Đề tài Quy trình hoàn thiện kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá

LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm gần đây, trước xu hướng hoà nhập và phát triển của kinh tế thế giới, Việt Nam đã mở rộng quan hệ thương mại, hợp tác kinh tế với nhiều nước trong khu vực và thế giới. Việc này tạo ra cơ hội phát trịển cho các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường nhưng cũng đặt ra những thách thức đối với doanh nghiệp. Để tồn tại và ổn định được trên thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải nâng cao tính tự chủ, năng động để tìm ra phương thức kinh doanh có hiệu quả tiết kiệm chi phí để đem lại lợi nhuận cao để từ đó mới có đủ sức cạnh tranh với các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế. Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và du lịch Trung Dũng cũng như các doanh nghiệp thương mại khác xác định rõ được nhiệm vụ chính của mình là thực hiện tổ chức “Thu mua và tiêu thụ hàng hoá ”, đáp ứng tốt nhu cầu ngày càng cao trong tiêu dùng xã hội. Thu mua và tiêu thụ hàng hoá giữ vai trò to lớn và chiếm toàn bộ họat động của một doanh nghiệp thương mại.Chính vì vậy để thực hiện tốt công việc này thì các doanh nghiệp phải sử dụng tốt các công cụ quản lý kinh tế cuả mình. Một trong những công cụ quan trọng và hữu hiệu nhất đó chính là hạch toán kế toán. Hạch toán kế toán là công cụ điều hành quản lý các hoạt động kinh doanh diễn ra trong doanh nghiệp, thực hiện việc bảo vệ vật tư tiền vốn của doanh nghiệp nhằm đảm bảo quyền chủ động sản xuất, kinh doanh, tự chủ về tài chính. Nhận thức được tầm quan trọng và ý nghĩa to lớn của “Hoàn thiện kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá”, qua thực tế thực tập tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và du lịch Trung Dũng, dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang và các anh chị trong phòng kế toán công ty em đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá” làm khoá luận tốt nghiệp. Khoá luận tốt nghiệp ngoài phần mở đầu và phần kết luận được chia làm 3 chương: - Chương 1: Lý luận chung về kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại các doanh nghiệp thương mại. - Chương 2: Thực trạng kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH TM & DL Trung Dũng. - Chương 3: Hoàn thiện kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH TM & DL Trung Dũng. Do thời gian có hạn với trình độ, nhận thức, trình độ nghiệp vụ của em còn hạn chế không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong được sự hướng dẫn, chỉ đạo của các thầy cô và các anh chị trong phòng kế toán của công ty để em hoàn thành tốt khoá luận này. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Đoàn Thị Thu Huyền CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNG HOÁ VÀ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH THƯƠNG MẠI 1.1. Khái niệm và đặc điểm của hàng hoá 1.1.1. Khái niệm Hàng hoá trong DNTM tồn tại dưới hình thức vật chất, là sản phẩm của lao động, có thể thoả mãn một nhu cầu nào đó của con người, được thực hiện thông qua mua bán trên thị trường. Nói cách khác, hàng hoá DNTM là những hàng hoá, vật tư…mà doanh nghiệp mua vào để bán phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội. Vậy hàng hoá là những vật phẩm các doanh nghiệp mua về để bán phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội. 1.1.2. Đặc điểm của hàng hoá Hàng hoá trong DNTM có những đặc diểm sau: - Hàng hoá rất đa dạng và phong phú : Sản xuất không ngừng phát triển, nhu cầu tiêu dùng luôn biến đổi và có xu hướng ngày càng tăng dẫn đến hàng hoá ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại. - Hàng hoá có đặc tính lý, hoá, sinh học: Mỗi loại hàng có đặc tính lý, hoá, sinh học riêng. Những đặc tính này có ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng hoá trong quá trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra. - Hàng hoá luôn thay đổi về chất lượng, mẫu mã, thông số kỹ thuật…Sự thay đổi này phụ thuộc vào trình độ phát triển của sản xuất, vào nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng. Nếu hàng hoá thay đổi phù hợp với nhu cầu tiêu dùng thì hàng hoá được tiêu thụ và ngược lại. - Trong lưu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhưng chưa đưa vào sử dụng. Khi kết thúc quá trình lưu thông, hàng hoá mới được đưa vào sử dụng để đáp ứng nhu cầu cho tiêu dùng hay sản xuất. - Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các DNTM, nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá với quá trình: mua hàng, dự trữ bảo quản hàng hoá. Bán hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trong DNTM. Vốn dự trữ hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lưu động trong doanh nghiệp (80%-90%) >vốn lưu động của doanh nghiệp không ngừng vận động qua các giai đoạn của chu kỳ: dự trữ sản xuất và lưu thông. Quá trình này diễn ra lặp đi lặp lại không ngừng gọi là sự tuần hoàn và chu chuyển của vốn lưu động. - Sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh thì vốn lưu động lại thay đổi hình thái biểu hiện từ hình thái vốn tiền tệ sang hình thái vốn ban đầu là hình thái tiền tệ. Như vậy quá trình vận động của hàng hoá cũng là quá trình vận động của vốn kinh doanh không thể tách rời việc dự trữ và tiêu thụ hàng hoá một cách hiệu quả. - Mua hàng: là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hoá tại các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn tiền tệ sang vốn hàng hoá. - Bán hàng: là giai đoạn cuối cùng kết thúc quá trình lưu thông hàng hoá, sự chuyển hoá vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn tiền tệ. - Bảo quản và dự trữ hàng hoá: là khâu trung gian của lưu thông hàng hoá. Để quá trình kinh doanh diễn ra bình thường, các doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ hàng hoá một cách hợp lý. Có thể khẳng định rằng hàng hoá có một vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các DNTM. Do đó việc tập trung quản lý một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu, từ thu mua, dự trữ đến tiêu thụ, trên tất cả các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả…là cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, xác định giá vốn hàng bán, giá bán hàng hoá, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận… cho doanh nghiệp. 1.2. Các phương thức tiêu thụ hàng hoá trong các DNTM 1.2.1. Phương thức bán hàng trực tiếp Theo phương thức này bên khách hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp hoặc giao nhận hàng tay ba (các DNTM mua bán thẳng). Khi doanh nghiệp giao hàng hoá, thành phẩm hoặc lao vụ, dịch vụ cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán ngay, có nghĩa là quá trình chuyển giao hàng và ghi nhận doanh thu diễn ra đồng thời với nhau, tức là đảm bảo các điều kiện ghi nhận doanh thu. Phương thức bán hàng trực tiếp được chia thành hai phương thức: Phương thức bán buôn hàng hoá: là phương thức bán hàng chủ yếu được áp dụng cho các DNTM, các doanh nghiệp sản xuất…Các doanh nghiệp thu mua về có thể để bán hoặc để làm đầu vào cho quá trình sản xuất của mình. Như vậy, hàng hoá lúc này vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông mà chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Bán buôn hàng hoá được thực hiện với số lượng lớn và giá bán biến động tuỳ theo số lượng hàng và phương thức thanh toán. Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, doanh nghiệp sẽ thực hiện xuất kho số hàng hoá đó và bên mua hàng cử đại diện bên mua. Sau khi kiểm nghiệm đủ số hàng cần mua, đại diện bên mua thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp. Phương thức bán lẻ hàng hoá: là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế, các doanh nghiệp kinh doanh mua về với mục đích tiêu dùng nội bộ. Trái với hàng hoá bán buôn, hàng hoá bán lẻ đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Bán lẻ hàng hoá thường đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định. Khi khách hàng đã kiểm nghiệm đủ số hàng sẽ tiến hành thanh toán tiền hàng. 1.2.2. Phương thức gửi hàng đại lý hoặc ký gửi hàng hoá Theo phương thức này, định kỳ doanh nghiệp sẽ gửi hàng cho khách hàng theo những thoả thuận trong hợp đồng. Khách hàng có thể là đơn vị nhận bán hàng đại lý hoặc là những khách hàng mua thường xuyên theo hợp đồng kinh tế. Khi xuất kho hàng hoá, thành phẩm giao cho khách hàng thì số hàng hoá, thành phẩm đó vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, bởi vì chưa thoả mãn 5 điều kiện ghi nhận doanh thu. Đến khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán kế toán ghi nhận doanh thu do doanh nghiệp đã chuyển các lợi ích gắn với quyền sở hữu hàng hoá, thành phẩm cho khách hàng. Bên đại lý sẽ được hưởng thù lao đại lý dưới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá. 1.2.3. Phương thức bán hàng trả góp Theo phương thức này, khi giao hàng cho người mua thì số hàng đó được coi là tiêu thụ và doanh nghiệp không còn quyền sở hữu số hàng đó. Người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua. Số tiền người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi nhất định. Thông thường thì số tiền trả ở các kỳ sau phải bằng nhau bao gồm một phần tiền gốc và một phần lãi trả chậm. 1.2.4. Các trường hợp được coi là tiêu thụ khác Trên thực tế ngoài các phưong pháp bán hàng như trên, sản phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp còn có thể được tiêu thụ dưới nhiều hình thức khác. Đó là khi doanh nghiệp xuất hàng hoá, thành phẩm để tặng, trả lương, thưởng cho cán bộ, nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp. Hay hàng hoá xuất dùng cho quảng cáo, chào hàng, khuyến mại…. 1.3.Các phương pháp tính giá hàng hoá 1.3.1. Phương pháp tính giá hàng hoá nhập kho Tính giá hàng mua là việc xác định giá trị ghi sổ của hàng hoá mua vào. Theo quy định hàng hoá được phản ánh trên sổ sách kế toán theo giá thực tế (giá gốc) nhằm đảm bảo nguyên tắc giá phí. Giá thực tế của hàng hoá mua vào được xác định theo công thức sau: Giá trị thực tế của hàng mua vào = Giá thanh toán của hàng hoá theo hoá đơn + Các khoản thuế không hoàn lại - Các khoản thuế được hoàn lại - Giảm giá hàng mua, CKTM được hưởng + Chi phí phát sinh trong khâu mua Trong đó: - Giá thanh toán của hàng hoá theo hoá đơn: là số tiền mà doanh nghiệp dùng để mua hàng ở nhà cung cấp theo hợp đồng hay theo hoá đơn tuỳ tính thuế giá trị gia tăng của doanh nghiệp áp dụng mà chỉ tiêu này có thể là một trong hai chỉ tiêu sau: + Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Giá thanh toán của hàng hoá theo hoá đơn là giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào. + Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá thanh toán của hàng hoá theo hoá đơn là giá bao gồm cả thuế GTGT. - Giảm giá hàng mua: là số tiền giảm trừ người bán dành cho người mua vì lý do hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách phẩm chất trong hợp đồng hoặc bị lạc hậu thị hiếu. - Hàng mua trả lại: là giá trị hàng hoá doanh nghiệp đã mua nhưng trả lại cho người bán vì lý do hàng kém phẩm chất, không đúng chủng loại quy cách trong hợp đồng. - Chiết khấu thương mại được hưởng: là số tiền người bán giảm trừ cho người mua đã mua hàng với khối lượng lớn đạt tới mức được hưởng chiết khấu như đã thoả thuận trong hợp đồng hoặc giao kèo mua bán. - Chi phí phát sinh trong khâu mua: bao gồm các chi phí phát sinh trực tiếp trong quá trình mua hàng như: chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hoá, chi phí lưu kho… 1.3.2. Phương pháp xác định giá vốn hàng tiêu thụ Có rất nhiều phương pháp để xác định giá vốn cho số hàng tiêu thụ: Tùy vào đặc điểm hoạt động kinh doanh, điều kiện và trình độ áp dụng, mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một phương pháp xác định sao cho phù hợp và thuận tiện nhất. Theo chế độ kế toán Việt Nam hiện nay, các đơn vị có thể sử dụng một trong các phương pháp sau để xác định giá vốn hàng tiêu thụ: Phương pháp giá đơn vị bình quân Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế thu mua hàng hoá và số lượng hàng hoá mua để xác định giá đơn vị bình quân. Có 3 cách để tính đơn giá bình quân: - Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Công thức tính: Giá đơn vị BQ cả kỳ dự trữ = Giá thực tế HH tồn đầu kỳ + Gía thực tế HH nhập trong kỳ Số lượng HH tồn đầu kỳ + Số lượng HH nhập trong kỳ Với cách tính này, giá trị hàng hoá xuất kho được xác định tương đối chính xác, phản ánh được sự biến động về giá cả trong kỳ kế toán. Tuy nhiên, hạn chế của phương pháp này là đến cuối tháng doanh nghiệp mới có thể tập hợp để xác định giá vốn hàng bán trong tháng. - Giá đơn vị bình quân đầu kỳ hay cuối kỳ trước Công thức tính: Giá đơn vị bình quân = Trị giá hàng hoá cuối kỳ trước (đầu kỳ này) Số lượng hàng hoá tồn kho cuối kỳ trước (đầu kỳ này) Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ tính toán, có thể thực hiện nhanh chóng. Tuy nhiên cách tính này có độ chính xác không cao nên ít được sử dụng. - Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Theo phương pháp này, cứ sau mỗi lần nhập kho, giá trị hàng hoá lại được tính toán lại theo giá bình quân và giá này được sử dụng để làm đơn giá cho số hàng xuất kho ngay sau lần nhập kho đó. Phương pháp này cho ta giá thực tế hàng hoá xuất kho chính xác nhất. Nhưng do cách tính toán khá phức tạp nên phương pháp này chỉ thích hợp với các đơn vị mà số lần nhập - xuất kho hàng hoá không quá lớn. Phương pháp nhập trước - xuất trước (Phương pháp FIFO) Phương pháp này được thực hiện với giả định hàng hoá nào vào nhập kho trước tiên thì sẽ được xuất kho sớm nhất. Phương pháp này có ưu điểm là cho phép kế toán có thể xác định giá vốn hàng hoá xuất kho một cách kịp thời. Nhược điểm của phương pháp này là phải tính giá cho từng mặt hàng, phải hạch toán chi tiết tồn kho hàng hoá theo từng loại giá nên tốn rất nhiều công sức. Ngoài ra phương pháp này sẽ khiến doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với sự thay đổi giá cả trên thị trường. Với đặc điểm như vậy, phương pháp này chỉ thích hợp với những đơn vị kinh doanh hàng hoá ít chủng loại, số lần nhập kho hàng hoá theo từng mặt hàng không nhiều. Phương pháp nhập sau - xuất trước (Phương pháp LIFO) Theo phương pháp này, hàng hoá được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định lô hàng nào nhập sau sẽ được xúât bán trước. Như vậy, cách tính giá này được thực hiện ngược với cách tính giá theo phương pháp nhập trước - xuất trước. Phương pháp này khắc phục được nhược điểm về tính phản ứng kịp thời trong phương pháp nhập trước - xuất trước. Phương pháp thực tế đích danh Phương pháp này thích hợp với các đơn vị có điều kiện bảo quản riêng cho từng lô hàng nhập kho, vì vậy khi xuất kho lô hàng nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô hàng đó. Phương pháp này có ưu điểm là công tác tính giá hàng hoá được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá xuất kho hàng hoá, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô hàng. Tuy nhiên để áp dụng được phương pháp này, điều quan trọng là hệ thống kho bãi của đơn vị cho phép bảo quản riêng từng lô hàng. Phương pháp giá hạch toán Theo phương pháp này trong kỳ khi xuất kho vật tư, hàng hoá kế toán sẽ tính giá thực tế xuất kho theo giá hạch toán (giá hạch toán có thể là 1 loại giá kế hoạch hoặc 1 loại giá ổn định do kế toán lựa chọn và đến cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế. Giá thực tế hàng hoá xuất kho = Giá hạch toán hàng hoá xuất kho x Hệ số giá hàng hoá Trong đó, hệ số giá hàng hoá được tính bằng công thức: Hệ số giá hàng hoá = Giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá hạch toán hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ 1.4. Kế toán hàng hoá trong các doanh nghiệp TM 1.4.1. Chứng từ sử dụng - Hoá đơn thuế GTGT - Phiếu nhập kho - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá - Bảng kê hoạt động chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào - Bảng kê mua hàng….. 1.4.2. Tài khoản sử dụng * Tài khoản 156 “Hàng hoá”: dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động (tăng, giảm) theo giá thực tế của các loại hàng hoá của doanh nghiệp, bao gồm hàng hoá tại các kho hàng, quầy hàng. Kết cấu và nội dung phản ánh: Bên Nợ: - Giá mua vào của hàng hoá nhập kho, nhập quâỳ - Chi phí thu mua - Trị giá hàng hoá bị người mua trả lại nhập kho, nhập quầy - Trị giá hàng hoá phát hiện thừa qua kiểm kê tại kho, tại quầy Bên Có: - Trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho, xúât quầy - Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ - Các khoản bớt giá, giảm giá, hồi khấu hàng mua - Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu tại kho, tại quầy Số dư bên Nợ: - Trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho, tồn quầy - Chi phí thu mua của hàng hoá tồn kho, của hàng gửi bán 1.4.3. Phương pháp kế toán * TH1: Khi mua vật tư, hàng hoá, sản phẩm thì hàng và hoá đơn cùng vê Khi mang hàng về nhập kho tại đơn vị sẽ lập ban kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá và lập phiếu nhập kho. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho kế toán sẽ phản ánh các nội dung có liên quan: - Phản ánh trị giá mua của hàng hoá nhập kho Nợ TK 156 : giá mua ghi trên hoá đơn Nợ TK 133(1331) : thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331... : tổng giá thanh toán - Phản ánh các khoản chi phí thu mua phát sinh Nợ TK 156 : chi phí thu mua phát sinh (không có thuế GTGT) Nợ TK 133(1331) : thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111,112,331…: tổng giá thanh toán - Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được hưởng, kế toán ghi: Nợ TK 111,112,331 : tổng số tiền được người bán giảm trừ hoặc trả lại Có TK 156 : chiết khấu thương mại, giảm giá hoặc giá trị hàng trả lại Có TK 133(1331): thuế GTGT được khấu trừ trên phần chiêt khấu thương mại, giảm giá, giá trị hàng trả lại - Trong trường hợp được hưởng chiết khấu thanh toán (do thanh toán trước thời hạn) Nợ TK 111,112,331…: chiết khấu thanh toán được hưởng (tính trên tổng giá thanh toán) Có TK 515: doanh thu hoạt động tài chính * TH2: Hàng đã về nhập kho nhưng chưa nhận được hoá đơn của người bán Khi mua hàng hoá đã về nhập kho nhưng chưa nhận được hoá đơn của người bán thì vẫn tiến hành nhập kho và lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ hàng chưa có hoá đơn. Nếu trong tháng hoặc trong kỳ nhận được hoá đơn của người bán thì tiến hành ghi sổ bình thường nhưng nếu đến cuối tháng hoặc cuối kỳ vẫn chưa nhận được hoá đơn của người bán, kế toán sẽ tạm ghi sổ theo giá tạm tính (giá hạch toán hoặc giá ổn định nào đó của kỳ trước) sau đó sang đến tháng sau khi hàng hoá về nhập kho sẽ điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế và phản ánh thuế gtgt được khấu trừ. Ngoài ra các nội dung khác có liên quan đến việc mua vật tư, hàng hoá thì phản ánh giống TH1. - Khi chưa nhận được hoá đơn kế toán ghi sổ theo giá tạm tính Nợ TK 156: theo giá tạm tính Có TK 331: theo gía tạm tính - Sang đến tháng sau khi nhận được hoá đơn của người bán, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giá thực tế + gía tạm tính > giá thực tế Điều chỉnh giá ghi tăng bằng mực đỏ: Nợ TK 156 phần chênh lệch thừa ghi bằng mực đỏ Có TK 331 Điều chỉnh giá ghi tăng bằng bút toán đảo: Nợ TK 331 phần chênh lệch tăng hay thừa ghi thường Có TK 156 + giá tạm tính < giá thực tế Nợ TK 156 phần chênh lệch thiếu ghi thường Có TK 331 Khi nhận được hoá đơn của người bán kế toán còn phải phản ánh thuế GTGT được khấu trừ: Nợ TK 133(1331): thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 Khi thanh toán tiền cho người bán, ghi: Nợ TK 331: tổng giá thanh toán Có TK 111,112,311 * TH3: Đã nhận được hoá đơn của người bán nhưng cuối tháng hàng chưa về nhập kho Khi nhận được hóa đơn của người bán thì kế toán sẽ lưu vào tập hồ sơ hàng mua đang đi đường. Nếu trong tháng hàng hóa về nhập kho thì ghi sổ như TH1 nhưng đến cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho thì kế toán chưa phản ánh chỉ đến khi hàng về nhập kho thì mới tiến hành phản ánh như TH1. 1.5. Kế toán các phương thức tiêu thụ hàng hoá 1.5.1. Tài khoản sử dụng TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: tài khoản này dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế cùng các khoản giảm trừ doanh thu, từ đó xác định doanh thu thuần trong kỳ của doanh nghiệp. Nội dung ghi chép của tài khoản như sau: Bên Nợ: - Các khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại khi bán hàng và doanh thu hàng bán bị trả lại. - Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp phải nộp, tính theo doanh thu bán hàng thực tế. - Kết chuyển doanh thu thuần trong kỳ. Bên Có: - Phản ánh tổng số doanh thu tiêu thụ trong kỳ. Tài khoản 511 trong kinh doanh thương mại cuối kỳ không có số dư và chi tiết theo các tài khoản cấp 2 dưới đây: + TK 5111 “Doanh thu bán hàng hoá” + TK 5112 “Doanh thu bán các thành phẩm” + TK 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ” + TK 5118 “Doanh thu khác” TK 512 “Doanh thu bán hàng nội bộ”: dùng để phản ánh doanh thu do bán hàng hoá, dịch vụ trong nội bộ, giữa các đơn vị trực thuộc cùng một công ty hoặc Tổng công ty… Ngoài các tài khoản phản ánh doanh thu ở trên, trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại còn sử dụng tài khoản phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu: TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu” bao gồm: + TK 5211 “Chiết khấu thương mại”: phản ánh số giảm giá cho người mua hàng với khối lượng hàng lớn ghi trên hoá đơn bán hàng hoặc các chứng từ khác liên quan đến bán hàng. + TK 5212 “Hàng bán bị trả lại”: phản ánh trị giá bán của số sản phẩm, hàng hoá đã bán bị trả lại . + TK 5213 “Giảm giá hàng bán”: phản ánh các khoản giảm giá hàng bán so với giá bán ghi trong hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng thông thường phát sinh trong kỳ. TK 632 “Giá vốn hàng bán”: dùng phản ánh giá vốn của hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư đã tiêu thụ trong kỳ. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán như sau: Bên Nợ: - Phản ánh trị giá vốn của hàng hoá đã xuất bán trong kỳ. - Trích lập bổ sung dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bên Có: - Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho không dùng đến. - Kết chuyển giá vốn hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. Tài khoản 632 cuối kỳ không có số dư. TK 157 “Hàng gửi đi bán”: phản ánh trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ theo phương thức gửi hàng, ký gửi, đại lý. Bên Nợ: - Phản ánh trị giá vốn hàng đang gửi bán, ký gửi, đại lý cuối kỳ. Bên Có: - Kết chuyển trị giá vốn hàng đang gửi bán, ký gửi, đại lý đầu kỳ. Dư Nợ: - Phản ánh trị giá vốn hàng đang gửi bán, ký gửi, đại lý. 1.5.2. Phương pháp kế toán Kế toán bán buôn hàng hoá TK 111,112,131 TK 632 TK 511 TK 156 (1a) (2) (1b) TK 33311 SƠ ĐỒ 01 (1a) Ghi nhận doanh thu bán hàng đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp (1b) Ghi nhận doanh thu bán hàng đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp (2) Trị giá vốn hàng xuất bán Kế toán bán lẻ hàng hoá TK 156 TK 632 TK 511 TK 111,112 (1) (2a) (2b) TK 33311 SƠ ĐỒ 02 (1) Trị giá vốn hàng xuất bán (2a), (2b) Ghi nhận doanh thu bán hàng đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và phương pháp khấu trừ Kế toán bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp TK 156 TK 632 GVHB TK 511 TK 131 Doanh thu bán hàng Tổng số tiền còn (Ghi theo giá bán thu tiền ngay) phải thu của khách TK 33311 Thuế GTGT đầu ra TK 111,112 TK 515 TK 3387 Số tiền đã thu Lãi trả góp hoặc lãi của khách Định kỳ k/c doanh trả chậm phải thu của thu là lãi phải thu khách từng kỳ SƠ ĐỒ 03 Kế toán bán hàng theo phương thức đại lý, ký gửi - Ở đơn vị giao đại lý: TK 156 TK 157 TK 632 (1) (3) TK 511 TK 111,112,131 (2a) (2b) TK 33311 SƠ ĐỒ 04 (1) Gửi hàng cho các đại lý (2a), (2b) Ghi nhận doanh thu số hàng gửi đại lý được xác định là tiêu thụ ở đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và phương pháp khấu trừ (3) Trị giá vốn cuả số hàng gửi bán được xác định là tiêu thụ - Ở đơn vị nhận đại lý: TK 003 (1) (2) TK 111,112,131 TK 511 TK 331 (4a) (4b) (3) TK 33311 (5) SƠ ĐỒ 05 (1) Khi nhận hàng để bán (2) Khi xuất hàng để bán (3) Tiền bán hàng ĐL phải trả cho chủ hàng (4a), (4b) Hoa hồng bán hàng đại lý được hưởng đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và phương pháp khấu trừ (5) Khi trả tiền bán hàng ĐL cho chủ hàng 1.6. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá 1.6.1. Tài khoản sử dụng Để kế toán hợp quá trình xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá đơn vị đã sử dụng TK 642 “Chi phí quản lý kinh doanh”, TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”, TK 421 “Lợi nhuận chưa phân phối”. + TK 642 “Chi phí quản lý kinh doanh” dùng để phản ánh các khoản chi phí quản lý kinh doanh bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.Tài khoản 642 có thể mở chi tiết theo doĩ từng nội dung chi phí.TK này có nội dung phản ánh như sau: Bên Nợ: - Chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ. Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh trong kỳ. - Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào bên Nợ TK 911. Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ. TK 642 “Chi phí quản lý kinh doanh”, có 2 tài khoản cấp 2: * TK 6421 - Chi phí bán hàng: dùng để phản ánh chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ trong kỳ của Công ty và tình hình kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911 - Xác định kết qủa kinh doanh * TK 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp: dùng để phản ánh chi phí quản lý chung của doanh nghiệp phát sinh trong kỳ và tình hình kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. + TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” dùng để xác định và phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán năm. Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: Kết quả hoạt động sản xuất-kinh doanh, kết quả hoạt động tài chính và kết quả hoạt động khác. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh: Bên Nợ: - Giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư đã bán và dịch vụ đã cung cấp. - Chi phí hoạt động tài chính, chi phí khác. - Chi phí quản lý kinh doanh. - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp. - Kết chuyển lãi. Bên Có: - Doanh thu thuần về số sản phẩm hàng hoá, bất động sản đầu tư và dịch vụ đã bán trong kỳ. - Doanh thu hoạt động tài chính, các khoản thu nhập khác. - Kết chuyển lỗ. Tài khoản 911 không có số dư cuối kỳ. + TK 421 “ Lợi nhuận chưa phân phối” dùng để phản ánh kết quả kinh doanh và tình hình phân phối lợi nhuận của doanh nghiệp trong kỳ. Nội dung ghi chép của tài khoản này như sau: Bên Nợ: - Phân phối lợi nhuận - Lỗ của hoạt động kinh doanh Bên Có: - Lợi nhuận của các hoạt động kinh doanh - Xử lý các khoản lỗ trong kinh doanh 1.6.2. Kế toán chi phí quản lý kinh doanh Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng gồm nhiều khoản như: - Chi phí nhân công: Tiền lương của nhân viên được tính căn cứ vào bảng chấm công và báo cáo doanh số bán hàng, các khỏan trích theo lương, tiền ăn trưa. - Chi phí khấu hao tài sản cố định: Khấu hao nhà cửa, kho tàng, phương tiện vận chuyển bốc dỡ. - Chi phí dich vụ mua ngoài: Chi phí thuê sửa chữa TSCĐ, thuê vận chuyển, bốc dỡ.. - Chi phí bằng tiền khác: Chi phí tiếp khách, giao dịch, tiền công tác phí,… Ngoài ra chi phí thu mua còn được kế toán công ty phân bổ vào TK 6421. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản sau: - Chi phí nhân viên quản lý - Chi phí đồ dùng văn phòng - Chi phí khấu hao những TSCĐ dùng cho công tác quản lý - Thuế, phí, lệ phí - Chi phí dịch vụ mua ngoài: khoản chi phí trả cho bên ngoài về tiền thuê sửa chữa TSCĐ, thuê tiền điện báo, tiền nước… ở bộ phận quản lý - Chi phí bằng tiền khác: chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí… SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ KINH DOANH TK 642 TK 334,338 TK 111,112 Lương và các khoản trích theo lương Các khoản thu ghi giảm chi phí TK 152,153 Chi phí VL, CCDC, phục vụ bán hàng TK 214 Trích khấu hao TSCĐ dùng cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp TK 142,242,335 TK 911 Phân bổ dần hoặc trích trước vào chi phí quản lý kinh doanh TK 111,112,331… Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh phát sinh Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi trong kỳ phí khác bằng tiền SƠ ĐỒ 06 1.6.3. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ Việc xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá thường được thực hiện vào cuối tháng và kế toán sử dụng các bút toán kết chuyển để xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong kỳ của Công ty. Cách xác định kết quả tiêu thụ: LN gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ = DT thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ - Gía vốn hàng bán Trong đó: DT thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ = DT về bán hàng và cung cấp dịch vụ - Các khoản giảm trừ doanh thu Lợi nhuận (+) hoặc lỗ (-) từ hoạt động tiêu thụ hàng hoá = LN gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ - Chi phí bán hàng - Chi phí QLDN SƠ ĐỒ KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TK 911 TK 632,635 TK 511 642,811 515,711 Kết chuyển chi phí Kết chuyển doanh thu và thu nhập khác TK 821 Kết chuyển chi phí thuế TNDN TK 421 TK 421 Kết chuyển lãi HĐKD Kết chuyển lỗ HĐKD trong kỳ trong kỳ SƠ ĐỒ 07 1.7. Hình thức ghi sổ kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá trong các DNTM Các doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang thiết bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế toán đó. Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán. Doanh nghiệp được áp dụng 1 trong 4 hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán Nhật ký chung. - Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái. - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. - Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ 1.7.1. Hình thức Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt - Sổ Cái - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ (1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3,5,10…ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). (2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt BÁO CÁO TÀI CHÍNH SỔ CÁI SỔ NHẬT KÝ CHUNG Bảng cân đối số phát sinh SƠ ĐỒ 08 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 1.7.2. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau: - Nhật ký - Sổ Cái - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ (1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày. Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. (2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái. (3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau: Tổng số tiền của cột “Phát sinh” ở phần Nhật ký = Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các tài khoản = Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản (4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khoá sổ được kiểm tra, đối chiếu, nếu khớp đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính. Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ BÁO CÁO TÀI CHÍNH NHẬT KÝ - SỔ CÁI Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại SƠ ĐỒ 09 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.7.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hơp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: - Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ - Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: - Chứng từ ghi sổ - Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ - Sổ Cái - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ (1) Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi và Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. (2) Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào số Cái lập Bảng cân đối số phát sinh. (3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ thẻ, kế toán chi tiết Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Chứng từ gốc SƠ ĐỒ 10 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.7.4. Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ: - Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. - Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). - Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. - Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lâp báo cáo tài chính. Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau: - Nhật ký chứng từ - Bảng kê - Sổ Cái - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ (1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liêụ kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan. Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ. (2) Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng kê NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái BÁO CÁO TÀI CHÍNH SƠ ĐỒ 11 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG HOÁ VÀ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH TM & DL TRUNG DŨNG 2.1. Tổng quan về Công ty Trung Dũng 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Thương mại và Du lịch Trung Dũng ra đời theo quyết định số 0102001059/CPTP ngày 31/08/2000 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp. Công ty chính thức đi vào hoạt động ngay sau khi có đầy đủ tư cách pháp nhân theo luật định. Từ năm 2000 đến năm 2003 với mặt hàng kinh doanh chính là sắt thép xây dựng, chủ yếu là hoạt động bán lẻ cho các cửa hàng trong nội thành Hà Nội. Trong giai đoạn này Công ty cũng đã gặp một số khó khăn về nguồn vốn và thị trường tiêu thụ nhưng với các chính sách hợp lý của lãnh đạo Công ty, cùng sự nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên nên Công ty đã dần từng bước phát triển, không ngừng mở rộng về quy mô, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. Với mục tiêu xây dựng một địa chỉ tin cậy cho khách hàng, Ban Giám Đốc Công ty đã quyết định mở thêm hoạt động vận tải nhằm mang lại thêm lợi nhuận cho Công ty đồng thời khẳng định vai trò của mình trong mạng lưới bán lẻ trên thị trường sản phẩm. Cho đến năm 2004, Bên cạnh việc không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ sắt thép xây dựng, nguồn thu nhập chính của Công ty. Giám đốc nhận thấy để phát triển hơn nữa trong nền kinh tế thị trường, Công ty cần mạnh dạn hoạt động thêm vào lĩnh vực du lịch, đưa đón khách đi thăm quan các địa điểm du lịch trong nước. Tuy nhiên, hoạt động vận tải hàng hoá và kinh doanh du lịch là hoạt động bán chuyên nghiệp, do vậy sau một thời gian hoạt động kết quả mang lại chưa cao trong khi đó ngành sắt thép xây dựng đang ngày càng phát triển Bởi lẽ đó đến hết năm 2005, Công ty đã chuyển sang thuê vận tải bên ngoài và bỏ hoạt động kinh doanh du lịch, tập trung nhân lực chuyên sâu vào lĩnh vực kinh doanh sắt thép nhằm đưa Công ty bước sang một tầm cao mới trong ngành này. Sau 5 năm hoạt động với sự dìu dắt của Giám Đốc cùng quyết tâm làm việc hết mình của toàn thể nhân viên, Công ty đã từng bước khẳng định được uy tín trong lĩnh vực kinh doanh sắt thép đồng thời tạo niềm tin với Công ty gang thép Thái Nguyên, nguồn cung ứng chính của Công ty trở thành Đại lý Phía Bắc đưa công ty bước sang một tầm cao mới. Công ty đã chuyển sang bán buôn sắt thép xây dựng ngay tại Thái Nguyên cho các cửa hàng, đại lý nhỏ tại miền Bắc, bỏ dần hoạt động bán lẻ nhằm mang lại hiệu quả cao hơn trong kinh doanh. Từ năm 2006 đến nay, Công ty đã tham gia vào một lĩnh vực mới: nhập khẩu phôi thép và phế liệu kim loại từ các nước trên thế giới như Lào, Trung Quốc, Úc, Mỹ…Giám Đốc đã sang tận nơi các nước mà mình hợp tác để xem xét, đánh giá chất lượng hàng hoá cũng như cơ sở vật chất của họ đồng thời tạo cho họ thấy được thiện chí của Công ty trong việc làm này nhằm mang lại kết quả tốt đẹp nhất cho hai bên. Sau khi nhập khẩu hàng hoá từ các nước, Công ty sẽ bán phôi thép và phế liệu kim loại cho Công ty Gang thép Thái Nguyên nhằm lấy thành phẩm thép để cung cấp hàng hoá cho khu vực phía Bắc. Có thể nói, hoạt động nhập khẩu đã mang lại thu nhập cao cho Công ty, điều đó tạo thêm động lực cho toàn cán bộ công nhân viên phải phát huy hơn nữa đưa Công ty TM & DL Trung Dũng ngày một phát triển mạnh mẽ và khẳng định vị thế của mình trên thị trường trong và ngoài nước. 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Công ty Trung Dũng có chức năng chính là kinh doanh sắt thép xây dựng. Nhiệm vụ của Công ty TNHH TM và DL Trung Dũng: - Xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh theo đúng ngành nghề được ghi trong giấy chứng nhận kinh doanh. - Xây dựng phương án kinh doanh, phát triển kế hoạch và mục tiêu chiến lược của công ty. - Tổ chức nghiên cứu thị trường nhằm tìm ra phương thức bán hàng hợp lý nhất có thể đem lại nhiều lợi nhuận cho Công ty, mở rộng thị trường tiêu thụ đồng thời tạo uy tín, lòng tin với khách hàng và đối tác. - Thực hiện chăm lo và không ngừng cải thiện điều kiện làm việc, đời sống vật chất tinh thần, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động. 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập. Bộ máy quản lý được tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, được phân cấp theo kiểu quan hệ trực tuyến - chức năng. Cơ cấu quản lý của Công ty bao gồm: - Ban Giám đốc: + Giám đốc Công ty + Phó Giám đốc - Các phòng chức năng: + Phòng Tổ chức hành chính + Phòng Kinh doanh + Phòng Kế toán + Phòng Bảo vệ MÔ HÌNH CƠ CẤU QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY ĐƯỢC THỂ HIỆN QUA SƠ ĐỒ SAU: Ban Giám Đốc Phòng TCHC Phòng Kinh Doanh Phòng Bảo Vệ Phòng Kế Toán SƠ ĐỒ 12 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận - Ban Giám đốc: Trực tiếp lãnh đạo, điều hành toàn bộ mọi hoạt động của Công ty. Ký các hợp đồng, các văn bản liên quan đến các hợp đồng. Ký duyệt các chứng từ ban đầu phát sinh về tiền, hàng… - Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng giúp Giám đốc trong việc quản lý nhân sự, hành chính, thực hiện các chế độ, chính sách của Nhà nước và Công ty. - Phòng kinh doanh: Có chức năng tổ chức kinh doanh Công ty từ việc tìm kiếm nguồn hàng, lập các kế hoạch và xây dựng các chiến lược kinh doanh nhằm phát triển thị trường của Công ty trên thị trường. - Phòng kế toán: Có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra kiểm soát, thực hiện công tác tài chính, kế toán, thống kê…trong toàn Công ty. Hạch toán mọi hoạt động của Công ty theo chế độ hiện hành, theo yêu cầu của Ban giám đốc và quy chế tổ chức của Công ty. Lập báo cáo hoạt động của Công ty theo biểu mẫu quy định vào cuối tháng, quý, năm để trình Ban giám đốc và các ngành chức năng. - Phòng bảo vệ: Điều tra, bảo vệ tài sản, thiết bị của Công ty, đồng thời giữ nguyên kỷ luật lao động. 2.2. Tổ chức công tác kế toán của Công ty Trung Dũng 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán Đặc điểm bộ máy kế toán Do công ty có quy mô vừa và nhỏ, địa bàn hoạt động không mang tính dàn trải trên một phạm vi rộng với nhiều đơn vị trực thuộc mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ Công ty không khác nhau nhiều nên Công ty đã lựa chọn tổ chức công tác kế toán tập trung. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán cuả Công ty Trung Dũng Kế toán trưởng Thủ kho Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Kế toán ngân hàng Kế toán hàng hoá và bán hàng SƠ ĐỒ 13 Nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán - Kế toán trưởng: là người phụ trách, điều hành toàn phòng, là người tổ chức chỉ đạo bộ máy kế toán trong toàn Công ty, thông tin kế toán và hạch toán kinh tế ở đơn vị, tổ chức kiểm tra tài chính kế toán. Bên cạnh đó, kế toán trưởng còn trực tiếp tham mưu cho Giám đốc về các họat động tài chính, nghiên cứu các chế độ, chính sách của Nhà nước và cụ thể là của Công ty. - Kế toán hàng hoá và bán hàng: phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, tình hình biến động và dự trữ hàng hoá, doanh thu bán hàng và các khoản điều chỉnh doanh thu. Lập báo cáo nội bộ về tình hình thực hiện kế hoạch chi phí quản lý kinh doanh, về kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, từng mặt hàng tiêu thụ chủ yếu. - Kế toán ngân hàng: phụ trách giao dịch với ngân hàng, theo dõi thực hiện các khoản thanh toán với khách hàng, người bán với Công ty thông qua ngân hàng.Thực hiện các công việc liên quan đến hoạt động kế toán về ngân hàng. - Kế toán tổng hợp: lập các chứng từ ban đầu, các chứng từ ghi sổ chi tiết. Cập nhật chứng từ vào các sổ chi tiết theo quy định. Theo dõi, kiểm kê kho, cửa hàng và ký sổ chi tiết hàng hoá, sổ quỹ cuối mỗi tháng. - Thủ quỹ: chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt có nhiệm vụ thu chi tiền mặt khi có sự chỉ đạo cuả cấp trên. - Thủ kho: phụ trách quản lý hàng hóa, công cụ dụng cụ, thực hiện các nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá, công cụ dụng cụ trên cơ sở các chứng từ hợp lệ đã được kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt. Định kỳ tiến hành đối chiêú số liệu với kế toán đảm bảo khớp đúng. 2.2.2. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Hình thức sổ kế toán mà Công ty TNHH thương mại và du lịch Trung Dũng hiện đang áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ. Ngoài các Chứng từ ghi sổ, các bảng kê, Công ty còn sử dụng một hệ thống các sổ kế toán chi tiết để theo dõi sát sao tình hình hoạt động của Công ty. Với sự trợ giúp của chương trình phần mềm kế toán, hệ thống sổ sách kế toán của Công ty đã thu thập, phân loại và cung cấp cho nhà quản lý rất nhiều thông tin quản trị hữu ích. Quá trình ghi sổ với sự trợ giúp của máy vi tính được thể hiện qua sơ đồ dưới đây: CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ thẻ, kế toán chi tiết Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Chứng từ gốc Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Đồng thời, Công ty Trung Dũng cũng áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, sử dụng chương trình kế toán FAST. Như vậy công việc kế toán được thực hiện hoàn toàn trên máy vi tính theo chương trình kế toán FAST có sẵn. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra * Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12. - Đơn vị tiền tệ sử dụng là đồng Việt Nam. - Hình thức ghi sổ áp dụng: Chứng từ ghi sổ. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song. - Phương pháp tính trị giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyến. - Doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ. 2.3. Thực hiện kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Trung Dũng 2.3.1. Đặc điểm hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Hàng hoá kinh doanh tại Công ty là các loại sắt thép xây dựng như thép D1LY, thép D6, thép D8 Gai VPS…Nguồn cung ứng chính là Công ty gang thép Thái Nguyên, số lượng hàng hoá mỗi lần nhập thường lớn và nhiều chủng loại khác nhau. Thị trường tiêu thụ hàng hoá không những ở Hà Nội mà còn phân bố rộng rãi ở các tỉnh miền Bắc: Bắc Ninh, Thanh Hoá, Nam Định, Hoà Bình, Hải Dương, Thái Nguyên…. 2.3.2. Phương pháp xác định giá hàng hoá 2.3.2.1. Phương pháp xác định giá nhập kho hàng hoá Tính giá hàng mua là việc xác định giá trị ghi sổ của hàng hoá mua vào. Theo quy định hàng hoá mua vào được phản ánh trên giá thực tế hay còn gọi là giá gốc và các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng như chi phí vận tải, bốc xếp,… Nhằm đảm bảo theo nguyên tắc giá chung tính theo giá thanh toán và căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng, giá mua được xác định như sau: Gía thực tế của hàng hoá nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua Ví dụ 1: Ngày 6/07/2007, mua thép D12 6.100 Kg nhập kho giá đã có thuế 66.579.975đ, thuế súât GTGT 5%.Công ty đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng Chi phí vận chuyển bốc dỡ thuê ngoài là 536.800đ bao gồm cả thuế GTGT 5% đã trả bằng tiền mặt. Như vậy giá trị thực tế của số hàng là: 63.409.500 + 536.800 = 63.946.300đ 1a. Nợ TK 156-Thép D12 : 63.409.500 Nợ TK 133 (1331): 3.170.475 Có TK 112: 66.579.975 1b. Nợ TK 156 : 488.000 Nợ TK 133 (1331): 48.800 Có TK 111: 536.800 BIỂU SỐ 01: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số: 01 GTKT-3LL PC/2007B 0057025 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 06 tháng 07 năm 2007 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY GANG THÉP THÁI NGUYÊN Địa chỉ: P.Cam Giá, TP.Thái Nguyên Số tài khoản: Điện thoại: MS: 4 6 0 0 1 0 0 1 5 5 Họ tên người mua hàng: Kim Thu Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương mại và Du lịch Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai, Q. Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM/CK MS: 0 1 0 1 0 5 8 3 3 4 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Thép D12 Kg 6.100 10.395 63.409.500 Cộng tiền hàng: 63.409.500 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 3.170.475 Tổng cộng tiền thanh toán: 66.579.975 Số tiền viết bằng chữ: Sáu mươi sáu triệu, năm trăm bảy mươi chín nghìn, chín trăm bảy mưoi năm đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) BIỂU SỐ 02: PHIẾU NHẬP KHO Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số 01 - VT Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 06 tháng 07 năm 2007 Số: 72 - Họ và tên người giao: Hoàng Minh Mạnh - Đơn vị: Công ty gang thép Thái Nguyên Nhập tại kho: Yên Sở Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách,phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị tính SỐ LƯỢNG Đơn gía Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép D12 Kg 6.100 6.100 10.395 63.409.500 Cộng: 6.100 6.100 63.409.500 - Tổng số tiền (viết bằng chữ): Sáu mươi ba triệu, bốn trăm linh chín nghìn, năm trăm đồng. Ngày 06 tháng 07 năm 2007 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.3.2.2. Phương pháp tính giá hàng hoá xuất bán Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá hàng hoá xuất bán. Theo phương pháp này, Kế toán hàng hoá sẽ tính đơn giá bình quân cho từng mặt hàng để từ đó xác định giá vốn vào cuối tháng. Công thức tính: Giá thực tế BQ cả kỳ dự trữ = Giá thực tế HH tồn đầu kỳ + Giá thực tế HH nhập trong kỳ Số lượng HH tồn đầu kỳ + Số lượng HH nhập trong kỳ Trị giá vốn = Số lượng hàng hoá x giá thực tế bình quân thực tế xuất kho xuất kho cả kỳ dự trữ Việc theo dõi tình hình xuất kho hàng ngày chỉ sử dụng chỉ tiêu giá trị hiện vật, cuối tháng kế toán căn cứ vào số lượng và giá trị của hàng hoá tồn đầu tháng và nhập trong tháng trên các sổ chi tiết hàng hoá đối với từng mặt hàng để tính ra giá thực tế đơn vị bình quân hàng hoá xuất kho. VD: Ta có bảng số liệu lượng hàng nhập trong tháng 7 của Thép D16 như sau: ĐVT: Kg Chỉ tiêu Số lượng (Kg) Giá trị Tồn đầu tháng 75.232 759.843.200 Nhập trong tháng 152.938 1.589.790.510 Xuất trong tháng 178.879 Theo công thức trên ta có: Giá bình quân 1 Kg thép D16 = 759.843.200 + 1.589.790.510 75.232 + 152.938 = 10.297,73 Vậy trị giá xuất kho trong tháng của thép D16 là: 10.297,73 x 178.879 = 1.841.917.063 đồng 2.3.3. Kế toán hàng hoá Kế toán chi tiết quá trình mua hàng * Phương thức mua hàng tại Công ty Trung Dũng Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình kinh doanh thương mại của công ty và nó quyết định có ảnh hưởng tới tất cả các khâu sau này cũng như ảnh hưởng đến uy tín và địa vị của công ty trên thị trường. Do vậy công ty phải thận trọng trong việc lựa chọn nhà cung cấp cũng như phải lựa chọn phương thức mua hàng. Hiện nay công ty chỉ thực hiện nghiệp vụ mua hàng theo phương thức mua hàng trực tiếp.Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ mang giấy ủy nhiệm nhận hàng đến Công ty gang thép Thái Nguyên nhận hàng theo quy định trong hợp đồng hay để mua hàng trực tiếp tại nhà máy của Công ty gang thép Thái Nguyên và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá về doanh nghiệp.Theo phương thức này, thời điểm xác định hàng mua là khi đã hoàn thành thủ tục chứng từ giao nhận, doanh nghiệp đã thanh toán tiền cho Công ty gang thép Thái Nguyên. * Chứng từ sử dụng: Phiêú nhập kho, Hoá đơn GTGT do Công ty gang thép Thái Nguyên giao cho. Ngoài ra còn có giấy báo Nợ của ngân hàng Đầu tư và Phát triển, phiêú chi. * Tài khoản sử dụng: + Tài khoản 156 “Hàng hoá”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có của hàng tồn kho và nhập trong kỳ theo gía trị nhập kho thực tế. - Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán, kế toán mua hàng còn sử dụng các tài khoản liên quan như 111,112,331,133,338….. - TK 1561 được mở chi tiết theo từng loại thép: Thép D1LY, Thép D6, Thép D6 VPS,….., Thép D22, Thép D25, Thép D28, Thép D28 A3. Kế toán tổng hợp quá trình mua hàng Khi nghiệp vụ mua hàng phát sinh, kế toán quá trình mua hàng diễn ra như sau: Bước 1: Khi nghiệp vụ mua hàng phát sinh, cán bộ phòng kinh doanh tiến hành lập biên bản giao nhận hàng hoá giữa người giao và người nhận. Bước 2: Sau khi hàng hoá đã được kiểm nhận, căn cứ váo hoá đơn giá trị gia tăng, căn cứ vào biên bản giao nhận hàng thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho. Bước 3: Cuối ngày hoặc định kỳ thủ kho tập hợp phiếu nhập kho chuyển cho bộ phận kế toán (kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá). Kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan, ghi đơn giá và ghi sổ sách kế toán sau đó kế toán bảo quản và lưu trữ nhập kho. Ví dụ 2: Ngày 10/07/2007 hoá đơn GTGT số 57049 của Công ty gang thép Thái Nguyên: Thép D12 3.230 Kg đơn giá chưa bao gồm thuế 10.395 đồng/Kg, Thép D16 22.030 Kg, đơn giá 10.395 đồng/Kg, thuế suất 5%, chưa thanh toán cho Công ty gang thép Thái Nguyên. Nợ TK 156 : 262.577.700 156 - Thép D12: 33.575.850 156 - Thép D16: 229.001.850 Nợ TK 133 (1331): 13.128.885 Có TK 331-GTTN: 275.706.585 - Khi nghiệp vụ mua hàng phát sinh, hàng được vận chuyển chờ nhập kho, phòng kinh doanh căn cứ vào hoá đơn GTGT tiến hành lập biên bản kiểm nhận hàng hoá để ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho. Hoá đơn giá trị gia tăng như sau: Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số: 01 GTKT-3LL PC/2007B 0057049 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 10 tháng 07 năm 2007 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY GANG THÉP THÁI NGUYÊN Địa chỉ: P.Cam Giá, TP.Thái Nguyên Số tài khoản: Điện thoại: MS: 4 6 0 0 1 0 0 1 5 5 Họ tên người mua hàng: Kim Thu Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương mại và Du lịch Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai, Q. Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM/CK MS: 0 1 0 1 0 5 8 3 3 4 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 2 Thép D12 Thép D16 Kg Kg 3.230 22.030 10.395 10.395 33.575.850 229.001.850 Cộng tiền hàng: 262.577.700 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 13.128.885 Tổng cộng tiền thanh toán: 275.706.585 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm bảy mươi năm triệu, bảy trăm linh sáu nghìn, năm trăm tám mươi năm đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) BIỂU SỐ 03: BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG VÀ XÁC NHẬN NỢ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------o0o------------- BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG VÀ XÁC NHẬN NỢ Hôm nay, ngày 10 tháng 07 năm 2007 Tại: Chúng tôi gồm có: 1/BÊN MUA HÀNG (gọi tắt là Bên A): Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội ĐT: 8.626790 - 6.450683 Đại diện: Ông (Bà): Nguyễn Hiếu Chức vụ: Nhân viên 2/ BÊN BÁN HÀNG (gọi tắt là Bên B): CÔNG TY GANG THÉP THÁI NGUYÊN Địa chỉ: P.Cam Giá, TP.Thái Nguyên ĐT: Đại diện: Ông (Bà): Hoàng Minh Mạnh Chức vụ: Nhân viên SỐ LƯỢNG HÀNG BÊN B GIAO CHO BÊN A NHƯ SAU: STT TÊN HÀNG SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN GHI CHÚ CÂY KG 1 Thép D12 3.230 10.395 33.575.850 2 Thép D16 22.030 10.395 229.001.850 3 4 5 6 7 8 9 TỔNG CỘNG 25.260 262.577.700 Đã trả: Chưa thanh toán Còn nợ: 262.577.700 đồng Bằng chữ: Hai trăm bảy mươi năm triệu, bảy trăm linh sáu nghìn, năm trăm tám mươi năm đồng. - Số nợ trên bên A sẽ thanh toán cho bên B vào ngày: 11 tháng 07 năm 2007. Nếu quá hạn bên A phải trả lãi suất 0,85% tháng nhưng số ngày quá hạn không được 05 ngày. - Sau khi bên B giao đủ các chủng loại hàng hoá trên cho bên A, hai bên thống nhất với nội dung trên và ký nhận vào biên bản. Biên bản này được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản để làm chứng từ thanh toán. NGƯỜI GIAO HÀNG ĐẠI DIỆN BÊN B ĐẠI DIỆN BÊN A NGƯỜI NHẬN HÀNG (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) - Sau khi kiểm nhận hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT số 57049 ngày 10 tháng 7 năm 2007 của công ty gang thép Thái Nguyên thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số 01 - VT Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 10 tháng 07 năm 2007 Số: 76 - Họ và tên người giao: Trương Ngọc Thắng - Đơn vị: Công ty gang thép Thái Nguyên Nhập tại kho: Yên Sở Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách,phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị tính SỐ LƯỢNG Đơn gía Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép D12 Kg 3.230 3.230 10.395 33.575.850 2 Thép D16 Kg 22.030 22.030 10.395 229.001.850 Cộng: 25.260 25.260 262.577.700 - Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai trăm bảy mươi năm triệu, bảy trăm linh sáu nghìn, năm trăm tám mươi năm đồng Ngày 10 tháng 07 năm 2007 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) - Cuối ngày hoặc định kỳ 5-10 ngày bộ chứng từ mua hàng được chuyển lên phòng kế toán. Tại đây kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho để tiến hành lập sổ chi tiết hàng hóa và chứng từ ghi sổ. Sổ chi tiết hàng hoá được mở cho từng mặt hàng kinh doanh của công ty. BIỂU SỐ 04: CHỨNG TỪ GHI SỔ Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số S02a - DNN Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 10 tháng 07 năm 2007 Số 50 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Hàng hoá 156 331-GTTN 262.577.700 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 331-GTTN 13.128.885 Cộng 275.706.585 Kèm theo 02 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) BIỂU SỐ 05: SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Tháng 7/2007 Tài khoản: 156 Tên kho: Yên Sở Tên hàng hoá: Thép D12 Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày tháng Số lượng Thành tiền Số lương Thành tiền Số lượng Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 4 5=1x4 6 7=1x6 8 Số dư đầu kỳ Phát sinh trong tháng 55.376 563.703.868 PN72 06/07 Mua hàng nhập kho 112 10.395 6.100 63.409.500 61.476 627.113.368 PN76 10/07 Mua hàng nhập kho 331-GTTN 10.395 3.230 33.575.850 64.706 660.689.218 PX67 11/07 Xuất bán cho Nam Long Hoà Bình 131- Nam Long 10.179,57 2.564 26.100.417 62.142 634.588.801 … ….. ………. ……. ….. ….. …. …. Cộng cuối tháng 145.800 1.520.159.382 188.157 1.955.714.952 13.019 128.148.298 BIỂU SỐ 06: SỔ CÁI TK 156 Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số S02c2-DNN Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC SỔ CÁI THÁNG 07 Năm 2007 Tên tài khoản: Hàng hoá Số hiệu: 156 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G - Số dư đầu tháng 7.408.187.677 02/07 34 02/07 Nhập kho 36.610 Kg thép 111 379.984.343 03/07 35 03/07 Xuất bán cho Công ty Lợi Thuỷ 632 113.173.310 …………. ….. ……….. ………… 06/07 45 06/07 Mua 6.100 Kg thép D12 nhập kho 112 63.409.500 10/07 50 10/07 Mua 25.260 Kg thép nhập kho trong đó thép D12 3.230 Kg, thép D16 22.030 Kg 331-GTTN 262.577.700 11/07 58 11/07 Xuất bán cho Nam Long - Hòa Bình 632 26.100.417 12/07 64 12/07 Xuất bán cho Cty Hiệp Hương 632 33.467.623 13/07 70 13/07 Xuất bán cho Đại lý Nam Thắng 632 607.875.002 …………. …….. ……….. ………… 16/07 82 16/07 Mua 21.126 Kg thép nhập kho trong đó thép D18 3.050 Kg, thép D20 15.076 Kg, thép D22 3.000 Kg 331-GTTN 217.386.540 16/07 84 16/07 Xuất bán cho Cty Trường Xuân 632 228.594.941 ……………. ………. …………… ……………. 26/07 100 26/07 Nhập kho 34.302 Kg thép 112 354.639.797 26/07 101 26/07 Xuất bán cho Lan Trường Chinh 632 222.129.000 26/07 102 26/07 Xuất bán cho Cty Tân Phú 632 396.849.240 ……….. ……. …………… …………. 28/07 115 28/07 Xuất bán cho Cty Hồng Hà 632 577.174.000 ………… …….. ………. ……… Cộng số phát sinh tháng 17.036.841.906 20.520.654.673 Số dư cuối tháng 3.924.374.910 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kế toán thanh toán với người bán Theo dõi kế toán thanh toán với nhà cung cấp là một phần quan trọng trong khâu mua hàng. Để hạch toán theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, kế toán mở và theo dõi trên tài khoản 331- Phải trả người bán. Căn cứ vào biên bản kiểm nhận hàng và hoá đơn giá trị gia tăng cùng các phiếu chi (nếu thanh toán cho người bán bằng tiền mặt), giấy uỷ nhiệm chi (nếu thanh toán cho người bán bằng tiền gửi ngân hàng), kế toán tập hợp số liệu và mở sổ chi tiết cho tài khoản 331. Đồng thời kế toán tiến hành lên chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán vào sổ cái tài khoản 331. BIỂU SỐ 07: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số S13 - DNN Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TK 331 - Phải trả người bán Đối tượng: Công ty gang thép Thái Nguyên Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu NT Nợ Có - Số dư đầu tháng - Phát sinh trong tháng 12.853.818.030 10/07 76 10/07 Mua 25.260 Kg thép nhập kho 156 1331 262.577.700 13.128.885 11/07 UNC42 11/07 Trả tiền hàng 112 275.706.585 … … …. …… ….. …. …. 