Đề tài Một số ý kiến trao đổi hạch toán kế toán về tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ tại Công ty TNHH Nhật Minh Quốc

lời mở đầu 1. Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu. Từ sau đại hội VI của Đảng cộng sản Việt Nam, nước ta đã thực hiện đổi mới về cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý vĩ mô của nhà nước. Việc chuyển nền kinh tế cũ sang nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần là một xu hướng tất yếu, thực tiễn đã chứng minh điều đó là đúng đắn. Sự ra đời của nền kinh tế thị trường cũng là lúc bắt đầu xuất hiện sự cạnh tranh. Trong một nền kinh tế có sự cạnh tranh gay gắt như vậy thì “Tồn tại hay không tồn tại” là một câu hỏi thường nhật đối với tất cả các Doanh nghiệp. Tồn tại hay không là tuỳ thuộc vào chất lượng và hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp hay cụ thể hơn là tuỳ thuộc vào doanh thu và lợi nhuận của Doanh nghiệp tại mỗi kỳ kinh doanh. Muốn tồn tại trong một môi trường cạnh tranh ngày càng khắc nghiệt các nhà quản lý kinh tế bắt buộc phải dồn hết trí tuệ và sức lực của mình nhằm mục đích duy nhất là làm ăn có hiệu quả tạo nhiều lợi nhuận, lợi nhuận càng tăng thì khả năng cạnh tranh càng vững vàng. Do vậy, công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ đối với một Doanh nghiệp thương mại là một yếu tố rất quan trọng vì nếu hàng hoá không được thị trường chấp nhận, tức là không đáp ứng được yêu cầu khắt khe của thị trường thì hàng hoá đó sẽ không thể tiêu thụ được và đương nhiên sự tồn tại của Doanh nghiệp đó trên thương trường thật quá mỏng manh. Trong thời kỳ bao cấp trước đây các Doanh nghiệp hoạt động kinh doanh theo chỉ tiêu pháp lệnh của nhà nước, lãi thì nhà nước thu, lỗ thì nhà nước bù. Đối với nền kinh tế thị trường các Doanh nghiệp phải tự tìm cho mình các mục tiêu và phương hướng hoạt động để có thể tồn tại trong cạnh tranh. Vì vậy, để đáp ứng với tình hình mới, các Doanh nghiệp thương mại phải không ngừng tự hoàn thiện mình về mọi mặt. Với tư cách là một công cụ quan trọng của quản lý kinh tế tài chính, thực hiện chức năng ghi chép, xử lý và phản ánh các thông tin kinh tế, công tác kế toán ở các doanh nghiệp thương mại cũng đòi hỏi không ngừng được hoàn thiện. Đặc biệt là sau khi Bộ Tài chính ban hành chế độ kế toán mớí áp dụng cho tất cả loại hình doanh nghiệp, có nhiều thay đổi. Việc phải hoàn thiện thống nhất phương thức hạch toán kế toán hoạt động tiêu thụ và xác định kết quả đã trở thành một nhiệm vụ cấp bách. Xuất phát từ tình hình thực tiễn đó, trong thời gian nghiên cứu tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH Nhật Minh Quốc , em đã chọn đề tài nghiên cứu: “Một số ý kiến trao đổi hạch toán kế toán về tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ tại Công ty TNHH Nhật Minh Quốc ”. 2. Mục đích nghiên cứu - Góp phần hệ thống hoá phương thức hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả, để giúp cho các nhà nghiên cứu, nhà thực hành kế toán...có thêm những thông tin một cách đầy đủ về việc tổ chức hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. - Nghiên cứu đề tài nhằm tìm hiểu thực tế tình hình tiêu thụ hàng hoá, đồng thời đi sâu vào nghiên cứu tổ chức công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Nhật Minh Quốc . - Khoá luận sẽ đưa ra một số giải pháp cơ bản để hoàn thiện tổ chức hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả. 3. Phạm vi nghiên cứu - Xuất phát từ đề tài nêu trên thì đây là một đề tài lớn đáng quan tâm không chỉ riêng Công ty TNHH Nhật Minh Quốc mà của toàn thể các doanh nghiệp thương mại nói chung. Với lượng kiến thức còn hạn chế và thời gian nghiên cứu có hạn nên em khônhg thể đáp ứng hết yêu cầu đòi hỏi của đề tài. Phạm vi đề tài chỉ đề cập đến những vấn đề có liên quan đến công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ giữa doanh nghiệp với các đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.. 4.Phương thức nghiên cứu -Vận dụng phương pháp tìm hiểu thực tế và nghiên cứu các tài liệu có liên quan đến việc tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Sau đó dùng phương pháp hệ thống hoá, phân tích lý giải để trình bày một cách có hệ thống các phương pháp hạch toán. - Thông qua phương pháp nghiên cứu tài liệu và tìm hiểu thực tế về việc vận dụng phương pháp hạch toán nghiệp vụ têu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Nhật Minh Quốc , dùng phương pháp so sánh, đối chiếu mô hình, biểu bảng để đánh giá thực tế. Từ đó rút ra những ưu điểm và những hạn chế cần phải hoàn thiện. 5. Kết cấu của Khoá luận Ngoài phần mở đầu, kết luận,mục lục, tài liệu tham khảo, các bảng biểu, sơ đồ, phụ lục.. Khoá luận được chia làm ba phần: PhầnI: Những vấn đề cơ bản của hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh PhầnII: Thực trạng công tác tổ chức hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Nhật Minh Quốc Phần III: Một số ý kiến trao đổi về hạch toán kế toán về tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá , dịch vụ tại Công ty TNHH Nhật Minh Quốc Phần thứ nhất Những vấn đề cơ bản của hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh I - Lý luận chung về tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ 1. Khái niệm tiêu thụ hàng hoá Tiêu thụ hàng hoá là quá trình các Doanh nghiệp thực hiện việc chuyển hoá vốn sản xuất kinh doanh của mình từ hình thái vật chất sang hình thái tiền tệ và hình thành kết quả tiêu thụ, đây là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh. Theo một định nghĩa khác thì tiêu thụ hàng hoá, lao vụ, dịch vụ là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã thực hiện cho khách hàng đồng thời thu được tiền hàng hoặc được quyền thu tiền hàng hoá. Như vậy, tiêu thụ là thực hiện mục đích của sản xuất và tiêu dùng, đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Tiêu thụ là khâu lưu thông hàng hoá là cầu nối trung gian giữa một bên là sản xuất phân phối và một bên là tiêu dùng. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường thì tiêu thụ được hiểu theo nghĩa rộng hơn: Tiêu thụ là quá trình kinh tế bao gồm nhiều khâu từ việc nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu khách hàng, tổ chức mua hàng hoá và xuất bán theo yêu cầu của khách hàng nhằm đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. 2. Khái niệm kết quả tiêu thụ Kết quả tiêu thụ hàng hoá (hay còn gọi là lãi thuần của hoat động tiêu thụ) là việc so sánh giữa một bên là doanh thu thuần của hoạt động tiêu thụ với một bên là giá vốn hàng tiêu thụ và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng bán ra. Kết quả tiêu thụ được thể hiện qua chỉ tiêu lãi (lỗ) về tiêu thụ. Nếu thu nhập lớn hơn chi phí thì lãi, ngược lại, nếu thu nhập nhỏ hơn chi phí thì lỗ. Việc xác định kết quả tiêu thụ được tiến hành vào cuối tháng, quý, năm tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng đơn vị. * Mối quan hệ giữa tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ : Kết quả kinh doanh là mục đích cuối cùng của mỗi Doanh nghiệp. Kết quả kinh doanh phụ thuộc vào quá trình hoạt động của đơn vị. Hoạt động kinh doanh của đơn vị có tốt thì kết quả kinh doanh mới tốt. Ngược lại, kết quả kinh doanh tốt sẽ tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh của đơn vị tiến hành trôi chảy, kết quả kinh doanh xấu sẽ làm cho hoạt động kinh doanh bị đình trệ. Trong mối quan hệ đó thì tiêu thụ là khâu cuối cùng của quá trình kinh doanh, nó là “tấm gương” phản chiếu hoạt động kinh doanh của đơn vị, còn kết quả tiêu thụ là yếu tố chính hình thành nên kết quả kinh doanh. Do vậy tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Tiêu thụ hàng hoá là cơ sở để xác định kết quả tiêu thụ, quyết định kết quả tiêu thụ là cao hay thấp còn kết quả tiêu thụ là căn cứ quan trọng để đưa ra các quyết định về tiêu thụ hàng hoá. Có thể khẳng định rằng kết quả tiêu thụ là mục tiêu cuối cùng của mỗi đơn vị còn tiêu thụ hàng hoá là phương tiện để thực hiện mục tiêu đó. 3. Vai trò của tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ Trong nền kinh tế thị trường, khi mà các Doanh nghiệp phải tự mình xác định ba vấn đề trung tâm: Sản xuất cái gì ? Sản xuất như thế nào ? Sản xuất cho ai ? Ba vấn đề nêu trên là do thị trường quyết định , Doanh nghiệp chỉ được phép sản xuất ra cái gì mà thị trường cần chứ không phải sản xuất cái mà doanh nghiệp có khả năng và tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh thì tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa sống còn đối với mỗi Doanh nghiệp. Chỉ có tiêu thụ được hàng hoá thì mới có thu nhập để bù đắp chi phí bỏ ra, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh. Về phương tiện xã hội, tiêu thụ hàng hoá là một khâu quan trọng của quá trình lưu thông hàng hoá, là yếu tố tất yếu của quá trình sản xuất. Tiêu thụ hàng hoá còn có vai trò to lớn trong việc cân đối giữa cung và cầu. Bởi vì nền kinh tế quốc dân là một thể thống nhất giữa những cân bằng, những tương quan tỉ lệ nhất định. Sản phẩm của các Doanh nghiệp tiêu thụ được tức là hoạt động kinh doanh của họ diễn ra bình thường, trôi chảy, tránh được sự mất cân đối, giữ được ổn định trong xã hội. Thông qua tiêu thụ có thể dự đoán được nhu cầu của xã hội nói chung và của từng khu vực nói riêng, là điều kiện để phát triển cân đối trong từng ngành, từng vùng và trên toàn xã hội. Qua tiêu thụ giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá mới được thực hiện. Cùng với việc tiêu thụ hàng hoá, xác định đúng kết quả tiêu thụ là cơ sở đánh giá hiệu quả cuối cùng của các hoạt động kinh doanh trong một thời kì nhất định tại Doanh nghiệp, xác định nghĩa vụ mà Doanh nghiệp phải thực hiện với nhà nước lập các quỹ xí nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho Doanh nghiệp hoạt động tốt trong kỳ kinh doanh tiếp theo, đồng thời nó cũng là số liệu cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm như các nhà đầu tư, các ngân hàng, các nhà cho vay... Đặc biệt trong điều kiện hiện nay các Doanh nghiệp không còn ở chế độ bao cấp mà trong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt của nền kinh tế thị trường thì việc xác định đúng kết quả tiêu thụ có ý nghĩa rất quan trọng trong việc xử lý, cung cấp thông tin không những cho các nhà quản lý Doanh nghiệp để lựa chọn phương án kinh doanh có hiệu quả nhất mà xét trên tầm quản lý vĩ mô nó còn cung cấp thông tin cho các cấp chủ quản, các cơ quan quản lý tài chính, cơ quan thuế... phục vụ cho việc giám sát sự chấp hành chế độ, chính sách kinh tế tài chính, chính sách thuế... 4. Các phương thức tiêu thụ hàng hoá 4.1. Phương thức bán buôn Bán buôn hàng hoá là bán hàng cho các đơn vị, các cá nhân mà số hàng đó chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, hàng hoá đó vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông. Bán buôn gồm hai phương thức sau: 4.1.1. Bán buôn qua kho: Là bán buôn hàng hoá mà số hàng hoá đó được xuất ra từ kho bảo quản của Doanh nghiệp. + Bán buôn qua kho bằng cách giao hàng trực tiếp: theo hình thức này bên mua cử đại diện đến kho của Doanh nghiệp thương mại để nhận hàng, Doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá, giao trực tiếp cho đại diện của bên mua ở một địa điểm đã thoả thuận trước giữa hai bên. Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại. Số hàng này được xác nhận là tiêu thụ khi doanh nghiệp đã nhận được của bên mua hoặc bên mua đã chấp nhận thanh toán. 4.1.2. Buôn bán vận chuyển thẳng: Là kiểu bán buôn mà Doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng không nhập về kho mà chuyển thẳng cho khách hàng. + Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: theo hình thức này ở Doanh nghiệp thương mại vừa phát sinh nghiệp vụ bán hàng, vừa phát sinh nghiệp vụ mua hàng. Doanh nghiệp thương mại có thể chuyển thẳng hàng đến kho của người mua hoặc giao hàng tay ba tại kho của người bán. + Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: theo hình thức này, Doanh nghiệp thương mại chỉ đóng vai trò trung gian môi giới trong quan hệ mua bán giữa người mua và người bán. Doanh nghiệp thương mại uỷ quyền cho người mua trực tiếp đến người nhận hàng và thanh toán tiền hàng cho người bán theo đúng hợp đồng kinh tế đã ký kết với bên bán. Tuỳ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết mà Doanh nghiệp thương mại được hưởng một khoản tiền lệ phí do bên mua hoặc bên bán trả. Trong trường hợp trên Doanh nghiệp thương mại không phát sinh nghiệp vụ mua bán hàng hoá mà chỉ là người tổ chức cung cấp hàng cho bên mua. 4.2. Phương thức bán lẻ Là bán hàng hoá trực tiếp cho người tiêu dùng để sử dụng vào mục đích tiêu dùng. Bán lẻ hàng hoá có các phương thức sau: 4.2.1. Phương thức bán hàng thu tiền tập trung: Là phương thức bán hàng tách rời việc thu tiền và giao hàng cho khách nhằm chuyên môn hoá quà trình bán hàng. Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu ngân, chuyên thu tiền, viết hoá đơn, tích kê mua hàng cho khách hàng để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. Cuối ca, cuối ngày bán hàng kiểm kê hàng tồn để xác định số lượng hàng bán ra trong ngày và lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu ngân kiểm tiền, nộp tiền hàng cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền. 4.2.2. Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo phương thức bán hàng này, người bán trực tiếp bán hàng và thu tiền hàng của khách. Cuối ca, cuối ngày bán hàng kiểm kê hàng tồn quầy để xác định lượng hàng tiêu thụ, lập báo cáo bán hàng đồng thời nộp tiền cho thủ quỹ và lập giấy nộp tiền. 4.3. Giao hàng đại lý Theo phương thức này, Doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở nhận đại lý, bên đại lý sẽ trực tiếp bán hàng và thanh toán tiền hàng cho Doanh nghiệp. Số hàng gửi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của Doanh nghiệp cho đến khi bên nhận đại lý thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán. 4.4. Bán hàng trả góp Khi giao hàng cho người mua thì hàng hoá được coi như là đã tiêu thụ. Người mua được trả tiền mua hàng làm nhiều lần. Ngoài số tiền bán hàng Doanh nghiệp thương mại còn được hưởng thêm ở người mua một khoản lãi vì trả chậm. 4.5. Bán hàng xuất khẩu 4.5.1. Phương thức xuất khẩu trực tiếp Theo phương thức này, việc bán hàng được thực hiện bằng cách giao thẳng hàng cho khách hàng mà không qua một đơn vị trung gian nào. Doanh nghiệp tự tổ chức vận chuyển hàng, khi hàng đã xếp lên phương tiện vận chuyển xuất khẩu được chủ phương tiện ký vào vận đơn và hoàn thành thủ tục hải quan ở sân bay, bến cảng, cửa hàng thì được coi là thời điểm tiêu thụ. Thủ tục gồm phiếu xuất kho và báo cáo bán hàng thu ngoại tệ. 4.5.2. Phương thức xuất khẩu uỷ thác Theo phương thức này Doanh nghiệp ký hợp đồng vận tải với đơn vị xuất nhập khẩu chuyên môn. Thời điểm hàng được coi là tiêu thụ và được tính doanh thu khi hoàn thành thủ tục cho đơn vị vận tải. 5. Các yếu tố cấu thành liên quan đến kết quả tiêu thụ 5.1. Tổng doanh thu bán hàng ( TK511) Là giá trị của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ mà doanh nghiệp đã bán, đã cung cấp cho khách hàng (đã được thực hiện). Giá trị hàng hoá được thoả thuận như trên hợp đồng kinh tế về mua bán và cung cấp sản phẩm, hàng hoá lao vụ, dịch vụ đã được ghi trên hoá đơn bán hàng hoặc ghi trên các chứng từ khác có liên quan đến việc bán hàng hoặc là sự thoả thuận giữa người mua và người bán. Ngoài ra theo thông tư số 100 ( 1998/ TT- BTC ) quy định : + Đối với cơ sở kinh doanh tính thuế gía trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ thì: doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng tiền cung ứng dịch vụ (chưa có thuế GTGT) bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà cơ sở kinh doanh được hưởng. + Đối với cơ sở kinh doanh tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì: doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà cơ sở kinh doanh được hưởng (tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế). 5.2. Các khoản giảm trừ doanh thu + Chiết khấu bán hàng: là toàn bộ số tiền giảm trừ cho người mua hàng do việc người mua hàng đã thanh toán số tiền mua sản phẩm , hàng hoá ,lao vụ dich vụ trước thời hạn thanh toán đã thoả thuận (ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết thanh toán việc mua hàng) hoặc vì một lý do ưu đãi nào khác. + Giảm giá hàng bán: là khoản giảm trừ được người bán chấp nhận một cách đặc biệt trên giá đã thoả thuận vì lý do hàng bán ra kém phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trên hợp đồng kinh tế. + Hàng bán bị trả lại: là giá trị của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ đã tiêu thụ, bi khách hàng trả lại do những nguyên nhân vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế: hàng hoá bị mất , kém phẩm chất , không đúng chủng loại , quy cách. 5.3 Thuế +Thuế gía trị gia tăng là thuế gián thu tính trên khoản giá trị tăng thêm cuả hàng hoá, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất lưu thông đến tiêu dùng và do người tiêu dùng cuối cùng chịu . + Thuế tiêu thụ đặc biệt: là loại thuế gián thu tính trên một số loại hàng hoá, dịch vụ đặc biệt do nhà nước qui định nhằm mục đích hướng dẫn tiêu dùng, điều tiết thu nhập của người có thu nhập cao và góp phần bảo vệ nền sản xuất nội địa đối với một số mặt hàng nhất định. + Thuế xuất khẩu: là loại thuế thu vào hoạt động xuất khẩu hàng hoá. 5.4. Giá vốn hàng bán Phản ánh trị giá gốc của hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã thực sự tiêu thụ trong kỳ. ý nghĩa của giá vốn hàng bán được sử dụng khi xuất nhập khẩu kho hàng hoá và tiêu thụ. Khi hàng hoá đã tiêu thụ và được phép xác định doanh thu thì đồng thời giá trị hàng xuất kho cũng được phản ánh theo giá vốn hàng bán để xác định kết quả. Do vậy xác định đúng giá vốn hàng bán có ý nghĩa quan trọng vì từ đó Doanh nghiệp xác định đúng kết quả kinh doanh. Và đối với các Doanh nghiệp thương mại thì nó còn giúp cho các nhà quản lý đánh giá được khâu mua hàng có hiệu quả hay không để từ đó tiết kiệm chi phí thu mua. Doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp sau để xác định trị giá vốn của hàng xuất kho: -Phương pháp bình quân gia quyền. -Phương pháp nhập trước-xuất trước. -Phương pháp nhập sau-xuất trước. -Phương pháp giá hạch toán. -Phương pháp thực tế đích danh. 5.5. Chi phí bán hàng Là chi phí chi ra để phục vụ cho hoạt động tiêu thụ hàng hoá như chi phí nhân viên bán hàng, chi phí thuê kho bãi, cửa hàng, chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ bán hàng... 5.6. Chi phí quản lý doanh nghiệp Là các chi phí chi cho bộ phận quản lý để thực hiện hoạt động tiêu thụ như chi phí nhân viên quản lý, chi phí khấu hao TSCĐ... Cách xác định kết quả tiêu thụ Lãi thuần của hoạt động bán hàng = Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Giá vốn hàng bán Doanh thu thuần - - Doanh thu thuần =Doanh thu - thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu (nếu có) – các khoản giảm trừ II. Kế toán tổng hợp và chi tiết nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ. Nhiệm vụ của kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Trong Doanh nghiệp thương mại hàng hoá là tài sản chủ yếu và biến động nhất, vốn hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số vốn lưu động cũng như trong toàn bộ vốn kinh doanh của Doanh nghiệp cho nên kế toán hàng hoá là khâu quan trọng nhất đồng thời nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ quyết định sự sống còn đối với mỗi Doanh nghiệp. Do tính chất quan trọng của tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ như vậy đòi hỏi kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế về tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ như mức bán ra, doanh thu bán hàng quan trọng nhất là lãi thuần của hoạt động bán hàng. - Phản ánh đầy đủ, kịp thời chi tiết sự biến động của hàng hoá ở tất cả các trạng thái: hàng đi đường, hàng trong kho, trong quầy, hàng gia công chế biến, hàng gửi đại lý... nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hoá. - Phản ánh chính xác, kịp thời doanh thu bán hàng để xác định kết quả, đảm bảo thu đủ và kịp thời tiền bán hàng tránh bị chiếm dụng vốn. - Phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện kết quả tiêu thụ, cung cấp số liệu, lập quyết toán đầy đủ, kịp thời để đánh giá đúng hiệu quả tiêu thụ cũng như thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ cần chú ý các điểm sau: + Xác định đúng thời điểm tiêu thụ để kịp thời lập báo cáo bán hàng và phản ánh doanh thu. Báo cáo thường xuyên kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng chi tiết theo từng loại hợp đồng kinh tế ... nhằm giám sát chặt chẽ hàng hoá bán ra, đôn đốc việc nộp tiền bán hàng vào quỹ + Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý. Các chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, luân chuyển khoa học, hợp lý, tránh trùng lập, bỏ sót. + Xác định đúng và tập hợp đầy đủ chi phí bán hàng và chi phí quản lý Doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. Phân bổ chính xác số chi phí đó cho hàng tiêu thụ 2. Kế toán tổng hợp, chi tiết nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ 2.1. Các chứng từ kế toán liên quan đến nghiệp vụ tiêu thụ bao gồm: Hợp đồng kinh tế Phiếu thu, phiếu chi. Giấy báo nợ, có của ngân hàng. Hoá đơn gía trị gia tăng. Hoá đơn bán hàng. Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ. Các chứng từ khác liên quan đến nghiệp vụ bán hàng. Tài khoản sử dụng: Để phản ánh tình hình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ kế toán sử dụng các tài khoản sau: 2.2.1. TK 511 “Doanh thu bán hàng “ có kết cấu như sau: Bên nợ: + Số thuế phải nộp ( thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp tính trên doanh số bán ra trong kỳ. +Trị giá hàng bán bị trả lại. + Khoản giảm giá hàng bán. + Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911-xác định kết quả kinh doanh. Bên có: Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ của cơ sở kinh doanh thực hiện trong kỳ hạch toán. Đối với cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ: doanh thu bán hàng là toàn bộ tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ ( chưa có thuế GTGT ) bao gồm phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà cơ sở kinh doanh được hưởng. Đối với Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và đối với hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán ( nếu có) mà Doanh nghiệp được hưởng ( tổng giá thanh toán-bao gồm cả thuế GTGT ). TK 511-không có số dư cuối kỳ và được chi tiết thành 4 tiểu khoản: + TK 5111-doanh thu bán hàng hoá: Là doanh thu (số tiền) đã nhận được hoặc được nhười mua chấp nhận cam kết sẽ trả về khối lượng hàng hoá đã giao. TK 511 được sử dụng chủ yếu cho các doanh nghiệp kinh doanh vật tư, hàng hoá + TK 5112-doanh thu bán thành phẩm: Tài khoản này được sử dụng chủ yếu cho các doanh nghiệp sản xuất vật chất như công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp... Nội dung của tài khoản phản ánh tổng doanh thu của khối lượng sản phẩm đã được coi là tiêu thụ của doanh nghiệp sản xuất trong một kỳ hạch toán + TK 5113-doanh thu cung cấp dịch vụ: Được sử dụng chủ yếu cho các ngành kinh doanh dịch vụ (Giao thông vận tải, bưu điện, du lịch khoa học- kỹ thuật...) để theo dõi toàn bộ số tiền đã nhận được hay người mua đã chấp thuận, cam kết thanh toán trong kỳ về khối lượng lao vụ dịch vụ đã cung cấp hoặc đã thực hiện. + TK 5114-doanh thu trợ cấp, trợ giá: Phản ánh các khoản doanh thu từ trợ cấp, trợ giá của nhà nước cho doanh nghiệp khi doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ cung cấp hàng hoá, dịch vụ theo yêu cầu của nhà nước. TK 521 "Doanh thu bán hàng nội bộ": Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số hàng hoá, lao vụ, sản phẩm tiêu thụ nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty... hạch toán toàn ngành. Ngoài ra, sử dụng sản phẩm dịch vụ, hàng hoá vào hoạt động sản xuất kinh doanh hay trả lương, thưởng... cho công nhân viên... cũng được coi là tiêu thụ nội bộ. TK 512 chia thành 3 tiểu khoản TK5121 – Doanh thu bán hàng hoá TK5122 – Doanh thu bán sản phẩm TK5123 – Doanh thu cung cấp dịch vụ Nội dung phản ánh của TK 512 tương tự như TK 511 2.2.2. TK 811 "Chiết khấu bán hàng" Dùng để phản ánh toàn bộ doanh thu bán hàng bị chiết khấu trong kỳ của đơn vị. Về thực chất, tài khoản này chỉ sử dụng để theo dõi các khoản chiết khấu thanh toán chấp nhận cho người mua. Các khoản chiết khấu bán hàng được coi như một khoản chi phí làm giảm lợi nhuận trong kỳ của doanh nghiệp và trừ vào Lợi nhuận hoạt động tài chính trong kỳ. Bên Nợ: Tập hợp các khoản chiết khấu bán hàng đã chấp thuận với khách hàng thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển toàn bộ chiết khấu thanh toán. TK 811 cuối kỳ không có số dư và chi tiết thành 3 tiểu khoản + TK 8111 - Chiết khấu hàng hoá + TK8112 - Chiết khấu thành phẩm + TK 8113 - Chiết khấu dịch vụ 2.2.3. TK 531 “ Hàng bán bị trả lại" TK531 dùng để theo dõi doanh thu của số hàng hoá, thành phẩm, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại. Đây là tài khoản điều chỉnh của TK 531 để tính toán doanh thu thuần. Bên nợ : Tập hợp các khoản doanh thu của số hàng bán bị trả lại. Bên có: Kết chuyển trị giá của hàng bán bị trả lại TK531 không có số dư cuối kỳ. 2.2.4. TK 532 “ Giảm giá hàng bán" TK 532 được sử dụng để theo dõi toàn bộ các khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng trên giá bán đã thoả thuận. Được hạch toán vào tài khoản này bao gồm các khoản bớt giá, hồi khấu, và khoản giảm giá đặc biệt do những nguyên nhân thuộc về người bán. Bên nợ: Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp thuận cho người mua trong kỳ Bên có: Kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán TK 532 không có số dư cuối kỳ. 2.2.5. TK 3331 “Thuế gía trị gia tăng phải nộp” có kết cấu như sau: Bên nợ: + Số thuế gía trị gia tăng đầu vào đã khấu trừ + Số thuế gía trị gia tăng được giảm trừ vào số thuế gía trị gia tăng phải nộp + Số thuế gía trị gia tăng đã nộp vào ngân sách nhà nước + Số thuế gía trị gia tăng của hàng bán bị trả lại Bên có: + Số thuế GTGT đầu ra phải nộp của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ , dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ ( đối với Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) + Số thuế GTGT phải nộp (đối với cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) + Số thuế GTGT phải nộp của hàng hoá, dịch vụ dùng để trao đổi biếu tặng, sử dụng nội bộ + Số thuế GTGT phải nộp của thu nhập hoạt động tài chính, thu nhập hoạt động bất thường + Số thuế GTGT phải nộp của hàng hoá nhập khẩu Số dư bên có: Số thuế GTGT còn phải nộp cuối kỳ. Số dư bên nợ : Số thuế gía trị gia tăng đã nộp thừa vào ngân sách nhà nước TK 3331 có hai TK cấp 3 + TK 33311- thuế gía trị gia tăng đầu ra + TK 33312- thuế gía trị gia tăng hàng nhập khẩu 2.2.6. TK 632 “ Giá vốn hàng bán” có kết cấu như sau: Bên nợ: + Trị giá vốn thành phẩm hàng hoá tiêu thụ đầu kỳ. + Tổng giá thành sản phẩm,dịch vụ sản xuất hoàn thành trong kỳ Bên có: + Kết chuyển giá vốn của hàng chưa tiêu thụ cuối kỳ + Kết chuyển giá vốn của hàng tiêu thụ trong kỳ TK 632 không có số dư cuối kỳ 2.2.7. TK 641 “Chi phí bán hàng” có kết cấu như sau: Bên nợ: Chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ Bên có: + Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng + Kết chuyển chi phí bán hàng TK 641 không có số dư cuối kỳ. 2.2.8. TK 642 “Chi phí quản lý Doanh nghiệp” có kết cấu như sau: Bên nợ : Các chi phí quản lý Doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ Bên có : + Các khoản ghi giảm chi phí quản lý Doanh nghiệp + Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642 không có số dư cuối kỳ 2.2.9 TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh “ có kết cấu như sau: Bên nợ: + Kết chuyển trị giá vốn của sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ + Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính và chi phí hoạt động bất thường + Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý Doanh nghiệp trong kỳ + Thực lãi về hoạt động kinh doanh trong kỳ Bên có: + Kết chuyển doanh thu thuần về số sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ + Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ TK 911 không có số dư cuối kỳ Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như: + TK 111 “Tiền mặt ” + TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” + TK 131 “ Phải thu của khách hàng” + TK 156 “Hàng hoá” + TK 611 “Mua hàng” (đối với Doanh nghiệp áp dụng phương pháp hạch toán kiểm kê định kỳ ) 2.3. Kế toán tổng hợp và chi tiết nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ 2.3.1. Đối với Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ A. Kế toán tổng hợp bán hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên + Kế toán nghiệp vụ bán buôn qua kho theo phương thức chuyển hàng. + Kế toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán +Kế toán nghiệp vụ bán buôn trực tiếp qua kho Ba nghiệp vụ bán buôn hàng hoá ở doanh nghiệp được thể hiện trên sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán buôn hàng hoá ở Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 151 TK 1561 TK 632 TK911 TK511 TK111, 112, 131 (1) (4a) (6) (5) TK 157 (3a) (2) (4b) (4c) TK 33311 (3) TK 1562 (3b) (4d) (1) Hàng mua về nhập kho (2) Chuyển hàng cho khách (3) Doanh thu bán hàng và thuế gía trị gia tăng phải nộp (3a) Doanh thu bán hàng (3b) Thuế gía trị gia tăng phải nộp (4a) Phản ánh trị giá vốn của hàng xuất kho bán (4b) Phản ánh trị giá vốn của hàng chuyển bán cho khách được chấp nhận là tiêu thụ (4c) Phản ánh trị giá vốn của hàng bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán (4d) Chi phí thu mua (5) Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911- xác định kết quả kinh doanh (6) Kết chuyển giá vốn của hàng tiêu thụ trong kỳ vào TK 911 B. Kế toán tổng hợp bán hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán buôn hàng hoá tại Doanh nghiệp tính thuế gía trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ và hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 156, 157 TK 611 TK632 TK911 TK511 TK111,112,131 (1) (4) (6) (5) (2a) TK33311 (2) (3) (2b) (1) Đầu kỳ kết chuyển trị giá hàng tồn cuối kỳ trước sang TK 611 (2) Phản ánh doanh thu bán hàng hoá và thuế gía trị gia tăng phải nộp (2a) Doanh thu bán hàng hoá (2b) Thuế gía trị gia tăng phải nộp (3) Cuối kỳ kết chuyển trị giá hàng tồn cuối kỳ trước về các tài khoản liên quan (4) Cuối kỳ phản ánh giá vốn hàng bán (5) Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần sang TK 911 Kết chuyển giá vốn hàng bán sang TK 911 + Kế toán chi tiết nghiệp vụ bán buôn hàng hoá : kế toán phải theo dõi đến từng đối tượng mua, từng hoá đơn chứng từ bán hàng, đặc biệt là số hàng chuyển bán, hàng kí gửi... Ngoài ra kế toán phải thống kê riêng các chứng từ bán hàng qua kho bán thẳng và bán trong nội bộ để có số liệu phân tích tài chính xác, kịp thời. 2.3.2. Đối với Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Các nghiệp vụ phát sinh được phản ánh tương tự như với Doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ nhưng TK 511 phản ánh doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT. sơ đồ hạch toán các khoản giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại TK 511, 512 TK131, 1368 TK531, 532 Trừ vào số nợ Tập hợp giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại cho khách hàng trong kỳ phải thu Kết chuyển giảm giá hàng bán và Thanh toán bằng tiền doanh thu hàng bán bị trả lại TK111, 112 TK3388 Chấp nhận thanh toán sơ đồ tổng quát doanh thu về tiêu thụ TK 511, 512 TK111, 112, 131 TK333 TK 511, 512 hàng hoá (cả thuế VAT) Dthu trực tiếp bằng vật tư Dthu tiêu thụ bán chịu hoặc Thuế tiêu thụ đặc biệt thu băng tiền (cả thuế VAT) Thuế XK phải nộp (nếu có) TK 532, 531 Kết chuyển giảm giá hàng TK152, 153 bán, hàng bán bị trả lại TK911 Kết chuyển Dthu thuần về tiêu thụ sơ đồ hạch toán giá vốn hàng bán TK632 TK155 TK911 Kết chuyển trị giá vốn thành Kết chuyển giá vốn hàng phẩm xuất bán tại kho Tkỳ đã tiêu thụ trong kỳ TK157 Kết chuyển trị giá vốn hàng TK155, 156 gửi bán trong kỳ TK154 Trị giá vốn của hàng xuất trực tiếp tại phân xưởng trong kỳ bị trả lại trong kỳ kết chuyển giá vốn hàng 2.4. Kế toán chi phí bán hàng Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng TK 111, 152, 1388 TK 334, 338 GTrị ghi giảm CPBH Chi phí nhân viên c TK152, 153 TK641 Chi phí vật liệu, dụng cụ TK 911 trừ vào kết quả TK214 TK1422 Các chi phí khác Chi phí khấu hao K/c Chờ k/c TK1421, 335, 331... 2.5. Kế toán chi phí quản lý Doanh nghiệp sơ đồ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp TK642 TK 111, 152, 1388 TK 334, 338 Chi phí nhân viên c GTrị ghi giảm CPQLDN TK152, 153 Chi phí vật liệu, dụng cụ TK 911 TK 214 trừ vào kết quả Chi phí khấu hao TK1422 TK 1421, 335, 331 K/c Chờ k/c Các chi phí khác 2.6. Kế toán xác định kết quả kinh doanh Các chứng từ gốc của nghiệp vụ xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá là các chứng từ kế toán được lập vào cuối tháng trên cơ sở cộng dồn các số liêụ tính toán và phân bổ để kết chuyển vào TK 911 Có thể minh hoạ quá trình hạch toán xác định kết quả tiêu thụ bằng sơ đồ sau TK511, 512 TK 911 TK 632 K/c Dthu thuần Kết chuyển trị giá vốn hàng tiêu thụ Tkỳ về tiêu thụ TK641, 642 Trừ vào thu nhập trong kỳ K/c CPBH và CPQLDN TK421 K/c lỗ về tiêu thụ TK1422 K/c Chờ K/c K/c lãi về tiêu thụ 2.7. Hình thức sổ kế toán áp dụng + Hình thức kế toán Nhật ký chung: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. + Hình thức kế toán Nhật ký -Sổ cái: đặc trưng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký- Sổ cái. Căn cứ để ghi sổ Nhật ký- Sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc + Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: đặc trưng của hình thức này là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “ Chứng từ ghi sổ “. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng kí chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc tính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước ghi sổ kế toán + Hình thức sổ kế toán Nhật ký Chứng từ: Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ bao gồm các loại sổ kế toán sau: nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái, sổ hoặc thẻ chi tiết. Trình tự ghi sổ nhật ký chứng từ như sau: hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra để ghi vào các nhật ký chứng từ , bảng kê hoặc sổ chi tiết có liên quan. Với các nhật ký chứng từ mà căn cứ ghi sổ là các bảng kê, sổ chi tiết có liên quan và cuối tháng chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ vào sổ cái Đối với các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ theo hình thức nhật ký chứng từ kế toán sử dụng các sổ sau: - Bảng kê số 5: Tập hợp chi phí bán hàng(TK 641), chi phí quản lý Doanh nghiệp (TK 642) - Nhật ký chứng từ số 8 “ Ghi có các TK 155, 156, 157, 159, 131...” - Bảng kê số 8 “Bảng kê nhập, xuất, tồn kho thành phẩm (TK 155), hàng hoá (TK 156) “ - Bảng kê số 9 “ Bảng tính giá thực tế thành phẩm, hàng hoá “ - Bảng kê số 10 “ Bảng kê hàng gửi đi bán “ - Bảng kê số 11 “ Bảng kê thanh toán với người mua “ Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số bảng kê, nhật ký chứng từ có liên quan như nhật ký chứng từ số 1 (ghi có TK 111) Và một số sổ chi tiết: sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ chi tiết giá vốn hàng bán ... Phần thứ hai: Thực trạng công tác tổ chức hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH Nhật Minh Quốc. I/. Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Nhật Minh Quốc Công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhật Minh Quốc ( tên giao dịch quốc tế là Nhatminhquoc Co., LTD) là một đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu thuộc Bộ thương mại. Công ty được thành lập vào ngày 24/11/1993 với tên gọi là Công ty TNHH Thương mại Nhật Minh Quốc đến năm 2000 mới chính thức lấy tên: Công ty TNHH Nhật Minh Quốc. Công ty TNHH Nhật Minh Quốc có trụ sở chính đặt tại 32 Phố Phan Phù Tiên, quận Đống Đa, Hà Nội. Công ty còn có các chi nhánh đặt tại Hải Phòng và Thành Phố Hồ Chí Minh. Công ty TNHH Nhật Minh Quốc là một doanh nghiệp tư nhân, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, có con dấu và được mở tài khoản tại kho bạc nhà nước và các Ngân hàng theo qui định của nhà nước. Số vốn pháp định của công ty là: 17.000.000.000đ . Hoạt động trong cơ chế thị trường, Công ty TNHH Nhật Minh Quốc đã nhanh chóng đổi mới phương thức kinh doanh cho phù hợp với điều kiện nền kinh tế thị trường. Công tác nghiên cứu thị trường được coi trọng đặc biệt với sự mở rộng thị trường ra các nước như Đức, Đài Loan... Công ty luôn dùng đường lối ngoại giao kiên trì mềm dẻo tận dụng mọi thời cơ, không những quan tâm đến thị trường ngoài nước mà còn chú trọng phát triển thị trường trong nước. Chính nhờ sự năng động đó mà công ty đã đứng vững trên thị trường và ngày càng phát triển mạnh. Doanh thu về tiêu thụ hàng hoá tăng dần theo các năm. Đặc biệt, năm 1998 dù bị ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tài chính trong khu vực và thế giới nhưng doanh thu về tiêu thụ hàng hoá của công ty vẫn vượt các năm trước. Tóm lại, Công ty TNHH Nhật Minh Quốc là một doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả. Công ty không những thực hiện tốt nghĩa vụ đối với nhà nước mà còn đảm bảo tốt đời sống cho các bộ công nhân viên trong công ty. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh ở Công ty TNHH Nhật Minh Quốc. Nhiệm vụ hoạt động kinh doanh chính của công ty là kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh thương mại dịch vụ, buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, ký gửi hàng hoá, môi giới vận tải, giao nhận vận tải... theo đúng pháp luật hiện hành của nhà nước và hướng dẫn của Bộ thương mại nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của toàn xã hội và tạo nguồn hàng xuất khẩu góp phần phát triển kinh tế quốc dân. Để thực hiện được các nhiệm vụ trên, Công ty có quyền ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu với các bạn hàng trong nước và nước ngoài về liên doanh hợp tác đầu tư, đồng thời vay vốn của các Ngân hàng, được đặt đại diện chi nhánh công ty ở trong và ngoài nước theo luật pháp của Việt Nam và nước sở tại. Công ty được quyền huy động các nguồn vốn khác nhau sử dụng các nguồn vốn và nguồn lực để thực hiện nghĩa vụ kinh doanh của mình. Bên cạnh đó công ty phải có trách nhiệm chấp hành các chính sách của nhà nước và Bộ Thương Mại, thực hiện đầy đủ các cam kết trong hợp đồng kinh tế đã ký, kinh doanh theo mục đích thành lập của công ty và theo ngành nghề đã đăng ký kinh doanh. Công ty còn nghiên cứu các biện pháp để thực hiện nâng cao doanh thu, giảm chi phí, mở rộng thị trường quốc tế. Nội dung hoạt động của công ty bao gồm: + Trực tiếp xuất khẩu và nhận uỷ thác xuất khẩu các mặt hàng như: Nấm hương (ở công ty nấm hương Thiên Tân): Gạch men lát nền (ở Công ty TNHH Long Tai...), hàng thủ công mỹ nghệ... + Trực tiếp nhập khẩu và nhận uỷ thác nhập khẩu các mặt hàng vật tư, nhiên liệu, vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng và phương tiện vận tải kể cả chuyển khẩu tạm nhập để tái xuất (còn gọi là hình thức phi mậu dịch). + Giao nhận vận tải và môi giới vận tải. + Bán buôn tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng... *. Các phương thức tiêu thụ sản phẩm hàng hoá ở công ty Công ty TNHH Nhật Minh Quốc là một công ty kinh doanh thương mại với nhiều mặt hàng và chủng loại phong phú, số lượng lớn. Vì vậy, việc có tiêu thụ được hàng hoá hay không có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự sống còn của công ty. Nhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận công ty đã áp dụng rất nhiều hình thức tiêu thụ cả trong và ngoài nước như bán buôn, bán hàng xuất khẩu và hình thức nhận đại lý. - Bán buôn: Đặc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn, nhưng hàng hoá được bán vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông: Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết về mặt chất lượng, chủng loại và các điều kiện khác thì phòng XNK của công ty lập hoá đơn bán hàng. Hoá đơn được lập làm 3 liên (đặt giấy than viết một lần) một liên lưu tại cuống (có màu đen), liên hai (màu đỏ) giao cho người mua, liên ba (màu xanh) đưa về phòng kế toán để ghi sổ. Phòng XNK cũng có thể lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, loại hoá đơn này lập 3 hay 4 liên, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt đóng đấu. Trường hợp thanh toán ngay thì hoá đơn kiêm phiếu xuất kho được chuyển đến cho thủ quỹ làm thủ tục tính tiền. Thu tiền xong thì thủ quỹ ký tên và đóng dấu đã thanh toán vào tờ hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho người mua, liên 3 thủ kho giữ lại để ghi vào thẻ kho và ghi sổ kế toán. Liên 4 chỉ sử dụng lưu hành nội bộ không có giá trị thanh toán và đi đường Trong phương thức bán buôn có 2 hình thức: Bán buôn qua kho: Theo hình thức này, công ty xuất hàng từ kho giao trực tiếp cho người mua do bên mua uỷ nhiệm đến nhận hàng trực tiếp. Người mua cầm hoá đơn kiêm phiếu xuất kho do các phòng XNK lập đến kho để nhận hàng. Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua đã nhận hàng và ký xác nhận trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho việc thanh toán tiền hàng (bằng tiền mặt, ngân phiếu hay séc). Bán buôn vận chuyển thẳng (bán trực tiếp tại cảng): Công ty cử người ở phòng kinh doanh đi cùng với người mua đến cảng để nhận hàng đưa từ tầu xuống. Sau đó chuyển giao hàng hoá tại cảng cho bên mua. Chứng từ bán hàng là hoá đơn bán hàng do phòng XNK lập. Hàng hoá được coi là tiêu thụ ngay khi người mua nhận đủ hàng, ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của công ty, việc thanh toán có thể là tiền mặt, séc, ngân phiếu hoặc giấy nhận nợ của khách hàng. - Bán hàng xuất khẩu: Xuất khẩu là một trong những nghiệp vụ chủ yếu của Công ty TNHH Nhật Minh Quốc. Kinh doanh xuất khẩu thương mại dưới 2 hình thức: Xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu uỷ thác. Xuất khẩu trực tiếp diễn ra qua 2 giai đoạn: giai đoạn mua hàng và giai đoạn bán hàng ra nước ngoài căn cứ trên 2 hợp đồng là hợp đồng ngoại và hợp đồng nội. Trước hết công ty gửi đơn chào hàng sang thị trường những nước có nhu cầu mua hàng, người mua lập thủ tục hỏi hàng đề nghị công ty cho biết giá cả và thủ tục cần thiết khác để mua hàng. Khi nhận được đơn đòi hỏi hàng công ty sẽ cung cấp mẫu hàng, lập thủ tục chào hàng (Offer) Trên cơ sở đơn hỏi hàng và thư chào hàng của công ty đưa ra, hai bên sẽ đàm phán và ký kết hợp đồng (hợp đồng ngoại). Theo hợp đồng đã ký kết công ty tiến hành thu mua hàng xuất khẩu, quá trình này được thực hiện thông qua việc ký kết hợp đồng mua bán xuất khẩu với người bán trong nước hoặc ký kết hợp đồng thuê gia công hàng xuất khẩu (hợp đồng nội) hay tạm nhập để tái xuất. Sau khi nhận được LC của người nhập khẩu qua ngân hàng Việt Combank (VCB) hoặc Eximbank (EIB), Công ty làm thủ tục xuất khẩu, chứng từ gồm có: + Hoá đơn thương mại ( Commercial Invoice) + Vận đơn ( Bill of lading) + Bảng kê đóng gói ( Packing list) + Giấy chứng nhận nguồn gốc hàng hoá (Certificate of orgin) Đây là những yêú tố quan trọng để làm căn cứ khiếu nại đồng thời công ty mang bộ chứng từ ra ngân hàng VCB hoặc EIB (những ngân hàng nhận L/C) Nếu LC không thể huỷ ngang (Irrevocable L/C) là loại thư tín dụng sau khi đã được ngân hàng mở thì không thể sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ trong thời gian hiệu lực của nó, nếu chưa có sự thoả thuận của người mua, người bán và ngân hàng mở thư tín dụng . Nếu L/C là huỷ ngang (revocable L/C) là loại thư tín dụng có thể được “Ngân hàng mở L/C” sửa đổi hoặc huỷ bỏ vào bất kỳ lúc nào không cần báo trước người hưởng lợi (thường là do người mua yêu cầu sửa đổi hoặc huỷ bỏ trong khi hàng đang được chuyển trước khi xuất trình chứng từ hay chứng từ đã xuất trình nhưng chưa thực hiện thanh toán ). Chứng từ sẽ được gửi sang ngân hàng thông báo LC, ngân hàng này yêu cầu người mua ký hối phiếu thanh toán tiền hàng đồng thời gửi tiền cho ngân hàng nhận LC (VCB hoặc EIB) để thanh toán. Khi nhận được tiền ngân hàng VCB hoặc EIB sẽ gửi giấy báo có về công ty.Đây cũng là khâu kết thúc quá trình xuất khẩu trực tiếp. Xuất khẩu uỷ thác: Trong trường hợp này công ty không phải tiến hành thu mua hàng xuất khẩu mà chỉ làm đại lý bán hàng giao cho bên giao uỷ thác. Việc tìm bạn hàng nước ngoài có thể diễn ra theo hai cách. Thứ nhất: Giữa bên giao uỷ thác và bên nước ngoài là khách hàng quen biết, bên giao uỷ thác chỉ uỷ thác cho công ty xuất khẩu hộ. Thứ hai: Bên giao uỷ thác có nguồn hàng xuất khẩu nhưng chưa có thị trường tiêu thụ, họ nhờ Công ty TNHH Nhật Minh Quốc tìm thị trường tiêu thụ mặt hàng đó. Nếu công ty chấp nhận, hai bên sẽ ký hợp đồng uỷ thác xuất khẩu. Trình tự xuất khẩu hàng cũng tương tự như xuất khẩu trực tiếp. Khi khách hàng thanh toán cho bên nhận uỷ thác tiền thu về bán hàng, sau khi đã trừ hoa hồng được hưởng, nếu bên uỷ thác yêu cầu công ty có thể nộp thuế xuất khẩu hộ, thanh toán các phí trong quá trình xuất khẩu và thanh toán phần còn lại cho bên giao uỷ thác. Các phương thức thanh toán xuất khẩu hàng hoá mà công ty thường áp dụng là: Phương thức nhờ thu: Là phương thức mà người bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng đã ký phát hối phiếu đòi tiền người mua nhờ ngân hàng thu hộ số tiền ghi trên tờ hối phiếu đó( hối phiếu – Draft hay Bill of exchange – là một tờ lệnh trả tiền vô điều kiện của một người gọi là người ký phát để yêu cầu người này trả ngay hay trong thời hạn ấn định số tiền ghi trên hối phiếu cho một người xác định là người hưởng lợi) Có hai loại nhờ thu : nhờ thu phiếu trơn và nhờ thu kèm chứng từ Nhờ thu phiếu trơn (clean collection): Người bán nhờ ngân hàng thu hộ tiền hối phiếu ở người mua nhưng không kèm theo điều kiện gì. Phương thức thanh toán này không đảm bảo quyền lợi cho người bán , vì việc thanh toán hoàn toàn phụ thuộc vào người mua ngân hàng chỉ dóng vai trò người trung gian đơn thuần. Thường dùng khi hai bên mua bán tin cậy lẫn nhau hoặc cùng trong nội bộ một Công ty. b. Nhờ thu kèm chứng từ ( Documentary collection): Người bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng lập bộ chứng từ thanh toán nhờ thu, nhờ ngân hàng thu hộ tiền của tờ hối phiếu với điều kiện là nếu người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền thì ngân hàng mới giao chứng từ gửi hàng cho người mua để họ nhận hàng. Phương thức này gồm hai loại nhỏ: - Nhờ thu trả tiền đổi chứng từ (Documentary against Payment-D/P) Phương thức này được dùng trong trường hợp mua bán trả tiền ngay , khi người mua trả tiền hối phiếunhân hàng bên mua mới trao chứng từ. -Nhờ thu chấp nhận đổi chứng từ ((Documentary against Acception-D/A) Phương thức D/A được sử dụng trong trường hợp mua chịu. khi người mua đã ký hối phiếu chấp nhận sẽ trả tiền thì sẽ được ngân hàng trao chứng từ gửi hàng để nhận hàng. Phương thức chuyển tiền (Remittance): Là phương thức đơn giản người mua hay người trả tiền yêu cầu ngân hàng chuyển một số tiền nhất định cho một người nhất định tại một địa điểm nhất định bằng thư chuyển tiền ( Mail transfer –MT) hay điện chuyển tiền ( Telegraphic transfer-T/T)do anh ta chọn. toàn bộ chi phí chuyển tiền người mua chịu , chuyển tiền bằng điện nhanh hơn nhưng chi phí cao hơn. Phương thức tài khoản ghi sổ: Người bán sau khi giao hàng ( hoặc cung cấp dịch vụ ) cho người mua thì mở một quyển sổ để ghi nợ người mua. người mua theo định kỳ sẽ trả tiền cho người bán bằng phương thức chuyển tiền qua ngân hàng Phương thức thư bảo đảm trả tiền. Theo yêu cầu của người mua ngân hàng của người mua viết cho người bán một lá thư bảo đảm sẽ trả tiền ( nếu người bán giao hàng cho người mua đúng quy định) Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty TNHH Nhật Minh Quốc Phòng hành chính Các chi nhánh Phòng kế toán Phòng kinh doanh Ban giám đốc Giám đốc Phó Giám đốc Để thực hiện được nhiệm vụ cũng như nội dung hoạt động, Công ty TNHH Nhật Minh Quốc có một cơ cấu tổ chức quản lý như sau: Giám đốc là người đứng đầu, đại diện hợp pháp của công ty trước pháp luật. Giám đốc chịu trách nhiệm về mọi hoạt động về kết quả kinh doanh, giao nộp ngân sách, đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Phó giám đốc phối hợp với kế toán trưởng giúp việc trực tiếp cho giám đốc trong công tác quản lý. Phòng hành chính: thực hiện việc lập báo cáo, phối hợp với phòng kinh doanh làm công tác điều tra thương nhân, tiếp khách, lưu trữ tài liệu, phân phát tài liệu giúp giám đốc, đồng thời giải quyết các công việc tạpvụ khác. Các chi nhánh: Công ty TNHH Nhật Minh Quốc có hai chi nhánh đại diện Chi nhánh tại Hải Phòng: Chi nhánh này thực hiện công tác giao nhận hàng của công ty, phối hợp với các phòng nghiệp vụ đảm bảo giao hàng chính xác, kịp thời, góp phần tích cực thu hút khách hàng. Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh: tiến hành các công việc mở rộng thị trường, bám sát thị trường nội địa khai thác nhu cầu tại chỗ, đẩy mạnh kim ngạch xuất nhập khẩu. Phòng Kế toán tài vụ: Có trách nhiệm tổ chức hạch toán kịp thời đầy đủ chính xác toàn bộ hoạt động của công ty về mặt tài chính. Hạch toán chính xác toàn bộ kết quả kinh doanh từng nghiệp vụ, tình hình tài sản, nguồn vốn của công ty. Đảm bảo cho việc quản lý tiền hàng, bảo toàn và phát triển vốn sao cho đáp ứng kịp thời hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng có hiệu quả tiền nhàn rỗi, quản lý chi tiêu chặt chẽ, phục vụ thanh tra, kểm tra tốt. Khối kinh doanh gồm các phòng ban sau + Phòng nghiệp vụ 1: Thực hiện công tác xuất khẩu + Phòng nghiệp vụ 2: Thực hiện công tác nhập khẩu + Phòng giao nhận: Thực hiện công việc dẩm bảo kho an toàn, xuất nhập hàng chính xác, tổ chức công tác quản lý kho và phương tiện cho thuê chuyên chở. Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại Công ty TNHH Nhật Minh Quốc. Công ty TNHH Nhật Minh Quốc là một doanh nghiệp có qui mô lớn hoạt động trên địa bàn rộng và hoạt động kinh doanh trong nhiều lĩnh vực, có các chi nhánh tại Hải Phòng... nên hình thức tổ chức kế toán của công ty vừa tập trung vừa phân tán. Với đặc điểm như vậy nên bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như sau: Phòng kế toán trung tâm đặt tại văn phòng công ty có các chức năng sau: Tổng hợp số liệu kế toán Hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong toàn công ty Thực hiện hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh ở bộ phận Phòng kế toán ở các đơn vị chi nhánh Thực hiện nhiệm vụ hạch toán kế toán về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị theo sự phân cấp của phòng kế toán trung tâm Hình thức sổ kế toán Tại phòng kế toán trung tâm của Công ty TNHH Nhật Minh Quốc áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký – Sổ cái. Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc để vào các sổ kế toán (thẻ chi tiết từng tài khoản) Cuối kỳ căn cứ vào các sổ sách kế toán từng bộ phận lập bảng tổng hợp số liệu của từng tài khoản để nộp cho bộ phận kế toán tổng hợp. Căn cứ vào bảng tổng hợp này, bộ phận kế toán tổng hợp vào Sổ cái, sau đó căn cứ vào Sổ cái vào các báo cáo quyết toán hàng quí và bảng cân đối tài khoản của đơn vị (chi nhánh) gửi về để từ đó lập các báo cáo kế toán khác trình tự ghi sổ kế toán (1) (1) (1) Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết Chứng từ gốc (6) (6) (5) (5) (3) (3) (4) Bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết (2) Nhật ký - Sổ cái Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra II/ Tổ chức hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Nhật Minh Quốc Để phản ánh tình hình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ, phòng kế toán Công ty TNHH Nhật Minh Quốc sử dụng các tài khoản sau: TK511: Doanh thu tiêu thụ hàng hoá TK1561: Chi phí thu mua TK1562: Chi phi thu mua TK157: Hàng gửi bán TK131: Phải thu của người mua TK331: Phải trả người bán TK33311: Thuế GTGT phải nộp TK632: Giá vốn hàng bán TK641: Chi phí bán hàng TK642: Chi phí quản lý doanh nghiệp TK911; Xác định kết quả kinh doanh Ngoài ra phòng kế toán còn mở các TK111, TK112, TK335... theo đúng qui định hiện hành của bộ tài chính Kế toán tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty TNHH Nhật Minh Quốc Công ty TNHH Nhật Minh Quốc thường sử dụng phương thức bán thẳng cho người mua tại cảng và bán qua kho Kế toán bán hàng không qua kho Ví dụ: Ngày 5/10/2000 Công ty TNHH Nhật Minh Quốc và công ty VN Sports đã ký kết một hợp đồng như sau: Công ty VN Sports sẽ mua của Công ty TNHH Nhật Minh Quốc 22 mặt hàng (bình lọc nước + máy bơm nước bể bơi). Khi hàng về tới cảng công ty không cho nhập kho mà xuất trực tiếp cho Công ty VN Sports, trị giá vốn là 6.800 USD x 14.530đ =98.804.000đ trị giá bán là 6.840 USD x 14.530 =111.934.509đ . Thuế GTGT phải nộp 11.193.451đ -> tổng giá phải thanh toán là 123.128.060đ . Công ty VN Sports phải ứng trước 90.000.000 ngay sau khi ký kết hợp đồng. Trình tự hạch toán như sau: Khi công ty VN Sports nhận hàng và đồng ý thanh toán số còn lại bằng tiền mặt. thì kế toán căn cứ vào giá bán lập hoá đơn GTGT gồm 3 liên: liên1 (lưu), liên 2 (Giao cho khách hàng), liên 3 (dùng để thanh toán). Đồng thời căn cứ vào hoá đơn bán hàng, kế toán quỹ lập phiếu thu như sau: (phiếu thu phải có dấu của công ty mới có giá trị về mặt pháp lý). Hoá đơn thuế GTGT và phiếu thu kế toán ghi chép vào Nhật ký sổ cái Sổ chi tiết giá vốn hàng bán Sổ tiền mặt Sổ theo dõi thuế GTGT Sổ chi tiết hàng hoá Sổ chi tiết bán hàng 1.2. Kế toán bán buôn qua kho Trường hợp này, hàng hoá đã về nhập kho của đơn vị khi bán hàng kế toán phải lập hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) đồng thời viết lệnh xuất hàng giao cho bên mua để bên mua đến kho nhận hàng. Ví dụ: Ngày 26/10/2000 Công ty TNHH Nhật Minh Quốc ký kết hợp đồng với công ty TNHH Long Tài như sau: Công ty Long Tài sẽ mua + 35 thùng gạch 20x25 (25407-A) + 306 thùng gạch 20x25 (52109-A) + 1009 thùng gạch 20x25 (52400-A) Đơn giá của mỗi thùng là 57.386đ Trị giá bán là 77.471.100đ Thuế xuất GTGT là 10% -> 77.471.100đ x10% = 7.747.100đ (Đơn vị sẽ thanh toán bằng chuyển khoản sau 2 tháng nhận hàng Trình tự hạch toán như sau: 19/2/2000 Khi mặt hàng gạch của Công ty TNHH Nhật Minh Quốc có tại kho, Công ty TNHH Nhật Minh Quốc báo cho công ty Long Tài biết và trước khi xuống kho lấy hàng thì người của công ty Long Tài phải qua phòng kế toán của Công ty TNHH Nhật Minh Quốc để lấy phiếu xuất hàng và đồng thời kế toán cũng lập hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) cho bên mua để bên mua nhận hàng Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ cái Sổ chi tiết doanh thu (511) Sổ theo dõi thuế GTGT (33311) Sổ phải thu của khách hàng (131) Sổ chi tiết giá vốn hàng bán (632) Sổ chi tiết hàng hoá (156) (Mẫu sổ như đã đưa ra ở ví dụ trên) Vào ngày 12/12/2000 Công ty TNHH Nhật Minh Quốc nhận được giấy báo có của Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam kèm theo uỷ nhiệm chi cho biết công ty Long Tài đã chuyển trả 85.218.210đ thì kế toán công ty lại căn cứ vào giấy báo có và uỷ nhiệm chi của Ngân hàng ghi vào Nhật ký – Sổ cái Sổ chi tiết phải thu của khách hàng Sổ tiền gửi Ngân hàng Do công ty TNHH Long Tài chuyển trả tiền sớm hơn quy định hợp đồng đã ký, vì vậy Công ty TNHH Nhật Minh Quốc đã chi 300.000đ bằng tiền mặt như đã thoả thuận giữa hai bên. 2.kế toán tiêu thụ hàng xuất khẩu 2.1 Kế toán quá trình xuất khẩu trực tiếp : Quy trình thực hiện hoạt động xuất khẩu bắt đầu từ khi công ty ký được hợp đồng với đối tác nước ngoài. Theo hợp đồng đã ký Công ty tiến hành thu mua hàng xuất khẩu . Ví dụ: Ngày 25/2/2000 Công ty Nhật Minh Quốc ký hợp đồng số 41030 với công ty ABD (Singapore) về xuất khẩu thiếc thỏi + Số lượng: 20,000 kg + Đơn giá : 5,670 USD/ kg. Thuế xuất khẩu 0% + Tổng giá trị hợp đồng ( đã có thuế VAT) : 124.740 USD + Điều kiện giao hàng: FOB Hải Phòng + Phương thức thanh toán: Thông qua L/C. - Ngày 20/2/2000 Công ty ký hợp đồng số 11/PK-KN với công ty sản xuất kinh doanh dịch vụ tiểu thủ công nghiệp Bắc thái về việc mua thiếc thỏi xuất khẩu: + Số lượng : 20,000 kg . Đơn giá 5.4 USD/kg (bao gồm cả bao bì đóng gói ) + Tổng trị giá hợp đồng 108,000USD. Tỷ giá quy đổi 1USD = 14.541VNĐ -Thanh toán : Công ty Nhật Minh Quốc sẽ thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng ngay khi hoàn tất thủ tục xuất khẩu Ngày 3/3/2000 Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng Ngoại thương thông báo khách hàng đã chuyển số tiền 124.740 USD vào tài khoản của công ty. Kế toán đã tiến hành ghi sổ đồng thời ghi bút toán như sau: Nợ TK 1121: 1 .733 .761. 