Đề tài Quy trình kiểm toán bán hàng- Thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính của kiểm toán nội bộ các đơn vị hạch toán độc lập tại Tổng công ty Sông Đà

LỜI MỞ ĐẦU Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của ngành kiểm toán nội bộ trên thế giới, kiểm toán nội bộ ở Việt Nam cũng đang dẫn trở thành một hoạt động quen thuộc và đóng vai trò nhất định tại các công ty, Tổng công ty lớn và là một yêu cầu thiết yếu mà các cơ quan Nhà nước đặt ra đối với các doanh nghiệp. Từ quyết định 832/TC/QĐ/CĐKT ngày 28 tháng 10 năm 1997 hàng loạt các Tổng công ty thành lập kiểm toán nội bộ, trong đó có Tổng công ty Sông Đà. Đây là yêu cầu khách quan cho việc đảm bảo chất lượng thông tin kinh tế, tài chính của bản thân đơn vị. Chu trình bán hàng- thu tiền có ý nghĩa rất to lớn là một bộ phận có liên quan đến rất nhiều chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính, là giai đoạn cuối cùng đánh giá toàn bộ kết quả của một chu kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với kiểm toán nội bộ, việc thực hiện tốt quy trình kiểm toán này sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như sức lực, nâng cao hiệu quả kiểm toán, đưa ra kiến nghị hợp lý cho đơn vị và cung cấp thông tin trung thực về tình hình kinh doanh, tiêu thụ của đơn vị cho Tổng giám đốc. Đối với đơn vị được kiểm toán, sẽ giúp cho Ban lãnh đạo thấy được những sai sót, yếu kém cần khắc phục về kế toán cũng như quản lý phần hành này, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. Đối với Nhà nước, để các cơ quan hữu quan xác định đúng đắn trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, có chính sách hợp lý hơn để phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền và xuất phát từ mong muốn tìm hiểu sâu sắc hơn nữa quy trình này trong quá trình thực tập tại Công ty kiểm toán và tư vấn dịch vụ kế toán của Tổng công ty Sông Đà em đã chọn đề tài: "Quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính của kiểm toán nội bộ các đơn vị hạch toán độc lập tại Tổng công ty Sông Đà" Ngoài phần mở đầu và phần kết luận luận văn bao gồm 3 phần: Phần I: Lí luận chung về kiểm toán nội bộ và quy trình bán hàng-thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Phần II: Thực trạng quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính của kiểm toán nội bộ tại các đơn vị hạch toán độc lập - Tổng công ty Sông Đà. Phần III: Một số bài học kinh nghiệm và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính của kiểm tra nội bộ tại các đơn vị hạch toán độc lập tại Tổng công ty Sông Đà. Luận văn được hoàn thành với sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Nguyễn Hồng Thuý, do vốn kiến thức còn hạn chế và bước đầu đi vào thực tế nên bài viết không tránh khỏi những sai sót, em rất mong được sự đóng góp của thầy cô và các bạn để bài viết được hoàn thiện hơn. PHẦN I LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ VÀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ 1.Bản chất của kiểm toán nội bộ. Hoạt động kiểm toán trên thế giới đã có trên 100 năm nay và ngày càng phát triển mạnh mẽ, thâm nhập vào mọi ngành, mọi lĩnh vực kinh tế. Kiểm toán là một hoạt động mới xuất hiện ở nước ta khoảng 10 năm nhưng đã có bước phát triển lớn mà ngày càng khẳng định rõ vai trò của mình trong việc xác minh và bày tỏ ý kiến, tạo niềm tin cho những người quan tâm, củng cố nề nếp hoạt động tài chính và góp phần nâng cao hiệu qủa, năng lực quản lý. Kiểm toán là quá trình mà theo đó các cá nhân độc lập, có thẩm quyền thu thập và đánh giá các bằng chứng về các thông tin số lượng có liên quan đến một tổ chức kinh tế cụ thể nhằm mục đích xác định và báo cáo mức độ phù hợp giữa các thông tin số lượng đó với các chuẩn mực đã được xây dựng. Ngày nay trên thế giới xuất hiện nhiều loại hình kiểm toán khác nhau, nếu phân loại theo chủ thể kiểm toán có kiểm toán Nhà nước, kiểm toán độc lập và kiểm toán nội bộ. Cùng với sự ra đời và phát triển của các tổ chức kiểm toán độc lập, tổ chức kiểm toán Nhà nước, hoạt động kiểm toán nội bộ cũng phát triển rộng khắp và đem lại những trợ giúp tích cực, góp phần đáp ứng nhu cầu bảo vệ, tồn tại của doanh nghiệp nói riêng, của chính phủ cũng như xã hội nói chung đồng thời củng cố nền nếp hoạt động tài chính kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cho các doanh nghiệp. Cho đến nay kiểm toán nội bộ có nhiều cách hiểu khác nhau: Theo liên đoàn kế toán quốc tế ( IFAC): “ Kiểm toán nội bộ là một hoạt động đánh giá được lập ra cho một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”. Theo Các Chuẩn mực hành nghề Kiểm Toán Nội Bộ ban hành tháng 5 năm 1978: “Kiểm toấn nội bộ là một chức năng thẩm định độc lập được thiết lập bên trong một tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ chức đó với tư cách là một sự trợ giúp cho tổ chức đó". Như vậy ta có thể hiểu kiểm toán nội bộ như sau: Kiểm toán nội bộ là hoạt động kiểm tra giám sát của một bộ phận độc lập với bộ máy quản lý và điều hành doanh nghiệp nhằm đánh giá tính hiệu quả, hiệu năng, tính kinh tế của các loại hình nghiệp vụ, đơn vị, bộ phận và tìm ra những giải pháp để nâng cao hiệu qủa hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp. Kiểm toán nội bộ là một hoạt động chuyên sâu cần được đào tạo hướng dẫn được thực hiện bởi những người có trình độ và nghiệp vụ tương xứng. Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Tại Việt Nam, Sau Quyết định 832-TC/QĐ/CĐKT ngày 28 tháng 10 năm 1997 hàng loạt các Tổng công ty thành lập kiểm toán nội bộ, đồng thời quy chế kiểm toán nội bộ cũng được ban hành kèm theo nhằm hướng dẫn các Tổng công ty Nhà nước tổ chức thực hiện công tác kiểm toán nội bộ của Tổng công ty và từng công ty thành viên. Trong quy chế đó có quy định rõ: Doanh nghiệp phải thường xuyên tổ chức kiểm toán nội bộ nhằm đánh giá về chất lượng và độ tin cậy của thông tin kế toán, tài chính; về bảo vệ an toàn tài sản của doanh nghiệp; về chấp hành luật pháp, chính sách chế độ của Nhà nước cũng như các quyết định, nghị quyết của Hội đồng quản trị của Ban giám đốc doanh nghiệp đối với hoạt động của doanh nghiệp. 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của kiểm toán nội bộ Chức năng của kiểm toán nội bộ : Kiểm toán nội bộ có 3 chức năng: - Kiểm tra - Xác nhận - Đánh giá Nhiệm vụ, quyền hạn của kiểm toán nội bộ: Theo Điều 6 Quy chế Kiểm toán nội bộ (áp dụng đối với doanh nghiệp Nhà nước) Kiểm toán nội bộ có các nhiệm vụ sau: Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm tra và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính của Báo cáo tài chính, Báo cáo kế toán quản trị trước khi trình ký duyệt. Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh, đặc biệt sự tuân thủ luật pháp, chính sách, chế độ tài chính, kế toán, chính sách, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, của Ban Giám đốc doanh nghiệp. - Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu thoả mãn 2 điều kiện: Về tổ chức: Kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra. Về nhân sự: Kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành. 3.Loại hình hoạt động của kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ có ba loại hình hoạt động: Kiểm toán hoạt động: Là việc kiểm tra, xác nhận và đưa ra đánh giá về hoạt động, tính hiệu quả của các hoạt động từ đó đưa ra kiến nghị nhằm cải tiến, và hoàn thiện hoạt động của mỗi đơn vị. Kiểm tra việc huy động phân phối sử dụng các nguồn lực (nhân lực, vật tư, tài sản, nguồn vốn, lợi thế kinh doanh). Kiểm tra tính hiệu quả của các hoạt động sản xuất, kinh doanh và sử dụng thu thập kết quả bảo toàn phát triển vốn. Kiểm tra và đánh giá tính hiệu quả hoạt động của các bộ phận chức năng trong việc thực hiện các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Kiểm toán tuân thủ: Là việc kiểm tra xác nhận và đưa ra những đánh giá về việc: Tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ tài chính, kế toán, chế độ quản lý của Nhà nước. Ban hành các chính sách, chế độ, nghị quyết, quyết định, quy chế của Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc cũng như lãnh đạo các đơn vị thành viên có phù hợp với luật pháp, chính sách chế độ đó của các đơn vị thành viên và của Tổng công ty. Tuân thủ các quy định về nguyên tắc, chính sách, các chuẩn mực kế toán từ khâu lập chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản, ghi sổ kế toán, tổng hợp thông tin và trình bày Báo cáo tài chính, Báo cáo quản trị đến việc lưu trữ tài liệu kế toán. Kiểm toán Báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị của doanh nghiệp và của các đơn vị thành viên. Đây là việc kiểm tra, xác nhận và đánh giá kịp thời đầy đủ, khách quan, độ tin cậy của Báo cáo tài chính của các đơn vị thành viên, các đại diện, chi nhánh của Tổng công ty, cơ quan Tổng công ty, Báo cáo tài chính hợp nhất của toàn Tổng công ty trước khi Tổng giám đốc ký duyệt; đưa ra những kiến nghị và tư vấn cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo sự hợp lý và hiệu quả. Việc kiểm toán Báo cáo tài chính có thể được tiến hành theo quý, năm tùy thuộc vào thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên và toàn Tổng công ty, yêu cầu của Tổng giám đốc hay Hội đồng quản trị. II. QUY TRÌNH KIỂM TOÁN BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1. Nội dung kiểm toán bán hàng- thu tiền 1.1. Chức năng của chu trình bán hàng- thu tiền : Bán hàng- thu tiền là quá trình chuyển giao quyền sở hữu của hàng hoá qua quá trình trao đổi hàng- tiền. Nó bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hoá thành tiền. Các chức năng cơ bản của chu trình bán hàng- thu tiền gồm: Xử lý đặt hàng của người mua: Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng về mua- bán hàng hoá, dịch vụ… Về pháp lý, đó là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hoá theo những điều kiện xác định. Do đó, có thể xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình. Trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ và lập hoá đơn bán hàng. Xét duyệt bán chịu: Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệm tiêu thụ nên ngay từ thoả thuận ban đầu, sau khi quyết định bán cần xem xét và quyết định bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng. Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã được thỏa thuận trong quan hệ buôn bán trong hợp đồng. Tuy nhiên, ở nhiều công ty trước khi vận chuyển hàng hoá do một người am hiểu về tài chính và về khách hàng xét duyệt. Việc xét duyệt có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh toán. Trên thực tế, cũng có doanh nghiệp bỏ qua chức năng này và dẫn tới nợ khó đòi và thậm chí thất thu do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán do sơ hở trong thoả thuận ban đầu. Chuyển giao hàng: Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán theo nghĩa hẹp của khái niệm “tiêu thụ” thì vận chuyển hàng hoá đến người mua là điểm bắt đầu của chu trình (đặc biệt với các công ty bán buôn) nên thường là điểm chấp nhận được ghi sổ bán hàng. Vào lúc giao hàng chứng từ vận chuyển cũng được lập. Chứng từ vận chuyển thường là hoá đơn vận chuyển hay vận đơn. Các công ty có quy mô lớn, có diễn biến thường xuyên về nghiệp vụ bán hàng thường lập sổ vận chuyển để cập nhật các chứng từ vận chuyển. Mặt khác, các cơ quan thuế quan thường quy định: khi vận chuyển hàng hoá phải có hoá đơn bán hàng. Trong trường hợp này hoá đơn bán hàng phải được lập đồng thời với vận đơn hoặc kiêm chức năng chứng từ vận chuyển. Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng: Hoá đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã số lượng hàng hoá, giá cả hàng hoá gồm cả giá gốc hàng hoá, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng. Hoá đơn được lập thành 3 liên: liên đầu được gửi cho khách hàng, các liên sau được lưu lại ghi sổ và theo dõi thu tiền. Như vậy hoá đơn vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán của từng thương vụ, vừa là căn cứ ghi sổ Nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu. Nhật ký bán hàng là sổ ghi cập nhật các thương vụ, nhật ký ghi rõ doanh thu của nhiều mặt hàng và phân loại theo các định khoản thích hợp. Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền: Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng cùng ghi sổ kế toán các nghiệp vụ này cần thực hiện tiếp các chức năng thu tiền cả trong điều kiện bình thường và không bình thường. Trong mọi trường hợp đều cần xử lý và ghi sổ các khoản thông thường về thu tiền bán hàng. Trong việc xử lý này, cần đặc biệt chú ý khả năng bỏ sót hoặc dấu diếm các khoản thu nhất là thu tiền mặt trực tiếp. Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giá: Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không thoả mãn về hàng hoá. Khi đó, người bán có thể nhận lại hàng hoặc bớt giá. Trường hợp này phải lập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo Có hoặc hoá đơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phải thu. Trên cơ sở đó ghi đầy đủ và kịp thời vào nhật ký hàng bị trả lại và các khoản bớt giá đồng thời ghi vào sổ phụ. Thẩm định và xoá sổ khoản phải thu không thu được: Có thể có những trường hợp người mua không chịu thanh toán hoặc không còn khả năng thanh toán. Sau khi thẩm định, nếu thấy khoản thất thu này là “bất khả kháng”, cần xem xét xoá sổ khoản phải thu đó. Dự phòng nợ khó đòi: Được lập với yêu cầu đủ trang trải các khoản đã tiêu thụ kỳ này song không có khả năng thu được trong tương lai. Tuy nhiên, ở nhiều công ty, dự phòng này là số dư do điều chỉnh cuối năm của quản lý về bớt giá đối với các khoản không thu được tiền. 1.2. Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng- thu tiền Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Các nhân tố bên trong đơn vị bao gồm: đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, ủy ban kiểm soát. Các nhân tố bên ngoài đơn vị bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước… Hệ thống kế toán: Hệ thống kế toán giữ một vai trò quan trọng nhằm cung cấp thông tin quản lý (bao gồm các thông tin về kế toán tài chính của đơn vị và các kết quả hoạt động kinh doanh khác) và thực hiện nhiều mặt hoạt động của đơn vị) thực hiện nhiệm vụ là nhận biết, thu nhập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của đơn vị, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động kế toán. Hệ thống này bao gồm : Hệ thống chứng từ kế toán: Trong chu trình bán hàng- thu tiền, hệ thống chứng từ kế toán thể hiện ở số lượng các loại chứng từ được lập khi có các nghiệp vụ bán hàng- thu tiền phát sinh tại doanh nghiệp như: Hoá đơn bán hàng, hợp đồng mua bán hàng hoá, phiếu vận chuyển, đơn đặt hàng, phiếu thu… và quy trình luân chuyển các loại chứng từ này trong các phòng ban, bộ phận của doanh nghiệp. Bảng số 1: Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình bán hàng-thu tiền Khách hàng Phòng kinh doanh Giám đốc Phòng kinh doanh Nhu cầu Đơn đặt hàng của Phê chuẩn phương Lập hoá đơn mua hàng khách- phiếu tiêu thụ thức bán chịu, tiêu thụ thuế GTGT Thủ kho Phòng kinh doanh Phòng kế toán Lưu trữ và bảo Xuất kho Vận chuyển Ghi các loại sổ, quản chứng từ hàng, lập vận đơn định kỳ lập báo cáo Hệ thống tài khoản kế toán: Với cách tiếp cận báo cáo tài chính theo các chu trình nghiệp vụ cơ bản thì các tài khoản liên quan đến chu trình sẽ giới hạn về phạm vi đối tượng kiểm toán, theo đó không có khoản mục nào bị KTV bỏ qua. Các tài khoản này chính là kết quả xử lý các thông tin số liệu liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền được thể hiện trên sổ sách kế toán. Các khoản mục này bao gồm: Tài khoản Tiền mặt, Tài khoản Tiền gửi ngân hàng Tài khoản Phải thu khách hàng Tài khoản Dự phòng nợ phải thu khó đòi Tài khoản Doanh thu bán hàng Các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại, thuế VAT Ngoài ra còn một số thông tin liên quan khác được trình bày ngoài báo cáo tài chính mà được thể hiện trên hệ thống sổ sách kế toán như các khoản chi phí dự phòng liên quan đến khoản nợ không thu hồi được, chi phí bán hàng, giá vốn hàng bán, xử lý các khoản nợ không có khả năng thu hồi. Hệ thống sổ kế toán: Hệ thống này dùng để ghi các nghiệp vụ bán hàng-thu tiền và các nghiệp vụ khác có liên quan, phát sinh trong một niên độ kế toán mà cơ sở để ghi sổ là các chứng từ đã được lập trước đó bao gồm: Nhật ký bán hàng, các sổ hạch toán chi tiết nợ phải thu khách hàng, nhật ký thu tiền, sổ chi phí bán hàng, sổ hạch toán chi tiết hàng tồn kho.. Hệ thống báo cáo kế toán:. Hệ thống này được lập với mục đích thông tin cho các nhà quản lý cấp trên nắm bắt được toàn bộ kết quả của chu trình qua một niên độ kế toán nhất định hay qua một thời kỳ nhất định. Cụ thể đó là các báo cáo tài chính nộp cho cơ quan thuế, cho Bộ chủ quản, cho Tổng công ty…hay các báo cáo bán hàng, tình hình thanh toán nợ của khách hàng.. cung cấp cho Ban quản trị hay Ban giám đốc biết hoặc những người quan tâm. Thủ tục kiểm soát: Thủ tục kiểm soát là những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Khi thiết lập thủ tục kiểm soát phải đảm bảo 3 nguyên tắc cơ bản sau: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. Ngoài ra, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việc quy định chứng từ, sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản, sổ sách và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị. Đặc biệt đối với chu trình bán hàng và thu tiền, việc hiểu được những đặc điểm cũng như những biểu hiện của hệ thống kiểm soát nội bộ đã góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả kiểm toán chu trình này. Đó cũng là lý do để chúng ta nhận thức được tầm quan trọng của những thông tin trên trong khi đi vào thực hành kiểm toán chu trình. 1.3. Mục tiêu kiểm toán bán hàng- thu tiền. Chức năng của kiểm toán đã được cụ thể hoá thành các mục tiêu kiểm toán. Do chu trình bán hàng và thu tiền được cấu thành bởi các nghiệp vụ cụ thể và từ đó hình thành các khoản mục trên các Báo cáo tài chính nên các mục tiêu đặc thù của kiểm toán bán hàng và thu tiền cần cụ thể hoá cả mục tiêu kiểm toán tài chính và mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ phù hợp với các đặc điểm của phần hành kiểm toán này. Mặt khác, mặc dù các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền có quan hệ chặt chẽ và tạo nên chu trình xác định, song mỗi loại nghiệp vụ này lại có yêu cầu riêng và phản ánh cụ thể vào sổ sách kế toán riêng theo trình tự độc lập tương đối. Do đó, mục tiêu đặc thù cho các khoản mục, nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền cần có định hướng cụ thể qua các mục tiêu kiểm toán đặc thù riêng biệt. Có thể khái quát các mục tiêu kiểm toán đặc thù phổ biến của 2 loại nghiệp vụ và khoản mục này theo bảng sau: Bảng số 2: Mục tiêu kiểm toán đặc thù của kiểm toán nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền Mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ thu tiền Mục tiêu kiểm Toán chung Mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ bán hàng Các khoản thu tiền đều đảm bảo hợp lý chung Mục tiêu hợp lý chung Các nghiệp vụ bán hàng đều có căn cứ hợp lý Các mục tiêu chung khác Các khoản phải thu khách hàng là có thực Hiệu lực Hàng bán vận chuyển đến khách hàng là có thật Mọi khoản phải thu ở khách hàng đều được ghi sổ Trọn vẹn Mọi nghiệp vụ bán hàng đều được ghi sổ Các khoản phải thu được đánh giá đúng Định giá Hàng đã vận chuyển và có hoá đơn ghi giá bán được thoả thuận Các khoản phải thu có người sở hữu Quyền và nghĩa vụ Hàng hoá đã bán thuộc sở hữu của đơn vị Các khoản phải thu được phân loại đúng Phân loại Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại thích hợp Các khoản phải thu được tính toán đúng Chính xác cơ học Các nghiệp vụ ghi vào sổ tổng hợp, chi tiết thích hợp và khớp đúng các số cộng Các mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ Những thay đổi về thể thức, thời gian, thủ tục thanh toán tiền hàng đều được cho phép đúng đắn Cho phép Các nghiệp vụ bán hàng kể cả bán chịu, vận chuyển được cho phép đúng đắn Các nghiệp vụ phải thu được ghi sổ đúng kỳ Kịp thời Các khoản bán hàng được ghi sổ đúng thời gian 2. Quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền. 2.1. Lập kế hoạch kiểm toán. Ý nghĩa của lập kế hoạch kiểm toán : Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm toán có vai trò quan trọng, chi phối tới chất lượng và hiệu quả chung của toàn cuộc kiểm toán. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 300, Kế hoạch kiểm toán, " KTV và Công ty kiểm toán cần lập kế hoạch kiểm toán để có thể đảm bảo được rằng cuộc kiểm toán đã được tiến hành một cách có hiệu qủa". Đối với chu trình bán hàng- thu tiền việc lập kế hoạch kiểm toán sẽ giúp KTV thu thập được các bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị làm cơ sở để đưa ra ý kiến xác đáng về các khoản mục doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng trên Báo cáo tài chính từ đó giúp các KTV hạn chế các sai sót, giảm thiểu trách nhiệm pháp lý, nâng cao hiệu quả công việc và giữ vững được uy tín nghề nghiệp đối với khách hàng. Trình tự lập kế hoạch kiểm toán bao gồm các bước sau: Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán: Công ty kiểm toán sẽ tiến hành các công việc cần thiết để chuẩn bị lập kế hoạch kiểm toán bao gồm: đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán, nhận diện các lý do kiểm toán, lựa chọn đội ngũ nhân viên kiểm toán thực hiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền. Thu thập thông tin cơ sở: KTV thu thập hiểu biết về ngành nghề, công việc kinh doanh của khách hàng, tìm hiểu về hệ thống kế toán cũng như các chính sách kế toán đối với việc tiêu thụ của khách hàng. Xem xét lại kết quả của các cuộc kiểm toán trước đối với khoản mục doanh thu và phải thu khách hàng cũng như hồ sơ kiểm toán chung. KTV tiến hành tham quan nhà xưởng kho bãi, nhận diện các bên liên quan như danh sách khách hàng và những người nợ. Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng: Giúp cho KTV nắm bắt được các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này, những thông tin này được thu thập trong quá trình tiếp xúc với Ban giám đốc công ty khách hàng như: giấy phép thành lập và điều lệ hoạt động của công ty, các Báo cáo tài chính, Báo cáo kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của năm hiện hành và năm trước, các hợp đồng và cam kết quan trọng. Thực hiện các thủ tục phân tích: Thủ tục phân tích là việc phân tích các số liệu, thông tin, các tỷ suất quan trọng, qua đó tìm ra những xu hướng biến động quan trọng và tìm ra những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác hoặc có sự chênh lệch lớn so với giá trị đã dự kiến. KTV thường áp dụng hai phương pháp phân tích là phân tích ngang và phân tích dọc. Trong giai đoạn lập kế hoạch này KTV thường tiến hành so sánh doanh thu, các khoản phải thu giữa kỳ này so với kỳ trước, tính toán tỷ lệ phải thu khó đòi… Đánh giá trọng yếu và rủi ro : Đánh giá trọng yếu: Trọng yếu là thuật ngữ dùng để thể hiện tầm quan trọng của một thông tin, một số liệu kế toán trong báo cáo tài chính. Mức độ trọng yếu phụ thuộc tầm quan trọng của thông tin hay của sai sót đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể. Để xác định mức trọng yếu KTV tiến hành các bước sau:. - Ước lượng ban đầu về mức trọng yếu: Mức ước lượng ban đầu về tính trọng yếu là lượng tối đa mà KTV tin rằng, ở mức đó các báo cáo tài chính có thể bị sai lệch nhưng vẫn chưa ảnh hưởng đến các quyết định của người sử dụng thông tin tài chính. Có thể ước tính theo quy mô hoặc ước tính theo bản chất. - Phân bổ ước lượng ban đầu về tính trọng yếu cho các khoản mục: Doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng. Việc phân bổ được thực hiện theo cả hai chiều hướng mà các sai phạm có thể diễn ra đó là tình trạng khai khống và khia thiếu. Cơ sở để tiến hành phân bổ là bản chất của các khoản mục, rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát dựa vào kinh nghiệm của KTV và chi phí kiểm toán đối với từng khoản mục này. Đánh giá rủi ro trong chu trình bán hàng- thu tiền. Rủi ro kiểm toán là rủi ro do Công ty kiểm toán hoặc KTV đưa ra ý kiến không thích hợp khi báo cáo tài chính đã được kiểm toán còn có những sai sót trọng yếu Rủi ro tiềm tàng của chu trình bán hàng- thu tiền (IR):. Là sự tồn tại sai sót trọng yếu trong bản thân chu trình bán hàng- thu tiền mà chưa tính đến sự tác động của bất kỳ hoạt động kiểm toán nào để cả hoạt động kiểm toán nội bộ. Trong khi tiến hành kiểm toán, KTV cần phải dự đoán nơi nào của chu trình bán hàng- thu tiền có khả năng sai sót nhất. Qua đó KTV có thể thu thập và phân bổ bằng chứng kiểm toán một cách hợp lý. Trong khi đánh giá rủi ro tiềm tàng KTV cần xem xét một số yếu tố sau: ` Bản chất công việc bán hàng- thu tiền của khách hàng ` Động cơ của khách hàng trong chu trình bán hàng- thu tiền ` Các nghiệp vụ bán hàng- thu tiền có thường xuyên liên tục xảy ra ` Kết quả những lần kiểm toán trước của chu trình bán hàng-thu tiền. ` Số dư của các tài khoản doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng. Rủi ro kiểm soát trong chu trình bán hàng- thu tiền (CR): Là sự tồn tại những sai sót trọng yếu mà hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện và ngăn ngừa kịp thời, do hệ thống kiểm soát nội bộ của khách thể kiểm toán không hoạt động hoặc hoạt động không hiệu quả xảy ra trong chu trình bán hàng-thu tiền gây ảnh hưởng trọng yếu đến Báo cáo tài chính. Rủi ro kiểm soát đại diện cho sự đánh giá về cơ cấu kiểm toán nội bộ của khách hàng có hiệu quả đối với việc phát hiện và ngăn ngừa các sai sót xảy ra trong chu trình bán hàng-thu tiền hay không? Khi tiến hành kiểm toán chu trình bán hàng-thu tiền để đánh giá được rủi ro kiểm toán trong chu trình thì KTV cần hiểu được cơ cấu kiểm soát nội bộ, đánh giá mức rủi ro kiểm soát và sử dụng mô hình rủi ro kiểm toán. Rủi ro kiểm soát trong chu trình bán hàng- thu tiền thường gặp là: ` Các phương thức phê duyệt hàng bán trả chậm, giảm giá, xoá sổ các khoản phải thu khó đòi có được cấp có thẩm quyền phê duyệt hay do kế toán đơn vị tự ý làm các công việc này khi chưa có quyết định của cấp trên. ` Các hoá đơn, chứng từ có được đánh số trước hay không, có đầy đủ chữ ký, phê duyệt của cấp trên hay không. ` Có sự phân công rõ ràng giữa các công việc trong một bộ phận hay không, một người có thể làm các công việc liên quan đến một nghiệp vụ hay không? ví dụ vừa bán hàng vừa thu tiền. Rủi ro phát hiện của chu trình bán hàng-thu tiền (DR): Là khả năng xảy ra các sai sót gian lận của các khoản mục của chu trình bán hàng-thu tiền trên Báo cáo tài chính mà không ngăn chặn hay phát hiện bởi hệ thống kiểm soát nội bộ và cũng không được KTV phát hiện trong quá trình kiểm toán. Các loại rủi ro phát hiện trong chu trình bán hàng- thu tiền: ` Số lượng các nghiệp vụ phát sinh nhiều, phức tạp và có liên quan đến nhiều nghiệp vụ của chu trình khác mà KTV không thể kiểm tra được mọi hóa đơn chứng từ. ` Một số nghiệp vụ bán hàng có phát sinh nhỏ nhưng lại là gian lận mà KTV không phát hiện ra khi kiểm toán. ` Trình độ của KTV còn kém nên không phát hiện ra sai sót hoặc gian lận ở một nghiệp vụ có số dư lớn làm ảnh hưởng đến Báo cáo tài chính. Khi tiến hành kiểm toán KTV cần phải xem xét đến quan hệ giữa các loại rủi ro kiểm toán, mối quan hệ giữa trọng yếu và rủi ro để thu thập bằng chứng một cách hợp lý. Mối quan hệ giữa các loại rủi ro : AR = IR* CR*DR. Mối quan hệ giữa trọng yếu và rủi ro: Trọng yếu và rủi ro có mối quan hệ ngược chiều. Khi rủi ro được đánh giá ở mức cao thì KTV phải ước tính trọng yếu ở mức thấp để thu thập nhiều bằng chứng kiểm toán và ngược lại. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát: Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát là một phần việc hết sức quan trọng. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400, Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, "KTV phải có đủ hiểu biết về hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ của khách hàng để lập kế hoạch kiểm toán và xây dựng cách tiếp cận kiểm toán có hiệu qủa". Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ: KTV tiến hành xem xét các chính sách, thủ tục kiểm soát liên quan đến chu trình bán hàng-thu tiền trên cơ sở dựa vào kinh nghiệm trước đây của KTV đối với kiểm toán. Thẩm vấn nhân viên của công ty khách hàng, xem xét các sổ tay về thủ tục chế độ liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ. KTV kiểm tra các chứng từ và sổ sách đã hoàn tất, quan sát các mặt hoạt động và quá trình hoạt động của công ty khách hàng. Để miêu tả hệ thống kiểm soát nội bộ, KTV sử dụng một trong 3 phương pháp hoặc kết hợp cả 3 phương pháp sau tuỳ thuộc đặc điểm đơn vị được kiểm toán và quy mô kiểm toán: Vẽ lưu đồ, lập bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ, Bảng tường thuật về kiểm soát nội bộ. Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát: để lập kế hoạch cho từng khoản mục phải thu khách hàng và doanh thu bán hàng. Đánh giá tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai phạm trong hoạt động tiêu thụ sản phẩm của khách hàng. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400, Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, "Sau khi hiểu được hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ, KTV phải thực hiện đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát theo các cơ sở dẫn liệu cho số dư của mỗi tài khoản trọng yếu". Việc đánh giá rủi ro kiểm soát được tiến hành thông qua các bước: ` Nhận diện mục tiêu kiểm soát của chu trình bán hàng-thu tiền: nhận định mục tiêu nào nên áp dụng và có mục tiêu nào không tồn tại không ` Nhận diện quá trình kiểm soát đặc thù của chu trình: xem xét tác động của các chế độ và thể thức đó đến mục tiêu như thế nào? Xem xét chính sách quản lý tiền mặt, việc ghi nhận doanh thu, các khoản nợ được quản lý thế nào, việc trích lập dự phòng được quy định ra sao? Từ đó đánh giá các nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá rủi ro kiểm soát theo yếu tố định tính thấp, trung bình, cao hoặc tỷ lệ phần trăm. Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và soạn thảo chương trình kiểm toán: Chương trình kiểm toán là những dự kiến chi tiết về các công việc kiểm toán cần thực hiện, thời gian hoàn thành và sự phân công lao động giữa các KTV cũng như dự kiến về những tư liệu, thông tin liên quan cần sử dụng và thu thập. Đối với chu trình bán hàng và thu tiền thì trọng tâm của chương trình kiểm toán là các thủ tục kiểm toán cần thiết thực hiện đối với hai khoản mục là doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng trên Báo cáo tài chính. Chương trình kiểm toán được thiết kế thành ba phần: trắc nghiệm công việc, trắc nghiệm phân tích và trắc nghiệm trực tiếp số dư. Một chương trình kiểm toán được thiết kế phù hợp sẽ đem lại nhiều lợi ích như sắp xếp một cách có kế hoạch các công việc và nhân lực, là phương tiện để chủ nhiệm kiểm toán quản lý, giám sát cuộc kiểm toán thông qua việc xác định các bước công việc được thực hiện. Là bằng chứng để chứng minh các thủ tục kiểm toán đã được thực hiện. 2.2. Thực hiện kiểm toán. 2.2.1. Kiểm soát nội bộ và trắc nghiệm đạt yêu cầu đối với chu trình bán hàng-thu tiền. 2.2.1.1. Đối với nghiệp vụ bán hàng Sự đồng bộ của sổ sách: Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ kế toán và bảng tổng hợp có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ và do đó, các trình tự kế toán phải có trước khi đặt ra các mục tiêu kiểm soát nội bộ. Tất nhiên, với mọi đơn vị, khung pháp lý về kế toán là như nhau và được quy định trước. Tuy nhiên, mỗi đơn vị lại có thể lựa chọn các hình thức kế toán, các phương thức kế toán khác nhau dẫn đến trình tự kế toán cụ thể cũng khác nhau. Hơn nữa, mọi văn bản pháp lý vẫn chỉ là khung tối thiểu còn thực tế của mỗi đơn vị lại rất đa dạng, phong phú. Do đó, mỗi đơn vị cần định sẵn trình tự cụ thể tương ứng với hệ thống sổ sách tạo thành yếu tố kiểm soát có hiệu lực. Tương ứng với công việc kiểm soát này trắc nghiệm đạt yêu cầu dựa vào quy định về trình tự ghi sổ đã nêu để đối chiếu với thực tiễn của đơn vị được kiểm toán. Ví dụ : Quy ước khi nhận hàng của người mua, công ty lập hoá đơn bán hàng đánh số trước và lập nhiều liên: Liên đầu giao cho người mua, các liên sau dùng để ghi sổ theo dõi bán hàng và thu tiền, cũng có thể dùng để duyệt bán chịu, cho phép vận chuyển. Hoặc có công ty lại quy ước hoá đơn bán hàng chỉ lập sau khi hàng vận chuyển. Việc đánh số thứ tự các chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số trước theo thứ tự liên tục có tác dụng vừa đề phòng bỏ sót, dấu diếm, vừa tránh trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ bán hàng. Tất nhiên việc đánh số trước phải có mục đích rõ ràng kèm theo việc tổ chức hợp lý theo hướng tích cực để đạt mục đích đó. Trắc nghiệm đạt yêu cầu cho việc kiểm soát này là chọn ra một dãy liên tục các chu trình khác nhau. Ví dụ: Khi bán hàng và vận chuyển diễn ra với tần suất lớn cần kiểm soát qua số thứ tự liên tục của vận đơn để tránh bỏ sót các nghiệp vụ thu tiền cần phân công nhân viên làm hoá đơn lưu trữ tất cả chu trình vận chuyển đã thu tiền và cùng một người khác định kỳ soát lại tất cả các số thứ tự và tìm nguyên nhân của bất kỳ sự bỏ sót nào. Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua : Các công ty có nghiệp vụ bán hàng và thu tiền với quy mô lớn, thông thường hàng tháng có tổng hợp và lập bảng cân đối giữa giá trị hàng bán với các khoản thu tiền, và các khoản phải thu để kiểm soát công việc bán hàng và thu tiền. Do các cân đối này có liên quan đến người mua nên cần gửi đến người mua để thông báo đồng thời xác nhận quan hệ mua- bán đã phát sinh trong tháng. Để bảo đảm tính khách quan trong xác nhận, các bảng cân đối này có thể phân công cho người không có liên quan lập ra và gửi qua bưu điện để người mua dễ dàng trả lời ngay cả khi có sai sót. Trong trường hợp này, lập và xác nhận các bảng cân đối hàng, tiền và phải thu là công việc kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Trắc nghiệm đạt yêu cầu trong trường hợp này là sự xem xét và đưa ra ý kiến của KTV về việc lập và xác nhận các bảng cân đối trên. Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng: Kiểm soát nội bộ tập trung vào 3 điểm chủ yếu sau: Việc bán chịu phải được duyệt y cẩn trọng trước khi bán hàng. Hàng bán chỉ được vận chuyển sau khi duyệt đầy đủ chứng cứ. Công việc kiểm soát này nhằm ngăn ngừa tổn thất do vận chuyển đến người mua không thật sự hoặc không có điều kiện thanh toán. Giá bán phải được duyệt bao gồm cả phí vận chuyển, giảm giá, bớt giá và điều kiện thanh toán. Điều này nhằm tránh thất thu, kích thích thoả đáng tăng thu và giải quyết hợp pháp và hiệu quả các quan hệ lợi ích giữa các bên trong quan hệ mua bán. Tương ứng với việc kiểm soát nội bộ này trắc nghiệm đạt yêu cầu được thực hiện qua xem xét chu trình với thủ tục xét duyệt tương ứng Phân cách nhiệm vụ đầy đủ trong tổ chức công tác tài chính kế toán: Đây là công việc trọng yếu trong kiểm soát nội bộ nhằm ngăn ngừa những sai sót và gian lận trong kế toán nói chung và lĩnh vực bán hàng-thu tiền nói riêng. Ví dụ: Nếu sổ bán hàng với sổ thu tiền được 2 kế toán theo dõi độc lập nhau và sổ thu tiền có người kiểm soát độc lập, đối chiếu định kỳ với Sổ cái và Sổ quỹ sẽ tạo ra sự kiểm soát chéo, tăng độ tin cậy của thông tin. Mặt khác để ngăn ngừa gian lận. Đồng thời giữa chức năng bán hàng với chức năng duyệt bán chịu cũng cần phân cách để phòng ngừa những tiêu cực có thể phát sinh trong khâu bán hàng và khả năng thất thu trong khâu thanh toán. Trắc nghiệm đạt yêu cầu là xem xét chung sự phân công trong công tác kế toán và quan sát thực tế công việc kế toán. Tính độc lập của người kiểm tra- kiểm soát: Đây là yếu tố chủ yếu trong việc phát huy hiệu lực của kiểm soát nội bộ. Thông thường sử dụng KTV nội bộ để kiểm soát việc xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền sẽ bảo đảm chất lượng kiểm soát phục vụ tốt cho việc thực hiện các mục tiêu kiểm toán. Trắc nghiệm đạt yêu cầu được thực hiện thông qua xem xét báo cáo của KTV nội bộ và xem xét sự xuất hiện các dấu hiệu của KTV nội bộ đã ký hoặc ghi dấu quy ước trên các chứng từ sổ sách. 2.2.1.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền Các khoản thu tiền được ghi sổ thực tế đã nhận (mục tiêu về tính hiệu lực, tính có thực): Kiểm soát nội bộ phải phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người giữ sổ, đối chiếu độc lập với tài khoản ở ngân hàng. Trắc nghiệm đạt yêu cầu đối với mục tiêu này là : KTV thẩm tra việc phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người giữ sổ. Xem xét việc thực hiện đối chiếu với một ngân hàng. Khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt đúng đắn (mục tiêu được phép): Kiểm soát nội bộ phải có chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn. Duyệt các khoản chiết khấu. Đối chiếu chu trình gốc và ký duyệt phiếu thu tiền. Trắc nghiệm đạt yêu cầu đối với mục tiêu này là xem xét quy chế thu tiền hàng hoặc trao đổi với giám đốc phụ trách tài chính hoặc kinh doanh. Xem xét giấy báo nhận tiền trước hạn. Khảo sát trình tự lập phiếu thu tiền. Tiền mặt thu được đã ghi sổ đầy đủ vào sổ quỹ và các nhật ký thu tiền (mục tiêu về tính trọn vẹn). Kiểm soát nội bộ phải phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ. Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế độ báo cáo nhận tiền kịp thời. Trực tiếp xác nhận Séc thu tiền Trắc nghiệm đạt yêu cầu đối với mục tiêu này là KTV thẩm tra việc phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ. Xem xét thủ tục kiểm tra nội bộ tại các bộ phận có thu tiền hàng. Xem xét dãy liên tục các giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước. Rà soát quan hệ giữa các Séc và bảng kê. Các khoản thu tiền đã vào sổ đều phù hợp với giá bán (mục tiêu về định giá) Kiểm soát nội bộ theo dõi chi tiết các khoản thu theo thương vụ và đối chiếu với chu trình bán hàng và thu tiền. Đối chiếu đều đặn với ngân hàng về khoản tiền bán hàng. Trắc nghiệm đạt yêu cầu đối với mục tiêu này là khảo sát tổ chức kế toán chi tiết các khoản phải thu. Xem xét việc đối chiếu hàng tháng với ngân hàng. Các khoản thu tiền đều được phân loại đúng đắn (mục tiêu về phân loại): Kiểm soát nội bộ phải sử dụng sơ đồ tài khoản có quy định các quan hệ đối ứng cụ thể về thu tiền. Soát xét, đối chiếu nội bộ việc phân loại chú ý định khoản đặc biệt. Trắc nghiệm đạt yêu cầu đối với mục tiêu này là KTV kiểm tra việc tổ chức thực hiện sơ đồ tài khoản và quy định về đối ứng. Xem xét dấu hiệu của kiểm soát nội bộ. Các khoản thu tiền ghi đúng thời gian (tính kịp thời): Kiểm soát nội bộ phải quy định rõ ràng việc cập nhật các khoản thu tiền vào quỹ và sổ quỹ. Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu và nhập quỹ. Trắc nghiệm đạt yêu cầu đối với mục tiêu này là quan sát việc tổ chức ghi thu, chế độ báo cáo thu tiền ở các bộ phận có liên quan. Xem xét dấu hiệu của kiểm soát nội bộ về thu tiền. Các khoản thu tiền ghi đúng vào sổ quỹ, sổ cái và tổng hợp đúng (mục tiêu về tính chính xác máy móc): Kiểm soát nội bộ phải phân cách nhiệm vụ ghi Sổ quỹ với theo dõi thanh toán tiền hàng. Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều đặn. Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ và cộng sổ. Trắc nghiệm đạt yêu cầu đối với mục tiêu này là xem xét việc phân cách nhiệm vụ giữa người ghi sổ quỹ với người ghi sổ thanh toán. Thẩm tra việc gửi các bảng cân đối thu tiền. Xem xét dấu hiệu của kiểm soát nội bộ. 2.2.2. Phân tích và đánh giá tổng quát: Căn cứ vào các tài liệu trên Báo cáo tài chính, sổ cái tài khoản KTV tiến hành thực hiện một số thủ tục phân tích như sau: So sánh doanh thu bán hàng của từng loại hàng hoá dịch vụ kỳ này so với kỳ trước. So sánh tỉ lệ lãi gộp năm nay so với năm trước. So sánh tỷ lệ doanh thu hàng bán bị trả lại, các khoản chiết khấu giảm giá trên tổng doanh thu của kỳ này so với kỳ trước. So sánh tỉ lệ dự phòng nợ phải thu trên tổng doanh thu của kỳ này so với kỳ trước… Từ đó KTV có thể rút ra các biến động bất thường và tiến hành tìm hiểu rõ nguyên nhân để có những kiến nghị và xử lý phù hợp 2.2.3. Thử nghiệm cơ bản đối với chu trình bán hàng- thu tiền. 2.2.3.1. Đối với nghiệp vụ bán hàng. Các khoản bán hàng đã ghi sổ đếu có hiệu lực. Nhìn chung việc ghi sổ những khoản bán hàng không có thật thường ít xảy ra do các khoản doanh thu hay thu nhập tương ứng được xem là căn cứ để tính thuế. Tuy nhiên, tình huống đó vẫn có thể xảy ra khi có những thay đổi trong chính sách thuế nói chung hay mức thuế suất nói riêng giữa các thời kỳ kinh doanh. Bên cạnh đó, doanh thu hay thu nhập không chỉ được xem là căn cứ tính thuế mà còn là cơ sở xem xét bổ sung vốn lưu động để vay vốn hoặc thu hút thêm vốn. Trắc nghiệm độ vững trãi với mục tiêu này theo hướng sau: Sai sót do sơ suất hoặc do các hạn chế khác của người ghi sổ chưa được phát hiện và điều chỉnh hết nhờ hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, cố tình ghi các nghiệp vụ bán hàng không nhất quán với kỳ quyết toán, ghi sổ các khoản bán hàng nhưng trên thực tế hàng hoá chưa vận chuyển hoặc dịch vụ chưa cung cấp, vận chuyển hàng hoá hay cung ứng dịch vụ theo những biên bản giao nhận khống mà vẫn được ghi nhận như một khoản bán hàng. Các nghiệp vụ bán hàng đều được phê chuẩn đúng đắn: Mục tiêu được phép trong bán hàng thường có liên quan trực tiếp đến các quyết định về bán chịu về vận chuyển và về giá cả. Trắc nghiệm độ vững trãi chính là việc ra soát các quyết định về chính sách chung cũng như những thay đổi trong từng thương vụ. Các trắc nghiệm này có quan hệ và tác động tích cực đến việc triển khai các mục tiêu khác có liên quan đặc biệt là trắc nghiệm về định giá. Trắc nghiệm độ vững trãi về định giá là so sánh giá thực tế của hàng bán bao gồm cả phí vận chuyển, khoản bớt giá với bảng giá đã được duyệt. Nếu giá cả được thoả thuận qua từng thương vụ cần xem xét quyền hạn của người cho phép thay đổi này. Các hợp đồng mua bán hàng hoá cũng được xem xét tương tự hoặc có thể qua xác nhận của người mua. Các nghiệp vụ bán hàng đều được ghi sổ đầy đủ: Trong một số trường hợp, chính sách tài chính của doanh nghiệp có xu hướng dấu diếm doanh thu hoặc không phản ánh đầy đủ doanh thu bán hàng. Theo đó KTV phải thực hiện kiểm tra chi tiết nếu kết quả của trắc nghiệm đạt yêu cầu cho thấy kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ các thủ tục kiểm soát đối với việc phản ánh các khoản bán hàng trong năm. Để khẳng định có hiện tượng bỏ sót nghiệp vụ bán hàng, hướng chủ đạo trong kiểm toán là soát xét lại các chứng từ theo một dãy liên tục, đặc biệt ở các thời điểm đầu kỳ kế toán sau, trên cơ sở đó thực hiện đối chiếu giữa ba loại sổ sách: chứng từ vận chuyển, liên 2 của hoá đơn bán hàng có liên quan, nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền hoặc sổ hạch toán chi tiết các khoản phải thu. Các khoản bán hàng đã ghi sổ đều được định giá đúng: Việc kiểm tra chi tiết quá trình định giá đối với từng nghiệp vụ bán hàng chỉ được thực hiện nếu kết quả của trắc nghiệm đạt yêu cầu cho thấy doanh nghiệp không có các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với việc tính giá bán hàng. Việc kiểm tra chi tiết được bắt đầu từ việc rà soát các bút toán trong nhật ký bán hàng với nhật ký thu tiền, với sổ hạch toán các khoản phải thu và đặc biệt với hoá đơn bán hàng. Trong đó, cần quan tâm tới giá bán hàng, chế độ bán hàng và việc phê chuẩn các yếu tố đó. Các khoản bán hàng đã ghi sổ đều được phân loại thích hợp: Đối với nghiệp vụ bán hàng, việc phân loại đúng các nghiệp vụ vào các tài khoản tiểu khoản thích hợp thường không phát sinh những vấn đề phức tạp như nhiều loại nghiệp vụ khác. Trắc nghiệm độ vững trãi các nghiệp vụ bán hàng theo mục tiêu phân loại thường gắn liền với việc kiểm tra quá trình định giá và tính giá thông qua nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền, sổ hạch toán chi tiết các khoản phải thu và hoá đơn bán hàng. Các khoản bán hàng được ghi sổ kịp thời: Để ngăn ngừa bỏ sót nghiệp vụ, việc ghi sổ của nghiệp vụ bán hàng được thực hiện theo nguyên tắc cập nhật. Theo đó, đồng thời với việc kiểm tra chi tiết các mục tiêu về định giá, phân loại, tính hiệu lực và tính trọn vẹn, KTV cần đối chiếu ngày ghi trên các chứng từ chi tiết vận chuyển đã được chọn với ngày ghi trên hoá đơn bán hàng, nhật ký bán hàng và sổ quỹ. Những chênh lệch lớn về thời gian ghi sổ có thể chứa đựng khả năng gian lận trong sử dụng tiền bán hàng hoặc kê khai hàng hoá hay doanh số bán hàng. Các nghiệp vụ bán hàng được ghi đúng vào các sổ thu tiền và cộng dồn chính xác: Ghi sổ đúng tất cả các nghiệp vụ bán hàng vào nhật ký thu tiền và các sổ hạch toán chi tiết nợ phải thu khách hàng có thể được coi là đòi hỏi chính xác cơ học trong việc phản ánh tương quan giữa hàng bán với tiền đã thu và tiền còn phải thu, đặc biệt với các khoản tồn đọng. Tương tự như vậy, tất cả các nghiệp vụ bán hàng phải được phản ánh trên sổ cái tổng hợp một cách chính xác, các số dư phải được cộng sổ và chuyển sổ chính xác tuyệt đối về mặt cơ học. 2.2.3.2. Đối với nghiệp vụ thu tiền. Các khoản thu tiền đã ghi sổ thực tế đã nhận : Trắc nghiệm độ vững trãi đối với mục tiêu này là kiểm tra nhật ký thu tiền, sổ cái, sổ chi tiết các khoản phải thu đối với các nghiệp vụ thu tiền có quy mô lớn hoặc bất thường. Đối chiếu các khoản thu tiền đã ghi sổ với phiếu thu hoặc giấy báo Có của ngân hàng. Khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt đúng đắn: Đối chiếu riêng các khoản chiết khấu đã thanh toán với chính sách của công ty về chiết khấu thanh toán trước hạn. Đối chiếu phiếu thu tiền với các chứng từ gốc và giấy báo Có của ngân hàng, với các hợp đồng và các chứng từ bán hàng khác. Tiền mặt thu được đã ghi sổ đầy đủ vào sổ quỹ và các nhật ký thu tiền: Đối chiếu giấy báo nhận tiền hoặc bảng sao kê tiền nhận được với các khoản mục đã ghi vào nhật ký thu tiền. Đối chiếu các giấy báo Có của ngân hàng với sổ sách tương ứng của công ty. Các khoản tiền thu đã ghi sổ và đã nộp đều đúng với giá hàng bán: Soát xét các chứng từ về thu tiền. Đối chiếu khoản thực thu với mức giá đã duyệt trên các chứng từ bán hàng. Đối chiếu giấy báo có của ngân hàng với bảng kê hoặc nhật ký bán hàng. Các khoản thu tiền đều được phân loại đúng: Kiểm tra các chứng từ thu tiền và đối chiếu với thực tế phân loại trên của tài khoản cấp 2. Các khoản thu tiền ghi đúng thời gian: Chọn một chuỗi các chứng từ và đối chiếu ngày thu được tiền với ngày ghi trên nhật ký thu tiền và bảng kê hoặc báo cáo thu tiền hoặc bảng kê tiền nhận được. Các khoản thu tiền ghi đúng vào sổ quỹ, sổ cái và tổng hợp đúng: Đối chiếu các bút toán ở sổ quỹ với sổ theo dõi thanh toán tiền hàng, với báo cáo thu tiền hoặc bảng kê tiền nhận được. Cộng lại các khoản phải thu trên tài khoản 131 và cộng dồn lại sổ quỹ rồi đối chiếu với tài khoản tổng hợp 111. 2.2.4. Kiểm toán nợ phải thu khách hàng Các khoản phải thu của người mua phát sinh từ quá trình bán hàng nên có quan hệ chặt chẽ với việc phản ánh doanh thu tạo nên chu trình bán hàng và thu tiền. Tuy nhiên, do “ độ trễ “ của quá trình thu tiền so với quá trình bán hàng nên số tiền ghi trên khoản mục này của Bảng cân đối tài sản là số dư các khoản phải thu với khách hàng được tính bằng luỹ kế từ các quá trình kinh doanh trước đến cuối kỳ kinh doanh này. Vì vậy, việc theo dõi trình bày thuyết minh rõ các khoản phải thu là công việc được thực hiện thường xuyên của kiểm soát nội bộ. Dưới đây là mục tiêu và thủ tục kiểm toán đối với nợ phải thu khách hàng: Bảng số 3: Mục tiêu và thủ tục kiểm toán các khoản phải thu ở khách hàng Mục tiêu kiểm toán chung Mục tiêu kiểm toán khoản phải thu Ví dụ về thủ tục kiểm toán tương ứng thường dùng Sự hợp lý chung Số dư các tài khoản bán hàng và thu tiền đều hợp lý - Kiểm tra bảng kê hoặc bảng cân đối về thu tiền ở những khoản có quy mô lớn hoặc dấu hiệu bất thường. - Tính toán các tỷ suất và theo dõi những biến đổi lớn so với năm trước Chính xác cơ học Các khoản phải thu trong bảng kê hoặc bảng cân đối thu tiền theo thời hạn khớp đúng với sổ theo dõi thu tiền và số tổng cộng được chuyển đúng vào sổ Cái. - Chọn ra một số tài khoản phải thu đối chiếu với sổ thu tiền và Sổ cái. - Cộng lại các trang và cộng dồn bảng kê hoặc bảng cân đối thu tiền và đối chiếu các tài khoản liên quan trên Sổ cái. Hiệu lực Các khoản phải thu ghi trong bảng kê hoặc bảng cân đối thu tiền theo thời hạn đều có thật Lấy và theo dõi xác nhận của người mua về khoản phải thu có quy mô lớn kết hợp chọn ra các khoản có quy mô nhỏ điển hình. Trọn vẹn Chọn ra một số tài khoản (người mua) từ bảng kê hoặc bảng cân đối thu tiền để đối chiếu với sổ chi tiết về thu tiền. Cộng lại bảng kê hoặc bảng cân đối các khoản phải thu và đối chiếu với Sổ cái Đối chiếu hoá đơn bán hàng và vận chuyển với sổ thu tiền và sổ theo dõi khoản phải thu Các khoản phải thu đã phát sinh trong quá trình bán hàng chưa được xử lý đều ghi đầy đủ. Quyền và nghĩa vụ Kiểm tra dấu hiệu đã ghi sổ các bản lưu hoá đơn liên quan đến khoản phải thu có chú ý khoản chiết khấu, hồi khấu - Các khoản phải thu trong bảng kê hoặc bảng cân đối thu tiền theo thời hạn đều thuộc sở hữu của công ty. Tính giá Các khoản phải thu trong bảng kê hoặc bảng cân đối thu tiền theo thời hạn đều được tính giá đúng Lấy và theo dõi xác nhận của người mua về các khoản phải thu có quy mô lớn kết hợp với chọn điển hình các khoản phải thu có quy mô nhỏ. Trao đổi với các nhà quản lý bán chịu về khả năng thu tiền ở các khoản quá hạn và đánh giá khả năng thu được tiền. Phân loại Các khoản phải thu trong bảng kê hoặc bảng cân đối thu tiền theo thời hạn được phân loại đúng Đối chiếu các khoản phải thu trên bảng kê hoặc bảng cân đối thu tiền theo thời hạn với chứng từ và sổ chi tiết. Điều tra qua tiếp xúc với các nhà quản lý về các khoản phải thu trên các chứng từ và sổ chi tiết để xác minh việc phân loại. Trình bày Các khoản phải thu đều được trình bày và thuyết minh rõ Đối chiếu các bảng cân đối về khoản phải thu với phân loại các khoản mục trên Bảng Cân đối tài sản và Bản giải trình. Kiểm tra các hoá đơn thu tiền, các biên bản họp giao ban có liên quan và trao đổi với nhà quản lý về các khoản phải thu không rõ ràng và xác minh lại các giải trình của Giám đốc. Kịp thời Các nghiệp vụ về thu tiền đều ghi đúng thời hạn trong