Đề tài Một số vấn đề về hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất của công ty khoá Minh Khai

Lời Nói Đầu *** Đảm bảo vật tư cho sản xuất là một vấn đề quan trọng rất phức tạp bản thân nó bao hàm nhiều quá trình kinh tế và giữa chúng lại có một mối quan hệ mật thiết với nhau. Ngày nay việc chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường, ở Việt nam đã khiến cho mọi doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm từ kết quả sản xuất kinh doanh của mình. Trên thực tế không ít các doanh nghiệp đã gặp nhiều khó khăn và lúng túng trong công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất, như tình trạng dư thừa ứ đọng vật tư, không tìm được nguồn vật tư, sử dụng lãng phí vật tư...Do vậy việc phải làm sao cho công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất, đáp ứng được các yêu cầucủa quá trình sản xuất kinh doanh như; Cung ứng đầy đủ các loại vật tư về số lượng, chất lượng đúng quy cách phẩm chất, kịp thời gian và đồng bộ. Việc kinh doanh vật tư phải đảm bảo đượclợi thế cạnh tranh cho sản phẩm trên thị trường,là những đòi hỏi rất cấp thiết . Để góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, giúp công ty khoá Minh Khai hoàn thiện công tác tổ chức, đảm bảo vật tư cho công ty một cách khoa học,nhàm thích ứng với điều kiện sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường hiện nay.Tôi xin nghiên cứu đề tài "Một số vấn đề về hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất của công ty khoá Minh Khai" Các nội dung chủ yếu của đề tài bao gồm Chương I:Vai trò và nội dung của công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất củaDNSXCN. ChươngII:Thực trạng và công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất ở công ty khoá Minh Khai ChươngIII:Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất. Kết luận: Chương I Vai trò và nội dung của công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất của DNSXCN I. Đảm bảo vật tư cho sản xuất là điều kiện tất yếu của quá trình sản xuất 1.Hàng hoá vật tư - Là sản phẩm của lao động dùng để sản xuất ra sản phẩm, đó là nguyên nhiên liệu,vật liệu điện lực, bán thành phẩm, thiết bị máy móc, dụng cụ và phụ tùng. - Vật tư là sản phẩm của lao động được trên dùng cho sản xuất. Nó là một yếu tố không thể thiếu được đối với bất kỳ nền sản xuất nào. - Vì vậy chúng ta phải làm rõ hai thuộc tính của hàng hoá đó là: Giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá. - Sản xuất hàng hoá tồn tại nhiều hình thái kinh tế xã hội. - Trong lịch sử đã tồn tại ba loại sản xuất hàng hoá. + Sản xuất hàng hoá giản đơn. + Sản xuất hàng hoá tư bản chủ nghĩa. + Sản xuất hànghoá xã hội chủ nghĩa. - Sản xuất hàng hoá trong mỗi hình thái kinh tế xã hội có bản chất khác nhau, nhưng đó là hàng hoá thì chúng phải có hai thuộc tính sau: * Giá trị sử dụng: Do công dụng của vật thể đó quy định nó dùng để thoả mãn nhu cầu tiêu dùnh cho sản xuất. Công cụ của vật phẩm nó chở thành giá trị sử dụng Giá trị sử dụng do thuộc tính tự nhiên chứ không phải do thuộc tính xã hội của vật phẩm đó quyết định. Vì vậy giá trị sử dụng là một phạm trù vĩnh viễn. Mác nói: "Giá trị sử dụng cấu thành các nội dung vật chất của cải chẳng kể hình thái xã hội đó như thế nào” - Giá trị sử dụng là một thuộc tính hàng hoá gắn liền với vật thể hàng hoá, nhưng đó không phải là giá trị sử dụng cho bản thân người sản xuất hàng hoá, mà là một giá trị sử dụng cho người sử dụng chúng. - Nhờ thuộc tính đó của hàng hoá nên các hàng hoá đó có thể trao đổi được với nhau chẳng qua là trao đổi lao động của mình ẩn dấu trong những hàng hoá đó. * Giá trị: Giá trị trao đổi là hình thức biểu hiện của giá trị, là nội dung, là cơ sở của giá trị trao đổi. Hàng hoá là sản phẩm của lao động, nó có hai thuộc tính giá trị và giá trị sử dụng. Vậy thì vật tư hàng hoá có hai thuộc tính giá trị và giá trị sử dụng. Cần chú ý rằng hai thuộc tính này cũng kết tinh trong hàng hoá, điều đó có nghĩa là giá trị sử dụng và giá trị thống nhất với nhau nhưng không hoàn toàn tách lập một cách biệt lập thô thiển. Một giá trị bao giờ cũng đi liền với một giá trị sử dụng nhất định. Một giá trị sử dụng được sản xuất để trao đỏi đã là cái chứa đựng trong hàng hoá. Như vậy khi chúng ta sử dụng một hàng hoá nào đó làm hao mòn giá trị sử dụng, thì cũng có nghĩa là chúng ta đã tiêu tốn một lượng giá trị để mua một giá trị sử dụng đó phải xứng đáng, phải phù hợp với lượng giá trị đã bỏ ra bằng một lượng giá trị nhất định. Chúng ta có thể mua được những giá trị sử dụng nhất định phù hợp với nó. Quan hệ giữa giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được biểu hiện ở quy luật giá trị. Đây là quy luật của nền sản xuất hàng hoá và trao đổi hàng hoá phải được tiến hành trên cơ sở ngang giá hay nói cách khác nó yêu cầu giá trị sử dụng của một hàng hoá luôn thống nhất với nhau và phù hợp với nhu cầu của xã hội. Đại hội Đảng cộng sản Việt nam lần thứ VI đã thừa nhận nền kinh tế Việt nam là xã hội. Nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần. Vật tư là sản phẩm của lao động, được tiêu dùng trong sản xuất như vậy trong nền kinh tế hàng hoá thì vật tư là hàng hoá, vật tư có hai thuộc tính như các hàng hoá khác đó là giá trị và giá trị sử dụng. Điều đó có ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh thương mại vật tư. 2.Sự cần thiết của vấn đề tổ chức quá trình đảm bảo vật tư. Để quá trình sản xuất có thể diễn ra, đòi hỏi mọi doanh nghiệp phải có ba yếu tố; vật tư, lao động, tiền vốn. Vật tư là sản phẩm của lao động, nó được trao đổi thông qua mua bán để phục vụ cho sản xuất. Vật tư là yếu tố quan trọng trong ba yếu tố của quá trình sản xuất. Trực tiếp cấu tạo nên thực thể của sản phẩm. Như vậy vật tư là cần thiết không thể thiếu được trong bất kỳ nền sản xuất nào. Để có vật tư cho sản xuất thì phải thông qua vấn đề tổ chức quá trình đảm bảo vật tư cho sản xuất, chính là bảo đảm quá trình sản xuất được thực hiện liên tục và bảo đảm sự tồn tại phát triển của đơn vị sản xuất. Để có vật tư kịp thời cho sản xuất theo đúng tiến độ đòi hỏi mỗi đơn vị phải tổ chức một cách khoa học từ xác định nhu cầu đến tổ chức thu mua, quản lý nhu cầu phù hợp với yêu cầu sản xuất. Để giảm giá thành sản phẩm, tuỳ lợi nhuận và thu nhập. Như vậy vấn đề tổ chức đảm bảo vật tư cho sản xuất là cần thiết không thể thếu được, nó là cơ sở cho quá trình sản xuất diễn ra một cách thường xuyên liên tục trong nhịp độ khác nhau với những biến động khác nhau của thị trường. 3. ý nghĩa của vấn đề tổ chức quá trình đảm bảo vật tư cho sản xuất. Để thực hiện quá trình sản xuất liên tục đòi hỏi đảm bảo thường xuyên nguyên nhiên vật liệu và thiết bị máy móc...chỉ có đảm bảo đủ số lượng, đúng mặt hàng và chất lượng vật tư cần thiết với thời gian quy định thì sản xuất mới có thể tiến hành bình thường được và sản xuất kinh doanh mới có hiệu quả. Ngược lại nếu vật tư mua về quá số lượng quy định, chất lượng không đúng với yêu cầu dẫn đến tồn đọng vốn, sản phẩm sản xuất ra không bán được, hiệu quả sản xuất kinh doanh kém đi và nếu vật tư mua về không kịp thời dẫn tới sản xuất bị ngừng trệ, dẫn tới tăng giá thành sản phẩm . Tóm lại trong điều kiện hiện nay nền kinh tế chuyển sang nền kinh tế thị trường, vấn đề đảm bảo vật tư cho sản xuất cần bám sát thị trường. Lập kế hoạch cung ứng vật tư phải bám sát kế hoạch sản xuát và tiêu thụ. Giải quyết tốt mối quan hệ Tiền-Hàng-Tiền theo quy luật giá trị để định hướng ổn định vật tư thường xuyên cho quá trình sản xuất. 4.Sự tác động qua lại của việc đảm bảo vật tư và quá trình sản xuất. Quá trình sản xuất liên quan chặt chẽ đến quá trình cung ứng vật tư và tiêu dùng vật tư được thể hiện ở những điểm sau. Tên cơ sở kế hoạch sản xuất lập kế hoạch cung ứng vật tư cụ thể là: Nhu cầu vật tư = (Sản lượng kế hoạch nhân với định mức tiêu chuẩn ). Kế hoạch cung ứng vật tư càng sát với kế hoạch bao nhiêu càng tốt bấy nhiêu, nhất là trong giai đoạn hiện nay. Vật tư mua về thừa hoặc thiếu đều ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh. Cân đối nguồn tài chính mua vật tư đưa vào số lượng vật tư theo kế hoạch, để tránh tình trạng mất cân đối nguồn vốn. Sản xuất mà liên tục, tiêu thụ sản phẩm đều đặn, sẽ tạo ra nguồn vốn cung ứng vật tư. Nhưng nếu tiêu dùng vật tư không đúng với yêu cầu công nghệ sẽ làm tăng chi phí sản xuất, tăng giá thành sản phẩm, giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh, gây khó khăn về tài chính cho doanh nghiệp, cản trở việc mua bán vật tư. Thực hiện quá trình sản xuất là thực hiện quá trình biến đổi từ nguyên vật liệu, dưới tác dụng máy móc con người, giá trị vật tư được chuyển dần vào giá trị của sản phẩm. Nếu yêu cầu đặt ra giữa sản xuất và tiêu dùng vật tư đúng với yêu cầu kỹ thuật là nghiêm ngặt. Bên cạnh đó phải đầu tư khoa học kỹ thuật cải tiến công nghệ, giảm định mức tiêu hao vật tư, tăng hiệu quả sản xuất, tăng nguồn vốn và nhu cầu vật tư được đảm bảo. Sản xuất tiêu dùng vật tư phải được qua lưu thông hàng hoá, sản xuất bảo đảm tiêu thụ sản phẩm, tránh khê đọng sản phẩm là tránh ứ đọng vật tư. Việc thanh toán với khách hàng bằng quan hệ tiền hàng hoặc thông qua tổ chức kinh doanh khác bằng sản phẩm là tự ngang giá trị, nên giá thành sản phẩm phải được thị trường chấp nhận. Ngoài ra việc tiêu dùng vật tư trực tiếp phải tính đến các yếu tố chi phí lưu thông vật tư để đảm bảo sản xuất có hiệu quả. II.Nội dung của quá trình đảm bảo vật tư cho sản xuất ở doanh nghiệp sản xuất. 1.Nghiên cứu thị trường và lập kế hoạch mua sắm vật tư cho sản xuất. Kế hoạch mua sắm vật tư cho sản xuất là một bộ phận quan trọng của kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, tài chính của doanh nghiệp. Việc xây dựng kế hoạch mua sắm kịp thời và có chất lượng sẽ cho phép đảm bảo các yếu tố sản xuất một cách có hiệu quả nhất. Lập kế hoạch mua sắm vật tư là một quá trình phức tạp, bao gồm nhiều bước và nhiều công việc phải làm như: Nghiên cứu thị trường các yếu tố sản xuất để xâm nhập và chiếm lĩnh thị trường, xác định được thị trường đáp ứng được nhu cầu vật tư cho doanh nghiệp cả về số lượng, chất lượng, thời gian và giá cả. Nghiên cứu nhiệm vụ sản xuất trong năm kế hoạch, khả năng tiêu thụ sản phẩm, kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch vật tư trong năm báo cáo. Xác định lại bảng danh mục vật tư dùng trong năm, kế hoạch, xây dựng và chỉnh lý các loại định mức, bao gồm định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức sử dụng công suất thiết bị máy móc và định mức dự trữ vật tư. Tính toán nhu cầu vật tư trong toàn bộ doanh nghiệp và cho tất cả các loại công việc. Tính toán nguồn vật tư, lập biểu tổng hợp nhu cầu vật tư và biểu cân đối vật tư. 1.1Vị trí và đặc điểm của kế hoạch mua sắm vật tư cho sản xuất. Kế hoạch mua sắm vật tư là một bộ phận quan trọng của kế hoạch sản xuất-Kỹ thuật - Tài chính doanh nghiệp. Chúng có quan hệ mật thiết với các kế hoạch khác như kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch sản xuất, kế hoạch xây dựng, kế hoạch tài chính...Trong mối quan hệ này kế hoạch mua sắm vật tư bảo đảm yếu tố vật chất để thực hiện các kế hoạch , còn các kế hoạch khác là căn cứ để xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư. Thật vậy chẳng hạn như mối quan hệ với kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch vật tư không thể xa rời những chỉ tiêu trong những kế hoạch này, để xác định nhu cầu vật tư. Vì một sự xa rời những chỉ tiêu trong kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch mua sắm vật tư sẽ đưa đến tình trạng ứ đọng vật tư, ứ đọng vốn hoặc tình trạng không đảm bảo vật tư cho sản xuất, gây giảm giai đoạn sản xuất. Mặt khác cũng phải thấy rõ những đặc điểm riêng biệt của kế hoạch mua sắm vật tư ở doanh nghiệp, để có thể nâng cao chất lượng của kế hoạch xây dựng nhằm phục vụ tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Kế hoạch mua sắm vật tư có những đặc điểm sau: Kế hoạch và việc thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư, sẽ dự kiến trực tiếp thời gian của qúa trình sản xuất, sự tiêu dùng trực tiếp các tư liệu sản xuất sẽ phát sinh trong doanh nghiệp. Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp rất phức tạp. Tính chất phức tạp của nó thể hiện ở chỗ trong kế hoạch có rất nhiều loại vật tư với rất nhiều quy cách, chủng loại rất khác nhau và phương pháp cơ bản để lập kế hoạch này, là phương pháp cân đối. Kế hoạch mua sắm vật tư ở doanh nghiệp có tính chất cụ thể và nghiệp vụ cao độ của kế hoạch mua sắm vật tư. Đặc điểm này xuất phát từ tính chất của sản xuất là bao giờ cũng mang tính cụ thể. Vì vậy kế hoạch mua sắm vật tư phải rất chi tiết cụ thể, phải đặt mua những vật tư thích hợp phục vụ tốt cho sản xuất, tính chất cụ thể và nghiệp vụ cao độ của kế hoạch mua sắm vật tư ở doanh nghiệp còn thể hiện ở chỗ số lượng mua sắm , sẽ được phân chia ra cho từng phân xưởng, nhất định trong từng thời kỳ nhất định. 1.2Nội dung và trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư. a)Nội dung của kế hoạch mua sắm vật tư; - Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp những tài liệu tính toán kế hoạch, nó là một hệ thống những bảng biểu, tổng hợp nhu cầu vật tư và một hệ thống các bảng biểu cân đối vật tư. Nhiệm vụ chủ yếu của nó là bảo đảm vật tư một cách tốt nhất cho sản xuất. Muốn vậy kế hoạch mua sắm vật tư phải xác định, cho lượng vật tư cần thiết có trong kỳ kế hoạch cả về số lượng, chất lượng và thời gian. Bên cạnh việc xác định lượng vật tư cần mua, kế hoạch mua sắm vật tư còn phải xác định rõ nguồn vật để thoả mãn các nhu cầu của doanh nghiệp. Bởi vậy kế hoạch mua vật tư thường phản ánh hai nội dung cơ bạn sau đây: Một là phản ánh toàn bộ nhu cầu vật tư của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch như nhu cầu vật tư cho sản xuất, cho xây dựng cơ bản, cho sửa chữa, cho dự trữ. Hai là phản ánh các nguồn vật tư để thoả mãn nhu cầu nói trên, bao gồm nguồn tồn kho đầu kỳ, nguồn động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp và nguồn mua ngoài. b)Trình tự lập kế hoạch mua sắmvật tư : Trình tự lập kế hoạch là những bước công việc phải làm để có được kế hoạch đối với các doanh nghiệp, việc lập kế hoạch mua sắm vật tư chủ yếu là do phòng kinh doanh lập, nhưng thực tế có sự tham gia của nhiều bộ phận trong bộ máy điều hành doanh nghiệp. Các giai đoạn lập kế hoạch vật tư gồm có: Giai đoạn chuẩn bị: Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lượng và nội dung của kế hoạch vật tư, ở giai đoạn này, cán bộ thương mại doanh nghiệp phải thực hiện các công việc sau, nghiên cứu và thu nhập các thông tin về thị trường, các yếu tố sản xuất chuẩn bị các tài liệu về phường án sản xuất kinh doanh và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, mức tiêu dùng nguyên vật liệu, yêu cầu của các phân xưởng, tổ đội sản xuất và của doanh nghiệp. Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu của doanh nghiệp: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, để có được kế hoạch mua vật tư chính xác và khoa học, đòi hỏi phải xác định đầy đủ các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất. Đây là căn cứ quan trọng, để xác định lượng vật tư cần mua về cho doanh nghiệp. Trong đó nền kinh tế thị trường, với cơ chế tự trang chải và có lợi nhuận để tồn tại và phát triển, việc xác định đúng đắn các loại nhu cầu có ý nghĩa kinh tế to lớn. Giai đoạn xác định số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp số lượng vật tư này thường được xác định theo phương pháp "Uớc tính”và phương pháp "Định mức". Giai đoạn kết thúc của công việc lập kế hoạch mua sắm vật tư là xác định số lượng vật tư hàng hoá cần phải mua về cho doanh nghiệp, nhu cầu này của doanh nghiệp được xác định theo phương pháp cân đối nghĩa là: (1) Trong đó: là nhu cầu về loại vật tư i dùng cho mục đích j. tổng nguồn về loại vật tư i đáp ứng bằng nguồn j Trong cơ chế thị trường, yêu cầu của quy luật cạnh tranh đòi hỏi các doanh nghiệp, phải hết sức quan tâm đến việc mua sắm và sử dụng vật tư kỹ thuật. Nhu cầu mua sắm phải được tính toán khoa học, cân nhắc mọi tiềm năng doanh nghiệp. Trong điều kiện đó, mục tiêu của việc nên kế hoạch mua vật tư là làm so với số lượng vật tư cần phải mua về ở mức tôí thiểu mà đảm bảo được yêu cầu của sản xuất kinh doanh. Các bộ phận của cân đối trên (1) được gọi là các chỉ tiêu của kế hoạch mua sắm vật tư. Để quản lý hoạt động thương mại doanh nghiệp người ta thường dựa trên cơ sở hệ thống các định mức kinh tế kỹ thuật. Căn cứ định mức của kế hoạch hoá và quản lý Thương mại doanh nghiệp Các mức điều tiết quá trình sản xuất kinh doanh và QLTM Các mức tiêu dùng và sử dụng vật tư kỹ thuật Mức điều tiết thương mại đầu vào Mức dự trữ vật tư cho sản xuất nửa TP Mức dự trữ sản xuất Mức sử dụng thiết bị máy móc Mức tiêu dùng NVL Các mức khác Mức hao hụt tự nhiên Giá cả vật tư hàng hoá Mức chuyển thẳng đặt hàng giao hàng Mức tiêu dùng điện Mức tiêu dùng nhiên liệu Mức tiêu dùng nguyên vật liệu phụ Mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính 2.Tổ chức mua sắm vật tư. Trên cơ sở kế hoạch mua sắm vật tư và kết qủa nghiên cứu thị trường, doanh nghiệp nên đơn hàng vật tư và tổ chức thực hiện, bảo đảm vật tư cho sản xuất, lên đơn hàng là quá trình cụ thể hoá, nhu cầu là việc xác định tất cả các quy cách chủng loại hàng hoá dịch vụ cần thiết. Số lượng đặt mua từng quy cách, chủng loại và thời gian nhập hàng, lập đơn hàng là công tác hết sức quan trọng trong quá trình mua sắm vật tư, và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bất cứ một sai sót nào cũng có thể dẫn đến đặt mua những vật tư mà nhu cầu sản xuất không cần đến hoặc không đủ so với nhu cầu, với ý nghĩa như vậy phòng kinh doanh phải có trách nhiệm cao trong công tác lập đơn hàng. Để lập đơn hàng được chính xác bộ phận đơn hàng cần tính đến các cơ sở lập đơn hàng như nhiệm vụ của sản xuất , hệ thốnh định mức tiêu dùng vật tư, định mức dự trữ vật tư, lượng tồn kho vật tư, kế hoạch tác nghiệp về đảm bảo vật tư quý tháng. Nhiệm vụ quan trọng trong công tác lập đơn hàng là chọn và đặt mua những loại vật tư, hàng hoá có hiệu quả kinh tế cao. Tổ chức mua sắm vật tư ở doanh nghiệp được thực hiện trên cơ sở đơn hàng và hợp đồng ký kết. 2.1.Dự báo nhu cầu vật tư. Trong tình hình hiện nay vấn đề dự báo rất quan trọng, do thị trường trong và ngoài nước có nhiều thay đổi ảnh hưởng đến mặt hàng kinh doanh trong quá trình thực hiện. Công ty cần nắm vững diễn biến của thị trường về mặt hàng mà công ty sẽ kinh doanh, về giá cả, về phí lưu thông, nguồn hàng và sự cạnh tranh của các đơn vị khác. Để từ đó củng cố thay đổi phương thức kinh doanh của công ty. Công ty cần nghiên cứu nhu cầu tiêu thụ sản phẩm từng quý tháng, để từ đó công ty biết các vật tư mà công ty cần là bao nhiêu, chất lượng ra sao, số lượng vật tư đó mua ở đâu. Qua dự báo này công ty có thể mở rộng thị trường và bán thêm sản phẩm của mình kinh doanh. Khi đó lắm được tình hình tiêu thụ sắp tới của công ty cũng biết thêm khả năng cung cấp vật tư trong nước và nước ngoài. Nguồn hàng mà bán với số lượng giá trị ổn định, thuận tiện để bảo quản vận chuyển đến nơi đơn vị cần mua. Dự báo nhu cầu vật tư cũng cho công ty biết được, những biến đổi của chất lượng sản phẩm nào công ty đã mua hoặc những nguồn hàng mà công ty vừa khai thác, nắm vững được yếu tố này sẽ đáp ứng mọi yêu cầu của các bộ phận. + Những luận chứng để dự báo nhu cầu vật tư. - Diễn biếncủa thị trường. - Nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong nước. - Khả năng cung cấp vật tư trong nước. - Những biến đổi của cơ cấu sản phẩm. + Những điểm cần chú ý khi dự báo nhu cầu vật tư. - Xác định chi phí sản xuất. - Khả năng trong nước (cung cấp +khai thác). - Cơ chế kinh tế. - Những đòi hỏi về nâng cao chất lượng sản phẩm. 2.2.Các nguồn hàng và đặc điểm. Nguồn hàng của doanh nghiệp là tập hợp bao gồm các bộ phận có nguồn gốc khác nhau, tính chất và đặc điểm khác nhau, các bộ phận này có thể phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau. Nguồn gốc hình thành góc độ phân cấp quản lý, tính chất đặc điểm, phương thức mua, mà hình thành nên các hệ thống phân loại khác nhau, kiểu lựa chọn tiêu thức phân loại nào, là phụ thuộc vào mục đích nghiên cứu đã giúp cho công tác tạo nguồn linh hoạt hơn. Do đó lấy tiêu thức phân loại theo nguồn gốc hình thành là phù hợp nhất. Theo tiêu thức này nguồn của các doanh nghiệp bao gồm hai thành phần cơ bản; nguồn nhập khẩu và nguồn nội địa. +Nguồn nhập khẩu: Đây là nguồn được sản xuất tại nước ngoài mà doanh nghiệp có khẳ năng khai thác đáp ứng, phần nào nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước. Thị trường nước ngoài mà ta vẫn quan hệmua bán trước đây chủ yếu là các nước Đông âu thuộc phe XHCN nhưng sau khi biến động kinh tế chính trị ở Đông âu, tình hình mua bán có phần giảm xuống, về số lượng cũng như cơ cấu. Hiện nay thị trường mở rộng ra các nước láng giềng như; TrungQuốc, Đài Loan, Hàn Quốc, Inđônêxia...và nhất là từ khi Mỹ xoá bỏ cấm vận thì thị trường càng được mở rộng, nguồn hàng lại càng phong phú, rồi rào hơn. Thị trường ở các nước tư bản phát triển thường ổn định, cạnh tranh gay gắt do vậy hoạt động ở các thị trường này, đòi hỏi phải có sự điều tra nghiên cứu tỉ mỉ cộng với sự am hiểu về luật pháp sâu sắc, đồng thời không cho phép các tổ chức kinh doanh của ta đã có ít cơ hội mà lại mắc sai lầm ở thị trường, thì có ít cơ hội để làm lại. Tuy nhiên nếu có hiểu biết nhiều thì hoạt động của các thị trường này, lại có những thuận lợi như thanh toán sòng phẳng, không bị chiếm dụng vốn, thực hiện đúng hợp đồng. Do điều kiện phân công lao động quốc tế và trình độ sản xuất của nước ta hiện nay, thị trường nước ngoài vẫn rất quan trọng đối với vấn đề đảm bảo vật tư, cho tiêu dùng sản xuất trong nước được tiến hành bình thường, liên tục và nâng cao chất lượng sản phẩm, góp phần vào việc sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao và thúc đẩy nền kinh tế ngày càng phát triển. Hoạt động ở thị trường quốc tế phải tuân theo các điều kiện thương mại chung, luật pháp và các chính sách buôn bán ở nước bạn hàng, điều kiện về tiền tệ và thanh toán, điều kiện vận tải và tình hình giá cước. Hiện nay đại đa số các hợp đồng mua bán nước ngoài phải thanh toán bằng ngoại tệ, vì thế phải cân nhắc tính toán cẩn thận khi bỏ ngoại tệ ra mua hàng. + Nguồn nội địa: Nguồn nội địa là toàn bộ khả năng vật tư hàng hoá trong nước mà doanh nghiệp có thể khai thác được. Nguồn hàng nội địa có thể chia ra làm hai bộ phận; nguồn từ các đơn vị sản xuất và từ các tổ chức kinh doanh khác. Nguồn thu mua trực tiếp từ các đon vị sản xuất trong nước có nhiều điểm tích cực như đảm bảo chất lượng, tính chất thường xuyên và khối lượng lớn, chi phí lưu thông thấp. Nhưng bên cạnh đó còn nhiều nhược điểm như là vật tư kinh doanh không đồng bộ, nhưng thường phải chấp nhận giá cao hơn ở các tổ chức kinh doanh khác. Ngoài hai bộ phận trên nguồn nội địa còn có. - Nguồn tồn kho tại các đơn vị phụ thuộc. - Nguồn do doanh nghiệp tự sản xuất lấy; đặc điểm của ngồn hàng này là ít và không đòi hỏi quy trình sản xuất phức tạp mà các tổ chức lưu thông hàng hoá, thấy phù hợp với yêu cầu của sản xuất và tự mình có thể sản xuất một vài loại vật tư hàng hoá không quan trọng để kinh doanh. - Nguồn do doanh nghiệp thuê gia công. - Nguồn do doanh nghiệp liên doanh liên kết; Đó là nguồn hàng mà các tổ chức kinh doanh hàng hoá có thể liên doanh liên kết, với các đơn vị hoặc cá nhân sản xuất các loại hàng hoá, phục vụ cho nhu cầu của kinh doanh. - Nguồn do hàng đổi hàng: đây là hình thức tạo nguồn rất phổ biến trong trường hợp các doanh nghiệp là người cung ứng nguyên liệu, vật tư kỹ thuật cho sản xuất. - Nguồn do doanh nghiệp bán nghuyên vật liệu mua thành phẩm. 2.3.Các hình thức thu mua tạo nguồn hàng. a)Mua hàng; Các tổ chức kinh doanh hàng hoá có thể áp dụng nhiều hình thức mua hàng khác nhau. + Mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế: Các tổ chức kinh doanh sau khi tìm được nguồn hàng thì lập đơn hàng gửi tới đơn vị có hàng hoá và ký kết hợp đồng mua. + Mua đứt bán đoạn (thuận mua vừa bán): Đó là hình thức mua sau khi tìm được nguồn hàng, các tổ chức kinh doanh vật tư tiến hành thỏa thuận với đơn vị hàng hoá, về giá cả và các điều kiện có liên quan như vận chuyển, phương thức thanh toán, thì tiến hành mua không cần đơn đặt hàng hay hợp đồng kinh tế. b)Các hình thức tạo nguồn khác: + Khai thác nguồn tồn kho đầu kỳ: là toàn bộ lượng hàng hoá còn lại cuối kỳ báo cáo mà các tổ chức kinh doanh cung ứng có khả năng cân đối cho kỳ kế hoạch. Số lượng thực tế hàng tồn kho đầu kỳ xác định kiểm kê thông qua vào cuối tháng 12, nhưng thực tế khi xây dựng kế hoạch số liệu tồn kho được xác định trước thời gian kiểm kê. Vì vậy người ta phải ước tính được lượng vật tư hàng hoá tồn kho. Kết quả ước tính càng chính xác thì kế hoạch càng gần với tính khoa học và tính thực tế của nó. Thông thường khi xác định lượng tồn kho đầu kỳ kế hoạch (cuối kỳ báo cáo) của một mặt hàng nào đó ta dùng công thức. Ođk = Ott + Nh - X Trong đó: -Ođk : Tồn kho ước tính đầu kỳ kế hoạch. Ott : Tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch -Nh : Lượng hàng hoá ước nhập vào kể từ thơì điểm lập kế hoạch đến hết năm báo cáo. -X : Lượng hàng ước xuất cũng trong thời gian đó. + Khai thác nguồn hàng ứ đọng chậm luân chuyển: Nguồn hàng này thường phát sinh do yếu tố chủ quan của các tổ chức kinh tế. Xác định nhu cầu về khối lượng, chủng loại và cơ cấu mặt hàng không chính xác. Cụ thể khi lập kế hoạch cung ứng và ký kết các hợp đồng mua bán chưa tính đến nhu cầu cung ứng đồng bộ. Hàng nhập vào không phù hợp với yêu cầu nên sinh ứ đọng. Yếu tố thứ hai là phải có vật tư hàng hoá dự trữ cho sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên do trình độ quản lý yếu tố đã xuất hiện một lượng vật tư hàng hoá vượt quá mức dự trữ, hoặc không nằm trong danh mục cần cho dự trữ. Những lượng vật tư hàng hoá đó cần nhanh chóng huy động vào lưu thông để tiêu dùng cho sản xuất.Nguồn ứ đọng chậm luân chuyển phát sinh còn do hai nguyên nhân hàng hoá được huy động trong kế hoạch không chính xác, luôn thay đổi hoặc nguồn nhập do hạn chế về ngoại hay hạn chế về ngoại tệ nên chưa tiêu thụ được ngay. Để có nguồn hàng cho hoạt động kinh doanh chúng ta còn nhiều nguồn khác như; +Nguồn tổ chức sản xuất: Đây là nguồn tự hình thành do các do các tổ chức lưu thông kinh doanh vật tư tận dụng tiềm năng của mình là lao động, vật tư, tièn vốn(vật tư ở đây là vật tư ứ đọng chậm luân chuyển, phế liệu, phế phẩm do thu mua được). Hình thức này có tác dụng giải quyết công ăn việc làm cho lao động dư thừa và tăng vật tư cho lao động xã hội, thực hiện được tiết kiệm. +Nguồn nhờ liên doanh liên kết: Liên doanh là hình thức hợp tác giữa các tổ chức kinh tế cùng nhau đầu tư về vật tư,tiền vốn lao động và cùng thống nhất với nhau về quyền lợi lâu dài giữa các bên về lợi nhuận, cùng chia sản phẩm, liên kết cũng là quá trình hợp tác giữa hai bên hoặc nhiều bên nhưng không chi phối nhau về sản phẩm. +Nguồn thu tái chế, sử dụng phế thải, phế liệu và phế phẩm: Đây là sản phẩm sinh ra tất yếu trong quá trình sản xuất cùng với việc đa dạng hoá sử dụng sản xuất thì nguồn hàng này càng trở nên phong phú và đa dạng. Nguồn này có thể tiến hành ngay đầu vào cho một số nghành sản xuất nào đó, hoặc thông qua chế biến thành vật tư cho các nghành sản xuất khác. Để tận dụng được nguồn này các tổ chức kinh doanh phải tìm hiểu, liên doanh liên kết với sản xuất để thu được nguồn hàng này thông qua việc bán đầu vào cho sản xuất, tìm hiểu và biết được đầu ra,thông qua hội chợ với khách hàng. + Nguồn do nhận làm đại lý ký gửi: Để tạo thêm nguồn hàng phục vụ tốt cho yêu cầu của kinh doanh, các tổ chức kinh doanh hàng hoá, có thể nhận làm đại lý bán hàng cho các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước hưởng hoa hồng theo tỷ lệ% nhất định tính theo doanh số đại lý sự thoả thuận về giá bản quyền và nghĩa vụ của các bên giao nhận đại lý. Tóm lại: Công tác thu mua tạo nguồn trong kinh doanh thương mại là toàn bộ hoạt động về mặt nghiệp vụ, nhằm tạo ra hàng hoá chất lượng tốt, thoả mãn mâu thuẫn các nhu cầu của nền kinh tế quốc dân, đó là quá trình liên tục phức tạp từ khâu đầu tiên đến khâu cuối, từ tìm hiểu nhu cầu của thị trường, đến tìm hiểu tiềm năng sản xuất, từ các vật liệu trong và ngoài nước, lao động và trình độ lao động trong nước, đến khâu ký kết các hợp đồng kinh tế về sản xuất, vận chuyển bốc dỡ rồi giải quyết khó khăn. Trong quá trình thực hiện hợp đồng và cuối cùng là chuyển hàng hoá, đến đáp ứng nhu cầu tiêu dùng với chi phí thấp nhất, đạt hiệu quả cao nhất về lợi nhuận đáp ứng nhu cầu kinh doanh và các tổ chức kinh doanh hàng hoá. Không thể hiểu thuần tuý mua là khâu đầu tiên của quá trình kinh doanh hàng hoá mà phải hiểu mua gắn liền với bán(bán được mới mua) tạo được nguồn hàng tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh và ảnh hưởng tới quá trình phát triển của nền kinh tế quốc dân. Vì vậy đây là nhiệm vụ quan trọng của các tổ chức kinh doanh hàng hoá,trong việc làm ổn định và phát triển thị trường Việt nam. Để làm tốt công tác này các tổ chức kinh doanh phải thực sự am hiểu sản xuất, nắm vững nhu cầu của sản xuất. Trong tình hình hiện nay các đơn vị sản xuất được phép tiêu thụ thẳng sản phẩm, của mình đã đặt các tổ chức kinh lưu thông vào một thế đứng khó khăn mới. 2.4 Tổ chức ký hợp đồng mua bán vật tư phục vụ sản xuất Sau khi xây dưng kế hoạch vật tư công ty căn cứ vào đó xác định vật tư còn thiếu phải mua ngoài ,Công ty có thể cử cán bộ thương mại đi giao dịch tìm mua, ở các tổ chức kinh doanh vật tư hay các đơn vị sản xuất khai thác vật tư. Hoặc có thể đặt mua ở nước ngoài nếu như nguồn vật tư có ở trong nước không đảm bảo việc mua bán phải thông qua các hợp đồng mua bán vật tư. Hợp đồng mua bán vật tư là văn bản ký kế giữa đơn vị mua và đơn vị bán. Hợp đồng mua báncó tính chất pháp lý, người đại diện cho mỗi bên tham gia ký kết phải là người có tư cách pháp nhân, vì hợp đồng kinh tế là cơ sở,là căn cứ của trọng tài kinh tế xét sử khi có những tranh chấp xẩy ra giữa hai bên ký kết hợp đồng. Hợp đồng mua bán là cơ sở cho việc thực hiện thương mại phục vụ nhu cầu sản xuất trong những khoảng thời gian nhất định. Hai bên mua bán có thể gặp nhau bàn bạc thoả thuận và ký kết hợp đồng, thông qua các văn bản theo quy định của pháp luật. Nội dung của hợp đồng mua bán phải đầy đủ các diều khoản sau. -Tên đơn vị ký hợp đồng. -Số tài khoản. -Tên chức vụ của người đứng ra đại diện ký kết. -Các điều khoản cam kết giữa hai bên -Thời hạn thực hiện hợp đồng. -Trách nhiệm vật chất giữa hai bên. Trong hợp đồng kinh tế nội dung quan trọng nhất, đó là các đièu khoản cam kết giữa hai bên bao gồm ba loại. Những điều khoản chủ yếu như nội dung giao dịch mặt hàng, trọng lượng khối lượng, số lượng quy cách kích thước mã hiệu, phẩm chất, thời gian, địa điểm phương thức giao nhận, phương thức thanh toán. Những điều khoản thường lệ: là các điều khoản ghi trong hợp đồng, nhưng vẫn được hai bên công nhận. Những điều khoản thoả thuận: là những điều khoản chưa có quy định của nhà nước được vận dụng một các linh hoạt, vào thực tế của hai bên mà không trái với các điều luật, của nhà nước như giá cả tỷ lệ (chiết khấu hao mòn). Đối với những hợp đồng kinh tế mua bán với nước ngoài, doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường quốc tế, và có kiến thức nhất định trong quan hệ mua bán quốc tế. 3.Tổ chức tiếp nhận,vận chuyển và bảo quản vật tư. 3.1.Tổ chức tiếp nhận: làm tốt công tác tiếp nhận vật tư sẽ bảo đảm điều kiện, thúc đẩy quá trình tái sản xuất phát triển giảm chi phí lưu thông, qua việc giải phóng nhanh, ga cảng, bến bãi, kho tàng, phương tiện bốc xếp vận chuyển, giảm hao hụt mất mát, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Làm tốt công tác tiếp nhận là điều kiện thực hiện tốt các nghiệp vụ kho, nắm vững lực lượng vật tư, nguồn nhập là cơ sở để xây dựng các chỉ tiêu về chi phí, tổ chức lao động và hạch toán giá thành. + Nhiệm vụ: -Tiếp nhận đúng về số lượng,chất lượng vật tư,thời gian đã ghi trong hợp đồng kinh tế hoặc các chứng từ giao nhận vật tư, bảo đảm đúng chính sách chế độ. -Giải phóng nhanh phương tiện ga, cảng bến bãi, tiếp nhận đưa nhanh vật tư về kho an toàn. + Nội dung công tác tiếp nhận: -Công tác chuẩn bị: chuẩn bị các thủ tục tiếp nhận (hoá đơn, hợp đồng kinh tế, thủ tục tiếp nhận) chuẩn bị lao động, phương tiện vận chuyển, phương tiện cân đong, chứa đựng, kiểm tra và kho tàng. + Phương tiện tiếp nhận: -Tiếp nhận về số lượng: dùng các phương tiện cân đong để kiểm tra số lượng vật tư nhập kho. -Tiếp nhận về chất lượng: người nhận cùng với người giao trực tiếp xác định chất lượng vật tư hàng hoá trên các mặt. Phẩm cấp chất lượng hàng hoá và tỷ lệ phẩm cấp trong lô. Xác định về cơ cấu hàng hoá (tính đồng bộ). Mức độ hư hỏng biến chất vật tư hàng hoá. Hình dáng kích thước mầu sắc. Tính chất cơ lý hoá. Việc tiếp nhận hàng hoá được tiến hành theo hai phương pháp. Phương pháp tiết kiệm toàn bộ và phương pháp kiểm tra điển hình, quy trình tiếp nhận phụ thuộc vào điều kiện kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn và điều khoản trong hợp đồng mua bán cũng như các thông lệ hiện hành. +Một số trường hợp cần sử lý khi tiếp nhận: -Hàng hoá thừa , thiếu, kém, mất phẩm chất người giao và người nhận cùng nhau lập biên bản, hàng hoá vật tư được tiếp nhận bình thường ghi chép theo đúng biểu mẫu. -Hàng hoá đã về kho nhưng chưa có chứng từ, bộ phận nghiệp vụ tiến hành kiểm tra toàn bộ các hợp đồng, kinh tế có liên quan để xác định, loại hàng hoá đó có đúngtrong kế hoạch tiếp nhận hay không. Sau đó tiến hành tiếp nhận theo đúng nguyên tắc, và ghi vào sổ theo dõi hàng chưa có hoá đơn, khi đã có hoá đơn chứng từ tiến hành đối chiếu thực nhập với hoá đơn. -Hàng chưa về kho nhưng đã có chứng từ: Nếu đã chấp nhận thanh toán thì tiếp nhận toàn bộ các loại hoá đơn chứng từ đó và ghi vào sổ theo dõi hàng trên đường đi.Nếu chưa chấp nhận thanh toán thì lưu trữ hoá đơn và ghi vào sổ theo dõi chứng từ chờ khi hàng hoá chuyển đến thì tiếp nhận bình thường. 3.2.Tổ chức chuyển vật tư về kho: Tổ chức vận chuyển vật tư về kho,của doanh nghiệp là thực hiện kế hoạch vật tư nhằm đảm bảo,vật tư cho sản xuất, vì vậy lam tốt công tác này sẽ tạo điều kiện cung ứng vật tư kịp thời, và đồng bộ cho sản xuất của doanh nghiệp. Công tấc vận chuyển cũng là một điều khoản, trong hợp đồng mua bán dựa trên việc tính toán các chi phí cần thiết trên cơ sở khối lượng vật tư cần mua, địa điểm giao hàng. 3.3.Tổ chức bảo quản vật tư; Làm tốt công tác này có tác dụng tích cực trong viẹc đáp ứng đầy đủ các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng vật tư về bảo quản chính là, bảo vệ nguyên vẹn những giá trị và giá trị sử dụng của vật tư hàng hoá. Nó góp phần tiết kiệm lao động xã hội, giảm chi phí kho và nâng cao hiệu quả lao động kho. +Nhiệm vụ: - Bảo quản tốt về số lượng và chất lượng vật tư hàng hoá,không ngừng phấn đấu giảm hao hụt tự nhiên. -Sử dụng hợp lý và tiết kiệm diện tích, dung tích nhà kho và thiết bị chứa đựng. + Nội dung của nghiệp vụ bảo quản: -Quy hoạch kho: dựa vào đặc điểm xây dựng và mặt bằng khu vực kho, đặc điểm của từng loại vật tư hàng hoá, để chia kho thành những khu vực nhà kho, gian kho, ngăn, ô, để chứa đựng các loại vật tư hàng hoá khác nhau. -Định vị định lượng vật tư hàng hoá: xác định vị trí tượng đói ổn định của một loại vật tư nào đó, theo sơ đồ chi tiết của quy hoạch kho bằng các ký hiệu riêng và bảo quản tính thống nhất trong toàn bộ kho.Xác định khối lượng vật tư trong mỗi đơn vị đã được định vị. -Kê lót chất xếp vật tư hàng hoá trong một đơn vị đã được định vị,làm tốt công tác này bảo đảm được nguyên tắc dễ thấy, dễ lấy, hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau, thuận tiện cho công tác bảo quản. -Điều hoà nhiệt độ, độ ẩm, hạn chế ảnh hưởng của môi trường đến vật tư hàng hoá. -Chống côn trùng và vật gặm nhấm. -Thường xuyên chăm sóc và kiểm tra chất lượng vật tư, xây dựng chế độ kiểm tra, trách nhiệm bảo quản nhằm phát hiện và sử lý những hư hỏng, hao hụt từ đó đề ra các biện pháp nhằm khắc phục kịp thời. -Phòng chống cháy nổ, bão lụt, phòng gian bảo mật. 4.Tổ chức cấp phát vật tư cho nhu cầu sản xuất. Tổ chức cấp phát vật tư đến nơi sản xuất ở doanh nghiệp là một trong những biện pháp có hiệu quả, nhằm tiết kiệm vật tư ở doanh nghiệp. Làm tốt công tác này sẽ đảm bảo cung ứng các điều kiện vật chất đầy đủ, đúng chất lượng tạo điều kiện trong quá trình sản xuất tiến hành được nhịp nhàng. Đảm bảo tính đồng bộ của vật tư góp phần thúc đẩy cải tiến quy trình công nghệ rút ngắn thời gian chuẩn bị vật tư cho sản xuất, tạo điều kiện nâng cao năng xuất lao động, sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, tiền vốn giảm lực lượng dự trữ ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp. + Nhiệm vụ: -Xuất vật tư đúng số lượng, đúng chất lượng, đúng hạn mức, đúng nguyên tắc. -Cấp phát nhanh gọn bảo đảm an toàn vật tư. + Nội dung của công tác cấp phát; -Công tác chuẩn bị cấp phát: vật tư trước khi đưa vào tiêu dùng cần được chuẩn bị tốt về số lượng, chất lượng, quy cách chủng loại và thòi gian cấp phát. Chuẩn bị lượng vật tư về số lượng chất lượng về sổ sách theo dõi chứng tư xuất kho. Chuẩn bị phương tiện cân đong,đo đếm phương tiện kiểm tra, kiểm nghiệm, chuẩn bị về lao động. Chuẩn bị ở ngoài doanh nghiệp: Mục đích là giảm lượng dự trữ ở trong kho ở doanh nghiệp,tiết kiệm được chi phí bảo quản,đáp ứng được nhu cầu sản xuất, cần đến loại vật tư nào thì có ngay loại vật tư đó mà không cần phải dự trữ trước. Để làm tốt khâu này cán bộ vật tư phải theo dõi để nắm vững nguồn hàng, nguồn cung ứng phương tiện vận chuyển, bốc xếp...Chuẩn bị các điều kiện cần thiết để đưa vật tư về kho của doanh nghiệp, chuẩn bị kế hoạch điều độ, cấp phát, chuẩn bị tài liệu để thực hiện. Chuẩn bị tại kho của doanh nghiệp: Chuẩn bị bảo đảm cấp phát vật tư cho tiêu dùng trực tiếp, phân loại đánh giá tình trạng vật tư hiện có, kiểm tra tính đồng bộ, tính thống nhất. Xây dựng phương án cấp phát đảm bảo tính hiệu quả, bố trí nhân lực phù hợp, cấp phát đảm bảo tính hiệu quả. -Cấp phát vật tư cho yêu cầu sản xuất ,cơ sở của công tác này là dựa vào hạn mức cấp phát, được xác định bằng hệ thống định mức, kinh tế kỹ thuật cho từng loại vật tư với số lượng sản phẩp sản xuất ra trong kỳ kế hoạch việc cấp phát trật tự theo hạn mức nâng cao trách nhiệm của các bộ phận tổ đội sản xuất trong việc sử dụng số lượng vật tư thực lĩnh một cách hợp lý và tiết kiệm. Nâng cao trách nhiệm của phòng kinh doanh trong việc thực hiện kế hoạch vật tư, nâng cao trách nhiệm của người làm công tác kế hoạch góp phần sử dụng hợp lý kho tàng, đơn giản hoá công tác nghi chép bán đều cho công tác hạch toán Hạn mức được xác định theo công thức: H = Nsx ± Ndd + D - 0 H: Hạn mức cấp phát vật tư Nsx: Nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm Ndd: Nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang D: Nhu cầu vật tư cho dự chữ phân xưởng O: Tồn kho thực tế đầu kỳ Trên cơ sở hạn mức được xác định, phòng kinh doanh lập phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức cho phân xưởng. Theo phiếu này thủ kho tiến hành cấp phát vật tư. Thủ kho phải chuẩn bị các điều kiện cấp phát đảm bảo xuất nhanh gọn, an toàn kinh tế nhất. Để giao vật tư cho các phân xưởng, tổ đội sản xuất người ta tiến hành theo hai phương pháp sau: Một là: giao vật tư tại kho của doanh nghiệp là phương thức giao trong đó phân xưởng, tổ đội căn cứ vào chứng từ cấp phát của người mang phương tiện đến để nhập vật tư từ kho của doanh nghiệp. Sử dụng phương pháp nàythì phân xưởng, tổ đội phải có bộ phận tiếp liệu và phương tiện vận chuyển do đó sử dụng không hợp lý lao động và phương tiện vận chuyển trong doanh nghiệp, thủ kho nhiều khi bị động nên khó tránh khỏi sai sót khi xuất. Vì vậy phương pháp này chỉ thích hợp với việc cấp phát vật tư với số lượng ít và không ổn định. Hai là: Giao vật tư tại nơi làm việc. Đây là phương thức giao nhận vật tư căn cứ vào lịch cấp phát vật tư, tự tổ chức chuyển đưa vật tư đến nơi làm việc bằng phương tiện và nhân lực do phân xưởng quản lý. áp dụng phương pháp này phải có bộ phận cấp phát thuộc phòng cung tiêu thực hiện và quyết toán. 5. Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư và thanh quyết toán: *Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư: Vật tư cấp cho phân xưởng (tổ, đội sản xuất ) để trực tiếp sản xuất sản phẩm, kết thúc toàn bộ quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng. Nếu ở đây sử dụng không đúng mục đích, nghĩa là quy định cho việc này, cho sản xuất sản phẩm này lại đem dùng cho việc khác, không tuân thủ kỷ luật công nghệ, không tận dụng phế liệu và có nhiều phế phẩm, tăng mức tiêu dùng vật tư đã quy định thì tất yếu dẫn đến bội chi vật tư và ảnh hưởng xấu đến kinh tế của doanh nghiệp. Ngược lại nếu phân xưởng sử dụng vật tư đúng mục đích, phấn đấu giảm mức tiêu dùng nguyên vật liệu, tận dụng cao độ phế liệu và giảm phế phẩm thì có ảnh hưởng tốt đến kinh tế kinh doanh. Vì vậy phấn đấu tiêu dùng hợp lý và tiết kiệm vật tư là trách nhiệm của phân xưởng, tổ đội sản xuất, của công nhân của các phòng và nói chung của toàn doanh nghiệp. Phòng quản trị vật tư là người chịu trách nhiệm quản lý vật tư ở doanh nghiệp, không phải chỉ lo mua vật tư vào còn cấp phát chỉ số vật tư cho phân xưởng là song mà còn phải có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra việc tiêu dùng vật tư trong doanh nghiệp. Kiểm tra sử dụng phải căn cứ vào các tài liệu hạn mức cấp phát , số liệu hạch toán xuất kho của doanh nghiệp cho các đơn vị sử dụng vào báo cáo của phân xưởng, về tình hình sử dụng vật tư, mặt khác phải tiến hành kiểm tra thực hiện việc tiêu dùng ở tổ, đội sản xuất và người công nhân sử dụng. Lượng vật tư xuất từ kho doanh nghiệp thường là khớp với hạn mức, với các phiếu lĩnh vật tư. Nhưng thực tế có nhiều trường hợp xuất ít hơn hoặc nhiều hơn so với các chứng từ trên vì có thứ có có lệnh xuất mà không có hoặc không có đủ, có thứ phải xuất nhiều hơn lệnh xuất vì thứ vật liệu đó không thể chia nhỏ ra để bớt lại một ít, hoặc do nhiều nguyên nhân khác nữa. Vì vậy cuối tháng phòng vật tư phải đối chiếu giấy tờ. Sổ sách với thẻ kho, với các phiếu lĩnh hay phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức ở phòng tài vụ. Lượng vật tư thực tế cấp ra cùng ngàycó thể không khớp với hạn mức cấp phát đã duyệt , vì quá trình sản xuất cần xin thêm vật tư hay vì thay đổi loại vật tư khác. Khi có yêu cầu cấp thêm hay phiếu yêu cầu thay thế vật tư riêng, và phải được hạch toán riêng. Phiếu yêu cầu cấp thêm vật tư do phân xưởng (tổ đội sản xuất) đề nghị trưởng phòng kế hoạch và trưởng phòng vật tư ký. Trong phiếu yêu cầu nêu rõ nguyên nhân xin cấp thêm. Nguyên nhân cấp thêm trong thực tế, có thể do hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất và có thể do sử dụng không đúng mục đích, do có nhiều phế phẩm, do không tuân thủ mục tiêu dùng vật tư. Người quyết định cấp thêm cho phân xưởng là giám đốc hay phó giám đốc doanh nghiệp. Trong trường hợp phải thay thế loại vật tư dự định trong kế hoạch bằng loại vật tư khác, phân xưởng phải viết phiếu yêu cầu thay thế vật liệu. Trong phiếu cần ghi rõ nội dung thay thế, ảnh hưởng của việc thay thế đến tiêu dùng vật liệu. Vì bất kỳ một sự thay thế vật liệu nào cũng đều ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và tiến độ của quá trình sản xuất nói chung, nên việc thay thế vật liệu phải có ý kiến của các phòng cóliên quan như phòng vật tư, phòng thiết kế phòng kỹ thuật và được giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách kỹ thuật duyệt. Một căn cứ quan trọng nữa để kiểm tra, phân tích tình hình sử dụng vật tư là các báo cáo của phân xưởng trưởng, thủ trưởng các bộ phận trong kỳ qua (thường là một tháng). Trong báo cáo nêu rõ lượng vật tư tồn kho đầu kỳ, lượng vật tư đã nhận trong kỳ, lượng vật tư sử dụng để thực hiện kế hoạch sản xuất (kể cả trường hợp vượt kế hoạch) lượng phế phẩm và tồn kho cuối kỳ. Mặt khác phòng vật tư cần phải tiến hành kiểm tra quan sát ở nơi trực tiếp tiêu dùng vật tư. Chỉ có kiểm tra thực tế sử dụng mức xác định được sử dụng đúng đắn của các tài liệu báo cáo và mới hiểu được rõ ràng tình hình qua báo cáo. Sau khi đã có tình hình và số liệu được xác định và tính toán chính xác, để xác minh được phân xưởng tiêu dùng vật liệu có hợp lý và tiết kiệm không, trước hết cần phải đối chiếu số lượng các loại vật tư mà phân xưởng thực tế nhận trong kỳ với số lượng các loại vật tư quy định trong các phiếu hạn mức. Nếu có trường hợp đối với một số loại vật liệu, phân xưởng không nhận hết số quy định trong hạn mức, nhưng đối với một số loại vật liệu khác phân xưởng lại nhận quá số quy định trong hạn mức, trong lúc chương trình sản xuất hoàn thành bình thường, điều độ chứng tỏ phân xưởng sử dụng một phần vật liệu không đúng mục đích, hoặc không thực hiện đúng các mục tiêu dùng đã định. Kết luận dứt khoát việc này phải căn cứ vào phiếu yêu cầu cấp thêm và phiếu yêu cầu thay thế, vào các tài liệu khác. Sau đó ta đối chiếu với các số liệu thực xuất từng loại vật liệu cho phân xưởng (có kể cả cấp vượt hạn mức) với việc phân xưởng hoàn thành kế hoạch sản xuất (kể cả sản phẩm dở dang). Nếu kế hoạch sản xuất không hoàn thành nhưng số vật liệu quy định trong hạn mức lại lĩnh hết hoặc nhiều hơn, chứng tỏ trong kỳ báo cáo phân xưởng đã bội chi vật liệu. Ngược lại, nếu kế hoạch sản xuất hoàn thành hoặc hoàn thành vượt mức, nhưng số vật liệu tiêu dùng trong phạm vi hạn mức hoặc thêm chỉ ít hơn, chứng tỏ phân xưởng trong kỳ báo cáo đã đạt được thành tích nhất định về tiết kiệm vật tư. * Các phương pháp quyết toán: - Phương pháp kiểm kê: trên cơ sở số liệu kiểm kê thực tế tồn kho tại phân xưởng đầu kỳ và cuối kỳ báo cáo và có số liệu về lượng vật tư xuất trong kỳ để xác định thực tế vật tư chi phí cho sản xuất sản phẩm: C = 0đk + X - 0CK C: Lượng vật tư thực tế chi phí Ođk: Số tồn kho đầu kỳ theo kiểm kê Ock: Lượng vật tư tồn kho cuối kỳ. X: Lượng vật tư thực xuất tại kho của doanh nghiệp cho phân xưởng. Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ cung ứng với số lượng vật tư thực chi bằng số lượng thành phẩm trong kỳ trừ đi số lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ cộng với số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ. Mức tiết kiệm hay bội chi được xác định E = Q . M - C E: Mức tiết kiệm hay bội chi Q: Số lượng sản phẩm sản xuất ra trong kỳ M: Mức tiêu dùng nguyên vật liệu Kết quả của phép tính nếu là số dương k(+) thì tiết kiệm nếu là số (-) thì bội chi. - Phương pháp nghiên cứu hiện trường: Phương pháp này chủ yếu thu thập thông tin từ trực quan và các quan hệ giao tiếp với thương nhân và người tiêu dùng. Phương pháp này đòi hỏi chi phí cao và có tính chất phức tạp. Do đó người ta thường sử dụng phương pháp này sau khi có kết quả của phương pháp nghiên cứu tài liệu. - Phương pháp đơn hàng: So sánh với mức quy định trong hợp đồng. - Phương pháp quyết toán theo lô hàng cấp ra: Tính cụ thể cho từng lô vật tư cấp phát trực tiếp tiêu dùng đến tận từng tổ, từng công nhân nếu sử dụng không hết sẽ thu hồi nhập kho. Giám sát việc cấp phát vật tư cho sản xuất trên các mặt đồng bộ kịp thời đầy đủ. Giám sát việc bảo quản, sử dụng hợp lý tiết kiệm vật tư. Chấp hành các định mức dự trữ vật tư, phát hiện các tình trạng thừa, thiếu vật tư để giải quyết nhanh chóng. III. Các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình đảm bảo vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp sản xuất: 1. Nhân tố thuộc về môi trường kinh doanh. * Chính trị và pháp luật: Để thành công trong kinh doanh các doanh nghiệp phải phân tích dự đoán về chính trị và pháp luật cùng xu hướng vận động của nó bao gồm: Sự ổn định về chính trị đường lối ngoại giao. Sự cân bằng các chính sách của Nhà nước Vai trò và chiến lược phát triển kinh tế Đảng và Chính phủ. Sự điều tiết và khuynh hướng can thiệp của Chính phủ vào đời sống kinh tế. Sự phát triển các quyết định bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng Hệ thống luật pháp, sự hoàn thiện và hiệu lực thi hành chúng. *Các yếu tố kinh tế: Các yếu tố kinh tế bao gồm các nhân tố tác động đến sức mua của khách hàng và dạng tiêu dùng hàng hoá "là máy đo nhiệt độ của thị trường, quy định cách thức doanh nghiệp sử dụng các nguồn lực của mình". Sự tăng trưởng kinh tế Sự thay đổi về cơ cấu sản xuất và phân phối Tiềm năng kinh tế và sự gia tăng đầu tư Lạm phát thất nghiệp, sự phát triển ngoại thương Các chính tiền tệ, tín dụng *Kỹ thuật và công nghệ Yếu tố kỹ thuật và công nghệ làm cơ sở cho yếu tố kinh tế là sức mạnh 'tàn phá sáng tạo" dẫn đến sự ra đời sản phẩm mới sẽ tác động vào mô thức tiêu thụ và hệ thống bán hàng. Ngược lại yếu tố kỹ thuật bị ảnh hưởng của cách thức vĩ mô. Cơ sở vật chất kỹ thuật của nền kinh tế quốc dân Tiến bộ kỹ thuật và khả năng áp dụng kỹ thuật trong hoạt động kinh doanh. Chiến lược phát triển kỹ thuật, công nghệ nền kinh tế. * Yếu tố văn hoá xã hội: ảnh hưởng trực tiếp đến cuộc sống và hành vi của con người, qua đó ảnh hưởng đến hành vi mua sắm của khách hàng bao gồm: Dân số và xu hướng vận động Các hộ gia đình và xu hướng vận động Sự di chuyển của dân cư Thu thập của dân cư và xu hướng vận động: phân bố thu nhập giữa các nhóm người và các vùng địa lý. Việc làm và các vấn đề phát triển việc làm. Dân tộc và các đặc điểm tâm sinh lý Các giá trị văn hoá cốt lõi có tính lâu bền cao. Nhưng các niềm tin thứ hai và của giá trị rất thường thì dễ thay đổi. * Môi trường tự nhiên và cơ sở hạ tầng Doanh nghiệp cần lưu ý đến các mối đe dọa và tìm cơ hội phối hợp với các khuynh hướng của môi trường tự nhiên. Sự thiếu hụt của nguồn nguyên liệu thô gồm các nguyên liệu vô tận, nguyên liệu tái sinh và nguyên liệu không thể tái sinh được. Sự gia tăng chi phí năng lượng Mức tăng ô nhiễm buộc các doanh nghiệp tìm kiếm cách thay thế để sản xuất và đóng gói sản phẩm không tác hại đến môi trường. Sự thay đổi vai trò Nhà nước trong bảo vệ môi trường, trình độ hiện tại của cơ sở hạ tầng sản xuất đường xá giao thông, thông tin liên lạc. 2. Nhân tố thuộc về môi trường doanh nghiệp. *Tiến bộ khoa học kỹ thuật trong sản xuất: Nhân tố tổng hợp này phản ánh tiến bộ khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực sản xuất và sử dụng vật tư như chế tạo những máy móc thiết bị có tính năng kỹ thuật cao, sử dụng những vật liệu mới và sử dụng có hiệu quả nguồn vật tư. * Quy mô sản xuất ở các ngành các doanh nghiệp: Nhân tố này ảnh hưởng trực tiếp tới khối lượng vật tư tiêu dùng và do đó ảnh hưởng tới khối lượng nhu cầu vật tư. Quy mô sản xuất càng lớn thì khối lượng vật tư càng tăng. Theo đà phát triển kinh tế , quy mô sản xuất ngày càng gia tăng và điều đó đòi hỏi nhu cầu và cầu vật tư ngày càng lớn trong nền kinh tế. * Cơ cấu khối lượng sản phẩm sản xuất Cơ cấu khối lượng sản phẩm thay đổi theo nhu cầu thị trường và sự tiến bộ khoa học kỹ thuật, đặc biệt thay đổi theo trình độ sử dụng vật tư tiêu dùng và cải tiến chất lượng sản phẩm từ những vật tư tiêu dùng. Điều này ảnh hưởng tới cơ cấu của vật tư tiêu dùng và do đó cơ cấu của nhu cầu vật tư * Quy mô thị trường vật tư. Quy mô thị trường phổ biến số lượng doanh nghiệp tiêu dùng vật tư và quy cách chủng loại vật tư mà các doanh nghiệp có nhu cầu tiêu dùng trên thị trường quy mô của thị trường càng lớn thì nhu cầu vật tư càng nhiều. * Cung vật tư- hàng hoá có trên thị trường. Cung vật tư thể hiện khả năng vật tư có trên thị trường và khả năng đáp ứng nhu cầu vật tư của các đơn vị tiêu dùng. Cung vật tư tác động đến cầu vật tư thông qua giá cả và cho đến toàn bộ nhu cầu Ngoài những nhân tố trên đây còn có nhiều nhân tố khác ảnh hưởng đến nhu cầu vật tư nhỏ. Các nhân tố xã hội phản ảnh mục tiêu cải thiện điều kiện lao động trong các ngành sản xuất, ảnh hưởng của những nhân tố này được xác định bằng những chỉ tiêu như trình độ cơ giới hoá, tự động hoá sản xuất, và cải thiện điều kiện lao động.... Khả năng thanh toán của các doanh nghiệp tiêu dùng vật tư Giá cả vật tư hàng hoá và chi phí sản xuất kinh doanh Nghiên cứu sự tác động của các nhân tố đến nhu cầu vật tư được thực hiện theo từng nhóm và cho từng loại vật tư, cũng như cho từng loại nhu cầu có tính đến các giai đoạn khác nhau của công tác kế hoạch hoá. Quá trình này có ý nghĩ quan trọng trong công tác nghiên cứu và dự báo thị Chương II Thực trạng và công tác đảm bảo vật cho sản xuất ở công ty khoá Minh khai I. Tình hình đặc điểm trung của công ty khoá Minh khai 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. - Công ty khoá Minh khai trước đây là nhà máy khoá Minh khai, được thành lập từ năm 1972 theo quyết định số 561/BKT của bộ kiến trúc (nay là Bộ xây dựng) Về loại hình tổ chức. Công ty khoá Minh khai là một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, còn tư cách pháp nhân chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng công ty cơ khí xây dựng- Bộ xây dựng. - Trụ sở giao dịch: 125D Minh khai, quận Hai Bà Trưng - Hà Nội. Do đặc điểm của công ty xây dựng từ thời chiến tranh chống Mỹ, với trang thiết bị máy móc thiết bị công nghệ sản xuất do Ba Lan giúp. Quá trình xây dựng và phát triển của công ty được phân tích qua các giai đoạn sau: * Giai đoạn từ 1973-1980: Công ty hoạt động theo đúng chức năng nhiệm vụ mục tiêu ngành nghề theo quyết định ban đầu về sản xuất sản phẩm gồm các loại khoá, bản lề, ke cửa, chốt, acmôn, móc gió. Thời gian đầu sản xuất sản phẩm theo mỗi thiết kế của Ba Lan nên có phần nào chưa phù hợp với điều kiện của Việt Nam. N hững năm sau công ty đổi dần mẫu mã sản phẩm cho tích ứng với nhu cầu tiêu dùng. * Từ năm 1981 đến năm 1988: công ty sản xuất theo kế hoạch Bộ giao, ngoài các sản phẩm cũ như trên còn có giàn giáo thép, xe hoàn thiện, bi đạn mắt sàng xi măng, đồng thời xuất thêm các mặt hàng kim khí phục vụ xây dựng cửa xếp, cửa chớp lật cửa hoa. Trong giai đoạn công ty đã tiến hành hai vấn đề lớn: - Nâng cao chất lượng của sản phẩm và đã xuất khẩu các khoá, tre, bản lề, Cremôn, cho các nước Hung gari, Cu Ba, Lào và xuất khẩu tại chỗ cho Tây Đức - Công ty đã nghiên cứu và chế tạo bi nghiền cho công nghiệp xi măng và các phụ tùng khác. Ngoài ra còn là đơn vị đầu tiên nghiên cứu công nghệ sản xuất giàn giáo thép. Giai đoạn từ1973-1988 công ty sản xuất theo kế hoạch được giao, vật tư chủ yếu được Nhà nước cung ứng, sản phẩm làm ra có địa chỉ tiêu thụ, không để công nhân nghỉ việc về thiếu việc làm, hàng hoá sản xuất phải được tiêu thụ hết và đảm bảo đời sống công nhân viên. Đảm bảo được mục tiêu trên công ty đã tìm mọi biện pháp khai thác mọi khả năng, tiếp xúc làm quen dần dần với kinh tế thị trường. Những biện pháp cụ thể là - Tích cực tìm kiếm công ăn việc làm bằng cách đi chào hàng ký hợp đồng trực tiếp còn các cơ sở xây dựng trong ngành và các địa phương - Khai thác mọi nguồn, mọi khả năng đảm bảo đủ vật tư cho sản xuất liên tục. - Tuyên truyền quảng cáo sản phẩm của công ty trên các phương tiện thông tin đại chúng và tham gia các cuộc triển lãm nhằm giới thiệu đưa sản phẩm tiếp ứng trực tiếp với thị trường. - Tiến hành mở các đại lý bán các sản phẩm của công ty ở Hà Nội và một số tích. - Một số yếu tố quan trọng là giữ vững và nâng cao được chất lượng sản phẩm của công ty gây được uy tín trên thị trường và niềm tin đối với người tiêu dùng. * Từ năm 1992 đến nay: ở giai công ty đã chuyển hoá mạnh vào nền kinh tế thị trường công ty đã tiến hành sắp xếp lại sản xuất theo nghị định số 388/ HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng. Công ty đã chú trọng nhiều vào việc sản xuất đa dạng hoá các loại sản phẩm, phục vụ đáp ứng nhu cầu phát triển của nền kinh tế đất nước. Việc quan tâm tới chất lượng, kỹ thuật mỹ thuật của sản phẩm được đưa lên hàng đầu. Thời kỳ này bên cạnh việc sản xuất những mặt hàng truyền thống, công ty đã cho ra thị trường nhiều sản phẩm với mẫu mã phong phú và cải tiến tiện lợi hơn. Sản phẩm sản xuất ra phải đảm bảo mức trung bình tiên tiến của thế giới nên một số sản phẩm hàng hoá cùng loại sản xuất trong nước mà còn cạnh tranh được với hàng nhập ngoại. Vì vậy giai đoạn này tuy có nhiều khó khăn từ nguyên nhân khách quan và chủ quan nhưng công ty vẫn tồn tại với nền kinh tế thị trường, không những thế mà còn tạo nên thế mạnh vững chắc cho việc phát triển đi lên. Trải qua quá trình xây dựng và trưởng thành, Công ty khoá Minh khai đã không ngừng khấn đấu về mọi mặt, Công ty thường xuyên cải tiến kỹ thuật nâng cao chất lượng sản phẩm, nhạy bén nắm bắt kịp thời thị hiếu người tiêu dùng, luôn tung ra thị trường những sản phẩm phù hợp với nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Kết quả trên thu sản phẩm những năm vừa qua đạt khá tốt do sản phẩm của công ty đã được người tiêu dùng chấp nhận không bớt giá cả hợp lý mà còn do chất lượng của sản phẩm. 2. Đặc điểm cơ cấu tổ chức quản lý sản xuất của Công ty: 2.1. Chức năng nhiệm vụ của Công ty: - Công ty khoá Minh khai là một doanh nghiệp Nhà nước có đủ tư cách pháp nhân hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh tế độc lập., Từ năm 1992 theo xu hướng đổi mới kinh tế Nhà nước về tổ chức sắp xếp lại doanh nghiệp công ty khoá Minh khai được thành lập lại theo quyết định số BXD/TCLĐ ngày 5 tháng 5 năm 1993của Bộ xây dựng. - Công ty có chức năng nhiệm vụ theo quyết định thành lập và được nghề như sau: + Công ty là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có các sản phẩm cơ khí xây dựng, có nhiệm vụ tổ chức sản xuất các loại khoá, kê, bản lề, chốt cửa và các chi tiết phụ tùng cơ khí phục vụ cho ngành xây dựng. + Sản xuất kinh doanh các loại phụ tùng cho công nghiệp xi măng như bi, đạn nghiền mắt sàng. + Sản xuất kinh doanh dàn giáo thép, cốp pha tôn, kết cấu thép phục vụ cho xây dựng. Để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong xã hội và nhằm mục tiêu phát triển đi lên trong cơ chế thị trường, công ty đang chú vào việc mở rộng ngành nghề trong sản xuất kinh doanh , làm các mặt hàng kết cấu thép xây dựng. 2.2. Cơ cấu tổ chức quản lý sản xuất của công ty: Đối với các nhà máy sản xuất công nghiệp việc tổ chức quản lý khoa học quá trình công nghệ chế tạo sản phẩm là vô cùng quan trọng, nó quyết định rất lớn đến năng suất chất lượng sản phẩm và hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiệm vụ tổ chức một quy trình công nghệ trong một doanh nghiệp sao cho hợp lý lại tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp đó, như điều kiện cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, trình độ quản lý... a) Tổ chức quản lý của công ty: Công ty khoá Minh Khai trực thuộc Tổng công ty cơ khí xây dựng Bộ xây dựng theo quy chế hoạt động công ty được quyền chủ động tổ chức bộ máy quản lý sao cho phù hợp với các đặc điểm của doanh nghiệp và hoạt động có hiệu quả. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo hệ trực tuyến, thực hiện chế độ một thủ trưởng, giám đốc công ty là người có quyền quyết định cao nhất, chịu trách nhiệm mọi mặt với Nhà nước và tập thể CBCNV, ngoài cương vị phụ trách chung giám đốc công ty còn trực tiếp phụ trách phòng Tổ chức hành chính, kế hoạch, cung tiêu, Marketing, tài chính kế toán. Giúp việc cho giám đốc có hai phó giám đốc, một phụ trách về sản xuất, một phụ trách về kỹ thuật. Kế toán trưởng giúp việc cho công tác tổ chức hạch toán kế toán và tài chính của công ty cùng một số trưởng phòng ban chức năng. - Công ty có các phòng ban quản lý chức năng sau: * Phòng tổ chức hành chính: Biên chế 12 người bộ phận này có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, quản lý hành chính và quản trị. - Nhiệm vụ cụ thể là: Nghiên cứu xây dựng hoàn thiện mô hình tổ chức công ty. Sắp xếp nhân sự về số lượng, trình độ nhiệm vụ chuyên môn kỹ thuật. Xây dựng kế hoạch đào tạo CBCNV Xây dựng các định mức lao động, kế hoạch quỹ lương các quy chế quản lý và sử dụng lao động, tổ chức ký kết các hợp đồng lao động, giải quyết các chế độ chính sách về lao động tiền lương, BHXH theo qui định Nhà nước. Thực hiện các nghiệp vụ quản trị, lễ tân, công tác văn thư hành chính khác. * Phòng kỹ thuật: Biên chế 9 người Bộ phận này có chức năng quản lý công tác kỹ thuật sản xuất trong toàn công ty. - Nhiệm vụ cụ thể là: Nghiên cứu thiết kế sản phẩm khuôn mẫu nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất xây dựng chiến lược sản phẩm công ty. - Xây dựng quản lý các định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm quy cách mặt hàng. Tổ chức quản lý đánh giá các sáng kiến cải tiến kỹ thuật kiểm tra xác định trình độ tay nghề cho công nhân trong công ty. Lập kế hoạch đầu tư trang bị sản xuất, kế hoạch sửa chữa máy móc thiết bị công ty. * Phòng kế toán tài chính: Biên chế 6 người. Bộ phận này có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác quản lý, huy động sử dụng vốn, về công tác hạch toán của công ty, chức năng kiểm tra giám sát toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của công ty Nhiệm vụ cụ thể là: + Xây dựng kế hoạch tài chính, tổ chức thực hiện các nguồn vốn phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Tổ chức công tác hạch toán kế toán trong công ty theo pháp lệnh về kế toán thống kê của Nhà nước quy định. Giám sát các hoạt động kinh tế tài chính, các hợp đồng kinh tế về giá bán sản phẩm. Thực hiện công tác thanh toán trong nội bộ các đối tác có quan hệ kinh tế với công ty. * Phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm: Biên chế 11 người. Bộ phận này có chức năng kiểm tra, giám sát về chất lượng sản phẩm toàn công ty. Nhiệm vụ cụ thể: - Tổ chức kiểm tra chất lượng các sản phẩm trước khi nhập kho, chuẩn bị đưa đi tiêu thụ kiểm tra, quản lý việc chấp hành các tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm. * Phòng marketing: Biên chế 5 người. - Bộ phận này có chức năng là tham mưu cho giám đốc về tình hình thị trường giá cả, vật tư, sản phẩm liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, phản ánh được nhu cầu thị trường về các sản phẩm tương tự và các sản phẩm mà công ty có khả năng sản xuất. Đề xuất các phương án tiêu thụ sản phẩm. Tổ chức tiêu thụ và thu hồi với hiệu quả công nợ cao nhất, đề xuất các phương án tiêu thụ bằng mọi hình thức, tổ chức thực hiện khi được lãnh đạo thông quâ. - Nhiệm vụ cụ thể là: Tìm hiểu thị trường bao gồm các hoạt động thu nhập và xử lý một cách có hệ thống va và toàn diện những thông tin về các sản phẩm vật tư phụ tùng dụng cụ có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đề xuất cho công ty những thông tin đặc biệt cần lưu ý và các sản phẩm nên sản xuất. Tổ chức quản lý mạng lưới đại lý theo các hợp đồng và quy định của công ty. Cùng với phòng tài vụ đến thu tiền ở các đại lý trực tiếp tổ chức các hội nghị khách hàng thông tin quảng cáo và hội chợ triển lãm chịu trách nhiệm đôn đốc và thu hồi công nợ, chịu trách nhiệm ký hợp đồng tiêu thụ sản phẩm. * Phòng kế hoạch cung tiêu: Biên chế 11 người. Bộ phận này có chức năng tham mưu cho giám đốc về kế hoạch sản xuất kinh doanh và đảm bảo vật tư cho sản xuất. Nhiệm vụ cụ thể: Tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh + Thực hiện công tác cung ứng thu mua vật tư cho sản xuất kinh doanh, tổ chức dự trữ vật tư bảo quản kho tàng vật tư sản phẩm. Giám sát kiểm tra mức độ hoàn thành kế hoạch sản xuất, kế hoạch thu mua tạo nguồn hàng. - Tham mưu xây dựng phương tiện vận tải, cơ sở kho hàng, gian hàng. * Bộ phận bảo vệ: Biên chế 8 người Bộ phận này có chức năng và nhiệm vụ bảo vệ an toàn cho toàn bộ tài sản của công ty, xây dựng kế hoạch, biện pháp bảo vệ, tổ chức công tác dân quân tự vệ và phòng cháy chữa cháy của công ty. *Trạm y tế: Biên chế 2 người Bộ phận này có chức năng và nhiệm vụ chăm lo sức khoẻ cho toàn bộ CBCNV, tổ chức việc khám chữa bệnh cho CNV và con em, theo dõi bệnh nghề nghiệp và thực hiện giải quyết việc nghỉ ốm cho người lao động, tham gia chỉ đạo công tác vệ sinh môi trường, công tác dân số kế hoạch hoá gia đình. b) Tổ chức sản xuất của công ty: Công ty khoá Minh Khai nằm trên một diện tích 20.000m2 nên việc bố trí sắp xếp các khu vực là tương đối thuận lợi cho việc vận chuyển vật tư, vận chuyển thành phẩm. Hiện nay công ty có bốn phân xưởng sản xuất chính thức chức năng và nhiệm vụ của từng phân xưởng như sau: * Phân xưởng cơ khí: Có nhiệm vụ tạo phôi ban đầu như dập định hình ra các khuôn mãu (ke, khoá). Đối với các sản phẩm đơn giản ít công đoạn thì phân xưởng cơ khí còn làm theo đơn đặt hàng nhu cầu làm giàn giáo, cửa xếp, cửa hoa. Mặc dù công nhân trong phân xưởng cơ khí không nhiều nhưng đây là đơn vị mạnh nhất, một điển hình tiên tiến trong tổ chức sản xuất của công ty đồng thời là đơn vị tạo ra giá trị sản lượng lớn nhất trong toàn công ty. * Phân xưởng cơ điện: Chịu trách nhiệm sửa chữa thường xuyên, trung đại tu máy móc thiết bị trong công ty cả phần cơ và phần điện. Phân xưởng cơ điện chịu trách nhiệm đảm bảo cho các phân xưởng hoạt động liên tục không bị gián đoạn bơỉ các nguyên nhân máy móc thiết bị hay đường điện. Ngoài nhiệm vụ trên, các phân xưởng cơ điện còn có nhiệm vụ chế tạo khuôn mẫu, ke, bản lề, khoá. Nhiệm vụ này khá quan trọng và phức tạp vì đòi hỏi độ chính xác cao để đảm bảo khi đúc chi tiết các phân xưởng khoá có thể khớp nhau được. * Phân xưởng lắp ráp: có nhiệm vụ lắp ráp toàn bộ các loại khoá từ các bộ phận, chi tiết hoàn thành sản phẩm hoàn chỉnh. *Phân xưởng mạ: Nhiệm vụ chủ yếu là mạ quai khoá, ke, bản lề, chốt cửa... công nghệ mạ đòi hỏi kỹ thuật cao theo quy định công nghệ nghiêm ngặt để đảm bảo sản phẩm mạ có độ bền độ bóng cao. Các phân xưởng này đều chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc thông qua các quản đốc phân xưởng. Loại hình sản xuất của công ty là kiểu chế biến liên tục, quy mô sản xuất thuộc loại vừa, sản phẩm có thể tạo trên cùng một quy trình sản xuất theo cùng một phương pháp công nghệ song giữa các loại yêu cầu kỹ thuật và cả về mặt kinh tế. 3. Tổ chức bộ máy mua sắm vật tư Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy ua sắm vật tư và những cơ chế hoạt động của nó tuỳ thuộc vào đặc điểm, mục đích sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp theo từng thời kỳ kinh tế cụ thể. Công ty khoá Minh Khai là một doanh nghiệp Nhà nước, hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính. Do đó tổ chức một bộ máy mua sắm vật tư là rất quan trọng, tổ chức bộ máy mua sắm vật tư do phòng kế hoạch cung tiêu đảm nhận: Tổ chức biên chế của phòng kế hoạch - cung tiêu hiện nay: 1 trưởng phòng kế hoạch 1 nhân viên quyết toán 3 thủ kho 1 trưởng phòng cung tiêu 2 nhân viên tiếp liệu 2 lái xe *Cơ cấu tổ chức mua sắm vật tư của công ty: - Phòng kế hoạch : làm nhiệm vụ xác định nhu cầu và nguồn vật tư của công ty trong kỳ kế hoạch, lên phương án kế hoạch hoá mua sắm vật tư, lập đơn hàng lập các phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, tổ chức theo dõi kế hoạch, thống kê tình hình mua sắm và tiêu dùng vật tư, phân tích hoạt động kinh tế của phòng. - Phòng cung tiêu: Trên cơ sở kế hoạch của phòng kế hoạch phòng cung tiêu trực tiếp ký các hợp đồng mua sắm vật tư, theo dõi và chuyển đưa vật tư về công ty. - Phòng kế toán tài chính phụ trách khâu kiểm tra hoá đơn chứng từ mua hàng do phòng cung tiêu lập, về sốlượng, chủng loại, giá cả vật tư thành tiền theo đúng nghiệp vụ tài chính rồi thanh toán tiền mua vật tư. - Phòng KCS có trách nhiệm kiểm tra chất lượng vật tư hàng hoá. - Thủ kho làm nhiệm vụ tiếp nhận bảo quản theo dõi dự trữ cấp phát vật tư cho các bộ phận của công ty. II. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty khoá Minh khai: 1. Những chỉ tiêu và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty khoá MinhKhai Biểu 01: Một số đánh giá và kết qủa về tình hình hoạt động của công ty năm 1997 và 1998 STT Chỉ tiêu % 1997 1998 1 Bố trí cơ cấu vốn % ã Tài sản cố định/Tổng tài sản % 36,3 41,9 ã Tài sản lưu động/Tổng tài sản % 63,7 58,1 2 Tỉ suất lợi nhuận % ã Tỉ suất lợi nhuận/ doanh thu % 1,6 1,0 ã Tỉ suất lợi nhuận/vốn % 5,5 3,9 3 Tình hình tài chính % ã Tỉ lệ nợ phải tra so với toàn bộ TS % 66,2 64,2 ã Khả năng thanh toán % - Thanh toán nhanh tiền hiện có/nợ ngắn hạn % 107,3 112,8 - Tài sản cố định/nợ ngắn hạn % 1,7 0,7 Biểu số 02: Một số chỉ tiêu về tình hình hạch toán kinh tế của Công ty khoá Minh Khai trong 3 năm trở lại đây STT Năm Chỉ tiêu 1996 1997 1998 1 Nguyên giá TSCĐ hữu hình 5.848.673.883 7.439.536.885 7.443.846.885 2 Giá trị còn lại 2.569.077.956 4.259.505.208 4.623.815.208 3 Vốn lưu động 1.227.119.655 1.527.119.655 1.890.212.124 4 Giá trị tổng sản lượng 12.550.731.000 11.883.310.000 12.672.135.000 5 Tổng doanh thu 15.121.362.994 14.007.441.580 15.574.343.130 6 Thuế doanh thu 257.565.390 211.541.689 247.608.052 7 Lợi nhuận thực hiện 288.872.855 291.2993421 345.101.321 2. Kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty: (6 tháng đầu năm 1999) Công ty Khoá Minh Khai đã tập kết xong 11 thiết bị thuộc dự án đầu tư nâng cao năng lực sản xuất và chất lượng của công ty. Trong đó 3 thiết bị đã đưa vào vận hành, còn lại trong tháng 5 năm 1999 được bảo dưỡng, lắp đặt và vận hành xe nâng và hệ sơn tinh điện. Do chuẩn bị từ năm 1998 về dự trữ vật tư cho các loại sản phẩm tiểu ngũ kim (khoá, bản lề, cremon...) nên cán bộ công nhân viên đã có đủ việc làm ổn định ngay từ đầu năm đến nay. Nhưng cũng do vật tư dự trữ để tạo việc làm nối tiếp lại phát sinh thuế VAT đầu ra không được khấu trừ. Vì vậy thuế quý 1 năm 1999 tăng 3,8 lần so với quý 1 năm 1998, thu nhập của CBCNV giảm nhằm đảm bảo sản xuất không bị lỗ lớn. Trọng tâm của 6 tháng cuối năm 1999 công ty khoá Minh Khai khai thác triệt để năng lực các thiết bị mới nhập, nâng cao năng suất chất lượng các sản phẩm tiểu ngũ kim, phát huy năng lực của đội sản xuất các cấu kiện cấu kết mới được bổ túc nâng cao tay nghề để hoàn thành các công trình kết cấu thép được Tổng công ty cơ khí xây dựng giao trong quý 3 năm 1999 và tạo đà nhận các công trình lớn khác trong quý 4 năm 1999. Sắp xếp lại tổ chức các bộ phận trong công ty: Biểu số 03: Các chỉ tiêu tổng hợp báo cáo 6 tháng đầu năm 1999 Các chỉ tiêu chủ yếu Đơn vị tính Kế hoạch năm 1999 Tỷ lệ %TH so với KH 1999 Thực hiện 4 tháng đầu năm 1999 Ước thực hiện tháng 5 năm 1999 Ước thực hiện 6 tháng đầu năm 1999 I/ Giá trị sản xuất kinh doanh 1. GTSX Xây lắp (cả VT do A cấp) Tr.đg 2. GTSXCN.VLXD (giá hiện hành) Tr.đg 14.890 * GTSCCN.VLXD (giá CĐ 1994) Tr.đg 14.797 3.226 1.300 6.000 40 3. Kim ngạch nhập khẩu USD 23.775 23.775 100 4. Kim ngạch xuất khẩu USD 2.715 5. Giá trị sản xuất và KD khác Tr.đg * GTKD VLXD Tr.đg * GTKD nhà Tr.đg * GT khảo sát - Thiết kế - Tư vấn Tr.đg * Sản xuất cơ khí Tr.đg 3.226 1.300 6.000 2. Lao động và thu nhập 2.1. Lao động có đến cuối kỳ báo cáo Người 380 345 347 350 92 Trong đó: Do đơn vị quản lý Người 380 345 347 350 92 Riêng số lao động không bố trí được Người 2.2. LĐ b/q 6 tháng (người LV) cả(HĐ) 1.000đ 360 345 345 350 97 2.3. Thu nhập b/q người/tháng (ngườiL.v) Tr.đ 576 500 515 550 95 3. Tổng doanh thu Tr.đ 2.935 Trong đó: - Doanh thu Xây lắp Tr.đ - Doanh thu SXCN.VLXD Tr.đ 14.890 2.935 1.300 6.000 40 4. Kết quả sản xuất kinh doanh Tr.đ * Lãi (+) Tr.đ * Lỗ (-) Tr.đ -50 -10 -60 5. Nộp NS Tr.đ * Các khoản phải nộp Tr.đ 110.8 220,8 Riêng nộp thuế Tr.đ 110.8 50 220,8 * Các khoản đã nộp Tr.đ 73.82 50 170,8 Riêng nộp thuế Tr.đ 73.82 50 170,8 6. Các khoản nợ phải trả Tr.đ 1.666.63 1.600 1.650 Trong đó: Nợ nước ngoài Tr.đ 7. Các khoản nợ phải thu Tr.đ 812.36 1.000 1.050 Trong đó: Nợ khó đòi Tr.đ Biểu số 04: Ước thực hiện sản xuất sản phẩm chế tạo cơ khí 6 tháng đầu năm 1999 Các chỉ tiêu chủ yếu Đơn vị tính Kế hoạch năm 1999 Tỷ lệ %TH so với KH 1999 Thực hiện 4 tháng đầu năm 1999 Ước thực hiện tháng 5 năm 1999 Ước thực hiện 6 tháng đầu năm 1999 Kế hoạch 1999 Cùng với năm trước A B 1 2 3 4 5 6 I/ Sản phẩm cơ khí cái 1. Khoá các loại ,, 560.000 112.984 40.000 200.000 35 2. Bản lề các loại ,, 170.000 51.168 20.000 80.000 47 3. Chốt các loại ,, 25.000 3.277 2.000 8.000 32 4. Cremon các loại ,, 40.000 8.375 3.000 16.000 40 5. Ke các loại ,, 65.000 9.500 10.000 30.000 46 6. Kết cấu thép tấn 300 40 15 80 26 7. Contener cái 200 II. Lắp máy tấn / / / / / Biểu số 05: ước thực hiện tiêu thụ sản phẩm chế tạo cơ khí 6 tháng đầu năm 1999 Các sản phẩm chủ yếu ĐVT KH năm 1999 Thực hiện 4 tháng đầu năm 1999 Ước TH tháng 5 năm 1999 Ước TH 6 tháng đầu 1999 Kế hoạch 1999 A B 1 2 3 4 5 = 4/1 I. Sản phẩm cơ khí cái 1. Khoá các loại " 560.000 110.642 30.000 180.000 32 2. Bản lề các loại " 170.000 17.939 15.000 80.000 47 3. Chốt các loại " 25.000 3.699 2.000 8.000 32 4. Cremon các loại " 40.000 11.587 2.000 16.000 40 5. Ke các loại " 65.000 9.500 10.000 30.000 46 6. Kết cấu thép tấn 300 40 15 80 26 7. Contener cái 200 II. Lắp ráp tấn / / / / / III. Các công trình xây lắp Tr.đ / / / / / 3. Đặc điểm hoạt động và một số loại vật tư chủ yếu: Là một công ty có quy mô vừa, chuyên sản xuất các loại khoá, mặt hàng phục vụ cho xây dựng như giàn giáo, cột chống đơn kiểu ý, cột chống MK500 chốt cốp pha F10, máy phổ quang, khung lưới ngăn phòng, contener, bộ lọc bụi, vì kèo hội trường Ba đình... Nên phải sử dụng khối lượng vật tư tương đối lớn. Có hàng nghìn loại vật tư khác nhau được sử dụng trong quá trình sản xuất ví dụ như: + Thép là các loại: 1,5 * 1000 * 2000 + Thép tròn các loại: f 12 x 5800 + Thép tấm các loại + Đồng thanh cây f 12 x 4000 + Nhôm, Inox, gang + Các chi tiết của khoá như: thân, lõi quai, bi, lò so, phôi chìa. + Các loại vật tư khác như: Niken, Crôm a xit các loại, xăng dầu, than, củi, cát sỏi và các loại hoá chất khác. Do đó việc tổ chức quản lý tình hình mua sắm vật tư và sử dụng vật tư là vô cùng khó khăn đòi hỏi cán bộ các phòng phụ trách vấn đề này phải có chuyên môn và có tinh thần trách nhiệm trong công việc. Hơn nữa vật tư sử dụng ở công ty có loại rất khan hiếm, nhiều loại trong nước không thể tự sản xuất hoặc sản xuất chất lượng không cao mà phải nhập ngoại như: Thép lá của Nga, thép tròn f 12 x 5800, đồng thanh cây f 12 x 4000 của Đài Loan. Có loại khó bảo quản dễ hỏng như hoá chất, có loại dễ han gỉ như bu lông, e cu, ốc vít. Từ những đặc điểm này của vật tư đòi hỏi công ty phải có một hệ thống khó tàu đầy đủ đạt tiêu chuẩn quy định để đáp ứng cho việc bảo quản. Sản phẩm của công ty là sản phẩm cơ khí chế tạo, do đó chi phí về vật tư chiếm tỉ trọng lớn, chẳng hạn thép lá 3 * 1520 * 6000 giá, 5505 đồng/kg. Sử dụng 10120 kg trong tháng 3 năm 1999 trị giá 55.710.6000 đồng. Điều này cho thấy chi phí vật tư chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm chỉ cần một thay đổi nhỏ về số lượng, giá mua vật tư cũng làm ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm của công ty. Hơn nữa mỗi sản phẩm lại được cấu thành từ nhiều loại vật tư khác nhau mà công ty lại sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau với kích cỡ đa dạng. Vì vậy phải xây dựng định mức tiêu hao vật tư, việc xuất dùng vật tư cho sản xuất sản phẩm do phòng kỹ thuật lập. Thực tế công ty khoá Minh khai chưa xem xét định mức tiêu hao vật tư một cách chính xác do vậy việc lãng phí vật tư không phải là không có. Những đặc điểm của việc sử dụng vật tư trên đây là những khó khăn lớn mà công ty phải đương đầu, từ việc dự trữ, bảo quản, nhập xuất và quyết toán vật tư. Muốn quản lý một khối lượng vật tư lớn và có nhiều chủng loại như vậy đòi hỏi phải thực hiện đồng bộ nhiều biện pháp quản lý ở tất cả các khâu, có như vậy mới đảm bảo cung cấp một cách đồng bộ nhiều biện pháp quản lý ở tất cả các khâu có như vậy mới đảm bảo cung cấp một cách đồng bộ, đầy đủ và đúng chất lượng vật tư cho quá trình sản xuất tạo điều kiện cho công ty hoạt động liên tục. III. Phân tích tình hình đảm bảo vật tư của công ty: 1. Công ty lập và thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư: 1.1. Công tác xác định nhu cầu vật tư: a. Nhu cầu vật tư chủ yếu: Việc xác định nhu cầu vật tư của công ty thường được dựa trên căn cứ nhu cầu do các phân xưởng đưa lên trên cơ sở tổng hợp các nhu cầu của các phân xưởng và các đơn đặt hàng của các khách hàng, các công trình của Tổng công ty cơ khí xây dựng giao. Phòng kế hoạch lập kế hoạch về nhu cầu vật tư và giao cho phòng cung tiêu trực tiếp thực hiện. Nhu cầu do các phân xưởng đưa lên được xác định căn cứ vào khối lượng công việc cần hoàn thành và định mức tiêu dùng vật tư theo kinh nghiệm là chính ít dựa trên các định mức tiêu dùng vật tư tiên tiến. Có tình trạng như vay là do công ty chưa quan tâm đến việc tiết kiệm vật tư cho sản xuất. Các loại vật tư dùng cho sản xuất khoá thì đa số đã được lập kế hoạch chi tiết từ đầu năm thông qua các hợp đồng mua sắm mà công đã ký với các bạn hàng truyền thống. Công tác dự trữ vật tư thường mang tính ngẫu nhiên, không có tính đến đặc điểm sử dụng nguồn hàng, nhiều khi nhu cầu vật tư lại phụ thuộc vào tình hình biến động của vật tư. Công tác xác định nhu cầu vật tư cho sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm qua thể hiện một phần của công ty trong những năm qua thể hiện một phần (bảng biểu số 06). Biểu số 06: Bảng tổng hợp nhu cầu vật tư chính qua các năm STT Danh điểm vật tư Đơn vị tính 1996 1997 1998 KH TH %TH KH TH %TH KH TH %TH 1 Thân khoá các loại Cái 325.605 350.655 107,7 400000 373694 92,42 400000 401693 100,4 2 Kết cấu thép Tấn 152 176 115,7 180 176 97,7 210 210 95,2 3 Thép lá các loại - 14,2 15,0 105,6 16,5 18,0 109 81 85 104,9 4 Đồng - 2,5 3,0 120 3,5 3,2 91,4 8,0 7,6 96,1 5 Nhôm - 1,2 1,5 125 1,7 2,1 123,5 2,5 1,9 0,76 6 Inox - 2,5 2,2 88,0 3,1 3,4 109,6 5,2 5,0 96,2 7 Niken - 1,1 1,2 109 1,5 1,7 113,3 2,7 2,5 92,5 8 Sơn - 2,1 2,3 109,5 2,5 2,2 88,1 2,7 2,3 85,2 Qua số liệu ở bảng trên ta thấy: Năm 1996 do tình hình biến động của thị trường và mới bắt tay vào làm các công trình có quy mô lớn do đó công ty còn gặp nhiều khó khăn và lúng túng trong phương hướng hoạt động. Cho nên trong kế hoạch nhu cầu vật tư được xác định rất ít. Sang năm 1997 công ty đã bước đầu tìm ra hướng đi thích hợp, tổ chức nhiều hoạt động sản xuất kinh doanh khác ngoài mặt hàng truyền thống nên lượng vật tư tiêu dùng thực tế cao hơn so với kế hoạch. Từ năm 1998 trở đi các hoạt động sản xuất kinh doanh khác được mở rộng. Nhu cầu vật tư thực tế cho các hoạt động sản xuất kinh doanh ngoài mặt hàng truyền thống biến đổi theo nhu cầu của đơn đặt hàng (các mặt hàng về cấu kết thép) sự biến động này lớn hơn rất nhiều so với sự biến động của nhu cầu vật tư dùng cho sản xuất các sản phẩm truyền thống. Việc xác định nhu cầu vật tư của công ty theo kế hoạch là không đồng bộ. Bởi vì mức tiêu dùng vật tư trong sản xuất thường theo một tỉ lệ nhất định, song như bảng số liệu trên thì có những loại nhu cầu kế hoạch lớn hơn thực tế rất nhiều, có loại nhu cầu kế hoạch lại nhỏ hơn thực tế. Có tình trạng này là do việc xác định nhu cầu tiêu dùng vật tư của công ty chưa được dựa trên các căn cứ đánh giá, phân tích tình hình, các mức tiêu dùng vật tư tiên tiến. Trong kế hoạch nhu cầu vật tư cho các bộ phận của nhu cầu chưa được phân định cụ thể (nhu cầu vật tư cho các sản phẩm chính, nhu cầu cho các hoạt động sản xuất kinh doanh khác, nhu cầu vật tư cho dự trữ) mà chỉ tính nhu cầu ở mức chung chung do vậy thường không chính xác. b. Định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản phẩm: Mỗi số liệu định mức là đặc trưng cho mức tiêu hao vật tư của một chi tiết, sản phẩm cơ khí. Những mức tiêu hao vật tư chính được tính toán trên cơ sở bản vẽ thiết kế và đã tính lượng hao hụt do gia công cơ khí, còn hao hụt do vận chuyển cân đong sai chưa được tính. Mỗi sản phẩm cơ khí đều được chia ra làm hai phần: - Vật liệu chính: là vật tư cần thiết để cấu thành nên sản phẩm trong vật liệu chính được chia làm ba loại: + Khối lượng tính: là khối lượng cần thiết cấu thành nên sản phẩm và được xác định từ bản vẽ thiết kế. + Khối lượng thô: là khối lượng của toàn bộ vật tư dùng để gia công sản phẩm. Khối lượng thô bằng tổng của khối lượng tinh và khối lượng của lương của lương dư cắt gọt, đầu thừa cắt phẳng, đầu đã gọt, mặt cắt... + Khối lượng chì: là khối lượng vật tư dùng để tạo ra phôi đưa lên máy cắt gọt, khối lượng chi bằng tổng của khối lượng thô cộng với tỉ lệ hao hụt do cháy khi rèn hoặc đúc. - Vật liệu phụ: là những vật tư phù trợ cần thiết cùng với vật liệu chính cấu thành nên sản phẩm. Vật liệu phụ quy định trong định mức này và chủ quan về chất lượng vật tư và đã được cộng thêm các thành phần hao hụt như: khâu gia công, vận chuyển, bảo quản... trong quá trình sản xuất. Căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu công ty xác định được khối lượng vật tư tương đối chính xác cần cho nhu cầu sản xuất kinh doanh và lập được kế hoạch mua sắm vật tư từ đầu năm. + Dưới đây là định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một số sản phẩm chủ yếu: Biểu 07 Biểu số 08: Định mức các loại khoá Đơn vị tính: 1 cái Số TT Vật tư Đơn vinh tính Tên và ký hiệu sản phẩm Khoá cửa Khoá Khoá cửa MK 10 MK 10C MK 10K 1 Gang C 415 - 31 kg 0,350 1,705 2 Thép CT 3f = 3 " 0,0006 3 Thép ca lip f 5 " 0,0095 4 Thép calip A11 - f 8 " 0,056 5 Thép calip A 12 - f 12 " 0,107 0,1864 6 Thép lò so 60C2 f 1 " 0,002 0,002 0,002 7 Thép lò so 60C2 f 0,3 " 0,003 8 Đồng đúc 1C - 59 - 1 " 0,0803 0,216 1,086 9 Đồng tấm S = 2 " 0,0420 10 Đồng tấm 1C.59.1 " 11 Đồng dây 1C .591. f 2,5 " 0,0054 12 Đồng tròn f 3 " 0,022 0,0122 13 Đồng tròn f 3,6 " 0,009 0,004 14 Nhôm AL S = 2 " 0,001 0,001 15 Điện năng Kwh 2,8 8,20 8,00 16 Dầu bôi trơn kg 0,005 0,005 0,005 17 Dầu ma dút " 0,0015 0,0015 0,015 18 Than " 0,150 0,700 1,542 19 Điện tích mạ dm2 0,575 0,446 1,070 20 Sơn kg 0,005 0,005 0,003 1.2. Công tác tạo nguồn: Dựa trên kế hoạch nhu cầu vật tư đã xác định, công ty đã tổ chức khá tốt công tác tạo nguồn và tìm được những nguồn hàng chủ yếu sau. - Nguồn đi mua của các đơn vị sản xuất hoặc các tổ chức kinh doanh vật tư. Thông qua các đơn đặt hàng hoặc các hợp đồng kinh tế. Đây là nguồn cung cấp vật tư chính là nguồn lâu dài và khá ổn định, nó đáp ứng hầu hết cho các loại nhu cầu về các loại vật tư của công ty. - Nguồn vật tư do công ty tự sản xuất: nguồn này chủ yếu là các đáp ứng cho nhu cầu về sản xuất các sản phẩm về khoá chẳng hạn như các chi tiết như đúc thân khoá, tạo phôi chìa, uốn lò so. Làm khuôn gá và một số chi tiết khác... Nguồn này đã góp phần làm cho công ty chủ động về vật tư, tạo thêm nhiều việc làm và thu nhập cho người lao động. - Nguồn vật tư do ứ đọng chậm luân chuyển nguồn này phát sinh do yếu tố chủ quan của công ty và do biến động giá trên thị trường. Xác định nhu cầu về khối lượng chủng loại và cơ cấu không chính xác, cụ thể là khi lập kế hoạch cung ứng và ký các hợp đồng mua bán chưa tính đến nhu cầu cung ứng đồng bộ, do dự trữ và do nhiều nhân tố khác gây ra như các định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho các sản phẩm mới, những sản phẩm phức tạp và công tác tổ chức quản lý kém. - Ngoài các nguồn hàng trên công ty còn tìm kiếm các nguồn hàng khác có sẵn trên thị trường như các loại vật tư giá cả ổn định ít biến động mà lại không khan hiếm, nguồn vật tư nhập khẩu và nguồn vật tư tồn kho. 2. Tổ chức thu mua, vận chuyển và bảo quản vật tư: Chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố trong đó chất lượng vật tư đóng vai trò quan trọng. Tổ chức thu mua, vận chuyển và bảo quản có ảnh hưởng không nhỏ đến chi phí vật tư, chất lượng vật tư từ đó có ảnh hưởng sâu sắc tới chất lượng và giá thành sản phẩm. ở công ty khoá Minh Khai, hàng năm cùng với việc lập kế hoạch sản xuất, phòng kế hoạch - cung tiêu lập kế hoạch thu mua vật tư, kế hoạch này được lập trên cơ sở kế hoạch sản xuất để xác định ra nhu cầu về vật tư, từ đó tiến hành cân đối giữa nhu cầu với khả năng để xây dựng nên kế hoạch thu mua vật tư. Tại công ty số lượng vật tư lớn, chủng loại vật tư đa dạng, nếu công tác tổ chức bảo quản không tốt sẽ dẫn đến hư hỏng, han gỉ, kém chất lượng như: Sắt thép, hoá chất phòng kế hoạch cung tiêu lên kế hoạch thu mua vật tư giao cho cán bộ tổ chức thu mua. Hiện tại ở công ty việc phân định cho cán bộ thu mua cho từng loại vật tư chưa rõ ràng, tác động không nhỏ tới tâm lý cán bộ thu mua, chưa phù hợp với khả năng và mối quan hệ của từng cán bộ. Thực tế xảy ra do một số cán bộ cung tiêu chưa quen với công việc nên dẫn tới tình trạng mua vật tư với giá cao, gây ảnh hưởng không nhỏ tới chi phí vật tư trong giá thành sản phẩm. Trong thời gian tới, phòng kế hoạch cung tiêu nên chuyên môn hoá gắn từng người với công việc cụ thể nhất định, tăng thêm trách nhiệm của cán bộ thu mua làm cho họ nắm chắc các nguồn hàng cung cấp, nắm chắc các chủng loại vật tư, phụ trách về số liệu tồn kho, số liệu cần dùng, số cần mua trong dự trữ tối đa, tối thiểu và yêu cầu bảo quản của từng loại vật tư cũng như giá cả của chúng. Giá trị thu mua là vấn đề công ty quan tâm làm sao để chi phí bỏ ra ít nhất mà mua được khối lượng vật tư nhiều nhất, tốt nhất, hạn chế tới mức thấp nhất các khoản chi ở đầu vào. Nếu khâu thu mua có ảnh hưởng lớn đến chi phí vật tư thì khâu tổ chức vận chuyển và bảo quản cũng có ý nghĩa không kém phần quan trọng trong công tác quản lý vật tư của công ty. Nếu tổ chức vận chuyển bảo quản không khoa học sẽ dẫn đến vật tư bị hao hụt, mất mát, kém phẩm chất gây ảnh hưởng không tốt đến chất lượng sản phẩm, gây thiệt hại cho công ty. Hiện nay công ty khoá Minh Khai chưa có đội xe chuyên chở việc vận chuyển hoàn toàn thuê ngoài dẫn tới một số trường hợp không chủ động hoặc chi phí vận chuyển cao. Bên cạnh việc theo dõi số lượng tồn kho, thời hạn sử dụng và của một số vật liệu dễ hỏng như các loại hoá chất, sơn... cũng đóng một vai trò quan trọng. Căn cứ vào số lượng tồn kho mà xác định số lượng vật liệu mua vào, đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời cho nhu cầu sản xuất nhưng phải tránh tình trạng ứ đọng vật tư. Để thực hiện điêu này phòng kỹ thuật, phòng KCS phối hợp thường xuyên kiểm tra chất lượng của vật tư nhất là vật tư có thời hạn sử dụng ngắn, dễ hỏng để có kế hoạch sử dụng ngay vật liệu trong thời hạn, tránh thiệt hại về vật liệu cho công ty. Hơn nữa cần bố trí tới, sắp xếp kho vật tư cho hợp lý, kiểm tra vận chuyển được dễ dàng tạo điều kiện cho sản xuất. 3. Tổ chức cấp phát vật tư cho sản xuất: Căn cứ vào nhu cầu vật tư của từng phân xưởng, từng tổ, từng bộ phận đưa lên và tiến độ sản xuất của công việc do các phân xưởng đảm nhận, công ty lên biểu tổng hợp nhu cầu vật tư và tiến hành cấp phát cho các tổ theo lịch đã định. Việc cấp phát vật tư cho hoạt động sản xuất của công ty chủ yếu do phòng cung đảm nhận. Phòng cung tiêu bao gồm một trưởng phòng hai nhân viên và ba thủ kho (kho tiếp nhận và cấp phát vật tư, kho tiếp nhận và cấp phát chi tiết dở dang, kho tiếp nhận và cấp phát chi tiết hoàn chỉnh). - Kho tiếp nhận và cấp phát vật tư: thủ kho căn cứ vào phiếu xuất vật tư do phòng cung tiêu viết sẽ tiến hành cấp phát cho các bộ phận, chủ yếu là các tổ: tổ giàn giáo, tổ rèn, tổ dập, tổ gia công có, tổ cơ điện theo nhu cầu sản xuất. - Kho tiếp nhận và cấp phát chi tiết dở dang: thủ kho căn cứ vào phiếu giao nhận và phiếu KCS do các tổ gia công chi tiết dở dang khi đã gia công hay nhập lên, thủ kho ghi sổ và ký phiếu sau đó lại phát cho các bộ phận khác (bộ phận bóng, mạ, sơn) hoặc các tổ gia công sau khi gia công song các chi tiết sẽ viết phiếu KCS và giao thẳng xuống cho các tổ khác, các tổ này kiểm tra số lượng và ký phiếu KCS ở phần người nhận sau đó đưa lên cho thủ kho ghi sổ và theo dõi. Thủ kho sẽ căn cứ vào sổ để theo dõi và tổng hợp số lượng các chi tiết chuyển từ bộ phận này sang bộ phận kia là bao nhiêu. - Kho tiếp nhận và cấp phát các chi tiết hoàn chỉnh: căn cứ vào số lượng nhập vào thủ kho sẽ cấp phát các chi tiết hoàn chỉnh đồng bộ cho các tổ lắp thông qua các phiếu giao nhận do quản đốc phân xưởng lắp ráp phụ trách. Cuối tháng nhân viên phòng kế hoạch sẽ trực tiếp xuống các kho để quyết toán thông qua thẻ kho và phiếu xuất vật tư, phiếu giao nhận, phiếu KCS. Biểu số 09: Phiếu xuất vật tư số 153 Ngày 22 tháng 3 năm 1999 Bộ phận sử dụng: Tổ rèn Lý do xuất: Sản xuất bản lề Xuất tại kho: Công ty STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị tính Mã vật tư Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Théplá 3 x 6000 x 1520 kg 10.100 10100 4505 45.500.500 2 Thép lá 3 x 4900 x 1250 kg 10000 4905 49.050.000 Xuất ngày..... tháng .... năm 1999 Phụ trách bộ phận Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho 4. Kiểm tra sử dụng và thanh quyết toán Việc kiểm tra, đánh giá, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch vật tư của công ty chưa được quan tâm đúng mức. Công ty xây dựng và điều chỉnh các loại định mức chưa đưa phân công phân cấp quản lý và thực hiện kế hoạch chưa được quan tâm đúng mức, dẫn đến tình trạng thừa vật tư cho hoạt động sản xuất, nhiều loại vật tư khi mua về phục vụ cho nhu cầu sản xuất các sản phẩm mới do khách hàng đặt và do Tổng công ty cơ khí xây dựng sử dụng giao sử dụng không hết lại không được tận dụng cho các hoạt động sản xuất khác gây lãng phí vật tư làm tăng giá thành sản phẩm. * Về công tác hoạch vật tư: hạch toán chi phí tiết vật tư là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của vật tư. Tại công ty vật tư sử dụng rất đa dạng và phức tạp, nhiệm vụ nhập xuất diễn ra hàng ngày do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết vật tư là vô cùng quan trọng. Công ty sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết vật liệu. Để tổ chức tốt công tác kế toán này, công ty đã sử dụng phương pháp chứng từ để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất vật liệu. Những chứng từ kế toán này là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Thực tế ở công ty chứng từ kế toán được sử dụng trong phần kế toán chi tiết vật tư bao gồm: - Phiếu nhập kho vật tư - Phiếu xuất kho vật tư - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Biên bản kiểm kê kiêm vật tư hàng hoá - Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. - Hoá đơn cước phí vận chuyển. Công ty áp dụng phương pháp sổ số dư là hợp lý. Phương pháp này phù hợp với điều kiện thực tế ở công ty: chủng loại vật tư đa dạng, số lượng các nghiệp vụ nhập xuất nhiều, trình độ kế toán tương đối cao. Tại kho: hàng ngày thủ kho tập hợp các phiếu nhập kho, xuất kho sau đó tiến hành ghi vào thủ kho. Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn kho của từng loại vật tư và chuyển toàn bộ phiếu xuất nhập cho kế toán chi tiết vật tư tại phòng kế toán. Thực tế tại công ty thủ kho không tiến hành đối chiếu giữa số tồn trên thẻ kho với số tồn thực tế hàng ngày được bởi vì rất nhiều loại vật tư trong kho, thực hiện công việc này sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức. Do đó công ty chỉ thực hiện kiểm kê 6 tháng một lần. Thẻ kho được kế toán giao cho thủ kho lập sau đó kiểm tra lại và trình kế toán trưởng ký. Thẻ kho được mở cho từng loại vật tư, mỗi loại có một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ phát sinh. * Công tác quyết toán vật tư: Công tác này phản ánh các nguồn vật tư của công ty. Song chỉ nói chung chung các nguồn vật tư chứ chưa đưa ra được con số cụ thể và khả năng của các nguồn, giá cả vật tư, chất lượng vât tư, phương thức mua bán và thanh toán. Nó chỉ phản ánh tổng số vật tư đã sử dụng, số sản phẩm hoàn thành, số vật tư còn lại sau kỳ sản xuất mà chưa phản ánh được số vật tư đã tiết kiệm hay bội chi. Việc xác định số vật tư đã sử dụng chỉ căn cứ vào số liệu cấp phát chứ chưa căn cứ vào định mức tiêu dùng vật tư và khối lượng công việc đã hoàn thành. Các bước tiến hành xác định lượng vật tư hao phí thực tế, tỉ lệ hao phí vật tư thực tế, lượng vật tư tiết kiệm hay bội chi chưa được thực hiện, vì vậy việc đề ra phương pháp tiết kiệm vật tư chỉ còn đơn thuần là công nhận số vật tư đã hao phí và số lượng công việc đã hoàn thành từ số vật tư đó. Do vậy chưa có cơ sở để tính hệu quả kinh tế của việc sử dụng vật tư. IV. Một số nhận xét về tình hình đảm bảo vật tư cho sản xuất của công ty. 1. Những ưu điểm: Do sự nặng động sáng tạo, biết phát huy những thuận lợi, khắc phục khó khăn, nên trong thời gian qua công ty đã có nhiều ưu điểm trong công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất: Đảm bảo đầy đủ, đồng bộ kịp thời mọi nhu cầu vật tư cho sản xuất kinh doanh của công ty. Nó giúp cho công ty hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình, không ngừng tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, xây dựng và nâng cao hiệu quả kinh tế các hoạt động của công ty. Đã tạo ra được hệ thống nguồn hàng phong phú, có chất lượng cao giá rẻ, nó góp phần ổn định sản xuất và hạ giá thành sản phẩm đã tạo ra được hệ thống dự trữ vật tư đủ mạnh, kịp thời đảm bảo nhu cầu vật tư cho công ty trong mọi điều kiện. 2. Những nhược điểm và nguyên nhân Bộ máy cung ứng vật tư của công ty chưa hoàn thiện, việc tổ chức lao động chưa hợp lý, chưa hình thành được các cán bộ chuyên môn nhất là trong công tác tạo nguồn và thu mua vật tư. Việc xác định nhu cầu vật tư của công ty chưa phân thành các bộ phận rõ rệt (nhu cầu vật tư cho việc thực hiện nhiệm vụ chính, nhu cầu vật tư cho các hoạt động khác, nhu cầuvật tư cho dự trữ) chưa dựa trên các định mức tiêu dùng vật tư tiên tiến. Trong công tác tạo nguồn vật tư cũng còn nhiều thiếu sót: chưa khai thác triệt để các nguồn đã tạo được, chưa quan tâm tới các nguồn tự sản xuất, nguồn vật tư do tiết kiệm, chưa hình thành được đội ngũ cộng tác viên trong việc tìm nguồn hàng và trong kế hoạch tạo nguồn chưa xác định được khả năng đáp ứng của các nguồn hàng đó. -Trong công tác thu mua, vận chuyển, chưa sử dụng linh hoạt các hình thức thu mua, chưa quan tâm đúng mức tới việc, giảm chi phí thu mua nhất là chi phí vận chuyển. - Trong công tác cấp phát vật tư còn chưa xác định được hạn mức cấp phát, chưa kiểm tra được việc sử dụng vật ở các bộ phận. - Công tác hạch toán vật tư chưa được đồng bộ, thống nhất giữa phòng kế hoạch - cung tiêu và phòng đào tạo. - Trong quyết toán vật tư chưa tính được lượng vật hao phí để sản xuất các sản phẩm và chưa tính được lượng vật tư tiết kiệm hay bội chi ở mỗi sản phẩm. - Công tác tổ chức và quản lý dự trữ vật tư chưa được quan tâm đúng mức. Việc xác định mức dự trữ không dựa vào các căn cứ khoa học và thực tế. Việc tổ chức quản lý còn lỏng lẻo, chưa lập được kế hoạch sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư dự trữ. Tóm lại: Trong hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất ở công ty vẫn còn nhiều tồn tại, điều đó đòi hỏi phải có hướng giải quyết thích hợp nhất. Chương III Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán đảm bảo vật tư cho sản xuất I. Phương hướng và nhiệm vụ của công ty trong thời gian tới: 1. Phương hướng và nhiệm vụ của công ty trong thời gian tới. Công ty khoá Minh Khai có nhiệm vụ chính là sản xuất kinh doanh các mặt hàng về ke, khoá, bản lề và các mặt hàng phục vụ cho xây dựng. Để đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của thị trường về sản phẩm hàng hoá. Công ty đã đề ra phương hướng phát triển lâu dài với các hình thức sau. - Đầu tư xây dựng hệ thống trang thiết bị mới và đồng bộ phục vụ cho nhu cầu sản xuất các mặt hàng mới (các công trình kết cấp thép) phục vụ cho các công trình xây dựng. - Tổ chức sắp xếp lại các phòng ban cho phù hợp với thực tế, bổ túc nâng cao nghiệp vụ và tay nghề cho đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty. - Hoàn thiện bộ máy mua sắm vật tư cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh - Sắp xếp lại mạng lưới tiêu thụ sản phẩm mở rộng thị trường ra các khu vực. - Cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm nghiên cứu thiết kế các sản phẩm mới. 2. Các biện pháp và phương pháp quản lý nhằm bảo đảm việc thực hiện tốt công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất: a. Các biện pháp : - Các loại vật tư thường dùng nhưng với khối lượng ít, giá trị nhỏ (rẻ tiền) như bi khoá, lõi khoá, phôi chia, lò so thì mua tập trung một lần và xuất dần nhằm tiết kiệm thời gian và nhân lực. - Các loại vật tư ít dùng nhưng không phải loại vật tư quý hiếm mà giá trị nhỏ thì dùng khi nào mua khi đó. - Các loại vật tư quý hiếm khó tìm trên thị trường, các loại có khả năng tăng giá thì khi có kế hoạch sản xuất thì tiến hành tìm nguồn hàng và nếu có điều kiện thì mua ngay mua trước đó. - Mỗi loại hàng chủng loại hàng phải nắm được càng nhiều nguồn hàng càng tốt, ít nhất phải có hai nguồn để đề phòng khó khăn xảy ra là có vật tư để sử dụng ngay mặt khác để so sánh về chất lượng, giá thành tạo ra sự cạnh tranh giữa người bán với nhau, cho phép tính toán hiệu quả kinh tế khi mua hàng. Trong những nguồn hàng phòng cung tiêu vẫn chọn những bạn hàng có mối quan hệ lâu dài và các nguồn khác mang tính chất phụ bổ sung khi nhu cầu cấp thoát và đột xuất quá mà nguồn chính không đáp ứng kịp. Song chính các nguồn phụ này lại là động lực cạnh tranh để nguồn chính cung cấp tốt hơn. b. Các phương pháp quản lý: Quảnlý chất lượng và giá cả: Trước khi ký kết mua bất cứ một loại vật tư nào phải xem xét chất lượng có đạt yêu cầu không? Sau đó xem đến giá cả, chất lượng phải đạt tiêu chuẩn quy định cho một loại vật tư nào đó và yêu cầu của sản xuất. Gía cả phải căn cứ vào giá cả thị trường đồng thời thấp hơn hoặc bằng giá đưa vào sản xuất để đảm bảo có lãi, phải nắm bắt được nguồn này nắm bắt được giá cả vật tư, mỗi khi thị trường biến động. Tiếp nhận những thông tin quảng cáo chào hàng hoặc các cộng tác viên, áp dụng biện pháp mua tận gốc không thông qua các khâu trung gian nhằm không ngừng tạo ra lợi nhuận cao. Quản lý số lượng và vốn thanh toán: Sau khi quyết định mua một số loại vật tư vào đó, tiến hành ký kết hợp đồng xong. Công việc sẽ được giao cho người thu mua thực hiện, người cán bộ đó sẽ chịu trách nhiệm đến cuối công việc, nếu hợp đồng quy định phải chuyển tiền trước khi nhận hàng người cán bộ tiếp liện có trách nhiệm làm thủ tục nhận séc hoặc tiền mặt, chuyển thanh toán cho đơn vị bán hàng, lấy hoá đơn có dấu đã thanh toán của kế toán trưởng và thủ trưởng của bên bán ký tên. Sau đó tiến hành thuê phương tiện vận chuyển để tiếp nhận vật tư về công ty. Nếu là bạn hàng truyền thống thì họ thường cho bên mua nhận hàng trước trả tiền sau để giảm các khoản chi phí không cần thiết. II. Tăng cường xác định nhu cầu vật tư một cách chính xác. Phân định rõ nhu cầu vật tư ở công ty gồm ba bộ phận. Nhu cầu vật tư cho các sản phẩm chính, nhu cầu vật tư cho các hoạt động kinh doanh khác và nhu cầu vật tư cho dự trữ. - Đối với nhu cầu vật tư cho sản xuất các sản phẩm chính gồm có: - Phương pháp tính theo sản lượng sản phẩm: Tính nhu cầu vật tư theo phương pháp này phải căn cứ vào đinh mức sử dụng vật tư cho một đơn vị sản phẩm và sản lượng sản phẩm. Nsx = ồ QSP mSP Trong đó: Nsx là nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm Qsplà sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch msplà mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản phẩm ồ Ký hiệu tổng số +) Phướng pháp tính theo mức sử dụng bình quân của sản phẩm. Theo phương pháp này, tính nhu cầu vật tư phải căn cứ vào sản lượng của các sản lượng cùng loại trong kỳ kế hoạch và mức sử dụng bình quân của sản phẩm Nsx = ồ Qm Trong đó: m: Là mức sử dụng vật tư bình quân của sản phẩm Nsx:là nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm Q: là sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch. +) Phương pháp tính theo hệ số biến động Nsx = Nbc x Tsx x Hsd Trong đó: Nbc là số lượng vật tư đã sử dụng trong năm báo cáo Tsx nhịp độ phát triển sản xuất kỳ kế hoạch H sd Hệ số sử dụng vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo Tính nhu cầu vật tư theo phương pháp này cầu nghiên cứu tình hình thực tế sản xuất và sử dụng vật tư trong năm báo cáo, phương án sản xuất kỳ kế hoạch, phân tích các yếu tố tiết kiệm vật tư từ đó xác định hệ số sử dụng vật tư kỳ kế hoạch so với kỳ báo cáo - Đối với nhu cầu vật tư cho các hoạt động khác: khi tính nhu cầu vật tư cho các hoạt động này nên sử dụng phương pháp tính hệ số biến động. N = Nbk x Tkh x HTR Việc xác định T kh (chỉ số phát triển kỳ kế hoạch so với kỳ báo cáo) phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất chung của công ty trong kỳ kế hoạch căn cứ vào dự đoán tình hình cung cầu vật tư trên thị trường và căn cứ số lượng cũng như khả năng của các đối thủ cạnh tranh. Việc xác định HTK (hệ số tiết kiệm vật tư kỳ kế hoạch so với kỳ báo cáo) phải căn cứ vào các biện pháp và khả năng tiết kiệm vật tư trong kỳ kế hoạch - Đối với nhu cầu vật tư cho dự chữ: phải xác định chính xác mức tiêu dùng vật tư và nhu cầu cho sản xuất kinh doanh của công ty từ đó xác định chính xác mức dự chữ vật tư. III. Chủ động khai thác tạo nguồn vật tư kịp thời cho sản xuất . * Để công ty có thể sử dụng khai thác tạo nguồn vật tư kịp thời cho sản xuất, điều kiện cầu thiết là công ty phải cụ thể hoá các biện pháp, chính sách nhằm đạt được mục đích đề ra. Theo tôi đi đúng hướng theo điều kiện hiện nay cần phải đổi mới theo những hướng sau: - Cần áp dụng các hình thức thu mua đa dạng khả năng đáp ứng yêu cầu của từng trường hợp cụ thể một cách tốt nhất. Việc cứng nhắc trong hình thức mua sẽ không nắm được hàng hoặc ít ra cũng không tận dụng nắm thời cơ tốt nhất, khi đó giá cả sẽ không phù hợp, không thuận lợi. - Để chủ động khai thác tạo nguồn vật tư một cách linh hoạt công ty có thể thực hiện các hình thức mua sau: Mua gom bằng tiền mặt hoặc tổng thể bằng một số hình thức nào đó để kết hợp. Mua gom bằng tiền mặt không cần ký kết các hợp đồng kinh tế từ tất cả các nguồn sản xuất,các đối tượng có hàng hoá. Mua bằng hình thức ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị sản xuất các tư thương có nguồn hàng được phép kinh doanh và được phép thực hiện thanh toán qua uy tín hàng - Công ty cần thống nhất khâu mua và khâu bán bằng cách chuyên môn hoá hoặc hàng kinh doanh cho các bộ phụ trách, khi chuyên môn hoá sẽ tạo điều kiện và đảm bảo cho cán bộ am hiểu một cách kỹ lưỡng về các loại vật tư, thị trường vật tư cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh . - Khai thác triệt để các nguồn vật tư đã tìm được, phải luôn luôn tìm thêm các nguồn mới có lượng vật tư phong phú, có chất lượng cao