Đề tài Nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác kế toán hộ kinh doanh

Lời nói đầu Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thi trường, với những đổi mới thực sự trong quản lý kinh tế - tài chính đã khẳng định vai trò, vị trí của thông tin kế toán trong quản lý. Với mục đích sử dụng thông tin kế toán cho những nhu cầu khác nhau, trong cơ chế thị trường kế toán được phân định thành hai nhánh: Loại kế toán cung cấp thông tin cho quản lý trong quá trình điều hành hoạt động của doanh nghiệp được gọi là kế toán quản trị và Loại kế toán cung cấp thông tin cho những người ra quyết định được gọi là kế toán tài chính. Kế toán tài chính liên quan đến việc lập báo cáo cho các thành viên có liên quan đến việc hoạt động sử dụng như :cơ qoan thu thuế , đối tác làm ăn và tình hình tài chính cho chủ thể kinh doanh. Căn cứ vào Quyết định số 169-2000/QĐ-BTC ngày 25/10/200 ban hành cho tất cả các hộ kinh doanh chưa đủ điều kiện thành lập doanh nghiệp tư nhân hoạt động trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp, xây dựng, vận tải, khai thác tài nguyên, nuôi trồng thuỷ sản, kinh doanh thương mại ...có doanh số bán hàng theo quy định của Bộ Tài Chính được áp dụng chế độ kế toán hộ kinh doanh này. Chế độ kế toán này thực hiện dựa trên Luật thuế Gía trị gia tăng (số 2/1997/QH9), Luật thuế thu nhập doanh nghiệp(số 3/1997/QH9) và Pháp lệnh kế toán (số 06-LCT/HĐNN). Trong thời gian thực tập tại Phòng phát triển ứng dụng - Ban tin học - Bộ tài chính Tôi được giao nhiệm vụ nghiên cức và thực hiện đề tài “Ưng dụng tin học trong công tác kế toán hộ kinh doanh”.Tại đây Tôi được trang bị những kiến thức về các nghiệp vụ kế toán cũng như áp dụng tin học vào trong công việc thực tế . Kết hợp với thực tiễn đó, cùng với kiến thức của bản thân và đặc biệt với sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Bùi Thế Ngũ và anh Phùng Huy Hậu đã góp phần không nhỏ cho tôi thực hiện đề tài này. Song, trên thực tế đây là một vấn đề tài đang còn mới mẻ được áp dụng trong kế toán hộ kinh doanh va bài toán có tính phức tạp cũng không nhỏ, với kiến thức còn hạn chế và thời gian nghiên cứu đề tài có hạn nên Tội mới chỉ thực hiện một phần của công việc đó là phân hệ kế toán “Bán hàng và công nợ phải thu”. Bố cục của đề tài được trình bỳ thành ba chương : Chương I Khảo sát thực tế Chương này khảo sat sơ bộ “Hệ thống kế toán” và “Chế độ kế toán hộ kinh doanh “ nhằm nắm được tính tất yếu và sự cần thiết của công việc. Chương II Phương pháp luận nghiên cứu hệ thông thông tin Chương này là phần lý luận chung cho nghiên cứu hệ thống thông tin, để nắm giõ được các bước thực hiện trong một hệ thống. Chương III Phân tích - thiết kế - xây dựng chương trình Chương này là phần thực hiện chi tiết công việc đang nghiên cứu và xây dựng thành một chương trình. mục lục lời cảm ơn Chương I Khảo sát thực tế I Khái quát chung về nơi thực tập I.1 Bộ Tái Chính Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ có chức năng thống nhất quản lý Nhà nước về lĩnh vực tài chính, kế toán, ngân sách Nhà nước trong phạm vi cả nước.Với những chức năng quản lý đó, Bộ Tài chính được Nhà nước giao cho những quyền hạn nhất định: * Hướng dẫn các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương xây dựng dự toán ngân sách Nhà nước hàng năm. Chủ trì phối hợp với Uỷ ban Kế hoạch Nhà nước lập dự toán ngân sách Nhà nước cho các Bộ, ngành, địa phương để Chính phủ trình Quốc hội. Tổ chức thực hiện dự toán ngân sách Nhà nước đã được Quốc hội thông quyết định. * Cùng với uỷ ban khoa học nhà nước (UBKHNN) xây dựng kế hoạch tài chính trung và dài hạn. Các kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, kế hoạch xây dựng cơ bản và các cân đối khác của nền kinh tế có liên quan đến tài chính và ngân sách nhà nước. Tham gia với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về phương hướng phát triển ngành, lĩnh vực về chính sách đầu tư tài chính, về biên chế, tiền lương, giá cả và các chính sách kinh tế - xã hội khác có liên quan đến tài chính và ngân sách Nhà nước. * Xây dựng các dự thảo Luật, Pháp lệnh, các văn bản pháp luật khác về thuế, phí và thu khác để trình Chính phủ ban hành hoặc Chính phủ trình Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Quốc hội ban hành. Thống nhất quản lý và chỉ đạo công tác thu thuế, phí và thu khác của ngân sách Nhà nước. * Quản lý quỹ ngân sách Nhà nước, quỹ dự trữ tài chính Nhà nước, quỹ ngoại tệ tập trung của ngân sách Nhà nước, quỹ tài sản tạm thu, tạm giữ. Tổ chức thực hiện việc cấp phát các khoản kinh phí thuộc ngân sách Nhà nước, cấp phát vốn đầu tư xây dựng cơ bản và cho vay ưu đãi đối với các dự án, chương trình mục tiêu kinh tế của Nhà nước theo quy định của Chính phủ. * Thực hiện các biện pháp hỗ trợ tài chính nhằm thực hiện các mục tiêu văn hoá - xã hội theo các chương trình, dự án được Chính phủ chỉ định. * Quản lý vốn, giá trị tài sản và tài nguyên thuộc sở hữu Nhà nước. * Quyết định ngừng cấp phát và thu hồi số tiền đã cấp cho những cơ quan, đơn vị sử dụng vốn ngân sách Nhà nước sai mục đích, trái với kế hoạch được duyệt, vi phạm chế độ quản lý tài chính Nhà nước, đồng thời báo cáo Thủ tướng Chính phủ về các quyết định của mình. * Thống nhất quản lý các khoản vay và trả nợ (bao gồm cả vay và trả nợ trong nước và nước ngoài) của Chính phủ; quản lý về mặt tài chính các nguồn viện trợ quốc tế. Tham gia thẩm định về mặt tài chính các dự án sự dụng vốn vay nước ngoài của Chính phủ giao cho các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện. Chuẩn bị các văn bản liên quan tới việc nước ta tham gia các điều ước quốc tế về tài chính để trình Chính phủ quyết định. * Quản lý Nhà nước đối với các hoạt động kinh doanh dịch vụ bảo hiểm, phát hành trái phiếu, cổ phiếu, các quỹ xã hội, xổ số kiến thiết, dịch vụ kiểm toán, kế toán và các dịch vụ tài chính khác, tham gia quản lý thị trường vốn. * Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra tài chính đối với tất cả các tổ chức hành chính, sự nghiệp, các doanh nghiệp Nhà nước và các đối tượng có quan hệ với tài chính Nhà nước. * Đại diện của Chính phủ tại các tổ chức tài chính quốc tế theo sự phân công của Chính phủ. * Quản lý công chức, viên chức tài chính, kế toán và kiểm toán theo quy định của Chính phủ. I.2 Ban Quản Lý Tin Học Ban quản lý ứng dụng tin học là đơn vị thuộc bộ máy Quản lý nhà nước của Bộ Tài chính, có nhiệm vụ giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính thống nhất quản lý hoạt động phát triển ứng dụng tin học trong lĩnh vực quản lý tài chính Nhà nước; tổ chức trung tâm dữ liệu và xử lý thông tin phục vụ cho công tác quản lý tài chính và điều hành ngân sách của Bộ. Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển ứng dụng tin học phục vụ hoạt động quản lý tài chính nhà nước: Nghiên cứu xây dựng chiến lược phát triển hệ thống tin học ngành Tài chính để bộ trình lên Chính phủ phê duyệt. Xây dựng kế hoạch ứng dụng tin học của các cơ quan Bộ Tài chính; thẩm định kế hoạch phát triển ứng dụng tin học của các đơn vị và các tổ chức trực thuộc bộ; tổng hợp kế hoạch phát triển và ứng dụng tin học trong toàn ngành trình Bộ phê duyệt. Hướng dẫn các đơn vị và tổ chức trực thuộc xây dựng kế hoạch chi tiết về hoạt động ứng dụng tin học của đơn vị phù hợp với kế hoạch đã được Bộ phê duyệt. Quản lý thống nhất các hoạt động ứng dụng tin học trong toàn ngành Tài chính: Nghiên cứu xây dựng trình Bộ trưởng ban hành các chế độ chính sách liên quan đến việc phát triển và ứng dụng tin học vào hoạt động quản lý của toàn ngành phù hợp với chiến lược chung, nghiên cức xây dựng và trình Bộ ban hành các quy định triển khai một đề án ứng dụng công nghệ tin học... Chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng và trình Bộ ban hành các định mức chi phí cho các hoạt động triển khai ứng dụng tin học để áp dụng trong toàn ngành. Hướng dẫn các đơn vị và tổ chức trực thuộc Bộ thực hiện đúng các quy định của Nhà nước trong lĩnh vực phát triển ứng dụng tin học. Tham gia ý kiến với cơ quan chức năng và đề xuất để Bộ quyết định việc phân bổ các nguồn vốn sửng dụng cho hoạt động ứng dụng tin học. Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị và tổ chức trực thuộc Bộ thực hiện các dự án ứng dụng tin học theo sự phân công của Bộ. Thực hiện một số nhiệm vụ về đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức về lĩnh vực tin học theo sự phân công của Bộ. Kiểm tra giám sát việc thực hiện các quy định của nhà nước trong lĩnh vực phát triển và ứng dụng tin học ở các đơn vị và tổ chức trực thuộc Bộ: Thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch phát triển, ứng dụng tin học ở các đơn vị trong toàn ngành. Phối hợp với các tổ chức chuyên ngành thuộc Bộ, kiêm tra việc thực hiện các chế độ chính sách, các quy định mà Bộ và Nhà nước đã ban hành trong hoạt động ứng dụng tin học. Trình Bộ xử lý những trường hợp sai phạm của các đơn vị trong lĩnh vực ứng dụng tin học. Tổ chức trung tâm dữ liệu thông tin tài chính, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ quản lý tài chính Nhà nước: Xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin chuyên ngành theo yêu cầu của hoạt động quản lý tài chính Nhà nước, đảm bảo thu nhận, xử lý và kết xuất thông tin một cách đầy đủ, tin cậy, nhanh chóng, chính xác và an toàn. Báo cáo cung cấp các thông tin về tài chính và ngân sách nhà nước theo phân cấp của Bộ phục vụ cho hoạt đông quản lý của nhà nước.Trực tiếp xây dựng và quản trị mạng máy tính tại cơ quan Bộ. Thực hiện nhiệm vụ hợp tác quốc tế trong lĩnh vực phát triển ứng dụng tin học của ngành theo quy định của Bộ. Ban quản lý ứng dụng tin học có quyền hạn: Trình Bộ ban hành hoặc theo sự uỷ nhiệm của Bộ ban hành các văn bản hướng dẫn các đơn vị, tổ chức trong toàn ngành về triển khai thực hiện kế hoạch phát triển ứng dụng tin học và các quy định của Bộ Tài chính trong lĩnh vực ứng dụng tin học, về quản lý và cung cấp thông tin quản lý chuyên ngành về tài chính ngân sách. Giải quyết các yêu cầu , đề nghị của các đơn vị, cơ quan tổ chức và cá nhân thuộc nhiệm vụ của Ban do Bộ uỷ nhiệm. Được yêu cầu các đơn vị và tổ chức trực thuộc Bộ cung cấp các thông tin tổng hợp, các tài liệu cần thiết phục vụ cho nhiệm vụ của Ban. Ban quản lý ứng dụng tin học được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước để nhận, quản lý và sử dụng kinh phí của Nhà nước và các khoản thu chi gắn với việc thực hiện nhiệm vụ là trung tâm dữ liệu và xử lý thông tin tại cơ quan Bộ. Nhiệm vụ cụ thể và quan hệ công tác của các đơn vị nói trên do Trưởng ban Quản lý ứng dụng tin học quy định. Biên chế của ban quản lý ứng dụng tin học do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định phù hợp với nhiệm vụ được giao. Tổ chức nhân sự các đơn vị thuộc ban Quản lý ứng dụng tin học Lãnh đạo ban. Phòng kế hoạch tổng hợp. Phòng quản lý hệ thống. Phòng Phát triển ứng dụng. Phòng Mạng và hỗ trợ kỹ thuật. Trung tâm Dữ liệu và xử lý thông tin. Trung tâm cơ sở dữ liệu dự phòng. I.3 Phòng phát triển ứng dụng Công tác phát triển ứng dụng. Chủ trì phát triển hoặc hợp tác phát triển các ứng dụng tin học phục vụ cho các đơn vị trong khu vực Bô, các Sở Tài chính, các ứng dụng tin học có liên quan đến nhiều hệ thống và các ứng dụng tin học phục vụ công tác quản lý nội bộ. Chủ trì việc cập nhật nâng cấp các ứng dụng trên. Chủ trì việc tích hợp, chuyển đổi thống nhất toàn bộ các ứng dụng tin học liên quan đến nhiều hệ thống và các ứng dụng tin học phục vụ công tác quản lý nội bộ. Công tác nghiên cứu. Phối hợp với phòng quản lý hệ thống nghiên cứu các xu hướng mới trong công nghệ phần mềm để áp dụng vào việc phát triển các phần mềm của ngành Tài chính. II Bản chất của kế toán II.1 Tính tất yếu khách quan của hoạch toán kế toán Để quản lý tốt được các hoạt động kinh tế cần có số liệu,để có được các số liệu phục vụ cho các hoạt động quản lý, đòi hỏi phảI thực hiện việc giám sát, đo lường, tính toán và ghi chép các hoạt động đó . Quan sát quá trình và hiện tượng kinh tế trong là đoạn tiên của việc phản ánh và giám đốc quá trình tái sản xuất xã hội .