Tài liệu Đề tài Phân tích hệ thống thông tin quản lý vật tư: HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ
************
Bài tập lớn:
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VẬT TƯ
Giảng viên hướng dẫn: Hoàng Hải Xanh
Nhóm 4 K45/41.01: Vũ Thị Hòa
Vũ Thị Lan
Phạm Thị Luyến
Hà Nội 2010
MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.1 Hệ thống thông tin kế toán
1.1.1 Khái niệm
Định nghĩa Hệ thống : Là môt tập hợp các phần tử có các mối quan hệ hữu cơ với nhau và cùng hoạt động hướng tới mục đích chung.
Định nghĩa Dữ liệu: là những mô tả về sự vật, con người van sự kiện trong thế giới mà chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau, như bằng kí tự, chữ viết, biểu tượng, âm thanh, hình ảnh…
Định nghĩa Thông tin : Thông tin được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay bản tin làm tăng thêm sự hiểu biết của một đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thực hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng
Định nghĩa Hệ thống thông tin : Là một hệ thống được tổ chức để thu thập xử lý,lưu trữ phân phối … ...
77 trang |
Chia sẻ: hunglv | Lượt xem: 1222 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem trước 20 trang mẫu tài liệu Đề tài Phân tích hệ thống thông tin quản lý vật tư, để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ
************
Bài tập lớn:
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VẬT TƯ
Giảng viên hướng dẫn: Hoàng Hải Xanh
Nhóm 4 K45/41.01: Vũ Thị Hòa
Vũ Thị Lan
Phạm Thị Luyến
Hà Nội 2010
MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.1 Hệ thống thông tin kế toán
1.1.1 Khái niệm
Định nghĩa Hệ thống : Là môt tập hợp các phần tử có các mối quan hệ hữu cơ với nhau và cùng hoạt động hướng tới mục đích chung.
Định nghĩa Dữ liệu: là những mô tả về sự vật, con người van sự kiện trong thế giới mà chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau, như bằng kí tự, chữ viết, biểu tượng, âm thanh, hình ảnh…
Định nghĩa Thông tin : Thông tin được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay bản tin làm tăng thêm sự hiểu biết của một đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thực hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng
Định nghĩa Hệ thống thông tin : Là một hệ thống được tổ chức để thu thập xử lý,lưu trữ phân phối … số liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành hoạt động của tổ chức, xí nghiệp, doanh nghiệp.
Định nghĩa Hệ thống thông tin quản lý : là một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối,… các dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý, điều hành của một doanh nghiệp ,tổ chức…Một số mô hình của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp như:
Hệ thống quản lý nhân sự
Hệ thống quản lý tiền lương
Hệ thống quản lý tài sản cố định
Hệ thống quản lý vật tư
Hệ thống quản lý bán hàng, mua hàng..
1.1.2 Sự cần thiết để phát triển một hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp
Một doanh nghiệp có HTTT quản lý hiệu quả giúp cho doanh nghiệp có thể:
- Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra.
Tạo ra năng lực, chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách thức.
Ngoài ra, do sức ép trong hợp tác, HTTT quản lý là một trong những yếu tố mà mỗi đối tác đánh giá giá trị của doanh nghiệp.
Đó là những nguyên nhân phải phát triển HTTT quản lý trong doanh nghiệp
1.1.3 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý
Có rất nhiều phương pháp khác nhau để phát triển một hệ thống thông tin nhưng sử dụng phương pháp nào đi chăng nữa thì nó cũng gồm 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn gồm một dãy các giai đoạn và cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển của hệ thống đó. Phát triển hệ thống là một quy trình lặp. Tùy theo kết quả của một giai đoạn có thể và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước khắc phục những sai sót.
Giai đoạn I: Đánh giá yêu cầu
Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
Làm rõ yêu cầu
Đánh giá khả thi
Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Giai đoạn II: Phân tích chi tiết
Lập kế hoạch phân tích chi tiết
Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại
Nghiên cứu hệ thống thực tại
Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
Đánh giá lại tính khả thi
Sửa đổi đề xuất của dự án
Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
Giai đoạn III: Thiết kế logic
Thiết kế cơ sở dữ liệu
Thiết kế xử lý
Thiết kế các luồng dữ liệu vào
Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic
Hợp thức hóa mô hình logic
Giai đoạn IV: Đề xuất các phương án của giải pháp
Xác định các ràng buộc của tổ chức và tin học
Xây dựng các phương án của giải pháp
Đánh giá các phương án của giải pháp
Chuẩn bị và trình bày báo cáo về các phương án của giải pháp
Giai đoạn V: Thiết kế vật lý ngoài
Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra
Thiết kế phương thức giao tác với phần tin học hóa
Thiết kế các thủ tục thủ công
Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn VI: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
Thiết kế vật lý trong
Lập trình
Thử nghiệm hệ thống
Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống
Giai đoạn VII: Cài đặt và khai thác
Lập kế hoạch cài đặt
Chuyển đổi
Khai thác và bảo trì
Đánh gía
1.1.4 Các khái niệm và kí pháp sử dụng
1.1.4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu:
Để có thể hiểu và phân tích, thiết kế được hệ thống một cách khoa học và chính xác, chúng ta sử dụng các công cụ khác nhau như: phân tích từng phần, phân tích biểu đồ, danh sách kiểm tra…và biểu đồ luồng dữ liệu là một phương pháp rất phù hợp bởi tính đơn giản van dễ hiểu, dễ tiếp cận, khoa học trong việc phân tích hệ thống.
Biểu đồ luồng dữ liệu là “bản chụp nhanh” của dữ liệu di chuyển trong tổ chức hoặc của một nhóm tổ chức. Nhằm xác định và ghi lại cốt yếu của quy trình bằng cách thể hiện dòng dữ liệu trong tiến trình đó.
Biểu đồ ngữ cảnh: Là mức cao nhất của biểu đồ luồng dữ liệu, nó chỉ ra mục đích được mô hình hóa.
Thực thể ngoài:
Ví dụ: tên phòng ban, tên tổ chức…
Tiến trình xử lý
Là một hay một số công việc hay hành động có tác động lên dữ liệu
Được thể hiện bằng hình tròn hoặc hình chữ nhât tròn góc
Được đánh số và có tên gọi
Tên thường bao gồm 1 động từ theo sau 1 đối tượng
Kho dữ liệu
- Được thể hiện trong hình chữ nhật có kẻ khung.
- Có số và tên gọi.
- không chỉ ra được cách thức lưu trữ dữ liệu.
Dòng dữ liệu
- Là các dữ liệu di chuyển từ một vị trí này đến một vị trí khác.
- Được thể hiện bởi mũi tên và đường mũi tên định hướng.
- Thông thường sơ đồ luồng dữ liệu được chia làm nhiều mức, mỗi mức thể hiện một phần chi tiết trong tiến trình xử lý nhóm.
1.1.4.2 Biểu đồ phân cấp chức năng
Là biểu đồ dùng để diễn tả hệ thống các công việc cần thực hiện của hệ thống thông tin cần phát triển. Là cơ sở để thiết kế kiến trúc của hệ thống sau này. Được biểu diễn dưới dạng hình cây. Gốc của cây là chức năng chung.
1.1.4.3 ma trận thực thể dữ liệu chức năng
Là một bảng bao gồm các hàng và các cột, trong cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu, mỗi hàng tương với một chức năng ở mức tương đối chi tiết.
1.1.4.4 mô hình thực thể liên kết
Bao gồm các thực thể có mối liên kết với nhau thỏa mãn các rằng buộc xác định nhằm mô tả dữ liệu của hệ thống thông tin.
1.1.4.5 mô hình quan hệ
Bao gồm một tập các quan hệ có mối quan hệ với nhau, thỏa mãn các rằng buộc và các yêu cầu của thiết kế dữ liệu nhằm mô tả dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống thông tin.
1.2 Lý luận nghiệp vụ
1.2.1 Giới thiệu
Trong doanh nghiệp vật tư bao gồm rất nhiều loại: nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ,... Nguyên liệu, vật liệu là đối tượng lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất.
Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh nó không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu. Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Giá trị của nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động, dụng cụ và các đồ dùng không đủ tiêu chuẩn để ghi nhận là tài sản cố định.
Khác với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh nó mang đặc điểm giống tài sản cố định: một số loại công cụ dụng cụ có thể tham gia vào nhiều chu kì sản xuất kinh doanh và vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu. Đồng thời, công cụ dụng cụ mang đặc điểm giống nguyên vật liệu: một số loại công cụ dụng cụ có giá trị thấp, thời gian sử dụng ngắn; do đó cần thiết phải dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh, công cụ dụng cụ được xếp vào là tài sản lưu động
1.2.2 Nhiệm vụ kế toán các loại vật tư
Phản ánh đầy đủ ,kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư cả về giá trị và hiện vật ,tính toán chính xác giá gốc (hoặc giá thành thực tế ) của từng loại ,từng thứ vật tư nhập ,xuất tồn kho ,đảm bảo cung cấp đầy đủ ,kip thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vât tư của doanh nghiệp.
Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua dự trữ và sử dụng từng loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
1.2.3 Phân loại vật tư
1.2.3.1 Nguyên liệu vật liệu
Nguyên liệu vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Căn cứ vào yêu cầu quản lý ,nguyên liệu vật liệu bao gồm :
+Nguyên liệu ,vật liệu chính
+Vật liệu phụ
+ Nhiên liệu
+Phụ tùng thay thế
+Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản
+Các loại vật liệu khác
Nguyên liệu ,vật liệu chính :Đặc điểm chủ yếu của nguyên liệu vật liệu chính là khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm ,toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển vào giá trị sản phẩm mới.
