Đề tài Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán kế toán và quản lý nguyên liệu, vật liệu tại điện lực Ba Đình - Hà Nội

Đề tài : một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán kế toán và quản lý nguyên liệu, vật liệu tại điện lực ba đình - hà nội. Phần một Cơ sở lý luận hạch toán nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp. I)Những vấn đề chung về nguyên liệu, vật liệu: 1) Khái niệm nguyên liệu, vật liệu: Một doanh nghiệp sản xuất phải có đủ ba yếu tố: - Lao động. - Tư liệu lao động. - Đối tượng lao động. Ba yếu tố này có sự tác động qua lại với nhau để tạo ra của cải vật chất cho xã hội. Đối tượng lao động là một trong những điều kiện không thể thiếu trong bất cứ quá trình sản xuất nào. Biểu hiện cụ thể của đối tượng lao động ở đây chính là các loại vật liệu. Theo Mác, bất kỳ một loại vật liệu nào cũng là đối tượng lao động song không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là vật liệu mà chỉ khi đối tượng lao động thay đổi do tác động của yếu tố con người thì khi đó nó mới trở thành vật liệu. Ví dụ như các loại quặng nằm trong lòng đất thì không phải là vật liệu nhưng than đá, sắt, đồng, thiếc... khai thác được trong các quặng ấy lại là vật liệu cho các nghành công nghiệp chế tạo, cơ khí... Trong quá trình sản xuất sản phẩm ở doanh nghiệp, ba yếu tố hình thành chi phí tương ứng: chi phí tiêu hao vật liệu, chi phí tiền lương, chi phí khấu hao tư liệu lao động. Theo quan điểm của Mác Lênin thì đó chính là chi phí lao động vật hóa và lao động sống. Vậy vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động. Trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất, vật liệu là tài sản dự trữ quan trọng nhất của sản xuất, thuộc tài sản lưu động. Theo kế toán Pháp, vật liệu là đối tượng lao động trong tình trạng sử dụng tốt mà xí nghiệp mua vào làm chất liệu ban đầu để sản xuất các sản phẩm công nghiệp mới. Trong chuẩn mực kế toán Quốc tế (IAS) số 2, vật liệu được xếp vào hàng tồn kho dùng để sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp các dịch vụ. 2) Đặc điểm và vai trò của nguyên liệu, vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh: Vật liệu là thành phần chủ yếu cấu tạo nên thành phẩm, dịch vụ, là đầu vào của quá trình sản xuất. Xét trên các phương diện khác nhau, ta thấy rõ đặc điểm, vị trí quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh: Vật liệu là đối tượng lao động biểu hiện dưới dạng vật hóa, là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất tạo thành sản phẩm mới. Kế hoạch sản xuất phụ thuộc rất nhiều vào việc cung cấp vật liệu có đầy đủ, kịp thời, đúng chất lượng hay không. Nếu vật liệu có chất lượng tốt, đúng quy định sẽ tạo điều kiện cho sản xuất tiến hành thuận lợi, chất lượng sản phẩm tạo khả năng cạnh tranh trên thị trường. Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, khi tham gia vào sản xuất thì vật liệu chịu sự tác động của lao động, chúng sẽ bị tiêu hao hoàn toàn hoặc bị thay đổi hình dáng vật chất ban đầu tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất, vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Điều này thể hiện ở chỗ chi phí vật liệu là khoản chi phí phân bổ một lần. Vật liệu thuộc tài sản lưu động, giá trị vật liệu thuộc vốn lưu động dự trữ của doanh nghiệp, vật liệu thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp, cho nên việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu trực tiếp tác động đến những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp như chỉ tiêu sản lượng, chỉ tiêu lợi nhuận, chỉ tiêu giá thành, chất lượng sản phẩm... 3) Yêu cầu quản lý nguyên liệu, vật liệu: Đặc điểm và tính chất chuyển hoá giá trị của vật liệu vào giá trị sản phẩm, đòi hỏi công tác quản lý và hạch toán kế toán vật liệu phải được tổ chức khoa học hợp lý. Điều đó có ý nghĩa thiết thực trong quản lý kiểm soát tài sản lưu động của doanh nghiệp và kiểm soát chi phí, giá thành sản phẩm. Để tổ chức tốt vật liệu thì công tác quản lý doanh nghiệp phải thực hiện các yêu cầu sau: Các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản vật liệu, kho phải được trang bị các phương tiện bảo quản và cân, đo, đong, đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi kiểm tra. Đối với mỗi thứ vật liệu phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ vật tư quá nhiều gây ứ đọng vốn. Cùng với việc xây dựng định mức dự trữ, việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu. Hệ thống các định mức tiêu hao vật tư không những phải có đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ sản phẩm mà còn phải không ngừng được cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến. Xây dựng sổ danh điểm cho từng loại vật liệu, tạo điều kiện thuận lợi, tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý, hạch toán. Việc lập sổ danh điểm có tác dụng lớn đến quản lý, hạch toán như đơn giản, tiết kiệm thời gian trong đối chiếu kho với kế toán trong công tác tìm kiếm thông tin về từng loại vật liệu. Từ đặc điểm và yêu cầu quản lý, tổ chức tốt công tác hạch toán là điều kiện không thể thiếu được trong quản lý vật liệu. Điều này thể hiện kế toán phải phản ánh kịp thời đầy đủ số lượng, giá trị thực tế vật liệu nhập, xuất, tồn kho; kiểm tra tình hình chấp hành định mức tiêu hao, sử dụng vật liệu; kiểm kê phát hiện kịp thời vật liệu thừa, thiếu; phân tích tình hình, hiệu quả sử dụng vật liệu. 4) Sự cần thiết tổ chức kế toán vật liệu trong doanh nghiệp và nhiệm vụ của kế toán: Vật liệu là một trong những nhân tố cấu thành nên sản phẩm, sau quá trình sản xuất kinh doanh giá trị của nó chuyển dịch hết vào giá trị sản phẩm. Vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó vật liệu có vai trò rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để đạt được mục tiêu cao nhất của doanh nghiệp là lợi nhuận thì mục tiêu trước mắt là giảm giá thành sản phẩm. Quản lý vật liệu chặt chẽ là góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận. Kế toán là một công cụ của quản lý, tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu sẽ góp phần kiểm soát, tránh thất thoát, lãng phí vật liệu ở tất cả các khâu dự trữ, sử dụng, thu hồi... , ngoài ra còn đảm bảo việc cung cấp đầy đủ kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất. Vì vậy cần thiết phải tổ chức hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp và có làm tốt điều này mới tạo được tiền đề cho việc thực hiện các mục tiêu lợi nhuận. Xuất phát từ những điều như trên, kế toán cần làm tốt các nhiệm vụ sau: Xây dựng hệ thống chứng từ ban đầu phù hợp với yêu cầu hạch toán tại đơn vị. Theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho từng vật liệu bằng các thước đo hiện vật và tiền tệ. Chọn phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu phù hợp với đơn vị. Tiến hành tập hợp và phân bổ vật liệu phù hợp với từng đối tượng chịu chi phí. Định kỳ phải tiến hành kiểm kê từng thứ vật liệu để phát hiện các nguyên nhân thừa thiếu, có biện pháp giải quyết kịp thời. Tiến hành xây dựng từng danh điểm vật liệu một cách khoa học tiện cho việc theo dõi. Kết hợp với các phòng ban khác tổ chức công tác bảo quản, sắp xếp một cách khoa học để hạn chế thấp nhất sự thiệt hại về vật liệu. 5) Phân loại và tính giá vật liệu: Phân loại vật liệu: Vật liệu cần được hạch toán chi tiết theo từng thứ, từng loại, từng nhóm theo cả hiện vật và giá trị. Trên cơ sở đó, xây dựng "danh điểm vật liệu" nhằm thống nhất tên gọi, ký - mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá hạch toán của từng thứ vật liệu. Do vậy cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán và quản lý vật liệu. Có nhiều tiêu thức để phân loại vật liệu, mỗi tiêu thức có ý nghĩa khác nhau đối với quản trị doanh nghiệp và kế toán. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất, vật liệu chia thành: Nguyên, vật liệu chính: Là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào). Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hương liệu, xà phòng, giẻ lau...). Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh như than, củi, xăng, dầu, hơi đốt, khí đốt... Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải... Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt...) Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng... Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu doanh nghiệp phải xây dựng " Sổ danh điểm vật liệu", xác định thống nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, ký mã hiệu, quy cách của vật liệu, số hiệu của mỗi thứ vật liệu, đơn vị tính và giá hạch toán của vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu có tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán đặc biệt trong điều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán ở doanh nghiệp. Ngoài cách phân loại trên, doanh nghiệp còn có thể sử dụng cách phân loại khác như: Phân loại theo nguồn hình thành (sử dụng tiêu thức mua hay tự sản xuất). Phân loại theo quyền sở hữu. Phân loại theo nguồn tài trợ. Phân loại theo tính năng lý học, hoá học, theo quy cách, phẩm chất. Trong kế toán quản trị, để tạo điều kiện cho cung cấp thông tin kịp thời về chi phí, vật liệu thường được chia ra: nguyên vật liệu trực tiếp, nguyên vật liệu gián tiếp. Trên cơ sở hai loại vật liệu này để hình thành hai loại chi phí: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nguyên vật liệu gián tiếp. Việc phân loại này cho phép nhà quản trị đưa ra quyết định một cách nhanh nhất. Tính giá vật liệu: Giá trị vật liệu chiếm một vị trí quan trọng trong giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp sản xuất. Trong bảng cân đối kế toán, vật liệu được đưa vào tài sản lưu động và thường có tỷ lệ cao trong tài sản lưu động. Do độ lớn tương đối vật liệu nên sai sót trong việc đánh giá vật liệu có thể ảnh hưởng đến giá thành của kỳ này và các kỳ tiếp theo. Giá trị vật liệu luôn có sự giao động, nhập xuất diễn ra thường xuyên. Khi có nghiệp vụ nhập xuất xảy ra, kế toán tiến hành đánh giá về mặt giá trị cho từng loại vật liệu. Tính giá vật liệu về thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của vật liệu. Theo quy định, vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc). Nguyên tắc này được kế toán Việt Nam thừa nhận chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho (IAS) số 2. Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) hay không có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ). Giá thực tế nhập kho: Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của người bán cộng (+) thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lưu kho, lưu hàng, lưu bãi...) trừ các khoản giảm giá hàng mua được hưởng. Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế. Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức...). Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng (+) với các chi phí tiếp nhận (nếu có). Với phế liệu: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. Với vật liệu được tặng, thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. Giá thực tế xuất kho: Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng: Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức: Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong ba cách sau: Cách 1: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ (Weight Average Cost) : Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Ưu điểm: + Việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất nhập - xuất trong kỳ. + Đơn giản, dễ làm, phù hợp với doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất nhiều, giá cả biến động đột ngột. Nhược điểm: Công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Cách 2: Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước: Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Ưu điểm: Đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ. Nhược điểm: Độ chính xác không cao vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. Cách 3: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập: Giá đơn vị = Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập bình quân sau mỗi lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập Ưu điểm: Việc tính giá chính xác, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả. Nhược điểm: Việc tính toán rất phức tạp, tốn nhiều công sức, chỉ nên áp dụng với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất không nhiều và thực hiện kế toán bằng máy vi tính. Phương pháp nhập trước, xuất trước (First in, First out): Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. Ưu điểm: + Gần đúng với luồng nhập - xuất vật liệu trong thực tế. + Phản ánh được sự biến động của giá vật liệu tương đối chính xác. Nhược điểm: + Làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Theo phương pháp nhập trước - xuất trước, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị vật liệu đã được mua vào từ cách đó rất lâu. + Khối lượng công việc hạch toán nhiều. Phương pháp này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có ít vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. Phương pháp nhập sau xuất trước ( Last in, First out): Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước - xuất trước ở trên. Phương pháp nhập sau - xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát. Ưu điểm: Doanh thu hiện tại được phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Nhược điểm: + Phương pháp này bỏ qua việc nhập xuất vật liệu trong thực tế. + Chi phí quản lý vật liệu của doanh nghiệp có thể cao vì phải mua thêm vật liệu nhằm tính vào giá vốn hàng bán những chi phí mới nhất với giá cao. + Giá trị vật liệu tồn kho và vốn lưu động của doanh nghiệp được phản ánh thấp hơn so với thực tế. Điều này làm cho khả năng thanh toán của doanh nghiệp bị nhìn nhận là kém hơn so với khả năng thực tế. Phương pháp trực tiếp ( Specific unit cost): Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính cách biệt. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho. Ưu điểm: + Tính giá vật liệu xuất kho chính xác. + áp dụng có hiệu quả trong các doanh nghiệp có số lượng danh điểm nguyên vật liệu ít nhưng có giá trị lớn và mang tính đặc thù. Nhược điểm: Đòi hỏi công tác quản lý, bảo hành và hạch toán chi tiết, tỉ mỉ. Phương pháp giá hạch toán: Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế vật liệu xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) = Giá hạch toán vật liệu xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) x Hệ số giá vật liệu Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ Ưu điểm: Phương pháp này kết hợp được hạch toán chi tiết vật liệu và hạch toán tổng hợp để tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào cơ cấu vật liệu sử dụng nhiều hay ít. Nhược điểm: + Phải tổ chức hạch toán tỉ mỉ, khối lượng công việc dồn vào cuối kỳ hạch toán, phải xây dựng được giá hạch toán khoa học. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu và có trình độ kế toán tuơng đối tốt. Các phương pháp này có ảnh hưởng đến chi phí vật liệu và giá thành sản phẩm. Trong một thị trường ổn định giá không đổi, việc lựa chọn phương pháp tính giá là không quan trọng lắm. Tuy nhiên, trong một thị trường không ổn định, khi giá lên xuống thất thường, mỗi phương pháp có thể cho một kết quả khác nhau. Thực tế, nếu giá mua nhập vật liệu tăng lên qua các kỳ thì phương pháp nhập trước - xuất trước cho giá thành sản phẩm thấp nhất, ngược lại phương pháp nhập sau - xuất trước cho giá thành sản phẩm là cao nhất, giá thành sản phẩm của phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ nằm giữa hai phương pháp trên. Phương pháp trực tiếp thì phụ thuộc vào vật liệu nào được xuất dùng. Phương pháp giá hạch toán sử dụng giá hạch toán ổn định trong các kỳ kế toán. Các doanh nghiệp có quyền lựa chọn phương pháp thích hợp với đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp. Theo các nguyên tắc được thừa nhận (GAAP), nguyên tắc nhất quán, liên tục đòi hỏi doanh nghiệp phải sử dụng phương pháp giống nhau từ kỳ này sang kỳ khác bảo đảm tính chất so sánh được của số liệu. Nguyên tắc này không có nghĩa là doanh nghiệp không bao giờ có thể thay đổi phương pháp. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp tính giá xuất nhưng phải có sự thông báo công khai; ghi đúng, đủ, trung thực số liệu có thể thấy rõ ảnh hưởng của sự thay đổi. Trong chuẩn mực kế toán Quốc tế (IAS) số 2, các phương pháp nhập trước - xuất trước, phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ, phương pháp trực tiếp là những phương pháp được chấp nhận hạch toán chi phí. Phương pháp nhập sau - xuất trước là phương pháp hạch toán thay thế cho các phương pháp hạch toán chuẩn: nhập trước - xuất trước và phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Trong kế toán Việt Nam, các phương pháp này đều được chấp nhận là phương pháp hạch toán chi phí. Như vậy, việc lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho ở Việt Nam hoàn toàn tuân thủ quy định chuẩn mực Quốc tế. II) Hạch toán nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp: 1) Hạch toán chi tiết vật liệu: Vật liệu trong doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán vật liệu phải đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại vật liệu. Vật liệu là một trong những đối tượng kế toán, là tài sản cần phải được tổ chức, hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả về hiện vật, không chỉ ở từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ... và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho. Hạch toán chi tiết vật liệu được hiểu là việc các doanh nghiệp tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn, vận dụng các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp, nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung, quản lý vật liệu nói riêng. Để kế toán chi tiết vật liệu, các doanh nghiệp sử dụng một số chứng từ ban đầu như: - Phiếu nhập kho - (Mẫu 01 - VT) - Phiếu xuất kho - (Mẫu 02 - VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - (Mẫu 03 - VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá - (Mẫu 08 - VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho - (Mẫu số 02 - BH) - Hoá đơn cước phí vận chuyển - (Mẫu 03 - BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng theo mẫu thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn khác như: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức - (Mẫu số 04 - VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư - (Mẫu số 05 - VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ - (Mẫu số 07 -VT) ... Việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu được sử dụng một trong ba phương pháp: Phương pháp thẻ song song, Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và Phương pháp sổ số dư. Mỗi phương pháp có ưu điểm, nhược điểm và phạm vi áp dụng riêng. ở một số nước như Mỹ, việc hạch toán chi tiết rất đơn giản như một dạng hạch toán phụ. Kế toán Mỹ chỉ dùng một sổ kho mở chi tiết cho từng vật liệu. Sổ kho theo dõi liên tục nhập xuất tồn về số lượng, đơn giá, thành tiền và dùng để đối chiếu với sổ cái tại mọi thời điểm. a) Phương pháp thẻ song song: Theo phương pháp thẻ song song, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và ở phòng kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lượng và giá trị. Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định thống nhất (mẫu 06 - VT) cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã vào sổ đăng ký thẻ kho. ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật tư về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm vật tư. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật tư. ở phòng kế toán: Kế toán vật tư mở thẻ kế toán chi tiết vật tư cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày, hoặc định kỳ, khi nhận các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật tư phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kế toán chi tiết vật tư và tính ra số tiền. Sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật tư có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật tư. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp. Ngoài ra để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật tư còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ. Sơ Đồ1: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song Thẻ hoặc sổ chi tiết vật tư Phiếu nhập kho Kế toán tổng hợp Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tư Thẻ kho Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng của kế toán. Điều kiện áp dụng: áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của các nhân viên kế toán chưa cao. b) Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được hình thành trên cơ sở cải tiến một bước phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, công việc cụ thể tại kho giống như phương pháp thẻ song song ở trên. Tại phòng kế toán, kế toán vật tư không mở thẻ kế toán chi tiết vật tư mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật tư theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập xuất phát sinh trong tháng của từng thứ vật tư, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng đối chiếu số lượng vật tư trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Phiếu nhập kho Kế toán tổng hợp Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Bảng kê xuất Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản, dễ làm, khối lượng ghi chép có giảm bớt so với phương pháp thẻ song song. Nhược điểm: + Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng. + Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. + Nếu không lập bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp xếp chứng từ nhập, xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn, sai sót. Nếu có lập bảng kê nhập, xuất thì khối lượng ghi chép lớn. + Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì doanh nghiệp không nên sử dụng phương pháp này, vì muốn lập báo cáo nhanh hàng tồn kho cần dựa vào số liệu trên thẻ kho. Điều kiện áp dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày. c) Phương pháp sổ số dư: Phương pháp sổ số dư là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu. Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán. ở kho chỉ hạch toán về mặt số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị của vật liệu, vì vậy đã xoá bỏ được sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. Theo phương pháp sổ số dư, công việc cụ thể tại kho giống như các phương pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật tư quy định. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật tư. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật tư tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật tư vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Tại phòng kế toán, định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật tư (nhập riêng, xuất riêng) và bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật tư. Bảng này đuợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật tư. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật tư. Số dư này được dùng để đối chiếu với cột “số tiền” trên sổ số dư (số liệu trên sổ số dư do kế toán vật tư tính bằng cách lấy số lượng tồn kho x giá hạch toán). Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Thẻ kho Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật tư Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Ưu điểm: +Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối luợng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng. + Kế toán thực hiện kiểm tra thường xuyên đối với việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho cũng như bảo quản hàng trong kho của thủ kho. Nhược điểm: Khó kiểm tra sai sót vì phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm vật liệu. Điều kiện áp dụng: Phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu, nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu nhiều, dùng giá hạch toán để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu và yêu cầu trình độ kế toán cao. 2) Hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu: Xuất phát từ yêu cầu quản lý kinh doanh trong kinh tế thị trường, để đưa ra các quyết định chỉ đạo tổ chức hoạt động kinh doanh, ban lãnh đạo cần phải có những thông tin đa dạng, theo các mức độ khác nhau và ở nhiều bộ phận khác nhau và đặc biệt là thông tin của bộ phận tài chính. ở các nước như Anh, Mỹ..., để đáp ứng nhu cầu thông tin, họ đã xây dựng hệ thống kế toán tài chính và hệ thống kế toán quản trị. Sự kết hợp của hai hệ thống cho phép chủ doanh nghiệp quyết định nên mua vật liệu nào với giá bao nhiêu, lựa chọn nhà cung cấp nào... Để hạch toán vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung, kế toán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Như vậy, kế toán Việt Nam đã có sự hoà nhập với kế toán quốc tế trong việc lựa chọn phương pháp theo dõi hàng tồn kho. Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán vật liệu ở doanh nghiệp thường bao gồm: Hoá đơn bán hàng (nếu tính thuế theo phương pháp trực tiếp), Hoá đơn giá trị gia tăng (nếu tính thuế theo phương pháp khấu trừ), Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất vật tư theo hạn mức, ... tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ thể. Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, khi hàng về đến nơi, doanh nghiệp có trách nhiệm lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm vật tư thu mua cả về số lượng, chất lượng, qui cách, mẫu mã. Ban kiểm nghiệm sẽ căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm thực tế để ghi vào "Biên bản kiểm nghiệm vật tư", sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập "Phiếu nhập kho vật liệu" trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi sổ số thực tế nhập kho vào phiếu rồi chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trong trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai qui cách thì thủ kho phải báo ngay cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao hàng lập biên bản. Khi xuất kho vật liệu với các mục đích khác nhau, kế toán sử dụng chứng từ khác nhau. Trong trường hợp xuất kho vật liệu không thường xuyên với số lượng ít thì sử dụng "Phiếu xuất vật tư". Phiếu này được lập thành ba liên, 1 liên giao cho bộ phận lĩnh vật tư, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng vật tư và 1 liên giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán. Trong trường hợp vật tư xuất thường xuyên trong tháng và doanh nghiệp đã lập định mức tiêu hao vật tư cho sản phẩm thì sử dụng "Phiếu xuất vật tư theo hạn mức". Phiếu này được lập thành hai liên, 1 liên giao cho thủ kho, 1 liên giao cho đơn vị lĩnh, sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng hoặc sau khi đã xuất hết hạn mức, thủ kho phải thu lại phiếu của đơn vị lĩnh, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, ký và chuyển một liên cho bộ phận cung ứng, liên còn lại chuyển cho phòng kế toán. Đối với trường hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng sẽ lập "Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho" lập thành ba liên: 1 liên lưu lại ở phòng cung ứng, 1 liên giao cho khách hàng và 1 liên thủ kho ghi vào thẻ kho và chuyển lên cho phòng kế toán. Trường hợp xuất kho vật liệu để gia công chế biến, di chuyển nội bộ, doanh nghiệp sử dụng "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ". a) Hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp kê khai thường xuyên (perpetual inventory method) là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó. Tuy nhiên với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. Dầu vậy, phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. Theo chuẩn mực kế toán Quốc tế số 2, giá trị vật liệu được hạch toán vào giá phí hàng tồn kho, những khoản chi phí không nằm trong giá phí hàng tồn kho và được tính vào chi phí phát sinh trong kỳ: Nguyên vật liệu phế thải, chi phí dự trữ tồn kho trừ phi khoản chi phí này là cần thiết trong quá trình sản xuất trước một giai đoạn sản xuất tiếp theo. ở Việt Nam, kế toán đã vận dụng có chọn lọc chuẩn mực vào hạch toán vật liệu. Để hạch toán nguyên liệu, vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 152: "Nguyên liệu, vật liệu": Tài khoản này được dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên, vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ... tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của nguyên, vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng...). Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên, vật liệu trong kỳ theo giá thực tế ( xuất dùng, xuất bán, xuất góp liên doanh, thiếu hụt, giảm giá được hưởng...) Dư nợ: Giá thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho. Tài khoản 151 "Hàng mua đi đường": Tài khoản này dùng theo dõi các loại nguyên, vật liệu mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng, chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi kho người bán) Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng. Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng . Dư nợ: Giá trị hàng đang đi đường (đầu và cuối kỳ). Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như 133, 331, 111, 112... Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ: Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện để tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ (thực hiện việc mua, bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từ, ghi chép đầy đủ), thuế VAT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá thực tế của vật liệu. Như vậy khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua chưa thuế được ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế VAT đầu vào được ghi vào số được khấu trừ. Đặc điểm hạch toán tăng vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp: Đối với các đơn vị tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp (đơn vị chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hoặc với các doanh nghiệp kinh doanh vàng bạc), do phần thuế VAT được tính vào giá thực tế vật liệu nên khi mua vào, kế toán ghi vào tài khoản 152 theo tổng giá thanh toán. Hạch toán tình hình biến động giảm vật liệu: Vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh... Mọi trường hợp giảm vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên Có của tài khoản 152. Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) TK 621 TK 152 TK 111,112,331... Mua v.l nhập kho Xuất v.l chế biến S.P TK1331 TK 151 TK 627,641,642,241 Xuất v.l cho quản lý, Nhập v.l đi đường kỳ trước bán hàng, phân xưởng, XDCB TK 411 V.l cấp trên cấp hay nhận góp vốn LD... TK 128,222,136 Mang v.l đi góp vốn, TK 154 Nhập v.l đơn vị tự cấp cho cấp dưới sản xuất TK 412,3381 TK 412,1381,642 Đánh giá giảm v.l Đánh giá tăng v.l, Thiếu khi k.kê Kiểm kê thừa v.l TK 311,3388 TK 1388,154 Xuất v.l cho vay Vay NH, đơn vị khác để mua v.l TK 128,222 mang đi gia công, chế biến Nhận lại vốn góp liên doanh Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) TK 111,112,331... TK 621 TK 152 Xuất v.l chế biến S.P Mua v.l nhập kho (Tổng giá thanh toán) TK 151 Nhập v.l đi đường TK 627,641,642 kỳ trước Xuất v.l cho quản lý, bán hàng, phân xưởng TK 411 V.l cấp trên cấp hay nhận góp vốn LD TK 128,222,136 TK 154 Mang v.l góp vốn, Cấp cho cấp dưới Nhập v.l đơn vị tự sản xuất TK 412,3381 TK 412,1381 Đánh giá giảm v.l Đánh giá tăng v.l, Thiếu khi k.kê Kiểm kê thừa v.l TK 311,3388 TK 1388,154 Xuất v.l cho vay Vay NH, đơn vị khác mua v.l mang đi gia công, chế biến b) Hạch toán nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ (periodic inventory method) là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế. Từ đó xác định lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ theo công thức: Giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ = Giá trị vật liệu tồn kho đầu kỳ + Tổng giá trị vật liệu tăng thêm trong kỳ - Giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dầu tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. TK sử dụng: TK 611 “Mua hàng” (tiểu khoản 6111 - Mua nguyên, vật liệu): Dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Bên nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên có: Phản ánh giá thực tế vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt... trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. TK 6111 cuối kỳ không có số dư và thường được mở chi tiết theo từng loại vật tư. TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Bên nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ. Bên có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ. Dư nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho. TK 151 “Hàng mua đang đi trên đường”: Bên nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ. Bên có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ. Dư nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như 133, 331, 111, 112... Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống như phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp hạch toán: Đầu kỳ: căn cứ giá thực tế vật liệu đang đi đường và tồn kho đầu kỳ kết chuyển vào tài khoản 611. Trong kỳ: Khi mua vật liệu, căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ liên quan, kế toán ghi sổ phản ánh trực tiêp vào tài khoản 611. Cuối kỳ: căn cứ kết quả kiểm kê, kế toán kết chuyển giá trị vật liệu chưa sử dụng và xác định giá trị xuất dùng. Để xác định giá trị vật liệu xuất dùng của từng loại cho sản xuất, kế toán phải kết hợp với kế toán chi tiết mới có thể xác định được do kế toán tổng hợp không theo dõi xuất liên tục. Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) Kết chuyển trị giá v.l tồn kho và đang đi đường cuối kỳ TK 151,152 TK 611 TK 621 Kết chuyển trị giá v.l tồn kho, đi đường đầu kỳ Tính vật liệu xuất cho chế biến sản phẩm TK 111,112 TK 627,641,642 Tính vật liệu xuất cho các mục đích P.á các ng.vụ mua, nhập vật liệu trong kỳ TK 133 TK 111, 112 Giảm giá được hưởng và giá trị hàng mua trả lại TK 411... TK 138, 334, 821, 642 Nhập v.l từ các nguồn khác Giá trị thiếu hụt, mất mát TK 412 TK 412 Đánh giá giảm vl Đánh giá tăng vl Sơ đồ 7:Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) Kết chuyển trị giá v.l tồn kho và đang đi đường cuối kỳ TK 151,152 TK 611 TK 621 Kết chuyến trị giá v.l tồn kho, đi đường đầu kỳ Tính vật liệu xuất cho chế biến sản phẩm Tính vật liệu xuất cho các mục đích TK 111,112 TK 627,641,642 P.