Đề tài Quản lý hệ thống bán hàng

Lời nói đầu Trong những thật kỷ ngần đây ,ngành Công Nghệ Thông Tin phát triển một cách nhanh chóng và có nhiều bước tiến nhảy vọt.ở VIệt Nam ngành công nghệ thông tin tuy còn trẻ nhưng tốc độ phát triển khá mạnh mẽ và đanh dần được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội,góp phần thúc đẩy sự phát triển của đất nước. Tin học hoá trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của con người ,tiết kiệm được thời gian,độ chính xác cao,gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất nhiều so với làm thủ công quản lý trên giấy tờ như trước đây.Tin học hoá giúp thu hẹp không gian lưu trữ tránh được thất lạc dữ liệu,tự động hệ thống hoá và cụ thể hoá các thông tin theo nhu cầu của con người. Tuy nhiên về vấn đề then chốt ở đây là chúng ta phải xây dựng được hệ thống thống tin phù hợp và hiệu quả,mà vẫn bảo mật trong hệ thống. ĐIều này đòi hỏi chúng ta phải trang bị một kiến thức tốt về phân tích và thiết kế hệ thống để có thể mô tả đúng quy trìng và cách thức hoạt động của hệ thống. Và dưới đây là phần báo cáo về một trong những công việc tiêu biểu ma phần mềm ACCESS có thể ứng dụng được và đem lại hiệu quả cao. Đó là ”Quản Lý Hệ Thống Bán Hàng” áp dụng cụ thể là Công Ty CP Máy Tính-Truyền Thông-ĐIều Khiển-3C 21/6 Lý Nam Đế-Quận Hoàn Kiếm-Hà Nội. Với kiến thức con chưa được xâu sắc chắc không tránh khỏi những nhầm lẫn thiếu sót trong quá trình làm vì vậy em mong thầy cô bạn đọc chỉ bảo thêm. Em xin chân thành cảm ơn Phần I Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng Chương I Khảo sát và thiết lập hệ thống bán hàng 1>Khảo sát hệ thống. 1.1>Hiện trạng hệ thống - Quy trình bán hàng bắt đầu bằng việc tiếp nhận trực tiếp đơn hàng từ khách hàng hay các đại diện thương mại. Đơn hàng có thể qua đIện thoại,máy fax hay e-mail và được chuyển thành đơn hàng bởi phòng bán. Khi nhận được đơn hàng bộ phận khiểm tra sẽ kiểm soát xem là khách hàng cũ hay khách hàng mới và số nợ của khách có vượt quá giới hạn cho phép hay không sau đó bắt đầu kiêm tra lượng mặt hàng có trong kho .Nếu lượng hàng trong kho đủ đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì lập một phảiếu xuất hàng gửi cho bộ phận kho yêu cầu xuất hàng cho khách.Nếu lượng hàng không đủ thì tiến hành giao dịch trực tiếp với khách hàng hoặc chờ trong một khoảng thời gian để công ty mua hàng về. Nhân viên bán hàng luôn theo dõi tình trạng hàng hoá còn tồn đọng để đáp ứng những thông tin cần thiết khi tiếp nhận đơn hàng.Sau khi tiếp nhận đơn hàng nhân viên có nhiệm vụ phảI kiểm tra đơn đặt hàng trong ngày và tính hợp pháp của những đơn đặt hàng ấy.Mặt khác hằng ngày nhân viên bán hàng phảI xử lý những đưn đặt hàng đã đến hẹn.Nếu khách hàng đến đúng hẹn thì tiến hành theo thoả thuận lập hoá đơn nếu có cả sự đồng ý cả hai bên đồng thời đưa ra phương thức thanh toán.Nếu khách hàng không đến đúng hẹn thì thực hiện việc tạm xoá đơn hàng và thực hiện viêc loại bỏ sau đó nếu đơn hàng không có giá trị.Sau khi bán hàng nhân viên phảI tổng hợp thông tin và báo cáo lên ban lãnh đạo công ty để thu thập thông tin ,đáng giá tình hìng kinh doanh chung của toàn công ty. 1.2>Nhận xét hệ thống cũ. Hệ thống bán hàng kiểu cũ đã phù hợp với quá trìng kinh doanh của công ty trong những ngày đầu mới thành lập khi quy mô hoạt động còn nhỏ,mức độ kinh doanh chưa lớn,các công việc xử lý ít.Ty nhiên hịên nay do nhu cầu cạnh tranh và phát triển trên thị trường kinh tế buộc công ty phảI có sự thay đổi về quy mô và phương pháp kinh doanh chính vì thế mà hệ thống hiện tại đã bộc lộ một số nhược đIểm sau: Khi cần kiểm tra xem khách hàng cũ hay khách hàng mới va kiểm soát số nợ của khách hàng thì các nhân viên của công ty phảI tìm lại những đống sổ sách với số liệu dày đặc rất mất thời gian và có thể dẫn đến nhầm lẫn. Đối với việc quản lý kho hàng do hàng ngày lượng hàng xuất nhập vào kho diễn ra liên tục nên mỗi ngày bộ phận quản lý kho phảI lập sổ sách thống kê hàng hoá phảiếu xuất nhập kho,khi cần tổng hợp in số liệu phảI huy động tất cả các số liệu thống kê vừa vất vả vừa tốn thời gian và nhân lực. Đối với bộ phận kế toán :Công đoạn tính tiền hàng lập hoá đơn thanh toán tiền bằng phương pháp thủ công nên không thể tránh khỏi nhầm lẫn. Việc lưu trữ hoá đơn,số liệu,danh sách hàng,danh sách nhà cung cấp,danh sách các mặt hàng được thực hiện trên sổ sách,chứng từ nên công ty có một số lượng lớn dữ liệu.ĐIều này rất dễ dẫn đến mất mát thông tin cũng như ngây khó khăn cho việc tìm kiếm mặc dù đống sổ sách đó đã được sắp xếp có khoa học. 1.3>Yêu cầu đối với hệ thống mới. Hề thống bán hàng kiểu mới là hệ thống quản lý bằng phương pháp tự động hoá. Giảm tối đa công đoạn thủ công. Việc tính toán số liệu,cập nhật tìm kiếm,sửa thông tin được làm bằng máy tính và phảI có độ chính xác cao,nhanh chóng và thuận lợi. Các mẫu hoá đơn chứng từ,thống kê báo cáo được nhập sẵn trong máy. Các dữ liệu lưu trên máy phảI được đảm bảo an toàn. Chương II Phân tích hệ thống 2.1>Các chức năng của hệ thống Hệ thống Bán hàng Mua hàng Quản lý kho Thống kê báo cáo 2.2>Các phương thức hoạt động 2.2.1>Hệ thống Đăng ký:Thực hiện đăng ký mới một tàI khoảng cho người sử dụng để có thể đăng nhập vào hệ thống và có thể sử dụng các ứng dụng của hệ thống. Phân quyền:Tuỳ thuộc vào chức vụ của ngưới sử dụng lúc đăng ký mà có quyền hạn nhất định trong việc sử dụng hệ thống. 2.2.2>Bán hàng Quản lý khách hàng:khi nhận được đơn hàng từ khách hàng hay các đại diện thương mại,bộ phận kiểm tra sẽ kiểm soát nếu là khách hàng cũ và số nợ của khách không quá giới hạn cho phép thì chuyển đơn hàng sang bộ phận bán hàng,ngược lại báo cáo với ban xử lý đơn hàng quá hạn .Nếu là khách hàng mới thì tuỳ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể đặt một giới hạn nợ và tạo một phảiếu ghi khách hàng mới. Danh sách hàng bán:khi nhận được đơn hàng đã kiểm tra,bộ phận này tiến hành kiểm tra mỗi mặt hàng trong kho.Nếu lượng hàng trong kho đủ để đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì đánh dấu vào đơn hàng.Nếu lượng hàng không đủ để đáp ứng yêu cầu thì gởi một yêu cầu mua hàng cho bộ phận mua hàng để cung cấp lượng tối thiểu yêu cầu. 2.2.3>Mua hàng Quản lý nhà cung cấp:với mỗi mặt hàng thì có nhà cung cấp cụ thể,việc quản lý nhà cung cấp thuận lợi cho việc mua hàng lần sau. Danh sách mua hàng:bộ phận này có nhiệm vụ đánh giá xu hướng mua của khách hàng thông qua yêu cầu mua hàng từ bộ phận bán hàng và thông qua bộ phận kiểm kê kho để đIều chỉnh việc mua hàng định kỳ. 2.2.4>Quản lý kho Kiểm kê kho:kiểm tra thống kê lượng hàng xuất nhập,lượng hàng tồn trong kho để lập báo cáo và yêu cầu mua hàng cho bộ phận mua hàng khi số hàng nào đó trong kho đã hết hoặc nhỏ hơn mức yêu cầu của đơn hàng. Nhập hàng:Hàng nhận được từ nơI cung cấp sẽ được kiểm tra theo phảiếu mua hàng do bộ phận mua hàng gửi đến.Khi hàng nhận được kiểm tra đầy đủ,phảiếu giao hàng của nhà cung cấp sẽ được ký nhận và hàng sẽ được chuyển vào kho.Một bản sao của phảiếu giao hàng sẽ được gửi đến bộ phận quản lý tàI chính để thanh toán sau khi phảiếu nhập hàng đã được đIền đầy đủ ,phảiếu nhập hàng sẽ được chuyển cho bộ phận kiểm kê kho để cập nhật thông tin về hàng. Xuất hàng khi nhận được thông báo xuất hàng cùng với phảiếu gom hàng tất cả mặt hàng sẽ được gom lại và gửi cho khách hàng kèm theo phảiếu xuất hàng thoe thứ tự đến của thông báo.Khi hàng được giao khách hàng sẽ ký vào phảiếu xuất hàng và chuyển cho bộ phận tàI chính.Một bản sao của phảiếu xuất hàng sẽ chuyển cho bộ phận quản lý tàI chính,một bản sao của phảiếu xuất hàng sẽ chuyển cho bộ phận kiểm kêkho để cập nhật thông tin về hàng trong kho. 2.2.5>Thống kê báo cáo. Thống kê doanh thu bán hàng:căn cứ vào việc hoạch toán thu chi bộ phận này sẽ lập báo cáo về doanh thu bán hàng của công ty theo từng thời kỳ nhất địng gửi tới ban lãnh đạo của công tyvà đưa ra những