Đề tài Quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

Mục lục Mở ĐầU Giai đoạn 1 : Phân tích hiện trạng I. Mô tả hiện trạng 4 I.1. Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm 4 I.2. Quy trình giao dịch và các dữ liệu xử lý 5 II. Các mẫu biểu đang lưu hành. 6 Giai đoạn 2 : Phân tích hệ thống Chương 1: Phân tích hệ thống về xử lý 8 I.1. Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC). 8 I.2. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) 11 Chương 2: Phân tích hệt thống về dữ liệu (BCD) 15 I.1 BCD theo môt hình thực thể liên kết 15 I.1.1. Lý thuyết về mô hình thực thể liên kết 15 I.1.2. Xây dựng mô hình thực thể liên kết của đề tài 16 1. Phát hiện các thực thể 16 2. Xác định các mối liên kết giữa các thực thể 17 3. Xác định các thuộc tính của các thực thể 19 Giai đoạn 3 : Thiết kế hệ thống Chương 1: Thiết kế tổng thể 21 Chương 2: Thiết kế module chương trình 23 I. Lược đồ LCT tổng quát: 23 II. Các lược đồ LCT chi tiết 24 II.1. Lược đồ LCT chi tiết ‘Đăng ký phòng’ 24 II.2. Biểu đồ LCT chi tiết ‘Quản lý thu’ 25 II.3. Biểu đồ LCT chi tiết “Quản lý chi” 25 II.4. Lược đồ LCT chi tiết của “Quản lý nhân sự” 26 II.5. Lược đồ LCT chi tiết của “Quản lý lương” 26 II.6. Lược đồ LCT chi tiết của “Quản lý người dùng” 26 Chương 3: Thiết kế giao diện chương trình 27 1. Hệ thống Menu của chương trình 27 2. Hình thức giao diện của chương trình khi cài đặt 29 Chương 4 : Thiết kế các biểu mẫu nhập – xuất 29 Giai đoạn 4 : Lập trình và hiện thực hệ thống Chương 1 : Lựa chọn công cụ xây dựng CSDL và lập trình 29 Chương 2 : Giới thiệu Chương trình đã hoàn tất 30 1. Danh sách các Tables 30 2. Danh sách các Querys 30 3. Thiết kế Relationship giữa các Tables 31 5. Danh sách các Reports 31 6. Hệ thống các Forms 31 Chương 3: Hướng dẫn dành cho người sử dụng 32 1. Tổng quan 32 2. Thực thi các công việc nghiệp vụ 33 2.1. Dành cho bộ phận nghiệp vụ Lễ tân 33 2.2. Dành cho bộ phận nghiệp vụ Kế toán 36 3. Quyền hạn của Siêu người dùng 39 Phụ lục : Một số Source Code của chương trình 39 Tài liệu tham khảo 42 Giai đoạn I : khảI sát Hiện TRạNG K hảo sát hiện trạng là giai đoạn đầu của quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, là một công việc quan trọng để nhận định về quy trình và cách thức hoạt động của một hệ thống. Nhận định càng sát thưc tiễn sẽ giúp cho các giai đoạn sau của qúa trình phân tích và thiết kế hệ thống mới được thuận lợi và đúng đắn. Mục đích: khảo sát hiện trạng nói chung nhằm: Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống. Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ, cách thức hoạt động của hệ thống Chỉ ra những chỗ hợp lý của hệ thống cần được kế thừa, và các đỉêm bất hợp lý cần được khắc phục. I. Mô tả hiện trạng: Cơ sở cần khảo sát trong đề tài này là khách sạn Sao Biển – Sầm Sơn – Thanh Hoá. Là một doanh nghiệp tư nhân kinh doanh các dịch vụ cho thuê phòng, bán tour du lịch, ăn uống. Do khả năng còn hạn chế và điều kiện không cho phép chúng em chỉ mới giới hạn quan tâm phân tích một số mảng chính trong hoạt động quản lý của toàn khách sạn đó là: Quản lý kinh doanh dịch vụ cho thuê phòng, quản lý tài chính khách sạn. I.1. Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm: Giám đốc Bộ phận lễ tân Bộ phận quản lý phòng Bộ phận kế toán TT khách hàng theo quốc tịch Thông tin khách hàng theo phòng Thêm , xoá, phân quyền User Duyệt ds User Lương theo phong ban Lương theo mã nhân viên Báo cáo lương nv tháng Nhân viên theo phòng ban Nhần viên theo mã nhân viên Danh sach toàn bộ nv Danh sách nv theo phòng ban Các khoản chi theo ngày Tổng chi hàng tháng Tổng chi hàng tuần Các khoản thu theo ngày Tổng thu hàng tháng Tổng thu hàng tuần Cập nhật bảng chấm công Tìm kiếm In báo cáo Cập nhật dữ liệu nhân viên Tìm kiếm In báo cáo Cập nhật dữ liệu chi Tìm kiếm In báo cáo Cập nhật dữ liệu thu Tìm kiếm In báo cáo Tần xuất phòng hàng tháng Tầm xuất phòng hàng tuần Kiểm tra hiện trạng phòng Đăng ký khách mới Tìm kiếm In báo cáo Thoát Đăng ký phòng Quản lý thu Quản lý chi Quản lý nhân sự Quản lý lương Cấu hình người dùng QUảN Lý KHáCH SạN 5.2. Duyệt ds user 5.1. Bổ xung, xoá, phân quyền người dùng 6. Cấu hình người dùng 5.3. Báo cáo 5.2. Tìm kiếm 5.1. Cập nhật bảng chấm công 5. Quản lý lương 4.3. Báo cáo 4.2. Tìm kiếm 4.1. Cập nhật dl nhân v 4. Quản nhân sự 3.3. Báo cáo 3.2. Tìm kiếm 3.1. Cập nhật dl chi 3. Quản lý chi 2.3. Báo cáo 2.2. Tìm kiếm 2.1. Cập nhật dl thu 2. Quản lý thu Báo cáo tần suất phòng Y/c báo cáo tần suất phòng 1.4. Báo cáo Kết quả tìm kiếm Y/c tìm kiếm thông tin khách hàng CSDL khách hàng đã được cập nhật Y/c thêm khách mói Trả lời chấp nhận hoặc từ chối Y/c đăng ký đặt phòng của khách 1.3. Tìm kiếm 1.2. Đăng ký khách mới 1.1. Kiểm tra hiện trạng hệ thống phòng 1. Đăng ký phòng Lược đồ LCT tổng quát của hệ thống Lệnh đóng chương trình Yêu cầu đóng chương trình 7. Thoát CSDL người dùng đã được cập nhật Thêm, xoá, cấu hình quyền users Bảng lương nhân viên,… CSDL nhân viên, công,… Báo cáo ns, kết xuất để tính lương,… CSDL về nhân sự, y/c cập nhật ns,… Báo cáo tổng chi CSDL về các khoản chi, y/c bc tổng chi Báo cáo tổng thu C SDL về các khoản thu, y/c bc tổng thu Các trả lời đáp ứng, báo cáo Y/c đặt phòng của khách,yc bc của giám đốc 1. Đăng ký phòng 2. Quản lý thu 3. Quản lý chi 4. Quản lý nhân sự 5. Quản lý lương 6. Cấu hình người dùng Module chính Báo cáo tổng chi Y/c báo cáo tổng chi Báo cáo tổng thu Y/c bc tổng thu Báo có tần suất phòng Y/c bc tần suất phòng GiáM đốc CáC NHà CUNG CấP KHáCH HàNG QUảN Lý LƯƠNG QUảN Lý NHÂNSự QUảN Lý THU QUảN Lý CHI ĐĂNG Ký PHòNG BANGCHAMCONG DS_PHONGBAN DM_THU DM_CHI KHACHHANG DS_PHONG Mô hình thực thể liên kết chi tiết của hệ thống KHACHHANG MAKH HOTEN PHONG NGAYDEN NGAYDI GIOITINH QUOCTICH DIACHI CMND TIENDIENTHOAI TIENDICHVU DS_PHONG MAPHONG LOAI DONGIA DATHUE BANGCHAMCONG MANV NGAYCONG CONGNHAT DS_NHANVIEN MANV HO TEN PHONGBAN NGAYSINH GIOITINH QUEQUAN DIACHI CMND VANHOA ANH DS_PHONHBAN MAPB TENPB DM_CHI NGAYTHANG QUYEN SOCT SOTIEN NGUOIXUAT NGUOINHAN DM_THU SOCT LYDOTHU SOTIEN NGAYTHANG THUNGAN Mô hình thực thẻ tổng quán của hệ thống DS_PHONG KHACHHANG DS_NHANVIEN BANGCHAMCONG DS_PHONGBAN DM_CHI DM_THU N 1 DS_PHONGBAN DS_NHANVIEN DS_NHANVIEN BANGCHAMCONG 1 1 N 1 DS_NHANVIEN DM-CHI N 1 DS_NHANVIEN DM-THU N 1 Bộ phận phục vụ ăn uống Tổ bảo vệ Bộ phận Marketing và bán Bộ phận Đón tiếp khách Giám đốc: quản lý chung. Bộ phận lễ tân: có trách nhiệm quản lý công việc đăng ký phòng của khách đến nghĩ tại khách sạn.