Đề tài Một số biện pháp giảm chí phí lưu thông tại công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội

lời nói đầu Trong cơ chế thị trường hiện nay lưu thông hàng hoá nằm trong bốn khâu của quá trình kinh doanh bao gồm sản xuất, phân phối, trao đổi, tiêu dùng. Trong 4 khâu đó đối với doanh nghiệp thương mại thì lưu thông hàng hoá là khâu vận động tất yếu khách quan của quá trình tái sản xuất xã hội. Vì vậy làm thế nào để đạt được hiệu quả kinh doanh? Câu hỏi này luôn là vấn đề đặt ra cho các nhà quản lý, nhà kinh doanh nói chung và các nhà quản lý, các nhà kinh doanh, các CBCNV ở công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội nói riêng. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay lưu thông hàng hoá giữa các khu vực càng ngày càng thuận tiện và nhanh chóng các thông tin mà các chủ doanh nghiệp cũng như người tiêu dùng có thể nắm bắt được có ở nhiều phương tiện khác nhau và rất nhanh chóng, chuẩn xác. Do vậy chi phí lưu thông lâu nay đã trở thành trung tâm thu hút của các doanh nghiệp. Chi phí lưu thông là chỉ tiêu chất lượng quan trọng phản ánh tương đối đầy đủ chất lượng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, muốn giảm được chí phí lưu thông đạt kết quả tốt đòi hỏi doanh nghiệp phải hiểu rõ bản chất của chi phí lưu thông, những vấn đề liên quan đến chí phí lưu thông những tác động có lợi và bất lợi của nó trong hoạt động kinh doanh. Cho nên cần biết phân tích và vận dụng chúng một cách có khoa học và có hiệu quả. Qua thời gian thực tập tại công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội được sự giúp đỡ tận tình của chú Phan Tiến Hải (cử nhân kế toán) cùng với sự hướng dẫn tận tình của Thầy giáo PGS-TS Lê Văn Tâm để nghiên cứu vấn đề chi phí lưu thông từ đó rút ra một số ý kiến đề xuất tiết kiệm chi phí lưu thông tại công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội. Tên đề tài: Một số biện pháp giảm chí phí lưu thông tại công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội Kết cấu chuyên đề: Phần 1: Lý luận cơ bản về chí phí lưu thông trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Phần 2: Phân tích tình hình chi phí lưu thông tại công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội. Phần 3: Một số biện pháp nhằm giảm chí phí lưu thông tại công ty kinh doanh và chế biến than hà nội. Phần 1 Lý luận cơ bản về chí phí lưu thông trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp I-/ Khái niệm và phân loại chi phí lưu thông. 1-/ Khái niệm: Phí lưu thông thực chất là chi phí lao động xã hội cần thiết bằng tiền trong lĩnh vực lưu thông hàng hoá từ nơi mua (nguồn hàng) đến nơi bán. Chi phí lưu thông là giá của việc lưu thông hàng hoá. Những chi phí này là giá phát sinh trong quá trình lưu thông, là một tồn tại khách quan như bản thân quá trình lưu thông và vì quá trình lưu thông. 2-/ Phân loại. Chi phí lưu thông hàng hoá gắn liền với quá trình mua bán và vận động của hàng hoá từ nơi mua hàng (nguồn hàng, nơi nhận) đến nơi bán hàng. Điều này chỉ rõ phí lưu thông là nhằm để đảm bảo các chí phí để thực hiện việc chuyển đưa hàng hoá từ nơi mua đến nơi bán. Không có chi phí lưu thông, sẽ không thể thực hiện việc lưu thông hàng hoá. Đó là chi phí cần thiết khách quan. Tuy nhiên mức phí cao hay thấp phụ thuộc rất nhiều vào trình độ tổ chức quản lý kinh doanh thương mại , sự tính toán hợp lý và các nhân tố chủ quan của người quản trị điều hành kinh doanh. Vì vậy, tuy là khách quan nhưng nó gắn chặt với hoạt động chủ quan của các doanh nghiệp thương mại. Do vậy, chi phí lưu thông là một trong những chỉ tiêu quan trọng để đánh giá trình độ tổ chức quản lý kinh doanh của doanh nghiệp thương mại cho nên phân loại phí lưu thông là vô cùng cần thiết và quan trọng: Một là: Phân loại theo nội dung kinh tế: Phí lưu thông được chia thành phí lưu thông thuần tuý và phí lưu thông bổ sung. + Phí lưu thông thuần tuý: là những khoản chí phí gắn liền với việc mua, bán hàng hoá, hạch toán hàng hoá và lưu thông tiền tệ. Đó là những khoản chi chỉ nhằm chuyển hoá một cách đơn thuần giá trị của hàng hoá (T - H, H - T’). Chi phí này không làm tăng thêm giá trị của sản phẩm hàng hoá. + Phí lưu thông bổ sung: là những khoản chi phí nhằm tiếp tục và hoàn thành quá trình sản xuất nhưng bị hình thái lưu thông che dấu đi. Nhìn chung phí lưu thông bổ sung không làm tăng thêm giá trị sử dụng của hàng hoá, nhưng nó làm tăng thêm giá trị của hàng hoá. Thuộc loại phí lưu thông bổ sung gồm các loại chi phí: phí vận tải, phí bốc dỡ hàng hoá, phí phân loại chọn lọc, đóng gói hàng hoá, phí bảo quản hàng hoá,... Hai là: Phân loại theo sự phụ thuộc vào tổng mức lưu chuyển thì phí lưu thông được chia thành phí lưu thông khả biến và phí lưu thống bất biến. + Phí lưu thông khả biến: là những chi phí phụ thuộc vào sự thay đổi của tổng mức lưu chuyển hàng hoá. Khi tổng mức lưu chuyển hàng hoá tăng lên hay giảm xuống thì các khoản chi phí này cũng tăng lên hay giảm đi. Phí lưu thông khả biến bao gồm phí thu mua, phí vận tải, bốc dỡ hàng hoá, phí bảo quản hàng hoá,... sự phụ thuộc đến mức nào tuỳ thuộc vào tính chất của các chỉ tiêu. + Phí lưu thông bất biến là những khoản chi phí không thay đổi hoặc ít có liên quan đến sự thay đổi của tổng mức lưu chuyển hàng hoá. Phí lưu thông bất biến bao gồm: chi phí quản lý hành chính, khấu hao tài sản cố định. Ba là: Theo các khâu của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Người ta còn phân phí lưu thông theo các khâu của hoạt động kinh doanh và quản lý kinh doanh: ở cấp Tổng công ty, ở cấp công ty. Ngay trong doanh nghiệp cũng chia ra: cấp doanh nghiệp (công ty) cấp kho, trạm, cửa hàng, quầy hàng, các đại lý (tổng đại lý, đại lý nhánh). Để minh hoạ sự phân loại trên có thể minh hoạ bằng bảng danh mục chi phí lưu thông: Danh mục phí lưu thông là bảng liệt kê các khoản mục phí lưu thông trong quá trình kinh doanh hàng hoá. Các khoản mục trong bảng danh mục phí lưu thông được xây dựng theo nguyên tắc này, các doanh nghiệp thương mại dễ dàng hạch toán các chi phí phát sinh ở từng khâu trong hoạt động kinh doanh theo cách xây dựng trên, bảng danh mục phí lưu thông hàng hoá được chia thành 4 khoản mục lớn. * Khoản mục phí vận tải, bốc dỡ hàng hoá. * Khoản mục phí bảo quản, thu mua, tiêu thụ. * Khoản mục phí hao hụt hàng hoá. * Khoản mục phí quản lý hành chính. Bảng danh mục phí lưu thông I. Phí vận tải, bốc dỡ hàng hoá 1. Tiền cước vận tải. 2. Tiền khuân vác bốc dỡ hàng hoá. 3. Tạp phí vận tải. II. Phí bảo quản, thu mua, tiêu thụ 4. Tiền lương (tiền công) trực tiếp kinh doanh. 5. Tiền thuê nhà và công cụ. 6. Tiền khấu hao nhà cửa, công cụ. 7. Phí phân loại, chọn lọc, đóng gói, bao bì. 8. Phí bảo quản. 9. Chi phí sửa chữa nhỏ, nhà cửa, công cụ. 10. Chi phí nhiên liệu, điện lực. 11. Chi phí trả lãi vay ngân hàng. 12. Chi phí vệ sinh kho tàng, cửa hàng. 13. Chi phí tuyên truyền quảng cáo. 14. Chi phí đào tạo, huấn luyện. 15. Chi phí khác. III. Chi phí hao hụt hàng hoá. 16. Chi phí hao hụt hàng hoá trong định mức. 17. Chi phí hao hụt ngoài định mức. IV. Chi phí quản lý hành chính. 18. Tiền lương bộ máy quản trị kinh doanh. 19. Khấu hao tài sản cố định. 20. Chi phí nhiên liệu động lực. 21. Chi phí nộp lên cấp trên. 22. Chi phí tiếp khách. 