Đề tài Phân tích hệ thống thông tin quản lý vật tư

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ************ Bài tập lớn: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VẬT TƯ Giảng viên hướng dẫn: Hoàng Hải Xanh Nhóm 4 K45/41.01: Vũ Thị Hòa Vũ Thị Lan Phạm Thị Luyến Hà Nội 2010 MỤC LỤC CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1 Hệ thống thông tin kế toán 1.1.1 Khái niệm Định nghĩa Hệ thống : Là môt tập hợp các phần tử có các mối quan hệ hữu cơ với nhau và cùng hoạt động hướng tới mục đích chung. Định nghĩa Dữ liệu: là những mô tả về sự vật, con người van sự kiện trong thế giới mà chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau, như bằng kí tự, chữ viết, biểu tượng, âm thanh, hình ảnh… Định nghĩa Thông tin : Thông tin được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay bản tin làm tăng thêm sự hiểu biết của một đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thực hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng Định nghĩa Hệ thống thông tin : Là một hệ thống được tổ chức để thu thập xử lý,lưu trữ phân phối … số liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành hoạt động của tổ chức, xí nghiệp, doanh nghiệp. Định nghĩa Hệ thống thông tin quản lý : là một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối,… các dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý, điều hành của một doanh nghiệp ,tổ chức…Một số mô hình của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp như: Hệ thống quản lý nhân sự Hệ thống quản lý tiền lương Hệ thống quản lý tài sản cố định Hệ thống quản lý vật tư Hệ thống quản lý bán hàng, mua hàng.. 1.1.2 Sự cần thiết để phát triển một hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp Một doanh nghiệp có HTTT quản lý hiệu quả giúp cho doanh nghiệp có thể: - Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra. Tạo ra năng lực, chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách thức. Ngoài ra, do sức ép trong hợp tác, HTTT quản lý là một trong những yếu tố mà mỗi đối tác đánh giá giá trị của doanh nghiệp. Đó là những nguyên nhân phải phát triển HTTT quản lý trong doanh nghiệp 1.1.3 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý Có rất nhiều phương pháp khác nhau để phát triển một hệ thống thông tin nhưng sử dụng phương pháp nào đi chăng nữa thì nó cũng gồm 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn gồm một dãy các giai đoạn và cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển của hệ thống đó. Phát triển hệ thống là một quy trình lặp. Tùy theo kết quả của một giai đoạn có thể và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước khắc phục những sai sót. Giai đoạn I: Đánh giá yêu cầu Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả thi Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn II: Phân tích chi tiết Lập kế hoạch phân tích chi tiết Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại Nghiên cứu hệ thống thực tại Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Đánh giá lại tính khả thi Sửa đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn III: Thiết kế logic Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế xử lý Thiết kế các luồng dữ liệu vào Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic Hợp thức hóa mô hình logic Giai đoạn IV: Đề xuất các phương án của giải pháp Xác định các ràng buộc của tổ chức và tin học Xây dựng các phương án của giải pháp Đánh giá các phương án của giải pháp Chuẩn bị và trình bày báo cáo về các phương án của giải pháp Giai đoạn V: Thiết kế vật lý ngoài Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra Thiết kế phương thức giao tác với phần tin học hóa Thiết kế các thủ tục thủ công Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn VI: Triển khai kỹ thuật hệ thống Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật Thiết kế vật lý trong Lập trình Thử nghiệm hệ thống Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống Giai đoạn VII: Cài đặt và khai thác Lập kế hoạch cài đặt Chuyển đổi Khai thác và bảo trì Đánh gía 1.1.4 Các khái niệm và kí pháp sử dụng 1.1.4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu: Để có thể hiểu và phân tích, thiết kế được hệ thống một cách khoa học và chính xác, chúng ta sử dụng các công cụ khác nhau như: phân tích từng phần, phân tích biểu đồ, danh sách kiểm tra…và biểu đồ luồng dữ liệu là một phương pháp rất phù hợp bởi tính đơn giản van dễ hiểu, dễ tiếp cận, khoa học trong việc phân tích hệ thống. Biểu đồ luồng dữ liệu là “bản chụp nhanh” của dữ liệu di chuyển trong tổ chức hoặc của một nhóm tổ chức. Nhằm xác định và ghi lại cốt yếu của quy trình bằng cách thể hiện dòng dữ liệu trong tiến trình đó. Biểu đồ ngữ cảnh: Là mức cao nhất của biểu đồ luồng dữ liệu, nó chỉ ra mục đích được mô hình hóa. Thực thể ngoài: Ví dụ: tên phòng ban, tên tổ chức… Tiến trình xử lý Là một hay một số công việc hay hành động có tác động lên dữ liệu Được thể hiện bằng hình tròn hoặc hình chữ nhât tròn góc Được đánh số và có tên gọi Tên thường bao gồm 1 động từ theo sau 1 đối tượng Kho dữ liệu - Được thể hiện trong hình chữ nhật có kẻ khung. - Có số và tên gọi. - không chỉ ra được cách thức lưu trữ dữ liệu. Dòng dữ liệu - Là các dữ liệu di chuyển từ một vị trí này đến một vị trí khác. - Được thể hiện bởi mũi tên và đường mũi tên định hướng. - Thông thường sơ đồ luồng dữ liệu được chia làm nhiều mức, mỗi mức thể hiện một phần chi tiết trong tiến trình xử lý nhóm. 1.1.4.2 Biểu đồ phân cấp chức năng Là biểu đồ dùng để diễn tả hệ thống các công việc cần thực hiện của hệ thống thông tin cần phát triển. Là cơ sở để thiết kế kiến trúc của hệ thống sau này. Được biểu diễn dưới dạng hình cây. Gốc của cây là chức năng chung. 1.1.4.3 ma trận thực thể dữ liệu chức năng Là một bảng bao gồm các hàng và các cột, trong cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu, mỗi hàng tương với một chức năng ở mức tương đối chi tiết. 1.1.4.4 mô hình thực thể liên kết Bao gồm các thực thể có mối liên kết với nhau thỏa mãn các rằng buộc xác định nhằm mô tả dữ liệu của hệ thống thông tin. 1.1.4.5 mô hình quan hệ Bao gồm một tập các quan hệ có mối quan hệ với nhau, thỏa mãn các rằng buộc và các yêu cầu của thiết kế dữ liệu nhằm mô tả dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống thông tin. 1.2 Lý luận nghiệp vụ 1.2.1 Giới thiệu Trong doanh nghiệp vật tư bao gồm rất nhiều loại: nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ,... Nguyên liệu, vật liệu là đối tượng lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh nó không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu. Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Giá trị của nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động, dụng cụ và các đồ dùng không đủ tiêu chuẩn để ghi nhận là tài sản cố định. Khác với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh nó mang đặc điểm giống tài sản cố định: một số loại công cụ dụng cụ có thể tham gia vào nhiều chu kì sản xuất kinh doanh và vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu. Đồng thời, công cụ dụng cụ mang đặc điểm giống nguyên vật liệu: một số loại công cụ dụng cụ có giá trị thấp, thời gian sử dụng ngắn; do đó cần thiết phải dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh, công cụ dụng cụ được xếp vào là tài sản lưu động 1.2.2 Nhiệm vụ kế toán các loại vật tư Phản ánh đầy đủ ,kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư cả về giá trị và hiện vật ,tính toán chính xác giá gốc (hoặc giá thành thực tế ) của từng loại ,từng thứ vật tư nhập ,xuất tồn kho ,đảm bảo cung cấp đầy đủ ,kip thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vât tư của doanh nghiệp. Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua dự trữ và sử dụng từng loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 1.2.3 Phân loại vật tư 1.2.3.1 Nguyên liệu vật liệu Nguyên liệu vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Căn cứ vào yêu cầu quản lý ,nguyên liệu vật liệu bao gồm : +Nguyên liệu ,vật liệu chính +Vật liệu phụ + Nhiên liệu +Phụ tùng thay thế +Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản +Các loại vật liệu khác Nguyên liệu ,vật liệu chính :Đặc điểm chủ yếu của nguyên liệu vật liệu chính là khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm ,toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển vào giá trị sản phẩm mới. Vật liệu phụ : Là các loại vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăng chất lượng sản phẩm ,hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất ,bao gói sản phẩm …. Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nhiên liệu : Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh ,phục vụ cho công nghệ sản xuất ,phương tiện vận tải ,công tác quản lý.. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng ,thể rắn hay thể khí. Phụ tùng thay thế :Là những vật tư dùng để thay thế sửa chữa máy móc ,thiết bị ,phương tiện vận tải công cụ dụng cụ .. Vật liệu và thiết bị xậy dựng cơ bản.Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp,công cụ khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt cho công trình xây dựng cơ bản. Vật liệu khác : Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại trên .Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra như các loại phế liệu vật liệu thu hồi do thanh lý TSCĐ.. Căn cư vào ngồn gốc nguyên liệu được chia ra thành : Nguyên liệu vật liệu mua ngoài Nguyên liệu vật liệu tự chế biến ,gia công Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên liệu vật liệu được chia thành: Nguyên liệu vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh Nguyên liệu vật liệu dùng cho công tác quản lý Nguyên liệu vật liệu dùng cho các mục đích khác 1.2.3.2 Công cụ dụng cụ Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn của TSCĐ về thời gian sử dụng và giá trị .Tuy nhiên theo quy định hiện hành những tư liệu lao động sau đây không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng vẫn được hạch toán là công cụ dụng cụ : Các đà giáo ,ván khuôn, công cụ dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho công tác xây lắp. Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính giá riêng và có trừ dần giá trị trong quá trình dự trữ bảo quản: +Dụng cụ ,đồ nghề bằng thủy tinh,sành sứ. +Phương tiện quản lý ,đồ dùng văn phòng. +Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc. Công cụ dụng cụ cũng có nhiều tiêu chẩn phân loại.Mỗi tiêu chuẩn phân loại có tác dụng riêng trong quản lý . Căn cứ vào phương pháp phân bổ ,công cu ,dụng cụ được chia thành: Loại phân bổ nhiều lần Loại phân bổ một lần (100% giá trị) Loại phân bổ 1 lần là những công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn .Loại phân bổ 2 lần trở lên là những công cụ dụng cụ có giá trị lớn hơn .thời gian sử dụng dài hơn và những CCDC chuyên dùng. Căn cứ vào nội dung công cụ dụng cụ được chia thành : Lán trại tạm thời ,đà giáo cốp pha dùng trong XDCB,dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất ,vận chuyển hàng hóa Dụng cụ đồ dùng bằng thủy tinh sành sứ … Quần áo bảo hộ lao động Công cụ dụng cụ khác Căn cứ vào yêu cầu quản lý và công việc ghi chép kế toán ,công cụ dụng cụ được chia thành : công cụ dụng cụ. bao bì luân chuyển. Đồ dùng cho thuê. Căn cứ vào mục đích sử dụng công cụ dụng cụ được chia thành : Công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất kinh doanh. Công cụ dụng cụ dùng cho quản lý. Công cụ dụng cụ dùng cho các mục đích khác. 1.2.4 Đánh giá vật tư * Nguyên tắc đánh giá: - Việc đánh giá nguyên vật liệu được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc. Trong trường hợp giá trị thuần thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đó. Đây chính là nội dung của nguyên tắc thận trọng. Thực hiện ngyên tắc này, doanh nghiệp phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. - Để phản ánh chính xác giá trị của nguyên vật liệu và để có thể so sánh được giữa các kì hạch toán, việc đánh giá nguyên vật liệu cần tuân theo nguyên tắc nhất quán. Nội dung của nguyên tắc này: Kế toán đã chọn phương pháp kế toán nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp kế toán đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp kế toán thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực, hợp lí hơn, đồng thời phải giải thích được sự thay đổi đó. * Các cách đánh giá vật tư: Đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế: - Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu được nhập kho từ các nguồn khác nhau nên có những loại giá thực tế khác nhau + Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá nhập kho = giá mua thực tế + các khoản thuế + chi phí thu mua Giá mua thực tế: giá ghi trên hoá đơn Các khoản thuế: Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và thuế giá trị gia tăng trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền bồi thường… + Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công: Giá nhập kho = giá của nguyên vật liệu xuất kho đem gia công + số tiền trả thuê gia công + chi phí phát sinh khi tiếp nhận + Đối với nguyên vật liệu tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành sản xuất. + Đối với nguyên vật liệu nhập kho do nhận vốn góp liên doanh, trị giá vốn thực tế là giá trị hợp lí cộng các chi phí phát sinh sau khi nhận. + Đối với nguyên vật liệu nhập kho do được cấp: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu là giá trị ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh sau khi giao nhận. Đánh giá theo giá hạch toán: giá hạch toán của vật tư là giá do doanh nghiệp tự qui định và được sử dụng thống nhất ở doanh nghiệp trong một thời gian dài. Hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị vật liệu nhập, xuất. Cuối kỳ kế toán tính ra trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho theo hệ số giá. Hệ số gía = Trị giá vốn thực tế vật tư tồn đầu kỳ + Trị giá vốn TT vật tư nhập trong kỳ Trị giá hạch toán VT tồn đầu kỳ + Trị giá hạch toán VT nhập trong kỳ Trị giá vốn thực tế vật tư xuất kho = Trị giá thực tế vật tư xuất kho * Hệ số giá * Phương pháp tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho: Theo chuẩn mực kế toán số 02-Hàng tồn kho, tính trị giá vật tư xuất kho được thực hiện theo các phương pháp sau: - Phương pháp tính theo giá đích danh: theo phương pháp này khi xuất kho vật tư thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho. Phương pháp này được áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít và nhận diện được từng lô hàng. - Phương pháp bình quân gia quyền: trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho được tính căn cứ vào số lượng vật xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức: - Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định nguyên vật liệu được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và nguyên vật liệu còn lại cuối kì là nguyên vật liệu được mua hoặc sản xuất thời điểm cuối kì. Theo phương pháp này thì trị giá hàng xuất kho được tính theo trị trị giá hàng nhập kho ở thời điểm cuối kì. Theo phương pháp này thì trị giá hàng xuất kho được tính theo giá của hàng nhập ở thời điểm cuối kì hoặc gần cuối kì còn tồn kho. - Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá bằng giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kì được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên. 1.2.5 Hạch toán chi tiết vật tư Hiện nay, các doanh nghiệp thường kế toán chi tiết vật tư theo một trong hai phương pháp chủ yếu, đó là phương pháp mở thẻ song son và phương pháp số dư. Phương pháp mở thẻ song song: áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp dùng giá mua thực tế để ghi chép kế toán vật tư tồn kho. Phương pháp số dư: phương pháp này còn được gọi là phương pháp nghiệp vụ kế toán. Nội dung của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ kế toán chi tiết vật tư tồn kho với hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản. Phương pháp số dư được áp dụng cho những doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật tư tồn kho. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: + Tại kho: thủ kho ghi thẻ kho theo dõi tình hình hiện có về tình hình biến động của từng loại vật tư theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. + Tại phòng kế toán căn cứ vào chứng từ nhập xuất để lập bảng kê nhập xuất hoặc tổng hợp để ghi sổ đối chiếu luân chuyển vào cuối kỳ theo từng thứ cả số lượng và giá trị. 1.2.6 Lập báo cáo * Khi nhập vật tư: Khi vật tư về nhập kho, thủ kho kiểm tra lô hàng nhập về theo tiêu chuẩn chất lượng, quy cách, vật tư đạt yêu cầu , người lập phiếu dựa vào hoá đơn giao và bảng tài khoản để để từ đó viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho gồm có 3 liên: + Một liên đưa cho người giao hàng để làm căn cứ thanh toán. +Một liên thủ kho giữ +Một liên để cuối tháng nộp cho kế toán vật tư vào sổ; và chỉ mới ghi phần số lượng thực xuất mà chưa ghi giá trị nhập. *Khi xuất vật tư: Khi có nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất. Khi yêu cầu xuất được giám đốc xưởng phê duyệt và gửi đến người lập phiếu, người lập phiếu liên lạc với thủ kho để biết được tình hình tồn kho của vật liệu cần xuất kho, từ đó viết Phiếu Xuất kho (2 liên) và chuyển xuống kho để thủ kho làm thủ tục xuất kho. Thủ kho sẽ ghi vào cột thực xuất của phiếu xuất. * Mỗi khi có thủ tục nhập kho hoặc xuất kho, thủ kho sẽ dựa vào chứng từ (phiếu Nhập và phiếu Xuất) để ghi thẻ kho (chi tiết cho từng loại vật liệu). *Đến cuối tháng, người lập phiếu sẽ chuyển phiếu nhập, phiếu xuất cho phòng kế toán và bộ phận kế toán vật tư sẽ tiến hành tập hợp số liệu tính ra giá trị vật liệu nhập kho được tính bằng số tiền trên hoá đơn và các chi phí liên quan khác, từ đó hoàn thiện cột giá trị trong Phiếu nhập. Từ đó tính đơn giá bình quân gia quyền của nguyên vật liệu trong kì, để tính được trị giá vật tư xuất kho trong kì, hoàn thiện các chỉ tiêu về giá trị thực xuất trên phiếu xuất và ghi sổ chi tiết vật liệu. * Kế toán vật tư lập Bảng kê Nhập - xuất - tồn để đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho, số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. * Kế toán vật tư cùng với thủ kho tiến hành kiểm kê vật tư thực tế, dựa vào kết quả kiểm kê thực tế và bảng kê Nhập - Xuất - tồn lập Biên bản kiểm kê. Dựa vào báo cáo sản xuất sản phẩm của bộ phận sản xuất để lập báo cáo sử dụng vật tư gửi lên ban lãnh đạo Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu, kế toán vật tư phải lập Báo cáo Nhập - xuất - tồn kho nguyên liệu vật liệu gửi cho bộ phận quản lí để có kế hoạch mua, xuất vật tư cho tháng tiếp theo. CHƯƠNG 2: MỤC TIÊU VÀ YÊU CẦU CỦA DỰ ÁN 2.1 Mục tiêu của hệ thống 2.1.1 Nghiệp vụ: Thực hiện theo đúng quy định của chuẩn mực kế toán hiện hành của Nhà nước và của công ty. Phản ánh kịp thời đúng thời gian quy định số hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư cả về giá trị và hiện vật; tính chính xác được giá gốc (hoặc giá thực tế )của từng loại,từng thứ vật tư nhập,xuất tồn kho;đảm bao cung cấp đầy đủ kịp thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của doanh nghiệp Quản lý được nguyên vật liệu tồn kho nhằm đảm bảo được các yêu cầu của công tác kế toán về nguyên vật liệu. Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế toán mua,dự trữ và sử dụng từng loại vật tư đáp ứng yêu cầu về sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Lập báo cáo về tình ình nguyên vật liệu. 2.1.2 Kinh tế: Xây dựng một HTTTQL tốt phục vụ các yêu cầu đề ra. Phục vụ và đảm bảo các yêu cầu về quản lý nguyên vật liệu của công ty. Giảm thiểu được những tổn thất mất mát do sự quản lý không chặt chẽ… Cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin về nguyên vật liệu cho các đối tượng sử dụng. Đảm bảo được chi phí hợp lý,chi phí triển khai và đào tạo thấp. 2.1.3 Sử dụng: Hệ thống dễ sử dụng ,dễ triển khai lắp đặt,không tốn kém nhiều tài nguyên. Tự động cập nhật các dữ liệu thông tin trong quản lý kịp thời và chính xác. Tạo một giao diện thân thiện, dễ theo dõi kiểm tra và giám sát, thông báo lỗi tốt. Dễ bảo trì, có khả năng nâng cấp phát triển không giới hạn phạm vi quy mô. Khắc phục các nhược điểm của hệ thống cũ: không cồng kềnh phức tạp, dễ lắp đặt ,triển khai cũng như kiểm thử. Không tốn quá nhiều chi phí xây dựng cũng như các chi phí để duy trì hoạt động.Đảm bảo đượcc ác yêu cầu về tính bảo mật thông tin. 2.2 Các yêu cầu 2.2.1 Yêu cầu nghiệp vụ: Đáp ứng được các yêu cầu hiện tại và tương lai:Đảm bảo phản ánh một cách trung thực hiện trạng bản chất sự việc nội dung và giá trị của các nghiệp vụ kinh tế tài chính của doanh nghiệp về vật tư,đồng thời cập nhật được dữ liệu về những thay đổi của vật tư trong doanh nghiệp một cách kịp thời chính xác và khách quan. Thông tin,số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế,tài chính ,từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị;số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kế toán của kỳ trước. Phân loại,sắp xếp thông tin,số liệu kế toán theo trình tự,có hệ thống và có thể so sánh được. 2.2.2 Yêu cầu kĩ thuật: Hệ thống mới phải phù hợp với tình hình tài chính, kĩ thuật hiện tại của công ty cũng như trong tương lai. Đảm bảo được tính mở trong xây dựng chương trình,cũng như đảm bảo được tính ổn định về đầu vào và đầu ra của hệ thống.. Hệ thống mới phải có khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng thông báo lỗi tốt, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu, dễ hiểu, đảm bảo an toàn dữ liệu. Hệ thống mới được xây dựng phải giúp người sử dụng giảm tải khối lượng công việc ghi chép sổ sách hàng ngày và khối lượng tính toán, thống kê số liệu cuối kỳ. 2.2.3 Yêu cầu người dùng: Người dùng phải có trình độ chuyên môn kĩ thuật về sử dụng máy tính cũng như sử dụng chương trình ,đồng thời có chuyên môn về phan tích thiết kế hệ thống. Am hiểu, nắm vững được các nghiệp vụ kế toán theo quy định hiện hành, đồng thời nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động của công ty. 2.3 Phạm vi triển khai Đối tượng áp dụng: Bộ phận kế toán của đơn vị. Quy mô áp dụng: Các phòng ban của đơn vị có liên quan đến quy trình nhập xuất vật tư của đơn vị,các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến vật tư. CHƯƠNG 3: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GÍA HIỆN TRẠNG 3.1 Mô hình tổ chức của doanh nghiệp 3.