Đề tài Phương hướng hoàn thiện công tác kiểm toán nội bộ trong các ngân hàng thương mại

Lời nói đầu Hệ thống ngân hàng trong bất kỳ một nền kinh tế nào cũng luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình ổn định và phát triển kinh tế xã hội. Với tư cách là một định chế tài chính trung gian, hệ thống ngân hàng không những chỉ thực hiện tốt việc huy động, phân phối lại nguồn vốn tạm thời nhàn rỗi trong xã hội, thanh toán và cung ứng các dịch vụ ngân hàng cho các tổ chức, cá nhân mà còn thực hiện việc kiểm tra kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh. Tính hiệu quả trong hoạt động kinh tế, sự phồn thịnh hay suy thoái của nền kinh tế phụ thuộc rất lớn vào chất lượng hoạch định và thực thi chính sách tiền tệ một cách linh hoạt có hiệu quả và chất lượng hoạt động của hệ thống ngân hàng. Để đánh giá được hiệu quả trong hoạt động kinh tế thì cách tốt nhất là phải đánh giá được chất lượng hoạt động của hệ thống ngân hàng. Việc lượng hoá chất lượng hoạt động của hệ thống ngân hàng lại chỉ có thể được thực hiện thông qua công tác kiểm toán. Trong giai đoạn hiện nay với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế thế giới, những yêu cầu đòi hỏi về chất lượng của thông tin đặc biệt là thông tin về kết quả hoạt động kinh doanh của các đơn vị trong nền kinh tế đã ngày càng khẳng định vai trò của công tác kiểm toán nội bộ cũng là một trong những hình thức của kiểm toán trong đó nó nhiệm vụ kiểm tra, đánh giá hoạt động của doanh nghiệp ở từng bộ phận, từng đơn vị. ở Việt Nam, hoạt động kiểm toán nói chung cũng bắt đầu được thực hiện vào cuối những năm 80 và kiểm toán nội bộ được áp dụng thực hiện vào đầu những năm 90-91. Sự phát triển mạnh mẽ của kiểm toán nói chung và kiểm toán nội bộ nói riêng đã tác động lớn đến tính hiệu quả, xu hướng hoạt động của các doanh nghiệp, các đơn vị kinh tế - mọi doanh nghiệp và đơn vị kinh doanh trong đó có các NHTM đều phải điều chỉnh và hoàn thiện các hoạt động của mình nhằm xây dựng tổ chức mình ngày càng mạnh mẽ hơn, tạo sự tin cậy hơn trong công chúng để tăng sức cạnh tranh của mình trong nền kinh tế. Hệ thống NHTM Việt Nam cũng thực hiện hoạt động KTNB xuất phát từ chính nhu cầu của mình để tạo ra những động lực thúc đẩy phát triển. Sau gần 10 năm hoạt động KTNB trong các NHTM đã đạt được nhiều thành quả nhưng bên cạnh đó công tác KTNB cũng phát sinh nhiều vấn đề bất cập như những sai phạm trong qui trình KTNB, qui tắc của KTNB, tổ chức... Xuất phát từ những vấn đề này đã nảy sinh trong tôi ý tưởng nghiên cứu đề tài “Phương hướng hoàn thiện công tác kiểm toán nội bộ trong các ngân hàng thương mại”. Nội dung đề tài bao gồm những phần sau: Phần I: Những vấn đề lý luận về KTNB trong các NHTM Việt Nam I. Bản chất, chức năng và nhiệm vụ của KTNB II. Nội dung, hình thức của KTNB III. Sự cần thiết phải KTNB trong các NHTM Phần II: Thực trạng của hoạt động KTNB trong các NHTM ở Việt Nam hiện nay và các ý kiến đề xuất I. Thực trạng khó khăn II. ý kiến đề xuất Phần I: Những vấn đề lý luận về KTNB trong các NHTM Việt Nam I. Bản chất chức năng và nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ Trên thế giới thuật ngữ kiểm toán (KT) đã có từ lâu, từ khi xuất hiện nhu cầu xác định tính trung thực độ tin cậy của thông tin trong BCTC, kế toán và thực trạng tài sản của một chủ thể trong quan hệ kinh tế. ở Việt Nam thuật ngữ kinh tế mới chỉ xuất hiện từ những năm cuối của thập kỷ 80 nhưng nó đã nhanh chóng trở nên rất quan trọng trong hoạt động kinh tế và đặc biệt kể từ khi Việt Nam bước sang nền kinh tế thị trường. Nếu như kế toán có nhiệm vụ tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho các quyết định kinh tế của các đối tượng có liên quan thì kinh tế có trách nhiệm thẩm tra đánh giá, đảm bảo và nâng cao độ tin cậy của các thông tin kinh tế. Như vậy có thể hiểu một cách tổng quát: kiểm toán là việc kiểm tra, thẩm định, đánh giá nhằm xem xét chất lượng hoạt động của một tổ chức, chất lượng của các hồ sơ tài chính, kế toán. Kiểm toán được định nghĩa theo cách chung nhất, như sau: Kiểm toán là quá trình các chuyên gia độc lập và có thẩm quyền thu thập và đánh giá các bằng chứng về các thông tin có thể định lượng được của một đơn vị cụ thể nhằm mục đích xác nhận và báo cáo về mức độ phù hợp giữa các thông tin này với các chuẩn mực đã được thiết lập từ trước. Có nhiều cách phân loại kiểm toán khác nhau. Nếu phân loại theo chủ thể kiểm toán thì kiểm toán có thể gồm 3 loại là kiểm toán độc lập và kiểm toán nội bộ. KTNN là công việc là kiểm toán do cơ quan kiểm toán nhà nước tiến hành để xem xét việc chấp hành các chính sách, luật lệ, chế độ của nhà nước và sự đánh giá sự hữu hiệu, hiệu quả hoạt động tại các đơn vị sử dụng vốn và kinh phí của nhà nước. Kiểm toán nhà nước có nhiệm vụ kiểm tra, xác nhận việc chi tiêu đúng mục đích, đúng dự toán và có hiệu quả ngân quỹ của nhà nước. Bên cạnh đó, KTNN còn có quyền góp ý và yêu cầu các đơn vị được kiểm toán sửa chữa những sai phạm và kiến nghị với cấp có thẩm quyền xử lý các vi phạm, đề xuất với chủ nhà nước sửa đổi, cải tiến cơ chế quản lý tài chính, kế toán cần thiết. Kiểm toán độc lập là công việc kiểm toán do các kiểm toán viên độc lập hành nghề trong các công ty kiểm toán hoặc trong các văn phòng kiểm toán chuyên nghiệp tiến hành. Trên thế giới, kiểm toán độc lập là loại hoạt động dịch vụ tư vấn dưới sự bảo hộ và thừa nhận của pháp luật. Ngày nay công việc kiểm toán độc lập càng ngày càng được quản lý chặt chẽ bởi các hiệp hội chuyên ngành về kiểm toán. Hoạt động chủ yếu của kiểm toán độc lập là kiểm toán báo cáo tài chính và thực hiện kiểm toán theo yêu cầu của khách hàng ngoài ra còn thực hiện các dịch vụ tư vấn về tài chính - kế toán thuế. ở Việt Nam trong những năm gần đây kiểm toán độc lập đã và đang phát triển mạnh mẽ. Tính đến đầu năm 1998, trong lĩnh vực kiểm toán độc lập có 6 công ty KTNN, 4 công ty kiểm toán 100% vốn nước ngoài, 2 công ty liên doanh và một số công ty tư nhân. KTNB là công việc kiểm toán do các kiểm toán viên nội bộ của đơn vị viên hành theo yêu cầu của giám độc doanh nghiệp hoặc thủ trưởng đơn vị. 1. Bản chất của KTNB Xuất phát từ quan điểm thuần tuý về kế toán nhằm phát hiện các sai sót, gian lận, KTNB đã dần dần mở rộng phạm vi hoạt động trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của chính trị hay của doanh nghiệp và hướng hoạt động KTNB vào việc cải thiện và nâng cao chất lượng hoạt động tăng cường sức mạnh cho cơ chế kiểm soát nội bộ. Lịch sử phát triển hoạt động kiểm toán ở các nước có nền kinh tế thị trường cho thấy KTNB là một nghề nghiệp mới mẻ. Tuy lúc đầu KTNB mang tính chất không chuyên, không tồn