Đề tài Quy trình đấu thầu quốc tế mua sắm thiết bị ở Tổng công ty DKVN trong 3 năm gần đây (1999-2001)

Lời nói đầu Từ khi Đảng và Nhà nước thực hiện chính sách đổi mới toàn diện, nền kinh tế Việt Nam mở cửa hoà nhập với thế giới và khu vực. Chính sách này giúp Việt Nam thu được nhiều lợi ích kinh tế - xã hội, kinh nghiệm quản lý, trình độ khoa học, kỹ thuật và công nghệ tiên tiến trên thế giới. Cùng với sự phát triển của đất nước, Tổng công ty Dầu khí Việt Nam (DKVN) đã không ngừng lớn mạnh, có những bước tiến vững chắc và trở thành một TCT mạnh của Nhà nước Việt Nam, đóng góp đáng kể cho sự nghiệp công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Với mục đích tăng cường hiệu quả hoạt động, ngày càng hiện đại cơ sở hạ tầng, đầu tư các thiết bị công nghệ tiên tiến theo tiêu chuẩn quốc tế đáp ứng đòi hỏi cao trong khai thác, chế biến dầu khí, TCT rất coi trọng việc mua sắm trang thiết bị. Đây là những thiết bị chuyên dụng không thể thiếu đối với ngành dầu khí mà đa số phải nhập khẩu từ nước ngoài với trình độ công nghệ tiên tiến. Trong công tác đầu tư mua sắm thiết bị, TCT luôn có chủ trương, kế hoạch và phương pháp tiến hành cụ thể để đạt hiệu quả cao. Phương pháp đấu thầu theo nguyên tắc chuẩn mực quốc tế có nhiều ưu điểm và được áp dụng một cách rộng rãi. Đặc biệt là đối với các dự án phức tạp đòi hỏi kỹ thuật cao, các dự án thuộc sự tài trợ của Nhà nước, của định chế tài chính quốc tế, việc mua sắm thiết bị qua đấu thầu quốc tế là phương thức tốt nhất để tránh sai lầm gây tổn hại tới vật chất cũng như uy tín của công ty. Thông qua phương thức đấu thầu, TCT Dầu khí Việt Nam đã tiết kiệm cho ngân sách Nhà nước hàng chục triệu USD so với dự toán ban đầu. Việc áp dụng phương thức đấu thầu đã trở nên gắn bó với ngành Dầu khí. Đấu thầu là một hình thức cạnh tranh lành mạnh và mang lại hiệu quả cao trong đầu tư. Thấy được tầm quan trọng của hoạt động đấu thầu, Nhà nước đã ra quy chế đấu thầu. Quy chế đấu thầu được ban hành nhằm thống nhất quản lý tất cả các hoạt động đấu thầu trong cả nước đảm bảo tính khách quan, đúng đắn và hiệu quả. Để hoàn thiện môi trường pháp lý cho hoạt động đấu thầu, ngày 1/9/1999, Chính phủ đã ra Nghị định 88/CP (ban hành kèm theo quy chế đấu thầu) thay thế cho quy chế đấu thầu trước đó. Nghị định số 14/CP ngày 5/5/2000 ra đời nhằm sửa chữa, bổ sung một số điều của quy chế đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định 88/CP. Tuy văn bản pháp quy có nhiều thay đổi, bổ sung cho phù hợp song việc áp dụng quy chế đấu thầu ở Tổng công ty DKVN vẫn còn một số nhược điểm cần khắc phục. Vì vậy, đề tài “Quy trình đấu thầu mua sắm thiết bị của Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam” được lựa chọn nghiên cứu để ít nhất cũng có thể rút ra một vài ý kiến trả lời cho câu hỏi : Làm thế nào để hoạt động đấu thầu mua sắm thiết bị đạt hiệu quả cao, phù hợp với đặc điểm riêng của ngành dầu khí, đáp ứng đòi hỏi trước mắt và sự phát triển trong tương lai của ngành dầu khí ?. Mục đích nghiên cứu của đề tài là: trên cơ sở phân tích thực trạng quy trình đấu thầu quốc tế mua sắm thiết bị ở Tổng công ty DKVN, thấy được tồn tại để từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động đấu thầu quốc tế phù hợp với đặc điểm riêng của ngành. Phạm vi nghiên cứu của khoá luận chủ yếu nêu một số lý luận chung về đấu thầu quốc tế, quy trình đấu thầu quốc tế mua sắm thiết bị ở Tổng công ty DKVN trong 3 năm gần đây (1999-2001), những thuận lợi và tồn tại của quy trình này. Nêu ra phương hướng của Tổng công ty trong những năm tới và các biện pháp nhằm hoàn thiện quy trình đấu thầu quốc tế của Tổng công ty. Khoá luận được thực hiện trên cơ sở phương pháp diễn giải và phân tích. Kết cấu của Khoá luận: Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, khoá luận gồm ba chương cơ bản sau : Chương I: Lý luận chung về đấu thầu quốc tế. Chương II: Quy trình đấu thầu quốc tế mua sắm thiết bị ở Tổng công ty Dầu khí Việt Nam. Chương III: Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quy trình đấu thầu mua sắm thiết bị ở Tổng công ty DKVN. Chương I Lý luận chung về đấu thầu quốc tế I. Khái niệm và đặc điểm của đấu thầu quốc tế 1. Khái niệm Đấu thầu quốc tế là một phương thức giao dịch đặc biệt, trong đó người mua (người gọi thầu) công bố trước các điều kiện mua hàng để người bán (tức người dự thầu) báo giá cả và các điều kiện thanh toán. Sau đó, người mua sẽ chọn mua của người bán nào đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của mình. Theo quy chế đấu thầu do Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam ban hành kèm theo Nghị định 88/CP ngày1/9/1999, mục tiêu của công tác đấu thầu là nhằm thực hiện tính cạnh tranh, công bằng và minh bạch trong quá trình đấu thầu để lựa chọn nhà thầu phù hợp, bảo đảm hiệu quả kinh tế của dự án. Đấu thầu quốc tế là một trong những hình thức giao dịch có hiệu quả trong thương mại quốc tế. Hoạt động đấu thầu quốc tế thường được diễn ra trong một số lĩnh vực như xây dựng, xây lắp, mua sắm vật tư, nhập khẩu thiết bị của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức thuộc mọi thành phần kinh tế... Trong kinh doanh quốc tế hiện đại, hoạt động đấu thầu quốc tế ngày càng được áp dụng phổ biến bởi tính hiệu quả cao của nó. Đấu thầu quốc tế được nhìn nhận là một công nghệ hiện đại, một điều kiện thiết yếu đảm bảo thành công cho các nhà đầu tư (chủ dự án), dù là hoạt động đầu tư trong nước hay ở nước ngoài. Tính quốc tế của nó được thể hiện ở sự khác nhau về quốc tịch giữa những người tham gia, có thể là các nhà thầu trong nước và nhà thầu quốc tế, hoặc chủ đầu tư nước ngoài, chủ dự án và các nhà thầu trong nước... Hoạt động đấu thầu quốc tế được xem là một phương thức giao dịch đặc biệt của thương mại quốc tế. Giao dịch này chỉ có một người mua đưa ra yêu cầu của mình cho nhiều người bán cạnh tranh bình đẳng với nhau để làm sao bán được hàng của mình. Để thắng thầu nhà thầu không nhất thiết phải đưa ra giá rẻ nhất (thấp nhất) mà là giá hợp lý nhất. Mức giá hợp lý phải tương ứng với các điều kiện khác về kỹ thuật, chất lượng... thoả mãn tốt nhất yêu cầu của người gọi thầu. Với tính chất là một phương pháp phổ biến và có hiệu quả cao, đấu thầu ngày càng được nhìn nhận là một công nghệ hiện đại, một điều kiện thiết yếu để bảo đảm thành công cho nhà đầu tư. Xét theo quan điểm tổng thể hoạt động đấu thầu phải đảm bảo: + Tối đa về chất lượng, kỹ thuật và tiến độ. + Tối ưu về tài chính. + Hạn chế được các diễn biến căng thẳng giữa các bên hữu quan. 2. Đặc điểm của đấu thầu quốc tế 2.1- Đấu thầu là một phương thức giao dịch đặc biệt, chỉ diễn ra ở một địa điểm, trong một thời gian xác định trước Thời gian và địa điểm của mỗi cuộc đấu thầu được nêu rõ trong các thông báo mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng như báo chí, phát thanh, truyền hình... và trong thư mời thầu. 2.2- Đối tượng mua bán không nhất thiết là hàng hoá có sẵn mà mua bán dựa vào tiêu chuẩn kỹ thuật, có thể là hàng hoá hữu hình hay dịch vụ... Nhà thầu có thể biết tiêu chuẩn về kỹ thuật của hàng hoá mà bên mời thầu yêu cầu khi nhận được hồ sơ mời thầu. Các yêu cầu về kỹ thuật của hàng hoá trong thư mời thầu thường rất chi tiết thể hiện rõ mặt hàng trong đấu thầu thường có quy cách phẩm chất phức tạp, giá trị cao. Đấu thầu không chỉ áp dụng trong mua sắm hàng hoá hữu hình mà còn trong lĩnh vực cung ứng dịch vụ. Trong ngành dầu khí, do đặc điểm riêng của ngành nên lĩnh vực này rất được quan tâm. Công ty dịch vụ kỹ thuật dầu khí thuộc Tổng công ty DKVN chuyên cung cấp các dịch vụ khác nhau từ đơn giản đến phức tạp như dịch vụ tàu thuyền, dịch vụ trực thăng, bảo hiểm, dịch vụ chống dầu tràn, cung cấp lao động kỹ thuật cao, cho thuê văn phòng... 2.3- Trong đấu thầu chỉ có một người mua nhưng có nhiều người bán và giá thành là giá thấp nhất (giá sàn) Đây là đặc điểm nổi bật nhất của hoạt động đấu thầu. Đấu thầu thực sự đem lại lợi ích cho người mua vì nó tạo ra sự cạnh tranh quyết liệt, khách quan và công khai giữa các nhà thầu có năng lực. Các nhà thầu muốn trúng thầu thì phải tính toán đưa ra giá thấp nhất. Tất nhiên giá cả không phải là yếu tố duy nhất quyết định thắng thầu vì còn nhiều yếu tố khác như tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng, quan hệ làm ăn giữa hai bên. Thực tế, người thắng thầu không phải là người đưa ra giá thấp nhất mà là người có uy tín trong các lần quan hệ làm ăn trước đây. 2.4- Mọi điều kiện đều được quy định sẵn trừ giá cả Trong bất cứ thư mời thầu nào, bên mời thầu thường đưa ra các điều kiện về mặt hàng, số lượng, quy cách, phẩm chất, thời gian giao hàng và ngay cả Hợp đồng kinh tế cũng được nêu ra trước. Tuy nhiên, giá cả là là điều kiện quan trọng nhất để lựa chọn người thắng thầu nên được quyết định cuối cùng. 2.5- Đấu thầu thường bị chi phối từ cơ quan quản lý nguồn vốn đầu tư về một số các điều kiện cũng như các thủ tục pháp lý Các tổ chức tài chính Quốc tế như WTO, IMF... thường có các quy chế đấu thầu hướng dẫn các nước vay khi sử dụng vốn vay. Riêng nguồn vốn ODA thì các công ty của nước cấp ODA thường thắng thầu trong các cuộc đấu thầu sử dụng vốn này vì hầu hết các nước cung cấp ODA đều quy định các nước vay phải sử dụng ODA để mua hàng hoá và dịch vụ cung cấp bởi nước cấp ODA. 3. Vai trò của đấu thầu quốc tế 3.1- Sự cần thiết của đấu thầu quốc tế Đấu thầu quốc tế ngày càng được áp dụng rộng rãi tại Việt Nam. Thực tế cho thấy, đấu thầu được thực hiện một cách đúng đắn thì tiết kiệm được vốn đầu tư vì khi đó nó có tác dụng làm các chủ đầu tư, các nhà dự thầu phải tính đến hiệu quả của hoạt động trước khi tiến hành ký kết hợp đồng. Công tác đấu thầu là một đòi hỏi thiết yếu để đảm bảo thành công cho các nhà đầu tư dù đó là đầu tư trong nước hay đầu tư nước ngoài. Do tính chất công bằng và cạnh tranh công khai nên đấu thầu quốc tế tạo ra một môi trường bình đẳng cho các nhà kinh doanh từ các quốc gia khác nhau trong việc tổ chức, thực hiện hợp đồng. Đồng thời, đấu thầu quốc tế cũng giúp cho các nhà đầu tư mua được những thiết bị với giá rẻ, đạt yêu cầu về chất lượng, kỹ thuật và các điều kiện khác. Như vậy, đấu thầu quốc tế đem lại lợi ích cho các bên tham gia. Từ khi Việt Nam mở cửa hoạt động ra thị trường quốc tế, đầu tư vào nước ta tăng lên, xuất hiện đòi hỏi phải xây dựng cơ sở hạ tầng, mua sắm thiết bị... Trong khi đó nước ta là một nước đang phát triển, nhu cầu đầu tư nhiều mà nguồn vốn lại có hạn. Như vậy, nếu áp dụng hình thức đấu thầu thì chúng ta có thể tiết kiệm trong sản xuất, đầu tư. Hơn nữa, nước ta đang thực hiện công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước, việc tiết kiệm vốn và đầu tư có hiệu quả là một đòi hỏi thiết yếu. Kể từ khi nước ta chủ trương xây dựng một kinh tế thị trường có khuynh hướng XHCN thì việc áp dụng phương thức đấu thầu ngày càng phổ biến và tỏ ra rất phù hợp với những đòi hỏi thực tế. Không những thế, đấu thầu còn khẳng định tính ưu việt của cơ chế thị trường. Trước kia, trong cơ chế quản lý tập trung chỉ có duy nhất hình thức chỉ định thầu tồn tại. Bản chất của chỉ định thầu là doanh nghiệp phải thực hiện công việc Nhà nước giao. Điều này dẫn tới doanh nghiệp gặp khó khăn khi thực hiện công việc đó hoặc sự độc quyền của doanh nghiệp. Kể từ khi nền kinh tế nước ta vận hành theo cơ chế thị trường, cơ chế quản lý mới đã thúc đẩy sự tăng trưởng và phát triển của mọi thành phần kinh tế, cạnh tranh trở nên gay gắt hơn. Cạnh tranh là một trong những đặc trưng của cơ chế thị trường. Không có cạnh tranh sẽ không có nền kinh tế thị trường. Nền kinh tế thị trường vận hành phải tuân thủ theo những quy luật khách quan riêng, trong đó có quy luật cạnh tranh. Theo quy luật này, các doanh nghiệp phải luôn cải tiến máy móc thiết bị, công nghệ, nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm, dịch vụ để giành ưu thế so với đối thủ cạnh tranh. Nếu mục tiêu của kinh doanh là vì lợi nhuận thì mục tiêu thôi thúc các nhà đầu tư quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh có hiệu quả là để giành chiến thắng trong cạnh tranh. Như vậy, cạnh tranh là động lực kích thích phát triển thị trường, là điều kiện thuận lợi cho đấu thầu tồn tại. Nhờ cạnh tranh mà chủ đầu tư có thể lựa chọn được các nhà thầu đạt yêu cầu cao nhất : giá bỏ thầu thấp, phương thức và điều kiện tín dụng phù hợp đảm bảo yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng, dịch vụ, bảo hành... Mặt khác, thông qua cạnh tranh, đấu thầu thể hiện sự công bằng, bình đẳng đối với tất cả các nhà cung cấp tiềm năng. Cho nên đấu thầu quốc tế là một hoạt động không thể thiếu trong cơ chế thị trường, nó khẳng định tính ưu việt của cơ chế thị trường. Các doanh nghiệp Nhà nước khi tiến hành mua sắm thiết