Đồng thời làm các thủ tục nhận phòng,trả phòng cho khách, kiểm tra khách đến và đi khỏi khách sạn, trả lời các yêu cầu về điện thoại và giúp đỡ khách hàng nếu được yêu cầu. Ngoài ra bộ phận lễ tân còn kiêm cả chức năng Marketing để quảng bá về các dịch vụ khác của khách sạn như hướng dẫn du lịch và bán các Tuor du lịch nhờ đó nhân viên có thêm hoa hồng. Bộ phận quản lý phòng: có trách nhiệm làm vệ sinh hàng ngày phòng của khách, kiểm tra hiện trạng các trang thiết bị trong phòng để báo cáo với giám đốc khi có yêu cầu hay sửa chữa, thay thế nếu cần thiết. Bộ phân kế toán: có nhiệm vụ thực hiện tất cả các công việc kế toán có liên quan đến doanh thu (thu nhập) của khách sạn cũng như các khoản phả tri trả như: tiền thanh toán cho các nhà cung cấp hàng, tiền lương nhân viên, tiền điện, tiền điện thoại,…Cuối cùng là báo cáo tình hình kinh doanh của khách sạn(lỗ, lãi) và đưa ra dự báo tài chính trong tương lai trình lên giám đốc quản lý. Bộ phận phục vụ ăn uống: có nhiệm vụ lên kế hoạch mua bán thực phẩm, chế biến món ăn và phục vụ khách hàng khi có yêu cầu. Bộ phận này hoạt động dưới sự giám sát của một nhân viên quản lý chịu trách nhiệm quản lý các khoản thu tri của bộ phận và giao tiếp với bộ kế toán để được thanh toán các chi phí. Tổ bảo vệ: gồm 3 nhân viên làm ca có nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự và bảo vệ tài sản của khách. I.2. Mục tiêu của đề tài Đồ án này chúng em chỉ quan tâm đề cập đến hoạt động kinh doanh thuê phòng của khách sạn cụ thể là quan tâm đến các giao dịch và các dữ liệu xử lý của ba bộ phận là Lê tân, Quản lý phòng, Kế toán. I.3. Mô tả quy trình giao dịch và các dữ liệu xử lý 1. Phần việc của bộ phận Lễ tân: Khi có khách đăng ký thuê phòng (trực tiếp hay qua điện thoại) nhân viên Lễ tân kiểm tra trạng thái các phòng trong Sổ nhật ký phòng. Nếu còn phòng thì trả lời chấp nhận và làm thủ tục nhận phòng cho khách. Ghi thông tin về khách đặt phòng vào Sổ nhật ký phòng (họ tên, tuổi, sổ CMND,...). Khi khách trả phòng nhân viên lễ tân yêu cầu khách trao lại chìa khoá phòng và thực hiện kiểm tra Sổ nhật ký phòng để lấy thông tin lập hoá đơn thanh toán cho khách và chuyển hoá đơn này đến bộ phận kế toán để khách hàng thực hiện thanh toán tiền và nhận biên lai thu tiền. Cập nhật lại thông tin trong Sổ nhật ký phòng. Đầu giờ làm việc mỗi buổi sáng hàng ngày nhân viên Lễ tân lấy những thông tin về khách trọ mới đến cơ quan công an để thực hiện đăng ký tạm trú tạm vắng cho khách. Công việc cuối cùng của Lễ tân là giao tiếp với khách hàng, giải đáp các thắc mắc của khách hàng và hướng dẫn họ sử dụng những dịch vụ mà khách sạn đang cung cấp. 2. Phần việc của bộ phận kế toán: được chia thanh 4 phần Quản lý thu: khi có khách thanh toán thì nhân viên thu ngân thực hiện thu tiền và viết Biên lai trao lại cho khách tiếp đến là lưu trữ hoá đơn đồng thời ghi chép khoản tiền đã thu vào Sổ thu (Cột THU trong Sổ Tiền Mặt) tương ứng với ngày đã thu để làm đối chứng và báo cáo lên cấp trên sau này. Quản lý chi: Các nguồn phải chi bao gồm: tiền mua lương thực thực phẩm, tiền điện sáng, tiền điện thoại, lương nhân viên, thuế… tất cả các khoản này khi được chi đều được ghi chép vào Sổ chi (cột CHI trong Sổ Tiền Mặt)tương ứng với ngày đã chi, cụ thể như sau: Đối với bộ phận nhà ăn: cuối ngày làm việc người quản lý dịch vụ bếp thống kê toàn bộ các khoản đã chi trong ngày và lập báo cáo chuyển sang bộ phận Kế toán để được chi trả những chi phí đó. Trước khi xuất tiền nhân viên kế toán viết phiếu chi chuyển lại cho người nhận tiền đồng thời cập nhật lại Sổ chi với số tiền đã chi tương ứng với ngày. Việc cập nhật lại Sổ chi còn được thực hiện khi cần phải thực hiện chi trả các khoản khác như: tiền điện sáng, tiền điện thoại, lương cho nhân viên,… … Quản lý lương: Tất cả nhân viên làm trong khách sạn đều là các nhân viên làm theo hợp đồng lương theo thoả thuận giữa chủ và nhân viên khi thực hiện tuyển do vậy để quản lý lương của nhân viên bộ phận kế toán thực hiện lưu thông tin nhân viên trong một bảng Danh Sách Người Lao Động Hợp Đồng, hàng tháng căn cử vào đây và số ngày công để tính lương. Quản lý nhân sự: Do cơ cấu hoạt động của khách sạn với quy mô không quá lơn, số lượng nhân viên không nhiều, nên chức năng quản lý nhân sự được bộ phận kế toán kiêm luôn. Báo cáo kết quả kinh doanh tháng: Hàng tháng nhân viên bộ phận kế toán phải sử dụng Sổ Tiền Mặt làm căn cứ thống kê tổng chi, tổng thu từ đó lập báo cáo tài chính của tháng, tính toán lỗ lãi trình lên Giám đốc để đưa ra dự báo tài chính cho tháng tới. II. một số mẫu biểu đang lưu hành 1. Sổ quỹ tiền mặt: dùng để quản lý thu chi. 2. Phiếu thu 3. Phiếu chi 4. Sổ nhật ký phòng: chưa có 5. Báo cáo tài chính: chưa có GIAI ĐOạN II : PHÂN TíCH Hệ THốNG Mở đầu P hân tích hệ thống theo nghĩa chung nhất là khảo sát nhận diện và phân định các thành phần của một phức hợp và chỉ ra các mối liên hệ giữa chúng. Còn theo nghĩa hẹp thì phân tích hệ thống là giai đoạn thứ 2, đi sau giai đoạn phân tích hiện trạng, là giai đoạn làm bản lề để đi sâu tìm hiểu nghin cứu vào các thành phần của hệ thống. Phân tích hệ thống báo gồm việc phân tích về chức năng và phân tích về dữ liệu, lần lượt ta sẽ thu được các biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) và các biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) , từ đó hiểu được hệ thống gồm những chức năng ghì và các xử lý trong chúng và giữa chúng ra sao để làm cơ sở cho việc thiết kế CSDL sau này. CHƯƠNG I: Phân tích hệ thống về xử lý P hân tích hệ thống về mặt xử lý nhằm mục đích lập một mô hình xử lý của toàn hệ thống, để trả lời câu hỏi “Hệ thống làm gì ?”, có nghĩa là đi sâu tìm hiểu bản chất, chi tiết của hệ thống về mặt xử lý thông tin của hệ thống mà không quan tâm đến hệ thống “Làm như thế nào” để đạt được kết quả. Hay nói cách khác là thực hiện diễn tả hệ thống ở mức độ logic. Do vậy giai đoạn này còn được gọi là giai đoạn thiết kế Logic hệ thống. Phương pháp phân tích: đề tài này chúng em chọn hướng phân tích “Top-Down” tức là đi từ đại thể đến chi tiết. I.1. Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) I.1.1. Lý thuyết: Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) là công cụ được đưa ra bởi công ty máy tính của Mỹ IBM. Nó diễn tả sự phân rã dần dần các chức năng của hệ thống chức năng tổng quát nhất đến từng chức năng con chi tiết hơn, tất cả được thể hiện trên một biểu đồ hình cây. Mỗi chức năng có thể có nhiều chức năng con và mỗi nút trong biểu đồ là biểu diễn của một chức năng. + Mục đích của BPC : Xác định phạm vi mà hệ thống cần phân tích Tiếp cận logic tới hệ thống mà trong đó các chức năng được làm sáng tỏ để sử dụng cho các mô hình sau này. + Đặc điểm của BPC : Có tính chất “tỉnh”, bởi chúng không cho ta thấy các xử lý, luân chuyển thông tin giữa các chức năng của hệ thống. Thiều vắng các trao đổi thông tin giữa các chức năng, không có mô tả dữ liệu hay môt tả các thuộc tính. Các thành phần của cấu thành BLD: Tên thành phần Ký hiệu biểu diễn Chức năng xử lý Luồng dữ liệu ( 1 chiều, 2 chiều ) Kho dữ liệu Tác nhân ngoài Tác nhân trong Hoặc I.1.2. áp dụng vào đề tài: Trong đồ án này chúng em đã nghin cứu phân tích về hệ thống quản lý kinh doanh khách sạn, thế nhưng do khả năng có hạn cũng như các điều kiện khách quan không cho phép nên chưa thể khảo sát được chi tiết, tổng thể hoạt động quản lý một khách sạn ra sao mà chỉ đề cập ở đây là Quản lý dịch vụ cho thuê phòng và các công tác quản lý tài chính trong một khách sạn loại nhỏ (cơ sở khảo sát là khách sạn Sao Biển – Sầm sơn – Thanh hoá). Để thuận tiện từ đây chúng em xin nói gọn là „Quản lý khách sạn” mặc dù chưa đầy đủ. Sau đây là biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống „Quản lý khách sạn” Sao biển: Quản lý khách sạn Xử lý đăng Ký thuê phòng Báo cáo tần suất phòng Kinh doanh cho thuê phòng Quản lý tài chính Vệ sinh phòng Thay thế sửa chữa trang thiết bị Quản lý trang thiết bị Quản lý phòng Biểu đồ phân cấp chức năng Tiếp nhận yc đăng ký thuê phòng Cập nhật dữ liệu khách hàng Làm hoá đơn thanh toán Quản lý thu Quản lý chi Quản lý lương Báo cáo tài chính hàng tháng Xét duyệt chi Cập nhật các khoản chi Báo cáo tổng chi Tiếp nhận hoá đơn và thu tiền Cập nhật các khoản thu Báo cáo tổng thu I.2. Biểu đồ luông dữ liệu (BLD) Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) được dùng để diễn tả (ở mức logic) tập hợp các chức năng của hệ thống trong các mỗi quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý, trong việc chuyển giao thông tin, dữ liệu cho nhau. + Mục đích của BLD : Giúp ta thấy được bản chất của hệ thống, làm rõ những chức năng nào cần thiết cho quản lý, chức năng nào cần phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần mổ tả. Chỉ rõ các thông tin được trao đỗi giữa các chức năng của hệ thống và qua đó thấy được trình tự thực hiện các chức năng. ... I.2.1. BLD liệu mức khung cảnh Quản lý khách sạn Khách hàng Cơ quan thuế Công ty điên lực Công ty điện thoại Giám đốc Đặt phòng Trả lời yêu cầu đặt phòng Trả phòng Hoá đơn thanh toán Thanh toán Phiếu thu Báo cáo tài chính hàng tháng Báo cáo hiện trạng trang thiết bị Yêu cầu thay thế sữa chữa thiết bị Hoá đơn thuế Nộp thuế Biên lai thuế Hoá đơn tiền điện Thanh toán Hoá đơn điện thoại Thanh toán BLD mức khung cảnh Chú thích: biểu đồ này có 5 tác nhân ngoài I.2.2. BLD mức đỉnh Kinh doanh thuê phòng Quản lý phòng Quản lý tài chính Khách hàng Giám đốc Cơ quan thuế Công ty điện lực Công ty điên thoại Các khoản thu Đặt phòng Trả lời y/c đặt phòng Trả phòng Hoá đơn tiền phòng Thanh toán Phiếu thu Hoá đơn điện thoại Thanh toán Hoá đơn tiền điện Thanh toán Hoá đơn thuế Nộp thuế Biên lai thuế Báo cáo tần suất phòng Báo cáo hiện trạng Trang thiết bị Yêu cầu thay thế sữa chữa Báo cáo tài chính hàng tháng Hoá đơn sữa chữa thiết bị Thanh toán BLD mức đỉnh Các khoản chi I.2.3. BLD mức dưới đỉnh: chức năng “Kinh doanh cho thuê phòng” Xử lý đăng ký thuê phòng / trả phòng Báo cáo trạng thái phòng Nhật ký phòng Khách hàng Giám đốc BLD định nghĩa chức năng “Kinh doanh thuê phòng” Đặt phòng Trả lời yêu cầu đặt phòng Yêu cầu trả phòng Hoá đơn thanh toán Báo cáo tần suất phòng Yêu cầu báo cáo tần xuất phòng I.2.4. BLD mức dưới đỉnh: chức năng “Quản lý phòng” Vệ sinh phòng Quản lý hiện trạng thiết bị Thay thế sữa chữa thiết bị Theo dõi trang thiết bị Quản lý tài chính Giám đốc BLD định nghĩa chức năng “Quản lý phòng” Báo cáo hiện trạng thiết bị Yêu cầu sữa chữa Thông tin thiết bị Hoá đơn mua sắm sữa chữa trang thiết bị Thanh toán I.2.5. BLD mức dưới đỉnh: chức năng ”Quản lý tài chính” Quản lý thu Báo cáo tài chính tháng Quản lý lương Quản ly chi Khách hàng Kinh doanh thuê phòng Các khoản thu Các khoản chi Cơ quan thuế Công ty điện lực Công ty điện thoại Giám đốc Lương nhân viên BLD định nghĩa chức năng “Quản lý tài chính Tổng thu Tổng chi Tổng lương Hoá đơn thuế Nộp thuế Biên lai Hoá đơn tiền điện Tiền điện Hoá đơn điện thoại Tiền điện thoại Báo cáo tài chính Hoá đơn tiền phòng Thanh toán Biên lai DS nhân viên Ngày công I.2.6. BLD mức 3: chức năng ‘Xử lý đăng ký thuê phòng’ Tiếp nhận yc đăng ký thuê phong Làm hoá đơn Cập nhật dl khách h Khách hàng Nhật