Đề tài Nâng cao hiệu quả giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển của công ty trách nhiệm hữu hạn giao nhận vận tải Á Châu – (atl) thành phố Hồ Chí Minh

PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài . Ngày nay, xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế và khu vực là một trong những xu thế mà bất kì một quốc gia hay lãnh thổ nào cũng đều hướng tới để góp phần phát triển đất nước của mình. Bởi vậy, một trong những con đường đưa đất nước đến với hội nhập kinh tế quốc tế đó chính là ngoại thương, một hoạt động đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc phát triển kinh tế, góp phần nâng cao vị thế quốc gia trên trường quốc tế. Nếu ví nền kinh tế như một cỗ máy thì ngành giao nhận vận tải chính là chất dầu dùng để bôi trơn các hoạt động của nền kinh tế diễn ra trôi chảy và suôn sẻ hơn, góp phần thúc đẩy sự tăng trưởng và phát triển bền vững của quốc gia. Kinh nghiệm cho thấy, những quốc gia có biển là những quốc gia luôn có lợi thế rất lớn trong cuộc cạnh tranh để phát triển kinh tế và hội nhập thế giới. Nhờ có bờ biển dài và nằm trong những tuyến vận tải lớn, quan trọng của thế giới nên Việt Nam có nhiều tiềm năng về kinh tế biển, đặc biệt là trong lĩnh vực giao nhận vận tải. Cùng với đó, Việt Nam đang dần hòa nhập với nền kinh tế toàn cầu thông qua việc tăng cường hợp tác kinh tế - xã hội với các quốc gia khác. Điều đó đã mang đến cho Việt Nam nhiều cơ hội tham gia vào các tổ chức Quốc Tế như: WTO, APEC, ASEAN… nhằm khẳng định sự lớn mạnh không ngừng của mình. Tất cả những yếu tố trên hứa hẹn Việt Nam trở thành một quốc gia mạnh về thương mại, đó cũng là cơ hội phát triển các hoạt động thuộc lĩnh vực giao nhận vận tải, logistics rất cần thiết đối với các hoạt động kinh tế. Nhìn thấy được cơ hội cũng như tiềm năng đầy triển vọng này, ngành giao nhận vận tải ở Việt Nam đã phát triển mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Nếu như trước đây, các hãng tàu giữ vị trí then chốt trong lĩnh vực giao nhận thì sự ra đời của các công ty giao nhận đã mang đến nhiều sự lựa chọn cũng như giá trị gia tăng cho khách hàng. Tuy nhiên, các công ty giao nhận (Forwarder) còn gặp phải quá nhiều cản trở: sự cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các Forwarder với nhau, cạnh tranh giữa hãng tàu với Forwarder và sự tin tưởng của khách hàng đối với các Forwarder còn thấp. Việc ra đời trong bối cảnh nền kinh tế Thế Giới và Việt Nam đang dần phục hồi sau khủng hoảng tài chính toàn cầu 2008 là cơ hội lớn cho công ty TNHH giao nhận vận tải Á Châu (gọi tắt là ATL) khi mà nhu cầu ngoại thương và giao nhận vận tải Quốc Tế có xu hướng gia tăng trở lại. Tuy nhiên, khó khăn lớn nhất mà công ty ATL gặp phải là thương hiệu, kinh nghiệm còn quá non trẻ đã khiến cho khả năng cạnh tranh của ATL còn thấp. Trong đó, yếu cạnh tranh chủ yếu mà bất kỳ một công ty Forwarder nào cũng phải có đó chính là quy trình nội bộ công ty gồm: con người, quy trình giao nhận hàng, quy trình thực hiện thủ tục chứng từ. Để có thể nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty, việc cấp thiết phải làm là nâng cao chất lượng dịch vụ, nâng cao giá trị quy trình nội bộ. Trong đó, công ty ATL phải đảm bảo 3 yếu tố con người, quy trình giao nhận hàng và quy trình xử lý chứng từ được thực hiện đồng bộ và hiệu quả nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng trong lĩnh vực giao nhận vận tải theo tiêu chí: hiệu quả nhất, tiết kiệm nhất và an toàn nhất. Vì vậy, em quyết định đưa ra đề tài: “NÂNG CAO HIỆU QUẢ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI Á CHÂU – (ATL) TPHCM” Với đề tài này, em sẽ làm rõ được thực trạng, các ưu, nhược điểm, cơ hội, thách thức đối với của công ty ATL. Từ đó, em sẽ đề ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ cho công ty ATL. 2. Tình hình nghiên cứu. Đề tài “NÂNG CAO HIỆU QUẢ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI Á CHÂU – (ATL) TPHCM” được xây dựng trên ý tưởng hoàn toàn mới. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã tham khảo các sau: Báo cáo thực tập “Đánh giá quy trình thực hiện thủ tục chứng từ hàng xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH giao nhận vận tải Á Châu (ATL)” của bạn Trang Chí Trung, sinh viên chuyên ngành Kinh Tế Đối Ngoại, ĐH Kinh Tế - Luật, ĐHQG TPHCM. Nội dung đề tài viết về quy trình thực hiện thủ tục chứng từ cho lô hàng Polysterene xuất khẩu sang Thái Lan theo hình thức FCL đường biển. Từ quy trình thực hiện chứng từ, đề tài đã đánh giá quy trình dựa trên 3 tiêu chí: thời gian, tính hiệu quà và tính hợp lý. Đề tài “Vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển bằng container ở Việt Nam”, mã đề cương A0530 (nguồn: thuvienluanvan.com). Đề tài khái quát về giao nhận hàng hóa đường biển bằng container, thực trạng giao nhận hàng hóa bằng container ở Việt Nam, từ đó đưa ra các giải pháp nhẳm nâng cao và phát triển dịch vụ giao nhận hàng bằng container. 3. Mục đích nghiên cứu . Phân tích thực trạng giao nhận hàng xuất bằng Container đường biển tại công ty ATL Logistics. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả giao nhận hàng xuất cũng như chất lượng dịch vụ tại công ty giao nhận vận tải Á Châu ATL thông qua quy trình thủ tục chứng từ. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu. Nâng cao hiệu quả giao nhận hàng xuất bằng container đường biển tại công ty TNHH giao nhận vận tải Á Châu ATL. Phân tích, đánh giá và đưa ra giải pháp về thực trạng giao nhận và xử lý bộ chứng từ hàng xuất tại công ty ATL và qua đó đưa ra mục tiêu, định hướng phát triển cho ngành giao nhận của Việt Nam nói chung và tại công ty nói triêng. 5. Phương pháp nghiên cứu. Phương pháp phân tích: trong đề tài em sẽ phân tích thực trạng giao nhận với việc xử lý bộ chứng từ hàng xuất bằng container đường biển, đồng thời là so sánh quy trình giao nhận giữa công ty ATL với công ty khác thông qua lô hàng cụ thể. Hơn thế nữa là đưa ra những phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của công ty trong hoạt động giao nhận. Phương pháp logic: chỉ ra những tiêu chí khác nhau để đánh giá hoạt động giao nhận và xử lý bộ chứng từ hàng xuất tại công ty ATL. Ngoài ra, trong đề tài báo cáo cũng phân tích được những thiếu sót còn tồn tại trong quy trình thực hiện thủ bộ chứng từ của công ty thông qua một lô hàng cụ thể. Phương pháp thống kê số liệu thông qua các số liệu cụ thể từ công ty nhằm giúp cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá dễ dàng hơn và chính xác hơn. 6. Các kết quả đạt được của đề tài. Đối với doanh nghiệp: đề tài này chỉ ra được thực trạng mà doanh nghiệp đang gặp phải trong hoạt động giao nhận và xử lý bộ chứng từ của mình. Đồng thời, đề tài giúp công ty đưa ra những giải pháp thiết thực nhất, nhằm tạo mục tiêu, định hướng phát triển trong thị trường giao nhận và hơn nữa là nâng tầm vị thế của công ty không những trong và ngoài nước bằng chứng là công ty kí hợp đồng với hãng tàu của nước ngoài hay liên doanh với các công ty giao nhận quốc tế. Đối với xã hôi: nhiều công ty giao nhận ra đời đặc biệt là các công ty Forwarder nhằm tạo thêm sự phong phú đa dạng hàng hóa đến với các nước và khu vực, tạo thêm sự lựa chọn dịch vụ gởi hàng của các khách hàng, giúp cho các hoạt động trao đổi hàng hóa giữa các nước diễn ra sôi động hơn. Giúp cho xã hội ngày càng phát triển mang lại nhiều nguồn cung dồi dào, tăng thêm nguồn ngoại tệ cho quốc gia góp phần phát triển đất nước và tăng thêm ngân sách cho nhà nước và hơn thế nữa tạo mối quan hệ, tăng cường giao lưu hợp tác với các quốc gia trên thế giới. Đối với bản thân: là một sinh viên sắp ra trường mang nhiều hoài bão cũng như là những con người sẽ là tương lai cho đất nước. Với hy vọng đề tài giúp em định hướng được con đường phía trước của mình, đóng góp một phần cho xã hội và tạo ra những cơ hội phát huy năng lực của mình. 7. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp. Nội dung đề tài gồm ba chương: Chương I : Khái quát về hoạt động xuất khẩu và giao nhận vận tải hàng hóa bằng Container đường biển. Chương II : Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng Container đường biển tại công ty ATL Logistics. Chương III : Giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng Container đường biển tại công ty ATL Logistics. PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU VÀ GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀNG HÓA BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN 1.1 Khái niệm và vai trò xuất khẩu. 1.1.1 Khái niệm. Xuất khẩu là việc bán hàng hóa và dịch vụ cho nước ngoài và nhập khẩu là việc mua hàng hóa và dịch vụ của nước ngoài. Mục tiêu chính của ngoại thương trong xuất nhập khẩu là nhập khẩu chứ không phải là xuất khẩu. Xuất khẩu là để nhập khẩu, nhập khẩu là nguồn lợi chính từ ngoại thương. 1.1.2 Vai trò. Tạo nguồn vốn chủ yếu cho nhập khẩu phục vụ công nghiệp hóa đất nước Đóng góp vào việc chuyển dịch cớ cấu kinh tế và thúc đẩy sản xuất phát triển. Giúp giải quyết công ăn việc làm và cải thiện đời sống của nhân dân. Là cơ sở để mở rộng và thúc đẩy các quan hệ kinh tế đối ngoại của nước ta. 1.1.3 Tình hình xuất khẩu hàng hóa quốc tế của Việt Nam trong thời gian qua. 1.1.3.1 Tình hình chung. Từ năm 2006 đến thời điểm này 6 tháng năm 2011 tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của nước ta diễn biến theo xu hướng tăng Bảng 1.1: Kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hóa của Việt Nam từ năm 2006 đến 6 tháng đầu 2011. ĐVT: Tỷ USD Năm 2006 2007 2008 2009 2010 6 tháng đầu 2011 Xuất Khẩu 39,82 48,56 62,68 56,6 70,8 43,06 Nhập Khẩu 44,89 62,76 80,71 68,8 82,6 49,5 Cán cân thương mại -5,06 -14,2 -18,02 -12,2 -11,8 -6,44 Nguồn: Tổng cục Thống Kê và báo cáo Bộ Công Thương Nhìn vào bảng trên, tốc độ xuất khẩu của Việt Nam tăng qua từng năm cụ thể: 2007/2006 tăng 22%, 2008/2007 tăng 29%. Nhưng đến năm 2009, tốc độ xuất khẩu lại giảm (2009/2008) 9.7% điều này cho thấy, cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu thật sự làm giảm rất lớn đến nhu cầu tiêu thụ hàng hóa của các nước trên thế giới và làm ảnh hưởng không nhỏ đến nền kinh tế Việt Nam một quốc gia luôn có lợi thế xuất khẩu. Đến năm 2010, xuất khẩu của Việt Nam có nhịp độ tăng trưởng đáng khích lệ hơn trong bối cảnh kinh tế của những nước vốn là thị trường xuất khẩu lớn của Việt Nam như Mỹ, Nhật Bản, EU… đang trên đà hồi phục chậm. Tổng kim ngạch xuất khẩu năm 2010 ước đạt khoảng 70,8 tỷ USD, tăng 25% so với năm 2009. Và đến 6 tháng đầu năm 2011, xuất khẩu thu về 43,06 tỷ USD điều này chưa thấy hết được tốc độ xuất khẩu của Việt Nam. Tuy nhiên, cũng nói lên rằng, xuất khẩu tăng là nhờ những mặt hàng công nghiệp chế biến cộng với sự phục hồi của kinh tế thế giới làm cho xuất khẩu hàng nông, lâm, thủy sản được lợi về giá vì thế cần phải phát huy hơn nữa để có thị phần xuất khẩu tốt hơn ở các quốc gia có kim ngạch nhập khẩu lớn.1.1.3.2 Thị trường xuất khẩu. 1.1.3.2.1 Thị trường các nước. Hình 1.1: Thị trường xuất siêu chính của Việt Nam 6 tháng/2011. Nguồn: Tổng cục hải quan Việt Nam xuất siêu mạnh sang Hoa Kỳ với 5,55 tỷ USD. Tiếp theo là thị trường Campuchia và Anh với 857 triệu USD và 825 triệu USD. Thị trường Nam Phi trong 6 tháng cũng đã đạt được mức thặng dư lên tới 754 triệu USD, tăng 607 triệu USD do xuất khẩu nhóm hàng đá quý, kim loại quý và sản phẩm tăng mạnh đã đưa thị trường này lên vị trí thứ 4 trong các thị trường xuất siêu của Việt Nam, 6 tháng 2010 đứng ở vị trí thứ 15 1.1.3.2.2 Thị trường châu lục. Trong 2 quý đầu của năm 2011, tổng kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hoá của Việt Nam sang các châu lục đều đạt mức tăng trưởng dương nhưng không đồng đều. Xuất nhập khẩu song phương với châu Á đạt 61,7 tỷ USD, tăng 33% và chiếm 66,7% tổng trị giá xuất nhập khẩu của cả nước. Tiếp đó châu Âu, châu Mỹ và châu Đại dương lần lượt tăng là 20%, 22% và 4% so với cùng kỳ năm trước. Bảng 1.2: Kim ngạch xuất khẩu, nhập khẩu theo châu lục trong 6 tháng/2011 ĐVT: triệu USD Thị trường Xuất khẩu Nhập khẩu Kim ngạch Tỷ trọng(%) So với cùng kỳ 2010 (%) Kim ngạch Tỷ trọng(%) So với cùng kỳ 2010 (%) Châu Á 21.944 51 40,4 39.827 80,5 29,4 - ASEAN 6.553 15,2 21,9 10.385 21,0 34,1 - Trung Quốc 4.588 10,7 59,8 11.111 22,4 21,3 Châu Âu 8.963 20,8 26,8 4.485 9,1 8,4 - EU(27) 7.415 17,2 49,4 3.498 7,1 16,5 Châu Đại Dương 1.184 2,8 -23,0 1.246 2,5 57,7 Châu Mỹ 9.281 21,6 24,4 3.397 6,9 16,1 - Hoa Kỳ 7.685 17,8 21,8 2.140 4,3 23,0 Châu Phi 1.690 3,9 115,1 545 1,1 75,5 Tổng 43.061 100,0 32,6 49.500 100,0 27,1 Ghi chú: Tỷ trọng là tỉ lệ kim ngạch xuất khẩu/nhập khẩu với châu lục, nước/khối nước đó so với tổng kim ngạch xuất khẩu/nhập khẩu của Việt Nam. Hoa Kỳ: hàng hoá xuất khẩu sang Hoa Kỳ của Việt Nam trong 6 tháng đầu 2011 chỉ đạt 21,8%. Các mặt hàng xuất khẩu chính sang Hoa Kỳ trong 2 quý đầu năm 2011 là: Sản phẩm dệt may, giày dép, sản phẩm gỗ, hàng thuỷ sản… EU: Xuất khẩu sang khối EU tăng trưởng cao đặc biệt ở một số nhóm hàng sau: dệt may, cà phê tăng, thuỷ sản tăng… nhóm hàng giày dép dẫn đầu về kim ngạch xuất khẩu sang thị trường này đạt 1,22 tỷ USD và tăng 18,1% so với cùng kỳ 2010. Trung Quốc : tổng kim ngạch xuất nhập khẩu lên tới 15,7 tỷ USD, tăng 30,5% trong 6 tháng đầu năm nay. Xuất khẩu hàng hoá Việt Nam sang Trung Quốc tăng trưởng mạnh (tăng gần 60%), đạt 4,6 tỷ USD, chiếm 10,7% trị giá xuất khẩu của cả nước. ASEAN: trị giá xuất khẩu hàng hoá Việt Nam sang khu vực này trong 6 tháng/2011 đạt 6,55 tỷ USD, tăng 21,9% và chiếm 30% trị giá hàng hoá Việt Nam xuất khẩu sang Châu Á. Các mặt hàng xuất khẩu chủ lực sang ASEAN trong 2 quý đầu 2011: gạo, dầu thô, cà phê, sắt thép, máy móc thiết bị, dụng cụ và phụ tùng… 1.2 Giới thiệu chung về giao nhận hàng hóa. 1.2.1 Khái niệm về giao nhận, người giao nhận. Giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng). Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác. 1.2.2 Phạm vi hoạt động của người giao nhận. v Căn cứ vào phạm vi hoạt động: Giao nhận quốc tế: hoạt động giao nhận phục vụ chuyên chở hàng hoá quốc tế. Giao nhận nội địa: hoạt động giao nhận chuyên chở hàng hoá trong nước. v Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh: Giao nhận thuần tuý: là hoạt động giao nhận chỉ bao gồm thuần tuý việc gởi hàng đi hoặc nhận hàng đến. Giao nhận tổng hợp: là hoạt động giao nhận ngoài giao nhận thuần tuý còn bao gồm cả xếp dỡ, bảo quản hàng hoá, vận chuyển đường ngắn, hoạt động kho tàng. v Căn cứ vào phương thức vận tải: Giao nhận hàng chuyên chở bằng đường biển, bằng đường sông, bằng đường sắt, bằng đường hàng không, bằng ô tô và kết hợp bằng nhiều phương thức vận tải khác nhau. v Căn cứ vào tính chất giao nhận: Giao nhận riêng: là hoạt động giao nhận do người xuất nhập khẩu tự tổ chức không sử dụng dịch vụ của người giao nhận. Giao nhận chuyên nghiệp: là hoạt động giao nhận của các tổ chức, công ty chuyên kinh doanh giao nhận theo sự uỷ thác của khách hàng. 1.2.3 Vai trò của người giao nhận. 1.2.3.1 Môi giới hải quan. Thuở ban đầu, người giao nhận chỉ hoạt động trong nước. Nhiệm vụ của người giao nhận lúc bấy giờ làm thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu như một môi giới hải quan. Sau đó người giao nhận mở rộng hoạt động phục vụ cả hàng xuất khẩu và dành chở hàng trong vận tải quốc tế hoặc lưu cước với các hãng tàu theo sự ủy thác của người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu tùy thuộc vào hợp đồng mua bán. Trên cơ sở được nhà nước cho phép, người giao nhận thay mặt người xuất khẩu, người nhập khẩu để khai báo và làm thủ tục hải quan như một môi giới hải qua. Theo tập quán xuất khẩu hàng hóa theo điều kiện FOB thì chức năng của người giao nhận được gọi là “FOB người giao nhận” (FOB Freight Forwarding ). Ở các nước như Pháp, Mỹ hoạt động của người giao nhận yêu cầu phải có giấy phép làm môi giới hải quan. 1.2.3.2 Đại lý. Trước đây, người giao nhận không đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở. Người giao nhận chỉ hoạt động như một cấu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở như là một đại lý của người chuyên chở hoặc của người gửi hàng. Người giao nhận nhận ủy thác từ chủ hàng hoặc từ người chuyên chở để thực hiện các công việc khác nhau như giao nhận hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan…trên cơ sở của hợp đồng ủy thác. 1.2.3.3 Người gom hàng. Ở châu Âu, từ lâu người giao nhận đã cung cấp dịch vụ gom hàng để phục vụ cho vận tải đường sắt. Đặc biệt trong vận tải hàng hóa bằng Container, dịch vụ gom hàng là không thể thiếu được nhằm biến hàng lẻ (LCL) thành hàng nguyên (FCL) để tận dụng sức chở, sức chứa của Conatiner và giảm cước phí vận chuyển. Khi là người gom hàng, người giao nhận có thể đóng vai trò là người vận tải hoặc chỉ là đại lý. 1.2.3.4 Người chuyên chở Ngày nay, trong nhiều trường hợp người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở, tức người giao nhận trực tiếp ký kết hợp đồng vận chuyển với chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hóa từ một nơi này đến một nơi khác. Người giao nhận đóng vai trò là người thầu chuyên chở theo hơp đồng (Contracting Carrier), nếu người giao nhận ký kết hợp đồng mà không trực tiếp chuyên chở. Nếu người giao nhận trực tiếp chuyên chở thì anh ta là người chuyên chở thực tế (Performing Carrier). 1.2.3.5 Người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO). Trong trường hợp người giao nhận cung cấp dịch vụ vận tải đi suốt (hoặc còn gọi là vận tải từ cửa đến cửa) thì người giao nhận đã đóng vai trò là người kinh doanh vận tải đa phương thức. MTO cũng là người chuyên chở và chịu trách nhiệm đối với hàng hóa . Người giao nhận còn được gọi là “Kiến trúc sư của vận tải” (Architect of Transport), vì người giao nhận có khả năng tổ chức quá trình vận tải một cách tốt nhất và tiết kiệm nhất. Tác dụng của nghiệp vụ giao nhận. Giảm được đội ngũ nhân sự, giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm thời gian. Đảm bảo giao hàng đúng thời gian quy định trong hợp đồng và trong thư tín dụng. Nếu hàng phải chuyển tải qua một nước thứ 3, người giao nhận đảm nhận việc gửi hàng tiếp từ tàu thứ nhất lên tàu thứ 2 để đi đến cảng cuối cùng mà người XK không cần có người đại diện tại nước thứ 3 thu xếp việc trên nên đỡ tốn chi phí. Giảm chi phí lưu Cont và lưu bãi cho nhà nhập khẩu. 1.2.5 Mối quan hệ của người giao nhận với các bên tham gia. Trong quá trình giao nhận, người giao nhận (công ty giao nhận) cần phải liên hệ nhiều cơ quan tổ chức khác nhau như: các cơ quan kiểm soát thuộc chính phủ như hải quan, giám sát xuất nhập khẩu, các tổ chức y tế, lãnh sự… Các công ty xuất nhập khẩu thường là người thực hiện hay uỷ thác cho người khác thực hiện công tác giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu. Các ga, cảng chịu trách nhiệm giao nhận hàng hoá, lưu kho bãi, xếp dỡ, cấp giấy ra vào Các công ty vận tải vận chuyển hàng và sắp xếp thực hiện giao nhận cùng với chủ hàng hay người giao nhận. Công ty đại lý tàu biển là người thay mặt cho người vận chuyển thực hiện các thủ tục chứng từ liên quan đến giao nhận và vận tải hàng hoá. Công ty bảo hiểm cấp giấy chứng nhận bảo hiểm và chịu trách nhiệm bồi thường cho hàng hoá nếu rủi ro xảy ra. Công ty giám định khi được uỷ thác và cấp giấy biên bản giám định. Ngân hàng là trung gian thanh toán tiền và thực hiện bảo lãnh. 1.2.6 Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận. 1.2.6.1 Quyền hạn, nghĩa vụ. Nguời giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác. Thực hiện đầy đủ nghiã vụ của mình theo hợp đồng. Có thể thực hiện khác chỉ dẫn của khách hàng nếu có lý do chính dáng vì lợi ích cho khác hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng nắm rõ và biết. Sau khi ký kết hợp đồng, nếu thấy không thể thực hiện được chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo cho khách hàng để xin chỉ dẫn thêm. Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng không thoả thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng. 1.2.6.2 Trách nhiệm. 1.2.6.2.1 Khi là đại lý của chủ hàng. Người giao nhận phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ và phải chịu trách nhiệm về: giao hàng không đúng chỉ dẫn, thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn, thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan, chở hàng đến sai nơi quy định, giao hàng cho người không phải là người nhận, không thu tiền từ người nhận hàng, tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế… 1.2.6.2.2 Khi là người chuyên chở (principal). Khi là người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu và phải chịu trách nhiệm của mình về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác mà thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình. Người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hoá từ những trường hợp sau: lỗi do khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác; khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp; do bản chất của hàng hoá, do chiến tranh, đình công và không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi lẽ ra khách hàng được hưởng về sự chậm chễ hoặc giao nhận sai địa chỉ do không phải lỗi của mình. 1.3 Giới thiệu chung về vận tải hàng hóa bằng container. 1.3.1 Khái niệm. Theo ISO – Container là một dụng cụ vận tải có các đặc điểm: có hình dáng cố định, bền chắc, để được sử dựng nhiều lần; có cấu tạo đặc biệt để thuận tiện cho việc chuyên chở bằng một hoặc nhiều phương tiện vận tải, hàng hóa không phải xếp dỡ ở cảng dọc đường; có thiết bị riêng để thuận tiện cho việc xếp dỡ và thay đổi từ công cụ vận tải này sang công cụ vận tải khác; có cấu tạo đặc biệt để thuận tiện cho việc xếp hàng vào và dỡ hàng ra và có dung tích không ít hơn 1m3 . 1.3.2 Tiêu chuẩn hóa container Nội dung tiêu chuẩn hóa container gồm: hình thức bên ngoài, trọng lượng container và kết cấu móc, cửa, khoá container... Hiện tại nhiều tổ chức thế giới nghiên cứu tiêu chuẩn hóa container, song tổ chức ISO vẫn đóng vai trò quan trọng nhất. Sau đây là tham số kỹ thuật của 7 loại container thuộc xêri1 theo tiêu chuẩn của ISO:  Bảng 1.3: Tham số kỹ thuật của 7 loại container thuộc xêri theo tiêu chuẩn của ISO Ký hiệu Chiều cao Chiều rộng Chiều dài Trọng lượng tối đa (Tàu) Trọng lượng tịnh (Tàu) Dung tích (m3) foot mm foot mm foot mm 1.A 8.0 2435 8.0 2435 40.0 12.19 30 27,0 61,0 1A.A 8.0 2435 8.0 2435 40.0 12.19 30 27,0 61,0 1.B 8.0 2435 8.0 2435 29,1 9.125 25 23,0 45,5 1.C 8.0 2435 8.0 2435 19,1 6.055 20 18,0 30,5 1.D 8.0 2435 8.0 2435 9,9 2.990 10 8,7 14,3 1.E 8.0 2435 8.0 2435 6,5 1.965 7 6,1 9,1 1.F 8.0 2435 8.0 2435 4,9 1.460 5 4,0 7,0 Theo quy ước, container loại 1C có chiều dài 19,1 feet, trọng lượng tối đa là 20 tấn, dung tích chứa hàng 30,5 m3 được lấy làm đơn vị chuẩn để quy đổi cho tất cả các loại container khác. Loại container này ký hiệu là TEU (Tweenty feet Equivalent Unit). 1.3.3 Các loại container đường biển. + Theo vật liệu đóng container: container thép, container nhôm, container gỗ dán, container nhựa tổng hợp ….. + Theo kích thước: Container loại nhỏ trọng lượng dưới 5 tấn và dung tích 10 tấn và dung tích <10m3. + Ttheo cấu trúc container: Container kín, Container mở, Container khung, Container gấp, Container phẳng và Container có bánh lăn. + Theo công dụng của container: Container chở hàng bách hóa, Container chở hàng rời, Container bảo ôn/nóng/lạnh, Container thùng chứa, container chở súc vật sống và các container đặc biệt. 1.3.4 Nhiệm vụ và chức năng vận chuyển hàng hóa bằng container.1.3.4.1 Chức năng khai thác tàu1.3.4.1.1 Dịch vụ CY-CY (container yard) (cước CY to CY). Nhiệm vụ của người vận tải container đường biển bắt đầu từ khi nhận container hàng vào bãi container (CY) của cảng xếp cho đến khi giao container hàng cho khách hàng tại bãi container của cảng đến. Các nhiệm vụ cơ bản của bộ phận khai thác tàu là: Cấp lệnh container rỗng cho khách hàng để khách hàng đến depot nhận container về đóng hàng; tiếp nhận và xếp container có hàng vào bãi xuất; lập kế hoạch xếp hàng xuống tàu; vận chuyển container có hàng từ bãi CY ra cầu tàu; xếp hàng xuống tàu và vận chuyển hàng đến cảng đích; lập kế hoạch tiếp nhận hàng; dỡ hàng và đưa hàng về các depot và giao cho chủ hàng nhập. 1.3.4.1.2 Dịch vụ door to door (cước door to door). Người vận tải đường biển chịu trách nhiệm tổ chức vận chuyển hàng hóa suốt từ kho của người bán hàng cho đến kho của người mua hàng. Trường hợp này người vận tải biển là người thầu vận tải và trực tiếp tham gia vận chuyển chặng đường biển. Vì vậy, ngoài nhiệm vụ cơ bản như ở dịch vụ CY to CY đã nêu ở trên, người khai thác vận chuyển đường biển còn có nhiệm vụ ký kết hợp đồng thuê vận chuyển với các công ty vận tải đường bộ, đường sắt, đường sông, đường hàng không và kiểm soát chặt chẽ quá trình vận tải nhằm đảm bảo cho hàng hóa được vận chuyển nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm.1.3.4.1.3 Dịch vụ bán slot (cước slot). Người vận chuyển container đường biển có tàu khai thác trên tuyến nào đó cho người vận tải container đường biển khác cho thuê một số chỗ (tính theo số TEU) trên con tàu này trong một thời gian nhất định và người thuê trả cước theo số chỗ đăng ký thuê cho dù có container xếp xuống tàu hay không. Nếu người thuê slot có container xếp xuống tàu thì trên các chứng từ có liên quan, người chủ tàu khí hiệu là SOC (Ship Owner Container) Theo phạm vi trách nhiệm của người khai thác tàu thì dịch vụ bán slot có hai hình thức đó là: FIO (Free in and out) người khai thác tàu chỉ chịu trách nhiệm đối với các container SOC từ khi các container này xếp lên tàu cho đến khi bắt đầu dỡ các container này ở cảng đích và CY to CY người khai thác tàu chịu chi phí và rủi ro liên quan đến container của người thuê slot từ khi container vào bãi xuất cho đến khi bắt đầu dỡ các container này ở cảng đích. 1.3.4.2 Chức năng logistics container 1.3.4.2.1 Quản lý container Quản lý container (container có hàng hoặc không hàng; container chờ sửa chữa hoặc đang sửa chữa) là nhiệm vụ quan trọng của bộ phận logistics container. Mỗi container là một đối tượng quản lý, container với số lượng lớn và nhiều chủng loại khác nhau. Vì vậy, việc quản lý container nhằm mục đích khai thác, sử dụng các container một cách có hiệu quả.1.3.4.2.2 Điều phối và cung ứng container. Nhiệm vụ của logistics container là phải thiết lập và thực hiện phương án điều phối container với chi phí điều động thấp nhất có thể, và cung ứng kịp thời, đúng và đủ số container cho khách hàng đóng hàng. 1.3.4.2.3 Lập kế hoạch và kiểm soát việc sửa chữa container Nhiệm vụ của nhà quản trị logistics container phải thiết lập kế hoạch sửa chữa và kiểm soát tiến độ sửa chữa để có kế hoạch đưa vào khai thác. Ngoài 3 nhiệm vụ cơ bản nêu trên logistics contaienr còn có nhiệm vụ: tính phí lưu kho bãi, tính phí sử dụng container, vệ sinh container, lập kế hoạch sửa chữa container, dự báo nhu cầu về container, phối hợp tốt với các đơn vị chức năng khác trong công ty... Như vậy, quan hệ giữa hai bộ phận này là một bên sử dụng container (bộ phận khai thác) và bên cung ứng (bộ phận logistics container). 