á các ng.vụ mua, nhập vật liệu trong kỳ TK 111, 112 Giảm giá được hưởng và giá trị hàng mua trả lại TK 411... TK 138, 334, 821, 642 Nhập v.l từ các nguồn khác Giá trị thiếu hụt, mất mát TK 412 TK 412 Đánh giá tăng vl Đánh giá giảm vl 3) Tổ chức kiểm kê và hạch toán kết quả kiểm kê, đánh giá vật liệu: a) Kế toán kiểm kê vật liệu: Tổ chức kiểm kê được tiến hành theo quy định chung của Nhà Nước về việc lập Báo cáo kế toán, Bảng cân đối, và là quy định về hạch toán vật liệu doanh nghiệp. Công tác kiểm kê nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại vật liệu hiện có tại doanh nghiệp, kiểm tra tình hình bảo quản nhập xuất và sử dụng, phát hiện kịp thời và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng ứ đọng, mất mát, kém phẩm chất. Công tác kiểm kê phải được tiến hành định kỳ sáu tháng, một năm trước khi lập các báo cáo quyết toán do ban kiểm kê tài sản của doanh nghiệp tiến hành. Ban kiểm kê sử dụng các phương tiện cân, đo, đong, đếm...xác định số lượng vật liệu có mặt tại kho vào thời điểm kiểm kê và đồng thời xác định về mặt chất lượng của từng loại. Kết quả kiểm kê sẽ được ghi vào Biên bản kiểm kê (mẫu số 08 -VT). Biên bản được lập cho từng kho, từng địa điểm sử dụng, từng người phụ trách. Kết quả kiểm kê gửi lên cho phòng kế toán đối chiếu với sổ sách. Sơ đồ 8: Hạch toán vật liệu thừa thiếu khi kiểm kê TK 621, 627, 641, 642 TK 152 TK 721 Vật liệu thiếu do cân, đo, đong, đếm sai Vật liệu thừa xác định là của doanh nghiệp TK 642 VL thiếu trong ĐM hay ngoài ĐM nhưng được cấp thẩm quyền cho phép tính vào chi phí kinh doanh TK 338(3381) Vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý TK 111, 334, 138(1388) Yêu cầu người phạm lỗi bồi thường số vật liệu thiếu TK 002 Vật liệu thừa là của đơn vị khác TK 138(1381) Vật liệu thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý b) Kế toán đánh giá lại vật liệu: Khi đánh giá lại làm tăng giá trị vật liệu, kế toán căn cứ vào khoản chênh lệch để ghi: Nợ TK 152 Có TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản Khi đánh giá lại làm giảm giá trị vật liệu, căn cứ khoản chênh lệch giảm để ghi: Nợ TK 412 Khoản chênh lệch Có TK 152 4) Hạch toán vật liệu trên hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp: So với kế toán các nước Anh, Mỹ..., hệ thống sổ sách kế toán Việt Nam khá phức tạp với nhiều loại sổ sách và việc ghi chép còn nhiều trùng lặp. Việc hạch toán của Anh, Mỹ chủ yếu sử dụng trên máy nên chỉ áp dụng một hình thức nhật ký chung đơn giản, dễ làm mà vẫn cung cấp đầy đủ thông tin. ở Việt Nam để tổ chức hạch toán vật liệu, các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các hình thức chế độ kế toán Việt Nam hướng dẫn: a) Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký chung: Nhật ký chung là hình thức ghi chép theo trình tự thời gian vào quyển nhật ký chung, sau đó căn cứ vào đó để lấy số liệu ghi vào sổ cái. Ngoài nhật ký chung, kế toán có thể mở nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng): được sử dụng cho một số loại nghiệp vụ phát sinh nhiều. Sổ này có tác dụng như chứng từ tổng hợp nhằm giảm bớt số lần ghi vào sổ cái. Ngoài ra có tác dụng như nhật ký chung. Đặc điểm: + Tách rời việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống trên hai loại sổ. + Tách rời hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. + Phải lập bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra số liệu trước khi lập báo cáo vì sổ cái được phản ảnh ở một số trang sổ riêng biệt. Hình thức sổ này bao gồm các loại sổ chủ yếu sau: Sổ nhật ký chung, nhật ký đặc biệt. Sổ cái . Các thẻ kho, sổ kế toán chi tiết. Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký chung được thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 9 Chứng từ gốc PNK, PXK Nhật ký đặc biệt Các sổ, thẻ chi tiết v.l, t.t với người bán.... Nhật ký chung Sổ cái TK 152,151,331... Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Bảng cân đối số phát sinh Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Báo cáo tài chính Ưu điểm: + Có thể vận dụng cho các loại hình doanh nghiệp đặc biệt cho các doanh nghiệp lớn. + Rất thuận tiện cho việc cơ giới hoá tính toán. + Ghi chép đơn giản. + Thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra tránh tiêu cực và đặc biệt rất thích hợp khi sử dụng kế toán máy. b) Đối với doanh nghiệp áp dùng hình thức nhật ký sổ cái: Theo hình thức này, các nghiệp vụ phát sinh đều phải được ghi theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất gọi là nhật ký sổ cái. Đặc điểm: + Kết hợp việc ghi chép theo thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản trên một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký sổ cái. + Tách rời hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên hai hệ thống sổ khác nhau. + Không cần lập bảng cân đối số phát sinh vì có thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ ở dòng cộng cuối kỳ trên nhật ký sổ cái. Hình thức sổ này bao gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: Nhật ký sổ cái. Các thẻ kho, sổ kế toán chi tiết. Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký - sổ cái được thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 10 Chứng từ gốc PNK, PXK, BBKN VL Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quĩ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký - sổ cái Báo cáo tài chính Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ hiểu, dễ làm, dễ kiểm tra. Nhược điểm: Chỉ vận dụng cho doanh nghiệp nhỏ, sử dụng ít tài khoản, nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều, không thể thực hiện chuyên môn hoá phân công lao động kế toán. c) Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ Đặc điểm chủ yếu của hình thức sổ này là mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh đều phải căn cứ vào chứng từ gốc, lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi sổ kế toán. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian được thực hiện trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Ghi theo nội dung kinh tế được thực hiện trên sổ cái. Chứng từ ghi sổ là do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và có chứng từ gốc đính kèm phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán). Hình thức sổ này bao gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ cái. Các thẻ kho, sổ kế toán chi tiết. Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức chứng từ - ghi sổ được thực hiện theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc PNK, PXK Sơ đồ 11 Sổ quĩ Sổ, thẻ chi tiết v.l, t/t với người bán Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152,151,331... Bảng TH chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính và báo cáo N-X-T vật liệu Ưu điểm: + Vận dụng được cho các loại hình doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp lớn. + Thuận tiện cho việc cơ giới hoá tính toán. Nhược điểm: Ghi chép còn trùng lắp nhiều. d) Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ: Đặc điểm cơ bản của hình thức sổ này là tổ chức sổ sách theo nguyên tắc tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo một vế của tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng (Thực tế tổ chức sổ nhật ký - chứng từ theo bên có và tổ chức phân tích chi tiết theo vế nợ của tài khoản đối ứng). Hình thức này kết hợp việc ghi sổ theo thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản trên nhật ký chứng từ. Ghi chép theo trình tự thời gian được thực hiện trên các sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết số 2 thanh toán với người bán, một số nhật ký chứng từ liên quan đến tăng vật liệu như nhật ký chứng từ số 1, 2... Ghi theo hệ thống là ghi chép trên bảng kê số 3, bảng phân bổ số 2, các nhật ký chứng từ 5, 6, sổ cái tài khoản vật liệu. Nhật ký chứng từ có tác dụng: + Định khoản kế toán làm căn cứ ghi vào sổ cái. Phần lớn kết hợp hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên nhật ký chứng từ. + Không cần lập bảng cân đối số phát sinh trước khi lập báo cáo kế toán vì có thể kiểm tra số liệu ở dòng cộng cuối kỳ của các nhật ký chứng từ. Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính. Các sổ sách chủ yếu của hình thức ghi sổ này là: Nhật ký chứng từ. Bảng kê. Sổ cái. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. PNK, PXK, Bảng phân bổ vật liệu Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký - chứng từ được thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 12 Các sổ, thẻ chi tiết v.l, t/t với người bán... NK - CT 1,2,5,6,7. Bảng kê số 3, 4, 5, 6 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính Ưu điểm: + Vận dụng được cho các loại hình doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp lớn, số luợng nghiệp vụ nhiều, yêu cầu về chế độ quản lý tương đối ổn định, trình độ nhân viên kế toán cao đồng đều trong điều kiện kế toán thủ công. + Rất thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. Nhược điểm: Không thuận tiện cho việc cơ giới hoá tính toán. 5. Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu dự trữ: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đuợc lập vào cuối niên độ kế toán nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế) của hàng tồn kho nhưng chưa chắc chắn. Qua đó phản ánh được giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính: Giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho = Giá gốc của hàng tồn kho - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Theo chuẩn mực số 02 về hàng tồn kho trong Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, nguyên liệu, vật liệu dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm không được đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất của sản phẩm Khi có sự giảm giá của nguyên liệu, vật liệu mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được thì nguyên liệu, vật liệu tồn kho được đánh giá giảm xuống bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Dự phòng giảm giá được lập cho các loại nguyên, vật liệu chính dùng cho sản xuất, các loại vật tư, hàng hoá, thành phẩm tồn kho để bán mà giá trên thị trường thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán. Những loại vật tư, hàng hoá này là mặt hàng kinh doanh, thuộc sở hữu của doanh nghiệp, có chứng cứ hợp lý chứng minh giá vốn vật tư, hàng hoá tồn kho. Việc lập dự phòng có ý nghĩa quan trọng cả về phương diện kinh tế và phương diện tài chính. Trên phương diện kinh tế, việc lập dự phòng giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị tài sản của doanh nghiệp. Dự phòng được ghi nhận như một khoản cho phí làm giảm lợi nhuận trước thuế, do đó giảm thuế thu nhập doanh nghiệp. Trên phương diện tài chính, dự phòng có tính chất như một nguồn tài chính của doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lưu động truớc khi sử dụng thực thụ. Nếu doanh nghiệp tích luỹ được một số đáng kể, số này được sử dụng để bù đắp các khoản giảm giá tài sản thực sự phát sinh và tài trợ cho các khoản chi phí khi các chi phí này phát sinh ở niên độ sau. Theo chuẩn mực số 02, giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ khi hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm, hoặc chi phí hoàn thiện, chi phí để bán hàng tăng lên. Việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được là phù hợp với nguyên tắc tài sản không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện ước tính từ việc bán hay sử dụng chúng. Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho được xác định theo công thức sau: Mức dự phòng cần lập năm tới cho hàng tồn kho i = Số lượng hàng tồn kho i cuối niên độ x Mức giảm giá của hàng tồn kho i Doanh nghiệp phải lập Bảng kê dự phòng giảm giá nguyên vật liệu cho từng loại vật liệu làm căn cứ cho kế toán ghi sổ. Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán sử dụng tài khoản 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” để hạch toán. Tài khoản này có nội dung phản ánh và kết cấu như sau: Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá. Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá. Dư có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn. Tài khoản 159 được mở chi tiết theo từng loại hàng tồn kho. Sơ đồ 13:Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK 642(6426) TK 159 TK 721 Hoàn nhập dự phòng vào cuối niên độ kế toán Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm sau 6) Chuẩn mực kế toán quốc tế với kế toán nguyên vật liệu: Theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS, nguyên vật liệu là một trong những loại hàng tồn kho và nó được quản lý, hạch toán theo phương pháp kế toán hàng tồn kho tức là dựa trên nguyên tắc nguyên giá. Điều chủ yếu trong kế toán nguyên vật liệu là nó được hạch toán như một tài sản cho đến khi chi phí sản xuất hoặc doanh thu (trường hợp bán vật liệu cho doanh nghiệp khác) có liên quan được ghi nhận. IAS cung cấp hướng dẫn thực tế về việc xác định giá phí, hạch toán nguyên vật liệu vào chi phí, cung cấp các công thức tính trị giá nguyên vật liệu tồn kho. Phần này của nghiên cứu sẽ tập trung làm rõ các chuẩn mực kế toán quốc tế về hạch toán nguyên vật liệu. a) Xác định giá phí nhập kho nguyên vật liệu: Khi nguyên vật liệu được mua về nhập kho thì tuỳ từng thứ, từng loại cụ thể mà nó có thể được sử dụng ngay vào sản xuất sản phẩm hay phải qua chế biến trước khi đưa vào sản xuất hoặc nhập kho hay đem bán (coi như hàng hoá) và ứng với mỗi loại nguyên vật liệu như vậy chuẩn mực kế toán quốc tế số 2 lại có quy định giá phí nhập kho riêng với cơ cấu và cách tính giá khác nhau. Theo IAS số 2 các yếu tố cấu thành giá phí nhập kho gồm: Tổng chi phí mua. Chi phí chế biến (nếu có). Các chi phí khác. Tổng chi phí mua: Gồm: + Giá mua ghi trên hoá đơn. + Các chi phí liên quan đến mua nguyên vật liệu. . Thuế nhập khẩu và các thứ thuế khác. . Chi phí vận chuyển, bốc dỡ. . Các chi phí khác phân bổ trực tiếp vào việc mua nguyên vật liệu. + Giảm giá thương mại. + Chiết khấu. Chi phí chế biến: Các chi phí liên quan đến chế biến nguyên vật liệu trước khi nhập kho cũng được tính vào giá phí nhập kho nguyên vật liệu. Các chi phí này bao gồm: Chi phí nhân công chế biến, khấu hao máy móc dùng để gia công chế biến... Các chi phí khác: Nguyên tắc phân bổ: Các chi phí khác được tính vào giá phí tồn kho là các chi phí mà doanh nghiệp phải chịu để đưa hàng về địa điểm và trạng thái hiện tại. Chi phí tài chính: Theo IAS số 2, trong một vài trường hợp đặc biệt chi phí tài chính có thể được tính vào giá phí tồn kho nguyên vật liệu, chẳng hạn như chi phí đó có liên quan đến việc nhập kho nguyên vật liệu, hoặc chi phí tài chính đó có thể mang lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp trong tương lai. b) Phương pháp tính giá vật liệu xuất kho: Theo IAS số 2, trước hết để tính giá vật liệu xuất kho, kế toán cần phải phân biệt được hai loại nguyên vật liệu là nguyên vật liệu nhận diện được và nguyên vật liệu không nhận diện được, vì phương pháp tính giá sẽ khác nhau. Loại nguyên vật liệu nhận diện được: Đối với các loại vật liệu nhận diện được thì giá xuất kho bao gồm tất cả các giá phí đích thực của nó. Loại nguyên vật liệu giống nhau, không nhận diện được: Đối với loại này, IAS đưa ra hai công thức: + Công thức chuẩn: . Nhập trước, xuất trước (FIFO). . Bình quân gia quyền (CMP). + Công thức thay thế chấp nhận được: Đó là công thức “Nhập sau, xuất trước” (LIFO). Nếu sử dụng phương pháp LIFO thì cần phải có một số thông tin như: Các báo cáo tài chính phải cho biết chênh lệch giữa giá trị tồn kho trên báo cáo tài sản hoặc giá trị thấp nhất giữa giá trị được tính theo một trong hai công thức “chuẩn” FIFO, CMP và giá trị có thể bán được thuần( là giá ước tính có thể bán được trong điều kiện bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và những chi phí khác để bán hàng sau này); hoặc giá trị thấp nhất giữa giá phí hiện tại trong ngày kế toán và giá có thể bán được thuần (hay giá lợi ích trong việc dùng). c) Xác định giá trị nguyên vật liệu tại một thời điểm kế toán: Nguyên tắc: Theo IAS số 2, vào một thời điểm kế toán giá trị nguyên vật liệu được đánh giá trên cơ sở giá thấp nhất giữa giá phí nhập kho và giá có thể bán được thuần. Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu: + Các nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất không được giảm giá nếu thành phẩm được sản xuất từ nguyên liệu đó được bán với giá bằng hoặc cao hơn giá thành của nó. +Trong trường hợp giảm sút giá mua trên thị trường làm cho giá phí thành phẩm cao hơn giá thành có thể bán được thuần thì giá trị ghi sổ kế toán của nguyên vật liệu này phải được giảm xuống bằng giá có thể bán được thuần của nó. Trong trường hợp này, giá mua vào của nguyên vật liệu có thể coi là gía bán được thuần của nó. d) Điểm khác biệt giữa chuẩn mực kế toán quốc tế với hệ thống kế toán Việt Nam trong hạch toán nguyên vật liệu: Trong xu hướng nhất thể hoá nền kinh tế thế giới, các công cụ cung cấp thông tin cho quản lý kinh tế như kế toán, thống kê ở các nước khác nhau trên thế giới ngày càng xích lại gần nhau. Việc Bộ tài chính ban hành chế độ kế toán mới là sự vận dụng các thông lệ quốc tế về kế toán vào hoàn cảnh cụ thể , phù hợp với cơ chế kinh tế của nước ta. Đây là một nhân tố quan trọng góp phần đưa nền kinh tế nước ta hội nhập vào nền kinh tế thế giới, làm cho ngôn ngữ kế toán của nước ta trở nên gần gũi với ngôn ngữ kế toán của các nước, giúp nước ta hoàn thiện hơn luật đầu tư nước ngoài vào Việt Nam. Có thể nói chế độ kế toán mới của nước ta đã vận dụng khá đầy đủ các nguyên tắc, các khái niệm được thừa nhận trên phạm vi quốc tế. Sự khác nhau cơ bản giữa chuẩn mực kế toán quốc tế với hệ thống kế toán Việt Nam trong hạch toán nguyên vật liệu được thể hiện ở những điểm sau: Hệ thống kế toán Việt Nam Chuẩn mực kế toán quốc tế Tính giá vật liệu Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được xác định bằng một trong các phương pháp sau: Phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp nhập trước, xuất trước. Phương pháp giá thực tế đích danh. Phương pháp giá hạch toán. Thiếu hụt nguyên vật liệu phát hiện do kiểm kê: Phải ghi nợ TK 138 chờ xử lý. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng cho nguyên vật liệu tồn kho được tính vào cuối niên độ kế toán và trước khi lập báo cáo tài chính. Giá thực tế vật liệu xuất kho sử dụng phương pháp: Phương pháp nhập trước, xuất trước. Phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp nhập sau, xuất trước. Đưa vào khoản lãi, lỗ. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập ngay sau khi cấp quản lý nhận thấy giá trị bị giảm. 7) Đặc điểm kế toán nguyên liệu, vật liệu ở một số nước: Có thể nói hệ thống kế toán doanh nghiệp mới nói chung và mảng kế toán vật liệu nói riêng đã khẳng định được vai trò của mình trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. So với hệ thống kế toán cũ, hệ thống kế toán mới đã thoả mãn tốt hơn yêu cầu của nền kinh tế thị trường ở Việt Nam. Đồng thời nó cũng hoà nhập với các chuẩn mực và thông lệ kế toán phổ biến trên thế giới. Các phương pháp hạch toán vật liệu như kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ, các phương pháp tính giá vật liệu xuất kho như FIFO, LIFO...đều rất gần gũi với kế toán quốc tế. Ngoài ra kế thừa từ kế toán ở các nước có nền kinh tế thị trường phát triển, kế toán vật liệu của ta cũng từng bước giải quyết được vấn đề chiết khấu, giảm giá, các khoản dự phòng là những hoạt động mới phát sinh trong nền kinh tế thị trường. a) Kế toán nguyên vật liệu trong hệ thống kế toán Bắc Mỹ: Hệ thống tài khoản kế toán Mỹ: Hệ thống kế toán Mỹ không có một hệ thống tài khoản thống nhất về tên gọi và số hiệu bắt buộc sử dụng trong tất cả các doanh nghiệp. Thực tế, các doanh nghiệp căn cứ vào lĩnh vực kinh doanh, quy mô của doanh nghiệp và yêu cầu quản lý để lựa chon các tài khoản sử dụng riêng cho doanh nghiệp mình. Doanh nghiệp cũng tự đặt tên cho tài khoản và số hiệu của chúng. Sổ kế toán: Hình thức sổ kế toán áp dụng của kế toán Mỹ là hình thức Nhật ký chung, theo hình thức này, các sổ sách sử dụng bao gồm: Sổ nhật ký chung ( General Journal). Sổ nhật ký chung có nhiều trang và dùng cho cả năm. Sổ cái: Sổ cái là sự tập hợp đầy đủ các tài khoản sử dụng trong doanh nghiệp. Mỗi tài khoản được mở một trang riêng trên Sổ cái. Sổ cái có thể là sổ tờ rời, sổ đóng thành quyển hoặc một trang trong bộ nhớ của máy tính. Sổ cái tài khoản ba cột: Trên thực tế các công ty thường sử dụng sổ cái tài khoản có ba cột thay vì sử dụng tài khoản chữ T. Bảng cân đối thử: Định kỳ, kế toán kiểm tra tính cân đối của Tổng nợ và tổng Có bằng cách sử dụng Bảng cân đối thử (Trial balance) Các báo cáo tài chính: Theo chế độ kế toán Mỹ, các báo cáo tài chính của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng bao gồm các báo cáo bắt buộc sau: Báo cáo kết quả kinh doanh (Income Statement) Báo cáo nguồn vốn chủ sở hữu (The Statement of owner’s Equity) Bảng cân đối kế toán ( The balance Sheet) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Cash flows) Hạch toán nguyên vật liệu: Vật liệu nhập, xuất, tồn kho được ghi sổ theo giá thực tế. Giá thực tế vật liệu nhập kho bao gồm giá mua, chi phí thu mua trừ đi các khoản chiết khấu hàng mua, hàng mua trả lại hoặc số giảm giá được hưởng. Giá thực tế của vật liệu xuất kho được xác định theo một trong các phương pháp như phương pháp giá bình quân, phương pháp FIFO, LIFO, phương pháp giá thực tế đích danh. Kế toán Mỹ sử dụng tài khoản “Tồn kho nguyên vật liệu “ để theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu qua kho. Tài khoản này thường có số dư nợ tại thời điểm đầu và cuối kỳ. Sơ đồ 14:Hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên trong hệ thống kế toán Mỹ TK CP SXKD DD TK Nguyên, vật liệu TK Tiền mặt Mua VL bằng TM Xuất VL cho TT SX TK CP SXC Xuất VL cho QL TK PT người CC bảo dưỡng tại PXSX Mua VL chịu TK CPBH Xuất VL cho BH TK CP QLDN Xuất VL cho QL chung toàn DN TK Giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại TK PT người CC NVL trả lại NB Kc giảm giá hàng mua hoặc được GG và hàng mua trả lại TK Chiết khấu mua hàng CK mua hàng Kc chiết khấu thanh được hưởng toán được hưởng Sơ đồ 15:Hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ trong hệ thống kế toán Mỹ TK CP NVL TT TK nguyên, vật liệu Giá trị vật liệu xuất dùng cho sản xuất (ghi cuối kỳ) TK nguyên, vật liệu TK mua nguyên, vật liệu KC giá trị VL tồn kho cuối kỳ KC trị giá NVL tồn kho đầu kỳ TK PTNB TK PTNB TK Giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại Mua chịu NVL NVL trả lại NB Kc giảm giá hàng mua hoặc được GG và hàng mua trả lại TK TM TK Chiết khấu mua hàng CK mua hàng Kc chiết khấu thanh Mua vật liệu bằng TM toán được hưởng được hưởng So sánh với kế toán Mỹ, về nguyên tắc hạch toán xuất, nhập, chế độ kế toán của nước ta về cơ bản hoà nhập với quốc tế. Tuy nhiên, đối với các khoản giảm giá hàng mua hoặc giảm giá được hưởng theo chế độ kế toán của ta sẽ được ghi giảm trực tiếp vào trị giá hàng mua, còn đối với kế toán Mỹ phải qua TK trung gian là TK “Giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại”, cuối kỳ mới kết chuyển sang TK “Mua hàng” đối với phương pháp kiểm kê định kỳ và TK “nguyên, vật liệu” với phương pháp kê khai thường xuyên. Đối với các khoản Chiết khấu mua hàng, chế độ kế toán của ta đưa vào TK 711 “Thu nhập tài chính” còn đối với kế toán Mỹ đưa qua TK trung gian là TK “Chiết khấu mua hàng” cuối kỳ kết chuyển như giống trường hợp giảm giá hàng mua. b) Kế toán nguyên vật liệu trong hệ thống kế toán Pháp: Hệ thống tài khoản kế toán Pháp: Hệ thống tài khoản kế toán năm 1982 của Pháp được chia thành 9 loại: tài khoản loại 1 đến loại 8: Thuộc kế toán tổng quát. Tài khoản loại 9: Thuộc kế toán phân tích. Tài khoản từ loại 1 đến loại 5: Các tài khoản thuộc Bảng tổng kết tài sản. Tài khoản loại 6, loại 7: Các tài khoản quản lý. Tài khoản loại 8: Các tài khoản đặc biệt. Sổ sách kế toán: Các sổ sách sử dụng bao gồm: Sổ nhật ký: Là sổ dùng để ghi hàng ngày tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian, cơ sở để ghi sổ nhật ký là các chứng từ kế toán hợp lệ, được sắp xếp theo thứ tự thời gian xảy ra nghiệp vụ để vào sổ nhật ký. Nhật ký là quyển sổ kế toán quan trọng nhất. Sổ cái: Là sổ phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán). Bảng cân đối tài khoản: Cuối kỳ kinh doanh, căn cứ vào số phát sinh của các tài khoản trong Sổ cái , lập Bảng cân đối tài khoản. Bảng cân đối tài khoản dùng để kiểm soát các số liệu đã được chuyển ghi từ Nhật ký qua Sổ cái. Số liệu sau khi đã được kiểm tra trên Bảng cân đối tài khoản sẽ được sử dụng để lập các báo cáo kế toán. Các báo cáo kế toán: Theo chế độ kế toán Pháp, báo cáo kế toán có hai loại biểu mẫu chủ yếu: Bảng tổng kết tài sản (trình bày tình hình tài sản và nguồn tài trợ) Bảng kết quả niên độ (trình bày tình hình thu nhập, chi phí, lỗ và lãi) Hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu trong hệ thống kế toán Pháp: Sơ đồ 16:Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên trong hệ thống kế toán Pháp TK 128 TK 601 TK 530, 512, 401 KC tổng trị giá hàng mua (cuối kỳ) Khi mua vật liệu TK 6031 TK 4456 KC chênh lệch TK 31 Khi nhập kho TVA được KT Khi xuất kho KC chênh lệch Sơ đồ 17:Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ trong hệ thống kế toán Pháp TK 128 TK 601 TK 31 TK 6031 TK 31 KC tổng trị giá hàng mua TK 4456 TK 530, 512, 401 Mua VL nhập kho TVA được KT Tồn đầu kỳ Tồn cuối kỳ KC chênh lệch KC chênh lệch Như vậy, kế toán Pháp khác với kế toán Việt Nam ở chỗ: Toàn bộ số tiền mua nguyên vật liệu được tính hết vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Do đó, cuối kỳ cần xác định chênh lệch tồn kho nguyên vật liệu để tính ra chi phí xuất sử dụng thực tế nguyên vật liệu trong kỳ. Nếu số tồn kho nguyên vật liệu đầu kỳ > tồn kho nguyên vật liệu cuối kỳ thì phải cộng thêm số chênh lệch. Ngược lại, nếu số tồn kho nguyên vật liệu đầu kỳ < cuối kỳ thì phải trừ đi số chênh lệch. Nếu doanh nghiệp được hưởng giảm giá, bớt giá, hồi khấu: + Nếu các khoản này được chấp nhận ngay khi lập hoá đơn thì kế toán lấy giá mua trừ đi các khoản đó để có chỉ tiêu giá thực tế. + Nếu giảm giá, bớt giá, hồi khấu chấp nhận sau khi lập hoá đơn ban đầu, kế toán ghi: Nợ TK 401 Nếu ghi giảm nợ phải trả Nợ TK 530, 512 Nếu nhận lại bằng tiền Nợ TK 409 Nếu trước kia đã trả nhưng chưa nhận lại số GG, BG, HK Có TK 609 Số GG, BG, HK không thuế Có TK 4456 Giảm thuế Như vậy, kế toán Pháp cũng khác với kế toán Việt Nam ở cách hạch toán các khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu. Đối với kế toán Việt Nam, các khoản này đều được ghi giảm trị giá hàng mua. Hàng mua trả lại cho người bán: Nợ TK 401, 530, 512, 409 Có TK 601 Có TK 4456 Chiết khấu thanh toán được hưởng: + Chiết khấu ngay khi lập hoá đơn: Nợ TK 601 Giá thực tế Nợ TK 4456 TVA đầu vào Có TK 765 Số chiết khấu được hưởng Có TK 530, 512 Số trả bằng tiền + Nếu chiết khấu sau khi lập hoá đơn: Nợ TK 401 Ghi giảm nợ Nợ TK 530, 512 Số nhận lại bằng tiền Có TK 765 Số chiết khấu không thuế Có TK 4456 Giảm thuế Khác với kế toán Việt Nam , kế toán Pháp nếu chiết khấu ngay khi lập hoá đơn thì khoản chiết khấu này sẽ được ghi vào giá trị hàng mua. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Vào cuối niên độ kế toán, nếu hàng tồn kho có khả năng giảm giá thì kế toán phải lập dự phòng: Nợ TK 681 Số dự phòng cần lập Có TK 391 Vào cuối niên độ kế toán sau, kế toán xác định số dự phòng cần lập cho niên độ tới và tiến hành điều chỉnh: + Nếu số dự phòng cần lập cho niên độ tới lớn hơn số dự phòng đã lập từ niên độ cũ thì kế toán phải trích lập bổ sung: Nợ TK 681 Số phải lập bổ sung Có TK 391 + Nếu số dự phòng cần lập cho niên độ tới nhỏ hơn số dự phòng đã lập từ niên độ cũ, kế toán hoàn nhập số thừa: Nợ TK 391 Có TK 781 Phần hai Thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội. A) Đặc điểm chung của Điện lực Ba Đình - Hà Nội ảnh hưởng đến tổ chức hạch toán: I) Quá trình hình thành và phát triển của Điện lực Ba Đình: 1) Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của Điện lực Ba Đình: Điện lực Ba Đình là một đơn vị trực thuộc Công ty điện lực thành phố Hà Nội, trước đây được gọi là chi nhánh Điện lực Ba Đình được tách ra từ Đội quản lý điện Hà Nội năm 1979. Ngày 13 tháng 01 năm 1999, tổng giám đốc tổng công ty điện lực Việt Nam ra quyết định số 09EVN/HĐQT-TCCB-LĐ thành lập lại Điện lực Ba Đình hoạt động theo mô hình xí nghiệp. Điện lực Ba Đình là một xí nghiệp kinh doanh điện năng hạch toán phụ thuộc công ty Điện lực thành phố Hà Nội nhưng có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, trụ sở đóng tại số 06 phố Hàng Bún, Hà Nội. Điện lực Ba Đình có nhiệm vụ, quyền hạn do sự phân cấp, uỷ quyền của công ty điện lực thành phố Hà Nội. 2) Chức năng, nhiệm vụ của Điện lực Ba Đình: Điện lực Ba Đình có những chức năng, nhiệm vụ sau: Quản lý vận hành an toàn liên tục, tin cậy, đảm bảo chất lượng điện năng, phấn đấu giảm tổn thất điện lưới truyền tải. Sửa chữa các thiết bị đường dây và trạm biến áp. Phục hồi, cải tạo, xây lắp các công trình điện. Thí nghiệm hiệu chỉnh thiết bị để xác định chất lượng thiết bị trong quá trình sửa chữa xây lắp của công ty. Tổ chức bán điện và thu tiền đến các hộ dùng điện nhân dân, các cơ quan đơn vị trên địa bàn quận Ba Đình. Thực hiện một số lĩnh vực sản xuất, dịch vụ liên quan đến ngành điện và dịch vụ phục vụ công tác kinh doanh điện. Nằm trên địa bàn quận Ba Đình nên Điện lực có một vị trí rất quan trọng trong việc cung ứng điện. Điện lực phải thường xuyên đảm bảo cung cấp điện an toàn ổn định cho các cơ quan trung ương, các cuộc đón tiếp các nguyên thủ quốc gia, các hội nghị, hội thảo của Đảng và nhà nước và các tổ chức quốc tế diễn ra trên địa bàn quận. Trong số các phụ tải cấp điện có một số phụ tải rất quan trọng như: Lăng chủ tịch Hồ Chí Minh, cơ quan chính phủ, hội trường Ba Đình, các cơ quan ngoại giao và đại sứ quán... 3) Quy mô, năng lực sản xuất và trình độ quản lý: Điện lực hiện đang quản lý một khối lượng rất lớn thiết bị gồm các trạm biến áp, đường dây nổi, cáp ngầm, các trạm Diezen phục vụ chính trị. Biểu số 1: (Số liệu năm 2001) Thiết bị Đơn vị tính Số lượng Trạm biến áp Cái 452 Máy biến áp Cái 515 Dung lượng máy biến áp KVA 239 315 Đường dây nổi Km 31 685 Cáp ngầm Km 154.4 Đường dây hạ thế Km 178.98 Năng lực sản xuất lớn như vậy được vận hành bởi một đội ngũ quản lý, kỹ sư, công nhân lành nghề. Biểu số 2 (Số liệu năm 2001) Lực lượng lao động (người) Số lượng Tỷ lệ Tổng số CNVC 383 Trong đó: + Nam CNVC 263 68,7% + Nữ CNVC 120 31,3% Đại học các ngành 39 10,2% Cán sự và trung cấp 28 7,3% Công nhân 316 82,5% Thợ bậc cao (bậc 6, 7) 186 48,6% II) Khái quát đặc điểm sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của Điện lực Ba Đình: 1) Đặc điểm hoạt động kinh doanh ở Điện lực Ba Đình: Chức năng kinh doanh chủ yếu của Điện lực Ba Đình là kinh doanh bán điện. Điện năng là một dạng hàng hóa đặc biệt với các đặc điểm riêng có là không nhìn thấy, không sờ thấy, không có hàng tồn kho, sản phẩm dở dang và sản phẩm dự trữ, khách hàng dùng trước trả tiền sau. ở Việt Nam, điện năng được nhà nước bảo hộ và chính phủ quyết định giá cả. Ngoài ra còn phải kể đến tính nguy hiểm cao độ trong cung ứng và sử dụng điện. Điện năng là một hàng hóa không thể thiếu trong mọi quá trình kinh tế. Khách hàng của ngành điện vô cùng phong phú, đa dạng. Quy trình kinh doanh điện năng được thể hiện qua 3 giai đoạn sau: Giai đoạn phát sinh khách hàng tiêu thụ điện lưới : ở giai đoạn này sau khi nhận được hồ sơ đề nghị mua điện của khách hàng, Điện lực sẽ tiến hành khảo sát thực tế nhu cầu và khả năng cung ứng điện cho khách hàng. Sau khi hoàn tất các thủ tục hành chính cần thiết căn cứ trên hồ sơ xác nhận điều kiện cho việc mua bán điện đã được hoàn tất đầy đủ, Điện lực sẽ tiến hành ký kết hợp đồng mua bán điện với khách hàng. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng nhất xác định mối quan hệ mua bán điện giữa hai bên đã phát sinh và sau đó hai bên bắt đầu thực hiện các hành vi mua và bán điện. Giai đoạn quản lý, theo dõi việc thu tiền điện: sau khi ký kết hợp đồng mua bán điện, Điện lực tiến hành các nghiệp vụ theo dõi việc sử dụng điện của khách hàng bao gồm : mục đích sử dụng điện, việc thực hiện các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật được xác định trong hợp đồng mua bán điện, thực hiện các qui định của pháp luật, của ngành điện trong cung ứng và sử dụng điện, đảm bảo cung ứng điện cho khách hàng liên tục, an toàn.... Hàng tháng phải tiến hành ghi lượng điện năng tiêu thụ của khách hàng làm cơ sở thu tiền điện sau này. Việc quản lý và ghi chỉ số tiêu thụ phải tuân thủ những qui định chặt chẽ của ngành và phải đảm bảo các nguyên tắc công khai, khách quan. Giai đoạn tính toán và thu tiền điện: trên cơ sở điện năng ghi được vào chu kỳ ghi chỉ số công tơ điện hàng tháng, Điện lực sẽ tiến hành tính toán tiền điện cho khách hàng. Việc in hóa đơn tiền điện được thực hiện tại Công ty điện lực thành phố Hà Nội và theo mẫu ban hành của tổng cục thuế. Sau khi đã in hóa đơn, Điện lực tiến hành thu tiền. Các giai đoạn nối tiếp nhau hình thành nên một quy trình kinh doanh bán điện khép kín. 2) Tổ chức bộ máy sản xuất và quản lý: Tất cả các phòng ban, đội, tổ chức năng trong Điện lực đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, cùng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Điện lực. Lãnh đạo Điện lực sẽ điều phối mối quan hệ này sao cho đồng bộ, nhịp nhàng để thực hiện tốt mục tiêu mà các cấp lãnh đạo đề ra. Hệ thống tổ chức của Điện lực Ba Đình được thiết kế theo mô hình trực tuyến chức năng. Giám đốc được giám đốc tổng công ty điện lực Việt Nam bổ nhiệm, điều hành Điện lực theo chế độ một thủ trưởng và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của điện lực trước công ty điện lực thành phố Hà Nội, trước pháp luật và trước toàn thể cán bộ công nhân viên chức của Điện lực. Giám đốc có quyền điều hành lực lượng lao động trong toàn Điện lực, ra quyết định đề bạt, bãi miễn, điều chuyển công tác đối với toàn bộ cán bộ và công nhân trong Điện lực. Phó giám đốc kinh doanh do giám đốc công ty điện lực thành phố Hà Nội bổ nhiệm, chỉ đạo mọi công việc về công tác kinh doanh bán điện. Phó giám đốc kỹ thuật do giám đốc công ty điện lực thành phố Hà Nội bổ nhiệm, chịu trách nhiệm chỉ đạo giải quyết các vấn đề kỹ thuật vận hành và một số dịch vụ khác có liên quan, phục vụ cho kinh doanh bán điện. Nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban: Phòng kỹ thuật - kế hoạch - vật tư: Có chức năng xây dựng kế hoạch về mọi mặt của toàn Điện lực, điều hành lưới điện, chịu trách nhiệm về công tác an toàn và lập các dự án cải tạo lưới điện, xác định nguyên nhân và giải quyết các sự cố mất điện, đảm bảo thiết bị vật tư phục vụ sản xuất; Nghiên cứu, thiết kế và tổ chức thực hiện các dự án hoàn thiện lưới điện; Đảm bảo an toàn vận hành lưới điện. Phòng kinh doanh: Tổ chức kinh doanh bán điện, thu tiền điện, theo dõi công nợ khách hàng mua điện, cung cấp các dịch vụ phục vụ cho công tác kinh doanh bán điện. Phòng hành chính - tổ chức: Điện lực Ba Đình không có chức năng tuyển nhận lao động, số lao động bổ sung do Công ty phân về. Do đó phòng hành chính - tổ chức chỉ quản lý, điều hành lao động theo quyết định của giám đốc; đảm nhận các công việc về hành chính; Tính lương, thưởng ... cho công nhân viên chức. Phòng tài chính - kế toán: Do đặc điểm của ngành điện, mặt hàng kinh doanh chủ yếu là điện thì phòng kinh doanh theo dõi, báo cáo số liệu lên Công ty để công ty tính lỗ lãi, giá thành 1KWH điện nên phòng tài chính kế toán Điện lực chỉ theo dõi và hạch toán các hoạt động không phải kinh doanh