Đề tài Phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty tư vấn đầu tư và thương mại Intraco

Tªn ®¬n vÞ : C«ng ty t­ vÊn ®Çu t­ vµ th­¬ng m¹i Tªn giao dÞch : TRADE & INVESTMENT CONSULTANT COMPANY Tªn viÕt t¾t : INTRACO §Þa chØ : 120B Hµng Trèng – Hoµn KiÕm – Hµ Néi §iÖn tho¹i : (84.4)8.285168/8.285617 Fax : (84.4)9.285795/8.287444 Email : intraco.vinashin@fpt.vn/mtc@fpt.vn Website : www.intmcvinashin.com.vn Ph©n tÝch hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cña c«ng ty t­ vÊn ®Çu t­ vµ th­¬ng m¹i Intraco 1. Kh¸i qu¸t vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé vµ tÇm quan träng cña kiÓm so¸t néibé trong mét c«ng ty. 1.1. B¶n chÊt hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé (HTKSNB) Theo Liªn ®oµn KÕ to¸n Quèc tÕ (IFAC), hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé lµ mét hÖ thèng chÝnh s¸ch vµ thñ tôc ®­îc thiÕt lËp nh»m ®¹t ®­îc bèn môc tiªu sau: b¶o vÖ tµi s¶n cña ®¬n vÞ, b¶o vÖ ®é tin cËy cña c¸c th«ng tin, b¶o ®¶m viÖc thùc hiÖn c¸c chÕ ®é ph¸p lý vµ b¶o ®¶m hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éng. Theo ®ã, kiÓm so¸t néi bé lµ mét chøc n¨ng th­êng xuyªn cña c¸c ®¬n vÞ, tæ chøc vµ trªn cë së x¸c ®Þnh rñi ro cã thÓ x¶y ra trong tõng kh©u c«ng viÖc ®Ó t×m ra biÖn ph¸p ng¨n chÆn nh»m thùc hiÖn cã hiÖu qu¶ tÊt c¶ c¸c môc tiªu ®Æt ra cña ®¬n vÞ: a. B¶o vÖ tµi s¶n cña ®¬n vÞ. Tµi s¶n cña ®¬n vÞ bao gåm c¶ tµi s¶n h÷u h×nh vµ tµi s¶n v« h×nh, chóng cã thÓ mÊt m¸t, cã thÓ h­ h¹i vµ kh«ng ®­îc sö dông hîp lý. V× thÕ, kiÓm so¸t néi bé gióp cho c¸c nhµ qu¶n lý sö dông hiÖu qu¶ tµi s¶n cña ®¬n vÞ m×nh. b. B¶o ®¶m ®é tin cËy cña c¸c th«ng tin: Th«ng tin kinh tÕ tµi chÝnh lµ c¨n cø quan träng cho viÖc h×nh thµnh c¸c quyÕt ®Þnh cña nhµ qu¶n lý, tõ ®ã ¶nh h­ëng to lín tíi ho¹t ®éng cña c«ng ty. Do ®ã, c¸c th«ng tin cung cÊp ph¶i ®¶m b¶o tÝnh kÞp thêi vÒ thêi gian, tÝnh chÝnh x¸c vµ tin cËy vÒ ho¹t ®éng kinh doanh vµ ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ kh¸ch quan vÒ néi dung ho¹t ®éng kinh tÕ vµ tµi chÝnh. c. B¶o ®¶m viÖc thùc hiÖn c¸c chÕ ®é ph¸p lý: BÊt kú mét ®¬n vÞ nµo ngoµi ®iÒu lÖ cña c«ng ty, còng ph¶i tu©n thñ nh÷ng nguyªn t¾c, chÝnh s¸ch cña Nhµ n­íc ®Ò ra. C¸c chÕ ®é ph¸p lý th­êng xuyªn ®­îc söa ®æi, bæ sung vµ cã ¶nh h­ëng vÜ m« ®Õn ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. d. B¶o ®¶m hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éng vµ n¨ng lùc qu¶n lý: HiÖu qu¶ ho¹t ®éng vµ n¨ng lùc qu¶n lý quyÕt ®Þnh sù tån t¹i cña mét doanh nghiÖp. 1.2. C¸c yÕu tè c¬ b¶n cña hÖ thèng KSNB : §Ó ®¸p øng yªu cÇu qu¶n lý còng nh­ ®¶m b¶o hiÖu qu¶ trong ho¹t ®éng c¸c ®¬n vÞ vµ tæ chøc cÇn x©y dùng vµ kh«ng ngõng cñng cè hÖ thèng KSNB víi bèn yÕu tè chÝnh: m«i tr­êng kiÓm so¸t, hÖ thèng th«ng tin, c¸c thñ tôc kiÓm so¸t vµ hÖ thèng kiÓm to¸n néi bé. a. M«i tr­êng kiÓm so¸t: M«i tr­êng kiÓm so¸t bao gåm toµn bé nh©n tè bªn trong ®¬n vÞ vµ bªn ngoµi ®¬n vÞ cã tÝnh m«i tr­êng t¸c ®éng ®Õn viÖc thiÕt kÕ, ho¹t ®éng vµ xö lý d÷ liÖu cña c¸c lo¹i h×nh KSNB. C¸c nh©n tè trong m«i tr­êng kiÓm so¸t: §Æc thï vÒ qu¶n lý. C¬ cÊu tæ chøc. ChÝnh s¸ch nh©n sù. C«ng t¸c kÕ ho¹ch. Uû ban kiÓm so¸t. M«i tr­êng bªn ngoµi Nh­ vËy m«i tr­êng kiÓm so¸t bao gåm toµn bé nh÷ng nh©n tè ¶nh h­ëng ®Õn hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé, trong ®ã nh©n tè chñ yÕu vµ quan träng nhÊt lµ nhËn thøc vÒ ho¹t ®éng kiÓm tra kiÓm so¸t vµ ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña c¸c nhµ qu¶n lý doanh nghiÖp. b. HÖ thèng kÕ to¸n. HÖ thèng th«ng tin chñ yÕu lµ hÖ thèng kÕ to¸n cña ®¬n vÞ. Vµ trong hÖ thèng kÕ to¸n th× qu¸ tr×nh lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ ®ãng vai trß quan träng h¬n c¶ trong hÖ thèng KSNB cña doanh nghiÖp. Mét hÖ thèng kÕ to¸n h÷u hiÖu ph¶i ®¶m b¶o c¸c môc tiªu kiÓm so¸t chi tiÕt: TÝnh cã thùc. Sù phª chuÈn. TÝnh ®Çy ®ñ. Sù ph©n lo¹i. Sù ®¸nh gi¸. TÝnh ®óng kú. Qu¸ tr×nh chuyÓn sæ vµ tæng hîp chÝnh x¸c. c. C¸c thñ tôc kiÓm so¸t: C¸c thñ tôc kiÓm so¸t do c¸c nhµ qu¶n lý x©y dùng dùa trªn ba nguyªn t¾c c¬ b¶n: Nguyªn t¾c bÊt kiªm nhiÖm. Nguyªn t¾c ph©n c«ng ph©n nhiÖm. Nguyªn t¾c uû quyÒn vµ phª chuÈn. d. KiÓm to¸n néi bé: KiÓm to¸n néi bé lµ mét bé phËn ®éc lËp ®­îc thiÕt lËp trong ®¬n vÞ tiÕn hµnh c«ng viÖc kiÓm tra vµ ®¸nh gi¸ c¸c ho¹t ®éng phôc vô yªu cÇu qu¶n trÞ néi bé ®¬n vÞ. Lµ mét trong nh÷ng nh©n tè c¬ b¶n trong hÖ thèng KSNB cña doanh nghiÖp, bé phËn kiÓm to¸n néi bé cung cÊp mét sù quan s¸t ®¸nh gi¸ th­êng xuyªn vÒ toµn bé ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp, bao gåm c¶ tÝnh hiÖu qu¶ cña viÖc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh c¸c chÝnh s¸ch vµ thñ tôc vÒ KSNB. 1.3. TÇm quan träng cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé: B¶n chÊt cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé lµ gióp doanh nghiÖp thùc hiÖn hiÖu qu¶ nh÷ng môc tiªu ®Ò ra. V× vËy, hÖ thèng KSNB cã mét vÞ trÝ v« cïng quan träng trong mét doanh nghiÖp. Víi môc tiªu b¶o vÖ tµi s¶n cña ®¬n vÞ, hÖ thèng KSNB ph¸t hiÖn ®­îc nh÷ng thiÖt h¹i, nh÷ng sai sãt, nh÷ng vi ph¹m trong viÖc sö dông tµi s¶n cña ®¬n vÞ. Tõ ®ã, hÖ thèng KSNB ®Ò ra ®­îc nh÷ng biÖn ph¸p ®Ó b¶o vÖ tµi s¶n h÷u hiÖu h¬n vµ sö dông hîp lý nguån tµi s¶n cña doanh nghiÖp. Th«ng tin tµi chÝnh lµ mét bé phËn cÊu thµnh quan träng cña hÖ thèng th«ng tin trong ®¬n vÞ. NÕu hÖ thèng th«ng tin sai lÖch so víi thùc tÕ sÏ ¶nh h­ëng nghiªm träng tíi ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ. C¸c nhµ qu¶n lý ko n¾m b¾t ®­îc ho¹t ®éng cña c«ng ty m×nh, tõ ®ã ®Ò ra nh÷ng ph­¬ng h­íng ho¹t ®éng sai lÇm, ®Èy c«ng ty vµo t×nh tr¹ng cã thÓ “ph¸ s¶n lóc nµo kh«ng biÕt”. HÖ thèng KSNB trong doanh nghiÖp duy tr× vµ kiÓm tra viÖc tu©n thñ c¸c chÝnh s¸ch cã liªn quan ®Õn c¸c ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp, ng¨n chÆn vµ ph¸t hiÖn kÞp thêi nh÷ng gian lËn vµ sai sãt trong mäi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. HÖ thèng KSNB sÏ ph¸t hiÖn ra nh÷ng th«ng tin kh«ng chÝnh x¸c, nh÷ng th«ng tin kh«ng ®¸ng tin cËy, qu¶n lý doanh nghiÖp sÏ c¨n cø vµo ®ã x¸c ®Þnh ®­îc t×nh h×nh cña doanh nghiÖp, tõ ®ã sÏ x©y dùng chiÕn l­îc ph¸t triÓn c«ng ty hîp lý h¬n. HÖ thèng KSNB còng gióp cho nhµ qu¶n lý xem xÐt ®­îc hiÖu qu¶ ho¹t ®éng vµ n¨ng lùc qu¶n lý cña doanh nghiÖp, t×m ra ®­îc ®iÓm yÕu trong n¨ng lùc qu¶n lý, lµm cho doanh nghiÖp ho¹t ®éng kh«ng hiÖu qu¶. Tõ ®ã ®­a ra nh÷ng biÖn ph¸p c¶i thiÖn t×nh h×nh ®ã. HÖ thèng KSNB ®ãng vai trß quan träng trong mét doanh nghiÖp. Nã sÏ gióp cho doanh nghiÖp ho¹t ®éng hiÖu qu¶ h¬n, gióp doanh nghiÖp ph¸t triÓn vµ ®i ®óng h­íng kinh doanh, gi¶m thiÓu nh÷ng sai sãt vµ rñi ro trong qu¶n lý còng nh­ trong ho¹t ®éng cña mét doanh nghiÖp. 2. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty. 2.1. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh c«ng ty. C«ng ty T­ vÊn ®Çu t­ & Th­¬ng m¹i lµ ®¬n vÞ thµnh viªn cña TËp ®oµn kinh tÕ VINASHIN, mét ®¬n vÞ cã t­ c¸ch ph¸p nh©n ®Çy ®ñ, h¹ch to¸n ®éc lËp theo quyÕt ®Þnh sè: 40Q§/TCCB-L§ cña Bé giao th«ng vËn t¶i ngµy 11/5/1991, víi tªn gäi ban ®Çu lµ C«ng ty §Çu t­ vµ Ph¸t triÓn ®ãng tµu N¨m 1994, theo v¨n b¶n sè 161/TB ngµy 29/11/1994 vÒ th«ng b¸o cña Thñ t­íng chÝnh phñ cho phÐp thµnh lËp l¹i doanh nghiÖp nhµ n­íc vµ quyÕt ®Þnh sè 2557/Q§/TCCB-L§ cña Bé giao th«ng vËn t¶i quyÕt ®Þnh cho phÐp ®æi tªn thµnh C«ng ty T­ vÊn vµ ph¸t triÓn ®ãng tµu. Th¸ng 12/1995, Bé x©y dùng cÊp chøng chØ hµnh nghÒ t­ vÊn x©y dùng, chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña c«ng ty ®­îc më réng. Theo quyÕt ®Þnh sè: 78Q§/TCCB-L§ ngµy 28/4/2000 cña Tæng c«ng ty c«ng nghiÖp tµu thuû ViÖt Nam ®æi tªn thµnh c«ng ty T­ vÊn ®Çu t­ vµ Th­¬ng m¹i. 2.2. LÜnh vùc ho¹t ®éng - T­ vÊn x©y dùng tõ nhãm C ®Õn nhãm A: Kh¶o s¸t ®Þa chÊt, ®Þa h×nh, khÝ t­îng thuû v¨n. LËp dù ¸n ®Çu t­, thiÕt kÕ x©y dùng, lËp tæng dù to¸n c¸c c«ng tr×nh x©y dùng míi; më réng: c¶i t¹o c¸c h¹ng môc c¬ së h¹ tÇng trong ngµnh ®ãng tµu vµ c¸c ngµnh kh¸c. - ThÈm ®Þnh dù ¸n, gi¸m s¸t thi c«ng x©y dùng, lËp hå s¬ mêi thÇu vµ ph©n tÝch ®¸nh gi¸ hå s¬ dù thÇu x©y l¾p, thiÕt bÞ. - X©y dùng c¸c c«ng tr×nh giao th«ng, thuû lîi, c«ng nghiÖp, d©n dông vµ xö lý nÒn mãng c«ng tr×nh. - VÒ dÞch vô kh¸c, xuÊt nhËp khÈu vËt t­ thiÕt bÞ, khai th¸c c¸c nguån hµng trong vµ ngoµi n­íc, tiÕn ®Õn s¶n xuÊt thiÕt bÞ cho nhu cÇu trong vµ ngoµi ngµnh. §¹i lý giíi thiÖu s¶n phÈm trang thiÕt bÞ tµu thuû cho h¬n 15 h·ng s¶n xuÊt næi tiÕng n­íc ngoµi.C«ng ty ®· hîp t¸c thiÕt kÕ x©y dùng víi c¸c h·ng IMG- §øc; Viªn t­ vÊn thiÕt kÕ sè 9- Th­îng H¶i- Trung Quèc; HandongE&C- Hµn Quèc. 2.3. Mét sè nÐt kh¸i qu¸t vÒ c«ng ty. C«ng ty T­ vÊn §Çu t­ vµ th­¬ng m¹i (INTRACO) trùc thuéc tËp ®oµn kinh tÕ vinashin ®­îc thµnh lËp ngµy 11/5/1991, cã chøc n¨ng nhiÖm vô chÝnh lµ: T­ vÊn x©y dung, kh¶o s¸t ®Þa chÊt-®Þa h×nh khÝ t­îng thuû v¨n, lËp b¸o c¸o nghiªn cøu kh¶ thi, thiÕt kÕ kü thuËt thi c«ng, lËp tæng dù to¸n c¸c c«ng tr×nh x©y dung, më réng c¶i t¹o c¸c c«ng tr×nh, ngµnh c«ng nghiÖp tµu thuû vµ ngµnh c«ng nghiÖp kh¸c. ThÈm ®Þnh dù ¸n, gi¸m s¸t thi c«ng x©y dung, lËp hå s¬ mêi thÇu vµ x©y dung c¸c c«ng tr×nh giao th«ng, thuû lîi, c«ng nghiÖp d©n dông, xö lý nÒn mãng c«ng tr×nh. Ngoµi ra cßn thùc hiÖn xuÊt nhËp khÈu c¸c thiÕt bÞ vËt t­ tµu thuû vµ tiÕn tíi s¶n xuÊt thiÕt bÞ phôc vô ngµnh ®ãng tµu. V¹n sù khëi ®Çu nan, nh÷ng n¨m ®Çu thµnh lËp INTRACO gÆp kh«ng Ýt khã kh¨n do thùc tÕ nÒn c«ng nghiÖp ®Êt n­íc lóc bÊy giê ch­a ph¸t triÓn, c¬ së h¹ tÇn c¸c nhµ m¸y ®ãng tµu cßn thÊp kÐm, c«ng nghiÖp ®ãng tµu cßn l¹c hËu, ®éi ngò c¸n bé kü s­ ch­a cã nhiÒu kinh nghiÖm. Trong khi ®ã, c«ng t¸c t­ vÊn x©y dung muèn tr­ëng thµnh ®ßi hái ph¶i cã thêi gian dµi vµ ph¶i ®­îc thùc hiÖn nhiÒu dù ¸n. Nh÷ng n¨m gÇn ®©y ngµnh CNTT ViÖt Nam ®ùoc sù quan t©m rÊt lín cña nhµ n­íc, nh­ng so víi nhu cÇu ph¸t triÓn th× cßn kho¶ng c¸ch kh¸ xa. PhÇn lín c¸c nhµ m¸y ®ãng tµu ®­îc x©y dung tõ nh÷ng thËp kû 60,70 cña thÕ kû tr­íc, h¹ tÇng c¬ së nghÌo nµn, trang thiÕt bÞ l¹c hËu… c«ng t¸c x©y dung c¬ b¶n còng v× thÕ mµ cßn ngæn ngang. Víi vai trß lµ ®¬n vÞ chuyªn t­ vÊn, thiÕt kÕ x©y dung, INTRACO ®· cã nh÷ng ®ãng gãp quan träng. §Ó ®¸p øng ®­îc chiÕn l­îc ph¸t triÓn cña Vinashin còng nh­ cña INTRACO, ®ßi hái c¸c dù ¸n ph¶i ®¶m b¶o ®­îc yªu cÇu kü thuËt, chÊt