Vật liệu phụ : Là các loại vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăng chất lượng sản phẩm ,hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất ,bao gói sản phẩm …. Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm.
Nhiên liệu : Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh ,phục vụ cho công nghệ sản xuất ,phương tiện vận tải ,công tác quản lý.. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng ,thể rắn hay thể khí.
Phụ tùng thay thế :Là những vật tư dùng để thay thế sửa chữa máy móc ,thiết bị ,phương tiện vận tải công cụ dụng cụ ..
Vật liệu và thiết bị xậy dựng cơ bản.Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp,công cụ khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt cho công trình xây dựng cơ bản.
Vật liệu khác : Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại trên .Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra như các loại phế liệu vật liệu thu hồi do thanh lý TSCĐ..
Căn cư vào ngồn gốc nguyên liệu được chia ra thành :
Nguyên liệu vật liệu mua ngoài
Nguyên liệu vật liệu tự chế biến ,gia công
Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên liệu vật liệu được chia thành:
Nguyên liệu vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh
Nguyên liệu vật liệu dùng cho công tác quản lý
Nguyên liệu vật liệu dùng cho các mục đích khác
1.2.3.2 Công cụ dụng cụ
Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn của TSCĐ về thời gian sử dụng và giá trị .Tuy nhiên theo quy định hiện hành những tư liệu lao động sau đây không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng vẫn được hạch toán là công cụ dụng cụ :
Các đà giáo ,ván khuôn, công cụ dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho công tác xây lắp.
Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính giá riêng và có trừ dần giá trị trong quá trình dự trữ bảo quản:
+Dụng cụ ,đồ nghề bằng thủy tinh,sành sứ.
+Phương tiện quản lý ,đồ dùng văn phòng.
+Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc.
Công cụ dụng cụ cũng có nhiều tiêu chẩn phân loại.Mỗi tiêu chuẩn phân loại có tác dụng riêng trong quản lý .
Căn cứ vào phương pháp phân bổ ,công cu ,dụng cụ được chia thành:
Loại phân bổ nhiều lần
Loại phân bổ một lần (100% giá trị)
Loại phân bổ 1 lần là những công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn .Loại phân bổ 2 lần trở lên là những công cụ dụng cụ có giá trị lớn hơn .thời gian sử dụng dài hơn và những CCDC chuyên dùng.
Căn cứ vào nội dung công cụ dụng cụ được chia thành :
Lán trại tạm thời ,đà giáo cốp pha dùng trong XDCB,dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất ,vận chuyển hàng hóa
Dụng cụ đồ dùng bằng thủy tinh sành sứ …
Quần áo bảo hộ lao động
Công cụ dụng cụ khác
Căn cứ vào yêu cầu quản lý và công việc ghi chép kế toán ,công cụ dụng cụ được chia thành :
công cụ dụng cụ.
bao bì luân chuyển.
Đồ dùng cho thuê.
Căn cứ vào mục đích sử dụng công cụ dụng cụ được chia thành :
Công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất kinh doanh.
Công cụ dụng cụ dùng cho quản lý.
Công cụ dụng cụ dùng cho các mục đích khác.
1.2.4 Đánh giá vật tư
* Nguyên tắc đánh giá:
- Việc đánh giá nguyên vật liệu được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc. Trong trường hợp giá trị thuần thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đó. Đây chính là nội dung của nguyên tắc thận trọng. Thực hiện ngyên tắc này, doanh nghiệp phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu.
- Để phản ánh chính xác giá trị của nguyên vật liệu và để có thể so sánh được giữa các kì hạch toán, việc đánh giá nguyên vật liệu cần tuân theo nguyên tắc nhất quán. Nội dung của nguyên tắc này: Kế toán đã chọn phương pháp kế toán nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp kế toán đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp kế toán thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực, hợp lí hơn, đồng thời phải giải thích được sự thay đổi đó.
* Các cách đánh giá vật tư:
Đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế:
- Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu được nhập kho từ các nguồn khác nhau nên có những loại giá thực tế khác nhau
+ Đối với nguyên vật liệu mua ngoài:
Giá nhập kho = giá mua thực tế + các khoản thuế + chi phí thu mua
Giá mua thực tế: giá ghi trên hoá đơn
Các khoản thuế: Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và thuế giá trị gia tăng trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền bồi thường…
+ Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công:
Giá nhập kho = giá của nguyên vật liệu xuất kho đem gia công + số tiền trả thuê gia công + chi phí phát sinh khi tiếp nhận
+ Đối với nguyên vật liệu tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành sản xuất.
+ Đối với nguyên vật liệu nhập kho do nhận vốn góp liên doanh, trị giá vốn thực tế là giá trị hợp lí cộng các chi phí phát sinh sau khi nhận.
+ Đối với nguyên vật liệu nhập kho do được cấp: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu là giá trị ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh sau khi giao nhận.
Đánh giá theo giá hạch toán: giá hạch toán của vật tư là giá do doanh nghiệp tự qui định và được sử dụng thống nhất ở doanh nghiệp trong một thời gian dài. Hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị vật liệu nhập, xuất. Cuối kỳ kế toán tính ra trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho theo hệ số giá.
Hệ số gía
=
Trị giá vốn thực tế vật tư tồn đầu kỳ
+
Trị giá vốn TT vật tư nhập trong kỳ
Trị giá hạch toán VT tồn đầu kỳ
+
Trị giá hạch toán VT nhập trong kỳ
Trị giá vốn thực tế vật tư xuất kho
=
Trị giá thực tế vật tư xuất kho
*
Hệ số giá
* Phương pháp tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho:
Theo chuẩn mực kế toán số 02-Hàng tồn kho, tính trị giá vật tư xuất kho được thực hiện theo các phương pháp sau:
- Phương pháp tính theo giá đích danh: theo phương pháp này khi xuất kho vật tư thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho. Phương pháp này được áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít và nhận diện được từng lô hàng.
- Phương pháp bình quân gia quyền: trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho được tính căn cứ vào số lượng vật xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức:
- Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định nguyên vật liệu được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và nguyên vật liệu còn lại cuối kì là nguyên vật liệu được mua hoặc sản xuất thời điểm cuối kì. Theo phương pháp này thì trị giá hàng xuất kho được tính theo trị trị giá hàng nhập kho ở thời điểm cuối kì. Theo phương pháp này thì trị giá hàng xuất kho được tính theo giá của hàng nhập ở thời điểm cuối kì hoặc gần cuối kì còn tồn kho.
- Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá bằng giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kì được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên.
1.2.5 Hạch toán chi tiết vật tư
Hiện nay, các doanh nghiệp thường kế toán chi tiết vật tư theo một trong hai phương pháp chủ yếu, đó là phương pháp mở thẻ song son và phương pháp số dư.
Phương pháp mở thẻ song song: áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp dùng giá mua thực tế để ghi chép kế toán vật tư tồn kho.
Phương pháp số dư: phương pháp này còn được gọi là phương pháp nghiệp vụ kế toán. Nội dung của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ kế toán chi tiết vật tư tồn kho với hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản. Phương pháp số dư được áp dụng cho những doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật tư tồn kho.
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
+ Tại kho: thủ kho ghi thẻ kho theo dõi tình hình hiện có về tình hình biến động của từng loại vật tư theo chỉ tiêu số lượng và giá trị.
+ Tại phòng kế toán căn cứ vào chứng từ nhập xuất để lập bảng kê nhập xuất hoặc tổng hợp để ghi sổ đối chiếu luân chuyển vào cuối kỳ theo từng thứ cả số lượng và giá trị.
1.2.6 Lập báo cáo
* Khi nhập vật tư:
Khi vật tư về nhập kho, thủ kho kiểm tra lô hàng nhập về theo tiêu chuẩn chất lượng, quy cách, vật tư đạt yêu cầu , người lập phiếu dựa vào hoá đơn giao và bảng tài khoản để để từ đó viết phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho gồm có 3 liên:
+ Một liên đưa cho người giao hàng để làm căn cứ thanh toán.
+Một liên thủ kho giữ
+Một liên để cuối tháng nộp cho kế toán vật tư vào sổ; và chỉ mới ghi phần số lượng thực xuất mà chưa ghi giá trị nhập.
*Khi xuất vật tư:
Khi có nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất. Khi yêu cầu xuất được giám đốc xưởng phê duyệt và gửi đến người lập phiếu, người lập phiếu liên lạc với thủ kho để biết được tình hình tồn kho của vật liệu cần xuất kho, từ đó viết Phiếu Xuất kho (2 liên) và chuyển xuống kho để thủ kho làm thủ tục xuất kho. Thủ kho sẽ ghi vào cột thực xuất của phiếu xuất.
* Mỗi khi có thủ tục nhập kho hoặc xuất kho, thủ kho sẽ dựa vào chứng từ (phiếu Nhập và phiếu Xuất) để ghi thẻ kho (chi tiết cho từng loại vật liệu).
*Đến cuối tháng, người lập phiếu sẽ chuyển phiếu nhập, phiếu xuất cho phòng kế toán và bộ phận kế toán vật tư sẽ tiến hành tập hợp số liệu tính ra giá trị vật liệu nhập kho được tính bằng số tiền trên hoá đơn và các chi phí liên quan khác, từ đó hoàn thiện cột giá trị trong Phiếu nhập. Từ đó tính đơn giá bình quân gia quyền của nguyên vật liệu trong kì, để tính được trị giá vật tư xuất kho trong kì, hoàn thiện các chỉ tiêu về giá trị thực xuất trên phiếu xuất và ghi sổ chi tiết vật liệu.