bị có nhiệm vụ đảm bảo sử dụng vốn của Nhà nước một cách có hiệu quả nhất, tránh lãng phí vốn. Kinh nghiệm của các nước đi trước cho thấy để thực hiện được trách nhiệm đó, doanh nghiệp thực hiện mua sắm thiết bị bằng phương thức đấu thầu. 3.2- ý nghĩa của đấu thầu Đấu thầu quốc tế ngày càng đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển kinh tế của mỗi quốc gia đặc biệt là với các nước đang phát triển như Việt Nam bởi tính hữu ích đối với chủ đầu tư, với các nhà thầu và Chính phủ. v Đối với Nhà nước: Thực hiện đấu thầu quốc tế là biện pháp quản lý tài chính có hiệu quả và tăng cường các lợi ích kinh tế xã hội khác. Đấu thầu quốc tế là cơ sở để đánh giá khả năng của các đơn vị cơ sở, các đối tác nước ngoài, ngăn chặn được các biểu hiện tiêu cực, sự thiên vị, móc ngoặc riêng làm mất đi tính cạnh tranh trong kinh doanh. Đồng thời, thông qua đấu thầu quốc tế mà đất nước thu được những công nghệ mới, hệ thống trang thiết bị, máy móc hiện đại, học hỏi kinh nghiệm quản lý tiên tiến, những kiến thức về kỹ thuật, tư vấn của các chuyên gia, đội ngũ cán bộ, công nhân lành nghề... phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hoá- hiện đại hoá đất nước. v Đối với chủ đầu tư: áp dụng đấu thầu quốc tế là phương thức thích hợp để lựa chọn các nhà thầu có năng lực nhất đáp ứng các yêu cầu về kỹ thuật đặt ra đồng thời cũng có được giá thành và điều kiện tín dụng hợp lý nhất. Đấu thầu chống tình trạng độc quyền của các nhà thầu. Chủ đầu tư giảm được giá vốn đầu tư do có sự cạnh tranh giữa các nhà thầu. Thực tế, giá chào thầu của các nhà thầu chênh nhau từ 30-40% trên cùng một mặt bằng kỹ thuật. Do vậy, các đơn vị trúng thầu có giá trúng thầu giảm từ 20-30% so với các đơn vị chào thầu cao nhất và giảm từ 10-15% so với giá chào ban đầu của chính đơn vị trúng thầu. Thông qua đấu thầu, chủ đầu tư có thể chọn được thiết bị công nghệ tiên tiến, đảm bảo yêu cầu kỹ thuật. Công nghệ và kỹ thuật là điều kiện tiên quyết đảm bảo khả năng trúng thầu cho các nhà thầu. Ngoài ra, thông qua việc tham khảo ý kiến của các nhà thầu, các chủ đầu tư còn thu được những thông tin hữu ích cho việc đầu tư, xây dựng các tiêu chuẩn tối ưu trong hồ sơ mời thầu. v Đối với nhà thầu: đấu thầu quốc tế là hình thức bảo đảm công bằng và cơ hội tương đối cho tất cả các nhà cung ứng tiềm năng. Đấu thầu quốc tế kích thích các nhà thầu nâng cao trình độ kỹ thuật, công nghệ để đáp ứng các yêu cầu của chủ đầu tư nhằm tăng khả năng cạnh tranh. Thông qua đấu thầu quốc tế, các nhà thầu trong nước có thể tiếp cận được những kỹ thuật công nghệ tiên tiến, học hỏi kinh nghiệm quản lý để nâng cao năng lực cạnh tranh trên trường quốc tế. Các nhà thầu Việt Nam giờ đây đã có nhiều tiến bộ. Sự tiến bộ này thể hiện rõ nét nhất trong đấu thầu công trình có vốn đầu tư nước ngoài, một lĩnh vực trước đây số lượng các đơn vị tự đứng ra thầu độc lập rất ít, tỷ lệ trúng thầu thấp. Ngày nay, các tiêu chí trên có xu hướng ngược lại, số lượng đơn vị tham gia đấu thầu độc lập khá nhiều, tỷ lệ trúng thầu cao. Theo báo cáo tình hình thực hiện công tác đấu thầu năm 1999, Công ty Xây dựng Dầu khí Vũng Tàu tham gia đấu thầu 15 công trình, trúng thầu 10 công trình, chiếm tỷ lệ 66,6%. II. Nguyên tắc và phương thức đấu thầu quốc tế 1. Nguyên tắc chung của đấu thầu quốc tế Đấu thầu quốc tế không phải là một thủ tục thuần tuý hình thức, thực tế đây là một hệ thống giải pháp cho những vấn đề không thể bỏ qua trong sự phối hợp giữa các chủ thể trực tiếp liên quan đến quá trình đầu tư mà mục đích là đảm bảo cho quá trình này đạt kết quả tối ưu. Phương pháp đấu thầu xoá bỏ những nhược điểm của hai phương pháp tự làm và giao thầu trước đây vì nó phải tuân thủ nghiêm túc các nguyên tắc thường bị bỏ qua hoặc xem nhẹ ở hai hình thức trên. Hiện nay trên thế giới đang tồn tại nhiều quy chế đấu thầu khác nhau như quy chế đấu thầu của FIDIC, WB, ADB... Mỗi bản quy chế đấu thầu đều có những nguyên tắc riêng phù hợp với mục đích của mình. Nhưng nhìn chung các nguyên tắc đấu thầu quốc tế chủ yếu như sau: 1.1- Nguyên tắc cạnh tranh công khai với điều kiện ngang nhau Mỗi cuộc đấu thầu đều phải được thực hiện với sự tham gia của một số nhà thầu có đủ năng lực để hình thành một cuộc cạnh tranh mạnh mẽ. Điều kiện đặt ra với các đơn vị ứng thầu (dự thầu) và thông tin cung cấp cho họ phải ngang nhau, nhất thiết không có sự phân biệt đối xử. 1.2- Nguyên tắc dữ liệu đầy đủ Các nhà thầu phải nhận được đầy đủ tài liệu đấu thầu với các thông tin chi tiết rõ ràng và có hệ thống về quy mô, khối lượng, quy cách, yêu cầu chất lượng, tiến độ và điều kiện thực hiện công trình. Điều này có nghĩa là chủ công trình phải nghiên cứu, tính toán và cân nhắc kỹ lưỡng để tiên liệu chính xác về mọi yếu tố có liên quan đến công trình, tránh tình trạng chuẩn bị sơ sài, tắc trách. 1.3- Nguyên tắc đánh giá công bằng Các hồ sơ dự thầu phải được đánh giá một cách không thiên vị theo cùng một chuẩn mực và được đánh giá bởi một Hội đồng xét thầu có đủ tư cách và năng lực. Lý do để "được chọn" hay "bị loại" đều được giải thích đầy đủ tránh sự ngờ vực. 1.4- Nguyên tắc trách nhiệm phân minh Không chỉ các nghĩa vụ và quyền lợi của các bên liên quan được đề cập và chi tiết hoá trong hợp đồng mà phạm vi trách nhiệm của mỗi bên ở từng phần việc đều được phân minh, rạch ròi để không một sai sót nào không có người chịu trách nhiệm. Mỗi bên có liên quan đều biết rõ mình phải gánh chịu những hậu quả gì nếu có sơ suất và sai phạm và do đó mỗi bên phải nỗ lực tối đa trong việc kiểm soát bất trắc và phòng ngừa rủi ro. 1.5- Nguyên tắc "ba chủ thể" Thực hiện dự án theo thể thức đấu thầu quốc tế luôn có sự hiện diện đồng thời của ba chủ thể: bên mời thầu, nhà thầu và các nhà tư vấn. Trong đó, kỹ sư tư vấn hiện diện như một nhân tố bảo đảm cho hợp đồng luôn thực hiện nghiêm túc đến từng chi tiết, mọi sự bất cập về kỹ thuật hoặc tiến độ đều được phát hiện kịp thời, những biện pháp điều chỉnh đều được đưa ra đúng lúc. Đồng thời, kỹ sư tư vấn cũng chính là nhân tố hạn chế tối đa những mưu toan thông đồng hoặc thoả hiệp gây thiệt hại cho những người chủ đích thực của dự án. Có nhiều điều khoản được thi hành để buộc các kỹ sư tư vấn phải là những chuyên gia có đủ trình độ, năng lực, phẩm chất và phải làm đúng vai trò của những nhà trọng tài công minh được cử đến từ một công ty tư vấn chuyên ngành, công ty này cũng phải được lựa chọn thông qua quá trình đấu thầu theo một quy trình chặt chẽ. 1.6- Nguyên tắc bảo lãnh, bảo hành và bảo hiểm chính đáng Các khoản mục về bảo lãnh, bảo hành, bảo hiểm ... cũng được đề cập trong hồ sơ mời thầu hay hồ sơ dự thầu một cách rõ ràng để các bên liên quan cùng hiểu rõ. Chính sự tuân thủ các nguyên tắc này đã nói lên ý nghĩa, tác dụng tích cực của phương thức đấu thầu. Đấu thầu nhằm kích thích nỗ lực của các bên và thúc đẩy sự hợp tác giữa các bên để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu về chất lượng, tiến độ, tài chính của dự án và do đó bảo đảm lợi ích chính đáng cho cả bên mời thầu và nhà thầu, góp phần tiết kiệm các nguồn lực xã hội. Trước hết đối với chủ đầu tư, căn cứ vào kết quả đấu thầu, chủ thầu chọn lựa nhà thầu có đủ năng lực đáp ứng các yêu cầu của mình về kỹ thuật, trình độ thi công, bảo đảm kế hoạch tiến độ và giá cả hợp lý. Đối với nhà thầu, đấu thầu đảm bảo tính công bằng giữa các nhà thầu ở mọi thành phần kinh tế. Do phải cạnh tranh với nhau cho nên mỗi nhà thầu đều phải cố gắng tìm tòi và đổi mới những kỹ thuật công nghệ tiên tiến, có trách nhiệm cao với dự án, các loại vật tư thiết bị được đem chào với mức giá có tính cạnh tranh cao hơn. * Bảo lãnh dự thầu (đặt cọc dự thầu) Nhà thầu phải nộp tiền bảo lãnh dự thầu cùng với hồ sơ dự thầu. Tiền bảo lãnh dự thầu bằng từ 1-3% tổng trị giá ước tính giá bỏ thầu. Trong một số trường hợp, bên mời thầu có thể quy định mức nộp tiền bảo lãnh thống nhất để bảo đảm bí mật về mức giá dự thầu cho các nhà thầu. Bên mời thầu quy định hình thức, điều kiện và ngân hàng bảo lãnh dự thầu. Tiền bảo lãnh dự thầu được trả lại cho các nhà thầu không đạt kết quả sau khi công bố trúng thầu không quá 30 ngày kể từ ngày công bố. Nhà thầu không được nhận lại tiền bảo lãnh dự thầu trong các trường hợp: +Trúng thầu nhưng từ chối thực hiện hợp đồng. +Rút đơn thầu sau thời gian nộp thầu. +Do vi phạm nghiêm trọng các quy định trong quy chế đấu thầu. Sau khi nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng, đơn vị trúng thầu được hoàn trả tiền bảo lãnh dự thầu. * Bảo lãnh thực hiện hợp đồng (đặt cọc thực hiện hợp đồng) Bảo lãnh thực hiện hợp đồng là cam kết của nhà thầu thực hiện hợp đồng. Tuỳ loại hình và quy mô của hợp đồng, tiền bảo lãnh thực hiện hợp đồng từ 10-15% tổng giá trị hợp đồng. Trong trường hợp đặc biệt mức bảo lãnh thực hiện hợp đồng có thể trên 15%, nhưng phải được người có thẩm quyền quyết định đầu tư chấp thuận. Bảo lãnh thực hiện hợp đồng có hiệu lực cho đến khi thời gian bảo hành của hợp đồng hết hạn. Văn bản bảo lãnh thực hiện hợp đồng bao gồm: +Thời hạn nộp tiền bảo lãnh thực hiện hợp đồng không quá 30 ngày kể từ ngày nhà thầu nhận được thông báo trúng thầu. +Điều kiện bảo lãnh thực hiện hợp đồng. +Thời hạn hiệu lực của bảo lãnh thực hiện hợp đồng. +Loại tiền bảo lãnh thực hiện hợp đồng. 2. Phân loại các hình thức đấu thầu quốc tế 2.1- Căn cứ vào đối tượng đấu thầu : 2.1.1- Đấu thầu mua sắm hàng hoá (Tender for Procurement goods) Theo quy định tại điều 3 Nghị định 88/1999/NĐ-CP thì “hàng hoá” ở đây được hiểu là máy móc, phương tiện vận chuyển, thiết bị (toàn bộ, đồng bộ hoặc thiết bị lẻ), bản quyền sở hữu công nghiệp, bản quyền sở hữu công nghệ, nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, hàng tiêu dùng (thành phẩm, bán thành phẩm). Bên mời thầu có thể soạn thảo các điều kiện đấu thầu kèm với thư mời thầu gửi cho các hãng (các công ty) đã được lựa chọn. Dựa vào đơn chào hàng của các hãng này bên mời thầu sẽ lựa chọn nhà thầu thích hợp nhất cho mình. Việc mua sắm thiết bị của Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam đang được tiến hành theo hình thức này. 2.1.2- Đấu thầu xây dựng công trình (Tender for Works) Là hình thức đấu thầu thực hiện những công việc thuộc quá trình xây dựng và lắp đặt thiết bị các công trình, hạng mục công trình. Trong loại hình đấu thầu này các tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu (giá cả, kỹ thuật, tiến độ, uy tín) được coi trọng hơn cả, người có giá chào thấp nhất chưa chắc đã là người giành được hợp đồng. Cũng trong loại hình đấu thầu nói trên người ta đề cao vai trò của người tư vấn, của vấn đề bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo hành công trình. Do các công trình xây dựng có thể có giá trị rất lớn, vì thế việc quản lý cũng chặt chẽ hơn, tổ chức tốt hoạt động đấu thầu quốc tế sẽ mang lại một khoản tiền tiết kiệm rất đáng kể cho chủ đầu tư. 2.1.3- Đấu thầu tuyển chọn tư vấn (Tender for Consulting Services) Là hình thức đấu thầu nhằm mục đích đáp ứng các yêu cầu về kiến thức, kinh nghiệm chuyên môn cho Bên mời thầu trong việc xem xét, quyết định, kiểm tra quá trình chuẩn bị và thực hiện dự án. Trong một số công trình, dự án, các dịch vụ tư vấn được tính chung vào giá công trình, còn đại bộ phận chúng được tách thành các hợp đồng riêng biệt (hợp đồng thiết kế, hợp đồng thuê chuyên gia...). Do tính chất đặc biệt của dịch vụ tư vấn nên người ta thường coi trọng kinh nghiệm và năng lực nhà thầu hơn là giá cả. điều này được thể hiện rõ trong điều 20 mục 8 và 9 của Quy chế đấu thầu 88/1999. 2.1.4- Đấu thầu dự án hoặc đấu thầu lựa chọn đối tác thực hiện dự án (Tender for project) Loại đấu thầu này cũng rất hay gặp ở Việt Nam và các nước trên thế giới. Khi một dự án có từ hai đối tác trở lên thì việc lựa chọn ai là người thực hiện dự án sẽ là điều không dễ dàng. Điển hình của loại hợp đồng nói trên đối với ngành dầu khí Việt Nam đó là các hợp đồng phân chia sản phẩm mà Tổng công ty DKVN ký với rất nhiều hãng dầu khí nước ngoài như Shell (Hà Lan), Mobil, Unocal (Mỹ)... 