Đề tài Nguyên tắc tổ chức quản lý

Lời nói đầu Để tồn tại và phát triển con người phải tiến hành một loạt các hoạt động. Hoạt động của con người khác với của các loài động vật khác là có ý thức, có sự quan tâm, theo đuổi hiệu quả. Hiệu quả là sự tương quan, so sánh giữa các kết quả (lợi ích) thu được với phân công nguồn lực (chi phí) huy động sử dụng để tạo ra các kết quả đó. Hiệu quả hoạt động chủ yếu do cách thức (phương pháp) hoạt động quyết định, trong đó cách thức tổ chức quản lý hoạt động có vị trí, vai trò chính. Như vậy tổ chức quản lý (TCQL) nói một cách đủ là TCQL với kỳ vọng thu được hiệu quả cao nhất có thể. Khi hoạt động có quy mô ngày càng lớn và mức độ cạnh tranh ngày càng quyết liệt, người càng đặc biệt quan tâm đến yếu tốt TCQL. Vì trong trường hợp đó nếu tổ chức quản lý không tốt, không bài bản, không khoa học thì trục trặc rất nhiều, lãng phí, tổn thất sẽ rất lớn, hiệu quả hoạt động không cao, rất dễ bị đổ vỡ, phá sản. Vì vậy để đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động đó cần phải tuân theo các nguyên tắc TCQL. Trong đó nguyên tắc “nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn phải tương xứng” là một trong các nguyên tắc quan trọng, cần phải xem xét nghiên cứu để áp dụng trong hoạt động của mình đạt hiệu quả cao. Với sự hiểu biết và thời gian nghiên cứu có hạn có tác giả, bài tiểu luận này sẽ còn nhiều sai sót, không hoàn chỉnh. Vì vậy mong Quý thầy cô quan tâm giúp đỡ. I. Sự cần thiết của tổ chức quản lý 1. Tổ chức quản lý là gì? Tổ chức quản lý là sự thiết lập và vận hành hệ thống cơ quan quản lý điều hành ở từng tổ chức sản xuất và trong cả doanh nghiệp (hoặc cả ngành, cả nền kinh tế ). Ví dụ như Hội đồng quản trị, giám đốc, các phòng ban, giám đốc phân xưởng, tổ trưởng sản xuất dịch vụ … (Theo giáo trình tổ chức quản lý - trường ĐH QL KD Hà Nội ) 2. Vì sao nói phải có sự cần thiết của tổ chức quản lý ? Để tồn tại và phát triển con người tiến hành (thực hiện) nhiều hoạt động. Đó là những hoạt động trực tiếp bổ ích cho cơ thể, hoạt động tạo ra của cải vật chất, hoạt động kinh tế, hoạt động thuộc lĩnh vực tinh thần, quan hệ xã hội … thông thường hoạt động nào của con người cũng nhằm mục đích thoả mãn nhu cầu, cũng xuất phát từ mưu cầu lợi ích. C. Mac đúc kết: người bình thường không ai làm gì ngoài mục đích thoả mãn nhu cầu của mình. Như vậy, mục đích của hoạt động của con người là tạo ra sản phẩm để thoả mãn nhu cầu tồn tại và phát triển với cái giá (chi phí) thấp nhất có thể. Sự tương quan so sánh giữa lợi ích do kết quả (sản phẩm) đem lại với phần các nguồn lực được huy động, sử dụng để tạo ra kết quả (Sản phẩm) đó gọi là hiệu quả hoạt động. ở thời cổ sơ hoạt động của con người thường có quy mô và độ phức tạp không lớn. Càng về sau tham vọng của con người càng lớn, mức độ dễ dàng của các điều kiện (yếu tố đầu vào) ngày càng giảm, mức độ cạnh tranh ngày càng cao. Do đó, quy mô và mức độ phức tạp của hoạt động tạo ra vật phẩm bổ ích tăng dần. Khi quy mô và độ phức tạp của hoạt động tạo ra sản phẩm bổ ích tăng đến mức độ nhất định làm xuất hiện hoạt động chung của nhiều người. Để đạt hiệu quả hoạt động có sự tham gia của nhiều người trong bối cảnh, hoàn cảnh cạnh tranh gay gắt và điều kiện có giới hạn không còn cách nào khác là phải trau dồi kiến thức, tìm hiểu thiên - địa - nhân, xem xét nhận định xu hướng biến động của thời cuộc, tình hình thị trường, cân nhắc mọi mặt, quyết định lựa chọn sáng xuất, chuẩn bị và triển khai đồng bộ mọi mặt, mọi khâu, mọi việc… Phải chọn trúng hoạt động cần thiết, bổ ích, có nhiều triển vọng phát triển; lo tổ chức chuyên môn hoá, phân công lao động sao cho hợp lý; lo đảm bảo điều kiện làm việc và phối hợp hoạt động của các bộ phận, của những con người thành viên sao cho ăn khớp, nhịp nhàng; lo phân chia thành quả chung thành của ăn, của để một cách thông minh nhất để có phát triển , lo chia sao cho cân bằng nhất có thể… Những công việc (các thao tác tư duy, trí tuệ liên quan đến hoạt động ) đó hợp thành quản lý của mỗi hoạt động. Tiếp theo, để thực hiện một hoạt động có quy mô lớn bao giờ cũng có tổ chức. Do vậy, phải thiết kế trước một cách khoa học tổ chức đó. Thiết kế và mặt tổ chức là thiết kế lập ra phân hệ hoạt động chính, phân hệ phục vụ, phân hệ quản lý và phân hệ tương tác giữa các phân hệ đó. Phân hệ hoạt động chính gồm có nhiều phần tử vào quan hệ tương tác giữa chúng. Tuy mục tiêu, chương trình của hoạt động đã được đề ra, toàn bộ hệ thống đã được thiết kế, tổ chức nhưng sẽ không đạt được gì đáng kể khi chưa cho hoạt động các hệ “hô hấp”, “hệ tuần hoàn” , “hệ thần kinh”… Cần phải nạp nguyên liệu, cung cấp năng lượng…. đảm bảo các yếu tố dầu vào cho các phân hệ hoạt động chính, phân hệ phục vụ, vận hành và phối hợp hoạt động của chúng nhằm thực hiện, hoàn thành các nhiệm vụ, thực tế hoá các mục tiêu, mục đích chung đac được đạt ra. Để có các yếu tố đầu vào đảm bảo cho hoạt động cần phải có và thực hiện tốt cơ chế huy động chúng, phải thiết lập, khai thông các quan hệ (bắc được các nhịp cầu nối liền bên có với bên cần)… Tất cả các công việc cần thiết và quan trọng đó hựop thành công tác quản lý . Hay một cách khác, có thể nói tổ chức nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn phải tương xứng. II. Nội dung của nguyên tắc “nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn phải tương xứng”. 1. Nhiệm vụ là gì? Chức năng (lâu dài) hoặc nhiệm vụ (từng việc) giao cho bộ phận hoặc cá nhân nào phải gắn với trách nhiệm mà bộ phận hoặc cá nhân đó phải đảm bảo hoàn thành. Cần xác định và hiểu rõ: Chịu trách nhiệm về mặt nào và đến đâu, ai là người chịu trách nhiệm và trước ai? Chỉ khi nhận rõ trách nhiệm, mỗi người mới tận tâm tận lực, dám nghĩ dám làm và giám chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện. Và do đó, chỉ giao nhiệm vụ khi xét thấy người thực hiện có đủ khả năng đảm đương. Tổ chức quản lý có 3 nhiệm vụ tổng quát sau: - Ra các quyết định chiến lược và chiến thuật, chính thức ban hành các chủ trương, chính sách quan trọng. - Hướng dẫn, cho tiến hành và phối hợp các hoạt động thừa hành. - Kiểm tra, đánh giá các kết quả bộ phận và kết quả chung. Cụ thể hơn, TCQL là thực hiện các nhiệm vụ cơ bản sau: - Thường xuyên theo dõi, nhận định chiều hướng thay đổi của thời cuộc, của môi trường, của thị trường … dự đoán những điều cần thiết có liên quan, đề ra chiến lược cho cộng đồng. - Trên cơ sở chiến lược xây dựng các loại kết hoạch, chương trình hoạt động cụ thể cho từng giai đoạn, cho từng mặt, từng mảng công tác; Xác định ngân sách; Quy định các chuẩn mực đánh giá và hệ thống các biện pháp kiểm tra. - Tác động lên những người tham gia và hệ thống tổ chức để khả năng, năng lực của từng người, của cả tập thể, cộng đồng được sử dụng tốt nhất . - Tìm kiếm các sáng kiến nhằm khắc phục những sai lầm, lệch lạc, thúc đẩy tổ chức phát triển không ngừng. - Tạo cơ hội, điều kiện để người dưới quyền không ngừng được phát triển. Phải hoàn thành tốt đồng thời các nhiệm vụ thì mới thực sự là quản lý. Vì vậy cần phải xác định nhiệm vụ cụ thể , như thế nào, ra sao để có sự lựa chọn đúng đắn hơn. 2. Trách nhiệm là gì? Có 4 loại trách nhiệm: Trách nhiệm tập thể, trách nhiệm cá nhân, trách nhiệm liên đới và trách nhiệm cuối cùng. Trách nhiệm tập thể thực hiện trong cơ chế quyết định tập thể (ví dụ chế độ làm việc của Hội đồng quản trị), trong đó mọi thành viene tham gia quyết định phải cùng chịu trách nhiệm, kể