1.3.5 Những thuận lợi của vận chuyển hàng hóa bằng container. Việc sử dụng container trong hoạt động xuất nhập khẩu mang đến nhiều thuận lợi như: Đối với người có hàng. Bảo vệ tốt hàng hóa, giảm đén mức thấp nhất tình trạng mất cắp, hư hỏng ẩm ướt nhiễm bẩn và tiết kiệm chi phí bao bì. Do thời gian xếp dỡ hàng ở các cảng giảm thấp, vòng quay tàu nhanh hơn, hàng luân chuyển nhanh đỡ tồn đọng. Hàng hóa được đưa từ cửa đến cửa ( Door To Door) rất thuận lợi, thúc đẩy việc mua bán phát triển hơn. Đối với người chuyên chở. Giảm thời gian xếp dỡ, chờ đội ở cảng khiến tàu quay vòng nhanh hơn. Người ta tính toán trên một tuyến tàu định tuyến nhờ sử dụng container chi phí xếp dỡ đã hạ từ 55% đến 15% trong tổng chi phí kinh doanh. Tận dụng được dung tích tàu do giảm được những khoảng trống. Giảm trách nhiệm khiếu nại tổn thất hàng hóa. Đối với người giao nhận. Có điều khiện sử dụng container để làm công việc thu gom, chia lẻ hàng hóa và thực hiện vận tải đa phương thức đưa hàng từ cửa đến cửa. Đỡ tranh chấp khiếu nại do tổn thất hàng hóa giảm bớt. 1.3.6 Nghiệp vụ vận chuyển hàng hóa bằng container. 1.3.6.1 Kỹ thuật đóng hàng vào container. Theo tập quán quốc tế, vận chuyển hàng hóa bằng container, người gửi hàng phải chịu trách nhiệm đóng hàng vào container cùng với việc niêm phong, kẹp chì container, người gửi hàng phải chịu tất cả chi phí đó cũng như các chi phí có liên quan, trừ trường hợp hàng hóa gửi không đóng đủ nguyên container mà lại gửi theo phương thức hàng lẻ. Chính vì vậy, khi nhận container của người gửi, người chuyên chở không thể nắm được cụ thể về tình hình hàng hóa xếp bên trong container mà chỉ dựa vào lời khai của chủ hàng. Bởi vậy, họ sẽ không chịu trách nhiệm về hậu quả của việc đóng xếp hàng bất hợp lý, không đúng kỹ thuật dẫn tới việc gây tổn thất cho hàng hóa, công cụ vận tải. Tình hình đặc điểm hàng hoá cần chuyên chở: Tình hình và đặc điểm của loại kiểu container sẽ dùng để chuyên chở; Kỹ thuật xếp, chèn lót hàng hóa trong container như: Ðặc điểm của hàng hóa chuyên chở, xác dịnh và kiểm tra các loại, kiểu container khi sử dụng và kỹ thuật chất xếp, chèn lót hàng hóa trong container. 1.3.6.2 Phương pháp gửi hàng bằng container. 1.3.6.2.1 Gửi hàng nguyên container (FCL – Full container load). Theo cách gửi FCL/FCL trách nhiệm về giao nhận, bốc dỡ và các chi phí khác được phân chia như sau: a. Trách nhiệm của người gửi hàng (Shipper) Người gửi hàng FCL sẽ có trách nhiệm: Thuê và vận chuyển container rỗng về kho hoặc nơi chứa hàng của mình để đóng hàng; Ðóng hàng vào container kể cả việc chất xếp, chèn lót hàng trong container; Ðánh mã ký hiệu hàng và ký hiệu chuyên chở; Làm thủ tục hải quan và niêm phong kẹp chì theo quy chế xuất khẩu; Vận chuyển và giao container cho người chuyên chở tại bãi container (CY), đồng thời nhận vận đơn do người chuyên chở cấp; Chịu các chi phí liên quan đến các thao tác nói trên. b. Trách nhiệm của người chuyên chở ( Carrier). Người chuyên chở có những trách nhiệm sau: phát hành vận đơn cho người gửi hàng; quản lý, chăm sóc, gửi hàng hóa chất xếp trong container từ khi nhận container tại bãi container cảng gửi cho đến khi giao hàng cho người nhận tại bãi container cảng đích; bốc container từ bãi container cảng gửi xuống tàu để chuyên chở, chất xếp container lên tàu; dỡ container khỏi tàu lên bãi container cảng đích; giao container cho người nhận có vận đơn hợp lệ tại bãi container; chịu mọi chi phí về thao tác nói trên. c. Trách nhiệm của người nhận chở hàng. Người nhận chở hàng ở cảng đích có trách nhiệm: thu xếp giấy tờ nhập khẩu và làm thủ tục hải quan cho lô hàng; xuất trình vận đơn (Bill of lading - B/L) hợp lệ với người chuyên chở để nhận hàng tại bãi container; vận chuyển container về kho bãi mình, rút hàng và trả container rỗng cho người chuyên chở; chịu mọi chi phí liên quan đến thao tác kể trên kể cả chi phí chuyên chở container đi về bãi chứa container. 1.3.6.2.2 Gửi hàng lẻ (Less than container load) a. Trách nhiệm của người gửi hàng. Vận chuyển hàng hóa từ nơi chứa hàng của mình trong nội địa đến giao cho người nhận hàng tại trạm đóng container (CFS – Container Freight Station) của người gom hàng và chịu chi phí này; chuyển cho người gom hàng những chứng từ cần thiết, vận tải, thủ tục hải quan và nhận vận đơn của người gom hàng và trả cước hàng lẻ. b. Trách nhiệm người chuyên chở. + Người chuyên chở thực: có trách nhiệm tiến hành nghiệp vụ chuyên chở hàng lẻ, ký phát vận đơn thực (LCL/LCL) cho người gửi hàng, bốc container xuống tàu, vận chuyển đến cảng đích, dỡ container ra khỏi tàu, vận chuyển đến bãi trả hàng và giao hàng lẻ cho người nhận hàng theo vận đơn mà mình đã ký phát ở cảng đi. + Người tổ chức chuyên chở hàng lẻ: chịu trách nhiệm suốt quá trình vận chuyển hàng từ khi nhận hàng lẻ tại cảng gửi cho đến khi giao hàng xong tại cảng đích. c. Trách nhiệm của người nhận hàng lẻ. Thu xếp giấy phép nhập khẩu và làm thủ tục hải quan cho lô hàng, xuất trình vận đơn hợp lệ với người gom hàng hoặc đại diện của người gom hàng để nhận hàng tại bãi trả hàng ở cảng đích và nhanh chóng nhận hàng tại trạm trả hàng (CFS). 1.3.6.2.3 Gửi hàng kết hợp (FCL/LCL – LCL/FCL). Phương pháp gửi hàng kết hợp có thể là: gửi nguyên, giao lẻ (FCL/LCL) và gửi lẻ, giao nguyên (LCL/FCL). Khi giao hàng bằng phương pháp kết hợp, trách nhiệm của chủ hàng và người chuyên chở cũng có sự thay đổi phù hợp. Ví dụ: gửi nguyên, giao lẻ (FCL/LCL) thì trách nhiệm của chủ gửi và người chuyên chở khi gửi như là phương pháp gửi nguyên nhưng khi nhận, trách nhiệm của chủ nhận và người chuyên chở giống gửi hàng lẻ. 1.3.6.3 Chứng từ vận chuyển hàng hóa bằng container 1.3.6.3.1 Vận đơn container theo cách gửi FCL/FCL Chứng từ vận chuyển hàng hóa bằng container gọi là vận đơn container (Container Bill of Lading), do người chuyên chở hoặc đại diện của họ ký phát cho người gửi hàng sau khi nhận container chứa hàng đã được niêm phong kẹp chì để chuyên chở. 1.3.6.3.2 Vận đơn container theo cách gửi LCL/LCL. Vận đơn của người gom hàng (House Bill of Lading). Người gom hàng trên danh nghĩa là người chuyên chở sẽ ký phát cho người chủ hàng lẻ của mình. Trong vận đơn này cũng có đầy đủ các thông tin chi tiết cần thiết về người gửi hàng, người nhận hàng. Người nhận hàng lẻ sẽ xuất trình vận đơn của người gom hàng lẻ cho đại diện hoặc đại lý của người gom hàng tại cảng đích để được nhận hàng. Vận đơn người gom hàng có thể dùng trong thanh toán, mua bán và giao dịch. Song để tránh trường hợp ngân hàng không chấp nhận vận đơn của người gom hàng là chứng từ thanh toán, nên người xuất yêu cầu người nhập ghi trong tín dụng chứng từ “vận đơn người gom hàng được chấp nhận” (House Bill of Lading Acceptable). Vận đơn thực của người chuyên chở: Người chuyên chở thực sau khi nhận container hàng hóa của người gom hàng sẽ ký phát vận đơn cho người gom hàng theo cách gửi hàng nguyên container (FCL/FCL). Trên vận đơn, người gửi hàng là người gom hàng, người nhận hàng là đại diện hoặc đại lý của ngưòi gom hàng ở cảng đích. 1.3.6.4 Trách nhiệm của người chuyên chở container đối với hàng hóa. 1.3.6.4.1 Phạm vi trách nhiệm của người chuyên chở. Người chuyên chở container có trách nhiệm “từ bãi container đến bãi container”, điều này có thể phù hợp với trách nhiệm của người chuyên chở trong quy tắc Hamburg năm 1978. Ðối với Hague, trách nhiệm của người chuyên chở bắt đầu từ khi cẩu móc hàng ở cảng đi và kết thúc khi cẩu rời hàng ở cảng đến”. 1.3.6.4.2 Ðiều khoản “không biết tình trạng hàng xếp trong container”. Người gửi hàng tự lo việc đóng hàng vào, chất xếp, chèn lót sau đó giao nguyên container đã được niêm phong, kẹp chì cho người chuyên chở để chở đi. Vì vậy, người chuyên chở thường ghi chú trên vận đơn “việc đóng hàng, chất xếp, chèn lót, kiểm đếm và niêm phong container do người gửi hàng”. 1.3.6.4.3 Xếp hàng trên boong. Người chuyên chở tự cho mình quyền xếp hàng chứa trong container trên boong mà không bị coi là vi phạm hợp đồng vận tải. 1.3.6.4.4 Giới hạn trách nhiệm bồi thường. Quy tắc Hague – 1924 ( Hague Rulls – 1924): hàng có kê khai giá trị trên vận đơn, bồi thường theo giá trị kê khai, hàng không kê khai giá trị thì mức bồi thường không quá 100 F cho một đơn vị hàng hóa hoặc một kiện hàng. Quy tắc Visby ( Visby Rulls – 1968): Hàng hóa có kê khai giá trị mức bồi thường theo giá trị kê khai; Hàng hóa không kê khai giá trị, mức bồi thương (10.000 fr cho một đơn vị hàng hóa hay một kiện hàng và 30 fr cho một kg hàng hóa cả bì). Nghị định thư SDR 1979 (SDR protocol 1979):Hàng có kê khai giá trị bồi thường theo giá trị kê khai và hàng không kê khai giá trị thì mức bồi thường là: 666,67 SDR cho một đơn vị hàng hóa hoặc một kiện hàng và 2 SDR cho 1kg hàng hóa cả bì. Quy tắc Hambuge 1978 ( Hambuge Rulls 1978): Hàng hóa có kê khai giá trị, bồi thương theo giá trị kê khai; Hàng không kê khai giá trị thì mức bồi thuờng (835 SDR cho một đơn vị hàng hóa hoặc một kiện hàng và 2,5 SDR cho một kg hàng hóa cả bì); chậm giao hàng bồi thường tương đương với 2,5 lần tiền cước số hàng giao chậm nhưng không vượt quá tổng tiền cước chủ hợp đồng chuyên chở. Bộ luật hàng hải Việt Nam – 1990: Giới hạn bồi thường quy định giống như Visby Rulls và hàng vận chuyển bằng container chưa đề cập. 1.3.6.5 Cước phí trong chuyên chở hàng hóa bằng container. + Cước vận chuyển container tính theo mặt hàng (CBR: Commodity Box Rate): Ðây là mức cước khoán gộp cho việc chuyên chở một container chứa một mặt hàng riêng biệt. Người chuyên chở căn cứ vào khả năng sử dụng trung bình của container mà tính toán để ấn định mức cước (ví dụ: 14 tấn container loại 20 feet). Với cách tính này nếu chủ hàng đóng thêm được hàng sẽ có lợi thường chủ hàng lớn thích loại cước này còn chủ hàng nhỏ lại không thích. Ðối với người chuyên chở, cách tính cước tròn container đơn giản hơn và giảm được những chi phí hành chính. + Cước phí container tính chung cho mọi loại hàng (FAK: Freight all kinds Rate): mọi mặt hàng đều phải đóng một giá cước cho cùng một chuyến container mà không cần tính đến giá trị của hàng hóa trong container. Người chuyên chở về cơ bản căn cứ vào tổng chi phí dự tính của chuyến đi chia cho số container dự tính chở. Nhưng ở loại cước này thì hàng hóa giá trị cao hơn thì lợi, còn chủ hàng có giá trị thấp lại bất lợi. + Cước phí hàng chở lẻ: tính theo trọng lượng, thể tích hoặc giá trị của hàng hóa đó cộng với các loại dịch vụ làm hàng lẻ như phí bên bãi container (container freight station charges), phí nhồi, rút hàng ra khỏi container (Less than container load charges). Vì thế, thường mức cước hàng lẻ cao hơn các loại cước khác. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY ATL LOGISTICS. 2.1. Giới thiệu Công Ty. 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển. Tên công ty: Công ty TNHH Một Thành Viên Giao Nhận Vận Tải Á Châu. Tên đối ngoại: Asia Transport Logistics Company Limited. Tên viết tắt: ATL.Co.,Ltd. Vốn kinh doanh: 1.800.000.000 đồng. Mã số thuế: 0307768899. Mã số doanh nghiệp: 0307768899. Ngày cấp GPKD: 17/03/2009. Người đại diện pháp lý: Nguyễn Diên Hồng Ngọc. Địa chỉ: 215/26 Nguyễn Xí, Phường 13, Quận Bình Thạnh, TPHCM VPĐD: Lầu 1, tòa nhà Green House – 62A Phạm Ngọc Thạch, Quận 3, TPHCM. Ngành nghề kinh doanh: Dịch vụ đại lý tàu biển và vận tải biển, dịch vụ vận tải đa phương thức, môi giới thương mại… Công ty ATL được thành lập 17/ 03/ 2009. Mặc dù công ty ATL chỉ mới thành lập được 2 năm, nhưng với một đội ngũ với hơn 10 năm kinh nghiệm tập thể trong ngành giao nhận vận tải và logistics, công ty ATL không ngừng phát triển và nâng cao chất lượng các dịch vụ vận tải quốc tế bán cước vận tải, hỗ trợ trucking, làm thủ tục hải quan… cho hàng hóa XNK. ATL đã nhanh chóng trở thành sự lựa chọn đáng tin cậy cho nhiều khách hàng, đối tác là các công ty XNK trong và ngoài nước. Có thể kể đến các khách hàng lớn của ATL như: An Khang Phát, Wolsung Vina, Đông Nam,…. 2.1.2 Chức năng. Hiện nay, hầu hết tất cả các công ty Forwarder đều hoạt động 1 trong 6 loại hình giao nhận với những chức năng khác nhau. Air Forwarder: chuyên về dịch vụ giao nhận quốc tế bằng đường hàng không. Air và Sea Forwarder: chuyên về dịch vụ giao nhận quốc tế bằng đường hàng không và đường biển. Consolidator: chuyên thực hiện, tích hợp các giải pháp cho các lô hàng lẻ ( LCL) cả đường hàng không và đường biển. Trucking Forwarder: chuyên thực hiện giải pháp giao nhận vận tải nội địa, door to door, giao nhận tận nhà, tận xưởng. Broker: là công ty Forwarder chuyên thực hiện nghiệp vụ khai hải quan (customs). General: là mô hình của các công ty Forwarder đã tích hợp vai trò, chức năng của 5 loại hình kể trên (có thể là thế mạnh hoặc thuê ngoài) và hoạt động một cách độc lập. Trong 5 loại hình hoạt động kể trên, thì riêng đối với công ty ATL đang hoạt động theo mô hình General Forwarder, thực hiện tất cả các nghiệp vụ của 5 mô hình kể trên. 2.1.3 Hệ thống tổ chức của công ty. 2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty. Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty ATL Nguồn: operation department_bộ phận chứng từ và dịch vụ khách hàng. 2.1.3.2 Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban. Giám đốc ( Mrs. Ruby): Đại diện cho công ty, quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hằng ngày của công ty, tổ chức và điều hành mọi hoạt động kinh doanh, quyết định bổ nhiệm hay miễn nhiệm hoặc cách chức các chức năng quản lý trong công ty, chỉ đạo phát triển nguồn nhân lực của công ty. Bộ phận Sales ( Mr. Kato và MS. Vanny): Tìm kiếm và phát triển khách hàng, thỏa thuận cước phí với các hãng vận tải, làm việc với các Agent ở nước ngoài, nghiên cứu và khai thác thị trường dịch vụ Logistics, xây dựng kế hoạch kinh doanh. Phòng sales – phòng ban thực tập: Nhận lời được thực tập tại công ty TNHH giao nhận vận tải Á Châu (ATL), em được bố trí vào vị trí sales do anh Trần Ngọc Khánh trực tiếp chỉ dẫn và training. Vào bộ phận sales mỗi nhân viên đều có một hộp mail để liên lạc với khách hàng, Agent ở nước ngoài. Và đối với em cũng vậy, vào vị trí thực tập tại phòng sales và trong quá trình thực tập 2 tháng em đã được công ty tạo một hộp mail sales.2@atltrans.com để theo dõi tiến trình nghiệp vụ của các phòng ban trong công ty và thực hiện chào giá, liên hệ và tim kiếm khách hàng bằng hộp mail trên. Hơn nữa, công việc thực tập của em giống nhân viên sales là vẫn theo dõi quy trình thực hiện thủ tục chứng từ đồng thời hỗ trợ phòng Operation - phòng chứng từ khi thực hiện nghiệp vụ. Bộ phận chứng từ và dịch vụ khách hàng (Mrs.Thanh, Ms.Kelly, Ms.Alex, Ms.Miki): Phối hợp khách hàng và đồng nghiệp để hoàn thành công việc, phối hợp hoạt động với Agent ở nước ngoài để vận chuyển lô hàng, phối hợp với các hãng vận chuyển và làm các chứng từ liên quan đến lô hàng. Phòng kế toán (Mrs. Hanh): Theo dõi những chi phí phát sinh hàng ngày như: chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, làm ủy nhiệm chi để thanh toán tiền hàng cho các công ty trong nước và lệnh chuyển tiền cho các công ty nước ngoài, tiến hành xác định các khoản thuế nộp cho nhà nước vào cuối tháng và lập báo cáo KQHĐKD cho năm. 2.1.4 Tổng quan về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. 2.1.4.1 Số lượng đơn hàng xuất nhập khẩu. Mới thành lập được hơn 2 năm (17/03/2009 – 09/06/2011) dù chưa có nhiều kinh nghiệm cũng như tìm kiếm khách hàng cho dịch vụ của mình nhiều công ty ATL lại có số đơn đặt hàng đáng kể. Và dưới đây là số lượng đơn hàng xuất nhập khẩu từ năm 2009 đến quý 1 năm 2011 mà công ty ký được hợp đồng trong quá trình hoạt động kinh doanh. Hình 2.2: Số lượng các đơn đặt hàng xuất nhập khẩu từ quý 1 năm 2010 – Q1,2011 ĐVT: đơn hàng Nguồn: Operation Department_Bộ phận khách hàng Nhìn vào hình 2.2 trên ta thấy rõ được số lượng đơn đặt hàng tăng từ 158 đơn đặt hàng (2010) tăng lên 177 đơn đặt hàng (2011) tăng hơn 19 đơn đặt hàng. Điều này nói lên rằng, công ty đã dần tạo được mối quan hệ tốt về dịch vụ cũng như chất lượng phục vụ của công ty và mục tiêu trong tương lai hơn nữa là mở rộng phạm vi kinh doanh của mình với khách hàng. Hình 2.3: Số lượng đơn đặt hàng XNK trong 3 quý cuối năm 2009 và 2010. ĐVT: đơn hàng Nguồn: Operation Department_Bộ phận khách hàng Tiếp theo nhìn vào hình 2.3 trên, ta thấy số lượng đơn đặt hàng xuất nhập khẩu trong 3 quý cuối năm 2009 và 2010 tăng lên rất nhiều, số lượng đơn đặt hàng của công ty ghi nhận rất đáng kể. Với số lượng đơn đặt hàng tăng dần theo quý của năm 2010 so với 2009 như sau: quý 2 (2010/2009) tăng 9 lần, quý 3 tăng 3 lần và quý 4 tăng gần 4 lần. Điều này chứng tỏ rằng, công ty đã khẳng định được niềm tin của mình trong lòng khách hàng và hơn thế nữa là công ty có được đội ngũ nhân viên đặc biệt là nhân viên Sales làm việc nhanh nhẹn và quen biết rộng giúp công ty có được nhiều đơn hàng hơn và hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, đảm bảo các dịch vụ có chất lượng, tiết kiệm được chi phí thời gian nhất cho khách hàng vì thế đã tạo được uy tín cho khách hàng cũng như là góp phần phát triển cho công ty. Vì vậy, với kết quả đạt được như vậy, công ty càng phấn đấu để trở thành một Forwarder chuyên nghiệp mang đến những thỏa mãn cho khách hàng từ đó kiếm được nhiều đơn đặt hàng hơn. 2.1.4.2 Tải trọng hàng năm cho các đơn hàng xuất nhập khẩu của khách hàng (lấy số liệu tính đơn vị CBM, TEU hoặc tấn). Thành lập công ty trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế toàn cầu qua đi (năm 2008), hiểu được cũng như nắm bắt được nhu cầu tiêu thụ hàng hóa của các nước trên thế giới mạnh mẽ. Chính vì thế, công ty ra đời với sứ mệnh vận chuyển và giao nhận hàng hóa nhiều hơn đáp ứng được thõa mãn nhu cầu hàng hóa của các nước. Tính chung, chỉ thành lập vỏn vẹn hơn 2 năm nhưng lượng đơn hàng của công ty kí kết với khách hàng đáng được tự hào. Có thể là công ty nhờ vào các chất lượng phục vụ, chăm sóc khách hàng và đáp ứng sự lựa chọn các dịch vụ thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng. Vì thế, đây cũng chính là cơ hội giúp công ty có thể trở thành một trong các công ty giao nhận mà được nhiều khách hàng biết đến. Và dưới đây chính là bảng danh sách 10 mặt hàng phổ biến nhất và chủ lực mà công ty kí kết hợp đồng vận chuyển với khách hàng xuất khẩu bằng đường biển đến năm 2011 và đồng thời cũng là những khách hàng có mức độ tin cậy đối với công ty rất lớn. Trong tương lai đầy hứa hẹn sẽ là những đối tác khách hàng mang tầm ảnh hưởng lớn đối với công ty. Nông sản Đậu phộng Trà Giấy gói thuốc lá Máy móc Đồ gỗ Đồ hộp Hạt nhựa Dụng cụ nhà bếp Hồ vải Mặt hàng Xuất khẩu 370 12 144 226 112 66 513 2562 275 405 Trọng lượng (tấn) 378 45 168 450 280 84 756 2550 504 414 Khối CBM/CW Phúc Sinh Vina Tân Tân Phong Giang New Toyo Bông Lúa Horiston Minh Anh Polystyrene Đông Nam Wolsung Khách hàng PIL STX, Nam Sung APL, HDS Lines CMA, Pacikic Zim, Maxicon MLLine,TS Line MSC, HanJin Nam Sung, KMTC, MCC NYK, PIL Nam Sung,APL Hãng tàu 22-24 6-7 15-18 3-5 3-5 2-3 18-23 2 9-13 2 Thời gian (ngày) Alexandria Jeddah Busan Karachi Port k'lang Hodeida Port k'lang,Kolkata Huangpu Long beachOakland Laem Chabang Lat Krabang Kobe, Heosinki Finland Bangkok Dhaha Địa điểm giao nhận 1x20’ 1x20’ 1x20’ 1x40’ 1x20’ 1x40’ 1x40’ 1x40’ 1x20’ 1x20’ 1x40’ 1x20’ 1x40’ 1x20’ Chủng loại Container Bảng 2.1: Tải trọng XK hàng hóa bằng container đường biển chủ lực của công ty. 2.1.4.3 Tình hình doanh thu, lợi nhuận. Mặc dù hoạt động kinh doanh của công ty được 3 quý cuối năm kể từ ngày thành lập nhưng công ty cũng có được những kết quả đáng ghi nhận. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động công ty gặp rất nhiều khó khăn như tìm kiếm khách hàng, giá cả biến động liên tục kèm theo đó là những chi phí phát sinh thêm cho công ty. Hình 2.4: Tình hình hoạt động của công ty ATL 3 quý cuối năm 2009 và 2010 Nhìn vào hình 2.4 trên, tình hình hoạt động của công ty trong 3 quý cuối năm 2009 và 2010, doanh thu (reveneu) công ty tăng từ 155,666.14 USD lên 273,855.94 USD tăng gần 2 lần (2010/2009), trong khi đó chi phí (cost) tăng hơn 2 lần (2010/2009) từ 102,010 USD lên 225,830.14 USD kéo theo lợi nhuận ròng ( net profit) năm 2010 giảm hơn so với năm 2009, thể hiện ở con số -23,531.33 USD còn năm 2009 là 24,605.24 USD. Điều này được lí giải rằng, dù năm 2009 công ty có doanh thu không cao chỉ thấp hơn gần 2 lần so năm 2010 là do công ty mới thành lập nên chi phí kèm theo như tiền thuê văn phòng, điện, nước và lương nhân viên….. tăng và một điều dễ nhận thấy là phụ phí (expenses) (như tiền gửi hàng vào kho bãi, các phí làm hải quan…) năm 2009/2010 nhỏ hơn 2.5 lần cho nên lợi nhuận của công ty đạt là 24,605.24 USD. Còn đối với năm 2010 mặc dù doanh thu (reveneu) tăng gần 2 lần so với năm trước nhưng dễ thấy là chi phí (cost) (chiếm hơn 80% doanh thu), phụ phí (expenses) (chiếm 1/3 doanh thu) đi kèm rất cao. Hơn nữa, trong quá trình hoạt động công ty đã đầu tư vào các trang thiết bị chưa thật sự tiết kiệm, thêm vào là giá cả thị trường tăng cao kéo theo lương của nhân viên phải được nâng lên và một nguyên nhân nữa tại sao lợi nhuận năm 2010 âm vì năm 2009 mới bước vào hoạt động nên công ty còn gặp nhiều khó khăn như chưa có nhiều khách hàng biết đến dịch vụ của công ty nên bằng cách phải marketing, bán giá cước cho khách hàng với giá vừa và ưu đãi… Chính vì thế mà ban lãnh đạo giám đốc quyết định không nhận lương. Tuy nhiên, cuối năm 2009 công ty hoạt động có lãi và cho đến năm 2010 ban lãnh đạo quyết định nhân lương làm cho chi phí tăng lên rõ rệt và sau cùng lợi nhuận âm. Sau 3 quý cuối năm 2009 và 2011 thì tình hình hoạt động kinh doanh của công ty có sự tiến triển tốt hơn, doanh thu (reveneu) và lợi nhuận (net profit) tăng lên rõ rệt. Hình 2.5: Tình hình hoạt động của ATL trong 2 tháng đầu năm 2010 và 2011. Nhìn vào hình 2.5, ta thấy rất rõ giữa hai tháng đầu năm 2010 và 2011. Doanh thu (reveneu) 2010 công ty đạt được là hơn 26,000 USD, chi phí (cost) phát sinh là hơn 18,000 USD, phụ phí (expenses) kèm theo là 6,164.25 USD và lợi nhuận (net profit) đạt được là gần 1,700 USD. Còn đối với 2 tháng đầu năm 2011, lợi nhuận đạt được là 8,457.01 USD cao gấp 5 lần so với 2 tháng đầu năm 2010. Như vậy, nhìn vào ta dễ hiểu vì ở 2010 tổng chi phí (cost) và phụ phí (expenses) đi kèm đã chiếm hơn 24,000 USD trong tổng số doanh thu (reveneu), là do công ty đầu tư vào các thiết bị kém hiệu quả và thêm vào đó ban giám đốc quyết định nhận lương nên lợi nhuận 2 tháng đầu năm 2010 tăng không đáng kể. Sang đến 2 tháng đầu năm 2011 tình hình hoạt động của công ty có phần tốt hơn, doanh thu (reveneu) tăng hơn 5 lần, chi phí (cost) tăng gần 7 lần, lơi nhuận (net profit) cũng tăng hơn 5 lần so với 2010.. nhưng công ty vẫn đạt được kết quả kinh doanh khả quan. Nguyên nhân, ở đây có thể được đề cập đến: công ty đã tạo được mối quen biết rộng rãi nhờ vào chất lượng dịch vụ của mình và bán giá cước qua các tuyến vận tải đường dài như Châu Mỹ, Châu Âu và Châu Phi…. và ngược lại, làm tăng mạnh các hợp đồng nên mang doanh thu về nhiều hơn các tuyến vận tải châu Á. Ngoài ra, công ty có được đội ngũ nhân viên đặc biệt là nhân viên bộ phận sales làm việc chuyên nghiệp và có nhiều mối quan hệ khác nhau nhằm lôi kéo khách hàng đến với công ty. 2.2 Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển tại công ty ATL Logistics. 2.2.1 Cơ sở pháp lý về hoạt động giao nhận tại Việt Nam. 2.2.1.1 Liên quan về buôn bán quốc tế. a. Luật buôn bán trong nước. (xem phụ lục ) Nghị định của chính phủ số 12/2006/NĐ – CP ngày 23 tháng 01 năm 2006 quy định chi tiết thi hành Luật Thương Mại về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế. Chính phủ: Căn cứ vào Luật tổ chức chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001 Căn cứ Luật thương mại ngày 14 tháng 6 năm 2005 Theo đề nghị của Bộ trưởng bộ thương mại. b. Luật buôn bán quốc tế. (xem phụ lục) Công ước của Liên Hợp Quốc về hợp đồng mua bán quốc tế (công ước viên 1980). Các nước thành viên của công ước này: Các nước thành viên coi trọng. 2.2.1.2 Liên quan đến vận tải. Ngày 24/8/1980 một hội nghị của Liên hiệp quốc họp tại Geneva đã thông qua công ước của Liên hợp quốc về vận tải hàng hóa đa phương thức quốc tế (UN Convention on the International Multimodal Transport of Goods ,1980). Công ước đã định nghĩa vận tải đa phương thức là việc chuyên chở bằng ít nhất hai phương thức vận tải khác nhau trên cơ sở một hợp đồng vận tải đa phương thức, theo đó hàng hóa được người vận tải đa phương thức nhận trách nhiệm để đưa từ một địa điểm đến giao ở một địa điểm thuộc một nước khác. Các vận tải đa phương thức như: Vận tải đường biển – vận tải đường hàng không, Vận tải ô tô – hàng không, Vận tải đường sắt – ô tô, Vận tải đường sắt – đường bộ - vận tải nội thủy – đường biển và Cầu lục địa. Công ước cũng định nghĩa người vận tải đa phương thức là “Một người tự mình hoặc thông qua một người khác thay mặt mình kí một hợp đồng vận tải đa phương thức và hoạt động như là một bên chính chứ không phải là một đại lí hay là người thay mặt người gửi hàng hay những người chuyên chở tham gia vận tải đa phương thức và chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng”. Có các loại người kinh doanh vận tải đa phương thức sau : 1. Người kinh doanh vận tải đa phương thức có tàu biển. 2. Người kinh doanh vận tải đa phương thức không có tàu biển. 3. Loại thứ ba là loại không có phương tiện vận tải nào, có thể là người giao nhận, người môi giới hải quan, đôi khi có người kinh doanh kho hay công ty bốc xếp. 4. Loại cuối cùng giống loại thứ ba nhưng không có phương tiện vận tải nào chuyên làm vận tải đa phương thức, chuyên kí kết hợp đồng kết nối các phương tiện vận tải. 2.2.1.3 Liên quan đến thanh toán. Trong việc tổ chức thanh toán giữa các tổ chức tín dụng ở các quốc gia khác nhau để thực hiện các khoản thu chi liên quan đến hoạt động kinh tế chính trị – xã hội đều diễn ra qua việc xử lý các giấy tờ thanh toán nhất định gọi là nghiệp vụ thanh toán quốc tế. Tài khoản ghi nợ/tài khoản vãng lai Thanh toán bằng séc Trả tiền khi xuất trình chứng từ hay chứng từ giao khi thanh toán (C.A.D hoặc D/P). Chứng từ khi chấp nhận thanh toán (D/A) Tín dụng thư L/C :Ngân hàng của  người mua phát hành tín dụng thư và luôn luôn có nghĩa vụ phải thanh toán nếu như nhà xuất khẩu thỏa mãn tất cả các điều kiện của hợp đồng. Đối lập với phương thức thanh toán “nhờ thu”, tín dụng thư sẽ bị kiểm tra bởi cả  2 phía ngân hàng của người bán và người mua. Người bán hàng cũng có thể yêu cầu ngân hàng của mình xác nhận tín thư. Điều này có nghĩa là ngân hàng của người bán sẽ không tự động xác nhận tất cả các tín thư L/C, nhưng về cơ bản sẽ theo dõi chúng tùy từng  trường hợp. Thuận lợi/ không thuận lợi. Người xuất khẩu có được mức bảo đảm cao cho việc sẽ được thanh toán (nếu anh ta hài lòng với điều kiện chi trả, điều mà được qui định trong hợp đồng bán hàng) Ngân hàng người mua phải thanh toán (và điều này làm tăng thêm độ tin cậy của việc thanh toán) Tín dụng thư L/C được sử dụng khi người bán và người mua không quen biết lẫn nhau tới độ tin cậy, bởi vì loại thanh toán này cung cấp một mức độ an toàn cao cho việc thanh toán và giao nhận hàng hóa. Tín dụng thư là một kiểu mẫu thanh toán tương đối tốn kém. 2.2.2 Thực trạng giao nhận trong việc xử lý quy trình bộ chứng từ hàng xuất của công ty. 2.2.2.1 Khách hàng. Đối với các công ty vừa là hãng tàu vừa là giao nhận thì việc tìm kiếm hay khách hàng tìm đến là rất dễ dàng ( hãng tàu global link). Nhưng đối với các công ty Forwarder thì lại là khác, việc tìm kiếm khách hàng rất là khó khăn bởi vì quy mô công ty nhỏ, hoạt động kinh doanh chủ yếu là kiếm sự chênh lệch về giá cước giữa khách hàng và hãng tàu để thu lợi nhuận. Vì thế mục tiêu chung của các công ty này chính là chất lượng phục vụ và các dịch vụ đa dạng nhằm giúp khách hàng có sự lựa chọn, thỏa mãn nhu cầu cho khách hàng tránh đi sự chèn ép hay làm khó dễ của các công ty giao nhận có hãng tàu hay các hãng tàu vận tải. Theo số liệu của công ty ATL từ bộ phận chứng từ thì có Khoảng 5% là khách hàng sẵn có của công ty. Tiếp theo là khoảng hơn 30% là khách hàng kiếm được từ bộ phận Sales lượng khách hàng này có được là nhờ bộ phận Sales họ có mối quan hệ rộng rãi với khách hàng và dẫn dắt khách hàng từ công ty cũ sang công ty mới Khoảng 10% là khách hàng thông qua trung gian hay còn gọi là (KB) loại khách hàng này chiếm khoảng 10% hoa hồng từ công ty sau khi kiếm hợp đồng cho công ty hay còn gọi là cộng tác viên… Chiếm chưa được 50% khách hàng trong ngành giao nhận. Điều này chứng tỏ lượng khách hàng tìm kiếm của công ty không nhiều, việc tìm kiếm khách hàng và giữ chân khách hàng thật sự gặp nhiều khó khăn nguyên nhân có thể là do: công ty mới ra đời uy tín kinh doanh, thương hiệu biết đến chưa nhiều; công ty không có hãng tàu hay là đại lý của các hãng tàu nên việc khách hàng tìm đến chưa nhiều… Cho nên, vấn đề gặp phải của công ty chính là tìm kiếm khách hàng rất khó hơn thế nữa lượng khách hàng chỉ gửi những hàng hóa ít tải trọng, nhẹ phí và đường ngắn…còn những lô hàng lớn tải trọng nặng thì được các công ty có hãng tàu uy tín thực hiện giao nhận. Hơn nữa, trong quá trình xử lý chứng từ cho lô hàng thì khách hàng không cung cấp đầy đủ chi tiết cũng như thông tin về lô hàng dẫn đến tình trạng hàng bị ngừng vận chuyển và thường bị các hãng tàu phạt tiền do cung cấp sai thông tin về lô hàng như sai số Seal, số container… 2.2.2.2 Bộ phận chứng từ và Sales. Hai bộ phận này chiếm vị trí rất quan trọng trong công ty. Tuy nhiên, vấn đề gặp phải ở hai bộ phận này với một số lượng lớn đơn hàng do các nhân viên Sales mang về, bộ phận chứng từ phải thực hiện làm chi tiết Bill để làm HB/L và gửi hãng tàu làm MB/L. Mỗi tháng bộ phận chứng từ phải nhận từ 25 – 30 đơn hàng từ phòng Sales. Như vậy, bộ phận chứng từ sẽ vừa phải làm 25 – 30 chi tiết MB/L trong một tháng để gửi hãng tàu. Trong khi đó, một số lô hàng có nhiều người nhận thì bộ phận chứng từ phải làm 2 – 3 HB/L cho một MB/L, nghĩa là bộ phận chứng từ phải thực hiện trung bình trên 40 HB/L một tháng.Theo KPI, bình quân một nhân viên chứng từ có thể làm được 10 bộ chứng từ trong một ngày trong khi đó bộ phận chứng từ của công ty ATL có 2 nhân viên phụ trách mà trung bình một ngày chỉ có thể giải quyết được 4 Bill. Điều đó chứng tỏ tốc độ xử lý chứng từ của công ty ATL còn chậm. Nguyên nhân chủ yếu là do: một người phải làm quá nhiều việc, quá nhiều khâu, chưa có sự chuyên môn hóa: làm chứng từ, chăm sóc khách hàng, tracking cargo… dẫn đến thiếu sự kiểm soát: mỗi người làm việc độc lập và tự quyết định, thiếu sự phối hợp chặt chẽ đồng bộ giữa bộ phận Operation lẫn bộ phận Sales. (KPI - Key Performance Indicators là các tiêu chí đánh giá hiệu năng hoạt động, dùng để đánh giá tiến độ thực hiện công việc của các nhân viên.) 2.2.2.3 Người chuyên chở ( hãng tàu ). Việc tìm kiếm các hợp đồng của khách hàng đã gặp nhiều khó khăn thì việc tìm các hãng tàu vận chuyển hàng hóa lại càng gặp nhiều rắc rối. Đối với công ty ATL thì việc thuê tàu gặp phải nhiều khó khăn. Các hãng tàu thường đưa ra mức giá cước cao đến các nước nhận hàng dẫn đến mức hưởng chênh lệch của công ty không nhiều vì do những hàng tàu này có tuyến cố định đi qua những cảng chính của những châu lục hay các nước. Ngoài ra thời gian họ vận chuyển hàng hóa nhanh chóng, an toàn và đảm bảo cho khách hàng. Cho nên, việc các hãng tàu làm giá, tăng phí đi kèm dẫn đến công ty không có nhiều lợi nhuận. Đối với các hãng tàu khi thuê tàu của họ gửi hàng đến nước nhận vì số lượng hàng không nhiều, cước phí thấp và tuyến ngắn, nên việc họ trì hoãn giao hàng đến tay người nhận dẫn đến tình trạng hàng chậm đến và gây mất uy tín cho khách hàng. Việc các hãng tàu tính mức phí cho các công ty Forwarder cao hơn những khách hàng mà họ trực tiếp hợp đồng vận chuyển từ 1% -5%. Cho nên, các công ty Forwarder gặp khó khăn trong việc vận chuyển hàng hóa từ các hãng tàu này. Vì thế, tại sao chi phí của công ty tăng cao và lợi nhuận chiếm không cao. Công ty thường bị các hãng tàu giành giật khách hàng và sẵn sàng giảm giá cước vận chuyển cho các tuyến đường dài và với lượng hàng lớn. 2.2.2.4 Đặc điểm hàng hóa vận chuyển. Những hàng hóa nguy hiểm, hàng quá trọng và hàng quá khổ những mặt hàng này công ty thường hay gặp phải: khi thực hiện những lô hàng này thì gặp nhiều khó khăn như hãng tàu không chịu vận chuyển nói chính xác là mức giá cước của họ đưa ra không tốt cho lắm, dẫn đến hàng không được vận chuyển, người nhận không nhận được hàng, thời gian hàng đến chậm trễ và tất nhiên phát sinh phí CFS lưu kho cho hàng. Có thể đây là do lỗi của khách hàng không cung cấp thông tin đầy đủ về lô hàng dẫn đến việc thuê tàu hay người chuyên chở gặp khó khăn và lỗi một phần là do công ty không giải thích cặn kẽ cho khách hàng. Vì vậy, để thực hiện những lô hàng công ty cần nói rõ cho khách hàng về những trường hợp hàng quá trọng, hàng quá khổ để từ đó có cơ sở tính phí hợp lý cho khách hàng và thỏa thuận mức giá cước cho người chuyên chở hay các hãng tàu. 2.2.2.5 Địa điểm giao nhận và đại lý nước hàng đến. Khi vận chuyển hàng hóa xuất khẩu sang nước ngoài thì một điều công ty gặp phải chính là: hàng hóa khi đến địa điểm giao nhận của nước đó là chưa phải là điểm dừng cuối cùng vì cảng đó không nằm tại nơi đại lý nước hàng đến. Vì thế, khi vận chuyển hàng hóa đến cảng đó và bốc container xuống và đưa phương tiện vận tải vận chuyển đến đại lý nước hàng đến khi đó sẽ phát sinh ra một khoảng cước phí vận chuyển đến nơi đó mặc dù là khoảng phí đó được ước lượng trước. Tuy nhiên, tùy vào thời điểm mà mức cước có sự chênh lệch với nhau hoặc do chủ tàu đưa ra dẫn đến lợi nhuận thu về không được nhiều. Khi giao hàng tại nước hàng đến thì không chỉ là một đại lý mà có nhiều địa lý khác nhau của một công ty vì thế thực trạng gặp phải có nhiều công ty nước ngoài ủy thác nhập khẩu đẫn đến tình trạng 2, 3 đại lý nhận hàng và làm cho quá trình giao nhận hàng gặp nhiều khó khăn phải mất nhiều thời gian và đôi lúc xảy ra tình trạng mất hàng hoặc hàng bị móc, hư do không vận chuyển đúng thời hạn.. 2.2.2.6 Xử lý quy trình bộ chứng từ xuất khẩu lô hàng “Expandable Polystyrene”. 2.2.2.6.1 Quy trình xử lý bộ chứng từ xuất khẩu lô hàng. Tính năng đặc thù của ngành giao nhận vận tải là sử dụng các email để trao đổi thông tin và xác nhận tình hình giao nhận như chức năng của hợp đồng vận chuyển giữa các bên và là bằng chứng có hiệu lực khi giải quyết tranh chấp xảy ra. Vì lẽ đó, quy trình thực hiện thủ tục chứng từ càng đơn giản, hiệu quả và an toàn thì mức độ cạnh tranh của công ty Forwarder càng tăng. Hiện tại, công ty ATL đã xây dựng một quy trình thủ tục chứng từ hàng xuất để nhân viên thuận lợi trong việc thực hiện và theo dõi tiến trình nghiệp vụ. Bảng 2.2: Quy trình thủ tục chứng từ hàng xuất khẩu. Các bước Quy trình thực hiện Các bên liên quan 1 ATL nhận Booking Request từ khách hàng Khách hàng 2 ATL gửi Booking Request cho người chuyên chở Người chuyên chở 3 ATL gửi xác nhận Booking cho khách hàng Khách hàng 4 ATL yêu cầu các chứng từ vận tải từ khách hàng Khách hàng 5 ATL gửi thông tin vận tải cho Agent ở nước hàng đến Agent nước hàng đến 6 ATL gửi chi tiết làm MB/L cho người chuyên chở. Người chuyên chở 7 ATL làm HB/L Bộ phận Operation 8 ATL gửi HB/L cho khách hàng Khách hàng 9 ATL kiểm tra MB/L Người chuyên chở 10 ATL gửi pre-alert cho Agent nước hàng đến Agent nước hàng đến 11 ATL theo dõi lô hàng (tracking cargo) sau khi tàu đi ATL website 12 ATL thông báo tình trạng lô hàng cho khách hàng Khách hàng 13 ATL liên hệ với Agent (xác nhận việc Agent nhận hàng) Agent nước hàng đến 14 ATL gửi email cho khách hàng (shipper) về việc nhận hàng ở cảng đến Khách hàng 15 Phòng chứng từ xuất Shipping Request cho bộ phận kế toán P. kế toán Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, em xin được trình bày cụ thể và chi tiết quy trình thủ tục chứng từ cho lô hàng Expandable Polystyrene ( tạm dịch là hàng hạt nhựa) của công ty Polystyrene Việt Nam được booking vào ngày 30/03/2011, được công ty lưu trữ trong hồ sơ với tên là ASE1103029, số MB/L là KMTC SGN 0296457, số HB/L là ASE1103026. Bước 1: Khách hàng liên hệ ATL để yêu cầu dịch vụ giao nhận Sau khi tham khảo giá cước vận tải mà nhân viên Sales của công ty ATL đưa ra (giá 50 USD / container 40’ đi Laem Chabang, Thái Lan), công ty Polystyrene liên hệ nhân viên Sales để xác nhận, thỏa thuận lại giá cả và gửi email booking cho lô hàng Expandable Polystyrene như sau: From: polystyrene vn [mailto:polystyrenevn@yahoo.com] Sent: Thursday, March 24, 2011 10:40 AM To: ATL Cc: dxlinh@baominh.com.vn Subject: Dear Mr./ Ms., Would you please send us booking as folows: Commodity: EXPANDABLE POLYSTYRENE Volume: 1x40’GP. POL/POD: HCM/ LAEM CHABANG Thanks & Best Regards. Sau khi nhận được email booking của khách hàng, công ty ATL xác nhận việc đã nhận email từ khách hàng và bắt đầu tiến hành làm thủ tục chứng từ cho lô hàng xuất khẩu của công ty Polystyrene Việt Nam. Bước 2: ATL gửi yêu cầu booking cho người chuyên chở Sau khi có được thông tin lô hàng từ công ty Polystyrene Việt nam, công ty ATL tiến hành gửi email booking cho hãng tàu KMTC về các thông tin như: tuyến đường vận tải (từ Hồ Chí Minh đến Laem Chabang, Thái Lan), volume (trọng tải của lô hàng), số lượng container, tình trạng lô hàng, ngày dự kiến xuất đi (ETD) là29/03/2011. From: Ngoc – ATL [mailto:kelly.phan@atltrans.com] Sent: Friday, March 25, 2011 5:07 PM To: '!KMTC HCM/ MS NHA'; 'banght@kmtc.com.vn' Cc:'ops@atltrans.com' Subject: RE: Request form ATL Dear Ms. Nha, Please kindly send us booking SGN - Laem Chabang as folows: ETD: 29-March Volume: 1x40’GP, Stuff: at warehouse. Appreciate your reply soonest. Thanks& best regards Ngay sau khi nhận được thông tin booking của công ty ATL, hãng tàu KMTC gửi email phản hồi đính kèm số booking: KMTC11/045760 để thuận tiện trong việc quản lý quá trình giao nhận vận chuyển cho lô hàng sau này. Đồng thời, đây cũng là bằng chứng hãng tàu KMTC chấp nhận việc booking của công ty ATL cho 1 container 40’GP dự kiến xuất đi ngày 29/03/2011. Bước 3: ATL gửi xác nhận booking cho khách hàng Sau khi ATL gửi yêu cầu booking cho hãng tàu KMTC, hãng tàu KMTC sẽ gửi lại cho công ty ATL một email xác nhận booking có đính kèm theo một bản “Booking Note” hoặc “Booking Acceptance Note” (lệnh cấp container rỗng). Trong “Booking Note”, hãng tàu KMTC sẽ ghi rõ thông tin chi tiết về số booking để hãng tàu tiện trong việc quản lý vận chuyển lô hàng. Nhận được số booking từ hãng tàu, công ty ATL chuyển toàn bộ email đến công ty Polystyrene thông tin booking mà hãng tàu cung cấp. Công ty Polystyrene nhận được “Booking Note” từ công ty ATL sẽ đến hãng tàu KMTC để đổi lấy “lệnh lấy container rỗng” (Release Cargo Paper) để nhận container rỗng, Seal, Packing List. Quá trình giao nhận container rỗng, Seal và Packing List diễn ra tại nơi cấp container rỗng ghi trong “Booking Note” là cảng VICT vào ngày 25/03/2011. Sau khi đã lấy được container, Seal và Packing List, công ty Polystyrene cập nhật lại thông tin về số container và số Seal để hoàn tất thông tin chứng từ MB/L và HB/L sau này. Trong giai đoạn này, việc đóng hàng và làm các thủ tục thông quan xuất khẩu là trách nhiệm của công ty Polystyrene Việt Nam nhưng bộ phận chăm sóc khách hàng của công ty ATL sẽ tiến hành theo dõi công việc của Polystyrene để giải đáp những thắc mắc và những vấn đề mà Polystyrene gặp phải trong quá trình làm hàng. Bước 4: ATL yêu cầu khách hàng cung cấp các chứng từ vận tải Sau khi gửi “Booking Note” đến Polystyrene Việt Nam, bộ phận chăm sóc khách hàng của công ty ATL liên hệ với công ty Polystyrene để nhắc nhở phía công ty Polystyrene về việc lấy container, đóng hàng và làm các thủ tục thông quan xuất khẩu cho lô hàng (lên tờ khai hải quan, xin giấy C/O…) trước 2 ngày tàu chạy. Sau khi đã mang container rỗng về kho để đóng hàng, công ty Polystyrene tiến hành gửi các thông tin, chứng từ liên quan đến lô hàng của mình như: Số container/ Số Seal: KMTU8206357/KC802433; Sales Contract (nếu khách hàng yêu cầu làm khai báo Hải Quan); Commercial Invoice; Packing List và Chứng từ L/C. Các chứng từ này thông thường phải hoàn tất trước 2 ngày tàu chạy, đồng thời công ty Polystyrene Việt Nam phải gửi kèm thông tin về số container và số Seal cho công ty ATL để tiến hành thực hiện các chứng từ vận tải như MB/L, HB/L. Công ty Polystyrene phải tiến hành đóng hàng vào container, hoàn tất các thủ tục hải quan, vào sổ tàu chứng nhận “thực xuất” cho lô hàng của mình và phải đem container hàng ra cảng Cát Lái chờ xếp lên tàu để xuất đi trước giờ closing time (thời gian trễ nhất, hàng phải được đóng vào container và xếp ở cảng chờ xếp lên tàu). Như vậy, ngày dự kiến tàu đi là 29/03/2011 nên closing time sẽ là ngày 28/03/2011. Bước 5: ATL gửi thông tin về lô hàng cho Agent ở bên nước hàng đến Công ty ATL ký hợp đồng với công ty PTG (Pilot Trans Global) đóng vai trò làm Agent của công ty ATL bên Thái Lan để phụ trách về lô hàng của công ty Polystyrene. Công ty ATL thông báo về ngày dự kiến lô hàng Expandable Polystyrene của công ty Polystyrene sẽ đến cảng Laem Chabang của Thái Lan là ngày 01/04/2011 cho công ty PTG ở Thái Lan biết để thông báo cho consignee ở Thái Lan đến nhận hàng. Trường hợp lô hàng Expandable Polystyrene của công ty Polystyrene, do điều kiện thanh toán giữa công ty Polystyrene Việt Nam và công ty Polyfoam Thái Lan là thanh toán tín dụng chứng từ L/C nên consignee (người nhận hàng) lúc này sẽ là theo lệnh của ngân hàng Siam City Bank Public Co., LTD ở Bankok (Thái Lan). Consignee thực sự ở Thái Lan (công ty Polyfoam) muốn nhận hàng phải đến ngân hàng hoàn tất các thủ tục thanh toán. Khi Polyfoam Thái Lan hoàn tất thủ tục thanh toán, ngân hàng Siam City Bank Public Co., LTD mới ký hậu HB/L cho công ty Polyfoam Thái Lan để nhận hàng. Bước 6: ATL gửi chi tiết làm MB/L cho người chuyên chở Có thông tin về lô hàng Expandable Polystyrene từ công ty Polystyrene, công ty ATL tiến hành gửi email toàn bộ thông tin đó, có đính kèm chi tiết làm MB/L cho hãng tàu KMTC: Booking KMTC11/ 045760 Ngoc - ATL [kelly.phan@atltrans.com] Sent: 28/03/2011 4:35 CH To: '!KMTC HCM/ MS NHA'; Cc: ops@atltrans.com Dear Ms Nha, Please kindly find bill details as attached file, Pls draft bill and send to us for checking. Container no: IMTU 8206357/ KC802433 Vessel: KMTC KEELUNG 1104S Nội dung của MB/L sẽ bao gồm các thông tin về Shipper (công ty TNHH giao nhận vận tải Á Châu, Việt Nam), consignee (công ty Pilot Trans Global, Thái Lan), tên con tàu vận chuyển, quy cách hàng hóa, số container, số Seal… Bước 7: ATL tiến hành làm HB/L Có thông tin đầy đủ và những chứng từ có liên quan đến lô hàng Expandable Polystyrene như: Commercial Invoice, Packing List… thì công ty ATL sẽ tiến hành làm HB/L. Trên HB/L sẽ bao gồm các thông tin về shipper (công ty Polystyrene Việt Nam), consignee (theo lệnh của ngân hàng Siam City Bank, Thái Lan) và bên thông báo (công ty Polyfoam Thái Lan). Tuy nhiên, công ty ATL sẽ làm HB/L nháp trước để gửi cho Polystyrene Việt Nam kiểm tra và tiến hành xuất HB/L gốc khi công ty Polystyrene hoàn tất việc kiểm tra. Bước 8: ATL gửi HB/L cho khách hàng Sau khi bộ phận chứng từ của ATL hoàn tất HB/L thì ATL sẽ liên hệ với shipper (công ty Polystyrene) để đến công ty ATL lấy HB/L. Sau khi có HB/L từ công ty ATL sẽ gửi bộ HB/L này cho consignee ở Thái Lan (ngân hàng Siam City Bank) để nhận hàng, phụ trách việc thanh toán tiền hàng với công ty Polyfoam Thái Lan. Khi công ty Polystyrene đến ATL để nhận HB/L thì công ty ATL sẽ gửi kèm một báo nợ cước (Debit Note) để thanh toán tiền cước vận tải gồm các chi phí như: cước tàu (Ocean freight), phí làm HB/L (Bill fee), phí Seal (Seal fee) và phí xếp dỡ (Terminal Handling Charge – THC). Bước 9: ATL kiểm tra lại MB/L Dựa trên chi tiết làm Bill mà ATL đã gửi ở bước 6, hãng tàu KMTC tiến hành hoàn tất MB/L và gửi cho ATL kiểm tra Bill nháp trước khi in ra Bill gốc (original). Khi MB/L đã hoàn tất, hãng tàu sẽ thông báo cho ATL đến lấy MB/L. Khi đến hãng tàu lấy MB/L thì ATL phải trả tất cả các phí như: thu hộ phí chứng từ hàng xuất, thu hộ KMTC phí seal và phí xếp dỡ (THC) cũng như cước vận tải được thể hiện trong hóa đơn của hãng tàu. Trong trường hợp lô hàng Expandable Polystyrene, công ty Polystyrene đã cung cấp sai số container cho công ty ATL, từ KMTU 8206357 thành IMTU 8206357. Vì thế, công ty ATL đã gửi chi tiết làm MB/L sai số container cho hãng tàu KMTC. Sau khi hãng tàu thông báo sai thông tin số container, công ty ATL mới tiến hành liên hệ lại với công ty Polystyrene Việt Nam để xác nhận thông tin lại thông tin và chỉnh sửa HB/L. Sau khi đã chỉnh sửa HB/L, công ty ATL thông báo về việc sửa MB/L cho hãng tàu KMTC nhưng vì đã quá thời gian chỉnh sửa MB/L theo quy định của hãng tàu nên hãng tàu KMTC phạt công ty ATL 500,000 VNĐ phí chỉnh sửa Bill (Amendment fee). Bước 10: ATL gửi pre-alert cho Agent nước hàng đến Có đầy đủ bộ chứng từ gốc gồm: MB/L, HB/L, commercial Invoice và Packing List thì ATL tiến hành gửi toàn bộ chứng từ hay (còn gọi là gửi pre-alert) trên cho Agent ở Thái Lan là công ty PTG vào ngày ETD ( dự kiến tàu đi). Việc gửi pre-alert cho Agent là công ty PTG ở Thái Lan nhằm giúp Agent nắm được thông tin lô hàng xuất khẩu từ Việt Nam sang để liên hệ nhận hàng tại hãng tàu KMTC Thái Lan. Đồng thời công ty PTG liên hệ với consignee (ngân hàng Siam City Bank) để gửi thông báo hàng đến (Arrival Notive). Ngân hàng Siam City Bank thông báo lại cho consignee thực sự (công ty Polyfoam Thái Lan) đến ngân hàng hoàn tất các thủ tục thanh toán, nhận HB/L và Arrival Notice. Bước 11: ATL theo dõi hành trình của lô hàng sau khi rời cảng đi Hàng hóa sau khi thông quan phải được vào sổ tàu để chứng nhận “thực xuất”. Ngay sau khi hàng hóa được lên tàu và rời khỏi cảng đi, bộ phận chăm sóc khách hàng của ATL sẽ tiến hành theo dõi, giám sát tình trạng lô hàng (còn gọi là tracking cargo). Việc tracking cargo nhằm mục đích theo dõi lô hàng đang ở vị trí nào, dự kiến ngày hàng đến cũng như kịp thời biết được các sự cố có thể xảy ra với lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển. Việc tracking cargo được thực hiện bằng cách truy cập vào website của công ty ATL: www.atltrans.com chọn mục “Tracking Cargo”. Sau đó, ta chọn “containertracking” để theo dõi lô hàng vận tải bằng đường biển, chọn link “KMTC line” để truy cập vào website của hãng tàu KMTC. Khi đã vào website hãng tàu KMTC, ta nhập số MB/L: KMTC SGN0296457 để kiểm tra tình trạng lô hàng. Hình 2.6:Thông tin cơ bản tracking cargo của lô hàng Expandable Polystyrene Bảng 2.3: Thông tin chi tiết về lộ trình của lô hàng Expandable Polystyrene Bước 12: Thông báo cho khách hàng biết về tình trạng hành trình của lô hàng Sau khi đã có thông tin mới nhất về tình trạng lô hàng thì bộ phận chứng từ sẽ liên hệ với công ty Polystyrene (shipper) để thông báo. Điều này sẽ giúp cho shipper có đủ thông tin dự kiến hàng đến cho consignee ở Thái Lan biết để chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ cần thiết nhận hàng khi hàng đến, tránh phát sinh rắc rối sau này. Đây được xem là chính sách hậu mãi, chăm sóc khách hàng khi họ sử dụng dịch vụ của công ty ATL. Bước 13: Liên hệ với Agent ở cảng đến (xác nhận việc nhận hàng sau này) Sau khi tracking cargo và nắm được ngày dự kiến hàng đến cảng Laem Chabang của Thái Lan là ngày 01/04/2011, công ty ATL sẽ liên hệ với Agent ở Thái Lan là công ty PTG để thông báo về lô hàng sắp đến và phụ trách lô hàng đó cho đến khi consignee thực sự là công ty Polyfoam ở cảng đến hoàn tất việc nhận hàng. Đây được xem là bằng chứng giao hàng (giống như lệnh giao hàng - D/O của hàng nhập) để tránh những tranh chấp phát sinh sau này. Trong trường hợp, hàng bị thất thoát hay consignee có đầy đủ bộ chứng từ nhưng không nhận được hàng thì công ty PTG sẽ chịu trách nhiệm. Bước 14: Gửi Email cho khách hàng (xác nhận việc nhận hàng ở cảng đến) Sau khi consignee thực sự ở Thái Lan là công ty Polyfoam hoàn tất các thủ tục cần thiết để nhận hàng, Agent của ATL bên Thái Lan là công ty PTG sẽ gửi email thông báo cho ATL biết consignee đã nhận hàng. Công ty ATL nhận được thông báo từ Agent ở Thái Lan sẽ liên hệ với công ty Polystyrene Việt Nam (Shipper) về việc consignee ở Thái Lan đã nhận hàng. Đây sẽ là bằng chứng cho việc nhận hàng của công ty Polyfoam và là cơ sở để công ty Polystyrene thanh toán tiền hàng với consignee ở Thái Lan sau này. Bước 15: Cung cấp thông tin chuyến hàng cho bộ phận kế toán của ATL Đây là bước cuối cùng trong quy trình thực hiện chứng từ vận tải hàng xuất bằng đường biển. Bộ phận Operation - chứng từ sẽ thực hiện việc trích xuất một Shipping Request sau khi hoàn tất mỗi lô hàng dựa trên các hóa đơn thanh toán cước phí giữa các bên tham gia trong suốt quá trình giao nhận. Shipping Request này sẽ là cơ sở tính lời lỗ khi công ty ATL phụ trách vận chuyển một lô hàng nào đó. Sau khi hoàn tất, Shipping Request sẽ được chuyển về bộ phận Kế Toán. Trên cơ sở lời lỗ đó, bộ phận Kế Toán sẽ tổng hợp và báo cáo kết quả hoạt động, kinh doanh của công ty. Cuối cùng, bộ phận chứng từ dựa trên Shipping Request để trích xuất một bảng “Profit Statement” để lưu lại vào hồ sơ lô hàng, làm cơ sở để báo cáo sau này. 2.2.2.6.2 Nhận xét chung. Trường hợp lô hàng Expandable Polystyrene của công ty Polylystyrene xuất khẩu sang cảng Laem Chabang của Thái Lan, công ty ATL gặp phải khó khăn trong quá trình thực hiện thủ tục chứng từ. Cụ thể, do công ty Polystyrene viết nhầm số container từ KMTU 8206357 thành IMTU 8206357, nhưng ATL đã không xác nhận lại thông tin mà công ty Polystyrene gửi có chính xác hay không. Vì thế, khi hãng tàu thông báo sai thông tin số container thì công ty ATL mới phát hiện và phản ứng khá bị động khi thời hạn chỉnh sửa MB/L của hãng tàu đã hết. Do đó, công ty ATL đã bị hãng tàu KMTC phạt vì thông báo chỉnh sửa MB/L trễ với mức phạt là 500,000 VNĐ cho một lần sửa MB/L. Từ thiếu sót của công ty ATL trong việc bị động tiếp nhận thông tin, ta thấy công ty ATL cần nâng cao trách nhiệm của mình trong quá trình thực hiện thủ tục chứng từ. Cụ thể, bất kỳ thông tin nào được gửi đến, công ty ATL cần kiểm tra và liên hệ với các bên tham gia trong nghiệp vụ chứng từ để xác nhận, làm rõ các thông tin đó. Có như vậy, các nguy cơ, rủi ro do sai lệch thông tin trong quá trình thực hiện nghiệp vụ chứng từ sẽ giảm một cách đáng kể. 2.2.3 Phân tích, đánh giá hoạt động giao nhận hàng xuất của công ty ATL. 2.2.3.1 Nhu cầu giao nhận. Ra đời trong xu hướng thế giới đã gần như hồi phục hoàn toàn sau cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu năm 2008. Chính vì thế, nhu cầu tiêu thụ hàng hóa của các nước trên thế giới cũng gia tăng lên và diễn ra liên tục. Vì vậy, việc tìm hiểu và nắm bắt cơ hội này công ty ATL đã ra đời và góp phần vận tải hàng hóa của công ty tăng lên. Cho nên, tính hết tháng 4 năm 2011 lượng hàng hóa của công ty tăng lên đáng kể chủ yếu tập trung ở các hàng nguyên container (FCL), hàng lẻ (LCL) va hàng Air… Hình 2.7: Nhu cầu giao nhận hàng xuất và hàng nhập của công ty ATL trong thời gian qua. % hàng xuất khẩu của bộ phận sales % hàng nhập khẩu của bộ phận sales Nguồn: bộ phận sales và chứng từ Nhìn vào hình trên ta thấy được nhu cầu giao nhận của công ty tăng cao, trong đó tập trung nhiều ở mặt hàng FCL và hàng Air vì hai mặt hàng này thường xuyên có nhiều đơn hàng và hơn nữa là các tuyến vận tải qua các nước này nhiều và công ty bán giá cước cao mang nhiều doanh thu cho công ty. Vì thế, hợp đồng vận chuyển các đơn hàng này lớn và nhiều. Còn về hàng lẻ (LCL) thì cũng nhiều đơn hàng nhưng chủ yếu tập trung các lô hàng có giá trị không cao và giá cước thấp và tuyến vận tải gần. 2.2.3.2 Thị trường giao nhận. 2.2.3.2.1Từ thị trường nội địa. Thị trường giao nhận hàng hóa tại Việt Nam chiếm vị trí rất mạnh trong ngành giao nhận .Vì thế, việc giao nhận hàng hóa của công ty cũng được mở rộng hơn và nhiều đơn hàng hơn. Tuy nhiện, khối lượng hàng vận chuyển không nhiều chủ yếu là tập trung ở các tuyến vận tải miền Bắc như Đà Nẵng, Hải Phòng, Hà Nội và ngược lại chỉ chiếm khoảng trên 1% giá trị mang về không cao. Vì vậy, thế mạnh của công ty chủ yếu là các tuyến vận tải quốc tế. 2.2.3.2.2 Từ thị trường quốc tế. Tạo được uy tín và chất lượng dịch vụ cũng như cung cách phục vụ công ty ATL không những có được lượng đơn hàng giao nhận ở trong nước mà còn mở rộng phạm vi sang cả các quốc gia khác. Thị trường mà ATL vận tải hàng hóa ra nước ngoài là các nước Đông Nam Á, châu Á, Châu Âu, Châu Phi và cả Châu Mỹ. Hình 2.8: Thị trường xuất khẩu hàng hóa của công ty ATL qua các nước và châu lục. Import & Export Import Export Nguồn: Bộ phận chứng từ Nhìn vào hình trên thì các nước mà ATL trực tiếp vận chuyển giao nhận hàng hóa như ở Đông Nam Á gồm (Thái Lan, Singapore, Philippine, Indonesia, Malaysia), Châu Âu gồm các nước có cảng chính như (Đức, Hà Lan, Anh, Pháp…), Châu Á gồm (Nhật, Đài Loan, Hàn Quốc, Trung Quốc..), Châu Mỹ thì có hai bờ: Bờ Đông và bờ Tây đây là hai bờ có tuyến vận tải nhiều nhất và diễn ra liên tục, Châu Phi nhưng lượng đơn hàng này rất ít, nhưng việc bán giá cước qua các nước này rất cao vì các tuyến này rất nguy hiểm và nhiều hãng tàu hay từ chối chỉ có những hãng tàu của chính các nước này làm đại diện tại Việt Nam mới có thể vận chuyển qua các tuyến vận tải này và cuối cùng là Châu Úc tuyến đường này thời gian vận chuyển dài nhưng giá cước đi các tuyến này nhiều nên nhiều công ty giao nhận vận tải thích các tuyến đường này đặc biệt là qua nước Úc. Hơn nữa, với nhu cầu giao nhận hàng hóa ngày càng nhiều và diễn ra liên tục cho nên các tuyến vận tải vận tải cũng tăng lên. Biểu đồ dưới đây cho thấy, công ty ATL đang có thế mạnh trong vận tải xuất nhập khẩu bằng đường biển với tỷ trọng là 39.12% cho hàng xuất và 35.36% cho hàng nhập. Trong khi đó, vận tải xuất nhập khẩu bằng đường hàng không chiếm tỷ trọng thấp hơn với 3.37% cho hàng xuất và 22.15% cho hàng nhập. Hình 2.9: Biểu đồ tỉ trọng các dịch vụ của công ty ATL. Điều này phù hợp với xu thế giao nhận vận tải hiện nay vì vận tải hàng hóa bằng đường biển là phương thức vận tải tiết kiệm nhất với chi phí thấp hơn 5 lần so với vận tải bằng đường hàng không. Nắm bắt được xu hướng này cũng như nhu cầu của thị trường, công ty ATL không ngừng mở rộng các tuyến đường vận tải biển bằng cách thỏa thuận giá cước tốt nhất với các hãng tàu. 2.2.3.3 Cạnh tranh trên thị trường giao nhận. 2.2.3.3.1 Các đối thủ mạnh trong ngành. Đối với các công ty Forwarder thì trên thị trường gặp rất nhiều đối thủ cạnh tranh: các công ty giao nhận có hãng tàu của họ (như Global Link…), các công ty Forwarder với nhau (như APL, BeeLogistics..). Ở đây, xét về tính cạnh tranh giữa các công ty giao nhận chủ yếu là lượng hàng hóa gửi hàng tại các cảng và giá cước bán cho khách hàng. Tuy nhiên, nếu xét tính cạnh tranh mạnh trên thị trường giao nhận hàng hóa thì em xin xét về thị trường các cảng chính mà ATL và các công ty giao nhận khác gửi hàng và từ đó xét về tính cạnh tranh cũng như thông tin về các công ty giao nhận hay hãng tàu khác. Và từ đây, công ty rút ra những kinh nghiệm và bài học cho riêng mình. Trước tiên là thị trường các cảng mà công ty hay gửi hàng hóa qua. Hình 2.10: Thị trường các cảng mà ATL gửi hàng qua Nhìn vào hình trên ta nhận thấy rằng lượng hàng gửi qua các cảng chính là HCM port, Tan Cang port, Cat Lai port và một vài cảng khác. Nhưng lượng hàng chủ yếu tại cảng TP HCM và Tân Cảng cụ thể là các hàng nguyên container. Và các đối thủ chính trong ngành của công ty như Global Link, APL, BeeLogistics… Lượng hàng chủ yếu họ tập trung các cảng chính ở phía Nam Về Global Link mạnh hơn về công ty có lượng đơn hàng lớn, có hãng tàu, và hơn nữa họ đã xây dựng được những đại lý uy tín ở nước ngoài. Về APL cũng là công ty giao nhận nhỏ nhưng họ có được đơn hàng lớn ra đời trước và có đại lý các hãng tàu lớn qua các tuyến vận tải đường dài và thời gian khởi hành liên tục. Về BeeLogistics cũng là công ty giao nhận nhưng là công ty giao nhận có tầm cỡ mặc dù không có hãng tàu nhưng công ty đã kí kết với hãng tàu lớn trong và ngoài nước làm đại diện tại Việt Nam trong khi đó ATL mới kí hợp đồng thử nghiệm hãng tàu của Ấn Độ làm đại diện tại Việt Nam. Đây có thể nói là bước tiến dài trong ngành giao nhận của công ty ATL nhưng đây cũng chính là thách thức cho công ty khi mà các công ty giao nhận khác họ đã hoàn thành tốt vai trò này và càng tiến xa hơn trong chiến lược kinh doanh ngành giao nhận của mình. 2.2.3.3.2 So sánh quy trình bộ chứng từ của công ty ATL với công ty BeeLogistics. a. Các bước trong 2 quy trình. Quy trình hàng xuất đường biển của ATL. Các bước Quy trình thực hiện Các bên liên quan 1 ATL nhận Booking Request từ khách hàng Khách hàng 2 ATL gửi Booking Request cho người chuyên chở Người chuyên chở 3 ATL gửi xác nhận Booking cho khách hàng Khách hàng 4 ATL yêu cầu các chứng từ vận tải từ khách hàng Khách hàng 5 ATL gửi thông tin vận tải cho Agent ở nước hàng đến Agent nước hàng đến 6 ATL gửi chi tiết làm MB/L cho người chuyên chở. Người chuyên chở 7 ATL làm HB/L Bộ phận Operation 8 ATL gửi HB/L cho khách hàng Khách hàng 9 ATL kiểm tra MB/L Người chuyên chở 10 ATL gửi pre-alert cho Agent nước hàng đến Agent nước hàng đến 11 ATL theo dõi lô hàng (tracking cargo) sau khi tàu đi ATL website 12 ATL thông báo tình trạng lô hàng cho khách hàng Khách hàng 13 ATL liên hệ với Agent (xác nhận việc Agent nhận hàng) Agent nước hàng đến 14 ATL gửi email cho khách hàng (shipper) về việc nhận hàng ở cảng đến Khách hàng 15 Phòng chứng từ xuất Shipping Request cho bộ phận kế toán P. kế toán Quy trình xuất hàng đường biển của BeeLogistics Bước Nội dung Nhiệm vụ Hồ sơ biểu mẫu Mô tả công việc BĐ HĐ đã ký BP sales Sổ ghi chép Thỏa thuận giữa Sales và khách hàng 1 Nhận chứng từ NV bộ phận xuất Lệnh cấp Cont Nhận các chứng từ liên quan từ Sales chuyển qua, Cho số Bill và nhập SMS 2 Liên lạc KH NV bộ phận xuất Yêu cầu khách hàng gửi chi tiết lô hàng 3 Làm HB/L NV bộ phận xuất HB/L, Hóa đơn, Làm vận đơn fax cho khách hàng kiểm tra, Thu tiền cước vận chuyển của lô hàng, Phát hành HB/L cho khách hàng 4 Làm MB/L NV bộ phận xuất MB/L Căn cứ vào chi tiết HB/L để làm MB/L gửi cho hãng tàu, Kiểm tra MB/L 5 Shipping advice Nhân viên bộ phận xuất ShippingAdvice, CRR Lấy giá từ SMS để làm Shipping Advice, Chuyển kế toán theo dõi công nợ với khách hàng/đại lý/hãng tàu 6 Gửi chứng từ Nhân viên bộ phận xuất HB/L, MB/L, Shipping Advice, Debit Note/ Creadit Note Gửi các chứng từ gồm HB/L, MB/L, Shipping Advice, Debit Note/ Credit Note (nếu có) cho đối tác ở điểm đến trước khi tàu đến (tuyến ngắn) hoặc chậm nhất là 3 ngày kể từ ngày tàu chạy (tuyến dài). 7 Customer service - Tr.P nghiệp vụ - NV bộ phận xuất Giống như hàng lẻ xuất 8 Kết thúc việc xuất NV bộ phận xuất Các hồ sơ có liên quan Lưu hồ sơ của các bước công việc trên theo từng tàu Giống nhau: Trên cơ sở cả hai đều sử dụng chung việc xử lý quy trình bộ chứng từ của một lô hàng xuất. Khác nhau: ATL BeeLogistics Chỉ làm theo kinh nghiệm chưa đưa ra được sơ đồ quy trình chuẩn. Một nhân viên giải quyết quá nhiều khâu dẫn đến tốc độ làm việc chậm và xử lý chứng từ không hợp lý thời gian. Đưa ra quy trình chuẩn cho công ty. Các bước trong quy trình được mô tả công việc cho từng bộ phận rõ ràng và trách nhiệm mọi người được nêu rõ. b. Những ưu, hạn chế và nguyên nhân. Từ so sánh 2 quy trình này giúp công ty nhận rõ được tầm quan trọng của một quy trình chuẩn và từ đó có cơ sở cũng như tích lũy kinh nghiệm hơn cho việc xây dựng ra một quy trình chuẩn cho việc xử lý bộ chứng từ hàng xuất cũng như hàng nhập. Cần phải phân công rõ nhiệm vụ của từng bộ phận cũng như trách nhiệm nhằm để giải quyết công việc nhanh chóng tránh tình trạng một người làm quá nhiều việc dẫn đến tốc độ xử lý bộ chứng từ chậm trễ gây ra nhiều mất mác cho khách hàng. Ở đây có thể đưa ra nguyên nhân đáng chú ý nhất đó là công ty xử lý quy trình một cách chung chung và theo kinh nghiệm mà chưa xây dựng một quy trình chuẩn. Vì thế, dẫn đến trong quá trình xử lý bộ chứng từ gặp vài khó khăn và thiếu xót. 2.2.4 Đánh giá chung về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng Container đường biển tại công ty. Tiêu chí về tính hợp lý: Tùy theo tình hình hoạt động hiện tại, mỗi công ty trong lĩnh vực giao nhận vận tải sẽ xây dựng cho riêng mình một quy trình chứng từ chuẩn chung áp dụng cho tất cả các nghiệp vụ thủ tục chứng từ. Các bước trong quy trình có sự liên kết chặt chẽ, rõ ràng giúp cho nhân viên chứng từ dễ dàng theo dõi và thực hiện chứng từ. Tuy nhiên, cách thức và con người thực hiện quy trình vẫn chưa tận dụng được hết thế mạnh hiện tại của quy trình là tính hợp lý của nó đối với tình hình hoạt động hiện tại và năng lực thực sự của nhân viên. Nguyên nhân chủ yếu là do cách tổ chức công việc vẫn còn nhiều bất cập và thiếu sự đồng thuận ý kiến giữa các nhân viên và cấp trên. Bằng chứng là, các nhân viên chứng từ đôi khi có rất nhiều thời gian nhàn rỗi, không có việc để làm nhưng cũng có khi, lượng đơn hàng dồn dập, các nhân viên chứng từ phải làm việc cật lực để hoàn thành chứng từ cho các đơn hàng đó. Điều đó cho