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty: Công ty cổ phần tập đoàn Tân Mai được thành lập theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh và đăng kí thuế công ty cổ phần 3600260196, đăng kí lần đầu ngày 31 tháng 12 năm 2008, đăng kí thay đổi làn 1 ngày 29 tháng 12 năm 2009. + Vốn điều lệ theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh thay đổi tìm thấy lần thứ nhất là 700.749.270.000 đồng và được chia thành 70.074.927 cổ phần. Trong đó: TT Cổ đông Số vốn góp Số cổ phần Tỷ lệ vốn góp 1 Tổng công ty giấy Việt Nam 202.605.630.000 20.260.563 28,91% 2 Nhà xuất bản Giáo Dục 72.165.760.000 7.216.576 10,30% 3 Công ty CP Đồng Nai 267.653.190.000 26.765.319 38,20% 4 Cổ đông khác 158.324.690.000 15.832.469 22,59% Cộng 700.749.270.000 70.074.927 100% + Ngành nghề kinh doanh của công ty là sản xuất kinh doanh,xuất nhập khẩu các loại giấy,cellulose, các sản phẩm từ giấy, nguyên vật giấy, bột giấy,hóa chất,vật tư,thiết bị,phụ tùng ngành giấy.Trồng rừng nguyên liệu,sản xuất cây giống.Đầu tư xây dựng,kinh doanh cơ sở hạ tầng khu công nghiệp và hạ tầng khu dân cư.Sản xuất kinh doanh hơi nước. Gia công in ấn các loại tập vở,sách,tạp chí, bao bì nhãn hiệu…. + Một số chỉ tiêu Tài chính của hai Công ty bị hợp nhất và Công ty hợp nhất đến 31/12/2008: Giá trị sổ sách tại thời điểm 31/12/2008 : ĐVT Tân Mai Đồng Nai Hợp nhất Tổng tài sản Đồng 2.480.093.522.298 360.085.231.448 2.756.601.213.094 - Tài sản ngắn hạn Đồng 1.170.864.337.887 173.384.029.448 1.260.670.826.683 - Tài sản dài hạn Đồng 1.309.229.184.411 186.701.202.000 1.495.930.386.411 Tổng Nguồn vốn Đồng 2.480.093.522.298 360.085.231.448 2.756.601.213.094 - Nợ phải trả Đồng 2.005.052.285.010 198.395.722.527 2.120.300.566.885 - Vốn chủ sở hữu Đồng 475.041.237.288 161.689.508.921 636.300.646.209 T.đó : Vốn đầu tư của CSH Đồng 472.609.000.000 158.570.370.000 630.749.270.000 Cơ cấu tài sàn và nguồn vốn ĐVT Tân Mai Đồng Nai Hợp nhất Cơ cấu tài sản Tài sản ngắn hạn/Tổng tài sản % 47,21% 48,15% 45,73% Tài sản dài hạn/Tổng tài sản % 52,79% 51,85% 54,27% Cơ cấu nguồn vốn Nợ phải trả/Tổng nguồn vốn % 80,85% 55,10% 76,92% Nguồn vốn CSH/Tổng nguồn vốn % 19,15% 44,90% 23,08% 3.1.2 Mô hình tổ chức quản lý bộ máy của doanh nghiệp Đặc điểm tổ chức quản lý: + Công ty bắt đầu hoạt động theo mô hình công ty cổ phần tập đoàn từ ngày 01/01/2009. Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, Ban Kiểm soát. + Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyền lực có thẩm quyền cao nhất của công ty. Đại hội cổ đông họp thường niên hoặc bất thường, ít nhất mỗi năm họp một lần. Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 4 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. + Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. + Ban Kiểm soát là cơ quan trực thuộc Đại hội cổ đông, do Đại hội đồng cổ đông bầu ra. Ban Kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp tổng điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Công ty. + Tổng Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty: 3.2 Tổ chức công tác kế toán của công ty 3.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty - Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty giúp giám đốc trong việc tạo và quản lý các nguồn vốn, triển khai các biện pháp bảo toàn và phát triển nguồn vốn. - Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, có sự thống nhất từ trên xuống. Bộ máy kế toán có chức năng ghi chép, kiểm tra, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tổng hợp và lập báo cáo kế toán của công ty. - Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện kiểm tra việc thực hiện toàn bộ các thông tin kế toán, phụ trách chung các hoạt động công tác kế toán, hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra hoạt động của nhân viên trong phòng, là đầu mối quan hệ công tác với cục thuế, cơ quan tài chính ngân hàng và các cơ quan chức năng có liên quan.Theo dõi tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định và đầu tư. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: KẾ TOÁN TRƯỞNG rThủ quỹ Kế toán thanh toán kế toán tiêu thụ SP Kkế toán vật tư K kế toán TSCĐ kế toán tổng hợp Kế toán công nợ Kế toán ở các Nhà máy, Trung tâm, Chi nhánh. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của xí nghiệp. + Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 dương lịch hàng năm và kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch hàng năm. +Đơn vị tiền tệ: VNĐ. +Hình thức kế toán áp dụng: công ty sử dụng hình thức kế toán nhật kí chứng từ. +Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ. +Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. +Giá trị hàng tồn kho là nguyên vật liệu được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. +Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao đường thẳng 3.2.2 Các chứng từ sổ sách, mẫu báo cáo kế toán Hóa đơn thuế giá trị gia tăng HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ngày… tháng… năm… Đơn vị bán hàng:………………………………………………………... Địa chỉ:………………………………………………………………….. Số tài khoản:…………………………………………………………….. Mã số thuế:……………………………………………………………… Họ tên người mua hàng:…………………… Đơn vị:..………………… Địa chỉ:………………… Số tài khoản:…………… Hình thức thanh toán:……...……… Mã số thuế:…………….. STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (Đồng) Thành tiền (Đồng) A B D 1 2 3=1x2 1 … … Cộng tiền hàng: Thuế suất thuế GTGT: Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Số tiền viêt bằng chữ: Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sổ nhật ký mua hàng Phiếu nhập Phiếu xuất kho: Thẻ kho: Sổ chi tiết Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo nhập-xuất-tồn Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Biên bản kiểm kê vật tư,công cụ,sản phẩm,hàng hóa 3.3 Quy trình nghiệp vụ kế toán (1) Khi mua vật tư căn cứ vào hóa đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi: + Đối với vật tư mua ngoài dung vào SXKD hang hóa dịch vụ thuộc diện chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 152- Nguyên liệu và vật liệu(giá mmua chưa có thuế GTGT) Nợ TK 153-Công cụ dụng cụ Nợ TK 133-Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,141,331…(Tổng giá thanh toán) + Đối với vật tư mua ngoài dùng để SXKD hang hóa dịch vụ chịu đối tương chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp phúc lợi, dự án, kế toán ghi: Nợ TK 152-Nguyên liệu và vật liệu(Tổng giá thanh toán) Nợ TK 153-Công cụ dụng cụ Có TK 111,112,141,331…(tổng thanh toán) (2) Trường hợp vật tư đã về, đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn, doanh nghiệp đối chiếu với hợp đồng, tiến hành kiểm nhận lập phiếu nhập kho theo số thực nhận và giá tạm tính để ghi sổ kế toán. Khi hóa đơn về sẽ điều chỉnh theo giá thực tế. + Căn cứ hóa đơn, nếu nộp thuế GTGT khấu trừ, ghi nhận thuế: Nợ TK 133 