Đề tài Một số vấn đề về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Lời mở đầu Ngày nay, toàn cầu hoá và hội nhập quốc tế đã trở thành một xu thế khách quan trong tiến trình phát triển kinh tế thế giới. Quá trình toàn cầu hoá và hội nhập kinh tế quốc tế đã tạo ra những thời cơ thuận lợi cho các quốc gia, các doanh nghiệp có cơ hội phát triển, đồng thời nó cũng đem lại những thách thức lớn về sự cạnh tranh, khả năng thu hút thị trường. Để đứng vững trên thương trường, đáp ứng được yêu cầu của người tiêu dùng với sản phẩm chất lượng cao, giá thành hạ thì các doanh nghiệp phải giám sát từ khâu đầu đến khâu cuối của quá trình sản xuất, từ khi tìm được nguồn thu mua vật liệu cho đến khi tìm được thị trường tiêu thụ sản phẩm để đảm bảo sử dụng vốn lưu động có hiệu quả, tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước, cải thiện đời sống người lao động, mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung nguyên vật liệu thường chiếm một tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, đảm bảo đầy đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục là một vấn đề cấp thiết, được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu có đảm bảo tốt thì sẽ đảm bảo cho cả việc cung cấp vật liệu kịp thời đồng bộ cho nhu cầu sản xuất, kiểm tra và giám sát chặt chẽ việc chấp hành định mức dự trữ và tiêu hao vật liệu, ngăn chặn hiện tượng lãng phí vật liệu trong sản xuất, góp phần giảm bớt chi phí hạ thấp giá thành, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong doanh nghiệp. Nhận thấy vai trò quan trọng của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất, dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo Phan Trung Kiên em đã lựa chọn đề tài: “Một số vấn đề về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất”. I/ Sự cần thiết của kế toán nguyên vật liệu trong công tác quản lý kinh tế ở doanh nghiệp sản xuất 1. Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tiến hành sản xuất đều phải có 3 yếu tố cơ bản, đó là: Tư liệu lao động Đối tượng lao động Sức lao động Đối tượng lao động là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu mà các doanh nghiệp phải quan tâm trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đây là một trong ba yếu tố cơ bản của sản xuất mà biểu hiện cụ thể của nó là nguyên vật liệu. Vật liệu là đối tượng được chuyển hoá do lao động có ích của con người. Theo Mác, tất cả mọi vật thể thiên nhiên xung quanh con người mà lao động có ích có thể tác động và để tạo ra của cải vật chất cho xã hội, phục vụ con người đều là đối tượng lao động. Nguyên vật liệu nào cũng có thể là đối tượng lao động song không phải bất cứ đối tượng nào cũng là nguyên vật liệu. Một đối tượng lao động có khả năng thay đổi do lao động của con người ấy mới là nguyên vật liệu. Ví dụ: Quả bông tự thân nó không phải là nguyên vật liệu nhưng nếu chúng được cung cấp cho công nghiệp dệt thì chúng lại trở thành nguyên vật liệu, bởi nó được lao động của con người tác động và biến thành các sản phẩm chế biến, phục vụ con người với hình thái khác hình thái tồn tại ban đầu của chúng. Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất hình thành nên thực thể của sản phẩm. Khác với tư liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Do vậy dưới hình thái hiện vật nó là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động, còn dưới hình thái giá trị nó là vốn lưu động dự trữ của doanh nghiệp. Vì vậy việc quản lý nguyên vật liệu chính là quản lý vốn sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp, là nhân tố quyết định sự thành bại của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu không chỉ ảnh hưởng đến số lượng sản phẩm mà còn ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm. Nguyên vật liệu có đảm bảo chất lượng cao, đúng quy cách, chủng loại thì sản phẩm tạo ra mới phù hợp nhu cầu thị trường, mới tạo ra sức cạnh tranh cao. Bên cạnh chất lượng sản phẩm được đảm bảo thì phải nói tới giá cả, giá thành sản phẩm phải hợp lý thì doanh nghiệp mới có chỗ đứng để tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường hiện nay. Điều đó khiến doanh nghiệp phải quản lý vật liệu chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm tiết kiệm tối đa chi phí sản xuất, giảm tiêu hao vật liệu trong quá trình sản xuất, giảm giá thành sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm khoảng 50%- 70% trong giá thành sản phẩm, nó tác động trực tiếp đến chỉ tiêu sản lượng, chất lượng,chỉ tiêu giá thành sản phẩm, chỉ tiêu lợi nhuận, chỉ tiêu về sức sản xuất, tình hình sử dụng vốn lưu động. Qua phân tích trên, tuỳ theo tình hình đặc điểm sản xuất, kinh doanh của từng doanh nghiệp, cũng như tình hình quản lý nhân sự ở mỗi doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp bảo quản, quản lý vật liệu sao cho phù hợp. Song nhìn chung với phương pháp nào thì vẫn phải bảo đảm yêu cầu đặt ra là: Vật liệu cần được quản lý tốt ở các khâu mua, bảo quản dự trữ và sử dụng hợp lý, có hiệu quả. 2. Đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Trong các doanh nghiệp sản xuất để quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường thì cần phải có kế hoạch mua và dự trữ các loại vật tư, hàng hoá, nguyên vật liệu hợp lý và phải đảm bảo việc cung cấp đầy đủ, kịp thời cả về số lượng và chất lượng trong đó vật liệu chiếm tỷ trọng lớn vì vậy kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp phải thực hiện tốt các đặc điểm sau đây: - Về mặt hiện vật: NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào chu kỳ sản xuất vật liệu sẽ bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành lên thực thể sản phẩm. - Về mặt giá trị: Do chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nên giá trị của vật liệu sẽ được tính hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. 3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng. Mỗi doanh nghiệp do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên cần tuân thủ các yêu cầu quản lý sau để nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp: - Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, trước hết các doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho nguyên vật liệu. Hệ thống danh điểm và số danh điểm của nguyên vật liệu phải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy cách, chủng loại của nguyên vật liệu. - Để quá trình sản xuất kinh doanh liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm thì doanh nghiệp phải dự trữ nguyên vật liệu ở một mức độ hợp lý. Do vậy, các doanh nghiệp phải xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm nguyên vật liệu, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại nguyên vật liệu nào đó. Định mức tồn kho của nguyên vật liệu còn là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. - Để bảo quản tốt nguyên vật liệu dự trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát, các doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật tư. 4. Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu Qua cơ sở lý luận trên và để thực hiện chức năng giám đốc, công cụ quản lý kinh tế xuất phát từ vị trí của kế toán trong quản lý, nhà nước đã xác định nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất như sau: - Thực hiện việc phân loại, đánh giá nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc chuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trị doanh nghiệp - Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động kinh doanh nhằm cung cấp thông tin để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, xác định giá vốn hàng bán. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật liệu, kế hoạch sử dụng vật liệu cho sản xuất - Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thực tế của vật liệu nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và chất lượng vật liệu đồng thời kiểm tra tình hình chấp hành định mức tiêu hao vật liệu. - Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất- kinh doanh. - Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời vật liệu thiếu thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp kịp thời để xử lý, hạn chế đến mức tối đa các thiệt hại có thể xảy ra. - Đối với mỗi thứ vật liệu phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn định mức tối thiểu, tối đa để ngăn ngừa các trường hợp thiếu nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất hay tình trạng ứ đọng vốn. - Xây dựng định mức tiêu hao vật liêụ, không ngừng cải tiến, hoàn thiện để đạt định mức tiên tiến. Công tác kế toán vật liệu có một vai trò hết sức quan trọng trong công việc quản lý vật liệu, cung cấp số liệu cho việc kế toán chi phí và tính giá thành thành phẩm từ đó giúp cho các nhà quản lý vật liệu đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác. Giúp cho doanh nghiệp có kế hoạch thu mua, dự trữ nguyên vật liệu tránh tình trạng làm gián đoạn quá trình sản xuất. Do đó cần tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu, đồng thời từ các thông tin đó mà doanh nghiệp mới biết tình hình sử dụng vốn lưu động, từ đó có biện pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động và tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất. II/ nội dung kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1. Phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất- kinh doanh. Trong điều kiện đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. * Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: Là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng nguyên vật liệu chính không giống nhau: ở doanh nghiệp cơ khí nguyên vật liệu là: sắt, thép,...; doanh nghiệp sản xuất đường nguyên vật liệu chính là cây mía, còn doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo nguyên vật liệu chính là đường, nha, bột,...Có thể sản phẩm của doanh nghiệp này là nguyên vật liệu cho doanh nghiệp khác...Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích để tiếp tục gia công chế biến được coi là nguyên vật liệu chính ví dụ: doanh nghiệp dệt mua sợi về để dệt vải. - Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý ( thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, xà phòng, ...) - Nhiên liệu, năng lượng : Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh như đá, than, xăng, dầu, bùn, củi, hơi đốt, khí đốt,...Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường. - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và bảo dưỡng TSCĐ. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại vật liệu, thiết bị phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản, tái tạo tài sản cố định. - Vật liệu khác: Là những loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định. Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ nguyên vật liệu, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên “Sổ danh điểm vật liệu”, thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm nguyên vật liệu. * Căn cứ vào nguồn hình thành: nguyên vật liệu được chia làm hai nguồn: - Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh, nhận biếu tặng,... - Nguyên vật liệu tự chế: do doanh nghiệp tự sản xuất . Ví dụ: doanh nghiệp chế biến chè có tổ chức đội trồng chè cung cấp nguyên vật liệu cho bộ phận chế biến. Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu , là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho. * Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật liệu thành: - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm: + Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm. + Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: + Nhượng bán; + Đem góp vốn liên doanh; + Đem quyên tặng. 2. Tính giá nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu. Theo quy định của Chuẩn mực kế toán số 02- Hàng tồn kho- Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được, cụ thể: Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm: Giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua. Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất như: Chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hoá nguyên, vật liệu thành thành phẩm. Chi phí liên quan trực tiếp khác được tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí thu mua và chi phí chế biến hàng tồn kho. Như vậy phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho trong công tác hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp, nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế. Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra NVL. Giá thực tế của NVL nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập. Tính giá NVL nhập vào: * Nguyên tắc tính: Thời điểm tính giá là khi doanh nghiệp đã kiểm nhận NVL nhập kho hoặc đưa vào sử dụng không qua kho. Chỉ tiêu tính giá là giá thực tế được hình thành dựa trên căn cứ có tính khách quan và có chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Tính giá dựa trên cơ sở dồn tích. Kết hợp hài hoà nguyên tắc phù hợp và nguyên tắc trọng yếu khi xử lý chi phí thu mua. * Tính giá NVL theo các phương thức hình thành: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế nhập kho bao gồm :Giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc mua vật tư, trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá. + Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua là giá chưa có thuế giá trị gia tăng. + Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi, dự án,...thì giá mua bao gồm cả thuế giá trị gia tăng. - Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế nhập kho = Trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến + Số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến + các chi phí vận chuyển, bốc dỡ khi giao nhận. - Đối với NVL tự sản xuất: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá thành sản xuất vật liệu tự gia công chế biến - Đối với NVL nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần: Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá trị được các bên tham gia góp vốn thừa nhận + chi phí khác phát sinh liên quan đến tiếp nhận vật tư. - Nhập vật tư do được cấp: Trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho là giá ghi trên biên bản giao nhận + các chi phí phát sinh khi giao nhận. - Nhập vật tư do được biếu tặng, được tài trợ: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lý + các chi phí khác phát sinh. - Đối với NVL vay, mượn tạm thời của đơn vị khác: Giá thực tế nhập kho tính theo giá thị trường hiện tại của số NVL đó. - Phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh nhập kho: Giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế hoặc theo giá bán trên thị trường. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho: * Nguyên tắc tính: Thời điểm tính giá là khi xuất kho NVL hoặc cuối kỳ hạch toán. Giá NVL xuất kho phải tính theo giá phí. Giá NVL xuất kho phải phù hợp với khối lượng xuất. Phương pháp tính giá NVL phải thích hợp với đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp. Phương pháp tính giá xuất kho phải nhất quán. * Các phương pháp tính giá xuất kho thông dụng: Trong quá trình sản xuất việc đánh giá vật liệu theo giá thực tế là rất quan trọng. Nó giúp cho việc phân bổ chính xác chi phí thực tế về vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của các doanh nghiệp, phụ thuộc vào yêu cầu của quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong kế toán, nếu có thay đổi phải có sự giải thích rõ ràng. - Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu nào mua trước sẽ được dùng làm giá của vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích ứng với trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. Phương pháp này có ưu điểm là cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời. Nhược điểm của phương pháp này là phải tính giá theo từng danh điểm NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra, phương pháp này làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL. Phương pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. - Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước. Phương pháp này giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL, thích ứng với trường hợp lạm phát, giá cả có xu hướng tăng. Về cơ bản ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng của phương pháp này giống như phương pháp Nhập trước- Xuất trước. - Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này, căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho của lô vật liệu xuất kho để tính. Khi xuất kho lô nào thì tính theo giá thực tế đích danh của lô đó. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho, vì vậy khi xuất kho lô nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Phương pháp này có ưu điểm là công tác tính giá NVL được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL. Tuy nhiên, để áp dụng được phương pháp này, thì điều kiện cốt yếu là hệ thống kho tàng của doanh nghiệp cho phép bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho. - Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền: Đây là phương pháp thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, tần suất nhập, xuất lớn. Căn cứ vào số lượng vật liệu xuất và giá đơn vị bình quân để xác định giá trị vật liệu xuất dùng. Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Đơn giá bình quân = Số lượng vật liệu + Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Trị giá vật liệu xuất kho = ( Số lượng vật liệu xuất kho) x( Đơn giá bình quân) Theo cách này, khối lượng tính toán giảm nhưng chỉ tính được trị giá vốn thực tế của vật tư vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin được kịp thời, đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm NVL. - Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước: Theo phương pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ này được xác định bởi giá bình quân cuối kỳ trước. = Giá đơn vị bq Giá VL tồn đầu kỳ hay cuối kỳ trước cuối kỳ trước Lượng thực tế VL tồn đầu kỳ hay cuối kỳ trước Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lượng NVL xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế NVL xuất kho theo từng danh điểm. Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán, nhưng độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến động giá cả NVL, trong trường hợp có sự biến động lớn về giá cả thì phương pháp này tỏ ra kém chính xác và có trường hợp gây ra bất hợp lý (tồn kho âm). Việc áp dụng cách tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp này có thể được áp dụng trong các doanh nghiệp sử dụng các loại nguyên vật liệu ít có sự biến động về giá cả, những nguyên vật liệu được nhà nước bảo đảm về giá, số lượng danh điểm nguyên vật liệu sử dụng nhiều, quá trình nhập, xuất diễn ra phức tạp, doanh nghiệp không có điều kiện trong việc tính giá của từng loại nguyên vật liệu một cách chi tiết, công tác kế toán trong doanh nghiệp còn đơn giản. - Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập: Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm NVL. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng NVL xuất kho giữa 2 lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế NVL xuất kho. Phương pháp này cho phép kế toán tính giá NVL xuất kho kịp thời. Tuy nhiên, khối lượng công việc tính toán sẽ nhiều hơn và phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm nên phương pháp này rất thích hợp đối với những doanh nghiệp đã làm kế toán máy. - Phương pháp giá hạch toán: Đối với những doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập- xuất vật liệu diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được. Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. Gtt NVL xuất kho = Hệ số giá NVL x Ght NVL xuất kho Phương pháp này cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL, số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao. Trên đây là những phương pháp tính giá nguyên vật liệu nhập, xuất chủ yếu, nó đã và đang được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Tuỳ từng điều kiện cụ thể mà các doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính giá khác nhau cho phù hợp. Tuy nhiên thực trạng hiện nay cho thấy có một bộ phận các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có danh mục nguyên vật liệu rất nhiều, số lần nhập, xuất diễn ra liên tục với số lượng nhỏ. Để giải quyết vấn đề này doanh nghiệp có thể tính giá nguyên vật liệu thực tế xuất kho trong kỳ dựa vào giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ và tồn cuối kỳ theo công thức: + __-__--- = Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế VL Giá thực tế VLxuất dùng VL tồn đầu kỳ mua trong kỳ VL tồn ckỳ Phương pháp này cũng được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp hạch toán chi phí nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ III/ Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1. Chứng từ kế toán Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến việc nhập xuất vật liệu phải được lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đã được nhà nước ban hành theo quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các văn bản khác của Bộ Tài chính. Chứng từ dùng để hạch toán vật liệu là cơ sở để ghi chép vào thẻ kho và các sổ kế toán liên quan đồng thời là căn cứ để kiểm tra tình hình biến động của vật liệu. Chứng từ được lập trên cơ sở kiểm nhận vật liệu hoặc là kiểm nhận kết hợp với đối chiếu (tuỳ theo nguồn nhập) và trên cơ sở xuất kho vật liệu. Nội dung của chứng từ phải phản ánh được những chỉ tiêu cơ bản như tên, qui cách của vật liệu, số lượng vật liệu nhập hoặc xuất, lý do nhập hoặc xuất kho. Theo chế độ hiện hành kế toán vật liệu sử dụng các chứng từ chủ yếu sau : - Phiếu nhập kho vật liệu ( Mẫu 01 – VT ). - Phiếu xuất kho vật tư ( Mẫu 02 – VT ). - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03 – VT ). - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá ( Mẫu 08 – VT ). - Hoá đơn (GTGT ) ( Mẫu GTKT) - Hoá đơn cước phí vận chuyển ( Mẫu 03 – BH ) - Ngoài ra các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui định của Nhà nước. Các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như Phiếu xuất vật liệu theo hạn mức ( Mẫu 04 - VT ); Biên bản kiểm nghiệm vật liệu (Mẫu 05 - VT ); Phiếu báo vật liệu còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07 – VT ) và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp. 2. Sổ chi tiết vật liệu Để kế toán chi tiết vật liệu, tùy thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết sau : Sổ ( thẻ ) kho Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ số dư Sổ (thẻ) kho ( mẫu 06- VT ) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập xuất kho của từng thứ vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi chi tiết : Tên, nhãn hiệu, qui cách, đơn vị tính, mã số vật liệu. Sau đó giao cho thủ kho để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn hàng ngày về số lượng. Thẻ kho dùng để hạch toán ở kho không phân biệt hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp nào. Còn sổ (Thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử dụng để hạch toán từng hàng nhập- xuất- tồn vật liệu về mặt giá trị hoặc cả lượng và giá trị phụ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kê nhập - xuất. Các bảng luỹ kế tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. a) Các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu (*) Phương pháp thẻ song song - ở kho : Căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất, thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập- xuất tồn vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận được chứng từ nhập -xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm vật liệu. Cuối ngày thủ kho tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập -xuất đã phân loại theo từng thứ vật tư cho phòng kế toán. - ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng thẻ hay sổ chi tiết vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu kết cấu như thẻ kho nhưng thêm cột đơn giá và phản ánh riêng theo số lượng, giá trị và cũng được phản ánh theo từng danh điểm vật liệu. Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập- xuất vật liệu ở kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại và hoàn chỉnh chứng từ rồi ghi vào thẻ chi tiết. Cuối kỳ, kế toán lập Bảng kê nhập- xuất- tồn, sau đó: + Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho của thủ kho. + Từ sổ kế toán chi tiết vật liệu, kế toán lấy số liệu để ghi vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn vật liệu theo từng danh điểm. + Đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp xuất- nhập- tồn vật liệu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu. * Ưu điểm , nhược điểm và điều kiện áp dụng: - Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của từng danh điểm vật liệu theo số lượng và giá trị. -Nhược điểm: Ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lắp về chỉ tiêu số lượng, bên cạnh đó việc đối chiếu còn tiến hành chủ yếu vào cuối tháng nên còn hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL, việc nhập- xuất vật liệu diễn ra không thường xuyên. Đặc biệt, trong điều kiện doanh nghiệp đã làm kế toán máy thì phương pháp này vẫn áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, việc nhập xuất diễn ra thường xuyên. Do đó phương pháp này sẽ được áp dụng ngày càng rộng rãi. Ngoài phương pháp thẻ song song, doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển hoặc phương pháp Sổ số dư. IV/. Kế toán tổng hợp vật liệu 1. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (*) Tài khoản sử dụng - Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động về các loại nguyên, vật liệu của doanh nghiệp ( có thể mở chi tiết cho từng loại, nhóm thứ vật liệu ). TK 152 xxx Gtt NVL tăng trong kỳ Gtt NVL giảm trong kỳ Dư Nợ: Gtt của NVL tồn kho Theo chế độ, tài khoản 152 chi tiết theo yêu cầu quản lý NVL của doanh nghiệp nhưng thông thường các doanh nghiệp chi tiết TK 152 theo từng loại NVL: Tài khoản 1521: Nguyên vật liệu chính. Tài khoản 1522: Nguyên vật phụ Tài khoản 1523: Nhiên liệu Tài khoản 1524: Phụ tùng thay thế Tài khoản 1525: Thiết bị xây dựng cơ bản Tài khoản 1528: Vật liệu khác - Tài khoản 331 : Phải trả cho người bán : Tài khoản này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu về các khoản vật liệu theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản 331 được mở theo dõi cho từng đối tượng cụ thể : Từng người bán, từng người nhận thầu. Khi lập bảng cân đối kế toán số dư chi tiết bên Nợ được ghi vào chi tiết trả trước cho người bán ( mã số 132 ) ; số dư chi tiết bên Có được ghi vào chi tiết phải trả cho người bán ( mã số 313 ). - Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường. Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá các loại nguyên vật liệu mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp, còn đang đi trên đường vận chuyển ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nghiệm nhận nhập kho. - Tài khoản 133 : Thuế VAT được khấu trừ Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế VAT đầu vào được khấu trừ đã khấu trừ và còn được khấu trừ. Tài khoản 133 có 2 tài khoản cấp 2 : Tài khoản 1331 : Thuế VAT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ. Tài khoản 1332 : Thuế VAT được khấu trừ của tài sản cố định. Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan như tài khoản 111, tài khoản 112, 141, 128, 222, 241, 627, 621, 642, 622. 1.1. Hạch toán thu mua nguyên vật liệu * Trường hợp vật liệu và hoá đơn cùng về trong tháng: Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi: + Theo phương pháp khấu trừ thuế Nợ TK 152 ( chi tiết liên quan ) : Theo giá mua thực tế. Nợ TK 133 :Thuế VAT được khấu trừ. Có TK liên quan ( 111, 112, 141, 331) Tổng giá thanh toán. + Tính theo phương pháp trực tiếp : Nợ TK 152 Tổng giá thanh toán. Có TK liên quan ( 111, 141, 331) Tổng giá thanh toán. * Trường hợp hàng đang đi đường: - Khi kế toán chỉ nhận được hoá đơn mà chưa nhận được phiếu nhập kho thì lưu hoá đơn vào cặp hồ sơ hàng đang đi đường. Nếu trong tháng hàng về thì ghi bình thường như trường hợp trên nhưng nếu đến ngày cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 151: Phần được tính vào giá NVL Nợ TK 133: VAT theo phương pháp khấu trừ Có TK 331: Hoá đơn chưa trả tiền cho người bán Có 111, 112, ... Hoá đơn đã thanh toán. - Sang tháng sau, khi số hàng trên đã về kho, căn cứ phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 * Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn : - Khi kế toán chỉ nhận được phiếu nhập, chưa nhận được hoá đơn thì căn cứ vào lượng NVL thực tế nhập kho và giá tạm tính (giá hạch toán), kế toán ghi: Nợ TK 152: Theo giá tạm tính. Có TK 331: Theo giá tạm tính. - Khi nhận được hoá đơn, kế toán dùng bút toán ghi bổ sung hoặc ghi số âm để điều chỉnh giá tạm tính thành giá hoá đơn và phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ (nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ), cụ thể: + Nếu giá ghi trên hoá đơn > giá tạm tính kế toán ghi : Nợ TK 152 : Số chênh lệch Nợ TK 133 ( 1331) Có TK 331, 111, 112 : Số chênh lệch + thuế VAT đã được KT + Nếu giá ghi trên hoá đơn < giá tạm tính kế toán ghi : Nợ TK 152 : Số chênh lệch ( Ghi âm dưới hình thức () ) Nợ TK 133 ( 1331) Có TK 331, 111, 112 : Số chênh lệch + thuế VAT đã được KT * Trường hợp doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho người bán: - Khi ứng trước tiền, căn cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 111, 112, 311 - Khi người bán chuyển hàng cho doanh nghiệp, căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152: Phần được ghi vào giá nhập kho Nợ TK 133 Có TK 331: Giá thanh toán theo hoá đơn * Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình thu mua NVL : Nợ TK 152: Phần tính vào giá NVL Nợ TK 133: Thuế VAT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 331 ... Giá thanh toán. Chú ý: Trường hợp chi phí thu mua phát sinh không nhiều hoặc liên quan đến nhiều loại NVL thì kế toán có thể phân bổ thẳng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. * Trường hợp chiết khấu, giảm giá hoặc vật liệu trả lại cho người bán : Nợ TK 111,112, 331 Có TK 152 ( chi tiết vật liệu ). Có TK 1331: thuế VAT của số giao đã trả hoặc được giảm giá cuối kỳ. * Nếu khi nhập kho phát hiện thấy NVL thiếu so với hoá đơn thì tuỳ theo nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 1381: Chờ xử lý Nợ TK 138 (1388): Yêu cầu bồi thường Nợ TK 152: Thiếu trong định mức quy định Có TK 111, 112, 311, 331: Giá thanh toán của số NVL thiếu. * Nếu khi nhập kho phát hiện thấy NVL thừa so với hoá đơn thì kế toán có thể ghi số thừa vào TK 002 “Vật tư, hàng hoá giữ hộ” (nếu doanh nghiệp không mua số thừa) hoặc căn cứ vào giá hoá đơn của số NVL thừa, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 338 (3388) * Trường hợp khi nhận được Hoá đơn bán hàng mà doanh nghiệp đã thanh toán một phần, số còn lại doanh nghiệp nhận nợ với người bán hoặc thanh toán bằng nhiều loại tiền và doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì kế toán căn cứ vào Hoá đơn bán hàng để ghi: Nợ TK 152: Giá chưa có VAT Nợ TK 133: VAT khấu trừ Có TK 331: Giá thanh toán ghi trên hóa đơn. Phản ánh số tiền đã thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 111, 112, 141, 311... * Trường hợp NVL đã nhập kho nhưng do chất lượng kém và đang trong thời hạn bảo hành thì doanh nghiệp phải làm thủ tục xuất kho số NVL đó để trả lại người bán. Căn cứ vào giá hoá đơn của số vật liệu này, kế toán ghi bằng bút toán đỏ (ghi âm): Nợ TK 152: Theo giá nhập kho đích danh Nợ TK 133: VAT tương ứng (nếu có) Có TK 111, 112, 331: Giá thanh toán. * Nhập kho NVL từ các nguồn khác: Nợ TK 152: Giá thực tế NVL nhập kho Có TK 154: Nhập kho NVL tự chế hoặc gia công. Có TK 411: Nhận vốn kinh doanh bằng NVL Có TK 128, 222: Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL Có TK 338: NVL vay mượn tạm thời của đơn vị khác Có TK 711: Phế liệu thu hồi từ hoạt động thanh lý TSCĐ *Nguyên vật liệu nhập khẩu kế toán ghi nhập khẩu vật liệu Nợ TK 152 Có TK 333 ( 3333) Thuế nhập khẩu phải nộp Có TK 111, 112, 331 Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu : Nợ TK 133 ( 1331) Có TK 333 ( 33312) Thuế VAT hàng nhập khẩu. 1.2. Hạch toán nghiệp vụ xuất kho NVL - Xuất kho NVL sử dụng cho sản xuất kinh doanh: Kế toán tổng hợp các phiếu xuất NVL cho từng bộ phận sử dụng, xác định giá thực tế xuất kho để phân bổ 100% giá trị NVL xuất dùng vào chi phí sản xuất kinh doanh , ghi: Nợ TK 621: Giá thực tế NVL sử dụng để chế biến sản phẩm Nợ TK 627: Giá thực tế NVL phục vụ chung cho bộ phận sản xuất Nợ TK 641: Giá thực tế NVL phục vụ cho bán hàng Nợ TK 642: Giá thực tế NVL phục vụ cho quản lý doanh nghiệp Có TK 152: Giá thực tế NVL xuất kho. Trường hợp doanh nghiệp xuất NVL để góp vốn liên doanh hoặc trả vốn góp liên doanh hay để bán: + Căn cứ giá thực tế xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 152 + Căn cứ vào giá bán hay giá thoả thuận, ghi: Nợ TK 222: Góp vốn liên doanh (giá thoả thuận) Nợ TK 411: Trả vốn góp liên doanh (giá thoả thuận) Nợ TK 111, 112, 131: Giá bán Có TK 511: Ghi nhận doanh thu Có TK 3331: VAT phải nộp (nếu có) Trường hợp doanh nghiệp xuất NVL để gia công chế biến thêm trước khi đưa vào sử dụng, căn cứ vào giá thực tế của NVL xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 154 Có TK 152 Tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình gia công hoặc tự chế NVL, kế toán ghi: Nợ TK 154 Nợ TK 133: VAT phương pháp khấu trừ (nếu có) Có TK 334, 338: Chi phí nhân viên Có TK 331: Tiền thuê gia công. 1.3. Hạch toán kết quả kiểm kê kho NVL - Trường hợp khi kiểm kê phát hiện NVL thiếu, căn cứ vào biên bản kiểm kê và biên bản xử lý (nếu có), kế toán ghi: Nợ TK 138 (1381): Chờ xử lý Nợ TK 111, 112, 138 (1388), 334: Yêu cầu bồi thường Nợ TK 642: Thiếu trong định mức Có TK 152: Giá thực tế NVL thiếu. Khi kiểm kê phát hiện NVL thừa: Nợ TK 152 Có TK 711 Nếu NVL thừa xác định sẽ trả cho đơn vị khác thì kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 002. Nếu doanh nghiệp quyết định mua số vật liệu thừa, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 338 Sơ đồ 1: Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX TK111,112,141,331 TK133 Tổng giá ThuếGTGT thanh toán được khấu trừ TK333 TK152 TK621 Nhập kho do Xuất dùng trực tiếp cho SX mua ngoài chế tạo sản phẩm Thuế Nhập khẩu TK627,641,642 TK151 Xuất dùng tính ngay vào chi phí Nhập kho hàng đang đi đường kỳ trước TK411 Nhận vốn góp liên doanh cổ phần TK154 TK154 Xuất tự chế,thuê ngoài gia công chế biến Nhập do tự chế, thuê ngoài gia công chế biến TK128, 222 TK128, 222 Xuất góp vốn liên doanh Nhập do nhận lại vốn góp TK136,138 liên doanh Xuất cho vay tạm thời 2. Trường hợp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ (*) Tài khoản sử dụng - TK 611 : Mua hàng TK 611- Mua hàng - Kết chuyển hàng tồn đầu kỳ - Kết chuyển hàng tồn cuối kỳ - Giá mua và chi phí mua hàng trong kỳ - Chiết khấu, giảm giá hàng mua - Hàng mua trả lại người bán - K/c hàng mua đã sử dụng trong kỳ TK này không có số dư và được chi tiết thành các tài khoản: TK 6111: Mua NVL TK 6112: Mua hàng hoá TK 152: TK 152 xxx Kết chuyển NVL tồn kho cuối kỳ Kết chuyển NVL tồn kho đầu kỳ SDCK: xxx Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như 111, 112, 141, 133, 331, ... (*) Phương pháp kế toán 1 số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: - Đầu kỳ kết chuyển giá trị NVL tồn kho và đang đi đường: Nợ TK 611 (6111). Có TK 152, 151. - Trong kỳ căn cứ vào các hoá đơn mua vật liệu, phiếu nhập kho, kế toán ghi : Nợ TK 611 (6111) Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 141, 331, 311 Tổng giá thanh toán. Phản ánh giảm giá được hưởng hoặc trả lại NVL cho nhà cung cấp, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 331: Tính trên cơ sở giá thanh toán Có TK 133: Giảm VAT được khấu trừ Có TK 661 - Các trường hợp tăng vật tư do nhận vốn góp liên doanh, kế toán ghi : Nợ TK 611 Mua nguyên vật liệu Có TK 411 Nguồn vốn kinh doanh - Cuối kỳ kiểm kê, xác định giá trị NVL tồn kho và nguyên vật liệu đang đi đường .. kế toán ghi : Nợ TK 151, 152. Nợ TK 611 Sau khi ghi đầy đủ các bút toán trên, kế toán tính ra giá thực tế của vật liệu đã sử dụng trong kỳ và ghi : Nợ TK 621, 627, 641, 642... Có TK 611. Sơ đồ 2: Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK TK151,152 TK611 TK151,152 Kết chuyển tồn đầu kỳ Kết chuyển tồn cuối kỳ TK111,112,331 TK133 TK111,112,331 Tổng giá Thuế Các khoản được giảm trừ TT GTGT Nhập do mua ngoài TK621,627 TK333 Xuất dùng cho sản xuất Thuế nhập khẩu TK411 Nhận vốn góp liên doanh TK128,222 Cổ phần Xuất góp vốn TK711 liên doanh Được quyên tặng V/. Tổ chức hệ thống sổ kế toán và ghi sổ kế toán - Tổ chức sổ kế toán kế toán theo hình thức nhật ký chung: Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Bảng cân đối Tài khoản Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu Từ chứng từ kế toán hàng ngày vào Nhật ký chung, Nhật ký đặc biệt, Sổ chi tiết. Sau đó, từ Nhật ký chung, Nhật ký đặc biệt vào Sổ cái. Cuối kỳ, căn cứ vào các Sổ chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu so sánh với Sổ cái. Căn cứ vào các Sổ cái lập Bảng cân đối tài khoản (Bảng cân đối số phát sinh). Cuối kỳ, căn cứ vào Bảng cân đối số phát sinh, Bảng tổng hợp chi tiết để lập Báo cáo kế toán. Bảng tổng hợp chi tiết TK 152 Vật tư Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Vật tư A Vật tư B ... Cộng Xxx xxxx xx xxxxx Sổ cái TK 152 Dư ĐK: xxx PS: xxxx PS: xx Dư CK:xxxxx Chú ý: Số liệu trên sổ cái phải trùng với số liệu ở Bảng tổng hợp chi tiết. Ngoài hình thức Nhật ký chung, doanh nghiệp có thể sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, Nhật ký- sổ cái hoặc Nhật ký chứng từ. Mỗi hình thức kế toán có ưu nhược điểm riêng và điều kiện áp dụng cho từng loại hình doanh nghiệp. Tuy nhiên tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với đơn vị mình để từ đó cung cấp những thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, đáng tin cậy giúp cho việc ra quyết định của giám đốc. VI/ Tổ chức kế toán vật liệu trong đIều kiện ứng dụng máy vi tính Trước đây công tác kế toán ở các doanh nghiệp còn được thực hiện một cách thủ công qua việc ghi chép, tự tính toán của các kế toán viên nên dễ gây ra sai sót, khối lượng công việc nhiều, chiếm nhiều thời gian, công tác bảo quản chứng từ, sổ sách cũng rất khó khăn, lại không đảm bảo. Hiện nay với việc ứng dụng máy vi tính vào tổ chức công tác kế toán đã giúp cho các doanh nghiệp khắc phục được những khó khăn trên, giúp cho công tác kế toán được thực hiện một cách nhanh chóng, khoa học, có hệ thống phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. Vật liệu trong doanh nghiệp có rất nhiều chủng loại, phong phú, biến động thường xuyên. Do đó, yêu cầu đặt ra là phải quản lý tới từng loại, từng nhóm và từng thứ, từng danh điểm. Với yêu cầu này, đòi hỏi phải mã hoá đối tượng kế toán là vật liệu đến từng danh điểm. Vì vậy, danh mục vật liệu được xây dựng chi tiết từng danh điểm và khi kết hợp với tài khoản 152 sẽ tạo ra hệ thống sổ chi tiết từng loại vật tư. Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm vật liệu. Vật liệu có đặc điểm đặc thù là quản lý tại kho riêng và có thể chia phần hành kế toán vật liệu thành hai phần hành là kế toán các nghiệp vụ nhập vật liệu và kế toán các nghiệp vụ xuất. Với vật liệu khi nhập và xuất kho phải chỉ rõ tên kho bảo quản, lưu trữ và đó là cơ sở kiểm tra số lượng tồn kho của từng loại vật liệu. Đặc biệt là trong điều kiện ứng dụng máy vi tính thì việc kế toán chi tiết vật liệu tại kho và phòng kế toán rất thuận tiện, nhất là theo phương pháp ghi sổ song song khi mà phòng kế toán và ở kho có máy vi tính nối mạng. Với các nghiệp vụ nhập vật liệu cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí mua được tính vào giá vốn hàng nhập kho. 1. Tổ chức khai báo, cài đặt các đối tượng cần quản lý Để thuận tiện cho việc tổ chức công tác kế toán vật liệu trong khi sử dụng các phần mềm kế toán cần phải tổ chức khai báo, cài đặt cho các đối tượng sau: - Danh mục tài khoản kế toán nguyên vật liệu. - Danh mục loại chứng từ. - Danh mục vật tư. - Danh mục kho vật tư. - Danh mục khách hàng, nhà cung cấp nguyên vật liệu . - Danh mục sổ sách, báo cáo kế toán nguyên vật liệu. Những đối tượng trên cần được lên danh sách và xây dựng bộ mã hoá để thuận tiện cho việc sử dụng, xử lý và khai thác số liệu, lên các báo cáo theo yêu cầu. Khi tổ chức khai báo cần phải đảm bảo nguyên tắc: khoa học, hợp lý, ngắn gọn, dễ hiểu. Trong mỗi danh mục, các đối tượng được tổ chức mã hoá với những mã khác nhau, không được trùng lắp. 2. Tổ chức nhập liệu chứng từ nguyên vật liệu vào máy Mỗi màn hình cập nhật được gắn với một loại chứng từ nhất định. Mỗi chứng từ này gắn với một số tham biến ngầm định để tiện lợi cho việc cập nhật và xử lý số liệu. Số lượng loại chứng từ có thể được định sẵn và người sử dụng chỉ có thể sửa đổi một vài tham số của chứng từ. Trên màn hình cập nhật có những trường hợp nhất định đối với từng loại chứng từ, kế toán nhập mã trên chứng từ (đã được tổ chức khai báo, cài đặt ban đầu) vào từng trường tương ứng, nếu có sai sót thì chương trình sẽ báo lỗi. 3. Tổ chức sổ sách, báo cáo về nguyên vật liệu Sau khi tiến hành quá trình nhập liệu cho các loại chứng từ thì với chương trình phần mềm kế toán đã được càiđặt, khi có lệnh chương trình sẽ tự động chạy và cho phép kết xuất, in ra các sổ và báo cáo kế toán tương ứng. VD: Bảng kê nhập, Bảng kê xuất, Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn, Sổ chi tiết vật tư, Sổ cái vật tư,... Kết luận Để phát huy mọi chứng năng của kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng, việc tổ chức công tác kế toán vật liệu luôn phải được giám sát chặt chẽ, luôn được hoàn thiện nhằm quản lý chặt chẽ tình hình biến động NVL cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Việc sử dụng bảo toàn vốn kinh doanh mà trong đó vốn để mua NVL chiếm tỉ lệ lớn là nhu cầu tất yếu khách quan của công tác quản lý, sử dụng vật liệu góp phần hạ giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Công tác quản lý và hạch toán vật liệu chiếm một khối lượng lớn thời gian của công tác kế toán, do thời gian nghiên cứu có hạn nên bài viết chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Phan Trung Kiên đã giúp em hoàn thành đề án này. Hà Nội, tháng 10 năm 2005. Sinh viên Bùi Hương Liên Tài liệu tham khảo 1. Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp - Chủ biên PGS, TS Ngô Thế Chi TS Nguyễn Đình Đỗ NXB Tài chính năm 2002 - Chủ biên PGS. TS Đặng Thị Loan NXB Thống kê năm 2005 2. Kế toán quản trị Chủ biên PGS, TS Vương Đình Huệ TS Đoàn Xuân Tiên NXB Tài chính năm 2002 3. Hệ thống kế toán doanh nghiệp Vụ chế độ kế toán NXB Tài chính năm 2003 4. Chuẩn mực kế toán số 02- Hàng tồn kho. 5. Tạp chí tài chính 2003, 2004, 2005 6. Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh Chủ biên TS Nguyễn Thế Khải NXB Tài chính 2002 7. Thực hành kế toán trên máy vi tính Chủ biên PGS. PTS Vương Đình Huệ  Mục lục Trang Lời mở đầu 1 I/ Sự cần thiết của kế toán NVL trong công tác quản lý kinh tế ở doanh nghiệp sản xuất 2 1. Vị trí, vai trò của NVL trong sản xuất 2 2. Đặc điểm của NVL trong quá trình sản xuất 3 3. Yêu cầu quản lý NVL trong quá trình sản xuất 3 4. Nhiệm vụ hạch toán NVL 4 II/ Nội dung kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất 5 1. Phân loại NVL 5 2. Tính giá NVL 6 III/ Kế toán chi tiết NVL 11 1. Chứng từ kế toán 11 2. Sổ chi tiết NVL 12 IV/ Kế toán tổng hợp NVL 13 1. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX 13 Hạch toán thu mua NVL Hạch toán nghiệp vụ xuất kho NVL Hạch toán kết quả kiểm kê kho NVL 14 18 18 2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK 20 V/ Tổ chức hệ thống sổ kế toán và ghi sổ kế toán 22 VI/ Tổ chức kế toán vật liệu trong điều kiện ứng dụng máy vi tính 23 1. Tổ chức khai báo, cài đặt các đối tượng cần quản lý 24 2. Tổ chức nhập liệu chứng từ NVL vào máy 24 3. Tổ chức sổ sách, báo cáo về NVL 25 Kết luận 26 Tài liệu tham khảo 27 Mục lục 28