16/07 82 16/07 Mua 21.126 Kg thép nhập kho 156 1331 217.386.540 10.869.327 …. …. …. ….. …. ….. …. Cộng phát sinh 14.650.400.120 12.002.095.437 Số dư cuối tháng 15.502.122.713 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) BIÊU SỐ 08: SỔ CÁI TK 331 Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số S02c2-DNN Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC SỔ CÁI THÁNG 07 Năm 2007 Tên tài khoản: Phải trả người bán Số hiệu: 331 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 - Số dư đầu tháng - Phát sinh trong tháng 16.789.897.288 02/07 34 02/07 Nhập kho 36.610 Kg thép Việt Hàn 111 398.983.560 ….. …. …. …… ………. ……. ….. 10/07 50 10/07 Mua 25.260 Kg thép Thái Nguyên nhập kho 156 1331 262.577.700 13.128.885 11/07 59 11/07 Trả tiền hàng 112 275.706.585 ….. …. …. …… ………. ……. ….. Cộng phát sinh 18.707.195.289 16.006.266.335 Số dư cuối tháng 14.088.968.334 2.3.4. Kế toán tiêu thụ hàng hoá 2.3.4.1. Kế toán quá trình bán hàng Phương thức bán hàng Bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh thương mại của doanh nghiệp, nó chính là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá từ tay người bán sang tay người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền được đòi tiền ở người mua. Nắm bắt được tầm quan trọng của quá trình bán hàng , công ty Trung Dũng luôn luôn tìm hiểu và nghiên cứu thị trường, đổi mới phương thức bán hàng nhằm thúc đẩy tốc độ lưu chuyển hàng hoá. Hiện nay, công ty TNHH TM & DL Trung Dũng áp dụng 2 phương thức bán hàng vừa bán buôn, vừa bán lẻ. Phương thức bán buôn Bán buôn hàng hoá có thể được thực hiện qua hệ thống kho của Công ty họăc vận chuyển thẳng (không qua kho Công ty). - Bán buôn qua kho: Theo phương thức này, Công ty và khách hàng sẽ tiến hành ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá, đồng thời căn cứ việc thoả thuận hình thức vận chuyển và bên chịu chi phí vận chuyển giữa hai bên, bán buôn qua kho được chia thành: § Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: theo hình thức này, khách hàng sẽ đến thoả thuận để mua hàng, phòng kinh doanh căn cứ vào yêu cầu mua hàng của khách hàng, viết hoá đơn giá trị gia tăng và lập phiếu xuất kho. Khách hàng sẽ tự cử người đến kho hàng hoá cuả Công ty để nhận hàng. § Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng: theo hình thức này, phòng kinh doanh căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đã ký kết với khách hàng, lập phiếu xuất kho, chuyển chứng từ sang kho để người quản lý kho điêù động phương tiện vận tải chuyên dụng của mình hoặc thuê ngoài chở hàng đến kho cuả khách hàng. - Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng: Phương thức này được Công ty áp dụng chủ yếu dưới hình thức giao hàng trực tiếp. Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết giữa Công ty và khách hàng khi nhận hàng do Công ty gang thép Thái Nguyên cấp tại nhà máy thì nhân viên của Công ty sẽ tiến hành thông báo cho khách hàng. Khi đó khách hàng sẽ tự cử người đến kho hàng của nhà máy để nhận hàng. Việc áp dụng phương pháp này sẽ giúp giảm được chi phí vận chuyển và chi phí qua kho của Công ty, đồng thơì nó đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu về hàng cho các khách hàng. Phương thức bán lẻ Theo phương thức này, ngoài việc bán buôn với số lượng lớn sắt thép cho các đại lý lớn, nhỏ mà Công ty còn chủ động tìm kiếm khách hàng, bán hàng và thu tiền trực tiếp của khách hàng lẻ tại các cửa hàng cuả Công ty. Số hàng bán được nhân viên cửa hàng lập hoá đơn giá trị gia tăng và cập nhật vào máy tính. Số liệu về hàng tiêu thụ sẽ được truyền về Công ty qua mạng máy tính kết nối internet. Định kỳ cửa hàng gửi các hoá đơn GTGT đã lập lên văn phòng Công ty để kế toán tiêu thụ hàng hoá theo dõi công nợ, thuế… Chứng từ và tài khoản sử dụng - Quá trình bán hàng công ty có sử dụng các chứng từ sau: + Hợp đồng mua bán + Hoá đơn GTGT + Biên bản giao nhận hàng và xác nhận nợ + Phiếu xuất kho…. - Tài khoản sử dụng bao gồm: + TK 632 “Giá vốn hàng bán” + TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” + TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu” Ví dụ 3: Ngày 11/07, xuất bán 2.564 Kg thép D12 cho Nam Long - Hoà Bình giá bán chưa thuế là 10.350 đồng / Kg, thuế GTGT 5%, khách hàng chưa thanh toán tiền hàng Căn cứ vào nhu cầu mua hàng của khách hàng, kế toán tiến hành lập hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất. Riêng đối với phiếu xuất kho kế toán chỉ ghi số lượng xuất kho, không ghi đơn giá. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết hàng hoá để tính giá bình quân của hàng hoá đó, sau đó mới ghi vào cột đơn giá và thành tiền. BIỂU SỐ 09: PHIẾU XUẤT KHO Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số 02 - VT Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC PHIẾU XUẤT KHO Ngày 11 tháng 07 năm 2007 Số: 67 - Họ và tên người nhận hàng: Trần Lâm Địa chỉ: Hoà Bình - Lý do xuất kho: Xuất bán cho Nam Long - Hoà Bình - Xuất tại kho: Yên Sở Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách,phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị tính SỐ LƯỢNG Đơn gía Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thép D12 Kg 2.564 2.564 Cộng: 2.564 2.564 Ngày 11 tháng 07 năm 2007 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------o0o------------- BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG VÀ XÁC NHẬN NỢ Hôm nay, ngày 11 tháng 07 năm 2007 Tại: Chúng tôi gồm có: 1/BÊN MUA HÀNG (gọi tắt là Bên A): Công ty TNHH xây dựng Nam Long Địa chỉ: Tổ 5 - Phường Tân Thịnh - Hoà Bình ĐT: Đại diện: Ông (Bà): Trần Lâm Chức vụ: 2/ BÊN BÁN HÀNG (gọi tắt là Bên B): CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH TRUNG DŨNG Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội. ĐT: 8.626790 - 6.450683 - Fax: 6.365537 Đại diện: Ông (Bà): Chức vụ: SỐ LƯỢNG HÀNG BÊN B GIAO CHO BÊN A NHƯ SAU: STT TÊN HÀNG SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN GHI CHÚ CÂY KG 1 Thép D12 2.564 10.350 26.537.400 2 3 4 5 6 7 8 9 10 TỔNG CỘNG 2.564 26.537.400 Đã trả: Chưa thanh toán Còn nợ: 26.537.400 đồng Bằng chữ: Hai mươi sáu triệu, năm trăm ba mươi bảy nghìn, bốn trăm đồng. - Số nợ trên bên A sẽ thanh toán cho bên B vào ngày: 12 tháng 07 năm 2007. Nếu quá hạn bên A phải trả lãi suất 0,85% tháng nhưng số ngày quá hạn không được 05 ngày. - Sau khi bên B giao đủ các chủng loại hàng hoá trên cho bên A, hai bên thống nhất với nội dung trên và ký nhận vào biên bản. Biên bản này được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản để làm chứng từ thanh toán. NGƯỜI GIAO HÀNG ĐẠI DIỆN BÊN B ĐẠI DIỆN BÊN A NGƯỜI NHẬN HÀNG (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số: 01 GTKT-3LL PC/2007B 0057025 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 11 tháng 07 năm 2007 Đơn vị bán hàng: CTY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH TRUNG DŨNG Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - HN Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0 1 0 1 0 5 8 3 3 4 Họ tên người mua hàng: Trần Lâm Tên đơn vị: Công ty TNHH Xây dựng Nam Long Địa chỉ: Tổ 5 - phường Tân Thịnh - TP. Hoà Bình Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM/CK MS: 5 4 0 0 2 2 6 2 3 3 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Thép D10 Kg 2.564 10.350 26.537.400 Cộng tiền hàng: 26.537.400 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 1.326.870 Tổng cộng tiền thanh toán: 27.864.270 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi bảy triệu, tám trảm sáu mươi tư nghìn, hai trăm bảy mươi đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Ví dụ 4: Trong tháng 07/2007 có các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến bán hàng về mặt hàng thép D16 như sau: NV1: (Theo PX69) Ngày 12/07/2007,Công ty bán lẻ 3.250 Kg thép D16 giá bán chưa bao gồm thuế GTGT 10.400 đồng /Kg cho Công ty TNHH Hiệp Hương. Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt. NV2: (Theo PX70) Ngày 13/07/2007, xuất bán thẳng cho Đại lý Nam Thắng 59.030 Kg thép D16, tổng giá thanh toán 613.912.000 đồng (gồm cả thuế GTGT 5%). Đại lý Nam Thắng chưa thanh toán, sẽ thanh toán vào cuối tháng. NV3: (Theo PX76) Ngày 22/07/2007, xuất kho bán cho Công ty Tân Phú 9.590 Kg thép D16 theo trị giá xuất kho là 98.755.231 đồng. Khách hàng chưa thanh toán. NV4: (Theo PT96) Ngày 25/07/2007, Đại lý Nam Thắng thanh toán tiền cho Công ty bằng tiền gửi ngân hàng. NV5: (Theo PT98) và (giấy BC54) Ngày 28/07/2007, Công ty Tân Phú thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt là 70.000.000, còn lại bằng tiền gửi ngân hàng. * Định khoản các nghiệp vụ phát sinh: 1a. Nợ TK 632: 33.467.623 Có TK 156-Thép D16: 33.467.623 1b. Nợ TK 131-Hiệp Hương: 35.490.000 Có TK 511: 33.800.000 Có TK 333 (33311): 1.690.000 1c. Nợ TK 111: 35.490.000 Có TK 131-Hiệp Hương: 35.490.000 2a. Nợ TK 632: 607.875.002 Có TK 156-Thép D16: 607.875.002 2b. Nợ TK 131-Nam Thắng: 644.607.600 Có TK 511: 613.912.000 Có TK 333 (33311): 30.695.600 3a. Nợ TK 632: 98.755.231 Có TK 156-Thép D16: 98.755.231 3b. Nợ TK 131-Tân Phú: 104.722.800 Có TK 511: 99.736.000 Có TK 333 (33311): 4.986.800 4. Nợ TK 112: 644.607.600 Có TK 131-Nam Thắng: 644.607.600 5. Nợ TK 111: 70.000.000 Nợ TK 112: 34.722.000 Có TK 131-Tân Phú: 104.722.000 - Trên cơ sở các chứng từ về tiêu thụ hàng hoá như: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, bảng kê nhập - xuất - tồn kho hàng hoá, hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng… Kế toán tiến hành vào các chứng từ ghi sổ, ghi sổ cái các TK 131, 632, 511, 521. BIỂU SỐ 10: SỔ CÁI TK 632 Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số S02c2-DNN Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC SỔ CÁI THÁNG 07 Năm 2007 Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán Số hiệu: 632 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 03/07 35 03/07 Xuất kho bán cho Cty Lợi Thuỷ 156-thép D8 113.173.310 ………… …. ……….. ……. 11/07 58 11/07 Xuất bán cho Nam Long - Hoà Bình 156-thép D12 26.100.417 12/07 64 12/07 Xuất bán cho Cty Hiệp Hương 156-thép D16 33.467.623 13/07 70 13/07 Xuất bán cho Đại lý Nam Thắng 156-thép D16 607.875.002 …………….. ……. ………. ………. 16/07 82 16/07 Xuất bán cho Cty Trường Xuân 156-thép D18 228.594.941 ……… ……… ………. ………. 22/07 90 22/07 Xuất bán cho Cty Tân Phú 156-thép D16 98.755.231 …………….. …….. …….. ……. 26/07 101 26/07 Xuất bán cho Lan Trường Chinh 156-thép D22 222.129.000 26/07 102 26/07 Xuất bán cho Cty Tân Phú 156-thép D25 396.849.240 …………. ……… ……… …….. 31/07 125 K/c để xác định kết quả kinh doanh 911 21.906.827.598 Cộng 21.906.827.598 21.906.827.598 Người ghi sổ Giám đốc Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) BIỂU SỐ 11: SỔ CÁI TK 511 Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số S02c2-DNN Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC SỔ CÁI THÁNG 07 Năm 2007 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng Số hiệu: 511 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 03/07 41 03/07 Thu tiền bán hàng 111 116.064.810 ………… …….. …….. ……… 11/07 60 11/07 Thu tiền bán hàng 112 26.537.400 12/07 66 12/07 Thu tiền bán hàng 111 33.800.000 ……….. …… ………. ……….. 