Đề tài Phần mềm quản lý nhân sự và lương Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1. Sự cần thiết của của công tác tin học hoá quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty bánh kẹo Hải Châu Ngày nay, công nghệ thông tin phát triển như vũ bão. Sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ đã tác động không nhỏ đến quyết định của các tổ chức. Việc ứng dụng tin học vào hoạt động chung của các tổ chức hay hoạt động quản lý của tổ chức đã đem lại nhiều lợi ích khác nhau. Có rất nhiều nguyên nhân bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin. Những nguyên nhân đầu tiên có thể do sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, do những vấn đề về quản lý và xảy ra thâm hụt ngân sách. Nhưng ngoài ra, còn có một số những nguyên nhần khác như yêu cầu của nhà quản lý, hay sự thay đổi chính sách chính trị. Mục tiêu cuối cùng của việc phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên trong tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Châu đã chuyển đổi hình thức kinh doanh, từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần vào cuối năm 2004. Hệ thống thông tin trong công ty nói chung và hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương còn hoạt động một cách thủ công. Việc tính toán và lên báo cáo hàng tháng được hoàn toàn thực hiện trên phần mềm Excel, không có phần mềm chuyên biệt hỗ trợ hệ thống. Việc truyền thông tin giữa các bộ phận trong công ty chủ yếu là qua điện thoại và các văn bản trên giấy, công ty chưa có hệ thống mạng LAN kết nối toàn công ty. Với những lí do trên, em và nhóm đã chọn đề tài: “Phần mềm quản lý nhân sự và lương Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu”. Em xin chân thành cảm ơn Ths.Trịnh Hoài Sơn đã giúp đỡ, hướng dẫn em trong quá trình làm đề tài này. Tôi cũng xin cám ơn Ban điều hành Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Châu đã tạo điều kiện giúp đỡ, cung cấp dữ liệu, thông tin để tôi hoàn thành để tài với chất lượng tốt nhất. 2. Mục đích Đề tài được nghiên cứu với 3 mục đính chính: * Nghiên cứu tổng quan về Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu và tình hình kinh doanh * Nghiên cứu trên cơ sở lý thuyết việc phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự và lương Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu * Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và lương Công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Châu 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Quy trình quản lý nhân sự, quản lý lương, các đầu mối thông tin và các luồng thông tin lưu chuyển nội bộ các đầu vào đầu ra trong công tác quản lý nhân sự và lương Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu - Các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý nhân sự, quản lý lương, chấm công. Từ đó tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu và khai thác dữ liệu phục vụ công tác quản lý. - Theo dõi và báo cáo tình hình cho ban lãnh đạo, đáp ứng yêu cầu quản lý của Công ty trong thời điểm hiện tại và phát triển trong tương lai. 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp hệ thống, phương pháp tư duy: trên cơ sở thống kê những số liệu, thông tin về các tổ chức, doanh nghiệp, chúng tôi xây dựng nên những luận điểm cơ bản của nội dung đề tài Phương pháp phân tích, tổng hợp: mục đích để chứng minh từng luận điểm của đề tài có tính thuyết phục hơn Phương pháp tin học hóa bằng công cụ lập trình để giải quyết vấn đề đã được phân tích và xây dựng giải pháp Bên cạnh đó, các phương pháp nghiên cứu khác như so sánh – đối chiếu: chúng tôi tiến hành so sánh, đối chiếu các thông tin về các doanh nghiệp, các phương thức hoạt động kinh doanh với nhau cũng được sử dụng để rút ra những kết luận xác đáng trong nội dung nghiên cứu 5. Cấu trúc của đề tài Phần mở đầu: Nêu lí do chọn đề tài, mục đích, đối tượng, phạm vi nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu Phần 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu Phần 2: Cơ sở lý thuyết Phần 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự và lương Công ty Bánh kẹo Hải Châu Phần 4: Kết luận PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI CHÂU I. Quá trình hình thành và phát triển Công ty được thành lập khởi đầu bằng sự kiện ngày 16/11/1964, Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nhẹ ra quyết định số 305/QĐBT tách ban kiến thiết ra khỏi nhà máy miến Hoàng Mai, thành lập ban Kiến thiết và chuẩn bị sản xuất cho nhà máy Hải Châu. Ngày 2/9/1965, Bộ công nghiệp nhẹ thay mặt nhà nước cắt băng khánh thành Nhà máy Hải Châu. Theo Quyết định số: 1355 NN-TCCB/QĐ ngày 29/9/1994 của Bộ trưởng Bộ NN & CNTP, nhà máy Hải Châu được bổ sung ngành nghề kinh doanh và đổi tên thành Công ty Bánh kẹo Hải Châu. Căn cứ quyết định số 3656/QĐ/BNN-TCCB ngày 22/10/2004 của Bộ trưởng Bộ NN & PTNH về việc chuyển doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần. Ngày 30/12/2004 Công ty Bánh kẹo Hải Châu đã tổ chức Đại hội đồng cổ đông sáng lập thống nhất đổi tên Công ty Bánh kẹo Hải Châu thành Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu. 1, Trụ sở chính Công ty: 15 phố Mạc Thị Bưởi – Q.Hai Bà Trưng – Hà Nội 2, Ngành nghề kinh doanh chủ yếu - Sản xuất bánh kẹo, sôcôla, gia vị, mỳ ăn liền, và chế biết các loại thực phẩm khác; sản xuất nước uống có cồn, không cồn. - Sản xuất in ấn các loại bao bì thực phẩm; kinh doanh các loại nguyên vật liệu phục vụ sản xuất của Công ty. - Dịch vụ thương mại tổng hợp; cho thuê văn phòng nhà xưởng. 3, Các sản phẩm chủ yếu Hiện nay, công ty có các sản phẩm chủ yếu sau: bánh quy, bánh kem xốp, kẹo, bột canh, bánh mềm, sôcôla. 4, Doanh thu hàng năm - Năm 2000: 127,6 tỷ đồng - Năm 2001: 148,7 tỷ đồng - Năm 2002: 178,8 tỷ đồng - Năm 2003: 178 tỷ đồng - Năm 2004: 194,4 tỷ đồng - Năm 2005: 181,8 tỷ đồng Công ty CP Bánh kẹo Hải Châu kế thừa từ công ty bánh kẹo Hải Châu. Từ khi thành lập đến nay, công ty không ngừng phát triển, liên tục đổi mới trong sản xuất kinh doanh, đầu tư công nghệ thiết bị. Với công nghệ tiên tiến, thiết bị hiện đại của CHDL Đức, Hà Lan, Đài Loan, Trung Quốc cùng với một đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật và quản lý kinh tế (chiếm 10% lực lượng lao động) và công nhân kỹ thuật lành nghê đã đưa quy mô sản xuất kinh doanh của công ty tăng trưởng bình quân hàng năm với tốc độ 15 – 20%. Hiện nay số vốn pháp định của Công ty là 30 tỷ đồng, tổng sản lượng các loại sản phẩm đạt trên 20.000 tấn, doanh thu trên 180 tỷ đồng, thu nhập bình quân đầu người đạt 1.400.000đ/tháng. II. Cơ cấu tổ chức và tình hình ứng dụng CNTT Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP Bánh kẹo Hải Châu được thực hiện theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty CP Bánh kẹo Hải Châu (căn cứ điều 69 Luật doanh nghiệp) bao gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban điều hành, Ban kiểm soát, các đơn vị thành viên gồm 7 phòng, 7 chi nhánh và 4 xí nghiệp. Hiện nay, công ty có 804 cán bộ công nhân viên. Trong đó, số cán bộ quản lý là 123 người, cán bộ kĩ thuật là 74 người, công nhân kỹ thuật là 89 người, và số công nhân trực tiếp sản xuất là 518 người Phần mềm mà hiện tại công ty đang sử dụng để quản lý nhân sụ và lương là phần mềm Microsoft Excel của hãng Microsoft. Phần mềm Excel có giao diện thân thiện với người sử dụng và có chức năng sự dụng đơn giản dễ sử dụng. Ngoài ra, Excel còn cung cấp nhiều hàm để hỗ trợ cho người sử dụng. Có thể vẽ đồ thị qua Excel dựa trên các số liệu của người sử dụng thông qua chức năng tự động vẽ đồ thị. Tuy nhiên, mặc dù là một công cụ hỗ trợ tính toán rất mạnh nhưng không phải dễ sử dụng, không chuyên biệt về tính lương hay quản lý lương. Công ty hiện chưa có hệ thống mạng LAN kết nối toàn công ty, việc truyền thông tin giữa các phòng ban chủ yếu qua điện thoại. Vì vậy nhu cầu của công ty là xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tính lương trên cơ sở liên kết dữ liệu về nhân sự và dữ liệu lương của CBCNV trong công ty. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị (5 thành viên do ĐH đồng cổ đông bầu ra) Ban kiểm soát Ban điều hành (Tổng giám đốc, phó Tổng giám đốc) Phòng ban quản lý Xí nghiệp sản xuất Chi nhánh XN Quy – Kem xốp XN Gia vị thực phẩm XN Kẹo XN Bánh cao cấp Hà Nội Nghệ An Hà Nam TP Hồ Chí Minh Hải Dương Việt Trì Hưng Yên Phòng tổ chức – Lao động - Tiền lương Phòng Hành chính - Bảo vệ Phòng Kĩ thuật Phòng tài chính kế toán Phòng Kế hoạch vật tư Phòng Đầu tư và xây dựng cơ bản Phòng Kinh doanh thị trường PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT Đặc trưng của một hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tính lương 1.Đặc trưng của một hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tính lương HTTT quản lý nhân sự và tính lương ngoài những đặc tính của một HTTT thông thường nó còn có những đặc tính riêng có Mục tiêu: Cung cấp giải pháp hỗ trợ đắc lực những cán bộ làm công tác quản lý nhân sự và tính lương trong các công ty. Hệ thống giúp tạo lập một môi trường làm việc tích hợp, phục vụ hiệu quả các nhu cầu nhập liệu, hoạt động tác nghiệp, tra cứu, báo cáo, tổng hợp, thống kê các thông tin quản lý nhân sự và tính lương của mọi đối tượng trong công ty. Môi trường hệ thống: Số lượng người dùng khá lớn (bao gồm cả ban lãnh đạo, quản lý nhân sự và tính lương của công ty), người dùng chủ yếu là truy vấn dữ liệu trực tiếp từ kho dữ liệu tổng hợp, đòi hỏi khả năng bảo mật cao, không cho phép thông tin bị thay đổi từ bên ngoài,… Giao diện người dùng: Chủ yếu đối tượng sử dụng hệ thống có trình độ tin học khá, nhưng số lần truy xuất hạn chế do vậy hệ thống cần phải thiết kế giao diện dễ hiệu, tuân thủ. Yêu cầu về chức năng: Quản lý nhân sự, chấm công chính xác, tính lương cho cán bộ công nhân viên, tính phúc lợi xã hội cho nhân viên, dữ liệu của phần mềm có thể xuất ra Excel, Word. Các đặc tính của ứng dụng: Dữ liệu đầu vào được nhập từ bàn phím(Gồm các dữ liệu về hồ sơ CBCNV và phòng ban liên quan và các dữ liệu liên quan đến việc tính lương của nhân viên trong công ty). Công việc này thường được giao cho một số cán bộ chuyên trách đảm nhận. Dữ liệu đầu ra chủ yếu dưới dạng báo cáo( Báo cáo lương, báo cáo nhân sự), màn hình hiển thị khi truy vấn thông tin qua mạng. Các thuật toán xử lý dữ liệu khá đơn giản. Kiểu ứng dụng: Với mục tiêu mở rộng trong tương lai trở thành một phần mềm chuyên nghiệp về tính lương và quản lý nhân sự. Các yêu cầu khác: Hệ thống đáng tin cậy, đưa ra các thông tin báo cáo chính xác kịp thời và được thiết kế mở giúp nâng cấp chương trình trong tương lai để có thể đáp ứng sự thay đổi của hoạt động quản lý nhân sự và tính lương của công ty. II.Khảo sát hiện trạng và đặc tả yêu cầu 1.Các yêu cầu chức năng 1.1.Phân tích nghiệp vụ quản lý nhân sự Quản lý về hồ sơ nhân sự: gồm các thông tin liên quan như Mã CB, Họ tên,Ngày sinh, Phòng ban, Chức vụ, Đảng viên, Hôn nhân, Quê quán… Quản lý chức vụ công tác của cán bộ công nhân viên: quản lý việc thay đổi chức vụ của CBNV và quản lý việc đảm nhận chức vụ của CBNV vì 1 cán bộ có thể kiêm nhiều chức vụ trong một lúc. Quản lý tốt điều này sẻ giúp các cán bộ phòng lao động tiền lương, kế toán, tài vụ tính lương dễ dàng hơn. Quản lý phòng ban: gồm quản lý các thông tin liên quan: Mã PB, Tên phòng ban, số lượng cán bộ trong phòng…việc quản lý phòng ban giúp quản lý tốt hơn thong tin về cán bộ trong công ty vì một cán bộ có thể làm tại nhiều phòng ban. Quản lý hợp đồng: QLHĐ của công nhân thử việc và công nhân chuyển từ công nhân hợp đồng sang biên chế chính thức. Quản lý chấm công: Quản lý chấm công theo ca với những công nhân trực tiếp sản xuất. Ca sáng từ 6h-14h Ca chiều từ 14h -22h Ca đêm từ 22h-6h Việc quản lý chấm công có thể giao cho tổ trưởng quản lý sản xuất hoặc cản bộ quản lý theo ca. 1.2.Phân tích nghiệp vụ quản lý lương Từ đầu tháng, các nhân viên kinh tế của từng phòng ban và xí nghiệp chấm công cho từng cán bộ công nhân viên theo quy định của nhà nước và công ty. Cuối mỗi tháng, các nhân viên kinh tế sẽ kiểm tra và tổng hợp các bảng chấm công để chuẩn bị tính lương. Dựa vào bảng chấm công, nhân viên kinh tế từng xí nghiệp hay phòng kế toán sẽ tính các khoản phải thu và các khoản phụ cấp của từng cán bộ công