2.2- Căn cứ vào hình thức lựa chọn nhà thầu Theo điều 4 nghị định 88/CP ra ngày 1/9/1999 ban hành quy chế đấu thầu có quy định về hình thức chọn nhà thầu. 2.2.1- Đấu thầu mở rộng (open bidding hay international competitive) Là hình thức không hạn chế số lượng các nhà thầu tham gia, chủ đầu tư thông báo rộng rãi trên phương tiện thông tin đại chúng và ghi rõ các điều kiện đối với các đơn vị dự thầu tối thiểu 10 ngày trước khi phát hành hồ sơ mời thầu. Đối với những gói thầu lớn, phức tạp về mặt công nghệ và kỹ thuật, bên mời thầu phải tiến hành sơ tuyển nhà thầu đủ năng lực tham gia đấu thầu. Những người tham gia có thể dự thầu bằng cách gửi báo giá của mình đến ban tổ chức. Hình thức này có ưu điểm là khuyến khích tính cạnh tranh giữa các nhà thầu. Các nhà thầu luôn đưa ra các giải pháp tiêu chuẩn đạt chất lượng cao với chi phí tài chính thấp nhất. Tuy nhiên do số lượng nhà thầu không hạn chế nên có thể có nhà thầu chưa đủ năng lực vẫn tham gia dự thầu. Đồng thời, do số lượng nhà thầu lớn nên mất nhiều thời gian và chi phí cho việc tổ chức đấu thầu. 2.2.2- Đấu thầu hạn chế (limited bidding) Là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu chỉ mời một số nhà thầu (tối thiểu là 5) có khả năng đáp ứng các yêu cầu của người gọi thầu. Hình thức này áp dụng với các công trình có quy mô lớn, yêu cầu kỹ thuật phức tạp, danh sách nhà thầu tham dự phải được cấp có thẩm quyền quyết định. Hình thức này chỉ được xem xét áp dụng khi có một trong các điều kiện sau: +Chỉ có một số nhà thầu có khả năng đáp ứng được yêu cầu của gói thầu. +Các nguồn vốn sử dụng yêu cầu phải tiến hành đấu thầu hạn chế. +Do tình hình cụ thể của gói thầu mà việc đấu thầu hạn chế có lợi thế. Hình thức này có ưu điểm là các nhà thầu tham gia đấu thầu là những người thực sự có đủ năng lực về mọi mặt, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của chủ đầu tư. Công tác tổ chức đấu thầu cũng tốn ít thời gian và chi phí hơn so với tổ chức đấu thầu rộng rãi. Tuy nhiên, do hạn chế số lượng nhà thầu nên cũng hạn chế một phần sự đa dạng trong cạnh tranh giữa các nhà thầu. Đây là hình thức được áp dụng ở nhiều ngành, địa phương do vậy hiệu quả đạt được không cao, đây cũng là kẽ hở dễ tạo ra hiện tượng tiêu cực. Trong 6 tháng đầu năm 2000, Thành phố Hồ Chí Minh thực hiện tổng số 213 gói thầu trong đó có 54 gói thầu hạn chế, 156 gói thầu chỉ định thầu, 3 gói tự thực hiện. 2.2.3- Chỉ định thầu (single bidding) Chỉ định thầu là hình thức chọn trực tiếp nhà thầu đáp ứng yêu cầu của gói thầu để thương thảo hợp đồng. Bên mời thầu chỉ thương thảo hợp đồng với một số nhà thầu do người có thẩm quyền quyết định đầu tư chỉ định. Hình thức này chỉ được áp dụng trong các trường hợp đặc biệt sau đây: +Trường hợp bất khả kháng do thiên tai dịch hoạ, được phép chỉ định ngay đơn vị có đủ năng lực để thực hiện công việc kịp thời. Sau đó phải báo cáo Thủ tướng Chính phủ về nội dung chỉ định thầu để xem xét phê duyệt. +Gói thầu có tính chất nghiên cứu thử nghiệm, bí mật quốc gia, bí mật an ninh, quốc phòng do Thủ tướng Chính phủ quyết định. +Gói thầu đặc biệt do Thủ tướng Chính phủ quyết định, trên cơ sở báo cáo thẩm định của bộ Kế hoạch và đầu tư, ý kiến bằng văn bản của cơ quan tài trợ vốn và các cơ quan có liên quan. Trong báo cáo đề nghị chỉ định thầu phải xác định rõ ba nội dung sau: +Lý do chỉ định thầu. +Kinh nghiệm và năng lực về mặt kỹ thuật, tài chính của nhà thầu được đề nghị chỉ định thầu. +Giá trị và khối lượng đã được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt làm căn cứ chỉ định thầu. 2.2.4- Chào hàng cạnh tranh Hình thức này được áp dụng cho những gói thầu mua sắm hàng hoá có giá trị dưới 2 tỷ đồng. Mỗi gói thầu phải có ít nhất 3 chào hàng của 3 nhà thầu khác nhau trên cơ sở yêu cầu chào hàng của bên mời thầu. Việc gửi chào hàng có thể được thực hiện bằng cách gửi trực tiếp bằng fax, bằng đường bưu điện hoặc bằng các phương tiện khác. 2.2.5- Mua sắm trực tiếp Trên cơ sở tuân thủ quy định tại khoản 3 điều 4 (chỉ định thầu) của quy chế đấu thầu, hình thức mua sắm trực tiếp được áp dụng trong trường hợp bổ sung hợp đồng cũ đã thực hiện xong (dưới 1 năm) hoặc hợp đồng đang thực hiện với điều kiện chủ đầu tư có nhu cầu tăng thêm số lượng hàng hoá hoặc khối lượng công việc mà trước đó đã tiến hành đấu thầu, nhưng phải đảm bảo không được vượt mức giá hoặc đơn giá trong hợp đồng đã ký trước đó. 2.2.6- Tự thực hiện Hình thức này chỉ được áp dụng với các gói thầu mà chủ đầu tư có đủ năng lực thực hiện trên cơ sở tuân thủ quy định tại khoản 3, điều 4 của quy chế đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định 88/CP (ngoài phạm vi quy định tại điều 63 của quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng). 2.2.7- Mua sắm đặc biệt Hình thức này được áp dụng đối với các ngành hết sức đặc biệt mà nếu không có những quy định riêng thì không thể đấu thầu được. Cơ quan quản lý ngành phải xây dựng quy trình thực hiện đảm bảo các mục tiêu của Quy chế đấu thầu và có ý kiến thoả thuận của Bộ Kế hoạch và đầu tư để trình Thủ tướng Chính phủ quyết định. 2.3- Căn cứ vào phương thức áp dụng Theo điều 5 quy chế đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định 88/CP (1/9/1999) bao gồm 3 phương thức đấu thầu. 2.3.1- Đấu thầu một túi hồ sơ (một phong bì ) Khi dự thầu theo phương thức này, nhà thầu cần nộp các đề xuất về kỹ thuật, tài chính, giá bỏ thầu và những điều kiện khác trong một túi hồ sơ chung. Phương thức này được áp dụng với đấu thầu mua sắm hàng hoá và xây lắp. 2.3.2- Đấu thầu hai túi hồ sơ (2 phong bì) Khi dự thầu theo phương thức này, nhà thầu cần nộp những đề xuất về kỹ thuật và đề xuất về tài chính trong từng túi hồ sơ riêng vào cùng một thời điểm. Túi hồ sơ đề xuất về kỹ thuật sẽ được xem xét trước để đánh giá, xếp hạng. Các nhà thầu đạt số điểm kỹ thuật từ 70% trở lên sẽ được mở tiếp túi hồ sơ đề xuất về giá để đánh giá. Phương thức này chỉ áp dụng đối với đấu thầu tuyển chọn tư vấn. 2.3.3- Đấu thầu hai giai đoạn Phương thức này áp dụng cho các trường hợp sau: +Các gói thầu mua sắm hàng hoá và xây lắp có giá trị từ 500 tỷ đồng trở lên. +Các gói thầu mua sắm hàng hoá có tính chất lựa chọn công nghệ thiết bị toàn bộ, phức tạp về công nghệ và kỹ thuật hoặc gói thầu xây lắp đặc biệt phức tạp. +Dự án thực hiện theo hợp đồng chìa khoá trao tay. Quá trình thực hiện phương thức này như sau: v Giai đoạn thứ nhất: các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu gồm đề xuất về kỹ thuật và phương án tài chính (chưa có giá) để Bên mời thầu xem xét và thảo luận cụ thể với từng nhà thầu, nhằm thống nhất về yêu cầu và tiêu chuẩn kỹ thuật để nhà thầu chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu chính thức của mình. v Giai đoạn thứ hai: Bên mời thầu mời các nhà thầu tham gia trong giai đoạn thứ nhất nộp hồ sơ dự thầu chính thức với đề xuất kỹ thuật đã được bổ sung hoàn chỉnh trên cùng một mặt bằng kỹ thuật và đề xuất chi tiết về tài chính với đầy đủ nội dung về tiến độ thực hiện, điều kiện hợp đồng, giá dự thầu. III. Quy trình thực hiện đấu thầu quốc tế mua sắm thiết bị 1. Thành lập tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu 1.1- Nguyên tắc Chỉ thành lập tổ chuyên gia hoặc tư vấn giúp việc cho bên mời thầu đối với các dự án không có đấu thầu tuyển chọn tư vấn. Trường hợp có yêu cầu thuê tư vấn (thay cho chỉ định chuyên gia giúp việc), nếu có chi phí từ 500 triệu trở lên, bên mời thầu phải tổ chức đấu thầu. 1.2- Chỉ định tổ chuyên gia hoặc thuê tư vấn Tổ chuyên gia hoặc tư vấn giúp việc cho bên mời thầu được thành lập hoặc thuê có nhiệm vụ sau: +Chuẩn bị các tài liệu pháp lý, soạn thảo hồ sơ mời thầu; +Tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu; +Phân tích, đánh giá, so sánh, xếp hạng các hồ sơ dự thầu theo đúng tiêu chuẩn chuyên môn và các yêu cầu đặt ra trong hồ sơ mời thầu; +Tổng hợp, chuẩn bị hồ sơ kết quả đấu thầu, báo cáo chủ đầu tư xem xét. 1.3- Cơ cấu chuyên gia hoặc tư vấn +Thành viên hoặc nhóm thành viên chịu trách nhiệm về các vấn đề công nghệ kỹ thuật. +Thành viên hoặc nhóm thành viên chịu trách nhiệm về các vấn đề kinh tế, tài chính. +Thành viên hoặc nhóm thành viên chịu trách nhiệm về các vấn đề pháp lý (nếu có) và các vấn đề khác. 1.4- Năng lực chuyên gia +Có trình độ chuyên môn liên quan tới gói thầu +Am hiểu nội dung cụ thể của gói thầu +Có kinh nghiệm trong công tác quản lý thực tế và nghiên cứu +Am hiểu quy trình tổ chức đánh giá, xét chọn kết quả đấu thầu. 1.5- Trách nhiệm và quyền hạn của tổ chuyên gia hoặc tư vấn +Tham gia toàn bộ quá trình đấu thầu +Trung thực, khách quan +Bảo mật thông tin +Không được công tác với nhà thầu +Không được tham gia thẩm định kết quả đấu thầu. 2. Lập kế hoạch đấu thầu Kế hoạch đấu thầu của dự án do bên mời thầu lập theo Quy chế đấu thầu và phải được người có thẩm quyền phê duyệt. Trường hợp chưa đủ điều kiện lập kế hoạch đấu thầu của toàn bộ dự án, Bên mời thầu có thể lập kế hoạch đấu thầu cho từng phần của dự án theo giai đoạn thực hiện nhưng phải được người có thẩm quyền cho phép. 2.1- Nội dung của kế hoạch đấu thầu mua sắm thiết bị 2.1.1- Phân chia dự án thành các gói thầu Trừ các hình thức đấu thầu dự án, các hình thức khác đều đòi hỏi phải phân chia dự án thành các gói thầu. Gói thầu là một phần công việc của dự án được phân chia theo tính chất hoặc trình tự thực hiện dự án có quy mô hợp lý và đảm bảo tính đồng bộ của dự án để tổ chức lựa chọn nhà thầu. Việc phân chia gói thầu phải hợp lý, trước hết phải căn cứ vào công nghệ, tính chất hoặc trình tự thực hiện dự án. Gói thầu phải phân chia theo nguyên tắc: +Có quy mô và trình tự hợp lý và đảm bảo tính đồng bộ của dự án. +Phù hợp với công nghệ, tính chất hoặc trình tự thực hiện dự án +Chủ đầu tư không phân chia dự án thành các gói thầu quá nhỏ làm tăng chi phí đấu thầu. 2.1.2- Giá gói thầu và nguồn tài chính Khi xác định giá của từng gói thầu, chủ đầu tư đặt mình vào vị trí của nhà thầu và dễ dàng tìm hiểu, đàm phán với các nhà thầu về các phương án do nhà thầu kiến nghị. Giá dự kiến của bên mời thầu có thể được thông báo trước hoặc giữ kín tuỳ theo thủ tục xét chọn của bên mời thầu. Giá dự kiến của từng gói thầu không được vượt quá giá dự toán (nếu gói thầu là một hạng mục) và tổng giá trị các gói thầu không được vượt tổng mức đầu tư hoặc tổng mức dự toán đã được phê duyệt. 2.1.3- Hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức đấu thầu áp dụng đối với từng gói thầu Hình thức đấu thầu mở rộng đang được khuyến khích áp dụng. Hình thức đấu thầu hạn chế chỉ được áp dụng trong một số trường hợp đặc biệt. Bên mời thầu phải giải thích lý do và đề xuất danh sách các nhà thầu có khả năng tham gia. Đối với các gói thầu nhỏ, đơn giản nên vận dụng theo các phương thức thích hợp như đấu thầu một túi hồ sơ, chào hàng cạnh tranh, mua sắm trực tiếp... 2.1.4- Thời gian tổ chức đấu thầu cho từng gói thầu Thời hạn nộp thầu cần được quy định hợp lý nhằm tạo điều kiện cho các nhà thầu kịp chuẩn bị hồ sơ dự thầu. 2.1.5- Loại hợp đồng cho từng gói thầu Thông thường có ba phương thức thực hiện hợp đồng trong đấu thầu. Việc lựa chọn để thực hiện một trong ba phương thức này căn cứ vào tính chất, quy mô và thời gian thực hiện của từng gói thầu. +Hợp đồng trọn gói: là hợp đồng thực hiện theo giá khoán gọn. Đối với các gói thầu có điều kiện xác định rõ khối lượng, số lượng, thời gian thì áp dụng theo phương thức này. Trong quá trình thực hiện hợp đồng không được thay đổi giá cả đã thoả thuận, tức giá trúng thầu là giá thanh toán hợp đồng. Đối với dự án Nhà nước phải được người có thẩm quyền quyết định đầu tư phê duyệt bằng văn bản. Trường hợp có những phát sinh ngoài hợp đồng nhưng không do nhà thầu gây ra thì sẽ được người có thẩm quyền xem xét, quyết định. +Hợp đồng chìa khoá trao tay: là hợp đồng bao gồm toàn bộ các công việc thiết kế, cung cấp thiết bị và xây lắp của một gói thầu được thức hiện thông qua một nhà thầu. Chủ đầu tư có trách nhiệm tham gia giám sát quá trình thực hiện, nghiệm thu và nhận bàn giao khi nhà thầu hoàn thành toàn bộ công trình theo hợp đồng đã ký. Phương thức này áp dụng đối với những dự án thực hiện theo hình thức đấu thầu toàn bộ dự án, chủ đầu tư không có khả năng quản lý. +Hợp đồng có điều chỉnh giá: là hợp đồng áp dụng cho những gói thầu mà tại thời điểm ký kết hợp đồng không đủ điều kiện xác định chính xác về số lượng và khối lượng hoặc có biến động lớn về giá cả do chính sách của Nhà nước thay đổi và hợp đồng có thời gian thực hiện trên 12 tháng. Việc thực hiện hợp đồng có điều chỉnh giá phải tuân theo quy định tại điều 7 của quy chế đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định 88/CP (1/9/1999). 