ký phong Đặt phòng Trả lời Y/c trả phòng Hoá đơn thanh toán BLD định nghĩa chức năng “Xử lý đăng ký thuê phòng Hóa đơn đã thu tiền I.2.7. BLD mức 3: chức năng ”Quản lý thu” Tiếp nhận hoá đơn và thu tiền Cập nhật các khoản thu Báo cáo tổng thu Khách hàng Báo cáo tài chinh hàng tháng Các khoản thu Hoá đơn thanh toán Biên lai Hoá đơn đã thu tiên BLD định nghĩa chức năng “Quản lý thu” I.2.7. BLD mức 3: chức năng ”Quản lý chi” Xét duyệt chi Báo cáo tổng chi Cập nhật các khoản chi Công ty điện thoại Công ty điện lực Cơ quan thuế Quản lý lương Báo cáo lương tháng Tiền lương Hoá đơn điện thoại Tiền thanh toán Hoá đơn điện sáng Tiền thanh toán Hoá đơn thuế Tiền thuế TT các khoản đã chi Các khoản chi Báo cáo tài chinh hàng tháng Tổng chi BLD định nghĩa chức năng “Quản lý chi” Chương 2: phân tích hệ thống về dữ liệu (BCD) I.1. BCD theo mô hình thực thể liên kết E – R I.1.1. lý thuyết về mô hình thực thế liên kết Mô hình thực thể liên kết được đưa ra bởi P.P.Chen năm 1976 và sau đó được dùng khá phổ biến trên thế giới. Nó có ưu điểm là khá đơn giản và gần với tư duy trực quan. Khi xem xét các thông tin người ta thường gom cụm chung quanh các thực thể, chẳng hạn như các thông tin về Họ tên, giới tính, quốc tịch,ngày đến, ngày đi…được gom cụm với nhau tạo chung quanh vật thể “Khách hàng”. Tính đơn giản và trực quan của mô hình thực thể liên kết có được là do nó dùng cách gom cụm như trên để mô tả tập hợp các dữ liệu được dùng trong một hệ thống. Mô hình thực thể liên kết là công cụ thành lập biểu đồ cấu trúc dữ liệu (BCD), nhằm xác định khung khái niệm về các thực, thuộc tính của thực thể, và các mối ràng buộc giữa các thực thể đó. Mục đích của mô hình là xác định xem: Dữ liệu nào cần được xử lý Cấu trúc dữ liệu (môi liên quan nội tại giữa các dữ liệu) Tiến hành xây dựng mô hình thực thể liên kết là ta phải làm ba việc : Phát hiện các thực thể Phát hiện các Thuộc tính của thực thể Phát hiện kiểu liên kết ràng buộc giữa các thực thể. Về kiểu liên kết ràng buộc (quan hệ) giữa các thực thể thì có các kiểu như sau : Quan hệ 1 - 1 Quan hệ 1 – n Quan hệ n – n : sẽ được tách thành hai quan hệ 1 - n I.1.2. Xây dựng mô hình thực thể liên kết của đề tài 1. Phát hiện các thực thể: Căn cứ trên cơ sở việc phân tích hiện trạng và phân tích các xử lý của hệ thống thấy rằng : a. Hoạt động quản lý cho thuê phòng: đây là phân việc chủ yếu của bộ phận Lễ tân và Quản lý phòng. Khi có khách hàng đến đăng ký thuê phòng nhân viên lễ tân yêu cầu hệ thống kiểm tra về trạng thái phòng còn trống hay không, nếu có phòng còn trống thì thực hiện cung cấp thông tin cho khách hàng nếu khách đồng ý thì cập nhật thông tin khách thuê mới và viết rồi trao cho khách Phiếu đăng ký đặt phòng. Như vậy cần có thực thể DS_PHONG để chứa thông tin về danh sách hệ thống phòng của khách sạn. ố Phát hiện được thực thể thứ nhất : DS_PHONG Hàng ngày khách sạn cần thực hiện việc đăng ký tạm chú tạm vằng cho khách trọ với cơ quan công an địa phương cũng như trong nghiệp vụ quản lý khách sạn cần có những báo cáo về hoạt động thuê phòng, tần suất phong,… do vậy cần có thực thể KHACHHANG để lưu dữ các thông tin về khách trọ. ố Phát hiện được thực thể thứ hai : KHACHHANG b. Hoạt động quản lý tài chính : là phần việc chính của bộ phận Kế toán. Hoạt động kế toán có nhiệm vụ lớn nhất là quản lý thu, chi, thống kê, báo cáo tài chính cũng như đưa ra những dự báo tài chính trong tương lai đối với những cơ sở lớn. Khi khách thanh toán tiền phòng thì nhân viên Kế toán thực hiện nhân tiền và ghi lại số tiền đã thu. Như vậy cần có một thực thể DM_THU (danh mục các khoản thu) để lưu trữ thông tin các khoản thu của khách sạn. ố Phát hiện được thực thể thứ ba : DM_THU Bộ phận kế toán khi nhận được các hoá đơn cần thanh toán với các đối tác, nhà cung cấp như hoá đơn điện thoại, điện sáng, chi phí mua đồ ăn, trả lương nhân viên,… cần thực hiện ghi lại những ghì đã chi để sau này thống kê tính toán kết quả kinh doanh. Do vậy cần có thực thể DM_CHI chứa dữ liệu các khoản chi. ố Thực thể thứ tư : DM_CHI Hàng tháng bộ phận kế toán phải thực hiện tính lương và thanh toán cho nhân viên muốn vậy bộ phận này phải tiến hành theo dõi chấm công cho tất cả nhân viên của khách sạn. Do vậy cần có thực thể BANGCHAMCONG để chứa thông tin chấm công của nhân viên. ố Thực thể 5: BANGCHAMCONG Để theo dõi công của một người cần biết người đó có phải là nhân viên của cơ quan hay không và nếu phải thì là ơ bộ phận hay phong ban nào. Do vậy cần có DS_NHANVIEN để lưu trữ dữ liệu nhân viên cơ quan và DS_PHONGBAN để chứa danh sách các phòng ban hiện có tại cơ quan. ố Thực thể 6 : DS_NHANVIEN ố Thực thể 7 : DS_PHONGBAN 2. Xác định các mối liên kết giữa các thực thể 2.1. Xét thực thể DS_PHONG  và KHACHHANG: mỗi khách hàng thường là chỉ đăng ký một phòng nhưng một phòng lại có thể được thuê bởi nhiều khách sau một thời gian hoạt động. Do vậy quan hệ giữa hai thực thể là 1 – n: KHACHHANG DS_PHONG 1 N 2.2. Xét hai thực thể DS_NHANVIEN và DM_THU: thi thu tiền cần phải có môt nhân viên thực hiện việc này và người đó phải ghi lại tên mình vào DM_THU để tiên theo dõi và quản lý sau này. một khoản thu chỉ có thể được thu bởi một nhân viên nhưng một nhân viên lại có thể tiến hành thu nhiều khoản do vậy quan hệ giữa hai thực thể là 1-n: DM-THU DS_NHANVIEN 1 N 2.3. Xét hai thực thể DS_NHANVIEN và DM_CHI: một khoản chi chỉ có thể chi bởi một nhân viên nhưng một nhân viên lại có thể chi nhiều khoản. như vậy quan hệ giữa hai thực thể là 1-n: DM-CHI DS_NHANVIEN 1 N 2.4. Xét tiếp hai thực thể DS_NHANVIEN và BANGCHAMCONG: Một nhân viên thì chỉ có thể có một hồ sơ trong bảng chấm công và một hồ sơ chấm công chỉ có thể dành cho một nhân viên như vậy hai thực thể là có quan hệ 1-1: BANGCHAMCONG DS_NHANVIEN 2.5. Xet tiếp hai thực thể DS_PHONGBAN và DS_NHANVIEN: một nhân viên chỉ có thể thuộc một phòng ban còn một phong ban có thể có nhiều nhân viên do vậy quan hệ giữa hai thực thẻ là theo kiểu 1 – n: DS_NHANVIEN DS_PHONGBAN 1 N Dưới đây là mô hình thực thể tổng quá của hệ thống: DM_THU DM_CHI DS_PHONGBAN BANGCHAMCONG DS_NHANVIEN KHACHHANG DS_PHONG Mô hình thực thẻ tổng quán của hệ thống Từ sơ đồ mô hình như trên ta có thể thấy thệ thống được tách thành hai hệ thống con chính đó là: Hệ thống quản lý kinh doanh cho thuê phong. Hệ thống quản lý tài chính khách sạn. (còn được phân nhỏ hơn trong giai đoạn sau) Như đã được trình bày ở phần khảo sát hiện trạng hệ thống ở đầu bản báo cáo này. Chức năng chi tiết của mỗi hệ thống con chúng em sẽ trình bày trong phần của báo cáo này, giai đoạn “Thiết kế hệ thống”. 