Đề tài Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng

MỤC LỤC Hình 1: Hợp đồng mua bán - 15 - Hình 2: Phiếu thu - 15 - Hình 3: Phiếu chi - 16 - Hình 4: Phiếu nhập kho - 16 - Hình 5: Phiếu xuất kho - 17 - Hình 6: Phúc đáp đơn đặt hàng - 18 - Hình 7: Biểu đồ phân rã chức năng - 39 - Hình 8: Biểu đồ dữ liệu mức khung cảnh ……………………………………………… - 42 - Hình 9: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh - 43 - Hình 10: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh - 44 - Hình 11: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh - 45 - Hình 12: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh - 46 - Hình 13: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. Chức năng quản lý nhân viên - 47 - Hình 14: Liên kết giữa các thực thể - 49 - Hình 15: Mô hình thực thể liên kết ER - 50 - Hình 16. Hình chú thích - 51 - Hình 17: Mô hình quan hệ - 53 - Hình 18: Biểu đồ phân định chức năng xuất nhập hàng - 54 - Hình 19: Biểu đồ phân định chức năng quản lý thu chi - 55 - Hình 20: Biểu đồ phân định chức năng bán hàng - 55 - Hình 21: Biểu đồ DiagramSQLServer - 76 - Bảng 1 - 57 - Bảng 2 - 57 - Bảng 3 - 58 - Bảng 4 - 58 - Bảng 5 - 58 - Bảng 6 - 59 - Bảng 7 -59 - Bảng 8 - 59 - Bảng 9 - 59 - Bảng 10 - 60 - Bảng 11 - 60 - Bảng 12 - 60 - Bảng 13 - 61 - Bảng 14 - 61 - Chương I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ TÌM HIỂU BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG Cơ sở lý thuyết khảo sát hiện trạng: Đây là bước mở đầu của quá trình phát triển hệ thống, còn gọi là bước đặt vấn đề hay nghiên cứu sơ bộ. Khảo sát thực tế để làm quen và thâm nhập vào chuyên môn nghiệp vụ mà hệ thống đó phải đáp ứng, tìm hiểu các nhu cầu đặt ra với hệ thống đó, tập hợp các thông tin cần thiết. Để chúng ta đi vào phân tích và thiết kế một cơ sở dữ liệu hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng. 1.1.1. Mục đích khảo sát hiện trạng: Chúng ta xây dựng hệ thống mới nhằm mục đích thay thế hệ thống cũ đã có phần không phù hợp với nhu cầu của người dùng. Việc khảo sát nhằm để: Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống. Chỉ ra những chỗ hợp lý của hệ thống, cần được kế thừa và các chỗ bất hợp lý của hệ thống, cần được nghiên cứu khắc phục. Nội dung khảo sát và đánh giá hiện thực: Tìm hiểu môi trường kinh doanh, nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống chủ quản của công ty. Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ của từng đối tượng làm việc trong công ty, và sự phân cấp quyền hạn. Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ sổ sách, các tệp cùng với các phương thức xử lý các thông tin trong công ty. Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng. Thu thập các đòi hỏi về thông tin, các ý kiến phê phán, phàn nàn về hiện trạng, các dự đoán, nguyện vọng và kế hoạch tương lai. Đánh giá, phê phán hiện trạng và đề xuất hướng giải quyết. Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng. Các yêu cầu khi điều tra: Trung thực, khách quan, phản ánh đúng tình hình thực tại. Không bỏ sót thông tin. Các thông tin thu thập phải được đo đếm. Không trùng lặp, nghĩa là phải tiến hành trong một trật tự sao cho mỗi người được điều tra không bị nhiều người điều tra hỏi đi hỏi lại một vấn đề. Không gây cảm giác xấu hay phản ứng tiêu cực ở người bị điều tra: phải luôn gợi mở, tế nhị, tuyệt đối không can thiệp vào nội bộ của họ, hay gây mâu thuẫn ở nơi điều tra. Các phương pháp điều tra: Để điều tra mang lại hiệu quả chúng ta có thể sử dụng các cách sau: Nghiên cứu tài liệu viết: Đây là sự quan sát gián tiếp bằng mắt qua giấy tờ, sổ sách, chứng từ, hóa đơn, phiếu thanh toán, các tài liệu tổng hợp như: thống kê, biên bản, … Quan sát: là cách theo dõi (bằng mắt) tại hiện trường, nơi làm việc một cách thụ động.Việc này đòi hỏi khá nhiều thời gian. Hơn nữa quan sát tỷ mỉ từng chi tiết. Công việc này chỉ có hiệu quả khi kết hợp nó với phỏng vấn ngay tại nơi làm việc là một cách làm rất có hiệu quả. Phỏng vấn: là cách làm việc trực tiếp với từng người hay nhóm người, trong đó người điều tra đưa ra các câu hỏi và chắt lọc lấy các thông tin cần thiết qua các câu trả lời của người được điều tra. Đây là phương pháp cơ bản của điều tra. Có hai loại câu hỏi: * Câu hỏi mở: là câu hỏi mà số khả năng trả lời là rất lớn, người hỏi chưa hình dung hết được. Câu hỏi mở dùng khi người hỏi chưa có ý định rõ ràng, muốn hỏi để thăm dò, để gợi mở vấn đề, người trả lời phải là người có hiểu biết rộng bao quát tất cả (Lãnh đạo chẳng hạn ). * Câu hỏi đóng: là câu hỏi mà ta đã có sẵn các phương án trả lời có thể dự kiến sẵn, chỉ cần khẳng định lại. Câu hỏi đóng dùng khi ta muốn xác định lại một vấn đề cho khả quan hơn. Các câu hỏi phải sắp xếp theo trật tự cụ thể: Thu hẹp dần: bắt đầu từ những câu hỏi khái quát về sau thu hẹp dần tập trung vào một vấn đề. Mở rộng dần: ban đầu là đề cập một vài vấn đề cụ thể rồi mở rộng dần. Thắt rồi mở: tập trung dần vào một chủ điểm, rồi lại bung nó ra. Ngoài ra thu được kết quả tốt khi điều tra ta cần kết hợp nhiều yếu tố. Phải tạo cho người được phỏng vấn một mối quan hệ để họ đồng cảm và cùng hợp tác để ta khai thác thông tin. Người đi phỏng vấn cũng phải tỏ ra lắng nghe, tôn trọng ý kiến của họ. Trung thực chính là đối sách tốt nhất. Phải thể hiện sự tin cậy, thiện cảm và tôn trọng Phiếu điều tra: Đây là một hình thức phỏng vấn không giáp mặt. Các câu hỏi được liệt kê trong một mẫu điều tra, và người được điều tra sẽ trả lời vào phiếu đó.Tuy nhiên phương pháp này mang lại hiệu quả không cao. Phân loại và biên tập các thông tin điều tra: Các thông tin sau khi thu thập được trong quá trình điều tra cần phải kiểm tra lại sau đó phân loại và biên tập lại. Ta có thể dựa vào các tiêu chuẩn sau: Hiện tại/ tương lai. Nội bộ/ môi trường ngoài. Tĩnh/ động. Sự phân loại và biên tập lại cho phép ta sắp xếp lại các thông tin một cách có hệ thống. Phê phán hiện trạng: Đây là một công việc khó khăn và tế nhị đòi hỏi người điều tra phải khéo léo, khiêm tốn và thận trọng đặt vấn đề, đưa ra cho khách hàng hiểu những vấn đề còn bất cập và những yếu kém của hiện trạng, từ đó xác định mục tiêu để phát triển hệ thống mới. Phác họa giải pháp và cân nhắc tính khả thi: Sau khi tìm hiểu và thấy rõ các hiện trạng và yêu cầu của bài toán chúng ta phải xác lập và xây dựng hệ thống mới. Xác định phạm vi: phạm vi của bài toán đặt ra có thể là bao trùm cả cơ quan, đơn vị, hay chỉ một phòng nhỏ, nó bao quát công tác quản lý toàn diện hay một vài công việc đơn lẻ. Phạm vi của bài toán phụ thuộc vào phạm vi của tổ chức: Cơ quan lớn, cỡ quốc gia hay quốc tế: tập đoàn, tổng công ty,… Cơ quan trung bình: công ty liên doanh, … Cơ quan cỡ vừa và nhỏ: xí nghiệp, nhà máy, … Xác định mục tiêu: Mang lại lợi ích nghiệp vụ: : tăng khả năng xử lý, đáp ứng yêu cầu, tin cậy chính xác an toàn, bí mật. Mang lại lợi ích kinh tế: giảm biên chế, chi phí hoạt động, tăng thu nhập … Mang lại lợi ích sử dụng: thuận tiện nhanh chóng … Khắc phục khuyết điểm của hệ thống cũ, hỗ trợ chiến lược phát triển lâu dài … Phác họa dự án: Chỉ cho người dùng thấy được triển vọng của dự án. Có một định hướng cụ thể trong dự án. Chỉ ra được: Các chức năng chính của hệ thống đầu vào đầu ra, các giải pháp thực hiện. Kiến trúc tổng thế của hệ thống (phần cứng phần mềm). Các nguyên tắc đảm bảo: Để xây dựng hệ thống quản lý bán hàng hoàn chỉnh, đảm bảo dữ liệu về mọi mặt ta phải dựa trên các nguyên tắc sau: Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất: thông tin được tích lũy và cập nhật thường xuyên để phục vụ cho bài toán quản lý. Chúng ta nên tổ chức thông tin thành các mảng cơ bản để tránh dư thừa thông tin và để đảm bảo thông tin được nhất quán, thống nhất. Nguyên tắc linh hoạt thông tin: ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần phải có những công cụ đặc biệt để tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có trích từ mảng cơ bản. Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra: Đây là nguyên tắc có ý nghĩa rất lớn đối với việc làm tăng thêm hiệu xuất sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Hệ thống quản lý bán hàng: Tìm hiểu hệ thống: 1.2.1.1. Tổng quan về hệ thống quản lý bán hang tại chi nhánh công ty TNHH TM & DV Vĩnh Cường Đà Nẵng: Công ty TNHH TM & DV Vĩnh Cường chuyên bán và giới thiệu các loại sản phẩm Điện tử mang thương hiệu SUMO, AGO, SHINA có chi nhánh tại Đà Nẵng. Chi nhánh mới được thành lập được hai năm song sản phẩm của công ty đã có mặt ở khắp các tỉnh miền Trung - Tây Nguyên nói riêng và trên khắp cả nước nói chung. Công ty gồm có 3 chi nhánh giới thiệu - bán sản phẩm và một nhà máy sản xuất lắp ráp. SUMO có nhiều mẫu sản phẩm như: Đầu đĩa DVD, Tivi, nồi cơm, máy xay sinh tố, … Hoạt động chính của công ty là bán và giới thiệu các sản phẩm của công ty cho các công ty và cửa hàng trên địa bàn các tỉnh miền Trung và Tây Nguyên. 1.2.1.2. Các văn bản giấy tờ liên quan: Nội quy công ty: Hợp đồng Hình 1: Hợp đồng mua bán Phiếu thu: Hình 2: Phiếu thu Phiếu chi: Hình 3: Phiếu chi Phiếu nhập kho: Hình 4: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho: Hình 5: Phiếu xuất kho Phúc đáp đơn hàng: Hình 6: Phúc đáp đơn đặt hàng 1.2.2. Bài toán quản lý bán hàng: 1. Mô tả bài toán: Qua một thời gian tìm hiểu về hệ thống quản lý bán hàng ở công ty Điện Tử SUMO dựa vào các phương pháp điều tra, em tổng kết được những thông tin về bài toán quản lý bán hàng như sau: Những vấn đề đặt ra ở công ty: Hệ thống quản lý của chi nhánh phân công thành những phòng riêng rẽ mỗi phòng phụ trách một mảng công việc. Cơ cấu tổ chức: Quản lý tổng thể chi nhánh công ty là Giám đốc chi nhánh công ty: Anh Phạm Công Hoàng. Phòng kinh doanh có 3 nhân viên. Phòng này có một trưởng phòng. Phòng kế toán gồm hai nhân viên một kế toán tài chính và một kế toán kho. Phòng kỹ thuật gồm hai nhân viên. Ngoài ra công ty còn có hai nhân viên lái xe và một showroom trưng bày và giới thiệu sản phẩm của công ty. Công việc cụ thể đối với từng phòng: Giám đốc chi nhánh: thâu tóm quản lý toàn bộ hoạt động của công ty, nhận báo cáo thống kê định kỳ của phòng kế toán và phòng kinh doanh, kiểm tra các hóa đơn để nhập_xuất tiền. Nhận các báo cáo từ phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng kỹ thuật. Phòng kinh doanh: Nhận đơn đặt hàng dự trù từ phòng kế toán sau đó tiến hành soạn thảo và liên lạc đặt hàng với tổng công ty. Cập nhật những thay đổi về các loại sản phẩm như: đơn giá, đặc điểm, thời gian bảo hành, … theo bảng báo giá của công ty đưa xuống. Tính các chi phí kèm theo như: cước vận chuyển, các vấn đề phát sinh, VAT … để gửi lên cho phòng quản lý. Việc định giá để giao cho các công ty con, khách hàng là khác nhau đối với từng khu vực. Dựa vào báo cáo tổng kết và thống kê hàng tháng của phòng kế toán để tiến hành tìm hiểu, phân tích thị trường tiêu dùng trên địa bàn các tỉnh miền Trung và Tây Nguyên. Từ đó đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp với từng thời điểm, từng khu vực để tăng số lượng và lợi nhuận cho công ty. Ngoài ra tùy vào từng thời điểm để đưa ra những chương trình khuyến mại hợp lý. Phòng phụ trách việc đặt hàng từ các công ty con, cửa hàng đại lý của công ty sau đó tập hợp đơn đặt hàng từ phía khách hàng, gửi đơn phúc đáp lại cho khách hàng (nếu khách hàng yêu cầu). Sắp xếp lịch giao hàng cho từng nhóm hoặc liên hệ với các công ty vận chuyển thuê. Từng nhóm sau khi nhận được lịch trình công việc trong tuần, nhận phiếu giao hàng và đến kho hàng nhận hàng và tiến hành công việc của mình. Sau chuyến đi giao hàng của nhóm mình về kiểm tra lượng hàng còn lại đối chiếu sổ sách, tổng kết số tiền và nợ lại của khách hàng cho kế toán vào sổ và nộp lại tiền cho phòng kế toán. Phòng kế toán: phụ trách việc thu giữ, thống kê tổng hợp các loại giấy tờ sổ sách của công ty. Kế toán kho: Chuyên phụ trách về vấn đề nhập và xuất hàng. Khi nhập hàng mới về thì tiến hành nhập vào máy để lưu. Từ những bản kế hoạch của phòng kinh doanh chuyển xuống sẽ tiến hành soạn các hóa đơn xuất hàng dựa theo hóa đơn đặt hàng của khách hàng. Sau đó tiến hành thống kê lượng hàng bán ra_nhập về theo định kỳ. Kiểm tra các mặt hàng còn lại trong kho, lập đơn đặt hàng dự trù gửi lên cho phòng kinh doanh. Nhập hàng vào kho: có hai kiểu nhập hàng vào kho: Nhập hàng mới lấy về. Khi nhận hàng từ công ty_ nhà cung cấp kèm theo hóa đơn hay bản kê khai chi tiết các mặt hàng, thủ kho tiến hành đối chiều kiểm tra lô hàng. Nhập hàng do khách hàng trả lại vì lỗi, … thủ kho ghi lại tên khách trả lại, lý do trả hàng, ngày trả hàng gửi lại kế toán. Xuất hàng: có hai kiểu xuất Xuất hàng cho bộ phấn bán hàng theo phiếu xuất hàng hay là các hóa đơn giao hàng cho các công ty con. Xuất hàng do hàng bị lỗi quá hạn … về công ty và hàng khuyến mại cho khách hàng (nếu có). Kế toán tài chính: Chuyên phụ trách những vấn đề về tài chính của công ty. Thống kê về tài chính như: các khoản nợ của khách hàng, vấn đề về thuế, chi phí công tác, tiền lương cho nhân viên trong công ty, … Phòng kỹ thuật: Phụ trách việc bảo hành các loại sản phẩm của công ty khi có lỗi, đồng thời phối hợp với các trạm bảo hành trong khu vực. Khách hàng: Khách hàng phải đặt hàng với công ty bằng cách gọi điện trực tiếp cho nhân viên kinh doanh, hoặc gửi fax, gửi đơn đặt hàng. Sau khi nhận được hàng, khách hàng kiểm tra số lượng và quy cách đóng gói. Khách hàng sẽ thanh toán ngay sau khi nhận được đủ hàng, hoặc thanh toán trước, hoặc thanh toán sau một khoảng thời gian được hai bên thống nhất. Khách hàng có thể lựa chọn 1 trong các hình thức thanh toán sau: Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt. Chuyển khoản qua ngân hàng vào tài khoản của công ty. Phát biểu thành bài toán quản toán: Qua những thông tin tìm hiểu trên thực tế như trên ta có thể phát biểu thành bài toán như sau: Công ty được tổ chức thành các phòng (đơn vị). Mỗi phòng có một tên duy nhất, một mã số, và một trưởng phòng. Phòng kinh doanh làm công việc xây dựng kế hoạch làm việc trong tuần, tháng và phụ trách việc bán hàng. Công ty bán nhiều mặt hàng nên ta cần xây dựng một cơ sở dữ liệu về các mặt hàng của công ty. Chúng ta sẽ quản lý về các thông tin: mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, đơn giá nhâp, đơn giá xuất, số lượng trong kho, trị giá theo tuyến đường, ngày nhập hàng, thời hạn bảo hành. Một số ứng dụng cần thực hiện: bổ sung thêm một mặt hàng mới và lưu lại kết quả đó, cập nhật đơn giá nhập và đơn giá xuất, cập nhật các chi phí khác như cước phí vận chuyển … Việc nhập hàng được quản lý bởi các thông tin: số phiếu nhập, ngày nhập, tên nhà cung cấp, số hóa đơn, mã hàng, mặt hàng, đơn vị tính, số lượng. Xuất hàng được quản lý bởi các thông tin: mã xuất kho, ngày đặt hàng, nhân viên nhận hàng, tên khách. Mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn vị tính. Khách hàng đặt mua hàng của công ty thông qua việc gọi điện thoại, gửi đơn đặt hàng hoặc fax. Công ty sẽ trả hàng tận kho cho khách hàng kèm hóa đơn bán hàng của công ty. Ta quản lý hóa đơn bán hàng bởi các thông tin: hóa đơn số, mã khách, mã nhân viên, ngày lập, hình thức thanh toán, tên hàng, số lượng, đơn giá bán, tổng tiền. Một hóa đơn bán nếu chưa đủ hàng để cung cấp có thể xuất làm nhiều lần. Tương tự như vậy Công ty nhập hàng từ công ty tổng thông qua hóa đơn đặt hàng hoặc gọi điện thoại trực tiếp hoặc gửi fax. Đối với nhân viên cần quản lý ở các thông tin: mã nhân viên, họ tên nhân viên, ngày sinh, ngày vào làm việc, địa chỉ, điện thoại và nơi làm việc. Đối với đối tác là khách hàng ta quản lý ở các mục: mã khách, tên khách hàng, địa chỉ liên hệ, người đại diện giao dịch, điện thoại, mail. Một số tính toán: Định giá: Giá nhập = giá mua + các chi phí khác Các chi phí khác ở đây: cước vận chuyển, thuế giá trị gia tăng … Giá thành = giá nhập + chi phí khác. Chi phí khác: khấu hao … Giá vốn = giá thành + chi phí khác. Chi phí khác: bao bì, quảng cáo, phần trăm lương nhân viên. Giá bán = giá vốn * a% a% tùy theo từng loại mặt hàng, từng khu vực có giá trị khác nhau