260 Có TK 511: 1.576.146.600 Có TK 33311: 157.614.660 Kế toán cũng tiến hành ghi bút toán phản ánh trị giá thu mua hàng xuất khẩu Nợ TK 156 : 1.501.092.000 Nợ TK 133 : 150.109.200 Có TK 331 : 1.651.201.200 Đồng thời phản ánh trị giá vốn hàng xuất khẩu: Nợ TK 632 : 1.501.092.000 Có TK156 : 1.501.092.000 Và chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng : Nợ TK 641 : 2.000.000 Có TK111: 2.000.000 Song song với việc ghi các bút toán phản ánh nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá , kế toán cũng phải tiến hành mở sổ theo dõi hàng xuất khẩu (Căn cứ để ghi sổ là hộp đồng xuất khẩu hàng hoá và phiếu xuất kho , giấy báo có của ngân hàng ). Để có phương thức thanh toán thông qua L/C công ty ABD (Singapore) đã đến một ngân hàng tại nước đó làm đơn gửi “ngân hàng mở L/C” yêu cầu ngân hàng mở L/C cho người bán - Công ty TNHH Nhật Minh Quốc (là người hưởng lợi) Căn cứ vào đơn, “Ngân hàng mở L/C” mở L/C và thông báo nội cung L/C cho Công ty TNHH Nhật Minh Quốc biết và gửi bản chính L/C cho Công ty TNHH Nhật Minh Quốc thông qua Ngân hàng Exim bank – Ngân hàng mà Công ty TNHH Nhật Minh Quốc có giao dịch. Ngân hàng Exim bank thông báo nội dùng cho Công ty TNHH Nhật Minh Quốc biết và gửi bản chính L/C tới. Công ty sau khi nhận đươc L/C thấy có điểm nào không chấp nhận được thì yêu cầu công ty ABD và “Ngân hàng mở L/C” sửa đổi, Công ty TNHH Nhật Minh Quốc lập bộ chứng từ thanh toán và xuất trình cho Ngân hàng Exim bank. Ngân hàng kiểm tra và chuyển toàn bộ chứng từ thanh toán và sau khi xem xét thấy hợp với yêu cầu của L/C thì trả tiền cho Công ty TNHH Nhật Minh Quốc. Ngân hàng mở L/C chuyển bộ chứng từ thanh toán cho công ty ABD và yêu cầu hoàn trả lại tiền cho Ngân hàng. Công ty ADB sau khi kiểm tra bộ chứng từ thấy phù hợp với yêu cầu của L/C đã hoàn trả lại tiền cho Ngân hàng mở L/C. Như vậy, có thể thấy tín dụng chứng từ được thực hiện thông qua Ngân hàng, do đó thuận lợi cho cả người mua và người bán. Thông thường nội dung của thư tín dụng thường gồm những điều khoản chủ yếu sau: Tên và địa chỉ của người mua, người bán của Ngân hàng mở L/C Địa điểm và ngày mở L/C Số liệu L/C, loại L/C Số tiền của L/C Thời hạn hiệu lực, thời hạn trả tiền và thời hạn giao hàng Những nội dung về hàng hoá như: tên hàng, số trọng lượng, giá cả, qui cách phẩm chất, bao bì, ký hiệu của hàng hoá Những nội dung về giao nhận vận tải như: nơi gửi và nơi giao hàng, cách giao hàng, phương tiện vận tải Những nội dung quy định về bộ chứng từ thanh toán mà người bán phải xuất trình: Tên chứng từ, số lượng của mỗi loại, yêu cầu lập chứng từ Điều khoản cam kết trả tiền của Ngân hàng mở L/C 2.2 Kế toán quá trình xuất khẩu uỷ thác: Một số đơn vị tuy có giấy phép xuất khẩu nhưng chưa đủ điều kiện như là chưa ký hợp đồng với nước ngoài thì có thể uỷ thác cho đơn vị có chức năng xuất nhập khẩu tiến hành xuất khẩu hàng hoá của mình. Khi thực hiện uỷ thác thì bên uỷ thác và bên nhận uỷ thác phải ký kết hợp đồng với nhau . Ví dụ: Ngày 12/3/2000 Công ty Nhật Minh Quốc Ký một hợp đồng xuất khẩu uỷ thác với công ty kinh doanh hàng Nông -Lâm ở Từ Sơn – Hà Bắc .Công ty Nhật Minh Quốc nhận xuất khẩu hộ mặt hàng quế vụn 5% tới Basin Co., LTD +Số lượng 15 tấn . Đơn giá 2,55 USD/kg +Tổng trị giá hợp đồnglà 38.250 USD +Điều kiện giao hàng : Theo giá FOB Hải Phòng +Hoa hồng uỷ thác 1% +Chi phí ngân hàng : 36 USD +Phương thức thanh toán : Nhờ thu Ngày 15/3 /2000Tiền vào tài khoản công ty 38.250 USD Tỷ giá 14560 VNĐ/USD Sau khi đã có các giấy tờ cần thiết Công ty Nhật Minh Quốc tiến hành mở thủ tục Hải quan để xuất lô hàng trên. Mọi chi phí liên quan đến lô hàng đều được công ty lưu giữ và phát hành hoá đơn GTGT phản ánh các chi phí như Thuế xuất khẩu, thuế GTGT , Phí thủ tục Ngân hàng ...trả lại cho Công ty uỷ thác cho Nhật minh Quốc. Căn cứ vào các chứng từ trên kế toán của công ty lần lượt phản ánh trên các bút toán và ghi các sổ liên quan đến nghiệp vụ phát sinh . Khi nhận hàng uỷ thác Kế toán ghi: Nợ TK 003: 556.920.000 đ Khi xác nhận hàng đã bán được hàng Có TK 003: 556.920.000 đ Đồng thời phản ánh số hoa hồng uỷ thác được hưởng 38.250 x 1% x 14.560 = 5.569.200 đ Nợ TK 1122: 6.126.120 Có TK 511: 5.569.200 Có TK 33311: 556.920 Số tiền trả lại cho đơn vị uỷ thác Nợ TK 1122 : 550.793.880 Có TK 3388: 550.793.880 Để theo dõi sát sao quá trình xuất khẩu do đơn vị khác uỷ thác Công ty TNHH Nhật Minh Quốc đã mở sổ theo dõi chi tiết theo từng hợp đồng với từng đơn vị uỷ thác. 3. Kế toán trị giá vốn hàng xuất bán Công ty TNHH Nhật Minh Quốc quản lý hàng nhập kho theo từng lô hàng. Vì vậy trị giá hàng xuất kho được lĩnh theo phương pháp ghi giá thực tế đích danh. Trị giá Giá vốn Phí Chi phí vốn hàng = hàng + nhập + thu mua xuất bán nhập khẩu khẩu Trong đó Giá vốn hàng = Giá CIF +Thuế nhập khẩu +Thuế VAT nhập khẩu Vì công ty tính theo đơn gia thực tế đích danh của từng lô hàng nên bộ phận kế toán sẽ tính giá cụ thể cho từng loại hàng hoá trong lô hàng đó dựa theo đơn giá quy định trong hợp đồng giữa công ty với bạn hàng và được tính theo công thức: Đơn giá Giá trị hợp đồng ngoại x tỷ giá hối đoái hàng = nhập khẩu Số lượng nhập Đơn giá vốn Giá CIF x tỷ giá quy đổi + thuế + chi phí mua hàng xuất = tiêu thụ Số lượng nhập Chi phí mua hàng bao gồm: Phí chuyển tiền, phí vận chuyển, bốc xếp 4. Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá lao vụ dịch vụ trong kỳ như chi phí nhân viên, bán hàng... Chi phí bán hàng được theo dõi và kết chuyển sang TK911 – Xác định kết quả kinh doanh 5. Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp được tập hợp vào cuối mỗi quí, sau đó chi phí quản lý sẽ được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả Chi phí quản lý doanh nghiệp trong công ty gồm có: Lương bộ phận quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, khấu hao tài sản cố định. 6. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ Tại công ty xác định kết quả kinh doanh hàng tiêu thụ được thể hiện theo từng thời kỳ (thường là 1 quý, 1 năm), ở công ty là một năm tài chính chứ không xác định theo từng nghiệp vụ tiêu thụ. Công thức xác định kết quả kinh doanh được xác định như sau: Kết quả Doanh Trị giá CPBH CPQLDN Cphí chờ hoạt động = thu - vốn hàng - của hàng - của số hàng – k/c tiêu thụ thuần xuất bán đã bán đã bán (nếu có) Theo mẫu số B02-DN , ban hành theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty được thể hiện như sau (Trang bên) Ngoài việc theo dõi các nghiệp vụ phát sinh trong ngày kế toán cập nhập vào sổ sách như Bộ tài chính qui định thì mỗi tháng kế toán của công ty còn phải lập bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (Biểu mẫu: ) Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra (Biểu mẫu:) Để từ dó xác định được số thuế GTGT phải nộp được khấu trừ hàng tháng (Biểu mẫu:) Từ những bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào và bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra, kế toán xác định được số thuế GTGT khấu trừ, thuế GTGT phải nộp, đã nộp của hàng hoá (Biểu mẫu) Các bút toán phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ, số thuế GTG ta phải nộp Trường hợp số thuế GTGT đầu vào nhỏ hơn số thuế GTGT phải nộp Ví dụ: Số thuế GTGT đầu ra trong tháng 4 là: 57.000.000 đ Số thuế GTGT đầu vào là 25.000.000 + Bút toán 1: Kết chuyển toàn bộ số thuế GTGT được khấu trừ trong tháng Nợ TK 3331: 25.000.000 Có TK133: 25.000.000 + Bút toán 2: Phản ánh số thuế GTGT đã nộp trong kỳ Nợ TK 3331: 22.000.000 Có TK 111: 22.000.000 Trường hợp số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ lớn hơn số thuế phải nộp Ví dụ: Tháng 4 năm 2001 tại Công ty TNHH Nhật Minh Quốc có Số thuế GTGT đầu vào là: 23.121.391đ. Số thuế GTGT đầu ra là: 22.424.466đ Bút toán 1: Kết chuyển đúng bằng số nộp Nợ TK 3331: 22.424.466 Có TK 133: 22.424.466 Số thuế được khấu trừ còn lại 696.925đ sẽ được khấu trừ vào tháng sau. Nếu trong 3 tháng liên tục, thường xuyên số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ lớn hơn số thuế GTGT đầu ra phải nộp thì doanh nghiệp sẽ làm thủ tục yêu cầu cơ quan thuế hoàn lại số thuế GTGT chưa được khấu trừ theo quy định của luật thuế GTGT Phần thứ ba một số ý kiến trao đổi về hạch toán kế toán về tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ tại công ty tnhh nhật minh quốc I. Đánh giá chung về hoạt động tiêu thụ và thực trạng tổ chức hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tại Công ty TNHH Nhật Minh Quốc . 