l­îng cao.INTRACO ®· chuyªn m«n ho¸ c¸c phßng ban nghiÖp vô, hîp t¸c víi c¸c chuyªn gia giái trong vµ ngoµi n­íc ®Ó trau dåi, häc hái kinh nghiÖm ®µo t¹o (IMG cña §øc,HANDONG E&C cña Hµn Quèc).Tæ chøc ®µo t¹o t¹i chç cho ®éi ngò c¸n bé kü s­ cña c«ng ty theo tõng chñ ®Ò cô thÓ: ThiÕt kÕ ®µ tµu, triÒn tµu,ô tµu, quy ho¹ch mÆt b»ng nhµ m¸y ®ãng tµu,thiÕt kÕ cÇu tµu trang trÝ, kÌ bê, hÖ thèng kü thuËt h¹ tÇng nhµ m¸y ®ãng tµu. Hîp t¸c víi c¸c chuyªn gia n­íc ngoµi trùc tiÕp tham gia vµo cô thÓ tõng dù ¸n, ®µo t¹o cho ®éi ngò kü s­ cña c«ng ty. Qua qu¸ tr×nh tham gia c¸c dù ¸n cïng víi c¸c chuyªn gia giái, ®éi ngò kü s­ ®· cã thÓ tù ®¶m nhËn ®­îc c«ng t¸c thiÕt kÕ ®èi víi c¸c dù ¸n kh¸c.Víi c¸ch lµm nh­ vËy,INTRACO ®· tõng b­íc giµnh ®­îc thÕ chñ ®éng trong c«ng t¸c t­ vÊn. §ång thêi cã ®iÒu kiÖn më réng ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. Trong lÜnh vùc t­ vÊn x©y dung INTRACO ®· tham gia vµi chôc dù ¸n trong ngµnh ®ãng tµu víi tæng møc lªn tíi hµng ngh×n tû ®ång, c¸c dù ¸n do INTRACO ®¶m nhËn khi ®­a vµo sö dông ®Òu ph¸t huy t¸c dông, t¹o ®iÒu kiÖn gióp nhµ m¸y t¨ng n¨ng suÊt vµ hiÖu qu¶ kinh tÕ trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. INTRACO lu«n lu«n tuyÓn mé c¸c kü s­ chuyªn ngµnh giái cã nhiÒu kinh nghiÖm. HiÖn nay ®éi ngò c¸n bé kü s­ cña C«ng ty 100 ng­êi. N¨ng lùc INTRACO ®· tù ®¶m nhËn ®­îc c«ng t¸c thiÕt kÕ tÊt c¶ c¸c dù ¸n cña VINASHIN. §èi víi lÜnh vùc xuÊt nhËp khÈu, C«ng ty ®· cã uy tÝn cao ®èi víi kh¸ch hµng trong vµ ngoµi n­íc, quan hÖ vµ hîp t¸c tèt víi nhiÒu kh¸ch hµng trªn thÕ giíi, ®¹i lý trªn 15 h·ng s¶n xuÊt thiÕt bÞ tµu thuû. MéT sè c«ng tr×nh c«ng ty ®· hoµn thµnh: 3. HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cña c«ng ty INTRACO: Còng nh­ bÊt kú mét doanh nghiÖp nµo, c«ng ty INTRACO còng cã hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé riªng trong c«ng ty. HÖ thèng KSNB cña c«ng ty INTRACO ®­îc cÊu thµnh bëi c¸c yÕu tè sau: M«i tr­êng kiÓm so¸t. HÖ thèng kÕ to¸n. Thñ tôc kiÓm so¸t. 3.1. M«i tr­êng kiÓm so¸t: M«i tr­êng kiÓm so¸t bao gåm toµn bé nh©n tè bªn trong ®¬n vÞ vµ bªn ngoµi ®¬n vÞ cã tÝnh m«i tr­êng t¸c ®éng ®Õn viÖc thiÕt kÕ, ho¹t ®éng vµ xö lý d÷ liÖu cña hÖ thèng KSNB. 3.1.1. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý cña c«ng ty: CÊp qu¶n lý cao nhÊt cña c«ng ty INTRACO lµ gi¸m ®èc. Gi¸m ®èc chÞu tr¸ch nhiÖm trùc tiÕp víi tæng c«ng ty, lµ ng­êi quyÕt ®Þnh cuèi cïng cho ho¹t ®éng cña c«ng ty. Cã thÓ m« t¶ c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty theo s¬ ®å d­íi ®©y: Gi¸m ®èc (Director) 3 Phòng ban (3 Dept.) Phßng kinh doanh & §èi ngo¹i (Foregn & Business Dept.) Phßng KÕ ho¹ch (Planning Dept.) Phßng qu¶n lý th«ng tin (info. Management Dept.) Phßng hµnh chÝnh Tæng hîp (Geneal Admin Dept. Phßng KiÕn tróc (Architecture Dept.) Phßng tæ chøc (Personnel Dept.) Phã gi¸m ®èc (Vice Director) Phã gi¸m ®èc (Vice Director) GĐ Trung tâm TM&XNK thiết bị thuỷ ( Head of Marine Trading Center) Các liên danh (Associntes) Văn phòng đai diện tại Tp Hồ Chí Minh ( Representative office in Hochiminh City) GĐ Chi nhánh Hải Phòng (Head of Branch in HaiPhong) GĐ Xí nghiệp công nghiệp & Xây dựng công trình ( Head of Technology & Construction enterprise) Phòng dự toán (Estimation Dept.) Phßng dù ¸n (Project Dept.) Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n (Acc.& FinDept.) Phßng Qlý chÊt l­îng (Quality Control Dept.) Phßng kh¶o s¸t (Servey Dept.) Phßng ThiÕt kÕ (Design) 2 Phòng ban (2 Dept.) 3 Phòng ban (3 Dept.) Gi¸m ®èc lµ ng­êi cã quyÒn hµnh cao nhÊt trong c«ng ty, lµ ng­êi ra quyÕt ®Þnh cuèi cïng cho mäi ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty. D­íi gi¸m ®èc cã 2 phã gi¸m ®èc chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý c¸c phßng ban trong c«ng ty. HiÖn nay trong c«ng ty cã 12 phßng ban, mçi phßng ban chuyªn vÒ c¸c lÜnh vùc kh¸c nhau. Trong mçi phßng cã tr­ëng phßng vµ phã phßng ®iÒu hµnh kiÓm tra c¸c ho¹t ®éng cña phßng tr­íc khi tr×nh lªn phã gi¸m ®èc xÐt duyÖt. Tuy nhiªn, cã 2 phßng ban do gi¸m ®èc trùc tiÕp qu¶n lý, ®ã lµ phßng Tµi chÝnh kÕ to¸n vµ phßng Tæ chøc nh©n sù. C¸c phßng ban trong c«ng ty cã mèi liªn hÖ chÆt chÏ, tuy mçi phßng ban cã chøc n¨ng kh¸c nhau nh­ng mét hîp ®ång muèn hoµn thµnh cÇn cã sù kÕt hîp chÆt chÏ gi÷a c¸c phßng ban, mçi phßng ban thùc hiÖn mét giai ®o¹n trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn hîp ®ång lín. Nh­ng sù bµn giao c«ng viÖc còng hÕt søc râ rµng, chøng tõ giao nhËn gi÷a c¸c phßng ban lu«n ®­îc ghi nhËn vµo sæ giao nhËn c«ng v¨n, chøng tõ gi÷a c¸c phßng ban. Ngoµi ra, còng nh­ bÊt kú hîp ®ång nµo, th× gi÷a c«ng ty víi c¸c c«ng ty bªn ngoµi còng cÇn biªn b¶n giao nhËn. Bªn c¹nh ®ã, c«ng ty cã c¸c chi nh¸nh vµ v¨n phßng ®¹i diÖn ë mét sè tØnh thµnh trong c¶ n­íc. Mçi chi nh¸nh cã gi¸m ®èc chi nh¸nh,V¨n phßng ®¹i diÖn cã tr­ëng phßng gi¸m s¸t vµ ®iÒu hµnh chi nh¸nh. C¸c gi¸m ®èc chi nh¸nh nµy chÞu sù qu¶n lý trùc tiÕp cña Gi¸m ®èc c«ng ty. V× thÕ, ban l·nh ®¹o cña INTRACO gåm cã Gi¸m ®èc ( cÊp cao nhÊt trong c«ng ty), phã gi¸m ®èc vµ c¸c gi¸m ®èc chi nh¸nh vµ tr­ëng phßng ®¹i diÖn. §ã lµ m« h×nh tæ chøc kh¸ phæ biÕn ë c¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam hiÖn thêi. 3.1.2. ChÝnh s¸ch nh©n sù cña c«ng ty: YÕu tè thø hai cÊu thµnh nªn m«i tr­êng kiÓm so¸t trong c«ng ty chÝnh lµ c¸c chÝnh s¸ch nh©n sù do ban l·nh ®¹o cña c«ng ty ®Æt ra. Sù ph¸t triÓn cña mäi doanh nghiÖp lu«n g¾n liÒn víi ®éi ngò nh©n viªn vµ hä lu«n lµ nh©n tè quan träng trong m«i tr­êng kiÓm so¸t còng nh­ chñ thÓ trùc tiÕp thùc hiÖn mäi thñ tôc kiÓm so¸t trong ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. Hµng n¨m, c«ng ty cã c¸c kú tæ chøc tuyÓn dông c¸c nh©n viªn cã tr×nh ®é chuyªn m«n vµo lµm cho c«ng ty. C«ng ty hiÖn nay cã tæng céng cã 118 c¸n bé c«ng nh©n viªn, trong ®ã cã 5 chuyªn gia. C«ng ty tù hµo cã mét ®éi ngò kü s­ cã kü thuËt tèt, tinh th«ng nghiÖp vô, kü n¨ng lao ®éng lµnh nghÒ, ®¶m b¶o sì h÷u trÝ tuÖ, cã tæ chøc vµ kû luËt cao trong c«ng viÖc. Ngoµi c«ng viÖc th­êng nhËt hµng ngµy, ®éi ngò nh©n viªn cña INTRACO cßn ®­îc h­ëng quyÒn lîi tham gia c¸c ho¹t ®éng v¨n ho¸ thÓ thao do c«ng ty hoÆc do bé giao th«ng vËn t¶i tæ chøc. C«ng ty lu«n t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸n bé nh©n viªn cña m×nh cã ®­îc thêi giê nghØ ng¬i vµ vui ch¬i hîp lý, v× ph­¬ng ch©m cña c«ng ty lµ “ Søc khoÎ dåi dµo, tinh thÇn tho¶i m¸i vµ lµm viÖc hiÖu qu¶”. 3.1.3. C«ng t¸c kÕ ho¹ch trong c«ng ty: HÖ thèng kÕ ho¹ch vµ dù to¸n, bao gåm c¸c kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, tiªu thô, thu chi quü … lµ nh÷ng nh©n tè quan träng trong m«i tr­êng kiÓm so¸t. BÊt kú mét c«ng ty nµo, viÖc lËp kÕ ho¹ch còng hÕt søc quan träng, INTRACO còng kh«ng ngo¹i lÖ. C«ng ty cã mét phßng chuyªn thùc hiÖn c«ng t¸c nµy, ®ã lµ phßng kÕ ho¹ch. Phßng kÕ ho¹ch cã tr¸ch nhiÖm t×m hiÓu, nghiªn cøu vµ x©y dùng kÕ ho¹ch chung cho c«ng ty, kÕ ho¹ch th­êng lµ kÕ ho¹ch trong mét n¨m hoÆc cã thÓ l©u h¬n. B¶n kÕ ho¹ch ®­îc tr­ëng phßng kiÓm tra vµ sau ®ã chuyÓn lªn cÊp cao h¬n lµ phã gi¸m ®èc. KÕ ho¹ch th­êng xuyªn ®­îc kiÓm tra trong c¸c cuéc häp hµng tuÇn, hµng th¸ng vµ hµng quý nh»m xem xÐt l¹i qu¸ tr×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch ®Ó gióp cho viÖc tiÕn hµnh kÕ ho¹ch lu«n ®i ®óng h­íng,kÞp thêi ph¸t hiÖn sai sãt vµ söa ch÷a sai sãt trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng. Ngoµi ra, b¶n th©n mçi mét phßng ban còng cã kÕ ho¹ch riªng cña phßng ban ®ã. KÕ ho¹ch ®ã ®­îc mçi tr­ëng phßng xem xÐt vµ tr×nh lªn trªn ban l·nh ®¹o. Mçi phßng ban gi÷ mét nhiÖm vô vµ ph¶i hoµn thµnh sè l­îng c«ng viÖc trong thêi gian nhÊt ®Þnh. ViÖc ph©n c«ng c«ng viÖc gi÷a c¸c phßng ban ®· ®­îc ph©n c«ng râ rµng. NÕu chi phÝ bá ra nhá h¬n chi phÝ quy ®Þnh, th× phßng ban sÏ ®­îc h­ëng phÈn chªnh lÖch. NÕu chi phÝ bá ra lín h¬n chi phÝ quy ®Þnh th× phßng ban sÏ chÞu tr¸ch nhiÖm båi th­êng thiÖt h¹i. C«ng t¸c lËp kÕ ho¹ch vµ tiÕn ®é thùc hiÖn kÕ ho¹ch còng lµ mét c«ng cô h÷u hiÖu ®Ó c¸c nhµ qu¶n lý kiÓm so¸t ®­îc ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp m×nh. 3.1.4. M«i tr­êng bªn ngoµi : M«i tr­êng kiÓm so¸t chung cña mét doanh nghiÖp cßn phô thuéc vµo c¸c nh©n tè bªn ngoµi. M«i tr­êng kiÓm so¸t bªn ngoµi gåm cã sù kiÓm so¸t cña c¸c c¬ quan chøc n¨ng cña Nhµ n­íc, m«i tr­êng ph¸p lý, ®­êng lèi ph¸t triÓn cña ®Êt n­íc. INTRACO trùc thuéc tËp ®oµn kinh tÕ Vinashin, lµ mét tËp ®oµn cã vèn cña Nhµ n­íc, chÞu sù ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý cña Nhµ n­íc. M«i tr­êng ph¸p lý ®ang dÇn hoµn thiÖn, vµ t¹o nhiÒu c¬ héi cho c¸c doanh nghiÖp ph¸t triÓn trong ®ã cã INTRACO. MÆt kh¸c, ViÖt Nam ®· gia nhËp WTO, ®©y chÝnh lµ c¬ héi ®Ó cho c«ng ty vµ tæng c«ng ty Vinashin më réng danh tiÕng cña m×nh ra tr­êng quèc tÕ. Tuy nhiªn còng ®Æt ra nhiÒu khã kh¨n víi c«ng ty, tÝnh c¹nh tranh ngµy cµng t¨ng, buéc c«ng ty ph¶i cã nh÷ng biÖn ph¸p nµo ®ã ®Ó thùc hiÖn dù ¸n cña m×nh cã chÊt l­îng h¬n, ®éi ngò c¸n bé ph¶i thµnh th¹o vµ chuyªn nghiÖp h¬n n÷a. Nh­ vËy, m«i tr­êng kiÓm so¸t cña INTRACO bao gåm nhiÒu nh©n tè, vµ n¾m râ tõng nh©n tè míi cã thÓ qu¶n lý vµ kiÓm so¸t tèt ho¹t ®éng cña c«ng ty, tõ ®ã ph¸t triÓn vµ më réng c«ng ty. Vµ nh©n tè quan träng trong ®ã lµ nhËn thøc vÒ ho¹t ®éng kiÓm tra kiÓm so¸t vµ ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña c¸c nhµ qu¶n lý doanh nghiÖp. 