Đề tài Phân tích tình hình quản lý vật tư và xây dựng các biện pháp quản lý vật tư ở công ty may Phù Đổng

Lời Mở Đầu Trong nền kinh tế thị trường, công tác, hoạch định chiến lược kinh doanh là vấn đề sống còn của doanh nghiệp. Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp luôn luôn vận động theo quy luật của nó. Trong khi đó mọi doanh nghiệp đều muốn chiến thắng trong cạnh tranh và dành thắng lợi trong thị trường. Muốn vậy doanh nghiệp phải củng cố và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm là một bộ phận quan trọng trong chiến lược sản xuất kinh doanh. Trong sản xuất kinh doanh thì mục tiêu của doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận. Sao cho chi phí là nhỏ nhất, lợi nhuận là cao nhất. Có như vậy doanh nghiệp mới duy trì được hoạt động sản xuất kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước. Nâng cao đời sống văn hoá tinh thần cho người lao động. Để đạt mục tiêu trên doanh nghiệp phải đồng thời thực hiện các biện pháp kinh tế kỹ thuật và phải tiết kiệm được chi phí vừa không phải đầu tư về vốn . Nhất là trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, các doanh nghiệp tồn tại hay không tồn tại là do công tác quả lý kém hiệu quả, qua tổng kết cho thấy 90% các nhà doanh nghiệp thành công hay thất bại là do quản lý kém. Chính vì thế mà các doanh nghiệp nói chung đều phải xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh. Có như vậy doanh nghiệp mới tồn tại và phát triển. Qua thời gian thực tập tại Công ty May Phù Đổng em nhận thấy trong nhiều năm qua Công ty đều hoan thành kế hoạch sản lượng, kế hoạch về doanh thu nhưng lợi nhuận chưa cao. Nguyên nhân chủ yếu là chi phí cao, dẫn lợi nhuận thấp. Qua đó nói lên quản lý vật tư, thiết bị, giá thành chưa hợp lý. Do vậy với những kiến thức đã học tại trường và thời gian thực tập tại Công ty May Phù Đổng được sự hướng dẫn của thầy giáo Ngô Trần ánh và các anh chị trong Công ty May Phù Đổng đã giúp em đi sâu nghiên cứu đề tài “Phân tích tình hình quản lý vật tư và xây dựng các biện pháp quản lý vật tư ở Công ty May Phù Đổng “ Vật tư là đầu vào quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh và chiếm một tỷ trọng lớn trong cơ cấu chi phí sản xuất ở doanh nghiệp. Vì vậy quản lý hiệu quả vật tư là một trong những cách thức để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp . Vật tư là một trong những yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất, nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm đầu ra, đảm bảo cho hoạt động sản xuất của Công ty được tiến hành thuận lợi. Đó không phải là vấn đề quá phức tạp song lại đòi hỏi trong hoạt động cung cấp vật tư là cung cấp sao cho đúng yêu cầu kỹ thuật mà sản xuất yêu cầu, đúng thời gian, đúng chủng loại. Nếu cung cấp vật tư đạt được các yêu cầu đó, thì mới đảm bảo rằng có điều kiện hoàn thành kế hoạch đề ra. Với những kiến thức còn ít ỏi và kinh nghiệm thực tế còn nhiều hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình làm đề tài. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy, cô giáo trong khoa và các bạn đồng nghiệp cho bản đồ án hoàn thiện hơn . Em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trường đại học Bách Khoa Hà Nội và thầy giáo hướng dẫn Ngô Trần ánh đã giúp đỡ em hoàn thành bản đồ án tốt nghiệp. chương I Cơ sở lý thuyết về quản lý vật tư trong doanh nghiệp I.1.Khái niệm vật tư về quản lý vật tư I.1.1 .Khái niệm vật tư kỹ thuật: Vật tư kỹ thuật là tư liệu sản xuất ở trạng thái khả năng. Mọi vật tư kỹ thuật đều là tư liệu sản xuất, nhưng không nhất thiết mọi tư liệu sản xuất cũng đều là vật tư kỹ thuật cả. Tư liệu sản xuất gồm có đối tượng lao động và tư liệu lao động. Những sản phẩm của tự nhiên là những đối tượng lao động do tự nhiên ban cho, song trước hết phải dùng lao động để chiếm lấy. Chỉ sau khi có sự cải biến những sản phẩm của tự nhiên thành những sản phẩm của lao động, sản phẩm mới có những thuộc tính, những tính năng kỹ thuật nhất định. Do đó không phải mọi đối tượng lao động cũng đều là sản phẩm lao động, chỉ nguyên liệu mối là sản phẩm của lao động. Vật tư kỹ thuật là sản phẩm của lao động dùng để sản xuất. Đó là nguyên, nhiên, vật liệu, điện lực, bán thành phẩm, thiết bị máy móc, dụng cụ phụ tùng …(được gọi tắt là vật tư ). I.1.2.Phân loại vật tư kỹ thuật: Vật tư kỹ thuật gồm nhiều thứ, nhiều loại, từ những thứ có tính năng kỹ thuật cao, đến những thứ, những loại thông thường, từ những thứ có khối lượng và trọng lượng lớn đến những thứ nhỏ nhẹ kích thước nhỏ bé, từ những thứ rất đắt tiền đến những thứ rẻ tiền…Tất cả đều là sản phẩm lao động, dùng để sản xuất. Toàn bộ vật tư được phân theo tiêu thức cơ bản sau. a)Theo công dụng trong quá trình sản xuất: được chia thành hai nhóm *)Vật tư dùng làm đối tượng lao động Nhiên liệu, nguyên liệu, vật liệu, bán thành phẩm, chi tiết bộ phận máy. Vật tư chuyên dùng - Điện lực *)Vật tư dùng làm tư liệu lao động Thiết bị động lực Thiết bị vận chuyển và chứa đựng đối tượng lao động; Hệ thống thiết bị, máy móc đIũu khiển: Công cụ, khí cụ và dụng cụ dùng vào sản xuất; Các loại phụ tùng máy . Các loại đồ trong dùng nhà xưởng b)Theo tính chất sử dụng: Vật tư thông dụng gồm những vật tư dùng phổ biến cho nhiều ngành còn vật tư chuyên dùng bao gồm những loại vật tư dùng cho một ngành nao đó, thậm chí một doanh nghiệp như vật tư chuyên dùng ngành đường sắt, vật tư chuyên dùng cho ngành y tế. c)Theo tầm quan trọng của vật tư : Các loại vật tư có tầm quan trọng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Một số vật tư nếu bị thiếu sẽ làm tê liệt hoạt động của doanh nghiệp, một số khác quá đắt, một số khó mà có được. Do vậy, trong quá trình tổ chức mua sắm và quản lý vật tư, các doanh nghiệp cần chú ý vào những sản phẩm “quan trọng”. Chúng cần phải được phân loại để có phương pháp quản lý có hiệu quả. I.1.3. Quản lý vật tư: Việc đáp ứng đầy đủ các loại vật tư thiết bị kịp thời và đồng bộ là điều kiện cần thiết cho quá trình sản xuất, có đáp ứng các yêu cầu về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại kịp thời thì doanh nghiệp mới tồn tại và đạt được mục đích trong sản xuất kinh doanh. *)Công tác quản lý vật tư bao gồm : Xác định nhu cầu và lập kế hoạch yêu cầu vật tư Xấc định phương thức đảm bảo vật tư. Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch mua vật tư . Tổ chức cấp phát vật tư Quản lý vật tư nội bộ. - Phân tích quá trình mua sắm và quản lý vật tư . I.2 : Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu: I.2.1 Khái niệm và ý nghĩa *)Khái niệm : Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lượng tiêu hao lớn nhất cho phép để sản xuất một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành một công việc nào đó trong điều kiện tổ chức và kỹ thuật nhất định của thời kỳ kế hoạch . *)ý nghĩa : Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là nội dung quan trọng và rất cần thiết của công tác quản lý, định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là cơ sở của các mặt quản lý trong các doanh ngiệp nói chung . *)Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu có tác dụng sau: -Là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu, điều hoà, cân đối lượng nguyên vật liệu cần dùng trong doanh nghiệp. Từ đó xác định đúng đắn các mối quan hệ mua bán và ký kết hợp đồng giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa các doanh nghiệp với các đơn vị kinh doanh vật tư. -Là căn cứ trực tiếp để tổ chức cấp phát nguyên vật liệu, hợp lý, kịp thời cho các phân xưởng bộ phận sản xuất và nơi làm việc, đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành cân đối, nhịp nhàng và liên tục. -Là cơ sở để tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ, là cơ sở tính toán giá thành chính xác, đồng thời còn là cơ sở để tính toán nhu cầu về vốn lưu động và huy động các nguồn vốn một cách hợp lý. -Là mục tiêu cụ thể để thúc đẩy cán bộ công nhân viên sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu ngăn ngừa mọi lãng phí có thể xảy ra. -Là thước đo đánh giá trình độ tiến bộ khoa học kỹ thuật và ứng dụng kỹ thuật, công nghệ mới vào sản xuất. Ngoài ra, định mức tiêu dùng nguyên, vật liệu còn là cơ sở để xác định các mục tiêu cho các phong chào thi đua hợp lý hoá sản xuất và cải tiến kỹ thuật trong các doanh nghiệp. I.2.2. Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Có nhiều phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, trong thực tế các doanh nghiệp thường dùng 3 phương pháp cơ bản sau: *)Sở dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm để xác định: Căn cứ vào số liệu thống kê về mức tiêu dùng nguyên vật liệu của kỳ báo cáo. -Thu nhập số liệu kỳ báo cáo: Căn cứ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ báo cáo tiến hành thu nhập tài liệu cần thiết, số liệu thu nhập càng nhiều thì mức độ chính xác càng cao . -Tính thực chi bình quân về vật tư để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm trong kỳ báo cáo cách tính như sau : + Cách 1: Dùng phương pháp bình quân số học: n S Pi i=1 MO = N Trong đó : MO: Thực chi bình quân về vật tư để sản xuất ra đơn vị sản phẩm kỳ báo cáo Pi: Thực chi vật tư để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm của lần quan sát thứ nhất. N: Số lần quan sát + Cách 2: Dùng phương pháp bình quân gia quyền n SPi . q i i=1 MO = n S qi i=1 qi:Là lượng sản phẩm sản xuất ra ứng với số lần quan sát *)Phương pháp thí nghiệm kinh nghiệm: Thực chất của phương pháp này là dựa vào kết quả thí nghiệm có kết hợp với kinh nghiệm đã thu được trong sản xuất kinh doanh, để xây dựng mức cho kế hoạch (Tuỳ thuộc vào từng đặc điểm và tính chất của vật tư sản phẩm sản xuất ra để xác định nội dung, phạm vi thí nghiệm cụ thể ) -Thí nghiệm trong sản xuất: Sản xuất thử ngay trong điều kiện thực tế của sản xuất để thu thập và rút ra kết luận. -Thí nghiệm trên cơ sở nghiên cứu: Tức là tiến hành sản xuất thử trong phòng thí nghiệm. *) Yêu cầu của phương pháp này: Điều kiện thí nghiệm phải phù hợp với điều kiện thực tế của sản xuất Điều kiện thí nghiệm phải mang tính chất hiện đại Sau khi đã xác định được mức của từng loại thì tiến hành sản xuất thử. Nếu phù hợp thì sẽ ban hành định mức. (*) Phương pháp phân tích tính toán: Phương pháp này là tính mức cho từng sản phẩm dựa trên cơ sở nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng chủ yếu đến chi phí vật tư. Tính toán bộ tiêu hao vật tư trong sản xuất và tổng hợp mức kế hoạch. Phương pháp này phải có đủ tài liệu thống kê báo cáo về tình hình sử dụng vật tư cụ thể, chi phí vật tư, quản lý, công nghệ… I.2.3.Định mức cho sản xuất và theo dõi tình hình thực hiện định mức: Khi đã xác định được định mức vật tư cho từng loại sản phẩm hợp đồng định mức ban hành tập định mức mới và được ông giám đốc ký duyệt sau đó đưa vào áp dụng. Trong quá trình thực hiện phải có cán bộ theo dõi giám sát quá trình thực hiện nếu có gì không hợp lý phải sửa đổi. I.2.4. Tổ chức sửa đổi định mức: Định mức nói chung và tiêu hao vật tư nói riêng luôn đòi hỏi phải thường xuyên được đổi mới và hoàn thiện đảm bảo yêu cầu của sản xuất trong từng lĩnh vực. Khi điều kiện sản xuất thay đổi bắt buộc định mức phải thay đổi theo cho phù hợp, việc sửa đổi định mức được tiến hành theo 2 hướng: + Các mức lạc hậu thì phải sửa đổi nâng cao + Các mức tiên tiến thì phải hạ thấp I.3.Quá trình lập kế hoạch mua sắm vật tư: Kế hoạch mua sắm vật tư đóng một vai trò rất quan trọng của kế hoạch sản xuất – kỹ thuật – tài chính. Chúng có mối liên quan mật thiết với nhau, tác động lẫn nhau. Kế hoạch mua sắm vật tư đảm bảo yếu tố về vật chất, để thực hiện kế hoạch khác. Còn các kế hoạch khác là căn cứ để xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư. I.3.1.