Đề tài Những vấn đề chung về kế toán hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại

Chương I Những vấn đề chung về kế toán hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại 1.Sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác kế toán hàng hoá trong doanh nghiêp thương mại 1.1 Đặc điểm hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại “Thương mại” theo luật thương mại Việt Nam(được quôc hội khoá IX, kỳ họp thứ 11thông qua ngày 10/05/1997) là hành vi mua bán hàng hoá, dịch vụ nhằm mục đích sinh lời hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội . Hàng hoá trong DNTM tồn tại dưới hình thức vật chất, là sản phẩm của lao động, có thể thoả mãn một nhu cầu nào đó của con người, được thực hiện thông qua mua bán trên thị trường.Nói cách khác là hàng hoá DNTM là những hàng hoá vật tư...mà DN mua vào để bán phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội. Vậy hàng hoá là những vật phẩm các doanh nghiệp mua về để bán phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội. Hàng hoá trong DNTM có những đặc điểm sau: - Hàng hoá rất đa dạng và phong phú:Sản xuất không ngừng phát triển, nhu cầu tiêu dùng luôn biến đổi và có xu hướng ngày càng tăng dẫn đến hàng hoá ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại. - Hàng hoá có đặc tính lí, hoá, sinh học:Mỗi loại hàng có các đặc tính lí, hoá, sinh học riêng.Những đặc tính này có ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng hoá trong quá trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra. - Hàng hoá luôn thay đổi về chất lượng, mẫu mã , thông số kỹ thuật...Sự thay đổi này phụ thuộc vào trình độ phát triển của xuất , vào nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng.Nếu hàng hoá thay đổi phù hợp với nhu cầu tiêu dung thì hàng hoá được tiêu thụ và ngược lại. - Trong lưu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhưng chưa đưa vào sử dụng.Khi kết thúc quá trình lưu thông, hàng hoá mới được đưa vào sử dụng để đáp ứng nhu cầu cho tiêu dùng hay sản xuất. - Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các DNTM, nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá với các quá trình:Mua- nhập hàng, dự trữ bảo quản hàng hoá.bán hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trong DNTM. Vốn dự trữ hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lưu động trong DN(80%- 90%)>vốn lưu động của DN không ngừng vận động qua các giai đoạn của chu kỳ:Dự trữ sản xuất và lưu thông.Quá trình này diễn ra lặp đi lặp lại không ngừng gọi là sự tuần hoàn và chu chuyển của vốn lưu động. - Sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh thì vốn lưu động lại thay đổi hình thái biểu hiện từ hình thái vốn tiền tệ sang hình thai vốn ban đầu là hình thái tiên tệ.Như vậy quá trình vận động của hàng hoá cũng là quá trình vận động của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp.Việc tăng tốc độ của lưu chuyển của vốn kinh doanh không thể tách rời việc dự trữ và tiêu thụ hàng hoá một cách hiệu quả. - Mua hàng:là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hoá tại các doanh nghiệp kinh doanh thương mại.là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn tiền tệ sang vốn hàng hoá. - Bán hàng: là giai đoạn cuối cùng kết thúc quá trình lưư thông hàng hoá, sự chuyển hoá vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn tiền tệ. - Bảo quản và dự trữ hàng hoá :là khâu trung gian của lưu thông hàng hoá, hàng hoá vận từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng.Để quá trình kinh doanh diễn ra bình thường, các doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ hàng hoá một cách hợp lý. Có thể khẳng định rằng hàng hoá có một vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các DNTM. Do đó việc tập trung quản lý một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu, từ thu mua dự trữ đến tiêu thụ, trên tất cả các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại giá cả...là cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, xác định giá vốn hàng bán, giá bán hàng hoá, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận...cho doanh nghiệp. Kế toán hàng hoá là công cụ quan trọng và không thể thiếu của quản lý hàng hoá cả về mặt hiện vật và giá trị nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội, ngăn ngừa hạn chế đén mức thấp nhất nhưng mất mát, hao hụt hàng hoá trong các khâu của quá trình kinh doanh thương mại từ đó lám tăng lợi nhuận của công ty. 1.2.Yêu cầu quản lý. Hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại có một tầm quan trọng rất lớn, nó ảnh hưởng đến mục tiêu và sự tồn tại của doanh nghiệpnên bất kỳ DNTM nào muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thường xuyên liên tục, không bị gián đoạ các doanh nghiệp phải có một lượng hàng dự trữ nhất định.Tuy nhiên lương hàng hoá dự trữ nay luôn bị biến động do hoạt động kinh tế tài chính diễn ra ở các khâu mua, bán hàng hoá.Do đó để có một lượng hàng hoá thường xuyên nhất định doanh nghiệp phải xây dựng kế hoạch mua hàng cung như tiêu thụ một cách cụ thể, phù hợp với qúa trình hoạt động thực hiện chức năng của doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả. Do vậy để đáp ứng được yêu cầu quản lý, kế toán hàng hoá trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Phản ánh kiểm tra giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng(vật tư, hàng hoá...) về chủng loại, số lượng, quy cách giá cả, thời gian...đảm bảo cho quá trình mua hàng đáp ứng được nhu cầu về hàng hoá phục vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động. - Tổng hợp đúng đắn chính xác kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí cấu thành giá mua vào, tính toán chính xác trị gia thực tế của từng loại hàng hoá, cung cấp tài liệu phục vụ kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng, phục vụ tính toán trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho - Tổ chức bảo quản hàng hoá trong kho cũng như đang đi trên đường vận chuyển , phải có một hệ thống kho tàng, phương tiện vận chuyển phù hợp với tính chất, đặc điểm của từng loại háng hoá nhằm hạn chế những hao hụt, hư hỏng, mất mát xảy ra trong quá trình bảo quản vận chuyển. Tóm lại, quản lý chặt chẽ từ khâu mua, khâu bảo quản vận chuyển và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doang nghiệp. 1.3.Nhiệm vụ của kế toán hàng hoá - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất và tồn kho hàng hoá. Tính giá thành thực tế của hàng hoá đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiên kế hoạch thu mua hàng hoá về mặt số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu, hương dẫn kiểm tra các bộ phận, tự trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về hàng hoá(lập chứng từ, luân chuyển chứng từ )mở các sổ...thực hiện các chế độ đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện cho công tác lãnh đạo,chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. 2.Phân loại và đánh giá hàng hoá 2.1.Phân loại hàng hoá. Theo tính chát thương phẩm kết hợp với đặc trưng kỹ thuật thì hàng hoá được chia theo từng ngành hàng, trong từng ngành hàng bao gồm nhiều nhóm hàng, mỗi nhóm hàng có nhiều mặt hàng. Hàng hoá gồm có các ngành hàng: - Hàng kim khí điện máy; - Hàng hoá chất mỏ; - Hàng xăng dầu; - Hàng dệt may, bông vải sợi; - Hàng da cao su; - Hàng gốm sứ, thuỷ tinh ; - Hàng mây, tre đan; - Hàng rượu bia, thuốc lá; Theo nguồn gốc sản suất gồm: - Ngành hàng nông sản; - Ngành hàng lâm sản; - Ngành hàng thuỷ sản; Theo khâu lưu thông thì hàng hoá được chia thành: - Hàng hoá ở khâu bán buôn; - Hàng hoá ở khâu bán lẻ; Theo phương thức vận động của hàng hoá - Hàng hoá chuyển qua kho - Háng hoá chuyển giao bán thẳng 2.2.Lập danh điểm hàng hoá Hàng hoá của các DNTM mua về dự trữ để bán thường rất đa dạng về chủng loại, kích cỡ, nguồn cung cấp ...Cho nên để phục vụ cho việc tổ chức hạch toán hàng tồn kho, đặc biệt là trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán,DNTM cần lập danh điểm hàng hoá một cách khoa học và hợp lý. Lập danh điểm hàng tồn kho là qui định cho mỗi thứ hàng hoá tồn kho một ký hiệu riêng (mã số) bằng hệ thống các chữ số(có thể kết hợp với các chữ cái) để thay đổi tên gọi, quy cách, kích cỡ của nó. Danh điểm hàng tồn kho phải được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan trong doanh nghiệp nhằm thống nhất trong quản lý đối với từng thứ hàng tồn kho.Lập danh điểm hàng tồn kho phải đảm bảo yêu cầu dễ nhớ, hợp lý, tránh nhầm lẫn hay trùng lặp. Để lập danh điểm hàng tồn kho, kế toán căn cứ vào ký hiệu tài khoản cấp 1 và dựa vào việc phân chia theo cấp độ từ loại, nhóm hay thứ, nguồn hàng cung cấp, kho nhập hàng. Ví dụ: TK 156 hàng hoá TK156.1.01.1 Số danh điểm của mặt hàng 1 thuộc nhóm 01 loại hàng 1 TK 156.1.01.1.A Số danh điểm của hàng 1thuộc nhóm 01 laọi hàng 1 ở kho A... 2.3.Đánh giá hàng hoá. 2.3.1. Đánh giá hàng hoá *Nguyên tắc đánh giá: Một trong những nguyên tắc cơ bản nhất của kế toán mua hàng là nguyên tắc giá gốc (cost principle) theo chuẩn mực 02-hàng tồn kho , giá gốc chính là trị giá vốn thực tế của hàng hoá là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có những hàng hoán đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại - Giá gốc tại thời điểm mua :Là trị giá mua thực tế phải thanh toán với người bán - Giá gốc tại thời điểm nhập kho: Chính là giá mua thực tế, chi phí mua trong qúa trình thu mua đến khi hàng đã kiểm nhận nhập kho, thuề và các loaị thuế (nếu có) - Nếu hàng mua phải qua sơ chế để bán thì giá vốn thực tế còn bao gồm cả chi phí gia công chế biến *Giá gốc hàng hoá nhập kho Trị giá vốn thực tế của hàng hoá nhập được xác định theo từng nguồn nhập - Nhập do mua ngoài: Theo chế độ hiện hành , trị giá vốn của hàng mua về nhập kho được hạch toán theo giá mua và chi phí mua; Trị giá mua Giá mua Thuế Thuế Các khoản vào của = mua trên + nhập + TTĐB + giảm trừ(nếu có) hàng hoá hoá đơn khẩu Chi phí chi phí hao hụt trong định mức mua = thu mua + phát sinh trong quá trình mua hàng Trong đó giá mua(tiền phải trả cho người bán) nếu doanh nghiệp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua là giá không bao gồm thuế GTGT Nếu doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp thì giá mua bằng tổng giá thanh toán Chi phí mua hàng hoá, bao gồm: Chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản, chi phí bảo hiểm hàng hoá, tiền thuê kho, bến bãi, hao hụt trong định mức mua hàng. Thuế NK= giá NK(giá CIF) * thuế xuất thuế nhập khẩu của loại hàng hoá đó Trong trường hợp ngoài việc phải nộp thuế nhập khẩu như đã nêu ở trên doanh nghiệp còn phải nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu Thuế GTGT =[ giá NK + thuế NK ] *Thuế xuất thuế GTGT ở khâu nhập khẩu * Đánh giá hàng hoá xuất kho Do khi nhập kho hàng hoá giá vốn thực tế khi hàng hoá nhập kho theo hai tiêu thức là giá mua và chi phí mua. khi đó nhiệm vụ của kế toán là phải theo dõi trị giá mua thực tế cho từng lần nhập. Các khoản chi phí mua thực tế phát sinh trong quá trình nhập hàng như: chi phí vận chuyển bốc dỡ, tiền thuê kho, bãi...được hạch toán riêng đến cưôi tháng tính toán phân bổ cho hàng hoá xuất kho tính trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho. Do vậy để xác định được trị giá vốn của hàng hoá xuất kho thì phải thực hiện các bước sau: Bước 1. áp dụng một trong các phương pháp đích danh, phương pháp bình quân, phương pháp nhập trước xuất trước, phương pháp nhập sau xuất trước, tuỳ điều kiện doanh nghiệp áp dụng để tính trị giá mua của hàng hoá xuất kho Bước 2: Kế toán phân bổ chi phí mua cho số hàng đã xuất kho và số hàng tồn kho cuối kỳ. Chi phí mua chi phí mua chi phí phát sinh trị giá mua được phân bổ cần phân bổ + trong kỳ của hàng cho hàng = * xuất trong xuất kho trị giá mua trong kỳ +trị giá mua hàng tồn kỳ Bước 3: Sau đó kế toán xác định trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho theo công thức: Trị giá vốn thực tế trị giá mua thực tế chi phí mua cần phân bổ của hàng xuất kho = của hàng xuất kho + cho hàng xuất trong kỳ Việc tính trị giá mua của hàng xuất kho được áp dụng theo các phương pháp đích danh, phương pháp bình quân, phương pháp nhập trước xuất trước, phương pháp nhập sau xuất trước còn tuỳ thuộc vào chế độ kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng: - Đối với việc áp dụng theo phương pháp đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho hàng hoá thì căn cứ vào số lượng xuất kho của lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị gia vốn thực tế của hàng hoá xuất kho + ĐKAD: Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp mà giá trị hàng tồn kho lớn và mang tính chất đơn chiếc có thể theo dõi riêng và nhận diện được từng lô hàng + Ưu điểm: . Phù hợp với DN tổ chức kế toán vật liệu thủ công . Phương pháp đơn giản và dễ tính toán . Chi phí của hàng bán ra phù hợp + Nhược điểm: Không phù hợp với các doanh nghiệp mà tình hình nhập xuất vật liệu nhiều và có giá trị bé. - Đối với phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn của hàng xuất kho được tính căn cứ vào số lượng hàng hoá xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức: Đơn giá Trị giá vốn thực tế của hàng + Trị giá vốn thực tế của hàng bình quân = tồn đầu kỳ tăng trong kỳ Số lượng hàng hóa + Số lượng hàng tăng tồn đầu kỳ trong kỳ Tuy nhiên cách tính này khối lượng tính toán ít nhưng chỉ tính được trị giá mua thực tế của hàng hoá tại thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời . Phương pháp này chỉ áp dụng được với các doanh nghiệp ít nghiệp vụ xuất hàng, thông tin kế toán không cần thường xuyên, làm kế toán bằng phương tiện thủ công Do vậy để khắc phục ta có cách tính đơn giá bình quân liên hoàn: phương pháp này tính giá bình quân cho mỗi lần nhập đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời. Trị giá vốn thực tế của Tri giá vốn thực tế Đơn giá bình quân hàng hoá trước lần xuất thứ i + hàng hoá từ lần i-1-i liên hoàn = Số lượng vật tư tồn trước Số lượng hàng hoá lần xuất + nhập từ lần xuất i-1-i - Phương pháp nhập trước xuất trước: phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập.Trị giá hàng tồh kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. - ĐKAD: Phương pháp này được áp dụng nhiều đặc biệt là trong các doanh nghiệp theo dõi đơn giá thực tế từng lần nhập - Phương pháp nhập sau xuất trước: phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn gía nhập .Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tình theo đơn gía của những lần nhập đầu tiên.Hiện nay phương pháp này ít được áp dụng vì tình hình giá cả hiện nay luôn có sự biến động điều này làm ảnh hưởng đến doanh thu của doanh nghiệp - ĐKAD: Phương pháp này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp theo dõi đơn giá từng lần nhập và phù hợp trong điều kiện có lạm phát 3. Kế toán chi tiết hàng hoá 3.1.Chứng từ sử dụng Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập xuất hàng hoá đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế đọ quy định Theo chế độ quy định chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số QĐ1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/07/1998 của bộ trưỏng bộ tài chính, cá chứng từ kế toán vế hàng hoá bao gồm: - PNK(mẫu 01- VT); - PXK(mẫu 02- VT); - PXK kiêm vận chuyển nội bộ(mẫu 03- VT); - Biên bản kiểm kê vật tư hàng hoá (mẫu 08- VT); - Hoá đơn(GTGT)- MS01 GTKT- 2LN ; - Hoá đơn bán hàng mẫu02GTKT- 2LN; - Hoá đơn cước phí vận chuyển; Đối với các chứng từ này phải kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp tuỳ vào điều kiên hoạt động kinh doanh của đơn vị mà có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn để thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán như: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức(Mẫu 04- VT); - Biên bản kiểm nghiểm(mẫu 05- VT); - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ(Mẫu 07- VT); 3.2.Các phương pháp hạch toán chi tiết 3.2.1. phương pháp ghi thẻ song song Phương pháp này thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng Khi nhận chứng từ nhập, xuất hàng hoá, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất vào chứng từ vào thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập-xuất đã phân loại theo từng thứ hàng hoá cho phòng kế toán ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng số (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất kho cho từng thứ hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị Cuối tháng kế toán lập bảng kê nhập- xuất- tồn sau đó đối chiếu với thẻ kho, sổ kế toán tổng hợp... Trình tự ghi sổ như sau: Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Bảng kê Nhập - xuất - tồn Sổ kế toán tổng hợp Phiếu nhập kho Phiếu xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày Đối chiếu cuối tháng 3.2.2.Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển : Phương pháp này ta sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. ở phòng kế toán : Kế toán sử dụng “ Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép từng thứ hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. “ Sổ đối chiếu luân chuyển” được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ hàng hoá được ghi một dòng trên sổ Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn thiện chứng từ. Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ hàng hoá Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc bảng kê) để ghi vào“Sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng.Trình tự ghi sổ được khái quát như sau : Bảng kê nhập Phiếu nhập Phiếu xuất Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng Phương pháp này còn có sự trùng lặp giữa kho và kế toán về chỉ tiêu số lượng nên chỉ áp dụng với các doanh nghiệp có chủng loại hàng hoá ít không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày 3.2.2.Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển : Phương pháp này ta sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. ở phòng kế toán : Kế toán sử dụng “ Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép từng thứ hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. “ Sổ đối chiếu luân chuyển” được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ hàng hoá được ghi một dòng trên sổ Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn thiện chứng từ. Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ hàng hoá Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc bảng kê) để ghi vào“Sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng.Trình tự ghi sổ được khái quát như sau : Phương pháp này còn có sự trùng lặp giữa kho và kế toán về chỉ tiêu số lượng nên chỉ áp dụng với các doanh nghiệp có chủng loại hàng hoá ít không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày Cuối tháng, căn cứ vào bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xúât để cộng tổng số tiền theo từng nhóm hàng hoá để ghi vào “Bảng kê nhập- xuất- tồn” 3.2.4. Phương pháp ghi sổ số dư *Nội dung Thủ kho vẫn được sử dụng “ Thẻ kho” để ghi chép dư 2 phương pháp trên. Đồng thời, cuối tháng thủ kho còn ghi vào “sổ số dư” số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật tư, hàng hoá cột số lượng. “Sổ số dư” do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm. Trên “sổ số dư” vật tư hàng hoá được sắp xếp thứ, nhóm, loại; sau mỗi nhóm, loại, có dòng cộng nhóm, cộng loại. Cuối mỗi tháng. “sổ số dư”được chuyển cho thủ kho để ghi chép. Phòng kế toán: kế toán định kỳ xuống cho kiểm tra việc ghi chép trên “ thẻ kho” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho. Sau đó, kế toán ký xác nhận vào phiếu nhận chứng từ. Thẻ kho Phiếu xuất Phiếu giao nhận Chứng từ Bảng luỹ kế xuất Sổ số dư Bảng kê nhập – xuất – tồn Sổ kế toán tổng hợp Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứngtừ Bảng luỹ kế nhập Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Đối chiếu hàng ngày 4.Kế toán tổng hợp hàng hoá 4.1. Kế toán tổng hợp hàng hoá theo phương pháp kê khai thường xuyên. 4.1.1 Đặc điểm của phương pháp KKTX: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cach thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của hàng hoá trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho Việc xác định giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho được căn cứ trực tiếp vào chứng từ xuất kho và tính theo các phương pháp như đã trình bày ở mục 2.3 chương I Trị giá vốn thực tế của hàng hoá tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. * Tài khoản kế toán sử dụng - TK 151: Hàng mua đang đi đường Tài khoản này phản náh trị giá vốn thực tế của hàng háo mà doanh nghiệp đã mua nhưng chưa nhập về kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi trên đường đã nhập về kho Kết cấu TK 151- Hàng mua đang đi đường - Bên Nợ ghi: Trị giá vật tư hàng hoá đang đi đường - Bên Có ghi: Trị giá hàng hoá đang đi đường tháng trước, tháng này đã đưa về nhập kho - Số dư Nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá đang đi đường cuối kỳ *TK156- Hàng hoá: Kết cấu cơ bản của tài khoản này như sau: - Bên Nợ ghi: + TRị giá vốn hàng hoá nhập trong kỳ + Số tiền điều chỉnh tăng giá hàng hoá khi đánh giá lại; + Trị giá hàng hoá thừa khi phát hiện kiểm kê Bên Có ghi: + Tri giá vốn thực tế hàng xuất trong kỳ; + Số tiền giảm giá chiết khấu thương mại hàng mua; + Số tiền điều chỉnh giảm giá hàng hoá khi đánh giá lại; + Trị giá hàng hoá thiếu khi phát hiện kiểm kê. TK 156- hàng hoá, gồm có 2 tài khoản cấp 2: TK 1561- Trị giá mua hàng hoá; TK 1562- Chi phí thu mua. TK157: Hàng gửi đi bán- Phản ánh giá trị hàng hoá đã gửi bán cho khách hàng hoặc nhờ bán đại lý, ký gửi nhưng chưa kịp thanh toán TK632- Giá vốn hàng bán- Phản ánh trị gía vốn của hàng hoá Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng hợp tăng, giảm hàng hoá còn sử dụng nhiều tài khoản liên quan khác: TK111, TK112. TK133. TK331. TK333 , TK611... 4.1.2. Trình tự kế toán nhập hàng hoá. Quá trình mua hàng ở DNTM hoàn tất khi hàng mua đã kiểm nhận nhập kho hoặc chuyển bán thẳng và tiền mua hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Quá trình mua hàng của doanh nghiệp thương mại có thể phát sinh các trường hợp sau: - TH1: Hàng và hoá đơn cùng về trong tháng : Quá trình mua hàng hoàn tất trong tháng . Công ty đã nhận được hoá đơn và chứng từ thanh toán của bên bán, doanh nghiệp đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, nhưng cuối tháng hàng vẫn chưa về hoặc đã về nhưng chưa kiểm nhận nhập kho. Trong trường hợp này sẽ phát sinh hàng mua đang đi trên đường hoặc hàng đợi kiểm nhận cuối tháng. Khi đó tạm thời kế toán chưa ghi sổ, lưu hoá đơn vào một bộ hồ sơ riêng: Hồ sơ đang đi đường + Nếu trong kỳ phòng kế toán nhận được PNK và các chứng từ liên quan thì kết hợp PNK và hoá đơn để ghi như sau: . Nếu thuế VAT đầu vào được khấu trừ : Nợ TK 156 ( GVTTNK) Nợ TK 133(1331) Có TK 111, 112,331 + Đến cuối kỳ chưa nhận được PNK phản ánh lô hàng đang đi đường: Nợ TK 151- Trị giá mua theo hoá đơn Nợ TK 133 Có TK111,112,331: Tổng số tiền thanh toán + Sang kỳ sau khi nhận được PNK, chứng từ khác ghi: Nợ TK156 Có TK 151 Có TK 111,112,331 – Chi phí mua phát sinh - TH2: Trong tháng nhận được hàng do bên bán chuyển đến theo hợp đồng nhưng chưa nhận được hoá đơn. + Tạm thời lưu PNK và chưa ghi sổ ( hàng về chư có hoá đơn) + Trong kỳ nhận được hoá đơn kết hợp PNK và hoá đơn để ghi như TH1 + Cuối kỳ vẫn chưa nhận được hoá đơn, kế toán sẽ ghi sổ hàng hoá mua về theo giá tạm tính Nợ TK156 Có TK 111,112,331 + Sang kỳ sau nhận được hoá đơn xác định được giá vốn thực tế tiến hành xử lý theo 2 phương án . Phương án 1: Xoá bút toán đã ghi bằng cách ghi só âm hoặc ghi bút đỏ Nợ TK 156 Có TK 111,112,331 Ghi bút toán bổ sung Nợ TK 156 Nợ TK133(1) Có TK 111,112,331 . Phương án 2: Điều chỉnh chênh lệch: Điều chỉnh cho thuế VAT được khấu trừ Nợ TK 133(1) – Thuế theo hoá đơn Có TK111,112.331 Điều chỉnh giá vốn thực tế nhập kho Nếu GVTTNK> Giá tạm tính đã ghi Nợ TK 156 Có TK 111,112,331 Nếu GVTTNK< Giá tạm tính đã ghi Nợ TK156 Có TK111,112,331( Ghi số âm phần chênh lệch 4.1.3. Phương pháp kế toán xuất hàng hoá. Đối với DNTM việc xuất hàng hoá cũng chính là bán hàng, do vậy trong các doanh nghiệp thương mại tiêu thụ hàng hoá có thể được thực hiện theo các phương thức như sau: Xuất bán theo phương thức bán buôn ; Xuất bán theo phương thức bán lẻ; Xuất bán theo phương thức bán hàng đại lý. Trình tự hạch toán hàng hoá nhập, xuất tồn hàng hoá được thể hiện qua sơ đồ sau:( Theo phương pháp KKTX) TK111,112,141,331... TK133 Tổng giá thuế GTGT Thanh toán được khấu trừ TK 333 Nhập kho do mua ngoài Thuế nhập khẩu TK156 TK632,157 Xuất bán trực tiếp gửi bán TK151 Nhập kho hàng đang đi đường kỳ trước TK154 Xuất tự chế, mua ngoài Gia công chế biến TK411 Nhận vốn góp liên doanh cổ phần TK 128,222 Xuất vốn liên doanh TK 154 Nhập do tự chế , mua ngoài Gia công chế biến TK 136, 138 Xuất cho vay tạm thời TK 128, 222 Nhập do nhận lại vốn góp Vốn góp liên doa`nh * Kế toán tổng hợp nhập- xuất hàng hoá theo phương pháp KKĐK TK 151,152,153,156 K/c Tồn đầu kỳ TK611 K/c Tồn cuối kỳ TK156 TK111,112,331 Tổng giá Thuế GTGT TT Nhập kho Các khoản được giảm trừ TK111,112,331 TK333 Thuế nhập khẩu Xuất bán TK632 TK411 Nhận góp vốn liên doanh Góp cổ phần Xuất góp vốn liên doanh TK128,222 TK711 Được quyền tặng 5. Tổ chức kế toán hàng hoá trong điều kiện áp dụng kế toán máy. 5.1. Tổ chức khai báo mã hoá ban đầu. Hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại thường đa dạng về chủng loại, mẫu mã, biến động thường xuyên. Do đò yêu cầu phải đặt ra là p- hỉa quản từng loại, từng nhóm, từng thứ và từng danh điểm. Với yêu cầu này đòi hỏi phải mã hoá đối tượng kế toán là hàng hoá đến từng danh điểm. Vì vậy, danh mục hàng hoá được xây dựng chi tiết từng danh điểm và khi kết hợp với TK hàng tồn kho( TK156) sẽ tạo ra hệ thống sổ chi tiết từng vật tư hàng hoá. Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm hàng hoá và để tăng tiính tự động hoá, có thể đặt sẵn mức thuế suất thuế GTGT của từng hàng hoá ở phần danh mục. Với hàng hoá khi nhập kho và xuất kho phải ghi rõ tên kho bảo quản, lưu trữ và đó là cơ sở kiểm tra số lượng tồn kho của từng hàng hoá. Đặc biệt là trong điều kiện ứng dụng máy vi tính thì việc kế toán chi tiết hàng hoá tại kho và phòng kế toán rất thuận tiện nhất là theo phương pháp ghi thẻ song song khi mà phòng kế toán và ởkho có máy vi tính nối mạng. Với các nghiệp vụ nhập hàng hoá cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí đựoc tính vào giá vốn hàng nhập kho. Trường hợp nhập cùng một phiếu nhièu loại hàng hoá chương trình cũng cho phép nhập cùng nhưng phải nhập cung kho. Nếu phát sinh chi phí thu mua, cần phân bổ chi phí cho từng lần nhập hàng hoá nhập kho để làm căn cứ tính giá vốn xuất kho. Đới với các nghiệp vụ xuất hàng hoá thì chương trình phải tự động tính được giá vốn xuất kho. Theo quy định, giá vốn của hàng hoá xuất kho có thể được tính bằng một trong các phương pháp: Thực tế đích danh, bình quân gia quyền, LIFO, FIFO. Đối với hàng hoá xuất bán ngoài việc phản ánh doanh thu còn phải phản ánh giá vốn hàng xuất bán. Do đó cần thiết chứng từ phải phù hợp với hoạt động này. Có thể cho phếp chứng từ hoá đơn bán hàng đặt sẵn bút toán phản ánh giá vốn đi kèm khi phản ánh doanh thu thì trương trình đồng thời lươ thông tin về giá vốn hàng bán. Các chứng từ thường được thiết kế để phản ánh các nghiệp v ụ xuất vật tư như: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn bán hàng ...Nếu ở danh mục hàng hoá đã nhập giá bán, mức thuế suất thuế GTGT thì chương trình sẽ tự động điền giá bán vào bút toán phản ánh doanh thu, tính thuế GTGT đầu ra để phản ánh và đưa lên bảng kê chứng từ hàng hoá bán ra Như vậy đối với phần hàng kế toán hàng hoá chương trình kế táon phải theo dõi cho từng lần nhập, đồng thời cho biết số lượng hàng tồn kho khi xuất và tính giá vốn của hàng xuất để phản ánh vào bút toán giá vốn cùng với các bút toán khác. Các sổ sách báo cáo có thể xem như: sổ chi tiết, bảng kê nhập, bảng cân đối hàng hoá, bảng tồn kho hàng hoá theo kho...Với việc áp dụng phần mềm có thể cho phép kế toán biết số lượng tồn kho của từng hàng hoá theo từng kho tại bất kỳ thời điểm nào CHƯƠNG II Thực trạng về tổ chức kế toán hàng hoá tại công ty cổ phần Gas- Petrolimex 2.1.Đặc điểm tình hình chung về công ty 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty cổ phần Gas-Petrolimex tiền thân là một doanh nghiệp nhà nước, là một trong những thành viên quan trọng nhất của tổng công ty xăng dầu Việt Nam được thành theo quyết định số 1635- 1998/QĐ- BTM ngày 25/12/1998 của Bộ Thương Mại với tổng số vốn trên 200 tỷ đồng. Để có những thành quả như ngày hôm nay công ty đã có những bước đi đầu tiên trong việc kinh doanh gas lỏng LPG (liquefied Petrolium gas), với việc nắm bắt nhanh nhạy nhu cầu thị trường ngay từ năm 1993 tổng công ty xăng dầu Việt Nam đã chính thức đưa sản phẩm gas lỏng ra thị trường mà điểm xuất phát là thành phố Hồ Chí Minh Thời kỳ đầu việc kinh doanh Gas do các công ty xăng dầu đảm nhận với tư cách là hàng phụ.Sau đó hình thành nên các phòng kinh doanh gas, rồi đến các xí nghiệp chuyên kinh doanh gas trực thuộc các công ty xăng dầu tại các thành phố lớn như Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh. Đến năm 1998 sau khi thị trường gas có sự cạnh tranh rõ rệt và ngày càng gay gắt. Bên cạnh để nâng cao tính tự chủ và độc lập của ngành hàng, ngày 25/12/1998 trên cơ sở tờ trình của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam cho phép thành lập công ty gas Petrolimex theo quyết định số 1653/QĐ- BTM và được sở kế hoạnh đầu tư Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh số 112425- DNNN, trên cơ sở đó tiếp nhận ngành LPG của tổng công ty xăng dầu Việt Nam Cùng với xu hướng cổ phần hoá các doanh nghiệp nhà nước tạo sự cạnh tranh bình đẳng giữa các thành phần kinh tế, thực hiện Quyết định số:0683/2002/QĐ- BTM ngày 06/06/2002 của Bộ Thương Mại về việc cổ phần hoá công ty Gas, được sự chỉ đạo sát sao của tổng công ty xăng dầu Việt Nam Công ty Gas đã hoàn thành những bước cần thiết để cổ phần hoá doanh nghiệp Từ ngày 14 tháng 01 năm 2004 công ty đa chính thức đi vào cổ phần hoá với tên gọi :Công ty cổ phần Gas - Petrolimex (tên viết tắt làPGC), việc cổ phần hoá công ty là phù hợp với sự cạnh tranh của thị trường hiện nay nhằm mở rộng thị trường hơn nữa đảm bảo đáp ứng đấy đủ nhu cầu tiêu dùng ngày một tăng. Ngoài trụ sở chinh công ty đóng tại 775 đường Giải Phóng Quận Hoàng Mai thành phố Hà Nội công ty còn có các chi nhánh tại: Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ, Thành phố Hồ Chí Minh...cùng với mạng lưới dày đặc đại lý tiêu thụ, cửa hàng trên toàn quốc *Năng lực kinh doanh: Tính đến ngày 31/12/2004 tổng số vốn kinh doanh của công ty là 375.987 triệu đồng.Trong đó : Vốn cố định: 112.796 triệu đồng Vốn lưu động: 263.191 triệu đồng Vốn ngân sách Nhà nước cấp: 191.753 triệu đồng Vốn tự bổ xung: 105.276 triệu đồng Vốn huy động: 78.958 triệu đồng * Về cơ sở vật chất kỹ thuật: Do được thừa hưởng từ Tổng công ty xăng dầu Việt Nam nên ngay từ nhừng ngày mới thành lập công ty đã quan tâm chỉ đạo công tác đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật theo kế hoạch của tổng công ty phê duyệt Trong năm 2003 việc đấu tư khoa học công nghệ đã được đặc biệt chú trọng, lãnh đạo công ty và các chi nhánh đã tập trung chỉ đạo,đẩy mạnh công tác tiếp thị và phát triển khách hàng, đã thực hiện 9675 triệu đồng, đạt 104% kế hoạch được giao.Đã thực hiện sửu chữa cải tạo các công trình phục cụ sản xuất kinh doanh của công ty, sửu chữa bảo quản kho, mua sắm thiết bị.Trong năm công ty đã đầu tư 4000 triệu đồng mua hai xe bồn 10 tấn phục vụ vận vhuyển gas rời của chi nhánh Hải Phòng và chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh. Đến nay về cơ bản hạ tầng cơ sở vật chất kỹ thuật-công nghệ của Công ty Gas đã đáp ứng được với nhu cầu sản xuất kinh doanh và góp phần đắc lực trong việc nâng cao sức canh tranh và mở rộng thị trường trên toàn quốc.Trong những năm tới Công ty Gas Petrolimex tiến hành cải tạo, xây mới , nâng công xuất đóng nạp gas để nâng tổng sức chứa của công ty là trên 4000 tấn- cụ thể: Hà Nội (120 tấn), Cần Thơ (500 tấn), Đà Nẵng (700 tấn), Thành phố Hồ Chí Minh (2000 tấn). 2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ của công ty Công ty cổ phần Gas Petrolimex có chức năng chính là xuất nhập khẩu kinh doanh khí đốt hoá lỏng LPG và các thiết bị phụ kiện bồn bể phục vụ cho việc kinh doanh LPG Nhiệm vụ của công ty : - Đảm bảo đáp ứng nguồn hàng theo nhu cầu của các đơn vị - Chỉ đạo, tổ chức mạng lưới kinh doanh phù hợp với nhu cầu thị trường và định hướng phát triển của công ty.Xây dựng chiến lược cho ngành hàng, chỉ đạo thống nhất quản lý kinh doanh thông qua cơ chế định giá, điểm giao nhận hàng, phân công thị trường và các định mức kinh tế kỹ thuật - Chỉ đạo phối hợp với các đơn vị trong công tác đầu tư liên quan tới việc xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho các ngành hàng tại các đơn vị . - Thực hiện các hoạt động kinh doanh bảo đảm an toàn lao động, vệ sinh môi trường. - Thực hiện đầy đủ các quyền lợi của công dân viên theo luật lao động và tham gia các hoạt động có ích cho xã hội. 2.1.3. Phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 2.1.3.1. Những thuận lợi Sau gần 8 năm thành lập và đi hoạt động, công ty đã tạo lập và khẳng định được uy tín của mình trên thị trường với những thuận lợi to lớn: - Cơ sở vật chất kỹ thuật đựoc đầu tư mới, đồng bộ, hiện đại tương đối hoán chỉnh và phân bố đều khắp trong phạm vi toàn quốc. - Mạng lưới các điểm bán hàng của công ty toàn quốc với sự giúp đỡ của các công ty trực thuộc hệ thống Petrolimex có khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường tại tất cả các tỉnh , thành phố trong cả nước. - Thương hiệu sản phẩm Gas Petrolimex đã được khẳng định trên thị trường, tạo dựng được lòng tin đối với khách hàng thông qua công tác đảm bảo nguồn hàng, công tác tiếp thị, dịch vụ... - Nhu cầu trường ngày càng tăng đối với sản phẩm này do đây là nguyên liệu sạch lại tiện dụng. 2.1.3.2.Những khó khăn Bên cạnh những thuận lợi trên đây, trong các quá trình hoạt động công ty cũng gặp không ít khó khăn: - Tình hình cạnh tranh trên thị trường đang diễn ra khốc liệt với sự có mặt của trên 20 công ty có uy tín và tiềm lực tài chính cũng như linh nghiệm hoạt động trong ngành hàng.Mặt khác thị trường gas hiện nay đang đựoc đánh giá là mới ở giai đoạn đầu nên các công ty đều chu yếu dựa vào giá để tranh giành thị trường nên đã làm ảnh hưởng đáng kể tới lợi nhuận của các công ty như chất lượng sản phẩm đem lại cho khách hàng. - Tình trạng sang nạp gas trái phép còn phổ biến, chính sách phân phối hàng cũng như việc định giá của Petro Việt Nam chưa bình đẳng, sự can thiệp của nhà nước vào việc quản lý ngành hàng còn chậm và chưa đựơc chú trọng. - Tình hình công nợ của khàch hàng, giá trị hàng tồn kho còn lớn, thời gian nợ của khách hàng kéo dài. Một số đơn vị trong hệ thống các tổng đại lý thành viên chưa quan tâm thoả đáng tới mặt hàng gas. * Tuy nhiên nhờ có đội ngũ với bề dày kinh nghiệm trong kinh doanh gas và các sản phẩm dầu mỏ, kế thừa các nguồn lực mạnh mẽ của Petrolimex công ty đã có những kết quả rất khả quan.kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong 3 năm vừa qua(2002- 2004) như sau: Bảng : Các chỉ tiêu kết quả kinh doanh của công ty gas Petrolimex thời kỳ(2002- 2004) Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 So sánh 2003/2002 2004/2002 1.Tổng khối lượng hàng nhập tấn 92000 100000 120.000 1,087 1,304 - Nhập khẩu tấn 45600 50000 70000 1,096 1,535 -Nhập nội địa tấn 46400 50000 50000 1,078 1,078 2.Khối lượng hàng bán ra tấn 92240 105000 130000 1,138 1,409 3.Tổng doanh thu bán hàng triệu đồng 540950 714572 957270 1,321 1,769 4.Nộp nhân sách triệu đồng 35750 50000 62250 1,399 1,741 5. LN sau thuế Trệu đồng 10300 15628 18756 1,517 1,821 2.1.4.Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh. Tất cả các nguồn hang đều do văn phòng công ty tự nhập và xuất trực tiếp cho các chi nhánh nên các đơn vị thành viên công ty đều là đơn vị báo sổ.Công ty chụi trách nhiệm trước Tổng công ty về tổ chức hoạt đông kinh doanh gas, phụ kiện và các thiết bị phụ kiện trong toàn tổng công ty, ở thị trường công ty với nguyên tắc không cạnh tranh nội bộ. Hoạt động kinh doanh chủ yếu được thực hiệ ở phòng kinh doanh. Công ty giao hàng cho tổng đại lý thành viên theo hợp đông kinh tế.Tổ đại lý thành viên chỉ nhận được duy nhất nguồn hàng từ công ty, không bán hàng ngoài luồng trừ bếp và các phụ kiện. Trong năm 2004, theo số lượng thống kê của các hãng kinh doanh, nhu cầu tiêu thụ gas chiếm 3000000 tấn. Nhu cầu tiêu thụ gas trong năm 2004 tăng gần 14% so với năm 2003 và sẽ giữ vững trong các năm tới.Trong năm 2004 song song với việc đầu tư,hỗ trợ khách hàng, khuyến mại quảng cáo số lượng sản phẩm của sản phẩm công ty bán được khoảng trên 800000 tấn chiếm khoảng 24% thị phần LPG trong cả nứơc. Tình hình tổ chức kinh doanh của công ty được thể hiện qua sơ đồ Sơ đồ 01: Tổ chức kinh doanh của Công ty Gas- Petrolimex Văn phòng công ty Gas - petrolimex Hệ thống cửa hàng bán lẻ tại Hà nội Chi nhánh Đà Nẵng Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh Sài Gòn Chi nhánh Cần thơ Hệ thống cửa hàng bán lẻ Hà nội Kho Cửa hàng Kho Cửa hàng Kho Cửa hàng Kho Cửa hàng 2.1.4. Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh. 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy quản lý. Do đặc điểm của công ty là hoạt động kinh doanh trải dài trên toàn quốc nên công ty đã tổ chức một cơ cấu bộ máy quản lý phù hợp theo hình thức trực tuyến chức năng:đứng đầu là lãnh đạo và một hệ thống phòng ban chức năng giúp việc (xem sơ đồ 03) Sơ đồ 02: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty Gas- Petrolimex (Trước khi cổ phần hoá) Ban giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng Kinh doanh Phòng quản lý kỹ thuật Phòng bán hàng và dịch vụ Phòng Tài chính Kế toán Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban giám đốc Ban kiểm soát Phòng tổ chức hành chính Chi nhánh Hải Phòng Phòng Kinh doanh Chi nhánh Đà Nẵng Chi nhánh Sài Gòn Chi nhánh Cần Thơ Phòng kế toán Tài chính – Kế toán Phòng quản lý kỹ thuật Kho gas Đức Giang – Hà Nội Hệ thống cửa hàng bản lẻ Hà Nội Sau khi cổ phần hoá, mô hình tổ chức bô máy Công ty như sau (sơ đồ 03) Sơ đồ 03: Mô hình bộ máy quản lý Công ty Gas - Petrolimex  Tuy mô hình tổ chức bộ máy công ty có sự thay đổi sau khi cổ phần hoá nhưng nhìn chung hoạt động của ban lãnh đạo: kiểm tra kiểm soát tình hình hoạt động kinh doanh và sự phối hợp giữa các phòng ban trong công ty. Ban lãnh đạo công ty có thẩm quyền phê duyệt các chứng từ ngoài quy định dùng nội bộ trong công tác quản trị, chịu trách nhiệm quản lý tình hình tài chính và vốn của công ty. Bên cạnh ban lãnh đạo là một hệ thống các phòng ban chức năng giúp việc cho ban lãnh đạo trong công tác sản xuất kinh doanh của công ty.Cụ thể: - Phòng tổ chức hành chính : Có chức năng giúp giám đốc trong việc quản lý nhân sự, hành chính, thực hiện các chế độ, chính sách của nhà nước và công ty. - Phòng kinh doanh: Có chức năng tổ chức kinh doanh công ty từ việc tìm kiếm nguồn hàng, lập các kế hoạch và xây dựng các chiến lược kinh doanh nhằm phát triển thị trường, thị phần của công ty trên thị trường... - Phòng quản lý kỹ thuật: Do LPG là mặt hàng kinh doanh đòi hỏi yêu cầu kỹ thuật đảm bảo an toàn rất cao nên vai trò, nhiệm vụ của phòng quản lý kỹ thuật là rất lớn .Nhiệm vụ chính của phòng là kiểm tra, hướng dẫn lập kế hoạch sản xuất...để phù hợp với yêu cầu kỹ thuật đặt ra. -Phòng bán hàng- dịch vụ: Phụ trách khâu bán hàng tại văn phòng công ty, kho Đức Giang và trực tiếp các trang thiết bị phục vụ cho việc kinh doanhLPG. - Phòng kế toán tài chính: Có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra kiểm soát, thực hiện công tác tài chính, kế toán, thống kê...trong toàn công ty theo quy định của tổng công ty xăng dầu Việt Nam ban hành. 2.1.4.2.Mối liên hệ giữa các phòng chức năng. Mỗi phòng đều có nhiệm vụ riêng biệt nhưng lại liên hệ chặt chẽ với nhau tạo nên một khối thống nhất giúp cỗ máy kinh doanh của công ty hoạt động một cách hiệu quả. Phòng kỹ thuật giúp đảm bảo việc kinh doanh gas thuận lợi, an toàn, phòng kinh doanh là đầu mối trong việc kiến tạo nguồn hàng, ký kết hợp đông mua bán. Phòng bán hàng- dịch vụ sẽ đảm bảo thoả mãn tối đa nhu cầu khách hàng của mình. Phòng tài chính-kế toán sẽ có nhiệm vụ điều hoà dòng tài chính trong công ty giúp công ty lớn mạnh. Phòng tổ chức điều hoà và phân bổ thù lao cho người lao động theo sản lượng bán ra một cách hợp lý...Tất cả đều vì lợi ích người lao động, lợi ích của toàn công ty và của xã hội. 2.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần Gas- Petrolimex: 2.1.5.1.Hình thức và cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. Công ty Gas- Petrolimex tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh với quy mô lớn , địa bàn hoạt động rộng khắp trên phạm vi cả nước. Để đáp ứng cấu quản lý, điều hành có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã tổ chức kế toán theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán. Đây là mô hình phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty; áp dụng hình thức này đảm bảo công tác kế toán được đầy đủ, thúc đẩy hạch toán kinh tế nội bộ.Theo mô hình này các kho hàng của chi nhánh thực hiện hình thức kế toán báo sổ.Tại các chi nhánh thực hiện hạch toán kinh tế phụ thuộc theo phân công quản lý. Các phòng kế toán chi nhánh có nhiệm vụ kiểm tra xử lý thông tin, chứng từ ban đầu, hạch toán chi tiết tại đơn vị mình. Định kỳ các phòng này sẽ gửi báo cáo về các phòng kế toán công ty. Các chi nhánh chỉ xác định kết quả kinh doanh chứ không lập quỹ, việc lập quỹ được công ty thực hiện sau khi quyết toán toàn công ty. Xuất phát từ những nhiệm vụ và yêu cầu trên của bộ máy kế toán tại công ty được tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ 04: Tổ chức bộ máy kế toán Công ty Gas- Petrolimex Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán tổng hợp Vp Cty Kế toán Xây Dựng cơ bản Kế toán nhập mua hàng hoá Kế toán tiêu thụ hàng hoá Kế toán thuế& chi phí Kế toán nh và thanh toán Kế toán công nợ bán hàng Kế toán tscd và ccdc Phòng kế toán Cn Đà Nẵng Phòng kế toán Cn Hải Phòng Phòng kế toán Cn Sài Gòn Phòng kế toán Cn Cần thơ Nhân viên kinh tế Kho Đức Giang Nhân viên kinh tế các cửa hàng bán lẻ Biên chế tại phòng kế toán tài chính(KTTC) gồm 12 cán bộ: Một trưởng phòng, một pho phòng và 10 chuyên viên. Với biên chế hiện hành, phòng KTTC phân công nhiệm vụ của các cán bộ công nhân viên trong phòng như sau: *Kế toán trưởng: - Chịu trách nhiệm chung trước giám đốc về công tác KTTC tại công ty - Chỉ đạo xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm - Phối hợp tham gia việc ký kết các hợp đông kinh tế của công ty - Tham gia xây dựng đơn giá hàng hoá vật tư, các định mức chi phí thuộc thẩm quyền của công ty - Quản ký cân đối vốn kinh doanh, tham gia điều hoà các quỹ xí nghiệp trong toàn công ty. * Phó phòng kế toán: - Phối hợp thực hiện xây dựng kế hoạch tài chính của công ty hàng năm - Phụ trách công tác kiểm tra các đơn vị, phụ trách công tác ứng dụng tin học. - Hướng dẫn chế độ hạch toán trong toàn công ty - Tổng hợp quyết toán, kiểm kê toàn công ty. Quyết toán lương toán công ty - Theo dõi và hướng dẫn quy trình quản lý các tài khoản vốn, quỹ, lợi nhuận của văn phòng và toàn công ty. *Kế toán tổng hợp: - Tổng hợp, kiểm kê, quyết toán văn phòng công ty - Tham gia xây dựng giá và các định mức chi phí thuộc văn phòng công ty - Theo dõi và quản lý bao bì vỏ bình gas - Kế toán vốn kinh doanh, lương văn phòng và toàn công ty - Theo dõi các TK338(KPCĐ), 334 411.412,421 - Trực tiếp giải quyết thủ tục thanh lý, nhượng bán TSCĐ, hàng hoá kém mất phẩm chất , ứ đọng chậm luân chuyển toàn công ty *Kế toán xây dựng cơ bản: - Theo dõi đối chiếu và quản lý công nợ các TK241(xây dựng cơ bản dở dang). - Theo dõi các công trình đầu tư hỗ trợ khách hàng - Kiểm tra và phối hợp phòng quản lý kỹ thuật phê duyệt các công trình đấu tư XDCB, sửa chữa TSCĐ. *Kế toán nhập mua hàng hoá: - Kế toán nhập mua hàng hoá (Gas, vỏ, vật tư thiết bị) - Theo dõi quyết toán thuế nhập khẩu - Theo dõi và quyết toán kho vật tư Đức Giang - Tổng hợp theo dõi lượng tồn kho vỏ bình gas toàn công ty - Phụ trách các TK142, 152, 153(vỏ bình gas), 331, 336, 138, 338... *Kế toán tiêu thụ hàng hoá: - Kế toán hàng hoá tiêu thụ hàng hoá. - Kế toán thuế GTGT văn phòng toàn công ty. - Kiểm tra giá và quyết toán tiêu thụ.Quyết toán thu sử dụng vốn toàn công ty - Kế toán hàng tồn kho. Quyết toán chi phí khoán kho, chi phí đội vận tải. - Phụ trách các tài khoản 511, 512, 632, 156... - Tính giá thành hoạt động vận tải, sơn bình, kiểm định. *Kế toán thuế và chi phí : - Kế toán chi phí chung văn phòng công ty. - Quyết toán chi phí cửa hàng. - Phụ trách tài khoản 641. *Kế toán công nợ và bán hàng nội bộ: - Theo dõi đôn đốc và đối chiếu công nợ đại lý, tổng đại lý, khách hàng mua gas rời, cửa hàng... - Theo dõi vỏ tồn bình gas khối văn phòng, công nợ ký cược vỏ bình. - Phụ trách các tài khoản 131, 344, 144... *Kế toán ngân hàng và thanh toán - Kế toán NH, phối hợp mở L/C. - Kế toán thanh toán, kế toán tiền đang chuyển. - Phụ trách các tài khoản 111, 112, 113, 141, 138, 338... *Kế toán TSCĐ và CCDC - Kế toán TSCĐ, hao mòn TSCĐ. - Trực tiếp giải quyết thủ tục thanh lý, nhượng bán TSCĐ, hàng hoá kém mất phẩm chất - Phụ trách các tài khoản 211, 214, 009, 142, 153.. Ngoài ra thuộc khối văn phòng công ty còn có một thủ quỹ quản lý quỹ tiền mặt, phụ trách công đoàn phòng. 2.1.5.2. Tổ chức công tác kế toán tại công ty. Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm các loaị sổ kế toán cụ thể, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ các loại sổ với nhau, trình tự ghi sổ nhằm hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán từ các chứng từ kế toán để lập được các báo cáo định kỳ. Hiện nay quy mô nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì yêu cầu quản lý đối với nền sản xuất ngày càng cao, yêu cầu cung cấp thông tin ngày càng nhanh và khi máy tính được sử dụng rộng rãi trong công tác kế toán của doanh nghiệp đòi hỏi công ty phải áp dụng hình thức kế toán phù hợp. Chính vì vậy, công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký- chứng từ nhưng có nhiều cải biến linh hoạt phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của công ty và chương trình kế toán trên máy vi tính theo phần mềm Fast- Accouting.Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 05). Sơ đồ 05 : Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau Các chứng từ gốc Invoice. B/I Giấy chứng nhận BH Biên lai thu thuế Phiếu nhập khẩu Các chứng từ khác có liên quan Máy tính Bảng kê số 1 (nợ 111) Bảng kê số 2 (nợ 112 Bảng kê chứng từ Sổ chi tiết các tài khoản ( TK 151, 156, 331(1, 2 , 3).... Bảng kê Số 8 Nkct số 1 Nkct số 2 Nkct số 3 Nkct số 4 Nkct số 6 (tk 151) Nkct số 10 ( ghi có tk 144, 413, 333, 138 ...) Nkct số 5 Nkct số 6 ( tk 156 ) Sổ cái tk 151, 156, 331 .... Bảng tổ hợp chi tiết Các báo cáo kt Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi đối chiếu Ghi cuối kỳ Dựa trên hình thức kế toán nhật ký- chứng từ và hệ thống máy vi tính trong công tác kế toán, hiện nay công ty đang áp dụng phần mềm kế toán Fast- Accouting và trình tự xử lý hệ thống kế toán trên máy vi tính như sau (Sơ đồ 06) : đầu vào chứng từ gốc Hoá đơn của người bán Phiếu thu (chi) Tiền mặt Gbn, gbc, hd tín dụng Tờ khai hq giấy thông thuế Các chứng từ khác Xử lý các phầm mềm trên máy Chứng từ trên máy Các bảng kê chứng từ. Sổ chi tiết TK, bảng tổng hợp chi tiết TK Các bản kê Các NKCT Sổ cái Xử lý chương trình gốc Đầu ra chứng từ Các báo cáo tài chính *Chế độ kế toán áp dụng tại công ty. - Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01- Kết thúc:31/12. - Đơn vị tiền tệ để ghi chép:Đồng Việt Nam(VND) - Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác:Theo tỷ giá hạch toán toàn công ty quy định. - Hình thức sổ kế toán áp dụng:Nhật ký- chứng từ - Phương pháp kế toán TSCĐ: +Nguyên tắc xác định nguyên giá TSCĐ: theo giá thực tế. +Phương pháp khâú hao:Khấu hao theo phương pháp đường thẳng. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: +Nguyên tắc đánh giá:theo giá gốc. - Phương pháp xác định trị giá hàng tồn kho cuối kỳ: Giá hạch toán thống nhất toàn công ty. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:Kê khai thương xuyên. - Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ. 2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán hàng hoá tại công ty cổ phần Gas- Petrolimex. 2.2.1.Đặc điểm chung về hàng hoá của công ty. Công ty cổ phần Gas- Petrolimex là công ty thương mại thuộc bộ thương mại hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xuất, nhập khẩu hàng hoá Hàng hoá chủ yếu của công ty là khí Gas hoá lỏng (LPG), bếp gas và các phụ kiện khác như thiết bị bồn bể, van điều áp...Song mặt hàng chủ yếu vẫn chính là khí gas hoá lỏng. Đây là một loại nhiên liệu sạch , khi cháy tạo nên khí than, không có khói và khí CO, rất ưu việt so với các loại nhiên liệu khác. Tuy nhiên, đây là loại sản phẩm đòi hỏi tính an toàn và kỹ thuật cao nên buộc công ty phải có sự đầu tư về công nghệ hiện đại, an toàn và có công trình quản lý kỹ thuật chặt chẽ. Đặc biệt là đối với người tiêu dùng phải hướng dẫn sử dụng thật cụ thể để tránh những tai nạn đáng tiêc do loại nhiên liệu này gây ra. Đây sẽ là một sản phẩm đầy tiềm năng do tích chất tiện lợi của nó cũng như xu hướng phát triển tất yếu của nước ta trong những năm tới Hàng hoá của công ty cung ứng từ 2 nguồn mua trong nước và nhập khẩu (trong đó nhập khẩu là chủ yếu). Hàng mua trong nước chủ yếu là bếp gas và phụ kiện, tuy nhiên lượng mua rất ít so với NK. Mặt hàng này chủ yếu do công ty chế biến và kinh doanh các sản phẩm khí tại 95B- Lê Lợi – Vũng Tàu Mặt hàng NK chủ yếu và cũng là sản phẩm chủ đạo của công ty chính là khí đốt hoá lỏng(LPG) được NK từ nhiều quốc gia trên thế giới như: Công ty KENYON-ENGIRING của Nhật: Công ty COMAP của Pháp; công ty SAMJIN của Hàn Quốc; Công ty CAVAGNA, FLPIJ, RITZCOSING của Singapo. 2.2.2. Đánh giá hàng hoá. 2.2.2.1. Đánh giá hàng hoá mua vào Đánh giá hàng hoá là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của hàng hoá theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. Trong kế toán nói chung và, kế toán hàng hoá nói riêng nguyên tắc cơ bản là hạch toán theo giá vốn thực tế. * Với nguồn mua trong nước: Hàng hoá chủ yếu là bếp gas và một số các phụ kiện khác. Căn cứ vào lượng hàng dự trữ trong kho, phòng kinh doanh của công ty lên kế hoạch mua hàng và tổ chức thực hiện kế hoạch đó. Nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp đến tận nơi mua hàng. Chứng từ trong trường hợp này là hoá đơn GTGT do bên bán lập( liên 2). Hàng hoá được vận chuyển về kho của công ty( công ty tự vận chuyển hoặc thuê ngoài). Tại kho thủ kho kiểm nhận hàng hoá trước khi lập kho, đồng thời ghi vào thẻ kho. Công ty có một bộ phận kiểm nhận sẽ chứng nhận kết quả kiểm nhận qua phiếu nhập kho. THủ kho chỉ ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho căn cứ vào hoá đơn GTGT. Sau đó phiếu nhập kho và hoá đơn( GTGT) được chuyển lên phòng kế toán . Kế toán lưu phiếu nhập kho( phản ánh mặt hiện vật) và căn cứ vào hoá đơn( GTGT) để phản ánh mặt giá trị hàng hoá mua vào các sổ kế toán . Việc xác định trị giá vốn của hàng mua trong nước như sau: Trị giá mua thực tế Giá mua ghi trên Các khoản giảm của hàng = hoá đơn( không có thuế GTGT) - trừ (nếu có) nhập kho Do trị giá hàng mua quá lớn so với chi phí mua nên chi phí liên quan đến quá trình mua hàng như : Chi phí vận chuyển, bốc dỡ... công ty đều hạch toán vào Chi Phí Bán Hàng (TK641), nên trị giá mua thực tế của lô hàng chính là trị giá vốn thực tế của hàng nhập kho. Ví dụ: Theo phiếu nhập kho bếp gas ngày 02 tháng 3 (Hoá đơn GTGT số 008816- ngày 01 tháng 3) nhập kho 525.085MT Bupro của công ty chế biến và kinh doanh các sản phẩm khí số 95B Lê Lợi- Vũng Tàu theo chuyến hàng ngày 25/02/2005 LXH số 046/HH- 20/VPGas/2005(tàu- CIF) Trị giá mua của 525.085MT Bupro là 3.557.945.809đ Vậy trị giá vốn thực tế của lô hàng nhập kho là: 3.557.945.809đ * Với hàng nhập khẩu: - Giá cả hàng nhập khẩu: Giá cả hàng nhập khẩu phụ thuộc vào điều kiện về vị trí địa điểm giao hàng và phương thức vận chuyển hàng hoá từ người bán sang người mua, đặc điểm của loại hàng hoá ...Mặt khác công ty lại giao dịch rất nhiều nước, trong quá trình thoả thuận ký hợp đồng nhập khẩu Công ty sử dụng nhiều loại giá khác nhau, cụ thể: + Đối với khí hoá lỏng(LPG): Do đây là mặt hàng có giá trị lớn nên Công ty sử dụng giá FOB, CFR- là hai loại giá chưa có phí bảo hiểm. Công ty sẽ giành quyền tự mua bảo hiểm cho hàng hoá của mình tại công ty bảo hiểm Gas- Petrolimex PJICO. Giá FOB= Giá hàng hoá + chi phí vận chuyển, bốc dỡ qua lan can tàu Giá CFR= Giá FOB + F ( cước phí vận chuyển). + Đối với bếp và các mặt hàng khác: Công ty sử dụng giá CIF là giá có phí bảo hiểm. Giá CIF= Giá FOB + I ( cước phí bảo hiểm) + F( Cước vận chuyển ) Vì điều kiện nhập khẩu từ nước ngoài nên quá trình giao hàng và thanh toán tiền phức tạp, nhiều khoản chi phí phát sinh nên khi tính trị giá mua hàng nhập khẩu thực tế, công ty thường tính như sau: Trị giá mua Giá thực tế Thuế Bảo hiểm phụ Cước phí thực tế của = thanh toán với + nhập + thu (nếu có) + vận chuyển hàng nhập khẩu người bán khẩu (nếu có). Giá thực tế Giá ghi trên HĐ thực Tỷ giá thực tế tại thanh toán với = tế phải thanh toán * thời điểm phat sinh người bán (FOB, CFR) nghiệp vụ kinh tế Thuế nhập Số lượng hàng hoá Giá tính thuế Thuế khẩu phải nộp = ghi trên tờ khai * từng mặt hàng * suất ( Số lượng giám (Giá CIF) định trên tờ khai) Thuế GTGT Trị giá tính Thuế * Thuế suất của hàng NK = thuế hàng NK + NK thuế GTGT Hàng hoá sau khi đã hoàn thành thủ tục hải quan sẽ được chuyển về kho bằng phương tiện chuyên dùng của chính công ty (Hệ thống xe chở Gas). Trước khi nhập kho hàng hoá sẽ được Vina Control kiểm tra , giám định về số lượng phẩm chất. Trên cơ sơ biên bản kiểm nhận , hoá đơn của người bán, biên lai nộp thuế phòng kinh doanh XNK tiến hành vào số liệu cho máy và in ra phiếu nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán vật tư hàng hoá xác định giá trị thực tế nhập kho của lô hàng nhẩp khẩu như sau: Trị giá thực Trị giá thanh toán Thuế nhập Bảo hiểm Cước phí tế nhập kho = cho người XK + khẩu(theo + phụ thu + vận chuyển của hàng NK (Theo khối lượng khối lượng (nếu có) (nếu có) ghi trên B/L) giám định) Về việc xác định và việc thanh toán các loại thuế liên quan đến quá trình nhập khẩu của công ty: Trong quá trình nhập khẩu hàng hoá thì có hai loại thuế ta cần phải tính, đó là thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng của hàng nhập khẩu. Do trụ sở văn phòng công ty đặt tại Hà Nội nên việc kê khai nộp thuế là do 4 chi nhánh: Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần thơ, Sài Gòn thực hiện. Các chi nhánh trên mỗi lần nhập, xuất hàng đều phải dựa vào các hợp đồng xuất nhập khẩu được ký kết để kê khai đầy đủ, chính xác về số lượng nhập, đơn giá tính và thuế suất theo quy định của cơ quan hải quan. Do công ty thực hiện việc nhập khẩu là chủ yếu nên mỗi chi nhánh có trách nhiêm nộp thuế NK, thuế GTGT hàng nhập khẩu tại cảng nhập cho hải quan theo tờ khai và báo nợ về công ty gas. Thuế NK, thuế GTGT hàng nhập khẩu thuộc trách nhiệm theo dõi và hạch toán tại văn phòng công ty Gas Mọi chi phí phát sinh t rực tiếp liên quan đến hàng nhập khẩu đều được kế toán phản ánh và tập hợp vào tài khoản 641 (phí mở L/C, phí hải quan, phí giám định bất thường, phí vận chuyển về kho...) Ví dụ: Để tiện theo dõi cho cả các quá trình sau của luận văn em xin nêu một ví dụ cụ thể về quy trình nhập khẩu trực tiếp tại công ty Đây là hai ví dụ về chuyến hàng số 07 và số 08 thuộc hợp đồng số 02/PE/SK GAS- 01/04 ký ngày 30/12/2004 giữa công ty Gas- Petrolimex và công ty SK Gas Co LTd của Hàn Quốc. Một hợp đồng ngoại thương của công ty thường có giá trị rất lón và kéo dài. Nó có thể kéo dài trong suốt một năm và được chia thành nhiều chuyến. ở hợp đồng số 02 này chuyến hàng số 07 là theo giá FOB, chuyến hàng số 08 là theo giá CFR Ví dụ 1: (1). Ngày 02/02/2005 công ty đã viết giấy yêu cầu mở thư tín dụng(L/C) số 00133700040020 tại ngân hàng ngoại thương số 02/PE/ SK GAS- 01/04 ký ngày 30/12/2005 giữa công ty Gas Petrolimex và công ty SK Gas CO Ltd của Hàn Quốc. Lệ phí mở L/C là 300 USD, VAT=10%.(TGTT= 15.831) (VND/USD). (2) Ngày 13/02/2005, được sự uỷ quyền của công ty Gas, chi nhánh gas Sài Gòn đã hoàn tất thủ tục hải quan nhập hàng chuyến số 07 tại cảng Nhà Bè. Lệ phí hải quan phải nộp là 500.000 VND. (3). Ngày 16/02/2005, phòng giám định Vina Control đã tiến hành giám định lô hàng trên. Số lượng giám định theo Vina Control là: 727,999(MT) Số lượng trên B/L là: 729,538(MT) Đơn giá FOB: 337(USD/MT) Tỷ giá nhận nợ: 15.821(VND/USD_ Trong quá trình vân chuyển hàng đã phát sinh chi phí giám định tại Thái Lan với số tiền là 387.75USD. (Khoản chi phí này sẽ do cả bên bán và bên mua cùng chịu). (4) Cùng ngày chi cục hải quan cửa khâủ cảng Sài Gòn khu vực III gửi giấy thông báo thu thuế, chênh lệch giá đến đơn vị với số tiền thanh toán là 770.951.926 VND trong đó thuế NK:316.829.559 VND; Thuế GTGT hàng nhập khẩu: 454.122.670 VND (5). Ngày 17/02/2005, toàn bộ lô hàng trên đã được vận chuyển về kho gas Nhà Bè phù hợp với hợp đồng và vận đơn. Chi phí vận chuyển bơm hút gas là 5000.000, VAT=10% (6). Cùng ngày, công ty bảo hiểm PJICO đã gửi đơn bảo hiểm hàng hoá đến công ty với yêu cầu thanh toán chi phí bảo hiểm là: 193,96 USD; VAT=10%. (7). Ngày 23/02/2005, công ty vận tải xăng dầu đường thuỷ I gửi hoá đơn thu cước phí vận tải yêu cầu thanh toán với số tiền là 23.295,868 USD(TGTT=15.810) (8). Ngày 26/02/2005, chi cục HQCK cảng Sài Gòn II ra quyết định về việc điều chỉnh thuế, thu chênh lệch giá với tổng số tiền là: - 117.551.060 VND trong đó thuế NK là: -106.055.086 VND, thuế GTGT là: - 11.495.974VND Cuối tháng , phòng kinh doanh tại văn phòng công ty sẽ tập hợp tất cả chứng từ vào số liệu cho máy. Lúc này mới lập phiếu nhập kho, phòng kế toán kiểm tra số liệu và tiến hành xử lý chênh lệch, chuyển mã khách hàng (9). Ngày 05/03/2004 công ty viết đơn xin mua ngoại tệ để thanh toán tiền hàng cho công ty SK Gas. LTD gửi tới ngân hàng VietCom Bank. Ngày 12/03/2005 ngân hàng gửi giấy báo nợ tới công ty với số tiền là 245.854,31 USD. Tỷ giá thực tế ngày nhận nợ là 15.853VND/USD (10). Ngày 01/04/2005, công ty thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng với số tiền là 193,875USD cho chi phí giám định cho lô hàng này. Tỷ giá thực tế ngày thanh toán la 15.851 VND/USD (11):Ngày 1/04/2005, công ty đã thanh toán bằng TGNH với số tiền là 193,875USD cho chi phí giám định lô hàng. Tỷ giá ngân hàng ngày thanh toán là 15851VND/USD. Tỷ giá hạch toán công ty sử dụng năm 2005 là 16.000 VND/USD Như vậy theo lô hàng này giá NK tính theo giá FOB, khi phòng kinh doanh làm thủ tục nhập thì mã khách hàng là 31000022- Phải trả người bán Gas, phụ kiện, vận tải. Việc tính toán lô hàng trên do phòng kế toán đảm nhận và được tính toán như sau: (1). Số tiền phải thanh toán với người xuất khẩu: Quy đổi theo TGTT= 729,538*337* 15.821= 3.889.660.975(VND) (MT) (USD/MT) Quy đổi theo TGHT= 729,538*337*16000= 3.933.668.896(VND) Chênh lệch giữa TGTT và TGHT = 44.007.921(VNĐ) (2). PHí bảo hiểm phải trả: Quy đổi theo TGTT= 193,96(USD)* 15.821= 3.068.641(VNĐ) Quy đổi theo TGHT= 193,96(USD)* 16.000= 3.103.360(VNĐ) Chênh lệch giữa TGHT và TGTT = 34719 ( 3). Cước phí vận tải phải trả Quy đổi theo TGTT= 23.295,968(USD)* 15.821 = 368.565.509(VNĐ) Quy đổi theo TGHT= 23.295,968(USD)* 16000 = 372.735.488(VNĐ) Chênh lệch giữa TGTTvà TGHT = 4.169.979(VNĐ) (4) Thuế NK, thuế GTGT hàng nhập khẩu Nguyên nhân có quyết định về việc điều chỉnh thuế, thu chênh lệch giá là do khi hàng hoá về đến cảng nhưng chưa đủ các vận đơn, chứng từ ( Bảo hiểm , phí vận chuyển...); Hải quan sẽ tính thuế suất nhập khẩu ban đầu là 7,5%. Khi đã tập hợp được đầy đủ các vận đơn, chứng từ hải quan sẽ tính thuế NK ưu đãi là 5%. Do đó sẽ xó sự giảm thuế NK và VAT hàng NK. Thuế NK phải nộp =(729,999*337+ 193,960 + 23.295,968) * 15.821 *5%= = 212.654.483( VNĐ) Thuế GTGT hàng NK = (3.889.660.975+ 212.654.483)*10% = 410.231.546( VNĐ) (5) Trị giá thực tế của lô hàng NK nhập kho Trị giá thực tế của hàng nhập khẩu nhập kho: = Trị giá lô hàng + Phí bảo hiểm+ Cước phí vận chuyển + Thuế NK = 3.889.660.975 + 3.068.641 + 368.565.509 + 212.654.483 = 4.473.949.608(VNĐ) Trị giá hạch toán của lô hàng nhập kho: = Số lượng hàng ghi trên tờ khai hải quan * Giá hạch toán = 727,999(MT) * 1000* 4500 = 3.275.995.500 Chênh lệch giá hạch toán và giá vốn hàng bán = 4.473.949.608- 3.275.995.500 = 1.197.954.108 (6). Phí giám định: Đây là một loại phí không thường xuyên xảy ta, và khi nó xảy ra sẽ được coi như một khoản rủi ro mà bên bán và bên mua cùng phải chịu. Phòng kế toán sẽ tập hợp chi phí này và thanh toán theo từng quý Quy đổi theo TGTT ngày cuối kỳ = 193,875 * 15.851 = 3.073.112,625 Quy đổi theo TGHT = 193,875 * 16000 = 3.102.000 Chênh lệch giữa TGTT và TGHT = 28.887,375 Ví dụ: Theo chuyếnhàng số 08 (1). Ngày 04/02/2005 công ty đã viết đơn yêu cầu mở L/C số 00133700400219 tại ngân hàng VietCom Bank cho chuyến hàng số 08 theo hợp đông ngoại thương số 02/PE/SK Gas 01/04 ngày 30/12/2004 giữa công tygas Petrolimex và công ty SK GAS CO.LTD của Hàn Quốc . Lệ phí mở L/C là300USD. Tỷ giá thực tế 15.791USD/VND . Công ty đã thanh toán bằng TGNH (2) Ngày 19/02/2005 đựoc sự uỷ quyền của công ty Gas chi nhánh GAs Saì gòn đã hoàn tất thủ tục hải quan nhập chuyến hàng số 08 tại cảng Nhà Bè. Lệ phí hải quan là 500.000VND (3) Ngày 20/02/2004 phòng giám định Vina Control đã tiến hành giám định lô hàng trên.Số lượng giám định theo Vina Control là: 1.826,744(MT) Số lượng trên B/L: 1.824,756(MT) Đơn giá CFR(USD?MT): 365(USD/MT) Tỷ giá ngày nhận nợ: 15.732 4) Cùng ngày chi cục hải quan cửa khâủ cảng Sài Gòn khu vực III gửi giấy thông báo thu thuế, chênh lệch giá đến đơn vị với số tiền thanh toán là 1.909.358.394 trong đó thuế NK:784.678.929 VND; Thuế GTGT hàng nhập khẩu: 1.124.706.465VND (5). Ngày 23/02/2005, toàn bộ lô hàng trên đã được vận chuyển về kho gas Nhà Bè phù hợp với hợp đồng và vận đơn. Chi phí vận chuyển bơm hút gas là 7.000.000, VAT=10% (6). Cùng ngày, công ty bảo hiểm PJICO đã gửi đơn bảo hiểm hàng hoá đến công ty với yêu cầu thanh toán chi phí bảo hiểm là: 479,89 USD; VAT=10% (7). Ngày01/03/2005, chi cục HQCK cảng Sài Gòn III ra quyết định về việc điều chỉnh thuế, thu chênh lệch giá với tổng số tiền là: - 285.950.261VND trong đó thuế NK là: - 260.990.176VND, thuế GTGT là: - 24.960.085VND Cuối tháng , phòng kinh doanh tại văn phòng công ty sẽ tập hợp tất cả chứng từ vào số liệu cho máy. Lúc này mới lập phiếu nhập kho, phòng kế toán kiểm tra số liệu và tiến hành xử lý chênh lệch, chuyển mã khách hàng (8). Ngày 12/03/2005 công ty viết đơn xin mua ngoại tệ để thanh toán tiền hàng cho công ty SK Gas. LTD gửi tới ngân hàng VietCom Bank. Ngày 17/03/2005 ngân hàng gửi giấy báo nợ tới công ty với số tiền là 666.035,94 USD. Tỷ giá thực tế ngày nhận nợ là 15.839VND/USD Theo dữ liệu trên phòng kế toán nhập số liệu vào máy. máy đã tự động tinh cấc nghiệp vụ như sau: (1). Số tiền phải thanh toán với người xuất khẩu: Quy đổi theo TGTT=1824,756 *365 *15.732= 10.478.077.410 VNĐ (MT) (USD/MT) Quy đổi theo TGHT= 1842,756*365*16000= 10.656.575.040(VND) Chênh lệch giữa TGTT và TGHT =178.497.630 (VNĐ) (2). Phí bảo hiểm phải trả: Quy đổi theo TGTT= 479,890 *15732=7.549.629 (VNĐ) Quy đổi theo TGHT=497,89 (USD)* 16.000= 7.678.240(VNĐ) Chênh lệch giữa TGHT và TGTT = 128.611 (4) Thuế NK, thuế GTGT hàng nhập khẩu Nguyên nhân có quyết định về việc điều chỉnh thuế, thu chênh lệch giá là do khi hàng hoá về đến cảng nhưng chưa đủ các vận đơn, chứng từ ( Bảo hiểm , phí vận chuyển...); Hải quan sẽ tính thuế suất nhập khẩu ban đầu là 7,5%. Khi đã tập hợp được đầy đủ các vận đơn, chứng từ hải quan sẽ tính thuế NK ưu đãi là 5%. Do đó sẽ xó sự giảm thuế NK và VAT hàng NK. Thuế NK phải nộp =(666.761,560*15.732+7.549.629)*5% = 524.852.124( VNĐ) THuế GTGT hàng NK = (666.761,560*15.732+7.549.629+524.852.124)*10%) =1.102.189.461(VND) (5) Trị giá thực tế của lô hàng NK nhập kho Trị giá thực tế của hàng nhập khẩu nhập kho: = Trị giá lô hàng + Phí bảo hiểm+ Thuế NK = 10.478.007.410+7.549.629+524.852.124= 11.010.479.163 Trị giá hạch toán của lô hàng nhập kho: = Số lưưọng hàng ghi trên tờ khai hải quan * Giá hạch toán = 1.826,744(MT) * 1000* 4500 = 8.220.348.000 Chênh lệch giá hạch toán và giá vốn hàng bán = 11.010.479.163- 8.220.348.000= 2.790.131.163 2.2.2.2. Đánh giá hàng hoá xuất: Tại công ty cổ phần Gas- Petrolimex việc xuất bán hàng hoá công ty sử dụng giá hạch toán. Căn cứ vào kế hoạch giao hàng theo hợp đồng, hay giao trực tiếp tại kho của công ty, phòng bán hàng dịch vụ sẽ viết “ hoá đơn GTGT” hay “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ “. Thủ kho sẽ căn cứ vào hoá đơn hoặc phiếu để xuất kho. Phòng bán hàng sẽ nhập số liệu trên hoá đơn ( phiếu ) vào máy vi tính theo mẫu “ hoá đơn bán hàng” đã có sẵn trên máy. Các thông tin này sẽ đựơc tự động nhập vào các báo cáo bán hàng, các bảng kê, sổ chi tiết công nợ củ Tk 13131 theo từng tên của khách hàng đã được mã hoá. Đến cuối kỳ, căn cứ vào lượng hàng tồn kho để xác định lượng hàng xuất bán trong kỳ theo công thức: Số lượng hàng Số lượng dư Số lượng hàng Số lượng hàng xuất bán trong kỳ = đầu kỳ + nhập trong kỳ - tồn kho cuối kỳ Khi đó kế toán mới phân bổ lượng chênh lệch giữa giá vốn hàng bán và giá hạch toán ( phản ánh trên tài khoản 156512, 156522) của lượng hàng xuất bán trong kỳ vào giá vốn hàng bán theo phương thức nhập trước xuất trước. Việc tính chênh lệch giữa giá vốn và giá hạch toán của lượng hàng xuất bán trong kỳ được tính như sau: Chênh lệch giữa giá vốn Số lượng Lượng chênh lệch giữa và giá hạch toán của lượng = hàng xuất bán * giá vốn và giá hạch toán hàng xuất bán trong kỳ trong kỳ tính cho một đơn vị cuối cùng hàng xuất bán trong kỳ Giá vốn thực tế tính cho Giá vốn thực tế của lô hàng nhập kho một đơn vị hàng xuất bán = số lượng trên B/L Ví dụ: Theo chuyến hàng số 07 ngày 24/03/2004, công ty lập hoá đơn xuất bán cho chi nhánh Gas Sài Gòn 450(MT) gas hoá lỏng. Đơn giá xuất bán là 6300 đ/kg.(1MT=1000kg) Doanh thu bán hàng = Số lượng hàng bán * đơn giá bán = 450(MT) * 1000*6300 = 2.835.000.000 Giá vốn hàng bán = Số lượng hàng bán * Giá hạch toán = 450(MT) * 1000* 4500+ = 2.025.000.000 Cuối kỳ kế toán mới xử lý chênh lệch giữa giá vốn hàng bán với giá hạch toán để kết chuyển vào giá vốn hàng bán trong kỳ 2.2.3. Thủ tục nhập xuất kho và chứng từ sử dung 2.2.3.1. Thủ tục nhập kho và chứng từ sử dụng. * Đối với hàng mua trong nước: Căn cứ vào lượng hàng dự trữ trong kho, phòng kinh doanh lên kế hoạch mua hàng và thực hiện kế hoạch đó. Nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp đến tận nơi mua hàng. Chứng từ trong trường hợp này là hoá đơn GTGT do bên bán lập( liên 2). Hàng hoá được vận chuyển về kho của công ty(công ty tự vận chuyển hoặc thuê ngoài). Tại kho thủ kho kiểm nhận hàng hoá trước khi lập kho, đồng thời ghi vào thẻ kho.Công ty có một bộ phận kiểm nhận sẽ chứng nhận kết quả qua PNK. Thủ kho chỉ ghi số lượng thực nhập vào PNK căn cứ vào hoá đơn GTGT, sau đó PNK và hoá đơn (GTGT) được chuyển lên phòng kế toán. Kế toán lưu PNK(phản ánh mặt hiện vật) và căn cứ vào hoá đơn (GTGT) để phản ánh mặt giá trị hàng hoá mua vào các sổ kế toán *Đối với hàng nhập khẩu: Khi có bộ chứng từ gốc bao gồm : + Hoá đơn thương mại(Invoice) + Vận đơn đường biển(Bill of Ladding) + Giấy chứng nhận xuất xứ(Certificate of original) + Giấy chứng nhận phẩm chất(Certificate of quality) + Bảng kê khai chi tiết hàng NK(Packing list) Cán bộ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ căn cứ vào đó làm giấy phép NK và làm giấy phép NK và mở tờ khai hải quan. Sau khi nhận được thông báo hàng đã về đến địa điểm giao hàng (Cảng tại các chi nhánh) thì cán bộ phòng XNK là những người chịu trách nhiệm về việc tiếp nhận hàng và làm thủ tục hải quan cho lô hàng đó. Căn cứ để làm giấy phép nkập khẩu và mở tờ khai hải quan chính là bộ chứng từ gốc ở trên. Hàng hoá sau khi đã được hoàn thành thủ tục hải quan sẽ được chuyển về nhập kho bằng phương tiện chuyên dùng của chính công ty(Hệ thống xe chở Gas). Trước khi nhập kho hàng hoá sẽ đựoc Vina Control kiểm tra, giám định về số lượng, phẩm chất. Trên cơ sở biên bản kiểm nhận, hoá đơn của người bán, biên lai nộp thuế phòng kinh doanh tiến hành vào số liệu cho máy và in ra PNK. Ví dụ: Theo ví dụ 1: Căn cứ các chứng từ mà phòng kinh doanh đã lập, các số liệu cho vào máy. Lúc này sau khi đã có đầy đủ các chứng từ liên quan đến NK, phòng kinh doanh mới lập phiếu nhập kho cho lô hàng nhập khẩu như sau: Phiếu nhập kho mua hàng nhập khẩu Ngày 29 tháng 2 năm 2005 Số chứng từ 18 Người nhập hàng .............. Phương thức nhập 01- Nhập khẩu Nguồn 22- Nguồn công ty gas- Petrolimex Đơn vị trả hàng Phải trả người bán gas, PK và vận tải Đơn vị thanh toán Phải trả người bán gas, PK và vận tải Địa chỉ Diễn giải Nhập mua LPG chuyến 07- Nhà Bè Mã số thuế Mã hợp đồng Nhập vào kho 056199- Kho chuyển thẳng 056199 Loại hình kinh doanh Đơn vị vận chuyển Người vận chuyển Số phương tiện Tỷ giá USD: 15.821 Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Giá Thành tiền NT Thành tiền VNĐ Gas hoá lỏng không bao bì 120101 Kg 729.583 269.150,280 4.258.226.580 Tổng cộng tiền hàng 269.150,280 4.258.226.580 Chi phí 193,960 3.068.641 Tổng cộng tiền thanh toán 269.344,240 4.261.295.221 Thuế nhập khẩu 212.654.483 Thuế GTGT 410.231.546 Cộng toàn bộ 269.344,240 4.884.181.250 Bằng chữ : Bốn tỷ, tám trăm tám tư triệu,một trăm mười tám nghìn, hai trăm năm mươi đồng chẵn Người mua Người lập phiếu Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2.2.3.2. Thủ tục xuất kho và chứng từ sử dụng: Công ty cổ phần Gas- Petrolimex chủ yếu nhập hàng hoá về để xuất bán ra ngoài thị trường, hoặc xuất bán nội bộ. Đối với bất cứ hình thức nào phòng kinh doanh đều phải căn cứ vào kế hoạch giao hàng theo hợp đồng, hay giao trực tiếp tại kho của công ty; phòng bán hàng dịch vụ sẽ viết “ hoá đơn GTGT” hay phiếu “ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. Thủ kho sẽ căn cứ vào hoá đơn hoặc phiếu để tiến hành phiếu xuất kho. PXK được lập thành 3 liên: Liên 1: Do phòng kinh doanh giữ Liên 2: Do khách hàng mua hàng hoá giữ Liên 3: Thủ kho sử dụng để hạch toán chi tiết, cuối tháng chuyển lên cho kế toán hàng hoá Do đặc thù của công ty đã thiết kế mẫu hoáđơn GTGT cho trường hợp xuất ngoài và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho trường hợp xuất bán nội bộ. Khi xuất hàng bán ra ngoài thị trường công ty chỉ giao cho khách hàng hoá đơn GTGT, ở kho cũng được giữ một hoá đơn GTGT (liên 3). Hoá đơn GTGT có dạng như sau: Khi xuất bán nội bộ công ty sử dụng PXK kiêm vận chuyển nội bộ để theo dõi số lượng hàng xuất, tình hình thanh toán, phần vận chuyển, phần kho.Phiếu có dạng như sau: 2.2.4. Tổ chức khai báo mã hoá ban đầu 2.2.5. Tổ chức hạch toán chi tiết tại kho Hiện nay phương pháp ghi sổ chi tiết hàng hoá đang được áp dụng tại công ty là phương pháp ghi thẻ song song. Phục vụ phương pháp này công ty các mẫu sổ chi tiết như :Thẻ kho, bảng kê nhập xuất tồn, sổ chi tiết các tài khoản Phương pháp ghi thẻ song song có ưu điểm là cách ghi đơn giản, dễ hiểu, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho và khá phù hợp với đặc điểm của công ty (doanh nghiệp áp dụng kế toán máy, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên) Việc hạch toán chi tiết hàng tồn kho ở kho và phòng kế toán được tiến hành như sau: - ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho đẻ ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn hàng ngày của từng loại hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng( thẻ kho được mở cho từng loại hàng). Hàng ngày , thủ kho thực hiện nhập, xuất, hàng hoá, lập các chứng từ nhập, xuất, sau đó căn cứ vào những chứng từ đó để ghi vào thẻ kho, cuối cùng tính ra lượng tồn cuối ngày( ghi vào cột tồn của thẻ kho). Ngoài ra, thủ kho còn có nhiệm vụ sắp xếp, phân loại hợp lý chứng từ để giao cho kế toán. - ở phòng kế toán: Định kỳ 10 ngày, kế toán xuống kho để kiểm tra, ký xác nhận vào thẻ kho và nhận các chứng từ nhập, xuất. DO công ty toán máy nên thủ kho chỉ việc gửi fax lên cho phòng kế toán theo định kỳ. Tại phòng kế toán , kế toán kiểm tra các chứng từ nhập, xuất căn cứ váo đó để ghi vào sổ chi tiết hàng hoá, mỗi chứng từ ghi một dòng. Sổ chi tiết hàng hoá theo dõi cả mặt hiện vật( số lượng) và mặt giá trị(số tiền) của hàng hoá cuối tháng kế toán cộng số liệu trên cơ sở sổ chi tiết hàng hoá và lập sổ chi tiết hàng hoá tổng hợp Tại kho sau khi thủ kho nhận được hoặc hoá đơn GTGT; phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì thủ kho sẽ tiến hàng nhập hoặc xuất kho theo nội dung mà phòng kinh doanh đã ghi trên hoá đơn, sau đó thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho số lượng nhập xuất tồn theo từng loại hàng, từng chuyến hàng đã được mã hoá. Định kỳ gửi lên cho phòng kế toán, phòng kế toán sẽ căn cứ vào đó đối chiếu , kiểm tra với bảng kê xuất hàng hoá, báo cáo tiêu thụ do phòng kinh doanh theo dõi Biểu mẫu mở thẻ kho cho LPG được sử dụng tại công ty như sau: Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/02/2005 Tờ số 1 Tên hàng: khí hoá lỏng LPG Mã số: 120101 Đơn vị tính: kg chứng từ Diễn giải ngày N-X Số lượng Chữ ký kế toán S N Nhập Xuất Tồn Tồn 01/02 100.000 17/02 Nhập chuyến 07-NB 729538 829538 23/02 Nhập chuyến 08-NB 1.824.756 2.654.294 Cộng phát sinh 2.554.294 Tồn cuối tháng 2.654.294 2.2.4. Kế toán tổng hợp hàng hoá 2.2.4.1 Kế toán tổng hợp nhập hàng hoá. Phòng kinh doanh của công ty có nhiệm vụ lập kế hoạch mua hàng và thực hiện kế hoạch đó. Quá trình mua hàng của công ty hoàn tất khi hàng mua vào đã kiểm nhận, nhập kho và tiền mua hàng đã được thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Hiện nay công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX, công ty là một cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và thực hiện hạch toán hàng hoá theo hình thức Nhật ký- Chứng từ ( Sơ đồ số 05 )  Các tài khoản sử dụng * TK 151: “ Hàng mua đang đi đường”: Đây là một tài khoản trung gian dùng để phản ánh trị giá thực tế của hàng nhập khẩu. Do lĩnh vực kinh doanh của công ty là chuyên sâu về khí gas hoá lỏng và các loại bếp phụ kiện nên công ty chỉ sử dụng tài khoản mã cho mặt hàng này - TK 151 có hai tài khoản cấp 2 +TK1515: Hàng mua đang đi đường- Gas, bếp gas và phụ kiện Trong đó : TK15151: Gas TK15152: Bếp gas và phụ kiện + TK 1518: (hàng mua đang đi đường): Hàng hoá khác *TK 156 “Hàng hoá” Tài khoản này cũng được mở chi tiết cho từng loại hàng như TK151. Song tại mỗi tài khoản cấp 2 ty lại mở chi tiết thành hai tài khoản : Một để phản ánh trị giá hạch toán của hàng nhập khẩu, một là để phản ánh chênh lệch giữa giá vốn ( giá thực tế) và giá hạch toán của hàng mua vào. Cụ thể như đối với tài khoản 1565 phản ánh hàng hoá nhập khẩu chính của công ty là Gas- Bếp và phụ kiện thì nó sẽ được chi tiết thành các tài khoản sau: - TK1565: Gas- bếp và phụ kiện Trong đó: +TK15651: Gas hoá lỏng tồn kho. TK156511: Giá hạch toán gas hoá lỏng tồn kho TK156512: Chênh lệch giá hạch toán và giá vốn +TK15652: Bếp và phụ kiện TK156521: Giá hạch toán bếp và phụ kiện Tk156522: Chênh lệch giá hạch toán và giá vốn +TK15653: Gas hoá lỏng tồn kho dạng gửi( Gửi ở kho các công ty khác) * TK331: “ Phải trả người bán, tại công ty gas kế toán sử dụng hai tài khoản chi tiết cấp 2 + TK33113- “Phải trả người bán Gas- phụ kiện” Trong đó : TK331131: Phải trả ngưòi bán Gas Tk331132: Phải trả ngưòi bán bếp- phụ kiện + TK33118- “Phải trả người bán hàng hoá khác” Tài khoản phải trả người bán này sẽ được chi tiết cho từng đối tượng bằng cách mã hoá. Sau đây là một số mã khách công nợ chủ yếu: MK:31000022: Mã khách người bán- phụ kiện- vận tải. MK:31000008: Mã khách người bán Gas- phụ kiện MK: 11038000: Mã khách công ty bảo hiểm PJICO. MK:11019000: Mã khách công ty vận chuyển thuỷ I Ngoài ra công ty còn một số tài khoản như:TK111, TK112, TK133, TK333... * Hệ thống sổ kế toán bao gồm ; Sổ chi tiết tài khoản 156511, TK156512, TK331131...các bảng kê số 8. nhật ký chừng từ số 6; Sổ cái các TK15151, TK156511, TK156512 Để hiểu rõ hơn về các nghiệp vụ nhập mua hàng hoá ta có thể khái quát theo sơ đồ sau: 1121 (6) 1122 (7) 331 (TGHT) (1) 151(TGTT) (8a) 156511(TGHT) (10) 632 413 1331 413 (8) (8b) 156512 (10) 138 (2) (5) 33331 (3a) 336 (4a) 33312 (3b) (4b) 641 (9b) (9a) Diễn giải các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (1): Chấp nhận nợ tiền hàng (2): Phí bảo hiểm của lô hàng nhập khẩu (3a,3b): Thuế NK, thuế GTGT của hàng NK (4a,4b): Thuế NK, thuế GTGT hàng NK các chi nhánh nộp hộ phải bù trừ (5): Thanh toán tiền bảo hiểm (6): Mua ngoại tệ để thanh toán tiền hàng (7): Thanh toán tiền hàng bằng ngoại tệ đã mua (8): Nhập kho lô hàng đã mua (8a): Nhập kho theo giá hạch toán hàng tồn kho (8b): chênh lệch giữa giá hạch toán và giá vốn (9a): Các chi phí phát sinh trong nước có liên quan đến lô hàng nhập khẩu do công ty trực tiếp tiến hành thanh toán(phí mở L/C. phí giám định...) (9b): Các chi phí phát sinh trong nước có liên quan đến lô hàng nhập khẩu (10): Kết chuyển gía vốn sau khi xuất kho bán được hàng Ví dụ: Theo ví dụ của lô hàng nhập khẩu số 07 ngày16/02/2005- cảng Nhà Bè giữa công ty và công ty SK GAS CO.LTD của Hàn Quốc Sau khi tính toán trị giá của lô hàng nhập và các chi phí phát sinh liên quan đến lô hàng đó( tính toán trang 41,42 ), máy tính sẽ tự định khoản theo số lượng nhập ghi trên B/L (1)Phản ánh số tiền thanh toán với người xuất khẩu: Máy tính định khoản: Nợ TK15151: 3.889.660.975 Nợ TK 413: 44.007.921 Có TK331131( MK:31000022): 3.933.668.896 (2) Phản ánh phí bảo hiểm: Nợ TK15151: 3.068.641 Nợ TK413: 34.719 Có TK138(MK:31000022): 3.103.360 (3). Phản ánh cước phí vận tải phải trả. Nợ TK15151: 368.565.509 Nợ TK413: 4.169.979 Có TK331131(MK: 31000022): 372.375.488 (4). Phản ánh thuế NK, Thuế GTGT hàng NK Nợ TK15151: 212.654.483 Có TK33331: 212.654.483 Nợ TK1331: 410.231.546 Có TK33312; 410.231.546 (5).Phản ánh trị giá thực tế của hàng NK nhập kho Nợ TK156511: 3.275.955.500 Nợ TK156512: 1.197.954.108 Có TK15151: 4.473.949.608 Sau khi đã có bút toán trên , phòng kế toán kiểm tra số liệu và lập phiếu kế toán như sau: (1). Chuyển mã khách từ 31000022- Người bán, phụ kiện, vận tải sang mã khách 31000008- Người bán Gas, phụ kiện để xác định công nợ thực trả( Lúc này chi phí vận chuyển được bóc tách ra để sau đó hạch toán vào công nợ đối với công ty vận tải đường thuỷ I). Nợ TK331131(MK: 31000022): 3.933.668.896 Có TK331131(MK:31000008): 3.933.668.896 (2). Phản ánh cước phí vận chuyển thực trả cho công ty vận chuyển đường thuỷI Cước phí vận chuyển cho công ty là= 23.296,968 * 15.810=368.309.254 Nợ TK331131(MK:31000022) : 372.751.488 Có TK 413 : 4.442.234 Có TK 331131(MK:31000008) : 368.309.254 (3) Chuyển mã khách cho công ty bảo hiểm PJICO Nợ TK1388(MK:31000022) : 3.103.360 Có TK133 : 310.336 Có TK1388(MK11038000) : 3.413.696 * Ngoài ra kế toán kế toán phản ánh các loại chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu như sau: (1). Trả phí mở L/C. Quy đổi theo TGTT= 300USD * 15.831=4749.300(VNĐ) VAT(10%)= 30USD *15831= 474.930 (VNĐ) Máy tính tự định khoản: Nợ TK641: 4.749.300 Nợ TK133; 474.930 CóTK112211: 5.224.230 (2). Lệ phí hải quan chi nhánh Gas Saìi Gòn nộp hộ Nợ TK641: 500.000 Có TK336( CN Gas Sài Gòn): 500.000 (3). Chi phí vận chuyển từ cảng về kho gas Nợ TK641: 5.000.000 Nợ TK133: 500.000 Có TK336 (CN Gas Sài Gòn): 5.500.000 (4). Phản ánh phí giám định: Nợ TK641: 3.073.112,625 Nợ TK413: 28.887,375 Có TK 33118(CT): 3.102.000 *Phản ánh tình hình thanh toán của công ty (1).Ngày 05/03/2005, công ty mua ngoại tệ để thanh toán tiền hàng. Lượng ngoại tệ mua được tại ngân hàng quy đổi theo tỷ giá thực tế ngày mua là: = 245.854,31* 15.853= 3.897.528.376 a) Nợ TK 112211: 3.897.528.376 Có TK 11211: 3.897.528.376 b) Nợ TK331131:(MK:31000008): 3.933.668.896 Có TK 413: 36.160.520 Có TK112211: 3.897.528.376 (2). Bù trừ công nợ với chi nhánh Gas Sài Gòn về tiền thuế nộp hộ. a) Nợ TK33331: 210.774.473 Có TK336(CNSG): 210.774.473 b) Nợ TK33312: 442.626.393 Có TK336(CNSg): 442.626.393 (3) Thanh toán tiền phí bảo hiểm và cước vận chuyển a) Nợ TK331131(MK:11019000): 366.701.832 Có TK11211: 366.701.832 b) Nợ TK1388(MK:11038000): 3.413.696 Có TK11211: 3.413.696 *Đối với chuyến hàng số 08 ở ví dụ 2 được máy tính tự động định khoản như sau: (1)Phản ánh số tiền thanh toán với người xuất khẩu: Máy tính định khoản: Nợ TK15151.: 10.478.007.410 Nợ TK 413: 178.497.630 Có TK331131( MK:31000022): 10.656.575.040 (2) Phản ánh phí bảo hiểm: Nợ TK15151: 7.549.629 Nợ TK413: 128.611 Có TK138(MK:31000022): 7.678.240 (3). Phản ánh thuế NK, Thuế GTGT hàng NK a) Nợ TK15151: 524.852.124 Có TK33331: 524.852.124 b) Nợ TK1331: 1.102.189.461 Có TK33312; 1.102.189.461 (4).Phản ánh trị giá thực tế của hàng NK nhập kho Nợ TK156511: 8.220.348.000 Nợ TK156512: 2.790.131.163 Có TK15151: 11.010.479.163 Sau khi đã có bút toán trên , phòng kế toán kiểm tra số liệu và lập phiếu kế toán như quy trình với giá FOB. Nhưng ở đây trong giá CFR đã có luôn phí vận tải nên phòng kế toán chỉ phải xử lý VAT của phí bảo hiểm Nợ TK 1388(MK:31000008): 7.678.240 Nợ TK133 767.824 Có TK1388(MK:1103800):8.446.064 * Ngoài ra kế toán kế toán phản ánh các loại chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu như sau: (1). Trả phí mở L/C. Quy đổi theo TGTT= 300USD * 15.791=4.737.300 (VNĐ) VAT(10%)= 30USD *15971= 473.730 (VNĐ) Máy tính tự định khoản: Nợ TK641: 4.737.300 Nợ TK133; 473.730 CóTK112211: 5.211.030 (2). Lệ phí hải quan chi nhánh Gas Saì Gòn nộp hộ Nợ TK641: 500.000 Có TK336( CN Gas Sài Gòn): 500.000 (3). Chi phí vận chuyển từ cảng về kho gas Nợ TK641: 7.000.000 Nợ TK133: 700.000 Có TK336 (CN Gas Sài Gòn): 7.700.000 *Phản ánh tình hình thanh toán của công ty (1).Ngày 17/03/2005, công ty mua ngoại tệ để thanh toán tiền hàng. Lượng ngoại tệ mua được tại ngân hàng quy đổi theo tỷ giá thực tế ngày mua là: = 666.035,940*15839=10.549.343.254 a) Nợ TK 112211: 10.549.343.254 Có TK 11211: 10.549.343.254 b) Nợ TK331131:(MK:31000008): 10.656.575.040 Có TK 413: 107.231.786 Có TK112211: 10.549.343.254 (2). Bù trừ công nợ với chi nhánh Gas Sài Gòn về tiền thuế nộp hộ. a) Nợ TK33331: 524.852.124 Có TK336(CNSG): 524.852.124 b) Nợ TK33312: 1.102.189.461 Có TK336(CNSg): 1.102.189.461 (3) Thanh toán tiền phí bảo hiểm a) Nợ TK331131(MK:11019000): 8.446.064 Có TK11211: 8.446.064 Với số liệu trong ví dụ trên kế toán công ty tiến hành mở các loại sổ cụ thể sau để ghi chép: - Bảng kê chứng từ - Sổ chi tiết tài khoản - Các bảng kê - Các Nhật ký chứng từ - Sổcái các TK Vì nghiệp vụ nhập khẩu liên quan đến rất nhiều tài khoản mà số lượng trang có hạn nên em chỉ xin được trình bày sổ sách của một số tài chủ yếu 4.2.Kế toán tổng hợp xúât hàng hoá. * Tài khoản sử dụng: TK 511, 512, 156, 157, 131, 642, 111, 112,... Hiện nay,ở công ty Gas Petrolimex có các phương thức tiêu thụ hàng chủ yếu sau: - Xuất bán nội bộ - Xuât bán ra bên ngoài: + Xuất bán theo phương thức bán buôn trực tiếp( Mã 50) + Xuất bán theo phương thức bán lẻ( Mã 54) + Xuất bán theo phương thức qua tổng đại lý,đại lý(Mã 5B) 4.2.1 Xuất bán ra bên ngoài: VD: này 24/03/2005 Công ty lập hoá đơn xuất bán Gas cho khách hàng là công ty Thương Mại Minh Hoà với số lượng 500MT(1MT=1000 kg),đơn giá bán 6400đ/kg( lượng hàng xuất cho công ty TM Minh Hoà được xuất từ chuyến hàng nhập số 08.Đây là chuyến hàng cuối cùng tính đến thời điểm xuất bán cho công ty TM Minh Hoà) Giá hạch toán mà công ty đang áp dụng là: 4500đ/kg Trị giá thực tế nhập khẩu Trị Giá thực tế của hàng nhập khẩu, nhập kho = 11.010.474.163 = 6034 (đ/kg) Số lượng trên B/L 824.756 DTBH = số lượng bán * đơn giá bán =500.000 * 6400 =3.200.000.000 - Trị giá vốn hàng bán = 500.000 * 4500 = 2.250.000.000 - Chênh lệch giữa giá vốn và giá hạch toán = số lượng hàng xuất bán trong kỳ * lượng chênh lệch của lượng hàng xuất bán trong kỳ = 500.000(6034- 4500) = 767.000.000 Căn cứ vào kế hoạch giao hàng theo hợp đồng hay giao trực tiếp tại kho của công ty, phòng bán hàng dịch vụ sẽ viết “hoá đơn GTGT” hay” Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. Thủ kho sẽ căn cứ vào hoá đơn hoặc phiếu để tiến hành xuất kho. phòng bán hàng sẽ nhập số liệu trên hoá đơn(phiếu) vào máy vi tính theo mẫu” hoá đơn bán hàng” đã có sẵn trên máy.Các thông tin này sẽ được tự động nhập vào các báo cáo bán hàng,các bảng kê,sổ chi tiết công nợ của TK13131 theo từng tên của khách hàng đã được mã hoá. Máy tính sẽ tự định khoản như sau: a) Nợ TK 13113(MK41000019) 3.520.000.000 Có TK 511151 3.200.000.000 Có TK 33311 320.000.000 b) Nợ TK 6321151 2.250.000.000 Có TK 156511 2.250.000.000 Cuối kỳ kế toán xử lý chênh lệch giữa giá vốn hàng bán với giá hạch toán để kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ Nợ TK 6321151 767.000.000 Có TK156512 767.000.000 *Bán hàng nội bộ - Chứng từ: - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Bảng kê hàng hoá xuất nội bộ Khi các chi nhánh,xí nghiệp thành viên của công ty có nhu cầu về Gas và các trang thiêt bị,công ty tiến hành điều đông gas giữa các chi nhánh,xí nghiệp,phòng bán hàng dịch vụ sẽ viêt hoá đơn giao liên 02 cho người nhận hàng.Thủ kho sẽ giữ lại 2 liên để lập bảng kê xuất hàng và gửi lên cho phòng bán hàng để xác định lượng thực xuất và nhập số liệu tư hoá đơn vào máy tính.Khi đó thông tin sẽ vào “ Báo cáo chi tiết phát sinh công nợ bán hàng” TK336. Như vậy các khoản công nợ nội bộ sẽ được theo dõi và thanh toán qua TK 336, còn doanh thu bán hàng là doanh thu bán hàng nội bộ và được phản ánh theo dõi qua TK512. VD: Ngày 24/03/2005 công ty lập hoá đơn xuất bán cho chi nhánh Gas SG 450(MT) gas hoá lỏng,đơn giá xuất bán là 6300đ/kg. DTBH = số lượng hàng bán * đơn giá bán = 450(MT) * 1000 * 6300 = 2.835.000.000 Giá vốn hàng bán = số lượng bán * giá hạch toán = 450(MT) *1000 * 4500 = 2.025.000.000 Trị giá thực tế của lô hàng nhập kho(chuyến 07) : 4.473.949.608 / 729.538 = 6133 (đ/kg) - Chênh lệch giữa giá vốn và giá hạch toán = 734.850.000 Máy tính tự định khoản a) Nợ TK336(CN Sài Gòn) 3.118.500.000 Có TK 5122151 2.835.000.000 b) Nợ TK 6321151: 2.025.000.000 Có TK 156511 2.025.000.000 c) Nợ TK 6321151 734.850.000 Có TK 156512 734.850.000 Cả 2 quá trình xuất bán bên ngoài và xuât bán nội bộ đều được theo dõi trên các bảng kê chứng từ xuất,báo cáo tiêu thụ hàng hoá,sổ chi tiết phát sinh công nợ sau: Chương III Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hoá tại công ty cổ phần Gas- Petrolimex 3.1. Những nhận xét chung về công tác kế toán hàng hoá ở công ty cổ phần Gas- Petrolimex. Sau thời gian thực tập tại phòng kế toán của công ty cổ phần Gas- Petrolimex, được tìm hiểu, tiếp xúc với thực tế công tác quản lý nói chung, công tác kế toán hàng hoá nói riêng em nhận thấy công tác quản lý cũng như công tác kế toán đã tương đối hợp lý.Với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán hàng hoá ở công ty em xin mạnh dạn nêu ra một số nhận xét của bản thân về tổ chức công tác kế toán mua hàng ở công ty như sau: 3.1.1. Những ưu điểm. Thứ nhất: Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của công ty nhìn chung là phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh ở công ty. Công ty cổ phần Gas- Petrolimex là một công ty thương mại lớn có qui mô lớn với mạng lưới, chi nhánh, đại lý trực thuộc trải dài từ Bắc vào Nam. Vì vậy việc áp dụng kế toán kế toán tập trung phân tán là hợp lý, đảm bảo được hiệu quả hoạt động của phòng kế toán . Các nhân viên kế toán được phân công công việc khá khoa học, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX là phù hợp với tình hình nhập xuất tồn diễn ra thường xuyên, liên tục ở công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán hàng hoá. Hệ thống tài khoản thống nhất giúp kế toán ghi chép, phản ánh đầu tư, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thứ hai: Việc bố trí các cán bộ kế toán và phân định trong bộ máy kế toán của công ty tương đối phù hợp với khối lượng công việc và đáp ứng được nhu cầu đề ra. Đội ngũ cán bộ kế toán của công ty tuy tuổi đời còn trẻ song lại rất năng động, nghiệp vụ chuyên môn vững vàng( về công tác hạch toán kế toán hàng hoá nói riêngvà các phần hành kế toán nói chung). Công ty luôn tạo điều kiện cho cán bộ bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác kế của công tác kế toán. Thứ ba: Trong điều kiện khoa học ngày càng phát triển, công ty đã rất nhanh nhạy trong trong việc áp dụng phần mềm kế toán máy. Với chương trình phần mềm Fast-Accouting công ty đã trang bị hệ thống máy tính từ văn phòng đến cơ sở, hoà mạng Internet để thu thập cũng như cung cấp thông tin bên ngoài. Do vậy khối lương công việc kế toán thủ công đã được giảm bớt rất nhiều đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời. Thứ tư: Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý của mình trong việc hạch toan các nghiệp vụ hàng hoá, công ty đã chi tiết tài khoản ra cấp 2, 3...và mở thêm một số tài khoản chi tiết cho các tài khoản chi tiết đó, chính điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép kế toán được rõ ràng cũng như việc kiểm tra đối chiếu giữa các số liệu kế toán. Thứ năm: Mặc dù khối lượng nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá phát sinh nhiều, số liệu chứng từ lớn, song công tác về nghiệp vụ nhập xuất vẫn được tiến hành khá chi tiết và chặt chẽ theo từng lần xuất nhập, nhất là trong lĩnh vực thanh toán hàng nhập khẩu cũng như các giao dịch với ngân hàng để thực hiện nhiều thương vụ nhập khẩu. Thứ sáu: Do đặc thù của công ty là kinh doanh trong lĩnh vực gas , khí đốt- là một mặt hàng đòi hỏi các điều kiện kỹ thuật một cách chặt chẽ nên việc mua hang cung như các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng phải trải qua rất nhiều công đoạn cồng kềnh, phức tạp nhưng công ty kiểm soát chặt chẽ việc nhập hàng, tính giá thành mua và thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ. Do đó hạn chế tối đa đựoc sự thất thoát hàng hoá và kiểm soát được việc chi tiền. Ngoài ra công ty còn sử dụng tối đa nguyên tắc phân công trách nhiệm giữa các bộ phận trong việc nhập khẩu hàng và thanh toán tiền hàng. Chính điều này góp phần giúp doanh nghiệp có thể xác định chính xác được trị giá thực tế của hàng nhập kho. 3.1.2. Những điểm cần hoàn thiện. Bên cạnh những thành tích đạt đựoc, việc hạch toán kế toán nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá nói riêng cũng như công tác kế toán nói chung tại công ty vẫn còn một số những hạn chế nhất định sau: Thứ nhất: Về công tác tổ chức phân cấp hạch toán kế toán đến các đơn vị trực thuộc và các chi nhánh nên độ chính xác, tính hợp lý, hợp lệ của các hoạt động có liên quan đến quá trình nhập khẩu không đựoc đảm bảo. Việc cung cấp cho lãnh đạo công ty những thông tin về tình hình thực hiện kế hoạch nhập khẩu nhiều khi bị gián đoạn, làm hạn chế phần nào việc đề ra các biện pháp kịp thời cho quá trình nhập khẩu hang khi có sự cố xảy ra. Mặc dù với việc phân công rõ ràng trách nhiệm của của tưng bộ phận trong quá trinh nhập xuất hàng nhưng nhiều khi việc chuyển giao chứng từ từ phòng xuất nhập khẩu đến phòng kế toán còn chậm, gây khó khăn cho việc tập hợp chứng từ từ phòng kế toán. Việc vận chuyển gas trên biển nhiều khi không nhập cảng đúng thời hạn do gián đoạn tàu gây lên tình trạng thiếu hàng hoá để bán. Mặt khác lại đồng thời phát sinh thêm nhiều chi phí kiểm định, chi phí bảo quản...gây tổn thất về mặt kinh tế đối với công ty. Thứ hai: Công ty sử dụng giá hạch toán đối với hàng nhập về kho cung như đơi với hang xuât sau đó mới phân bổ cho trị giá hàng xuất. Với việc hạch toán như trên công ty phải định giá hạch toán thống nhất toàn công ty và phải mở thêm một tài khoản chi tiết đó là 156512( chênh lệch giá hạch toán và giá vốn của gas hoá lỏng), 156522( chênh lệch giá hạch toán và gía vốn của bếp và phụ kiện), do đó việc ghi chép sẽ phức tạp hơn, phải mở thêm sổ để theo dõi các khoản chênh lệch. Điều này làm ảnh hưởng đến việc tính toán, theo dõi trị giá hàng hoá nhập cũng như hàng xuất. Thứ ba: Công ty sử dụng tỷ giá hạch toán để phản các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ. Theo chuẩn mực số 10-ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái- ban hành và công bố theo quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính thì nguyên tắc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại ngày lập bảng CĐKT ở thời điểm cuối năm tài chính theo tỷ giá thực tế. Nhưng công ty Gas- Petrolimex trong quá trình kinh doanh phát sinh rất nhiều nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ, để giảm nhẹ việc ghi chép, kế toán kế toán công ty đã sử dụng tỷ giá hạch toán để phản ánh các khoản nợ phải thu, công nợ phải trả và các khoản tiền. Việc sử dung tỷ giá hạch toán nhìn chung có tác dụng rất lớn nhằm giảm tính phức tạp và cồng kềnh trong việc hạch toán kế toán, nhưng mặt khác lại trên thực tế tại công ty lại bộc lộ một số khuyết điểm sau: Do không sử dụng tỷ giá thực tế nên VAT của phí bảo hiểm công ty đã hạch toán theo giá thực tế theo bút toán : Nợ TK1388( MK:31000022): Phí bảo hiểm* TGHT Nợ TK133: Phí bảo hiểm* TGHT* Thuế xuất thuế GTGT Có TK1388( Mk :11038000): Tổng số tiền phải trả cho công ty bảo hiểm PJICO Điều này sai với chế độ kế toán quy định hiện hành phải sử dụng TGTT để tính các khoản phải nộp NSNN. Khi trị giá thực tế của lô hàng NK, kế toán chỉ sử dụng một TGTT duy nhất đó TGTT1 ghi trên hoá đơn của người bán( Invoive) mặc dù thời điểm nhận đựoc hoá đơn bán hàng, hoá đơn thu phí bảo hiểm, hoá đơn thu phí vận tải là khác nhau( do đó tỷ giá quy đổi là khác nhau). Lấy ví dụ về tính cước phí vận tải ta thấy: Phản ánh cước phí vận tải vào trị giá vốn hàng nhập Nợ TK 15151: Phí vận tải* TGTT1 Nợ(Có) TK 413: chênh lệch TGHTvà TGTT1 Có TK 331131 (MK: 31000022) Phí vận tải *TGTT Phản ánh cước phí vận tải thực trả cho công ty vận chuyển thuỷ 1 Nợ TK 331131( MK:31000022) Phí vận tải * TGHT Nợ (Có) TK413: chênh lệch TGHT và TGTT2 Có TK 331131( MK: 31000022): Phí vận tải*TGTT2 Như vậy việc hạch toán như trên đã tạo ra một tài khoản chênh lệch tỷ giá ảo, không đúng với bản chất của TK413. Vì vậy theo ý kiến của em công ty nên sử dụng TGTT để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ vừa khắc phục đựoc hạn chế nêu trên, lại vừa phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Thứ ba: Phản ánh sai trị giá vốn của hàng nhập khẩu do việc hạch toán chung chi phí thu mua hàng nhập khẩu với chi phí bán hàng cà chi phí quản lý doanh nghiệp Hiện nay trong quá trình hạch toán kếtoán, các chi phí giao dịch ngân hàng để phục vụ cho việc nhập hàng hoá và thanh toán tiền hàng(phí mở L/C, phí sửa L/C..); Các chi phí khác trực tiếp phát sinh liên quan đến trị giá của hàng nhập ( phí vận chuyển, lệ phí hải quan, phí lưu kho bãi...) thông thường được hạch toán vào tài khoản 1562-“chi phí thu mua hàng hoá” và các chi phí quản lý doanh nghiệp treo trên TK 642 đều được kế toán phản ánh và tập hợp vào tài khoản 641- Chi phí bán hàng. Chính điều này đã làm giá vốn hàng bán của công ty không được phản ánh đầy đủ chính xác. Giá vốn hàng bán sẽ bị đánh giá thấp xuống, CPBH lại tăng lên, dẫn đến kết quả kinh doanh của từng bộ phân sẽ bị đánh giá sai ; Điều này gây khó khăn cho việc đánh giá hiệu quả chi phí phát sinh và xây dưng phương án kinh doanh. Tuy nhiên, việc hạch toán như trên của công ty lại xuất phát tù đặc thù kinh doanh của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam nói chung và công ty cổ phần gas nói riêng. Theo chế độ hiên hành quy định các chi phí thu mua thực tế phát sinh trong quá trình mua hàng như: chi phí vận chuyển bốc dỡ, tiền thuê kho bãi...sẽ được hạch toán riêng; đến cuối tháng mới tính toán phân bổ cho hàng hoá xuất kho để tính trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất theo công thức: Chi phí thu mua thực tế phân bổ cho hàng xuất kho = Chi phí thu mua phân bổ cho hàng đầu kỳ + Chi phí phát sinh trong kỳ Trị giá mua thực tế của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá mua thực tế của hàng xuất trong kỳ Tuy nhiên ở công ty Gas Petrolimex, trong quá trình mua hàng do chi phí thu mua phát sinh quá nhỏ so với trị giá các lô hàng nhập cũng như hàng xuất bán trong kỳ nên viẹc phân bổ chi phí thu mua cho hàng xuất kho là thực sự không cần thiết. Việc hạch toán riêng chi phí mua hàng vào TK 1562- Chi phí thu mua và chi phí bán hàng vào TK 641- Chi phí bán hàng sẽ phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của lô hàng xuất bán song hiệu quả lại không cao. Do đó, theo em việc xin phép Bộ Tài Chính cho hạch toán chung như trên là một sự linh hoạt của công ty nhằm giảm nhẹ tính phức tạp và khối lượng công việc kế toán. Một vấn đề nảy sinh bao giờ cũng có tính hai mặt nhưng xét về tính hiệu quả thì công ty vẫn có thể hạch toán chung như trên. Tuy nhiên, kế toán chi phí bán hàng trong công ty cần phân nhóm các khoản mục chi phí để việc quản lý các khoản mục chi phí trong quá trình kinh doanh sẽ hiệu quả hơn. Thứ tư: Việc sử dụng hệ thống tài khoản. Hiện tại công ty, để thực hiện việc thanh toán nội bộ, thanh toán bù trừ giữa văn phòng công ty với các chi nhánh, các tổng đại lý- đại lý thành viên; công ty chỉ sử dụng duy nhấy một TK336-Phải trả nội bộ mà không sử dụng TK136-Phỉa thu nội bộ. Điều này dẫn đến việc theo dõi công nợ phải thu, phải trả nội bộ chi tiết cho từng chi nhánh và các đơn vị trực thuộc là khó khăn và vất vả hơn, rất dễ gây nhầm lẫn Thứ năm: Về việc mở số sách Việc thiêt kế mẫu bảng biểu ở công ty còn có sự trùng lắp, mẫu nhật ký chứng từ và mẫu của các bảng kê là giông nhau. Việc thiết kế tiêu đề tiêu đề của các bảng kê chứng từ khó hiểu, dễ gây nhầm lẫn. 3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và phân tích tình thanh toán với người bán ở công ty cổ phần Gas- Petrolimex. Trong chuyến viếng thăm Việt Nam ngày 17/11/2000 của tổng thống Hoa Kỳ W.J.Clinton, tổng bí thư Lê Khả Phiêu đã phát biểu: “...Chúng tôi chưa đạt được tầm phát triển tương xứng với khả năng đất nước của chung tôi và chỉ có cách là mở rộng cửa hơn nữa nền kinh tế ...”. Bằng nhiều cách khác nhau, Việt Nam đang từng bước hội nhập, hoà vào dòng chảy của thế giới .Nhưng để thành công nếu chỉ miệt mài cố gắng thôi chưa đủ mà quan trọng là phải có những biện pháp và hành đông cụ thể; đặc biệt là trong khâu quản lý tài chính nhà nước mà tiêu biểu là chế độ kế toán được thực hiên luôn đòi hỏi phải có sự đổi mới , hoàn thiện, tránh tụt hậu. Các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại nói riêng cần phải có sự đổi mới để phù hợp với điều kiện hiện nay. Công ty cổ phần Gas- Petrolimex là một doanh nghiệp thương mại trực thuộc Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực nhập khẩu. Trong những năm gần đây công ty đã có nhiều cố gắng trong việc cải tiến, đổi mới nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số khâu cần sửa đổi, hoàn thiện hơn. Qua nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác kế toán ở công ty, em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiên công tác kế toán hàng hoá ở công ty như sau: 3.2.1. Hạch toán lại các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ và xử lý CLTG. Để khắc phục những hạn chế trong việc sử dụng TGHT như đã nói ở trên và để phù hợp với chuẩn mực số 10- chênh lệch tỷ giá hối đoái- công ty nên sử dụng TGHT để hạch toán kế toán các khoản phát sinh bằng ngoại tệ . *Nguyên tắc cơ bản trong việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ và đánh giá lại các khoản mục có gốc ngoại tệ tại ngày lập bảng CĐKT ở thời điểm cuối năm tài chính như sau: - Đối với bên Có của các tài khoản vốn bằng tiền, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải đựơc ghi sổ kế toán bằng đồng Việt Nam hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo t