Đề tài Phân tích tác động của hệ thống ERP đối với nghiệp vụ kế toán tại doanh nghiệp

CÔNG TRÌNH DỰ THI GIẢI THƯỞNG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SINH VIÊN “NHÀ KINH TẾ TRẺ – NĂM 2010” TÊN CÔNG TRÌNH: THUỘC NHÓM NGÀNH: KHOA HỌC KINH TẾ BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM ----------------- CÔNG TRÌNH DỰ THI GIẢI THƯỞNG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SINH VIÊN “NHÀ KINH TẾ TRẺ – NĂM 2010” TÊN CÔNG TRÌNH: PHÂN TÍCH TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG ERP ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP THUỘC NHÓM NGÀNH: KHOA HỌC KINH TẾ Họ và tên Nữ Lớp Khóa Khoa Trưởng nhóm: - Trần Thị Thu Hồng X Kế toán 14 32 Kế toán- Kiểm toán Người hướng dẫn: Th.S Bùi Quang Hùng ⌧ Là khóa luận tốt nghiệp. TÓM TẮT ĐỀ TÀI o Lý do chọn đề tài - Trong bối cảnh Việt Nam đang mở cửa ra thế giới và nhu cầu bức thiết phải hội nhập với kinh tế toàn cầu, ERP đã trở thành công cụ quản lý mới để điều hành DN. Con người là nhân tố chính dẫn tới thành công trong một dự án ERP. Đây cũng là nơi xảy ra rủi ro nhiều nhất khi quản trị dự án trong nền kinh tế phát triển nhanh. ERP hiện nay đang là một môi trường làm việc và cơ hội thách thức mới ở Việt Nam. - Công tác kế toán trong ERP và kế toán truyền thống Việt Nam có một số điểm khác biệt mà nếu người sử dụng không nắm bắt được thì quá trình triển khai và sử dụng ERP trong Doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều những khó khăn, gây ảnh hưởng tới cả một hệ quản trị doanh nghiệp. - Tìm hiểu và giải thích lý do tại sao hầu hết các dự án triển khai ERP ở Việt Nam đều thất bại. Nguyên nhân và các giải pháp. o Mục tiêu nghiên cứu - Mục tiêu nghiên cứu của đề tài này chính là việc áp giới thiệu chung về ERP, cụ thể là SAP được ứng dụng trong Doanh nghiệp, so sánh kế toán truyền thống và kế toán trong ERP. Từ đó đưa ra được những đề xuất để điều chỉnh công tác kế toán trong doanh nghiệp phù hợp với hệ thống ERP chuẩn. Để làm được điều này, những nhận định đưa ra phải dựa trên: + Hệ thống chuẩn mực kế toán của Việt Nam. + Tài liệu SAP chuẩn + Các cơ sở lý luận đã được nghiên cứu trong quá trình học tập và những kinh nghiệm đã được truyền đạt bởi những chuyên viên SAP lâu năm tại FPT. o Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu được sử dụng chủ yếu trong đề tài này là phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp và phương pháp so sánh, bên cạnh đó cũng kết hợp với một số phương pháp khác như phỏng vấn, thống kê… o Nội dung nghiên cứu Đề tài bao gồm có bốn chương, bên cạnh đó phần đầu chuyên đề là lời mở đầu và kết thúc là lời kết luận: CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán và hệ thống ERP - Giới thiệu chung về Hệ thống thông tin kế toán - Giới thiệu chung về ERP CHƯƠNG 2: Thực trạng triển khai và ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam - Giới thiệu các ERP phổ biến tại Việt Nam - Thực trạng ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp CHƯƠNG 3: Phân tích ảnh hưởng của ERP đối với công tác kế toán - Phân tích các nội dung ảnh hưởng của ERP đối với công tác kế toán - Những điểm khác biệt cơ bản giữa kế toán truyền thống và kế toán sử dụng ERP CHƯƠNG 4: Một số đề xuất liên quan đến việc ứng dụng ERP vào trong Doanh nghiệp và hệ thống kế toán - Liên quan đến quá trình ứng dụng ERP - Liên quan đến hệ thống kế toán - Đối với các đơn vị triển khai ERP - Đối với doanh nghiệp ứng dụng ERP o Đóng góp của đề tài - Thông qua các luận điểm, nhận định và qua thực tế nghiên cứu tại FPT, đề tài đã nêu ra những khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin kế toán, những kiến thức nền tảng về ERP cũng như cập nhật tình hình ứng dụng ERP trên thế giới và trong nước hiện nay. Nói riêng về phân hệ tài chính kế toán, vì được xây dựng dựa trên những chuẩn mực kế toán và quy tắc kế toán quốc tế nên giữa ERP và kế toán truyền thống của Việt Nam còn một số khác biệt cơ bản trong quá trình hạch toán cũng như quản lý. Những khác biệt này gây khá nhiều khó khăn trong quá trình tiếp cận và ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp ở Việt Nam. - Đề tài cũng đưa ra những nguyên nhân thất bại của các dự án triển khai ERP tại Việt Nam. Bên cạnh đó còn đưa ra một số giải pháp và cách nhìn nhận mới, trên cả 2 phương diện là người triển khai và doanh nghiệp ứng dụng ERP, giúp cho nhà triển khai cũng như doanh nghiệp có thể hạn chế và khắc phục một số rủi ro và nguy cơ từ dự án ERP. o Hướng phát triển của đề tài - Tìm ra giải pháp để có thể điều chỉnh phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp. - Đưa ra giải pháp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cụ thể đối với từng ngành nghề, cấu trúc và quy mô doanh nghiệp. Có thể chỉ sử dụng một số phân hệ cần thiết của ERP vì chi phí cho một phần mềm ERP là không nhỏ. - Liên hệ từ phân hệ kế toán- FI để nghiên cứu và phân tích sự khác biệt trong phân hệ kế toán quản trị CO- Controlling trong ERP và trong kế toán Việt Nam. MỤC LỤC CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG ERP ................................................................................................................................ 1
1.1
Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) ............................................................. 1
1.1.1
Khái niệm .................................................................................................... 1
1.1.2
Các thành phần ........................................................................................... 1
1.1.3
Chức năng .................................................................................................. 1
1.1.4
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán ............................................................. 2
1.1.5
Quá trình tổ chức ........................................................................................ 2
1.1.6
Nội dung tổ chức ......................................................................................... 3
1.2
ERP ................................................................................................................ 3
1.2.1 Khái niệm: ........................................................................................................ 3
1.2.2 Ý nghĩa của hệ thống ERP .............................................................................. 3
1.2.3. Phân loại ......................................................................................................... 5
1.2.4. Các thành phần của ERP ................................................................................ 6
1.2.5. Quá trình triển khai ERP tại DN ...................................................................... 7
1.2.6. Các giai đoạn triển khai dự án ERP như sau: ...................................................... 10
1.2.7. Mô hình vận hành của ERP ......................................................................... 19
1.3
Ảnh hưởng của ERP đối với công tác kế toán .............................................. 31
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI VÀ ỨNG DỤNG ERP TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM .................................................................................................. 32
2.1
Giới thiệu các ERP phổ biến tại Việt Nam .................................................... 32
2.2
Thực trạng ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp .......................................... 33
2.2.1. Tính linh hoạt của ERP ................................................................................. 35
2.2.2. Cộng tác giới hạn .......................................................................................... 35
2.2.3. Những thử thách ........................................................................................... 36
2.2.4. Giá trị và tỷ suất lợi nhuận đầu tư ................................................................. 36
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH ẢNH HƯỞNG CỦA ERP ĐỐI VỚI CÔNG TÁC KẾ TOÁN ......................................................................................................................................... 38
3.1
Các phân hệ trong phần tài chính kế toán của một hệ thống ERP: .............. 38
3.1.1
Phân hệ Sổ Cái ......................................................................................... 38
3.1.2
Phân hệ Quản lý Tiền ................................................................................ 38
3.1.3
Công nợ Phải trả và Công nợ phải thu ...................................................... 38
3.1.4
Tài sản Cố định ......................................................................................... 39
3.1.5
Trung tâm Chi phí và Lợi nhuận ................................................................ 40
3.1.6
Lập Ngân sách: ......................................................................................... 40
3.1.7 Lập Báo cáo Tài chính ................................................................................... 40
3.1.8
Khả năng Phân tích Tài chính ................................................................... 41
3.1.9
Quản lý Hàng tồn kho ................................................................................ 41
3.1.10
Quản lý sản xuất: ...................................................................................... 44
3.1.11
Quản lý giảm giá và chiết khấu ................................................................. 45
3.1.12
Phân tích/quản lý doanh thu ...................................................................... 46
3.2
Những điểm khác biệt cơ bản giữa kế toán truyền thống và kế toán sử dụng ERP: ............................................................................................................... 46
3.2.1
Ghi nhận bằng bút toán hạch toán ............................................................ 46
3.2.2
Sự xuất hiện tài khoản trung gian trong các nghiệp vụ kế toán ................. 47
3.2.3
Trừ khi chỉ sử dụng phân hệ kế toán tổng hợp (GL), không thể quản lý số liệu kế toán theo kiểu đối ứng tài khoản truyền thống ........................................ 50
3.2.4
Trong ba phương pháp chữa sổ kế toán ở Việt Nam, chỉ có phương pháp ghi bút toán đảo và bút toán âm là được thực hiện trên ERP ........................ 51
3.2.5
Việc quản lý chỉ đạt được tốt nhất khi doanh nghiệp sử dụng các quy trình tác nghiệp hoàn chỉnh của hệ thống. .............................................................. 51
CHƯƠNG 4: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC ỨNG DỤNG ERP VÀO TRONG DOANH NGHIỆP VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN ......................................................... 52
4.1
Liên quan đến quá trình ứng dụng ERP. Tại sao nhiều dự án triển khai ERP thất bại? .......................................................................................................... 52