nhân viên. Sau đó tổng hợp lại thành bảng các khoản tăng giảm thu nhập khác để thực hiện việc tính lương Việc tính lương cho từng cán bộ công nhân viên được dựa trên bảng chấm công và bảng các khoản tăng giảm thu nhập khác. Lương của cán bộ công nhân viên được tính theo công thức: Lương = Lương + Lương + Các khoản - Các khoản cứng mềm phụ cấp chi phí Lương cứng: các cán bộ công nhân viên của công ty hưởng lương cứng theo : Hệ số lương Bộ phận công tác Lương mềm: các cán bộ công nhân viên hưởng lương mềm dựa trên cơ sở Các khoản làm ngoài giờ. Vượt định mức sản phấm Các khoản khác Phụ cấp trách nhiệm Đối với các chức vụ Trưởng, phó phòng, GĐ, PGĐ XN, Chi nhánh, đội trưởng, tổ trưởng SX hưởng theo chế độ phụ cấp quy định Được hưởng Phụ cấp TN 0,1 lương tối thiểu. Nếu trong tháng tổ đạt định mức LĐ 100% trở lên, có đủ ngày công SX theo chế độ, không có người vi phạm chất lượng SP thì được cộng thêm 45.000đ/tháng Phụ cấp ca 3 Phụ cấp 35% lương theo hệ số(làm việc >8công/tháng) Phụ cấp 30% lương theo hệ số(làm việc <8 công/tháng) Phụ cấp công tác phí, chi phí khác: Theo đối tượng được duyệt do Tổng giám đốc quy định từng thời điểm Các khoản phải nộp BHXH Công đoàn phí Đảng phí Các khoản phải nộp khác Sau khi tính lương, bộ phận tính lương sẽ lập phiếu lương cho từng cán bộ công nhân viên và lên bảng lương. Phiếu lương sẽ được chuyển về cho nhân viên kinh tế các bộ phần để thanh toán tiền lương cho các bộ công nhân viên và được phòng Tổ chức tổng hợp để lên báo cáo tiền lương chi tiết hang tháng. Dựa vào bảng lương, phòng kế toán sẽ lên Báo cáo tiền lương và Báo cáo Tài chính tổng hợp. Các báo cáo này sẽ được đưa lên Ban điều hành hỗ trợ cho việc ra quyết định 2.Phân tích yêu cầu của người sử dụng Trên cơ sở tìm hiểu phân tích các nghiệp vụ quản lí của công ty và lấy ý kiến của khác hàng. Phần mềm sau khi hoàn thành phải đáp ứng được các yêu cầu sau: Đáp ứng đủ các chức năng về quản lý nhân sự và tính lương. Việc tính lương cho nhân viên thay thế được việc sư dựng phần mềm Excel để tính lương trước đây trên cơ sở đơn giản dễ sử dụng hơn trước. Có khả năng xuất dữ liệu sang các đinh dạng file .doc, .pdf, .xls Về giao diện Đẹp thân thiện, dễ sử dụng Giao diện phải đồng bộ Khả năng tương tác giữa người sử dụng và chương trình dễ dàng trong khâu nhập dữ liệu III. Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhân sự và tính lương công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu 1.Phân tích sơ đồ chức năng của hệ thống quản lý nhân sự và tính lương Hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tính lương gồm các chức năng sau: 1.1.Quản lý nhân sự Quản lý hồ sơ cán bộ nhân viên Quản lý phòng ban Quản lý chấm công cán bộ công nhân viên. 1.2.Quản lý tính lương: Quản lý lương cứng là khoản lương chính của nhân viên trong công ty và tính theo hệ số lương Quản lý lương mềm là quản lý các khoản làm tăng thêm thu nhập của nhân viên thông qua thơi gian làm thêm hoặc số sản phẩm làm vượt định mức 1.3.Các khoản chi trả khác: Các khoản phụ cấp: phụ cấp công tác phí, phụ cấp ốm đau… Các khoản phải trả khác: Bảo hiểm xã hội, Công đoàn phí, Đảng phí, các khoản phải nộp khác… 1.4.In báo cáo: Báo cáo nhân sự Bảng lương tổng hợp 2. Biểu đồ luồng dữ liệu Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) làm một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá trình xử lý thông tin với các yêu cầu : - Sự diễn tả ở mức lôgic nghĩa là nhằm trả lời cho câu hỏi làm gì ? mà bỏ qua câu hỏi làm như thế nào? - Chỉ rỏ các các chức năng (con) phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần mô tả. - Chỉ rõ thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó, và qua đó phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng. Biểu đồ luồng dữ liệu chi mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu(DFD) Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể tiến trình, kho dữ liệu và dòng thông tin Tên nguồn/bộ phận nhận/phát tín hiệu Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý  Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu 2.1.Một số quy tắc và quy ước liên quan tới DFD Mỗi luồng dữ liệu phải có 1 tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu. Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng. nhau thi có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất. Xử lý luôn phải được đánh mã số. Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau Tên cho xử lý phải là một động từ Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu, luồng vào phải khác luồng ra từ một xử lý Đối với việc phân rã DFD Nên chỉ để tối đa 7 xử lý trên 1 trang DFD Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. Xử lý không phản rã tiếp thêm gọi là xử lý nguyên thủy. Mỗi xử lý nguyên thủy phải có một phích xử lý logic trong từ đỉển hệ thống. Chức năng tính lương và quản lý nhân sự được thể hiện chi tiết qua sơ đồ DFD mức ngữ cảnh. Theo sơ đồ trên dữ liệu về nhân viên sẽ được gửi tới hai hệ thống con là hệ thống quản lý nhân sự và hệ thống tính lương. Dữ liệu về nhân viên sau khi được được xử lý bởi hai hệ thống trên sẽ được gửi tới ban giám đốc và các phòng ban liên quan nếu có yêu cầu thông qua các báo cáo. PHẦN 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ LƯƠNG CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI CHÂU Thiết kế kiến trúc 1.Vấn đề tồn tại của hệ thống Trên cơ sở tìm hiểu hệ thống cũ về các mặt quản lý nhân sự và tính lương nhóm phân tích đã rút ra một số mặt còn tồn tại của hệ thống cần giải quyết đó là: Việc theo dõi thuyên chuyển cán bộ giữa các phòng ban không được cập nhật liên tục để tiện cho việc quản lý lương Hệ thống tính lương vẫn thực hiện bán tự động, sử dụng trên công cụ excel không liên kết với việc quản lý nhân sự. Việc quản lý hồ sơ nhân sự hoàn toàn thủ công thông qua giấy tờ Không quản lý mẫu hợp đồng tuyển dụng. Từ các vấn đề trên nhóm nghiên cứu đã quyết định xây dưng một hệ thông thông tin mới: Hệ thống thông tin theo chức năng quản lý nhân sự và tính lương trên cơ sở liên kết dữ liệu. Nhóm chức năng: Quản lý hệ thống + Quản lý tài khoản truy cập: Tên tài khoản, mật khẩu + Quản lý bộ phận: .Các phòng ban: tính lương theo số giờ làm việc định mức .Các phân xưởng: tính lương theo số sản phẩm định mức + Quản lý chức vụ: + Quản lý dữ liệu lương: .Lương cứng .Lương mềm .Các khoản phụ cấp hàng tháng .Các khoản phải thu hàng tháng Nhóm chức năng Quản lý lương + Cập nhập thông tin tính lương từng tháng .Chấm công: từ phiếu thủ công và từ máy chấm công tự động .Sản lượng từng phân xưởng + Các khoản phụ cấp phát sinh + Các khoản phải thu phát sinh Chi tiết chức năng Quản lý lương Báo cáo tổng hợp: + Báo cáo chi tiết lương Báo cáo theo danh sách tìm kiếm Báo cáo cho toàn bộ nhân viên + Báo cáo tình hình nhân sự Danh sach tìm kiếm Toàn bộ nhân viên Chi tiết chức năng Báo cáo tổng hợp Chi tiết chức năng Quản lý hệ thống Chi tiết chức năng Quản lý nhân sự Nhóm chức năng Quản lý nhân sự + Quản lý hồ sơ nhân viên + Điều chuyển, phân bổ nhân viên + Thông tin hệ số lương nhân viên + Tìm kiếm, quản lý theo nhóm nhân viên 2.Chuẩn hóa dữ liệu Để xây dựng CSDL cần phải thực hiện chuẩn hóa cơ sở dữ liệu. Thông qua bước chuẩn hóa, dữ liệu dư thừa sẽ dần được loại bỏ. Thông qua chuẩn hóa các bảng lớn với nhiều cột dữ liệu sẽ được chia tách thành nhiều bảng nhỏ. Mục đích chính của chuẩn hóa là loại trừ thông tin dư thừa trong các bảng, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu. Quy trình chuẩn hóa được thực hiện qua ba bước. 2.1. Chuẩn hóa mức 1(1.NF) Chuẩn hóa mức 1( 1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp, nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Gán thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm một thuộc tính đinh danh của danh sách gốc. 2.2.Chuẩn hóa mức 2(2.NF) Chuẩn hóa mức 2(2.NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phục thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào 1 phần của khóa. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khóa thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khóa đó làm khóa cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. 