cả thiểu số bất đồng. Trong chế độ thủ trưởng ( hệ thống điều hành ) phải xác định trách nhiệm cá nhân của người phụ trách cũng như của người được phân công. Đối với những bộ phận, những người có liên quan cần xác định trách nhiệm liên đới tức là một phần trách nhiệm gián tiếp. Trách nhiệm cuối cùng là sự chia sẻ trách nhiệm chung đối với kết quả thực hiện cuối cùng theo mục tiêu của cả doanh nghiệp, chủ yếu nhằm động viên tinh thần và ý thức làm chủ hơn là chịu trách nhiệm cụ thể. Trách nhiệm cụ thể có nghĩa là phải chịu xử lý về hành chính hoặc về pháp lý; Có trường hợp phải bồi thường thiệt hại gây ra. 3. Quyền hạn là gì? Quyền hạn là một phần quyền lực được giao để có thể thực thi nhiệm vụ với trách nhiệm phải đảm bảo hoàn thành. Giao quyền hạn có nghĩa là sự phân định quyền lực tương xứng với trách nhiệm, phải vừa đủ (không thiếu, không thừa) và phải rõ ràng. Giao quyền hạn không đủ sẽ không thể quy trách nhiệm, hậu quả là cấp trên phải tự gánh trách nhiệm lẽ ra được san sẻ; Tạo ra sự tập trung quá mức, hạn chế tính chủ động, sáng tạo của cấp dưới, dễ sinh tệ quan liêu và lòng lẻo kỷ cương. Giao quá nhiều quyền hạn sẽ tạo cơ hội cho sự lộng quyền, chuyên quyền; Dễ sảy ra các vi phạm vô nguyên tắc mà khó xác định trách nhiệm. Không xác định rõ quyền hạn (thả nổi quyền lực) là tình huống xấu nhất, tạo ra tình trạng không kiểm soát được hành động của cấp dưới; Hậu quả có thể theo hai hướng: Hoặc là không hoàn thành được nhiệm vụ, không quy được trách nhiệm (do không sử dụng quyền hạn cần có), hoặc là tuỳ tiện lạm dụng quyền lực, “lấn sân” và can thiệp vượt cấp. Một nhà nghiên cứu về quản lý đã nhấn mạnh: “lãnh đạo chính là ở chỗ biết phân định quyền lực” . 4. Nguyên tắc “nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn phải tương xứng” được hiểu như thế nào? Và vì sao phải như vậy? Nguyên tắc này được hiểu một cách đơn giản như là “Cây nào thì quả đấy”, không phải vậy sao khi cây này là cây Táo nhưng quả của nó lại là quả Đào. Cây như vậy, chúng ta trông thấy thì thực sự không hiểu cây này là cây gì và người trồng cây này không biết là họ trồng cây gì nữa. Cũng như vậy, trong các hoạt động của mình cần phải hiểu rõ trách nhiệm, nhiệm vụ và quyền hạn, giả dụ: anh ta là một cảnh sát giao thông đường bộ, đáng lẽ ra anh ta có nhiệm vụ kiểm tra an toàn giao thông người đi bộ với trách nhiệm phải kiểm tra toàn bộ những phương tiện lưu hành trên đoạn đường mình phụ trách thì chúng ta lại cho anh ta cái quyền hạn kiểm tra cả đường thuỷ, đường hàng không. Điều đó là không thể xảy ra bởi chuyên môn cũng như hiểu biết của anh ta chỉ giới hạn ở đường bộ, chứ không biết gì về đường thuỷ, hay hàng không. Nếu điều đó cứ xảy rathì sẽ gây ra những hậu quả không lường. Qua ví dụ trên, chúng ta sẽ trả lời câu hỏi vì sao như vậy, tức là “nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn phải tương xứng”. III. ý nghĩa của nguyên tắc ““nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn phải tương xứng”. ý nghĩa của nguyên tắc này không chỉ riêng ta mà tất cả mọi người đều hiểu rằng: áp dụng nó ra sao để đạt hiệu quả cao nhất trong mọi lĩnh vực, thật vậy: Hiệu quả như chúng ta đã biết, là mối quan tâm hàng đầu của mọi hoạt động kinh tế. Nó được đặt ra như một mục tiêu thường xuyên của mỗi doanh nghiệp cũng như của toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Để sản xuất hàng hoá dịch vụ cần phải có các yếu tố sản xuất , song chúng ta không thể sản xuất mọi thứ theo khối lượng mong muốn vì các nguồn tài nguuyên đều khan hiếm so với mong muốn của chúng ta. Sự khan hiếm các tài nguốn lực dẫn đến nhu cầu tất yếu phải tiết kiệm các nguồn lực, nói cách khác, phải sử dụng có hiệu quả các nguồn lực đó trong