Đề tài Phân tích quy trình xử lý bộ chứng từ giao nhận hàng đường biển bằng container

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH NGUYỄN THANH THỦY PHÂN TÍCH QUY TRÌNH XỬ LÝ BỘ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG ĐƯỜNG BIỂN BẰNG CONTAINER Chuyên ngành: KINH TẾ ĐỐI NGOẠI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Long Xuyên, tháng 06 năm 2008 TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC PHÂN TÍCH QUY TRÌNH XỬ LÝ BỘ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG ĐƯỜNG BIỂN BẰNG CONTAINER Chuyên ngành: KINH TẾ ĐỐI NGOẠI Sinh viên thực hiện: NGUYỄN THANH THỦY Lớp: DH5KD. Mã Số SV: DKD041641 Giảng viên hướng dẫn: ThS. ĐẶNG HÙNG VŨ Long Xuyên, tháng 06 năm 2008 CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH ĐẠI HỌC AN GIANG Người hướng dẫn Thạc sĩ Đặng Hùng Vũ Người chấm, nhận xét 1: ………………………….. (Họ tên, học hàm, học vị và chữ ký) Người chấm, nhận xét 2: …………………………. (Họ tên, học hàm, học vị và chữ ký) Khóa luận được bảo vệ tại Hội đồng chấm bảo vệ khóa luận Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh ngày……tháng……năm 2008 LỜI CẢM ƠN œ¯ Đầu tiên tôi xin gởi lời cảm ơn chân tình đến tất cả giảng viên khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, những người đã dạy dỗ, truyền tải nhiều kiến thức, kinh nghiệm bổ ích, quý báo cho tôi trong suốt bốn năm qua. Chính quý thầy cô là người đã trang bị hành trang, cung cấp cho tôi những kiến thức cơ bản làm nền tảng để tôi tự tin bước vào đời. Đạt được kết quả như ngày hôm nay đối với tôi là sự thành công lớn của cả một quá trình cố gắng miệt mài, trau dồi của bản thân, trong đó phải kể đến công ơn dạy dỗ, chỉ dẫn, giúp đỡ, ủng hộ của biết bao nhiêu người, những công ơn này tôi xin ghi nhớ mãi. Ngoài ra, để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này, công lao to lớn mà tôi mãi không quên là của thầy Đặng Hùng Vũ. Mặc dù có rất nhiều công việc bận rộn nhưng thầy đã dành thời gian hướng dẫn, hiệu chỉnh và chỉ bảo tận tình cho tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Bên cạnh đó, tôi cũng xin chân thành cảm ơn các ban lãnh đạo và toàn thể công nhân viên công ty cổ phần Thái Minh đã tạo điều kiện cho tôi vào thực tập tại đây, đặc biệt, đối với tất cả các anh, chị trong phòng chứng từ. Riêng anh Chu Hải Vân là những người đã chỉ bảo, hướng dẫn nhiệt tình, cung cấp các tài liệu cần thiết để tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp. Thêm vào đó, các anh, chị ở đây còn tạo cơ hội cho tôi tiếp xúc, tham gia vào các công việc thực tế để có thêm nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải - giao nhận. Tiếp theo, tôi xin gởi lời cảm ơn đến tất cả những bạn bè đã ủng hộ, giúp đỡ tôi vượt qua những khó khăn trong quá trình học tập. Tôi cũng xin cảm ơn những ý kiến quý báo mà các bạn đã đóng góp giúp tôi hoàn chỉnh hơn cho khóa luận của mình. Và kế tiếp, người mà tôi luôn ghi nhớ công ơn đó chính là cha mẹ. Cha mẹ đã sinh ra và nuôi dưỡng, động viên, tạo mọi điều kiện thuận lợi để tôi được học tập thật tốt. Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn và cầu chúc cho tất cả mọi người đều vui, khỏe, gặp nhiều may mắn và thành công trong cuộc sống! Sinh viên Nguyễn Thanh Thủy TÓM TẮT š¯› Những thập niên gần đây, sự gia tăng thương mại một cách mạnh mẽ giữa các quốc gia và giữa các châu lục đã kéo theo sự phát triển mạnh mẽ của các phương thức vận tải hàng hóa, điển hình là phương thức giao nhận hàng hóa bằng container đường biển. Trong xu thế chung đó, Việt Nam cũng là một trong những nước có tốc độ gia tăng thương mại rất đáng kể trong những năm gần đây, bên cạnh những cơ hội về mặt kinh tế mà thương mại thế giới đem lại, nước ta còn có một số thuận lợi về điều kiện tự nhiên, là một nước có bờ biển dài và nằm trong những tuyến vận tải lớn, quan trọng của thế giới. Tất cả những yếu tố trên hứa hẹn Việt Nam trở thành một quốc gia mạnh về thương mại, đó cũng là cơ hội phát triển cho ngành vận tải hàng hóa, đặc biệt bằng container. Nhận thấy được tiềm năng này, rất nhiều công ty kinh doanh dịch vụ vận tải – giao nhận được thành lập ở Việt Nam, công ty cổ phần Thái Minh cũng là một trong những công ty được hình thành từ xu thế đó, với nghiệp vụ cung cấp những dịch vụ giao nhận hàng xuất - nhập khẩu bằng container đường biển. Ngoài công việc kinh doanh thì việc nâng cao trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên và hoàn thiện quy trình xử lý bộ chứng từ giao nhận cũng rất quan trọng, nó giúp cho việc kinh doanh của công ty thuận lợi hơn và ngày càng phát triển. Song song đó còn tạo và cũng cố được uy tín của công ty trên thị trường dịch vụ giao nhận. Nhận thấy được sự quan trọng này của quy trình xử lý bộ chứng từ giao nhận hàng bằng container đường biển, tôi đã tiến hành phân tích quy trình này thông qua kết quả hoạt động của công ty Thái Minh, từ đó tiến hành phân tích quy trình xử lý bộ chứng từ hàng nhập, hàng xuất sau đó rút ra những khó khăn và thuận lợi mà công ty đang gặp phải khi thực hiện những quy trình này, cuối cùng đưa ra những giải pháp nhằm để hoàn thiện quy trình. Nội dung của bài nghiên cứu gồm các chương như sau: Chương 1: MỞ ĐẦU Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN Chương 3: PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH KINH DOANH GIAO NHẬN HÀNG XNK TẠI CÔNG TY THÁI MINH Chương 4: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH XỬ LÝ BỘ CHỨNG TỪ HÀNG XNK VẬN CHUYỂN ĐƯỜNG BIỂN BẰNG CONTAINER Chương 5: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN VÀ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XỬ LÝ BỘ CHỨNG TỪ Chương 6: KẾT LUẬN MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BẢNG 3.1: CÁC TUYẾN CHÍNH CÔNG TY TMC ĐANG CUNG CẤP CHO KHÁCH HÀNG 16 BẢNG 3.2: CƠ CẤU SỐ LIỆU LAO ĐỘNG CỦA CÔNG TY TMC 20 BẢNG 3.3: TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA GIAO NHẬN HÀNG AIR 22 BẢNG 3.4 TÌNH HÌNH KINH DOANH GIAO NHẬN CỦA TMC…………...22 DANH MỤC HÌNH HÌNH 2.1 : SƠ ĐỒ QUAN HỆ CỦA NGƯỜI GIAO NHẬN VỚI CÁC BÊN 5 HÌNH 2.2: QUI TRÌNH GỬI HÀNG FCL 10 HÌNH 2.3 : QUI TRÌNH GỬI HÀNG LCL 11 HÌNH 3.1: CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY THAMI SHIPPING & AIRFREIGHT COR 17 HÌNH 4.1 : QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT 25 HÌNH 4.2: QUY TRÌNH LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN HÀNG XUẤT 27 HÌNH 4.3 : QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP 30 HÌNH 4.4: QUY TRÌNH LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN HÀNG NHẬP 32 DANH MỤC BIỂU ĐỒ BIỂU ĐỒ 3.1: TÌNH HÌNH KINH DOANH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT TẠI CÔNG TY TMC 20 BIỂU ĐỒ 3.2: TÌNH HÌNH KINH DOANH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP TẠI CÔNG TY TMC 21 DANH MỤC VIẾT TẮT š«› B/L (Bill of lading): vận đơn đường biển CFS: trạm hàng lẻ C/Y: bãi chứa container CIF (Cost, Insurece, Freight): giá cả, bảo hiểm, phí vận tải D/O (Delivery Order): lệnh giao hàng ETA (Estimated Time of Arrival): ngày đến ETD (Estimated Time of Departure): ngày đi FCL (Full Container Load): hàng nguyên container HB/L (House bill of loading) INV (Invoice): hóa đơn thương mại L/C (Letter of Credit): thư tín dụng LCL (Less than a container load): hàng rời MB/L (Master Bill of Loading): vận đơn chủ NK: nhập khẩu P/L (Packing list): phiếu đóng gói S/A (Shipping advice): thông báo lô hàng nhập THAMICO: Thai Minh Company TMC: công ty Thái Minh TNHH: trách nhiệm hữu hạn XK: xuất khẩu XNK: xuất nhập khẩu CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài Ngày nay, trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế và khu vực thì mối quan hệ giữa các quốc gia về phương diện kinh tế ngày càng trở nên gắn bó với nhau hơn. Đặc biệt, là ngoại thương - một hoạt động đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc phát triển kinh tế, góp phần nâng cao vị thế quốc gia trên thị trường quốc tế. Trong những thập niên gần đây, sự gia tăng thương mại một cách mạnh mẽ giữa các quốc gia và giữa các châu lục đã kéo theo sự phát triển mạnh mẽ của các phương thức vận tải hàng hóa, điển hình là phương thức giao nhận hàng hóa bằng container đường biển. Riêng đối với Việt Nam, khi đã là thành viên của Hiệp Hội Thương mại Quốc Tế (WTO), chúng ta lại càng phải chuẩn bị thật tốt về nghiệp vụ ngoại thương, buôn bán quốc tế, về các phương thức vận tải đặc biệt là phương thức giao nhận hàng hóa bằng container đường biển, để có thể theo kịp tốc độ phát triển kinh tế của các nước trong tương lai. Bên cạnh đó, nước ta là nước có bờ biển dài - 3.260 km với nhiều sông lớn như sông Hồng, Thái Bình, Đồng Nai, Cửu Long và có vịnh tự nhiên kín gió như Vũng Tàu, Hạ Long, Cam Ranh nên có rất nhiều điều kiện để xây dựng các cảng biển lớn. Mặt khác, nước ta nằm trong tuyến vận tải quan trọng từ Thái Bình Dương sang Ấn Độ Dương, từ biển Đông sang Thái Bình Dương nên vận tải biển của chúng ta là rất lớn. Tất cả những yếu tố trên hứa hẹn Việt Nam trở thành một quốc gia mạnh về thương mại, đó cũng là cơ hội phát triển cho ngành vận tải hàng hóa, đặc biệt bằng container. Xuất phát từ những lợi thế hiện có và để phù hợp với tình hình, xu thế chung của nhu cầu vận tải hàng hóa bằng container của thế giới, ở nước ta, trong những năm gần đây đã xuất hiện nhiều công ty giao nhận cũng như đại lý hãng tàu. Công ty cổ phần Thái Minh cũng là một trong những công ty được hình thành từ xu thế đó, với nghiệp vụ cung cấp những dịch vụ giao nhận hàng xuất - nhập khẩu bằng container đường biển. Bên cạnh đó, trong những năm qua, công ty đã đạt được nhiều kết quả hoạt động kinh doanh khả quan. Do đó, bằng những kiến thức đã học cũng như những kinh nghiệm thực tế được tích lũy trong quá trình thực tập tại công ty Thái Minh, tôi quyết định chọn đề tài: “Phân tích quy trình xử lý bộ chứng từ giao nhận hàng hóa bằng container đường biển” làm đề tài tốt nghiệp. Thông qua đề tài này, góp phần giúp cho quy trình xử lý bộ chứng từ của công ty thêm hoàn thiện, công việc kinh doanh ngày càng được mở rộng, tạo, cũng cố và nâng cao uy tín của công ty trên tất cả thị trường trong và ngoài nước. Mục tiêu của đề tài Mục tiêu của bài nghiên cứu này nhằm: - Phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại công ty Thái Minh. - Tìm hiểu, phân tích quy trình xử lý bộ chứng từ giao nhận hàng đường biển bằng container của công ty để đưa ra những nhận xét và biện pháp khắc phục những khó khăn cũng như nâng cao hiệu quả của quy trình giao nhận hàng hóa bằng container đường biển. Phạm vi nghiên cứu Công ty Thái Minh hoạt động trên nhiều lĩnh vực từ năm 1994 cho đến nay. Tuy nhiên, bài nghiên cứu này chỉ phân tích quy trình xử lý chứng từ đối với hàng hóa xuất nhập khẩu bằng container đường biển của công ty cổ phần Thái Minh qua các năm: 2004, 2005, 2006. Phương pháp nghiên cứu Bài nghiên cứu dựa trên quan sát thực tế, sử dụng phương pháp thống kê mô tả và phân tích từng quy trình liên quan đến những hoạt động của công ty Thái Minh. Từ đó đưa ra nhận xét và biện pháp thích hợp để cải thiện những khó khăn mà công ty gặp phải. Bên cạnh đó, nguồn số liệu được sử dụng trong bài nghiên cứu chủ yếu được tôi tham khảo từ các báo cáo của công ty thông qua việc cung cấp của nhân viên các phòng ban. Cấu trúc của bài nghiên cứu Đề tài gồm 6 chương: Chương 1: Mở đầu: giới thiệu về bài nghiên cứu bao gồm lý do chọn đề tài, mục tiêu nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu dựa trên quan sát thực tế, sử dụng phương pháp thống kê mô tả kết hợp với việc phân tích từng quy trình liên quan đến những hoạt động của công ty Thái Minh. Chương 2: Cơ sở lý luận: nêu những vấn đề cơ bản về lĩnh vực giao nhận bao gồm khái niệm về giao nhận, người giao nhận, phạm vi dịch vụ giao nhận, vai trò, hoạt động người giao nhận, quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận, tác dụng của nghiệp vụ giao nhận, các loại container đường biển, những thuận lợi của vận chuyển hàng hóa bằng container, nghiệp vụ vận chuyển hàng hóa bằng container và cuối cùng là tổng quan về vận chuyển hàng hóa bằng container ở Việt Nam. Chương 3: Phân tích tình hình kinh doanh giao nhận hàng XNK tại công ty Thái Minh: trong chương này tôi trình bày về quá trình hình thành và phát triển của công ty, hoạt động và nhiệm vụ của công ty, cơ cấu tổ chức và quản lý, phân tích tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây, sau đó là đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Chương 4: Phân tích quy trình xử lý bộ chứng từ hàng hóa XNK vận chuyển đường biển bằng container: bao gồm phân tích quy trình xử lý bộ chứng từ hàng xuất và quy trình xử lý bộ chứng từ hàng nhập. Chương 5: Một số giải pháp nhằm nâng cao nghiệp vụ giao nhận và hoàn thiện quy trình xử lý bộ chứng từ: căn cứ vào những điểm mạnh, điểm yếu hiện tại của công ty, cùng với những yêu cầu, đòi hỏi trong các quy trình xử lý chứng từ kết hợp với những cơ hội, thách thức của ngành từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao nghiệp vụ và hoàn thiện quy trình. Chương 6: Kết luận: là những kiến nghị đối với nhà nước và các ngành có liên quan, cuối cùng là tóm tắt lại những gì đã trình bày trong bài nghiên cứu. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU TRONG VẬN CHUYỂN BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN. 2.1 Giới thiệu chung về đại lý giao nhận hàng hóa 2.1.1 Khái niệm về giao nhận, người giao nhận v Giao nhận: Giao nhận là một hoạt động kinh tế có liên quan đến vận tải nhằm đưa hàng đến đích an toàn, là dịch vụ hải quan, là dịch vụ có liên quan đến vận tải có, là thuê mướn người vận tải, cũng có thể là người vận tải có phương tiện vận tải, có thể tham gia vận tải. Còn có thể định nghĩa giao nhận là tập hợp các nghiệp vụ liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận hàng. Giao nhận thực chất là tổ chức quá trình chuyên chở và giải quyết các thủ tục liên quan đến quá trình chuyên chở đó. Như vậy, giao nhận là một ngành mang tính chất đặc thù nằm trong khâu lưu thông và phân phối hàng hóa. v Người giao nhận : Người kinh doanh dịch vụ giao nhận gọi là người giao nhận (Forwarder). Người giao nhận có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất cứ một người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa. Người giao nhận với trình độ chuyên môn như biết kết hợp giữa nhiều phương thức vận tải khác nhau, biết tận dụng tối đa phương thức, trọng tải của các công cụ vận tải nhờ vào dịch vụ gom hàng và biết kết hợp giữa vận tải - giao nhận – XNK. Ngoài ra, còn liên hệ tốt với các tổ chức có liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa như hải quan, đại lý tàu, bảo hiểm, ga, cảng... 2.1.2 Phạm vi của dịch vụ giao nhận - Tổ chức chuyên chở hàng hóa trong phạm vi ga, cảng. - Tổ chức xếp dỡ hàng hóa. - Ký kết hợp đồng vận tải với người chuyên chở, thuê tàu, lưu cước với người chuyên chở đã chọn lọc. - Làm thủ tục hải quan. - Mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu người gửi hàng yêu cầu. - Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình gửi hàng, nhận hàng, thanh toán. - Lo liệu việc lưu kho hàng hóa (nếu cần) và bảo quản hàng hóa. - Cân đo hàng hóa. - Nhận hàng và giao hàng. - Thu xếp chuyển tải hàng hóa. - Gom hàng, lựa chọn tuyến đường vận tải, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp. - Thanh toán cước phí, chi phí xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi... - Thông báo tình hình đi và đến của các phương tiện vận tải. - Thông báo tổn thất với người chuyên chở. 2.1.3 Vai trò của người giao nhận v Người môi giới hải quan: Nhiệm vụ của người giao nhận là làm thủ tục hải quan đối với hàng xuất nhập khẩu và dành chỗ chở hàng trong vận tải quốc tế hoặc lưu cước với các hãng tàu theo sự ủy thác của người XK hoặc người NK tùy thuộc vào hợp đồng mua bán. Trên cơ sở được nhà nước cho phép, người giao nhận thay mặt người XK, NK để khai báo, làm thủ tục hải quan như một môi giới hải quan. v Đại lý: (Agent) Trước đây người giao nhận không đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở. Người giao nhận chỉ hoạt động như một cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở như là một đại lý của người chuyên chở hoặc của người gửi hàng. Ngày nay, người giao nhận còn được quyền nhận ủy thác từ chủ hàng hoặc từ người chuyên chở để thực hiện các công việc khác nhau như nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, lưu kho,...trên cơ sở hợp đồng ủy thác. v Người gom hàng (Cargo Consolidator): Đặc biệt trong vận tải hàng hóa bằng container, dịch vụ gom hàng là không thể thiếu được nhằm biến hàng lẻ (LCL) thành hàng nguyên container (FCL) để tận dụng sức chở của container và giảm cước phí vận tải. v Người chuyên chở : Ngày nay, trong nhiều trường hợp người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở, tức là người giao nhận trực tiếp ký hợp đồng vận tải với chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng từ nơi này đến nơi khác. 2.1.4 Hoạt động của người giao nhận v Thay mặt người gửi hàng - Chọn tuyến đường, phương thức vận tải, hãng tàu thích hợp và có uy tín để chuyên chở hàng hóa cho người gửi hàng. - Cung cấp đơn giá liên quan đến việc chuyên chở, từ đó giúp nhà XK lập phương án giá XK. - Nhận hàng, cấp chứng từ đã nhận hàng để gửi đi hay cấp House B/L. - Thu xếp việc lưu kho nếu được uỷ thác. - Khai báo hải quan về hàng xuất khẩu, thu xếp và chuẩn bị giấy tờ cần thiết cho lô hàng như: giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy tờ hải quan,.. - Thanh toán cước vận chuyển và chi phí liên quan. - Theo dõi quá trình vận chuyển cho tới khi hàng đến tay người nhận, thông báo tình hình đi và đến của phương tiện vận tải. - Thu xếp chuyển tải hàng hoá. v Thay mặt người nhận hàng - Giám sát lô hàng trong quá trình chuyên chở. - Khi tàu về đến cảng, nhận lệnh giao hàng từ người chuyên chở. - Khai báo hải quan về lô hàng nhập, và nhận hàng từ người chuyên chở. - Thanh toán cước phí và các chi phí khác. - Thu xếp việc chuyên chở hàng hoá đến tận kho hay người nhận hàng. 2.1.5 Mối quan hệ của người giao nhận với các bên tham gia Cơ quan quản lý XNK - Cơ quan cấp giấy phép XNK - Hải quan - Cơ quan y tế, kiểm dịch - Cảng vụ - Thuế vụ - Lãnh sự, phòng thương mại Người gửi (xuất) Người nhận (nhập) Người giao nhận Đại lý giao nhận Cảng - Tổ chức dịch vụ - Công ty vận tải - Đại lý tàu biển - Công ty bảo hiểm - Cơ quan giám định và kiểm nghiệm - Cung ứng tàu biển - Chủ kho bãi - Ngân hàng và các tổ chức tài chính HÌNH 2.1 : SƠ ĐỒ QUAN HỆ CỦA NGƯỜI GIAO NHẬN VỚI CÁC BÊN 2.1.6 Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận v Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận - Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng. - Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng. - Sau khi ký hợp đồng, nếu xảy ra các trường hợp có thể dẫn đến việc không thực hiện được toàn bộ hay một phần những chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo ngay cho khách hàng biết để xin chỉ dẫn thêm. - Trong trường hợp hợp đồng không có thỏa thuận về thời hạn cụ thể thực hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thực hiện các nghĩa vụ của mình trong thời hạn hợp lý. - Người giao nhận có quyền không nhận chuyên chở hàng nguy hiểm, làm hại đến phương tiện vận chuyển. Có quyền dùng bất cứ phương tiện nào để chuyên chở hàng hóa. v Trách nhiệm của người giao nhận - Khi người giao nhận là đại lý + Khi người giao nhận hoạt động với danh nghĩa là đại lý, anh ta phải chịu trách nhiệm về những lỗi lầm hoặc sơ suất của mình hay người làm thuê cho mình. + Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về hành vi lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở, hoặc người giao nhận khác…, nếu anh ta chứng minh được là đã lựa chọn cẩn thận. - Khi người giao nhận là người chuyên chở chính + Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu. Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác...mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình. + Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trường hợp anh ta tự vận chuyển hàng hóa bằng các phương tiện vận tải của chính mình mà còn trong trường hợp anh ta phát hành chứng từ vận tải của mình hay cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở. Người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện và người của mình hoặc của người giao nhận đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người chuyên chở. v Các trường hợp miễn trách nhiệm cho người giao nhận - Người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa không phải chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng phát sinh do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng ủy quyền. - Đã làm đúng theo những chỉ dẫn của khách hàng hoặc người được khách hàng ủy quyền. - Khách hàng đóng gói và ký mã hiệu không phù hợp. - Do khách hàng hoặc người được khách hàng ủy quyền thực hiện việc xếp/dỡ hàng hóa. - Do khuyết tật của hàng hóa, do có đình công và các trường hợp bất khả kháng khác. v Giới hạn trách nhiệm - Trách nhiệm của người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa trong mọi trường hợp không vượt quá giá trị hàng hóa, trừ khi các bên có thỏa thuận khác trong hợp đồng. - Người làm dịch vụ hàng hóa không được miễn trách nhiệm nếu không chứng minh được việc mất mát, hư hỏng hoặc giao hàng chậm không phải do lỗi của mình gây ra. - Tiền bồi thường được tính trên cơ sở giá trị hàng hoá ghi trên hóa đơn và các khoản tiền khác có chứng từ hợp lệ. - Người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa không phải chịu trách nhiệm khi không nhận được thông báo về khiếu nại trong thời hạn 14 ngày làm việc (không tính chủ nhật và ngày lễ), kể từ ngày giao hàng. - Ngoài ra, người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa sẽ không phải chịu trách nhiệm khi không nhận được thông báo bằng văn bản về việc bị kiện tại trọng tài hoặc tòa án trong thời hạn 9 tháng kể từ ngày giao hàng. 2.1.7 Tác dụng của nghiệp vụ giao nhận v Tạo điều kiện cho người xuất nhập khẩu hoạt động có hiệu quả - Doanh nghiệp XNK sẽ giảm được chi phí cho việc đào tạo cán bộ chuyên môn, đảm bảo thực hiện hợp đồng đúng thời hạn, sự luân chuyển hàng hóa được thông suốt. - Giảm được chi phí kho hàng do sử dụng kho của người giao nhận hay kho của người giao nhận thuê, từ đây ta có thể giảm được giá thành hàng hóa XNK, nâng cao khả năng cạnh tranh của hàng hóa trên thị trường. - Nhà kinh doanh có thể lựa chọn phương thức, dịch vụ tốt nhất với giá cả phù hợp để hàng hóa được đến nơi an toàn. v Giảm chi phí vận tải - Do người giao nhận có chuyên môn sâu, cho nên họ thực hiện công việc rất nhanh chóng và đạt hiệu quả cao do họ có thể kết hợp được nhiều phương thức vận tải để thực hiện một chuyến hàng. - Tận dụng được dung tích, trọng tải của công cụ và phương tiện vận tải nhờ vào nghiệp vụ gom hàng. - Họ có quan hệ tốt với các tổ chức có liên quan đến quá trình vận tải hàng hóa như: công ty vận tải, công ty bảo hiểm, kho, cảng... - Người giao nhận có khả năng kết hợp được giữa vận tải, giao nhận và XNK. - Giao nhận là quá trình phức tạp, nó vừa đòi hỏi giải quyết đồng thời một lúc hai công việc đối nội và đối ngoại. Do vậy, ngoài những nhân tố trên, giao nhận muốn đạt hiệu quả tốt thì cần phải có: - Thời gian giao nhận hợp lý : + Rút ngắn được thời gian giao nhận sẽ giảm được chi phí, mất mát, hư hỏng về hàng hóa. + Tránh ứ đọng vốn, tranh thủ thị trường, giảm thời gian lưu kho bãi, thời gian lập chứng từ và giảm thời gian giám định kiểm tra hàng hóa. - Giao nhận chất lượng tốt: giao nhận phải đảm bảo chính xác, có khả năng đáp ứng cao đối với yêu cầu giao nhận và đảm bảo an toàn cho hàng hóa. 2.2 Các loại container đường biển Container có thể được phân loại làm 2 cách: v Phân loại theo cách sử dụng - Container bách hoá (General Cargo Container) Dùng để chở hàng khô, có bao bì nên còn gọi là container hàng khô (Dry cargo container). Vì hàng không cần phải bắt buộc ở một nhiệt độ nhất định trong container nên container có hình dáng như một toa xe thùng có cửa đóng mở và có mui, được dùng nhiều nhất trong các loại container. - Container nhiệt độ (Thermal container) Được thiết kế dùng để chứa loại hàng đặc biệt đòi hỏi nhiệt độ ở bên trong container phải ở một mức nhất định, nên vách và mái thường bọc xốp để giảm nhiệt độ bên trong container tiếp xúc và chịu ảnh hưởng nhiệt độ ngoài trời. Có 3 loại container nhiệt độ: + Container lạnh (Refrigerated/ Reefer container): Được thiết kế cho vận chuyển hàng cần giữ độ lạnh cao như thịt, cá, tôm…Có các loại máy làm lạnh được đặt bên trong container và cũng có loại dùng hơi lạnh được cung cấp qua ống dẫn từ máy làm lạnh bên ngoài. + Container cách nhiệt (Insulated Container): Dùng chở rau trái, dược phẩm…có kết cấu cách nhiệt giữ độ mát, ngăn nhiệt độ gia tăng và thường dùng đá lạnh làm nguồn dây mát. + Container thông gió (Ventilated container): Có các lỗ thông gió ở thành vách dọc hoặc thành vách mặt trước container giúp rau quả bên trong container trao đổi không khí dễ dàng và khỏi bị hư trong thời gian vận chuyển nhất định. - Container đặc biệt (Special container): dùng vận chuyển hàng đặc biệt gồm các kiểu: + Container hàng khô rời (Dry bulk container) được thiết kế đặc biệt để chứa hàng khô: ngũ cốc, phân bón… + Container bồn (Tank container) dùng vận chuyển chất lỏng như: rượu, hóa chất, thực