23. Chi phí hành chính khác. II-/ Những nhân tố ảnh hưởng đến phí lưu thông. Chi phí lưu thông chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố, vì vậy việc xác định được các nhân tố ảnh hưởng tới chi phí lưu thông sẽ giúp cho các doanh nghiệp có biện pháp và phương hướng đúng đắn để giảm chi phí lưu thông. Dưới đây là các nhân tố chủ yếu tác động đến phí lưu thông. 1-/ Nhân tố bên ngoài: a. Cơ chế quản lý kinh tế của Nhà nước như các văn bản, chính sách quy phạm pháp luật, các quy chế, chế tài do Nhà nước ban hành như: chính sách thuế, chính sách giá cả, quy định về giao thông vận tải, dịch vụ vận tải, bốc dỡ, điều kiện nguồn hàng, nguồn hàng sản xuất trong nước hay nhập khẩu, tập trung hay phân tán. Sự phát triển của cơ sở hạ tầng: hệ thống đường xá giao thông phương tiện chuyên chở, bến cảng, kho bãi. Sự phát triển của khoa học - kỹ thuật - công nghệ mới và điều kiện tự nhiên, địa hình, không gian và thời gian, thời tiết, khí hậu, vùng. Như chúng ta đã biết nhân tố bên ngoài có ảnh hưởng trực tiếp cũng như gián tiếp đến phí lưu thông. Lấy ví dụ như: + Giá cả các mặt hàng kinh doanh, các loại dịch vụ có liên quan đến việc kinh doanh của các doanh nghiệp. Nếu giá cao sẽ dẫn đến phí lưu thông tăng lên và ngược lại: giá dịch vụ vận tải bốc xếp, điện, nước, dịch vụ thuê nhà, thuê kho bãi. + Các nguồn hàng trong nước hoặc nước ngoài từ đầu mối nhập khẩu. Điều kiện về nguồn hàng có tác động rất quan trọng tới phí lưu thông, nếu nguồn hàng ở xa không tập trung hoặc nguồn hàng khan hiếm thì các loại chi phí cho việc vận chuyển từ nguồn tới khi tiêu thụ sẽ tăng và ngược lại nếu như các nguồn hàng ở gần, tập trung, sẵn có. + Điều kiện về đơn vị tiêu dùng: đơn vị tiêu dùng có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến phí lưu thông, nếu như địa điểm rộng lớn tận dụng hết diện tích kho bãi sẽ làm đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển dẫn đến phí lưu thông giảm và ngược lại. + Sự phát triển của ngành vận tải và những hình thức tiến bộ được áp dụng cho ngành vận tải thông qua sự phát triển của khoa học - kỹ thuật - công nghệ mới. Như ta đã biết chi phí vận tải là một khoản chi phí chiếm 80% trong chi phí lưu thông phụ thuộc nhiều vào chí phí vận tải, giá cước vận tải, tốc độ phương tiện vận tải liên tục và tính linh hoạt của phương tiện vận tải. + Sự phát triển của tiến bộ khoa học - kỹ thuật - công nghệ mới trong việc bảo quản, cân đong, đo hàng. Nhân tố này ảnh hưởng tới sự tăng giảm các khoản phí như phí qua cầu, phí bảo quản, đóng gói. Nếu cân đong đo hàng chính xác, nhanh gọn sẽ làm giảm các khoản phí có liên quan. 2-/ Nhân tố bên trong. Chi phí lưu thông cao hay thấp còn chịu sự chi phối của bản thân doanh nghiệp cho nên có rất nhiều nhân tố tác động đến chí phí lưu thông bao gồm: a. Mức lưu chuyển hàng hoá và cơ cấu của mức lưu chuyển hàng hoá: Khi mức lưu chuyển hàng hoá tăng lên thì doanh nghiệp có thể hạ tương đối mức của chi phí lưu thông. Bởi vì khi mức lưu chuyển hàng hoá tăng lên thì số tiền tuyệt đối của khoản chi phí này cũng tăng lên song có thể không tăng bằng mức tăng của lưu chuyển hàng hoá. Bởi lẽ khi lưu chuyển hàng hoá được mở rộng sẽ có điều kiện vận chuyển hợp lý hơn, năng suất lao động có điều kiện nâng cao hơn. Mặt khác trong khi chí phí lưu thông còn có những khoản bất biến như khấu hao tài sản cố định, chí phí quản lý hành chính, thuế vốn. Như vậy khi mức lưu chuyển hàng hoá tăng lên thì số tiền tuyệt đối của chí phí lưu thông có thể tăng lên nhưng mức tăng nhỏ hơn so với mức tăng lưu chuyển hàng hoá. Điều đó làm cho tỷ suất phí lưu thông giảm xuống. Mặt khác cơ cấu của mức lưu chuyển hàng hoá cũng ảnh hưởng đến phí lưu thông. Nếu cơ cấu của mức lưu chuyển hàng hoá gồm những loại hàng hợp với nhu cầu thì sẽ bán nhanh giảm được phần nào chi phí bảo quản, hao hụt, lãi vay vốn. Do vậy mức tương đối phí lưu thông hạ thấp, ngược lại sẽ làm mức phí lưu thông tăng lên. b. Nhân tố sản xuất: Khi sản xuất hàng hoá phát triển thì kinh doanh hàng hoá cũng phát triển theo, các mặt hàng tăng lên, chất lượng được nâng lên từ đó sẽ mở rộng mức lưu chuyển hàng hoá, do vậy tỷ suất phí lưu thông được hạ thấp. Mặt khác nếu tổ chức sản xuất hợp lý sẽ tạo điều kiện cho việc tổ chức lưu chuyển hàng hoá được hợp lý hơn. Điều này cũng có thể giúp cho việc tiết kiệm được phí lưu thông. c. Tổ chức vận chuyển hàng hoá: Khi sử dụng hợp lý phương tiện vận chuyển, kết hợp một cách khoa học các nguồn hàng, mạng lưới bán hàng, kho hàng sao cho chọn được quãng đường vận chuyển tối ưu nhất cùng với việc cải tiến kỹ thuật, nâng cao năng suất lao động, xếp dỡ sẽ giảm được chi phí vận chuyển hao hụt, tăng tốc độ lưu chuyển từ mức phí được hạ thấp. d. Nhân tố về năng suất lao động: Khi năng suất lao động trong lĩnh vực lưu thông tăng thì tiết kiệm được lao động sử dụng, tiết kiệm được chí phí lưu thông. Tăng năng suất lao động sẽ tăng được tiền lương bình quân cho công nhân, tổng tiền lương cũng có thể tăng. Tuy nhiên khi tốc độ tăng năng suất lao động cao hơn tốc độ tăng của tiền lương bình quân thì tỷ suất phí lưu thông sẽ được hạ thấp. e. Giá cả: Nếu giá cả của các vật liệu dụng cụ mua sắm nhằm phục vụ kinh doanh, cước phí vận chuyển xếp dỡ mà cao thì sẽ làm cho phí lưu thông tăng lên. Do đó khi tính toán vận dụng các mức giá của các vật liệu, dịch vụ có liên quan mà hợp lý sẽ tiết kiệm được phí lưu thông mà vẫn hoàn thành được nhiệm vụ. g. Nhân tố tổ chức bộ máy và cơ sở vật chất của doanh nghiệp: Trình độ tổ chức mạng lưới của doanh nghiệp và trình độ tiên tiến của cơ sở vật chất kỹ thuật mà doanh nghiệp hiện đang sử dụng cũng ảnh hưởng lớn tới phí lưu thông của doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy và mạng lưới kinh doanh hợp lý sẽ giảm được những khâu trung gian không cần thiết, loại trừ được những khoản chi phí bất hợp lý. Thêm vào đó, cơ sở vật chất kỹ thuật đạt trình độ tiên tiến bao nhiêu sẽ làm tăng năng suất lao động mở rộng lưu chuyển hàng hoá từ đó góp phần giảm được chí phí lưu thông. h. Khối lượng cơ cấu hàng hoá dự trữ của doanh nghiệp trong từng giai đoạn. Vì dự trữ là cần thiết nhưng phải tính toán lượng dự trữ và cơ cấu dự trữ cho phù hợp bởi vì dự trữ càng nhiều thì chí phí bảo quản hàng hoá, hao hụt càng cao. i. Đó là việc tổ chức thanh toán, vay trả giữa doanh nghiệp và khách hàng, doanh nghiệp với ngân hàng, với các tổ chức tín dụng và người góp vốn. III-/ Tầm quan trọng của giảm chí phí lưu thông. Hoạt động kinh doanh trong cơ chế thị trường là phải chấp nhận cạnh tranh và phải biết cạnh tranh. Với cơ chế quản lý mới Nhà nước giao quyền tự chủ cho các doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm cao trước mọi hoạt động và kết quả kinh doanh của mình. Cơ chế thị trường cũng đòi hỏi doanh nghiệp cần thực hiện hạch toán kinh doanh đầy đủ, chính xác và khách quan. Cho nên phí lưu thông là một chỉ tiêu chất lượng tổng hợp để đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Hiệu quả kinh doanh được đánh giá bằng chỉ tiêu lợi nhuận. Mà lợi nhuận là phần giá trị dôi ra của doanh thu so với chí phí, vì vậy giảm chí phí là một biện pháp quan trọng để làm tăng lợi nhuận tức là làm tăng kết quả kinh doanh. Trong kinh doanh thương mại phí lưu thông là khoản chi phí chủ yếu sau chi phí mua hàng do đó đánh giá hiệu quả kinh doanh người ta