4.1.1. Thiếu đầu tư trang thiết bị quản lý, cam kết và hỗ trợ ................................... 52
4.1.2. Kế hoạch và ngân sách không đúng cách .................................................... 52
4.1.3. Sử dụng công cụ ERP sai ............................................................................. 53
4.1.4. Thiếu đào tạo ................................................................................................ 53
4.1.5. Văn hóa làm việc của Tổ chức ...................................................................... 53
4.2 Liên quan đến hệ thống kế toán .................................................................... 54
4.3
Đối với các đơn vị triển khai ERP ................................................................. 54
4.3.1
Qui trình hóa một cách rõ ràng các giai đoạn thực hiện là một yêu cầu hết sức cần thiết để có thể đạt được những kết quả như mong muốn. .................. 54
4.3.2
Trong giai đoạn triển khai thử nghiệm Doanh nghiệp nên:........................ 54
4.4
Đối với doanh nghiệp ứng dụng ERP ........................................................... 55
4.4.1
Quan trọng nhất là sự phù hợp ................................................................. 55
4.4.2
Giá cả không phải là tiêu chí quan trọng nhất ........................................... 55
4.4.3
Xem demo trình diễn sản phẩm của càng nhiều giải pháp càng tốt .......... 56
4.4.4
Lựa chọn các giải pháp năng động, có thể biến đổi dễ dàng khi doanh nghiệp thay đổi ........................................................................................................ 56
4.4.5
Tham khảo các ý kiến khách quan của các khách hàng đã và đang sử dụng sản phẩm ....................................................................................................... 56
KẾT LUẬN ............................................................................................................................ 58
1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG ERP 1.1 Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) 1.1.1 Khái niệm Là một hệ thống được thiết lập nhằm thu thập, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán cho người sử dụng. 1.1.2 Các thành phần 1.1.3 Chức năng Thông tin Xử lý • Chứng từ • Tài khoản • Đối tượng quản lý • Quy trình xử lý • Bộ máy xử lý • Phương thức xử lý Thu thập dữ liệu • Báo cáo tài chính • Sổ kế toán • Báo cáo quản trị Lưu trữ Thủ tục kiểm soát 2  Ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp  Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên ngoài  Hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý doanh nghiệp.  Hoạch định chiến lược kinh doanh  Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.4 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán  Là quá trình thiết lập tất cả các thành phần của 1 hệ thống thông tin kế toán  Việc tổ chức HTTTKT phải thực hiện trên cơ sở các mục tiêu đã đề ra  Việc tổ chức một HTTTKT không phải là công việc nội bộ của bộ phận kế toán mà liên quan và ảnh hưởng đến toàn doanh nghiệp  Là 1 quá trình bao gồm các công việc được thực hiện theo 1 trình tự 1.1.5 Quá trình tổ chức Nhu cầu thay đổi AIS Thiết kế hệ thống Thực hiện hệ thống Vận hành hệ thống Phân tích hệ thống 3 Chu kỳ phát triển của HTTT kế toán 1.1.6 Nội dung tổ chức  Phân tích hệ thống: xem xét, đánh giá hệ thống hiện hành và đưa ra các yêu cầu, giải pháp phát triển  Thiết kế hệ thống: phác thảo bằng mô hình, hình vẽ, văn bản các thành phần của HTTTKT theo yêu cầu của giai đoạn phân tích.  Thực hiện hệ thống: triển khai thực hiện kết quả của quá trình thiết kế hệ thống vào trong doanh nghiệp và chuyển đổi sang hệ thống mới  Vận hành hệ thống: Tiến hành sử dụng và đánh giá mức độ đáp ứng của hệ thống mới. 1.2 ERP 1.2.1 Khái niệm: ERP – Enterprise Resources Planning là một khái niệm về việc hoạch định tổng thể các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp. Các nguồn lực này có thể là con người, máy móc, trang thiết bị, tài sản, máy móc, các nguồn tài nguyên,… Sự ra đời của khái niệm ERP xuất phát từ mong muốn liên kết thông tin từ các lĩnh vực hoạt động sản xuất, bán hàng, mua hàng, kế toán,… để từ đó lập nên một bức tranh đầy đủ về tình hình hoạt động kinh doanh, sức khỏe tài chính trong một doanh nghiệp, đưa ra những chiến lược hoạt động kinh doanh hiệu quả. 1.2.2 Ý nghĩa của hệ thống ERP Phần mềm ERP là công cụ cho người dùng quản lý được doanh nghiệp theo hướng ERP. Một phần mềm được gọi là ERP thì phải quản lý được tất cả các chu trình 4 sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Việc tích hợp các mảng hoạt động trong doanh nghiệp phải được thực hiện một cách xuyên suốt, thông tin phải có tính kế thừa, tập trung và qua đó các tài nguyên có thể được quản lý một cách hiệu quả bởi doanh nghiệp. Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. Doanh nghiệp (DN) có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh. Các thông tin của DN được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông. Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn. Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của DN theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của DN. Ứng dụng ERP là công cụ quan trọng để DN nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp DN tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Một DN nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và DN sớm đi vào nề nếp. DN nào chậm trễ ứng dụng ERP, DN đó sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ. Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có thể ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo DN; cần xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp; lựa chọn đối tác triển khai đúng; phối hợp tốt với đối tác triển khai trong quá trình thực 5 hiện dự án; sẵn sàng thay đổi các quy trình bất hợp lý hiện hữu trong DN (đây là việc thường xuyên gặp nhiều sự chống đối nhất); chú trọng công tác đào tạo cán bộ theo các quy trình mới; chú trọng đào tạo khai thác hệ thống cho cán bộ mọi cấp; có cán bộ chuyên trách tiếp thu quản trị hệ thống… 1.2.3. Phân loại o Hiện tại có thể phân loại thành 3 nhóm sản phẩm ERP: 1. High End bao gồm: SAP, Oracle 2. Mid Market bao gồm: Solomon, Dynamics, Info, Exact,.. 3. Local thì có rất nhiều nhưng phẩn lớn chỉ là phần mềm kế toán hoặc có hỗ trợ sâu chuỗi dữ liệu trong nhiều nghiệp vụ o Các nhà cung cấp phần mềm ERP phổ biến (tổng doanh thu cho toàn Công ty): Người bán hàng Doanh thu (tiền tệ) Doanh thu (Triệu $) Năm SAP 9400000000 EUR 12401.4 12.401,4 2006 Các ứng dụng Oracle 14380000000 USD 14380.0 14.380,0 2006 Thông tin thiếu Global Solutions 2,1 tỷ USD 2100.0 2.100,0 2006 Tập đoàn Sage 935.600.000 GBP 1832.0 1.832,0 2006 Microsoft 44300000000 USD 44282.0 44.282,0 2006 Đơn vị 4 Agresso 352.600.000 EUR 465.2 465,2 2005 CDC Software 409.100.000 USD 409.1 409,1 2008 Phần mềm Lawson 390.776.000 USD 390.8 390,8 2006 Epicor 384.100.000 USD 384.1 384,1 2006 Visma 1, 907triệu NOK 305.5 305,5 2005 6 Công nghiệp và Hệ thống tài chính (IFS) 288.000.000 USD 288.0 288,0 2005 Comarch 730.000.000 PLN 253.2 253,2 2009 QAD 225.000.000 USD 225.0 225,0 2006 Tổng công ty Consona 130.000.000 USD 130 130 2007 Giải pháp COA Ltd 50.500.000 GBP 98.47 98,47 2007 NetSuite 67.200.000 USD 67.2 67,2 2006 Phần mềm ABAS 45.000.000 EUR 62.6 62,6 2006 Hệ thống Ramco 2.648 triệu INR 60.1 60,1 2006 SIV.AG 14.200.000 EUR 18.7 18,7 không rõ Một công nghệ 108.800.000 AUD 101 101 2008 Pronto Software 51.100.000 AUD 54.9 54,9 2008 Hệ thống Plex 22.000.000 USD 22 22 2006 1.2.4. Các thành phần của ERP Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lâp nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau: • Kế toán: Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư, v.v... Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP • Quản lý chuỗi cung ứng (SCM – ERP mở rộng) 7 • Quản lý quan hệ khách hàng , cổ đông và công chúng (CRM – ERP mở rộng)… • Mua hàng • Hàng tồn kho • Quản lý nhân sự và tính lương • Sản xuất • Bán hàng 1.2.5. Quá trình triển khai ERP tại DN Giống như bất kì một dự án nào khác, dự án triển khai ERP cũng có những giai đoạn khác nhau. Không có sự phân biệt rõ ràng cho từng giai đoạn và trong nhiều tình huống, một giai đoạn sẽ bắt đầu trước khi giai đoạn trước đó kết thúc. Nhưng các giai đoạn vẫn phải theo một thứ tự logic. Đồng thời, tất cả các giai đoạn mà chúng ta bàn luận ở đây có thể không được áp dụng trong mọi trường hợp. Ví dụ, trong nhiều trường hợp, công ty có thể đã tìm được gói phần mềm phù hợp, thì sẽ không cần thiết thực hiện việc lựa chọn sơ bộ và đánh giá giải pháp ERP. 8 9 10 1.2.6. Các giai đoạn triển khai dự án ERP như sau: Lựa chọn sơ bộ /Pre-selection Screening Đánh giá giải pháp phần mềm /Package Evaluation Lập kế hoạch dự án /Project Planning Phân tích sự khác biệt /Gap Analysis Tái cấu trúc /Reengineering Cấu hình, thiết lập hệ thống /Configuration ào tạo đội triển khai /Implementation Team Training Kiểm tra, thử nghiệm /Testing Đào tạo người sử dụng /End-user Training Chạy thật hệ thống /Going Live Hỗ trợ vận hành hệ thống /Post-Implementation Mặc dù những giai đoạn này dường như đi theo một đường thẳng và tách biệt với nhau, nhưng thật sự, trong suốt dự án triển khai thực tế, các giai đoạn này hoàn toàn linh động. Trong nhiều trường hợp, các công ty triển khai cùng lúc nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, nhiều phân hệ khác nhau hoặc tại nhiều nhà máy sản xuất khác nhau. Vì thế 11 tại một thời điểm, nhiều hơn một giai đoạn có thể được tiến hành. Một số công ty lựa chọn chiến lược triển khai chỉ một giai đoạn – “Big Bang”, trong khi nhiều công ty khác lại thực hiện chiến lược tuần tự “cuốn chiếu” – mỗi công ty có nhu cầu khác nhau. Nhưng với phương pháp triển khai “Big Bang” hay tuần tự thì các giai đoạn triển khai ERP vẫn giống nhau. 1.2.6.1. Lựa chọn sơ bộ /Pre-selection Screening Khi một công ty quyết định triển khai hệ thống ERP thì việc tìm kiếm để có được giải pháp ERP hoàn hảo bắt đầu. Nhưng có đến hàng trăm nhà cung cấp ERP với nhiều hình dạng và quy mô khác nhau – tất cả những yêu cầu cần thiết để có được giải pháp lý tưởng cho bạn. Việc phân tích toàn bộ các giải pháp ERP trước khi đi đến quyết định lựa chọn không phải là một giải pháp dễ dàng thực hiện được. Đó là quá trình tốn rất nhiều thời gian. Vì vậy tốt hơn, bạn nên giới hạn bớt số lượng giải pháp cần đánh giá ít hơn 5. Tốt nhất là luôn luôn đánh giá tỉ mỉ chi tiết một số nhỏ giải pháp hơn là chỉ xem xét hàng tá các giải pháp một cách chung chung. Vì thế công ty nên tiến hành đánh giá trước để giới hạn số lượng giải pháp vốn phải được đánh giá bởi Ban đánh giá, lựa chọn giải pháp. Không phải tất cả các giải pháp ERP đều như nhau, mỗi giải pháp đều có những điểm mạnh và yếu điểm của nó. Quá trình tiền đánh giá sẽ loại bỏ các giải pháp ERP không phù hợp hoàn toàn với quy trình kinh doanh của công ty. Có thể xem xét một vài giải pháp tốt nhất bằng cách đọc các tài liệu sản phẩm của những nhà cung cấp, nhờ các chuyên gia tư vấn độc lập và quan trọng nhất là tìm ra được giải pháp mà được sử dụng bởi những công ty có hoạt động tương tự như công ty của bạn. Và thật sự tốt hơn là tìm ra các điểm khác biệt của giải pháp đó đang thể hiện trong một môi trường hoạt động tương tư. Nếu nghiên cứu kỹ nguồn gốc của ERP giải pháp và biết được mỗi giải pháp phát triển như thế nào, thì chẳng mấy chốc chúng ta sẽ thấy rõ mỗi ERP giải pháp phát sinh ra từ kinh nghiệm hay cơ hội của một nhóm người làm việc trong một ngành kinh doanh cụ thể, những người tạo ra hệ thống để giải quyết một phần công việc nào đó. Điều đó được nhận định chung rằng hầu hết ERP giải pháp sẽ mạnh hơn ở các lĩnh vực “lợi thế” 12 của họ hơn là ở những lĩnh vực khác. Và mỗi giải pháp cố gắng hết sức thêm vào các chức năng trong các lĩnh vực mà họ còn khiếm khuyết. Chẳng hạn, PeopleSoft mạnh về quản trị nhân sự, nhưng lại không mạnh trong quản trị sản xuất, mặt khác, Baan thì mạnh về quản lý sản xuất hơn là tài chính kế toán,… Các công ty phát triển, lớn mạnh hơn theo thời gian và các ERP giải pháp cũng vậy. Kinh nghiệm có được từ việc triển khai, những phản hồi từ phía người sử dụng, nhu cầu xâm nhập vào các thị trường mới và áp lực từ các đối thủ cạnh tranh đã buộc hầu hết các nhà cung cấp ERP xác định lại và mở rộng phạm vi hoạt động và chức năng sản phẩm của họ. Các khái niệm được mở rộng trước, các chức năng mới được giới thiệu, các ý tưởng hay được sao chép lẫn nhau,.. Nhưng hơn nữa, mỗi ERP giải pháp có nguồn gốc được xác địn từ loại hình kinh doanh phù hợp với nó nhất. Trong khi phân tích, sẽ rất hay nếu tìm hiều nguồn gốc của các giải pháp khác nhau. Bây giờ, hầu hết các giải pháp phục vụ cho các ngành nghề kinh doanh và các lĩnh vực dịch vụ. Sẽ sai lầm khi cho rằng đó là một hệ thống, ban đầu, được phát triển chỉ để áp dụng cho sản xuất, giờ đây sẽ không đủ khả năng phục vụ các nhu cầu trong các lĩnh vực kinh doanh khác, chẳng hạn như phát triển phần mềm. Hệ thống sẽ được sửa chữa và thiết kế lại một cách tỉ mỉ để phục vụ cho các nhu cầu trong các lĩnh vực kinh doanh đa dạng mà nó sẽ phục vụ. Nhưng nên nhớ rằng rất nhiều giải pháp ERP vẫn chạy tốt trong một vài lĩnh vực khác thậm chí vẫn có khả năng phục vụ nhu cầu của các lĩnh vực khác. Một khi chọn được một vài giải pháp trong giai đoạn này thì có thể bắt đầu thực hiện quá trình đánh giá chi tiết. 1.2.6.2. Đánh giá giải pháp ERP /Package Evaluation Quá trình lựa chọn/đánh giá là một trong những giai đoạn quan trọng nhất khi triển khai ERP vì giải pháp được chọn sẽ quyết định thành công hay thất bại của dự án. Trong khi các hệ thống ERP đòi hỏi sự đầu tư rất lớn, thì một khi giải pháp đã được 13 mua, không phải là chuyện dễ để chuyển ngay qua một giải pháp khác. Vì thế hãy luôn nhớ là: “hãy làm đúng ngay từ đầu”! Yếu tố quan trọng nhất nên ghi nhớ khi phân tích các giải pháp khác nhau là không có giải pháp nào hoàn hảo. Ý nghĩ đó cần thiết phải được mọi người trong nhóm đưa ra quyết định chọn lựa thấu hiểu. Mục tiêu của quá trình lựa chọn không phải là để xác định được giải pháp nào đáp ứng mọi yêu cầu. Mục tiêu đó là tìm được một giải pháp đủ linh động để đáp ứng các nhu cầu của công ty hay nói cách khác, một phần mềm có thể tuỳ biến để trở thành một phần mềm phù hợp. Khi đã xác định được giải pháp nào để đánh giá, công ty cần phải xác lập các tiêu chí lựa chọn cho phép đánh giá tất cả các giải pháp với quy mô như nhau. Để chọn được hệ thống tốt nhất, công ty nên nhận dạng được hệ thống nào đáp ứng với nhu cầu kinh doanh, phù hợp với lịch sử công ty và với thực tế kinh doanh của công ty. Khó có thể tìm được hệ thống phù hợp hoàn toàn với cách thức hoạt động của công ty, nhưng mục tiêu hướng tới là tìm một hệ thống với sự khác biệt là ít nhất. Theo ông Shankarnarayana, tư vấn cấp cao của công ty Baan Infosystems India Pvt Ltd (hệ thống ERP – sử dụng IT để đạt được lợi thế cạnh tranh), có vài điểm mấu chốt quan trọng nên lưu ý khi đánh giá phần mềm ERP: - Chức năng phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty - Mức độ tích hợp giữa các phân hệ khác nhau của hệ thống ERP - Sự linh động và khả năng thích ứng (scalability) - Sự phức tạp - Sự thân thiện với người sử dụng - Triển khai nhanh chóng: thời gian triển khai ngắn đồng nghĩa với rủi ro dự án thấp và cơ hội thành công sẽ nhiều hơn - Khả năng hỗ trợ việc kiểm soát và hoạch định đa chiều - Khả năng kỹ thuật client/server, cơ sở dữ liệu độc lập, bảo mật - Khả năng nâng cấp thường xuyên - Số lượng yêu cầu chỉnh sửa hệ thống 14 - Cơ sở hạ tầng CNTT - Các địa điểm tham khảo - Tổng chi phí bao gồm: license, đào tạo, triển khai, bảo trì, sửa chữa (customization) và các yêu cầu về phần cứng Nên thành lập chính thức một Ban lựa chọn hay đánh giá để thực hiện quá trình trên. Ban này bao gồm nhân sự từ các phòng ban khác nhau (chuyên gia chức năng), Ban giám đốc cấp cao (CIO hay COO) và các nhà tư vấn (các chuyên gia giải pháp ERP). Ban tuyển chọn sẽ được tín nhiệm với trọng trách chọn giải pháp cho công ty. Khi tất cả các chức năng kinh doanh được trình bày với sự tham gia của Ban giám đốc thì giải pháp được chọn ra sẽ có được sự chấp thuận rộng rãi. Các chuyên gia hay các nhà tư vấn có thể đóng vai trò như những nhà trung gian hay đóng vai trò giải thích những điểm mạnh và yếu của mỗi giải pháp. 1.2.6.3. Lập kế hoạch dự án /Project Planning Đây là giai đoạn thiết kế qui trình triển khai dự án. Giai đoạn này sẽ quyết định chi tiết triển khai như thế nào về lịch trình, thời hạn,… để dự án được hoàn tất. Xác định vai trò và phân công trách nhiệm cho từng người. Các nguồn lực sử dụng cho việc triển khai được quyết định, những người đứng đầu để triển khai dự án được chỉ định. Các thành viên trong đội triển khai được lựa chọn và được phân công nhiệm vụ. Giai đoạn này sẽ quyết định khi nào bắt đầu dự án, thực hiện như thế nào và dự định khi nào hoàn tất dự án. Đây cũng là giai đoạn hoạch định “phải làm gì” trong trường hợp bất ngờ; làm sao giám sát được tiến trình triển khai; các phương thức kiểm soát nào nên được thiết lập và cần làm gì khi sự việc không còn nằm trong tầm kiểm soát. Kế hoạch dự án thường được lập bởi một Ban gồm các đội trưởng của các nhóm triển khai. Chỉ đạo Ban dự án ERP thường là CIO hay COO. Ban dự án ERP họp định kỳ trong suốt toàn bộ chu trình triển khai dự án để xem xét lại tiến trình và lập biểu đồ cho những hành động diễn biến tương lai. 15 1.2.6.4 Phân tích sự khác biệt 1.2.6.4.1 Phân tích sự khác biệt /Gap Analysis Có thể cho rằng giai đoạn này quyết định thành công hay thất bại cho quá trình triển khai dự án ERP. Nói một cách đơn giản, đây là tiến trình qua xuyên suốt của mô hình hoạt động hiện tai và định hướng mô hình trong tương lai. Cái hay là thiết kế một mô hình mà nó có thể đoán trước và bao gồm bất cứ chức năng thiếu sót nào. Thậm chí một phần mềm ERP hoàn hảo nhất cũng chỉ đáp ứng được 80% yêu cầu chức năng của công ty. 20% còn lại của những yêu cầu này là vấn đề tái cấu trúc qui trình kinh doanh của công ty (business process reengneering – Tái cấu trúc qui trình kinh doanh). Một trong những giải pháp thích ứng nhất cho dù đau đớn đó là đòi hỏi việc thay đổi kinh doanh để phù hợp với giải pháp ERP. Tất nhiên, một công ty có thể dễ dàng chấp nhận hoạt động mà không cần chức năng đặc thù (giải pháp rẻ nhưng bất lợi). Còn các giải pháp khác bao gồm: - Hy vọng vào việc nâng cấp (chi phí thấp nhưng rủi ro) - Xác định sản phẩm của bên thứ ba có thể lấp được kẽ hở (với hy vọng nó cũng tích hợp được với Giải pháp ERP) - Thiết kế chương trình theo yêu cầu - Thay đổi mã nguồn ERP (đó là sự lựa chọn đắt giá, thường dành cho việc cài đặt sứ mạng khó khăn) 1.2.6.4.2. Tái cấu trúc (Re-engineering) Tái cấu trúc DN (Business Re-engineering) được hiểu là việc thiết lập lại trạng thái cân bằng trong nội bộ TC/DN nhằm duy trì tính ổn định và tạo cơ sở phát triển cho DN trong những điều kiện luôn thay đổi. 16 Trong giai đoạn này yếu tố con người đều được xem xét. Trong khi mọi việc thực hiện là có liên quan đến một thay đổi đáng kể trong số lao động và trách nhiệm công việc của họ, như quá trình này trở nên tự động và hiệu quả, tốt nhất là để phương pháp ERP như là một khoản đầu tư cũng như các biện pháp cắt giảm chi phí. 1.2.6.4.3 Cấu hình hệ thống (configuration) Đây là phần chức năng chính của việc triển khai ERP. Ở đây có một chút bí mật về qui trình cấu hình hệ thộng và cho lý do tốt đẹp: Holy Grail hay quy tắc bất thành văn của triển khai ERP là: việc làm đồng bộ các hoạt động kinh doanh hiện tại trong công ty với ERP package hơn là thay đổi mã nguồn và chỉnh sữa (customization) để phù hợp với công ty. Để làm được như vậy, các qui trình kinh doanh phải được thấu hiểu và sắp đặt (ánh xạ – map) theo giải pháp phù hợp với mục tiêu chung của công ty. Nhưng các công ty không thể ngưng hoạt động khi diễn ra quá trình ánh xạ (mapping). Vì thế một nguyên mẫu – một sự mô phỏng các qui trình hoạt động thật sự của công ty - sẽ được sử dụng. Nguyên mẫu đó cho phép kiểm tra thử nghiệm toàn bộ một mô hình mong đợi trong một môi trường được kiểm soát. Vì các nhà tư vấn ERP định hình và thử nghiệm nguyên mẫu, họ cố gắng giải quyết bất kỳ vấn đề về lôgich vốn có trong BPR trước khi chạy hệ thống thật. Cấu hình hệ thống công ty không những biểu lộ điểm mạnh của qui trình kinh doanh mà còn cả điểm yếu của nó. Điều đó vô cùng có lợi cho hoạt động của công ty cũng như để thành công trong triển khai ERP. Việc cấu hình hệ thống có thể giải thích và cho thấy những gì không phù hợp trong package đó và nơi nào xảy ra những khác biệt trong chức năng. Ví dụ, một công ty có thể có một hoạt động kế toán mà không thể cấu hình trong hệ thống hoặc một vài qui trình giao hàng không thích hợp với package. Công ty rỏ ràng cần biết những qui trình nào cần phải thay đổi trong tiến trình triển khai ERP. Công ty phải tự nhận biết những gì phải làm và những gì không yêu cầu trong qui trình kinh doanh của mình, và một khả năng là những nhân viên có kỹ nắng tốt sẽ được giao công việc này. Một nguyên tắc trong phần lớn các cuộc triển khai ERP là các chức 17 năng cấu hình hệ thống được chia ra cho các bộ phận khác nhau trong công ty, ví dụ một vài sẽ chú trong đến HR, một vài sẽ liên quan đến tài chính… Các nhà cung cấp ERP rất cố gắng trong việc giảm thiểu chi phí cấu hình hệ thống. Các chiến lược được theo đuổi hiện nay là tự động hóa và tiền cấu hình. Baan chẳng hạn có phát triển Orgware – một công cụ cấu hình tự động, trong khi SAP tiền cấu hình bằng sử dụng công nghệ đặc biệt là các khuôn mẫu (template) cái này có thể tùy chỉnh cho mỗi công ty riêng biệt (Accelerated SAP Solutions). 