Đo lường mọi hao phí trong sản xuất và kết quả cảu sản xuất là biểu hiện đó bằng các đơn vị đo lường thích hợp . Tính toán là quá trình sử dụng các phép tính, các phương pháp tổng hợp để xác định các chỉ tiêu kinh tế cần thiết thông qua đó để biết được tiến độ thực hiện công việc và hiệu quả kinh tế trong sản xuất kinh doanh. Ghi chép, thu thập, xử lý các công đoạn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của từng thời kỳ, từng địa điểm phát sinh và theo một trật tự nhất định. Qua đó có thể phản ánh được toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của tổ chức. Như vậy hoạch toán nhằm thực hiện các chức năng phản ánh và giám sát các hoạn động kinh tế, nó là công cụ quan trọng trong phục vụ quản lý kinh tế, là nhu cầu khách quan của xã hội. Hoạch toán là một hệ thống điều tra giám sát,thu thập, tính toán, ghi chép các sự kiện kinh tế nhằm quản lý hệ thống có hiệu quả kinh tế cao cho tổ chức . III Đối tượng hoạch toán kế toán III.1 Khái qoat chung về đối tượng hoạch toán kế toán Nghiên cứu về đối tượng hoạch toán kế toán là xác định những nội dụng mà kế toán mà nội dung kế toán phải phản ánh và giám đốc. Khác với môn khoa học khác, hoạch toán kế toán nghiên cứu quá trình tái sản xuất thông qua sự hình thành và vận động của tái sản xuất trong đơn vị cụ thể nhằm quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản theo phạm vi sử dụng nhất định. Các đặc điểm của đối tượng hoạch toán: Hoạch toán kế toán nghiên cứu các yếu tố của quá trình tái sản xuất trên góc độ tài sản ( tài sản cố định ,tài sản lưu động) .Tài sản này trong kinh doanh gọi là vốn (vốn cố định ,vốn lưu động) .Nguồn hình thành tài sản này gọi là vốn. Hoạch toán kế toán không chỉ nghiên cứu trạng thái tĩnh cảu các tài sản mà còn nghiên cứu trạng thái động của tài sản trong quá trình kinh doanh. Trong quá trình kinh doanh của các đôn vị , ngoài các quan hệ trực tiếp có liên quan đến tài sản của đôn vị ,còn phát sinh cả những mối quan hệ kinh tế . Đối tượng của hoạch toán kế toán là “Tài sản và nguồn vốn” Tài sản và nguồn vốn Để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh ,cung cấp dịch vụ,hoạt động bất cứ ngành nghề ghì ,các đôn vị cần phải có một lượng tài sản nhất định .Tài sản của doanh nghiệp với hình thái biểu hiện bằng tiền gọi là vốn kinh doanh .Mặt khác tài sản hiện có ở doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau.Như vậy tài sản và nguồn hình thành tài sản chỉ là hai mặt khác nhau của tài sản . Tài sản và phân loại tài sản trong doanh nghiệp : Tài sản lưu động :Là những tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp , có thời gian sử dụng, luân chuyển,thu hồi vốn trong nột năm hoặc một chu kỳ kinh doanh . Tài sản lưu động : Là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ những tài sản của doanh nghiệp có thời gian luân chuyển dài (trên một năm hay chu kỳ kinh doanh ). Nguồn hình thành tài sản trong doanh nghiệp : Nguồn vốn chủ sở hữu: Là số vốn của chủ sở hữu ,các nhà đầu tư đóng góp mà doanh nghiệp không phải cam kết thanh toán. Nguồn vốn chủ sở hữu do chủ doanh nghiệp và các nhà đầu tư góp vốn hoặc hình thành từ kết quả hoạt động kinh doanh, do đó nguồn vốn chủ sở hữu không phải là một khoản nợ. Nợ phải trả : Là số tiền vốn mà doanh nghiệp đi vay ,đi chiếm dụng của các đôn vị ,tổ chức, cá nhân, nên doanh nghiệp có trách nhiệm phải trả, bao gồm các khoản tiền vay,các khoản nợ phải trả cho người bán,thuế cho nhà nước, lương cho công nhân và các khoản nợ phải trả khác Các quan hệ kinh tế Nguồn vốn = tài sản Nguồn vốn = nợ phải trả + nguồn vốn chủ sở hữu Tài sản = nợ phải trả + nguồn vốn chủ sở hữu Nguồn vốn chủ sơ hữu = tài sản - nợ phải trả Trong hoạt động kinh doanh của mình, các đơn vị phải giải quyết hàng loạt các quan hệ kinh tế ,thường thì phần chủ yếu trong hoạt độngcủa đơn vị là tập chung vào việc sử dụng tài sản thuộc sở hữu của đôn vị. Những tài sản này tham gia đầy đủ quá trình tuần hoàn từ khâu mua đến khâu tiêu thụ.Đó là những quan hệ kinh tế thuộc vốn của đôn vị thường được gọi là quan hệ tài chính. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp ,đặc biệt là trong điều kiện sản xuất hàng hoá nhiều thành phần,trong điều kiện liên kết kinh tế ... Các mối quan hệ kinh tế phát sinh ngày càng nhiều và phức tạp có liên quan đến hầu hết các tổ chức kinh tế và trong nhiều trường hợp chi phối trên phạm vị rộng và ở mức độ lớn có ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh của các đơn vị. III.2 Kết luận về đối tượng hoạch toán kế toán Tất cả những điểm đã trình bày ở trên cho ta thấy :Đối tượng hoạch toán kế toán là tài sản của doanh nghiệp hoạch toán, xét trong quan hệ hai mặt vốn và nguồn hình thành tài sản qua các gia đoạn nhất định của quá trình tái sản xuất vốn cùng các mối quan hệ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp .Qua các đặc điểm phân tích ở trên cũng có thể khái quát các đặc điểm cơ bản của đối tượng hoạch toán kế toán : Luôn có tính hai mặt đối lập với nhau nhưng cân bằng với nhau về lượng Luôn vận đọng qua các giai đoạn khác nhau nhưng theo một trật tự xác định và khép kín sau một chu kỳ nhất định. Luôn có tính đa dạng trên mỗi nội dụng cụ thể. Mỗi loại đối tượng cụ thể của hoạch toán kế toán đều gắn chực tiếp đến lợi ích kinh doanh ,đến quyền Những đặc điểm trên đây chi phối việc hình thành hệ thống cá phương pháp hoạch toán kế toán . IV Các phương pháp hoạch toán kế toán IV-1 Phương pháp chứng từ Chứng từ: Phương pháp chứng từ là một phương pháp thông tin và kiểm tra sự hình thành của các nghiệp vụ kinh tế. hương pháp chứng từ là phương pháp thông tin và kiểm tra trạng thái và sự biến động của đối tượng hạch toán kế toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ phân loại, tổng hợp kế toán. Phương pháp chứng từ được cấu thành từ hai yếu tố cơ bản: Một là hệ thống bản chứng từ để chứng minh tính hợp pháp của việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế thuộc đối tượng hạch toán kế toán và làm căn cứ ghi sổ. Hai là kế hoạch luân chuyển chứng từ làm thông tin kịp thời trạng thái và sự biến động của đối tượng hạch toán kế toán. Mục đích của phương pháp chứng từ: Một là sao chụp được vốn và các quan hệ phát sinh thuộc đối tượng hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm của từng đối tượng và sự vận động của nó. Hai là thông tin kịp thời tình trạng của từng đối tượng và sự vận động của nó theo yêu cầu quản lý nghiệp vụ. Vị trí tác dụng của phương pháp chứng từ: - Chứng từ là phương pháp thích hợp nhất với sự đa dạng và biến động không ngừng của đối tượng hạch toán kế toán nhằm sao chụp nguyên hình tình trạng và sự vận động của các đối tượng này. Chính vì vậy, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được sao chụp trên chứng từ. - Hệ thống bản chứng từ: (Yếu tố cơ bản cấu thành phương pháp chứng từ) hoàn chỉnh là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản và xác minh tính hợp pháp trong việc giải quyết mối quan hệ kinh tế pháp lý thuộc đối tượng hạch toán kế toán, kiểm tra và thanh tra hoạt động sản xuất kinh doanh. - Phương pháp chứng từ là phương tiện thông tin "hoả tốc" cho công tác lãnh đạo nghiệp vụ ở đơn vị hạch toán và phân tích kinh kế. - Chứng từ gắn liền với quy mô, thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, trách nhiệm với vật chất của các cá nhân, các đơn vị về nghiệp vụ đó. Qua đó chứng từ thực hiện triệt để hạch toán kinh doanh nội bộ, gắn liền với kích thước lợi ích vật chất và trách nhiệm vật chất. - Với hệ thống hạch toán kế toán, chứng từ là cơ sở để phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế vào các sổ kế toán theo dõi từng đối tượng hạch toán cụ thể. Với những ý nghĩa nêu trên phương pháp chứng từ kế toán phải được sử dụng trong tất cả các đơn vị hạch toán, không phân biệt các ngành sản xuất và các thành phần kinh tế khác nhau. Tất nhiên là một yếu tố trong hệ thống phương pháp hạch toán, chứng từ kế toán không thể thay thế cho các phương pháp còn lại mà phải thích ứng, và tạo ra mối liên hệ về nội dung và hình thức hạch toán. Chế độ chứng từ kế toán gồm hai hệ thống: - Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc: phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực. - Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn: chủ yếu là sử dụng trong nội bộ đơn vị giúp hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành các thành phần kinh tế vận dụng trong từng trường hợp cụ thể. Phân loại chứng từ: Theo mức độ phản ánh chứng từ được phân thành hai loại - Chứng từ gốc:là chứng từ phát sinh lần đầu tưiên tại nơi xảy ra sự việc. - Chứng từ ghi sổ: là chứng từ được lập trên cơ sở nhiều chứng từ gốc. Theo tính chất pháp lý chia chứng từ thành 2 loại: - Chứng từ chấp hành là những chứng từ ngoài tính chất nghiệp vụ, còn có ý nghĩa như một mệnh lệnh mà người nhận được chứng từ có nhiệm vụ phải chấp hành. - Chứng từ nghiệp vụ là những chứng từ thuần tuý phản ánh hoạt động. nghiệp vụ. Kỹ thuật tổ chức chứng từ: - Lập chứng từ: phải phù hợp với chỉ tiêu, đối tượng hạch toán và địa điểm phát sinh. - Luân chuyển chứng từ từ nơi phát sinh tới nơi sử dụng cuối cùng theo một quy trình hợp lý, bảo đảm đường đi của chứng từ ngắn nhất và nhanh nhất, được khai thác tối đa phục vụ cho nhiều loại hạch toán nhất. - Phân loại hệ thống hoá chứng từ một cách khoa học : Nội dung công tác kế toán là xử lý chế biến chứng từ thành những sản phẩm thông tin cần thiết cho sự điều hành, quản lý doanh nghiệp.Do đó chứng từ phải được phân loại,hệ thống hoá một cách khoa học đẻ thuận lợi cho việc ghi chép, tính toán phân tích và kiểm tra. - Lưu trữ bảo quản chứng từ khoa học, chu đáo, bí mật: Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để giải quyết các vụ tranh chấp các vấn đề kinh tế, tài chính liên quan đến tổ chức. Là căn cứ kiểm tra việc chấp hành chính sách quản lý kinh tế, tài chính của nhà nước IV.2 - Phương pháp đánh giá: Muốn tổng hợp và so sánh được các hoạt động rất khác nhau về đơn vị đo lường thì kế toán phải sử dụng phương pháp đánh giá, dùng tiền tệ làm thước đo chung cho tất cả các hoạt động khác nhau. Nhờ việc đánh giá các hoạt động kinh tế bằng thước đo giá trị mà kế toán có thể xác định và kiểm tra vốn tồn tại qua từng giai đoạn trong quá trình sản xuất kinh doanh, xác định được chi phí sản xuất, chi phí lưu thông, giá thành sản phẩm để từ đó tính toán hiệu quả sản xuất kinh doanh . Trong hạch toán kế toán thường sử dụng hai cách đánh giá là: - Đánh giá theo giá thực tế :là đánh giá theo giá trị vốn thực tế tổ chức phải bỏ ra để chi phí cho lao động vật hoá ( nguyên liệu, công cụ lao động...), cho lao động sống ( tiền lương, tiền công ) và các chi phí khác trong quá trình sản xuất kinh doanh - Đánh giá theo giá hạch toán: Là giá được xây dựng trên cơ sở giá thực tế bình quân của một số thời kỳ nào đó.Giá dùng ghi sổ kế toán trong trường hợp chưa tính được giá thực tế nhằm bảo đảm cho công việc được cập nhật. Hàng ngày kế toán ghi sổ theo giá hạch toán, cuối tháng khi tính được giá thực tế (đối với vật liệu, sản phẩm) hoặc có tỷ giá thực tế tại thời điểm quyết toán (đối với ngoại tệ), cần chuyển đổi giá hạch toán trở thành giá thực tế để quyết toán. Tính giá là một phương pháp của hạch toán, vừa có tính độc lập tương đối lại vừa có quan hệ chặt chẽ với các phương pháp khác như chứng từ, đối ứng tài khoản, tổng hợp cân đối kế toán. Yêu cầu tính giá - Chính xác: tính giá cho các tài sản phải chính xác, phù hợp với giá cả đương thời và với số lượng, chất lượng của tài sản. - Thống nhất về phương pháp tính toán giữa các doanh nghiệp khác nhau trong nền kinh tế quốc dân và giữa các thời kỳ khác nhau.Qua đó đánh giá được hiệu quả kinh doanh của từng doanh nghiệp qua từng thời kỳ khác nhau. Nguyên tắc tính giá: - Xác định đối tượng tính giá phù hợp: Đối tượng tính giá phải phù hợp với đối tượng thu mua, sản xuất và tiêu thụ.Đối tượng đó có thể là các loại tài sản, vật tưư, hàng hoá, tài sản mua vào, từng loại sản phẩm,... - Phân loại chi phí hợp lý: chi phí sử dụng để tính giá có nhiều loại. + Chi phí thu mua: bao gồm các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc thu mua vật tưư, tài sản,... như chi phí vận chuyển, bốc dỡ,... +Chi phí sản xuất: Là chi phí liên quan đến việc sản xuất, chế tạo sản phẩm,...Chi phí sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. + Chi phí bán hàng: Là chi phí phát sinh liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ,... - Lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí thích ứng: Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ nào cần căn cứ vào tình hình cụ thể, dựa trên quan hệ của chi phí với đối tượng tính giá. Công thức phân bổ như sau: Tổng chi phí từng loại cần phân bổ Tổng tiêu thức phân Mức chi phí phân = bổ của tất cả các đối Bổ từng đối tượng Tổng tiêu thức phân tượng bổ của tất cả các đối tượng IV.3 Phương pháp đối ứng tài khoản 3.1 - Khái niệm : Đối ứng tài khoản là phương pháp thông tin và kiểm tra quá trình vận động của mỗi loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh theo mối quan hệ biện chứng được phản ánh trong mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 3.2 - Vị trí, tác dụng của phương pháp đối ứng tài khoản: Xét trên góc độ phương pháp hạch toán, đối ứng tài khoản là phương pháp nối liền việc lập chứng từ và khái quát tình hình kinh tế bằng cân đối kế toán. Phương pháp đối ứng tài khoản là sự phản ánh có phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đối tượng riêng biệt của hạch toán kế toán trên hệ thống tài khoản, bằng việc tích luỹ có hệ thống các thông tin kế toán trên hệ thống tài khoản, kế toán mới có thể phản ánh đối tượng của mình bằng phương pháp "tổng hợp cân đối". 