quan hệ với nghiệp vụ bán hàng Chọn các nghiệp vụ bán hàng ở cuối kỳ này và đầu kỳ sau để đối chiếu với chứng từ vận chuyển có liên quan có chú ý ngày vận chuyển thực tế và ngày ghi sổ Kiểm tra các lô hàng trả lại sau ngày lập bảng khai tài chính và quan hệ đến kỳ quyết toán. Trong kiểm toán các khoản nợ phải thu của khách hàng phương pháp kiểm toán được sử dụng là phương pháp điều tra thông qua chọn mẫu và lấy xác nhận. Đây là đặc thù riêng đối với việc thực hiện các mục tiêu và thủ tục kiểm toán các khoản phải thu. Xác nhận các khoản phải thu: Là thủ tục quan trọng nhất để đáp ứng các mục tiêu hiệu lực, định giá và kịp thời. Cùng với việc kiểm kê tài sản thì xác nhận các khoản phải thu là hai yêu cầu phổ biến nhằm phát hiện những sai phạm liên quan đến các khoản không có thật, đến số tiền chưa rõ ràng hoặc đã trở thành các khoản nợ khó đòi hoặc không đòi được. Khi áp dụng thủ tục xác nhận cho khoản phải thu, KTV phải quyết định về loại xác nhận, về ngày thực hiện và về kích cỡ mẫu chọn và những khoản mục phải chọn. Về loại xác nhận: Có 2 loại xác nhận thông dụng cho xác nhận các khoản phải thu là xác nhận khẳng định và xác nhận phủ định. Xác nhận khẳng định: Đòi hỏi thông báo quả quyết của người nợ trên mọi giấy yêu cầu xác nhận về khoản nợ tiền hàng của chủ nợ: hoặc đúng, hoặc sai, hoặc có phần lưu ý. Trong trường hợp này, mọi giấy yêu cầu xác nhận của KTV đều được trả lời. Với loại xác nhận này khi chưa nhận được trả lời, KTV thường phải làm thêm những trình tự xác minh để có được bằng chứng đáng tin cậy. Xác nhận phủ định: Chỉ đòi hỏi thông báo của người mua khi họ không đồng tình với số tiền ghi trên giấy yêu cầu xác nhận và găm trên báo cáo hàng năm của người mua. Loại xác nhận này có chi phí ít hơn tuy nhiên việc không trả lời cũng không coi là phủ định ngay cả khi người mua không biết có yêu cầu xác nhận. Do vậy bằng chứng chưa được coi là bằng chứng đáng tin cậy và cần phải xác minh bổ sung. Việc quyết định loại xác nhận nào là tuỳ thuộc vào phán đoán của KTV, bên cạnh đó cũng có thể kết hợp cả 2 loại xác nhận trên theo hướng chung là xác nhận khẳng định sử dụng trong những tài khoản trọng yếu (quy mô lớn và khả năng sai phạm nhiều), còn xác nhận phủ định dùng trong những trường hợp bổ sung khác. Về thời gian xác nhận: Giấy xác nhận được gửi đến người mua để trắc nghiệm số dư của các tài khoản phải thu ghi trên Bảng cân đối tài sản. Do đó ngày gửi thư xác nhận cần gần với ngày lập bảng, tuy nhiên trong một số trường hợp giấy xác nhận có thể gửi vào ngày trước khi lập bảng. Về kích cỡ mẫu chọn: Có nhiều nhân tố ảnh hưởng đến số lượng các xác nhận phải gửi đi như: Tính trọng yếu của các khoản phải thu: Nếu số dư các khoản phải thu có quy mô lớn so với số dư các tài sản khác thì kích cỡ mẫu chọn lớn hơn. Số lượng các khoản phải thu: Số xác nhận gửi đi sẽ nhiều với đơn vị chuyên bán hàng với quy mô lớn, chủng loại hàng hoá nhiều và quan hệ mua bán mở rộng ở nhiều người mua và ngược lại. Mức đồng đều về quy mô các khoản phải thu: Nếu tất cả các khoản phải thu có quy mô xấp xỉ nhau thì xác nhận cần có sẽ ít hơn khi quy mô các tài khoản này rải ra hàng loạt số tiền khác nhau. Những kết quả đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ cùng các trắc nghiệm ứng dụng. Những kết quả xác nhận của những năm trước. Khả năng phá sản của khách hàng và những nhân tố tương tự ảnh hưởng đến rủi ro kiểm toán dự kiến. Về các khoản mục phải chọn để xác nhận: Xem xét đến quy mô của số dư và độ dài của các khoản phải thu. Thông thường trọng điểm của xác nhận là những số dư lớn và đã kéo dài nhiều tháng. Tuy nhiên cũng cần kết hợp chọn ngẫu nhiên các khoản còn lại. Duy trì việc kiểm soát của KTV trong xác nhận: Để đảm bảo chất lượng của các bằng chứng xác nhận thì KTV phải nắm quyền kiểm soát từ khâu gửi đến khâu nhận giấy xác nhận. Theo dõi và xử lý các khoản không trả lời: Công việc này được thực hiện theo trình tự chặt chẽ. Nếu không nhận được giấy gửi xác nhận lần thứ nhất, cần gửi tiếp lần thứ hai. Nếu sau lần thứ hai vẫn không nhận được cần phải có những cách thức hỗ trợ để xét tính hiệu lực của số dư tài khoản như: Trắc nghiệm các khoản thu tiền mặt tiếp sau: thông qua đối chiếu các chứng từ nhận tiền và sổ chi tiết các khoản phải thu. Thẩm tra các chứng từ bán hàng và thu tiền như: Hoá đơn bán hàng để định rõ bên mua và ngày lập hoá đơn để tính tiền cho người mua; chứng từ vận chuyển để xác định hiệu lực của nghiệp vụ vận chuyển. Khi có kết quả xác nhận cần xác định lý do dẫn đến các khoản chênh lệch giữa sổ sách và xác nhận. Thông thường chênh lệch này bao gồm : khoản tiền phải thu ghi sổ đã được thanh toán, người mua chưa hoặc không nhận được hàng, hàng bán bị trả lại, sai lệch trong quá trình ghi sổ hoặc bán hàng Kết thúc việc xác nhận: Sau khi thu thập và xử lý các xác nhận cần thẩm tra lại hệ thống kiểm soát nội bộ trên cơ sở phân tích sự phù hợp giữa những sai lệch vừa phát hiện với đánh giá ban đầu về hệ thống kiểm soát này. Trên cơ sở đó có quyết định cuối cùng về số dư các khoản phải thu qua xác nhận và tập hợp những bằng chứng kèm theo. Thủ tục kiểm toán dự phòng nợ phải thu khó đòi: Khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi là những khoản do doanh nghiệp lập ra cho những khoản phải thu mà theo ước tính của doanh nghiệp trong tương lai không thể thu hồi được. Các khoản tiền bán hàng không thu được cần xoá sổ và tổn thất tài chính do rất nhiều nguyên nhân khác nhau kể cả khả năng xảy ra sai sót trong thủ tục bán hàng đến khả năng gian lận biển thủ khoản tiền thực tế đã thu. Do vậy, cần kiểm tra toàn diện các tiền hàng đã xoá sổ. Thẩm tra lại việc xét duyệt xoá sổ của người có trách nhiệm. Xem xét môi trường kiểm soát và thủ tục kiểm soát đặc biệt là đặc tính của người được giao quyền xét duyệt và quan hệ kinh tế cùng sự phân cách nhiệm vụ giữa người ghi sổ với người xoá sổ. 2.3. Kết thúc kiểm toán: 2.3.1. Chuẩn bị lập Báo cáo kiểm toán Sau khi hoàn thành công việc kiểm toán tại các bộ phận riêng lẻ KTV chuẩn bị lập Báo cáo kiểm toán. sự chuẩn bị này bao gồm việc xem xét: - Các khoản công nợ ngoài dự kiến - Các sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ - Về giả thuyết hoạt động liên tục - Đánh giá kết quả. Xem xét các khoản công nợ ngoài dự kiến: Trong thực tế có những sự kiện đã phát sinh trong năm và có thể dẫn đến một khoản công nợ hay thiệt hại mà cho đến thời điểm khoá sổ vẫn chưa thể xác định là có chắc chắn xẩy ra hay không và số tiền cụ thể là bao nhiêu như: Vụ kiện chưa xét xử do vi phạm quyền sở hữu cá nhân và trách nhiệm pháp lý đối với sản phẩm. Các vụ tranh chấp về thuế và cơ quan thuế vụ. Các bảo lãnh về công nợ của người khác. Thủ tục kiểm toán để tìm kiếm các khoản công nợ ngoài dự kiến: - Trao đổi với nhà quản lý về khả năng phát sinh các khoản nợ ngoài dự kiến chưa được công bố KTV cần yêu cầu nhà quản lý cung cấp thư giải trình xác định đã công bố đầy đủ các khoản công nợ ngoài dự kiến. - Phỏng vấn luật sư hay tư vấn pháp lý của đơn vị - Xem xét các biên bản họp Hội đồng quản trị của Ban giám đốc. Xem xét các dự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ Từ ngày kết thúc niên độ đến ngày ký Báo cáo kiểm toán có thể xảy ra những sự kiện quan trọng và có ảnh hưởng đến Báo cáo tài chính. Có hai sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ cần được quan tâm bởi người quản lý đơn vị và KTV: Các sự kiện có ảnh hưởng trực tiếp đến Báo cáo tài chính và đòi hỏi phải điều chỉnh lại Báo cáo tài chính: Là những sự kiện hay nghiêp vụ cung cấp những bằng chứng bổ sung về những sự kiện xảy ra trước ngày kết thúc niên độ và ảnh hưởng trọng yếu đến các khoản mục trên Báo cáo tài chính. Chuẩn mực về kiểm toán thường yêu cầu điều chỉnh lại các Báo cáo tài chính tuỳ theo sự đánh giá về ảnh hưởng của các bằng chứng bổ sung về các sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ kế toán.Bao gồm: - Kết quả của các khoản công nợ ngoài dự kiến được đánh giá là trọng yếu. - Những tài sản cố định không sử dụng và được nhượng bán trong ngày khoá sổ với giá thấp hơn nguyên giá ghi trên sổ sách. - Các khách hàng có số dư nợ lớn nhưng đến đầu năm sau mới phát hiện không có khả năng thanh toán Các sự kiện không ảnh hưởng trực tiếp đến Báo cáo tài chính nhưng cần kê khai trên Báo cáo tài chính. Những sự kiện này mang tính khách quan không liên quan hoặc bắt nguồn từ những sự kiện kết thúc trước ngày kết thúc niên độ kế toán nên KTV không thể điều chỉnh trực tiếp sổ sách kế toán và Báo cáo tài chính. Bởi vậy cần phải khai báo trên Báo cáo tài chính để tránh sự hiểu lầm khi sử dụng Báo cáo tài chính. Các thủ tục xem xét Kiểm tra các nghiệp vụ xảy ra tại giao điểm các kỳ quyết toán. Xem xét các biện pháp mà nhà quản lý đã áp dụng nhằm bảo đảm mọi sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ đều đã được xác định. Đọc các biên bản họp Hội đồng quản trị…Đọc và so sánh các Báo cáo tài chính định kỳ gần nhất của doanh nghiệp. Phỏng vấn nhà quản lý về những sự kiện lớn chuẩn bị tuyên bố, xác lập, giải thể… Về giả định hoạt động liên tục Giả định hoạt động liên tục là cơ sở cho việc lập Báo cáo tài chính. Có một số nguyên nhân dẫn đến giả định này bị vi phạm: doanh nghiệp bị lỗ liên tục và không có khả năng thanh toán những khoản nợ đáo hạn; doanh nghiệp bị tai nạn nghiêm trọng như hoả hoạn, thiên tai; doanh nghiệp bị dính vào những vụ tranh chấp, kiện tụng tại tòa án, nếu thua kiện thì gánh chịu những khủng hoảng nghiêm trọng. Theo ASC 570 khi kiểm toán nhất là khi đánh giá kết quả công việc, KTV cần đề phòng khả năng giả định hoạt động liên tục không được thực hiện các thủ tục cần thiết nhằm thu thập bằng chứng đảm bảo rằng giả định này sẽ không bị vi phạm. Nếu vẫn còn nghi vấn KTV phải xem xét đến thuyết minh Báo cáo tài chính. Nếu đơn vị mô tả đúng đắn trong thuyết minh thì KTV sẽ phát hành báo cáo dạng chấp nhận toàn phần nhưng vẫn phải nêu nhận xét. Đánh giá kết quả KTV đánh giá tổng quát về các kết quả thu thập được nhằm rà soát lại toàn bộ quá trình kiểm toán: Áp dụng các thủ tục phân tích để đánh giá tính đồng bộ và sát thực của các thông tin tài chính thu thập được đối với từng phần trên Báo cáo tài chính cũng như đối với khoản mục doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng nói riêng. Đánh giá sự đầy đủ của bằng chứng nhằm xem xét liệu bằng chứng thu thập được đã đầy đủ cho việc ra quyết định của KTV hay chưa. Tổng hợp các sai sót phát hiện được và rà soát hồ sơ kiểm toán. Yêu cầu đơn vị cung cấp thư giải trình của nhà quản lý. Kiểm tra các công bố trên thuyết minh Báo cáo tài chính. Xem xét các thông tin khác trên báo cáo thường niên. Kiểm tra lại các khai báo trên Báo cáo tài chính có đúng đắn và tuân theo đúng chuẩn mực kế toán quy định hay chưa. 2.3.2. Lập Báo cáo kiểm toán Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 700, Báo cáo kiểm toán về Báo cáo tài chính, "Báo cáo kiểm toán về Báo cáo tài chính là loại báo cáo bằng văn bản do KTV và Công ty kiểm toán lập và công bố để nêu rõ ý kiến chính thức của mình về Báo cáo tài chính của một đơn vị đã được kiểm toán". Báo cáo kiểm toán được coi như là sản phẩm cuối cùng của một cuộc kiểm toán. Báo cáo trình bày đầy đủ các nội dung và kết quả kiểm toán theo mục tiêu, yêu cầu đã đề ra cho từng cuộc kiểm toán. Xác minh tính đầy đủ, hợp lý cuả Báo cáo tài chính trước khi trình ký duyệt. Đề xuất, kiến nghị các biện pháp xử lý các sai sót, vi phạm. Nêu các giải pháp cần thiết để nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động kinh doanh của đơn vị. Thông thường Báo cáo kiểm toán được lập qua 3 lần: - Lập dự thảo Báo cáo kiểm toán: Trưởng đoàn lập một dự thảo dựa trên kết quả kiểm toán đã được thực hiện tại đơn vị được kiểm toán. - Lấy ý kiến của lãnh đạo đơn vị được kiểm toán: Dự thảo thông báo cho lãnh đạo đơn vị được kiểm toán. Nếu đơn vị có thăc mắc hoặc chưa đồng ý ý kiến của đoàn kiểm toán thì vấn đề được đưa ra thảo luận trước đơn vị và đoàn kiểm toán để đi đến một kết luận chung. - Phát hành Báo cáo kiểm toán chính thức Có 4 loại ý kiến trình bày trên Báo cáo kiểm toán về Báo cáo tài chính: Ý kiến chấp nhận toàn phần: Được sử dụng khi KTV cho rằng Báo cáo tài chính đã phản ánh trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu về tình hình tài chính của đơn vị và phù hợp với chuẩn mực hay chế độ kế toán hiện hành. Ý kiến chấp nhận từng phần: Được sử dụng khi KTV cho rằng: Báo cáo tài chính chỉ phản ánh trung thực và hợp lý nếu không bị ảnh hưởng bởi yếu tố ngoại trừ hoặc yếu tố tuỳ thuộc mà KTV nêu ra trong Báo cáo kiểm toán. Ý kiến không chấp nhận: Được sử dụng khi có sự bất đồng ý kiến nghiêm trọng với giám đốc đơn vị về sự lựa chọn, áp dụng các chuẩn mực và chế độ kế toán hay có sự không phù hợp của các thông tin trong Báo cáo tài chính hoặc trong thuyết minh Báo cáo tài chính. Ý kiến từ chối: Được sử dụng khi phạm vi kiểm toán bị giới hạn nghiêm trọng hoặc thiếu thông tin liên quan đến một số lượng lớn các khoản mục tới mức KTV không thu thập được bằng chứng kiểm toán đầy đủ và thích hợp. Đối với kiểm toán Báo cáo tài chính do kiểm toán nội bộ thực hiện, sau khi phát hành Báo cáo kiểm toán, KTV còn tiến hành theo dõi việc thực hiện các kiến nghị kiểm của các đơn vị thành viên. PHẦN II THỰC TẾ KIỂM TOÁN QUY TRÌNH BÁN HÀNG- THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH CỦA KIỂM TOÁN NỘI BỘ CÁC ĐƠN VỊ HẠCH TOÁN ĐỘC LẬP TẠI TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ I.