Đặc điểm của kế hoạch mua sắm -Kế hoạch và việc thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư sẽ dự kiến trực tiếp thời gian của quá trình sản xuất, sự tiêu dùng trực tiếp của các tư liệu sản xuất sẽ phát sinh trong doanh nghiệp. - Kế hoạch mua sắm vật tư trong doanh nghiệp rất phức tạp - Kế hoạch mua sắm vật tư trong doanh nghiệp có tính chất cụ thể và nghiệp vụ cao độ. I.3.2.Nội dung mua sắm vật tư : Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp các tài liệu tính toán kế hoạch tổng hợp nhu cầu vật tư. Nhiệm vụ chủ yếu là đảm bảo đủ vật tư, vật tư tốt đáp ứng được nhu cầu cho sản xuất. Kế hoạch mua sắm vật tư có 2 nội dung cơ bản : - Phản ánh toàn bộ nhu cầu vật tư kỳ kế hoạch: (Vật tư cho sản xuất, cho xây dựng cơ bản,cho sửa chữa, cho dự trữ ) - Phản ánh các nguồn vật tư để thoả mãn nhu cầu trên gồm: Tồn kho nguồn tiềm năng nội bộ, nguồn mua ngoài. I.3.3.Trình tự lập kế hoạch mua sắm: Gồm các giai đoạn sau: *) Giai đoạn chuẩn bị : Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lượng và nội dung của kế hoạch vật tư. Để làm tốt giai đoạn này thì cán bộ thương mại doanh nghiệp phải thực hiện các công việc sau: + Nghiên cứu và thu thập các thông tin về thị trường, các yếu tố sản xuất. + Chuẩn bị các tài liệu về phương án sản xuất – kinh doanh – tiêu thụ sản phẩm . + Mức tiêu dùng nguyên vật liệu, yêu cầu của các công trường, phân xưởng, của doanh nghiệp . *) Giai đoạn tính toán các nhu cầu: Để có được kế hoạch mua vật tư chính xác và khoa học đòi hỏi phải xác định đầy đủ các loại vật tư cho sản xuất. Đây là căn cứ quan trọng để xác định lượng vật tư cần mua về cho doanh nghiệp. +Xác định số lượng vật tư tồn đầu kỳ và tồn cuối kỳ của doanh nghiệp. +Xác định số lượng vật tư hành hoá cần phải mua về cho doanh nghiệp Mục tiêu của việc lập kế hoạch là làm sao số lượng vật tư mua về ở mức tối thiểu mà vẫn đáp ứng được nhu cầu sản xuất kinh doanh. Có nghĩa là tổng nhu cầu bằng tổng nguồn dự trữ nhưng rất ít. I.4. Xác định nhu cầu vật tư I.4.1.Khái niệm và đặc điểm xác định nhu cầu vật tư: *) Khái niệm: Nhu cầu vật tư là những nhu cầu cần thiết về nguyên, nhiên vật liệu, thiết bị, máy móc để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh nhất định. *) Những đặc điểm cơ bản để xác định nhu cầu vật tư: Liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất. Nhu cầu được hình thành trong lĩnh vực sản xuất vật chất Tính xã hội của nhu cầu vật tư kỹ thuật. Tính thay thế lẫn nhau của nhu cầu vật tư. Tính bổ sung cho nhau về nhu cầu vật tư. Tính khách quan của nhu cầu vật tư. Tính đa dạng và nhiều vẻ của nhu cầu vật tư. Do những đặc điểm cơ bản trên mà việc nghiên cứu và xác định các loại nhu cầu vật tư ở doanh nghiệp là rất phức tạp, đòi hỏi cán bộ kinh doanh phải có sự am hiểu sâu sắc về lĩnh vực hàng hoá công nghiệp, công nghệ sản xuất, kiến thức thương mại… I.4.2.Kết cấu nhu cầu vật tư và các nhân tố hình thành: *) Kết cấu nhu cầu vật tư : Trong doanh nghiệp nhu cầu vật tư được biểu hiện toàn bộ nhu cầu trong kỳ kế hoạch đảm bảo cho việc thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, nghiên cứu khoa học, sửa chữa và dự trữ … Được thể hiện qua sơ đồ sau: Hình 01: kết cấu nhu cầu vật tư của doanh nghiệp Tổng nhu cầu vật tư Nhu cầu cho xây dựng Nhu cầu vật tư cho sản xuất Dự trữ Sửa chữa Xây dựng cơ bản Cho sản phẩm chính Dự trữ Cho sản xuất phụ Nhu cầu vật tư sx áo Jacket Nhu cầu vật tư SX áo sơ mi Nhu cầu vật tư SX quần áo trẻ em Sửa chữa thường xuyên Sửa chữa gia công Máy moc thiết bị * +Tiến bộ khoa học – kỹ thuật trong sản xuất +Quy mô sản xuất của các ngành , các doanh nghiệp +Cơ cấu khối lượng sản phẩm sản xuất +Quy mô thị trường vật tư tiêu dùng +Cung vật tư hàng hoá trên thị trường I.4.3.Các phương pháp xác định nhu cầu vật tư : Nhu cầu nguyên vật liệu trực tiếp vật tư trực tiếp: Việc xác định nhu cầu dựa vào mức tiêu dùng và khối lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ. Nsx = SQsf . msf Trong đó : Nsx: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ Qsf: Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ msf: Mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản phẩm *) Tính mức chi tiết sản phẩm : Nct = SQct . mct Trong đó : Nct: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất các chi tiết sản phẩm trong kỳ Qct: Số lượng chi tiết sản phẩm sẽ sản xuất trong kỳ mct: Mức sử dụng vật tư cho một đơn vị chi tiết sản phẩm *) Tính hệ số biến động : Phương pháp này nghiên cứu tình hình thực tế sản xuất và sử dụng vật tư trong năm báo cáo, phương án sản xuất kỳ kế hoạch, phân tích các yếu tố tiết kiệm vật tư từ đó xác định hệ số sử dụng vật tư kỳ kế hoạch so với sử dụng vật tư kỳ báo cáo Nsx = Nbc . Tsx . Htk Trong đó: Nbc: Số lượng vật tư sử dụng trong năm báo cáo Tsx : Nhịp độ phát triển sản xuất kỳ kế hoạch H tk: Hệ số tiết kiệm vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo b) Nhu cầu nguyên vật liệu cho sản phẩm dở dang: *) Tính theo mức chênh lệch sản lượng bán thành phẩm và hàng chế biến dở dang giữa năm cuối và năm đầu. Nsx=(Qcd2- Qcd1). m Trong đó: Qcd2 ,Qcd1: Số lượng bán thành phẩm và hàng chế biến dở dang đầu năm và cuối năm kế hoạch m: Mức sử dụng vật tư cho đơn vị mức thành phẩm hàng chế biến dở dang *)Tính theo chu kỳ sản xuất: Nsx=( Tk. M ) - P Trong đó: Tk: là thời gian sử dụng để sản xuất bán thành phẩm (số ngày) M: là số lượng vật tư để sử dụng trong một ngày đêm để sản xuất ra bán thành phẩm (hàng chế biến dở dang) P: số lượng vật tư của bán thành phẩm và hàng chế biến dở dang có ở đầu năm kỳ kế hoạch. *)Tính theo giá trị: (Qcd2-Qcd1) NSX =. . Nkh Gkh Trong đó: Gkh: Toàn bộ giá trị tổng sản lượng năm kế hoạch Nkh:Số lượng vật tư cần dùng năm kế hoạch *)Tính theo hệ số biến động: (Qcd2 .Tkh)- Qcd1 Nsx= . Nkh Gkh Trong đó: Tkh: Tỉ lệ tăng giảm giá trị tổng sản phẩm năm kế hoạch so với năm báo cáo. Nhu cầu máy móc,thiết bị để lắp máy sản phẩm: Ntb= Mtb . Ksp + Tck - Tdk ở đây: Ntb: Nhu cầu thiết bị cho lắp máy sản phẩm trong kỳ kế hoạch. Mtb: Mức thiết bị dùng cho một máy sản phẩm Ksp: số lượng máy sản phẩm dự kiến sản suất trong kỳ kế hoạch Tck: Tồn kho cuối kỳ về thiết bị dùng cho lắp máy sản phẩm Tdk: Tồn kho đầu kỳ về thiết bị dùng cho lắp máy sản phẩm Ngoài ra đơn vị cần xác định các loại nhu cầu vật tư cho sửa chữa thường xuyên, định kỳ, vật tư cho sửa chữa nhà xưởng, nhu cầu vật tư dự trữ cho xây dựng cơ bản… I.4.4.Phương pháp xác định các nguồn hàng để đáp ứng nhu cầu vật tư cho doanh nghiệp: a)Nguồn hàng tồn kho đầu kỳ: Lượng hàng tồn kho được tính như sau: Odk = Ott + Nh - X Trong đó: Odk: Tồn kho ước tính đúng kế hoạch ott: Tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch Nh: Lượng hàng ước nhập từ thời điểm lập kế hoạch đến hết năm báo cáo X: Lượng hàng ước xuất b)Nguồn động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp: Tự tổ chức sản xuất, chế biến và thu gom hàng hoá để bổ sung nguồn hàng Thu hồi sử dụng lại phế liệu, phế phẩm Tổ chức gia công lại sửa chữa lại dùng. c)Nguồn tiết kiệm trong tiêu dùng: Biện pháp kỹ thuật sản xuất Tổ chức quản lý Yếu tố con người d)Nguồn hàng mua trên thị trường: Nguồn vật tư mua trong nước. Nguồn vật tư mua ngoài nước. I.5.Quản lý dự trữ vật tư trong doanh nghiệp: I.5.1.Dự trữ cho sản xuất: Tất cả vật tư hiện ở doanh nghiệp sản xuất đang chờ đợi để bước vào tiêu dùng sản xuất,gọi là dự trữ sản xuất *) Dự trữ sản xuất cần thiết để : Xác định các loại nhu cầu hàng hoá, lượng đặt hàng, tính toán khối lượng hàng hoá nhập về trong kỳ kế hoạch. Điều chỉnh lượng hàng hoá nhập trong quá trình hoạt động kinh doanh và kiểm tra thực tế hàng hoá ở các kho. Xác định mức vốn lưu động đầu tư vào dự trữ sản xuất. Tính toán nhu cầu về diện tích kho hàng cần thiết. *) Đại lượng dự trữ sản xuất phụ thuộc vào rất nhiều các yếu tố như: Lượng vật tư tiêu dùng bình quân một ngày đêm trong doanh nghiệp Mức xuất hàng tối thiểu một lần của doanh nghiệp thương mại Trọng tải, tốc độ, phương tiện vận chuyển Chất lượng phục vụ của doanh nghiệp thương mại Định kỳ sản xuất vật tư của doanh nghiệp sản xuất Tính thời vụ của sản xuất, vận tải, tiêu dùng, vật tư Thuộc tính tự nhiên của các loại vật tư *) Dự trữ bao gồm 3 bộ phận : + Dự trữ thường xuyên: Để đảm bảo vật tư tiêu dùng thường xuyên liên tục giữa các kỳ cung ứng kế tiếp nhau. Dự trữ này có đặc điểm là đại lượng của nó biến động từ tối đa đến tối thiểu. + Dự trữ bảo hiểm: Nó cần thiết trong các trường hợp sau: - Mức tiêu dùng bình quân ngày đêm thực tế cao hơn so với kế hoạch. - Lượng vật tư nhập thực tế ít hơn so với dự kiến trong mức chu kỳ cung ứng và tiêu dùng bình quân không thay đổi. + Dự trữ chuẩn bị: Các công việc chuẩn bị liên quan đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư như phân loại, ghép đồng bộ vật tư, sàng lọc và sơ chế những loại vật tư khác trước khi đưa và tiêu dùng sản xuất cần có sự chuẩn bị. Đại lượng dự trữ chuẩn bị tương đối cố định, ngoài đặc điểm và tính chất ảnh hưởng của những thời vụ và dẫn đến cần phải gia tăng các loại dự trữ. I.5.2. Định mức các loại sản xuất: Trong quá trình tiến hành dự trữ vật tư thiết bị. Nếu dự trữ ít không đủ mức cần thiết đáp ứng cho nhu cầu sản xuất dẫn đến nguy cơ làm cho quá trình sản xuất bị gián đoạn. Mặt khác nếu dự trữ quá nhiều dẫn đến tình trạng ứ đọng về vốn, vật tư, gây hỏng có thể không sử dụng được hoặc là không cần thiết. Điều này không có lợi cho doanh nghiệp. Để đảm bảo đủ vật tư cho sản xuất và tránh tình trạng dự trữ quá nhiều ta cần phải tiến hành định mức dự trữ sản xuất. Định mức dự trữ sản xuất là quy định đại lượng vật tư cần thiết phải có theo kế hoạch ở doanh nghiệp để đảm bảo cho quá trình sản xuất của các đơn vị tiêu dùng được tiến hành liên tục và đều đặn. A-Các quy tắc khi tiến hành định mức dự trữ sản xuất: *) Quy tắc 1: Xác định đại lượng tối thiểu cần thiết có nghĩa là đại lượng dự trữ phải đủ đảm bảo cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp trong mọi tình huống không bị gián đoạn, đồng thời tránh được dự trữ quá nhiều dẫn đến ứ đọng vật tư và vốn. Không nên giảm dự trữ thấp hơn mức cần thiết vì nó sẽ ảnh hưởng đến sự liên tục của quá trình sản xuất. *) Quy tắc 2: Xác định đại lượng dự trữ trên cơ sở tính toán tất cả các nhân tố ảnh hưởng trong kỳ kế hoạch . Để xác định đúng đại lượng dữ trữ cần phải sử dụng các tài liệu liên quan như: Định mức tiêu hao, nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất kinh doanh, nhu cầu vật tư cho sửa chữa và các nhu cầu khác. *) Quy tắc 3: Tiến hành định mức từ cụ thể đến tổng hợp *) Quy tắc 4: Quy định đại lượng dự trữ sản xuất tối đa và đại lượng dự trữ tối thiểu với từng loại vật tư Đại lượng dự trữ tối đa = Dự trữ chuẩn bị + Dự trữ bảo hiểm + Dự trữ thường xuyên tối đa Đại lượng dự trữ tối thiểu = Dự trữ chuẩn bị + Dự trữ bảo hiểm B – Các phương pháp xác định mức dự trữ *) Phương pháp định mức dự trữ thường xuyên : Dự trữ thường xuyên tối đa tuyệt đối theo công thức Dth/xmax= P. t Trong đó : Dth/xmax: Đại lượng dự trữ thường xuyên tối đa, tính theo đơn vị tính hiện vật P: Mức tiêu dùng bình quân ngày đêm t : Chu kỳ ( khoảng cách ) cung ứng theo kế hoạch Xác định P : N (năm ) N(quý) N(tháng) P = = = 360 90 30 Trong đó N : là nhu cầu vật tư kỳ kế hoạch Xác định t: Tuỳ thuộc vào điều kiện sản xuất,cung ứng và tiêu dùng vật tư,chu kỳ cung ứng theo kế hoạch có thể xác định được bằng một số phương pháp sau: *) Phương pháp 1: Nếu t phụ thuộc vào mức xuất hàng tối thiểu ( Mx) của doanh nghiệp thương mại, mức chuyển thẳng hay mức đặt hàng của doanh nghiệp sản xuất. Mx T = P *) Phương pháp 2: Nếu t phụ thuộc vào trọng tải của phương tiện vận tải thì: trọng tải của phương tiện vận tải t = P * )Phương pháp 3: Căn cứ vào quy định trong hợp đồng giữa doanh nghiệp thương mại và doanh nghiệp sản xuất. *) Phương pháp 4: Dùng số liệu thực tế và số liệu cung ứng kỳ báo cáo S Tm.Vn T = SVn Trong đó : Tn: Thời gian cách quãng giữa hai chu kỳ cung ứng lẫn nhau Vn: Số lượng vật tư nhận được trong kỳ cung ứng Lượng vật tư thường xuyên được minh hoạ theo sơ đồ sau: Hình số 2: Lượng dự trữ Dth/Xmax X Thời gian *) Phương pháp xác định mức dự trữ bảo hiểm : Dự trữ bảo hiểm là dự trữ dùng trong trường hợp số lượng vật tư dự trữ thường xuyên trong khi đã hết mà đợi cung ứng mới chưa về. Dbh = P. tbh Trong đó Dbh: Mức dự trữ bảo hiểm P: Mức tiêu dùng bình quân một ngày đêm Tbh: Thời gian dự trữ bảo hiểm Hình số 3 : Dự trữ bảo hiểm Dự trữ bảo hiểm thựờng xuyên B M A Dự trữ E K I N bảo hiểm D H Thời gian AB : Dự trữ thường xuyên AD : Dự trữ bảo hiểm EHK : Dự trữ bảo hiểm được sử dụng IMN : Dự trữ bảo hiểm được bù đắp Tác dụng của dự trữ bảo hiểm là bảo đảm vật tư cho sản xuất trong mọi tình huống và chính đó là khó khăn cho việc xác định đúng đắn cho lượng dự trữ bảo hiểm . *) Dự trữ bảo hiểm tương đối: Có thể tính theo 2 phương pháp *) Phương pháp 1: Căn cứ vào thời gian cần thiết để khôi phục lại dự trữ thường xuyên sử dụng hết khi nhập lô hàng mới về doanh nghiệp tbh= t1+t2+t3 t1: Số ngày giờ chuẩn bị vật tư ở nơi cung cấp t2: Số ngày vận chuyển về nơi tiêu thụ t3: Số ngày kiểm tra tiếp nhận vật tư tại kho *) Phương pháp 2: Dựa vào các số liệu cung ứng thực tế kỳ báo cáo ồ Chênh lệch cao hơn chu kỳ cung ưng bảo quản tbh = m m: Là số tiền chênh lệch cao hơn Dự trữ bảo hiểm tối ưu Dbh: Được xác định trên cơ sở lý thuyết của các mặt thống kê Dbh= K . d K: Hệ số trong bảng phân bố chuẩn d : Độ lệch chuẩn về loạI vật tư cần dự trữ bảo hiểm n S (DI D )2 d = i=1 n n SDi i=1 D = n Trong đó Di: Là lượng vật cung cấp lần thứ nhất D :Lượng vật tư trung bình giữa các lần cấp n: Số lần cung cấp Nếu ta chấp nhận hệ số phục vụ: Kpv = 50% K=0 Kpv = 84.1% K=1 Kpv = 97.7% K=2 Kpv = 99.8% K=3 *) Phương pháp xác định định mức dự trữ chuẩn bị: Những công việc chuẩn bị đặc biệt đòi hỏi phải có thời gian lâu hơn, phải tính dự trữ chuẩn bị. Đại lượng tương đối của dự trữ chuẩn bị đặc biệt căn cứ vào thời gian cần thiết để chuẩn bị vật tư trước khi đưa vào tiêu dùng sản xuất. Dcbi = P.tcbi Đại lượng dự trữ sản xuất : Dsx = Dtx+Dbh+Dcb Hoặc : Dsx = P (ttx+tbh+tcb) I.5.3: Tổ chức theo dõi sự biến động của dự trữ Định ra đại lượng dự trữ sản xuất là cần thiết và rất quan trọng đối với công tác quản lý dự trữ cho sản xuất, khi đã định ra được đại lượng dự trữ thì phải tiến hành tổ chức theo dõi giám sát sự biến động của nó. Đồng thời điều chỉnh kịp thời dự trữ cho thực tế phù hợp với định mức. Đây là vấn đề phức tạp vì dự trữ sản xuất luôn ở tình trạng biến động. Mặt khác doanh nghiệp còn sử dụng nhiều loại vật tư quy cách khác nhau nên việc theo dõi giám sát phải cụ thể của từng loại vật tư. Cần phân biệt dự trữ quá mức và dự trữ thừa. Dự trữ quá mức là dự trữ có số lượng cao so với dự trữ sản xuất tối đa. Dự trữ thừa là dự trữ những loại vật tư không cần nữa đối với sản xuất của doanh nghiệp. I.6.Tổ chức tiếp nhận vật tư: I.6.1.Tổ chức tiếp nhận vật tư: Vật tư chuyển về doanh nghiệp trước khi nhập kho phải thông qua nhận kiểm tra chất lượng, số lượng của từng loại vật tư. Mục đích của việc tiếp nhận là kiểm tra số lượng, chất lượng vật tư nhập kho cũng như xác định rõ trách nhiệm của từng đơn vị, những người có liên quan đến việc mua bán hàng. Đặc điểm tiếp nhận vật tư tuỳ thuộc vào hai bên bán và mua thoả thuận. Nếu bên bán giao hàng tại bên mua thì việc kiểm tra số lượng, chất lượng tiến hành tại kho bên mua. Nếu bên mua nhận vận chuyển thì việc kiểm tra chất lượng, số lượng tại kho bên bán và khi về chuyển kho doanh nghiệp phải kiểm tra lại mới được nhập kho. Để kiểm tra số lượng, chất lượng vật tư nó còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố, tính chất lí hoá của từng loại vật tư. Phương pháp kiểm tra được thống nhất trong hợp đồng mua bán(trong trường hợp khi kiểm tra nếu thấy không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng 2 bên đã ký thì phải lập biên bản ) I.6.2.Tổ chức quản lí kho: *) Xét trên góc độ kỹ thuật: Kho là những công trình kiến trúc chứa đựng hàng hoá bảo quản trong một thời gian nhất định.Tuỳ thuộc vào điều kiện của từng doanh nghiệp nên qui mô, kiến trúc của kho khác nhau. *)Xét về góc độ kinh tế: Hệ thống kho được xem như đơn vị kinh tế, một bộ phận cấu trúc của quá trình sản xuất, chức năng của kho là để bảo quản dự trữ lưu kho các hàng hoá vật tư phục vụ cho tái sản xuất và đáp ứng mọi nhu cầu của sản xuất kinh doanh. Kho cũng là một lĩnh vực kinh doanh có đầy đủ 3 yếu tố : Chức năng nhập xuất: Phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh . Chức năng sản xuất: Nâng cao công tác bảo quản Chức năng kiểm tra: Chấp hành các nội quy của kho *) Xét về mặt sản xuất : Kho là điểm xuất phát và cũng là điểm cuối cùng của quá trình sản xuất. Do vậy việc tổ chức và bảo quản kho phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây: Thực hiện việc dự trữ và bảo quản các loại hàng hoá trong kho. Tổ chức giao nhận kịp thời chính xác. Thực hiện chế độ hạch toán ở kho. *) Trong doanh nghiệp gồm các hệ thống kho sau đây: Kho dự trữ : dùng để dự trữ các loại vật tư đáp ứng các yêu cầu Kho tiêu thụ : Dùng để chứa các thành phẩm của doanh nghiệp sản xuất. Có rất nhiều vật tư khác nhau nên phải bố trí kho chứa khác nhau. Đối với kho nói chung thì phải phân từng khu, để riêng từng loại hàng hoá vật tư như kho nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, thiết bị, phụ tùng, hàng gia công cơ khí… Nếu căn cứ vào phương pháp bảo quản thì người ta chia kho thành kho kín, kho nửa kín, kho lộ thiên. Nếu căn cứ vào đặc điểm xây dựng và thiết kế người ta chia kho thành kho thông thường, kho đặc biệt, kho độc hại, nguy hiểm . Ngoài ra còn nhiều tổn thất khác như độ bền, điều kiện sử dụng, mức độ cơ giới hoá. *) Nội dung quản lý kho gồm : - Cán bộ quản lí kho phải có hệ thống sổ sách theo dõi luôn nắm vững số lượng chất lượng, hàng tồn kho đối với từng loại vật tư. Kho có sơ đồ sắp xếp từng loại hàng hoá, vật tư phân theo khu ( thiết bị,phụ tùng,vật tư…) đúng chủng loại. - Bảo quản vật tư theo đúng quy trình - Xây dựng thực hiện hệ thống nội quy, quy chế về quản lý kho. I.6.3. Tổ chức cấp phát vật tư: Tổ chức cấp phát vật tư cho các công trường, phân xưởng là khâu hết sức quan trọng của phòng vật tư trong doanh nghiệp. Tổ chức cấp phát tốt sẽ đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành nhịp nhàng không bị gián đoạn góp phần tăng năng xuất lao động của con người và máy, giúp tăng nhanh vòng quay của vốn nâng cao năng suất chất lượng, giảm giá thành có lợi nhuận cao và tái sản xuất. *) Nhiệm vụ của tổ chức cấp phát vật tư: Đảm bảo cấp phát đồng bộ, đủ về chất lượng, số lượng đúng qui cách hàng hoá vật tư kịp thời. Chuẩn bị vật tư trước khi cấp phát để đưa vào sản xuất. Giải phóng cho các đơn vị tới mức tối đa, chức năng có liên quan tới việc tổ chức hậu cần vật tư . Kiểm tra việc giao vật tư và sử dụng vật tư ở các phân xưởng. *) Tổ chức cấp phát dưới các hình thức sau: + Cấp phát theo yêu cầu các công trường phân xưởng Hình thức cấp phát này chủ yếu dựa vào yêu cầu của các công trường, phân xưởng gửi lên phòng vật tư, phòng vật tư căn cứ vào đó, định mức nguyên vật liệu sản xuất, số hàng hoá vật tư có trong kho. Phòng vật tư viết phiếu xuất kho cho các công trường phân xưởng lĩnh tại kho. *Ưu điểm: Gắn chặt việc cấp phát với yêu cầu sản xuất Tạo điều kiện cho các công trường, phân xưởng. *) Nhược điểm: Không khuyến khích các đơn vị sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật tư Khó kiểm tra theo dõi quá trình sử dụng của các công trường, phân xưởng. Dể xảy ra dự trữ quá mức Hình thức cấp phát này phù hợp với các đơn vị sản xuất không ổn định,các doanh nghiệp sản xuất đơn chiếc… +)Cấp phát theo hạn mức (theo tiến độ kế hoạch) Căn cứ vào hệ thốngđịnh mức tiêu dùng nguyên vật liệu, căn cứ vào số lượng và chủng loại sản phẩm đã được xác định trong kế hoạch tiến độ sản xuất, phòng vật tư lập phiếu cấp phát hạn mức giao cho các bộ phận sản xuất và kho. Căn cứ vào phiếu đó kho chuẩn bị và định kỳ cấp phát số lượng ghi trong phiếu, như vậy việc cấp phát theo hạn mức được qui định chẳng những về số lượng mà cả về thời gian cấp phát nhằm đảm bảo tính chủ động cho bộ phận sử dụng cũng như bộ phận cấp phát… Ưu điểm: Quản lý chặt chẽ vật tư, hạch toán tiêu dùng vật tư chính xác, tăng cường tính chủ động trong quá trình cấp phát. ứng dụng: Hình thức này được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp có mặt hàng sản xuất ổn định có hệ thống định mức tiên tiễn. Ngoài ra trên thực tế còn có hình thức “ Bán nguyên liệu mua thành phẩm “. Đây là bước phát triển cao của công tác quản lý vật tư nhằm phát huy đầy đủ quyền sáng tạo trong các bộ phận sử dụng vật tư, bảo đảm hạch toán chính xác hạn chế hư hỏng mất mát vật tư trong quá trình sử dụng. Tuy nhiên hình thức này đỏi hỏi cán bộ quản lý vật tư phải có năng lực và trình độ quản lý giỏi. I.6.4.Các phương pháp tính giá xuất kho vật tư: *) Phương pháp tính bình quân của kỳ dự trữ: Giá trị đầu kỳ + Giá nhập cuối kỳ Giá trị bình quân thực tế = 1đơn vị sản phẩm Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập *) Phương pháp tính bình quân của mỗi lần nhập kho: Căn cứ vào mỗi lần nhập kho, số tồn kho cũ ta tính được giá bình quân. *)Phương pháp nhập trước – Xuất trước: Phương pháp này áp dụng nếu lô hàng nào nhập trước thì xuất trước *) Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này áp dụng nếu lô hàng nào nhập sau sẽ xuất trước khi hết lô hàng đó mới xuất sang lô hàng khác. *) Phương pháp ghi theo giá hạch toán: Phương pháp cuối cùng xác định khoản chênh lệch giữa giá trị thực tế của vật tư với giá trị hạch toán vật tư ( trên sổ sách) sau đó xác định giá trị vật liệu xuất kho. Giá trị thực tế của = Giá hoạch toán ± Chênh lệch giữa giá thực tế Vật liệu xuuất kho vật liệu xuất kho và giá hoạch toán Cũng có thể tính theo giá trị của hiện vật: Giá trị thực tế của = Giá trị của vật liệu xuất ´ Hệ số giá vật liệu xuất khẩu khẩu trong kỳ (tồn c.kỳ) vật liệu Giá trị thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ và vật liệu nhập trong kỳ Hệ số vật liệu = Giá hoạch toán của vật liệu tồn đầu kỳ vật liệu nhập trong kỳ Tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý, hệ số giá vật liệu có thể tính cho từng loại, từng nhóm vật liệu. Ngoài các phương pháp trên việc tính giá thực tế vật liệu xuất kho còn có thể tính theo các phương pháp khác. Tính theo giá trị thực tế bình quân. I.6 .5. Tình hình cung ứng vật tư: *) Về số lượng: Tình hình cung ứng vật tư là quá trình thực hiện hợp đồng mua bán giữa các nhà cung cấp và doanh nghiệp. Qúa trình cung ứng phải đáp ứng đủ đúng yêu cầu giữa hai bên, đáp ứng được yêu cầu về số lượng và chất lượng, quy cách sản phẩm… Doanh nghiệp xác định tình hình thực hiện các loại vật tư cần nhập trong kỳ kế hoạch. Xác đình mức độ hoàn thành kế hoạch cung ứng về số lượng vật tư. Số lượng vât tư loại i nhập %Hoàn thành kế hoạch cung ứng = Số vật tư cần mua (kỳ kế hoạch) (vậ tư i =1-n ) Trong quá trình cung ứng có thể xẩy ra trong kỳ không hoàn thành kế hoạch cung ứng có thể do nhiều nguyên nhân . + Doanh nghiệp giảm hợp đồng mua bán ( giảm số lượng nào đó trong kỳ, sản xuất sản phẩm nào đó) +Doanh nghiệp giảm hợp đồng mua bán do trong các kỳ tiết kiệm được vật tư. + Doanh nghiệp giảm hợp đồng mua bán do doanh nghiệp gặp khó khăn về tài chính. *) Về chất lượng: Quá trình cung ứng vật tư doanh nghiệp phải xác định số lượng vật tư cần thiết trong kỳ kế hoạch. Nhưng xét về mặt tiêu chuẩn chất lượng hàng hoá cũng là một yêu cầu rất cần thiết trong quá trình cung ứng. Chất lượng vật tư tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm, năng xuất lao động, giá thành sản phẩm (giá mua đầu vào) và ảnh hướng đến khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường. Vì vậy trong quá trình ký hợp đồng mua bán vật tư giữa bên cung ứng và doanh nghiệp cần phải ghi rõ các điều khoản về số lượng, chất lượng quy cách (Cam kết chung ) trong quá trình thực hiện hợp đồng và làm cơ sở để khi xuất kho và thanh toán hợp đồng. *) Chỉ số về chất lượng áp dụng công thức: S GIO . QIL S GIO X QIO ICL = : S QIL S QIO ở đây IcL: chỉ số chất lượng Gi: Đơn giá vật tư tưng loại theo cấp bậc chất lượng QiL.Qio: Khối lượng vật tư có chất lượng cao nhất ( loai I) *) Hệ số loại : Là tỷ số giữa tổng giá trị các loại vật tư mua với tổng giá trị vật tư mua tính theo giá vật tư có chất lượng cao nhất(loại I ). *)Về mặt hàng: Quá trình cung ứng phải phân tích được theo từng loại vật tư chủ yếu phân biệt giữa vật tư có thể thay thế, vật tư không thể thay thế. *)Tính đồng bộ mặt hàng: Cung ứng vật tư phải đảm bảo tính đồng bộ có như vậy mới đáp ứng được trong mọi điều kiện của sản xuất kinh doanh và hoàn thành các chỉ tiêu đề ra. *) Tính kịp thời: Để cho sản xuất được liên tục, nhịp nhàng thì cung ứng vật tư cũng phải đáp ứng kịp thời các nhu cầu về vật tư tránh tình trạng phải chờ đợi vì thiếu vật tư dẫn đến ảnh hưởng các khâu khác trong dây truyền sản xuất. *) Tiến độ và nhịp điệu cung ứng vật tư: Là một trong nhưng yêu cầu công việc của cung ứng là phải cung cấp vật tư đúng đủ, đều đặn đúng thời hạn trong các hợp đồng mua bán (hoặc kế hoạch). Trong quá trình cung ứng, mỗi kỳ nhập được bao nhiêu phải tính toán số còn lại để nhập đúng vào kỳ sau. I.6.6. Tình hình sử dụng vật tư: Trong quá trình sản xuất kinh doanh việc sử dụng vật tư ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đảm bảo vật tư trong sản xuất. Cùng một lượng vật tư như nhau nếu biết sử dụng hợp lý và tiết kiệm sẽ sản xuất ra nhiều sản phẩm hơn. Ngược lại nếu sử dụng bừa bãi vô trách nhiệm không hợp lý thì dù kế hoạch cung ứng vật tư có đầy đủ thì vẫn không đảm bảo đủ vật tư trong sản xuất và còn gây lãng phí vật tư dẫn đến sản phẩm ít, giá thành sản phẩm cao dẫn đến sản xuất không đạt hiệu quả. Do vậy việc sử dụng vật tư trong sản xuất phải đúng mục đích và thu hồi vật tư phế liệu. Tận dụng để sử dụng vào việc khác. Để việc thực hiện vật tư được hợp lý hơn ta phải phân tích kỹ tình hình thực hiện định mức vật tư của từng loại sản phẩm và hệ số sử dụng vật tư. Chỉ tiêu hao phí cho một đơn vị sản phẩm C H= Q ở đây: H : Chỉ tiêu hao phí vật tư thực tế C : Số vật tư thực tế chi ra cho sản xuất Q : Số sản phẩm sản xuất ra Hao phí vật tư thực tế cho một đơn vị sản phẩm hàng năm cần phải được giảm xuống. Trên thực tế có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến tăng giảm chi phí vật tư song có nguyên nhân cơ bản sau: Do phế phẩm nhiều Do phải thay thế quy cách sản phẩm nên không tiết kiệm vật tư Do quy trình công nghệ Do không sử dụng hết phế liệu I.6.7. Tác dụng của việc quản lý vật tư: Trong hoạt động sản xuất kinh doanh việc đáp ứng đầy đủ các vật tư phục vụ sản xuất là rất cần thiết. Bên cạnh đó thì công tác quản lý vật tư cũng đóng vai trò rất quan trọng, nếu quản lý tốt có khoa học thì sẽ tiết kiệm được chi phí và ngược lại nếu quản lý vật tư không tốt sẽ tăng chi phí giá thành sản phẩm cao và lợi nhuận thấp và sẽ xẩy ra hiện tượng lãng phí vật tư, sử dụng bừa bãi không trách nhiệm đối với máy móc thiết bị gây hỏng hóc nhiều và các hiện tượng tiêu cực sẽ sảy ra.Và mục tiêu của doanh nghiệp hiện nay là tối đa hoá lợi nhuận sao cho lợi nhuận là cao nhất và chi phí là nhỏ nhất. Chính vì thế bất cứ một doanh nghiệp nào thì công tác quản lý vật tư thiết bị đều được quân tâm làm tốt, công tác này đem lại hiệu quả kinh tế như. Tiết kiệm chi phí trong sản xuất Giá thành sản phẩm hạ dẫn đến sản xuất có hiệu quả Tiết kiệm được vốn Đáp ứng được vật tư theo yêu cầu của sản xuất Chế độ bảo dưỡng cho máy tốt dấn đến tuổi thọ của máy sẽ tốt (cấp phát đúng theo định kỳ thay thế) Năng xuất lao động cuả người và máy sẽ có hiệu quả Việc sử dụng vật tư ở các đơn vị đúng mục đích yêu cầu Tránh lãng phí thất thoát vật tư Người sử dụng vật tư có ý thức chấp hành tốt hơn Việc theo dõi nhu cầu vật tư tháng, quý, năm và việc lập kế hoạch mua sắm vật tư và đến khâu cấp phát sử dụng đều hợp lý. ChươngII Phân tích tình quản lý vật tư ở công ty may phù đổng II.1.Giới thiệu khái chung về công ty may Phù Đổng 2.1.1 .Quá trình hình thành và phát triển của Công ty May Phù Đổng Tên Công ty: Công ty May Phù Đổng. Têngiao dịch: " Phu Dong Garment Company". Tên viết tắt:" Phu Dong Garco”. Trụ sở: Trâu Quỳ - Gia Lâm - Hà Nội Điện thoại: 04 - 8765573 * )Cơ sở pháp lý hình thành Công ty May Phù Đổng: Công ty May Phù Đổng được cấp giấy phép thành lập Công ty số 3016/CP/TLDN ngày 01/01/1997 ngày thành lập Công ty CAPut!’/12/1996. Công ty có vốn góp của Công ty May 10 thuộc Tổng Công ty dệt may Việt Nam, quyết định thành lập số 226 - CNN/TCLĐ ngày 24/03/1993 của Bộ công nghiệp nhẹ và Liên đoàn lao động huyện Gia lâm (theo quyết định số 765/TC - QĐ ngày 28/CAPut!’/1978 của Liên hiệp Công đoàn Thành phố Hà nội ). Công ty may Phù Đổng là Công ty TNHH được thành lập với mục đích: sản xuất, gia công và tiêu thụ các mặt hàng may mặc, ngoài ra Công ty còn kinh doanh các loại vật tư, sản phẩm thuộc ngành may. Từ ngày 19/12/1996 đến 31/05/1997, Công ty hoạt động như một xí nghiệp thành viên trực thuộc Công ty May 10. Từ ngày 01/06/1997 đến nay Công ty sản xuất hạch toán kinh doanh độc lập. Trong thời gian đầu thanh thành lập Công ty đã gặp những khó khăn như: nguồn vốn ít, số lượng công nhân chưa nhiều, tay nghề của công nhân chưa cao, trình độ quản lý của đội ngũ nhân viên chưa có kinh nghiệm trong việc chỉ đạo. Bên cạnh đó mẫu mã sản phẩm của Công ty chưa phù hợp, đa dạng hoá sản phẩm, chưa đáp ứng nhu cầu khách hàng. Trong nền kinh tế thị trường Công ty chưa có vị thế cạnh tranh. Mục tiêu tối thiểu của Công ty là phải làm sao tiếp tục tồn tại được. Sự yếu kém nội tại của doanh nghiệp chỉ có thể chịu đựng được trong một thời gian nhất định. Nhưng sự xa sút vị trí so với đối thủ cạnh tranh của Công ty có thể gây nguy cơ ngay lập tức cho sự tồn tại của doanh nghiệp . Kết quả làm đối thủ cạnh tranh có thể kiểm soát doanh lợi của Công ty và gây ra một tình hình nan giải, trong đó việc quản lý lành mạnh đối với một doanh nghiệp không thể tồn tại được nữa . Một trong những nhiệm vụ chủ yếu của doanh nghiệp là tiến hành sản xuất, không ngừng nâng cao hiệu quả và mở rộng sản xuất, kinh doanh , cung cấp ngày càng nhiều hàng hoá cho xã hội. Trong quá trình sản xuất, để đạt được kết quả cao nhất doanh nghiệp phải khai thác và tận dụng năng lực sản xuất, ứng dụng khoa học kỹ thuật, tiết kiệm chi phí giảm giá thành sản phẩm . Trong điều kiện nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần để đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, trước hết đòi hỏi việc xây dựng kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp phải gắn với thị trường. Trước tình hình đó Công ty phải đầu tư máy móc thiết bị sản xuất, nâng cao tay nghề công nhân. Sau đó tiến tới nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm tìm được chỗ đứng trong thị trường cạnh tranh. + Tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý của toàn bộ nhân viên Công ty. + Công ty phải hoạch định chiến lược bộ phận " Khai thác khả năng tiềm tàng" thì lại phải hoạch định giải pháp thực hiện chiến lược. Xâm nhập thị trường quốc tế như: EU, Nhật Bản, Hàn Quốc… đa dạng hoá sản phẩm, đưa sản phẩm mới ra thị trường để người tiêu dùng kiểm định. 2.1.2 :Chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp : Sản phẩm của Công ty may Phù Đổng là may mặc (áo khoác, áo sơmi nam nữ các loại, sơ mi trẻ em, bộ ngủ, quần soóc…) Công ty chủ yếu là gia công may các mẫu áo sơ mi theo đơn đặt hàng. Sản xuất theo quy cách, mẫu mã của khách hàng yêu cầu, do đó tiến độ sản xuất phụ thuộc rất nhiều vào khách hàng. Khi hoàn thành các hợp đồng, toàn bộ sản phẩm được giao cho khách hàng Công ty không trực tiếp tiêu thụ sản phẩm của mình. Vì thế Công ty thường gặp khó khăn trong quá trình sản xuất do khâu cung cấp nguyên vật liệu thường chậm, không kịp thời, đồng thời do Công ty không có nguyên vật liệu gối đầu để sản xuất thường bị động. Một khó khăn nữa khi nhận hàng gia công của khách hàng không đồng nhất theo một mẫu mã nhất định mà thay đổi liên tục tạo sự khó khăn cho khâu kế hoạch sản xuất. Những khách hàng chính của Công ty là: Pháp, Đức, Hàn Quốc, Nhật Bản….Công ty chưa sản xuất những sản phẩm tiêu thụ trong nước đó là những khuyết điểm lớn trong trong hoạt động sản xuất kinh doanh .Vì vậy trong 2 năm gần đây Công ty đã đạt được những kết quả của sản xuất kinh doanh . Bảng 1: Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty May Phù Đổng Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Tỷ lệ % 1. Doanh thu 3,55 tỷ đồng 4,9 tỷ đồng 138% 2. Thuế nộp NSNN 400 triệu đồng 600 triệu đồng 150% 3. Lợi nhuận 200 triệu đồng 400 triệu đồng 200% 4. Thu nhập BQĐN 800 nghìn đồng 950 nghìn đồng 118,75% Bảng kết quả sản xuất kinh doanh trên trong 2 năm 2002 - 2003 ta thấy doanh thu của Công ty đã tăng 138% (tương đương với 1,35 tỷ đồng). Từ đó làm tổng số tiền nộp ngân sách cho nhà nước 150% (tương đương với 200 triệu đồng), với lợi nhuận của Công ty 200% đời sống người lao động trong Công ty được cải thiện đáng kể với mức thu nhập đầu người tăng 118,75%. 2.1.3. Quy trình công nghệ sản xuất của Công ty may Phù Đổng. Quy trình công nghệ của Công ty May Phù Đổng là một quy trình công nghệ chế biến có tính phức tạp, kiểu liên tục nhiều khâu, mỗi khâu được chia ra nhiều những công việc làm hàng thủ công như bằng tay. Bộ phận sản xuất của Công ty được chia thành các tổ sản xuất nhỏ, gồm 1 tổ cắt, 4 tổ may, 2 tổ là và 1 tổ đóng gói. Mỗi tổ sản xuất đảm nhận một quy trình sản xuất nhất định. + Tổ cắt có nhiệm vụ nhận vải từ kho vật liệu về cắt thành bán thành phẩm. Sau đó cung cấp cho tổ may. + Tổ may nhận bán thành phẩm của tổ cắt và nhận phụ kiện về để may thành những sản phẩm hoàn chỉnh. + Tổ là: Sau khi nhận thành phẩm chuyển giao từ tổ may xuống nhiệm vụ là: là và hoàn chỉnh thành phẩm. + Tổ đóng gói: Nhận thành phẩm từ tổ là chuyển xuống đóng gói theo yêu cầu của khách hàng. Hình1: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm: 18. Xuất 1. Kho nguyên liệu 16. Xếp hộp đóng kiện 9. Kho bán thành phẩm 10. May 2. Đo, đếm vải 17. Kho thành phẩm 11. KCS 8. Viết số phối kiện 3. Phân bổ 12.Là 7. Cắt, phá gọt 13. KCS là 4. Phân bàn 6. Xoá phấn đục dấh 15. Xếp thành phẩm vào hộp con 14. Cho vải vào túi P.E 5. Trải vải + Bộ phận giác mẫu do phòng kỹ thuật đảm nhận, có nhiệm vụ nghiên cứ thiết kế sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng, sau đó lắp ráp lên bìa cứng. + Bộ phận từ 1 đến 4: là công đoạn chuẩn bị cho sản xuất có nhiệm vụ tiếp nhận nguyên liệu từ kho về sơ chế như kiểm tra đi đếm thân bổ vải, thân bàn cắt. + Bộ phận từ 5 đến 14 do các tổ sản xuất đảm nhận có nhiệm vụ cắp lắp ráp sản phẩm : là gấp, kiểm cho sản phẩm và cho vào túi PE. Sau khi đã hoàn thành các công đoạn KCS may, KCS là. + Bộ phận 15 đến 18 do tổ đóng gói và thủ kho đảm nhận. Đây là khâu cuối cùng kiểm tra đóng gói sản phẩm trước khi xuất kho. 2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty May Phù Đổng. Hình 2: Cơ cấu tổ chức của Công ty May Phù Đổng Hội đồng quản trị p.giám đốc Giám đốc điều hành P.kỹ thuật P.sản xuất P. kế hoạch P.kiểm tra chất lượng PhòngTC-KT Tổ cắt Tổmay Tổ là Tổ hòm hộp  + Hội đồng quản trị : là cơ quan điều hành cao nhất, ra quyết định quan trọng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đưa ra những quyết sách, kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, liên doanh liên kết với các doanh nghiệp khác, phân phối tiền lương, tiền thưởng, tăng giảm vốn điều lệ, quyết định bổ nhiệm, thay đổi người quản lý doanh nghiệp. + Giám đốc điều hành là người đại diện tư cách pháp nhân của Công ty là người tổ chức và điều hành mọi hoạt động của Công ty . Tổ chức thực hiện chiến lược kinh doanh đã được Hội đồng quản trị thông qua, tổ chức bộ máy quản lý sản xuất có hiệu quả, tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế của Công ty, thực hiện chủ trương chính sách pháp luật của nhà nước. Chăm lo và bảo vệ quyền lợi chính đáng của lao động. + Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc Công ty, được uỷ quyền thay mặt giám đốc để giải quyết các công việc khi giám đốc vắng mặt. Ngoài ra lập kế hoạch hoạt động cũng như tổ chức thực hiện kế hoạch. Công tác kế hoạch hoá có vị trí quan trọng trong quản lý kinh doanh. + Phòng sản xuất : Bao gồm các tổ sản xuất (cắt, may, tổ là, tổ đóng gói) trong khối sản xuất bao gồm 2 trưởng ca, mỗi trưởng ca chịu trách nhiệm quản lý sản xuất chất lượng sản phẩm; trực tiếp chỉ đạo một ca sản xuất , hướng dẫn cho các tổ sản xuất xắp xếp bố trí dây chuyền sản xuất . Đôn đốc việc thực hiện kế hoạch sản xuất trong ca phụ trách, đảm bảo về số lượng và chất lượng sản phẩm. Tổ trưởng các tổ sản xuất là người quản lý điều hành và chịu trách nhiệm chính về mọi mặt sản xuất của tổ, trực tiếp chỉ đạo kỹ thuật và chất lượng sản phẩm của tổ. + PhòngTC-KT: Có nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho giám đốc về lĩnh vực tổ chức lao động tiền lương . Giải quyết các chế độ, chính sách của nhà nước đối với người lao động, lên kế hoạch chuẩn bị cho tuyển dụng đào tạo nâng cao tay nghề cho người lao động. Ngoài ra còn tham mưu cho giám đốc về việc bố trí xắp xếp hợp lý lao động trong Công ty , xây dựng định mức, đơn giá tiền lương , lập kế hoạch quỹ tiền lương, lập kế hoạch áp dụng các biện pháp tổ chức - kỷ luật nhằm tăng năng suất lao động, giảm tiêu hao thời gian để sản xuất một đơn vị sản phẩm , lập kế hoạch sử dụng thời gian lao động của công nhân. + Phòng kế hoạch : có nhiệm vụ lập kế hoạch cung ứng hợp lý, giảm tồn động vật tư trong kho dài ngày làm tăng vốn lưu động, có kế hoạch sử dụng vật tư tiết kiệm nhất. Rà soát lại các mức tiêu hao vật tư cho một đơn bị sản phẩm làm căn cứ lập kế hoạch số lượng vật tư cần dùng, cần mua hợp lý nhất. + Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ thiết kế các mẫu, chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật của toàn bộ máy móc thiết bị, cung cấp các thông số kỹ thuật có các bộ phận khác. Nhìn chung mô hình tổ chức cơ cấu của Công ty được sắp xếp phù hợp với tính chất, đặc thù, đặc điểm sản xuất của Công ty May. 2.1.5. Tình hình lao động, tiền lương * Cơ cấu và đặc điểm của đội ngũ lao động Công ty Lao động là lực lượng chủ yếu trong quá trình sản xuất. Công ty phải rà soát lại trình độ, cơ cấu tổ chức của đội ngũ lao động. Người công nhân phải được bồi dưỡng đào tạo nâng cao tay nghề thì năng lực sản xuất sẽ tăng lên. Theo số liệu thống kê của Công ty May Phù Đổng, số lượng và chất lượng lao động được thể hiện qua biểu sau: Bảng 2: Cơ cấu lao động toàn Công ty năm 2003 Chỉ tiêu Số lượng % so với tổng số Tổng số lao động trong Công ty 271 100% 1. Theo giới tính + Nam + Nữ 71 200 26.2% 73.8% 2. Theo tính chất và trình độ đào tạo Lao động trực tiếp sản xuất Bậc 1 Bậc 2 Bậc 3 Bậc 4 Bậc 5 Lao động gián tiếp Trung cấp và sơ cấp Cao đẳng và đại học Sau đại học 234 124 83 15 9 3 37 37 7 30 0 86,35% 53% 35,5% 6,5% 3,8% 1,2% 13,65% 13,65% 18,9% 81,1% 0% 3. Theo nghề hiện tại Lao động quản lý Thợ cắt thợ may Là, đóng gói 37 27 166 41 13,6% 10% 61,3% 15,1% Là sự hình thành các loại lao động và tỷ trọng của từng loại trong tổng số: do đội ngũ lao động trực tiếp sản xuất của Công ty có tay nghề không đồng đều chủ yếu là thợ bậc 1 và bậc 2, ảnh hưởng đến năng lực sản xuất, chất lượng sản phẩm . Cơ cấu lao động phụ thuộc vào: ngành nghề sản xuất, quy mô sản xuất, công nghệ sản xuất và trình độ quản lý. Do đặc thù của ngành may nên số lao động nữ ở Công ty chiếm một tỷ lệ tương đối lớn (73,8%), điều đó gây khó khăn cho Công ty khi thực hiện chế độ với lao động nữ: nghỉ thai sản, con ốm, nghỉ sinh lý…Người lao động trong ngành may luôn phải làm thêm để kịp tiến độ giao hàng. * Quỹ lương của Công ty May Phù Đổng được xây dựng trên chỉ tiêu của doanh thu. Doanh thu thực tế và doanh thu kế hoạch hàng tháng của Công ty được tính theo công thức như sau: + Doanh thu kế hoạch = số lượng dự kiến sẽ sản xuất ´ giá thành sản phẩm đã thoả thuận với khách hàng. + Doanh thu thực tế thực hiện trong kỳ được tính căn cứ vào giá trị tiền công ghi trong hợp đồng gia công và sản lượng sản phẩm thực hiện. + Việc tính lương cho bộ phận trực tiếp sản xuất được tiến hành theo các bước sau: - Căn cứ vào thời gian tiêu hao để hoàn thành công đoạn (định mức tiêu hao của từng công đoạn) - Căn cứ vào số lượng sản phẩm mà người công nhân may đã hoàn thành ở công đoạn đó. Từ đó tính tổng thời gian tiêu hao của người công nhân may theo công thức sau: Tổng thời gian tiêu hao của 1 công nhân = thời gian tiêu để hoàn thành công đoạn x số lượng sản phẩm làm ra trong kỳ. Lương sản phẩm của từng người = tổng thời gian tiêu hao của 1 công nhân ´ 70 đồng 70 đồng là đơn giá của 1 giây sản phẩm chuẩn. Trong đó quy đổi theo thời gian chế tạo theo cấp bậc công việc như sau: Thợ bậc 2: Thời gian quy chuẩn (dùng để tính lương) = thời gian chế tạo ´ 0,88 Thợ bậc 3: Thời gian quy chuẩn = thời gian chế tạo ´ 1,00 Thợ bậc 4: Thời gian quy chuẩn = thời gian chế tạo ´ 1,13 Thợ bậc 5: Thời gian quy chuẩn = thời gian chế tạo ´ 1,43 Bảng 3 :Tiền lương sản phẩm của công nhân bộ phận may tháng 2/2003: STT Họ tên Hệ số lương Ngày công Thời gian quy chuẩn Tiền lương sản phẩm Nguyễn Đức Thắng 1.78 21 14.810 1.036.700 Hoàng Minh Tâm 1.78 20 7.261 508.270 Nguyễn Thị Năm 1.58 18 11.499,6 804.972 Hà Thị Nhân 1.58 20 6.281 439.670 Vũ Thị Bích 1.58 21 8.067 564.690 + Tổng thời gian quy chuẩn để tính lương = (thời gian quy chuẩn để hoàn thành bước công việc + phụ cấp) ´ số lượng sản phẩm làm ra trong kỳ. + Lương sản phẩm của công nhân = tổng thời gian quy chuẩn để tính lương ´ 70 đồng. Công ty trả lương cho người lao động theo sản phẩm hoàn thành hình thức trả lương theo sản phẩm này có tác dụng nâng cao tinh thần ý thức trách nhiệm, tinh thần hợp tác giữa các công nhân, các bộ phận và trong toàn doanh nghiệp. Bênh canh đó còn khuyến khích công nhân tự giác trong lao động, không ngừng nâng cao năng suất lao động. Từ đó phát huy tính sáng tạo, tích cực chủ động nâng cao tay nghề và áp dụng các biện pháp cải tiến kỹ thuật, tận dụng được thời gian làm việc cho số lượng sản phẩm sản xuất ra ngày càng tăng. Ngoài ra người lao động đã được trả lương theo công việc được giao gắn với mức độ phức tạp, tính trách nhiệm của công việc đòi hỏi mức độ hoàn thành công việc và số ngày làm việc thực tế, không phụ thuộc vào hệ số mức lương. Bên cạnh đó cong một số hạn chế còn tồn tại của Công ty trả lương. Đối với bộ phận trực tiếp sản xuất thì tiền lương chỉ phản ánh số lượng chưa phản ánh được chất lượng sản phẩm. Việc xây dựng mức thời cho công đoạn may chỉ dựa vào phương pháp bấm giờ của sản phẩm và kinh nghiệm của cán bộ làm công tác định mức cho nên mức xây dựng ra thường không có độ chính xác cao. Định mức không chính xác dẫn đến đơn giá tiền lương không chính xác, không phản ánh hết hao phí sức lao động bỏ ra của người công nhân, ngoài ra còn làm ảnh hưởng đến sức khoẻ và khả năng tái sản xuất sức lao động của họ. Đồng thời tiền lương lại phụ thuộc vào doanh thu do đó tiền lương không ổn định vào những thời điểm Công ty ký được nhiều hợp đồng với khách hàng thì tiền lương của người lao động tương đối cao nhưng lại phải làm thêm giờ hoặc tăng ca sản xuất. Còn thời điểm ký được ít hợp đồng với khách hàng thì tiền lương của công nhân lại thấp. Chính sự không ổn định này đã dẫn tới tình trạng đời sống của người lao động không được đảm bảo. Hình thức trả lương của Công ty may Phù Đổng chủ yếu trả lương theo sản phẩm trực tiếp cá nhân và trả lương theo thời gian có cải tiến. Quỹ tiền lương được phân phối như sau: + 90% quỹ lương dùng chi trả trực tiếp cho người lao động thông qua việc chi trả lương và tiền thưởng trong lương. + 2% quỹ lương dùng để làm quỹ dự phòng + 8% quỹ lương dùng để làm quỹ khen thưởng + Quỹ dự phòng = 249832218 ´ 90% = 4996644 đồng + Quỹ khen thưởng = 249832218 ´ 8% = 19986577 đồng Ví dụ: Quỹ lương tháng 2/2003 = 249832218 đồng Phần dùng quỹ lương để chi trả trực tiếp cho công nhân lao động bằng: = 249832218 ´ 90% = 224848996 đồng 2.1.6 .Tình hình quản lý vật tư. Định mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất một đơn vị sản phẩm. Doanh nghiệp thực hiện thử nghiệm - sản xuất : là xác định mức tiêu hao vật tư trong điều kiện thiết kế các biện pháp loại trừ tổn thất và các điều kiện tốt nhất cho sử dụng vật tư. Căn cứ vào tồn đầu kỳ, nhập kho trong kỳ và tồn cuối kỳ để xác định lượng, chi phí vật tư thực tế chi dùng cho sản xuất sản phẩm hoàn thành trong kỳ. Ví dụ: Vải dùng cho sản xuất áo sơmi. Cung ứng hàng tháng mỗi đợt vào ngày 5, 15, 25 mỗi đợt 20.000m vải. Mức tiêu dùng bình quân ngày là 2.000m vài. Ngày 25/12 cung ứng 2000m vải. Bắt đầu từ ngày 26 đến ngày 31 (6 ngày) hết 2000m/ngày đêm x 6 ngày đêm = 12.000m thì mức tồn cuối năm kế hoạch (năm 2003) sang năm 2004 để gối đầu 20.000mm - 12.000m = 8.000m. Nếu chỉ dự trữ bảo hiểm là 4000m thì lượng vật tư tồn cuối năm 2003 sẽ bằng (8000 + 4000) = 12.000m. Số lượng vật tư tồn đầu năm kế hoạch 2003 dựa vào kiểm kê và kế hoạch cung ứng cuối năm. Tình hình sử dụng vật tư tốt hay sấu được đánh giá bằng chỉ tiêu lượng tiêu hao vật tư thực tế bình quân cho một sản phẩm so với định mức do việc cung cấp vật tư không đầy đủ, không kịp thời, không đồng bộ dẫn đến không bảo đảm chất lượng sản phẩm do đó không tạo ra quá trình sản xuất liên tục, không tiết kiệm được vật tư để hạ giá thành sản phẩm. Chất lượng vật tư thay đổi thì mức tiêu hao vật tư cũng không ổn định. 2.1.7.Tình hình tài chính : Công ty May Phù Đổng MST: 0100598947 -1 Kết quả hoạt động kinh doanh Công ty May Phù Đổng Năm 2003 Phần I - Lãi, lỗ Chỉ tiêu Mã số Luỹ kế đến kỳ trước Kỳ này Luỹ kế từ đầu năm Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Các khoản giảm trừ (03 = 04+05+06+07) + Chiết khấu thương mại + Giảm giá hàng bán + Hàng bán bị trả lại +Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế XK phải nộp 1. Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ (10 = 01 - 03) 2. Giá vốn hàng bán 3. Lợi nhuận gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ(20 = 10 - 11) 4. Doanh thu hoạt động tài chính 5. Chi phí tài chính Trong đó: Chi phí lãi vay 6. Chi phí bán hàng 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 9. Thu nhập khác 10. Chi phí khác 11. Lợi nhuận khác (40 =31 -32) 12. Tổng lợi nhuận trước thuế(50 = 30+40) 13. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 14. Lợi nhuận sau thuế (60 = 50 - 51) 1 3 4 5 6 7 10 11 20 21 22 23 24 25 30 31 32 40 50 51 60 7.053.971.518 7.053.971.518 5.525.255.259 1.528.716.259 80.858.292 173.280.583 17.280.583 22.689.947 694.170.332 719.433.689 118.013.522 118.013.522 601.420.167 225.369.013 376.051.154 7.053.971.518 7.053.971.518 5.525.255.259 1.528.716.259 80.858.292 173.280.583 17.280.583 22.689.947 694.170.332 719.433.689 118.013.522 118.013.522 601.420.167 225.369.013 376.051.154 Công ty May Phù Đổng Bảng cân đối kế toán Ngày 31 tháng 12 năm 2003 MST: 0100598947 - 1 Tài sản Mã số Số đầu năm Số cuối kỳ A. Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn 100 2.285.431.893 3.567.251.277 I. Tiền Tiền mặt tại quỹ (gồm cả ngân phiếu) Tiền gửi Ngân hàng Tiền đang chuyển 110 111 112 113 39.318.166 8.813.837 30.504.329 117.636.477 88.387.412 29.249.065 II. Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn Đầu tư chứng khoán ngắn hạn Đầu tư ngắn hạn khác Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn (*) 120 121 128 129 III. Các khoản phải thu Phải thu của khách hàng Trả trước cho người bán Thuế GTGT được khấu trừ Phải thu nội bộ - Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc - Phải thu nội bộ khác Phải thu theo tiến độ kế hoạch HĐXD Các khoản phải thu khác Dự phòng các khoản phải thu khó đòi 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 1.852.604.742 1.852.604.742 2.430.775.038 2.360.000.146 67.310.050 3.464.842 IV. Hàng tồn kho Hàng mua đang đi trên đường Nguyên liệu, vật liệu tồn kho Công cụ, dụng cụ trong kho Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Thành phẩm tồn kho Hàng hoá tồn kho Hàng gửi đi bán Hàng hoá kho bảo thuế Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (*) 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 337.508.985 12.334.431 325.174.554 443.781.050 27.456.023 394.081.864 22.243.163 V. Tài sản lưu động khác Tạm ứng Chi phí trả trước Chi phí chờ kết chuyển Tài sản thiếu chờ sử lý Các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn 150 151 152 153 154 155 56.000.000 56.000.000 575.058.712 6.000.000 569.058.712 VI. Chi sự nghiệp Chi sự nghiệp năm trước Chi sự nghiệp năm nay B. Tài sản cố định và đầu tư dài hạn 160 161 162 200 1.683.579.052 1.689.280.508 I. Tài sản cố Tài sản cố định hữu hạn Nguyên giá Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 2. Tài sản cố định thuê tài chính Nguyên giá Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 3. Tài sản cố định vô hình Nguyên giá Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 1.683.579.052 1.683.579.052 3.953.415.762 (2.269.836.710) 1.689.280.508 1.689.280.508 4.539.001.571 (2.849.721.063) II. Các khoản đầu tư tài chính dài hạn Đầu tư chứng khoán dài hạn Góp vốn liên doanh Các khoản đầu tư dài hạn khác Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn (*) 220 221 222 228 229 III. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 230 IV. Các khoản ký quỹ, ký cược dài hạn 240 V Chi phí trả trước dài hạn 241 Tổng cộng tài sản 250 3.969.010.945 5.256.531.785 Công ty May Phù Đổng MST: 0100598947 Nguồn vốn Mã số Số đầu năm Số cuối kỳ A. Nợ phải trả 300 1.980.144.117 3.449.694.945 I. Nợ ngắn hạn Vay ngắn Nợ dài hạn đến hạn trả Phải trả cho người bán Người mua trả tiền trước Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Phải trả công nhân viên Phải trả cho các đơn vị nội bộ Các khoản phải trả, phải nộp khác Phải trả theo tiến độ kế hoạch HĐXD 310 311 312 313 314 315 316 317 318 319 1.168.102.159 700.000.000 6.457.635 3.696.995 306.020.573 82.216.430 69.710.526 2.628.663.997 1.697.073.312 122.761.754 191.845.200 186.473.090 9.996.277 420.514.364 II. Nợ dài hạn Vay dài hạn Nợ dài hạn Trái phiếu phát hành 320 321 322 323 812.041.958 812.014.958 821.030.948 821.030.948 III. Nợ khác Chi phí phải trả Tài sản thừa chờ xử lý Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn B. Nguồn vốn chủ sở hữu 330 331 332 333 400 1.988.866.828 1.806.836.840 I. Nguồn vốn quỹ Nguồn vốn kinh doanh Chênh lệch đánh giá lại tài sản Chênh lệch tỷ giá Quỹ đầu tư phát triển Quỹ dự phòng tài chính Lợi nhuận chưa phân phối Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 410 411 412 413 414 415 417 419 2.016.162.921 1.702.524.001 67.438.452 246.200.468 1.849.283.871 1.702.524.001 76.823.618 69.936.252 II. Nguồn kinh phí, quỹ khác Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm Quỹ khen thưởng, phúc lợi Quỹ quản lý của cấp trên Nguồn kinh phí sự nghiệp - Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước - Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay 5. Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 420 421 422 423 424 425 426 427 (27.296.093) (27.296.093) (42.447.031) (42.447.031) Tổng cộng nguồn vốn 430 3.969.010.945 5.256.531.785 2.1.8. Nội dung tài sản lưu động và TSCĐ Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn > Nợ ngắn hạn Năm 2002 2.856.243.356 > 2.231.362.276 Năm 2003 3.567.251.277 > 2.628.663.997 và Tài sản cố định và đầu tư ngắn hạn > Nợ dài hạn Năm 2002 1.023.130.427 > 723.412.726 Năm 2003 1.689.280.508 > 821.030.948 Theo nguyên tắc quản lý và sử dụng vốn, nợ ngắn hạn không nên được dùng để đầu tư hình thành TSCĐ và đầu tư dài hạn vì việc làm này luôn tạo ra áp lực trả nợ vay rất lớn mà nguồn vốn của doanh nghiệp rất khó có thể đáp ứng (do nợ vay ngắn hạn thường có thời gian trả nợ dưới 12 tháng, trong thời gian sử dụng và chi phí trích khấu hao để trả nợ thường là 3 đến 10 năm). Bên cạnh đó thì nợ vay dài hạn cũng không được khuyến khích để hình thành tài sản lưu động vì việc sử dụng vốn như vậy sẽ gây ra một sự lãng phí do phát sinh lãi vay phải trả nhiều hơn (do lãi vay dài hạn thường lớn hơn lãi vay ngắn hạn). Với cơ cấu tài sản, nguồn vốn hiện nay của Công ty , nguồn vốn chủ sử hữu được sử dụng để tài trợ cho cả tài sản lưu động và tài sản cố định, đảm bảo đúng nguyên tắc quản lý tài chính, đảm bảo tính an toàn, hiệu quả cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. * Cơ cấu tài sản và nguồn vốn: Tỷ trọng tài sản lưu động = Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn Tổng tài sản Năm 2003: = 3.567.251.277 = 0,678 = 67,8% 5.256.531.785 Năm 2002: = 2.856.243.356 = 0,736 = 73,6% 3.879.373.783 Tỷ suất đầu tư = Tài sản cố định và đầu tư dài hạn Tổng tài sản Năm 2003: = 1.689.280.508 = 0,321 = 32,1% 5.256.531.785 Năm 2002: = 1.023.130.427 = 0,264 = 26,4% 3.879.373.783 Từ năm 2002, Công ty bắt đầu dịch chuyển sản xuất, giảm bớt các đơn hàng gia công và đẩy mạnh sản xuất hàng xuất khẩu. Nên tài sản lưu động năm 2003 tăng lên so với năm 2002, nguyên nhân chính do giá trị hàng tồn kho ở khâu dự trữ và luân chuyển trong sản xuất đều tăng, bên cạnh đó thì các khoản phải thu của khách hàng cũng tăng theo. *) Cơ cấu nguồn vốn: Tỷ suất tài trợ = Nguồn vốn chủ sở hữu Tổng nguồn vốn Năm 2003: = 1.806.836.840 = 0,344 = 34,4% 5.256.531.785 Năm 2002: = 2.248.011.507 = 0,579 = 57,9% 3.879.373.783 Tỷ suất sự tài trợ năm 2003 giảm 23,5% so với năm 2002, do tốc độ tăng vốn chủ sở hữu. Nguồn vốn chủ sở hữu chủ yếu tăng do được bổ xung lợi nhuận. Nếu khi doanh nghiệp đầu tư mở rộng thưởng phải tìm nguồn tài trợ bằng cách đi vay, điều này làm cho tỷ suất sự tài trợ luôn có xu hướng giảm dần cùng với việc đầu tư mở rộng của Công ty. Cơ cấu tài sản và cơ cấu nguồn vốn phụ thuộc vào quy mô sản xuất công nghệ sản xuất và trình độ quản lý. Các chỉ tiêu chủ yếu để đánh giá tình trạng tài chính của doanh nghiệp . Chỉ số lưu động (khả năng thanh toán hiện thời) = Tài sản LĐ bình quân Tổng nợ ngắn hạn bình quân = 2.926.351.585 2.714.919.531 =1,08 * Chỉ số phản ánh phạm vi, quy mô của tài sản lưu động mà doanh nghiệp có thể sử dụng để trang trải các yêu cầu của các chủ nợ, đem lại sự an toàn về khả năng bù đắp cho phần giá trị của tài sản lưu động bị giảm sút. Tuy nhiên nó cũng có nhiều hạn chế như tính thời điểm của bảng cân đối kế toán. Việc đánh giá luân chuyển kho hàng ở mỗi doanh nghiệp , tình hình nhập và huy động ngân quỹ và dòng lưu kim tương lai cũng như đảm bảo của doanh nghiệp. Chỉ số nhanh (khả năng thanh toán nhanh) = Tài sản LĐ bình quân - hàng tồn kho bình quân Tổng nợ ngắn hạn bình quân = 2.926.351.585 – 390.645.017,5. = 0,93 2.714.919.531 Chỉ số phản ánh khả năng thanh toán ngắn hạn cho các chủ nợ, trong trường hợp hàng tồn kho của doanh nghiệp không thể phát mãi được, nhưng thường thay đổi theo ngành hoạt động và chính sách tín dụng. Vì vậy nó chỉ cho thấy khả năng hứa hẹn về một giá trị dự kiến trước của doanh nghiệp. Tỷ số nợ = Tổng nợ = 4.270.725.883 = 0,812 = 81,2% Tổng tài sản 5.256.531.785 Tỷ số đòn cân nợ cho biết nguồn vốn vay mượn dưới mọi hình thức có hoặc không có lãi chiếm bao nhiêu phần trăm trong tổng nguồn vốn hoạt động của doanh nghiệp . Qua đó đo lường sự góp vốn của chủ sở hữu và mức độ rủi ro mà doanh nghiệp có thể gánh chịu do ảnh hưởng của nó đối với mức doanh lợi trong những điều kiện khác nhau. Thực tế cho thấy, các chủ nợ thường thích một tỷ số nợ vừa phải vì nó đảm bảo món nợ khi doanh nghiệp bị phá sản, ngược lại các chủ doanh nghiệp thường thích tỷ số nợ cao vì nó làm gia tăng lợi tức cho tất cả các cổ đông mà không làm mất quyền kiểm soát. Khả năng thanh toán = LN trước lãi và thuế = 719.433.689 = 4,15 Lãi vay 173.280.583 Hệ số khả năng thanh toán lãi vay dùng để đo lường mức độ lợi nhuận có được do sử dụng vốn để đảm bảo trả lãi vay cho chủ nợ. Qua hệ số này biết được việc sử dụng vốn vay có hiệu quả như thế nào, có bù đắp lãi vay phải trả không? Khả năng sinh lời của doanh nghiệp là điều kiện tiền đề cho tương lai, cho phép doanh nghiệp đánh giá được tình trạng tiềm năng tăng trưởng, qua phân tích giúp doanh nghiệp điều chỉnh lại cơ cấu tài chính và hoạch định chiến lược ngăn ngừa rủi ro ở mức độ tốt nhất, cũng như hướng tăng trưởng sản xuất kinh doanh trong tương lai. *) Khả năng quản lý tài sản: vòng quay hàng tồn kho = Doanh thu = 7.053.971.518=15,395 Hàng tồn kho 443.781.050 Khoản phải thu .360 2.430.775.038 x360 Kỳ thu nợ = = =124ngày Doanh thu 7.053.971.518 Doanh thu 7.053.971.518 Vòng quay tổng tài sản = = = 4,17 Tài sản cố định 1.689.280.508 Doanh thu 7.053.971.518 Vòng quay tổng taì sản = = = 1,34 Tổng tài sản 5.256.531.785 II.2-Phân tích tình hình quản lý vật tư ở công ty may phù đổng Phân tích vật tư ở doanh nghiệp là một khâu quan trọng trong công tác quản lý vật tư. Qua phân tích có thể đánh giá được mức độ hợp lý của việc tổ chức qúa trình bảo quản vật tư ở doanh nghiệp, thấy được ảnh hưởng của hậu cần vật tư, kỹ thuật đến hoàn thành kế hoạch sản xuất có thể đánh giá được việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, thấy được khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp. Qua phân tích có thể phát hiện những ưu nhược điểm và những thiếu sót trong việc quản lý vật tư ở doanh nghiệp, tìm ra những nguyên nhân của ưu đIểm,thiếu sót và trên cơ sơ đó có những biện pháp cải tiến cụ thể. 2.2.1 – Phân tích tình hình mua( nhập) vật tư ở doanh nghiệp: Tình hình nhập vật tư vào doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến việc hoàn thành kế hoạch vật tư và đến việc đảm bảo vật tư cho sản xuất. Phân tích tình hình nhập vật tư là phân tích tình hình thực hiện hợp đồng mua bán giữa các đơn vị kinh doanh và các đơn vị tiêu dùng theo số lượng, chất lượng, theo quy cách mặt hàng, theo khả năng đồng bộ, theo mức độ nhịp nhàng và đều đặn theo từng đơn vị kinh doanh . 2.2.2-Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư về mặt số lượng: Chỉ tiêu về mặt số lượng là chỉ tiêu cơ bản nhất nói nên quá trình nhập vật tư vào doanh nghiệp. Chỉ tiêu này phản ánh số lượng của một loại vật tư nào đó nhập trong kỳ kế hoạch từ tất cả các nguồn. Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch vật tư bắt đầu từ việc xác định mức độ hoàn thành kế hoạch của từng loại vật tư theo số lượng và ảnh hưởng của từng nhân tố đối với việc hoàn thành kế hoạch đó. Mức hoàn thành kế hoạch được xác định bằng thương số giữa khối lượng thưc tế nhập vào của mỗi loại vật tư trong kỳ báo cáo so với kế hoạch đã lập ra. Nguyên nhân không hoàn thành kế hoạch hậu cần vật tư về số lượng là các khách hàng không hoàn thành kế hoạch giao hàng hoặc hàng đã chuyển đi nhưng đang còn trên đường đi. Để xác định ảnh hưởng của từng nguyên nhân đối với việc thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư cụ thể trong quý 4 của Công ty may Phù Đổng như bảng sau: Bảng7.1- Tình hình nhập vật tư theo số lượng: tên vật tư đơn vị kế hoạch mua thực tế mức độ hoàn thành kế hoạch (%) kế hoạch hoàn thành(%) Số hàng nhập từ những lần trước đã chuyển hàng nhập KH giao hàng hàng trên đường Tổng số Vải m 110.000 215.135 123.933 112,66 95,57 12,6 108,24 91.202 Chỉ may m 5.000 9.525 9.525 190,5 90,5 90,5 181 Chỉ đính m 0 50 50 - - - - 50 Chỉ nhãn m 0 0 0 - - - - Mex m 7.500 5.500 5.500 73,3 -26,66 -26,66 -53,33 Bìa lưng m 15.000 17.257 17.257 115,14 15,04 15,04 30,09 Chun m 0 0 0 0 0 0 0 Tổng m 137.500 247.467 156.265 113,6 79,97 13,64 93,62 Nguồn: Trích Báo cáo hàng hoá năm 2003 ở đây, Tình hình giao hàng nhìn chung hoàn thành về mặt số lượng, mức độ hoàn thành kế hoạch là 113,6% nhưng về thực tế giao chỉ đạt tỷ lệ 93,62 % so với mức giao hàng và hàng đã nhận được do đó không đảm bảo tình hình cung ứng vật tư doanh nghịêp. Do đó có tình trạng vật tư ứ đọng lại và giao khi không cần thiết dẫn đến tình trạng tồn kho. Trong kế hoạch dự báo nhu cầu và đơn hàng, đảm bảo đầy đủ trong quá trình kinh doanh nhưng do một số mặt hàng như vải, Chỉ may, vượt quá đơn hàng cùng với việc tiếp nhận vật tư kỳ trước dẫn đến khối lượng tồn kho tăng lên và đã vượt quá chỉ tiêu 13,6% và vượt quá chỉ tiêu tiếp nhận là 93,62% lượng vật tư kế hoạch. Tuy đó là lượng vật tư thừa nhưngvề mặt hàng Mex lại chỉ thực hiện có 73,3% kế hoạch tức là còn thiếu một lượng bằng 2000 m tương đương với 26,66% kế hoạch giao hàng. Đó là một hạn chế trong việc quản lý quá trình cung ứng vật tư trong doanh nghiệp. Điều đó gây cho doanh nghiệp một khoản chi phí khá lớn cho những vật tư thiếu và chi phí bảo quản vật tư trong doanh nghiệp. Hơn nữa là cả một lượng vốn lớn trong kỳ không được huy động vào quá trình sản xuất kinh doanh. Tóm lại, các chỉ tiêu ảnh hưởng đến kế hoạch hoàn thành số lượng đơn hàng có 2 nhân tố chính là chỉ tiêu số lượng hàng giao và số lượng hàng nhập. Cả 2 chỉ tiêu này đều được đảm bảo thì mới đảm bảo toàn diện được kế hoạch nhập hàng. Nếu một trong hai chỉ tiêu này mà không hoàn thành thì không thể xem việc thực hiện đơn hàng là hoàn thành được.ở Công ty May Phù Đổng, việc thực hiện đơn hàng không đúng về mặt số lượng cả 3 mặt hàng, các chỉ tiêu không được hoàn thành toàn diện.Từ đó, lượng vật tư tồn kho không ổn định và thường cao hơn dự kiến được biểu hiện trong bảng sau: Bảng7.2.Cân đối vật tư tồn kho các năm,2001 ,2002 ,2003 Vật tư Tồn cuối kỳ 2001 Nhập 2002 Tồn cuối kỳ 2002 Nhập 2003 Tồn cuối 2003 Vải 37.709.035,75 190.447,69 40.021.166,76 215.135,74 40.055.839,81 Chỉ may 3.978,40 16.806 4.283 92.525,45 84.593,70 Chỉ đính 170 55 0 50 0 Chỉ nhãn 199,824 3.120 2.995,32 0 2.052,47 Mex 9.984,41 5.750 0 5.500, 873,74 Bìa lưng 3.304,67 22.095 262,826 17.257 909,85 Chun 0 4.224,20 430 0 0 Total 37.726.673,04 242.497,89 40.029.137,91 330.468,CAPut!’ 40.144.269,58 Nguồn: Trích báo cáo nhập xuất tồn năm 2001,2002,2003 2.2.3- Phân tích kế hoạch nhập vật tư về mặt chất lượng: Nhu cầu tiêu dùng vật tư cho sản xuất không chỉ đòi hỏi phải đủ về số lượng mà còn đòi hỏi đúng về chất lượng vì chất lượng vật tư tốt, xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, chất lượng tiêu dùng đến giá thành của sản phẩm và khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường… Vì vậy, khi nhập vật tư phải đối chiếu với các tiêu chuẩn kỹ thuật do doanh nghiệp đã đề ra hay tiêu chuẩn của nhà nứơc hay với các hợp đồng đã ký để nhận. Ta dùng chỉ số chất lượng mua sắm vật tư để quản lý vật tư nhập về mặt chất lượng. Chỉ số chất lượng vật tư mua sắm là chỉ số giữa giá bán buôn bình quân của vật tư thực tế mua so với giá bán buôn bình quân mua theo nhu cầu dự kiến kế hoạch. áp dụng chỉ tiêu đó để phân tích tính chất lượng của việc nhập vật tư trong doanh nghiệp theo bảng sau: Bảng7.3- Phân tích tình hình nhập vật tư về mặt chất lượng: tên vật tư đơn vị giá nhập kế hoạch mua thực hiện Lượng tiền lượng tiền Vải m 1.848.538,796 110.000 203.339.267.538,8 215.135,74 397.686.756.209 Chỉ may m 2.053.286,423 5.000 10.266.432.113,7 92.525,42 189.981.188.645 Chỉ đính m 1.080.002,7 110 118.800.297 50 54.000.135 Chỉ nhãn m - 0 0.0 0 0 Mex m 2.096.217,69 5.500 115.29.197.295 5.500 11.529.197.295 Bìa lưng m 2.842.554,03 15.000 42.638.310.454,6 17.257 49.053.954.901 Chun m - 0 0. 0 0 Tổng - 135.610 267.892.007.699,1 330.468,16 648.305.097.185 Nguồn: Trích Báo cáo mua hàng năm 2003 Chỉ số chất lượng vật tư mua sắm là chỉ số giữa giá bán buôn bình quân của tế vật tư mua so với giá bán buôn bình quân mua theo dự kiến kế hoạch. Icl = Trong đó: Q1= Sản lượng thực tế mua trong kỳ G1= Giá thực tế mua trong kỳ Q0= Lượng kế hoạch dự kiến mua G0= Giá bán buôn dự kiến trong kỳ Tính Icl = = 1,0069 hay = 100,69 %. Như vậy kế hoạch mua sắm theo chất lượng vượt mức 0,69 % + Tính hệ số loại là tỷ số giữa tổng giắ trị các loại vật tư kỹ thuật mua sắm với tổng giắ trị các loại vật tư kỹ thuật mua tính theo giá loại vật tư kỹ thuật có chất lượng cao nhất. Hệ số loại mua sắm kế hoạch Kkh = = 0,69 hay 69% Hệ số loại mua sắm vật tư thực tế Ktt = = 0,69014 = 69,014% Hệ số này càng tiến tới 1 thì biểu hiện chất lượng mua sắm ngày càng cao và ngược lại. Hệ số bằng 1 biểu hiện tất cả các loại hàng hoá mua sắm đều thuộc loại 1. ở đây, hệ số mua sắm thực tế có tăng hơn so với kỳ kế hoạch nhưng tăng hơn có 0,14 % không đáng kể. Kỳ sau, để có hiệu quả hơn trong việc mua sắm thiết bị vật tư, doanh nghiệp cần chú ý tới cơ cấu vật tư nhập theo những mức giá khác nhau đảm bảo lượng vật tư tối ưu nhất cho doanh nghiệp . 2.2.4- Phân tích tính đồng bộ khi nhập vật tư hàng hoá . Để sản xuất ra một sản phẩm cần nhiều loại vật liệu, cũng như doanh nghiệp kinh doanh không chỉ kinh doanh một loại mặt hàng mà yêu cầu có nhiều loại hàng hoá theo các chủng loại và tỷ lệ nhất định. Hơn nữa loại vật liệu này không thể thay thế các loại vật liệu khác. Ta nói vật tư được tiêu dùng đồng bộ, và nếu thực hiện đơn hàng thì cũng thực hiện đồng bộ các loại hàng hoá. Để minh hoạ cho tính đồng bộ trong việc đáp ứng vật tư , ta minh hoạ trrong bảng: Bảng7-4-Phân tích vật tư về mặt đồng bộ: Chỉ tiêu KH mua TH % Nhu cầu đơn hàng % Số lượng lượng vật tư tồn Vải 110.000 215.135,74 195,58 70 150.595 64.540,72 Chỉ may 5.000 92.525,42 1850,51 87 80.497,12 12.028,30 Chỉ đính 50 50 100 65 32,5 17,50 Chỉ nhãn 0 0 - 0 0.00 Mex 5.000 5.500. 110 56 3.080 2.420 Bìa lưng 15.000 17.257 115,05 68 11734,76 5.522,24 Chun 0 0 0 0.00 Tổng 135.050 330.468.16 244,70 346 245939,4 84.528,77 Nguồn: Trích nguồn báo cáo đặt hàng năm 2003 Qua bảng trên ta thấy số lượng vật tư nhập vào, đạt 244,7% kế hoạch lý do cho sự vượt mưc này là tất cả các chỉ tiêu đều hoàn thành vượt mức kế hoạch đặt ra do đó ở doanh nghiệp ta không tính đến mức độ đồng bộ mà ta tính ra các nguyên nhân gây ra sự ứ đọng quá nhiều vật tư như thế này. Lượng vật tư thừa do nhập các lần không đông bộ có lần nhập nhiều có lần nhập ít dẫn đến lượng vật tư bị ứ đọng dồn lại qua các kỳ. Cuối năm lượng vật tư tồn đọng không sử dụng đúng mục đích là 84.258 mét. Điều đó dẫn đến lượng tồn kho quá so với mức cho phép và gây ra nhiều tốn kém cho doanh nghiệp. Nguyên nhân của tình hình trên là nhập vật tư vào doanh nghiệp không đảm bảo được tính đồng bộ. Đây là một trong những nguyên nhân chính gây ra tình trạng tồn đọng vật tư ở doanh nghiệp và ứ đọng vốn sản xuất kinh doanh. 2.2.5- Phân tích về mặt kịp thời: Điều kiện quan trọng để cho doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện sản xuất kinh doanh và thực hiện đơn hàng một cách đầy đủ và nhịp nhàng là phải đảm bảo nhập vật tư một cách kịp thời và đầy đủ trong một thời gian dài. Rõ ràng nếu doanh nghiệp nhận được đơn đặt hàng mà lúc đó mới đi đặt mua thì không kịp cho việc thực hiện đơn hàng của mình. Do đó doanh nghiệp cần phải có kế hoạch đơn hàng, dự toán đơn hàng và dự trữ cho sản xuất và cung ứng sản phẩm. Tình hình thực hiện tính kịp thời trong xuất nhập vật tư ở Công ty may Phù Đổng được trình bày ở bảng sau: Bảng7.5-Phân tích tính đều đặn khi nhập vải năm 2003 Vải kế hoạch thực nhập chênh lệch năm2003 lượng % lượng % lượng % quý 1 60.000 54,5 23.711 21,6 -36.289 -33 quý 2 25.000 22,7 48.586 44,2 23.586 21,4 quý 3 11.000 10,0 45.241 41,1 34.241 31,1 quý 4 14.000 12,7 6.395 5,8 -7.605 -6,9 Tổng 110.000 100 123.933 112.7 13.933 12,7 Trích: Báo cáo quý về tình hình nhập Vải năm 2003 Xét riêng loại hàng Vải. Đó là hàng hoá chính của Công ty may Phù Đổng chiếm tỷ trọng lớn trong khối lựơng mặt hàng kinh doanh. Do vậy kết quả kinh doanh nói chung và việc nhập vật tư vải nói riêng là một vấn đề cần phải quan tâm hơn cả đặc biệt là tính đều đặn của nó: xét trong năm 2003 kế hoạch nhập vải tổng số là 110.000 mét vải trong đó dựa vào nhu cầu của các quý. Riêng quý 1 do nhu cầu tồn đọng của năm trước nên phải nhập với tỷ trọng lớn chiếm tới 54,5 % tổng số tức là 60.000 m bao gồm các loại cả vải Seido,Vải Nisho,VảiSven… Còn các quý khác nhập theo nhu cầu quý và cụ thể theo nhu cầu tháng từ 10- 22 nghìn mét. Như đã nhận xét về kế hoạch cung ứng vật tư ở doanh nghiệp, chỉ có quý 2 và quý 3 là nhu cầu đơn hàng được đảm bảo và vượt mức cũng chính vì lý do đó mà nhu cầu các quý 1 và 2 lượng vật tư thiếu . Nhưng lượng tồn kho cuối năm lại ở mức rất cao, lý do chính là lượng vật tư cung ứng các loại không đảm bảo tính đều đặn dẫn đến nguyên nhân khi thì thừa, ứ đọng vật tư, khi thì thiếu vật tư rất gây bất lợi cho doanh nghiệp. Cụ thể như vải quý 1 chỉ thực hiện được 21,6% tổng số trong khi đó kế hoạch nhập là 54,6 % tổng kế hoạch. Như vậy lượng 33% thiếu hụt lại phải nhận vào quý sau trong khi đó vật tư quý này bị thiếu hụt mà quý sau lại phải chịu các chi phí vật tư không cần thiết. Đó là một điều bất hợp lý trong việc cung ứng vật tư tại Công ty May Phù Đổng.Tương tự như vậy, do có sự không đều đặn trong quá trình cung ứng vật tư. Lượng vải trong quý vẫn vượt chỉ tiêu 12,7% tức là về lượng là vượt chỉ tiêu kế hoạch là 13.933m. Đó là lý do tổng lượng vật tư cả năm lại vượt mức dự kiến trong khi đó hàng vẫn không đảm bảo tính kịp thời và làm ảnh hưởng đến tình hình thực hiện doanh thu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần kịp thời điều chỉnh và có kế hoạch cũng như việc xác định nguồn hàng sát sao hơn, đặc biệt là các nguồn hàng mới. Điều đó cũng là động lực giúp cho nguồn hàng cũ thực hiện tốt hơn, đặc biệt hơn trong việc chú trọng thực hiện đơn hàng và hợp đồng mua hàng. 2.2.6- Phân tích biến động chất lượng: Bảng7.6- Phân tích tài chính tình hình nhập vật tư 2003 tên vật tư đơn vị khối lượng sp Giá bán chỉ tiêu phân tích 2002 - q0 2003-q1 2002-g0 2003-g1 q0g0 q1g0 q1g1 Vải m 163.432.45 207.477.93 1964788,976 192820,96 321110278022 407.650.339.774 40.006.092.686 Chỉ may m 16.501.40 12.214.75 1895154,011 1987162 31272686811 23.148.832.452 24.272.686.811 Chỉ đính m 225 50 282328,0444 1190476,2 63523810 14.116.402 59.523.810 Chi nhãn m 324.5 942.85 302939609,7 5625394,6 98303903333 285.626.610.963 5.303.903.333 Mex m 15.734.41 4.626.26 5985553,992 2200293,7 94179130667 27.690.729.013 10.179.130.667 Bìa lưng m 25.136.84 16.609.98 2569855,497 3106449,3 64598049019 42.685.238.127 51.598.049.019 Chun m 3.794.20 430 89130,40193 786461,79 338178571 38.326.073 338.178.571 Tổng 2.284.879 24.235.176 609865750233 786.854.192.804 131.757.564.897 Nguồn : Báo cáo tổng kết tài chính năm 2003 Ta có kết quả phân tích như sau: Tổng giá trị sản phẩm hàng hoá năm 2003 giảm so với năm trước =131.757.564.897- 609.865.750.233= - 478.108.185.336đồng (= q1g1 - q0g0).Ta xác định mức độ ảnh hưởng các nhân tố tới sự giảm tổng giá trị sản phẩm hàng hoá bằng phươg pháp loại trừ. - Do sản lượng hàng hoá kỳ này tăng so với năm 2002 là 17202,968mét nên đã làm tổng giá trị sản lượng hàng hoá tăng một lượng là 176988442571.1đồng Lượng hoá nhân tố ảnh hưởng này ==176.988.442.571,1đồng - Do kết cấu sản phẩm có các mức giá khác nhau cũng làm thay đổi đến tổng giá trị hàng giá bán. Nhưng ở đây, các mức giá khác nhau lại không làm ảnh hưởng đến giá trị hàng hoá bán và giá bán = 176.988.442.571,1 + 0 + (-655.096.627.907)= - 478.108.185.336 đồng * Nhận xét : Nguyên nhân chính do giá bán năm 2003 đã giảm đáng kể so với năm 2002 nên đã làm doanh thu tiêu thụ giảm một lượng lớn là -655096627907 đồng. Nhưng tổng giá trị doanh thu chỉ giảm là (-78108185336) đồng là do tổng khối lượng hàng hoá bán ra trong năm tăng 17202,968 m nên đã góp phần tăng doanh thu là 176.988.442.571,1 đồng. Do đó doanh số chỉ giảm có ( - 478.108.185.336 đồng). Điều này chứng tỏ doanh nghiệp trong kế hoạch muốn đạt hiệu quả cao trong kinh doanh nên xem xét kế hoạch giá thành và nguyên nhân sâu xa của nó là lượng vật tư ứ đọng quá nhiều nên phải hạ giá bán sản phẩm chấp nhận giảm doanh thu bù đắp cho những chi phí về vật tư mà doanh nghiệp gặp phải do nhập vật tư vượt quá kế hoạch.Do đó công tác vật tư và hậu cần là không thể thiếu đối với doanh nghiệp để tăng nguồn doanh lợi cho doanh nghiệp. 2.2.7- Phân tích chủng loại vật tư cung ứng: Bảng7.7- phân tích tình hình cung ứng chủng loại vật tư năm 2003 tên vật tư đơn vị kế hoạch thực nhập Mức thực hiện k/lg kế hoạch mức thực hiện chủng loại Số chênh lệch % Vượt mức mức thực hiện % hoàn thành Vải m 110.000 123.933 13.933 13 110.000 100 Chỉ may m 5.000 92.525,42 87.525,42 1.751 5.000 100 Chỉ đính m 0 50 50 0 Chỉ nhãn m 0 0 0,00 0 Mex m 7.500 5.500 -2000 -27 5.500 73 Bìa lưng m 15.000 17.257 2257 15 15.000 100 Chun m 0 0,00 0 Tổng m 137.500 239.265,42 101.765,42 74 137.500 100 Nguồn: Trích tình hình định mức vật tư năm 2003 Phân tích chủng loại vật tư hàng hoá như sau: Về chủng loại hàng hoá, đánh giá chung tình hình nhập vật tư năm 2003 tỷ lệ hoàn thành vượt mức kế hoạch là 74% tức là 101.765,42 m trong đó chỉ có mặt hàng Mex do nhập ngoại nên tình hình đảm bảo hàng hoá không hoàn thành chỉ đạt 73% kế hoạch tức là hụt 27 % kế hoạch. Đánh giá chung tình hình thực hiện đơn hàng và chủng loại hàng hoá tương đối tốt hoàn thành chung các chỉ tiêu đạt 100% chủng loại hàng hoá. Nhưng mặt khác nó lại gây ra một bất cập như ta đã xem ở trên : nó là tác nhân gây ra sự giảm giá do vật tư ứ đọng và làm cho doanh thu bán ra bị giảm sút. Do đó khi xem xét kế hoạch chủng loại hàng hoá không chỉ có nghiên cứu kế hoạch mà ta còn phải phân tích các nhân tố liên quan khác. Tổng lượng vật tư chênh lệch vượt 101.765,42m quá 74% kế hoạch .Điều đó là một vấn đề cần quan tâm hơn về các mức và kế hoạch. 2.2.8- Phân tích lượng vật tư được giải phóng: Bảng.7.8 phân tích tình hình giải phóng lượng vật tư tồn đọng 2001,2002,2003 Đơn vị : mét năm lượng VT tiêu dùng Lương dự trữ VT trung bình Mức tăng giảm VT tương đối qua các năm(%) lượng VT chênh lệch 2001 519.983,83 38.007.669,024 7.209 37.487.685,197 2002 158.237,67 40.134.644,277 25.264 39.976.406,610 2003 449.829,69 40.056.203,150 8.805 39.606.373,464 Dự báo trung bình 376.01,.06 39.399.505,48 1.0378 39.023.488,424 Trích báo cáo định mức dự trữ vật tư năm ,2001,2002,2003 Đánh giá mức vật tư được giải phóng qua quá trình nghiên cứu lượng vật tư tồn đầu kỳ, lượng vật tư dự trữ an toàn và bảo đảm , cũng như quá trình cung ứng và kế hoạch đơn hàng.Ta có một số nhận xét như sau: Lượng vật tư tồn kho quá lớn dẫn đến lượng vật tư dự trữ là không cần thiết và hơn nữa nó còn là một phần tốn kém gây ứ đọng vật tư trong doanh nghiệp, nên tình hình cung ứng vật tư chưa được sát sao,lượng vật tư cung ứng còn quá so với kế hoạch, chưa có sự đoàn kết nhất trí chung trong phương hướng giải quyết và chỉ đạo chung của công ty. Lượng vật tư cung ứng không những không được giải phóng mà còn tồn đọng một khối lượng quá lớn: hơn 30 triệu mét mỗi năm làm lãng phí một nguồn vốn khá lớn trong doanh nghiệp năm 2001 là hơn 8,6 triệu đồng, năm 2002 hơn 8,7 triệu và năm 2003 con số vốn tồn đọng là hơn 8,5 triệu đồng. Con số này do nguyên nhân bất cập trong lượng vật tư cung ứng. Con số này nên tới hàng nghìn phần trăm: lạm phát một lượng vật tư vượt xa so với kế hoạch. Nếu Công ty không có chính sách tiết kiệm vật tư, hạn mức hợp lý sẽ là một nguyên nhân lớn gây kém hiệu quả kinh doanh trong doanh nghiêp. Nói chung chính sách giải phóng vật tư trong doanh nghiệp hoàn toàn chưa đạt hiệu quả các năm qua đó là không muốn nói đến nó chưa được quan tâm một cách thoả đáng. Do đó doanh nghiệp cần nghiên cứu vấn đề vật tư doanh nghiệp và những phương hướng tác động mới. Có như thế mới đem lại hiệu quả trong kinh doanh và tạo lợi thế cạnh tranh đối với các Công ty may mặc khác trong cả nước. 2.2.9- Phân tích tình hình nguồn hàng 2003: Bảng7.9- Phân tích nguồn hàng năm 2003 tên vật tư đơn vị kế hoạch thực hiện lần 1 lần 2 lần 3 lần 4 tổng % hoàn thành Vải m 110.000 122.238,43 48.586 45.241 6.395 123.933 112.7 Chỉ may m 5.000 1.694,57 12.521 45.653,2 32.656,65 92.525,42 1850.5 Chỉ đính m 0 0.00 0 0 0 50 0.0 Chỉ nhãn m 0 0.00 0 0 0 0 0.0 Mex m 7.500 1.770,00 2.300 230 1.200 5.500,00 73.3 Bìa lưng m 15.000 4.209,68 6.325,32 1.202 5.520 17.257,00 115.0 Chun m 0 0 0 0 0 0.0 Tổng m 137.500 129.912,68 69.732,32 92.326,2 45.771,65 239.265,42 174.0 Trích tình hình thực hàng năm 2003 Tình hình thực hiện đơn hàng năm 2003 qua bảng phân tích ta thấy lượng vật tư nhập vào các lần do không hoàn thành kế hoạch đơn hàng