Đề tài Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu

Lời nói đầu Trong một vài năm gần đây hoạt động đấu thầu xây lắp đối với các dự án có vốn đầu tư nước ngoài, các công trình trọng điểm của Nhà nước trong lĩnh vực xây dựng cơ sở hạ tầng, các công trình xây dựng với quy mô lớn trở nên sôi động hơn bao giờ hết. Cùng với quá trình đó, các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam đang từng bước tiếp cận dần với các hình thức kinh nghiệm mới, với thực tiễn về kỹ thuật kinh doanh quốc tế và nhiều vấn đề có liên quan đến hoạt động đấu thầu. Tuy nhiên, ở Việt Nam hoạt động đấu thầu còn là vấn đề mới mẻ chỉ tiến hành một vài năm trở lại đây và chưa hoàn chỉnh về nhiều mặt. Cùng với điều này, nhiều doanh nghiệp xây dựng cũng đang phải tự điều chỉnh tiến tới thích ứng hoàn toàn với phương thức cạnh tranh mới. Vì thế, hoạt động đấu thầu tại các doanh nghiệp này không tránh khỏi bất cập và gặp những khó khăn dẫn đến hiệu quả hoạt động đấu thầu xây lắp chưa cao, ảnh hưởng trực tiếp tới đời sống, việc làm của người lao động cũng như tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xây lắp Công ty xây dựng Sông Đà II cũng không tránh khỏi những khó khăn vướng mắc như trên. Qua thời gian thực tập tại Công ty Sông Đà II kết hợp với những kiến thức đã học trên ghế nhà trường em mạnh dạn đi sâu tìm hiểu và nghiên cứu đề tài “Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu” với mong muốn góp phần giải quyết những khó khăn, vướng mắc trên. Về mặt kết cấu, ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được chia thành 3 chương chính sau: Chương I: Những vấn đề cơ bản về hoạt động đấu thầu Chương II: Tình hình thực hiện công tác đấu thầu tại Công ty xây dựng Sông Đà II Chương III: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu tại Công ty xây dựng Sông Đà II Vì trình độ và thời gian có hạn, luận văn này khó có thể tránh được những thiếu sót em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô giáo cũng như các cán bộ Công ty xây dựng Sông Đà II để đề tài được hoàn thiện tốt hơn. Qua bài viết này cho phép em gửi lời cảm ơn tới các cô chú trong phòng KTKH - Công ty xây dựng Sông Đà II - Tổng công ty xây dựng Sông Đà, chú Nguyễn Văn Sinh Thạc sỹ- Phó giám đốc công ty xây dựng Sông Đà II, chú Nguyễn Trọng Hiến trưởng phòng KTKH và đặc biệt là cô giáo T.S Đoàn Thị Thu Hà -Khoa khoa học quản lý-Trường ĐHKTQD đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ em trong quá trình nghiên cứu hoàn thành luận văn tốt nghiệp. Chương I Những vấn đề cơ bản về hoạt động đấu thầu I. Một số Khái niệm chung 1. Khái niệm đấu thầu nói chung Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng được các yêu cầu của bên mời thầu trên cơ sở cạnh tranh giữa các nhà thầu. "Bên mời thầu" là chủ dự án, chủ đầu tư hoặc pháp nhân đại diện hợp pháp của chủ dự án, chủ đầu tư được giao trách nhiệm thực hiện công việc đấu thầu. "Nhà thầu" là tổ chức kinh tế có đủ tư cách pháp nhân tham gia đấu thầu. Trong trường hợp đấu thầu tuyển chọn tư vấn, nhà thầu có thể là cá nhân. Nhà thầu là nhà xây dựng trong đấu thầu xây lắp; là nhà cung cấp trong đấu thầu mua sắm hàng hoá; là nhà tư vấn trong đấu thầu tuyển chọn tư vấn; là nhà đầu tư trong đấu thầu lựa chọn đối tác đầu tư. Nhà thầu trong nước là nhà thầu có tư cách pháp nhân Việt Nam và hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. 2. Khái niệm về đấu thầu xây dựng Đấu thầu xây dựng là quá trình lựa chọn các nhà thầu đáp ứng được các yêu cầu về xây dựng, lắp đặt thiết bị các công trình, hạng mục công trình, của bên mời thầu trên cơ sở cạnh tranh giữa các nhà thầu xây dựng. 3. ý nghĩa của công tác đấu thầu Trong sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá nền kinh tế nước nhà, ngày càng có nhiều các dự án đầu tư và xây dựng trong nước cũng như đầu tư nước ngoài. Các công trình đòi hỏi ngày càng cao về chất lượng, kỹ thuật, tiến độ và giá cả. Vì vậy, câu hỏi đặt ra với các chủ đầu tư là làm thế nào để lựa chọn được các tổ chức và cá nhân có khả năng thực hiện tốt nhất những công việc trong chu trình của dự án ? Lịch sử phát triển và quản lý dự án trong nước và quốc tế đã khẳng định, đấu thầu là phương pháp có hiệu quả cao nhất thực hiện mục tiêu này, đảm bảo cho sự thành công của chủ đầu tư. Đấu thầu được xem như một phương pháp quản lý dự án có hiệu quả nhất hiện nay trên cơ sở chống độc quyền, tăng cường khả năng cạnh tranh giữa các nhà thầu. 4. Vai trò của đấu thầu trong xây dựng 4.1. Đối với các nhà thầu Đối với nhà thầu xây dựng, thắng thầu đồng nghĩa với việc mang lại công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên, nâng cao uy tín của nhà thầu trên thương trường, thu được lợi nhuận, tích luỹ thêm được nhiều kinh nghiệm trong thi công và quản lý, đào tạo được đội ngũ cán bộ, công nhân kỹ thuật vững tay nghề, máy móc thiết bị thi công được tăng cường. Hoạt động đấu thầu được tổ chức theo nguyên tắc công khai và bình đẳng, nhờ đó các nhà thầu sẽ có điều kiện để phát huy đến mức cao nhất cơ hội tìm kiếm công trình và khả năng của mình để trúng thầu. 4.2. Đối với chủ đầu tư - Thông qua đấu thầu, chủ đầu tư sẽ lựa chọn được các nhà thầu có khả năng đáp ứng được tốt nhất các yêu cầu kinh tế, kỹ thuật, tiến độ đặt ra của công trình. Trên cơ sở đó giúp cho chủ đầu tư vừa sử dụng hiệu quả, tiết kiệm vốn đầu tư, đồng thời vẫn đảm bảo được chất lượng cũng như tiến độ công trình. Thông qua đấu thầu, chủ đầu tư cũng sẽ nắm bắt được quyền chủ động, quản lý có hiệu quả và giảm thiểu được các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện dự án đầu tư do toàn bộ quá trình tổ chức đấu thầu và thực hiện kết quả đấu thầu được tuân thủ chặt chẽ theo quy định của pháp luật và sau khi chủ đầu tư đã có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, đầy đủ về mọi mặt. Để đánh giá đúng các hồ sơ dự thầu đòi hỏi đội ngũ cán bộ thực hiện công tác đấu thầu của chủ đầu tư phải tự nâng cao trình độ của mình về các mặt nên việc áp dụng phương thức đấu thầu còn giúp cho chủ đầu tư nâng cao trình độ và năng lực của cán bộ công nhân viên. 4.3. Đối với Nhà nước Đấu thầu góp phần nâng cao hiệu quả của công tác quản lý Nhà nước về đầu tư và xây dựng, quản lý sử dụng vốn một cách có hiệu quả, hạn chế và loại trừ được các tình trạng như: thất thoát lãng phí vốn đầu tư đặc biệt là vốn ngân sách, các hiện tượng tiêu cực phát sinh trong xây dựng cơ bản. Đấu thầu tạo nên sự cạnh tranh mới và lành mạnh trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế hàng hoá trong ngành cũng như trong nền kinh tế quốc dân. II. Một số vấn đề về quy chế đấu thầu 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng 1. 1. Phạm vi áp dụng Quy chế đấu thầu áp dụng để lựa chọn nhà thầu cho các dự án đầu tư tại Việt Nam phải được tổ chức đấu thầu và thực hiện tại Việt Nam. 1. 2. Đối tượng áp dụng Các dự án đầu tư thực hiện theo Quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng có quy định phải thực hiện Quy chế đấu thầu là các dự án có sử dụng vốn ngân sách nhà nước, vốn tín dụng do nhà nước bảo lãnh, vốn tín dụng đầu tư phát triển của nhà nước, vốn đầu tư phát triển, bao gồm: a. Các dự án đầu tư xây dựng mới, cải tạo, sửa chữa lớn, nâng cấp các dự án đã đầu tư xây dựng. b. Các dự án đầu tư để mua sắm tài sản kể cả thiết bị, máy móc không cần lắp đặt và sản phẩm công nghệ khoa học mới. c. Các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước quy hoạch vùng, lãnh thổ, quy hoạch phát triển ngành, quy hoạch xây dựng đô thị nông thôn. Các dự án liên doanh, hợp đồng hợp tác kinh doanh hoặc cổ phần có sự tham gia của các tổ chức kinh tế nhà nước (các doanh nghiệp nhà nước) từ 30% trở lên vào vốn pháp định, vốn kinh doanh hoặc vốn cổ phần. Các dự án sử dụng nguồn vốn tài trợ của các tổ chức quốc tế hoặc của tổ chức nước ngoài được thực hiện trên cơ sở nội dung Điều ước được các bên ký kết (các bên tài trợ và các bên Việt Nam). Trường hợp có những nội dung trong dự thảo Điều ước khác với Quy chế này thì cơ quan được giao trách nhiệm đàm phán ký kết điều ước phải trình Thủ tướng chính phủ xem xét, quyết định trước khi ký kết. Các dự án cần lựa chọn đối tác đầu tư để thực hiện: a. Đối với dự án đầu tư trong nước, chỉ thực hiện khi có từ hai nhà đầu tư trở lên cùng muốn tham gia một dự án. b. Đối với dự án có vốn đầu tư nước ngoài, chỉ tổ chức đấu thầu theo quy chế này khi có từ hai nhà đầu tư trở lên cùng muốn tham gia một dự án hoặc Thủ tướng Chính phủ có yêu cầu phải đấu thầu để lựa chọn đối tác đầu tư thực hiện dự án. Đấu thầu khi có từ hai nhà đầu tư trở lên cùng muốn tham gia bao gồm: + Các dự án liên doanh + Các dự án thực hiện theo hình thức hợp đồng hợp tác kinh doanh + Các dự án BOT, BT, BTO. + Các dự án khác cần lựa chọn đối tác đầu tư. 2. Nguyên tắc đấu thầu Nhằm đảm bảo tính đúng đắn, khách quan, công bằng và hiệu quả trong đấu thầu, chủ thể quản lý dự án phải đảm bảo nghiêm túc các nguyên tắc sau: 2. 1. Nguyên tắc cạnh tranh với điều kiện ngang nhau Mỗi cuộc đấu thầu đều phải dược thực hiện với sự tham gia của một số nhà thầu có đủ năng lực để hình thành một cuộc cạnh tranh mạnh mẽ. Điều kiện đặt ra với các đơn vị ứng thầu và thông tin cung cấp cho họ phải ngang nhau, nhất thiết không có sự phân biệt đối xử. 2. 2. Nguyên tắc dữ liệu đầy đủ Các nhà thầu phải nhận được đầy đủ tài liệu đấu thầu với các thông tin chi tiết, rõ ràng và có hệ thống về quy mô, khối lượng, quy cách, yêu cầu chất lượng của công trình hay hàng hoá dịch vụ cần cung ứng, về tiến độ và điều kiện thực hiện. Để đảm bảo nguyên tắc này, chủ thể quản lý dự án phải nghiên cứu, tính toán, cân nhắc thấu đáo để tiên liệu rất kỹ và rất chắc chắn về mọi yếu tố có liên quan, phải cố gắng tránh tình trạng chuẩn bị sơ sài, tắc trách. 2. 3. Nguyên tắc đánh giá công bằng Các hồ sơ phải được đánh giá một cách không thiên vị theo cùng một chuẩn mực và được đánh giá bởi một hội đồng xét thầu có đủ năng lực và phẩm chất. Lý do để ''được chọn " hay 'bị loại " phải dược giải thích đầy đủ để tránh ngờ vực. 2. 4. Nguyên tắc trách nhiệm phân minh Theo nguyên tắc này không chỉ nghĩa vụ, quyền lợi của các bên liên quan được đề cập và chi tiết hoá trong hợp đồng, mà phạm vi trách nhiệm của mỗi bên ở từng phần việc đều được phân định rõ ràng để không một sai sót nào không có người chịu trách nhiệm. Mỗi bên có liên quan đều phải biết rõ mình phải gánh chịu những hậu quả gì nếu có sơ xuất và do đó mỗi bên đều phải nỗ lực tối đa trong việc kiểm soát bất trắc và phòng ngừa rủi ro. 2. 5. Nguyên tắc "ba chủ thể " Trong quá trình thực hiện dự án luôn luôn có sư hiện diện đồng thời của ba chủ thể; chủ công trình, nhà thầu và kỹ sư tư vấn. Trong đó, "kỹ sư tư vấn " hiện diện như một nhân tố đảm bảo cho hợp đồng luôn được thực hiện một cách nghiêm túc đến từng chi tiết, mọi sự bất cập về kỹ thuật hoặc về tiến độ được phát hiện kịp thời, những biện pháp điều chỉnh thích hợp được đưa ra đúng lúc. Đồng thời, "kỹ sư tư vấn" cũng là nhân tố hạn chế tối đa với những mưu toan, thông đồng hoặc thoả hiệp, "châm chước" gây thiệt hại cho những chủ đích thực sự của dự án (Nhiều điều khoản được thi hành để buộc "kỹ sư tư vấn" phải là chuyên gia có đủ trình độ, năng lực phẩm chất và phải làm đúng vai trò của người trọng tài công minh, mẫn cảm, được cử ra bởi một công ty tư vấn chuyên ngành, công ty này cũng phải được lựa chọn thông qua đấu thầu theo một quy trình chặt chẽ) 2. 6. Nguyên tắc tuân thủ nghiêm ngặt sự quản lý thống nhất của nhà nước Theo nguyên tắc này mọi hoạt động trong quá trình đấu thầu các bên liên quan nhất thiết phải tuân theo Quy chế quản lý đấu thầu do Chính phủ ban hành nhằm đảm bảo tính đúng đắn, khách quan, công bằng và có tính cạnh tranh trong đấu thầu. 2. 7. Nguyên tắc bảo lãnh, bảo hành và bảo hiểm thích đáng Các khoản về bảo lãnh, bảo hành và bảo hiểm phải được đề cập trong túi hồ sơ dự thầu của các nhà thầu và phải được sự chấp nhận của chủ dự án. Với các dự án sử dụng vốn Ngân sách Nhà nước, vốn tín dụng do Nhà nước bảo lãnh, vốn tín dụng đầu tư phát triển của Nhà nước, vốn đầu tư phát triển của doanh nghiệp Nhà nước phải mua bảo hiểm công trình xây dựng để ứng phó với thiệt hại do những rủi ro bất ngờ và không lường trước. Đối tượng bảo hiểm bắt buộc cũng bao gồm cả các sản phẩm tư vấn, vật tư thiết bị, nhà xưởng phục vụ thi công và người lao động của các tổ chức tư vấn và nhà thầu xây lắp trong quá trình thực hiện dự án. Như vậy, chính sự tuân thủ các nguyên tắc nói trên đã kích thích sự cố gắng nghiêm túc của các bên và thúc đẩy sự hợp tác giữa các bên nhằm vào mục tiêu đáp ứng tốt nhất các yêu cầu về chất lượng, kỹ thuật, tài chính, tiến độ của dự án và do đó đảm bảo lợi ích thích đáng của cả chủ dự án và nhà thầu, góp phần tiết kiệm các nguồn lực xã hội. Đối với các đơn vị dự thầu, việc làm quen với hoạt động đấu thầu là cách hữu hiệu giúp họ tích luỹ kiến thức và kinh nghiệm, tăng cường năng lực cạnh tranh trong đấu thầu. 3. Hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức áp dụng 3. 1. Hình thức lựa chọn nhà thầu a. Đấu thầu rộng rãi Đấu thầu rộng rãi là hình thức đấu thầu không hạn chế số lượng các nhà thầu tham gia. Bên mời thầu phải thông báo công khai về các điều kiện, thời gian dự thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng tối thiểu 10 ngày trước khi phát hành hồ sơ mời thầu. Đấu thầu rộng rãi là hình thức chủ yếu được áp dụng trong đấu thầu. b. Đấu thầu hạn chế Đấu thầu hạn chế là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu mời một số nhà thầu (tối thiểu là 5) có đủ năng lực tham dự. Danh sách nhà thầu tham dự phải được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền chấp thuận. Hình thức này chỉ được xem xét áp dụng khi có một trong các điều kiện sau : + Chỉ có một số nhà thầu có khả năng đáp ứng được yêu cầu của gói thầu. + Các nguồn vốn sử dụng yêu cầu phải tiến hành đấu thầu hạn chế. + Do tình hình cụ thể của gói thầu mà việc đấu thầu hạn chế có lợi thế. c. Chỉ định thầu Chỉ định thầu là hình thức chọn trực tiếp nhà thầu đáp ứng yêu cầu của gói thầu để thương thảo hoàn thiện hợp đồng. Hình thức này chỉ được áp dụng trong các trường hợp đặc biệt sau : +Trường hợp bất khả kháng do thiên tai, địch hoạ, sự cố cần khắc phục ngay thì chủ dự án (người được người có thẩm quyền giao trách nhiệm quản lý và thực hiện dự án) được phép chỉ định ngay đơn vị có đủ năng lực để thực hiện công việc kịp thời. Trong thời gian 10 ngày kể từ ngày quyết định chỉ định thầu, chủ dự án phải báo cáo người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền về nội dung chỉ định thầu, người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền nếu phát hiện chỉ định thầu sai với quy định phải kịp thời xử lý. + Gói thầu có tính chất nghiên cứu thử nghiệm, bí mật quốc gia, bí mật an ninh, bí mật quốc phòng do Thủ tướng chính phủ quyết định. + Gói thầu có giá trị dưới 1 tỷ đồng đối với mua sắm hàng hoá, xây lắp; dưới 500 triệu đồng đối với tư vấn. Bộ tài chính quy định cụ thể về chỉ định thầu mua sắm đồ dùng, vật tư, trang thiết bị, phương tiện làm việc thường xuyên của cơ quan Nhà nước, đoàn thể, doanh nghiệp Nhà nước; đồ dùng, vật tư, trang thiết bị phương tiện làm việc thông thường của lực lượng vũ trang. + Gói thầu có tính chất đặc biệt khác do yêu cầu của cơ quan tài trợ vốn, do tính chất phức tạp về kỹ thuật và công nghệ hoặc do yêu cầu đột xuất của dự án, do người có thẩm quyền quyết định đầu tư chỉ định thầu trên cơ sở báo cáo thẩm định của Bộ kế hoạch và Đầu tư, ý kiến bằng văn bản của cơ quan tài trợ vốn và các cơ quan liên quan khác. + Phần vốn Ngân sách dành cho dự án của các cơ quan sự nghiệp để thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu về quy hoạch phát triển kinh tế, quy hoạch phát triển ngành, quy hoạch chung xây dựng đô thị và nông thôn, đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền giao nhiệm vụ thực hiện thì không phải đấu thầu, nhưng phải có hợp đồng cụ thể và giao nộp sản phẩm theo đúng quy định. +Gói thầu tư vấn lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, khả thi của dự án đầu tư thì không phải đấu thầu, nhưng chủ đầu tư phải chọn nhà tư vấn phù hợp với yêu cầu của dự án. Khi áp dụng hình thức chỉ định thầu thì phải xác định rõ 3 nội dung sau: Lý do chỉ định thầu Kinh nghiệm và năng lực về mặt kỹ thuật, tài chính của nhà thầu được đề nghị chỉ định thầu. Giá trị và khối lượng đã được người có thẩm quyền phê duyệt làm căn cứ cho chỉ định thầu (riêng gói thầu xây lắp phải có thiết kế và dự toán được phê duyệt theo quy định) d. Chào hàng cạnh tranh Hình thức này áp dụng cho những gói thầu mua sắm hàng hoá có giá trị dưới 2 tỷ đồng. Mỗi gói thầu phải có ít nhất 3 chào hàng của 3 nhà thầu khác nhau trên cơ sở chào hàng của bên mời thầu. Việc chào hàng có thể được thực hiện bằng cách gửi trực tiếp, bằng Fax, bằng đường bưu điện hoặc bằng các phương tiện khác. e. Mua sắm trực tiếp Hình thức mua sắm đặc biệt được áp dụng trong trường hợp bổ xung hợp đồng cũ đã thực hiện xong (dưới 1 năm) hoặc hợp đồng đang thực hiện với điều kiện chủ đầu tư có nhu cầu tăng thêm số lượng hàng hoá hoặc khối lượng công việc mà trước đó đã được tiến hành đấu thầu, nhưng phải đảm bảo không được vượt mức giá hoặc đơn giá trong hợp đồng đã ký trước đó. Trước khi ký hợp đồng, nhà thầu phải chứng minh có đủ năng lực về kỹ thuật và tài chính để thực hiện gói thầu. g. Mua sắm đặc biệt Hình thức này được áp dụng với các ngành hết sức đặc biệt mà nếu không có những quy định riêng thì không thể đấu thầu được. Cơ quan quản lý ngành phải xây dựng quy trình thực hiện đảm bảo các mục tiêu của quy chế đấu thầu và có ý kiến thoả thuận của Bộ kế hoạch và Đầu tư để trình Thủ tướng Chính phủ quyết định. 3. 2 Phương thức đấu thầu a. Đấu thầu một túi hồ sơ Là phương thức mà nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu trong một túi hồ sơ. Phương thức này được áp dụng đối với đấu thầu mua sắm hàng hoá và xây lắp. b. Đấu thầu 2 túi hồ sơ Là phương thức mà nhà thầu nộp đề xuất về mặt kỹ thuật và đề xuất về giá trong từng túi hồ sơ riêng vào cùng một thời điểm. Túi hồ sơ đề xuất kỹ thuật sẽ được xem xét trước để đánh giá. Các nhà thầu đạt số điểm kỹ thuật từ 70% trở lên sẽ được mở tiếp túi hồ sơ đề xuất về giá để đánh giá. Phương thức nầy chỉ được áp dụng đối với đấu thầu tuyển chọn tư vấn c. Đấu thầu hai giai đoạn Phương thức này áp dụng cho những trường hợp sau : + Các gói thầu mua sắm hàng hoá và xây lắp có giá trị từ 500 tỷ đồng trở lên + Các gói thầu mua sắm hàng hoá có tính chất lựa chọn công nghệ thiết bị toàn bộ, phức tạp về công nghệ và kỹ thuật hoặc gói thầu xây lắp đặc biệt phức tạp. +Dự án thực hiện hợp đồng chìa khoá trao tay ( là hợp đồng bao gồm toàn bộ các công việc, thiết kế, cung cấp thiết bị và xây lắp của một gói thầu được thực hiện thông qua một nhà thầu. Chủ đầu tư có trách nhiệm tham gia giám sát quá trình thực hiện, nghiệm thu và nhận bàn giao khi nhà thầu hoàn thành toàn bộ công trình theo hợp đồng đã ký) Quá trình thực hiện phương thức này như sau : Giai đoạn thứ nhất :Các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu sơ bộ gồm đề xuất về kỹ thuật và phương án tài chính (chưa có giá) để bên mời thầu xem xét và thảo luận cụ thể với từng nhà thầu nhằm thống nhất về yêu cầu và tiêu chuẩn kỹ thuật để nhà thầu chuẩn bị nộp hồ sơ dự thầu chính thức của mình Giai đoạn thứ hai : Bên mời thầu mời các nhà thầu tham gia trong giai đoạn thứ nhất nộp hồ sơ dự thầu chính thức với đề xuất về kỹ thuật đã được bổ xung hoàn chỉnh trên cùng một mặt bằng kỹ thuật và đề xuất chi tiết về tài chính với đầy đủ nội dung về tiến độ thực hiện, điều kiện thực hiện hợp đồng, giá dự thầu. III. TRình tự tổ chức đấu thầu xây lắp 1. Điều kiện thực hiện đấu thầu 1. 1. Điều kiện mời thầu Để cuộc đấu thầu đạt kết quả tốt, bên mời thầu cần chuẩn bị đủ các hồ sơ sau : + Văn bản quyết định đầu tư hoặc giấy uỷ quyền cho phép đầu tư của cấp có thẩm quyền (Trường hợp cần đấu thầu tuyển chọn tư vấn lập báo cáo nghiên cứu khả thi phải có văn bản chấp thuận của "Người có thẩm quyền quyết định đầu tư " + Kế hoạch đấu thầu được phê duyệt + Hồ sơ mời thầu (Trường hợp sơ tuyển phải có hồ sơ sơ tuyển ) 1. 2. Điều kiện dự thầu Để được tham gia dự thầu, nhà thầu cần có những điều kiện sau: + Có giấy đăng ký kinh doanh. + Có đủ năng lực về kỹ thuật và tài chính đáp ứng yêu cầu của gói thầu. +Chỉ được tham gia một đơn dự thầu trong một gói thầu, dù là đơn phương hay liên doanh dự thầu. Trường hợp Tổng công ty đứng tên dự thầu thì các đơn vị trực thuộc nhưng hạch toán phụ thuộc không được phép tham dự với tư cách là nhà thầu độc lập trong cùng một gói thầu dưới hình thức là nhà thầu chính (liên danh hoặc đơn phương) 1. 3. Bên mời thầu không được tham gia với tư cách là nhà thầu đối với gói thầu do mình tổ chức. 2. Điều kiện đấu thầu quốc tế và ưu đãi nhà thầu Chỉ được tổ chức đấu thầu quốc tế trong các trường hợp sau: a. Đối với các gói thầu mà không có nhà thầu nào trong nước có khả năng đáp ứng yêu cầu của gói thầu. b. Đối với các dự án sử dụng nguồn vốn tài trợ của các tổ chức quốc tế hoặc của người nước ngoài có quy định trong điều ước là phải đấu thầu quốc tế. Nhà thầu nước ngoài khi tham dự đấu thầu quốc tế tại Việt Nam về xây lắp phải liên danh với nhà thầu Việt Nam hoặc phải cam kết sử dụng thầu phụ Việt Nam, nhưng phải nêu rõ sự phân chia giữa các bên về phạm vi, khối lượng và đơn giá tương ứng. Nhà thầu nước ngoài trúng thầu phải thực hiện cam kết về tỷ lệ % khối lượng công việc cùng với đơn giá tương ứng dành cho phía Việt Nam là liên doanh hoặc thầu phụ như đã nêu trong hồ sơ dự thầu. Trong khi thương thảo hoàn thiện hợp đồng, nếu nhà thầu nước ngoài trúng thầu không thực hiện các cam kết nêu trong hồ sơ dự thầu thì kết qủa đấu thầu sẽ bị huỷ bỏ. Các nhà thầu nước ngoài tham gia đấu thầu ở Việt Nam phải cam kết mua sắm và sử dụng các vật tư thiết bị phù hợp về chất lượng và giá cả đang sản xuất, gia công và hiện có tại Việt Nam. Nếu trong nước không có hoặc không có khả năng sản xuất, gia công thì nhà thầu được chào từ nguồn ngoại nhập trên cơ sở đảm bảo chất lượng và giá cả hợp lý. Trong trường hợp hai hồ sơ dự thầu của nhà thầu nước ngoài được đánh giá ngang nhau, hồ sơ dự thầu có tỷ lệ công việc dành cho phía Việt Nam (là liên danh hoặc thầu phụ) cao hơn sẽ được chấp nhận. Nhà thầu trong nước tham dự đấu thầu quốc tế (đơn phương hoặc liên danh) được xét ưu tiên khi hồ sơ dự thầu được đánh giá tương đương với các hồ sơ dự thầu của nhà thầu nước ngoài. Trường hợp hai hồ sơ dự thầu được đánh giá ngang nhau, sẽ ưu tiên hồ sơ dự thầu có tỷ lệ nhân công nhiều hơn. Nhà thầu trong nước tham gia đấu thầu quốc tế sẽ được hưởng chế độ ưu đãi theo quy định của pháp luật. 3. Trình tự tổ chức đấu thầu xây lắp Việc tổ chức đấu thầu xây lắp được thực hiện theo trình tự sau: Bước 1: Sơ tuyển nhà thầu (nếu có) Việc sơ tuyển nhà thầu phải được tiến hành đối với các gói thầu có giá trị từ 200 tỷ đồng trở lên nhằm lựa chọn các nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm thực hiện, đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Sơ tuyển nhà thầu được thực hiện theo các bước sau Lập hồ sơ sơ tuyển, bao gồm: + Thư mời sơ tuyển. + Chỉ dẫn sơ tuyển. + Tiêu chuẩn đánh giá. + Phụ lục kèm theo. Thông báo mời sơ tuyển Nhận và quản lý hồ sơ dự sơ tuyển Đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển Trình duyệt kết quả sơ tuyển Thông báo kết quả sơ tuyển Bước 2 : Lập hồ sơ mời thầu Hồ sơ mời thầu bao gồm: Thư mời thầu Mẫu đơn dự thầu Chỉ dẫn đối với nhà thầu Các điều kiện ưu đãi (nếu có) Các loại thuế theo quy định của pháp luật Hồ sơ thiết kế kỹ thuật kèm theo bản tiên lượng và chỉ dẫn kỹ thuật Tiến độ thi công Tiêu chuẩn đánh giá ( bao gồm cả phương pháp và cách thức quy đổi về cùng mặt bằng để xác định giá đánh giá ) Điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng Mẫu bảo lãnh dự thầu Mẫu thoả thuận hợp đồng Mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng Bước 3: Gửi thư mời thầu hoặc thông báo mời thầu Gửi thư mời thầu được thực hiện đối với các gói thầu thực hiện hình thức đấu thầu hạn chế, đối với các gói thầu đã qua sơ tuyển, các gói thầu tư vấn đã có danh sách ngắn được chọn. Thông báo mời thầu áp dụng trong trường hợp đấu thầu rộng rãi. Nội dung thư hoặc thông báo mời thầu bao gồm : Tên và địa chỉ bên mời thầu Khái quát dự án, địa điểm, thời gian xây dựng và các nội dung khác Chỉ dẫn việc tìm hiểu hồ sơ mời thầu Các điều kiện tham gia dự thầu Thời gian, địa điểm nhận hồ sơ dự thầu Bước 4 : Nhận và quản lý hồ sơ dự thầu a. Nhận hồ sơ dự thầu Bên mời thầu tiếp nhận hồ sơ dự thầu của nhà thầu nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện theo địa chỉ và thời gian quy định trong hồ sơ mời thầu. Bên mời thầu không nhận hồ sơ dự thầu hoặc tài liệu bổ sung nào, kể cả thư giảm giá sau thời điểm đóng thầu. Các hồ sơ dự thầu nộp sau thời điểm đóng thầu được xem là không hợp lệ và được gửi trả lại cho nhà thầu theo nguyên trạng. b. Quản lý hồ sơ dự thầu Việc quản lý hồ sơ dự thầu được quản lý theo chế độ quản lý hồ sơ ‘Mật’. Bước 5 : Mở thầu Việc mở thầu được tiến hành theo trình tự sau: 1. Chuẩn bị mở thầu Bên mời thầu mời đại diện của từng nhà thầu và có thể mời đại diện của các cơ quan quản lý có liên quan đến tham dự mở thầu để chứng kiến. Việc mở thầu được tiến hành theo địa điểm, thời gian ghi trong hồ sơ mời thầu, không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của nhà thầu được mời. 2. Trình tự mở thầu a. Thông báo thành phần tham dự b. Thông báo số lượng và tên nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu. c. Kiểm tra niêm phong các hồ sơ dự thầu d. Mở lần lượt các túi hồ sơ dự thầu, đọc và ghi lại thông tin chủ yếu (Tên nhà thầu, số lượng bản chính, bản chụp hồ sơ dự thầu, giá trị thầu trong đó giảm giá, bảo lãnh dự thầu ( nếu có) và những vấn đề khác). đ. Thông qua biên bản mở thầu. e. Đại diện bên mời thầu, đại diện nhà thầu và đại diên của các cơ quan quản lý có liên quan ( nếu có mặt) ký xác nhận vào biên bản mở thầu. f. Tổ chuyên gia hoặc bên mời thầu ký xác nhận vào bản chính hồ sơ dự thầu trước khi tiến hành đánh giá hồ sơ dự thầu. Bản chính hồ sơ dự thầu được bảo quản theo chế độ bảo mật và việc đánh giá được tiến hành theo bản chụp. Bước 6: Đánh giá xếp hạng nhà thầu Việc đánh giá hồ sơ dự thầu xây lắp thực hiện theo trình tự sau 1. Đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu Việc đánh giá sơ bộ là nhằm loại bỏ các hồ sơ dự thầu không đáp ứng yêu cầu,bao gồm: a. Kiểm tra tính hợp lệ và sự đáp ứng cơ bản của hồ sơ dự thầu. b. Xem xét sự đáp ứng cơ bản của hồ sơ dự thầu đối với hồ sơ mời thầu. c. Làm rõ hồ sơ dự thầu Đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu. Việc đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu được thực hiện theo phương pháp đánh giá gồm hai bước sau : Bước1. Đánh giá về mặt kỹ thuật để chọn danh sách ngắn Việc đánh giá về mặt kỹ thuật để chọn danh sách ngắn được dựa trên các yêu cầu và tiêu chuẩn đánh giá đã quy định trong hồ sơ mời thầu và tiêu chuẩn đánh giá chi tiết được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt trước thời điểm mở thầu.Các nhà thầu đạt số điểm tối thiểu từ 70% tổng số điểm về kỹ thuật trở lên sẽ được chọn vào danh sách ngắn. Bước 2. Đánh giá về tài chính, thương mại để xác định giá Tiến hành đánh giá tài chính, thương mại các nhà thầu thuộc danh sách ngắn trên cùng một mặt bằng theo tiêu chuẩn đánh giá được phê duyệt . Việc đánh giá về mặt tài chính, thương mại nhằm xác định giá đánh giá bao gồm các nội dung sau: - Sửa lỗi Sửa lỗi là việc sửa chữa những sai sót bao gồm lỗi số học, lỗi đánh máy, lỗi nhầm đơn vị. Nếu có sai lệch giữa đơn giá và tổng giá do việc nhân đơn giá với số lượng thì đơn giá dự thầu sẽ là cơ sở pháp lý. - Hiệu chỉnh các sai lệch Hồ sơ dự thầu có tổng giá trị các sai lệch vượt quá10% (tính theo giá trị tuyệt đối, không phụ thuộc vào việc làm tăng hay giảm giá dự thầu khi xác định giá đánh giá) so với giá dự thầu sẽ bị loại không xem xét tiếp. - Chuyển đổi giá trị dự thầu sang một đồng tiền chung. Đồng tiền dự thầu do bên mời thầu quy định trong hồ sơ mời thầu theo nguyên tắc một đồng tiền cho một khối lượng chào hàng. - Đưa về một mặt hàng để xác định giá đánh giá. - Xác định giá đánh giá của các hồ sơ dự thầu B. Xếp hạng nhà thầu Xếp hạng hồ sơ dự thầu thuộc danh sách ngắn theo giá đánh giá. Nhà thầu có giá đánh giá thấp nhất sẽ được xếp thứ nhất và được kiến nghị trúng thầu. Bước 7:Trình duyệt kết quả đấu thầu 1. Trách nhiệm trình duyệt kết quả đấu thầu Chủ đầu tư hoặc chủ dự án có trách nhiệm trình kết quả đấu thầu lên người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền để xem xét xin phê duyệt. 2. Hồ sơ trình duyệt kết quả đấu thầu. a. Văn bản trình duyệt kết quả đấu thầu. Trong thành phần này cần nêu được các nội dung sau. - Nội dung gói thầu và cơ sở pháp lý của việc tổ chức đấu thầu. - Quá trình tổ chức đấu thầu. - Kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu. - Đề nghị phê duyệt kết quả đấu thầu. b. Tài liệu kèm theo văn bản trình duyệt Tài liệu kèm theo văn bản trình duyệt kết quả đấu thầu bao gồm bản chụp các tài liệu sau đây: - Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu của tổ chuyên gia tư vấn. - Quyết định đầu tư hoặc văn bản pháp lý tương đương, điều ước quốc tế và tài trợ (nếu có) - Văn bản phê duyệt các nội dung cơ bản của quá trình đấu thầu bao gồm: - Kế hoạnh đấu thầu của dự án. - Danh sách các nhà thầu tham gia hạn chế - Danh sách ngắn tư vấn tham gia dự thầu. - Hồ sơ mời sơ tuyển, đánh giá sơ tuyển và kết quả sơ tuyển nhà thầu. - Hồ sơ mời thầu. - Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu. - Quyết định thành lập tổ chuyên gia tư vấn. - Biên bản mở thầu, các văn bản liên quan đến việc bên mời thầu yêu cầu nhà thầu làm rõ hồ sơ dự thầu (nếu có). - Dự thảo hợp đồng (nếu có). - Hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu của các nhà thầu. - ý kiến sơ bộ về kết quả đấu thầu của tổ chức tài trợ nước ngoài (nếu có). - Các tài liệu có liên quan khác. Bước 8: Công bố kết quả đấu thầu, thương thảo hoàn thiện và ký hợp đồng 1. Công bố kết quả đấu thầu a. Nguyên tắc chung Ngay sau khi có quyết định của người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền, bên mời thầu tiến hành công bố kết quả đấu thầu qua việc thông báo bằng văn bản cho các nhà thầu tham dự, bao gồm nhà thầu trúng thầu và nhà thầu không trúng thầu về kết quả đấu thầu. Trong trường hợp không có nhà thầu nào trúng thầu hoặc huỷ đấu thầu bên mời thầu phải tiến hành thông báo cho các nhà thầu biết. b. Cập nhật thông tin về năng lực nhà thầu Trước khi ký hợp đồng chính thức, bên mời thầu cần cập nhật những thay đổi về năng lực của nhà thầu cũng như những thông tin thay đổi làm ảnh hưởng tới khả năng thực hiện hợp đồng cũng như năng lực tài chính suy giảm, nguy cơ phá sản, bên mời thầu phải kịp thời báo cáo người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền xem xét quyết định. c. Yêu cầu đối với thông báo trúng thầu Bên mời thầu phải gửi thư thông báo trúng thầu bằng văn bản tới nhà thầu kèm theo dự thảo hợp đồng và những điểm lưu ý cần trao đổi khi thương thảo hoàn thiện hợp đồng. Đồng thời bên mời thầu cũng phải thông báo cho nhà thầu lịch biểu nêu rõ yêu cầu về thời gian thương thảo hoàn thiện hợp đồng, nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng và ký hợp đồng. 2. Thương thảo hoàn thiện và ký kết hợp đồng Khi nhận được thông báo trúng thầu nhà thầu phải gửi cho bên mời thầu thư chấp thuận thương thảo, hoàn thiện hợp đồng. Theo lịch biểu đã được thống nhất, hai bên sẽ tiến hành thương thảo hoàn thiện hợp đồng để tiến tới ký hợp đồng chính thức. Thương thảo hoàn thiện hợp đồng bao gồm những nội dung cần giải quyết các vấn để còn tồn tại chưa hoàn chỉnh được hợp đồng với các nhà thầu trúng thầu, đặc biệt là duyệt áp giá đối với những sai lệch so với yêu cầu của hồ sơ mời thầu trên nguyên tắc giá trị hợp đồng không vượt giá trúng thầu cần duyệt. Việc thương thảo hoàn thiện hợp đồng cũng bao gồm cả việc nghiên cứu các sáng kiến, giải pháp ưu việt do nhà thầu đề xuất. c. Bên mời thầu nhận bảo lãnh thực hiện hợp đồng của nhà thầu trúng thầu trước khi ký hợp đồng. Trường hợp nhà thầu đã ký hợp đồng và nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng nhưng không thực hiện hợp đồng thì bên mời thầu có quyền không hoàn trả lại bảo lãnh thực hiện hợp đồng cho nhà thầu. d. Bên mời thầu chỉ hoàn trả lại bảo lãnh dự thầu (nếu có) Khi nhận được bảo lãnh thực hiện hợp đồng của nhà thầu trúng thầu. Đối với các nhà thầu không trúng thầu, nhưng không vi phạm quy chế đấu thầu kể cả khi không có kết quả đấu thầu, bên mời thầu hoàn trả bảo lãnh dự thầu cho nhà thầu trong thời gian không qúa 30 ngày kể từ ngày công bố kết quả đấu thầu. 4. Trình tự dự thầu xây lắp của các doanh nghiệp xây dựng Cùng với quá trình đấu thầu do chủ đầu tư tổ chức thì các nhà thầu (các đơn vị xây lắp) cũng phải tiến hành các công việc cần thiết khi tham gia đấu thầu. Trình tự dự thầu xây lắp các doanh nghiệp xây dựng được tiến hành theo các bước sau: Bước 1: Tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu Đây được coi là bước đầu tiên của quy trình dự thầu trong các doanh nghiệp xây dựng bởi lẽ nó chính là bước để người bán (các doanh nghiệp xây dựng) tiếp cận được với người mua (chủ dự án) từ đó mới dẫn đến quan hệ giao dịch, mua bán thông qua phương thức đấu thầu. Các nhà đầu tư (các đơn vị xây lắp) có thể tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu dựa trên các luồng thông tin chủ yếu sau: - Thông báo mời thầu của bên mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng. - Thư mời thầu do bên mời thầu gửi tới. - Thông qua giới thiệu của đối tác trung gian: Đối tác trung gian ở đây có thể là cá nhân hoặc tổ chức thậm chí là cán bộ công nhân viên của nhà thầu. Tóm lại, thông qua các luồng tin kể trên nhà thầu sẽ nắm bắt được những thông tin cần thiết ban đầu về công trình cần đấu thầu, lấy đó làm cơ sở phân tích để đưa ra quyết định có hay không dự thầu. Việc làm này sẽ giúp cho nhà thầu tránh được việc phải bỏ ra những chi phí tiếp theo mà không đem lại cơ hội tranh thầu thực tế. Bước 2: Tham gia sơ tuyển (nếu có) Trong trường hợp công trình cần đấu thầu được bên mời thầu tiến hành sơ tuyển thì nhà thầu phải nộp cho bên mời thầu một bộ hồ sơ dự sơ tuyển. Nếu hồ sơ dự sơ tuyển đạt yêu cầu của bên mời thầu sẽ được tiếp tục tham gia dự thầu ở bước tiếp theo. Nhiệm vụ đặt ra với nhà thầu ở bước này là vượt qua giai đoạn sơ tuyển đồng thời nắm bắt được các đối thủ cùng vượt qua vòng sơ tuyển và tiến hành tìm kiếm thông tin về họ làm căn cứ để đưa ra được chiến lược tranh thầu thích hợp trong bước tiếp theo. Bước 3: Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu Sau khi nhận được 1 bộ hồ sơ mời thầu do bên mời thầu cung cấp. Công việc đầu tiên của nhà thầu là tiến hành nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu. Đây là công việc rất quan trọng vì nó là xuất phát điểm để nhà thầu lập hồ sơ dự thầu và xác định xem khả năng của mình có thể đáp ứng được các yêu cầu của bên mời thầu hay không. Tiếp theo, nhà thầu tuỳ thuộc trách nhiệm và rủi ro của chính mình, được khuyến cáo đến thăm và xem xét hiện trường, các khu vực xung quanh để có tất cả các thông tin cần thiết cho việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu và ký kết hợp đồng thi công công trình. Nhà thầu phải chịu các chi phí cho việc đến thăm hiện trường. Trong bước này, nhà thầu nên cử những cán bộ có trình độ và kinh nghiệm về cả mặt kỹ thuật cũng như kinh tế đi khảo sát hiện trường. Điều này sẽ giúp cho nhà thầu nắm được thực địa làm cơ sở xây dựng giải pháp kỹ thuật thi công hợp lý cũng như nắm được tình hình thị trường nơi đặt thi công, đặc biệt là thị trường các yếu tố đầu vào cần cung cấp cho thi công công trình để có cơ sở thực tế cho việc lập giá dự thầu. Sau khi nắm chắc các thông tin về các phương diện, nhà thầu mới tiến hành công việc quan trọng nhất của quá trình dự thầu và quyết định khả năng thắng thầu đó là lập hồ sơ dự thầu. Nội dung của hồ sơ dự thầu xây lắp bao gồm: 1. Các nội dung về hành chính, pháp lý a. Đơn dự thầu hợp lệ (Phải có chữ ký của người có thẩm quyền) b. Bản sao giấy đăng ký kinh doanh. c. Tài liệu giới thiệu năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu kể cả phần phụ (nếu có). d. Văn bản thoả thuận liên doanh (trường hợp liên doanh dự thầu). đ. Bảo lãnh dự thầu. 2. Các nội dung về kỹ thuật a. Biện pháp và tổ chức thi công đối với gói thầu. b. Tiến bộ thực hiện hợp đồng. c. Đặc tính kỹ thuật, nguồn cung cấp vật tư, vật liệu xây dựng. d. Các biện pháp đảm bảo chất lượng. 3. Các nội dung về thương mại, tài chính a. Giá dự thầu kèm theo thuyết minh và biểu giá chi tiết b. Điều kiện tài chính(nếu có) c. Điều kiện thanh toán. Bước 4: Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia dự thầu Việc nộp hồ sơ dự thầu sẽ diễn ra theo đúng thời gian và địa điểm đã quy định trong hồ sơ mời thầu. Các nhà thầu phải niêm phong bản gốc và tất cả các bản sao của hồ sơ dự thầu vào phong bì bên trong và một phong bì bên ngoài, ghi rõ ràng các phong bì bên trong là "bản gốc" và "bản sao". Cùng với việc nộp hồ sơ dự thầu, nhà thầu phải nộp cho bên mời thầu một số tiền bảo lãnh thống nhất để đảm bảo bí mật về mức giá dự thầu cho các nhà thầu do bên mời thầu quy định. Bước 5: Ký kết hợp đồng (nếu trúng thầu) Sau khi nhận được thông báo trúng thầu của bên mời thầu, nhà thầu trúng thầu phải gửi cho bên mời thầu thông báo chấp nhận đàm phán hợp đồng. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận thông báo trúng thầu. Sau đó theo lịch biểu đã thống nhất, hai bên tiến hành thương thảo hoàn thiện và ký hợp đồng. Nhà thầu trúng thầu cũng sẽ phải nộp cho bên mời thầu khoản bảo lãnh thực hiện hợp đồng không quá 10% giá trị hợp đồng tuỳ theo loại hình và quy mô của hợp đồng và được nhận lại bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng có hiệu lực cho đến khi chuyển sang thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh hoặc bảo trì. 5. Những nhân tố ảnh hưởng đến việc thắng thầu của một tổ chức xây dựng 5. 1. Năng lực của tổ chức xây dựng a. Năng lực về máy móc thiết bị thi công Thiết bị thi công là yếu tố rất quan trọng đối với việc thi công các công trình xây dựng. Chi phí máy thi công thường chiếm từ 15%-20% giá thành xây dựng công trình. Thiết bị thi công không những có ảnh hưởng đến chiến lược đấu thầu về mặt giá thành xây dựng mà còn ảnh hưởng đến năng lực uy tín của nhà thầu cũng như ảnh hưởng đến kỹ thuật, công nghệ, phương án thi công. Năng lực và máy móc thiết bị thi công sẽ được các nhà thầu giới thiệu trong hồ sơ dự thầu, nó chứng minh cho bên mời thầu biết được khả năng huy động nguồn lực về máy móc thiết bị thi công đảm bảo thi công công trình đáp ứng nhu cầu của chủ đầu tư. Khi đánh giá bên mời thầu sẽ tập trung vào những nội dung sau: - Nguồn lực về máy móc thiết bị thi công của tổ chức xây dựng thể hiện thông qua tổng giá trị các tài sản là máy móc thiết bị và xe máy thi công hiện có của tổ chức xây dựng đó về số lượng chủng loại của máy móc thiết bị. Nếu nguồn lực này không bảo đảm tổ chức xây dựng phải đi thuê phục vụ cho thi công sẽ ảnh hưởng đến khả năng tranh thầu. - Trình độ hiện đại của công nghệ sản xuất, tức là máy móc thiết bị công nghệ của tổ chức xây dựng sử dụng có hiện đại so với trình độ công nghệ hiện tại trong ngành xây dựng hay không. Trình độ hiện đại của công nghệ được thể hiện qua các thông số kỹ thuật về đặc tính sử dụng, công suất và phương pháp sản xuất của công nghệ hoặc có thể đánh giá thông qua thông số về năm sản xuất, nước sản xuất và giá trị còn lại của máy móc thiết bị - Mức độ hợp lý của thiết bị xe máy và công nghệ hiện có, tức là tính đồng bộ trong sử dụng máy móc thi công và công nghệ, sự phù hợp trong điều kiện sử dụng đặc thù về địa lý, khí hậu, điạ chất, nguyên vật liệu... sự phù hợp giữa giá cả và chất lượng của sản phẩm do công nghệ sản xuất ra. b. Nguồn nhân lực và chính sách quản lý nguồn nhân lực Trước hết ảnh hưởng của nguồn nhân lực trong tổ chức xây dựng tới khả năng thắng thầu của tổ chức xây dựng thể hiện một cách trực tiếp thông qua việc bố trí nhân lực tại hiện trường, năng lực và kinh nghiệm của cán bộ chủ chốt dự kiến cho việc quản lý và thực hiện hợp đồng cũng như chất lượng và sự phù hợp về cơ cấu ngành nghề của đội ngũ công nhân thi công công trình sẽ quyết định đến chất lượng và tiến độ thi công công trình. Đó là lý do tại sao bên mời thầu cũng rất chú ý tới chỉ tiêu này khi xét thầu. Bên cạnh đó đối với một doanh nghiệp xây dựng, năng lực và sự nhanh nhạy của các quản trị viên và chiến lược đấu thầu mà cán bộ lãnh đạo doanh nghiệp theo đuổi quyết định phần lớn khả năng cạnh tranh trong đấu thầu xây lắp nói riêng, chất lượng công tác dự thầu nói chung. Ngoài ra nếu chính sách quản lý nguồn nhân lực của công ty tạo được động lực thúc đẩy người lao động hăng say làm việc cũng cho phép doanh nghiệp rút ngắn tiến độ thi công và nâng cao chất lượng công trình. Nhìn chung khi đề cập tới nhân tố này và tác động của nó tới việc thắng thầu của tổ chức xây dựng có thể nói tới nhiều khía cạnh khác nhau nhưng phải thấy rõ vai trò hết sức quan trọng và đặc biệt của nguồn lực con người cũng như chính sách quản lý nguồn nhân lực đối với việc giành thắng lợi của doanh nghiệp. Bởi vì suy cho cùng trong nguồn nhân lực, phải nói đến vai trò quan trọng của đội ngũ cán bộ quản lý. c. Kinh nghiệm của nhà thầu trong việc thi công các công trình xây dựng tương tự. Nhân tố này có tác động không nhỏ tới kết quả đánh giá chung của bên mời thầu đối với nhà thầu. Đối với những công trình có quy mô lớn yêu cầu kỹ thuật phức tạp thì đây là nhân tố khá quan trọng và sẽ chiếm một tỷ lệ khá cao trong tổng điểm đánh giá nhà thầu của bên mời thầu. d. Năng lực về tài chính Một đặc trưng của ngành xây lắp là cần một khối lượng vốn rất lớn và vốn bị đọng rất lâu ở các công trình, hay nói cách khác vòng quay của vốn rất chậm. Đặc điểm này dẫn đến thực tế là các công ty xây dựng phải có nguồn vốn đủ lớn để trang trải chi phí thi công trong thời gian dài trước khi công trình hòan thành bàn giao cho bên chủ công trình. Do vậy, năng lực tài chính cũng là một yếu tố quyết định lợi thế của nhà thầu khi tham gia tranh thầu. Năng lực tài chính được bên mời thầu xem xét ở các khía cạnh sau: - Doanh thu, lợi nhuận trước và sau thuế. - Vốn lưu động trong vòng 3 đến 5 năm gần đây. Trong vốn lưu động, khả năng huy động vốn ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp là chỉ tiêu hết sức quan trọng, bởi vì nguồn vốn đáp ứng nhu cầu trong bảo lãnh thực hiện hợp đồng và ứng vốn chủ yếu là vốn vay. Vì vậy, khả năng vay vốn dễ hay khó có ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Đồng thời việc làm rõ nguồn vốn huy động để thực hiện hợp đồng là một nội dung quan trọng mà doanh nghiệp phải trình bày để chủ đầu tư xem xét đánh giá. Bên cạnh năng lực tài chính thì tài chính lành mạnh cũng ảnh hưởng tới khả năng thắng thầu của nhà thầu. Tình hình tài chính lành mạnh biểu hiện qua kết quả sản xuất kinh doanh cũng như sự hợp lý và linh hoạt trong cơ cấu tài chính của doanh nghiệp. Một hệ số nợ cao (hệ số nợ/vốn chủ sở hữu) sẽ ảnh hưởng xấu tới khả năng huy động huy động vốn cho việc thi công. 5. 2. Khả năng cạnh tranh của tổ chức xây dựng a. Giá dự thầu Trong cuộc chạy đua trên thương trường, giá dự thầu là một trong những yếu tố quyết định đến việc"được" hay "mất" của mỗi nhà thầu. ở góc độ chủ đầu tư, thường chọn nhà thầu có giá bỏ thầu thấp, nhưng phải đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật, chất lượng của gói thầu và nhà thầu phải thuyết minh được khả năng thực hiện dự án với giá dự thầu đã tính toán. Như vậy, giá dự thầu là tiêu chuẩn quan trọng quyết định khả năng thắng thầu của nhà thầu. Để có được giá dự thầu hợp lý vừa được chủ đầu tư chấp nhận vừa phải đảm bảo bù đắp chi phí và đạt được mức lãi dự kiến của doanh nghiệp xây dựng thì trong quá trình xây dựng giá dự thầu cần chú ý: - Nhà thầu phải thu thập được đầy đủ tài liệu thông tin chi tiết rõ ràng về quy mô, yêu cầu của gói thầu trong hồ sơ mời thầu. Xây dựng được đơn giá dự thầu phù hợp với quy định của nhà nước và sát với thực tế khảo sát trên thị trường. - Để có giá dự thầu thấp, nhà thầu phải tính toán so sánh kỹ lợi nhuận thu được với chi phí bỏ ra. Điều này tuỳ thuộc vào trình độ kinh nghiệm của cán bộ trong nhà thầu và đặc biệt là cán bộ chỉ đạo thi công. Họ phải biết ứng phó một cách linh hoạt, có thể lấy lợi nhuận ở khu vực này bù đắp cho khu vực khác, ở hợp đồng này cho hợp đồng khác, có thể tính thấp hoặc không tính phụ phí. b. Tiến độ thi công công trình Như đã biết thời gian để hoàn thành một công trình xây dựng là tương đối dài (từ 1 đến 5 năm ) nên vấn đề quản lý đầu tư rất phức tạp. Thêm vào đó việc đầu tư xây dựng một công trình không phải phục vụ cho tiêu dùng cá nhân, tiêu dùng cuối cùng mà lại nhằm mục đích phục vụ công cộng, đáp ứng nhu cầu đầu tư sản xuất kinh doanh. Do đó vấn đề đảm bảo tiến độ thi công công trình được chủ đầu tư đánh giá rất cao. Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu về tiến độ thi công công trình của chủ đầu tư được đánh giá ở hai nội dung: - Mức độ đảm bảo tổng tiến độ quy định trong hồ sơ mời thầu. - Sự hợp lý về tiến độ hoàn thành giữa các hạng mục, phần việc của công trình có liên quan. Như vậy nếu nhà thầu nào đưa ra được biện pháp thi công hợp lý, rút ngắn được thời gian thi công công trình thì khả năng trúng thầu sẽ cao hơn ( với các điều kiện tương ứng khác). c. Khả năng về kỹ thuật chất lượng Trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu, tiêu chuẩn về khả năng đáp ứng các yêu cầu về kỹ thuật và chất lượng do nhà thầu đưa ra được bên mời thầu coi là một trong các tiêu chuẩn để xem xét đánh giá. Tiêu chuẩn để đánh giá đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật chất lượng bao gồm: Mức độ đáp ứng đối với các yêu cầu về kỹ thuật chất lượng vật tư, thiết bị nêu trong hồ sơ thiết kế và chỉ dẫn kỹ thuật. Tính hợp lý và khả thi của các giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức thi công: Sơ đồ tổng tiến độ, sơ đồ tổ chức hiện trường bố trí nhân sự, các giải pháp kỹ thuật. Các biện pháp đảm bảo điều kiện vệ sinh môi trường và các điều kiện nhà thầu nêu trong hồ sơ dự thầu, qua các bản vẽ minh hoạ, phần thuyết minh biện pháp. Nếu nhà thầu nào phát huy được mọi nguồn lực vốn có của mình nhằm đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu kỹ thuật chất lượng và đưa ra được đề xuất và giải pháp kỹ thuật hợp lý chắc chắn sẽ giành được ưu thế cạnh tranh khi dự thầu. d. Khả năng giao tiếp, quảng cáo của tổ chức xây dựng Xét trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh xây dựng, cuộc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp xây dựng không kém phần khốc liệt, thậm chí còn gay gắt hơn ở các lĩnh vực khác. Vì vậy, thông qua giao tiếp, quảng cáo doanh nghiệp xây dựng có thể tuyên truyền về hình ảnh và uy tín của công ty chủ yếu thông qua các thành tích mà công ty đã đạt được ( Các công trình mà công ty đã thực hiện cùng các chứng chỉ chất lượng, huy chương vàng chất lượng cao) và năng lực của công ty (trình độ kỹ thuật, trình độ quản lý, máy móc thiết bị thi công) để chiếm được lòng tin của chủ đầu tư. 5.3. Những nhân tố bên ngoài tổ chức a. Tình hình đối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh của tổ chức xây dựng tham gia dự thầu là các nhà thầu khác có cùng ngành nghề kinh doanh, cùng tham gia những công trình cần đấu thầu với tổ chức xây dựng của mình. Nếu tiềm lực của đối thủ cạnh tranh là tương đối lớn về năng lực tài chính, năng lực máy móc thiết bị thi công, uy tín nhà thầu trên thị trường... thì khả năng trúng thầu với nhà thầu sẽ giảm. Muốn giành thắng lợi trong cuộc tranh thầu nhà thầu phải tạo được ưu thế so với các đối thủ cạnh tranh và duy trì mức ưu thế đã tạo ra bằng cách không ngừng nâng cao chất lượng và hạ giá thành công trình đồng thời cần phải tìm hiểu đối thủ cạnh tranh của mình và cố gắng giữ gìn để đối thủ không tìm hiểu được gì về mình. b. Sự ủng hộ của chủ đầu tư và các cơ quan liên quan đối với tổ chức xây dựng đang xét Sự ủng hộ của chủ đầu tư và các cơ quan liên quan đối với tổ chức xây dựng có ảnh hưởng không nhỏ tới khả năng thắng thầu của nhà thầu. Sự ủng hộ của chủ đầu tư với nhà thầu có thể được tạo dựng bằng uy tín của nhà thầu về chất lượng các công trình đã thi công, có thể bằng mối quan hệ qua lại giữa nhà thầu với chủ đầu tư trong, trước và sau khi đấu thầu. Các cơ quan liên quan khác bao gồm các bộ, ban ngành, người có thẩm quyền quyết định đầu tư. Nếu tạo được mối quan hệ tốt và tạo được sự ủng hộ từ bộ phận này nhà thầu sẽ có nhiều điều kiện thuận lợi như thông tin về công trình thi công cần đấu thầu, định hướng về đầu tư xây dựng trong tương lai và các thông tin liên quan khác để nhà thầu có phương án quyết định tham gia dự thầu ngay với các công trình có điều kiện thi công trên mặt bằng tương tự hoặc công trình công ty đã có kinh nghiệm thi công. c. Điều kiện thị trường - Thị trường lao động: Hiện nay ở nước ta thị trường về cung lao động là tương đối lớn, giá nhân công rẻ. Với các công trình xây dựng việc sử dụng nhân công theo các hợp đồng ngắn hạn, nhân công ngay tại địa điểm thi công sẽ giúp giảm giá thành công trình tăng khả năng cạnh tranh về giá dự thầu. - Thị trường các nhà thầu xây dựng: Rõ ràng thị trường xây dựng với nhiều các nhà thầu trong nước và quốc tế cùng tham gia tranh thầu các công trình cần đấu thầu sẽ làm giảm sút khả năng trúng thầu đối với các nhà thầu yếu kém về năng lực tài chính và trình độ kỹ thuật. 6. Tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả công tác đấu thầu với các doanh nghiệp xây lắp 6. 1. Chỉ tiêu số lượng công trình trúng thầu và giá trị trúng thầu hàng năm Giá trị trúng thầu hàng năm là tổng giá trị của tất cả các công trình mà doanh nghiệp xây dựng đã tham gia đấu thầu và trúng thầu trong năm (kể cả gói thầu của hạng mục công trình). Chỉ tiêu giá trị trúng thầu và số công trình trúng thầu qua các năm cho ta biết khái quát nhất tình hình kết quả dự thầu của các doanh nghiệp. Thông qua đó để đánh giá hiệu quả công tác dự thầu trong năm. 6. 2. Chỉ tiêu xác suất trúng thầu Chỉ tiêu này được xác định theo hai mặt biểu hiện là: - Xác suất trúng thầu theo số công trình = Tổng số công trình trúng thầu Tổng số công trình đã dự thầu - Xác xuất trúng thầu theo giá trị = Tổng giá trị trúng thầu Tổng giá trị các công trình đã dự thầu Các chỉ tiêu này cũng được đánh giá theo từng năm. Trên thực tế hai chỉ tiêu này thường không bằng nhau do giá trị đấu thầu các công trình khác nhau. Việc đánh giá được căn cứ vào từng kết quả cụ thể. 6. 3. Chỉ tiêu thị phần và uy tín của doanh nghiệp xây dựng trên thị trường xây dựng. Chỉ tiêu thị phần cũng được đo bằng hai mặt biểu hiện đó là phần thị trường tuyệt đối và phần thị trường tương đối. - Phần thị trường tuyệt đối = = giá trị SLXL do DN thực hiện Tổng giá trị SLXL thực hiện của toàn ngành - Phần thị trường tương đối của doanh nghiệp được xác định trên cơ sở so sánh phần thị trường tuyệt đối của doanh nghiệp với phần thị trường tuyệt đối của một hoặc một số đối thủ cạnh tranh mạnh nhất. - Đối với chỉ tiêu uy tín doanh nghiệp đây là chỉ tiêu định tính mang tính chất bao trùm. Nó có liên quan tới tất cả các chỉ tiêu trên và nhiều yếu tố khác như: hoạt động marketing, quan hệ của doanh nghiệp với các tổ chức.. chương II tình hình thực hiện công tác đấu thầu tại công ty xây dựng Sông Đà II I. Giới thiệu chung về công ty xây dựng Sông Đà II 1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty xây dựng Sông Đà II là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc Tổng công ty xây dựng Sông Đà (Bộ xây dựng) được thành lập theo quyết định số131 A/BXD-TCLĐ. Công ty có hơn 1000 cán bộ công nhân viên lành nghề nhiều kinh nghiệm trong các lĩnh vực xây dựng. Qua gần 40 năm hoạt động công ty đã và đang tham gia hoạt động xây dựng nhiều công trình quan trọng như: Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình, Nhà máy thủy điện Thác Bà, Nhà máy giấy Bãi Bằng, Nhà máy xi măng Bút Sơn. Nhà máy mía đường Hoà Bình, Công trình thủy điện Nậm La - Lào, Đại học Quốc gia Hà Nội, Đường cao tốc Láng - Hoà Lạc, Đường quốc lộ 1A, các trạm biến áp... và hàng trăm công trình có quy mô khác. Các công trình do công ty thi công, vận hành có hiệu quả và được đánh giá là những công trình đạt chất lượng cao. Từ năm 1960 đến năm 1999 công ty đã được Nhà nước tặng một huân chương độc lập hạng ba, hai huân chương lao động hạng nhất, hai huân chương lao động hạng hai, hai huân chương lao động hạng ba và được bộ xây dựng và công đoàn ngành xây dựng Việt Nam tặng 10 huy chương vàng chất lượng cao ngành xây dựng Việt Nam. Trong quá trình phát triển, công ty đã trải qua nhiều bước đi thăng trầm, nhưng toàn bộ quá trình phát triển của công ty từ khi thành lập tới nay có thể khái quát thành 2 giai đoạn phát triển chính: 1. 1. Giai đoạn từ khi thành lập (1960) đến khi được xắp xếp lại(1993) Tiền thân của công ty xây dựng Sông Đà II là một đơn vị xây dựng thuộc "Công ty xây dựng thuỷ điện Thác Bà" mà hiện nay là Tổng Công ty xây dựng Sông Đà được thành lập từ năm 1960 với nhiệm vụ ban đầu là xây dựng Nhà máy thủy điện Thác Bà. Sau khi hoàn thành nhà máy thủy điện Thác Bà công ty tiếp tục xây dựng các công trình lớn khác như: Nhà máy dệt Minh Phương - Việt Trì, Nhà máy giấy Bãi Bằng... Năm 1975, để chuẩn bị cho việc khởi công xây dựng Thủy điện Sông Đà (1979), Tổng công ty xây dựng thủy điện Sông Đà ra đời trên cơ sở "Công ty xây dựng thủy điện Thác Bà" trước đây và công ty xây dựng Sông Đà II trở thành 1 đơn vị nằm trong tổ chức sản xuất liên hợp khép kín của Tổng công ty với nhiệm vụ thi công các công trình phụ trợ phục vụ cho việc xây dựng và vận hành Nhà máy Thủy điện Hoà Bình. Trong quá trình tham gia thi công công trình công ty xây dựng Sông Đà II đã hoàn thành vượt mức kế hoạch nhiều hạng mục công trình với chất lượng đảm bảo, góp phần cùng Tổng công ty xây dựng Sông Đà đã hoàn thành công trình thế kỷ - Thủy điện Sông Đà vào năm 1994. Tóm lại, đặc trưng nổi bật trong giai đoạn phát triển này của công ty là tham gia thi công những công trình trọng điểm của đất nước. Qua đó những nhười thợ xây dựng của công ty đã trưởng thành về mọi mặt, đặc biệt là trình độ tay nghề được nâng cao đáp ứng được các yêu cầu đòi hỏi về mặt kỹ thuật. 1. 2. Giai đoạn sau khi sắp xếp lại (3/1993) đến nay. Cũng như các Doanh nghiệp Nhà nước khác cần được xắp xếp lại cho phù hợp với tình hình và định hướng phát triển kinh tế đất nước trong nền kinh tế chuyển đổi. Ngày 26/3/1993, căn cứ vào quy chế về thành lập và giải thể doanh nghiệp nhà nước, Bộ trưởng Bộ xây dựng đã ra quyết định số 131A/BXD - TCLĐ thành lập lại công ty xây dựng Sông Đà II trực thuộc Tổng công ty xây dựng Sông Đà theo hình thức hạch toán kinh tế độc lập. Quyết định này đã đánh dấu một bước chuyển mới trong quá trình phát triển của công ty, cho phép công ty có đầy đủ điều kiện để phát huy quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh, năng động sáng tạo tìm ra phương hướng và biện pháp phát triển của mình nhằm hoạt động có hiệu quả phù hợp với cơ chế kinh tế mới. Trong giai đoạn này, bên cạnh việc thực hiện thi công các công trình do Tổng công ty giao cho thì công ty cũng đã tự mình tìm kiếm và tiêu thụ sản phẩm xây lắp thông qua đấu thầu. Để thích ứng với nền kinh tế thị trường, công ty đã và đang đa dạng hoá ngành nghề hoạt động nâng cao và cải tiến năng lực máy móc thiết bị thi công, mở rộng thị trường tìm kiếm và huy động thêm các nguồn vốn. Chính từ hướng đi đúng đắn kể trên công ty xây dựng Sông Đà II đã tìm cho mình một chỗ đứng tại thị trường xây dựng Việt Nam và thị trường xây dựng Lào qua việc trúng thầu xây lắp một số công trình lớn, có tính chất quan trọng như: Đường Láng - Hoà Lạc (gói thầu số 9 và 10), Đường quốc lộ 1A (Hà Nội-Bắc Ninh), Thủy điện Nậm La (Lào), Thủy điện Xiềng Khọ (Lào)... là các dự án đấu thầu quốc tế có quy mô lớn và vừa, hình thức đấu thầu phức tạp, nhờ đó đã tích luỹ được nhiều kinh nghiệm quý báu. Trong những năm qua các công tác đấu thầu tiếp thị đã đạt được một số kết quả đáng kể đó là: giá trị đấu thầu so với giá trị xây lắp chiếm tới 42% năm 1996, 65%năm1997, 75% năm 1998, 95% năm 2000. Giá trị trúng thầu (trong 5 năm gần đây) mỗi năm bình quân 85 tỷ. Đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty không ngừng được cải thiện, nâng cao về mọi mặt. Hiện nay công ty đang tập trung nâng cao mọi mặt năng lực máy móc thiết bị, đầu tư chiều sâu để thực hiện và sẵn sàng nhận thầu xây lắp thi công các công trình xây dựng khác. 2. Đặc điểm về cơ cấu tổ chức quản lý và cơ cấu tổ chức sản xuất 2.1. Cơ cấu tổ chức quản lý. Chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty như sau: Phòng kinh tế kế hoạch Giám đốc công ty Phó giám đốc kinh tế Phó giám đốc cơ giới vật tư Phó giám đốc kỹ thuật chât lượng Phòng kỹ thuật Phòng tài chính kế toán Phòng vật tư thiết bị Phòng tổ chức hành chính * Giám đốc công ty: là người lãnh đạo cao nhất, là người chịu trách nhiệm trước Tổng công ty về việc thực hiện kế hoạch được giao và điều hành chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. * Phó giám đốc kinh tế: giúp giám đốc công ty trong công tác kinh tế kế hoạch, định mức đơn giá dự toán và tiền lương, công tác hạch toán kinh tế, công tác tiếp thị đấu thầu, thu hồi vốn. * Phó giám đốc cơ giới vật tư: Giúp giám đốc trong việc lập kế hoạch theo dõi, quản lý vật tư, máy móc thiết bị, công nghệ xây dựng. * Phó giám đốc kỹ thuật chất lượng giúp giám đốc công ty về các mặt giải pháp kỹ thuật, mỹ thuật, tiến độ an toàn các công trình cho công ty thi công. * Phòng kinh tế kế hoạch: Là cơ quan tham mưu giúp giám đốc trong các khâu xây dựng và chỉ đạo công tác kế hoạch, công tác kinh tế, công tác giao tiếp, công tác tiếp thị và quản lý đầu tư xây dựng cơ bản của công ty. Nhiệm vụ cụ thể của các công tác như sau : a. Công tác tiếp thị - Theo dõi các nguồn thông tin trong và ngoài nước về đầu tư xây dựng ở Việt Nam, các nghị quyết, chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước về đầu tư xây dựng nói chung và chính sách về xây dựng nói riêng để xác định định hướng cho công tác tiếp thị của công ty. - Xem xét cân đối khả năng về lực lượng, trình độ để phân giao các công trình cho các doanh nghiệp thành viên dự thầu. - Xác định các thị trường xây dựng, các công trình khả thi, nguồn vốn, chủ đầu tư, thời gian tiến hành xây dựng, các đối tác cạnh tranh, quy mô và tính chất công trình, khả năng tham gia của công ty và các tài liệu khác để phân tích đánh giá và phân loại công trình, trình giám đốc về phương án tham gia dự thầu. - Chuẩn bị các mẫu hồ sơ của công ty liên quan đến công tác đấu thầu (giấy phép hành nghề, đăng ký kinh doanh, các năng lực của công ty, quan hệ bảo lãnh tín dụng...) để công ty dự thầu hoặc cung cấp cho các doanh nghiệp khi được công ty uỷ quyền dự thầu. b. Công tác kế hoạch - Xây dựng kế hoạch sản xuất kế hoạch hàng năm, hàng quý, hàng tháng cho công ty để báo cáo với tổng công ty. - Báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế kế hoạch, các mục tiêu tiến độ công trình, phân tích đánh giá để tham mưu cho giám đốc trong công tác chỉ đạo điều hành sản xuất, công tác điều động nhân lực, thiết bị máy móc các phương án thi công đảm bảo các mục tiêu kế hoạch đề ra. c. Công tác kinh tế - Trực tiếp lập kế hoạch, thu hồi vốn đối với các công trình do công ty chỉ đạo tập trung. - Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc xây dựng các định mức và đơn giá mới, hướng dẫn việc áp dụng để đưa vào tính toán trong các dự toán. - Quản lý các định mức đơn giá mới, các chế độ phụ phí dựa vào các chính sách chế độ của Nhà nước và điều kiện cụ thể của mỗi công trình mà đề xuất, bổ xung sửa đổi để có cơ sở làm việc với ban quản lý công trình và các cơ quan Nhà nước, áp dụng vào giá công trình đảm bảo hạch toán kinh doanh. d. Công tác hợp đồng kinh tế Dự thảo các hợp đồng kinh tế cho giám đốc ký kết thi công các công trình được Nhà nước giao thầu, các hợp đồng từ công trình đấu thầu với các chủ đầu tư. Các hợp đồng kinh tế liên doanh, liên kết để dự thầu công trình, các hợp đồng kinh tế trong các liên doanh khi công ty là B phụ. e. Công tác quản lý đầu tư xây dựng cơ bản - Quản lý về đầu tư máy móc thi công dựa trên nhiệm vụ, sản xuất cân đối và tổng hợp nhu cầu máy móc thiết bị cần trang bị. Quản lý đầu tư các công trình xây dựng. Quản lý sau đầu tư: Phối hợp với các đơn vị vận hành để đánh giá, kết luận hiệu quả cuả việc đầu tư. * Phòng kỹ thuật Phòng kỹ thuật chất lượng - an toàn là một bộ phận chức năng giúp việc cho giám đốc công ty trong lĩnh vực quản lý chất lượng - an toàn, tiến độ thi công các công trình, các hoạt động khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Với công tác chất lượng: - Tiếp nhận quản lý hồ sơ kỹ thuật công trình bao gồm: Hồ sơ thiết kế, hồ sơ nghiệm thu kỹ thuật và bàn giao công trình. - Cùng với các đơn vị tính toán bóc tách khối lượng, lập biện pháp và tiến độ thi công, tính toán nhu cầu vật tư, thiết bị, nhân lực cho từng công trình trước khi thi công. Cùng với phòng kinh tế kế hoạch tính toán dự toán thi công. - Cùng với phòng kinh tế kế hoạch và các đơn vị liên quan tính toán lập hồ sơ dự thầu các công trình. * Phòng tài chính kế toán Có nhiệm vụ quản lý về mặt tài chính, cung cấp tài chính cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng như cho các xí nghiệp và các đội sản xuất trực thuộc, lập báo cáo tài chính hàng kỳ, xác định mức vốn lưu động phù hợp, xác định tổ chức nguồn vốn đảm bảo cho sản xuất kinh doanh, huy động nguồn vốn sẵn có vào sản xuất kinh doanh. * Phòng tổ chức hành chính Có nhiệm vụ nghiên cứu cải tiến tổ chức quản lý, xây dựng các chức năng và nhiệm vụ cho các bộ phận thực hiện tuyển chọn đề bạt sử dụng cán bộ, lập kế hoạch về nhu cầu lao động, đào tạo phục vụ kịp thời cho nhu cầu thực hiện sản xuất kinh doanh. * Phòng vật tư cơ giới Có nhiệm vụ tổ chức cung ứng vật tư kịp thời, đồng bộ, đúng số lượng, chất lượng và chủng loại, lập kế hoạch về cung ứng vật tư, tổ chức khai thác, sản xuất, thu mua, vận chuyển, bốc rỡ vật tư, giám sát tình hình sử dụng vật tư, thiết bị. Quản lý và theo dõi tình trạng máy móc thiết bị, sửa chữa và bảo dưỡng máy móc thiết bị của công ty. Như vậy sự hợp tác chuyên môn hoá giữa các phòng ban trong công ty được tiến hành một cách chặt chẽ và có mối liên hệ mật thiết tương hỗ lẫn nhau. Công việc của bộ phận này được sự giúp đỡ và hợp tác của các bộ phận khác. 2.2. Cơ cấu tổ chức sản xuất. Cơ cấu tổ chức sản xuất của công ty được bố trí theo sơ đồ với 6 đơn vị thành viên đặt dưới sự quản lý của cơ quan công ty, dưới các xi nghiệp là các đội công trình trực thuộc với nhiệm vụ cụ thể như sau: cn. Hà nội xn 205 xn 204 xn 203 xn 202 xn 201 Cơ quan công ty - Xí nghiệp 201 là đơn vị chuyên sản xuất vật liệu đá. - Xí nghiệp 202 là đơn vị xây dựng thủy lợi và công trình công nghiệp nhỏ. - Xí nghiệp 203 là đơn vị quản lý thi công cơ giới. - Xí nghiệp 204 là đơn vị thi công các công trình ở Lào (năm 2000 do gặp khó khăn đã chuyển hướng nhận các công trình điện nhỏ trong nước). - Xí nghiệp 205 là đơn vị thi công cầu đường. - Chi nhánh Hà Nội là đơn vị có truyền thống xây dựng dân dụng và công nghiệp. Bên dưới sự quản lý của các xí nghiệp là các đội công trình trực tiếp tham gia thi công xây dựng các công trình. II. Năng lực hiện tại của công ty 1. Đặc điểm ngành nghề kinh doanh Theo giấy phép hành nghề kinh doanh số "493BXD/CSKD" ngày 18/11/1997 do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Tây cấp, Công ty xây dựng Sông Đà II có năng lực ngành nghề như sau: - Xây dựng công trình công nghiệp, dân dụng tới quy mô lớn; nhóm A - Xây dựng công trình thủy lợi: đê, đập, hồ chứa nước, hệ thống tưới tiêu. - Xây dựng công trình Giao thông: Đường bộ tới cấp 1, sân bay, bến cảng. - Lắp đặt thiết bị Cơ - Điện - Nước công trình, kết cấu và cấu kiện phi tiêu chuẩn, đường dây và trạm biến áp điện. - Nạo vét và bồi đắp mặt bằng, đắp nền, đào đắp công trình. - Thi công các loại mỏng; khoan phun vữa xi măng - hoá chất. - Thi công bằng phương pháp khoan mổ mìn các công trình hồ. - Sản xuất vật liệu, cấu kiện xây dựng. - Kinh doanh vật tư vật liều xây dựng. Như vậy công ty xây dựng Sông Đà II có ngành nghề kinh doanh rộng tạo ra khả năng nhận thầu thi công và thực hiện khá đa dạng về chủng loại công trình và chủng loại công việc xây dựng. Cùng với điều đó đối tượng phục vụ của công ty cũng đa dạng và thuộc nhiều khu vực khác nhau nên trong quá trình tìm kiếm thông tin và tạo lập quan hệ cần nắm bắt được đặc điểm khác biệt và có biện pháp tiếp thị phù hợp với từng đối tượng phục vụ. Thêm vào đó, với năng lực ngành nghề đa dạng tạo ra lợi thế về khả năng thắng thầu của công ty trong việc thực hiện các loại hợp đồng trọn gói và hợp đồng chìa khoá trao tay. 2. Đặc điểm về máy móc thiết bị và nguyên vật liệu: Máy móc thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh là bộ phận của tài sản cố định có giá trị lớn thời gian sử dụng lâu dài và có đặc điểm tham gia vào nhiều chu trình sản xuất. Khi tham gia vào quá trình sản xuất bị hao mòn dần dần và chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh, hình thái vật chất ban đầu được giữ nguyên cho đến lúc hư hỏng. Do đặc điểm ngành xây dựng là một ngành sản xuất vật chất đặc thù, chu kỳ sản xuất thường kéo dài, khối lượng công việc lớn đòi hỏi phải sử dụng nhiều loại máy móc thiết bị khác nhau. Vì vậy, để tham gia thi công xây lắp công ty phải có nhiều loại máy móc thiết bị khác nhau và đủ lớn tương xứng với yêu cầu của công việc. Với năng lực hiện có về máy móc thiết bị (bảng 1) công ty hoàn toàn có khả năng tự chủ cao trong sản xuất, đảm bảo cho hoạt động sản xuất diễn ra một cách liên tục, độc lập đáp ứng được yêu cầu về máy móc thiết bị thi công của bên mời thầu. Tuy nhiên, với năng lực máy móc hiện có như trên chỉ giúp công ty giành được ưu thế khi tham gia tranh thầu những công trình có giá trị vừa và nhỏ ở thị trường trong nước. Còn đối với những công trình có giá trị lớn khi có sự tham gia tranh thầu của các nhà thầu nước ngoài cũng như khi tham gia tranh thầu các gói thầu ở thị trường nước ngoài thì năng lực máy móc thiết bị của công ty lại thiếu đồng bộ, công nghệ lạc hậu so với đối thủ. Thêm vào đó do cơ chế quản lý chưa hợp lý, nôn nóng khi xét duyệt dự án đầu tư lớn như dây truyền thi công đường bộ nhất là trong giai đoạn đầu tư trạm trộn Lu Đầm thể hiện việc nghiên cứu không thấu đáo thị trường, chủng loại thiết bị và thời điểm đầu tư kết hợp với việc vận hành, quản lý máy móc thiết bị chuyên dùng, thiếu kinh nghiệm. Qua 3 năm triển khai dự án đầu tư máy móc thiết bị thi công đường giá trị lớn (trên 45 tỷ) nhưng hiệu quả rất thấp, nhất là chạm trộn và máy rải, lu lốp chiếm gần 18 tỷ giá trị đầu tư nhưng qua 3 năm mới tham gia làm ra sản phẩm trộn rải bê tông atphan chưa đến 6 vạn tấn-tức cả dây chuyền trộn-rải-lu đầm mới khấu hao chưa được 50 triệu. Gánh nặng lãi vay ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc hạch toán sản xuất kinh doanh. Về nguyên vật liệu phục sản xuất. Đây là yếu tố đầu vào phục vụ chủ yếu, chiếm tỷ trọng lớn khoảng 60%-70% tổng giá trị công trình. Chất lượng, độ an toàn của công trình phụ thuộc rất lớn vào chất lượng của nguyên vật liệu. Bảng 1: Thiết bị của Doanh nghiệp TT Loại và mã hiệu Nước SX S. Lượng (Cái) Công suất Thông số KT chính I Ôtô các loại 86 1 Ôtô KRAZ 3256b L. Xô 23 240CV 12 Tấn 2 Ôtô KAMAZ - 55111 L. Xô 10 210 CV 13 Tấn 3 Ôtô MAZ - 5549;5551 L. Xô 10 180 CV 8 - 10 Tấn 4 Ôtô IFA - W50 Đức 1 125 CV 5 Tấn 5 Ôtô ZIL - 555;130 L. Xô 5 150 CV 5 Tấn 6 Ôtô téc GA3 - 53 L. Xô 2 115 CV 2 Tấn 7 Ôtô G. phóng CA3102K2 - 5 TQ 35 139 CV 5 Tấn II Máy xúc, đào các loại L. Xô 15 1 Máy xúc dầu bánh lốp - ZL40B TQ 1 2. 2M3 2 Máy xúc dầu bánh lốp TO 18; T156 L. Xô 2 130 CV 1. 2 - 1. 5 M3 3 Máy xúc SAMSUNG HQ 4 130 CV 0. 6 - 0. 8 M3 4 Máy xúc HITACHI Nhật 1 130 CV 1. 2 M3 5 Máy đào bánh xích CAT - 330B Mĩ 1 222 CV 1. 5 M3 6 Máy đào bánh xích EO - 4224 L. Xô 4 108 CV 1 M3 7 Máy đào bánh lốp ROBEX - 220W - 2 HQ 2 139 CV 0. 85 M3 III Máy ủi, san đầm, lu 32 1 Máy ủi T170M; T130; DT75 L. Xô 12 75-170 2 Máy ủi KOMMATSU Nhật 5 160 CV 3 Máy san tự hành KOMMATSU GD 611A - GD521A Nhật 2 155 CV 4 Máy đầm rung SD - 180 Mĩ 1 230 CV 35 Tấn 5 Máy đầm rung BITELLI - C100 AL Ytaly 2 105 CV 25 Tấn 6 Máy đầm lốp DY - 16B L. Xô 1 240 CV 25 Tấn 7 Máy lu bánh lốp - RG - 248 Ytaly 1 65KW 25 Tấn 8 Máy lu bánh thép các loại Nhật ý 5 6 – 10 Tấn 9 Máy lu rung SD - 175 D Mĩ 1 230 CV 17. 5 Tấn 10 Máy lu rung SD - 150 D Mĩ 1 15 Tấn 11 Máy lu rung SD - DYNAPAC Nhật 1 85 CV 20 Tấn IV Cần trục các loại 12 1 Cần trục lốp các loại L. Xô 8 75 - 180 9 – 125 Tấn 2 Cần trục xích DEK 251 L. Xô 1 108 CV 25 Tấn 3 Cần trục tháp KB 403; 308 L. Xô 2 30KW 5 – 8 Tấn 4 Cẩu giàn KMS L. Xô 1 160KW 10 Tấn V Máy công cụ 65 1 Máy tiện vạn năng L. Xô 2 3- 10KW 2 Máy khoan BMK - 4 L. Xô 4 5. 5 KW D102mm 3 Máy khoan CBY - 100H L. Xô 1 D102mm 4 Máy ép khí các loại L. Xô 6 4. 5 – 20 m3/ph 5 Máy phát điện 125 L. Xô 4 125KVA 6 Máy phát điện POLYMA Đức 2 38KVA 7 Máy phát điện KOPUTA Nhật 1 1. 2KW 8 Máy bơm nước các loại L. Xô 12 10-40 m3/h 9 Máy hàn xoay chiều L. Xô 13 17KW;34 10 Máy uốn, cắt sắt TQ 4 11 Máy đóng cọc L. Xô 1 1. 2 Tấn 12 Dàn ép cọc EC 60 - EC 100 L. Xô 2 60 – 100 Tấn 13 Máy trộn bê tông TQ 10 350lít - 500lít 14 Máy tuốt thép CMK 357 L. Xô 2 15 Máy mài 2 đá 3B 633 L. Xô 1 4KW 16 Máy ép bấc thấm Mĩ 1 17 Máy dải nhựa đường BITILLI - BB 670 Ytaly 2 119 CV 500 Tấn/ca 18 Máy dải BT átphan MITSIMOTO Nhật 1 85 CV 250 Tấn/ca VI Các trạm và thiết bị khác 47 1 Trạm átphan SD 80 Đức 1 80 Tấn/h 2 Dây chuyền đúc cống ly tâm VNam 2 50KW D1000-2000 3 Trạm nghiền sàng CM8; CMD 186 L. Xô 3 15-33 m3/h 4 Trạm nghiền sàng Nordberg P. Lan 1 150T/h 100 m3/h 5 Giáo chồng các loại D54 - D76 VNam 12 bộ 6 Giáo xây 200 m2 các loại D42 VNam 13 bộ 7 Tầu thuyền các loại L. Xô 2 8 Bộ đầm dùi + đầm bàn các loại L. Xô 2 9 Bộ máy búa phá bê tông TQ 10 10 Máy kinh vĩ THEO 020B Đức 2 SET 2C 11 Thuỷ bình AX - 1S Đức 2 12 Mia + Thước NIVA Đức 4 Như vậy, việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu cùng với một hệ thống cung ứng nguyên vật liệu tốt sẽ góp phần nâng cao chât lượng công trình giảm chi phí sản xuất. Đối với công ty xây dựng Sông Đà II, tận dụng khai thác được các nguyên vật liệu cho thi công các công trình là phương châm của công ty. Khai thác nguyên vật liệu theo phương châm này vừa tránh được chi phí vận chuyển bốc rỡ vừa đảm bảo được nhu cầu kịp thời cho thi công. Từ đó góp phần giảm giá dự thầu xây lắp. Để làm được điều đó công ty luôn cố gắng tạo lập và duy trì mối quan hệ với các nhà cung ứng trên địa bàn hoạt động của mình để có được nguồn cung ứng nguyên vật liệu đầy đủ, kịp thời, đảm bảo chất lượng mà vẫn tiết kiệm được chi phí, thu mua với giá phù hợp, đồng thời tích cực tìm kiếm những đối tác cung ứng mới. 3. Đặc điểm về lao động Lao động trong xây lắp là nhân tố quyết định nhất trong quá trình sản xuất với các ngành khác, lao động trong xây lắp không ổn định, thay đổi theo thời vụ hoạt động trên địa bàn rộng khắp. Bảng 2. 1: Cán bộ kỹ sư, kỹ thuật và nghiệp vụ của doanh nghiệp STT Cán bộ chuyên môn và KT theo nghề Số lượng Số năm trong nghề Đã có kinh nghiệm Qua các công trình 5 năm 10 năm 15 năm Tổng số 291 47 114 130 Quy mô lớn cấp I 1 Kỹ sư xây dựng 49 15 19 15 Quy mô lớn cấp I 2 Kỹ sư thuỷ lợi 24 4 8 12 Quy mô lớn cấp I 3 Kỹ sư cầu đường 20 2 10 8 Quy mô lớn cấp I 4 Kỹ sư mỏ, khoan nổ, trắc đạc 8 5 3 Quy mô lớn cấp I 5 Kỹ sư động lực+ Cơ khí, máy 13 7 6 Quy mô lớn cấp I 6 Kỹ sư cầu hầm, XD ngầm 7 2 3 2 Quy mô lớn cấp I 7 Kỹ sư điện + Cấp thoát nước 8 3 5 Quy mô lớn cấp I 8 Cử nhân kinh tế + TCKT 33 10 14 9 Quy mô lớn cấp I 9 Các loại kỹ sư khác 26 3 11 12 Quy mô lớn cấp I 10 Trung cấp 85 11 29 45 Quy mô lớn cấp I 11 Sơ cấp + Cán sự 18 5 13 Quy mô lớn cấp I Trong công tác đấu thầu lao động là một trong các tiêu chuẩn để nhà thầu xét thầu nó có ảnh hưởng đến việc thắng thầu hay không của tổ chức xây dựng. Như vậy muốn giành thắng lợi khi tham gia dự thầu tổ chức xây dựng phải có một đội ngũ công nhân thực sự có năng lực, trình độ chuyên môn, trình độ tay nghề cao, phải có đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm, năng lực trong việc quản lý và thực hiện hợp đồng. Hiện nay, công ty xây dựng Sông Đà II có 1227 cán bộ công nhân viên. Trong đó, số cán bộ có trình độ từ đại học trở lên chiếm 15, 32% số cán bộ có trình độ trung cấp chiếm 6, 9%, lực lượng công nhân sản xuất chiếm 76, 28%, không có công nhân có tay nghề bậc 1 và bậc 2. Với cơ cấu lao động như vậy có thể thấy công ty có một lực lượng lao động với chất lượng tương đối cao, có sự chuyên môn hoá theo ngành nghề. (Bảng 2)Tạo ra ưu thế cạnh tranh khi tham gia đấu thầu. Bảng 2. 2: Công nhân kỹ thuât của doanh nghiệp STT Công nhân theo nghề Số lượng Bậc 1 Bậc 2 Bậc 3 Bậc 4 Bậc 5 Bậc 6 Bậc 7 Tổng số 936 287 288 253 101 7 I Công nhân XD 254 96 73 57 28 1 Mộc, nề, sắt, bê tông 134 53 37 30 14 2 Sơn, vôi, kính 40 14 10 9 7 3 Lắp ghép cấu kiện, đường ống 29 5 11 9 4 4 CN Chuyên ngành đường bộ 51 24 15 9 3 II Công nhân cơ giới 286 62 108 74 42 1 Đào, xúc, ủi, san, cạp, gạt, lu 93 27 28 25 13 2 Cần trục lốp, xích 10 1 4 4 1 3 Cần trục tháp dài 9 1 4 2 2 4 Vận hành máy các loại 22 3 7 8 4 5 Lái xe ôtô 152 30 65 35 22 III Công nhân cơ khí 226 43 67 85 24 7 1 Hàn, rèn, tiện, nguội 97 21 27 35 12 2 2 Thợ điện, nước 70 14 25 28 3 3 Sửa chữa cơ khí 59 8 15 22 9 5 IV CN sản xuất vật liệu 49 23 7 15 4 Khoan đá, bắn mìn 49 23 7 15 4 V Công nhân khảo sát 59 24 17 15 3 Trắc đạc 59 24 17 15 3 VI Công nhân khác 61 39 16 7 Tổng hợp 61 39 16 7 Tuy nhiên, đi sâu vào nghiên cứu cụ thể chất lượng nguồn lao động của công ty có thể thấy: do phương pháp quản lý của công ty còn mang nặng tính bao cấp cứng nhắc thiếu linh hoạt đã làm giảm tính năng động tích cực cũng như tính tự chịu trách nhiệm của các đơn vị trực thuộc và của chính người lao động, nhiều cán bộ công nhân viên có tư tưởng vụ lợi, cục bộ, làm đến đâu biết đến đó, không quan tâm đến lợi ích lâu dài của tập thể, của cộng đồng dẫn đến kết quả là: - Bộ máy quản lý các phòng ban công ty cũng như các đơn vị không hợp lý mô hình tổ chức cồng kềnh, chất lượng cán bộ phần lớn chưa đáp ứng yêu cầu quản lý trong cơ chế thị trường chi phí quản lý lớn nhưng hoạt động kém hiệu quả. - Lực lượng cán bộ quản lý xí nghiệp, đội, chủ công trình chưa chủ động, sáng tạo, giám nghĩ giám làm, phần lớn trưởng thành theo phương thức đề bạt trong cơ chế bao cấp không được kiểm nghiệm thực tế. Trình độ quản lý chuyên môn không tương xứng với yêu cầu công việc đảm nhận, được mặt này thì mất mặt khác. - Cán bộ kỹ thuật thụ động, thiếu ý thức trách nhiệm, trình độ chuyên môn nghiệp vụ hụt hẫng, thiếu ý thức phấn đấu học hỏi. Công tác đào tạo cán bộ nhất là cán bộ trẻ chưa được quan tâm đúng thể hiện từ khâu tiếp nhận, phân công công việc, giúp đỡ tạo điều kiện ban đầu, gây tâm lý không an tâm công tác. - Lực lượng công nhân lành nghề yếu và không đồng bộ giữa các ngành nghề, loại thợ bậc thợ nơi cần thì thiếu, nơi có thì thiếu việc làm. Chính những tồn tại đó công ty chưa tạo dựng được một tác phong doanh nghiệp đặc thù Sông Đà II, chưa phát huy được sức mạnh tập thể cũng như những nguồn lực sẵn có, chưa tạo ra được một môi trường hấp dẫn thu hút lực lượng cán bộ và công nhân có tay nghề cao. 4. Năng lực tài chính Năng lực tài chính là một chỉ tiêu quan trọng trong việc đánh giá hồ sơ dự thầu của bên mời thầu. Theo bảng kê khai một số chỉ tiêu tài chính của doanh nghiệp (bảng 3) có thể thấy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty năm 1999 giảm sút đáng kể, nếu xét về quy mô nguồn vốn cũng như tổng giá trị tài sản lưu động của công ty thì cũng tương đối lớn có đủ khả năng để đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu với những công trình có quy mô vừa và nhỏ. Nhưng nếu khi gặp phải những công trình có quy mô lớn, thời gian thi công dài hay đấu thầu những công trình quốc tế thì với nguồn vốn này sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới khả năng thắng thầu của công ty. Bảng 3.1: Tình hình tài chính của Công ty Tên tài sản Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000 1. Tổng số tài sản có 93. 576. 969. 078 73. 594. 007. 986 128. 632. 580. 262 2. Tài sản lưu động 57. 566. 930. 212 45. 342. 447. 508 84. 858. 859. 972 3. Tổng số nợ phải trả 86. 213. 250. 486 65. 096. 328. 827 118. 532. 244. 818 4. Tài sản nợ lưu động 39. 296. 650. 962 42. 654. 600. 019 77. 852. 355. 341 5. Giá trị ròng 7. 363. 718. 592 8. 497. 679. 159 10. 100. 335. 444 6. Vốn luân chuyển 18. 270. 279. 250. 2. 687. 847. 489 7. 006. 504. 631 Bảng 3.2: Doanh thu qua các năm Năm Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000 Doanh thu 57. 801. 355. 732 45. 475. 891. 955 88. 976. 952. 321 Nhìn vào bảng doanh thu qua các năm của công ty có thể thấy hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty qua các năm không ổn định: Tốc độ tăng trưởng doanh thu năm 1999 giảm 12.325.463.777 tỷ so với năm 1998. Tốc độ tăng trưởng doanh thu năm 2000 tăng 43.501.060.366 tỷ so với năm 1999. Tốc độ tăng trưởng doanh thu năm 1999 có sự giảm sút đáng kể như trên là do nhiều nguyên nhân. Tuy nhiên, nguyên nhân (về phía công tác dự thầu) dẫn đến sự giảm sút đáng kể như trên là giá trị bình quân một công trình trúng thầu không cao chỉ đạt 2,5 tỷ đồng. Năm 2000 doanh thu có bước tăng đáng kể, giá trị tăng tuyệt đối là 43.501 .060.366 tỷ đồng. Nguyên nhân dẫn đến kết quả trên (về phía công tác dự thầu) là giá trị bình quân một công trình trúng thầu tương đối cao 5,69 tỷ, đặc biệt có công trình (Dự án quốc lộ 1A gói 4-giai đoạn 2) trúng thầu với tổng giá trị lớn 63 tỷ đồng. III. Tình hình thực hiện công tác đấu thầu của công ty xây dựng Sông Đà II trong những năm gần đây 1. Tình hình chung Tuy đã chuyển sang hạch toán kinh tế độc lập từ năm 1993 nhưng trong giai đoạn 1993-1996 Chính phủ chưa ban hành quyết định (Quy chế đấu thầu) do đó Công ty vẫn tiếp tục thi công xây lắp các công trình do tổng công ty giao. Công ty chỉ thực sự tham gia vào quá trình cạnh tranh trực tiếp trên thị trường kể từ cuối năm 1996. Khi mà tham gia đấu thầu trở thành phương tiện chính để công ty có được hợp đồng xây lắp các công trình. Như vậy, xét về mặt thời gian, công tác dự thầu mới được thực hiện tại công ty 5 năm gần đây. Về kết quả cụ thể trong 5 năm qua công ty đã tham gia đấu thầu hơn 100 công trình với tổng giá trị 1.221,13 tỷ đồng và trúng được 58 công trình với tổng giá trị trúng thầu là 429,49 tỷ đồng. Trong đó, đặc biệt là 5 công trình thi công tại Lào với tổng giá trị 37,2 tỷ đồng. Đây là các công trình được đầu tư bằng vốn nước ngoài và tổ chức đấu thầu quốc tế ( bảng 4) Bảng 4: Các công trình đã trúng thầu của công ty STT Tên công trình Năm dự thầu Pháp nhân đấu thấu Địa điểm xây dựng Chủ đầu tư Giá trị (Tỉ đồng) 1 Nhà thí nghiệm thượng đình 1996 TCT Hà Nội Đại học QGHN 2,1 2 Đường Quốc lộ 12- Nam Hà 1996 Công ty Nam Hà Sở GTCC Nam Hà 0,5 3 ĐườngCao tốc Láng- Hoà Lạc 1997 TCT Hà tây BQLDA 18 4 Đường Quốc lộ1A-H.N- L.Sơn 1997 TCT Hà Nội-Bắc Ninh BQLDA QL1 188 5 Cụm Giảng đường ĐHQG 1997 TCT Hà Nội Đại học QGHN 4,2 6 NMbia Hà tây 1997 Công ty Hà tây NMBia Hà Tây 4,5 7 NM xi măng Phúc sơn 1997 Công ty Hải Dương BQLDAPhúc Sơn 20 8 NM Mía đường Kiên Giang 1997 Công ty Kiên Giang BQLDA Việt –Nhật 4 9 Trụ sở công an kim bôi Hoà Bình 1997 Công ty Hoà Bình 1,6 10 Trụ sở công an kim Đình lập - Lạng sơn 1997 Công ty Lạng Sơn CA Tỉnh HB 0,85 11 Khu chung cư Viện Mổ - Địa Chất 1997 Công ty Hà Nội CA Tỉnh L.Sơn 1,2 12 Thuỷ điện Lậm Sạt - Lào 1997 Công ty Lào CTPTLào-Mỹ 20,6 13 Thuỷ điện Xiềng Khọ -Lào 1998 TCT Lào BQLDAViệt Lào 1,5 14 Nhà khách UBDTMN 1998 Công ty Hà Nội UBDTMN 6,4 15 Cải tạo Quốc Lộ 21- Hà nam 1998 Công ty Hà Nam Sở GTVTHà Nam 3 16 Trụ sở công an Tân Lạc – Hoà Bình 1998 Công ty Hoà Bình CATỉnhHB 1 17 Sửa chữa NMTĐ Hoà Bình 1998 Công ty Hoà Bình NMthuỷ điện HB 0,88 18 Điện nông thôn Mường Pú-Sơn La 1998 Công ty Sơn La Điện lực S.La 1,2 19 Điện nông thôn Phú Bình - Thái Nguyên 1998 Công ty Thái Nguyên ĐLThái nguyên 1,2 20 Điện nông thôn, Văn quán Lạng Sơn 1998 Công ty Lạng Sơn ĐL.LSơn 1,1 21 Nhà đơn nguyên 3- Thành Công 1998 Công ty Hà Nội BQLViện địa chất 1,5 22 Thuỷ Lợi Nậm La - Lào 1998 TCT Lào ADB 9,3 23 Chống quá tải lưới điện khu trung thành 1999 Công ty Thái Nguyên CT điện lực1 1,2 24 Đường dây35KVvà TBA 35/0,4KV xã Chùng Sáng 1999 Công ty Sơn La CT điện lực1 1,2 25 San nền trạm điện Bắc Giang 1999 TCT Bắc Giang TCTđiện VN 1,48 26 Đầu mối nhỏ Thuỷ điện Nậm La 1999 Công ty Lào Bộ N.L nghiệp 2,9 27 Xây dựng 3 đập tràn huyện Viên Khăm 1999 Công ty Lào Bộ N.L nghiệp 2,2 28 Làm đường và sửa chữa Học viện CNBVCT 1999 Công ty Hà Tây Học viện BCVT 0,3 29 Nhà bảo vệ ĐHQG 1999 Công ty HN ĐHQG 0,3 30 Kho chứa vật liệu nhà máy xi măng Luksvasi- Huế 1999 Công ty Huế NM xi măng 1,16 31 Nhà học chính A3 trung tâm đào tạo BCVT 1999 Công ty HàTây Học viện BCVT 9,7 32 San nền khu tập trung Định công 1999 Công ty HN BQLDA định công 3,2 33 Đưa điện về xã Hoàng Nông -Đại Từ –Thái Nguyên 1999 Công ty T.Nguyên Điện lực T.Nguyên 0,997 34 Đ.dây35KVvà TBAđưa điện về xã Hoàng Thắng –V.yên 1999 Công ty Yên Bái CT điện lực 1 0,93 35 Cải tạo trụ sở làm việc UBDSKHHGĐHN 1999 Công ty HN UBDSKHHGĐ 0,082 36 Đườngdây35KV,trạm BA35/0,4KV La Hiên 1999 Công ty T.Nguyên Điện lực T.Nguyên 2,24 37 ĐH Quốc gia Lào 1999 T. Công ty Lào ĐH Quốc gia Lào 10 38 Khu chế biến Sét xí nghiệp KTCB Sét Chí Linh –C.T Khai thác chế biến đá và khoáng sản 2000 Công ty H.Dương CT.KTCB đá và KSH.Dương 2,5 39 Công trình đường và thoát nước khu Định công 2000 Công ty HN BQLkhu đô thị mới Đ.Công 1,956 40 Sửa chữa ga ra ô tô, Nhà ABK Nhà máy TĐHB 2000 Công ty HB NM thuỷ điện HB 0,333 41 Nâng cấp trung tâm y tế huyện Mộc Châu 2000 Công ty S.La BQLDA hỗ trợ y tế QG 1,389 42 Đưa điện về xã Hộ Đáp- tỉnh Bắc Giang 2000 Công ty Bắc Giang CT điện lực1 2,268 43 XD đường HCM đoạn ARoàng-Tép 2000 Công ty Quảng Trị BQLDA đường HCM 25 44 Lắp đặt hệ thống điện nhẹ TEL, Lan,MATV-BCVT 2000 Công ty H.Đông BCVT 0,47 45 Công trình điện Xuân Long-Ngọc Chấn-YênBái 2000 Công ty Yên Bái Công ty điện lực 1 2 46 Dự án Quốc Lộ 1Agói4-Giai đoạn2 2000 Liên danh Bắc ninh BQLDAQL1-BGTVT 63 47 Sửa chữa,nâng cấp trường Tiểu học Thái Thịnh-Q.Đống Đa 2000 Công ty HN BQLDAcông trình Q.Đống Đa 1,173 48 Cải tạo nâng cấp nhà lớp học cấp 4 trước B4-ĐHQG 2000 Công ty HN ĐHQGHN 0,265 49 Sửa chữa trường Trung học địa chính 1-Từ Liêm HN 2000 Công ty HN Trường trung học địa chính1 0,459 50 Sửa chữa Cung văn hoá Tỉnh HB 2000 Công ty HB Trung tâm VH tỉnhHB 0,364 51 Công trình thuỷ lợi Mường Hung-Sông Mã-Sơn La 2000 Công ty S.La BQLDA cơ sở hạ tầng nông thôn 1,991 52 Đưa điện về xã Tú Lệ huyện Văn Chấn-Yên Bái 2000 Công ty Yên Bái Điện lực YBái 1,984 53 Cứng hoá kênh chính và kênh mương cấp I –Trạm bơm Nội Bài-Sóc Sơn 2000 Công ty HN BQLDA Sóc Sơn 1,549 54 XD trườngTiểu họcTulí Đà Bắc-HB 2000 Công ty HB SGD ĐTHBình 0,4984 55 Đưa điện lưới QG về huyện Quỳnh Nhai-S.La 2000 Công ty S.La Điện lực S.La 5,104 56 Chống quá tải khu thị trường hồ 4-Thuận Thành -Bắc Ninh 2000 Công ty B.Ninh Điện lực B.Ninh 0,55754 57 Chống quá tải lưới điện hạ thế khu Tân Long-Thái Nguyên 2000 Công ty T.Nguyên Điện lực T.Nguyên 0,564 58 Sửa chữa nhà máy thuỷ điện Thác Bà 2000 Công ty Yên Bái EVN 6,15 Từ những kết quả nêu trên có thể thấy được những nỗ lực của công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và thực hiện công tác dự thầu nói riêng. Đó là khả năng hoạt động trong hoạt động sản xuất kinh doanh, chủ động tham gia đấu thầu để tự giành quyền đấu thầu xây lắp chứ không trông chờ vào công trình do tổng công ty giao cho. Công ty cũng đã mạnh dạn tham gia vào những công trình quan trọng manh tính quốc gia và những công trình được tổ chức theo hình thức đấu thầu quốc tế. Để thấy rõ hơn ta lập bảng phân tích (bảng 5) Năm Công trình dự thầu Công trình trúng thầu Giá trị bình quân một công trình trúng thầu (tỷ đồng) Xác suất trúng thầu (%) Số lượng Giá trị (tỷ đồng) Số lượng Giá trị (tỷ đồng) Về mặt số lượng Về mặt giá trị 1997 20 499,05 9 224,35 24,93 45 45 1998 19 162,68 10 27,08 2,71 53 17 1999 28 118,09 15 37,89 2,50 53 32 2000 36 370,28 21 119,57 5,69 58 32 Nhìn vào bảng ta thấy xác xuất trúng thầu của công ty chưa cao, xác xuất trúng thầu về mặt số lượng chỉ đạt 53% năm 98, 99, chỉ có năm 2000 đạt 58% và giá trị bình quân một công trình tương đối cao 5,69 tỷ. Về mặt giá trị, xác xuất này cũng còn thấp đặc biệt năm 1998 chỉ đạt 17%. Về mức tăng tuyệt đối bình quân một công trình trúng thầu qua các năm : Năm 1997 tăng so với năm 1996 là 18,25 tỷ. Năm 1998 tăng so với năm 1997 là - 22,22 tỷ. Năm 1999 tăng so với năm 1998 là 0,21 tỷ. Năm 2000 tăng so với năm1999 là 3,19 tỷ. Như vậy, có thể thấy số lượng các công trình trúng thầu qua các năm có tăng lên nhưng giá trị bình quân một công trình trúng thầu tăng giảm thất thường và có giá trị rất thấp so với năm 1997( là năm đạt giá trị bình quân một công trình trúng thầu đạt giá trị cao nhất 24,93 tỷ). Trên đây, là những thành tích cũng như những tồn đọng của Công ty xây dựng Sông Đà II. Để hiểu được cặn kẽ hơn về vấn đề này ta cần tìm ra các nguyên nhân tồn tại trên thông qua việc phân tích trình tự thực hiện công tác dự thầu của công ty làm cơ sở tìm ra những giải pháp cụ thể, hiệu quả nhằm tới mục tiêu trước mắt là tăng xác suất trúng thầu về mặt số lượng cũng như giá trị. Đồng thời tiến tới hoàn thiện mọi mặt công tác dự thầu tạo thế và lực ổn định nâng cao khả năng tranh thầu để khơi thông lực cản hiện tại, cho phép công ty đạt được sự phát triển cao hơn trong những năm tới. 2.Trình tự tham gia dự thầu của công ty Như chúng ta đã biết kết quả của công tác dự thầu chịu ảnh hưởng không nhỏ của quá trình thực hiện. Nắm bắt được vị trí trọng yếu của công tác này đối với hoạt động tham gia đấu thầu, ban lãnh đạo công ty đã lựa chọn những các bộ có năng lực nhất về các lĩnh vực có liên quan để giao nắm trọng trách chủ yếu trong việc thực hiện công tác dự thầu. Về trình tự tham gia thực hiện công tác dự thầu của công ty được thực hiện theo các bước: 2.1.Tìm kiếm thông tin về các công trình cần đấu thầu Công việc này do bộ phận tiếp thị trực thuộc phòng kinh tế kế hoạch đảm nhiệm và đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Để có được thông tin về các công trình cần được đấu thầu xây lắp công ty sử dụng rất nhiều nguồn thông tin và các cách tiếp cận khác nhau: - Thu thập thông tin về các công trình cần đấu thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng như đài, báo, tivi... đồng thời cũng quan tâm đến các thông tin về những công trình dự định đầu tư trong tương lai gần trên các phương tiện này, mà chủ yếu là để xác định chủ đầu tư và nguồn vốn đầu tư. - Duy trì mối quan hệ với những chủ đầu tư (Ban quản lý dự án PMU 18 - Quốc lộ 1A; Ban quản lý dự án Thăng Long đường Láng - Hòa Lạc: Uỷ ban dân tộc miền núi, Học viện công nghệ bưu chính viễn thông) mà công ty đã từng có công trình nhận thầu thi công xây lắp và thông qua chất lượng của những công trình này để có được các mối thầu. - Tạo lập quan hệ với các cơ quan quản lý nhà nước các cấp chính quyền (Tổng công ty, Bộ xây dựng) để lấy thông tin về kế hoạch đầu tư của các bộ, ngành cũng như Nhà nước. - Sau khi có được thông tin về công trình cần đấu thầu, công ty mới phân tích đánh giá để có tham gia tranh thầu hay không. Nếu tham gia sẽ thực hiện các bước công việc tiếp theo. 2. 2. Tiếp xúc ban đầu với bên chủ đầu tư và tham gia sơ tuyển (nếu có) Khi có quyết định tham gia tranh thầu, công ty sẽ cử người của bộ phận tiếp thị theo dõi suốt quá trình, dự thầu công trình và tiến hành và tiếp xúc với chủ đầu tư. Bên cạnh việc tìm hiểu các thông tin như: Thời gian bán hồ sơ mời thầu, các yêu cầu sơ tuyển... thì công ty cũng kết hợp với việc quảng cáo gây uy tín ban đầu với chủ đầu tư, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tham gia đấu thầu sau này. Nếu công trình có nhu cầu tổ chức sơ tuyển thì thông thường bộ phận tiếp thị lập các hồ sơ sơ tuyển và các bộ hồ sơ giới thiệu công ty, các thông tin về năng lực, thiết bị, kinh nghiệm thi công các công trình, các chứng nhận công trình đạt chất lượng cao... gửi trực tiếp cho bên mời thầu theo yêu cầu về địa điểm trong hồ sơ mời sơ tuyển. 2. 3 Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu Đây là bước công việc chủ yếu trong toàn bộ quá trình dự thầu của công ty. Trước khi lập hồ sơ dự thầu công việc chuẩn bị đều được thực hiện chu đáo với các phần việc như: Làm rõ các nội dung yêu cầu trong hồ sơ dự thầu, khảo sát và thăm quan hiện trường, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận tham gia lập hồ sơ dự thầu cụ thể. Về việc chuẩn bị các tài liệu thông tin chung Các tài liệu như: Giấy phép hành nghề, đăng ký kinh doanh, các năng lực của công ty, quan hệ bảo hành tín dụng, năng lực mời thầu, chứng nhận chất lượng... sẽ được các bộ phận căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu của công trình cũng như yêu cầu đã nêu trong hồ sơ mời thầu để có sự chuẩn bị đáp ứng đầy đủ kịp thời. Về việc lập biện pháp thi công Các kỹ sư, kiến trúc sư của phòng kỹ thuật sẽ căn cứ vào thông tin từ việc khảo sát hiện trường và các yêu cầu kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu để tiến hành kiểm tra lại thiết kế kỹ thuật mà bên mời thầu cung cấp phát hiện kịp thời những bất hợp lý và đưa ra các giải pháp kỹ thuật để điều chỉnh, nâng cao uy tín của công ty với chủ đầu tư. Bên cạnh đó, cũng có thể tiến hành thiết kế nếu như công ty đảm nhận việc này. Việc lập giá dự thầu Việc lập giá dự thầu của công ty do phòng kinh tế kế hoạch kết hợp với phòng kỹ thuật bóc tách khối lượng công việc lập giá dự thầu. 2. 4 Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu Sau khi các bộ phận tham gia lập hồ sơ dự thầu hoàn tất nhiệm vụ của mình, bộ phận tiếp thị sẽ niêm phong hồ sơ dự thầu giao cho phòng kinh tế kế hoạch nộp cho bên mời thầu. Căn cứ theo thời hạn và địa điểm ghi trong hồ sơ mời thầu phòng kinh tế kế hoạch cử cán bộ trực tiếp đi tham gia mời thầu. Trong thời gian chờ đánh giá hồ sơ dự thầu, nếu bên mời thầu có công văn yêu cầu lý giải những vấn đề trong hồ sơ dự thầu thì các bộ phận trong công ty tuỳ theo những khúc mắc bên mời thầu hỏi có nhiệm vụ giải đáp và làm rõ để giữ uy tín với chủ đầu tư và phát huy tối đa tính cạnh tranh của hồ sơ dự thầu. 2.5 Ký kết hợp đồng kinh doanh (nếu trúng thầu) và theo dõi thực hiện hợp đồng. Ngay sau khi nhận được kết quả trúng thầu, công ty sẽ có công văn gửi cho phía chủ đầu tư để chấp nhận việc thực hiện thi công và thoả thuận ngày giờ, địa điểm cụ thể để thực hiện việc ký kết hợp đồng. Tiến hành chuẩn bị xin bảo lãnh hợp đồng theo yêu cầu của chủ đầu tư và đôn đốc các bộ phận có liên quan rà soát lại kế hoạch huy động các nguồn lực cho việc thi công công trình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán ký kết hợp đồng thi công. Sau khi ký kết hợp đồng, công ty nhanh chóng triển khai thi công công trình và lúc này, các cán bộ kỹ thuật phòng kinh tế kế hoạch đảm nhận công tác dự thầu sẽ có nhiệm vụ theo dõi về thi công và làm cầu nối giữa công trường với chủ đầu tư, đề xuất kịp thời các vấn đề liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, đặc biệt là các vấn đề ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ thi công công trình. Đồng thời, thực hiện nhiệm vụ thanh quyết toán với chủ đầu tư. 3. Đánh giá tình hình thực hiện đấu thầu của công ty trong những năm qua 3.1. Những thành tích a. Với bề dày kinh nghiệm và sự đoàn kết nhất trí trong nội bộ, công ty đang nỗ lực vươn lên để khẳng định vị trí của mình trong cơ chế thị trường. Công tác đấu thầu - tiếp thị đã từng bước ổn định và hoạt động đi vào nề nếp phù hợp với cơ chế mới và đáp ứng cơ bản nhu cầu việc làm của công ty. Đặc biệt là việc trúng thầu thi công các công trình lớn như công trình đại học quốc gia, công trình đường Láng - Hoà Lạc và các công trình thi công tại Lào... có nhiều công trình đạt huy chương vàng chất lượng cao của ngành, giữ được chỗ đứng tại thị trường trong nước và vươn ra thị trường nước ngoài. b. Bộ phận tiếp thị đã có trách nhiệm cao hơn trong công tác thu thập và tổng hợp thông tin về định hướng Đầu tư xây dựng cơ bản của Nhà nước và các cơ quan, ban ngành. Cùng lãnh đạo công ty xác định các công trình có tính khả thi để xây dựng chiến lược và sách lược trong công tác tiếp thị đấu thầu nhằm nâng cao hiệu quả thắng thầu mà vẫn đảm bảo chi phí với mức tối thiểu. Chính qua thời gian này, công ty đã xây dựng được một đội ngũ làm công tác tiếp thị đấu thầu có trình độ và nhiệt tình với công việc đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ theo đúng tiến độ đã đề ra. c. Đã huy động một đội ngũ kỹ sư, nhà quản lý và lao động giỏi tham gia vào công tác dự thầu. Cùng với quá trình đó hoạt động tay nghề, năng lực và kinh nghiệm cán bộ công nhân của công ty đang ngày một nâng cao hơn. d. Đã chủ động tìm kiếm các công trình trong mọi lĩnh vực xây dựng và mở rộng được ngành nghề xây dựng. e. Đánh giá đúng vị trí của công tác đấu thầu ngày càng tạo ra chuyển biến tốt về mặt tổ chức và thực hiện, đặc biệt trong lĩnh vực quan hệ với bên ngoài như với các tổ chức tài chính, nhà cung ứng, đối tác kinh doanh và chủ đầu tư. Nhìn chung lại, trong vài năm trở lại đây, đặc biệt là từ cuối năm 1996, công ty xây dựng Sông Đà II đã có những cố gắng trong việc chủ động tìm kiếm công ăn việc làm và có nhiều tiến chuyển tốt trong tổ chức, quản lý, mở rộng quan hệ với bên ngoài. Nhờ đó đem lại công ăn việc làm đều đặn cho cán bộ công nhân viên và ngày càng khẳng định được chỗ đứng cũng như uy tín của công ty trên thị trường. 3. 2. Những tồn tại trong công tác dự thầu tại công ty Mặc dù trong công tác dự thầu, công ty đã có nhiều cố gắng để đạt được những thành tích nhất định, song cũng vẫn còn một số tồn tại dẫn đến khả năng trúng thầu cao ảnh hưởng tới sự phát triển chung của công ty. a. Việc thực hiện công tác dự thầu chưa thực sự diễn ra một cách có hệ thống và chặt chẽ, nhiều bước công việc nhận thức được song chưa thực hiện. Thụ động trong việc đề ra các biện pháp tranh thầu. b. Chưa đưa ra được các đề xuất về giải pháp kỹ thuật hợp lý, độc đáo làm tăng khả năng cạnh tranh trong đấu thầu. c. Công tác tiếp thị, đấu thầu bước đầu chiếm lĩnh được thị trường nhưng khả năng cạng tranh yếu. Khả năng Marketing trong thương trường trên các lĩnh vực mua bán hàng hoá, tiêu thụ sản phẩm lẫn trong tìm kiếm việc làm còn rất hạn chế, thụ động. d. Giá bỏ thầu nhiều khi không hợp lý, lúc thì quá cao so với giá xét thầu của chủ đầu tư, hoặc so với giá bỏ thầu của các đối thủ cạnh tranh, lúc lại quá thấp tuy công ty trúng thầu nhưng không có hiệu quả. e. Khả năng tự chủ về tài chính thấp, chưa đủ năng lực tài chính để tham gia đấu thầu độc lập và nhận thi công những công trình có giá trị lớn, thời gian thi công dài. f. Thiết bị xe máy thi công hiện tại nhìn chung chưa đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật và mức độ hiện đại trong việc thi công các công trình đòi hỏi chất lượng cao, kỹ thuật phức tạp. 3. 3. Nguyên nhân chủ yếu của những tồn tại trên a. Lực lượng cán bộ tiếp thị còn mỏng và năng lực có hạn chưa phát huy hết sức mạnh tổng hợp của các cán bộ kỹ thuật, chủ công trình, các đơn vị trong quá trình tiếp thị, lập, chọn phương án tối ưu. b. Việc lập giá dự thầu mới chỉ tính tới các yếu tố bên trong mà chưa gắn chặt với tình hình thị trường và các đối thủ cạnh tranh. Thêm vào đó, công tác khảo sát công trình, giá cả đôi khi chưa sát thực tế. c. Về công nghệ và thiết bị xe máy thi công thì trừ lĩnh vực thi công đường bộ còn trong các lĩnh vực khác mặc dù có năng lực khá lớn song còn nhiều máy móc thiết bị đã cũ, lạc hậu, sử dụng không hiệu quả. Việc đầu tư mua sắm mới còn gặp nhiều khó khăn về vốn. d. Một số công trình do chủ đầu tư có sự sắp đặt trước do đó mặc dù giá dự thầu thấp nhất, hồ sơ dự thầu đảm bảo chất lượng nhưng vẫn bị trượt. 4. Tổ chức quản lý và phối hợp giữa các bộ phận thực hiên công tác dự thầu tại công ty Từ cuối năm 1996, khi bắt đầu tham gia đấu thầu để giành quyền bao thầu xây lắp các công trình, công tác đấu thầu được giao cho phòng kinh tế - kế hoạch phối hợp với phòng kỹ thuật để thực hiện và đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Qua một thời gian hoạt động, trên cơ sở nhận thức rõ vị trí quan trọng của công tác đấu thầu và sức ép về việc làm ngày càng tăng, ban lãnh đạo công ty thấy cần thiết phải có một bộ phận trợ giúp Giám đốc công ty trong việc tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu, quản lý và phối hợp thực hiện. Chính vì vậy, ngày 1-10- 1998, giám đốc công ty đã ra quyết định thành lập bộ phận tiếp thị, trực thuộc phòng kinh tế- kế hoạch đồng thời chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc công ty với các chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau: + Về chức năng: Là bộ phận chuyên trách về công tác tiếp thị của công ty, tìm hiểu và xử lý các thông tin có liên quan đến công tác tìm kiếm việc làm xác minh độ xác thực của các thông tin báo cáo giám đốc xử lý hoặc chủ động đề xuất phương án giải quyết. Mục đích cuối cùng là giúp cho giám đốc trong công việc tìm kiếm việc làm. + Về nhiệm vụ: - Nắm bắt kịp thời thông tin, các dự án đầu tư xây dựng trong mọi lĩnh vực và các địa phương. Khi dự án có điều kiện thì chuẩn bị và lập hồ sơ đăng ký dự thầu (căn cứ từng công trình cụ thể sẽ dùng hồ sơ của công ty, Tổng công ty hoặc liên doanh, liên kết với các đơn vị bên ngoài). Cung cấp đầy đủ thông tin của công ty cho chủ đầu tư làm việc với cơ quan chỉ đạo dự án, chủ đầu tư có các thông tin cần thiết báo cáo giám đốc, tiếp tục duy trì các quan hệ trên trong suốt quá trình đấu thầu cũng như lâu dài. - Chịu trách nhiệm chắp nối, hoàn tất hồ sơ dự thầu từ khâu chuẩn bị cho đến khi nộp hồ sơ dự thầu. Trong quá trình làm hồ sơ dự thầu phải cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến dự án cho phòng kinh tế - kế hoạch để làm giá dự thầu và phòng kỹ thuật để lập biện pháp thi công và tính khối lượng, các phần việc còn lại thuộc bộ phận tiếp thị. Phân công các bộ phận theo sát các dự án sau khi nộp hồ sơ dự thầu cho đến khi có kết quả cuối cùng Việc thành lập bộ phận tiếp thị qua một thời gian ngắn đã đem lại những tác động tích cực đến hoạt động dự thầu của công ty, thể hiên cụ thể ở các khía cạnh sau: - Đưa công tác dự thầu của công ty dần đi vào hoạt động có tính hệ thống. Quá trình thực hiện công tác dự thầu được theo dõi chặt chẽ và sát sao hơn, tạo ra được đầu mối để liên kết các bộ phận có liên quan. Việc lập kế hoạch dự thầu hàng tháng được thực hiện đầy đủ. - Tăng cường và thiết lập tốt mối quan hệ với bên mời thầu. Các thông tin và dự án được thu thập đầy đủ và cung cấp kịp thời cho các bộ phận có liên quan. - Số lượng các công trình được tiếp thị để lựa chọn, quyết định dự thầu cũng tăng lên, tạo cơ hội lựa chọn được các dự án có triển vọng nhằm đạt hiệu quả cao hơn cho tác dự thầu. Trong các khía cạnh tác động trên, khía cạnh mang lại nhiều hiệu qủa nhất cho việc thực hiện công tác dự thầu đó là theo dõi và phối hợp giữa các bộ phận có liên quan trong việc lập hồ sơ dự thầu, nó giảm được ách tắc trong các bộ phận, thực hiện đảm bảo cho quá trình lập hồ sơ dự thầu diễn ra nhanh hơn. Về mặt chất lượng của hồ sơ thì hình thức trình bày được cải thiện, các lõi sẽ được kiểm tra và phát hiện kịp thời, điều này là khá quan trọng vì nhiều khi chỉ cần một lỗi nhỏ trong hồ sơ dự thầu sẽ ảnh hưởng không tốt đến kết quả đánh giá của bên mời thầu đối với nhà thầu. Cụ thể là khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu, bộ phận tiếp thị sẽ lâp bảng phân công nhiệm vụ và phối hợp thực hiện theo bảng 6. Bảng 6: Bảng phân công nhiệm vụ lập hồ sơ dự thầu STT Nội dung công việc Bộ phận thực hiện Bộ phận phối hợp I Quyển 1: Bảng giá dự thầu 1 Đơn vị dự thầu Phòng KT_KH Phòng kỹ thuật 2 Các phụ lục (bảo hành, giảm giá) Phòng KT_KH Phòng kỹ thuật 3 Bảng tổng hợp giá thầu Phòng KT_KH Phòng kỹ thuật 4 Chiết tính giá thầu Phòng KT_KH Phòng kỹ thuật 5 Bảo lãnh dự thầu Phòng TC_KT Phòng KT_KH 6 Bảo chứng Phòng TC_KT Phòng KT_KH II Quyển 2: Biện pháp thi công Phòng kỹ thuật Phòng KT_KH 1 Thuyết minh biện pháp Phòng kỹ thuật Phòng KT_KH 2 Tiến độ thi công Phòng kỹ thuật Phòng KT_KH 3 Các bản vẽ minh hoạ Phòng kỹ thuật Phòng KT_KH 4 Catalo, tiêu chuẩn kỹ thuật Phòng kỹ thuật Phòng KT_KH III Quyển 3: Thông tin chung 1 Hồ sơ tư cách pháp nhân B. P Tiếp thị Phòng KT_KH 2 Giới thiệu công ty B. P Tiếp thị Phòng KT_KH 3 Năng lực tài ch