3. Xác định các thuộc tính của các thực thể : 3.1 Thực thể KHACHHANG: mỗi khách hàng khi đã đăng ký thuê phòng sẽ nhận được đánh một mã số để quản lý đồng thời cần có những thông tin cá nhân của khách như họ tên, địa chỉ, quốc tịch, ngày đến,… để quản lý và trình báo với các cơ quan hữu quan khi cần thiết. Vậy thực thể này có các thuộc tính: Tên thuộc tính Diễn giải MAKH Mã khách hàng HOTEN Họ tên khách hàng PHONG Mã số phòng khách thuê NGAYDEN Ngày bắt đầu thuê NGAYDI Ngày trả phòng GIOITINH Giới tính QUOCTICH Quốc tịch DIACHI Địa hỉ CMND Số chứng minh nhân dân TIENDIENTHOAI Chi phí điện thoại TIENDICHVU Chi phí các dịch vụ khác 3.2 Thực thể DS_PHONG: có các thuộc tính Tên thuộc tính Diễn giải MAPHONG Mã số phòng LOAI Loại phòng (theo cấp độ) DONGIA Đơn giá / ngày DATHUE Cho biết phòng đã đựoc thuê chưa. 3.3 Thực thể DS_NHANVIEN: để phân biệt các nhân viên thì mỗi nhân viên được gán một mã số, ngoài ra phải biết được nhân viên đó thuộc phòng ban nào, trình độ văn hoá,… Danh sách thuộc tính như sau: Tên thuộc tính Diễn giải MANV Mã số nhân viên HO Họ của nhân viên TEN Tên nhân viên PHONGBAN Phòng ban nhân viên thuộc NGAYSINH Ngày sinh GIOITINH Giới tính QUEQUAN Quê quán DIACHI địa chỉ CMND Số chứng minh nhân dân VANHOA Trình độ văn hoá ANH Hình ảnh 3.4 Thực thể DS_PHONGBAN: có các thuộc tính Tên thuộc tính Diễn giải MAPB Mã số phòng ban TENPB Tên phòng ban 3.5 Thực thể DM_THU: khi khách hàng yêu cầu trả phòng nhân viên lễ tân sẽ làm hoá đơn tiền phòng cho khách đồng thời chuyển qua bộ phận Kế toán để khách hàng thanh toán tại đây. Để quản lý được các khoản thu thì cần có các thuộc tính như: Số chứng từ (hoá đơn), số tiền thu, ngày thu, người thu,..: Tên thuộc tính Diễn giải SOCT Số chứng từ LYDOTHU Lý do thu SOTIEN Số tiền thu NGAYTHANG Ngày thu THUNGAN Nhân viên thu 3.6 Thực thể DM_CHI: gân giống như quản lý việc thu vào, thực thể DM_CHI có các thuộc tính: Tên thuộc tính Diễn giải NGAYTHANG Ngày chi QUYEN Quyển hoá đơn SOCT Số chứng từ SOTIEN Số tiền chi NGUOIXUAT Người đã xuất NGUOINHAN Người nhân tiên 3.7 Thực thể BANGCHAMCONG: Tên thuộc tính Diễn giải MANV Mã số nhân viên NGAYCONG Số làm việc trong tháng CONGNHAT Luơng trả cho 1 ngày công Cuối cùng ta có được mô hình thực thể liên kết chi tiết của hệ thống như sau : DM_THU SOCT LYDOTHU SOTIEN NGAYTHANG THUNGAN DM_CHI NGAYTHANG QUYEN SOCT SOTIEN NGUOIXUAT NGUOINHAN DS_PHONHBAN MAPB TENPB DS_NHANVIEN MANV HO TEN PHONGBAN NGAYSINH GIOITINH QUEQUAN DIACHI CMND VANHOA ANH BANGCHAMCONG MANV NGAYCONG CONGNHAT DS_PHONG MAPHONG LOAI DONGIA DATHUE KHACHHANG MAKH HOTEN PHONG NGAYDEN NGAYDI GIOITINH QUOCTICH DIACHI CMND TIENDIENTHOAI TIENDICHVU Mô hình thực thể liên kết chi tiết của hệ thống GIAI ĐOạN III : THIếT Kế THệ ThốNG Chương I : Thiết kế tổng thể Thiết kế tổng thể là nhằm đưa ra một kiến trúc tổng thể của hệ thống, kiến trúc này thể hiện sự phân chia hệ thống thành nhiều hệ thống con. Phân chia thành các hệ thống con, thiết kế chức năng: Thực hiện việc phân chia hệ thống thành các hệ thống con là nhằm mục đích giảm thiểu sự phức tạp, sự cồng kềnh, tạo ra sự thuận lợi cho quá trình thiết kế, cài đặt, khai thác cũng như quá trình bảo dưỡng sau này. Sự phân chia này được bắt đầu hình thành ngay trên biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) ở giai đoạn phân tích hệ thống. Căn cứ vào các biểu đồ luồng dữ liệu đã hình thành trong quá trình phân tích hệ thống, ở đây chúng em đưa ra một kiến trúc tổng thể cho hệ thống quản lý khách sạn mà đề tài này quan tâm như sau: DS_PHONG KHACHHANG DM_CHI DM_THU DS_PHONGBAN BANGCHAMCONG ĐĂNG Ký PHòNG QUảN Lý CHI QUảN Lý THU QUảN Lý NHÂNSự QUảN Lý LƯƠNG KHáCH HàNG CáC NHà CUNG CấP GiáM đốc Y/c bc tần suất phòng Báo có tần suất phòng Y/c bc tổng thu Báo cáo tổng thu Y/c báo cáo tổng chi Báo cáo tổng chi Như vậy hệ thống được chia làm 5 hệ thống con: Đăng ký phòng: Quản lý thu: Quản lý chi: Quản lý nhân sự: Quản lý lương: Chương II : Thiết kế module chương trình Đây là công việc chính của giai đoạn thiết kế hệ thống, nó giải quyết các vấn đề như đối thoại với người dùng như thế nào, xử lý lỗi, vào ra như thế nào và tra cứu, truy cập CSDL ra sao. Như vậy đây là bước chi tiết hoá việc thiết kế tổng thể đã được làm trước đó. Công việc này sẽ đưa ra những quyết định, thiết kế cho quá trình cài đặt hệ thống sau này. Đầu vào của việc thiết kế Module chương trình là biểu đồ luồng dữ liệu của các hệ thống con đã xác định trong giai đoạn thiết kế tổng thể. Đầu ra thu được khi hoàn tất việc thiết kế module chương trình là một thiết kế nội dung (hay gọi là Lược đồ chương trình) cho hệ thống sẽ được cài đặt. Đầu ra này được trình bày dưới dạng một lược cấu trúc (LCT) trong đó mỗi nút là một module chương trình. I. Lược đồ LCT tổng quát: Module chính 6. Cấu hình người dùng 5. Quản lý lương 4. Quản lý nhân sự 3. Quản lý chi 2. Quản lý thu 1. Đăng ký phòng Y/c đặt phòng của khách,yc bc của giám đốc Các trả lời đáp ứng, báo cáo C SDL về các khoản thu, y/c bc tổng thu Báo cáo tổng thu CSDL về các khoản chi, y/c bc tổng chi Báo cáo tổng chi CSDL về nhân sự, y/c cập nhật ns,… Báo cáo ns, kết xuất để tính lương,… CSDL nhân viên, công,… Bảng lương nhân viên,… Thêm, xoá, cấu