Đề tài Phân tích các hoạt động kinh doanh - Đánh giá ưu nhược điểm và một số định hướng của Tổng công ty xăng dầu (2006-2007)

Lời nói đầu Trải qua 40 năm xây dựng và chiến đấu, ngành xăng dầu đã có những đóng góp xứng đáng vào thắng lợi vẻ vang của dân tộc trong kháng chiến cứu nước cũng như trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc hiện nay. Đất nước Việt Nam sau hơn 10 năm đổi mới, ngành xăng dầu đã phát huy tinh thần chủ động, sớm chuyển sang cơ chế mới đạt được nhiều tiến bộ vượt bậc nhằm đáp ứng nhu cầu cuộc sống của con người Việt Nam đã ngày càng nâng cao; các phương tiện giao thông, các nhà máy hiện đại ngày càng nhiều. Tổng Công ty Xăng dầu - PETROLIMEX - thấy rõ được vai trò chủ đạo, để đóng góp vào công cuộc đổi mới hiện đại hoá - công nghiệp hoá. Quyết tâm ổn định thị trường, giá cả, mở mang mạng lưới cung ứng xăng dầu cũng như các sản phẩm từ xăng dầu nhằm phục vụ sản xuất và sinh hoạt của đồng bào cả nước vươn tới tận các vùng dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa. Tổng Công ty Xăng dầu đang nỗ lực vượt qua mọi khó khăn để trở thành Tổng công ty mạnh của quốc gia, tham gia tích cực công cuộc đổi mới của đất nước nhưng vẫn giữ được nét văn hoá đậm đà bản sắc dân tộc của con người Việt Nam. Dưới sự hướng dẫn khoa học, tận tình của giáo viên bộ môn, cùng với nỗ lực của bản thân cộng với sự giúp đỡ thiết thực và đầy hiệu quả của đơn vị thực tập. Tôi xin được trình bày một cách khái quát về công tác quản trị tại Tổng công ty Xăng dầu - PETROLIMEX. Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tôi gồm các phần chính sau đây: - Phần I: Giới thiệu khái quát về ngành xăng dầu Việt Nam qua những chặng đường xây dựng và phát triển - Phần II: Phân tích các hoạt động kinh doanh - Đánh giá ưu nhược điểm và một số định hướng của Tổng công ty xăng dầu (2006-2007) - Phần III: Phân tích và đánh giá công tác quản trị của doanh nghiệp - Kết luận. Phần I Giới thiệu khái quát về ngành xăng dầu Việt Nam qua những chặng đường xây dựng và phát triển I. Khái quát tình hình thành lập Tổng công ty xăng dầu mỡ Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam tiền thân là Tổng công ty Xăng dầu mỡ. Sau chiến thắng Điện Biên Phủ và Hiệp đình Giơnevơ được ký kết (7/1955) miền Bắc được hoàn toàn giải phóng. Đứng trước tình hình khan hiếm xăng dầu TW Đảng và Chính phủ đã giao nhiệm vụ cho Bộ Thương nghiệp, trực tiếp là Tổng công ty Bách hoá, khẩn trương tiếp quản, khôi phục các cơ sở xăng dầu cũ do các nhà tư bản Pháp để lại, nhanh chóng tạo nguồn xăng dầu mới phục vụ cho công cuộc hàn gắn vết thương chiến tranh, từng bước ổn định đời sống nhân dân miền Bắc. Trên tinh thần đó ngày 12 tháng giêng năm 1956 đồng chí Thứ trưởng Bộ Thương nghiệp Đặng Viết Châu đã ký Quyết định số 09/BTN thành lập Tổng công ty Xăng dầu mỡ và cử đồng chí Phạm Văn Đạt nguyên trưởng phòng tổ chức hành chính Tổng công ty Bách hoá giữ chức quyền giám đốc Tổng công ty, đặt trụ sở đầu tiên tại số 5 Nam Bộ (nay là cửa hàng Bách hoá số 5 Nam Bộ) đường Lê Duẩn. Qua nhiều lần chuyển đổi trụ sở đến năm 1961 mới về cố định tại số 1 Khâm Thiên. Ngày 17 tháng 4 năm 2001 Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam - PETROLIMEX được thành lập lại theo Quyết định số 224/TTg của Thủ tướng Chính phủ do Phó Thủ tướng Phan Văn Khải ký. Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam đã có quá trình hơn 40 năm xây dựng và trưởng thành rất đáng tự hào với nhiều thành tích qua các giai đoạn: Giai đoạn đầu tiên: (từ 1956 - 1964). Đây là giai đoạn đầy khó khăn khi cơ sở vật chất nghèo nàn, trình độ công nhân còn non kém, phải xây dựng khôi phục lại các kho xăng như Thượng Lý, Đức Giang, Bến Thuỷ, Việt Trì, Nam Định và Bắc Giang. Tổng công ty Xăng dầu mỡ có trách nhiệm quản lý và cung ứng xăng dầu phục vụ cho sản xuất và đời sống của nhân dân miền Bắc, nhiệm vụ chính là tiếp nhận, bảo quản, trung chuyển cung ứng và bán lẻ xăng dầu phục vụ các ngành, các địa phương. Cùng với nhiệm vụ chính đó Tổng công ty Xăng dầu mỡ còn có nhiệm vụ kiện toàn tổ chức, xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật cho ngành. Sau Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ III (tháng 9/1960), Tổng công ty Xăng dầu mỡ đã ổn định tổ chức, văn phòng cố định tại số 1 Khâm Thiên đã có đầy đủ phòng ban các bộ phận, mỗi phòng ban, bộ phận đều có chức danh và nhiệm vụ cụ thể, phát động các phong trào thi đua "Ba nhất" ; "Ba tốt". ở giai đoạn đầu tiên này Tổng công ty đã đạt được nhiều thành tích, ghi nhận nỗ lực vượt bậc của những người cán bộ, công nhân xăng dầu non trẻ. Thành tích về việc kinh doanh có thể thấy qua một bảng thống kê báo cáo việc xuất, nhập xăng dầu trong 10 năm sau đây: Năm Nhập (tấn) Xuất (tấn) 1955 0 9.933 1956 59.072 32.883 1957 53.014 35.165 1958 28.641 34.680 1959 66.300 56.230 1960 84.732 73.101 1961 71.633 77.293 1962 95.000 91.690 1963 106.639 102.975 1964 165.498 130.750 Những thành tích và kinh nghiệm có được trong những bước đi đầu tiên của ngành xăng dầu đã góp phần đáng kể vào công cuộc xây dựng miền Bắc những năm 60, tạo tiền đề vững chắc để ngành xăng dầu bước vào một thời kỳ mới, đầy thử thách, hy sinh của cuộc kháng chiến chống Mỹ, bảo vệ miền Bắc, giải phóng miền Nam, giành thống nhất toàn vẹn tổ quốc Việt Nam. - Giai đoạn 2: (1964 - 1975) Giữa những năm 1960, đế quốc Mỹ leo thang, thực hiện cuộc chiến tranh phá hoại miền Bắc, mục tiêu hàng đầu của bọn giặc Mỹ là xăng dầu. Vì vậy ngành xăng dầu đã phải chịu rất nhiều trận đánh phá từ Bến Thuỷ (Nghệ An 5/8/1964) đến kho xăng Nam Định, Đức Giang, Thượng Lý (29/6/1966); Bắc Giang (30/6/1966). Có thể nói giặc Mỹ muốn phá huỷ hoàn toàn các tổng kho xăng dầu trên miền Bắc, xoá sổ hệ thống dự trữ và cung ứng xăng dầu cho mặt trận miền Nam. Nhưng nguồn xăng dầu vẫn luôn luôn chảy tới các chiến trường "B - C" qua các đoàn xe chuyên dụng như đoàn 195 - 164 và qua các đường ống dẫn như B12, T72, T70,... - Giai đoạn 3: (1976 - 1985) Tổng công ty trong giai đoạn này thực hiện khôi phục và xây dựng lại các cơ sở xăng dầu bị chiến tranh tàn phá và tiếp quản cơ sở xăng dầu ở miền Nam, tổ chức lại mạng lưới cung ứng khắp cả nước. Tại thời điểm này khối lượng công nhân viên lên đến 6.613 người và nhiều công