tại ở các doanh nghiệp hay được coi như một phần kiểm toán độc lập nhưng về sau nó đã trở thành một nghề có tính chuyên nghiệp. KTNB là công cụ quản lý của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp để kiểm soát, đánh giá, phân tích tình hình hoạt động của doanh nghiệp, đánh giá và điều chỉnh chiến lược kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất. KTNB cũng là công cụ để phân tích đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm toán và hệ thống kiểm toán nội bộ. Trong doanh nghiệp, KTNB là bộ phận chịu trách nhiệm xem xét lại một cách định kỳ các biện pháp mà ban giám đốc và các nhà quản lý ở mọi cấp áp dụng để quản lý và kiểm soát doanh nghiệp. Chức năng này được đảm nhiệm bởi một bộ phận chịu sự điều hành của Ban giám đốc nhưng hoàn toàn độc lập với tất cả các bộ phận khác. Các mục tiêu chính của KTNB trong khuôn khổ xem xét định kỳ là kiểm trra các thủ tục có đủ an toàn và các thông tin có trung thực, tin cậy hay không, các nghiệp vụ có hợp thức, tổ chức hoạt động có hiệu quả, cơ cấu có rõ ràng và thích hợp hay không. Như vậy, từ doanh nghiệp cho thấy KTNB không chỉ giới hạn trong bộ phận kế toán và tài chính của doanh nghiệp, chính vì vậy đã xuất hiện kiểm toán hoạt động, kiểm toán tuân thủ cùng với khái niệm kiểm toán báo cáo tài chính . Tóm lại KTNB là hoạt động cần thiết của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường, là nhu cầu cần thiết khách quan cho việc kiểm soát chất lượng hoạt động và đảm bảo chất lượng thông tin kinh tế, tài chính của BCTC, kiểm toán hoạt động và kiểm toán tính tuân thủ các qui định, các chế độ hiện hành của nhà nước và của doanh nghiệp,...Trên thực tế KTNB đã hình thành và phát triển khá mạnh ở nhiều quốc giá trên thế giới. Nhưng ở nước ta KTNB còn là vấn đề khá phức tạp và còn mới mẻ. Vì vậy cần phải có sự thống nhất về nhận thức và cách thức tiến hành, triển khai và thực hiện không những ở các doanh nghiệp mà còn ở các tổ chức tài chính - tiền tệ (như ngân hàng), cơ quan quản lý nhà nước... ở các nước trên thế giới, thông lệ KTNB không được qui định bởi pháp luật. Nói một cách khác, không có qui định nào bắt buộc một công ty nhà nước hay tư nhân phải có KTNB. Việc quyết định thành lập bộ phận KTNB phải xuất phát từ sự tự nguyện, từ yêu cầu thực tế của ban giám đốc. Các mục tiêu và chức năng của KTNB vì thế mà thay đổi tuỳ theo yêu cầu cụ thể của ban giám đốc. 2. Chức năng của KTNB Số liệu tài liệu kế toán, BTCT của doanh nghiệp là căn cứ pháp lý để đánh giá tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, với các bên liên quan với doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính đầy đủ, trung thực, hợp lý của các số liệu kế toán và các thông tin trong BCTC đã được công bố. Do đó nhà nước yêu cầu các doanh nghiệp phải thường xuyên tổ chức KTNB nhằm đánh giá về chất lượng và độ tin cậy của các thông tin đó. Để thực hiện yêu cầu KTNB có 3 chức năng cơ bản là kiểm tra, xác nhận và đánh giá. Phạm vi kiểm tra, xác nhận và đánh giá của KTNB bao gồm: Thứ nhất là độ tin cậy của thông tin tài chính - kế toán do kế toán tổng hợp xử lý và trình bày. Thứ hai là tính tuân thủ luật pháp và các qui chế, các qui định của nhà nước, các qui định của bản thân doanh nghiệp. Thứ ba là tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ. Thứ tư là tính hiệu quả của các hoạt động kinh tế và việc sử dụng các nguồn lực, lựa chọn các phương án các quyết định kinh tế. 3. Nhiệm vụ của KTNB Để làm đúng và trọn vẹn chức năng của mình, kiểm toán nội bộ có nhiệm vụ sau đây: Thứ nhất là kiểm tra và đánh giá tính phù hợp, tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống KTNB trong đơn vị, trong doanh nghiệp. Thứ hai là kiểm tra và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính, của báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị doanh nghiệp trước khi trình ký duyệt và công bố. Thứ ba là kiểm tra và đánh giá sự tuân thủ luật pháp chính sách, chế độ tài chính, kế toán, chính sách, nghị quyết, quyết định của hội đồng quản trị, của ban giám đốc doanh nghiệp. Thứ tư là phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là những nhiệm vụ cơ bản nhất mà một cuộc KTNB cần phải hoàn thành để đáp ứng yêu cầu về thông tin cho doanh nghiệp cũng như những người quan tâm đến doanh nghiệp. II. Nội dung hình thức KTNB 1. Nội dung công việc của KTNB Để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình kiểm toán có 3 nội dung công việc sau: Một là kiểm toán hoạt động Hai là kiểm toán báo cáo tài chính Ba là kiểm toán tuân thủ Tuỳ yêu cầu của BGĐ và các bộ phận được kiểm toán cùng với năng lực, hoàn cảnh điều kiện có thể thực hiện 3 nội dung công việc kiểm toán hay một trong 3 công việc cuả hoạt động kiểm toán. a) Kiểm toán hoạt động Kiểm toán hoạt động đánh giá tính hiệu quả, tác dụng của 1 phương án kinh doanh, 1 qui trình công nghệ hay một loại TSCĐ muốn đưa vào hoạt động. Kiểm toán hoạt động sử dụng các kỹ năng khác nhau: kế toán, tài chính, kinh tế, kỹ thuật và khoa học... Kết thúc cuộc kiểm toàn thường lập một bản giải trình đánh giá, kết luận các mặt tốt, xấu gửi cho các cơ quan có thẩm quyền. Nội dung chủ yếu của kiểm toán hoạt động gồm: Thứ nhất là kiểm tra việc huy động, phân phối sử dụng một cách tiết kiệm và có hiệu quả các nguồn lực (nhân lực, vật tư và tài sản, vốn, lợi thế kinh doanh...) của doanh nghiệp. Thứ hai là kiểm tra tính hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh, phân phối và sử dụng thu nhập, kết quả bảo toàn và phát triển vốn. Thứ ba là kiểm tra và đánh giá hiệu quả và hoạt động của các bộ phận chức năng trong việc thực hiện các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. b) Kiểm toán tuân thủ Kiểm toán tuân thủ là thường do cấp trên kiểm tra các đơn vị cấp dưới về việc cháp hành các qui định, qui chế. Nội dung công việc kiểm toán tuân thủ Thứ nhất là việc kiểm tra tính tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ tài chính, kế toán, chế độ quản lý của nhà nước và tình hình chấp hành các chính sách, nghị quyết, quyết định, qui chế của hội đồng quản trị, của ban giám đốc. Thứ hai là kiểm tra tính tuân thủ các qui định về nguyên tắc, qui trình nghiệp vụ, thủ tục quản lý của toàn bộ cũng như của từng khâu công việc, của từng biện pháp trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Thứ ba là kiểm tra sự chấp hành các nguyên tắc, chính sách, các chuẩn mực kế toán từ khâu lập chứng từ vận dụng hệ thống tài khoản, ghi sổ kế toán, tổng hợp thông tin và trình bày báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị đến lưu trữ tài liệu kế toán... c) Kiểm toán báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị nhằm kiểm tra xác nhận các thông tin số liệu trên báo cáo tài chính được tập hợp có trung thực và hợp lý không, có phù hợp với các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán thông dụng đã được chấp nhận không,... Nội dung công việc của kiểm toán báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị gồm: Thứ nhất là kiểm tra và xác nhận tính kịp thời, đầy đủ, khách quan, tính tin cậy của báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trước khi giám đốc ký duyệt và công bố. Thứ hai là kiểm tra và đánh giá các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị được ra những kiến nghị và tư vấn cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm bảo đảm sụ hợp lý và hiệu quả. 2. Các hình thức kiểm toán nội bộ Hoạt động KTNB có thể tiến hành dưới nhiều hình thức khác nhau. Mỗi hình thức kiểm toán đem lại những kết quả nhất định và thoả mãn những yêu ầu khác nhau. Tuỳ từng điều kiện hoàn cảnh và trong từng khoảng thời gian không gian cụ thể cần và có thể vận dụng các hình thức kiểm toán một cách thật linh hoạt sao cho có hiệu quả. Trên thực tế trong công tác KTNB người ta sử dụng các hình thức sau: a) Thứ nhất là kiểm toán toàn diện và kiểm toán đặc biệt Kiểm toán toàn diện nhằm vào toàn bộ hoạt động kinh doanh, hoạt động kế toán với mục đích xem xét sự chính xác của tài liệu, số liệu kế toán, đồng thời tìm hiểu xem các tài liệu này đã phản ánh trung thực của tình hình hoạt động của cơ quan, tình hình kinh doanh của doanh nghiệp chưa. Trái lại, kiểm toán đặc biệt (hay kiểm toán chuyên đề) tập trung vào số nghiệp vụ nhất định, ví dụ như kiểm toán ngân quỹ, kiểm toán hoạt động bán hàng, kiểm toán chi phí, lợi nhuận,... Tuy nhiên để phân biệt giữa 2 loại kiểm toán này cũng không đơn giản, vì đôi khi 1 cuộc kiểm toán đặc biệt chỉ nhìn vào một vấn đề xem công ty có chia lãi đúng qui định không, cũng đòi hỏi phải thực hiện một cuộc kiểm toán hầu như toàn diện mới có đủ yếu tố để xác định. Do đó, tiêu chuẩn phân biệt hai loại kiểm toán này nằm ở chỗ bao gồm nhiều hay ít nghiệp vụ phải kiểm toán. Nếu cuộc kiểm toán chỉ nhằm vào một đối tượng, một vấn đề nào đó được xác định rõ thì đó là kiểm toán đặc biệt. Trái lại, nếu cuộc kiểm toán bao quát nhiều vấn đề nhằm vào nhiều mục đích thì đó là kiểm toán toàn diện. b) Kiểm toán thường xuyên và kiểm toán định kỳ Kiểm toán thường xuyên là thực hiện các việc thẩm tra, xem xét liên tục, hàng tuần, hàng tháng trong suốt năm. Hình thức này tỏ ra khá hữu hiệu vì có thể giúp cho việc phát hiện mau chóng kịp thời các sai sót, nhờ đó hạn chế ngăn chặn được các tác hại. Nhờ đó thực hiện thường xuyên, các cuộc kiểm toán này có tác dụng ngăn chặn, phòng ngừa rất hiệu quả. Kiểm toán định kỳ chỉ nhằm theo dõi tình hình qua các báo cáo tài chính kế toán hàng tháng, thàng quý hay cả năm nghiên cứu đánh giá bảng cân đối kế toán giữa năm hay cuối năm để đưa ra những nhận xét kết luận, đánh giá công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Do khoảng cách về thời gian kiểm toán cách nhau khá xa nên nhiều khi không mang lại kết quả mong muốn về các sai trái, tiêu cực (nếu có) đã gây ra những hậu quả khó có thể khắc phục. c) Kiểm toán phòng ngừa và kiểm toán sau hoạt động Kiểm toán phòng ngừa là loại hình kiểm toán bao gồm những biện pháp phòng ngừa được áp dụng trước hay ngay sau khi một nghiệp vụ kế toán phát sinh nhằm bảo đảm cho bộ máy kế toán hoạt động chuẩn xác và hợp thức, loại trừ các sai phạm trước hay ngay khi chúng xuất hiện. Kiểm toán sau hoạt động chỉ nhằm xem xét khảo sát để xác định xem các sổ kế toán có trung thực chính xác không, đồng thời phát giác các vi phạm, gian lận nếu có. Công việc kiểm toán sau hoạt động thực hiện khác các công việc kế toán đã được thực hiện xong một thời gian khá lâu các nghiệp vụ đã được ghi vào sổ kế toán tổng hợp và lên báo cáo tài chính. Hai hình thức này mặc dù có sự khác nhau nhưng vẫn có sự hỗ trợ nhau rất hữu hiệu. Một mặt, chính nhờ các kinh nghiệm, các kết luận được rút từ những cuộc kiểm toán sau hoạt động mà các chuyên gia mới xây dựng, thiết lập các biện pháp phòng ngừa cho công tác kiểm toán phòng ngừa. Mặt khác, việc ban hành các biện pháp phòng ngừa không chỉ đơn thuần đưa ra các chỉ thị, các qui định mà còn phải có những sự kiểm toán theo dõi sự tuân thủ, chấp hành nữa, đó là một dạng kiểm toán sau hoạt động đầu tiên. 3. Đối tượng của KTNB Cũng như kiểm toán nói chung, KTNB cũng có đối tượng là các sai lầm và gian lận. Đối tượng của công tác kiểm toán là xem xét đánh giá sự đánh giá hợp thức của các số liệu, tài liệu kế toán. Để có thể đạt đến mục đích này công việc phải làm là xác định các sổ kế toán, các số liệu kế toán được kiểm tra không chứa đựng một sai lầm hay gian lận nào. Do đó đối tượng của kiểm toán là loại trừ các sai lầm và gian lận Sai lầm và gian lận là các khiếm khuyết, các vi phạm đối với nguyên tắc và luật lệ kế toán đã được qui định. Sự khác biệt giữa sai lầm và gian lận nằm trong yếu tố ý đồ. Sai lầm là sự vi phạm do bất cẩn, vô ý hay kém cỏi mà người thực hiện hoàn toàn không có. Gian lận là một sự vi phạm do cố tình mà người thực hiện có ý đồ phạm pháp rõ rệt. Trên thực tế kiểm toán viên nhiều khi khó phân biệt xem sự vi phạm nào là sai lầm và sự vi phạm nào là gian lận. Xác định một trường hợp vi phạm là có ý đồ hay không có ý đồ hoàn toàn không đơn giản. Các dạng sai lầm thường gặp là do thiếu sót, do định khoản sai, nhầm lẫn về ghi sổ và chuyển khoản sổ, nhầm lẫn do trùng lắp, sai lầm bù trừ nhau, sai lầm về nguyên tắc. Các hình thức gian lận thường gặp là gian lận tiền bạc và tài sản tạo dựng tình huống. III. Qui trình về trình tự kiểm toán nội bộ Quy trình về trình tự KTNB trong một doanh nghiệp bao gồm các bước sau: 1) Lập kế hoạch và lựa chọn phương pháp kiểm toán Công việc chủ yếu ở bước này bao gồm Thứ nhất là lập chương trình kế hoạch, xác định mục tiêu, nội dung, phạm vi và thời gian tiến hành KTNB. Thứ hai là xác định qui mô cuộc kiểm toán, phương pháp, cách thức tiến hành kiểm toán, biện pháp tổ chức thực hiện, tổ chức lực lượng kiểm toán (bao gồm cả KTV trong ngoài doanh nghiệp và các nhân viên chuyên môn cần huy động). 