2.3.Chuẩn hóa mức 3(3.NF) Chuẩn hóa mức 3(3.NF) quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm và thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng và 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chưa quan hệ Yvới X. Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới. Trên cơ sở chuẩn hóa dữ liêu 3 mức ta xây dựng được cơ sở dữ liệu của hệ thống Quản lý nhân sự và tính lương gồm các bảng sau: Bảng bộ phận, Bảng chức vụ, Bảng nhân viên, Bảng chám công, Bảng dữ liệu lương, Bảng các khoản phụ 3.Thiết kế dữ liệu Qua phần phân tích hệ thống ở trên, phần thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin mới là một việc rất quan trong. Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định lại yêu cầu của người sự dụng thông tin mới. Cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý lương của công ty phải bao gồm các bảng dữ liệu sau: 1 - Bảng Bộ phận Tên trường Loại dữ liệu Ghi chú Mabophan Text Mã bộ phận Tenbp Text Tên bộ phận Giodm Number Giờ làm định mức Sanluongdm Number Sản lượng định mức Loaibp Text Loại bộ phận 2 - Bảng chức vụ Tên trường Loại dữ liệu Ghi chú Macv Text Mã chức vụ Tencv Text Tên chức vụ Mabp text Bộ phận 3 - Bảng Nhân viên Tên trường Loại dữ liệu Ghi chú Mahv Text Mã nhân viên Hoten Text Họ và tên nhân viên Macv Text Chức vụ Maluong Number Hệ số lương Makp Number Các khoản phụ Dangvien Boolean Đảng viên 4 - Bảng Chấm công Tên trường Loại dữ liệu Ghi chú Macong Text Mã chấm công Ngay date Ngày làm Ca Number Ca làm Thoigian Number Thời gian làm Sanluong number Sản lượng làm được 5 - Bảng Dữ liệu lương Tên trường Loại dữ liệu Ghi chú Maluong Text Mã lương Loailuong text Loại lương Sotien Number Số tiền từng loại 6 - Bảng Các khoản phụ Tên trường Loại dữ liệu Ghi chú Makp Text Mã khoản phụ khoanmuc text Khoản mục Sotien Number Số tiền từng loại Ghichu text Ghi chú Sơ đồ mối quan hệ giữa các bảng Các bảng dữ liệu trên sẽ đáp ứng được nhu cầu thông tin của người sử dụng, đặc biệt đối với nhà quản trị. Giữa các bảng có mối liên hệ với nhau, giúp cho nhà quản trị có thể xác định được tổng tiền lương phải trả là bao nhiêu, những cán bộ công nhân viên nào làm tốt được công việc hàng tháng để khen thưởng và tăng lương. 4.Thiết kế thuật toán/ logic xử lí 4.1.Khái niệm giải thuật Giải thuật( Algorithm) là một dãy các quy tắc chặt chẽ xác định một trình tự các thao tác trên một đối tượng cụ thể để giải quyết một vấn đề hoặc để hoàn thành một mục đích cuối cùng nào đó. Các phương pháp diễn đạt giải thuật Để diễn đạt một giải thuật thông thường người ta có thể dung ba phương pháp chủ yếu sau: Phương pháp 1: Diễn đạt giải thuật bằng lời Phương pháp 2: Diễn đạt giải thuật bằng sơ đồ khối Phương pháp 3: Diễn đạt giải thuật bằng một ngôn ngữ lập trình có cấu trúc Trong đề tài này em đã dùng phương pháp Diễn đạt giải thuật bằng sơ đồ khối. Tư tưởng của phương pháp này là trên cơ sở ý đồ chủ đạo của giải thuật, người ta tiến hành xây dựng các khối biểu diễn các quy trình tính toán, xử lý dữ liệu và mối liên hệ giữa các khối với nhau. Phương pháp biểu diễn giải thuật toán bằng sơ đồ khối cho ta một cái nhìn tổng thể về phương pháp giải quyết bài toán và mối liên hệ giữa các khối với nhau. 4.2.Thiết kế các module Chương trình gồm 4 tầng xử lý chính, hướng đối tượng hoàn toàn, được lập trình bởiVisual Basic .NET và SQL Server Express + Tầng cơ sở dữ liệu: Bao gồm các thành phần cơ sở dữ liệu: các trường, các bảng, các thủ tục tích hợp. Quản lý kết nối và xử lý các câu lệnh truy vấn. + Tầng thực thể: bao gồm các đối tượng xử lý, các hàm và thủ tục để điều khiển đối tượng. Tầng thực thể làm việc trực tiếp với tầng cơ sở dữ liệu. Thông tin đầu vào và đầu ra chỉ tương tác với tầng xử lý ngữ cảnh. + Tầng xử lý ngữ cảnh: Nhận các yêu cầu của người dùng theo từng chức năng, ngữ cảnh của chương trình từ tầng giao diện. Phân tích thành các yêu cầu và truyền xuống tầng thực thể. Kết quả của quá trình xử lý sẽ trả về tầng giao diện. + Tầng giao diện: Giao tiếp trực tiếp với người sử dụng, phân bổ các chức năng và nhân các yêu cầu của người sử dụng. Tương