Đề tài Một số vấn đề lý luận về quản lý vật tư kỹ thuật trong doanh nghiệp

Phần I Một số vấn đề lý luận về quản lý vật tư kỹ thuật trong doanh nghiệp I. Khái niệm, đặc điểm, vai trò, phân loại, yêu cầu và nhiệm vụ của công tác vật tư kỹ thuật. 1. Khái niệm, đặc điểm của vật tư kỹ thuật Vật tư kỹ thuật hay còn gọi là vật tư đó là những sản phẩm của lao động bao gồm nguyên vật liệu, năng lượng, thiết bị máy móc, dụng cụ, phụ tùng thay thế nó đang vận động từ nơi sản xuất ra nó đến nơi tiêu thụ nó. Trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo ra sản phẩm mới, vật tư được tiêu dùng toàn bộ, tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị của nó được chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới. 2. Vai trò của vật tư kỹ thuật Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cấu thành nên quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu là nhân tố cấu thành nên thực thể sản phẩm, quyết định trực tiếp đến chất lượng sản phẩm do chúng có đặc điểm chỉ dùng một lần và giá trị chuyển hết sang giá trị thành phẩm. Nguyên vật liệu bao gồm cả nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ đều ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình sản xuất, nếu xét về mặt vật chất thì nguyên vật liệu trực tiếp cấu thành thực thể của sản phẩm, chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm. Do đó cũng có thể nói, đảm bảo chất lượng của nguyên vật liệu cho sản xuất còn là một biện pháp quan trọng để nâng cao chất lượng sản phẩm. Nếu xét về mặt giá trị thì tỷ trọng của yếu tố nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành. Xét về mặt tài chính ta còn thấy vốn bỏ ra mua nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ lệ lớn trong vốn lưu động của doanh nghiệp( khoảng từ 40%-60% trong tổng số vốn lưu động). Nếu xét về chi phí quản lý thì quản lý nguyên vật liệu cần một lượng chi phí tương đối lớn trong tổng chi phí quản lý. Đứng trên góc độ này ta có thể rút ra kết luận: nguyên vật liệu không những giữ vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất mà nó còn giữ vai trò quan trọng trong lĩnh vực quản lý giá thành và tài chính trong các doanh nghiệp. 3. Phân loại vật tư kỹ thuật Vật tư sử dụng trong mỗi doanh nghiệp thường rất đa dạng về chủng loại và mỗi loại lại có những tính năng tác dụng riêng. Chính vì vậy, để đảm bảo cho việc quản lý, sử dụng vật tư có hiệu quả chúng ta phải tiến hành phân loại vật tư. a. Căn cứ vào nhóm vật tư thuộc đối tượng lao động: vật tư được chia thành: - Nguyên vật liệu chính: là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất như bông, sợi, quặng, gỗ... - Vật liệu phụ: là các loại vật liệu được sử dụng để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất như thuốc nhuộm, sơn, dầu, chỉ khâu… - Nhiên liệu: là những thứ tạo nhiệt năng như than, củi, xăng dầu…Thực chất nhiên liệu là một loại vật liệu phụ nhưng do vai trò quan trọng của nhiên liệu đối với nền kinh tế quốc dân và do yêu cầu kỹ thuật về bảo quản sử dụng, về đặc tính sinh lý hóa hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ khác nên nhiên liệu được tách riêng thành một loại. - Bán thành phẩm: là sản phẩm đã được hoàn thiện ở một số giai đoạn nhất định theo tiêu chuẩn nhưng chưa được hoàn thiện ở giai đoạn sản xuất cuối cùng. - Phụ tùng thay thế: là các phụ tùng, chi tiết được sử dụng thay thế, sửa chữa các máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải của doanh nghiệp. b. Căn cứ vào tính chất của việc sử dụng toàn bộ vật tư kỹ thuật chia thành vật tư công dụng và vật tư chuyên ngành. Vật tư công dụng: là vật liệu phổ biến cho các ngành như sắt, thép, len... Vật tư chuyên ngành: là những loại vật liệu dùng riêng cho từng ngành, từng doanh nghiệp như hóa chất, điện, than... 4. Nhiệm vụ của công tác vật tư kỹ thuật Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất, trực tiếp cấu tạo nên thực thể của sản phẩm. Thiếu nguyên vật liệu thì quá trình sản xuất bị gián đoạn hoặc không thể tiến hành được. Chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu, đến hiệu quả của việc sử dụng vốn. Vấn đề đặt ra với yếu tố này là phải thực hiện các nhiệm vụ sau trong công tác quản lý vật tư: - Phải đảm bảo việc cung ứng vật tư kĩ thuật đúng tiến độ, số lượng , chủng loại, quy cách và đúng yêu cầu cho sản xuất. - Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển vật tư cả về giá trị và hiện vật.tính toán đúng đắn giá trị vốnthực tế của vật tư, nhập, xuất kho,nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho việc lập báo cấotì chính và quản lý doanh nghiệp. - Giám sát chặt chẽ việc sủ dụng vật tư . - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật tư , kế hoạch sử dụng vật tư, kế hoạch sử dụng vật tư cho sản xuất, tình hình kho tàng để kịp thời báo cáo cho bộ phận thu mua có biện pháp khấc phục kịp thời. - Chấp hành tốt chế đọ quản lý vật tư và triệt để thực hành tiết kiệm vật tư ảnh hưởnglớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp,ảnh hưởng đến việc giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận. - Phát hiện, ngăn chặn, đề xuất các biện pháp xử lý tình trạng thừa, thiếu, ứ đọng kém chất lượng của vật tư . - Phân tích tình hình thu mua, bảo quả và sử dụng vật tư nhằm hạ giá thành sản phẩm. - Phân tích bảo vận chuyển, tình hình xuất dùng vật tư . Tham gia kiểm kê và đánh giá vật tư theo chế độ quy định, lập báo cáo về vật tư phục vụ cho công tác quản lý. 5. Yêu cầu của công tác tổ chức quản lý vật tư kĩ thuật Để đúng vững trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt thì các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ các chi phí quản lý của mình nhằm tối thiểu hóagiá thành sản xuất. Muốn vậy, các doanh nghiệp phải đặt nhiệm vụ hàng đầu là tiết kiệm chi phí sản xuất, cụ thể là các chi phí liên quan đến nguyên vật liệu.Sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý, hiệu quả là việc làm cần thiết ở tất cả các khâu, thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng… Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tư , sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm. Phải phục vụ đắc lực cho sản xuất, tổ chức cung ứng vật tư kĩ thuật cho sản xuất, phải đảm bảo về số lượng, chát lượng, chủng loại nhu cầu quy cách phẩm chất của vật tư đúng thời hạn góp phần hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Phải chủ động đảm bảo vật tư cho sản xuất nhằm khai thác triệt để mọi khả năng vật tư có sẵn, tích cực sử dụng vật tư thay thế, những vật tư khan hiếm hoặc phải nhập khẩu. Đáp ứng đầy đủ nhu cầu của sản xuất đồng thời phải đảm bảo hiệu quả kinh tế của sản xuất và thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh tế. II. Nội dung của công tác quản lý vật tư kĩ thuật. 1. Xây dựng định mức tiêu dùng vật tư kĩ thuật 1.1. Khái niệm và ý nghĩa của định mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật. a. Khái niệm. Mức tiêu dùng vật tư là lượng vật tư tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành tốt công việc nào đó trong điều kiện tổ chức và kĩ thuật nhất định. b. Cơ cấu của định mức tiêu dùng vật tư kĩ thuật. Mức tiêu dùng được xác định cho từng loại nguyên vật liệu chính,vật liệu phụ, động lực.Trong đó quan trọng và phức tạp hơn cả là xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính. Do vậy khi xây dựngmức tiêu dùng nguyên vật liệu chính cần nghiên cứu cơ cấu của mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Cơ cấu đó bao gồm: - Mức tiêu dùng thuần túy có ích: là phần hao phí cần thiết cho việc sản xuất sản phẩm. - Mức phế liệu sinh ra do tính chất công nghệ chia làm hai phần: phế liệu còn sử dụng được và phế liệu bỏ đi. + Phế liệu còn sử dụng được chia thành hai loại: loại được dùng để sản xuất ra chính sản phẩm đó( phế liệu dùng lại) và loại để sản xuất ra sản phẩm khác. + Phế liệu bỏ đi: là những phế liệu không sử dụng lại được. Lượng vật tư hao tổn trong quá trình quản lý: là phần hao phí cần thiết cho việc sản xuất sản phẩm. Để tính mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính người ta căn cứ vào công thức sau: H = H1 + H2 Trong đó: H1 : là lượng nguyên vật liệu tiêu dùng thuần túy có ích H2 là mức phế liệu nguyên vật liệu sinh ra do có tính chất công nghệ H là mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính Nghiên cứu cơ cấu tiêu dùng nguyên vật liệu chính nhằm hạn chế mức tổn thất của chúng trong quá trình sản xuất sản phẩm. c. ý nghĩa Định mức tiêu dùng vật tư là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu, điều hòa, cân đối lượng vật tư cần dùng trong doanh nghiệp. Từ đó xác định đúng đắn các mối quan hệ mua bán và ký kết hợp đồng giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa các doanh nghiệp với các đơn vị kinh doanh vật tư. Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là căn cứ trực tiếp để tiến hành kế hoạch cung ứng và sử dụng vật tư tạo tiền đề cho việc thực hiện chế độ hạch toán trong doanh nghiệp. Định mức tiêu dùng vật tư là căn cứ trực tiếp để tổ chức cấp phát vật tư hợp lý, kịp thời cho các phân xưởng, bộ phận sản xuất về nơi làm việc, đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành cân đối, nhịp nhàng và liên tục. Định mức tiêu dùng vật tư là cơ sở để tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ, là cơ sở để tính toán giá thành chính xác, đồng thời là cơ sở để tính toán nhu cầu về vốn lưu động và huy động các nguồn vốn một cách hợp lý. Định mức tiêu dùng vật tư là mục tiêu cụ thể để thúc đẩy cán bộ công nhân viên sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, ngăn ngừa mọi lãng phí có thể xảy ra. Định mức tiêu dùng vật tư là thước đo đánh giá trình độ tiến bộ khoa học, kỹ thuật và ứng dụng kỹ thuật mới, công nghệ mới vào sản xuất. Ngoài ra, định mức tiêu dùng vật tư còn là cơ sở để xác định các mục tiêu cho các phong trào thi đua hợp lý hóa sản xuất và cải tiến kỹ thuật trong các doanh nghiệp. Ngoài những ý nghĩa quan trọng nêu trên còn một điều quan trọng nữa đối với cán bộ công nhân viên chức trong doanh nghiệp là phải nhận thức được rằng: định mức tiêu dùng vật tư là một chỉ tiêu động, nó đòi hỏi phải thường xuyên được đổi mới và hoàn thiện theo sự tiến bộ của kỹ thuật, sự đổi mới và hoàn thiện của các mặt quản lý, sự đổi mới công tác tổ chức sản xuất và trình độ lành nghề của công nhân không ngừng được nâng cao. Nếu không nhận thức được vấn đề này thì ngược lại là sự cản trở và kìm hãm sản xuất. 1.2. Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng vật tư Các phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng vật tư bao gồm: a. Phương pháp thống kê kinh nghiệm. Là phương pháp xây dựng định mức từ những số liệu thống kê về mức tiêu dùng vật tư của những thời kỳ trước. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ vận dụng, đáp ứng kịp thời yêu cầu của sản xuất. Song nó có nhược điểm là chưa thật sự khoa học chính xác đôi khi chứa đựng các yếu tố lạc hậu của kỳ trước. Trong thực tế, phương pháp này thường áp dụng ở những doanh nghiệp mặt hàng sản xuất không ổn định. b. Phương pháp thực nghiệm Là phương pháp được tiến hành trong phòng thí nghiệm hoặc tại hiện trường. Sau đó tiến hành nghiên cứu các điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra sửa đổi các kết quả đã tính toán hoặc tiến hành sản xuất thử trong một thời gian. Phương pháp này có ưu điểm là chính xác, khoa học hơn. Tuy nhiên có nhược điểm là chưa tiến hành phân tích toàn diện các nhân tố ảnh hưởng đến mức trong chừng mực nhất định, phương pháp này còn phụ thuộc vào các điều kiện thí nghiệm chưa phù hợp với điều kiện sản xuất. Phương pháp này áp dụng cho các xí nghiệp hóa chất, luyện kim, thực phẩm... II. Phương pháp phân tích Là phương pháp khoa học nhất có đầy đủ căn cứ kỹ thuật do đó được coi là phương pháp chủ yếu để xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Thực chất của phương pháp này là kết hợp việc tính toán về kinh tế và kỹ thuật với việc phân tích toàn diện các điều kiện sản xuất, các nhân tố ảnh hưởng đến lượng tiêu hao nguyên vật liệu, quản lý tiên tiến và kết hợp với các biện pháp hoàn thiện tổ chức sản xuất. Về nội dung tiến hành, phương pháp phân tích được tiến hành qua ba bước: - Bước 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến mức, trong đó đặc biệt chú ý tới các tài liệu về thiết kế sản phẩm, quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm, đặc tính kinh tế, kỹ thuật của nguyên vật liệu, chất lượng sản phẩm, chất lượng máy móc, thiết bị, trình độ kỹ thuật của công nhân và các số liệu thống kê về tình hình thực hiện mức của kỳ báo cáo. - Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và các nhân tố ảnh hưởng tới nó để tìm giải pháp xóa bỏ mọi lãng phí, khắc phục các khuyết tật về công nghệ, cải tiến thiết kế sản phẩm để tiết kiệm mức tiêu dùng nguyên vật liệu. - Bước 3: Tổng hợp các thành phần trong cơ cấu của mức, tính hệ số sử dụng và đề ra biện pháp phấn đấu giảm mức trong kỳ kế hoạch. 1. Xác định nhu cầu nguyên vật liệu Muốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành được đều đặn, liên tục thường xuyên đảm bảo cho nó các loại nguyên vật liệu, năng lượng, thiết bị máy móc... đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất. Đấy là một vấn đề bắt buộc nếu thiếu thì không thể có quá trình sản xuất sản phẩm được. Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu, năng lượng...mới tồn tại được. Vì vậy, đảm bảo nguyên vật liệu, năng lượng...cho sản xuất là một tất yếu khách quan, một điều kiện chung của mọi nền sản xuất xã hội. Đảm bảo lượng nguyên vật liệu cần dùng, dự trữ và cần mua có tác động mạnh mẽ đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 2. Xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng Lượng nguyên vật liệu cần dùng là lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất ra một khối lượng sản phẩm theo kế hoạch một cách hợp lý và tiết kiệm nhất. Lượng nguyên vật liệu cần dùng phải đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất sản phẩm cả về hiện vật và giá trị, đồng thời doanh nghiệp cũng cần phải tính đến nhu cầu vật liệu để chế thử sản phẩm mới, tư trang, tự chế, sửa chữa máy móc thiết bị. Lượng nguyên vật liệu cần dùng không thể tính chung chung mà phải tính cho từng loại nguyên vật liệu theo chủng loại, quy cách, cỡ, loại của nó sau đó tổng hợp lại cho toàn xí nghiệp. Tính toán nguyên vật liệu dựa trên cơ sở định mức tiêu dùng nguyên vật liệu của mỗi loại sản phẩm, nhiệm vụ sản xuất, chế thử sản phẩm mới và sửa chữa trong kỳ kế hoạch. 2.1. Tính lượng nguyên vật liệu cần dùng( Vcd) Vcd = Trong đó: Vcd lượng nguyên vật liệu cần dùng Si số lượng sản phẩm loại i kỳ kế hoạch Dvi định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm loại i Pi số lượng phế phẩm cho phép của loại sản phẩm i kỳ kế hoạch Pdi lượng phế liệu dùng lại của loại sản phẩm i Kpi tỷ lệ phế phẩm cho phép loại sản phẩm i kỳ kế hoạch Kdi tỷ lệ phế liệu dùng lại loại sản phẩm i kỳ kế hoạch 2.2. Tính lượng nhiên liệu cần dùng Để xác định lượng nhiên liệu thực tế mà doanh nghiệp sử dụng cần phải xác định hệ số tính đổi( K) K = Trong đó: N nhiệt lượng của loại nhiên liệu mà doanh nghiệp sử dụng - Tính lượng nhiên liệu cần dùng cho quá trình công nghệ, áp dụng công thức. NLcd = Trong đó: NLcd lượng nhiên liệu cần dùng cho quá trình công nghệ Dm định mức tiêu dùng nhiên liệu i cho một sản phẩm Si sản lượng sản phẩm loại i Ki hệ số tính đổi loại nhiên liệu i Lượng nhiên liệu cần dùng để chạy máy áp dụng công thức: NLcd = Trong đó: NLcd nhiên liệu (xăng, dầu) cần dùng Cs công suất của máy móc thiết bị làm việc trong năm kế hoạch Dm định mức sử dụng xăng (dầu) cho một đơn vị công suất trong một giờ Ghd số giờ hoạt động của máy Sm số máy hoạt động trong năm Hn hệ số sử dụng nhiên liệu có ích Lượng nhiên liệu cần dùng để sản xuất hơi nước được tính theo công thức NLcd = Trong đó: NLcd lượng nhiên liệu( than) cần dùng ( tấn) Sh sản lượng hơi nước doanh nghiệp cần sản xuất( m3) N1 nhiệt hàm của hơi nước quá nhiệt (Kcal) N2 nhiệt hàm của hơi nước ban đầu( Kcal) Hdn hệ số sử dụng nhiệt có hiệu quả của lò hơi 2.3. Xác định lượng nguyên vật liệu cần dự trữ Trong điều kiện cơ chế thị trường, dự trữ sản xuất là một đòi hỏi khách quan. Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, đạt hiệu qủa kinh tế cao cần phải có một lượng nguyên vật liệu dự trữ hợp lý. Lượng nguyên vật liệu dự trữ hợp lý vừa đảm bảo sự lien tục cho quá trình sản xuất vừa tránh ứ đọng vốn ảnh hưởng đến tốc độ luân chuyển vốn và hiệu quả sử dụng vốn. Dự trữ nguyên vật liệu hợp lý cũng có nghĩa là tiết kiệm chi phí quản lý nguyên vật liệu như chi phí về nhà kho, bến bãi, chi phí phát sinh do chất lượng nguyên vật liệu giảm, do giá thị trường giảm. Nếu lượng dự trữ quá lớn sẽ gây ra tình trạng ứ đọng vốn, tăng thêm chi phí bảo quản. Đó lại là những yếu tố trực tiếp làm tăng chi phí sản xuất và đẩy giá bán hàng lên cao, làm các doanh nghiệp gặp khó khăn trong tiêu thụ sản phẩm. Ngược lại, nếu lượng dự trữ quá ít, sẽ có thể dẫn đến nguy cơ làm gián đoạn sản xuất, chậm trễ thời hạn đưa sản phẩm của doanh nghiệp ra thị trường và làm cho doanh nghiệp mất khách hàng. Lượng nguyên vật liệu dự trữ là lượng hàng tồn kho hợp lý được quy định trong kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, bình thường. Căn cứ vào công dụng, tính chất của nguyên vật liệu , nguyên vật liệu dự trữ được chia làm ba loại: dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm và dự trữ theo mùa. a.Tính lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên. Lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên là bộ phận dự trữ chủ yếu của doanh nghiệp, nó đảm bảo cho sản xuất tiến hành liên tục giữa hai đợt cung ứng tiếp nhau. Trong điều kiện sản xuất ổn định thì lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên của mỗi loại nguyên vật liệu nào đó biến đổi từ tối đa (đầu kì cung ứng ) đến tối thiểu (cuối kỳ cung ứng) lượng nguyên vật liệu dự trữ tối đa được tính theo công thức sau: Vdtx = Vnd + tdtx Trong đó: Vdtx lưọng vật liệu dự trữ thưòng xuyên lớn nhất Vnd lượng vật liệu cần dùng bình quân một ngày đêm Tdtx số ngày dự trữ thường xuyên b. Tính lượng nguyên vật liệu dự trữ bảo hiểm Là lượng nguyên vật liệu dự trữ ngoài lượng dự trữ thường xuyên nhằm khắc phục trường hợp thiếu nguyên vật liệu do những nguyên nhân nào đó gây nên, để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường liên tục. Lượng vật liệu dự trữ bảo hiểm được tính theo công thức: Vdbh = Vnd + tdbh Trong đó: Vdbh lượng vật liệu dự trữ bảo hiểm Vnd số lượng vật liệu cần dùng bình quân một ngày đêm tdbh số ngày dự trữ bảo hiểm III. Tính lượng nguyên vật liệu dự trữ theo mùa (thời vụ) Một số doanh nghiệp dựa vào nguyên vật liệu do nông nghiệp cung ứng như xí nghiệp đường, thuốc lá... thì cần phải dự trữ theo mùa. Nguyên vật liệu dự trữ theo mùa được tính theo công thức: Vdtm = Vnd + tdtm Trong đó: Vdtm lượng nguyên vật liệu dự trữ theo mùa Vnd số lượng vật liệu cần dùng bình quan một ngày đêm tdtm số ngày dự trữ theo mùa 1. Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua Trong sản xuất kinh doanh, việc xác định lượng nguyên vật liệu cần mua vào nhiều hay ít ảnh hưởng rất lớn đến kết quả sản xuất sản phẩm cũng như tình hình sử dụng vốn trong doanh nghiệp. Như vậy việc xác định chính xác lượng nguyên vật liệu cần mua giúp cho việc xây dựng kế hoạch vốn lưu động được hợp lý hơn do chi phí về mua sắm nguyên vật liệu chiếm phần đa trong vốn lưu động. Trước hết để có đánh giá hợp lý thường tiến hành kiểm tra kế hoạch cung ứng vật tư trong doanh nghiệp có phù hợp với nhu cầu sản xuất hay không. Nhu cầu mua nguyên vật liệu phụ thuộc vào khả năng sản xuất, sự dồi dào về nguyên vật liệu trên thị trường cung ứng, khoảng cách từ nguồn cung ứng đến doanh nghiệp Lượng nguyên vật liệu cần mua trong năm phụ thuộc vào các yếu tố sau: Lượng nguyên vật liệu cần dùng Lượng nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ Lượng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ Công thức xác định nguyên vật liệu cần mua sắm như sau Vc = Vcd + ( Vd2 - Vd1 ) Trong đó: Vc lượng nguyên vật liệu cần mua Vcd lượng nguyên vật liệu cần dùng Vd1 lượng nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ Vd2 lượng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ 2. Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu Sau khi xác định được lượng nguyên vật liệu cần dùng, cần dự trữ và cần mua trong năm, chúng ta phải xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu. Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu nghĩa là xác định số lượng, chủng loại, chất lượng, thời điểm mua của mỗi lần xác định số lần mua trong năm. 2.1. Nuyên tắc và những căn cứ để xây dựng kế hoạch Kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu có vị trí rất quan trọng trong qúa trình sản xuất và kinh doanh. Do đó, khi xây dựng phải xuất phát từ các nguyên tắc sau: Không bị ứ đọng vốn ở khâu dự trữ Luôn luôn phải đảm bảo lượng dự trữ về số lượng, chất lượng và quy cách Góp phần nâng cao các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn Khi tính toán phải tính riêng cho từng loại, mỗi loại tính riêng cho từng thứ Xuất phát từ các nguyên tắc trên, khi xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu phải dựa vào căn cứ sau: Kế hoạch sản xuất nội bộ Hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm Các họp đồng mua bán vật tư và giao nộp sản phẩm cho khách hàng Mức độ thuận tiện và khó khăn của thị trường mua, bán vật tư Các chỉ tiêu của kế hoạch mua nguyên vật liệu trong năm Phương tiện vận chuyển và phương thức thanh toán Hệ thống kho tàng hiện có của đơn vị 2.2. Nội dung của kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu Mua nguyên vật liệu để phục vụ cho sản xuất là một công việc vô cùng phức tạp. Trong điều kiện vốn có hạn phải mua nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau và ở nhiều thị trường khác nhau. Các vấn đề đặt ra trong điều kiện: sản xuất tiến hành liên tục và đạt hiệu quả cao. Do đó, về mặt nội dung, kế hoạch mua sắm phải phản ánh rõ vấn đề sau: Xác định chính xác từng loại nguyên vật liệu cần mua: lượng nguyên vật liệu mua vào nhằm phục vụ cho yêu cầu sản xuất và dự trữ bảo đảm quá trình sản xuất tiến hành bình thường. Rõ ràng việc mua nguyên vật liệu quá nhiều hoặc quá ít đều gây nên bất lợi trong kinh doanh của doanh nghiệp. + Nếu lượng mua về quá nhiều so với nhu cầu sử dụng và do vậy lượng dự trữ của doanh nghiệp quá lớn , sẽ gây lên tình trạng ứ đọng vốn. Mặt khác, điều đó còn làm cho chi phí của doanh nghiệp tăng lên, do doanh nghiệp phải bỏ thêm chi phí phục vụ cho việc bảo quản các loại nguyên vật liệu , cho kho bãi của doanh nghiệp. + Trong việc đáp ứng yêu cầu về số lượng, doanh nghiệp phải xác định: với lượng nguyên vật liệu cần mua nhất định, doanh nghiệp nên mua làm nhiều lần hay mua một lần. Rõ ràng là việc mua làm nhiều lần theo tiến độ sử dụng có lợi hơn mua một lần vì điều đó không gây lên tình trạng ứ đọng vốn và nguyên vật liệu , không tạo nên nhu cầu lớn đột biến về vốn lưu động. Việc xác định lượng mguyên vật liệu cần mua mỗi lần và số lần mua tương ứng cần đảm bảo sao cho chi phí mua một đơn vị khối lượng nguyên vật liệu là nhỏ nhất. - Xác định đúng chủng loại và quy cách các loại nguyên vật liệu cần dùng: có nghĩa là phải đảm bảo sự đồng bộ tất cả các loại nguyên vật liệu cần mua. Nguyên vật liệu gồm nguuyên vật liệu chính và vật liệu phụ, nếu ta chỉ mua nguyên vật liệu chính mà không có vật liệu phụ thì không thể tiến hành được quá trình sản xuất hoặc không thể sản xuất đưộc một sản phẩm hoàn chỉnh. Vì vậy việc xác định đúng chủng loại cần mua là rất cần thiết. -Đúng chất lượng: có nghĩa là chất lượng phải phù hợp với yêu cầu chế tạo để có được sản phẩm phù hợp với đòi hỏi của khách hàng trên thị trường. -Xác định rõ thời điểm mua: Trên thực tế, chúng ta thấy rằng việc mua sớm quá hoặc muộn quá đều bất lợi. + Nếu mua sớm hơn thời điểm mong muốn dường như người quản lý cảm thấy yên tâm hơn vì cái mình cần đã có sẵn. Song điều đó lại gây nên những bất lợi về kinh tế: ứ đọng vốn lưu động, tăng chi phí bảo quản nguyên vật liệu + Ngược lại, nếu mua chậm hơn thời điểm mong muốn sẽ dẫn đến mất cơ hội kinh doanh, làm cho quá trình sản xuất sẽ chậm hơn. Vì vậy khi thực hiện việc mua hàng chúng ta phải chọn đúng thời điểm. Khi kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên vật liệu được xác định hợp lý sẽ giúp cho doanh nghiệp không bị ứ đọng vốn, đảm bảo dự trữ hợp lý về sốlượng, đúng chất lượng, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, đồng thời khi đáp ứng được các yêu cầu trên sẽ giúp cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp sẽ diễn ra liên tục, bình thường, không bị ngừng trệ trong sản xuất. 2.3 Phương pháp xây dựng kế hoạch mua sắm Với nội dung kế hoạch mua sắm đã trình bày ở trên, việc tính toán các chỉ tiêu kế hoạch được thực hiện theo hai phương pháp: - Đối với các loại nguyên vật liệu đã có định mức tiêu hao thì tính trực tiếp: lấy số lượng sản phẩm nhân với định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm đó. - Đối với những loại nguyên vật liệu chưa xây dựng được định mức tiêu hao thì dùng phương pháp tính gián tiếp: lấy mức tiêu hao kỳ trước làm gốc nhân với tỷ lệ tăng sản lượng của kỳ cần mua sắm. 3. Tổ chức thu mua và tiếp nhận nguyên vật liệu 3.1. Tổ chức thu mua nguyên vật liệu 3.1.1. Tìm kiếm nhà cung cấp Đối với mỗi doanh nghiệp, hạ giá thành sản phẩm luôn là một biện pháp tốt nhất, tìm kiếm được một nhà cung cấp tin cậy có thể cung ứng lượng vật tư có chất lượng cao, giá cả phải chăng sẽ giúp cho công ty giảm được chi phí về nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh . Thực tế trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp, họ ở những địa điểm khác nhau, nhưng đều có khả năng bảo đảmlượng nguyên vật liệu doanh nghiệp cần mua với chất lượng theo yêu cầu và theo cùng một mặt bằng giá. Trong tình huống này, doanh nghiệp cần phải có sự cân nhắc là mua của nhiều người hay tập trung mua của một người. Mỗi một trong số các sự lựa chọn ấy có thể có lợi và có thể bất lợi, tùy tính chất của loại nguyên vật liệu, lượng nguyên vật liệu cần mua, doanh nghiệp cần có sự lựa chọn thích hợp. Các doanh nghiệp có thể tìm kiếm nhiều nhà cung cấp điều này không những tránh được độc quyền trong việc cung cấp nguyên vật liệu mà còn làm cho các nhà cung ứng phải cạnh tranh để bán nguyên vật liệu, tìm ra những điều kiện mua thuận lợi nhất. Có khả năng bảo đảm an toàn, phòng ngừa sự trục trặc từ nhà cung cấp gây gián đoạn trong cung ứng, đồng thời còn mở rộng các mối quan hệ kinh tế xã hội. Như vậy doanh nghiệp sẽ mua được với giá ưu đãi hơn. Nhưng lại khó khăn cho việc theo dõi tiến độ, phức tạp về thanh toán và có thể làm tăng chi phí. Ngược lại các doanh nghiệp có thể chỉ tìm một nhà cung cấp điều này thuận lợi về sự tập trung của luồng tiền tệ đi ra từ doanh nghiệp, có khả năng giảm cước phí vận tải nhờ người cung cấp gần, tận dụng phương tiện vận tải, dễ theo dõi tiến độ thực hiện. Và được sử dụng ưu đãi về giá nếu mua với khối lượng lớn. Nhưng khó đảm bảo an toàn có thể xảy ra tình trạng phụ thuộc. Mời nhà cung cấp tin cậy chào hàng và đánh giá từng đơn đặt hàng một cách toàn diện. Sau đó phân tích và so sánh các đơn chào hàng để lựa chọn chính xác nhà cung cấp mà mình cần tìm. 3.1.2. Ký hợp đồng Ký hợp đồng là một công việc quan trọng trong công tác mua sắm nguyên vật liệu. Hợp đồng phải được ký kết theo đúng quy định của pháp luật Cả hai bên đều cố gắng cụ thể hóa các điều khoản, điều kiện, yêu cầu, nội dung liên quan đến hợp đồng phải rõ ràng, chính xác về số lượng, chất lượng vật tư, quy cách, phẩm chất, chủng loại, giá cả, danh mục đặt hàng, phương thức vận chuyển giao nhận, thanh toán những ràng buộc thực hiện hợp đồng. Hợp đồng sau khi ký là một văn bản mang tính chất pháp lý để quy định trách nhiệm khi có phát sinh tranh chấp do vậy cần ký kết hợp đồng phải thận trọng, phải có những người có trình độ xem xét và quyết định ký. 3.2. Tổ chức vận chuyển và tiếp nhận nguyên vật liệu Sau khi ký hợp đồng mua nguyên vật liệu, công tác mua và vận chuyển về kho của doanh nghiệp do phòng vật tư đảm nhận. Giám đốc hoặc các phân xưởng có thể ký kết hợp đồng với phòng vật tư về việc mua và vận chuyển nguyên vật liệu. Phương tiện vận chuyển dù ở doanh nghiệp hay đi thuê đều phải khoán chi phí vận chuyển và phải cân đo đong đếm, kiểm tra về số lượng, chất lượng trước khi nhập kho. Việc vận chuyển nguyên vật liệu ảnh hưởng lớn đến chi phí, chi phí nguyên vật liệu tính vào giá thành sản phẩm. Nếu vận chuyển tốt vật liệu đưa vào sản xuất sẽ đảm bảo về chất lượng không để hiện tượng hao hụt quá mức xảy ra ảnh hưởng đến lao động xã hội và chi phí vật liệu của đơn vị. Tiếp nhận nguyên vật liệu là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển với bộ phận quản lý nguyên vật liệu trong nội bộ doanh nghiệp, nó còn là cơ sở để hạch toán chính xác. Chi phí lưu thông và giá cả nguyên vật liệu tổ chức tiếp nhận tốt sẽ giúp cho thủ kho lắm chắc được số lượng, chất lượng và chủng loại nguyên vật liệu, phát hiện kịp thời tình trạng của nguyên vật liệu, hạn chế nhầm lẫn tham ô, thất thoát. Tổ chức tiếp nhận phải thực hiện tốt hai nhiệm vụ sau: - Tiếp nhận chính xác số lượng, chủng loại và chất lượng nguyên vật liệu theo đúng quy định trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển và thời gian giao hàng. - Đảm bảo chuyển nhanh chóng nguyên vật liệu từ điểm tiếp nhận vào kho tránh hư hỏng mất mát. - Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ đó khi tiếp nhận phải thực hiện đầy đủ các thủ tục sau: - Khi tiếp nhận phải có đủ các giấy tờ hợp lệ. - Tất cả các loại nguyên vật liệu phải qua thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại. Sau khi kiểm tra phải có biên bản xác nhận, khi tiếp nhận thủ kho phải ghi rõ số thực nhận theo đúng chủng loại, kích cỡ, chất lượng từng loại vật tư cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho và bộ phận ký vào sổ giao chứng từ. 4. Tổ chức quản lý kho 4.1. Khái niệm và phân loại kho 4.1.1. Khái niệm Để đảm bảo toàn vẹn về số lượng, chất lượng nguyên vật liệu ngăn chặn mất mát, hư hỏng cần phải tập trung dự trữ nguyên vật liệu trước khi đi vào sản xuất. Nơi tập trung dự trữ đó là kho. Kho không chỉ là nơi dự trữ bảo quản nguyên vật liệu mà còn là nơi dự trữ thiết bị máy móc trước khi sản xuất, tập trung thành phẩm trước khi tiêu thụ. Chính vì vậy trong doanh nghiệp có nhiều loại kho khác nhau để phù hợp với từng đối tượng dự trữ. 4.1.2. Phân loại kho - Nếu căn cứ vào công dụng của kho chia thành: + Kho nguyên vật liệu chính + Kho nguyên vật liệu phụ + Kho nhiên liệu + Kho nửa thành phẩm + Kho công cụ dụng cụ + Kho máy móc thiết bị, phụ tùng + Kho phế liệu - Nếu căn cứ vào địa điểm và phương pháp bảo quản chia thành: + Kho ngoài trời + Kho trong nhà + Bên cạnh đó doanh nghiệp có thể có các kho đi thuê để dự trữ, tập trung vật liệu máy móc… đối với các kho đi thuê này cần phải ký hợp đồng với người cho thuê về các mặt như giá cả, về việc trông coi, bảo quản... cần quan tâm đến chất lượng nhà kho sao cho không gây ảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu. - Căn cứ vào tính chất các loại vật tư người ta chia thành: + Kho chuyên ngành + Kho không chuyên ngành 5. Nhiệm vụ và nội dung quản lý kho 5.1. Nhiệm vụ quản lý kho Người làm công tác quản lý nguyên vật liệu cần quan tâm đến hệ thống kho bãi, xác định vị trí đặt kho hợp lý sao cho chi phí vận chuyển đến nơi sản xuất là tối ưu. Đảm bảo hạ thấp chi phí, bảo quản toàn vẹn về số lượng và chất lượng nguyên vật liệu, ngăn ngừa và hạn chế hư hỏng, mất mát. Nắm vững lực lượng vật tư trong kho ở bất cứ thời điểm nào về số lượng, chất lượng, chủng loại và địa điểm sẵn sàng cấp phát kịp thời theo nhu cầu của sản xuất. Bảo đảm thuận tiện cho việc xuất nhập, kiểm kê( dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy) nguyên vật liệu nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau, chấp hành nghiêm chỉnh chế độ và thủ tục đã quy định. Bảo đảm hạ thấp chi phí bảo quản bằng cách tổ chức lao động khoa học trong kho, sử dụng hợp lý diện tích và dung tích kho. 5.2. Nội dung quản lý kho Cán bộ quản lý kho phải có hệ thống theo dõi rõ ràng, luôn luôn nắm vững số lượng và chất lượng tồn kho đối với từng loại nguyên vật liệu để làm cơ sở cho việc lập kế hoạch tiến độ mua. Tổ chức tốt việc tiếp nhận vật tư, chuyển nhanh vật tư từ địa điểm tiếp nhận đến kho của doanh nghiệp. Mọi vật tư tiếp nhận đều phải có giấy tờ hợp lệ, sắp sếp vật tư tùy tình hình và đặc điểm của từng loại kho. Bảo quản vật tư sau khi tiếp nhận phải đúng quy định. Xây dựng và thực hiện tốt nội quybảo quản, nội quy nhập xuất nguyên vật liệu, nội quy về an toàn trong bảo quản trách nhiệm kiểm tra. Lựa chọn và bố trí đúng cán bộ làm công tác quản lý kho tàng. Bảo đảm cơ sở vật chất kỹ thuật cho các kho tàng của doanh nghiệp: xe vận chuyển, quạt thông gió, hệ thống giá đỡ… 6. Chuẩn bị và cấp phát vật tư cho sản xuất Cấp phát vật tư nghĩa là chuyển vật tư từ nơi bảo quản, dự trữ hoặc trực tiếp sau khi mua kịp thời cho các bộ phận sản xuất có thể tận dụng triệt để, tận dụng hiệu quả công suất máy móc thiết bị và thời gian lao động của công nhân, cấp phát nguyên vật liệu kịp thời góp phần nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư đến hạ giá thành sản phẩm. Không chỉ vậy, tổ chức tốt công tác cấp phát nguyên vật liệu còn là điều kiện tốt để thực hiện chế độ trả lương theo sản phẩm và chế độ hạch toán kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp. Tổ chức cấp phát vật tư cho các bộ phận sản xuất có thể tiến hành theo hai hình thức sau: - Cấp phát theo yêu cầu của bộ phận sản xuất: theo hình thức này các phân xưởng và bộ phận sản xuất gửi yêu cầu về số lượng vật tư lên phòng vật tư, đối chiếu theo yêu cầu đó và lượng vật tư trong kho dựa trên hệ thống định mức là nhiệm vụ được giao, phòng vật tư lập phiếu cấp phát cho các bộ phận sản xuất lên kho lĩnh vật tư . - Cấp phát theo định mức: căn cứ vào hệ thống định mức tiêu dùng vật tư, căn cứ vào số lượng, chủng loại sản phẩm đã được xác định trong kế hoạch và tiến độ sản xuất, phòng vật tư lập phiếu cấp phát hạn mức giao cho các bộ phận sản xuất và kho. Như vậy việc cấp phát theo hạn mức được quy định chẳng những về số lượng mà cả về thời gian cấp phát nhằm đảm bảo tính chủ động cho bộ phận sử dụng cũng như bộ phận cấp phát … 7. Tổ chức thanh quyết toán nguyên vật liệu và thu hồi phế liệu phế phẩm. 7.1. Tổ chức thanh quyết toán nguyên vật liệu Thanh quyết toán nguyên vật liệu là việc bộ phận quản lý nguyên vật liệu và bộ phận đối chiếu, so sánh giữa lượng nguyên vật liệu các đơn vị nhận về với lượng sản phẩm giao nộp để biết được kết quả của việc sử dụng nguyên vật liệu của các đơn vị sản xuất Dựa vào kết quả của công tác thanh quyết toán nguyên vật liệu, chúng ta thực hiện việc hạch toán và đánh giá tình hình sử dụng nguyên vật liệu, xem xét được tính hợp lý, tiết kiệm việc sử dụng nguyên vật liệu, đảm bảo hạch toán đầy đủ, chính xác vào giá thành, xem xét lại định mức, đánh giá nên giữ lại định mức đó hay thay đổi Thanh quyết toán nguyên vật liệu phải làm rõ được các vấn đề sau: Lượng nguyên vật liệu nhận được trong tháng hoặc quý Lượng nguyên vật liệu sản xuất ra sản phẩm Lượng nguyên vật liệu làm ra sản phẩm hỏng, kém chất lượng Lượng nguyên vật liệu còn tồn đọng Lượng nguyên vật liệu mất mát hao hụt Đánh giá chung tình hình sử dụng nguyên vật liệu 7.2. Thu hồi phế liệu, phế phẩm Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản cố định có thể sử dụng lại hay bán ra ngoài Có thể nói bất cứ một dây chuyền sản xuất nào cũng không thể tránh khỏi tình trạng sản xuất ra những mặt hàng không đủ tiêu chuẩn. Chính vì vậy mà các doanh nghiệp cần phải đổi mới trang thiết bị hiện đại để giảm bớt tỷ lệ phế phẩm, phế liệu trong quá trình sản xuất. Phế liệu, phế phẩm thu hồi được doanh nghiệp có thể sử dụng lại hoặc đem bán ra ngoài với giá thấp hơn Sử dụng lại phế liệu, phế phẩm có ý nghĩa rất lớn như tiết kiệm được chi phí mua sắm nguyên vật liệu, tăng khối lượng sản phẩm… ảnh hưởng đến các chỉ tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. IV. Những nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản lý vật tư kỹ thuật. Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản lý vật tư kỹ thuật rất đa dạng và phong phú. Để nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng vật tư thì việc tính toán các nhân tố ảnh hưởng tới tình hình quản lý vật tư là một tất yếu. 1. Yếu tố bên trong Trình độ, đạo đức của cán bộ quản lý nguyên vật liệu: trình độ đạo đức của cán bộ làm công tác quản lý nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản lý vật tư ở tất cả mọi khâu, trình độ của cán bộ thu mua kém dẫn đến chất lượng nguyên vật liệu có thể thấp mà vẫn phải mua với giá cao, đạo đức của thủ kho kém dẫn đến thất thoát nguyen vật liệu. Các nhân tố về trình độ tay nghề, ý thức kỷ luật của người lao động: con người luôn luôn là chủ thể, là trung tâm của mọi hoạt động, để sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu không chỉ là nhiệm vụ của cán bộ quản lý mà còn của trình độ tay nghề, ý thức của người công nhân trực tiếp sản xuất. Chính vì vậy, người làm công tác quản lý cần quan tâm đến việc giáo dục, bồi dưỡng cho người lao động không chỉ về chuyên môn, nghiệp vụ mà còn về ý thức trách nhiệm, kỷ luật lao động. Các nhân tố về nhà kho cũng ảnh hưởng đến công tác quản lý vật tư kỹ thuật. Các doanh nghiệp cần quan tâm đến chất lượng nhà kho để không gây ảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu Dự trữ vật tư cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý vật tư kỹ thuật. Nếu lượng dự trữ vật tư quá lớn sẽ gây ứ đọng vốn, còn nếu lượng vật tư dự trữ ít qúa gây lên tình trạng quá trình sản xuất sẽ bị gián đoạn, không được liên tục. Vì vậy cần phải dự trữ lượng vật tư họp lý để cho quá trình sản xuất đựơc diễn ra bình thường. Ngoài những nhân tố trên còn có các nhân tố khác như về phương pháp đánh giá vật liệu xuất kho, về phương pháp kiểm nghiệm vật liệu khi nhập kho, về mã hóa vật liệu , sự xuất hiện các vật liệu thay thế… 2. Yếu tố bên ngoài Nhân tố về các chính sách của nhà nước, mọi cá nhân và thành phần kinh tế đều có nghĩa vụ tuân thủ pháp luật vì vậy chính sách của nhà nước luôn là kim chỉ nam cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, nhà nước quản lý vĩ mô mọi hoạt động của nền kinh tế. Chính vì vậy, mọi chính sách có liên quan của nhà nước đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp nói chung và việc quản lý nói riêng: ví dụ nnhư mặt hàng, những loại nguyên vật liệu cấm nhập khẩu thì phải tìm kiếm thị trường trong nước, mức giá trần của mỗi loại sản phẩm do nhà nước quy định sẽ ảnh hưởng đến việc tổ chức quản lý sử dụng nguyên vật liệu . Nhân tố về tài nguyên thiên nhiên: nguồn tài nguyên thiên nhiên phong phú sẽ tạo điều kiện cho sản xuất phát triển, tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Vì vậy nguồn nguyên vật liệu xa hay gần, nhiều hay ít đều ảnh hưởng đến việc định vị doanh nghiệp và việc cung ứng nguyên vật liệu cho hoạt động của doanh nghiệp . Nhân tố về khí hậu: khí hậu thất thường cũng ảnh hưởng đến chất lượng vật tư Bên cạnh những nhân tố này, thì tùy thuộc vào tính chất sản xuất của mỗi doanh nghiệp mà việc quản lý nguyên vật liệu còn chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố khác như: sự biến động về giá cả nguyên vật liệu, địa bàn quản lý vật liệu, sự lạm phát... V. Phương hướng sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu 1. Những quan điểm về sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là yếu tố cấu thành chính nên thực thể sản phẩm do vậysử dụng hợp lý, tiết kiệm nnguyên vật liệu thực chất chính là góp phần lớn nhất làm giảm chí phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, nhằm duy trì khả năng cạnh tranh, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả sản xuất xã hội. Lượng nguyên vật liệu sử dụng hàng năm trong các doanh nghiệp rất lớn và ngày càng tăng theo quy mô sản xuất, nếu sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu thì với một lượng nguyên vật liệu như trước chúng ta có thể sản xuất ra một lượng sản phẩm lớn hơn. Như vậy chúng ta có thể giảm chi phí về vốn dự trữ nguyên vật liệu, chi phí lãi vay. Bảo quản toàn vẹn số lượng và chất lượng nguyên vật liệu ngăn ngừa và hạn chế hư hỏng mất mát. Sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu còn thể hiện thông qua việc phấn đấu hạ thấp định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm, hạn chế sản phẩm hỏng. Đồng thời cũng là một biện pháp cơ bản để tăng số lượng sản xuất, tăng chất lượng sản phẩm, góp phần vào việc giảm nhu cầu về vốn dự trữ nguyên vật liệu, vốn nhập khẩu nguyên vật liệu, tiết kiệm ngoại tệ. Sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu là một chính sách của Đảng và Nhà nước. Trong báo cáo chính trị đọc tại Đại hội toàn quốc lần thứ VI của Đảng, đồng chí Lê Duẩn đã chỉ rõ: “ Tận dụng mọi vật tư hiện có, tăng cường thu nhặt, thu mua vật tư cũ. Cải tiến và tăng cường sử dụng vật tư đúng phương hướng, đúng mục đích, phấn đấu hạ thấp định mức tiêu hao vật tư , hết sức khuyến khích tiết kiệm vật tư, đồng thời có kỷ luật nghiêm khắc đối với những hành động sử dụng vật tư không đúng kế hoạch, tiêu hao vật tư bừa bãi, để vật tư mất mát, hư hỏng’’. Bên cạnh những lợi ích do tiết kiệm và sử dụng hợp lý nguyên vật liệu mà doanh nghiệp có được thì việc này còn đem lại hiệu quả lớn cho xã hội. Tiết kiệm nguyên vật liệu là tiết kiệm lao động sống, tiết kiệm chi phí xã hội, góp phần bảo vệ môi trường . Căn cứ vàobiểu cung ứng vật liệu cần thiết cho từng giai đoạn sản xuất. Để sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu một cách hiệu quả cần áp dụng các hình thức tổ chức sản xuất tiên tiến nhất như liên hợp hóa , sử dụng các phương pháp công nghệ hóa học. 2. Biện pháp sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu Để có thể khai thác triệt để khả năng sử dụng tiết kiệm và hợp lý nguyên vật liệu thì chúng ta phải dựa trên cơ sở phân tích một cách khoa học tình hình sử dụng nguyên vật liệu để đề ra được những biện pháp cụ thể phù hợp với doanh nghiệp trong từng thời kỳ. Tăng cường công tác quản lý nhằm xóa bỏ hao hụt, mất mát. Khi trong doanh nghiệp có hao hụt, mất mát nguyên vật liệu cần điều tra, xem xét rõ ràng nguyên nhân phát sinh. Nếu hao hụt, mất mát do nguyên nhân khách quan như thời tiết, máy móc, thiết bị … thì cần nhanh chóng tìm biện pháp khắc phục. Nếu là nguyên nhân chủ quan thì doannh nghiệp cần có các biện pháp giáo dục, nâng cao trách nhiệm của cán bộ công nhân viên chức. Doanh nghiệp cần xây dựng chế độ động viên khen thưởng cả về vật chất lẫn tinh thần cho cá nhân, đơn vị có thành tích, kỷ luật nghiêm những người vô trách nhiệm hoặc có hành vi gian lận bằng các biện pháp hành chính. Tăng tốc độ luân chuyển nguyên vật liệu: muốn sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu chúng ta cần quan tâm đến việc luân chuyển nguyên vật liệu ở cả hai khâu: khâu dự trữ và khâu sản xuất. Để tổ chức tốt việc luân chuyển nguyên vật liệu cán bộ quản lý nguyên vật liệu cần chú ý đến viêc tính toán các định mức sản xuất, mức dự trữ, cần chú trọng nâng cao năng suất lao động để có thể đẩy mạnh tốc độ luân chuyển nguyên vật liệu, hạn chế tối đa tình trạng ứ đọng vốn. Không ngừng giảm bớt phế liệu, phế phẩm, hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Muốn vậy, các doanh nghiệp tập trung giải quyết các vấn đề: Tăng cường công tác cải tiến kỹ thuật, ứng dụng kỹ thuật, công nghệ mới vào sản xuất, nâng cao trình độ lành nghề cho công nhân, xây dựng và hoàn thiện hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, xây dựng và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bảo quản, sử dụng và sửa chữa máy móc, thiết bị, coi trọng việc tổ chức nguyên vật liệu và phế phẩm, áp dụng chế độ khuyến khích lợi ích vật chất trong việc sử dụng tiết kiệm hay lãng phí nguyên vật liệu … Ngoài ra cần phải coi trọng những biện pháp để giảm mức tiêu dùng nguyên vật liệu trong khâu thiết kế và công nghệ. Đối với các doanh nghiệp cơ khí, đồ điện, may mặc, kim khí... cần chú ý khâu chọn phương án pha cắt tối ưu. Sử dụng nguyên vật liệu thay thế : Sử dụng nguyên vật liệu thay thế là một phương hướng đặc biệt quan trọng ở nước ta hiện nay. Việc sử dụng nguyên vật liệu thay thế được thực hiện theo hướng vật liệu nhẹ, rẻ tiền, sẵn có trong nước thay cho vật liệu nặng, đắt tiền, quý hiếm, nhập khẩu, với điều kiện đảm bảo chất lượng và yêu cầu của công nghệ chế biến Triệt để thu hồi và tận dụng phế liệu, phế phẩm : Thu hồi và tận dụng phế liệu, phế phẩm là một nội dung quan trọng thể hiện sự quán triệt nguyên tắc tiết kiệm trong quản lý kinh tế. Việc tận dụng phế liệu, phế phẩm chẳng những là yêu cầu trước mắt mà còn là yêu cầu lâu dài của các doanh nghiệp. Ngay cả những nước có nền kinh tế phát triển cao vẫn hết sức coi trọng việc tận dụng phế liệu phế phẩm, vì nó mang lại hiệu quả cao hơn so với việc sử dụng nguyên vật liệu từ khai thác, chế biến. Phần II Thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty Xây dựng điện và dịch vụ phát triển nông thôn I. Tổng quan về công ty. 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty Xây dựng điện và dịch vụ phát triển nông thôn là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Trung ương Hội nông dân Việt Nam được thành lập theo quyết định số 390/QĐ - UB của UBND thành phố Hà Nội ngày 5/03/1994. Công ty Xây dựng điện và dịch vụ phát triển nông thôn ra đời là công ty kinh doanh có tư cách pháp nhân, có trụ sở chính tại 201 đường Cầu Giấy- Phường Quan Hoa - Quận Cầu Giấy- Hà Nội. Từ khi mới thành lập, quy mô hoạt động chủ yếu tập trung là xây lắp điện, tổng lao động là hơn 40 người, doanh số hàng năm chỉ hơn một tỷ đồng, đến nay công ty đã mở rộng hoạt động sản xuất trên nhiều lĩnh vực: xây lắp, hoạt động đầu tư kinh doanh, quản lý điện, xây dựng công trình công nghiệp, dân dụng, đường giao thông nông thôn…. Hiện nay công ty có hơn 100 cán bộ công nhân viên, doanh số tháng năm gần 5 tỷ đồng. 2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty Là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, yêu cầu vốn đầu tư lớn, chu kỳ sản xuất kinh doanh dài, đặc biệt là lĩnh vực đầu tư xây dựng và xây lắp các công trình. Là ngành nghề sản xuất kinh doanh mang đặc thù kỹ thuật cao( công nghệ năng lượng) lao động kỹ thuật kết hợp với lao động thủ công, cơ giới, quy trình kỹ thuật nghiêm ngặt, chặt chẽ, yêu cầu công tác an toàn cao. Lĩnh vực kinh doanh của công ty: Chuyên xây lắp các công trình điện cao thế, các trạm biến áp dưới 35 KV, xây dựng và cải tạo các công trình điện hạ thế, điện nội thất. Kinh doanh lắp ráp loa đài và linh kiện điện tử. Dịch vụ điện phát triển nông thôn. Xây dựng và hoàn thiện các công trình thuộc nhóm C. Sản xuất kinh doanh thiết bị điện. Đầu tư xây dựng, khai thác và cung ứng điện. Làm đèn đường chiếu sáng công cộng. 3. Tổ chức bộ máy công ty Sơ đồ 01. Bộ máy tổ chức Giám đốc Đội xây lắp IV Đội xây lắp III Đội xây lắp II Xưởng cơ khí Đội xây lắp I Phòng kỹ thuật Phòng kinh doanh Phòng kế hoạch dự án, vật tư Phòng tài vụ kế toán Phòng tổ chức hành chính Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc tổ chức 3.1. Ban giám đốc Giám đốc: là đại diện pháp nhân của công ty và chịu trách nhiệm trước Trung ương Hội nông dân Việt Nam, trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty. Giám đốc là người có quyền cao nhất ở công ty theo chế độ một thủ trưởng, chỉ đạo mọi hoạt động của các phòng ban trong công ty. Phó giám đốc tổ chức hành chính: là người tham mưu, hỗ trợ cho giám đốc và phụ trách toàn khâu tổ chức. Phó giám đốc kỹ thuật: là người tham mưu, hỗ trợ cho giám đốc và phụ trách toàn bộ kỹ thuật. 3.2. Các phòng ban chức năng Phòng kỹ thuật Là bộ phận chuyên môn trực tiếp của quá trình tổ chức sản xuất, có nhiệm vụ xây dựng các phương án biện pháp kỹ thuật thực hiện cho từng nhiệm vụ, từng công việc cụ thể, chịu trách nhiệm trước công ty về chất lượng sản phẩm, nâng cao tay nghề và trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ kỹ thuật. Phòng kế hoạch dự án, vật tư Có trách nhiệm xây dựng các dự án, kế hoạch sản xuất kinh doanh và chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ sản xuất tiếp cận mở rộng thị trường. Có nhiệm vụ cung ứng kịp thời các thiết bị vật tư cho kế hoạch sản xuất, có trách nhiệm quản lý giao nhận đảm bảo về số lượng, chất lượng chủng loại thiết bị vật tư. Phòng tài vụ kế toán Là bộ phận chịu trách nhiệm về vốn sản xuất kinh doanh, giúp giám đốc quản lý vốn, tạo nguồn vốn đầu tư cho sản xuất kinh doanh đảm bảo đời sống cho người lao động, thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, cấp trên. Phòng tổ chức hành chính Có nhiệm vụ xây dựng và giám sát thực hiện nội quy, quy chế làm việc của cơ quan, thực hiện tốt quy chế dân chủ, công tác chính trị tư tưởng xây dựng và phát động phong trào thi đua toàn công ty. 3.3. Các bộ phận sản xuất Đội xây lắp I : có nhiệm vụ thi công xây lắp các công trình điện dân dụng, điện nội thất… Đội xây lắp II : có nhiệm vụ thi công xây lắp các công trình điện dân dụng, điện nội thất... Đội xây lắp III : có nhiệm vụ thi công xây lắp các công trình điện dân dụng, điện nội thất... Đội xây lắp IV: có nhiệm vụ thi công xây lắp các công trình điện dân dụng, điện nội thất... Xưởng cơ khí: có nhiệm vụ gia công, chế tạo những sản phẩm phục vụ cho thi công xây lắp. 4. Cơ cấu sản xuất Do đặc điểm của ngành xây lắp bao gồm nhiều lĩnh vực hoạt động trên phạm vi rộng rãi nên để đáp ứng yêu cầu quản lý, công ty thành lập bốn đội xây lắp và một xưởng cơ khí. Những đội sản xuất thường phối hợp với nhau để thi công một công trình hay hạng mục công trình nhưng cũng có thể do một đội sản xuất phụ trách thi công. Trong mỗi đội sản xuất lại chia thành những tổ sản xuất theo yêu cầu cụ thể của từng công trình, hạng mục công trình. Mỗi đội sản xuất bao gồm có đội trưởng, kế toán, cán bộ kỹ thuật. Giữa những đội và phòng ban có mối quan hệ chặt chẽ trong việc tổ chức các nhiệm vụ giám đốc giao. Khác với những doanh nghiệp sản xuất khác, các doanh ghiệp xây lắp muốn có được công trình xây lắp phải trải qua những công việc sau: Trước hết, khi có công trình gọi đấu thầu, cán bộ phòng kế hoạch tính toán, xem thiết kế cũng như yêu cầu kỹ thuật để lập giá dự toán theo từng công trình, hạng mục công trình. Đây là một khau quan trọng để trúng thầu thi công một công trình thì công ty phải xác định được giá thành hợp lý cho công trình đó dựa trên những đơn giá, định mức xây dựng cơ bản do nhà nước ban hành trên cơ sở giá cả thị trường và của công ty để đảm bảo cho sản xuất của công ty có lãi. Quy trình sản xuất của công ty chỉ thực hiện khi công ty đã trúng thầu. Quy trình sản xuất thi công có thể khái quát như sau: Sơ đồ 03: Quy trình sản xuất Ký hợp đồng Xây dựng phương án kỹ thuật Nhận mặt bằng Tổ chức thi công Nghiệm thu đánh giá Bàn giao đưa vào sử dụng II. Thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty Xây dựng điện và dịch vụ phát triển nông thôn 1. Danh mục nguyên vật liệu Mỗi loại nguyên vật liệu được sử dụng có công dụng và vai trò khác nhau. Để tổ chức quản lý nguyên vật liệu có hiệu quả trong quá trình thi công nguyên vật liệu của công ty được chia thành các loại nguyên vật liệu chủ yếu. Nguyên vật liệu chính: là cơ sở vật chất cấu thành nên các công trình. - Nguyên vật liệu phụ: gồm những loại vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất làm tăng chất lượng sản phẩm xây lắp. Phụ tùng thay thế : gồm các loại phụ tùng dùng để sửa chữa máy móc thiết bị. Nhiên liệu: phục vụ cho phương tiện vận tải, máy móc thi công. Thiết bị vận chuyển. Bảng 01. Bảng danh mục các loại nguyên vật liệu của công ty Xây dựng điện và dịch vụ phát triển nông thôn Stt Tên nguyên vật liệu Stt Tên nguyên vật liệu 1 Xi măng 14 Bảng dính điện nhỏ 2 Sắt 60 * 2 15 Hòm công tơ 3pha 3 Cát vàng 16 Bóng đèn tuýp 1,2m 4 Cáp A70 17 Thép vằn 5 Đá 18 Thép ống 6 Cót ép 19 Thép tấm 7 ống nối A35 20 Khoá vật tư 8 Sắt dẹt 80* 8 21 Dây sút đơn(1 * 2,5) 9 Cáp PVC 22 Tôn cắt 10 Ghíp A70 liên xô 23 Hoá chất 11 Ghíp nút đôi 34 Sỏi 12 Máy biến áp 25 Sứ cách điện 13 Bulông 16 * 4 26 Cáp xoắn 2. Xác định nhu cầu nguyên vật liệu của công ty 2.1. Khâu dự trữ nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cấu thành nên quá trình sản xuất do chúng có đặc điểm sử dụng là chỉ một lần và giá trị chuyển hết sang giá trị thành phẩm, nguyên vật liệu luôn biến động thường xuyên nên việc dự trữ nguyên vật liệu ở công ty rất được coi trọng. Vì công ty Xây dựng điện và dịch vụ phát triển nông thôn là công ty sản xuất sản phẩm mà sản phẩm chủ yếu là các công trình điện có giá trị tương đối lớn và ở các địa bàn khác nhau. Nên khi công trình bắt đầu tiến hành thì khối lượng nguyên vật liệu được chuyển thẳng đến tận chân công trình. Tuy nhiên để tránh sự biến động của nguyên vật liệu, tránh hao hụt, mất mát nguyên vật liệu thì việc dự trữ nguyên vật liệu của công ty là rất cần thiết để cho các công trình thi công được diễn ra liên tục. Vì lượng nguyên vật liệu sử dụng cho các công trình tương đối lớn nên công ty phải dự trữ một khối lượng nguyên vật liệu lớn để cung ứng kịp thời cho việc thi công các công trình. Ví dụ: Những vật liệu chính trong quá trình thi công tuy khá phổ biến trên thị trường song công ty vẫn dự trữ một khối lượng lớn để cung ứng kịp thời cho các công trình. Bảng số 2: bảng tổng hợp dự trữ nguyên vật liệu Đơn vị tính : Việt Nam đồng Stt Tên nguyên vật liệu đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền ( đồng) 1 Xi măng kg 4.520 6.800 30.736.000 2 Cáp A70 M 2.150 20.000 43.000.000 3 Sắt dẹt 60 * 6 M 1.900 5.500 10.450.000 4 Thép vằn M 2.500 4.523 41.837.750 5 Cột điện litâm Cột 10 950.000 9.500.000 2.2. Xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng Xuất phát từ sự đa dạng về sản phẩm và quy trình sản xuất của mỗi công trình là khác nhau. Nên công ty phải sử dụng một lượng nguyên vật liệu khá lớn. Việc xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng của công ty là hết sức quan trọng, công ty đã chi tiết vật liệu cho từng công trình là rất cụ thể để tránh tình trạng là chậm tiến độ thi công và thất thoát nguyên vật liệu. Căn cứ xác định Số lượng, chủng loại nguyên vật liệu được xác định theo tiên lượng của các hợp đồng kinh tế trên cơ sở quy mô của các công trình xây lắp được xác định trong năm kế hoạch. Phòng kế hoạch- dự án vật tư sẽ xác định kế hoạch mua nguyên vật liệu, thiết bị. Số lượng vật tư, thiết bị thường chiếm tỉ trọng bằng 70% giá trị đầu tư xây dựng công trình. Xây dựng một công trình điện có quy mô là 400 KVA đường dây trên không dài 1000m với cấp điện áp là 10 KV, tổng giá trị dự toán của công trình ước tính 200.000.000đồng. Để hoàn thành công trình điện trên, phòng kế hoạch- dự án vật tư đã xác định được lượng nguyên vật liệu cần dùng cho công trình : chi phí mua sắm thiết bị là 30.000.000đồng, chi phí mua nguyên vật liệu là 60.000.000đồng. Còn lại xẽ được phân bổ vào các chi phí khác như : chi phí nhân công là 15.000.000 đồng, chi phí tư vấn thiếtkế là 15.000.000đồng, các chi phí cơ bản khác là 30.000.000đồng. 3. Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu Kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu được xây dựng trên cơ sở kế hoạch xây lắp đầu tư trong năm kế hoạch. Phòng kế hoạch- dự án vật tư căn cứ vào khối lượng xây lắp thực hiện để xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư thiết bị cho phù hợp với quy mô, khối lượng từng công trình. Phòng kỹ thuật công ty có trách nhiệm cung cấp các thông số kỹ thuật, chủng loại từng loại vật tư thiết bị đã được phê duyệt. - Phòng kế hoạch – dự án vật tư căn cứ vào khối lượng xây lắp được xây dựng trong năm kế hoạch - Căn cứ vào khối lượng, chủng loại vật tư thiết bị trong từng đề án thiết kế của từng công trình và hạng mục công trình. Bảng số 3. mẫu biểu mua sắm vật tư thiết bị cho một công trình Đơn vị tính: 1.000đồng Stt Tên thiết bị vật tư Mã hiệu- quy cách Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Đơn vị Toàn bộ Đơn vị Toàn bộ I Thiết bị 1 Máy biến áp 400KVA 10/0,4 KV Cái 01 65.000 65.000 2 Chống sét van 35 KV PBD-35 Bộ 02 3.500 7.000 3 Cầu chì tự rơi Cái 01 2.000 2.000 ………… ……… …… …… ……… II Vật tư 1 Cột điện li tâm L12-A Cột 02 950 1.900 L12-B Cột 03 2.740 7.410 L12-C Cột 05 1.650 8.250 2 Cáp nhôm lõi thép AC-70 Kg 105 23,4 2.457 3 Cáp đồngM95 PVC M 70 45 3.150 4 Công tơ điện 2pha 1-5A Cái 02 105 210 ………… ……… ……. …… ……… 4. Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu Việc tiếp nhận chính xác số lượng, chủng loại nguyên vật liệu theo đúng hợp đồng giao hàng, phiếu vận chuyển sẽ tránh được những trường hợp thất thoát nguyên vật liệu và những vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất. Việc tiếp nhận nguyên vật liệu cuả công ty tương đối tốt. Công ty tiến hành chuyển nguyên vật liệu nhanh từ địa điểm nhận đến kho doanh nghiệp nên đã tránh được hư hỏng mất mát. Mặt khác công ty đã áp dụng đầy đủ các tiêu thức sau khi tiếp nhận nguyên vật liệu. - Mọi vật tư, hàng hoá đều phải có giấy tờ hợp lệ - Mọi vật tư tiếp nhận phải đủ thủ tục kiểm tra và kiểm Kiểm tra xác định chính xác số lượng, chất lượng và chủng loại vật tư, phải có biên bản xác nhận có hiện tượng thừa thiếu, sai hỏng quy cách. Với những quy định đã được áp dụng trên nên đã tạo điều kiện thuận lợi cho thủ kho mỗi khi xuất nhập, kiểm kê và tránh được thất thoát nguyên vật liệu của công ty. Đối với vật liệu nhập kho công ty đánh giá theo giá vốn thực tế. ở công ty vật liệu chủ yếu là mua ngoài hoặc kiểm kê phát hiện thừa. - Trường hợp nhập kho vật liệu mua ngoài. Trị giá vốn thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí vận chuyển - Trường hợp mua nguyên vật liệu có hoá đơn giá trị gia tăng. Do công ty nộp thúê giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên đối với vật liệu mua về có hoá đơn giá trị gia tăng thì giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá mua( chưa có thuế giá trị gia tăng) cộng chi phí mua( nếu có). - Trường hợp mua vật liệu có hoá đơn bán hàng Đối với hoá đơn bán hàng không tách riêng phần thuế giá trị gia tăng thì giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là tổng giá thanh toán cho người bán. - Trường hợp phát hiện thừa Giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho sẽ được xác định bằng cách lấy số lượng vật liệu phát hiện thừa đó nhân với đơn giá của vật liệu cùng loại. - Trường hợp vật liệu do dùng không hết. Đơn giá thực tế của vật liệu này là đơn giá thực tế của lần xuất trước đó. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc yêu xin cấp vật tư của các đội xây lắp thủ kho nhập vật tư theo đúng số lượng, chất lượng, chủng loại ghi trên hợp đồng và phải có hoá đơn mua hàng theo quy định của Nhà nước. Các nguyên vật liệu mua về đều phải được nghiệm thu sau khi nhập thủ kho vào thẻ kho, sổ kho theo dõi từng loại vật tư. Bảng số 4. thẻ kho Ngày lập thẻ 7 tháng 2 năm 2003 Kho: Công ty Tên nguyên vật liệu: cáp xoắn Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn 12 7/2 Tồn đầu kỳ 1.230 Nhập trong kỳ 2.875 Xuất trong kỳ 3.080 Tồn cuối kỳ 1.025 Bảng số 05. biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 10 tháng 2 năm 2003 Ban kiểm nghiệm gồm: ông(bà): Nguyễn Thị Tần… trưởng ban ông ( bà): Lê Tuấn Anh…uỷ viên ông ( bà): Vũ Huy Cường…uỷ viên Đã kiểm nghiệm những loại vật tư sau: 1. Xi măng 2. Cáp PVC 3. Dây thép Kết luận: các loại vật tư trên đều đúng quy cách, phẩm chất và số lượng vật tư đều đạt tiêu chuẩn nhập kho Uỷ viên trưởng ban Ký ký Công ty Xây dựng điện và DVPTNT Phiếu nhập kho Ngày 10 tháng 2 năm 2003 Họ tên người giao hàng: Trần Anh Tú Theo …hoá đơn số 003998 ngày 10 tháng 2 năm 2003 Nhập tại kho công ty Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư đơn vị tính Số lượng đơn giá(đồng) Thành tiền (đồng) Theo chứng từ Thực nhập 1 Cột điện Cột 50 50 400.000 20.000.000 Cộng 20.000.000 Thủ trưởng đơn vị phụ trách cung tiêu người giao hàng thủ kho Ký ký ký ký Căn cứ vào phiếu nhập kho nguyên vật liệu trong tháng kế toán công ty lập bảng kê nhập vật tư như sau: Bảng số 06: bảng kê nhập vật liệu Tháng 2 năm 2003 Stt Tên nguyên vật liệu Đơn vị tính Số lượng Đơn giá ( đồng) Thành tiền ( đồng) 1 Cáp A70 Kg 100 20.000 2.000.000 2 Đá Xe 2.5 120.000 300.000 3 Cát vàng Xe 1.5 80.000 120.000 4 Cót ép Tấm 3 25.000 75.000 5 ống nối A35 Cái 60 4.000 240.000 6 Ghíp A70 Liên Xô Cái 80 25.000 2.000.000 7 Ghíp A nút đôi Cái 18 35.000 630.000 ……………… ……….. ………. …………… Tổng cộng 109.320.000 5. Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu Công ty đã tổ chức cấp phát nguyên vật liệu theo đúng chương trình của công trình, mỗi khi cấp phát công ty thường áp dụng đầy đủ các thủ tục xuất kho theo đúng chuẩn mực của công trình và lập các biên bản, giấy xác nhận của công ty vào các công trình đã được cấp phát. Các đội xây lắp sẽ căn cứ vào các thông số kỹ thuật ,dự toán công trình để xác định lượng vật tư sử dụng và lập phiếu xin lĩnh vật tư về phòng kế hoạch- dự án vật tư. Bảng số 7. phiếu xin lĩnh vật tư Stt Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng xin cấp Duyệt cấp Nội dung công việc Chữ ký đơn vị 1 Xi măng Kg 300 300 Đổ chân cột điện Phần III Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty xây dựng điện và dịch vụ phát triển nông thôn I. Cơ sở khoa học của kiến nghị * Đánh giá công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty Đứng trước điều kiện kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt ban lãnh đạo Công ty phải quyết định hướng đi cho mình đó là ngày càng phải nâng cao chất lượng công trình và các hạng mục công trình. Song nhờ sự nhạy bén, năng động, học hỏi và đi sâu nghiên cứu thị trường ban giám đốc Công ty đã tìm cho mình một hướng đi đúng đắn, phương pháp thi công có hiệu quả. Nhận thức được tầm quan trọng của nguyên vật liệu: là để cấu thành nên giá trị của sản phẩm hoàn thành đưa vào sử dụng thì Công ty phải bỏ ra một tài khoản tiền vốn rất lớn cho chi phí nguyên vật liệu cho các đối tượng sử dụng. Nhằm giảm bớt chi phí, tiêu hao nguyên vật liệu trong quá trình thi công, góp phần hạ giá thành sản phẩm xây dựng vừa tiết kiệm vốn cho Nhà nước, vừa là tăng thêm thu nhập cho công ty. . Một sóo thành tựu của Công ty - Nhìn chung công tác quản lý nguyên vật liệu của Công ty là tương đối tốt nên chất lượng công trình thi công ngày càng cao điều đó đã góp phần vào việc nâng cao uy tín và phát triển của Công ty. - Để nâng cao hiệu quả công tác quản lý nguyên vật liệu Công ty Xây dựng điện và Dịch vụ phát triển nông thôn áp dụng chế độ tiền thưởng cho người lao động sản xuất trực tiếp khi họ sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu làm giảm giá thành mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình. - Nguồn lao động dồi dào, có trình độ chuyên môn, được đào tạo, chính quy chuyên ngành. Cán bộ quản lý có chuyên môn tốt, năng động và tâm huyết với doanh nghiệp. Công nhân lao động lành nghề (có 95% có tay nghề thợ bậc 3 trở lên). - Đặc biệt thị trường hoạt động rất rộng lớn và đa dạng phù hợp với "chính sách điện khí hoá nông thôn". - Công tác tổ chức cán bộ ổn định, cán bộ quản lý được sử dụng đúng người đúng việc, tạo điều kiện phát huy năng lực chuyên môn. . Những mặt còn tồn tại - Cơ sở hạ tầng còn hạn chế chưa đáp ứng được hết yêu cầu phát triển của doanh nghiệp. - Tài chính của doanh nghiệp còn bất cập với yêu cầu phát triển sản xuất, quan hệ sản xuất, quan hệ tín dụng với các tổ chức ngân hàng còn hạn chế. - Do đặc điểm của hoạt động sản xuất là công trình nằm rải rác ở khắp nơi nên Công ty không tổ chức được kho chứa vật liệu chung tại Công ty mà các kho vật liệu được bố trí tại công trình. Nhưng việc hạch toán vật tư lại thực hiện tại phòng tài vuk của Công ty, dưới các đội không có nhân viên kế toán, điều này khiến cho công tác quản lý theo dõi tình hình nhập xuất tồn cũng gặp phải một số khó khăn. - Công ty chưa lập riêng một phòng kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu vì vậy khi nguyên vật liệu về đến Công ty chưa được kiểm tra về chủng loại các chỉ tiêu kỹ thuật của nguyên vật liệu. II. Một số kiến nghị đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng điện và Dịch vụ phát triển nông thôn 1. Về phía doanh nghiệp Sau một thời gian ngắn thực tập tại Công ty Xây dựng điện và Dịch vụ phát triển nông thôn cùng với kiến thức đã học em mạnh dạn đưa ra ý kiến của mình nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty. 1.1. Trước mắt - Công ty nên xây dựng một hệ thống kho bãi hợp lý hơn nữa do đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty có đặc điểm công trình cồng kềnh tốn diện tích. Mỗi chủng loại nguyên vật liệu cần đặt tại kho nhỏ riêng biệt chống xúc tác lẫn nhau gây hao hụt và mất phẩm chất. - Công ty cần chú trọng hơn nữa việc kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu trước khi nhập kho. Có thể nói nguyên vật liệu với chất lượng cao phù hợp với yêu cầu thi công có thể có tác động tích cực đến chất lượng công trình từ đó góp phần tích cực vào việc tiết kiệm nguyên vật liệu. - Công ty nên hoàn thiện hơn nữa trong việc phân loại nguyên vật liệu có tính khoa học và hợp lý sẽ đảm bảo cho việc quản lý nguyên vật liệu được thuận tiên. - Để khuyến khích người lao động tích cực tiết kiệm nguyên vật liệu, tích cực cải thiện và nâng cao chất lượng công trình Công ty nên thành lập thêm các quỹ khen thưởng cho người lao động hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch đề ra. Bên cạnh việc thưởng tiết kiệm nguyên vật liệu chính cho công nhân sản xuất trực tiếp nên áp dụng hình thức thưởng khi cán bộ quản lý tìm được nơi cung ứng, ký kết hợp đồng với giá rẻ, chất lượng nguyên vật liệu cao hơn trước. 1.2. Về lâu dài - Do nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cấu thành nên quá trình sản xuất. Với tư cách là đối tượng lao động nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào không thể thiếu của quá trình sản xuất. Vì vậy hơn lúc nào hết quan tâm quản lý nguyên vật liệu nhằm đảm bảo cho quá trình thi công được tốt và phát huy vai trò kích thích nền kinh tế đối với công việc thúc đẩy các động lực phát triển. Đó là một nhiệm vụ quan trọng trong quản lý nguyên vật liệu. - Do sự biến động về giá cả nguyên vật liệu là tương đối lớn vì vậy Công ty nên tìm nhà cung cấp ổn định có uy tín nhằm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đầu vào. - Để đảm bảo nguồn nguyên liệu có chất lượng và giá cả thích hợp nhất. Ngoài việc giữ mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp truyền thống, Công ty không ngừng thu nhập thông tin về giá cả thị trường các loại nguyên vật liệu liên quan, tìm kiếm các nhà cung cấp mới có những điều kiện thuận lợi hơn, tìm kiếm khả năng thay thế các loại vật tư giá thành cao bằng những loại vật tư giá thành rẻ hơn mà vẫn đảm bảo chất lượng. - Nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên bằng những hình thức như cho đi đào tạo ở các trường Đại học chuyên nghiệp. - Cập nhật các thông tin về tỷ giá đổi ra ngoại tệ Việt Nam đồng nhằm tạo điều kiện nắm bắt được cơ hội, tình hình thực tế để có nguồn nguyên liệu đầu vào với giá trị nguyên vật liệu hợp lý mà chất lượng vẫn cao, phục vụ tốt cho quá trình thi công. Tóm lại, việc hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu là một yêu cầu tất yếu của Công ty nói riêng và của doanh nghiệp nói chung. Mỗi một doanh nghiệp cần phải ngày một hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý nguyên vật liệu của doanh nghiệp mình để tính đúng, tính đủ đảm bảo cho quá trình thi công được liên tục không bị ngừng trệ tăng thêm lợi nhuận góp phần thúc đẩy nền kinh tế của đất nước ngày một phát triển. 2. Về phía cơ quan Nhà nước Qua thời gian thực tập tại Công ty với lượng kiến thức mà em đã được tìm hiểu em có một số kiến nghị với cơ quan Nhà nước nhằm xem xét và đi sâu tìm hiểu tạo điều kiện cho doanh nghiệp hơn nữa. 2.1. Trước mắt - Nhà nước nên có những ưu đãi nhất định đối với một số mặt hàng nguyên vật liệu thuộc sự quản lý của Nhà nước. - Các cấp cơ quan Nhà nước cần quan tâm hơn nữa tới công việc sản xuất kinh doanh, kiểm tra đôn đốc những kế hoạch mà công ty đã đề ra nhưng chưa đạt được yêu cầu... - Đầu tư vốn cho công ty để xây dựng cơ sở hạ tầng, mở rộng quy mô sản xuất. - Thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt đòi hỏi chất lượng công trình của công ty ngày càng phải cao hơn nữa. 2.2. Lâu dài - Tạo thêm những cơ hội, tăng cường đầu tư tạo điều kiện cho Công ty ngày càng vững mạnh. - Về vốn đầu tư, Nhà nước cần có sự quan tâm đầu tư thích đáng. Nhà nước nên kéo dài thời gian vay vốn cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên Nhà nước cũng cần phải đầu tư có trọng điểm, không đầu tư tràn lan không có hiệu quả. * Các ý kiến đề xuất trên được đưa ra nhằm mục đích phần nào lam giảm những hạn chế, phát huy những ưu điểm trong công tác quản lý nguyên vật liệu đảm bảo theo đúng chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của Công ty. Việc hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu sẽ giúp cho Giám đốc và các Phòng ban Công ty đề ra những mục tiêu phấn đấu nhằm đạt hiệu quả cao đem lại lợi ích cho nền kinh tế quốc dân lợi nhuận cho Công ty, nâng cao mức sống của cán bộ công nhân viên. Kết luận Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh, hạ giá thành sản phẩm là một trong những biện pháp để tạo ra lợi thế cạnh tranh tương đối cho mỗi doanh nghiệp. Quản lý nguyên vật liệu có hiệu quả là một công tác quan trọng để hạ giá thành sản phẩm. Do vậy công tác quản lý vật tư là một bộ phận không thể thiếu trong công tác quản lý doanh nghiệp nó đóng góp một vai trò tương đối quan tọng trong việc tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh. Qua thời gian thực tập tại Công ty Xây dựng điện và Dịch vụ phát triển nông thôn, em thấy công tác quản lý nguyên vật liệu là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo Công ty nắm bắt tình hình quản lý vật liệu có đảm bảo phản ánh chính xác tình hình thu mua vật liệu, sử dụng và dự trữ thì lãnh đạo Công ty mới có biện pháp chỉ đạo đúng đắn. Sau một thời gian ngắn thực tập tại Công ty, nắm bắt được tầm quan trọng của công tác quản lý nguyên vật liệu đối với công tác lãnh đạo của Công ty em đã mạnh dạn tìm hiểu nghiên cứu để thấy được những ưu điểm cần phát huy, những mặt tồn tại cần khắc phục nhằm góp phần hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng và công tác quản lý nói chung. Thời gian thực tập tại công ty tuy có hạn chế nhưng đã giúp em rất nhiều trong việc củng cố lại kiến thức đã học để vận dụng vào thực tế. Để đạt được điều này em đã được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ công nhân viên của Công ty đồng thời nhờ sự chỉ bảo tận tình của thầy Trần Mạnh Hùng. Tuy nhiên báo cao thực tập của em có những khó khăn khách quan nên không tránh khỏi thiếu xót. Do vậy em rất mong sự góp ý của thầy giáo cùng cán bộ công nhân viên Công ty để em hoàn thiện hơn nữa báo cáo thực tập và đề tài em nghiên cứu.