1.2.6.4.4 Đào tạo đội triển khai /Implementation Team Training Đào tạo cũng là một giai đoạn quan trọng trong việc thực hiện, trong đó diễn ra cùng với quá trình thực hiện. Đây là giai đoạn mà công ty đào tạo nhân viên của mình để thực hiện và sau đó, chạy hệ thống. Vì vậy, rất quan trọng cho công ty để lựa chọn các nhân viên phải là người có thái độ đúng đắn, những người sẵn sàng thay đổi, học hỏi những điều mới và không phải sợ công nghệ về một kiến thức tốt. 1.2.6.4.5 Kiểm tra, thử nghiệm /Testing Đây là một trong những giai đoạn cố gắng để phá vỡ hệ thống. Một đã đạt đến một điểm mà công ty đang thử nghiệm các kịch bản trường hợp thực tế. Hệ thống này được cấu hình và bây giờ bạn phải đối mặt với trường hợp như quá tải hệ thống, nhiều người dùng đăng nhập vào cùng một lúc, người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ, các hacker đang cố gắng để truy cập vào khu vực hạn chế…Giai đoạn này được thực hiện để tìm liên kết yếu và có thể được sửa chữa trước khi thực hiện. 1.2.6.4.6 Đào tạo người sử dụng /End-user Training Đây là giai đoạn mà những người sử dụng thực tế của hệ thống sẽ được đào tạo về cách sử dụng hệ thống. Giai đoạn này bắt đầu nhiều trước khi hệ thống đi sinh sống. 18 Các nhân viên sẽ sử dụng hệ thống mới được xác định. kỹ năng hiện tại của họ được ghi nhận và chúng được chia thành các nhóm dựa trên trình độ kỹ năng hiện hành. Sau đó, mỗi nhóm được cho đào tạo về hệ thống mới. Giai đoạn này rất quan trọng bởi sự thành công của hệ thống ERP là trong tay của người dùng cuối. Vì vậy, các khóa đào tạo nên cho những người tham gia một cái nhìn tổng thể về hệ thống và cách hành động của mỗi người ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống. 1.2.6.5. Chạy thật hệ thống /Going Live Đây là giai đoạn tạo sẵn ERP cho toàn bộ tổ chức. Về mặt kỹ thuật làm việc là gần như hoàn toàn: chuyển đổi dữ liệu được thực hiện, cơ sở dữ liệu đang lên và đang chạy và trên mặt chức năng, mẫu thử nghiệm có thể hoàn toàn cấu hình và thử nghiệm và sẵn sàng để đi vào hoạt động. Hệ thống được chính thức tuyên bố hoạt động ngay cả khi đội ngũ thực hiện phải được thử nghiệm nó và chạy nó thành công một thời gian. Nhưng một khi hệ thống được “chạy” hệ thống cũ được lấy ra và hệ thống mới được sử dụng cho kinh doanh. 1.2.6.6. Hỗ trợ vận hành hệ thống /Post-Implementation Sau khi thực hiện kết thúc, các nhà cung cấp và tư vấn được thuê hoàn thành công việc của mình. Để gặt hái những kết quả của việc thực hiện rất quan trọng là hệ thống có chấp nhận rộng rãi hay không. Nên có đủ nhân viên được đào tạo để xử lý vấn đề những loại cây trồng lên theo thời gian. Hệ thống này phải được cập nhật với những thay đổi trong công nghệ. Việc thực hiện sẽ cần một thiết lập khác nhau về vai trò và kỹ năng hơn những người có loại ít hơn của các hệ thống tích hợp. Tối thiểu, tất cả những người sử dụng các hệ thống này cần phải được tập huấn về cách thức họ làm việc, cách chúng liên quan đến quy trình kinh doanh và làm thế nào một gợn sóng giao dịch thông qua toàn bộ công ty bất cứ khi nào họ nhấn một phím. 19 Tuy nhiên, một tổ chức có thể nhận được giá trị tối đa của các yếu tố đầu vào nếu nó được sử dụng thành công và có hiệu quả thông qua hệ thống 1.2.7. Mô hình vận hành của ERP Công nghệ ERP hiện tại đang hướng sự phát triển vào thị trường tầm trung làm giảm chi phí dự án, khuyến khích nhu cầu lớn các công ty cảm thấy đủ khả năng triển khai một ERP package hàng đầu. Bằng cách tạo ra một phân hệ tiền cấu hình ERP tùy chỉnh cho một công nghệ cụ thể - như thể là một nguyên mẫu phần mềm sản xuất tạo cho nhà sản xuất – nhu cầu chỉnh sửa sẽ giảm xuống, và như thế giữ được chi phí thấp. Hy vọng rằng dạng câu hỏi “question & answer” có thể được sử dụng để tìm ra các loại thông tin qui trình kinh doanh cho đến khi triển khai thông qua qui trình cấu hình hệ thống. Về mặt lý thuyết, những công cụ tiền cấu hình tiết kiệm được thời gian và tiền bạc, nhưng mỗi doanh nghiệp là độc nhất và ít nhất một vài cấu hình hệ thống là độc nhất cho từng dự án. Đồ họa này minh họa các tính năng thiết yếu của kiến trúc SAP. Những mũi tên màu đen giữa các thành phần CO khác nhau hiển thị chi phí điển hình và chảy số lượng 20 hoạt động (như làm việc giờ) xảy ra giữa các thành phần này. Mũi tên giữa CO và CO- OM-PC cho thấy, ví dụ, chi phí có thể chảy từ không kiểm soát đến chỗ kiểm soát chi phí sản phẩm. Sau này trong quá trình đó sẽ được hiển thị rằng các chi phí này có thể được chuyển giao cho một trật tự sản xuất trong các hình thức của một phân bổ trên đầu. Tương tự như vậy chúng có thể được tính phí như phí để tự sản xuất giống như giờ làm việc, có nghĩa là chi phí lao động có thể được tính bằng cách nhân số giờ với một mức lương giờ tiêu chuẩn. Tương tự như vậy, chiν phí từ trên cao Kiểm soát (OM) và sản phẩm Kiểm soát Chi phí (PC) có thể chảy vào phân tích lợi nhuận, mà cùng với các dữ liệu thu nhập họ có thể được sử dụng để tính toán kết quả hoạt động làm cho nó có thể thành lập như thế nào có lợi nhuận khu vực khác nhau được. Bạn sẽ cũng sau đó thấy rằng R khác / 3 các ứng dụng có thể đăng bài chi phí hoặc các khoản thu để CO Các mũi tên giữa FI và CO minh họa cho mối quan hệ giữa Kế toán tài chính (FI) và CO Do đó, ví dụ, thông tin đăng đến chi phí tài khoản trong FI có thể gây ra thông tin đăng chi phí trong các thành phần OM trong CO Trong cùng một cách FI thể đăng các khoản thu trực tiếp trong thành phần PA. Chi phí chảy cũng xảy ra giữa FI và PC thành phần, là nơi mà chi phí nguyên liệu phát sinh trong quá trình sản xuất được nhập Ngoài ra, có một chảy ngược lại FI nếu chi phí sản xuất đã được kích hoạt như là một sản phẩm cuối cùng hoặc WIP (công việc trong quá trình ). Khác R / 3 thành phần như nguồn nhân lực (HR), và Hậu cần (quản lý vật liệu, bán hàng và lập kế hoạch sản xuất) được tích hợp với CO, như có thể thấy trong dòng chảy quá trình hậu cần (mua sắm, sản xuất, kho hàng và bán hàng) trong trên đồ họa. Dữ liệu giao dịch từ các phần hành mua, bán, sản xuất,.. Sẽ được cập nhật về phân hệ kế toán đồng thời cũng cập nhật về phân hệ kế toán quản trị Electronic Throttle Module (ETM module) 21 • Mô hình này tìm kiếm để tối đa hóa sự nhận thức của khách hàng giá trị gia tăng thông qua việc sử dụng các tập quán kinh doanh tốt nhất và kiểm soát thời gian thực. • Quản lý cung cấp sáng tạo và hướng. Điều này nói chung là tương đương với nhu cầu khách hàng và đồng thời giảm thiểu chi phí. 22 Các thành phần chính: • Quản lý khách hàng o Hỗ trợ bán hàng o Giao hàng tận nơi o Thanh toán o Tín dụng • Logistics o Mua sắm o Sản xuất o Vật liệu Mgt. • Nhân sự o Biên chế o Tổ chức o Thuê • Kho bạc o Cam kết o Đầu tư o Đơn vị tiền tệ 23 Điều gì tạo nên SAP khác nhau? Hệ thống thông tin máy tính truyền thống được sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp ngày nay đã được phát triển để thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể và cung cấp các báo cáo và phân tích các sự kiện đã diễn ra. Ví dụ như hệ thống kế toán sổ cái chung. Thỉnh thoảng, một số hệ thống hoạt động trong một thời gian thực "chế độ" có nghĩa là, có thông tin ngày để ở trong họ và có thể được sử dụng để thực sự kiểm soát các sự kiện. Một công ty điển hình có nhiều hệ thống riêng biệt để quản lý proces ses khác nhau như sản xuất, kinh doanh và kế toán. Mỗi hệ thống này có cơ sở dữ liệu riêng của mình và ít khi đi thông tin cho các hệ thống khác một cách kịp thời. Chỉ có một hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, SAP. Tất cả các truy cập các ứng dụng phổ biến dữ liệu. Sự kiện Real trong kinh doanh bắt đầu giao dịch. Kế toán được thực hiện tự động bởi các sự kiện trong kinh doanh và sản xuất. Bán hàng có thể nhìn thấy khi sản phẩm có thể được chuyển giao. Lịch trình sản xuất được định hướng bởi doanh số bán hàng Toàn bộ hệ thống được thiết kế để thời gian thực và không phải lịch sử. SAP cấu trúc thể hiện những gì được coi là "thực tiễn kinh doanh tốt nhất". Một công ty thực hiện SAP phải thích nghi với nó để đạt được hiệu quả và sức mạnh của nó. Quy trình thủ tục thích ứng với mô hình SAP liên quan đến "Quy trình Kinh doanh Re-kỹ thuật" mà là một phân tích hợp lý của các sự kiện và các mối quan hệ mà tồn tại trong hoạt động của một doanh nghiệp. SAP module ứng dụng: Hệ thống Cơ sở là trái tim của các hoạt động dữ liệu và cần được không hiển nhiên đến mức độ cao hơn hoặc người sử dụng quản l. Các công cụ tùy biến và thực hiện cũng tồn tại. Trung tâm của hệ thống từ quan điểm của một nhà quản lý là các module ứng dụng. Những module này có thể không phải tất cả được thực hiện tại một công ty điển hình nhưng chúng đều liên quan và được liệt kê dưới đây: 24 • FI Kế toán - thiết kế cho các quản lý tự động và báo cáo bên ngoài của sổ cái chung, các khoản phải thu, tài khoản phải trả và các khoản khác phụ sổ cái với một người dùng định nghĩa biểu đồ của các tài khoản. Theo mục được thực hiện liên quan đến doanh số bán hàng sản xuất và thanh toán các mục tạp chí được tự động đăng. kết nối này có nghĩa là những cuốn sách được thiết kế để phản ánh tình hình thực tế. • CO Kế toán quản trị - đại diện cho công ty của dòng chảy của chi phí và doanh thu. Nó là một công cụ quản lý về các quyết định của tổ chức. Nó cũng được tự động cập nhật như các sự kiện xảy ra. • PM quản lý tài sản - được thiết kế để quản lý và giám sát các khía cạnh cá nhân của tài sản cố định bao gồm cả mua và bán tài sản, khấu hao và quản lý đầu tư. • PS Hệ thống dự án- được thiết kế để hỗ trợ việc lập kế hoạch, kiểm soát và theo dõi lâu dài, các dự án phức hợp cao với các mục tiêu được xác định. • WF Workflow - liên kết các module tích hợp ứng dụng SAP-ứng dụng công nghệ với thập tự giá, các công cụ và dịch vụ • IS Giải pháp Công nghiệp - kết hợp các module ứng dụng SAP và ngành công nghiệp cụ thể chức năng bổ sung. . các kỹ thuật đặc biệt đã được phát triển cho ngành công nghiệp như ngân hàng, dầu khí, dược phẩm, v..v.. • HR Nhân sự - là một hệ thống tích hợp hoàn chỉnh để hỗ trợ việc lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động nhân sự. • PM Nhà máy Maintenance - Trong một quy trình bảo trì sản xuất phức tạp hơn có nghĩa là đang quét sàn nhà. . Thiết bị phải được dịch vụ và xây dựng lại. Những nhiệm vụ này ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất. • MM Vật liệu quản lý - hỗ trợ mua sắm hàng tồn kho và chức năng xảy ra vào ngày ngày hoạt động kinh doanh như mua hàng, quản lý hàng tồn kho, chế biến, điểm đặt hàng, vv • QM quản lý chất lượng - là một kiểm soát chất lượng và hệ thống thông tin hỗ trợ lập kế hoạch, kiểm tra, và kiểm soát đối với sản xuất và mua sắm. • Sản xuất PP Kế hoạch - được sử dụng để lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động sản xuất của một công ty. module này bao gồm; dự án luật của vật 25 chất, tuyến đường, các trung tâm làm việc, kinh doanh và kế hoạch hoạt động, kế hoạch sản xuất tổng thể, quy hoạch vật liệu yêu cầu, kiểm soát sàn cửa hàng, đặt hàng sản xuất, giáthành sản phẩm, vv • SD bán hàng và phân phối - giúp tối ưu hóa tất cả các nhiệm vụ và hoạt động trong bán hàng, giao hàng và thanh toán. yếu tố chính được; tiền hỗ trợ bán hàng, điều tra xử lý, chế biến báo giá, đơn đặt hàng chế biến, phân phối chế biến, hóa đơn và các thông tin hệ thống bán hàng. Mỗi module có thể có sub-mô-đun được thiết kế cho các nhiệm vụ cụ thể như chi tiết dưới đây. 26 Tính năng System-Wide SAP sử dụng hệ thống nhất định rộng các tính năng cần được unde rstood lúc đầuChúng được sử dụng để hợp lý, an toàn và linh hoạt cho tổ chức dữ liệu trong một doanh nghiệp kinh doanh. Tùy biến - là cấu hình của hệ thống đại diện pháp lý của cơ cấu tổ chức của bạn, báo cáo yêu cầu và quy trình kinh doanh. Báo cáo nội bộ là một công cụ quản lý trong hoạt động hàng ngày. báo cáo ngoài là yêu cầu của đơn vị chính quyền kiểm soát cơ cấu pháp lý của công ty, chẳng hạn như, tình trạng cơ quan thuế IRS, SEC vv • Các yếu tố tổ chức Tài chính  Khách hàng là một đơn vị độc lập về tổ chức và pháp lý ở cấp cao nhất trong SAP  Công ty là một thực thể pháp lý độc lập trong một khách hàng  lĩnh vực kinh doanh được sử dụng để sản xuất lợi nhuận và mất cân bằng báo cáo và tờ qua đường tiếp thị Quản lý vật liệu:  Mua các đơn vị  Cây cảnh  Phân phối và Bán hàng  Tổ chức bán hàng  Kênh phân phối  Division • Dữ liệu Master được ghi chép những gì còn lại trong cơ sở dữ liệu qua một khoảng thời gian dài. o Khách hàng Master o Người bán hàng Master o Chất liệu chủ 27 o Tài khoản Master Cơ cấu này giúp loại bỏ dữ liệu dư thừa và được chia sẻ bởi tất cả các module SAP. Đó là một khía cạnh quan trọng của sự vững mạnh của hệ thống. • Employee Self-Dịch vụ-nhân viên của bạn có thể truy cập các hồ sơ nhân sự của chính qua Internet. • Phân loại là sự phân công của đối tượng của lớp một. Mỗi lớp học có những đặc trưng tiêu chuẩn. • Matchcodes là các công cụ truy vấn sử dụng để tìm thông tin cụ thể bằng cách sử dụng các phương pháp tìm kiếm. • An ninh được quản lý cho các đối tượng, hồ sơ và ủy quyền. Người sử dụng chỉ được uỷ quyền để xem hoặc thay đổi các bộ phận của hệ thống theo yêu cầu của trách nhiệm công việc của họ. Quá trình kinh doanh và chức năng: Để hiểu một hệ thống như SAP một sự hiểu biết thấu đáo về các sự kiện và các mối quan hệ đó diễn ra trong một doanh nghiệp là cần thiết. Nó là không đủ để chỉ thực hiện bán hàng, sản xuất, Tài chính và Kế toán có công việc để làm trong một doanh nghiệp Các chi tiết chính xác của mỗi hành động, thời gian của hành động đó và mối tương quan của nó với tất cả các quá trình khác phải được hiểu rõ. Trong nhiều hoạt động lớn có thể không có người đó đã nắm bắt được đầy đủ tình hình. Trước khi một hoạt động có thể được tự động hoặc máy vi tính một nghiên cứu toàn diện của doanh nghiệp phải được thực hiện. Nhiệm vụ này được gọi là Quy trình Kinh doanh Kỹ thuật. 28 Thông qua tuần tự Walk • Bán hàng o bị hoạt động bán hàng - lập kế hoạch và hỗ trợ sẵn có cho nhân viên bán hàng o Bán hàng Đặt hàng - Các mục nhập thực tế của đơn hàng vào hệ thống thực hiện bởi các nhân viên bán hàng tại điểm bán hàng có thể sử dụng một máy PC và kết nối Internet. o Xác định nơi mà nguồn gốc hiệu quả nhất của sản phẩm đã ra lệnh là hàng tồn kho và vận chuyển nó. o Giao hàng tận nơi o Khách hàng Thanh toán o Khách hàng Thanh toán • Sản xuất 29 o Bán hàng và Kế hoạch hoạt động SOP nơi bán hàng dự báo được sử dụng trong một mô hình lập kế hoạch sản xuất để kiểm tra tính khả thi. o Lập kế hoạch sản xuất MPS - Các n pla thực tế cho toàn bộ quá trình sản xuất o Quản lý kế hoạch nguyên liệu MRP - Trường hợp kế hoạch sản xuất thực sự là chuyển đổi thành các yêu cầu đầu vào nguyên liệu. o Kế hoạch đặt hàng - Khi vật liệu có sẵn và khả năng tồn tại kế hoạch này được tạo ra và sau đó chuyển đổi thành một o Đặt hàng sản xuất. o Shop Floor Control, nơi sản xuất thực tế diễn ra và được đăng ký vào hệ thống như hàng hóa thành phẩm. o Mua hàng  Một khi người quản lý sản xuất có kế hoạch sản xuất một cái gì đó một trưng dụng cho các nguyên liệu cần thiết nhưng không phải trên bàn tay phải được chuẩn bị.  Lựa chọn nhà cung cấp - được thực hiện bởi các bộ phận thu mua  Để mua được gửi  nhận hàng tồn kho ngày càng tăng  đơn xác minh vì nó nhận được từ nhà cung cấp  Thanh toán cho nhà cung cấp. Tài chính Kế toán  Doanh số bán hàng các sự kiện phải được bắt tại thời đúng vào hệ thống sổ cái  Hàng tồn kho phải được điều chỉnh để phù hợp với hàng hóa vận chuyển  Hàng tồn kho phải được điều chỉnh để phù hợp với nguyên liệu nhận được  Hàng tồn kho phải được điều chỉnh để di chuyển từ giá trị nguyên liệu để làm việc trong quá trình 30  Hàng tồn kho phải được điều chỉnh để tăng hàng hóa thành phẩm khi chúng được sản xuất  Tài khoản yable Pa phải được thiết lập để mua hàng  Tài khoản phải thu phải phản ánh được lập hoá đơn hàng nhưng chưa thanh toán cho Quy trình Kinh doanh Kỹ thuật phải không chỉ xác định tất cả các bước mà còn phải tìm cách hiệu quả nhất để giảm thiểu các hành động cần thiết. Ví dụ, khi bán hàng được thực hiện, kiểm kê, kế hoạch sản xuất nên được tự động cập nhật. Khi kế hoạch sản xuất nguyên liệu được cập.nhật nên được tự động orde đỏ từ các nhà cung cấp. Khi hoàn thành hàng hóa được vận chuyển khách hàng nên được tự động lập hoá đơn tại cùng tức thì. Real đang có những tình huống phức tạp hơn so với lời giải thích đơn giản ở trên. 31 1.3 Ảnh hưởng của ERP đối với công tác kế toán Theo ông Hoàng Minh Châu - Giám đốc Công ty FPT TP.HCM, có nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp (DN) khi ứng dụng ERP. Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. DN có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh. • Hỗ trợ nhân viên kế toán phải trả tăng khả năng kiểm soát hóa đơn và quản lý quá trình thanh toán, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và loại trừ sự phụ thuộc của họ vào máy tính đối với những công việc đó. • Giảm bớt khối lượng các văn bản giấy tờ thông qua việc hỗ trợ các định dạng trực tuyến cho phép cập nhật và truy xuất thông tin một cách nhanh chóng. • Nâng cao hiệu quả hoạt động mang tính quốc tế thông qua việc hỗ trợ nhiều chính sách thuế, cơ chế về ngân hàng, các biểu mẫu chứng từ hóa đơn, hỗ trợ đã tiền tệ, đa kỳ kế toán. • Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót . • Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng. 32 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI VÀ ỨNG DỤNG ERP TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM 2.1 Giới thiệu các ERP phổ biến tại Việt Nam Oracle: E-Business Suite, PeopleSoft Enterprise SAP: SAP R/3, mySAP ERP, Business One Cụ thể về SAP: đã được triển khai thành công ở một số công ty trên lãnh thổ Việt Nam tính đến ngày hôm nay. - Bảo Minh + Bắt đầu vận hành khoảng năm 2003 + Phiên bản SAP R/3 4.6D - Vtrac (hãng sản xuất máy kéo Mỹ thương hiệu Catterpilar): + Bắt đầu vận hành khoảng năm 2003 + Phiên bản SAP R/3 4.6C ( đã nâng cấp lên ECC6) - Panasonic Communication Vietnam (PCV): + Phiên bản SAP R/3 Enterprise (4.7) + Bao gồm các phân hệ FI, CO, MM, SD và PP. + Dự án chính thức Go-Live tháng 9 năm 2006. - Densu: Một công ty Nhật Bản + Bắt đầu vận hành năm 2007 - DKSH Việt Nam + Bắt đầu vận hành năm 2007 33 - ICP + Go-Live năm 2008 - Sato: Công ty Nhật Bản + Go-Live đầu tháng 10/2008. - Thép Việt Pomina + Tháng 11/2008 Go-live - Công ty đồ gỗ nội thất AA + Tháng 11/2008 Gol-ive - Công ty Bút bi Thiên Long + Tháng 04/2009 Go-live - Công ty Pinaco + Tháng 04/2009 Go-live 2.2 Thực trạng ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp Năm 2009 Hợp đồng "Triển khai ứng dụng quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cho Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam" giữa Petrolimex và Công ty Hệ thống thông tin FPT (FIS) có giá trị lên tới 12,6 triệu USD Trong dự án này, Petrolimex lựa chọn giải pháp ERP của SAP vốn đã được triển khai thành công tại nhiều tập đoàn dầu khí hàng đầu như Petrochina, ExxoMobil, Gazprom, Royal Dutch Shell, Sinopec, Petrobras, BP 34 Không chỉ Petrolimex bỏ ra khoản tiền lớn như vậy để đầu tư ERP, trong những năm gần đây có khá nhiều doanh nghiệp lớn hàng đầu tại Việt Nam đã đầu tư ERP như Vinamilk, Kinh Đô, Phạm Nguyên, tập đoàn Thép Việt, ICP, REE,… Các doanh nghiệp Việt Nam đang tìm kiếm nhiều phương cách để hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn. Nghiên cứu cho thấy Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) có khả năng giảm được khoảng 45% hàng tồn kho. Cho đến nay, ERP vẫn nằm ngoài tầm với của nhiều doanh nghiệp Việt Nam vì mức độ đầu tư quá lớn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Nhiều doanh nghiệp địa phương không thừa nhận sự tồn tại của ERP. Tuy nhiên ngày nay, các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã có quan điểm mới về ERP và ERP đã trở thành một chọn lựa. Thị trường ERP của Việt Nam vẫn còn tương đối nhỏ, nhưng 5 năm gần đây, nó đã phát triển mạnh và đã có những thay đổi đáng kể. Nguyễn Chí Đức, Tổng Giám đốc một công ty phần mềm ở Việt Nam và là một chuyên gia cung cấp phần mềm ERP đã phát biểu: “Thị trường nội địa Việt Nam đang phát triển nhanh vì các công ty đã nhận ra lợi ích của ERP”. Ông nói thêm, Việt Nam từ khi gia nhập Tổ chức Thương Mại Thế giới (WTO), các doanh nghiệp trong nước càng bị áp lực cao vì sự cạnh tranh và công kích của thị trường quốc tế. Ông Đức cho biết, các công ty ở Việt Nam cũng không khác gì so với các đối tác khác ở Mỹ và châu Âu. Họ đang tìm các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng tốt và có chất lượng phục vụ. Tìm dữ liệu để xác định được tầm cỡ của thị trường có thể là một thử thách. Đa số các công ty đều rất vất vả trong việc xác định tầm cỡ thị trường và phân khúc thị trường riêng lẻ Những khái niệm sai lầm về Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 5 năm gần đây, kinh tế Việt Nam đã có nhiều chuyển biến. Tuy nhiên, quản lý chuỗi cung ứng vẫn còn là một ngành tương đối mới. Long Chandara, Giám đốc Quốc gia tại Tập đoàn Tectura, một công ty cung cấp dịch vụ phần mềm ERP với Văn phòng Quốc gia Việt Nam, cho biết: “Có rất nhiều khái niệm sai lầm về chuỗi cung ứng”. Đối với các nhà cung cấp, khi quản lý các khách hàng thân thiết của mình, Chandara nêu bật những điều cần thiết mà ERP có thể và không thể cung ứng được. Ví dụ, một công ty 35 Việt Nam quan tâm đến lĩnh vực trả lương và mong chờ ERP cung cấp một phần mềm có chức năng tương ứng và có những lợi ích tốt nhất. Đây là một khái niệm sai lầm về ERP. ERP không phải là một viên đạn thần kỳ có thể thay thế được mọi phần mềm quản lý tốt nhất trong một cơ quan. Một thử thách khác có thể được đặt ra cho các nhà lãnh đạo. Ông Đức nói ngắn gọn: “Một số nhà lãnh đạo không nhận ra những lợi ích của ERP”. Các nhà lãnh đạo nên quan tâm đến ERP, cần đầu tư thời gian cần thiết để triển khai những kiến thức rõ ràng về ERP và những tiềm năng lợi ích to lớn của nó cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. 2.2.1. Tính linh hoạt của ERP Nhiều doanh nghiệp Việt Nam ngày càng ứng dụng ERP làm điều kiện để thay đổi tổ chức. Tuy nhiên, tính linh hoạt của ERP được xem là điểm then chốt đối với bất kỳ một dự án ưu tiên thực thi nào. Chandara cho biết: “Các công ty Việt Nam không hiểu ERP”. Ví dụ, các quy trình kinh doanh đơn giản và chuẩn mực hóa là phần quan trọng trong bất kỳ việc triển khai thực hiện ERP nào. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp Việt Nam thiếu hẳn các quy trình thiết yếu này. Tương tự, việc đánh giá doanh nghiệp cũng quan trọng không kém. Abesolom Abby Fidel, nhà tư vấn độc lập SAP tại Việt Nam cho biết: “Có một định nghĩa sai lầm cho rằng các quy trình kinh doanh đang hoạt động trong hiện tại sẽ tự động nâng cấp”. Các doanh nghiệp Việt Nam cần đầu tư thêm thời gian trong việc đánh giá những quy trình kinh doanh tốt, hơn là xem xét những hoạt động kinh doanh hiện tại. Với sự hạn chế dữ liệu, việc nhận định những hoạt động kinh doanh tốt nhất có thể là một công việc khó khăn. Các công ty Việt Nam cần thể chế hóa việc thực thi và công khai rõ ràng cách đánh giá hoạt động kinh doanh. Có những việc không bao giờ xảy ra. 2.2.2. Cộng tác giới hạn Việc cộng tác và chia sẻ thông tin giữa các đối tác trong chuỗi cung ứng chưa được phổ biến trong các doanh nghiệp Việt Nam. Sự cộng tác độc lập giới hạn và những mâu thuẫn có thể tác động rất lớn đến quá trình triển khai thực hiện ERP. Sự cộng tác 36 yêu kém trong chuỗi cung ứng là tiền đề cho sự yếu kém của chuỗi cung ứng hữu quan. Các mối quan hệ kinh doanh ở Việt Nam đôi khi còn thiếu trung thực, mỗi doanh nghiệp đều tìm nhiều thị trường phát triển, điều đó gây ra nhiều giới hạn trong việc chia sẻ dữ liệu công ty. Tuy nhiên, ông Đức cho biết đã có một tín hiệu lạc quan, trong nền kinh tế suy thoái hiện tại đồng thời với việc gia nhập WTO, các công ty Việt Nam đã có nhiều tiến bộ trong việc cộng tác và chia sẻ thông tin. 2.2.3. Những thử thách Các công ty Việt Nam đang đối diện với nhiều thử thách khi thực thi hệ thống ERP. Một trong những sai lầm lớn của họ đó là vội vã lên lịch trình thực hiện. Việc thực hiện ERP ở Việt Nam phải mất nhiều thời gian”. Nhiều công ty Việt Nam đánh giá thấp việc thực hiện đúng thời hạn và việc quản lý dự án đó có thể còn rất mơ hồ. Quá trình thực hiện sắp xếp hợp lý doanh nghiệp có thể còn mất nhiều thời gian. Các công ty Việt Nam đôi lúc thiếu tính kiên nhẫn và linh hoạt khi giải quyết công việc Để thực hiện thành công ERP, các công ty cần phải thay đổi đường lối hoạt động và cần nhớ rằng không có một cá nhân đơn lẻ nào chịu trách nhiệm về các quy trình thực hiện. Các công ty cũng cần hiểu rõ năng lực của công ty và nhận định được cần phát triển phương diện nào. Ở Việt Nam, việc tìm kiếm và giữ được các nhân viên tốt cho một dự án vẫn còn là một thử thách. Các công ty không bao giờ có nguồn nhân lực để thực hiện ERP. Trong các trung tâm thương mại lớn tại Thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội, việc tìm kiếm nhân lực hợp lý vẫn còn gặp nhiều khó khăn. Các nhà tư vấn nước ngoài cũng gặp nhiều thử thách. Họ không hiểu được hoạt động của doanh nghiệp Việt Nam. Kỹ năng ngôn ngữ cũng là một rào chắn lớn. Phát triển năng lực cục bộ trong cơ quan đang được tiến hành. Các công ty cần trau dồi năng lực và củng cố nhân viên. Ở mức độ nào đó thì bộ phận nguồn nhân lực đang có lợi từ sự suy thoái kinh tế, vì các nhân viên ít có khả năng hoán đổi vị trí 2.2.4. Giá trị và tỷ suất lợi nhuận đầu tư 37 Dù chi phí hiện tại thấp, các công ty Việt Nam cần phải hiểu biết rõ về chi phí đầu tư và tỷ suất lợi nhuận trên đầu tư. Đôi khi các công ty còn rất mơ hồ về tổng chi phí thực hiện ERP. Một số công ty xem việc triển khai thực hiện tốt một loại ERP nổi tiếng như là việc làm tăng giá trị của công ty Trong hai năm gần đây, các công ty đã có nhiều thay đổi đáng kể và ngày càng nhận biết được lợi ích của ERP. Tuy nhiên, môi trường kinh doanh ở Việt Nam khác rất nhiều so với các thị trường ERP ở Mỹ và châu Âu. Các công ty Việt Nam cần tiến hành đánh giá chi tiết những rủi ro và việc đánh giá không chỉ dựa vào nghiên cứu công nghiệp. Đối với bất kỳ công ty nào, ERP là một đầu tư lớn, việc triển khai thực hiện và xây dựng năng lực cục bộ là điều không nên xem nhẹ. Nhất là trong thời kỳ kinh tế bấp bênh này. 38 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH ẢNH HƯỞNG CỦA ERP ĐỐI VỚI CÔNG TÁC KẾ TOÁN 3.1 Các phân hệ trong phần tài chính kế toán của một hệ thống ERP: 3.1.1 Phân hệ Sổ Cái Đây là phân hệ nền tảng của phần lớn các phần mềm kế toán/ERP vì nó chứa đựng các tài khoản trên sổ cái để lập báo cáo tài chính. Phần mềm nên hỗ trợ danh mục tài khoản do Hệ thống Kế toán Việt Nam (VAS) quy định cũng như các Chuẩn mực Kế toán Quốc tế (IAS) nếu công ty cần. Ngoài ra, phần mềm nên cho phép người sử dụng thêm hoặc chỉnh sửa danh mục tài khoản một cách thuận tiện. Ngoài đặc điểm này ra thì thường không có nhiều khác biệt giữa các phần mềm liên quan đến phân hệ sổ cái. 3.1.2 Phân hệ Quản lý Tiền Các đặc điểm của quản lý tiền thường bao gồm dự trù thu chi, đối chiếu với tài khoản ngân hàng, theo dõi tình trạng của các khoản vay hiện tại, bao gồm cả theo dõi và cảnh báo khi đến hạn trả nợ gốc và lãi. 3.1.3 Công nợ Phải trả và Công nợ phải thu Các chức năng thông thường cần thiết cho công nợ phải trả và công nợ phải thu là kiểm tra các khoản phải thu/phải trả chưa có hoá đơn, đối chiếu hoá đơn (nghĩa là đối chiếu hoá đơn với biên bản nhận hàng/biên bản giao hàng), kiểm tra các hoá đơn đã thanh toán và chưa 39 thanh toán, hạch toán tự động trên sổ cái và tích hợp giữa công nợ phải trả và công nợ phải thu cho khách hàng đồng thời là nhà cung cấp. Nhiều phần mềm nổi bật về các chức năng nhắc nhở người sử dụng về các khoản phải trả hoặc phải thu cần phải chú ý như các khoản đã vượt số ngày bán chịu cho phép hoặc đã gần hạn mức bán chịu cho phép. Một số phần mềm cho phép các điều khoản bán chịu cho các hàng hoá khách nhau trên cùng một hoá đơn trong khi các phần mềm khác không cho phép. Tương tự, các phần mềm khác nhau lập số lượng và chất lượng các báo cáo khác nhau như báo cảo tuổi nợ do người sử dụng tự thiết kế, sổ phụ của nhà cung cấp/khách hàng, liệt kê mua hàng và bán hàng, v.v.... DN nên yêu cầu cho ví dụ về các loại báo cáo có thể lập được khi đánh giá các phân hệ này. Ở Việt Nam, một số DN có thể yêu cầu hạch toán số tiền khác nhau giữa hoá đơn và khoản phải trả/phải thu thực tế và thậm chí số tiền ghi trên hoá đơn của người bán có thể khác so với số tiền thanh toán thực tế. Một số phần mềm như MS Solomon V và SunSystems có thể thực hiện được điều này với chức năng tuỳ biến nhưng phần lớn các phần mềm khác không hỗ trợ điều này. 3.1.4 Tài sản Cố định Phần mềm hỗ trợ việc tính tự động các loại khấu hao khác nhau như khấu hao đường thẳng, khấu hao số dư giảm dần cho cả tài sản cố định và tài sản thuê và tự động hạch toán vào sổ cái. Liên quan đến địa điểm, phần mềm nên hỗ trợ theo dõi luân chuyển tài sản cố định giữa các địa điểm. Ngoài ra, một số phần mềm hỗ trợ đánh giá lại tài sản nhưng không phải tất cả các phần mềm đều có chức năng này. Cuối cùng, nhưng không hẳn là kém quan trọng nhất, các DN Việt Nam thường lập sổ đăng ký tài sản cố định trên Microsoft Excel để cho 40 thuận tiện và phần mềm do đó nên hỗ trợ xuất nhập dữ liệu giữa phần mềm và Microsoft Excel. 3.1.5 Trung tâm Chi phí và Lợi nhuận Những DN coi các phòng ban như là trung tâm chi phí/lợi nhuận nên xem xét kỹ càng chức năng này, một chức năng cấp cao ở các phần mềm nước ngoài, vì nó liên quan đến tất cả các phân hệ. Nhìn chung, trung tâm chi phí/lợi nhuận có thể được coi như là các DN đơn lẻ và đó đó phần mềm phải hỗ trợ dự trù thu chi, lập ngân sách, báo cáo tài chính và báo cáo quản trị và thậm chỉ cả hạch toán tài sản cố định, công nợ phải thu, công nợ phải trả, phân bổ doanh thu và chi phí, v.v… theo trung tâm chi phí/lợi nhuận. 3.1.6 Lập Ngân sách: Các công cụ lập ngân sách cho phép các DN có thể lập ngân sách một cách hiệu quả và ghi lại những ngân sách này trên phần mềm để từng loại chi phí thực tế và doanh thu có thể so sánh với ngân sách một cách thuận tiện. Từng loại chi phí nên bao gồm ít nhất 5 loại chi phí bao gồm vật tư, nhân công trực tiếp, chi phí nhân công gián tiếp, chi phí cố định và các biến phí quản lý nhưng càng chi tiết thì việc lập ngân sách càng hữu ích. Các công cụ lập ngân sách còn hỗ trợ cho việc kiểm soát nội bộ và soạn lập các báo cáo quản trị có ý nghĩa. Các phần mềm nước ngoài thường có chức năng lập ngân sách nhưng các phần mềm trong nước điển hình thường không có. 3.1.7 Lập Báo cáo Tài chính Sự sẵn có của các báo cáo thiết kế sẵn, cũng như sự sẵn có của các công cụ để thiết kế các báo cáo theo yêu cầu của người sự dụng là rất 41 quan trọng. Một lợi thế của các phần mềm ERP trong nước là có thể tạo ra các báo cáo kế toán theo mẫu của VAS trong khi các phần mềm nước ngoài có lợi thế là có nhiều công cụ mạnh mẽ để tạo ra các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng. 3.1.8 Khả năng Phân tích Tài chính Chức năng phân tích tài chính của một phần mềm ERP thường không phụ thuộc hoàn toàn vào khả năng tạo ra các báo cáo tài chính hữu ích, mà là khả năng phân loại và nhóm dữ liệu theo cách có ý nghĩa. Kết quả là có thể tạo ra nhiều báo cáo khác nhau theo yêu cầu của người sử dụng. Các phần mềm ERP nước ngoài có xu hướng khá tinh vi về điểm này, với 3 đến 10 chiều phân tích do người sử dụng xác định. Tuy nhiên, các phần mềm như thế đôi khi có những thuật ngữ và khái niệm không quen thuộc đối với người Việt Nam và các công cụ chỉnh sửa mẫu tiêu chuẩn thường không thân thiện với người sử dụng. 3.1.9 Quản lý Hàng tồn kho 3.1.9.1. Những chức năng cơ bản Những chức năng cơ bản của phân hệ hàng tồn kho bao gồm theo dõi tất cả các loại hàng tồn kho tại từng công đoạn của quá trình sản xuất, hạch toán các hạng mục khác nhau trong một biên bản nhận hàng hoặc biên bản giao hàng đơn lẻ, theo dõi phế phẩm, theo dõi hàng bán bị trả lại, theo dõi địa điểm của Hàng tồn kho và ở từng công đoạn/quy trình sản xuất, và điều chỉnh thủ công đối với số lượng và giá trị Hàng tồn kho. 42 Ngoài ra, có một số chức năng có vẻ như cơ bản nhưng có thể có ảnh hưởng lớn đến quản lý Hàng tồn kho: • Đơn vị đo lường: phần mềm hỗ trợ cho việc sử dụng nhiều đơn vị đo lường. Chẳng hạn như trong lĩnh vực kinh doanh dược phẩm, công ty có thể nhập hàng theo kiện nhưng lại bán ra theo các đơn vị hộp hoặc chai ở các cỡ khác nhau. • Mã hàng: phần mềm nên hỗ trợ mã hàng bao gồm cả số và chữ. Trong nhiều ngành sản xuất, chẳng hạn như ngành sản xuất bàn ghế gỗ, có rất nhiều thành phần nhỏ được sử dụng trong quá trình tạo nên thành phẩm. Khi một mã đã được đặt cho một thành phần nhỏ nào thì sẽ không thể được sử dụng lại cho một thành phần khác. • Các phương pháp tính giá hàng tồn kho: phần mềm hỗ trợ các phương pháp tính giá hàng tồn kho khác nhau như Nhập Trước Xuất Trước (FIFO), Nhập Sau Xuất Trước (LIFO), Giá Bình quân Gia quyền, Phân bổ Cụ thể hoặc Trung bình Cuối Kỳ. Các phần mềm nước ngoài thường đáp ứng được các phương pháp tính giá hàng tồn kho phức tạp một cách hiệu quả hơn các phần mềm trong nước. • Xuất thành phẩm ngoài bán hàng: phần mềm nên hỗ trợ việc xuất thành phẩm ngoài bán hàng như trả lại cho nhà cung cấp, hàng mẫu dùng để khuyến mãi, hàng cho không (hàng biếu tặng), đổi hàng lấy hàng hoặc cho tiêu dùng nội bộ 3.1.9.2. Dự báo nhu cầu vật tư và thời gian Chờ hàng Các phần mềm trong nước thường còn yếu hoặc không có khả năng dự báo trước được nhu cầu vật tư và thời gian cần thiết cho việc mua hàng. 3.1.9.3. Danh mục vật tư 43 Danh mục Vật tư là bảng liệt kê các vật tư đầu vào để tạo ra một sản phẩm. Phần mềm nên cho phép tạo ra nhiều danh mục vật tư cho một sản phẩm và cho phép thay thế những vật tư này bằng những vật tư tương tự. 3.1.9.4. Theo dõi phế liệu Một điểm cũng nên xem xét là liệu phần mềm có hỗ trợ việc theo dõi phế phẩm và vật liệu tái sinh hay không. 3.1.9.5. Nhiều địa điểm Các phần mềm trong nước hầu như có thể theo dõi các loại hàng hoá khác nhau (các loại vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm) nhưng lại không theo dõi được những địa điểm khác nhau cất giữ các Hàng tồn kho ấy. Đây cũng là một vấn đề cần quan tâm đối với các doanh nghiệp có nhiều nhà máy hoặc kho hàng. 3.1.9.6. Theo dõi hàng tồn kho Phần mềm nên hỗ trợ việc theo dõi hàng tồn kho từ khâu nguyên vật liệu qua quá trình sản xuất cho đến khâu thành phẩm dựa trên các nhãn như số thùng, số lô hoặc số sêri. 3.1.9.7. Tích hợp với phân hệ mua hàng và phân hệ hoạch định sản xuất Một điểm cũng cần nên xem xét là liệu phân hệ quản lý Hàng tồn kho có thể tích hợp hoàn toàn với phân hệ mua hàng và phân hệ hoạch định 44 sản xuất, trong trường hợp phần mềm ERP hiện đang có những phân hệ này. 3.1.10 Quản lý sản xuất: 3.1.10.1. Hỗ trợ các quy trình của một ngành sản xuất cụ thể • Sản xuất liên tục và lắp ráp: nhiều phần mềm ERP được thiết kế chỉ phù hợp riêng cho các ngành sản xuất liên tục hoặc riêng cho ngành sản xuất lắp ráp. Ngành sản xuất liên tục là những ngành trong đó một khối lượng nguyên vật liệu đầu vào được trộn lẫn hoặc xử lý liên tục, ví dụ như sản xuất dược phẩm. Ngành sản xuất lắp ráp là những ngành trong đó những phần nhỏ được ráp vào nhau để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh, ví dụ như sản xuất đồ gỗ. Chẳng hạn, phân hệ quản lý sản xuất của phần mềm MS Solomon và Marcam được thiết kế đặc biệt thích hợp với ngành chế biến nước giải khát, tức là ngành sản xuất liên tục, trong khi Intuitive được thiết kế thích hợp với ngành công nghiệp lắp ráp hàng điện tử, là ngành sản xuất lắp ráp. Vì một trong những quy trình này là quy trình chủ chốt của một công ty sản xuất, công ty nên xem xét vấn đề này thật kỹ lưỡng. • Tính giá thành sản xuất: các lĩnh vực kinh doanh khác nhau đòi hỏi các phương pháp tính giá thành sản xuất khác nhau như giá thành thực tế, giá thành tiêu chuẩn hoặc một hình thức kết hợp nào đó của cả hai phương pháp này và công ty nên xem xét vấn đề này cẩn thận. Ngoài ra, phần mềm nào theo dõi càng chi tiết giá thành sản xuất thì càng hữu dụng. Nói chung, có thể có nhiều vấn đề với phương pháp giá thành thực tế hơn so với các phương pháp khác. Chẳng hạn như một số phần mềm như Exact Globe 2000 không hỗ trợ hạch toán xuất thành phẩm khi chưa biết giá thành thực tế và do 45 đó kế toán giá thành phải đợi đến tận cuối tháng mới có chi phí thực tế (chẳng hạn như tiền công) và sau đó mới có thể hạch toán tất cả các giao dịch trong tháng. 3.1.10.2. Hoạch định sản xuất Hoạch định sản xuất thường là một trong những mục tiêu chủ chốt của một phần mềm ERP. Phần mềm nên giúp cho việc lập kế hoạch sử dụng vật tư, nhân công và máy móc cả về khối lượng và chất lượng để có thể dễ dàng so sánh với số liệu thực tế. Do đó, phần mềm nên cho phép hoạch định: i) Nhu cầu công suất và công suất hiện có để đáp ứng yêu cầu của khách hàng ii) Tận dụng máy móc và nhân công; và iii) Lên lịch sản xuất. Ngoài ra, phần mềm nên lập các báo cáo tiến độ sản xuất khác nhau và một chức năng của các báo cáo này là cảnh báo giám đốc sản xuất một cách kịp thời. Thông thường thì các phần mềm trong nước không có khả năng thông báo cho người sử dụng khi đã kịch đến một số giới hạn trong quá trình sản xuất một đơn hàng cụ thể nào đó. 3.1.11 Quản lý giảm giá và chiết khấu Phần mềm nên hỗ trợ giảm giá hàng bán và các loại chiết khấu khác nhau như chiết khấu thương mại, chiết khấu bán hàng và chiết khấu thanh toán. Do cơ quan thuế Việt Nam có một số thay đổi gần đây về cách xử lý giảm giá và chiết khấu, phần mềm nên hỗ trợ các cách hạch toán do người sử dụng xác định và các phần mềm trong nước có khả năng đáp ứng tốt hơn các phần mềm nước ngoài đối với các thay đổi này. Chẳng hạn như một số công ty thiết kế phần mềm trong nước cho rằng phần mềm của họ 46 hỗ trợ giảm giá hàng bán (hoặc chiết khấu hồi tố) tốt hơn các phần mềm nước ngoài. 3.1.12 Phân tích/quản lý doanh thu Phần mềm nên có khả năng lập được các báo cáo bán hàng khác nhau dựa trên các dữ liệu như chủng loại doanh thu, doanh thu theo khách hàng, doanh thu theo vị trí địa lý, doanh thu theo nhân viên bán hàng, doanh thu theo sản phẩm, giá bán theo sản phẩm và qua các thời kỳ, hàng bán bị trả lại, các sản phẩm giao cho khách hàng trong tháng, v.v.... Có thể có những thứ này rất dễ dàng bằng công cụ phân loại giúp phân loại dữ liệu. Vì các công ty khác nhau có thể quan tâm đến các báo cáo khác nhau, công cụ phân loại nên cho phép phân loại theo tiêu chi do người sử dụng xác định. Tích hợp với phân hệ hàng tồn kho và phân hệ công nợ phải thu Để giúp cho việc hoạch định ở phạm vi toàn công ty được hiệu quả, phân hệ bán hàng nên tích hợp với các phân hệ liên quan khác. Chẳng hạn, bằng cách nối với phân hệ hàng tồn kho, phần mềm hỗ trợ kiểm tra ngay lập tức hàng trong kho và cho phép một đơn đặt hàng được nhập vào trong hệ thống hoạch định sản xuất do bộ phận sản xuất sử dụng. Các phần mềm trong nước thường không hỗ trợ kiểm tra ngay lập tức hàng tồn kho, do đó đưa thông tin chính xác cho khách hàng bị chậm chạp. Một ví dụ khác của việc phải tích hợp phân hệ bán hàng với các phân hệ khách là kiểm tra hạn mức bán chịu trước khi xử lý một đơn hàng bằng cách tích hợp với phân hệ công nợ phải thu. 3.2 Những điểm khác biệt cơ bản giữa kế toán truyền thống và kế toán sử dụng ERP: 3.2.1 Ghi nhận bằng bút toán hạch toán 47 Trong hệ thống ERP nước ngoài, hạch toán KT không phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ KT cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau. Ví dụ, trong quy trình mua hàng, có bút toán nhận hàng tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho; bút toán ghi nhận công nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng; bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanh toán.. Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ, hệ thống ERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau. 3.2.2 Sự xuất hiện tài khoản trung gian trong các nghiệp vụ kế toán Trong ERP, hệ thống hạch toán kế toán không phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin, vì thế mỗi một thao tác nghiệp vụ trong quy trình SXKD đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống và cùng với việc quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ kế toán cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau. Ví dụ trong quy trình mua hàng hoá, bạn sẽ có bút toán nhận hàng tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho, bút toán ghi nhận công nợ phải trả trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng, bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanh toán,… Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ kinh tế, hệ thống ERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các 48 quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau. Mặc dù đây là một điểm khác biệt so với kế toán Việt Nam, nhưng trên góc độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ trên vẫn không có gì thay đổi. Để đảm bảo cho bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch toán cũ, doanh nghiệp Việt nam có thể sử dụng các tài khoản không thuộc hệ thống tài khoản chính thức của mình và xem đó là các tài khoản trung gian. Như vậy việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của doanh nghiệp và các doanh nghiệp có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa. Demo trên hệ thống SAP phát sinh tài khoản trung gian Chứng từ nhận hàng 49 Invoice: Sử dụng TK trung gian: 191100 Demo trên hệ thống Sap bút toán đảo • Chứng từ reverse (ghi đảo) Chứng từ ban đầu: 50 Chứng từ reverse: 3.2.3 Trừ khi chỉ sử dụng phân hệ kế toán tổng hợp (GL), không thể quản lý số liệu kế toán theo kiểu đối ứng tài khoản truyền thống Ngoài phân hệ kế toán (GL) thực hiện các bút toán một cách trực tiếp như các phần mềm kế toán hông thường, tất cả các phân hệ khác của ERP đều tiến hành hạch toán tự động và quy tắc hạch toán 1:n hay n:1 không được đặt ra, vì thế không thể thực hiện việc tách số dư của các tài khoản theo từng tài khoản đối ứng. Hơn nữa, như đã phân tích ở phần trên, việc quản lý các giao dịch theo kiểu đối ứng tài khoản là một việc làm không có ý nghĩa, vì hầu hết các tài khoản đều được hạch toán đối ứng với các tài khoản mà kế toán Việt nam xem là trung gian. Đây là một vấn đề khá quan trọng đối với hầu hết những người làm kế toán ở Việt nam vì chúng ta vẫn quen kiểm soát số liệu theo kiểu đối ứng. Tuy nhiên, cần lưu ý một điểm khác biệt rất lớn giữa ERP và các phần mềm 51 kế toán là bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt vì thế những sai sót về định khoản là hầu như không xảy ra. 3.2.4 Trong ba phương pháp chữa sổ kế toán ở Việt Nam, chỉ có phương pháp ghi bút toán đảo và bút toán âm là được thực hiện trên ERP Với ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, hệ thống ERP không cho phép người dùng xoá bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống. Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán đảo. Chính vì đặc điểm này mà người sử dụng hệ thống có thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát và đều làm ảnh hưởng đến số liệu báo cáo của họ. Tuy nhiên cũng chính nhờ đặc điểm này mà số liệu kế toán do các hệ thống ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũng như các đối tác bên ngoài doanh nghiệp 3.2.5 Việc quản lý chỉ đạt được tốt nhất khi doanh nghiệp sử dụng các quy trình tác nghiệp hoàn chỉnh của hệ thống. Vì hệ thống được thiết kế để quản lý theo một quy trình, nếu cắt đứt một trong các công đoạn của một quy trình nào đó, chức năng kiểm soát của hệ thống sẽ không còn ý nghĩa. Kéo theo đó là việc kiểm soát số liệu kế toán cũng sẽ khó khăn. 52 CHƯƠNG 4: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC ỨNG DỤNG ERP VÀO TRONG DOANH NGHIỆP VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN 4.1 Liên quan đến quá trình ứng dụng ERP. Tại sao nhiều dự án triển khai ERP thất bại? Triển khai ERP thất bại thảm hại trong các giai đoạn ban đầu hoạt động hoặc không cung cấp những lợi ích đã hứa. Tại sao điều này xảy ra? Dưới đây là một số những lý do phổ biến nhất: - Thiếu đầu tư trang thiết bị quản lý, cam kết và hỗ trợ - Không đúng quy hoạch và lập ngân sách - Sử dụng công cụ ERP sai - Thiếu đào tạo - Công tác văn hóa của tổ chức 4.1.1. Thiếu đầu tư trang thiết bị quản lý, cam kết và hỗ trợ Việc quản lý hàng đầu phải được rõ ràng thuyết phục về tầm quan trọng của ERP và làm thế nào có thể được sử dụng như một vũ khí cạnh tranh và làm thế nào công ty có thể thất bại nếu một hệ thống ERP là không có sẵn để quản lý và kiểm soát các hoạt động kinh doanh. Nếu quản lý nhận thức được lợi ích tiềm năng của ERP và nguy hiểm của việc không có một hệ thống ERP, sẽ có sự ủng hộ đầy đủ và các nguồn lực cần thiết để tổ chức thực hiện hệ thống tốt nhất có thể. 4.1.2. Kế hoạch và ngân sách không đúng cách Trước khi bắt đầu thực hiện dự án ERP, quy hoạch chi tiết liên quan đến tất cả các bên liên quan là cần thiết cho sự thành công của dự án. Trong giai đoạn này, 53 quyết định thủ tục liên quan để được theo sau, công cụ để được mua, ngân sách được giao để thực hiện và bảo trì, về vấn đề được quyết định. Nếu kế hoạch này không được thực hiện đúng cách, sau đó mọi cơ hội mà nhiều yếu tố sẽ được bỏ qua như lựa chọn công cụ sai, không đủ tiền, và các thành viên đội tuyển không đầy đủ và như vậy. 4.1.3. Sử dụng công cụ ERP sai Chúng tôi đã thấy rằng không có hai tổ chức là như nhau và mỗi tổ chức yêu cầu một công cụ ERP đó là môi trường thích hợp nhất cho tổ chức của mình, văn hóa làm việc và thủ tục. Vì vậy, các đội quy hoạch ERP nên đưa vào tài khoản tất cả những yếu tố này trước khi quyết định một công cụ. Họ cần nghiên cứu những công cụ có sẵn, phù hợp với yêu cầu của tổ chức, các công ty thăm nơi mà các công cụ được cài đặt để xem chúng trong hành động, nên thảo luận về người dùng cuối đào tạo, cập nhật và nâng cấp công cụ và vv. Chỉ khi tất cả các thành viên của nhóm nghiên cứu tin rằng một công cụ cụ thể là tốt nhất cho các tổ chức, quyết định mua phải được thực hiện. 4.1.4. Thiếu đào tạo Một trong những lý do chính ERP thất bại là do sự kháng cự của người dùng. Điều này thường là kết quả của sự thiếu hiểu biết và sợ hãi vô minh, về công cụ và sợ hãi của việc bổ sung hoặc thất nghiệp. Các yếu tố này có thể được sửa chữa bằng cách cho đào tạo thích hợp. Đào tạo phải được các cấp các khía cạnh khác nhau của việc thực hiện ERP. Việc quản lý hàng đầu nên địa chỉ sợ hãi của nhân viên của mất việc làm của họ như là công cụ tự động hóa nhiều tác vụ. 4.1.5. Văn hóa làm việc của Tổ chức Các nền văn hóa làm việc của tổ chức là rất quan trọng cho sự thành công của ERP. Nếu tổ chức có lực lượng lao động là sẵn sàng học hỏi những điều mới và thay đổi công nghệ mới, sau đó sẽ không có vấn đề với hệ thống ERP thực hiện. 54 Nhưng nếu các nhân viên chống lại sự thay đổi và xem việc giới thiệu các phương pháp hình thức như một phương tiện giao trách nhiệm, họ sẽ cảm nhận được công nghệ mới như là một cái gì đó tiêu cực. Vì vậy, tư duy cơ bản của lực lượng lao động cần phải được thay đổi. Điều này quan trọng không chỉ đối với sự thành công của ERP mà còn cho sự thành công của bất kỳ sáng kiến cải tiến qui trình. Trong thay đổi suy nghĩ của nhân viên hai yếu tố quan trọng hàng đầu cần được quản lý hỗ trợ và đào tạo thích hợp. 4.2 Liên quan đến hệ thống kế toán  Chi phí đầu tư cho một gói phần mềm hoàn chỉnh cao:khoảng 15 triệu USD. Nên có thể chỉ mua một số phân hệ thật sự cần thiết với nhu cầu của doanh nghiệp  Muốn triển khai ERP, doanh nghiệp cần có đủ cán bộ có năng lực, dám chấp nhận và biết cách thay đổi. Đào tạo nhân viên kế toán.  Thiết kế hệ thống kế toán và quản lý chứng từ theo quy trình chuẩn của quốc tế. Giữa hệ thống kế toán VN và hệ thống kế toán ERP còn một số khác biệt. 4.3 Đối với các đơn vị triển khai ERP 4.3.1 Qui trình hóa một cách rõ ràng các giai đoạn thực hiện là một yêu cầu hết sức cần thiết để có thể đạt được những kết quả như mong muốn. 4.3.2 Trong giai đoạn triển khai thử nghiệm Doanh nghiệp nên: • Chọn phương án triển khai phù hợp với hiện trạng của doanh nghiệp. • Thiết lập, đồng bộ, chỉnh sửa hoặc đổi mới hệ thống máy tính, mạng và các thiết bị phần cứng nếu có yêu cầu. • Kiểm tra tất cả các tính năng có trong giải pháp. 55 • So sánh, đối chiếu chức năng hoạt động của phần mềm và các nghiệp vụ sản xuất–kinh doanh thực tế. • Ghi nhận các lỗi và yêu cầu nhà cung cấp giải pháp giải đáp những điểm còn vướng mắc 4.4 Đối với doanh nghiệp ứng dụng ERP 4.4.1 Quan trọng nhất là sự phù hợp Đừng quá quan tâm đến việc giải pháp ERP nào là mạnh, giải pháp nào là yếu mà hãy quan tâm đến sự phù hợp của giải pháp với doanh nghiệp của mình. Một giải pháp dành cho công ty lớn chưa chắc đã phù hợp với công ty nhỏ và ngược lại, giải pháp nhỏ sẽ không phù hợp với quy mô doanh nghiệp lớn. Giải pháp có thế mạnh về lĩnh vực sản xuất nhưng chưa chắc đã phù hợp cho doanh nghiệp ở lĩnh vực thương mại. Giải pháp giá cao chưa chắc đã phù hợp hơn giải pháp giá trị thấp hơn. Giải pháp có các tính năng mạnh nhưng doanh nghiệp có thể không có nhu cầu về các tính năng mạnh này.. Sự phù hợp được thể hiện ở các tiêu chí về quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh, các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và đặc biệt là doanh nghiệp sẽ mở rộng hay không trong tương lai gần hoặc xa... 4.4.2 Giá cả không phải là tiêu chí quan trọng nhất Giá cả là tiêu chí rất quan trọng nhưng không phải là tiêu chí quan trọng nhất. Hãy đưa ra khoản kinh phí thấp nhất và cao nhất có thể theo khả năng tài chính của doanh nghiệp và lựa chọn giải pháp ERP phù hợp nhất mà giá cả nằm trong khoảng kinh phí dự trù này. Không nên cố gắng quá mức để chạy theo các giải pháp giá cao vì giải pháp giá cao chưa chắc đã phù hợp với doanh nghiệp. Cũng không nên quá tiết kiệm mà lựa chọn giải pháp giá càng thấp càng tốt vì giải pháp giá thấp cũng có thể không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp. Giá cả của giải pháp ERP rất có thể không tương đồng với hiệu quả mà nó mang lại cho khách hàng vì nó phụ thuộc rất nhiều vào chiến lược bán hàng của nhà cung cấp. 56 4.4.3 Xem demo trình diễn sản phẩm của càng nhiều giải pháp càng tốt Việc này giúp cho DN có được nhiều góc nhìn khác nhau về các giải pháp ERP. Từ nhiều lựa chọn, DN có thể chọn ra được giải pháp ERP phù hợp hơn với doanh nghiệp của mình. Hãy đừng tiếc thời gian tham khảo các giải pháp vì dự án ERP là dự án có ảnh hưởng rất lớn đến tương lai của doanh nghiệp. Hãy suy nghĩ thật thấu đáo nhu cầu của doanh nghiệp và tìm ra những yếu tố tiên quyết mà phần mềm ERP phải thoả mãn (ví dụ: Khả năng thay đổi nhanh của phần mềm theo thực tế doanh nghiệp...). 4.4.4 Lựa chọn các giải pháp năng động, có thể biến đổi dễ dàng khi doanh nghiệp thay đổi Dự án ERP là dự án từ khi triển khai cho đến khi kết thúc có thể kéo dài một vài năm. Ngay trong thời gian này thì doanh nghiệp cũng đã thay đổi rất nhiều. Vì vậy phần mềm ERP cần phải "biến đổi được" thì mới có thể đáp ứng đươc yêu cầu thay đổi của doanh nghiệp theo thời gian. Bạn có thể lựa chọn giải pháp chưa đáp ứng hoàn toàn nhu cầu của doanh nghiệp hiện tại, nhưng trong quá trình triển khai phần mềm có thể biến đổi được dễ dàng (tính động) do các công cụ và cơ chế được xây dựng sẵn trên phần mềm thì dự án sẽ có khả năng thành công lớn. Nếu bạn lựa chọn giải pháp tương đối phù hợp hôm nay nhưng không có khả năng biến đổi thì doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn sau này khi nâng cấp, mở rộng...Các doanh nghiệp không quá lớn nên lựa chọn giải pháp nội vì giải pháp nội địa dễ biến đổi hơn các sản phẩm ngoại do nhà sản xuất phần mềm cũng là nhà triển khai dự án. Các giải pháp ngoại có thể mạnh về các mô hình quản lý trên thế giới nhưng chưa chắc đã phù hợp với doanh nghiệp Việt nam và đặc biệt khó biến đổi xâu vì nhà tư vấn triển khai nội địa không phải là nhà sản xuất phần mềm. 4.4.5 Tham khảo các ý kiến khách quan của các khách hàng đã và đang sử dụng sản phẩm 57 Đây là điều thật quan trọng nên tiến hành, không nên chỉ căn cứ vào sự trình bày giải pháp của các nhà cung cấp mà kết luận vì khi chưa có kinh nghiệm, bạn sẽ dễ tin vào các lý luận của người demo trình diễn sản phẩm. DN có thể thấy giải pháp ERP nào cũng hay nhưng đó chỉ là những cảm nhận chủ quan của DN và rất có thể không phải là sự thật. Đặc biệt nên tham khảo được các thông tin về sự thành công của sản phẩm áp dụng cho các khách hàng có quy mô và lĩnh vực hoạt động, ngành nghề kinh doanh tương tự như doanh nghiệp của DN. Các sản phẩm có thương hiệu tốt, đã áp dụng thành công ở nhiều khách hàng sẽ có khả năng thành công nhiều hơn so với các sản phẩm không có thương hiệu. 58 KẾT LUẬN  Trong giai đoạn nền kinh tế không ngừng phát triển cùng với quá trình toàn cầu hóa và đặc biệt với việc nước ta gia nhập tổ chức thương mại lớn nhất thế giới WTO thì sự cần thiết của ngành nghề ERP- Enterprise Resources Planning đang ngày càng trở nên quan trọng, mở ra nhiều cơ hội và thách thức mới. Rất nhiều doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ trên thế giới và ở Việt Nam đã và đang tìm đến với ERP như một chiến lược kinh doanh hiệu quả nhất. Trên thế giới ERP đã có từ khá lâu nhưng ở Việt Nam ERP đang thật sự là một môi trường công việc, một giải pháp kinh doanh mới mẻ và nhiều hấp dẫn cho các doanh nghiệp cũng như các đơn vị triển khai phát triển. Thông qua các luận điểm, nhận định và qua thực tế nghiên cứu tại FPT, đề tài đã nêu ra những khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin kế toán, những kiến thức nền tảng về ERP cũng như cập nhật tình hình ứng dụng ERP trên thế giới và trong nước hiện nay. Nói riêng về phân hệ tài chính kế toán, vì được xây dựng dựa trên những chuẩn mực kế toán và quy tắc kế toán quốc tế nên giữa ERP và kế toán truyền thống của Việt Nam còn một số khác biệt cơ bản trong quá trình hạch toán cũng như quản lý. Những khác biệt này gây khá nhiều khó khăn trong quá trình tiếp cận và ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp ở Việt Nam. Đề tài cũng đưa ra những nguyên nhân thất bại của hầu hết các dự án triển khai ERP tại Việt Nam. Bên cạnh đó còn đưa ra một số giải pháp và cách nhìn nhận mới, đứng trên cả 2 phương diện là người triển khai và doanh nghiệp ứng dụng ERP, giúp cho nhà triển khai cũng như doanh nghiệp có thể hạn chế và khắc phục một số rủi ro và nguy cơ từ dự án ERP. Hiện tại trên thị trường ERP có rất nhiều phần mềm giúp doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn như SAP, Oracle, Solomon…Trong quá trình thực tập tại Công ty FPT tôi đã có cơ hội được đào tạo về SAP và tham khảo tài liệu của 2 dự án SAP hiện tại của FPT đó là REE và ThuDucHouse. Thời gian thực tập tại đây đã giúp tôi hiểu chi tiết hơn về ERP 59 và cụ thể là SAP, điều này đã giúp tôi rất nhiều trong việc thực hiện đề tài “Phân tích tác động của hệ thống ERP đối với nghiệp vụ kế toán tại Doanh nghiệp” trên phương diện lý thuyết cũng như ứng dụng thực tế trên hệ thống. Vì vậy trong đề tài tôi đã đưa ra một số mô phỏng thực tế khi hạch toán nghiệp vụ kế toán cụ thể trên SAP để giải thích cho một số điểm khác nhau giữa SAP và kế toán truyền thống Việt Nam. 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO • • • • • SAP ERP Finacials Configuration and Design- Naeem Arif and Tauseef Sheikh Muhammad • Finacial Reporting with SAP- Aylin Korkmaz • Controlling- Profitability Analysis with SAP- Sisfontes Monge • SAP show