2.1.6- Thời gian thực hiện hợp đồng Thời gian thực hiện gói thầu là thời gian hoàn thành công việc của gói thầu. Thời gian thực hiện hợp đồng được xác định dựa trên cơ sở kế hoạch tiến độ của dự án. Thời gian thực hiện hợp đồng tính từ ngày hợp đồng được hai bên ký kết cho đến khi ký kết hoàn thành bàn giao. 2.2- Một số yêu cầu về quy mô và chia gói hợp đồng +Trong đấu thầu quốc tế, quy mô của hợp đồng phải thu hút cạnh tranh quốc tế. + Chỉ áp dụng với hợp đồng chìa khoá trao tay nếu cần thiết. +Các gói thầu phải phù hợp với các yêu cầu về thời gian biểu của dự án. 3. Mời thầu Việc mời thầu giúp các nhà thầu tham gia quyết định xem có nên tham gia hay không và phải được phân phối với nội dung của các hồ sơ đấu thầu. Mục đích của việc mời thầu là nhằm bảo đảm cạnh tranh tối đa và cơ hội bình đẳng cho tất cả các nhà thầu. Mời thầu bao gồm những nội dung sau: + Xác định chính thức cơ quan đấu thầu. + Nguồn tài trợ. + Mô tả các loại hàng hoá, gói thầu sẽ được đấu thầu. + Địa chỉ cơ quan đấu thầu. + Thông tin về cách nhận hồ sơ dự thầu và chi phí của tập hồ sơ. + Loại về lượng tiền bảo lãnh cần có. + Nơi và hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự thầu. + Yêu cầu chất lượng tối thiểu. + Nơi và thời gian mở thầu với tuyên bố rằng các đại diện đơn vị dự thầu có thể dự mở thầu. 3.1- Hồ sơ mời thầu Hồ sơ mời thầu là tập tài liệu do bên mời thầu chuẩn bị để gửi đến các nhà thầu. Đối với đấu thầu mua sắm thiết bị vật tư, hồ sơ đấu thầu bao gồm: thông báo mời thầu, chỉ dẫn với nhà thầu, các yêu cầu về công nghệ, vật tư thiết bị, tính năng kỹ thuật, biểu giá, điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng, bảo lãnh dự thầu, mẫu thoả thuận hợp đồng, bảo lãnh thực hiện hợp đồng. * Thư mời thầu: là một văn bản trong tập hồ sơ mời thầu.Trong thư mời thầu, bên mời thầu cần làm rõ những nội dung sau: + Giới thiệu về mục đích đấu thầu + Nội dung hồ sơ đấu thầu + Quy định về nộp hồ sơ đấu thầu + Quy định mở thầu + Quy định đánh giá hồ sơ đấu thầu + Quy định thương thảo hợp đồng. * Chỉ dẫn với nhà thầu: với mục đích là cung cấp cho các nhà thầu những thông tin cần thiết về tính chất của vật tư thiết bị đấu thầu cũng như cách chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu. Những thông tin chủ yếu trong quá trình đấu thầu bao gồm: + Yêu cầu về năng lực của nhà thầu + Mẫu đơn dự thầu và thời gian nộp hồ sơ dự thầu + Thủ tục đánh giá hồ sơ dự thầu + Điều kiện trao đổi hợp đồng + Những thông tin khác có liên quan: Phạm vi đấu thầu, chi phí tham gia đấu thầu, yêu cầu chất lượng thiết bị, điều kiện về giá thầu, thời hạn hiệu lực của hồ sơ dự thầu, thủ tục trao hợp đồng... * Biểu giá: là một văn bản trong hồ sơ mời thầu mà bên mời thầu gửi cho các nhà thầu. Trong biểu giá cần làm rõ: cơ cấu giá trị, giá đơn vị, giá đấu thầu toàn bộ, xuất xứ hàng hoá mà các nhà thầu xin cung ứng theo hợp đồng. Cơ cấu giá bao gồm: giá xuất xưởng, giá cung ứng tại nơi tiêu thụ, thuế doanh thu và các loại thuế khác nếu trúng thầu. Giá do người thầu báo là giá cố định trong suốt thời kỳ đấu thầu thực hiện hợp đồng và sẽ không thay đổi. * Các điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng: nếu được áp dụng tuỳ theo tính chất của từng dự án. * Bảo lãnh dự thầu: là một khoản tiền mà người đấu thầu phải nộp cho các bên mời thầu nhằm bảo vệ người mua chống rủi ro về ứng xử của người đấu thầu, đồng thời tăng cường trách nhiệm của người đấu thầu. Theo quy định hiện nay, tiền bảo lãnh dự thầu bằng 1- 3% tổng giá trị ước tính giá thầu. Còn theo thông lệ quốc tế là 2- 5% giá thầu. Trong một số trường hợp, bên mời thầu có thể quy định mức nộp tiền bảo lãnh thống nhất để đảm bảo về mức giá dự thầu cho các nhà thầu. Bảo lãnh dự thầu được xác định bằng đồng tiền trong hồ sơ đấu thầu hoặc theo hình thức khác. Bảo lãnh dự thầu của người không trúng thầu sẽ được trả lại trong thời gian không quá 30 ngày, kể từ ngày công bố kết quả. Tuy nhiên, nó không được trả lại cho các nhà thầu trong các trường hợp sau: + Nhà thầu rút đơn thầu trong thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu + Nhà thầu trúng thầu nhưng không chịu ký kết hợp đồng, không chịu nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng + Vi phạm Quy chế đấu thầu được quy định tại điều 60 của Quy chế ban hành kèm theo Nghị định 88/CP. Nếu nhà thầu không chịu nộp bảo lãnh dự thầu như quy định trong hồ sơ mời thầu thì hồ sơ dự thầu sẽ bị loại. Bảo lãnh dự thầu không áp dụng trong trường hợp chỉ định thầu. * Bảo lãnh thực hiện hợp đồng (đặt cọc): là cam kết của nhà thầu thực hiện hợp đồng tuỳ theo loại hình và quy mô của hợp đồng, tiền bảo lãnh thực hiện hợp đồng thương từ 10- 15% tổng giá trị hợp đồng. Trong một số trường hợp số tiền này có thể quy định lớn hơn. Bảo lãnh thực hiện hợp đồng có hiệu lực cho đến khi thời gian bảo lãnh của hợp đồng hết hạn. Nội dung của văn bản bảo lãnh gồm: + Thời hạn nộp tiền bảo lãnh thực hiện hợp đồng kể từ ngày nhà thầu nhận được thông báo trúng thầu và trước khi ký hợp đồng. + Hình thức bảo lãnh dưới dạng tiền mặt, séc, bảo lãnh của ngân hàng hoặc hình thức tương đương. + Thời hạn hiệu lực của bảo lãnh thực hiện hợp đồng + Loại tiền bảo lãnh thực hiện hợp đồng Nếu người thắng thầu không tuân thủ việc ký kết hợp đồng và nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng, người mua có quyền huỷ bỏ hợp đồng và trao hợp đồng cho người đấu thầu kế cận hoặc mở cuộc đấu thầu mới. 3.2- Thông báo mời thầu Thông báo mời thầu chỉ được áp dụng trong trường hợp đấu thầu rộng rãi. Nội dung thông báo mời thầu được phát hành rộng rãi nhằm cung cấp thông tin ban đầu cho các nhà chuẩn bị tham gia đấu thầu. Bên mời thầu phải tiến hành thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng tối thiểu là ba kỳ liên tục. Trường hợp đấu thầu quốc tế, bên mời thầu phải thông báo ít nhất trên một tờ báo tiếng Anh được phát hành rộng rãi ở Việt Nam. 3.3- Gửi thư mời thầu Đối với đấu thầu hạn chế, bên mời thầu cần gửi thư mời thầu trực tiếp đến từng nhà thầu trong danh sách mời thầu đã được duyệt. 3.4- Sửa đổi nội dung hồ sơ mời thầu Bên mời thầu có thể thay đổi nội dung hồ sơ mời thầu với điều kiện phải thông báo trước 10 ngày tới tất cả các nhà thầu bằng văn bản về nội dung thay đổi trong hồ sơ mời thầu đã phát hành. 4. Sơ tuyển nhà thầu Tuỳ theo từng loại đấu thầu, bên mời thầu phải tìm được một số nhà thầu hợp lý sao cho vừa đảm bảo tính cạnh tranh trong đấu thầu mà vẫn chọn được nhà thầu có năng lực, phẩm chất tốt nhất. Sơ tuyển nhà thầu được áp dụng chủ yếu đối với những công trình hợp đồng chìa khoá trao tay và những hợp đồng phức tạp về mặt kỹ thuật, đối với các gói thầu mua sắm vật tư thiết bị trên 300 tỷ VNĐ. Bên mời thầu phải làm các công việc sau: 4.1- Mời các nhà thầu dự sơ tuyển Việc sơ tuyển nhà thầu được thông báo rộng rãi, hạn chế trên các phương tiện thông tin đại chúng hoặc qua các đại sứ quán... trong thông báo sơ tuyển có nội dung: tên bên mời thầu, khái quát về dự án (quy mô, địa điểm, công trình), ngày phát tài liệu đấu thầu, chỉ dẫn làm đơn tự khai năng lực dự sơ tuyển, ngày nhà thầu nộp bản khai năng lực dự sơ tuyển. 4.2- Phát và nộp các văn kiện sơ tuyển Bên mời thầu phát hành các chỉ dẫn dự sơ tuyển và các câu hỏi đến mỗi nhà thầu. Các câu hỏi sơ tuyển bao gồm: tổ chức và cơ cấu; kinh nghiệm trong loại hình công tác dự kiến; nguồn lực về quản lý- kỹ thuật, lao động, nhà máy; tình trạng tài chính. 4.3- Phân tích các số liệu dự sơ tuyển và lựa chọn thông báo danh sách các nhà thầu được lựa chọn Phân tích về: công ty, kinh nghiệm, nguồn lực, tính ổn định về tài chính, tính phù hợp chung. Hầu hết các dự án có vốn đầu tư từ các nguồn tài trợ ODA, nguồn vốn vay từ các tổ chức tài chính như: WB, ADB, OECF.. đều có bước sơ tuyển nhà thầu do phải thực hiện theo quy chế đấu thầu của chính các tổ chức này và do các tổ chức này theo dõi. Sơ tuyển nhà thầu đảm bảo rằng chỉ có những nhà thầu có đủ năng lực tài chính và kỹ thuật được mời nộp hồ sơ dự thầu và để tiết kiệm chi phí chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Đồng thời, xác định được phạm vi đấu thầu và tránh những sai lệch đối với hồ sơ dự thầu chào giá thấp nhất. 5. Chuẩn bị tài liệu đấu thầu Tài liệu đấu thầu mà bên mời thầu chuẩn bị phải đạt các yêu cầu sau: + Thông báo cho các nhà thầu về dự án sẽ thực hiện và những hàng hoá sẽ được cung cấp, hướng dẫn cho các nhà thầu về thủ tục nộp hồ sơ dự thầu, nêu ra các điều kiện chung của hợp đồng, thông báo cho các nhà thầu về tiêu chuẩn xét thầu. + Tài liệu gồm có: thông báo mời thầu, hướng dẫn cho các nhà thầu và các điều kiện đấu thầu, mẫu đơn dự thầu, các điều kiện của hợp đồng, các đặc tính kỹ thuật, bản tiên lượng, mẫu đơn dự thầu và biểu giá, mẫu bảo lãnh dự thầu và bảo lãnh thực hiện hợp đồng. + Hướng dẫn cho các nhà thầu, mô tả tính hợp lệ của các nhà thầu, ngôn ngữ của đơn thầu, thủ tục nộp hồ sơ dự thầu, ngày đóng thầu, ngày mở thầu, thời gian, địa điểm, yêu cầu bảo lãnh dự thầu, hiệu lực của hồ sơ dự thầu, tiêu chuẩn xét thầu, loại tiền bỏ thầu... + Đặc tính kỹ thuật phải nêu rõ ràng và đầy đủ chi tiết, không hạn chế, không phân biệt. Nếu cho phép sử dụng các hồ sơ dự thầu thay thế thì điều này phải được ghi rõ trong bảng tính kỹ thuật. 6. Nộp hồ sơ dự thầu Khi nhận được thông báo mời thầu hay thư mời thầu, các công ty, các tổ chức nếu đủ điều kiện và muốn tham dự thì tham khảo hồ sơ mời thầu, chuẩn bị hoàn tất hồ sơ dự thầu và gửi đến cho bên mời thầu theo thời gian và địa chỉ đã ghi trong thông báo mời thầu hay thư mời thầu. Căn cứ vào quy mô và sự phức tạp của gói thầu, thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là 15 ngày đối với đấu thầu trong nước và 30 ngày với đấu thầu quốc tế, kể từ ngày phát hành hồ sơ mời thầu. 6.1- Thủ tục nộp hồ sơ dự thầu Nhà thầu phải niêm phong bản gốc và mỗi bản sao của hồ sơ dự thầu vào các phong bì riêng, đánh dấu đầy đủ vào các phong bì để phân biệt "bản gốc" và "bản sao". Sau đó các phong bì sẽ được niêm phong vào các phong bì chung. Phong bì trong và phong bì ngoài phải: + Gửi cho bên mời thầu theo địa chỉ đã thông báo trong bảng dữ liệu đấu thầu thông qua bưu điện hoặc trực tiếp. + Mang tên của dự án, tiêu đề của thông báo mời thầu nêu trong bảng dự liệu đấu thầu, và dòng chữ "không được mở trước", cùng với ngày giờ đã quy định. Phong bì ngoài phải ghi rõ tên, địa chỉ của nhà thầu để hồ sơ có thể được trả lại trong trường hợp hồ sơ được coi là nộp muộn. 6.2- Thời hạn nộp hồ sơ + Hồ sơ dự thầu phải được bên mời thầu nhận tại địa chỉ đã quy định, không chậm quá ngày giờ đã quy định. Thời hạn nộp thầu sẽ phụ thuộc quy mô và sự phức tạp của từng gói thầu nhưng tối đa không quá 60 ngày đối với đấu thầu mua sắm thiết bị. + Bên mời thầu có thể chủ động mở rộng thời hạn nộp hồ sơ dự thầu bằng cách sửa đổi tài liệu đấu thầu. Việc gia hạn thời gian nộp hồ sơ dự thầu phải được thông báo cho tất cả các bên nhận tài liệu đấu thầu. Trong trường hợp này, mọi quyền lợi và nghĩa vụ của bên mời thầu và nhà thầu trước đây bị phụ thuộc vào thời hạn cũ sẽ theo thời gian đã được gia hạn. 6.3- Hồ sơ dự thầu nộp muộn Những hồ sơ dự thầu nộp sau ngày đã quy định trong hồ sơ dự thầu là không hợp lệ sẽ bị từ chối và được hoàn trả nhà thầu dưới dạng chưa mở trừ trường hợp bất khả kháng. 6.4- Thay đổi và rút hồ sơ dự thầu + Nhà thầu có thể thay đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu sau khi nộp. Nhưng họ phải gửi thông báo bằng văn bản về sự sửa đổi đó, bao gồm việc thay thế hoặc rút hồ sơ với điều kiện có yêu cầu trước thời hạn nộp cuối cùng đã quy định. + Thông báo thay đổi hoặc rút hồ sơ của nhà thầu sẽ được chuẩn bị, niêm phong, đánh dấu và gửi đi đúng quy định. Thông báo rút hồ sơ có thể gửi bằng telex, fax hoặc thư bảo đảm tới bên mời thầu. + Không được thay đổi hồ sơ dự thầu sau thời hạn nộp hồ sơ. + Không được rút hồ sơ trong khoảng thời gian giữa thời hạn nộp hồ sơ và thời hạn kết thúc hiệu lực của hồ sơ mà nhà thầu đã ghi trong mẫu đơn xin dự thầu. Việc rút hồ sơ trong thời gian này nhà thầu có thể bị tước bảo lãnh dự thầu. 6.5- Nội dung hồ sơ dự thầu + Đơn dự thầu: trong đó ghi rõ thời hạn hiệu lực của đơn dự thầu, cam kết sẽ tiến hành thực hiện ngay công việc khi nhận được thông báo trúng thầu và hoàn thành bàn giao toàn bộ công việc đúng thời hạn nêu trong hợp đồng. + Bản sao giấy đăng ký kinh doanh và chứng chỉ hành nghề nhằm cung cấp thông tin chung về pháp lý, chứng tỏ tính hợp pháp của bên mời thầu. + Tài liệu giới thiệu năng lực nhà thầu: gồm có năng lực tài chính của doanh nghiệp, năng lực công tác của cán bộ điều hành, danh sách các hợp đồng đã thực hiện, kinh nghiệm trong công việc... Đây là một trong những khâu quan trọng đối với nhà thầu. Nó góp phần quyết định nhà thầu có thắng thầu hay không nhất là trong trường hợp có nhiều nhà thầu có giá dự thầu gần như ngang nhau để chủ đầu tư lựa chọn. + Biện pháp tiến hành công việc cụ thể, chi tiết trong từng hạng mục. + Tổ chức tiến hành thực hiện hợp đồng. + Bản dự toán giá thầu: phải đưa ra mức giá hợp lý để chi phí bỏ ra là thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo chất lượng thiết bị và đem lại lợi nhuận cho nhà thầu. + Bảo lãnh dự thầu: là số tiền bên dự thầu gửi cho bên mời thầu có giá trị từ 1-3% tổng giá trị ước tính dự thầu để bảo lãnh cho nhà thầu tham dự đấu thầu. Trong một số trường hợp, mức bảo lãnh dự thầu được bên mời thầu quy định một mức thống nhất trong hồ sơ mời thầu. 7. Mở thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu 7.1- Mở hồ sơ dự thầu * Nguyên tắc chung: việc mở thầu được tiến hành công khai. Trong một số trường hợp đặc biệt chỉ mời một số hạn chế các nhà thầu tham gia vào các ngày giờ và địa điểm quy định. Khuyến khích mở thầu ngay sau khi đóng thầu nhưng không quá 48 giờ kể từ thời điểm hết hạn nộp thầu. Thực tế, dự án nhà máy xi măng Nghệ An gói thầu số 4 mở thầu sau 39 ngày và gói thầu số 12 mở thầu sau 36 ngày kể từ khi đóng thầu. * Chuẩn bị mở thầu: +Mời đại biểu để tham dự chứng kiến gồm: đại diện cơ quan quản lý ngành có liên quan, đại diện cơ quan tài trợ và đại diện của từng nhà thầu. + Chuẩn bị các phương tiện thông báo cần thiết + Chuẩn bị các hồ sơ dự thầu để mở theo thứ tự. * Trình tự mở thầu + Thông báo thành phần tham dự +Thông báo số lượng và tên nhà thầu có hồ sơ dự thầu đã nộp + Kiểm tra niêm phong các hồ sơ dự thầu + Mở lần lượt các hồ sơ, đọc và ghi lại những thông tin chủ yếu: tên các nhà thầu, sự thay đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu, số lượng các bản chính, bản sao, tổng giá dự thầu, tỷ lệ giảm giá và các chi tiết tương tự khác sẽ được bên mời thầu chủ động xem xét đánh giá bất kể trong trường hợp nào. Việc đánh giá này chỉ mang tính thủ tục không mất nhiều thời gian và công sức. + Bên mời thầu phải chuẩn bị biên bản của buổi mở thầu. * Ký xác nhận hồ sơ dự thầu * Ký xác nhận vào biên bản mời thầu: các đại diện có mặt của các nhà thầu phải ký vào biên bản mở thầu để xác nhận sự có mặt của mình. * Quản lý các hồ sơ dự thầu theo quy chế bảo mật của Nhà nước. 7.2- Đánh giá hồ sơ dự thầu Sau khi mở thầu, bên mời thầu dành khoảng thời gian từ 1-3 tháng để xem xét đánh giá đơn thầu. Việc đánh giá đơn thầu được tiến hành thận trọng theo các điều kiện tiêu chuẩn đã được quy định sẵn (kỹ thuật, tài chính, năng lực, kinh nghiệm...). Các thay đổi tuỳ thuộc vào từng cuộc đấu thầu và phải phụ thuộc vào tính chất của đối tượng của cuộc đấu thầu. Nếu trong đấu thầu mua sắm thiết bị với đặc điểm kỹ thuật được tiêu chuẩn hoá và tương đối đơn giản thì việc đánh giá chỉ dựa trên giá cả là biện pháp thích hợp nhất. Khi đấu thầu mua sắm thiết bị có đặc tính phức tạp hơn như độ bền, mức tiêu thụ năng lượng... thì cần thêm các tiêu chuẩn khác. Trong các cuộc đấu thầu, bên mời thầu có thể xây dựng các thang điểm để thuận tiện đánh giá. Những đơn thầu có số điểm cao nhất và đáp ứng được các tiêu chuẩn đề ra được coi là thắng thầu. Một số dự án có thời gian xét thầu vượt quá thời hạn quy định là 60 ngày như gói thầu số 1 dự án cấp nước và vệ sinh 7 thành phố, thị xã sau khi mở thầu 2 tháng thì tổ chuyên gia mới đánh giá, 10 tháng sau Bộ xây dựng mới trình TTg Chính phủ phê duyệt. 7.2.1- Đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu + Đánh giá tính phù hợp của hồ sơ dự thầu: trước hết bên mời thầu phải xem xét tính phù hợp về mặt hành chính của từng hồ sơ dự thầu đối với các quy định trong hồ sơ mời thầu nhằm xác định khả năng đáp ứng của từng hồ sơ dự thầu. Xem xét tính hoàn thiện của hồ sơ dự thầu, kể cả các thông tin cần thiết như các phục lục, tài liệu kèm theo, tiêu chuẩn kinh nghiệm, tiến độ thực hiện, yêu cầu nộp hồ sơ dự thầu... + Làm rõ hồ sơ dự thầu: để giúp quá trình kiểm tra, đánh giá và so sánh các hồ sơ dự thầu, bên mời thầu có thể yêu cầu các nhà thầu làm rõ hơn hồ sơ dự thầu đã nộp. Việc làm rõ hồ sơ không được làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu trừ trường hợp sai lỗi số học. Những hồ sơ dự thầu không thực hiện đúng các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu được coi là những hồ sơ dự thầu không phù hợp và có thể bị loại nhưng phải báo cáo với người có thẩm quyền quyết định đầu tư xem xét. 7.2.2- Đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu + Xem xét giá dự thầu để điều chỉnh: bên mời thầu xem xét hồ sơ dự thầu để sửa lỗi số học và điều chỉnh giá dự thầu. +Chuyển đổi giá sang một loại tiền chung để đánh giá hồ sơ dự thầu. Tỷ giá hối đoái dùng chuyển đổi là tỷ giá của ngày mở thầu theo ngân hàng Nhà nước Việt Nam. + Xem xét tính phù hợp của hồ sơ dự thầu về mặt kỹ thuật bao gồm các yếu tố kỹ thuật chủ yếu như: quy mô công trình, thiết bị hoặc vật liệu đã quy định, tiến độ giao hàng thực hiện... Xác định những khác biệt với tiêu chuẩn kỹ thuật đã quy định để điều chỉnh về mặt tài chính. + Điều chỉnh những sai lệch: nếu hồ sơ dự thầu có những sai lệch không quá 10% tổng giá trị dự thầu và không cơ bản so với các yêu cầu của hồ sơ mời thầu, bên mời thầu phải điều chỉnh giá dự thầu để có thể so sánh các hồ sơ dự thầu trên cùng một mặt bằng. + Đánh giá theo tiêu chuẩn đã được phê duyệt: năng lực kinh nghiệm của nhà thầu, khả năng kỹ thuật, khả năng tài chính và giá cả, thời gian thực hiện hợp đồng, khả năng chuyển giao công nghệ dự án, kế hoạch đào tạo cán bộ công nhân Việt Nam, các chỉ tiêu cần thiết khác. 7.2.3- Đánh giá tổng hợp và xếp hạng nhà thầu Khi các hồ sơ dự thầu được kiểm tra là đáp ứng về tổng thể, bên mời thầu sẽ tiến hành đánh giá chung và xếp hạng các hồ sơ dự thầu theo tiêu chuẩn đánh giá nêu trên. Việc đánh giá tổng hợp trên cơ sở giá quy đổi trên cùng một mặt bằng và theo hệ thống điểm đã phê duyệt. 8. Đàm phán và ký kết hợp đồng Bên mời thầu sẽ ký hợp đồng với nhà thầu được coi là đáp ứng về cơ bản các yêu cầu của bên mời thầu, giá bỏ thầu hợp lý. Sau khi có quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, bên mời thầu phải gửi thông báo trúng thầu bằng văn bản tới người trúng thầu kèm theo dự thảo hợp đồng có lưu ý tới những điểm cần bổ sung. Bên mời thầu gửi cho nhà thầu lịch biểu nêu rõ yêu cầu về thời gian thương thảo, nộp bảo lãnh hợp đồng và ký kết hợp đồng. Khi nhận được thông báo trúng thầu, trong khoảng thời gian đã quy định trong tài liệu đấu thầu mà nhà thầu không gửi chấp nhận tới bên mời thầu thì coi như nhà thầu không chấp nhận ký và thực hiện hợp đồng. Trong trường hợp này, bên mời thầu tịch thu bảo lãnh dự thầu và có thể trao hợp đồng cho nhà thầu có giá bỏ thầu được đánh giá là thấp nhất tiếp theo hoặc thông báo đấu thầu lại. Theo lịch biểu đã thống nhất, hai bên sẽ tiến hành thương thảo hợp đồng và ký kết hợp đồng chính thức. Đối với các hợp đồng nhỏ, đơn giản, khi nhận được thông báo trúng thầu và dự thảo hợp đồng, nhà thầu và chủ đầu tư có thể ký ngay hợp đồng để có thể triển khai thực hiện. Trong đấu thầu mua sắm thiết bị, bên mời thầu có quyền tại thời điểm trao hợp đồng tăng hoặc giảm, theo tỷ lệ phần trăm đã đưa ra trong bảng dự liệu đấu thầu, khối lượng các thiết bị hàng hoá và dịch vụ đã được quy định trước trong bảng lịch biểu các yêu cầu nhưng không có bất kỳ sự thay đổi nào. Cùng với việc đàm phán ký hợp đồng, nhà dự thầu phải nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng tại một ngân hàng. Trị giá của khoản tiền này dao động từ 10- 15% trị giá của hợp đồng. Công tác đấu thầu là một lĩnh vực phức tạp và rất nhậy cảm, nhằm khắc phục những vướng mắc cũng như những tồn tại trong công tác đấu thầu, Chính phủ đã ban hành Quy chế đấu thầu kèm theo Nghị định 88/1999/ NĐ-CP ngày 1/9/1999 và Nghị định 14/2000/NĐ-CP sửa đổi một số điều của quy chế đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định 88/CP ngày 5/5/2000 thay thế cho quy chế cũ để phù hợp hơn với tình hình thực tế của hoạt động đấu thầu. Tổng công ty DKVN trên tinh thần quán triệt các văn bản pháp lý của Nhà nước, đã ban hành một số văn bản nhằm cụ thể hoá đường lối chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước trong các hoạt động mua sắm thiết bị cho ngành dầu khí. Tuy nhiên, do năng lực, trình độ còn một số hạn chế nhất định, vai trò quản lý Nhà nước còn chưa được phát huy đúng mức, thể hiện việc ban hành các văn bản pháp quy hướng dẫn cụ thể của ngành còn thiếu tính hệ thống, còn nhiều thiếu sót và thay đổi thường xuyên khiến cho việc thực hiện gặp nhiều khó khăn. Chương II quy trình đấu thầu quốc tế mua sắm thiết bị ở Tổng công ty DKVN I. Tổng quan về Tổng công ty DKVN và hoạt động đấu thầu quốc tế mua sắm thiết bị của công ty 1. Tổng quan về Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam 1.1- Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của Tổng công ty DKVN Thực hiện chủ trương của Nhà nước tiếp tục việc đổi mới tổ chức và cơ chế quản lý, QĐ 91/TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc thí điểm thành lập tập đoàn kinh doanh, ngày 30/5/1995 Thủ tướng chính phủ đã quyết định thành lập Tổng công ty dầu khí Việt Nam theo mô hình Tổng công ty 91, ban hành Nghị định số 38/CP phê chuẩn Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty DKVN. Tổng công ty DKVN có tên giao dịch quốc tế là Vietnam Oil and Gas Corporation, viết tắt là PetroVietnam (PV). Trụ sở chính của Tổng công ty tại 22- Ngô Quyền- Hà Nội. Trải qua 36 năm hình thành và phát triển, Tổng công ty DKVN đã không ngừng lớn mạnh và phát triển. Chức năng của Tổng công ty DKVN Tổng công ty DKVN là một tổ chức kinh tế của Nhà nước, có tư cách pháp nhân, hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh tế toàn ngành. Tổng công ty có chức năng về hoạt động kinh doanh dựa trên cơ sở các hoạt động Nhà nước giao. TCT có quyền chủ động sản xuất, kinh doanh, đầu tư mở rộng sản xuất kinh doanh, tổ chức XNK thiết bị, vật tư dầu khí, khí thiên nhiên, các sản phẩm khí và dầu mỏ, dịch vụ dầu khí và là đầu mối dịch vụ cho các công ty, tổ chức liên doanh dầu khí trong và ngoài nước. Tổng công ty thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về hoạt động liên quan đến công việc Nhà nước giao. TCT phải quản lý và chịu mọi trách nhiệm trước Nhà nước về hiệu quả sử dụng tài nguyên dầu khí, vốn và tài sản của tất cả các đơn vị thành viên và cơ quan Tổng công ty. Nhiệm vụ của Tổng công ty DKVN Tổng công ty có các nhiệm vụ chính như : nghiên cứu, tìm kiếm, thăm dò, khai thác, chế biến, tàng trữ, vận chuyển, làm dịch vụ dầu khí; xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị dầu khí, dầu thô, các sản phẩm dầu khí; lưu thông các sản phẩm dầu khí và tiến hành các hoạt động kinh doanh khác theo pháp luật. Ngoài ra, TCT còn thực hiện các nhiệm vụ khác do Nhà nước giao, liên doanh, liên kết với các tổ chức trong và ngoài nước. Tổng công ty nhận và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn, phát triển vốn bao gồm cả vốn đầu tư vào các doanh nghiệp khác. TCT nhận và sử dụng có hiệu quả tài nguyên, đất đai, vùng biển và các nguồn lực khác do Nhà nước giao để thực hiện nhiệm vụ SXKD và những nhiệm vụ khác được giao. Tổng công ty tổ chức, quản lý công tác nghiên cứu và ứng dụng tiến bộ khoa học- công nghệ (KH-CN), công tác đào tạo đội ngũ cán bộ, chuyên gia, công nhân trong TCT. 1.1.3- Cơ cấu tổ chức quản lý và điều hành của Tổng công ty Sơ đồ Cơ cấu tổ chức bộ máy tổng công ty dầu khí việt nam Thủ tướng Hội đồng quản trị Tổng GĐ và các P.TGĐ Ban Thăm dò Khai thác Văn phòng Ban Chế biến Dầu khí Ban Khí - Điện Ban Luật Ban Công nghệ – An toàn và môi trường Ban Kế hoạch Ban Thương mại Ban Tài chính – Kế toán Ban Kiểm toán nội bộ Ban Hợp tác quốc tế và quản lý Hợp đồng phân chia sản phẩm Ban Tổ chức nhân sự - Đào tạo Ban Thanh tra bảo vệ Các đơn vị thành viên Ban Đầu tư Phát triển Ban Công nghệ thông tin Văn phòng Thẩm định thầu Ban Lao động tiền lương và chế độ chính sách 1.2- Sơ lược về kết quả kinh doanh của công ty Trong thời gian qua, hoạt động kinh doanh chủ yếu của Tổng công ty DKVN là XK dầu thô. Sản lượng khai thác dầu khí tăng liên tục. TCT đã khai thác được 100 triệu tấn dầu quy đổi vào tháng 02/2001, đóng góp một phần quan trọng vào ngân sách Nhà nước. Nói chung, hoạt động kinh doanh của Tổng công ty là rất khả quan và có triển vọng trong tương lai. Đặc biệt là khi công nghiệp hoá dầu, lọc dầu được xây dựng tạo nên chu trình khép kín từ khâu lọc dầu đến khâu hoá dầu và trong tương lai sẽ không còn hiện tượng "xuất thô, nhập tinh" nữa. Tới năm 2010, Tổng Công ty dự kiến xây dựng 2 nhà máy lọc dầu với tổng công suất khoảng 13-14 triệu tấn/năm. Đặc biệt là trong năm 2003 này nhà máy Condensate có công suất 270.000 tấn xăng/năm đặt tại Bà Rịa – Vũng tàu sẽ đi vào hoạt động. Rất nhiều dự án hoá dầu đang được triển khai như sản xuất nhựa PVC công suất 100.000 tấn/năm,... Ngoài ra dịch vụ dầu khí cũng phát triển vượt bậc trong những năm qua, đảm đương nhiều công việc kỹ thuật phức tạp, XK dịch vụ ra nước ngoài được đánh giá cao về chất lượng và tính cạnh tranh. Báo cáo tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Bảng 1 Thông số Đơn vị Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 1. Tổng số DN DN 23 25 27 + Doanh nghiệp SX-KD DN 23 25 27 + DN có lãi DN 21 22 24 + DN hoà vốn DN 2 3 3 2. Vốn kinh doanh trđ 4.116.000 4.766.000 5.875.000 + Vốn ngân sách trđ 2.000.000 