Lãi lỗ = giá bán – giá vốn. Tính toán khác: Doanh thu: P = Q * p Q là số lượng bán ra, p là đơn giá. Lượng tồn kho: LT = TK đầu kỳ + SL nhập – SL xuất TK đầu kỳ: thống kê đầu kỳ, SL nhập: số lượng nhập, SL xuất: số lượng xuất ra. Chiết khấu: CK = tổng tiền/HD * a% a% là tỷ lệ chiết khấu,tùy vào khu vực khách hàng và mặt hàng. Yêu cầu và hướng giải quyết: Yêu cầu phần mềm: Phầm mềm quản lý bán hàng phải đảm bảo được những yêu cầu sau: Yêu cầu chức năng: Hệ thống cần đảm bảo được những chức năng sau: Phân quyền truy nhập: Kế toán kho: được phép truy cập vào hệ thống thực hiện các công việc: xuất hàng, nhập hàng, thống kê hàng tồn, … Kế toán tài chính: được phép truy cập vào hệ thống thực hiện các công việc liên quan đến tài chính của công ty như: lập phiếu nhập tiền vào tài khoản công ty, lập phiếu xuất tiền, các khoản thu chi phát sinh, thống kê công nợ, … Trưởng phòng kinh doanh: truy cập vào hệ thống để thực hiện những công việc: cập nhật thông tin về hàng hóa, lập hóa đơn bán hàng. Lưu trữ: hệ thống cần đảm bảo lưu trữ về: Hàng hóa: hệ thống cần đảm bảo lưu trữ các thông tin về hàng hóa như: tên, đặc điểm, giá, thời gian bảo hành, … Trong đó có các thao tác về hàng hóa như: thêm, sửa, xóa, … Khách hàng: thông tin về những khách hàng là đại lý bán và giới thiệu các sản phẩm của công ty, bao gồm các thông tin về: họ tên, địa chỉ, điện thoại, … Đơn đặt hàng: quản lý các đơn đặt hàng từ phía khách hàng và của công ty với công ty tổng, bao gồm các thông tin về: tên hàng, số lượng, ngày đặt, … Cùng các thao tác thêm mới, sửa, hủy, … Phiếu nhập hàng: quản lý về các thông tin nhập từ đơn đặt hàng vào kho, bao gồm các thông tin số phiếu, tên hàng, số lượng, đơn giá, ngày nhập, giá thành, … Ngoài ra, công ty còn nhập hàng từ phía khách hàng khi hàng có lỗi, .. Phiếu xuất: quản lý về các thông tin số phiếu xuất, tên hàng, số lượng, ngày xuất, đơn giá, … cùng các thao tác: thêm mới, sửa, xóa. Tra cứu: Hàng hóa: tìm kiếm thông tin về mặt hàng, thời gian bảo hành, … Đơn đặt hàng: thông tin về các đơn đặt hàng, số lượng từng mặt hàng để làm văn bản đối chiếu, … Khách hàng: thông tin về khách hàng. Phiếu nhập: thông tin về mặt hàng, số lượng, đơn giá, … Phiếu xuất: thông tin về số lượng, mặt hàng, tổng số tiền, khách hàng, số dư nợ (nếu có), … Thống kê: Thống kê lượng hàng bán ra theo tháng, quý, năm. Thống kê lượng hàng nhập vào theo tháng, quý, năm. Thống kê sản phẩm bị lỗi, bảo hành, .. Thống kê lãi suất, tiền thu chi của công ty,… Thống kê lượng tồn kho, … Báo cáo tổng kết, báo cáo công nợ, doanh thu, … Có chức năng in ấn các văn bản như: hóa đơn bán hàng, phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng, danh sách mặt hàng, hợp đồng mua bán, … Yêu cầu hệ thống: Phần mềm có giao diện thân thiện với người dùng, thuận tiện, dễ sử dụng. Cách tiếp cận và hướng giải quyết: Đối với một bài toán quản lý sẽ có nhiều cách tiếp cận. Phổ biến là hai cách tiếp cận: Cách tiếp cận bằng các phương pháp có cấu trúc, hay còn được gọi là cách tiếp cận hướng chức năng. Cách tiếp cận bằng phương pháp hướng đối tượng. Đối với cách tiếp cận hướng chức năng còn một số bất cập mà phương pháp hướng đối tượng đã phần nào khắc phục được những nhược điểm đó. Và ngày nay khi ngôn ngữ lập trình ngày càng phát triển theo hướng đối tượng như: DOT.NET, C#, Java, VB.NET,… thì phương pháp hướng đối tượng đang dần thay thế cho phương pháp hướng chức năng. Đối với bài toán quản lý này em lựa chọn phương pháp tiếp cận hướng chức năng, cài đặt cơ sở dữ liệu trên SQL Server 2005 và sử dụng ngôn ngữ lập trình C Sharp. Chương II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG Cơ sở lý thuyết phân tích hệ thống quản lý bán hàng. Đại cương về hệ thống thông tin: Một số khái niệm cơ bản: Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con người, phương tiện và các phương pháp xử lý thông tin. Hệ thống thông tin bao gồm hai thành phần cơ bản: các dữ liệu ghi nhận thực trạng của doanh nghiệp và các xử lý cho phép biến đổi các dữ liệu. Các dữ liệu: đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Có thể tách các dữ liệu thành hai phần: Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ cơ quan như dữ liệu về nhân sự, phòng ban, nhà kho, … Cấu trúc cơ quan không phải là cố định mà có thể có biến động khi có một sự kiện xảy ra (chẳng hạn khi một nhân viên nghỉ việc, chuyển địa điểm nhà kho, …). Sự kiện thưởng xảy ra bất chợt ngoài ý muốn của con người. Điều chỉnh lại các dữ liệu cho hợp lý được gọi là cập nhật. Các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ như: bán hàng, xuất/ nhập hàng, … được coi là một tác nghiệp (chẳng hạn nhập về một lô hàng, xuất hóa đơn, …) Khi một tác nghiệp xảy ra sự kiện này cần được ghi nhận và làm thay đổi dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh. Các xử lý: đó là những quá trình biến đổi thông tin nhằm vào hai mục đích chính: Sản sinh các thông tin theo thể thức quy định, chẳng hạn lập các chứng từ giao dịch (hóa đơn, phiếu thu, …), lập các báo cáo, thống kê, … Trợ giúp ra các quyết định, thường là cung cấp những thông tin cần thiết cho việc lựa chọn một quyết định của lãnh đạo như lệnh điều động, mẫu hợp đồng, … Mỗi xử lý thường áp dụng một số quy tắc quản lý định sẵn và diễn ra theo một trật tự (gọi là thủ tục). Các quy tắc quản lý và các thủ tục có thể được ấn định bởi hệ thống lãnh đạo và như vậy có thể điều chỉnh theo ý muốn hoặc một số được quy định từ bên ngoài mà ta không thể tùy tiện thay đổi được. Trong thực tế, thuật ngữ hệ thống thông tin thường được dùng để chỉ môi trường điện tử - tin học trợ giúp cho một công việc quản lý cụ thể nào đó, hay nói cách khác là để chỉ cái mục đích đạt được sau quá trình xây dựng nhằm tin học hóa trợ giúp cho công tác quản lý. Quy trình phát triển hệ thống thông tin: Quy trình phát triển hệ thống thông tin được chia thành nhiều giai đoạn. Tùy thuộc vào phương pháp luận và quy định về phương thức làm việc của đơn vị, quy trình này có thể được chia thành số lượng bước nhiều ít khác nhau. Tuy nhiên có thể tổng hợp chung thành các các bước: Khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng, cài đặt và bảo trì hệ thống. Chiến lược và khảo sát: Là giai đoạn tìm hiểu quy trình hoạt động của hệ thống thực, các nhu cầu thông tin chính làm cơ sở xác định các yêu cầu, phạm vi của hệ thống thông tin. Việc khảo sát thường được tiến hành qua các giai đoạn: Khảo sát sơ bộ: nhằm mục đích khả thi của bài toán. Khảo sát chi tiết: nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và khẳng định những kết quả thu được. Báo cáo: lập hồ sơ khảo sát. Ở giai đoạn khảo sát cần xác định rõ những nhu cầu, vấn đề quan tâm, để có giới hạn chính xác của công việc. Cũng ở giai đoạn này cần tìm hiểu và xác định cụ thể đối tượng sử dụng dù họ có thể sẽ bị biến động cả về số lượng và loại công việc. Phân tích hệ thống: Là giai đoạn xác định rõ các mục tiêu quản lý chính cần đạt được của hệ thống, nên được các yếu tố quan trọng và đảm bảo đạt được các mục tiêu của hệ thống. Dựa trên các mục tiêu đó, xác định được các mô hình chức năng và mô hình dữ liệu. Mục tiêu chính của giai đoạn này là biến đổi phần đầu vào thành các đặc tả có cấu trúc. Đây là quá trình mô hình hóa hệ thống với các sơ đồ luồng dữ liệu, thực thể liên kết, sơ đồ phân rã chức năng, sơ đồ ngữ cảnh, … Các công cụ thể hiện (chủ yếu là dạng đồ họa) được sử dụng trong các bước khác nhau của quá trình xây dựng và có thể để phục vụ các mục đích, đối tượng khác nhau. Việc sử dụng các công cụ là không bắt buộc (đặc biệt là các công cụ luồng dữ liệu) và tùy thuộc vào sở trường của đội ngũ phân tích hệ thống. Trong thực tế, phần phân tích dữ liệu là phức tạp và quan trọng nhất. Các phần phân tích chức năng và phân tích dữ liệu không được bỏ qua. Phân tích chức năng: Cung cấp một cách nhìn tổng thể tới mọi công việc. Xác định rõ các công việc cần phải giải quyết để đạt mục tiêu quản lý của hệ thống. Việc phân rã là một cách biểu diễn cấu trúc chức năng giúp cho