1. Về hoạt động tiêu thụ hàng hoá. Trong những năm vừa qua, Công ty TNHH Nhật Minh Quốc đã trải qua những giai đoạn thuận lợi và khó khăn, những bước thăng trầm và nhiều biến động của thị trường, những thay đổi về chính sách, pháp luật của nhà nước. Tuy nhiên, Công ty TNHH Nhật Minh Quốc vẫn gặt hái những thành tích to lớn đặc biệt trong lĩnh vực tiêu thụ hàng hoá. Doanh thu về tiêu thụ tăng đều qua các năm: năm 1997 đạt 200 tỷ đồng, năm 1998 cho dù bị ảnh hưởng bởi cuộc khủng hoảng tài chính ở khu vực và trên thế giới nhưng mức doanh thu về tiêu thụ vẫn đạt 220 tỷ đồng và năm 1999 là 210 tỷ đồng, năm 2000 là 323 tỷ đồng và dự tính doanh thu sẽ đạt được vào năm 2001 là 390 tỷ đồng. Có được các thành tích kể trên, công ty đã không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ, khai thác triệt để những thị trường truyền thống đồng thời có các chính sách thoả đáng để ngày càng gắn bó với các cơ sở sản xuất để nhằm tạo nguồn hàng để tiêu thu một cách ổn định lâu dài. 2. Về công tác tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán là công cụ hữu hiệu trong quản lý kinh doanh sản xuất kinh doanh, vì vậy việc hạch toán một cách khoa học và hợp lý là rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp Tại Công ty TNHH Nhật Minh Quốc đã lựa chọn hình thức hạch toán kế toán theo mô hình kế toán vừa tập trung, vừa phân tán Công tác kế toán của công ty được tổ chức khá quy củ, có kế hoạch sắp xếp và chỉ đạo từ trên xuống dưới, đặc biệt là theo sự phân cấp của phòng kế toán công ty, các chi nhánh sẽ hạch toán theo phương thức đầy đủ, từ đó việc lập ra các báo cáo nhanh chóng đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ chính xác, kịp thời cho yêu cầu quản lý trong công ty, giúp cho lãnh đạo công ty chỉ đạo kịp thời sát với nghiệp vụ kinh doanh, đảm bảo đạt hiệu quả kinh tế cao. Kế toán công ty cũng không ngừng tìm tòi hoàn thiện và nâng cac để đáp ứng với nhu cầu kinh doanh ngày một đa dạng của công ty. Với hệ thống kế toán của công ty hiện nay thì việc hạch toán doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ liên quan đến việc xác định lợi nhuận và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đối với nhà nước Việt Nam rất nhạy bén, linh hoạt đáp ứng được yêu cầu quản lý của công ty. 3) Về tổ chức kế toán hoạt động tiêu thụ và xác định kết quả 3.1) Ưu điểm: Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả ở Công ty được tiến hành tương đối hoàn chỉnh. - Đối với khâu tổ chức hoạch toán ban đầu: + Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ. + Các chứng từ đều sử dụng đúng mẫu của Bộ Tài chính ban hành, những thông tin kinh tế về nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép đầy đủ, chính xác vào chứng từ. + Các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời. + Công ty có kế hoạch luân chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo các nghiệp vụ, theo trình tự thời gian trước khi đi vào khâu lưu trữ. Để phù hợp với tình hình và đặc điểm kinh doanh của Công ty, kế toán đã mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 nhằm phản ánh một cách chi tiết, cụ thể hơn tình hình biến động của các loại tài sản của Công ty và giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyến phục, giảm nhẹ được phần nào khối lượng công việc kế toán, tránh được sự nhầm lẫn chồng chéo trong công việc ghi chép kế toán. + Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ là hợp lý vì Công ty TNHH Nhật Minh Quốc là một đơn vị kinh doanh lớn , các nghiệp vụ tiêu thụ phát sinh trong ngày nhiều, không thể định kỳ mới tiến hành hạch toán. - Đối với công tác tổ chức hệ thống sổ sách: + Công ty đã áp dụng chương trình phần mềm kế toán trên máy nên đã giảm bớt khối lượng công việc ghi chép trên sổ sách, đảm bảo cung cấp số liệu nhanh chóng, chính xác. + Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký sổ cái. Tuy nhiên hình thức sổ này cũng được kế toán công ty thay đổi cải tiến cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Mỗi nhân viên kế toán theo dõi chịu trách nhiệm một số tài khoản nhất định, thuận tiện cho việc đối chiếu và kiểm tra, giúp cho kế toán trưởng nắm bắt được chi tiết nhanh chóng các khoản mục phát sinh. Tóm lại, tổ chức hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là nội dung quan trọng trong công tác kế toán của Công ty. Nó liên quan đến các khoản thu nhập thực tế và phần phải nộp cho ngân sách Nhà nước, đồng thời nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của công ty trong lưu thông. 3.2 Tồn tại Bên cạnh những ưu điểm của tổ chức, quản lý quá trình tiêu thụ cũng như tổ chức hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả mà Công ty TNHH Nhật Minh Quốc đạt được còn có những tồn tại mà công ty có khả năng cải tiến và cần hoàn thiện nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của công ty Mặc dù về cơ bản, công ty đã tổ chức tốt việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả nhưng ở công ty vẫn có một số thiếu sót sau: Thứ 1: Việc sử dụng và hạch toán vào một số các tài khoản các nghiệp vụ phát sinh còn chưa hợp lý ảnh hưởng tới báo cáo quyết toán, ảnh hưởng tới lợi nhuận trong kỳ kế toán. Cụ thể là việc hạch toán chi phí thu mua hàng hoá để bán cho khách hàng là chưa hợp lý. Thứ 2: Do đặc điểm kinh doanh Công ty TNHH Nhật Minh Quốc có một số lượng khách hàng trả chậm khá lớn nhưng công ty không tiến hành trích khoản dự phòng phải thu khó đòi, điều này ảnh hưởng không nhỏ đến việc xác định kết quả tiêu thụ. Thứ 3: Công ty TNHH Nhật Minh Quốc là một đơn vị kinh doanh với nhiều nghiệp vụ hạch toán liên quan đến ngoại tệ nhưng thực tế công ty không sử dụng TK413 “Chênh lệch tỷ giá” để phản ánh. Điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc xác định kết quả tiêu thụ của các mặt hàng được thanh toán bằng ngoại tệ Thứ 4: Công ty thường phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng tiêu thụ vào cuối tháng mà không phân bổ 2 loại chi phí này cho từng mặt hàng tiêu thụ, vì vậy không xác định chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng để có kế hoạch kinh doanh phù hợp Thứ 5: Công ty TNHH Nhật Minh Quốc là một đơn vị kinh doanh thương mại, để tiến hành kinh doanh không nhiều trường hợp công ty phải tiến hành mua sản phẩm hàng hoá nhập kho sau đó mới đem đi tiêu thụ. Điều này có thể dẫn đến sự giảm giá của hàng trong kho (Trong trường hợp thị trường người tiêu dùng không còn quan tâm đến loại hàng đó). Tuy nhiên kế toán ở công ty lại không tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. ii/ một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức hạch toán tiêu thụ và xác đinh kết quả tiêu thụ ở công ty nhật minh quốc 1.Chuyển đúng tài khoản Theo cách hạch toán ở công ty hiện nay thì khi mua hàng hoá để bán cho khách hàng toàn bộ chi phí thu mua cho loại hàng hoá này kế toán đưa vào TK 6418 là chưa chính xác. Theo Bộ tài chính qui định thì: TK1561: Phản ánh trị giá của hàng hoá TK1562: Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá. Do đó, doanh nghiệp nên phản ánh chi phí thu mua hàng hoá vào TK1562 cho phù hợp 2. Lập khoản dự phòng phải thu khó đòi Trên thực tế tại Công ty TNHH Nhật Minh Quốc có tới 60% khách hàng chịu tiền hàng. Bên cạnh đó , Công ty đã gặp tình trạng một số khách hàng chấp nhận thanh toán tiền hàng xong vì một số lí do mà không có hoặc khó có khả năng trả nợ cho Công ty. Tình trạng này ảnh hưởng không nhỏ tới việc giảm doanh thu của Công ty. Vì vậy, để góp phần hoàn thiện công tác hạch toán kế toán thì chuyên đề này cũng xin đưa ra một phương án như sau: Công ty nên dự tính khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ.Cuối mỗi niên độ kế toán phải dự tính số nợ có khả năng khó đòi để lập dự phòng. Các khoản nợ phải thu khó đòi phải có tên , địa chỉ , nội dung từng khoản nợ , số tiền phải thu của từng con nợ trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi của từng con nợ. Đồng thời doanh nghiệp phải có chứng từ gốc hoặc xác nhận của con nợ về số tiền còn nợ chưa trả ( Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ , đối chiếc công nợ ..) . Đây là các khoản nợ đã quá hạn hai năm kể từ ngày đến hạn thu nợ doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn không thu được. Trường hợp đặc biệt, tuy chưa quá hạn hai năm nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét , giải thể, phá sản hoặc có các dấu hiệu khác như bỏ trốn hoặc đang bị giam giữ, xét hỏi .. thì cũng được coi là nợ khó đòi. mức dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa không vượt quá 20% tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm cuối năm và bảo đảm cho doanh nghiệp không bị lỗ. Các khoản nợ khó đòi được xử lý xoá sổ khi có các bằng chứng sau: + Đối với con nợ là pháp nhân : Phải có quyết định của toà án cho xử lý phá sản hay quyết định của cấp có thẩm quyền về giải thể doanh nghiệp hoặc các quyết định khác của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật . + Đối với con nợ là thể nhân : Con nợ đang tồn tại nhưng có đủ chứng minh không có khả năng trả nợ hoặc có lệnh truy nã hay xác nhận của cơ quan pháp luật đối với những con nợ đã bỏ trốn hoặc đang thi hành án hoặc con nợ đã chết không có khả năng trả nợ ( kèm theo xác nhận của chính quyền địa phương) Số dự phòng Tổng số Tỉ lệ phải phải trích thu lập = doanh thu x thu khó đòi cho năm tới bán chịu ước tính Phương pháp ước tính đối với khách hàng đáng ngờ (dựa vào thời gian quá hạn thực tế): Số dự phòng cần Số nợ phải thu Tỷ lệ ước tính phải trích lập cho khách = của khách hàng x không thu được hàng đáng ngờ i đáng ngờ i ở khách hàng i Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được theo dõi ở TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”. Kết cấu của TK 139 như sau: Bên nợ: + Các khoản nợ phải thu khó đòi không thu được phải xử lý xoá nợ. + Kết chuyển số chênh lệch về dự phòng phải thu khó đòi đã lập không sử dụng còn lại đến cuối niên độ kế toán lớn hơn số phải trích lập dự phòng cho niên độ sau. Bên có : Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí. Số dư bên có : Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi còn lại cuối kỳ. Nghiệp vụ trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi được hạch toán như sau: - Căn cứ vào qui định của cơ chế tài chính, cuối niên độ kế toán, kế toán tính dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi. Nợ TK 642.6 : Chi phí dự phòng. Có TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi. - Trong hạch toán, nếu có khoản nợ phải thu khó đòi đã thực sự không thể thu nợ được, căn cứ vào những văn bản xác nhận, có chứng cứ pháp lý, kế toán công ty làm thủ tục xoá nợ theo qui định. Khi được phép xoá nợ ghi: a.Nợ TK 6426 : Chi phí dự phòng Có TK 131 : Phải thu của khách hàng Có TK 138 : Phải thu khác b.Nợ TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý. - Khi tính số dự phòng phải thu khó đòi sau niên độ, ghi: + Trường hợp số dự phòng cần lập cho niên độ sau ít hơn số dự phòng đã lập của niên độ trước thì số chênh lệch được hoàn nhập vào thu nhập bất thường, ghi: Nợ TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 721 : Thu nhập bất thường. + Trường hợp số dự phòng cần lập cho niên độ sau nhiều hơn số dự phòng đã lập của niên độ trước thì số phải lập dự phòng bổ sung, ghi: Nợ TK 6426 : Chi phí dự phòng Có TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi - Đối với những khoản phải thu khó đòi đã được xử lý xoá nợ nếu khách hàng trả lại, khi thu tiền kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 721 : Thu nhập bất thường. Đồng thời ghi vào bên Có TK 004 : Nợ khó đòi đã xử lý . 