3.3 Quan hệ đối ứng và phương pháp ghi sổ. Các quan hệ đối ứng tài khoản. - Tăng tài sản này, giảm tài sản khác. - Tăng nguồn hình thành tài sản này, giảm nguồn tài sản khác. - Tăng tài sản, tăng nguồn hình thành tài sản. -Giảm tài sản, giảm nguồn hình thành tài sản. sơ đồ quan hệ đối ứng Tài sản tăng Tài sản giảm Nguồn hình thành tài sản tăng Nguồn hình thành tài sản giảm IV.4 - Phương pháp kiểm kê Lập chứng từ là sự phản ánh các hoạt động của vốn sản xuất kinh doanh vào giấy tờ. Nhưng thực tế do hoàn cảnh khách quan hay nguyên nhân chủ quan mà vốn sản xuất kinh doanh có thể xảy ra những biến động không phù hợp với số lượng và giá trị đã được phản ánh trên chứng từ sổ sách. Để đảm bảo cho sự phản ánh vốn được chính xác, đồng thời cũng là một biện pháp bảo quản vốn kinh doanh được an toàn, sử dụng vốn đúng mục đích, kế toán phải sử dụng phương pháp kiểm kê. Đây là phương pháp xác định vốn bằng đo lường trực tiếp trong quá trình vốn vận động. Với ý nghĩa như vậy kiểm kê được tiến hành thường xuyên với tất cả các hoạt động của vốn trong sản xuất của vốn trong sản xuất kinh doanh . Kiểm kê còn là phương pháp cơ bản của công tác kểm tra kế toán. IV.5 - Phương pháp ghi sổ kép: Để phản ánh và kiểm tra được các hình thái tồn tại, sự chuyển hoá vật chất của vốn, biến động của nguồn vốn và phát sinh các nghiệp vụ tính toán và các nghiệp vụ khác, kế toán sử dụng phương pháp ghi sổ kép có nghĩa là ghi sổ đồng thời các hoạt động có liên quan khi có một hoạt động kinh tế phát sinh. IV.6 - Phương pháp báo biểu: Với phương pháp tài khoản và ghi sổ kép kế toán có thể phản ánh được tất cả những biến động của vốn, nguồn vốn và các nghiệp vụ tính toán. Tuy nhiên, sự phản ánh đó cũng chỉ thể hiện trong hệ thống sổ sách theo từng loại chỉ tiêu kinh tế, tài chính. Muốn phản ánh được toàn diện quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh , kế toán phải sử dụng phương pháp báo biểu tức là trình bày kết quả các chỉ tiêu hạch toán trong hệ thống sổ kế toán lên một hệ thống biểu báo cáo theo quy định của nhà nước và giám đốc tổ chức.Đó là bức tranh toàn cảnh về tình hình và kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ, thực trạng của vốn sản xuất kinh doanh đến thời điểm báo cáo. Thông qua hệ thống báo biểu kế toán, người lãnh đạo mới có thể kiểm tra được chất lượng công tác quản lý của các đơn vị cấp dưới hoặc chính bản thân tổ chức mình. Bằng phương pháp báo biểu, bảng tổng kết tài sản đã cung cấp cho lãnh đạo thực trạng vốn và nguồn vốn của tổ chức đến thời điểm cần nghiên cứu. Kế toán cũng có thể cung cấp cho lãnh đạo tình hình chi tiết của một loại vốn cụ thể bằng một báo biểu chi tiết. IV.7 - Phương pháp phân tích Mục đích cuối cùng phải đạt được của hạch toán kế toán là phản ánh và kiểm tra vốn, xác định hiệu quả sản xuất kinh doanh trong bất kỳ thời gian và không gian nào. Nhưng việc phản ánh và kiểm tra chỉ có ý nghĩa và có giá trị thực tiễn khi xác định được những hoạt động và hiệu quả của sản xuất kinh doanh một cách bản chất nhất. Phương pháp báo biểu có thể cung cấp cho người lãnh đạo một bức tranh toàn cảnh về tình hình sản xuất kinh doanh . Muốn xác định được bản chất của hiện tượng người ta phải dùng phương pháp phân tích tức là nghiên cứu chúng một cách sâu sắc theo từng khía cạnh mà chúng có thể biểu hiện và liên hệ với các hiện tượng có liên quan. IV.8 - Phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán Tổng hợp - cân đối kế toán là phương pháp khái quát tình hình tài sản, kết quả kinh doanh và các mối quan hệ khác thuộc đối tượng hạch toán trên những mặt bản chất và trong các mối quan hệ cân đối vốn có của đối tượng hạch toán kế toán. Tính biện chứng của quá trình nhận thức từ trực tiếp quan sinh động đến t duy trừu tượng, từ hình thành khái niệm đến phán đoán, phân tích trong sử lý thông tin kế toán đã hình thành phương pháp tổng hợp cân đối kế toán một cách khoa học. Tổng hợp - cân đối kế toán được ứng dụng rộng rãi trong công tác kế toán; Có thể ứng dụng tổng hợp cân đối trên từng bộ phận vốn và nguồn vốn, từng quá trình kinh doanh hoặc cân đối toàn bộ vốn và nguồn vốn hoặc cân đối kết quả chung cho toàn bộ quá trình kinh doanh của đơn vị hạch toán. Phương pháp tổng hợp cân đối cung cấp nhng thông tin khái quát, tổng hợp nhất về vốn, nguồn vốn, về quá trình kinh doanh mà bằng các phương pháp như chứng từ , đối ứng tài khoản, tính giá hàng hoá, thành phẩm không thể cung cấp được. Những thông tin được xử lý, lựa chọn trên các báo cáo kế toán do phương pháp tổng hợp cân đối kế toán tạo ra có ý nghĩa to lớn cho những quyết định quản lýcó tính chiến lợc trong nhiều mối quan hệ qua lại của các yếu tố, các quá trình, kiểm tra tình hình chấp hành kế hoạch, phát hiện và ngăn ngừa tình trạng mất cân đối và dựa vào kết quả đã thực hiện để điều chỉnh, cụ thể hoá các kế hoạch kinh tế, quản lý Hệ thống bảng tổng hợp cân đối Hình thức biểu hiện cụ thể của phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán là hệ thống tổng hợp cân đối thường gọi là báo biểu kế toán. Trong công tác thực tế, báo biểu là hệ thống biểu mẫu báo cáo chủ yếu phục vụ cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp (các chủ đầu tư, ngân hàng , cơ quan quản lý cấp trên, cơ quan thuế) và các nhà quản lý trong nội bộ doanh nghiệp. Phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán bao gồm 2 phân hệ. - Một phân hệ tổng hợp - cân đối tổng thể về đối tượng hạch toán kế toán: cân đối giữa vốn và nguồn vốn (Bảng cân đối kế toán), cân đối giữa thu - chi và kết quả “lãi” hoặc “lỗ” (Bảng kết quả kinh doanh), cân đối giữa các luồng tiền vào và ra của doanh nghiệp. - Phân hệ thứ 2 là tổng hợp - cân đối bộ phận phù hợp với các đối tượng hạch toán cụ thể của hạch toán kế toán như: Tài sản cố định, tài sản lưu động, tình hình thanh toán, chi phí sản xuất, xây dựng cơ bản, nguồn vốn chuyên dùng. Theo phân cấp quản lý hay quy hoạch thông tin thì hệ thống bảng này có thể chia thành: Bảng báo cáo cấp trên và bảng nội bộ. Thông thường các bảng tổng hợp cân đối bộ phận chỉ phục vụ cho quản lý xí nghiệp. Tuỳ cơ chế quản lý và tính chất xí nghiệp là nhà nước, tập thể hay tư nhân. Có thể có những quy định khác nhau cho từng loại xí nghiệp trong từng thời kỳ cụ thể chẳng hạn, ở nước ta từ 1989 trở về trước , hầu hết các bảng tổng hợp cân đối bộ phận đều nộp cấp trên. Hiên nay, theo hướng dẫn mới (số 114/TC _QD CĐKT ngày 1-11-1995) cấp trên xí nghiệp , kể cả xí nghiệp nhà nước chỉ quản lý 4 bảng: - Bảng cân đối kế toán - Bảng báo cáo kết quả kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Bảng giải trình thuyết minh Dưới đây là nội dung của một loại bảng chủ yếu . Bảng cân đối kế toán Bảng cân đối kế toán là bảng tổng hợp - cân đối tổng thể phản ánh tổng quát tình hình tài sản của đơn vị và nguồn vốn ở một thời điểm nhất định. Thời điểm quy định là ngày cuối cùng của kỳ báo cáo. Bảng cân đối tài sản là tài liệu quan trọng để nghiên cứu đánh giá tổng quát tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh; trình độ sử dụng vốn và triển vọng kinh tế tài chính của đơn vị. Thực chất bảng cân đối kế toán là bảng cân đối giữa kinh doanh và nguồn hình thành vốn ở cuối kỳ hạch toán : Kết cấu của bảng cân đối kế toán rất đa dạng về hình thức. Bảng có thể được kết cấu theo kiểu một hay hai bên. Dù kết cấu theo cách nào thì nội dung của bảng cân đối kế toán cũng bao gồm hai phần : - Tài sản :phản ánh vốn theo hình thái tài sản . - Nguồn vốn : phản ánh nguồn hình thành các loại vốn -nguồn vốn tài sản . Tài sản phản ánh toàn bộ tài sản hiện có ở đơn vị đến cuối kỳ hạch toán .các tài sản này được phân theo những tiêu thức nhất định để phản ánh được kết cấu của vốn kinh doanh .Các loại vốn thường sắp xếp theo tính luân chuyển của vốn. Cụ thể : - Tài sản lưu động thường được sắp xếp theo tuần tự (nguyên vật liệu, dụng cụ, chi phí sản xuất dở dang, thành phẩm, các khoản phải thu, vốn bằng tiền). - Tài sản cố định (đã và đang hình thành) và các khoản đầu tư dài hạn . Xét về mặt kinh tế : số liệu bên “tài sản” thể hiện vốn kết cấu các loại vốn của doanh nghiệp hiện có thời kỳ lập báo cáo; tại các khâu của quá trình kinh doanh . Do đó có thể đánh giá tổng quát năng lực sản xuất kinh doanh và trình độ sử dụng vốn của đơn vị . Nguồn vốn: phản ánh nguồn vốn hình thành tài sản của doanh nghiệp đến cuối kỳ hạch toán. - Nguồn vốn vay nợ. - Nguồn vốn chủ sở hữu (nguồn vốn tự có) Về mặt kinh tế : Số liệu bên “ nguồn vốn” thể hiện các nguồn vốn mà đơn vị đang sử dụng trong kỳ kinh doanh. Tỷ lệ và kết cấu của từng nguồn vốn phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp . Về mặt pháp lý: số liệu bên nguồn vốn thể hiện trách nhiệm về mặt pháp lý của doanh nghiệp với nhà nước, đối với ngân hàng, với cấp trên, với khách hàng, cán bộ công nhân viên của đơn vị về tài sản đang sử dụng . Bảng cân đối kế toán Tài sản Tiền Nguồn vốn Tiền I- Tài sản lưu động I - Nguồn vốn II- Tài sản cố định II- Nguồn vốn Từ bảng cân đối kế toán có thể xem xét quan hệ cân đối từng bộ phận vốn và nguồn vốn cần kết hợp tài liệu trên tài khoản tổng hợp và phân tích về nguyên tắc có những cân đối . Về phương diện giám đốc, mỗi phương pháp đáp ứng một yêu cầu khác nhau trong quản lý các đối tượng kế toán và đồng thời chúng tạo thành một tổng thể hoàn chỉnh các phương tiện để kế toán giám đốc. Cụ thể với đặc trưng đăng ký từng nghiệp vụ kinh tế diễn ra trong xí nghiệp, phương pháp chứng từ cho phép kế toán giám đốc một cách tỷ mỷ từng hành vi kinh tế diễn ra và bằng thủ tục lập chứng từ (chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành). Phương pháp chứng từ cho phép ngăn chặn kịp thời những hành vi kinh tế không lành mạnh trong xí nghiệp như: Nghiệp vụ chi tiêu tiền mặt không phù hợp với chế độ chi tiền mặt, xuất nhập vật tưư sai nguyên tắc sẽ không được diễn ra bởi sự kế toán các thủ tục lập chứng từ. Tài khoản là một phương pháp hệ thống hoá thông tin theo những mục tiêu đã quy định trước, quy nạp những hiện tượng kinh tế cùng loại cho phép kiểm tra giám đốc mức độ thực hiện của từng đối tượng, từng hoạt động kinh tế như: Tình hình thu chi tiền mặt trong ngày; nhập xuất vật tưư trong kỳ; tình hình chi phí sản xuất trong tháng. Và do đó phương pháp tài khoản giúp cho nhà quản lý chỉ đạo kịp thời các hoạt động kinh tế cho xí nghiệp phù hợp với dự toán, kế hoạch. Các hoạt động kinh tế có mối liên hệ mật thiết với nhau, bởi vậy việc sắp xếp và trình bày các mối liên hệ này trên các bảng biểu kế toán theo phương pháp tổng hợp cân đối khi kết thúc một niên độ kế toán là cần thiết là không thể thiếu để cung cấp những thông tin tổng quát giúp cho việc phân tích đánh giá đầy đủ thành quả của một quá trình sản xuất kinh doanh. Tóm lại: Các phương pháp kế toán có vị trí riêng biệt đồng thời quan hệ mật thiết với nhau tạo nên tính hệ thống của nó. Nhận thức mối quan hệ này có ý nghĩa thực tiễn quan trọng khi vận dụng các phương pháp kế toán. Trong mối quan hệ về phương diện phản ánh của các phương pháp mặc dù phương pháp tổng hợp cân đôí ở vị trí cuối cùng, nhưng những thông tin tổng quát được trình bày trong hệ thống báo cáo lại quy định một mô hình thông tin phải được hoạch định trước trên hệ thống tài khoản. Bởi vậy các các tài khoản được mở ra, nội dung và phương pháp quy nạp của chúng phải phù hợp các chỉ tiêu quy định trên báo biểu. V Chế độ sổ kế toán trong hệ thống kế toán V.1 - Khái niệm và tác dụng của sổ kế toán Trên góc độ ứng dụng sổ trong trong công tác kế toán có thể định nghĩa: Sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng. Ghi sổ kế toán được thừa nhận là một giai đoạn phản ánh của kế toán trong quá trình công nghệ sản xuất thông tin kế toán. Sổ kế toán có thể là một tờ rời có chức năng phản ánh quy định của hệ thống hạch toán. Như vậy sổ tờ rời hay sổ quyển đều phải tuân thủ theo nguyên lý kết cấu nhất định có nội dung ghi chép theo thời gian hoặc theo đối tượng nhất định hoặc chi tiết, hoặc tổng hợp để phản ánh và hệ thống hoá các thông tin đã được chứng từ hóa một cách hợp pháp và hợp lý theo tiến trình ghi chép cuả kế toán. V.2 - Các hình thức sổ kế toán -nguyên lý kết cấu và nội dung phản ánh Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung Hình thức sổ kế toán Nhật ký Sổ cái Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ * Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung Sổ nhật ký chung: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thơi gian. Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ ghi sổ cái. Gồm các sổ : Nhật ký thu tiền ,Nhật ký chi tiền, Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng.Sổ cái,Các sổ ,thẻ kế toán chi tiết: Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ cái Sổ nhật ký đạc biệt Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết kế toán Bảng cân đối phát sinhsinh Báo cáo tài chính Ghi hàng gnày Ghi cuối tháng Đối chiếu H Sơ đồ sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung * Hình thức sổ kế toán Nhật ký sổ cái: Sổ cái là hình thức sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế ,tài chính phát sinh tring niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp,mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái để ghi chép trong một niên độ kế toán. Số liệu trên sổ cái dùng để lập các báo cáo tài chính. Chứng từ gốc Sổ quỹ Nhật ký Sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng gnày Ghi cuối tháng Đối chiếu H Sơ đồ sổ kế toán hình thức Nhật ký -Sổ cái * Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ : Gồm các loại : -Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ : Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. -Sổ cái : Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán. -Các sổ thẻ kế toán chi tiết : Là sổ kế toán chi tiết dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế ,tài chính phát sinh tjeo từng đối tượng hoạch toán mà sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. Chứng từ gốcgốc Sổ quỹ Sổ ,thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng gnày Ghi cuối tháng Đối chiếu H Sơ đồ sổ kế toán hình thức Nhật ký chứng từ ghi sổ * Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ : Gồm các sổ kế toán sau: Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ cái Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Chứng từ gốc và các bảng phân bố Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi hàng gnày Ghi cuối tháng Đối chiếu H Sơ đồ sổ kế toán hình thức Nhật ký chứng từ VI chế độ kế toán hộ kinh doanh VI .1 - Khái qoát Hộ Kinh Doanh: Khái niệm hộ kinh doanh: Tất cả các hộ sản xuất, kinh doanh chưa đủ điều kiện thành lập doanh nghiệp tư nhân hoạt động trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp, xây dựng , vận tải , khai thác tài nguyên, nuôi trồng thuỷ sản,kinh doanh thương nghiệp, ăn uống, phục vụ, sửa chữa và các dịch vụ khác,.. có doanh số bán hàng theo quy định của Bộ Tài chính đối với từng ngành nghề cụ thể được gọi tắt là hộ kinh doanh. Chế độ kế toán hộ kinh doanh áp dụng cho tất cả các hộ sản xuất, kinh doanh chưa đủ điều kiện thành lập doanh nghiệp tư nhân. Nội dung chủ yếu của chế độ kế toán hộ kinh doanh: - Số lượng và giá trị tài sản, vật tư, tiền vốn, các khoản hộ hiện có đang sử dụng vào sản xuất kinh doanh. - Số lượng và giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào. - Số lượng và giá trị hàng hóa, sản phẩm đã bán, dịch vụ đã cung cấp. - Các khoản chi phí đã sử dụng vào sản xuất kinh doanh . Kết quả sản xuất, kinh doanh và các khoản thuế, lệ phí phải nộp Nhà nước, các khoản thuế được hoàn (nếu có). Một số quy định của chế độ kế toán hộ kinh doanh: -Kế toán hộ kinh doanh phải ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời, trung thực mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh cuả hộ. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải lập và ghi chép đầy đủ vào chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên ghi trên sổ kế toán phải có chứng từ hợp pháp, hợp lệ chứng minh. Việc lập chứng từ và ghi sổ kế toán phải đúng ngày, tháng phát sinh. Cuối thàng, cuối quý, cuối năm phải khoá sổ kế toán, lập tờ kê khai thuế và các bảng kê theo quy định. Việc ghi chép kế toán hộ kinh doanh phải dùng chữ viết , chữ số phổ thông; - Về giá trị, đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Đồng Việt Nam, Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. - Về hiện vât, đơn vị tính là đơn vị đo lường chính thức của Nhà nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam  (như: cái, chiêc, tấn , mét, lít,...) -Việc ghi chép kế toán dùng mục thường không phai, không bỏ chống dòng, không viết tắt, không viết xen kẽ, không viết chồng, không tẩy xoá. Nếu viết sai thì phải gạch bỏ chỗ sai bằng một gạch bằng mực đỏ, để có thể vẫn nhìn rõ chữ hoặc số đã viết sai, sau đó ghi chữ hoặc số đúng lên phía trên và người sửa chữa ký tên vào bên cạnh. Nếu viết sót thì viết bổ sung lên phía trên chỗ sót (bằng mực thường viết bổ sung vào bên cạnh). VI.2 - Chứng từ và sổ kế toán Mức độ và phạm vi hoạt động của hộ kinh doanh nói chung là nhỏ không giống như các doanh nghiệp và những công ty khác nên trình độ quản lý cũng như phương pháp hoạch toán kế toán không đỏi hỏi phức tạp như những chủ thể khác, nó được bó hẹp trong một phạm vị nhất định (Theo quyết định của Bộ tài chính ban hành số 169-2000/QĐ0BTC – ngày 25/10/2000). Những chứng từ và sổ kế toán thường sử dụng trong hoạt động kinh doanh : Chứng từ: Hoá đơn bán hàng Bảng kê thu mua nông , lâm , thuỷ sản của người trực tiếp sản xuất Bảng kê bán lẻ hàng hoá và dịnh vụ Phiếu xuất kho kim vận chuyển nội bộ Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý Các loại vé tàu, vé xe, vé vui trơi giải trí.. Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Bảng chấm công Phiếu thu Phiếu chi Giấy báo có Giấy báo nợ Sổ kế toán: Sổ nhật ký bán hàng Sổ nhật ký mua hàng Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm , hàng hoá Bảng kê luân chuyển vật tư, sản phẩm, hàng hoá Sổ đăng ký TSCD sử dụng vào sản xuất VI.3 Chức năng và công việc kế toán hộ kinh doanh Cũng như những doanh nghiệp khác – kế toán hộ kinh doanh thực hiện đầy đủ các chức năng trong hệ thống kế toán, theo quy định chung của Bộ Tài Chính nhưng quy mô và độ phức tạp không lớn, nó được giới hạn trong khuôn khổ kinh doanh của hộ. Hoạt động chủ yếu của hộ kinh doanh là hoạt động kinh doanh thương mại, kinh doanh buôn bán giữa các đối tác làm ăn. Hoạt động kinh doanh cũng tuân thủ theo các quy định chung như : Làm chọn nghĩa vụ thuế với nhà nước, tham gia công ích xã hội . Công việc kế toán của hộ kinh doanh nói chung không nhiều và gồm những công việc như : Bán hàng và công nợ phải thu Mua hàng và công nợ phải trả Kế toán chi phí trả lương cho công nhân Kế toán hàng đại lý ký giửi Kế toán hàng tồn kho và luân chuyển kho Kế toán tiên mặt tiền gửi Công việc kế toán ở đây được thực hiện một cách tuần tự từ khi bắt đầu hoạt động một chu kỳ kinh doanh cho đến khi kết thúc chu kỳ đấy. Chương II Phuơng pháp luận nghiên cứu hệthống thông tin quản lý I - Hệ thống thông tin quản lý I.1. Khái niệm thông tin ? Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm khác nhau nhưng thường được dùng lẫn lộn. Đối với một người, một bộ phận của cơ quan hay một hệ thống nào đó, dữ liệu là số liệu hay tài liệu cho trước. Thông tin là dữ liệu đã được xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dùng, có ý nghĩa và có giá trị đối với người nhận tin trong việc ra quyết định. Dữ liệu được ví như nguyên liệu thô của thông tin. Thông tin do người này, bộ phận này đưa ra có thể được người khác bộ phận khác coi như dữ liệu để xử lý thành thông tin phục vụ cho những mục đích khác. Đó là lý do tại sao hai từ “dữ liệu” và “thông tin” có thể dùng thay thế cho nhau. Ta có thể hiểu cách khác: Thông tin là sự phản ánh và biến phản ánh thành tri thức mới về đối tượng được phản ánh trong tri thức của chủ thể nhận phản ánh. I .2 Bản chất của thông tin Thông tin luôn thay đổi và có hai tính chất đặc trưng là độ cứng và độ phong phú. Độ cứng của thông tin: Độ cứng là thước đo khách quan tính chính xác và mức độ tin cậy của một mẩu tin. Thông tin về thị trường như giá cổ phiếu, giá vàng là cứng nhất vì chúng đo lường một cách cực kỳ chính xác, các công bố về tài chính đã kiểm toán cũng khá cứng. Mặc dù các nhà quản lý muốn dùng thông tin cứng nhưng nhiều trường hợp không thể có để dùng, vì vậy họ phải tìm kiếm nó từ nhiều nguồn khác nhau rồi luận giải để khẳng định lại. Độ phong phú cảu thông tin: Thông tin phong phú nhất khi trao đổi mặt đối mặt, tài liệu toàn con số là dạng thông tin nghèo nàn nhất. Độ phong phú của thông tin phụ thuộc vào thông tin liên lạc. Tính chất của thông tin quản lý theo loại quyết định : Có 3 cấp quyết định: +Quyết định chiến lược ( strategic ): Trả lời câu hỏi cái gì ?, để làm gì ? với mục đích xác định mục tiêu, xây dựng nguồn lực của hệ thống. +Quyết định chiến thuật ( tactic ): Trả lời câu hỏi cho ai?, cung cấp ở đâu ? khi nào? nhằm cụ thể hoá mục tiêu trên thành nhiệm vụ và khai thác tối ưu nguồn lực. +Quyết định tác nghiệp ( Operational ):Trả lời câu hỏi thực hiện mục đích đó như thế nào?. Các đặc trưng thông tin quản lý cho mỗi cấp quyết định: Nguồn thông tin Thời điểm Khả năng dự kiến Tần suất Tính cấu trúc Độ chính xác Mức chi tiết Tính chất TT Quyết định Tác nghiệp Chiến thuật Chiến lược -Thông tin đều đặn -Phần lớn là thường kỳ -Thông tin có tính đột xuất hoặc trong một khoảng thời gian dài mới có quyết định -Có thể dự kiến trước thông tin -Có thể có một số nét mới đặc biệt của thông tin Thông tin không có trong dự kiến để ra quyết định mới. - Thông tin quá khứ -Thông tin quá khứ và hiện tại -Chủ yếu là thông tin dự đoán tương lai -100% thông tin trong -Phần lớn là thông tin trong (70%) -Phần lớn là thông tin ngoài (70%) -Tính cấu trúc rất cao -Một số thông tin có tính phi cấu trúc -Phần lớn thông tin có tính phi cấu trúc -Thông tin rất chính xác -Thông tin có tính tương đối, có ý kiến chủ quan -Thông tin có tính chủ quan là phần lớn -Rất chi tiết -Thông tin mang tính tổng hợp Thông tin mang tính khái quát so sánh I .3 Vai trò của thông tin đối với quản lý Dưới góc độ kinh tế thông tin là những tín hiệu, những thông báo, những kiến thức mới được truyền, được nhận, đựơc hiểu và được đánh giá là có ích để giải quyết một vấn đề nào đó. Quản lý là điều hoà các nguồn tài nguyên về con người và vật chất nhằm đưa tổ chức đạt tới mục tiêu là quá trình biến đổi thông tin thành hành động. Hiệu quả của quản lý ,dù là quản lý trong tổ chức nào và quản lý ở tầm vĩ mô hay vi mô cũng đều phụ thuộc chặt chẽ vào số lượng và chất lượng của thông tin mà người quản lý nhận được. Bởi xét cho cùng ,nếu như quản gồm các chức năng: vạch kế hoạch, bố chí cán bộ, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát thì chức năng nào trong số đó cũng cần dùng đến thông tin và cho ra thông tin quyết định. Ta có thể nói những luồng thông tin luân chuyển trong một tổ chức cũng đóng vai trò tương tự như hệ thống mạch máu trong cơ thể con người. Sự so sánh đó sẽ được minh hoạ rõ hơn trong qoan điểm xem xét một tổ chức như là sự hợp thành của ba hệ thống: hệ thống quản lý, hệ thống thông tin và hệ thống thừa hành .Trong đó hệ thống thừa hành là bộ phận thực hiện những quyết định mà hệ thống quản lý ban hành nằm đưa tổ chức thích nghi với môi trường và hướng tới mục tiêu nhất định. Còn hệ thống thông tin là trung gian là cầu nối liên kết giữa hai hệ thống đó. Nó chính là tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý,lưu trữ dữ liệu, truyền đạt và phân phát thông tin trong một tổ chức. I .4 Hệ thống thông tin Khái niệm: Hệ thống thônh tin là tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập lưu trữ và xử lý dữ liệu, phân phát thông tin để hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch đường lối và kiểm soát các hoạt động trong tổ chức. Các yếu tố cấu thành hệ thống thônh tin : Hệ thống thônh tin có thể hoàn toàn thủ công hay dựa trên máy tính. Ngoài máy tính điện tử, hệ thống thônh tin còn có con người, các phương tiện thông tin liên lạc, các quy trình xử lý, các quy tắc, thủ tục, phương pháp mô hình toán học,...