Đề tài Một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả quản lý vật tư - Kỹ thuật tại Nhà máy Dệt - Công ty Dệt Nam Định

Lời nói đầu Công cuộc cải cách kinh tế ở nước ta được khởi xướng từ Đại họi VI Đảng cộng sản Việt Nam đã và đang giành được những thành tựu to lớn, đó là sự chuyển đổi từ nền kinh tế tập trung, quan liêu, bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước. Cùng với sự đổi mới đó, các doanh nghiệp Việt Nam đã và đang có những bước phát triển mạnh mẽ về cả hình thức, quy mô và hoạt động sản xuất kinh doanh. Hoạt động trong cơ chế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước, đồng thời chịu sự chi phí của các quy luật khách quan của nền kinh tế thị trường như: quy luật giá trị, quy luật cách tranh... đã buộc các doanh nghiệp sản xuất phải hết sức quan tâm đến việc giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, thu hút được nhiều lợi nhuận. Vì vậy việc quản lý vật tư, kỹ thuật rất quan trọng trong việc xác định kết quả kinh doanh của các doanh nghiệp. Nâng cao hiệu quả quá trình quản lý vật tư-kỹ thuật tại Nhà máy Dệt-Công ty Dệt Nam Định nói riêng là một vấn đề hết sức quan trọng vì vật tư của nhà máy hết sức đa dạng. Vấn đề này cũng chính là vấn đề mà em quan tâm hơn cả qua quá trình thực tập tại nhà máy Dệt. Từ những ý nghĩa thực tiễn nói trên em đã chọn đề tài thực tập tốt nghiệp là: "Một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả quản lý vật tư-kỹ thuật tại Nhà máy Dệt - Công ty Dệt Nam Định" nhằm góp phần nhỏ vào việc hạch toán quản lý vật tư ở nhà máy. Báo cáo gồm 3 phần Phần thứ nhất: Một số vấn đề lý luận về quản lý vật tư -kỹ thuật trong doanh nghiệp. Phần thứ 2: Thực trạng công tác quản lý vật tư-kỹ thuật ở Nhà máy Dệt-Công ty Dệt Nam Định. Phần thứ 3: Những giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản lý của công tác quản lý vật tư-kỹ thuật ở Nhà máy Dệt-Công ty Dệt Nam Định. Do kiến thức và thời gian có hạn nên bài viết của em còn nhiều thiếu sót, vì vậy em kính mong các thầy cô quan tâm giúp đỡ, đóng góp ý kiến. Em xin chân thành cảm ơn các cô chú tại phòng Vật tư nhà máy đã tạo điều kiện giúp đỡ, và thầy giáo Trần Mạnh Hùng đã hướng dẫn em hoàn thành bài báo cáo này. Phần I Một số vấn đề lý luận về quản lý vật tư- kỹ thuật trong doanh nghiệp I. Khái niệm, đặc điểm, vai trò, phân loại, yêu cầu và nhiệm vụ của công tác vật tư- kỹ thuật. 1.Khái niệm, đặc điểm của vật tư kỹ thuật Vật tư kỹ thuật hay còn gọi là vật tư đó là những sản phẩm của lao động bao gồm nguyên vật liệu, năng lượng, thiết bị máy móc, dụng cụ, phụ tùng thay thế nó đang vận động từ nơi sản xuất ra nó đến nơi tiêu thụ nó. Trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo ra sản phẩm mới, vật tư được tiêu dùng toàn bộ, tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị của nó được chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới. 2. Vai trò của vật tư kỹ thuật Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cấu thành nên quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu là nhân tố cấu thành nên thực thể sản phẩm, quyết định trực tiếp đến chất lượng sản phẩm do chúng có đặc điểm chỉ dùng một lần và giá trị chuyển hết sang giá trị thành phẩm. Nguyên vật liệu bao gồm cả nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ đều ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình sản xuất, nếu xét về mặt vật chất thì nguyên vật liệu trực tiếp cấu thành thực thể của sản phẩm, chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm. Do đó cũng có thể nói, đảm bảo chất lượng của nguyên vật liệu cho sản xuất còn là một biện pháp quan trọng để nâng cao chất lượng sản phẩm. Nếu xét về mặt giá trị thì tỷ trọng của yếu tố nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành. Xét về mặt tài chính ta còn thấy vốn bỏ ra mua nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ lệ lớn trong vốn lưu động của doanh nghiệp( khoảng từ 40%-60% trong tổng số vốn lưu động). Nếu xét về chi phí quản lý thì quản lý nguyên vật liệu cần một lượng chi phí tương đối lớn trong tổng chi phí quản lý. Đứng trên góc độ này ta có thể rút ra kết luận: nguyên vật liệu không những giữ vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất mà nó còn giữ vai trò quan trọng trong lĩnh vực quản lý giá thành và tài chính trong các doanh nghiệp. Phân loại vật tư kỹ thuật Vật tư sử dụng trong mỗi doanh nghiệp thường rất đa dạng về chủng loại và mỗi loại lại có những tính năng tác dụng riêng. Chính vì vậy, để đảm bảo cho việc quản lý, sử dụng vật tư có hiệu quả chúng ta phải tiến hành phân loại vật tư. Căn cứ vào nhóm vật tư thuộc đối tượng lao động: vật tư được chia thành: Nguyên vật liệu chính: là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất như bông, sợi, quặng, gỗ... Vật liệu phụ: là các loại vật liệu được sử dụng để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất như thuốc nhuộm, sơn, dầu, chỉ khâu… Nhiên liệu: là những thứ tạo nhiệt năng như than, củi, xăng dầu…Thực chất nhiên liệu là một loại vật liệu phụ nhưng do vai trò quan trọng của nhiên liệu đối với nền kinh tế quốc dân và do yêu cầu kỹ thuật về bảo quản sử dụng, về đặc tính sinh lý hóa hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ khác nên nhiên liệu được tách riêng thành một loại. Bán thành phẩm: là sản phẩm đã được hoàn thiện ở một số giai đoạn nhất định theo tiêu chuẩn nhưng chưa được hoàn thiện ở giai đoạn sản xuất cuối cùng. - Phụ tùng thay thế: là các phụ tùng, chi tiết được sử dụng thay thế, sửa chữa các máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải của doanh nghiệp. b. Căn cứ vào tính chất của việc sử dụng toàn bộ vật tư kỹ thuật chia thành vật tư công dụng và vật tư chuyên ngành. Vật tư công dụng: là vật liệu phổ biến cho các ngành như sắt, thép, len... - Vật tư chuyên ngành: là những loại vật liệu dùng riêng cho từng ngành, từng doanh nghiệp như hóa chất, điện, than... 4. Nhiệm vụ của công tác vật tư kỹ thuật Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất, trực tiếp cấu tạo nên thực thể của sản phẩm. Thiếu nguyên vật liệu thì quá trình sản xuất bị gián đoạn hoặc không thể tiến hành được. Chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu, đến hiệu quả của việc sử dụng vốn. Vấn đề đặt ra với yếu tố này là phải thực hiện các nhiệm vụ sau trong công tác quản lý vật tư: - Phải đảm bảo việc cung ứng vật tư kĩ thuật đúng tiến độ, số lượng , chủng loại, quy cách và đúng yêu cầu cho sản xuất. - Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển vật tư cả về giá trị và hiện vật.tính toán đúng đắn giá trị vốnthực tế của vật tư, nhập, xuất kho,nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp. - Giám sát chặt chẽ việc sử dụng vật tư . - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật tư , kế hoạch sử dụng vật tư, kế hoạch sử dụng vật tư cho sản xuất, tình hình kho tàng để kịp thời báo cáo cho bộ phận thu mua có biện pháp khấc phục kịp thời. - Chấp hành tốt chế đọ quản lý vật tư và triệt để thực hành tiết kiệm vật tư ảnh hưởnglớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp,ảnh hưởng đến việc giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận. - Phát hiện, ngăn chặn, đề xuất các biện pháp xử lý tình trạng thừa, thiếu, ứ đọng kém chất lượng của vật tư . - Phân tích tình hình thu mua, bảo quả và sử dụng vật tư nhằm hạ giá thành sản phẩm. - Phân tích bảo vận chuyển, tình hình xuất dùng vật tư . Tham gia kiểm kê và đánh giá vật tư theo chế độ quy định, lập báo cáo về vật tư phục vụ cho công tác quản lý. 5.Yêu cầu của công tác tổ chức quản lý vật tư kĩ thuật Để đúng vững trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt thì các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ các chi phí quản lý của mình nhằm tối thiểu hóagiá thành sản xuất. Muốn vậy, các doanh nghiệp phải đặt nhiệm vụ hàng đầu là tiết kiệm chi phí sản xuất, cụ thể là các chi phí liên quan đến nguyên vật liệu.Sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý, hiệu quả là việc làm cần thiết ở tất cả các khâu, thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng… Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tư , sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm. Phải phục vụ đắc lực cho sản xuất, tổ chức cung ứng vật tư kĩ thuật cho sản xuất, phải đảm bảo về số lượng, chát lượng, chủng loại nhu cầu quy cách phẩm chất của vật tư đúng thời hạn góp phần hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Phải chủ động đảm bảo vật tư cho sản xuất nhằm khai thác triệt để mọi khả năng vật tư có sẵn, tích cực sử dụng vật tư thay thế, những vật tư khan hiếm hoặc phải nhập khẩu. Đáp ứng đầy đủ nhu cầu của sản xuất đồng thời phải đảm bảo hiệu quả kinh tế của sản xuất và thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh tế. II.Nội dung của công tác quản lý vật tư - kĩ thuật. 1. Xây dựng định mức tiêu dùng vật tư kĩ thuật 1.1. Khái niệm và ý nghĩa của định mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật. Khái niệm. Mức tiêu dùng vật tư là lượng vật tư tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành tốt công việc nào đó trong điều kiện tổ chức và kĩ thuật nhất định. b. Cơ cấu của định mức tiêu dùng vật tư kĩ thuật. Mức tiêu dùng được xác định cho từng loại nguyên vật liệu chính,vật liệu phụ, động lực.Trong đó quan trọng và phức tạp hơn cả là xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính. Do vậy khi xây dựngmức tiêu dùng nguyên vật liệu chính cần nghiên cứu cơ cấu của mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Cơ cấu đó bao gồm: - Mức tiêu dùng thuần túy có ích: là phần hao phí cần thiết cho việc sản xuất sản phẩm. - Mức phế liệu sinh ra do tính chất công nghệ chia làm hai phần: phế liệu còn sử dụng được và phế liệu bỏ đi. + Phế liệu còn sử dụng được chia thành hai loại: loại được dùng để sản xuất ra chính sản phẩm đó( phế liệu dùng lại) và loại để sản xuất ra sản phẩm khác. + Phế liệu bỏ đi: là những phế liệu không sử dụng lại được. Lượng vật tư hao tổn trong quá trình quản lý: là phần hao phí cần thiết cho việc sản xuất sản phẩm. Để tính mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính người ta căn cứ vào công thức sau: H = H1 + H2 Trong đó: H1 : là lượng nguyên vật liệu tiêu dùng thuần túy có ích H2 là mức phế liệu nguyên vật liệu sinh ra do có tính chất công nghệ H là mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính Nghiên cứu cơ cấu tiêu dùng nguyên vật liệu chính nhằm hạn chế mức tổn thất của chúng trong quá trình sản xuất sản phẩm. ý nghĩa Định mức tiêu dùng vật tư là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu, điều hòa, cân đối lượng vật tư cần dùng trong doanh nghiệp. Từ đó xác định đúng đắn các mối quan hệ mua bán và ký kết hợp đồng giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa các doanh nghiệp với các đơn vị kinh doanh vật tư. Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là căn cứ trực tiếp để tiến hành kế hoạch cung ứng và sử dụng vật tư tạo tiền đề cho việc thực hiện chế độ hạch toán trong doanh nghiệp. Định mức tiêu dùng vật tư là căn cứ trực tiếp để tổ chức cấp phát vật tư hợp lý, kịp thời cho các phân xưởng, bộ phận sản xuất về nơi làm việc, đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành cân đối, nhịp nhàng và liên tục. Định mức tiêu dùng vật tư là cơ sở để tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ, là cơ sở để tính toán giá thành chính xác, đồng thời là cơ sở để tính toán nhu cầu về vốn lưu động và huy động các nguồn vốn một cách hợp lý. Định mức tiêu dùng vật tư là mục tiêu cụ thể để thúc đẩy cán bộ công nhân viên sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, ngăn ngừa mọi lãng phí có thể xảy ra. Định mức tiêu dùng vật tư là thước đo đánh giá trình độ tiến bộ khoa học, kỹ thuật và ứng dụng kỹ thuật mới, công nghệ mới vào sản xuất. Ngoài ra, định mức tiêu dùng vật tư còn là cơ sở để xác định các mục tiêu cho các phong trào thi đua hợp lý hóa sản xuất và cải tiến kỹ thuật trong các doanh nghiệp. Ngoài những ý nghĩa quan trọng nêu trên còn một điều quan trọng nữa đối với cán bộ công nhân viên chức trong doanh nghiệp là phải nhận thức được rằng: định mức tiêu dùng vật tư là một chỉ tiêu động, nó đòi hỏi phải thường xuyên được đổi mới và hoàn thiện theo sự tiến bộ của kỹ thuật, sự đổi mới và hoàn thiện của các mặt quản lý, sự đổi mới công tác tổ chức sản xuất và trình độ lành nghề của công nhân không ngừng được nâng cao. Nếu không nhận thức được vấn đề này thì ngược lại là sự cản trở và kìm hãm sản xuất. 1.2. Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng vật tư Các phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng vật tư bao gồm: Phương pháp thống kê kinh nghiệm. Là phương pháp xây dựng định mức từ những số liệu thống kê về mức tiêu dùng vật tư của những thời kỳ trước. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ vận dụng, đáp ứng kịp thời yêu cầu của sản xuất. Song nó có nhược điểm là chưa thật sự khoa học chính xác đôi khi chứa đựng các yếu tố lạc hậu của kỳ trước. Trong thực tế, phương pháp này thường áp dụng ở những doanh nghiệp mặt hàng sản xuất không ổn định. Phương pháp thực nghiệm Là phương pháp được tiến hành trong phòng thí nghiệm hoặc tại hiện trường. Sau đó tiến hành nghiên cứu các điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra sửa đổi các kết quả đã tính toán hoặc tiến hành sản xuất thử trong một thời gian. Phương pháp này có ưu điểm là chính xác, khoa học hơn. Tuy nhiên có nhược điểm là chưa tiến hành phân tích toàn diện các nhân tố ảnh hưởng đến mức trong chừng mực nhất định, phương pháp này còn phụ thuộc vào các điều kiện thí nghiệm chưa phù hợp với điều kiện sản xuất. Phương pháp này áp dụng cho các xí nghiệp hóa chất, luyện kim, thực phẩm... Phương pháp phân tích Là phương pháp khoa học nhất có đầy đủ căn cứ kỹ thuật do đó được coi là phương pháp chủ yếu để xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Thực chất của phương pháp này là kết hợp việc tính toán về kinh tế và kỹ thuật với việc phân tích toàn diện các điều kiện sản xuất, các nhân tố ảnh hưởng đến lượng tiêu hao nguyên vật liệu, quản lý tiên tiến và kết hợp với các biện pháp hoàn thiện tổ chức sản xuất. Về nội dung tiến hành, phương pháp phân tích được tiến hành qua ba bước: - Bước 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến mức, trong đó đặc biệt chú ý tới các tài liệu về thiết kế sản phẩm, quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm, đặc tính kinh tế, kỹ thuật của nguyên vật liệu, chất lượng sản phẩm, chất lượng máy móc, thiết bị, trình độ kỹ thuật của công nhân và các số liệu thống kê về tình hình thực hiện mức của kỳ báo cáo. - Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và các nhân tố ảnh hưởng tới nó để tìm giải pháp xóa bỏ mọi lãng phí, khắc phục các khuyết tật về công nghệ, cải tiến thiết kế sản phẩm để tiết kiệm mức tiêu dùng nguyên vật liệu. - Bước 3: Tổng hợp các thành phần trong cơ cấu của mức, tính hệ số sử dụng và đề ra biện pháp phấn đấu giảm mức trong kỳ kế hoạch. Xác định nhu cầu nguyên vật liệu Muốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành được đều đặn, liên tục thường xuyên đảm bảo cho nó các loại nguyên vật liệu, năng lượng, thiết bị máy móc... đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất. Đấy là một vấn đề bắt buộc nếu thiếu thì không thể có quá trình sản xuất sản phẩm được. Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu, năng lượng...mới tồn tại được. Vì vậy, đảm bảo nguyên vật liệu, năng lượng...cho sản xuất là một tất yếu khách quan, một điều kiện chung của mọi nền sản xuất xã hội. Đảm bảo lượng nguyên vật liệu cần dùng, dự trữ và cần mua có tác động mạnh mẽ đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 2.1. Xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng Lượng nguyên vật liệu cần dùng là lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất ra một khối lượng sản phẩm theo kế hoạch một cách hợp lý và tiết kiệm nhất. Lượng nguyên vật liệu cần dùng phải đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất sản phẩm cả về hiện vật và giá trị, đồng thời doanh nghiệp cũng cần phải tính đến nhu cầu vật liệu để chế thử sản phẩm mới, tư trang, tự chế, sửa chữa máy móc thiết bị. Lượng nguyên vật liệu cần dùng không thể tính chung chung mà phải tính cho từng loại nguyên vật liệu theo chủng loại, quy cách, cỡ, loại của nó sau đó tổng hợp lại cho toàn xí nghiệp. Tính toán nguyên vật liệu dựa trên cơ sở định mức tiêu dùng nguyên vật liệu của mỗi loại sản phẩm, nhiệm vụ sản xuất, chế thử sản phẩm mới và sửa chữa trong kỳ kế hoạch. 2.1.1. Tính lượng nguyên vật liệu cần dùng( Vcd) Vcd = Trong đó: Vcd lượng nguyên vật liệu cần dùng Si số lượng sản phẩm loại i kỳ kế hoạch Dvi định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm loại i Pi số lượng phế phẩm cho phép của loại sản phẩm i kỳ kế hoạch Pdi lượng phế liệu dùng lại của loại sản phẩm i Kpi tỷ lệ phế phẩm cho phép loại sản phẩm i kỳ kế hoạch Kdi tỷ lệ phế liệu dùng lại loại sản phẩm i kỳ kế hoạch 2.1.2. Tính lượng nhiên liệu cần dùng Để xác định lượng nhiên liệu thực tế mà doanh nghiệp sử dụng cần phải xác định hệ số tính đổi( K) K = N 7000 Trong đó: N nhiệt lượng của loại nhiên liệu mà doanh nghiệp sử dụng - Tính lượng nhiên liệu cần dùng cho quá trình công nghệ, áp dụng công thức. NLcd = Dm x Si Ki Trong đó: NLcd lượng nhiên liệu cần dùng cho quá trình công nghệ Dm định mức tiêu dùng nhiên liệu i cho một sản phẩm Si sản lượng sản phẩm loại i Ki hệ số tính đổi loại nhiên liệu i Lượng nhiên liệu cần dùng để chạy máy áp dụng công thức: NLcd = Cs x Dns x Ghd x Sm Hn Trong đó: NLcd nhiên liệu (xăng, dầu) cần dùng Cs công suất của máy móc thiết bị làm việc trong năm kế hoạch Dm định mức sử dụng xăng (dầu) cho một đơn vị công suất trong một giờ Ghd số giờ hoạt động của máy Sm số máy hoạt động trong năm Hn hệ số sử dụng nhiên liệu có ích Lượng nhiên liệu cần dùng để sản xuất hơi nước được tính theo công thức NLcd = Sh (N1 – N2) 7000hdn Trong đó: NLcd lượng nhiên liệu( than) cần dùng ( tấn) Sh sản lượng hơi nước doanh nghiệp cần sản xuất( m3) N1 nhiệt hàm của hơi nước quá nhiệt (Kcal) N2 nhiẹt hàm của hơi nước ban đầu( Kcal) Hdn hệ số sử dụng nhiệt có hiệu quả của lò hơi 2.2. Xác định lượng nguyên vật liệu cần dự trữ Trong điều kiện cơ chế thị trường, dự trữ sản xuất là một đòi hỏi khách quan. Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, đạt hiệu qủa kinh tế cao cần phải có một lượng nguyên vật liệu dự trữ hợp lý. Lượng nguyên vật liệu dự trữ hợp lý vừa đảm bảo sự lien tục cho quá trình sản xuất vừa tránh ứ đọng vốn ảnh hưởng đến tốc độ luân chuyển vốn và hiệu quả sử dụng vốn. Dự trữ nguyên vật liệu hợp lý cũng có nghĩa là tiết kiệm chi phí quản lý nguyên vật liệu như chi phí về nhà kho, bến bãi, chi phí phát sinh do chất lượng nguyên vật liệu giảm, do giá thị trường giảm. Nếu lượng dự trữ quá lớn sẽ gây ra tình trạng ứ đọng vốn, tăng thêm chi phí bảo quản. Đó lại là những yếu tố trực tiếp làm tăng chi phí sản xuất và đẩy giá bán hàng lên cao, làm các doanh nghiệp gặp khó khăn trong tiêu thụ sản phẩm. Ngược lại, nếu lượng dự trữ quá ít, sẽ có thể dẫn đến nguy cơ làm gián đoạn sản xuất, chậm trễ thời hạn đưa sản phẩm của doanh nghiệp ra thị trường và làm cho doanh nghiệp mất khách hàng. Lượng nguyên vật liệu dự trữ là lượng hàng tồn kho hợp lý được quy định trong kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, bình thường. Căn cứ vào công dụng, tính chất của nguyên vật liệu , nguyên vật liệu dự trữ được chia làm ba loại: dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm và dự trữ theo mùa. a.Tính lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên. Lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên là bộ phận dự trữ chủ yếu của doanh nghiệp, nó đảm bảo cho sản xuất tiến hành liên tục giữa hai đợt cung ứng tiếp nhau. Trong điều kiện sản xuất ổn định thì lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên của mỗi loại nguyên vật liệu nào đó biến đổi từ tối đa (đầu kì cung ứng ) đến tối thiểu (cuối kỳ cung ứng) lượng nguyên vật liệu dự trữ tối đa được tính theo công thức sau: Vdtx = Vnd + tdtx Trong đó: Vdtx lưọng vật liệu dự trữ thưòng xuyên lớn nhất Vnd lượng vật liệu cần dùng bình quân một ngày đêm Tdtx số ngày dự trữ thường xuyên b. Tính lượng nguyên vật liệu dự trữ bảo hiểm Là lượng nguyên vật liệu dự trữ ngoài lượng dự trữ thường xuyên nhằm khắc phục trường hợp thiếu nguyên vật liệu do những nguyên nhân nào đó gây nên, để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường liên tục. Lượng vật liệu dự trữ bảo hiểm được tính theo công thức: Vdbh = Vnd + tdbh Trong đó: Vdbh lượng vật liệu dự trữ bảo hiểm Vnd số lượng vật liệu cần dùng bình quân một ngày đêm tdbh số ngày dự trữ bảo hiểm c. Tính lượng nguyên vật liệu dự trữ theo mùa (thời vụ) Một số doanh nghiệp dựa vào nguyên vật liệu do nông nghiệp cung ứng như xí nghiệp đường, thuốc lá... thì cần phải dự trữ theo mùa. Nguyên vật liệu dự trữ theo mùa được tính theo công thức: Vdtm = Vnd + tdtm Trong đó: Vdtm lượng nguyên vật liệu dự trữ theo mùa Vnd số lượng vật liệu cần dùng bình quan một ngày đêm tdtm số ngày dự trữ theo mùa 2.3. Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua Trong sản xuất kinh doanh, việc xác định lượng nguyên vật liệu cần mua vào nhiều hay ít ảnh hưởng rất lớn đến kết quả sản xuất sản phẩm cũng như tình hình sử dụng vốn trong doanh nghiệp. Như vậy việc xác định chính xác lượng nguyên vật liệu cần mua giúp cho việc xây dựng kế hoạch vốn lưu động được hợp lý hơn do chi phí về mua sắm nguyên vật liệu chiếm phần đa trong vốn lưu động. Trước hết để có đánh giá hợp lý thường tiến hành kiểm tra kế hoạch cung ứng vật tư trong doanh nghiệp có phù hợp với nhu cầu sản xuất hay không. Nhu cầu mua nguyên vật liệu phụ thuộc vào khả năng sản xuất, sự dồi dào về nguyên vật liệu trên thị trườngcung ứng, khoảng cách từ nguồn cung ứng đến doanh nghiệp Lượng nguyên vật liệu cần mua trong năm phụ thuộc vào các yếu tố sau: Lượng nguyên vật liệu cần dùng Lượng nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ Lượng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ Công thức xác định nguyên vật liệu cần mua sắm như sau Vc = Vcd + ( Vd2 - Vd1 ) Trong đó: Vc lượng nguyên vật liệu cần mua Vcd lượng nguyên vật liệu cần dùng Vd1 lượng nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ Vd2 lượng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu Sau khi xác định được lượng nguyên vật liệu cần dùng, cần dự trữ và cần mua trong năm, chúng ta phải xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu. Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu nghĩa là xác định số lượng, chủng loại, chất lượng, thời điểm mua của mỗi lần xác định số lần mua trong năm. 3.1. Nuyên tắc và những căn cứ để xây dựng kế hoạch Kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu có vị trí rất quan trọng trong qúa trình sản xuất và kinh doanh. Do đó, khi xây dựng phải xuất phát từ các nguyên tắc sau: Không bị ứ đọng vốn ở khâu dự trữ Luôn luôn phải đảm bảo lượng dự trữ về số lượng, chất lượng và quy cách Góp phần nâng cao các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn Khi tính toán phải tính riêng cho từng loại, mỗi loại tính riêng cho từng thứ Xuất phát từ các nguyên tắc trên, khi xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu phải dựa vào căn cứ sau: Kế hoạch sản xuất nội bộ Hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm Các họp đồng mua bán vật tư và giao nộp sản phẩm cho khách hàng Mức độ thuận tiện và khó khăn của thị trường mua, bán vật tư Các chỉ tiêu của kế hoạch mua nguyên vật liệu trong năm Phương tiện vận chuyển và phương thức thanh toán Hệ thống kho tàng hiện có của đơn vị 3.2. Nội dung của kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu Mua nguyên vật liệu để phục vụ cho sản xuất là một công việc vô cùng phức tạp. Trong điều kiện vốn có hạn phải mua nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau và ở nhiều thị trường khác nhau. Các vấn đề đặt ra trong điều kiện: sản xuất tiến hành liên tục và đạt hiệu quả cao. Do đó, về mặt nội dung, kế hoạch mua sắm phải phản ánh rõ vấn đề sau: Xác định chính xác từng loại nguyên vật liệu cần mua: lượng nguyên vật liệu mua vào nhằm phục vụ cho yêu cầu sản xuất và dự trữ bảo đảm quá trình sản xuất tiến hành bình thường. Rõ ràng việc mua nguyên vật liệu quá nhiều hoặc quá ít đều gây nên bất lợi trong kinh doanh của doanh nghiệp. + Nếu lượng mua về quá nhiều so với nhu cầu sử dụng và do vậy lượng dự trữ của doanh nghiệp quá lớn , sẽ gây lên tình trạng ứ đọng vốn. Mặt khác, điều đó còn làm cho chi phí của doanh nghiệp tăng lên, do doanh nghiệp phải bỏ thêm chi phí phục vụ cho việc bảo quản các loại nguyên vật liệu , cho kho bãi của doanh nghiệp. + Trong việc đáp ứng yêu cầu về số lượng, doanh nghiệp phải xác định: với lượng nguyên vật liệu cần mua nhất định, doanh nghiệp nên mua làm nhiều lần hay mua một lần. Rõ ràng là việc mua làm nhiều lần theo tiến độ sử dụng có lợi hơn mua một lần vì điều đó không gây lên tình trạng ứ đọng vốn và nguyên vật liệu , không tạo nên nhu cầu lớn đột biến về vốn lưu động. Việc xác định lượng mguyên vật liệu cần mua mỗi lần và số lần mua tương ứng cần đảm bảo sao cho chi phí mua một đơn vị khối lượng nguyên vật liệu là nhỏ nhất. -Xác định đúng chủng loại và quy cách các loại nguyên vật liệu cần dùng: có nghĩa là phải đảm bảo sự đồng bộ tất cả các loại nguyên vật liệu cần mua. Nguyên vật liệu gồm nguuyên vật liệu chính và vật liệu phụ, nếu