quá trình sản xuất kinh doanh. Từ đó cho thấy, thaụat ngữ hiệu quả không chỉ là phương châm hoạt động của mỗi đơn vị kinh tế , mà còn là hường đích cho hoạt động của toàn bộ hệ thống kinh tế - xã hội . trong nền kinh tế thị trường để có thể tồn tại và trụ vững, bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải xem xét các kết quả của quá trình hoạt động so với các chi phí bỏ ra. Vì vậy trên phương diện lý luận chuẩn tắc, việc không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh là mục tiêu tổng quát của các doanh nghiệp . Hiệu quả là một phạm trù kinh tế quan trọng, phản ánh trình độ phát triển của lực lượng sản xuất, trình độ sử dụng các yếu tố của nền sản xuất xã hội. Tiêu chuẩn của nó là tối thiểu hoá chi phí hoặc tối đa hoá kết quả có tính tới toàn bộ nguồn lực hoặc các yếu tố ràng buộc của sự phát triển kinh tế. Hiện nay, việc phát triển kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội công nhân ở nước ta, hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội của các hoạt động sản xuất kinh doanh ở mọi loại hình doanh nghiệp đểu quan trọng và cần thiết. Tốc độ tăng hiệu quả kinh tế kéo theo mức tăng hiệu quả xã hội và ngược lại . Đương nhiên phải đạt được hiệu qảu kinh tế thì mới có điều kiện để giải quyết một cách tích cực các vấn đề xã hội . Từ đó, hiệu quả xã hội được nâng cao lại tác động kích thích làm tăng hiệu qủa kinh tế. IV. Sự vận dụng trong thực tế của doanh nghiệp . Sự vận dụng nguyên tắc”trách nhiệm, quyền hạn, nhiệm vụ phải tương xứng” và các nguyên tắc khác của tổ chức quản lý ngày nay rất đa dạng, phong phú và vô cùng thiết thực. Hệ thống quản trị kiểu chức năng được xây dựng trên cơ sở lý thuyết của Taylor. Lần đầu tiên Taylor xây dựng hệ thống quản trị kiểu chức năng ở phạm vi phân xưởng. Trong đó, ông sử dụng nhiều đốc công ở các lĩnh vực khác nhau như đốc công chuẩn bị kỹ thuật sản xuất , đốc công máy móc thiết bị, đốc công tiến độ sản xuất,… Mỗi đốc công chỉ có thẩm quyền trong lĩnh vực mình phụ trách, người công nhân sẽ phải nhận lệnh từ một đốc công. Cũng vì vậy hệ thống này còn được gọi là hệ thống nhiều tuyến. Như thế, việc giao nhiệm vụ, ra lệnh được thực hiện theo hình thức của nhiệm vụ. Sơ đồ hệ thống quản trị kiểu chức năng Đốc công hoạch định kế hoạch Đốc công điều độ sản xuất Đốc công tổ chức lao động Đốc công bảo dưỡng Đốc công cung cấp nguyên liệu Đốc công duy trì kỷ luật Công nhân Hệ thống quản trị kiểu chức năng có ưu điểm chủ yếu là tận dụng các chuyên gia trong hoạt động quản trị và xoá bỏ đường thẩm quyền phức tạp. Tuy nhiên, hệ thống này cũng có nhược điểm lớn là cấp dưới phải nhận nhiều lệnh của nhiều cấp trên khác nhau nên phá vỡ tính thống nhất của quản trị; Mặt khác, hệ thống cũng gây ra sự chồng chéo, khó tách bạch thẩm quyền của các đốc công chức năng. Qua những vấn đề trên, chúng ta lại càng phải nhìn lại cách áp dụng các nguyên tắc của tổ chức quản lý có hợp lý và hiệu quả không? Kết luận Qua những gì trình bày trên thì ở phần kết luận này em không muốn trình bày thêm mà chỉ nói một câu rằng: Để đạt được tính hiệu quả cao nhất trong hoạt động của mình thì hãy cố gắng kết hợp hài hoà và áp dụng các nguyên tắc (mà ở đây đề tài này là “Trách nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn phải tương xứng” ) một cách có khoa học và hiệu quả . Tài liệu tham khảo 1) Giáo trình tổ chức quản lý - Trường ĐHQTKD Hà Nội 2) Giáo trình quản lý nhân sự - Trường ĐHQTKD Hà Nội 3) Giáo trình quản lý đại cương - Trường Đại học Bách khoa Hà nội 4) Giáo trình những nội dung cơ bản về quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ - Trường ĐHKT QD - Hà Nội 5) Giáo trình quản trị kinh doanh tổng hợp (tập 1 +2) - Đại học KTQD - Hà Nội