25/07 96 25/07 Thu tiền bán hàng 112 613.912.000 28/07 110 28/07 Thu tiền bán hàng 111 99.736.000 ……. ………. …….. ………. 31/07 126 Kết chuyển doanh thu bán hàng 911 22.938.516.225 Cộng 22.938.516.225 22.938.516.225 Người ghi sổ Giám đốc Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kế toán thanh toán với khách hàng Đa số khách hàng của công ty đều là các đại lý nên khối lượng mua hàng tương đối nhiều không phải lúc nào cũng được thanh toán đầy đủ cho công ty và khi đó sẽ phát sinh công nợ. Các khách hàng này được công ty mở sổ chi tiết cho từng khách hàng theo dõi công nợ. Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán câp nhật các chứng từ kế toán, định kỳ hoặc cuối ngày căn cứ vào các hoá đơn bán hàng và các báo cáo từ phòng kinh doanh gửi lên, các phiếu thu chi khi khách hàng thanh toán vào sổ chi tiết theo dõi công nợ với khách hàng. Bên cạnh việc theo dõi trên sổ chi tiết, kế toán còn theo dõi trên sổ tổng hợp. Để theo dõi tổng hợp tình hình thanh toán công nợ với khách hàng, kế toán theo dõi trên sổ cái TK 131. BIỂU SỐ 12: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số S13 - DNN Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA TK 131 - Phải thu của khách hàng Đối tượng: Công ty TNHH Hiệp Hương Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu NT PS Nợ PS Có - Số dư đầu tháng - Phát sinh trong tháng 458.300.000 …… …. …. ….. …. …… …… 12/07 PT78 12/07 Trả tiền hàng 111 35.490.000 17/07 PX82 17/07 Bán 15.380 Kg thép D10 Thuế GTGT đầu ra 511 33311 152.877.200 7.643.860 …. ….. …….. ……… …. ……… …….. Cộng phát sinh 1.722.349.964 1.958.180.000 Số dư cuối tháng 222.469.964 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) BIÊU SỐ 13: SỔ CÁI TK 131 Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số S02c2-DNN Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC SỔ CÁI THÁNG 07 Năm 2007 Tên tài khoản: Phải thu của khách hàng Số hiệu: 131 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 - Số dư đầu tháng - Phát sinh trong tháng 5.367.603.287 ……. …. … …. …. …… 12/07 66 12/07 Bán 3.250 Kg thép D14 cho Cty TNHH Hiệp Hương 511 33.800.000 Thuế GTGT phải nộp 33311 1.690.000 13/07 72 13/07 Bán 59.030 Kg thép D16 cho Đại lý Nam Thắng 511 613.912.000 Thuế GTGT phải nộp 33311 30.695.600 …………….. ………. …………. ……….. 22/07 91 22/07 Bán 9.590 Kg thép D16 cho Công ty Tân Phú 511 99.736.000 Thuế GTGT phải nộp 33311 4.986.800 25/07 96 25/07 Thu tiền hàng của Đại lý Nam Thắng 112 644.607.600 ……………. ……… …………… …………….. 28/07 110 28/07 Thu tiền hàng của Cty Tân Phú 111 70.000.000 Thu tiền hàng của Cty Tân Phú 112 34.722.000 ……………. ………. …………. ………. Cộng số phát sinh tháng 18.692.746.752 21.909.397.476 Số dư cuối tháng 2.150.952.563 Người ghi sổ Giám đốc Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.3.4.2. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ Kế toán chi phí quản lý kinh doanh Chi phí quản lý kinh doanh là các chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng hoá và những hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp. Chi phí quản lý kinh doanh gồm: chi phi nhân viên văn phòng, nhân viên bán hàng, chi phí đồ dùng văn phòng, đồ dùng phục vụ cho bán hàng, chi phí hội nghị tiếp khách, khấu hao TSCĐ, chi phí điện nước…Các chi phí này được hạch toán vào TK 642 “Chi phí quản lý kinh doanh”. Chi phí quản lý kinh doanh được phân bổ và tập hợp 100% cho hàng bán ra vào cuối mỗi tháng, sau đó chi phí quản lý kinh doanh được kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả. Căn cứ vào chứng từ liên quan đến chi phí QLKD kế toán ghi chứng từ ghi sổ, rồi tiến hành ghi sổ cái TK 642 BIỂU SỐ 14: SỔ CÁI TK 642 Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số S02a - DNN Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC SỔ CÁI THÁNG 07 Năm 2007 Tên tài khoản: Chi phí quản lý kinh doanh Số hiệu: 642 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 - Số dư đầu tháng … … ……… …. …. …. 04/07 37 04/07 Thanh toán tiền nước cho Trung Dũng 111 142.000 06/07 43 06/07 Tiếp khách 111 180.000 07/07 46 07/07 Lương nhân viên 112 9.927.500 11/07 54 11/07 Công tác phí 111 10.000.000 11/07 57 11/07 Chi phí xăng xe Trung Dũng 111 8.647.000 ……….. ….. ……. …… 15/07 79 15/07 Phí tái cấp hạn mức tín dụng 112 5.500.000 16/07 89 16/07 Phí thanh toán 112 189.180 ……… …. …… 26/07 115 26/07 Mua hoá đơn GTGT 111 100.000 26/07 115 26/07 Mua văn phòng phẩm 111 250.000 ………… ….. ……. …….. 31/07 125 Kết chuyển 911 678.635.827 Cộng 678.635.827 678.635.827 Người ghi sổ Giám đốc Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phương pháp xác định kết quả tiêu thụ Kết quả tiêu thụ hàng hoá là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuần với giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Cuối mỗi tháng, sau khi kế toán các phần hành kiểm tra và rà soát lại toàn bộ sổ sách thuộc trách nhiệm quản lý, tiến hành khoá sổ để chuẩn bị công tác quyết toán và thực hiện các bút toán kết chuyển để xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong kỳ. Cách xác định kết quả tiêu thụ: LN gộp về bán hàng sắt thép = Doanh thu thuần về bán hàng sắt thép - Gía vốn hàng bán Trong đó: Doanh thu thuần về bán hàng sắt thép = Doanh thu về bán hàng sắt thép - Các khoản giảm trừ doanh thu Tại Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng các khoản giảm trừ doanh thu chỉ bao gồm khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng mua với số lượng lớn. Lợi nhuận (+) hoặc lỗ (-) từ hoạt động tiêu thụ hàng hoá = LN gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ - Chi phí quản lý kinh doanh Tài khoản sử dụng - TK 642 “Chi phí quản lý kinh doanh” - TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” - TK 421 “Lợi nhuận chưa phân phối” Phương pháp kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá Cuối tháng căn cứ vào các số liệu đã ghi các tài khoản liên quan kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển để xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá. Ví dụ 5: Xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá của công ty tháng 7 năm 2007. Cuối tháng kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển như sau: - Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu Nợ TK 511 Có TK 521 Trong tháng 07 này, công ty không phát sinh khoản chiết khấu thương mại nên doanh thu thuần chính là doanh thu bán hàng - Kết chuyển doanh thu thuần sang tài khoản 911 Nợ TK 511: 22.938.516.225 Có TK 911: 22.938.516.225 - Kết chuyển giá vốn hàng bán sang TK 911 Nợ TK 911: 21.906.827.598 Có TK 632: 21.906.827.598 - Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh Nợ TK 911: 678.635.827 Có TK 642: 678.635.827 Lợi nhuận từ hoạt động bán hàng: 22.938.516.225 - 21.906.827.598 - 678.635.827 = 353.052.800 Cuối kỳ căn cứ vào các sổ cái TK 511, 521, 525,632,642,635… kế toán tổng hợp tiến hành vào chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 911. CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 07 năm 2007 Số 125 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 632 21.906.827.598 Kết chuyển chi phí bán hàng và quản lý DN 911 642 678.635.827 Kết chuyển lợi nhuận hoạt động bán hàng 911 421 353.052.800 Cộng 22.938.516.225 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 07 năm 2007 Số 126 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C Kết chuyển doanh thu bán hàng 511 911 22.938.516.225 Cộng 22.938.516.225 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) BIỂU SỐ 15: SỔ CÁI TK 911 Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số S02a - DNN Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC SỔ CÁI THÁNG 07 Năm 2007 Tên tài khoản: Xác định kết quả kinh doanh Số hiệu: 911 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 - Số dư đầu tháng 31/07 125 31/07 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 21.906.827.598 31/07 125 31/07 Kết chuyển chi phí bán hàng và quản lý DN 642 678.635.827 31/07 125 31/07 Kết chuyển lợi nhuận bán hàng 421 353.052.800 31/07 126 31/07 Kết chuyển doanh thu 511 22.938.516.225 Cộng 22.938.516.225 22.938.516.225 Người ghi sổ Giám đốc Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) CHƯƠNG 3 HOẢN THIỆN KẾ TOÁN HÀNG HOÁ VÀ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH TM & DL TRUNG DŨNG 3.1. Đánh giá thực trạng về kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH TM & DL Trung Dũng 3.1.1. Những ưu điểm Sau hơn bảy năm tồn tại và phát triển công ty Trung Dũng không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nói riêng trong thời gian qua đã đạt được những thành tựu nhất định và thể hiện rõ những ưu điểm như sau: - Về bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty được sắp xếp và điều chỉnh theo xu hướng tinh giảm gọn nhẹ hơn. Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy kế toán được phân công và phân định rõ ràng cụ thể độc lập nhau nhưng lại nằm trong một thể thống nhất và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng và giám đốc. Đội ngũ cán bộ kế toán của công ty tuy tuổi đời còn trẻ song laị rất năng động, nghiệp vụ chuyên môn vững vàng về công tác kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nói riêng và các phần hành kế toán nói chung. Công ty luôn tạo điêù kiện cho cán bộ bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác kế toán. - Phương pháp hạch toán, hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ kế toán: + Các chứng từ được sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ. + Các chứng từ đều được sử dụng đúng mẫu của bộ tài chính ban hành, những thông tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ. + Các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời. + Công ty có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo các nghiệp vụ, trình tự thời gian trước khi đi vào lưu trữ. + Công ty đã áp dụng đầy đủ chế độ tài chính, kế toán của Bộ tài chính ban hành. Để phù hợp với tình hình và đặc điểm của công ty, kế toán đã mở các tài khoản cấp 2 nhằm phản ánh một cách chi tiết, cụ thể hơn tình hình biến động của các loại tài sản của công ty và giúp cho kế toán thuận tiện hơn cho việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ được phần nào khối lượng công việc kế toán, tránh đựơc phần nào khối lượng công việc kế toán, tránh được sự chồng chéo trong công việc ghi chép kế toán. + Công ty đã sử dụng cả hai loại sổ là: Sổ tổng hợp và sổ chi tiết để phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Công ty sử dụng hình thức ghi sổ là “Chứng từ ghi sổ”. Tuy nhiên hình thức này cũng được kế toán công ty thay đổi, cải tiến cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. - Hạch toán hàng hoá: + Trình tự nhập xuất hàng hoá của công ty được thực hiện tương đối chặt chẽ và nghiêm túc, các chứng từ được thiết lập đầy đủ, thuận lợi cho việc ghi chép và theo dõi. + Giá vốn của hàng xuất kho được tính theo phương pháp giá bình quân. Đây là phương pháp đơn giản, dễ tính, phù hợp với công ty vì nó làm cho công việc hạch toán ở cuối tháng trở nên gọn nhẹ. + Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng hoá giúp cho việc ghi chép được dễ dàng, đơn giản và dễ kiểm tra. + Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho là hợp lý, vì công ty Trung Dũng là công ty kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan nhiều đến hàng hoá, do đó không thể định kỳ mới kiểm tra hạch toán được. 3.1.2. Những tồn tại, nguyên nhân Bên cạnh những ưu điểm nổi trội đã thể hiện trong công tác hạch toán kế toán nói chung và trong công tác kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nói riêng, thì nó cũng còn những biểu hiện những mặt hạn chế. - Về hệ thống sổ sách: + Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, nhưng kế toán chủ yếu hạch toán tắt, cụ thể tại công ty không sử dụng đầy đủ trình tự theo hình thức chứng từ ghi sổ. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào chứng từ ghi sổ và các sổ chi tiết, nhưng không lên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Việc này có thể dẫn đến tình trạng không quản lý được chứng từ ghi sổ và không kiểm tra được số liệu kế toán giữa chứng từ ghi sổ và bảng cân đối tài khoản. - Về chi phí thu mua: + Hiện nay chi phí thu mua hàng hoá tại công ty không tiến hành hạch toán vào tài khoản 1562 do vậy cuối kỳ không phân bổ chi phí thu mua cho số hàng đã tiêu thụ trong kỳ và số hàng chưa được tiêu thụ cuối kỳ. Điều này làm cho giá vốn hàng bán của công ty không được phản ánh đầy đủ chính xác. - Về phương pháp tính giá: + Công ty đang sử dụng phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá hàng xuất kho. Đây là phương pháp đơn giản dễ tính, tuy nhiên độ chính xác không cao. Hơn nữa công việc dồn vào cuối kỳ do đó ảnh hưởng đến công tác tính toán nói chung. - Về việc lập dự phòng phải thu khó đòi: + Do đặc điểm kinh doanh của công ty, khi bán hàng khách hàng chỉ phải đặt tiền trứơc, khi nhận hàng xong mới phải thanh toán nốt phần còn lại, do đó số tiền phải thu là khá lớn. Tuy nhiên, kế toán công ty không tiến hành trích các khoản dự phòng phải thu khó đòi, điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc hoàn vốn và xác định kết quả tiêu thụ. 3.2. Hoàn thiện kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH TM & DL Trung Dũng 3.2.1. Kiến nghị về chứng từ kế toán - Đôí với nghiệp vụ kế toán hàng hoá + Ngoài những chứng từ đang sử dụng như phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hàng và xác nhận nợ, công ty nên sử dụng biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Điều này giúp xác định số lượng, qui cách, chất lượng hàng hoá trước khi nhập kho, từ đó làm căn cứ để qui trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Biên bản này áp dụng cho số lượng hàng hoá nhập kho với số lượng lớn hay trong quá trình nhập kho nếu phát hiện có sự khác biệt lớn về số lượng và chất lượng giữa hoá đơn và thực nhập. Ví dụ: Ngày 10/07/2007 hoá đơn GTGT số 57049 của Công ty gang thép Thái Nguyên: Thép D12 3.230 Kg đơn giá chưa bao gồm thuế 10.395 đồng/Kg, Thép D16 22.030 Kg, đơn giá 10.395 đồng/Kg, thuế suất 5%, chưa thanh toán cho Công ty gang thép Thái Nguyên. Khi nghiệp vụ mua hàng phát sinh, hàng được vận chuyển về chờ nhập kho, căn cứ vào hoá đơn GTGT tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm. Mẫu biên bản kiểm nghiệm như sau: Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số 03 - VT Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ, sản phẩm Ngày 10 tháng 07 năm 2008 Số … - Căn cứ hoá đơn GTGT số 57049 ngày 10 tháng 07 năm 2008 của Công ty gang thép Thái Nguyên. Ban kiểm nghiệm gồm: + Bà: Nguyễn Thị Tuyết Trưởng Ban + Ông: Trương Văn Lương Uỷ viên + Ông Vũ Việt Anh Ủy viên - Đã kiểm tra các loại: TT Tên hàng hoá Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy cách phẩm chất  A B  C D E 1 2 3 F 01 Thép D12 Cân Kg 3230 3230 02 Thép D16 Cân Kg 22.030 22.030 Ý kiến ban kiểm nghiệm: Hàng hoá mua về đã đúng số lượng chất lượng. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3.2.2. Kiến nghị về tài khoản Để hệ thống tài khoản của công ty phản ánh được đầy đủ các thông tin thì công ty khi theo dõi TK 156 “Hàng hoá” cần chi tiết thành 1561- Trị giá mua hàng hoá, 1562-Chi phí thu mua mở chi tiết cho từng loại hàng hoá. Sử dụng tài khoản 1562 sẽ giúp cho công ty theo dõi sát sao những chi phí phát sinh trong quá trình thu mua, và đây là căn cứ để các nhà quản trị đánh giá những mặt hàng, những phương thức mua hàng phát sinh chi phí thu mua lớn từ đó đưa ra những phương án thu mua hợp lý hơn để tiết kiệm chi phí trong quá trình thu mua. Cuối kỳ tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho số hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ và số hàng hoá còn tồn kho cuối kỳ theo một tiêu thức thích hợp. Như vậy khi nghiệp vụ chi phí thu mua phát sinh, kế toán tiến hành hạch toán như sau: Nợ TK 1562: chi phí thu mua hàng hoá chưa có thuế Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331: tổng chi phí thu mua hàng hóa Chi phí được theo dõi trên sổ chi tiết chi phí thu mua hàng hoá, cuối kỳ kế toán căn cứ vào sổ chi tiết đó để tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho số hàng hoá đã tiêu thụ được trong kỳ và số hàng chưa tiêu thụ được. Chi phí thu mua hàng hoá phân bổ cho số hàng tiêu thụ trong kỳ = Chi phí thu mua tồn đầu kỳ + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ Trị giá mua hàng tiêu thụ trong kỳ + Trị giá hàng mua tồn cuối kỳ x Trị giá mua của hàng đã tiêu thụ trong kỳ Sau đó ghi tăng giá vốn hàng bán trong kỳ. Nợ TK 632: ghi tăng giá vốn hàng bán Có TK 1562: chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ 3.2.3. Kiến nghị về sổ kế toán - Lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Về trình tự ghi sổ kế toán thì kế toán công ty TNHH Trung Dũng sử dụng hình thức ghi sổ “Chứng từ ghi sổ”. Nhưng trong thực tế kế toán công ty lại không sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, đây là một thiếu sót cần khắc phục ngay vì sổ đăng ký chứng từ ghi sổ giúp cho kế toán có thể quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ đồng thời vừa là cơ sở để kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ cái. Trích tài liệu tháng 07/2007: Việc theo dõi tình hình nhập, xuất hàng hoá, bên cạnh việc ghi vào sổ cái TK 156 từ các chứng từ ghi sổ đã lập, đồng thời kế toán nên ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ như sau: Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số S02b - DNN Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 07/2008 Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng A B 1 34 35 ….. 02/07 03/07 ….. 379.984.343 113.173.310 ….. Cộng tháng Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 3.2.4. Các kiến nghị khác, phương pháp tính giá - Phương pháp tính giá Hiện nay công ty sử dụng giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ để tính hàng xuất kho. Việc sử dụng phương pháp này tuy đơn giản nhưng công việc tính toán, ghi chép sổ sách dồn vào cuối tháng. Do đó việc cung cấp thông tin kinh tế chậm, khó đáp ứng về thông tin cho nhà quản lý. Với đặc điểm kinh doanh của mình, số lượng hàng hoá nhập xuất trong kỳ tương đối nhiều do đó công ty nên sử dụng thêm giá hạch toán để hỗ trợ. Giá hạch toán hay chính là giá kế hoạch hoặc một loại giá sử dụng ổn định trong kỳ, giá hạch toán là giá gần đúng với gía thực tế và thông thường là giá tròn trịa giúp cho việc tính toán nhanh và dễ dàng. Khi áp dụng phương pháp này toàn bộ hàng nhập kho trong kỳ sẽ được ghi đồng thơì theo cả giá thực tế và giá hạch toán. Đối với gía xuất kho trong kỳ, kế toán sẽ ghi theo giá hạch toán. Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức sau: Giá TT của hàng xuất trong kỳ (hoặc tồn cuối kỳ) = Giá HT của hàng xuất trong kỳ (hoặc tồn cuối kỳ) x Hệ số giá Trong đó: Hệ số giá = Giá TT hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá HT hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ - Lập dự phòng phải thu khó đòi Công ty tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ. Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi. Khoản nợ phải thu phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận nợ bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng… Mức trích lập dự phòng đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được theo dõi ở TK 159 “Các khoản dự phòng” chi tiết TK 1592 “Dự phòng phải thu khó đòi” theo dõi chi tiết cho từng đối tượng, từng khoản phải thu khó đòi mà doanh nghiệp đã lập dự phòng. Cách hạch toán dự phòng phải thu khó đòi: - Căn cứ các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được, kế toán ghi : Nợ TK 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 1592 - Dự phòng phải thu khó đòi Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập cho năm kế hoạch bằng số dư của dự phòng năm trước thì không phải lập nữa. Nếu số lập dự phòng ph ải thu khó đòi cho năm kế hoạch lớn hơn số dư trên TK 1592 thì số chênh lệch giảm phải được hoàn nhập Nợ TK 1592 - Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 6422 - Dự phòng phải thu khó đòi KẾT LUẬN Có thể nói công tác hạch toán kế toán là hết sức quan trọng đối với tất cả các loại hình doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Trong đó công tác kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa là bộ phận không thể thiếu được trong toàn bộ công tác kế toán, nó cung cấp số liệu kịp thời cho việc phân tích tình hình hoạt động tiêu thụ hàng hoá, phản ánh một cách chính xác đầy đủ kết quả cuối cùng của quá trình tiêu thụ, cung cấp thông tin cần thiết cho Ban giám đốc để hoạch định những chiến lược kinh doanh mới. Với đề tài “Hoàn thiện kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và du lịch Trung Dũng” trong bài khoá luận tốt nghiệp của mình, em đã hiểu rõ hơn những kiến thức được học tập nghiên cứu trên ghế nhà trường về tổ chức công tác kế toán, cách thức hạch toán ghi chép sổ sách kế toán và hiểu hơn những vấn đề này được vận dụng trong thực tế như thế nào cho phù hợp và linh hoạt. Qua đó em cũng nhận thấy được những ưu điểm, những tồn tại về kế toán hàng hoá tại công ty TNHH TM & DL Trung Dũng, từ đó mạnh dạn đề xuất những ý kiến của mình nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hoá tại công ty để công ty có thể tham khảo. Với đề tài này em đã hoàn thành bài khoá luận của mình dưới sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang và sự chỉ bảo cũng như tạo điều kiện viết khoá luận của Ban giám đốc và các anh chị trong phòng kế toán công ty. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn mọi người! MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT TÀI LIỆU THAM KHẢO TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Hạch toán kế toán Doanh nghiệp thương mại (ĐH Kinh Tế Quốc Dân) 2. Giáo trình kế toán taì chính đại cương (Viện ĐH Mở HN) 3. Giáo trình kế toán taì chính quyển 1,2 (Viện ĐH Mở HN) 4. Báo cáo tài chính chứng từ và sổ kế toán quyển 1,2 5. Kế toán doanh nghiệp theo luật kế toán mới (Học Viện Tài Chính) 6. 26 chuẩn mực kế toán Việt Nam (Bộ Tài Chính) 7. Tạp chí kế toán 8. Tạp chí kinh tế và phát triển 9. Thời báo kinh tế 10. Trang web: - ketoantruong. com. vn - tapchiketoan.com DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Sơ đồ 01 Kế toán bán buôn hàng hoá Sơ đồ 02 Kế toán bán lẻ hàng hoá Sơ đồ 03 Kế toán bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp Sơ đồ 04 Kế toán bán hàng theo phương thức đại lý, ký gửi (Đơn vị giao đại lý) Sơ đồ 05 Kế