ta chỉ mua nguyên vật liệu chính mà không có vật liệu phụ thì không thể tiến hành được quá trình sản xuất hoặc không thể sản xuất đưộc một sản phẩm hoàn chỉnh. Vì vậy việc xác định đúng chủng loại cần mua là rất cần thiết. -Đúng chất lượng: có nghĩa là chất lượng phải phù hợp với yêu cầu chế tạo để có được sản phẩm phù hợp với đòi hỏi của khách hàng trên thị trường. -Xác định rõ thời điểm mua: Trên thực tế, chúng ta thấy rằng việc mua sớm quá hoặc muộn quá đều bất lợi. + Nếu mua sớm hơn thời điểm mong muốn dường như người quản lý cảm thấy yên tâm hơn vì cái mình cần đã có sẵn. Song điều đó lại gây nên những bất lợi về kinh tế: ứ đọng vốn lưu động, tăng chi phí bảo quản nguyên vật liệu + Ngược lại, nếu mua chậm hơn thời điểm mong muốn sẽ dẫn đến mất cơ hội kinh doanh, làm cho quá trình sản xuất sẽ chậm hơn. Vì vậy khi thực hiện việc mua hàng chúng ta phải chọn đúng thời điểm. Khi kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên vật liệu được xác định hợp lý sẽ giúp cho doanh nghiệp không bị ứ đọng vốn, đảm bảo dự trữ hợp lý về sốlượng, đúng chất lượng, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, đồng thời khi đáp ứng được các yêu cầu trên sẽ giúp cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp sẽ diễn ra liên tục, bình thường, không bị ngừng trệ trong sản xuất. 3.3. Phương pháp xay dựng kế hoạch mua sắm Với nội dung kế hoạch mua sắm đã trình bày ở trên, việc tính toán các chỉ tiêu kế hoạch được thực hiện theo hai phương pháp: Đối với các loại nguyên vật liệu đã có định mức tiêu hao thì tính trực tiếp: lấy số lượng sản phẩm nhân với định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm đó. Đối với những loại nguyên vật liệu chưa xây dựng được định mức tiêu hao thì dùng phương pháp tính gián tiếp: lấy mức tiêu hao kỳ trước làm gốc nhân với tỷ lệ tăng sản lượng của kỳ cần mua sắm. Tổ chức thu mua và tiếp nhận nguyên vật liệu 4.1. Tổ chức thu mua nguyên vật liệu 4.1.1. Tìm kiếm nhà cung cấp Đối với mỗi doanh nghiệp, hạ giá thành sản phẩm luôn là một biện pháp tốt nhất, tìm kiếm được một nhà cung cấp tin cậy có thể cung ứng lượng vật tư có chất lượng cao, giá cả phải chăng sẽ giúp cho công ty giảm được chi phí về nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh . Thực tế trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp, họ ở những địa điểm khác nhau, nhưng đều có khả năng bảo đảmlượng nguyên vật liệu doanh nghiệp cần mua với chất lượng theo yêu cầu và theo cùng một mặt bằng giá. Trong tình huống này, doanh nghiệp cần phải có sự cân nhắc là mua của nhiều người hay tập trung mua của một người. Mỗi một trong số các sự lựa chọn ấy có thể có lợi và có thể bất lợi, tùy tính chất của loại nguyên vật liệu, lượng nguyên vật liệu cần mua, doanh nghiệp cần có sự lựa chọn thích hợp. Các doanh nghiệp có thể tìm kiếm nhiều nhà cung cấp điều này không những tránh được độc quyền trong việc cung cấp nguyên vật liệu mà còn làm cho các nhà cung ứng phải cạnh tranh để bán nguyên vật liệu, tìm ra những điều kiện mua thuận lợi nhất. Có khả năng bảo đảm an toàn, phòng ngừa sự trục trặc từ nhà cung cấp gây gián đoạn trong cung ứng, đồng thời còn mở rộng các mối quan hệ kinh tế xã hội. Như vậy doanh nghiệp sẽ mua được với giá ưu đãi hơn. Nhưng lại khó khăn cho việc theo dõi tiến độ, phức tạp về thanh toán và có thể làm tăng chi phí. Ngược lại các doanh nghiệp có thể chỉ tìm một nhà cung cấp điều này thuận lợi về sự tập trung của luồng tiền tệ đi ra từ doanh nghiệp, có khả năng giảm cước phí vận tải nhờ người cung cấp gần, tận dụng phương tiện vận tải, dễ theo dõi tiến độ thực hiện. Và được sử dụng ưu đãi về giá nếu mua với khối lượng lớn. Nhưng khó đảm bảo an toàn có thể xảy ra tình trạng phụ thuộc. Mời nhà cung cấp tin cậy chào hàng và đánh giá từng đơn đặt hàng một cách toàn diện. Sau đó phân tích và so sánh các đơn chào hàng để lựa chọn chính xác nhà cung cấp mà mình cần tìm. 4.1.2. Ký hợp đồng Ký hợp đồng là một công việc quan trọng trong công tác mua sắm nguyên vật liệu. Hợp đồng phải được ký kết theo đúng quy định của pháp luật Cả hai bên đều cố gắng cụ thể hóa các điều khoản, điều kiện, yêu cầu, nội dung liên quan đến hợp đồng phải rõ ràng, chính xác về số lượng, chất lượng vật tư, quy cách, phẩm chất, chủng loại, giá cả, danh mục đặt hàng, phương thức vận chuyển giao nhận, thanh toán những ràng buộc thực hiện hợp đồng… Hợp đồng sau khi ký là một văn bản mang tính chất pháp lý để quy định trách nhiệm khi có phát sinh tranh chấp do vậy cần ký kết hợp đồng phải thận trọng, phải có những người có trình độ xem xét và quyết định ký. 4.2. Tổ chức vận chuyển và tiếp nhận nguyên vật liệu Sau khi ký hợp đồng mua nguyên vật liệu, công tác mua và vận chuyển về kho của doanh nghiệp do phòng vật tư đảm nhận. Giám đốc hoặc các phân xưởng có thể ký kết hợp đồng với phòng vật tư về việc mua và vận chuyển nguyên vật liệu. Phương tiện vận chuyển dù ở doanh nghiệp hay đi thuê đều phải khoán chi phí vận chuyển và phải cân đo đong đếm, kiểm tra về số lượng, chất lượng trước khi nhập kho. Việc vận chuyển nguyên vật liệu ảnh hưởng lớn đến chi phí, chi phí nguyên vật liệu tính vào giá thành sản phẩm. Nếu vận chuyển tốt vật liệu đưa vào sản xuất sẽ đảm bảo về chất lượng không để hiện tượng hao hụt quá mức xảy ra ảnh hưởng đến lao động xã hội và chi phí vật liệu của đơn vị. Tiếp nhận nguyên vật liệu là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển với bộ phận quản lý nguyên vật liệu trong nội bộ doanh nghiệp, nó còn là cơ sở để hạch toán chính xác. Chi phí lưu thông và giá cả nguyên vật liệu tổ chức tiếp nhận tốt sẽ giúp cho thủ kho lắm chắc được số lượng, chất lượng và chủng loại nguyên vật liệu, phát hiện kịp thời tình trạng của nguyên vật liệu, hạn chế nhầm lẫn tham ô, thất thoát. Tổ chức tiếp nhận phải thực hiện tốt hai nhiệm vụ sau: Tiếp nhận chính xác số lượng, chủng loại và chất lượng nguyên vật liệu theo đúng quy định trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển và thời gian giao hàng. Đảm bảo chuyển nhanh chóng nguyên vật liệu từ điểm tiếp nhận vào kho tránh hư hỏng mất mát. Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ đó khi tiếp nhận phải thực hiện đầy đủ các thủ tục sau: - Khi tiếp nhận phải có đủ các giấy tờ hợp lệ. - Tất cả các loại nguyên vật liệu phải qua thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại. Sau khi kiểm tra phải có biên bản xác nhận, khi tiếp nhận thủ kho phải ghi rõ số thực nhận theo đúng chủng loại, kích cỡ, chất lượng từng loại vật tư cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho và bộ phận ký vào sổ giao chứng từ. Tổ chức quản lý kho 5.1. Khái niệm và phân loại kho 5.1.1. Khái niệm Để đảm bảo toàn vẹn về số lượng, chất lượng nguyên vật liệu ngăn chặn mất mát, hư hỏng cần phải tập trung dự trữ nguyên vật liệu trước khi đi vào sản xuất. Nơi tập trung dự trữ đó là kho. Kho không chỉ là nơi dự trữ bảo quản nguyên vật liệu mà còn là nơi dự trữ thiết bị máy móc trước khi sản xuất, tập trung thành phẩm trước khi tiêu thụ. Chính vì vậy trong doanh nghiệp có nhiều loại kho khác nhau để phù hợp với từng đối tượng dự trữ. 5.1.2. Phân loại kho Nếu căn cứ vào công dụng của kho chia thành: + Kho nguyên vật liệu chính + Kho nguyên vật liệu phụ + Kho nhiên liệu + Kho nửa thành phẩm + Kho công cụ dụng cụ + Kho máy móc thiết bị, phụ tùng + Kho phế liệu Nếu căn cứ vào địa điểm và phương pháp bảo quản chia thành: + Kho ngoài trời + Kho trong nhà + Bên cạnh đó doanh nghiệp có thể có các kho đi thuê để dự trữ, tập trung vật liệu máy móc… đối với các kho đi thuê này cần phải ký hợp đồng với người cho thuê về các mặt như giá cả, về việc trông coi, bảo quản … cần quan tâm đến chất lượng nhà kho sao cho không gây ảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu. Căn cứ vào tính chất các loại vật tư người ta chia thành: + Kho chuyên ngành + Kho không chuyên ngành 5.2. Nhiệm vụ và nội dung quản lý kho 5.2.1. Nhiệm vụ quản lý kho Người làm công tác quản lý nguyên vật liệu cần quan tâm đến hệ thống kho bãi, xác định vị trí đặt kho hợp lý sao cho chi phí vận chuyển đến nơi sản xuất là tối ưu. Đảm bảo hạ thấp chi phí, bảo quản toàn vẹn về số lượng và chất lượng nguyên vật liệu, ngăn ngừa và hạn chế hư hỏng, mất mát. Nắm vững lực lượng vật tư trong kho ở bất cứ thời điểm nào về số lượng, chất lượng, chủng loại và địa điểm sẵn sàng cấp phát kịp thời theo nhu cầu của sản xuất. Bảo đảm thuận tiện cho việc xuất nhập, kiểm kê( dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy) nguyên vật liệu nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau, chấp hành nghiêm chỉnh chế độ và thủ tục đã quy định. Bảo đảm hạ thấp chi phí bảo quản bằng cách tổ chức lao động khoa học trong kho, sử dụng hợp lý diện tích và dung tích kho. 5.2.2. Nội dung quản lý kho Cán bộ quản lý kho phải có hệ thống theo dõi rõ ràng, luôn luôn nắm vững số lượng và chất lượng tồn kho đối với từng loại nguyên vật liệu để làm cơ sở cho việc lập kế hoạch tiến độ mua. Tổ chức tốt việc tiếp nhận vật tư, chuyển nhanh vật tư từ địa điểm tiếp nhận đến kho của doanh nghiệp. Mọi vật tư tiếp nhận đều phải có giấy tờ hợp lệ, sắp sếp vật tư tùy tình hình và đặc điểm của từng loại kho. Bảo quản vật tư sau khi tiếp nhận phải đúng quy định. Xây dựng và thực hiện tốt nội quybảo quản, nội quy nhập xuất nguyên vật liệu, nội quy về an toàn trong bảo quản trách nhiệm kiểm tra. Lựa chọn và bố trí đúng cán bộ làm công tác quản lý kho tàng. Bảo đảm cơ sở vật chất kỹ thuật cho các kho tàng của doanh nghiệp: xe vận chuyển, quạt thông gió, hệ thống giá đỡ… Chuẩn bị và cấp phát vật tư cho sản xuất Cấp phát vật tư nghĩa là chuyển vật tư từ nơi bảo quản, dự trữ hoặc trực tiếp sau khi mua kịp thời cho các bộ phận sản xuất có thể tận dụng triệt để, tận dụng hiệu quả công suất máy móc thiết bị và thời gian lao động của công nhân, cấp phát nguyên vật liệu kịp thời góp phần nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư đến hạ giá thành sản phẩm. Không chỉ vậy, tổ chức tốt công tác cấp phát nguyên vật liệu còn là điều kiện tốt để thực hiện chế độ trả lương theo sản phẩm và chế độ hạch toán kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp. Tổ chức cấp phát vật tư cho các bộ phận sản xuất có thể tiến hành theo hai hình thức sau: Cấp phát theo yêu cầu của bộ phận sản xuất: theo hình thức này các phân xưởng và bộ phận sản xuất gửi yêu cầu về số lượng vật tư lên phòng vật tư, đối chiếu theo yêu cầu đó và lượng vật tư trong kho dựa trên hệ thống định mức là nhiệm vụ được giao, phòng vật tư lập phiếu cấp phát cho các bộ phận sản xuất lên kho lĩnh vật tư . Cấp phát theo định mức: căn cứ vào hệ thống định mức tiêu dùng vật tư, căn cứ vào số lượng, chủng loại sản phẩm đã được xác định trong kế hoạch và tiến độ sản xuất, phòng vật tư lập phiếu cấp phát hạn mức giao cho các bộ phận sản xuất và kho. Như vậy việc cấp phát theo hạn mức được quy định chẳng những về số lượng mà cả về thời gian cấp phát nhằm đảm bảo tính chủ động cho bộ phận sử dụng cũng như bộ phận cấp phát … Tổ chức thanh quyết toán nguyên vật liệu và thu hồi phế liệu phế phẩm. 7.1. Tổ chức thanh quyết toán nguyên vật liệu Thanh quyết toán nguyên vật liệu là việc bộ phận quản lý nguyên vật liệu và bộ phận đối chiếu, so sánh giữa lượng nguyên vật liệu các đơn vị nhận về với lượng sản phẩm giao nộp để biết được kết quả của việc sử dụng nguyên vật liệu của các đơn vị sản xuất Dựa vào kết quả của công tác thanh quyết toán nguyên vật liệu, chúng ta thực hiện việc hạch toán và đánh giá tình hình sử dụng nguyên vật liệu, xem xét được tính hợp lý, tiết kiệm việc sử dụng nguyên vật liệu, đảm bảo hạch toán đầy đủ, chính xác vào giá thành, xem xét lại định mức, đánh giá nên giữ lại định mức đó hay thay đổi Thanh quyết toán nguyên vật liệu phải làm rõ được các vấn đề sau: Lượng nguyên vật liệu nhận được trong tháng hoặc quý Lượng nguyên vật liệu sản xuất ra sản phẩm Lượng nguyên vật liệu làm ra sản phẩm hỏng, kém chất lượng Lượng nguyên vật liệu còn tồn đọng Lượng nguyên vật liệu mất mát hao hụt Đánh giá chung tình hình sử dụng nguyên vật liệu 7.2. Thu hồi phế liệu, phế phẩm Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản cố định có thể sử dụng lại hay bán ra ngoài Có thể nói bất cứ một dây chuyền sản xuất nào cũng không thể tránh khỏi tình trạng sản xuất ra những mặt hàng không đủ tiêu chuẩn. Chính vì vậy mà các doanh nghiệp cần phải đổi mới trang thiết bị hiện đại để giảm bớt tỷ lệ phế phẩm, phế liệu trong quá trình sản xuất. Phế liệu, phế phẩm thu hồi được doanh nghiệp có thể sử dụng lại hoặc đem bán ra ngoài với giá thấp hơn Sử dụng lại phế liệu, phế phẩm có ý nghĩa rất lớn như tiết kiệm được chi phí mua sắm nguyên vật liệu, tăng khối lượng sản phẩm… ảnh hưởng đến các chỉ tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. III. Những nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản lý vật tư kỹ thuật. Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản lý vật tư kỹ thuật rất đa dạng và phong phú. Để nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng vật tư thì việc tính toán các nhân tố ảnh hưởng tới tình hình quản lý vật tư là một tất yếu. 1.Yếu tố bên trong Trình độ, đạo đức của cán bộ quản lý nguyên vật liệu: trình độ đạo đức của cán bộ làm công tác quản lý nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản lý vật tư ở tất cả mọi khâu, trình độ của cán bộ thu mua kém dẫn đến chất lượng nguyên vật liệu có thể thấp mà vẫn phải mua với giá cao, đạo đức của thủ kho kém dẫn đến thất thoát nguyen vật liệu. Các nhân tố về trình độ tay nghề, ý thức kỷ luật của người lao động: con người luôn luôn là chủ thể, là trung tâm của mọi hoạt động, để sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu không chỉ là nhiệm vụ của cán bộ quản lý mà còn của trình độ tay nghề, ý thức của người công nhân trực tiếp sản xuất. Chính vì vậy, người làm công tác quản lý cần quan tâm đến việc giáo dục, bồi dưỡng cho người lao động không chỉ về chuyên môn, nghiệp vụ mà còn về ý thức trách nhiệm, kỷ luật lao động. Các nhân tố về nhà kho cũng ảnh hưởng đến công tác quản lý vật tư kỹ thuật. Các doanh nghiệp cần quan tâm đến chất lượng nhà kho để không gây ảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu Dự trữ vật tư cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý vật tư kỹ thuật. Nếu lượng dự trữ vật tư quá lớn sẽ gây ứ đọng vốn, còn nếu lượng vật tư dự trữ ít qúa gây lên tình trạng quá trình sản xuất sẽ bị gián đoạn, không được liên tục. Vì vậy cần phải dự trữ lượng vật tư họp lý để cho quá trình sản xuất đựơc diễn ra bình thường. Ngoài những nhân tố trên còn có các nhân tố khác như về phương pháp đánh giá vật liệu xuất kho, về phương pháp kiểm nghiệm vật liệu khi nhập kho, về mã hóa vật liệu , sự xuất hiện các vật liệu thay thế… 2.Yếu tố bên ngoài Nhân tố về các chính sách của nhà nước, mọi cá nhân và thành phần kinh tế đều có nghĩa vụ tuân thủ pháp luật vì vậy chính sách của nhà nước luôn là kim chỉ nam cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, nhà nước quản lý vĩ mô mọi hoạt động của nền kinh tế. Chính vì vậy, mọi chính sách có liên quan của nhà nước đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp nói chung và việc quản lý nói riêng: ví dụ nnhư mặt hàng, những loại nguyên vật liệu cấm nhập khẩu thì phải tìm kiếm thị trường trong nước, mức giá trần của mỗi loại sản phẩm do nhà nước quy định sẽ ảnh hưởng đến việc tổ chức quản lý sử dụng nguyên vật liệu … Nhân tố về tài nguyên thiên nhiên: nguồn tài nguyên thiên nhiên phong phú sẽ tạo điều kiện cho sản xuất phát triển, tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Vì vậy nguồn nguyên vật liệu xa hay gần, nhiều hay ít đều ảnh hưởng đến việc định vị doanh nghiệp và việc cung ứng nguyên vật liệu cho hoạt động của doanh nghiệp . Nhân tố về khí hậu: khí hậu thất thường cũng ảnh hưởng đến chất lượng vật tư Bên cạnh những nhân tố này, thì tùy thuộc vào tính chất sản xuất của mỗi doanh nghiệp mà việc quản lý nguyên vật liệu còn chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố khác như: sự biến động về giá cả nguyên vật liệu, địa bàn quản lý vật liệu, sự lạm phát… IV. Phương hướng sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu Những quan điểm về sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là yếu tố cấu thành chính nên thực thể sản phẩm do vậysử dụng hợp lý, tiết kiệm nnguyên vật liệu thực chất chính là góp phần lớn nhất làm giảm chí phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, nhằm duy trì khả năng cạnh tranh, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả sản xuất xã hội. Lượng nguyên vật liệu sử dụng hàng năm trong các doanh nghiệp rất lớn và ngày càng tăng theo quy mô sản xuất, nếu sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu thì với một lượng nguyên vật liệu như trước chúng ta có thể sản xuất ra một lượng sản phẩm lớn hơn. Như vậy chúng ta có thể giảm chi phí về vốn dự trữ nguyên vật liệu, chi phí lãi vay. Bảo quản toàn vẹn số lượng và chất lượng nguyên vật liệu ngăn ngừa và hạn chế hư hỏng mất mát. Sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu còn thể hiện thông qua việc phấn đấu hạ thấp định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm, hạn chế sản phẩm hỏng. Đồng thời cũng là một biện pháp cơ bản để tăng số lượng sản xuất, tăng chất lượng sản phẩm, góp phần vào việc giảm nhu cầu về vốn dự trữ nguyên vật liệu, vốn nhập khẩu nguyên vật liệu, tiết kiệm ngoại tệ. Sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu là một chính sách của Đảng và Nhà nước. Trong báo cáo chính trị đọc tại Đại hội toàn quốc lần thứ VI của Đảng, đồng chí Lê Duẩn đã chỉ rõ: “ Tận dụng mọi vật tư hiện có, tăng cường thu nhặt, thu mua vật tư cũ. Cải tiến và tăng cường sử dụng vật tư đúng phương hướng, đúng mục đích, phấn đấu hạ thấp định mức tiêu hao vật tư , hết sức khuyến khích tiết kiệm vật tư, đồng thời có kỷ luật nghiêm khắc đối với những hành động sử dụng vật tư không đúng kế hoạch, tiêu hao vật tư bừa bãi, để vật tư mất mát, hư hỏng’’. Bên cạnh những lợi ích do tiết kiệm và sử dụng hợp lý nguyên vật liệu mà doanh nghiệp có được thì việc này còn đem lại hiệu quả lớn cho xã hội. Tiết kiệm nguyên vật liệu là tiết kiệm lao động sống, tiết kiệm chi phí xã hội, góp phần bảo vệ môi trường . Căn cứ vàobiểu cung ứng vật liệu cần thiết cho từng giai đoạn sản xuất. Để sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu một cách hiệu quả cần áp dụng các hình thức tổ chức sản xuất tiên tiến nhất như liên hợp hóa , sử dụng các phương pháp công nghệ hóa học. Biện pháp sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu Để có thể khai thác triệt để khả năng sử dụng tiết kiệm và hợp lý nguyên vật liệu thì chúng ta phải dựa trên cơ sở phân tích một cách khoa học tình hình sử dụng nguyên vật liệu để đề ra được những biện pháp cụ thể phù hợp với doanh nghiệp trong từng thời kỳ. Tăng cường công tác quản lý nhằm xóa bỏ hao hụt, mất mát. Khi trong doanh nghiệp có hao hụt, mất mát nguyên vật liệu cần điều tra, xem xét rõ ràng nguyên nhân phát sinh. Nếu hao hụt, mất mát do nguyên nhân khách quan như thời tiết, máy móc, thiết bị … thì cần nhanh chóng tìm biện pháp khắc phục. Nếu là nguyên nhân chủ quan thì doannh nghiệp cần có các biện pháp giáo dục, nâng cao trách nhiệm của cán bộ công nhân viên chức. Doanh nghiệp cần xây dựng chế độ động viên khen thưởng cả về vật chất lẫn tinh thần cho cá nhân, đơn vị có thành tích, kỷ luật nghiêm những người vô trách nhiệm hoặc có hành vi gian lận bằng các biện pháp hành chính. Tăng tốc độ luân chuyển nguyên vật liệu: muốn sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu chúng ta cần quan tâm đến việc luân chuyển nguyên vật liệu ở cả hai khâu: khâu dự trữ và khâu sản xuất. Để tổ chức tốt việc luân chuyển nguyên vật liệu cán bộ quản lý nguyên vật liệu cần chú ý đến viêc tính toán các định mức sản xuất, mức dự trữ, cần chú trọng nâng cao năng suất lao động để có thể đẩy mạnh tốc độ luân chuyển nguyên vật liệu, hạn chế tối đa tình trạng ứ đọng vốn. Không ngừng giảm bớt phế liệu, phế phẩm, hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Muốn vậy, các doanh nghiệp tập trung giải quyết các vấn đề: Tăng cường công tác cải tiến kỹ thuật, ứng dụng kỹ thuật, công nghệ mới vào sản xuất, nâng cao trình độ lành nghề cho công nhân, xây dựng và hoàn thiện hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, xây dựng và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bảo quản, sử dụng và sửa chữa máy móc, thiết bị, coi trọng việc tổ chức nguyên vật liệu và phế phẩm, áp dụng chế độ khuyến khích lợi ích vật chất trong việc sử dụng tiết kiệm hay lãng phí nguyên vật liệu … Ngoài ra cần phải coi trọng những biện pháp để giảm mức tiêu dùng nguyên vật liệu trong khâu thiết kế và công nghệ. Đối với các doanh nghiệp cơ khí, đồ điện, may mặc, kim khí … cần chú ý khâu chọn phương án pha cắt tối ưu. Sử dụng nguyên vật liệu thay thế : Sử dụng nguyên vật liệu thay thế là một phương hướng đặc biệt quan trọng ở nước ta hiện nay. Việc sử dụng nguyên vật liệu thay thế được thực hiện theo hướng vật liệu nhẹ, rẻ tiền, sẵn có trong nước thay cho vật liệu nặng, đắt tiền, quý hiếm, nhập khẩu, với điều kiện đảm bảo chất lượng và yêu cầu của công nghệ chế biến Triệt để thu hồi và tận dụng phế liệu, phế phẩm : Thu hồi và tận dụng phế liệu, phế phẩm là một nội dung quan trọng thể hiện sự quán triệt nguyên tắc tiết kiệm trong quản lý kinh tế. Việc tận dụng phế liệu, phế phẩm chẳng những là yêu cầu trước mắt mà còn là yêu cầu lâu dài của các doanh nghiệp. Ngay cả những nước có nền kinh tế phát triển cao vẫn hết sức coi trọng việc tận dụng phế liệu phế phẩm, vì nó mang lại hiệu quả cao hơn so với việc sử dụng nguyên vật liệu từ khai thác, chế biến. Phần II Thực trạng công tác quản lý vật tư- kỹ thuật ở Nhà máy Dệt-Công ty Dệt Nam Định I- Tổng quan về Nhà máy Dệt thuộc Công ty Dệt Nam Định. 1- Quá trình hình thành và phát triển của Nhà máy Dệt-Công ty Dệt Nam Định. Nhà máy Dệt-Công ty Dệt Nam Định tiền thân là một xưởng kéo sợi do nhà tư bản Hoa Kiều thành lập. Lúc đầu chỉ có 9 máy kéo sợi, 100 công nhân với diện tích không đáng kể. Sau đó chủ tư bản người Pháp đầu tư và mở rộng thành một nhà máy lớn với hơn một vạn công nhân. Với mục đích bóc lột và tích lũy tư bản chủ nghĩa người chủ đó đã mở rộng quy mô sản xuất nhà máy sợi Nam Định với tốc độ khá nhanh. Sau 9 năm trường kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp, thành phố Nam Định hoàn toàn được giải phóng và ngày 7/10/1955, chính phủ đã ra quyết định phục hồi nhà máy sợi Nam Định và sát nhập thêm nhà máy tơ, đổi tên Nhà máy Sợi Nam Định thành Nhà máy Dệt Nam Định. Ngày 29/01/1956 nhà máy Dệt Nam Định chính thức được khai trương. Thời kỳ này, đội ngũ cán bộ nhà máy hầu hết là cán bộ kháng chiến có kinh nghiệm trong chiến đấu, nhiệt huyết với công việc nhưng chưa quen với công tác quản lý kinh tế, quản lí xí nghiệp đó là một hạn chế. Trong những năm phá hoại của đế quốc Mỹ, nhà máy phải tháo dỡ chuyên trở trên một vạn tấn máy móc thiết bị đến nơi sơ tán và tiếp tục sản xuất. Nhiều cơ sở bị máy bay Mỹ bắn phá oanh tạc nặng nề. Từ năm 1973 -1978 trong điều kiện vừa sản xuất vừa khắc phục hậu quả chiến thanh, nhưng nhà máy vẫn hoàn thành vượt mức kế hoạch được giao và chiến 2/3 sản lượng vải của cả nước. Từ sau Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI, cơ chế quản lý quan liêu bao cấp từng bước được xoá bỏ hoạt động ủa nhà máy năng động hơn. Năm 1986 từ một phana xưởng nhà máy được tổ chức lại thành một đơn vị nà máy thuộc Liên hiệp Dệt Nam Định (nay là Công ty Dệt Nam Định) với tổng diện tích 4,4ha và tổng số công nhân viên chức là 1959 người, trong đó nữ là 1750 người và có 1759 máy dệt. Để đáp ứng kịp thời sự đòi hỏi của cơ chế thị trường, nhà máy phải đề ra những kế hoạch chiến lược mới để nâng cao sản lượng, tạo ra công ăn việc làm cho đội ngũ lao động của nhà máy. Đứng trước yêu cầu thử thách mới nhà máy đã gặp phải rất nhiều khó khăn. Những máy móc thiết bị của nhà máy đang trong tình trạng già cỗi, xuống cấp không theo kịp với trình độ khoa học hiện nay và không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên nhà máy còn có những điểm manh nhất định mà không phải bất cứ một doanh nghiệp nào cũng có thể có được. Nhà máy có đội ngũ công nhân có tay nghề tương đối cao, có rất nhiều kinh nghiệm trong thực tiễn và công việc, quan trọng hpn họ đang giữ trong mình một lòng nhiệt tình, đang muốn được chứng tỏ mình, khẳng định mình trong môi trường mới. Bởi vậy công việc cải tổ nhà máy là tất yếu và đã diễn ra. Ban giám đốc và Đảng uỷ nhà máy đề ra một loạt các biện pháp tích cực nhằm giúp cho nhà máy có thể đứng vững và phát triển. Nhà máy đã tinh giảm bộ máy trước đây xuống, từ cồng kềnh chuyển sang gọn nhẹ, năng động, hiệu quả. Nà máy tích cực huy động vốn mua sắm những trang thiết bị máy móc hiện đại để phục vụ cho sản xuất. Ngoài ra, còn tích cực bồi dưỡng nâng cao tay nghề cho công nhân. Không những thế, nhà máy luôn tích cực, tìm hiểu khách hàng mở rộng thị trường trong nước và quốc tế. Đồng thời nhà máy còn đề ra những kế hoạch sản xuất phù hợp để hạ bớt chi phí, giảm giá thành sản phẩm. Tạo niềm tin cho khách hàng, hiệu quả sản xuất của nhà máy đã tăng rõ rệt. Để thấy được bước phát triển của công ty ta có thể xem xét thông qua một số chỉ tiêu mà công ty đạt được. Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Số tuyệt đối Số tương đối (%) Tổng doanh thu 23.475.756.360 32.472.568.420 8.996.812.060 38,32% Doanh thu thuần 23.475.756.360 32.472.568.420 8.996.812.060 38,32% Giá vốn hàng bán 22.617.438.365 31.300.541.230 8.783.120.865 38,83% Lợi nhuận gộp 858.317.995 1.172.027.190 313.709.195 36,55% Chi phí bán hàng 23.813.178 31.256.716 7.443.538 31,26% Chi phí quản lý DN 34.132.158 38.644.285 4.512.127 13,22% Lợi nhuận thuần từ HĐSXKD 800.372.659 1.102.126.189 301.173.530 37,7% Lợinhuận HĐTC (182.138.320) (269.007.840) (86.869.520) -47,35% +Thunhập HĐTC 15.724.100 21.124.760 5.400.600 34,35% +Chi phí HĐTC 197.862.420 290.132.600 92.270.180 46,63% Tổng lợi nhuận trước thuế 618.234.339 833.118.349 214.884.010 34,76% 2- Chức năng nhiệm vụ của nhà máy. Nhiệm vụ chủ yếu của nhà máy là sản xuất các loại vải, khăn phục vụ cho các lực lượng vũ trang và xuất khẩu. Đế đáp ứng nhu cầu của thị trường hiện nay, nhà máy sản xuất 480 mặt hàng, vải 405 mặt hàng và khăn 75 loại. Hiện nay nhà máy đang đặt ra kế hoạch phấn đấu trong năm tới là đạt được sản lượng 25.697.770m. Số máy chạy là 1321 máy và năng xuất lao động bình quân là 23,33m/ca máy. Năng suất lao động 15.516m/lao động. Nhà máy thực hiện tốt phân công lao động nội bộ, công bằng trong phân phối thu nhập của người lao động, tổ chức tốt đời sống cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong nhà máy. Không chỉ đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh , nhà máy luôn làm tốt nghĩa vụ thu nộp thuế với Nhà nước thông qua việc thực hiện thuê GTGT, thuê thu nhập doanh nghiệp ... đầy đủ kịp thời. 3- Cơ cấu bộ máy quản lý của nhà máy. Hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy là một hệ thống các quá trình phức tạp, để đảm bảo cho các bộ phận và các quá trình sản xuất đó chạy đều và ăn khớp với nhau như một guồng máy lớn thì nhất thiết phải có tổ chức quản lý, phải điều hoà và phối hợp hàng trăm người hướng vào một mục đích chung. Điều đó chỉ có thể đạt được nhờ có một hệ thống cơ cấu quản lý hoàn thiện. Là một doanh nghiệp Nhà nước nên khi chuyển sang nền kinh tế thị trường thì nhà máy đã gặp phải không ít khó khăn. Do xoá bỏ hoàn toàn chế độ quản lý bao cấp sang kinh doanh trong điều kiện cơ chế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt của các thành phần kinh tế nên nhà máy đang ngày càng phát triển luôn hoàn thành những chỉ tiêu nhiệm vụ mà công ty giao cho. Hiện nay nhà máy có các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mưu cho ban giám đốc và làm các công tác nghiệp vụ. Sơ đồ 01 Bộ máy quản lý của nhà Nhà máy Dệt-Công ty Dệt Nam Định Giám đốc Phòng Kỹ thuật Phòng Tài chính kế toán Phòng TCLĐ tiền lương Phó giám đốc điều hành Phòng Kế hoạch vật tư Xưởng chuẩn bị Xưởng A Xưởng B Xưởng D Xưởng C Nghành hoàn thành Xưởng E Nghành Cơ điện Phòng Hành chính quản trị Phó giám đốc hành chính kinh doanh 3.1. Ban giám đốc. - Giám đốc: Bộ máy quản lý của nhà máy đứng đầu là giám đốc nhà máy, giữ vai trò lãnh đạo chung, là người đại diện hợp pháp của nhà máy, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh cuả nhà máy. Đồng trời cũng phải chịu trách nhiệm trước người lao động về đời sống vật chất tinh thần của toàn thể cán bộ công nhân viên. Ngoài ra còn kiêm nhiệm công tác Đảng và phụ trách phòng tài chính kế toán và tài chính lao động tiền lương. - Phó giám đốc điều hành: Là người tham mưu giúp việc cho giám đốc về tình hình tiến độ sản xuất và chủ động nắm vững kế hoạch từng lô hàng để giao trách nhiệm cụ thể cho từng ca ngành. - Phó giám đốc hành chính kinh doanh: Là người tham mưu hỗ trợ cho giám đốc, phụ trách nội chính chịu trách nhiệm về đời sống, bảo vệ, y tế, hành chính của nhà máy. Ngoài ra tiêm nhiệm công tác công đoàn. 3.2. Các phòng ban chức năng. - Phòng kế hoạch vật tư: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm lập kế hoạch tiến độ sản xuất và công tác điều độ sản xuất, lập kế hoạch bảo quản và sử dụng vật tư xây dựng, những chiến lược kinh doanh tối ưu nhằm tham mưu giúp cho giám đốc. Trực tiếp tìm kiếm thị trường, tìm kiếm khách hàng để ký kết các hợp đồng kinh tế. - Phòng kỹ thuật: Gồm tất cả các công việc liên quan đến chuẩn bị kỹ thuật cho sản xuất, chuyển giao công nghệ, quản lý quy phạm quy trình kỹ thuật tham gia và trực tiếp xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật, thiết kế sản phẩm mới. - Phòng tài chính kế toán: Quản lý các loại vốn và quỹ của nhà máy, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tài sản, trả lương cho cán bộ công nhân viên, thông tin kinh tế nội bộ doanh nghiệp và giữa nhà máy với cơ quan cấp trên. - Phòng tổ chức lao động tiền lương: Hoạt động theo sự lãnh đạo của giám đốc chịu trách nhiệm về công tác tổ chức quản lý cán bộ và điều phối lao động, định mức lao động công tác tiền, tiền thưởng. - Phòng hành chính quản trị: Quản lý về hành chính như văn thư hành chính quan hệ đối ngoại với cơ quan hữu quan. 4. Cơ cấu sản xuất: Nhà máy quản lý một dây chuyền sản xuất gồm 6 phân xưởng sản xuất chính bao gồm: một phân xưởng chuẩn bị làm nhiệm vụ tập kết và xử lý nguyên liệu (sợi) để phục vụ cho các phân xưởng dệt. Có 5 phân xưởng dệt, mỗi phân xưởng có 3 ca sản xuất. Ngoài 6 phân xưởng chính, nhà máy còn có các đơn vị phụ trợ như ngành cơ điện có nhiệm vụ tu sửa máy móc thiết bị và tái chế phụ tùng cơ điện phục vụ cho các phana xưởng sản xuất chính. Ngành hoàn thành có nhiệm vụ tập kết sản phẩm, kiểm tra đánh giá sản phẩm, số lượng và chất lượng trước khi nhập kho. Sơ đồ 02 Cơ cấu sản xuấT Nhà máY Xưởng chuẩn bị Xưởng A Xưởng B Xưởng C Xưởng D Xưởng E Ngành hoàn thành Ngành cơ điện 3 ca SX 3 ca SX 3 ca SX 3 ca SX 3 ca SX 3 ca SX 2 ca SX 1 ca SX II- Thực trạng công tác quản lý vật tư kỹ thuật ở Nhà máy Dệt- Công ty Dệt Nam Định. 1- Danh mục vật tư. Mỗi loại vật tư được sử dụng có công dụng và vai trò khác nhau, để tổ chức công tác quản lý hạch toán có hiệu quả trong quá trình sản xuất kinh doanh vật tư của nhà máy được phân loại như sau: - Nguyên vật liệu: Các vật liệu để sản xuất vải như sợi, hoá chất. Các loại vật liệu để sản xuất khăn mặt bông sợi. - Nhiên liệu động lực. - Máy công tác. - Thiết bị vận chuyển. - Các loại phụ tùng thay thế. - Phế liệu phế phẩm: là những loại vật liệu, sảm phẩm hỏng loại ra trong quá trình sản xuất. Bảng 1: Bảng danh mục các loại vật tư của nhà máy Dệt. STT Tên vật tư STT Tên vật tư 1 Bánh xe cau 20r 17 Vòng bi 28/30 2 Đồng hồ đỏan lượng 18 Xứ hoa thị 3 Chất chống tính điện 19 Ecu đầu vuông 7x10 4 Bột tẩy 20 Cầu chì xoay 10A 5 Bột màu 21 Đồng hồ áp lực Z280 6 Nước rửa 22 Van áp lực 7 Mực in 23 Dung môi 8 Máy hạn điện 24 Thuốc nhuộm 9 Soi đầu lau 25 Sợi N54/1 10 Túi ni lông chu vi 69x20 26 Sợi N76/1 11 Túi PE chu vi 2mét 27 Sợi 34/4 12 Sợi mộc 28 CHS 13 Sợi 34/9 29 HL-159 14 Cyclo 30 ALH 15 Guấy Hoàng Văn Thụ 31 Xăng dầu 16 Dây cu roa 13x1300 2. Công tác định mức tiêu dùng vật tư ở nhà máy Dệt. Để làm căn cứ tình giá thành sản phẩm, thanh quết toán và quản lý vật tư trong sản xuất các sản phẩm cuả nhà máy dệt đã tiến hành xây dựng định mức tiêu dùng vật liệu trên căn cứ sau: chia cơ cấu nguyên liệu tiêu hao thành 2 phần. - Phần tiêu dùng thuần tuý: Đây là phần tiêu dùng có ích, là phần nguyên liệu trực tiế tạo thành thực thể sản phẩm và là nội dung chủ yếu của định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Để xác định thành phần tiêu dùng thuần tuý, nhà máy tiến hành phân tích mẫu sản phẩm bằng cách lấy một mét vải mỗi loại sau đó tiến hành phân tích để xác định tỷ lệ các loại vật tư trên một mét sản phẩm. - Phần tổn thất khác: Là phần hao phí cần thiêts cho việc sản xuất sản phẩm biểu hiện dưới dạng phế liệu, phế phẩm do điều kiện cụ thể của kỹ thuật sản xuất như: trình độ công nghệ, chất lượng nguyên vật liệu... Ta có thể thấy cách xác định từng định mức tiêu hao vật tư của nhà máy qua việc xem xét cách xây dựng định mức của một sản phẩm như sau: Bảng 3: Tổng định mức tiêu hao vải kẻ ca rô như sau: STT Tên vật tư Định mức tiêu dùng thuần tuý (kg/m) Định mức tiêu hao trong vận chuyển và bảo quản Tổng định mức 1 Sợi 34/9 0,57019 0,01534 0,58553 2 Sợi N54/1 0,72431 0,021129 0,745439 3 Bột màu 0,009114 0,000097 0,009211 4 CaCO3 0,210051 0,001863 0,211914 5 Bột tẩy 0,005673 0,000102 0,005775 6 CHS 0,01675 0,00194 0,018869 7 HL- 15g 0,019152 0,000258 0,01941 3- Xác định lượng vật tư của nhà máy dệt. 3.1. Khâu dự trữ nguyên vật liệu. Xuất phát từ đặc điểm nguyên vật liệu chỉ tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu luôn biến động thường xuyên nên việc dự trữ nguyên vật liệu ở nhà máy rất được coi trọng. Tại nhà máy dệt chuyên sản xuất kinh doanh vải và khăn, nên vật tư của nhà máy phần lớn do công ty cấp như bông, vải, sợi. Tring quá trình sản xuất thì nguyên vật liệu được chuyển từ kho của công ty đến nơi sản xuất. Tuy nhiên, để tránh sự biến động của nguyên vật liệu thì việc dự trữ nguyên vật liệu của nhà máy là rất cần thiết. Bảng 04: Bảng tổng hợp dự trữ nguyên vật liệu STT Tên vật tư Mã vật tư ĐV tính Số lượng Đơn giá T.Tiền 1 Sợi 34/4 kg 3540 19.750 69.915.000 2 Sợi mộc kg 2310 20.100 46.431.000 3 Sợi N76/1 kg 1000 22.000 22.000.000 4 Sợi 54/1 kg 950 21.300 20.235.000 Nhìn vào bảng tổng hợp dự trữ nguyên vật liệu ta thấy nguồn vốn lưu động của nhà máy tương đối lớn vì nhà máy đã bỏ ra một lượng vốn tương đối lớn vào công tác dự trữ nguyên vật liệu. 3.2. Xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng. Xuất phát từ sự đa dạng về sản phẩm nên nhà máy phải sử dụng một lượng nguyên vật liệu khá lớn. Việc xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng của nhà máy là hết sức quan trọng, nhà máy đã chi tiết vật liệu cho từng mặt hàng sản xuất là rất cụ thể, tránh tình trạng thất thoát nguyên vật liệu. 3.3. Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của từng ngày, tháng và trên cơ sở nhu cầu vật tư được xét duyệt, phòng kế hoạch vật tư của nhà máy đã hoạt động rất tích cực, tìm kiếm các nguồn nguyên vật liệu đúng về quy cách số lượng, chất lượng cung cấp hợp lý kịp thời cho quá trình sản xuất, nên hiện tượng thiếu hụt nguyên vật liệu ít khi xảy ra. 4. Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất vải, khăn của nhà máy phần lớn do công ty cấp như bông, sợi. Chính vì vậy, công tác mua sắm nguyên vật liệu không chỉ thuộc về phòng Vật tư mà còn có sự tư vấn của một số tư vấm vật tư thiết bị. Quyết định mua cuối cùng thuộc về giám đốc. Công ty xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần mua sắm dựa trên cơ sở kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hoa nguyên vật liệu cho từng sản phẩm. Nhu cầu nguyên vật liệu của nhà máy được xác định bằng công thức sau: Vi = ồ(Nj x Di). Trong đó: Vi: nhu cầu loại vật tư i trong kỳ kế hoạch. Nj: Sản lượng sản phẩm loại j của công ty sản xuất trong kỳ kế hoạch. Di: Định mức tiêu dùng vật tư loại i cho một đơn vị sản phẩm. Căn cứ theo cách tính trên để sản xuất ra 190.450 m vải kẻ ca rô theo kế hoạch sản xuất cần 1 lượng vật tư tương ứng như sau: Bảng 05: Lượng vật tư cần mua sắm để sản xuất sản phẩm năm 2003: Tên sản phẩm Sản lượng theo kế hoạch (m) Tên vật tư Định mức (kg/m) Nhu cầu vật tư cần mua sắm Vải kẻ ca rô 190.450 Sợi 34/9 Sợi N54/1 Bột màu CaCO Bột tẩy CHS HL-159 0,58553 0,745439 0,009211 0,211914 0,005775 0,01869 0,01941 111514,1885 141968,8576 1754,23495 40359,0123 1099,84875 3559,5105 3696,6345 Sau khi tính lượng vật tư cầm mua sắm cho mỗi loại sản phẩm, nhà máy tập hợp lại để có thể xác định tổng nhu cầu vật tư cho sản xuất như sau: Bảng 06: Nhu cầu vật tư sản xuất sản phẩm vải STT Tên vật tư Nhu cầu cần mua sắm (kg) STT Tên vật tư Nhu cầu cần mua sắm (kg) 1 Sợi 34/9 950.121 9 Bột đỏ 400 2 Sợi mộc 875.100 10 Nước rửa 710 3 Sợi N54/1 546.230 11 Giấy 147.200 4 Sợi N76/1 240.000 12 Mực in 556 5 Sợi 34/4 400.000 13 CHS 49.132 6 CACO3 96.000 14 HL-159 10.561 7 Bột tẩy 179.450 15 ALH 11.720 8 Bột đen 350 16 Chất chống dính 6.150 Sau khi xác định được nhu cầu nguyên vật liệu, nhà máy tiến hành mua sắm nguyên vật liệu theo các bước sau: - Phòng kế toán vật tư tìm kiếm thị trường, nhà cung cấp, sau đó gửi thông báo mời chào hàng cạnh tranh đến các công ty. Các nhà cung cấp sau khi đã nhận được thông báo mời chào hàng xem xét khả năng cung ứng của mình nếu thấy phù hợp gửi đơn xin chào hàng tới nhà máy. - Sau khi nhận được các đơn xin chào hàng, phòng vật tư lập tờ trình gửi lên giám đốc. Nội dung của tờ trình bao gồm tên các đơn vị chào hàng vật tư của mỗi đơn vị, giá cả, chất lượng... - Trên cơ sở tờ trình, giám đốc họp một số tư vấn vật tư-thiết bị để thống nhất ý kiến, đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp. - Sau đó phòng vật tư gửi thông báo đến nhà cung cấp ghi số lượng, chủng loại, giá cả, chất lượng nguyên vật liệu, nếu nhà cung cấp đáp ứng được các yêu cầu đó sẽ gửi một bản hợp đồng đã thảo sẵn đến phòng vật tư của nhà máy. Trưởng phòng vật tư xem xét ký vào hợp đồng nếu thấy phù hợp. - Phòng vật tư gửi bản hợp đồng lên giám đốc, giám đốc xem xét và ký hợp đồng hoặc không. Sau khi giám đốc ký tên và đóng dấu hợp đồng mới có hiệu lực pháp lý. - Sau khi ký hợp đồng nhà cung cấp có trách nhiệm giao nguyên vật liệu, nhà máy có trách nhiệm thanh toán. Sau khi thực hiện nhiệm vụ này, nhà máy cùng với nhà cung cấp tiến hành thanh lý hợp đồng theo quy định cuả Nhà nước. Đối với nguyên vật liệu do công ty cấp, nhà máy phải trình lên giám đốc công ty loại nguyên vật liệu cần dùng để xin giấy phép cấp loại nguyên vật liệu đó. Nhà máy đã có những hợp đồng dài hạn với những công ty chuyên cung cấp cho sản xuất. Việc này nhằm tránh hiện tượng giá nguyên vật liệu trên thị trường thay đổi và biến động khi khan hiếm. 5- Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu ở nhà máy dệt. Tiếp nhận là bước chuyển giao trách nhiệm gửi bộ phận mua, vận chuyển với bộ phận quản lý nguyên vật liệu trong nội bộ nhà máy. Việc vận chuyển nguyên vật liệu của phân xưởng luôn được tiến hành kịp thời cho nhà máy có một đội xe vận tải riêng để chuyên chở nguyên vật liệu, thành phẩm, mà việc ký hợp đồng chuyên chở nguyên vật liệu ( nếu thuê ngoài ) cũng hết sức chặt chẽ. Nhà máy đã tiến hành tiếp nhận nguyên vật liệu tương đối tốt. Việc tiếp nhận chính xác số lượng, chủng loại nguyên vật liệu theo đúng hợp đồng giao hàng, phiếu vận chuyển nên đã không có trường hợp thất thoát nguyên vật liệu và không có những vật liệu không đúng quy cách phẩm chát. Nhà máy tiến hành chuyển nguyên vật liệu nhanh từ địa điểm tiếp nhận đến kho nên đã tránh được sự hư hỏng mất mát. Mặt khác công ty đã áp dụng đầy đủ các tiêu thức sau khi có việc tiếp nhận đầy đủ nguyên vật liệu. - Mọi vật tư hàng hoá đều phải có giấy tờ hợp lệ. - Mọi vật tư khi tiếp nhận phải có đủ thủ tục kiểm tra và kiểm nghiệm. - Kiểm tra, xác định chính xác số lượng, chất lượng và chủng loại. - Phải có biên bản xác nhận có hiện tượng thừa thiếu, sai hỏng quy cách. - Sau khi nhập, thủ kho vào thẻ kho, sổ theo dõi từng loại vật tư. Với những quy định đã được áp dụng ở trên, nên đã tạo điều kiện thuận lợi cho thủ kho mỗi khi sát nhập, kiểm kê, tránh được thất thoát nguyên vật liệu của nhà máy. 6- Công tác bảo quản nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất sản phẩm vải và khăn mặt của nhà máy rất đa dạng bao gồm cả các loại hoá chất. Vì vậy để đảm bảo công tác bảo quản nguyên vật liệu được thuận lợi, nhà máy có hệ thống kho tàng như sau: - Kho nguyên vật liệu: Đây là kho tổng hợp, là nơi cung cấp toàn bộ nguyên vật liệu cho các phân xưởng sản xuất bao gồm bông, sợi, hoá chất, các loại vật liệu khác để sản xuất vải, khăn... - Kho thiết bị: Là kho chứa toàn bộ phụ tùng để dùng cho sản xuất của nhà máy. - Kho thành phẩm: Do đặc điểm thành phẩm của nhà máy khó bảo quản, cùng chịu tác động ngoại cảnh nên kho thành phẩm của nhà máy được xây dựng tương đối tốt. ở nhà máy dệt, công tác tổ chức quản lý kho thuộc về trách nhiệm của phòng chuẩn bị sản xuất và tổ bảo vệ. Mọi hoạt động nhập xuất vật tư đều được theo dõi chặt chẽ trên phiếu xuất, nhập và thẻ kho. Trước khi xuất nhập đều phải thông qua sự kiểm nhận, kiểm nghiệm của phòng chuẩn bị sản xuất và số bảo vệ vèe số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại. Khi nhập vật tư phải có mặt của khủ kho, người nhập và đại diện tổ bảo vệ nhà máy, mỗi người có một sổ theo dõi riêng, sổ xin nhận cả số thực nhập. Đồng thời thủ kho ghi vào cột nhập của thủ kho sau đó chuyển phiếu nhập kho lên phòng kế toán ký xác nhận vào sổ chứng từ. Hàng ngày thủ kho có trách nhiệm ghi vào sổ các nghiệp vụ xuất nhập tồn từng tháng. Khi có lệnh xuất kho, thủ kho sẽ xuất kho nguyên vật liệu, phụ liệu để dùng vào sản xuất theo phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được chia làm 3 liên: 2 liene do thủ kho giữ, 1 liên kế toán giữ, thủ kho phản ánh trên thẻ kho đối chiếu trừ dần. Khi đó kế toán sử dụng các phiếu xuất kho để tiến hành lập chứng từ ghi sổ và vào sổ kế toán chi tiết. Việc xác định nhu cầu vật tư của nhà máy vừa giúp cho bộ phận cung ứng vật tư có căn cứ thực tế tổ chức phục vụ các yêu cầu tiêu dùng vật tư của từng bộ phận, vừa quyết định nhiệm vụ sử dụng vật tư cho các nơi làm việc tròng từng thời kỳ kế hoạch sản xuất cụ thể. Nói chung công tác quản lý nguyên vật liệu ở nhà máy tương đối tốt, bảo đảm chất lượng nguyên vật liệu đúng đủ. Tuy kho bảo quản còn hạn chế nhưng nhà máy đã sắp xếp hợp lý và gọn gàng, có khoa học nên không bị hư hỏng mất mát và thiếu hụt. 7. Công tác cấp phát nguyên vật liệu. Cấp phát chỉ là bộ phận trong cả quá trình sản xuất nhưng nó lại một trong những nghiệp vụ quan trọng, là khâu trực tiếp thực hiện nhiệm vụ phục vụ cho nhu cầu sản xuất. Việc thực hiện đúng đắn chế độ cấp phát có ý nghĩa to lớn đối với việc quản lý nguyên vật liệu được nhanh chóng, giảm lượng giấy tờ không cần thiết, sử dụng nguyên vật liệu được thuận tiện và tiết kiệm. Hiện nay, việc cấp phát nguyên vật liệu tại nhà máy dệt được tiến hành theo hình thức: cấp phát theo yêu cầu của bộ phận sản xuất. Theo hình thức này, các phân xưởng và bộ phận sản xuất gửi yêu cầu về lượng vật tư lên phòng vật tư, đối chiếu với yeue cầu đó là lượng vật tư trong kho dựa trên hệ thống định mức và nhiệm vụ được giao, phòng vật tư lập phiếu cấp phát cho các bộ phận sản xuất lên kho lĩnh nguyên vật liệu. Nhà máy đã tổ chức cấp phát nguyên vật liệu theo đúng chương trình của quá trình sản xuất, mỗi khi cấp phát nhà máy thường làm đầy đủ các thủ tục xuất kho theo đúng chuẩn mực của sản xuất và lập các biên bản, giấy xác nhận của nhà máy vào sản xuất sản phẩm đã được cấp phát. 8- Tổ chức thanh quyết toán nguyên vật liệu. Đối với công tác này, phòng vật tư của nhà máy đã đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ quản lý của mình, đã xác định được lượng nguyên vật liệu đã xuất kho cho các phân xưởng, lượng nguyên vật liệu còn phải cung cấp để các phân xưởng hoàn thành nhiệm vụ sản xuất trong năm, lượng nguyên vật liệu thực tế so với mức quy định chênh lệch bao nhiêu. Nhà máy định lượng nguyên vật liệu căn cứ vào số tồn kho ghi trong thẻ kho cho phòng kế toán vật tư giữ. Việc mua nguyên vật liệu của nhà máy đa số là được chuyển thẳng về nhập vào kho của nhà máy dự trữ nhằm tránh trường hợp khan hiếm hoặc biến động giá của vật liệu. Nhà máy đã tổ chức nguyên vật liệu theo phương pháp sau: Đối với trường hợp thanh quyết toán khi mua về: - Trả ngay bằng tiền mặt hoặc bằng TGNH. - Trả bằng tiền tạm ứng. - Trả chậm. Để theo dõi quản lý tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại phân xưởng và việc thực hiện định mức nguyên vật liệu thì phòng vật tư căn cứ vào phiếu nhập kho thành phẩm đối chiếu với lượng vật tư xuất kho xem xét, so sánh với định mức để xem xét việc sử dụng vật tư có hợp lý không. Bảng 7: Tình hình quản lý vật tư thông qua việc đối chiếu vật tư- sản phẩm. TT Tên sản phẩm ĐV Tính Số lượng SP sản xuất trong tháng Danh mục vật tư Định mức vật tư kỹ thuật (kg/m) Tổng vật tư theo định mức (kg) Tổng vật tư thực xuất (kg) 1 Vải mộc m 28.917 Sợi mộc Hoá chất 1,9577 0,1568 56610,811 4534,19 57610 4530 2 vải ka ki m 52.944 Sợi N7611 Hoá chất 1,147 0,082 60726,7 4341,41 60726,7 4346 3 Vải láng bóng m 32.177 Sợi 34/4 Hoá chất 2,102 0,2158 67636,06 6943,8 67640 6923,8 4 Vải 3006 đen m 9.456 Sợi NE20/1 Hoá chất 0,972 0,028 9191,2 264,78 9190,5 260,9 Nhìn vào bảng vật tư thực xuất để sản xuất sản phẩm của nhà máy tương đối phù hợp với định mức, điều này chứng tỏ được ý thức trách nhiệm của công nhân viên sản xuất cao, một số sản phẩm của công ty có thể tiết kiệm được so với định mức. Sự cân đối vật tư sản phẩm vải còn giúp công ty theo dõi được việc thực hiện định mức để có thể tính toán, xây dựng lại định mức cho mỗi năm sao cho phù hợp. 9- Tổ chức thu hồi phế liệu phế phẩm. Việc thu hồi phế liệu phế phẩm tuy không phải là việc quan trọng nhưng cũng rất cần thiết. Vì sau khi vật liệu được sử dụng thì vẫn tồn tại một sản phẩm bị đào thải hoặc đã qua sử dụng. Phế liệu thu hồi cuả nhà máy chủ yếu là những sản phẩm mà sau khi đã đưa vào sản xuất vẫn còn sót lại hoặc những sản phẩm hỏng, bị lỗi song giá trị sử dụng cũng không ít. Những phế liệu của công ty có thể là sợi vụn, bông... có thể sử dụng để sản xuất tiếp hoặc nhập lại kho để sử dụng cho những việc khác và cũng có thể bán ra ngoài với giá rẻ hơn. Do là nhà máy dệt nên phế liệu phế phẩm thu hồi được tương đối nhiều. Nhưng nhà máy đã biết tận dụng những phế liệu phế phẩm này vào sản xuất. Do vậy, nhà máy đã phần nào tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu, giảm chi phí và hạ giá thành sn phẩm. 10- Đánh giá tình hình quản lý nguyên vật liệu tại nhà máy dệt. Quản lý nguyên vật liệu là nội dung quan trọng trong công tác quản trị sản xuất kinh doanh, có ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý nguyên vật liệu, lãnh đạo nhà máy dệt đã quan tâm, tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên phòng vật tư thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Trong nhiều năm qua mặc dù phải đối mặt với nhiều khó khăn do chuyển hướng sản xuất mới, sản phẩm vải là sản phẩm chính của nhà máy, nhà máy mua thêm một số máy móc thiết bịu mới... nhưng cán bộ phòng vật tư đã khắc phục trở ngại đó, hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, hạ giá thành giúp cho sản phẩm vải của nhà máy trở thành sản phẩm có uy tín trên thị trường và ngoài ngành. Việc quản lý nguyên vật liệu tại nhà máy dệt đã đạt được những tiến bộ đáng kể như: nhờ nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu nên định mức vật tư được hạ thấp, tiết kiệm chi phí về nguyên vật liệu cho nhà máy, nâng cao hiệu quả công tác mua sắm nguyên vật liệu. Bảng 8 Tên vật tư Định mức năm 2001(kg/m) Định mức năm 2002(kg/m) Sợi 34/9 Sợi N54/1 Bột màu CaCO3 Bột tẩy CHS HL-159 0,58573 0,746539 0,009211 0,211914 0,005775 0,01969 0,02941 0,58553 0,745493 0,009211 0,211914 0,005775 0,01869 0,01941 Như vậy ta thấy công tác xây dựng định mức có nhiều tiến bộ: định mức tiêu dùng sợi 34/9, sợi N54/1, CHS, HL-159 được hạ thấp. Ta có thể thấy sự tiết kiệm vật tư như sau: Bảng 9: Tiết kiệm vật tư Tên vật tư Giá thành vật tư (đ/kg) Lượng vật tư tiết kiệm (kg/m) Giá trị ( đồng) Sợi 34/9 Sợi N54/1 CHS HL-159 19.750 21.300 11.200 12.205 0,0002 0,0011 0,001 0,01 3,95 23,43 11,2 122,05 Tổng 160,63 Như vậy năm 2003 nhà máy sẽ tiết kiệm được cho sản phẩm kẻ ca rô là 160,63 đồng/m. Theo kế hoạch sản phẩm này sẽ được sản xuất là 190.450m. Vì vậy sẽ tiết kiệm được 30.591.983, 5 (đồng). Tuy đạt được một số kết quả như vậy nhưng việc quản lý nguyên vật liệu tại nhà máy còn có một số hạn chế: việc lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu chưa sát với thực tế dẫn đến nguyên vật liệu tồn trong kho làm giảm chấp lượng, thất thoát, làm ứ đọng vốn lưu động. 11- Công tác quản lý nhập kho nguyên vật liệu. Đối với bất cứ một loại nguyên vật liệu nào khi nhập kho, xuất kho, nhà máy đều lập chứng tè đúng thủ tục kế toán đầy đủ, kịp thời và chính xác và theo đúng chế độ của Nhà nước ban hành. a) Thủ tục nhập kho. - Theo chế độ kế toá quy định tất cả các nguyên vật liệu nhập kho công ty đều phải tiến hành làm thủ tục nhập kho. - Khi nguyên vật liệu về đến nhà máy, người chịu trách nhiệm mua vật liệu có hoá đơn bán hàng. Từ hó đơn đó, thủ kho vào sổ cái chính của kho vật tư. Thủ kho là người có trách nhiệm kiểm tra về số lượng, chủng loại, quy cách và chất lượng. Sau đó thủ kho ký vào sổ cái chứng minh số vật liệu đó đã được nhập hoá đơn được chuyển lên phòng kế toán, kế toán viên kiểm tra chứng từ và viết phiếu nhập kho sau đó thủ kho ký vào phiếu nhập để ghi vaò thẻ kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của kế toán, thủ kho, người múa hàng, thủ trưởng đơn vị. Đối với vật liệu nhập kho, nhà máy đánh giá theo giá vốn thực tế, ở nhà máy dệt, vật liệu có thể mua ngoài, kiểm kê thấy phát hiện thừa hoặc dùng không hết nhập lại kho. * Trường hợp nhập kho vật liệu mua ngoài. + = Trị giá Giá mua chi phí mua vốn thực tế ghi trên hoá đơn (nếu có) + Trường hợp mua nguyên vật liệu có hoá đơn GTGT: Do nhà máy nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên đối với vật liệu mua về có hoá đơn GTGT thì giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá mua: Hoá đơn thuế GTGT (Liên 2: giao cho khách hàng) Ngày 24 tháng 3 năm 2003 Đơn vị bán : Nhà máy Dệt Lý Nhân. Địa chỉ :.. Điện thoại : .. .. Mã số thuế: 100754320. Họ tên người mua hàng : Nhà máy Dệt Nam Định. Địa chỉ : 17 Trần Phú - Nam Định TK số:... Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thuế:000154234 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Sợi 34/9 kg 2369 19.750 46.787.750 Thuế suất GTGT 10% Cộng tiền hàng Phần thuế GTGT Tổng cộng tiền thanh toán 46.787.750 4.678.775 51.466.525 + Trường hợp mua nguyên vật liệu có hoá đơn bán hàng. Đối với hoá đơn bán hàng không tách riêng phần thuế GTGT thì giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là tổng giá thanh toán cho người bán. Ví dụ: Theo hoá đơn ngày 20/3/2003, mua 15 bộ bu lông 6 cánh 10x30 của Cửa hàng vật liệu xây dựng Thiên Hương, tổng giá thanh toán là 1.750.000 đ. Vậy giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là: 1.750.000 đ. * Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa: Giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho sẽ được xác định bằng cách lấy số lượng vật liệu phát hiện thừa đó nhân với đơn giá của vật liệu cùng loại. Công ty dệt nam định Nhà máy dệt Mẫu số 01-CT QĐ:1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 24 tháng 3 năm 2003. Họ tên người giao hàng : ông Nguyễn Hoài An. Theo : số 09 ngày 24 tháng 3 năm 2003 nhà máy Dệt Lý Nhân. Nhập tại kho : Nhà máy Dệt - Nam Định. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư ( sản phẩm, hàng hoá ) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá T. Tiền Theo CT Thực nhập 1 Sợi 34/9 kg 2369 2369 19750 46.787.750 Cộng 46.787.750 * Trường hợp vật liệu dùng không hết nhập lại kho Nguyên vật liệu không hết sau khi kiểm tra thấy cần giữ nguyên phẩm chất, quy cách sẽ được nhập lại kho. Khi đó thủ kho sẽ làm phiếu nhập kho, phòng kế toán sẽ theo dõi lượng vật liệu nhập lại trên phiếu nhập kho. Khi tiến hành nhập kho, thủ kho cũng lập thành 3 liên như thủ tục nhập kho nguyên vật liệu. Đơn giá nhập của vật liệu này là đơn giá thực tế của lần xuất trước đó. Cuối tháng thủ kho chuyển phiếu nhập kho lên, hoặc phòng kế toán xuống lấy về để kiểm tra lại và cho vào các sổ chi tiết liên quan. b) Thủ tục xuất kho. Mục tiêu chủ yếu xuất dùng nguyên vật liệu tại nhà máy là nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất ở nhà máy. Sau khi có kế hoạch về sản xuất hàng tháng phòng kế hoạch sản xuất sẽ nộp kế toán định mức xuất vật tư trong tháng để căn cứ vào đó kế toán viết phiếu xuất kho cho người lĩnh vật tư xuống kho lĩnh. Tuy nhiên, trong thực tế để đảm bảo sự linh hoạt trong quá trình sản xuất tránh tình trạng mất thời gian phải qua nhiều khâu không đáp ứng kịp thời nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình thi công phải đảm bảo đúng thủ tục xuất kho. Phiếu xuất kho được lập làm 3 liên. - Liên 1: Phòng kế toán lưu. - Liên 2: Thủ kho sử dụng để ghi vào thẻ kho. - Liên 3: Giao cho người lĩnh vật tư. Đối với vật liệu xuất kho, nhà mày đăng ký với cơ quan chức năng là xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Ví dụ: Từ sổ chi tiết sợi N54/1 tháng 3/2003 có tài liệu như sau: + Tồn kho 1/3 là 2000 kg, đơn giá là 21.300đ/kg. Số tiền là 42.600.000đ. + Nhập kho ngày 10/3 là 4520kg, đơn giá là 21.320đ/kg, số tiền là 96.366.400đ. + Nhập ngày 15/3 là 2.100 kg, đơn giá là 21.420 đ/kg, số tiền là 44.982.000đ. + Xuất kho ngày 20/3 là 4.000kg. + Xuất kho ngày 25/3 là 3.000kg. Ta có: Trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho ngày 20/3 là: (2000 x 21.300) + (2000 x 21.320) = 85.240.000đ. Còn lại: 2520 x 21.300 = 53.726.400đ. Trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho ngày 25/3 là: (2520 x 21.300) + (480 x 21.420) = 54.008.000đ. Tồn:1620 x 21.420 = 34.700.400đ. Công ty Dệt Nam Định Nhà máy dệt Mẫu số 02-CT. QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT. Ngày 1/11/1995 của BTC Phiếu xuất kho Ngày 10 tháng 3 năm 2003 Họ tên người nhận hàng : Bà Yến. Lý do xuất kho : Xuất sợi mộc để sản xuất vải. Xuất tại kho : Nhà máy Dệt Nam Định. STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá T.Tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 Sợi mộc kg 3500 3500 19.700 68.950.00 Cộng 68.950.000 Ngày 10 tháng 3 năm 2003 Phụ trách cung tiêu Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào phiếu nhập kho nguyên vật liệu trong tháng, kế toán nhà máy lập bảng kê vật tư như sau: Công ty Dệt Nam Định Nhà máy dệt Bảng tổng hợp vật tư Tháng 3/2003 STT Chứng từ Diễn gải Thành tiền Số Ngày 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 17 19 20 2/3 2/3 4/3 6/3 8/3 9/3 9/3 15/3 24/3 Nhập vật liệu xuất cho xưởng dệt Nhập phụ tùng đóng gói sản phẩm Nhập vật liệu của công ty Hải Yến Nhập xăng dầu của bà Mai Nhập phế liệu của ông Hải Nhập phụ tùng của DAYTEX Nhập vật liệu của khách hàng Nhập phụ tùng máy móc của CS 75 Nhập sợi 34/9 của nhà máy dệt Lý Nhân 12.218.000 19.632.000 69.500.000 1.537.000 115.000 30.000.000 16.504.500 43.725.00 46.787.750 Cộng 190.019.520 Cuối kỳ nhà máy tổ chức kiểm kê cuối kỳ Báo cáo tồn kho vật tư Tháng 3 năm 2003 STT Các chỉ tiêu TK 152 Nợ Có 1 2 3 4 I. Số dư đầu tháng II. Số phát sinh trong tháng III. Xuất dùng trong tháng IV. Tồn kho cuối kỳ 275.245.741 240.019.250 254.907.141 260.357.850 Qua quá trình tìm hiểu công tác hạch toán vật tư tại nhà máy dệt. Ta thấy công tác quản lý vật tư của nhà máy được thực hiện khá tốt chấp hành đầy đủ các quy chế về qủan lý và hạch toán vật tư. Đây là một động lực lớn để giúp cho nhà máy phát triển. Phần III Những giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý vật tư ở nhà máy Dệt - Công ty Dệt Nam Định. I- Cơ sở khoa học của kiến nghị 1) Đánh gia công tác quản lý vật tư ử nhà máy Dệt. Quản lý vật tư là nội dung quan trọng trong công tác quản trị sản xuất kinh doanh có ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý vật tư, lãnh đạo nhà máy Dệt đã quan tâm tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên phòng vật tư thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Hiện nay, trong công tác quản lý vật tư ở nhà máy dệt đã đạt được những thành tựu và tồn tại một số vấn đề như: a- Những thành tựu mà Nhà máy Dệt đã đạt được. Với bề dày lịch sử truyền thống mà công nhân nhà máy đang nối tiếp và phát huy truyền thống tốt đẹp của cha anh ngày trước. Tuy còn nhiều khó khăn nhưng Ban lãnh đạo đoàn thể công nhân nhà máy không ngừng học hỏi phát huy kinh nghiệm để đưa nhà máy ngày một đi lên. Nhà máy có một đội ngũ công nhân có tay nghề cao, kinh nghiệm thực tiễn và nhiệt tình hăng say công tác, có tinh trần trách nhiệm với công việc được giao đã giúp cho họ hoàn thành công việc một cách xuất sắc. Năng suất và chất lượng sản phẩm ngàuy càng tăng, đời sống công nhân ngày càng được cải thiện. Trước đây, lương công nhân viên lĩnh quản là 450.000đ/người nay đã tăng lên 500.000đ/người. Để nâng cao hiệu quả công tác quản lý vật tư Nhà máy Dệt-Côngty Dệt Nam Định áp dụng chế độ tiền thưởng tiết kiệm cho người lao động sản xuất trực tiếp khi học sử dụng tiết kiệm các loại vật tư có tác dụng làm giảm giá thành mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm theo yêu cầu. Bộ máy quán lý của nhà máy khá năng động, có trình độ nghiệp vụ kĩ thuật cao, có khả năng đưa nhà máy ngày một phát triển. Công tác quản lý vật tư của nhà máy được thực hiện khá tốt giúp cho nhà. máy luôn đảm bảo vật tư kĩ thuật sản xuất, chủ động khai thác triệt để mọi khả năng sẵn có trong doanh nghiệp. Nhà máy đẩy mạnh phong trào thi đua hợp lý hoá sản xuất nên không ngừng giảm bớt phế phẩm, phế liệu nhằm tiết kiệm vật tư tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho nhà máy. Sản phẩm của nhà máy đang dần lấy lại chỗ đứng trên thị trường trong nước cũng như trên thị trường quốc tế. Nhà máy luôn đáp ứng được đầy đủ về yêu cầu vật tư kỹ thuật cho sản xuất và thực hiện tốt chế độ hạch toán trong quản lý và thực hiện tốt chế độ hạch toán kế toán trong quản lý vật tư. b- Những khó khăn tồn tại. Xét về toàn diện thì công tác quản lý vật tư của Nhà máy dệt- Công ty Dệt Nam Định khá hoàn chỉnh nhưng vẫn còn một số nhưcợ điểm cần phải khắc phục. Bộ máy quản lý cần phải tích cực học hỏi kinh nghiệm để có thể thích ứng nhanh với sự đổi mới cuả cơ chế thị trường. Trong công tác quản lý vật tư thì sự phối hợp giữa kế toán cần tăng thêm sao cho đồng bộ và nhịp nhàng. Trong những năm gần đây tuy lương của công nhân viên nhà máy đã được cải thiện, việc làm ổn định. Nhưng so với mức sống của xã hội hiện nay thì vẫn còn thấp. Nhà máy phải có những biện pháp thích hợp để đời sống của công nhân viên ngày càng được cải thiện giúp cho họ hăng say với công việc hơn. Nhà máy củng cố lại tổ chức sản xuất đầu tư thiết bị mới đồng bộ thay thế thiết bị đã quá cũ và lạc hậu. Công ty giao quyền tự chủ độc lập sản xuất kinh doanh và có tư cách pháp nhân cho các nhà máy thành viên trong đó có Nhà máy dệt. Một số máy móc thiết bị quan trọng bị hạn chế do đã sử dụng trong nhiều năm, thiết bị máy móc chưa đồng bộ cần thay thế thiết bị quá cũ và lạc hậu. Việc xây dựng và bố trí kho vẫn còn một số vấn đề chưa hợp lý. Kho chứa nguyên vật liệu nên để xa kho phụ tùng và xa nguồn nước sẽ tránh được hiện tượng vật tư bị ẩm mốc. Kho của Nhà máy đặt phân tán nên khó khăn cho việc vận chuyển và cấp phát vật tư cho sản xuất. Kho của nhà máy đặt quá sâu bên trong nên khó khăn cho việc vận chuyển đối với các phương tiện lớn nên dẫn đến tiến độ cung cấp sản phẩm cho khách hàng chậm lại, khó đảm bảo đúng thời gian cho hợp đồng. Việc lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu chưa sát với thực tế dẫn đến nguyên vật liệu tồn trong kho làm giảm chất lượng, thất thoát . Trình độ đại học của cán bộ công nhân viên còn hạn chế. Tay nghề của công nhân chưa cao. Việc tiếp nhận nguyên vật liệu của nhà máy tương đối tốt. Tuy nhiên vẫn còn có vấn đề chưa hợp lý. Khi nhập nguyên vật liệu thủ kho chỉ căn cứ vào các hoá đơn và kiểm tra chất lượng bằng mắt thường trong khi nguyên vật liệu của nhà máy rất khó có thể kiểm tra chất lượng. Vấn đề tìm kiếm thị trường vẫn còn rất hạn chế vì hiện nay trong nhà máy vẫn chưa lập được phòng marketing riêng biệt. Về vấn đề cung cấp nguyên vật liệu nhà máy vẫn chưa tìm được thị trường cung ứng nguyên vật liệu hợp lý lắm. Nhà máy chưa tìm được nhà cung cấp ổn định, hợp lý, giá cả đầu vào nguyên vật liệu còn cao chất lượng nhiều khi chưa được tốt. 2- Phương hướng sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư ở nhà máy Dệt. Quản lý kho của nhà máy, tổ chức tốt việc tiếp nhận vật tư, sắp xếp vật tư một cách hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức bảo vệ dễ nhìn, dễ thấy, sử dụng hợp lý diện tích kho đảm bảo an toàn trong lao động kho. Nhà máy đã giảm bớt được lượng phế liệu, phế phẩm hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu bằng cách đầu tư trang thiết bị máy móc hiện đại. Giảm chi phí không cần thiết để tiết kiệm triệt để, sử dụng hợp lý vật tư nhất là những vật tư đắt tiền phục vụcho sản xuất sản phẩm vải, sử dụng những vật tư thay thế, khuyến khích lao động sáng tạo. Để tiết kiệm vật tư trong sản xuất nhà máy Dệt đã áp dụng hình thức thưởng theo một chỉ tiêu: thưởng tiết kiệm vật tư với mức thưởng là: nếu tiết kiệm được trên 10kg vật liệu chính trong một tháng sẽ được hưởng 50% giá trị vật liệu tiết kiệm được, nếu dưới 10kg thì sẽ được hưởng 40% giá trị tiết kiệm được. Hình thức thưởng này đã góp phần tiết kiệm được vật liệu cho nhà máy. Triệt để thu hồi và tận dụng phế liệu phế phẩm. Nhà máy đã quán triệt nguyên tắc này nhằm tiết kiệm vật tư trong quản lý kinh tế. Xoá bỏ mọi hao hụt, mất mát, hư hỏng nguyên vật liệu trong công tác thu mua, vận chuyển, bốc dỡ, kiểm nghiệm bảo quản nguyên vật liệu trong kho và cấp phát nguyên vật liệu cho sản xuất. Nhà máy nên áp dụng chế độ xử phạt một cách kiên quyết đối với những hành đồng lấy cắp hoặc lãng phí nguyên vật liệu. II-Một số kiến nghị. 1- Về phía doanh nghiệp. 