3.2. HÖ thèng kÕ to¸n: YÕu tè thø hai cÊu thµnh nªn hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cña mét c«ng ty nãi chung vµ cña INTRACO nãi riªng chÝnh lµ hÖ thèng kÕ to¸n. HÖ thèng kÕ to¸n bao gåm hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n, hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n vµ hÖ thèng b¶ng tæng hîp c©n ®èi kÕ to¸n. Trong ®ã qu¸ tr×nh lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ ®ãng vai trß quan träng trong c«ng t¸c kiÓm so¸t néi bé cña doanh nghiÖp. Tõ ®ã, chóng ta cã thÓ nhËn thÊy hÖ thèng kÕ to¸n cã mét vÞ trÝ v« cïng träng yÕu trong toµn bé hÖ thèng KSNB cña doanh nghiÖp. NhiÒu n¨m tr­íc ®©y, kÕ to¸n chØ lµ mét c«ng cô ®Ó ban l·nh ®¹o theo dâi t×nh h×nh kinh doanh cña doanh nghiÖp. X· héi ngµy cµng ph¸t triÓn ®ßi hái kiÓm to¸n viªn cÇn ph¶i n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n vµ më réng tÇm hiÓu biÕt cña m×nh ra nhiÒu lÜnh vùc kh¸c n÷a. ChÝnh v× n¾m ®­îc ®Æc ®iÓm nµy, nªn trong INTRACO, kÕ to¸n kh«ng chØ lµ c«ng cô phôc vô c¸c nhµ qu¶n lý, mµ b¶n th©n phßng kÕ to¸n tµi chÝnh còng lµ mét bé phËn tham gia ho¹t ®éng kiÓm so¸t trong c«ng ty. Trong c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty, phßng tµi chÝnh kÕ to¸n do trùc tiÕp gi¸m ®èc kiÓm tra vµ gi¸m s¸t mµ kh«ng th«ng qua phã gi¸m ®èc. KÕ to¸n tr­ëng kh«ng chØ qu¶n lý bã buéc trong phßng, mµ kÕ to¸n tr­ëng tham gia vµo cÊp qu¶n lý cña doanh nghiÖp. Trong c¸c cuéc häp, kÕ to¸n tr­ëng ®­îc tham dù nh­ mét thµnh viªn trong ban l·nh ®¹o cña doanh nghiÖp. PhÇn nµo, INTRACO ®· ®¸nh gi¸ ®­îc tÇm quan träng vµ cÇn thiÕt cña c«ng t¸c kiÓm so¸t néi bé. Qu¸ tr×nh lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ lµ x­¬ng sèng trong ho¹t ®éng kÕ to¸n cña mét doanh nghiÖp. HiÖn nay ®· xuÊt hiÖn mét sè phÇn mÒm phôc vô cho qu¸ tr×nh qu¶n lý lu©n chuyÓn chøng tõ nghiÖp vô, tuy nhiªn phÇn mÒm nµy th­êng ®­îc sö dông trong ngµnh ng©n hµng, cßn b¶n th©n INTRACO, qu¸ tr×nh lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ, b¶o qu¶n vµ qu¶n lý quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ vÉn do nh÷ng kÕ to¸n viªn thùc hiÖn. Trong mçi phßng ban ®Òu cã kÕ to¸n riªng, víi sè l­îng Ýt, ®Ó thùc hiÖn c«ng t¸c ghi sæ vµ lËp chøng tõ . Khi cã mét nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, chøng tõ ®­îc lËp, sau ®ã qua sù xÐt duyÖt cña ng­êi qu¶n lý phßng, cô thÓ lµ tr­ëng phßng, sau ®ã tr×nh lªn gi¸m ®èc, ký duyÖt råi chuyÓn l¹i cho phßng thùc hiÖn nghiÖp vô ®ã. MÉu phiÕu chi nh­ sau : V¨n phßng – C«ng ty t­ vÊn ®Çu t­ vµ th­¬ng m¹i Sè phiÕu: 164 120 Hµng trèng, Hoµn KiÕm, Hµ Néi Tµi kho¶n: 11111 Tµi kho¶n d­: 141 PhiÕu chi Ngµy: 05/04/2007 Ng­êi nhËn tiÒn: §inh Thu Nhung §Þa chØ: P.Hµnh ChÝnh VÒ kho¶n: Chi phÇn cßn l¹i cña PT¦ sè 4 ngµy 26/03/2007, Chi phÇn cßn l¹i cña PT¦ sè 3 ngµy Sè tiÒn: 4 .870 922.00 KÌm theo: 0 chøng gèc Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n thanh to¸n §· nhËn ®ñ sè tiÒn( viÕt b»ng ch÷ ):………………………………………… ………………………………………………………………………………. Ngµy…..th¸ng…..n¨m….. Thñ quü Ng­êi nhËn tiÒn Qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ - Sau khi cã chøng tõ ®ßi tiÒn - LËp giÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n T¹i giÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n ph¶i cã ®ñ 5 ch÷ ký +Ng­êi xin thanh to¸n: lËp ®¬n xin thanh to¸n. + KÕ to¸n thanh to¸n :xem xÐt vµ ký nh¸y. + Phô tr¸ch kÕ to¸n : xem xÐt chøng tõ vÒ tÝnh hîp lÖ, hîp lý vµ hîp ph¸p vµ duyÖt chi. + Phô tr¸ch bé phËn : xem xÐt tÝnh chÊt chi. + L·nh ®¹o ( gi¸m ®èc) duyÖt chi. KÕ to¸n thanh to¸n vµo m¸y ( nÕu thanh to¸n t¹m øng). LËp phiÕu chi (gåm 5 ch÷ ký ) + KÕ to¸n thanh to¸n : chÞu tr¸ch nhiÖm kiÓm tra tÝnh chÝnh x¸c, theo dâi sè thø tù phiÕu chi, ®Þnh kho¶n nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. + KÕ to¸n tr­ëng : duyÖt néi dung ®Þnh kho¶n. + Thñ tr­ëng ®¬n vÞ duyÖt chi. + Ng­êi nhËn tiÒn ký nhËn. + Thñ quü ký chi. Phßng kÕ to¸n l­u t¹i phßng kÕ to¸n. L­u gi÷ Ýt nhÊt 5 n¨m, trung b×nh 10 n¨m th× huû. HÖ thèng b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n trong c«ng ty do kÕ to¸n viªn lËp, råi kÕ to¸n tr­ëng kiÓm tra vµ tr×nh lªn gi¸m ®èc nÕu kh«ng nhËn thÊy sai sãt. D­íi ®©y lµ BC§KT cña INTRACO trong n¨m tµi chÝnh lµ n¨m 2006. B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n Tõ ngµy : 01/01/2006 ®Õn ngµy: 31/12/2006 Tµi s¶n M· sè ThuyÕt minh Sè cuèi n¨m Sè ®Çu n¨m 1 2 3 4 5 A. Tµi s¶n ng¾n h¹n (100+110+120+130+140+150) 100 16.002.027.638 14.375.933.669 I. TiÒn vµ c¸c kho¶n t­¬ng ®­¬ng tiÒn 110 734.866.315 7.915.574.602 1. TiÒn 111 1 734.866.315 7.915.574.602 2. C¸c kho¶n t­¬ng ®­¬ng tiÒn 112 1 II. C¸c kho¶n ®Çu t­ tµi chÝnh dµi h¹n 120 1. §Çu t­ ng¾n h¹n 121 11 2. Dù phßng gi¶m gi¸ chøng kho¸n ®Çu t­ ng¾n h¹n 129 III. C¸c kho¶n ph¶i thu 130 5.339.958.579 3.427.366.329 1. Ph¶i thu cña kh¸ch hµng 131 2 4.195.583.729 1.911.013.493 2. Tr¶ tríc cho ngêi b¸n 132 282.198.086 893.140.674 3. Ph¶i thu néi bé 133 2 30.888.054 140.422.132 4. Ph¶i thu theo tiÕn ®é kÕ ho¹ch hîp ®ång x©y dùng 134 5. C¸c kho¶n ph¶i thu kh¸c 138 2 831.288.710 581.140.805 6. Dù phßng c¸c kho¶n ph¶i thu khã ®ßi 139 2 98.350.775 IV. Hµng tån kho 140 9.076.853.152 1.912.025.543 1. Hµng tån kho 141 3 9.076.853.152 1.912.025.543 2. Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho 149 V. Tµi s¶n ng¾n h¹n kh¸c 150 850.349.592 1.120.967.195 1. Chi phÝ tr¶ tríc ng¾n h¹n 151 195.271.481 1.120.967.195 2. ThuÕ GTGT ®îc khÊu trõ 152 4 655.078.111 3. Tµi s¶n ng¾n h¹n kh¸c 158 B. Tµi s¶n dµi h¹n (200=210+220+240+250+260) 200 1.749.770.651 2.069.080.362 I. C¸c kho¶n ph¶i thu dµi h¹n 210 1. Ph¶i thu dµi h¹n cña kh¸ch hµng 211 5 2. Ph¶i thu néi bé dµi h¹n 212 3. Ph¶i thu dµi h¹n kh¸c 213 4. Dù phßng ph¶i thu dµi h¹n khã ®ßi 219 II. Tµi s¶n cè ®Þnh 220 1.587.740.332 1.910.371.931 1. TSC§ h÷u h×nh 221 6 1.578.390.332 1.910.371.931 Nguyªn gi¸ 222 2.626.840.029 2.587.997.757 Gi¸ trÞ hao mßn luü kÕ 223 1.048.449.697 677.625.826 2. TSC§ thuª tµi chÝnh 224 7 Nguyªn gi¸ 225 Gi¸ trÞ hao mßn luü kÕ 226 1 2 3 4 5 3. TSC§ v« h×nh 227 8 9.350.000 Nguyªn gi¸ 228 10.200.000 Gi¸ trÞ hao mßn luü kÕ 229 850.000 4. Chi phÝ x©y dùng c¬ b¶n dë dang 230 9 III. BÊt ®éng s¶n ®Çu t­ 240 10 Nguyªn gi¸ 241 Gi¸ trÞ hao mßn luü kÕ 242 IV. C¸c kho¶n ®Çu t tµi chÝnh dµi h¹n 250 11 1. §Çu t­ vµo c«ng ty con 251 2. §Çu t­ vµo c«ng ty liªn kÕt, liªn doanh 252 3. §Çu t­ dµi h¹n kh¸c 258 4. Dù phßng gi¶m gi¸ ®Çu t dµi h¹n 259 V. Tµi s¶n dµi h¹n kh¸c 260 162.030.319 158.708.431 1. Chi phÝ tr¶ tríc dµi h¹n 261 12 162.030.319 158.708.431 2. Tµi s¶n thuÕ thu nhËp ho·n l¹i 262 13 3. Tµi s¶n dµi h¹n kh¸c 268 Tæng céng tµi s¶n (270=100+200) 270 17.751.798.289 16.445.014.031 Nguån vèn M· sè ThuyÕt minh Sè cuèi n¨m Sè ®Çu n¨m A. Nî ph¶i tr¶ (300=310+320) 300 16.212.262.888 15.099.558.041 I. Nî ng¾n h¹n 310 16.186.528.698 15.099.558.041 1. Vay vµ nî ng¾n h¹n 311 14 3.145.000.000 33.000.000 2. Ph¶i tr¶ ngêi b¸n 312 15 3.911.600.240 1.472.557.501 3. Ngêi mua tr¶ tiÒn tríc 313 15 7.799.964.735 12.148.238.273 4. ThuÕ vµ c¸c kho¶n nép Nhµ níc 314 16 170.586.774 352.627.163 5. Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn 315 983.831.823 880.911.868 6. Chi phÝ ph¶i tr¶ 316 17 10.384.898 10.384.898 7. Ph¶i tr¶ néi bé 317 8. Ph¶i tr¶ theo tiÕn ®é kÕ ho¹ch hîp ®ång x©y 318 9. C¸c kho¶n ph¶i tr¶, ph¶i nép kh¸c 319 18 165.160.228 201.838.338 II. Nî dµi h¹n 320 25.734.190 1. Ph¶i tr¶ dµi h¹n ng­êi b¸n 321 2. Ph¶i tr¶ dµi h¹n néi bé 322 19 3. Ph¶i tr¶ dµi h¹n kh¸c 323 4. Vay vµ nî dµi h¹n 324 20 5. ThuÕ thu nhËp ho·n l¹i ph¶i tr¶ 325 13 6. Dù phßng trî cÊp mÊt viÖc lµm 326 25.734.190 B. Vèn chñ së h÷u (400=410+420_ 400 1.539.535.401 1.345.455.990 I. Vèn chñ së h÷u 410 1.311.265.344 1.234.015.393 1. Vèn ®Çu t­ cña chñ së h÷u 411 21 972.596.790 966.953.790 1 2 3 4 5 2. ThÆng d­ vèn cæ phÇn 412 3. Cæ phiÕu ng©n quü 413 4. Chªnh lÖch ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n 414 5. Chªnh lÖch tû gi¸ hèi ®o¸i 415 6. Quü ®Çu t­ ph¸t triÓn 416 21 134.205.654 82.893.029 7. Quü dù phßng tµi chÝnh 417 21 43.010.579 23.378.903 8. Quü kh¸c thuéc vèn chñ së h÷u 418 21 9. Lîi nhuËn cha ph©n phèi 419 161.452.321 160.789.671 II. Nguån kinh phÝ vµ quü kh¸c 420 228.270.057 111.440.597 1. Quü khen thëng phóc lîi 421 228.270.057 111.440.597 2. Nguån kinh phÝ 422 22 3. Nguån kinh phÝ ®· h×nh thµnh TSC§ 423 Tæng céng nguån vèn (430=300+400) 430 17.751.798.289 16.445.014.031 C¸c chØ tiªu ngoµi b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n Tµi s¶n M· sè ThuyÕt minh Sç cuèi n¨m Sè ®Çu n¨m 1 2 3 4 5 1. Tµi s¶n thuª ngoµi 23 2. VËt t, hµng ho¸ gi÷ hé 3.Hµng ho¸ nhËn b¸n hé, nhËn ký göi 4. Nî khã ®ßi ®· xö lý 5. Ngo¹i tÖ 6. Dù to¸n chi sù nghiÖp, dù ¸n Hµ Néi, ngµy 23 th¸ng 01 n¨m 2007 Trong BC§KT cã 3 ch÷ ký, ®ã lµ cña Gi¸m ®èc, cña KÕ to¸n tr­ëng vµ cña nh©n viªn lËp biÓu. HiÖn nay ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n m¸y ®­îc ¸p dông phæ biÕn ë trong c¸c c«ng ty, ®©y lµ mét c«ng cô h÷u dông gióp c¸c kÕ to¸n viªn thùc hiÖn c«ng viÖc cña m×nh mét c¸ch hiÖu qu¶ h¬n. INTRACO còng lµ mét trong nh÷ng doanh nghiÖp sö dông c«ng cô kÕ to¸n m¸y trong c«ng ty m×nh. HÖ thèng kÕ to¸n m¸y ph©n quyÒn gåm cã m· nh©n viªn, m· ®iÒu hµnh. Khi sö dông c«ng cô kÕ to¸n m¸y, kÕ to¸n viªn vµo m¸y tÝnh c¸c chØ sè, cµi ch­¬ng tr×nh, phÇn mÒm kÕ to¸n sÏ tù ho¹t ®éng vµ cho ra kÕt qu¶ tÝnh to¸n. NÕu kÕ to¸n viªn sau khi vµo m¸y, ph¸t hiÖn ra sai sãt trong qu¸ tr×nh nhËp d÷ kiÖn vµo m¸y, cã thÓ chØnh söa sau khi tham kh¶o ý kiÕn cña tr­ëng phßng. §Æc biÖt trong tr­êng hîp sai sãt trong b¸o c¸o nép thuÕ, nh©n viªn cã thÓ ®iÒu chØnh m· sè thuÕ sau khi xin ý kiÕn cña c¸n bé qu¶n lý. B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh Tõ ngµy: 01/01/2006 ®Õn ngµy: 31/12/2006 PhÇn I: L·i -lç ChØ tiªu M· sè ThuyÕt minh Kú nµy Kú tr­íc 1 2 3 4 5 1. Doanh thu b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô 1 24 51.146.610.351 12.514.401.872 2. C¸c kho¶n gi¶m trõ 3 24 13.691.664.000 3. Doanh thu thuÇn vÒ BH vµ c/c DV (10=01-03) 10 24 37.454.946.351 12.514.401.872 4. Gi¸ vèn hµng b¸n 11 25 29.755.005.318 6.465.632.278 5. Lîi nhuËn gép vÒ BH vµ c/c DV 20 7.699.941.033 6.048.769.594 6. Doanh thu ho¹t ®éng tµi chÝnh 21 24 136.545.134 12.161.214 7. Chi phÝ tµi chÝnh 22 26 399.794.920 78.446.487 Trong ®ã: Chi phÝ l·i vay 23 399.794.920 28.935.250 8. Chi phÝ b¸n hµng 24 335.531.515 25.082.416 9. Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 25 6.828.092.554 5.778.725.486 10. Läi nhuËn thuÇn tõ ho¹t ®éng kinh doanh {30=20+21-22)-(24+25) 30 273.067.178 178.676.419 11. Thu nhËp kh¸c 31 517.526 12. Chi phÝ kh¸c 32 2.187 14.990.254 13.Lîi nhuËn kh¸c(40=31-32) 40 515.339 14.990.254 14. Tæng lîi nhuËn kÕ to¸n tríc thuÕ(50=30+40) 50 273.582.517 163.686.165 15. ThuÕ thu nhËp doanh nghiÖp 51 28 76.603.106 62.529.317 16. Lîi nhuËn sau thuÕ thu nhËp doanh nghiÖp (60=50-51) 60 28 196.979.411 160.789.671 Hµ néi, ngµy 23 th¸ng 01 n¨m 2007 Ng­êi lËp biÓu KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc §ç Xu©n V× B¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ Tõ ngµy: 01/01/2006 ®Õn ngµy: 31/12/2006 ChØ tiªu M· sè ThuyÕt minh Kú nµy Kú tríc 1 2 3 4 5 I. L­u chuyÓn tiÒn tÖ tõ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh 1. Lîi nhuËn tr­íc thuÕ 1 273.582.517 163.686.165 2. §iÒu chØnh cho c¸c kho¶n KhÊu hao 2 371.673.871 216.242.587 C¸c kho¶n dù phßng 3 L·i, lç chªnh lÖch tû gi¸ hèi ®o¸i ch­a thùc hiÖn 4 L·i, lç tõ ho¹t ®éng ®Çu t­ 5 Chi phÝ l·i vay 6 399.794.920 28.935.250 3. Lîi nhuËn tõ ho¹t ®éng kinh doanh tr­íc thay ®æi vèn 8 1.045.051.308 468.496.824 T¨ng, gi¶m c¸c kho¶n ph¶i thu 9 -2.262.782.406 8.825.493.601 T¨ng, gi¶m hµng tån kho 10 -7.214.827.486 -863.895.769 T¨ng, gi¶m c¸c kho¶n ph¶i tr¶ ( kh«ng kÓ l·i vay ph¶i tr¶, thu) 11 -365.270.229 -1.374.809.563 T¨ng , gi¶m chi phÝ tr¶ tr­íc 12 -922.373.826 -1.095.561.145 TiÒn l·i vay ®· tr¶ 13 -399.790.520 -28.935.250 ThuÕ thu nhËp doanh nghiÖp ®· nép 14 -124.188.195 -92.663.640 TiÒn thu kh¸c tõ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh 15 517.526 -  TiÒn chi kh¸c tõ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh 16 -2.187 12.449.999 L­u chuyÓn tiÒn thuÇn tõ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh 20 -10.243.666.015 8.600.194.183 II. L­u chuyÓn tiÒn tõ ho¹t ®éng ®Çu t­ 1. TiÒn chi mua s¾m, x©y dùng TSC§ vµ c¸c tµi s¶n dµi h¹n 21 6,7,8,9 49.042.272 108.546.655 2. TiÒn thu tõ thanh lý, nh­îng b¸n TSC§ vµ c¸c tµi s¶n dµi h¹n kh¸c 22 3.TiÒn chi cho vay, mua c¸c c«ng cô nî cña c¸c ®¬n vÞ kh¸c 23 4. TiÒn thu håi cho vay, b¸n l¹i c¸c c«ng cô nî cña ®¬n vÞ kh¸c 24 5. TiÒn chi gãp vèn vµo ®¬n vÞ kh¸c 25 6. TiÒn thu håi ®Çu t­ gãp vèn vµo ®¬n vÞ kh¸c 26 7. TiÒn thu l·i cho vay, cæ tøc vµ lîi nhuËn ®îc chia 27 L­u chuyÓn tiÒn tõ ho¹t ®éng ®Çu t­ 30 49.042.272 108.546.655 III.L­u chuyÓn tiÒn tõ ho¹t ®éng tµi chÝnh 21 1 2 3 4 5 1. TiÒn thu tõ ph¸t hµnh cæ phiÕu, nhËn vèn gãp cña chñ së h÷u 31 21 2. TiÒn chi tr¶ vèn gãp cho c¸c CSH, mua l¹i c/phiÕu ®· p/hµnh 32 3. TiÒn vay ng¾n h¹n, dµi h¹n nhËn ®îc 33 21.700.228.000 1.442.964.000 4. TiÒn chi tr¶ nî gèc vay 34 18.588.288.000 2.550.000.000 5. TiÒn chi tr¶ nî thuª tµi chÝnh 35 6. Cæ tøc, lîi nhuËn ®· tr¶ cho chñ së h÷u 36 21 L­u chuyÓn tiÒn thuÇn tõ ho¹t ®éng tµi chÝnh 40 3.112.000.000 1.107.036.000 L­u chuyÓn tiÒn thuÇn trong kú (20+30+40) 50 - 7.180.708.287 7.384.611.528 TiÒn vµ c¸c kho¶n t­¬ng ®­¬ng tiÒn ®Çu kú 60 7.915.574.602 530.963.074 ¶nh h­ëng cña thay ®æi tû gi¸ hèi ®o¸i quy ®æi ngo¹i tÖ 61 TiÒn vµ c¸c kho¶n t­¬ng ®­¬ng tiÒn cuèi kú (50+60+61) 70 29 734.866.315 7.915.574.602 Hµ néi, ngµy 23 th¸ng 01 n¨m 2007 Ng­êi lËp biÓu kÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc §ç Xu©n V× Trªn ®©y lµ mét sè th«ng tin vÒ hÖ thèng kÕ to¸n cña c«ng ty INTRACO vµ hÖ thèng kÕ to¸n lµ mét phÇn kh«ng thÓ thiÕu trong hÖ thèng KSNB cña mét c«ng ty. 3.3. C¸c thñ tôc kiÓm so¸t: Nh­ c¸c c«ng ty kh¸c, ban ®iÒu hµnh cña c«ng ty INTRACO còng cã nh÷ng nguyªn t¾c cña riªng c«ng ty ®Ó kiÓm so¸t t×nh h×nh ho¹t ®éng trong c«ng ty. 3.3.1. Nguyªn t¾c ph©n c«ng ph©n nhiÖm: §èi víi nguyªn t¾c nµy, c¸c nhµ qu¶n lý cña INTRACO cã lËp tr­êng râ rµng r»ng tr¸ch nhiÖm vµ c«ng viÖc ph¶i ®­îc ph©n c«ng cô thÓ cho tõng bé phËn vµ tõng nh©n viªn trong c«ng ty. Trong c«ng ty cã c¸c phßng ban, vµ cã sù chuyªn m«n ho¸ víi tõng phßng ban. Mçi phßng ban cã c«ng viÖc vµ nhiÖm vô cô thÓ, mçi nh©n viªn trong phßng phô tr¸ch c«ng viÖc riªng cña m×nh vµ cã tr¸ch nhiÖm hoµn thµnh phÇn viÖc ®ã. 3.3.2. Nguyªn t¾c bÊt kiªm nhiÖm: Trong tæ chøc nh©n sù, c¸c nhiÖm vô phª chuÈn vµ thùc hiÖn, thùc hiÖn vµ kiÓm so¸t, ghi sæ vµ b¶o qu¶n tµi s¶n… ®­îc thùc hiÖn riªng rÏ vµ do nh÷ng c¸ nh©n kh¸c nhau ®¶m nhiÖm. C¸c nh©n viªn trong tõng phßng ban cã nghÜa vô thùc hiÖn c«ng viÖc ®­îc giao vµ quyÒn kiÓm tra nh÷ng c«ng viÖc ®ã do l·nh ®¹o phßng ®¶m nhiÖm. Nh­ vËy cã sù t¸ch biÖt râ rµng gi÷a viÖc thùc hiÖn vµ kiÓm so¸t trong tõng phßng ban. Sau khi l·nh ®¹o phßng kiÓm tra viÖc thùc hiÖn, tr×nh lªn cÊp trªn (l·nh ®¹o c«ng ty) phª chuÈn. C«ng viÖc phª chuÈn do l·nh ®¹o cÊp cao nhÊt cña c«ng ty thùc hiÖn. 3.3.3. Nguyªn t¾c uû quyÒn vµ phª chuÈn: Theo sù uû quyÒn cña c¸c nhµ qu¶n lý, c¸c cÊp d­íi ®­îc giao cho quyÕt ®Þnh vµ gi¶i quyÕt mét sè c«ng viÖc trong ph¹m vi nhÊt ®Þnh. Nh÷ng c«ng viÖc nµo liªn quan vµ ¶nh h­ëng t­¬ng ®èi lín ®Õn ho¹t ®éng cña c«ng ty, cÇn ph¶i cã sù phª chuÈn cña cÊp l·nh ®¹o cao nhÊt míi ®­îc tiÕn hµnh thùc hiÖn. ViÖc thu vµ chi tiÒn còng cÇn ph¶i cã ch÷ ký cña gi¸m ®èc c«ng ty, thñ quü míi ®­îc xuÊt tiÒn hoÆc thu tiÒn, vµ ghi sæ. §ã lµ ba nguyªn t¾c c¬ b¶n mµ bÊt kú mét doanh nghiÖp kinh doanh nµo còng cÇn thùc hiªn, vµ INTRACO ®· tu©n thñ t­¬ng ®èi nghiªm tóc ba nguyªn t¾c trªn. 4. §¸nh gi¸ hÖ thèng KSNB cña c«ng ty INTRACO: HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cña INTRACO t­¬ng ®èi th«ng th­êng vµ ®¬n gi¶n. Trong ®ã cã nh÷ng mÆt m¹nh vµ mÆt yÕu riªng 4.1. ¦u ®iÓm: - C¬ cÊu tæ chøc hîp lÝ, trong mçi phßng ban ®· cã mét tr­ëng phßng vµ 2 phã phßng chÞu tr¸ch nhiÖm kiÓm so¸t trong phßng ban ®ã. Vµ ®· cã sù ph©n c«ng nhiÖm vô râ rµng vµ cô thÓ cho tõng phßng ban. - Hµng tuÇn c«ng ty tæ chøc cuéc häp gåm gi¸m ®èc, phã gi¸m ®èc, tr­ëng phßng vµ phã phßng nh»m x¸c ®Þnh møc ®é hoµn thµnh cña kÕ ho¹ch nãi chung còng nh­ mçi hîp ®ång nãi riªng, do ®ã kÞp thêi ®­a ra ®­îc ph­¬ng h­íng ®óng ®¾n, rót ra ®­îc kinh nghiÖm, kh¾c phôc ®­îc nh÷ng ®iÓm cßn yÕu kÐm gióp c«ng ty kh«ng ®i chÖch h­íng dù kiÕn vµ ho¹t ®éng hiÖu qu¶ h¬n. - §éi ngò c¸n bé nh©n viªn ®­îc tuyÓn chän ®Çu vµo mét c¸ch kü l­ìng vµ ®­îc ®µo t¹o liªn tôc ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ lµm viÖc gãp ph©n n©ng cao chÊt l­îng c«ng viÖc. - Ngoµi ra quy tr×nh ho¹t ®éng vµ quy tr×nh kiÓm so¸t néi bé ®­îc x¸c ®Þnh râ rµng b»ng v¨n b¶n vµ truyÒn ®¹t réng r·i trong c«ng ty. Mäi nh©n viªn ph¶i tu©n thñ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. Tr¸ch nhiÖm kiÓm tra vµ gi¸m s¸t ®­îc ph©n t¸ch râ rµng. - ChÝnh s¸ch khen th­ëng, phª b×nh cña c«ng ty ®èi víi nh©n viªn lµ ®éng lùc gióp nh©n viªn nç lùc ph©n ®Êu vµ hoµn thiÖn m×nh ®Ó x©y dùng mét INTRACO thµnh c«ng vµ v÷ng m¹nh. - Kü n¨ng qu¶n lý cña ban gi¸m ®èc còng lµ mét trong nh÷ng yÕu tè quyÕt ®Þnh ®èi víi sù ph¸t triÓn cña c«ng ty bªn c¹nh ®ã yÕu tæ mèi quan hÖ gi÷a nhµ qu¶n lý c«ng ty víi c¸c c«ng ty kh¸c còng kh«ng kÐm phÇn quan träng. - T¹o ®­îc mèi quan hÖ tèt víi c¸c c«ng ty cã tiÕng n­íc ngoµi vÒ c«ng nghiÖp ®ãng tµu, ngµy cµng t¹o ®­îc uy tÝn trªn tr­êng quèc tÕ, ngµy cµng nhËn ®­îc nhiÒu hîp ®ång. - C¸c b¸o c¸o tµi chÝnh ®­îc c«ng ty tr×nh bµy râ rµng vµ ®Çy ®ñ. - ChÕ ®é kÕ to¸n nãi riªng còng nh­ c¸c nghÞ quyÕt, nghÞ ®Þnh, chÝnh s¸ch ®­îc cËp nhËt, phæ biÕn vµ ¸p dông mét c¸ch nhanh chãng vµ hiÖu qu¶. 4.2. Nh­îc ®iÓm - VÒ hÖ thèng kÕ to¸n + D÷ liÖu kÕ to¸n cã thÓ bÞ söa ®æi, sao chôp, sö dông theo c¸ch bÊt lîi hoÆc bÞ ai ®ã kh«ng cã thÈm quyÒn ph¸ huû. + C¸c tÖp tin d÷ liÖu, tµi liÖu cña c«ng ty cã thÓ bÞ h­ háng do ch¸y, háng phÇn cøng, do nh÷ng hµnh ®éng ph¸ ho¹i, ¨n c¾p. +Sè l­îng c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh nhiÒu, quy m« lín do ®ã dÔ x¶y ra sai sãt trong qu¸ tr×nh tÝnh to¸n vµ ghi chÐp sæ s¸ch - ThiÕu phßng ban kiÓm so¸t néi bé. - Tæng c«ng ty kh«ng th­êng xuyªn tæ chøc thanh tra ®èi víi c¸c chi nh¸nh. 5. Ph­¬ng h­íng vµ biÖn ph¸p n©ng cao hiÖu qu¶ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. C«ng ty t­ v©n ®Çu t­ vµ th­¬ng m¹i tuy ch­a cã hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé nh­ng chÝnh ngay trong viÖc ph©n ®Þnh nhiÖm vô râ rµng gi÷a c¸c phßng ban ®· chøng tá r»ng viÖc kiÓm so¸t néi bé diÔn ra rÊt chÆt chÏ vµ cã hiÖu qu¶, cã nh­ vËy c«ng ty míi cã thÓ ph¸t triÓn v÷ng m¹nh vµ giµnh ®­îc nh÷ng hiÖu qu¶ ®¸ng ph¶i nÓ phôc nh­ ngµy h«m nay. Tuy vËy, viÖc cã mét phßng kiÓm so¸t néi bé còng lµ mét ý kiÕn nªn ®­îc ®Ò cËp ®Õn. Chóng t«i ®· pháng vÊn «ng Ng« Quang ThÞnh – phã phßng tµi chÝnh- kÕ to¸n vÒ vÊn ®Ò n©ng cao hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c kiÓm so¸t néi bé vµ thu ®­îc ý kiÕn: §Ó kiÓm so¸t viÖc ®i lµm ®óng giê,trong t­¬ng lai, tÊt c¶ c¸n bé trong nh©n viªn sÏ chuyÓn sang dïng ThÎ tõ, vµ sÏ ®­îc sö dông viÖc ®i lµm ®óng giê cña c«ng nh©n viªn. Khi ra ngoµi cÇn cã b¶n t­êng tr×nh lý do, néi dung c«ng viÖc, thêi gian, ®Þa ®iÓm. Vµ sÏ ph¶i b¸o c¸o møc ®é hoµn thµnh c«ng viÖc khi quay trë l¹i. VÒ vÊn ®Ò c¬ cÊu tæ chøc, ®Ó gi¶m bít chi phÝ mét phßng ban cã thÓ ®¶m nhiÖm chøc n¨ng cña phßng ban kh¸c(nÕu cã ®ñ chuyªn m«n), do ®ã cÇn th­êng xuyªn tæ chøc c¸c cuéc thanh tra, kiÓm tra vÒ tr×nh ®é chuyªn m«n cña c¸n bé chuyªn m«n trong c«ng ty ®Ó t×m ra nh÷ng c¸n bé giái, cã tr×nh ®é chuyªn m«n. Cßn nh÷ng c¸n bé nµo tay nghÒ kÐm dÇn hay kh«ng phï hîp víi nhu cÇu c«ng viÖc sÏ ®­îc ®­a ®i ®µo t¹o l¹i hoÆc bÞ cho nghØ viÖc nÕu they hoµn toµn kh«ng ®ñ kh¶ n¨ng. VÒ vÊn ®Ò hÖ thèng kÕ to¸n, ®Ó ®¶m b¶o chÕ ®é l­u gi÷ th«ng tin kÕ to¸n cã thÓ thùc hiÖn mét sè biÖn ph¸p sau: - Mçi ng­êi sö dông m¸y tÝnh cÇn cã mét tµi kho¶n ng­êi sö dông vµ mËt khÈu duy nhÊt. C¸c phÇn mÒm sö dông nªn ®­îc thiÕt kÕ theo c¸ch mµ nh÷ng ng­êi sö dông cô thÓ ®­îc trao quyÒn sö dông mét phÇn hoÆc tÊt c¶ phÇn mÒm, hoÆc tiÕp cËn mét phÇn hoÆc toµn bé hå s¬ d÷ liÖu. C«ng ty nªn cã chÝnh s¸ch râ rµng b»ng v¨n b¶n vÒ ®IÒu nµy vµ chÝnh s¸ch nªn ®­îc C¸n bé qu¶n lý cã thÈm quyÒn l­u gi÷ vµ thùc hiÖn. - C«ng ty còng nªn cã sæ ghi nh÷ng ng­êi sö dông m¸y tÝnh. Nh÷ng ng­êi sñ dông th­êng xuyªn kh«ng ®­îc phÐp cã kh¶ n¨ng xo¸ hoÆc söa ®æi. §Þnh k× c«ng ty nªn tiÕn hµnh kiÓm tra ®éc lËp vÒ c¸c sæ ghi ®Ó x¸c ®Þnh nh÷ng ng­êi kh«ng ®­îc phÐp C¸c tÖp tin vµ b¶n ghi cÇn ®­îc th­êng xuyªn lËp b¶n sao dù phßng, tèt nhÊt lµ hµng ngµy. - Nªn cã 2 tËp tin dù phßng hoÆc nhiÒu h¬n n÷a, mét tËp tin cÊt gi÷ an toµn trong v¨n phßng c«ng ty vµ m«t tËp tin cÊt gi÷ an toµn ngoµi v¨n phßng. - Qui tr×nh lËp b¶n sao dù phßng ph¶i ®­îc kiÓm tra ®Þnh k× vµ nªn cã mét kÕ ho¹ch chi tiÕt cho viÖc phôc håi trong tr­êng hîp tÖp tin gi÷ liÖu chÝnh bÞ háng hoÆc mét trong nh÷ng tÖp tin dù phßng bÞ háng. C¸c d÷ liÖu quan träng nªn ®­îc cÊt gi÷ ë m¸y chñ trung t©m, kh«ng nªn l­u gi÷ ë c¸c m¸y tÝnh riªng lÎ, vµ chØ h¹n chÕ mét sè ng­êi cã thÓ tiÕp cËn. CÇn cã sù kiÓm tra th­êng xuyªn cña tæng c«ng ty ®èi víi c¸c chi nh¸nh cña tæng c«ng ty ®Ó kÞp thêi t×m ra vµ kh¾c phôc nh÷ng yÕu kÐm cßn tån t¹i trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng. Th­êng xuyªn ®µo t¹o ®éi ngò c¸n bé chuyªn m«n nh»m n©ng cao tay nghÒ vµ tiÕp cËn khoa häc kü thuËt ®Ó theo kÞp nhÞp thêi ®¹i, nh»m kh¼ng ®Þnh h¬n n÷a vai trß cña INTRACO trong nÒn kinh tÕ ViÖt Nam. ViÖt Nam ®· gia nhËp WTO, ®iÒu ®ã mang l¹i nhiÒu thêi c¬ nh­ng còng ®Çy nh÷ng khã kh¨n vµ thö th¸ch ®èi víi nÒn kinh tÕ ViÖt Nam nãi chung còng nh­ sù ph¸t triÓn cña INTRACO nãi riªng, nh­ng víi nh÷ng thµnh qu¶ mµ INTRACO cã ®­îc nh­ ngµy h«m nay vµ nh÷ng nç lùc,kh«ng ngõng hoµn thiÖn m×nh, chóng ta kh¼ng ®Þnh r»ng INTRACO sÏ ngµy cµng ph¸t triÓn vµ v÷ng m¹nh trong t­¬ng lai. Môc lôc Tªn ®¬n vÞ : C«ng ty t­ vÊn ®Çu t­ vµ th­¬ng m¹i Tªn giao dÞch : TRADE & INVESTMENT CONSULTANT COMPANY Tªn viÕt t¾t : INTRACO §Þa chØ : 120B Hµng Trèng – Hoµn KiÕm – Hµ Néi §iÖn tho¹i : (84.4)8.285168/8.285617 Fax : (84.4)9.285795/8.287444 Email : intraco.vinashin@fpt.vn/mtc@fpt.vn Website : www.intmcvinashin.com.vn Kh¸i qu¸t vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé vµ tÇm quan träng cña kiÓm so¸t néibé trong mét c«ng ty. 1. B¶n chÊt hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé (HTKSNB) Theo Liªn ®oµn KÕ to¸n Quèc tÕ (IFAC), hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé lµ mét hÖ thèng chÝnh s¸ch vµ thñ tôc ®­îc thiÕt lËp nh»m ®¹t ®­îc bèn môc tiªu sau: b¶o vÖ tµi s¶n cña ®¬n vÞ, b¶o vÖ ®é tin cËy cña c¸c th«ng tin, b¶o ®¶m viÖc thùc hiÖn c¸c chÕ ®é ph¸p lý vµ b¶o ®¶m hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éng. Theo ®ã, kiÓm so¸t néi bé lµ mét chøc n¨ng th­êng xuyªn cña c¸c ®¬n vÞ, tæ chøc vµ trªn cë së x¸c ®Þnh rñi ro cã thÓ x¶y ra trong tõng kh©u c«ng viÖc ®Ó t×m ra biÖn ph¸p ng¨n chÆn nh»m thùc hiÖn cã hiÖu qu¶ tÊt c¶ c¸c môc tiªu ®Æt ra cña ®¬n vÞ: a. B¶o vÖ tµi s¶n cña ®¬n vÞ. Tµi s¶n cña ®¬n vÞ bao gåm c¶ tµi s¶n h÷u h×nh vµ tµi s¶n v« h×nh, chóng cã thÓ mÊt m¸t, cã thÓ h­ h¹i vµ kh«ng ®­îc sö dông hîp lý. V× thÕ, kiÓm so¸t néi bé gióp cho c¸c nhµ qu¶n lý sö dông hiÖu qu¶ tµi s¶n cña ®¬n vÞ m×nh. b. B¶o ®¶m ®é tin cËy cña c¸c th«ng tin: Th«ng tin kinh tÕ tµi chÝnh lµ c¨n cø quan träng cho viÖc h×nh thµnh c¸c quyÕt ®Þnh cña nhµ qu¶n lý, tõ ®ã ¶nh h­ëng to lín tíi ho¹t ®éng cña c«ng ty. Do ®ã, c¸c th«ng tin cung cÊp ph¶i ®¶m b¶o tÝnh kÞp thêi vÒ thêi gian, tÝnh chÝnh x¸c vµ tin cËy vÒ ho¹t ®éng kinh doanh vµ ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ kh¸ch quan vÒ néi dung ho¹t ®éng kinh tÕ vµ tµi chÝnh. c. B¶o ®¶m viÖc thùc hiÖn c¸c chÕ ®é ph¸p lý: BÊt kú mét ®¬n vÞ nµo ngoµi ®iÒu lÖ cña c«ng ty, còng ph¶I tu©n thñ nh÷ng nguyªn t¾c, chÝnh s¸ch cña Nhµ n­íc ®Ò ra. C¸c chÕ ®é ph¸p lý th­êng xuyªn ®­îc söa ®æi, bæ sung vµ cã ¶nh h­ëng vÜ m« ®Õn ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. d. B¶o ®¶m hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éng vµ n¨ng lùc qu¶n lý: HiÖu qu¶ ho¹t ®éng vµ n¨ng lùc qu¶n lý quyÕt ®Þnh sù tån t¹i cña mét doanh nghiÖp. 2. C¸c yÕu tè c¬ b¶n cña hÖ thèng KSNB : §Ó ®¸p øng yªu cÇu qu¶n lý còng nh­ ®¶m b¶o hiÖu qu¶ trong ho¹t ®éng c¸c ®¬n vÞ vµ tæ chøc cÇn x©y dùng vµ kh«ng ngõng cñng cè hÖ thèng KSNB víi bèn yÕu tè chÝnh: m«I tr­êng kiÓm so¸t, hÖ thèng th«ng tin, c¸c thñ tôc kiÓm so¸t vµ hÖ thèng kiÓm to¸n néi bé. a. M«i tr­êng kiÓm so¸t: M«i tr­êng kiÓm so¸t bao gåm toµn bé nh©n tè bªn trong ®¬n vÞ vµ bªn ngoµi ®¬n vÞ cã tÝnh m«i tr­êng t¸c ®éng ®Õn viÖc thiÕt kÕ, ho¹t ®éng vµ xö lý d÷ liÖu cña c¸c lo¹i h×nh KSNB. C¸c nh©n tè trong m«i tr­êng kiÓm so¸t: §Æc thï vÒ qu¶n lý. C¬ cÊu tæ chøc. ChÝnh s¸ch nh©n sù. C«ng t¸c kÕ ho¹ch. Uû ban kiÓm so¸t. M«i tr­êng bªn ngoµi Nh­ vËy m«I tr­êng kiÓm so¸t bao gåm toµn bé nh÷ng nh©n tè ¶nh h­ëng ®Õn hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé, trong ®ã nh©n tè chñ yÕu vµ quan träng nhÊt lµ nhËn thøc vÒ ho¹t ®éng kiÓm tra kiÓm so¸t vµ ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña c¸c nhµ qu¶n lý doanh nghiÖp. b. HÖ thèng kÕ to¸n. HÖ thèng th«ng tin chñ yÕu lµ hÖ thèng kÕ to¸n cña ®¬n vÞ. Vµ trong hÖ thèng kÕ to¸n th× qu¸ tr×nh lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ ®ãng vai trß quan träng h¬n c¶ trong hÖ thèng KSNB cña doanh nghiÖp. Mét hÖ thèng kÕ to¸n h÷u hiÖu ph¶i ®¶m b¶o c¸c môc tiªu kiÓm so¸t chi tiÕt: TÝnh cã thùc. Sù phª chuÈn. TÝnh ®Çy ®ñ. Sù ph©n lo¹i. Sù ®¸nh gi¸. TÝnh ®óng kú. Qu¸ tr×nh chuyÓn sæ vµ tæng hîp chÝnh x¸c. c. C¸c thñ tôc kiÓm so¸t: C¸c thñ tôc kiÓm so¸t do c¸c nhµ qu¶n lý x©y dùng dùa trªn ba nguyªn t¾c c¬ b¶n: Nguyªn t¾c bÊt kiªm nhiÖm. Nguyªn t¾c ph©n c«ng ph©n nhiÖm. Nguyªn t¾c uû quyÒn vµ phª chuÈn. d. KiÓm to¸n néi bé: KiÓm to¸n néi bé lµ mét bé phËn ®éc lËp ®­îc thiÕt lËp trong ®¬n vÞ tiÕn hµnh c«ng viÖc kiÓm tra vµ ®¸nh gi¸ c¸c ho¹t ®éng phôc vô yªu cÇu qu¶n trÞ néi bé ®¬n vÞ. Lµ mét trong nh÷ng nh©n tè c¬ b¶n trong hÖ thèng KSNB cña doanh nghiÖp, bé phËn kiÓm to¸n néi bé cung cÊp mét sù quan s¸t ®¸nh gi¸ th­êng xuyªn vÒ toµn bé ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp, bao gåm c¶ tÝnh hiÖu qu¶ cña viÖc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh c¸c chÝnh s¸ch vµ thñ tôc vÒ KSNB. 3. TÇm quan träng cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé: B¶n chÊt cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé lµ gióp doanh nghiÖp thùc hiÖn hiÖu qu¶ nh÷ng môc tiªu ®Ò ra. V× vËy, hÖ thèng KSNB cã mét vÞ trÝ v« cïng quan träng trong mét doanh nghiÖp. Víi môc tiªu b¶o vÖ tµi s¶n cña ®¬n vÞ, hÖ thèng KSNB ph¸t hiÖn ®­îc nh÷ng thiÖt h¹i, nh÷ng sai sãt, nh÷ng vi ph¹m trong viÖc sö dông tµi s¶n cña ®¬n vÞ. Tõ ®ã, hÖ thèng KSNB ®Ò ra ®­îc nh÷ng biÖn ph¸p ®Ó b¶o vÖ tµi s¶n h÷­ hiÖu h¬n vµ sö dông hîp lý nguån tµi s¶n cña doanh nghiÖp. Th«ng tin tµi chÝnh lµ mét bé phËn cÊu thµnh quan träng cña hÖ thèng th«ng tin trong ®¬n vÞ. NÕu hÖ thèng th«ng tin sai lÖch so víi thùc tÕ sÏ ¶nh h­ëng nghiªm träng tíi ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ. C¸c nhµ qu¶n lý ko n¾m b¾t ®­îc ho¹t ®éng cña c«ng ty m×nh, tõ ®ã ®Ò ra nh÷ng ph­¬ng h­íng ho¹t ®éng sai lÇm, ®Èy c«ng ty vµo t×nh tr¹ng cã thÓ “ph¸ s¶n lóc nµo kh«ng biÕt”. HÖ thèng KSNB trong doanh nghiÖp duy tr× vµ kiÓm tra viÖc tu©n thñ c¸c chÝnh s¸ch cã liªn quan ®Õn c¸c ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp, ng¨n chÆn vµ ph¸t hiÖn kÞp thêi nh÷ng gian lËn vµ sai sãt trong mäi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. HÖ thèng KSNB sÏ ph¸t hiÖn ra nh÷ng th«ng tin kh«ng chÝnh x¸c, nh÷ng th«ng tin kh«ng ®¸ng tin cËy, qu¶n lý doanh nghiÖp sÏ c¨n cø vµo ®ã x¸c ®Þnh ®­îc t×nh h×nh cña doanh nghiÖp, tõ ®ã sÏ x©y dùng chiÕn l­îc ph¸t triÓn c«ng ty hîp lý h¬n. HÖ thèng KSNB còng gióp cho nhµ qu¶n lý xem xÐt ®­îc hiÖu qu¶ ho¹t ®éng vµ n¨ng lùc qu¶n lý cña doanh nghiÖp, t×m ra ®­îc ®iÓm yÕu trong n¨ng lùc qu¶n lý, lµm cho doanh nghiÖp ho¹t ®éng kh«ng hiÖu qu¶. Tõ ®ã ®­a ra nh÷ng biÖn ph¸p c¶i thiÖn t×nh h×nh ®ã. HÖ thèng KSNB ®ãng vai trß quan träng trong mét doanh nghiÖp. Nã sÏ gióp cho doanh nghiÖp ho¹t ®éng hiÖu qu¶ h¬n, gióp doanh nghiÖp ph¸t triÓn vµ ®I ®óng h­íng kinh doanh, gi¶m thiÓu nh÷ng sai sãt vµ rñi ro trong qu¶n lý còng nh­ trong ho¹t ®éng cña mét doanh nghiÖp. II. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty. 1. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh c«ng ty. C«ng ty T­ vÊn ®Çu t­ & Th­¬ng m¹i lµ ®¬n vÞ thµnh viªn cña TËp ®oµn kinh tÕ VINASHIN, mét ®¬n vÞ cã t­ c¸ch ph¸p nh©n ®Çy ®ñ, h¹ch to¸n ®éc lËp theo quyÕt ®Þnh sè: 40Q§/TCCB-L§ cña Bé giao th«ng vËn t¶i ngµy 11/5/1991, víi tªn gäi ban ®Çu lµ C«ng ty §Çu t­ vµ Ph¸t triÓn ®ãng tµu N¨m 1994, theo v¨n b¶n sè 161/TB ngµy 29/11/1994 vÒ th«ng b¸o cña Thñ t­íng chÝnh phñ cho phÐp thµnh lËp l¹i doanh nghiÖp nhµ n­íc vµ quyÕt ®Þnh sè 2557/Q§/TCCB-L§ cña Bé giao th«ng vËn t¶i quyÕt ®Þnh cho phÐp ®æi tªn thµnh C«ng ty T­ vÊn vµ ph¸t triÓn ®ãng tµu. Th¸ng 12/1995, Bé x©y dùng cÊp chøng chØ hµnh nghÒ t­ vÊn x©y dùng, chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña c«ng ty ®­îc më réng. Theo quyÕt ®Þnh sè: 78Q§/TCCB-L§ ngµy 28/4/2000 cña Tæng c«ng ty c«ng nghiÖp tµu thuû ViÖt Nam ®æi tªn thµnh c«ng ty T­ vÊn ®Çu t­ vµ Th­¬ng m¹i. 2. LÜnh vùc ho¹t ®éng - T­ vÊn x©y dùng tõ nhãm C ®Õn nhãm A: Kh¶o s¸t ®Þa chÊt, ®Þa h×nh, khÝ t­îng thuû v¨n. LËp dù ¸n ®Çu t­, thiÕt kÕ x©y dùng, lËp tæng dù to¸n c¸c c«ng tr×nh x©y dùng míi; më réng: c¶i t¹o c¸c h¹ng môc c¬ së h¹ tÇng trong ngµnh ®ãng tµu vµ c¸c ngµnh kh¸c. - ThÈm ®Þnh dù ¸n, gi¸m s¸t thi c«ng x©y dùng, lËp hå s¬ mêi thÇu vµ ph©n tÝch ®¸nh gi¸ hå s¬ dù thÇu x©y l¾p, thiÕt bÞ. - X©y dùng c¸c c«ng tr×nh giao th«ng, thuû lîi, c«ng nghiÖp, d©n dông vµ xö lý nÒn mãng c«ng tr×nh. - VÒ dÞch vô kh¸c, xuÊt nhËp khÈu vËt t­ thiÕt bÞ, khai th¸c c¸c nguån hµng trong vµ ngoµi n­íc, tiÕn ®Õn s¶n xuÊt thiÕt bÞ cho nhu cÇu trong vµ ngoµi ngµnh. §¹i lý giíi thiÖu s¶n phÈm trang thiÕt bÞ tµu thuû cho h¬n 15 h·ng s¶n xuÊt næi tiÕng n­íc ngoµi.C«ng ty ®· hîp t¸c thiÕt kÕ x©y dùng víi c¸c h·ng IMG- §øc; Viªn t­ vÊn thiÕt kÕ sè 9- Th­îng H¶i- Trung Quèc; HandongE&C- Hµn Quèc. 3. Mét sè nÐt kh¸i qu¸t vÒ c«ng ty. C«ng ty T­ vÊn §Çu t­ vµ th­¬ng m¹i (INTRACO) trùc thuéc tËp ®oµn kinh tÕ vinashin ®­îc thµnh lËp ngµy 11/5/1991, cã chøc n¨ng nhiÖm vô chÝnh lµ: T­ vÊn x©y dung, kh¶o s¸t ®Þa chÊt-®Þa h×nh khÝ t­îng thuû v¨n, lËp b¸o c¸o nghiªn cøu kh¶ thi, thiÕt kÕ kü thuËt thi c«ng, lËp tæng dù to¸n c¸c c«ng tr×nh x©y dung, më réng c¶i t¹o c¸c c«ng tr×nh, ngµnh c«ng nghiÖp tµu thuû vµ ngµnh c«ng nghiÖp kh¸c. ThÈm ®Þnh dù ¸n, gi¸m s¸t thi c«ng x©y dung, lËp hå s¬ mêi thÇu vµ x©y dung c¸c c«ng tr×nh giao th«ng, thuû lîi, c«ng nghiÖp d©n dông, xö lý nÒn mãng c«ng tr×nh. Ngoµi ra cßn thùc hiÖn xuÊt nhËp khÈu c¸c thiÕt bÞ vËt t­ tµu thuû vµ tiÕn tíi s¶n xuÊt thiÕt bÞ phôc vô ngµnh ®ãng tµu. V¹n sù khëi ®Çu nan, nh÷ng n¨m ®Çu thµnh lËp INTRACO gÆp kh«ng Ýt khã kh¨n do thùc tÕ nÒn c«ng nghiÖp ®Êt n­íc lóc bÊy giê ch­a ph¸t triÓn, c¬ së h¹ tÇn c¸c nhµ m¸y ®ãng tµu cßn thÊp kÐm, c«ng nghiÖp ®ãng tµu cßn l¹c hËu, ®éi ngò c¸n bé kü s­ ch­a cã nhiÒu kinh nghiÖm. Trong khi ®ã, c«ng t¸c t­ vÊn x©y dung muèn tr­ëng thµnh ®ßi hái ph¶i cã thêi gian dµi vµ ph¶i ®­îc thùc hiÖn nhiÒu dù ¸n. Nh÷ng n¨m gÇn ®©y ngµnh CNTT ViÖt Nam ®ùoc sù quan t©m rÊt lín cña nhµ n­íc, nh­ng so víi nhu cÇu ph¸t triÓn th× cßn kho¶ng c¸ch kh¸ xa. PhÇn lín c¸c nhµ m¸y ®ãng tµu ®­îc x©y dung tõ nh÷ng thËp kû 60,70 cña thÕ kû tr­íc, h¹ tÇng c¬ së nghÌo nµn, trang thiÕt bÞ l¹c hËu… c«ng t¸c x©y dung c¬ b¶n còng v× thÕ mµ cßn ngæn ngang. Víi vai trß lµ ®¬n vÞ chuyªn t­ vÊn, thiÕt kÕ x©y dung, INTRACO ®· cã nh÷ng ®ãng gãp quan träng. §Ó ®¸p øng ®­îc chiÕn l­îc ph¸t triÓn cña Vinashin còng nh­ cña INTRACO, ®ßi hái c¸c dù ¸n ph¶i ®¶m b¶o ®­îc yªu cÇu kü thuËt, chÊt l­îng cao.INTRACO ®· chuyªn m«n ho¸ c¸c phßng ban nghiÖp vô, hîp t¸c víi c¸c chuyªn gia giái trong vµ ngoµi n­íc ®Ó trau dåi, häc hái kinh nghiÖm ®µo t¹o (IMG cña §øc,HANDONG E&C cña Hµn Quèc).Tæ chøc ®µo t¹o t¹i chç cho ®éi ngò c¸n bé kü s­ cña c«ng ty theo tõng chñ ®Ò cô thÓ: ThiÕt kÕ ®µ tµu, triÒn tµu,ô tµu, quy ho¹ch mÆt b»ng nhµ m¸y ®ãng tµu,thiÕt kÕ cÇu tµu trang trÝ, kÌ bê, hÖ thèng kü thuËt h¹ tÇng nhµ m¸y ®ãng tµu. Hîp t¸c víi c¸c chuyªn gia n­íc ngoµi trùc tiÕp tham gia vµo cô thÓ tõng dù ¸n, ®µo t¹o cho ®éi ngò kü s­ cña c«ng ty. Qua qu¸ tr×nh tham gia c¸c dù ¸n cïng víi c¸c chuyªn gia giái, ®éi ngò kü s­ ®· cã thÓ tù ®¶m nhËn ®­îc c«ng t¸c thiÕt kÕ ®èi víi c¸c dù ¸n kh¸c.Víi c¸ch lµm nh­ vËy,INTRACO ®· tõng b­íc giµnh ®­îc thÕ chñ ®éng trong c«ng t¸c t­ vÊn. §ång thêi cã ®iÒu kiÖn më réng ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. Trong lÜnh vùc t­ vÊn x©y dung INTRACO ®· tham gia vµi chôc dù ¸n trong ngµnh ®ãng tµu víi tæng møc lªn tíi hµng ngh×n tû ®ång, c¸c dù ¸n do INTRACO ®¶m nhËn khi ®­a vµo sö dông ®Òu ph¸t huy t¸c dông, t¹o ®iÒu kiÖn gióp nhµ m¸y t¨ng n¨ng suÊt vµ hiÖu qu¶ kinh tÕ trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. INTRACO lu«n lu«n tuyÓn mé c¸c kü s­ chuyªn ngµnh giái cã nhiÒu kinh nghiÖm. HiÖn nay ®éi ngò c¸n bé kü s­ cña C«ng ty 100 ng­êi. N¨ng lùc INTRACO ®· tù ®¶m nhËn ®­îc c«ng t¸c thiÕt kÕ tÊt c¶ c¸c dù ¸n cña VINASHIN. §èi víi lÜnh vùc xuÊt nhËp khÈu, C«ng ty ®· cã uy tÝn cao ®èi víi kh¸ch hµng trong vµ ngoµi n­íc, quan hÖ vµ hîp t¸c tèt víi nhiÒu kh¸ch hµng trªn thÕ giíi, ®¹i lý trªn 15 h·ng s¶n xuÊt thiÕt bÞ tµu thuû. MéT sè c«ng tr×nh c«ng ty ®· hoµn thµnh: III. HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cña c«ng ty INTRACO: Còng nh­ bÊt kú mét doanh nghiÖp nµo, c«ng ty INTRACO còng cã hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé riªng trong c«ng ty. HÖ thèng KSNB cña c«ng ty INTRACO ®­îc cÊu thµnh bëi c¸c yÕu tè sau: M«i tr­êng kiÓm so¸t. HÖ thèng kÕ to¸n. Thñ tôc kiÓm so¸t. 1. M«i tr­êng kiÓm so¸t: M«I tr­êng kiÓm so¸t bao gåm toµn bé nh©n tè bªn trong ®¬n vÞ vµ bªn ngoµi ®¬n vÞ cã tÝnh m«I tr­êng t¸c ®éng ®Õn viÖc thiÕt kÕ, ho¹t ®éng vµ xö lý d÷ liÖu cña hÖ thèng KSNB. a. C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý cña c«ng ty: CÊp qu¶n lý cao nhÊt cña c«ng ty INTRACO lµ gi¸m ®èc. Gi¸m ®èc chÞu tr¸ch nhiÖm trùc tiÕp víi tæng c«ng ty, lµ ng­êi quyÕt ®Þnh cuèi cïng cho ho¹t ®éng cña c«ng ty. Cã thÓ m« t¶ c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty theo s¬ ®å d­íi ®©y: Gi¸m ®èc (Director) 3 Phòng ban (3 Dept.) Phßng kinh doanh & §èi ngo¹i (Foregn & Business Dept.) Phßng KÕ ho¹ch (Planning Dept.) Phßng qu¶n lý th«ng tin (info. Management Dept.) Phßng hµnh chÝnh Tæng hîp (Geneal Admin Dept. Phßng KiÕn tróc (Architecture Dept.) Phßng tæ chøc (Personnel Dept.) Phã gi¸m ®èc (Vice Director) Phã gi¸m ®èc (Vice Director) GĐ Trung tâm TM&XNK thiết bị thuỷ ( Head of Marine Trading Center) Các liên danh (Associntes) Văn phòng đai diện tại Tp Hồ Chí Minh ( Representative office in Hochiminh City) GĐ Chi nhánh Hải Phòng (Head of Branch in HaiPhong) GĐ Xí nghiệp công nghiệp & Xây dựng công trình ( Head of Technology & Construction enterprise) Phòng dự toán (Estimation Dept.) Phßng dù ¸n (Project Dept.) Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n (Acc.& FinDept.) Phßng Qlý chÊt l­îng (Quality Control Dept.) Phßng kh¶o s¸t (Servey Dept.) Phßng ThiÕt kÕ (Design) 2 Phòng ban (2 Dept.) 3 Phòng ban (3 Dept.) Gi¸m ®èc lµ ng­êi cã quyÒn hµnh cao nhÊt trong c«ng ty, lµ ng­êi ra quyÕt ®Þnh cuèi cïng cho mäi ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty. D­íi gi¸m ®èc cã 2 phã gi¸m ®èc chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý c¸c phßng ban trong c«ng ty. HiÖn nay trong c«ng ty cã 12 phßng ban, mçi phßng ban chuyªn vÒ c¸c lÜnh vùc kh¸c nhau. Trong mçi phßng cã tr­ëng phßng vµ phã phßng ®iÒu hµnh vµ kiÓm tra c¸c ho¹t ®éng cña phßng tr­íc khi tr×nh lªn phã gi¸m ®èc xÐt duyÖt. Tuy nhiªn, cã 2 phßng ban do gi¸m ®èc trùc tiÕp qu¶n lý, ®ã lµ phßng Tµi chÝnh kÕ to¸n vµ phßng Tæ chøc nh©n sù. C¸c phßng ban trong c«ng ty cã mèi liªn hÖ chÆt chÏ, tuy mçi phßng ban cã chøc n¨ng nhiÖm vô kh¸c nhau nh­ng mét hîp ®ång muèn hoµn thµnh cÇn cã sù kÕt hîp chÆt chÏ gi÷a c¸c phßng ban, mçi phßng ban thùc hiÖn mét giai ®o¹n trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn hîp ®ång lín. Nh­ng sù bµn giao c«ng viÖc còng hÕt søc râ rµng, chøng tõ giao nhËn gi÷a c¸c phßng ban lu«n ®­îc ghi nhËn vµo sæ giao nhËn c«ng v¨n, chøng tõ gi÷a c¸c phßng ban. Ngoµi ra, còng nh­ bÊt kú hîp ®ång nµo, th× gi÷a c«ng ty víi c¸c c«ng ty bªn ngoµi còng cÇn biªn b¶n giao nhËn. Bªn c¹nh ®ã, c«ng ty cã c¸c chi nh¸nh vµ v¨n phßng ®¹i diÖn ë mét sè tØnh thµnh trong c¶ n­íc. ë mçi chi nh¸nh cã gi¸m ®èc chi nh¸nh, ë v¨n phßng ®¹i diÖn cã tr­ëng phßng ®¹i diÖn gi¸m s¸t vµ ®iÒu hµnh chi nh¸nh. C¸c gi¸m ®èc chi nh¸nh nµy chÞu sù qu¶n lý trùc tiÕp cña Gi¸m ®èc c«ng ty. V× thÕ, ban l·nh ®¹o cña INTRACO gåm cã Gi¸m ®èc ( cÊp cao nhÊt trong c«ng ty), phã gi¸m ®èc vµ c¸c gi¸m ®èc chi nh¸nh vµ tr­ëng phßng ®¹i diÖn. §ã lµ m« h×nh tæ chøc kh¸ phæ biÕn ë c¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam hiÖn thêi. b. ChÝnh s¸ch nh©n sù cña c«ng ty: YÕu tè thø hai cÊu thµnh nªn m«I tr­êng kiÓm so¸t trong c«ng ty chÝnh lµ c¸c chÝnh s¸ch nh©n sù do ban l·nh ®¹o cña c«ng ty ®Æt ra. Sù ph¸t triÓn cña mäi doanh nghiÖp lu«n g¾n liÒn víi ®éi ngò nh©n viªn vµ hä lu«n lµ nh©n tè quan träng trong m«I tr­êng kiÓm so¸t còng nh­ chñ thÓ trùc tiÕp thùc hiÖn mäi thñ tôc kiÓm so¸t trong ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. Hµng n¨m, c«ng ty cã c¸c kú tæ chøc tuyÓn dông c¸c nh©n viªn cã tr×nh ®é chuyªn m«n vµo lµm cho c«ng ty. C«ng ty hiÖn nay cã tæng céng cã 118 c¸n bé c«ng nh©n viªn, trong ®ã cã 5 chuyªn gia. C«ng ty tù hµo cã mét ®éi ngò kü s­ cã kü thuËt tèt, tinh th«ng nghiÖp vô, kü n¨ng lao ®éng lµnh nghÒ, ®¶m b¶o sì h÷u trÝ tuÖ, cã tæ chøc vµ kû luËt cao trong c«ng viÖc. Ngoµi c«ng viÖc th­êng nhËt hµng ngµy, ®éi ngò nh©n viªn cña INTRACO cßn ®­îc h­ëng quyÒn lîi tham gia c¸c ho¹t ®éng v¨n ho¸ thÓ thao do c«ng ty hoÆc do bé giao th«ng vËn t¶I tæ chøc. C«ng ty lu«n t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸n bé nh©n viªn cña m×nh cã ®­îc thêi giê nghØ ng¬I vµ vui ch¬I hîp lý, v× ph­¬ng ch©m cña c«ng ty lµ “ Søc khoÎ dåi dµo, tinh thÇn tho¶I m¸I vµ lµm viÖc hiÖu qu¶”. c. C«ng t¸c kÕ ho¹ch trong c«ng ty: HÖ thèng kÕ ho¹ch vµ dù to¸n, bao gåm c¸c kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, tiªu thô, thu chi quü … lµ nh÷ng nh©n tè quan träng trong m«I tr­êng kiÓm so¸t. BÊt kú mét c«ng ty nµo, viÖc lËp kÕ ho¹ch còng hÕt søc quan träng, INTRACO còng kh«ng ngo¹i lÖ. C«ng ty cã mét phßng chuyªn thùc hiÖn c«ng t¸c nµy, ®ã lµ phßng kÕ ho¹ch. Phßng kÕ ho¹ch cã tr¸ch nhiÖm t×m hiÓu, nghiªn cøu vµ x©y dùng kÕ ho¹ch chung cho c«ng ty, kÕ ho¹ch th­êng lµ kÕ ho¹ch trong mét n¨m hoÆc cã thÓ l©u h¬n. B¶n kÕ ho¹ch ®­îc tr­ëng phßng kiÓm tra vµ sau ®ã chuyÓn lªn cÊp cao h¬n lµ phã gi¸m ®èc. Ngoµi ra, b¶n th©n mçi mét phßng ban còng cã kÕ ho¹ch riªng cña phßng ban ®ã. KÕ ho¹ch ®ã ®­îc mçi tr­ëng phßng xem xÐt vµ tr×nh lªn trªn ban l·nh ®¹o. Mçi phßng ban gi÷ mét nhiÖm vô vµ ph¶i hoµn thµnh sè l­îng c«ng viÖc trong thêi gian nhÊt ®Þnh. ViÖc ph©n c«ng c«ng viÖc gi÷a c¸c phßng ban ®· ®­îc ph©n c«ng râ rµng. NÕu chi phÝ bá ra nhá h¬n chi phÝ quy ®Þnh, th× phßng ban sÏ ®­îc h­ëng phÈn chªnh lÖch. NÕu chi phÝ bá ra lín h¬n chi phÝ quy ®Þnh th× phßng ban sÏ chÞu tr¸ch nhiÖm båi th­êng thiÖt h¹i. C«ng t¸c lËp kÕ ho¹ch vµ tiÕn ®é thùc hiÖn kÕ ho¹ch còng lµ mét c«ng cô h÷u hiÖu ®Ó c¸c nhµ qu¶n lý kiÓm so¸t ®­îc ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp m×nh. d. M«I tr­êng bªn ngoµi : M«I tr­êng kiÓm so¸t chung cña mét doanh nghiÖp cßn phô thuéc vµo c¸c nh©n tè bªn ngoµi. M«I tr­êng kiÓm so¸t bªn ngoµi gåm cã sù kiÓm so¸t cña c¸c c¬ quan chøc n¨ng cña Nhµ n­íc, m«I tr­êng ph¸p lý, ®­êng lèi ph¸t triÓn cña ®Êt n­íc. INTRACO trùc thuéc tËp ®oµn kinh tÕ Vinashin, lµ mét tËp ®oµn cã vèn cña Nhµ n­íc, chÞu sù ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý cña Nhµ n­íc. M«I tr­êng ph¸p lý ®ang dÇn hoµn thiÖn, vµ t¹o nhiÒu c¬ héi cho c¸c doanh nghiÖp ph¸t triÓn trong ®ã cã INTRACO. MÆt kh¸c, ViÖt Nam ®· gia nhËp WTO, ®©y chÝnh lµ c¬ héi ®Ó cho c«ng ty vµ tæng c«ng ty Vinashin më réng danh tiÕng cña m×nh ra tr­êng quèc tÕ. Tuy nhiªn còng ®Æt ra nhiÒu khã kh¨n víi c«ng ty, tÝnh c¹nh tranh ngµy cµng t¨ng, buéc c«ng ty ph¶I cã nh÷ng biÖn ph¸p nµo ®ã ®Ó thùc hiÖn dù ¸n cña m×nh cã chÊt l­îng h¬n, ®éi ngò c¸n bé ph¶I thµnh th¹o vµ chuyªn nghiÖp h¬n n÷a. Nh­ vËy, m«I tr­êng kiÓm so¸t cña INTRACO bao gåm nhiÒu nh©n tè, vµ n¾m râ tõng nh©n tè míi cã thÓ qu¶n lý vµ kiÓm so¸t tèt ho¹t ®éng cña c«ng ty, tõ ®ã ph¸t triÓn vµ më réng c«ng ty. Vµ nh©n tè quan träng trong ®ã lµ nhËn thøc vÒ ho¹t ®éng kiÓm tra kiÓm so¸t vµ ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña c¸c nhµ qu¶n lý doanh nghiÖp. 2. HÖ thèng kÕ to¸n: YÕu tè thø hai cÊu thµnh nªn hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cña mét c«ng ty nãi chung vµ cña INTRACO nãi riªng chÝnh lµ hÖ thèng kÕ to¸n. HÖ thèng kÕ to¸n bao gåm hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n, hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n vµ hÖ thèng b¶ng tæng hîp c©n ®èi kÕ to¸n. Trong ®ã qu¸ tr×nh lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ ®ãng vai trß quan träng trong c«ng t¸c kiÓm so¸t néi bé cña doanh nghiÖp. Tõ ®ã, chóng ta cã thÓ nhËn thÊy hÖ thèng kÕ to¸n cã mét vÞ trÝ v« cïng träng yÕu trong toµn bé hÖ thèng KSNB cña doanh nghiÖp. NhiÒu n¨m tr­íc ®©y, kÕ to¸n chØ lµ mét c«ng cô ®Ó ban l·nh ®¹o theo dâi t×nh h×nh kinh doanh cña doanh nghiÖp. X· héi ngµy cµng ph¸t triÓn ®ßi hái kiÓm to¸n viªn cÇn ph¶I n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n vµ më réng tÇm hiÓu biÕt cña m×nh ra nhiÒu lÜnh vùc kh¸c n÷a. ChÝnh v× n¾m ®­îc ®Æc ®iÓm nµy, nªn trong INTRACO, kÕ to¸n kh«ng chØ lµ c«ng cô phôc vô c¸c nhµ qu¶n lý, mµ b¶n th©n phßng kÕ to¸n tµi chÝnh còng lµ mét bé phËn tham gia ho¹t ®éng kiÓm so¸t trong c«ng ty. Trong c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty, phßng tµi chÝnh kÕ to¸n do trùc tiÕp gi¸m ®èc kiÓm tra vµ gi¸m s¸t mµ kh«ng th«ng qua phã gi¸m ®èc. KÕ to¸n tr­ëng kh«ng chØ qu¶n lý bã buéc trong phßng, mµ kÕ to¸n tr­ëng tham gia vµo cÊp qu¶n lý cña doanh nghiÖp. Trong c¸c cuéc häp, kÕ to¸n tr­ëng ®­îc tham dù nh­ mét thµnh viªn trong ban l·nh ®¹o cña doanh nghiÖp. PhÇn nµo, INTRACO ®· ®¸nh gi¸ ®­îc tÇm quan träng vµ cÇn thiÕt cña c«ng t¸c kiÓm so¸t néi bé. Qu¸ tr×nh lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ lµ x­¬ng sèng trong ho¹t ®éng kÕ to¸n cña mét doanh nghiÖp. HiÖn nay ®· xuÊt hiÖn mét sè phÇn mÒm phôc vô cho qu¸ tr×nh qu¶n lý lu©n chuyÓn chøng tõ nghiÖp vô, tuy nhiªn phÇn mÒm nµy th­êng ®­îc sö dông trong ngµnh ng©n hµng, cßn b¶n th©n INTRACO, qu¸ tr×nh lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ, b¶o qu¶n vµ qu¶n lý quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ vÉn do nh÷ng kÕ to¸n viªn thùc hiÖn. Trong mçi phßng ban ®Òu cã kÕ to¸n riªng, víi sè l­îng Ýt, ®Ó thùc hiÖn c«ng t¸c ghi sæ vµ lËp chøng tõ . Khi cã mét nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, chøng tõ ®­îc lËp, sau ®ã qua sù xÐt duyÖt cña ng­êi qu¶n lý phßng, cô thÓ lµ tr­ëng phßng, sau ®ã tr×nh lªn gi¸m ®èc, ký duyÖt råi chuyÓn l¹i cho phßng thùc hiÖn nghiÖp vô ®ã. VÝ dô : MÉu phiÕu chi nh­ sau : V¨n phßng – C«ng ty t­ vÊn ®Çu t­ vµ th­¬ng m¹i Sè phiÕu: 164 120 Hµng trèng, Hoµn KiÕm, Hµ Néi Tµi kho¶n: 11111 Tµi kho¶n d­: 141 PhiÕu chi Ngµy: 05/04/2007 Ng­êi nhËn tiÒn: §inh Thu Nhung §Þa chØ: P.Hµnh ChÝnh VÒ kho¶n: Chi phÇn cßn l¹i cña PT¦ sè 4 ngµy 26/03/2007, Chi phÇn cßn l¹i cña PT¦ sè 3 ngµy Sè tiÒn: 4 870 922.00 KÌm theo: 0 chøng gèc Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n thanh to¸n §· nhËn ®ñ sè tiÒn( viÕt b»ng ch÷ ):………………………………………… ………………………………………………………………………………. Ngµy…..th¸ng…..n¨m….. Thñ quü Ng­êi nhËn tiÒn Khi c«ng ty ph¶I chi mét kho¶n tiÒn cho viÖc mua hµng, tr­íc tiªn kÕ to¸n ®Þnh kho¶n nghiÖp vô chi tiÒn, kÕ to¸n còng lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm kiÓm tra tÝnh chÝnh x¸c vµ lËp chøng tõ ( cô thÓ lµ phiÕu chi), kÕ to¸n theo dâi sè thø tù phiÕu chi. LËp xong chøng tõ, kÕ to¸n ký vµo phÇn “ng­êi lËp chøng tõ”, sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n tr­ëng. KÕ to¸n tr­ëng duyÖt néi dung ®Þnh kho¶n,theo dâi ngµy trªn phiÕu chi vµ kiÓm tra tÝnh chÝnh x¸c vÒ c¸c con sè vµ ký tiÕp vµo phiÕu chi. KÕ to¸n tr­ëng chuyÓn cho gi¸m ®èc c«ng ty. Gi¸m ®èc sau khi xem xÐt tÝnh hîp lý cña phiÕu chi, ký nh¸y vµo phÇn “thñ tr­ëng ®¬n vÞ”, sau ®ã chuyÓn cho thñ quü xuÊt tiÒn. Khi xuÊt tiÒn, thñ quü ký phÇn “ thñ quü”. Khi thùc hiÖn xong, chøng tõ ®· cã hiÖu lùc, tiÒn chuyÓn cho ng­êi b¸n hµng, ng­êi b¸n hµng nhËn tiÒn vµ ký vµo phÇn “ng­êi nhËn tiÒn”. PhiÕu chi ®­îc lËp lµm hai b¶n, ng­êi b¸n gi÷ mét b¶n, cßn c«ng ty l­u mét b¶n t¹i phßng kÕ to¸n. Th«ng th­êng phßng kÕ to¸n cña c«ng ty l­u gi÷ chøng tõ ®ã Ýt nhÊt 5 n¨m, vµ trung b×nh 10 n¨m th× huû. KÕt thóc mét qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ tõ khi ®­îc lËp cho ®Õn khi bÞ huû. §ã lµ mét quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ ®¬n gi¶n trong c«ng ty INTRACO. HÖ thèng b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n trong c«ng ty do kÕ to¸n viªn lËp, råi kÕ to¸n tr­ëng kiÓm tra vµ tr×nh lªn gi¸m ®èc nÕu kh«ng nhËn thÊy sai sãt. D­íi ®©y lµ BC§KT cña INTRACO trong n¨m tµi chÝnh lµ n¨m 2006. B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n Tõ ngµy : 01/01/2006 ®Õn ngµy: 31/12/2006 Tµi s¶n M· sè ThuyÕt minh Sè cuèi n¨m Sè ®Çu n¨m 1 2 3 4 5 A. Tµi s¶n ng¾n h¹n (100+110+120+130+140+150) 100 16.002.027.638 14.375.933.669 I. TiÒn vµ c¸c kho¶n t­¬ng ®­¬ng tiÒn 110 734.866.315 7.915.574.602 1. TiÒn 111 1 734.866.315 7.915.574.602 2. C¸c kho¶n t­¬ng ®­¬ng tiÒn 112 1 II. C¸c kho¶n ®Çu t­ tµi chÝnh dµi h¹n 120 1. §Çu t­ ng¾n h¹n 121 11 2. Dù phßng gi¶m gi¸ chøng kho¸n ®Çu t­ ng¾n h¹n 129 III. C¸c kho¶n ph¶i thu 130 5.339.958.579 3.427.366.329 1. Ph¶i thu cña kh¸ch hµng 131 2 4.195.583.729 1.911.013.493 2. Tr¶ tríc cho ngêi b¸n 132 282.198.086 893.140.674 3. Ph¶i thu néi bé 133 2 30.888.054 140.422.132 4. Ph¶i thu theo tiÕn ®é kÕ ho¹ch hîp ®ång x©y dùng 134 5. C¸c kho¶n ph¶i thu kh¸c 138 2 831.288.710 581.140.805 6. Dù phßng c¸c kho¶n ph¶i thu khã ®ßi 139 2 98.350.775 IV. Hµng tån kho 140 9.076.853.152 1.912.025.543 1. Hµng tån kho 141 3 9.076.853.152 1.912.025.543 2. Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho 149 V. Tµi s¶n ng¾n h¹n kh¸c 150 850.349.592 1.120.967.195 1. Chi phÝ tr¶ tríc ng¾n h¹n 151 195.271.481 1.120.967.195 2. ThuÕ GTGT ®îc khÊu trõ 152 4 655.078.111 3. Tµi s¶n ng¾n h¹n kh¸c 158 B. Tµi s¶n dµi h¹n (200=210+220+240+250+260) 200 1.749.770.651 2.069.080.362 I. C¸c kho¶n ph¶i thu dµi h¹n 210 1. Ph¶i thu dµi h¹n cña kh¸ch hµng 211 5 2. Ph¶i thu néi bé dµi h¹n 212 3. Ph¶i thu dµi h¹n kh¸c 213 4. Dù phßng ph¶i thu dµi h¹n khã ®ßi 219 II. Tµi s¶n cè ®Þnh 220 1.587.740.332 1.910.371.931 1. TSC§ h÷u h×nh 221 6 1.578.390.332 1.910.371.931 Nguyªn gi¸ 222 2.626.840.029 2.587.997.757 Gi¸ trÞ hao mßn luü kÕ 223 1.048.449.697 677.625.826 2. TSC§ thuª tµi chÝnh 224 7 Nguyªn gi¸ 225 Gi¸ trÞ hao mßn luü kÕ 226 1 2 3 4 5 3. TSC§ v« h×nh 227 8 9.350.000 Nguyªn gi¸ 228 10.200.000 Gi¸ trÞ hao mßn luü kÕ 229 850.000 4. Chi phÝ x©y dùng c¬ b¶n dë dang 230 9 III. BÊt ®éng s¶n ®Çu t­ 240 10 Nguyªn gi¸ 241 Gi¸ trÞ hao mßn luü kÕ 242 IV. C¸c kho¶n ®Çu t­ tµi chÝnh dµi h¹n 250 11 1. §Çu t­ vµo c«ng ty con 251 2. §Çu t­ vµo c«ng ty liªn kÕt, liªn doanh 252 3. §Çu t­ dµi h¹n kh¸c 258 4. Dù phßng gi¶m gi¸ ®Çu t­ dµi h¹n 259 V. Tµi s¶n dµi h¹n kh¸c 260 162.030.319 158.708.431 1. Chi phÝ tr¶ tríc dµi h¹n 261 12 162.030.319 158.708.431 2. Tµi s¶n thuÕ thu nhËp ho·n l¹i 262 13 3. Tµi s¶n dµi h¹n kh¸c 268 Tæng céng tµi s¶n (270=100+200) 270 17.751.798.289 16.445.014.031 Nguån vèn M· sè ThuyÕt minh Sè cuèi n¨m Sè ®Çu n¨m A. Nî ph¶i tr¶ (300=310+320) 300 16.212.262.888 15.099.558.041 I. Nî ng¾n h¹n 310 16.186.528.698 15.099.558.041 1. Vay vµ nî ng¾n h¹n 311 14 3.145.000.000 33.000.000 2. Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n 312 15 3.911.600.240 1.472.557.501 3. Ngêi mua tr¶ tiÒn tríc 313 15 7.799.964.735 12.148.238.273 4. ThuÕ vµ c¸c kho¶n nép Nhµ níc 314 16 170.586.774 352.627.163 5. Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn 315 983.831.823 880.911.868 6. Chi phÝ ph¶i tr¶ 316 17 10.384.898 10.384.898 7. Ph¶i tr¶ néi bé 317 8. Ph¶i tr¶ theo tiÕn ®é kÕ ho¹ch hîp ®ång x©y 318 9. C¸c kho¶n ph¶i tr¶, ph¶i nép kh¸c 319 18 165.160.228 201.838.338 II. Nî dµi h¹n 320 25.734.190 1. Ph¶i tr¶ dµi h¹n ng­êi b¸n 321 2. Ph¶i tr¶ dµi h¹n néi bé 322 19 3. Ph¶i tr¶ dµi h¹n kh¸c 323 4. Vay vµ nî dµi h¹n 324 20 5. ThuÕ thu nhËp hoµn l¹i ph¶i tr¶ 325 13 6. Dù phßng trî cÊp mÊt viÖc lµm 326 25.734.190 1 2 3 4 5 B. Vèn chñ së h÷u (400=410+420_ 400 1.539.535.401 1.345.455.990 I. Vèn chñ së h÷u 410 1.311.265.344 1.234.015.393 1. Vèn ®Çu t­ cña chñ së h÷u 411 21 972.596.790 966.953.790 2. ThÆng d­ vèn cæ phÇn 412 3. Cæ phiÕu ng©n quü 413 4. Chªnh lÖch ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n 414 5. Chªnh lÖch tû gi¸ hèi ®o¸i 415 6. Quü ®Çu t­ ph¸t triÓn 416 21 134.205.654 82.893.029 7. Quü dù phßng tµi chÝnh 417 21 43.010.579 23.378.903 8. Quü kh¸c thuéc vèn chñ së h÷u 418 21 9. Lîi nhuËn ch­a ph©n phèi 419 161.452.321 160.789.671 II. Nguån kinh phÝ vµ quü kh¸c 420 228.270.057 111.440.597 1. Quü khen thëng phóc lîi 421 228.270.057 111.440.597 2. Nguån kinh phÝ 422 22 3. Nguån kinh phÝ ®· h×nh thµnh TSC§ 423 Tæng céng nguån vèn (430=300+400) 430 17.751.798.289 16.445.014.031 Hµ Néi ngµy 23 th¸ng 01 n¨m 2007 Trong BC§KT cã 3 ch÷ ký, ®ã lµ cña Gi¸m ®èc, cña KÕ to¸n tr­ëng vµ cña nh©n viªn lËp biÓu. HiÖn nay ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n m¸y ®­îc ¸p dông phæ biÕn ë trong c¸c c«ng ty, ®©y lµ mét c«ng cô h÷u dông gióp c¸c kÕ to¸n viªn thùc hiÖn c«ng viÖc cña m×nh mét c¸ch hiÖu qu¶ h¬n. INTRACO còng lµ mét trong nh÷ng doanh nghiÖp sö dông c«ng cô kÕ to¸n m¸y trong c«ng ty m×nh. HÖ thèng kÕ to¸n m¸y ph©n quyÒn gåm cã m· nh©n viªn, m· ®iÒu hµnh. Khi sö dông c«ng cô kÕ to¸n m¸y, kÕ to¸n viªn vµo m¸y tÝnh c¸c chØ sè, cµi ch­¬ng tr×nh, phÇn mÒm kÕ to¸n sÏ tù ho¹t ®éng vµ cho ra kÕt qu¶ tÝnh to¸n. NÕu kÕ to¸n viªn sau khi vµo m¸y, ph¸t hiÖn ra sai sãt trong qu¸ tr×nh nhËp d÷ kiÖn vµo m¸y, cã thÓ chØnh söa sau khi tham kh¶o ý kiÕn cña tr­ëng phßng. §Æc biÖt trong tr­êng hîp sai sãt trong b¸o c¸o nép thuÕ, nh©n viªn cã thÓ ®iÒu chØnh m· sè thuÕ sau khi xin ý kiÕn cña c¸n bé qu¶n lý. Trªn ®©y lµ mét sè th«ng tin vÒ hÖ thèng kÕ to¸n cña c«ng ty INTRACO vµ hÖ thèng kÕ to¸n lµ mét phÇn kh«ng thÓ thiÕu trong hÖ thèng KSNB cña mét c«ng ty. 3. C¸c thñ tôc kiÓm so¸t: Nh­ c¸c c«ng ty kh¸c, ban ®iÒu hµnh cña c«ng ty INTRACO còng cã nh÷ng nguyªn t¾c cña riªng c«ng ty ®Ó kiÓm so¸t t×nh h×nh ho¹t ®éng trong c«ng ty. a. Nguyªn t¾c ph©n c«ng ph©n nhiÖm: §èi víi nguyªn t¾c nµy, c¸c nhµ qu¶n lý cña INTRACO cã lËp tr­êng râ rµng r»ng tr¸ch nhiÖm vµ c«ng viÖc ph¶I ®­îc ph©n c«ng cô thÓ cho tõng bé phËn vµ tõng nh©n viªn trong c«ng ty. Trong c«ng ty cã c¸c phßng ban, vµ cã sù chuyªn m«n ho¸ víi tõng phßng ban. Mçi phßng ban cã c«ng viÖc vµ nhiÖm vô cô thÓ, mçi nh©n viªn trong phßng phô tr¸ch c«ng viÖc riªng cña m×nh vµ cã tr¸ch nhiÖm hoµn thµnh phÇn viÖc ®ã. b. Nguyªn t¾c bÊt kiªm nhiÖm: Trong tæ chøc nh©n sù, c¸c nhiÖm vô phª chuÈn vµ thùc hiÖn, thùc hiÖn vµ kiÓm so¸t, ghi sæ vµ b¶o qu¶n tµi s¶n… ®­îc thùc hiÖn riªng rÏ vµ do nh÷ng c¸ nh©n kh¸c nhau ®¶m nhiÖm. C¸c nh©n viªn trong tõng phßng ban cã nghÜa vô thùc hiÖn c«ng viÖc ®­îc giao vµ quyÒn kiÓm tra nh÷ng c«ng viÖc ®ã do l·nh ®¹o phßng ®¶m nhiÖm. Nh­ vËy cã sù t¸ch biÖt râ rµng gi÷a viÖc thùc hiÖn vµ kiÓm so¸t trong tõng phßng ban. Sau khi l·nh ®¹o phßng kiÓm tra viÖc thùc hiÖn, tr×nh lªn cÊp trªn (l·nh ®¹o c«ng ty) phª chuÈn. C«ng viÖc phª chuÈn do l·nh ®¹o cÊp cao nhÊt cña c«ng ty thùc hiÖn. c. Nguyªn t¾c uû quyÒn vµ phª chuÈn: Theo sù uû quyÒn cña c¸c nhµ qu¶n lý, c¸c cÊp d­íi ®­îc giao cho quyÕt ®Þnh vµ gi¶I quyÕt mét sè c«ng viÖc trong ph¹m vi nhÊt ®Þnh. Nh÷ng c«ng viÖc nµo liªn quan vµ ¶nh h­ëng t­¬ng ®èi lín ®Õn ho¹t ®éng cña c«ng ty, cÇn ph¶I cã sù phª chuÈn cña cÊp l·nh ®¹o cao nhÊt míi ®­îc tiÕn hµnh thùc hiÖn. ViÖc thu vµ chi tiÒn còng cÇn ph¶I cã ch÷ ký cña gi¸m ®èc c«ng ty, thñ quü míi ®­îc xuÊt tiÒn hoÆc thu tiÒn, vµ ghi sæ. §ã lµ ba nguyªn t¾c c¬ b¶n mµ bÊt kú mét doanh nghiÖp kinh doanh nµo còng cÇn thùc hiªn, vµ INTRACO ®· tu©n thñ t­¬ng ®èi nghiªm tóc ba nguyªn t¾c trªn. IV. §¸nh gi¸ hÖ thèng KSNB cña c«ng ty INTRACO: Chóng ta ®· t×m hiÓu vÒ hÖ thèng KSNB cña c«ng ty INTRACO ë trªn. C«ng ty INTRACO ®· phÇn nµo hiÓu ®­îc b¶n chÊt vµ tÇm quan träng cña hÖ thèng KSNB. 1. §¸nh gi¸ c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh cña c«ng ty (BCTC) C¸c b¸o c¸o tµi chÝnh (BCTC) cña c«ng ty ®­îc tr×nh bµy râ rµng vµ ®Çy ®ñ. Cã thÓ thÊy c¸c BCTC cã thÓ ®­îc kiÓm to¸n, vÝ dô nh­ b¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh vµ b¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ, BC§KT cña c«ng ty… Khi tiÕn hµnh pháng vÊn «ng Ng« Quang ThÞnh, phã phßng tµi chÝnh kÕ to¸n cña c«ng ty, chóng t«i ®­îc biÕt r»ng: c¸c con sè trong b¶ng l­u chuyÓn tiÒn tÖ rÊt khã ®Ó khíp ®­îc víi nhau, vµ ng­êi lËp chØ cã thÓ cè g¾ng ®¶m b¶o sè chªnh lÖch ë møc thÊp nhÊt vµ ë møc cã thÓ chÊp nhËn ®­îc. Tuy nhiªn, trong b¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ th× c¸c con sè l¹i khíp nhau. B¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ Tõ ngµy: 01/01/2006 ®Õn ngµy: 31/12/2006 ChØ tiªu M· sè ThuyÕt minh Kú nµy Kú tr­íc 1 2 3 4 5 I. L­u chuyÓn tiÒn tÖ tõ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh 1. Lîi nhuËn tr­íc thuÕ 1 273.582.517 163.686.165 2. §iÒu chØnh cho c¸c kho¶n KhÊu hao 2 371.673.871 216.242.587 C¸c kho¶n dù phßng 3 L·i, lç chªnh lÖch tû gi¸ hèi ®o¸i ch­a thùc hiÖn 4 L·i, lç tõ ho¹t ®éng ®Çu t­ 5 Chi phÝ l·i vay 6 399.794.920 28.935.250 3. Lîi nhuËn tõ ho¹t ®éng kinh doanh tr­íc thay ®æi vèn 8 1.045.051.308 468.496.824 T¨ng, gi¶m c¸c kho¶n ph¶i thu 9 -2.262.782.406 8.825.493.601 T¨ng, gi¶m hµng tån kho 10 -7.214.827.486 -863.895.769 T¨ng, gi¶m c¸c kho¶n ph¶i tr¶ ( kh«ng kÓ l·i vay ph¶i tr¶, thu) 11 -365.270.229 -1.374.809.563 T¨ng , gi¶m chi phÝ tr¶ tr­íc 12 -922.373.826 -1.095.561.145 TiÒn l·i vay ®· tr¶ 13 -399.790.520 -28.935.250 ThuÕ thu nhËp doanh nghiÖp ®· nép 14 -124.188.195 -92.663.640 TiÒn thu kh¸c tõ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh 15 517.526 -  TiÒn chi kh¸c tõ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh 16 -2.187 12.449.999 L­u chuyÓn tiÒn thuÇn tõ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh 20 -10.243.666.015 8.600.194.183 II. L­u chuyÓn tiÒn tõ ho¹t ®éng ®Çu t­ 1. TiÒn chi mua s¾m, x©y dùng TSC§ vµ c¸c tµi s¶n dµi h¹n 21 6,7,8,9 49.042.272 108.546.655 2. TiÒn thu tõ thanh lý, nh­îng b¸n TSC§ vµ c¸c tµi s¶n dµi h¹n kh¸c 22 3.TiÒn chi cho vay, mua c¸c c«ng cô nî cña c¸c ®¬n vÞ kh¸c 23 4. TiÒn thu håi cho vay, b¸n l¹i c¸c c«ng cô nî cña ®¬n vÞ kh¸c 24 5. TiÒn chi gãp vèn vµo ®¬n vÞ kh¸c 25 6. TiÒn thu håi ®Çu t­ gãp vèn vµo ®¬n vÞ kh¸c 26 7. TiÒn thu l·i cho vay, cæ tøc vµ lîi nhuËn ®îc chia 27 L­u chuyÓn tiÒn tõ ho¹t ®éng ®Çu t­ 30 49.042.272 108.546.655 III.L­u chuyÓn tiÒn tõ ho¹t ®éng tµi chÝnh 21 1 2 3 4 5 1. TiÒn thu tõ ph¸t hµnh cæ phiÕu, nhËn vèn gãp cña chñ së h÷u 31 21 2. TiÒn chi tr¶ vèn gãp cho c¸c CSH, mua l¹i c/phiÕu ®· p/hµnh 32 3. TiÒn vay ng¾n h¹n, dµi h¹n nhËn ®îc 33 21.700.228.000 1.442.964.000 4. TiÒn chi tr¶ nî gèc vay 34 18.588.288.000 2.550.000.000 5. TiÒn chi tr¶ nî thuª tµi chÝnh 35 6. Cæ tøc, lîi nhuËn ®· tr¶ cho chñ së h÷u 36 21 L­u chuyÓn tiÒn thuÇn tõ ho¹t ®éng tµi chÝnh 40 3.112.000.000 1.107.036.000 L­u chuyÓn tiÒn thuÇn trong kú (20+30+40) 50 - 7.180.708.287 7.384.611.528 TiÒn vµ c¸c kho¶n t­¬ng ®­¬ng tiÒn ®Çu kú 60 7.915.574.602 530.963.074 ¶nh h­ëng cña thay ®æi tû gi¸ hèi ®o¸i quy ®æi ngo¹i tÖ 61 TiÒn vµ c¸c kho¶n t­¬ng ®­¬ng tiÒn cuèi kú (50+60+61) 70 29 734.866.315 7.915.574.602 Hµ néi, ngµy 23 th¸ng 01 n¨m 2007 Ng­êi lËp biÓu kÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc §ç Xu©n V× 2. §¸nh gi¸ HTKSNB cña c«ng ty INTRACO: HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cña INTRACO t­¬ng ®èi th«ng th­êng vµ ®¬n gi¶n. Trong ®ã cã nh÷ng mÆt m¹nh vµ mÆt yÕu riªng. a. ¦u ®iÓm: - C¬ cÊu tæ chøc hîp lÝ, trong mçi phßng ban ®· cã mét tr­ëng phßng vµ 2 phã phßng chÞu tr¸ch nhiÖm kiÓm so¸t trong phßng ban ®ã. Vµ ®· cã sù ph©n c«ng nhiÖm vô râ rµng vµ cô thÓ cho tõng phßng ban. - Hµng tuÇn c«ng ty tæ chøc cuéc häp gåm gi¸m ®èc, phã gi¸m ®èc, tr­ëng phßng vµ phã phßng nh»m x¸c ®Þnh møc ®é hoµn thµnh cña kÕ ho¹ch nãi chung còng nh­ mçi hîp ®ång nãi riªng, do ®ã kÞp thêi ®­a ra ®­îc ph­¬ng h­íng ®óng ®¾n, rót ra ®­îc kinh nghiÖm, kh¾c phôc ®­îc nh÷ng ®iÓm cßn yÕu kÐm gióp c«ng ty kh«ng ®i chÖch h­íng dù kiÕn vµ ho¹t ®éng hiÖu qu¶ h¬n. - §éi ngò c¸n bé nh©n viªn ®­îc tuyÓn chän ®Çu vµo mét c¸ch kü l­ìng vµ ®­îc ®µo t¹o liªn tôc ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ lµm viÖc gãp ph©n n©ng cao chÊt l­îng c«ng viÖc. - Ngoµi ra quy tr×nh ho¹t ®éng vµ quy tr×nh kiÓm so¸t néi bé ®­îc x¸c ®Þnh râ rµng b»ng v¨n b¶n vµ truyÒn ®¹t réng r·i trong c«ng ty. Mäi nh©n viªn ph¶i tu©n thñ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. Tr¸ch nhiÖm kiÓm tra vµ gi¸m s¸t ®­îc ph©n t¸ch râ rµng. - ChÝnh s¸ch khen th­ëng, phª b×nh cña c«ng ty ®èi víi nh©n viªn lµ ®éng lùc gióp nh©n viªn nç lùc ph©n ®Êu vµ hoµn thiÖn m×nh ®Ó x©y dùng mét INTRACO thµnh c«ng vµ v÷ng m¹nh. - Kü n¨ng qu¶n lý cña ban gi¸m ®èc còng lµ mét trong nh÷ng yÕu tè quyÕt ®Þnh ®èi víi sù ph¸t triÓn cña c«ng ty bªn c¹nh ®ã yÕu tæ mèi quan hÖ gi÷a nhµ qu¶n lý c«ng ty víi c¸c c«ng ty kh¸c còng kh«ng kÐm phÇn quan träng. - T¹o ®­îc mèi quan hÖ tèt víi c¸c c«ng ty cã tiÕng n­íc ngoµi vÒ c«ng nghiÖp ®ãng tµu, ngµy cµng t¹o ®­îc uy tÝn trªn tr­êng quèc tÕ, ngµy cµng nhËn ®­îc nhiÒu hîp ®ång. b. Nh­îc ®iÓm - VÒ hÖ thèng kÕ to¸n + D÷ liÖu kÕ to¸n cã thÓ bÞ söa ®æi, sao chôp, sö dông theo c¸ch bÊt lîi hoÆc bÞ ai ®ã kh«ng cã thÈm quyÒn ph¸ huû. + C¸c tÖp tin d÷ liÖu, tµi liÖu cña c«ng ty cã thÓ bÞ h­ háng do ch¸y, háng phÇn cøng, do nh÷ng hµnh ®éng ph¸ ho¹i, ¨n c¾p. - ThiÕu phßng ban kiÓm so¸t néi bé. - Tæng c«ng ty kh«ng th­êng xuyªn tæ chøc thanh tra ®èi víi c¸c chi nh¸nh. V. Ph­¬ng h­íng vµ biÖn ph¸p n©ng cao hiÖu qu¶ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. C«ng ty t­ v©n ®Çu t­ vµ th­¬ng m¹i tuy ch­a cã hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé nh­ng chÝnh ngay trong viÖc ph©n ®Þnh nhiÖm vô râ rµng gi÷a c¸c phßng ban ®· chøng tá r»ng viÖc kiÓm so¸t néi bé diÔn ra rÊt chÆt chÏ vµ cã hiÖu qu¶, cã nh­ vËy c«ng ty míi cã thÓ ph¸t triÓn v÷ng m¹nh vµ giµnh ®­îc nh÷ng hiÖu qu¶ ®¸ng ph¶i nÓ phôc nh­ ngµy h«m nay. Tuy vËy, viÖc cã mét phßng kiÓm so¸t néi bé còng lµ mét ý kiÕn nªn ®­îc ®Ò cËp ®Õn. Chóng t«i ®· pháng vÊn «ng Ng« Quang ThÞnh – phã phßng tµi chÝnh- kÕ to¸n vÒ vÊn ®Ò n©ng cao hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c kiÓm so¸t néi bé vµ thu ®­îc ý kiÕn: §Ó kiÓm so¸t viÖc ®i lµm ®óng giê,trong t­¬ng lai, tÊt c¶ c¸n bé trong nh©n viªn sÏ chuyÓn sang dïng ThÎ tõ, vµ sÏ ®­îc sö dông viÖc ®i lµm ®óng giê cña c«ng nh©n viªn. Khi ra ngoµi cÇn cã b¶n t­êng tr×nh lý do, néi dung c«ng viÖc, thêi gian, ®Þa ®iÓm. Vµ sÏ ph¶i b¸o c¸o møc ®é hoµn thµnh c«ng viÖc khi quay trë l¹i. VÒ vÊn ®Ò c¬ cÊu tæ chøc, ®Ó gi¶m bít chi phÝ mét phßng ban cã thÓ ®¶m nhiÖm chøc n¨ng cña phßng ban kh¸c(nÕu cã ®ñ chuyªn m«n), do ®ã cÇn th­êng xuyªn tæ chøc c¸c cuéc thanh tra, kiÓm tra vÒ tr×nh ®é chuyªn m«n cña c¸n bé chuyªn m«n trong c«ng ty ®Ó t×m ra nh÷ng c¸n bé giái, cã tr×nh ®é chuyªn m«n. Cßn nh÷ng c¸n bé nµo tay nghÒ kÐm dÇn hay kh«ng phï hîp víi nhu cÇu c«ng viÖc sÏ ®­îc ®­a ®i ®µo t¹o l¹i hoÆc bÞ cho nghØ viÖc nÕu they hoµn toµn kh«ng ®ñ kh¶ n¨ng. VÒ vÊn ®Ò hÖ thèng kÕ to¸n, ®Ó ®¶m b¶o chÕ ®é l­u gi÷ th«ng tin kÕ to¸n cã thÓ thùc hiÖn mét sè biÖn ph¸p sau: -Mçi ng­êi sö dông m¸y tÝnh cÇn cã mét tµi kho¶n ng­êi sö dông vµ mËt khÈu duy nhÊt. C¸c phÇn mÒm sö dông nªn ®­îc thiÕt kÕ theo c¸ch mµ nh÷ng ng­êi sö dông cô thÓ ®­îc trao quyÒn sö dông mét phÇn hoÆc tÊt c¶ phÇn mÒm, hoÆc tiÕp cËn mét phÇn hoÆc toµn bé hå s¬ d÷ liÖu. C«ng ty nªn cã chÝnh s¸ch râ rµng b»ng v¨n b¶n vÒ ®IÒu nµy vµ chÝnh s¸ch nªn ®­îc C¸n bé qu¶n lý cã thÈm quyÒn l­u gi÷ vµ thùc hiÖn. -C«ng ty còng nªn cã sæ ghi nh÷ng ng­êi sö dông m¸y tÝnh. Nh÷ng ng­êi sñ dông th­êng xuyªn kh«ng ®­îc phÐp cã kh¶ n¨ng xo¸ hoÆc söa ®æi. §Þnh k× c«ng ty nªn tiÕn hµnh kiÓm tra ®éc lËp vÒ c¸c sæ ghi ®Ó x¸c ®Þnh nh÷ng ng­êi kh«ng ®­îc phÐp C¸c tÖp tin vµ b¶n ghi cÇn ®­îc th­êng xuyªn lËp b¶n sao dù phßng, tèt nhÊt lµ hµng ngµy. -Nªn cã 2 tËp tin dù phßng hoÆc nhiÒu h¬n n÷a, mét tËp tin cÊt gi÷ an toµn trong v¨n phßng c«ng ty vµ m«t tËp tin cÊt gi÷ an toµn ngoµi v¨n phßng. -Qui tr×nh lËp b¶n sao dù phßng ph¶i ®­îc kiÓm tra ®Þnh k× vµ nªn cã mét kÕ ho¹ch chi tiÕt cho viÖc phôc håi trong tr­êng hîp tÖp tin gi÷ liÖu chÝnh bÞ háng hoÆc mét trong nh÷ng tÖp tin dù phßng bÞ háng. C¸c d÷ liÖu quan träng nªn ®­îc cÊt gi÷ ë m¸y chñ trung t©m, kh«ng nªn l­u gi÷ ë c¸c m¸y tÝnh riªng lÎ, vµ chØ h¹n chÕ mét sè ng­êi cã thÓ tiÕp cËn. CÇn cã sù kiÓm tra th­êng xuyªn cña tæng c«ng ty ®èi víi c¸c chi nh¸nh cña tæng c«ng ty ®Ó kÞp thêi t×m ra vµ kh¾c phôc nh÷ng yÕu kÐm cßn tån t¹i trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng. Th­êng xuyªn ®µo t¹o ®éi ngò c¸n bé chuyªn m«n nh»m n©ng cao tay nghÒ vµ tiÕp cËn khoa häc kü thuËt ®Ó theo kÞp nhÞp thêi ®¹i, nh»m kh¼ng ®Þnh h¬n n÷a vai trß cña INTRACO trong nÒn kinh tÕ ViÖt Nam. ViÖt Nam ®· gia nhËp WTO, ®iÒu ®ã mang l¹i nhiÒu thêi c¬ nh­ng còng ®Çy nh÷ng khã kh¨n vµ thö th¸ch ®èi víi nÒn kinh tÕ ViÖt Nam nãi chung còng nh­ sù ph¸t triÓn cña INTRACO nãi riªng, nh­ng víi nh÷ng thµnh qu¶ mµ INTRACO cã ®­îc nh­ ngµy h«m nay vµ nh÷ng nç lùc,kh«ng ngõng hoµn thiÖn m×nh, chóng ta kh¼ng ®Þnh r»ng INTRACO sÏ ngµy cµng ph¸t triÓn vµ v÷ng m¹nh trong t­¬ng lai.