ty xăng dầu trực thuộc: - Công ty xăng dầu Hà Nội - Công ty xăng dầu Hải Phòng - Công ty xăng dầu Bắc Thái - Công ty xăng dầu Quảng Ninh - Công ty xăng dầu Vĩnh Phú - Công ty xăng dầu Hà Nam Ninh - Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh - Công ty xăng dầu Đà Nẵng - Công ty xăng dầu miền Nam Sau một thời gian, Tổng công ty tổ chức lại hệ thống các công ty thành viên, từ các công ty nhỏ hoạt động trong tỉnh, thành phố được tổ chức lại thành các khu vực sau: - Công ty xăng dầu khu vực I : Hà Nội - Công ty xăng dầu khu vực II : TP. Hồ Chí Minh - Công ty xăng dầu khu vực III : TP. Hải Phòng - Công ty xăng dầu khu vực IV : TP. Hà Bắc - Công ty xăng dầu khu vực V : TP. Đà Nẵng - Với cơ cấu tổ chức hợp lý và đổi mới này, Tổng công ty đã trực tiếp cung ứng đến khắp các tỉnh thành trong cả nước thoả mãn nhu cầu của mọi người dân. - Củng cố lại cơ cấu tổ chức tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật lượng xăng dầu nhập khẩu và cung ứng đã tăng thêm nhiều, có thể xem qua biểu thống kê sau: Năm Nhập (tấn) Xuất (tấn) 1976 898.319 1.251.426 1980 1.617.392 1.715.681 Năm 1975 toàn Tổng công ty chỉ có 43 cán bộ đại học, năm 1985 đã lên tới 500 cán bộ trong đó có 2 Phó tiến sỹ. Sau hơn 10 năm ngày đất nước giải phóng và kết thúc 30 năm xây dựng và trưởng thành ngành xăng dầu đã được Nhà nước tặng 12 bằng khen của HĐBT, 8 huân chương lao động cho 8 xí nghiệp và huân chương độc lập hạng nhì cho toàn ngành. - Giai đoạn 4: (1986 - 2001) Tổng công ty đã chọn việc mở rộng diện tích cung ứng sau điểm chiết khấu làm khâu đầu tiên trong quá trình chuyển hướng kinh tế, cụ thể nội dung như sau: 1. Tình hình nhập xăng: mua thẳng trực tiếp với chủ hàng nước ngoài. a. Nguồn từ Hiệp định (chỉ tiêu Nhà nước). b. Nguồn từ nhập thông qua liên doanh liên kết. 2. Cách thức phân phối: a. Nhà nước phân phối xăng dầu đến địa chỉ cụ thể cho các công trình từ nguồn vốn đầu tư của TW, giao chỉ tiêu pháp lệnh cho cơ quan cung ứng và có dự phòng cụ thể. b. Các sản phẩm khác như: dầu nhờn, xăng công nghiệp, xăng pha sơn, thực hiện phương thức bán tự do với giá cả sát với giá thị trường với hai cấp định giá là cấp Nhà nước và cấp Tổng công ty. 3. Về tổ chức: hình thành tổ chức cung ứng xăng dầu theo hai cấp: cấp Tổng công ty và cấp công ty hoặc liên tỉnh. Với cơ chế thị trường hiện tại Tổng công ty cần giữ vững vai trò chủ đạo trong lĩnh vực lưu thông phân phối xăng dầu. Tổng công ty đã ban hành một bản hướng dẫn "Định hình các hoạt động sản xuất kinh doanh xăng dầu" với các nội dung cụ thể về việc kinh doanh và bán lẻ xăng dầu. Ta có thể thấy rõ điều này qua thành tựu về xuất, nhập xăng dầu trong bảng thống kê báo cáo dưới đây: Năm Nhập (tấn) Xuất (tấn) 1986 2.137.183 1.775.000 1987 2.492.822 1.960.000 1988 2.778.000 2.100.000 1989 2.741.811 2.200.000 1990 2.773.124 2.517.495 Tổng công ty có sự thăng tiến mạnh trong những năm đầu thập kỷ 90, trong sự nghiệp đổi mới toàn diện, vững vàng trong cơ chế thị trường Tổng công ty đã thực hiện hoạt động theo mô hình một hãng xăng dầu quốc gia, một doanh nghiệp mạnh và năng động. Có thể thấy rõ thành tựu qua bảng thống kê sau: Năm Nhập (Tấn) Xuất (Tấn) Doanh số (Tỷ đồng) Lợi nhuận Nộp ngân sách 1990 2.643.124 2.517.495 2.445 32 238 1992 3.195.529 2.850.000 4.130 91 502 2000 2.825.537 2.765.167 7.530 500 1.872 II. Về cơ cấu tổ chức và đặc điểm hoạt động kinh doanh. Tổng công ty đã có một hệ thống tổ chức chặt chẽ và hợp lý. Hiện tại cơ cấu hành chính của Tổng công ty được xây lắp theo sơ đồ (trang sau) Sơ đồ tổ chức hành chínhTổng công ty xăng dầu Việt Nam Phòng TC-CB Phòng LĐ-TL VănPhòng Phòng PC-TT Phòng CN - PT Phòng XD-CB Phòng KTAT&MT Phòng KT XD Phòng XNK Phòng T.T&HT KT PhòngK.doanh Ban Tổng giám đốc điều hành Hội Đồng quản trị Phòng tài chính Phòngkế toán Khối tài chính Khối nhânsự Khối kỹthuật Khối kinh doanh - Qua sơ đồ ta thấy bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của Tổng công ty có dạng kết cấu trực tuyến đa năng. 1. Chủ tịch Hội đồng quản trị: là người lãnh đạo cao nhất, có nhiệm vụ quản lý toàn diện, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về hiệu quả sản xuất kinh doanh, đời sống của cán bộ công nhân viên. Chủ tịch có trách nhiệm cùng với các uỷ viên thường trực, ban kiểm soát HĐQT hướng dẫn các phòng ban chức năng thực hiện các công việc tác nghiệp, chức năng cụ thể của mình. 2. Ban Tổng giám đốc điều hành: nhận chỉ đạo trực tiếp của chủ tịch HĐQT và xử lý những quyết định trong lĩnh vực được phân công chịu trách nhiệm trước HĐQT. Các Phó giám đốc còn có nhiệm vụ hướng dẫn thi hành quyết định của Tổng giám đốc và nhận phản hồi những thông tin từ các phòng ban nghiệp vụ trình lên Tổng giám đốc để bàn phương hướng giải quyết. 3. Phòng Xuất nhập khẩu: các nhân viên mỗi người chịu trách nhiệm về một mặt hàng riêng biệt theo từng chủng loại xăng dầu hoặc chịu trách nhiệm từng vùng, tỉnh, điều vận các phương tiện, giải quyết mọi thủ tục pháp lý xuất nhập khẩu theo hiến pháp Nhà nước. 4. Phòng thị trường và hợp tác kinh tế: có nhiệm vụ mở rộng duy trì các mối quan hệ bạn hàng, môi trường kinh doanh nhất là các đối tác nước ngoài, các bạn hàng "nguồn bán xăng dầu cho Tổng công ty". 5. Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ thống kê kế hoạch báo cáo kết quả bán xăng dầu trong kỳ, tập trung lại để lên kế hoạch mua hàng cho kỳ sau; điều động vận chuyển hàng hoá đến các cửa hàng đảm bảo đúng thời gian và số lượng hàng hoá. 6. Phòng công nghệ phát triển: có nhiệm vụ kiểm tra nghiên cứu phát triển công nghệ trong lĩnh vực bán hàng, kỹ thuật tinh chế dầu. 7. Phòng xây dựng cơ bản: đây là phòng có nhiệm vụ thiết kế các công trình xây dựng kho, bãi, bể chứa, đường ống, cửa hàng, đại lý bán lẻ,... 8. Phòng kỹ thuật xăng dầu: chịu trách nhiệm về kỹ thuật máy móc, trang thiết bị cho sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng cơ bản, kiểm tra chất lượng kho, bể. 9. Phòng an toàn, môi trường: nhiệm vụ kiểm tra chất lượng kho, bể cửa hàng bán lẻ xăng dầu, khắc phục, phát hiện rò rỉ, gây ô nhiễm môi trường tìm các biện pháp phòng chống kịp thời khi có sự cố xảy ra. 10. Phòng tổ chức cán bộ: có nhiệm vụ cố vấn cho ban lãnh đạo trong công tác tổ chức nhân sự, tuyển chọn cán bộ kịp thời vào những khâu thiết hụt nhân sự ổn định tổ chức. 11. Phòng lao động tiền lương: theo dõi, chấm công lao động, thanh toán định mức lao động, tiếp nhận và thực hiện các quyết định về lương thưởng phạt của cán bộ công nhân viên, thực hiện qui ước lao động. 12. Văn phòng: gồm các ông chánh, phó văn phòng và nhân viên phụ trách các bộ phận liên quan phục vụ cho hoạt động, tiếp đãi của Tổng công ty. 13. Phòng pháp chế thanh tra: có nhiệm vụ theo dõi giám sát các cửa hàng, xí nghiệp, phòng ban kinh doanh trực thuộc; ngăn chặn, uốn nắn kịp thời những sai phạm để phù hợp với qui chế, qui ước kinh doanh của Tổng công ty. 14. Phòng tài chính: chịu trách nhiệm nguồn vốn, cân đối thu chi, tài sản lưu động, tài sản cố định của Tổng công ty. 15. Phòng kế toán tổng hợp: tổng hợp sổ sách thu chi trong kỳ, phát sinh trong kỳ, kịp thời điều chỉnh chỉ tiêu tới từng bộ phận kinh doanh. 16. Ngoài ra còn có các công ty khu vực trực thuộc từng vùng trên khắp đất nước. Phần II phân tích các hoạt động kinh doanh - đánh giá ưu nhược điểm và một số định hướng của tổng công ty xăng dầu (2006-2007) I. Tình hình nhập khẩu xăng dầu Với bảng nhập khẩu xăng dầu qua các năm 2003-2005 cho thấy khối lượng nhập khẩu là tăng lên. Năm 98 khối lượng tăng 242.439 (tăng 6,7%). Đến năm 99 tăng nhẹ 59.141 tấn (tăng 1,5%) so với năm 98. Biểu số 01: Tình hình nhập khẩu xăng dầu qua các năm 2003 - 2005Tổng công ty xăng dầu Việt Nam TT Diễn giải ĐVT Khối lượng và trị giá So sánh 2003 2004 2005 98/97 99/98 Số TĐ Tỷ lệ Số TĐ Tỷ lệ I Tổng kim ngạch USD 636.070.877 455.938.477 558.922.638 -180.132.400 -28,3% 102.984.161 22,6% II Khối lượng NK Tấn 3.611.227 3.853.666 3.912.807 242.439 6,7% 59.141 1,5% 1 Xăng ôtô 869.151 887.139 832.283 17.988 2,1% -54.856 -6,2% 2 Diesel 1.781.368 1.968.964 1.900.869 187.596 10,5% -68.095 -3,5% 3 Mazut 758.213 827.450 1.031.129 69.237 9,1% 203.679 24,6% 4 D.Hoả, Zet 202.495 170.113 148.526 -32.382 -16,0% -21.587 -12,7% Về chi tiết từng mặt hàng thì thấy 3 mặt hàng xăng ô tô, diesel và mazut đều tăng so với năm 97 trong đó diesel tăng cao nhất 10,5% tiếp đến là mazut tăng 9,1% và xăng tăng 2,1%. Đến năm 2005 thì khối lượng nhập khẩu các mặt hàng xăng dầu đều giảm là do biến động tăng giảm sản lượng xăng dầu bán ra của Tổng công ty cộng với giá dầu trên thế giới giữ ở mức cao nên tổng kim ngạch nhập khẩu xăng dầu cũng ở mức cao 636.070.877. Đến năm 2004 giá dầu thế giới được khối OPEC tăng sản lượng khai thác dầu thô do đó đã giảm, cộng với mức nhập khẩu của Tổng công ty giảm do đó đã tiết kiệm được 180.132.140 USD. Đến năm 2005 tổng kim ngạch tăng 102.984.161 USD. II. Tình hình bán xăng dầu Biểu số 02 Tình hình xuất bán xăng dầu qua các năm 2003 - 2005 (theo mặt hàng)Tổng công ty xăng dầu Việt Nam TT Diễn giải ĐVT Sản lượng và doanh thu So sánh 2003 2004 2005 98/97 99/98 Số TĐ Tỷ lệ Số TĐ Tỷ lệ I Tổng doanh thu 1.000đ 12.483.955.268 12.284.387.972 12.155.420.751 -199.567.296 -1,6% -128.967.221 -1,0% II Sản lượng X.Bán m3 4.294.762 4.506.387 4.641.224 211.625 4,9% 134.837 3,0% 1 Xăng ô tô 1.168.476 1.186.281 1.105.377 17.805 1,5% -80.904 -6,8% 2 Diesel 2.109.660 2.282.837 2.306.794 173.177 8,2% 23.957 1,0% 3 Mazut 777.582 824.851 1.030.448 47.269 6,1% 205.597 24,9% 4 D.hoả, Zet 239.044 212.418 198.605 -26.626 -11,15% -13.813 -6,5% Với tình hình bán xăng dầu qua các năm 97-99 ta thấy năm 98 tổng sản lượng xăng dầu xuất bán đạt 4.506.387m3 tăng 4,9% so với năm 97, nhìn chung các mặt hàng đều tăng từ 1-8% chỉ riêng mặt hàng dầu hoả và ZetA1 giảm mạnh ở mức 26.626m3 (-11,1%) là do bắt đầu từ năm 98 cục xăng dầu quân đội không mua nhiên liệu bay từ tổng công ty nữa mà chuyển sang mua hàng của công ty xăng dầu quân đội. Do vậy thị phần của mặt hàng này giảm mạnh. Đến năm 99 sản lượng xăng dầu bán của Tổng công ty tăng nhẹ ở 134.837m3 (3%) so với năm 98. Đối với mặt hàng xăng ôtô giảm mạnh 80.904m3 (giảm 6,8%) nếu tính đến yếu tố tăng trưởng hàng năm thì thị phần năm 99 giảm cho dù mặt hàng mazút tăng đến (24,9%). Ngoài ra các công ty thành viên được khai thác tiềm năng ở các hộ công nghiệp trong năm 99. III. Phương thức bán hàng Về phương thức bán hàng Tổng công ty thực hiện bán hàng qua 3 phương thức đó là: bán buôn, bán lẻ và tái xuất. Biểu số 03 Tình hình xuất bán xăng dầu qua các năm 2003 - 2005 (theo phương thức)Tổng công ty xăng dầu Việt Nam STT Diễn giải ĐVT Sản lượng xuất bán So sánh 2003 2004 2005 98/97 99/98 Số TĐ Tỷ lệ Số TĐ Tỷ lệ Tổng cộng m3 4.294.762 4.506.387 4.641.224 211.625 4,9% 134.837 3,0% 1 Bán buôn 2.888.084 2.968.130 2.944.136 80.046 2,8% -23.994 -0,8% 2 Bán lẻ 946.804 979.164 994.022 32.360 3,4% 14.858 1,5% 3 Tái xuất 459.874 559.093 703.066 99.219 21,6% 143.973 25,8% Đối với bán buôn: đối với các mặt hàng xăng dầu và bán cho cả các hộ tiêu dùng công nghiệp, các tổng đại lý, đây là phương thức bán hàng chủ yếu khoảng 63-67% sản lượng, năm 98 bán buôn tăng 2,8% nhưng đến năm 99 lại giảm ở mức 0,8% Bán lẻ: là toàn bộ lượng hàng bán qua các cột bơm tại các cửa hàng bán lẻ sản lượng đạt khoảng 21-23% năm 98 bán lẻ tăng 3,4% nhưng đến năm 99 chỉ tăng 1,5% so với thực hiện năm 98. Tái xuất: là lượng hàng tạm nhập khẩu để bán sang các nước khác như Lào, Campuchia, Trung Quốc,... sản lượng đạt khoảng 10-13% với phương thức này sản lượng tăng đều qua các năm 98 tăng 21,6% đến 99 tăng 25,8% so với năm 98. Nhìn chung tính đến năm 99 sản lượng vẫn tăng 134.837m3 so với năm 98. IV. Phân bổ nguồn hàng theo khu vực Biểu số 04 Tình hình xuất bán xăng dầu qua các năm 2003 - 2005 (theo khu vực)Tổng công ty xăng dầu Việt Nam STT Diễn giải ĐVT Sản lượng xuất bán So sánh 2003 2004 2005 98/97 99/98 Số TĐ Tỷ lệ Số TĐ Tỷ lệ Tổng cộng m3 4.294.762 4.506.387 4.641.224 211.624 4,9% 134.837 3,0% 1 Miền Bắc 1.644.402 1.420.019 1.638.404 -224.383 -13,6% 218.385 15,4% 2 Miền Trung 687.496 714.918 737.235 27.422 4,0% 22.317 3,1% 3 Miền Nam 1.962.865 2.371.450 2.265.585 408.585 20,8% -105.865 -4,5% Nhìn vào Biểu số 04 ta có thể thấy tình hình bán xăng dầu của Tổng công ty xăng dầu trên toàn quốc qua các khu vực: - Miền Bắc năm 98 có giảm sút nhưng đến năm 99 sản lượng bán hàng tăng 218.385m3 tăng 15,4% so với năm 97 thì gần bằng. - Miền Trung: tỉ lệ tăng đều qua các năm, năm 98 tăng 27.422m3 đến năm 99 tăng 22.317m3 so với thực hiện năm 98. - Miền Nam: tính đến năm 98 sản lượng tăng cao ở mức 408.585m3 tăng 20,8% nhưng năm 99 lại bị giảm ở mức 105.865m3 giảm 4,5%. V. Kết quả kinh doanh và các khoản mục chi phí Doanh thu kinh doanh xăng dầu ở các năm 98, 99 đều giảm so với năm 97. Sự giảm sút này do ảnh hưởng của giá cả xăng dầu nhập khẩu và riêng năm 99 khi áp dụng Luật thuế GTGT toàn bộ thuế doanh thu trước đây được hạch toán vào doanh số thì đến năm 99 thuế GTGT loại trừ ra khỏi doanh số. Biểu số 05 Kết quả kinh doanh xăng dầu qua các năm 2003 - 2005Tổng công ty xăng dầu Việt Nam TT Diễn giải ĐVT Sản lượng xuất bán So sánh 2003 2004 2005 98/97 99/98 Số TĐ Tỷ lệ Số TĐ Tỷ lệ I Tổng doanh thu 1.000đ 12.483.955.268 12.284.387.972 12.155.420.751 -199.567.296 -1,6% -128.967.221 -1,0% II Tổng giá vốn 1.000đ 10.849.573.569 10.707.677.115 10.798.653.762 -141.896.454 -1,3% 90.976.647 0,8% III Lãi gộp 1.000đ 1.634.381.699 1.576.710.857 1.356.766.989 -57.670.842 -3,5% -219.943.868 -13,9% Tỷ suất lãi gộp %/DT 13,1% 12,8% 11,2% IV Chi phí KD 1.000đ 1.008.225.165 1.024.360.779 1.108.473.542 16.135.615 1,6% 84.112.763 8,2% Tỷ suất chi phí %/DT 8,1% 8,3% 9,1% V Lợi nhuận XD 1.000đ 626.156.534 552.350.078 248.293.447 -73.806.457 -11,8% -304.056.630 -55,0% Tỷ suất lợi nhuận %/DT 5,0% 4,5% 2,0% VI Nộp ngân sách 1.000đ 4.771.162.368 6.320.876.360 5.285.392.253 1.549.713.993 32,5% -1.035.484.107 -16,4% Tính đến chỉ tiêu tỷ suất lãi gộp thấy rằng bị giảm qua các năm 97 là (-13,1%) trên doanh số, 98 giảm (-12,8%) và năm 99 con số là (-11,2%). Điều này phản ánh thực trạng kinh doanh xăng dầu ngày càng khó khăn, thị trường có hiện tượng cạnh tranh không lành mạnh (ảnh hưởng qua thuế nhập khẩu xăng dầu tinh chế và nguyên liệu để pha chế thành sản phẩm xăng dầu). Bên cạnh đó Nhà nước có chủ trương tăng thuế nhập khẩu dẫn đến lãi gộp cao nên làm cho tỷ suất lãi gộp giảm, chi phí kinh doanh xăng dầu qua các năm tăng về số tuyệt đối, đồng thời tỷ suất chi phí cũng tăng. Năm 97 là 8,1%, năm 98 là 8,3% và năm 99 là 9,1%. Tỷ suất chi phí tăng là do doanh số giảm nhưng điều quan trọng là do sự tăng lên của 1 số khoản mục, chi phí lớn như chi phí tiền lương, chi phí khấu hao TSCĐ chiếm tỷ trọng 20-26%. Các khoản chi phí khác chiếm 30% tỷ trọng. Chi tiết một số khoản mục thể hiện ở biểu sau: Biểu số 06 Một số khoản mục chi phí KDXD chủ yếu qua các năm 2003 - 2005Tổng công ty xăng dầu Việt Nam TT Diễn giải ĐVT Sản lượng xuất bán So sánh 2003 2004 2005 98/97 99/98 Số TĐ Tỷ lệ Số TĐ Tỷ lệ I Tổng doanh thu 1.000đ 12.483.955.268 12.284.387.972 12.155.420.751 -199.567.296 -1,6% -128.967.221 -1,0% II Tổng chi phí 1.000đ 1.008.225.165 1.024.360.779 1.108.473.542 16.135.615 1,6% 84.112.763 8,2% Tỷ suất chi phí %/DT 8,1% 8,3% 9,1% 1 Tiền lương 1.000đ 141.365.073 148.649.641 178.679.168 7.284.568 5,2% 30.029.527 20,2% Tỷ trọng %/CP 14,0% 14,5% 16,1% 2 C.phí KHTSCĐ 1.000đ 99.307.687 100.180.818 115.980.568 873.131 0,9% 15.799.750 15,8% Tỷ trọng %/CP 9,8% 9,8% 10,5% 3 C.phí vận chuyển 1.000đ 326.580.201 325.086.975 310.394.935 -1.493.226 -0,5% -14.692.040 -4,5% Tỷ trọng %/CP 32,4% 31,7% 28,0% 4 C.phí hao hụt 1.000đ 139.825.091 133.045.055 134.665.972 -6.780.035 -4,8% 1.620.917 1,2% Tỷ trọng %/CP 13,9% 13,0% 12,1% 5 C.phí khác 1.000đ 301.147.113 317.398.291 368.752.900 16.251.178 5,4% 51.354.609 16,2% Tỷ trọng %/CP 29,9% 31,0% 33,3% Qua Biểu số 05 cho thấy lợi nhuận kinh doanh xăng dầu thu được của năm 97 là cao nhất (626 tỷ đồng) năm 98 là (552 tỷ đồng) và năm 99 là (248 tỷ đồng) và đương nhiên tỷ suất lợi nhuận cũng tương ứng bị giảm qua các năm 97 là 5% trên doanh số năm 98 là 4,5% và năm 99 là 2% trên doanh số. Tình hình nộp ngân sách: tổng nộp ngân sách năm 98 tăng hơn 1.549 tỷ đồng so với thực hiện của năm 97 đến năm 99 tổng nộp ngân sách so với năm 98 giảm 1.035 tỷ đồng là do sự biến động giá cả nhập khẩu, trong khi đó mặt bằng giá tối đa trong 3 năm đều giữ ở mức ổn định. Vì vậy Nhà nước luôn tận thu ngân sách thông qua việc điều chỉnh tăng thuế nhập khẩu các mặt hàng. VI. Tình hình sử dụng vốn Tình hình sử dụng vốn qua các năm 97-99 của Tổng công ty đều được tăng lên qua các năm 98 tăng gần 36 tỷ đồng và năm 99 tăng hơn 61 tỷ đồng so với năm 98 và các quỹ đầu tư cũng tăng lên qua các năm. Tuy nhiên do yếu tố doanh số bị giảm như đã phân tích ở trên nên vòng quay vốn cũng bị giảm. Năm 97 đạt 6,1 vòng, năm 98 là 5,9 vòng và năm 99 là 5,6 vòng. Biểu số 07 Tình hình sử dụng vốn và cơ cấu tham gia kinh doanh qua các năm 2003 - 2005Tổng công ty xăng dầu Việt Nam TT Diễn giải ĐVT Sản lượng và doanh thu So sánh 2003 2004 2005 98/97 99/98 Số TĐ Tỷ lệ Số TĐ Tỷ lệ I Tổng doanh thu 1.000đ 12.483.955.268 12.284.387.972 12.155.420.751 -199.567.296 -1,6% -128.967.221 -1,0% II Tổng vốn 1.000đ 2.055.326.000 2.091.288.000 2.152.310.000 35.962.000 1,7% 61.022.000 2,9% 1 Vốn ngân sách 1.040.215.000 1.000.852.000 1.003.453.000 -39.363.000 -3,8% 2.601.000 0,3% 2 Vốn tự bổ sung 1.013.307.000 1.090.195.000 1.148.645.000 76.888.000 7,6% 58.450.000 5,4% 3 Vốn khác 1.804.000 241.000 212.000 -1.563.000 -86,6% -29.000 -12,0% III Các quỹ đầu tư 1.000đ 96.884.000 234.227.000 344.657.000 137.343.000 141,8% 110.430.000 47,1% 1 Quỹ ĐT PT SX 59.646.000 203.679.000 316.014.000 144.033.000 241,5% 112.335.000 55,2% 2 Nguồn vốn XDCB 37.238.000 30.548.000 28.643.000 -6.690.000 -18,0% -1.905.000 -6,2% IV Vòng quay vốn vòng 6,1 5,9 5,6 VII. Tình hình sử dụng lao động và tiền lương Tình hình lao động của Tổng công ty năm 98 tăng 331 người (tăng 1,8%) so với số lao động năm 97 đến năm 99 tăng 760 người (tăng 4,1%) so với năm 98. Do vậy tổng quỹ lương qua các năm cũng tăng theo, tuy nhiên mức phí tiền lương vẫn ổn định năm 98 và 99 đều ở mức 24đ/1.000 soanh số. Năng suất lao động giảm do yếu tố giảm doanh số. Thu nhập bình quân đầu người được tăng lên chứng tỏ Tổng công ty không ngừng cải thiện nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên. Biểu số 08 Tình hình lao động và tiền lương qua các năm 2003 - 2005Tổng công ty xăng dầu Việt Nam TT Diễn giải ĐVT Sản lượng và doanh thu So sánh 2003 2004 2005 98/97 99/98 Số TĐ Tỷ lệ Số TĐ Tỷ lệ I Tổng doanh thu 1.000đ 12.483.955.268 12.284.387.972 12.155.420.751 -199.567.296 -1,6% -128.967.221 -1,0% II Lao động BQ người 18.011 18.342 19.102 331 1,8% 760 4,1% III Tổng quỹ lương 1.000đ 258.900.000 289.211.000 291.574.000 30.311.000 11,7% 2.363.000 0,8% IV Mức phí T.lương /1.000DT 21 24 24 3 13,5% 0 1,9% V Năng suất LĐ 1.000đDT/ng 693.129 669.741 636.343 -23.389 -3,4% -33.398 -5,05 VI Thu nhập BT 1.000đ/ng/tháng 1.186 1.349 1.491 163 13,7% 142 10,5% VIII. Đánh giá sơ bộ kết quả kinh doanh và một số giải pháp điều hành kinh doanh năm 2006 - 2007 1. Tình hình chung: Với tình hình bất ổn về chính trị trên thế giới kéo theo khối xuất khẩu dầu mỏ OPEC tăng giá dầu thô hồi đầu năm 2006 giá xăng dầu nhập vào của Tổng công ty luôn ở mức cao đặc biệt là dầu hỏa. Cụ thể giá xăng dầu thế giới ở thời điểm cao nhất và thấp nhất trong 9 tháng đầu năm 2006 (USD/thùng). Thấp nhất (B/Q tháng 4) Cao nhất (BQ tháng 9) Dầu thô 24,157 33,478 Dầu hoả 27,986 42,529 Diesel 26,529 40,503 Naptha 25,005 34,818 Với mức giá trên dẫn đến cung nhỏ hơn cầu, gây tình trạng thiếu xăng dầu ở một số nước trên thế giới đặc biệt là nước Pháp. Do vậy nguồn nhập của Tổng công ty là rất khó khăn, cộng thêm 4 lần tăng giá do Nhà nước thực hiện. Mức thuế nhập khẩu của tất cả các mặt hàng là 0% xong mức điều chỉnh đều thấp (4 lần) dẫn đến Tổng công ty lỗ triền miên trừ tháng 4 phát sinh lợi nhuận. 2. Kết quả kinh doanh năm 2006 Tình hình kinh doanh xăng dầu nội địa của Tổng công ty ước tính lỗ trên 800 tỉ đồng (6 tháng đầu -370 tỉ, 6 tháng sau khoảng trên 500 tỉ đồng). 3. Một số giải pháp điều hành kinh doanh 6 tháng đầu năm 2007 - Đối với các mặt hàng nhập khẩu dự kiến 3.000.000m3 tấn tăng xấp xỉ 55% so với cùng kỳ 99 đáp ứng đủ nguồn cho các vùng bị thiên tai, các điểm nóng khan hiếm nhằm bình ổn giá. - Hiện tại giá xăng dầu trên thế giới đã dịu trở lại xong vẫn còn duy trì ở mức cao. So với giá nhập khẩu, tỉ giá hiện hành do Nhà nước hiệu chỉnh mới đã phát sinh lợi nhuận đối với mặt hàng xăng (chênh lệch tối đa giá vốn chưa có chi phí ở mức 450-510đ/lít) các sản phẩm khác như: dầu hoả, Mazut, ZetA1 vẫn tiếp tục lỗ, riêng Diesel xấp xỉ hoà vốn, chênh lệch giữa giá xăng và dầu hoả ở mức cao. Trước tình hình trên việc điều hành giá thị trường trước mắt cần đạt được các mục tiêu sau: Duy trì mức giá hiện tại trên thị trường nhằm tích luỹ giảm việc cấp bù từ ngân sách Nhà nước ở mức có thể. Mục tiêu này có thể đạt được vì các đơn vị kinh doanh song song cũng ở tình trạng chung (chi phí kinh doanh thấp) phải bù lỗ cho kỳ trước. Tuy nhiên không loại trừ khả năng các đối tác tự động hạ giá bán để đạt hạn ngạch nhập khẩu của Bộ giao. Vậy giá cả cụ thể như sau: Đối với miền Bắc: vẫn tiếp tục duy trì giá cứng đối với các mặt hàng xăng dầu (độ chênh lệch giá min với giá tối đa là 80-90đ/lít). Đối với khu vực phía Nam: thị phần đối với mặt hàng xăng tăng khoảng 6% so với cùng kỳ 99 do các đối tác khác tham gia tương đối đồng đều. Vì vậy nếu mặt hàng xăng có lợi nhuận, rất có thể có sự cạnh tranh của các đơn vị khác nên giá bán nội bộ Tổng công ty sẽ qui định ở điều kiện bình thường và điều tiết quĩ dự phòng để lại trên Tổng công ty sẽ ở mức cao (điều hành giá đầu nguồn chênh với giá tối đa khoảng 150-170đ/lít). Các mặt hàng khác vẫn ở mức giá bình thường. Đối với dầu hoả do lũ lụt thiên tai ở nhiều địa phương nên tăng đột biến nên việc đảm bảo nguồn là rất khó khăn. Tổng công ty sẽ có chính sách biện pháp bán mặt hàng này với giá phù hợp theo điều kiện đảm bảo quyền lợi cho người tiêu dùng, xuất hàng liên tục với nhiều hình thức hoặc nhập khẩu bổ xung nếu thấy cần thiết, đảm bảo nguồn đều, tránh biến động giá gây bất ổn cho người tiêu dùng. 4. Đánh giá ưu, nhược điểm a. Ưu điểm: Thị trường xăng dầu chính của Tổng công ty là một thị trường độc quyền, đó là điều kiện tốt để công ty củng cố và phát triển cho phần hạ nguồn, tăng trưởng khối lượng bán ra. Hoạt động của Tổng công ty được giữ vững, có nền nếp kỷ cương, sản xuất kinh doanh được phát triển, ổn định thị trường xăng dầu của Tổng công ty nói riêng và các đơn vị bạn ở tuyến sau nói chung, tạo được lòng tin với khách hàng. Phục vụ đắc lực cho sự phát triển kinh tế xã hội của đất nước, xứng đáng vai trò là doanh nghiệp Nhà nước đóng vai trò chủ đạo trên thị trường xăng dầu cả nước. Tổ chức sản xuất và công tác quản lý được củng cố và hoàn thiện là cơ sở để tiết kiệm chi phí tạo ra năng suất lao động cao và chất lượng phục vụ ngày càng tốt hơn. Giữ gìn được sự an toàn chung trên tất cả các mặt hoạt động, tạo được sự đoàn kết thống nhất, không khí lao động hăng say. b. Nhược điểm Tuy nhiên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh năm 2003-2005 đã bộc lộ những khó khăn yếu kém cần được chấn chỉnh và khắc phục. ở một vài bộ phận do quản lý buông lỏng, thiếu kiểm tra kiểm soát, một số nhân viên thiếu tu dưỡng rèn luyện. Mặt khác do chế độ độc quyền trong quản lý, lợi dụng quyền hạn nên đã vi phạm quy chế quản lý tài chính, thái độ làm việc yếu kém, thiếu trách nhiệm, ảnh hưởng đến uy tín chung của Tổng công ty. Số vụ tai nạn giao thông quá lớn gây thiệt hại nhiều về người và tài sản cần được xem xét, đánh giá rõ nguyên nhân để có biện pháp khắc phục. Chương trình mở rộng mạng lưới bán lẻ và hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật tuy làm được nhiều việc song cũng bộc lộ những khuyết điểm trong quản lý thiết bị vật tư. Nhìn lại một năm hoạt động sản xuất kinh doanh thành tích đạt được vẫn là cơ bản, nhưng cũng đòi hỏi Tổng công ty phải mạnh dạn và cương quyết khắc phục những mặt còn yếu kém để vươn lên khẳng định mình trước thị trường xã hội gây dựng đơn vị ngày càng phát triển vững mạnh hơn. 5. Một số định hướng hoạt động trong năm 2007 Để chuẩn bị hành trang cho thế kỷ 21 cũng là năm tiếp tục thực hiện chương trình hiện đại hoá, công nghiệp hoá với tốc độ nhanh, mạnh hơn cả trong nước. Đây là điều kiện thuận lợi để tăng trưởng nhu cầu tiêu thụ xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu. Tổng công ty lại vừa kỷ niệm ngày truyền thống 40 năm của ngành xăng dầu Việt Nam. Đây cũng là niềm tự hào và động lực thúc đẩy sự nghiệp của chúng ta vươn tới. Song không phải là không có những khó khăn thách thức mới trước nhu cầu tiêu dùng của xã hội tăng mạnh đang mâu thuẫn với năng lực hiện có của công ty. Với những định hướng lớn của ngành trong năm 2007 đặt ra cho Tổng công ty nhiệm vụ rất nặng nề. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ kinh doanh năm 2007 Tổng công ty đã đặt ra mục tiêu cơ bản là: ã Đảm bảo ổn định thị trường xăng dầu, thoả mãn nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng về số lượng, chất lượng, chủng loại, tiến độ và chất lượng phục vụ, đảm bảo các nguồn hàng cho các đơn vị ở tuyến sau, nâng cao uy tín của PETROLIMEX nói chung và của công ty nói riêng. ã Tiếp tục chương trình hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật, đẩy nhanh tiến độ, áp dụng tiến bộ khoa học mới như đưa tin học và điều khiển học trong quản lý và điều hành. ã Đảm bảo ổn định việc làm và cải thiện từng bước thu nhập của người lao động, đào tạo đội ngũ kỹ thuật công nhân lành nghề và cán bộ quản lý đáp ứng yêu cầu mới vì con người là trung tâm, là yếu tố quyết định của thành công. ã Đảm bảo an toàn chung trong toàn Tổng công ty về các mặt hoạt động, từ công tác chính trị tư tưởng, tổ chức đến sản xuất kinh doanh. Phần III phân tích và đánh giá công tác quản trị của doanh nghiệp I. PHân tích đánh giá công tác quản trị theo các hoạt động tác nghiệp 1. Công tác quản trị tiêu thụ hàng hoá a. Công tác quản trị bán hàng: * Mục tiêu bán hàng: Dưới góc độ nền kinh tế quốc dân, tiêu thụ hàng hoá có vai trò to lớn đối với sự điều hoà giữa sản xuất và tiêu dùng, góp phần cân đối cung - cầu hàng hoá trên thị trường, tức là nó điều hoà giữa tiền - hàng, giữa khả năng và nhu cầu, do đó nó đảm bảo cho sự phát triển cân đối trong từng ngành và giữa các ngành với nhau ị làm cho sản xuất ngày càng mở rộng, lưu thông ngày càng thông suốt, đời sống xã hội ngày càng phát triển. Tiêu thụ hàng hoá quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Tổng công ty Xăng dầu sẽ không thể tồn tại và phát triển được trong nền kinh tế thị trường nếu như không bán được hàng. Nó liên quan tới một loạt vấn đề như thu hồi vốn, tăng doanh thu có tiền để trả lương cho người lao động, có lợi nhuận để tiếp tục đầu tư vào sản xuất kinh doanh. Mặt khác tiêu thụ hàng hoá được coi là khâu cuối cùng của toàn bộ quá trình kinh doanh, nó quyết định mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp, phản ánh phần nào hiệu quả sản xuất kinh doanh. + Điều tra nghiên cứu thị trường: Tổng Công ty Xăng dầu coi đây là khâu cần thiết đóng vai trò quan trọng, nó quyết định sự thành công hoặc thất bại của tiêu thụ hàng hoá, thực chất nó trả lời các câu hỏi: - Thị trường đang cần mặt hàng xăng dầu gì? - Dung lượng thị trường của mặt hàng đó ra sao? - Đối tượng tiêu thụ những hàng hoá đó? + Lựa chọn hàng hoá thích ứng và tiến hành tổ chức sản xuất kinh doanh: nó là việc đưa ra một quyết định cùng với phương án hành động, Phòng Kinh doanh không thể tách rời giữa tổ chức kinh doanh và môi trường hoạt động kết quả được xác định về mặt chất lượng và số lượng, mục tiêu đề ra có thể là mục tiêu dài hạn, ngắn hạn và trung hạn. + Tổ chức hoàn chỉnh sản phẩm trước khi đưa vào lưu thông: kiểm tra chất lượng, nhãn hiệu, bao gói,... + Phải chú ý hoạt động xúc tiến bán hàng: dịch vụ trước và sau khi bán. b. Các hình thức bán hàng: - Phòng Kinh doanh của Tổng công ty đưa ra: 2 hình thức bán buôn và bán lẻ. Bán buôn là bán một lô hàng lớn, đặc trưng là sau khi bán hàng hoá vẫn nằm trong lưu thông. Bán lử là bán đơn chiếc lô hàng nhỏ, đặc trưng là sau khi bán hàng hoá kết thúc khâu lưu thông. - Theo kênh tiêu thụ: bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng không thông qua trung gian. Bán hàng qua khâu trung gian: có nhiều khâu và mỗi khâu thực hiện một vài công đoạn. + Khâu 1 là doanh nghiệp bán cho bán lẻ rồi mới đến người tiêu dùng. + Khâu 2 là doanh nghiệp bán buôn rồi bán buôn cho bán lẻ rồi tới người tiêu dùng. + Khâu 3 là doanh nghiệp bán cho đại lý rồi bán cho người tiêu dùng. + Khâu 4 là doanh nghiệp bán đại lý đ bán buôn đ bản lẻ đ người tiêu dùng. - Theo sự ràng buộc của pháp luật: bán hàng qua hợp đồng, đơn đặt hàng và giữa hai bên thoả thuận qua lời nói. c. Các hoạt động trước - trong - sau khi bán hàng. - Trước khi bán hàng: phải xác định rõ ràng và chính xác các vấn đề phải đạt được lợi nhuận tối đa, ngăn ngừa đối thủ cạnh tranh, có cơ hội lâu dài, gây uy tín đối với khách hàng. Phòng kinh doanh của Tổng công ty phải xây dựng phương án, dự báo trước được các tình huống có thể xảy ra, phương án phải ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu ngoài ra còn phải có sự chuẩn bị các ứng xử đối với khách hàng, xác định thời gian thanh toán và thiết lập các tuyến liên lạc, thông tin chính xác để quyết định kịp thời khi có sự cố xảy ra, sau đó trình lên Ban giám đốc duyệt ra quyết định. - Trong khi bán hàng: phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra việc thanh toán tiền hàng của khách hàng để từ đó thúc giục thanh toán hoặc ngừng giao hàng. Theo dõi kiểm tra tình hình tài chính của thương vụ qua các chỉ tiêu sau: Tỉ suất lợi nhuận: P' = x 100% Tỉ suất chi phí: F' = x 100% Tỉ lệ triết giảm: là các khoản giảm trừ, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại. Tỉ lệ nợ: nợ trên doanh số phản ánh chức năng thanh toán của từng thương vụ, tỉ lệ này tăng giảm sẽ ảnh hưởng đến khả năng trung chuyển vốn của doanh nghiệp đ ảnh hưởng tới doanh thu. - Sau khi bán hàng: phải tạo điều kiện để khách hàng hưởng thụ chọn vẹn quyền lợi của mình đối với các hàng hoá dịch vụ mà họ đã mua. Tổng công ty phải nâng cao được uy tín để cạnh tranh với các doanh nghiệp khác như lắp đặt, hướng dẫn, sửa chữa, bảo hành, thay thế,... 2. Công tác quản trị mua hàng. a. Mục tiêu của việc mua hàng: Hoạt động mua hàng của Tổng công ty là một nghiệp vụ quan trọng trong quá trình kinh doanh, nó được tiến hành sau khi xem xét chất lượng hàng hoá, giá cả chào hàng cùng với người bán thoả thuận điều kiện mua và bán, giao nhận thanh toán bằng hợp đồng, hoặc bằng trao đổi hàng - tiền. Mua hàng nó tạo ra yếu tố đầu vào của quá trình kinh doanh, nếu không có hoạt động mua hàng thì không thể kinh doanh được, khi mua hàng với yêu cầu phải giúp cho hoạt động kinh doanh thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh tốc độ chu chuyển hàng hoá, giúp cho Tổng công ty tránh được tình trạng thiếu thừa, hàng ứ đọng, chậm luân chuyển,... Nó giúp cho hoạt động tài chính của Tổng công ty thuận lợi như thu hồi vốn nhanh, bù đắp chi phí kinh doanh, có lợi nhuận để mở rộng kinh doanh, tăng thu nhập cho người lao động và nộp ngân sách cho Nhà nước. b. Các bước tiến hành khi triển khai mua hàng: + Xác định nhu cầu mua hàng; + Xác định danh sách các nhà cung ứng; + Ký hợp đồng với nhà cung ứng đã chọn. Để đạt được thành công phải biết số lượng hàng trong kho, mua mặt hàng nào, lượng tiền chuẩn bị để mua hàng. Tìm được nhà cung ứng có uy tín, xác định khối lượng hàng mua và hình thái thanh toán, giá cả phù hợp, thời gian và chất lượng hàng phải đạt tiêu chuẩn và mức độ đáp ứng nhu cầu kinh doanh, xem xét kỹ các khoản mục trong hợp đồng phù hợp với doanh nghiệp. 3. Công tác quản trị hàng tồn kho a. Các mục tiêu: Hàng tồn kho nhằm đáp ứng nhu cầu hiện tại và nhu cầu tương lai của toàn ngành trong việc đẩy mạnh bán ra thoả mãn nhu cầu người tiêu dùng. Quản trị hàng tồn kho là liên kết quá trình sản xuất cung ứng với tiêu dùng tạo điều kiện để đáp ứng thường xuyên liên tục, tạo điều kiện giữ gìn giá trị và giá trị hàng hoá tránh bị hao tổn, mất mát trong kinh doanh, nó ngăn ngừa lạm phát, hàng kém phẩm chất đi vào trong lưu thông đến với người tiêu dùng; góp phần tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp. b. Phân tích đánh giá quản trị hàng tồn kho: Để công việc quản trị bán hàng tồn kho đạt kết quả tốt Tổng Công ty Xăng dầu phải tiến hành phân loại vật chất theo các tiêu thức nhất định. - Theo mục đích sử dụng: 3 loại. + Hàng tồn kho dạng nguyên liệu; sản phẩm sơ chế, dạng đã tinh chế nhập thẳng ưu điểm của việc phân loại này là có khả năng kiểm sát và thuận lợi nhất cho quá trình sản xuất kinh doanh. + Phân loại theo giá trị hàng hoá: Phân theo giá trị A số lượng 20% giá trị sử dụng 80% B số lượng 30% giá trị sử dụng 25% C số lượng 50% giá trị sử dụng 5-10% Đối với loại hàng A về số lượng chiếm tỉ trọng là 20% nhưng về giá trị của toàn bộ hàng hoá nó chiếm 80% do vậy các nhà quản trị phải chú ý kiểm sát một cách chặt chẽ, thường xuyên hơn, cụ thể là phải nắm chính xác các báo cáo về hàng tồn kho để mà xử lý. Đối với loại hàng B thực tế về số lượng chiếm khoảng 30% còn về mặt giá trị chiếm 25% với loại hàng này nhà quản trị kiểm sát theo định kỳ. Còn đối với loại hàng C về số lượng chiếm đến 50% nhưng giá trị của hàng hoá chỉ đạt 5-10% do vậy Nhà quản trị kiểm sát không thường xuyên vì bán cũng được mà không bán cũng được. + Lưu ý công tác kho: phải bố trí khu kho chứa phù hợp với yêu cầu của tổ chức vận động hàng hoá hợp lý; kịp thời về thời gian, chi phí hợp lý, cung ứng nhanh nhất. Phải có sơ đồ hệ thống kho để đảm bảo tiếp nhận, sắp xếp và xuất hàng theo một kế hoạch thống nhất, phải có hệ thống chứng từ, thẻ kho đầy đủ, phản ánh nghiệp vụ hợp lý chính xác ngoài ra cán bộ quản lý kho phải có phẩm chất phù hợp, có đầu óc khoa học, tuân thủ nghiêm ngặt kỷ luật tác nghiệp kho, đặc biệt là công tác phòng chống cháy nổ. c. Hạch toán giá trị hàng tồn kho: - Phương pháp bình quân gia quyền: Giá bình quân gia quyền = - Phương pháp vào trước ra trước: nhập trước thì xuất trước (FIFO) muốn đánh giá hàng xuất kho, người ta căn cứ vào giá của những hàng nhập sớm nhất để hạch toán. - Phương pháp vào sau ra trước (LIFO): người ta căn cứ vào giá mua lần nhập cuối cùng và sau đó đi dần tới giá cũ nhất lần đầu để xác định. 4. Những công tác quản trị nhân sự: a. Công tác tổ chức lao động - Tổ chức lao động theo logic hiệu suất: thực chất là thực hiện theo phương pháp tổ chức khoa học công nghiệp, ý tưởng của nó là phải có một bộ phận chuyên môn, làm việc theo sự chuẩn bị và qui trình nhất định bao gồm chu kỳ lao động và không lao động đồng thời xác định các định mức các tiêu chuẩn về thời gian, chi phí, sử dụng nguồn lực (phương pháp TAYLOR). - Tổ chức lao động theo logic tình cảm: từ tương cốt lõi là trong một tập thể cần hình thành các nhóm nhỏ một cách tự giác, tự phát cho khách quan, do sự tác động của nhiều người khác nhau về giới tính, tuổi tác, nguồn gốc, giao lưu tình cảm khác nhau bởi vì mục đích của doanh nghiệp thương mại không chỉ là tạo ra của cải vật chất mà còn tạo ra những thoả mãn của con người. - Động cơ làm giàu và sự làm giàu các công việc: nguyên tắc này được gọi là trường phái về nhu cầu và động cơ; ý tưởng thể hiện là mỗi người tự cố gắng thoả mãn ngày càng tăng một nhu cầu nào đó, mỗi nhu cầu sau khi đã thoả mãn lại tạo điều kiện để chuyển sang nhu cầu cao hơn. Theo đó xã hội công nghiệp cho phép thoả mãn 3 nhu cầu "sinh lý - an toàn - liên kết" việc thoả mãn nhu cầu thứ 4 và thứ 5 thuộc về bản thân vận động "được tôn trọng - tự hoàn thiện". Xu hướng hiện nay là cần làm giầu nội dung các công việc, chú ý tới các nhóm nửa tự quản và nhóm tự quản được giao mục tiêu nhiệm vụ để tự hoàn thành. Hiện nay người ta xây dựng doanh nghiệp có lòng tin bảo tồn nền văn hoá và phát triển mở cửa mềm dẻo linh hoạt trong xử lý công việc cụ thể phải thoả mãn 5 nhu cầu sau: - Phải thích nghi về chất lượng - Phải giao lưu và đối thoại - Phải có cổ vũ, động viên, khuyến khích - Phải có trách nhiệm tự quản trong công việc cụ thể - Phải đào tạo tinh thông nghề nghiệp, huy động và tổng hợp. b. Công tác tuyển dụng nhân sự Phòng tổ chức nhân sự của Tổng công ty phải hiểu và biết tuyển dụng nhân sự vào đúng công việc mà Tổng công ty còn khiếm khuyết (đúng người đúng việc). Muốn được như vậy cần chú ý đến các loại người có tính cách phù hợp: 4 loại: - Loại người suy tư: loại người này ưa trật tự, phân tích và suy ngẫm cao, có tư duy và chỉ bị khuất phục bằng lý lẽ, tư liệu, trong hoạt động có cân nhắc kỹ lưỡng không bốc đồng. - Loại người trực nhật: đặc điểm có nhiều sáng kiến nhưng dễ thay đổi, rất nhạy cảm và dễ thích ứng với hoàn cảnh, thường dễ bị bản năng chi phối. - Loại người tri hành: loại người này tháo vát và luôn hướng về công việc thường quan tâm tới cách làm hơn là lý do vì sao lại làm; nhưng dễ bị kích động. - Loại người cảm nhận: đặc điểm quan tâm tới mặt tốt, mặt tiến bộ, dễ bị hấp dẫn bởi hình ảnh, danh tiếng, khung cảnh hình thức hơn cả doanh số và lợi nhuận nhưng thường có các ý kiến nhận xét, phán đoán, bất ngờ và thú vị. Cả 4 loại người này đều tốt cả "luôn khống chế lẫn nhau". c. Công tác đào tạo và phát triển nhân sự Về nhu cầu thì bất cứ một doanh nghiệp nào cũng phải quan tâm tới việc đào tạo và phát triển nhân sự, về công tác này hàng năm Tổng công ty luôn định hướng nghề nghiệp cho CBCNV nhằm đáp ứng với những thay đổi đang xảy ra và tiên đoán những thay đổi trong tương lai, bồi bổ chuyên môn, nâng cao tay nghề để theo kịp với những thay đổi mới trong cơ chế thị trường. + Cách thức huấn luyện: có 3 cách thức. - Huấn luyện lần đầu: áp dụng với người mới nhận việc giúp làm quen với công việc, với môi trường làm việc tạo tâm trạng thoải mái, yên tâm trong ngày đầu làm việc. - Huấn luyện nội bộ: công việc này áp dụng trong hoặc ngoài giờ làm việc vừa làm vừa học là hình thức kèm cặp hướng dẫn trình độ chuyên môn, thực tập thực hành ngoài ra có thể tạm ngừng công việc để học để kết hợp giữa lý thuyết với thực hành. - Huấn luyện chính qui từ bên ngoài: tức là cử người theo học các chương trình đào tạo tập trung chuyên nghiệp, có tính khách quan, tầm khái quát lớn, có cách nhìn cách tiếp cận mới và có thời gian phương tiện học tập nên khả năng về chất lượng thu được tốt hơn. d. Công tác đãi ngộ: Dựa vào luật lao động để áp dụng theo trình độ tay nghề, kiến thức và sức cống hiến, ngoài ra còn khuyến khích khen thưởng nếu hoàn thành kế hoạch, có sáng kiến, phát minh làm lợi cho ngành. 5. Công tác quản trị tài chính Phòng kế toán tài vụ của Tổng công ty đặt ra mục tiêu đạt tối đa lợi nhuận, việc gia tăng lợi nhuận được coi như một hàm số nhiều biến: thu nhập, chi phí ngân hàng, lạm phát, tỉ giá, chi phí quản lý,... Các biến số này lại bị ảnh hưởng bởi một loạt các yếu tố khác như tổng tài sản nợ, tổng tài sản có, các chi phí hoạt động tiền gửi, cơ cấu của nguồn tự có, chính sách phân chia lợi nhuận. Thực chất là tìm kiếm các biện pháp hữu hiệu để nâng cao hiệu quả, có tỉ lệ sinh lời lớn hạn chế tối đa các rủi ro thua lỗ. - Tài sản nợ là tất cả lượng cầu về vốn của Tổng công ty được thoả mãn, đây cũng là lượng cung về vốn của khách hàng. - Tài sản có là toàn bộ sản phẩm mà Tổng công ty kinh doanh tiền tệ cung ứng cho khách hàng. Như vậy để đạt được tối đa khối lượng sản phẩm được tiêu thụ, Tổng công ty phải sử dụng nhiều biện pháp để tăng cầu về sản phẩm dịch vụ của khách hàng và tăng lượng cung ứng sản phẩm của ngân hàng. II. Đánh giá chung về công tác quản trị doanh nghiệp 1. Công tác hoạch định: Thực chất là quá trình lao động trí óc đặc biệt nó liên quan đến tư duy, đến tương lai phát triển của Tổng công ty về những dự định công việc và những phương thức tiến hành của Hội đồng quản trị trong quá trình đi đến mục tiêu, nó có tính liên tục, nó phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ giữa hàng loạt các hoạt động liên quan tới tư duy, suy nghĩ để cuối cùng đưa ra các đánh giá, các quyết định nhằm đạt được mục tiêu mong muốn đặt ra. Để công tác hoạch định được chính xác đạt hiệu quả phải qua 4giai đoạn sau: - Giai đoạn chuẩn đoán - Giai đoạn xây dựng phương án - Giai đoạn so sánh và lựa chọn phương án - Giai đoạn ra quyết định. Nếu thực hiện tốt 4 giai đoạn này nó cho phép Tổng công ty hình dung trước và trình bày rõ ràng tương lai của doanh nghiệp mình. 2. Công tác tổ chức điều hành: Là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo chức năng quản trị và phục vụ cho mục đích chung đã xác định của Tổng công ty. a. Công tác tổ chức lao động: Đối với công tác này Tổng Công ty Xăng dầu áp dụng theo mô hình dọc, cao nhất là Chủ tịch Hội đồng quản trị, sau đến các phòng chức năng làm nhiệm vụ trung gian trực tiếp báo cáo và tham mưu cho Tổng giám đốc, nhận những chỉ thị, quyết định từ Tổng giám đốc để chuyển xuống tới CNV. Mỗi phòng có chức năng nhiệm vụ riêng cùng phối hợp để hoạt động kinh doanh của Tổng công ty đạt hiệu quả. Với mô hình tổ chức ngang dọc mô hình này tương tự như mô hình dọc nhưng trong đó có các chuyên gia thuộc các lĩnh vực khác nhau đảm trách các công việc quản lý trực thuộc Tổng giám đốc. b. Công tác kiểm soát. Thực chất kết hợp 2 chức năng kiểm tra và điều chỉnh đây là công việc đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo cho mục tiêu kế hoạch đề ra đạt kết quả, nhờ đó mà Tổng giám đốc có thể nắm được tình hình thực hiện những quyết định, mục đích là nhận biết được những sai lệch trong việc thực hiện xem có khó khăn gì hoặc những biến động đột xuất để kịp thời đưa ra những giải pháp phù hợp với tình hình mới, còn chức năng điều chỉnh dựa vào một số những căn cứ nhất định để phân tích những biến động, những sai lệch kịp thời điều chỉnh ra quyết định phù hợp với thực tế. Có nhiều loại kiểm soát: - Kiểm soát trước (tiền kiểm) - Kiểm soát tất cả hay không kiểm soát gì cả - Kiểm soát sau (hậu kiểm). Sau khi kiểm soát phải thông báo kết quả với Tổng giám đốc một cách chính xác kịp thời. Kết luận Trước ngưỡng cửa của thế kỷ 21, tuy thời điểm lịch sử này Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam đã, đang và đặc biệt mạnh trong kinh doanh xăng dầu, sản phẩm hoá dầu, đảm bảo có đủ sức mạnh để cạnh tranh với các hãng dầu trong nước và quốc tế, đồng thời là công cụ của Nhà nước để điều tiết thị trường, góp phần đắc lực vào việc thực hiện những mục tiêu kinh tế - xã hội của Nhà nước. Tổng công ty Xăng dầu lấy việc kinh doanh xăng dầu làm nhiệm vụ chính, đồng thời phát triển nhiều loại hình kinh doanh khác, nhằm phát huy cao nhất tiềm năng và thế mạnh của mình. Với hàng trăm tỷ đầu tư trong những năm gần đây, cơ sở hạ tầng của ngành đã thay đổi cơ bản, tái sản xuất được ngày một mở rộng,... Với sự đổi mới công nghệ, nâng cấp cơ sở vật chất - kỹ thuật, Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam đã khoác cho mình một dáng vẻ hiện đại, bề thế để vững bước trong thế kỷ 21. Để đạt được mục tiêu to lớn đã đề ra của mình, Tổng công ty Xăng dầu đang ngày càng củng cố và xác định rõ vị trí của mình trong nền kinh tế thị trường, Tổng công ty Xăng dầu sẽ còn có nhiều thành tựu to lớn, góp phần tốt hơn vào công cuộc xây dựng đất nước Việt Nam văn minh giàu mạnh và hiện đại. Tôi xin chân thành cảm ơn sự quan tâm hướng dẫn của Phòng Kinh doanh Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam và giáo viên hướng dẫn để tôi hoàn thành bản báo cáo thực tập này. mục lục