việc kiểm tra các chức năng còn thiếu và có thể dễ dàng phân tích, tổ hợp các chức năng công việc. Cấu trúc phân rã này không phản ánh độ quan trọng hay thứ tự giải quyết các chức năng. Trong giai đoạn phân tích chỉ nên đưa vào các chức năng phản ánh nghiệp vụ và thuộc phạm vi của mục tiêu quản lý đặt ra. Một chức năng được xem là đầy đủ gồm những thành phần sau: Tên chức năng. Mô tả có tính tường thuật. Đầu vào của chức năng (dữ liệu). Đầu ra của chức năng (dữ liệu). Các sự kiện gây ra sự thay đổi, việc xác định và hiệu quả của chúng. Phân tích chức năng đưa ra những chi tiết quan trọng sẽ được dùng lại nhiều lần trong các giai đoạn sau của quá trình phân tích. Sơ đồ chức năng sau khi được lập sẽ cho chúng ta một cách nhìn toàn diện hơn về những nhu cầu hệ thống. Phân tích dữ liệu: Thực thể là đối tượng chứa thông tin cơ bản phục vụ cho các chức năng mà hệ cần giải quyết. Mỗi thực thể là một nhóm các dữ liệu có cùng thuộc tính, luôn cùng xuất hiện. Các thực thể trung gian sẽ sinh ra trong phần thiết kế. Các thực thể lấy dữ liệu từ các thực thể cơ bản nhưng sẽ bị sửa đổi theo yêu cầu của chức năng cũng cần đưa vào giai đoạn phân tích. Phân tích ngữ cảnh: Mô tả mối quan hệ thực tế của hệ thống với các yếu tố, tác nhân liên quan đến hệ thống. Trong sơ đồ, phần bên trong sẽ thể hiện các chức năng chính ở mức tổng quát nhất với các dòng dữ liệu chính trong quan hệ. Phần bên ngoài có thể là các tác nhân như con người, một tổ chức hay bộ phận nghiệp vụ của hệ thống khác và dòng dữ liệu liên quan đến hệ thống. Phân tích luồng dữ liệu: Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) là một công cụ để trợ giúp bốn hoạt động chính: Phân tích: dùng để xác định các quy trình quản lý, thể hiện yêu cầu của người sử dụng. Thiết kế: dùng để minh họa các phương án cho phân tích viên, lập trình viên và người dùng xem xét khi thiết kế một hệ thống mới. Thể hiện quy trình xử lý thông tin trong hệ thống. Liên lạc: DFD là một công cụ trực quan, đơn giản, dễ hiểu trợ giúp cho việc hiểu biết lẫn nhau giữa phân tích viên và người sử dụng. Tài liệu: Việc dùng DFD trong đặc tả yêu cầu người dùng và đặc tả thiết kế hệ thống làm đơn giản công việc mô hình hóa và chấp nhận những tài liệu như vậy. Thiết kế hệ thống: Là giai đoạn phát triển các bước phân tích ở giai đoạn trước thành các mô hình logic và vật lý, thiết kế giao diện với người sử dụng. Giai đoạn này phụ thuộc nhiều vào cấu hình của phần cứng và phần mềm được lựa chọn. Phần đầu của quá trình thiết kế là các đặc tả yêu cầu đã được xây dựng trong quá trình phân tích. Trong giai đoạn này từ khái niệm biễu diễn bởi mô hình quan hệ thực thể có thể sinh ra được các mô hình dữ liệu logic. Giai đoạn này là quá trình chuyển từ các mô hình dữ liệu và chức năng thành các thiết kế cơ sở dữ liệu và thiết kế module. Trong giai đoạn thiết kế, có rất nhiều công cụ cần phải sử dụng. Để có kết quả tốt và hiệu quả thì cần phải lựa chọn và sử dụng công cụ cho phù hợp tránh dùng nhiều quá hoặc ít quá sẽ gây ảnh hưởng và lãng phí thời gian cho hệ thống. Thiết kế hệ thống bao gồm những công việc sau: Xác định hệ thống máy tính. Phân tích việc sử dụng dữ liệu. Hình thức hóa hệ thống thành phần: áp dụng các cách kiểm soát cần thiết, gộp nhóm các thành phần chức năng. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý. Thiết kế chương trình. Xây dựng chương trình: Là giai đoạn lập trình trên cơ sở các phân tích, thiết kế ở các giai đoạn trước. Kết quả là chương trình cần xây dựng. Giai đoạn này gồm các bước: Thi công: Trên cơ sở kết quả thiết kế tiến hành tích hợp, mã hóa các module chương trình, viết các câu lệnh sản sinh cơ sở dữ liệu, thực hiện các câu lệnh trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu lựa chọn. Tạo các cơ sở dữ liệu kiểm tra. Kiểm thử chương trình. Cài đặt hệ thống: Lập tài liệu hướng dẫn sử dụng. Chuyển đổi dữ liệu cũ: thực hiện chuyển đổi cơ sở dữ liệu nếu có yêu cầu thay đổi sang hệ thống mới. Việc này đòi hỏi đồng thời hiểu biết cấu trúc của cả hệ thống cũ và hệ thống mới và nguyên tắc chuyển đổi. Kiểm nghiệm, cài đặt. Bảo trì hệ thống: Bảo trì hệ thống được tính từ khi hệ thống được chính thức đưa vào sử dụng. Công việc bảo trì bao gồm: Theo dõi việc sử dụng hệ thống, nhận các thông báo lỗi. Sửa đổi, nâng cấp phiên bản. Trợ giúp hiệu chỉnh các sai sót số liệu. Phân tích cơ sở dữ liệu: Một số khái niệm: Cơ sở dữ liệu là tập hợp dữ liệu về một đơn vị tổ chức được lưu trên máy và có cách tổ chức quản lý theo một mô hình phù hợp với đơn vị tổ chức đó. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là hệ thống các phần mềm cho phép mô tả, lưu trữ thao tác các dữ liệu trên cơ sở dữ liệu nó bảo đảm bí mật, an toàn với nhiều người sử dụng. Mô hình dữ liệu là một tập các khái niệm và kí pháp dùng để mô tả dữ liệu, các mối quan hệ của dữ liệu, các ràng buộc trên dữ liệu của một tổ chức. Có nhiều mô hình dữ liệu được đề xuất và chia làm nhiều nhóm. Ở đây chúng ta chỉ xét hai mô hình dữ liệu được sử dụng khá phổ biến: Mô hình thực thể liên kết. có 3 kiểu mô hình thực thể/ liên kết: Mô hình thực thể/ liên kết kinh điển: đây là dạng ban đầu của mô hình và cũng đã từng được ứng dụng nhiều. Nó cũng xuất phát từ ba khái niệm cơ bản: thực thể, liên kết và thuộc tính. Mô hình thực thể/ liên kết mở rộng: được phát triển từ mô hình thực thể liên kết kinh điển. Nó có thêm 3 điểm mở rộng: các kiểu thuộc tính đa trị, các kiểu thuộc tính phức hợp, các kiểu thực thể con. Từ biểu đồ E/R mở rộng ta có thể biến đổi về biểu đồ E/R kinh điển. Mô hình thực thể liên kết hạn chế: mặc dù nó bị hạn chế về các hình thức diễn tả song lại rất gần với mô hình quan hệ. Một số khái niệm cơ bản về mô hình thực thể liên kết nói chung: Thực thể: là một đối tượng cụ thể hay trừu tượng tồn tại thực sự và khá ổn định trong thế giới thực mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin. Thuộc tính: là tính chất mô tả một khía cạnh nào đó của thực thể như vậy thuộc tính là thông tin cần quản lý dữ liệu. Trong mô hình thực thể có nhiều kiểu thuộc tính: Thuộc tính đơn. Thuộc tính đơn trị. Thuộc tính đa trị. Thuộc tính được suy diễn. Thuộc tính khóa. Khóa: Siêu khóa của một lược đồ quan hệ: là một tập gồm 1 hay nhiều thuộc tính của lược đồ có tính chất xác định duy nhất một bộ. Khóa của một lược đồ quan hệ: là một siêu khóa tối thiểu mà ta không thể bỏ bớt một thuộc tính nào ra khỏi nó mà vẫn giữ được tính xác định duy nhất cho mỗi bộ. Khóa ngoài của một lược đồ quan hệ là một tập hợp gồm một hay nhiều thuộc tính là khóa của lược đồ quan hệ khác. Tập liên kết: Liên kết là sự kết hợp của một số thực thể. Kiểu liên kết là một tập hợp các liên kết có cùng kiểu hay cùng vai trò. Một số phép toán trong ngôn ngữ đại số quan hệ cần lưu ý: Phép chọn: là phép chọn ra những bộ theo một điều kiện cụ thể nào đó. Phép chiếu: nhằm loại bỏ một số thuộc tính và thu hẹp quan hệ về các thuộc tính còn lại. Phép kết nối tự nhiên: là phép kết nối bằng trên các thuộc tính cùng tên của hai quan hệ. Phân rã một quan hệ: mục đích là tách quan hệ R thành hai quan hệ S và T nhỏ hơn mà không mất thông tin nghĩa là: S & T đều là chiếu của R Kết nối của S & T lại là R. Lưu lý: Một số quan hệ chúng ta không thể phân rã được. Ràng buộc trên các kiểu liên kết: Ràng buộc về tỷ số lực lượng. Ràng buộc về sự tham gia. Quan hệ: Là sự gom nhóm hai hay nhiều thực thể với nhau trong đó mỗi thực thể có một vai trò nhất định. Quan hệ 1-1: một phần tử của A kết hợp với không quá một phần tử của B: Quan hệ 1-nhiều: một phần tử của A có thể kết hợp với N phần tử của B và ngược lại một phần tử của B chỉ kết hợp duy nhất với một phần tử của A. Quan hệ nhiều-nhiều: một phần tử của A có thể kết hợp với N phần tử của B và ngược lại, mỗi phần tử của B có thể kết hợp với N phần tử của A Trong đó: A, B là tập các thuộc tính. R là tập hữu hạn các phần tử, R ≠ Æ Các dạng chuẩn: Phụ thuộc hàm: A xác định B hay B phụ thuộc hàm vào A{ (A à B): khi đó mỗi phần tử của A chỉ xác định được duy nhất một phần