Đề tài Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ Trong nh÷ng thËp kû gÇn ®©y, ngµnh C«ng NghÖ Th«ng Tin ph¸t triÓn mét c¸ch nhanh chãng vµ cã nhiÒu b­íc tiÕn nh¶y vät. ë ViÖt Nam ngµnh c«ng nghÖ th«ng tin tuy cßn non trÎ nh­ng tèc ®é ph¸t triÓn kh¸ nhanh vµ ®ang dÇn ®­îc øng dông trong nhiÒu lÜnh vùc cña nÒn kinh tÕ, gãp phÇn thóc ®Èy sù ph¸t triÓn cña x· héi. Tin häc ho¸ trong c«ng t¸c qu¶n lý nh»m gi¶m bít søc lao ®éng cña con ng­êi, tiÕt kiÖm ®­îc thêi gian, ®é chÝnh x¸c cao, gän nhÑ vµ tiÖn lîi h¬n rÊt nhiÒu so víi viÖc lµm thñ c«ng qu¶n lý trªn giÊy tê nh­ tr­íc ®©y. Tin häc ho¸ gióp thu hÑp kh«ng gian l­u tr÷, tr¸nh ®­îc thÊt l¹c d÷ liÖu, tù ®éng hÖ thèng ho¸ vµ cô thÓ ho¸ c¸c th«ng tin theo nhu cÇu cña con ng­êi. VÝ nh­ tr­íc ®©y nh÷ng c«ng viÖc qu¶n lý cña nhµ n­íc tíi nh÷ng nghµnh nghÒ kh¸c nhau cña x· héi dÒu th«ng qua thñ c«ng nh­ c«ng v¨n b¸o c¸o hoÆc th¨m dß th­c tÕ, th× nay chØ cÇn b»ng mét sè thao t¸c ®¬n gi¶n b»ng Microsoft Access ta cã thÓ cã nh÷ng b¸o c¸o chuÈn x¸c vµ ®¬n gi¶n, gi¶m tèi thiÓu n¨ng l­îng v« Ých cho con ng­êi. Nãi trong mét ph¹m vi hÑp nh­ trong mét tr­êng chuyªn nghiÖp, vÊn ®Ò qu¶n lý c¸n bé, qu¶n lý häc phÝ, qu¶n lý sinh viªn, qu¶n lý th­ viÖn …hoÆc bÊt kú mét vÊn ®Ò nµo ®ßi hái sù chÝnh x¸c , nhanh nh¹y t¨ng cao hiÖu suÊt c«ng viÖc. Nãi vËy còng chØ ®Ó kh¼ng ®Þnh thªm viÖc øng dông nh÷ng C«ng NghÖ Th«ng Tin vµo trong c¸c c«ng t¸c qu¶n lý nãi chung lµ mét viÖc lµm thiÕt thùc cña hÇu hÕt c¸c nhµ chøc tr¸ch. Víi nh÷ng hiÓu biÕt cßn h¹n chÕ cïng nh÷ng øng dông thiÕt thùc cña Microsoft Access em ®· ®­a ra m« h×nh qu¶n lý §oµn viªn cña mét tr­êng ®¹i häc. Hi väng víi m« h×nh nµy sÏ gãp phÇn gióp cho ng­êi lµm c«ng t¸c qu¶n lý ®oµn viªn cã th«ng tin víi ®é chÝnh x¸c cao , nhanh gän vµ tiÖn lîi h¬n . §ång thêi gióp cho ®oµn viªn cã nh÷ng th«ng tin trong c¸c ho¹t ®éng ®oµn cña m×nh .sau ®©y lµ bµi nh÷ng th«ng tin vÒ ®å ¸n cña em: PHẦN II: PH ÂN T ÍCH V À THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU A . ph©n tÝch vµ chøc n¨ng cña C¬ Së D÷ LiÖu Ch­¬ng tr×nh gåm c¸c hÖ chøc n¨ng chÝnh: Chøc n¨ng khai th¸c: Bao gåm phÇn t×m kiÕm , tÝnh to¸n vµ in d÷ liÖu .PhÇn nµy gióp ng­êi sö dông lµm viÖc víi d÷ liÖu vµo ,gióp cã thÓ truy cËp nhanh c¸c th«ng tin vÒ ®oµn viªn .