nên có lúc nhập không đủ cho nhu cầu kinh doanh hay không thực hiện đầy đủ đơn hàng, có khi đơn hàng do tồn đọng lượng hàng của lần trước dẫn đến nhập gộp 2 lần nên lượng vật tư không dùng hết. Ví như lần nhập đơn hàng thứ nhất: Lượng Vải nhập vào quá nhiều so với kế hoạch trong khi đó các mặt hàng khác: Mex, Bìa lưng, lại không hoàn thành kế hoạch nhập. Sự cung ứng không đồng bộ thế này ảnh hưởng đến các lần nhập khác và ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình sản xuất nó sẽ làm đình trệ sản xuất hơn nưã lại làm tồn đọng vật tư không hợp lý. Tổng hợp cuối kỳ hoàn thành vượt 74% kế hoạch tổng đơn hàng trong kế hoạch trong khi đó không phải mọi hàng hoá đều hoàn thành như Mex chỉ hoàn thành 73 % kế hoạch thiếu hụt một lượng = 2000m trong khi đó lượng vật tư lại quá nhiều ứ đọng so với kế hoạch. Đó là một điều bất hợp lý trong kế hoạch cùng ứng vật tư doanh nghiệp. Lượng vật tư tồn đọng do nhập không hợp lý này đã mang lại cho doanh nghiệp một lượng chi phí lưu kho là 85.336.988 đồng, làm giảm doanh thu, và lợi nhuận của doanh nghiệp. Để hoàn thành tốt kế hoạch cung ứng đơn hàng và dự trữ, Công ty phải làm tốt công tác nhập vật tư và đảm bảo tính đầy đủ, kịp thời trong việc thực hiện cung ứng vật tư. 2.2.10- Phân tích hiệu suất sử dụng và cá nhân tố ảnh hưởng đến tổng giá trị hàng hoá: Bảng7.10- Phân tích hiệu suất sử dụng mức vật tư ở doanh nghiệp năm 2002và năm 2003 Đơn vị:đồng Chỉ tiêu năm 2002 2003 so sánh(%) Chênh lệch Tổng gtrị NVL(Qh) 230.296.921,822 710.549.223,115 308,5 480.252.301,293 Tổng mức tiêu dùng (Mv) 614.034.454,46227 135.926.269,12625 22,13 -478.108.185,33602 Hiệu suất tiêu dùng ( Hm) 0,38 5,23 13,76 4,85 Trích báo cáo tổng kết năm 2002 và năm 2003 Kết quả phân tích như sau: sQh là mức tăng giảm chỉ tiêu nguyên vật liệu được tính như sau: sQh = Qh1-Qh0= sản lượng hàng hoá năm 2003 trừ đi sản lượng hàng hoá năm 2002=710.549.223,115 – 230.296.921,822 = 480.252.301,293 đồng Vậy do đâu mà Tổng giá trị sản xuất năm 2003 lại tăng hơn năm 2002.Đièu đó được lý giải như sau: Do tổng mức tiêu dùng vật tư năm nay giảm so vói măm trước là năm 2002 là -478.108.185,33602 đồng tức là giảm 22% kế hoạch nên đã làm cho tổng giá trị vật tư hàng hoá bán ra giảm một lượng = -181.681.110,4276876 đồng như sau: sQhm = sMv 5 Hmnăm2003 = -478.108.185,33602 5 0,38 = - 181.681.110,4276876 đồng năm nay(2003) do hiệu suất sử dụng vật tư cao hơn năm 2002 ( tăng 4.85%)nên cuối năm kết quả tính toán cho thấy làm tăng tổng giá trị hàng hoá một lượng = + 659.242.405,2623125 đồng : Điều đó được lý giải như sau: sQhH = Mvnăm 2003 5 sHv =135.926.269,12625 5 4,85 = +659.242.405,2623125 đồng Như vậy ở đây có 2 nhân tố làm ảnh hưởng đến tổng giá trị hàng hoá của năm 2003 so với năm 2002 là tổng mức tiêu dùng vật tư và hệ số sử dụng vật tư nhưng ở Công ty May Phù Đổng thì hiệu suất sử dụng vật tư có tác động tích cực đến quá trình tăng tổng giá trị hàng hoá còn lượng hàng hoá bán ra lại giảm so với kỳ trước nên đã làm tác động ngược chiều đến quá trình tăng tổng giá trị hàng hoá. Tổng hợp ảnh hưởng 2 nhân tố này sQh = sQhM + sQhh =-181.681.110,4276876đồng +659.242.405,2623125 đồng = + 477.561.294,8346247đồng như ta đã thấy trên bảng phân tích. Để kỳ sau hiệu quả hàng hoá bán ra tốt hơn cụ thể là đảm bảo tăng tổng giá trị hàng hoá thì điều cốt loĩ là doanh nghiệp phải chú trọng tăng lượng hàng bán ra , từ đó có thể tăng được mức tiêu thụ hàng hoá và ít nhất cũng hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch mức tiêu thụ hàng hoá . 2.2.11- Phân tích và xác định chi phí trên 1 triệu đồng giá trị sản lượng hàng hoá : Xác định chi phí trên 1 triệu đồng giá trị sản lượng hàng hoá dựa trên cơ sở so sánh giữa năm 2002 và lấy năm 2002 làm năm gốc và so sánh với năm 2003 để tính ra các nhân tố ảnh hưởng cũng như phát hiện nguyên nhân và phương hướng giải pháp hợp lý có một kế hoạch tốt. Bảng7.11- Tính chi phí trên 1 triệu đồng giá trị sản lượng hàng hoá tên vật tư đơn vị lượng bán 2002 lượng bán 2003 Giá vốn2002 Giá vốn 2003 Giá bán 2002 Giá bán 2003 q0 q1 z0 z1 g0 g1 Vải m 163.432,45 207.477,93 1.708.870,64 54.000,06 1.964.788,98 192.820,96 Chỉ may m 16.501,40 12.214,75 1.904.369,81 1.893.577,71 1.895.154,01 1.987.161,98 Chỉ đính m 225,00 50,00 17.219.047,62 1.028.574 282.328,04 1.190.476,20 Chỉ nhãn m 324,50 942,85 302.587.717,37 3.801.117,50 302.939.609,65 5.625.394,64 Mex m 15.734,41 4.626,26 5.690.625,69 1.996.398 5.985.553,99 2.200.293,69 Bìa lưng m 25.136,84 16.609,98 2.520.821,64 2.843.148,13 2.569.855,50 3.106.449,34 Chun m 3.794,20 430,00 911.772,07 96.488,93 89.130,40 786.461,79 Total m 225.148,79 242.351,76 Trích báo cáo tài chính doanh nghiệp năm 2002, 2003 2.2.12.Tình hình sử dụng vật tư của Công ty may Phù Đổng Bảng7.12.Tình hình sử dụng nguyên,nhiên liệu năm 2003 Chỉ tiêu Kế hoạch năm2003 Thực hiện năm 2003 So sánh% Sản lượng kh Tiêu hao kế hoạch Sản lượng th Tiêu hao định mức Tiêu hao thực tế Tổng 2003 Tổngchi phí 617.808 9.314.000.000 617.900 9.348.314.736 10.880.070.038 -1531.755.302 Trong đó Chi phí NL 6.734.000.000 6.758.809.473 7.971.651.137 -1.016.815.077 Chi phí nhiên liệu 2.400.000.000 2.408842.105 22.923.782.329 -514.940.224 Nguồn: Phòng tài chính kế toán *Nhận xét: Qua số liệu trên ta thấy tình sử dụng vật tư của Công ty May Phù Đổng năm 2003 là (-1.531.775.302đ) *Nguyên nhân chủ yếu: - Công tác quản lý vật tư thiết bị còn nhiều hạn chế. - Do công tác định mức vật tư chưa hợp lý - Giao khoán sản phẩm chưa hợp lý. Hiện nay Công ty giao khoán đồng chi phí/sản phẩm. Nhưng trong quá trình lập kế hoạch cấp vật tư sử dụng trong tháng thì lại lập hết theo chi phí đưọc hưởng. Do vậy khi các vật tư thiết bị hỏng đột xuất thì phải cấp thêm(đây chính làphần chi phí tăng). Do vậy đã giao khoán sản phẩm thì trong quá trình lập kế hoạch phải để lại một số %vật tư dự trữ để đề phòng hỏng đột xuất(trong tháng những trường hợp hỏng đột xuất là xảy ra thường xuyên). Do vậy khi lập kế hoạch sử dụng vật tư cho các tổ sản xuất theo kế hoạch giao khoán và công tác quản lý vật tư tới tận nơi sử dụng còn kém, chưa giám sát chặt chẽ dẫn đến tình trạng trong kế hoạch cảm thấy có thể có vật tư thay thế không hỏng hoặc hỏng ít với dự trù trong kế hoạch nhưng có vật tư của một tổ hỏng đột xuất thì phải cấp. Đây là một mâu thuẫn do quá trình lập kế hoạch giao khoán ban đầu là không chuẩn xác dẫn đến vật tư lĩnh về có tổ không sử dụng hết dẫn đến chi phí vật tư ngày càng tăng. Bảng 7.13. Nguyên liệu hỏng mã hàng áo sơ mi Đức S 63963=500áo Tên chi tiết Khuyết tật Số lượng Qui ra mét Đơn giá (1 mét) Tính thành tiền (đồng) Vải Lỗi 0.5% 2.5 29.500 73.750đ Mex Lỗi 0.4% 2 14000 28.000đ Chỉ Máy sai 3% 1800 4000 7.200đ Bìa lưng Lỗi 0.1% 2 7.200 14.400đ Chun Sai qui cách 0.2% 2 6.200 12.400đ Nguồn: Phòng tài chính kế toán + Hệ thống kho hàng để vật tư dự trữ còn ít, được thiết kế không đảm bảo được yêu cầu về kỹ thuật, hơn nữa một số vật tư thiết bị những năm trước nhập nhiều dẫn đến tồn đọng nhiều. + Hệ thống định mức cho tiêu dùng chưa đầy đủ còn thiếu + Các bộ phận làm công tác quản lý chưa có kinh nghiệm cao, dẫn đến công tác quản lý vật tư còn nhiều hạn chế. Đơn hàng Sơ mi Đức S63963 = 500 SP vật tư cho đơn hàng này như sau: Loại vật tư Định mức vật tư Số lượng cần Vải 1.5 mét/ áo 750 m Mex 1mét/áo 500 m Chỉ 120mét/áo 60.000 m Bìa lưng 1mét/áo 500 m Chun 1mét/áo 500 m 2.2.1 3 – Kế hoạch đơn đặt hàng năm 2004: Như các số liệu các năm 2001, 2002 và năm 2003 về tình hình đơn hàng, ta bằng phương pháp bình quân đơn giản, ta có thể dự báo số lượng vật tư sẽ cung ứng trong năm 2004 như sau: Bảng 8.1. Kế hoạch đặt hàng năm 2004 Tên vật tư Đơn vị Lượng lượng lượng dự báo năm 2004 Vải Seido m 48.757,48 41.510,49 23.542,70 37936,88933 Vải Nisho m 8.420,35 500 54.365,78 21095,37733 Vải Sven m 33.398,33 28.091,45 13.737,80 25075,85967 Vải Seidens m 3.000,00 26.391,95 3.254,66 10882,20033 Vải Vanheue m 0 36.875,85 95.326,86 44067,56833 Vải Prim m 20.850,00 12.512,40 321,654 11228,01933 Vải Ecxim m 8.873,94 44.565,55 24.586,29 26008,59167 Vải m 123.300,09 190.447,69 215.135,74 176294,506 Chỉ Total m 22.945,95 16.806,00 92.525,42 44092,45667 Chỉ Seiden m 105 55 50 70 Băng dính m 255 3.120,00 0 1125 Mex Primo m 5.250,00 5.750,00 5.500,00 5500 Bìa Man m 24.669,58 22.095,00 17.257,00 21340,527 Chun Sven m 14.288,11 4.224,20 0 6170,770333 Hàng khác m 67.513,64 731,103 2.145,62 23463,45633 TOTAL m 258.327,38 243.228,99 332.613,78 278056,7163 Có sử dụng số liệu nhập hàng năm 2001,2002,2003 Trong đó: Q2001 =Lượng vật tư thực tế đã nhập năm 2001 Q2002= Lượng vật tư thực tế đã nhập năm 2002 Q2003= Lượng vật tư thực tế đã nhập năm 2003 Q2004 = Lượng vật tư dự báo nhập năm 2004 Tương tự với số liệu các năm 2001,2002,2003 ta có thể dự báo tình hình lượng vật tư sẽ bán ra trong kỳ tới như sau:  Bảng8.2- Dự báo khối lượng hàng bán ra năm 2004 Tên vật tư Đơn vị Lượng2001 Lượng2002 Lượng2003 dự báo vật tư năm 2004 Vải Seido m 45.586,14 42.895,16 18.354,23 35.611,83933 Vải Nisho m 8.380,92 418 42.198,97 16.999,295 Vải Sven m 24.398,05 36.912,89 25.658,32 28.989,75433 Vải Seidens m 2.998,44 CAPut!’.353,55 84.736,99 35.696,325 Vải Vanheue m 0 16.875,85 12.358,98 9.744,943 Vải Prim m CAPut!’.293,55 13.374,01 21.328,26 17.998,60467 Vải Ecxim m 8.608,70 33.603,00 2.842,CAPut!’ 15.017,963 Vải m 109.265,80 163.432,45 207.477,93 160.058,7243 Chỉ Total m 18.979,87 16.501,40 12.214,75 15.898,67167 Chỉ Seiden m 105 225 50 126,6666667 Băng dính m 255 324,5 942,85 507,45 Mex Primo m 6.504,07 15.734,41 4.626,26 8.954,912667 Bìa Man m 22.330,17 25.136,84 16.609,98 21.358,99467 Chun Sven m 157.184,91 3.794,20 430 53.803,03533 Hàng khác m 205.359,02 96.521,33 0 10.0626,78 TOTAL m 519.983,83 158.237,67 449.829,69 376.017,06 Nếu như số liệu dự báo về tình hình cung ứng vật tư sẽ là như trên, với các số liệu tồn đầu kỳ thực tế năm 2004 ta có thể tính được lượng vật tư tồn kho cuối năm 2004 sẽ là như sau: Bảng8.3-Tính lượng tồn kho năm 2004 Công ty May Phù Đổng Tên vật tư Đơn vị Lượng tồn kho đầu năm 2004 thực tế Lượng nhập vật tư dự báo2004 Lượng dự trữ an toàn Lượng vật tư dự kiến xuất năm 2004 Lượng vật tư dự báo tồn cuối năm 2004 Vải Seido m 5.641.819,42 37.936,88933 677.018,331 35.611,83933 4.967.126,14 Vải Nisho m 11.921.738,22 21.095,37733 1.430.608,59 16.999,295 10.495.225,72 Vải Sven m 6.543.835,64 25.075,85967 785.260,277 28.989,75433 5.754.661,47 Vải Seidens m 9.240.248,77 10.882,20033 1.108.829,85 35.696,325 8.106.604,79 Vải Vanheue m 1.308.292,95 44.067,56833 156.995,154 9.744,943 1.185.620,42 Vải Prim m 2.912.393,94 11.228,01933 349.487,273 17.998,60467 2.556.136,08 Vải Ecxim m 2.487.510,88 26.008,59167 298.501,305 15.017,963 2.200.000,20 Vải m 40.055.839,81 176.294,506 4.806.700,78 160.058,7243 35.265.374,82 Chỉ Total m 84.593,70 44.092,45667 10.151,244 15.898,67167 102.636,24 Chỉ Seiden m 0 70 0 126,6666667 (-56,67) Băng dính m 2.052,47 1.125 246,29688 507,45 2.423,73 Mex Primo m 873,74 5.500 104,8488 8.954,912667 (-2.686,02) Bìa Man m 909,85 21.340,527 109,182 21.358,99467 782,20 Chun Sven m 0 6.170,770333 0 53.803,03533 (-47.632,27) Hàng khác m 50 23.463,45633 6 100.626,78 (-77.119,32) TOTAL m 40.151.977,39 278.056,7163 4.818.237,29 376.017,06 35.371.216,99 -Lượng dự trữ an toàn bằng 12% tồn kho đầu kỳ.Lượng vật tư dự báo tồn cuối năm 2004=( tồn thực tế đầu năm 2004+ lượng vât tư dự kiến nhập - dự trữ an toàn cần thiết- dự kiến xuất trong kỳ) Qck = Qđk+ Qn –Qd -Qx Nhận xét: lượng vật tư tồn kho trong kỳ tăng lên do lượng vật tư tồn đọng cuói mỗi kỳ kinh doanh tăng lên, trong khi đó lượng đặt hàng lại theo kế hoạch mỗi kỳ nên tịnh tiến đẩy lượng vật tư tồn kho tăng lên hàng năm . Với lượng vật tư dự kiến như trên , ta có thể thấy điều bất hợp lý ở đây: lượng Vải tồn quá nhiều trong khi đó các loại hàng hoá khác như Chỉ đính,Mex, Đề can thì lại không hoàn thành việc cung ứng dẫn đến tình trạng sẽ thiếu vật tư nếu vẫn cứ nhập theo đơn hàng của kế hoạch trước. Mặc dù lượng vật tư ở một số hàng hoá đó thiếu hụt nhưng tổng lượng tồn kho lại rất cao ở mức 35.235.779,76 m Do đó kế hoạch cần phải điều chỉnh lại đơn hàng nhập vào theo xu hướng như sau: Để lượng dự trữ an toàn bằng 12% lượng tồn kho đầu kỳnhư đã tính ở trên, nâng cao số lượng các mặt hàng Chỉ đính < Mex, Đề can và mặt hàng khác riêng trừ Vải các loại cần hạn chế nhập vì theo dự tính lượng tồn kho cuối kỳ sẽ tăng theo tổng số các loại là 35.265.374,82 m Theo chiều hướng này, ta có bảng điều chỉnh kế hoạch nhập hàng năm 2004 như sau: Bảng8.4. kế