Có TK 331… + So sánh giá vốn thực tế theo hóa đơn với giá tạm tính đã tạm ghi trước đây để điều chỉnh theo giá thực tế… Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn mua hang nhưng vật tư chưa về nhập kho thì kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ riêng “hàng mua đang đi đường”. + Nếu trong tháng vật tư đã về, tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập khovà ghi vào TK 152-Nguyên liệu và vật liệu hoặc TK 153-Công cụ dụng cụ. + Nếu cuối tháng vật tư vẫn chưa về nhưng doanh nghiệp đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, kế toán ghi: Nợ TK 153-Hàng mua đang đi đường Nợ TK 133-Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331 + Sang tháng sau, khi vật tư về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152-Nguyên liệu và vật liệu Nợ TK 153-Công cụ dụng cụ Có TK 151-Hàng mua đang đi đường (3) Khi mua vật tư, nếu doanh nghiệp thanh toán sớm tiền hàngtheo quy định của hợp đồng thì sẽ được bên bán dành cho một khoản tiền chiết khấu thanh toán hoặc nếu vật tư kém chất lượng có thể được giảm glia kế toán ghi: Nợ TK 331 Nợ TK 111,112 Có TK 515-Chi phí tài chính(chiết khấu thanh toán) Có TK 133 Có TK 152,153-giảm giá (4) Trường hợp vật tư nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo gía nhập khẩu và tính thuế GTGT phải nộp cho NSNN. + Căn cứ phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152,153 Có TK 331-Phải trả cho người bán Có TK 333-Thuế van các khoản phải nộp cho nhà nước + Trường hợp tính thuế GTGT phải nộp nếu được khấu trừ, ghi: Nợ TK 133-Thuế GTGT phải nộp vào NSNN Có TK 333-Thuế van các khoản phải nộp nhà nước (5) Đối với vật tư nhập khẩu dùng cho SXKD hàng hóa, ditch vụ chịu thuế GTGT theo phương phâp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT hoặc dùng vào hoạt động phúc lợi, sự nghiệp, dự án, kế toán ghi: Nợ TK 152,153 Có TK 331-Phải trả cho người bán Có TK 333-Thuế van các khoản phải nộp nhà nước (6) Các khoản chi phí liên quan đến quá trình mua vật tư như tiền vận chuyển,…được tính vào giá vật tư,KT ghi: Nợ TK 152,153(chi phí liên quan phát sinh) Nợ TK 133 Có TK 111,112,331… (7) Vật tư tự sản xuất gia công nhập kho,KT ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 153 Có 154-Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (8) Khi xuất vật tư để sử dụng cho sản xuất kinh doanh: Với nguyên vật liệu,căn cứ phiếu xuất kho,Kt ghi: Nợ TK 621-Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nợ Tk 627-Chi phí sản xuất chung Nợ TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241-Chi phí XDCB Nợ TK 154-Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 152-Nguyên liệu,vật liệu (9) Khi xuất vật tư góp vốn liên doanh, KT phản ánh trị giá vốn góp theo giá hội đồng kinh doanh đã xác định: Nợ TK 222-Vốn góp liên doanh Nợ TK 811-chi phí khác(chênh lệch lỗ) Có TK 152,153 + Nếu chênh lệch lãi kế toán ghi: Nợ TK 222-Theo gía trị vốn góp Có TK 3387-Phần chênh lệch lãi tương ứng với phần góp vốncuar đơn vị minh trong liên doanh Có TK 711-Phần chênh lệch lãi tương ứng với phần góp vốn của đon v v vị khác trong liên doanh (10) Vật tư thiếu trong kiểm kê,chưa rõ nguyên nhân,căn cứ biên bản kiểm kê,KT ghi: Nợ TK 138-Phải thu khác Có TK 152,153 (11) Vật tư đã xuất ra sử dụng cho SXKD nhưng không sử dụng hết nhập kho: Nợ TK 152 Nợ TK 152 Có TK 621-Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Có Tk 627-Chi phí sản xuất chung Có TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp (12) Đối với công cụ ,dụng cụ loại phân bổ 1 lần khi xuất kho sử dụng SXKD,KT ghi ngay vào chi phí 100% của giá trị CC,DC: Nợ TK 641-Chi phí bán hàng Nợ Tk 627-Chi phí sản xuất chung Nợ TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp (13) Đối với CC,DC loại phân bổ nhiều lần,khi xuất ra sử dụng,KT ghi: Nợ TK 142-Chi phí trả trước ngắn hạn Nợ TK 242-Chi phí trả trước dài hạn Có Tk 153-Công cụ,dụng cụ Giá trị phân bổ từng lần vào chi phí: Sau khi tính được,KT ghi: Nợ TK 627,641,642… Có TK 142,242 Sơ đồ nghiệp vụ kế toán 3.4 Đánh gía hiện trạng Qua những trình bày ở trên,ta thấy có thể đưa ra một số nhận xét về tình hình quản lý nguyên vật liệu tại công ty như sau: Ưu điểm : Quy trình quản lý nguyên vật liệu tại công ty là tạm ổn, đảm bảo được cả về chất lượng và số lượng nguyên vật liệu cung cấp kịp thời cho sản xuất, kiểm soát chặt chẽ hạn chế được hiện tượng mất mát nguyên vật liệu. Quy trình hạch toán được tổ chức khoa học, hợp lý, đảm bảo quản lý về số lượng cũng như về giá nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn theo dõi được sự biến động của nguyên vạt liệu. Khối lượng công việc cũng như qui trình quản lý vật liệu của công ty còn khá phức tạp. Hệ thống quản lý nguyên vật liệu của công ty sẽ vừa phải tiến hành theo dõi thường xuyên việc thực hiện kế hoạch, kết hợp với theo dõi nhu cầu về vật liệu do các bộ phận sản xuất gửi tới, đồng thời phải theo dõi quá trình nhập, xuất, tồn kho một cách thường xuyên, liên tục để đáp ứng nhu cầu sản xuất và dự báo đối với những vật liệu không đủ để đáp ứng kế hoạch sản xuất, cũng như nhu cầu sản xuất, đồng thời lập báo cáo kịp thời cho các phòng ban khác để có hướng giải quyết. Nhược điểm: Trong công tác quản lý và hoạch toán vẫn còn tồn tại một số khó khăn như: Các công việc vẫn còn thực hiện thủ công, nên hiệu quả công việc chưa cao, còn một số sai sót do khối lượng công việc và số lượng sổ sách chứng từ nhiều. Con đường lưu chuyển thông tin, số liệu chưa thực sự hợp lý, ví dụ: Giấy tờ, tài liệu trình bày kém,cấu trúc không hợp lý..v..v Việc kết hợp giữa người sử dụng và máy tính cũng gặp nhiều vấn đề như:cán bộ chịu trách nhiệm quản lý có kinh nghiêm lâu năm trong ngành nghề nhưng lại không thích ứng được với hệ thống mới…. Đề xuất giải pháp: Để khác phục hạn chế trên công ty cần áp dụng ứng dụng tin học vào trong công tác quản lý nguyên vật liệu để nâng cao chất lượng,hiệu quả của công tác này. Công ty cần phải xây dựng và phát triển một phần mềm quản lý kho nguyên vật liệu của công ty.Phần mềm này đòi hỏi phải có khả năng xử lý một khối lượng dữ liệu lớn, nhanh chóng, kịp thời. Hệ thống phải có khả năng theo dõi tình hình vật liệu một cách tức thời, chứ không chỉ theo định kỳ hàng tháng hay hàng quý hay hàng năm. Ngoài ra, một yêu cầu quan trọng nữa đối với phần mềm là các mẫu báo cáo cần phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty. Hiện nay, xu hướng chung của công tác phân tích, thiết kế, triển khai HTTT nói chung và HTTT quản lý vật tư nói riêng là thường xây dựng trên cơ sở môi trường gồm hệ thống máy tính kết nối mạng LAN nội bộ ( đã có), kể cả ở kho cũng cần được kết nối Khi đó, nếu kế toán cập nhật thông tin phiếu nhập kho thì ở dưới kho cũng sẽ nhận đươc thông tin, chỉ cần kiểm tra và xác nhận, không cần phải lập thẻ kho. Như vậy sẽ giảm bớt công đoạn thủ kho phải nhập lại thông tin phiếu nhập, tránh trùng thông tin về vật tư nhập vào. Hay bộ phận kế toán cũng có thể nhận được thông tin về vật tư trong kho nhanh chóng kịp thời mà không cần yêu cầu dưới kho lập và chuyển báo cáo lên… Như vậy, việc phân tích, thiết kế và triển khai HTTT quản lý vật tư tốt sẽ góp phần mang lại hiệu quả cho hoạt động sản xuất Chương 4: Phân tích thiẾt kẾ hỆ thỐng thông tin 4.1 .Giới thiệu Hệ thống quản lí chi tiết vật tư là một hệ thống thông tin quản lí về vật tư có sự phân cấp các chức năng một cách chặt chẽ,đảm bảo được các yêu cầu của công tác kế toán về vật tư ,khắc phục được các hạn chế của hệ thống cũ * Một số khái niệm: - Thông tin:Thông tin là một yếu tố quan trọng đối với hoạt động của bất kỳ một tổ chức hay cá nhân nào,đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh thì thông tin đôi khi là yếu tố sống còn. - Hệ thống thông tin:Là một hệ thống được tổ chức để thu thập,xử lý,lưu trữ,phân phối…nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định để quản lý,điều hành hoạt động của tổ chức,xí nghiệp,doanh nghiệp… - Hệ thống thông tin quản lí:Là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của doanh nghiệp. 