Đề tài Một số giải pháp Chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác quản trị chi phí kinh doanh tại công ty cơ khí 120

lời mở đầu Trong sự phát triển đi lên của đất nước ta, các doanh nghiệp luôn luôn phải phấn đấu vươn lên để dứng vững trên thị trường, Doanh nghiệp là một mắt xích của quá trình tái sản xuất mở rộng trong nền kinh tế quốc dân. Doanh nghiệp là nơi trực tiếp sản xuất hàng hoá, là nơi trực tiếp kết hợp lao động của con người với các tư liệu sản xuất để tạo ra của cải vật chất cho xã hội. Do đó muốn đất nước phát triển thì trước tiên là phải phát triển doanh nghiệp, các doanh nghiệp phải hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao. Sản xuất kinh doanh là một trình bao gồm từ khâu nghiên cứu, khảo sát, nắm bắt nhu cầu thị trường đến quyết định sản xuất, chuẩn bị tốt các điều kiện sản xuất, tổ chức tiêu thụ những hàng hoá đó. Muốn sản xuất kinh doanh đạt được hiệu quả thì doanh nghiệp luôn phải có các thông tin bên ngoài và thông tin bên trong để ra các quyết định sản xuất kinh doanh. hệ thống thông tin bên trong doanh nghiệp luôn phản ánh chính xác thực trạng của doanh nghiệp tạo cho các nhà quản trị ra các quyết định kinh doanh. Do đó trong doanh nghiệp có một bộ phận là kế toán quản trị doanh nghiệp. Kế toán quản trị có nội dung cơ bản là tính chi phí kinh doanh và kết quả hay còn gọi là quản trị chi phí kinh doanh. Quản trị chi phí kinh doanh cung cấp thông tin kinh tế bên trong cho bộ máy quản trị doanh nghiệp, làm cơ sở cho việc ra các quyết định quản trị. Qua nghiên cứu thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cơ khí 120, tôi xin đề cấp tới vấn đề: Một số giải pháp Chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác quản trị chi phí kinh doanh tại công ty cơ khí 120. Nội dung luận văn này gồm 3 phần: Chương I: Nâng cao chất lượng công tác tính và quản trị chi phí kinh doanh điều kiện cơ bản để tạo ra thông tin kinh tế bên trong chính xác làm cơ sở cho các quyết định quản trị khoa học. Chương II: Thực trạng quản trị chi phí kinh doanh tại Công ty cơ khí 120. Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị chi phí kinh doanh tại Công ty cơ khí 120. Chương I nâng cao chất lượng công tác tính và quản trị chi phí kinh doanh- điều kiện cơ bản để tạo ra thông tin kinh tế bên trong chính xác làm cơ sở cho các quyết định quản trị khoa học 1.1. Quản trị chi phí kinh doanh trong nền kinh tế thị trường 1.1.1. Khái niệm quản trị chi phí kinh doanh Trong nền kinh tế thị trường, quản trị chi phí kinh doanh là công cụ quan trọng phục vụ công tác quản lý kinh tế. Trong lĩnh vực kinh doanh và quản trị doanh nghiệp, người quản lý phải hiểu biết, tổ chức, phối hợp, tiên liệu và kiểm soát mọi vấn đề trong doanh nghiệp, nhằm chỉ đạo cũng như hướng dẫn doanh nghiệp hoạt động đạt hiệu quả cao nhất. Muốn vậy các nhà quản trị không chỉ cần nắm vững các thông tin kế toán đơn thuần phản ánh sự kiện kinh tế tài chính đã xảy ra thông qua số liệu kế toán tài chính, đồng thời cần phải có thông tin kế toán đã thu thập, xử lý, chọn lọc thành các mang riêng biệt phục vụ cho công tác quản lý mà quản trị chi phí kinh doanh- kế toán quản trị cung cấp. Do đó, có thể nói quản trị chi phí kinh doanh là phương pháp xử lý các dữ kiện kế toán đế đạt được các mục tiêu thiết lập thông tin cho việc lập dự toán ngân sách về chi phí, doanh thu và kết quả trong một thời kỳ hoạt động, cũng như kiểm soát một cách có hiệu quả tình hình hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp. Theo Haberstock: “Quản trị chi phí kinh doanh là tính toán hướng nội, nó mô tả- về nguyên tắc được thực hiện hàng tháng- đường vận động của các nhân tố sản xuất trong quá trình kết hợp chúng và giới hạn ở việc tính toán mọi hao phí nhằm tạo ra và thực hiện các kết quả của doanh nghiệp, đó chính là chi phí kinh doanh”. Như vậy quản trị chi phí kinh doanh là loại kế toán phục vụ cho các nhà quản lý doanh nghiệp và nó được xem như là hệ thống trợ giúp cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định. 1.1.2. Phân biệt kế toán tài chính và quản trị chi phí kinh doanh - kế toán quản trị Quản trị chi phí kinh doanh và kế toán tài chính(KTTC) đều là những công cụ quản lý kinh tế rất hữu hiệu của mỗi doanh nghiệp. Cả KTTC và QTCPKD cùng nghiên cứu quá trình sản xuất, cùng sử dụng hệ thống ghi chép ban đầu và cùng thể hiện trách nhiệm của người quản lý. Quản trị chi phí kinh doanh sử dụng rộng rãi các số liệu ghi chép hàng ngày của KTTC mặc dù nó có triển khai và làm tăng số liệu này. Ngoài ra KTTC và QTCPKD đều có khái niệm trách nhiệm và quản lý, với KTTC đó là khái niệm quản lý trên toàn doanh nghiệp và QTCPKD là quản lý từng bộ phận có trách nhiệm với chi phí. Mặc dù vậy giữa KTTC và QTCPKD có nhữnh điểm khác biệt khá rõ, sở dĩ có những điều này là do mục đích cung cấp thông tin của chúng cho những đối tượng sử dụng thông tin khác nhau. Cụ thể phân biệt trên những điểm cơ bản sau: - Kế toán tài chính và quản trị chi phí kinh doanh có đối tượng sử dụng khác nhau, mục đích sử dụng thông tin khác nhau. Đối tượng sử dụng thông tin của quản trị chi phí kinh doanh là những nhà quản trị ở bên trong doanh nghiệp, còn đối tượng của kế toán tài chính là những người bên ngoài doanh nghiệp, cơ quan chức năng. - Thông tin của quản trị chi phí kinh doanh đặt trọng tâm chủ yếu cho tương lai, thông tin luôn cần phải linh hoạt, tốc độ và thích hợp với từng quyết định, không buộc phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán cũng như không buộc phải có độ chính xác gần như tuyệt đối và thông tin của quản trị chi phí kinh doanh thì được biểu diễn dưới hình thái giá trị lẫn hình thái vật chất (hiện vật). Đối với thông tin của kế toán tài chính thì chủ yếu phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra. Thông tin của kế toán tài chính phải tuân thủ nguyên tắc kế toán, có tính phản ánh khách quan sự kiện kinh tế đã xảy ra, phải có độ chính xác gần như tuyệt đối và chủ yếu được biểu diễn dưới hình thái giá trị. - Báo cáo của kế toán tài chính phản ánh tình hình của doanh nghiệp nói chung, còn báo cáo của quản trị chi phí kinh doanh đi sâu vào từng bộ phận, từng khâu công việc của doanh nghiệp. Các báo cáo kế hoạch tài chính chủ yếu là bảng cân đối tài sản, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ của toàn doanh nghiệp. Báo cáo quản trị chi phí kinh doanh là các báo cáo thực hiện của từng bộ phận, từng khâu công việc trong doanh nghiệp. - Về nguyên tắc, kế toán tài chính đề cập đến mối quan hệ tài chính giữa doanh nghiệp và môi trường xung quanh thì quản trị chi phí kinh doanh chỉ tập hợp các quá trình liên doanh đến sự vận động của quá trình sản xuất ở bên trong doanh nghiệp. - Trong khi kế toán tài chính tiến hành theo định kỳ thì quản trị chi phí kinh doanh chi phí kinh doanh tiến hành thường xuyên liên tục. Quản trị chi phí kinh doanh là nhằm phục vụ thông tin cho chức năng ra quyết định của nhà quản trị và thường không có sẵn nên ngoài việc dựa vào hệ thống ghi chép ban đầu của kế toán, quản trị chi phí kinh doanh còn phải kết hợp với nhiều ngành khác như thống kê, quản lý để tổng hợp, phân tích và xử lý thông tin thành dạng có thể sử dụng được. - Kế toán tài chính có tính pháp lệnh, nghĩa là sổ sách, báo cáo của kế táon tài chính ở mọi doanh nghiệp đều mang tính bắt buộc. Trái lại, sổ sách, báo cáo của quản trị chi phí kinh doanh là riêng biệt, hoàn toàn tùy thuộc vào cách thiết kế của nhà quản trị từng doanh nghiệp sao cho phù hợp và có tác dụng giúp nhà quản trị ra được các quyết định đúng đắn. Ta có thể mô phỏng cơ sở phân biệt kế toán tài chính và kế toán quản trị qua bảng sơ đồ sau: Kế toán Quản trị kế toán tài chính Nhà quản trị bên trong DN Thành phần bên ngoài DN hướng về tương lai linh hoạt tốc độ, thích hợp biểu diễn bằng giá trị và hiện vật Phản ánh quá khứ chính xác. Tuân thủ nguyên tắc kế toán biểu diễn dưới mọi hình thái giá trị Từng bộ phận khâu công việc Toàn Doanh nghiệp Căn cứ phân biệt Đối tượng phục vụ Đặc điểm của thông tin Phạm vi báo cáo thường xuyên Thường là một năm Kỳ báo cáo không có tính pháp lệnh có pháp lệnh Tính pháp lệnh 1.1.3. Nhiệm vụ của quản trị chi phí kinh doanh * Nhiệm vụ 1: Quản trị chi phí kinh doanh là một công cụ đắc lực cung cấp những tài liệu phục vụ cho quản trị. Đây là nhiệm vụ có tính chất bao trùm của công tác Quản trị chi phí kinh doanh. Nhờ quản trị chi phí kinh doanh mà toàn bộ hao phí được tập hợp và hạch toán không phụ thuộc vào việc chúng có gắn liền với các dòng vận động của tiền tệ hay không và cũng không phụ thuộc vào việc liệu có dẫn đến giá trị chi phí tài chính tương đương hay không? Nhờ đó các thông tin chi phí kinh doanh khác nhau được tập hợp lại, chế biến, lưu trữ và tiếp tục đưa vào sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Vì hệ thống thông tin phục vụ cho toàn bộ quá trình điều khiển doanh nghiệp đóng vai trò cực kỳ quan trọng, nên nhiệm vụ chủ yếu của quản trị chi phí kinh doanh doanh nghiệp. *Nhiệm vụ 2: Nhiệm vụ kế hoạch hoá. Để điều khiển có kết quả và hiệu quả các quá trình kinh tế diễn ra bộ máy quản trị doanh nghiệp phải luôn tìm cách để xác định trước được quá trình kinh doanh của doanh nghiệp có thể và cần phải diễn ra trong tương lai như thế nào? Để hoàn thành nhiệm vụ đó quản trị doanh nghiệp cần phải có các thông tin vừa phải đa dạng vừa phải đầy đủ. Nhờ có nhiệm vụ kế hoạch hoá của quản trị chi phí kinh doanh mà có thể xác định được các phương án hành động có thể và dự đoán trước được kết quả cũng như hậu quả của phương án đó. Nhiệm vụ này luôn gắn chặt với mục tiêu kinh doanh và phù hợp với mục tiêu đã đề ra. Nó tạo ra một cơ sở để lựa chọn và ra quyết định lựa chọn phương án kinh tế tối ưu. * Nhiệm vụ 3: Nhiệm vụ kiểm tra. Quản trị chi phí kinh doanh phải trả lời cho bộ máy quản trị doanh nghiệp các vấn đề cần thiết để bộ máy quản trị doanh nghiệp có thể điều khiển được các quá trình kinh doanh, kết hợp các yếu tố kinh tế với nhau để thực hiện mục tiêu kinh doanh với thời hạn gắn nhất. Nhờ có nhiệm vụ kiểm tra mà có thể loại bỏ nhanh nhất những khuynh hướng phát triển không may mắn và từ đó có thể “ lái” quá trình kết hợp các yếu tố trở lại theo kế hoạch vạch ra. Bộ máy quản trị doanh nghiệp và các đơn vị sản xuất có các tính toán kiểm tra phục vụ các cơ quan kiểm tra nhờ việc trước hết chúng mô tả chân thực các hiện tượng và quá trình xảy ra trong kinh doanh. Ngoài ra còn kiểm tra tính hiệu quả kinh tế của mỗi lượng chi phí: chi phí kinh doanh được quy định từ kế hoạch, được dựa trên cơ sở các phân tích có tính chất kinh tế kỹ thuật. Các lượng chi phí nàyđược so sánh với các chi phí thực tế. 1.2. Sự cần thiết phải tính chi phí kinh doanh một cách chính xác ở các doanh nghiệp Cơ chế thị trường hình thành và phát triển ở Việt Nam đã đẩy các doanh nghiệp từ chỗ được bao cấp hoàn toàn sang việc hạch toán độc lập lời ăn lỗ chịu theo đúng qui luật của thị trường. Từ chỗ chỉ lo làm theo kế hoạch không phải lo đầu vào, đầu ra cũng không phải trả lời câu hỏi sản xuất kinh doanh cái gì? Như thế nào? Cho ai? Các doanh nghiệp hiện nay đã phải trả lời câu hỏi này và phải xem xét, phân tích đánh giá vấn đề này một cách kỹ lưỡng. Muốn tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường với sự cạnh tranh quyết liệt thì doanh nghiệp phải tự khẳng định chính bản thân mình. Cơ chế thị trường bán khó hơn mua thì sự cạnh tranh quyết liệt để bán được hàng là điều tất yếu. Để có sức cạnh tranh trên thị trường doanh nghiệp cần phải đổi mới, cải tiến sản xuất kinh doanh, mở rộng nâng cấp trang thiết bị cũ, tổ chức lại bộ máy quản trị và điều quan trọng hơn là doanh nghiệp cần phải hạch toán thu chi một cách chính xác và có các quyết định đúng đắn kịp thời. Để đạt được các điều kiện trên doanh nghiệp cần phải có các thông tin kinh tế cần thiết. Thông tin kính tế này có hai loại: + Thông tin phục vụ bên ngoài. + Thông tin phục vụ bên trong . Các thông tin phục vụ bên ngoài chủ yếu phục vụ các cơ quan quản lý vĩ mô của nhà nước, cơ quan chủ quản do đó nó mang tính bắt buộc thống nhất và kiểm tra được. Ngoài ra các thông tin phục vụ bên ngoài còn phục vụ cho nhiều đối tượng khác như bạn hàng; khách hàng... Tuy nhiên các doanh nghiệp cũng phải hiểu biết hết sức rõ ràng về bản thân mình thì mới có các quyết định đúng đắn. Về bản chất thì hoạt động quản trị chi phí kinh doanh là quá trình chuẩn bị và ra các quyết định quản trị do vậy bộ máy quản trị cần nắm rất rõ các thông tin hết sức quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới các quyết định quản trị. Như vậy có thể nói thông tin bên trong đặc biệt quan trọng hay quản