Đề tài Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán NVL trong doanh nghiệp xây lắp 1.1.Sự cần thiết phải tổ chức kế toán NVL trong doanh nghiệp xây dựng 1.1.1 Khái niệm về nguyên vật liệu Để tiến hành sản xuất kinh doanh một trong những điều kiện cần thiết không thể thiếu được đó là đối tượng lao động. NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá. Theo Cac Mác tất cả mọi vật thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào đối tượng lao động, như vậy nếu đối tượng lao động được con người tác động vào thì đối tượng lao động đó trở thành NVL. Đồng thời Các Mác cũng chỉ ra rằng bất cứ một một loại NVL nào cũng là đối tượng lao động, nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là NVL mà chỉ có trong điều kiện đối tượng thay đổi do lao động thì đối tượng đó mới là NVL. 1.1.2 Đặc điểm của NVL trong doanh nghiệp xây lắp Sản phẩm của doanh nghiệp xây dựng là các công trình, hạng mục công trình có kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài,giá trị công trình lớn. Do vậy NVL dùng trong doanh nghiệp xây lắp rất đa dạng, phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật. Trong mỗi quá trình sản xuất,VL không ngừng chuyển hoá biến đổi về mặt hiện vật và giá trị. Về hiện vật, VL chỉ tham gia vào một chu kỳ thi công công trình, bị tiêu hao toàn bộ không giữ nguyên hình thái ban đầu. Xét về mặt giá trị thì NVL là một bộ phận của vốn kinh doanh. Khi tham gia sản xuất, VL chuyển dịch toàn bộ giá trị của chúng vào giá trị công trình mới tạo ra. 1.1.3 Vị trí và vai trò của NVL trong quá trình xây lắp Mỗi quá trình thi công xây lắp đều là sự kết hợp của ba yếu tố: đối tượng lao động, sức lao động và tư liệu lao động. Vật liệu là đối tượng lao động, vì thế chúng không thể thiếu được trong quá trình thi công xây lắp.Mặt khác trong ngành XDCB , giá trị NVL thường chiếm từ 60%đến 70% giá trị công trình. Số lượng và chất lượng công trình đều bị quyết định bởi số lượng và chất lượng VL tạo ra nó. VL có chất lượng cao,đúng quy cách,chủng loại phù hợp với công trình thì mới tạo ra những công trình có chất lượng cao. Chi phí VL thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình nên việc tiết kiệm,giảm bớt chi phí tiêu hao NVL thường vẫn phải đảm bảo chất lượng công trình,đó là yêu cầu cấp thiết của doanh nghiệp. 1.1.4 Vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng NVL trong doanh nghiệp xây dựng Trong nền kinh tế thị trường,kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng còn là công cụ quản lý trực tiếp của mọi đơn vị. Hạch toán kế toán là việc ghi chép tính toán mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở các đơn vị cung cấp thông tin cho quản lý kinh tế để đề ra các biện pháp quản lý đúng đắn. Hạch toán kế toán NVL là việc ghi chép phản ánh đầy đủ tình hình thu mua, nhập xuất, dự trữ ..NVL.Thông qua tài liệu kế toán NVL còn biết được chất lượng, chủng loại NVL có đảm bảo hay không, số lượng thiếu hay thừa, lãng phí hay tiết kiệm.Từ đó người quản lý đề ra các biện pháp thiết thực.Nếu thiếu VL thì đơn vị tổ chức mua, kiểm soát được giá cả,cố gắng làm giảm mức tiêu hao NVL sao cho không lãng phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng của sản phẩm. Như vậy, kế toán NVL có vai trò quan trọng trong việc quản lý sử dụng NVL.Song để thực hiên tốt vai trò đó trong công tác quản lý, kế toán NVL phải đảm bảo được những yêu cầu quản lý nhất định. 1.1.5 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán NVL Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của NVL trong quá trình thi công xây lắp là một yêu cầu không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp xây lắp nào.Vì vậy các doanh nghiệp xây lắp cần thiết phải tổ chức việc quản lý và hạch toán một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu trừ khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL. Quản lý tốt các khâu trên là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí ,giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để thuận lợi trong công tác quản lý và hạch toán NVL,trước hết các doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm của NVL phải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy cách, chủng loại của NVL. - Trong khâu thu mua: Cần quản lý về số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng, giá cả và chi phí thu mua cũng như kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch thi công, xây dựng công trình. Trong danh nghiệp vật liệu luôn được dự trữ ở một mức nhất định ,hợp lý nhằm đảm bảo cho quá trình thi công được liên tục. Do vậy,các danh nghiệp phải xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm NVL, tách việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại nguyên NVL nào đó gây ra tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật liệu ảnh hưỏng đến tóc độ chu chuyển vốn và tiến độ thi công các công trình . Định mức tồn kho còn là cơ sở để xác định kế họach thu mua NVLvà kế hoạch tài chính của dânh nghiệp - Để bảo quản tốt NVLdự trữ ,giảm thiểu hư hao, mất mát các doanh nghiệp cần phải xác định hệ thống kho tàng , bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật , thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức trình độ chuyên môn để quản lý NVL tồn kho và thực hiện chức năng tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập - xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và tính toán vật tư. - Trong khâu sử dụng đòi khỏi phải thực hiện việc sử dụng tiết kiệm hợp lý nếu cơ sở định mức dự toán chi phí vật liệu nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu, hạn chế các hao hụt mất mát trong thi công . 1.1.6 Nhiệm vụ của kế toán vật liệu Để thực hiện tốt chức năng là công cụ quản lý kinh tế và xấut phát từ vị trí ,vai trò, yêu cầu quản lý vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp , kế toán NVL cần thực hiện các nhiệm vụ sau : - Tổ chức phản ánh chính xác, kịp thời trung thực về hình nhập xuất và tồn kho vật liệu.Tính ra giá thành thực tế của vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thực hiện kế hoạch thu mua về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả , thời hạn nhằm bảo đảm cung cấp đầy đủ kịp thời đúng chủng loại vật liệu cho quá trình kinh danh. - áp đụng đúng dắn các phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu để theo dõi chi tiết, tình hình tăng giảm của vật liệu trong quá trình xây lắp, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp j và tính giá thành công trình. - Kiểm tra vịêc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sủ dụng vật liệu phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp sử lý các vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất.Tính toán xác định tiêu hao trong quá trình thi công, xây dựng phân bố chính xác vật liệu đã tiêu hao vào các công trình, hạng mục công trình. - Tham gia kiểm tra và đánh giá loại vật liệu theo chế độ nhà nuớc quy định lặp các báo cáo về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý tiến hành phụ trách kinh tế quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm phục vụ công tác quản lý vật liệu một cách hợp lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hạ thấp chi phí kinh doanh . 1.2.Phân loại và đánh giá NVL 1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu NVL sử dụng trong các danh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau .Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và hoạch toán chi phí từng loại từng thứ vật liệu phục vụ yêu cầu quản lý doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức cố định. Có rất nhiều tiêu thức để phân loại NVL như dựa vào công dụng của vật liệu theo nguồn nhập vật liệu hoặc phân theo quyền sở hữu. Nhưng trong thục tế của công tác quản lý và hoạch toán ở các doanh nghiệp ,đặc trưng dùng để phân loại NVL thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất - kinh doanh .Theo đặc trưng này, NVLđược phân ra các loại sau đây: - NVL chính: là loại vật liệu không thể thiếu trong quá trình thi công xây lắp NVL chíng thường chiếm tỷ trọng lớn trong thông số nguyên vật liệu của doanh nghiệp sau quá trình thi công, hình thái của nguyên vật liệu chính thay đổi hoàn toàn để hình thành công trình. - Vật liệu phụ: là các loại vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình thi công xây lắp, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được dùng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoăc để phục vụ nhu cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý như dầu mỡ bôi trơn, dầu nhờn. - Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo nhiệt năng, được sử dụng phục vụ cho côg nghệ SK sản phẩm, phương tiện vận tải , máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình xây lắp như: xăng, dầu, gas, củi , than, hơi đốt.. - Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụngcho hoạt động sữa chữa thay thế một số bộ phận cũa dụng cụ, máy móc, thiết bị , sản xuất ,phương tiện vận tải. - Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: là loại vật liệu đặc trưng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi như gỗ, sắt, thép vụn… Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và bài toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại VL được chia thành từng nhóm , thứ một cách chi tiết hơn .Cách phân loại này là xơ sở để xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ NVL là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết NVL trong doanh nghiệp. Việc phân chia này giúp cho kế toán tổ chức các TK ,chi tiết dễ dàng hơn trong việc quản lý, hạch toán VL. Việc phân chia này còn giúp cho DN nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò, chức năng của từng loại VL trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra những biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại VL. Căn cứ vào mục đích công dụng của VL được chia hành : - Nguồn từ bên ngoài : chủ yếu là bên ngoài ,liên doanh tăng ,biến - Nguồn tự sản xuất ,gia công chế biến 1.2.2 Đánh giá NVL Đánh giá vật tư là việc xác định giá trị của vật tư ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc quy định . Theo quy định hiện hành , kế toán NVLtồn kho phải phản ánh theo giá trị thực tế có nghĩa là khi nhập kho phải phản ánh theo đúng giá trị vốn thực tế , vốn thực tế có nghĩa là khi nhập kho phải phải xác định giá trị theo đúng phương pháp quy định . Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá được hình thành cơ sở các chứng từ hợp lệ, hợp chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu (hay đó là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được NVL đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại ) . Giá trị của vật liệu phản ánh trên sổ sách kế toán tổng hợp, trên các báo cáo tài chính nhất thiết phải theo giá trị thực tế. Tuy nhiên trong thực tế có những doanh nghiệp sử dụng vật tư có số lượng lớn, nhiều chủng loại khác nhau, giá cả biến động, các nghiệp vụ nhập - xuất diễn ra thường xuyên, hàng ngày thì việc hạch toán theo giá trị thực tế sẽ phức tạp. Để đơn giản, giảm bớt khối lượng ghi chép tính toán hành ngày thì doanh nghiệp có thể sử dụng giá hoạch toán để hạch toán tình hình nhập -xuất vật liệu. Cuối kỳ kế toán phải tính ra giá trị thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp và lập BCTC . 1.2.2.1 Đánh giá NVL theo thực tế 1.2.2.1.1 Đánh giá NVL nhập kho theo thực tế Giá thực tế của vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí cấu thành liên quan đến nguyên vật liệu nhập kho, được xác định theo từng nguồn nhập. * Đối với vật liệu mua ngoài: - Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Trị giá vốn thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn (giá chưa thuế GTGT) + Chi phí mua thực tế phát sinh - Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc những cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT: Trị giá vốn thực tế NVL nhập kho = Tổng giá thanh toán (đã có thuế GTGT) + Chi phí mua thực tế phát sinh * Đối với vật liệu tự chế: Trị giá vốn thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế của NVL xuất gia công chế biến + Các chi phí gia công chế biến * Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế của NVL xuất thuê ngoài gia công chế biến + Các chi phí vận chuyển bốc dỡ + Số tiền trả cho người nhận gia công Đối với các cơ sở nộp thuế theo phương pháp trực tiếp và các cơ sở không thuộc diện chịu thuế GTGT, thì số tiền trả cho người nhận gia công phải bao gồm cả thuế GTGT. * Trường hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng NVL: Trị giá vốn thực tế của NVL nhận góp vốn liên doanh = Giá do hội đồng liên doanh đánh giá * Phế liệu thu hồi: được đánh giá theo giá ước tính (giá vốn thực tế có thể sử dụng hoặc có thể bán được) * Đối với vật liệu được biếu tặng: Giá thực tế của vật liệu nhập kho = Giá thị trường tương đương 1..2.2.1.2 Đánh giá NVL thực tế xuất kho Vật tư được nhập kho từ nhiều nguồn khá nhau , ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá trị khác nhau. Do đó, khi xuất kho tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động . yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn trong các phương pháp sau để xác định trị giá vốn vật thực tế vật tư xuất kho . Theo chuẩn mực kế toán, phương pháp xác định trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho bao gồm : 1.Phương pháp tính theo giá trị đích danh . Theo phương pháp này khi xuất kho vật tư thì căn cứ vào số lượng xuất nhập khẩu thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó đẻ tính trị giá vốn vật tư xuất kho . 2.Phương pháp bình quân gia quyền . Trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho được tính căn cứ vào số lượng xuất kho và định giá bình quân gia quyền, theo công thức : Trị giá vốn thực tế = số lượng vật tư x đơn giá bình quân Vật tư xuất kho xuất kho gia quyền. Đơn giá bình quân = Trị giá thực tế vật tư tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế vật tư nhập trong kỳ Số lượng vật tư tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư nhập trong kỳ Đơn giá bình quân thường được tính cho từng thứ vật tư Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ( đơn giá bình quân cố định) Đon giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập (đơn giá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động ). 3. Phương pháp nhập trước, xuất trước Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập . Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. 4. Phương pháp nhập sau xuất trước Phương pháp này dựa trên giả định là hàng nào nhập sau được xuất trước lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập . Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính trước những lần nhập đầu tiên . 5 Trong thực tế ngoài các phương pháp tính giá trị vốn thực tế của vật tư theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho quy định các doanh nghiệp còn sử dụng tính theo đơn giá tồn đầu kỳ . Phương pháp này tính vốn trị giá thực tế vật tư xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật tư xuất kho và đơn giá thực tế vật tư tồn đầu kỳ. Trị giá vốn thực tế vật tư xuất kho = Số lượng vật tư xuất kho x Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ 1.2.2.2.Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán . Đối với các doanh nghiệp sử dụng nhiều vật liệu, giá cả luôn biến động, nghiệp vụ nhập -xuất vật liệu diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được. Do vậy để thuận tiện và đơn giản cho việc hạch toán, hàng ngày các đơn vị có thể sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp tư quy định và sử dụng thống nhất trong một thời gian dài, có thể là giá kế hoạch của doanh nghiệp, có thể là giá mua của vật liệu tại một thời điểm nào đó. hàng ngày sử dụng giá hạch toán, để ghi số chi tiết giá trị vật liệu nhập, xuất . Cuối kỳ kế toán tính ra trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho theo hệ số giá . Hệ số giá(H) = Trị giá thực tế vật tư tồn đầu kỳ + trị giá vốn thực tế vật tư nhập trong kỳ Trị giá hạch toán vật tư tồn đầu kỳ + trị giá vật tư nhập trong kỳ Trị giá vốn thực tế của vật tư tồn kho = Trị giá vật tư xuất kho x Hệ số giá (H) 1.3 Kế toán chi tiết NVL Hạch toán chi tiết VT là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập xuất kho, nhằm đảm bảo theo dỏi chặt chẽ số liệu hiện có và tình hình biến động từng loại,nhóm, thứ vật tư về số lượng và giá trị.Các DN phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết VT phù hợp để góp phần tăng cường quản lý vật tư. 1.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng . Các hoạt động nhập xuất kho NVL xẩy ra thường xuyên trong các DN sản xuất. để quản lý theo dỏi chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của NVL, kế toán phải lập những chứng từ cần thiết một cách đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ1141/TK/QĐ/CĐKINH Tế ngày 01/11/1995 và theo QĐ885/1998/QĐ/BTC ngay 16/7/1998 của bộ trưởng bộ tài chính, các chứng từ kế toán về vật tư bao gồm: Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT). Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT). Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(Mẫu 03-VT). Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08-VT). Hoá đơn GTGT-MS01GTKT-2LN. Hoá đơn cước phí vận chuyển (Mẫu 03-BH). Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các DN có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẩn. Phiếu xuất VT theo hạn mức (Mẫu 04-VT). Biên bản kiểm nghiệm VT (Mẫu 05-VT). Phiếu báo VT cuối kỳ(Mẫu 07-VT). Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng thời gian quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Mọi chứng từ về vật liệu phải dược tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận và cái nhân liên quan. 1.3.2. Sổ chi tiết VL: Tuỳ vào phương pháp kế toán chi tiết NVL mà doanh nghiệp áp dụng có thể sử dụng các sổ, thẻ kế toán chi tiết như sau: + Thẻ kho + Sổ kế toán chi tiết NVL +Sổ đối chiếu luân chuyển + Sổ số dư + Các bảng kê... 1.3.3. Các phương pháp kế toán chi tiết NVL Trách nhiệm quản lý trực tiếp nhập, xuất, tồn kho NVL do thủ kho và bộ phận kế toán hàng tồn kho đảm nhận. Để phối hợp sử dụng các chứng từ nhập, xuất tồn kho trong hạch toán chi tiết NVL giữa thủ kho và kế toán, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp sau: 1.3.3.1. Phương pháp ghi thẻ song song * Nội dung: - ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư của từng danh điểm vật tư, ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. - ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ chi tiết NVL để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và số tiền. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết NVL và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho rồi ghi vào Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn. Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ chi tiết Bảng kê tổng hợp N – X - T Sổ kế toán tổng hợp Trình tự ghi sổ theo phương pháp ghi thẻ song song được khái quát trong sơ đồ sau: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 1: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song * Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng: - Ưu điểm: Đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót. - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán bị trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng công việc ghi chép lớn. - Điều kiện áp dụng: Phương pháp này chỉ thích hợp áp dụng đối với doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên. 1.3.3.2 Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển * Nội dung: - ở kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. - ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng “Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. “Sổ đối chiếu luân chuyển” được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ vật tư được ghi một dòng trên sổ. Trình tự ghi sổ theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển được khái quát trong sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Thẻ kho Sổ kế toán tổng hợp Phiếu xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Phiếu nhập Bảng kê xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng Hình 2: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển * Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng: - Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: Phương pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng; việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành được vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán. - Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại vật tư, hàng hoá ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày; phương pháp này thường ít được áp dụng trong thực tế. 1.3.3.3 Phương pháp ghi sổ số dư * Nội dung: -Thủ kho: Vẫn sử dụng “Thẻ kho” để ghi chép như hai phương pháp trên. Đồng thời cuối tháng thủ kho còn ghi vào “Sổ số dư” số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật tư cột số lượng. -Phòng kế toán: Kế toán mở Sổ số dư cho từng kho dùng cho cả năm để ghi số tồn kho của từng thứ, nhóm, loại vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kế toán lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất; sau đó vào bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn. Cuối tháng, khi nhận được Sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho theo chỉ tiêu số lượng mà thủ kho đã ghi và đơn giá hạch toán để tính ra số tồn kho theo từng thứ theo chỉ tiêu giá trị và ghi vào cột số tiền trên Sổ số dư. Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành vào cuối tháng, căn cứ vào cột số tiền tồn kho cuối tháng trên Sổ số dư đối chiếu với số tiền tồn kho cuối tháng trên Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn. Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết VL theo phương pháp ghi sổ số dư theo sơ đồ sau: Bảng kê nhập-xuất-tồn Sổ kế toán tổng hợp Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu nhập Bảng luỹ kế xuất Bảng luỹ kế nhập Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng Sơ đồ 3: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư. * Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng: - Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi chép, kiểm tra được thường xuyên việc ghi chép và bảo quản trong kho của thủ kho; công việc được dàn đều trong tháng. - Nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền nên để có thông tin chi tiết của từng thứ NVL phải căn cứ vào thẻ kho, nếu số liệu không khớp thì việc tra cứu sẽ rất phức tạp. - Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư hàng hoá, việc nhập xuất diễn ra thường xuyên; và đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán và xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư hàng hoá hợp lý. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của kế toán vững vàng. 1.4. Kế toán tổng hợp NVL NVL là tài sản lưu động của doanh nghiệp và được nhập xuất kho thường xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các phương thức kiểm kê khác nhau.Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập - xuất kho ( mỗi lần nhập - xuất kho đều có cân, đo, đong, đếm) nhưng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ bằng cách cân,đo,đong,đếm, ước lượng NVL tồn cuối kỳ. Tương ứng với hai phương pháp kiểm kê trên, trong kế toán NVL nói riêng và kế toán các loại hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp hạch toán tổng hợp là kê khai thường xuyên (KKTX) và kiểm kê định kỳ (KKĐK). 1.4.1 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 1.4.1.1 Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của các loại vật tư trên các tài khoản và sổ kế toán khi có các chứng từ nhập-xuất vật liệu. Việc xác định trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho được tính căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho.Sau khi đã tập hợp,phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoảnk và các sổ kế toán. Trị giá vốn thực tế của vật tư tồn kho trên tài khoản,sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. -Ưu điểm: Phương pháp này có độ chính xác cao,nắm rõ được tình hình hiện có và biến động của NVL ,cung cấp kịp thời đầy đủ theo yêu cầu quản lý;rất phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn. -Nhược điểm: Khối lượng công việc nhiều,tốn thời gian. 1.4.1.2 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX * Tài khoản kế toán sử dụng TK 152 “Nguyên vật liệu”: Tài khoản này được dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại NVL. TK 152 có thể được mở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại NVL phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, bao gồm: -TK 1521 :NVL chính -TK 1522 : VL phụ -TK 1523 : Nhiên liệu -TK 1524 : Phụ tùng thay thế -TK 1525 : Thiết bị XDCB -TK 1528 : VL khác Trong từng TK cấp 2 có thể mở chi tiết các TK cấp 3.cấp 4... tới từng nhóm,từng thứ NVL tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Các TK liên quan: -TK151: Hàng mua đang đi đường: phản ánh trị giá vốn thực tế vật tư,sản phẩm,hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho. -TK 331: “Phải trả cho người bán”: TK này phản ánh các khoản phải thanh toán cho người bán, người nhận thầu hoặc người gia công vật tư thiết bị. TK 331 được mở chi tiết cho từng người bán, người nhận thầu cụ thể. TK 133 : “Thuế giá trị gia tăng (GTGT) được khấu trừ”: phản ánh số hiện có và tình hình biến động của khoản thuế GTGT được khấu trừ. TK 133 được mở 2 TK cấp 2: TK 1331: “Thuế GTGT được khâú trừ của hàng hoá,vật tư” TK 1332: “Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ” TK 133 chỉ được mở và áp dụng cho những đơn vị áp dụng nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, không áp dụng cho những đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. - v.v.... * Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX được thể hiện qua sơ đồ sau: Hình 4: Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX. 1.4.2 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK 1.4.2.1 Đặc điểm phương pháp KKĐK Phương pháp KKĐK là phương pháp kế toán kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên,liên tục các nghiệp vụ nhập kho-xuất kho và tồn kho của NVL trên các tài khoản hàng tồn kho.Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ Việc xác định trị giá vốn thực của NVL xuất kho không căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà được căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức: Trị giá thực tế NVL xuất kho Trị giá thực tế NVL tồn đâu kỳ Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Trị giá thực tế NVL tồn cuối kỳ = + + Chính vì vậy trên sổ kế toán tổng hợp không thể hiện giá trị NVL xuất dùng cho từng đối tượng, cho các nhu cầu khác nhau. Hơn nữa trên tài khoản tổng hợp không thể biết được số mất mát hư hỏng nếu có. Đây cũng là nhược điểm lớn nhất của phương pháp này. Phương pháp KKĐK thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, với quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và được xuất thường xuyên. Phương pháp KKĐK có ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán,nhưng độ chính xác về vật tư xuất dùng cho các mục đích khác nhau không cao vì nó phụ thuộc vào chất lượng công tác quản lý tại kho, bến bãi ... 1.4.2.2 Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ chủ yếu * Tài khoản sử dụng: Kế toán tổng hợp tình hình nhập xuất vật tư theo phương pháp KKĐK vẫn sử dụng TK 152. Nhưng tài khoản này không phản ánh tình hình nhập xuất vật tư trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế NVL tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ. Ngoài ra còn sử dụng thêm TK 611-TK mua hàng. TK này phản ánh trị giá vốn thực tế của VT tăng giảm, trong kỳ. TK 611 không có số dư, dược mở chi tiết theo TK cấp 2 TK6111 mua NVL, CCDC. TK6112 mua hàng hoá. Cũng giống như phương pháp KKTX kế toán sử dụng các tài khoản liên quan như TK 111,112,621,641,642,331... * Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK được thể hiện qua sơ sau: Hình 5: Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK. 1.5. Sổ kế toán áp dụng: Quá trình hạch toán bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng các báo cáo kế toán thông qua việc ghi chép, theo dõi tính toán, xử lý số liệu trên các sổ sách kế toán. Sổ sách kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán. Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp mà kế toán sử dụng sổ sách cho thích hợp. * Đối với hình thức Nhật ký chứng từ: - Thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu, bảng kê nhập xuất, bảng kê tổng hợp N-X-T - Sổ chi tiết TK 331 - Bảng kê số 2, số 3 - NKCT số 1, 2, 5, 6, 7, 10 - Sổ cái TK 152, 153 * Đối với hình thức Nhật ký chung - Thẻ khách hàng, thẻ kho, sổ kế toán chi tiết NVL. - Sổ chi tiết TK 331, 311, 141 - Bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê tổng hợp N-X-T - Nhật ký chung - Bảng kê tính giá số 3, bảng kê phân bổ số 2 - Sổ cái TK 152, 153 * Đối với hình thức Chứng từ ghi sổ - Thẻ kho, Sổ kế toán chi tiết vật liệu. - Sổ chi tiết TK 331 - Bảng kê nhập, bảng kê xuất, Bảng kê tổng hợp N-X-T - Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái TK 152, 153Chương 2: Thực trạng công tác kế toán NVL tại công ty xây dựng số 9 Thăng Long 2.1 Khái quát chung về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty xây dựng số 9 Thăng Long - Công ty xây dựng số 9 Thăng Long là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng công ty xây dựng Thăng Long do Bộ Giao Thông Vận Tải quản lý. - Công ty xây dựng số 9 Thăng Long có tiền thân là: Công ty cầu 13 Thăng Long được thành lập theo quyết định số 508/QĐ - TCCB –LĐ ngày 27/03/1993 của Bộ Giao Thông Vận Tải, sau đó đổi tên thành Công ty xây dựng số 9 Thăng Long ( thuộc Tổng công ty xây dựng Thăng Long ) theo quyết định đổi tên số 1569/1998/QĐ/BGTVT ngày 24/06/1998 của BGTVT. - Giấy phép kinh doanh số 1083343 cấp ngày 30/04/1993 ( do trọng tài kinh tế Hà Nội cấp ) - Trụ sở chính của công ty đặt tại xã Xuân Đỉnh-huyện Từ Liêm-Hà Nội. - Công ty xây dựng số 9 Thăng Long là một doanh nghiệp nhà nước được nhà nước giao tài sản tiền vốn và chịu trách nhiệm về tài sản đó. Công ty có tư cách pháp nhân và tiến hành hạch toán độc lập, được mở tài khoản tại ngân hàng (kể cả ngân hàng Ngoại thương ). Mối quan hệ giữa công ty và tổng công ty thực hiện theo chế độ Hợp đồng kinh tế khi nhận thi công công trình. Các công trình Tổng công ty trúng thầu giao cho các đơn vị thành viên trong Tổng công ty đều thực hiện theo hợp đồng kinh tế. Các đơn vị trong Tổng công ty quan hệ bình đẳng theo pháp luật nhà nước và luật Doanh nghiệp nhà nước. -Công ty được cấp giấy phép hoạt động số: 172/KHĐT do Bộ Giao Thông Vận Tải ký ngày 01/06/1993 với các ngành nghề chủ yếu sau: + Thi công xây dựng các công trình giao thông như: cầu, cống, bến cảng; các công trình công nghiệp, dân dụng và thuỷ lợi. + Gia công kết cấu thép, gia công các công trình xây dựng. + Sản xuất vật liệu phục vụ thi công xây dựng công trình. - Trong những năm qua cùng với sự đổi mới và đi lên của đất nước, công ty đã tham gia xây dựng nhiều cây cầu, nhà ga, bến cảng, các công trình xây dựng dân dụng như: Tham gia thi công cầu Thăng Long, cầu Gián Khẩu-Ninh Bình, cầu Yên Bái, cầu Giấy, cầu cảng Quy Nhơn, cầu Hàm Rồng-Thanh Hoá, các cầu đường sắt ( cầu Giã Viên –Huế, cầu sông Chùa, cầu Bồng Sơn – Phú Yên ), cầu Hoà Bình, cầu Vân Đồn-Quảng Ninh, cầu Cửa Đạt-Thanh Hoá, tham gia thi công dự án đường Hồ Chí Minh... Ngoài ra công ty còn tham gia xây dựng các công trình nhà xưởng công nghiệp như: Nhà máy Xi măng Lương Sơn, nhà xưởng khu chế xuất Tân Thuận- Thành phố Hồ Chí Minh, nhà xưởng công trình Chiuyi- Hà Tây, nhà xưởng công trình Pentax Gia Lâm- Hà Nội, nhà xưởng công trình Crown- Hà Tây, đúc và đóng cọc: nhà kho Ngân hàng- Hà Nội, Đại sứ quán úc, nhà ga T1 Nội Bài, Cục Lưu Trữ, trường Nghiệp vụ công nhân kỹ thuật và nhiều công trình xây dựng khác. Tất cả các công trình đều đã được đưa vào sử dụng đúng thời gian và đảm bảo chất lượng, phù hợp với mọi thông số kỹ thuật vạch ra. 2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến. Đứng đầu là giám đốc, dưới giám đốc là các phó giám đốc; kế đến là các phòng chức năng; sau đó là các phân xưởng, tổ, đội sản xuất. * Giám đốc: là người có thẩm quyền cao nhất, chịu trách nhiệm toàn diện và điều hành toàn bộ hoạt động của công ty; là người trực tiếp chỉ đạo công tác kế hoạch tháng, quý, năm, công tác tài chính kế toán, công tác tổ chức cán bộ, công tác thanh tra, thi đua khen thưởng. * Các phó giám đốc (phó giám đốc điều hành, phó giám đốc vật tư, phó giám đốc kỹ thuật, phó giám đốc kinh tế kế hoạch) theo chuyên môn và chức danh của mình sẽ trợ giúp giám đốc trong các việc: điều hành kế hoạch tác nghiệp thay giám đốc khi giám đốc uỷ quyền, nghiệm thu thanh toán các công trình để thu hồi vốn, khoán thanh toán các công trình cho các đội; phụ trách công tác kỹ thuật thi công; quản lý vật tư và tài sản cố định. * Các phòng chức năng: Công ty có 6 phòng: - Phòng kinh tế kế hoạch: Tiếp cận thị trường, lập dự án, tổng hợp phân tích thông tin, cân đối lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng-quý- năm; ký kết và thanh lý hợp đồng kinh tế, lập dự toán, quyết toán nội bộ công ty; thống kê tình hình sản xuất kinh doanh, lập báo cáo theo hàng tháng- quý- năm; lập và phân phối quỹ lương, thưởng; định hướng phát triển công ty, điều động và theo dõi tình hình sản xuất của các đội. - Phòng kỹ thuật: Thực hiện việc kiểm tra thanh tra đánh giá các qui trình, qui phạm công nghệ chất lượng sản phẩm, tính toán lượng tiêu hao vật tư, lao động, máy móc, quản lý chất lượng sản phẩm,giám sát thi công và an toàn lao động... - Phòng tổ chức hành chính: Thực hiện công tác tổ chức cán bộ và lao động,giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động; bảo vệ nội bộ, thanh tra, phòng cháy chữa cháy; thực hiện công tác thi đua khen thưởng, văn thư lưu trữ hồ sơ, quản lý văn phòng công ty, quản lý nhà đất, bảo vệ sức khoẻ cho người lao động. - Phòng tài chính- kế toán: Thực hiện chức năng giám đốc về mặt tài chính, thu thập số liệu phản ánh vào sổ sách và cung cấp thông tin kinh tế kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của giám đốc. Thường xuyên báo cáo kịp thời tình hình tài chính, đưa ra các biện pháp hạ giá thành, tiết kiệm chi phí, lập kế hoạch quản lý tài chính, chi tiêu hợp lý, hợp pháp làm nghĩa vụ ngân sách với Nhà nước, quản lý kế toán các đội, xưởng sản xuất, quyết toán các công trình. - Phòng vật tư: Mua và quản lý vật tư, lập thủ tục nhập - xuất vật tư, quản lý kho vật tư, tổ chức điều phối vật tư trong nội bộ công ty, ký các hợp đồng mua bán vật tư, quyết toán vật tư cho các công trình. - Phòng cơ điện: Quản lý tài sản cố định (TSCĐ) của công ty, mua sắm thiết bị mới, lập kế hoạch sữa chữa TSCĐ, điều phối TSCĐ trong nội bộ công ty, mua sắm phụ tùng sữa chữa TSCĐ. *Các đội và các xưởng sản xuất: Công ty có 9 đội sản xuất: - Đội 901,902,903,904,908,909: chuyên làm cầu, thi công các công trình lớn, lắp dựng các công trình nhà xưởng công nghiệp. - Đội sản xuất bê tông (905): chuyên sản xuất bê tông các loại để phục vụ cho các đội lắp ráp và bán ra ngoài. - Đội sản xuất gia công kết cấu thép và xây lắp công trình (906): gia công lắp dựng kết cấu thép, thi công các công trình giao thông, công nghiệp và dân dụng. - Đội máy thi công ( 907 ): trực tiếp quản lý xe máy, thiết bị phương tiện kỹ thuật, sử dụng và vận hành máy thi công phục vụ sản xuất. Về mặt tổ chức sản xuất trực tiếp ở các đội: Các đội được xây dựng khép kín, mỗi đội thực hiện một nhiệm vụ khác nhau và hạch toán phụ thuộc. Mỗi đội có: một đội trưởng, một hoặc hai đội phó, một kế toán, một kỹ thuật viên, một tiếp liệu, một thủ kho, một y tá, một thủ quỹ. Giữa các đội, xưởng và các phòng có mối quan hệ chặt chẽ trong việc định hướng sản phẩm, lựa chọn phương án sản xuất, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, mua sắm thiết bị, vật tư, tổ chức lao động, vốn cho sản xuất. Sơ đồ 4: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty xây dựng số 9 Thăng Long Giám đốc PGĐ điều hành PGĐ vật tư PGĐ kỹ thuật Phòng tài chính kế toán Phòng vật tư Phòng kỹ thuật Phòng cơ điện Phòng kinh tế kế hoạch Phòng tổ chức hành chính Các phòng chuyên môn Đội 901 Các đội sản xuất Đội 902 Đội 903 Đội 904 Đội sản xuất bê tông (905) Đội gia công kết cấu thép (906) Đội máy thi công (907) Đội 908 Đội 909 PGĐ kinh tế kế hoạch 2.1.2.2 Đặc điểm sản phẩm: Công ty xây dựng số 9 Thăng Long hoạt động chủ yếu và xuyên suốt là sữa chữa, xây dựng, lắp đặt các công trình là cầu, cống, bến cảng, đúc móng các công trình công nghiệp và dân dụng, bên cạnh đó công ty còn sản xuất vật liệu phục vụ thi công xây dựng và gia công kết cấu thép, gia công vật liệu xây dựng để cung cấp cho các công trình đang thi công và cho thị trường. Tuy nhiên sản phẩm có thể coi là chủ đạo,đại diện cho tên tuổi của công ty là những cây cầu. Sản phẩm này có giá trị lớn, thời gian thi công kéo dài, quy mô lớn, kết cấu rất phức tạp nên về công tác quản lý kỹ thuật thì đòi hỏi tính chính xác cao, công tác quản lý tài chính thì đòi hỏi phải có tính chặt chẽ và khoa học. 2.1.2.3 Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm. Sau khi công ty lập dự toán tham gia đấu thầu và giành được công trình, tuỳ theo quy mô và độ phức tạp của công trình, công ty sẽ quyết định trực tiếp tổ chức thi công hay giao khoán cho các đội với từng hạng mục công trình cụ thể, khoán gọn hay chỉ khoán từng khoản mục chi phí. Các cá nhân và bộ phận được giao nhiệm vụ sẽ lên kế hoạch và tiến hành thi công, công ty có vai trò cùng với bên A giám sát tiến độ và chất lượng công trình, tiến hành nghiệm thu khi công trình hoặc từng hạng mục công trình được hoàn thành. Quy trình công nghệ xây dựng công trình: Xi măng,cát vàng, sỏi Thép Vật liệu khác Máy trộn bê tông Gia công Thép đã gia công Công trình hoàn thành Phế liệu thu hồi Lắp ráp thi công Đúc bê tông Sơ đồ 5: Quy trình công nghệ xây dựng công trìnhDưới đây là các bước cơ bản trong quá trình thi công một cây cầu hoàn chỉnh: Sơ đồ 6: Quy trình thi công sản phẩm chính của công ty ( Thi công cầu ) Chuẩn bị mặt bằng thi công Thi công mố Nguyên vật liệu ( bê tông, thép đã gia công, cát,xi măng,sỏi, đá, gỗ, gạch, vôi .. Thi công trụ Máy thi công Thi công nhịp Nhân công Hoàn thiện công trình (thi công đường đầu cầu, hệ thống thoát nước) Sản phẩm hoàn thành 2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty 2.1.3.1. Bộ máy kế toán Trong những năm qua phòng tài chính-kế toán đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, cung cấp kịp thời và nhanh chóng thông tin kế toán-tài chính cho giám đốc. Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung. Theo hình thức này, công ty tổ chức một phòng kế toán làm nhiệm vụ hạch toán chi tiết và tổng hợp, lập báo cáo tài chính, phân tích hoạt động kinh tế và kiểm tra công tác kế toán toàn công ty; ở các đội sản xuất không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán hoặc thống kê thu thập chứng từ. Theo định kỳ thì gửi về phòng kế toán công ty để hạch toán và lưu trữ. Phòng tài chính kế toán của công ty có 7 người: một kế toán trưởng, 5 cán bộ kế toán và 1 thủ quỹ. Các đội công trình có bố trí một cán bộ thống kê hoặc kế toán. - Kế toán trưởng: Thực hiện theo pháp lệnh kế toán trưởng, là người trực tiếp thông báo, cung cấp các thông tin kế toán cho ban giám đốc công ty, đề xuất các ý kiến về tình hình phát triển của công ty như chính sách huy động vốn, chính sách đầu tư vốn sao cho có hiệu quả. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chung về các thông tin do phòng kế toán cung cấp, là người thay mặt giám đốc công ty tổ chức công tác kế toán của công ty, thực hiện các khoản đóng góp với ngân sách nhà nước. - Kế toán tổng hợp: Là người tổng hợp các số liệu kế toán, đưa ra các thông tin cuối cùng trên cơ sở số liệu, sổ sách do kế toán các phần hành khác cung cấp. Kế toán tổng hợp ở công ty đảm nhận công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Đến kỳ báo cáo, xem xét các chỉ tiêu kế toán, lập báo cáo quyết toán tháng- quý- năm, lập sổ cái. Xem xét các chỉ tiêu kế toán có cân đối hay không và có trách nhiệm báo cáo với kế toán trưởng các báo biểu để kế toán trưởng ký và trình Giám đốc duyệt. - Kế toán tài sản ( kiêm cả kế toán vật liệu và TSCĐ ): Theo dõi sự biến động của TSCĐ, trích lập khấu hao, xác định nguyên giá các loại tài sản đang dùng, không cần dùng, chờ thanh lý để đề xuất những ý kiến trong đầu tư quản lý tài sản; theo dõi tình hình nhập-xuất hàng tồn kho nhiên vật liệu, theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ luân chuyển. - Kế toán ngân hàng: thực hiện các phần liên quan đến các nghiệp vụ ngân hàng, cùng thủ quỹ đi ngân hàng rút tiền, chuyển tiền, vay vốn tín dụng, kế toán ngân hàng kiêm công tác thanh toán với người tạm ứng, thanh toán cho người bán. - Kế toán lương và BHXH, KPCĐ, BHYT: Tính toán số lương phải trả cho từng cán bộ công nhân viên, trích BHXH, BHYT và KPCĐ của công nhân trên cơ sở tiền lương thực tế và tỷ lệ quy định hiện hành. Hàng tháng, lập bảng phân bổ tiền lương, kiểm tra bảng chấm công, theo dõi tình hình tăng giảm số lượng lao động. - Kế toán thuế: Tính toán số thuế của từng loại thuế mà doanh nghiệp phải chịu, quyết toán thuế và nộp thuế cho cơ thuế nhà nước. - Thủ quỹ kiêm kế toán tiền mặt: Quản lý quỹ tiền mặt của công ty, đi rút tiền ở ngân hàng về quỹ, đi lấy tiền của khách hàng trả bằng tiền mặt, theo dõi chi tiết tiền mặt của từng công trình về quỹ. Còn các kế toán đội: theo dõi các hoạt động kinh tế phát sinh ở đội sản xuất do mình phụ trách, thu thập các chứng từ kế toán phát sinh nộp lên cho phòng Tài chính-kế toán của công ty. Sơ đồ 3: Sơ đồ bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán vật tư kiêm TSCĐ Kế toán ngân hàng Kế toán thuế Kế toán tiền lương, BHXH Kế toán tổng hợp Thủ quỹ kiêm kế toán TM Kế toán các đội sản xuất Sơ đồ 7: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 2.1.3.2. Chế độ kế toán áp dụng trong công ty - Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm. - Kỳ kế toán: ở công ty thường là 1 tháng. Cuối tháng, kế toán tiến hành khoá sổ 1 lần. - Hình thức kế toán: áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, xác định giá xuất kho theo phương pháp đích danh. 2.1.4. Sơ bộ về tài sản của của công ty. Để có được cái nhìn tổng quan về tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty xây dựng số 9 Thăng Long, có thể quan sát bảng dưới đây: Kết cấu tài sản và nguồn vốn của công ty xây dựng số 9 Thăng Long ( Thời điểm 31/12/2004) STT Chỉ tiêu Số đầu năm (1000 đ) Số cuối năm (1000 đ) A Tài sản 70 078 757 80 150 127 I TSLĐ 51 834 896 53 378 081 1 Tiền 1 295 810 103 216 2 Các khoản phải thu 24 991 527 22 834 914 3 Hàng tồn kho 20 497 271 26 702 943 4 Tài sản lưu động khác 5 050 288 3 737 008 II TSCĐ 18 243 861 26 772 046 1 Tài sản cố định 16 952 568 15 452 519 2 Chi phí XDCB dở dang 1 291 275 1 319 527 B Nguồn vốn 70 078 757 80 150 127 I Nợ phải trả 60 983 084 77 661 196 1 Nợ ngắn hạn 48 156 159 59 954 367 2 Nợ dài hạn 7 647 920 7 314 340 3 Nợ khác 5 179 005 3 370 351 II Nguồn vốn chủ sở hữu 9 095 673 9 511 069 2.1.5. Tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty trong thời gian qua. Sự tăng trưởng của công ty được thể hiện thông qua sự gia tăng đều đặn của các chỉ số doanh thu, lợi nhuận, vốn kinh doanh và thu nhập của người lao động (bảng dưới đây). Tuy quy mô sản xuất kinh doanh của công ty chưa lớn nhưng kết quả dưới đây là những dấu hiệu rất đáng khích lệ về một quá trình phát triển khá nhanh và đều của Công ty xây dựng số 9 Thăng Long. Một số chỉ tiêu về kết quả hoạt động của công ty xây dựng số 9 Thăng Long năm 2002-2004 STT Chỉ tiêu ĐVT Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 1 Sản lượng 1000đ 46 320 000 60 321 387 76 264 991 2 Doanh thu thuần 1000đ 34 295 653 43 492 569 67 708 134 3 Vốn kinh doanh bq 1000đ 41 572 083 55 367 814 67 080 545 4 Vốn cố định bình quân 1000đ 14 338 523 18 013 530 18 475 117 5 Vốn lưu động bình quân 1000đ 27 233 560 37 354 284 48 605 428 6 Tổng lợi nhuận trước thuế 1000đ 255 788 558 000 787 669 7 Thuế thu nhập DN 1000đ 63 497 139 500 220 547 8 Tổng lợi nhuận sau thuế 1000đ 191 841 418 500 567 122 9 Số lao động bình quân Người 371 401 386 10 Thu nhập bq đầu người/tháng 1000đ 1033 1100 1230 11 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/VKD % 0,418 0,722 0,845 Chỉ trong vòng 3 năm liên tiếp mà sản lượng của công ty đã tăng 65%; doanh thu tăng 97%; lợi nhuận sau thuế tăng 197%; thu nhập của người lao động tăng 19%. Nếu so sánh các tỷ lệ tăng của các chỉ tiêu cho thấy: tuy doanh thu và lợi nhuận của công ty tăng khá nhanh nhưng thu nhập của người lao động chưa được cải thiện tương xứng, nguyên nhân của tình trạng này là do công ty vẫn còn gặp nhiều khó khăn về vốn và đang thực hiện tích luỹ nội bộ để gia tăng đầu tư tài sản. Ngoài ra tuy rằng lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh của công ty là khá lớn ( năm 2004 là 3 188 000 đồng) nhưng tổng lợi nhuận của công ty khá khiêm tốn( 787 669 000), là vì phần lớn vốn kinh doanh trong kỳ của công ty là vốn vay ngân hàng và phải trả lãi khi sử dụng ( chi phí lãi vay được tính vào chi phí hoạt động tài chính và làm giảm tổng của doanh nghiệp xuống), do đó việc tìm ra một giải pháp huy động vốn khả quan hơn để tăng nhanh lợi nhuận của doanh nghiệp là thách thức rất lớn của công ty trong thời gian tới. 2.1.6. Những thuận lợi và khó khăn: 2.1.6.1. Thuận lợi: - Địa thế: nằm ngay trên đường cao tốc Thăng Long, thuận lợi cho công tác giao dịch với khách hàng, có uy tín với khách hàng và liên tục giành được những hợp đồng trong đấu thầu. - Có đội ngũ cán bộ, công nhân lành nghề và nhiệt tình với công việc, do nằm ở ven đô tiếp giáp với các vùng nông thôn nên có thể huy động được lực lượng lao động nông nhàn theo mùa vụ vào những công việc thủ công thuần tuý. - Được Tổng công ty thường xuyên quan tâm và tạo điều kiện để phát triển. 2.1.6.2. Khó khăn: - Số vốn ngân sách cấp cho công ty hàng năm quá ít, không đảm bảo được nhu cầu vốn cho sản xuất kinh doanh. - Hiện nay công ty đang hoạt động chủ yếu bằng vốn vay ngân hàng với lãi suất khá cao đã tạo ra một gánh nặng lớn cho chi phí, làm tăng hệ số nợ gây bất ổn cho tình hình tài chính của công ty. - Tại thời điểm hiện nay, giá nguyên vật liệu đang tăng rất nhanh mà công ty không có điều kiện về vốn để dự trữ dẫn đến công ty sẽ phải chịu nhiều thiệt thòi với những hợp đồng còn dang dở. - Công ty đang đứng trước một thách thức đó là phải nhanh chóng thanh toán các khoản nợ, liên tục làm ăn có lãi để đẩy nhanh tiến trình cổ phần hoá. 2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty 2.2.1 Đặc điểm NVL tại công ty xây dựng số 9 Thăng Long. Công ty xây dựng số 9 Thăng Long là đơn vị xây dựng cơ bản, sản phẩm là các loại cầu cống, nhà xưởng, sân bay, có quy mô lớn, kết cấu phức tạp thời gian sử dụng dài, giá trị lớn. Vì vậy mà NVL sử dụng trong công ty nói chung rất đa dang, phong phú. Mỗi loại mang một đặc thù riêng. Có loại vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác được sử dụng ngay không qua chế biến như các loại cát, sỏi, đá...những loại vật liệu có giá trị cao như sắt, thép, xi măng.. nhưng đòi hỏi phải bảo quản tốt, để nơi thoáng mát, tránh ẩm ướt.. Có những loại vật liệu cồng kềnh gây khó khăn cản trở của việc vận chuyển... Chúng tham gia vào một chu kỳ sản xuất và giá trị của chúng được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị công trình. Chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn khoảng 60%-70% trong toàn bộ chi phí và trong giá thành. Vì thế chỉ cần một thay đổi nhỏ về số lượng hay giá thành vật liệu cũng làm ảnh hưởng giá thành sản phẩm xây lắp. Mặt khác do sản phẩm của Công ty là các công trình xây dựng phục vụ trực tiếp cho xã hội mang tính lâu dài, đòi hỏi phải có chất lượng cao đảm bảo kỹ thuật. Do vậy NVL để thi công công trình phải được lựa chọn, bảo quản và sử dụng có hiệu quả, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật về số lượng lẫn chất lượng. Đây là một yêu cầu quản lý cấp thiết đặt ra cho công ty. 2.2.2. Phân loại NVL ở công ty. Để có thể tiến hành xây dựng, thi công sửa chữa các sản phẩm xây dựng cơ bản, công ty phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu bao gồm nhiều loại vật liệu có một nội dung kinh tế và công dụng khác nhau. Điều đó đòi hỏi việc quản lý phải chặt chẽ và tổ chức hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết với từng loại, từng thứ cũng như sự tiện lợi cho việc xác định cơ cấu vật liệu trong giá thành công trình. Xuất phát từ yêu cầu đó tại Công ty xây dựng số 9 Thăng Long đã phân loại NVL thành: -Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu để thi công xây dựng công trình, gồm có: Sắt, thép, xi măng, cát, đá, sỏi, phụ gia...Trong đó mỗi một NVL chính lại bao gồm các loại khác nhau. Cụ thể: + Thép gồm thép gai, thép trơn, thép góc, thép mẩu, thép ống.. . Thép gai gồm: thép gai phi 10(F10),F12,F13,F14,F16,F20,F25... .Thép góc gồm: thép góc bằng 100x100,thép góc bằng 125x125, thép góc bằng 60x60.. .Thép trơn gồm: thép trơn F5, F20A1, F71 .Thép 1 ly, thép ống F60, thép I 600, thép lưới 1 ly.. +Sắt gồm sắt A1, sắt A2.. +Xi măng gồm xi măng đen, xi măng trắng, xi măng Chin-pon PC 30, xi măng Chin-pon PC 40, xi măng Bỉm Sơn.. +Đá gồm: đá hộc, đá 1x2, đá 3x4, đá dăm. +Cát gồm: cát vàng, cát đen. + Phụ gia gồm: phụ gia chống ăn mòn Placccr, phụ gia siêu dẻo 2010, phụ gia 214-11, phụ gia chương nở, phụ gia SIKA NN, phụ gia SIKA R4, phụ gia SIPAZON.. -Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ làm tăng chất lượng công trình hoặc hoàn chỉnh, hoàn thiện công trình.. như: que hàn, oxy, đất đèn, dây thép buộc, đinh... và những vật liệu khác cần cho quá trình thi công. -Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công, xây dựng công trình như xăng, dầu, ga.. cho các loại xe và máy thi công. +Xăng gồm: xăng A90, xăng A92,.. +Dầu gồm: dầu công nghiệp 90, dầu cs 46, dầu điezen, dầu HD 40 Hộp, dầu HD 50.. - Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng,chi tiết được sử dụng để thay thế, sữa chữa máy móc thiết bị phương tiện vận tải.. như xăm lốp ô tô, bu lông, vòng bi, mũi khoan, cáp, xéc măng.. -Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc chủng( ngoài các vật liệu trên) của công ty hoặc phế liệu thu hồi. Gồm : lắp + ống gang, nut neo công tác, ống tạo lỗ dầm bê tông như ống ghen tạo lỗ dầm F55, ống ghen nối F55.. ở công ty còn có loại vật tư luân chuyển như ván khuôn, đà giáo, cọc ván thép... những loại vật tư này được sử dụng cho nhiều kỳ, nhiều công trình. Đối với vật tư luân chuyển, các đội phải có trách nhiệm bảo quản sử dụng và nhập lại Công ty 100%. Nếu làm mất mát, hư hỏng, Công ty sẽ trừ vào kinh phí đã đầu tư. 2.2.3 Đánh giá NVL ở công ty Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị NVL theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất, hạch toán NVL chính xác và đầy đủ. 2.2.3.1. Tính giá thực tế nhập kho NVL Nguồn cung cấp NVL của công ty chủ yếu là do mua ngoài. Ngoài ra còn có một số NVL công ty tự gia công. Tất cả các loại NVL dù khối lượng nhiều hay ít đều phải làm thủ tục nhập kho. * Đối với vật liệu mua ngoài: Trị giá vốn thực tế VL nhập kho = Giá mua trên hoá đơn (chua có thuế) + Chi phí thu mua (vận chuyển, bốc dỡ...) + Thuế nhập khẩu (nếu có) - Các khoản giảm trừ (nếu có) Công ty thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, vì vậy giá mua ở đây là giá mua chưa có thuế GTGT. VD: Theo HĐGTGT số 0048804 ngày 21/12/2004 mua thép F25 của Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Nguyễn Trãi: - Số lượng: 7027 kg - Đơn giá: 7820 kg - Thuế suất thuế GTGT: 5% - Chi phí vận chuyển thuê ngoài: 450.000 đ Trị giá vốn thực tế thép F25 được tính như sau: - Giá mua chưa có thuế: 7027 x 7820 = 54 951 140 đ - Thuế GTGT: 54 951 140 x 5% = 2 747 557 đ Giá công ty phải thanh toán với người bán khi mua thép F25: = 54 951 140 + 2 747 557 = 57 698 697 đ Vậy giá thực tế của thép F25 nhập kho: = 57 698 697 + 450 000 = 58 148 697 đ * Đối với vật liệu tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế của VL nhập kho tự gia công = Giá VL xuất kho để gia công + Các chi phí tiền lương BHXH, khấu hao TS cho bộ phận gia công + Chi phí khác có liên quan (chính là giá thành sản xuất của vật tư tự gia công) VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 11 ngày 9/12/2004, xuất thép F32 cho đội 906 (ông Dung) để gia công lan can thép với số lượng là 6035 kg, đơn giá 8650 đ/kg. Tổng số tiền 52 202 750đ Chi phí điện hàn để gia công: 170 000 đ Chi phí tiền lương cho công nhân là: 3 250 000 đ Như vậy, trị giá lan can thép nhập kho được xác định như sau: 52 202 750 + 170 000 + 3 250 000 = 55 622 750 đ * Đối với vật liệu thu hồi nhập kho: Giá thực tế VL thu hồi nhập kho = Trị giá vốn thực tế của VL tại thời điểm xuất kho VD: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 09 ngày 08/12/2004 nhập thu hồi cầu Vân đồn, thép các loại, trong đó thép F25: - Số lượng: 540,5 kg - Đơn giá: (theo phiếu xuất cho đội XD 909): 7650 đ/kg Trị giá vốn thực tế VL thu hồi nhập kho: 540,5 x 7650 = 4 134 825 đ 2.2.3.2. Tính giá thực tế xuất kho của NVL: Xuất phát từ đặc điểm của công ty là công ty xây dựng, vật liệu sau khi hoàn tất thủ tục nhập kho thường là xuất thẳng tới nơi thi công công trình. Do vậy kế toán đã sử dụng phương pháp đích danh để tính trị giá vốn thực tế của VL xuất kho. Tức là khi xuất kho vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính ra giá thực tế của VL xuất kho. VD: Ngày 29/12/2004m có phiếu xuất kho số 22 xuất thép F25 cho đội 902 chi phí thi công cầu Cửa Đạt – Thanh Hoá. - Số lượng: 7027 kg - Đơn giá: 7820 đ/kg Theo phiếu nhập kho số 15 ngày 21/12/2004 đơn giá của lô hàng này là 7820 đ/kg Như vậy trị giá vốn thực tế thép F25 xuất kho được kế toán xác định như sau: 7027 x 7820 = 54 951 140 đ 2.2.4. Thủ tục nhập, xuất vật liệu: 2.2.4.1. Thủ tục nhập kho vật liệu Khi nhận được dự án, hợp đồng thi công xây lắp giữa công ty và Tổng công ty; căn cứ vào các thông số kỹ thuật của hợp đồng, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà phòng kỹ thuật dự trữ khối lượng vật tư tiêu hao. Sau đó chuyển cho phòng vật tư. Căn cứ vào đó, phòng vật tư lên kế hoạch mua sắm vật tư phục vụ công trình. Có hai hình thức thu mua là thu mua trực tiếp và thu mua gián tiếp. Theo hình thức thu mua trực tiếp: Cán bộ phòng vật tư trực tiếp xuống các đơn vị, tổ chức kinh tế nơi có nguồn vật liệu phù hợp với đặc điểm thi công xây dựng công trình để ký kết các hợp đồng mua vật liệu. Cán bộ phòng vật tư có trách nhiệm vận chuyển, bảo quản vật liệu về kho an toàn với chi phí vận chuyển do công ty chịu. Sau đó làm thủ tục nhập kho, hình thức này thường áp dụng với các loại vật tư có khối lượng không lớn như các loại phụ tùng thay thế. Theo hình thức thu mua gián tiếp: Công ty và đơn vị cung cấp ký hợp đồng kinh tế. Trong hợp đồng phải thoả thuận về loại vật liệu, kích thước, mẫu mã, số lượng, phương thức thanh toán, giá cả, địa điểm giao nhận. Căn cứ vào các điều khoản trong hợp đồng đơn vị bán sẽ chuyển giao vật liệu đến nơi quy định. Công ty phải chịu chi phí vận chuyển từ kho của người bán tới nơi giao NVL . Đây là hình thức mua chủ yếu đối với vật tư do đội tự mua bán với khối lượng lớn như cát, đá, sỏi, thép... Khi vật liệu về đến công ty, có một ban kiểm nghiệm kiểm tra số NVL đó về chất lượng, số lượng, chủng loại, quy cách. Kết quả kiểm tra được ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư, khi vật tư đã đủ các tiêu chuẩn như: đúng chủng loại, số lượng, chất lượng, kích cỡ thì phòng vật tư mới tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: + Liên 1: Lưu ở phòng vật tư + Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho + Liên 3: Giao cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Trong trường hợp vật tư nhập tại chân các công trình thì liên sau (liên 2) được chuyển cho cho kế toán vật tư vì công ty không ghi thẻ kho đối với nhập xuất tại các công trình. Căn cứ để viết phiếu nhập kho của vật tư nhập tại kho công ty là các hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp. Còn đối với phần vật tư do các đội tự mua, ngoài hoá đơn bán hàng, phòng vật tư còn phải căn cứ vào giấy nhận hàng đã có đầy đủ chữ ký của hai bên nhà cung cấp và đại diện các đội thi công để làm thủ tục nhập kho. Nhu cầu sản xuất Phòng kỹ thuật dựa vào bản thiết kế kỹ thuật dự trù khối lượng vật tư tiêu hao Phòng vật tư tổ chức thu mua nguyên vật liệu Đại diện phòng kỹ thuật, phòng vật tư và thủ kho kiểm tra và lập biên bản kiểm nghiệm vật tư Phòng vật tư căn cứ vào hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm vật tư lập phiếu nhập kho Liên 1: lưu ở phòng vật tư Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho Liên 3: giao cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán Hoá đơn của người bán và phiếu XK được gửi cho phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán. Sơ đồ 8 : Thủ tục nhập kho NVL Mẫu số: 01 GTKT- 3LL GM/ 2004B 0048804 Hoá đơn giá trị gia tăng Liên 2: Giao khách hàng Ngày 21 tháng 12 năm 2004 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Nguyễn Trãi Địa chỉ: 22 Ngõ Kiến Thiết – Khâm Thiên - ĐĐ - Hà Nội Số tài khoản: 710B.12264 ( Ngân hàng công thương Đống Đa) MST : 01 0159112 Họ tên người mua hàng: Trần Minh Hoà Tên đơn vị: Công ty xây dựng số 9 Thăng Long Địa chỉ : Xuân Đỉnh-Từ Liêm-Hà Nội Hình thức thanh toán: TM/CK MS : 01 001 05905 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Thép f 10 Kg 15 643 7 970 124 674 710 2 Thép f 13 Kg 13 141 7 820 102 762 620 3 Thép f 25 Kg 7 027 7 820 54 951 140 Thép f 28 Kg 4 747 7 820 37 121 540 Cộng tiền hàng 319 510 010 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 15 975 500 Tổng cộng tiền thanh toán: 335 485 510 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm ba năm triệu, bốn trăm tám năm nghìn, năm trăm mười đồng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên ) Người bán hàng ( Ký, ghi rõ họ tên ) Người mua hàng ( Ký, ghi rõ họ tên ) Sau khi nhận được hoá đơn của Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Nguyễn Trãi bán cho Công ty xây dựng số 9 Thăng Long, vật liệu được chuyên chở về kho của công ty. Trước khi nhập vật tư Công ty thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, sau khi kiểm tra vật tư đúng chất lượng, đủ số lượng, chủng loại, quy cách thì cán bộ phòng vật tư mới làm thủ tục nhập kho cùng thủ kho. Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 21 tháng 12 năm 2004 Căn cứ vào hoá đơn số 0048804 ngày 21/12/2004 của Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Nguyễn Trãi ban kiểm nghiệm của Công ty xây dựng số 9 Thăng Long gồm: 1.Ông Ngô Ngọc Thắng : Đại diện phòng vật tư- Trưởng ban 2.Ông Nguyễn Viết Sơn : Đại diện phòng kỹ thuật - Uỷ viên 3. Bà Nguyễn Thị Hằng : Thủ kho-Uỷ viên Đã kiểm nghiệm số vật tư nhập kho do bà Hoà mua về. Số thứ tự Tên nhãn hiệu,quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 1 Thép f 10 Kg 15 643 15 643 0 đủ 2 Thép f 13 Kg 13 141 13 141 0 đủ 3 Thép f 25 Kg 7 027 7 027 0 đủ 4 Thép f 28 4 747 4 747 0 đủ Kết luận của ban kiểm nghiệm: Bà Hoà mua về số thép f10 là 15 643 kg ; f13 là 13 141 kg ; f25 là 7 027 kg, f28 là 4 747 kg do Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Nguyễn Trãi bán cho Công ty xây dựng số 9 Thăng Long đủ tiêu chuẩn nhập kho, không mất mát, thiếu hụt. Biên bản được lập thành hai bản. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban kiểm nghiệm ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư và hoá đơn mua hàng phòng vật tư làm thủ tục nhập sau: Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT Ngày 21 tháng 12 năm 2004 TheoQĐ:1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính Nợ TK152 Số:15 Có TK 331 Họ,tên người giao hàng : Nguyễn Tiến Ngọc – Phòng vật tư Theo HĐ số 0048804 ngày 21/12/2004 của Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Nguyễn Trãi Nhập tại kho: Công ty Số thứ tự Tên, nhãn hiệu, phẩm chất, quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép f 10 Kg 15 643 15 643 7 970 124 674 710 2 Thép f 13 Kg 13 141 13 141 7 820 102 762 620 3 Thép f 25 Kg 7 027 7 027 7 820 54 951 140 4 Thép f 28 4 747 4 747 7 820 37 121 540 Cộng 319 510 010 Cộng thành tiền ( bằng chữ): Ba trăm mười chín triệu năm trăm mười nghìn, không trăm mười đồng. Nhập ngày 21/12/2004 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) 2.2.4.2. Thủ tục xuất kho . Khi có nhu cầu về NVL cho thi công, các đội phải làm phiếu đề nghị xuất kho, đội trưởng ký xác nhận. Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất kho vật tư và căn cứ vào biên bản giao khoán công trình hay hạng mục công trình, phòng vật tư lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. - Liên 1: lưu ở phòng vật tư. - Liên 2: thủ kho nhận rồi chuyển lên phòng kế toán. - Liên 3:Do đội nhận vật tư giữ Đội trưởng nhận phiếu xuất kho từ phòng vật tư đem xuống kho để lĩnh NVL cho thi công. Thủ tục xuất kho được khái quát qua sơ đồ sau: Nhu cầu sản xuất Phòng vật tư lập phiếu xuất kho Liên 1: Phòng vật tư giữ để theo dõi Liên 2: Phòng kế toán giữ để hạch toán Liên 3: Đội nhận vật tư giữ Đề nghị của đội trưởng Sơ đồ 9 : Thủ tục xuất kho Phiếu đề nghị xuất kho Họ tên người đề nghị: ông Sáu Địa chỉ (bộ phận) : Đội trưởng đội XD 902 đề nghị xuất vật tư là thép các loại để thi công cầu Cửa Đạt – Thanh Hoá TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 33 1 Thép f 10 kg 15 643 7 970 124 674 710 2 Thép f 113 kg 13 141 7 820 102 762 620 3 Thép f 25 kg 7 027 7 820 54 951 140 4 Thép f 28 kg 4 747 7 820 37 121 540 Ngày 30/12/2004 Giám đốc Phòng vật tư Người đề nghị (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) Từ phiếu đề nghị xuất kho, phòng vật tư viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho có thể lập riêng cho từng thứ NVL, hoặc chung cho nhiều loại NVL cùng loại, nhưng phải cùng kho và sử dụng cho cùng một công trình. Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT Ngày 29 tháng 12 năm 2004 QĐ:1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính Nợ :136 Số:22 Có :152 Họ,tên người nhận hàng: Anh Sáu Địa chỉ(Bộ phận):Đội XD 902 Xuất tại kho: Công ty Số thứ tự Tên, nhãn hiệu,phẩm chất, quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép f 10 kg 15 643 15 643 7 970 124 674 710 2 Thép f 13 kg 13 141 13 141 7 820 102 762 620 3 Thép f 25 kg 7 027 7 027 7 820 54 951 140 4 Thép f 28 kg 4 747 4 747 7 820 37 121 540 Cộng 319 510 010 Cộng thành tiền ( bằng chữ): Ba trăm mười chín triệu năm trăm mười ngàn không trăm mười đồng chẵn. Xuất ngày 29/12/2004 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho 2.2.5 Kế toán chi tiết vật liệu tại công ty. Để đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý NVL là đòi hỏi sự theo dõi chặt chẽ tình hình nhập – xuất – tồn của từng loại, từng thứ NVL về số lượng, chất lượng, quy cách và giá trị; Công ty xây dựng số 9 Thăng Long đã hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi sổ số dư. Trình tự hạch toán chi tiết NVL được tóm tắt qua sơ đồ sau: Thẻ kho (1) (1) Chứng từ xuất Chứng từ nhập (2) (2) Thẻ chi tiết NVL (3) Bảng kê xuất NVL Bảng kê nhập NVL (3) (3) (4) (4) (4) Bảng tổng hợp xuất NVL Bảng tổng hợp nhập NVL Bảng tổng hợp nhập-xuất- tồn (6) (5) (5) Sổ số dư Sơ đồ 10 : Trình tự ghi sổ theo phương pháp sổ số dư tại Công ty Việc hạch toán chi tiết NVL tại công ty được tiến hành tuân theo quy trình sau: - ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do kế toán lập rồi giao cho thủ kho ghi chép, được mở cho từng loại, từng thứ NVL ở kho công ty, còn ở các kho đội không sử dụng thẻ kho. Hàng ngày khi có các nghiệp vụ nhập – xuất NVL phát sinh, thủ kho ghi số lượng thực tế vào các phiếu nhập – xuất rồi căn cứ vào đó ghi thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho tính ra số lượng hàng tồn kho để ghi vào cột “tồn” của thẻ kho. Mẫu thẻ kho (biểu 6) - ở phòng kế toán: Định kỳ, kế toán NVL xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và nhận phiếu nhập – xuất kho về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán NVl kiểm tra và hoàn chỉnh việc phân loại phiếu nhập – xuất kho theo cách phân loại NVL. Rồi căn cứ vào đó ghi vào sổ chi tiết NL-VL theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Mẫu Thẻ chi tiết NVL (biểu 7) Cuối tháng, kế toán thống kê các chứng từ nhập – xuất trong tháng để ghi vào bảng kê nhập – xuất NVL,bảng tổng hợp nhập – xuất NVL theo chỉ tiêu giá trị. Đồng thời, căn cứ vào dòng tổng cộng cuối tháng trên thẻ chi tiết từng loại NVL, kế toán ghi vào Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn. Sau đó, căn cứ vào dòng tổng cộng thành tiền trên Bảng tổng hợp nhập vật tư, Bảng tổng hợp xuất vật tư để ghi vào Sổ số dư. Sổ này không được theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất tồn của từng loại NVL. Số liệu dòng tổng cộng: số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, số dư cuối tháng trên sổ được đối chiếu tương ứng với số liệu trên Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vào cuối tháng (theo chỉ tiêu thành tiền) Như vậy, phòng kế toán chỉ sử dụng Thẻ chi tiết, Bảng kê nhập-xuất vật tư, Sổ số dư, Bảng tổng hợp nhập xuất NVL, sổ chi tiết NVL và Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn chứ không sử dụng Bảng luỹ kế nhập, Bảng luỹ kế xuất NVL. Hơn nữa, Sổ số dư không được mở cho từng loại NVL và chỉ có kế toán ghi chép, do đó gây khó khăn cho công việc kiểm tra số liệu ghi chép ở kho. Thẻ kho Mẫu số 06-VT Ngày lập thẻ kho : 01/12/2004 Tờ số : 12 Ban hành theo QĐ Số 1864/1998/QĐ/BTC Ngày 16/12/1998 của Bộ tài chính Danh điểm vật tư: THEGAO25 Tên vật tư: Thép gai phi 25 Đơn vị tính: Kg T T NT nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng KT ký Số N Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 4 648,2 1 21/12 PN 15 Ông Nguyễn Tiến Ngọc nhập 7 027 11 675,2 2 29/12 PX 22 Xuất cho Đội 902 thi công cầu Cửa Đạt 7 027 4 648,2 3 31/12 PN 43 Bà Nguyễn Thị Hằng nhập 17 025 21 673,2 4 31/12 PX 50 Xuất cho Đội 902 thi công cầu Cửa Đạt 4 414 17 259,2 .................................. Cộng tháng 12/2004 29 457 34 105,2 - Thẻ chi tiết NVL 2.2.5.2 Phương pháp ghi chép ở các đội công trình. Tại các đội công trình thực hiện hạch toán đơn, không có TK đối ứng mà chỉ ghi chép để theo dõi sự biến động cuả NVL. Khi nhận vật liệu giao từ kho công ty, người nhận kiểm tra số lượng, chất lượng, ký tên vào phiếu và giữ phiếu làm chứng từ thanh toán. Kế toán đội xây dựng tập hợp các phiếu xuất này ghi vào Bảng nhập vật tư trong tháng. Trong trường hợp các đội tự mua vật tư thì đội trưởng hay đội phó ký nhận thay thủ kho. Các chứng từ liên quan như hoá đơn bán hàng, các hoá đơn cước phí vận chuyển được nộp lên cho phòng kế toán. Khi xuất vật liệu cho công trình , kế toán đội ghi vào Bảng kê xuất vật tư cho công trình mình đảm nhiệm. Cuối tháng, kế toán đội tập hợp các chứng từ, Bảng kê nhập, Bảng kê xuất và căn cứ vào các bảng kê đó để lập bảng kê nhập – xuất – tồn. Sau đó chuyển lên phòng kế toán để hạch toán bù trừ nợ các đội. Chẳng hạn: Trong tháng 12/2004 phát sinh các nghiệp vụ nhập xuất NVL đối với Đội 902 để thi công cầu Cửa Đạt – Thanh Hoá. Kế toán đội ghi chép như sau: 2.2.6 Kế toán tổng hợp NVL ở Công ty XD số 9 Thăng Long. NVL mà Công ty xây dựng số 9 Thăng Long sử dụng rất đa dạng, phong phú. Bởi vậy, để phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác từng lần nhập, từng lần xuất cho từng công trình, từng bộ phận sử dụng cụ thể; và để theo dõi, phản ánh tình hình biến động của NLV một cách thường xuyên, Công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Để hạch toán tổng hợp NVL, kế toán đã sử dụng TK và sổ kế toán sau: * Tài khoản sử dụng: TK 152 “ Nguyên vật liệu’’ trong đó: + TK 1521 “ Nguyên vật liệu chính” + TK 1522 “ Vật liệu phụ” + TK 1523 “ Nhiên liệu” + TK 1524 “ Phụ tùng thay thế” + TK 1528 “ Vật liệu khác” và các TK liên quan: TK 331 “ Phải trả cho người bán” ( Mở chi tiết cho từng người bán) TK 111 “ Tiền mặt” TK 112 “ TGNH’’ TK 1331 “ Thuế GTGT được khấu trừ” TK 621 ( mở chi tiết cho từng đội) Điều đặc biệt là Công ty đã sử dụng TK 136 “ Phải thu nội bộ” và TK 336 “ Phải trả nội bộ” khi các nghiệp vụ nhập xuất NVL đối với các đội phát sinh, nó được mở chi tiết cho từng đội. Mặt khác Công ty còn sử dụng TK 142 “ Chi phí trả trước” để phản ánh sự biến động của vật tư luân chuyển. *Các sổ được sử dụng: - Sổ chi tiết TK 152 - Chứng từ ghi sổ - Chứng từ phụ - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ Cái TK 152 2.2.6.1 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu Việc ghi sổ kế toán tổng hợp nhập vật liệu là một trong những phần hành quan trọng trong công tác kế toán NVL tại Công ty. Nguồn NVL nhập kho của Công ty chủ yếu là mua ngoài, nhập kho do tự gia công chế biến hoặc vật liệu xuất dùng cho các đội nhưng sử dụng không hết nhập lại kho. Quá trình hạch toán tổng hợp nhập NVL tại Công ty được ghi sổ tuần tự thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ: 11 Hoá đơn, chứng từ nhập NVL Bảng tổng hợp nhập NVL Sổ đăng ký CTGS Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Sổ chi tiết TK 152 2.2.6.1.1 Nhập kho NVL từ nguồn mua ngoài. - Trường hợp mua NVL thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt cho nhà cung cấp: Khi công ty mua NVL, kế toán tiền mặt đã thanh toán trực tiếp cho người bán. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu chi tiền mặt, phiếu nhập kho kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Có TK 111 Căn cứ vào hoá đơn số 002 4521 và phiếu nhập kho số 01 ngày 02/12/2004 Ông Phạm Công Diễm nhập khởi động từ búa của Cửa Hàng diezen Hà Nội, chi tiền mặt số tiền: 2 100 000, thuế GTGT đầu vào 210 000, kế toán định khoản: Nợ TK 152 2 100 000 Nợ TK 1331 210 000 Có TK 111 2 310 000 - Trường hợp mua NVL thanh toán bằng chuyển khoản: Kế toán viết séc số tiền thực tế thanh toán và ghi nhận tờ séc đó vào bảng tổng hợp chi tiền. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, giấy báo Nợ của ngân hàng để ghi sổ kế toán theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Có TK 112 - Trường hợp mua NVL bằng tiền tạm ứng Khi có nhu cầu mua NVL căn cứ vào giấy đề nghị mua NVL đã được duyệt , kế toán tạm ứng tiền cho nhân viên tiếp liệu đi mua NVL. Kế toán phản ánh: Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Có TK 141 - Trường hợp mua NVL nhập kho nhưng chưa thanh toán cho người bán Trong tháng, sau khi NVL mua ngoài về được nhập kho, kế toán căn cứ vào hoá đơn do người bán gửi kèm và phiếu nhập kho để ghi sổ kế toán theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Có TK 331 ( chi tiết cho từng người bán) Căn cứ vào các hoá đơn và phiếu nhập kho, kế toán ghi vào Sổ chi tiết TK 152. Đồng thời lập Bảng kê nhập vật tư, từ Bảng kê này ghi vào Bảng tổng hợp nhập vật tư.Từ đó để ghi vào CTGS số 375 VD: Căn cứ vào Hoá đơn số 004 8804 và phiếu nhập kho số 15 ngày 21/12/2004 Ông Nguyễn Tiến Ngọc nhập thép các loại của Công ty TNHH TM và DV Nguyễn Trãi. Kế toán ghi: Nợ TK 152 319 510 010 Nợ TK 1331 15 975 500 Có TK 331 335 485 510 2.2.6.1.2 Nhập kho do tự gia công chế biến ở công ty việc gia công vật liệu do đội 906 đảm nhiệm, NVL xuất để gia công là thép, sản phẩm gia công là kết cấu thép, lan can thép, mũi khoan... - Khi nhập vật liệu gia công kế toán phản ánh( ghi giảm chi phí đầu tư): Nợ TK 152 Có TK 241 2.2.6.13 Nhập kho NVL thu hồi - Trong quá trình sản xuất, thi công công trình khi xảy ra trường hợp NVL xuất ra nhưng sử dụng không hết, theo quy định của Công ty là nhập lại kho. + Khi các đội nhập NVL theo giao khoán từ kho Công ty về kho đội nhưng thực tế các đội đã sử dụng không hết và vẫn còn thừa NVL nằm trong kho của đội chưa xuất ra công trường. Các đội phải nhập vật tư thu hồi các công trình. Trường hợp này kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 136 ( chi tiết cho từng đội) Kế toán tập hợp các phiếu nhập thu hồi phát sinh trong tháng 12/2004 để vào bảng kê nhập thu hồi vật tư, rồi vào bảng tổng hợp nhập vật tư thu hồi, cuối cùng ghi vào CTGS số 381. VD: Có phiếu nhập kho số 9 ngày 8/12/2004 Đội 909 nhập thu hồi ống nhựa PVC phi 90 + thép các loại từ công trình Cầu Vân Đồn – QN, số tiền : 247 349 234 đ. Nợ TK 152 247 349 234 Có TK 136 ( chi tiết Đội 909) 247 349 234 + Khi các đội hoặc công ty đi mua NVL và xuất thẳng cho công trình, do các không định mức được số NVL cần dùng hoặc có thể là do việc chuyên chở khó khăn nên người mua tận dụng một chuyến xe hoặc số NVL mua theo lô có dôi ra một ít. Và số NVL đó được xuất thẳng tới công trường chứ không nhập kho đội và còn thừa nhập lại kho. Lúc này kế toán ghi giảm chi phí: Nợ TK 152 Có TK 621 VD: Tháng 12 vào ngày 31/12/2004 có phát sinh nghiệp vụ này, xảy ra ở Đội 902 nhập về tấm chống thấm và chất phụ gia chống dính thu hồi Công trình cầu Đà Rằng – Phúc Yên . Căn cứ vào phiếu nhập kho số 46, kế toán ghi: Nợ TK 152 1 968 680 Có TK 621 1 968 680 + Khi nhập lại vật tư gia công, kế toán ghi giảm chi phí sản xuất kinh doanh : Nợ TK 152 Có TK 154 - Trường hợp NVL thừa do kiểm kê, căn cứ vào biên bản kiểm kê kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 3381 Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào Biên bản họp xử lý kiểm kê: Nợ TK 3381 Có TK 711, 136... Bảng kê nhập vật tư mua ngoài Tháng 12/2004 S TT Số PN NT Nội dung mua vật tư TK 152 1 1 2/12/04 Phạm Công Diễm phòng cơ điện nhập khởi động từ của Cửa hàng VL diezen HN 2 100 000 2 5 8/12/04 Nguyễn Tiến Ngọc vật tư nhập thép tôn các loại của DNTN Hoàng Thanh 5 114 160 3 15 21/12/04 Nguyễn Tiến Ngọc vật tư nhập thép các loại của Công ty TNHH TM và DV NT 319 510 010 4 24 31/12/04 Bà Hằng vật tư nhập xăng dầu các loại DNTN Đào Nguyên. 54 209 950 ............................................................ Cộng 2 123 215 671 Bảng kê nhập vật tư thu hồi Các đội Tháng 12 năm 2004 S TT Số PN NT Nội dung mua vật tư TK 152 Đội 909 289 512 870 1 8 08/12/04 Ông Thành nhập que hàn XMPC 40CP + thép các loại thu hồi CT Cầu Vân Đồn 5 000 386 2 9 08/12/04 Ông Thành nhập thép các loại, ống PVC phi 90 thu hồi CT Cầu Vân Đồn 247 349 234 3 32 31/12/04 Ông Thành nhập cáp thép phi 12,7 thu hồi CT Cầu Vân Đồn 32 625 270 4 45 31/12/04 Ông Thành nhập dầu HD 50 thu hồi CT Cầu Vân Đồn 4 537 980 Đội 902 46 Ông Mỳ nhập tấm chống thấm + chất phụ gia dính thu hồi CT cầu Vân Đồn 1 968 680 ............................................................ Cộng 327 003 218 Bảng tổng hợp nhập NVL Tháng 12 năm 2004 STT Nhập vật liệu Đối tượng liên quan Nợ TK 152 1 TK 331 Nhập vật tư, vật liệu tháng 12/04 phục vụ các công trình 2 123 215 671 2 TK 136 Nhập thu hồi vật tư tháng 12/04 từ các đội 325 034 538 3 TK 621 Đội 902 nhập vật tư thu hồi hạch toán giảm chi phí NVL trực tiếp 1 968 680 Tổng cộng 2 450 218 889 Công ty XD số 9 Thăng Long Ban hành theo QĐ số 1864/1998 BTC Ngày 16/12/1998 của Bộ Tài Chính Chứng từ ghi sổ Số: 375 Ngày 31 tháng 12 năm 2004 TT Trích yếu Số hiệu Số tiền Nợ Có 01 Nhập vật tư, vật liệu T12/04 phục vụ các công trình 152 331 2 123 215 671 Cộng 2 123 215 671 Kèm theo: chứng từ gốc và các bảng kê tổng hợp Người lập Kế toán Trưởng Công ty XD số 9 Thăng Long Ban hành theo QĐ số 1864/1998 BTC Ngày 16/12/1998 của Bộ Tài Chính Chứng từ ghi sổ Số: 381 Ngày 31 tháng 12 năm 2004 TT Trích yếu Số hiệu Số tiền Nợ Có 01 Các đội nhập VT thu hồi T12/04 152 327 003 218 Các đội nhập VT thu hồi T12/04 136 325 034 538 Đội 902 nhập VT thu hồi HT giảm CPNVLTT 621 1 968 680 Kèm theo: 8 FX + 4BKTH Người lập Kế toán Trưởng 2.2.6.2. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu Sơ đồ: 12 Quá trình kế toán tổng hợp xuất NVL tại công ty XD số 9 Thăng Long được thể hiện qua sơ đồ sau: Chứng từ xuất NVL Bảng kê xuất NVL Bảng phân bổ NVL Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ phụ Sổ Cái TK 152 Sổ chi tiết TK 152 - Khi xuất vật liệu cho các đội theo cơ chế khoán, kế toán phản ánh: Nợ TK 136 Có TK 152 Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 22 ngày 29/12/04 xuất thép các loại cho đội 902 để thi công cầu Cửa Đạt – Thanh Hoá: Nợ TK 136 (chi tiết đội 902) 319 510 010 Có TK 152 319 510 000 Phiếu xuất này là căn cứ để ghi vào các Bảng kê xuất vật tư, rồi ghi vào Bảng phân bổ NLVL. Sau đó ghi vào CTGS. Để theo dõi chi tiết số liệu đó, kế toán đã lập chứng từ phụ số 1. - Khi xuất nhiên liệu cho máy thi công, nhiên liệu cho cán bộ đi công tác: Nợ TK 141 Có TK 152 Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu xuất kho số 40 ngày 31/12/04 – xuất cho ông Nguyễn Ngọc Quang lái xe mang biển số 29N 0296 Kế toán ghi: Nợ TK 141 8 421 822 Có TK 152 8 421 822 Tổng hợp các nghiệp vụ xuất trong trường hợp này, kế toán ghi số tiền tổng cộng đó vào CTGS số 382. Và để theo dõi chi tiết số liệu đó, kế toán lập chứng từ phụ số 2 của CTGS số 382. - Khi xuất thẳng VT, VL phục vụ công trình không qua kho đội: Nợ TK 621 Có TK 152 Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 67 ngày 31/12/04 – xuất cho ông Mỳ đội 902 Sơn CPCT Cầu Sông Chùa số tiền: 95 742 549 đ Nợ TK 621 95 742 549 Có TK 152 95 742 549 Chứng từ ghi sổ số 382 và CT phụ số 3 - Xuất vật liệu chi phí máy thi công Nợ TK 623 Có TK 152 Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất số 8 ngày 8/12/04 xuất cho Ông Thắng đội 907 que hàn + thép các loại CP sửa chữa trạm Vân Đồn – Số tiền: 540 397 đ Nợ TK 623 540 397 Có TK 152 540 397 CTGS số 382 và CT phụ số 4 - Xuất vật liệu chi phí sản xuất chung: VD: Căn cứ vào phiếu xuất số 10 ngày 13/12/04: xuất cho ông Ngọc phòng vật tư moóc cáp cẩu 5T – số tiền: 50 000 đ Nợ TK 627 50 000 Có TK 152 50 000 CTGS số 382 và chứng từ phụ số 5 - Xuất vật liệu chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642 Có TK 152 VD: Căn cứ vào phiếu xuất số 42 ngày 31/12/04 – xuất cho ông Khanh lái xe dầu điêzen chi phí T12/04 – số tiền: 887 272 Nợ TK 642 887 272 Có TK 152 887 272 CTGS số 382 và chứng từ phụ số 6. Bảng kê xuất vật tư Đội 902 Tháng 12 năm 2004 S TT Số PN NT Nội dung xuất vật tư TK 152 14 17/12/04 Xuất ống tạo lỗ BTCL CPCT cầu Cửa Đạt- Thanh Hoá 27 900 000 17 25/12/04 Xuất neo công tác OVM 13-7, Bịt đầu phi 58 CP cầu Cửa Đạt 11 786 788 22 29/12/04 Xuất thép các loại CPCT Cầu Cửa Đạt 319 510 010 39 31/12/04 Xuất xăng A 92+ dầu HD 40 CPCT cầu Cửa Đạt 3 524 548 50 31/12/04 Xuất thép các loại, cáp thép O 12,7 CPCT cầu Cửa Đạt 231 402 354 52 31/12/04 Xuất cáp thép DƯL O 12,7 CPCT cầu Cửa Đạt 127 509 000 57 31/12/04 Xuất ống PVC O 60 + O 110+ Bịt đầu các loại CPCT Cửa Đạt 8 837 222 Cộng Đội 902 730 469 922 Bảng phân bổ NVL, CCDC Tháng 12 năm 2004 STT Ghi Có TK 152 Đối tượng sử dụng (Ghi Nợ các TK) TK 152 I TK 136 3 162 022 078 1 Đội 902 (Ông Sáu) 730 469 922 2 Đội 904 (Ông Đông) 274 480 823 ... ..................... II TK 141 47 343 574 1 Đội 907(Ông Thắng) 31 872 658 2 LX CQ 15 470 916 III TK 621 97 740 668 1 Xuất cho phòng vật tư 1 998 119 2 Xuất cho Đội 902 (Ông Mỳ) 95 742 549 IV TK 623 9 585 649 1 Xuất cho các đội HT CP máy 9 585 649 V TK 627 2 285 000 Xuất cho các đội HT CPC 2 285 000 VI TK 642 887 272 xuất cho Ô Khanh HT CPQLDN 887 272 Cộng 3 319 837 241 Công ty XD số 9 Thăng Long Ban hành theo QĐ số 1864/1998 BTC Ngày 16/12/1998 của Bộ Tài Chính Chứng từ ghi sổ Số: 382 Ngày 31 tháng 12 năm 2004 TT Trích yếu Số hiệu Số tiền Nợ Có Xuất vật tư, VL tháng 12/2004 152 3 319 837 241 Xuất VT,VL cho các đội CPCT 136 3 162 022 078 Xuất xăng dầu cho đội 907+ LXCQ 141 47 343 574 Xuất VT,VL hạch toán vào CPNVLTT 621 97 740 668 Xuất VT,VL hạch toán vào CPMTC 623 9 585 649 Xuất VT,VL hạch toán vào CPC 627 2 258 000 Xuất VT,VL hạch toán vào CPQLDN 642 887 272 Kèm theo: 67 PX + 19 bảng kê tổng hợp Người lập Kế toán Trưởng Công ty xây dựng số 9 Thăng Long Số 1 Chứng từ phụ Của chứng từ ghi sổ số: 382 Tháng 12 năm 2004 Nợ TK:136 Có TK:152 TT Chứng từ gốc Diễn giải Số tiền Số NT 1 14 17/12/04 Xuất cho Ô Sáu Đội 902 ống tạo lỗ BTCT 2 17 25/12/04 Xuất cho Ô Sáu Đội 902 neo công tác OVM 13-7 + neo bịt đầu CP cầu CĐ 3 22 29/12/04 Xuất cho Ô Sáu Đội 902 thép các loại 4 39 31/12/04 Xuất cho Ô Sáu xăng A92 + dầu HD40 5 50 31/12/04 Xuất cho Đội 902 thép các loại + cáp thép 6 52 25/12/04 Xuất cho Đội 902 cáp thép DƯL f12,7 7 57 31/12/04 Xuất ống PVC các loại+ bịt đầu Cộng ( 902- CP cầu Cửa Đạt ) 730 469 922 ........................... Cộng ( 909 ) 1 373 170 560 ........................... Tổng cộng 3 162 022 078 Ngày 31/12/2004 Kế toán Kế toán trưởng Công ty xây dựng số 9 Thăng Long Số 2 Chứng từ phụ Của chứng từ ghi sổ số: 382 Tháng 12 năm 2004 Nợ TK:141 Có TK: 152 TT Chứng từ gốc Diễn giải Số tiền Số NT 1 38 31/12/04 Xuất cho Ô Thắng Đội 907 xăng dầu các loại chi phí xe T 12/04 31 872 658 2 40 31/12/04 Xuất cho ông Quang lái xe xăng A 92 + Dầu HD 40 chi phí T 12/04 8 421 822 7 049 094 3 41 31/12/04 Xuất cho ông Vững lái xe xăng A 92 + Dầu HD 40 chi phí xe T 12/04 Tổng cộng 47 343 574 Ngày 31/12/2004 Kế toán lập Kế toán trưởng Công ty xây dựng số 9 Thăng Long Số 3 Chứng từ phụ Của chứng từ ghi sổ số: 382 Tháng 12 năm 2004 Nợ TK:621 Có TK: 152 TT Chứng từ gốc Diễn giải Số tiền Số NT 1 64 31/12/04 Xuất cho Ô Ngọc phòng vật tư thép các loại + tôn 6 ly CP cầu Trung Môn-Tuyên Quang. 1 998 119 2 67 31/12/04 Xuất cho ông Mỳ Đội 902 sơn CP công trình cầu Sông Chùa 95 742 549 Tổng cộng 97 740 668 Ngày 31/12/2004 Kế toán lập Kế toán trưởng Công ty XD số 9 Thăng Long Số 4 Chứng từ phụ Của chứng từ ghi sổ số: 382 Tháng 12 năm 2004 Nợ TK:623 Có TK: 152 TT Chứng từ gốc Diễn giải Số tiền Số NT 1 2 4/12/04 Xuất cho Ô Thắng Đội 907 giảm chấn búa 2,5 T chi phí sữa chữa búa DJ2( VĐ) 970 000 2 8 8/12/04 Xuất cho Ông Thắng Đội 907 que hàn + thép các loại chi phí sữa chữa trạm VĐ 540 397 3 23 31/12/04 Xuất cho Ông Tính dầu điêzen chi phí thuê xe chở cọc đi cầu Hổ Lao 887 272 4 28 31/12/04 Xuất cho Ô Thắng Đội 907 ắc quy 12V-200A, chi phí máy nén khí 17,5 m3 2 650 000 5 62 31/12/04 Xuất cho Ô Tâm tàu QN chi phí cho tàu 2144 công trình cầu Vân Đồn. 4 537 980 Tổng cộng 9 585 649 Ngày 31/12/2004 Kế toán lập Kế toán trưởng Công ty XD số 9 Thăng Long Số 5 Chứng từ phụ Của chứng từ ghi sổ số: 382 Tháng 12 năm 2004 Nợ TK:627 Có TK: 152 TT Chứng từ gốc Diễn giải Số tiền Số NT 1 1 21/12/04 Xuất cho Ô Thắng Đội 907 khởi động từ 100A-380V chi phí sữa chữa búa DT2 công trình cầu Tình Cương 2 100 000 2 10 13/12/04 Xuất cho Ô Ngọc phòng vật tư moóc cáp cẩu 5T 50 000 3 35 31/12/04 Xuất cho Ô Thắng Đội 907 sơn chống rỉ + dung môi pha sơn 108 000 Tổng cộng 2 258 000 Ngày 31/12/2004 Kế toán lập Kế toán trưởng Công ty XD số 9 Thăng Long Số 6 Chứng từ phụ Của chứng từ ghi sổ số: 382 Tháng 12 năm 2004 Nợ TK:642 Có TK: 152 TT Chứng từ gốc Diễn giải Số tiền Số NT 1 42 31/12/04 Xuất cho Ô Khanh lái xe dầu điêzen chi phí T 12/04 887 272 Tổng cộng 887 272 Ngày 31/12/2004 Kế toán lập Kế toán trưởng Công ty XD số 9 Thăng Long Ban hành theo QĐ số 167/2000/QĐ-BTC Ngày 25 tháng 10 năm 2000 của BTC Sổ chi tiết TK:152- Nl,VL Từ ngày 01/12/2004 đến 31/12/2004 Dư Nợ đầu kỳ: 1 204 394 001 CT CTGS Diễn giải TK Đư Số phát sinh n s n s Ps nợ PS có 02/12 PN 01 // Nhận khởi động từ 100A -380V(Cửa hàng điezen HN) 111 2 100 000 02/12 PX 01 // Nhận khởi động từ búa ( Đội 907 Thắng Hà ) 627 2 100 000 08/12 PN 09 // Nhập thép các loại + ống PVC,Thu hồi Đội 909 13609 247 349 234 21/12 PX 15 // Nhập thép các loại (CT TNHH TM và DV N. Trãi 331 319 510 010 29/12 PX 22 // Xuất thép các loại cho đội 902 13609 319 510 010 ............................................ Kế toán trưởng Tổng PS Nợ : 2 450 218 889 Tổng PS Có : 3 319 837 241 Dư Nợ cuối kỳ : 334 775 649 lập, ngày 31 tháng12 năm 2004 Căn cứ vào chứng từ ghi sổ ,kế toán ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2004 Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng ............... 375 31/12 2 123 215 671 .............. 381 31/12 327 003 218 382 31/12 3 319 837 241 Cộng Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên,đóng dấu) Từ chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái. Sổ Cái Tài khoản 152 Tháng 12/2004 Đơn vị tính: Đồng Ngày ghi sổ CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có Số đầu kỳ 1 204 394 001 31/12/04 375 31/12/04 Nhập VT, VL phục vụ CT 331 2 123 215 671 31/12/04 381 31/12/04 Các đội nhập VT tồn 136 325 034 538 31/12/04 381 31/12/04 Đội 902 nhập vật tư thu hồi 621 1 968 680 31/12/04 382 31/12/04 Xuất VT,VL cho các đội chi phí CT 136 3 162 022 078 31/12/04 382 31/12/04 Xuất xăng dầu cho đội 907 + lái xe cơ quan 141 47 343 574 31/12/04 382 31/12/04 Xuất VT,Vl trực tiếp CT 621 97 740 668 31/12/04 382 31/12/04 Xuất VT,VL HTCP MTC 623 9 585 649 31/12/04 382 31/12/04 Xuất VT,VL HT CPC 627 2 258 000 31/12/04 382 31/12/04 Xuất VT,VL HTCPQLDN 642 887 272 Cộng số phát sinh 2 450 218 889 3 319 837 241 Số dư cuối kỳ 334 775 649 Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty xây dựng số 9 Thăng Long. 3.1 Đánh giá khái quát công tác kế toấn NVL tại công ty. 3.1.1 Những ưu điểm cơ bản - Cùng với sự trưởng thành và phát triển của ngành xây dựng cơ bản, công ty xây dựng số 9 Thăng Long đã không ngừng lớn mạnh với nhiều thành tích trong công tác quản lý sản xuất và quản lý tài chính. Công ty đã tự phát huy nâng cao năng lực, tạo chỗ đứng cho mình trong sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp khác. Có được điều này là nhờ sự đóng góp to lớn của lãnh đạo cùng với các phòng ban và sự cố gắng nỗ lực của đội ngũ nhân viên công ty, đặc biệt là cán bộ phòng Tài chính Kế toán. - Với tổ chức bộ máy quản lý các phòng ban chức năng gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm quy mô hoạt động của Công ty; công ty đã có khả năng phục vụ tốt cho quá trình thi công xây dựng công trình. Quy định nhiệm vụ rõ ràng cho các phòng ban chức năng để kịp thời đáp ứng yêu cầu quản lý nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Đặc biệt áp dụng cơ chế khoán tới từng tổ đội thi công đã nâng cao trách nhiệm của các tổ đội đảm bảo kết quả sản xuất kinh doanh. - Trong công tác kế toán, công ty đã xây dựng cho mình một đội ngũ kế toán vững vàng, có bề dày kinh nghiệm trong công tác kế toán, luôn áp dụng đúng, kịp thời các chế độ kế toán hiện hành. Công việc được phân công cụ thể phù hợp với trình độ của từng nhân viên kế toán, từ đó tạo điều kiện phát huy và nâng cao trình độ kiến thức cho từng người. - Công ty đã sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán Nguyên vật liệu nên tại bất kỳ thời điểm nào cũng tính được trị giá nhập, xuất, tăng, giảm và hiện có. Như vậy có điều kiện để quản lý tốt NVL và hạch toán chặt chẽ đúng quy định, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán tại công ty. - Về bảo quản, dự trữ vật tư: Công ty luôn dự trữ vật tư ở mức hợp lý, đảm bảo cho quá trình thi công và không gây ứ đọng vốn. Hệ thống kho bãi tốt phù hợp với quy mô sản xuất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng vật liệu. - Về cách phân loại: Công ty dựa vào vai trò công dụng của vật liệu kết hợp với đậc điểm sản xuất kinh doanh mà phân thành: NVL chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu khác. Việc phân loại vật liệu như trên là hợp lý, đảm bảo kết hợp giữa lý thuyết và thực hành. - Về việc sử dụng TK kế toán trong hạch toán tổng hợp: kế toán đã sử dụng các TK đáp ứng được yêu cầu quản lý. Chẳng hạn: để theo dõi và quản lý sổ NVL mà các đội sử dụng, kế toán dùng TK 136 và 336 để phản ánh. 3.1.2. Những mặt tồn tại, hạn chế: Bên cạnh những ưu điểm cơ bản, trong quá trình quản lý và sử dụng kế toán NVL còn một số hạn chế sau: - Đối với hạch toán chi tiết các nhà cung cấp: Là đơn vị xây dựng, công ty cần nhiều NVL với nhiều quy cách, chủng loại khác nhau. Và trong cùng một thời gian có thể công ty đảm nhận thi công nhiều công trình. Do vậy mà công ty có mối quan hệ chặt chẽ với nhiều người cung cấp. Để theo dõi việc thanh toán cho nhà cung cấp, kế toán đã mở sổ riêng đối với từng người bán. Điều này làm cho khối lượng ghi chép nhiều. - Đối với việc đánh giá NVL: Khi vật liệu mua về nhập tại kho của công ty thì toàn bộ chi phí thu mua được tính vào giá trị thực tế NVL nhập kho. Trong khi đó NVL cung cấp tại chân công trình thì chi phí thu mua chỉ tính với NVL chính. Còn với vật liệu phụ, vật liệu khác, nhiên liệu lại được hạch toán vào chi phí dịch vụ mua ngoài (TK 6277). Việc hạch toán như vậy sẽ không phản ánh đúng trị giá thực tế vật liệu nhập kho và bản chất tài khoản 6277. - Đối với hạch toán chi tiết vật liệu: Xuất phát từ đặc điểm NVL của công ty, công tác kế toán chi tiết NVL sử dụng phương pháp Sổ số dư là phù hợp.Nhưng thực tế công ty vận dụng không đúng nội dung của phương pháp này.Cụ thể là điều kiện mở Sổ số dư là phải có hệ thống giá hạch toán và hệ thống danh điểm vật tư.Mà thực tế ở Công ty lại chưa đáp ứng được yêu cầu về hệ thống giá hạch toán. Hơn nữa, để theo dõi tình hình nhập- xuất NVL tại kho, công ty chỉ sử dụng Bảng kê nhập, Bảng kê xuất, Bảng tổng hợp nhập, Bảng phân bổ NVL. Còn Sổ số được mở cho phòng kế toán do kế toán NVL ghi chép chứ không phải thủ kho ghi; trên Sổ số dư không theo dõi chỉ tiêu số lượng của từng thứ,từng nhóm NVL mà chỉ ghi theo chỉ tiêu tổng giá trị của chúng vào cuối tháng. Như vậy việc sử dụng Sổ số dư của công ty chỉ là hình thức, nó không được dùng để đối chiếu, kiểm tra việc ghi chép phản ánh sự biến động của NVL ở kho. Do đó nhiều khi xảy ra tình trạng thất thoát NVL mà không phát hiện kịp thời, và phản ánh không chính xac số liệu nhập- xuất- tồn hàng ngày trong tháng. Đây là một tồn tại trong công tác hạch toán chi tiết NVL, vì vậy cần phải hoàn thiện hơn công tác này để việc quản lý NVL được chặt chẽ và có hiệu quả. - Trường hợp nhập kho NVL về đến công ty nhưng chưa có hoá đơn đỏ, công ty xử lý trường hợp này là nhập kho ngay với chứng từ “Phiếu tạm nhập”. Sau đó kế toán phải ghi ngay tờ chi tiết căn cứ vào phiếu tạm nhập đó. Đồng thời huỷ phiếu tạm nhập có định khoản để ghi phiếu nhập kho mới khi có hoá đơn về. - Để theo dõi tình hình sử dụng NVL của các đội, kế toán sử dụng TK 136 “Phải thu nội bộ” và TK 336 “Phải trả nội bộ”. Khi xuất vật tư xuống các đội, kế toán ghi giảm TK 152 và ghi tăng TK 136, khi các đội xuất vật tư để thi công công trình thì kế toán phản ánh Nợ TK 621 và Có TK 336. - Với đặc thù là sử dụng NVL của ngành xây dựng như: sắt, thép, xi măng, phụ gia, vôi, cát... mà trong thời điểm hiện nay, giá cả những mặt hàng này luôn biến động nhưng thực tế tại công ty lại không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Như vậy, việc phản ánh trị giá NVL thực tế tồn kho cuối kỳ là không chính xác. Điều này sẽ ảnh hưởng đến công tác tính giá thành. 3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty xây dựng số 9 Thăng Long ý kiến 1: Về phương pháp quản lý nhập xuất NVL: Đối với NVL, cụ thể là nhiên liệu, khi xuất sử dụng, phòng vật tư lập phiếu nhập kho dưới dạng lệnh cấp phát nhiên liệu. Các trường hợp còn lại thì sử dụng phiếu xuất kho thông thường. Do phiếu xuất kho vật tư chỉ có hiệu lực một lần không phù hợp với việc sử dụng vật liệu thường xuyên xuất trong tháng. Do căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong tháng, các đội chia thành nhiều đợt mua khác nhau, nên cứ sau mỗi lần mua vật tư về lại phải lập phiếu xuất kho thì gây phiền toái. Vậy theo em đối với phần vật tư xuất tại các kho công trình nên sử dụng phiếu xuất kho theo hạn mức, điều này phù hợp với đặc điểm sản xuất của Công ty. Phiếu xuất vật tư theo hạn mức dùng để theo số lượng vật tư xuất kho trong tháng. Phụ trách bộ phận cung ứng vật tư sẽ căn cứ vào kế hoạch thi công trong tháng và định mức sử dụng NVL thi công cho từng công trình để xác định hạn mức được được duyệt và lập phiếu xuất. Mỗi phiếu được dùng cho một loại NVL sử dụng cho cả tháng và được người phụ trách cung cấp lập làm 2 liên và cả 2 liên đều giao cho bộ phận sử dụng mang 2 liên đến kho, người nhận vật tư giữ một liên còn 1 liên đưa cho thủ kho. Đến cuối tháng dù hạn mức còn hay hết thì thủ kho cũng phải ký vào 2 liên. Ngoài ra cả hai liên đều phải có chữ ký của người phụ trách bộ sử dụng, phụ trách kế toán. Tổng số lượng NVL xuất trong phiếu lĩnh vật tư bao giờ cũng phải nhỏ hoặc bằng hạn mức được lĩnh. Nếu do kế hoạch sản xuất thi công thay đổi, cần lĩnh thêm NVL, thì phải lập phiếu lĩnh vật tư mới hoặc sử dụng phiếu xuất kho. ý kiến 2: Trong việc hạch toán chi tiết thanh toán với người bán, Công ty mở riêng 1 sổ đối với từng nhà cung cấp là không cần thiết. Theo em Công ty nên mở sổ chi tiết theo dõi đối với nhà cung cấp thường xuyên còn đối với người bán không thường xuyên thì nên mở chung 1 sổ, mỗi người một trang sổ. ý kiến 3: Công ty cần hạch toán chi tiết vật liệu chặt chẽ hơn bằng việc kết hợp hạch toán chi tiết vật liệu theo hình thức Sổ số dư giữa kho và phòng kế toán để theo dõi tình hình biến động NVL tại kho công trình, tại các kho đội. ý kiến 4: Trong việc tính giá NVL cung cấp tại chân công trình để phản ánh chính xác giá thành từng công trình, công ty nên hạch toán chi phí mua của VL phụ , vật liệu khác vào trị giá vốn thực tế của chúng khi nhập kho đội. Mặt khác khi xảy ra trường hợp : vật tư nhập về sử dụng cho công trình này nhưng không hết chuyển sử dụng cho công trình sau, lúc này chi phí thu mua có liên quan đến số vật tư này được tính vào chi phí sản xuất chung của công trình trước và nó sẽ làm cho giá thành công trình đó tăng lên một cách bất hợp lý. Ngược lại công trình mới lại không phải chịu chi phí thu mua của số vật liệu đó sẽ làm cho giá thành công trình mới thấp hơn so với trường hợp tự mua về. Trong trường hợp này công ty nên tính chi phí thu mua đó vào trị giá thực tế NVL nhập tại kho công trình. ý kiến 5: Đối với việc vận dụng TK Việc sử dụng TK 136, TK 336 là không hợp lý vì tại cácđội công trình không hạch toán độc lập mà hạch toán phụ thuộc. Hơn nữa khi thanh toán bù trừ công nợ giữa công ty với Tổng công ty, kế toán cũng sử dụng cácTK này. Bởi vậy để tránh sự nhầm lẫn trong hạch toán, khi xuất vật liệu công ty nên hạch toán thẳng vào TK 621 nhưng chi tiết cho các đội. Thay vì khi xuất vật liệu cho các đội kế toán phản ánh: Nợ TK 136 Có TK 152 và khi các đội xuất VNL cho các công trình: Nợ TK 621 Có TK 336 thì theo em Công ty nên hạch toán như sau: Nợ TK 621 ( chi tiết cho từng đội và từng công trình ) Có TK 152 Đối với vật tư luân chuyển, kế toán sử dụng TK 142 ‘ Chi phí trích trước’. Cụ thể: + Khi xuất VT,VL trong kho VT,VL sang kho VTLC: Nợ TK 142 Có TK 152 + Khi phân bổ vật liệu lu ân chuyển vào chi phí công trình: Nợ TK 627 Có TK 142 Theo em, Công ty sử dụng TK 142 là chưa hợp lý lắm, mà nên sử dụng TK 242 để theo dõi tình hình biến động của VTLC. Bởi vì VTLC là ván khuôn, giàn giáo... là các khoản chi thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động sản xuất xây dựng của nhiều niên độ kế toán.Cụ thể là hạch toán như sau: + Khi xuất VT,VL trong kho sang kho VTLC: Nợ TK 242 Có TK 152 + Khi phân bổ VLLC vào chi phí công trình: Nợ TK 627 Có TK 242 ý kiến 6: Về việc lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho: Để giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo toàn vốn kinh doanh của doanh và để phản ánh đúng trị giá vật tư tồn kho cuối kỳ ( tại thời điểm lập báo cáo). Khi giá thị trường vật tư nhỏ hơn giá gốc thì công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số cần trích lập được xác định như sau: Sốdự phòng cần trích lập cho năm tới = Số lượng vật liệu tồn kho cuối năm nay x Đơn giá gốc vật liệu tồn kho - Đơn giá thị trường ý kiến 7: Trong trường hợp vật liệu về nhưng chưa có hoá đơn đỏ, công ty nên đối chiếu với hợp đồng mua hàng tiến hành kiểm nhận , lập phiếu nhập kho. Khi nhận được phiếu nhập kho, kế toán chưa ghi ngay mà nên ghi vào tập hồ sơ “ hàng về chưa có hoá đơn” Nếu trong tháng có hoá đơn về thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 1331 ( nếu có) Có TK liên quan ( 111,112,331,141...) Lời nói đầu Nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh quyết liệt, các doanh nghiệp, các nhà sản xuất được ví như hình ảnh trên biển “cá lớn nuốt cá bé” cũng như có những cơ hội chợt đến, điều đó đẩy các doanh nhân cũng như donah nghiệp của họ tới hai thái cực. Hoặc đứng vững và phát triển hoặc làm ăn thua lỗ dẫn đến phá sản. Vì vậy để xác định được chỗ đứng của mình trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp không những cần phải cải tiến mẫu mã, chất lượng mà còn phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất từ khi bỏ vốn ra cho tới khi thu được vốn về. Một trong những công cụ quản lý không thể thiếu được trong hoạt động sản xuất kinh doanh là hạch toán kế toán. Vì nó đóng một vai trò rất quan trọng trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế, đảm nhiệm hệ thống tổ chức thông tin có ích cho việc ra quyết định kinh tế. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh trong ngành XDCB, nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó, sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm là biện pháp giảm chi phí, tăng lợi nhuận, điều này phụ thuộc vào phần lớn công tác hạch toán nguyên vật liệu. Đây là một công việc chiếm khối lượng lớn trong công tác kế toán và liên quan đến quá trình hạch toán kế toán khác. Vì vậy, hiểu, vận dụng đúng và sáng tạo trong công tác hạch toán kế toán NVL là vấn đề hàng đầu của một doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, NVL tại công ty Xây dựng số 9 Thăng Long chiếm khoảng 60 – 70% giá trị công trình xây dựng, đồng thời là một bộ phận dự trữ quan trọng nhất và cũng khó bảo quản nhất. Do đặc điểm sản xuất của công ty là công trình nằm rải rác khắp nơi ngoài trời nên công tác giám sát, quản lý và phản ánh tình hình biến động NVL tại công ty cũng gặp phải một số khó khăn nhất định. Trong quá trình hạch toán, công ty luôn tìm mọi biện pháp cải tiến cho phù hợp với tình hình thực tế. Dù vậy vẫn không tránh khỏi những tồn tại vướng mắc đòi hỏi phải tìm ra phương hướng hoàn thiện. Qua quá trình học tập lý luận tại trường và tìm hiểu thực tiễn trong thời gian thực tập ở công ty, em nhận thấy tầm quan trọng của NVL và những vấn đề còn tồn tại trong công tác kế toán NVL ở công ty, em đã mạnh dạn chọn đề tài: “Tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty Xây dựng số 9 Thăng Long” Bản luận văn gồm có 3 chương: Chương I: Lý luận chung về kế toán NVL trong các doanh nghiệp xây lắp Chương II: Thực trạng tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty Xây dựng số 9 Thăng Long. Chương III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty Xây dựng số 9 Thăng Long. Trong quá trình nghiên cứu đề tài, em đã được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Nguyễn Đào Tùng và các cô chú phòng Tài chính – kế toán cùng với sự cố gắng của bản thân. Tuy nhiên do thời gian và trình độ có hạn cùng với sự hiểu biết thực tế chưa nhiền nên bản luận văn này không tránh khỏi thiếu sót. Vì vậy, em rất mong và chân thành cám ơn những ý kiến đóng góp chỉ bảo của thầy giáo, cô giáo và các cô chú trong công ty để bản luận văn của em thêm phong phú về lý luận và thiết thực với thực tiễn hơn. Phần kết luận NVL không thể thiếu được trong quá trình sản xuất, là thành phần chính cấu thành nên sản phẩm. Vì vậy việc ghi chép, phản ánh thu mua, nhập, xuất, dự trữ NVL đóng một vai trò rất lớn trong việc cung cấp thông tin sử dụng và đề ra các biện pháp quản lý NVL một cách đúng đắn nên công việc tổ chức công tác kế toán là vấn đề cân thiết mà các doanh nghiệp thường quan tâm. Kế toán NVL không chỉ đơn thuần giúp cho các đơn vị theo dõi chặt chẽ cả về số lượng, chất lượng, chủng loại vật liệu để thi công, mà quan trọng