4.2 Mô hình chức năng hệ thống 4.2.1 Mô hình ngữ cảnh Tổng Ban giám đốc Nhà cung cấp Phân xưởng sản xuất Yều cầu báo cáo Báo cáo hóa đơn giao hàng Đơn đặt hàng Phiếu xuất vật tư Yêu cầu xuất vật tư 0 Hệ thống kế toán vật tư Thông tin vật tư 4.2.2 Biểu đồ phân rã chức năng Biểu đồ phân cấp chức năng của Hệ thống “quản lý nhập xuất vật tư” được mô tả như hình vẽ sau. Biểu đồ này mô tả hệ thống các chức năng, nhiệm vụ từ tổng quan cho đến chi tiết của nghiệp vụ quản lý nhập xuất vật tư. Hệ thống hạch toán chi tiết vật tư 1. Nhập vật tư 5. Báo cáo 2. Xuất kho 4. Kiểm kê đối chiếu 3. Ghi sổ 5.1 Báo cáo N-X-T NVL 4.1 Kiểm kê vật tư 3.1 Hoàn thiện phiếu nhập 2.1 Kiểm tra VT xuất 1.1 Kiểm tra vật tư 5.2 Báo cáo sử dụng VT 4.2 Đôi Chiếu 2.2 Viết phiếu xuất 1.2 Viết phiếu nhập 3.2 Tính đơn giá bình quân gia quyền 3.3 Hoàn thiện phiếu xuất 2.3 Ghi thẻ kho 1.3 Ghi thẻ kho 4.3 Lập bảng kê N-X-T 3.4 Ghi sổ chi tiết vật liệu 4.2.3 Mô tả chi tiết chức năng lá Kiểm tra vật tư nhập kho: Khi vật tư về nhập kho. +Dữ liệu vào:hóa đơn giao hàng +Xử lý: Thủ kho sẽ dựa vào hóa đơn giao và thẻ cân,cộng với kêt quả kiểm tra vật tư cần nhập về số lượng ,quy cách ,mẫu mã ,chất lượng … theo các chỉ tiêu của công ty . +Dữ liệu ra: kết quả kiểm tra Viết phiếu nhập kho : +Dữ liệu vào: kết quả kiểm tra vật tư khi vật tư về nhập kho, hóa đơn giao hàng. Xử lý: Viết phiếu nhập kho theo số lượng thực nhận ,theo giá trị ghi trên thẻ cân và chỉ ghi trên cột số lượng. +Dữ liệu ra: phiếu nhập kho. Ghi thẻ kho : +Dữ liệu vào: Phiếu nhập kho. +Xử lý: Dựa trên số lượng thực tế nhập kho (trên phiếu nhập ) +Dữ liệu ra:thẻ kho (2.1) Kiểm tra vật tư cần xuất : +Dữ liệu vào: Yêu cầu xuất của bộ phận xuất. +Xử lý: Trước kho muốn xuất tư ,kế toán vật tư phải gọi điện cho bộn phận quản lí kho (thủ kho) để biết được số lượng tồn kho thực tế của loại vật tư cần xuất ,từ đó viết phiếu xuất kho. +Dữ liệu ra:số lượng tồ kho thực tế của vật tư cân xuất. (2.2) Viết phiếu xuất : +Dữ liệu vào: số lượng thực tế vật tư cần xuất. +Xử lý: Kế toán vật tư sẽ viết phiếu xuất kho dựa trên cơ sở số lượng vật tư tồn kho thực tế và số lượng vật tư được yêu cầu (là số nhỏ nhất trong hai đại lượng trên ),ghi trên cột yêu cầu xuất .Thủ kho sẽ là người điền vào số lượng thực xuất. +Dữ liệu ra: phiếu xuất kho (2.3) Ghi thẻ kho : +Dữ liệu vào: Số lượng vật tư cần xuất. +Xử lý: Thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho dựa trên số lượng thực xuất. +Dữ liệu ra: thẻ kho (3.1) Hoàn thiện phiếu nhập : +Dữ liệu vào: Phiếu nhập kho, thẻ kho. +Xử lý: Cuối tháng ,khi nhận được chứng từ từ phía thủ kho kế toán vật tư sẽ tổng hợp và ghi giá trị thực nhập của vật liệu vào các phiếu nhập kho. +Dữ liệu ra: Phiếu nhập kho. (3.2) Tính đơn giá bình quân gia quyền : +Dữ liệu vào: thẻ kho, báo cáo X_N_T. +Xử lý: Dựa vào giá trị vật liệu nhập kho tồn kho đầu kì và số lượng vật liệu nhập kho ,tồn kho đầu kì,kế toán sẽ tính toán ra đơn giá bình quân gia quyền. +Dữ liệu ra: Đơn giá bình quân của vật tư xuất nhập kho. (3.3) Hoàn thiện phiếu xuất : +Dữ liệu vào: Đơn giá bình quân của vật tư xuất nhập kho. +Xử lý: Từ đơn giá bình quân gia quyền tính ra đơn giá của vật liệu xuất kho và điền vào cột giá trị. +Dữ liệu ra: phiếu xuất (3.4) Ghi sổ chi tiết vật liệu : +Dữ liệu vào: phiếu nhập, phiếu xuất +Xử lý: Sau khi đã hoàn thiện trên phiếu nhập và phiếu xuất ,kế toán vật tư sẽ ghi từng nghiệp vụ nhập,xuất vật tư vào sổ chi tiết vật liệu theo từng loại. +Dữ liệu ra: sổ chi tiết nguyên vật liệu (4.1) Kiểm kê vật tư +Dữ liệu vào: số liệu kiểm kê. +Xử lý:kiểm kê thực tế tại kho, xem rõ số lượng nguyên vật liệu thực tồn. +Dữ liệu ra: số lượng nguyên vật liệu tồn kho (4.2) Đối chiếu: +Dữ liệu vào: sổ chi tiết nguyên vật liệu. +Xử lý: Cuối tháng kế toán vật tư sẽ cùng với thủ kho tiến hành kiểm tra thực tế và bảng kê nhập- xuất - tồn để lập biên bản kiểm kê thực tế theo mẫu. +Dữ liệu ra:bảng tổng hợp nhập xuất tồn. (4.3) Lập bảng kê xuất nhập tồn +Dữ liệu vào: sổ chi tiết vật tư, báo cáo N-X-T, sổ kế toán tổng hợp +Xử lý: Căn cứ vào kiểm kê thực tế kết hợp với các sổ sách kế toán, kế toán lập biên bản kiểm kê. +Dữ liệu ra:Bang kê X-N-T (5.1) Báo cáo Nhập - xuất – tồn kho vật tư : +Dữ liệu vào: Sổ chi tiết vật tư, sổ kế toán vật liệu. +Xử lý: Dựa vào bảng kê nhập - xuất – tồn để lập báo cáo theo chỉ tiêu số lượng (chỉ lấy ở số lượng) +Dữ liệu ra:Báo cáo X-N-T, báo cáo sử dụng vật tư, báo cáo tổng hợp. 4.2.4 Ma trận thực thể chức năng Các hồ sơ dữ liệu 1. Hoá đơn giao hàng 2. Danh mục tài khoản 3. Thẻ kho 4. Phiếu nhập kho 5. Phiếu xuất kho 6. Sổ chi tiết vật tư 7. Phiếu yêu cầu xuất 8. Biên bản kiểm kê 9. Báo cáo N-X-T 10. Báo cáo sử dụng vật tư 11. Sổ kế toán tổng hợp Các chức năng nghiệp vụ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1.Nhập vật tư R R U C 2. Xuất kho R U C R 3.Ghi sổ R R R C 4. Kiểm kê,đối chiếu R R C 5. Báo cáo R C C C 4.2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 : 5 Phiếu xuất 9 Báo cáo N-X-T Yêu cầu báo cáo Thông tin vật tư 1.0 NHẬP KHO NHÀ CUNG CẤP PHÂN XƯỞNG SẢN XUẤT 4.0 KIỂM KÊ ĐỐI CHIẾU 3.0 GHI SỔ 2.0 XUẤT KHO 5.0 BÁO CÁO BAN GIÁM ĐỐC Hóa đơn giao hàng Đơn đặt hàng Phiếu xuất Yêu cầu xuất vật tư Báo cáo 1 Hóa đơn giao hàng 3 Thẻ kho 2 Danh mục tài khoản 7 Phiếu yêu cầu xuất 8 Biên bản kê N-X-T 6 Sổ chi tiết vật tư 4 Phiếu nhập 2 Danh mục tài khoản 10 Báo cáo sử dụng vật tư 5 Phiếu xuất 11 Sổ kế toán tổng hợp 3 Thẻ kho Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 cho các tiến trình Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1-NHẬP KHO 3 Thẻ kho 4 Phiếu nhập 2.1 Viết phiếu nhập kho 3.1 Ghi thẻ kho 1.1 Kiểm tra vật tư NHÀ CUNG CẤP 2 danh mục tài khoản 1 Hóa đơn giao hàng Phiếu nhập Thông tin vật tư Phiếu nhập Vật tư đạt yêu cầu Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1-XUẤT KHO: 3 Thẻ kho 5 Phiếu xuất 2.2 Viết phiếu xuất kho 3.2 Ghi thẻ kho 1.2 Kiểm tra VT cần xuất PHÂN XƯỞNG SX 2 danh mục tài khoản 5 Phiếu xuất Phiếu xuất Yêu cầu xuất VT Phiếu xuất kho Vật tư đạt yêu cầu Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1-GHI SỔ: 5 Phiếu xuất 6 Sổ chi tiết VT 2.3 Hoàn thiện phiếu xuất 3.3 Ghi sổ chi tiết VT 1.3 Hoàn thiện phiếu nhập 2 danh mục tài khoản 4 Phiếu nhập 1 Hóa đơn giao hàng 4.3 Tính đơn giá bình quan 5 Phiếu xuất ính đơn giá bình quân Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1-KIỂM KÊ,ĐỐI CHIẾU 11 Sổ kế toán tổng hợp 3 Thẻ kho 2.4 Đối chiếu 1.4 Kiểm kê vật tư 3.4 Lập bảng N-X-T 7 Bảng kê N-X-T 6 Sổ chi tiết VT Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1-BÁO