tử của B}. Dạng chuẩn 1NF – First Normal Form: Là dạng chuẩn mà trong lược đồ quan hệ đó không còn chứa các thuộc tính đa trị hay phức hợp. Dạng chuẩn 2NF – Seccond Normal Form: ): một lược đồ được gọi là ở dạng chuẩn 2 khi nó thuộc dạng chuẩn 1 và mọi thuộc tính không là khóa của một bảng đề phụ thuộc hàm đầy đủ vào khóa. Dạng chuẩn 3NF – Third Normal Form: một lược đồ được gọi là ở dạng chuẩn 3 nếu nó thuộc chuẩn 2 và mọi thuộc tính không là khóa của bảng đều không phụ thuộc hàm bắc cầu vào khóa. Dạng chuẩn Boyce – Codd – BCNF: một lược đồ quan hệ R được gọi là ở dạng chuẩn Boyce-Codd nếu XàA đúng trên lược đồ R và A không thuộc X thì X chứa một khóa của R hay X là siêu khóa. Các bước xây dựng thiết kế cơ sở dữ liệu logic: Quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu logic có đầu vào là một mô hình dữ liệu quan niệm, đầu ra là một tập hợp các quan hệ được chuẩn hóa: Biểu diễn các thực thể: Mỗi thực thể của sơ đồ E-R được biểu diễn thành một quan hệ. Trong đó các thuộc tính của thực thể trở thành các thuộc tính của quan hệ và thuộc tính định danh của thực thể trở thành khóa chính của quan hệ. Một quan hệ có thể biểu diễn dưới dạng bảng hay dạng cấu trúc. Ví dụ: dạng bảng: Tên trường Kiểu DL Độ rộng Ghi chú maLoaiHang Nchar 10 Mã hình loại hàng_khóa chính tenLoaiHang Nvarchar 50 Tên loại hàng ghiChu Nvarchar 50 Ghi chú Dạng cấu trúc: Biểu diễn các mối quan hệ: Một quan hệ được biểu diễn bằng một hình thoi, bên trong hình thoi là tên của quan hệ và được nối với các kiểu thực thể liên quan. Biểu diễn mối quan hệ còn phụ thuộc vào bậc cũng như bản số của quan hệ đó: Quan hệ 1- nhiều hai ngôi và không có thuộc tính riêng. Quan hệ nhiều - nhiều hoặc có thuộc tính riêng hoặc có mối quan hệ. Chuẩn hóa các quan hệ: Chuẩn hóa dữ liệu là một phương pháp khoa học để phân tách (scientific method of breaking down) một bảng có cấu trúc phức tạp (complex table structures) thành những bảng có cấu trúc đơn giản (simple table structures) theo những quy luật đảm bảo (certain rule) không làm mất thông tin dữ liệu. Kết quả là sẽ làm giảm bớt sự dư thừa và loại bỏ những sự cố mâu thuần về dữ liệu, tiết kiệm được không gian lưu trữ. Quá trình chuẩn hóa thường gồm một số bước sau: Quan hệ chưa chuẩn hóa: là quan hệ có chứa thuộc tính lặp. Quan hệ ở dạng chuẩn 1NF: là quan hệ không chứa thuộc tính lặp. Quan hệ ở dạng chuẩn 2NF: là quan hệ ở dạng chuẩn 1 và không tồn tại các thuộc tính không khóa phụ thuộc vào một phần khóa chính. Quan hệ ở dạng chuẩn 3NF: là quan hệ ở dạng chuẩn 2 và không còn tồn tại các thuộc tính không khóa phụ thuộc bắc cầu vào khóa chính. Quan hệ ở dạng chuẩn BCNF: là quan hệ ở dạng chuẩn 3 và không tồn tại các thuộc không khóa phụ thuộc hàm vào khóa chính(khóa dự tuyển). Quan hệ ở dạng chuẩn 4NF: là quan hệ ở dạng chuẩn BCNF và không tồn tại các thuộc tính không khóa phụ thuộc đa trị vào thuộc tính khóa. Như vậy để chuẩn hóa các quan hệ ta xét lần lượt từng quan hệ và kiểm tra tính chuẩn của nó. Trước hết phải xác định các phụ thuộc hàm và khóa chính của quan hệ. Sau đó kiểm tra lần lượt các chuẩn đối với quan hệ. Phân tích hệ thống quản lý bán hàng Phân tích hệ thống về chức năng: Biểu đồ phân rã chức năng: Hình 7: Biểu đồ phân rã chức năng Đặc tả chức năng của hệ thống: Chức năng quản lý xuất nhập hàng: Chức năng nhập hàng: Cho phép người dùng thao tác các công việc nhập hàng vào kho với số lượng thực hàng nhập về từ công ty tổng. Trong chức năng nhập hàng có các công việc sau: Lập phiếu nhập hàng: là thiết lập một phiếu nhập hàng mới hoặc nhập lại hàng từ khách hàng. Xem thông tin các phiếu nhập hàng trước. Hủy việc nhập hàng. Lưu thông tin phiếu nhập hàng. Chức năng xuất hàng: Cho phép người dùng thao tác các công việc xuất hàng từ kho. Trong chức năng xuất hàng gồm các công việc sau: Lập phiếu xuất hàng: thiết lập một phiếu xuất hàng cho khách theo: xuất bán, xuất đổi (bảo hành), xuất khuyến mại. Xem thông tin các phiếu xuất hàng. Hủy việc xuất hàng. Lưu lại thông tin phiếu xuất. In phiếu xuất hàng. Chức năng thống kê: Cho phép người dùng tổng hợp lại số lượng hàng xuất, hàng nhập, trong tháng, trong năm. Trong chức năng thống kê gồm những công việc sau: Thống kê hàng nhập. Thống kê hàng xuất. Thống kê hàng tồn. In báo cáo thống kê. Chức năng quản lý thu chi: Chức năng quản lý thu: Cho phép người dùng thao tác các công việc thu tiền: thu nợ từ khách hàng. Chức năng quản lý thu gồm những công việc sau: Lập phiếu thu: Lưu phiếu thu vào cơ sở dữ liệu. Xem phiếu thu. In phiếu thu. Hủy phiếu thu. Chức năng quản lý chi: Cho phép người dùng thao tác các công việc chi tiền: chi tiêu các khản trong công ty (tiền điện, nước, điện thoại, tiếp khách, …), trả tiền hàng, … Chức năng quản lý chi gồm những công việc sau: Lập phiếu chi. Lưu phiếu chi vào cơ sở dữ liệu. Xem phiếu chi. In phiếu chi. Hủy phiếu chi. Chức năng thống kê: Cho phép người dùng tổng hợp lại số lượng tiền thu chi trong trong từng tháng, trong từng năm. Trong chức năng thống kê thu gồm những công việc sau: Thống kê thu. Thống kê chi. Thống kê công nợ của khách hàng. In báo cáo thống kê. Chức năng bán hàng: Chức năng quản lý hàng: Cho phép người dùng thao tác các công việc cập nhật hàng: Thêm hàng: khi có sản phẩm mới cần nhập bổ sung thêm hàng. Sửa thông tin về hàng: khi có sự thay đổi thông tin về sản phẩm. Xóa hàng. Xem danh sách các mặt hàng. In danh sách các mặt hàng. Quản lý hóa đơn: Cho phép người dùng thao tác các công việc bán hàng: nhận đơn đặt hàng, phúc đáp lại đơn đặt hàng, lập hóa đơn bán hàng theo đơn đặt hàng của khách hàng. Trong chức năng này gồm những công việc sau: Thêm hóa đơn: mỗi lần xuất hóa đơn bán hàng cho khách hàng. Sửa thông tin về hóa đơn: khi có sự thay đổi về số lượng hay mặt hàng từ phía khách hàng. Xóa hóa đơn. Xem danh sách các hóa đơn. In hóa đơn bán hàng. Chức năng quản lý khách hàng: Cho phép người dùng thao tác các công việc quản lý khách hàng. Chức năng này gồm những công việc cụ thể sau: Thêm khách hàng mới. Sửa thông tin về khách hàng. Xóa khách hàng. Xem danh sách các khách hàng. In danh sách khách hàng Chức năng tra cứu: Cho phép người dùng tìm kiếm các thông tin như: mã hàng, tên hàng, loại hàng, số hóa đơn bán hàng, số phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, khách hàng, ... Chức năng quản lý nhân viên và khách hàng: Chức năng cập nhật nhân viên: Cho phép người dùng thao tác các công việc quản lý nhân viên trong công ty. Chức năng này gồm những công việc cụ thể sau: Thêm nhân viên mới. Sửa thông tin về nhân viên trong công ty. Xóa nhân viên khỏi danh sách. Xem danh sách nhân viên trong công ty. Ma trận thực thể chức năng: Ma trận thực thể chức năng là công cụ để phân tích dữ liệu trong quá trình khảo sát. Hàng Khách hàng Phiếu nhập Phiếu xuất Phiếu thu Phiếu chi Kho Nhân viên Hóa đơn HTTT NVKD X X X X KTKho X X X KTTaiChinh X X X Admin X X X X X X X X X X Biểu đồ luồng dữ liệu: Là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá trình xử lý và trao đổi thông tin giữa các chức năng. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) được chia làm 3 mức: Mức 0(Mức khung cảnh): là mức khái quát của hệ thống, mô tả sự trao đổi thông tin của các đối tác với hệ thống. Hình 8: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh. Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 0: Nhà cung cấp sẽ gửi bản báo giá sản phẩm đến cho chi nhánh. Chi nhánh có thể gọi điện thoại hoặc fax đến cho công ty để đặt hàng. Chi nhánh nhập hàng về kho. Phòng kinh doanh tìm kiếm khách hàng, làm hợp đồng mua bán với khách hàng. Đồng thời, phòng kinh doanh nhận đơn đặt hàng từ phía khách hàng, sau đó gửi đơn phúc đáp lại cho khách hàng hoặc nếu có đủ lượng hàng và có thể giao hàng ngay thì gửi lại cho khách hàng hóa đơn bán hàng cùng lượng hàng trong đơn. Phòng kế toán kho sẽ tiến hành xuất hàng cho khách hàng. Mức 1(Mức đỉnh): là mức mô tả quá trình trao đổi thông tin của những chức năng chính với nhau và đối tác. Hình 9: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 1: Phòng kinh doanh gửi yêu cầu nhập hàng với nhà cung cấp. Nhà cung cấp gửi bảng báo giá sản phẩm đến cho phòng kinh doanh và xuất hàng cho chi nhánh. Kế toán kho kiểm kê hàng hóa và nhập vào kho hàng. Khách hàng khi có nhu cầu mua hàng thì có thể gọi điện trực tiếp đến công ty cho nhân viên phụ trách kinh doanh hoặc fax cho công ty, hoặc gửi đơn đặt hàng. Phòng kinh doanh sẽ kiểm tra, lập hóa đơn và kế toán kho sẽ tiến hành xuất hàng. Khách hàng có thể thanh toán với công ty theo một trong hai hình thức sau: chuyển khoản vào tài khoản của công ty, hoặc trả tiền trực tiếp cho nhân viên bán hàng. Kế toán tài chính có nhiệm vụ, theo dõi việc thanh toán của khách hàng và các khoản chi cho công ty. Mức 2(Mức dưới đỉnh): mô tả quá trình trao đổi thông tin một cách chi tiết của chức năng nhỏ trong từng chức năng lớn. BLD chức năng 1: Chức năng quản lý xuất nhập hàng. Hình 10: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh. Chức năng xuất nhập hàng Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 2, chức năng xuất nhập hàng: Công ty chuyển hàng đến cho chi nhánh, kế toán kho kiểm kê số lượng hàng trong phiếu xuất của công ty rồi nhập vào kho. Khi sản phẩm bị lỗi, khách hàng sẽ yêu cầu chi nhánh nhập lại hàng và xuất trả sản phẩm khác cho khách hàng (nhập-xuất bảo hành). Phòng kinh doanh sẽ chuyển số lượng hàng cần xuất đến cho phòng kế toán, kế toán kho kiểm kê và xuất hàng. Cuối tháng, lập báo cáo thống kê lượng hàng xuất, hàng nhập, và thống kê tồn kho. BLD chức năng 2: Chức năng quản lý thu chi Hình 11: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh. Chức năng quản lý thu chi Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 2, chức năng quản lý thu chi: Khách hàng khi nhận được hàng sẽ thanh toán với công ty bằng một trong hai cách: thanh toán trực tiếp cho nhân viên giao hàng hoặc thanh toán qua tài khoản. Kế toán tài chính có trách nhiệm cập nhật việc thanh toán của khách hàng. Kế toán tài chính cũng phụ trách việc chi tiền cho các công việc, hoạt động của công ty. Cuối tháng, tổng hợp, làm báo cáo thống kê về việc thu chi của công ty, công nợ của khách hàng. BLD chức năng 3: Chức năng bán hàng Hình 12: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh. Chức năng bán hàng. Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 2, chức năng bán hàng: Nhân viên kinh doanh tìm kiếm khách hàng, sau đó làm hợp đồng. Khi khách hàng có nhu cầu đặt hàng thì gọi điện trực tiếp cho nhân viên kinh doanh hoặc gửi đơn đặt hàng hoặc fax đến cho công ty. Nhân viên kinh doanh tổng hợp lượng hàng đặt của khách hàng và chuyển đến kho để đề nghị xuất hàng. Đồng thời, phòng kinh doanh sẽ gửi cho khách hàng phúc đáp lại đơn đặt hàng. Đồng thời đặt hàng với tổng công ty. Sau khi có báo giá sản phẩm, nếu có thay đổi giá thì tiến hành cập nhật thông tin sản phẩm. Ngoài ra phòng kinh doanh quản lý thông tin về khách hàng, và những chương trình quản lý khuyến mại. Cuối tháng, tổng hợp báo cáo thống kê để nộp cho lãnh đạo. Chức năng 4 tra cứu: Khi khách hàng, nhân viên hoặc lãnh đạo cần tìm kiếm về hóa đơn, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, hoặc hàng hóa, … người dung sẽ nhập từ khóa cần tìm kiếm, kết quả sẽ trả về kết quả cần tìm. Chức năng 5 quản lý nhân viên: Hình 13: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. Chức năng quản lý nhân viên Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 2 của chức năng quản lý nhân viên: Khi công ty tuyển dụng thêm nhân viên mới, tiến hành cập nhật thêm thông tin về nhân viên mới vào cơ sở dữ liệu. Khi có nhân viên nghỉ việc hoặc sa thải thì tiến hành xóa nhân viên đó ra khỏi cơ sở dữ liệu. Khi có yêu cầu của ban lãnh đạo, nộp thống kê nhân viên trong công ty. Phân tích hệ thống về dữ liệu: Mục đích của quá trình phân tích về dữ liệu là xác định các thực thể cần thiết, các thuộc tính của dữ liệu và mối quan hệ giữa các thực thể. Một hệ thống thông tin phải được tổ chức rõ ràng, đầy đủ, tránh dư thừa dữ liệu, tránh trùng lặp dữ liệu và đảm bảo độc lập dữ liệu. Xác định các thực thể và các thuộc tính cho thực thể: Qua việc phân tích hệ thống quản lý bán hàng ở trên ta thấy hệ thống cần lưu trữ nhưng thực thể sau: Khách hàng: gồm các thuộc tính: mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, tài khoản (nếu có), fax (nếu có). Hàng: gồm các thuộc tính: mã hàng, tên hàng, đơn vị, thời gian bảo hành, đặc điểm, đơn giá, số lượng. Hóa đơn bán hàng: gồm các thuộc tính: hóa đơn số, ngày lập, số lượng, đơn giá, mã hàng, mã khách, nhân viên bán hàng. Phiếu nhập hàng: gồm các thuộc tính: số phiếu nhập, người nhập, ngày nhập, lý do nhập, hàng, số lượng. Phiếu xuất hàng: gồm các thuộc tính: số phiếu xuất, người xuất, ngày xuất, lý do xuất, hàng, số lượng, khách hàng. Phiếu thu: gồm các thuộc tính: số phiếu thu, ngày thu, lý do thu, người thu, số tiền, người nộp. Phiếu chi: gồm các thuộc tính: số phiếu chi, ngày chi, lý do chi, số tiền, người nhận, người chi. Kho: gồm các thuộc tính: kho số, địa chỉ. Hình thức thanh toán: gồm các thuộc tính: mã hình thức thanh toán, tên hình thức thanh toán. Nhân viên: gồm các thuộc tính: mã nhân viên, tên nhân viên, địa chỉ, số điện thoại. Xác định các liên kết và các mối quan hệ của thực thể: Dựa vào việc phân tích và tìm hiểu ta nhận thấy mối quan hệ và liên kết giữa các thực thể được xác định ở trên là: Hình 14: Liên kết giữa các thực thể Mô hình thực thể/ liên kết (Mô hình E-R): Dựa vào việc xác định các thực thể và mối quan hệ của các thực thể ta có mô hình thực thể liên kết sau: Hình 15: Mô hình thực thể liên kết E-R Chú thích: Ở mô hình với mỗi bảng ta biểu diễn như sau (Hình vẽ bên dưới) Một khung thể hiện một bảng Dòng trên cùng là tên của bảng Các thuộc tính của một bảng ở phía dưới được ngăn cách bởi dấu gạch ngang. Các thuộc tính là khóa chính được ký hiệu bằng cách gạch chân và viết in nghiêng thuộc tính đó. Hình 16. Hình chú thích Chuẩn hóa các quan hệ: Từ mô hình thực thể E\ R ở trên ta thấy để chuyển về mô hình quan hệ ta phải chuẩn hóa các quan hệ. Ta chuyển về dạng chuẩn 3NF. Ta tiến hành tách ở các bảng chưa ở chuẩn 3NF về dạng chuẩn 3NF sau: Bảng Hàng được tách thành hai bảng: Bảng Hàng: gồm các thuộc tính: mã hàng (Khóa chính), tên hàng, đơn vị, thời gian bảo hành, đặc điểm, đơn giá, mã loại hàng, số lượng. Bảng Loại hàng: gồm các thuộc tính: mã loại hang (Khóa chính), tên loại hàng, ghi chú. Bảng Phiếu nhâp được tách thành hai bảng: Bảng Phiếu nhập: gồm các thuộc tính: số phiếu nhập (Khóa chính), ngày nhập, mã hàng, mã kho, lý do nhập, đối tượng, người nhập. Bảng Hàng nhập: gồm các thuộc tính: mã hàng nhập, số phiếu nhập, mã hàng, số lượng. Trong đó khóa chính gồm: mã hàng nhập. Bảng phiếu xuất được tách làm hai bảng: Bảng Phiếu xuất: gồm các thuộc tính: số phiếu xuất (Khóa chính), ngày xuất, mã hàng, mã kho, lý do xuất, người nhận, người xuất, hóa đơn số. Bảng Hàng xuất: gồm các thuộc tính: mã hàng xuất, số phiếu xuất, mã hàng, số lượng. Trong đó khóa chính gồm: mã hàng xuất. Bảng hóa đơn được tách làm hai bảng: Bảng Hóa đơn: gồm các thuộc tính: hóa đơn số , ngày lập, mã hàng, mã khách, mã nhân viên, hình thức thanh toán. Bảng Hàng bán: : gồm các thuộc tính: mã hàng bán, hóa đơn số, mã hàng, số lượng, giá bán. Trong đó khóa chính gồm: mã hàng bán. Mô hình thực thể quan hệ: Hình 17: Mô hình quan hệ Chương III. THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG Thiết kế hệ thống Thiết kế là nhằm chuyển các đặc tả logic của hệ thống thành các đặc tả vật lý của hệ thống, có tính tới các yêu cầu ràng buộc vật lý. Giai đoạn thiết kế có thể chia thành 5 bước: Thiết kế tổng thể Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế các module xử lý Thiết kế giao diện Thiết kế tổng thể: 3.1.1.1. Phân định danh giới chức năng máy tính thực hiện và thủ công: Ta sẽ phân định các chức năng: Chức năng quản lý xuất nhập hàng: Hình 18: Biểu đồ phân định chức năng xuất nhập hàng Chức năng quản lý thu chi: Hình 19: Biểu đồ phân định chức năng quản lý thu chi Chức năng bán hàng: Hình 20: Biểu đồ phân định chức năng bán hàng Phân định các hệ thống con của máy tính: Hệ thống chia thành 4 hệ thống con, tương ứng với 4 đối tượng được quyền sử dụng hệ thống: Kế toán kho: thực hiện các công việc trong chức năng Quản lý xuất nhập hàng. Kế toán tài chính: thực hiện các công việc Quản lý thu chi và quản lý nhân viên. Trưởng phòng kinh doanh: thực hiện các công việc trong chức năng Bán hàng. Quản trị hệ thống: thực hiện các công việc quản trị hệ thống phần mềm. Thiết kế biểu mẫu và tài liệu in: Một số biểu mẫu cần sử dụng: Hóa đơn bán hàng Phiếu thu Phiếu chi Phiếu nhập Phiếu xuất Thiết kế màn hình chọn: Mục đích: Dùng để đối thoại Người – Máy sử dụng trong đối thoại có đặc điểm: + Thông tin thường là tối thiểu + Vào ra gần nhau (dạng hỏi - đáp) - Yêu cầu về mặt thiết kế + Có tính mỹ thuật, thân thiện, dễ nhìn, dễ hiểu + Biểu diễn câu lệnh ngắn gọn chỉ có các thông tin tối thiểu Hình thức đối thoại trên màn hình: Màn hình chính sử dụng dạng thực đơn chọn (menu): cấp 1, cấp 2, … để gọi đến các form con. Các form con sử dụng dạng nút chọn, … Thiết kế cơ sở dữ liệu: Dựa vào phần phân tích cơ sở dữ liệu ta tiến hành cài đặt cơ sở dữ liệu như xác bảng sau: Phiếu nhập: Tên trường Kiểu DL Độ rộng Ghi chú soPhieuNhap int 10 Số phiếu_khóa chính ngayNhap datetime Ngày nhập maKho nchar 10 Mã kho nhập hàng maNV nchar 10 Mã NV lyDoNhap nvarchar 50 Lý do nhập hàng: nhập mới hoặc nhập lại. Bảng 1 Phiếu xuất: Tên trường Kiểu DL Độ rộng Ghi chú soPhieuXuat Int 10 Số phiếu xuất (Khóa chính) hoaDonSo Int 10 Hóa đơn số ngayXuat Date/time Ngày xuất maKho Nchar 10 Mã kho xuất hàng maNV Nchar 10 Mã nhân viên lyDoXuat Nvarchar 50 Lý do xuất: Xuất bán hoặc xuất khuyến mại, bảo hành. Bảng 2 Hàng nhập: Tên trường Kiểu DL Độ rộng Ghi chú maHangNhap Int 10 Mã hàng nhập_khóa chính soPhieuNhap Int 10 Số phiếu nhập maHang nchar 10 Mã hàng soLuong Int 10 Số lượng mặt hàng Bảng 3 Hàng xuất: Tên trường Kiểu DL Độ rộng Ghi chú maHangXuat Int 10 Mã hàng xuất_khóa chính soPhieuXuat Int 10 Số phiếu xuất maHang Nchar 10 Mã hàng soLuong Int 10 Số lượng mặt hàng Bảng 4 Hàng: Tên trường Kiểu DL Độ rộng Ghi chú maHang Nchar 10 Mã hàng_khóa chính tenHang nvarchar 50 Tên hàng mặt hàng donVi Nchar 10 Đơn vị tính donGia Int 10 Đơn giá của mặt hàng dacDiem nvarchar 50 Đặc điểm của sản phẩm TGBH int Thời gian bảo hành của sản phẩm, tính bằng tháng. maLoaiHang Nchar 10 Mã loại hàng của sản phẩm soLuong Int 10 Số lượng hàng Bảng 5 Hóa đơn: Tên trường Kiểu DL Độ rộng Ghi chú hoaDonSo int 10 Hóa đơn số_khóa chính ngayLap Date/time Ngày lập hóa đơn bán hàng maKhach Nchar 10 Mã khách maNV Nchar 10 Mã NV maHTTT Nchar 10 Mã hình thức thanh toán. Bảng 6 Hàng bán: Tên trường Kiểu DL Độ rộng Ghi chú maHangban Int 10 Mã hàng bán_khóa chính sohieuHD Nchar 10 Số hiệu hóa đơn bán maHang Nchar 10 Mã mặt hàng soLuong Int 10 Số lượng hàng bán giaBan money 10 Giá bán của mặt hàng Bảng 7 Kho: Tên trường Kiểu DL Độ rộng Ghi chú khoSo int 10 Mã kho. diaChi Nvarchar 50 Địa chỉ kho Bảng 8 Nhân viên: Tên trường Kiểu DL Độ rộng Ghi chú maNV Nchar 10 Mã số nhân viên_Khóa chính tenNV Nvarchar 50 Tên của NV diaChi Nchar 50 Địa chỉ của NV ngayVao Date/time Ngày NV vào làm việc dienThoai Int 10 Số điện thoại congViec nvarchar 50 Công việc làm:NV kinh doanh, kế toán, … Bảng 9 Khách hàng: Tên trường Kiểu DL Độ rộng Ghi chú maKhach Nchar 10 Mã số khách hàng_Khóa chính tenKhach Nvarchar 50 Họ tên của khách diaChi Nvarchar 50 Địa chỉ dienThoai int 10 Điện thoại fax int 10 Số fax Bảng 10 Hình thức thanh toán: Tên trường Kiểu DL Độ rộng Ghi chú maHTTT Nchar 10 Mã hình thức thanh toán_khóa chính tenHTTT Nchar 50 Tên hình thức thanh toán Bảng 11 Phiếu chi: Tên trường Kiểu DL Độ rộng Ghi chú soPhieuChi Nchar 10 Số phiếu chi_khóa chính ngayChi Date/time Ngày chi lyDo Nvarchar 50 Lý do chi tiền maNV Nchar 10 Mã NV soTien money Số tiền chi nguoiNhan Nvarchar 50 Người nhận Bảng 12 Phiếu thu: Tên trường Kiểu DL Độ rộng Ghi chú soPhieuThu Nchar 10 Số phiếu thu_khóa chính ngayXuat Date/time Ngày thu maKhach Nchar 10 Mã khách_Người nộp maNV Nchar 10 Mã NV lyDo Nvarchar 50 Lý do thu tiền soTien money 50 Số tiền thu Bảng 13 Loại hang: Tên trường Kiểu DL Độ rộng Ghi chú maLoaiHang Nchar 10 Mã hình loại hàng_khóa chính tenLoaiHang Nvarchar 50 Tên loại hàng ghiChu Nvarchar 50 Ghi chú Bảng 14 Login: Tên trường Kiểu DL Độ rộng Ghi chú tendangnhap Nvarchar 20 Tên đăng nhập matkhau Nvarchar 30 Mật khẩu Id Int Trường khóa chucnang Nvarchar 30 Chức năng tương ứng với từng người dùng Bảng 15 3.1.3. Thiết kế các chương trình: Mục đích: Xác định tổng quan chương trình và phân định các module. Nội dung: Phân định các mô đun. Xác định mối quan hệ giữa các mô đun (việc trao đổi thông tin, gọi nhau trong chương trình chính). Đặc tả từng mô đun: xác định các biến, các thuật toán, các dữ liệu được xử lý, các chức năng xử lý. Cách ghép nối các mô đun. Bài toán được chia thành ba Projects chính: Sumo: là Project về thiết kế các Form, giao diện tương tác chính với người sử dụng. SumoDBA: là Projects xử lý, thao tác với cơ sở dữ liệu. Report: tạo các báo cáo, thống kê. Projects xử lý cơ sở dữ liệu SumoDBA: Xây dựng các lớp kết nối cơ sở dữ liệu sử dụng LLBLGEN để thiết lập các liên kết và một số thao tác với cơ sở dữ liệu. Projects xử lý các Form, giao diện chương trình Sumo: Trong Projects này sẽ chia thành các form như sau: mainForm: là form chính của chương trình, trong Form này sử dụng Menustrip để tạo menu cho hệ thống. Cơ chế thực hiện: Chạy chương trình và lựa chọn các chức năng để thực hiện. Đặc tả giao diện: sử dụng menuStrip để tạo menu cho hệ thống: Mô tả menu: Quản lý hệ thống: Quản lý xuất nhập: Xuất hàng Nhập hàng Thống kê Hàng nhập Hàng xuất Thống kê tồn Quản lý thu chi: Quản lý thu Quản lý chi Thống kê Thống kê thu Thống kê chi Thống kê nợ Bán hàng: Cập nhật hàng: Cập nhật hóa đơn Cập nhật khách hàng Giới thiệu: frmCapNhatHang: là form để quản lý hàng, thực hiện chức năng về cập nhật hàng như: thêm mới, sửa, xóa, lưu. Cái vào: các thông tin về sản phẩm. Cái ra: dữ liệu về hàng đã được cập nhật. Chức năng: Thực hiện các công việc như thêm mới, sửa và xóa thông tin về mặt hàng. Quy tắc: nhập hàng mới không được trùng mã hàng đã có. Đặc tả giao diện: gồm các text box để nhập mới hoặc thay đổi dữ liệu, combo box để lựa chọn giá trị phù hợp. Các button để lựa chọn chức năng. frmCapNhatHoaDon: là form để quản lý hóa đơn bán hàng. Cái vào: các thông tin: số hóa đơn, ngày nhập, khách hàng, người nhập, tên hàng, số lượng, đơn giá. Cái ra: hóa đơn bán hàng. Chức năng: thực hiện các chức năng: tạo mới hóa đơn, lưu, in hóa đơn. Quy tắc: Lựa chọn khách hàng trong danh sách khách hàng, nếu là khách mới thì thêm thông tin khách mới vào cơ sở dữ liệu. Lựa chọn người lập hóa đơn, lựa chọn ngày lập hóa đơn. Sau đó nhập thông tin về các sản phẩm khách hàng mua gồm: tên hàng, số lượng, giá bán. Số lượng hàng đã bán phải được cập nhật lại trong kho. Hàng bán có số lượng ít hơn hoặc bằng số lượng trong kho. Đặc tả giao diện: sử dụng Tabcontrol, tab1 là những thông tin về khách hàng, người lập, ngày lập. Tab2 là những thông tin về hàng bán: mã hàng, số lượng, giá bán. frmCapNhatKhachHang: là form quản lý thông tin về khách hàng. Cái vào: những thông tin: mã khách, tên khách, địa chỉ, điện thoại, fax. Cái ra: thông tin về khách hàng. Chức năng: thực hiện: thêm mới, sửa, lưu, xóa thông tin khách hàng. Đặc tả giao diện: gồm các text box để nhập mới hoặc thay đổi dữ liệu, combo box để lựa chọn giá trị phù hợp. Các button để lựa chọn chức năng. frmQuanlychi: là form quản lý việc chi tiền của công ty. Cái vào: thông tin về người lập, ngày chi, lý do, số tiền, người nhận. Cái ra: thông tin phiếu chi. Chức năng: thực hiện việc: tạo mới, lưu, xóa, in phiếu chi. Đặc tả giao diện: gồm các text box để nhập mới hoặc thay đổi dữ liệu, combo box để lựa chọn giá trị phù hợp. Các button để lựa chọn chức năng. frmQuanlythu: là form