3.000.000 3.500.000 + Vốn tự bổ sung trđ 1.000.000 1.000.000 1.500.000 + Vốn vay trđ 214.000 254.000 305.000 + Vốn huy động khác trđ 902.000 512.000 570.000 3. Lao động người +LĐ thường xuyên người 10.800 12.000 14.000 + Lao động chờ xếp việc người 1 200 980 870 4. Kết quả Doanh thu trđ 8.003.000 11.000000 15.002000 5. Tổng mức nộp ngân sách trđ 1.893.000 3.688.000 5.250.000 6. Tổng nợ phải trả trđ + Nợ ngân sách trđ 149.000 117.000 135.000 + Nợ ngân hàng trđ 1.000.000 1.200.000 1.250.000 (Nguồn: báo cáo kết quả kinh doanh của Tổng công ty DKVN) 2. Hoạt động đấu thầu mua sắm thiết bị của Tổng Công ty DKVN 2.1- Một vài nét về tình hình nhập khẩu thiết bị thông qua đấu thầu của Tổng công ty DKVN Để tạo điều kiện cho sự phát triển của ngành dầu khí, tăng cường công tác khai thác, thăm dò thì cần phải đầu tư phát triển đầy đủ, đồng thời phải đánh giá một cách khách quan để có kế hoạch khai thác và sử dụng có hiệu quả. Nhằm phục vụ kịp thời cho nhu cầu tăng mạnh của khai thác dầu khí, nâng cao chất lượng cơ sở hạ tầng, hàng năm theo kế hoạch được duyệt, Tổng công ty DKVN tiến hành tổ chức đầu tư mua sắm thiết bị chuyên ngành dầu khí. Đầu tư tạo đà cho tăng trưởng và phát triển bền vững phải tính đến hiệu quả và tiết kiệm ngân sách Nhà nước. Để đảm bảo hiệu quả trong đầu tư mua sắm thiết bị, TCT tổ chức công tác mua sắm thiết bị theo quy định của Nhà nước từ khâu lập báo cáo, nghiên cứu khả thi, tổ chức đấu thầu công khai để lựa chọn nhà cung ứng thiết bị tối ưu nhất. Xem bảng 2 trang sau. Tình hình nhập thiết bị của Tổng công ty Đơn vị: 1000 USD Bảng 2 Tên thiết bị Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 1. Khoan +Thuê khoan trên BK4 và BK6 15920 6 000 +Mua ống chống 3 000 2 000 +Thuê khoan trên BK8 10 328 +Thuê giàn khoan Parameswara 8 650 2. Khai thác +Mua hoá phẩm xử lý dầu 2 400 3 408 +Mua phụ tùng sửa chữa tàu Tam Đảo 3 800 +Thuê tàu chống cháy, tàu dịch vụ 5 196 +Thuê trực thăng 11 500 +Mua 2 bộ phận phân phối khí trên giàn MSP-1 và MSP-2 2 888 +Mua tàu và hệ phao neo UBN 4 83 066 +Giàn bơm ép nước 58 870 +Mua tàu chở LPG 4 750 +Mua xe bồn chuyên chở LPG 276 +Mua bình LPG 755 3. Xây dựng cơ bản +Mua sắm thiết bị thượng tầng cho LQ 16 998 +Mua sắm VTTB cho công trình khí 9 000 +Mua thiết bị thượng tầng giàn công nghệ trung tâm số 3 46 250 +Mua sắm thiết bị cho xưởng Đông Hải- HP (5 gói thầu) 301 4. Sửa chữa +Sửa chữa tàu Chi Lăng 16 000 +Sửa chữa giàn Tam Đảo 9 860 +Sửa chữa tàu Côn Sơn 3 300 +Sửa chữa tàu Trường Sa 2 440 +Bảo dưỡng và sửa chữa turbine khí trên giàn nén khí trung tâm 2 062 5. Nhiên liệu hoá phẩm +Mua dầu DO 6 300 6. Hợp đồng khác Mua kho chứa xuất dầu UBN 4 83 066 Tổng 68 145 239 040 111 203 Các hợp đồng khác 296 377,562 321 206,292 641 879,511 Tổng cộng 296 445,706 321 445,320 641 990,713 (Nguồn từ báo cáo công tác thương mại của Tổng công ty DKVN) Từ bảng trên ta thấy việc mua sắm thiết bị tăng nhanh qua các năm, năm 1999 tổng số tiền mua thiết bị là 296.445,706 nghìn USD, năm 2000 là 321.445,320 nghìn USD, năm 2001 là 641.990,713 nghìn USD. Điều đó chứng tỏ TCT đã đầu tư cho công tác thăm dò và khai thác là rất lớn. Để tăng cường khai thác, mở rộng hoạt động ra các giếng dầu mới, TCT phải mua sắm thiết bị đồng bộ cho hoạt động khai thác. Ngoài ra, TCT còn mua sắm thiết bị cho các hoạt động chế biến và dịch vụ, an toàn lao động, xây dựng... Với đặc thù riêng của ngành đòi hỏi phải có trang thiết bị máy móc chuyên dụng cho khai thác, chế biến dầu khí, nguyên liệu sản xuất dầu gốc, hoá phẩm...với kỹ thuật, công nghệ cao. Chủ yếu các trang thiết bị này TCT phải nhập từ các nước phát triển như Mỹ, Tây Âu...Việc đầu tư mua sắm thiết bị ngày càng làm tăng khả năng khai thác dầu khí và các hoạt động khác kèm theo. Chất lượng và năng suất khai thác ngày càng được tăng lên nhờ có hệ thống trang thiết bị hiện đại, đồng bộ và ngày càng hoàn thiện hơn. Dù không thể tách riêng lợi ích của từng thiết bị riêng lẻ nhưng ta cũng nhận thấy tầm quan trọng và cần thiết của việc mua sắm thiết bị. Kim ngạch nhập khẩu thiết bị của Tổng công ty DKVN Đơn vị: 1000 USD Bảng 3 Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Chỉ tiêu Giá trị TT% Giá trị TT% Giá trị TT% Kim ngạch NK 366434,742 100 375 082,02 100 707 038,230 100 Kim ngạch NK thiết bị 296 445,706 80,9 321 445,320 85,7 641 990,713 90,8 ( Nguồn báo cáo công tác thương mại của TCT-DKVN) Do hoạt động chủ yếu của TCT là thăm dò, khai thác, chế biến dầu khí, vì vậy việc nhập khẩu chủ yếu là thiết bị, vật tư để phục vụ cho công tác khai thác chế biến dầu khí, do đó tỷ trọng nhập thiết bị là rất lớn. Trong quá trình mua sắm thiết bị, vật tư hình thức chủ yếu là đấu thầu quốc tế, vì số lượng nhập nhiều, giá trị lớn, cần kỹ thuật, công nghệ cao, độ an toàn, chính xác. 2.2- Vai trò của hoạt động đấu thầu quốc tế trong ngành dầu khí Vì đặc trưng của ngành, phần lớn các hoạt động kinh tế của dự án liên quan đến các hợp đồng mua sắm thiết bị, vật tư phục vụ công tác khai thác dầu khí, dịch vụ đều trị giá từ vài triệu đến hàng chục triệu USD nên hầu hết đều phải đưa ra đấu thầu. Vì vậy, đấu thầu có vai trò rất to lớn trong hoạt động của ngành. Không thể phủ nhận vai trò to lớn của công tác đấu thầu khi ngành cần mua hay thuê vật tư thiết bị, loại hình dịch vụ dầu khí nào đó. Ngoài việc có thể lựa chọn được nhà cung cấp đáp ứng được các đòi hỏi khắt khe và chất lượng cao nhất về tiến bộ kỹ thuật, công nghệ, thời gian thực hiện, tiết kiệm vốn đầu tư...đấu thầu giúp cho bên mời thầu chỉ cần thời gian ngắn nhất tìm hiểu đàm phán so với tự tìm mất nhiều thời gian và chi phí mà không hiệu quả. Trước đây, khi cần mua một thiết bị hay dịch vụ nào, TCT thường hay tiến hành đấu thầu theo phương thức chỉ định thầu. Việc chỉ định nhà thầu thường dựa vào kinh nghiệm và quan hệ làm ăn trước đây nên nhiều khi bị ép giá, mua thiết bị hay dịch vụ với chất lượng chưa đạt yêu cầu. Phương thức chỉ định thầu có những hạn chế nhất định nhưng trong thời gian đó Việt Nam còn trong giai đoạn bao cấp, các quan hệ kinh tế với các nước chưa nhiều nên chỉ có thể thực hiện được theo phương thức này. Hiện nay, thông qua phương thức đấu thầu đã hạn chế được những bất lợi trước đây. Tổng công ty DKVN chủ yếu áp dụng phương thức đấu thầu hạn chế. Khi muốn mua thiết bị hay dịch vụ nào đó, TCT chỉ cần gửi thư mời thầu đến các nhà thầu, sau đó dựa vào các hồ sơ mời thầu là có thể lựa chọn được các đối tác hợp lý. Phương thức này giúp cho TCT tiết kiệm thời gian lựa chọn nhà thầu có đủ năng lực. Vì nếu đấu thầu theo phương thức mở rộng sẽ có những nhà thầu không đủ năng lực cũng tham gia khiến phải tốn thời gian xem xét. Sau khi so sánh dựa vào giá cả và tiêu chuẩn kỹ thuật, kinh nghiệm. TCT sẽ lựa chọn được một nhà thầu cung cấp gói thầu với giá cạnh tranh nhất, chất lượng tối ưu và thời gian cung cấp đảm bảo được tiến độ công trình. Trên thực tế, TCT gặp nhiều khó khăn khi thẩm định các hồ sơ dự thầu, việc lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng. Hiện nay, trình độ cán bộ đã từng bước được nâng cao nên công tác đấu thầu thực sự đem lại hiệu quả cao trong TCT. Nhờ công tác đấu thầu nên giảm được chi phí, hơn nữa Tổng công ty có điều kiện để lựa chọn các sản phẩm khác nhau của các nước và dần dần rút ra kinh nghiệm để lựa chọn sản phẩm tốt nhất, phù hợp với khí hậu Việt Nam nhất là với các thiết bị phục vụ cho giàn khoan ngoài biển. Thông qua hoạt động đấu thầu quốc tế NK thiết bị, năm 1999 TCT đã tiết kiệm được 10.517 nghìn USD, năm 2000 tiết kiệm được 62.900 nghìn USD, năm 2001 tiết kiệm được 143.523 nghìn USD. Không những thế, TCT còn chỉ đạo cho những đơn vị thành viên tìm ra các đối tác là các công ty có uy tín trên thế giới để có những máy móc, thiết bị đạt yêu cầu chất lượng, kỹ thuật cao. Xem bảng 4 trang sau. Kết quả hoạt động đấu thầu quốc tế mua sắm thiết bị ở Tổng công ty DKVN Đơn vị: 1000 USD Bảng 4 Thiết bị NK Chưa qua đấu thầu Đã đấu thầu Tiết kiệm Năm 1999 +Tổng trị giá NK thiết bị 306 962,706 296 445,706 10 517 +HĐ thuê khoan trên BK4 và BK6 19 520 15 920 3 600 +HĐ khoan trên BK8 12 328 10 328 2 000 +HĐ thiết bị thông tin 187 170 17 +HĐ mua thiết bị khác 274 927,706 270 027,706 4 900 Năm 2000 +Tổng trị giá NK thiết bị 384 345,320 321 445,320 62 900 +Mua tàu và hệ phao neo UBN-4 92 500 83 831 8 769 +Mua thiết bị thượng tầng cho khối nhà LQ 26 400 16 998 9 402 +Phụ tùng chữa tàu Côn Sơn 3 800 3 300 500 +Phụ tùng sửa chữa tàu Hoàng Sa 3 300 2 400 900 +Mua 2 tháp khoan 6 562 6 000 562 +Thuê giàn khoan Parameswara 31 390 8 650 22 740 +Mua ống chống của JVPC 2 040 2 000 40 +HĐ mua thiết bị khác 218 253,320 198 266,320 19 987 Năm2001 +Tổng giá trị NK thiết bị 785 513,713 641 990,713 143 523 +Gói thầu giàn bơm ép nước 67 200 58 870 8 330 +Thiết bị thượng tầng giàn công nghệ trung tâm số 3 47 516 46 250 1 266 +Tổ hợp đường ống Nam Côn Sơn 283 500 225 078 58 422 +HĐ mua thiết bị của đơn vị 169097,713 104960,713 64137 +HĐ mua thiết bị của liên doanh 218 200 206 832 11 368 (Nguồn: báo cáo công tác đấu thầu của TCT- DKVN) Nhờ vào kinh nghiệm tích luỹ hàng năm, việc thực hiện công tác đấu thầu ở TCT ngày càng có nhiều tiến bộ, tiết kiệm nhiều cho Tổng công ty trong việc mua sắm các dịch vụ hay thiết bị phục vụ công tác. Tỷ lệ tiết kiệm ngày càng tăng qua các năm. Tỷ lệ tiết kiệm thông qua hoạt động đấu thầu mua sắm thiết bị năm 1999 là 3,4% so với tổng giá ước tính ban đầu, năm 2000 là 16,36%, năm 2001 là 18,27%. Hoạt động đấu thầu đã thực sự trở thành một hoạt động đóng vai trò rất quan trọng trong ngành dầu khí. Vậy thực tế quy trình hoạt động đấu thầu diễn ra như thế nào? II. Quy trình đấu thầu quốc tế mua sắm thiết bị ở tổng công ty DKVn Đặc điểm của Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam : Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam mới được thành lập lại ngày 30/05/1995 nhằm thực hiện chủ trương xây dựng Tổng Công ty thành Tập đoàn kinh tế Dầu khí (được đề cập trong Hội nghị Trung ương 3 - Khoá IX). Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam hoạt động theo mô hình Tổng Công ty 91 như một đơn vị sản xuất kinh doanh không có Bộ chủ quản và chịu sự quản lý Nhà nước của các Bộ ngành chức năng. Với các chức năng, nhiệm vụ được Nhà nước giao và với chủ trương của Chính phủ về phát triển một ngành kinh tế dầu khí đồng bộ từ thượng nguồn đến hạ nguồn, Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam đã và đang tăng cường đầu tư cho công tác thăm dò, khai thác, chế biến dầu khí. Vì vậy, công tác mua sắm thiết bị phục vụ cho các hoạt động dầu khí rất được TCT coi trọng nhằm đảm bảo hiệu quả cho công tác đầu tư của mình. Tiêu biểu là trong những năm gần đây TCT đã áp dụng phương thức đấu thầu quốc tế trong công tác mua sắm thiết bị thay cho hình thức chỉ định thầu trước đây. Về cơ bản thì công tác đấu thầu đã được cố gắng thực hiện chặt chẽ, theo đúng quy chế hiện hành từ khâu lập kế hoạch đấu thầu, chuẩn bị tài liệu thầu đến khâu đánh giá kết quả dự thầu, ký kết hợp đồng giao thầu và tổ chức quản lý thực hiện hợp đồng. Tuy nhiên, do chưa có nhiều kinh nghiệm và thiếu đội ngũ cán bộ được đào tạo chuyên môn nên công tác đấu thầu của TCT Dầu khí Việt Nam vẫn còn nhiều tồn tại cần khắc phục. Bên cạnh đó, dầu khí là ngành công nghiệp trẻ ở Việt Nam nhưng là ngành công nghiệp phát triển trên thế giới. Vì thế hầu hết các thiết bị sử dụng trong ngành dầu khí đều phải nhập từ những nước có ngành công nghiệp chế tạo phát triển cao, từ những nước đi đầu trong việc nghiên cứu và áp dụng công nghệ mới trong lĩnh vực dầu khí. Thực tế cho thấy trong hoạt động dầu khí, nếu không ứng dụng công nghệ tiên tiến thì không thể thu được kết quả. Trong giai đoạn hiện nay và tiếp theo Tổng Công ty có những dự án lớn, trọng điểm và kỹ thuật phức tạp lần đầu tiên được triển khai ở Việt Nam vì thế công tác quản lý đầu tư đặc biệt là công tác đấu thầu càng phải chặt chẽ và hoàn thiện hơn. Quản lý hoạt động đấu thầu quốc tế ở TCT-DKVN 2.1- Về vấn đề tổ chức : Ngày 25/11/1998, Tổng công ty DKVN ra quyết định số 1821/DK-TCNS về việc thành lập Văn phòng Thẩm định thầu giúp việc cho Tổng giám đốc phê duyệt các hợp đồng kinh tế và thương mại trong lĩnh vực đấu thầu. v Chức năng của Văn phòng Thẩm định thầu: giúp Tổng giám đốc phê duyệt các hợp đồng kinh tế, thương mại của các xí nghiệp liên doanh, nhà thầu PSC, đơn vị cơ sở trực thuộc TCT. v Nhiệm vụ của Văn phòng Thẩm định thầu: nghiên cứu toàn bộ hồ sơ gọi thầu, đánh giá lựa chọn đề nghị trao thầu nhằm xem xét tính hợp lý của những kiến nghị đệ trình lên TCT và tư vấn giúp Tổng giám đốc về nội dung phê duyệt hợp đồng. Văn phòng Thẩm định thầu nhận xét và kiến nghị về các mặt: + Về yêu cầu kỹ thuật + Về giá cả