trị chi phí kinh doanh là công cụ chủ yếu cung cấp thông tin kinh tế bên trong cho bộ máy quản trị doanh nghiệp làm cơ sở cho việc ra quyết định quản trị nên nó trở thành một công cụ chủ yếu không thể thiếu của quản trị doanh nghiệp. Quản trị là quan trọng do vậy khi ra các quyết định nhà quản trị phải đảm bảo tính chính xác và có hiệu quả của quyết định đề ra. Muốn làm được điều đó cần phải tính đến các vấn đề chi phí kinh doanh mà bản chất của nó là mô tả các quá trình có ý nghĩa kinh tế diễn ra trong kinh doanh. Trong các doanh nghiệp nước ta hiện nay nâng cao hiệu quả sản xuất để giảm lỗ trong kinh doanh (đặc biệt là các doanh nghiệp nhà nước) đang hết sức được quan tâm chủ yếu đến. Nguồn thu chủ yếu của doanh nghiệp là bán các sản phẩm dịch vụ vì thế bất cứ nghành nào cũng phải tính đến các chi phí bỏ ra để tính toán xem lỗ hay lãi. Hơn thế nữa phải còn biết rõ khối lượng sản phẩm hàng hoá là bao nhiêu và giá cả của nó như thế nào là phù hợp. Khi giá cả của thị trường đang cao hơn thì điều chỉnh giá cả và số lưọng để hạn chế thua lỗ. Việc tính chi phí không chính xác sẽ dẫn tới định giá bán không chính xác do đó không thể đưa ra một quyết định chính xác được. Hạch toán giá thành tuân theo nguyên tắc bắt buộc và được qui định thống nhất nên nó mang bản chất của kế toán tài chính và nó mang ít thông tin không thể đáp ứng được nhu cầu thông tin một cách chính xác mà cần phải tính chi phí kinh doanh thông qua các số liệu thông tin từ kế toán tài chính. Hạch toán giá thành mang trong đó quá nhiều nhược điểm và sự lạc hậu. Tự bản thân nó không thể tự hoàn thiện thành tính toán chi phí kinh doanh được mà nó phải xây dựng nên QTCPKD-KTQT (kế toán quản trị). Qua phân tích lý thyết và thực tế tính giá thành có thể đi đến kết luận là việc xây dựng công tác quản trị chi phí kinh doanh không được phép xem nhẹ ngay từ khâu đầu tiên mà cần phải xây dựng các cơ sở lý luận nkhoa học làm nền tảng cho sự phát triển một cách vững chắc. Do vậy tính chi phí kinh doanh là một khâu không thể thiếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh cuả bất kỳ một xí nghiệp, doanh nghiệp kinh doanh nào. Tính và quản trị chi phí kinh doanh một cách chính xác- đảm bảo nguyên tắc “vừa đủ” tức bảo đảm được bí mật trong thông tin kinh doanh, nó sẽ tạo ra cho doanh nghiệp các điều kiện nắm bắt các cơ hội mới và tránh được nguy cơ có thể xảy ra. Ngoài ra tính chi phí kinh doanh còn cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, liên tục và thường xuyên cho bộ máy quản trị doanh nghiệp. Giúp cho nhà quản trị luôn có thông tin cập nhật về tình hình doanh nghiệp để đưa ra các quyết định quản trị chính xác. Vì vậy tính chi phí kinh doanh một cách chính xác và quản trị chi phí kinh doanh là một công cụ quan trọng không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp. 1.3. Công cụ kế toán quản trị với các doanh nghiệp Kế toán là một công cụ cung cấp thông tin kinh tế cần tiết để quản trị doanh nghiệp. Với ý nghĩa đó, nhiệm vụ của kế toán là phản ánh một cách liên tục toàn bộ các quá trình kinh tế diễn ra trong doanh nghiệp bằng đơn vị tiền tệ. Tuy nhiên, hiện này việc sử dụng công cụ này có khác nhau giữa các nước có nền kinh tế thị trường phát triển và nước ta. ở các nước này kế toán trong các doanh nghiệp được tiến hành theo hai phương pháp cụ thể hoàn toàn khác nhau cả về mục đích, nguyên tắc, nội dung, phương pháp tiến hành là kế toán tài chính và kế toán quản trị. Về lý thuyết, dưới đây có thể đề cập đến một vài luận cứ chủ yếu để hình thành hai phương pháp kế toán tài chính và kế toán quản trị doanh nghiệp. Thứ nhất, nhu cầu cung cấp thông tin của kế toán doanh nghiệp. Người ta phân các đối tượng cần nhận thông tin của doanh nghiệp thàn h hai loại là đối tượng bên ngoài và đối tượng bên trong. Đối tượng bên ngoài trước hết phải kể đến các cơ quan quản lý Nhà nước. ở các nước cơ quan tài chính luôn là cơ quan cần có thông tin để xác định và kiểm tra nghĩa vụ nộp thuế của doanh nghiệp. Ngoài ra, tuỳ theo từng nước mà người ta quy định doanh nghiệp có nghĩa vụ cung cấp thông tin cho các cơ quan quản lý khác của Nhà nước, các viện nghiên cứu kinh tế... Các thông tin loại này phải phản ánh các tình trạng tài sản, tài chính và sản lượng của doanh nghiệp, phải đảm bảo tính pháp lý, phải được tính toán từ hệ thống tài khoản với chế độ hạch toán kép, vì thế mọi nước đều gọi phương pháp tạo ra nguồn thông tin loại này là kế toán tài chính. Như thế kế toán tài chính luôn có đặc điểm: chỉ phản ánh quá trình tài chính diễn ra trong doanh nghiệp theo các quy định thống nhất của Nhà nước. Đối tượng nhận thông tin bên trong là bộ máy quản trị doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường, mọi doanh nghiệp đều phải tự mình nắm bắt thị trường và thật am hiểu về thực trạng kinh tế - kỹ thuật bên trong của mình để ra các quyết định quản trị đúng đắn. Các thông tin về quá trình bên trong của doanh nghiệp không thể là các thông tin đối ngoại ở trên bởi lẽ thứ nhất, như trên đã trình bày, các thông tin đối ngoại chỉ đề cập đến các quá trình vận động tài chính giữa doanh nghiệp và môi trường chứ không phản ánh một cách cụ thể quá trình bên trong của doanh nghiệp: thứ hai, vì thông tin đối ngoại mang tính thống nhất và pháp lý nên chỉ có thể phản ánh theo nguyên tắc “trung bình”, chỉ trên cơ sở nguyên tắc “bình quân” này thì các quy định mới dễ được chấp nhận nhất. Mặc dù vậy, mức “bình quân” này không phải lúc nào cũng phản ánh được thực tế ở từng doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là mối quan hệ giữa các đối tượng nhận thông tin là mối quan hệ mâu thuẫn: nếu các thông tin đã được tạo ra theo nguyên tắc thống nhất sẽ phù hựp và đáp ứng được tốt nhất yêu cầu của các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, lại không phản ánh đúng thực trạng của từng doanh nghiệp cá biệt và do đó không đáp ứng được nhu cầu thông tin nội bộ. Đối lập với kế toán tài chính, kế toán quản trị doanh nghiệp phản ánh quá trình kinh tế tạo ra kết quả của doanh nghiệp, tức là nó dựa trên cơ sở số liệu của kế toán tài chính để tiếp tục tính toán và phản ánh chi tiết các quá trình kinh tế sản xuất diễn ra trong doanh nghiệp. Hoàn toàn khác về bản chất với kế toán tài chính, kế toán quản trị doanh nghiệp được tiến hành xuất phát từ nhu cầu thông tin và tình hình thực tế từng doanh nghiệp, không có khuôn mẫu bắt buộc và quy định chung. Thứ hai, xét trên giác độ bảo toàn vốn của doanh nghiệp lý thuyết kế toán đã đề cập đến hai nguyên tắc bảo toàn vốn là bảo toàn vốn về mặt giá trị và bảo toàn vốn về mặt hiện vật. Phản ánh quá trình tài chính diễn ra giữa doanh nghiệp và môi trường kinh doanh kế toán tài chính đã tuân thủ nguyên tắc bảo toàn vốn về mặt giá trị. Nguyên tắc bảo toàn vốn về mặt hiện vật lại không chú ý đến việc xác định xem với các kết quả thu được bảo đảm về mặt hiện vật trong điều kiện giá cả hoàn toàn ổn định. Cũng vì thế bên cạnh kế toán tài chính không thể không xây dựng kế toán quản trị doanh nghiệp theo nguyên tắc riêng, nguyên tắc bảo toàn tài sản doanh nghiệp về mặt hiện vật. Từ nhiều năm chúng ta chỉ duy trì chế độ kế toán thống nhất mà nếu xét về bản chất đó là kế toán tài chính. Song nếu xét cụ thể hơn về nội dung, chế độ kế toán của nước ta đã quy định vượt qua khỏi giới hạn của kế toán tài chính, tức là nó không dừng ở việc phản ánh quá trình diễn ra giữa doanh nghiệp và môi trường kinh doanh mà còn quy định phải phản ánh cả nội dung kinh tế thuộc về quá trình tạo ra kết quả của doanh nghiệp, ví dụ điển hình là chế độ hạch toán giá thành. Quan niệm và cách làm này đến nay không phù hợp bởi trong cơ chế kinh tế mới bí mật về thông tin kinh tế ở từng doanh nghiệp phải được bảo vệ nếu để lọt các thông tin quan trọng của doanh nghiệp ra ngoài các đối thủ cạnh tranh sẽ tiêu diệt doanh nghiệp. Điều này không những gây thiệt hại tài sản của bản thân doanh nghiệp mà còn gây thiệt hại trực tiếp đến nền kinh tế. Từ sự phân tích trên chúng ta thấy: thứ nhất, trong cơ chế kinh tế mới tất yếu phải hình thành và duy trì ở các doanh nghiệp hai phương pháp kế toán là kế toán tài chính và kế toán quản trị, thứ hai, kế toán quản trị hoàn toàn đối lập với kế toán tài chính ở chỗ nó không mang tính “bắt buộc” mà do doanh nghiệp tự xác định; trong khi kế toán tài chính lấy bảo toàn vốn của doanh nghiệp về mặt giá trị thì kế toán quản trị lấy bảo toàn vốn về mặt hiện vật làm nguyên tắc; trong khi kế toán tài chính đề cập chủ yếu đến các quá trình tài chính diễn ra giữa doanh nghiệp và môi trường kinh doanh thì kế toán quản trị đề cập chủ yếu đến các quá trình kinh tế diễn ra bên trong quá trình tạo ra kết quả của doanh nghiệp và trong khi các báo cáo của kế toán tài chính chỉ thực hiện ở những mốc thời gian nhất định thì kế toán quản trị tiến hành thường xuyên. Kế toán quản trị là một phạm trù hoàn toàn mới. Mặc dù nội dung cơ bản là tính chi phí kinh doanh và kết quả song kế toán quản trị hoàn toàn không phải là hạch toán giá thành cũng như tính chi phí sản xuất mà chúng ta vẫn áp dụng cho tới nay xét trên mọi phương diện như: Về nguyên tắc; về mục đích; nội dung và phương pháp. Trong nội dung và phương pháp tiến hành tính chi phí kinh doanh cũng hoàn toàn khác với hạch toán giá thành. Tính chi phí kinh doanh chỉ sử dụng số liệu ban đầu của kế toán tài chính và từ đó nó được tiến hành theo nội dung và phương pháp phù hợp với đặc điểm, ý đồ của từng doanh nghiệp; trước kia nó cũng có thể được tiến hành bởi hệ thống kế toán kép song ngày nay người ta đã phát triển sang phương pháp mới đơn giản hơn. Bên cạnh kế toán tài chính, việc thực hiện kế toán quản trị là đòi hỏi của công tác quản trị doanh nghiệp hiện đại bởi chỉ có như thế kế toán mới vừa đáp ứng được nhu cầu thông tin để các đối tượng liên quan kiểm tra và kiểm soát doanh nghiệp lại vừa đáp ứng được nhu cầu thông tin đầy đủ, để bộ máy quản trị doanh nghiệp ra các quyết định kinh doanh. ở các nước có nền kinh tế thị trường phát triển, doanh nghiệp không thể không chú ý tới kế toán quản trị. Kế toán quản trị mang nội dung tính chi phí kinh doanh và kết quả và vì thế thường được gọi là tính chi phí kinh doanh. Mặc dù đến nay kế toán quản trị ở nhiều nước khác rất phát triển, bao hàm nhiều nội dung và phát triển nhiều phương pháp khác nhau song luôn tuân thủ một nguyên tắc cơ bản là tự nguyện. Các doanh nghiệp áp dụng công tác kế toán quản trị ở phạm vi rộng hay hẹp, nông hay sâu còn tuỳ thuộc vào các đặc điểm kinh tế - kỹ thuật riêng cũng như mục tiêu và phương pháp tổ chức công tác kế toán quản trị ở doanh nghiệp mình. Đặc điểm này hoàn toàn tạo điều kiện thuận lợi để từng bước tổ chức và phát triển kế toán quản trị ở các doanh nghiệp nước ta. Bên cạnh đó, nguyên tắc hiệu quả cũng phải được chú ý tới khi tổ chức kế toán quản trị doanh nghiệp. Tuy không được công bố và không ai ngoài bộ máy quản trị doanh nghiệp được biết song kế toán quản trị cũng không thể đồng nghĩa với việc lập “sổ đen” bởi vì nguyên tắc của nó là phải dựa vào hệ thống số liệu của kế toán tài chính và chỉ thực hiện làm cơ sở cho việc ra các quyết định quản trị. Vì kế toán tài chính và kế toán quản trị hoàn toàn khác nhau nên nhiều phạm trù được sử dụng trong từng lĩnh vực cũng không giống nhau, chẳng hạn chi phí tài chính và chi phí kinh doanh... Điều này đòi hỏi phải có sự nghiên cứu và phát triển ngay từ các cơ sở lý thuyết của khoa học kế toán để từ đó có thể xây dựng và phát triển kế toán quản trị doanh nghiệp. Đồng thời nguyên tắc hiệu quả cũng đòi hỏi kế toán quản trị phải sử dụng số liệu của kế toán tài chính mà điều này chỉ có thể thực hiện được ngay từ khi hình thành hệ thống tài khoản kế toán. 1.4. Kế toán quản trị với chức năng quản lý Để điều hành các mặt hoạt động của một doanh nghiệp, trách nhiệm thuộc về các nhà quản trị các cấp trong doanh nghiệp đó. Các chức năng cơ bản của nhà quản trị giúp họ quản trị điều hành hoạt động của doanh nghiệp để đạt được mục tiêu đã đề ra, chúng được khái quát trong sơ đồ sau đây: Lập kế hoạch Đánh giá Ra quyết định Thực hiện Kiểm tra Sơ đồ 1 - 1 Sơ đồ chu kỳ kế hoạch và kiểm tra Qua sơ đồ trên ta thấy sự liên tục của hoạt động quản lý từ khâu lập kế hoạch đến thực hiện, kiểm tra, đánh giá rồi sau đó quay trở lại khâu lập kế hoạch cho kỳ sau, tất cả đều xoay quanh trục ra quyết định. Để làm tốt các chức năng này đòi hỏi nhà quản trị phải đề ra những quyết định đúng đắn nhất cho hoạt động của doanh nghiệp. Muốn có những quyết định có hiệu quả và hiệu lực, nhà quản trị có nhu cầu về thông tin rất lớn. KTQT là nguồn chủ yếu, dù không phải là duy nhất, cung cấp nhu cầu thông tin đó. 1.4.1. Lập kế hoạch và dự toán Lập kế hoạch xây dựng các mục tiêu phải đạt và vạch ra các bước thực hiện để đạt được những mục tiêu đó. Các kế hoạch này có thể dài hay ngắn hạn. Kế hoạch mà nhà quản trị phải lập thường có dạng là dự toán. Dự toán là sự liên kết các mục tiêu lại với nhau và chỉ rõ cách huy động và sử dụng những nguồn lực sẵn có để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Trong số các ban dự toán thì ban dự toán về lưu chuyển tiền tệ là quan trọng nhất vì nếu thiếu tiền do không được dự trù đầy đủ, doanh nghiệp sẽ không có khả năng tạo ra lợi nhuận theo kế hoạch, dù kế hoạch xây dựng rất hợp lý. 1.4.2. Tổ chức thực hiện Với chức năng tổ chức thực hiện, nhà quản trị phải biết cách liên kết tốt nhất giữa tổ chức, con người với các nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch được thực hiện có hiệu quả nhất. Để thực hiện tốt chức năng này, nhà quản trị cũng có nhu cầu rất lớn đối với thông tin kế toán, nhất là thông tin KTQT. Nhà quản trị cần được kế toán cung cấp thông tin để đề ra quyết định kinh doanh đúng đắn trong quá trình lãnh đạo hoạt động hàng ngày, phù hợp với mục tiêu chung. 1.4.3. Kiểm tra và đánh giá Nhà quản trị sau khi đã lập kế hoạch đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực hiện kế hoạch đòi hỏi phải kiểm tra và đánh giá việc thực hiện nó. Phương pháp thường dùng là so sánh số liệu kế hoạch hoặc dự toán với số liệu thực hiện, để từ đó nhận diện các sai biệt giữa kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra. Để làm được điều này, nhà quản trị cần được các kế toán viên cung cấp các báo cáo thực hiện, có tác dụng như một bước phản hồi giúp nhà quản trị nhận diện ra những vấn đề còn tồn tại và cần có tác động của quản lý. 1.4.4. Ra quyết định Phần lớn thông tin do KTQT cung cấp nhằm phục vụ chức năng ra quyết định của nhà quản trị. Đó là một chức năng quan trọng xuyên suốt các khâu quản trị doanh nghiệp, từ khâu lập kế hoạch, tổ chức thực hiện cho đến kiểm tra đánh giá. Chức năng ra quyết định được vận dụng liên tục trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Một số quyết định khác được lập không thường xuyên như quyết định về việc có nên xây dựng thêm phân xưởng mới hay không, hay có nên thâm nhập vào thị trường mới hay không. Để có thông tin thích hợp, đáp ứng cho nhu cầu thích hợp của quản lý. KDQT sẽ thực hiện các nghiệp vụ phân tích chuyên môn vì những thông tin này thường không có sẵn. KDQT sẽ chọn lọc những thông tin cần thiết, thích hợp rồi tổng hợp, trình bày chúng theo một trình tự dễ hiểu nhất, và giải thích quá trình phân tích đó cho các nhà quản trị. KDQT giúp các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định không chỉ bằng cách cung cấp thông tin thích hợp, mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích vào những tình huống khác nhau, để từ đó nhà quản trị lựa chọn, ra quyết định thích hợp nhất. 1.4.5. Mối quan hệ giữa các chức năng quản lý với quá trình kế toán Sơ đồ cho thấy mối quan hệ giữa các chức năng quản lý với quá trình kế toán. Sơ đồ: Mối quan hệ giữa các chức năng và quá trình kế toán Xác định mục tiêu Lập kế hoạch Tổ chức thực hiện Kiểm tra, đánh giá Chính thức hoá thành các chỉ tiêu kinh tế Triển khai bản dự toán chung và các bản dự toán chi tiết Thu nhập kết quả thực hiện Soạn thảo báo cáo và thực hiện Các chức năng quản trị Quá trình kế toán Đối với mỗi doanh nghiệp, sau khi đã xác định các mục tiêu chung chúng sẽ được chính thức hoá bằng chỉ tiêu kinh tế, thí dụ: doanh thu tăng 10% lợi tức tăng 12%...Các chỉ tiêu này trở thành căn cứ để lập kế hoạch chính thức. Trên cơ sở đó, kế toán soạn thảo và triển khai bản dự toán chung và các bản dự toán chi tiết để làm căn cứ tổ chức thực hiện theo dõi, và đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch. Sau đó kế toán thu nhập kết quả thực hiện và soạn thảo báo cáo thực hiện, cung cấp cho nhà quản trị để anh ta đánh giá, kịp thời phát hiện và khắc phục các điểm yếu kém. Chu kỳ quản lý và quá trình kế toán vận động liên tục, lập đi lập lại không ngừng, điều này đỏi hỏi cải tiến nâng cao chất lượng công việc để ngày càng quản lý tốt hơn và doanh nghiệp ngày càng làm ăn phát đạt. 1.5. Chi phí kinh doanh và một vài nguyên tắc tính cơ bản 1.5.1 Khái niệm chi phí, chi phí kinh doanh *Khái niệm chi phí Trong sổ sách kế toán - tài chính - giá thành đã định nghĩa: " Chi phí là một thước đo bằng những khoản tiền của một số các nguồn được sử dụng cho một mục đích" Còn có khaí niệm: " Chi phí là một khái niệm của kế toán có chi phí giới hạn trong xí nghiệp, gắn với các mục tiêu của xí nghiệp và chi phí ngoài xí nghiệp, có cơ sở ở các hoạt động khác hoặc các nguyên nhân khác". Như vậy, chi phí là một khái niệm mang tính khái quát cao, trong quá trình phát triển của kế toán doanh nghiệp, khái niệm chi phí đã được phát triển thành các khái niệm cụ thể là chi ra, chi phí kinh doanh và chi phí tài chính. * Khái niệm chi phí kinh doanh " Chi phí kinh doanh là sự tiêu phí ( thông thường) giá trị cần thiết có tính chất xí nghiệp về vật phẩm và dịch vụ để sản xuất sản phẩm của xí nghiệp" Từ khái niệm trên cho thấy chi phí kinh doanh phải là sự hao phí về vật phẩm và dịch vụ. Sự hao phí về vật phẩm và dịch vụ phải liên quan đến kết quả. Do đó, không phải mọi sự hao phí về vật phẩm đều là đối tượng của tính chi phí kinh doanh mà chỉ hao phí nào có liên quan đến mục tiêu tạo ra và thực hiện kết quả hoặc duy trì năng lực sản xuất cần thiết của xí nghiệp mới nằm trong khái niệm chi phí kinh doanh. Hơn nữa, những hao phí vật phẩm có liên quan đến kết quả xí nghiệp phải được đánh giá, nghĩa là phải được đo bằng đơn vị tiền tệ . * Phân biệt chi phí kinh doanh với chi ra và chi phí tài chính Vì quản trị chi phí kinh doanh được xây dựng trên cơ sở sử dụng số liệu của kế toán tài chính do đó nó có quan hệ chặt chẽ với chi ra và chi phí tài chính. Chi ra là mọi khoản tiền đã trả của xí nghiệp. Do vậy, chi ra là sự giảm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tăng tổn thất dưới dạng nợ, vay ngắn hạn, giảm phương tiện thanh toán, giảm nợ của người khác. Chi ra là một khái niệm hoàn toàn mang bản chất tài chính, nó mô tả hành động phải bỏ tiền ra dưới mọi hình thức nhằm một mục đích nào dó. Ta có sơ đồ thể hiện mối quan hệ giữa chi ra và chi phí tài chính. Chi ra nhưng không là chi phí tài chính Chi ra là chi phí tài chính Chi phí tài chính là chi ra Chi phí tài chính nhưng không phải là chi ra Chi phí (thời kỳ) = giảm tài sản Bảng: Quan hệ giữa chi ra và chi phí tài chính Chi phí tài chính bao gồm những hao phí vật phẩm theo thực tế và qui định liên quan đến việc tạo ra kết quả của một thời kỳ gắn với việc chi ra. Chi phí tài chính của một thời kỳ xác định là sự chi gắn với kết quả của thời kỳ đó. Nó là sự hao phí hoặc tiêu phí giá trị của một thời kỳ tính toán nhất định được tập hợp ở kế toán tài chính và có mặt trong tính lỗ lãi cuối năm. Có thể phân biệt chi phí kinh doanh và chi phí tài chính ở bảng sau: Tổng chi phí tài chính của một thời kỳ Chi phí tài chính của thời kỳ ở các lĩnh vực hoạt động phụ Chi phí tài chính xí nghiệp của thời kỳ Chi phí kinh doanh không trùng chi phí tài chính Chi phí tài chính xí nghiệp có tính chất dặc biệt Cho phí tài chính khác ( ví dụ : khấu hao có tính chất tài chính) chi phí tài chính của thời kỳ bằng chi phí quản trị của kỳ Chi phí kinh doanh khác ( ví dụ: Khấu hao có tính chất quản trị) Chi phí doanh bổ sung(ví dụ: Tiền công của chủ doanh nghiệp) Khôngbình thường Ngoài kỳ tính toán Chi phí tài chính trung tính của kỳ Toàn bộ chi phí kinh doanh của kỳ Bảng: Quan hệ giữa chi phí tài chính và chi phí kinh doanh 1.3.2. Một vài nguyên tắc tính cơ bản * Nguyên tắc phân bổ theo quan hệ nhân quả Nguyên tắc này đòi hỏi trước hết khi phân bổ chi phí gián tiếp phải tuân thủ: Chỉ tính cho các điểm chi phí hoặc đối tượng chi phí ( kết quả) những chi phí được xác định rõ ràng xảy ra cho điểm hoặc đối tượng đó. Đây là nguyên tắc đáp ứng tốt nhất tính chính xác của việc tính chi phí kinh doanh trong quản trị chi phí kinh doanh nên chỉ áp dụng nguyên tắc khác khi không thể áp dụng nguyên tắc này.(Không đáp ứng được yêu cầu của nguyên tắc này) * Nguyên tắc khả năng "chứa" hay lợi nhuận thô Vì các chi phí kinh doanh cố định không có quan hệ tỷ lệ với kết quả tạo ra nên phải áp dụng nguyên tắc lợi nhuận thô. Với nguyên tắc này thì chi phí kinh doanh được phân bổ theo một quan hệ tỷ lệ với mức lợi nhuận thô. Người ta gọi hiệu số giữa giá bán sản phẩm và chi phí kinh doanh biến đổi của đơn vị sản phẩm là lợi nhuận thô hay lượng bù đắp. * Nguyên tắc trung bình Nguyên tắc này được sử dụng khi mối quan hệ giữa chi phí kinh doanh và điểm chi phí hoặc chi phí theo đối tượng không chặt chẽ hoặc không xác định được. ở đây, người ta phân bổ chi phí kinh doanh vào các đối tượng nhận chi phí kinh doanh một cách bình quân. * Nguyên tắc thống nhất Nguyên tắc này phải có sự thống nhất giữa kế toán tài chính và quản trị chi phí kinh doanh mà thể hiện là chi phí kinh doanh sử dụng số liệu ban đầu do kế toán tài chính cung cấp. * Nguyên tắc tính hiệu quả Đây là nguyê tắc cao nhất đối với tổ chức quản trị chi phí kinh doanh và luôn phải trả lời câu hỏi: có đem lại hiệu quả kinh tế không? 1.6. Một số nội dung và phương pháp chủ yếu của quản trị chi phí kinh doanh 1.6.1. Một số nội dung chủ yếu Ta đã biết do QTCPKD là tính toán hướng nội, nó mô tả đường vận động của các nhân tố sản xuất kinh doanh trong quá trình kết hợp chúng và giới hạn ở việc thanh toán mọi hao phí trong việc tạo ra và thực hiện các kết quả của doanh nghiệp đó là chi phí kinh doanh QTCPKD của tất cả các nghành nói chung đều bao gồm một số nội dung chủ yếu sau và dựa trên cơ sở ba bước. + Tính chi phí kinh doanh theo loại. + Tính chi phí kinh doanh theo điểm. + Tính chi phí kinh doanh theo đối tượng. Tính chi phí kinh doanh theo loại Tính chi phí kinh doanh theo điểm Tính chi phí kinh doanh theo đối tượng Chi phí trực tiếp Chi phí gián tiếp * Bước 1: tính chi phí kinh doanh theo loại. Tính chi phí kinh doanh theo loại là tính CPKD mô tả và tập hợp các hao phí xuất hiện xác định chi phí cho yếu tố sản xuất nhất định. Tuỳ thuộc vào môi trường kinh doanh mà có các cách phân loại khác nhau. Một sự phân chia khoa học các chi phí kinh doanh phát sinh theo loại phải tạo điều kiện thúc đẩy sự phát triển tiếp tục của tính chi phí kinh doanh. Phân chia loại CPKD luôn phụ thuộc vào hình thức mục và tiêu của cả hệ thống toàn doanh nghiệp. Căn cứ phân loại chi phí kinh doanh. - Căn cứ vào đặc điểm của các nhân tố tiêu dùng trong sản xuất ta có thể một vài tiêu thức. + Tính chi phí kinh doanh về lao động. + Tính chi phí kinh doanh về vật tư. + Tính chi phí kinh doanh không trùng chi phí tài chính. + Tính chi phí kinh doanh về dịch vụ thuê ngoài và các khoản phải nộp. - Căn cứ vào chức năng của hoạt động sản xuất kinh doanh. + CPKD trong lĩnh vực mua sắm + CPKD trong lĩnh vực chế biến. + CPKD quản trị. + CPKD trong lĩnh vực tiêu thụ. Ngoài ra còn nhiều cách phân loại khác như: CPKD trực tiếp và gián tiếp... Tập hợp chi phí kinh doanh quan trọng. * Tập hợp các chi phí kinh doanh về lao động Bộ phận chủ yếu và quan trọng nhất đó là tiền lương và các đóng góp bảo hiểm liên quan trực tiếp đến người lao động được qui định theo luật. Căn cứ để xác định nó là dựa vào bảng lương và các hình thức trả lương (Có thể trả lương thời gian hay theo sản phẩm). Ta nhận thấy rằng căn cứ để xác định chi phí kinh doanh về lao động và chi phí tài chính về lao động là như nhau. Từ các căn cứ đó tập hợp được các chi phí kinh doanh với nội dung là tiền lương của công nhân viên chức. Còn bảo hiểm đã được qui định bằng pháp luật của nhà nước. Tập hợp chi phí kinh doanh khác liên qun trức tiếp và gián tiếp đến việc sử dụng lao động. Đó là các loại chi phí cho thể thao văn hoá, nhà trẻ, thư viện, nhà ăn... và cho các loại chi phí liên quan đến việc bồi dưỡng và đào tạo nghề nghiệp. Việc xác định các loại chi phí này căn cứ vào các chứng từ liên quan để tập hợp. Đối với một số loại phí không thể tập hợp trực tiếp vì nếu tập hợp trực tiếp sẽ dẫn đến sai lệch về kết quả như tiền nghỉ phép, lễ tết, tiền nghỉ ốm đau đó phải tập hợp như nhau: - Ước tính cho cả năm. - Ước tính cho mỗi tháng bằng1/2 tổng số cả năm. - ở tháng cuối cùng thì điều chỉnh lại. * Tập hợp chi phí kinh doanh về vật tư. (được tiến hành theo hai bước) - Bước 1: Tập hợp vật tư cần dùng. Có thể tiến hành một trong ba phương pháp sau: + Phương pháp 1: Phương pháp này thực hiện qua chứng từ kế toán (ghi chép liên tục). Phương pháp này cũng tương tự như hạch toán giá thành. Trong phương pháp này chứng từ cần phải đề cập được một số nội dung cơ bản sau: - Ngày tháng xuất kho. - Loại vật tư. - Điểm sử dụng vật tư. - Đối tượng sử dụng vật tư. Phương pháp này rất chính xác những nó đòi hỏi chi phí kinh doanh lớn. Phương pháp này có thể áp dụng trong ngành cơ khí. - Phương pháp 2: Phương pháp tính theo mức chênh lệch. Phương pháp này không sử dụng các chứng từ xuất nhập vật tư nên không cần ghi chép một cách liên tục. Nội dung của phương pháp này là xác địng lượng vật tư sử dụng ở cuối kỳ căn cứ: - Số lượng vật tư khi kiểm kê (đầu vào cuối kỳ) - Chứng từ nhập vật tư. Việc tính toán được sử dụng theo công thức: NVLtdi = NVLđki +NVLni - NVLcki Trong đó NVLtdi: Lượng nguyên vật liệu tiêu dùng thứ i. NVLđki: Lượng nguyên vật liệu ở đầu kỳ của loại nguyên vật liệu i. NVLni: Lượng nguyên vật liệu nhập (tăng) trong kỳ của loại nguyên vật liệu i. NVLcki: Lượng nguyên vật liệu có ở cuối kỳ của loại nguyên vật liệu i. - Ưu điểm của phương pháp này: đơn giản nên tốn ít chi phí trông kho theo dõi vật tư. - Nhược điểm: Không theo dõi được các nguyên nhân gây hao hụt, mất mát vật tư, việc kiểm kê theo qui định thường chỉ tiến hành vào cuối năm trong kỳ, khi tính chi phí kinh doanh thường phải ngắn hơn và không xác định chi phí vật tư trực tiếp và chi phí chung về vật tư. Do vậy, phương pháp không áp dụng được cho các doanh nghiệp lớn, sản xuất nhiều loại sản phẩm. + Phương pháp 3: Phương pháp tính ngược (định mức) Nguyên tắc tính là xuất phát từ lượng sản phẩm (dịch vụ) đã/ sẽ sản xuất ra để tính ngược lại số vật tư mỗi loại cần sử dụng theo các tiêu chuẩn định mức có sẵn và theo qui trình ngược từ vật mang chi phí đến điểm chi phí và cuối cùng là chi phí theo loại: Việc tính toán sử dụng theo công thức: NVLtdi= Spj x NVLđmi (J=1,m) Trong đó: Spj: Lượng sản phẩm thứ j sản xuất ra trong kỳ. NVLđmi: định mức tiêu dùng nguyên vật liệu i cho một đơn vị sản phẩm J. - Phưong pháp này có ưu điểm: Cần ít chi phí cho công việc tính toán. - Nhược điểm: Không đem lại kết quả chính xác, kết quả tính không rõ ràng vì không thể tính trực tiếp cho chi phí vật tư chung được và không thể xác định được sự giảm kho vật tư do các nguyên nhân khác nếu không bổ xung bằng phương pháp kiểm kê kho. Phương pháp này chỉ nên sử dụng với các doanh nghiệp có cơ cấu sản xuất đơn giản. - Bước 2: Tính giá trị vật tư tiêu hao. Nguyên tắc của tính giá trị vật tư hao phí là phải bảo vệ tài sản của doanh nghiệp về mặt hiện vật. Trong công tác hạch toán giá thành, người ta chỉ sử dụng giá trị trung bình của kỳ tính toán để xác định chi phí vật tư. Giá trị trung bình của kỳ tính toán chỉ có thể được xác định vào cuối kỳ nên trong quá trình tính toán phải sử dụng một loại giá tạm thời là loại giá tạm tính. Đến cuối kỳ tính toán người ta mới xác định được chênh lệch giữa giá tạm tính và giá trị trung bình kỳ tính toán để điều chỉnh phù hợp. Giá trị trung bình này thực chất là giá mua trung bình của kỳ tính toán. Những trong tính chi phí kinh doanh có thể có rất nhiều loại giá khác nhau. Tính chi phí kinh doanh sử dụng các loại giá như: - Giá mua vào. - Giá mua lại: là giá đảm bảo mua lại lượng vật tư đã đưa vào sử dụng trong sản xuất kinh doanh. - Giá cập nhật: Giá tính theo ngày xuất vật tư, ngày xuất kho sản phẩm, ngày thu tiền. - Giá tính toán: giá tính toán phải đảm bảo mục đích duy trì tài sản của doanh nghiệp về mặt hiện vật, người ta còn gọi là giá bù đắp, giá tính toán sử dụng trong CPKD khác về bản chất cách tính trong hạch toán giá thành. Giá tính trong hạch toán giá thành là giá tính toán trên cơ sở các yếu tố thực tại còn giá tính trong CPKD phải dựa trên cơ sở các dữ liệu tương lai (dữ liệu kế hoạch). Tính chi phí kinh doanh về vật tư. Cpnvli= NVLtdi x GĐGi Trong đó: Cpnvli: CPKD về loại nguyên vật liệu i. GĐGi: Giá trị đơn giá cho một nguyên vật liệu i. Kết quả xác định chi phí kinh doanh về vật tư không nhất thiết phải truìng với chi phí vật tư trong hạch toán giá thành do đó việc sử dụng nó trong kế toán doanh nghiệp là rất cần thiết. Nhằm ghi chép sự sai khác giữa giá trị vật tư tài chính và giá trị vật tư chi phí kinh doanh. Đơn giản nhất là sử dụng một tài khoản riêng trong hệ thống tài khoản kế toán cho phép làm được điều đó. Tập hợp chi phí kinh doanh không trùng với chi phí tài chính. Những CPKD không trùng với chi phí tài chính gồm: - Khấu hao quản trị. - Lãi về vốn sản xuất. - Các thiệt hại rủi ro trong kinh doanh. - Tiền thuê mượn. - Tiền công của chủ doanh nghiệp. - Tập hợp khấu hao trong quản trị. Trong thực tế do nguyên tắc không bắt buộc của quản trị chi phí kinh doanh do đó tuỳ tình hình môĩ doanh nghiệp, tuỳ theo đặc điểm của từng máy móc thiết bị khác nhau mà doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng các phương pháp khấu hao khác nhau cho thích hợp. Có các phương pháp khấu hao như: phương pháp khấu hao theo đường thẳng; khấu hao giảm dần; khấu hao theo kết quả sử dụng. + Phương pháp khấu hao theo đường thẳng: đậy là phương pháp đã được sử dụng rất lâu trong hạch toán giá thành nhưng có điểm khác là hạch toán giá thành sử dụng giá mua sắm ban đầu thì (giá nguyên thuỷ hay giá điều chỉnh) còn chi phí khấu hao kinh doanh sử dụng giá mua lại tài sản thiết bị. Do đó nó đáp ứng tốt được nguyên tắc duy trì tài sản về phương diện hiện vật vì nó luôn đảm bảo mua sắm lại được tài sản cố định dù giá cả thị trường thay đổi và có thể tránh được rủi ro về tài chính trong suốt quá trình sử dụng chúng. Khi sử dụng giá mua lại tài sản thiết bị thì chỉ có thể sử dụng được các tài liệu của kế toán tài chính về số lượng và hiện trạng tài sản cố định, từ đó quản trị chi phí kinh doanh xác định chi phí khấu hao kinh doanh phù hợp. + Tính khấu hao giảm dần: Phương pháp I: Giữ tỷ lệ khấu hao không đổi người ta tiến hành tính khấu hao như sau: P = 100 (1- ) P: Tỷ lệ khấu hao theo tỷ lệ % n: số năm sử dụng tài sản cố định theo ước tính. R: giá trị tài sản cố định sau khi thanh lý. B: giá trị tài sản cố định sau khi trích khấu hao. Phương pháp 2: Giữ cơ sở tính khấu hao không đổi. D = D: giá trị khấu hao. N: Tổng của dãy số liên tiếp số năm sử dụng tài sản cố định. Tính mức khấu hao: a = D.T a: lượng khấu hao của năm cuối T: số năm sử dụng còn lại tính từ năm đầu tiên. Phương pháp 3: Khấu hao theo kết quả đạt được. Phương pháp này không đề cập đến số năm sử dụng và đề cập đến kết quả và thiết bị đạt được theo ưóc tính để tính khấu hao. a = a: Lượng khấu hao của năm. L: Tổng kết quả mà tài sản cố định có thể tạo ra. Lp: Kết quả mà thiết bị tạo ra trong kỳ tính khấu hao. - Tiền trả lãi vốn kinh doanh + Tiền trả lãi vốn kinh doanh + Vốn sản xuất cần thiết của doanh nghiệp: vốn sản xuất này không phải là vốn nằm trong bảng tổng kết tài sản của doanh nghiệp vì vốn nằm trong bảng tổng kết tài sản của doanh nghiệp chứa đựng cả yếu tố vốn không cần thiết cho sản xuất kinh doanh. Giá trị của vốn được đánh giá trong bảng tổng kết tài sản không trùng với mục tiêu của tính chi phí kinh doanh. Vốn sản xuất cần thiết này không bao gồm vốn chiếm của người khác. + Xác định và tập hợp tiền lãi của vốn sản xuất - Vốn cố định: Thường sử dụng một trong hai phương pháp sau; - Phương pháp 1: phương pháp tính theo số tiền lãi phải trả theo giá trị còn lại. - Phương pháp 2: Phương pháp tính số tiền tiền lãi phải trả theo giá trị bình quân. Tính chi phí kinh doanh thực hiện tiền lãi sản xuất và không phân biệt vốn đi vay hay vốn tự có. - Vốn lưu động: Tính theo giá trị trung bình của vốn lưu động cần thiết có cơ sở để tính lãi là tỷ lệ lãi xuất có thể sử dụng tỷ lệ lãi xuất ngân hàng. - Tập hợp các thiệt hại rủi ro trong kinh doanh: Việc tập hợp gắn liền với việc kinh doanh. Nếu bảo hiểm càng tăng bao nhiêu thì rủi ro càng được bảo hiểm bấy nhiêu. Được phân làm hai loại: + Loại chung: không nhìn thấy được trước do đó người ta dùng lợi để bù trước cho nó. + Loại đơn lẻ: Có thể tính toán trước được liên quan đến từng bộ phận trong doanh nghiệp nên được tập hợp với tư cách là thiệt hại rủi ro trong kinh doanh. Người ta có thể tập hợp nó theo các loại sau: - Thiệt hại do dự trữ - Thiệt hại về tài sản, thiết bị như mất cắp, giảm giá do tiến bộ của khoa học kỹ thuật, bị hỏng trước khi kết thúc thời gian tính khấu hao. - Thiệt hại sau quá trình bán hàng như khách hàng không trả tiền, những dịch vụ bảo hành sản phẩm. - Thiệt hại do thiên tai định hoạ (bão, lụt...) - Tiền thuê mướn tài sản. Có hai loại: + Thuê mướn có hợp đồng cũng được kế toán tài chính nhìn nhận là một chi phí tài chính. + Thuê mướn không có hợp đồng: không được kế toán tài chính nhìn nhận là một loại chi phí. Loại chi phí thuê mượn này đặc biệt xảy ra với các doanh nghiệp nhỏ và trong giai đoạn hiện nay của đất nước. Dựa trên cơ sở thực tế thuê mượn để tính toán và tập hợp. + Tiền công chủ doanh nghiệp. * Bước 2: Tính chi phí theo điểm. Đây là bước tiếp theo của tính chi phí kinh doanh theo loại với tư cách là bước thứ hai trong quá trình tính CPKD để gắng liền tính chi phí kinh doanh theo đối tượng. + Nhiệm vụ: - Tập hợp các chi phí kinh doanh theo điểm mà nó xuất hiện. - Thực hiện việc xác định các kết quả trao đổi lẫn nhau giữa các điểm trung gian. - Tạo ra cơ sở xác định các chìa khoá phân bổ. - Kiểm tra tính hiệu quả và tạo ra cơ sở để ra các quyết định quản trị. - Các tiêu thức hình thành các điểm chi phí kinh doanh. - Phải có sự phù hợp giữa các điểm chi phí với các phạm vi, lĩnh vực trách nhiệm. - Có cơ sở về sự phụ thuộc giữa các chi phí kinh doanh và kết quả bộ phận của doanh nghiệp. - Phải tạo ra cơ sở để hình thành chìa khoá phân bổ theo nguyên tắc gây ra (phân bổ theo quan hệ nhân quả). - Các cách phân loại điểm chi phí kinh doanh. Điểm chi phí kinh doanh có thể có được hình thành một cách khái quát nhất ở các doanh nghiệp và tiếp tục được hình thành ở các cấp thấp hơn cho tới từng nơi làm việc. Có rất nhiều quan điểm khác nhau về hình thành các điểm chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp. Ta có thể nêu lên một vài quan điểm quan điểm dưới đây: Không gian Chức năng Trách nhiệm Kỹ thuật tính toán 1 2 Các tiêu thức hình thành điểm chi phí kinh doanh 1 3 1 21 3 1 2 2 5 4 3 4 - Không gian: + Kho tàng. + Khu vực sửa chữa + Khu vực sản xuất + Khu vực quản lý - Theo quan điểm chức năng. + Chức năng mua sắm. + Chức năng sản xuất. + Chức năng quản trị. + Chức năng tiêu thụ. - Theo quan điểm phạm vi trách nhiệm: + Phòng ban + Phân xưởng + Ngành - Theo quan điểm kỹ thuật tính toán + Điểm chi phí cuối cùng (chi phí chính). + Các điểm chi phí phụ. Bảng tính chi phí kinh doanh cấp doanh nghiệp. Điểm chi phí kinh doanh Số liệu ban đầu Lĩnh vực chung Linh vực vật tư lĩnh vực sản xuất Linh vực quản trị lĩnh vực tiêu thụ 1 2 3 4 CPKD lao động. CPKD vật tư. Nhiệm vụ của bảng: + Tập hợp và phân bố chi phí ban đầu cho các điểm. + Hình thành các chìa khoá phân bố hợp lý + Kiểm tra và phân tích chi phí kinh doanh Các bước tiến hành: + Bước 1: Đưa các số liệu chi phí trực tiếp vào dòng đầu tiên của bảng. + Bước 2: Đưa số liệu kinh doanh gián tiếp ban đầu vào bảng. + Bước 3: Phân bổ các chi phí kinh doanh gián tiếp cho các điểm chi phí phụ trợ vào các điểm chi phí chính. + Bước 4: Tiếp tục phân bổ các điểm chi phí thứ cấp. + Bước 5: Tiếp tục phân bổ các chi phí gián tiếp thứ cấp. + Bước 6: Đưa vào bảng các số liệu gián tiếp bình quân đã đạt được. + Bước7: So sánh giữa chi phí trung bình quân của kỳ trước và kỳ tính toán. - Xác định đại lượng phân bổ: Về lý thuyết thì có thể sử dụng nhiều loại đại lượng phân bổ khác nhau song trong thực tế khi sử dụng các bảng tính chi phí kinh doanh người ta chỉ sử dụng đại lượng phân bổ là tỷ lệ bổ xung. * Bước 3: Tính chi phí kinh doanh theo đối tượng. Thực chất của việc tính CPKD theo đối tượng là bước thứ 3 của tính chi phí kinh doanh. Nó trả lời câu hỏi tính chi phí kinh doanh đưa ra nhằm mục đích gì? - Nhiệm vụ: Tính giá thành đơn vị sản phẩm và giá thành của các đối tượng tính chi phí. - Xác định đại lượng phân bổ: và lý thuyết có thể sử dụng nhiều loại đại lượng phân bổ khác nhau song trong thực tế khi sử dụng các bảng tính chi phí kinh doanh người ta chỉ sử dụng đại lượng phân bổ là tỷ lệ bổ sung. + Kiểm tra chi phí kinh doanh đối với mỗi đối tượng tính chi phí bằng cách so sánh cái phải đạt và cái đã đạt. + Xác định giá cả của sản phẩm mới và giới hạn thấp của giá bán sản phẩm. + Xác định chi phí kinh doanh của từng thời kỳ tính toán trong mối quan hệ với sản lượng. + Chuẩn bị các thông tin về chi phí kinh doanh để đánh giá lượng sản phẩm tồn kho, lượng sản phẩm dở dang. - Các hình thức tính chi phí kinh doanh theo đối tượng. + Tính chi phí kinh doanh cả thời kỳ tính toán (đối tượng thời gian). + Tính chi phí kinh doanh và theo từng đối tượng sản xuất.Tính chi phí kinh doanh theo sản xuất, theo sản phẩm, người ta phân loại các loại sau đây: Đối tượng tính CPKD Sản phẩm tiêu thụ dùng nội bộ Sản phẩm đem bán Bán thành phẩm Sản phẩm cuối cùng Dịch vụ khác Dụng cụ thiết bị tự chế Kết quả nội bộ khác - Các phương pháp tính chi phí kinh doanh theo đối tượng: + Phương pháp giản đơn: - Phương pháp giản đơn không phân bước k = K/x. k: giá thành đơn vị sản phẩm. K: chi phí kinh doanh toàn bộ. x: sản lượng sản phẩm sản xuất ra. Phương pháp này đỏi hỏi sản phẩm sản xuất ra với khối lượng lớn, không có sản phẩm tồn kho, hoặc giá trị sản phẩm tồn kho không đổi. - Phương pháp giản đơn có phân bước: Ki = Ki/xi. Ki: chi phí kinh doanh cho một đơn vị sản phẩm ở bước thứ i. Ki: toàn bộ chi phí kinh doanh ở bước thứ i. Xi: sản lượng sản phẩm hoặc bán thành phẩm ở bước thứ i. Phương pháp này phải tách biệt giữa chi phí kinh doanh sản xuất trực tiếp, chi phí quản trị doanh nghiệp, chi phí kinh doanh bán hàng. Tính giá thành giản đơn có phân bước dựa trên cơ sở kết quả chi phí kinh doanh đã được bước tính chi phí kinh doanh theo điểm xác định ở từng bước. Ta chia kết quả ở từng bước đó cho số lượng của những bán thành phẩm của từng bước. Bước sau nhận kết quả của bước trước đã tính để làm cơ sở tính tiếp tục. Phương pháp này được áp dụng khi sản xuất tiến hành qua nhiều giai đoạn, ở mỗi giai đoạn đều hình thành kho trung gian cho bán thành phẩm đã được chế biến xong ở giai đoạn đó. - Phương pháp hệ số tương đương: Phương pháp này được áp dụng trong trường hợp sản xuất theo nhóm. Sau khi đã phân nhóm sản phẩm (bán thành phẩm), kỹ thuật tính toán cũng tương tự như phương pháp giản đơn nên nhiều quan điểm cho rằng đây là phương pháp giá thành đơn giản. - Phương pháp theo đại lượng đo: tương đối giống với phương pháp tính theo tỷ lệ bổ sung chỉ khác nhau ở chỗ mỗi điểm chi phí người ta xác lập mối quan hệ giữa chi phí kinh doanh và kết quả tại chính thời điểm đó. - Phương pháp tính theo tỷ lệ bổ sung: Để tính chi phí kinh doanh theo phương pháp này người ta lập biểu tính chi phí kinh doanh như sau: Tiêu thức Giá trị 1. Chi phí vật tư trực tiếp 2. Chi phí vật tư gián tiếp I. Chi phí kinh doanh vật tư 3. Chi phí tiền lương trực tiếp 4. Chi phí tiền lương gián tiếp 5. Các chi phí tiền lương trực tiếp đặc biệt II. Chi phí kinh doanh lao động 6. Chi phí quản trị doanh nghiệp 7. Chi phí tiêu thu chung 8. Chi phí tiêu thụ trực tiếp đặc biệt I + II + 6 + 7 + 8 = Z đơn vị sản phẩm Trong khoa học cũng như trong thực tế, phải phân biệt giữa hai phương pháp tính bổ sung là: - Phương pháp tính bổ sung tổng hợp: trong phương pháp này người ta tính tỷ lệ bổ sung trong phạm vi toàn doanh nghiệp. Tỷ lệ này được tính bằng công thức: Tỷ lệ tính bổ sung = - Phương pháp tính bổ sung chi tiết: người ta tách biệt các loại chi phí kinh doanh chung chẳng hạn như thành chi phí kinh doanh vật tư, chi phí kinh doanh chế biến, chi phí tiêu thụ, chi phí quản trị. Đối với mỗi loại đó người ta tính tỷ lệ chi phí kinh doanh một cách cụ thể. Tỷ lệ bổ sung chi phí kinh doanh vật tư = Tỷ lệ tính bổ sung CPKD chế biến = Tỷ lệ tính bổ sung chi phí QTDN = Nếu tính theo công thức (1) thì có thể tính nhanh được nhưng không chính xác, nếu muốn chính xác thì cần tính theo công thức: Tỷ lệ bổ sung CPKD tiêu thụ sản phẩm = Nếu tính theo công thức này thì độ chính xác cao nhưng rất phức tạp. Ưu điểm của phương pháp tính bổ sung là do có kết quả từ việc tách rời các chi phí trực tiếp theo đối tượng và chi phí chung theo đối tượng cho nên nó có tính chính xác và dễ thực hiện. Nhược điểm: tính chính xác phụ thuộc vào việc xác định đại lượng phân bổ hay tỷ lệ tính bổ sung. + Phương pháp tính chi phí kinh doanh theo đối tượng cho công nghệ sản xuất nhiều sản phẩm có thể tính bằng hai phương pháp: - Phương pháp tính giá trị còn lại: phương pháp này thường được sử dụng cho các công nghệ sản xuất một sản phẩm chính và vài sản phẩm phụ. Công thức tính: KH = S XNI (PNI - KaNI) KH = KH: giá thành đơn vị sản phẩm của sản phẩm chính. KH: toàn bộ chi phí kinh doanh của công nghệ sản xuất nhiều sản phẩm. XNI: số lượng của loại sản phẩm phụ thứ i. KaNi: chi phí chế biến bổ sung để sản xuất một sản phẩm phụ thứ i. XH: số lượng của sản phẩm chính. - Phương pháp theo kiểu phân bổ: áp dụng trong trường hợp công nghệ sản xuất ra các loại sản phẩm không phan biệt chính phụ. Có thể sử dụng các phương pháp cụ thể khác nhau chẳng hạn như: phương pháp tính theo giá cả thị trường hoặc phương pháp phân bổ để xác định giá thành đơn vị sản phẩm của các sản phẩm. 1.4.3. Các phương pháp tính kết quả theo phương pháp quản trị chi phí kinh doanh + Phương pháp chi phí kinh doanh toàn bộ: Theo phương pháp này, so sánh toàn bộ chi phí kinh doanh của thời kỳ tính toán với kết quả tạo ra trong thời kỳ đó. Kết quả tạo ra của thời kỳ bao gồm giá trị sản lượng thành phẩm cộng (trừ) giá trị của bán thành phẩm và sản phẩm dở dang tăng lên (giảm đi) đánh giá theo giá sản xuất. Phương pháp này thích hợp với điều kiện sản phẩm sản xuất ra phải tiêu thụ hết trong kỳ tính toán vì phương pháp này không nói tới giá trị chênh lệch của sản phẩm đã tiêu thụ và chi phí kinh doanh toàn bộ của thời kỳ tính toán. + Phương pháp chi phí kinh doanh của giá trị sản lượng: Theo phương pháp này, người ta không so sánh doanh thu với chi phí kinh doanh toàn bộ của thời kỳ tính toán mà so sánh với giá thành của các sản phẩm đã tiêu thụ. Phương pháp này xác định rõ ràng giá trị kết quả của mỗi vật mang chi phí nên làm cho tính kết quả trở thành một công cụ để kế hoạch hóa và kiểm tra đối với các doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau. Chương II Thực trạng quản trị chi phí kinh doanh tại công ty cơ khí 120 2.1 - Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật chủ yếu ảnh hưởng đến công tác quản trị chi phí kinh doanh ở công ty cơ khí 120 2.1.1. Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của công ty cơ khí 120 2.1.1.1. Quá trình hình thành công ty cơ khí 120 Công ty cơ khí 120 được thành lập từ tháng 7 năm 1947 với tên gọi, lúc đó là Nhà máy có khí 120 thuộc bộ Giao thông vận tải với nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất kết cấu thép và sửa chữa xe máy công trình và ô tô vận tải. Ngày 25 tháng 7 năm 1990 với quyết định số 1329/ TCCB-LĐ của Bộ Giao thông vận tải đổi tên Nhà máy cơ khí 120 thành Nhà máy 120 thuộc Bộ Giao thông vận tải. Quyết định thành lập doanh nghiệp Nhà nước số 1044/TCCB-LĐ của Bộ Giao thông vận tải ngày 27 tháng 5 năm 1993 theo quy chế về thành lập và giả thể doanh nghiệp Nhà nước ban hành kèm theo Nghị định sos 388/ HĐBT ngày 20 tháng 11 năm 1991 như sau: - Thành lập doanh nghiệp Nhà nước. - Nhà máy 120. - Trực thuộc Liên hiệp xí nghiệp cơ khí giao thông vận tải thuộc Bộ Giao thông vận tải. - Mã số ngành kinh tế kỹ thuật :25. - Nhà máy đặt trụ sở chính tại: Cây số 7, đường Trương Định, phường Giáp Bát, quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội. . Vốn kinh doanh: 4204 triệu đồng trong đó: - Vốn cố định: 3502 triệu đồng. - Vốn lưu động: 702 triệu đồng. Nguồn vốn: - Ngân sách Nhà nước cấp: 3438 triệu đồng. - Vốn doanh nghiệp tự bổ sung: 329 triệu đồng. - Vốn vay: 374 triệu đồng. - Ngành nghề kinh doanh: - Sản xuất, sửa chữa phương tiện, thiết bị giao thông vận tải. Mã số: 0105. - Sản xuất sản phẩm công nghiệp khác. Mã số: 0107. - Sản xuất kết cấu thép. - Dịch vụ khác. - Hình thức tổ chức Nhà máy 120: Quốc doanh. Giấy đăng ký kinh doanh số 108513 do trọng tải kinh tế Nhà nước cấp ngày 11 tháng 6 năm 1993. Tiếp theo quyết định số 5239/ TCCB-LĐ ngày 23 tháng 12 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải về việc thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước: Tổng công ty cơ khí Giao thông vận tải, trực thuộc Bộ Giao thông vận tải theo công văn số 5918/ ĐMDN ngày 18 tháng 10 năm 1995 của Thủ tướng Chính phủ, ngày 15 tháng 6 năm 1996, Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải đã có Quyết định số 1465 ?TCCB-LĐ đổi tên từ Nhà máy 120 thành Công ty cơ khí 120 thuộc Tổng công ty cơ khí Giao thông vận tải với chức năng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo Quyết định thành lập doanh nghiệp số 1044/ TCCB-LĐ của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải ngày 27 tháng 5 năm 1993. 2.1.1.2. Sự phát triển của Công ty cơ khí 120 Công ty cơ khí 120 ( trước là Nhà máy cơ khí 120) được thành lập từ tháng 7 năm 1947. Trải qua 50 năm kể từ ngày thành lập đến nay Công ty cơ khí 120 luôn lấy sản phẩm kết cấu thép làm trọng tâm bên cạnh nhiệm vụ sửa chữa xe máy công trình và xe ôtô vận tải. Những sản phẩm kết cấu thép của công ty đã thực hiện được từ năm 1965 đến năm 1990 là: - Các loại dầm cầu thép hàn, tán bằng I 550 có khẩu độ 18, 24, 36, 48 m cho sở giao thông vận tải Thái Bình, Sơn La, Lạng Sơn với khối lượng 475 tấn. - 25 phao trọng tải từ 8 đến 10 tấn phục vụ xây dựng cầu Tràng Tiền Thành phố Huế với khối lượng 150 tấn. - 8 bộ thiết bị cho dây truyền kiểm tra lắp ráp xe gắn máy dạng CKD trị giá 1,5 tỷ đồng. - 52 rơ-mooc 4 T có phanh cho Công ty Đường Quảng. - 15 chiếc cần cẩu thủy sức nâng 1,5 đến 3 tấn cho các tầu phà sông biển 1000 đến 3000 tấn, các loại xe triền tầu, triền hào phục vụ cho sửa chữa thiết bị vận tải đường sông với khối lượng 250 tấn. Tính bình quân sản lượng sản xuất kết cấu thép thì từ năm 1990 đến nay Công ty cơ khí 120 sản xuất mỗi năm từ 800 tấn đến 1000 tấn. Năm 1992 Công ty cơ khí 120 đã đầu tư xây dựng một bể mạ kẽm với công suất 2500 tấn/năm cùng với các đơn vị khác trong Tổng công ty, Công ty cơ khí 120 đã góp phần vào thắng lợi kế hoạch sản xuất 657 tấn mạ kẽm, 1800 tấn cột điện đường dây 500 KV Bắc Nam. Năm 1994, 1995, Công ty tiếp tục sản xuất cột điện cho hệ thống tải điện 110, 220 KV với sản lượng sản xuất 1500 tấn, mạ kẽm 1750 tấn. Năm 1996, dưới sự lãnh đạo của Tổng công ty cơ khí Giao thông vận tải, Công ty cơ khí 120 đã tham gia hoàn thành công trình tuyển rửa cát Đồng Môn - Khánh Hòa, công trình được gắn biển: “Công trình thi đua chào mừng Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VIII” với khối lượng 100 tấn và tiếp tục sản xuất cột điện cho đường dây 110-220 K V với khối lượng 70 tấn. Năm 1995, giá trị hàng hóa của công ty đạt 17 tỷ đồng. Năm 1996, giá trị hàng hóa cũng đạt 17 tỷ đồng trong đó sản phẩm kết cấu thép đạt 50%. Tất cả các sản phẩm của công ty đều có đặc điểm là sản phẩm kết cấu thép với công nghệ chủ yếu là công nghệ hàn, tán thép hình các loại và giá trị sản lượng còn thấp so với nhu cầu thị trường do năng lực sản xuất có hạn. Được sự giúp đỡ của Bộ Giao thông vận tải và sự cố gắng, làm việc hết mình của cán bộ công nhân viên, Công ty cơ khí 120 tiếp tục lấy nhiệm vụ sản xuất kết cấu thép cho ngành giao thông vận tải làm trọng tâm, bảo đảm việc làm cho cán bộ công nhân viên với mức thu nhập hàng tháng từ 500.000 - 600.000 đồng/ người/ tháng. 2.1.1.3.Tổ chức bộ máy quản trị và đội ngũ công nhân viên chức của Công ty cơ khí 120 2.1.1.3.1. Mô hình tổ chức bộ máy qua các giai đoạn Cùng với sự đổi mới của nền kinh tế nước ta sang nền kinh tế thị trường thì các doanh nghiệp Nhà nước cũng như các hình thức doanh nghiệp khác muốn tồn tại cũng phải có sự thay đổi toàn diện từ việc tổ chức đến phong cách quản lý mà trong đó việc thay đổi mô hình tổ chức bộ máy quản lý là vấn đề hết sức quan trọng nhằm tạo ra một bộ máy quản lý gọn nhẹ nhưng năng động sáng tạo và hoạt động có hiệu quả. Công ty cơ khí 120 cũng có sự thay đổi mô hình tổ chức bộ máy quản lý của mình khi chuyển sang hoạt động trong nền kinh tế thị trường nhằm thích ứng với môi trường kinh doanh mới. Có thể chia quá trình quá trình thay đổi mô hình tổ chức bộ máy của công ty như sau: * Thời kỳ trước năm 1990: Giám đốc PGĐ phụ trách đời sống và XDCB PGĐ phụ trách kinh doanh PGĐ phụ trách kỹ thuật Phòng kế hoạch Phòng vật tư Phòng kế toán - tài vụ Phòng tổ chức Phòng kỹ thuật Phòng KCS Phòng hành chính Ban XDCB Ban bảo vệ Phân xưởng cơ khí Phân xưởng kết cấu Phân xưởng sửa chữa * Thời kỳ sau năm 1990 Giám đốc PGĐ phụ trách SX và Kỹ thuật PGĐ phụ trách nội chính XDCB Phòng Kinh doanh Phòng kế hoạch vật tư Phòng kế toán tài chính chính Phòng lao động tiền lương Phòng nghiên cứu kỹ thuật Phòng KCS Phân xưởng Phân xưởng sửa chữa Phân xưởng kết cấu Phân xưởng cơ khí Phòng hành chính Ban bảo vệ 2.1.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn các phòng ban 1>. Nhiệm vụ, quyền hạn của Giám đốc công ty: - Nhận vốn, đất đai, tài nguyên và các nguồn nhân lực khác do hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Tổng công ty giao để quản lý, sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn theo mục tiêu, nhiệm vụ của công ty. - Đề nghị Tổng giám đốc để Tổng giám đốc trình hội đồng quản trị Tổng công ty phê duyệt điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty. - Trình Tổng giám đốc khen thưởng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật Phó Giám đốc công ty, Kế toán trưởng công ty. - Tổ chức điều hành hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của công ty. - Xây dựng phương án, kế hoạch đầu tư mở rộng, đầu tư chiều sâu, hợp tác, liên doanh, liên kết. 2>. Phòng lao động - tiền lương: - Phòng lao động- tiền lương là một phòng tham mưu cho giám đốc về công tác lao động và tiền lương của công ty. - Xây dựng định mức và đơn giá tiền lương của các sản phẩm trong từng kỳ kế hoạch sản xuất. - Đề xuất điều chỉnh định mức đơn giá sản phẩm khi xét thấy bất hợp lý. 3>. Phòng kế hoạch - đầu tư: Tổ chức thực hiện nhiệm vụ sản xuất của năm kế hoạch. - Mua sắm vật tư đủ số lượng chủng loại, chất lượng và đáp ứng kịp thời tiến độ sản xuất. - Xây dựng kế hoạch sản xuất ngắn hạn, trung hạn, dài hạn toàn công ty và phân xưởng, tổ chức thực hiện. - Báo cáo giám đốc về tình hình tổ chức sản xuất. 4>. Phòng tổ chức - hành chính: - Chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo lao động cho công ty. - Phụ trách về đất đai, nhà cửa của công ty. - Phụ trách về thi đua xét duyệt danh hiệu thi đua cho cá nhân, tập thể trong công ty trình giám đốc. 5>. Phòng kế toán - tài chính: - Tạo nguồn vốn để sản xuất bao gồm vốn ngân sách, vốn vay, vốn bổ sung. - Sử dụng vốn vào các hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. - Quản lý lưu thông thanh toán và các quan hệ tín dụng. - Kế toán sổ sách về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. 6>. Phòng kỹ thuật: - Xác định rõ các bước công nghệ sản xuất trên cơ sở công nghệ đang được sử dụng ở công ty. - Thẩm định, ứng dung những cải tiến của các kỹ sư, công nhân trong nhà máy trong việc chế tạo sản phẩm hay những phương pháp sản xuất hay giải pháp tiết kiệm trong sản xuất. - Theo dõi sự phát triển khoa học công nghệ trong lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt đỗng kinh doanh để nắm được thông tin cần thiết về khoa học công nghệ. - Thiết kế sản phẩm sản xuất của công ty. 7>. Đội ngũ công nhân viên: Tổng số lượng cán bộ công nhân viên toàn công ty là 207 người trong đó: * Lao động trực tiếp là 153 người, chiếm 74 % tổng số cán bộ công nhân viên toàn công ty. Nữ lao động trực tiếp có 35 người, chiếm 22,88 % trông tổng lao động trực tiếp. Trình độ của lực lượng lao động trực tiếp được thể hiện như sau: 2.1.1.4. Một số chỉ tiêu chủ yếu phản ánh hiệu quả sản xuất kinh doanh. của công ty cơ khí 120 trong những năm gần đây Ta có thể xem xét đánh giá khái quát tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty cơ khí 120 qua các chỉ tiêu dưới đây: Bảng số 1: Bảng tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh của công ty Đơn vị 1.000.000 đồng Chỉ tiêu 1995 1996 1997 1998 KH TH KH TH KH TH KH TH 1. Giá trị TSL 12.514 13.912 12.793 13.214 12.100 12.179 13.078 15.326,159 2. Giá trị HHTH 14.350 15.992 8.500 8.837 9.000 9.232 10.000 13.871,159 3. Doanh thu 15.000 15.508 10.000 10.811 12.000 11.124 12.500 14.949 4. Giá thành 14.808 9.681 9.353 5. Các khoản nộp NSNN 1.100 1.140 320 320 360 6. Lợi nhuận 50 55 57 58 89 89 100 100 Qua bảng các chỉ tiêu trên ta có thể mô tả tình hình sản xuất kinh doanh của công ty qua các biểu đồ sau: Biểu đồ : Các chỉ tiêu thực hiện qua các năm * Đánh giá: + Doanh thu: Qua biểu đồ doanh thu thực hiện hàng năm (Biểu đồ 2.1) ta thấy có sự biến đổi lớn trong doanh thu từ năm 1995 đến năm 1998. Nguyên nhân chính của sự biến đổi này là do trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp tùy theo năng lực của mình và khả năng để trụ vững trên thị trường. Do sản phẩm của công ty hầu hết là các sản phẩm có giá trị lớn như: cột điện, tháp truyền hình,... nên ký kết được hợp đồng nào thì sản xuất đối với đơn đặt hàng đó. Nên hầu như công ty không có sản phẩm tồn kho. Một nhận xét là doanh thu của công ty từ năm 1995 đến năm 1997 có sự giảm mạnh. Nguyên nhân của việc giảm này là do lượng giá trị về xe máy ủy thác giảm mạnh từ 10.070.910 năm 1995 xuống còn 267.200 năm 1997 (đơn vị 1.000 đồng), mặc dù giá trị sản xuất cột điện và mạ cột điện có tăng từ 1.744.469. 880 và 1.440.864.436 năm 1995 lên 5.314.680.147 và 3.142.923.707 năm 1997 nhưng không đủ bù đắp cho lượng giảm doanh thu do giá trị về xe máy ủy thác giảm mạnh. Hơn nữa, cơ cấu mặt hàng khác ngoài sản xuất cột điện, mạ cột điện và dầm cầu cũng thay đổi mạnh và cũng giảm doanh thu mà điển hình là sản xuất rơmooc từ 805.000.000 năm 1995 xuống còn 60.000.000 năm 1997. Việc giảm lượng xe máy lắp ráp và xe máy ủy thác là do từ năm 1995 Công ty cơ khí 120 trực thuộc Tổng công ty cơ khí Giao thông vận tải nên nó phụ thuộc vào chỉ tiêu của Tổng công ty giao cho công ty, chính vì thế mà Công ty không thể chủ động trong việc sản xuất kinh doanh này. Tuy nhiên bằng sự nỗ lực của mình, năm 1997, 1998, Công ty đã tìm kiếm bạn hàng và không ngừng năng cao doanh thu bằng cách đa dạng hóa sản phẩm, nhưng vẫn duy trì các sản phẩm chính tùy thuộc vào hợp đồng ký kết. + Lợi nhuận: Bảng số 2: Bảng chỉ tiêu về lợi nhuận Đơn vị 1.000.000 đồng. Chỉ tiêu 1995 1996 1997 1998 1. Tổng doanh thu 15.508 11.678 11.923 14.365 2. Thuế doanh thu 390 238 247,94 163,7 3. Doanh thu thuần 15.118 11.439,91 11.674,87 14.201,3 4. Giá vốn 14.288 10.512,77 10.182,46 12.532,5 5. Lợi tức gộp 829 927 1.492,41 1.669,2 6. Chi phí bán hàng 75 77,78 107,61 89,227 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 690 793,89 1.214,91 1.443,55 8. Lợi tức thuần từ hoạt động kinh doanh 64 55,47 169,89 225,65 9. Thu nhập từ hoạt động Tài chính 14 55,47 169,89 277,244 10. Chi phí từ hoạt động Tài chính 13 140 181,96 193,345 11. Lợi tức từ hoạt động Tài chính 1,5 18,46 55,66 83,899 12. Thu nhập bất thường 1,54 601,71 51,57 369,72 13. Chi phí bất thường 1,445 593 41,50 290,65 14. Lợi tức bất thường 4,82 8,57 10,06 79,074 15. Tổng lợi tức 70 82,50 235,61 285,55 16. Thuế lợi tức 19,68 25,24 146,26 71,4 17. Lợi tức sau thuế (trừ đi cả thuế vốn) 50,48 57,26 89,35 100,478 Qua bảng chỉ tiêu về lợi nhuận ta thấy lợi nhuận của Công ty từ năm, 1995 đến năm 1998 không ngừng tăng lên. Năm 1996 tăng 113,4 % so với năm 1995. Năm 1997 tăng 156 % so với năm 1996. Năm 1998 tăng 112,45 % so với năm 1997. Điều đó thể hiện hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng tăng. Tuy doanh thu của năn 1995 cao song đi kèm với nó là thuế doanh thu và giá vốn hàng bán cũng tăng cao hơn so với các năm 1996, 1997 và 1998 do đó lợi tức gộp từ hoạt động sản xuất kinh doanh giảm hơn so với các năm sau. Mặt khác tuy chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của năm 1995 thấp hơn so với các năm sau nhưng do lãi gộp của các năm này lớn hơn cho nên lợi nhuận thuần các năm sau vẫn cao hơn năm 1995 và hơn nữa giá vốn của các năm 1996, 1997, 1998 lại thấp hơn nhiều so với năm 1995 càng chứng tỏ doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả. Góp phần duy trì và tạo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên của công ty cũng như việc tồn tại vững chắc và phát triển công ty. * Kết quả đạt được Công ty cơ khí 120 là một đơn vị thành viên của Tổng công ty cơ khí Giao thông vận tải có nhiệm vụ sản xuất kinh doanh các loại sản phẩm kết cấu thép, chế tạo các loại dầm cầu thép. Cần cẩu trọng tải từ 1 đến 3 tấn,... Với năng lực sản xuất hiện nay, sản lượng hàng năm đạt được 20 đến 25 tỷ đồng. Trong điều kiện cơ chế thị trường hiện nay ngành cơ khí gặp nhiều khó khăn, nhưng Công ty cơ khí 120 vẫn đảm bảo duy trì sản xuất và phát triển. Trong những năm vừa qua, công ty đã chủ động mở rộng thị trường sản xuất thành công nhiều mặt hàng mới đạt hiệu quả kinh tế cao. Năm 1995, do có xe máy nhập khẩu nên sản lượng cao. (Sản lượng xe máy chiếm 40%). Từ năm 1996 do không có xe máy, sản lượng tập trung là sản phẩm kết cấu thép các loại... nên sản lượng thấp so với năm 1995. Nhưng chính vì thế mà giải quyết được nhiều việc làm cho người lao động. Sản lượng năm 1995 khá cao. Công ty đã nộp ngân sách lớn tổng số nộp ngân sách là 1,1 tỷ đồng trong đó xe máy chiếm 40%, đời sống cán bộ công nhân viên được nâng cao. Năm 1996 do có chế độ đánh giá lại giá trị tài sản, nhận thêm thuế vốn, thuế đất và khấu hao nhưng do Nhà nước triển khai chậm, đến quý IV năm 1996 mới giao nhận vốn nên sau khi quyết toán, công ty phải nhận thêm chi phí này nên phải trừ vào lợi nhuận của công ty. Ngoài tổng số nộp ngân sách lớn năm 1996 công ty đã tăng cường đầu tư mua sắm thiết bị mới, đổi mới kỹ thuật, đáp ứng được yêu cầu của thị trường. Sản xuất kinh doanh của công ty ổn định và bước đầu đi vào phát triển, đủ sức cạnh tranh với thị trường. Với số vốn được Nhà nước giao từ những năm 70, 80 là quá nhỏ nên có nhiều hạn chế trong sản xuất kinh doanh. Vốn lưu động được Nhà nước cấp là 444 triệu đồng, so với doanh thu chiếm 3,5%. Với số vốn như thế công ty đã phải vay ngân hàng trong những lần sản xuất kinh doanh với đơn đặt hàng lớn. Tuy nhiên công ty vân giữ uy tín đối với ngân hàng, chưa bao giờ phải chuyển nợ quá hạn. Do có nhiều cố gắng trong năm 1997 nên sản lượng năm 1997 so với năm 1996 công ty đã đạt được 105%. Hiệu quả kinh doanh có lãi, nộp ngân sách cao hơn năm trước. Do đạt được kết quả sản xuất kinh doanh nên năm 1997, công ty được Bộ Tài chính và cơ quan chủ quản xác định là đơn vị sản xuất kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn Nhà nước giao nên đã quyết định cấp vốn lưu động cho công ty với số vốn là 700 triệu đồng. Tổng số nộp ngân sách năm 1997 so với năm 1996 đạt 166%. Qua thời kỳ sản xuất kinh doanh công ty đã tự tích lũy và hoạt động có hiệu quả. * Tình hình lao động của công ty Trong nhiều năm qua, Công ty cơ khí 120 luôn có những biện pháp nhằm mở rộng quy mô sản xuất của doanh nghiệp đẩy nhanh tốc độ sản xuất cải tiến, trang bị thêm máy móc và số lượng nhân công cũng không ngừng tăng lên. Tổng số lượng cán bộ công nhân viên trong công ty tính đến năm 1997 là 208 người trong đó: + Lao động trực tiếp là 164 người chiếm 79,2% tổng số cán bộ công nhân viên toàn công ty. Trình độ lực lượng lao động trực tiếp được thể hiện như sau: Bậc thợ 3+2/7 4/7 5/7 6/7 7/7 Tổng số Số công nhân 71 12 23 26 21 153 Tỷ lệ (%) 46,41 7,43 15,03 16,99 14,14 100 + Lao động gián tiếp là 47 người chiếm 26% trong tổng số cán bộ công nhân viên chức của công ty. Trong đó 28 người làm nhiệm vụ quản lý và 19 người làm nhiệm vụ phục vụ. Lực lượng lao động gián tiếp có 24 người có trình độ đại học chiếm 51% tổng số lao động gián tiếp của công ty và 7 người có trình độ trung cấp, chiếm 14,89% trong 47 người lao động gián tiếp. 2.2. Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật chủ yếu có ảnh hưởng tới công tác quản trị chi phí kinh doanh ở Công ty cơ khí 120 2.2.1. Nhà xưởng, quy trình công nghệ và thiết bị máy móc * Nhà xưởng Hầu hết nhà xưởng của công ty được đưa vào sử dụng từ năm 1985 nên đều xuống cấp, hư hỏng nhiều. Giá trị còn lại như sau: Bảng số 3: Bảng giá trị còn lại tài sản cố định TT Tên công trình Diện tích (m2) Nguyên giá (đồng) Giá trị còn lại (đồng) 1 Nhà xưởng 7.577 1.748.685.406 719.382.693 2 Nhà kho 506 62.210.586 26.453.730 3 Nhà làm việc của văn phòng và dịch vụ 1.400 574.566.174 448.370.286 4 Trạm biến thế điện công suất 820 KVA 72 9.707.967 1.227.380 Tổng cộng: 9.555 2.395.170.133 1.195.434089 Do quy hoạch mặt bằng của công ty lúc ban đầu từ năm 1964 với nhiệm vụ sửa chữa xe máy công trình và sản xuất các loại cầu cáp, cầu ngầm, cầu phao phục vụ cho kháng chiến chống Mỹ. Bước sang nền kinh tế thị trường do các sản phẩm chính của công ty là các sản phẩm kết cấu theo quy mô công nghiệp. Các nhà xưởng trước đó rõ ràng không phù hợp nên phải xây dựng lại nhà xưởng sản xuất và cơ sở hạ tầng. * Quy trình công nghệ và thiết bị máy móc Hầu hết thiết bị máy móc, công nghệ của công ty đều đã cũ và lạc hậu, độ chính xác của chúng không còn cao. Phần lớn máy móc thiết bị đó được mua hoặc có sự giúp đỡ từ các nước Xã hội chủ nghĩa trước đây. Giá trị sử dụng còn lại như sau: Bảng số 4: Giá trị sử dụng còn lại của TSCĐ TT Danh mục Số lượng Năm sử dụng Nước sản xuất Nguyên giá Giá trị còn lại (đồng) 1 2 3 4 5 6 7 1 Máy tiện các loại (TUE 7231, T616;1 K62) 9 1968 1970 Liên Xô, Trung Quốc 231.172.784 9.380.190 2 Máy bào thủy lực (7 M37-2510, 2135) 2 1969 Liên Xô 75.324.929 655.840 3 Máy cắt đột HF633 2 1970 Liên Xô 12.809.058 442.170 4 Máy khoan cầu, khoan bàn (2 A 135.K525, HC 12A) 5 1964 1970 Liên Xô Việt Nam 114.358.583 6.905.900 5 Máy thái tôn 8 mm NG8 1 1974 Ba Lan 31.539.240 541.640 6 Máy cán ren (UPVU 125) 1 1983 CHDC Đức 21.290.696 9.572.830 7 Máy mài mặt phẳng 1 1971 Liên Xô 96.662.398 10.114.570 8 Máy phay 12 MN 82 1 1977 Liên Xô 30.838.455 9 Máy ép thủy lực 1 Liên Xô 43.988.620 39.370.020 10 Máy búa 150.400 kg C41 - 150, MB - 412, 250 4 1969 1986 Liên Xô Trung Quốc 328.016.973 48.483.330 11 Máy dập các loại 5. 1732, JB - 63 4 1988 Liên Xô 165.537.074 2.228.070 12 Máy nén khí các loại 5 1982 Ba Lan 8.035.768 4.227.172 13 Máy cưa sắt (872 M) 2 1987 Liên Xô 15.056.690 9.458.770 14 Máy mài 2 đá Duyên Hải, Lương Yên 3 1964 1988 Việt Nam 929.252 133.759 15 Máy hàn biến thế 1 HX - 230 8 1968 Việt Nam 2.691.776 384.183 16 Máy cắt hàn hơi 2 1995 Việt Nam 7.750.000 7.576.000 17 Máy mài 3 M151 1 1975 Liên Xô 71.775.000 39.174.980 18 Cẩu dàn 5 T 1 1974 Việt Nam 2.520.000 0 19 Cần cẩu thép 1 1986 Việt Nam 4.080.000 0 20 Xe nâng hàng 1 1984 Liên Xô 59.486.400 12.071.037 21 Xe vận tải MAZ 500 1 1982 Liên Xô 35.112.000 3.103.800 22 Xe Uoat 1 1987 Liên Xô 33.660.000 8.846.770 23 Xe du lịch Dawoo 1 1995 Nam Triều Tiên 285.683.000 279.256.000 24 Dây truyền thử xe máy 1 1995 Việt Nam 139.669.940 134.109.940 Cộng: 1.817.988.566 626.036.971 *ảnh hưởng đến công tác QTKD Nhiều máy móc đã được công ty đưa vào sử dụng từ khi mới thành lập nhà máy, do vậy cho đến nay đã rất cũ, công xuất thấp. Một số máy đã hết giá trị sử dụng nhưng vẫn được Công ty đưa vào sản xuất nên năng xuất thấp va chất lượng sản phẩm không cao. Vì vậy để đảm bảo kế hoạch sản xuất mà Công ty đặt ra phải cải tiến chất lượng sản phẩm tốt hơn để đáp ứng nhu cầu của thị trường trong nước hiện nay và thị trường nước ngoài sắp tới; cạnh tranh với các sản phẩm khác, các Công ty khác trên thị trường. Mấy năm gần đây, Công ty cũng đã đầu tư mua sắm một số thiết bị mới bằng nguồn vốn hạn hẹp của mình thì đây chỉ là những thiết bị nhỏ phục vụ cho công tác quản lý và sản xuất. Tuy nhiên, đây cũng là kết quả của sự mỗ lực, phấn đấu ở Công ty bởi vì hiện nay, Công ty đang phải cố gắng tìm ra những giải pháp mới làm sao sản xuất được những sản xuất phòng phú, đa dạng, chất lượng cao của sản phẩm kết cấu thép. Trong khi đó, Công ty đang phải đương đầu với những khó khăn về vốn, về cải tiến lại trang thiết bị công nghệ, về tay nghề của công nhân...Quả thực đây là một thách thức lớn đối với Công ty. Với hệ thống máy móc thiết bị lâu năm nên việc hư hỏng bất thường khi đang SX - KD là điều không thể tránh khỏi, nên chi phí kinh doanh phát sinh tăng lên ngoài dự kiến điều đó dẫn đến công tác hạch toán và tính giá thành gặp phải khó khăn. + Công ty đã quen với hình thức và phương pháp tính KHTSCĐ do Nhà nước quy định dẫn đến không xảy ra nhầm lẫn sai sót. + Đề ra các quyết định quản trị ( từ các quyết định chiến lược đầu tư đến các quyết định chiến thuật, ngắn hạn và ở từng phạm vi hẹp). Việc tính KHTSCĐ đã quen thuộc với doanh nghiệp dẫn đến nó có thể là cơ sở để cho doanh nghiệp tính khấu hao quản trị với phương pháp, hình thức và mức khấu hao sát với thực tế của doanh nghiệp nhất. 2.2.2. Đặc điểm về sản phẩm, thị trường của Công ty cơ khí 120 * Đặc điểm về sản phẩm Kể từ khi thành lập đến nay chuyển sang nền kinh tế thị trường. Sản phẩm chủ yếu của công ty là sản phẩm kết cấu thép. Do đó nguyên vật liệu chính mà công ty sử dụng chủ yếu là thép L, I, thép tròn và kẽm. Sau đây là bảng nguyên liệu chính mà công ty sử dụng qua các năm. Bảng số 5: Một số nguyên vật liệu chính TT Tên nguyên liệu Đơn vị tính 1995 1996 1997 KH TH KH TH KH TH 1 Thép L Tấn 143 236,5 385 405,9 622,6 2 Thép I Tấn 97,9 97,9 165 170 39,1 3 Thép tròn Tấn 16,5 17,8 88 89 66 64,54 4 Kẽm Tấn 660 885 220 225 1.980 2.019,6 Qua bảng số liệu trên ta thấy lượng nguyên vật liệu mà công ty sử dụng qua các năm đều tăng. Số vật liệu thực hiện đều vượt mức kế hoạch đặt ra cho từng năm. Điều đó cho thấy nhu cầu về sản phẩm của công ty và lượng sản phẩm tiêu thụ của công ty tăng trong những năm qua. Cụ thể cơ cấu sản phẩm chính của công ty: Bảng số 6:Bảng cơ cấu sản phẩm chính TT Sản phẩm chính Đơn vị tính 1995 1996 1997 KH TH KH TH KH TH 1 Sản xuất cột điện Tấn 130 215 350 369 500 566 2 Gia công cột điện Tấn 300 299 3 Mạ cột điện+phụ kiện Tấn 600 805,2 200 203,5 1800 1836 4 Sản xuất +mạ bulông Tấn 15 16,2 80 80,5 60 58,67 5 Sản xuất dầm cầu Tấn 90 90 35 35,54 6 Sản xuất thùng Ben Tấn 6 6 10 10 23 23 7 Lắp ráp xe máy Tấn 1200 1195 600 660 1250 1250 8 Sửa chữa ôtô Tấn 800 840 800 827 800 846 9 Thu nhập khác Tấn 500 582 200 200 238 Sản lượng sản xuất của công ty đối với từng mặt hàng nhìn chung là tăng lên hoặc tương đối ổn định. Sản xuất cột điện và mạ cột điện đều tăng trong 3 năm qua và đều đạt hoặc vượt chỉ tiêu kế hoạch đề ra. Riêng lắp ráp xe máy không được ổn định, chẳng hạn từ năm 1995 đến năm 1996 và sang năm 1997 có sự biến động mạnh vế số xe lắp ráp. Năm 1998 theo kết quả sản xuất kinh doanh thực hiện năm 1998 như sau: Bảng số 7: Bảng kết quả SXKD thực hiện năm 1998 STT Tên sản phẩm Đơn vị Kế hoạch Thực hiện 1 Sản xuất kết cấu thép Tấn 884 1.764 Sản xuất càu Trà Bồng Tấn 2 N=108 T 2N=108 T Sản xuất cột điện + cột truyền hình Tấn 12 cái=276 T 8cái=184 T Gia công cột điện Tấn 300 488,18 Sản xuất phụ kiện Tấn 0 299,2 2 Mạ kẽm nhúng Tấn 1.600 1.397,40 3 Sản xuất bulông + mạ Tấn 50 100,78 4 Sản xuất công nghiệp khác 1.000 300.000 532.000 5 Lắp ráp xe máy Cái 150 1.301 Công ty cơ khí 120 là đơn vị có tín nhiệm và có năng lực về sản xuất kết cấu thép, đặc biệt là các loại cột điện cao thế từ 110 - 220 KW. Có tinh thần hợp tác, chia sẻ công ăn việc làm với các công ty bạn. năm 1998 đã chế tạo thành công tháp truyền cao 125 m - là loại cột cao nhất Việt Nam hiện nay. Qua đó khẳng định năng lực kinh tế, thiết bị của công ty đối với các sản phẩm cùng loại. Dầm thép cầu Trà Bồng có kích thước chiều cao dầm chủ yếu trên 1m đã được sản xuất đảm bảo chất lượng tại công ty. Công ty cơ khí 120 là đơn vị chủ động đầu tư với số tiền đầu tư lớn trong những năm 1997, 1998 để thực hiện dự án sản xuất 6.000 tấn kết cấu thép/năm. Quý I năm 1999 sẽ lắp dựng tiếp nhà sản xuất gần 2000 m2 để sắp xếp, ổn định mặt bằng sản xuất. 2.3. Thực trạng quản trị chi phí kinh doanh tại công ty cơ khí 120 Như phần trên đã trình bày, quản trị chi phí kinh doanh là kế toán quản trị - kế toán về chi phí và tính giá thành. Nó cung cấp thông tin bên trong phục vụ bộ máy quản trị trong công tác ra quyết định. Trong phạm vi đề tài này em xin phép trình bày về tình hình thực hiện công tác quản trị chi phí kinh doanh tại Công ty cơ khí 120. 2.3.1. Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành Tại Công ty cơ khí 120 việc xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất được đánh giá là có ý nghĩa to lớn và được coi trọng đúng mức. Xuất phát từ thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh với quy trình công nghệ giản đơn, công ty đã xác định: Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là từng loại sản phẩm. Thích ứng với đối tượng đó phương pháp hạch toán chi phí được áp dụng ở đây là phương pháp kiểm kê thường xuyên, trong đó toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh được tập hợp và phân loại theo từng loại sản phẩm, bán thành phẩm trong phân xưởng sản xuất. Việc xác định đối tượng tính giá thành là căn cứ để nhân viên kế toán tổ chức tính giá thành cho từng đối tượng, phục vụ cho việc giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch sản phẩm, phát hiện khả năng tiềm tàng để có biện pháp phấn đấu hạ giá thành sản phẩm. Từ đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ, bộ phận kế toán đã xác định đối tượng tính giá thành là từng loại sản phẩm. Để giúp cho việc tổ chức công tác tính giá thành sản phẩm được khoa học, hợp lý, bảo đảm cung cấp số liệu về giá thành thực tế của sản phẩm một cách kịp thời, phát huy đầy đủ chức năng giám đốc quá trình thực hiện kế hoạch giá thành sản phẩm, kế toán công ty đã xác định chu kỳ tính giá thành sản phẩm là hàng quý vào thời điểm cuối quý. Ngày cuối quý sau khi tập họp được chi phí sản xuất và ghi sổ kế toán chính xác, bộ phận kế toán giá thành sẽ căn cứ vào chi phí sản xuất đã tập hợp trong quý bằng phương pháp tính giá được sử dụng để tính ra giá thành và giá thành đơn vị thực tế cho những sản phẩm hoàn thành. Xuất phát từ đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất đơn giản, chu kỳ sản xuất dài, đối tượng hạch toán chi phí phù hợp với đối tượng tính giá thành công ty đã áp dụng phương pháp tính giá thành giản đơn. Giá thành theo phương pháp này được tính trực tiếp bằng chi phí phát sinh trong kỳ cộng chênh lệch sản phẩm dở dang đầu kỳ, cuối kỳ. 2.3.2. Nội dung chi phí sản xuất kinh doanh tại công ty Để tạo thuận lợi cho việc tính giá thành đông thời thấy được tình hình quản trị chi phí theo khoản mục nhất định và theo địa điểm phát sinh chi phí khác nhau, chi phí sản xuất tại Công ty cơ khí 120 được phân theo yếu tố chi phí bao gồm 7 yếu tố: - Nguyên vật liệu: gồm các nguyên vật liệu mà sau quá trình chế tạo sẽ cấu thành nên cơ sở vật chất chủ yếu của các sản phẩm kết cấu thép. Có thể nói, vật liệu sử dụng trong Công ty bao gồm rất nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về công dụng, tính năng, phẩm cấp chất lượng. Mặt khác NVL lạ thường xuyên biến động. Do vậy, để quản lý tốt NVL, Công ty đã tiến hành phân loại NVL, từ đó có biện pháp quản lý tốt nhất cụ thể gồm: - NVL chính: Thép các loại và kẽm. - NVL phụ: Các loại Axit HCL, ZnCL...., nhôm, chì , que hàn... - Nhiên liệu: Xăng, dầu, than, củi. - Phụ tùng thay thế: dùng để sửa chữa, thay thế máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải của Công ty. - Công cụ, dụng cụ: gồm nhiều loại khác nhau như lưỡi cưa, đá mài, khoan dũa, dây xoắn, bình phu sơn, găng tay, kính hàn. - Tiền lương và các khoản phụ cấp: gồm tiền lương chính và các khoản phục cấp có tính chất lượng. - Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn tính theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương và phụ cấp phải trả cho cán bộ công nhân viên. - Khấu hao tài sản cố định: biểu hiện bằng tiền phần giá trị hao mòn của tài sản trong quá trình kinh doanh. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: các khoản phải trả dịch vụ mua ngoài như điện, nước, điện thoại. - Chi phí khác bằng tiền. Mặt khác để phục vụ cho yêu cầu tính và phân tích giá thành sản phẩm, toàn bộ chi phí được tập hợp theo 3 khoản mục: + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. + Chi phí nhân công trực tiếp. + Chi phí sản xuất chung. Chi phí sản xuất của công ty bao gồm nhiều loại với nội dung và tính chất khác nhau, khi phát sinh chi phí trước hết biểu hiện theo yếu tố rồi mới biểu hiện thành các khoản mục giá thành sản phẩm một cách chính xác kịp thời. 2.3.3. Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nguyên vật liệu nói chung là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng lao động vật hóa. Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, giá trị của nó chuyển kết một lần vào thành phẩm. Trong quá trình tham gia sản xuất dưới tác động của lao động, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm. Tất cả các vật liệu sau khi mua về đều phải nhập kho vật liệu và ghi vào thẻ kho. Khi đó kế toán sử dụng phiếu xuất kho để theo dõi tình hình xuất kho vật liệu và làm căn cứ tính giá vật liệu xuất kho. Khoản mục nguyên vật liệu trực tiếp do kế toán vật liệu phản ánh và theo dõi hàng ngày căn cứ vào lệnh xuất kho. Kế toán tập hợp, ghi chép phản ánh vào phiếu xuất kho theo chỉ tiêu đơn giá thành tiền. Đơn giá vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp nhập trước - xuất trước. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (621) và mở chi tiết tùy theo sản phẩm của từng kỳ như mạ; bulông; cột điện. Kế toán sử dụng hai loại giá là giá hạch toán và giá thực tế trong đó giá hạch toán là giá ghi trên hóa đơn của ngươì bán không bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản. giá thực tế được tính bằng giá hạch toán cộng thêm với các chi phí trên. Hàng tháng kế toán công ty tập hợp phiếu xuất kho, trên cơ sở đó lập Bảng kê phiếu xuất kho cho nguyên vật liệu . Bảng số 8: Bảng xuất kho vật liệu tháng 12/1997. Nguyên vật liệu Số phiếu Tên vật liệu Định khoản Số tiền 394 Kẽm nội 621( Mạ cột điện) 8.257.000 424 Kẽm 621( Mạ cột điện) 168.335.500 621( Mạ cột điện) 583.775.500 383 Thép C45 - f44 621(Sản xuất Bulông) 25.893.765 425 Thép CT3 - f20, f28 621(Sản xuất Bulông) 5.500.000 413 Thép C45 - f47 621(Sản xuất Bulông) 604.000 ... ... ... ... Cộng 621 Bulông 67.284.806 Cộng 651.060.306 Trong đó chi phí nguyên vật liệu dùng cho mục đích mạ là: 583.775.500. - Chi phí nguyên vật liệu dùng cho mục đích bulông là: 67.284.806. Tổng cộng chi phí nguyên vật liệu chính trong tháng 12 năm 1997 là: 583.775.500 + 67.284.806 = 651.060.306 Để tính giá thực tế vật liệu kế toán sử dụng bảng “Tính giá thành thực tế vật liệu” Bảng số 10 Bảng kê:Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu . Tháng 12/1997 TT Chỉ tiêu Nguyên vật liệu HT TT 1 I. Số dư đầu kỳ 491.869.209 494.226.114 2 II. Số phát sinh trong tháng 505.057.240 514.187.740 3 Từ NKCT (Ghi có TKIII) 261.770.740 4 Từ NKCT (Ghicó TK112) 5 Từ NKCT (Ghi có TK311) 6 Từ NKCT số 6 (Ghi có TK151) 7 Từ NKCT số 7 (có TK154) 8 Từ NKCT khác (có TK142) 9 III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng 996.926.449 1.088.413.854 10 IV. Hệ số chênh lệch. 101% 11 V. Xuất dùng trong tháng 735.688.155 742.346.469 12 VI. Tồn kho cuối tháng 261.238.334 266.007.385 Căn cứ vào bảng xuất kho vật liệu kế toán lập bảng “Bảng phân bổ nguyên vật liệu ” cho từng tháng như sau: Bảng số 11:Bảng phân bổ nguyên vật liệu Tháng 12 năm 1997 STT Đối tượng sử dụng (Ghi Nợ các TK) Ghi có TK 152-NVL HT TT 1 621 (mạ) 583.775.500 589.013.255 2 621 (bulông) 60.838.655 61.447.051 Cộng 621 644.614.165 651.060.306 Từ bảng phân bổ nguyên vật liệu kế toán vào NKCT số 7 và sổ cái các TK có liên quan. Tóm lại vật liệu xuất dùng của công ty sử dụng cho mục đích gì thì khi hạch toán kế toán ghi đối ứng với chi phí vật liệu cho mục đích đó. 2.3.4. Tập hợp và phân bổ chi phí nhân công trực tiếp Tiền lương là bộ phận quan trọng để cấu thành chi phí sản xuất cho nên việc tính toán và phân bổ chính xác tiền lương vào giá thành sản phẩm sẽ góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ và cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Đối với công nhân trực tiếp sản xuất công ty áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm, đối với bộ phận gián tiếp công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian. Chứng từ ban đầu để theo dõi thời gian lao động là Bảng chấm công. Mọi thời gian thực tế làm việc, nghỉ việc, vắng mặt của người lao động đều được ghi chép hàng ngày vào Bảng chấm công. Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận (tổ, phòng, ban). Ngoài ra còn có các chứng từ khác như phiếu làm thêm giờ, giấy nghỉ ốm, thai sản, tai nạn lao động để tính lương cho từng công nhân viên. Cụ thể đối với lương nhân viên phòng ban, nhân viên quản lý phân xưởng: Trong đó: Mức lương tối thiểu = 144.000 đồng. Hệ số công ty: hệ số tiền lương do giám đốc quyết định phụ thuộc vào kết quả từng kỳ. Theo công thức trên số tiền lương của một người có hệ số cấp bậc 3,23 và hệ số công ty: 1,24 (số ngày làm việc = 26). ị mức lương ngày = 144.000 x 3,23 x 1,24/ 26 = 22.182,6 đồng. Mức lương tháng = 144.000 x 3,23 x 1,24 x 26 /26 = 630.300 đồng. Tại phân xưởng, căn cứ vào bảng chấm công kế toán tính ra tổng mức lương cơ bản của từng tổ sản xuất theo công thức sau: Mức lương cơ bản 1 công nhân = lương cơ bản theo bậc thợ x số ngày làm thực tế / 26. Cách tính lương theo sản phẩm tại công ty như sau: Đối với sản phẩm mạ, công ty khoán gọn định mức tiền lương cho kg sản phẩm là 210 đồng và sản phẩm kết cấu cột điện là 270 đồng. Còn sản phẩm bulông khoán cho từng công đoạn sản xuất tùy theo từng loại bulông, định mức tiền lương của các loại bulông thường chênh lệch không đáng kể. Quy trình sản xuất bulông có 3 công đoạn rèn, tiện và hoàn thiện. - Vận chuyển cắt: 14 đồng/ kg. - Dập : 112 đồng/ kg. - Cắt vỉa: 14 đồng / kg. Tổng cộng: 140 đồng / kg. Công đoạn tiện thì định mức tiền lương là: 300 đồng/ kg. Công đoạn hoàn thiện là: 154 đồng / kg. Ngoài ra còn một số sản phẩm khác, công ty khoán gọn trực tiếp cho từng đơn vị sản phẩm. Đối với phụ cấp làm thêm giờ, công ty có các định mức khác nhau đối với mỗi công nhân của mỗi tổ sản xuất. Các tổ kết cấu thép là 5.000 đồng/ công. 1 công = 3 giờ. Các tổ mạ là 3.000 đồng/ công . 1 công = 2 giờ. Công nhân được hưởng lương cho những sản phẩm làm thêm nhưn những sản phẩm khác và được hưởng thêm phần phụ cấp. Định mức 1 giờ làm thêm của nhân viên ở tổ văn phòng phân xưởng là 2.500 đồng/ giờ. Việc thanh toán cho người lao động được chia làm hai kỳ: Kỳ 1: tạm ứng. Kỳ 2: thanh toán. Khi nhận các khoản tiền lương, phụ cấp người lao động ký vào bảng thanh toán lương. Công việc tính lương và tính thưởng, các khoản phụ cấp cho công nhân trực tiếp do bộ phận kế toán phân xưởng thực hiện. Căn cứ để tính lương là các chứng từ hạch toán thời gian lao động như Bảng chấm công, kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan. Tất cả chứng từ đều được kế toán phân xưởng kiểm tra trước khi nộp lên phong tiền lương. Dựa vào các chứng từ đó phòng tiền lương sẽ tiến hành tính lương và phụ cấp phải trả cho phân xưởng. Qua mẫu: Phiếu thanh toán lương tháng 12/1997. Mẫu số 1: Phiếu thanh toán lương sản phẩm tháng 12/1997 Họ và tên : quản đốc. Phân xưởng, sản xuất STT Tên loại công việc Số lượng Định mức Thanh toán 1 Sản xuất bulông hoàn chỉnh Bulông M20 x (60 + 70) 3.105 594 1.844.370 Bulông M24 x (60 + 70 + 80) 4.497 647 2.909.559 Bulông M27 x (60 + 80 + 90) 1.826 722 1.318.372 2 Bồi dưỡng các ngày làm thêm giờ (có ký nhận) 134 công 11 công 5.000 670.000 330.000 3 Trợ cấp làm thêm giờ và trực phục vụ tháng 12/1997 30.000 1.000.000 4 Thanh toán công thi nâng bậc 1997 (có tờ kê chi tiết kềm theo). 8.449.500 Tổng hợp thanh toán: Tổng số tiền được thanh toán là: 8.449.500. Duyệt của giám đốc Phòng tài vụ Phòng lao động tiền lương Việc thanh toán cho người lao động được chia làm hai kỳ: kỳ 1- tạm ứng; kỳ 2 - thanh toán. Khi nhận các khoản tiền lương, phụ cấp người lao động ký vào Bảng thanh toán lương. Việc trích Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn của công ty được tiến hành như sau: - Bảo hiểm xã hội trích 15% theo lương cơ bản. - Bảo hiểm y tế trích 2 % theo lương co bản. - Kinh phí công đoàn trích 2 % theo lương thực tế. Tổng mức lương cơ bản của công ty được tạm tính theo mỗi tháng là 60 triệu. Cuối mỗi kỳ tính tổng mức lương cơ bản thực tế nếu có thay đổi nhiều thì kế toán tiến hành điều chỉnh theo mức lương cơ bản thực tế. Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế được phân bổ cho các đối tượng theo tiền lương thực tế. Đối với Bảo hiểm xã hội của từng đối tượng. Bảo hiểm xã hội tính cho tài khoản 622 (chi phí nhân công trực tiếp) là: 98.951.470 x 9.000.000 / 152.122.270 = 5.854.260. Trong đó: 98.951.470 là tiền lương thực tế phải trả cho công nhân. Bảo hiểm xã hội của các đối tượng khác được tính tương tự bằng cách lấy tỷ lệ tiền lương thực tế nhân với tổng số Bảo hiểm xã hội toàn công ty. Đối với Bảo hiểm y tế của các đối tượng. Bảo hiểm y tế tính cho chi phí nhân công trực tiếp là: (622): 98.951.470 x 1.200.000 / 152.122.270 = 780.567. Cuối tháng căn cứ vào chứng từ tính lương Bảo hiểm xã hội như phiếu thanh toán lương sản phẩm (đối với sản phẩm đã qua kiểm tra chất lượng) và báo cáo sản phẩm thực hiện trong tháng (đối với sản phẩm chưa kiểm tra chất lượng và các chứng từ khác) lập bảng tổng hợp phân bổ lương và Bảo hiểm xã hội. Để hạch toán tổng hợp tiền lương, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 334: Phải trả công nhân viên. TK 338: Phải trả, phải nộp khác. Trong đó: 338.2 : Kinh phí công đoàn. 338.3: Bảo hiểm xã hội. 338.4: Bảo hiểm y tế. TK 141: Tạm ứng. TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp. - Tính ra tiền lương và trợ cấp khác. Nợ TK 622. Có TK 334. - Trích Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn theo tỷ lệ quy định: Nợ TK 622. Có TK 338. - Tạm ứng cho công nhân viên: Nợ TK 141. Có TK 111. - Cuối kỳ kết chuyển chi phí nhân công vào tài khoản tính giá thành: Nợ TK 154. Có TK 622. Bảng số 12: Bảng phân bổ tiền lương và Bảo hiểm xã hội. Tháng 12 năm 1997. TK ghi Có TKPTCNV (334) TK phải trả, phải nộp khác (338) TK ghi Nợ KPCĐ BHXH BHYT Tổng CPNCTT 98.951.470 1.979.029 5.854.260 780.567 8.613.856 Sản xuất mạ, bulông 6.072.300 121.446 359.255 47.901 528.602 Mạ 86.120.170 1.722.403 5.095.121 679.349 7.496.873 Gia công cột 6.605.000 132.100 390.771 52.103 574.974 Xe máy 154.000 3.080 9.113 1.214 13.407 Tổng cộng 98.951.470 1.979.029 5.854.260 780.567 8.613.856 Số tiền trên bảng phân bổ tiền lương, kế toán dùng để vào NKCT số 7, sổ cái TK CPNCTT, cuối kỳ chuyển sang tài khoản tính giá (154) để tính giá thành sản phẩm (Bảng số 7 - sổ cái tài khoản chi phí nhân công trực tiếp - 622). Bảng số 13: Tài khoản chi phí nhân công trực tiếp. Số dư đầu năm: Ghi Có TK đối ứng, Nợ TK này Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 TK phải trả công nhân viên (334) 101.150.575 41.796.000 98.951.470 TK phải trả phải nộp khác (338) 9.447.459 4.910.280 8.613.856 Cộng phát sinh Nợ 110.598.034 46.706.280 107.565.326 Cộng phát sinh Có 110.598.034 46.706.280 107.565.326 Số dư cuối kỳ Nợ Số dư cuối kỳ Có 2.3.5. Tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung Tại Công ty cơ khí 120, chi phí sản xuất chung là tất cả các khoản chi phí liên quan đến việc quản lý phục vụ sản xuất ở phân xưởng. Chi phí tiền lương, Bảo hiểm xã hội cho công nhân quản lý (nhân viên quản lý) phục vụ sản xuất tại phân xưởng. Đến kỳ trả lương, kế toán căn cứ vào Bảng thanh toán lương để tính toán số tiền lương thực trả cho từng nhân viên quản lý phân xưởng, sau đó lập Bảng phân bổ lương, phân bổ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn. Cụ thể đối với tháng 12 năm 1997. Bảo hiểm xã hội cho tất cả các đối tượng là: 60.000.000 x 15 % = 9.000.000. Bảo hiểm y tế cho tất cả các đối tượng là: 60.000.000 x 2 % = 1.200.000. Kinh phí công đoàn cho tất cả các đối tượng là: 152.867.270 x 2 % = 3.057.345. Trong đó 152.122.270 là tổng mức lương thực tế. Bảo hiểm xã hội tính cho tài khoản 627 (chi phí sản xuất chung) là: 24.765.900 x 9.000.000 / 152.122.270 = 1.465.223. Trong đó 24.765.900 là khoản tiền lương thực tế phải trả cho bộ phận quản lý phân xưởng. Bảo hiểm y tế tính cho chi phí sản xuất chung (TK 627) là: 24.765.900 x 1.200.000/ 152.122.270 = 195.363. Bảo hiểm y tế của các đối tượng khác được tính tương tự bằng cách lấy tỷ lệ tiền lương thực tế nhân với tổng số Bảo hiểm y tế toàn công ty. Ví dụ: Căn cứ vào Bảng phân bổ lương tháng 12/ 1997, kế toán xác định chi phí sản xuất chung cho phân xưởng sản xuất ghi vào nhật ký chứng từ và sổ cái. Nợ TK 627: 24.765.900. Nợ TK 334: 24.765.900. Nợ TK 627: 2.155.904. Có TK 338: 2.155.904. Cuối kỳ số liệu trên các bảng phân bổ lương, Bảo hiểm xã hội được tập hợp trên Bảng tập hợp chi phí khác. * Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ Bảng số 14:Bảng xuất kho tháng 12 năm 1997. Công cụ dụng cụ Số phiếu Tên vật liệu Mục đích sử dụng Số tiền 424 Lõi phấn chì Phục vụ sản xuất chungcủa công ty 2600.000 423 Khẩu trang, găng tay 194.500 418 Đá mài 4000 428 Đá mài 310.000 427 Lưỡi cưa, dùi 447.200 384 Găng tay 15.000 387 Lưỡi cưa tay 241.000 388 Dao cắt thanh 325.000 395 Khẩu trang 25.000 396 Lốp xe cải tiến 109.500 350 Quần áo bảo hộ 36.500 369 Quần áo bảo hộ 2200 373 Phấn hộp 24.100 274 Lưỡi cưa, xà phòng 292.000 397 Quần áo bảo hộ 36.500 399 Quần áo bảo hộ 109.500 368 Quần áo bảo hộ 73.000 351 Quần áo bảo hộ 1.125.000 412 Quạt tròn XDCB 48.000 406 Khóa Tất cả công cụ dụng cụ phục vụ mục đích sản xuất chung của công ty. Kế toán tập hợp lại thành chi phí sản xuất chung. Còn vật liệu nào phục vụ công tác xây dựng cơ bản thì được tập hợp riêng. Như vậy: - Chi phí sản xuất chung: 4.860.500 - Xây dựng cơ bản: 1.173.000 Cũng giống như kế toán nguyên vật liệu trực tiếp, căn cứ vào chứng từ xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ, sau khi đã tổng hợp phân loại kế toán tiến hành lập bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ tháng 12/1997 kế toán xác định phần chi phí công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất chung ghi vào nhật ký chứng từ số 7 và sổ cái theo định khoản. Nợ TK 627: 4.821.616. Có TK 153: 4.821.616. Cuối kỳ số liệu trên các Bảng phân bổ vật liệu và công cụ dụng cụ sẽ được tập hợp vào Bảng tập hợp các chi phí khác. * Chi phí khấu hao máy móc thiết bị Tài sản cố định của công ty bao gồm nhà xưởng, đất đai, máy móc, thiết bị sản xuất là những tài sản cố định trực tiếp tham gia vào quá trình chế tạo sản phẩm. Việc trích khấu hao ở công ty hiện nay được thực hiện theo quyết định số 1062/ TC/QD/ CSTC. Mức trích khấu hao hàng năm được tính như sau: Ví dụ: Máy ép thủy lực có: Nguyên giá : 43.988.620.