hình quyền users CSDL người dùng đã được cập nhật 7. Thoát Yêu cầu đóng chương trình Lệnh đóng chương trình Lược đồ LCT tổng quát của hệ thống II. Các lược đồ LCT chi tiết II.1. Lược đồ LCT chi tiết ‘Đăng ký phòng’ 1. Đăng ký phòng 1.1. Kiểm tra hiện trạng hệ thống phòng 1.2. Đăng ký khách mới 1.3. Tìm kiếm Y/c đăng ký đặt phòng của khách Trả lời chấp nhận hoặc từ chối Y/c thêm khách mói CSDL khách hàng đã được cập nhật Y/c tìm kiếm thông tin khách hàng Kết quả tìm kiếm 1.4. Báo cáo Y/c báo cáo tần suất phòng Báo cáo tần suất phòng II.2 Biểu đồ LCT chi tiết ‘Quản lý thu’ 2. Quản lý thu 2.1. Cập nhật dl thu 2.2. Tìm kiếm 2.3. Báo cáo II.3 Biểu đồ LCT chi tiết “Quản lý chi” 3. Quản lý chi 3.1. Cập nhật dl chi 3.2. Tìm kiếm 3.3. Báo cáo II.4 Lược đồ LCT chi tiết của “Quản lý nhân sự” 4. Quản nhân sự 4.1. Cập nhật dl nhân v 4.2. Tìm kiếm 4.3. Báo cáo II.5 Lược đồ LCT chi tiết của “Quản lý lương” 4. Quản nhân sự 4.1. Cập nhật dl nhân v 4.2. Tìm kiếm 4.3. Báo cáo II.6 Lược đồ LCT chi tiết của “Quản lý người dùng” 6. Cấu hình người dùng 5.1. Bổ xung, xoá, phân quyền người dùng 5.2. Duyệt ds user Chương III: Thiết kế giao diện chương trình Màn hình được sử dụng để thực hiện sự đối thoại giữa người và máy. đặc điểm của kiểu tương tác đối thoại này là: vào/ ra gần nhau (xen kẽ nhau), thông tin cần đến là tối thiểu (tức là cần dùng đến gì thì xuất ra cái đó không um tùm). Để cho giao diện có tính thân thiện, dễ dùng và dễ dàng thích ứng với người dùng thì yêu cầu khi thiết kế là phải thể hiện sáng sủa, không lộn xộn hay quá ôm đồm,… Có 3 hình thức đồi thoại người/máy: Câu lệnh và câu nhắc: máy hỏi hay đưa ra nhắc nhở, người thì đáp lại. Điển mẫu (Form): người dùng điền thông tin vào các chỗ trống trong một Form trên màn hình. Đơn chọn (Menu): phân các chức năng của chương trình theo một hệ thống phân cấp các menu. Công việc của việc thiết kế giao diện là chọn kiểu đối thoại phù hợp trên cơ sở đó kết hợp với các thiết kế module để đưa ra giao diện hoàn chỉnh cho hệ thống đang xây dựng. Trong đề tài này chung em chọn hình thức Đơn chọn (Menu) để thiết kế giao diện cho chương trình của mình. 1. Hệ thống Menu của chương trình QUảN Lý KHáCH SạN Cấu hình người dùng Quản lý lương Quản lý nhân sự Quản lý chi Quản lý thu Đăng ký phòng Thoát In báo cáo Tìm kiếm Đăng ký khách mới Kiểm tra hiện trạng phòng Tầm xuất phòng hàng tuần Tần xuất phòng hàng tháng In báo cáo Tìm kiếm Cập nhật dữ liệu thu In báo cáo Tìm kiếm Cập nhật dữ liệu chi In báo cáo Tìm kiếm Cập nhật dữ liệu nhân viên In báo cáo Tìm kiếm Cập nhật bảng chấm công Tổng thu hàng tuần Tổng thu hàng tháng Các khoản thu theo ngày Tổng chi hàng tuần Tổng chi hàng tháng Các khoản chi theo ngày Danh sách nv theo phòng ban Danh sach toàn bộ nv Nhần viên theo mã nhân viên Nhân viên theo phòng ban Báo cáo lương nv tháng Lương theo mã nhân viên Lương theo phong ban Duyệt ds User Thêm , xoá, phân quyền User Thông tin khách hàng theo phòng TT khách hàng theo quốc tịch 2. Hình thức giao diện của chương trình khi cài đặt Hệ thống Menu chính của chương trình. Chương IV : Thiết kế các biểu mẫu nhập – xuất Phần này chúng em xin được trình bày luôn trong phần thuyết minh của giai đoạn 4, Lập trình và hiện thực hệ thống. GIAI ĐOạN IV : LậP TRìNH Và HIệN THựC Hệ THốNG Chương I : Lựa chọn công cụ xây dựng CSDL và lập trình Đặc trưng CSDL của đề tài: Đề tài này thuần tuý về mặt quản lý, không yêu cầu những phép toán phức tạp để xử lý thông tin, mà chủ yếu là các phép toán truy tìm, trích lọc, sắp xếp, thêm bớt, sửa chữa thông tin nói chung là tương đối đơn giản. các dữ liệu của đề tài cũng thuộc loại đơn giản, do vậy chúng em chọn công cụ để xây dựng hệ thống như sau: CSDL được xây dựng trên Hệ quản trị CSDL Microsoft Access 2003 Công cụ được chọn để xây dựng chương trình là : Visual Basic 6.0 Quy trình xây dựng hệ thống như sau: B1 – Căn cứ vào các phân tích về hệ thống đã làm để xây dựng CSDL cho chương trình bằng MS Access 2003. Xây dựng cấu trúc các Tables cho chương trình. Thiết lập mỗi quan hệ giữa các Tables này. Xây dựng cá Queries cần thiết. B2 – Xây dựng chương trình trên môi trường Visual Basic 6.0. Một số yêu cầu tự đặt ra khi xây dựng chương trình: Giao diện phải thông nhất và dễ dùng Chương trình phải có tính phân quyền. Qua khảo sát thực tế chúng em chia các Users thành 3 nhóm + Nhân viên lễ tân + Nhân viên quản lý tài chính + Siêu người dùng (giám đốc) : có toàn quyền. Do vậy khi thực thi chương trình user phải thực hiện đăng nhập trước khi sử dụng được chức năng dành cho mình. (tại thời điểm viết báo cáo này chúng em vẫn chưa xây dựng chức năng này). Chương II: Giới thiệu Chương trình đã hoàn tất Do thời gian có hạn nên một số tính năng của chương trình vẫn chưa được hoàn tất, sau đây chúng em xin được trình bày bản Demo của chương trình và cũng đông thời liệt kê những tính năng sẽ được xây dựng và phát triển hơn trong tương lai. Các Components của chương trình 1. Danh sách các Tables Tổng số tables dùng để lưu dữ thông tin quản lý của hệ thống là là 7. một Tables được xây dựng để chứa thông tin về Users, tất cả thông tin của User trước khi save vào tập tin .mdb đều đã được mã hoá do vậy tinh bảo mật được nâng cao hơn. 2. Danh sách các Querys Q_BANGLUONG : dùng để tính lương nhân viên cuối tháng Q_DANGKYTHUE : dùng để truy vấn, cập nhật thông tin khách đăng ký thuê phòng. Q_NHATKYPHONG : được dùng để theo dõi tần suất kinh doanh phòng. Q_PHONGDATHUE : Liêt kê danh sách các phòng đã có khách thuê. Q_PHONGTRONG : Liệt kê danh sách các phòng chưa có khách thuê để lấy thông tin này khi có khách mới. 3. Thiết kế Relationship giữa các Tables 5. Danh sách các Reports - Báo cáo tần suất phong. - Báo cao tổng thu hàng tháng. - Báo cáo tổng chi hàng tháng. - Báo cao danh sách nhân viên. - Báo cáo lương tháng của nhân viên. 6. Hệ thống các Forms - Form đăng ký khách hàng mới - Form duyệt danh sách phòng còn trống và đã thuê - Form nhập các khoản thu - Form nhập các khoản thu - Form nhập lương - Form quản lý nhân sự - Form đăng nhập hệ thống - Form cấu hình users. Chi tiết được trình bày trong phần hướng dẫn cho người sử dụng dưới đây. Tất cả các Form này đều có một giao diện thống nhất bởi thực chất chúng là các Control collection được đặt trên một Form duy nhất và được tráo đổi trật tự sắp xếp tương ứng với chức năng yêu cầu. Chương III: Hướng dẫn dành cho người sử dụng 1. Tổng quan Như đã phân tích ở các phần trên hệ thống được chia làm hai hệ con được dùng cho những bộ phận khác nhau của khách sạn: - Bộ phận lễ tân : có toàn quyền với chức năng “Dang ky dat phong” - Bộ phận kế toán: có toàn quyền với các chức năng: + Quan ly thu. + Quan ly chi. + Quan ly luong. + Quan ly nhn su: vi khách sạn có phạm vi hoạt động nhỏ nên không có bộ phận quản lý nhân sự mà mộ phận kế toán phải kiêm luôn chức năng này. - Siêu người dùng (giám đốc) : có toàn quyền với mọi chức năng mà đặc biệt là “Cau hinh nguoi dung” để có thể thêm, xoá, sửa thông tin users vào các nhóm. Do vậy trước khi muốn làm việc với chương trình thì user phải thực hiện đăng nhập thành công. hệ thống sẽ xác nhận user để bật những chức năng cần thiết. Giao diện đăng nhập như sau: 2. Thực thi các công việc nghiệp vụ Như đã trình bầy ngay tại phần đầu báo cáo này về mục tiêu của đề tài tập trung chủ yếu và các hoạt động quản lý chính của khách sạn là quản lý kinh doanh cho thuê phong (bộ phận lễ tân), quản lý tài chính khách sạn (bộ phận kết toán). Dưới đây là sơ lược về sử dụng chương trình dành cho nhân viên của từng bộ phận nghiệp vụ trên: 2.1. Dành cho bộ phận nghiệp vụ Lễ tân Hệ thống có thể thực hiện các chức năng như: Truy vấn thông tin hệ thống các phòng của khách sạn .xem còn trống hay đã được thuê. Thực hiện đăng ký khách thuê mới. Tìm kiếm thông tin khách thuê. Duyệt và in báo cáo tần suất phòng. 2.1.1. Truy vấn thông tin hệ thống các phòng của khách sạn: - Thực hiện đăng nhập hệ thống. - Click /Dang ky dat phong/ bên Menu chính phía trái giao diện. - Click  /Kiem tra trang thai phong / - Click /Phong chua thue/ để xem danh sách phòng còn trống - Click /Phong da thue/ de xem danh sach phong đã được khách thuê. 2.1.2. Thực hiện đăng ký khách thuê mới. - Click /Dang ky dat phong/ - Click /Dang ky khach moi/ ố Form đăng ký khách sẽ được bật ra : - Click /Them moi/ à /Cap nhat/ Nếu muốn xem chi tiết thông tin các khách hàng hiện đang thuê phòng, chọn chức năng /Chi tiết ->/: 2.1.3. Tìm kiếm thông tin khách thuê - Click /Dang ky dat phong/ - Click /Dang ky khach moi/ ố Form đăng ký khách sẽ được bật ra : chọn chức năng /Tim kiem/ và nhập Mã số khách hàng cần tìm. Nếu tìm thấy hệ thống sẽ tự động nhãy đến bản ghi tương ứng và người dùng có thể thực hiện cập nhật, sửa chữa thông tin cần thiết. 2.1.4. Duyệt và in báo cáo tần suất phòng (chức năng này hiện tại chưa được cài đặt) - Click  /Kiem tra trang thai phong / bên Menu chính phía trái giao diện. - Click /Bao cao tan suat phong/ 2.2. Dành cho bộ phận nghiệp vụ Kế toán Phần việc của bộ phận kết toán trong khách sạn thường có những công việc sau: Cập nhật các khoản thu, chi hàng ngày. Hàng tháng hay hàng tuần tổng hợp và cân đối các khoản thu chi để trình lên cấp trên. Nếu có thể thì đưa ra dự báo tài chính trong tương lai. … Trong nghiệp vụ kế toán thì khi ứng dụng tin học để quản lý thì người làm công tác kế toán thường có những yêu cầu nhất định đối với một hệ thống như vậy: Hệ thống đó phải cho phép nhập, sửa chữa các khoản thu chi. (1) Tìm kiếm các thông tin kế toán cần thiết. (2) In các báo cáo tài chính. (3) Hổ trợ tính toán tự động một số các thao tác nghiệp vụ cần thiết.(4) Hệ thống phải có tính cơ động cao, thích ứng với những thay đổi trong hoạt động quản lý.(5) Một điểm nữa mà hầu như một ứng dụng nào cũng đòi hỏi phải sự trợ giúp trực tuyến hay có thể đưa ra những lời khuyên tại những vị trí cần thiết.(6) … Qua khảo sát thực tế tại Khách sạn Sao Biển – Sầm Sơn – Thanh Hoá và thông qua quá trình phân tích chúng em đã đưa ra một số chức năng cơ bản cần có của một Hệ thống quản lý tài chính khách sạn mà phạm vi ứng đụng chỉ giới hạn dành cho cơ sở thực hiện khảo sát. Các chức năng được đưa ra ở đây bao gồm: (1), (2), (3). Các chức năng còn lại là những hướng nghin cứu và phát triển trong tương lai. Trước khi có thể sử dụng hệ thống cho cho nghiệp vụ kế toán thì user phải thực hiện đăng nhập hệ thống, các thao tác như đã trình bày ở trên. 2.2.1. Bổ xung khoản thu - Click / Quan ly thu/ trên Menu phía trái của giao diện chương trình. - Click /Them moi/ để có bổ thêm một khoản thu mới vào CSDL. - Click /Cap nhat/ khi đã hoàn tất nhập liệu. 2.2.2. Tìm kiếm, liệt kê các khoản thu trong một tháng chọn trước - Click /Tim kiem ->/ trên phân hệ Quan ly thu. - Chọn tháng và năm cần liệt kê trên giao diện được mở ra: 2.2.3. In bao cáo tổng thu - Click /Bao cao ->/ trên màn hình giao diện của phân hệ Quan ly thu. - Click /In bao cao tong thu/. ---------------------------------- Các thao tác, chức năng đối với phân hệ Quan ly chi hoàn toàn tương tự. 2.2.4. Quản lý nhân sự - Click /Quan ly nhan su/ trên Menu trái của chương trình. Màn hình giao diện của phân hệ Quan ly nhan su được mở ra: - Để bổ xung nhân viên mới Click /Them moi/ -> /Cap nhat/ - Để xoá thông tin nhân viên hiện hành click /Xoa/ - Để in báo cáo danh sách nhân viên click/ In bao cao/. -… 2.2.5. Quản lý lương - Click /Quan ly luong/ trên Menu trái của chương trinh -> Form phân hệ Quan ly luong được bật ra: Từ đây có thể thực hiện chấm công cho nhân viên, thực hiện tìm kiếm, xem thông tin lương của nhân viên với chức năng /Tim kiem/. In báo cáo lương với /Bao cao/ như đang được thể hiện ở hình trên. 3. Quyền hạn của Siêu người dùng Như đã được trình bày các users trong nhóm “Siêu người dung” có toàn quyền