Đề tài Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Tổng Công ty Thép Việt Nam

Mục lục Mục lục………………………………………………………………………..1 Lời nói đầu…………………………………………………………..2 Chương I: Cơ sở lý luận về công tác văn thư ………….………………….. 3 I. Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư ………………………….3 1. Khái niệm về công tác văn thư ……………………………………. …….3 2. Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư ………………...………..3 II. Nội dung công tác văn thư và tổ chức quản lý văn thư …………………4 1. Nội dung công tác văn thư ………………………………………... …….4 2. Hệ thống tổ chức quản lý văn thư ………………………………………..5 3. Hệ thống các cơ quan đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ …………………….5 4. Cơ quan quản lý khoa học công nghệ công tác văn thư …………..……...5 III. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản …………………………….…....5 1. Quản lý văn bản đi …………………………………………..…………...5 2. Quản lý văn bản đến ........................................................................……..6 3. Quản lý và sử dụng con dấu ............................................................……...7 Chương II: Hoạt động công tác văn thư tại Tổng Công ty Thép Việt Nam..9 I. Giới thiệu tổng quát về Tổng công ty Thép Việt Nam…………………….9 1. Qúa trình hình thành và phát triển....……………………………………..9 2. Chức năng, nhiệm vụ của Tổng Công ty..………………………………...9 3. Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành của Tổng Công ty …………………..10 4. Tình hình hoạt động chung của Tổng Công ty …………………..……...14 II. Thực trạng công tác văn thư của Tổng công ty Thép Việt Nam…………15 1. Giải quyết và quản lý văn bản đến tại Tổng Công ty Thép……………..15 2. Giải quyết và quản lý văn bản đi taịo Tổng Công ty ……………...……17 3. Giải quyết và quản lý văn bản mật tại Tổng Công ty…………………...18 4. Tổ chức và quản lý sử dụng con dấu tại Tổng Công ty ………………...18 Chương III : Một số giải pháp và kiến nghị ……………………………..…19 Kết luận …………………………………………..………………………....20 Tài liệu tham khảo…………………………………………………………...21 Lời nói đầu Trong những năm gần đây, hoạt động của công tác văn thư đã đóng góp một phần rất quan trọng trong việc phát triển của các Doanh nghiệp. Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ đắc lực cho công tác chỉ đạo, quản lý, sản xuất kinh doanh của ngành. Hiện nay, tại một số Doanh nghiệp vẫn còn tồn tại những khuyết điểm chưa được khắc phục như khâu soạn thảo văn bản, xử lý văn bản đi và đến còn chậm, công tác bảo mật ở một số đơn vị chưa được quan tâm. Hoạt động của công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu, giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật. Qua một thời gian ngắn được thực tập tại Tổng công ty Thép Việt Nam, em đã tìm hiểu mọi hoạt động tại Tổng công ty vì thế em đã chọn đề tài: “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Tổng Công ty Thép Việt Nam”. Trong bài báo cáo thực tập của em trừ phần “lời nói đầu” và phần “kết luận” thì kết cấu của bài báo cáo này được chia ra làm ba chương: Chương I: Cơ sở lý luận về hoạt động công tác văn thư Chương II: Hoạt động công tác văn thư tại Tổng công ty Thép Việt Nam Chương III: Một số kiến nghị và giải pháp Trong thời gian thực tập được sự giúp đỡ của thầy cô và các cô chú trong Công ty đã hướng dẫn và giúp cho em hoàn thành bài báo cáo này. Vì thời gian có hạn nên trong báo cáo này không thể tránh khỏi những thiếu sót và sai lầm. Em kính mong thầy cô giúp đỡ em để báo cáo của em được hoàn chỉnh hơn nữa. Chương I: cơ sở lý luận về công tác văn thư I. Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư: 1. Khái niệm về công tác văn thư: Công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và cần thiết đối với hoạt động quản lý Nhà nước, do đó việc làm công văn giấy tờ và quản lý chúng là hai công tác không thể thiếu được trong hoạt động đó. Những hoạt động đó cần được tiến hành tuân thủ chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật về công tác văn thư, tức là các quy định về toàn bộ các công việc của cơ quan quản lý hành chính Nhà nước về xây dựng văn bản và quản lý, và giải quyết các văn bản đó trong hoạt động quản lý của mình. Quan điểm về công tác văn thư theo nghĩa rộng (tức là bao gồm xây dựng và quản lý văn bản) và nên được áp dụng ở mọi lúc, mọi nơi. Cách hiểu này đã được khẳng định tại công văn của cục Lưu trữ Nhà nước số 55 - CV / TCCB ngày 01- 3 - 1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24 - CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng, theo đó : “Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan. Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý. Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu để bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả”. 2. Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư : + Vị trí: Công tác văn thư là một mặt gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan trọng trong hoạt động của cơ quan. Như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước của cơ quan. + ý nghĩa: Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ. + Yêu cầu của công tác văn thư: Công tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau : - Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản. Do đó, xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần giải quyết nhanh công việc của cơ quan . - Chính xác: Nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết công việc, không trái với văn bản qui phạm pháp luật có liên quan. Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định. Trình bày văn bản phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành. Các yêu cầu nghiệp vụ đánh máy văn bản, in ấn văn bản phải đúng nội dung bản thảo đã được phê duyệt . - Bí mật: Trong quá trình xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư, lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan phải đảm bảo yêu cầu đã được quy định trong pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước. - Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật hiện đại.Vì vậy hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất, chất lượng cao . Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay, trước hết nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và thực hiện các trang thiết bị văn phòng. II. Nội dung công tác văn thư và tổ chức quản lý văn thư : 1. Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm: + Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản: - Thảo văn bản - Duyệt văn bản - Đánh máy, sao in văn bản - Ký và ban hành văn bản + Quản lý và giải quyết văn bản: - Đăng ký và giải quyết văn bản đến - Đăng ký văn bản đi - Lập hồ sơ và giao lộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. + Quản lý và sử dụng con dấu. 2. Hệ thống tổ chức quản lý văn thư + Cơ quan quản lý Nhà nước công tác văn thư ở trung ương Cục lưu trữ Nhà nước có nhiệm vụ giúp Chính phủ quản lý thống nhất công tác văn thư từ trung ương đến địa phương, chỉ đạo trực tiếp công tác văn thư ở các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, các tỉnh và thành phố trực thuộc trung ương. + Tổ chức văn thư ở các cơ quan, các ngành, các cấp Công tác văn thư ở các ngành các cấp được phân cấp quản lý như sau: - Các bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ có trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong toàn ngành và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư của các đơn vị trực thuộc Chính phủ. - Chủ tịch uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong toàn tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư của các quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh, thị xã và các đơn vị trực thuộc. 3. Hệ thống các cơ quan đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư 4. Cơ quan quản lý khoa học công nghệ công tác văn thư III. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản: 1. Quản lý văn bản đi a. Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi Tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài phải đăng ký và làm thủ tục gửi đi ở văn thư cơ quan. Văn bản đi nhất thiết phải qua văn thư để đăng ký, đóng dấu và làm thủ tục gửi đi. b. Nội dung quản lý văn bản đi + Đăng ký văn bản đi Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi như: số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung của văn bản... vào những phương tiện đăng ký như: sổ đăng ký, thẻ, máy vi tính... nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ quan và tra tìm văn bản được nhanh chóng. + Chuyển giao văn bản đi Các văn bản đi phải được đăng ký và chuyển ngay trong ngày khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan. Việc gửi văn bản phải đúng với nơi nhận đã ghi trên văn bản. Những văn bản có dấu hiệu “khẩn” phải được chuyển trước + Sắp xếp và quản lý văn bản lưu Mỗi văn bản đi đều phải lưu ít nhất 02 bản: một bản đề cập hồ sơ và theo dõi công việc ở đơn vị thừa hành, một bản lưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần thiết. Những bản lưu ở văn thư phải sắp xếp theo từng loại văn bản của năm nào để riêng năm ấy. Bản lưu phải là bản chính. Tuỳ theo tính chất và nội dung công việc mà có thể lưu thêm một số bản sao. 2. Quản lý văn bản đến a. Nguyên tắc chung về việc tiếp nhận văn bản đến + Tất cả các văn bản đến cơ quan đều phải đăng ký vào sổ, quản lý thống nhất ở văn thư. + Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật. + Văn bản đến phải trình thủ trưởng cơ quan, qua văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. + Các cá nhân, đơn vị khi nhận văn bản đến phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư. b. Nội dung quản lý văn bản đến + Tiếp nhận văn bản đến - Kiểm tra: Khi tiếp nhận văn bản đến cơ quan, người trực tiếp nhận văn bản phải kiểm tra xem có đúng văn bản, tài liệu gửi cho cơ quan mình không, số lượng văn bản có đủ không. - Phân loại sơ bộ: Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan mình, bộ phận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành hai loại (loại phải đăng ký và loại không phải đăng ký). - Bóc bì văn bản: Những phong bì có dấu hiệu chỉ mức độ “khẩn” phải được bóc ngay sau khi nhận. Khi bóc bì không để làm rách văn bản, không làm mất phần số, ký hiệu của các văn bản đã được ghi ở ngoài phong bì và không làm mất dấu bưu điện trên phong bì. + Đăng ký văn bản đến - Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến Dấu đến có kích thước (3cm x 5cm) gồm : tên cơ quan nhận văn bản đến, số đến, ngày đến, chuyển (chuyển cho bộ phận hoặc cá nhân nào giải quyết), lưu hồ sơ số… Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dưới số và ký hiệu, trích yếu (của công văn) hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề văn bản. Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến; ngày đến là ngày văn thư nhận văn bản. Số đến ghi liên tục từ số 001 bắt đầu từ ngày 01- 01 đến hết ngày 31- 12 mỗi năm . Có thể ghi số đến tuỳ theo từng loại văn bản. 3. Quản lý và sử dụng con dấu Con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện công tác quản lý Nhà nước đối với mọi mặt của đời sống xã hội. Trong hoạt động của các cơ quan văn bản ban hành được đảm bảo giá trị pháp lý bằng một yếu tố thể thức quan trọng là con dấu. Con dấu thể hiện quyền lực của chính quyền các cấp. a. Văn bản pháp luật hiện hành về con dấu Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong công tác văn thư, bởi lẽ con dấu khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ tục hành chính trong các quan hệ hành chính Nhà nước. b. Những quy định về tổ chức sử dụng và quản lý con dấu + Sử dụng con dấu theo đúng chức năng luật định + Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được dùng một con dấu theo mẫu quy