phương pháp,những chiến luựơc kinh doanh cho phù hợp. Thông kê nợ:Do hình thức thanh toán của công ty có thể là trả ngay hoặc nợ nên nhân viên bán hàng cần phảI lạp một báo cáovề tình hình nợ của khách hàng để tiện theo dõi từ đó đưa ra quyết định tiếp tục bán hoặc không bán cho khách hàng. Thống kê hàng tồn kho:căn cứ vào phảiếu nhập xuất hàng nhân viên kiểm kê kho sẽ lập báo cáo về lượng hàng hoá còn tồn kho gửi tới ban lãnh đạo công ty để đưa ra cách giảI quyết. 2.3>Các thông tin vào ra của hệ thống. 2.3.1>Quản lý khách hàng: Thông tin vào:các thông tin về khách hàng:họ tên,ngày sinh,địa chỉ giới tính. Thông tin ra:Danh sách khách hàng. 2.3.2>Quản lý nha cung cấp. Thông tin vào:Các thông tin về nhà cung cấp:Họ tên,Địa chỉ,Điện thoại,TàI khoản. Thông tin ra:danh sách nha cung cấp. 2.3.3>Danh mục hàng. Thông tin vào:các thông tin về hàng:Mã hàng,Tên hàng,Nhà cung cấp.Số lượng,Đơn giá. Thông tin ra:Danh mục hàng. 2.3.4>Nhập hàng. Thonng tin vào:Đơn yêu cầu nhập kho,thông tin hàng nhập. Thông tin ra:Phảiếu xuất hàng. 2.3.5>Bán hàng. Thông tin vào:Đơn yêu cầu xuất kho,phảiếu gom hàng,thông tin hàng xuất. Thông tin ra:Phảiếu xuất hàng. 2.3.6>Thông kê doanh thu bán hàng. Thông tin vào. Thông tin ra:Báo cáo doanh thu bán hàng. 2.3.7>Thống kê nợ. Thông tin vào Thông tin ra:Thống kê nợ. 2.3.8>Thống kê hàng tồn. Thông tin vào:Phảiếu nhập hàng,phảiễuuất hàng. Thông tin ra:Thống kê hàng tồn kho. 2.4>Sơ đồ phân rã chức năng Quản lý bán hàng Hệ thống Đăng ký QL Nhân viên Trợ giúp Quản lý khách hàng Nhập thông tin khách hàng Sửa thông tin khách hàng Xoá thông tin khách hàng Quản lý nhà cung cấp Nhập thông tin nhà cung cấp Sửa thông tin nhà cung cấp Xoá thông tin nhà cung cấp Quản lý hàng Nhập thông tin hàng Sửa thông tin hàng Xoá thông tin hàng Quản lý nhập xuất Nhập hàng Bán hàng Thống kê báo cáo Thống kê doanh thu bán hàng Thống kê nợ Thống kê hàng tồn kho Tìm kiếm Tìm kiếm khách hàng Tìm kiếm hàng Tìm kiếm nhà cung cấp 2.5.Mô hình luồng dữ liệu 2.5.1. Khiệu sử dụng Kí hiệu tác nhân ngoài. Tên tác nhân ngoàI Tên chức năng Kí hiệu kho dữ liệu. Tên kho Kí hiệu chức năng Kí hiệu luồng dữ liệu. Tên luồng dữ liệu Kí hiệu tác nhân trong Tên tác nhân trong 2.5.2. Mô hình mức khung cảnh. Đơn đặt hàng Phảiếu mua hàng Khách Hàng Nhà cung cấp Quản lý bán hàng Hàng+phảiếu Hàng+phảiếu Xuất hàng giao hàng củaNCC Thanh toán Thanh toán 2.5.3>Mô hình mức dưới đỉnh. 2.5.3.1>Chức năng bán hàng. Đơn yêu cầu đặt hàng Hàng bán Quản lý Khách hàng Khách Hàng Hàng Thông tin hàng bán Đơn hàng Thanh toán Hàng 2.5.3.2>Chức năng mua hàng. Nhà cung cấp Quản lý nhà cung cấp Danh sách hàng