với các chức năng của hệ thống. Ngoài nhữn chức năng nghiệp vụ ở trên, họ còn có thể cấu hình,bổ xung, sửa chửa, phân quyền users. Để vào chức năng này: - Click /Cau hinh nguoi dung/ tren Menu trái của chương trình. - Nhập Tên đăng nhập và Mật mã -> Click /Cau hinh nhom/. -> Màn hình cấu hình sẽ được mở ra -> Chọn chức năng cần thiết trên Form này để thực thi. Trên đây là một số tóm tắt về cách sử dụng chương trình cho những người sử dụng với chỉ những yêu cầu kiến thức tối thiểu về cách sử dụng máy tính. Phụ lục: một số SOURCE CODE CủA CHƯƠNG TRìNH 1. Các thông số khởi tạo chương trình Private Sub Form_Load() On Error GoTo LOI Dim str As String Dim i As Integer For i = 0 To 10 With Frame(i) .Move TabStrip.ClientLeft, _ TabStrip.ClientTop, _ TabStrip.ClientWidth, _ TabStrip.ClientHeight End With Next i frmInterface.Width = 9135 frmInterface.Height = 6570 2. Code xử lý hoạt động của Menu chính : ‘Gọi chức năng tương ứng khi người dùng Click menu. Private Sub Label_Click(Index As Integer) On Error GoTo LOI Dim i As Integer Select Case Index Case 0: Tapaccess = 0 Call TabStrip_Click Case 1: Tapaccess = 3 Call TabStrip_Click Case 2: Tapaccess = 5 Call TabStrip_Click Case 3: Tapaccess = 7 Call TabStrip_Click Case 4: Tapaccess = 8 Call TabStrip_Click Case 5: Tapaccess = 10 Call TabStrip_Click Case 6: If MsgBox("HAY LUU LAI TAT CA CONG VIEC DANG LAM TRUOC KHI THOAT?", vbYesNoCancel + vbQuestion, "CANH BAO TRUOC KHI THOAT") = vbYes Then Unload Me End Select LOI: End Sub --------------------- Private Sub TabStrip_Click() Frame(Tapaccess).ZOrder 0 End Sub --------------------- ‘Thay đổi cách hiển thị của menu Private Sub Label_MouseMove(Index As Integer, Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single) On Error GoTo LOI Select Case Index Case 0: Label(0).ForeColor = &HFFFFFF Label(1).ForeColor = &H0& Label(2).ForeColor = &H0& Label(3).ForeColor = &H0& Label(4).ForeColor = &H0& Label(5).ForeColor = &H0& Case 1: Label(1).ForeColor = &HFFFFFF Label(0).ForeColor = &H0& Label(2).ForeColor = &H0& Label(3).ForeColor = &H0& Label(4).ForeColor = &H0& Label(5).ForeColor = &H0& Case 2: Label(2).ForeColor = &HFFFFFF Label(0).ForeColor = &H0& Label(1).ForeColor = &H0& Label(3).ForeColor = &H0& Case 3: Label(3).ForeColor = &HFFFFFF Label(0).ForeColor = &H0& Label(1).ForeColor = &H0& Label(2).ForeColor = &H0& Label(4).ForeColor = &H0& Label(5).ForeColor = &H0& Case 4: Label(4).ForeColor = &HFFFFFF Label(0).ForeColor = &H0& Label(1).ForeColor = &H0& Label(2).ForeColor = &H0& Label(3).ForeColor = &H0& Label(5).ForeColor = &H0& Case 5: Label(5).ForeColor = &HFFFFFF Label(0).ForeColor = &H0& Label(1).ForeColor = &H0& Label(2).ForeColor = &H0& Label(3).ForeColor = &H0& Label(4).ForeColor = &H0& End Select '--------------- LOI: End Sub ------------------- 3. Code dùng để thao tác CSDL ‘Truy vấn CSDL thu, chi hàng tháng Private Sub cmdTimkiem_phThu_Click() combThang_phThu.Clear combThang_phThu.AddItem "Thang 1", 0 combThang_phThu.AddItem "Thang 2", 1 combThang_phThu.AddItem "Thang 3", 2 combThang_phThu.AddItem "Thang 4", 3 combThang_phThu.AddItem "Thang 5", 4 combThang_phThu.AddItem "Thang 6", 5 combThang_phThu.AddItem "Thang 7", 6 combThang_phThu.AddItem "Thang 8", 7 combThang_phThu.AddItem "Thang 9", 8 combThang_phThu.AddItem "Thang 10", 9 combThang_phThu.AddItem "Thang 11", 10 combThang_phThu.AddItem "Thang 12", 11 txtNam_phThu.Text = Calendar.Year '------------------------------------- Tapaccess = 4 Call TabStrip_Click 'txtNam_phThu.Text = Year() End Sub --------------------- ‘Tìm kiếm thông tin Private Sub cmdFindKhachhang_Click() On Error GoTo Err_cmdFindKhachhang_Click Dim str As String Dim TIMTHAY As Integer str = InputBox("NHAP MA SO KHACH HANG CAN TIM? ", "TIM KIEM KHACH HANG") Adodc1.Recordset.MoveFirst Do If Adodc1.Recordset.Fields(0).Value = str Then MsgBox "TIM THAY ! ", vbOKOnly, "KET QUA TIM KIEM" TIMTHAY = 1 Exit Do Else Adodc1.Recordset.MoveNext End If Loop Until Adodc1.Recordset.EOF If TIMTHAY = 0 Then MsgBox "KHONG TIM THAY KHACH HANG THOA MAN DIEU KIEN!", vbOKOnly, "KET QUA TIM KIEM" End If Err_cmdFindKhachhang_Click: End Sub ---------------------’Chi tiết hoá cách hiển thị thông tin khách hàng Private Sub cmdChitiet_Click() If cmdChitiet.Caption = "Chi tiet ->" Then frmInterface.Width = 13485 cmdChitiet.Caption = "Return <-" Else If cmdChitiet.Caption = "Return <-" Then cmdChitiet.Caption = "Chi tiet ->" frmInterface.Width = 9135 End If End If End Sub --------------------’Chèn ảnh nhân viên Private Sub cmdChenanh_phQLNS_Click() On Error GoTo Err_cmdChenanh_phQLNS_Click With CommonDialog .CancelError = True .Filter = "All Files (*.*)|*.*|bmp Files" & _ "(*.bmp)|*.bmp|JEPG Files (*.jpg)|*.jpg" .FilterIndex = 2 .ShowOpen End With picAnhnhanvien_phQLNS.Picture = LoadPicture(CommonDialog.FileName) Err_cmdChenanh_phQLNS_Click: End Sub ---------------------- ‘Bổ xung thông tin mới Private Sub cmdThem_phChi_Click() On Error GoTo Err_cmdThem_phChi Adodc3.Recordset.AddNew Exit Sub Err_cmdThem_phChi: End Sub -----------------------‘Cập nhật dữ liệu Private Sub cmdCapnhat_phQLNS_Click() On Error GoTo Err_cmdCapnhat_phQLNS Adodc4.Recordset.UpdateBatch adAffectAllChapters Err_cmdCapnhat_phQLNS: End Sub -----------------------’Xoá thông tin Private Sub cmdXoa_phQLL_Click() On Error GoTo err_cmdXoa_phQLL_Click If MsgBox("BAN THUC SU MUON XOA?", vbYesNoCancel, "CANH BAO") = vbYes Then Adodc5.Recordset.Delete adAffectCurrent MsgBox "DA XOA HOAN TAT", vbOKOnly + vbInformation, "KET QUA XOA" End If err_cmdXoa_phQLL_Click: End Sub --------------------------------------- Tài liệu tham khảo 1. Nguyễn Văn Ba - Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin – NXBĐại học quốc gia Hà nội. (giáo trình đang học) 2. Nguyễn Thị Ngọc Mai - Microsoft Visual Basic 6.0 và lập trình cơ sở dữ liệu – NXB Lao động xã hội.3. MSDN 7/2001