điện (gọi là sản xuất khác). Phòng tài chính - kế toán quản lý, bảo toàn và phát triển nguồn vốn Công ty giao; phân phối lương, thưởng cho CNVC; báo cáo tài chính đối với cơ quan chủ quản và cơ quan thuế . Ban thanh tra bảo vệ: Bảo vệ trụ sở, tài sản trong cơ quan. Kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các qui định của công ty, của Điện lực đối với mọi bộ phận, cá nhân trong Điện lực; Ban điều độ: Thiết kế sơ đồ một sợi, hệ thống lưới điện, dự toán chi phí và nắm vững toàn bộ hệ thống lưới điện do Điện lực quản lý. Sửa chữa, khắc phục ngay những sự cố xảy ra trong lưới điện, đóng cắt các đường dây trên không hoặc cáp ngầm khi có sự cố xảy ra. Cắt nguồn điện có sự cố để sửa chữa, đóng nguồn điện dự phòng để đảm bảo cung cấp điện an toàn, liên tục; theo dõi đồng hồ cao thế, nắm bắt sản lượng cao thế ở đầu nguồn, phối hợp cùng các phòng ban khác theo dõi tổn thất toàn Điện lực. Đội vận hành: Quản lý và vận hành đường dây trung thế, máy biến áp và các thiết bị đang vận hành trên lưới điện; Quản lý toàn bộ chìa khoá của các trạm biến áp, xây dựng các biện pháp đảm bảo an toàn cho các thiết bị cũng như toàn bộ trạm biến áp do Điện lực quản lý; Giám sát kỹ thuật trực tiếp các đơn vị thi công khi các đơn vị này thi công các công trình điện mà Điện lực quản lý. Đội đại tu: Thực hiện đại tu và sửa chữa lưới điện theo kế hoạch, hỗ trợ khắc phục sự cố. Đội diezel: Vận hành các trạm diezel phục vụ chính trị, các trạm phát điện dùng cho khi mất điện lưới, đảm bảo cung cấp điện liên tục, an toàn cho các cơ quan của Đảng và chính phủ. Đây là một đội chỉ riêng ở Điện lực Ba Đình. Tổ thí nghiệm: Thí nghiệm các thiết bị điện trên lưới như thí nghiệm máy biến áp, aptômát, đo tiếp địa, tìm điểm hỏng sự cố cáp ngầm... Đội quản lý khách hàng: Quản lý, lắp đặt thiết bị và cung cấp dịch vụ cho khách hàng thuộc khối cơ quan, ghi chỉ số, đưa thông báo thu tiền, đôn đốc thu hồi nợ. Tổ kiểm tra điện: Kiểm tra, phát hiện khách hàng vi phạm hợp đồng điện, lấy cắp điện. Tính và truy thu tiền điện tổn thất do vi phạm của khách hàng. Tổ áp giá: Kiểm tra, phát hiện khách hàng sử dụng điện sai mục đích. Tính và truy thu tiền điện chênh lệch do áp giá sai. Tổ lắp đặt công tơ: Thi công khách hàng mua điện mới gồm cả hệ thống đường dây, bảng ván, cầu chì... và không bao gồm công tơ. Tổ treo tháo công tơ: Lắp đặt, treo tháo công tơ các loại của khách hàng cũ và mới, thay công tơ định kỳ hoặc thay đột xuất của khách hàng cũ. Đội quản lý điện phường: Quản lý hệ thống đo đếm và hệ thống lưới điện trong từng phường, ghi chữ theo dõi sản lượng khách hàng, thu tiền điện tư gia hàng tháng; sửa chữa cải tạo theo các dự án nhỏ; sửa chữa, khắc phục sự cố, đảm bảo an toàn cho thiết bị của khách hàng tư gia. Mô hình tổ chức Điện lực Ba Đình năm 2001 được thể hiện trong Sơ đồ 18 3) Đặc điểm sản phẩm và quy trình công nghệ: Điện lực Ba Đình nhận điện năng do Công ty mua để kinh doanh. Đặc điểm của lao động ngành điện là nguy hiểm, nặng nhọc nên công nhân điện phải tuân theo một qui trình công tác nghiêm ngặt, hàng năm phải thi sát hạch an toàn. Công ty đã xây dựng các qui trình ghi chỉ sổ, qui trình vận hành, qui trình ký kết hợp đồng bán điện, qui trình kinh doanh bán điện ... được áp dụng thống nhất trong toàn công ty. Kỹ sư của các đơn vị trong toàn công ty hàng năm phải qua kỳ thi sát hạch, các công nhân khi lên bậc lương phải thi về sự nắm bắt và vận dụng các qui trình trên. Khối hệ thống sản xuất của Điện lực Ba Đình gồm: (Sơ đồ 18) 6 tổ quản lý điện phường. 6 phòng ban chức năng. 2 trạm Điezen. 1 đội quản lý vận hành lưới điện. 13 tổ phụ trợ. III) Tổ chức công tác kế toán tại Điện lực Ba Đình: 1) Bộ máy kế toán và kế toán phần hành: Với chức năng là một bộ phận nghiệp vụ quan trọng của doanh nghiệp, phòng kế toán tài chính Điện lực Ba Đình vừa là đơn vị tham mưu và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc Điện lực lại vừa hoạt động theo sự chỉ đạo, kiểm tra, giám sát về mặt nghiệp vụ của phòng kế toán tài chính Công ty điện lực thành phố Hà Nội. Kế toán trưởng: Được giám đốc công ty điện lực thành phố Hà Nội bổ nhiệm, đồng thời là kế toán tổng hợp, có trách nhiệm hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra các công tác kế toán do nhân viên kế toán thực hiện; Tham gia với các bộ phận liên quan, lập quyết toán tài chính cho các công trình được duyệt quyết toán, tham gia ký kết các hợp đồng kinh tế; Hàng kỳ tổng kết và báo cáo tài chính lên Công ty và giám đốc Điện lực. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước giám đốc Điện lực và giám đốc Công ty. Kế toán tài sản cố định: Hạch toán đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình tăng giảm tài sản cố định tại Điện lực trên cơ sở sổ thẻ kế toán chi tiết, lập bảng phân bổ khấu hao, định kỳ làm căn cứ để tập hợp chi phí sản xuất. Tại Điện lực không sử dụng TK 212, 213. Cuối mỗi tháng, quí, kế toán phải báo cáo theo các biểu sau: Bảng tổng hợp trích khấu hao TSCĐ. Bảng tổng hợp tăng giảm TSCĐ. Kế toán tiền lương, BHXH: Biểu tính lương do phòng hành chính tổ chức lập, kế toán lương kiểm tra tính chính xác của bảng lương và thanh toán lương cho CNV. Căn cứ bảng lương của các phòng ban, đội, tổ, kế toán lập bảng phân bổ tiền lương, tính bảo hiểm xã hội, tiền thưởng..., tập hợp chi phí tiền lương và phân bổ cho từng hoạt động sản xuất kinh doanh. Bảo hiểm xã hội được tính theo qui định của nhà nước. Từ bảng phân bổ số 1 ghi bảng kê số 5. Cuối tháng căn cứ bảng kê số 5 ghi vào nhật ký chứng từ số 7, từ đó ghi vào sổ cái tài khoản 334,338. Nhật ký chứng từ số 7 ghi có tài khoản 334, 338, 335, ... Kế toán ngân hàng: Cập nhật số liệu thanh toán qua ngân hàng hàng ngày, hoàn tất các thủ tục thanh toán qua ngân hàng. Tài khoản sử dụng cho phần hành kế toán này gồm: TK 11211: Ngân hàng chuyên chi (Dùng cho các hoạt động không phải kinh doanh điện) TK 11212: Ngân hàng chuyên thu (Tiền điện) Các giấy báo có khách hàng thanh toán tiền điện được phôtô chuyển cho phòng kinh doanh theo dõi xoá nợ khách hàng. Định kỳ, kế toán ngân hàng tập hợp số thu tiền điện để chuyển về tài khoản công ty. Kế toán căn cứ các giấy báo nợ, báo có vào bảng kê số 2 và NKCT số 2. Cuối tháng khóa sổ NKCT số 2, xác định tổng số phát sinh bên có TK 112 đối ứng nợ các tài khoản liên quan và lấy tổng cộng của NKCT số 2 để ghi sổ cái; lấy số cộng ghi nợ TK112, ghi có các TK trên bảng kê số 2 vào sổ cái TK112, từ đó tính ra số tiền còn gửi tại ngân hàng chuyển sang tháng sau. Kế toán vật tư: Cập nhật hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, nguyên vật liệu; đối chiếu, kiểm tra sổ sách với thủ kho; Lập bảng phân bổ phục vụ cho kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành. Vì sử dụng nhiều loại vật tư, mật độ nhập xuất cao nên vật liệu tại Điện lực Ba Đình được hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Từ 01/01/2001 áp dụng thống nhất một phương pháp tính giá vật liệu thực tế xuất dùng trong toàn Công ty là lấy giá tồn đầu kỳ (phương pháp bình quân đầu kỳ dự trữ) Hạch toán vật liệu tổng hợp và các tài sản lưu động khác thì theo đúng trình tự qui định của chế độ kế toán. Hiện nay, tại Điện lực Ba Đình, khâu kế toán tổng hợp vật liệu được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Kế toán công nợ: Với khách hàng mua điện thì dùng trước, trả tiền sau. Công ty qui định công nợ khách hàng mua điện do phòng kinh doanh theo dõi. Phòng kế toán chỉ theo dõi công nợ khách hàng phát sinh từ sản xuất khác. Đặc điểm của sản xuất khác này là khách hàng trả tiền trước, điện lực cung cấp sản phẩm và dịch vụ sau. Thông thường khách hàng trả tiền trước theo dự toán phòng kỹ thuật lập. Sau khi thi công các công trình hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng nếu khách hàng còn thừa tiền thì trả lại cho khách hàng. Kế toán vào sổ chi tiết theo dõi công nợ của khách hàng theo từng hoạt động sản xuất khác (như xây lắp điện, khảo sát thiết kế, lắp đặt công tơ, bao thầu...), cuối tháng vào bảng kê số 11 và sổ cái. Kế toán công nợ còn theo dõi khoản phải trả người bán. Các khoản chi phí phát sinh hàng tháng như tiền điện thoại, tiền nước... điện lực thanh toán theo hình thức uỷ nhiệm thu; các khoản phải trả khác như tiền mua vật liệu, đồ dùng, công cụ dụng cụ... thường được thanh toán bằng séc. Các khoản phải thanh toán với người bán được theo dõi chi tiết, cuối tháng vào NKCT số 5 và sổ cái. Kế toán doanh thu: Kế toán theo dõi số thu tiền điện, báo số liệu về Công ty. Tại Điện lực chỉ hạch toán doanh thu của sản xuất khác. Kế toán vào sổ chi tiết doanh thu của từng hoạt động sản xuất khác. Cuối tháng lên NKCT số 8 và vào sổ cái TK511. Kế toán giá thành: Tại điện lực Ba Đình chỉ tính giá thành sản xuất khác. Giá thành tính theo phương pháp trực tiếp. Kế toán tập hợp các yếu tố giá thành theo từng công trình, vào bảng tính giá thành. Cuối tháng vào nhật ký, bảng kê. Cuối tháng lập báo cáo tiêu thụ tổng hợp, tính lãi lỗ từng công trình. Kế toán theo dõi thuế: Căn cứ vào các hóa đơn mua vào và hóa đơn bán ra, kế toán lập báo cáo "Thuế giá trị gia tăng" theo các mẫu: Mẫu 01/GTGT: Tờ khai thuế giá trị gia tăng. Mẫu 02/GTGT: Bản kê hóa đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra. (Sản xuất khác) Mẫu 03/GTGT: Bản kê hóa đơn chứng từ dịch vụ mua vào. (Sản xuất khác) Báo cáo thuế GTGT nộp về công ty chậm nhất ngày 8 hàng tháng để công ty nộp cục thuế Hà Nội ngày 10 hàng tháng. Thủ quĩ: Quản lý tiền mặt tại Điện lực, trên cơ sở chứng từ thu, chi, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp để thanh toán, cuối ngày vào sổ quĩ, tính ra số tiền tồn quĩ cuối ngày. Kế toán quĩ: Trên cơ sở chứng từ thu, chi vào bảng kê số 1 và NKCT số 1. Từ số tổng cộng trên NKCT số 1 và bảng kê số 1 vào sổ cái tài khoản tiền mặt. Kế toán tổng hợp: Phần hành kế toán tổng hợp do kế toán trưởng thực hiện. Kế toán trưởng kiểm tra độ chính xác của các số liệu trên các NKCT và các bảng kê do các kế toán viên tính toán bằng cách so sánh giữa các chỉ tiêu ở sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết. Trên cơ sở đó, kế toán trưởng lên báo cáo tổng hợp, các báo cáo kế toán... Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán được thể hiện trong Sơ Đồ 19 2) Tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu: Điện lực Ba Đình là một đơn vị phụ thuộc nhưng có qui mô tương đối lớn, do đó khối lượng công tác kế toán rất lớn. Theo qui định của Công ty, Điện lực sử dụng hệ thống chứng từ thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn. Ngoài ra Công ty có qui định những chứng từ riêng phù hợp đặc điểm quản lý của ngành được sự chấp thuận của bộ tài chính. Điện lực sử dụng đủ 5 loại chứng từ do bộ tài chính qui định. 1. Chứng từ kế toán về tiền mặt: 2. Chứng từ về hàng tồn kho: 3. Chứng từ bán hàng: 4. Chứng từ về lao động tiền lương: 5. Chứng từ về tài sản cố định: Các chứng từ được sử dụng trong kế toán phải đầy đủ 8 yếu tố gồm tên gọi, ngày tháng năm lập, số hiệu, địa chỉ đơn vị cá nhân nhận, nội dung nghiệp vụ, số lượng và giá trị, chữ ký người lập, người kiểm soát, người phê duyệt. Chứng từ phải lập đủ số liên qui định, ghi chép rõ ràng đầy đủ, không tẩy xóa, gạch bỏ phần trống, không xé rời, không ký khống. Chứng từ kế toán tại Điện lực được luân chuyển theo đúng trình tự qui định. 3) Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ở Điện lực. Điện lực sử dụng đủ 9 loại tài khoản kế toán và 2 tài khoản ngoài bảng là TK 005 và TK 009. Một số tài khoản tại Điện lực không mở: TK 212: Tài sản cố định thuê tài chính. TK 213: Tài sản cố định vô hình. TK 221: Đầu tư chứng khoán dài hạn. TK 229: Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn. TK 244: Ký cược, ký quĩ dài hạn. TK 311: Vay ngắn hạn. TK 341: Vay dài hạn. TK 344: Nhận ký cược, ký quĩ dài hạn. TK 413: Chênh lệch tỷ giá. TK 441: Nguồn vốn xây dựng cơ bản. TK 461: Nguồn kinh phí sự nghiệp. TK 446: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. Công ty điện lực thành phố Hà Nội là một Công ty lớn, bao gồm nhiều đơn vị trực thuộc, nhiều phần việc nên các tài khoản được chi tiết hoá để tiện cho việc theo dõi các đơn vị và các phần công việc khác nhau. Tài khoản tại Điện lực được phân thành các tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4. 