để xử lý dữ liệu, quản lý và sử dụng thông tin. Có quan điểm phân chia hệ thống thông tin thành bốn loại: Hệ thống vận hành Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống hỗ trợ quyết định Hệ chuyên gia Song trên thực tế khó có thể thấy một hệ thống thông tin nào chỉ thuộc một trong bốn loại đó, và nếu quan niêm hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý thì chúng ta có thể gọi hầu hết các hệ thống thông tin là hệ thống thông tin quản lý. Nếu không có hệ thống thônh tin thì một tổ chức chắc chắn sẽ không tồn tại được bởi vì với một mục tiêu nào đó mà không có thông tin thì không thể thực hiện theo yêu cầu được, do vậy hệ thống thônh tin giữ một vị trí quan trọng hay nói cách khác là tổ chức không thể độc lập hoàn toàn với hệ thống thônh tin . Nguồn thông tin Thu thập Xử lý Lưu trữ Phân phát Đích thông tin H - Các yếu tố của HTTT I.5 - Các luồng thông tin vào - ra trong hệ thống thông tin quản lý * Luồng thông tin vào : bao gồm cả thông tin định hướng của cấp trên và các thông tin liên hệ trao đổi với môi trường. Mỗi bộ phận có lượng thông tin lớn và đa dạng cần sử lý.Các thông tin cần phải xử lý có thể chia thành: Các thông tin luân chuyển: là loại thông tin chi tiết về các hoạt động hàng ngày của tổ chức, khối lượng thông tin này lớn nên cần đòi hỏi có xử lý nhanh và kịp thời. Các thông tin tổng hợp định kỳ: là thông tin tổng hợp hoạt động của cấp dưới báo cáo lên cấp trên, nguồn thu thập những thông tin này là các thông tin ghi chép trực tiếp từ các bộ phận bên trong hệ thống thừa hành. Các thông tin dùng để tra cứu: là các thông tin dùng chung trong hệ thống, các thông tin này tồn tại một thời gian dài và ít thay đổi, được dùng để tra cứu trong việc xử lý các thông tin luân chuyển và thông tin tổng hợp. * Luồng thông tin ra: là những thông tin được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào từng yêu cầu quản lý cụ thể. Nhà nước và cấp trên HTQL HT bị QL Nhà cung cấp Doanh nghiệp cạnh tranh trực tiếp Tổ chức có liên quan Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh Khách hàng Thông tin trong Doanh nghiệp (tổ chức) H - Hệ thống thônh tin bên ngoài tổ chức I.6 - Các module của hệ thống thông tin quản lý Để tổ chức các thông tin phục vụ quản lý cần phải xây dựng các module dữ liệu sau: * Các module cập nhật , xử lý thông tin tổng hoạp và thông tin luân chuyển :vì chất lượng thông tin lớn đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh và chính xác nêm khi xây dưụng cần quan tâm đến các yêu cầu sau: Tổ chức màn hình hợp lý nhằm giảm thao tác cho người sử dụng Tự động nạp các giá trị đã biết và các giá trị lặp lại Nắm vững các thông tin quan trọng từ thông tin cần cập nhật Kiểm tra phát hiện nhanh các sai sót khi nhập liệu và thông báo cho người sử dụng biết * Các module cập nhật thông tin tra cứu : vì các thông tin tra cứu được sử dụng trong hệ thống trong một thời gian dài, được cập nhật không thường xuyên nên việc tổ chức các thông tin này cần chú trọng đảm bảo cho dễ tra cứu nhất. * Các module báo biểu, báo cáo : được thiết kế dưa trên sự tìm hiểu các mẫu baỏng biểu báo các theo quy định của hệ thống. I.7 - Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý * Phương pháp tổng hợp : phương pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận nhưng phải đảm bảo về mặt logic trong hệ thống để sau này có thể xây dựng được các mảng cơ bản trên cơ sở từng nhiệm vụ đó. Ưu điểm : Cho phép đưa dần hệ thống vào làm việc theo từng giai đoạn và nhanh tróng thu được kết quả. Nhược điểm: các thông tin dể bị trùng lặp, dể xinh ra các tác không cần thiết. * Phương pháp phân tích: nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng bảo đảm toán học cho hệ thống. Sau đó xây dựng chương trìng làm việc và thiết lập các mảng làm việc cho chương trình đó. Ưu điểm : cho phép tránh được thiết lập các mảng làm việc một cách thủ công. Nhược điểm: hê thống chỉ hoạt động khi đưa vào đồng thời các mảng này * Phương pháp tổng hợp và phân tích: đây là phương pháp kết hợp của hai phương pháp trên. Tiến hàng đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số các thao tác cũng như nhiệm vụ cần thiết.Yêu cầu phải tổ chức chặt chẽ đảm bảo tính nhất qoán của thông tin trong hệ thống. I.8 - Các giai đoạn ứng dụng tin học trong một tổ chức. Một tổ chức muốn hoạt động có hiệu quả phải thu thập và xử lý thông tin một cách có hiệu quả. Muốn vậy, cần ứng dụng tin học và trong quá trình xử lý này, những giai đoạn phát triển của xử lý thông tin: Giai đoạn khởi đầu: Đây là giai đoạn đưa máy tính và hoạt động trong tổ chức, chủ yếu gắn liền ứng dụng tin học và kế toán và tài chính. Giai đoạn này các cán bộ chuyên môn, cán bộ xử lý dữ liệu mới bắt đầu học cách để làm việc với nhau. Giai đoạn lan rộng: Các máy tính chuyển sang một trạng thái thao tác được, các cán bộ chuyên môn nghiệp vụ đã có hứng thú hơn với với việc sử dụng công nghệ thông tin mới, tuy nhiên họ đánh giá ứng dụng của máy tính là chưa chính xác ( quá đề cao máy tính ). Giai đoạn phát triển xử lý thông tin có kiểm soát: Giai đoạn này hình thành loại nhân viên mới (Information Enable Manager ) để cố vấn và xử lý các thông tin trong hệ thống, tuy nhiên họ cần phải được nâng cao hơn trình độ quản lý thông tin. Giai đoạn tích hợp ứng dụng: Giai đoạn này kết hợp quản lý thông tin và xử lý thông tin vào một chủ thể ( lúc này con người có đủ khả năng vừa quản lý vừa xử lý thông tin ). Giai đoạn tự quản cơ sở dữ liệu: Giai đoạn mà các tổ chức nhận ra rằng thông tin là một nguồn lực cần để mọi người trong tổ chức tiếp cận và sử dụng một cách dễ dàng, do đó quản lý thông tin cần phải có tổ chức và thống nhất. Giai đoạn này phần cứng bắt đầu phát triển loại hình mạng. Giai đoạn hoàn chỉnh: Giai đoạn này xử lý dữ liệu đan kết và hoà nhập vào hệ thống quản lý hình thành những nhân viên quản lý cấp cao chuyên về xử lý thông tin: những nhân viên này sẽ đóng góp những kiến thức chính cho việc khai thác và xử lý thông tin giúp cho việc cạnh tranh thuận lợi hơn. I.9 - Các phương pháp ứng dụng tin học trong công tác quản lý Có hai phương pháp ứng dụng tin học trong công tác quản lý: phương pháp tin học hoá toàn bộ và phương pháp tin học hoá từng phần * Phương pháp tin học hoá toàn bộ Nội dung: phương pháp này chủ yếu là tin học hoá đồng thời tất cả các chức năng quản lý và thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động thay cho cấu trúc hiện có của đơn vị. Ưu điểm : các chức năng quản lý được tin học hoá một cách triệt để .đảm bảo tính nhát quán trong toàn bộ hệ thống, tránh được sự dư thừa thông tin . Nhược điểm : Thực hiện lâu và khó khăn,đầu tư ban đầu về trang thiết bị lớn. * Phương pháp tin học hoá từng phần Nội dung : Tin học hoá từng chức năng quản lý theo một trình tự nhất định. Các phân hệ của hệ thống được tách biệt và độc lập với các giải pháp được chọn của các phân hệ khác. Các phân hệ này thường được ứng dụng trên các máy tính và hoạt động trong các hệ thống phân tán. Ưu điểm : Khi thực hiện chương trình là đơn giản vì các công việc được phát triển một cách tương đối độc lập với nhau, đồng thời phương pháp này không kéo theo những thay đổi cơ bản và sâu sác về cấu trúc của hệ thống. Nhược điểm: phương pháp náy có tính nhất quán không cảo trong toàn bộ hệ thống , do đó khó tránh khỏi trùng lặp và dư thừa thông tin. I.10 - Vồng đời phát triển của hệ thống Vòng đời phát triển của hệ thống được khởi sinh từ khi có yêu cầu phát triển hệ thống thông tin của nhà quản lý hoặc người sử dụng đầu cuối . Có 5 giai đoạn phát triển vòng đời hệ thống theo sơ đồ dưới. Mỗi giai đoạn được thể hiện trong một khung cữ nhật ,các mũi tên dùng để liên kết đầu vào và đầu ra của từng vòng đời. II hệ thống thông tin kế toán II.1 - Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán được hiểu là tập hợp các nguồn lực như con ngườ , thiết bị máy móc được thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin. Thông tin kế toán là những thông tin động về toàn hoàn của những tài sản, phản ánh đầy đủ các chu trình nghiệp vụ cơ bản của tổ chức doanh nghiệp, từ chu trình cung cấp đến chu trình sản xuất ,tiêu thụ và tài chính, phản ánh tính hai mặt tăng, giảm của vốn và nguồn vốn. Hệ thống thông tin kế toán hiện đại là hệ thông thông tin có sử dụng công nghệ thông tin dưới quyền chủ động tuyệt đối của con người để thực hiện các chức năng ghi nhận, xử lý, lưu trữ và chuyền đạt thông tin kinh tế tài chính trong một tổ chức kinh doanh sản xuất hay hành chính sự nghiệp. Khái niệm Tiêu thức Dữ liệu kế toán Thông tin kế toán Tổ chức dữ liệu Sổ nhật ký Sổ cái Mức độ quan tâm Tức thời Liên tục, lâu dài Ví dụ Nhật ký bán hàng Sổ cái tài khoản phải thu của khách hàng II.2 - Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán Chu trình nghiệp vụ được hiểu là lưư lượng các hoạt động được lặp đi lặplại của một doanh nghiệp đang hoạt động. Các chu trình nghiệp điển hình của sản xuất kinh doanh như sau: Chu trình tiêu thụ: Gồm những sự kiện liên quan đến bán hàng hoá và dịch vụ. Chu trình cung cấp: Gồm những sự kiện liên quan đến hoạt động mua hàng hoá và dịch vụ. Chu trình sản xuất : Gồm những sự kiện liên quan đến việc biến đổi các nguồn lực thành hàng hoá và dịch vụ Chu trình tài chính: Gồm các sự kiện liên quan đến việc huy động vốn và quản lý các nguồn vốn quỹ. Các sự kiện kinh tế Chu trình tiêu thụ Chu trình cung cấp Chu trình báo cáo tài chính Chu trình sản xuất Chu trình tài chính Báo cáo tài chính H - Sơ đồ các chu trình trong hệ thống thông tin kế toán II.3 - Các chế độ xử lý nghiệp vụ trong hệ thông kế toá Quy trình xử lý nghiệp vụ thủ công Trong hệ thống kế toán thủ công, các tài liệu gốc được ghi chép lại trong các sổ nhật ký nhằm lưu trữ một cách có hệ thống các nghiệp vụ , sau đó chúng được chuyển sang sổ cái để tổng hợp dữ liệu tài chính – Trình tự xử lý bắt đầu từ các tài liệu gốc, rồi đến sổ nhật ký, sau đó là sổ cái và kết thúc bằng báo cáo tài chính. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các chứng từ kế toán Sổ nhật ký Sổ cái Báo cáo kế toán Lập chứng từ Ghi sổ kế toán Chuyển sổ Lập báo cáo H Quá trình xử lý nghiệp vụ trong hệ thống kế toán thủ công Quy trìng xử lý nghiệp vụ kế toán tự động hoá Trong hệ thống kế toán tự động, với việc xử dụng máy tính trong các nghiệp vụ kế toán. Các tài liệu gốc được nhập vào máy tính thông qua thiết bị nhập liệu trên cơ sở các tệp dữ liệu nghiệp vụ sau đó các tệp này được chuyển vào các tệp sổ cái và các sổ cái sẽ được sử lý để làm cơ sở lập báo cáo tài chính . Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các chứng từ kế toán Tệp số liệu chi tiết Tệp số liệu tổng hợp cuối tháng Báo cáo tài chính sổ sách kế toán Lập chứng từ Cập nhật chứng từ vào máy Tổng hợp số liệu cuối tháng Lên báo cáo H - Quá trình xử lý nghiệp vụ trong hệ thống kế toán tự động III Phương pháp phân tích ,thiết kế và cài đặt hệ hệ thống thông tin quản lý Nhìn một cách tổng thể ,quá trình xây dựng một hệ thống thông tin quản lý gồm các bước tuần tự sau: xuất phát từ những sự kiện cụ thể trong thực tế để thiết lập mô hình khái niệm, sau đó xây dựng mô hình logic và cuối cùng chuyển sang mô hình vật lý. Việc thiết kế một hệ thống thông tin theo mô hình quan hệ chính là việc biến đổi một mô hình thực tế theo cách nhìn của người dùng thành một phần mềm tương ứng. Các thực thể dưới con mắt người đùng sẽ trở thành các bảng trong cơ sở dữ liệu ,các chức năng mà người dùng yêu cầu sẽ trở thành các thành phần của một hay nhiều chương trình ứng dụng. Hệ thống thônh tin quản lý có những vấn đề quản lý mới nảy sinh đòi hỏi phải có những thay đổi lớn, yêu cầu thiết kế mới hệ thống thônh tin . Hệ thống thônh tin quản lý cần những yêu cầu mới trong nhiều lĩnh vực cần thiết phải thiết kế mới hệ thống. Hệ thống thônh tin quản lý có những thay đổi về khoa học công nghệ nên cần thiết kế mới để hoạt động hiệu quả hơn. Các nhà quản lý của hệ thống thônh tin có những chính sách đưa ra nhằm thiết kế hệ thống mới có chất lượng. Trong quá trình phát triển hệ thống,thiết kế chính là một trong những giai đoạn quan trọng nhất, nó ảnh hưởng to lớn đến chất lượng và hiệu quả cuối cùng của hệ thống . Bản thân từ “hệ thống” đã bao hàm một tập hợp các ứng dụng được tổ chức một cách chặt chẽ, hợp lý. Nếu như chúng được xây dựng một cách tuỳ tiện , không theo một thiết kế thống nhất thì sẽ rất khó khăn trong việc tương tác liên hệ giữa chúng ,vì vậy không thể tạo nên hệ thống tốt. Mặt khác việc thiết kế cơ sở dữ liệu vô cùng qoan trọng, nó không những đảm bảo cho việc tránh dư thừa dữ liệu ,nâng cao hiệu quả hệ thống mà còn tác động đến sự hoạt động và tương tác giữa các chương trình khác , và quan trọng hơn nữa một hệ thống chỉ có thể mở rộng ,sửa đổi rễ ràng để đáp ứng các yêu cầu luôn biến động nếu như nó dựa trên một thiết kế tốt. Nếu hệ thống không được dựa trên một thiết kế tốt thì quá trình bảo trì nâng cấp hệ thống sẽ thực sự trở thành gánh nặng , chưa kể đến hệ thống có thể bị đào thải . Vì có vai trò và tầm quan trọng không thể phủ nhận được như vậy , gần đây việc phân tích thiết kế hệ thống đã được coi trọng hơn. Hệ thống thông tin đang xây dựng ở đề tài này tuy không phải là một hệ thống được xây dựng hoàn toàn mới, song ta vẫn thực hiện tỷ mỉ từng công việc trong phân tích , thiết kế để đảm bảo một nền tảng thiết kế tốt cho hệ thống ,tạo điều kiện tốt cho công việc bảo trì hoặc mở rộng,thay đổi hệ thống sau này. Dưới đây là trình bày quy trình phát triển hệ thống thông tin quản lý bao gồm 5 giai đoạn: III.1 - Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu là giai đoạn đầu tiên trong vòng đời phát triển hệ thống Trong giai đoạn này chúng ta phải làm sáng tỏ được bản chất và quy mô của vấn đề được đề cập tới trong yêu cầu phát triển hệ thống thông tin ,đồng thời đánh giá tính khả thi cùng hiệu quả sơ bộ của hệ thống thông tin mới. III.2 - Làm sáng tỏ yêu cầu và quy mô của vấn đề Để làm sáng tỏ vấn đề được nêu ra trong yêu cầu phát triển hệ thống thông tin thì chúng ta phải tìm hiểu xem Lí do dẫn tới yêu cầu đó là gì: Là vì muốn cải tiến chất lượng dịch vụ dành cho những người sử dụng cuối? Là vì muốn nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin hiện thời? Hay là vì những thông tin mà hệ thống thông tin hiện thời cung cấp còn chưa đầy đủ ,chưa kịp thời, chưa thích hợp với yêu cầu quản lý ? Hay là bởi sự kiểm soát dữ liệu trong hệ thống thông tin còn lỏng lẻo hoặc hiệu quả kinh tế còn chưa cao? Yêu cầu phát triển hệ thống thông tin đó xuất phát từ nguồn nào: Từ người sử dụng cuối với những yêu cầu ngày càng phong phú? Từ chỉ thị của các nhà quản lý cấp cao ? Hay là từ chính hệ thống thông tin hiện thời với những sai sót nào đó? Hay là từ kiến nghi của trung tâm thông tin trong kổ chức ? Hay là từ các tác nhân bên ngoài tổ chức? III 3 - Đánh giá tính khả thi và hiệu quả sơ bộ củ hệ thống thông tin Để đánh giá tính khả thi cùng hiệu quả sơ bộ của hệ thống thông tin đang được yêu cầu phát triển ,ta cần xem xét các mặt sau: Tính khả thi về mặt kỹ thuật : Một yêu cầu phát triển hệ thống thông tin có tính khả thi về mặt kỹ thuật nếu như tổ chức hiện đã có hoặc có khả năng co những trang thiết bị cùng đội ngũ nhân sự cần thiết để xây dựng, cài đặt và vận hàng hệ thống thông tin mới. Tính khả thi về mặt tổ chức : Một yêu cầu phát triển hệ thống thông tin được coi là có tính khả thi về mặt tổ chức nếu sau khi việc phát triển và cài đặt hệ thống hoàn thành thì hệ thống thông tin mới sẽ được sử dụng.Để xem xét khía cạnh có khả thi về mặt tổ chức ta phải xét những vấn đề sau: Liệu những người sử dụng cuối cùng có được lôi cuốn váo phát triển hệ thống thông tin mới không? Kế hoạch phát triển hệ thống thông tin mới có hợp lý không? Cán bộ lãnh đạo và những người sử dụng cuối cùng có ủng hộ phát triển hệ thống thông tin này không?. Tính khả thi về mặt kinh tế :Một yêu cầu phát triển hệ thống thông tin mớ được coi là khả thi về mặt kinh tế nếu những lợi ích mà hệ thống thông tin mới đem lại vượt quá ngững chi phí phát triển ,cài đặt và vận hành nó. Để xem xét xem hệ thống thông tin mà đề tài của mình xây dựng có khả thi về kinh tế hay không ,ta đã phái giải quyết những vấn đề sau: Ước lượng chi phí cho nhân sự phát triển hệ thống ,ước lượng chi phí cho việc mua sắm trang thiết bị cần thiết, ước lượng lợi ích thu được từ hệ thống mới, ước lượcg chi phí cơ hội trong trường hợp không phát triển hệ thống thông tin mới. III 4 Phân tích hệ thống Mục đích của giai đoạn phân tích hệ thống :Là phải hiểu rõ hệ thống thông tin hiện có ,xác định rõ yêu cầu hệ thống và các đầu vào, đầu ra, các xử lý, kiểm soát và thời gian thực hiện, đưa ra các khiến nghị thay đổi và xây dựng những mục tiêu cụ thể cần đạt được trong hệ thông thông tin mới. Để đạt được mục đích trên ,trong giai đoạn chúng ta phải thực hiện hai công việc chính: III .4.1 Xác định các yêu cầu hệ thông Trong bước này chúng ta cần thu được những câu trả lời đầy đủ cho các câu hỏi Ai?,cái gì?, khi nào?, ở đâu?, như thế nào? Đồng thời trong khi giải đáp những câu hỏi đó, chúng ta cũng luôn phải đặt ra câu hỏi tại sao?. Ai ? ai là người thực hiện từng thủ tục trong hệ thông thông tin hiện có ? Tại sao lại là người đó ? Có đúng là người thích hợp không? Liệu nhiệm vụ này có thể dao cho ai khác được không ?. Cái gì? những xử lý gì đang đựơc làm? Những thủ tục gì đang tiến hành để thực hiện những xử lý đó? Tại sao những xử lý này lại cần thiết ? Khi nào ? Khi nào thì thủ tục được thực hiên? Tại sao nó lại thực hiện vào thời điểm đó? Liệu đó có phải là thời điểm tốt nhất chưa? Ơ đâu ? Việc vận hàng hệ thống đang thực hiện ở đâu ? Tại sao? Liệu hệ thống có thể được vận hành ở chỗ nào khác hiệu quả hơn không? Như thế nào? Mỗi một thủ tục được thực hiện như thế nào? Tại sao nó lại được thực hiện theo cách đó? Liệu nó có thể thực hiện tốt hơn không? Có hiệu quả coa và chi phí thấp hơn không? Để thu được câu trả lời cho những vấn đề trên chúng ta có nhiều phương pháp: như phỏng vấn, quan sát, tra cứu tài liệu, dùng phiếu hỏi...Mỗi phương pháp trong số đó có ưu điểm và nhược điểm riêng. Trong mỗi điều kiện thực hiện đề tài này, tôi chỉ phối hợp ba phương pháp : Phỏng vấn, quan sát và tra cứutài liệu. III .4.2 Phân tích yêu cầu hệ thống Có rát nhiều phương pháp đặc tả yêu cầu hệ thống được các nhà phân tích hệ thống sử dụng trong hơn 30 năm qua. Song từ những năm 1970 lại đây phân tích có cấu trúc đã tỏ ra là một phương pháp ưu việt nhất. Theo phương pháp này để phân tích các yêu cấu của hệ thống chúng ta sẽ sử dụng những công cụ sau : Sơ đồ chức năng nhiệp vụ : Sơ đồ này là sự phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống trong miền khảo sát .Mỗi chức năng được ghi trong một khung và nếu cần sẽ được phân thành các chức năng con, số mức phân rã phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. Sơ đồ này giúp ta tăng cường cách tiếp cận logic tới hệ thống cần nghiên cứu . Các chức năng được xác điịnh ở đây được dùng trong nhiều mô hình sau này. Sơ đồ dòng dữ liệu (DBF) : Đây là một trong những công cụ quan trọng nhất việc phân tích hệ thống có cấu trúc. Nó đưa ra một phương pháp thiết lập quan hệ giữa chức năng hoặc quá trình với những thông tin mà chúng sử dụng. Đây là một phần chủ chốt của đặc tả yêu cầu hệ thống, vì nó sác định rõ thông tin nào có mặt trước khi một quá trình được thực hiện. Đặc tả yêu cầu của hệ thống ta phải xây dựng một sơ đồ luồng dữ liệu , bước đầy tiên trong việc xây dựng bộ này phải thiết lập sơ đồ khung cảnh của hệ thống(Context diagram). Đây là một sơ đồ luồng dữ liệu chỉ ra sự chao đổi thông tin giữa hệ thông thông tin với các tác nhân bên ngoài,và cũng là mức nhìn bao quát nhất về hệ thống. Nó được bố chí trên một trang,bao gồm một vòng tròn biểu thị cho toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu được bao quanh bởi các tác nhân bên ngoài của hệ thống và có các mũi tên chỉ hướng thông tin được truyền vào/ra khỏi hệ thống . Bước tiếp theo trong quá trình xây dựng bộ sơ đồ luồng dữ liệu là thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. Sơ đồ này đưa ra một cái nhìn chi tiết hơn về hệ thông thông tin so với sơ đồ khung cảnh.Nó chỉ ra các sử lý ,các dòng dữ liệu,các kho dữ liệu chính của hệ thông thông tin . Việc phân rã xử lý trong sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh sẽ cho chúng ta các sơ đồ luồng dữ liệu mức 1, và tuỳ thuộc vào độ phức tạp của các xử lý mà ta có thể phải tiếp tục phân rã các sơ đồ luồng dữ liệu mức xâu hơn. III .5 Thiết kế hệ thống Thiết kế hệ thống bao gồm thiết kế logic và thiết kế vật lý. Thiết kế logic xác định mọi đầu vào ,đầu ra mọi xử lý của hệ thống để đáp ứng các yêu cầu của hệ thống đã được xác định song không quan tâm đến việc chúng ta sẽ được thực thi như thế nào. Trong khi thiết kế logic chỉ quan tâm đến việc những cái gì được đòi hỏi phải có , thì thiết kế vật lý lại quan tâm đến việc làm thế nào để thoả mãn những đòi hỏi đó . Thiết kế logic được thực thiện đồng thời với chính giai đoạn phân tích hệ thống , khi mà chúng ta khảo sát ,xác định, phân tích, tổ chức và mô tả các yêu cầu logic của hệ thống về các đầu vào, các đầu ra và các xử lý. Do đó trong giai đoạn thiết kế hệ thống này chúng ta duyệt lại các yêu cầu của hệ thống và tiến hành thiết kế. III .5.1 Thiết kế các đầu ra của hệ thống Chủ yếu bao gồm các mẫu biểu báo cáo tổng kết sẽ được in và các màn hình chích rút thông tin theo yêu cầu quản lý. Để làm tốt phần thiết kế này ta luôn phải quan tâm đến đối tượng nhận báo cáo và mức độ chi tiết của báo cáo mà người đó yêu cầu. III .5.2 Thiết kế đầu vào của hệ thống Những công việc cụ thể mà ta phải làm trong phần thiết kế này: Thiết kế hoặc hiệu chỉnh nguồn dữ liệu sao cho rễ đọc ,rễ sử dụng và co thẩm mĩ với chi phí phải trăng nhằm tạo cơ sở thuận lợi cho việc nhập dữ liệu vào hệ thống. Xác định cách thức nhập dữ liệu Thiết kế màn hình nhập liệu: Sao cho đệp mắt lôi cuốn và không rắc rối , các mục thông tin cũng như việc điều khiển vị trí của con trỏ trên màn hình ,các thông báo và các hướng dẫn cũng như việc sử dụngcác thuật ngữ phải thống nhất ,tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng ,... III .5.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu Xác địh các mục đích của cơ sở dữ liệu Phân loại mô hình dữ liệu : Xác định thực thể và các thuộc tính của các thực thể , xác định mối quan hệ giữa các thực thể . Duyệt lại mô hình dữ liệu nhằm đảm bảo giảm thiểu sự trùng lặp, tránh dư thừa hay bỏ xót dữ liệu, tăng cường tính đọc lập giữa các bảng tương ứng với các thực thể . Tạo lập cơ sở dữ liệu nghĩa là phiên dịch mô hình dữ liệu đã thiết kế đã thiết kế thành cơ sở dữ liệu theo các quy tắc sau: + Mỗi thực thể trở thành một bảng trong cơ sở dữ liệu có cùng tên + Mỗi thuộc tính cuả thực thể trở thành một cột trong bảng có cùng tên + Mỗi bảng đều có một khoá chính để xác định một cách duy nhất các cá thể trong bảng + Thiết lập mối quan hệ Một – Một Giả sử cơ sở dữ liệu có hai thực thể A và B được ghi nhận bằng hai bảng dữ liệu A và B, ta nói rằng có một mối quan hệ một-một giữa hai thực thể A, B (hay hai bảng A, B ) nếu mỗi dòng của A tương ứng với một dòng của B và ngược lại mỗi dòng của bảng B tương ứng với một dòng của bảng A. Việc sát nhập hai bảng A, B lại vẫn có thể dễ dàng. Mối quan hệ này xuất hiện khi tách một bảng rất nhiều cột thành hai bảng cho đỡ cồng kềnh, quy mô nhỏ hơn. + Thiết lập mối quan hệ Một - Nhiều Ta nói rằng có một mối quan hệ một – nhiều giữa hai thực thể (hay hai bảng A, B) nếu mỗi dòng trong bảng A tương ứng với nhiều dòng trong bảng B nhưng ngược lại mỗi dòng trong bảng B chỉ tương ứng với một dòng trong bảng A. Bảng A ở phía một gọi là “bảng chủ”, bảng B ở phía nhiều gọi là “bảng quan hệ”. Mô hình như sau: NTNHOM *Mã nhóm TN Tên nhóm TN ........ MTMUC *Mã mục TM Mã nhóm TN ......... ...... + Thiết lập mối quan hệ Nhiều – Nhiều Ta nói rằng có một mối quan hệ Nhiều – Nhiều giữa hai thực thể (hay hai bảng A và B) nếu mỗi dòng trong bảng A tương ứng với nhiều dòng trong bảng B và ngược lại mỗi dòng trong bảng B có liên quan với nhiều dòng trong bảng A. Khi có mối quan hệ Nhiều – Nhiều ta cần tạo ra một thực thể thứ ba gọi là thực thể giao để liên kết hai thực thể kia qua hai mối quan hệ Một – Nhiều Mô hình như sau: NHOM *Mã nhóm Tên nhóm ...... NTNHOM * Mã nhóm TN Tên nhóm TN ...... TIEUNHOM *Mã TN ....... Chuẩn hoá cơ sở dữ liệu để đảm bảo cho các bảng ứng với các thực thể thoả mãn ba dạng chuẩn sau: + Dạng chuẩn 1NF : Một bảng thuộc dạng chuẩn thứ nhất khi và chỉ khi tất cả các thuộc tính trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặo đó ra thành các danh sách con và có ý nghĩa của nó . + Dạng chuẩn 2NF: Một bảng thuộc dạng chuẩn thú hai khi và chỉ khi nó thuộc chuẩn thứ nhất và tất cả các cột không thuộc khoá chính đều phụ thuộc đầy đủ vào khoá chính chứ không chỉ phụ thuộc một phần vào khoá chính. Nếu có sự phụ thuộc đó thì phải tách thuộc tính phụ thuộc đó thành một danh sách con mới, tức là không tồn tại một cột không thuộc khoá chính mà chỉ phụ thuộc một phần vào khoá chính. + Dạng chuẩn 3NF: Một bảng thuộc dạng chuẩn thứ ba khi và chỉ khi nó thuộc dạng chuẩn thứ hai và không có sự phụ thuộc khoá bắc cầu, tức là không tồn tại một cột không thuộc khoá chính mà phụ thuộc hàm vào một cột khác cũng không thuộc khoá chính. Nếu có thì phải tách thành hai danh sách. III .5.4 Thiết kế các xử lý của hệ thống Bao gồm hai công doạn : Chọn lựu phương pháp xử lý : Xử lý trực tuyến, xử lý theo lô, xử lý kết hợp , đồng thời cần xác định xem đây là hệ thống xử lý một người dùng hay hệ thống xử lý nhiều người dùng ? Xác định các chức năng xử lý chính III .5.5 Thiết kế ứng dụng Công việc bao gồm hai bước : Bước 1: Xây dựng các chương trình cần có và nhiệm vụ của mỗi chương trình, nó được thực hiện trong giai đoạn thiết kế hệ thống Bước 2 : Thiết kế cụ thể các module của từng chương trình, nó được thực hiện trong giai đoạn xây dựng trương trình . III .6 Xây dựng chương trình Giai đoạn xây dựng chương trình đòi hổi chúng ta phải thực hiện ba công đoạn: Lựu chọn ngôn ngữ thiết kế cơ sở dữ liệu và lập trình Lập trình Kiểm tra chương trình III.7 Cài đặt và đánh giá hệ thống Giai đoạn cài đặt và đánh giá hệ thống đồi hỏi chúng ta phải thực hiện bốn công đoạn sau: Hoàn thiện môi trường kiểm tra thử Đoà tạo người xử dụng Thay thế hệ thông thông tin cũ bằng hệ thông thông tin mới Đánh giá kết quả cài đặt và khai thác hệ thống IV ứng dụng tin học trong công tác kế toán hộ kinh doanh IV.1 Các bước xây dựng hệ thống Khảo sát và đặt vấn đề : Chiếm 15% cồng việc, khảo sát hệ thông hiện tại nắm rõ được hoạt động thực tại nhằm khắc phục các nhược điểm của nó, để phát triển thành một hệ thống mới, có tính ưu việt hơn, định hướng cho giai đoạn sau. Xem xét tính khả thi về mặt tài chính, mặt kỹ thuật và mặt tổ chức. Phân tích yêu cầu hệ thống : Chiếm 35% công việc, phân tích hệ thống là tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại, dựa vào các thông tin đầu ra, thông tin đầu vào, trê cơ sở đó xây dựng các lược đồ khái niệm, chức năng của hệ thống cho một hệ thống mới. Thiết kế và xây dựng hệ thống : Chiếm 40% công việc, thiết kế tổng thể , chức năng của hệ thống, xây dựng các quy trình nghiệp vụ cho các đơn thể và cho chương trình. Cài đặt hệ thống : Chiếm 10% công việc, là công việc cuối cùng để kết thúc chương trình, thiết lập các mối quan hệ giữa chương trình và môi trường, chạy thử và bảo trì hệ thống mới, hướng dẫn người sử dụng. IV .2 Các hình thức chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới * Chuyển đổi từng phần: Người sủ dụng hệ thống mới trong một giới hạn nhất định (cho từng phần một ) còn có những phần khác vẫn sử dụng hệ thống cũ, sau đó chuyển đổi dần cho đến khi hệ thống được thay thế hoàn toàn. * Chuyển đổi song song: Cả hệ thống cũ và hệ thống mới cùng sử dụng trong một thời gian nhất định cho tới khi hệ thống mới hoàn toàn đảm nhận được sứ mệnh của mình một cách có hiệu quả và chấm dứt hệ thống cũ. * Chuyển đổi thí điểm cục bộ: Đây là hình thức kết hợp của hai hình thức trên, tuỳ theo không gian và thời gian mà lựa chon một trong hai hình thức trên. Trong kinh doanh thương mại, cần xuất phát từ các đặc điểm quan hệ kinh tế và thương mại với các bạn hàng để tìm được phương thức giao dịch mua, bán thích hợp để đem lại cho đơn vị lợi ích cao nhất. Vì vậy kế toán lưu chuyển hàng hoá cần được hiện đầy đủ các nhiệm vụ để cung cấp các thông tin cho nhà quản lý ra các quyết định hữu hiệu . IV3 Môi trường hoạt động của hệ thống Nhiệm vụ của bài toán là xác định được cơ sở dữ liệu về các đầu vào là các chứng từ, cuối định kỳ lập báo cáo theo tháng, quý, năm bằng các màn hình nhập liệu, thực đơn và giao diện đầu ra là các báo cáo. Trong bài toán có một số sơ đồ khối giải thuật và cấu trúc dữ liệu của các thông tin cập nhật. Hệ thống được thiết kế bằng Hệ quản trị CSDL, ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro 6.0. ã Công cụ ngôn ngữ thiết kế hệ thống: + Công cụ thiết kế: Visual Fox 6.0 + Công cụ lập trình: Visual Fox 6.0 + Cơ sở dữ liệu: Visual Fox 6.0 ã Môi trường mạng LAN, hệ điều hành mạng Windows NT Server 4.0 Cấu trúc Client - server: + Môi trường máy chủ: Cấu hình tối thiểu: 1. Cấu hình tối thiểu Pentium Pro 2. Bộ nhớ Ram 64 MB, ổ cứng 4,3 GB HDD 3. Visual Fox server 6.0 Cấu hình tiêu chuẩn: 1. Cấu hình tối thiểu Pentium Pro - 300 2. Bộ nhớ Ram 128 MB, ổ cứng 4,3 GB HDD 3. Visual Fox server 6.0 4. Máy chủ chỉ nên dùng cho hệ thống, việc cài các ứng dụng khác có thể làm ảnh hưởng đến hệ thống. 5. Có ổ bằng từ để Backup + Môi trường máy trạm: Cấu hình tối thiểu: 1. Hệ điều hành Windows 95 2. Pentium 133 MHZ 3. 16 MB RAM 4. 2.1GB HDD (trên 100 MB ổ cứng còn trống trước khi cài ứng dụng) 5. 1 card mạng Cấu hình tiêu chuẩn: 1. Hệ điều hành Windows 95/98 2. Pentium 333 MHZ 3. 32 MB RAM 4. 2.1GB HDD (trên 250 MB ổ cứng còn trống trước khi cài ứng dụng) 5. 1 card mạng ã Môi trường truyền thông: Các phương tiện hiện đang sử dụng là đĩa mềm, đường điện thoại. Giải pháp:Cập nhật dữ liệu thông qua File text, yêu cầu là chuyển được File text từ nơi gửi tới nơi nhận. Yêu cầu: -Tại nơi nhận dữ liệu: Chương trình xử lý các File nhận được có thể được cài trên 1 máy trạm hay máy chủ đã được cài HĐH Windows NT hoặc Windows 95, các File kết xuất kết quả xử lý sẽ được chương trình truyền tin tự động truyền về cho nơi gửi. -Tại nơi gửi dữ liệu: Chương trình kết xuất các số liệu cần gửi ra File, đặt trong một thư mục riêng, các File này sẽ được chương trình truyền tin tự động truyền cho nơi nhận. Chương III Phân tích - thiết kế - xây dựng chương trình kế toán hộ kinh doanh I Đặc điểm chung của kế toán hộ kinh doanh Hoạt động kinh doanh hộ kinh doanh là hoạt động lưu thông phân phối hàng hoá trên thị trường nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh của hộ. Gồm có những đặn điểm chủ yếu như: Lưu chuyển hàng hoá trong kinh doanh thương mại, như mua hàng và bán hàng. Đối tượng trong kinh doanh là các loại hàng hoá phân theo từng loại như: hàng vật tư thiết bị , hàng công nghệ phẩm tiêu dùng, hàng lương thực ... Quá trình lưu chuyển hàng hoá được thực hiện theo hai phương thức là bán buôn và bán lẻ . Tổ chức kinh doanh thương mại là bán buôn, bán lẻ hoặc kinh doanh tổng hợp. Nhiệm vụ kế toán trong hộ kinh doanh: Ghi chép số lượng, chất lượng và giá phí chi tiêu mua hàng theo chứng từ. Phân bổ hợp lý chi phí mua hàng cho số hàng đã bán và tồn cuối kỳ. Phản ánh kịp thời khối lượng hàng hoá, ghi nhận doanh thu bán và các chỉ tiêu có liên quan. Lựu chọn phương pháp và xác định đúng giá vốn hàng xuất bán để đảm bảo chính xác chỉ tiêu lãi gộp hàng hoá. Kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dụ trữ kho hàng hoá, phát hiện và xử lý kịp thời hàng ứ đọng. Xác định kết quả bán hàng và thực hiện chế độ báo cáo hàng hoá và báo cáo bán hàng. Theo dõi và thanh toán kịp thời công nợ với nhà cung cấp và khách hàng. Tính các khoản lượng và trích theo lương vào chi phí. Để thực hiện công tác kế toán trong Kế toán hộ kinh doanh thì không cần phải triển khai công việc kế toán như một hệ thống kế toán quy mô của một Công ty hoặc một Doanh nghiệp mà nó được bó hẹp trong phạm vi hoạt đông kinh doanh của hộ. Hoạt động kinh doanh của hộ không lớn, các công việc kế toán không phức tạp, số lượng chứng từ giao dịch ít, cho nên chúng ta áp dụng hình thức kế toán ở đây là hình thức ”Sổ Nhật Ký Chung”. Hình thức ”Sổ Nhật Ký Chung” là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Các thông tin phản ánh một cách tổng quát, giúp nhà quản lý ra các quyết định đúng đắn cho quá trình kinh doanh cũng như tài chính phù hợp với sự hoạt động kinh doanh của Hộ. Tổ chức công việc kế toán: Kế toán bán hàng cà công nợ phải thu Kế toán mua hàng và công nợ phải trả Kế toán hàng tồn kho, luân chuyển kho Kế toán tiền mặt tiền, tiền giửa Kế toán vật tư hàng hóa Kế toán chi phi sản xuất kinh doanh II Các thông tin cần quản lý trong hệ thống Sau khi tiến hành khảo sát và thu thập thông tin của hệ thống, cho ta một số các thông tin bao gồm: Thông tin đầu ra Sổ nhật ký bán hàng Sổ nhật ký mua hàng Sổ chi phí sản xuất,kinh doanh Bảng kê luân chuyển vật tư,sản phẩm hàng hoá Sổ theo giõi luân chuyển vật tư sản phẩm hàng hoá Sổ tiền mặt, tiền giửa Sổ theo giõi nợ phải thu Sổ theo giõi nợ phải trả Một số mẫu sổ kế toán Sổ nhật ký chung Năm ............ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh Số Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày.....tháng....năm.200.. Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Sổ nhật ký bán hàng Tháng ...năm 200.. Nhóm mặt hàng dịch vụ có thuế xuất ....% Chứng từ Diễn giải Doanh số bán Thuế GTGT đầu gia Tổng giá thanh toán đã có thuế Ghi chú Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 4 5 6 7 Cộng Xác nhận của cơ quan thuế Người ghi sổ Chủ hộ Các thông tin đầu vào Hoá đơn bán hàng Bảng kê thu mua nông, lâm, thuỷ sản của người trực tiếp sản xuất Bảng kê bán lẻ hàng hóa và dịch vụ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu xuất kho hàng giửi bán đại lý Bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi Các loại vé tàu, vé xe, vé vui trơi giải trí... Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Bảng chấm công Phiếu thu Phiếu chi Giấy báo nợ Giấy báo có Một số mẫu chứng từ Phiếu nhập kho Ngày....tháng....năm 200.. Họ tên người giao:......................Địa chỉ....................................................... Theo số...ngày...tháng...năm 200.. của......................................................... Nhập tại kho:................................................................................................. Số TT Tên vật tư hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4=2x3 Cộng x X X X X X Tổng số tiền(viết bằng chữ):............................................... Nhập ngày....tháng....năm 200... Chủ hộ Người giao hàng Thủ kho Hoá đơn bán hàng Liên.... Ngày ....tháng...năm 200.... Đơn vị bán hàng.............................................................................................................. Địa chỉ ........................................................................ Số tài khoản............................... Điện thoại........................................MS.......................................................................... Họ tên người mua hàng.. ............................................................................................... Đơn vị.............................................................................................................................. Địa chỉ............................................................................................................................. Hình thức thanh toán...................... .MS......................................................................... Số TT Tên hàng hoá Đơn vị tính Đơn giá Số lượng Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 Cộng tiền bán hàng hoá và dịch vụ ..................................................... Số tiền viết bằng chữ.......................................................................................... Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị III Phân tích hệ thống III.1 Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ (BFD) Kế toán hộ kinh doanh Nhận và sử lý chứng từ Lập định khoản và ghi sổ Lên báo cáo tài chính kế toán Kiểm tra chứng từ Phân loại chứng từ Ghi sổ nhật ký chung Ghi số dư đầu kỳ+ghi sổ cái đặc biệt Ghi số dư đầu kỳghi sổ kế toán chi tiết Sổ nhật ký bán hàng Sổ nhật ký mua hàng Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Bảng kê luân chuyển vật tư hàng hoá Sổ chi tiết vật tư hàng hoá Bảng kê luân chuyển vật tư hàng hoá  III.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) Chứng từ Nhập vào máy Xử lý các chứng từ In báo cáo Sổ sách kế toán Dữ liệu III.3 Sơ đồ ngữ cảnh (Context diagram) Kế toán tổng hợp Nhà cung cấp Ngân hàng Kế toán viên Chủ hộ kinh doanh Kho Sổ sách kế toán Hoá đơn nhập/xuất Nghiệp vụ kế toán Giấy báo ngân hàng Hoá đơn bán hàng Hình thức thanh toán Khách hàng III.