3. Sử dụng tỷ giá hạch toán trong thanh toán có dùng ngoại tệ: Công ty TNHH Nhật Minh Quốc là một doanh nghiệp kinh doanh và XNK nên việc sử dụng ngoại tệ trong thanh toán là rất thường xuyên. Tuy nhiên, thực tế hiện nay kế toán ở Công ty lại không sử dụng tỷ giá hạch toán để hạch toán ngoại tệ. Do vậy khi hàng xuất khẩu được xác định là tiêu thụ, kế toán ghi: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng xác định là tiêu thụ Có TK 156 : Hàng hoá xác định là tiêu thụ. Nhưng kế toán chưa ghi bút toán phản ánh doanh thu bán hàng xuất khẩu. Chỉ khi nhận được giấy báo có của ngân hàng về khoản tiền khách hàng thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 112 : Tổng số tiền khách hàng thanh toán Có TK 511 : Doanh thu theo tỷ giá thực tế Có TK 33311 : Thuế GTGT phải nộp. Nếu khách hàng thanh toán ngoài kỳ kinh doanh, kế toán sẽ tính sai kết quả hạch toán tiêu thụ, từ đó phản ánh không đúng thực trạng tiêu thụ hàng hoá của Công ty. Do vậy, để theo dõi ngoại tệ và xác định kết quả tiêu thụ một cách chính xác, Khoá luận đề nghị công ty nên dùng tỷ giá hạch toán để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoaị tệ. Khi dùng tỷ giá hạch toán kế toán công ty phải tuân theo một số nguyên tắc sau: - Đối với tiền ngoại tệ (TK 1112, TK 1122), nợ phải thu (TK 131) , nợ phải trả (TK 331) có gốc ngoại tệ được ghi sổ theo tỉ giá hạch toán. - Đối với doanh thu xuất khẩu (TK 511) thì số ngoại tệ được qui đổi ra tiền Việt Nam đồng và ghi sổ theo tỉ giá thực tế thời điểm phát sinh nghiệp vụ. - Điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ ngày cuối kỳ: tiền nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ còn dư được điều chỉnh về tỷ giá thực tế ngày cuối kỳ so với tỷ giá thực tế cuối kỳ được điều chỉnh tăng giảm các đối tượng trên đồng thời ghi riêng khoản chênh lệch do chuyển đổi ngoại tệ chờ xử lý bảo toàn vốn vào thời điểm thích hợp. - Nguyên tắc phản ánh nguyên tệ: Các khoản tiền thu chi bằng ngoại tệ cần được theo dõi nguyên tệ chi tiết ngoài hệ thống sổ ghi chép, thường gọi là ghi tài khoản ngoài bảng cân đối, để biết số ngoại tệ biến động trong kỳ và còn lại ở mọi thời điểm. Để theo dõi chênh lệch tỉ giá và số nguyên tệ thu, chi trong kỳ, kế toán sử dụng TK 413 ‘Chênh lệch tỷ giá” và tài khoản ngoài bảng TK 007 “Ngoại tệ các loại”. Kết cấu của 2 tài khoản trên như sau: * TK 413 “Chênh lệch tỷ giá”. Bên nợ: + Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm của vốn bằng tiền, vật tư, hàng hoá có gốc ngoại tệ và nợ phải thu. + Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của các khoản nợ phải trả. + Xử lý chênh lệch tỷ giá khi có quyết định xử lý của cơ quan có thẩm quyền. Bên có: + Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của vốn bằng tiền, vật tư, hàng hoá có gốc ngoại tệ và nợ phải thu. + Chênh lệnh tỷ giá phát sinh giảm của các khoản nợ phải trả + Xử lý chênh lêch tỷ giá khi có quyết định xử lý của cơ quan có thẩm quyền. Số dư bên Nợ: Chênh lệch tỷ giá cần phải được xử lý. Số dư bên Có: Chênh lệch tỷ giá còn lại. * TK 007 “Ngoại tệ các loại” Bên Nợ: Số ngoại tệ thu vào (nguyên tệ) Bên có : Số ngoại tệ xuất ra (nguyên tệ) Số dư bên Nợ: Số ngoại tệ còn lại (nguyên tệ). Như vậy, doanh thu tiêu thụ hàng hoá thu bằng ngoại tệ sẽ được xác định như sau: - Trường hợp khách hàng trả tiền ngay: + Nếu tỷ giá hạch toán lớn hơn tỷ giá thực tế. Nợ TK 1112, 1122 : Số tiền khách hàng thanh toán (theo tỷ giá hạch toán) CóTK 511 : Doanh thu (theo tỷ giá thực tế). Có TK 33311 : Thuế GTGT phải nộp. Có TK 413 : Chênh lệch tỉ giá Đồng thời ghi đơn: Nợ TK 007 : Nguyên tệ đã thu + Nếu tỷ giá hạch toán nhỏ hơn tỷ giá thực tế: Nợ TK 1112, 1122 : Số tiền khách hàng thanh toán . Nợ TK 413 : Chênh lệch tỷ giá Có TK 511 : Doanh thu (theo tỷ giá thực tế) Có TK 33311 : Thuế GTGT phải nộp. Đồng thời ghi đơn : Nợ TK 007: Nguyên tệ đã thu - Trường hợp khách hàng trả chậm: + Nếu tỷ giá hạch toán lớn hơn tỷ giá thực tế: Nợ TK 131: Số tiền phải thu của khách hàng (theo tỉ giá hạch toán) Có TK 511 : Doanh thu (theo tỉ giá thực tế). Có TK 33311 : Thuế GTGT phải nộp Có TK 413 : Chênh lệch tỷ giá. Đồng thời ghi đơn: Nợ TK 007: Nguyên tệ phải thu. 4. Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiêu thụ để tính chính xác kết quả của từng mặt hàng. Đối với doanh nghiệp, việc xác định chi phí quản lý và chi phí bán hàng cho mỗi mặt hàng để từ đó giảm bớt chi phi cho những mặt hàng không đem lại nhiều lợi nhuận cho công ty - Đối với các khoản chi phí bán hàng có thể phân bổ theo doanh số bán: Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng cần phân bổ phân bổ cho nhóm = x Doanh số bán nhóm hàng i Tổng doanh số bán hàng hàng i - Tương tự , ta sẽ có tiêu thức phân bổ chi phí QLDN theo doanh số bán như sau: Doanh số bán nhóm hàng i Chi phí QLDN cần phân bổ Chi phí QLDN phân bổ cho nhóm hàng i Tổng doanh số bán = x Phân bổ được chi phí bán hàng và chi phí QLDN cho từng nhóm hàng, lô hàng tiêu thụ, ta sẽ xác định được kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, lô hàng theo công thức sau: Kết quả kinh doanh Doanh thu thuần - Giá vốn của - CPBH của - Chi phí QLDN của từng nhóm hàng = của từng nhóm từng nhóm từng nhóm của từng nhóm Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Do hình thức kinh doanh , thực tế tại công ty Nhật Minh Quốc nhiều khi phải mua hàng về nhập kho để chuyển bị cho hoạt động phân phối lưu thông tiếp theo. Việc này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên liên tục của hàng hoá trong kho. Vì vậy Khoá luận đề nghị Công ty nên dự tính khoản dự phòng giảm giá hàng hoá trong kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc ước tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần trị giá bị giảm xuống thấp hơn so với giá ghi sổ kế toán của hàng tồn kho .Cuối kỳ, nếu kế toán nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên cụ thể xảy ra trong kỳ thì kế toán trích lập dự phòng Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giúp công ty bù đắp các khoản thiệt hại thực ý xẩy ra do hàng hoá tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh giá trị đúng thực tế thuần tuý hàng tồn kho của công ty nhằm đưa ra một số hình ảnh trung thực về tài sản của công ty lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán . Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho “. Giá trị thực hiện Giá gốc Dự phòng thuần tuý của = của hàng = giảm giá hàng tồn kho tồn kho hàng tồn kho Mức dự phòng cần Số lượng Mức giảm lập năm tới cho = hàng tồn kho i x giá của hàng hàng tồn kho i cuối niên độ tồn kho Kết cấu của TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”như sau: Bên nợ: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập vào kết quả sản xuất kinh doanh. Bên có: Giá trị giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp . Số dư bên có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn. Tuy nhiên khi tiến hành việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho , kế toán công ty nên chú ý một số điểm sau : - Dự phòng giảm giáhàng tồn kho của Công ty được lập vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính khi trích lập dự phòng phải thực hiện theo đúng các quy định của cơ chế quản lý tài chính hiện hành . - Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tính cho từng mặt hàng,vật tư hàng hoá tồn kho khi có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên . - Cuối niên độ kế toán , căn cứ vào số lượng, giá trị hàng tồn kho để xấc định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho niên độ tiếp theo - Nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải trích lập cho năm sau nhỏ hơn số đã lập cuối năm trước chưa sử dụng thì số chênh lệch được hoàn nhập vào kết quả kinh doanh , nếu ngược lại thì căn cứ vào số chênh lệnh để lập dự phòng bổ sung cho hàng tồn kho cuối niên độ kế toán. Quá trình hạch toán nghiệp vụ trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho diễn ra như sau + Cuối niên độ kế toán , nếu kế toán công ty có những chứng cớ chắc chắn về trị giá thực tế của hàng tồn kho thấp hơn giá có thể bán trên thị trường , kế toán sẽ lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo các quy định của cơ chế tài chính hiện hành : Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho + Hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập năm trước và cuối niên độ: Nợ TK 159 Có TK 721 Trong niên độ kế toán mọi biến động về giá cả hàng tồn kho ( tăng , giảm ) phản ánh ở tài khoản 412 Cuối niên độ kế toán , tiến hành hoàn nhập và trích lập dự phòng như trên IIi. Điều kiện để thực hiện các ý kiến trao đổi về hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả Những ý kiến nêu trên nếu được áp dụng thực hiện nó sẽ mang lại những hiệu quả sau: - Hệ thống tính toán doanh thu được hoàn thiện sẽ nâng cao tính hợp lí, tính chính xác, tạo điều kiện tốt cho công tác quản lý, kiểm tra đối chiếu thống kê, việc hoàn thiện sổ sách tạo điều kiện tốt cho việc theo dõi chặt chẽ tình hình khách hàng. Việc hoàn thiện hệ thống tài khoản sử dụng phản ánh đúng với chuẩn mực kế toán qui định tránh được nhiều thiệt hại cho công ty. Đồng thời giúp cho việc phản ánh kết quả kinh doanh, lợi nhuận một cách chính xác. Nhà quản lý có thể yên tâm về các số liệu kế toán cung cấp để ra các quyết định đúng đắn Tuy nhiên, để đạt được những hiệu quả trên công ty cần tăng cường nâng cao công tác quản lý tài chính kinh tế, tổ chức ghi chép chứng từ và hạch toán chính xác đúng theo qui định của công ty và nhà nước. Đơn vị phải có đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán hiểu biết về nghiệp vụ ngoại thương, có kinh nghiệm và chịu khó học hỏi. Trong đội ngũ kế toán phải có những hạt nhân vững chắc mà trước hết là kế toán trưởng. kết luận Có nhiều cách để trả lời câu hỏi “Tồn tại hay không tồn tại”. Tồn tại thoi thóp cũng là một kiểu tồn tại mà phát triển vững chắc liên tục ổn định cũng là một dạng tồn tại. Nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là một nghiệp vụ vô cùng quan trọng trong việc tìm ra câu hỏi đó. Giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển, nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ đã góp phần nâng cao sức sống của DN trong một môi trường cạnh tranh ngày càng nghiệt ngã. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ tạo điều kiện để việc quản lý, theo dõi, phản ánh nghiệp vụ này được tốt hơn, có hiệu quả hơn và cũng chính là góp sức để tạo nên sự lớn mạnh của Doanh nghiệp . Với mục đích đóng góp một phần công sức nhỏ bé vào việc hoàn thiện công tác hạch toán, từ đó tăng cường hiệu quả của hoạt động kinh doanh tại các doanh nghiệp thương mại, sau một thời gian thực tập tại công ty TNHH Nhật Minh Quốc, qua quá trình tìm hiểu, nghiên cứu của bản thân cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ phòng kế toán cùng với sự chỉ bảo và hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo, em đã hoàn thành Khoá luận tốt nghiệp này Khoá luận đã nêu được ba vấn đề : + Thứ 1: Nêu lên thực trạng công tác hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH Nhật Minh Quốc + Thứ 2: Nêu lên những tồn tại trong công tác hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH Nhật Minh Quốc. + Thứ 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện việc tổ chức hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công tyTNHH Nhật Minh Quốc. Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các thầy cô giáo trong trường, đặc biệt là Tiến sĩ : Lê Quang Bính cùng toàn thể các cô chú phòng Kế toán công ty TNHH Nhật Minh Quốc,các anh các chị và các bạn, những người đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình nghiên cứu, tham khảo và hoàn thành Khoá luận. Do khuôn khổ Khoá luận và trình độ bản thân, chuyên đề này chắc hẳn không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong và rất cảm ơn những chỉ bảo của thầy cô giáo, của các anh chị đi trước và sự đóng góp của các bạn để bài Khoá luận được hoàn thiện hơn. Mục lục Trang