thấy, yếu tố con người đóng vai trò đáng kể trong việc đánh giá về tính hợp lý của quy trình thực hiện thủ tục chứng từ. Quy trình chứng từ của công ty ATL nhìn chung là toàn diện và hợp lý nhưng cách mà con người tiếp cận và thực hiện nó sao cho hợp lý và mang lại một giá trị gia tăng lại là chuyện khác. Vì vậy, để nâng cao giá trị chuỗi quy trình nghiệp vụ chứng từ của công ty ATL, việc thay đổi cách thực hiện cũng như thái độ của con người là điều cần thiết. Tiêu chí về tính hiệu quả. Với một quy trình nghiệp vụ chứng từ hợp lý, dựa vào năng lực của công ty, của nhân viên xây dựng nên thì hiệu quả mà chuỗi quy trình này mang lại thật sự lớn. Tuy nhiên, cách thức và con người thực hiện quy trình thủ tục chứng từ của công ty ATL chưa thực sự hợp lý đã dẫn đến hiệu quả nghiệp vụ chứng từ không cao. Một quy trình thực sự có hiệu quả khi tất cả các thành phần trong đó, từ con người, phương tiện đến cách thức thực hiện phải đồng bộ, nhất quán và có sự liên kết, gắn bó chặt chẽ với nhau. Từ đó, quy trình chứng từ mới có thể diễn ra một cách trơn tru, suôn sẻ, không bị vướng mắc ở bất cứ khâu nào trong quy trình. Điều quan trọng đó là con người phải có quan điểm, thái độ tích cực trong cách tiếp cận, phương thức thực hiện quy trình để quy trình hoạt động theo đúng chức năng của nó. Có như vậy, quy trình chứng từ của công ty ATL mới mang lại hiệu quả cao nhất. 2.3 Phân tích điểm mạnh, điểm yếu của công ty. 2.3.1 Điểm mạnh. Vận tải các tuyến hàng hóa quốc tế chiếm khoảng hơn 90% và lượng hàng hóa tập trung nhiều ở mặt hàng FCL và hàng Air. Công ty ATL lại có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành giao nhận vận tải, Logistics. Bên cạnh đó, côngty luôn có những khóa huấn luyện đặc biệt được tổ chức tại công ty nhằm giúp nhân viên nắm vững nghiệp vụ và nâng cao tay nghề trong quá trình làm việc. Hiện nay, công ty đang từng bước mở rộng mạng lưới của mình thông qua việc liên kết với các Agent ở nước ngoài như: hệ thống Agent Intercargo (Hoa Kỳ), hệ thống Cargo Partner Logistics với hơn 37 quốc gia trên Thế Giới, Pilot Trans Global (Thái Lan)… để thực hiện các nghiệp vụ giao nhận Quốc Tế một cách chuyên nghiệp. Nhận các đơn hàng xuất và nhập có giá trị lớn như hàng nông sản, đồ gỗ, máy móc….qua các tuyến vận tải có mức giá cước cao như Châu Âu, Mỹ và Úc… Am hiểu được thị trường giao nhận trong và ngoài nước nhờ vào các đối tác nước ngoài. 2.3.2 Điểm yếu. Chưa hoàn thành hoàn chỉnh website chính thức của công ty và chưa thể kết nối các website về ngành vận tải trong nước và quốc tế. Chưa có khâu thiết kế, phân phối tài liệu liên quan, hệ thống marketing chưa cao. Giao nhận hàng hóa trong nước chỉ chiếm khoảng hơn 1% lượng đơn hàng đến các cảng chính ở Việt Nam như Hải Phòng, Đà Nẵng… Chưa có mối quan hệ với các hãng tàu trong nước hay là chưa trở thành cộng tác viên hay đại lý với các hãng tàu trong nước. Chưa có nhiều kinh nghiệm tham gia hội chợ vào và thiết bị chuyển nhập-xuất khẩu hàng hoá (da, gỗ, thực phẩm...). Chưa có mối quan hệ hay tham quan nhà sản xuất, khu công nghiệp và khu chế xuất cũng như văn phòng của khách hàng. Các khách hàng vận chuyển hàng hóa với tải trọng thấp hơn 200 TEU sẽ ký hợp đồng vận tải với công ty vì là công ty Forwarder nên việc chưa có hãng tàu nên mức độ cạnh tranh cũng như sự lựa chọn của khách hàng ít hơn các công ty giao nhận mà có tàu như Global Link… CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY ATL LOGISTICS. 3.1 Triển vọng phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng container đường biển của công ty. 3.1.1 Triển vọng phát triển giao nhận ở Việt Nam. Triển vọng ngành vận tải biển Với hơn 80% khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu của Việt Nam được vận chuyển bằng đường biển thông qua các cảng trong toàn quốc. Theo số liệu thống kê, tốc độ tăng trưởng GDP 6 tháng đầu năm 2010 ước đạt 6,16%. Đến hết năm 2010, dự báo tình hình tăng trưởng kinh tế sẽ ổn định, là yếu tố hỗ trợ chính cho hoạt động xuất nhập khẩu. Sản lượng vận tải biển tăng bình quân 11%/năm trong thực tế, cao hơn mức đề ra (10%), sản lượng hàng thông qua cảng tăng bình quân 17%/năm, cao hơn 2 lần mức đề ra. Dự kiến trong những năm tới, khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu nói chung và khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển nói riêng sẽ tăng đáng kể. Đây là điều kiện thuận lợi cho ngành vận tải biển Việt Nam lớn mạnh và phát triển. Nhu cầu vận tải container đang trở nên thịnh hành, hiện nay hơn 85% thị phần vận chuyển container do các hãng tàu lớn nắm giữ, còn ở Việt Nam, các hãng tàu vận chuyển container chỉ chiếm 15%. Vì vậy, Chính phủ và Nhà nước đang xây dựng để dần đồng bộ hóa cơ sở hạ tầng, đầu tư vận tải container để phục vụ kịp thời nhu cầu vận tải biển trong tương lai. Theo dự báo của Bộ GTVT,  tổng lượng hàng qua cảng Việt Nam đến năm 2015 vào khoảng 500 triệu tấn, năm 2020 khoảng 1 tỷ tấn, năm 2030 khoảng 2 tỷ tấn. Có thể thấy, trong tương lai, nguồn hàng cho ngành vận tải biển của Việt Nam là rất lớn, tạo tiền đề cho sự phát triển không ngừng của ngành này. Điều kiện địa lý- điều kiện tự nhiên: Chúng ta có trên 1 triệu km2 mặt nước biển với trên 3260 km bờ biển, có nhiều vụng, vịnh và cửa sông nối liền với Thái Bình Dương, rất thuận tiện để xây dựng các cảng biển, các cơ sở sửa chữa và đóng mới tàu biển và phát triển các lọai dịch vụ hàng hải. Việt Nam còn nằm gần kề tuyến hàng hải quốc tế quan trọng nối liền các trung tâm kinh tế phát triển sôi động nhất thế giới hiện nay. Với lợi thế về địa lý và nhân lực, Việt Nam còn có thể đóng một vai trò quan trọng trong chiến lược phát triển kinh tế hướng ra biển của một số quốc gia láng giềng không có bờ biển hoặc không đủ điều kiện để phát triển ngành kinh tế biển. Ví dụ: Năm 2006 lượng hàng qua các cảng biển Việt Nam là 153 triệu tấn và tốc độ tăng trưởng lên đến 19,4%. Vừa qua chúng ta đã trở thành thành viên chính thức của tổ chức thương mại thế giới WTO. Do đó trong thời gian sắp tới chắc chắc tổng lượng hàng hóa xuất nhập khẩu sẽ tăng mạnh. Đây thực sự là một cơ hội đầy tiềm năng cho các hãng tàu vận tải hàng hóa nói chung và bằng container nói riêng. Sự ưu đãi của nhà nước: Thuận lợi to lớn nhất, đó là sự ưu đãi của Nhà nước cho phép được chở hàng nội địa trong khi các hãng nước ngoài chưa được phép. Sự tận dụng đó giúp cho các hãng tàu Việt Nam có thể kết hợp được hàng hóa vận chuyển nội địa để bù đắp vào thiếu hụt hàng hóa xuất nhập khẩu trên một hành trình của tàu kết hợp cả tuyến nội địa và quốc tế. Hiện Thái Lan đang nghiên cứu để triển khai xây dựng và khai thác kênh đào Kra(dự kiến dài 120 m, sâu 26m, 2 làn với chiều rộng 340m, cho phép tàu dầu có trọng tải tới 200.000 DWT). Dự án này dự tính sẽ khởi công vào năm 2005 và kết thúc vào năm 2015. Khi đó các tàu lớn có thể đi trực tiếp từ ấn Độ Dương sang Thái Bình Dương mà không cần qua eo biển Malacca (qua Singapore và Malaysia). 3.1.2 Triển vọng phát triển tại công ty ATL. Nhận thấy được triển vọng của ngành giao nhận vận tải ở Việt Nam có nhiều chuyển hướng tích cực nhất là sau cuộc khủng hoảng toàn cầu nhu cầu giao nhận hàng hóa của các nước tăng nhanh. Vì thế, đây cũng là cơ hội công ty trở mình để phát triển mạnh hơn ngành giao nhận hàng hóa của mình ra quốc tế. Tuy mới thành lập gần 3 năm nhưng với tốc độ giao nhận của công ty đáng được ghi nhận theo số liệu từ bộ chứng từ và Sales thì lượng đơn đặt hàng của công ty tăng nhanh trong đó lượng đơn hàng giao nhận qua đường biển và đường hàng không chiêm vị trí rất cao. Bảng 3.1: Lượng đơn hàng xuất nhập khẩu qua các đường vận tải. ĐVT: đơn hàng Với đơn đặt hàng như vậy, càng chứng tỏ công ty đang dần được chổ đứng kinh doanh ngành giao nhận của mình. Ngoài lượng hàng hóa xuất nhập khẩu tăng trong hơn hai tháng đầu năm 2011, thì cho thấy hàng hóa xuất bằng đường biển chiếm nhiều ưu thế và có số lượng đơn hàng tăng. Điều này, cho thấy triển vọng phát triển ngành giao nhận tại công ty có nhiều điểm sáng. Vì thế, công ty càng phải nâng cao phát triển cho công ty mình như mở rộng dịch vụ kinh doanh như cước tàu, trucking và khai hải quan; tìm kiếm khách hàng có nhu cầu gửi hàng qua những tuyến vận tải đường dài..; tìm kiếm và thỏa thuận với hãng tàu có giá cước rẽ và vận tải thường xuyên giúp khách hàng tiết kiệm chi phí hơn và điều đặt biệt nữa là công vạch rõ chiến lược kinh doanh cho các bộ phận như Sales, hàng xuất, hàng nhập… 3.2 Mục tiêu, định hướng phát triển hoạt động giao nhận hàng xuất bằng container đường biển của công ty trong thời gian tới. 3.2.1 Mục tiêu chung. Vận chuyển và xử lý hàng hóa biển một cách an toàn, tiết kiệm và hiệu quả cho khách hàng. Mục đích chính của chúng tôi là để hỗ trợ cả hai nhà nhập khẩu và xuất khẩu để cải thiện phương pháp vận chuyển của họ Chúng tôi mở rộng dịch vụ của chúng tôi nhất trên thế giới với mạng lưới cũng được lựa chọn của các đại lý của chúng tôi. Nhân viên có tay nghề cao với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động của chúng tôi sẽ cung cấp dịch vụ tốt và sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu của mỗi khách hàng. Tất cả mọi người đặc biệt và chúng tôi xử lý mỗi khách hàng cá nhân dựa trên nhu cầu của họ. Bên cạnh đó SOP "công nghiệp", chúng tôi cũng có thể thay đổi dịch vụ của chúng tôi theo yêu cầu hậu cần cá nhân và chuyên môn của bạn. Chúng tôi muốn trở thành vận chuyển đối tác dự án của bạn Mở rộng dịch vụ của chúng tôi vào lĩnh vực thủ tục hải quan, kiểm tra hàng hóa, vận tải đường bộ, và các dịch vụ khác có liên quan ... 3.2.2 Hướng phát triển. Công ty hiện đang mở rộng mối quan hệ kinh doanh với các đại lý quan trọng như TNT, Cargo – patner, TMC, ViNaTrans, Intercargo Logistics, A.I.F. Company, Liên kết với các website tại việt nam như Vietship, Shipping gazette, Supply chain… Ngoài ra, trong năm 2011, với mong muốn mở rộng thị trường giao nhận vận tải, công ty ATL đưa ra kế hoạch tuyển dụng thêm nhân viên Sales để thực hiện việc tìm kiếm, mở rộng mạng lưới khách hàng của công ty cũng như hỗ trợ, duy trì quan hệ với các khách hàng đã và đang sử dụng dịch vụ của công ty ATL. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động giao nhận hàng xuất bằng container đường biển của công ty ATL Logistics. 3.3.1 Giải pháp từ phía công ty. 3.3.1.1 Giải pháp tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật Đặc thù duy nhất của ngành giao nhận của các công ty Forwarder chính là liên lạc qua Email. Chính vì thế, việc hiện đại các phương tiện trang thiết bị cho công việc giao nhận và quản lý là rất cần thiết và cần thực hiện ngay của công ty. 3.3.1.1.1 Thực hiện. Mua sắm những thiết bị tốt như máy tính, máy fax, máy in, scan, cài đặt các hệ thống phần mềm liên quan đến công tác giao nhận như phần mềm: kế toán xuất nhập khẩu Liên kết web của các đại lý với công ty như cập nhật thông tin, tin tức chính xác để báo cho khách hàng yên tâm về quá trình vận chuyển lô hàng. Các nhân viên trong công ty sẽ được cung cấp một Email khác nhau trong hệ thống máy tính giúp khi nhân viên này chưa cập nhật trước thì nhân viên sau sẽ tiếp nhận Email và trả lời ngay lập tức cho khách hàng. Nâng cấp cải tiến trang web chính của công ty như đưa nhiều thông tin vào đó, dịch vụ cho khách hàng lựa chọn… 3.3.1.1.2 Hiệu quả mang lại từ giải pháp này. Có thể giải pháp này là một trong những giải pháp hữu hiệu nhất của công ty không những ở công ty ATL mà hầu hết bất kì công ty giao nhận Forwarder cũng cần làm. Vì thế, từ này thành lập đến nay hệ thống thiết bị và các phương tiện hoạt động rất tốt và số lượng đơn hàng cũng tăng qua từng tháng. Bằng chứng là hiện đại công ty đang thuê các kỹ sư tin học chuyên về các phần mềm, các web và mạng khi có trục trặc hay sự cố họ sẽ giải quyết ngay tránh công việc của các nhân việc bị gián đoạn và chậm tiến độ. 3.3.1.2 Giải pháp về thị trường. 3.3.1.2.1Tăng cường nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước để mở rộng thị trường 3.3.1.2.1.1 Thực hiện. Đây có thể là bước gặp nhiều khó khăn trong lúc đầu hoạt động kinh doanh của công ty nhất là những công ty mới thành lập như ATL. Vì thế, để làm được điều này thì hoạt động Marketing của công ty phải thật sự mạnh và mang tính hiệu quả cao. Cập nhật thông tin qua các trang link web của các đại lý với công ty về tình hình hàng giao nhận qua các nước từ đó nắm rõ về nhu cầu hàng hóa của họ mà chủ động liên hệ để đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa cho khách hàng. Khảo sát có tuyến đường vận tải lớn mà lượng hàng hóa hay vận chuyển như đối với trong nước thì tập trung nghiên cứu các cảng lớn như H