* Kế toán vật tư lập Bảng kê Nhập - xuất - tồn để đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho, số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.
* Kế toán vật tư cùng với thủ kho tiến hành kiểm kê vật tư thực tế, dựa vào kết quả kiểm kê thực tế và bảng kê Nhập - Xuất - tồn lập Biên bản kiểm kê.
Dựa vào báo cáo sản xuất sản phẩm của bộ phận sản xuất để lập báo cáo sử dụng vật tư gửi lên ban lãnh đạo
Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu, kế toán vật tư phải lập Báo cáo Nhập - xuất - tồn kho nguyên liệu vật liệu gửi cho bộ phận quản lí để có kế hoạch mua, xuất vật tư cho tháng tiếp theo.
CHƯƠNG 2: MỤC TIÊU VÀ YÊU CẦU CỦA DỰ ÁN
2.1 Mục tiêu của hệ thống
2.1.1 Nghiệp vụ:
Thực hiện theo đúng quy định của chuẩn mực kế toán hiện hành của Nhà nước và của công ty.
Phản ánh kịp thời đúng thời gian quy định số hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư cả về giá trị và hiện vật; tính chính xác được giá gốc (hoặc giá thực tế )của từng loại,từng thứ vật tư nhập,xuất tồn kho;đảm bao cung cấp đầy đủ kịp thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của doanh nghiệp
Quản lý được nguyên vật liệu tồn kho nhằm đảm bảo được các yêu cầu của công tác kế toán về nguyên vật liệu.
Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế toán mua,dự trữ và sử dụng từng loại vật tư đáp ứng yêu cầu về sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Lập báo cáo về tình ình nguyên vật liệu.
2.1.2 Kinh tế:
Xây dựng một HTTTQL tốt phục vụ các yêu cầu đề ra.
Phục vụ và đảm bảo các yêu cầu về quản lý nguyên vật liệu của công ty.
Giảm thiểu được những tổn thất mất mát do sự quản lý không chặt chẽ…
Cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin về nguyên vật liệu cho các đối tượng sử dụng.
Đảm bảo được chi phí hợp lý,chi phí triển khai và đào tạo thấp.
2.1.3 Sử dụng:
Hệ thống dễ sử dụng ,dễ triển khai lắp đặt,không tốn kém nhiều tài nguyên.
Tự động cập nhật các dữ liệu thông tin trong quản lý kịp thời và chính xác.
Tạo một giao diện thân thiện, dễ theo dõi kiểm tra và giám sát, thông báo lỗi tốt.
Dễ bảo trì, có khả năng nâng cấp phát triển không giới hạn phạm vi quy mô.
Khắc phục các nhược điểm của hệ thống cũ: không cồng kềnh phức tạp, dễ lắp đặt ,triển khai cũng như kiểm thử.
Không tốn quá nhiều chi phí xây dựng cũng như các chi phí để duy trì hoạt động.Đảm bảo đượcc ác yêu cầu về tính bảo mật thông tin.
2.2 Các yêu cầu
2.2.1 Yêu cầu nghiệp vụ:
Đáp ứng được các yêu cầu hiện tại và tương lai:Đảm bảo phản ánh một cách trung thực hiện trạng bản chất sự việc nội dung và giá trị của các nghiệp vụ kinh tế tài chính của doanh nghiệp về vật tư,đồng thời cập nhật được dữ liệu về những thay đổi của vật tư trong doanh nghiệp một cách kịp thời chính xác và khách quan.
Thông tin,số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế,tài chính ,từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị;số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kế toán của kỳ trước.
Phân loại,sắp xếp thông tin,số liệu kế toán theo trình tự,có hệ thống và có thể so sánh được.
2.2.2 Yêu cầu kĩ thuật:
Hệ thống mới phải phù hợp với tình hình tài chính, kĩ thuật hiện tại của công ty cũng như trong tương lai.
Đảm bảo được tính mở trong xây dựng chương trình,cũng như đảm bảo được tính ổn định về đầu vào và đầu ra của hệ thống..
Hệ thống mới phải có khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng thông báo lỗi tốt, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu, dễ hiểu, đảm bảo an toàn dữ liệu.
Hệ thống mới được xây dựng phải giúp người sử dụng giảm tải khối lượng công việc ghi chép sổ sách hàng ngày và khối lượng tính toán, thống kê số liệu cuối kỳ.
2.2.3 Yêu cầu người dùng:
Người dùng phải có trình độ chuyên môn kĩ thuật về sử dụng máy tính cũng như sử dụng chương trình ,đồng thời có chuyên môn về phan tích thiết kế hệ thống.
Am hiểu, nắm vững được các nghiệp vụ kế toán theo quy định hiện hành, đồng thời nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động của công ty.
2.3 Phạm vi triển khai
Đối tượng áp dụng: Bộ phận kế toán của đơn vị.
Quy mô áp dụng: Các phòng ban của đơn vị có liên quan đến quy trình nhập xuất vật tư của đơn vị,các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến vật tư.
CHƯƠNG 3: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GÍA HIỆN TRẠNG
3.1 Mô hình tổ chức của doanh nghiệp
3.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty:
Công ty cổ phần tập đoàn Tân Mai được thành lập theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh và đăng kí thuế công ty cổ phần 3600260196, đăng kí lần đầu ngày 31 tháng 12 năm 2008, đăng kí thay đổi làn 1 ngày 29 tháng 12 năm 2009.
+ Vốn điều lệ theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh thay đổi tìm thấy lần thứ nhất là 700.749.270.000 đồng và được chia thành 70.074.927 cổ phần.
Trong đó:
TT
Cổ đông
Số vốn góp
Số cổ phần
Tỷ lệ vốn góp
1
Tổng công ty giấy Việt Nam
202.605.630.000
20.260.563
28,91%
2
Nhà xuất bản Giáo Dục
72.165.760.000
7.216.576
10,30%
3
Công ty CP Đồng Nai
267.653.190.000
26.765.319
38,20%
4
Cổ đông khác
158.324.690.000
15.832.469
22,59%
Cộng
700.749.270.000
70.074.927
100%
+ Ngành nghề kinh doanh của công ty là sản xuất kinh doanh,xuất nhập khẩu các loại giấy,cellulose, các sản phẩm từ giấy, nguyên vật giấy, bột giấy,hóa chất,vật tư,thiết bị,phụ tùng ngành giấy.Trồng rừng nguyên liệu,sản xuất cây giống.Đầu tư xây dựng,kinh doanh cơ sở hạ tầng khu công nghiệp và hạ tầng khu dân cư.Sản xuất kinh doanh hơi nước. Gia công in ấn các loại tập vở,sách,tạp chí, bao bì nhãn hiệu….
+ Một số chỉ tiêu Tài chính của hai Công ty bị hợp nhất và Công ty hợp nhất đến 31/12/2008:
Giá trị sổ sách tại thời điểm 31/12/2008 :
ĐVT
Tân Mai
Đồng Nai
Hợp nhất
Tổng tài sản
Đồng
2.480.093.522.298
360.085.231.448
2.756.601.213.094
- Tài sản ngắn hạn
Đồng
1.170.864.337.887
173.384.029.448
1.260.670.826.683
- Tài sản dài hạn
Đồng
1.309.229.184.411
186.701.202.000
1.495.930.386.411
Tổng Nguồn vốn
Đồng
2.480.093.522.298
360.085.231.448
2.756.601.213.094
- Nợ phải trả
Đồng
2.005.052.285.010
198.395.722.527
2.120.300.566.885
- Vốn chủ sở hữu
Đồng
475.041.237.288
161.689.508.921
636.300.646.209
T.đó : Vốn đầu tư của CSH
Đồng
472.609.000.000
158.570.370.000
630.749.270.000
Cơ cấu tài sàn và nguồn vốn
ĐVT
Tân Mai
Đồng Nai
Hợp nhất
Cơ cấu tài sản
Tài sản ngắn hạn/Tổng tài sản
%
47,21%
48,15%
45,73%
Tài sản dài hạn/Tổng tài sản
%
52,79%
51,85%
54,27%
Cơ cấu nguồn vốn
Nợ phải trả/Tổng nguồn vốn
%
80,85%
55,10%
76,92%
Nguồn vốn CSH/Tổng nguồn vốn
%
19,15%
44,90%
23,08%
3.1.2 Mô hình tổ chức quản lý bộ máy của doanh nghiệp
Đặc điểm tổ chức quản lý:
+ Công ty bắt đầu hoạt động theo mô hình công ty cổ phần tập đoàn từ ngày 01/01/2009. Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, Ban Kiểm soát.
+ Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyền lực có thẩm quyền cao nhất của công ty. Đại hội cổ đông họp thường niên hoặc bất thường, ít nhất mỗi năm họp một lần. Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 4 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
+ Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
+ Ban Kiểm soát là cơ quan trực thuộc Đại hội cổ đông, do Đại hội đồng cổ đông bầu ra. Ban Kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp tổng điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Công ty.
+ Tổng Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty:
3.2 Tổ chức công tác kế toán của công ty
3.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
- Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty giúp giám đốc trong việc tạo và quản lý các nguồn vốn, triển khai các biện pháp bảo toàn và phát triển nguồn vốn.
- Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, có sự thống nhất từ trên xuống. Bộ máy kế toán có chức năng ghi chép, kiểm tra, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tổng hợp và lập báo cáo kế toán của công ty.
- Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện kiểm tra việc thực hiện toàn bộ các thông tin kế toán, phụ trách chung các hoạt động công tác kế toán, hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra hoạt động của nhân viên trong phòng, là đầu mối quan hệ công tác với cục thuế, cơ quan tài chính ngân hàng và các cơ quan chức năng có liên quan.Theo dõi tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định và đầu tư.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
KẾ TOÁN TRƯỞNG
rThủ quỹ
Kế toán thanh toán
kế toán tiêu thụ SP
Kkế toán vật tư
K kế toán TSCĐ
kế toán tổng hợp
Kế toán công nợ
Kế toán ở các Nhà máy, Trung tâm, Chi nhánh.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán.
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của xí nghiệp.
+ Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 dương lịch hàng năm và kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch hàng năm.
+Đơn vị tiền tệ: VNĐ.
+Hình thức kế toán áp dụng: công ty sử dụng hình thức kế toán nhật kí chứng từ.
+Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ.
+Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
+Giá trị hàng tồn kho là nguyên vật liệu được tính theo phương pháp bình quân gia quyền.
+Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao đường thẳng
3.2.2 Các chứng từ sổ sách, mẫu báo cáo kế toán
Hóa đơn thuế giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ngày… tháng… năm…
Đơn vị bán hàng:………………………………………………………...
Địa chỉ:…………………………………………………………………..
Số tài khoản:……………………………………………………………..
Mã số thuế:………………………………………………………………
Họ tên người mua hàng:…………………… Đơn vị:..…………………
Địa chỉ:………………… Số tài khoản:……………
Hình thức thanh toán:……...……… Mã số thuế:……………..
STT
Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá (Đồng)
Thành tiền (Đồng)
A
B
D
1
2
3=1x2
1
…
…
Cộng tiền hàng:
Thuế suất thuế GTGT: Tiền thuế GTGT:
Tổng cộng tiền thanh toán:
Số tiền viêt bằng chữ:
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sổ nhật ký mua hàng
Phiếu nhập
Phiếu xuất kho:
Thẻ kho:
Sổ chi tiết
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo nhập-xuất-tồn
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
Biên bản kiểm kê vật tư,công cụ,sản phẩm,hàng hóa
3.3 Quy trình nghiệp vụ kế toán
(1) Khi mua vật tư căn cứ vào hóa đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi:
+ Đối với vật tư mua ngoài dung vào SXKD hang hóa dịch vụ thuộc diện chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:
Nợ TK 152- Nguyên liệu và vật liệu(giá mmua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 153-Công cụ dụng cụ
Nợ TK 133-Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111,112,141,331…(Tổng giá thanh toán)
+ Đối với vật tư mua ngoài dùng để SXKD hang hóa dịch vụ chịu đối tương chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp phúc lợi, dự án, kế toán ghi:
Nợ TK 152-Nguyên liệu và vật liệu(Tổng giá thanh toán)
Nợ TK 153-Công cụ dụng cụ
Có TK 111,112,141,331…(tổng thanh toán)
(2) Trường hợp vật tư đã về, đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn, doanh nghiệp đối chiếu với hợp đồng, tiến hành kiểm nhận lập phiếu nhập kho theo số thực nhận và giá tạm tính để ghi sổ kế toán. Khi hóa đơn về sẽ điều chỉnh theo giá thực tế.
+ Căn cứ hóa đơn, nếu nộp thuế GTGT khấu trừ, ghi nhận thuế:
Nợ TK 133
Có TK 331…
+ So sánh giá vốn thực tế theo hóa đơn với giá tạm tính đã tạm ghi trước đây để điều chỉnh theo giá thực tế…
Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn mua hang nhưng vật tư chưa về nhập kho thì kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ riêng “hàng mua đang đi đường”.
+ Nếu trong tháng vật tư đã về, tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập khovà ghi vào TK 152-Nguyên liệu và vật liệu hoặc TK 153-Công cụ dụng cụ.
+ Nếu cuối tháng vật tư vẫn chưa về nhưng doanh nghiệp đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, kế toán ghi:
Nợ TK 153-Hàng mua đang đi đường
Nợ TK 133-Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111,112,331
+ Sang tháng sau, khi vật tư về nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152-Nguyên liệu và vật liệu
Nợ TK 153-Công cụ dụng cụ
Có TK 151-Hàng mua đang đi đường
(3) Khi mua vật tư, nếu doanh nghiệp thanh toán sớm tiền hàngtheo quy định của hợp đồng thì sẽ được bên bán dành cho một khoản tiền chiết khấu thanh toán hoặc nếu vật tư kém chất lượng có thể được giảm glia kế toán ghi:
Nợ TK 331
Nợ TK 111,112
Có TK 515-Chi phí tài chính(chiết khấu thanh toán)
Có TK 133
Có TK 152,153-giảm giá
(4) Trường hợp vật tư nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo gía nhập khẩu và tính thuế GTGT phải nộp cho NSNN.
+ Căn cứ phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152,153
Có TK 331-Phải trả cho người bán
Có TK 333-Thuế van các khoản phải nộp cho nhà nước
+ Trường hợp tính thuế GTGT phải nộp nếu được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 133-Thuế GTGT phải nộp vào NSNN
Có TK 333-Thuế van các khoản phải nộp nhà nước
(5) Đối với vật tư nhập khẩu dùng cho SXKD hàng hóa, ditch vụ chịu thuế GTGT theo phương phâp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT hoặc dùng vào hoạt động phúc lợi, sự nghiệp, dự án, kế toán ghi:
Nợ TK 152,153
Có TK 331-Phải trả cho người bán
Có TK 333-Thuế van các khoản phải nộp nhà nước
(6) Các khoản chi phí liên quan đến quá trình mua vật tư như tiền vận chuyển,…được tính vào giá vật tư,KT ghi:
Nợ TK 152,153(chi phí liên quan phát sinh)
Nợ TK 133
Có TK 111,112,331…
(7) Vật tư tự sản xuất gia công nhập kho,KT ghi:
Nợ TK 152
Nợ TK 153
Có 154-Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
(8) Khi xuất vật tư để sử dụng cho sản xuất kinh doanh:
Với nguyên vật liệu,căn cứ phiếu xuất kho,Kt ghi:
Nợ TK 621-Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nợ Tk 627-Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 241-Chi phí XDCB
Nợ TK 154-Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Có TK 152-Nguyên liệu,vật liệu
(9) Khi xuất vật tư góp vốn liên doanh, KT phản ánh trị giá vốn góp theo giá hội đồng kinh doanh đã xác định:
Nợ TK 222-Vốn góp liên doanh
Nợ TK 811-chi phí khác(chênh lệch lỗ)
Có TK 152,153
+ Nếu chênh lệch lãi kế toán ghi:
Nợ TK 222-Theo gía trị vốn góp
Có TK 3387-Phần chênh lệch lãi tương ứng với phần góp vốncuar đơn vị minh trong liên doanh
Có TK 711-Phần chênh lệch lãi tương ứng với phần góp vốn của đon v v vị khác trong liên doanh
(10) Vật tư thiếu trong kiểm kê,chưa rõ nguyên nhân,căn cứ biên bản kiểm kê,KT ghi:
Nợ TK 138-Phải thu khác
Có TK 152,153
(11) Vật tư đã xuất ra sử dụng cho SXKD nhưng không sử dụng hết nhập kho:
Nợ TK 152
Nợ TK 152
Có TK 621-Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Có Tk 627-Chi phí sản xuất chung
Có TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp
(12) Đối với công cụ ,dụng cụ loại phân bổ 1 lần khi xuất kho sử dụng SXKD,KT ghi ngay vào chi phí 100% của giá trị CC,DC:
Nợ TK 641-Chi phí bán hàng
Nợ Tk 627-Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp
(13) Đối với CC,DC loại phân bổ nhiều lần,khi xuất ra sử dụng,KT ghi:
Nợ TK 142-Chi phí trả trước ngắn hạn
Nợ TK 242-Chi phí trả trước dài hạn
Có Tk 153-Công cụ,dụng cụ
Giá trị phân bổ từng lần vào chi phí:
Sau khi tính được,KT ghi:
Nợ TK 627,641,642…
Có TK 142,242
Sơ đồ nghiệp vụ kế toán
3.4 Đánh gía hiện trạng
Qua những trình bày ở trên,ta thấy có thể đưa ra một số nhận xét về tình hình quản lý nguyên vật liệu tại công ty như sau:
Ưu điểm :
Quy trình quản lý nguyên vật liệu tại công ty là tạm ổn, đảm bảo được cả về chất lượng và số lượng nguyên vật liệu cung cấp kịp thời cho sản xuất, kiểm soát chặt chẽ hạn chế được hiện tượng mất mát nguyên vật liệu.
Quy trình hạch toán được tổ chức khoa học, hợp lý, đảm bảo quản lý về số lượng cũng như về giá nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn theo dõi được sự biến động của nguyên vạt liệu.
Khối lượng công việc cũng như qui trình quản lý vật liệu của công ty còn khá phức tạp. Hệ thống quản lý nguyên vật liệu của công ty sẽ vừa phải tiến hành theo dõi thường xuyên việc thực hiện kế hoạch, kết hợp với theo dõi nhu cầu về vật liệu do các bộ phận sản xuất gửi tới, đồng thời phải theo dõi quá trình nhập, xuất, tồn kho một cách thường xuyên, liên tục để đáp ứng nhu cầu sản xuất và dự báo đối với những vật liệu không đủ để đáp ứng kế hoạch sản xuất, cũng như nhu cầu sản xuất, đồng thời lập báo cáo kịp thời cho các phòng ban khác để có hướng giải quyết.