dùng chỉ tiêu phí lưu thông. Phí lưu thông cũng còn là chỉ tiêu để căn cứ đánh giá trình độ quản lý kinh doanh, tình hình sử dụng lao động vật tư, tiền vốn. Trong cơ chế thị trường hiện nay có rất nhiều cách khoán phí trong đó có cách khoán tương đối khoa học mà các chủ doanh nghiệp thường áp dụng là cách khoán phí lưu thông qua khoán mức lãi trên tổng số vốn. Trong thời đại thông tin như hiện nay thì thông tin có rất nhiều chiều và cực kỳ nhanh chóng cho nên nó đã trở nên rất thuận lợi cho doanh nghiệp xác định được chính xác. Vì vậy vấn đề nhập hàng hoá vật tư rẻ bán đắt là ít gặp. Do đó muốn có lãi và có lãi cao thì không còn cách nào khác mà các doanh nghiệp phải chú ý đến những yếu tố có liên quan. Trong đó yếu tố quan trọng nhất là giảm phí lưu thông. Đối với các doanh nghiệp thương mại phí lưu thông là loại chí phí chiếm tỷ trọng chủ yếu vì vậy tiết kiệm phí lưu thông trong các doanh nghiệp thương mại là cực kỳ quan trọng. Nếu chúng ta tiết kiệm được phí lưu thông thì sẽ hạ thấp được giá bán vật tư hàng hoá góp phần nâng cao sức mua, nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Nó có ý nghĩa rất lớn đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp nhất là đối với doanh nghiệp thương mại. Mặt khác tiết kiệm được phí lưu thông sẽ làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp, đảm bảo tăng tích luỹ vốn cho tái sản xuất, tạo điều kiện khuyến khích người sản xuất, người quản lý nâng cao năng suất lao động để giảm chí phí, tự giác thực hiện tốt các biện pháp tiết kiệm chí phí, quản lý sử dụng các khoản chí phí có hiệu quả. Tuy nhiên trong việc cố gắng tiết kiệm chí phí lưu thông cần lưu ý tiết kiệm một cách hợp lý. Tránh khuynh hướng giảm chi phí một cách máy móc, thiếu khoa học, việc đáng chi lại không chi việc không đáng chi lại chi một cách dập khuôn máy móc theo kế hoạch (bởi vì nhiều khi kế hoạch chưa được chính xác, sát với yêu cầu thực tế). Như ta biết phí lưu thông thực chất là những khoản chi rất linh hoạt, phụ thuộc vào ý kiến chủ quan của người kinh doanh bởi vậy nếu biết sử dụng hợp lý, tiết kiệm một cách khoa học phí lưu thông thì người kinh doanh sẽ đạt được mục đích kinh doanh của mình là lợi nhuận. Từ khi hoàn toàn thống nhất đất nước chúng ta đã trải qua hai thời kỳ kinh tế khác nhau, đó là nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung và nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung mọi hoạt động kinh tế đều theo kế hoạch, kế hoạch từ trên dội xuống, bộ máy kinh tế vận động theo guồng kế hoạch chỉ tiêu từ trên giao xuống vì vậy xảy ra tình trạng “lãi giả lỗ thật” ở các doanh nghiệp. Trong cơ chế bao cấp, các doanh nghiệp kinh doanh vật tư cũng có kế hoạch chí phí lưu thông. Kế hoạch phí lưu thông được xây dựng vào kế hoạch lưu chuyển vật tư hàng hoá. Mức lưu chuyển vật tư hàng hoá là do cấp trên quy định theo kế hoạch. Thực chất của việc tiết kiệm phí lưu thông ở thời kỳ đó là làm sao giảm được các khoản mục chí phí so với kế hoạch. Do vậy việc tiết kiệm này nhiều khi không thực tế và không đem lại hiệu quả, nhiều khoản cần chí phí thì tiết kiệm ngược lại nhiều khoản có thể tiết kiệm lại không tiết kiệm. Khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải tự hạch toán kinh doanh. Do đó kế hoạch phí lưu thông của các doanh nghiệp chỉ mang tính định hướng. Mặt khác phí lưu thông là những khoản chi rất linh hoạt phụ thuộc rất nhiều vào ý kiến chủ quan của người kinh doanh. Để tăng được lợi nhuận mục tiêu số một của các doanh nghiệp thương mại, các doanh nghiệp thương mại cần phải cố gắng tiết kiệm chí phí lưu thông. Vì chí phí lưu thông trong các doanh nghiệp thương mại chiếm một khoảng rất lớn khoảng 80% trong tổng chi phí. Thực chất của việc tiết kiệm phí lưu thông trong cơ chế thị trường khác với tiết kiệm phí lưu thông trong cơ chế bao cấp. Trong cơ chế thị trường tiết kiệm phí lưu thông có nghĩa là cứ giảm được tối đa các khoản chi phí là tiết kiệm được phí lưu thông mà tiết kiệm phí lưu thông ở đây là có nghĩa biết tiết kiệm phí lưu thông một cách tiết kiệm và khoa học, khoản nào đáng tiết kiệm thì tiết kiệm, khoản nào không đáng tiết kiệm mặc dù khoản chi rất lớn thì vẫn chi sao cho đạt được mục đích kinh doanh của mình và có hiệu quả cao nhất. Khi tốc độ giảm phí lưu thông đạt được nhỏ hơn hoặc bằng tốc độ tăng lợi nhuận khi đó việc tiết kiệm là hiệu quả. IV-/ Những chỉ tiêu cơ bản đánh giá phân tích phí lưu thông. Dựa vào cách phân loại phí lưu thông và bảng danh mục phí lưu thông ta có các chỉ tiêu phí lưu thông và phương pháp xác định. Thứ 1: Tổng số tiền chi phí lưu thông là tổng cộng số tiền chi phí lưu thông của bốn khoản mục. Tổng số tiền chí phí lưu thông là chỉ tiêu số tuyệt đối. Đơn vị tính là (đồng) hoặc ngàn đồng. Nó cũng được xác định bằng công thức sau: = x Thứ 2: Tỷ lệ chí phí lưu thông là tỷ lệ phần trăm giữa tổng số tiền chí phí lưu thông so với tổng doanh số bán ra (giá bán). = x 100% Tỷ lệ phí lưu thông của từng khoảng mục là tỷ lệ phần trăm giữa tổng số tiền chi phí lưu thông của từng khoản mục so với tổng doanh số bán ra (giá bán). Thứ 3: Tỷ trọng của từng khoản mục chi phí lưu thông là tỷ lệ phần trăm của từng khoản mục phí chiếm trong tổng số phí. Tỷ trọng của tất cả các khoản mục chi phí lưu thông phản ánh cấu thành chi phí lưu thông. Tỷ trọng của từng khoản mục chi phí lưu thông được xác định bằng công thức: = x 100% Thứ 4: Mức độ hoàn thành kế hoạch chí phí lưu thông là tỷ lệ phần trăm của tổng số tiền CPLT thực hiện so với tổng số tiền CPLT kế hoạch. Nó được xác định bằng công thức. = x 100% Thứ 5: Mức tiết kiệm chí phí lưu thông hay vượt chi và phạm vi hạ thấp hay nâng cao tỷ lệ CPLT. + Mức tiết kiệm chi phí lưu thông hay vượt chi là số tiền chênh lệch giữa tổng số tiền CPLT thực hiện và tổng số tiền CPLT kế hoạch. = - Nếu hiệu số nhỏ hơn không (0), đó là mức vượt chi CPLT. + Phạm vi hạ thấp hay nâng cao tỷ lệ CPLT là hiệu số của tỷ lệ chi phí lưu thông và tỷ lệ chi phí lưu thông kế hoạch: = - Nếu hiệu số này nhỏ hơn không (0) là phạm vi nâng cao. Dùng chỉ tiêu trên, ta có thể xác định mức tiết kiệm chí phí lưu thông hoặc vượt chi tương đối bằng công thức. = Thứ 6: Tốc độ hạ thấp hay nâng cao tỷ lệ CPLT là tỷ lệ phần trăm của phạm vi hạ thấp hay nâng cao tỷ lệ CPLT thực tế so với tỷ lệ CPLT kế hoạch. Nó được xác định bằng công thức sau: = x 100% Ngoài các công thức ở trên chí phí lưu thông còn bao gồm chí phí: A. Chi phí vận tải, bốc dỡ hàng hoá: là toàn bộ các khoản chí phí về vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá trong quá trình mua bán, xuất nhập hàng hoá. Chi phí vận tải bốc dỡ hàng hoá gồm có: 1. Tiền cước phí vận chuyển: là những khoản tiền chí phí về cước phí vận tải các loại phương tiện như tầu hoả, ô tô, tàu thuỷ, xà lan hoặc các phương tiện thô sơ như xe bò, xe lam, xích lô, xe ngựa. Để xác định tiền cước phí vận chuyển cần phải xác định được trọng lượng, khối lượng hàng hoá cần vận chuyển theo từng loại phương tiện, độ đường dài bình quân (cự ly hay khoảng cách vận chuyển bình quân) của từng loại phương tiện về giá cước 1 tấn/km theo từng loại phương tiện. Trọng lượng hàng hoá cần vận chuyển được xác định theo công thức sau: TVC = x Hb x HC ở đây: TVC = trọng lượng hàng hoá cần vận chuyển (tấn) MV = giá trị hàng hoá mua vào và bán ra trong kỳ cần phải vận chuyển (đồng). GM = giá mua bình quân 1 tấn hàng (đồng) Hb = Hệ số hàng cả bì Hb = HC = hệ số trọng lượng hàng tính cước (bậc hàng tính cước) Đoạn đường vận chuyển bình quân (cự ly, khoảng cách) được xác định bằng công thức sau đây: Sbq = = ở đây: Sbq = cự ly vận chuyển bình quân (km) S1 , S2 ... Sn = cự ly thực tế của từng quãng đường (km) Q1 , Q2 ... Qn = trọng lượng hàng hoá cần vận chuyển trên quãng đường tương ứng (tấn). Giá cước tấn/km (theo từng loại phương tiện) căn cứ vào giá thị trường hiện hành và thương lượng với cơ quan dịch vụ vận tải có hợp đồng ký kết. Sau khi xác định được ba yếu tố trên, ta có thể xác định tiền cước vận chuyển theo công thức sau: CVC = TVC * Sbq x GVC CVC = tiền cước phí vận chuyển (đồng) Sbq = đoạn đường dài bình quân (km) TVC = trọng lượng hàng hoá vận chuyển (tấn) GVC = giá cước vận chuyển 1tấn/km (đồng) 2. Tiền bốc dỡ khuân vác: là những khoản tiền để thuê mướn nhân công và phương tiện bốc dỡ hàng hoá trong quá trình, mua, bán, xuất nhập hàng hoá. Nếu gọi CV là chi phí bốc dỡ khuân vác, ta có: CBV = TBV x Dt x GBV (đồng) ở đây: TBV = trọng lượng hàng hoá cần bốc dỡ, khuân vác TBV = QM + B x HBV (tấn) QM + B = tổng khối lượng hàng hoá mua vào và bán ra trong kỳ (tấn) HBV = tỷ lệ hàng cần phải bốc dỡ khuân vác (%) Dt = số lần bốc dỡ khuân vác (còn gọi là số động tác bốc dỡ, khuân vác) được tính bình quân, căn cứ vào điều kiện vận chuyển và kinh nghiệm của các kỳ trước đối với từng loại phương tiện. GBV = Giá bốc lên hoặc dỡ xuống 1 tấn/động tác. 3. Tạp phí vận tải: bao gồm những khoản chí phí nhỏ phát sinh trong quá trình vận tải, bốc dỡ hàng hoá như: - Tiền thuê bến, bãi, kho tạm thời trên đường vận chuyển trong trường hợp phải thay đổi phương tiện. - Các khoản chi để bảo quản hàng hoá trong khi vận chuyển do điều kiện tự nhiên đòi hỏi (mưa, bão). - Các thủ tục phí vận tải (niêm phong, cặp chì) và tiền sửa chữa cầu đường cho một chuyến vận tải để giảm nhẹ bốc dỡ, khuân vác. - Công tác phí cho nhân viên đi áp tải thường xuyên và bảo hộ lao động cho áp tải viên chuyên trách. - Lệ phí bến bãi, cước đường nhánh xe hoả. Để lập các khoản phí này, người ta dùng bảng kê dựa vào kinh nghiệm của kỳ báo cáo và ước lượng sự biến động của kỳ kế hoạch. B. Chi phí bảo quản, thu mua, tiêu thụ. Là những khoản chí phí phục vụ cho quá trình bảo quản, thu mua, tiêu thụ hàng hoá ở các doanh nghiệp thương mại. Trong khoản mục này có rất nhiều tiểu khoản mục nhỏ. Chúng ta sẽ xem xét một số tiểu khoản mục điển hình. 1. Tiền lương (tiền công) trực tiếp kinh doanh: là các khoản chi về tiền lương (tiền công) để trả cho số cán bộ công nhân viên trực tiếp làm nhiệm vụ bảo quản, thu mua, tiêu thụ. = x 2. Chi phí bảo quản hàng hoá: là những khoản chi phí nhằm giữ gìn số lượng và chất lượng hàng hoá dự trữ trong kho. Những khoản chi phí này gồm có: chi phí về nguyên vật liệu dùng để bảo quản hàng hoá như dầu, mỡ, sơn, bàn chải, giẻ lau. 3. Chi phí trả lãi tiền vay ngân hàng: là số tiền chênh lệch giữa số lãi phải trả cho ngân hàng về các hình thức vay và số tiền lãi của tiền gửi vào ngân hàng. Để xác định chi phí trả lãi tiền vay ngân hàng, trước tiên phải xác định được tổng số tiền cần thiết phải vay của ngân hàng theo các hình thức vay trong năm kế hoạch và thời hạn vay. Dựa vào tỷ suất lợi tức tiền vay của từng hình thức vay, có thể xác định số lãi phải trả cho ngân hàng theo công thức sau: CVNH = Trong đó: CVNH = chí phí tiền lãi phải trả cho ngân hàng theo từng hình thức vay (đồng). Sv = số tiền vay của ngân hàng theo từng hình thức vay (đồng) B = tỷ suất lợi tức tiền vay ngân hàng %/tháng (năm) t = thời hạn vay ngân hàng (tính theo ngày hoặc tháng) T = thời gian của tháng (hoặc năm) tính bằng ngày. Thứ 2: phải xác định được tổng số các khoản tiền gửi vào ngân hàng và số tiền lãi, tỷ suất lợi tức của tiền gửi để tính ra số lãi của tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp thương mại. Thứ 3: số tiền chênh lệch giữa số lãi phải trả về các khoản tiền vay và số tiền lãi của tiền gửi chính là số tiền chi phí trả lãi tiền vay ngân hàng. 4. Chi phí nhiên liệu, điện lực: là khoản tiền chi về nhiên liệu, điện lực dùng trong kinh doanh như: nhiên liệu dùng chạy máy thắp sáng kho tàng, cửa hàng, chi phí điện lực để chạy máy bơm, thắp sáng... phải trả cho cơ quan quản lý phân phối điện. Đối với khoản này người ta dùng phương pháp thống kê kinh nghiệm và tính toán theo mức độ để dự kiến số chi kỳ kế hoạch. 5. Chi phí về vệ sinh kho tàng, cửa hàng: là khoản chí phí dùng vào vệ sinh kho tàng, cửa hàng như xà phòng, bồ tạt, thuốc sát trùng, chổi quét nhà, tiền trả công cho công ty vệ sinh thu để rác. Khi tính các khoản này thường dùng phương pháp bản kê và dựa vào kinh nghiệm kỳ trước. C. Chi phí hao hụt hàng hoá. 1. Hao hụt trong định mức: là hao hụt tự nhiên phụ thuộc vào tính chất vật lý hoá học của hàng hoá trong quá trình vận chuyển, giao nhận, bốc dỡ, bảo quản. Sự hao hụt trên là tất yếu như xăng dầu bay hơi, than vỡ vụn, phân đạm rơi vãi (đạm rời) xi măng vỡ bao,... người ta thường quy định thành định mức hao hụt. Định mức hao hụt là tỷ lệ hao hụt cho phép tối đa đối với hàng hoá trong điều kiện nhất định về kỹ thuật và quản lý kinh doanh của thời kỳ kế hoạch cho từng loại hàng và từng khâu. Dựa vào định mức hao hụt người ta có thể tính được lượng hàng hó cho phép hao hụt (tự nhiên). Hao hụt trong định mức được tính vào phí lưu thông. Nếu tiết kiệm được định mức hao hụt được tính vào lãi. 2. Hao hụt ngoài định mức: là hao hụt do chủ quan của con người gây ra. Ví dụ làm rò rỉ, chảy vỡ, quên khoá van, đóng nắp,... hao hụt nhiều hơn so với định mức cho phép. Ngoài ra do hàng loạt nguyên nhân khác: hàng hoá bị hao hụt, mất giá, giảm chất lượng,... đâylà khoản bội chi phải trừ vào lợi nhuận. D. Chi phí quản lý hành chính. 1. Tiền lương gián tiếp kinh doanh: là toàn bộ khoản tiền lương (tiền công) cho giám đốc, các trưởng phó phòng ban, các bộ phận cửa hàng, trung tâm, xí nghiệp,... Đây là chi phí tiền lương (tiền công) cho bộ máy quản trị doanh nghiệp. Căn cứ vào kế hoạch lao động tiền lương, căn cứ vào thang bậc và hợp đồng đã ký với người làm thuê quản lý, có thể xác định được tổng quỹ lương trong từng đơn vị thời gian của bộ máy quản lý hành chính. 2. Khấu hao tài sản cố định dùng trong quản lý hành chính: là số tiền trích khấu hao nhà cửa, công cụ dùng trong quản lý kinh doanh. 3. Chi phí nhiên liệu, điện lực: dùng trong quản lý hành chính như: nhiên liệu xe con, điện dùng thắp sáng và máy móc làm việc hành chính phải trả cho cơ quan phân phối điện. 4. Các khoản chi phí khác: chi phí trang trí, tiếp khách, chi phí hội nghị tổng kết. V-/ Nội dụng của giảm phí lưu thông. 1-/ Những biện pháp giảm chí phí vận tải bốc dỡ: Rút ngắn quãng đường vận tải bình quân và lựa chọn đúng đắn phương tiện vận tải hàng hoá, kết hợp chặt chẽ mua và bán, chủ động tiến hành các hoạt động dịch vụ, phân bố hợp lý mạng lưới kinh doanh tạo cho hàng hoá có con đường vận động hợp lý và ngắn nhất, chuẩn bị tốt chào hàng, chuẩn bị tốt đóng gói hàng hoá và bao bì phù hợp, tổ chức tốt công tác bốc dỡ hàng hoá ở hai đầu tuyến vận chuyển và hợp tác chặt chẽ với cơ quan vận chuyển, sử dụng phương thức vận chuyển tiên tiến. 2-/ Các biện pháp giảm chí phí bảo quản, thu mua, tiêu thụ. Tổ chức bộ máy kinh doanh và mạng lưới kinh doanh có quy mô phù hợp với khối lượng hàng hoá luân chuyển, tăng cường quản lý và sử dụng tốt tài sản dùng trong kinh doanh thực hiện đúng kỷ luật tài chính tín dụng, áp dụng tiến bộ khoa học, công nghệ mới trng bảo quản hàng hoá, tăng cường bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ thuật, nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên công tác kho. 3-/ Các biện pháp giảm chí phí hao hụt hàng hoá: Hao hụt hàng hoá có liên quan đến nhiều khâu, nhiều yếu tố, đặc biệt phải quan tâm đến điều kiện kỹ thuật. Để giảm hao hụt có thể áp dụng các biện pháp sau: kiểm tra chặt chẽ số lượng, chất lượng hàng hoá nhập kho. Có sự phân loại hàng hoá và biện pháp bảo quản thích hợp ngay từ đầu. Cải tiến kỹ thuật bảo quản hàng hóa ở kho, trạm, cửa hàng. Củng cố và hoàn thiện kho tàng, vật liệu che đậy, kê lót các trang thiết bị của kho xây dựng các định mức hao hụt và quản lý chặt chẽ các khâu, các yếu tố có liên quan đến hao hụt tự nhiên. Tăng cường bồi dưỡng kỹ thuật bảo quản và tinh thần trách nhiệm của công nhân bảo quản, bảo vệ hàng hoá. 4-/ Các biện pháp giảm chí phí quản lý hành chính. Tinh giản bộ máy quản lý hành chính và cải tiến bộ máy quản lý phù hợp với sự phát triển của công ty. Giảm bớt các thủ tục hành chính không cần thiết, giảm bớt các khoản chi tiêu có tính chất hình thức, phô trương. áp dụng các tiến bộ khoa học trong quản lý hành chính đảm bảo thông tin trong suốt, chính xác. phần 2 phân tích tình hình phí lưu thông tại công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội I-/ Giới thiệu công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội. 2-/ Đặc điểm hoạt động của công ty. a. Đặc điểm về tổ chức quản lý hoạt động. a.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty. Chức năng quản lý vật tư than cho nền kinh tế quốc dân đã hình thành sau khi miền Bắc hoàn toàn giải phóng. Lúc đầu là công ty cung ứng than xi măng thuộc Tổng cục vật tư, từ năm 1969 là Bộ vật tư. Thực hiện chủ trương của Nhà nước quản lý vật tư theo ngành từ sản xuất đến lưu thông phân phối, ngày 25/11/1974 Hội đồng Chính phủ chuyển chức năng quản lý cung ứng than về Bộ điện than (Quyết định 254-CP và ngày 9/12/1974 của Bộ điện than, Quyết định 1878/ĐT-QLKT thành lập “Công ty quản lý và phân phối than Hà Nội”) hoạt động chính thức vào ngày 1/1/1975 với nhiệm vụ tổ chức thu mua cung ứng đủ than theo kế hoạch cho các nhu cầu sử dụng than của Bộ trung ương và địa phương tại các địa bàn từ Hà Nội, Hà Tây, Hoà Bình, Sơn La, Lai Châu. Đến năm 1993 theo chủ trương của Nhà nước thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước nên ngày 30/6/1993 Bộ năng lượng đã ban hành Quyết định 488/NLNL-TCCB-LĐ thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước - công ty cung ứng than Hà Nội được đổi tên thành “Công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội” làm nhiệm vụ kinh doanh than sản xuất chế biến than sinh hoạt phục vụ mọi nhu cầu than cho sản xuất và sinh hoạt của cán bộ tiêu dùng nội thành, ngoại thành Hà Nội, các tỉnh Hà Tây, Hoà Bình, Sơn La, Lai Châu và các tỉnh lân cận. Cơ sở vật chất của công ty những năm đầu mới thành lập còn rất nghèo nàn với bốn căn nhà cấp IV làm văn phòng tại Vĩnh Tuy, bàn ghế thô sơ, có một xe con, hai xe vận tải than. Các trạm hầu như không có gì. Trạm Cổ Loa có một máy xúc, một máy gạt, trạm Vĩnh Tuy có một băng tải than cỡ nhỏ, nói chung thiết bị hầu như đã khấu hao hết, nhà làm việc của các trạm và nhà ở của cán bộ công nhân viên chỉ là thanh tre, nứa lá với tổng số 207 cán bộ công nhân viên, 4 đại học và 23 trung cấp. Đến nay công ty đã có một ngôi nhà 3 tầng ở Phương Liệt - Đống Đa - Hà Nội làm trụ sở chính. Trạm Vĩnh Tuy có một nhà cân 30 tấn, trạm Cổ Loa có văn phòng là nhà 2 tầng và trạm cân 30 tấn. Các trạm đều đầy đủ tiện nghi hơn. Công ty đã có xe vận tải chuyển đến tận nơi sử dụng trong đó số xe mới mua là một máy xúc DH 112 mới, một máy ủi C130 mới. Trạm Giáp Nhị mới trang bị 02 dây chuyền chế biến than khép kín từ nghiền sang trộn ép than tổ ong,... Công ty đã có 02 xe con phục vụ công tác, 01 xe Hải Âu và 01 xe 12 chỗ ngồi chuyên đưa CBCNV đi du lịch và phục vụ các công tác phúc lợi khác. Hiện nay công ty có khoảng 150 CBCNV trong đó 35 người có trình độ đại học, 40 người có trình độ trung cấp. Với số vốn hiện nay trên 2,5 tỷ VNĐ. Về tổ chức công ty có Ban giám đốc (gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc), 3 phòng chức năng nghiệp vụ và 5 trạm kinh doanh và chế biến than ở Vĩnh Tuy, Giáp Nhị, Ô Cách, Sơn Tây, Cổ Loa. b. Hệ thống tổ chức và mạng lưới kinh doanh của công ty. Theo Quyết định số 140 NL/TCCB-LĐ ngày 4/3/1995 của Bộ Năng lượng về việc thành lập công ty chế biến và kinh doanh than miền Bắc trực thuộc Tổng công ty than Việt Nam. Căn cứ vào Quyết định số 151 TMB/TCNS ngày 21/5/1995 của công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội miền Bắc ban hành quy chế tạm thời về việc tổ chức hoạt động của công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội. Bộ máy quản lý của công ty bao gồm Ban giám đốc (gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc) và 3 phòng chức năng nghiệp vụ làm tham mưu gồm: + Phòng tổ chức hành chính. + Phòng kế hoạch kinh doanh. + Phòng tài chính kế toán. Bộ máy tổ chức sản xuất bao gồm 5 trạm kinh doanh và chế biến than: + Trạm kinh doanh và chế biến than Vĩnh Tuy. + Trạm kinh doanh và chế biến than Giáp Nhị. + Trạm kinh doanh và chế biến than Ô Cách. + Trạm kinh doanh và chế biến than Cổ Loa. + Trạm kinh doanh và chế biến than Sơn Tây. Trong đó trạm kinh doanh và chế biến than Giáp Nhị có 2 xưởng chế biến than (xưởng I và xưởng II), trạm kinh doanh và chế biến than Sơn Tây có 2 cửa hàng và 1 trạm (trạm Sơn Lộc và cửa hàng số 1 và cửa hàng số 2). Ban Giám đốc Phòng Tổ chức hành chính Phòng Kế hoạch kinh doanh Phòng Tài chính kế toán Các trạm KD và CB than Trạm KD và CB than Vĩnh Tuy Trạm KD và CBthanÔ Cách Trạm KD và CB than Cổ Loa Trạm KD và CB than Giáp Nhị Trạm KD và CB than Sơn Tây XưởngCB II XưởngCB I Cửa hàng số 1 Trạm Sơn Lộc Cửa hàng số 2 Sơ đồ tổ chức công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội b.1. Ban giám đốc: là người đứng đầu trong công ty có nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm toàn bộ công tác kinh doanh của công ty trước pháp luật. b.2. Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ giúp giám đốc công ty vạch các kế hoạch chung về: tổ chức và thực hiện kế hoạch đào tạo lại CBCNV để nâng cao trình độ quản lý và chất lượng lao động. Tổ chức lực lượng lao động trong công ty, thực hiện công tác thi đua tuyên truyền quảng cáo, thanh tra, bảo vệ, công tác giao dịch và đối nội, đối ngoại. b.3. Phòng kế hoạch kinh doanh: có nhiệm vụ chính là xây dựng các kế hoạch kinh doanh và trực tiếp chỉ đạo các trạm, cửa hàng thực hiện các kế hoạch kinh doanh đó dựa trên tình hình thực tế của thị trường. Ví dụ như chủ trì dự thảo các hợp đồng kinh tế về mua bán than, vận chuyển bốc xếp, chỉ đạo quy hoạch kho bãi, xây dựng cơ chế mua bán than, tổ chức các biện pháp chống hao hụt than trên định mức nhằm phấn đấu giảm chi phí kinh doanh có hiệu quả. b.4. Phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ lập báo các quyết toán hàng năm, tính toán lỗ lãi, số nộp ngân sách, tiền lương, tiền thưởng hàng tháng, thực hiện đúng theo các chế độ tài chính kế toán của Nhà nước và của cấp trên ban hành. Ngoài ra phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ quản lý vốn tiền hàng, và phải sử dụng có hiệu quả không được để thất thoát. Đồng thời kết hợp với phòng kế hoạch kinh doanh đánh giá kết quả hoạt động của công ty trong thời gian vừa qua từ đó đề ra phương hướng hoạt động kinh doanh trong thời gian tới. Phòng tài chính kế toán xây dựng cụ thể các kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm đối với các trạm và công ty. b.3. Các trạm kinh doanh và chế biến than. Có nhiệm vụ chủ yếu là tổ chức thực hiện việc tiếp nhận và tiêu thụ than, tổ chức sản xuất, chế biến than sinh hoạt quản lý và bảo quản kho than và các tài sản khác được công ty giao cho. c. Tình hình hoạt động của công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội trong thời gian qua. c.1. Tình hình hoạt động: Trong những năm đầu mới thành lập nhiệm vụ của công ty chủ yếu là tổ chức thu mua, cung ứng than theo kế hoạch Nhà nước quy định cho nhu cầu sử dụng than của các Bộ trung ương và địa phương tại các địa bàn thuộc Hà Nội, Hà Tây, Hoà Bình, Sơn La, Lai Châu,... chính vì tình trạng mua bán than theo giá kế hoạch (hay giá cung cấp) dẫn đến tình trạng giá cả, giá trị tách rời nhau phá vỡ các quan hệ hàng hoá tiền tệ. Cơ chế quản lý kinh tế theo kiểu hành chính quan liêu bao cấp đó tuy có kế hoạch nhưng nó đặt lên hàng đầu là việc sản xuất và phân phối sản phẩm theo hiện vật, các quan hệ hàng hoá tiền tệ sử dụng một cách hình thức, nền kinh tế dựa trên cơ sở cung cấp và giao nộp theo hiện vật. Trong cơ chế quản lý kế hoạch hoá tập trung mọi hoạt động của công ty phát triển theo kế hoạch đã được ấn định sẵn do cấp trên đưa xuống. Các chỉ tiêu kế hoạch trong đó có cả chỉ tiêu chi phí lưu thông mà cấp trên giao xuống cho công ty thực hiện. Những kế hoạch đó mang tính chủ quan nhiều hơn tính khoa học thực tiễn. Do vậy dù kết quả kinh doanh của công ty luôn hoàn thành vượt mức kế hoạch nhưng luôn nằm trong tình trạng bị động, tuân thủ sự chỉ huy chỉ đạo khuôn mẫu cứng nhắc không phát huy hết được năng lực tự chủ sáng tạo. Bước sang giai đoạn từ năm 1988-1989 đến nay Nhà nước đã giao quyền tự chủ kinh doanh cho các đơn vị kinh tế xã hội xó bỏ hoàn toàn bao cấp, công ty cũng chuyển hẳn sang chức năng kinh doanh than và chế biến than sinh hoạt theo cơ chế thị trường. Công ty tự hạch toán kinh doanh lấy thu bù chi và có hiệu quả, trong bối cảnh đó Nhà nước chỉ giao một số chỉ tiêu pháp lệnh cơ bản đó là: - Sản lượng bán. - Doanh số bán. - Các khoản nộp ngân sách Nhà nước. - Lợi nhuận. Còn các chỉ tiêu khác chỉ mang tính chất hướng dẫn. Đứng trước thực tiễn của xu thế đổi mới công ty phải thay đổi phương thức quản lý, quy trình nghiệp vụ. Tích cực tìm kiếm thu hút khách hàng và khả năng phục vụ khách hàng. Bộ máy của công ty được tinh giảm xuống còn 3 phòng ban với chức năng phục vụ khách hàng và 3 trạm kinh doanh và chế biến than. Đồng thời công ty cũng giao cho các trạm độc lập hạch toán kinh doanh. Các trạm có quyền áp dụng quy chế trả lương khoán theo tấn than bán ra, tấn than bốc xếp, theo quy chế chung được duyệt và tổ chức quy hoạch lại kho bãi, đẩy mạnh nghiên cứu chế biến than tổ ong, than cháy nhanh bếp đun than. Kết quả là từ những bỡ ngỡ ban đầu công ty đã rút ra được những kinh nghiệm thực tế, đã tổ chức các lớp học bồi dưỡng kiến thức kinh doanh cho cán bộ công nhân viên nhằm trang bị những kiến thức cơ bản về kinh tế thị trường, về nhiệm vụ công ty và phương thức nghệ thuật kinh doanh trên lĩnh vực mua bán than. Kết quả những năm hoạt động trong cơ chế thị trường công ty không mất vốn mà còn bảo toàn được vốn hàng năm trên 12% của vốn lưu động. Vòng quay của vốn đạt khoảng 13 vòng/năm. Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với Nhà nước với cấp trên mà trực tiếp là công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội và Tổng công ty than Việt Nam. Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty trong những năm qua bao gồm: - Than cục các loại: 2,3,4,5,6 và cục vùng Hòn Gai, Cẩm Phả, Núi Hồng, Vàng Chanh, Mạc Khê. - Than cám các loại: 2,3,4,5,6,7 vùng Hòn Gai, Cẩm Phả, Núi Hồng, Vàng Chanh, Mạc Khê,... - Than chế biến các loại: Than tổ ong, than nhào, than cháy nhanh. Trong đó công ty chủ yếu kinh doanh hai loại than chính là than cục và than cám các loại, việc chế biến và kinh doanh than sinh hoạt với sản lượng chiếm tỷ lệ khoảng 11%. d. Kết quả đạt được của công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội trong 3 năm qua (1997-1999) Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm qua có thể khái quát ở biểu số 1. Biểu kết quả hoạt động của công ty trong 3 năm qua 1997-1999 Chỉ tiêu Đơn vị 1997 1998 1999 KH TH KH TH KH TH Sản lượng bán tấn 110.000 107.000 115.000 105.000 105.000 101.225 Doanh số bán hàng đồng 22.527.670.000 22.015.704.500 25.917.000.000 25.178.692.200 25.116.000.000 24.698.491.973 Tổng chi phí đồng 22.397.670.000 21.886.937.972 25.787.000.000 25.058.507.714 24.988.000.000 24.571.740.661 Chi phí lưu thông đồng 3.200.000.000 3.103.318.510 3.200.000.000 3.707.472.500 3.000.000.000 2.884.661.033 Lãi đồng 130.000.000 128.766.528 130.000.000 120.184.486 128.000.000 126.751.312 Nộp ngân sách đồng 412.676.700 406.000.000 455.682.000 442.432.240 486.030.093 466.986.109 - Thuế doanh thu đồng 225.276.700 220.157.045 259.170.000 251.786.922 264.451.000 246.984.919 - Thuế vốn 106.900.000 106.900.000 110.012.000 110.012.000 136.475.000 136.475.000 - Thuế lợi tức 58.500.000 57.944.937 58.500.000 54.083.018 57.600.000 57.038.096 - Thuế môn bài và thuế đất 22.000.000 20.998.018 28.000.000 26.550.300 27.504.903 26.488.100 Năm 1997 công ty bán được 107.500 tấn than các loại đạt 98% so với kế hoạch, tổng doanh thu là 22.015.704.500 đồng. Tổng chi phí là 21.886.937.972 đồng, trong đó chi phí lưu thông là 3.103.318.510 đồng chiếm 14,2% trong tổng chi phí và bằng 97% so với kế hoạch. Kết quả kinh doanh được 128.766.528 đồng. Việc bán than chưa thực hiện được so với kế hoạch được giao là do sự cạnh tranh trên thị trường rất phức tạp, các tư nhân bán than có cơ chế kinh doanh thoáng hơn, mặt khác giá than tại mỏ lại luôn biến động tăng ảnh hưởng đến giá bán than của công ty cho các hộ tiêu thụ. Mặc dù vậy công ty đã biết tính toán điều tiết xuất nhập phù hợp với từng thời điểm điều hoà giá cả phù hợp với từng khu vực, từng đối tượng để có giá hợp lý đảm bảo được đầu vào của khách hàng. Sản lượng bán than so với kế hoạch và so với năm 1996 có giảm vì đối tượng giao tay ba với công ty không thực hiện than bán cho các tỉnh miền núi không được Nhà nước trợ giá cước vận tải nên cũng giảm sản lượng bán, đối với than chất đốt sinh hoạt thì đi vào hoạt động có nền nếp hơn sản lượng bán có tăng hơn, kinh doanh có hiệu qủa, trên thị trường than chế biến công ty đã mở được thêm nhiều đại lý bán than, chất lượng than tốt ổn định, giá cả phù hợp với thị trường. Sang năm 1998 công ty bán được 105.000 tấn than các loại đạt 91,30% so với kế hoạch và đạt 99,9% so với năm 1997. Tổng doanh thu là 25.178.692.200 đồng, tổng chi phí là 25.058.507.714 