CÁO: 10 Báo cáo sử dụng vật tư BAN GIÁM ĐỐC 1.5 Lập báo cáo 9 Báo cáo N-X-T Yêu cầu báo cáo 11 Sổ kế toán tổng hợp 6 Sổ chi tiết vật tư Báo cáo 4.3 Mô hình dữ liệu của hệ thống 4.3.1 Danh muc dữ liệu Tên được chính xác của các đặc trưng Viết gọn tên đặc trưng Đánh dấu loại ở mỗi bước 1 2 3 HÓA ĐƠN GIAO HÀNG Ngày tháng hoá đơn Ngày HĐ √ Đơn vị bán hàng Nhà cung cấp √ Địa chỉ Địa chỉ NCC √ Số tài khoản Số tài khoản NCC √ Điện thoại Điện thoại NCC √ Họ tên người nhận hàng Tên người nhận √ Tên đơn vị mua Tên đơn vị người mua √ Địa chỉ người mua Địa chỉ người mua √ Hình thức thanh toán Hình thức thanh toán √ Số hoá đơn Số HĐ √ STT STT √ Tên HHDV Tên HHDV √ Đơn vị tính Đơn vị tính √ Số lượng Số lượng √ Đơn giá Đơn giá bán √ Thành tiền Thành tiền √ Cột tiền hàng Cộng tiền bán hàng √ Số tiền bằng chữ Số tiền bằng chữ √ Người mua hàng Người mua hàng √ Người bán hàng Người bán hàng √ Thủ trưởng đơn vị Thủ trưởng đơn vị √ b. DANH MỤC TÀI KHOẢN Số hiệu tài khoản Số hiệu TK √ Tên tài khoản Tên TK √ Loại tài khoản Loại TK √ Cấp tài khoản Cấp TK √ c. PHIẾU NHẬP Số phiếu nhập Số phiếuN √ Ngày nhập Ngày nhập √ (Số hiệu) Tài khoản nợ/phiếu nhập TK nợN √ (Số hiệu) tài khoản có/phiếu nhập TK cóN √ Tên NCC Tên NCC √ Địa chỉ NCC Địa chỉ NCC √ Lí do nhập Lí do nhập √ Tên kho Tên kho √ Số thứ tự STT √ Tên vật tư Tên VT √ Mã vật tư Mã VT √ Đơn vị tính ĐVT √ Số lượng nhập Số lượngN √ Đơn giá nhập Đơn giá N √ Thành tiền nhập Thành tiền N √ Tổng số tiền nhập Số tiềnN √ Số tiền bằng chữ ST bằng chữ √ Tên người lập phiếu Tên người lập phiếu √ Tên người giao hàng Tên NG √ Thủ kho Thủ kho √ Kế toán trưởng Kế toán trưởng √ d. PHIẾU XUẤT Số phiếu xuất Sồ phiếuX √ Ngày xuất Ngày xuất √ (Số hiệu)Tài khoản nợ/phiếu xuất TK nợX √ (Số hiệu)Tài khoản có/phiếu xuất TK cóX √ Tên người nhận Tên NN √ Địa chỉ người nhận Địa chỉ NN √ Lí do xuất Lí do xuất √ Tên kho Tên kho √ Địa điểm kho Địa điểm √ Số thứ tự STT √ Tên vật tư Tên VT √ Mã vật tư Mã VT √ Đơn vị tính ĐVT √ Số lượng xuất Số lượngX √ Đơn giá xuất Đơn giáX √ Thành tiền xuất Thành tiền X √ Tổng số tiền xuất Số tiền X √ Số tiền bằng chữ ST bằng chữ √ Tên người lập phiếu Tên người lập phiếu √ Tên người nhận hàng Tên NN √ Thủ kho Thủ kho √ Kế toán trưởng Kế toán trưởng √ e. THẺ KHO Ngày lập thẻ Ngày lập √ Tên vật tư Tên VT √ Đơn vị tính ĐVT √ Mã vật tư Mã VT √ Số phiếu xuất Số phiếu X √ Số phiếu nhập Số phiếu N √ Ngày tháng Ngày tháng √ Diễn giải Diễn giải √ Số lượng nhập Số lượng N √ Số lượng xuất Số lượng X √ Số lượng tồn Số lượng tồn √ Thủ kho Thủ kho √ Kế toán trưởng Kế toán trưởng √ f. BẢNG KÊ NHẬP XUẤT TỒN Tháng kê Tháng kê √ Đơn vị tính ĐVT √ Tên vật tư Tên VT √ Số lượng tồn đầu kì SL tồn ĐK √ Số tiền tồn đầu kì ST tồn ĐK √ Số lượng nhập trong kì SL nhập √ Số tiền nhập trong kì ST nhập √ Số lượng xuất trong kì SL xuất √ Số tiền xuất trong kì ST xuất √ Số lượng tồn cuối kì SL tồn CK √ Số tiền tồn cuối kì ST tồn CK √ g. SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tên kho Tên kho √ Tờ số Tờ số √ Tên vật tư Tên VT √ Mã vật tư Mã VT √ Đơn vị tính ĐVT √ Số chứng từ (Phiếu nhập, xuất) Số CT √ Diễn giải Diễn giải √ Ngày nhập, xuất Ngày NX √ Số lượng nhập Số lượng N √ Đơn giá nhập Đơn giá N √ Thành tiền nhập Thành tiền N √ Số lượng xuất Số lượng X √ Đơn giá xuất Đơn giá X √ Thành tiền xuất Thành tiền X √ Số lượng tồn đầu kì SL tồn ĐK √ Đơn giá tồn đầu kì ĐG tồn ĐK √ Thành tiền tồn đầu kì TT tồn ĐK √ Số lượng tồn trong kì SL tồn ĐK √ Đơn giá tồn trong kì ĐG tồn ĐK √ Thành tiền tồn trong kì TT tồn ĐK √ Số lượng tồn cuối kì SL tồn CK √ Đơn giá tồn cuối kì ĐG tồn CK √ Thành tiền tồn cuối kì TT tồn CK √ 4.3.2 Danh sách thực thể và mối liên kết gữa chúng 4.3.2.1 Xác định thực thể và các thuộc tính. Từ việc phân tích liệt kê chính xác hóa các mục chọn trong các hồ sơ dữ liệu thu thập được các các quan hệ sau đây: Thực thể Tên thuộc tính Tên viết tắt Ghi chú Vật tư Mã vật tư MaVT Thuộc tính khóa Tên vật tư TenVT Đơn vị tính DVT Mô tả mota Nhà cung cấp Mã ngườiCC MaNCC Thuộc tính khóa Tên người CC TenNCC Địa chỉ Diachi Điện thoại Dthoai Kho Mã kho Makho Thuộc tính khóa Tên kho Tenkho Địa điểm Diadiem Thủ kho Thukho Tài khoản Mã tài khoản MaTK Thuộc tính khóa Tên tài khoản TenTK Cấp tài khoản CapTK Loại tài khoản LoaiTK Phân xưởng SX Mã PX MaNN Thuộc tính khóa Tên PX TenNN Địa chỉ Diachi Điện thoại Dthoai Người kiểm kê Mã người kiểm kê MaNKK Thuộc tính khóa Tên người kiểm kê TenNKK Chức vụ CV Loại vật tư Tên loại vật tư tenloaiVT Mã loại vật tư maloaiVT Thuộc tính khóa Mô tả mota 4.3.2.2 Bảng câu hỏi để xác định mối quan hệ và thuộc tính của nó Câu hỏi cho động từ Câu trả lời Thực thể thuộc tính nHẬP Nhập cái gì? VẬT TƯ Ai giao NHÀ CUNG CẤP Ở đâu KHO Ai nhận? THỦ KHO Bằng cách nào Số phiếu N Khi nào? Ngày nhập Tại sao nhập? Lí do N Theo cái gì? Đơn giá N Bao nhiêu? Số lượng N Số tiền N XuẤT Câu hỏi cho động từ Câu trả lời Thực thể thuộc tính Xuất cái gì? VẬT TƯ Ai nhận PHÂN XƯỞNG SX Ở đâu KHO Ai xuất? THỦ KHO Bằng cách nào Số phiếu X Khi nào? Ngày xuất Tại sao xuất Lí do X Theo cái gì? Đơn giá X Bao nhiêu? Số lượng X Số tiền X KIỂM KÊ Câu hỏi cho động từ Câu trả lời Thực thể thuộc tính Kiểm kê cái gì? VẬT TƯ Ai kiểm kê NGƯỜI KIỂM KÊ Ở đâu KHO Khi nào? Ngày kiểm kê Số lượng? Số lượng tồn Sơ đồ mô hình thực thể liên kết E-R matenloaiVT mota tenloaiVT lidoN LOẠI VT tenthukhoo soluongN sotienN dongiaN maPX tenPX diachi dthoai dthoai maNCC diachi tenNCC PHÂN XƯỞNG SX NHÀ CUNG CẤP VẬT TƯ KHO NHẬP XUẤT makho diachi dthoai so phieuN ngayN ngayX sophieuX soluongX dongiaX lidoX sotienX mota maVT tenVT Người kiểm kê Kiểm kê đối chiếu CVNKK maNKK tenNKK ngayKK KK maBB KK SLton maVT dvt dvt dthoai TÀI KHOẢN loaiTK maTK tenTK capTK CÓ Sl đúng quy cách Sl ko đúng quy cách THUỘC CHƯƠNG 5 : THIẾT KẾ VÀ THỰC HIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ 5.1 Kiến trúc hệ thống Chương trình được thiết kế nhằm thực hiện các chức năng sau: .Chức năng quản lí người dùng Với bất kì người dùng nào của hệ thống đều có thể đăng nhập và thay đổi mật khẩu của mình Ngoài ra, với người quản trị có thể thêm, xoá, cập nhật thông tin của người dùng. Hệ thống đã phân quyền ở một mức nhất định thông qua hệ thống thực đơn Quản lý các thông tin chung về doanh nghiệp. Quản lý các danh mục từ điển: Có thể thêm mới, sửa đổi thông tin, xoá một bản ghi trong cơ sở dữ liệu; và có thể xem thông tin theo loại. Người dùng cũng có thể tra cứu nhanh theo yêu cầu Nhập các phiếu nhập, phiếu xuất. Xem danh sách các phiếu nhập, phiếu xuất theo chỉ tiêu. Theo dõi tức thời lượng tồn kho, đơn giá bình quân của một loại vật liệu. Tính giá bình quần nguyên vật liệu cuối kì. Báo cáo: Bảng kê các phiếu nhập/xuất, sổ chi tiết nguyên vật liệu, báo cáo nhập – xuất – tồn , báo cáo sử dụng vật tư. Bảo trì dữ liệu: Sao lưu dữ liệu, phục hồi dữ liệu. Trợ giúp người dùng Do việc dùng chung cơ sở dữ liệu nên phòng kế toán sẽ cập nhật được thông tin nhập, xuất và tồn vật tư một cách nhanh nhất, giảm được một phần công việc trùng lặp giữa thủ kho và kế toán. 5.2 Mô hình CSDL hệ thống 5.2.1 Mô hình CSDL quan hệ Chuyển mô hình ER sang mô hình quan hệ. (1) KHO Þ KHO(mã kho, tên kho, tên thủ kho, địa điểm, điện thoại) (2) VẬT TƯ Þ VẬT TƯ (mã VT, tên VT, ĐVT, mô tả VT) (3) NHÀ CUNG CẤP Þ NHÀ CUNG CẤP (mã nhàCC, tên nhà CC, địa