ứng sẽ truyền và nhận thông tin từ tầng xử lý ngữ cảnh để áp ứng nhu cầu người sử dụng. a. Thuật toán đăng nhập b. Thuật toán xử lý kiến trúc Thuật toán này mô phỏng các tương tác giữa người sử dụng và chương trình thông qua giao diện, Mọi xử lý về dữ liệu sau khi hoàn thành sẽ được chương trình đưa ra màn hình máy tính. c. Thuật toán quản lý nhân sự Thuật toán này mô tả các quy trình chung liên quan đến xử lý dữ liệu về hồ sơ nhân sư. Đối tượng ở đây có thể là hồ sơ về cán bộ nhân viên, hồ sơ về phòng ban. Mọi xử lý sau khi hoàn thành có thể được đưa ra màn hình hoặc lưu trong cơ sở dữ liệu của chương trình. d.Thuật toán tính lương Bắt đầu Danh sách nhân viên Lựa chọn đối tượng Yêu cầu tính lương Thực thể Tính lương Xử lý yêu cầu tính lương Lương = lương cứng + lương + mềm + các khoản phụ cấp - các khoản bị trừ Giao diện Kết thúc e. Thuật toán xuất báo cáo II.Thiết kế giao diên 1.Nguyên tắc thiết kế giao diện Ngoài việc quan tâm đến tính đúng đắn, chính xác của thuật toán ta phải quan tâm đúng mức giữa giao diện và ngừời sử dụng máy. Thiết kế giao diện giữa người sử dụng và máy phải phù hợp với công việc và tình huống xử lý. Có nhiều kiểu thiết kết giao diện nhưng phải chọn làm sao cho đẹp mắt và thuận tiện cho người sử dụng khi thao tác. Giao diện hệ thống phải đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu sau: Bố trí đơn giản, dễ xem và đồng nhất Giảm được sự nhầm lẫn khi thêm bớt sửa lỗi Thống nhất trong quá trình hoạt động Có hệ thống trợ giúp và thông báo hoàn chỉnh Để đáp ứng đòi hỏi đó trong phần này ta sử dụng công cụ phát triển Visual Basic.Net để xây dựng các Form cho chương trình. a. Giao diện đăng nhập b. Giao diện Chính của chương trình c. Giao diện Quản lý Chức vụ d. Giao diện Danh sách Bộ phận e. Giao diện Quản lý Dữ liệu lương e. Giao diện Quản lý Danh sách nhân viên f. Giao diện Quản lý Chấm công tự động g. Giao diện Quản lý Phụ cấp h. Giao diện Báo cáo Báo cáo nhân sự Báo cáo Bảng lương tổng hợp III.Hướng dẫn cài đặt và sử dụng chương trình 1.Yêu cầu phần cứng tối thiểu Máy tính PC 500 MHz 256 MB RAM  Ổ cứng 20GB tổi thiểu 1Gb trống Màn hình màu độ phân giải 800x600 pixel hoặc tốt hơn (1024x768 pixel) Chuột , Bàn Phím Thiết bị lưu dự phòng. Modern Laser printer or Jet printer Các yêu cầu phần cứng và phần mềm được đề nghị đi kèm Máy In Lasze Phần mềm : Hệ điều hành Windows XP service pack I trở lên. Phần mềm Quản lý nhân sự và tiền lương 2007 có các chức năng sau: Quản lý nhân sự]Tính lương cho nhân viên Dữ liệu của phần mềm có thể xuất ra Excel, Word. Tính toán phúc lợi xã hội cho nhân viên dễ dàng và hiện quả hơn Chấm công chính xác cho cán bộ công nhân viên 2.Tư vấn và Đào tạo Tư vấn và đào tạo bao gồm các công việc sau: Tư vấn về thiết kế hệ thống danh mục nhân viên, năm công tác, cấp bậc, hệ số lương cán bộ tin học của công ty thiết kế phần mềm sẽ tư vấn cho cán bộ sử dụng chương trình về hệ thống danh mục nhân viên, năm công tác, cấp bậc, hệ số lương. Hướng dẫn vào số liệu đầu kì: Bên công ty thiết kế phần mề hướng dẫn cho các cán bộ công ty Hải Châu vào các số liệu đầu kì Đào tạo: Cán bộ triển khai bên công ty thiết kế phần mềm sẽ hướng dẫn cho các kế toán và nhân viên phòng Tổ chức – Lao động - Tiền lương của Công ty bánh kẹo Hải Châu sử dụng thành thạo phần mềm Quản lý nhân sự và tiền lương 2007. 3.Bảo hành và hỗ trợ sử dụng Bên B(Công ty tin học cung cấp phần mềm Quản lý nhân sự và tính lương) chịu trách nhiệm bảo hành phần mềm Quản lý nhân sự và tiền lương cung cấp cho Bên A(Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu) trong thời gian 12 tháng, kể từ ngày ký nghiệm thu chương trình. 