đồng, trong đó chi phí lưu thông là 3.707.472.500 đồng chiếm 14,80% trong tổng chi phí và bằng 106% so với kế hoạch. Kết quả kinh doanh đạt được là 120.184.486 đồng. Trong năm 1998 mặc dù công ty không hoàn thành kế hoạch đặt ra nhưng vẫn luôn cố gắng tìm hiểu thị trường bán, nguồn nhập và giao thẳng cho các nhà máy trọng điểm khối công nghiệp, cố gắng giữ các khách hàng lớn của công ty cho nên so với cùng kỳ năm trước sản lượng bán ra xấp xỉ bằng nhau. Trong khi thị trường mua bán than ngày càng có nhiều sự cạnh tranh hơn: các hộ bán than tư nhân phát triển mạnh, hiện tượng trốn lậu thuế, nhiều các cai than bán ra so với năm trước, trong khi công ty là một doanh nghiệp Nhà nước phải thực hiện nghiêm chỉnh đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước do đó giá bán còn cao hơn vì vậy sản lượng bán không đạt so với kế hoạch. Để giữ vững được sản lượng bán ra so với năm trước công ty đã phải khoán bán than cho từng trạm, cửa hàng, thực hiện cơ chế trả lương theo tấn than bán được đối với các trạm để khuyến khích các trạm tìm mọi biện pháp đẩy mạnh việc bán than. Mặc dù vậy tổng chi phí lưu thông vẫn tăng lên so với kế hoạch, việc tăng chi phí lưu thông một phần do cước phí vận chuyển, bốc xếp tăng lên, các chi phí dịch vụ mua ngoài cao hơn tuy nhiên công ty vẫn hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước và có lãi. Năm 1999 công ty bán được 101.225 tấn than các loại đạt 96% so với kế hoạch và đạt 96% so với năm 1998, tổng doanh thu là 24.698.491.973 đồng, tổng chi phí là 24.571.740.661 đồng, trong đó chi phí lưu thông là 2.844.661.033 đồng chiếm 11,6% trong tổng chi phí và bằng 95% so với kế hoạch kết quả kinh doanh đạt được là 126.751.312 đồng. Trong năm 1999 tình hình diễn biến trên thị trường vẫn còn phức tạp. Các khu vực như cảng Hà Nội, Sơn Tây,... các hộ tư nhân buôn bán than vẫn tăng và có quy mô về đầu tư, xây dựng kho tàng bến bãi có tính chất lâu dài hơn chất lượng than tư nhân cũng tăng hơn vì vậy càng làm tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Do vậy khối lượng bán than của công ty giảm xuống so với năm trước và kế hoạch đặt ra. Đứng trước tình hình khó khăn đó công ty đã tìm mọi biện pháp như mở rộng nguồn nhập, tìm các loại than phù hợp với nhu cầu thị trường hơn, cơ chế giá bán cho từng trạm, cửa hàng, đồng thời giao cho các trạm tổ chức đi nhận than tại các mỏ, công ty sản xuất than theo hợp đồng mà công ty đã ký kết, để nâng cao trách nhiệm của các trạm nhằm giảm bớt việc hao hụt than, giảm các chí phí giao nhận than. Công ty thực hiện theo hợp đồng cơ chế trả lương theo tấn than bán được đối với các trạm để khuyến khích các trạm tìm mọi biện pháp đẩy mạnh việc bán than. Vậy tổng chi phí lưu thông đã giảm xuống so với kế hoạch về năm trước. Đối với các hộ mua lẻ, công ty tiếp tục tạo uy tín bằng việc giao than chất lượng tốt, giá cả phù hợp, phong cách phục vụ khách hàng tận tình chu đáo. Do vậy quí VI năm 1999 công ty đã bán tăng hơn so với quí VI năm 1998 là 20%. Về than chế biến sinh hoạt công ty luốn chú trọng quan tâm đến chất lượng và giá thành đảm bảo được giá bán cạnh tranh trên thị trường. Cho nên năm 1999 công ty đã tăng sản lượng than chế biến lên 15% so với kế hoạch và việc kinh doanh trong lĩnh vực này dần dần có hiệu quả hơn. Kết quả cho thấy trong ba năm công ty đều hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nước với tổng số tiền đã nộp thực tế là 1.315.418.349 đồng và luôn bảo toàn được vốn kinh doanh của mình, thu nhập của CBCNV ngày càng ổn định hơn. II-/ Phân tích tình hình chi phí lưu thông tại Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội. a. Các chỉ tiêu và một số mức làm căn cứ để tính các khoản mục chi phí lưu thông tại công ty. Để lập kế hoạch chi phí lưu thông công ty thường sử dụng hai chỉ tiêu chính như sau: - Tổng chi phí lưu thông. - Tỷ suất chi phí lưu thông. a.1. Tổng chi phí lưu thông: Là tập hợp các khoản mục chi phí lưu thông phân bổ cho hàng hoá bán ra trong kỳ. Đây là chỉ tiêu tuyệt đối tính bằng đồng chi phí. Trong thực tế công ty thường hạch toán chi phí lưu thông theo các khoản mục sau: 1. Thuế, lệ phí: - Thuế vốn. - Thuế môn bài. - Thuế đất. - Lệ phí. 2. Chi phí cho nhân viên. - Thu nhập CBCNV. - BHXH, BHYT, KPCĐ. 3. Công cụ lao động. 4. Khấu hao TSCĐ. - Khấu hao cơ bản. - Khấu hao sữa chữa lớn. 5. Dịch vụ mua ngoài. - Vận chuyển. - Bốc xếp. - Tạp phí. - Vật liệu, nguyên liệu. - Nhiên liệu. - Điện thoại, điện nước. - Thuê kho bãi. - Bảo quản. - Sửa chữa thường xuyên. - Trả công người lao động thuê ngoài. 6. Hao hụt. 7. Kinh phí khác. 8. Chi phí khác. - Trả lãi vay. - Đào tạo. - Tuyên truyền quảng cáo. - Chi khác. Toàn bộ 8 khoản mục trên là tổng mức chi phí lưu thông tại công ty. Trường hợp nếu đã có tỷ suất chi phí lưu thông thì tổng mức chí phí lưu thông là doanh số bán ra. a.2. Tỷ suất chi phí lưu thông hàng hoá. Là tỷ lệ phần trăm của tổng mức chi phí lưu thông hàng hoá và tổng doanh số bán ra. = x 100% Để xác định được tỷ suất chi phí lưu thông hợp lý đảm bảo tính chính xác và khoa học trước hết phải căn cứ vào các chỉ tiêu đã nêu trên. Và dựa vào kế hoạch lưu chuyển hàng hoá, kết hợp với việc phân tích đánh giá tình hình thực tế chi phí của năm báo cáo. Tìm ra những ưu điểm và nhược điểm để tiếp tục phấn đấu giảm chi phí lưu thông từ đó xây dựng phân tích định mức từng khoản mục. Đối với các khoản mục chi phí lưu thông lại có thể tính toán được sẽ dựa vào các định mức kinh tế kỹ thuật có thể nêu một số định mức chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật mà công ty thường sử dụng trong quản lý phân tích chí phí lưu thông như sau: - Hao hụt định mức 1,5% trên giá vốn hàng bán. - Thuế vốn 4,8%/tổng vốn kinh doanh/năm. - Thuế lợi tức là 45%/năm so với tổng doanh thu. - Kinh phí ngành 1%/năm so với tổng doanh thu. - Thuế doanh thu 1% của tổng doanh thu. - Trả lãi vay ngân hàng 1,5%/tháng.... <= lãi suất ngân hàng. - Định mức BHXH, BHYT, KPCĐ là 19% so với tổng quỹ lương còn các khoản mục khác không tính toán trực tiếp được thì chủ yếu sử dụng phương pháp dự đoán, phân tích tình hình thực hiện ở kỳ báo cáo, tìm ra các nguyên nhân tăng, giảm xu hướng tác động của các nhân tố ảnh hưởng qua đó dự trù kế hoạch cho sát với thực tế. Các căn cứ mà công ty thường sử dụng để xây dựng chi phí lưu thông hàng hoá hiện nay: a.1. Các định mức, tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật và các chỉ thị trong từng thời kỳ do Nhà nước, cấp trên ban hành bằng văn bản cụ thể: - Định mức chi phí tiền lương, BHXH dựa vào Nghị định 26/CP ngày 23/5/1993 và Nghị định 28/CP ngày 28/3/1997 về đổi mới quản lý tiền lương, thu nhập trong các doanh nghiệp Nhà nước. Và căn cứ vào đơn giá tiền lương tính thu 1.000đ doanh thu của công ty than miền Bắc giao xuống cho đơn vị thực hiện trong từng thời kỳ. - Theo các quy định hiện hành trên thì BHXH phải nộp chiếm 15% so với tổng quỹ lương. Định mức hao hụt quy định của ngành là 1,5% trên giá vốn hàng bán. - Khấu hao tài sản tính theo Quyết định số 1062 TC/QD/CSTC ngày 14/11/1996 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. - Về chi phí vận tải hàng hoá công ty thường áp dụng các văn bản sau: + Cước đường sắt: văn bản số 1233/VTGT của Bộ GTVT ngày 29/7/1981 về khoảng cách tính giá cước, văn bản số 