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 (DFD) Nhập và xử lý chứng từ Lên sổ sách kế toán Lập định khoản Kế toán viên Kho vật tư Ngân hàng Khách hàng/nhà cung cấp Kế toán viên Nghiệp vụ kế toán Tình hình thanh toán Hoá đơn bán hàng Chứng từ nhập/xuất Giấy báo ngân hàng Nghiệp vụ kế toán Chứng từ hợp lệ Chủ hộ kinh doanh Chứng từ sau khi định khoản Cơ quan đại diện Bộ tài chính Các loại thuế III.5 Các Module của hệ thống 1 Phân loại các Module : Trong hệ thống kế toán hộ kinh doanh, các Module được phân thành các nhóm chính : Nhập số liệu, Báo cáo tổng hợp, Tra cứu số liệu, Quản lý danh mục hệ thống. Việc phân tách này hoàn toàn rập khuôn như sơ đồ phân rã chức năng cho đến khi chúng ta có những thay đổi, điều chỉnh sao cho hợp lý. 2 Chức năng của các module trong chương trình: Để giải quyết các nhiệm vụ đặt ra cho Bài toán, hệ thống kế toán hộ kinh doanh gồm 3 phần lớn : -Phần quản lý các danh mục của hệ thống và thực hiện các chức năng khác -Phần quản lý dữ liệu của cả hệ thống -Phần tra cứu, tổng kết báo cáo Mỗi phần này đảm nhiệm một nhiệm vụ của Bài toán Phần Quản lý các Danh mục Hệ thống của Chương trình : Chức năng : Thay đổi các danh mục hệ thống của Chương trình. Các danh mục này được sử dụng trong các modul của chương trình cho phép người sử dụng làm việc dễ dàng hơn với Chương trình và Cơ sở dữ liệu Hệ thống trở nên nhất quán hơn. Trong phần quản lý các danh mục hệ thống, người sử dụng có thể lập các mối quan hệ giữa các danh mục với các chứng từ có liên quan. Đăng ký thêm các thông tin mới cho các Danh mục hệ thống của Chương trình . Sửa đổi các thông tin của các Danh mục hệ thống Xóa bỏ các thông tin không cần thiết Kiểm tra chặt chẽ các thông tin của các Danh mục Hệ thống, đảm bảo các thông tin cập nhật vào Danh mục luôn phải đúng nguyên tắc mà chương trình tuân thủ theo. Phần quản lý dữ liệu Chức năng : Quản lý về các thao tác cập nhật, sửa, xóa. tra cứu mọi thông tin, số liệu của các chứng từ kế toán Phần tra cứu lên các báo cáo kế toán Chức năng : Tổng hợp số liệu từ các tệp dữ liệu được tạo lập ở phần trên và đưa các số liệu này vào các sổ kế toán để lên báo cáo theo định kỳ . IV Thiết kế hệ thống Mục tiêu chính của công đoạn thiết kế CSDL là hệ thống cần có bao nhiêu tệp, trong mỗi tệp có bao nhiêu thuộc tính và các tệp có mối quan hệ với nhau như thế nào. Có nhiều phương pháp xây dựng CSDL, nhìn từ thực tế đề tài thì phương pháp thực nghiệm là tốt nhất. Với phương pháp đó, CSDL của đề tài được thiết kế đi từ thông tin đầu ra (đi từ cấu trúc các mẫu báo cáo thực): Bước 1: Lập danh sách tất cả các tên của thông tin đầu vào. Bước 2: Đối với mỗi thông tin đầu vào phải liệt kê danh sách tất cả các phần tử thông tin có trong thông tin đầu vào đó, gạch bỏ tất cả các phần tử thông tin là thuộc tính thứ sinh , gạch chân các thuộc tính khoá. Bước 3: Chuẩn hoá mức 1 cho từng danh sách ở Bước 2 (1NF) là bảo đảm không được tồn tại các thuộc tính lặp trong một danh sách, vậy nếu có, phải tách chúng ra thành danh sách con, gắn cho nó một thuộc tính khoá của danh sách chung và tìm ra thuộc tính khoá riêng. Bước 4: Chuẩn hoá mức 2 cho các danh sách ở Bước3 (2NF) là bảo đảm các thuộc tính phải phụ thuộc hoàn toàn vào thuộc tính khoá, nếu có thuộc tính phụ thuộc một phần thì tách ra thành danh sách con. Bước 5: Chuẩn hoá mức 3 cho các danh sách ở Bước 4 (3NF) là bảo đảm các thuộc tính nếu có tính chất phụ thuộc bắc cầu với nhau thì tách ra thành danh sách con. Bước 6: Tích hợp tất cả các danh sách cùng mô tả về một thực thể bằng cách dồn các danh sách thu được từ sau Bước 5 cho tất cả các thông tin đầu vào thành một danh sách chứa các thuộc tính chung và riêng cho nó. Bước 7: Xác định mối quan hệ giữa các danh sách và chuyển đổi danh sách thành biểu diễn tệp CSDL ,sau đó vẽ sơ đồ cấu trúc dữ liệu. IV.1 Liệt kê các thông tin đầu vào : Các báo cáo được lập từ các thông tin ban đầu và chủ yếu là các chứng từ gốc. Trên cơ sở khảo sát thực tế ta đưa ra một số các thông tin đầu vào từ các chứng từ gốc như sau : Hoá đơn bán hàng Bảng kê thu mua nông,lâm, thuỷ sản Mã số hoá đơn Mã số hoá đơn Liên Tên cơ sở sản xuất Ngày bán hàng Mã cơ sở XS Đơn vị bán hàng Địa chỉ cơ sở Mã đơn vị Địa chỉ nơi mua Địa chỉ Người phụ chách mua Điện thoại Ngày mua Số tài khoản Họ tên người bán Họ tên khách hàng Địa chỉ người bán Đơn vị khách hàng Tên hàng hóa Địa chỉ khách hàng Mã hàng hoá Mã khách hàng Số lượng Hình thức thanh toán Đơn giá Tên hàng hoá Thành tièn Mã hàng hoá Tổng thành tiền Số TT Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Tổng cộng tiền VAT Bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Mã số hoá đơn Mã số chứng từ Tên cơ sở kinh doanh Tên hộ kinh doanh Mã cơ sở kinh doanh Mã hộ kinh doanh Địa chỉ Địa chỉ Họ tên người bán Ngáy xuất vật tư hàng hoá Địa chỉ nơi bán Diễn giải Tên hàng hoá Họ tên người vận chuyển Mã hàng hoá Địa chỉ Đơn vị tính Phương tiện vận chuyển Số lượng Xuất tại kho Đơn giá Nhập tại kho Thành tiền Tên hàng hoá Tổng tiền bán Số TT Mã hàng hoá Đơn vị tính Số lượng nhập Số lượng xuất Đơn giá Thành tiền Tổng tiền Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Mã số chứng từ Mã số chứng từ Tên hộ kinh doanh Tên hộ kinh doanh Mã hộ kinh doanh Mã hộ kinh doanh Địa chỉ hộ Địa chỉ Ngày xuất kho Ngày nhập kho Họ tên người nhận hàng Họ tên người giao Địa chỉ Địa chỉ Diễn giải Diễn giải Xuất tại kho Nhập tại kho Tên hàng hoá Tên hàng hóa Số TT Mã hàng hoá Mã hàng hoá Số TT Đơn vị tính Đơn vị tính Số lượng yêu cầu Số lượng theo chứng từ Số lượng xuất thực Số lượng nhập thực Đơn giá Đơn giá Thành tiền Thành tiền Tổng tiền Tổng tiền Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý Mã số chứng từ Tên hộ kinh doanh Mã hộ kinh doanh Địa chỉ Ngày xuất Diễn giải Họ tên người vận chuyển Phương tiện vận chuyển Xuất tại kho Nhập tại kho Tên hàng hoá Số TT Mã hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Tổng tiền Bảng chấm công Bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi Mã số chứng từ Mã số chứng từ Tên hộ kinh doanh Tên hộ kinh doanh Mã hộ kinh doanh Mã hộ kinh doanh Địa chỉ hộ Địa chỉ hộ Tháng năm Ngày thanh toán Ngày chấm công Diễn giải Họ tên công nhân Người đại diện bên đơn vi Mã số công nhân Người đại diện bên đại lý Địa chỉ công nhân Từ ngày Số TT Đến ngày Mức lương Tên hàng hoá Số công hưởng theo thời gian Số TT Số công hưởng theo sản phẩm Mã hàng hoá Đơn vị tính Số lượng tồn đầu kỳ Số lượng nhận trong kỳ Số lượng hàng bán trong kỳ Số lượng tồn cuối kỳ Hoa hồng được hưởng Tông số liền thanh toán V.2 Chuẩn hoá các dữ liệu đầu vào Sau khi thu thập và liệt kê các thông tin đầu vào ta tiến hành chuẩn hoá Hoá đơn bán hàng Chưa chuẩn hoá 1NF 2NF 3NF Mã số hoá đơn Mã số chứng từ Mã số chứng từ HD_BH Liên Liên Liên Mã số chứng từ Ngày bán hàng Ngày bán hàng Ngày bán hàng Mã khách hàng Đơn vị bán hàng Đơn vị bán hàng Đơn vị bán hàng VAT Liên Địa chỉ đơn vị Địa chỉ đơn vị Địa chỉ đơn vị Ngày bán hàng Điện thoại Điện thoại Điện thoạI Số tài khoản Số tài khoản Số tài khoản Số tài khoản Hình thức thanh toán Họ tên khách hàng Họ tên khách hàng Họ tên khách hàng DM_KH Đơn vị khách hàng Đơn vị khách hàng Đơn vị khách hàng Mã khách hàng Địa chỉ khách hàng Địa chỉ khách hàng Địa chỉ khách hàng Tên khách hàng Mã khách hàng Mã khách hàng Mã khách hàng Địa chỉ khách hàng Hình thức thanh toán Hình thức thanh toán Hình thức thanh toán Số tài khoản Tên hàng hoá Mã số chứng từ Mã số chứng từ HANG_BAN Mã hàng hoá Mã hàng hoá Mã hàng hóa Mã số chứng từ Số TT Tên hàng hoá Số lượng Mã hàng hóa Đơn vị tính Số TT Đơn giá Số lượng Số lượng Đơn vị tính Thành tiền Đơn giá Đơn giá Số lượng Số TT Thành tềin Thành tiền Đơn giá VAT Tổng cộng tiền Thành tiền DM_HH VAT Tổng cộng tiền Mã hàng hoá Mã hàng hoá VAT Tên hàng hoá Tên hàng hoá Đơn vị tính Đơn vị tính Bảng kê thu mua nông, lâm, thuỷ sản Chưa chuẩn hoá 1NF 2NF 3NF Mã số chứng từ Mã số chứng từ Mã số chứng từ HD_MH Tên cơ sở sản xuất Tên cơ sở sản xuất Tên cơ sở sản xuất Mã số chứng từ Mã cơ sở XS Mã cơ sở XS Mã cơ sở XS Mã cơ sở XS Địa chỉ cơ sở Địa chỉ cơ sở Địa chỉ cơ sở Địa chỉ nơi mua Địa chỉ nơi mua Địa chỉ nơi mua Địa chỉ nơi mua Người phụ chách mua Người phụ chách mua Người phụ chách mua Người phụ chách mua Ngày mua Ngày mua Ngày mua Ngày mua DM_KH Họ tên người bán Họ tên người bán Họ tên người bán Mã cơ sở XS Địa chỉ người bán Địa chỉ người bán Địa chỉ người bán Tên cơ sở sản xuất Tên hàng hóa Mã số chứng từ Mã số chứng từ Địa chỉ cơ sở Mã hàng hoá Mã hàng hoá Mã hàng hoá HANG_MUA Số lượng Tên hàng hoá Số lượng Mã số chứng từ Đơn giá Số lượng Đơn giá Mã hàng hoá Thành tiền Đơn giá Thành tiền Số lượng Tổng thành tiền Thành tiền Tổng thành tiền Đơn giá Tổng thành tiền Mã hàng hoá Thành tiền Tên hàng hoá DM_HH Đơn vị tính Mã hàng hoá Tên hàng hoá Đơn vị tính Bảng kê bán lẻ hàng hoá và dịch vụ Chưa chuẩn hoá 1NF 2NF 3NF Mã số chứng từ Mã số chứng từ Mã số chứng từ HD_BL Ngày bán Ngày bán Ngày bán Mã số chứng từ Mã công nhân Mã công nhân Mã công nhân Ngày bán Họ tên người bán Họ tên người bán Họ tên người bán Địa chỉ nơi bán Địa chỉ nơi bán Địa chỉ nơi bán Địa chỉ nơi bán DM_CN Tên hàng hoá Mã số chứng từ Mã số chứng từ Mã công nhân Mã hàng hoá Mã hàng hoá Mã hàng hoá Tên công nhân Đơn vị Týnh Tên hàng hóa Số lượng HANG_BAN Số lượng Số lượng Đơn giá Mã số chứng từ Đơn giá Đơn giá Thành tiền Mã hàng hoá Thành tiền Đơn vị tính Tổng tiền Số lượng Tổng tiền bán Thành tiền Mã hàng hoá Đơn giá Tổng tiền Tên hàng hoá Thành tiền Đơn vị tính DM_HH Mã hàng hoá Tên hàng hoá Đơn vị tính Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Chưa chuẩn hoá 1NF 2NF 3NF Mã số chứng từ Mã số chứng từ Mã số chứng từ HD_XKNB Mã số chứng từ Ngáy xuất vật tư hàng hoá Ngáy xuất vật tư hàng hoá Ngáy xuất vật tư hàng hoá Diễn giải Diễn giải Diễn giải Diễn giải Họ tên người vận chuyển Họ tên người vận chuyển Họ tên người vận chuyển Ngáy xuất vật tư hàng hoá Địa chỉ Địa chỉ Địa chỉ Xuất tại kho Phương tiện vận chuyển Phương tiện vận chuyển Phương tiện vận chuyển Nhập tại kho Xuất tại kho Xuất tại kho Xuất tại kho Phương tiện vận chuyển Nhập tại kho Nhập tại kho Nhập tại kho Mã công nhân Tên hàng hoá Mã số chứng tù Mã số chứng tù Tên công nhân Số TT Mã hàng hoá Mã hàng hoá Địa chỉ Mã hàng hoá Tên hàng hoá Số lượng nhập HANG_NKNB Đơn vị tính Số TT Số lượng xuất Mã số chứng tù Số lượng nhập Đơn vị tính Đơn giá Mã hàng hoá Số lượng xuất Đơn giá Thành tiền Số lượng nhập Đơn giá Số lượng nhập Số TT Số lượng xuất Thành tiền Số lượng xuất Mã hàng hoá Đơn giá Tổng tiền Thành tiền Tên hàng hoá Thành tiền Tổng tiền Đơn vị tính DM_HH Mã hàng hoá Tên hàng hoá Đơn vị tính Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý Chưa chuẩn háo 1NF 2NF 3NF Mã số chứng từ Mã số chứng từ Mã số chứng từ HD_XK_DL Mã số chứng từ Ngày xuất Ngày xuất Ngày xuất Ngày xuất Diễn giải Diễn giải Diễn giảI Diễn giải Mã người vận chuyển Mã người vận chuyển Mã người vận chuyển Phương tiện vận chuyển Họ tên người vận chuyển Họ tên người vận chuyển Họ tên người vận chuyển Xuất tại kho Phương tiện vận chuyển Phương tiện vận chuyển Phương tiện vận chuyển Nhập tại kho Xuất tại kho Xuất tại kho Xuất tại kho DM_CN Nhập tại kho Nhập tại kho Nhập tại kho Mã người vận chuyển Tên hàng hoá Mã số chứng từ Mã số chứng từ Họ tên người Vởn chuyển Số TT Mã hàng hoá Mã hàng hoá HANG_XKDL Mã hàng hoá Tên hàng hoá Số TT Mã số chứng từ Đơn vị tính Số TT Số lượng Mã hàng hoá Số lượng Đơn vị tính Đơn giá Số lượng Đơn giá Số lượng Thành tiền Đơn giá Thành tiền Đơn giá Tổng tiền Thành tiền Tổng tiền Thành tiền Mã hàng hoá DM_HH Tổng tiền Tên hàng hoá Mã hàng hoá Đơn vị tính Tên hàng hoá Đơn vị tính Phiếu nhập kho Chưa chuẩn hoá 1NF 2NF 3NF Mã số chứng từ Mã số chứng từ Mã số chứng từ HD_NK Ngày nhập kho Mã số chứng từ Mã người giao Ngày nhập kho Ngày nhập kho Ngày nhập kho Họ tên người giao Họ tên người giao Họ tên người giao Diễn giải Địa chỉ Địa chỉ Địa chỉ Nhập tại kho Diễn giải Diễn giải Diễn giảI DM_KH Nhập tại kho Nhập tại kho Nhập tại kho Mã người giao Tên hàng hóa Mã số chứng từ Mã số chứng từ Họ tên người giao Mã hàng hoá Mã hàng hoá Mã hàng hoá Địa chỉ Số TT Tên hàng hoá Sô lượng theo chứng từ HANG_NK Đơn vị tính Số TT Số lượng nhập thực Mã số chứng từ Số lượng theo chứng từ Đơn vị tính Đơn giá Mã hàng hoá Số lượng nhập thực Sô lượng theo chứng từ Số TT Sô lượng theo chứng từ Đơn giá Số lượng nhập thực Thành tiền Số lượng nhập thực Thành tiền Đơn giá Tổng tiền Đơn giá Tổng tiền Thành tiền Mã hàng hoá Thành tiền Tổng tiền Tên hàng hoá DM_HH Đơn vị tính Mã hàng hoá Tên hàng hoá Đơn vị tính Phiếu xuất kho Chưa chuẩn hoá 1NF 2NF 3NF Mã số chứng từ Mã số chứng từ Mã số chứng từ HD_NK Ngày xuất kho Ngày xuất kho Ngày xuất kho Mã số chứng từ Mã công nhân Mã công nhân Mã công nhân Ngày xuất kho Họ tên người nhận hàng Họ tên người