ĐẶC ĐIỂM CỦA TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ 1.Quá trình hình thành và phát triển Tổng công ty Sông Đà là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Xây dựng được thành lập từ năm 1960 với tên giao dịch quốc tế là Song Da Corporation. Trụ sở của Tổng công ty đặt tại Nhà G10, phường Thanh Xuân Nam, quận Thanh Xuân, Hà Nội. Là một trong những Tổng công ty lớn mạnh của Bộ Xây dựng, Tổng công ty Sông Đà đã có những đóng góp quan trọng vào công cuộc xây dựng cơ sở hạ tầng cho đất nước, đồng thời góp phần vào sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước hiện nay. Những năm qua toàn thể cán bộ công nhân viên Tổng công ty bằng sự cố gắng sáng tạo của mình đã vượt qua nhiều khó khăn trở ngại kinh doanh, giữ cho Tổng công ty không những tồn tại mà còn không ngừng phát triển trong cơ chế thị trường để xây dựng những công trình mới cho tổ quốc, ổn định về tổ chức, cơ sở vật chất, máy móc trang thiết bị, đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ hiện đại, đời sống cán bộ công nhân viên không ngừng được nâng cao. Đồng thời Tổng công ty còn thực hiện tốt các chính sách xã hội, làm tròn nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. Hoạt động kinh doanh chủ yếu của Tổng công ty Sông Đà là thuộc về lĩnh vực đầu tư XDCB. Hoạt động này đã tạo ra phần lớn lợi nhuận cho công ty, làm tăng giá trị tài sản cố định từ 662 tỷ đồng (năm 1993) đến 4300 tỷ đồng (năm 2003), tăng giá trị xuất nhập khẩu từ 4,5% đến 10,5% trong những năm qua đồng thời tạo việc làm cho hơn 4000 cán bộ công nhân viên đặc biệt có một số cơ sở có việc làm thường xuyên và thu nhập ổn định.. Nhìn chung hoạt động của Tổng công ty đã dạng trên nhiều lĩnh vực với nhiều hình thức khác nhau, và đều đạt được mục tiêu chung của Tổng công ty. Tổng công ty đã tham gia xây dựng hầu hết các công trình thuỷ điện lớn của đất nước, đó là nhà máy thuỷ điện Thác bà - 108 MW, thuỷ điện Hoà Bình- 1920 MW, thuỷ điện Trị An – 400 MW… Các công trình này đã cung cấp 70% sản lượng điện của cả nước, góp phần vào sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước. Qua 40 năm trưởng thành và phát triển, Tổng công ty Sông Đà đã tích luỹ được rất nhiều kinh nghiệm trong thiết kế, thi công và điều hành sản xuất. Ngày nay, Tổng công ty có một đội ngũ hơn 20000 cán bộ kỹ thuật và công nhân lành nghề trong đó hơn 3000 cán bộ kỹ thuật, quản lý có trình độ đại học và trên đại học, chú trọng đầu tư đổi mới trang thiết bị, Tổng công ty là đơn vị duy nhất ở Việt Nam có lực lượng thiết bị thi công chuyên ngành tiên tiến và hiện đại. Với những thành tích và đóng góp to lớn cho sự nghiệp xây dựng đất nước, Tổng công ty Sông Đà đã hai lần được tặng huân chương Hồ Chí Minh cùng nhiều huân, huy chương khác. Định hướng và mục tiêu phát triển trong giai đoạn 2001 – 2010: Xây dựng và phát triển Tổng công ty Sông Đà thành tập đoàn kinh tế đã dạng hoá ngành nghề, sản phẩm trên cơ sở duy trì và phát triển ngành nghề xây dựng truyền thống để đảm bảo cho Tổng công ty là một thầu mạnh có khả năng làm tổng thầu các công trình trọng điểm trong nước và quốc tế, phát huy cao độ mọi nguồn lực để nâng cao năng lực cạnh tranh góp phần quan trọng vào sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước. 2.Cơ cấu tổ chức Tổng công ty Sông Đà là một doanh nghiệp Nhà nước, hoạt động chủ yếu trên lĩnh vực xây dựng, kể từ khi thành lập, căn cứ vào các lĩnh vực được sản xuất kinh doanh do Bộ Thương Mại, Bộ xây dựng, Bộ Lao động thương binh và xã hội cho phép và căn cứ vào tình hình phát triển sản xuất kinh doanh cho phù hợp với xu thế thị trường. Tổng công ty đã hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy phù hợp nhằm ngày càng thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển. Tính đến thời điểm 01/01/2004 Tổng công ty có tất cả 52 đơn vị trực thuộc phân bổ trên mọi miền của tổ quốc như các Công ty Sông Đà 1,2,3..23 ở Hà Nội, Hà Tây, Tuyên Quang…,các công ty xi măng, công ty thuỷ điện… hoạt động kinh doanh trên nhiều lĩnh vực như xây lắp, cơ giới, công nghiệp, sản xuất xi măng, thuỷ điện, làm đường, xuất khẩu lao động…Bộ máy quản lý của Tổng công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến hay mô hình quản lý tập trung. Tổng công ty hoạt động theo chế độ tập thể lãnh đạo, cá nhân trực tiếp điều hành. Bảng số 4: Mô hình tổ chức của Tổng công ty: Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phòng ban chức năng PHÓ TỔNG giám đốc Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Các đơn vị trực thuộc Phó tổng giám đốc 3.Kiểm toán nội bộ tại Tổng công ty Sông Đà 3.1. §Æc ®iÓm chung Với yêu cầu bức thiết của quản lý và nhận thức sâu sắc của lãnh đạo Tổng công ty về sự cần thiết của công tác kiểm toán nội bộ, thực hiện Quyết định số 832 TC/QĐ/ CĐKT ngày 28/10/1997 của Bộ tài chính về việc ban hành Quy chế kiểm toán nội bộ Hội đồng quản trị Tổng công ty xây dựng Sông Đà đã ra Quyết định số 04 TCT/ HĐQT, ngày 06/01/1998 thành lập bộ máy kiểm toán nội bộ của Tổng công ty. Năm 1999 Tổng công ty đã tiến hành xây dựng Quy chế kiểm toán nội bộ của riêng mình. Nội dung của Quy chế được soạn thảo căn cứ vào Quy chế kiểm toán nội bộ do Bộ tài chính đã ban hành trong quyết định số 832 TC/QĐ/ CĐKT, có tính đến thực tế đa dạng ngành nghề sản xuất, kinh doanh của Tổng công ty trong đó quy định rõ về chức năng, nhiệm vụ của phòng kiểm toán nội bộ. Ngày 18/11/2003 Hội đồng quản trị của Tổng công ty Sông Đà ra Quyết định số 21 TCT- TCĐT thành lập Công ty kiểm toán và dịch vụ tài chính kế toán, đơn vị phụ thuộc Tổng công ty, (trên cơ sở sắp xếp và phát triển phòng Kiểm toán nội bộ Tổng công ty) kể từ ngày 01/12/2003. Công ty kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán là đơn vị hạch toán phụ thuộc Tổng công ty. Trụ sở: Tại nhà G10, Phường Thanh Xuân Nam, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội. Hoạt động của công ty Thực hiện kiểm toán, tư vấn (thuế, tài chính, kế toán và quyết toán vốn đầu tư, cổ phần hoá, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán, kiểm toán nội bộ…) theo kế hoạch Tổng công ty giao và yêu cầu của các đơn vị trong và ngoài Tổng công ty. Kiểm tra, xác nhận tính đúng đắn, trung thực, hợp lý của các số liệu, tài liệu kế toán và báo cáo quyết toán của các đơn vị được kiểm toán; trên cơ sở kết quả kiểm toán đưa ra những kết luận đánh giá hiệu lực và hiệu quả trong hoạt động điều hành sản xuất kinh doanh, việc tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ tài chính, kế toán và hiệu quả hoạt động của đơn vị. Bao gồm các lĩnh vực. - Kiểm toán – Báo cáo tài chính, Kiểm toán – Báo cáo quyết toán vốn đầu tư, Kiểm toán tuân thủ, Kiểm toán hoạt động. - Bồi dưỡng, hướng dẫn áp dụng chế độ kế toán – tài chính. Xây dựng mô hình tổ chức bộ máy- tổ chức công tác kế toán. - Tư vấn định giá tài sản, xác định giá trị doanh nghiệp trong các trường hợp giải thể, sáp nhập, chia tách, cổ phần hoá, phá sản, các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. Xác định giá trị vốn góp của các bên tham gia liên doanh của các cổ đông góp vốn. Tư vấn đầu tư chứng khoán, tư vấn sử dụng vốn của doanh nghiệp, tư vấn quyết toán tài chính và quyết toán vốn đầu tư. - Hướng dẫn chế độ và lập báo cáo quyết toán thuế. Nhiệm vụ của công ty - Xây dựng kế hoạch kiểm toán, tư vấn thuế, tài chính, thực hiện quyết toán tài chính và quyết toán vốn đầu tư…. Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán cụ thể đối với các đơn vị để thực hiện theo kỳ và đột xuất. - Thực hiện công tác kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán tại các đơn vị thành viên trực thuộc trên cơ sở hợp đồng kinh tế. Thực hiện công tác kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán để phục vụ tốt hơn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên trực thuộc. - Phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và Tổng công ty về kết quả, kết luận về công tác kiểm toán và tài chính kế toán. Thực hiện hạch toán kinh doanh lấy thu bù chi bảo toàn và phát triển vốn được giao. Định kỳ tổ chức sơ kết, tổng kết công tác kiểm toán và dịch vụ tài chính kế toán trong phạm vi Tổng công ty. - Soạn thảo trình Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị ban hành các quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định và các văn bản hướng dẫn để thực hiện công tác kiểm toán nội bộ Tổng công ty. - Kiểm tra tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm tra và xác nhận độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính của Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trước khi trình ký duyệt. - Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh đặc biệt sự tuân thủ luật pháp, chính sách, chế độ, kế toán, tài chính, chính sách nghị định của Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị. - Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, bảo vệ tài chính của các đơn vị thành viên và Tổng công ty. - Đề xuất các kiến nghị và biện pháp xử lý các sai phạm (nếu có) và đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến và hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành kinh doanh của các đơn vị thành viên và Tổng công ty. Cơ cấu tổ chức: Bảng số 5: Cơ cấu tổ chức Công ty kiểm toán&DVTCKT Phòng nghiệp vụ 1 GIÁM ĐỐC Phòng nghiệp vụ 2 Phòng quản trị hành chính Các phó giám đốc Kế toán trưởng 3.2.Quy trình kiểm toán 3.2.1. Đặc điểm của các đơn vị hạch toán độc lập ảnh hưởng đến kiểm toán Các đơn vị thành viên hạch toán độc lập có quyền tự chủ kinh doanh, tự chủ về tài chính, chịu sự ràng buộc về quyền lợi và nghĩa vụ đối với Tổng công ty. Tự chịu trách nhiệm nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp và có các nghĩa vụ tài chính khác (nếu có) theo quy định của pháp luật. Có tư cách pháp nhân theo pháp luật Việt Nam, có vốn và tài sản riêng, chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ trong phạm vi vốn của đơn vị do Tổng công ty Sông Đà giao, có con dấu và tài khoản tại ngân hàng. Có bảng cân đối tài sản, Báo cáo kết quả kinh doanh riêng, có các Quỹ theo quy định của Nhà nước và quy chế của Tổng công ty. Hiện nay Tổng công ty Sông Đà có 52 đơn vị thành viên, phần lớn các đơn vị hạch toán độc lập nên vấn đề kiểm toán là rất quan trọng. Hàng năm kiểm toán nội bộ của Tổng công ty tiến hành kiểm toán đối với tất cả các đơn vị hạch toán độc lập của Tổng công ty. 3.2.2. Lập kế hoạch kiểm toán năm (thường được thực hiện vào cuối năm trước). Thời gian làm việc Mục tiêu kiểm toán Tổ chức nhân sự, nội dung làm việc Chuẩn bị các điều kiện khác để thực hiện Thực hiện ký hợp đồng đối với các đơn vị: phí kiểm toán do Tổng công ty phê duyệt Kế hoạch kiểm toán được chủ tịch HĐQT và Tổng giám đốc phê duyệt, ra quyết định cho các đơn vị thành viên thực hiện 3.2.3. Thực hiện kiểm toán Tổ chức theo đoàn kiểm toán : gồm 3 đoàn làm việc theo địa bàn hoạt động của các đơn vị Đoàn 1: Kiểm toán tại khu vực Hà Nội và Hà Đông (tại công ty). Đoàn 2: Kiểm toán tại khu vực Hoà Bình, Tuyên Quang và các tỉnh phía bắc Đoàn 3: Kiểm toán tại khu vực từ Đà Nẵng đến TP HCM Bao gồm các bước sau: Chuẩn bị tài liệu Phân công công tác trong đoàn: làm việc theo phần hành ví dụ kiểm toán tiền lương và chi phí, kiểm toán vốn bằng tiền, kiểm toán doanh thu… Tiến hành kiểm toán theo nhiệm vụ được phân công: Thu thập bằng chứng Lên số liệu điều chỉnh và nhận xét Tổng hợp lên Báo cáo kiểm toán phát hành cho các đơn vị được kiểm toán 3.2.4. Kết thúc kiểm toán . Họp các đơn vị để làm rõ các vấn đề đã được kiểm toán. Báo cáo kiểm toán được lưu chính thức và phát hành cho các đơn vị sau: Đơn vị được kiểm toán Công ty kiểm toán Phòng tài chính kế toán của Tổng công ty Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Tổng công ty Yêu cầu điều chỉnh: do Tổng giám đốc thực hiện. Các đơn vị được kiểm toán tiến hành điều chỉnh số liệu sau đó nộp báo cáo sau điều chỉnh lại cho Tổng giám đốc. Với bộ máy kiểm toán nội bộ được tổ chức như trên, cho đến nay Tổng công ty Sông Đà chưa phải thuê kiểm toán độc lập để kiểm toán Báo cáo tài chính hàng năm cũng như kiểm toán mọi mặt hoạt động khác, nhiệm vụ này hoàn toàn do kiểm toán nội bộ đảm nhiệm. Trưởng thành dần theo thời gian Công ty kiểm toán và tư vấn dịch vụ kế toán đã chứng tỏ là một công cụ trợ giúp lãnh đạo Tổng công ty tăng cường hiệu quả quản lý và hạn chế rủi ro trong sản xuất kinh doanh. II. QUY TRÌNH KIỂM TOÁN BÁN HÀNG- THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH CỦA KIỂM TOÁN NỘI BỘ TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN & CUNG ỨNG NLQT & TM SÔNG ĐÀ, TRUNG TÂM NC& ƯD KHCN SÔNG ĐÀ 1.Lập kế hoạch kiểm toán: Trước khi tiến hành một cuộc kiểm toán, giám đốc Công ty kiểm toán lập kế hoạch kiểm toán trình Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị phê duyệt. Sau đó giám đốc phân công nhân lực: Thành phần tham gia kiểm toán các đơn vị trực thuộc gồm KTV của Công ty kiểm toán và tư vấn dịch vụ tài chính kế toán. Chuẩn bị tài liệu cho cuộc kiểm toán bao gồm quyết định kiểm toán của giám đốc công ty, kế hoạch và đề cương kiểm toán đã được phê duyệt, các tài liệu khảo sát thu thập về tình hình đơn vị như văn bản chính sách, chế độ quản lý kinh tế của Nhà nước và Tổng công ty. Các đồ dùng, văn bản cần thiết và giấy tờ làm việc. Phổ biến quy định trong đoàn kiểm toán. Trưởng đoàn kiểm toán sẽ thông báo chương trình làm việc cho đơn vị được kiểm toán: gửi cho lãnh đạo đơn vị được kiểm toán tài liệu gồm quyết định, kế hoạch kiểm toán, danh sách đoàn kiểm toán và đề cương kiểm toán đã chuẩn bị. Thu thập thông tin về hoạt động kinh doanh và nghĩa vụ pháp lý của đơn vị được kiểm toán: Đây là những thông tin rất quan trọng là cơ sở cho KTV đánh giá các rủi ro kiểm toán và tính toán mức trọng yếu. Các thông tin này bao gồm đặc điểm sản xuất kinh doanh, hệ thống kiểm soát nội bộ. Đối với Tổng công ty Sông Đà, hàng năm tất cả các đơn vị hạch toán độc lập của Tổng công ty đều được tiến hành kiểm toán thông qua phòng kiểm toán nội bộ mà bây giờ là Công ty kiểm toán và tư vấn dịch vụ tài chính kế toán. Tuỳ thuộc vào các đơn vị được kiểm toán mà Công ty kiểm toán có thể chỉ tiến hành kiểm toán tại phòng kiểm toán hoặc đến kiểm toán tại chính các đơn vị thành viên. Công ty kiểm toán tiến hành thu thập các thông tin về đơn vị thành viên thông qua các thuyết minh Báo cáo tài chính của các đơn vị thành viên Đối với Công ty Cổ phần Cung ứng NLQT&TM Sông Đà: Công ty Cổ phần Cung ứng NLQT & TM Sông Đà là doanh nghiệp cổ phần với hình thức sở hữu vốn là góp vốn cổ đông trong đó Nhà nước nắm giữ cổ phần chi phối, trực thuộc Tổng công ty Sông Đà, hạch toán kinh tế độc lập, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính của công ty đó là: Đưa người lao động và chuyên gia Việt Nam đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài. Những ảnh hưởng quan trọng đến tình hình kinh doanh trong năm báo cáo: Do ngành nghề kinh doanh của đơn vị có đặc thù riêng là xuất khẩu lao động, mọi mặt thay đổi biến động của nền kinh tế trong và ngoài nước đều ảnh hưởng rất lớn đến công tác xuất khẩu nói chung và công tác xuất khẩu lao động nói riêng. Việc đưa người lao động đi làm việc tại các nước trong khu vực còn gặp phải những khó khăn nhất định, như ảnh hưởng của nạn dịch SAS trong năm 2003 và tình hình kinh tế thế giới biến động làm giảm đáng kể số lượng lao động xuất cảnh trong kỳ, nhất là việc thu phí dịch vụ xuất khẩu tại các thị trường, do tính phức tạp của các thị trường xuất khẩu lao động: như thị trường lao động Đài Loan, thị trường lao động Lybia, thị trường lao động Nhật Bản, Hàn Quốc, Malaysia… Chính sách kế toán áp dụng tại công ty thực hiện theo chế độ kế toán Việt Nam. Hình thức sổ kế toán áp dụng là Sổ kế toán Nhật ký chung. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Đồng Việt Nam và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác theo tỷ giá thực tế do Ngân hàng Nhà nước công bố Đối với Trung tâm nghiên cứu và ứng dụng KHCN Sông Đà: Là đơn vị hạch toán độc lập với Tổng công ty, có quyền tự chủ kinh doanh, tự chủ về tài chính, chịu sự ràng buộc về quyền lợi và nghĩa vụ đối với Tổng công ty. Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm chủ yếu là: Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Quản lý và vận hành hệ thống mạng của Tổng công ty. Trung tâm tiến hành nghiên cứu và viết các phần mềm về quản lý nhân lực và quản lý công việc xây dựng. Hàng năm trung tâm có hàng loạt những nghiên cứu góp phần vào việc ứng dụng khoa học công nghệ trong toàn bộ Tổng công ty. Ngoài ra, trung tâm còn tiến hàng sửa chữa, bảo trì máy vi tính cũng như các linh kiện điện tử. Tổ chức các lớp đào tạo tin học, lập dự án sản xuất, xây dựng… Cũng giống như Công ty Cổ phần cung ứng NLQT& TM Sông Đà, hình thức kế toán mà trung tâm áp dụng đó là hình thức Sổ Nhật ký chung, tuân thủ theo đúng chế độ kế toán Việt Nam. Báo cáo tài chính của trung tâm do Phòng kiểm toán nội bộ mà nay là Công ty kiểm toán và tư vấn dịch vụ tài chính kế toán tiến hành kiểm toán do Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị phê duyệt. Đánh giá môi trường kiểm soát và rủi ro kiểm soát KTV thu thập các thông tin về hệ thống kiểm soát của đơn vị để từ đó đánh giá rủi ro kiểm soát và môi trường kiểm soát đối với khoản mục doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng. KTV kiểm tra quy chế quản lý công nợ phải thu, quy trình quản lý ghi chép và đối chiếu các khoản nợ phải thu thương mại, trả trước cho người bán, dự phòng phải thu khó đòi. Kiểm tra quy trình bán hàng cũng như cách thức ghi nhận doanh thu ở hai đơn vị, các quy định về chính sách giá. Kiểm tra việc phê duyệt các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán hay hàng bán bị trả lại. Kiểm tra các quy định về việc mở sổ theo dõi chi tiết đối với từng khách hàng, từng nhà cung cấp, từng đơn vị thành viên, việc theo dõi riêng từng khoản doanh thu riêng … Thông qua các thông tin thu thập được về hệ thống kiểm soát của hai đơn vị đối với hai khoản mục doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng kiểm toán viên cho rằng: + Rủi ro kiểm soát của các khoản doanh thu và phải thu khách hàng được đánh giá là Trung bình +Hệ thống kiểm soát của hai khoản doanh và phải thu được đánh giá là Trung bình Lập kế hoạch chi tiết cho từng phần hành: Trưởng đoàn kiểm toán căn cứ vào kế hoạch kiểm toán đã thực hiện phân công công việc cho từng KTV, xác định các khoản mục trên Báo cáo tài chính mà mỗi người phụ trách, khoảng thời gian dự kiến tiến hành trực tiếp kiểm toán, dự kiến thời gian hoàn thành cuộc kiểm toán và phát hành Báo cáo kiểm toán. Sau khi thống nhất với các KTV trong nhóm kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán sẽ trình kế hoạch cho Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị phê duyệt. Sau đó mỗi KTV lập ra một đề cương kiểm toán riêng cho từng khoản mục kiểm toán mình phụ trách Bảng số 6: Mẫu đề cương kiểm toán Stt Căn cứ Nội dung 1 Căn cứ thực hiện kiểm toán - Các văn bản của Nhà nước - Các văn bản của Tổng công ty 2 Khoản mục kiểm toán - Khái niệm - Nội dung 3 Mục tiêu kiểm toán - Tính hữu hiệu - Tính đầy đủ - Đo lường và tính giá - Trình bày và khai báo - Tính đầy đủ 4 Rủi ro 5 Các thủ tục kiểm toán 6 Người lập đề cương Sau khi kế hoạch được phê duyệt, Giám đốc công ty sẽ gửi thư đến Ban giám đốc của hai công ty, thông báo kế hoạch về thời gian, nhân lực dự kiến tiến hành cuộc kiểm toán, đồng thời gửi một bảng danh sách tên các tài liệu như Báo cáo, sổ sách, chứng từ… mà KTV nội bộ cần trong quá trình kiểm toán trực tiếp tại đơn vị và yêu cầu các đơn vị nộp đến phòng kiểm toán. 2. Thực hiện quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền Sau khi tiến hành lập kế hoạch và xây dựng chương trình kiểm toán các KTV sẽ tiến hành kiểm toán các khoản mục doanh thu và khoản mục phải thu khách hàng. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô, cơ cấu tổ chức quản lý của Trung tâm nghiên cứu &ứng dụng KHCN Sông Đà và Công ty Cổ phần và cung ứng NLQT&TM Sông Đà rất khác nhau nên việc thực hiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền đối với hai công ty này cũng có những khác biệt lớn. Việc kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền ở TTNC&ƯD được thực hiện chi tiết hơn, mang tính chất đặc thù hơn trong khi đó tại công ty cổ phần và cung ứng NLQT&TM đơn giản hơn phù hợp với một cuộc kiểm toán tại doanh nghiệp cung ứng dịch vụ. 2.1. Đối với Trung tâm nghiên cứu và ứng dụng KHCN Sông Đà: 2.1.1. Kiểm toán khoản mục DOANH THU Khi tiến hành kiểm toán khoản mục doanh thu KTV tiến hành tìm hiểu về chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp đặc biệt là đối với nghiệp vụ bán hàng và thu tiền cũng như cách thức ghi nhận doanh thu tại đơn vị, chính sách giá bán, chính sách chiết khấu. Doanh thu của Trung tâm NC & ƯD KHCN bao gồm: - Doanh thu cung cấp máy vi tính. - Doanh thu sửa chữa và bảo dưỡng máy vi tính. - Doanh thu lắp đặt, nhập dữ liệu TCXDVN - Doanh thu quản trị mạng. - Doanh thu đào tạo các lớp tin học - Doanh thu một số hoạt động khác… Hầu hết doanh thu của trung tâm là doanh thu hoạt động nội bộ, hàng hoá sản phẩm nghiên cứu của công ty được cung cấp cho các công ty thành viên trong Tổng công ty là chủ yếu. Trung tâm có chính sách bán chịu quy định rõ ràng. Việc xét duyệt bán chịu được cân nhắc căn cứ vào khả năng tài chính của người nợ để tiến hành bán chịu. Trung tâm không sử dụng chính sách giảm giá. Quy trình tiến hành ghi nhận doanh thu của trung tâm được thực hiện khi khách hàng chấp nhận thanh toán tiền hàng, kế toán sẽ lập hoá đơn giá trị gia tăng giao cho khách hàng và tiến hành ghi sổ kế toán. Khi viết hoá đơn, kế toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK 1311/ Có TK 511, 512,3331. Nếu khách hàng trả tiền ngay, kế toán viết phiếu thu tiền và ghi nhận: Nợ 111,112/ Có 1311. Nếu khách hàng nợ lại thì KTV theo dõi chi tiết trên tài khoản 1311 cho từng khách nợ. Đối với các khoản khách hàng ứng trước tiền mua hàng kế toán theo dõi trên tài khoản 1312 chi tiết cho từng khách hàng. Quy trình kiểm toán được thực hiện bao gồm các bước: ð Kiểm tra tổng quát về doanh thu : Kiểm tra tổng quát là một thao tác cần thiết giúp KTV xác minh số liệu về mặt tổng thể từ đó KTV có thể đi sâu hơn vào kiểm toán chi tiết doanh thu có phát hiện chênh lệch nhằm đánh giá công tác tổ chức, ghi chép sổ sách và việc chuyển sổ lập báo cáo của đơn vị đối với tài khoản doanh thu bán hàng. KTV đối chiếu tổng quát chỉ tiêu doanh thu của đơn vị thông qua: biểu doanh thu sản lượng, biểu báo cáo tổng hợp doanh thu. Sau khi đối chiếu KTV sẽ tiếp tục mở rộng kiểm tra ở các loại hình doanh thu có phát hiện chênh lệch và nếu số liệu đã khớp đúng thì KTV xác nhận số liệu đó… Trong trường hợp phát hiện ra chênh lệch ngay từ đối chiếu tổng quát thì KTV yêu cầu đơn vị giải trình số liệu trước khi mở rộng kiểm tra nêu lý do chênh lệch. Trước tiên KTV tiến hành so sánh sơ bộ chỉ tiêu tổng quát của tài khoản doanh thu trên báo cáo tài chính đã được kiểm toán của năm 2002 đã được kiểm toán nội bộ xác định là đúng và báo cáo năm tài chính năm kiểm toán để phát hiện ra những biến động bất thường (tăng hoặc giảm) làm cơ sở để phát hiện ra sai sót hoặc gian lận có tính trọng yếu. Bảng số 7 : Phân tích doanh thu Chỉ tiêu 31/12/2002 31/12/2003 Chênh lệch ± % Doanh thu bán hàng 4.653.046.030 4.885.698.332 232.652.302 105 Như vậy doanh thu của năm 2003 so với 2002 đã tăng 105% sự tăng lên này KTV cho rằng do các nguyên nhân sau: Do trong năm 2003 trung tâm đã ký kết được nhiều hợp đồng về đào tạo tin học và đã thu được tiền ngoài ra còn có những hợp đồng ký kết vào những năm trước đến năm 2003 mới thực hiện xong đã được nghiệm thu và khách hàng chấp nhận thanh toán. KTV dựa vào số liệu trên Báo cáo tài chính như Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh mà đơn vị đã cung cấp cho đơn vị để tiến hành đối chiếu so sánh nhằm phát hiện các biến động bất thường về doanh thu các tháng trong năm tài chính. Việc so sánh được thực hiện đối với cả 12 tháng. KTV đặc biệt chú ý đến những tháng có doanh thu có những đột biến, dễ xảy ra gian lận và sai sót do việc ghi giảm doanh thu, ghi tăng giá vốn,. KTV tiến hành đối chiếu số phát sinh trong năm với sổ chi tiết, đối chiếu tổng số phát sinh trên sổ cái với báo cáo tài chính của năm 2003. Kết quả của việc tiến hành kiểm tra tổng quát được KTV tổng hợp trên Bảng kiểm tra tổng quát Bảng số 8: Bảng kiểm tra tổng quát doanh thu bán hàng TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ CÔNG TY KIỂM TOÁN & DVTCKT KIỂM TRA TỔNG QUÁT Số lưu trong Hồ sơ kiểm toán: UU3 Số file lưu A1 Khách hàng :Trung tâm KHCN Sông Đà Năm tài chính 2003 Soát xét Thực hiện Khoản mục : TK 511 Tên, ký Ngày Tên, ký Ngày Tháng Nợ Có Tham chiếu Dư đầu kỳ Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng phát sinh Dư cuối kỳ 90.365.456 149.265.123 113.325.125 278.365.258 106.995.254 97.562.854 88.456.231 315.214.256 1.960.785.698 485.365.235 1.115.356.243 2.005.875.546 4.885.698.332 Đã đối chiếu với sổ cái, sổ chi tiết Nhận xét kiểm tra tổng quát: Qua so sánh với năm trước cho thấy doanh thu năm nay có tăng so với năm trước. Doanh thu tăng đột biến vào ba tháng cuối năm, vì vậy cần tập trung vào xem xét đối chiếu với khoản giá vốn hàng bán tương ứng. Điều này có thể dẫn tới nghi ngờ trong việc ghi nhận doanh thu. Nhưng qua đối chiếu giữa sổ cái và sổ chi tiết cũng như với các Báo cáo tài chính cho thấy có sự khớp đúng số liệu. Như vậy việc tổng hợp số liệu từ sổ cái lên báo cáo và từ các biểu sản lượng doanh thu của đơn vị là đúng đắn. Sổ sách, báo cáo của đơn vị rõ ràng, được tổ chức khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu kiểm tra. Tuy nhiên việc lưu chứng từ dễ dẫn tới thất lạc gây khó khăn cho quản lý, tra cứu. ð Kiểm tra chi tiết Sau khi kiểm tra tổng quát căn cứ vào Sổ Cái TK 511 KTV tiến hành chọn mẫu để kiểm tra chi tiết khoản mục doanh thu bán hàng. Đối với việc chọn mẫu kiểm toán nội bộ Tổng công ty Sông Đà tiến hành chọn theo nhận định của KTV có thể chọn mẫu 100%, hoặc tiến hành chọn toàn bộ các tháng, mỗi tháng chọn những nghiệp vụ hay xảy ra sai sót, cũng có thể chọn mẫu những nghiệp vụ có khả năng sai phạm nhiều, có quy mô lớn. Đối với các nghiệp vụ đã được chọn, KTV tiến hành kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ này: KTV kiểm tra các số liệu trích từ Sổ Cái TK 511 với hoá đơn bán hàng, đơn đặt hàng, hợp đồng . KTV xem xét toàn bộ hồ sơ chứng từ của nghiệp vụ bán hàng xem có đầy đủ và hợp lệ hay không. Trong khi kiểm tra hoá đơn bán hàng KTV xem xét các chữ ký ghi trên hoá đơn như chữ ký của người mua, chữ ký của kế toán trưởng, chữ ký của Giám đốc, Phó Giám đốc để kiểm tra thủ tục kiểm soát, tính đầy đủ (doanh thu phản ánh tính đúng kỳ). KTV kiểm tra giá trên hoá đơn bán hàng và so sánh với bảng giá quy định tính toán lại trên cơ sở giá thị trường để kiểm tra tính chính xác, bên cạnh đó KTV cũng tiến hành so sánh ngày ghi trên hoá đơn với các phiếu xuất kho… KTV xác định tính trung thực của chỉ tiêu doanh thu trên các Báo cáo tài chính đồng thời xem xét đánh giá việc chấp hành các quy định quản lý doanh thu có phù hợp với chế độ hay không. Với đặc thù của mặt hàng kinh doanh trung tâm không quy định chính sách giảm giá đối với các mặt hàng của mình do vậy không có khoản giảm trừ doanh thu . Kết quả kiểm tra chi tiết được thể hiện trên bảng sau: Kiểm tra việc khoá sổ bán hàng: Thông qua việc kiểm tra các nghiệp vụ bán hàng gần thời điểm cuối niên độ ngày 31/12/03 đến ngày 20/1/04 để xem xét có nghiệp vụ bán hàng nào của năm 2002 được hạch toán vào năm 2003 và ngược lại hay không. Sau khi kiểm tra KTV nhận thấy không có sự sai phạm nào ở đây, KTV kết luận các khoản doanh thu đều được ghi nhận đúng kỳ. Như vậy từ ngày 01/01/2003 đến ngày 31/12/2003 KTV đã kiểm tra chọn mẫu các nghiệp vụ phát sinh bằng cách kiểm tra các nghiệp vụ có quy mô lớn, những nghiệp vụ có nội dung kinh tế không rõ ràng. KTV lập bảng nhận xét và kiến nghị về khoản mục doanh thu được hạch toán tại đơn vị. Bảng số 10 : Nhận xét và kiến nghị TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ CÔNG TY KIỂM TOÁN & DVTCKT NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ Số lưu trong Hồ sơ kiểm toán: UU4 Số file lưu UU Khách hàng : Trung tâm KHCN Sông Đà Năm tài chính 2003 Soát xét Thực hiện Khoản mục : Doanh thu bán hàng Tên, ký Ngày Tên, ký Ngày Nhận xét Đơn vị đã hạch toán tăng doanh thu dự án khả thi tin học hoá theo hợp đồng số 94/KHCN ngày 31/9/2001 với Bộ xây dựng: 27.272.727 và do đó đã hạch toán tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp là 2.727.273 Hạch toán thiếu doanh thu bán hàng cho CTCP Bình Điền theo chứng từ CTHT 7A ngày 25/04/03 :11.375. 686 do vậy làm giảm VAT đầu ra là 1.137.568. Đơn vị chưa lập quy trình luân chuyển chứng từ theo quy định của Tổng công ty. Do vậy trong quá trình bán hàng còn thiếu sót chữ ký của người có thẩm quyền xét duyệt và ra quyết định cũng như trong một số nghiệp vụ bán hàng KTV còn phát hiện thiếu chữ ký của người mua trong hợp đồng bán hàng. Tuy nhiên qua kiểm tra KTV nhận thấy mọi nghiệp vụ đều thực sự tồn tại, việc ghi nhận doanh thu là phù hợp với hợp đồng và việc ghi sổ doanh thu là phù hợp với hoá đơn bán hàng. Bên cạnh đó một số nghiệp vụ bán hàng không có đủ hợp đồng bán hàng do các khách hàng này thường là các đơn vị thành viên của Tổng công ty và hoạt động trên cùng địa bàn Hà nội như công ty Sông Đà 9, Sông Đà 11 nhưng đơn vị vẫn lập hoá đơn đầy đủ. - Còn lại: Việc phản ánh và hạch toán doanh thu của trung tâm đều hợp lý và hợp lệ. Thời điểm ghi nhận doanh thu đảm bảo doanh thu được phản ánh đúng kỳ và phù hợp. Các khoản doanh thu của đơn vị đã được tính toán, hạch toán đúng, đảm bảo sự khớp đúng số liệu giữa sổ chi tiết, sổ cái và Báo cáo tài chính. Nội dung các khoản doanh thu được hạch toán đúng quy chế của trung tâm và với chế độ kế toán hiện hành. Kiến nghị Đề nghị đơn vị ghi giảm doanh thu dự án khả thi tin học hoá: Nợ TK 511/ Có TK 131: 27.272.727. Ghi bổ sung doanh thu ghi thiếu bán hàng cho CTCP Bình Điền: Nợ TK1311/ Có TK 511: 11.375. 686. Đề nghị đơn vị lập chu trình luân chuyển chứng từ tăng cường công tác lập, tập hợp kiểm tra soát xét chứng từ kế toán. Về công tác ký hợp đồng một số nghiệp vụ bán hàng cho khách hàng với số tiền rất lớn lại thiếu hoá đơn do khách hàng quen đề nghị đơn vị ký kết hợp đồng rõ ràng theo đúng pháp lệnh hợp đồng kinh tế theo quy định của Nhà nước. 2.1.2.Kiểm toán khoản mục PHẢI THU KHÁCH HÀNG Công nợ phải thu khách hàng là một khoản mục vô cùng quan trọng trên bảng cân đối kế toán của mỗi doanh nghiệp, nó không những phản ánh tình hình tài chính hiện hành mà nó còn phản ánh khả năng thanh toán cũng như khả năng tồn tại của doanh nghiệp. Nhận thấy tầm quan trọng của khoản mục này, kiểm toán nội bộ Tổng công ty Sông Đà đã xây dựng một trình tự kiểm toán riêng cho khoản mục công nợ phải thu này. Khi bắt đầu thực hiện kiểm toán, KTV đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và rà soát nhanh việc ghi chép chứng từ, sổ sách và cân nhắc lựa chọn mục tiêu kiểm toán. - TK 1311: Phải thu khách hàng - TK 1312: Khách hàng ứng trước Quy chế quản lý công nợ phải thu Đối tượng chủ yếu của khoản nợ này là khách hàng có quan hệ kinh tế chủ yếu với đơn vị trong mua chịu hàng hoá, dịch vụ, sản phẩm… Khi bán chịu cho khách hàng, xem xét kỹ khả năng thanh toán trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã đựơc ký kết. Nếu đến hạn trả mà người mua chưa trả thì đơn vị sẽ có thông báo bằng văn bản cho khách hàng yêu cầu trả nợ và thông báo số tiền lãi kể từ ngày quá hạn. Các khoản tiêu thụ nội bộ Tổng công ty cuối tháng sẽ phải lập báo cáo nợ để gán trừ qua Tổng công ty đồng thời cũng theo dõi để yêu cầu bên mua chuyển trả tiền, khi bên mua trả tiền thì Tổng công ty sẽ hạch toán báo ngược trở lại. Nếu xảy ra thất thoát không thu hồi được thì : Đối với những khoản nợ mà Hợp đồng kinh tế được ký kết đúng pháp lệnh đơn vị đã thực hiện đúng điều khoản trong hợp đồng thì lập hồ sơ đưa ra toà kinh tế đề nghị giải quyết. Đối với những khoản nợ do sơ suất khi ký hợp đồng thì đơn vị sẽ lập hội đồng xử lý trách nhiệm vật chất theo nguyên tắc ai ký duyệt thì người đó phải chịu trách nhiệm. Các khoản phải thu khác đơn vị theo dõi cụ thể cho từng đối tượng, từng khoản nợ theo đúng chế độ kế toán quy định, đến hạn thu hồi mà chưa thu hồi được sẽ có biện pháp xử lý kịp thời. ðKiểm tra tổng quát “Phải thu khách hàng” Cũng giống như tài khoản phải thu khách hàng KTV cũng thực hiện thủ tục phân tích phải thu khách hàng Bảng số 11: Phân tích khoản mục phải thu khách hàng Chỉ tiêu 31/12/2002 31/12/2003 Chênh lệch ± % Phải thu bán hàng 328.870.049 378.201.068 49.331.019 15 Như vậy so với năm 2002 khoản phải thu của trung tâm đã tăng 115% trong khi đó qua phân tích doanh thu cho thấy doanh thu chỉ tăng 105%, nguyên nhân là do phát sinh một số khoản phải thu lớn mà các khách hàng đã ký kết hợp đồng từ một số năm trước, khi công trình hoàn thành mới bắt đầu chấp nhận việc thanh toán. Căn cứ vào sổ cái tài khoản 131, sổ theo dõi chi tiết công nợ cho từng khách hàng KTV kiểm tra tổng quát khoản mục này: Kiểm tra số dư đầu kỳ của khách hàng trên sổ cái, sổ chi tiết, Báo cáo tài chính để so sánh và đối chiếu số liệu có khớp đúng hay không. Kiểm tra số phát sinh trong kỳ trên hoá đơn bán hàng và phiếu thu tiền. Kiểm tra các lần thanh toán. Kiểm tra qui định về việc mở sổ theo dõi chi tiết đối với khách hàng, từng nhà cung cấp và từng đơn vị thành viên. Chọn một số nghiệp vụ trả trước người bán, các khoản phải thu khác và dự phòng phải thu khó đòi và kiểm tra xem các nghiệp vụ này có tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ từ khi bắt đầu quá trình phát sinh nghiệp vụ cho đến khi kết thúc. Việc kiểm tra bao gồm việc đánh giá tính tuân thủ theo các qui chế quản lý công nợ và các qui định của pháp luật. KTV dựa vào các tài liệu mà đơn vị cung cấp, thực hiện đối chiếu Bảng cân đối kế toán đã được kiểm toán nội bộ năm trước với sổ cái các TK 131, xem xét số liệu trên Báo cáo tài chính và số liệu trên Bảng cân đối kế toán, sổ Cái có khớp đúng số liệu hay không. Kết quả này được thể hiện trên bảng kiểm tra tổng quát tài khoản 131: Bảng số 12 : Bảng kiểm tra tổng quát phải thu khách hàng TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ CÔNG TY KIỂM TOÁN & DVTCKT KIỂM TRA TỔNG QUÁT Số lưu trong Hồ sơ kiểm toán: VV2 Số file lưu VV Khách hàng: Trung tâm KHCN Sông Đà Năm tài chính 2003 Soát xét Thực hiện Khoản mục : Phải thu khách hàng Tên, ký Ngày Tên, ký Ngày Tháng Nợ Có Tham chiếu Dư đầu kỳ Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng PS 227.041.184 75.883.640 149.575.238 74.956.234 268.675.771 176.587.437 106.995.213 115.542.400 0 32.267.326 2.938.254.544 0 203.185.048 4.141.922.851 56.254.100 150.321.456 96.365.128 250.326.788 154.885.144 178.369.255 110.326.112 65.536.124 99.366.474 2.547.321.784 324.365.455 825.325.147 3.990.762.967 Đã đối chiếu với Báo cáo tài chính năm 2002 đã được kiểm toán nội bộ xác nhận là đúng. Đã đối chiếu với sổ cái, sổ chi tiết Dư cuối kỳ 378.201.068 Đã đối chiếu với Báo cáo tài chính số dư cuối kỳ là khớp đúng, đã đối chiếu với báo cáo kiểm kê cuối kỳ tại thời điểm ngày 31/12/2003. Như vậy qua quá trình kiểm tra tổng quát cho thấy số liệu về công nợ phải thu của trung tâm đã khớp đúng giữa sổ cái với Bảng cân đối kế toán cũng như với bảng đối chiếu xác nhận công nợ. Phân tích soát xét và kiểm tra khả năng thu hồi nợ Thông qua Báo cáo nợ phải thu KTV thu thập danh sách các khoản nợ quá hạn, phân tích tỷ trọng các khoản nợ quá hạn và nợ khó đòi trên tổng số nợ phải thu.. Qua đó KTV có thể nhận diện các loại khách hàng khác nhau và mức độ nợ cũng như khả năng thanh toán của họ: Bảng số 13: Phân tích khả năng thu hồi nợ STT Diễn giải Số tiền Ghi chú Chưa đến hạn Đến và quá hạn Khó đòi 1 Công ty Sông Đà 10 34.432.900 0 2 Công ty Sông Đà 25 12.363.215 0 3 Công ty CTCP Bình Điền 42..268.485 0 4 Công ty xây dựng hạ tầng dô thị 35.212.500 0 …. ………………………… ………… …………. …… Tổng 164.811.383 213.389.685 0 Nhận xét: Như vậy công nợ phải thu của đơn vị đến ngày 31/12/2003 là 378.201.068 đồng, trong đó công nợ đến và quá hạn là 213.389.685 đồng chiếm tỷ trọng là 56,42% trong tổng số công nợ phải thu. Chi tiết: - Tổng công ty Sông Đà: 52.214.356 (Có đối chiếu xác nhận nợ). - Công ty Sông Đà 10: 34.432.900 (Đã có giấy xác nhận nợ). - Công ty CPTP Bình Điền: 42.268.485 (Đã có giấy xác nhận nợ). - Công ty Xây dựng hạ tầng đô thị: 35.212.500 (Đã trả tiền tiếp vào tháng 1/2004. - Công ty Cổ phần đô thị: 49.261.444 (Có giấy chuyển trả tiền vào tháng 1/2004). Theo hợp đồng quy định số công nợ phát sinh trong tháng 12 năm 2003 sau 05 ngày phải chuyển tiền nhưng chưa nhận được tiền, nên kiểm kê phân tích vào công nợ đến và quá hạn. Một số Công ty đã chuyển