2) Công tác chuẩn bị kiểm toán Sau khi thực hiện song bước 1 kiểm toán tiến hành thực hiện bước 2 gồm các công việc sau: Thứ nhất là nghiên cứu các văn bản, tài liệu liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhiệm vụ kế hoạch hoặc các điều kiện, biện pháp, các chính sách, qui định của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh sẽ kiểm toán. Sơ bộ đánh giá về điều kiện và môi trường hoạt động kinh doanh ảnh hưởng đến các mặt hoạt động của doanh nghiệp. Thứ hai là xem xét các báo cáo, tài liệu, hồ sơ kiểm toán trước đó, kể cả các tài liệu bên ngoài doanh nghiệp có liên quan đến cuộc kiểm toán; tóm tắt thông tin cần phải kiểm tra trong quá trình kiểm toán sắp tới, thu thập và chuẩn bị các mẫu, các chương trình, các chỉ dẫn cho cuộc kiểm toán sẽ được tiến hành. 3) Thực hiện việc kiểm toán Các nhiệm vụ trong bước này gồm: Một là phải xem xét, thu thập và đánh giá đầy đủ các bằng chứng cần thiết có liên quan kể cả các chứng cứ bên ngoài doanh nghiệp. Hai là xem xét, đánh giá việc thực hiện các chính sách, qui định trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp. Ba là đánh giá khả năng sai sót nhầm lẫn, gian lận đối với từng loại nghiệp vụ, từng hoạt động kinh tế, đánh giá tính trọng yếu và rủi ro trong các nghiệp vụ phát sinh từ nội bộ doanh nghiệp . Bốn là thực hiện phân tích, khảo sát,các khoản mục chính, khảo sát, bổ xung các chi tiết, xem xét các sự kiện tiếp sau, đang kết quả cuộc kiểm toán. Năm là các bước tiến hành thực hiện cuộc kiểm toán phải theo đúng qui trình của một cuộc kiểm toán và các bước tiến hành kiểm toán phải được ghi nhận trên tài liệu hồ sơ kiểm toán . 4. Kết thúc cuộc kiểm toán Là bước cuối cùng của một cuộc kiểm toán Khi kết thúc kiểm toán, kiểm toán viên nội bộ phải lập báo cáo kiểm toán. Trong báo cáo kiểm toán phải trình bày đầy đủ các nội dung và kết quả kiểm toán theo mục tiêu, yêu cầu đã đề ra cho từng cuộc kiểm toán, các phân tích đầy đủ, hợp lý của báo cáo kiểm toán, báo cáo kết quả từ hàng năm trước khi trình ký duyệt, đề xuất các kiến nghị và biện pháp xử lý các sai sót, gian lận, các vi phạm, nêu các giải pháp cần thiết để nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Phúc tra kết quả kiểm toán là công việc tiếp sau cuộc kiểm toán nhằm kiểm tra lại việc triển khai thực hiện những kiến nghị, những đề nghị xử lý và những giải pháp đã nêu trong báo cáo kiểm toán ở các bộ phận quản lý, điều hành kinh doanh của doanh nghiệp. IV. Sự cần thiết phải kiểm toán nội bộ ở các NHTM Xuất phát từ bản chất chức năng và nhiệm vụ của công tác kiểm toán nội bộ cho thấy sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của KTNB là vấn đề hết sức cần thiết trong mọi ngành mọi lĩnh vực trong nền KTQD, tạo điều kiện tốt cho các chủ thể nắm bắt chính xác về những thông tin của chính mình và các đối tác của mình... 1. Khái niệm về KTNB trong các NHTM KTNB của các NHTM là cơ quan chức năng giúp Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc xác định được những thông tin hợp lý về tình hình sản xuất kinh doanh, việc chấp hành các qui chế, chính sách của cấp trên, của ngành, của nhà nước, xác định tính đúng đắn và hợp lý của các báo cáo tài chính của các đơn vị thành viên, của cả hệ thống. Đồng thời là cơ sở để kiểm toán viên độc lập xem xét trong quá trình kiểm toán trong quá trình kiểm toán và xác nhận báo cáo tài chính hàng năm. 2. Đặc trưng hoạt động của các NHTM : Theo quan điểm chung trên thế giới thì ngân hàng là một loại hình doanh nghiệp hoạt động và kinh doanh trên lĩnh vực tiền tệ. Theo pháp lệnh ngân hàng Việt Nam NHTM là tổ chức kinh doanh tiền tệ là hoạt động chủ yếu và thường xuyên là nhận tiền gửi của khách hàng với trách nhiệm hoàn trả và sử dụng số tiền đó để cho vay, thực hiện nghiệp vụ chiết khấu và làm phương tiện thanh toán. Tóm lại, NHTM cũng giống như các doanh nghiệp khác ở chỗ nó cũng có một hệ thống cơ cấu tổ chức và mục tiêu hoạt động cao nhất cũng vẫn là lợi nhuận là việc đa dạng hoá vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp và NHTM. Có thể khẳng định rằng, đặc trưng quan trọng nhất trong hoạt động của các NHTM có thể là mang tính rủi ro cao, rủi ro mang tính qui luật như rủi ro tín dụng, hối đoái... Tính rủi ro cao mang tính qui luật trong hoạt động của các NHTM xuất phát từ nhiều nguyên nhân. Thứ nhất, có thể kể đến là do các NHTM hoạt động dựa trên cơ sở thu hút tiền của khách hàng (dưới hình thức nhận tiền gửi, huy động bằng KP, kỳ phiếu và đi vay...) , với trách nhiệm hoàn trả và sử dụng số tiền đó để cho vay, đầu tư và các nghiệp vụ thanh toán. Như vậy NHTM tiến hành các hoạt động nghiệp vụ của mình thông qua việc sử dụng không chỉ bằng nguồn vốn tự có của mình mà chủ yếu bằng nguồn vốn tín dụng huy động của khách hàng. Nếu như NHTM không thu hồi được số nợ mà họ đã cho vay hoặc đầu tư cũng gặp phải rủi ro thì không những họ bị mất nguồn vốn tự có của bản thân mà còn có nguy cơ không thể hoàn trả được số tiền đã huy động của khách hàng. Điều này dẫn đến sự phá sản của ngân hàng và đây là rủi ro lớn nhất của NHTM. Thứ hai, do NHTM là một loại hình doanh nghiệp đặc biệt, nó khác với các doanh nghiệp bình thường ở chỗ NHTM hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ, tín dụng, thanh toán mà tiền tệ luôn luôn gắn liền với rủi ro, rủi ro về sự biến động giá trị của đồng tiền. Do đó mà hoạt động của NHTM cũng gắn liền với rủi ro. Thứ ba, hoạt động của NHTM gắn liền với một mảng trong nền KTQD nếu như trình độ pháp lý và khả năng điều hành của các cấp lãnh đạo chỉ cần có một chút sơ xuất là có thể gây ra thiệt hại lớn cho nền kinh tế rất dễ dẫn đến tình trạng phá sản lan truyền giữa các NHTM trong nền kinh tế. Thứ tư, rủi ro có thể đến với bất kỳ một ngân hàng nào nếu như nó không có sức cạnh tranh trên thị trường, không tìm cho mình một chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Rủi ro mang tính chủ quan của con người cũng làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của ngân hàng. Rủi ro đó có thể là do: Một là, trình độ quản lý, khả năng điều hành của các cấp lãnh đạo. Theo báo cáo tổng kết của các NHTM năm 1996-1997 vẫn còn một số cán bộ lãnh đạo ngân hàng trình độ chuyên môn chưa toàn diện, chưa nâng cao. Bên cạnh đó có một số khác trong khi quản lý điều hành còn thể hiện tính quan liêu, thiếu sâu sát, buông lỏng quản lý. Từ đó dẫn đến hàng loạt trường hợp các phòng tín dụng, kế toán thực hiện nghiệp vụ không đúng quy định của NHNN. Tất cả những sai sót đó nhìn bề ngoài tuy không nghiêm trọng nhưng chúng có thể đưa đến những ruỉ ro khó lường đối với hoạt động kinh doanh của ngân hàng. Hai là, phẩm chất cán bộ ngân hàng: Phần lớn cán bộ ngân hàng các NHTM Việt Nam đều có phẩm chất đạo đức tốt. Tuy nhiên bên cạnh đó còn không ít cán bộ ngân hàng có những hành vi không đúng với phẩm chất cán bộ ngân hàng, lợi dụng chức quyền hoặc sơ hở của chính sách, chế độ làm thất thoát tài sản của nhà nước. Ba là, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào quả lý. Hiện nay, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý còn chưa cao nên công tác quản trị điều hành của các cấp lãnh đạo ngân hàng