Nhược điểm:
Trong công tác quản lý và hoạch toán vẫn còn tồn tại một số khó khăn như: Các công việc vẫn còn thực hiện thủ công, nên hiệu quả công việc chưa cao, còn một số sai sót do khối lượng công việc và số lượng sổ sách chứng từ nhiều. Con đường lưu chuyển thông tin, số liệu chưa thực sự hợp lý, ví dụ: Giấy tờ, tài liệu trình bày kém,cấu trúc không hợp lý..v..v
Việc kết hợp giữa người sử dụng và máy tính cũng gặp nhiều vấn đề như:cán bộ chịu trách nhiệm quản lý có kinh nghiêm lâu năm trong ngành nghề nhưng lại không thích ứng được với hệ thống mới….
Đề xuất giải pháp:
Để khác phục hạn chế trên công ty cần áp dụng ứng dụng tin học vào trong công tác quản lý nguyên vật liệu để nâng cao chất lượng,hiệu quả của công tác này. Công ty cần phải xây dựng và phát triển một phần mềm quản lý kho nguyên vật liệu của công ty.Phần mềm này đòi hỏi phải có khả năng xử lý một khối lượng dữ liệu lớn, nhanh chóng, kịp thời. Hệ thống phải có khả năng theo dõi tình hình vật liệu một cách tức thời, chứ không chỉ theo định kỳ hàng tháng hay hàng quý hay hàng năm. Ngoài ra, một yêu cầu quan trọng nữa đối với phần mềm là các mẫu báo cáo cần phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty.
Hiện nay, xu hướng chung của công tác phân tích, thiết kế, triển khai HTTT nói chung và HTTT quản lý vật tư nói riêng là thường xây dựng trên cơ sở môi trường gồm hệ thống máy tính kết nối mạng LAN nội bộ ( đã có), kể cả ở kho cũng cần được kết nối Khi đó, nếu kế toán cập nhật thông tin phiếu nhập kho thì ở dưới kho cũng sẽ nhận đươc thông tin, chỉ cần kiểm tra và xác nhận, không cần phải lập thẻ kho. Như vậy sẽ giảm bớt công đoạn thủ kho phải nhập lại thông tin phiếu nhập, tránh trùng thông tin về vật tư nhập vào. Hay bộ phận kế toán cũng có thể nhận được thông tin về vật tư trong kho nhanh chóng kịp thời mà không cần yêu cầu dưới kho lập và chuyển báo cáo lên…
Như vậy, việc phân tích, thiết kế và triển khai HTTT quản lý vật tư tốt sẽ góp phần mang lại hiệu quả cho hoạt động sản xuất
Chương 4: Phân tích thiẾt kẾ hỆ thỐng thông tin
4.1 .Giới thiệu
Hệ thống quản lí chi tiết vật tư là một hệ thống thông tin quản lí về vật tư có sự phân cấp các chức năng một cách chặt chẽ,đảm bảo được các yêu cầu của công tác kế toán về vật tư ,khắc phục được các hạn chế của hệ thống cũ
* Một số khái niệm:
- Thông tin:Thông tin là một yếu tố quan trọng đối với hoạt động của bất kỳ một tổ chức hay cá nhân nào,đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh thì thông tin đôi khi là yếu tố sống còn.
- Hệ thống thông tin:Là một hệ thống được tổ chức để thu thập,xử lý,lưu trữ,phân phối…nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định để quản lý,điều hành hoạt động của tổ chức,xí nghiệp,doanh nghiệp…
- Hệ thống thông tin quản lí:Là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của doanh nghiệp.
4.2 Mô hình chức năng hệ thống
4.2.1 Mô hình ngữ cảnh
Tổng Ban giám đốc
Nhà cung cấp
Phân xưởng sản xuất
Yều cầu báo cáo
Báo cáo
hóa đơn giao hàng
Đơn đặt hàng
Phiếu xuất vật tư
Yêu cầu xuất vật tư
0 Hệ thống kế toán vật tư
Thông tin vật tư
4.2.2 Biểu đồ phân rã chức năng
Biểu đồ phân cấp chức năng của Hệ thống “quản lý nhập xuất vật tư” được mô tả như hình vẽ sau. Biểu đồ này mô tả hệ thống các chức năng, nhiệm vụ từ tổng quan cho đến chi tiết của nghiệp vụ quản lý nhập xuất vật tư.
Hệ thống hạch toán chi tiết vật tư
1. Nhập vật tư
5. Báo cáo
2. Xuất kho
4. Kiểm kê đối chiếu
3. Ghi sổ
5.1 Báo cáo N-X-T NVL
4.1 Kiểm kê vật tư
3.1 Hoàn thiện phiếu nhập
2.1 Kiểm tra VT xuất
1.1 Kiểm tra vật tư
5.2 Báo cáo sử dụng VT
4.2 Đôi Chiếu
2.2 Viết phiếu xuất
1.2 Viết phiếu nhập
3.2 Tính đơn giá bình quân gia quyền
3.3 Hoàn thiện phiếu xuất
2.3 Ghi thẻ kho
1.3 Ghi thẻ kho
4.3 Lập bảng kê N-X-T
3.4 Ghi sổ chi tiết vật liệu
4.2.3 Mô tả chi tiết chức năng lá
Kiểm tra vật tư nhập kho: Khi vật tư về nhập kho.
+Dữ liệu vào:hóa đơn giao hàng
+Xử lý: Thủ kho sẽ dựa vào hóa đơn giao và thẻ cân,cộng với kêt quả kiểm tra vật tư cần nhập về số lượng ,quy cách ,mẫu mã ,chất lượng … theo các chỉ tiêu của công ty .
+Dữ liệu ra: kết quả kiểm tra
Viết phiếu nhập kho :
+Dữ liệu vào: kết quả kiểm tra vật tư khi vật tư về nhập kho, hóa đơn giao hàng.
Xử lý: Viết phiếu nhập kho theo số lượng thực nhận ,theo giá trị ghi trên thẻ cân và chỉ ghi trên cột số lượng.
+Dữ liệu ra: phiếu nhập kho.
Ghi thẻ kho :
+Dữ liệu vào: Phiếu nhập kho.
+Xử lý: Dựa trên số lượng thực tế nhập kho (trên phiếu nhập )
+Dữ liệu ra:thẻ kho
(2.1) Kiểm tra vật tư cần xuất :
+Dữ liệu vào: Yêu cầu xuất của bộ phận xuất.
+Xử lý: Trước kho muốn xuất tư ,kế toán vật tư phải gọi điện cho bộn phận quản lí kho (thủ kho) để biết được số lượng tồn kho thực tế của loại vật tư cần xuất ,từ đó viết phiếu xuất kho.
+Dữ liệu ra:số lượng tồ kho thực tế của vật tư cân xuất.
(2.2) Viết phiếu xuất :
+Dữ liệu vào: số lượng thực tế vật tư cần xuất.
+Xử lý: Kế toán vật tư sẽ viết phiếu xuất kho dựa trên cơ sở số lượng vật tư tồn kho thực tế và số lượng vật tư được yêu cầu (là số nhỏ nhất trong hai đại lượng trên ),ghi trên cột yêu cầu xuất .Thủ kho sẽ là người điền vào số lượng thực xuất.
+Dữ liệu ra: phiếu xuất kho
(2.3) Ghi thẻ kho :
+Dữ liệu vào: Số lượng vật tư cần xuất.
+Xử lý: Thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho dựa trên số lượng thực xuất.
+Dữ liệu ra: thẻ kho
(3.1) Hoàn thiện phiếu nhập :
+Dữ liệu vào: Phiếu nhập kho, thẻ kho.
+Xử lý: Cuối tháng ,khi nhận được chứng từ từ phía thủ kho kế toán vật tư sẽ tổng hợp và ghi giá trị thực nhập của vật liệu vào các phiếu nhập kho.
+Dữ liệu ra: Phiếu nhập kho.
(3.2) Tính đơn giá bình quân gia quyền :
+Dữ liệu vào: thẻ kho, báo cáo X_N_T.
+Xử lý: Dựa vào giá trị vật liệu nhập kho tồn kho đầu kì và số lượng vật liệu nhập kho ,tồn kho đầu kì,kế toán sẽ tính toán ra đơn giá bình quân gia quyền.
+Dữ liệu ra: Đơn giá bình quân của vật tư xuất nhập kho.
(3.3) Hoàn thiện phiếu xuất :
+Dữ liệu vào: Đơn giá bình quân của vật tư xuất nhập kho.
+Xử lý: Từ đơn giá bình quân gia quyền tính ra đơn giá của vật liệu xuất kho và điền vào cột giá trị.
+Dữ liệu ra: phiếu xuất
(3.4) Ghi sổ chi tiết vật liệu :
+Dữ liệu vào: phiếu nhập, phiếu xuất
+Xử lý: Sau khi đã hoàn thiện trên phiếu nhập và phiếu xuất ,kế toán vật tư sẽ ghi từng nghiệp vụ nhập,xuất vật tư vào sổ chi tiết vật liệu theo từng loại.
+Dữ liệu ra: sổ chi tiết nguyên vật liệu
(4.1) Kiểm kê vật tư
+Dữ liệu vào: số liệu kiểm kê.
+Xử lý:kiểm kê thực tế tại kho, xem rõ số lượng nguyên vật liệu thực tồn.
+Dữ liệu ra: số lượng nguyên vật liệu tồn kho
(4.2) Đối chiếu:
+Dữ liệu vào: sổ chi tiết nguyên vật liệu.