4) Tổ chức hình thức sổ kế toán: Công ty điện lực thành phố Hà Nội là một đơn vị lớn, các nghiệp vụ phát sinh nhiều kể cả ở các đơn vị trực thuộc nên Công ty đã chọn ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ để áp dụng trong toàn Công ty. Đội ngũ kế toán viên có trình độ đủ đáp ứng yêu cầu của hình thức ghi sổ này. Ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ giảm bới đáng kể khối lượng công việc ghi chép. Khâu hạch toán tổng hợp tại Điện lực Ba Đình được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Trình tự ghi sổ kế toán tại Điện lực Ba Đình tuân theo sơ đồ sau: Sơ đồ 20: Sơ đồ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Thẻ và sổ kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính 5) Tổ chức hệ thống báo cáo: Theo qui định của Công ty, Điện lực phải nộp các báo cáo kế toán về Công ty. Các báo cáo bao gồm: Biểu số 4 Mã biểu Tên mẫu biểu Điện lực báo cáo tháng quí năm Bảng cân đối kế toán x Báo cáo kết quả kinh doanh x x Báo cáo lưu chuyển tiền tệ x x Thuyết minh BC tài chính x x BC chi phí SXKD điện x BC các khoản Công ty cấp x BC các khoản phải nộp cty x Bảng TH thuế và các khoản phải nộp NN x Bảng TH trích KHTSCĐ x x Bảng TH tăng giảm TSCĐ x x x Bảng TH các c.trình thuộc nguồn vốn SCL x x Bảng tổng hợp kết quả K.D x x Báo cáo thu chi các quĩ x x BC thu chi quĩ ĐTPT x x Bảng tổng hợp CPSXKD điện theo yếu tố x x Bảng tổng hợp CPSXKD khác theo yếu tố x x BC giá thành các ctrình khách hàng x BC kết quả SXKD x B) Tổ chức hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội: I) Đặc điểm vật liệu: Vật liệu là một trong những yếu tố cấu thành sản phẩm của quá trình sản xuất. ở ngành điện nói chung và ở Điện lực Ba Đình nói riêng thì vật liệu có vai trò cực kỳ quan trọng và do đó công tác kế toán vật liệu luôn được quan tâm chú ý và thực hiện như ở các đơn vị hạch toán độc lập khác. Đặc điểm của vật liệu: Ngành điện có những qui trình công nghệ riêng biệt nên vật liệu của Điện lực Ba Đình cũng có đặc điểm riêng. Vật liệu chủ yếu là những vật liệu chuyên ngành như công tơ, áp tô mát, cáp, dây điện, dầu máy biến thế, dầu cách điện, hòm công tơ.... Vật liệu sau khi thi công thì phần lớn sẽ ở ngoài trời, nếu chất lượng không được đảm bảo thì sẽ gây nên tai nạn, do đó chất lượng vật liệu là đối tượng đang được quan tâm hàng đầu của ngành điện. II) Phân loại nguyên liệu, vật liệu: Vật liệu dùng cho công tác xây dựng các công trình điện, thi công sửa chữa các đường dây, phục vụ vận hành và kinh doanh bán điện an toàn liên tục... được phân loại theo sổ danh điểm vật liệu từ trên Công ty và thực hiện thống nhất trong toàn Công ty. Hiện nay tại công ty vật liệu được phân thành 5 nhóm chính: Nhóm 1: Vật liệu chính (TK 15221) - Bao gồm các loại vật tư chủ yếu để xây dựng các công trình điện, thi công sửa chữa các đường dây, công trình điện. Nhóm này chi tiết thành 385 loại vật liệu chính như cáp, dây, cầu dao, xà, đầu cốt, đầu cáp, cột, máy biến áp, dao cách ly..... Nhóm 2: Nhiên liệu (TK 15218) - Bao gồm các loại dầu, mỡ, dầu cách điện, dầu máy biến thế, nhựa cách điện, xăng... Nhóm này chi tiết thành 16 loại vật liệu. Nhóm 3: Vật liệu phụ (TK 15222) - Bao gồm các loại aptômát, TI, TU... Nhóm này chi tiết thành 41 loại vật liệu phụ. Nhóm 4: Công tơ (TK 15231) - Bao gồm các loại công tơ đo đếm điện 1 pha, 3 pha, hữu công, vô công, điện tử...... Nhóm này chi tiết thành 41 loại vật liệu khác nhau. Nhóm 5: Vật liệu thu hồi (TK 1525) - Bao gồm các loại vật liệu đã cũ, thu hồi khi xây dựng mới, cải tạo các công trình điện. III) Tính giá vật liệu: Vật liệu mà Điện lực Ba Đình sử dụng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh được hình thành từ hai nguồn chính: Công ty điện lực thành phố Hà Nội cấp và Điện lực Ba Đình tự mua. Giá đầu vào của vật liệu: giá đầu vào của vật liệu được tính theo giá thực tế. Với vật liệu do Công ty cấp: Giá vật liệu là giá thực tế ghi trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ của Công ty. Đối với vật liệu mua ngoài: Giá vật liệu nhập kho là giá ghi trên hóa đơn chưa có thuế GTGT và các chi phí khác như vận chuyển, bốc dỡ, bến bãi chưa có thuế GTGT. Giá xuất kho vật liệu: Điện lực Ba Đình đang sử dụng phương pháp tính giá bình quân đầu kỳ dự trữ để tính giá vật liệu xuất kho. Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Tại Điện lực Ba Đình, việc áp dụng máy tính trong thực hành kế toán đã được thực hiện tương đối hoàn chỉnh. Vật liệu nhập, xuất trong kỳ được nhập vào máy hàng ngày. Máy tính sẽ tự động tính ra giá vật liệu xuất trong kỳ. Kế toán sẽ điền vào cột số tiền trên mỗi phiếu xuất kho đã nhận từ thủ kho. IV) Tổ chức công tác quản lý quá trình dự trữ, thu mua, bảo quản vật liệu: Việc mua sắm vật liệu được lập kế hoạch hàng năm đảm bảo cho quá trình sản xuất và kinh doanh diễn ra liên tục trên cơ sở và điều kiện sau: Kế hoạch sản xuất, sửa chữa, phục hồi nâng cấp và đầu tư xây dựng của đơn vị. Định mức tiêu hao vật liệu trong vận hành và cho từng hạng mục công trình sửa chữa. Định mức vật liệu dự phòng cho sản xuất. Báo cáo nghiên cứu khả thi phương án kỹ thuật, thiết kế kỹ thuật kèm bản tiên lượng vật liệu đã được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt. Yêu cầu tiến độ của công tác sửa chữa lớn, phục hồi nâng cấp và đầu tư xây dựng. Cân đối vật liệu tồn kho của đơn vị. Kế hoạch vốn. Các hồ sơ liên quan khác theo qui định của nhà nước và tổng công ty điện lực Việt Nam. Quản lý quá trình thu mua vật liệu: Khi có quyết định của giám đốc mua một thứ vật liệu nào, bộ phận cung tiêu phải cung cấp đầy đủ 3 hồ sơ báo giá, từ đó sẽ chọn ra một nhà cung cấp đảm bảo các chỉ tiêu về kỹ thuật và kinh tế ở mức tối ưu. Việc mua sắm vật liệu phải được thực hiện thông qua hợp đồng và đảm bảo những nguyên tắc sau: Tất cả các loại vật liệu phục vụ cho công tác sản xuất, sửa chữa lớn và dự phòng chiến lược, sửa chữa thường xuyên, cải tạo nâng cấp, phục hồi và đầu tư xây dựng được phân phối từ Công ty. Không mua sắm vật liệu thiết bị trôi nổi trên thị trường trong và ngoài nước, không rõ nguồn gốc xuất xứ, cơ sở chế tạo, vật liệu nhập ngoại nhưng hồ sơ giấy tờ không đầy đủ và không phù hợp.... Việc cung ứng vật liệu phải kịp thời và đảm bảo cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị. Vật liệu mua về phải có đầy đủ hoá đơn thuế GTGT. Với những vật liệu mua lẻ, số lượng ít, giá trị dưới 100 ngàn đồng thì có thể không có hóa đơn GTGT. Vật liệu mua lẻ, số lượng ít phục vụ sản xuất thì chỉ cần giấy đề nghị mua sắm vật liệu của bộ phận sử dụng và được thủ trưởng đơn vị ký duyệt, giấy đề nghị nhập kho kèm chứng từ mua bán đã được duyệt. Các hợp đồng mua vật liệu sau khi được ký thì chuyển 01 bộ cho phòng kỹ thuật - kế hoạch - vật tư để phòng này lập kế hoạch và chuẩn bị phương tiện vận tải, kho tàng để nhập vật liệu vào kho. Vật liệu nhập kho phải được kiểm tra đúng quy cách, phẩm chất và được xuất kho theo quy định hiện hành. Phòng kỹ thuật - kế hoạch - vật tư có nhiệm vụ theo dõi việc tiếp nhận vật liệu, thực hiện nghĩa vụ thanh toán, xử lý các tồn tại đối với người bán về chất lượng vật liệu trong thời gian bảo hành; quyết toán và thanh lý hợp đồng với người bán. Bảo quản vật liệu: Kho vật liệu phải đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật đối với từng chủng loại vật liệu được lưu giữ và bảo quản tại đó. Mỗi loại vật liệu đều phải có thẻ kho ghi số lượng nhập ban đầu, cập nhật số liệu nhập, xuất và số liệu qua các đợt kiểm kê. Thủ kho là người chịu trách nhiệm về số vật liệu được giao quản lý tại kho. Trên thực tế, biện pháp tổ chức kho của đơn vị đã đảm bảo các nguyên tắc sau: Kho đảm bảo yêu cầu kỹ thuật về tồn chứa, an toàn cho người và vật liệu. Thuận tiện cho việc tiếp nhận, bảo quản, cấp phát và đảo chuyển. Mỗi loại vật liệu được ở một vị trí, được đánh ký hiệu vị trí và ghi ký hiệu này vào thẻ kho để dễ tìm kiếm. Có sơ đồ bố trí kho, phân vùng cho từng chủng loại vật liệu, trang bị các bộ giá, hệ thống chiếu sáng hợp lý. Mỗi kho đều có bảng qui định phòng cháy chữa cháy và phương tiện cứu hoả tại chỗ. Xây dựng được nội qui ra vào kho, cấp phát vật liệu, kế hoạch đảo chuyển định kỳ để chống mối mọt, chổng rỉ... Thủ kho và kế toán thực hiện tốt chế độ báo cáo, luân chuyển chứng từ. V) Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ vật liệu: 1) Thủ tục, chứng từ nhập kho: Tổ chức chứng từ kế toán là bộ phận quan trọng trong công tác kế toán đặc biệt là kế toán vật liệu. Mọi nghiệp vụ ghi chép đều căn cứ trên các chứng từ này. Phần hành kế toán vật liệu chủ yếu là nhập, xuất vật tư. Khi giám đốc duyệt giấy báo giá, bộ phận cung ứng sẽ đi mua vật liệu. Bộ phận cung ứng khi mua hàng sẽ mang hóa đơn GTGT về giao cho kế toán vật liệu. Biểu số 5: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 25 tháng 12 năm 2001 Ký hiệu AA/98 Số:06352 Đơn vị bán hàng: Công ty NG VINA Địa chỉ: Hải Phòng............. Số tài khoản: ......................................... Điện thoại:................................... MS: 02 001 11700 5 Họ tên người mua hàng: Ông Kim Đơn vị: Điện lực Ba Đình. Địa chỉ: Số 6 Hàng Bún , Hà Nội. Số tài khoản: 710A - 00050 Hình thức thanh toán: Séc MS: 01 001 01114 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Dây súp đôi m 200 2.100 420.000 Cộng tiền hàng: 420.000 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 42.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 462.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm sáu mươi hai nghìn đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Trường hợp vật tư do Công ty cấp thì phải có phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Biểu số 6 Đơn vị: Công ty ĐLTP Hà Nội Mẫu số: 02 – BH Địa chỉ: 69 Đinh Tiên Hoàng Ban hành theo QĐ số: 1141 - tài chính........... Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 26 tháng 12 năm 2001 Căn cứ lệnh điều động số 23 ngày 25 tháng 12 năm 2001 của giám đốc Công ty Điện lực T.P Hà Nội về xuất cho Điện lực Ba Đình. Họ tên người vận chuyển:....Thắng......................Hợp đồng số 12050 Xuất tại kho: Đại Thanh Nhập tại kho: Điện lực Ba Đình. STT Tên, qui cách sản phẩm (hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Dầu MBA 36295100 Lít 200 200 5 000 1 000 000 Tổng: 200 200 1 000 000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một triệu đồng chẵn. Xuất, ngày 26 tháng 12 năm 2001 Nhập, ngày 26 tháng 12 năm 2001 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập Thủ tục nhập kho Tất cả vật liệu, kể cả vật liệu Điện lực tự mua hay vật liệu do Công ty cấp về đến Điện lực đều phải tiến hành các thủ tục nhập kho theo qui định. Để làm thủ tục nhập kho nhất thiết phải có hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (nếu là vật liệu tự mua) hoặc hóa đơn kiêm phiếu vận chuyển nội bộ (nếu là vật liệu do công ty cấp). Thủ kho lập phiếu nhập kho làm 4 liên: 1 thủ kho giữ, 1 giao cho kế toán, 1 người mua hàng giữ, 1 lưu. Biểu số 7 Đơn vị: ĐL Ba Đình Phiếu nhập kho Mẫu số: 01 - vật tư Ngày 25 tháng 12 năm 2001 (QĐ số 1141-TC/CĐKT) Ngày 1/11/1995 của BTC Nợ: 15222 Số: 32 Có: 3311.005 Họ tên người giao hàng: Kim t