đối với các chi nhánh trực thuộc chưa được nhanh chóng và nhạy bén. Điều này có thể đem đến rủi ro mất các cơ hội kinh doanh của ngân hàng. Bốn là, chất lượng công tác kiểm soát nội bộ ở các NHTM: Hiện nay công tác kiểm soát nội bộ ở các NHTM còn mang nặng tính hình thức, chiếu lệ, thực hiện không đều đặn, thiếu thường xuyên và thiếu năng động. Do đó kết quả mang lại thường chỉ để sửa sai sót, rút kinh nghiệm cho giai đoạn tiếp sau nhiều hơn là ngăn chặn kịp thời các sai sót, rủi ro sắp xảy ra. Còn nhiều vấn đề có thể dẫn đến rủi ro cho hoạt động của các NHTM có thể xuất phát từ phía khách hàng, có thể là từ phía ngân hàng và cũng có thể là do khách quan (khủng hoảng tài chính khu vực, động đất, lạm phát ... ), có thể còn xuất phát từ các chính sách của Nhà nước... Tóm lại, có thể nói, ngân hàng là nghề của rủi ro. Điều đó có nghĩa là các loại rủi ro luôn luôn bao vây, rình rập ngân hàng.Khi có bất kỳ một sai sót, sơ hở nào chúng cũng có thể xuất hiện để làm cho hoạt động của ngân hàng sa sút và phát sản. 3. Sự cần thiết phải KTNB trong các NHTM Xuất phát từ đặc trưng trong hoạt động của các NHTM mang tính rủi ro cao các nguyên nhân dẫn đến rủi ro đã buộc các NHTM trong bất cứ một môi trường, chế độ xã hội nào cũng đều phải biết cách định dạng được các rủi ro và chế ngự sự xuất hiện của chúng thì các NHTM mới có thể tồn tại được. Từ điều trên, chúng ta không ngạc nhiên khi hầu hết các NHTM ở những nước tiên tiến đều có hệ thống phân tích, dự đoán rủi ro để chế ngự sự xuất hiện và phá hoại của chúng đối với hoạt động của ngân hàng. Hệ thống phân tích, định dạng rủi ro chế nghự đó chính là "kiểm toán nội bộ". Mặc dù là một nước chậm phát triển, ngành ngân hàng Việt Nam ra đời muộn hơn rất nhiều so với các nước trên thế giới nhưng các NHTM Việt Nam cũng không thể nằm ngoài tính qui luật nói trên đặc biệt trong giai đoạn hiện nay hoạt động của các ngân hàng trong môi trường cạnh tranh thì việc tổ chức công tác kiểm toán nội bộ thực sự là vấn đề bức thiết. Hơn nữa KTNB giúp cho các NHTM công khai các báo cáo tài chính, thông tin có giá trị xác thực tạo điều kiện củng cố niềm tin, uy tín, sức mạnh tăng ưu thế cạnh tranh trên thị trường. Đây chính là một trong số các mục tiêu của các NHTM. Thêm vào đó, hiện nay phần lớn các NHTM ở Việt Nam thường có các chi nhánh và các đơn vị thành viên thực hiện hạch toán độc lập hay các đơn vị sự nghiệp. Như vậy trong một NHTM các hệ thống báo cáo tài chính được xây dựng từ những nghiệp vụ phát sinh ở các cơ sở trực tiếp giao dịch. Do vậy khi tổng hợp quyết toán toàn NHTM thì cần thiết phải thẩm tra, xem xét, đánh giá cho đúng chuẩn mực từng nghiệp vụ phát sinh, từng loại báo cáo tài chính. Để thẩm tra, xem xét, đánh giá các báo cáo tài chính từ cơ sở cho phù hợp với các loại chuẩn mực thì cần thiết phải có đội ngũ KTVNB tiến hành kiểm toán và ký xác nhận vào từng loại báo cáo trước khi tập hợp toàn ngân hàng. Nói tóm lại, trong giai đoạn hiện nay các ngân hàng hoạt động theo cơ chế thị trường. KTNB trở nên hết sức cần thiết. Việc thực hiện KTNB trong các NHTM tạo điều kiện cho các NHTM luôn có ý thức tự hoàn thiện các hoạt động của mình, nâng cao và củng cố niềm tin, uy tín của ngân hàng trên thị trường, là điều kiện vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại của các NHTM. Do dó, các NHTM không những phải làm tốt công tác KTNB mà còn biến nó trở thành một công cụ cạnh tranh của mình trên thị trường. 4. Các loại KTNB trong ngân hàng KTNB trong ngân hàng được chia thành các loại khác nhau dựa vào các giai đoạn phát sinh, thực hiện và kết thúc nghiệp vụ ngân hàng và mỗi loại lại có tác dụng cụ thể khác nhau. Thứ nhất, là kiểm toán giai đoạn 1 : còn gọi là kiểm toán trước. Trong cuộc kiểm toán giai đoạn này nhờ vào sự thành thạo về các qui định, qui chế kiểm toán viên nội bộ có thể phát hiện ra những điểm bất hợp lý của hồ sơ, chứng từ trước khi nghiệp vụ được thực hiện. Thứ hai, là kiểm toán giai đoạn 2 : còn gọi là kiểm toán trong của quy trình thực hiện. Giai đoạn này các kiểm toán viên lựa chọn cách thứ, phương pháp kiểm toán áp dụng thích hợp phụ thuộc vào từng nghiệp vụ và từng loại rủi ro khác nhau. Tác dụng của kiểm toán giai đoạn này là giám sát quá trình thực hiện, hạn chế khả năng xảy ra lệch lạc, sai sót như thực hiện không đúng trình tự nghiệp vụ qui định, sai sót về thủ tục hoặc sai sót về số tiền nhằm ngăn chặn kịp thời những thiệt hại về sau. Thứ ba, là kiểm toán giai đoạn 3 : còn gọi là kiểm toán sau. Loại kiểm toán này được thực hiện khi nghiệp vụ đã hoàn thành. Kiểm toán sau ngoài việc kiểm tra lại hồ sơ chứng từ nghiệp vụ, rà soát lại tính hợp lý, hợp lệ của nghiệp vụ ở 2 giai đoạn trước, còn có tác dụng phát hiện ra những hiện tượng bất thường trong những nghiệp vụ đã hoàn thành. Như vậy sự an toàn trong kinh doanh tiền tệ - tín dụng của các NHTM phần lớn là dựa vào công tác kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ. Do đó, trong điều kiện hiện nay, các NHTM Việt Nam càng phải nâng cao chất lượng kiểm toán nội bộ tạo điều kiện bảo đảm an toàn cho các hoạt động của chính mình. 5. Nội dung công tác KTNB trong hệ thống NHTM ở Việt Nam Nội dung công tác KTNB trong các NHTM ở Việt Nam thể hiện những nội dung cơ bản của KTNB nhưng nó được chi tiết và cụ thể bao gồm các lĩnh vực chủ yếu sau đây : Thứ nhất là kiểm toán về chấp hành các qui định của hội đồng quản trị về các chế độ liên quan đến hoạt động của đơn vị, các qui định, chính sách của ngành, của Nhà nước. Thứ hai, là kiểm toán về các nghiệp vụ kinh doanh như nghiệp vụ kinh doanh tín dụng, nghiệp vụ hối đoái, dịch vụ thanh toán, nghiệp vụ bảo lãnh... kiểm toán các báo cáo tài chính hàng quý, hàng năm. Trong tương lai, hàng năm bảng thống kê tài sản và báo cáo tài chính của NHNN sẽ do tổng kiểm toán Nhà nước kiểm toán và xác nhận; bảng tổng kết tài sản và báo cáo tài chính hàng năm của NHTM sẽ do kiểm toán độc lập kiểm toán và xác nhận. Tuy nhiên để có được quá trình kiểm toán Nhà nước và kiểm toán nội bộ thì các NHTM trước hết phải thực hiện kiểm toán nội bộ. KTNB thực hiện càng sát với thực tế các thông tin thu được từ báo cáo kiểm toán càng có độ tin cậy cao. Do đó càng có ý nghĩa đối với chính doanh nghiệp và các chủ thể liên quan. Trong nội dung kiểm toán nội bộ đơn vị các NHTM, thông thường kiểm toán nội bộ sẽ tiến hành kiểm toán các báo cáo tài chính sau : Bảng cân đối tài sản, Báo cáo thu chi tiền tệ, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo các khoản cho vay, bảo lãnh và mở thư tín dụng nhập hàng trả chậm. Để có thể thực hiện tốt công tác KTNB nhằm bảo đảm an toàn cho hoạt động của mình, các NHTM phải ban hành các qui định về KTNB và tổ chức kiểm toán toàn bộ hoạt động từng thời kỳ, từng lĩnh vực từ đó đánh giá một cách độc lập và chính xác kết quả hoạt động kinh doanh và thực trạng tài chính của mình. Phần II: thực trạng công tác KTNB trong các NHTM và những ý kiến đề xuất I. Thực trạng, khó khăn trong công tác KTNB ở các NHTM Trong những năm gần đây, hệ thống các tổ chức tín dụng không ngừng lớn mạnh cả về lượng cũng như chất. Tính đến ngày 31 tháng 3 năm 1999 ca rnước có 6 ngân hàng quốc doanh, 51 NHTM cổ phần, 25 chi nhánh ngân hàng nước ngoài, 4 ngân hàng liên doanh với nước ngoài, 13 công ty tài chính và công ty cho thuê tài chính, 996 quỹ tín dụng nhân dân. Hệ thống mạng lưới ngân hàng quốc doanh cũng không ngừng phát triển, mở rộng đến mọi vùng của đất nước. Sự lớn mạnh của hệ thống các tổ chức tín dụng nói chung và của hệ thống ngân hàng nói riêng đã góp phần quan trọng trong việc phát triển kinh tế xã hội. Cùng với sự lớn mạnh đó, KTNB cũng đi vào hoạt động và trở thành một bộ phận quan trọng trong các NHTM. 1. Thực trạng của công tác KTNB trong các NHTM Công tác KTNB được áp dụng trong các doanh nghiệp nói chung và các ngân hàng nói riêng chỉ mới vài năm trở lại đây nên những số liệu tổng kết về công tác này rất hạn chế và mang tính chất chung chung bởi công tác này chưa được tổng kết trên phạm vi rộng. Nhưng KTNB đã nhanh chóng thể hiện tính hiệu quả trong công tác kiểm tra, xác nhận giúp cho các ngân hàng có được những thông tin chính xác về tình hình hoạt động của mình. Trước hết, cần đề cập đến mô hình tổ chức công tác KTNB trong các NHTM hiện nay. Hiện nay ở hầu hết các ngân hàng đều thực hiện công tác KTNB nhưng với nhiều hình thức khác nhau tuỳ thuộc vào qui mô hoạt động. Đối với các NHTM lớn, hoạt động trên địa bàn rộng mức đô các hoạt động gửi tiền, rút tiền, cho vay, thanh toán nhiều, phát sinh nhiều nghiệp vụ và các nghiệp vụ cũng phức tạp hơn. Do đó các công tác kế toán trong các NHTM này thường là rất lớn. Nên ở các NHTM lớn thường có một bộ phận được tách riêng ra làm công tác kiểm toán nội bộ. Số người trong bộ phận kiểm toán nội bộ phụ thuộc qui mô của mỗi NHTM. Đối với các NHTM nhỏ hoặc là các chi nhánh NHTM ví dụ như chi nhánh của các NHTM quốc doanh hoạt động trên địa bàn hẹp cũng có một bộ phận được tách riêng ra làm công tác KTNB - bộ phận này thường thường là trực thuộc giám đốc (Ban giám đốc). Các kiểm toán viên nội bộ ngân hàng thực chất, theo thống kê thường là cán bộ công nhân viên (thường là kế toán viên) được đơn vị cử đi đào tạo ngắn hạn rồi quay trở lại làm nhiệm vụ với tư cách là KTVNB. Bộ phận KTNB hoạt động do yêu cầu của giám đốc ngân hàng, hoặc của chủ tịch hội đồng quản trị ngân hàng đó. Thông thường, KTNB thực hiện theo định kỳ tháng hoặc năm. Thứ hai, về quá trình tổ chức thực hiện công tác KTNB NHTM. Khi có yêu cầu KTNB, bộ phận KTNB tiến hành đúng theo các bước của một cuộc KTNB nói chung. Tuy nhiên do trình độ hạn chế nên việc lập kế hoạch còn nhiều thiếu sót nhiều khi không đầy đủ, công tác chuẩn bị kiểm toán còn sơ sài, do đó việc thực hiện kế hoạch có hiệu quả không cao. Tuy nhiên, cho đến nay từ khi các NHTM thực hiện KTNB, KTNB đã có tác dụng rất lớn trong công tác hỗ trợ cho các bộ phận khác như bộ phận kế toán, bộ phận kiểm soát, kiểm kê ngân quỹ. Có thể đưa ra một số tác dụng cụ thể sau: Một là, xuất phát từ đặc điểm hoạt động của NHTM đó là NHTM thường đã giành riêng một lượng tiền lớn và những chứng từ có giá để đảm bảo khả năng thanh toán. Lượng tiền này vừa được dùng làm dự trữ, vừa được dùng để điều chuyển, thanh toán. Phần lớn tài sản của ngân hàng là tiền mặt và các giấy tờ có thể giao dịch được. Do tính chất của tài sản nắm giữ mà một ngân hàng rất dễ bị tổn thương khi có gian lận và sai sót đặc biệt là tính chất chuyển đổi cao của tiền mặt, séc và các chứng từ có giá khác. Việc thực hiện KTNB đã giúp cho các NHTM tìm ra những sai sót này và sửa chữa, hoàn thiện chúng đúng lúc, tránh được các sai sót gian lận kéo theo từ vấn đề đó. Hai là, do NHTM thường tham gia vào các giao dịch lớn, với số lượng tiền tệ rất lớn, các nghiệp vụ phát sinh nhiều, việc nhầm lẫn trong quá trình hạch toán là khó tránh khỏi. Hầu hết các trường hợp kế toán có thể phát hiện ra nhưng khi thực hiện công tác KTNB tạo điều kiện giúp cho việc rà soát của các nhân viên kế toán nhanh hơn. Ba là, các NHTM thường tổ chức hoạt động kinh doanh với một mạng lưới các chi nhánh, các phòng giao dịch trải rộng theo các khu vực hành chính. Vì vậy, việc phân cấp quản lý điều hành kinh doanh, chỉ tiêu tài chính là điều tất yếu. Bên cạnh đó là sự phân tán về hoạt động hạch toán kế toán, hoạt động kiểm tra, kiểm soát. Nếu như cứ tiếp tục tiến hành duy trì chế độ quyết toán các báo cáo tài chính như hiện nay là các đơn vị cơ sở lập các báo cáo trên cơ sở các nghiệp vụ phát sinh từ cơ sở và gửi báo cáo lên trung tâm điều hành kiểm tra xem xét sơ bộ sau đó tập hợp toàn bộ hệ thống NHTM. Như vậy rõ ràng cách làm này không đảm bảo tính chính xác cao mà thông thường thì các đơn vị lập báo cáo có thể là cố ý dấu để những khoản có lợi cho đơn vị họ hay những điều không tốt có hại đến tình hình tài chính, tình hình phân phối kết quả thu nhập của đơn vị mình. Mặt khác, cũng có thể có những khoản sai sót mà tự bản thân đơn vị cơ sở không thể phát hiện ra khi lập baó cáo quyết toán. Việc thực hiện KTNB sẽ giúp cho các chính sách ngân hàng kiểm tra và tác nhân ngay tính trung thực hợp lý về các thông tin mà chi nhánh chuẩn bị trình lên trung tâm. Do đó khi tập hợp toàn ngành hệ thống NHTM thì bộ phận KTVNB của trung tâm cần xác định lại những thông tin đó một lần nữa với các dữ liệu đã thu thập được. Chính vì vậy mà khi tiến hành kiểm toán trong toàn bộ hệ thống NHTM, các NHTM sẽ tránh được khối lượng công việc dồn dập và tiết kiệm được thời gian, kết quả kiểm tra và xác nhận có độ chính xác cao hơn. Từ đây, có thể nói KTNB giúp các NHTM rút ngắn được các thủ tục. Các công việc, công tác nghiệp vụ được chuyển về một mối. Bốn là, việc thực hiện công tác kiểm toán nội bộ giúp các ngân hàng thúc đẩy, hoàn thiện và nâng cao chất lượng hoạt động kiểm soát nội bộ. Bằng các chức năng kiểm tra, đánh giá và xác nhận KTNB sẽ hỗ trợ cho hoạt động kiểm soát, làm giảm nhẹ công tác thanh tra từ bên ngoài. Năm là, các NHTM thực hiện công tác KTNB tốt sẽ tạo điều kiện nâng cao uy tín của mình, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Điều này có thể được nhìn nhận thông qua khối lượng tiền gửi tăng nhanh, quy mô tín dụng lớn và tăng trưởng liên tục. Trong toàn ngành ngân hàng, trong các năm gần đây, lượng vốn huy động qua hệ thống ngân hàng tăng nhanh, bình quân khoảng 25-30%/năm. Nếu như năm 1997, lượng vốn huy động qua hệ thống ngân hàng tăng 31,6% so với năm 1996 thì đến năm 1998, tốc độ huy động tuy tăng chậm lại nhưng vẫn đạt 25% so với năm 1997. Cùng với khả năng huy động vốn tăng, qui mô tín dụng của ngân hàng cũng mở rông so với năm 1996; năm 1997 tăng 27,1%; năm 1998 tăng 25%; năm 1999 tăng 19%. Kết quả này có thể khẳng định rằng, KTNB cũng đóng góp một phần quan trọng. Ngoài ra, KTNB còn giúp cho các NHTM rất nhiều trong công tác chuẩn bị phòng ngừa rủi ro, trích lập dự phòng tổn thất,... Nói tóm lại, thực hiện công tác KTNB giúp cho ngân hàng định dạng được một số rủi ro từ đó có khả năng giúp ngân hàng chống đỡ tránh khỏi những rủi ro đó, nâng cao tính hiệu quả trong hoạt động của ngân hàng. Từ đây có thể nói rằng hoạt động KTNB trong các NHTM không những tăng cường hiệu quả hoạt động của ngân hàng đó mà còn tạo ra sự ổn định và tính hiệu quả của toàn ngành ngân hàng. 2) Những khó khăn trong công tác KTNB ở các NHTM Như đã phân tích trên, hoạt động KTNB đã giúp cho các NHTM kiểm tra, xác nhận các thông tin về hoạt động của mình, giúp các ngân hàng định dạng được các rủi ro,... Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện hoạt động KTNB, bộ phận này cũng gặp rất nhiều khó khăn vướng mắc. Một là, trình độ chuyên môn của KTVNB. Thực tế hiện nay ở nước ta, đội ngũ những người có trình độ chuyên môn sâu rộng về lĩnh vực kiểm toán là rất ít và hầu hết lại là các quan chức trong các công ty kiểm toán lớn. Nước ta lại chưa có trường đại học nào đào tạo chính qui về chuyên ngành kiểm toán. Do đó hầu hết các KTVNB trong các ngân hàng đều được hình thành từ các cán bộ nhân viên trong ngành ngân hàng sau khi được ngân hàng cử đi đào tạo một thời gian. Chính vì thế họ không phải là những người am hiểu tường tận về lĩnh vực kiểm toán. Do đó trình độ chuyên môn của họ không cao. Điều này tác động trực tiếp đến chất lượng đến tính hiệu quả của công tác kiểm toán nội bộ. Có thể nói đây là một trong số những vướng mắc lớn của chúng ta trong lĩnh vực kiểm toán nói chung và kiểm toán nội bộ nói riêng. Hai là, tính chất pháp lý của công tác kiểm toán nội bộ trong các ngân hàng: Sự phát triển mạnh mẽ của KTNB trong giai đoạn hiện nay đòi hỏi mỗi đơn vị nói chung và mỗi ngân hàng phải có một hệ thống các văn bản qui định cho công tác này dễ dàng thực hiện. Tuy nhiên, trên thực tế, việc xây dựng hệ thống các văn bản qui định về địa vị pháp lý, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận KTNB mà mỗi ngân hàng phải thực hiện là hết sức khó khăn. Bởi vì hệ thống các văn bản này có ý nghĩa quan trọng đối với bộ phận KTNB giúp cho các KTVNB có căn cứ pháp lý và định hướng trong khi thực hiện nhiệm vụ, thể hiện mức độ quan tâm khác nhau đối với lĩnh vực KTNB ở một ngân hàng là một nhân tố quyết định chất lượng của hoạt động KTNB. Ba là, xuất phát từ trình độ chuyên môn của các KTVNB còn hạn chế và thiếu những căn cứ pháp lý cho công tác kiểm toán nội bộ làm cho quá trình thực hiện hoạt động này diễn ra chậm chạp, gặp phải nhiều khó khăn đặc biệt trong công tác lập kế hoạch kiểm toán và lựa chọn phương pháp kiểm toán. Và khi đã lập được kế hoạch rồi nhưng công tác chuẩn bị lại không hoàn thiện nhiều khi còn làm sai lệch kế hoạch đã vạch ra. Bốn là, hoạt động KTNB còn gặp phải nhiều khó khăn là do tính chất hoạt động trong các NHTM. Cụ thể là: Thứ nhất, do khối lượng giao dịch ở các NHTM là rất lớn, khối lượng tiền tệ cũng lớn nên hiện nay hầu hết các NHTM đều phải có hệ thống máy vi tính trợ giúp. Trước đây, nói chung các nghiệp vụ đều có chứng từ gốc để chứng minh và hầu hết các kết quả của quá trình xử lý là rõ ràng đối với người sử dụng và đối với các kiểm toán viên. Với khối lượng công việc ngày một lớn hơn của dữ kiện và sự phức tạp hơn về hoạt động thì điều này không còn thực tế nữa. Sự phát triển của hệ thống xử lý dữ kiện điện tử trên thực tế đã nâng cao rất nhiều năng lực kiểm soát của ngân hàng và ngược lại, điều này đang làm nảy sinh nhiều loại rủi ro khác xuất phát từ lỗi của máy tính và gian lận của máy tính gây nên. Bởi vì, ở đầu vào, các nghiệp vụ kinh tế có thể được nhập trực tiếp vào máy tính thông qua thiết bị đầu cuối và những bút toán này có thể không dựa trên các chứng từ gốc. Còn nếu như nó thiếu một trong những điều kiện cần thiết hoặc chính bản thân bộ phận KTNB cũng như cho các NHTM. Do công tác KTNB ở Việt Nam mới được áp dụng không lâu nên vì thế mà những khó khăn trong hoạt động này là không thể tránh khỏi. Điều này đòi hỏi chính mỗi Ngân hàng phải nhận thức được và nhanh chóng tìm cách khắc phục để cho công tác kiểm toán nội bộ không những hoàn chỉnh mà còn trở thành một công cụ đắc lực thúc đẩy sự tăng trưởng của chính Ngân hàng đó. II. Những phương pháp và ý kiến đề xuát nhằm hoàn thiện công tác kiểm toán nội bộ ở các NHTM 1. Một số giải pháp Xuất phát từ những thực trạng và khó khăn trên, các NHTM phải tự nghiên cứu và tìm ra những giải pháp phù hợp với điều kiện cụ thể của mình nhằm làm cho tổ chức mình ngày càng lớn mạnh lên trong thị trường cạnh tranh. Trên thực tế nhiều năm gần đây các Ngân hàng cũng đã từng thực hiện một số giải pháp và đã đạt được một số hiệu quả: Một là, giải pháp mang tính thiết thực nhất phải là những giải pháp có thể tác động đến trình độ chuyên môn của các KTNB. Bởi vì trình độ chuyên môn của các KTNB quyết định trực tiếp đến chất lượng của công tác KTNB. Do đó các giải pháp nâng cao được trình độ chuyên môn của các KTNB. Để làm được điều này thì các NHTM cần phải liên tục cho các KTNB tham dự các khoá học tập huấn về kiểm toán, dần dần nâng cao sự hiểu biết, sự chuyên sâu của đội ngũ KTNB. Ngoài cách thức cho các cán bộ Ngân hàng trong ngành đi học về lĩnh vực kiểm toán, các NHTM lớn có đủ khả năng và điều kiện nên mời hẳn một chuyên gia về kiểm toán thực hiện và chịu trách nhiệm về công tác kiểm toán trong cơ quan mình thêm vào đó là đưa các chuyên gia này đi học thêm về lĩnh vực Ngân hàng. Hai là, để cho công tác KTNB đạt được hiệu quả cao, trước hết các NHTM phải tự xác định cụ thể hơn các chuẩn mực mà mình cần phải thực hiện và những chuẩn mực mà Nhà nước yêu cầu. Từ các chuẩn mực này, các KTNB sẽ có phương hướng rõ ràng trong quá trình thực hiện, tránh được tình trạng chuẩn mực không cụ thể, không rõ ràng làm cho các KTNB Bộ không thể có căn cứ để đối chiếu. Ba là, việc xác định ra căn cứ pháp lý, phân định rõ ràng chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của các KTNB trong các NHTM cũng là những yếu tố tác động đến tính hiệu quả của công tác KTNB. Ngân hàng nào làm tốt công tác này chứng tỏ Ngân hàng đó quan tâm đến sự hiện diện của KTNB và từ đó các KTNB có động lực làm việc tốt hơn và nó được khẳng định bằng chất lượng của hoạt động KTNB. Do đó các Ngân hàng nên thực hiện tốt công tác này. Các văn bản qui định về địa vị pháp lý, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận KTNB chính là môi trường hoạt động của KTNB. Bộ phận KTNB phải được giao một quyền hạn rộng rãi để có thể kiểm toán toàn bộ hoạt động của đơn vị và được hoàn toàn độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, truy nhập thông tin không giới hạn trong phạm vi đơn vị đó. Bốn là, để tăng cường và đảm bảo hiệu quả hoạt động KTNB cần phải có sự trợ giúp đầy đủ và đúng lúc của chính các nhà quản lý cấp cao cũng như sự hợp tác toàn diện của các bộ phận và cá nhân trong đơn vị. Sự trợ giúp và hợp tác này có thể thể hiện ở chỗ các nhà quản lý các cá nhân và các bộ phận thực hiện tốt các nhiệm vụ và các yêu cầu mà CTVNB đề ra. Cùng với các CTVNB tiến hành thu thập giúp các tài liệu, trình các tài liệu mà CTVNB cần. Năm là, ngoài việc xác định rõ các chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của CTVNB, của bộ phận KTNB, các NHTM phải ban hành các qui định về kiểm toán nội bộ và tổ chức kiểm toán toàn bộ hoạt động từng thời kỳ, từng lĩnh vực nhằm đánh giá một cách độc lập và chính xác kết quả hoạt động kinh doanh và thực trạng tài chính của mình. Sáu là, do những khó khăn trong việc tìm ra những sai sót và gian lận ở các NHTM thực hiện các nghiệp vụ trên hệ thống máy vi tính nên để có thể giải quyết được những khó khăn này đòi hỏi các KTVNB phải có trình độ cao về máy vi tính , có tinh thông trong các nghiệp vụ kinh tế. Vì vậy các NHTM phải tuyển những nhân viên có trình độ cao về máy vi tính và liên tục mở lớp tập luyện để cập nhật các thông tin về máy. Bảy là, việc xác định quy mô của công tác kiểm toán cũng là yếu tố tác động đến chất lượng của hoạt động CTVNB. Vì vậy ở mỗi NH cần phải xác định được qui mô KTMB hợp lý. Đối với những chi nhánh có mức độ hoạt động lớn, đóng góp nhiều vào doanh thu tổng hợp của cả ngân hàng , CTVNB cần thực hiện những quy trình kiểm toán cần thiết như đối với hội sở chính. Đối với các chi nhánh cơ biểu hiện đáng nghi ngờ (tức là có biểu hiện sai sót và gian lận) thì phạm vi kiểm toán cũng có thể áp dụng tương tự. Còn đối với các NHTM bình thường, có thể dựa vào quy mô kiểm toán các thời kỳ trước và các nghiệp vụ phát sinh kỳ này, mức độ công việc kỳ này để xác định ra qui mô kiểm toán thích hợp. Và giải pháp mang tính tổng quát nhất đó là các NHTM phải luôn luôn quan tâm đến công tác KTNB về việc bố trí kiểm toán hợp lý, sử dụng kỹ thuật kiểm toán phù hợp. Đó là yếu tố làm tăng tính hiệu quả và chất lượng của công tác KTNB, chất lượng cũng là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của Ngân hàng. Nói tóm lại, các giải pháp mà mỗi Ngân hàng thực hiện đều mang tính đặc thù, tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động của từng Ngân hàng. Nhưng tất cả đều nhằm mục tiêu hoàn thiện công tác kiểm toán nội bộ, sử dụng nó như một công cụ đòn bẩy để tăng cường sự an toàn cho hoạt động của các ngân hàng. Đó là những biện pháp mang tính chủ quan mà nỗi ngân hàng có thể sử dụng trong từng điều kiện hoàn chỉnh. 2. ý kiến đề xuất. Chất lượng của công tác KTNB trong các NHTM không những phụ thuộc vào mức độ quan tâm của các NH mà còn do môi trường, chính sách xã hội của Nhà nước. Do đó những ý kiến đề xuất được nhìn từ 2 góc độ, đối với các NHTM và đối với Nhà nước. a) ý kiến đề xuất đối với các NHTM : Ngoài việc thực hiện các giải pháp trên, các NHTM trong thời gian tới cần phải tiếp tục chú ý hơn, quan tâm hơn đến công tác KTNB, đặc biệt là đến các KTVNB. Không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn cho các KTVNB bằng nhiều cách khác nhau, đưa cho các KTVNB tiếp xúc với nhiều tình huống có thể xảy ra. Ngoài ra các NHTM nên thường xuyên mời các chuyên gia trong lĩnh vực kiểm toán đến nói chuyện để nâng cao kinh nghiệm cho các KTVNB của cơ quan. Thêm vào đó là các NHTM cần quan tâm đến lợi ích , đến nhu cầu của các KTVNB , tạo động lực cho đội ngũ này hăng say làm việc. b) ý kiến đề xuất đối với Nhà nước Một là, mặc dù công tác CTNB xuất phát từ nhu cầu cụ thể từng đơn vị kinh tế nói chung và của từng ngân hàng nói riêng nhưng trong điều kiện hiện nay, do sự phát triển mạnh mẽ của hoạt động này cùng với trình độ hạn chế của cá NHTM trong việc đưa ra các qui chế pháp lý,các văn bản về pháp lý cho công tác hoạt động của chính đơn vị mình nên đề nghị Nhà nước có chính sách hỗ trợ, giúp đỡ các ngân hàng trong công tác này. Đó là Nhà nước nên đưa ra một khung pháp lý về KTNB để các đơn vị tiện sử dụng từ đó áp dụng vào đơn vị mình và có cơ sở để xây dựng các qui chế pháp lý cho đơn vị. Đây chính là việc Nhà nước tạo ra môi trường hoạt động cho các đơn vị nói chung và các ngân hàng nói riêng. Hai là, xuất phát từ trình độ chung về kiểm toán ở Việt Nam là thấp, nước ta lại chưa có nhiều trung tâm chính quy, chính thức đào tạo các kiểm toán viên nên đề nghị Nhà nước sớm giao cho trung tâm kiểm toán trách nhiệm đào tạo ,kinh phí để mở rộng hơn nữa qui mô đào tạo. Ba là, Nhà nước nên sớm có các biện pháp để giúp các doanh nghiệp nói chung và các ngân hàng nói riêng giải quyết các vướng mắc hiện tại , tạo điều kiện cho công tác kiểm toán ngày càng được hoàn chỉnh. Kết luận Có thể khẳng định rằng KTNB là nhu cầu hoạt động tất yếu của mỗi doanh nghiệp nói chung và của mỗi NHTM nói riêng. Điều này ngày càng được khẳng định rõ nét đối với các nước vận hành nền kinh tế theo cơ chế thị trường như ở nước ta hiện nay. Yêu cầu ngày càng cao đối với chất lượng các thông tin đặc biệt là thông tin về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của một đơn vị trong nền kinh tế là động lực cho sự phát triển của kiểm toán nội bộ. Mặc dù KTNB mới được áp dụng ở Việt Nam gần 10 năm nhưng nó đã đóng góp một vai trò quan trọng tronghd của các ngân hàng, giúp các ngân hàng bảo đảm được sự an toàn trong hoạt động của mình - một nghề của rủi ro... Bên cạnh những vai trò đó, quy trình thực hiện công tác KTNB cũng nảy sinh không ít những vấn đề bức xúc. Trong bài vết này, với giới hạn về trình độ cùng với sự hạn chế về qui mô tôi chỉ mới đề cập được vài nét cơ bản về "Phương hướng hoàn thiện công tác KTNB trong các NHTM". Do đó lĩnh vực này vẫn còn có nhiều vấn đề bất cập đòi hỏi đang tồn tại và tiếp tục phát sinh mà khuôn khổ đề tài này chưa nghiên cứu tới và đòi hỏi chúng ta tiếp tục bàn luận thêm nữa để bổ xung và hoàn thiện hơn. Tài liệu tham khảo 1/ Sách Kiểm toán nội bộ. 2/Tạp chí kiểm toán 3/Tạp chí kế toán 4/ Tạp chí ngân hàng