+Xử lý: Cuối tháng kế toán vật tư sẽ cùng với thủ kho tiến hành kiểm tra thực tế và bảng kê nhập- xuất - tồn để lập biên bản kiểm kê thực tế theo mẫu.
+Dữ liệu ra:bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
(4.3) Lập bảng kê xuất nhập tồn
+Dữ liệu vào: sổ chi tiết vật tư, báo cáo N-X-T, sổ kế toán tổng hợp
+Xử lý: Căn cứ vào kiểm kê thực tế kết hợp với các sổ sách kế toán, kế toán lập biên bản kiểm kê.
+Dữ liệu ra:Bang kê X-N-T
(5.1) Báo cáo Nhập - xuất – tồn kho vật tư :
+Dữ liệu vào: Sổ chi tiết vật tư, sổ kế toán vật liệu.
+Xử lý: Dựa vào bảng kê nhập - xuất – tồn để lập báo cáo theo chỉ tiêu số lượng (chỉ lấy ở số lượng)
+Dữ liệu ra:Báo cáo X-N-T, báo cáo sử dụng vật tư, báo cáo tổng hợp.
4.2.4 Ma trận thực thể chức năng
Các hồ sơ dữ liệu
1. Hoá đơn giao hàng
2. Danh mục tài khoản
3. Thẻ kho
4. Phiếu nhập kho
5. Phiếu xuất kho
6. Sổ chi tiết vật tư
7. Phiếu yêu cầu xuất
8. Biên bản kiểm kê
9. Báo cáo N-X-T
10. Báo cáo sử dụng vật tư
11. Sổ kế toán tổng hợp
Các chức năng nghiệp vụ
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
1.Nhập vật tư
R
R
U
C
2. Xuất kho
R
U
C
R
3.Ghi sổ
R
R
R
C
4. Kiểm kê,đối chiếu
R
R
C
5. Báo cáo
R
C
C
C
4.2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
:
5 Phiếu xuất
9 Báo cáo N-X-T
Yêu cầu báo cáo
Thông tin vật tư
1.0
NHẬP KHO
NHÀ CUNG CẤP
PHÂN XƯỞNG SẢN XUẤT
4.0
KIỂM KÊ ĐỐI CHIẾU
3.0
GHI SỔ
2.0
XUẤT KHO
5.0
BÁO CÁO
BAN GIÁM ĐỐC
Hóa đơn giao hàng
Đơn đặt hàng
Phiếu xuất
Yêu cầu xuất vật tư
Báo cáo
1 Hóa đơn giao hàng
3 Thẻ kho
2 Danh mục tài khoản
7 Phiếu yêu cầu xuất
8 Biên bản kê N-X-T
6 Sổ chi tiết vật tư
4 Phiếu nhập
2 Danh mục tài khoản
10 Báo cáo sử dụng vật tư
5 Phiếu xuất
11 Sổ kế toán tổng hợp
3 Thẻ kho
Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 cho các tiến trình
Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1-NHẬP KHO
3 Thẻ kho
4 Phiếu nhập
2.1
Viết phiếu nhập kho
3.1
Ghi thẻ kho
1.1
Kiểm tra vật tư
NHÀ CUNG CẤP
2 danh mục tài khoản
1 Hóa đơn giao hàng
Phiếu nhập
Thông tin vật tư
Phiếu nhập
Vật tư đạt yêu cầu
Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1-XUẤT KHO:
3 Thẻ kho
5 Phiếu xuất
2.2
Viết phiếu xuất kho
3.2
Ghi thẻ kho
1.2
Kiểm tra VT cần xuất
PHÂN XƯỞNG SX
2 danh mục tài khoản
5 Phiếu xuất
Phiếu xuất
Yêu cầu xuất VT
Phiếu xuất kho
Vật tư đạt yêu cầu
Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1-GHI SỔ:
5 Phiếu xuất
6 Sổ chi tiết VT
2.3
Hoàn thiện phiếu xuất
3.3
Ghi sổ chi tiết VT
1.3
Hoàn thiện phiếu nhập
2 danh mục tài khoản
4 Phiếu nhập
1 Hóa đơn giao hàng
4.3
Tính đơn giá bình quan
5 Phiếu xuất
ính đơn giá bình quân
Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1-KIỂM KÊ,ĐỐI CHIẾU
11 Sổ kế toán tổng hợp
3 Thẻ kho
2.4
Đối chiếu
1.4
Kiểm kê vật tư
3.4
Lập bảng N-X-T
7 Bảng kê N-X-T
6 Sổ chi tiết VT
Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1-BÁO CÁO:
10 Báo cáo sử dụng vật tư
BAN GIÁM ĐỐC
1.5
Lập báo cáo
9 Báo cáo N-X-T
Yêu cầu báo cáo
11 Sổ kế toán tổng hợp
6 Sổ chi tiết vật tư
Báo cáo
4.3 Mô hình dữ liệu của hệ thống
4.3.1 Danh muc dữ liệu
Tên được chính xác của các đặc trưng
Viết gọn tên đặc trưng
Đánh dấu loại ở mỗi bước
1
2
3
HÓA ĐƠN GIAO HÀNG
Ngày tháng hoá đơn
Ngày HĐ
√
Đơn vị bán hàng
Nhà cung cấp
√
Địa chỉ
Địa chỉ NCC
√
Số tài khoản
Số tài khoản NCC
√
Điện thoại
Điện thoại NCC
√
Họ tên người nhận hàng
Tên người nhận
√
Tên đơn vị mua
Tên đơn vị người mua
√
Địa chỉ người mua
Địa chỉ người mua
√
Hình thức thanh toán
Hình thức thanh toán
√
Số hoá đơn
Số HĐ
√
STT
STT
√
Tên HHDV
Tên HHDV
√
Đơn vị tính
Đơn vị tính
√
Số lượng
Số lượng
√
Đơn giá
Đơn giá bán
√
Thành tiền
Thành tiền
√
Cột tiền hàng
Cộng tiền bán hàng
√
Số tiền bằng chữ
Số tiền bằng chữ
√
Người mua hàng
Người mua hàng
√
Người bán hàng
Người bán hàng
√
Thủ trưởng đơn vị
Thủ trưởng đơn vị
√
b. DANH MỤC TÀI KHOẢN
Số hiệu tài khoản
Số hiệu TK
√
Tên tài khoản
Tên TK
√
Loại tài khoản
Loại TK
√
Cấp tài khoản
Cấp TK
√
c. PHIẾU NHẬP
Số phiếu nhập
Số phiếuN
√
Ngày nhập
Ngày nhập
√
(Số hiệu) Tài khoản nợ/phiếu nhập
TK nợN
√
(Số hiệu) tài khoản có/phiếu nhập
TK cóN
√
Tên NCC
Tên NCC
√
Địa chỉ NCC
Địa chỉ NCC
√
Lí do nhập
Lí do nhập
√
Tên kho
Tên kho
√
Số thứ tự
STT
√
Tên vật tư
Tên VT
√
Mã vật tư
Mã VT
√
Đơn vị tính
ĐVT
√
Số lượng nhập
Số lượngN
√
Đơn giá nhập
Đơn giá N
√
Thành tiền nhập
Thành tiền N
√
Tổng số tiền nhập
Số tiềnN
√
Số tiền bằng chữ
ST bằng chữ
√
Tên người lập phiếu
Tên người lập phiếu
√
Tên người giao hàng
Tên NG
√
Thủ kho
Thủ kho
√
Kế toán trưởng
Kế toán trưởng
√
d. PHIẾU XUẤT
Số phiếu xuất
Sồ phiếuX
√
Ngày xuất
Ngày xuất
√
(Số hiệu)Tài khoản nợ/phiếu xuất
TK nợX
√
(Số hiệu)Tài khoản có/phiếu xuất
TK cóX
√
Tên người nhận
Tên NN
√
Địa chỉ người nhận
Địa chỉ NN
√
Lí do xuất
Lí do xuất
√
Tên kho
Tên kho
√
Địa điểm kho
Địa điểm
√
Số thứ tự
STT
√
Tên vật tư
Tên VT
√
Mã vật tư
Mã VT
√
Đơn vị tính
ĐVT
√
Số lượng xuất
Số lượngX
√
Đơn giá xuất
Đơn giáX
√
Thành tiền xuất
Thành tiền X
√
Tổng số tiền xuất
Số tiền X
√
Số tiền bằng chữ
ST bằng chữ
√
Tên người lập phiếu
Tên người lập phiếu
√
Tên người nhận hàng
Tên NN
√
Thủ kho
Thủ kho
√
Kế toán trưởng
Kế toán trưởng
√
e. THẺ KHO
Ngày lập thẻ
Ngày lập
√
Tên vật tư
Tên VT
√
Đơn vị tính
ĐVT
√
Mã vật tư
Mã VT
√
Số phiếu xuất
Số phiếu X
√
Số phiếu nhập
Số phiếu N
√
Ngày tháng
Ngày tháng
√
Diễn giải
Diễn giải
√
Số lượng nhập
Số lượng N
√
Số lượng xuất
Số lượng X
√
Số lượng tồn
Số lượng tồn
√
Thủ kho
Thủ kho
√
Kế toán trưởng
Kế toán trưởng
√
f. BẢNG KÊ NHẬP XUẤT TỒN
Tháng kê
Tháng kê
√
Đơn vị tính
ĐVT
√
Tên vật tư
Tên VT
√
Số lượng tồn đầu kì
SL tồn ĐK
√
Số tiền tồn đầu kì
ST tồn ĐK
√
Số lượng nhập trong kì
SL nhập
√
Số tiền nhập trong kì
ST nhập
√
Số lượng xuất trong kì
SL xuất
√
Số tiền xuất trong kì
ST xuất
√
Số lượng tồn cuối kì
SL tồn CK
√
Số tiền tồn cuối kì
ST tồn CK
√
g. SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ
Tên kho
Tên kho
√
Tờ số
Tờ số
√
Tên vật tư
Tên VT
√
Mã vật tư
Mã VT
√
Đơn vị tính
ĐVT
√
Số chứng từ (Phiếu nhập, xuất)