mua Nhà cung cấp Phảiếu mua hàng Thông tin nhà cung cấp Thông tin hàng mua Thanh toán Hàng + Phảiếu giao hàng Hàng 2.5.3.3>Chức ngăng quản lý kho. Nhà cung cấp Hàng Phiếu nhập hàng Đơn yêu cầu nhập kho Nhập kho Khách hàng Hàng Hàng + Phiếu xuất hàng trong kho Thụng tin Hàng Xuất kho Kiểm kê kho Phảiếu giao hàng Đơn yêu cầu xuất kho Đơn yêu cầu mua hàng + Phảiếu gom hàng 2.5.3.4. Chức năng bỏo cỏo Phiếu xuất hàng Hàng Phiếu xuất hàng Thống kờ hàng tồn Thống kờ nợ Thanh toỏn Ban giỏm đốc Thống kờ doanh thu bỏn hàng Phiếu xuất hàng Phiếu nhập hàng Bỏo cỏo nợ Thụng tin Yờu cầu bỏo cỏo Bỏo cỏo hàng tồn kho Thụng tin yờu Yờu cầu bỏo cỏo Bỏo cỏo về doanh thu bỏn hàng Thụng tin Yờu cầu bỏo cỏo 2.6. Thiết kế cơ sở dữ liệu 2.6.1 Danh mục nhà cung cấp STT Tờn trường Kiểu Độ rộng Ghi chỳ 1 MaNCC Text 10 Mó nhà cung cấp 2 TenNCC Text 50 Tờn nhà cung cấp 3 DIACHI Text 50 Địa chỉ 4 DIENTHOAI Text 20 Điện thoại 5 TAIKHOAN Text 20 Tài khoản 2.6.2. Danh mục khỏch hàng STT Tờn trường Kiểu Độ rộng Ghi chỳ 1 MaKH Text 10 Mó khỏch hàng 2 TenNCC Text 50 Tờn nhà cung cấp 3 DIACHI Text 50 Địa chỉ 4 DIENTHOAI Text 20 Điện thoại 5 LoaiKH Text 20 Loại khỏch hàng 2.6.3. Hoỏ đơn xuất STT Tờn trường Kiểu Độ rộng Ghi chỳ 1 Mahoadonxuat Text 10 Mó hoỏ đơn xuất 2 MaKH Text 10 mó khỏch 3 Ngayxuat datetime ngày xuất 4 MaNV Text 10 Mó nhõn viờn 5 Datra number integer Đó trả 2.6.4. Hoỏ đơn nhập STT Tờn trường Kiểu Độ rộng Ghi chỳ 1 Mahoadonnhap Text 10 Mó hoỏ đơn nhập 2 MaKH Text 10 Mó khỏch hàng 3 Ngayxuat Date/time Ngày xuất 4 MaNV Text 10 Mó nhõn viờn 5 Datra Number integer Đó trả 2.6.5. Danh mục hàng STT Tờn trường Kiểu Độ rộng Ghi chỳ 1 Mahang Text 10 Mó hàng 2 Tenhang Text 30 Tờn hàng 3 Donvitinh Text 50 Đơn vị tớnh 4 Ngaysanxuat date/time Ngày sản xuất 5 Hansudung date/time Hạn sử dụng 2.6.6. Danh mục nhõn viờn STT Tờn trường Kiểu Độ rộng Ghi chỳ 1 MaNV Text 10 Mó nhõn viờn 2 Hoten text 30 Họ tờn nhõn viờn 3 DIACHI Text 50 Địa chỉ 4 Chucvu Text 20 Chức vụ 5 Ngaysinh date/time Ngày sinh 6 Gioitinh text 50 Giới tớnh 2.6.7. Đăng nhập STT Tờn trường Kiểu Độ rộng Ghi chỳ 1 Tendangnhap Text 50 Tờn đăng nhập 2 Matkhau text 50 Mật khẩu 3 Quyensudung text 50 Quyền sử dụng 2.6.8. Chi tiết hoỏ đơn nhập STT Tờn trường Kiểu Độ rộng Ghi chỳ 1 Mahoadonnhap Text 10 Mó hoỏ đơn nhập 2 Mahang Text 10 Mó hàng 3 Soluong number integer Số lượng 4 Dongia number integer Đơn giỏ 2.6.9. Chi tiết hoỏ đơn xuất STT Tờn trường Kiểu Độ rộng Ghi chỳ 1 Mahoadonxuat Text 10 Mó hoỏ đơn nhập 2 Mahang Text 10 Mó hàng 3 Soluong number integer Số lượng 4 Dongia number integer Đơn giỏ 2.7. Mụ hỡnh thực thể liờn kết