cung cấp, địa điểm, thời gian thực hiện hợp đồng + Về các vấn đề pháp lý của hợp đồng + Về các vấn đề khác như thể thức, trình tự và thủ tục gọi thầu. v Trách nhiệm của Văn phòng Thẩm định thầu : Chánh văn phòng và phó Chánh văn phòng phải chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và Chủ tịch Hội đồng quản trị về các kết luận tổng hợp của mình. Văn phòng bảo đảm giữ bí mật các thông tin theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và quy chế bảo mật của TCT. 2.2- Phân cấp phê duyệt giá trị đầu tư của dự án Việc phân cấp quyết định dự án đầu tư của Tổng công ty DKVN được quy định trong quy chế về công tác quản lý đầu tư và xây dựng, ban hành kèm theo quy định của Chính phủ như sau: Bảng 5 Chủ đầu tư Cấp phê duyệt Cấp thẩm định Các loại đấu thầu Tư vấn Mua VTTB Tổng công ty DKVN Thủ tướng CP Bộ KH-ĐT 3 tr USD trở lên 10 tr USD trở lên Tổng công ty DKVN HĐQT của TCT-DKVN Bộ phận giúp việc Dưới 3 tr USD Dưới 10 tr USD Liên doanh (TCT góp vốn 30% Chủ tịch HĐQT liên doanh Bộ KH-ĐT và HĐQT của TCT 3 tr USD trở lên 10 tr USD trở lên Chủ tịch HĐQT liên doanh Bộ phận giúp việc có liên quan dưới 3 tr USD dưới 10 tr USD Tổng công ty cũng có QĐ số 4917/QĐ-VPTĐ về việc thực hiện quy chế đấu thầu trong TCT-DKVN. Trong đó, chi tiết hoá mức giá trị ước tính của gói thầu phải được Tổng công ty phê duyệt các nội dung cơ bản của quá trình đấu thầu đối với các đơn vị thành viên, công ty liên doanh. Xem bảng 6 trang sau. Phân cấp phê duyệt dự án ở Tổng công ty DKVN Bảng 6 Các công ty Cấp phê duyệt Cấp thẩm định Trị giá (USD) Đơn vị thành viên hạch toán độc lập Tổng công ty Hội đồng thẩm định trên 300.000 Đơn vị hạch toán phụ thuộc TCT HĐ thẩm định trên 100.000 XNLD Vietsovpetro TCT HĐ thẩm định trên 500.000 (riêng HĐ tư vấn: 350.000) CTLD Vietross TCT HĐ thẩm định trên 300.000 TCT thực hiện quyền chỉ đạo, giám sát, kiểm tra công tác đấu thầu của đơn vị cũng như tiến hành thanh tra định kỳ hàng năm và thanh tra đột xuất ngoài kế hoạch tình hình triển khai hoạt động đấu thầu của đơn vị khi xét thấy cần thiết. Đồng thời, các đơn vị thành viên phải gửi báo cáo định kỳ hàng năm cho TCT về tình hình triển khai hoạt động đấu thầu. 3. Quy trình thực hiện đấu thầu quốc tế mua sắm thiết bị của Tổng công ty DKVN Là một Tổng công ty nhà nước duy nhất trực thuộc Thủ tướng Chính phủ nên quy trình đấu thầu được quy định trong quy chế đấu thầu kèm theo NĐ 88/CP, NĐ 14/CP và thông tư 04/2000/TT-BKH đã được Tổng công ty DKVN vận dụng hết sức linh hoạt phù hợp với những đặc điểm riêng của mình. Chu trình đấu thầu tổng quát có thể dùng chung cho các dự án đầu tư mà Tổng công ty DKVN thường dùng. Chu trình đấu thầu tổng quát Chỉ định tổ chuyên gia giúp việc đầu thầu Lập kế hoạch đầu thầu và chuẩn bị tài liệu thầu Thông báo mời thầu Nhận đơn thầu Mở thầu Đánh giá hồ sơ dự thầu Trình duyệt kết quả Thông báo kết quả và thực hiện ký kết thực hiện hợp đồng Kiểm tra thực hiện hợp đồng 3.1-Thành lập tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu Trong lĩnh vực đầu tư theo dự án, khi thực hiện xong giai đoạn chuẩn bị đầu tư (có quyết định phê duyệt đầu tư), một số công việc của giai đoạn chuẩn bị thực hiện đầu tư phải tổ chức đấu thầu như: thiết kế tư vấn, mua và lắp đặt thiết bị. Để thực thi công việc của dự án, cấp phê duyệt đầu tư ra quyết định thành lập Tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu phối hợp với Văn phòng Thẩm định thầu giúp TGĐ thực hiện các hợp đồng kinh tế nói chung và hoạt động đấu thầu nói riêng. Tiêu chuẩn để lựa chọn các thành viên của Tổ chuyên gia là: + Có trình độ chuyên môn liên quan đến gói thầu + Am hiểu về nội dung cụ thể của gói thầu + Có kinh nghiệm trong công tác quản lý thực tế và nghiên cứu + Am hiểu quá trình đánh giá tổ chức, xét chọn kết quả đấu thầu. 3.2- Lập kế hoạch đấu thầu và chuẩn bị tài liệu đấu thầu a. Lập kế hoạch đấu thầu Văn phòng thẩm định thầu cùng với Tổ chuyên gia giúp việc sẽ tiến hành lập kế hoạch đấu thầu theo các công việc sau: 1-Phân chia dự án thành các gói thầu Hầu hết đấu thầu mua sắm thiết bị ở Tổng công ty DKVN là mua sắm thiết bị toàn bộ song trên thực tế thì rất ít nhà thầu có thể cung cấp toàn bộ thiết bị. Vì vậy, khi thực hiện đấu thầu hoặc các nhà thầu liên doanh với nhau hoặc Tổng công ty DKVN phân chia gói thầu ra thành nhiều gói thầu nhỏ và tiến hành gọi thầu nhiều cuộc. Thực tế, khi gọi thầu mua sắm thiết bị toàn bộ TCT thường hay cho phép các nhà thầu liên doanh để vừa bảo đảm theo quy chế đấu thầu vừa đỡ tốn thời gian nếu phải phân lô hàng ra thành nhiều gói thầu nhỏ. Văn phòng Thẩm định thầu và Tổ chuyên gia giúp việc phân chia dự án thành các gói thầu theo các nguyên tắc: + Phù hợp với tính chất, công nghệ hoặc trình tự thực hiện dự án + Có quy mô hợp lý và đảm bảo tính đồng bộ của dự án. Trong lô gọi thầu mua tàu cho chiến dịch khoan 1 giếng chắc chắn và một giếng lựa chọn năm 2000, Tổng công ty DKVN đã chia làm hai lô nhỏ gọi thầu theo 2 loại thầu: tàu kéo 14.000 mã lực và tàu dịch vụ dự phòng 12500 mã lực. Đề án LPG (công trình khí) chia làm hai gói thầu lớn: + Gói 1 (do nhà thầu Samsung thực hiện) về cơ bản đã hoàn thành, tháng 7/2000 nhà máy đã đi vào hoạt động. + Gói 2 (do PVECC làm tổng thầu): Trong số 9 gói thầu nhỏ có tổng trị giá 27.219.000 USD, Văn phòng Thẩm định thầu đã phối hợp với các phòng ban chức năng của TCT chỉ đạo Petechim/ PVECC ký kết được 8 gói thầu. 2- Ước tính giá của từng gói thầu dựa trên giá cả thị trường (tuỳ theo phạm vi đấu thầu, chủng loại hàng hoá và dịch vụ mà giá tham khảo là giá trong nước hay quốc tế). Trong lô gọi thầu trên được chia thành 2 gói thầu với giá ước tính: + 2 tàu kéo 14.000 mã lực ước tổng giá trị 800.000 USD + Tàu dự phòng ước tổng giá trị 200.000 USD Sau khi gọi thầu tháng 12/2000 thì 6 trong 8 công ty mời thầu đã nộp hồ sơ dự thầu và kết quả thu được. Giá mua tàu Bảng 7 Tên tàu Giá mua tàu (tr USD) Xếp hạng về giá Redrooster 1,456 1 Lady Andrey 1,565 2 Pacific Frontier 2,687 3 Maersk Bonavister 4,795 4 Salvana 5,564 5 (Nguồn: tài liệu Văn phòng Thẩm định thầu về xét gói thầu mua tàu tháng 12/2000). 3-Xác định hình thức và phương thức đấu thầu v Hình thức đấu thầu: trước đây, lựa chọn hình thức đấu thầu chỉ căn cứ vào sự phê duyệt của chủ đầu tư. Hiện nay, Văn phòng Thẩm định thầu có thể trình bày ý kiến của mình và trình chủ đầu tư phê duyệt. Văn phòng Thẩm định thầu sẽ cân nhắc hình thức đấu thầu mở rộng hay hạn chế, đấu thầu trong nước hay đấu thầu quốc tế dựa trên những nguyên tắc: + Chất lượng công nghệ hiện có. + Số lượng các công ty có khả năng cung ứng được thiết bị công nghệ phù hợp hoặc đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật của gói thầu. + Khả năng và trình độ nghiệp vụ thực tế của các cán bộ phụ trách đấu thầu. Trên thực tế, đấu thầu ở Tổng công ty DKVN chủ yếu đấu thầu hạn chế và tổ chức đấu thầu quốc tế. Điều này là do tính chất, đặc điểm riêng của ngành dầu khí, các thiết bị vật tư đòi hỏi có kỹ thuật cao và các nhà thầu trong nước cung ứng về ngành dầu khí chưa phát triển, đặc biệt là với các dự án mua sắm thiết bị, vật tư phục vụ trực tiếp cho SX-KD của ngành dầu khí. Khoảng 90% thiết bị nhập từ các nước phát triển đặc biệt là từ Mỹ và các nước Tây Âu. Petrofina muốn thuê dàn khoan, công ty đã gửi thư mời thầu tới 9 công ty kinh doanh trong lĩnh vực chuyên ngành này là: Pedco, Atwood, Jet Drilling, Odfjell, Santafe, Sedo Foex, Canmar, Stena Drilling và Foramex. Vào ngày 9/10/2000 thì có 5 công ty có Hồ sơ dự thầu. v Phương thức đấu thầu: Cũng như thông lệ ở Việt Nam, phần lớn các cuộc đấu thầu ở Tổng công ty DKVN đều dưới hình thức đấu thầu một túi hồ sơ (một phong bì). Nhưng đối với các dự án lớn như đấu thầu xây lắp nhà máy LPG hay tư vấn quản lý dự án nhà máy lọc dầu số 1 thì gọi thầu theo phương thức đấu thầu 2 giai đoạn. 4- Lựa chọn các ứng thầu viên Để đưa ra được danh sách các ứng thầu viên có khả năng dự thầu trong đấu thầu hạn chế, Văn phòng Thẩm định thầu phải dựa vào các căn cứ sau: + Có đủ các điều kiện pháp lý để cung cấp hàng hoá dịch vụ. + Có khả năng cung cấp và bảo hành hàng hoá dịch vụ. + Có uy tín trong lĩnh vực kinh doanh, cung ứng hàng hoá dịch vụ. + Ưu tiên đối với những công ty trực tiếp SXKD trang thiết bị, phụ tùng, hàng hoá dịch vụ hoặc đại lý của những công ty này. Chẳng hạn để chuẩn bị gọi thầu mua thiết bị cho mỏ Rạng Đông, công ty JVPC (Japan Vietnam Petroleum Co.Ltd đã xem xét và chọn ra các ứng thầu sau: Mitsubishi Heavy Industries, Bluewater Offshore Production System Ltd, Brown & Root Energy Services, MODEC, McDermott Marine Contruction Limited. Đây đều là các công ty có uy tín trong lĩnh vực cung cấp thiết bị cho giàn khoan và đã từng có quan hệ với công ty. 5- Yêu cầu tính năng kỹ thuật Văn phòng Thẩm định thầu quy định càng chi tiết càng dễ đánh giá và loại bỏ các nhà thầu không đủ khả năng cung ứng hàng hoá có kỹ thuật theo yêu cầu của chủ đầu tư. Đối với lô thầu mua sắm thiết bị ở Tổng công ty DKVN thì hầu hết phải đặt tính năng lên hàng đầu, vì vậy vấn đề lựa chọn nhà thầu đảm bảo yêu cầu kỹ thuật là rất quan trọng. 6-Thời gian gửi thư mời thầu Văn phòng Thẩm định thầu thường xác định thời gian gửi thư mời thầu trong vòng 7 ngày kể từ khi cấp có thẩm quyền phê duyệt danh sách các ứng thầu viên. 7-Thời gian xây dựng thang điểm đánh giá và mức giá trần Nhằm bảo đảm tính khách quan, Văn phòng Thẩm định thầu xây dựng thang điểm đánh giá mức giá trần sau khi đã hết hạn nộp hồ sơ và trước khi mở thầu. 8-Thời gian mở thầu Thời hạn mở thầu là 30 ngày sau khi gửi thư mời thầu và không quá 48 giờ sau khi kết thúc quá trình nhận hồ sơ dự thầu theo đúng quy định của quy chế đấu thầu. 9- Thời hạn xét thầu Trong vòng 10 ngày sau khi mở thầu, Văn phòng Thẩm định thầu sẽ họp để xem xét và gửi kết quả đấu thầu đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định đầu tư phê duyệt. 10- Phương thức thực hiện hợp đồng Do gói thầu của Tổng công ty DKVN có thể xác định rõ về số lượng, chất lượng, thời gian.. cho nên phương thức thực hiện hợp đồng chủ yếu là phương thức hợp đồng trọn gói với giá trúng thầu là giá thanh toán hợp đồng. 11- Thời gian thực hiện hợp đồng Tuỳ theo từng cuộc đấu thầu, phạm vi đấu thầu cũng như các thiết bị và dịch vụ mua sắm, Tổng công ty DKVN sẽ quyết định thời hạn thực hiện hợp đồng cho hợp lý khi đàm phán hợp đồng với đơn vị trúng thầu. Văn phòng Thẩm định thầu xem xét thực hiện một số nội dung chủ yếu trên khi lập kế hoạch đấu thầu cho bất cứ cuộc đấu thầu nào. Ngoài ra trong cuộc họp đầu tiên lên kế hoạch của Văn phòng Thẩm định thầu và Tổ chuyên gia giúp việc, nhiệm vụ của từng thành viên phải được thông qua. Cuộc họp phải lập biên bản báo cáo trình chủ đầu tư phê duyệt. b. Chuẩn bị tài liệu mời thầu Căn cứ vào kế hoạch của từng gói thầu và nhiệm vụ được giao, Tổng công ty DKVN sẽ chuẩn bị hồ sơ và văn kiện đấu thầu. Văn phòng Thẩm định thầu dự thảo hồ sơ mời thầu trước rồi trình TCT phê duyệt trước khi gửi tới các ứng thầu viên. Tài liệu mời thầu cho phép các ứng thầu tiềm năng dựa trên nội dung của các hồ sơ mà quyết định xem có nên tham gia hay không. Mục tiêu của thông báo mời thầu là tạo ra sự cạnh tranh và cơ hội công bằng cho các nhà ứng thầu. Hồ sơ mời thầu bao gồm: Thư mời thầu (invitation for bids) phải nêu rõ: + Mục đích mời thầu + Nguồn vốn của dự án ( chủ yếu là nguồn vốn tự bổ sung) + Nhận dạng cơ quan chủ đầu tư, địa chỉ nhận hồ sơ mời thầu. + Lệ phí mua hồ sơ dự thầu: được xác định trên các chi phí mà Văn phòng Thẩm định thầu bỏ ra để soạn thảo hồ sơ dự thầu. Có trường hợp các nhà thầu được nhận bộ hồ sơ dự thầu miễn phí. + Quy định số tiền bảo đảm chung cho tất cả các nhà thầu. + Ngày giờ mở thầu + Chữ ký đại diện bên mời thầu Chỉ dẫn đối với nhà thầu (instruction to bidder for the bidding documents) Thuyết minh đặc tính kỹ thuật (technical specification) bao gồm: danh mục, số lượng, quy cách thiết bị... Mẫu đơn dự thầu (bid form) Mẫu giá thiết bị (price schedue) Mẫu bảo hành dự thầu (bid bond form) Mẫu bảo hành thực hiện hợp đồng (performance bond form) Dự thảo hợp đồng cung cấp thiết bị (contract form) Mẫu hồ sơ dự thầu được áp dụng thống nhất cho tất cả các cuộc đấu thầu trong TCT, trong trường hợp có sự thay đổi lớn mới thay đổi hồ sơ đấu thầu. 3.3- Thông báo mời thầu Do đặc điểm của ngành dầu khí nên thông báo mời thầu chỉ gửi cho một số hạn chế các nhà thầu dưới hình thức chỉ định thầu. Thông báo mời thầu của Tổng công ty DKVN Tổng công ty Dầu khí Việt Nam Địa chỉ: 22- Ngô Quyền- Hà Nội Tel: 84- 4- 8252526 Fax: 84- 4- 8265942 Tên công ty:(được mời thầu) Địa chỉ: Ngày... tháng.... năm ..... Chủ đề: Mời thầu cung cấp tàu dịch vụ dầu khí. Với sự tham gia của Ngài............................. - Chức danh: Thưa Ngài, Tổng công ty Dầu khí Việt Nam xin mời ngài tham dự thầu cho việc cung cấp tàu ở trên. Tài liệu đấu thầu được kèm dưới đây. Xin hãy trả lời bằng Fax hoặc điện thoại tới văn phòng Tổng công ty Dầu khí Việt Nam (với bản copy có ký ở dưới), đảm bảo những tài liệu về đấu thầu và cho biết công ty của quý ngài có tham dự thầu hay không? Kính thư Tổng giám đốc Tổng công ty Dầu khí Việt Nam (ký tên và đóng dấu) 3.4- Nhận đơn thầu Các ứng thầu phải nộp đầy đủ hồ sơ dự thầu theo địa điểm và đúng thời hạn đấu thầu đã được quy định sẵn trong thông báo mời thầu. Hồ sơ dự thầu phải được hoàn chỉnh theo các nội dung sau: 1- Thủ tục hồ sơ Đơn xin dự thầu và hồ sơ tham gia dự thầu phải được viết bằng tiếng Anh. Nhà thầu phải nộp đủ các giấy tờ sau: + Đơn dự thầu, + Giấy phép thành lập, giấy phép đăng ký kinh doanh, + Giấy uỷ quyền của nhà sản xuất cho phép nhà thầu cung cấp loại thiết bị dự thầu tại Việt Nam (trường hợp nhà dự thầu với tư cách là đại lý hoặc nhà phân phối chính thức) hoặc giấy uỷ quyền của nhà sản xuất cho phép thay mặt tham gia dự thầu (trường hợp nhà thầu là tổ chức thương mại XNK), + Tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu. Năng lực kỹ thuật: sản phẩm kinh doanh chính của nhà thầu, số lượng và trình độ cán bộ chuyên môn. Năng lực tài chính và kinh doanh: vốn pháp định, doanh số, lợi nhuận...của nhà thầu. Kinh nghiệm thực hiện hợp đồng tương tự ở Việt Nam + Bảng trả giá thiết bị + Bảo lãnh tham gia dự thầu + Tài liệu kỹ thuật: mô tả chi tiết đặc trưng về kỹ thuật và chất lượng hàng hoá. Tài liệu kỹ thuật cần đầy đủ các thông tin sau: Thiết bị phải đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật chi tiết nêu trong hồ sơ mời thầu, Giới thiệu tên thiết bị, mã hiệu, tên hãng, nước sản xuất, năm sản xuất, hình ảnh, kích thước, khối lượng..của thiết bị dự thầu, Giới thiệu tính năng, tác dụng, nguyên lý làm việc của thiết bị (có sơ đồ kèm theo), Đặc tính kỹ thuật của thiết bị, Các thông số kỹ thuật chung và chi tiết, Giải trình tính hợp lý, hiệu quả kinh tế của giải pháp kỹ thuật, biện pháp cung ứng thiết bị, khả năng lắp đặt thiết bị, năng lực cán bộ và các vấn đề khác có liên quan... 2- Tư cách người tham gia dự thầu Người tham gia dự thầu phải trung thực trong việc cung cấp các thông tin chứng minh năng lực của mình. Tuỳ theo từng dự án cụ thể mà chủ đầu tư quy định tư cách của người dự thầu. Chỉ chấp nhận người dự thầu là: trực tiếp sản xuất; là đại lý cung ứng chính thức; các tổ chức thương mại XNK...Trong hồ sơ dự thầu dù là liên danh hay đơn phương cũng chỉ được 1 đơn dự thầu. 3- Giá đấu thầu, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán Giá dự thầu: các ứng cử viên phải hoàn chỉnh biểu giá thích hợp, liệt kê chi tiết giá từng đơn vị thiết bị và giá dự thầu toàn bộ hàng hoá cùng chi phí có liên quan: vận chuyển, bảo hiểm, lắp đặt.. Đối với hàng hoá đến từ bên ngoài nước người mua, giá hàng tính theo giá CIF cảng đích. Đây là giá cố định cho đến khi hoàn thành hợp đồng mà không phụ thuộc vào sự thay đổi nào nhằm đảm bảo tính công bằng trong đấu thầu và tránh tình trạng phát sinh thêm chi phí đầu tư trong quá trình thực hiện hợp đồng do các nhà thầu bỏ giá quá thấp để trúng thầu. Đồng tiền được sử dụng là ngoại tệ mạnh, thường là USD Điều kiện giao hàng: các điều kiện giao hàng sẽ tuân theo Incoterms 2000 do ICC ấn hành. Điều kiện thanh toán: các ứng thầu đưa ra điều kiện thanh toán của mình với mức độ ưu đãi khác nhau thì sẽ được ưu tiên khác nhau trong khi xét chọn thầu. Nhưng phải tuân thủ các điều kiện sau: +Khoản tiền đặt cọc: không có khoản đặt cọc trước +Phương thức thanh toán: có thể thanh toán một hay nhiều lần. Đối với nhà thầu cung ứng trong nước thì thanh toán bằng VNĐ (theo tỷ giá bán ra của ngân hàng ngoại thương VN tại thời điểm thanh toán) và chuyển khoản vào tài khoản được mở tại ngân hàng trong nước. Đối với các nhà thầu nước ngoài thanh toán bằng L/C hoặc chuyển trả trực tiếp. +Thời gian thực hiện hợp đồng và bàn giao thiết bị cho bên mời thầu. Thời gian thực hiện nhanh cũng là một yếu tố đánh giá mức độ ưu tiên cho nhà thầu. +Các điều kiện thương mại, tín dụng khác như: huấn luyện, đào tạo cán bộ, lắp đặt bảo hành, bảo trì... do các ứng thầu cung cấp. 4- Bảo lãnh dự thầu và bảo lãnh thực hiện hợp đồng v Bảo lãnh dự thầu: nhà thầu phải nộp bảo lãnh dự thầu cùng với hồ sơ dự thầu, coi nó như một bộ phận của hồ sơ dự thầu. Để bảo đảm bí mật về mức giá dự thầu cho các nhà thầu, bên mời thầu quy định mức bảo lãnh dự thầu chung cho tất cả các ứng thầu. Tại Tổng công ty DKVN mức bảo lãnh dự thầu là 3%, đồng tiền bảo lãnh dự thầu là USD và được chấp nhận dưới hình thức sau: + Bảo lãnh của ngân hàng Việt Nam như ngân hàng Nhà nước Việt Nam hoặc ngân hàng nước ngoài được phép hoạt động tại Việt Nam + Tiền mặt hoặc séc bảo lãnh dự thầu có hiệu lực từ khi nhà thầu gửi hồ sơ trúng thầu. Đến ngày mở thầu, bảo lãnh sẽ hết hiệu lực nếu nhà thầu không trúng thầu. Nếu nhà thầu trúng thầu thì thời hạn của bảo lãnh sẽ kéo dài 30 ngày kể từ ngày trúng thầu và sẽ hết hiệu lực nếu nhà thầu cam kết ký hợp đồng kèm theo bảo lãnh thực hiện hợp đồng. v Bảo lãnh thực hiện hợp đồng có những hình thức được chấp nhận: + Bảo lãnh của các ngân hàng Việt Nam và các ngân hàng nước ngoài được phép hoạt động tại Việt Nam. + Tiền bảo lãnh bằng USD (có thể là tiền mặt hoặc séc) Bảo lãnh thực hiện hợp đồng phải được mở muộn nhất là 30 ngày kể từ khi nhà thầu trúng thầu. Bảo lãnh này sẽ bị tịch thu trong các trường hợp theo quy định của quy chế đấu thầu. 5- Thời gian hiệu lực của hồ sơ dự thầu + Các hồ sơ dự thầu có hiệu lực 30 ngày kể từ ngày mở thầu, hồ sơ nào có hiệu lực thời hạn ngắn hơn sẽ bị loại bỏ. + Trong những trường hợp đặc biệt, bên mời thầu có thể yêu cầu gia hạn hiệu lực dự thầu. Yêu cầu và phúc đáp này phải đưa ra bằng văn bản (điện tín, fax, điện báo). Bảo lãnh dự thầu cũng phải gia hạn tương ứng. Nhà thầu có thể từ chối yêu cầu mà không bị tước thu bảo lãnh dự thầu. 6- Quy cách về hồ sơ thầu và chữ ký + Nhà thầu phải chuẩn bị 5 bộ hồ sơ (1 bộ gốc và 4 bộ sao) ghi rõ bản sao và bản gốc (tài liệu chuẩn). Bản gốc và bản sao phải được đánh máy và có chữ ký của bên dự thầu hoặc người được uỷ quyền. Tất cả các trang của hồ sơ phải có chữ ký của người ký đơn dự thầu hoặc đóng dấu của nhà thầu. + Hồ sơ không được có những dòng chen giữa, tẩy xoá hoặc viết đè. Khi sửa phải có chữ ký tắt và dấu của người ký tên vào hồ sơ. 7- Gửi hồ sơ Mỗi bản gốc và bản sao của hồ sơ dự thầu phải cho vào một phong bì riêng, có niêm phong, sau đó bỏ chung vào một phong bì có niêm phong, các phong bì trong và ngoài ghi rõ: + Tên và địa chỉ của bên mời thầu: Văn phòng Thẩm định thầu, Tổng công ty dầu khí Việt Nam. Tel: 844- 4- 8252526 Fax: 84- 4- 8265942 + Tên gói thầu + Tên và địa chỉ nhà thầu + Phải ghi rõ không được mở trước ngày mở thầu Bên mời thầu không chịu trách nhiệm về việc gửi nhầm địa chỉ và không nhận các hồ sơ không được niêm phong và đánh dấu theo quy định trên. 8- Hạn nộp hồ sơ Được ghi theo địa chỉ và thời hạn trong thông báo mời thầu. Bên mời thầu có thể gia hạn kéo dài thêm hạn của việc nộp hồ sơ dự thầu khi có những nhu cầu điều chỉnh, bổ sung do yêu cầu phát sinh và phải thông báo kịp thời cho các ứng thầu. Các đơn thầu nộp muộn sẽ không được chấp nhận theo quy định của quy chế đấu thầu. 9- Thay đổi và rút hồ sơ dự thầu Mọi thay đổi và thủ tục rút hồ sơ dự thầu chỉ thực hiện trước thời hạn kết thúc nhận hồ sơ dự thầu. 10- Giải thích hồ sơ mời thầu Mọi thắc mắc của các ứng thầu về hồ sơ mời thầu sẽ được Văn phòng Thẩm định thầu giải thích tại văn phòng của Tổng công ty DKVN - 22 Ngô Quyền -Hà Nội. 3.5- Mở thầu Việc mở thầu tiến hành công khai sau khi hết hạn nộp thầu (tuy nhiên không được quá 48 giờ kể từ thời điểm hết hạn nộp hồ sơ) và được xem xét, đánh giá tại TCT- DKVN với sự chứng kiến của đại diện các công ty dự thầu tham dự. Chuẩn bị mở thầu và trình tự mở thầu như trong quy chế đấu thầu. Các cuộc họp mở thầu đều thông qua một số nội dung cơ bản sau đây: Tình hình thu nhận hồ sơ dự thầu + Số công ty đã gửi thư mời thầu + Tình trạng bên ngoài của Hồ sơ mời thầu + Việc thực hiện bảo lãnh của các công ty dự thầu Công bố danh mục chính trong Hồ sơ mời thầu gồm: +Tên công ty dự thầu + Giá cả chủng loại hàng hoá + Hồ sơ dự thầu có đầy đủ hay không Biên bản mở thầu của Tổng công ty DKVN. Munite of bid opening For(..............) Biên bản mở thầu cho (cung cấp thiết bị đầu giếng) Today (Date/Month/Year) at........ Hôm nay (ngày...tháng...năm..) tại We are bidding council including Hội đồng chúng tôi gồm Opening bid and confirming that: Mở thầu và khẳng định rằng: All the bidding evelopes sealed before opening (Tất cả các phong bì thầu bảo đảm trước khi mở) Bảng 8 Names of bidder Submitted (Tên nhà thầu) Units price (USD) (Giá đơn vị) Sets of Documents (Loại tài liệu) Completed (Đầy đủ) Missing (Thiếu) ABB SG-5 MS- 700 349.244 399.528 x DRIL-QUIP SS-10 349.160 x COOPER STC-10 435.152 x HUNTING SM-10 339.717 x Sau cùng là chữ ký của các bên tham gia mời thầu (Văn phòng Thẩm định thầu và đại diện các công ty dự thầu) 3.6- Đánh giá hồ sơ dự thầu Bên mời thầu sẽ tiến hành đánh giá và so sánh các hồ sơ dự thầu đã được xác định trước là đáp ứng về cơ bản yêu cầu của tài liệu thầu. Văn phòng Thẩm định thầu cùng với Tổ chuyên gia giúp việc sẽ là những người tham gia đánh giá, so sánh, xếp hạng các đơn thầu theo thứ tự sau: Bước 1: Đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu Bước 2: Đánh giá chi tiết, xếp hạng các hồ sơ dự thầu Bước 1-Tổ chức đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu Trong bước này bên mời thầu sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu và tổng hợp số liệu chủ yếu trong một bảng đánh giá. Những hồ sơ dự thầu nào không bảo đảm tính hợp lệ như: không nộp bảo lãnh dự thầu theo yêu cầu, không đủ chữ ký trong hồ sơ theo quy định ... đều bị loại bỏ. Những hồ sơ dự thầu đạt được yêu cầu về việc đảm bảo tính hợp lệ sẽ được đưa vào đánh giá chi tiết. Bước 2- Tổ chức đánh giá chi tiết, xếp hạng các hồ sơ dự thầu dựa trên các chỉ tiêu sau: Năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu + Năng lực kỹ thuật: sản phẩm kinh doanh chủ yếu, số lượng và trình độ cán bộ chuyên môn, khả năng chế tạo... + Năng lực về tài chính và kinh doanh: tổng tài sản hiện có, doanh thu và lợi nhuận trong những năm gần đây nhất. + Kinh nghiệm: năm thành lập, số hợp đồng tương tự đã thực hiện. Kỹ thuật + Khả năng đáp ứng các yêu cầu về công nghệ, chất lượng thiết bị và tính năng kỹ thuật đã nêu trong hồ sơ thầu. + Đặc tính kinh tế kỹ thuật, mã hiệu của thiết bị được chào, tên hãng và nước sản xuất. + Tính hợp lý và hiệu quả kinh tế của các giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức cung ứng thiết bị. + Khả năng lắp đặt thiết bị, năng lực cán bộ kỹ thuật. + Khả năng thích ứng về mặt địa lý, tác động đối với môi trường và biện pháp giải quyết. Ví dụ 1: Công ty MJC (thuộc TCT-DKVN) muốn đấu thầu mua tàu dịch vụ phục vụ việc khai thác ở lô 05-1b giếng Thanh Long. Nội dung yêu cầu kỹ thuật đối với tàu dịch vụ Dự án: Mua tàu dịch vụ dầu khí phục vụ giếng khoan Thanh Long bắc-1X, lô 05- 1b. Chủ đầu tư: công ty MJC, trụ sở 21 Lê Quý Đôn, quận 3 Thành phố Hồ Chí Minh. * Số lượng, nguồn gốc: + Số lượng: 2 tàu chở dầu. + Nước sản xuất: Tây Âu, Mỹ. * Chất lượng, năm sản xuất, công nghệ: + Chất lượng: nêu rõ tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng đã đăng ký. + Năm sản xuất: 1997 đến nay. + Công nghệ: Tàu phải sản xuất theo công nghệ mới, có bản chứng nhận cụ thể. * Các yêu cầu kỹ thuật Do đặc điểm về thời tiết ngoài khơi Việt Nam có gió mạnh nên công ty MJC yêu cầu tàu dịch vụ phải có những tiêu chuẩn sau: + Một tàu có sức kéo 140 MT và một tàu có sức kéo 125 MT. + Phải có ít nhất 1 chân vịt trước và 1 chân vịt sau hoạt động. * Các điều kiện khác + Phải đảm bảo công tác hướng dẫn vận hành, bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa sự cố đơn giản cho tối thiểu 5 nhân viên trong thời gian tối thiểu 5 ngày. Sau khoá hướng dẫn phải có chứng chỉ của Nhà nước cấp đối với học viên. + Cung cấp đủ phụ tùng thay thế theo yêu cầu. + Dụng cụ sửa chữa cần thiết đi kèm. Giám đốc công ty MJC (ký và đóng dấu) Công ty MJC đã gửi thư mời thầu dến 15 công ty nhưng chỉ có 9 công ty đồng ý tham gia dự thầu và gửi hồ sơ dự thầu để công ty tiến hành xem xét hồ sơ chi tiết kỹ thuật trước. Đây đều là những công ty có tên tuổi trên thị trường tàu dịch vụ và công ty MJC có thể yên tâm. Xem bảng 9 trang sau. Chi tiết kỹ thuật của các tàu dịch vụ dự thầu Bảng 9 Tên tàu Tên công ty Sức kéo ( BP) Chân vịt trước (BT) Chân vịt sau (ST)