Số CT
√
Diễn giải
Diễn giải
√
Ngày nhập, xuất
Ngày NX
√
Số lượng nhập
Số lượng N
√
Đơn giá nhập
Đơn giá N
√
Thành tiền nhập
Thành tiền N
√
Số lượng xuất
Số lượng X
√
Đơn giá xuất
Đơn giá X
√
Thành tiền xuất
Thành tiền X
√
Số lượng tồn đầu kì
SL tồn ĐK
√
Đơn giá tồn đầu kì
ĐG tồn ĐK
√
Thành tiền tồn đầu kì
TT tồn ĐK
√
Số lượng tồn trong kì
SL tồn ĐK
√
Đơn giá tồn trong kì
ĐG tồn ĐK
√
Thành tiền tồn trong kì
TT tồn ĐK
√
Số lượng tồn cuối kì
SL tồn CK
√
Đơn giá tồn cuối kì
ĐG tồn CK
√
Thành tiền tồn cuối kì
TT tồn CK
√
4.3.2 Danh sách thực thể và mối liên kết gữa chúng
4.3.2.1 Xác định thực thể và các thuộc tính.
Từ việc phân tích liệt kê chính xác hóa các mục chọn trong các hồ sơ dữ liệu thu thập được các các quan hệ sau đây:
Thực thể
Tên thuộc tính
Tên viết tắt
Ghi chú
Vật tư
Mã vật tư
MaVT
Thuộc tính khóa
Tên vật tư
TenVT
Đơn vị tính
DVT
Mô tả
mota
Nhà cung cấp
Mã ngườiCC
MaNCC
Thuộc tính khóa
Tên người CC
TenNCC
Địa chỉ
Diachi
Điện thoại
Dthoai
Kho
Mã kho
Makho
Thuộc tính khóa
Tên kho
Tenkho
Địa điểm
Diadiem
Thủ kho
Thukho
Tài khoản
Mã tài khoản
MaTK
Thuộc tính khóa
Tên tài khoản
TenTK
Cấp tài khoản
CapTK
Loại tài khoản
LoaiTK
Phân xưởng SX
Mã PX
MaNN
Thuộc tính khóa
Tên PX
TenNN
Địa chỉ
Diachi
Điện thoại
Dthoai
Người kiểm kê
Mã người kiểm kê
MaNKK
Thuộc tính khóa
Tên người kiểm kê
TenNKK
Chức vụ
CV
Loại vật tư
Tên loại vật tư
tenloaiVT
Mã loại vật tư
maloaiVT
Thuộc tính khóa
Mô tả
mota
4.3.2.2 Bảng câu hỏi để xác định mối quan hệ và thuộc tính của nó
Câu hỏi cho động từ
Câu trả lời
Thực thể
thuộc tính
nHẬP
Nhập cái gì?
VẬT TƯ
Ai giao
NHÀ CUNG CẤP
Ở đâu
KHO
Ai nhận?
THỦ KHO
Bằng cách nào
Số phiếu N
Khi nào?
Ngày nhập
Tại sao nhập?
Lí do N
Theo cái gì?
Đơn giá N
Bao nhiêu?
Số lượng N
Số tiền N
XuẤT
Câu hỏi cho động từ
Câu trả lời
Thực thể
thuộc tính
Xuất cái gì?
VẬT TƯ
Ai nhận
PHÂN XƯỞNG SX
Ở đâu
KHO
Ai xuất?
THỦ KHO
Bằng cách nào
Số phiếu X
Khi nào?
Ngày xuất
Tại sao xuất
Lí do X
Theo cái gì?
Đơn giá X
Bao nhiêu?
Số lượng X
Số tiền X
KIỂM KÊ
Câu hỏi cho động từ
Câu trả lời
Thực thể
thuộc tính
Kiểm kê cái gì?
VẬT TƯ
Ai kiểm kê
NGƯỜI KIỂM KÊ
Ở đâu
KHO
Khi nào?
Ngày kiểm kê
Số lượng?
Số lượng tồn
Sơ đồ mô hình thực thể liên kết E-R
matenloaiVT
mota
tenloaiVT
lidoN
LOẠI VT
tenthukhoo
soluongN
sotienN
dongiaN
maPX
tenPX
diachi
dthoai
dthoai
maNCC
diachi
tenNCC
PHÂN XƯỞNG SX
NHÀ CUNG CẤP
VẬT TƯ
KHO
NHẬP
XUẤT
makho
diachi
dthoai
so phieuN
ngayN
ngayX
sophieuX
soluongX
dongiaX
lidoX
sotienX
mota
maVT
tenVT
Người kiểm kê
Kiểm kê đối chiếu
CVNKK
maNKK
tenNKK
ngayKK KK
maBB KK
SLton
maVT
dvt
dvt
dthoai
TÀI KHOẢN
loaiTK
maTK
tenTK
capTK
CÓ
Sl đúng quy cách
Sl ko đúng quy cách
THUỘC
CHƯƠNG 5 : THIẾT KẾ VÀ THỰC HIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ
5.1 Kiến trúc hệ thống
Chương trình được thiết kế nhằm thực hiện các chức năng sau:
.Chức năng quản lí người dùng
Với bất kì người dùng nào của hệ thống đều có thể đăng nhập và thay đổi mật khẩu của mình
Ngoài ra, với người quản trị có thể thêm, xoá, cập nhật thông tin của người dùng.
Hệ thống đã phân quyền ở một mức nhất định thông qua hệ thống thực đơn
Quản lý các thông tin chung về doanh nghiệp.
Quản lý các danh mục từ điển: Có thể thêm mới, sửa đổi thông tin, xoá một bản ghi trong cơ sở dữ liệu; và có thể xem thông tin theo loại. Người dùng cũng có thể tra cứu nhanh theo yêu cầu
Nhập các phiếu nhập, phiếu xuất.
Xem danh sách các phiếu nhập, phiếu xuất theo chỉ tiêu.
Theo dõi tức thời lượng tồn kho, đơn giá bình quân của một loại vật liệu.
Tính giá bình quần nguyên vật liệu cuối kì.
Báo cáo: Bảng kê các phiếu nhập/xuất, sổ chi tiết nguyên vật liệu, báo cáo nhập – xuất – tồn , báo cáo sử dụng vật tư.
Bảo trì dữ liệu: Sao lưu dữ liệu, phục hồi dữ liệu.
Trợ giúp người dùng
Do việc dùng chung cơ sở dữ liệu nên phòng kế toán sẽ cập nhật được thông tin nhập, xuất và tồn vật tư một cách nhanh nhất, giảm được một phần công việc trùng lặp giữa thủ kho và kế toán.
5.2 Mô hình CSDL hệ thống
5.2.1 Mô hình CSDL quan hệ
Chuyển mô hình ER sang mô hình quan hệ.
(1) KHO Þ KHO(mã kho, tên kho, tên thủ kho, địa điểm, điện thoại)
(2) VẬT TƯ Þ VẬT TƯ (mã VT, tên VT, ĐVT, mô tả VT)
(3) NHÀ CUNG CẤP Þ NHÀ CUNG CẤP (mã nhàCC, tên nhà CC, địa chỉ, điện thoại)
(4) PHÂN XƯỞNG SẢN XUẤT => PHÂN XƯỞNG SẢN XUẤT (Mã PX, tên phân xưởng, địa chỉ, điện thoại)
(5) NGƯỜI KIỂM KÊ => NGƯỜI KIỂM KÊ (Mã người KK,tên người KK, Chức vụ người KK,điện thoại)
(6) TÀI KHOẢN => TÀI KHOẢN (tên TK, cấp TK, mã TK, loại TK).
(7) LOẠI VẬT TƯ => LOẠI VẬT TƯ( maloaiVT,tenloaiVT,mota)
Biểu diễn các mối quan hệ:
=> PHIẾU NHẬP(số phiếu N, mã VT, đơngiá N, soluong N, số tiền N, ngày nhập, mã kho, lí do N, mã NCC).
=> PHIẾU XUẤT(số phiếu X, mã VT, đơngiá X, soluong X, số tiền X, ngày xuất, mã kho, lí do X, mã PX).
BIÊN BẢN KIỂM KÊ(mã biên bản KK, số lượng tồn, ngày KK,ĐVT, mã VT, mã người KK, tên người KK)
=> VẬT TƯ(mã VT, tên VT, ĐVT, mô tả,maloaiVT, tenloaiVT)
Chuẩn hóa mô hình quan hệ
Tất cả các quan hệ, trừ PHIẾU NHẬP và PHIẾU XUẤT đều đã ở dạng chuẩn 3, do đó ta chỉ cần chuẩn hoá 2 quan hệ này.
Chuẩn hoá PHIẾU NHẬP
PHIẾU NHẬP chứa thuộc tính lặp (mã VT, số lượng, đơn giá) nên chưa ở 1NF, tách phiếu nhập thành hai quan hệ.
