Đề tài Phân hệ quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp

KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 1 / 297 MỤC LỤC Danh mục các hình...........................................................................................................4 Mở đầu ...........................................................................................................................11 Đặt vấn đề ...............................................................................................................11 Mục đích yêu cầu của đề tài ...................................................................................13 Bố cục của luận văn................................................................................................14 Chương 1: Bài tốn quản lý dự án trong doanh nghiệp .................................................15 1.1 Tổng quan về quản lý dự án trong doanh nghiệp.....................................................15 1.1.1 Khái niệm dự án ....................................................................................................15 1.1.2 Quản lý dự án ........................................................................................................15 1.2 Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp...........................................................17 1.2.1 Sơ đồ tổ chức.........................................................................................................17 1.2.2 Quy trình quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp ........................................19 1.2.2.1 Lập kế hoạch thực hiện dự án ............................................................................23 1.2.2.1.1 Phân chia cơng việc.........................................................................................23 1.2.2.1.2 Lập kế hoạch tài nguyên, nguyên vật liệu cho từng cơng việc .......................25 1.2.2.1.3 Dự tốn ngân sách...........................................................................................26 1.2.2.1.4 Lập kế hoạch thanh tốn .................................................................................27 1.2.2.2 Quản lý quá trình thực hiện dự án......................................................................29 Chương 2: Phân tích và thiết kế .....................................................................................31 2.1 Phân tích yêu cầu .....................................................................................................31 2.1.1 Sơ đồ usecase Đăng nhập hệ thống.......................................................................32 2.1.2 Sơ đồ usecase Quản lý hồ sơ dự án.......................................................................34 2.1.2.1 Sơ đồ usecase Quản lý dự án chính....................................................................35 2.1.2.2 Sơ đồ usecase Quản lý dự án .............................................................................37 2.1.2.3 Sơ đồ usecase Quản lý hạng mục.......................................................................42 2.1.2.4 Sơ đồ usecase Quản lý cơng việc.......................................................................45 KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 2 / 297 2.1.2.5 Sơ đồ usecase Quản lý dự tốn ..........................................................................49 2.1.2.6 Sơ đồ usecase Quản lý kế hoạch thanh tốn ......................................................52 2.1.2.7 Sơ đồ usecase Định giá cơng việc của dự án .....................................................54 2.1.2.8 Sơ đồ usecase Thiết lập tham số dự án ..............................................................55 2.1.2.9 Sơ đồ usecase Tra cứu........................................................................................55 2.1.2.10 Sơ đồ usecase Xem nhật ký hố đơn................................................................55 2.1.3 Sơ đồ usecase Quản lý thực hiện dự án ................................................................56 2.1.4 Sơ đồ usecase Báo cáo thống kê ...........................................................................62 2.1.5 Sơ đồ usecase Quản lý danh mục dự án................................................................64 2.1.6 Sơ đồ usecase Quản lý thơng tin ...........................................................................71 2.1.7 Sơ đồ usecase Quản lý hệ thống ...........................................................................74 2.2 Sơ đồ lớp ..................................................................................................................75 2.2.1 Xác định lớp và quan hệ........................................................................................75 2.2.2 Mơ tả lớp ...............................................................................................................81 2.2.3 Mơ tả các ràng buộc tồn vẹn .............................................................................113 2.3 Sơ đồ trình tự thực hiện..........................................................................................123 Chương 3: Cài đặt và thử nghiệm ................................................................................179 3.1 Tổ chức dữ liệu ......................................................................................................179 3.1.1 Mơ tả các bảng ....................................................................................................180 3.1.2 Mơ tả thuộc tính các bảng ...................................................................................181 3.2 Tổ chức chương trình .............................................................................................210 3.2.1 Sơ đồ liên kết các màn hình ................................................................................210 3.2.2 Mơ tả các màn hình .............................................................................................219 3.2.3 Các hàm/ thủ tục chính........................................................................................274 3.3 Kết quả thử nghiệm...............................................................................................284 Kết luận ........................................................................................................................293 Kết quả đạt được của luận văn..............................................................................293 Hạn chế của luận văn............................................................................................294 KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 3 / 297 Hướng phát triển ...................................................................................................295 Phụ lục..........................................................................................................................296 Tài liệu tham khảo........................................................................................................297 KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 4 / 297 DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1.1: Vị trí Ban quản lý dự án trong sơ đồ tổ chức doanh nghiệp (phạm vi dự án nhỏ).................................................................................................................................17 Hình 1.2: Vị trí Ban quản lý dự án trong sơ đồ tổ chức doanh nghiệp (phạm vi dự án lớn) .................................................................................................................................18 Hình 1.3: Mối quan hệ giữa Ban quản lý dự án và các bộ phận khác ...........................18 Hình 1.4: Quy trình tổng quát quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp .................20 Hình 1.5: Quy trình lập kế hoạch thực hiện dự án .........................................................22 Hình 1.6: Ví dụ về phân chia cơng việc.........................................................................23 Hình 2.1: Sơ đồ use case tổng quát ................................................................................31 Hình 2.2: Sơ đồ usecase Đăng nhập hệ thống................................................................32 Hình 2.3: Sơ đồ usecase Quản lý hồ sơ dự án................................................................34 Hình 2.4: Sơ đồ usecase quản lý dự án chính ................................................................35 Hình 2.5: Sơ đồ usecase Quản lý dự án .........................................................................37 Hình 2.6: Sơ đồ usecase Quản lý hạng mục...................................................................42 Hình 2.7: Sơ đồ usecase Quản lý cơng việc...................................................................45 Hình 2.8 Sơ đồ usecase Quản lý dự tốn ngân sách ......................................................49 Hình 2.9: Sơ đồ usecase Quản lý kế hoạch thanh tốn ..................................................52 Hình 2.10: Sơ đồ usecase Quản lý thực hiện dự án .......................................................56 Hình 2.11: Sơ đồ usecase Báo cáo thống kê ..................................................................62 Hình 2.12: Sơ đồ usecase Quản lý danh mục dự án.......................................................64 Hình 2.13: Sơ đồ usecase Quản lý thơng tin..................................................................71 Hình 2.14: Sơ đồ usecase Quản lý hệ thống ..................................................................74 Hình 2.15: Sơ đồ lớp tổng quát ......................................................................................78 Hình 2.16: Sơ đồ lớp quản lý hồ sơ dự án.....................................................................79 Hình 2.17: Sơ đồ lớp quá trình thực hiện dự án.............................................................80 Hình 2.18: Sơ đồ tuần tự nhập dự án chính .................................................................123 KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 5 / 297 Hình 2.19 : Sơ đồ Cộng tác nhập dự án chính .............................................................124 Hình 2.20: Sơ đồ tuần tự Xố dự án chính...................................................................125 Hình 2.21: Sơ đồ Cộng tác xố dự án chính ................................................................126 Hình 2.22: Sơ đồ tuần tự nhập dự án ...........................................................................127 Hình 2.23: Sơ đồ cộng tác nhập dự án .........................................................................128 Hình 2.24: Sơ đồ tuần tự chuyển dự án sang giai đoạn thực hiện ...............................129 Hình 2.25 :Sơ đồ Cộng tác chuyển dự án sang giai đoạn thực hiện ............................130 Hình 2.26 :Sơ đồ tuần tự xố dự án .............................................................................131 Hình 2.27: Sơ đồ Cộng tác xố dự án ..........................................................................132 Hình 2.28 : Sơ đồ tuần tự đĩng dự án ..........................................................................133 Hình 2.29: Sơ đồ Cộng tác đĩng dự án ........................................................................134 Hình 2.30: Sơ đồ tuần tự nhập hạng mục.....................................................................135 Hình 2.31: Sơ đồ Cộng tác nhập hạng mục .................................................................136 Hình 2.32: Sơ đồ tuần tự xố hạng mục.......................................................................137 Hình 2.33: Sơ đồ Cộng tác xố hạng mục ...................................................................138 Hình 2.34: Sơ đồ tuần tự đĩng hạng mục ....................................................................139 Hình 2.35 : Sơ đồ Cộng tác đĩng hạng mục ................................................................140 Hình 2.36: Sơ đồ tuần tự nhập cơng việc.....................................................................141 Hình 2.37 : Sơ đồ Cộng tác nhập cơng việc.................................................................142 Hình 2.38: Sơ đồ tuần tự lập kế hoạch tài nguyên .......................................................143 Hình 2.39: Sơ đồ Cộng tác lập kế hoạch tài nguyên....................................................144 Hình 2.40: Sơ đồ tuần tự lập đơn hàng nguyên vật liệu...............................................145 Hình 2.41: Sơ đồ Cộng tác lập đơn hàng nguyên vật liệu ...........................................146 Hình 2.42: Sơ đồ tuần tự xố cơng việc.......................................................................147 Hình 2.43: Sơ đồ Cộng tác xố cơng việc....................................................................148 Hình 2.44: Sơ đồ tuần tự đĩng cơng việc.....................................................................149 Hình 2.45: Sơ đồ Cộng tác đĩng cơng việc .................................................................150 Hình 2.46: Sơ đồ tuần tự định giá dự án ......................................................................151 KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 6 / 297 Hình 2.47: Sơ đồ Cộng tác định giá dự án ...................................................................152 Hình 2.48: Sơ đồ tuần tự dự tốn cho dự án ( khơng chia theo năm) ..........................153 Hình 2.49: Sơ đồ Cộng tác dự tốn cho dự án ( khơng chia theo năm).......................154 Hình 2.50: Sơ đồ tuần tự dự tốn cho dự án (cĩ chia theo năm và thời kỳ) ................155 Hình 2.51: Sơ đồ Cộng tác dự tốn cho dự án (cĩ chia theo năm và thời kỳ) .............156 Hình 2.52: Sơ đồ tuần tự lập kế hoạch thanh tốn theo bút tốn .................................157 Hình 2.53: Sơ đồ Cộng tác lập kế hoạch thanh tốn theo bút tốn..............................158 Hình 2.54: Sơ đồ tuần tự lập kế hoạch thanh tốn theo giá cố định ............................159 Hình 2.55: Sơ đồ Cộng tác lập kế hoạch thanh tốn theo giá cố định .........................160 Hình 2.56: Sơ đồ tuần tự lập KHTT theo định kỳ .......................................................161 Hình 2.57: Sơ đồ Cộng tác lập KHTT theo định kỳ ....................................................162 Hình 2.58: Sơ đồ tuần tự nhập bút tốn chi phí (cĩ dùng nhật ký bút tốn)................163 Hình 2.59: Sơ đồ Cộng tác nhập bút tốn chi phí (cĩ dùng nhật ký bút tốn).............164 Hình 2.60: Sơ đồ tuần tự nhập bút tốn thời gian (cĩ dùng nhật ký bút tốn).............165 Hình 2.61: Sơ đồ cộng tác nhập bút tốn thời gian (cĩ dùng nhật ký bút tốn) ..........166 Hình 2.62: Sơ đồ tuần tự phân phối nguyên vật liệu ...................................................167 Hình 2.63: Sơ đồ Cộng tác phân phối nguyên vật liệu ................................................168 Hình 2.64: Sơ đồ tuần tự hiệu chỉnh nhật ký bút tốn .................................................169 Hình 2.65: Sơ đồ Cộng tác hiệu chỉnh nhật ký bút tốn ..............................................170 Hình 2.66: Sơ đồ tuần tự Tạo hố đơn đề xuất ............................................................171 Hình 2.67: Sơ đồ Cộng tác Tạo hố đơn đề xuất .........................................................172 Hình 2.68: Sơ đồ tuần tự In hố đơn............................................................................173 Hình 2.69: Sơ đồ Cộng tác In hố đơn.........................................................................174 Hình 2.70: Sơ đồ tuần tự Hiệu chỉnh hố đơn đề xuất.................................................175 Hình 2.71: Sơ đồ Cộng tác Hiệu chỉnh hố đơn đề xuất..............................................176 Hình 2.72: Sơ đồ tuần tự Đĩng hố đơn ......................................................................177 Hình 2.73: Sơ đồ Cộng tác Đĩng hố đơn ...................................................................178 Hình 3.1: Màn hình chính ............................................................................................219 KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 7 / 297 Hình 3.2: Màn hình đăng nhập hệ thống......................................................................220 Hình 3.3: Màn hình nhập dự án chính..........................................................................220 Hình 3.4: Màn hình nhập thơng tin dự án ....................................................................221 Hình 3.5: Màn hình chọn chức năng thực hiện sau khi nhập dự án.............................222 Hình 3.6: Màn hình nhập hạng mục.............................................................................222 Hình 3.7: Màn hình nhập thơng tin chi tiết cho hạng mục ..........................................223 Hình 3.8: Màn hình chọn chức năng sau khi nhập hạng mục......................................223 Hình 3.9: Màn hình nhập cơng việc.............................................................................224 Hình 3.10: Màn hình nhập thơng tin cơng việc chi phí................................................225 Hình 3.11: Màn hình nhập thơng tin cơng việc thời gian ............................................225 Hình 3.12: Màn hình danh sách các tài nguyên được lập kế hoạch làm việc ..............226 Hình 3.13: Màn hình lập kế hoạch làm việc cho từng tài nguyên ...............................227 Hình 3.14: Màn hình nhập thơng tin cơng việc nguyên vật liệu..................................228 Hình 3.15: Màn hình nhập nguyên vật liệu cần thiết cho cơng việc............................229 Hình 3.16: Đơn đặt hàng ..............................................................................................230 Hình 3.17: Màn hình chọn chức năng định tham số cho dự án ...................................230 Hình 3.18: Màn hình nhập tham số dự án....................................................................231 Hình 3.19: Màn hình xem các dự tốn đã lập cho dự án .............................................231 Hình 3.20: Màn hình định mức dự tốn.......................................................................232 Hình 3.21: Màn hình dự tốn theo năm .......................................................................232 Hình 3.22: Màn hình dự tốn theo thời kỳ ...................................................................233 Hình 3.23: Màn hình dự tốn khơng theo năm ............................................................233 Hình 3.24: Màn hình lập kế hoạch thanh tốn theo bút tốn .......................................234 Hình 3.25: Màn hình lập kế hoạch thanh tốn theo giá cố định ..................................234 Hình 3.26: Màn hình lập kế hoạch thanh tốn theo định kỳ ........................................235 Hình 2.27: Màn hình nhập các sự kiện xuất hố đơn...................................................235 Hình 3.28: Màn hình xem các hố đơn đã lập .............................................................236 Hình 3.29: Màn hình định giá cho dự án .....................................................................236 KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 8 / 297 Hình 3.30: Màn hình tra cứu thơng tin dự án chính.....................................................237 Hình 3.31: Màn hình tra cứu thơng tin dự án...............................................................238 Hình 3.32: Màn hình tra cứu thơng tin hạng mục........................................................239 Hình 3.33: Màn hình chọn chức năng tra cứu chi phí dự án........................................239 Hình 3.34: Màn hình tra cứu chi phí/doanh thu dự án .................................................240 Hình 3.35: Màn hình tra cứu chi phí/doanh thu chi tiết ...............................................241 Hình 3.36: Màn hình tra cứu danh sách bút tốn .........................................................242 Hình 3.37: Màn hình tra cứu dự tốn...........................................................................242 Hình 3.38: Màn hình chọn chức năng tra cứu tổng quát..............................................243 Hình 3.39: Màn hình tra cứu dự án theo giai đoạn ......................................................243 Hình 3.40: Màn hình tra cứu dự án theo chi phí ..........................................................244 Hình 3.41: Màn hình tra cứu dự án theo thời gian thực hiện.......................................244 Hình 3.42: Màn hình kết thúc dự án ............................................................................245 Hình 3.43: Màn hình chọn chức năng xố dự án .........................................................245 Hình 3.44: Màn hình nhập bút tốn thời gian ..............................................................246 Hình 3.45 : Màn hình nhập bút tốn chi phí ................................................................247 Hình 3.46: Màn hình phân phối nguyên vật liệu..........................................................248 Hình 3.47: Danh sách bút tốn trong nhật ký bút tốn ................................................249 Hình 3.48: Màn hình hiệu chỉnh bút tốn ....................................................................249 Hình 3.49: Màn hình cập nhật kế tốn tổng hợp..........................................................250 Hình 3.50: Màn hình tạo hố đơn đề xuất....................................................................250 Hình 3.51: Hố đơn......................................................................................................251 Hình 3.52: Màn hình hiệu chỉnh hố đơn đề xuất........................................................252 Hình 3.53: Màn hình cơng nợ khách hàng...................................................................253 Hình 3.54: Màn hình nhập danh mục cơng việc ..........................................................254 Hình 3.55: Màn hình định giá cơng việc......................................................................254 Hình 3.56: Màn hình nhập dự án mẫu..........................................................................255 Hình 3.57: Màn hình nhập hạng mục mẫu...................................................................255 KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 9 / 297 Hình 3.58: Màn hình chọn danh mục cần nhập ...........................................................256 Hình 3.59: Màn hình nhập thơng tin cơ bản cho tài nguyên........................................256 Hình 3.60: Màn hình chọn chức năng sau khi nhập thơng tin cơ bản cho tài nguyên.257 Hình 3.61: Màn hình nhập thời gian làm việc cho tài nguyên.....................................257 Hình 3.62: Màn hình chọn chức năng tra cứu tài nguyên............................................258 Hình 3.63: Màn hình nhập thời gian biểu ....................................................................258 Hình 3.64: Màn hình nhập thời gian nghỉ ....................................................................259 Hình 3.65: Màn hình nhập thơng tin khách hàng.........................................................259 Hình 3.66: Màn hình nhập thơng tin nguyên vật liệu ..................................................260 Hình 3.67: Màn hình nhập danh mục hệ thống............................................................260 Hình 3.68: Màn hình nhập tham số hệ thống...............................................................261 Hình 3.69: Báo cáo tiến độ thực hiện dự án.................................................................262 Hình 3.70: Báo cáo tiến độ thực hiện từng cơng việc..................................................264 Hình 3.71: Báo cáo chi phí thực hiện tồn dự án.........................................................265 Hình 3.72: Báo cáo chi phí thực hiện từng hạng mục..................................................266 Hình 3.73: Báo cáo chi phí thực hiện từng hạng mục..................................................267 Hình 3.74: Báo cáo chi phí thực hiện từng hạng mục..................................................268 Hình 3.75: Báo cáo chi phí thực hiện từng cơng việc..................................................269 Hình 3.76: Báo cáo các tài nguyên tham gia dự án......................................................270 Hình 3.77: Báo cáo các tài nguyên tham gia dự án......................................................271 Hình 3.78: Báo cáo thời gian làm việc của tài nguyên tham gia dự án .......................272 Hình 3.79: Báo cáo các nguyên vật liệu dùng cho dự án.............................................273 Hình 3.80: Xem thơng tin dự án...................................................................................284 Hình 3.81: Biểu đồ thời gian dự kiến thực hiện các hạng mục của dự án ...................285 Hình 3.82: Xem thơng tin hạng mục............................................................................286 Hình 3.83: Tiến độ thực hiện dự án so với thời gian dự kiến ban đầu.........................287 Hình 3.84: Tiến độ từng cơng việc trong dự án ...........................................................288 Hình 3.85: Thống kê chi phí thực hiện ở mức dự án chính .........................................289 KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 10 / 297 Hình 3.86: Thống kê tài nguyên tham gia thực hiện dự án..........................................290 Hình 3.87: Thống kê thời gian làm việc của từng tài nguyên khi tham gia dự án.......291 Hình 3.88: Thống kê nguyên vật liệu đã sử dụng ........................................................292 KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 11 / 297 MỞ ĐẦU ĐẶT VẤN ĐỀ Ngày nay, cùng với việc phát triển nền kinh tế thị trường, cĩ sự tham gia của nhiều thành phần kinh tế khác nhau, nhất là cùng với việc gọi vốn đầu tư nước ngồi, nhu cầu về lập, thẩm định và quản lý quá trình thực hiện các dự án đã tăng lên gấp bội và phát triển rộng khắp từ trung ương đến các địa phương. Trong đĩ dự án xây dựng cơ sở vật chất, kỹ thuật của xã hội, dự án mở rộng sản xuất trong các doanh nghiệp cũng ngày càng gia tăng. Các dự án với vốn đầu tư đáng kể địi hỏi phải được quản lý chặt chẽ, hồn thành đúng hạn và đạt yêu cầu chất lượng đã được đặt ra. Tuy nhiên việc quản lý dự án hiện nay chủ yếu là do con người quản lý. Với những dự án lớn, nhiều cơng việc, thực hiện trong một khoảng thời gian dài, số người tham gia nhiều thì việc quản lý trở nên phức tạp, khĩ quản lý tiến độ thực hiện cũng như nhân cơng. Điều đĩ dẫn đến dự án bị chậm trễ, sử dụng nguồn nhân lực khơng cĩ hiệu quả, chi phí vượt kế hoạch ban đầu… Ngày nay, cùng với sự phát triển của ngành cơng nghệ thơng tin, cơng tác tin học hố trong mọi lĩnh vực, ngành nghề đã giúp cho việc quản lý đạt hiệu quả cao. Các phần mềm ra đời như: phầm mềm giáo dục nhằm nâng cao chất lượng đào tạo, phần mềm quản lý doanh nghiệp nhằm tin học hố quá trình sản xuất, kinh doanh, điều hành doanh nghiệp, phần mềm kế tốn để xử lý, phân tích, tổng hợp số liệu kế tốn,… Đặc biệt, với việc hệ thống hố thơng tin trong hệ thống quản lý dự án giúp cho ban quản lý dự án giảm được tối đa những thao tác thủ cơng, đồng thời nắm bắt, theo dõi được kịp thời thơng tin đầu vào và đầu ra một cách chi tiết nhất đối với từng dự án cụ thể. Hiện nay trên thị trường đã cĩ những phần mềm như Microsoft Project, @Risk, Quản lý thực hiện dự án… là những sản phẩm trợ giúp quản lý dự án. Tuy nhiên các phần mềm trên chỉ là một phần mềm riêng lẻ, khơng đáp ứng được nhu cầu quản lý KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 12 / 297 tổng thể trong doanh nghiệp như quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý kho, quản lý sản xuất, kế tốn tổng hợp,… kết hợp với quản lý dự án trong một phần mềm. Cơng ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm A-Z là một cơng ty chuyên về các phần mềm trong lĩnh vực quản lý như: nhân sự, kế tốn, sản xuất…Hiện nay, cơng ty đang thực hiện giải pháp ERP (Enterprise Resource Planning) - Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên doanh nghiệp vào trong quản lý doanh nghiệp với phần mềm IRP (Intelligent Resource Planning). Xuất phát từ nhu cầu xã hội và yêu cầu đặt ra của cơng ty, đề tài xây dựng “Phân hệ quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp” được hình thành. Đây là một phân hệ trong hệ thống tích hợp IRP về quản lý quá trình thực hiện dự án. Luận văn tốt nghiệp này hướng đến mục tiêu hỗ trợ cho việc quản lý thơng tin của dự án, quản lý thời gian, chi phí của dự án, đồng thời quản lý nguồn nhân lực cũng như tiến độ thực hiện các dự án trong doanh nghiệp sau khi đã được phê duyệt và đưa vào giai đoạn thực hiện. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 13 / 297 MỤC ĐÍCH YÊU CẦU CỦA ĐỀ TÀI Ứng dụng phương pháp phân tích hướng đối tượng bằng UML vào việc xây dựng một cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp. Mơi trường thực hiện đề tài: VB 6.0 kèm theo bộ User Control của cơng ty AZ cĩ hổ trợ font Unicode kết hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2000, các báo cáo dùng Crystal Report 9.0 để cĩ thể hiển thị được font Unicode, soạn thảo hướng dẫn sử dụng bằng Microsoft FrontPage và dùng chương trình HTML Help WorkShop để dịch thành tập tin Trợ Giúp (Help). Hệ thống quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp thơng qua hệ thống tham số giúp chương trình linh động, nguời sử dụng cĩ thể chủ động điều khiển chương trình theo ý muốn. Cho phép theo dõi dự án với nhiều loại tiền tệ khác nhau thơng qua loại tiền tệ cơ bản là tiền VND. Hổ trợ việc phân chia dự án thành các hạng mục, cơng việc cụ thể và lập kế hoạch tài nguyên tham gia từng cơng việc, lập kế hoạch nguyên vật liệu sử dụng cho dự án. Bên cạnh đĩ chương trình cịn hổ trợ lập dự tốn cho dự án hay cho từng hạng mục, cơng việc thuộc dự án đĩ, lập kế hoạch thanh tốn cho tồn bộ dự án hay từng hạng mục. Trong quá trình dự án đang thực hiện, quản lý các bút tốn phát sinh cũng như các hố đơn thanh tốn, đồng thời lập các báo cáo tiến độ thực hiện dự án, so sánh chi phí thực với chi phí dự kiến và các báo cáo khác. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 14 / 297 BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN Luận văn bao gồm các phần sau: Mở đầu Phần này giới thiệu tổng quan về đề tài, mục đích yêu cầu của đề tài. Chương 1: Bài tốn quản lý dự án trong doanh nghiệp Phần này trình bày tổng quan về quản lý dự án, nghiệp vụ và quy trình quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp. Chương 2: Phân tích và thiết kế Ứng dụng phương pháp phân tích hướng đối tượng bằng UML để phân tích và thiết kế một cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp. Chương 3: Cài đặt và thử nghiệm Từ kết quả phân tích và thiết kế, phần này trình bày về cách tổ chức dữ liệu trong mơi trường cụ thể, tổ chức menu chương trình, giao diện chương trình và kết quả thử nghiệm chương trình. Kết luận Kết quả đạt được của luận văn, hạn chế và hướng phát triển trong tương lai. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 15 / 297 CHƯƠNG 1: BÀI TỐN QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm dự án Dự án là một nhĩm các cơng việc được thực hiện theo một quy trình nhất định để đạt được mục tiêu đề ra, cĩ thời điểm bắt đầu và kết thúc được ấn định trước, và sử dụng tài nguyên cĩ giới hạn. Dự án được phân loại như sau: ™ Dự án xây dựng, hố dầu, khai thác mỏ ™ Dự án sản xuất ™ Dự án đào tạo và quản lý ™ Dự án nghiên cứu 1.1.2 Quản lý dự án Quản lý dự án là một nghệ thuật và khoa học phối hợp con người, thiết bị, vật tư, kinh phí và thời gian để hồn thành dự án đúng hạn và trong phạm vi kinh phí được duyệt. Ngồi ra ta cịn cĩ thể hiểu quản lý dự án như sau: Nhĩm các cơng việc Quy trình xác định ƒ Mục tiêu nhất định ƒ Cĩ thời điểm bắt đầu ƒ Cĩ thời điểm kết thúc ƒ Sử dụng tài nguyên cĩ giới hạn DỰ ÁN KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 16 / 297 Quản lý dự án là một quá trình hoạch định, tổ chức, phân cơng, hướng dẫn thực hiện và kiểm tra cơng việc để hồn thành các mục tiêu đã định của dự án. Mục tiêu của quản lý dự án : • Quản lý dự án hồn thành đúng hạn • Quản lý dự án hồn thành trong chi phí đã dự trù • Quản lý dự án hồn thành đạt yêu cầu đã đặt ra • Quản lý sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả Nội dung chính trong Quản lý dự án : • Quản lý thời gian của dự án - Xác định các cơng tác - Trình tự các cơng tác - Ước lượng thời gian hồn thành cơng tác - Lập tiến độ/kế hoạch - Kiểm sốt thời gian • Quản lý chi phí của dự án - Hoạch định tài nguyên - Ước lượng chi phí - Thiết lập ngân sách cho dự án - Kiểm sốt chi phí • Quản lý nguồn nhân lực dự án - Hoạch định tổ chức - Tìm kiếm / tuyển dụng nhân viên - Thành lập và duy trì Ban Quản lý dự án • Quản lý thơng tin của dự án - Hoạch định thơng tin - Báo cáo tiến trình - Kết thúc quản lý KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 17 / 297 1.2 QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Sơ đồ tổ chức Bất kỳ một doanh nghiệp nào đều cĩ những dự án lớn nhỏ khác nhau. Để quản lý các dự án đĩ một cách cĩ hiệu quả nhất, kinh tế nhất thì doanh nghiệp cần phải cĩ một bộ phận quản lý việc hình thành và theo dõi thực hiện các cơng việc trong dự án (bộ phận đĩ được gọi là Ban quản lý dự án). Tuỳ theo phạm vi của dự án, ban quản lý dự án sẽ cĩ những vị trí khác nhau trong sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp. Ban quản lý dự án tồn tại trong suốt quá trình làm dự án, từ khi bắt đầu nhận dạng dự án, soạn thảo dự án cho đến khi cĩ quyết định thành lập. Trong suốt quá trình thực hiện dự án, ban quản lý vẫn cĩ nhiều khả năng phải thay đổi cơ cấu tổ chức, nhân sự cho phù hợp với tình hình sản xuất, kinh doanh từng thời kỳ, nhất là đối với các dự án cĩ thời gian tồn tại lâu dài. Khi dự án đã hồn tất và đưa vào sử dụng thì ban quản lý dự án cĩ thể giải tán. Nếu phạm vi dự án nhỏ, chẳng hạn như dự án nhằm tăng trang thiết bị, máy mĩc, tăng doanh số bán hàng cho cơng ty…, ban quản lý dự án sẽ được tổ chức như sau: Hình 1.1: Vị trí Ban quản lý dự án trong sơ đồ tổ chức doanh nghiệp (phạm vi dự án nhỏ) Nếu phạm vi của dự án lớn hơn, chẳng hạn: xây dựng nhà máy, xưởng sản xuất, thành lập cơng ty con,….hoặc những dự án cĩ tầm vĩ mơ, cĩ liên quan tới tỉnh, Sở hay Chính phủ xét duyệt, Ban quản lý sẽ cĩ vị trí trong sơ đồ tổ chức như sau: Ban giám đốc Phịng sản xuất Phịng kinh doanh Phịng kế tốn Ban quản lý dự án KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 18 / 297 Hình 1.2: Vị trí Ban quản lý dự án trong sơ đồ tổ chức doanh nghiệp (phạm vi dự án lớn) Trong doanh nghiệp, Ban quản lý dự án cĩ quan hệ với nhiều phịng ban khác (được cho bởi Hình 1.3). Trong quá trình thực hiện dự án, nhân cơng tham gia dự án sẽ được Ban quản lý dự án tính lương và chuyển về cho phịng Quản lý nhân sự. Phịng Quản lý nhân sự chịu trách nhiệm trả lương và theo dõi chấm cơng hằng ngày cho nhân viên. Cuối cùng tiền lương nhân viên sẽ được kết chuyển vào Kế tốn tổng hợp. Khi dự án cần nguyên vật liệu thì Ban quản lý dự án gởi danh sách các nguyên vật liệu cần thiết cho bộ phận quản lý kho. Bộ phận này kiểm tra xem kho cĩ đủ các nguyên vật liệu cần thiết khơng, nếu khơng đủ sẽ yêu cầu mua nguyên vật liệu nhập kho. Các hố đơn cần thanh tốn cho dự án được gởi cho Kế tốn phải thu và cập nhật vào kế tốn tổng hợp. Hình 1.3: Mối quan hệ giữa Ban quản lý dự án và các bộ phận khác Ban giám đốc Phịng kinh doanh Phịng kế tốn Phịng sản xuất Ban quản lý dự án KẾ TỐN TỔNG HỢP PHỊNG NHÂN SỰ QUẢN LÝ DỰ ÁN KẾ TỐN PHẢI THU KHO Lương kết chuyển Hố đơn Cập nhật vào KTTH Yêu cầu xuất nguyên vật liệu KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 19 / 297 1.2.2 Quy trình quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Dự án của cơng ty bao gồm hai loại. Một là dự án do cơng ty đưa ra nhằm phục vụ cho nhu cầu sản xuất, kinh doanh hay mở rộng quy mơ của cơng ty. Hai là dự án cơng ty nhận thực hiện theo yêu cầu của khách hàng. Trong cơng ty, ban quản lý dự án là bộ phận quản lý tồn bộ mọi hoạt động của dự án, từ khi dự án được hình thành cho đến khi dự án kết thúc. Ban quản lý dự án bao gồm hai bộ phận: bộ phận quản lý quá trình xúc tiến và hình thành dự án, bộ phận quản lý quá trình thực hiện dự án. Bộ phận quản lý xúc tiến và hình thành dự án quản lý từ khi dự án được đề ra, thơng qua các giai đoạn xét duyệt và thẩm định cho đến khi dự án cĩ quyết định được hình thành. Bộ phận quản lý thực hiện dự án quản lý từ lúc dự án được đưa vào thực hiện cho đến khi dự án kết thúc. Đối với dự án của cơng ty, dự án đưa ra phải được xét duyệt, thẩm định từ phịng ban cấp dưới đến phịng ban cấp trên. Sau khi đã được xét duyệt, dự án của cơng ty được hình thành. Tùy vào quy mơ của dự án, dự án cĩ thể được chia thành nhiều gĩi thầu, mỗi gĩi thầu được phân thành nhiều hạng mục. Cơng ty cĩ thể trực tiếp thực hiện tồn bộ các gĩi thầu hay chỉ một số gĩi thầu của dự án. Mỗi gĩi thầu của cơng ty khi chuyển sang bộ phận quản lý thực hiện được xem như là một dự án. Phần cịn lại cĩ thể được đưa ra đấu thầu và giao cho các cơng ty ngồi thực hiện. Đối với dự án thực hiện theo yêu cầu của khách hàng, Ban quản lý dự án lập bản báo giá, kế hoạch thực hiện dự án và gửi cho khách hàng (khách hàng ở đây cĩ thể là một cơng ty hay một người). Nếu khách hàng đồng ý với bản báo giá, dự án sẽ được chuyển sang giai đoạn thực hiện. Quy trình quản lý thực hiện dự án được thể hiện ở hình 1.4 KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 20 / 297 Bộ phận QL Hình thành dự án Bộ phận QL thực hiện dự án Chủ đầu tư Đơn vị thi cơng Hình 1.4: Quy trình tổng quát quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Dự án thực hiện theo yêu cầu của khách hàng Báo cáo cho chủ đầu tư Xét duyệt Khơng đồng ý Đồng ý Dự án bắt đầu thực hiện Báo cáo tình hình thực hiện dự án Báo cáo cho chủ đầu tư Kết thúc dự án Thống kê, báo cáo Hồ sơ báo cáo Kết thúc Quản lý quá trình thực hiện dự án KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 21 / 297 Mọi dự án trước khi khởi cơng thực hiện phải được lập kế hoạch thực hiện trước (xem nội dung lập kế hoạch thực hiện trong hình 1.5). Kế hoạch thực hiện này được đưa cho chủ đầu tư (khách hàng hay cơng ty yêu cầu thực hiện dự án) xét duyệt. Nếu chủ đầu tư khơng đồng ý thì Ban quản lý dự án lập lại kế hoạch thực hiện. Nếu chủ đầu tư đồng ý với kế hoạch này thì dự án bắt đầu thực hiện. Trong quá trình thực hiện dự án, đơn vị chịu trách nhiệm thi cơng dự án sẽ báo cáo tình hình thực hiện dự án cho Ban quản lý dự án. Ban quản lý dự án dựa vào thơng tin này để quản lý quá trình thực hiện dự án. Quản lý quá trình thực hiện dự án bao gồm quản lý chi phí, thời gian thực hiện dự án cũng như tình hình tài nguyên tham gia dự án. Sau đĩ, ban quản lý dự án tính tốn chi phí, xem xét tiến độ thực hiện dự án. Nếu dự án cĩ khả năng vượt chi phí dự kiến ban đầu hay cĩ thể hồn thành khơng đúng tiến độ thì ban quản lý dự án sẽ hiệu chỉnh kế hoạch thực hiện. Khi kế hoạch thực hiện dự án thay đổi thì Ban quản lý dự án phải báo cáo cho chủ đầu tư biết. Theo định kỳ Ban quản lý dự án cũng sẽ báo cáo tình hình thực hiện dự án cho chủ đầu tư. Khi dự án kết thúc, Ban quản lý dự án nghiệm thu cơng trình, thống kế báo cáo tồn bộ dự án và gởi về cho chủ đầu tư. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 22 / 297 Bộ phận QL thực hiện dự án Hình 1.5: Quy trình lập kế hoạch thực hiện dự án Bắt đầu Lập kế hoạch thực hiện dự án Phân chia dự án ra thành từng hạng mục, cơng việc cụ thể Lập kế hoạch tài nguyên cho từng cơng việc Lập kế hoạch nguyên vật liệu cho từng cơng việc Lập kế hoạch thanh tốn cho dự án hay hạng mục Lập dự tốn ngân sách Kết thúc KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 23 / 297 1.2.2.1 Lập kế hoạch thực hiện dự án 1.2.2.1.1 Phân chia cơng việc Dù là dự án lớn hay nhỏ thì cũng phải phân chia dự án ra thành những phần việc cĩ thể quản lý được. Mục đích của việc phân chia này là để xác định các cơng việc cần phải thực hiện, nhằm giúp quản lý tồn bộ dự án một cách tốt nhất và là nền tảng cho việc lập kế hoạch tài nguyên tham gia dự án hay kế hoạch nguyên vật liệu sử dụng cho dự án. Sự phân chia các cơng việc sẽ tiếp tục mãi cho đến khi tồn bộ dự án được hiển thị như là một hệ thống các cơng việc riêng biệt, khơng cĩ sự chồng chéo nhau giữa các cơng việc. Thơng thường, một dự án được chia làm 3 mức : dự án, hạng mục, cơng việc (xem hình 1.6) Hình 1.6: Ví dụ về phân chia cơng việc Thơng tin một dự án bao gồm: mã dự án, nội dung thực hiện dự án, dự án thuộc một dự án chính nào, thơng tin khách hàng yêu cầu thực hiện dự án và khách hàng thanh tốn tiền cho dự án (dự án của cơng ty thì khách hàng là chính cơng ty), địa chỉ giao nhận dự án (nơi sản phẩm của dự án được giao cho khách hàng ), người đại diện Dự án giảng đường B4 Phần ngầm Phần khung Hệ thống điện nước Cơng tác mặt bằng Thi cơng nền mĩng Thi cơng lầu 1 Thi cơng lầu 2 Thi cơng mái Cơng tác điện Cơng tác nước KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 24 / 297 liên hệ của khách hàng, người đại diện liên hệ của cơng ty với phía khách hàng, mã số đơn đặt thực hiện dự án của khách hàng, ngày dự kiến bắt đầu và kết thúc dự án, ngày thực tế bắt đầu và kết thúc dự án, tổng số vốn đựơc cấp cho dự án, người quản lý thực hiện dự án. Mỗi dự án được chia thành nhiều hạng mục. Mỗi hạng mục cĩ các thơng tin sau: Mã hạng mục, nội dung hạng mục, người quản lý hạng mục (cĩ thể người quản lý dự án và người quản lý hạng mục khác nhau), giá của hạng mục, ngày dự kiến bắt đầu và kết thúc hạng mục, ngày thực sự bắt đầu, kết thúc hạng mục. Giá của tất cả các hạng mục phải nhỏ hơn bằng tổng số vốn được cấp cho dự án. Mỗi hạng mục lại được chia thành nhiều cơng việc. Doanh thu của tất cả các cơng việc thuộc một hạng mục khơng được lớn hơn giá hạng mục đĩ. Các cơng việc cĩ thể phân làm 3 loại như sau : • Loại 1: cơng việc quản lý chi phí. Ví dụ: chi phí nhiên liệu, chi phí bao bì (nếu cĩ), chi phí thuê mướn nhà cửa, đất đai, chuyên chở bốc xếp, chi phí xây dựng cơ bản, chi phí lắp đặt thiết bị, chi phí quản lý hành chính... • Loại 2: cơng việc quản lý thời gian. Ví dụ: thời gian làm việc của nhân cơng, các máy mĩc thiết bị,... Nhân cơng, máy mĩc thiết bị được gọi chung là tài nguyên. • Loại 3: cơng việc quản lý việc mua và sử dụng nguyên vật liệu. Một cơng việc cĩ các thơng tin sau: Mã cơng việc, nội dung cơng việc, người quản lý cơng việc, ngày dự kiến bắt đầu và kết thúc cơng việc, ngày thực tế bắt đầu và kết thúc cơng việc, loại thuế được áp dụng khi tính tiền hĩa đơn, số giờ ước tính thực hiện cơng việc (đối với cơng việc loại 2), số lần thực hiện cơng việc (đối với cơng việc loại 1), đơn giá được khách hàng thanh tốn và chi phí ước tính thực hiện 1 giờ hay 1 lần (đối với cơng việc loại 1 và loại 2), tổng doanh thu và tổng chi phí cho một đơn hàng đặt mua nguyên vật liệu (đối với cơng việc loại 3). KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 25 / 297 Với dự án cơng ty thực hiện theo yêu cầu của khách hàng, bộ phận quản lý thực hiện dự án sau khi phân chia cơng việc thì lập bản báo giá giao cho khách hàng. Nếu khách hàng chấp nhận bản báo giá này thì bộ phận quản lý thực hiện dự án chuyển dự án sang giai đoạn thực hiện. 1.2.2.1.2 Lập kế hoạch tài nguyên, nguyên vật liệu cho từng cơng việc Đối với cơng việc quản lý thời gian (loại 2), ban quản lý thực hiện dự án lập kế hoạch tài nguyên, tức là phân cơng ai sẽ tham gia thực hiện cơng việc này từ ngày nào đến ngày nào, mỗi ngày sẽ làm việc trong bao nhiêu giờ. Mỗi cơng việc cĩ thể cĩ nhiều người tham gia và sử dụng nhiều máy mĩc thiết bị. Một tài nguyên cĩ thể cùng lúc tham gia nhiều dự án. Cĩ 4 loại tài nguyên : • Loại 1: nhân viên cơng ty. Đây là nguồn nhân lực của cơng ty, mỗi nhân viên trực thuộc một phịng ban hay một bộ phận cụ thể. • Loại 2 : máy mĩc, thiết bị. Đây cĩ thể là tài sản chung của cơng ty hay là tài sản trực thuộc một phịng ban hay một bộ phận cụ thể. • Loại 3: Nhĩm tài nguyên. Bộ phận quản lý thực hiện dự án ngồi việc quản lý từng nhân viên, từng máy mĩc, cũng cĩ thể quản lý tài nguyên theo từng nhĩm. Nhĩm tài nguyên cĩ thể là từng nhĩm nhân viên thuộc một phịng ban hay từng nhĩm máy mĩc thiết bị. • Loại 4: Tài nguyên bên ngồi: đây là loại tài nguyên khơng trực thuộc cơng ty. Cơng ty cĩ thể thuê nhân lực hay máy mĩc từ bên ngồi trong một giai đoạn để thực hiện một dự án nào đĩ. Mỗi tài nguyên sẽ cĩ các thơng tin sau: họ tên, địa chỉ, điện thoại, điện thoại di động, email, số fax, chức vụ, các bằng cấp mà tài nguyên cĩ và một bảng lương (Bảng lương quy định tiền lương cho 1 giờ làm việc. Lương của giờ làm việc hành chính, lương làm ngồi giờ, lương làm vào các ngày nghỉ… sẽ khác nhau). Ngồi ra mỗi tài nguyên cịn cĩ với một thời gian biểu làm việc. Cĩ thể nhiều tài nguyên cùng sử dụng KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 26 / 297 chung một thời gian biểu. Thời gian biểu quy định số ngày làm việc trong tuần, giờ bắt đầu làm việc, giờ nghỉ trưa, giờ kết thúc làm viêc, số giờ làm thêm cho từng ngày trong tuần, các ngày nghỉ (cĩ thể nghỉ một ngày, nhiều ngày hay chỉ nghỉ từ mấy giờ đến mấy giờ trong một ngày). Đối với cơng việc quản lý việc mua và sử dụng nguyên vật liệu thì ban quản lý thực hiện dự án lập đơn đặt hàng mua nguyên vật liệu cần sử dụng. Thơng tin đơn đặt hàng như sau: Mã đơn đặt hàng, ngày đặt, ngày giao, tổng tiền của đơn đặt hàng và danh sách các nguyên vật liệu đặt mua gồm mã nguyên vật liệu, tên nguyên vật liệu, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền. Tổng tiền của đơn đặt hàng khơng được lớn hơn tổng doanh thu của cơng việc. 1.2.2.1.3 Dự tốn ngân sách Một dự án cĩ thể được dự tốn dựa trên một hay nhiều nguồn ngân sách khác nhau. Sau khi phân chia cơng việc thì tổng số tiền ước tính thực hiện từng cơng việc mặc định xem là dự tốn cơ bản. Cĩ thể dự tốn trên dự án hay hạng mục, cơng việc. Nếu dự tốn trên cơng việc hay hạng mục thì sẽ được cập nhật lên mức cao hơn (cơng việc cập nhật lên hạng mục, hạng mục cập nhật lên dự án). Ngồi ra việc dự tốn cịn được chia theo cĩ dự tốn theo từng năm hay khơng. Nếu dự tốn theo từng năm thì lại cĩ thể dự tốn thành nhiều kỳ trong năm hay chỉ đơn thuần dự tốn cho cả năm. Khi một dự tốn bị khố thì ta khơng thể cập nhật hay chỉnh sửa dự tốn đĩ được nữa. Nội dung dự tốn bao gồm : Doanh thu, chi phí, lợi nhuận ước tính cho từng cơng việc hay hạng mục hay tồn dự án, tuỳ vào mức độ ta chọn dự tốn. Đối với dự tốn ở mức cơng việc thì cĩ dự tốn theo số giờ. Dự tốn là cơ sở để so sánh chi phí thực hiện với chi phí ước tính ban đầu, từ đĩ tính ra lợi nhuận. Nếu chi phí thực tế lớn hơn chi phí dự tốn ban đầu thì cần cĩ kế hoạch điều chỉnh. Cơng việc quản lý dự án cĩ hiệu quả hay khơng phụ thuộc rất nhiều KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 27 / 297 vào giai đoạn dự tốn. Dự tốn càng chính xác với thực tế sẽ thu được lợi nhuận cao nhất. 1.2.2.1.4 Lập kế hoạch thanh tốn Đối với mỗi dự án cần cĩ một kế hoạch thanh tốn (hay cịn gọi là kế hoạch cấp vốn) trong quá trình thực hiện. Kế hoạch thanh tốn cĩ thể được lập cho tồn dự án hay từng hạng mục trong dự án. Cĩ 3 loại thanh tốn: • Loại 1: Thanh tốn theo tiến độ thực hiện hay thanh tốn theo bút tốn (Ongoing) Với loại thanh tốn này, dự án thực hiện đến đâu thì sẽ yêu cầu chủ đầu tư thanh tốn đến đĩ. Số tiền thanh tốn chính là số tiền dự án hay hạng mục đã sử dụng (tính đến thời điểm thanh tốn). Cĩ thể thiết lập giá trần (ceiling price) cho loại thanh tốn này. Nếu cĩ dùng giá trần thì tồn bộ số tiền thanh tốn cho dự án hay hạng mục khơng được vượt quá giá trần. Ngồi ra cịn cĩ thể định số tiền ban đầu (advance amount). Đây là số tiền đưa trước và cĩ thể bị khấu trừ cho lần thanh tốn kế tiếp hay khơng, điều này phụ thuộc vào lúc lập kế hoạch thanh tốn. • Loại 2: Thanh tốn theo giá cố định (Fixed price) Với loại thanh tốn này, dự án hay hạng mục sẽ được thanh tốn theo giá cố định (fixed price), tức là tổng số tiền thanh tốn cho dự án hay hạng mục khơng được vượt quá giá cố định này. Giá cố định là tổng tiền của tất các cơng việc thuộc dự án hay hạng mục. Cĩ thể định hay khơng định số tiền ban đầu (advance amount) và số tiền cịn lại (Retention amount). Số tiền ban đầu cĩ thể được khấu trừ tồn bộ cho lần thanh tốn kế tiếp hay khấu trừ dần cho các lần thanh tốn sau. Số tiền cịn lại KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 28 / 297 sẽ được thanh tốn khi hồn tất dự án hay hạng mục, cơng việc nào đĩ và được khấu trừ dần cho các lần thanh tốn. Cĩ 2 cách thanh tốn theo loại thanh tốn này: o Cách 1: Giá cố định sẽ được phân bổ tồn bộ ra thành nhiều đợt thanh tốn. Khơng quan tâm chi phí thực hiện. o Cách 2: Dự án hay hạng mục thực hiện đến đâu thì thanh tốn đến đĩ. Nhưng tổng tiền thanh tốn khơng được vượt quá giá cố định. • Loại 3: Thanh tốn định kỳ (Repeat Invoicing) Với loại thanh tốn này, dự án hay hạng mục sau một khoảng thời gian (x ngày, x tháng hay x năm) sẽ được thanh tốn một số tiền cố định. Tổng số tiền thanh tốn khơng vượt quá tổng số tiền cấp cho dự án hay hạng mục. Các đợt thanh tốn được định trước dựa vào các sự kiện. Cĩ các sự kiện sau: • Khi dự án bắt đầu được thực hiện • Khi hạng mục bắt đầu được thực hiện • Khi cơng việc bắt đầu được thực hiện • Khi dự án được kết thúc • Khi hạng mục được kết thúc • Khi cơng việc được kết thúc • Khi dự án thực hiện được bao nhiêu giờ • Khi hạng mục thực hiện được bao nhiêu giờ • Khi cơng việc thực hiện được bao nhiêu giờ • Vào ngày nào đĩ Khi một sự kiện được lập xảy ra thì dự án hay hạng mục sẽ được xuất hố đơn yêu cầu thanh tốn. Mỗi dự án hay hạng mục chỉ được thanh tốn theo một loại duy nhất. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 29 / 297 1.2.2.2 Quản lý quá trình thực hiện dự án Người quản lý cơng việc sẽ trơng coi mọi hoạt động diễn ra trong từng ngày và báo cáo thời gian làm việc của tài nguyên và các chi phí phát sinh của cơng việc trong quá trình thực hiện về cho bộ phận quản lý thực hiện dự án. Bộ phận quản lý thực hiện dự án ghi nhận thời gian làm việc của tài nguyên và các chi phí khác thơng qua bút tốn dựa vào đơn giá và chi phí đã được dự tốn cho cơng việc trong giai đoạn lập kế hoạch thực hiện. Bút tốn cĩ thể lập mỗi ngày, mỗi tuần hay mỗi tháng. Cĩ 3 loại bút tốn: • Bút tốn cho cơng việc thời gian: đây là bút tốn ghi nhận thời gian làm việc của tài nguyên (nhân cơng hay máy mĩc thiết bị). Một bút tốn cĩ các thơng tin sau: Ngày bút tốn, bút tốn cho cơng việc nào, cho tài nguyên nào, loại chi phí, số giờ bút tốn, số giờ ghi hố đơn (mặc định số giờ bút tốn bằng số giờ ghi hố đơn), đơn giá, chi phí. • Bút tốn chi phí : đây là bút tốn ghi nhận các chi phí khi thực hiện dự án. Thơng tin bút tốn như sau: Ngày bút tốn, bút tốn cho cơng việc nào, số giờ bút tốn, số giờ ghi hố đơn (mặc định số giờ bút tốn bằng số giờ ghi hố đơn), đơn giá, chi phí, phần trăm cơng thêm vào đơn giá (phần trăm cộng thêm cĩ thể bằng 0), mã tài nguyên cĩ liên quan đến chi phí. • Bút tốn nguyên vật liệu: khi nguyên vật liệu đặt được giao cho đơn vị thi cơng thì bút tốn nguyên vật liệu được tạo. Đơn đặt hàng cĩ bao nhiêu mặt hàng thì cĩ bấy nhiêu bút tốn được lập. Sau khi các bút tốn được lập thì số tiền bút tốn sẽ được cập nhật vào nhật ký bút tốn hay cập nhật trực tiếp vào kế tốn tổng hợp để tính tiền lương nhân cơng và tính chi phí thực tế thực hiện từng cơng việc. Sau mỗi giai đoạn, bộ phận quản lý thực hiện dự án sẽ thống kê chi phí thực tế thực hiện dự án với chi phí dự tốn ban đầu, kiểm tra tiến độ thực hiện thực tế với tiến độ dự kiến. Nếu chi phí thực tế vượt chi phí dự tốn hay tiến độ thực hiện dự án chậm KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 30 / 297 so với dự kiến thì ban quản lý thực hiện dự án sẽ điều chỉnh kế hoạch thực hiện như tăng ca, bổ sung thêm nhân viên hay máy mĩc,... trong trường hợp tiến độ dự án chậm, điều chỉnh nhân cơng, nguyên vật liệu,… trong trường hợp chi phí thực tế vượt chi phí dự tốn. Mọi điều chỉnh đều nhằm mục đích hồn thành dự án đúng tiến độ và trong khoảng chi phí đã dự tốn. Sau một khoảng thời gian quy định, hồ sơ báo cáo về tiến độ và chi phí thực hiện dự án được gửi cho khách hàng hay cơng ty. Khi đến kỳ thanh tốn, ban quản lý thực hiện dự án sẽ lập hố đơn đề xuất. Hố đơn đề xuất là hố đơn được đưa cho đơn vị yêu cầu thực hiện dự án xem xét, nếu khơng đồng ý thì cĩ thể thương lượng và điều chỉnh các khoản tiền trong hố đơn. Nếu đồng ý thanh tốn số tiền trong hố đơn thì hố đơn đề xuất trở thành hố đơn thực sự và chuyển cho phịng kế tốn bán hàng để phịng này tiến hành thu tiền thanh tốn của khách hàng hay cơng ty. Sau khi hố đơn được thanh tốn hồn tồn thì hố đơn được đĩng. Thơng tin trong hố đơn bao gồm tổng tiền cần thanh tốn, phí lập hố đơn (cĩ thể cĩ hoặc khơng) và tiền thuế dựa trên thuế định cho từng cơng việc hay định lúc lập kế hoạch thanh tốn. Sau mỗi tháng, bộ phận quản lý dự án sẽ chuyển hồ sơ tính lương nhân cơng cho phịng quản lý nhân sự tiền lương để phịng này tiến hành trả lương cho nhân viên. Khi dự án hồn thành, ban quản lý thực hiện dự án báo cáo về cho cấp trên và báo cáo cho khách hàng. Cơng ty hay khách hàng sẽ thực hiện nghiệm thu dự án. Nếu dự án được thực hiện đúng với hợp đồng, bộ phận quản lý thực hiện dự án sẽ đĩng dự án và chuyển giao cho cơng ty hay khách hàng. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 31 / 297 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ 2.1 PHÂN TÍCH YÊU CẦU Từ việc phân tích các yêu cầu trong quá trình quản lý thực hiện dự án, ta cĩ sơ đồ usecase tổng quát của hệ thống như sau. Quản lý thông tin khách hàng (from Quan ly thong tin) Quản lý thông tin nguyên vật liệu (from Quan ly thong tin) Quản lý thông tin tài nguyên (from Quan ly thong tin) Định tham số (from Quan ly he thong) Quản lý danh mục hệ thống (from Quan ly he thong) Quản lý thực hiện dự án (from Kiem soat thuc hien du an) Quản lý danh mục dự án (from Quan ly danh muc du an) Báo cáo thống kê (from Bao cao thong ke) Quản lý thông tin (from Quan ly thong tin) > > > Đăng nhập hệ thống (from Dang nhap he thong) Quản lý hệ thống (from Quan ly he thong) > > NV QLDA (from Actors) Quản lý hồ sơ dự án (from Quan Ly Ho So Du An) Hình 2.1: Sơ đồ use case tổng quát KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 32 / 297 2.1.1 Sơ đồ usecase Đăng nhập hệ thống Lược đồ NV QLDA (from Actors) Người quản trị hệ thống (from Actors) Hệ thống quản lý dự án Đăng nhập hệ thống Nhập / Hiệu chỉnh / Xoá người sử dụng Hình 2.2: Sơ đồ usecase Đăng nhập hệ thống Mơ tả Hệ thống cho phép người quản trị hoặc người sử dụng cĩ thẩm quyền đăng nhập hệ thống . Dịng sự kiện ƒ Dịng cơ bản ¾ Đăng Nhập Hệ Thống - Hệ thống yêu cầu người sử dụng chọn các thơng tin sau: tên người sử dụng, mật mã. - Hệ thống kiểm tra các thơng tin trên. Nếu thơng tin đúng người sử dụng sẽ vào được hệ thống. ¾ Nhập/Hiệu Chỉnh/Xố Người Sử Dụng - Hệ thống yêu cầu người quản trị hệ thống nhập mã cơng ty. - Hệ thống kiểm tra mã cơng ty cĩ tồn tại hay khơng? - Hệ thống yêu cầu người quản trị hệ thống nhập mã người sử dụng. - Hệ thống kiểm tra người sử dụng cĩ tồn tại hay khơng? KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 33 / 297 - Hệ thống yêu cầu người quản trị hệ thống nhập tên người sử dụng. - Hệ thống yêu cầu người quản trị hệ thống nhập mật mã cho người sử dụng. Sau khi người quản trị hệ thống nhập đầy đủ các thơng tin và hệ thống kiểm tra đầy đủ, người sử dụng được Thêm/Hiệu chỉnh/Xố ra khỏi hệ thống. ƒ Dịng đặc biệt ¾ Đăng nhập hệ thống - Nếu hệ thống kiểm tra khơng đúng mật mã của người sử dụng, hệ thống sẽ báo lỗi. ¾ Nhập/Hiệu Chỉnh/Xố Người Sử Dụng - Hệ thống kiểm tra mã cơng ty. Nếu mã cơng ty khơng tồn tại, hệ thống sẽ báo lỗi và quay về dịng cơ bản. - Hệ thống kiểm tra mã người sử dụng. Nếu mã người sử dụng khơng tồn tại, hệ thống chuyển tác vụ thành nhập mới. Nếu tồn tại, hệ thống chuyển tác vụ thành hiệu chỉnh người sử dụng. - Nếu người quản trị hệ thống chọn chức năng xĩa, hệ thống yêu cầu xác nhận việc xố và nếu người sử dụng đang trong hệ thống, hệ thống báo lỗi và quay về dịng cơ bản. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 34 / 297 2.1.2 Sơ đồ usecase Quản lý hồ sơ dự án NV QLDA (from Actors) Quản lý dự án chính Quản lý dự án Quản lý hạng mục Quản lý công việc Quản lý kế hoạch thanh toán Định giá công việc của dự án Thiết lập tham số dự án Quản lý dự toán Tra cứu Xem nhật ký hoá đơn Quản lý hồ sơ dự án > > > > > > > > > > Hình 2.3: Sơ đồ usecase Quản lý hồ sơ dự án KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 35 / 297 2.1.2.1 Sơ đồ usecase Quản lý dự án chính Lược đồ NV QLDA (from Actors) Quản lý hồ sơ dự án (from Quan Ly Ho So Du An) Nhập dự án chính Hiệu chính dự án chính Xoá dự án chính Quản lý dự án chính ( fr om Quan L y Ho So Du An) > > > > Hình 2.4: Sơ đồ usecase quản lý dự án chính Mơ tả Hệ thống cho phép quản lý thơng tin của dự án chính cĩ trong hệ thống. UseCase này bao gồm các tác vụ: • Nhập dự án chính. • Hiệu chỉnh dự án chính. • Xố dự án chính. Dịng sự kiện ƒ Dịng cơ bản ¾ Tác vụ nhập dự án chính - Hệ thống yêu cầu nhập thơng tin cơ bản của dự án chính. - Thơng tin cơ bản của dự án bao gồm : Mã của dự án chính, tên dự án chính, mã người quản lý, mã khách hàng thanh tốn cho dự án, mã điều kiện thanh tốn, mã điều kiện giao nhận, mã phương thức giao nhận. - Khi người sử dụng dự án nhập đầy đủ thơng tin mà hệ thống yêu cầu, hệ thống sẽ thêm thơng tin của dự án chính vào hệ thống. ¾ Tác vụ hiệu chỉnh dự án chính - Hệ thống yêu cầu nhân viên phịng quản lý dự án nhập mã dự án chính. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 36 / 297 - Hệ thống kiểm tra mã dự án chính và hiển thị các thơng tin của dự án chính. - Người sử dụng nhập các thơng tin cần hiệu chỉnh. - Hệ thống sẽ cập nhật thơng tin người sử dụng đã thay đổi. ¾ Tác vụ xĩa dự án chính - Hệ thống yêu cầu nhập mã của dự án chính muốn xĩa. - Hệ thống kiểm tra mã dự án chính cĩ tồn tại khơng. - Hệ thống yêu cầu xác nhận lại việc xố dự án chính. - Nếu xác nhận đồng ý, hệ thống sẽ xố dự án chính khỏi hệ thống. ƒ Dịng đặc biệt ¾ Tác vụ nhập dự án chính - Nếu người sử dụng nhập mã dự án chính đã tồn tại thì hệ thống hiển thị thơng tin của dự án chính và chuyển thành tác vụ cập nhật. - Nếu nhập mã người quản lý, mã điều kiện thanh tốn khơng tồn tại thì hệ thống sẽ báo lỗi. ¾ Tác vụ hiệu chỉnh dự án chính - Nếu mã của dự án chính nhập vào khơng tồn tại, xem như nhập mới. - Mã dự án cĩ thể được chọn bằng cách nhấn F4 hiển thị danh sách các dự án chính đã cĩ trong hệ thống. ¾ Tác vụ xố dự án chính - Nếu mã dự án chính khơng tồn tại thì hệ thống thơng báo lỗi. Điều kiện trước khi thực hiện - Người sử dụng phải được login vào hệ thống. - Người sử dụng phải được phân quyền trong phân hệ quản lý dự án. - Các danh mục sau phải được thiết lập trước: người quản lý, khách hàng thanh tốn cho dự án chính, điều kiện thanh tốn, điều kiện giao nhận, phương thức giao nhận. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 37 / 297 Điều kiện sau khi thực hiện - Nếu người sử dụng nhập đầy đủ thơng tin hệ thống yêu cầu thì dự án chính sẽ được thêm, xĩa hay cập nhật. 2.1.2.2 Sơ đồ usecase Quản lý dự án Lược đồ Thông tin dự án mẫu (from Quan ly danh muc du an) NV QLDA (from Actors) Nhập dự án Hiệu c hỉnh dự án Xoá dự án Kết thúc dự án Chuyển dự án từ giai đoạn báo giá sang thực hiện Quản lý hồ sơ dự án (from Quan Ly Ho So Du An) Quản lý dự án (from Quan Ly Ho So Du An) > > > > > > > Hình 2.5: Sơ đồ usecase Quản lý dự án Mơ tả - Hệ thống cho phép quản lý các thơng tin của dự án cĩ trong hệ thống. - Người sử dụng cĩ thể lấy thơng tin dự án mẫu đã được thiết lập trước để việc nhập dự án nhanh hơn. - Use case bao gồm các tác vụ: • Nhập/Hiệu chỉnh dự án • Xố dự án • Kết thúc dự án KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 38 / 297 • Chuyển dự án từ giai đoạn báo giá sang giai đoạn thực hiện Dịng sự kiện ƒ Dịng cơ bản ¾ Tác vụ nhập dự án - Hệ thống yêu cầu nhập các thơng tin của dự án. - Thơng tin cơ bản của dự án bao gồm: mã dự án, mã loại dự án, mã dự án mẫu (nếu chọn), trạng thái của dự án (báo giá hay thực hiện), mã của dự án chính(nếu cĩ), tên của dự án, nguồn gốc dự án, mã chủ đầu tư yêu cầu thực hiện dự án(khách hàng), mã chủ đầu tư thanh tốn cho dự án, địa chỉ thực hiện dự án, người đại diện liên hệ của phía chủ đầu tư, mã số đơn đặt thực hiện dự án của phía chủ đầu tư, người đại diện liên hệ của cơng ty thực hiện dự án, mã người quản lý dự án, mã nhĩm người sử dụng được phân quyền truy cập thơng tin dự án, mã người thực hiện giao dịch với phía chủ đầu tư, mã lĩnh vực dự án, ngày dự kiến bắt đầu thực hiện dự án, ngày dự kiến kết thúc thực hiện dự án, ngày báo giá cho chủ đầu tư(nếu cĩ), thơng tin tham số của dự án, nhĩm thơng tin về tài khoản, mã các chiều phân tích, tổng tiền thực hiện dự án, mã đơn vị tiền tệ sử dụng cho dự án, mã đơn vị tiền tệ thanh tốn, tỉ giá hối đối, ngày bắt đầu bảo hành dự án, thời gian bảo đảm (bao nhiêu tháng), thơng tin về người nhập/ chỉnh sửa cuối cùng trên dự án. - Sau khi người sử dụng nhập đầy đủ các thơng tin mà hệ thống yêu cầu, hệ thống sẽ thêm dự án vào hệ thống. ¾ Tác vụ hiệu chỉnh dự án - Hệ thống yêu cầu nhập mã dự án. - Hệ thống kiểm tra mã dự án và hiển thị thơng tin của dự án cần tìm. - Người sử dụng nhập các thơng tin cần hiệu chỉnh. - Hệ thống sẽ cập nhật thơng tin đã thay đổi. ¾ Tác vụ xĩa dự án - Hệ thống yêu cầu nhập mã dự án muốn xĩa. - Hệ thống kiểm tra sự tồn tại của dự án. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 39 / 297 - Hê thống yêu cầu xác nhận lại việc xố dự án. - Nếu đồng ý, hệ thống sẽ xố dự án khỏi hệ thống. ¾ Tác vụ kết thúc dự án - Hệ thống yêu cầu nhập mã dự án cần kết thúc. - Hệ thống sẽ kết thúc dự án khi dự án khơng cịn bút tốn chưa cập nhật nhật ký bút tốn và tất cả hố đơn đã được đĩng. ¾ Tác vụ chuyển dự án từ giai đoạn báo giá sang giai đoạn thực hiện - Hệ thống yêu cầu nhập mã dự án. - Hệ thống kiểm tra tình trạng của dự án. - Nếu tình trạng là báo giá, hệ thống yêu cầu người sử dụng xác nhận lại ngày dự kiến bắt đầu thực hiện dự án, số ngày dự kiến thực hiện dự án. - Hệ thống chuyển dự án sang tình trạng thực hiện. ƒ Dịng đặc biệt ¾ Tác vụ nhập dự án - Nếu người sử dụng nhập mã dự án đã tồn tại thì hệ thống hiển thị thơng tin dự án và chuyển thành tác vụ cập nhật dự án. - Khi nhập mã dự án, người sử dụng cĩ thể chọn một trong hai cách sau: Cách 1: đánh mã số dự án tự động: người sử dụng chọn kiểu đánh số dự án (từ A đến Z). Hệ thống tự động lấy mã số dự án kế tiếp thuộc cùng kiểu đánh số (được định nghĩa từ tham số). Cách 2: người sử dụng tự nhập mã dự án theo ý muốn. - Khi nhập mã loại dự án, nếu loại dự án đĩ cĩ dự án mẫu, hệ thống sẽ cho phép người sử dụng chọn dự án mẫu. Nếu người sử dụng đồng ý dùng dự án mẫu thì những thơng tin của dự án mẫu được hệ thống gán cho dự án hiện tại. Nếu khơng đồng ý, người sử dụng sẽ nhập tiếp các thơng tin cịn lại. - Nếu thơng tin dự án chính được nhập, hệ thống mặc định thơng tin về mã chủ đầu tư yêu cầu thực hiện dự án và mã chủ đầu tư thanh tốn cho dự án là mã chủ đầu tư thanh tốn cho dự án chính. Người sử dụng cĩ thể thay đổi thơng tin mặc định này. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 40 / 297 - Nếu trạng thái của dự án ở giai đoạn báo giá, hệ thống yêu cầu nhập ngày báo giá. Ngược lại, hệ thống khơng cho nhập. - Nếu người sử dụng nhập thơng tin khơng đúng, hệ thống thơng báo lỗi và yêu cầu nhập lại. - Sau khi việc nhập mới một dự án thành cơng, hệ thống cho phép nhập tiếp các hạng mục của dự án. ¾ Tác vụ hiệu chỉnh dự án - Trong dịng cơ bản, nếu mã của dự án nhập vào khơng tồn tại, hệ thống xem như nhập mới một dự án. - Mã của dự án cĩ thể được chọn thơng qua nhấn F4, danh sách các dự án được hiển thị và cho phép chọn. - Nếu sau khi hiệu chỉnh thơng tin dự án mà người sử dụng khơng muốn cập nhật thì hệ thống vẫn giữ thơng tin dự án lúc chưa cập nhật. ¾ Tác vụ xĩa dự án - Nếu dự án cần xố khơng tồn tại thì hệ thống thơng báo. - Hệ thống kiểm tra dự án cần xố đã thực sự thực hiện chưa. - Nếu chưa, hệ thống sẽ cho phép xĩa dự án. - Nếu đã bắt đầu thực hiện, hệ thống kiểm tra dự án đã được kết thúc hay chưa . - Nếu dự án chưa kết thúc, hệ thống khơng cho xố dự án. - Nếu dự án đã kết thúc, hệ thống cho phép thực hiện tác vụ xố dự án. - Khi xĩa dự án, hệ thống xố tất cả các hạng mục và cơng việc của dự án. ¾ Tác vụ kết thúc dự án - Để kết thúc dự án, tất cả các cơng việc và hạng mục của dự án phải kết thúc rồi và các hố đơn đã đĩng. ¾ Tác vụ chuyển dự án từ giai đoạn báo giá sang giai đoạn thực hiện - Nếu dự án muốn chuyển sang giai đoạn thực hiện khơng phải đang ở trạng thái báo giá thì hệ thống báo lỗi. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 41 / 297 Điều kiện trước khi thực hiện - Người sử dụng phải đăng nhập vào hệ thống. - Người sử dụng phải cĩ quyền thực hiện chức năng này. - Các thơng tin sau phải được thiết lập trước : • Mã dự án chính(nếu cĩ). • Mã loại dự án. • Mã dự án mẫu (nếu sử dụng dự án mẫu). • Mã chủ đầu tư(khách hàng). • Mã người quản lý • Mã nhĩm người sử dụng. • Mã người giao dịch với chủ đầu tư. • Mã lĩnh vực dự án. • Mã điều kiện thanh tốn. • Mã điều kiện giao nhận dự án. • Mã cách thức giao nhận dự án. • Mã đơn vị tiền tệ sử dụng cho dự án. • Mã đơn vị tiền tệ thanh tốn. Điều kiện sau khi thực hiện - Sau khi chức năng này được thực hiện thì thơng tin về dự án được thêm/ hiệu chỉnh/ xố/ kết thúc từ hệ thống. - Người sử dụng tiếp tục nhập thơng tin cho các hạng mục của dự án, lập dự tốn và lên kế hoạch thanh tốn hố đơn cho dự án. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 42 / 297 2.1.2.3 Sơ đồ usecase Quản lý hạng mục Lược đồ NV QLDA (from Actors) Quản lý hồ sơ dự án (from Quan Ly Ho So Du An) Nhập hạng mục Hiệu chỉnh hạng mục Xoá hạng mục Kết thúc hạng mục Quản lý hạng mục (from Quan Ly Ho So Du An) > > > > > Thông tin dự án mẫu (from Quan ly danh muc du an) > Hình 2.6: Sơ đồ usecase Quản lý hạng mục Mơ tả - Hệ thống cho phép quản lý các thơng tin liên quan đến các hạng mục của một dự án. - Use case bao gồm các tác vụ : • Nhập hạng mục • Hiệu chỉnh hạng mục • Xĩa hạng mục • Kết thúc hạng mục Dịng sự kiện ƒ Dịng cơ bản ¾ Tác vụ nhập hạng mục - Hệ thống yêu cầu người sử dụng nhập các thơng tin cơ bản của hạng mục như sau: mã hạng mục, tên hạng mục, mã người quản lý hạng mục, ngày dự kiến bắt đầu KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 43 / 297 thực hiện, ngày dự kiến kết thúc thực hiện, thơng tin về tài khoản: mã nhĩm tài khoản, mã các chiều phân tích. - Sau khi người sử dụng nhập đầy đủ thơng tin, hệ thơng thêm hạng mục vào hệ thống. ¾ Tác vụ hiệu chỉnh hạng mục - Hệ thống yêu cầu nhập mã hạng mục. - Hệ thống tìm và hiển thị thơng tin của hạng mục. - Sau khi người sử dụng chỉnh sửa các thơng tin cần thiết, hệ thống cập nhật các thơng tin đã được sửa. ¾ Tác vụ xĩa hạng mục - Hệ thống yêu cầu nhập vào mã hạng mục muốn xĩa. - Hệ thống hiển thị thơng tin cơ bản của hạng mục đã chọn và yêu cầu người sử dụng xác nhận lại việc xố hạng mục. - Nếu đồng ý, hệ thống sẽ xố hạng mục khỏi hệ thống. ¾ Tác vụ kết thúc hạng mục - Hệ thống yêu cầu nhập mã hạng mục cần kết thúc. - Hệ thống kết thúc các cơng việc thuộc hạng mục và hạng mục. ƒ Dịng đặc biệt ¾ Tác vụ nhập hạng mục - Nếu người sử dụng nhập mã hạng mục đã tồn tại thì hệ thống hiển thị thơng tin hạng mục và chuyển sang tác vụ cập nhật hạng mục ¾ Tác vụ hiệu chỉnh hạng mục - Trong dịng cơ bản, nếu mã hạng mục nhập vào mà hệ thống khơng tìm thấy thì hệ thống xem như là nhập mới hạng mục. - Mã người quản lý hạng mục, mã nhĩm tài khoản, mã các chiều phân tích được chọn thơng qua nhấn phím F4, hệ thống sẽ hiển thị danh sách và cho phép chọn. - Người sử dụng nhấn phím [ESC], hệ thống thốt khỏi chức năng đang thực hiện. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 44 / 297 ¾ Tác vụ xĩa hạng mục - Hệ thống kiếm tra các bút tốn của hạng mục đã được cập nhật chưa và các hố đơn của hạng mục đã được đĩng chưa. - Nếu bút tốn đã cập nhật và hố đơn đã đĩng thì hệ thống mới cho phép xĩa hạng mục. Ngược lại, hệ thống khơng cho xĩa. ¾ Tác vụ kết thúc hạng mục - Hệ thống kiểm tra các bút tốn thuộc hạng mục đã được cập nhật chưa. - Nếu đã hồn tất, hệ thống yêu cầu người sử dụng xác nhận kết thúc hạng mục. Nếu đồng ý thì hạng mục mục được kết thúc. - Nếu chưa hồn tất, hạng mục chưa thể kết thúc. Điều kiện trước khi thực hiện - Người sử dụng phải đăng nhập vào hệ thống. - Người sử dụng phải được phân quyền sử dụng chức năng này. - Mã người quản lý hạng mục, mã nhĩm tài khoản, mã các chiều phân tích,… phải được thiết lập trước. Điều kiện sau khi thực hiện - Thơng tin hạng mục của dự án được tạo mới, cập nhật vào hệ thống hay xố đi khỏi hệ thống. - Người sử dụng tiếp tục thực hiện nhập thơng tin cho các cơng việc của hạng mục. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 45 / 297 2.1.2.4 Sơ đồ usecase Quản lý cơng việc Lược đồ Lập kế hoạch làm việc cho tài nguyên Lập/Hiệu c hinh/Xoá đơn đặ t nguyên vật liệu NV QLDA (from Actors) Nhập/Hiệu chỉnh CV chi phí Nhập / Hiệu chỉnh CV thời gian > Nhập / Hiệu chỉnh CV nguyên vật l iệu > Xoá công việc Kết thúc công việc Quản lý hồ sơ dự án (from Quan Ly Ho So Du An) Nhập / Hiệu chỉnh công việc > > > Quản lý công việc (from Quan Ly Ho So Du An) > > > > Hình 2.7: Sơ đồ usecase Quản lý cơng việc Mơ tả - Use case này cho phép quản lý các thơng tin của cơng việc trong hạng mục. Use case bao gồm các tác vụ : • Nhập / Hiệu chỉnh Cơng việc • Xĩa cơng việc • Kết thúc cơng việc - Đối với cơng việc thuộc loại cơng việc thời gian thì sau khi nhập cơng việc, người sử dụng tiếp tục lập kế hoạch làm việc cho các tài nguyên tham gia cơng viêc đĩ. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 46 / 297 - Đối với cơng việc nguyên vật liệu thì sau khi nhập cơng việc, người sử dụng tiếp tục lập đơn đặt nguyên vật liệu. Dịng sự kiện ƒ Dịng cơ bản ¾ Tác vụ nhập/hiệu chỉnh cơng việc - Hệ thống yêu cầu nhập mã cơng việc, chọn loại cơng việc. - Hệ thống yêu cầu nhập thơng tin cơ bản của cơng việc bao gồm: mã cơng việc, tên cơng việc, người quản lý cơng việc, tài nguyên mặc định sử dụng cho cơng việc, mã thuế, cĩ tính vào giá cố định khơng ?, ngày dự kiến bắt đầu, ngày dự kiến kết thúc, số giờ/số lượng dự kiến thực hiện cơng việc, đơn giá cho 1 giờ làm việc của cơng việc, chi phí cho một giờ làm việc, danh sách nguyên vật liệu cần thực hiện cơng việc (đối với cơng việc nguyên vật liệu), phần trăm cộng thêm khi mua nguyên vật liệu, thơng tin về tài khoản: mã nhĩm tài khoản, mã các chiều phân tích. ¾ Tác vụ lập kế hoạch làm việc cho tài nguyên - Hệ thống yêu cầu người sử dụng chọn tài nguyên cần lập kế hoạch làm việc cho cơng việc thời gian. - Hệ thống yêu cầu người sử dụng nhập khoảng thời gian cần lập kế hoạch. - Hệ thống hiển thị lịch biểu của tài nguyên trong khoảng thời gian vừa nhập bao gồm: số giờ làm trong ngày, số giờ tài nguyên cịn trong ngày. - Người sử dụng nhập số giờ hoạch định cho tài nguyên làm việc trong ngày - Hệ thống tự động tính số giờ cịn lại của tài nguyên trong ngày. ¾ Tác vụ lập đơn đặt nguyên vật liệu - Hệ thống yêu cầu nhập những thơng tin cần thiết cho một đơn đặt nguyên vật liệu như sau: mã phiếu đơn hàng, tên đơn hàng, ngày lập đơn đặt, ngày giao, mã nguyên vật liệu, số lượng, đơn giá (lấy đơn giá từ trong thơng tin nguyên vật liệu). ¾ Tác vụ xĩa cơng việc - Hệ thống yêu cầu nhập mã cơng việc muốn xĩa. - Hệ thống kiểm tra cơng việc cịn bút tốn nào chưa cập nhật khơng. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 47 / 297 - Nếu khơng cịn thì hệ thống xố cơng việc. Nếu cịn thì hệ thống thơng báo và khơng cho xố cơng việc. ¾ Tác vụ kết thúc cơng việc - Hệ thống yêu cầu nhập mã cơng việc muốn kết thúc. - Hệ thống yêu cầu xác nhận ngày kết thúc cơng việc. - Hệ thống thực hiện kết thúc cơng việc đã chọn. ƒ Dịng đặc biệt ¾ Tác vụ nhập/hiệu chỉnh cơng việc - Hệ thống tự động tăng mã cơng việc khi nhập mới. - Người sử dụng nhập mã cơng việc.Hệ thống sẽ kiểm tra sự tồn tại của mã cơng việc. Nếu khơng tồn tại, hệ thống xem như nhập mới 1 cơng việc với mã tăng tự động. Ngượi lại, hệ thống sẽ hiển thị thơng tin cơ bản của cơng việc đĩ và xem như thực hiện tác vụ cập nhật cơng việc. - Hệ thống sẽ lấy những thơng tin đã được thiết lập sẵn trong danh mục cho các cơng việc mới, nhưng vẫn cĩ thể thay đổi được. - Hệ thống tự động tính tổng doanh thu, tổng chi phí và tổng lợi nhuận của cơng việc. - Nếu dự án sử dụng đơn vị tiền tệ khác với loại đơn vị tiền tệ mặc định, hệ thống sẽ yêu cầu nhập tỷ giá chuyển đổi sang tiền tệ măc định. - Người sử dụng cĩ thể chọn: mã thuế, mã tài nguyên, mã người quản lý…bằng cách nhấn F4. - Hệ thống mặc định lấy người quản lý hạng mục là người quản lý các cơng việc thuộc hạng mục đĩ, ngày dự kiến bắt đầu và ngày dự kiến kết thúc của hạng mục là ngày dự kiến bắt đầu và ngày dự kiến kết thúc các cơng việc. Người sử dụng cĩ thể cập nhật lại. - Nếu sau khi nhập đầy đủ các thơng tin cho cơng việc mà người sử dụng nhấn nút Thốt thì cơng việc sẽ khơng được lưu. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 48 / 297 ¾ Tác vụ lập kế hoạch làm việc cho tài nguyên - Tuỳ vào thời gian biểu của tài nguyên (những ngày làm việc và những ngày khơng làm việc đã thiết lập trước trong quản lý thơng tin tài nguyên), hệ thống tự động tính số giờ tài nguyên làm việc trong ngày và số giờ cịn lại chưa được lập kế hoạch. - Trong dịng cơ bản, người sử dụng cĩ thể lên kế hoạch làm việc cho tài nguyên theo từng khoảng thời gian thay vì theo từng ngày. ¾ Tác vụ lập đơn đặt nguyên vật liệu - Mã đơn hàng sẽ tự động tăng khi nhập mới. Nếu chương trình được tích hợp với module bán hàng và module kho, hệ thống sẽ lấy nguyên vật liệu từ kho và gửi đơn hàng lên bộ phận bán hàng. ¾ Tác vụ xố cơng việc - Trong dịng cơ bản nếu mã cơng việc cần xố khơng tồn tại thì hệ thống thơng báo. - Nếu cơng việc cần xố cịn bút tốn chưa cập nhật nhật ký bút tốn thì hệ thống thơng báo và khơng cho xố. ¾ Tác vụ kết thúc cơng việc - Trước khi kết thúc cơng việc, hệ thống kiểm tra cơng việc cịn bút tốn chưa cập nhật nhật ký bút tốn khơng. - Nếu khơng cịn, hệ thống cho phép kết thúc. Ngược lại, hệ thống thơng báo khơng cho phép kết thúc. Điều kiện trước khi thực hiện - Người sử dụng phải đăng nhập vào hệ thống. - Người sử dụng phải được phân quyền sử dụng chức năng này. - Thơng tin dự án và hạng mục phải được thiết lập trước. - Danh mục cơng việc của dự án phải được thiết lập trước. - Danh mục nguyên vật liệu phải được thiết lập trước. - Tài nguyên cần lập kế hoạch làm việc phải được lập thời gian biểu. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 49 / 297 - Các danh mục sử dụng trong quá trình nhập thơng tin cơng việc phải được thiết lập trước. Điều kiện sau khi thực hiện - UseCase được thực hiện thì hệ thống sẽ tạo mới, cập nhật thơng tin các cơng việc của từng hạng mục vào hệ thống hay xố thơng tin của các cơng việc. - Người sử dụng tiếp tục lập dự tốn và kế hoạch thanh tốn. 2.1.2.5 Sơ đồ usecase Quản lý dự tốn Lược đồ NV QLDA (fr om Actors ) Quản lý hồ sơ dự án (from Quan Ly Ho So Du An) Nhập / Hiệu chỉnh dự toán Xem dự toán Xoá dự toán Quản lý dự toán (from Quan Ly Ho So Du An) > > > > Hình 2.8 Sơ đồ usecase Quản lý dự tốn ngân sách Mơ tả - Use case này cho phép người sử dụng quản lý các dự tốn ngân sách cho dự án. - Use case này bao gồm các tác vụ : • Nhập dự tốn • Hiệu chỉnh dự tốn • Xem dự tốn • Xố dự tốn KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 50 / 297 Dịng sự kiện ƒ Dịng cơ bản ¾ Tác vụ nhập dự tốn - Hệ thống yêu cầu nhập mã dự án muốn lập dự tốn. - Hệ thống yêu cầu nhập mã ngân sách lập dự tốn. - Hệ thống yêu cầu người sử dụng thiết lập mức dự tốn bằng cách nhập các thơng tin sau : diễn giải cho ngân sách, cĩ cập nhật lên trên khơng (Nếu khơng, dự tốn trên dự án), cĩ lập ở mức hạng mục khơng (Nếu khơng, dự tốn trên cơng việc), cĩ dự tốn theo năm khơng, cĩ dự tốn các kỳ trong năm khơng? - Sau đĩ hệ thống yêu cầu người sử dụng nhập dự tốn ở đúng mức đã chọn. Các thơng tin cần nhập như sau: năm dự tốn (Nếu dự tốn theo năm hay thời kỳ), doanh thu, chi phí thực hiện. - Hệ thống tự động tính lợi nhuận thu được. ¾ Tác vụ cập nhật dự tốn - Hệ thống yêu cầu nhập mã dự án, mã ngân sách. - Hệ thống kiểm tra mã ngân sách này đã được dự tốn cho dự án chưa - Nếu ngân sách đã được dự tốn, hệ thống hiển thị các thơng tin cĩ liên quan. - Người sử dụng cĩ thể hiệu chỉnh dự tốn đã nhập. - Sau khi người sử dụng nhập đầy đủ thơng tin và hệ thống kiểm tra hợp lệ, hệ thống sẽ cập nhật các thơng tin. - Nếu ngân sách bị khố, hệ thống sẽ khơng cho phép cập nhật. ¾ Tác vụ xem dự tốn - Hệ thống yêu cầu nhập mã dự án cần xem dự tốn - Hệ thống hiển thị tất cả các ngân sách đã được dự tốn cho dự án - Nếu người sử dụng nhập mã hạng mục, hệ thống hiển thị tất cả các ngân sách đã được lập cho hạng mục. - Nếu người sử dụng nhập tiếp mã cơng việc, hệ thống hiển thị tất cả các ngân sách đã được lập cho cơng việc. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 51 / 297 ¾ Tác vụ xố dự tốn - Hệ thống yêu cầu nhập mã ngân sách muốn xố. - Hệ thống kiểm tra và xố dự tốn khỏi cơ sở dữ liệu. ƒ Dịng đặc biệt ¾ Tác vụ nhập dự tốn - Nhập mã ngân sách khơng tồn tại thì hệ thống báo lỗi và yêu cầu nhập lại. - Nhập dự tốn khơng đúng mức thiết lập ban đầu thì hệ thống báo lỗi. - Nếu nhấn ESC thì hệ thống sẽ thốt khỏi chức năng đang thực hiện. ¾ Tác vụ cập nhật dự tốn - Trong dịng cơ bản nếu hệ thống kiểm tra mã ngân sách chưa được lập dự tốn thì hệ thống xem như nhập mới một dự tốn. - Trong dịng cơ bản nếu nhấn ESC thì sẽ thốt khỏi chức năng đang thực hiện. ¾ Tác vụ xem dự tốn - Trong dịng cơ bản nếu nhấn ESC thì sẽ thốt khỏi chức năng đang thực hiện. ¾ Tác vụ xố dự tốn - Trong dịng cơ bản nếu nhấn ESC thì sẽ thốt khỏi chức năng đang thực hiện. - Trong dịng cơ bản nếu nhập mã ngân sách cần xố khơng tồn tại hay chưa được lập cho dự án thì hệ thống báo lỗi. Điều kiện trước khi thực hiện - Người sử dụng phải login vào hệ thống. - Người sử dụng phải cĩ quyền sử dụng chức năng này. - Danh mục ngân sách phải được thiết lập trước. - Các thời kỳ phân chia trong năm phải được thiết lập trước. - Thơng tin dự án phải được thiết lập trước Điều kiện sau khi thực hiện - Sau khi Usecase được thực hiện, hệ thống sẽ tạo mới/cập nhật các thơng tin dự tốn trong cơ sở dữ liệu. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 52 / 297 2.1.2.6 Sơ đồ usecase Quản lý kế hoạch thanh tốn Lược đồ NV QLDA (from Actors) Quản lý dự án (from Quan Ly Ho So Du An) Quản lý hạng mục (from Quan Ly Ho So Du An) Quản lý hồ sơ dự án (from Quan Ly Ho So Du An) > > Nhập/ Hiệu chỉnh / Xoá kế hoạch thanh toán Quản lý kế hoạch thanh toán (from Quan Ly Ho So Du An) > > > > Hình 2.9: Sơ đồ usecase Quản lý kế hoạch thanh tốn Mơ tả - Use case này cho phép lập kế hoạch thanh tốn cho dự án hay hạng mục. - Use case bao gồm các tác vụ: • Lập kế hoạch thanh tốn • Hiệu chỉnh kế hoạch thanh tốn • Xố kế hoạch thanh tốn Dịng sự kiện ƒ Dịng cơ bản ¾ Tác vụ lập kế hoạch thanh tốn - Hệ thống yêu cầu nhập mã dự án - Nếu dự án đã định lập kế hoạch thanh tốn ở mức hạng mục thì hệ thống yêu cầu nhập mã hạng mục, nếu định lập kế hoạch thanh tốn ở mức dự án thì hệ thống khơng cho nhập mã hạng mục. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 53 / 297 - Hệ thống yêu cầu nhập loại thanh tốn. Cĩ 3 loại thanh tốn : thanh tốn theo bút tốn, thanh tốn theo gía cố định, thanh tốn định kỳ. - Với loại thanh tốn theo bút tốn hệ thống yêu cầu nhập các thơng tin sau: Số tiền ban đầu (cĩ thể bằng 0), mã thuế, sự kiện xuất số tiền ban đầu, cĩ khấu trừ số tiền ban đầu cho hố đơn kế tiếp khơng, giá trần (cĩ thể khơng nhập). Sau đĩ hệ thống yêu cầu nhập các sự kiện xuất hố đơn trong quá trình dự án đang thực hiện. - Với loại thanh tốn theo giá cố định hệ thống yêu cầu nhập các thơng tin sau: Giá cố định (hệ thống gán giá trị mặc định bằng tổng doanh thu của tất cả các cơng việc thuộc dự án hay hạng mục), số tiền ban đầu, sự kiện xuất số tiền ban đầu, ghi chú, cĩ khấu trừ tồn bộ số tiền ban đầu cho hố đơn kế tiếp hay khấu trừ dần về sau, số tiền cịn lại, ghi chú cho số tiền cịn lại, sự kiện xuất số tiền cịn lại, mã thuế, cĩ thanh tốn theo bút tốn hay khơng. Nếu khơng thanh tốn theo bút tốn thì tồn bộ giá cố định phải được phân bổ thành các kỳ thanh tốn kèm theo sự kiện xuất hố đơn mỗi kỳ. Nếu thanh tốn theo bút tốn thì định các sự kiện xuất hố đơn cho các đợt thanh tốn trong quá trình thực hiện dự án. - Với loại thanh tốn theo định kỳ hệ thống yêu cầu nhập ngày bắt đầu thanh tốn định kỳ, ngày xuất hố đơn kế tiếp, ngày kết thúc, khoảng thời gian định kỳ lập hố đơn, số tiền, mã thuế, ghi chú. ¾ Tác vụ hiệu chỉnh kế hoạch thanh tốn - Hệ thống yêu cầu nhập mã loại thanh tốn. - Hệ thống kiểm tra loại thanh tốn này đã đựơc lập chưa. - Hệ thống sẽ hiển thị các thơng tin của kế hoạch thanh tốn đã lập - Người sử dụng cĩ thể chỉnh sửa thơng tin kế hoạch thanh tốn đã lập - Hệ thống cập nhật những thơng tin đã được hiệu chỉnh. ¾ Tác vụ xĩa kế hoạch thanh tốn - Người sử dụng nhập loại thanh tốn mới. - Hệ thống yêu cầu xác nhận việc thay đổi kiểu thanh tốn. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 54 / 297 - Nếu người sử dụng đồng ý thì hệ thống xố tồn bộ kế hoạch thanh tốn đã lập trước đĩ. ƒ Dịng đặc biệt ¾ Tác vụ lập kế hoạch thanh tốn - Mã dịng kế hoạch thanh tốn được tăng tự động theo mức được định trong tham số hệ thống. - Với loại thanh tốn theo giá cố định và khơng thanh tốn theo bút tốn thì việc lập kế hoạch chỉ hồn tất khi tồn bộ giá cố định đã phân bổ hết. ¾ Tác vụ hiệu chỉnh kế hoạch thanh tốn - Nếu đổi kiểu thanh tốn, hệ thống yêu cầu xác nhận. Nếu người sử dụng đồng ý đổi, hệ thống sẽ xố kế hoạch thanh tốn cũ và tạo kế hoạch mới. - Kế hoạch thanh tốn đã lập hố đơn thì khơng cho đổi kiểu thanh tốn mới. - Dịng sự kiện nào đã xuất hố đơn thì khơng cho cập nhật. ¾ Tác vụ xĩa kế hoạch thanh tốn - Nếu kế hoạch thanh tốn đã xuất hố đơn thì khơng cho xố. Điều kiện trước khi thực hiện - Người sử dụng phải login vào hệ thống. - Người sử dụng phải cĩ quyền thực hiện các chức năng này. - Thơng tin dự án phải được thiết lập trước Điều kiện sau khi thực hiện - Sau khi UseCase được thực hiện, kế hoạch thanh tốn sẽ được lập, hiệu chỉnh hoặc xố từ hệ thống. 2.1.2.7 Sơ đồ usecase định giá cơng việc của dự án Mơ tả Use case này cho phép định giá từng cơng việc trong dự án hay định giá tồn bộ các cơng việc trong hạng mục hay trong dự án. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 55 / 297 2.1.2.8 Sơ đồ usecase thiết lập tham số dự án Mơ tả Use case này cho phép thiết lập tham số cho một dự án. 2.1.2.9 Sơ đồ usecase tra cứu Lược đồ NV QLDA (f rom Actors) Quản lý hồ sơ dự án (from Quan Ly Ho So Du An) Thông tin dự án Chi phí / doanh thu dự ánTra cứu (from Quan Ly Ho So Du An) > Tổng quát > > > Mơ tả Use case này cho phép tra cứu thơng tin một dự án, chi phí / doanh thu dự án và các dự án thoả điều kiện tra cứu tổng quát 2.1.2.10 Sơ đồ usecase xem nhật ký hố đơn Mơ tả Use case này cho xem tồn bộ các hố đơn đã được lập của một dự án. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 56 / 297 2.1.3 Sơ đồ usecase Quản lý thực hiện dự án Lược đồ Nhập bút toán ve à thời gian làm việc của tài nguyên Nhập bút toán chi phí Phân phối nguyên vật liệu Hiệu chỉnh bút toán Cập nhật vào nhật ký bút toán Cập nhật lên kế toán tổng hợpNV QLDA (from Actors) Lập bút toán > > > > > > Quản lý thực hiện dự án > Tạo hoá đơn đề xuất In hoá đơn đề xuất In hoá đơn Đóng hoá đơnKiểm tra công nợ của khách hàng Hiệu chỉnh hoá đơn đề xuấtLập hoá đơn > > > > > > > Hình 2.10: Sơ đồ usecase Quản lý thực hiện dự án KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 57 / 297 Mơ tả - Usecase quản lý việc lập các bút tốn cho các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình thực hiện dự án và lập các hố đơn. - Usecase bao gồm những tác vụ sau: • Nhập bút tốn về thời gian làm việc của tài nguyên. • Nhập bút tốn chi phí. • Cập nhật nhật ký bút tốn. • Phân phối nguyên vật liệu • Hiệu chỉnh bút tốn • Cập nhật vào nhật ký bút tốn • Cập nhật lên kế tốn tổng hợp • Tạo hố đơn đề xuất • In hố đơn đề xuất • Hiệu chỉnh hố đơn đề xuất • In hố đơn • Đĩng hố đơn • Kiểm tra cơng nợ của khách hàng Dịng sự kiện ƒ Dịng cơ bản ¾ Nhập bút tốn về thời gian làm việc của tài nguyên. - Cĩ 2 cách lập bút tốn thời gian: theo tài nguyên hay theo dự án. - Cĩ thể lập bút tốn theo ngày, theo tuần hay theo tháng. - Hệ thống yêu cầu người sử dụng nhập các thơng tin sau: mã tài nguyên, ngày lập bút tốn, mã dự án, mã hạng mục, mã cơng việc, mã chi phí, số giờ bút tốn, số giờ ghi hố đơn, đơn giá, chi phí, mã tài khoản. - Hệ thống yêu cầu xác nhận cĩ cập nhật bút tốn khơng. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 58 / 297 ¾ Nhập bút tốn chi phí - Cĩ thể lập bút tốn chi phí theo ngày, theo tuần hay theo tháng. - Hệ thống yêu cầu người sử dụng nhập các thơng tin sau: ngày lập bút tốn, mã dự án, mã hạng mục, mã cơng việc, đơn giá, chi phí, số lượng bút tốn, phần trăm cơng thêm vào đơn giá, số lượng ghi hố đơn, ghi chú, mã tài nguyên, mã tài khoản. - Hệ thống yêu cầu xác nhận cập nhật bút tốn. ¾ Phân phối nguyên vật liệu - Hệ thống yêu cầu nhập mã đơn đặt nguyên vật liệu cần phân phối và ngày phân phối. - Hệ thống yêu cầu xác nhận đã nhận đủ nguyên vật liệu. ¾ Hiệu chỉnh bút tốn - Hệ thống yêu cầu nhập mã người quản lý và mã dự án. - Hệ thống hiển thị danh sách các bút tốn chưa cập nhật nhật ký bút tốn của dự án đã chọn. - Hệ thống yêu cầu chọn bút tốn muốn cập nhật. - Hệ thống hiển thị thơng tin bút tốn được chọn cho người sử dụng cập nhật. - Người sử dụng cĩ thể cập nhật thơng tin bút tốn. ¾ Cập nhật vào nhật ký bút tốn - Hệ thống yêu cầu nhập mã người quản lý, khoảng ngày bút tốn, mã dự án, tài nguyên. - Hệ thống in ra tất cả các bút tốn thoả thơng tin người sử dụng đã nhập. - Hệ thống xác nhận cĩ cập nhật nhật ký bút tốn khơng. ¾ Cập nhật lên kế tốn tổng hợp - Hệ thống yêu cầu người sử dụng nhập khoảng ngày bút tốn, khoảng mã bút tốn. - Hệ thống hiển thị tất cả các bút tốn đã cập nhật nhật ký bút tốn thoả điều kiện người sử dụng nhập. - Hệ thống xác nhận việc cập nhật lên kế tốn tổng hợp. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 59 / 297 ¾ Tạo hố đơn đề xuất - Hệ thống yêu cầu người sử dụng nhập mã dự án, mã hạng mục, đến ngày bút tốn. - Hệ thống kiểm tra dự án đã lập kế hoạch thanh tốn chưa. - Hệ thống kiểm tra dự án cịn hố đơn nào chưa đĩng khơng. - Hệ thống kiểm tra sự kiện xuất hố đơn đã xảy ra chưa. - Nếu mọi điều kiện đều thoả thì hệ thống tạo hố đơn đề xuất. ¾ In hố đơn đề xuất - Hệ thống yêu cầu người sử dụng nhập mã dự án, mã hạng mục, đến ngày bút tốn. - Hệ thống kiểm tra dự án cĩ hố đơn đề xuất khơng. Nếu cĩ thì in hố đơn đề xuất. ¾ Hiệu chỉnh hố đơn đề xuất - Hệ thống hiển thị danh sách các hố đơn đề xuất. - Người sử dụng chọn hố đơn đề xuất cần hiệu chỉnh. - Hệ thống yêu cầu người sử dụng chọn chức năng hiệu chỉnh hố đơn đề xuất hay xố hố đơn đề xuất. - Nếu người sử dụng muốn xố hố đơn đề xuất thì hệ thống yêu cầu xác nhận việc xố. Nếu người sử dụng đồng ý thì hệ thơng xố hố đơn đề xuất này khỏi cơ sở dữ liệu. - Nếu người sử dụng muốn cập nhật hố đơn đề xuất thì hệ thống hiển thị thơng tin hố đơn đề xuất để người sử dụng cập nhật. ¾ In hố đơn - Hệ thống yêu cầu người sử dụng nhập mã dự án, mã hạng mục. - Hệ thống kiểm tra dự án cĩ hố đơn đề xuất khơng. Nếu cĩ thì in hố đơn. ¾ Đĩng hố đơn - Hệ thống yêu cầu người sử dụng nhập mã dự án, mã hạng mục. - Hệ thống kiểm tra dự án cĩ hố đơn đã in khơng. Nếu cĩ thì đĩng hố đơn. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 60 / 297 ¾ Kiểm tra cơng nợ của khách hàng - Hệ thống yêu cầu người sử dụng nhập mã khách hàng, mã dự án, mã hạng mục. - Hệ thống hiển thị tất cả các hố đơn đã in và các hố đơn đã đĩng thoả điều kiện người sử dụng đã nhập. - Hệ thống thống kê số tiền đã thanh tốn và chưa thanh tốn theo tổng tiền cần thanh tốn và theo tổng tiền của dự án hay hạng mục. ƒ Dịng đặc biệt ¾ Nhập bút tốn về thời gian làm việc của tài nguyên - Trong dịng cơ bản hệ thống lấy đơn giá và chi phí đã định cho cơng việc cần lập bút tốn làm giá trị mặc định. ¾ Nhập bút tốn chi phí - Trong dịng cơ bản hệ thống lấy loại chi phí, đơn giá và chi phí đã định cho cơng việc cần lập bút tốn làm giá trị mặc định. ¾ Tạo hố đơn đề xuất - Trong dịng cơ bản nếu dự án chưa lập kế hoạch thanh tốn thì hệ thống khơng cho lập hố đơn đề xuất. - Trong dịng cơ bản nếu dự án cĩ hố đơn chưa đĩng thì hệ thống khơng cho lập hố đơn đề xuất. - Trong dịng cơ bản nếu sự kiện xuất hố đơn chưa xảy ra thì hệ thống khơng cho lập hố đơn đề xuất. ¾ In hố đơn đề xuất - Trong dịng cơ bản nếu hệ thống kiểm tra dự án khơng cĩ hố đơn đề xuất thì hệ thống thơng báo và khơng xuất hố đơn đề xuất. ¾ Hiệu chỉnh hố đơn đề xuất - Trong dịng cơ bản nếu người sử dụng chọn hố đơn được lập theo định kỳ hay theo giá cố định và khơng thanh tốn theo bút tốn thì chỉ được cập nhật ghi chú trên hố đơn, cịn các hố đơn khác thì được cập nhật số tiền xuất hố đơn. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 61 / 297 ¾ In hố đơn - Trong dịng cơ bản nếu hệ thống kiểm tra dự án khơng cĩ hố đơn đề xuất thì hệ thống thơng báo và khơng in hố đơn. ¾ Đĩng hố đơn - Trong dịng cơ bản nếu hệ thống kiểm tra dự án khơng cĩ hố đơn đã in thì hệ thống thơng báo và khơng cho đĩng hố đơn. Điều kiện trước khi thực hiện - Người sử dụng phải login vào hệ thống. - Người sử dụng phải được cấp quyền sử dụng chức năng này. - Thơng tin dự án phải được thiết lập trước. - Kế hoạch thanh tốn phải được lập trước khi xuất hố đơn. Điều kiện sau khi thực hiện - Sau khi người sử dụng nhập đầy đủ thơng tin hệ thống yêu cầu thì các bút tốn hay các hố đơn được tạo trong cơ sở dữ liệu. KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 62 / 297 2.1.4 Sơ đồ usecase Báo cáo thống kê Lược đồ NV QLDA (from Actors) Chi phí của dự án Tiến độ thực hiện dự án Thông tin dự án chính / dự án / hạng mục / công việc Tài nguyên tham gia vào dự án Thời gian làm việc của tài nguyên Nguyện vật liệu sử dụng cho dự án Báo cáo thống kê > > > > > > Hình 2.11: Sơ đồ usecase Báo cáo thống kê Mơ tả - Usecase cho phép in các thống kê báo cáo về dự án. - Usecase gồm các tác vụ sau: • Báo cáo tiến độ thực hiện dự án • Báo cáo chi phí thực hiện dự án • Báo cáo thơng tin dự án • Báo cáo tài nguyên tham gia dự án KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 63 / 297 • Báo cáo thời gian làm việc của tài nguyên • Báo cáo nguyên vật liệu sử dụng cho dự án Dịng sự kiện ƒ Dịng cơ bản ¾ Báo cáo tiến độ thực hiện dự án - Hệ thống yêu cầu người sử dụng nhập mã dự án. - Hệ thống kiểm tra và xuất báo cáo. ¾ Báo cáo chi phí thực hiện dự án - Hệ thống yêu cầu người sử dụng nhập mã dự án chính hay mã dự án, mã hạng mục. - Hệ thống kiểm tra và xuất báo cáo. ¾ Báo cáo thơng tin dự án - Hệ thống yêu cầu người sử dụng nhập khoảng mã dự án hay mã hạng mục, mã cơng việc. - Hệ thống kiểm tra và xuất báo cáo. ¾ Báo cáo tài nguyên tham gia dự án - Hệ thống yêu cầu người sử dụng nhập mã dự án, mã hạng mục. - Hệ thống kiểm tra và xuất báo cáo. ¾ Báo cáo thời gian làm việc của tài nguyên - Hệ thống yêu cầu người sử dụng nhập khoảng mã tài nguyên, mã dự án. - Hệ thống kiểm tra và xuất báo cáo. ¾ Báo cáo nguyên vật liệu sử dụng cho dự án - Hệ thống yêu cầu người sử dụng nhập khoảng, mã dự án. - Hệ thống kiểm tra và xuất báo cáo. ƒ Dịng đặc biệt Khơng cĩ KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 64 / 297 Điều kiện trước khi thực hiện - Người sử dụng phải login vào hệ thống. - Người sử dụng phải được quyền sử dụng chức năng này. - Dự án phải được thiết lập trước. Điều kiện sau khi thực hiện - Sau khi UseCase này được thực hiện, hệ thống sẽ in các báo cáo thống kê theo yêu cầu. 2.1.5 Sơ đồ usecase Quản lý danh mục dự án Lược đồ Nhập / Hiệu chỉnh / Xoá danh mục công việc Nhập / Hiệu chỉnh / Xoá định giá danh mục công việc Nhập / Hiệu chỉnh / Xoá các danh mục của dự án NV QLDA (from Actors) Thông tin danh mục công việc > Định giá công việc > Thông tin các danh mục của dự án > Quản lý danh mục dự án > > > Nhập / Hiệu chỉnh / Xoá dự án mẫu Nhập / Hiệu chỉnh / Xoá hạng mục mẫu Nhập / Hiệu chỉnh / Xoá công việc mẫu Thông tin dự án mẫu > > > > Hình 2.12: Sơ đồ usecase Quản lý danh mục dự án KH OA C NT T – Đ H KH TN Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp Trang 65 / 297 Mơ tả - Usecase này quản lý các danh mục dự án như danh mục cơng việc, định giá danh mục cơng việc, các danh mục dự án khác và dự án mẫu.Việc quản lý thơng tin dự án mẫu nhằm mục đích giúp cho việc nhập thơng tin dự án được nhanh hơn, người dùng khơng phải nhập lại những thơng tin giống nhau ở các dự án. Dịng sự kiện ƒ Dịng cơ bản ¾ Nhập/Hiệu chỉnh danh mục cơng việc - Cĩ 3 loại cơng việc: ♦Nhập/hiệu chỉnh cơng việc thời gian - Hệ thống yêu cầu nhập mã cơng việc. - Hệ thống yêu cầu chọn loại cơng việc. - Hệ thống yêu cầu nhập/hiệu chỉnh các thơng tin cơ bản sau: định giá trị mặc định cho cơng việc, lĩnh vực hoạt động, loại chi phí, loại thời gian, tài nguyên mặc định cho cơng việc, số lượng nhỏ nhất, số lượng lớn nhất, số lượng mặc định, mã thuế, nhĩm thơng tin tài khoản, mã tài khoản, các chiều phân tích, nhĩm thơng tin về tiền lương, các loại tiền lương. - Sau khi người sử dụng nhập/hiệu chỉnh đầy đủ các thơng tin thì hệ thống sẽ tạo ra/cập nhật một danh mục cơng việc loại thời gian trong hệ thống. ♦Nhập/hiệu chỉnh cơng việc chi phí - Hệ thống yêu cầu nhập mã danh mục cơng việc loại chi phí. - Hệ thống yêu cầu nhập/ hiệu chỉnh các thơng tin cơ bản sau : mơ tả cho cơng việc, định giá trị mặc định cho cơng việc chi phí, lĩnh vực hoạt động, tài nguyên mặc định cho cơng việc, số lượng nhỏ nhất, số lượng lớn nhất, số lượng mặc định, đơn giá, chi phí, mã nhà cung cấp, mã thuế, nhĩm thơng tin tài khoản, mã nhĩm tài kh