định. + Khi đóng dấu vào văn bản phải đảm bảo các quy định sau: - Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản. - Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền. - Không được đóng dấu vào các văn bản không hợp lệ; không được đóng dấu khống chỉ. - Dấu được đóng rõ nét lên các văn bản và trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái. - Mực dấu thống nhất dùng màu đỏ (đỏ cờ) - Trường hợp có các bản phụ lục hay văn bản dự thảo thì đóng dấu treo. - Dấu đóng mờ phải được đóng lại. - Thực hiện các chế độ quản lý con dấu Chương II: Hoạt động về công tác văn thư Tại Tổng công ty Thép Việt Nam I. Giới thiệu tổng quát về Tổng công ty Thép Việt Nam 1. Quá trình hình thành và phát triển của Tổng Công ty Tổng Công ty Thép Việt Nam được thành lập theo quyết định số 344/TTg ngày 04 tháng 7 năm 1994 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở hợp nhất Tổng Công ty Thép và Tổng Công ty Kim khí thuộc Bộ Công nghiệp nặng - nay là Bộ Công nghiệp. Thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về tiếp tục đổi mới, sắp xếp lại các Doanh nghiệp Nhà nước đặc biệt là các Tổng Công ty nắm giữ các ngành then chốt của nền kinh tế, ngày 29 tháng 4 năm 1995, Thủ tướng Chính phủ ký quyết định số 255/TTg thành lập lại Tổng Công ty Thép Việt Nam tổ chức hoạt động theo mô hình Tổng công ty Nhà nước - Tổng Công ty 91. Tổng Công ty Thép Việt Nam có tên giao dịch đối ngoại : VIETNAM STEEL CORPORATION. Tên viết tắt: VSC. Địa chỉ: số 91, phố Láng Hạ, quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội. Hiện nay, Tổng Công ty Thép Việt Nam có 14 đơn vị thành viên và 14 liên doanh với nước ngoài. Tổng Công ty được Nhà nước giao quản lý và sử dụng hơn 1.400 tỷ đồng. Lao động bình quân 17.500 người; doanh thu 7.500 tỷ đồng; sản lượng thép cán đạt 650.000 tấn/ năm 2. Chức năng, nhiệm vụ của Tổng Công ty Tổng Công ty Thép Việt Nam là một trong 17 Tổng Công ty Nhà nước được Thủ tướng Chính phủ thành lập và hoạt động theo mô hình Tổng Công ty 91 - mô hình Tập đoàn kinh doanh lớn của Nhà nước. Mục tiêu của Tổng Công ty Thép Việt Nam là xây dựng và phát triển mô hình Tập đoàn kinh doanh đa ngành trên cơ sở sản xuất và kinh doanh Thép làm nền tảng. Tổng Công ty Thép Việt Nam hoạt động kinh doanh hầu hết trên các thị trường trọng điểm trên lãnh thổ Việt Nam và bao trùm hầu hết các công đoạn từ khai thác nguyên liệu, vật liệu, sản xuất Thép và các sản phẩm Thép cho đến khâu phân phối, tiêu thụ sản phẩm. Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của Tổng công ty như sau: - Khai thác quặng sắt, than mỡ, nguyên liệu trợ dung phục vụ cho công nghệ luyện kim. - Sản xuất gang, thép và các kim loại, sản phẩm Thép. - Kinh doanh xuất, nhập khẩu Thép, vật tư thiết bị và các dịch vụ liên quan đến công nghệ luyện kim như nguyên liệu, vật liệu đầu vào các sản phẩm Thép, trang thiết bị luyện kim, chuyển giao công nghệ và hỗ trợ kỹ thuật. - Thiết kế, chế tạo, thi công xây lắp trang thiết bị công trình luyện kim và xây dựng. - Kinh doanh khách sạn, nhà hàng ăn uống, xăng, dầu, mỡ, gas, dịch vụ và vật tư tổng hợp khác. - Đào tạo, nghiên cứu khoa học công nghệ phục vụ ngành công nghiệp luyện kim và lĩnh vực sản xuất kim loại, vật liệu xây dựng. - Đầu tư, liên doanh, liên kết kinh tế với các đối tác trong nước và nước ngoài. - Xuất khẩu lao động. Bên cạnh phạm vi chức năng, nhiệm vụ hoạt động kinh doanh được Nhà nước giao, Tổng Công ty Thép Việt Nam còn được Nhà nước giao cho thực hiện nhiệm vụ rất quan trọng là cân đối sản xuất Thép trong nước với tổng nhu cầu tiêu dùng của nền kinh tế, xã hội kết hợp nhập khẩu các mặt hàng Thép trong nước chưa sản xuất được để bình ổn giá cả thị trường Thép trong nước, bảo toàn và phát triển vốn Nhà nước giao, tăng nguồn thu cho ngân sách Nhà nước, tạo việc làm và bảo đảm đời sống cho người lao động trong Tổng Công ty. 3. Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành của Tổng Công ty Cơ cấu tổ chức quản lý và điều hành của Tổng Công ty được tổ chức theo quy định của Luật Doanh nghiệp Nhà nước và Điều lệ Tổng Công ty do Chính phủ phê chuẩn. Hiện nay Tổng Công ty Thép Việt Nam có bộ máy quản lý và điều hành Tổng Công ty được phân bố trên các tỉnh, thành phố trong nước như Hà Nội, Hứa Phòng, Quản Ninh, Thái Nguyên, Nghệ An, Thà Thiên Huế, Đà Nẵng, Quản Nam, Khánh Hoà, Tây Nguyên, Thành phố Hồ Chí Minh, Bà rịa - Vũng Tàu, Cần Thơ, Bình Dương, Biên Hoà và các khu công nghiệp lớn. Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp của Tổng công ty Thép Việt Nam theo mô hình trực tuyến chức năng - cơ cấu quản trị này đang được áp dụng phổ biến hiện nay. Theo cơ cấu này, người lãnh đạo Doanh nghiệp được sự giúp sức của tập thể lãnh đạo để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các quyết định đối với cấp dưới. Người lãnh đạo Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về mọi lĩnh vực hoạt động và toàn quyền quyết định trong phạm vi Doanh nghiệp. Việc truyền lệnh, ra các quyết định, chỉ thị vẫn theo tuyến đã quy định, người lãnh đạo ở các bộ phận chức năng ( phòng, ban chuyên môn ) Tổng Công ty không ra mệnh lệnh trực tiếp, chỉ thị cho đơn vị thành viên cấp dưới. Bên cạnh mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng, để linh hoạt, chủ động trong điều hành công việc và phát huy được trí tuệ, năng lực của đội ngũ chuyên gia, Tổng Công ty còn vận dụng cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp theo dạng ma trận, tập hợp đội ngũ chuyên gia của nhiều bộ phận chức năng nhằm nghiên cứu, xây dựng dự án, phương án, chiến lược hay chương trình cho từng lĩnh vực cụ thể. Ví dụ như: Hội đồng tư vấn thẩm định tài chính dự án đầu tư, ban chỉ đạo một số lĩnh vực, tổ nghiên cứu chiến lược kinh doanh, mạng lưới tiêu thụ sản phẩm v.v… Sơ đồ tổ chức cơ quan văn phòng Tổng công ty THéP VIệT NAM Hội Đồng Quản Trị Ban Kiểm Soát Tổng Giám Đốc Phó Tổng Giám Đốc Phó Tổng Giám Đốc Văn Phòng Phòng Tổ Chức Lao Động Phòng Kế hoạch Đầu Tư Phòng Kinh Doanh - XNK Phòng Kỹ Thuật TT Hợp Tác LĐ Với NN Phòng Tài chính - Kế toán 3.1. Hội đồng quản trị Tổng Công ty: Hội đồng quản trị Tổng Công ty thực hiện chức năng quản lý hoạt động của Tổng Công ty theo quy định của điều lệ Tổng Công ty, Luật doanh nghiệp Nhà nước và chịu trách nhiệm trước Thủ tướng Chính phủ, trước pháp luật về hoạt động và phát triển của Tổng Công ty theo chức năng, nhiệm vụ được Nhà nước giao. Hội đồng quản trị Tổng Công ty có 5 thành viên do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm. Hội đồng quản trị gồm: Chủ tịch Hội đồng quản trị và 4 thành viên, trong đó 1 thành viên kiêm Tổng giám đốc Tổng Công ty, 1 thành viên kiêm Trưởng ban kiểm soát Tổng Công ty, 1 thành viên phụ trách các lĩnh vực tài chính, đầu tư, kinh doanh và 1 thành viên phụ trách nghiên cứu khoa học công nghệ và đào tạo nhân lực. 3.2. Ban kiểm soát Tổng Công ty: Ban kiểm soát do Hội đồng quản trị Tổng Công ty thành lập để giúp Hội đồng quản trị kiểm tra, giám sát các hoạt động điều hành của Tổng giám đốc Tổng Công ty, Giám đốc các đơn vị thành viên Tổng Công ty và Bộ máy giúp việc của Tổng giám đốc theo nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị Tổng Công ty. Ban kiểm soát có 5 thành viên, gồm Trưởng ban là Uỷ viên Hội đồng quản trị và 4 thành viên giúp việc, trong đó 1 thành viên chuyên trách và 3 thành viên kiêm nhiệm. Thành viên ban kiểm soát do Chủ tịch Hội đồng quản trị bổ nhiệm. 