phẩm… + Container mái mở (Open top container): dùng vận chuyển máy móc hoặc gỗ có thân dài. + Container mặt bằng (Platform container) dùng chở hàng nặng: thiết bị máy, sắt thép… + Container mặt bằng có vách hai đầu (Platfrom based container). + Container vách dọc mở (Side open container). + Container chở xe hơi (Car container): dùng chở xe hơi, có thể xếp bên trong container 1 hoặc 2 tầng tùy theo chiều cao của xe. + Container chở súc vật (Live-stock/ Pen container): để chở thú hay gia súc. + Container chở da sống (Hide container): để chở da thú sống có mùi nặng và độ ẩm cao, đòi hỏi nhiều điều kiện vệ sinh. + Container sức chứa lớn (High Cubic container): dùng để hàng cồng kềnh có hệ số xếp dỡ cao. v Phân loại theo vật liệu chế tạo Container thép (Steel container) ª Ưu điểm: - Kín nước, ít rò rỉ và ít biến dạng. - Bền chắc, ít hư khi va chạm. - Dễ sửa, dễ mua. - Giá thành thấp so với nhôm và nhựa. ª Nhược điểm: - Tốn sức bảo dưỡng vì thép tương đối bị ăn mòn. - Trọng lượng vỏ thép tương đối nặng. Container nhôm (Aluminium Container) ª Ưu điếm: - Trọng lượng vỏ container nhẹ, thể tích chứa hàng nhiều. - Có dáng ngoài đẹp, ít bị ăn mòn. ª Nhược điểm: - Rách khi bị va đập. - Giá thành cao do nhôm đắt. Container chất dẻo - Dung tích chứa hàng lớn hơn. - Hơi nước ít đọng bên trong, hạn chế thiệt hại do nước đọng. - Chống ăn mòn tốt hơn. 2.3 Những thuận lợi của vận chuyển hàng hóa bằng container Vận tải container ngày càng phát triển mạnh vì đã mang lại nhiều lợi ích cho các bên tham gia: v Đối với chủ hàng - Hàng được bảo vệ tránh được các tổn thất, hư hỏng, mất mát xảy ra trong lúc vận chuyển. - Tiết kiệm được chi phí do giảm thiểu được thời gian kiểm đếm hàng, giúp cho việc giảm sát được tốt hơn, đồng thời làm cho việc chuyển tải nhanh hơn. - Làm giảm bớt và đơn giản hóa các thủ tục trung gian trong lúc vận chuyển nội địa nên tiết kiệm được chi phí điều hành lúc lưu thông. - Hàng được luân chuyển tiện lợi, nhanh, tạo điều kiện giúp cho việc kinh doanh đạt hiệu quả cao. v Đối với chủ tàu - Rút ngắn thời gian tàu đậu tại cảng xếp dỡ hàng, tăng nhanh vòng quay khai thác tàu, tạo thuận lợi cho việc chuyển tải và vận chuyển đa phương thức. Giảm được các khiếu nại từ phía chủ hàng về các hư hỏng hàng xảy ra trong lúc vận chuyển. - Giúp cho người vận tải tận dụng được tối đa trọng tải và dung tích tàu, nâng cao hiệu quả khai thác. v Đối với đại lý vận tải Tạo cơ hội thực hiện chức năng như là một người vận chuyển không khai thác tàu, cung cấp các dịch vụ như: dịch vụ thu gom hàng lẻ, dịch vụ từ kho đến kho, dịch vụ phát hàng. 2.4 Nghiệp vụ vận chuyển hàng hóa bằng container v Gởi hàng đầy và nhận đầy container FCL/FCL (FCL: Full Container Load) Người gởi hàng có lượng hàng với tính chất giống nhau, đủ chứa đầy một hay nhiều container, nên thuê cả một hay nhiều container để gởi hàng. Hãng tàu cấp lệnh giao vỏ container cho chủ hàng đóng hàng tại kho riêng hoặc tại bãi. Container được niêm phong kẹp chì sau khi đã làm thủ tục hải quan kiểm hoá Chủ hàng hay công ty giao nhận vận chuyển container đã được niêm phong kẹp chì đến bãi chứa container (C/Y) của người vận chuyển để chờ xếp hàng Tại cảng đến, người vận tải sắp xếp và chịu chi phí vận chuyển container vào bãi chứa của mình Tại bãi chứa container, người nhận hàng hoặc công ty giao nhận sắp xếp và chịu chi phí lo thủ tục hải quan, vận chuyển về kho riêng và rút hàng HÌNH 2.2: QUI TRÌNH GỬI HÀNG FCL Quy trình: - Container do người vận tải cung cấp được chủ hàng đóng hàng tại kho riêng hoặc tại bãi container. Sau đó, container được niêm phong kẹp chì sau khi đã làm thủ tục hải quan kiểm hóa. - Chủ hàng hay công ty giao nhận vận chuyển container đã được niêm phong kẹp chì đến bãi chứa container của người vận chuyển để chờ xếp lên tàu. - Tại cảng đến, người vận chuyển sắp xếp và chịu chi phí vận chuyển container vào bãi chứa của mình. - Từ bãi container, người nhận hàng hoặc công ty giao nhận sắp xếp và chịu chi phí lo thủ tục hải quan, vận chuyển về kho riêng và rút hàng. Trách nhiệm các bên: Người gởi hàng (Shipper) - Vận tải hàng của mình từ kho hay nơi chứa hàng đến bãi chứa container của cảng gởi. - Đóng hàng vào container, kể cả chất xếp và chèn lót. - Ghi ký mã hiệu và dấu hiệu chuyên chở. - Niêm phong và cặp chì container theo quy chế xuất khẩu và thủ tục hải quan. - Chịu mọi chi phí liên quan đến việc làm trên. Người nhận hàng (Consignee) - Xin giấy phép nhập khẩu và làm thủ tục hải quan cho lô hàng. - Xuất trình B/L hợp lệ cho người vận chuyển để nhận hàng. - Nhanh chóng rút hàng tại bãi chứa hoặc tại kho của mình để hoàn trả container rỗng cho người chuyên chở kịp lúc, tránh bị phạt. Người vận chuyển (Carrier) - Chăm sóc, giữ gìn, bảo quản hàng xếp trong container kể từ khi nhận từ người gởi tại bãi chứa của cảng gửi cho đến khi giao trả cho người nhận tại bãi chứa ở cảng đến. - Xếp hàng từ bãi chứa ở cảng gởi lên tàu chở đi, kể cả việc sắp xếp hàng trên tàu. - Dỡ hàng từ tàu xuống bãi chứa ở cảng đến. - Giao hàng cho người nhận có vận đơn hợp pháp. - Chịu mọi chi phí xếp dỡ container lên xuống tàu. v Gởi hàng lẻ, nhận hàng lẻ LCL/LCL (LCL: Less than a container load) Người gởi hàng vì không đủ lượng hàng để xếp đầy container gởi nên phải gởi hàng lẻ. Người kinh doanh vận chuyển hàng lẻ được gọi là người gom hàng (Cosolidator) sẽ tập trung các lô hàng của nhiều chủ hàng rồi sắp xếp, phân loại, kết hợp các lô hàng lẻ đóng vào container, niêm phong cặp chì theo quy định của thủ tục xuất khẩu và hải quan, xếp container xuống bãi chứa ở cảng đến và giao hàng cho người nhận. Người gom hàng nhận nhiều lô hàng lẻ của nhiều chủ hàng khác nhau gom vào kho CFS Người gom hàng đóng nhiều lô hàng lẻ của các chủ hàng khác nhau vào cùng một container bằng chi phí của mình Người vận chuyển xếp container lên tàu Tại cảng đến, đại lý giao nhận nhận container được dỡ từ tàu xuống, vận chuyển về trạm hàng lẻ để rút hàng Các lô hàng được tách ra riêng biệt và giao cho người nhận (người nhập khẩu) HÌNH 2.3 : QUI TRÌNH GỬI HÀNG LCL Quy trình: - Người gom hàng nhận nhiều lô hàng của nhiều chủ hàng khác nhau gởi cho nhiều người nhận khác nhau tại trạm hàng lẻ (CFS). - Người gom hàng đóng nhiều lô hàng lẻ của các loại chủ hàng khác nhau vào cùng một container bằng chi phí của mình. - Người vận chuyển xếp container lên tàu. - Tại cảng đến, đại lý giao nhận container được dỡ từ tàu xuống, vận chuyển về trạm làm hàng lẻ để rút hàng. - Các lô hàng được tách ra riêng biệt và giao cho người nhận (người nhập khẩu). Trách nhiệm các bên Người gởi hàng (Shipper) - Vận chuyển hàng từ kho hay nơi chứa hàng của mình trong nội địa đến giao cho người gom hàng tại trạm làm hàng lẻ của cảng gửi và phải chịu chi phí vận chuyển này. - Chuyển các chứng từ cần thiết liên hệ đến thương mại, vận tải, thủ tục xuất khẩu cho người gom hàng. - Nhận vận đơn và trả cước hàng lẻ. Người nhận hàng (Consignee) - Xin giấy phép nhập khẩu và làm thủ tục hải quan cho lô hàng nhập. - Xuất trình vận đơn hợp lệ cho người nhận hàng hoặc đại diện của họ để nhận hàng. - Nhanh chóng nhận hàng tại trạm CFS. Người vận chuyển (Carrier) - Người vận chuyển thực sự (hãng tàu) vận chuyển hàng lẻ với tư cách người gom hàng chịu trách nhiệm suốt quá trình vận chuyển hàng từ khi nhận hàng tại cảng gửi đến khi giao trả hàng xong tại cảng đích. Vận đơn họ ký phát cho người gửi hàng có thể là House Bill of Loading do họ soạn thảo. - Mặt khác, vì không có phương tiện vận tải để tự kinh doanh chuyên chở nên họ phải thuê tàu của người chuyên chở thực tế chở các lô hàng lẻ đã được xếp vào container và niêm phong cặp chì. Quan hệ giữa họ và người chuyên chở thực là quan hệ giữa người thuê tàu và người chuyên chở. Người chuyên chở thực bốc container lên tàu, ký phát cho người thầu chuyên chở “Vận đơn chủ” (Master Ocean Bill of Lading), vận chuyển hàng đến đích, dỡ hàng lên bãi chứa và giao hàng cho đại lý hoặc đại diện người thầu chuyên chở. 2.5 Tổng quan về vận chuyển hàng hóa bằng container ở Việt Nam Ở Việt Nam, phương thức xuất nhập khẩu hàng bằng container xuất hiện khá muộn (trước năm 1975), chủ yếu là để vận chuyển hàng hóa viện trợ của quân đội Mỹ. Sau năm 1975 chúng ta đã tiếp nhận 45.000 container trong đó có 25.000 cái sử dụng được. Năm 1978, thành lập công ty container trực thuộc phân cục đường biển ở thành phố Hồ Chí Minh để làm nhiệm vụ thu hồi, sửa chữa và khai thác số container đó (85% là container tổng hợp) Dương Hữu Hạnh. Vận tải – giao nhận quốc tế và bảo hiểm hàng hải. NXB Thống Kê. Trang 155 . Lúc này vận tải container chưa đáng kể, chủ yếu là trao đổi hàng hóa với Liên Xô và một số nước xã hội chủ nghĩa khác và vận chuyển nội địa. Năm 1977, Cục đường biển đã mua tàu Hậu Giang (semi – container) và có thề coi đây là container đầu tiên ở Việt Nam. Năm 1988, vận tải container bắt đầu phát triển. Saigon Ship đã mua tàu Mimosa chạy đường gần. Với tư cách đại lý dịch vụ vận tải container, Việt Nam đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm, song song đó còn xác định được hướng phát triển, đầu tư trang thiết bị, xác lập được quan hệ với các chủ hàng cùng các tổ chức đại lý thế giới. Từ khi có chính sách mở cửa, tiếp nhận đầu tư nước ngoài, sản xuất thương mại cả nội địa lẫn quốc tế đều gia tăng. Nhu cầu vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu ngày càng phát triển nhất là trong giai đọan phát tiển toàn cầu hiện nay. Cùng với chính sách mở cửa Việt Nam đã ký kết được nhiều hiệp định song phương và đặc biệt Việt Nam đã là thành viên thứ 50 của Tổ Chức Thương Mại Thế Giới (WTO), điều này đã thu hút một số lượng lớn vốn đầu tư nước ngoài, các hãng tàu lớn nước ngoài bắt đầu tiến dần đầu tư vốn vào thị trường Việt Nam trong lĩnh vực vận tải – giao nhận. Cho đến nay, hầu hết các hãng tàu nước ngoài hiện nay có khoảng hơn 80 công ty đại lý tàu nước ngoài tại thị trường Việt Nam và đã xuất hiện đầy đủ các hãng tàu lớn của làng vận tải container như CGM (Pháp), NYM (Nhật), NOL (Singapore), P&O (Anh)…. Vận tải container xuất phát từ các cảng container chính ở nước ta là Hải Phòng và TP.HCM đến khắp các cảng trên thế giới, trong đó mạnh nhất là tuyến liên Á và Châu Âu – Địa Trung Hải. Các mặt hàng xuất chủ yếu là hàng nông sản, hàng may mặc, thủ công mỹ nghệ và hàng hải sản. Các mặt hàng nhập chủ yếu là máy móc thiết bị, xi măng xăng dầu, sắt thép, phân bón, nguyên vật liệu sản xuất… Xuất phát từ những lợi thế đặc biệt của quy trình vận chuyển hàng hóa bằng container và nhu cầu hội nhập vận tải biển thế giới, trong những năm gần đây, khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu được vận chuyển bằng container của Việt Nam đã tăng một cách đột biến, vượt tất cả các dự đoán của ngành hàng hải cũng như của các tổ chức nghiên cứu quốc tế. Điều này chứng tỏ sự bùng nổ thực sự của phương thức vận chuyển hàng hóa bằng container. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH KINH DOANH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY THÁI MINH. 3.1 Giới thiệu lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần Thái Minh. Năm 1994 công ty được thành lập dưới dạng là công ty TNHH Thái Minh có văn phòng tại: 94 Nguyễn Trường Tộ - Quận 4 chuyên về tư vấn và giao nhận đường biển và đường hàng không. Sau nhiều năm hoạt động, thích ứng với môi trường doanh nghiệp đang thay đổi ở Việt Nam và do việc bành trướng mậu dịch quốc tế, phát triển các phương thức vận chuyển khác nhau trong nhiều năm qua đã kéo theo việc mở rộng phạm vi hoạt động của dịch vụ giao nhận. Năm 2001 công ty TNHH Thái Minh trở thành Công Ty Cổ Phần Thái Minh hay còn gọi là công ty THAMICO (TMC). Công ty THAMICO là 1 đơn vị doanh nghiệp tư nhân, thành lập dựa trên giấy phép số 21555GP/TLDN của Uỷ ban nhân dân Thành phố, giấy phép số 2919 PCVT của Bộ Vận Tải Việt Nam và giấy phép số 113/CHK - DKGN của cục Hàng Hải Việt Nam. Công ty THAMICO trực thuộc Hội liên hiệp Giao nhận quốc tế và là thành viên của Hiệp hội giao nhận Việt nam Tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt: Công ty Giao nhận Vận tải Đường biển và Đường hàng không Thái Minh. Tên giao dịch quốc tế: THAMI SHIPPING & AIRFREIGHT CORP. Trụ sở chính: 161 Khánh Hội - Quận 4 - Thành Phố Hồ Chí Minh. 3.2 Hoạt động và nhiệm vụ của công ty 3.2.1 Lĩnh vực hoạt động v Cung cấp dịch vụ giao nhận hàng Xuất- Nhập khẩu Nhờ quan hệ mật thiết với nhiều công ty, các tổ chức trong cũng như ngoài nước và tập hợp được nhiều nhân viên giỏi, có năng lực đã làm việc cho một số công ty vận tải biển lớn ở Việt Nam, TMC có thể phục vụ một cách hiệu quả các họat động đa dạng của mình. Là người giao nhận, là một người đại lý (Commission Agent) thay mặt người xuất nhập khẩu thực hiện các công việc thông thường như bốc/dỡ hàng, lưu kho hàng (storage of goods), sắp xếp việc vận chuyển trong nước, nhận thanh toán cho khách hàng của mình. Do việc bành trướng mậu dịch quốc tế và do việc phát triển các phương thức vận chuyển khác nhau trong nhiều năm qua đã kéo theo việc mở rộng phạm vi hoạt động của dịch vụ giao nhận. Các dịch vụ mà người giao nhận đảm nhận bao gồm các công việc như lưu khoang tàu (booking space) hay khai hải quan (custom clearance) cho đến khi thực hiện trọn gói các dịch vụ trong toàn bộ quá trình vận chuyển hoạt động theo các lĩnh vực sau đây: Thay mặt người gởi hàng (người xuất khẩu) Theo các thông tin gởi hàng (shipping instructions) mà người xuất khẩu đã thỏa thuận trước, công ty TMC phải: - Chọn tuyến đường, phương thức vận tải và người vận tải thích hợp. - Lưu khoang (book space) với hãng tàu đã chọn lựa. - Nhận hàng. - Sắp xếp việc lưu kho (warehousing) hàng hóa (nếu cần). - Vận chuyển hàng vào cảng, sắp xếp việc khai hải quan, lo các thủ tục, chứng từ liên hệ và giao hàng cho người vận tải. - Thanh toán chi phí và các phí tổn khác, bao gồm cước phí. - Nhận vận đơn có ký tên của hãng tàu giao cho người nhận hàng hoặc phát hành vận đơn của mình cho người gởi hàng tùy từng yêu cầu cụ thể. Thay mặt người nhận hàng Theo các thông tin giao hàng của người nhập đã thỏa thuận trước, công ty TMC cần phải: - Thay mặt người nhận hàng giám sát việc chuyển hàng, khi người nhận hàng lo việc vận tải hàng . - Nhận và kiểm soát mọi chứng từ thích hợp liên quan đến việc chuyển hàng. - Nhận hàng từ người vận tải và nếu cần, trả cước phí vận tải cho người chuyên chở. - Sắp xếp việc khai hải quan và trả thuế, lệ phí và các chi phí khác cho hải quan và các cơ quan công quyền khác trong trường hợp người nhập khẩu yêu cầu công ty làm dịch vụ này. - Sắp xếp việc lưu kho quá cảnh (transit warehousing) (nếu cần). - Giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận (trong trường hợp TMC đảm nhận việc khai hải quan cho người nhập khẩu). - Giúp người nhận hàng trong việc lưu kho và phân phối hàng hóa nếu cần. v Tư vấn hàng hải Tư vấn cho khách hàng những vấn đề liên quan đến chính sách của cục hàng hải, như kế hoạch phát triển cảng, đàm phán hợp đồng… v Các dịch vụ khác Ngoài các dịch vụ đã nêu ở trên, tùy thuộc vào yêu cầu khách hàng của mình, TMC cũng có thể làm các dịch vụ khác phát sinh trong các nghiệp vụ quá cảnh (transit) và các dịch vụ đặc biệt khác như các dịch vụ gom hàng hay tập trung hàng (tập trung các lô hàng riêng lẻ lại…) TMC cũng có thể thông báo cho khách hàng của mình về nhu cầu tiêu dùng, các thị trường mới, các điều khoản thương mại thích hợp cần phải có trong hoạt động ngoại thương. BẢNG 3.1: CÁC TUYẾN CHÍNH CÔNG TY TMC ĐANG CUNG CẤP CHO KHÁCH HÀNG Số thứ tự Khu vực Tuyến chính Các nước phổ biến 1 Châu Âu LeHarve, Hamburg Rotterdam, Antwerp Felixstowe Southampton Pháp Đức Hà Lan Bỉ, Anh 2 Đông Nam Á Singapore, Bangkok Leamchabang Port klang, Manila Muara, Jakarta Phnom penh Singapore Tháilan,Brunei Malaysia Indonesia Philipine, Cambodia 3 Châu Á Hongkong, Shanghai Pusan, Inchon Kaoshiung,Tianjing Keelung, Tokyo Kobe, Osaka Bejing, Qingdao Hong kong Korea Taiwan Japan China 4 Châu Mỹ Longbeach, LosAngeles Portland, U.SEast Coast Houston, Vancouver, Toronto USA Cananda 5 Châu Đại Tây Dương Sydney, Melbourne Fremantle, Auckland Australia Newzealand…. Nhận xét: Qua bảng trên cho thấy công ty phục vụ các tuyến đường khá đa dạng, nhằm đem lại nhiều sự lựa chọn cho khách hàng và chủ yếu là khu vực châu Âu và châu Á được khách hàng lựa chọn nhiều nhất vì đây là những thị trường phát triển và năng động nhất là đối với các mặt hàng xuất nhập khẩu. Tuy nhiên công ty cũng nên tăng cường thêm nhiều tuyến khác nhằm củng cố vị thế của công ty trên thị trường giao nhận trong nước và thế giới. 3.2.2 Nhiệm vụ của công ty - Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch kinh doanh phù hợp với nhiệm vụ nhà nước giao và nhu cầu thị trường. - Đầu tư phát triển công ty cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, từ đó tạo được thế mạnh cho công ty để có thể đủ sức cạnh tranh trên thị trường trong nước và đặc biệt là thị trường nước ngoài. - Hoàn thành kế hoạch kinh doanh, giao nộp thuế cho nhà nước đầy đủ, đúng thời hạn. Hoàn thành kế hoạch luân chuyển hàng hóa đề ra từng năm. - Đảm bảo an toàn lao động, tạo điều kiện tốt cho cán bộ nhân viên được thuận lợi để hoàn thành tốt kế hoạch đề ra. Xây dựng kế hoạch đào tạo chuyên môn sản xuất nâng cao trình độ quản lý, tay nghề đáp ứng cho nhu cầu hiện nay và sau này. - Không ngừng nâng cao hiệu quả và mở rộng tuyến đường vận tải. Dự đoán và nắm bắt kịp thời diễn biến của thị trường nhằm đưa ra mục tiêu kinh doanh có hiệu quả. Căn cứ vào biến động của thị trường trong từng giai đoạn, từng năm để đưa ra kế hoạch hoạt động của công ty sao cho có lợi nhất. - Khai thác tối đa hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có để mở rộng kinh doanh. Tăng cường công tác quản lý tài chính, tạo mối quan hệ làm ăn tốt đẹp với các nước trên thế giới nhằm thu được lợi nhuận tối đa và đưa ra biện pháp thích hợp để giảm chi phí. - Nâng cao uy tín và thương hiệu của công ty. - Giữ vững khách hàng và tuyến đường vận tải chủ lực, mở rộng thêm tuyến đường vận tải mới và khách hàng mới. 3.3 Cơ cấu tổ chức và quản lý 3.3.1 Sơ đồ tổ chức của công ty VĂN PHÒNG CHI NHÁNH –  TP.Hồ Chí Minh –  Hà Nội –  Hải Phòng –  Vinh –  Đà Nẵng –  Hội An –  Bình Dương HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG HÀNG NHẬP PHÒNG HẢI QUAN PHÒNG HÀNG XUẤT PHÒNG HÀNG AIR HÀNG LẺ HÀNG NGUYÊN CÔNG PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG SALE PHÒNG CHỨNG TỪ HÌNH 3.1: CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY THAMI SHIPPING & AIRFREIGHT COR 3.3.2 Chức năng và các nhiệm vụ của phòng ban v Hội đồng quản trị - Chỉ đạo đầu tư phát triển: chỉ đạo ban điều hành lập các phương án đầu tư phát triển công ty. - Chỉ đạo hoạt động kinh doanh dịch vụ: quán triệt và chỉ đạo kịp thời hoạt động kinh doanh dịch vụ, đề ra các phương hướng và các biện pháp để thu hút các dịch vụ đại lý giao nhận và đại lý hàng hải. - Chỉ đạo trong công tác sắp xếp tổ chức lao động - tiền lương: xây dựng quy chế trả lương cho cán bộ công nhân viên theo từng chức danh, công việc đảm nhiệm, xây dựng các quy chế về tổ chức, quy chế làm việc, quy chế chi tiêu… - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm giám đốc và các cán bộ quản lý quan trọng. - Quyết định thành lập các công ty con, chi nhánh đại diện. - Trình bày, báo cáo quyết toán tài chính. v Các văn phòng chi nhánh Mỗi chi nhánh hoạt động độc lập nhưng phải có trách nhiệm: - Tổng kết báo cáo tình hình hoạt động cho Hội đồng quản trị. - Báo cáo tài chính cho phòng kế toán của công ty. - Giúp đỡ các nhân viên của công ty cũng như các nhân viên của các chi nhánh khác khi thi hành công việc tại địa bàn của chi nhánh. v Giám đốc điều hành Là người đứng đầu có nhiệm vụ tổ chức và điều khiển mọi hoạt động kinh doanh, dịch vụ của công ty - Là người đại diện theo pháp luật của công ty. - Điều hành, phân công cụ thể việc phụ trách từng lĩnh vực hoạt động trong thành viên Ban giám đốc. - Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, các kế hoạch kinh doanh, phương án đầu tư. - Kiến nghị lên cơ quan tổ chức, Hội đồng quản trị các phương án, dự án phát triển. - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý. - Quyết định mức lương cho nhân viên. - Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị. v Phòng tài chính kế toán Chức năng của Phòng Kế Toán là quản lý và thực hiện các nguồn tài chính của công ty như : - Làm kế toán, kiểm toán các nguồn vốn, các tài khoản, các nguồn tài chính - Theo dõi tình hình thu chi của công ty và các văn phòng đại diện. - Thực hiện các nhiệm vụ với nhà nước như: đóng thuế, báo cáo tài chính… Phòng kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám Đốc đảm trách từng công việc kế toán tài vụ như: kế toán tổng hợp, tiền lương, quản lý ngân quỹ, theo dõi công nợ… Chịu trách nhiệm với Ban Giám đốc về việc xây dựng kế hoạch tài chính năm. v Phòng hành chính Quản lý về nhân sự, lương bổng, khen thưởng, theo dõi đề bạt cán bộ… - Thực hiện các hợp đồng thuê mướn lao động, nhà xưởng, thiết bị công tác, mua văn phòng phẩm… - Đảm nhiệm việc tổ chức các buổi họp hội đồng quản trị, các buổi họp, liên hoan, tiếp khách… - Tiếp nhận, thực hiện và phân phối công văn, báo chí… v Phòng hải quan Thực hiện và chịu trách nhiệm về các công việc liên quan đến thủ tục hàng hải, khai báo hải quan. Nói chung là tất cả những chứng từ liên quan đến hải quan. v Phòng sale Có thể nói đây là bộ phận trực tiếp giao dịch với khách hàng, thực hiện công tác nghiên cứu tiếp cận mở rộng thị trường, tổ chức tìm kiếm khách hàng. Soạn thảo và tổ chức thực hiện hợp đồng nhằm mang lại hiệu quả tốt cho công ty. v Phòng chứng từ Chịu trách nhiệm về toàn bộ chứng từ vào việc vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu. Phòng chứng từ có nhiệm vụ giao chứng từ cho khách hàng, liên hệ với người vận chuyển, đại lý và giải quyết mọi khó khăn cho khách hàng. Nhập dữ liệu, làm các chứng từ cho những lô hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu, liên lạc với khách hàng và xuống cảng khai hàng, nhận hàng hoặc xuất hàng theo yêu cầu của khách, giao hàng đúng hẹn. 3.3.3 Số liệu tình hình lao động của công ty Nhận xét tình hình lao động của công ty: Hầu hết các cán bộ quản lý, điều hành công ty đều có trình độ từ đại học và được công ty bồi dưỡng những khoá học nâng cao chuyên môn, có thể giúp các cán bộ quản lý nâng cao khả năng phản ứng nhanh nhẹn với những thay đổi của thị trường và điều hành công ty theo hướng ngày càng phát triển. Bên cạnh đó, nhân viên ở các phòng ban của TMC đều có trình độ từ cao đẳng trở lên và có nghiệp vụ vững vàng lẫn kiến thức sâu rộng về lĩnh vực vận tải. Trong đó, công ty cũng tạo điều kiện làm việc cho những sinh viên mới tốt nghiệp với những khoá huấn luận thường xuyên về nghiệp vụ, nâng cao tay nghề cho các nhân viên cũ cũng như mới. Nhờ có một đội ngũ nhân viên với trình độ chuyên môn cao góp phần thuận lợi đưa công ty ngày càng phát triển hơn. BẢNG 3.2: CƠ CẤU SỐ LIỆU LAO ĐỘNG CỦA CÔNG TY TMC Bộ phận Tổng số ( người) Tỷ trọng (%) Trình độ Đại học Cao đẳng Trung học Hội đồng quản trị 3 4.23% 3 Ban giám đốc 1 1.41% 1 Phòng sale 25 35.21% 25 Phòng chứng từ 20 28.17% 18 2 Phòng kế toán 7 9.86% 7 Phòng hải quan 9 12.68% 5 4 Phòng hành chính 3 4.23% 3 Bảo vệ 1 1.41% 1 Lái xe 2 2.82% 2 Tổng cộng 71 100% 62 6 3 (Nguồn: Phòng Hành Chính) 3.4 Phân tích tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây 3.4.1 Tình hình kinh doanh giao nhận v Hàng xuất BIỂU ĐỒ 3.1: TÌNH HÌNH KINH DOANH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT TẠI CÔNG TY TMC Nhận xét: Nhìn chung, doanh thu vận chuyển hàng xuất khẩu 2 năm 2005, 2006 có tăng so với năm 2004. Doanh thu xuất khẩu 2006/2005 là 209,289 USD, doanh thu xuất khẩu 2005/2004 là 243,278 USD, tăng 33,989 USD chiếm tỷ trọng 0.34%. Doanh thu từ năm 2004 đến 2005 có tăng nhưng đến năm 2006 mức doanh thu này tăng cách đáng kể từ 17,882 USD đến 88,136 USD gấp 4.93 lần. Nguyên nhân của sự tăng doanh thu này là do nền kinh tế thế giới ít biến động và nguồn khách hàng đã ổn định. Bên cạnh đó công ty đã hết sức cố gắng và phấn đấu để vượt qua những khó khăn để đưa doanh thu tăng đều qua các năm. Đây là kết quả của sự nỗ lực toàn công ty. Nguyên nhân hàng FCL ít hơn so với hàng LCL là do hàng FCL là hàng nguyên công, là loại hàng của một chủ hàng với khối lượng lớn, khách hàng của loại hàng này thường là khách hàng lớn. Vì vậy sẽ khó tìm hơn là khách hàng của hàng LCL là loại hàng gồm nhiều chủ hàng nhập lại thành một container để xuất hàng đi thì sẽ giảm được chi phí. - Năm 2005/2004 công ty đạt 1.06% hàng FCL và 1.03% hàng LCL. - Năm 2006/2005 công ty đạt 1.41% hàng LCL và 1.02% hàng FCL. Nhìn chung từng loại mặt hàng tăng đều qua các năm cho thấy tình hình công ty phát triển ổn định và ngày một gia tăng. Đây là một kết quả khả quan của công ty cần được giữ gìn và phát triển. Hàng nhập Nhận xét: Cũng giống với hàng xuất trong 3 năm 2004, 2005, 2006 doanh thu hàng nhập khẩu của công ty vẫn tăng đều qua từng năm. Năm 2005/2004 tỷ lệ tăng cao hơn so với năm 2006/2005: năm 2005/2004 tăng 3.54%, năm 2006/2005 tăng 2.1%. Tỷ lệ năm 2006/2005 thấp hơn là do lúc này chính sách của nhà nước về xuất nhập khẩu chưa ổn định còn có nhiều thay đổi và ngày càng có nhiều công ty kinh doanhn dịch vụ giống như TMC ra đời nên tỷ lệ cạnh tranh rất lớn. Hàng FCL cũng thấp hơn hàng LCL giống như hàng xuất là do lượng khách hàng của hàng FCL khan hiếm hơn so với hàng LCL. Nhìn chung, doanh thu về lượng hàng nhập khẩu của công ty vẫn tăng đều không bị sụt giảm. Đây là nỗ lực rất lớn của công ty trong tình hình biến động về chính sách của nhà nước, tình hình cạnh tranh ngày càng nhiều. Chính vì vậy công ty phải ngày càng đổi mới và phát triển mới có thể phát triển vững mạnh được. BIỂU ĐỒ 3.2: TÌNH HÌNH KINH DOANH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP TẠI CÔNG TY TMC Hàng air @ Nhận xét: Do tốc độ tăng trưởng kinh tế và đời sống ngày càng được nâng cao nên việc vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không cũng ngày càng được phát triển. Doanh thu về hàng air của công ty đều tăng qua từng năm. Đây ra một kết quả khả quan của công ty. Cũng giống như hàng nhập và hàng xuất do biến động kinh tế cũng như chính sách cho nên mặt dù doanh thu của công ty có tăng nhưng không cao. Hiện nay công ty đang cố khắc phục tình trạng này để doanh thu phát triển cao và ổn định hơn. Bảng 3.3: TÌNH HÌNH KINH DOANH GIAO NHẬN HÀNG AIR (ĐVT: USD) Hàng air 2004 2005 2006 2005/2004 (%) 2006/2005 (%) Giá trị Giá trị Giá trị Tổng 212,765 309,468 389,666 2.92 2.51 (Nguồn: Phòng Xuất Nhập Khẩu) 3.4.2 Phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty BẢNG 3.4: TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CÔNG TY TMC (ĐVT: Triệu đồng) Nội dung 2004 2005 2006 Năm 2005/2004 Năm 2006/2005 Tuyệt đối Tương đối (%) Tuyệt đối Tương đối (%) Vốn kinh doanh 500 600 800 100 120 200 133.33 Doanh Thu thuần 1,050 1,150 1,406 100 109.52 256 122.26 Tổng chi phí 685 767 939 82 111.97 172 122.43 Lợi nhuận trước thuế 365 383 467 18 104.93 102 127.95 Lợi nhuận sau thuế 298 369 408 71 123.83 110 110.57 (Nguồn: Phòng Kế Toán) Nhận xét: Từ bảng trên ta thấy vốn kinh doanh của công ty tăng dần đều qua các năm từ lợi nhuận của hoạt động kinh doanh của công ty. Cụ thể vốn kinh doanh tăng 100 triệu đồng hay 20% năm 2005/2004. Năm 2006/2005 tăng 33.33% tức 200 triệu đồng hơn hẳn năm 2005/2004. Điều này chứng tỏ công ty đã có sự cố gắng và nỗ lực rất lớn để cải tiến công ty và làm nền móng cho những năm sau đạt được kết quả cao hơn. Còn về tình hình doanh thu thuần phát triển đều qua từng năm tuy nhiên năm 2005/2004 tỷ lệ tăng cao hơn so với năm 2006/2005. Năm 2005/2004 đạt 100 triệu tức 109.52%, năm 2006/2005 đạt 256 triệu tức 122.26%. Điều này có ý nghĩa là đường lối hoạt động kinh doanh của công ty đúng đắn, chủ trương phù hợp. Công ty cần phát huy kết quả này và tiếp tục cố gắng trong các năm tiếp theo nhằm tạo ra một nguồn thu lớn cho công ty. Cũng giống như doanh thu thuần lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sau thuế cũng tăng đều qua từng năm: năm 2005/2004 lợi nhuận trước thuế là 104.93% tức 18 triệu đồng, lợi nhuận sau thuế 123.83% tức 71 triệu đồng; năm 2006/2005 tăng lợi nhuận trước thuế 127.95% ứng với 102 triệu đồng 2005/2004, lợi nhuận sau thuế 110.57% ứng với 110 triệu đồng. Lợi nhuận của công ty đã hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với nhà nước vẫn cao và tăng đều qua các năm. Tóm lại là tình hình kinh doanh của công ty khá tốt. Tuy chưa cao nhưng công ty đã cố gắng khắc phục để đưa công ty đi lên và đứng vững trên thị trường như hiện nay. Qua các năm ta thấy chỉ tiêu đều có xu hướng tăng thêm. Công ty phải biết nắm vững các thời cơ, các thế mạnh để làm tiền đề phát triển cho các năm tiếp theo. Do đó tiền lương bình quân trên người của công ty cũng dần tăng cao và mức sống của cán bộ nhân viên công ty cũng dần ổn định. Đây là kết quả của sự nỗ lực của toàn bộ nhân viên công ty TMC. 3.5 Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty 3.5.1 Thuận lợi Trong thời buổi cạnh tranh gay gắt giữa các công ty vận tải trong nước cũng như quốc tế, công ty vẫn giữ vững vị trí của mình trên thương trường, đó chính là sự nỗ lực của ban lãnh đạo và các nhân viên trong công ty. Bám sát thị trường, năng động trong tổ chức sản xuất kinh doanh, đã và đang tổ chức thực hiện công tác tiếp thị tìm kiếm khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ thu hút khách hàng. Đội ngũ nhân viên giỏi nghiệp vụ, có nhiều kinh nghiệm trong công tác. Khả năng cập nhật thông tin và nắm bắt kịp thời cơ chế quản lý xuất nhập khẩu của nhà nước, điều này làm cho cán bộ nhân viên thực hiện tốt công việc của mình. Việc hoàn thành kế hoạch về doanh thu của từng bộ phận đã góp phần làm tăng hiệu quả chung của toàn công ty, tạo động lực thúc đẩy lớn mạnh không ngừng của công ty trong thời gian tới. Mối quan hệ giữ các bộ phận trong công ty rất chặt chẽ, tạo được sự phối hợp nhịp nhàng trong công ty. Cán bộ công nhân viên làm việc tận tụy, nhiệt tình, không quản ngày đêm phục vụ khách hàng. Được sự quan tâm chỉ đạo và hổ trợ của ban lãnh đạo công ty, đặc biệt là việc đầu tư cho công ty đã tạo đối trọng cần thiết cho việc đàm phán với khách hàng mối quan hệ với khách hàng có nhiều cải thiện, cả hai cùng phối hợp. 3.5.2 Khó khăn - Nhân viên đã nỗ lực làm việc nhưng còn một số rủi ro, sơ suất làm ảnh hưởng đến công tác giao nhận nhưng đã khắc phục được nên vấn đề này không đáng lo ngại. - Ngoài ra còn có những yếu tố bên ngoài như do thị trường kinh tế, tài chính thế giới và khu vực luôn biến động ảnh hưởng đến thị trường xuất nhập khẩu và đầu tư vào Việt Nam. - Việc quảng bá công ty chưa tích cực nên khả năng tiếp cận khách hàng còn hạn chế. - Một số chính sách, cơ chế quản lý kinh tế của Nhà nước còn thiếu đồng bộ, chưa cụ thể. Thủ tục Hải quan có cải cách nhưng chưa thông thoáng để rút ngắn thời gian thông quan hàng xuất nhập khẩu. Một số chi phí bồi dưỡng trong khâu cung ứng dịch vụ không có chứng từ gây khó khăn trong hoạt động cũng như trong thực hiện chế độ chứng từ thu chi tài chính. - Do xu thế mới vừa xuất hiện trong những năm gần đây, đó là những đơn vị sản xuất đã và đang tìm cách tổ chức khép dây chuyền kinh doanh của mình, tự do tổ chức đầu tư tàu, tự thực hiện giao nhận… Xu thế này đang ngày càng phát triển ở hầu hết các doanh nghiệp trong nước cũng như ngoài nước, trong khi đội vận tải và giao nhận đang thừa năng lực. Đây cũng là một khó khăn không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh mà còn làm suy giảm, phân tán khả năng đầu tư, đổi mới phương tiện thiết bị và phương tiện làm hàng của ngành giao nhận. - Về mặt dịch vụ vận tải biển: đang phát triển ồ ạt, có đến hơn 300 doanh nghiệp làm đại lý tàu, đại lý vận tải, đại lý giao nhận, nhưng nhiều doanh nghiệp không có cán bộ, không có thị trường mà chỉ làm bình phong cho các văn phòng đại diện hoặc doanh nghiệp nước ngoài khai thác thị trường, dẫn đến tình trạng cạnh tranh, giảm giá tùy tiện làm thiệt hại cho các doanh nghiệp nhà nước. Tóm lại, trong tình hình khó khăn hiện nay, công ty đã biết khắc phục những khó khăn và tận dụng được những khả năng của mình, có những hướng đi mới để phát triển công ty. Các dịch vụ do công ty cung cấp đã đáp ứng phần nào các yêu cầu của khách hàng trong nước cũng như ngoài nước. Nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi với đội ngũ cán bộ đầy kinh nghiệm về kinh tế và hàng hải, hoàn toàn có thể giải quyết những yêu cầu của khách hàng về hàng hải và các dịch vụ có liên quan đến vận tải và giao nhận hàng hóa. CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH XỬ LÝ BỘ CHỨNG TỪ HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU VẬN CHUYỂN BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN. 4.1 Quy trình xử lý bộ chứng từ hàng xuất Người nhận (Consignee) Đại lý của hãng tàu Đại lý giao nhận của TMC TMC (Forwarder) Người gởi (Shipper) Ship Hải quan Hãng tàu (Shipping Lines) 9 3 1 2a 5 3 8 2b 4 6 7 7 HÌNH 4.1 : QUY TRÌNH XỬ LÝ BỘ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT v Hàng nguyên Container (FCL – Full Container Load) Hàng nguyên container là lô hàng của người gửi hàng, có khối lượng tương đối lớn, đòi hỏi phải xếp trong một hoặc nhiều container. Công ty nhận container từ người gửi hàng (Shipper) ở nơi đi và giao nguyên container cho người nhận (Consignee) ở nơi đến. Bước 1: Chuẩn bị hàng xuất khẩu Sau khi thỏa thuận xong việc ủy thác của chủ hàng, công ty sẽ tiến hành khảo sát các lô hàng được xuất khẩu: - Về loại hàng: công ty sẽ xem hàng đó thuộc loại hàng gì: hàng mậu dịch, hàng phi mậu dịch. Từ việc phân loại hàng, công ty xác định được những yêu cầu về vật liệu chèn lót thích hợp phụ thuộc vào tính chất hàng hóa. Công việc này rất quan trọng trong việc bảo quản hàng hóa trong quá trình bốc xếp, bảo quản và vận chuyển hàng hóa. - Về số lượng hàng: để xác định số lượng vật liệu chèn lót hàng. Số lượng hàng ảnh hưởng đến việc đăng ký chỗ trên tàu khi lập cargo list, packing list cho hàng khi xếp lên tàu. Bước 2: Đăng ký chỗ trên tàu - Về phía khách hàng TMC cung cấp lịch trình của tàu chạy (Sailing schedule) cho khách hàng theo yêu cầu của họ. Qua đó, khách hàng có thể biết được thời gian tàu chạy và thời gian tàu đến để chuẩn bị hàng và book chỗ cho số hàng cần xuất. Công ty cũng tư vấn cho khách hàng trong việc chuyên chở hàng hóa như xem xét tuyến đường, phương thức vận chuyển cho phù hợp với L/C quy định (hàng cho phép chuyển tải hay không cho phép chuyển tải), làm thủ tục cho lô hàng trước khi đưa lên tàu. Lịch tàu này do các hãng tàu cung cấp, thường theo lịch trình hàng tháng. Người giao nhận yêu cầu chủ hàng cấp Bảng danh mục hàng hóa (Cargo list) nhằm chứng tỏ chủ hàng đã sẵn sàng có hàng để xuất và TMC nắm được các chi tiết về hàng hóa để cung cấp cho hãng tàu. Đồng thời thoả thuận các yêu cầu và điều kiện theo từng hình thức giao nhận như kho hàng, dịch vụ từ cửa đến cửa, đóng cước phí, làm các thủ tục xuất hàng…Sau đó, chủ hàng sẽ lưu cước với công ty. - Về phía hãng tàu TMC sẽ liên hệ với hãng tàu và quyết định lựa chọn hãng tàu sẽ đi. Việc lựa chọn hãng tàu nào tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như: giá cước, chất lượng dịch vụ, tuyến đường, thời gian vận chuyển (theo yêu cầu của chủ hàng) và mối quan hệ giữa công ty với hãng tàu đó… Công ty tiến hành đăng ký chỗ trên tàu sau khi đã thoả thuận chi phí vận chuyển. Trong phần này công ty cần nghiên cứu phân tích thị trường thuê tàu để đưa ra những quyết định đúng đắn khi thuê tàu cho có hiệu quả. Công ty liên lạc với các đại lý container có tàu theo luồng mà mình cần, nắm bắt lịch trình để chuẩn bị hàng và tiến hành làm các thủ tục xuất hàng. Hãng tàu sẽ căn cứ vào Cargo list và khả năng thực tế của con tàu để giữ chỗ cho hàng hóa và cung cấp lệnh giao vỏ container cho công ty. Thời hạn lưu container tại kho đóng hàng và hạ bãi tùy thuộc vào từng hãng tàu. Thông thường, vỏ container được mượn miễn phí đem về kho khoảng 3 ngày. Sau khi làm xong thủ tục xuất hàng, container được lưu tại bãi tối đa khoảng 7 ngày cho đến ngày tàu khởi hành. Thời hạn này cũng tùy thuộc vào từng hãng tàu và tùy từng cảng lấy và hạ container. Giữ container quá hạn cũng như hạ container quá sớm sẽ bị phạt. Chủ hàng nhận container rỗng và đóng hàng vào container tại kho riêng hay tại bãi container tùy theo sự lựa chọn hình thức đóng hàng của chủ hàng. Bước 3: Tiến hành thủ tục hải quan Sau khi khách hàng lưu cước, chúng ta yêu cầu khách hàng gởi Invoice và Packing list và các chứng từ khác nếu có như L/C, giấy chứng thư bảo hiểm … hoặc những thông tin liên quan đến lô hàng xuất để công ty tiến hành làm thủ tục cho lô hàng. Trình tự làm thủ tục hải quan dược thể hiện qua sơ đồ sau: (1) Bộ chứng từ làm thủ tục hải quan gồm có: - Giấy giới thiệu: 1 bản chính. - Phiếu tiếp nhận làm thủ tục hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho hải quan, 1 bản dành cho người khai hải quan). - Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu/nhập khẩu màu hồng: 2 bản chính. - Hóa đơn thương mại: 1 bản chính, 1 bản sao y. - Bản kê chi tiết hàng hóa: 1 bản chính, 1 bản sao y. - Hợp đồng mua bán ngoại thương: 1 bản sao y. - Giấy phép xuất khẩu của cơ quan chuyên ngành: 1 bản sao y. (1) Chuẩn bị bộ chứng từ (2) Đăng ký mở tờ khai (3) Kiểm hóa HÌNH 4.2: QUY TRÌNH LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN HÀNG XUẤT (2) Đăng ký mở tờ khai - Tùy theo trên lệnh cấp container rỗng chỉ định hạ container tại bãi container của cảng nào thì ta tiến hành mở tờ khai tại cảng đó. Sau khi hoàn thành bộ hồ sơ, chúng ta sẽ nộp vào phòng tiếp nhận hồ sơ của hải quan. Cán bộ hải quan sẽ đối chiếu nợ thuế trong doanh sách các doanh nghiệp đang bị cưỡng chế về thuế, nếu doanh nghiệp đang nợ thuế sẽ không được đăng ký thủ tục hải quan. - Sau khi đối chiếu xong, nếu doanh nghiệp không bị nợ thuế, cán bộ hải quan sẽ nhập dữ liệu lô hàng vào hệ thống máy vi tính và phân công cán bộ hải quan trực tiếp xuống kiểm tra lô hàng và sẽ cung cấp cho chúng ta số tờ khai. (3) Kiểm hóa - Để biết được cán bộ hải quan nào xuống kiểm hóa, chúng ta nhìn vào bảng phân công kiểm hóa dò theo số tờ khai. Theo quy định kiểm hóa gồm hai cán bộ hải quan. - Theo danh mục hàng hóa khai báo mà lãnh đạo hải quan sẽ ghi kiểm hóa toàn bộ hay kiểm theo phần trăm vào tờ khai. Có một số mặt hàng sẽ được miễn kiểm. - Mời cán bộ hải quan đã được phân công xuống bãi container để kiểm tra hàng. Sau khi kiểm tra xong, hải quan sẽ ghi kết quả kiểm hóa và ký xác nhận vào tờ khai. Container sẽ được niêm phong bằng kẹp chì của hải quan và kẹp chì của hãng tàu. Bước 4: Giao hàng cho hãng tàu Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, tiến hành giao hàng cho hãng tàu. Nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai xuống phòng điều độ cảng để vào sổ tàu. Đây là khâu cuối cùng trong quy trình xuất hàng tại cảng những cũng là khâu rất quan trọng. Vì sau khi vào sổ tàu, nghĩa là lô hàng sẽ được xếp lên tàu để xuất đi. Bước 5: Phát hành HB/L Bộ phận hàng xuất của công ty sẽ phát hành House B/L được lập dựa trên tín dụng thư (L/C), Packing List, Invoice, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy bảo hiểm hoặc những chi tiết do người gởi hàng cung cấp sau khi đã hoàn tất thủ tục hải quan. Khi lập House B/L (HB/L) để giao cho Shipper, người giao nhận chú ý đến điều kiện về cước phí đã được thỏa thuận trong Booking Note: - Nếu là Freight Prepaid: khi nào cước phí được thanh toán xong, người giao nhận mới giao B/L gốc hoặc surrendered B/L hoặc Sea Waybill (tùy theo khách hàng yêu cầu phát hành loại B/L nào). - Nếu là Freight Collect: có thể giao ngay cho chủ hàng sau khi đã lập xong và đã thanh toán phí chứng từ. Bước 6: Phát hành MB/L Công ty sẽ dựa vào chi tiết trên HB/L để cung cấp chi tiết cho hãng tàu để phát hành MB/L. Vận đơn này phải hoàn hảo “Clean”, xác nhận hàng đã lên tàu “On board”. Sau đó, hãng tàu sẽ fax cho chúng ta kiểm tra. Tùy theo yêu cầu, hãng tàu sẽ phát hành Surrendered MBL, Original MB/L hay Seawaybill. Bước 7: Gởi chứng từ cho đại lý hãng tàu Hãng tàu gửi MB/L và Manifest theo tàu đến đại lý của mình tại cảng đến. Tại cảng đến, đại lý hãng tàu thu hồi B/L và Manifest để làm thủ tục hải quan nhập khẩu lô hàng. Bước 8: Gởi chứng từ cho đại lý TMC Sau khi đã có đầy đủ chứng từ : MB/L, HB/L, INV, P/L, Debit note hoặc Credit note, công ty sẽ gởi thông báo lô hàng (Shipping Advice) cho đại lý của mình kèm theo các chứng từ của lô hàng tại cảng đến để họ theo dõi thời gian tàu đến cảng đến, chuẩn bị tốt cho việc phát hành lệnh giao hàng và các thủ tục khác để khách hàng làm thủ tục nhận hàng thuận lợi. Bước 9: Gởi chứng từ cho người nhận Shipper gửi toàn bộ chứng từ cần thiết cho việc nhận lô hàng đến cho người nhận (Consignee). Việc chuyển chứng từ có thể qua ngân hàng (nếu thanh toán bằng L/C) hoặc gởi thẳng đến người nhận bằng DHL. v Hàng lẻ (LCL – Less than Container Load) Hàng lẻ LCL là lô hàng của một người gửi có khối lượng nhỏ, không đủ đóng trong một container. Để giảm chi phí và thời gian vận chuyển, các chủ hàng lẻ thường nhờ đến dịch vụ gom hàng. Quy trình xuất hàng lẻ và thủ tục hải quan cũng giống như hàng nguyên container. Nhưng việc giao hàng và nhận hàng sẽ diễn ra tại kho (CFS) của cảng xuất và cảng nhập. Nếu công ty TMC không gom đủ nguyên container, để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng về thời hạn giao hàng thì công ty TMC sẽ gửi hàng qua một đại lý giao nhận khác đóng cho đủ nguyên container đầy gửi hàng lẻ cho hãng tàu. Trong thực tế, việc tìm hàng nguyên FCL đôi khi còn khó khăn hơn tìm hàng lẻ LCL, bởi vì các chủ hàng FCL thường là chủ hàng lớn, làm ăn kinh doanh lâu dài, cơ sở vững chắc và có quan hệ chặt chẽ với các hãng tàu. Họ có thể trực tiếp đi hàng qua các hãng tàu mà không qua người giao nhận. Ngược lại, chủ hàng LCL thường là chủ hàng nhỏ hoặc là cá nhân không nắm được các hãng tàu và không đủ sức mạnh để thương lượng giá cước với hãng tàu. Gửi hàng qua người giao nhận họ sẽ được hưởng giá cước thấp hơn. Thêm qua đó, nhờ qua người gom hàng, chủ hàng có thể gửi hàng trong phạm vi rộng mà không phải trực tiếp liên hệ với nhiều hãng tàu (thường mỗi hãng tàu chỉ chạy trên một số tuyến nhất định). Cước phí hàng LCL cao hơn nhiều so với hàng FCL vì có tính cả phí dịch vụ gom hàng và những rủi ro mà người gom hàng phải chịu. Về mặt tài chính, người gom hàng được hưởng phần chênh lệch giữa tổng số tiền cước thu được từ người gửi hàng về những lô hàng lẻ và tiền cước trả cho hãng tàu. Theo dõi lô hàng cho đến khi hàng được giao cho người nhận - Đối với MB/L + Nếu cước trên MB/L là “ Prepaid” nhân viên phụ trách sẽ theo dõi thời gian tàu đến để kịp thời thanh toán cho hãng tàu tiền cước và phí Bill. Sau đó hãng tàu sẽ gởi điện cho đại lý để giải phóng lô hàng cho người nhận trên MB/L. + Nếu cước trên MB/L là “ Collect” nhân viên phụ trách chỉ cần thanh toán phí bill để có điện giao hàng. - Đối với HB/L + Theo dõi điều kiện trả cước trên HB/L để nhắc nhở khách hàng thanh toán tiền cước và những phụ phí khác. Sau đó, thông báo với đại lý của TMC tại nước nhập khẩu giải phóng hàng kịp thời. + Theo dõi hành trình của con tàu, để thông báo kịp thời cho shipper nếu thời gian vận chuyển chậm hơn dự kiến do bão, tàu hư tại cảng chuyển tải hoặc dọc đường… Nếu tàu chuyển tải tại cảng trung chuyển, theo dõi tình trạng container được xếp lên tàu kế tiếp + Theo dõi sự giao hàng cuả đại lý tại nước nhập. + Nếu người nhận (Consignee) yêu cầu đại lý lo thủ tục hải quan, chúng ta yêu cầu shipper cung cấp thêm Invoice, Packing list của lô hàng để gởi cho đại lý chuẩn bị chứng từ. Vì nếu hàng thanh toán bằng L/C thì bộ chứng từ có thể sẽ đến chậm hơn thời gian tàu chạy. + Sau khi có đầy đủ bộ chứng từ, chúng ta phải xem xét thời gian vận chuyển hàng để kịp thời gởi chúng từ cho đại lý trước khi tàu đến cảng đến 2 ngày. Vì nếu không có chứng từ trong tay, đại lý không thể gởi HB/L cho đại lý hãng tàu để trình Manifest cho hải quan tại cảng nước nhập khẩu. + Nếu có bất kỳ sự sửa đổi nào trên HB/L từ yêu cầu của shipper, chúng ta phải hỗ trợ họ kịp thời điều chỉnh. Vì nếu tàu đã cập cảng, HB/L đã được trình cho hải quan, việc sửa đổi sẽ tốn chi phí và ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng của người mua. Dù đây không phải lỗi của chúng ta, nhưng sự hỗ trợ kịp thời tạo niềm tin của khách hàng vào dịch vụ và tính chuyên nghiệp cao của công ty. Một số trường hợp đặc biệt Đối với một số hãng tàu sử dụng chung tàu con: Công ty THAMICO liên hệ với khách hàng để xin số container và cung cấp cho hãng tàu trước khi tàu chạy để họ xếp container lên tàu. Điều này thường được thông báo trên lệnh cấp container rỗng (booking note). Vì nếu công ty không thông báo số container kịp thời có thể lô hàng sẽ bị rớt và phải chuyển sang đi tuyến kế tiếp. Thời gian nhận hàng của người nhận sẽ bị kéo dài, thậm chí người gửi phải bồi thường hợp đồng vì không giao hàng đúng hạn hay thời hạn L/C đã hết, người mua hàng phải xin gia hạn L/C. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng và thanh toán của người bán và người mua. Trong một vài trường hợp, L/C đã hết hạn trước khi tàu chạy một vài ngày và vì là khách hàng thân thuộc công ty sẽ linh động ký lùi HB/L cho khách hàng. Điều này phải được sự chấp thuận của người mua hàng (nếu đây là lô hàng chỉ định). 4.2 Quy trình xử lý bộ chứng từ hàng nhập Người nhận (Consignee) Đại lý giao nhận của TMC TMC (Forwarder) Hãng tàu (Shippingline) Hải quan 2 3 5 1 7 4 6 7 HÌNH 4.3 : QUY TRÌNH XỬ LÝ BỘ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP v Hàng nguyên container (FCL – Full Container Load) Bước 1: Nhận chứng từ từ đại lý Sau khi giao hàng cho người chuyên chở, đại lý của TMC ở nước ngoài gởi thông báo lô hàng nhập (Shipping advice - S/A) kèm theo bộ chứng từ bằng email, fax, DHL… Nội dung của S/A là thông báo cho TMC những chi tiết chính liên quan đến lô hàng nhập như : - Tên và địa chỉ người gởi. - Tên và địa chỉ người nhận. - Tên hàng, tên tàu, số container. - Ngày đi (ETD: Estimated Time of Departure), ngày đến (ETA: Estimated Time of Arrival). - Số HB/L và MB/L. Nhận bộ chứng từ và sắp xếp theo thứ tự. Kiểm tra nếu thấy Consignee trên HB/L là forwarder thì phải yêu cầu họ gởi attached file và kẹp theo thứ tự. Bước 2: Trình HB/L cho hãng tàu Hãng tàu sẽ fax MB/L đến TMC và yêu cầu trình HB/L để khai báo hải quan trước khi tàu cập cảng 24 tiếng. Khi đã có chứng từ trong tay, nhân viên hàng nhập sẽ fax HB/L kèm số MB/L cho hãng tàu. Chúng ta phải thường xuyên liên lạc hãng tàu để kịp thời nắm bắt được ngày tàu đến chứ không thụ động ngồi chờ giấy báo của hãng tàu. Vì đôi khi sơ xuất, hãng tàu không gởi giấy báo kịp thời và bộ chứng từ chính chưa về đến hoặc chưa đủ, khi đó nếu chúng ta được khách hàng ủy quyền làm thủ tục nhập khẩu cho lô hàng thì có thể chọn một trong các giải pháp sau: - Chờ bộ chứng từ: giải pháp này mang tính thận trọng, chắc chắn nhưng có thể tốn nhiều chi phí cho việc lưu kho bãi tại cảng, đó là chưa kể đến việc khó bảo quản chất lượng hàng hóa hay tính cấp thiết của kinh doanh. - Linh động trong từng trường hợp cụ thể: có thể làm công văn xin nợ chứng từ bản chính trong bộ hồ sơ đăng ký làm thủ tục hải quan nhập khẩu. Nếu xét thấy cần thiết và tính chắc chắn chính xác của bộ chứng từ bản chính. Giải pháp này mang lại hiệu quả thời gian và chi phí. - Từ chối nhận hàng hay nhận hàng có điều kiện (thực hiện những cam kết trong hợp đồng ngoại thương). Bước 3: Nhận giấy báo hàng đến từ hãng tàu Khi tàu cập cảng, hãng tàu gởi giấy báo hàng đến. Trên giấy báo thể hiện đầy đủ các chi tiết liên quan đến lô hàng như số kiện, số kgs, loại hàng, tên tàu vì đôi khi tàu ghi trên vận đơn khác với tàu ghé cảng đến nếu có chuyển tải và những phí sẽ phải đóng. Bước 4: Gởi giấy báo cho người nhận TMC làm giấy báo hàng đến gởi cho khách hàng và cũng thông báo những chi phí đã được sự chỉ dẫn thu từ đầu bên đại lý phải đóng để khách hàng chuẩn bị khi lên lấy lệnh giao hàng (Delivery Order). Bước 5: Nhận D/O từ hãng tàu TMC sẽ mang B/L và giấy giới thiệu đến đại lý hãng tàu nhận lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O ) và Manifest. Trong trường hợp MB/L (Surrender, SeawayBill) chỉ cần mang giấy giới thiệu. Nếu cước trên MB/L là “ Collect , chúng ta phải đóng tiền cước và phí D/O. Nếu cước trên MB/L là “ Prepaid” chúng ta chỉ đóng phí D/O. Bước 6: Giao D/O cho người nhận Sau khi TMC đã nhận được D/O, Consignee đem theo B/L do shipper gửi và giấy giới thiệu đến để nhận D/O và đóng những khoản phí cần thiềt như: phí D/O, phí làm hàng (Handling fee) – nếu là khách hàng trực tiếp, CFS (nếu là hàng lẻ)… Đại lý giao nhận phải kiểm tra các điều kiện trong B/L đã thực hiện đầy đủ chưa, sau đó mới phát lệnh giao hàng và bộ chứng từ để khách hàng tự nhận hàng. Bước 7: Thủ tục hải quan Nếu khách hàng yêu cầu công ty làm dịch vụ hải quan. TMC sẽ tiến hành các bước sau đây. (1) Chuẩn bị các chứng từ Đối với hàng hóa kinh doanh ngoài các chứng từ cơ bản nhận được từ khách hàng và đại lý hàng không cung cấp, tùy theo từng loại hàng hóa nhập khẩu mà cần phải thu thập thêm những giấy chứng nhận, giấy phép do các cơ quan nhà nước cấp. (1) Chuẩn bị các chứng từ (4) Đóng thuế và lệ phí hải quan (6) Lấy hàng ra cổng ( 3) Kiểm hóa (2) Đăng ký tờ khai (5) Nhận lại tờ khai (7) Giao hàng HÌNH 4.4: QUY TRÌNH LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN HÀNG NHẬP (2) Đăng ký tờ khai - Bộ hồ sơ đăng ký tờ khai gồm có: + Giấy giới thiệu: 1 bản chính. + Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu: 2 bản chính. + Phiếu tiếp nhận hồ sơ làm thủ tục hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho hải quan, 1 bản dành cho người khai hải quan). + Hóa đơn thương mại: 1 bản sao. + Hợp đồng ngoại thương: 1 bản chính. + HB/L: 1 bản chính, 2 bản sao. + MB/L: 1 bản chính. + Lệnh giao hàng : 1 bản chính. + Bản kê chi tiết hàng hóa: 1 bản chính, 1 bản sao. + Giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có): 1 bản chính. (Nếu doanh nghiệp lần đầu tiên nhập khẩu thì phải kèm theo bộ hồ sơ: 1 bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và 1 bản sao giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh xuất nhập khẩu). - Riêng đối với hàng hóa nhập khẩu từ Mỹ và ASEAN thì ngoài việc khai trên tờ khai hải quan thông thường thì còn phải khai trên tờ khai trị giá tính thuế hàng nhập khẩu. Tuy nhiên đối với những trường hợp sau thì không cần phải khai: (theo công văn số 191/TCHQ/KTTT). + Hàng hóa nhập khẩu của khu chế xuất, doanh nghiệp khu chế xuất. + Hàng hóa nhập khẩu theo loại hình sản xuất xuất khẩu. Riêng đối với phần tiêu thụ nội địa thì phải khai báo theo tờ khai trị giá. + Hàng hóa nhập khẩu có thuế suất thuế nhập khẩu bằng 0% nhập khẩu theo điều kiện CIF, C&F và giá ghi trên hóa đơn đã phản ánh toàn bộ tổng số tiền người mua phải trả. + Hàng hóa nhập khẩu thuộc đối tượng xét miễn thuế. + Hàng hóa nhập khẩu tạo tài sản cố định của các doanh nghiệp hoạt động theo luật đầu tư nước ngoài. - Nếu các chứng từ đầy đủ, hợp lệ và doanh nghiệp không nằm trong danh sách bị cưỡng chế thuế, nhân viên hải quan đăng ký tờ khai sẽ ký tên, ghi số tờ khai vào tờ khai và đưa toàn bộ hồ sơ cho người giao nhận đánh số thứ tự và đóng dấu tên lên các chứng từ. Nhân viên hải quan đăng ký tờ khai sẽ trả lại 1 phiếu tiếp nhận hồ sơ (bản dành cho người khai hải quan). (3) Kiểm hóa (quy trình giống hàng xuất) Kiểm hóa xong, nhân viên hải quan kiểm hóa yêu cầu người giao nhận ký vào tờ khai. (4) Đóng thuế và lệ phí hải quan - Sau khi kiểm hóa xong, người giao nhận nhận “giấy báo nộp lệ phí hải quan” từ nhân viên hải quan kiểm hóa và nộp giấy này tại “nơi đóng lệ phí hải quan hàng mậu dịch”, nhân viên hải quan sẽ căn cứ vào đó để lập biên lai thu lệ phí hải quan. Biên lai thu lệ phí hải quan gồm có 2 bản: + Bản màu trắng dành cho hải quan. + Bản màu đỏ dành cho doanh nghiệp. - Tùy theo từng loại mặt hàng mà doanh nghiệp phải nộp thuế ngay hay nộp thuế trong một thời hạn nhất định. (5) Nhận lại tờ khai - Tại “nơi trả tờ khai” người giao nhận nộp: + Giấy báo nộp lệ phí hải quan. + Biên lai thu lệ phí hải quan (bản màu trắng dành cho hải quan). + Phiếu tiếp nhận hồ sơ. - Sau khi tờ khai đã được đóng dấu đã hoàn tất thủ tục hải quan, nhân viên hải quan sẽ trả lại 1 thông báo thuế và 1 tờ khai hải quan (bản dành cho người khai hải quan). (6) Lấy hàng ra khỏi cổng cửa khẩu Khi lấy hàng ra khỏi cổng cửa khẩu, người giao nhận trình nhân viên hải quan cổng cửa khẩu tờ khai hải quan đã hoàn tất thủ tục hải quan để ghi vào sổ theo dõi và kiểm tra thực tế số lượng hàng lấy ra có đúng với tờ khai hay không. (7) Giao hàng Người giao nhận thu xếp phương tiện vận chuyển để chở hàng đến cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký nhận vào giấy giao hàng – Delivery Note. v Hàng lẻ (LCL – Less Than Container Load) Quy trình nhận hàng lẻ cũng giống như nhận hàng nguyên container. Nhưng sau ngày tàu đến khoảng 1-2 ngày, chủ hàng mới có thể nhận được lô hàng vì phải đợi hãng tàu hay đại lý dỡ hàng vô kho. Quy trình thủ tục hải quan đối với hàng lẻ cũng giống hàng nguyên container. Nhưng hải quan sẽ kiểm hóa hàng tại kho thay vì tại bãi container như hàng nguyên container. Những điểm trên cần lưu ý về quy định nghiệp vụ hàng nhập - Tuyệt đối không cho khách hàng nợ B/L gốc, vì không có B/L gốc là không có bằng chứng gì là lô hàng này là của họ. - Lý do không xuất trình vận đơn gốc phải hợp lý và chính đáng. Chỉ trường hợp B/L qua ngân hàng nhưng chứng từ đến trễ mà hàng cần gấp thì phải có một tờ bảo lãnh ngân hàng thì mới giao lệnh. - Nếu HB/L qua ngân hàng thì mặt sau của tờ B/L phải có xác nhận đóng dấu ký hậu của ngân hàng đó. - Khi trình HB/L cho đại lý hãng tàu, chúng ta phải trình HB/L thể hiện tên và địa chỉ người nhận (Consignee) thật sự. Vì người này sẽ trực tiếp đứng ra làm thủ tục hải quan để nhận hàng. Nếu không phải chúng ta yêu cầu người nhận HB/L của mình fax HB/L cuối cùng. - Trường hợp khách hàng yêu cầu thanh toán chuyển khoản. Theo dõi, kiểm tra và khi khách hàng đã thực hiện xong việc thanh toán thì mới giao D/O. Một số trường hợp đặc biệt Các loại container đặc biệt dễ phát sinh phí giữ container tại kho và lưu container. Đặc biệt là container lạnh. Khi nhận chứng từ thấy loại container là container lạnh… thì phải theo dõi liên tục, tránh bị rớt Manifest. Hơn nữa, phải kiểm tra ngày đến, liên hệ với hãng tàu để lấy lệnh và giao cho khách trước 1 ngày so với ngày tàu vào. Trường hợp không trình Manifest (HB/L) kịp thời, do đại lý gởi chứng từ trễ hay do người nhận không cung cấp chi tiết HB/L kịp thời. Chúng ta phải làm bộ hồ sơ điều chỉnh Manifest. Phí điều chỉnh sẽ do bên có lỗi thanh toán. Bộ hồ sơ gồm có : - Công văn gởi hải quan xin chỉnh Manifest: 1 bản chính - Công văn gởi carrier/coloader xin giấy ủy quyền chỉnh Manifest: 1 bản chính - Điện đại lý: 1 bản chính - Bản dịch điện đại lý: 1 bản chính - HB/L & MB/L: 1 bản chính Trường hợp sửa đổi Manifest (chỉnh tên Consignee, chỉnh đại lý, thay đổi consignee, sửa số B/L, số container…). Bộ hồ sơ gồm có: - Công văn gởi hải quan xin sửa Manifest: 1 bản chính. - Công văn gởi carrier/coloader xin giấy ủy quyền: 1 bản chính. - Công văn từ chối nhận hàng của Consignee cũ (nếu chỉnh tên Consignee thì cần thêm công văn này): 1 bản chính. - Điện của đại lý: 1 bản chính. - Bản dịch điện của đại lý: 1 bản chính. - HB/L tên Consignee cũ: 1 bản chính. - HB/L tên Consignee mới: 1 bản chính. - MB/L: 1 bản chính. - Manifest correction: 1 bản chính. ¶ Nhận xét chung về quy trình xử lý chứng từ Để thực hiện được quy trình - đó là một sự kết hợp hết sức nhịp nhàng giữa các phòng ban của công ty, đặc biệt là toàn thể đội ngũ nhân viên. Với quy trình này đã giúp cho TMC đạt được kết quả kinh doanh khá tốt như ngày nay. Bên cạnh những kết quả, cũng như những thành công đã đạt được công ty cũng gặp phải một số khó khăn làm cho quy trình xử lý chứng từ kém hiệu quả, do có quá nhiều chứng từ và trải qua nhiều giai đoạn. Nhìn chung, quy trình mà công ty đang thực hiện không khác gì so với các công ty giao nhận khác, nhưng điều khác biệt ở đây là chất lượng dịch vụ và uy tín của công ty bên cạnh đó có rất nhiều tuyến đường đáp ứng được nhu cầu vận chuyển của khách hàng. Về thời gian hoàn thành một quy trình xử lý chứng từ tùy thuộc vào từng lô hàng xuất hoặc nhập, đi tuyến nào và tùy thuộc vào sự thuận lợi của việc trao đổi chứng từ các bên tham gia…Do vậy thời gian để hoàn thành một quy trình xử lý chứng từ không cố định. CHƯƠNG 5: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN VÀ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XỬ LÝ BỘ CHỨNG TỪ 5.1 Các thuận lợi, khó khăn về giao nhận và xử lý chứng từ trong vận chuyển hàng hóa bằng container đường biển 5.1.1 Thuận lợi - Qua nhiều năm hoạt động công ty đã tự vượt qua những khó khăn ban đầu để tự khẳng định mình. Hiện nay công ty đã đứng vững, gặt hái được nhiều thành công trong hoạt động giao nhận hàng hóa. Quan trọng hơn hết là công ty đã tạo được uy tín trên thương trường, tạo được mạng lưới kinh doanh rộng khắp ở cả thị trường trong và ngoài nước. - Với chiến lược đúng đắn, nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu hàng hoá bằng container đường biển, công ty đã đào tạo được đội ngũ nhân viên khá lành nghề từ việc tìm kiếm thị trường, tìm kiếm khách hàng cho đến việc xử lý các quy trình xử lý chứng từ cho hàng hoá xuất nhập khẩu bằng container đường biển. Với đội ngũ nhân viên giàu nghiệp vụ, làm việc đoàn kết như vậy hàng năm công ty thu được nhiều lợi nhuận đáng kể góp phần phát triển hoạt động xuất nhập khẩu của Việt Nam. - Phong trào thi đua của công ty phát triển mạnh với những sáng kiến để cải tạo công ty ngày càng hoàn thiện. Bên cạnh đó công ty còn có hệ thống đại lý uy tín và chuyên nghiệp trên khắp toàn cầu. Điều này làm cho quy trình của công ty ngày càng hoàn thiện và rút ngắn thời gian cho khách hàng trong việc hoàn tất bộ chứng từ đúng thời hạn. 5.1.2 Khó khăn - Thỉnh thoảng khi làm thủ tục hải quan vẫn còn những thiếu sót do quá nhiều hàng mà đội ngũ nhân viên không đủ. - Hệ thống chứng từ vận tải chưa được chuyên nghiệp hóa do hệ thống mạng còn yếu nên công ty hay gặp rắc rối trong việc nhận và gởi chứng tư bằng email. Việc chậm trễ này, làm phát sinh những chi phí và thời gian kéo dài không cần thiết. - Vẫn còn gặp một số vướng mắc khi làm thủ tục giao nhận hàng, thiếu hoặc chưa đủ chứng từ. Trong đó, khâu áp mã thuế hàng cho khách hàng rất quan trọng. Vì chúng ta áp đúng mã thuế sẽ giúp khách hàng hạn chế được chi phí đóng thuế. Chứng từ chậm trễ làm kéo dài thời gian giao nhận hàng cho khách làm ảnh hưởng tới dịch vụ của công ty cũng như khả năng chuyên môn của nhân viên. Để phục vụ khách hàng tốt trong thời buổi thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, các công ty giao nhận đều cố gắng nhận và xuất hàng càng nhanh càng tốt cùng với chi phí rẻ và chất lượng dịch vụ cao. - Hình thức kinh doanh chủ yếu của công ty là bán dịch vụ, do đó kho bãi là một trong những phương tiện chủ yếu của công ty để thực hiện kinh doanh. Nhưng hiện nay, công ty vẫn chưa có kho bãi riêng để thực hiện đóng hàng. - Công ty chưa có hoạt động tiếp thị hùng hậu để quảng bá dịch vụ của công ty nên gặp nhiều khó khăn trong việc tìm khách hàng mới. 5.1.3 Cơ hội - Trong nền kinh tế hội nhập của Việt Nam làm cho hoạt động giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu trong nước nói chung và trong công ty nói riêng ngày càng phát triển. - Ngày nay, những quy định của Nhà nước trong lĩnh vực giao nhận được thông thoáng hơn, người giao nhận còn được quyền nhận ủy thác từ chủ hàng hoặc từ người chuyên chở để thực hiện các công việc khác nhau như nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, lưu kho,...trên cơ sở hợp đồng ủy thác. - Ngoài ra, còn tạo cơ hội thực hiện chức năng như là một người vận chuyển không khai thác tàu, cung cấp các dịch vụ như: dịch vụ thu gom hàng lẻ, dịch vụ từ kho đến kho, dịch vụ phát hàng đối với các đại lý hãng tàu. 5.1.4 Đe dọa - Một số chính sách, cơ chế quản lý kinh tế của Nhà nước còn thiếu đồng bộ, chưa cụ thể. Thủ tục hải quan có cải cách nhưng chưa thông thoáng để rút ngắn thời gian thông quan hàng xuất nhập khẩu. - Do xu thế mới vừa xuất hiện trong những năm gần đây, đó là những đơn vị sản xuất đã và đang tìm cách tổ chức khép dây chuyền kinh doanh của mình, tự do tổ chức đầu tư tàu, tự thực hiện giao nhận… Xu thế này đang ngày càng phát triển ở hầu hết các doanh nghiệp trong nước cũng như ngoài nước, trong khi đội vận tải và giao nhận đang thừa năng lực. Đây cũng là một khó khăn không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh mà còn làm suy giảm, phân tán khả năng đầu tư, đổi mới phương tiện thiết bị và phương tiện làm hàng của ngành giao nhận. - Về mặt dịch vụ vận tải biển: đang phát triển ồ ạt, có đến hơn 300 doanh nghiệp làm đại lý tàu, đại lý vận tải, đại lý giao nhận, nhưng nhiều doanh nghiệp không có cán bộ, không có thị trường mà chỉ làm bình phong cho các văn phòng đại diện hoặc doanh nghiệp nước ngoài khai thác thị trường, dẫn đến tình trạng cạnh tranh, giảm giá tùy tiện làm thiệt hại cho các doanh nghiệp. 5.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao nghiệp vụ và hoàn thiện quy trình 5.2.1 Giao nhận hàng xuất khẩu v Về khâu chuẩn bị chứng từ - Để khắc phục những nhầm lẫn, chậm trễ trong khâu chuẩn bị chứng từ, công ty cần tổ chức lại khâu chuẩn bị chứng từ. Một số tuyến đường vận chuyển đi khu vực Châu Á với thời gian rất nhanh, khoảng 2-7 ngày, do đó cần ưu tiên gởi chứng từ đi trước để hạn chế việc nhận trễ chứng từ làm ảnh hưởng đến việc nhận hàng của khách. - Để giải quyết tình hình trễ chứng từ, trong các hợp đồng với các hãng tàu cần thương lượng điều khoản: phát hành B/L trong vòng 24 giờ sau khi hàng lên tàu, nhưng nếu có thể sau khi giao hàng cho tàu xong ta nên lấy B/L ngay để hoàn thành bộ chứng từ gởi cho khách. - Công ty cần tuyển thêm nhân viên chuyên phụ trách về khâu lập chứng từ. Người này có nhiệm vụ kiểm tra lại tất cả những chứng từ sau khi các chứng từ đã được hoàn tất trước khi nộp cho hải quan để nhận hoặc giao hàng cho khách. - Trong những lúc có nhiều hàng giao nhận thì không nên để một người phụ trách hết toàn bộ quá trình làm hàng mà cần có hai hay ba người phụ trách để hỗ trợ trong khâu làm chứng từ, kiểm tra chứng từ, kê khai hải quan…Thời gian làm hàng sẽ rút ngắn hơn, chứng từ được làm kỹ hơn. Có như vậy thì dễ dàng kiểm tra những sai phạm hơn và mỗi bộ phận đều có trách nhiệm trong từng khâu của mình. - Về khâu hải quan và đại lý vận tải, công ty nên tổ chức cho nhân viên học thêm các lớp nghiệp vụ hải quan do tổng cục hải quan tổ chức và những lớp về vận tải biển. Những khóa này sẽ giúp cho nhân viên nâng cao được nghiệp vụ chuyên môn hạn chế những sai phạm trong khâu chứng từ. - Nâng cấp hệ thống máy vi tính tạo điều kiện cho nhân viên hoàn thành nhanh chóng và chính xác bộ chứng từ để có thể sớm đăng ký khai báo hải quan bằng điện. - Hệ thống mạng nội bộ và quốc tế không ngừng nâng cao vì đây là điều rất quan trọng trong khâu giao tiếp với đại lý với nước ngoài về tình hình lô hàng xuất cũng như nhập. v Về khâu đóng hàng vào container - Công ty cần tổ chức tốt hơn nữa đối với việc giao nhận hàng, tuy đây là khâu cuối cùng trước khi giao nhận hàng để nhằm tránh tình trạng sai sót do tài xế, do nhân viên gây ra mà hậu quả mang lại là trễ chuyến hàng của khách. Giảm được chi phí không cần thiết phát sinh ở khâu nhận hàng dẫn đến giảm chi phí cho công ty. - Đối với việc giao nhận hàng cần phải tuyển tài xế có kinh nghiệm trong việc vận chuyển hàng ra vào cảng nhằm tránh tình trạng giao hàng nhằm cảng để đảm bảo thời gian kiểm hóa xuất hàng và giảm các chi phí không cần thiết. - Đối với việc đóng hàng vào container, công ty nên phân công nhân viên phụ trách kho bãi riêng. Khi có nhiều hàng để gởi cùng một lúc thì ta nên phân loại và sắp xếp các lô hàng theo thứ tự với những ký mã riêng và ghi vào sổ theo dõi để tránh ghi nhầm hoặc đóng lộn hàng, đặc biệt là kiểm đếm kỹ trước khi đóng hàng vào container. - Cần có hợp đồng dài hạn với đội xe tải nhằm giảm những rủi ro trong việc vận chuyển hàng và giảm chi phí vận chuyển. Lượng hàng ngày càng nhiều, công ty nên có hợp đồng dài hạn với bốc xếp để giao trách nhiệm trong việc xếp dỡ hàng tránh tình trạng hàng bị đổ vỡ, rách bao bì…. Khi ký hợp đồng công ty cần phải đưa ra những điều khoản phân chia rõ trách nhiệm của mỗi bên. 5.2.2 Giao nhận hàng nhập khẩu v Về khâu chứng từ - Bộ phận chứng từ vận tải : phải theo dõi thường xuyên lịch trình đến của tàu để kịp thời trình Manifest với hãng tàu, thông báo hàng đến kịp thời với khách hàng. Nếu chưa có đủ chứng từ, liên lạc với đại lý hay khách hàng để có đủ. Chúng ta phải hổ trợ khách hàng trong khâu chứng từ, nếu họ không thể liên lạc được với Shipper hay chứng từ chưa về kịp. Chúng ta phải giao lệnh nhanh chóng để khách hàng kịp thời nhận hàng, tránh những phí lưu kho lưu bãi phát sinh. Khâu chứng từ được thực hiện cách chặt chẽ, lôgic, tránh những sai sót có thể xảy ra, điều này làm cho khách hàng tin tưởng vào dịch vụ của chúng ta hơn. - Nâng cấp hệ thống mạng để công ty có thể sớm đăng ký khai báo hải quan bằng điện, tiết kiệm được nhiều thời gian. v Về khâu nhận hàng Sau khi đã làm xong thủ tục hải quan, phải nhanh chóng giao hàng cho khách. Tránh việc giao nhằm hàng. Trong quá trình làm hàng, nếu có bất kỳ vấn đề (hàng thực tế không thực như khai báo, thuế có sự thay đổi …) nào phát sinh chúng ta phải kịp thời thông báo với khách biết để có những hướng giải quyết hợp lý. v Về kho bãi Với lượng hàng ngày càng nhiều, công ty nên thuê kho riêng tại cảng hoặc kho ngoại quan. Điều này sẽ giảm thiểu chi phí thuê dịch vụ ngoài và phát triển được hình thức gom hàng lẻ đóng container. 5.2.3 Một số giải pháp khác v Về khâu tiếp thị - Công ty cần phải xây dựng và củng cố quan hệ gắn bó giữa công ty với khách hàng nhất là các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu, đẩy mạnh hoạt động marketing nhằm mở rộng thị trường, thu hút khách hàng hơn nữa. Thông qua marketing từng bước hạ giá thành dịch vụ, mở rộng thị trường, tăng cường quan hệ hợp tác với các hãng giao nhận trong khu vực và trên thế giới để ta chỉ định họ làm đại lý cho công ty ở nước ngoài và ngược lại công ty làm đại lý cho họ ở Việt Nam. - Ngoài nhiệm vụ tìm nguồn hàng trong nước vốn rất khó khăn trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay, công ty cần phải năng động tìm kiếm các thông tin về chủ hàng cũng như người nhận hàng nhằm cung cấp cho các đại lý ở nước ngoài để nhận sự trợ giúp của họ trong việc giành được các lô hàng chỉ định. Muốn đảm bảo được điều này thì hệ thống thông tin liên lạc phải đủ tiêu chuẩn để cung cấp nhanh chóng, kịp thời và chính xác các dữ liệu cần thiết theo yêu cầu. v Không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên công ty Trong kinh doanh lợi nhuận luôn là yếu tố sống còn của mỗi công ty, ai cũng muốn bỏ ra ít nhất nhưng thu vào nhiều nhất, tức là mang lại hiệu quả cao. Và con người luôn là chủ thể của quá trình đó, điều khiển hoạt động kinh doanh. Với tình hình gay gắt như hiện nay đòi hỏi công ty, đòi hỏi mỗi nhân viên của công ty phải luôn tìm tòi học hỏi, có tư duy sáng tạo, biết rõ tổ chức, nắm rõ thị trường và những biến động thị trường nhằm xây dựng kế hoạch kinh doanh hợp lý và đúng đắn hơn. Do đó, công ty nên quan tâm một số biện pháp để nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên công ty như: - Công ty phải thường xuyên tổ chức các buổi thảo luận về hoạt động dịch vụ giao nhận nhằm giúp cho nhân viên nhanh chóng nắm bắt kinh nghiệm, kiến thức, khả năng tiếp xúc khách hàng để gây ấn tượng tốt cho công ty. - Đồng thời công ty phải có chế độ ưu đãi về lương bổng và khen thưởng công việc hợp lý nhằm giữ anh em gắn bó với công ty, coi công ty như gia đình của mình. Bên cạnh đó, công ty cũng nên đài thọ chi phí để bồi dưỡng nâng cao trình độ của nhân viên công ty như trình độ ngoại ngữ, vi tính và nghiệp vụ về ngoại thương nhằm nâng cao kiến thức và kinh nghiệm trong công tác dịch vụ, rút ngắn thời gian và ngày càng hoàn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu tại công ty. v Duy trì khách hàng cũ, tích cực tìm kiếm khách hàng mới   - Đối với khách hàng cũ + Công ty luôn quan tâm đến các yêu cầu của khách hàng và giữ mối quan hệ song phương, đồng thời công ty thường xuyên liên lạc với khách hàng để nắm bắt được các thông tin phản hồi từ khách hàng nhằm đề ra những chính sách hợp lý hơn. + Đối với khách hàng lâu năm, vào dịp lễ tết công ty cần có quà biếu. Nếu khách hàng có tiệc cưới, ma chay hay gặp điều rủi ro công ty cần cử người đến thăm hoặc viết thư chia buồn, để chứng tỏ cho họ biết họ luôn được xem là thượng đế. - Đối với việc tìm kiếm khách hàng mới + Khi nhận được những thông tin các công ty mới thành lập có nhu cầu nhập hàng, xuất hàng thì công ty cần có kế hoạch tiếp cận với khách hàng tạo mối quan hệ gây ấn tượng ban đầu và thể hiện mong muốn hợp tác làm ăn lâu dài. Sau đó đưa chính sách giá hợp lý để có thể ký hợp đồng ngay. + Thiết lập mối quan hệ với các hãng tàu, hãng hàng không và đại lý trong và ngoài nước để tìm kiếm khách hàng mới. + Trong công tác môi giới, bất kể chủ tàu, chủ hàng hay các tổ chức đại diện, cá nhân khác giới thiệu cho công ty những khách hàng mới, nếu ta ký được hợp đồng thì phải tính hoa hồng và cần thông báo rõ tỷ lệ hoa hồng này theo khối lượng giá trị hàng hóa. v Hoàn thiện quy trình chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa bằng container đường biển - Củng cố, đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ cao, đòi hỏi phải cẩn thận và hết sức chính xác trong việc xử lý chứng từ - Nâng cấp hệ thống mạng để công ty có thể sớm đăng ký khai báo hải quan bằng điện, tiết kiệm được nhiều thời gian. - Xác định mặt hàng giao nhận theo thời vụ, theo cơ cấu mặt hàng. - Xác định cụ thể từng đơn hàng vận chuyển. - Điều độ tàu vận tải, có quan hệ rộng rãi với hệ thống các hãng tàu trên cả nước, tạo điều kiện dễ dàng cho việc lưu khoang hàng hóa xuất nhập khẩu. - Củng cố và xây dựng hệ thống đại lý trên khắp toàn cầu, đề ra những quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng giữa các bên nhằm tránh những rủi ro và chi phí phát sinh trong trường hợp hàng hóa xuất nhập khẩu gặp sự cố. - Tổ chức, xây dựng khép kín dây chuyền kinh doanh, có thêm nhiều dịch vụ hơn nữa để phục vụ một cách tốt nhất và đầy đủ, đáp ứng kịp thời yêu cầu của khách hàng trong lĩnh vực giao nhận. - Hoàn thiện và ngày càng đơn giản hóa quy trình xử lý chứng từ nhằm hoàn tất bộ chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu cho khách hàng trong thời gian nhanh nhất. - Cung cấp trang thiết bị văn phòng hiện đại nhằm tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên. CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN 6.1 Kiến nghị đối với nhà nước và các ngành có liên quan - Hệ thống giao nhận ở nước ta vừa mới được củng cố lại trong những năm gần đây, do đó xét về mặt tổ chức của ngành còn yếu, khả năng cạnh tranh của ngành cũng còn nhiều hạn chế vì vậy cần tập trung vào các mặt chủ yếu sau: + Về bốc xếp: thực hiện chiến lược chung, xây dựng đầu mối để nối mạng với các cảng trong khu vực nhằm mục đích mang nguồn hàng nhiều cho các công ty giao nhận tại Việt Nam. + Về dịch vụ: tổ chức lại, cổ phần hóa, cho nước ngoài mua lại cổ phần để giữ đầu tư và tạo cầu nối cho việc đầu tư ra nước ngoài để chia sẽ thị trường khu vực. - Đề nghị bộ tổ chức, phối hợp quy hoạch giữa các ngành đường biển, đường sắt, đường sông, đường bộ nhất là các khu đầu mối giao thông nhằm tránh tình trạng kẹt xe trong giờ cao điểm, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nhận được nhanh chóng. - Cơ sở hạ tầng phục vụ công tác giao nhận còn yếu kém, năng suất thấp như cảng biển trong thời gian dài không đầu tư đúng mức nên đội bơi lặn ở các cảng biển nằm trong sông như cảng Sài Gòn là cảng lớn nhưng luồng vào cảng bị hạn chế do bị thu hẹp, chảy quanh co nên tàu bè ra vào khó khăn. Cầu cảng, bãi bị xuống cấp, trang thiết bị bốc dỡ chưa được cơ giới hóa. Đường sông ở miền Nam có hai tuyến chính là: Thành phố Hồ Chí Minh – Rạch Giá – Hà Tiên và thành phố Hồ Chí Minh – Cần Thơ – Cà Mau, hiện nay cũng đang bị hiện tượng sa bồi nên tốc độ lưu thông thấp. Sự lạc hậu của cơ sở hạ tầng cản trở lớn đến kinh doanh giao nhận, lượng hàng hóa vận tải ở miền Nam có thể sẽ tăng cao hơn nếu cơ sở hạ tầng được nâng cấp và hiện đại hóa. Do vậy, nhà nước cần đầu tư thêm cho việc nâng cấp các cảng biển ở phía Nam. - Trong khi chờ đợi các dự án xây dựng các cảng mới, thì cảng Sài Gòn đóng vai trò chính trong xuất nhập khẩu hàng hóa cho khu vực trọng điểm phía Nam mà thường xuyên bị ách tắc lưu thông hàng hóa do phải di chuyển vào đường chật hẹp, quá tải, bị cấm lưu thông trong giờ cao điểm nên việc giao nhận còn gặp nhiều khó khăn. Nhà nước cần phải đầu tư và cho các ngành này vay dài hạn với lãi suất thấp để có thể nâng cấp hiện đại hóa hơn. - Hiện tại các cảng nội thành hầu như tất cả đều bị ùn tắc do lượng hàng hóa nhập và xuất đi quá nhiều. Do vậy việc hạn chế đến mức tối đa các công đoạn thủ tục để tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trực tiếp giao nhận hàng tại cảng cũng là một vấn đề có tầm quan trọng thực tiễn. Để có thể tránh tình trạng chờ đợi như nêu trên thì chính quyền cảng cần phải: + Tổ chức quản lý và sản xuất tại cảng có hệ thống hơn. Tạo điều kiện thuận lợi vừa cho khách hàng giảm bớt các thủ tục hành chính vừa giảm được thời gian chờ đợi. + Xây dựng cơ sở hạ tầng, mở rộng cầu bến kho bãi và các tuyến giao thông trong cảng, nhất là cảng Tân Cảng vì số lượng hàng hóa nhập tại cảng này rất cao, việc chuyển bãi gây nhiều khó khăn, bất tiện cho việc rút hàng, đóng hàng tại bãi… + Đầu tư thêm trang thiết bị và cơ giới hóa dây chuyền bốc xếp. + Một số cảng chưa khai thác hết các năng lực của cảng gây sự lãng phí mất cân bằng giữa các cảng. + Cuối cùng nhà nước cần phải đảm bảo tính ổn định của môi trường pháp lý, tạo kỷ cương và niềm tin cho con người trong sự phát triển to lớn này để có cơ sở thu hút vốn và tiềm lực cả trong và ngoài nước. 6.2 Kết luận - Trong những năm gần đây, chính sách mở cửa của Đảng và Nhà nước đã tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động giao nhận vận tải của nước ta ngày càng mở rộng và phát triển. Nhiều hãng tàu nổi tiếng trên thế giới đã mở tuyến vận tải container vào Việt Nam qua các cảng trọng yếu ở thành phố Hồ Chí Minh. Cuộc bùng bổ thực sự về container đã diễn ra tại các cảng khẩu của thành phố, điều này có lợi cho hoạt động giao nhận vận tải. - Những vấn đề liên quan đến xuất nhập khẩu nói chung và lĩnh vực giao nhận hàng hóa nói riêng luôn có những thay đổi trong đường lối chính sách, thủ tục. Do đó để làm tốt được công việc này đòi hỏi các công ty vận tải - giao nhận, các đại lý hãng tàu phải có kiến thức, kinh nghiệm trong lĩnh vực ngoại thương. - Công ty TMC là một trong những công ty hoạt động khá hiệu quả trong lĩnh vực giao nhận. Để đứng vững trong môi trường cạnh tranh như hiện nay công ty đã nhạy bén với sự biến đổi của xã hội và cố gắng đáp ứng các nhu cầu của khách hàng. Trong thời gian qua, công ty đã chứng tỏ mình thông qua khối lượng khách hàng và hàng hóa giao nhận ngày càng tăng. - Quá trình hoạt động của công ty được thực hiện chặt chẽ, sự phối hợp nhịp nhàng giữa khách hàng với công ty cũng như các phòng ban của công ty. Chính sự phối hợp này tạo nên hiệu quả kinh doanh trong công ty. Thành tựu này là kết quả của nhiều nhân tố khách quan và chủ quan nhưng phải khẳng định đó là thành quả của cả quá trình phấn đấu lâu dài và liên tục của tập thể nhân viên trong công ty. - Với chiến lược đúng đắn, nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu hàng hoá bằng container đường biển, công ty đã đào tạo được đội ngũ nhân viên khá lành nghề từ việc tìm kiếm thị trường, tìm