quản lý việc thu tiền của công ty. Cái vào: thông tin về: khách hàng, người thu, số tiền, ngày thu và lý do thu tiền. Cái ra: thông tin về phiếu thu. Chức năng: thực hiện công việc: tạo mới, lưu, xóa, in phiếu thu. Quy tắc: lựa chọn khách hàng trong danh sách khách hàng, nếu chưa có thì thêm mới thông tin khách hàng. Đặc tả giao diện: gồm các text box để nhập mới hoặc thay đổi dữ liệu, combo box để lựa chọn giá trị phù hợp. Các button để lựa chọn chức năng. frmLogin Cái vào: tên đăng nhập và mật khẩu người dùng. Cái ra: trả về chương trình tương ứng với quyền hạn của mỗi người dùng. Chức năng: để kiểm soát sự đăng nhập vào hệ thống thực hiện các chức năng tương ứng. Cơ chế thực hiện: hệ thống so sánh tên đăng nhập và mật khẩu được nhập vào với cơ sở dữ liệu. Nếu đúng, tùy theo người đăng nhập là admin hay kế toán, … sẽ cho phép thực hiện các chức năng tương ứng. Mô tả giao diện: frmQuanLyNuoiDung Chức năng: admin sẽ thay đổi thông tin người dùng. Cơ chế thực hiện: sau khi đăng nhập với quyền admin, admin sẽ vào đây để thay đổi tên đăng nhập và mật khẩu, trường chức năng không được phép thay đổi. Mô tả giao diện: formThemKho: là form để Cái vào: địa chỉ của kho hàng. Cái ra: kho hàng. Chức năng: Thêm một kho mới. Mô tả giao diện: frmXuatHang: là form quản lý xuất hàng. Cái vào: thông tin về: khách hàng, người xuất, số tiền, ngày xuất và lý do xuất hàng. Cái ra: phiếu xuất hàng. Chức năng: in phiếu, lập phiếu, lưu và xóa phiếu xuất. Quy tắc: nhập các thông tin chi tiết phiếu xuất trước, rồi nhập danh sách hàng xuất. Hàng xuất có số lượng ít hơn hoặc bằng số lượng hàng trong kho. Đặc tả giao diện: sử dụng Tabcontrol, tab1 là những thông tin về khách hàng, người xuất, ngày xuất. Tab2 là những thông tin về hàng xuất: mã hàng, số lượng. frmLoaiHang: Cái vào: thông tin về mã loại hàng, tên loại hàng, ghi chú. Cái ra: thông tin về loại hàng. Chức năng: thực hiện các công việc: thêm mới, lưu, đóng. Quy tắc: nhập chi tiết phiếu nhập trước, nhập các thông tin về hàng nhập sau. Nếu nhập thêm hàng mới chưa có trong cơ sở dữ liệu thì thêm thông tin về hàng mới. Đặc tả giao diện: gồm các text box để nhập mới hoặc thay đổi dữ liệu, combo box để lựa chọn giá trị phù hợp. Các button để lựa chọn chức năng. frmNhapHang: là form quản lý việc nhập hàng. Cái vào: thông tin về người nhập, ngày nhập, lý do, hàng nhập, số lượng. Cái ra: phiếu nhập hàng. Chức năng: thực hiện các công việc: tạo mới, lưu, hủy phiếu nhập. Quy tắc: nhập chi tiết phiếu nhập trước, nhập các thông tin về hàng nhập sau. Nếu nhập thêm hàng mới chưa có trong cơ sở dữ liệu thì thêm thông tin về hàng mới. Đặc tả giao diện: sử dụng Tabcontrol, tab1 là những thông tin về người nhập, ngày ngày nhập, lý do. Tab2 là những thông tin về hàng xuất: mã hàng, số lượng. Project Report: Sử dụng chương trình CrystallReport trong bộ Visual Studio 2005 để tạo các báo cáo, thống kê cho hệ thống: Tạo hóa đơn bán hàng: Tạo phiếu xuất hàng: Thống kê tồn: Thống kê khách nợ: Cài đặt hệ thống quản lý bán hàng: Cài đặt cơ sở dữ liệu: Cài đặt cơ sở dữ liệu trên SQL Server: SQL Server là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (Relational Database Management System – RDBMS ) sử dụng Transact-SQL để trao đổi dữ liệu giữa Client computer và SQL Server computer. Một RDBMS bao gồm databases, database engine và các ứng dụng dùng để quản lý dữ liệu và các bộ phận khác nhau trong RDBMS. hang maHang nvarchar(... tenHang nvarchar(... donVi nvarchar(... TGBH int dacDiem nvarchar(... maLoaiHang nchar(10) khoSo int soLuong int giaBan numeric(8... Column Na... Data Type Allow N... hangban hoaDonSo int maHang nvarchar(... soLuong int giaBan money tongTien maHangBan int Column Na... Data Type Allow N... hoadon hoaDonSo int ngayBan datetime maKhach int maNV int maHTTT nchar(... soPhieuXuat int Column Na... Data Ty... Allow N... HTTTT maHTTT tenHTTT khachhang maKhach int tenKhach nvarcha... diaChi nvarcha... dienThoai int taiKhoan nvarcha... fax int Column Name Data Type Allow Nulls kho khoSo int diaChi nvarchar(50) dacdiem nvarchar(2... Column Na... Data Type Allow N... nhanvien maNV tenNV diaChi ngayVao dienThoai congViec phieuchi soPhieuChi int ngayChi datetime nguoiLap int lyDo nvarchar(... soTien money nguoiNhan nvarchar(... Column Na... Data Type Allow N... phieunhap soPhieuNhap int ngayNhap datetime lyDo nvarchar(... nguoiNhap int Column Na... Data Type phieuthu soPhieuThu int ngayThu datetime lyDo nvarchar(... maKhach int maNV int soTien money Column Na... Data Type Allow N... phieuxuat soPhieuXuat int maKhach int ngayXuat datetime lyDo nvarchar(... nguoiXuat int Column Na... Data Type Allow N... FK_hangban_hang FK_hangban_hoadon FK_phieuthu_khachhang FK_phieuthu_nhanvien FK_hoadon_khachhang FK_hoadon_HTTTT FK_phieuchi_nhanvien FK_phieuxuat_nhanvien loaihang maLoaiHang tenLoaiHang ghiChu FK_hoadon_nhanvien FK_hang_loaihang FK_hang_kho hangnhap soPhieuNhap int maHang nvarchar(... soLuong int maHangNhap int Column Na... Data Type Allow N... FK_hangnhap_hang FK_hangnhap_phieunhap hangxuat soPhieuXuat int maHang nvarchar(... soLuong int maHangXuat int Column Na... Data Type FK_hangxuat_hang FK_hangxuat_phieuxuat FK_hoadon_phieuxuat FK_phieuxuat_khachhang1 login tendangnhap matkhau id chucnag Hình 21: Biểu đồ DiagramSQLServer Thiết lập trên LLBLGEN: Sau khi cài trên SQL Server, sử dụng phần mềm LLBLGen để tạo một số các lớp liên kết, thực thể, kết nối, thao tác với cơ sở dữ liệu. Cài đặt code: Cài đặt code trên Visual Studio: Ngôn ngữ C # là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng, ngôn ngữ biên dịch, ngôn ngữ đa năng được phát triển bởi hãng Microsoft, là một khởi đầu cho kế hoạch .NET. Microsoft phát triển C# dựa trên C, C++ và Java. C# được miêu tả là ngôn ngữ có được sự cân bằng giữa C++, Visual Basic. Delphi và Java. Cài đặt Report: Sử dụng Crystal Report để tạo các báo cáo thống kê. Kết quả chương trình: Màn hình khi chạy chương trình: Chương trình đăng nhập đối với quyền admin: Chương trình đối với nhân viên kinh doanh: Cập nhật hàng: Cập nhật hóa đơn: Cập nhật khách hàng: Chương trình đăng nhập đối với nhân viên kế toán kho: Xuất hàng: Nhập hàng: Thống kê tồn: Chương trình đăng nhập đối với nhân viên kế toán tài chính: Thu: Chi: In phiếu thu: Thống kê nợ Chương IV. KẾT LUẬN Những kết quả đạt được: Qua một thời gian tiến hành làm đồ án tốt nghiệp với đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống Quản lý bán hàng ở chi nhánh công ty TNHH TM & DV Vĩnh Cường tại Đà Nẵng, em đã làm được những công việc sau: Tiến hành khảo sát các thông tin về bài toán một cách chính xác. Phân tích dựa trên những thông tin thu được và bám sát yêu cầu của bài toán, cũng như các công việc của công ty. Chương trình đã đảm bảo lưu trữ những thông tin cần thiết của hệ thống. Xử lý chính xác các thông tin về hàng hóa, hóa đơn, phiếu nhập, phiếu xuất, … có thể cập nhật thường xuyên và dễ dàng các thông tin cần thiết. Chương trình thực hiện những chức năng chính của hệ thống: Cập nhật hàng. Tạo hóa đơn bán hàng Cập nhật khách hàng Nhập hàng Xuất hàng Phân quyền người dùng Thống kê: hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn, doanh thu. Hướng phát triển: Trong tương lai hệ thống sẽ phát triển thêm về các mặt: Hệ thống có thể tương tác với máy Fax, có thể đọc dữ liệu từ các văn bản như: Microsoft Word, Notepad, … Thiết kế cài đặt cơ sở dữ liệu trên SQL thành hệ phân tán. Kết luận: Qua việc phân tích thiết kế bài toán quản lý hệ thống bán hàng ở trên em đã thu được nhiều kết quả, từ việc phân tích, thiết kế đến việc tổ chức thành một chương trình ứng dụng. Để hoàn thành đồ án này em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn, giúp đỡ tận tình của cô Th.S Bành Thị Quỳnh Mai đã giúp em hoàn thành bài đồ án một cách tốt nhất. Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo, nhân viên chi nhánh công ty TNHH TM & DV Vĩnh Cường đã tạo điều kiện giúp đỡ em để em có được đầy đủ các thông tin để hoàn thành bài đồ án này.