§­a ra nhiÒu th«ng tin cña mçi ®oµn viªn ,cña c¸c chi ®oµn , cña c¸c liªn chi vµ c¸c th«ng tin thèng kª kh¸c. PhÇn Menu chÝnh vµ Tho¸t: PhÇn nµy gióp cho ng­êi sö dông , sö dông phÇn mÒm mét c¸ch dÔ dµng ,cã thÓ tra cøu nhanh chãng. Tãm l¹i:theo MeNu chÝnh cña ch­¬ng tr×nh th× hÖ gåm 5 chøc n¨ng: NhËp cho c¸c b¶ng chÝnh, xo¸, söa ch÷a trong dang s¸ch nh÷ng thµnh phÇn kh«ng cÇn thiÕt.NhËp vµ cËp nhËt th«ng tin cho danh s¸ch mét c¸ch dÔ dµng. Khai th¸c: a ,T×m kiÕm:t×m kiÕm mét ®oµn viªn vµ c¸c th«ng tin cña ®oµn viªn ®ã, B»ng c¸ch sö dông c¸c truy vÊn tham sè. Nh­ vËy ta chØ cÇn nhËp mét trong c¸c th«ng tin sau :Hä vµ tªn, M· ®oµn viªn. Thèng kª : T×m tæng sè Nam vµ N÷ T×m ®oµn viªn cña mçi d©n téc T×m sè ®oµn viªn cña mét chi ®oµn T×m sè ®oµn viªn cña mét liªn chi ……. b,T×m kiÕm c¸c c¸n bé liªn chi vµ c¸n bé chi ®oµn. c,tÝnh to¸n ®oµn phÝ cña tõng ®oµn viªn hay lµ tõng chi ®oµn. d,thèng kª t×nh h×nh biÕn ®éng ®oµn viªn In danh s¸ch In danh s¸ch cña mét líp In danh s¸ch ®oµn viªn cña mét d©n téc In danh s¸ch ®oµn viªn bÞ khai trõ In danh s¸ch ®oµn viªn míi vµo ®oµn In danh s¸ch ®oµn viªn míi ra tr­êng ….. KÕt thóc: quay vÒ Windows hoÆc Access. B . thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu Dưới đây là cửa sổ ban đầu của phần mềm microsoft acess: Thiết kế một phần mềm mcrosoft acess gồm có những bước sau: I, Thiết kế các table: c¸ch t¹o mét table nh­ sau: Click vµo table sau ®ã chän ®isign sau ®ã gâ c¸c tr­êng d÷ liÖu vµo b¶ng click vµo close, yes vµ ®Æt tªn cho b¶ng võa t¹o Nh×n chung ch­¬ng tr×nh cã 7 b¶ng nh­ sau: _Các table(bảng) là Trong phần mềm này có các bảng sau: bảng CHUC VU Trong b¶ng nµy cã nh÷ng tr­êng sau: TT, MCV,CHUC VU; b¶ng nay cho phÐp ta nhËp th«ng tin vÒ c¸c chøc vô cã trong mét c¬ së ®oµn vÝ nh­ ®oµn tr­êng ®¹i häc. VÝ dô nh­: 2.Bảng DONG DOAN PHI b¶ng nµy gåm nh÷ng tr­¬ng d÷ liÖu sau: TT,MDV, THANG1, THANG2, THANG3,….THANG12.cho phÐp ta nhËp d÷ liÖu cña c¸c ®oµn viªn vÒ vÊn ®Ò ®ãng ®oµn phÝ theo MDV(m· ®oµn viªn). vÝ dô nh­: 3.BANG KHEN THUONG KI LUAT b¶ng nµy gåm nh÷ng tr­êng nh­:TT,MDV,HINH THUC KI LUAT, HINH THUC KHEN THUONG. cho phÐp ta nhËp d÷ liÖu cña c¸c ®oµn viªn vÒ vÊn ®Ò khen th­ëng vµ kØ luËt trong mét c¬ së ®oµn. vÝ dô nh­: 4.Bảng LIEN CHI b¶ng nµy gåm nh÷ng tr­êng nh­:TT,TEN CHI DOAN,LIENCHI.b¶ng nµy cho phÐp ta nhËp d÷ liÖu vÒ tªn c¸c ®oµn c¬ së vµ ph©n nh¸nh cña ®oµn c¬ së ®ã cña mét tæ chøc ®oµn mµ ë ®©y ®oµn c¬ së liªn chi ®oµn cßn ph©n nh¸nh cña nã lµ chi ®oµn cßn tæ chøc ®oµn lµ ®oµn tr­êng. vÝ dô nh­: 5.Bảng QUAN HE GIA DINH b¶ng nµy gåm nh÷ng tr­êng sau:TT,MDV,HO TEN BO, TUOI BO, NGHE NGHIEP BO,HO TEN ME,TUOI ME, NGHE NGHIEP ME.B¶ng nµy cho phÐp ta nhËp d÷ liÖu vÒ thµnh phÇn gia ®×nh cña ®oµn viªn ®ã. vÝ dô nh­: 6.Bảng SINH VIEN B¶ng nµy gåm nh÷ng tr­¬ng sau:TT,MSV(m· sinh viªn),MDV(m· ®oµn viªn),TEN CHI DOAN,LIEN CHI,MA CHUC VU,SINH VIEN TINH NGUYEN.b¶ng nµy cho phÐp ta nhËp d÷ liÖu vÒ th«ng tin cña mét sinh viªn la mét ®oµn viªn trong nhµ tr­êng ®¹i häc.c¸c th«ng tin nh­ MDV,tªn cña chi ®oµn ,chóc vô cña sinh viªn ®ã trong bé m¸y ho¹t ®äng cña ®oµn thanh niªn céng s¶n cña tr­êng ®¹i häc. vÝ dô nh­: 7.Bảng SO DOAN b¶ng nµy nµy gåm nh÷ng tr­êng nh­:TT,MDV,HO TEN, NGAY SINH, QUE QUAN,DIA CHI THUONG TRU,DAN TOC,TON GIAO, GIOI TINH.ta nhËp d÷ liÖu vÒ sæ ®oµn cña c¸c ®oµn viªn vÒ c¸c th«ng tin trong sæ ®oµn cña mét ®oµn viªn. vÝ dô nh­: II, Tạo liên kết giữa các bảng t¹o mèi liªn kÕt gi÷a c¸c b¶ng cã nghÜa lµ ta t¹o ra c¸c liªn kÕt mãc nèi c¸c tr­êng d÷ liÖu víi nhau ®Ó sau ®ã ta cã thÓ tao nh÷ng queries (truy vÊn)hay c¸c reports gåm nh÷ng tr­êng d÷ liÖu kh¸c nhau tõ c¸c b¶ng kh¸c nhau cña mét ®oµn viªn. III, Tạo các Queries(Truy vấn): c¸ch t¹o mét truy vÊn: ®Çu tiªn click vµo queries sau ®ã click vµo news chän c¸c c¸ch t¹o truy vÊn sau ®ã bÊm ok. 1, Các Queries tìm kiếm: a, Queries tìm kiếm đoàn viên đóng thiếu tiền đoàn phí: truy vÊn nµy gåm nh÷ng b¶ng sau:BANG SO DOAN, BANG DONG DOAN PHI, BANG SINH VIEN. Truy vÊn nµy gióp ta t×m kiÕm c¸c ®oµn viªn ®ãng thiÕu ®ßan phÝ ®Ó tõ ®ã ®­a ra danh s¸ch c¸c ®oµn viªn ch­a ®ãng ®ñ ®oµn phÝ. vÝ dô nh­: b, Queries tìm kiếm đoàn viên theo tên chi đoàn: truy vÊn nµy ®­îc t¹o tõ c¸c b¶ng: b¶ng CHUC VU, BANG LIEN CHI, BANG SINH VIEN, BANG SO DOAN.truy vÊn nµy giup ta t×m kiÕm ®oµn viªn tho tªn chi ®oµn. VÝ dô nh­: Sau ®ã nhËp vµo tªn chi ®oµn cÇn t×m:47th1 KÕt qu¶ t×m kiÕm nh­ sau: c, Queries tìm kiếm đoàn viên theo họ tên: truy vÊn nµy gåm nh÷ng b¶ng: BANG SINH VIEN, BANG SO DOAN, BANG LIEN CHI, BANG CHUC VU. Truy vÊn nµy gióp ta tim kiªm ®­îc c¸c ®oµn viªn theo hä tªn. vÝ dô nh­: NhËp vµo hä tªn:nguyÔn lª hoµ: KÕt qu¶ nh­ sau: d, Queries tìm kiếm theo mã đoàn viên: Bảng này gồm các bảng : BANG SO DOAN, BANG SINH VIEN, BANG LIEN CHI, BANG CHUC VU. Truy vÊn nµy gióp ta tim kiÕm ®oµn viªn theo MDV(m· ®oµn viªn). VÝ dô nh­: NhËp vµo MDV:113247 KÕt qu¶ nh­ sau: 2, Các Queries thống kê đoàn viên: a, Queries thống kê đoàn viên theo tên chi đoàn: Truy vÊn nµy chØ cã b¶ng :BANG SINH VIEN. Gióp ta thèng kª xem trong mét chi ®oµn cã bao nhieu ®oµn viªn. VÝ dô nh­: NhËp vµo tªn chi ®oµn:47th1 KÕt qu¶ nh­ sau: b, Queries thống kê theo giới tính: Truy vÊn nµy chØ cã b¶ng:BANG SO DOAN. Truy vÊn nµy giup ta t×m ®­îc trong mét ®oµn c¬ së cã bao nhiªu ®oµn viªn nam bao nhiªu ®oµn vi©n n÷. VÝ dô nh­: NhËp vµo giãi tÝnh:nam KÕt qu¶ nh­ sau: c, Queries thống kê theo tôn giáo: Truy vÊn nµy chØ cã mét b¶ng:BANG SO DOAN. Truy vÊn nµy gióp ta tim ®­îc trong mét chi ®oµn cã bao nhiªu ®oµn viªn theo mét t«n giao nhÊt ®Þnh. vÝ dô nh­: NhËp vµo t«n gi¸o:thiªn chóa gi¸o: d, Queries thống kê theo dân tộc: Truy vấn này có bảng :BANG SO DOAN. Truy vấn này giúp ta thống kê được có bao nhiêu đoàn viên theo cùng một dân tộc: Ví dụ như: Nhập vào tên dân tộc cần thống kê:kinh Kết quả như sau: e, Queries thống kê theo họ tên: Truy vÊn nµy cã mét b¶ng: BANG SO DOAN. Gióp ta tim thÊy trong mét c¬ së ®oµn cã bao nhiªu ®oµn viªn cungf hä tªn. 3, Các queries thông tin về đoàn viên: a, Queries thông tin về đoàn phí: Truy vÊn nµy cã hai bang; cho ta th«ng tin vÒ ®oµn viªn ®· ®ãng ®oµn phÝ ®ñ hay ch­a. ®­a ra danh sach ®oµn viªn ®ãng thiÕu ®oµn phÝ tõ reports: b, Queries về thông tin đoàn viên: Truy vÊn nµy gåm 4 b¶ng liªn kÐt víi nhau; giup ta ®­a ra th«ng tin vÒ ®oµn viªn.th«ng tin ®oµn viªn ®­a ra trong bai nh­ sau: c,Queries về thông tin gia đình: Truy vÊn nµy gåm 2 b¶ng: BANG QUAN HE GIA DINH, BANG SO DOAN.®­a ra th«ng tin vÒ quan hÖ gia ®×nh cña c¸c ®oµn viªn: Trong bai nµy th× kªt qu¶ lµ: 4, Các Queries đưa ra danh sách đoàn viên: a, Queries danh sách đoàn viên mới vào: b, Queries danh sách đoàn viên ra trường: c,Queries danh sach đoàn viên bị khai trừ khỏi đoàn: d,Queries danh sách đoàn viên chưa đóng đủ đoàn phí: 5, Các queries tính toán: a, Queries tính toán tổng số tiền đã đóng theo mã đoàn viên: Truy vÊn nµy giup ta xem mét ®oµn viªn ®· ®ãng ®­îc bao nhiªu ®oµn phÝ: Trong bai nµy: b, Queries tính toán tổng số tiền đã đóng theo họ tên: Truy vÊn nµy co2 b¶ng:BANG SO DOAN, BANG DONG DOAN PHI. Cã CH¦C N¡NG gióp ta tÝnh tæng tiÒn ®oµn phÝ : II, Thiết kế các Form(): Më Reports /reporst wizard / Chän truy vÊn tham sè ®· t¹o ra tõ Queries 1, Form MAIN FORM(form chương trình): Form dïng ®Ó in kÕt qu¶ : chøc n¨ng cña form lµ t¹o nót lÖnh in c¸c b¸o biÓu ra mµn h×nh ,còng nh­ ra may in. In ra mµn h×nh: ®­a c¸c b¶n b¸o c¸o ra mµn h×nh d­íi chÕ ®é design view. 2, Các Form nhập dữ liệu: a, Form nhập dữ liệu cho bảng chức vụ: b, Form nhập dữ liệu cho bảng đóng đoàn phí: c, Form nhập dữ liệu cho bảng khen thưởng: d, Form nhập dữ liệu cho bảng liên chi: e, Form nhập dữ liệu cho bảng quan hệ gia đình: f, Form nhập dữ liệu cho bảng sinh viên: g, Form nhập dữ liệu cho bảng sổ đoàn: 3, Các Form tìm kiếm : 1, Form tim kiếm đoàn viên theo chi đoàn: b, Form tìm kiếm đoàn viên theo họ tên: c, Form tìm kiếm đoàn viên theo mã đoàn viên:  4, Form thống kê: a, Form thống kê theo dân tộc: III, THIẾT KẾ CÁC REPORTS: 1, REPORTS IN RA DANH SÁCH CÁC ĐOÀN VIÊN: Tắt đi và click vào reports này : ta được 2, REPORTS In ra thông tin về một cán bộ đoàn theo MDV: tắt và click vào reports này sẽ hiện lên: sau đó ta nhập vào:113247 kết quả: 3, REPORTS In ra các thông tin về một đoàn viên: tắt cửa sổ trên và click vào reports này sẽ hiện lên: nhập dữ liệu vào:113247 kết quả: 4, REPORTS IN RA CÁC THÔNG TIN VỀ ĐOÀN VIÊN DỰA TRÊN TÌM KIẾM THEO HỌ TÊN: Trên là cách tạo reports, tắt đi và click vào(TIM VA DUA RA…)sau đó hiện lên cửa sổ sau: ta nhập vào họ tên: nguyễn lê hoà Kết quả nhận được là: IV, THIẾT KẾ CÁC MACROS:chän macros/news…. C¸c Macro ®­îc x©y dùng ®Ó thùc hiÖn c¸c thao t¸c nh­ më , ®ãng c¸c mÉu biÓu ,cho xem kÕt qu¶,t×m th«ng tin trªn c¬ së tho¶ m·n c¸c ®iÒu kiÖn ®­a ra:  Cöa sæ macros 1, MACROS 1: dùng cho main form (để thoát khỏi acess hoặc thoát khỏi windows) 2, MACROS 2: 3, MACROS 4: 3, MACROS MAIN FORM:t¹o dao diÖn chÝnh cho ch­¬ng tr×nh 4, MACROS NHAP DU LIEU: 5, MACROS THONG KE: 6, MACROS THONG TIN:®­a ra c¸c th«ng tin vÒ ®oµn viªn 7, MACROS TIM KIEM:dung ®Ó cho ta t×m kiÕm c¸c d÷ liÖu V, LẬP TRÌNH VỀ MODULES: PHẦN KẾT: Trªn ®©y lµ toµn bé ch­¬ng tr×nh ®­îc øng dông b»ng ng«n ng÷ Microsoft Access vµo “ qu¶n lý ®oµn viªn“. C«ng viÖc chÝnh cña ch­¬ng tr×nh chñ yÕu lµ viÖc nhËp sè liÖu ,th«ng tin vÒ kÕt qu¶ hoc tËp sau ®ã thùc hiÖn c«ng viÖc t×m kiÕm ,in th«ng b¸o ; ch­¬ng tr×nh nµy ®· : + §¸p øng ®­îc yªu cÇu c«ng viÖc hiÖn t¹i. + Sö dông d÷ liÖu ®· cã sau mét sè lÇn nhËp liÖu. + Ch­a ®­a ra ®­îc ®Çy ®ñ c¸c b¸o c¸o chi tiÕt. Têi gian cã h¹n nªn ch­¬ng tr×nh míi chØ nhËp thö mét sè d÷ liÖu ®Ó ch¹y thö, cÇn tiÕp tôc ®­îc bæ sung vµ hoµn thiÖn .Khi cã nh÷ng yªu cÇu cÇn thiÕt trong c«ng viÖc qu¶n lý sinh viªn , ch­¬ng tr×nh cã thÓ ph¸t triÓn thªm ®Ó ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cña ng­êi qu¶n lý . V× vËy mong c¸c b¹n cïng thÇy c« gióp ®ì vµbæ sung ®Ó bµi thiÕt kÕ cña em thªm hoµn thiÖn. Em xin c¶m ¬n sù gióp ®ì cña thÇy gi¸o h­íng dÉn vµ c¸c b¹n tham kh¶o ch­¬ng tr×nh quan lÝ ®oµn viªn nµy.