chỉ, điện thoại) (4) PHÂN XƯỞNG SẢN XUẤT => PHÂN XƯỞNG SẢN XUẤT (Mã PX, tên phân xưởng, địa chỉ, điện thoại) (5) NGƯỜI KIỂM KÊ => NGƯỜI KIỂM KÊ (Mã người KK,tên người KK, Chức vụ người KK,điện thoại) (6) TÀI KHOẢN => TÀI KHOẢN (tên TK, cấp TK, mã TK, loại TK). (7) LOẠI VẬT TƯ => LOẠI VẬT TƯ( maloaiVT,tenloaiVT,mota) Biểu diễn các mối quan hệ: => PHIẾU NHẬP(số phiếu N, mã VT, đơngiá N, soluong N, số tiền N, ngày nhập, mã kho, lí do N, mã NCC). => PHIẾU XUẤT(số phiếu X, mã VT, đơngiá X, soluong X, số tiền X, ngày xuất, mã kho, lí do X, mã PX). BIÊN BẢN KIỂM KÊ(mã biên bản KK, số lượng tồn, ngày KK,ĐVT, mã VT, mã người KK, tên người KK) => VẬT TƯ(mã VT, tên VT, ĐVT, mô tả,maloaiVT, tenloaiVT) Chuẩn hóa mô hình quan hệ Tất cả các quan hệ, trừ PHIẾU NHẬP và PHIẾU XUẤT đều đã ở dạng chuẩn 3, do đó ta chỉ cần chuẩn hoá 2 quan hệ này. Chuẩn hoá PHIẾU NHẬP PHIẾU NHẬP chứa thuộc tính lặp (mã VT, số lượng, đơn giá) nên chưa ở 1NF, tách phiếu nhập thành hai quan hệ. DÒNG PHIẾU NHẬP (Số phiếu N, mã VT, đơn giá N, số lượngN) PHIẾU NHẬP (Số phiếu N, ngày nhập, mã NCC, lí do N, số tiền N, mã kho) Chuẩn hoá PHIẾU XUẤT PHIẾU XUẤT chứa thuộc tính lặp (mã VT, số lượng, đơn giá) nên chưa ở 1NF, tách phiếu nhập thành hai quan hệ: DÒNG PHIẾU XUẤT (Số phiếu X, mã VT, đơn giá X, số lượng X) PHIẾU XUẤT (Số phiếu X, ngày xuất, mã NN, lí do X, số tiền X, mã kho) Chuẩn hóa BIÊN BẢN KIỂM KÊ BIÊN BẢN KIỂM KÊ chứa các thuộc tính lặp(mã VT,số lượng, đơn gián) nên tách phiếu nhập thành hai quan hệ: DÒNG BIÊN BẢN KIỂM KÊ ( Số BBKK, mã VT, SL tồn kho) BIÊN BẢN KIỂM KÊ ( Số BBKK, mã NKK, mã kho, ngày KK) Các quan hệ trên đều đã được ở 3NF. 5.2.2 Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ PHÂN XƯỞNG SX #maPX Tên PXSX NHÀ CUNG CẤP #ma NCC tênNCC chỉ,n thoại PHIẾU XUẤT #sophieuX maNCC makho sotienX ngayX DÒNG PHIẾU XUẤT #sophieuX #maVT Số lượng Đơn giá VẬT TƯ #maVT tenVT DVT mota PHIẾU NHẬP #sophieuN maNCC makho sotienN ngayN DÒNG PHIẾU NHẬP #sophieuN #maVT Số lượng Đơn giá KHO #makho Tên thủ kho TÀI KHOẢN #maTK Tên TK NGƯỜI KK #mã NKK Tên NKK BIÊN BẢN KK #số BBKK Mã NKK Mã kho DÒNG BBKK #số BBKK #maVT Số lượng Đơn giá LOẠI VẬT TƯ #maloaiVT tênloaiVT mota Giao diện thiết kế bằng FoxPro 5.2.3 Chi tiết các bảng dữ liệu 1. Table PHIẾU NHẬP-XUẤT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ dữ liệu Định dạng Đặc biệt Sophieu Character 10 Khoá chính Ngayphieu Datetime 8 Dd/mm/yyyy MaNCC Character 10 Khoá thường Makho Character 6 Khóa thường Lido Character 100 Soluong float 10 Đongia float 10 MaPX Character 10 Khóa thường 2. Table DÒNG PHIẾU Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ dữ liệu Định dạng Đặc biệt Sophieu Character 10 Sophieu+maVT: Khóa chính Mavt Character 6 soluong Float 8 Dgia Float 8 3. Table KHO Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ dữ liệu Định dạng Đặc biệt Makho Character 6 Khoá chính Tenkho Character 30 Diachi Character 50 Tenthukho Character 30 Dthoai Numeric 20 5. table Vật tư Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ dữ liệu Định dạng Đặc biệt MaVT Character 10 Khóa chính TenVT Character 30 DVT Character 10 Mota Character 100 6. table NCC Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ dữ liệu Định dạng Đặc biệt Manhacc Character 6 Khoá chính Tennhacc Character 30 Dchi Character 100 Dt Character 10 7. table PSXS Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ dữ liệu Định dạng Đặc biệt MaPXSX Character 6 Khoá chính TenPX Character 50 Dchi Character 50 Dthoai Numeric 20 7. table TÀI KHOẢN Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ dữ liệu Định dạng Đặc biệt Sohieutk Character 8 Khoá chính Tentk Character 20 Loaitk Character 1 CapTK Character 1 8. table kiỂM kê Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ dữ liệu Định dạng Đặc biệt Mã BBKK Varchar 10 Khóa ngoại Mã VT Varchar 10 Khoá chính SLton Float 10 DVT Float 10 SL đúng quy cách Numeric 20 SL ko đúng quy cách Numeric 20 5.2.4 Xác định luồng hệ thống Luồng hệ thống tín trình “Nhập Kho” Số liệu về vật tư sau kiểm kê Người giao 2.1.0 Viết phiếu NK 1.1.0 Kiểm tra VT 3.1.0 Ghi thẻ kho NHÀ CUNG CẤP Phiếu Nhập Tài khoản Kho Dòng phiếu Hóa đơn giao hàng Phiếu nhập Phiếu yêu cầu nhập xuất Vật tư 1.1.0 Kiểm tra VT Luồng hệ thống tín trình “Xuất Kho” Thông tin VT có thể xuất Tồn đầu kì Dòng phiếu Người nhận Phiếu NX 2.2.0 Viết phiếu xuất Phiếu xuất kho 3.2.0 Ghi thẻ kho Tài khoản Kho Phân xưởng SX Luồng hệ thống tín trình “Ghi sổ” Máy thực hiện 3.3 Ghi sổ chi tiết vật tư 1.3 Hoàn thiện phiếu nhập 2.3 Hoàn thiện phiếu xuất 4.3 Tính đơn gia bình quân Vật tư Dòng phiếu Phiếu nhập xuất Tài khoản Tồn đầu kì Đơn gía bình quân Hóa đơn giao hàng Luồng hệ thống tín trình “kiểm kê” Máy thực hiện 1.4 Kiểm kê vật tư 2.4 Đối chiếu 3.4 Lập bảng kê N-X Vật tư Dòng phiếu Phiếu nhập xuất Kho Tài khoản Bảng kê N-X-T Luồng hệ thống tín trình “báo cáo” Máy thực hiện 3.3 Ghi sổ chi tiết vật tư 1.3 Hoàn thiện phiếu nhập 2.3 Hoàn thiện phiếu xuất 4.3 Tính đơn gia bình quân Vật tư Dòng phiếu Phiếu nhập xuất Tài khoản Tồn đầu kì Đơn gía bình quân Hóa đơn giao hàng 5.3 Giao diện người dùng 1. Giao diện “ĐĂNG NHẬP” Bắt đầu chạy chương trình, người dùng phải đăng nhập vào hệ thống như form đăng nhập. Nếu đăng nhập đúng thì sẽ vào màn hình chính của chương trình, điều khiển thông qua hệ thống Menu. Còn nếu đăng nhập sai thì có thể thoát hoặc đăng nhập lại. Giao diện “DANH MỤC KHO” Danh mục “VẬT TƯ” 4.Phiếu Nhập Kho 5 Báo cáo Nhập-Xuất-Tồn KẾT LUẬN Hiện nay do sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kĩ thuật,công nghệ, thì công nghệ thông tin ngày càng trở nên quan trọng thiết yếu và phổ biến với những ứng dụng làm thay đổi trong nhiều lĩnh vực như kinh tế,văn hóa,giáo dục,y tế….Theo sự phát triển chung của thế giới ,nước ta đang trong công cuộc đổi mới phát triển về mọi mặt thì công nghệ thông tin là phần không thể thiếu.Và kèm với sự phát triển đó,kinh tế luôn là ngành tiên phong trong ứng dụng khoa học công nghệ,đặc biệt trong nền kinh tế cạnh tranh như hiện nay. Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh luôn mong muốn thay đổi được chất lượng sản phẩm,chất lượng quản lí doanh nghiệp,cũng như giảm thiểu các chi phí… Do vậy ứng dụng tin học vào công tác quản lí là một điều tất yếu. Đề tài : “ XÂY DỰNG MÔ HÌNH KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ Ở CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN TÂN MAI “ ,nhóm em thực hiện đã đưa ra các điểm yếu,hạn chế của hạch toán kế toán thủ công và nêu ra giải pháp phương hướng xây dựng hệ thống quản lí chi tiết vật tư tương ứng với hạch toán kế toán nguyên vật liệu. Do nhận thức còn hạn chế,đề tài của nhóm em không tránh khỏi sai sót.Chúng em kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy để chúng em có thể hoàn thiện hơn đề tài của mình. Nhóm em xin chân thành cảm ơn thầy! TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Văn Ba, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, NXB ĐHQG, năm 2006 Tài liệu phân tích thiết kế hệ thống thông tin của trường Học Viện Tài chính. GS.TS.NGND. Ngô Thế Chi, Giáo trình Kế toán tài chính, NXB Tài Chính, năm 2010 PGS.TS. Nguyễn Hữu Ba, Giáo trình lý thuyết hạch toán kế toán, NXB Tài Chính, năm 2004 Đồ án tốt nghiệp khóa trước. Các trang web than khảo: