Đề tài Một số biện pháp nhằm ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị tại trung tâm Hội chợ triển lãm Việt Nam

mục lục Lời nói đầu 4 Chương một: cơ sở lý luận về quản trị và ứng dụng CNTT trong quản trị…………………………………………………...5 1 .1- Chức năng và vai trò của quản trị trong các tổ chức kinh doanh……………………………………………………………….5 1.1.1: Khái niệm quản trị ………………………………………………..8 1.1.2:Chức năng và nhiệm vụ của quản trị………………………………11 1.1.3: Vai trò của quản trị ………………………………………………13 1.2: CNTT và chức năng của CNTT………………………………….14 1.2.1: Sự hình thành và phát triển của CNTT……………………..........16 1.2.2 : Các thành phần cơ bản của CNTT……………………………….16 1.2.3: Chức năng của CNTT……………………………………………..16 1.3: Nội dung và các nhân tố ảnh hưởng đến ứng dụng CNT trong. quản trị…………………………………………………………………..19 1.3.1: ứng dụng CNTT và nội dung của ứng dụng CNTT trong quản trị……………………………………………………………………20 1.3.1.1:Thực chất ứng dụng CNTT……………………………………….20 1.3.12: Vai trò của CNTT trong quản trị …………………………………21 1.2.1.3: Nội dung của hoạt động ứng dụng CNTT trong quản trị…………21 1.3.2: Những nhân tố tác động đến việc ứng dụng CNTT trong quản trị …………………………………………………………………….22 Chương hai: Thực trạng ứng dụng CNTT tại TTHCTL Việt nam………………………………………………….24 2.1: Khái quát quá trìmh hình thành, phát triển, mô hình tổ chức và kết quả hoạt động của Trung tâm………………………………………...24 2.1.1: Quá trình hình thành,phát triển và phương hướng kinh doanh …..24 2.1.2: Một số đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm có liên quan đến việc ứng dụng CNTT trong quản trị ……………………………………..24 2.1.2.1: Đặc điểm của trung tâm…………………………………………25 2.1.2.2: Chức năng, nhiệm vụ của trung tâm………………………..........26 2.1.2.3: Mô hình tổ chức quản lý…………………………………………28 2.1.2.4: Kết quả hoạt động kinh doanh của Trung tâm trong thời gian qua………………………………………………………………32 2.2: Thực trạng ứng dụng CNTT tại TTHCTLViệt Nam…………….36 2.2.1: Thực trạng trang thiết bị CNTT tại TTHCTLVN…………………..37 2.2.2: Tổ chức công tác CNTT tại TTHCTLVN…………………………..39 2.2.3: Thực trạng ứng dụng CNTT tại Trung tâm………………………….40 2.3: Phân tích, đánh giá kết quả ứng dụng CNTT tại TTHCTL Việt Nam và nhận xét ………………………………………………………………..44 2.3.1: Thành tựu……………………………………………………………47 2.3.2.: Tồn tại và nguyên nhân…………………………………………….48 2.3.3: Hiệu quả của việc ứng dụng ……………………………………………49 Chương ba: Một số biện pháp nhằm đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT tại TTHCTL Việt Nam ………………51 3.1: Phương hướng……………………………………………………......54 3.1.1: áp dụng một số quy chế chặt chẽ về công tác thông tin tại Trung tâm……………………………………………………………….54 3.1.2: Sử dụng phần mềm ứng dụng phù hợp ………………………….55 3.1.3: Khai thác vốn từ các nguồn để đáp ứng nhu cầu về trang thiết bị…………………………………………………………………...55 3.1.4: Tạo ra đội ngũ cán bộ có khả năng thích ứng về ứng dụngCNTT.55 3.1.5:Tăng cường và sử dụng có hiệu quả trang thiết bị CNTT trong quản trị ………………………………………………………………….56 3.2: Một số biện pháp nhằm đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT tại TTHCTLVN………………………………………………………56 3.2.1: Hoàn thiện công tác thông tin …………………………………57 3.2.2: Xây dựng phần mềm ứng dụng phù hợp với trung tâm………...58 3.2.3: Đầu tư trang thiết bị công nghệ vào các khâu quan trọng ……..61 3.2.4: Nâng cao chất lượng đội ngũ quản lý…………………………..64 3.2.5;Trang bị lại hệ thống trang thiết bị phù hợp với từng phòng ban.67 3.3: Một số kiến nghị đối với nhà nước …………………………….69 3.3.1: Hoàn thiện công tác quản lý xuất, nhập khẩu phần mềm ứng dụng……………………………………………………………….70 3.3.2: Đào tạo chuyên gia về CNTT………………………………….70 3. 3.3: Đầu tư trang thiết bị để xây dựng phần mềm ứng dụng ………71 3.3.4: Quản lý mạng LAN, WAN chặt chẽ….......................................71 Kết luận …………………………………………………….....................73 Tài liệu tham khảo…………………………………………………….74 Lời nói đầu Lịch sử loài người đã trải qua nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn gắn liền với sự xuất hiện và phát triển của một loại hình kỹ thuật đặc trưng quyết định sự phát triển của xã hội loài người ở giai đoạn đó. Thời kỳ đồ đá, đồ đồng phát triển cao hơn các thời kỳ trước đó là nhờ sự xuất hiện và phát triển của các công cụ bằng đá, đồng. Chính khả năng dễ chế tạo thành công các loại công cụ khác nhau và tính hiệu quả của nó đã làm cho chất lượng cuộc sống của con người được nâng cao hơn. Những thế kỷ sau đó, nhờ những cuộc cách mạng công nghiệp mà bộ mặt của thế giới đã thay đổi rất nhiều. Thế kỷ XX đã chứng kiến một sự “Bùng nổ thông tin” có thể được xem như một phần của cuộc cách mạng công nghệ liên tục. CNTT đã từng bước đi vào các ngành và chiếm một vị trí quan trọng. Chính nhờ CNTT mà con người đã đạt được những thành tựu lớn trong khoa học tự nhiên và xã hội. Cùng với sự phát triển về khoa học kĩ thuật chung của cả nước, các hoạt động quản lý đang dần từng bước được hoàn thiện và hiện đại hoá đáp ứng với yêu cầu ngày càng cao của xã hội. Chính điều đó khẳng định rằng xã hội luôn vận động và phát triển không ngừng theo xu hướng toàn cầu hoá về mọi lĩnh vực nhằm giải phóng sức lao động và làm phong phú thêm đời sống vật chất và tinh thần của con người. Điều đó đặt ra cho công tác quản lý một sự lựa chọn duy nhất là phải cải tiến công tác quản trị. Có thể nói đó là cả một gánh nặng cho hệ thống hành chính giúp việc cho các nhà quản trị. Chính vì lý do này mà có rất nhiều nhà quản trị đã nhìn nhận năng lực tiềm tàng của hệ thống máy vi tính trong quản trị nhân sự và điều hành sản xuất. Thật vậy, việc áp dụng CNTT vào quản trị không chỉ phục vụ cho nhu cầu trước mắt đơn thuần mà nó còn phải thực sự là nền móng khởi đầu cho sự phát triển của tương lai. TTHCTLViệt Nam có chức năng là thông qua việc tổ chức các hội chợ để thông tin về kinh tế kĩ thuật, tuyên truyền động viên giáo dục về chính trị, tư tưởng, kích thích phát triển sản xuất thông qua các hội chợ để giúp nhà sản xuất, các doanh nghiệp quảng cáo sản phẩm của mình. Để thông tin đến khách hàng được nhanh nhất đòi hỏi trung tâm phải được trang bị một hệ thống thiết bị hiện đại mà tiêu biểu là hệ thống máy vi tính. Nhưng để ứng dụng CNTT trong quản lý đạt được kết quả cao thì đòi hỏi sự nỗ lực học hỏi không ngừng của các cán bộ nhân viên trong Trung tâm cùng với việc đẩy mạnh hiện đại hoá trang thiết bị. Đó là xu thế tất yếu đòi hỏi mỗi doanh nghiệp, mỗi quốc gia và toàn thế giới phải đi theo. Xuất phát từ thực tiễn của Trung tâm, em đã mạnh dạn chọn đề tài “ Một số biện pháp nhằm ứng dụng CNTT trong công tác quản trị tại TT Hội chợ triển lãm Việt Nam” làm khóa luận tốt nghiệp. Trọng tâm nghiên cứu của khoá luận nhằm đề cập đến một số biện pháp đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT vào quản lý để tạo ra hiệu quả công việc cao nhất. Chuyên đề gồm 3 phần chính: Chương một: Một số vấn đề lý luận về quản trị và ứng dụng CNTT trong quản trị Chương hai: Thực trạng ứng dụng CNTT tại TT HCTLVN Chương ba: Một số giải pháp nhằm đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác quản trị tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam Để hoàn thành được khoá luận này, ngoài những nỗ lực và cố gắng của bản thân, em còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú anh chị trong cơ quan cũng như của nhà trường và thầy cô. Song do lượng kiến thức còn hạn chế, khối lượng công việc lớn nên chuyên để không tránh khỏi thiếu sót. Em mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để nội dung khoá luận của em hoàn thiện hơn nữa.Em xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị tại TTHCTL Việt Nam cũng như thầy PGS-TS Vũ Phán, cô ThS Vũ Thị Minh Hiền đã giúp đỡ em trong thời gian qua. Chương một Cơ sở lý luận về quản trị và ứng dụng CNTT trong quản trị 1.1- chức năng và vai trò của quản trị trong các tổ chức kinh doanh 1.1.1- Khái niệm quản trị Trong thời đại ngày nay để thành công trong kinh doanh bất kì một công ty, doanh nghiệp nào cũng phải chú trọng công tác quản trị . Nhưng để quản trị được tốt thì chúng ta phải hiểu quản trị là gì và tại sao phải quản trị. Hiện nay chúng ta thường dùng các từ quản lý và quản trị, thực chất ta có thể hiểu như sau: Quản lý là thuật ngữ được dùng trong kinh doanh. Quản trị là thuật ngữ được sử dụng trong nội bộ, đặt dưới sự điều khiển của chủ doanh nghiệp. *Có nhiều cách hiểu về thuật ngữ quản trị như sau: - Có người cho rằng quản trị là các hoạt động thực hiện nhằm đảm bảo sự hoàn thành công việc thông qua những nỗ lực của người khác. - Có người cho rằng quản trị là quá trình do một hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của nhiều người để đạt được những kết quả mà một người hành động riêng rẽ thì không thể đạt được. - Có người cho rằng quản trị là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những cộng sự khác nhau cùng chung một tổ chức. - Có tác giả đơn giản cho rằng quản trị là sự có trách nhiệm về cái gì đó. Tóm lại ta có thể hiểu định nghĩa quản trị như sau: Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua những người khác để thực hiện các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động. * Thông qua những định nghĩa và cách hiểu trên, chúng ta có thể thấy được tại sao phải nghiên cứu quản trị? - Vì xã hội của chúng ta dựa vào những định chế và tổ chức chuyên môn hoá để cung cấp hàng hoá và những dịch vụ mà chúng ta cần. Những tổ chức này được điều khiển và chỉ đạo bằng những quyết định của một hay nhiều cá nhân được chỉ định làm nhà quản trị. Trong xã hội TBCN thì chính những nhà quản trị là người phân bổ các nguồn tài nguyên của xã hội cho những mục tiêu khác nhau và thường hay cạnh tranh nhau. Những nhà quản trị có quyền và trách nhiệm tạo ra những sản phẩm an toàn và không an toàn, tìm kiếm hoà bình hay chiến tranh, xây dựng hay phá huỷ các thành phố, làm sạch hay ô nhiễm môi trường. Những nhà quản trị thiết lập ra những điều kiện để đảm bảo cho chúng ta có việc làm, có thu nhập, có lối sống, có các dịch vụ, được bảo vệ, được chăm sóc sức khoẻ và có tri thức.Thật có tìm ra được một người nào không phải là nhà quản trị và cũng không chịu tác động bởi những quyết định của một nhà quản trị. - Thêm vào đó, những cá nhân không được đào tạo làm nhà quản trị thường lại hay ở những cương vị quản trị. Bất cứ một cá nhân nào, sớm hay muộn cũng sẽ trở thành nhà quản trị , họ ít nhất cũng trở thành người quản lý một gia đình. - Cuối cùng, nhờ có quản trị mà những nước TBCN như Nhật, Pháp, Mỹ ..đã thành công trong mọi lĩnh vực, cả về kinh tế và văn hoá. Để đối phó với những biến đổi của môi trường và quản lý tốt lực lượng lao động thì bất kỳ nước nào, cả TBCN lẫn CNXH, đều phải lấy quản trị làm đầu. Chính những thách thức này đòi hỏi phải có những người được đào tạo tốt, có trình độ kiến thức và tích cực làm việc và quyết định lấy sự nghiệp quản trị làm giá trị của đời mình. * Quản trị bao gồm các yếu tố sau - Phải có một chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra các tác động và một đối tượng bị quản trị phải tiếp nhận các tác động của chủ thể quản trị tạo ra. Tác động có thể là một lần hay liên tục. - Phải có một mục tiêu đặt ra cho cả chủ thể và đối tượng, mục tiêu là căn cứ để chủ thể ra quyết định. - Chủ thể có thể là một người, nhiều người, một thiết bị. Còn đối tượng có thể là con người, máy móc, đất đai, thiết bị, hầm mỏ. Chủ thể quản trị Đối tượng bị quản trị Mục tiêu Môi trường Sơ đồ1: Sơ đồ về mối quan hệ giữa các chủ thể của quản trị 1.1.2- Chức năng và nhiệm vụ của quản trị Có 5 chức năng quản trị căn bản là: hoạch định, tổ chức, chỉ huy, phối hợp, kiểm soát. Trải qua thời gian các chức năng này được phát triển thành các chức năng khác: * Hoạch định: là việc xác định các mục tiêu và mục đích mà tổ chức phải hoàn thành trong tương lai và quyết định về cách thức để đạt được những mục tiêu đó. Hoạch địch gồm những yếu tố sau: - Thiết lập các mục tiêu (phương hướng) cho tổ chức, như mức tăng lợi nhuận, chi phí, thị phần.. - Nhận diện các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các mục tiêu đó. - Quyết định về hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu đã đề ra Thực chất của hoạch định là nhằm hoàn thành các mục đích, mục tiêu đặt ra, xuất phát từ bản chất của một hệ thống có tổ chức, để thực hiện mục đích chung của doanh nghiệp thông qua sự phối hợp chặt chẽ của mọi người trong doanh nghiệp. Chúng ta đều biết mọi doanh nghiệp có chung một động cơ dài hạn là sự tăng trưởng không ngừng cho doanh nghiệp, tránh được các rủi ro, kinh doanh có lãi và thoả mãn các lợi ích xã hội, doanh nghiệp và người lao động theo đúng luật định và thông lệ của thị trường. Bởi vậy, chức năng hoạch địch được các doanh nghiệp rất coi trọng. * Chức năng ra quyết định: là quá trình lựa chọn một phương án hành động hợp lý nhất trong số nhiều phương án đã dự kiến và đưa vào xem xét. Trong một thế giới rất phức tạp ngày nay, việc đề ra những quyết định đúng đắn là những thách thức rất quan trọng đối với các nhà quản trị. * Chức năng tổ chức và phối hợp: là quá trình tạo ra một cơ cấu các mối quan hệ giữc các thành viên trong tổ chức. Thông qua đó cho phép họ thực hiện các kế hoạch và hoàn thành các mục tiêu chung của tổ chức bằng cách thiết lập một tổ chức hoạt động hữu hiệu, các nhà quản trị có thể phối hợp tốt hơn các nguồn nguyên liệu và nhân lực. Tiến trình tổ chức bao gồm vừa thiết lập các bộ phận, phòng ban và xây dựng các bản mô tả công việc. Việc tuyển dụng và bổ nhiệm nhân sự cũng xuất phát trực tiếp từ các chức năng hoạch định và tổ chức. * Chức năng nhân sự : Bao gồm các nhiệm vụ tuyển mộ, tuyển chọn, huấn luyện và phát triển nguồn nhân lực. Nhờ đó mỗi người có thể đóng góp nỗ lực của mình vào thành công chung của tổ chức. Quản trị nhân sự gồm 2 nội dung: - Quản lý con người: đó là công việc quản lý hàng ngày đối với tập thể lao động, là công việc xây dựng các ê kíp điều động, phản ứng tạo cho doanh nghiệp có khả năng phát hiện những sai sót về mặt kinh tế kĩ thuật. - Tối ưu hoá các nguồn lực: là công việc sắp đặt của những người có trách nhiệm những kĩ thuật cụ thể và những công cụ để nắm được những thông số khác nhau trong chính sách nhân sự: việc làm, đào tạo, tiền lương, quan hệ xã hội. *Chức năng truyền thông: các nhà quản trị có trách nhiệm truyền đạt tới tất cả các thành viên trong tổ chức tri thức, kĩ thuật, chỉ thị, mệnh lệnh, và những thông tin cần thiết để thực hiện công việc. Mặt khác, họ cũng nhận những thông tin phản hồi từ những người nhận thông tin. Đó là hai mặt có tác động hỗ trợ nhau để các thành viên hiểu nhau hơn và giúp cho việc truyền tải thông tin được kịp thời . * Chức năng thúc đẩy và động viên: một trong những phương diện rất quan trong trong quản trị hiện đại là thúc đẩy và động viên theo đuổi những mục tiêu đã lựa chọn. Bằng cách thoả mãn các nhu cầu và đáp ứng những kỳ vọng của họ thông qua những giá trị vật chất và tinh thần. Chính điều này góp phần không nhỏ vào việc thúc đẩy các thành viên trong tổ chức đóng góp ý kiến hữu ích và tận dụng mọi tiềm năng của bản thân để hoần thành tốt công việc. *Chức năng chỉ huy, lãnh đạo: Sau khi đã hoạch định, tạo ra một tổ chức và tuyển chọn nhân sự phù hợp, các nhà quản trị phải lãnh đạo tổ chức. Chỉ huy bao hàm việc đưa ra các mệnh lệnh, truyền đạt thông tin đến mọi người và động viên thúc đẩy họ hoàn thành những nhiệm vụ cần thiết để thực hiện những mục tiêu của tổ chức. Chỉ huy có mối quan hệ chặt chẽ với tất cả các chức năng quản trị khác. * Chức năng kiểm soát: là quá trình giám sát một cách chủ động với một công việc hay một tổ chức thực hiện nhiệm vụ và tiến hành những hoạt động điều chỉnh cần thiết. Hiệu suất là sự kì vọng về công việc được hoàn thành với chi phí phù hợp. Nếu không đạt được hiệu suất mong muốn, nhà quản trị phải áp dụng các biện pháp điều chỉnh cần thiết. Bởi vậy trong quá trình kiểm soát mọi hành động đều là tiến trình tự điều chỉnh liên tục. Tóm lại các chức năng của quản trị đều rất quan trọng và có tác dụng hỗ trợ lẫn nhau nhằm giúp các nhà quản trị đưa ra được những quyết định kịp thời và chính xác nhất. 1.1.3- Vai trò của quản trị Nói đến vai trò của quản trị, chúng ta đều biết rằng đó chính là nói đến vai trò của các nhà quản trị bởi vì con người chính là đối tượng quản trị hay nói cách khác, đó chính là chủ thể của quản trị. Vậy vai trò của các nhà quản trị là gì? * Liên kết giữa các cá nhân Những vai trò này tập trung vào mối liên hệ giữa các cá nhân. Vai trò thủ trưởng danh dự, người lãnh đạo, người liên lạc đều bắt nguồn từ quyền lực chính thức. Do đảm nhiệm những vai trò này mà nhà quản trị có khả năng xâm nhập các vai trò thông tin rồi từ đó dẫn đến các vai trò ra quyết định. - Vai trò lãnh đạo của nhà quản trị đòi hỏi phải chỉ đạo và điều phối các hoạt động của người dưới quyền. Vai trò này có thể đòi hỏi phải bố trí nhân sự (tuyển dụng, huấn luyện, đề bạt, sa thải) và đôn đốc những người dưới quyền. Vai trò lãnh đạo cũng đòi hỏi phải kiểm tra, đảm bảo mọi việc đều diễn ra theo đúng dự kiến. - Vai trò mối liên lạc buộc nhà quản trị phải can dự vào những mối liên hệ giữa các cá nhân ở bên ngoài phạm vi chỉ huy của mình. Việc này đòi hỏi phải có nhiều cuộc tiếp xúc cả ở trong lẫn ở ngoài tổ chức. ở bên trong tổ chức những nhà quản trị phải giao tiếp với rất nhiều nhà quản trị và cá nhân khác. Họ phải duy trì mối quan hệ tốt với những nhà quản trị đã giao việc cho đơn vị cũng như những người nhận việc của đơn vị. Cuối cùng những nhà quản trị phải quan hệ tốt với những nhân vật quan trọng ở bên ngoài tổ chức. * Vai trò thông tin Chúng ta phải đặt nhà quản trị vào vị trí trung tâm tiếp nhận và phát đi những thông tin đặc biệt. Các mối quan hệ giao tiếp giữa các cá nhân hỗ trợ nhà quản trị thu thập và tiếp nhận thông tin trong vai trò người theo dõi và truyền đạt thông tin trong vai trò người phổ biến và người phát ngôn. * Vai trò người theo dõi Vai trò này đòi hỏi nhà quản trị phải quan sát môi trường để thu thập thông tin về những biến động, những thay đổi, những cơ hội, những vấn đề có thể tác động đến đơn vị mình. Những mối quan hệ chính thức và không chính thức có thể được xây dựng trong vai trò mối liên lạc thường là có ích trong trường hợp này. Thông tin đó có thể đề cập đến những nước đi của đối thủ cạnh tranh có thể ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức, hay cho biết là có thể cầu viện ai khi người cung ứng một bộ phận quan trọng thường ngày không thể thực hiện đơn hàng. * Vai trò người phổ biến Đòi hỏi nhà quản trị phải cung cấp thông tin quan trọng hay giành riêng cho những ngưòi dưới quyền mà thông thường họ không thể biết hay không thể giành được. * Vai trò ra quyết định Tuy việc phát triển các mối liên hệ giữa các cá nhân và việc thu thập thông tin đều có ý nghĩa hết sức quan trọng nhưng nó chỉ là đầu vào cơ bản của quá trình ra quyết định. Có một số người cho rằng những vai trò ra quyết định, người chủ trì, xử lý xáo trộn, người phân bổ các nguồn tài nguyên là những nhiệm vụ quan trọng nhất của nhà quản trị. Qua những vai trò trên của quản trị ta có thể thấy rằng nhà quản trị đóng vai trò quyết định sự thành, bại trong kinh doanh của bất cứ đơn vị, công ty nào. Nhưng không phải ai cũng có thể tham gia vào kinh doanh với tư cách nhà quản trị. Muốn kinh doanh thành công, người quản trị cần phải được đào tạo một cách có hệ thống và chu đáo. Khi đó mới nhận thức một cách chuẩn xác và đầy đủ các quy luật khách quan xuất hiện trong quá trình kinh doanh, đồng thời có phương pháp và nghệ thuật thích hợp nhằm tuân thủ các đòi hỏi của quy luật đó. 1.2- CNTT và chức năng của cntt Cuộc cách mạng CNTT diễn ra sôi động hiện nay đang tác động sâu sắc và trực tiếp đến mọi hoạt động kinh tế, xã hội của các quốc gia trên thế giới , mở ra một thời kỳ phát triển mới khi nhân loại bước vào thế kỷ XXI. Nội dung chủ đạo của bước chuyển biến lần này là sự phát triển của nền văn minh công nghiệp tiến lên nền văn minh thông tin và trí tuệ, mà cơ sở của nó là sự phát triển từ nền kinh tế công nghiệp truyền thống sang nền kinh tế tri thức. Về cơ bản, bước chuyển biến lần này được nảy sinh và thực hiện chủ yếu tại các nước đã có nền kinh tế phát triển. Tuy nhiên với xu thế toàn cầu hoá hiện nay, tác động của bước chuyển vĩ đại này đã lan toả nhanh chóng khắp các nước trên thế giới. Xu thế này đang tạo ra những cơ hội to lớn và đồng thời cũng tạo ra những thách thức gay gắt cho các nước đang phát triển đang tìm đường công nghiệp hoá- hiện đại hoá nền kinh tế và xã hội của mình. Tại nước ta, CNTT mới được phổ biến rộng rãi khoảng gần chục năm nay. Do đây là một khái niệm tương đối mới nên có nhiều định nghĩa khác nhau về nó. Mặt khác đây là một khái niệm khà rộng, mỗi định nghĩa đưa ra thường phụ thuộc vào góc độ nhìn khái niệm này thế nào. Do vậy hiện nay chưa có một khái niệm chung nhất về CNTT nhưng theo tôi hiện nay có một khái niệm có thể định nghĩa được về CNTT : CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện, công cụ kỹ thuật hiện đại-chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để tổ chức, khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội. Trong giai đoạn mới của sự phát triển kinh tế và xã hội dưới tác động của CNTT, tri thức và ý tưởng sáng tạo đóng vai trò trung tâm có ý nghĩa quyết định. Vì vậy hầu hết các quốc gia, các tổ chức và công ty đều hiểu rằng vị trí tương lai của họ trong thế giới và trên thị trường quốc tế phụ thuộc vào việc liệu họ có tận dụng được CNTT để phát triển một cách nhanh chóng mọi năng lực đổi mới nền sản xuất và kinh tế của họ không? Không những đối với các nước phát triển mà nhiều nước đang phát triền trong khu vực cũng có những chính sách mạnh mẽ phát triển CNTT trong những thập niên gần đây và đã đạt được nhiều thành tựu to lớn. Với các mục đích phát triển trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, cùng với các nhu cầu như trên chúng ta thấy ngoài việc sắp xếp một hệ thống quản trị hợp lý thì việc ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ hiện đại vào công tác quản lý sẽ đem lại hiệu quả và những lợi ích. Các phòng ban trong tương lai là văn phòng mà trong đó những chức năng hỗ trợ thủ công cố hữu sẽ được thay thế bằng những công cụ trợ giúp hiện đại của CNTT. Có thể nói CNTT là công cụ đắc lực trợ giúp cho các hoạt động quản lý trở nên thuận tiện, góp phần củng cố cho sự vận hành trôi chảy cũng như tăng hiệu quả hoạt động của đơn vị. 1.2.1- Sự hình thành và phát triển của CNTT Ngay từ khi con người hình thành nên một xã hội thì nhu cầu về tính toán và tìm kiếm thông tin thì con người tìm cách sáng chế ra những cỗ máy có thể xử lý được các thông tin. Do vậy có thể nói CNTT được hình thành ngay từ khi con người sáng chế ra các loại máy tự động thực hiện một số chức năng xử lý thông tin mà trước hết là các máy tính điện tử. Từ ba nghìn năm trước công nguyên một dạng ban đầu của bàn tính được sử dụng ở Châu á phục vụ cho việc tính toán của các thương gia. Thế giới không ngừng phát triển cho đến năm 1642 Blaise Pascal thiết kế máy tính (calculator) có chức năng đầu tiên, có thể thực hiện công việc của 6 nhân viên kế toán và nó được sử dụng cho tới giữa thế kỷ XX. Có thể nói vào những năm 1937 cuả thế kỷ XX, năm đánh dấu cho sự ra đời của máy vi tính khi Jonh Atanasoff chế tạo máy tính điện tử số hoá đầu tiên. Năm 1946 các kỹ sư tại trường tổng hợp Pennsylvania trình diễn ENIAC-máy tính điện tử thông dụng đầu tiên. ENIAC (Electronic Numerical Integrator and Computer) là chiếc máy tính số hoá tốc độ đầu tiên báo hiệu sự khởi đầu của ngành công nghiệp máy tính. Chiếc máy tính này chứa hơn 17.000 ống chân không, 70.000 điện trở và 6.000 công tắc với khối lượng khoảng 3 tấn, nó có thể tính toán được 5.000 phép cộng trong một giây. Tiếp đó là việc sản xuất hàng loạt máy tính điện tử thế hệ thứ nhất và thứ hai dùng đèn điện tử trong thập kỷ 50, chủ yếu được sử dụng trong tính toán khoa học-kỹ thuật. Vào những năm giữa của thập kỷ 60 chúng ta đã sản xuất và cho ra đời các máy tính thế hệ thứ ba với kỹ thuật mạch tích hợp và các bộ nhớ bán dẫn, máy tính điện tử bắt đầu được ứng dụng ngày càng rộng rãi trong kinh doanh, quản lý kinh tế. Nhưng ở thời kỳ này máy tính điện tử vẫn còn khá công kềnh và đắt nên chỉ được trang bị cho các trung tâm tính toán và bắt đầu có các trung tâm tính toán nối mạng với nhau. Bước sang thập kỷ 70 với sự ra đời của các bộ vi xử lý đã làm cho các máy vi tính thay đổi cả về hình thức lẫn tính năng, các máy vi tính trở nên nhỏ hơn, tốc độ tính toán nhanh hơn. Điển hình là năm 1975 máy tính cá nhân Altair 8800 lần đầu tiên được tiếp thị rộng rãi và năm 1975 Data General công bố chíp máy tính tại cuộc hội thảo ở NewYork. Kỹ thuật vi xử lý khởi đầu cho cuộc cách mạng trong tin học, tạo điều kiện cho việc sản xuất hàng triệu máy vi tính phục vụ nhu cầu của tất cả mọi người với giá thành ngày càng rẻ. Khởi đầu cho việc ra đời và sản xuất của các bộ vi xử lý là các hãng Intel được thành lập năm 1986. Thập kỷ 80 là thời kỳ phát triển nhanh chóng của công nghệ tin học với sự ra đời của máy tính xách tay, ổ CD-Rom, máy in LaserJet và đặc biệt là sự ra đời của hãng phần mềm Microsoft với việc ra đời của phiên bản Windows sử dụng giao diện đồ hoạ làm cho việc phổ biến tin học trở nên dễ dàng. Thập kỷ 90 là thập kỷ đánh dấu tiến bộ vượt bậc của công nghệ vi xử lý. Các chíp điện tử được sản xuất nhỏ hơn nhưng lại có tốc độ tính toán rất lớn. Thế giới đã bước sang thế kỷ XXI – thế kỷ được coi là kỷ nguyên của CNTT và các nhà khoa học hiện nay không chỉ chế tạo máy tính có tốc độ tính toán nhanh mà còn đang đi vào chế tạo các máy tính thông minh có thể làm được một việc chứ không chỉ biết tính toán thông thường. Gắn liền với sự ra đời của máy tính thì việc ra đời của mạng Internet cũng là một thành tựu trong sự phát triển của CNTT . Khởi đầu cho việc ra đời mạng Internet là việc bộ quốc phòng Mỹ thuê một hãng máy tính ở Massachusetts là Bolt Beranek and Newman xậy dựng ARPAnet là mạng kết nối các máy tính nghiên cứu trong cả nước. Vào mùa thu năm 1969 hãng này đã kết nối được các máy tính của viện nghiên cứu Stanfort, UCLA, UC Santa Barbara và trường tổng hợp Utah. Năm 1973 các nhà thiết kế đã hợp nhất các mạng riêng biệt trong một dự án mang tên “Interetting Problem”( Vấn đề kết nối mạng ). Đến năm 1983 có khoảng 400 máy tính được kết nối và năm 1986 National Science Foundation thành lập NSFnet liên kết các mạng khu vực qua một mạng xương sống quốc gia tốc độ cao. Nhưng Internet thương mại mà chúng ta biết đến ngày nay mãi đến những năm 90 mới hình thành. Với sự phát triển của các chương trình duyệt Web và nội dung thông tin gần gũi với người dùng mà các chương trình duyệt này hỗ trợ. Các nhà cung cấp dịch vụ trực tuyến trên mạng Internet như Compuserve, AOL, Yahoo, Hotmail đã nhanh chóng kết nối vào Internet. Hiện nay có đến trên 200 triệu ngưòi trên khắp thế giới sử dụng Internet và con số dự đoán sẽ tăng lên 300 triệu người vào năm 2005. 1.2.2- Các thành phần cơ bản của CNTT Giáo sư Jim Senn là một giảng viên CNTT thuộc trường đại học Georgia. Ông là trưởng khoa Hệ thống Thông tin Máy tính, đồng thời là giám đốc nhóm quản trị CNTT, các chương trình đào tạo của ông được tạp chí Computer World đánh giá là một trong hai chương trình tốt nhất cùng với chương trình của Đại học Massachusetts. Trong cuốn sách nổi tiếng Information Technology in Business do ông chủ biên, ông đã trình bày các thành phần cơ bản của CNTT. Theo Jim Senn CNTT gồm 3 thành phần cơ bản sau: * Thành phần thứ nhất: Máy tính Theo cách hiểu đơn giản máy tính là thiết bị điện tử dùng để thu thập, xử lý, lưu cất và hiện thị gọn trên bàn làm việc, ngoài ra còn có các loại lớn về kích thước và tính năng, ví dụ: máy mini dùng để xử lý các công việc như để liên kết người dùng và dữ liệu trong phạm vi một doanh nghiệp, một bộ, một ngành, máy mainframe với các tính năng và giá cả lớn hơn máy mini dùng để xử lý nhiều công việc đồng thời và máy super rất mạnh dùng để giải các bài toán lớn và phức tạp. Máy tính cùng với các thiết bị đi kèm như màn hình, máy in, thiết bị ngoại vi được gọi là phần cứng. Nếu như phần cứng đứng riêng rẽ thì sẽ không làm được gì cả mà nó cần phải có các chương trình hay còn gọi là phần mềm đi kèm để điều khiển hoạt động của phần cứng( còn gọi là phần mềm hệ thống). Ngoài phần cứng và phần mềm ra, một yếu tố quan trọng nữa của CNTT là hệ thống( tổ chức, xã hội) mà qua đó dòng thông tin vận chuyển từ cá nhân hoặc cơ quan này sang cá nhân hoặc cơ quan khác. Như vậy, hiểu theo nghĩa rộng, máy tính gồm phần cứng, phần mềm và thông tin. * Thành phần thứ hai: mạng truyền thông Một tính năng nữa của CNTT đó là việc cho phép liên kết, gửi và nhận thông tin qua mạng. Qua mạng truyền thông, các máy tính (còn gọi là trạm làm việc) ở các vị trí khác nhau được nối lại với nhau bằng các đường truyền thông dụng nhất. Việc đưa các mạng truyền thông vào sử dụng mang tính chất cách mạng không chỉ cho cá nhân người dùng mà cho cả quản lý, sản xuất, dịch vụ của các cơ quan quản lý nhà nước.. . bản thân mạng truyền thông cũng bao gồm cả phần cứng, phần mềm để điều khiển các thông tin trong quá trình chuyển vận trên mạng. Hiện nay, mạng truyền thông phát triển rất nhanh, bao gồm mạng đơn giản, mạng nội bộ (LAN- Local area Network), mạng mở rộng ( WAN- Wide area Network). Mạng quốc gia(Intranet) và mạng quốc tế (Internet). * Thành phần thứ ba: bí quyết Thành phần thứ ba của CNTT có tầm quan trọng không kém hai phần trên là Know- how ( tức là biết làm một việc gì đó sao cho tốt). Bí quyết bao gồm; - Quen với các công cụ của CNTT - Có kỹ năng cần thiết để sử dụng được các công cụ này - Hiểu cách thức sử dụng CNTT để giải quyết vấn đề Lợi ích của CNTT được quyết định chủ yếu bởi thành phần thứ ba này, từ việc biết dùng CNTT có thể làm được gì, làm như thế nào? Bí quyết bao gồm: con người, các quy trình nghiệp vụ và các phần mềm ứng dụng . Tóm lại, ba thành phần của CNTT được liên kết chặt chẽ, không tách rời nhau tạo các cơ hội cho các cá nhân và tổ chức hoạt động có hiệu quả hơn, năng suất hơn. 1.2.3- Chức năng của CNTT CNTT có bốn chức năng cơ bản là thu thập, xử lý, lưu cất và truyền dữ liệu. Sử dụng các chức năng này như thế nào sẽ quyết định đến hiệu quả của việc dùng CNTT trong công việc của cá nhân hay tổ chức. Các chức năng này có thể được thực hiện tuần tự hoặc đồng thời xen kẽ lẫn nhau. - Thu thập: đây là quá trình lấy dữ liệu để dùng cho công việc sau này. Ví dụ: khi một cuốn sách trong thư viện được mượn, khi mua vé máy bay thì thông tin về người mua và chuyến bay được thu thập, hoặc khi một ca sĩ hát trong phòng thu thì được thu và ghi vào trong băng từ hoặc đĩa. Hay nội dung làm việc giữa phi công với sân bay và tình hình hoạt động của máy bay trong một chuyến bay được thu thập vào hộp đen . Thông thường việc thu thập được tính từ khi có dữ liệu đến khi dữ liệu được ghi vào các vật mang tin, có thể thực hiện thủ công( người nhập dữ liệu bằng máy vi tính), bán tự động (người sử dụng các thiết bị ghi nhận như máy quết hình, máy đọc mã vạch), hoặc tự động (ghi trực tiếp) - Xử lý: hoạt động nàyliên quan trực tiếp đến máy vi tính, bao gồm các tác vụ như chuyển đổi, phân tích, tính toán, tổng hợp dữ liệu. Xử lý văn bản cho phép tạo lập văn bản, xử lý ảnh chuyển đổi các thông tin ở dạng nhìn thấy thành hình dạng số hoá sử dụng được trong máy vi tính, xử lý thông tin từ dạng này sang dạng khác (ví dụ từ dạng số sang dạng biểu đồ), tổng hợp thông tin cần thiết và tổ chức thông tin thành các dạng phù hợp. - Lưu cất: thông tin được lưu trữ trong các vật mang tin ( như đĩa từ, đĩa quang ở dạng máy tính ), có thể đọc được và chuyển đổi về trạng thái gốc. Quá trình ngược lại với lưu cất là tìm kiếm và lấy ra thông tin cần thiết từ các thông tin đang lưu cất. - Truyền: chức năng này có nhiệm vụ chuyển thông tin từ vị trí này sang vị trí khác. Ví dụ: máy điện thoại truyền tiếng nói, máy tính cũng có thể sử dụng đường điện thoại để truyền dữ liệu. Thông thường dữ liệu được truyền giữa các máy tính trong mạng, phạm vi của mạng có thể hẹp như mạng cục bộ hay mạng toàn cầu. Đây chính là những chức năng rất quan trọng của CNTT . Nhờ có những chức năng này mà chúng ta có thể hoàn thành các công việc một cách nhanh chóng, kịp thời trong việc đưa ra các quyết định góp phần không nhỏ làm nên những thành công trong công việc, đặc biệt là trong kinh doanh. 1.3- Nội dung và các nhân tố ảnh hưởng đến ứng dụng CNTT trong quản trị 1.3.1- ứng dụng CNTT và nội dung của ứng dụng CNTT trong quản trị 1.3.1.1- Thực chất ứng dụng CNTT CNTT ra đời với những thành tựu kỳ diệu của công nghệ tin học, máy tính, công nghệ truyền thông đã làm cho hoạt động quản lý thay đổi về cơ bản, đánh dấu một bước chuyển biến lớn trong mọi hoạt động. Từ việc thực hiện thủ công lấy sức người là chủ yếu sang việc chuyển giao hầu hết công việc cho máy móc thực hiện mà vẫn đảm bảo được vai trò đặc biệt quan trọng của con người. Có thể nói, đó chính là áp dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn. 1.3.1.2- Vai trò của CNTT trong công tác quản trị Ngay từ xưa, thông tin đã đóng vai trò tổ chức và phát triển xã hội. Bất cứ cộng đồng nào cũng chỉ có thể tồn tại được bằng cách truyền tin, dù đó mới chỉ là tiếng nói, tín hiệu, hình ảnh hay cử chỉ. Trong thời đại ngày nay, thời đại mà khoa học và công nghệ ngự trị trong đời sống tất cả mọi người thì thông tin- yếu tố tiếp sinh khí cho nó giữ vai trò cực kỳ quan trọng. CNTT- một trong những trụ cột của nền kinh tế tri thức cùng với công nghệ sinh học, công nghệ vật liệu mới, công nghệ năng lượng và công nghệ vũ trụ...sẽ được coi là con tàu vĩ đại để trở nền văn minh công nghịêp tiến vào thế kỷ 21, trong đó CNTT được coi là người điều khiển. Sự phát triển của các xa lộ thông tin liên lạc đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, giữa các vùng và các đơn vị tổ chức để cùng nhau tìm kiếm lợi ích cho mình và cho nhân loại. CNTT với sự phát triển nhanh chóng và kỳ diệu của mình đang tác động rộng khắp vào các lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội. Những tác động chủ yếu của nó đối với sự phát triển kinh tế xã hội được tóm tắt như sau: * Đối với công nghiệp: CNTT đã một mặt tạo ra một ngành công nghiệp mới là công nghiệp CNTT hiện đang phát triển rất mạnh mẽ, mặt khác được ứng dụng trong các quá trình sản xuất và trong tổ chức của các ngành công nghiệp vốn có để tăng năng suất và chất lượng sản phẩm, tạo ra sản phẩm mới có nhiều tính năng hiện đại, tự động hoá các hoạt động thiết kế và chế tạo sản phẩm, tin học hoá các hoạt động tiếp thị, kinh doanh. * Đối với dịch vụ: CNTT làm thay đổi một cách sâu sắc nội dung và cách thức hoạt động của nhiều loại hình dịch vụ vốn có như trong quảng cáo và tiếp thị, thương mại, bảo hiểm, giao thông vận tải, thông tin liên lạc...CNTT cũng tạo ra nhiều ngành dịch vụ mới như các dịch vụ thông tin và trí thức, văn hoá, tư vấn, đào tạo, giáo dục từ xa, y tế từ xa...CNTT tạo điều kiện cho các hoạt động dịch vụ biến đổi theo hướng tăng hàm lượng trí tuệ, vì vậy trong nhiều trường hợp làm chuyển đổi vai trò của các dịch vụ đó từ chỗ phục vụ tự động sang trợ giúp, quyết định đối với khách hàng. *Khu vực quản lý công cộng: vẫn là khu vực lớn nhất trong việc đầu tư ứng dụng CNTT, và một phần rất quan trọng là thuộc các cơ quan Nhà nước. Vì vậy, tin học hoá quản lý Nhà nước và quản lý công cộng bao gồm các lĩnh vực quản lý tài chính, ngân sách, kho bạc, thuế, hải quan, đầu tư...vẫn luôn luôn có ý nghĩa hết sức to lớn. 1.2.1.3- Những nội dung chủ yếu của hoạt động ứng dụng CNTT trong quản trị Nói như vậy không phải là CNTT làm thay công việc của con người, mà nó giúp con người phát huy năng lực của mình. CNTT tạo khả năng giúp người lãnh đạo có tầm nhìn đúng đắn, có căn cứ để dự đoán chiều hướng phát triển trong tương lai, có những dữ liệu cần thiết và kịp thời để hoạch địch các hành động, đánh giá tình hình và điều chỉnh kế hoạch...bằng cách cung cấp các phương tiện thuận lợi, truy cập đến mọi nguồn tri thức và thông tin cần thiết để thực hiện công việc tốt hơn. Nó còn tiết kiệm được thời gian, công sức, đồng thời giảm nhân viên mà vẫn có thể nâng cao năng suất chất lượng công việc, cho phép nhà quản trị làm việc với năng suất cao. Phương tiện tin học được sử dụng như một công cụ đa năng, thay thế được nhiều người, làm được nhiều công việc, từ việc đơn giản như soạn thảo văn bản đến các công việc phức tạp như lập kế hoạch, thống kê, phân tích và xử lý thông tin, dự báo kết quả...Có thể giúp nhà quản lý chỉ ở một nơi nhưng vẫn có thể tham dự được các hoạt động ở nhiều nơi khác. Tóm lại, ta có thể nói CNTT chính là chìa khoá mở ra sự thành công cho mọi quốc gia. Bởi vì khi CNTT ra đời đã làm thay đổi hoàn toàn thế giới và đưa con người vào kỷ nguyên mới- kỷ nguyên tri thức. Và CNTT được biểu hiện ở các đặc điểm sau: - CNTT khi ra đời và phát triển đã đưa con người thoát khỏi nền kinh tế công nghiệp và tiến tới nền kinh tế tri thức- nền kinh tế mà vai trò của con người được đề cao hơn bao giờ hết. - CNTT làm cho cuộc cách mạng khoa học- công nghệ phát triển như vũ bão đã tạo nên hệ quả là rút ngắn chu kỳ đổi mới công nghệ-nhân tố hàng đầu trong cạnh tranh kinh tế và phát triển xã hội. - Cuộc cách mạng CNTT phát triển đến chóng mặt làm cho thế giới thay đổi khái niệm về xử lý thông tin và làm cho người ta hiểu rằng trong kỷ nguyên công nghệ thông tin các yếu tố vô hình như thông tin và khả năng sáng tạo mới chính là những nhân tố quyết định sức mạnh cạnh tranh của mỗi quốc gia trong khi ở nền kinh tế công nghiệp các yếu tố như nguồn vốn, lao động, tài nguyên là những nhân tố quyết định sự canh tranh của mỗi quốc gia. - CNTT phát triển nhanh chóng thì đồng thời hình thành nhanh chóng quan hệ kinh tế thương mại toàn cầu đã buộc mỗi nước phải nhanh chóng mở cửa, gấp rút hội nhập thị trường thế giới nếu như không muốn bị tụt lại so với thế giới. - CNTT với những thành tựu kỳ diệu của nó đã giúp cho mọi người có thể làm được những việc mà mình mong muốn và làm cho cuộc sống của con người ngày càng đầy đủ tiện nghi hơn so với cuộc sống trước đây. 1.3.2- Những nhân tố ảnh hưởng đến ứng dụng CNTT trong quản trị * Chất lượng máy móc Để hoàn thành công việc một cách nhanh nhất cũng như đạt hiệu quả cao nhất thì phần quyết điịnh lớn nhất là chất lượng của máy móc, thiết bị .Nếu chất lượng máy móc đạt tiêu chuẩn thì nhất định công việc sẽ được hoàn thành tốt dưới sự năng động, nhiệt tình hăng say lao động của cán bộ nhân viên trong đơn vị . * Trình tự lắp ráp Bất cứ một thiết bị máy móc nào muốn vận hành tốt, bền với hiệu suất công việc lớn thì phải được lắp ráp đúng theo trình tự bởi vì nếu lắp sai trình tự thì sẽ gây ra hỏng hóc làm tốn kém thời gian sửa chữa cũng như chi phí. Cho nên để máy móc vận hành tốt với năng suất cao nhất thì chúng nhất thiết chúng ta phải có những thiết bị máy móc được lắp ráp theo đúng quy trình. * Trình độ của cán bộ nhân viên Một yếu tố chúng ta không thể không xét đến khi nói đến hiệu quả kinh tế. Đó chính là trình độ của cán bộ nhân viên sử dụng cũng như vận hành. Nếu một cán bộ được trang bị đầy đủ kiến thức về máy móc mình sử dụng thì nhất định năng suất công việc sẽ cao, tránh được nhiều hỏng hóc cũng như tiết kiệm chi phí và thời gian, công sức lao động và ngược lại. Do đó hiệu suất công việc cũng phụ thuộc khá nhiều vào trình độ của cán bộ nhân viên. * Chế độ bảo quản “Của bền tại người”. Đó chính là câu châm ngôn từ xa xưa đã được ông cha ta đúc kết qua nhiều thế hệ. Thông qua đó chúng ta có thể thấy rằng để máy móc, thiết bị ít bị hỏng hóc và luôn trong tình trạng tốt nhất thì chúng ta cũng phải có chế độ bảo quản tốt, luôn bảo dưỡng và sửa chữa kịp thời khi có hư hỏng nhỏ để vòng đời cũng như tuổi thọ của máy móc dài hơn. Ngoài những nhân tố trên chúng ta có thể kể ra một vài những nhân tố khác có ảnh hưởng đến hiệu quả ứng dụng CNTT như : nguồn vốn đầu tư, thời gian lao động của nhân viên.., nhưng những nhân tố đã nêu ra ở trên chính là những nhân tố có ảnh hưởng chính. Chương hai Thực trạng ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản trị tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam 2.1- Khái quát quá trình hình thành phát triển, mô hình tổ chức và kết quả hoạt động của TTHCTL việt nam 2.1.1- Khái quát quá trình hình thành, phát triển và phương hướng hoạt động của Trung tâm * Quá trình hình thành và phát triển Trung tâm hội chợ Triển lãm Việt Nam có tiền thân là Khu triển lãm Giảng Võ, được khởi công xây dựng từ năm 1962, nhưng do chiến tranh phá hoại nên đến sau ngày giải phóng Miền Nam 30/04/1975 mới đi vào hoạt động. Ngày 18/01/1989, theo quyết định số 06/HĐBT của Hội Đồng Bộ Trưởng thì Khu triển lãm Giảng Võ được đổi tên là Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam, một đơn vị sự nghiệp hoạt động theo phương thức hạch toán kinh doanh lấy thu bù chi, có con dấu, có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng Công thương Việt Nam. Chức năng chủ yếu của trung tâm là tổ chức các cuộc triển lãm về chính trị nhằm tuyên truyền, biểu dương thắng lợi của dân tộc, giáo dục tinh thần cách mạng, động viên tài năng sáng tạo trong sản xuất và chiến đấu, giáo dục nhân dân thực hiện hai nhiệm vụ chiến lược là xây dựng Chủ nghĩa xã hội và bảo vệ Tổ quốc. Ngày 04/05/1995 Bộ trưởng Bộ Văn hoá Thông tin đã ban hành quyết định số 1929/QĐ-TC về việc thành lập doanh nghiệp Nhà nước-Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam. Đó là một doanh nghiệp kinh doanh độc lập, trực thuộc Bộ Văn hoá Thông tin, có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, được Nhà nước giao vốn, đất đai và các nguồn lực khác, có trách nhiệm nộp các khoản thuế cho ngân sách Nhà nước. Doanh nghiệp có nhiệm vụ sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn được giao, có quyền và nghĩa vụ dân sự, tự chịu trách nhiệm về hoạt động của mình trong phạm vi vốn do Nhà nước cấp. Trụ sở chính: 148 Giảng Võ-Ba Đình-Hà Nội Văn phòng đại diện tại Miền Nam: Đường Nguyễn Đình Chiểu- Quận 1- TP HCM Tên giao dịch đối ngoại: VEFAC (Viet Nam Exhibition Fair Centre) * Phương hướng hoạt động của đơn vị trong thời gian tới Về công tác tổ chức hội chợ: Ban tổ chức hội chợ đang xây dựng kế hoạch hội chợ triển lãm năm 2004, phấn đấu đạt từ 20-22 cuộc. - Công tác xây dựng cơ sở vật chất: triển khai dự án"Cải tạo, nâng cấp hệ thống cơ sở hạ tầng Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam”, lập dự án xây dựng mới khu làm việc của trung tâm. - Công tác tổ chức bộ máy- cán bộ: ban hành quy chế làm việc của trung tâm; xây dựng quy chế trả lương, thưởng để khuyến khích người lao động; nghiên cứu cho một số bộ phận thực hiện chế độ khoán để mọi người phát huy tính chủ động, sáng tạo nhằm mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp. - Công tác Đảng- Đoàn thể: tiếp tục duy trì nề nếp sinh hoạt thường xuyên của chi bộ, công đoàn, đoàn thanh niên; phấn đấu kết nạp từ 3-5 đảng viên mới. - Phấn đấu năm 2004 trung tâm sẽ có một số lượng lớn cán bộ, nhân viên có trình độ cao trên đại học . - Năm 2004 này, trung tâm sẽ bổ sung đựơc một hệ thống máy móc thiết bị CNTT đồng bộ để nâng cao năng suất lao động của cán bộ công nhân viên cũng như đẩy lùi những tồn tại trong công tác quản lí. Tóm lại theo kế hoạch thì năm 2004 này Trung tâm sẽ tăng được nguồn thu nhờ vào việc mở thêm một số hội chợ và nhận tổ chức thảo các hội nghị, cho thuê mặt bằng, ngoài việc mở các hội chợ triển lãm như hội chợ thời trang hội chợ hàng tiêu dùng, hội chợ hàng kim khí chế tạo máy, hội chợ thời trang vào các tháng và các quý trong năm... Nhưng để thực hiện được mục tiêu trên thì đòi hỏi các cán bộ nhân viên trong trung tâm phải không ngừng nâng cao trình độ, năng động, sáng tạo để tìm hướng đi mới, ký kết được nhiều hợp đồng làm ăn với nhiều nước trên thế giới. Mục tiêu trong năm 2004 sẽ vượt xa năm 2003 về mọi mặt. 2.1.2- Một số đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm có liên quan đến việc ứng dụng CNTT trong quản trị 2.1.2.1- Đặc điểm của Trung tâm Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam là một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ tổng hợp, nên hoạt động của trung tâm mang tính đặc thù riêng vốn có là tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm, hội nghị, hội thảo... Đồng thời nó còn phục vụ cho mục tiêu, tiêu chí của ngành hội chợ triển lãm, phục vụ cho hoạt động tuyên truyền chính trị, xã hội của Đảng, Nhà nước do Bộ Văn hoá Thông tin ấn định. Hội chợ triển lãm cũng là một loại hình hàng hoá trên thị trường nhưng khác với các hình thức hàng hoá thông thường, hoạt động của hội chợ triển lãm gồm các dịch vụ sau: dịch vụ ngoại vi, dịch vụ tổng hợp, dịch vụ cơ bản... - Lấy các doanh nghiệp Nhà nước và các thành phần kinh tế khác làm đối tượng phục vụ chủ yếu, từng bước có chính sách phù hợp, khuyến khích các doanh nghiệp sử dụng các dịch vụ hội chợ triển lãm như một công cụ không thể thiếu trong hoạt động tổ chức kinh doanh. - Lấy việc thúc đẩy trong nước và xúc tiến giao lưu kinh tế, tăng cường đầu tư trong nước và quốc tế làm mục tiêu hoạt động. Một mặt tổ chức các hội chợ triển lãm mang tính chất thương mại, mặt khác vẫn không quên tổ chức các cuộc triển lãm chính trị, văn hoá xã hội, văn nghệ góp phần vào sự nghiệp phát triển chung của đất nước. - Mở rộng các mối quan hệ quốc tế, phát triển thị trường, đảm bảo thu- chi và hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nước, kinh doanh có lãi, nâng cao đời sống cho người lao động. - Tăng cường xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, từng bước hiện đại hoá trung tâm, xây dựng đội ngũ cán bộ nhuần nhuyễn có trình độ chuyên môn cao, đáp ứng yêu cầu phát triển của doanh nghiệp trong điều kiện mới . 2.1.2.2- Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, vừa là đối tác, vừa là chủ cho thuê tài chính, VEFAC có những chức năng và nhiệm vụ cụ thể. Điều đó được ghi nhận trong quyết định thành lập doanh nghiệp Nhà nước-Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam số 1929/QĐ-TC của Bộ Văn hoá Thông tin. * Chức năng: Tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm giới thiệu sản phẩm của các doanh nghiệp trong và ngoài nước, góp phần tăng thu cho ngân sách, tăng cường cơ sở vật chất cho trung tâm, giải quyết chính sách cho người lao động và nâng cao đời sống cho cán bộ nhân viên trung tâm. * Nhiệm vụ Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh của trung tâm theo pháp luật hiện hành để thực hiện mục đích, chức năng và nhiệm vụ của mình. Tự trang trải tài chính cho các hoạt động kinh doanh của mình, quản lý và sử dụng nguồn vốn theo đúng chế độ và hiệu quả kinh tế, nghiên cứu để cải tiến và ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm nâng cao chất lượng công việc. Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng và các văn bản ràng buộc pháp lý mà trung tâm đã ký theo quy định của Nhà nước và Bộ văn hoá thông tin. 2.1.2.3- Mô hình tổ chức quản lý * Sơ đồ bộ máy quản lý Hiện nay, tổ chức bộ máy của Trung tâm bao gồm hai chi nhánh: chi nhánh tại Hà Nội và chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh . Các phòng ban của trung tâm dược tổ chức theo mô hình cơ cấu chức năng cho nên chúng hoạt động khá độc lập. Mỗi phòng có một nhịêm vụ riêng và được đặt dưới sự quản lý của trưởng phòng. Ưu điểm của phương pháp tổ chức này là công việc được phân công ra cho từng bộ phận, mỗi bộ phận chịu trách nhiệm một phần công việc chung của trung tâm. Chính vì thế, mỗi phòng có khả năng vận dụng và sử dụng hết khả năng trong lĩnh vực của mình và đạt được kết quả cao. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là việc liên hệ, kiểm tra đôn đốc của lãnh đạo gặp nhiều khó khăn. Nếu muốn trao đổi hoặc tìm hiểu tình hình hoạt động của các phòng, ban thì lãnh đạo phải trực tiếp gặp các trưởng phòng, phó phòng để trao đổi hoặc tổ chức các cuộc họp thường rất tốn kém thời gian. Đặc biệt, nếu muốn kiểm tra công việc đột xuất thì giám đốc phải đích thân đến kiểm tra. Đó chính là nhược điểm lớn của bất kỳ doanh nghiệp nào khi vận dụng phương pháp tổ chức này. Tóm lại, để thuận lợi cho công tác kiểm tra thì việc kết nối mạng nội bộ giữa văn phòng với các phòng ban là rất quan trọng. Nó sẽ làm thay đổi những hoạt động quản lý trong văn phòng cả về chất và về lượng và đem lại hiệu quả rất lớn Sơ đồ bộ máy quản lý của trung tâm Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Văn phòng Phó tổng giám đốc Phòng tài chính kế toán Chi nhánh Trung tâm tại TP HCM Phòng dịch vụ HCTL Hãng TK-DD-TT Phòng HC TL quốc tế Phòng HC TL trong nước Hãng quảng cáo in ấn Phòng dịch vụ tổng hợp Phòng bảo vệ Phòng KH- TT và thị trường Phòng quản lý CSHT * Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban - Ban lãnh đạo: bao gồm 3 người, đứng đầu là tổng giám đốc và 2 phó tổng giám đốc do Bộ văn hoá thông tin bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Tổng giám đốc là người điều hành các hoạt động chung của Trung tâm theo chế độ thủ trưởng, chịu trách nhiệm trước pháp luật, Nhà nước về quyền lợi và nghĩa vụ của trung tâm - Văn phòng: là phòng chức năng giúp giám đốc Trung tâm về các mặt công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, hành chính tổng hợp và quản trị, quản lý hệ thống xe ô tô của cơ quan, thiết bị văn phòng, quản lý khu nhà khách. - Phòng tài chính- kế toán: là phòng chức năng có nhiệm vụ giúp giám đốc trung tâm quản lý các mặt về công tác tài chính, tiền tệ, tín dụngvà thanh toán bao gồm: tạo vốn, sử dụng, bảo quản, phát triển vốn, hạch toán kế toán và thống kê, thực hiện chế độ thu- chi, vay mượn, thanh toán, theo dõi định mức lao động, chế độ khoán, tiền lương, tiền thưởng. - Phòng kế hoạch thông tin và thị trường: có nhiệm vụ giúp giám đốc xây dựng các chiến lược, kế hoạch, chương trình và các giải pháp sản xuất kinh doanh trong toàn doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu và tình hình thị trường, thu thập và xử lý, lưu trữ thông tin mọi chiều trong và ngoài nước để cung cấp cho lãnh đạo và phòng ban có nhu cầu. - Phòng quản lý cơ sở hạ tầng: là phòng nghiệp vụ có nhiệm vụ giúp giám đốc quản lý toàn bộ hệ thống cơ sở hạ tầng, vật liệu kiến trúc phục vụ hội trợ triển lãm bao gồm: nhà triển lãm, điện, cấp thoát nước, đường xá, sân vườn,... - Phòng bảo vệ: thực hiện nhiệm vụ bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ sản xuất kinh doanh, bảo vệ môi trường, giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội trong toàn trung tâm và môi trường xung quanh. - Phòng hội chợ triển lãm trong nước: là phòng giúp giám đốc thực hiện các công việc nghiệp vụ, tổ chức các cuộc hội trợ triển lãm do Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam tổ chức tại Việt Nam và phối hợp với phòng Dịch vụ hội trợ triển lãm tổ chức các cuộc triển lãm tại nước ngoài. - Phòng hội chợ triển lãm quốc tế: là phòng thực hiện các công tác nghiệp vụ để tổ chức các hội chợ triển lãm quốc tế do Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam tổ chức hoặc đồng tổ chức với các đơn vị của Việt Nam hoặc đơn vị nước ngoài tại Việt Nam. - Hãng thiết kế, dàn dựng, trang trí: là đơn vị của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam thực hiện các nhiệm vụ thiết kế, dàn dựng, trang trí đối với tất cả các cuộc hội trợ triển lãm do Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam tổ chức trên địa bàn trung tâm và kinh doanh dịch vụ thiết kế, dàn dựng, trang trí, tại các địa bàn ngoài trung tâm. - Phòng dịch vụ hội chợ triển lãm: là đơn vị kinh doanh dịch vụ trực thuộc Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam nhằm phục vụ các yêu cầu của khách hàng nước ngoài tham gia hội trợ triển lãm tại trung tâm (về giấy phép tạm nhập, tái xuất hàng hoá, visa, vận chuyển, đi lại, dịch vụ, tham quan,...) - Phòng dịch vụ tổng hợp : có nhiệm vụ quản lý toàn bộ các hoạt động kinh doanh dịch vụ trên địa bàn Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam, bao gồm các lĩnh vực: cho thuê quầy bán hàng, văn phòng đại diện, kinh doanh ăn uống giải khát, vũ hội, hội nghị, hội thảo, nhà nghỉ, văn hoá -nghệ thuật- thể thao. - Hãng quảng cáo và in ấn: có nhiệm vụ thực hiện các dịch vụ quảng cáo dưới mọi hình thức cho khách hàng trong và ngoài nước trên các lĩnh vực kinh tế xã hội. - Chi nhánh Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam tại TPHCM (Sai Gon VEFAC) Chi nhánh tại TPHCM là đơn vị trực thuộc Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam, có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo chế độ hạch toán phụ thuộc. Chi nhánh có các nhiệm vụ sau: đại diện cho giám đốc Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam giao dịch với các khách hàng trong và ngoài nước, với các cơ quan quản lý Nhà nước có liên quan tại TPHCM và các tỉnh phía Nam, theo dõi và thực hiện các hợp đồng kinh tế do Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam ký kết. Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam (VEFAC) là một doanh nghiệp chuyên kinh doanh, sản xuất các mặt hàng liên quan đến tuyên truyền, quảng cáo sản phẩm. Hiện nay, tổng số lao động của trung tâm khoảng 170 người, trong đó cán bộ 50 người, nhân viên 95 người, lao động khác 25 người. *Nhận xét chung: Sau hơn 40 năm hoạt động, trung tâm hội chợ Triển lãm Việt Nam đã đạt được những thành tích đáng kể, biểu hiện ở tất cả các mặt hoạt động, về trình độ tổ chức quản lý, trình độ nghiệp vụ kinh doanh, mở rộng quy mô và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, góp phần thúc đẩy nền kinh tế ngày càng phát triển. Đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ nghiệp vụ thành thạo, có ý thức trách nhiệm trong công việc. Thêm vào đó, do có cơ cấu tổ chức hợp lý giữa các phòng ban và được sự chỉ đạo tận tình của cán bộ lãnh đạo nên các phát sinh đều được xử lý kịp thời. Chính vì vậy, trung tâm hoạt động rất hiệu quả và nộp ngân sách đều đặn, đời sống của cán bộ nhân viên trong Trung tâm ngày được cải thiện. 2.1.3- Kết qủa hoạt động kinh doanh của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam trong thời gian qua * Thành tích Do chủ động và quyết tâm cao, với sự đồng tâm nhất trí, tích cực của ban giám đốc, cấp uỷ và toàn thể cán bộ công nhân viên Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam, với sự quan tâm và chỉ đạo của lãnh đạo Bộ Văn hoá Thông tin và các vụ chức năng. Trong năm qua Trung tâm đã đạt được những thành tích đáng kể: tổ chức được 16 cuộc hội chợ triển lãm tại Giảng Võ, một cuộc tại địa phương và 03 cuộc tại TP HCM. Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã phối hợp tổ chức: Hội chợ xuân 2003 từ 10/01-22/01/2003, triển lãm cơ khí điện-điện tử từ 09-15/03/2003, hội chợ hàng tiêu dùng Việt Nam vì chất lượng cuộc sống... *Năm 2003 vừa qua tình hình kinh doanh của trung tâm đã đạt được kết quả khá cao thông qua bảng thành tích sau đây : Biểu số1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của TTHCTLVN 2003 Đơn vị tính: 1000đ TT Chỉ tiêu Thực hiện năm 2002 Thực hiện năm 2003 Tỷ lệ thực hiện so với năm 2002 +/- 1 Tổng doanh thu 18935379 20950000 111% +11% 2 KQ sản xuất kinh doanh 2850000 3790708 133% +33% 3 Tổng các khoản nộp NS 3384107 2650000 78% -22% 4 Thu nhập bình quân người/tháng 1150000 1220000 106% +6% 5 Tổng số vốn sxkd hiện có 15736290 25567190 176% +76% Trong đó: vốn NS cấp 13567190 22898090 168% +68% Vốn tự bổ sung 2169100 2669100 123% +23% 6 Tổng các khoản nợ phải trả. Trong đó : 6853590 5500000 80% -20% Nợ khách hàng 810289 802500 99% -1% Nợ khác 6043301 4697500 78% -22% 7 Tổng các khoản nợ phải thu 1870283 1920000 103% +3% 8 Trong đó nợ không có khả năng thu hồi 645300 645300 100% +0% Nguồn: Phòng Tài chính kế toán của Trung hội chợ Triển lãm VN Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh của trung tâm năm vừa qua ta có thể rút ra nhận xét sau: Tổng doanh thu của trung tâm tăng thêm hơn 2 tỷ đồng, tức là đạt 111% so với năm 2002. Đây cũng là một trong những yếu tố góp phần không nhỏ vào việc tăng tổng nguồn vốn kinh doanh của trung tâm. Hiện nay, tổng nguồn vốn kinh doanh của trung tâm là khoảng 25 tỷ đồng, so với năm 2002 là tăng gần 10 tỷ đồng, đạt 176% kế hoạch. Mặc dù, được Nhà nước cấp đầu tư thêm từ ngân sách của nhà nước nhưng ta cũng không thể phủ nhận được những cố gắng của tập thể cán bộ, nhân viên trong trung tâm. *Hoạt động đối ngoại - Tiếp tục duy trì mối quan hệ với các thương vụ Việt Nam tại các nước để làm công tác tuyên truyền, quảng cáo, mời khách tham gia hội chợ. - Cử đoàn cán bộ sang cộng hoà Liên bang Nga, Hàn Quốc để tìm hiểu thị trường và mời khách tham gia hội chợ. * Công tác xây dựng cơ sở vật chất: - Tiến hành lựa chọn trong số những đối tác tham gia đấu thầu có phương án tốt nhất để thi công hạng mục “cung cấp, lắp đặt hệ thống thiết bị điều hoà không khí và thông gió cho nhà triển lãm A1”. - Mua mới thêm được một số trang thiết bị hiện đại đầu tư cho các phòng, ban. Đồng thời những phương tiện vận chuyển cũng được mua mới để phục vụ cho nhu cầu đi lại của cán bộ, nhân viên . * Công tác tổ chức cán bộ: hoàn thiện bộ máy tổ chức cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, ban để từng cán bộ nhân viên phát huy năng lực, mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp. Đồng thời tiếp tục hoàn thiện quy chế làm việc của trung tâm. * Công tác Đảng, Đoàn thể - Ban giám đốc và cấp uỷ luôn quan tâm tạo điều kiện cho các tổ chức công đoàn, đoàn thanh niên, nữ công hoạt động. - Chi bộ đã kết nạp thêm đảng viên mới đồng thời mở lớp học cảm tình Đảng cho một số cán bộ công nhân viên * Công tác khác - Năm 2001 trung tâm đã phối hợp với các đơn vị nghệ thuật tổ chức 12 buổi ca nhạc phục vụ cho nhân dân Thủ Đô - Phát hành hàng tuần tạp chí Tiếp thị-Gia đình, mạng Internet Phương Nam vẫn tiếp tục phục vụ khách hàng, cho thuê văn phòng đại diện, hội nghị và các dịch vụ khác. Cũng chính nhờ những nỗ lực không ngừng đó mà không những họ đã thu được kết quả kinh doanh xuất sắc mà còn góp phần nâng cao thu nhập cho chính bản thân mình. Đây chính là những những kết quả mà họ đã đạt được từ sự cố gắng của mình. Chúng ta hãy cùng chúc cho họ năm 2004 đạt được kết quả tốt hơn nữa. * Tồn tại Bên cạnh một số việc đã thực hiện được Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam còn phải giải quyết các vấn đề sau: - Doanh thu của đơn vị tuy cao song còn có sự chênh lệch giữa các phòng. Một số phòng vẫn thiếu việc làm, thu nhập thấp dẫn đến khó quản lý về lao động, như ở phòng quản lý cơ sở hạ tầng, phòng dịch vụ hội chợ triển lãm... - Tuy đã xây dựng các ban quản lý về lao động nhằm tiết kiệm chi phí song chưa có biện pháp hữu hiệu nên cán bộ công nhân viên còn làm việc tuỳ tiện, chưa tự giác chấp hành kỷ luật lao động. 2.2- Thực trạng ứng dụng CNTT tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam ứng dụng CNTT trong công tác quản lý là vấn đề không còn là mới mẻ đối với các nước tiên tiến trên thế giới và khu vực. Tuy nhiên, đối với nước ta thì việc sử dụng và khai thác những khả năng và ứng dụng đó còn nhiều hạn chế . Đối với công tác quản lý nói chung, một công tác mà nhiệm vụ của nó bao gồm cả quản lý con người, quản lý cơ sở vật chất và thông tin thì CNTT ra đời với những thành tựu kỳ diệu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động trong quản lý tại các phòng ban trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, đánh dấu một bước chuyển biến lớn trong hoạt động qản lý, từ việc thực hiện thủ công lấy sức người là chủ yếu sang việc chuyển giao hầu hết công việc cho máy móc thực hiện mà vẫn đảm bảo được vai trò đặc biệt quan trọng của con người. Đó chính là lý do giải thích tại sao CNTT được sử dụng rộng rãi trong quản lý. Hiện nay ở nước ta máy vi tính được sử dụng rất nhiều, nó không chỉ bó hẹp trong các viện nghiên cứu, các trường học, các trung tâm máy tính mà nó đã mở rộng ra mọi ngành và đi vào tất cả các lĩnh vực. Song hiện nay nhiều cơ quan, đơn vị chỉ dùng máy vi tính như một công cụ để soạn thảo văn bản. Trong khi đó trên thế giới việc sử dụng máy vi tính để thay thế các hoạt động của con nguời và giúp con người nhanh chóng đạt được mục đích, yêu cầu đặt ra. Theo nghị quyết 49/CP chính phủ đã đề ra chương trình quốc gia về CNTT với mục tiêu: xây dựng nền móng bước đầu vững chắc cho một kết cấu hạ tầng về thông tin trong xã hội có khả năng đáp ứng các nhu cầu cơ bản về thông tin trong quản lý nhà nước và trong các hoạt động kinh tế xã hội , đồng thời xây dựng ngành công nghiệp CNTT thành một trong những ngành mũi nhọn của đất nước, góp phần chuẩn bị cho nước ta có vị trí xứng đáng trong khu vực khi bước vào thế kỷ XXI. Để thực hiện được điều này nước ta nói chung và các công ty, doanh nghiệp nói riêng phải cố gắng hết mình để điều này sẽ trở thành hiện thực trong tương lai không xa. 2.2.1- Thực trạng trang thiết bị thông tin tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam Hiện nay tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam máy tính được trang bị khá đầy đủ để các hoạt động kinh doanh của trung tâm diễn ra một cách thuận lợi và nhanh chóng. Tính đến nay hầu hết các phòng ban đều được trang bị máy tính với nhiều tính năng hiện đại cộng thêm các thiết bị ngoại vi với tính năng siêu việt: máy fax, máy in, máy scan... Ta có thể lấy ra một vài số liệu như sau: năm 1992 số máy tính là 25 chiếc, hiện nay số máy tính là 150 chiếc được trang bị tại các phòng như sau: Biểu số 2:Số lượng máy tính tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam Phòng Số máy Nguồn gốc Văn phòng 15 Nhật, TQ, Malaixia Phòng dịch vụ tổng hợp 20 Indonexia,TQ Phòng tài chính, kế toán 12 Nhật, TQ Phòng HCTL trong nước 15 TQ, Malaixia Phòng HCTL quốc tế 18 Indonexia,TQ Hãng thiết kế, dàn dựng 20 Nhật, TQ Hãng quảng cáo, in ấn 10 Nhật, TQ, Malaixia Nguồn: Phòng quản lý của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam Từ kết quả trên ta có thể thấy rằng số lượng máy tính đã tăng lên một cách đáng kể. Chính điều này đã thúc đẩy năng suất làm việc của cán bộ nhân viên cũng như tổng doanh thu đã tăng lên rất nhiều. Năm 2003 Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã nộp ngân sách Nhà nước 3 tỷ đồng, góp phần không nhỏ vào việc làm giàu cho đất nước. Nhận biết được hiệu quả của CNTT là rất lớn nhưng để phục vụ cho hoạt động quản lý được tốt hơn nữa thì Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam đã đầu tư thêm một số máy móc hỗ trợ cho hệ thống máy tính của mình. Đó chính là máy in, máy scanner, máy chiếu, máy fax, máy photocoppy và hệ thống máy điều hoà nhiệt độ để bảo quản hệ thống máy tính luôn trong điều kiện tốt nhất. Hiện nay trung tâm đang sử dụng các máy móc đó với những chức năng như sau: - Máy in (thiết bị ngoại vi): giúp in ra những văn bản được tạo ra trên máy tính. Hiện nay trung tâm đang sử dụng các máy của hãng HP (Howleet Packard) như LaserJet 5L, LaserJet 1100. Đây là loại máy in phổ biến , tốc độ in trung bình khoảng 7 trang/phút, độ sắc nét cao. Do hệ thống máy tính được nối mạng với nhau nên chúng ta có thể dùng một máy in để in cho rất nhiều máy tính khác nhau. - Máy scanner: là máy quét, dùng để quét hình ảnh của một trang văn bản hoặc các hình ảnh minh hoạ sau đó nó sẽ được lưu trên máy vi tính. Với việc ứng dụng các phần mềm đồ hoạ hiện nay như : photoshop, 3D,...chúng ta có thể chỉnh sửa sao cho hợp với yêu cầu của chúng ta. Hiện nay có hai loại: - Máy quét phẳng( fleetbed) - Máy quét nạp giấy( sheetfed) - Máy chiếu và màn hình: dùng để chỉ hình ảnh ở máy tính lên màn hình lớn, phù hợp sử dụng trong các cuộc họp, hội thảo vì nó chứng minh được tính ưu việt và chuyên nghiệp của mình. Thêm vào đó, phần mềm ứng dụng Powerpoint được sử dụng giúp cho việc soạn thảo và trình diễn các văn bản hiệu quả hơn. - Thêm vào đó máy photocoppy, máy fax cũng là những công cụ không thể thiếu được trong các phòng ban bởi vì nó giúp chúng ta tiếp nhận thông tin và truyền tải thông tin một cách nhanh nhất, kịp thời nhất. 2.2.2- Tổ chức công tác CNTT tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam Việc ứng dụng tin học vào hoạt động quản lý tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam có thể chia ra làm hai mảng: * Mảng tin học quản lý nội bộ Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của mảng này là phục vụ các nhu cầu về văn bản bao gồm: soạn thảo, in ấn, lưu trữ, tra cứu, xử lý thông tin và truyền dẫn nội dung. Đây chính là mảng các vấn đề thuộc về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và phòng hành chính. * Mảng tin học ngoại vi Để thuận tiện cho quá trình hoạt động, đặc biệt là quá trình theo dõi và tiếp nhân thông tin từ các đơn vị cấp trên cũng như các đơn vị bạn thì phòng hành chính của Trung tâm đã nối mạng với ttất cả các cơ quan trực thuộc Bộ văn hoá thông tin và các ban ngành có liên quan để góp phần làm tăng hiệu quả của công tác quản lý. Có thể nói việc nối mạng như vậy sẽ giúp cho các phòng ban trong trung tâm thuận lợi hơn trong việc theo dõi, nắm bắt thông tin cũng như báo cáo tình hình hoạt động của đợn vị mình với các cơ quan cấp trên. Việc đưa công nghệ thông tin vào quản lý sẽ ngày càng tích luỹ và đa dạng hệ cơ sở dữ liệu quốc gia góp phần tích cực trong việc hiện đại hoá công tác quản lý. Cnỉ với một thiết bị có trong tay cho phép các nhà quản lý từ cấp cơ sở đến trung ương quản lý, kiểm tra, giám sát và chỉ đạo toàn bộ hoạt động của bộ máy. Mặt khác, nối mạng vi tính từ cấp trung ương xuống đến cấp cơ sở giúp cho việc lập kế hoạch, dự án ... được nhiều cấp có liên quan cùng tham gia góp ý kiến và ta sẽ có được các giải pháp tối ưu cho từng dự án. Hơn nữa, quá trình kết nối mạng tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban với các cơ quan khác trong bộ máy quản lý mang tính hiệu quả, khắc phục tình trạng phiến diện, chậm trễ có thể gây ra lãng phí , thiệt hại về thông tin của các phương thức thủ công trước đây. 2.2.3- Thực trạng ứng dụng CNTT tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam Trong giai đoạn mới hiện nay nền kinh tế và xã hội đang thay đổi từng ngày dưới tác động của CNTT tri thức và ý tưởng sáng tạo đóng vai trò trung tâm có ý nghĩa quyết định. Vì vậy, hầu hết các quốc gia, các tổ chức, các công ty đều hiểu rằng vị trí trong tương lai của họ sẽ như thế nào khi mà trên thị trường quốc tế sự tồn tại của họ phụ thuộc vào việc họ có tận dụng được CNTT để phát triển một cách nhanh chóng hay không?. Hiểu được điều này, ban lãnh đạo của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã và đang áp dụng một cách triệt để các thành tựu của CNTT vào thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của cán bộ nhân viên đồng thời giảm bớt khó khăn trong kinh doanh tại doanh nghiệp của mình. Việc ứng dụng các thành tựu này vào công tác quản lý sẽ đem lại những lợi ích và hiệu quả bất ngờ. Bởi vậy trong tương lai các văn phòng được coi là hiện đại phải được cung cấp đầy đủ các công cụ hiện đại để các hoạt động trở nên thuận tiện, góp phần củng cố cho sự vận hành của bộ máy quản lý trôi chảy cũng như tăng hiệu quả hoạt động của đơn vị. Chúng ta đều biết CNTT có 4 chức năng cơ bản là: thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền dữ liệu. Việc sử dụng các chức năng này như thế nào sẽ quyết định đến kết quả của việc áp dụng CNTT vào công việc của cá nhân hay tổ chức... Mặc dù việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý không còn là mới mẻ đối với các nước tiên tiến trên thế giới và khu vực nhưng đối với nước ta thì việc sử dụng và khai thác những khả năng và ứng dụng này còn nhiều hạn chế. Tuy nhiên tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam thì CNTT đã được sử dụng rộng rãi, máy tính được sử dụng không chỉ bó hẹp trong việc soạn thảo văn bản, tính toán...mà nó đã được sử dụng trong tất cả các lĩnh vực khác như lưu trữ thông tin, truyền tải và cập nhật thông tin cũng như công tác quản lý nhân sự. Khi quyết định đưa các ứng dụng của CNTT áp dụng vào thực tiễn, các nhà quản lý của trung tâm đã phải tập trung giải quyết hai vấn đề lớn. Đó là vốn đầu tư cho việc mua sắm các thiết bị máy móc khá tốn kém và trình độ của nhân viên sử dụng. Mặc dù khoa học kỹ thuật phát triển nhưng máy móc không thể thay thế được con người vì chính con người làm ra máy móc. Hiểu được điều này các cán bộ lãnh đạo cũng như nhân viên trong trung tâm đã tự trau dồi kiến thức về CNTT để nâng cao khả năng tư duy tổng hợp, đánh giá và phân tích tình hình, nắm bắt kịp những thông tin trong nước và trên thế giới để đưa ra những quyết định chính xác. Đặc biệt đối với một số phòng ban như: phòng hành chính, phòng kinh doanh và phòng kế toán thì máy tính được sử dụng như một công cụ chính để làm việc thì việc hiểu biết cặn kẽ về máy tính là điều bắt buộc. * Trong công tác quản lý nhân sự Hiện nay số lượng cán bộ công nhân viên của Trung tâm là 170 người, được phân bố khắp các phòng ban và đảm nhận những chức năng khác nhau. Bởi vậy, để quản lý cán bộ công nhân viên được dễ dàng thì chúng ta phải có một hệ thống máy móc thiết bị hiện đại và nhờ có máy móc hiện đại chúng ta đã làm được điều đó. Từ một máy chủ được đặt ở phòng quản lý, chúng ta có thể quan sát được hết các phòng ban và tốc độ làm việc của cán bộ công nhân viên. Thêm vào đó, để quản lý về tiền lương, tiền thưởng... thì máy vi tính đã được sử dụng. Nhờ có những chương trình tính toán được cài sẵn trong máy như Excel, Foxpro, Microsoft Word... mà những nhân viên phòng kế toán có thể giảm bớt được những khó khăn khi gặp những con số lên đến hàng tỷ. Để được kết quả cần tính cũng như tính toán lương thưởng cho cán bộ công nhân viên thì chúng ta chỉ cần nạp số liệu và máy sẽ tự động đưa ra những con số chính xác đến từng đơn vị, rất thuận tiện và nhanh chóng. Có thể nói, máy vi tính đã giúp cho trung tâm rất nhiều trong công tác quản lí nhân sự cũng như những việc có liên quan. Tiêu biểu là sau khi lắp đặt hệ thống trang thiết bị công nghệ thông tin hiện đại thì Trung tâm đã giảm bớt được số lượng nhân viên văn phòng, nhân viên tạp vụ… Do đó chi phí hoạt động của Trung tâm giảm đi một cách đáng kể, đưa mức lương trung bình của cán bộ công nhân viên tăng lên. Hiện nay, mức lương trung bình của mỗi nhân viên khoảng trên 1 triệu đồng. Năm 2003 vừa qua, Trung tâm đã nộp ngân sách cho Nhà nước trên 3 tỷ đồng. Biểu số 3: bảng chất lượng CNVcủa trung tâm Năm Tổngsố CNV(người) Trình độ ĐH Trình độ CĐ-TC Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) 2001 170 70 41% 100 59% 2002 170 75 44% 95 56% 2003 170 75 44% 95 56% Nguồn: phòng tài chính kế toán năm 2003 Qua bảng trên, ta thấy số người có trình độ đại học còn thấp. Đặc biệt, trong 2 năm 2002 và 2003 thì số lượng người có bằng đại học không tăng. Điều này chứng tỏ việc nâng cao trình độ cho cán bộ nhân viên còn chưa được quan tâm đúng mức nên nhân viên chưa hưởng ứng. Trung tâm nên khuyến khích và tạo điều kiện cho họ hơn nữa để cán bộ công nhân viên coi việc nâng cao trình độ là một việc có ích cho cả bản thân họ lẫn cho trung tâm. * Trong công tác quản lý cơ sở vật chất Chúng ta đều biết rằng đối với những công ty, doanh nghiệp lớn thì cơ sở vật chất được trang bị khá đầy đủ và hiện đại. ở Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam cũng vậy, tại phòng quản lí thì máy chủ được kết nối với tất cả các máy vi tính tại các phòng ban khác. Máy chủ này được nạp đầy đủ các số liệu về tình hình hoạt động của trung tâm, về nhân sự, về trang thiết bị, phương tiện vận tải... Những máy móc và phương tiện này do một bộ phận của văn phòng quản lí. Bất cứ cán bộ công nhân viên nào cần sử dụng thì phải báo cáo với văn phòng để nhân viên văn phòng sắp xếp thời gian và lịch làm việc cho hợp lí. Riêng với hệ thống máy vi tính, do được nối mạng cục bộ cho nên chỉ cần khởi động máy thì máy chủ sẽ báo ngay tín hiệu cho nhân viên quản lí biết. Nhờ có ứng dụng CNTT mà Trung tâm đã nâng cao hiệu quả sử dụng máy móc và trang thiết bị. Ví dụ thông qua phòng dịch vụ tổng hợp chúng ta có thể biết được số lượng, chủng loại máy móc thiết bị được sản xuất từ năm nào, thời gian sử dụng bao lâu và tỷ lệ khấu hao là bao nhiêu. Mặt khác đối với một số trang thiết bị có thời gian sử dụng dài thì được Trung tâm khấu hao vào chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí sản xuất chung. Để nâng cao năng suất lao động của cán bộ công nhân viên thì Trung tâm phải đầu tư hệ thống máy móc, trang thiết bị hiện đại. Biết được điều này, ban giám đốc Trung tâm luôn đầu tư đổi mới công nghệ và trang thiết bị nhằm nâng cao hiệu quả công việc, kích thích tinh thần lao động hăng say trong Trung tâm. Tóm lại, vấn đề quản lí cơ sở vật chất trong Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam được thực hiện thông qua một hệ thống máy móc thiết đồng bộ, được nối mạng và đặt đưới sự quản lí của những nhân viên có trình độ cao về công nghệ thông tin. Đó là tín hiệu đáng mừng của Trung tâm. * Trong công tác quản lý nguồn vốn Đối với bất cứ công ty doanh nghiệp nào thì việc quản lí vốn là hết sức khó khăn. Để tránh thất thoát cũng như tránh sự gian lận của những nhân viên kế toán thoái hoá hoặc đối tượng xấu, những số liệu về vốn đã được các nhân viên kế toán nhập vào máy và đặt trong phần mềm ứng dụng được bảo mật. Chỉ những người có mật khẩu mới có thể truy cập vào những số liệu này. Đây chính là chức năng siêu việt của máy vi tính. ứng dụng CNTT giúp Trung tâm luôn kiểm soát và bảo toàn và sử dụng vốn có hiệu quả. Đặc biệt là những chỉ tiêu về hiệu quả sử dụng vốn được các cán bộ phòng tài chính coi trọng và giữ gìn như con ngươi của mắt mình. Nói tóm lại máy vi tính đã góp một phần không nhỏ trong việc quản lí nguồn vốn - một trong những yếu tố làm nên sự thành bại trong kinh doanh. *Trong công tác văn phòng Qua lý luận thực tiễn trên, chúng ta thấy việc áp dụng CNTT là điều cần thiết. Mặc dù giá thành của các trang thiết bị là rất đắt tiền nhưng hiệu quả mà chúng đem lại là rất to lớn. Việc trang bị đồng bộ hệ thống máy vi tính sẽ kết nối được các phòng ban, tạo ra được mối quan hệ chặt chẽ từ lãnh đạo tới các phòng ban. Nhờ áp dụng những CNTT mới, công việc quản lý văn phòng đã có những thay đổi rõ rệt: đơn giản hơn, hiệu quả hơn và thuận tiện hơn trong việc sử dụng. Một “văn phòng điện tử” không giấy tờ vẫn là một mơ ước của văn phòng các cơ quan. Những tiện ích của CNTT được thấy rõ trong từng lĩnh vực của côngviệc quản lý văn phòng - Công việc soạn thảo văn bản Soạn thảo văn bản kể cả soạn thảo bằng máy tính hay soạn thảo thủ công đều là quá trình xử lý bắt đầu từ xử lý kí tự của từng từ riêng biệt đến việc xử lý mối quan hệ ngữ nghĩa và liên kết giữa các từ để thành văn bản. Công việc soản thảo văn bản đòi hỏi tính chính xác cao theo đúng quy định của Nhà nước. Nếu trước đây việc soạn thảo văn bản phải trải qua hai công đoạn: soạn thảo và đánh máy, thì với việc được trang bị máy tính cho văn phòng, người soạn thảo văn bản có thể trực tiếp soạn thảo trên máy tính của mình mà không phải chuyển cho người khác đánh máy. Với phần mềm Ms Word được chuẩn bị cho những người không có kỹ năng máy tính nên công việc soạn thảo trở nên dễ dàng hơn. Việc trình bày văn bản trên màn hình máy tính như trên giấy, kết hợp với các phím chức năng cho phép kiểm tra, sửa chữa văn bản khác nhau một cách đơn giản, nhanh chóng và tự động gạch chân, cách dòng, tạo biên, tiêu đề, đánh số trang, chú giải... hoàn toàn có thể tạo ra một bản hoàn chỉnh ngay trên máy trước khi in ra giấy. Với ứng dụng phần mềm Ms Word, với những tính năng như trên sẽ cho phép soạn thảo văn bản theo ý muốn. Bên cạnh đó, với những tệp khuân dạng đầy đủ thể thức theo tiêu chuẩn (template) có sẵn hay tự tạo trong Word giúp cho nhà quản trị không phải mất công nhiều trong việc soạn thảo các văn bản có mục đích ý nghĩa, yêu cầu gần giống nhau cũng như tránh được lỗi sai sót trong hình thức của văn bản. Văn phòng trong khâu soạn thảo văn bản có thể thức như trên không phải dành nhiều thời gian soạn thảo lại vẫn đảm bảo tính chính xác của thể thức văn bản, để từ đó tập trung đi sâu vào phần nội dung của văn bản. Với những văn bản (báo cáo tổng kết, hoạch định kế hoạch...)trong đó có cả những bảng biểu tính toán thì với máy tính là điều đơn giản. Nếu trước đây đối với các văn bản này phải tính toán bằng máy tính cá nhân sau đó mới ghi chép vào văn bản rồi mới đánh máy thì công việc này tiêu tốn nhiều thời gian không hữu ích. Ngày nay với tính năng ưu việt của mình máy tính sẽ giúp nhà quản trị có những văn bản hiệu quả, nhanh chóng cũng như đạt độ thẩm mỹ và chính xác cao hơn. Với tính năng soạn thảo(Ms Word) và tính toán(Ms Excel) được kết hợp trên cùng một màn hình soạn thảo giúp người soạn thảo hoàn thành công việc nhanh chóng và chính xác. - Công tác quản lý và lưu trữ văn bản, hồ sơ Việc quản lý bằng phương pháp thủ công sẽ tạo ra nhiều hạn chế khó theo dõi, quản lý được mức độ cần xử lý của công văn, bộ phận được giao xử lý và kết quả xử lý...việc kiểm tra đôn đốc bị hạn chế, việc theo dõi các công việc liên quan sau khi đã xử lý một văn bản không được thuận lợi. Việc tra cứu, tìm kiếm gặp khó khăn, tốn nhiều thời gian do phải rà soát điều kiện ghi chú trên sổ sách. Cùng với sự giúp đỡ của ứng dụng CNTT và kiến thức tiên tiến của cán bộ nhân viên văn phòng, công việc này trở nên đơn giản hơn. Các hồ sơ có chu kì tồn tại kể từ khi được tạo ra rồi lưu trữ lại, bảo quản và duy trì cho đến khi chuyển lưu trữ dài hạn hoặc huỷ bỏ, do vậy các hồ sơ được lưu trữ là rất lớn. Với việc áp dụng phương pháp tự động thông qua máy tính sẽ đem lại sự gọn nhẹ trong bảo quản. Những hồ sơ sẽ được lưu trên đĩa với mỗi hồ sơ được thu gọn lại chỉ bằng 1% so với bản gốc. Việc bảo quản các đĩa mềm này cũng hết sức đơn giản. Máy tính có thể giúp người điều hành phân loại và tạo chỉ mục hồ sơ theo nhiều cách: - Theo thứ tự chữ cái - Theo chủ đề - Theo địa lý - Theo thời gian Việc quản lý phân loại như vậy sẽ giúp nhà quản lý có thể nhanh chóng tìm ra các hồ sơ lưu khi cần thiết. - Công việc kiểm tra và kiểm soát: Với công nghệ thông tin thay cho việc nhà quản lý phải trực tiếp kiểm tra công việc mà không chắc chắn việc kiểm tra có chính xác hay không. Thì ngày nay với việc chỉ ngồi tại Văn phòng làm việc của mình nhà quản lý có thể kiểm tra đột xuất bất thường hay thường kỳ. Các công việc được tiến hành ra sao? Có đúng với yêu cầu và chỉ tiêu công việc được đặt ra hay không?... Với việc kiểm tra như vậy sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ nhà quản trị đối phó với những thành tố sau: - Đối phó với bất trắc. - Khám phá những cái bất thường. - Xác định các cơ hội. - Xử lý những tình huống phức tạp. 2.3- Phân tích đánh giá kết quả và những tồn tại của việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Hội trợ Triển lãm Việt Nam 2.3.1- Thành tựu Nhờ vào sự tiến bộ của CNTT cũng như việc ứng dụng CNTT trong quản lý mà Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã đạt được những thành tích đáng kể. Chẳng hạn công tác lập kế hoạch, nhờ có máy vi tính mà ban lãnh đạo đã giảm bớt được những khó khăn trong công tác phân công công việc vốn được coi là rất tốn kém thời gian bằng cách khâu nối các hoạt động trong đơn vị thành một thể thống nhất, tổng hợp các phương án độc lập thành phương án chung. Còn đối với nhân viên ở các phòng ban thì nhờ có máy vi tính mà công tác soạn thảo văn bản đã trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn so với làm việc bằng máy chữ. Thêm vào đó, soạn thảo văn bản và các hợp đồng kinh doanh bằng máy vi tính còn làm cho văn bản đẹp hơn nhờ vào các chức năng trang trí và trình bày của máy vi tính theo ý muốn chủ quan của người lập văn bản. Mặt khác, máy vi tính còn là công cụ đắc lực trong việc truyền tải thông tin giữa trung tâm với các đối tác. Ta có thể nói rằng máy vi tính đã làm cho những công việc này trở nên nhẹ nhàng hơn. Trước đây khi chưa có máy vi tính thì các văn bản công văn, tài liệu phải lưu kho gây tốn kém diện tích và dễ bị mối mọt. Nay do công tác thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin đều được làm thông qua máy vi tính nên công việc đã được xử nhanh hơn, chính xác hơn, thậm chí tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức. Để thuận tiện khi ký kết hợp đồng với các đối tác nước ngoài thì mạng cục bộ đã được kết nối. Chính điều này đã giúp cho trung tâm có thêm nhiều đối tác. 2.3.2- Tồn tại và nguyên nhân * Những khó khăn về tài chính: Mặc dù được nhà nước cấp nhân sách để đầu tư kinh doanh và trung tâm cũng không ngừng tự bổ sung nguồn vốn cho mình, song vẫn gặp nhiều khó khăn về nguồn vốn. Đó là việc đầu tư thêm những máy móc hiện đại, những trang thiết bị hỗ trợ như máy fax, photocopy... Để có được những thiết bị này thì Trung tâm phải bỏ ra một số lượng vốn lớn, điều này sẽ gây tổn thất cho trung tâm khi có quyết định đầu tư kinh doanh một dự án lớn. Thêm vào đó, để bảo quản cho máy tính hoạt động tốt thì nó phải được đặt trong hệ thống máy điều hoà nhiệt độ. Do đó, đi đôi với việc đầu tư máy vi tính thì trung tâm phải đầu tư thêm máy điều hoà. Đó chính là một trong những khó khăn đòi hỏi trung tâm phải khắc phục. *Những khó khăn về trình độ của cán bộ công nhân viên: Hiện nay Trung tâm có khó khăn về trình độ của cán bộ công nhân viên trong việc ứng dụng CNTT. Không phải hầu hết các cán bộ này đều được trang bị đầy đủ kiến thức về CNTT, mà một số người chỉ được đào tạo sơ đẳng. Thêm vào đó, một số cán bộ lãnh đạo chưa nhận thức được tầm quan trọng của CNTT nên chưa có quan tâm thích đáng tới công tác thông tin tại đơn vị. *Khó khăn về máy móc trang thiết bị: Trải qua những năm tháng chiến tranh, đất nước ta còn nghèo nàn nên các thiết bị cũng như phương tiện máy móc cho hoạt động thông tin vẫn lạc hậu và yếu kém, đặc biệt là mạng thông tin quốc gia nhiều khi còn bị nghẽn mạch do lượng người truy cập Internet quá đông gây khó khăn cho việc thu nhận thông tin của Trung tâm. Mặt khác, hệ thống máy móc trang thiết bị của Trung tâm tuy đã được bổ sung nhưng thiếu sự đồng bộ gây ra tình trạng có những thiết bị quá hiện đại khó sử dụng, lại có những thiết bị quá cũ kỹ nên hoạt động thu nhận thông tin không ăn khớp với nhau. Chính vấn đề này đã nhiều lần được đưa ra thảo luận để tìm ra phương hướng giải quyết. Nhưng cho đến nay, vấn đề này vẫn chỉ được giải quyết trên giấy tờ. 2.4- Hiệu quả của việc ứng dụng CNTT tại Trung tâm hội chợ Triển lãm Việt Nam CNTT đang làm thay đổi cách thức tạo ra hàng hoá và dịch vụ, cách thức bán và chuyển giao sản phẩm tới khách hàng. CNTT cũng làm thay đổi phương thức làm việc của DN với các đối tác, đồng thời cũng đưa lại những lợi ích tiềm tàng, giúp người ứng dụng thu nhận được thông tin phong phú về thị trường và đối tác, giảm chi phí tiếp thị và giao dịch, rút ngắn chu kì sản xuất, tạo dựng và củng cố quan hệ bạn hàng, tạo điều kiện mở rộng quy mô sản xuất... Nhờ ứng dụng CNTT mà Trung tâm đã đạt được những hiệu quả rất to lớn, nó thể hiện qua các nội dung sau: * Nắm bắt được thông tin kịp thời và phong phú, làm cho tiến trình kinh doanh trở nên hữu hiệu và đơn giản hơn: CNTT giúp cho Trung tâm nắm được thông tin phong phú về thị trường, nhờ đó Trung tâm có thể xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp với xu thế phát triển của thị trường trong nước, khu vực và quốc tế. Các công đoạn bên trong Trung tâm đã được thay đổi để thích ứng được với lợi thế và yêu cầu trong hoạt động CNTT. Đồng thời, Trung tâm sử dụng Internet để tìm kiếm thông tin, chia sẻ thông tin, lên các kế hoạch như: kế hoạch bán hàng, kế hoạch sản xuất... và mua bán trực tuyến các công đoạn sản xuất kinh doanh của mình trên cơ sở tự động hoá các hoạt động. * Tiết kiệm thời gian và chi phí, rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh: Thời gian đối với bất cứ ai cũng rất quan trọng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp. Khi chúng ta đưa CNTT vào ứng dụng chính là chúng ta là tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi mà những công việc như quảng cáo, ký kết hợp đồng chúng ta có thể làm trên mạng. Thậm trí làm trên mạng chúng ta có thể tiết kiệm được sức lao động của cán bộ nhân viên , cũng chính là tiết kiệm được chi phí. Tiết kiệm chi phí xuất phát từ việc hệ thống thông tin hoạt động hiệu quả hơn, thời gian tiếp nhận và xử lý các vấn đề trong doanh nghiệp nhanh hơn, cùng với việc dễ dàng tiếp cận các thị trường mục tiêu của các doanh nghiệp. Tiết kiệm chi phí ở đây gồm: Tiết kiệm chi phí văn phòng, chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí tiếp thị, giao dịch... Theo tài liệu “Kỹ thuật CNTT”, thời gian giao dịch qua Internet chỉ bằng 7% thời gian giao dịch qua fax và bằng khoảng 0.5 phần nghìn thời gian giao dịch qua bưu điện; chi phí giao dịch qua Internet chỉ bằng 5% chi phí giao dịch qua fax hay qua bưu điện chuyển phát nhanh, chi phí thanh toán điện tử qua Internet chỉ bằng 10% tới 20% chi phí thanh toán theo lối thông thường. Việc tiết kiệm thời gian và chi phí đã nhanh chóng làm cho thông tin về hàng hoá nhanh chóng tiếp cận người tiêu dùng (do không qua khâu trung gian). Vì vậy, Trung tâm sớm bắt được nhu cầu hàng hoá, cắt giảm số lượng và thời gian hàng nằm lưu kho cũng như kịp thời thay đổi phương án sản phẩm bám sát với nhu cầu thị trường, do đó chu kỳ sản xuất được rút ngắn. * Hệ thống cung ứng dịch vụ khách hàng được cải thiện do khả năng truyền tải thông tin qua mạng được coi là nhanh nhất hiện nay. Thông qua mạng Internet, Trung tâm có thể cung cấp nhiều mẫu mã hàng hoá đa dạng, tiến hành dịch vụ phân phối nhanh chóng, chất lượng hơn và cho phép thanh toán tại nhà bằng tiền mặt hoặc khách hàng chỉ việc thông báo mã thẻ tín dụng trên mạng. Chính các hình thức thanh toán và bán hàng trực tuyến kiểu này làm phong phú thêm các loại hình dịch vụ đối với khách hàng, từ đó năng cao tín dụng của Trung tâm, thu hút thêm khách hàng tiềm năng. Mặt khác, nhờ các kỹ thuật hiện đại, doanh nghiệp có thể duy trì được quan hệ với khách hàng một cách thường xuyên, tiếp cận được các thông tin phản hồi có giá trị cũng như tìm hiểu những thị hiếu, nhu cầu mới của khách hàng một cách kịp thời để tạo ra những sản phẩm phù hợp hơn nữa. * Nâng cao sức cạnh tranh của Trung tâm so với các cơ quan khác trên mạng CNTT giúp giảm dược chi phí sản xuất, trước hết là chi phí văn phòng. Các văn phòng không giấy tờ chiếm diện tích nhỏ hơn rất nhiều, chi phí tìm kiếm chuyển giao tài liệu giảm nhiều lần, đặc biệt là khâu in ấn Điều quan trọng hơn là các nhân viên có năng lực được giải phóng khỏi nhiều công đoạn sự vụ , có thể tập trung vào nghiên cứu và phát triển các sản phẩm có chất lượng cao với giá rẻ hơn , đưa đến những lợi ích to lớn lâu dài . * Tiết kiệm được chi phí mua sắm các phương tiện giao thông vận tải và máy móc trang thiết bị do chúng ta có thể làm bất cứ công đoạn nào trong tiến trình kinh doanh thông qua mạng . Chi phí mua sắm máy móc thiết bị nguyên liệu phục vụ cho sản xuất cũng sẽ thấp hơn vì chi phí cho việc truy cập Internet để tìm sản phẩm và nhà cung cấp có giá cạnh tranh nhất sẽ thấp hơn so với việc tìm kiếm mua sắm trên thị trường thông thường. Nhờ có những thiết bị hiện đại của CNTT mà chúng ta có thể giảm thấp chi phí bán hàng và chi phí tiếp thị. Bằng phương tiện Internet, một nhân viên bán hàng cùng một lúc có thể giao dịch được với rất nhiều khách hàng . * Giúp thiết lập và củng cố quan hệ đối tác CNTT tạo điều kiện cho việc thiết lập và củng cố mối quan hệ giữa các đối tác tham gia quá trình thương mại. Thông qua Internet, các doanh nghiệp, chính phủ, người tiêu dùng có thể giao tiếp trực tuyến, liên tục với nhau, gần như không còn khoảng cách về địa lý và thời gian nữa, nhờ đó cả sự hợp tác lẫn sự quản lý đều được tiến hành nhanh chóng, các bạn hàng mới, các cơ hội kinh doanh mới được phát hiện nhanh chóng trên bình diện toàn quốc, toàn khu vực, toàn thế giới và có nhiều cơ hội để lựa chọn hơn. * Đem lại nguồn doanh thu và lợi nhuận khổng lồ, tạo nguồn thu cho ngân sách nhà nước. Khi các chi phí đầu vào và đầu ra của Trung tâm thấp đi mà số lượng khách hàng lại tăng lên thì kết quả thu được sẽ là những con số thống kê rất lớn về doanh thu và lợi nhuận. Điều này trên thực tế đã và đang diễn ra từng ngày. Xét về lâu dài, doanh thu và lợi nhuận tăng sẽ là nguồn thu ổn định cho ngân sách nhà nước, mặc dù trước mắt việc thúc đẩy công nghệ thông tin trong kinh doanh có thể đe doạ nhiều loại thuế xuất khẩu, nhập khẩu của các nước đang phát triển. Nhưng bù lại, bản thân chính phủ các nước vẫn có nhiều lợi ích khác vì thông qua những phương tiện của công nghệ thông tin thì khả năng tuyên truyền và quảng bá thông tin của chính phủ rộng hơn, nhanh hơn tới công dân. Đồng thời, qua mạng internet, chính phủ còn cung cấp các dịch vụ về thông tin và dịch vụ công cộng với chi phí thấp hơn( đối với chính phủ, các dịch vụ công cộng không đem lại lợi nhuận nhưng việc giảm chi phí cho việc cung cấp dịch vụ công cộng sẽ tiết kiệm được ngân sách) Như vậy, công nghệ thông tin mà tiêu biểu là mạng internet cung cấp cho Trung tâm nói riêng và các doanh nghiệp nói chung cả nguồn lợi ngắn hạn và nguồn lợi dài hạn. Nó không chỉ mở ra các thị trường mới, tiếp cận với nhiều khách hàng mới mà còn làm cho các doanh nghiệp dễ dàng và nhanh chóng thành đạt hơn trên cơ sở những gì đã có. Thay đổi thói quen kinh doanh như: phương thức đặt hàng, phương thức lập vận đơn, phương thức hỗ trợ khách hàng; làm giảm thiểu khối lượng giấy tờ trong giao dịch kinh doanh. Khi mà ngày càng có nhiều thông tin được số hoá, các doanh nghiệp có thể tập trung hơn vào việc đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng- yếu tố chính quyết định sự thành công của doanh nghiệp. * Nâng cao năng suất lao động và hiệu quả làm việc của cán bộ nhân viên Nhờ ứng dụng CNTT vào quản lí mà Trung tâm đã đạt được những thành tựu bước đầu đó là từng bước hiện đại hoá trang thiết bị trong Trung tâm, nó đã góp phần nâng cao năng suất lao động và hiệu quả làm việc của nhân viên. Khi CNTT được áp dụng trong quản lí, những khả năng cũng như năng lực của cán bộ công nhân viên được phát huy toàn bộ do máy vi tính đã giúp họ giảm bớt được khó khăn. Đặc biệt đối với cán bộ lãnh đạo, thông qua truy cập mạng mà họ có được cái nhìn đúng đắn, có căn cứ để dự đoán chiều hướng phát triển trong tương lai cũng như kịp thời hoạch định, đánh giá tình hình và điều chỉnh kế hoạch. Ngoài ra, máy vi tính còn giúp ta tiết kiệm được thời gian công sức mà vẫn đạt được kết quả cao. Lợi ích khác phải kể đến của CNTT là nó giúp nhà quản lí chỉ ở một chỗ mà vẫn có thể tham dự hoạt động ở những nơi khác. Hiện nay, Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã và đang ứng dụng CNTT vào quản lí để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình. Nhờ sự hỗ trợ của CNTT mà trung tâm đã ký kết thêm nhiều hợp đồng kinh tế, có thêm nhiều bạn hàng mới, tổ chức thêm nhiều hội chợ triển lãm, liên hoan văn hoá văn nghệ góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống và phục vụ tốt hơn cho nhu cầu ngày càng cao của con người. Nhận thức được vai trò to lớn của máy vi tính, các cán bộ nhân viên trong trung tâm đã tích cực học tập để bổ sung kiến thức về mạng nhằm kết nối mạng, thu thập thông tin kịp thời và đưa ra được những ý kiến đóng góp hữu ích. Tóm lại có thể nói máy tính đã giúp cho công việc của các cán bộ, nhân viên trong trung tâm rất nhiều cả về chất và lượng, đem lại hiệu quả không nhỏ trong hoạt động kinh doanh. Chương ba một số biện pháp nhằm ứng dụng CôNg nghệ Thông Tin trong công tác quản trị tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam 3.1- Phương hướng Căn cứ vào những tồn tại đã nêu ở trên, trong thời gian tới Trung tâm cần tập trung nghiên cứu và tìm ra một số phương hướng chủ nhằm nâng cao việc ứng dụng CNTT trong công tác quản trị để công việc kinh doanh đạt kết quả cao hơn. Sau đâu là một số phương hướng chủ yếu mà Trung tâm nên áp dụng. 3.1.1- áp dụng một số quy chế chặt chẽ về công tác thông tin trong Trung tâm Bởi vì thông tin thu, nhận được nhiều khi còn bị nhiễu do rất nhiều nguyên nhân cả khách quan lẫn chủ quan nên chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra, làm hạn chế tốc độ lưu chuyển thông tin và thông tin sai lệch. Bởi vậy nhất thiết chúng ta phải có quy chế chặt chẽ về chế độ báo cáo, thống kê, quy định rõ ràng cụ thể người chịu trách nhiệm cung cấp tài liệu thông tin để tránh có thông tin sai lệch gây ra khó khăn cho nhà quản trị. 3.1.2- Sử dụng phần mềm ứng dụng phù hợp Việc xây dựng các phần mềm ứng dụng dùng tiếng Việt và trang bị các phần mềm đó một cách đồng bộ cho các máy tính còn góp phần tiết kiệm thời gian trong việc xử lý, truyền tải thông tin. Thông tin được xử lý tại máy này khi được chuyển sang máy khác do sử dụng cùng phần mềm nên người nhận sẽ dễ dàng tiếp thu và xử lý thông tin ở các bước tiếp theo (vì dữ liệu được xử lý định dạng trên cùng loại phần mềm). Như vậy thì các nhà lãnh đạo với các phần mềm máy tính ưu việt sẽ thu được những thông tin quan trọng một cách nhanh chóng và chính xác tuyệt đối từ cấp dưới đưa lên để từ đó kịp thời đưa ra những quyết định quản lý hữu hiệu. Ngược lại, các đơn vị cấp dưới sẽ nhanh chóng tiếp nhận được những thông tin phản hồi từ cấp trên cần thiết cho công việc của mình. 3.1.3- Khai thác vốn từ các nguồn để đáp ứng yêu cầu về trang thiết bị Nước ta đang trong tiến trình của sự phát triển nên việc áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật cho các ngành và cơ quan trong tất cả các bộ là điều cần thiết. Nhưng để làm được điều này không phải dễ dàng. Và trung tâm HCTLVN cũng vậy , nó là một cơ quan trực thuộc Bộ Văn Hoá Thông Tin nên việc trang bị cơ sở vật chất phục vụ cho các hoạt động kinh doanh của mình còn gặp nhiều khó khăn và hoàn toàn trông chờ vào kinh phí từ trên rót xuống. Mặc dù trung tâm đã có sự đầu tư khá lớn cho các trang thiết bị tại đơn vị mình như máy vi tính, máy fax,... nhờ vào nguồn vốn tự cấp nhưng để đưa trung tâm trở thàmh một trong những đơn vị hàng đầu của ngành thì còn chờ vào nguồn kinh phí của nhà nước . 3. 1.4- Tạo ra được đội ngũ lao động có khả năng đáp ứng về ứng dụng CNTT Hiện nay tin học ngày càng chiếm ưu thế lớn trong mọi mặt của đời sống xã hội, hầu hết các doanh nghiệp đều cử cán bộ tham gia các lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ về tin học và ngoại ngữ để họ có điều kiện tiếp thu đầy đủ những kiến thức chuyên môn, cập nhập kiến thức mới nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh của đơn vị mình lên một tầm cao mới. Để theo kịp những tiến bộ không ngừng của khoa học kỹ thuật và công nghệ trung tâm VEFAC nên cử cán bộ đi đào tạo để họ nâng cao trình độ và một khi họ đã có được sự ưu đãi của cơ quan đối với mình thì họ sẽ cố gắng hết mình vì đơn vị . 3.1.5- Tăng cường và sử dụng có hiệu quả hệ thống trang thiết bị thông tin trong quản trị Để đáp ứng được mục tiêu đã đặt ra, trong năm tới Trung tâm cần có biện pháp thiết thực hơn nữa để tăng cường và sử dụng có hiệu quả hệ thống trang thiết bị của mình nhằm nâng cao năng suất lao động và tiết kiệm chi phí. Tiêu biểu là Trung tâm có thể phân bổ lại hệ thống máy móc cho thiết thực với từng khâu, từng phòng ban để tránh tình trạng phòng không cần thiết thì lại được đầu tư quá nhiều, gây ra sự lãng phí, phòng thì lại thiếu trang thiết bị hiện đại 3.2- Một số biện pháp nhằm ứng dụng cntt trong quản trị tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam Việc áp dụng CNTT cho công tác quản lý góp phần tích cực trong việc tăng năng suất lao động, giải phóng năng lực sản xuất đồng thời làm tăng hiệu quả của công tác quản trị. Tuy nhiên việc áp dụng CNTT cho công tác quản trị là cả một quá trình lâu dài và khó khăn. nó đòi hỏi phải có các bước khởi đầu công phu, từ việc xây dựng cơ sở dữ liệu đến việc khai thác nguồn dữ liệu thông tin...Do đó xung quanh việc áp dụng CNTT cho công tác quản trị em mạnh dạn đề xuất một số ý kiến sau: 3.2.1- Từng bước hoàn thiện hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng nguồn lực con người và CNTT để tiếp nhận các nguồn lực dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin là các yếu tố đầu ra. Hệ thống thông tin có bốn thành phần ( cũng có bốn nguồn tài nguyên cơ bản ) là : nguồn lực con người, phần cứng, phần mềm và nguồn dữ liệu . Hệ thống thông tin là một vòng tròn những yếu tố cấu thành của tổ chức. Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống thông tin trong tổ chức là hỗ trợ cho việc ra các quyết định và giúp các nhà quản lý thực hiện chức năng quản lý. Hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong thành công của một tổ chức. Trong những năm qua, mặc dù đã rất cố gắng nhưng việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam vẫn gặp nhiều khó khăn .Thực tế cho thấy rằng hệ thống thông tin tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam hoạt động chưa đồng bộ, còn có sự chênh lệch mất cân đối giữa các thành phần cơ bản của hệ thống. Cụ thể là số lượng các loại máy tuy khá nhiều nhưng lạ thiếu sự đồng nhất. Ví dụ như : máy COMPAQ cấu hình 586, 486 hoặc IBM cấu hình 386, 486 hoặc máy Đông nam á là những nhãn hiệu máy chủ yếu tại trung tâm. Bởi vậy cho nên việc kết nối và nhận thông tin trên diện rộng là rất khó khăn . Thêm vào đó, số nhân viên có trình độ khai thác, sử dụng máy vi tính lại chưa đạt yêu cầu, kỹ thuật xử lý thông tin (phần mềm ứng dụng )của các cán bộ nhân viên còn yếu, tính linh hoạt mềm dẻo của hệ thống còn thấp . Vì vậy, hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin chưa cao. Xuất phát từ thực trạng nói trên , muốn đưa hệ thống thông tin hoạt động có hiệu quả, có khả năng thay đổi và phát triển cho phù hợp với sự biến đổi và phát triển của thực tế thì Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam cần phải từng bước hoàn thiện hệ thống thông tin của mình theo các yêu cầu sau: - Hệ thống thông tin phải được thiết kế xây dựng phù hợp với hệ thống tổ chức , phục vụ cho nhiệm vụ tổng thể của tổ chức và phục vụ cho các nhiệm vụ khác nhau của tổ chức. - Việc xây dựng hệ thống thông tin phải đạt mục đích là hỗ trợ cho việc ra các quyết định, bảo đảm cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời cho các cấp lãnh đạo quản lý để họ có thể ra các quyết định đúng đắn. - Hệ thống thông tin phải được xây dựng dựa trên các kỹ thuật tiên tiến về xử lý thông tin. Các kỹ thuật này bao gồm các phần mềm ứng dụng và các thiết bị của CNTT, đặc biệt là các hệ quản trị cơ sở dữ liệu. - Hệ thống thông tin phải có kết cấu mềm dẻo và có khả năng phát triển. Mọi hoạt động của bất kỳ tổ chức nào cũng luôn vận động và phát triển theo quy luật của xã hội. Vì vậy một hệ thống thông tin sẽ nhanh chóng trở nên lỗi thời nếu không có khả năng thay đổi và phát triển cho phù hợp với sự biến đổi và phát triển của thực tế. Như đã trình bày ở trên, nhiệm vụ cơ bản của hệ thống thông tin trong tổ chức là hỗ trợ cho việc ra các quyết định và giúp các nhà quản lý thực hiện các chức năng của quản lý. Chính vì vậy nếu Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam xây dựng được một hệ thống thông tin hoàn chỉnh sẽ mang lại những lợi ích to lớn: hệ thống thông tin cung cấp các thông tin và dữ liệu cần thiết giúp cho lãnh đạo cơ quan lập kế hoạch, tổ chức bố trí nhân sự với nguồn lực con người đã có, đồng thời giúp họ thực hiện các chức năng chỉ đạo và kiểm tra các hoạt động của tổ chức. Bên cạnh đó, hệ thống thông tin còn trang bị cho các nhà lãnh đạo các phương pháp và kỹ thuật mới trong xử lý, phân tích, đánh giá thông tin trên những thiết bị hiện đại của CNTT. Ngoài ra, nhờ có hệ thống thông tin, lãnh đạo trung tâm còn dễ dàng tiếp nhận thông tin từ Chính phủ, từ Các cơ quan Trung ương xuống và thông tin từ các cơ sở, các địa phương đưa lên. Ngày nay, hệ thống thông tin đã trở thành một trong những yếu tố cấu thành lên một tổ chức và cũng trở thành một lĩnh vực nghiên cứu của khoa học Quản trị kinh doanh, nó đóng vai trò quyết định tới sự thành công của tổ chức trong giai đoạn bùng nổ thông tin hiện nay. Chính vì vậy hoàn thiện hệ thống thông tin là nhiệm vụ, là xu thế tất yếu phải được đáp ứng. 3.2.2- Xây dựng các phần mềm ứng dụng phù hợp với loại hình kinh doanh Trong thời đại thông tin hiện nay, việc đầu tư trang bị các loại máy kỹ thuật-thành quả của khoa học công nghệ là một nhu cầu thiết yếu, bắt buộc phải có nếu muốn hoạt động có hiệu quả đối với mỗi cơ quan, đơn vị. Các thiết bị này ra đời không nhằm ngoài mục đích tạo hiệu quả cao cho công việc của con người. Vì vậy, máy vi tính ra đời và dần chiếm được chỗ đứng trong công tác quản lý. Đây là loại thiết bị hiện đại cho phép thực hiện nhiều loại công việc khác nhau, kết nối được nhiều người, tránh được những trở ngại về mặt địa lý không gian. Không nằm ngoài xu thế nói trên Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam trong những năm qua đã rất quan tâm, chú trọng tới việc đầu tư nâng cấp các thiết bị kỹ thuật như máy vi tính, máy in, máy quét, máy photocopy... nhằm đem lại hiệu quả cao nhất trong công việc. Tuy nhiên có một thực tế là mặc dù đã được trang bị khá đầy đủ các thiết bị hiện đại nhưng hiệu quả hoạt động mà các thiết bị này mang lại vẫn chưa cao. Điều này là do Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam chưa có được những phần mềm ứng dụng đủ mạnh được thiết kế riêng cho phù hợp với từng loại công việc và mang tính đồng bộ từ trên xuống dưới. Hiện nay, phần mềm tin học được coi là linh hồn, là trái tim của ngành CNTT. Nó chính là trợ thủ đắc lực cho các nhà quản trị. Nó cung cấp những tính năng hoàn hảo có thể được sử dụng cho mọi đối tượng và nó cũng có thể được xây dựng với các chức năng khác nhau để dùng riêng cho một loại công việc hay các tổ chức có tính chất hoạt động khác nhau (ví dụ như phần mềm Windows có thể dùng chung cho mọi đối tượng sử dụng máy vi tính, còn phầm mềm Office chỉ phục vụ cho công tác văn phòng). Với việc ứng dụng các phần mềm tin học chúng ta có thể tự động hoá văn phòng chỉ trên đầu ngón tay, nó sẽ giúp ích rất nhiều cho người dùng trong quá trình xử lý và quản lý thông tin, tạo sự tiện lợi cho người sử dụng, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất xử lý thông tin. Qua thời gian thực tập tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam, em nhận thấy rằng phần lớn các máy vi tính trong các phòng ban chỉ được cài đặt các phần mềm Windows, Winword, Excel. Mặc dù đây là những phần mềm cơ bản mà mỗi máy tính đều cần phải có nhưng như thế mới c