1.1. Trước mắt. Hiện nay công tác quản lý vật tư ở nhà máy nói chung là hợp lý, đúng với quy định của công ty, đáp ứng được phần nào nhu cầu của sản xuất. Tuy nhiên, bên cạnh những điều đạt được thì hiện nay ở nhà máy vẫn còn tồn tại một số vấn đề ( như đã trình bày ở phần cơ sở kiến nghị). Vậy nhiệm vụ trước mắt của nhà máy là phải hoàn thiện công tác quản lý vật tư của mình sao cho hợp lý hơn, tốt hơn để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của sản xuất, từ đó thúc đẩy sản xuất kinh doanh của toàn nhà máy phát triển. Nhà máy có thể xây dựng một hệ thống kho bãi hợp lý hơn nữa. Chất lượng kho của nhà máy cần được cải tiến để bảo quản nguyên vật liệu được tốt hơn, tránh các tác động của môi trường bên ngoài làm ảnh hưởng tới chất lượng nguyên vật liệu. Nhà máy cần tăng cường quản lý nguyên vật liệu tại khâu tiếp nhận và bảo quản. Tiếp nhận nguyên vật liệu tuy không phải là công tác trực tiếp ảnh hưởng tới tiến độ sản xuất nhưng nó lại ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, việc hao hụt mất mát nguyên vật liệu... Vì vậy việc quản lý chặt chẽ khâu này cũng là một giải pháp quan trọng để hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để hoàn thiện công tác tiếp nhận nguyên vật liệu thì ngoài việc thực hiện đúng các thru tục quy định của Nhà nước, nhà máy nên mua sắm thêm một số thiết bị để kiểm tra, đánh giá chất lượng nguyên vật liệ. đào tạo thủ kho để sử dụng các thiết bị này, khi nhập kho nguyên vật liệu. Có thể nói, nguyên vật liệu mới với chất lượng cao phù hợp với yêu cầu của sản xuất có thể có tác động tích cực đến chất lượng sản phẩm, từ đó góp phần tích cực vào việc tiết kiệm nguyên vật liệu. Trước khi nhập kho việc kiểm tra sẽ giúp giảm bớt được công việc mở sổ cái chính ở dưới kho trở nê đơn giản và tránh được tình trạng vòng vèo trong thủ kho nhập kho, đảm bảo quá trình sản xuất được liên tục. Hơn nữa nó sẽ đảm bảo tính khách quan, nguyên vật liệu về nhập kho sẽ phù hợp với yêu cầu xủa sản xuất, củng cố hơn về công tác quản lý nguyên vật liệu tại nhà máy. Công ty nên hoàn thiện hơn nữa trong việc phân loại nguyên vật liệu có tính khoa học và hợp lý sẽ đảm bảo cho việc quản lý nguyên vật liệu được thuận tiện. Để khuyến khích người lao động tích cực tiết kiệm vật tư, tích cực để sản xuất các sáng kiến, tích cực cải thiện và nâng cao chất lượng sản phẩm, nhà máy nên thành lập thêm các quỹ khen thưởng cho người lao động hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch đề ra. Bên cạnh việc thưởng tiết kiệm nguyên vật liệu chính cho công nhân sản xuất trực tiếp nene áp dụng hình thức thưởng khi cán bộ quản lý tìm được nơi cung ứng, ký kết hợp đồng với giá rẻ, chất lượng nguyên vật liệu cao hơn trước. Vì vậy, công tác quản lý vật tư phải chặt chẽ phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận nhằm đảm bảo độ chính xác, tạo điều kiện cho các cơ quan chức năng để theo dõi, kiểm tra. Trên đây là một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác vật tư kỹ thuật trước mắt ở Nhà máy Dệt - Công ty Dệt Nam Định. 1.2. Về lâu dài. Do nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cấu thành nên quá trình sản xuất. Với tư cách là đối tượng lao động, nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào không thể thiếu của quá trình sản xuất. Vì vậy hơn lúc nào hết, quan tâm quản lý nguyên vật liệu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tốt và phát huy vai trò kích thích nền kinh tế đối với công việc thúc đẩy các động lực phát triển. Đó là một nhiệm vụ quan trọng trong quản lý vật tư. Do sự biến động về giá cả nguyên vật liệu là tương đối lớn, vì vậy, Nhà máy nên tìm nhà cung cấp ổn định có uy tín nhằm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đầu vào. Để đảm bảo nguồn nguyên liệu có chất lượng và giá cả thích hợp nhất, Nhà máy cần nắm vững thông tin nhà cung cấp để đảm bảo yêu cầu đầu tiên. Ngoài việc giữ mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp truyền thống, nhà máy không ngừng thu thập thông tin về giá cả thị trường các loại vật tư liên quan, tìm kiếm các nhà cung cấp mỡi có những điều kiện thuận lợi hơn, tìm kiếm khả năng thay thế các loại vật tư giá thành cao bằng những loại vật tư giá thành rẻ hơn mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Để đẩy mạnh hoạt động tìm kiếm thị trường thì nhà máy cần tiến hành là phải thành lập riêng một phòng marketing vì hiện nay nhà máy vẫn chưa có phòng marketing riêng biệt. Tiếp tục củng cố, bổ sung bộ máy quản lý tương xứng với nhiệm vụ được giao. Thực hiện tốt các chính sách xã hội về tuyển dụng lao động, đào tạo tay nghề lao động. Nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên bằng nhiều hình thức như cho đi đào tạo ở các trường đại học, chuyên nghiệp. Kết hợp đồng thời việc giảm biên chế với việc tuyển dụng lao động ở bên ngoài trên cơ sở chọn lọc kỹ về chất lượng lao động. Nhà máy cần cập nhật các thông tin về tỷ giá đổi ra ngoại tệ Việt Nam đồng nhằm tạo điều kiện nắm bắt đưcợ cơ hội, tình hình thực tế để có nguồn nguyên vật liệu đầu vào với giá trị nguyên vật liệu hợp lý mà chất lượng vẫn cao, phục vụ tốt cho quá trình sản xuất kinh doanh. Bố trí, sử dụng đội ngũ cán bộ hiện có đúng với năng lực sở trường để phát huy năng lực của cán bộ đồng thời phải nhanh chóng bổ sung đội ngũ cán bộ trẻ bên cạnh cán bộ cao tuổi để dìu dắt, huấn luyện nhằm nhanh chóng bổ sung đội ngũ kế cận cho những năm tới. Đầu tư hệ thống máy đo phòng thí nghiệm nhằm mục đích nâng cao và giữ vững ổn định chất lượng sản phẩm, nâng cao uy tín của nhà máy. Đồng thời nhà máy nên mở rộng thị trường, nghiên cứu chế thử sản phẩm mới phục vụ cho nhiều đối tượng khách hàng. Nhà máy nên có những điều chỉnh về chính sách tổ chức tiền lương ở các bộ phận, vì nếu tổ chức tiền lương trong nhà máy được công bằng và hợp lý sẽ tạo ra hoà khí cới mở giữa nx người lao động hình thành khối đại đoàn kết thống nhất, trên dưới một lòng vì sự nghiệp phát triển của nhà máy. Điều này làm cho người lao động tích cực làm việc bằng tất cả nhiệt tình hăng say, tạo ra năng suất lao động cao hơn. Tóm lại việc hoàn thiện công tác quản lý vật tư là một yêu cầu tát yếu của nhà máy nói riêng và của doanh nghiệp nói chung. Mỗi một doanh nghiệp cần phải ngày một hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý vật tư của doanh nghiệp mình để tính đúng, tính đủ, đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục, không bị ngừng trệ để tăng thêm lợi nhuận góp phần thúc đẩy nền kinh tế của đất nước ngày một phát triển. 2- Về phía Nhà nước. Qua thời gian thực tập tại Nhà máy với lượng kiến thức mà em đã được tìm hiểu em có một số kiến nghị với cơ quan Nhà nước nhằm xem xét và đi sâu tìm hiểu tạo điều kiện cho doanh nghiệp ngày một hoàn thiện hơn nữa. 2.1. Trước mắt: Nhà máy Dệt-Công ty Dệt Nam Định cũng là một ngành chủ chốt của Nhà nước, có nhiều điều kiện thuận lợi để mở rộng qui mô sản xuất, song bên cạnh đó nhà máy vẫn đang gặp phải một số khó khăn mà bản thân Nhà máy khó giải quyết như: - Thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt khiến cho giá bán ngày càng thấp trong khi đòi hỏi chất lượng ngày càng cao. - Một số máy móc thiết bị quan trọng bị hạn chế do đã sử dụng trong nhiều năm. Vì vậy, trong thời gian tới, Nhà nước cần có những biện pháp chính sách để hỗ trợ Nhà máy hoạt động có hiệu quả hơn như: - Cho phép Nhà máy được thanh lý một số máy móc thiết bị cũ, lạc hậu và được cấp một số vốn nhất định để đầu tư, đổi mới trang thiết bị công nghệ. - Nhà nước nên có những ưu đãi nhất định đối với một số mặt hàng nguyên vật liệu thuộc sự quản lý của Nhà nước. Các cấp, các cơ quan Nhà nước cần quan tâm hơn nữa tới công việc sản xuất kinh doanh, kiểm tra đôn đốc, tạo điều kiện cho những kế hoạch mà nhà máy đề ra có thể hoàn thiện được. 2.2. Lâu dài: Các cơ quan Nhà nước nếu nhận thấy công việc sản xuất kinh doanh là tốt nên tăng cường đầu tư tạo điều kiện cho nhà máy ngày càng mạnh và tạo điều kiện cho doanh nghiệp được tiếp xúc với các bạn hàng nước ngoài được nhiều hơn. Về vốn đầu tư, Nhà nước cần có sự quan tâm đầu tư thích đáng, Nhà nước nên kéo dài thời gian vay vốn cho các doanh nghiệp . Tuy nhiên, Nhà nước cũng cần phải đầu tư có trọng điểm, không đầu tư tràn lan, không có hiệu quả. IV- Điều kiện thực hiện kiến nghị. Đối với bất cứ một doanh nghiệp nào thì nguyên vật liệu cũng đóng vai trò hết sức quan trọng. Việc quản lý nguyên vật liệu được đặt ra như một sự tất yếu khách quan bởi lẽ nếu không quản lý nguyên vật liệu thì doanh nghiệp sẽ không kiểm soát được lượng vật liệu cần dùng. Đồng thời công tác quản lý nguyên vật liệu cũng được xem như là một công cụ quan trọng để dựa vào đó doanh nghiệp có thể xác định chi phí cần thiết cho vecj bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu. Vì vậy để tiến hành các kiến nghị trên, nhà máy cần tiến hành nanag cấp, đổi mới và đầu tư máy móc thiết bị. Máy móc thiết bị giữ một vai trò quan trọng, là tư liệu lao động được con người sử dụng tác động vào đối tượng lao động làm ra sản phẩm hàng hoá. Do vậy, đầu tư vốn để mua sắm máy móc thiết bị trước khi đi vào sản xuất là điều kiện cần thiết. Đầu tư máy móc thiết bị có tác dụng rất lớn trong việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu, giảm bớt phế liệu, phế phẩm, góp phần hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Nhà máy cần phải đầu tư máy móc thiết bị một cách đồng bộ thì mới đảm bảo cho sản xuất sản xuất sản phẩm với chất lượng cao, giúp giảm bớt được mức tiêu hao nguyên vật liệu có khả năng cạnh tranh trên thị trường về mặt hàng sản xuất. Mặc dù đã có cố gắng, lương của công nhân viên năm sau cao hơn năm trước nhưng thu nhập của công nhân viên vẫn còn thấp, đời sống của công nhân vẫn còn gặp nhiều khó khăn. Nhưng được sự quan tâm của Đảng, của Nhà nước và lãnh đạo nhà máy những khó khăn đang dần được tháo gỡ, sản xuất kinh doanh đang đi vào ổn định và có hướng phát triển tốt để cho Nhà máy ngày một đi lên. Nhà máy phải nâng cao trình độ cho đội ngũ trẻ và đội ngũ công nhân, không ngừng cử các cán bộ công nhân đi học để nâng cao tay nghề, học hỏi kinh nghiệm, để họ có thể đảm bảo những công việc có tính chất chuyên môn cao, phức tạp và để Nhà nước có một thế hệ xứng đáng để dần xã hội hoá đội ngũ lao động trong nhà máy. Ngoài việc tiến hành quản lý các hoạt động kinh doanh người cán bộ quản lý phải luôn tư duy cao trong việc nắm bắt các thông tin kinh tế có tính chất mới mẻ quan trọng. Nếu làm tốt công tác này thì những người cán bộ lãnh đạo và quản lý mới làm chủ được tình hình kinh doanh, đề ra các biện pháp tối ưu cho từng thời kỳ. Những số liệu thông tin về vật tư kỹ thuật trong nhà máy phải được phản ánh thường xuyên từng ngày từng giờ, từ quá trình thu mua, tiếp nhận, bảo quản đến việc sử dụng nguyên vật liệu. Hiện nay nhà máy cấn phải mở rộng thị trường và sản xuất kinh doanh hơn nữa. Ngoài việc sản xuất vải và khăn mặt theo đơn đặt hàng, nhà máy cần phải nghiên cứu sản xuất những mặt hàng mới như chủng loại vải ngày càng phong phú hơn... để đáp ứng nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng. Nhà máy cần trú trọng hơn nữa đến khâu thu mua, dự trữ, hệ thống nhà kho phải được bố trí hợp lý để có kế hoạch sử dụng và cung ứng vật tư được kịp thời và hết sức cẩn thận tạo điều kiện hạ thấp giá thành phẩm sản phẩm đem lại hiệu quả cao cho công tác sản xuất kinh doanh của nhà máy Nhà máy nên dùng lợi ích vật chất để phân phối và khen thưởng một cách công bằng theo kết quả lao động của từng đơn vị, từng người lao động, nhằm thúc đẩy mọi người vì lợi ích kinh tế và chủ động tìm mọi cách đạt kết quả, chất lượng và hiệu quả cao nhất Nhà máy nên chủ động trong việc tạo và tìm ra nguồn vốn sản xuất kinh doanh và trong việc chuẩn bị các điều kiện cho sản xuất kinh doanh nhằm đạt hiệu quả cao nhất Qua thời gian thực tập tại Nhà máy Dệt – Công ty Dệt Nam Định được làm quen với công tác quản lý ở Nhà máy, được sự hướng dẫn của các cô chú trong ban lãnh đạo Nhà máy cùng với một chút kiến thức đã được lĩnh hội tại nhà trường đã giúp em phân tích tìm hiểu về công tác quản lý vật tư tại Nhà máy để từ đó em rút ra được một số kiến nghị để phần nào đó giúp Nhà máy xem xét và bổ sung vào công tác quản lý của mình Tuy nhiên do trình độ lý luận và thực tiễn còn hạn chế. Hơn nữa đây là bước khởi đầu nên những vấn đề trình bày trong báo cáo sẽ không tránh khỏi những thiếu sót vì em kính mong được sự chỉ dẫn của các thầy cô giáo cùng các cô chú trong ban quản lý của Nhà máy để chuyên môn được hoàn thiện hơn nữa Kết luận Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh, hạ gía thành sản phẩm là một trong những biện pháp để tạo ra lợi thế cạnh tranh tương đối cho mõi doanh nghiệp. Quản lý nguyên vật liệu có hiệu quả là một công tác quan trọng để hạ giá thành sản phẩm. Do vậy công tác quản lý vật tư là một bộ phận không thể thiếu trong công tác quản lý doanh nghiệp nó đóng một vai trò tương đối quan trọng trong việc tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh Đúng như vậy để làm sáng tỏ vấn đề trên em đã đi sâu vào tìm hiểu công tác quản lý vật tư của Nhà máy Dệt – Công ty Dệt Nam Định. Qua quá trình nghiên cứu em đã nhận thức đúng đắn công việc của người quản lý. Để đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường là một quá trình phấn đấu vươn lên của tập thể ban lãnh đạo cùng toàn bộ cán bộ công nhân viên Nhà máy Dưới cơ chế quản lý mới của cơ chế thị trường đòi hởi người quản lý trong Nhà máy luôn luôn tim tòi sáng tạo trau dồi kiến thức nghiệp vụ để đảm bảo cho công việc sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển và ngày một đi lên Sau thời gian thực tập tại Nhà máy Dệt – Công ty Dệt Nam Định, được sự giúp đỡ tận tình của các cô chú phòng tổ chức cùng sự chỉ bảo nhiệt tình của thầy Trần Mạnh Hùng em đã hoàn thành tốt bài thực tập của mình. Tuy nhiên cũng còn một số thiếu sót, mong các cô chú trong ban lãnh đạo cùng thầy chỉ bảo để em rút ra kinh nghiệm Sau cùng em xin chân thành cảm ơn b