DÒNG PHIẾU NHẬP (Số phiếu N, mã VT, đơn giá N, số lượngN)
PHIẾU NHẬP (Số phiếu N, ngày nhập, mã NCC, lí do N, số tiền N, mã kho)
Chuẩn hoá PHIẾU XUẤT
PHIẾU XUẤT chứa thuộc tính lặp (mã VT, số lượng, đơn giá) nên chưa ở 1NF, tách phiếu nhập thành hai quan hệ:
DÒNG PHIẾU XUẤT (Số phiếu X, mã VT, đơn giá X, số lượng X)
PHIẾU XUẤT (Số phiếu X, ngày xuất, mã NN, lí do X, số tiền X, mã kho)
Chuẩn hóa BIÊN BẢN KIỂM KÊ
BIÊN BẢN KIỂM KÊ chứa các thuộc tính lặp(mã VT,số lượng, đơn gián) nên tách phiếu nhập thành hai quan hệ:
DÒNG BIÊN BẢN KIỂM KÊ ( Số BBKK, mã VT, SL tồn kho)
BIÊN BẢN KIỂM KÊ ( Số BBKK, mã NKK, mã kho, ngày KK)
Các quan hệ trên đều đã được ở 3NF.
5.2.2 Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ
PHÂN XƯỞNG SX
#maPX
Tên PXSX
NHÀ CUNG CẤP
#ma NCC
tênNCC chỉ,n thoại
PHIẾU XUẤT
#sophieuX
maNCC
makho
sotienX
ngayX
DÒNG PHIẾU XUẤT
#sophieuX
#maVT
Số lượng
Đơn giá
VẬT TƯ
#maVT
tenVT
DVT
mota
PHIẾU NHẬP
#sophieuN
maNCC
makho
sotienN
ngayN
DÒNG PHIẾU NHẬP
#sophieuN
#maVT
Số lượng
Đơn giá
KHO
#makho
Tên thủ kho
TÀI KHOẢN
#maTK
Tên TK
NGƯỜI KK
#mã NKK
Tên NKK
BIÊN BẢN KK
#số BBKK
Mã NKK
Mã kho
DÒNG BBKK
#số BBKK
#maVT
Số lượng
Đơn giá
LOẠI VẬT TƯ
#maloaiVT
tênloaiVT
mota
Giao diện thiết kế bằng FoxPro
5.2.3 Chi tiết các bảng dữ liệu
1. Table PHIẾU NHẬP-XUẤT
Tên trường
Kiểu dữ liệu
Kích cỡ dữ liệu
Định dạng
Đặc biệt
Sophieu
Character
10
Khoá chính
Ngayphieu
Datetime
8
Dd/mm/yyyy
MaNCC
Character
10
Khoá thường
Makho
Character
6
Khóa thường
Lido
Character
100
Soluong
float
10
Đongia
float
10
MaPX
Character
10
Khóa thường
2. Table DÒNG PHIẾU
Tên trường
Kiểu dữ liệu
Kích cỡ dữ liệu
Định dạng
Đặc biệt
Sophieu
Character
10
Sophieu+maVT: Khóa chính
Mavt
Character
6
soluong
Float
8
Dgia
Float
8
3. Table KHO
Tên trường
Kiểu dữ liệu
Kích cỡ dữ liệu
Định dạng
Đặc biệt
Makho
Character
6
Khoá chính
Tenkho
Character
30
Diachi
Character
50
Tenthukho
Character
30
Dthoai
Numeric
20
5. table Vật tư
Tên trường
Kiểu dữ liệu
Kích cỡ dữ liệu
Định dạng
Đặc biệt
MaVT
Character
10
Khóa chính
TenVT
Character
30
DVT
Character
10
Mota
Character
100
6. table NCC
Tên trường
Kiểu dữ liệu
Kích cỡ dữ liệu
Định dạng
Đặc biệt
Manhacc
Character
6
Khoá chính
Tennhacc
Character
30
Dchi
Character
100
Dt
Character
10
7. table PSXS
Tên trường
Kiểu dữ liệu
Kích cỡ dữ liệu
Định dạng
Đặc biệt
MaPXSX
Character
6
Khoá chính
TenPX
Character
50
Dchi
Character
50
Dthoai
Numeric
20
7. table TÀI KHOẢN
Tên trường
Kiểu dữ liệu
Kích cỡ dữ liệu
Định dạng
Đặc biệt
Sohieutk
Character
8
Khoá chính
Tentk
Character
20
Loaitk
Character
1
CapTK
Character
1
8. table kiỂM kê
Tên trường
Kiểu dữ liệu
Kích cỡ dữ liệu
Định dạng
Đặc biệt
Mã BBKK
Varchar
10
Khóa ngoại
Mã VT
Varchar
10
Khoá chính
SLton
Float
10
DVT
Float
10
SL đúng quy cách
Numeric
20
SL ko đúng quy cách
Numeric
20
5.2.4 Xác định luồng hệ thống
Luồng hệ thống tín trình “Nhập Kho”
Số liệu về vật tư sau kiểm kê
Người giao
2.1.0
Viết phiếu NK
1.1.0
Kiểm tra VT
3.1.0
Ghi thẻ kho
NHÀ CUNG CẤP
Phiếu Nhập
Tài khoản
Kho
Dòng phiếu
Hóa đơn giao hàng
Phiếu nhập
Phiếu yêu cầu nhập xuất
Vật tư
1.1.0
Kiểm tra VT
Luồng hệ thống tín trình “Xuất Kho”
Thông tin VT có thể xuất
Tồn đầu kì
Dòng phiếu
Người nhận
Phiếu NX
2.2.0
Viết phiếu xuất
Phiếu xuất kho
3.2.0
Ghi thẻ kho
Tài khoản
Kho
Phân xưởng SX
Luồng hệ thống tín trình “Ghi sổ”
Máy thực hiện
3.3
Ghi sổ chi tiết vật tư
1.3
Hoàn thiện phiếu nhập
2.3
Hoàn thiện phiếu xuất
4.3
Tính đơn gia bình quân
Vật tư
Dòng phiếu
Phiếu nhập xuất
Tài khoản
Tồn đầu kì
Đơn gía bình quân
Hóa đơn giao hàng
Luồng hệ thống tín trình “kiểm kê”
Máy thực hiện
1.4
Kiểm kê vật tư
2.4
Đối chiếu
3.4
Lập bảng kê N-X
Vật tư
Dòng phiếu
Phiếu nhập xuất
Kho
Tài khoản
Bảng kê N-X-T
Luồng hệ thống tín trình “báo cáo”
Máy thực hiện
3.3
Ghi sổ chi tiết vật tư
1.3
Hoàn thiện phiếu nhập
2.3
Hoàn thiện phiếu xuất
4.3
Tính đơn gia bình quân
Vật tư
Dòng phiếu
Phiếu nhập xuất
Tài khoản
Tồn đầu kì
Đơn gía bình quân
Hóa đơn giao hàng
5.3 Giao diện người dùng
1. Giao diện “ĐĂNG NHẬP”
Bắt đầu chạy chương trình, người dùng phải đăng nhập vào hệ thống như form đăng nhập. Nếu đăng nhập đúng thì sẽ vào màn hình chính của chương trình, điều khiển thông qua hệ thống Menu. Còn nếu đăng nhập sai thì có thể thoát hoặc đăng nhập lại.
Giao diện “DANH MỤC KHO”
Danh mục “VẬT TƯ”
4.Phiếu Nhập Kho
5 Báo cáo Nhập-Xuất-Tồn
KẾT LUẬN
Hiện nay do sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kĩ thuật,công nghệ, thì công nghệ thông tin ngày càng trở nên quan trọng thiết yếu và phổ biến với những ứng dụng làm thay đổi trong nhiều lĩnh vực như kinh tế,văn hóa,giáo dục,y tế….Theo sự phát triển chung của thế giới ,nước ta đang trong công cuộc đổi mới phát triển về mọi mặt thì công nghệ thông tin là phần không thể thiếu.Và kèm với sự phát triển đó,kinh tế luôn là ngành tiên phong trong ứng dụng khoa học công nghệ,đặc biệt trong nền kinh tế cạnh tranh như hiện nay.
Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh luôn mong muốn thay đổi được chất lượng sản phẩm,chất lượng quản lí doanh nghiệp,cũng như giảm thiểu các chi phí… Do vậy ứng dụng tin học vào công tác quản lí là một điều tất yếu.
Đề tài : “ XÂY DỰNG MÔ HÌNH KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ Ở CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN TÂN MAI “ ,nhóm em thực hiện đã đưa ra các điểm yếu,hạn chế của hạch toán kế toán thủ công và nêu ra giải pháp phương hướng xây dựng hệ thống quản lí chi tiết vật tư tương ứng với hạch toán kế toán nguyên vật liệu.
Do nhận thức còn hạn chế,đề tài của nhóm em không tránh khỏi sai sót.Chúng em kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy để chúng em có thể hoàn thiện hơn đề tài của mình.
Nhóm em xin chân thành cảm ơn thầy!
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Nguyễn Văn Ba, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, NXB ĐHQG, năm 2006
Tài liệu phân tích thiết kế hệ thống thông tin của trường Học Viện Tài chính.
GS.TS.NGND. Ngô Thế Chi, Giáo trình Kế toán tài chính, NXB Tài Chính, năm 2010
PGS.TS. Nguyễn Hữu Ba, Giáo trình lý thuyết hạch toán kế toán, NXB Tài Chính, năm 2004
Đồ án tốt nghiệp khóa trước.
Các trang web than khảo:
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- bt_pttk_ql_vat_tu_4_1278.doc