3.1.Nội dung bảo hành Bảo hành các lỗi của chương trình. Phương thức bảo hành: Khi nhận được thông báo của cán bộ sử dụng phần mềm của bên A, Bên B sẽ phải cử kỹ thuật viên tin học đến tiến hành khắc phục các lỗi của chương trình theo một trong các phương thức sau đây: Hướng dẫn người sử dụng sửa lỗi chương trình thông qua điện thoại, Fax, hoặc E-mail trong vòng 04 (bốn) giờ, kể từ khi nhận được thông báo của bên A. Gửi phần sửa chương trình trên đĩa mềm đến Bên A trong vòng 02 (hai) ngày làm việc theo dấu của bưu điện kể từ khi nhận được thông báo của Bên A. Trực tiếp sửa chữa lỗi của chương trình tại Bên A trong vòng 02 (hai) ngày. 3.2 Hỗ trợ sử dụng Khi bên A có yêu cầu, bên B sẽ trợ giúp người sử dụng phần mềm của bên A về sử dụng phần mềm qua (điện thoại, Fax, E-mail, và thư) hoặc trực tiếp tại Bên A. Trong thời gian bảo hành: Nếu có sự thay đổi về chế độ nhân sự và tiền lương của Nhà nước hoặc bên B có phiên bản mới của phần mềm (mà bên Acó nhu cầu nâng cấp) thì bên B sẽ cập nhật miễn phí các phiên bản mới đó cho bên A Ngoài thời gian bảo hành : Nếu có sự thay đổi về chế độ nhân sự và tiền lương của Nhà nước hoặc bên B có phiên bản kế toán mới (mà bên A có nhu cầu nâng cấp) thì bên B sẽ giảm giá ít nhất cho bên A là 20% so với giá thực tế của phiên bản mới tại thời điểm nâng cấp. KẾT LUẬN Hiện nay, sự đòi hỏi về tin học hoá hoạt động quản lý ngày càng lớn. Sức ép cạnh tranh luôn buộc các nhà quản lý tìm kiếm những phương thức quản lý tiên tiến, tận dụng được tối đa các nguồn lực sẵn có, tiết kiệm chi phí và nhân lực, nhưng vẫn đạt được kết quả tối ưu. Với Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu, dự án phân tích hệ thống thông tin quản lý nhân sự và lương đã được Hội đồng quản trị và Ban điều hành hết sức quan tâm vì đây là một trong những lĩnh vực quan trọng góp phần nâng cao chất lượng quản lý của Công ty. Được Ban điều hành Công ty tín nhiệm giao trọng trách thực hiện đề tài này, em và các bạn trong nhóm đã tiến hành nghiên cứu đề tài trên cả góc độ lý thuyết và thực hành. Các kết quả đề tài đã đạt được bao gồm: 1. Trên cơ sở nghiên cứu các yêu cầu quản lý, đề tài đã nêu sự cần thiết khách quan của việc ứng dụng tin học vào hỗ trợ công tác quản lý nhân sự và lương của Công ty và đề xuất phương án triển khai khả thi. 2. Đề tài đã nêu lên một số vấn đề liên quan đến công nghệ phần mềm, đề xuất quy trình phát triển một phần mềm quản lý nhân sự và lương. 3. Đề tài đã nghiên cứu thiết kế, xây dựng HTTT quản lý nhân sự và lương tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu Đây là một đề tài có tầm quan trọng và mang tính thực tiễn cao. Trong giai đoạn tiếp theo, hệ thống sẽ được nâng cấp cho phép các nhân viên có thể truy nhập vào cơ sở dữ liệu. Đồng thời, đây cũng có thể là chương trình tham khảo cho các công ty có nhu cầu tin học hoá công tác quản lý nhân sự và lương. Hệ thống phần mềm quản lý nhân sự và tính lương sau khi hoàn thành sẽ giúp việc tính lương được thực hiện tự động hóa và tính lương được liên kết với dữ liệu về nhân sự mà trước đây chưa làm được. Việc quản lý nhân sự đã được tin học hóa thay vì quản lý hoàn toàn trên giấy tờ trước đây. Tuy nhiên phần mềm mới hoàn thành ở mức độ cơ bản nhất các chức năng quản lý nhân sự và tính lương vẫn thực hiện ở mức độ rút gọn chưa phản ánh được hết các nghiệp vụ của hai phân hệ chức năng nói trên. Bảng báo cáo lương chưa thể hiện được một cách chi tiết các thông tin liên quan đến từng đối tượng cán bộ nhân viên và chưa theo một mẫu chung. Với điều kiện và trình độ có hạn, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo để có thể hoàn thiện và tiếp tục phát triển đề tài nghiên cứu của mình phục vụ chiến lược phát triển ứng dụng hệ thống thông tin của Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Ths.Trịnh Hoài Sơn đã tạo điều kiện để em thực hiện đề tài này. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Cấu trúc dữ liệu và giải thuật – PGS.TS Hàn Viết Thuận – Đại học Kinh tế Quốc dân 2. Bài giảng Công nghệ phần mềm – PGS.TS Hàn Viết Thuận – Đại học Kinh tế Quốc dân 3. Giáo trình Cơ sở dữ liệu 1, 2 – ThS. Trần Công Uẩn – Đại học Kinh tế Quốc dân 4. Kĩ thuật lập trình Visual Basic trong 21 ngày - Ngọc Anh Thư – NXB Giáo dục 5. Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý – TS Trương Văn Tú, TS Trần Thị Song Minh – Đại học Kinh tế Quốc dân 6. Kỹ nghệ phần mềm – Cách tiếp cận của người thực hành – Roger S.Pressman – NXB Giáo dục 7. www.haichau.com 8. www.wikipedia.com 9. www.microsoft.com