lao ñoäng, Cheá ñoä tieàn löông, Phaùp leänh Caùn boä coâng chöùc: Tuøy theo caáp ñoä toå chöùc maø coù noäi dung thaåm ñònh thích hôïp. Nhöõng vaên baûn noùi treân taïo laäp “khung toå chöùc toång quaùt” cuûa cô quan haønh chính Nhaø nöôùc cuõng nhö ñòa vò phaùp lyù, nhieäm vuï, thaåm quyeàn ngöôøi ñöùng ñaàu toå chöùc. Ñöùng treân phöông dieän lyù luaän vaø thöïc tieãn toå chöùc, thì toå chöùc laø coâng cuï cuûa ngöôøi laõnh ñaïo, quaûn lyù, chæ ñaïo, ñieàu haønh nhaèm thöïc hieän muïc tieâu ñöôïc giao cho toå chöùc ñoù theo luaät ñònh. Hai laø: Thaåm ñònh tính khoa hoïc Nhöõng luaän ñeà môùi veà lyù thuyeát toå chöùc coù vai troø lôùn trong quaù trình thay ñoåi tö duy, thaùi ñoä, tieáp thu kieán thöùc vaø kyõ naêng toå chöùc khoâng chæ co nhöõng ngöôøi ñöùng ñaàu toå chöùc maø caû ñoái vôùi caùc thaønh vieân trong toå chöùc. Moät baûn thieát keá toå chöùc coù tính khoa hoïc laø vaän duïng ñöôïc nhöõng thaønh töïu môùi cuûa khoa hoïc toå chöùc: - Boä quaûn lyù ña ngaønh, ña lónh vöïc. - Taùch baïch chöùc naêng quaûn lyù nhaø nöôùc, chöùc naêng saûn xuaát – kinh doanh vaø toå chöùc cung öùng dòch vuï coâng. - Taùch baïch hoaïch ñònh chính saùch, thöïc thi coâng vuï, giaùm saùt vaø dòch vuï coâng. - Raønh maïch chöùc naêng, nhieäm vuï, traùch nhieäm, thaåm quyeàn Tænh, Huyeän, Xaõ. - Hoaït ñoäng Chính phuû hoaït ñoäng haønh chính mang tinh thaàn kinh doanh, thuùc ñaåy taêng tröôûng vaø phaùt trieån beàn vöõng vôùi 10 nguyeân taéc môùi (laùi thuyeàn chöù khoâng cheøo; taêng quyeàn löïc cho coäng ñoàng; khuyeán khích caïnh tranh; kieám ñöôïc caùc nguoàn löïc; ñaàu tö vaøo phoøng ngöøa hôn laø xöû lyù tö vaán ñeà ñaõ naûy sinh; phaân quyeàn; ñeà cao söù meänh; caáp voán cho keát quaû chöù khoâng phaûi cho ñaàu vaøo; thoûa maõn nhu caàu cho ngöôøi tieâu duøng). - Ñoäi nguõ coâng chöùc trong boä maùy laø nhöõng ngöôøi vò tha, chính tröïc, khaùch quan, traùch nhieäm baùo caùo, coâng khai, trung thöïc, coâng baèng. - Ñoåi môùi kyõ thuaät thoâng ñaït, tieáp xuùc tröïc tieáp khoâng qua khaâu trung gian. Ba laø: Thaåm ñònh tính hieäu löïc, hieäu quaû. - Hieäu löïc laø taùc ñoäng thöïc teá cuûa toå chöùc ñoái vôùi muïc tieâu, ñoái vôùi ñaàu ra, ñoái vôùi hieäu quaû. - Hieäu quaû laø ñaït ñöôïc keát quaû cao nhaát so vôùi ñaàu vaøo ít nhaát. - Hieäu löïc, hieäu quaû gaén vôùi naêng xuaát cao, chaát löôïng toát. - Ñöa ra moät soá thoâng soá tính toaùn: so saùnh tieàn löông coâng chöùc vôùi GPP hay toång thu ngaân saùch; tyû leä taêng coâng chöùc so vôùi toác ñoä phaùt trieån kinh teá, tyû leä coâng chöùc so vôùi 100 ngöôøi daân. Boán laø: Thaåm ñònh tính khaû thi. Tính khoa hoïc, tính hieäu löïc vaø hieäu quaû toå chöùc ñöôïc xem xeùt gaén lieàn vôùi tính khaû thi cuûa toå chöùc. Baûn thieát keá toå chöùc laø saûn phaåm chuû quan cuûa nhöõng con ngöôøi thieát keá, theå hieän loøng mong muoán chuû quan, neân phaûi tính ñeán khaùch quan, phoøng ngöøa duy yù chí, xa rôøi thöïc tieãn. Theå hieän nhö sô ñoà sau: Tính khoa hoïc Tính phaùp lyù . Thaåm ñònh thieát keá Tính khaû thi Tính hieäu löïc, hieäu quaû Thanh tra toå chöùc Thanh tra toå chöc laø söï thaåm ñònh laïi keát quaû hoaït ñoäng toå chöùc sau moät thôøi gian toå chöùc ñöôïc vaän haønh trong thöïc teá. Toå chöùc naøo cuõng phaûi ñöôïc thanh tra ñònh kyø vaø thanh tra ñoät xuaát. Toå chöùc naøo thu ñöôïc nhieàu thaønh quaû thì caøng ñöôïc thanh tra. Chính ôû ñaây, moät laàn nöõa thaåm ñònh keát quaû ñích thöïc, ruùt caùc baøi hoïc kinh nghieäm cho caùc toå chöùc khaùc. Noäi dung thanh tra toå chöùc cuõng raát phong phuù, nhöng caàn taäp trung vaøo: - Thanh tra muïc tieâu toå chöùc. - Thanh tra chöùc naêng toå chöùc. - Thanh tra nhieäm vuï toå chöùc. - Thanh tra thaåm quyeàn toå chöùc. - Thanh tra laõnh ñaïo, ñieàu haønh. - Thanh tra ñònh bieân. - Thanh tra hieäu löïc, hieäu quaû.