3.3. Tổng giám đốc Tổng Công ty: Tổng giám đốc Tổng Công ty là Uỷ viên Hội đồng quản trị do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm. Tổng giám đốc là đại diện pháp nhân của Tổng Công ty, có quyền điều hành cao nhất trong Tổng Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị Tổng Công ty, trước Thủ tướng Chính phủ và trước pháp luật về điều hành hoạt động của Tổng Công ty. Tổng Công ty có 2 phó Tổng giám đốc do Bộ trưởng Bộ Công nghiệp bổ nhiệm. Các phó tổng giám đốc giúp Tổng giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Tổng Công ty được Tổng giám đốc phân công hoặc uỷ quyền và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, trước Hội đồng quản trị Tổng Công ty, trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công thực hiện. 3.4. Bộ máy giúp việc Tổng công ty: Tổng công ty có 6 phòng chuyên môn, nghiệp vụ và 1 Trung tâm do Tổng giám đốc Tổng Công ty thành lập. Các phòng, Trung tâm Tổng Công ty có 112 người, thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc Tổng giám đốc trong điều hành hoạt động của Tổng Công ty. + Phòng tổ chức lao động + Phòng Kế toán Tài chính + Phòng Kinh doanh và xuất nhập khẩu + Phòng Kế hoạch và Đầu tư + Phòng kỹ thuật + Văn phòng + Trung tâm hợp tác lao động với nước ngoài 4. Tình hình hoạt động chung của Tổng công ty Thép Việt Nam: Năm 2001 là năm đầu tiên thực hiện Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ IX, triển khai kế hoạch 5 năm (2001 - 2005) và chiến lược phát triển kinh tế - xã hội 10 năm (2001 - 2010). Nền kinh tế đất nước tiếp tục ổn định và có bước phát triển. Đầu tư nước ngoài và trong nước đang được phục hồi. Các chính sách kích cầu của Chính phủ và sự đổi mới cơ chế quản lý vĩ mô theo hướng mở rộng quyền tự chủ cho các doanH nghiệp đã tác động tích cực đến sự tăng trưởng của nhiều ngành kinh tế trong đó có ngành Thép. Năm 2001, lượng Thép cán cả nước sản xuất 1.900.000 tấn, trong đó Tổng công ty (bao gồm cả liên doanh) tham gia 1.554.400 tấn, chiếm 81,8%. Năm nay các đơn vị sản xuất và liên doanh tiếp tục giữ tốc độ tăng trưởng cao. Tốc độ tăng trưởng của các đơn vị sản xuất thuộc Tổng công ty có khả quan hơn các năm trước. Năm 2001 tổng lượng Thép tiêu thụ trên thị trường 3.864.200 tấn, trong đó Tổng công ty tham gia tiêu thụ 2.143.300 tấn, chiếm 55,5%. Thị phần tham gia tiêu thụ của Tổng Công ty giảm khoảng 10% so với năm trước, chủ yếu do có thêm một số nhà máy sản xuất Thép xây dựng mới đi vào hoạt động. Điều đó cũng cho thấy thị trường Thép ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh. II. Thực trạng hoạt động công tác văn thư Tổng công ty Thép Việt Nam 1. Giải quyết và quản lý văn bản đến tại Tổng Công ty Văn bản đến là các công văn, giấy tờ, tài liệu, v.v… do cơ quan, đơn vị nhận được từ nơi khác gửi đến. Việc giải quyết và quản lý văn bản đến cần được tiến hành theo các quy định của các văn bản sau đây: Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định của Hội đồng Chính phủ số 142 - CP ngày 28 - 9 - 1963; Bản hướng dẫn vào sổ và chuyển giao công văn đi, đến của cơ quan, ban hành kèm theo Công văn của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng số 30 - NV ngày 09 - 02 - 1977, các văn bản pháp luật khác có liên quan đối với từng cơ quan, tổ chức cụ thể. Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì cũng phải tuân thủ các nguyên tắc sau: + Tất cả các văn bản đến đều phải được qua văn thư của Tổng công ty để đăng ký vào sổ và quản lý thống nhất. + Khi nhận được văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của nhân viên văn thư. + Văn bản phải được chuyển qua thủ trưởng cơ quan, chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính trước khi phân phối cho đơn vị, cá nhân giải quyết. + Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật theo các quy định của Nhà nước. Tại Tổng Công ty Thép Việt Nam nếu tính một năm thì số lượng văn bản đến Tổng Công ty khoảng 2.500 văn bản. Quy trình giải quyết văn bản đến của Tổng Công ty Thép Việt Nam gồm 6 bước: Bước 1: Sơ bộ phân loại văn bản + Kiểm tra văn bản xem có đúng là được gửi cho công ty không, nếu nhầm phải gửi trả lại nơi gửi. + Phân loại sơ bộ theo loại hình văn bản (công văn, tài liệu, sách báo), địa chỉ và thẩm quyền nhận v.v… Bước 2: Bóc bì văn bản Công đoạn này được văn thư của Tổng Công ty Thép tiến hành theo nội dung sau: + Văn bản có dấu “hoả tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn” cần được bóc bì trước. + Khi bóc bì không làm rách văn bản, không làm mất địa chỉ nơi gửi và dấu bưu điện. + Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì với các thành phần tương ứng của văn bản lấy trong bì ra và đối chiếu với phiếu gửi (trường hợp văn bản kèm theo phiếu gửi). Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến + Dấu đến có mục đích xác nhận văn bản đã qua văn thư, ghi nhận ngày tháng, số văn bản đến. + Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dưới số và ký hiệu, trích yếu (của công văn) hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề văn bản. Bước 4: Vào sổ đăng ký Văn bản đăng ký vào sổ ngay trong ngày đến. Nói chung, tại Tổng Công ty Thép Việt Nam văn thư đã lập 2 sổ đăng ký văn bản đến: 1 sổ đăng ký văn bản mật và 1 sổ đăng ký chung cho tất cả các văn bản gửi đến cơ quan. Bước 5: Trình văn bản Vào sổ xong văn thư trình chánh văn phòng xem toàn bộ văn bản đến để xin ý kiến phân phối giải quyết. Sau khi có ý kiến văn bản được đưa lại văn thư để vào sổ tiếp và Chuyển giao cho các đơn vị. Bước 6: Chuyển giao văn bản Văn bản đến được giao đúng, trực tiếp cho đối tượng chịu trách nhiệm giải quyết và đối tượng đó phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư. 2. Giải quyết và quản lý văn bản đi tại Tổng công ty Tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài phải đăng ký và làm thủ tục gửi đi ở văn thư của công ty. Tại Tổng Công ty Thép Việt Nam mỗi năm có khoảng 2.000 văn bản được phát hành đi. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của Tổng Công ty Thép Việt Nam được thực hiện qua 4 bước cơ bản sau: Bước 1: Soát lại văn bản Văn thư kiểm tra cáC phần và thể thức văn bản đã đúng quy định pháp luật hay chưa. Bước 2: Vào sổ đăng ký văn bản đi Ghi số của văn bản. Văn bản quy phạm pháp luật được đánh số, ghi năm ban hành và ký hiệu cho từng loại văn bản. Ghi ngày tháng của văn bản. Văn bản gửi ngày nào thì ghi ngày ấy. Ngày tháng được ghi phía trên đầu của mỗi văn bản để tiện việc vào sổ và tìm kiếm văn bản được dễ dàng. Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản cá biệt được đề ngày tháng là thời điểm ký ban hành. Bước 3: Chuyển văn bản đi Văn bản được chuyển ngay trong ngày hoặc chậm nhất là sáng ngày hôm sau ngày vào sổ và đăng ký phát hành. Riêng văn bản có mức độ khẩn thì làm thủ tục phát hành ngay sau khi nhận được từ các đơn vị. Văn thư gửi văn bản qua bưu điện hoặc đưa đến địa chỉ nơi nhận, nhưng đều vào sổ chuyển văn bản và người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. Bước 4: Sắp xếp bản lưu văn bản Mỗi văn bản đi đều phải lưu ít nhất 02 bản: một bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở công ty, một bản lưu ở văn thư để tra tìm phục vụ khi cần thiết. Văn thư sắp xếp những bản lưu theo từng loại, văn bản của năm nào để riêng năm ấy. 3. Giải quyết và quản lý văn bản mật tại Tổng Công ty Văn thư có trách nhiệm quản lý các dấu mật của Công ty, rà soát thủ tục đóng dấu độ mật, dấu thu hồi vào tài liệu theo quy định của giám đốc tại quy chế tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản của Công ty. Không được đánh máy, in, sao chụp thừa số bản tài liệu mật đã được quy định. Tài liệu mật soạn thảo, đánh máy, in, sao chụp xong phải bảo mật. Những bản thảo, đánh máy, in thử, hỏng, thừa hoặc giấy than, giấy nến, bản in nếu không cần lưu lại tại công ty thì văn thư huỷ ngay. Trong khi giải quyết công việc không được ghi chép những điều bí mật vào giấy hoặc sổ tay chưa được Công ty quản lý vào sổ và đánh số. Việc quản lý, sử dụng các băng ghi âm, ghi hình, phim, ảnh có độ mật phải được bảo vệ như chế độ quản lý tài liệu mật. 4. Tổ chức và quản lý sử dụng con dấu tại Tổng Công ty Con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện công tác quản lý về mọi mặt của Công ty. Trong hoạt động của Tổng Công ty Thép Việt Nam văn bản ban hành được đảm bảo giá trị pháp lý bằng một yếu tố thể thức quan trọng là con dấu. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong công tác văn thư, bởi lẽ con dấu khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ tục hành chính trong các quan hệ quản lý hành chính Nhà nước. Chương III: Một số kiến nghị và giải pháp Hiện nay công tác văn thư đã có những bước phát triển nhất định, song ở các khâu nghiệp vụ vẫn còn những hạn chế. Để giải quyết những tồn tại và đổi mới công tác văn thư cần nghiên cứu một số giải pháp sau: + Nghiên cứu hướng dẫn thi hành luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, ban hành các văn bản dưới luật để tạo thành một hệ thống các văn bản chỉ đạo công tác văn thư. Xem xét lại các văn bản dưới luật để bãi bỏ các quy định không phù hợp với luật. + Quy định trách nhiệm từ giám đốc công ty đến nhân viên văn thư đều phải thực hiện đúng các quy định về công tác văn thư. Đồng thời giải thích, yêu cầu mọi người tôn trọng các quy định; phát hiện, ngăn chặn và đề nghị xử lý những vi phạm quy định Nhà nước về công tác văn thư. + Đẩy mạnh nghiên cứu khoa học, phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất và sáng chế trong ngành văn thư. Chú ý những hướng nghiên cứu tập trung vào xây dựng , ban hành văn bản, hệ thống hoá văn bản, tiêu chuẩn hoá văn bản quản lý Nhà nước, chu trình văn bản, công tác lập hồ sơ. Các công trình nghiên cứu phải đi từ yêu cầu thực tế, phải được thực tế kiểm nghiệm. + Cần áp dụng các công trình nghiên cứu có giá trị nhằm đổi mới công tác văn thư. + Phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật + Có chính sách động viên bằng tinh thần và vật chất cho những công trình khoa học có giá trị thực tiễn cao. + Vận dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại vào công tác văn thư. Trang bị các kỹ thuật hiện đại nhằm đem lại hiệu quả cao trong chương trình áp dụng tin học vào công tác văn thư. Kết luận Tóm lại, công tác văn thư góp phần không nhỏ cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất và chất lượng. Công tác văn thư có trách nhiệm giúp cho thủ trưởng của các cơ quan theo dõi, đối chiếu kết quả xử lý văn bản với báo cáo thống kê hàng tuần của văn phòng, cập nhật đầy đủ văn bản đến, văn bản đi của cơ quan. Công tác văn thư của cơ quan đã góp phần quan trọng trong hoạt động của văn phòng. Tuy nhiên vẫn còn một số thiếu xót không thể tránh khỏi nhưng công ty đã dần hoàn thiện hơn nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư theo xu hướng đi lên. Qua thời gian thực tập tại Tổng Công ty em cũng hiểu được thực tiễn của hoạt động công tác văn thư ở đây. Qua đó cũng giúp em một phần nào đó hiểu được tầm quan trọng của công tác văn thư tại Tổng Công ty. Công tác văn thư là một trong những hoạt động không thể thiếu được, nó đóng góp một phần cho ban lãnh đạo Công ty giúp cho Công ty sớm hoàn thiện hơn để nâng cao hiệu quả sản xuất , kinh doanh của Tổng Công ty. Tài liệu tham khảo Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính - TS. Lưu Kiếm Thanh - NXB Thống kê - 1999 Giáo trình công tác văn thư - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Văn bản và lưu trữ học đại cương - Nguyễn Văn Hàn, Vương Đình Quyền - NXB Giáo dục - 1997 Công tác văn thư - Trường Trung học lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng - NXB Giao thông vận tải - 1998 Hành chính doanh nghiệp: Tạo lập và vận hành - TS. Đinh Văn Tiến - NXB Chính trị Quốc gia - 1998 Giáo trình hành chính doanh nghiệp - Trường Đại học Quản lý và Kinh doanh Hà Nội - 2000 Những vấn đề về cải cách hành chính doanh nghiệp - TS. Đinh Văn Tiến, TS. Lương Minh Việt - NXB Thống kê - 1997 Lập hồ sơ hiện hành và hồ sơ lưu trữ - Hà Nội - 1996