560 CV/KHĐT ngày 23/12/1995 của LHĐS Việt Nam về đơn giá cước và bậc hàng vận tải bằng đường sắt. Văn bản 1271 của xí nghiệp LHĐS khu vực I ngày 26/12/1995 quy định cách tính tiền dồn toa. + Phí cảng biển: văn bản 135/GDCP ngày 25/8/1992 cho các cảng Hải Phòng, Hòn Gai. + Cước đường sông: văn bản 36/VGCP-CNTDDV và thông báo số 104/VGCP - CNTDDV ngày 6/7/1995 của Ban vật giá CP. + Cước phí cảng đường sông: văn bản số 709/PC-VT ngày 28/8/1995 của Cục đường sông Việt Nam, và văn bản số 188/tháng 3 năm 1995. + Cước ô tô: theo quy định số 13/VGCP-CNTDDV ngày 8/5/1993 của Ban vật giá Chính phủ và Nghị định 36/CP của Chính phủ. Quy định 831 của Nghị định 36/CP về việc cấm tăng giá cước. Văn bản liên Bộ Tài chính - GTVT số 81 ngày 15/12/1992 quy định việc giải quyết việc thu các loại phí qua cầu Chương Dương, Thăng Long, Bến Thuỷ. - Còn các khoản chi phí khác theo Quyết định 59/CP ngày 3/10/1996 của Chính phủ ban hành quy chế quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh đối với các doanh nghiệp Nhà nước. Các Thông tư số 76 TC/TCDN ngày 15/11/1996 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý doanh thu, chí phí và giá thành sản phẩm dịch vụ tại các doanh nghiệp Nhà nước và Quyết định số 151 TMB/TCNS ngày 21/6/1995 của công ty than miền Bắc ban hành quy chế tổ chức hoạt động của công ty than Hà Nội. a.2. Những chỉ tiêu kế hoạch có liên quan như: kế hoạch lưu chuyển hàng hoá, kế hoạch vận chuyển xếp dỡ hàng, kế hoạch vay vốn, kế hoạch lao động tiền lương, bảo quản hàng hoá. a.3. Các nhân tố sẽ ảnh hưởng đến chí phí lưu thông trong kỳ kế hoạch như: khối lượng, cơ cấu các loại than vận chuyển, giá cả các dịch vụ và giá cước vận tải thay đổi. a.4. Tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh và kết quả phân tích hoạt động kinh tế tài chính, kết quả đánh giá tình hình quản lý thực hiện chi phí ở thời kỳ trước. Những ưu và nhược điểm đã đạt được, những nhân tố không hợp lý cần thay đổi hoặc có thái độ dứt khoát, những khả năng mang tính tích cực mà chưa khai thác được, những kinh nghiệm quản lý tiên tiến có thể áp dụng có hiệu quả tại công ty. Bảng: Chi phí lưu thông năm 1997 Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Tổng CPLT 3.200.000.000 100% 3.103.318.510 100% 1. Chi phí hao hụt 185.000.000 5,78% 180.250.000 5,8% 2. Cho CBCNV 1.039.697.751 32,49% 1.039.697.751 33,5% 3. Chi phí QL doanh nghiệp 300.000.000 9,37% 299.097.539 9,6% 4. Chi phí vận tải 700.000.000 21,87% 640.101.092 20,6% 5. Chi phí dịch vụ, thu mua, bảo quản, tiêu thụ 975.302.249 30,47% 944.263.128 30,4% b. Phân tích một số nét cơ bản về tình hình thực hiện chi phí lưu thông tại công ty trong ba năm qua. b.1. Tình hình thực hiện kế hoạch chi phí lưu thông năm 1997 tại công ty. Chỉ tiêu Đơn vị KH TH Tỷ lệ % Tổng doanh số đồng 22.527.670.000 22.015.704.500 97,7% Tổng CPLT đồng 3.200.000.000 3.103.318.510 96,9% Tỷ suất CPLT % 14,2% 14,09% 99,2% Nhìn vào biểu b1 chúng ta thấy được doanh số bán thực hiện so với kế hoạch chỉ đạt 97,7% hay giảm 511.965.500 đồng. Trong đó chí phí lưu thông đạt 96,9% tức giảm được 96.681.490 đồng. Như vậy là việc giảm chí phí lưu thông so với kế hoạch có phần hợp lý. Nhưng để thấy rõ hơn việc thực hiện quản lý chí phí lưu thông của công ty so với kế hoạch chúng ta hãy xem xét chỉ tiêu tỷ suất chí phí lưu thông. Kết quả phân tích đánh giá từ bảng b1 cho thấy tỷ suất chí phí lưu thông kỳ kế hoạch đặt ra là 14,2% nhưng công ty thực hiện phấn đấu giảm chí phí lưu thông xuống. Vì vậy tỷ suất chí phí lưu thông chỉ đạt 14,09% điều này chứng tỏ rằng so với kế hoạch đặt ra công ty đã thực hiện tốt hơn đạt tỷ lệ 99,2% so với kế hoạch. b.2. Tình hình thực hiện chí phí lưu thông năm 1998. Chỉ tiêu Đơn vị KH TH Tỷ lệ % Tổng doanh số đồng 25.917.000.000 25.178.692.200 97% Tổng CPLT đồng 3.200.000.000 3.707.472.500 116% Tỷ suất CPLT % 12,3% 14,7% 119% Trong năm 1998 doanh số bán của công ty tiếp tục giảm so với kế hoạch chỉ đạt 97% hay giảm 738.307.000 đồng trong khi chi phí lưu thông so với kế hoạch lại tăng 16% hay tăng 507.472.000 đồng. Nếu xét chỉ tiêu tỷ suất chi phí lưu thông thì kế hoạch đặt ra là 12,3% nhưng tỷ suất chí phí lưu thông thực hiện là 14,7% tăng lên 2,4% so với kế hoạch, tỷ suất chi phí lưu thông thực hiện tăng lên với tỷ lệ là 119%. b.3. Tình hình thực hiện chí phí lưu thông năm 1999 Chỉ tiêu Đơn vị KH TH Tỷ lệ % Tổng doanh số đồng 25.116.000.000 24.698.491.973 98% Tổng CPLT đồng 3.000.000.000 2.844.661.033 95% Tỷ suất CPLT % 11,9% 11,5% 97% Dựa vào biểu trên thì doanh số bán của công ty vẫn không hoàn thành kế hoạch. Thực tế cho thấy doanh số bán của công ty so với kế hoạch chỉ bằng 98% hay giảm 417.508.027 đồng. Như vậy là cả 3 năm công ty đều không hoàn thành kế hoạch đề ra. c. Tình hình thực hiện giảm chi phí lưu thông tại công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội. Để đánh giá chính xác tình hình giảm chí phí lưu thông tại công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội ta cùng phân tích so sánh từng năm, sau đó phân tích so sánh giữa các năm với nhau. Năm 1997: Tỷ suất chí phí lưu thông kế hoạch đặt ra là 14,2% nhưng công ty phấn đấu giảm chí phí lưu thông xuống. Vì vậy tỷ suất chí phí lưu thông chỉ đạt 14,09% điều này chứng tỏ rằng so với kế hoạch đặt ra, công ty đã thực hiện tốt hơn đạt 99,2% so với kế hoạch. Việc công ty tiết kiệm và giảm chí phí lưu thông so với kế hoạch có thể do các nguyên nhân sau: - Do doanh số bán giảm xuống so với kế hoạch. - Công ty đã thực hiện tiết kiệm được các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh như văn phòng phẩm, điện thoại, điện nước. - Công ty bố trí kết hợp và tận dụng được công suất máy móc thiết bị sẵn có cũng như khi đi thuê ngoài. Trong đó chủ yếu là các phương tiện vận tải, bốc xếp, tận dụng kho tàng chưa sử dụng để cho thuê làm văn phòng, làm giảm chí phí khấu hao và tăng hiệu quả kinh doanh cho đơn vị. - Công ty giảm được chí phí hao hụt so với kế hoạch đặt ra bằng việc thúc đẩy quản lý và bảo quản than ở các trạm, các cửa hàng. - Mặt khác giá cả của các dịch vụ mua ngoài giảm xuống so với năm trước đồng thời công ty cố gắng tiết kiệm tối đa việc mua sắm các dịch vụ bên ngoài, tận dụng nguyên vật liệu sẵn có. Năm 1998: Doanh số bán của công ty tiếp tục giảm so với kế hoạch chỉ đạt 97% hay giảm 738.307.000 đồng trong khi chí phí lưu thông so với kế hoạch lại tăng hơn 16% hay tăng 507.472.500 đồng. Nếu xét chỉ tiêu tỷ suất chí phí lưu thông thì kế hoạch đặt ra là 12,3% nhưng tỷ suất chí phí lưu thông công ty thực hiện là 14,7% tăng lên 2,4% hay so với kế hoạch tỷ suất chí phí lưu thông tăng lên là 1,19%. Do các nguyên nhân: - Công ty giảm bộ máy từ 300 người xuống còn 200 người. - Cước phí vận tải cao hơn, đặc biệt là khu vực miền núi. Nhà nước không còn trợ giá cước vận tải như trước nữa. Các phương tiện vận tải đã xuống cấp phải đại tu sửa chữa nhiều hơn, nhiên liệu như xăng dầu giá cũng cao hơn. Tình hình cạnh tranh trên thị trường rất mạnh công ty phải đương đầu với nhiều đối thủ mạnh hơn mình cả về quy mô, chất lượng và khả năng phục vụ khách hàng cho nên nhu cầu khách hàng đặt với số lượng rải rác ở các trạm không tập trung do vậy vô hình làm cho quãng đường vận chuyển dài ra dẫn đến khả năng tận dụng phương tiện vận tải cả lượt đi và về ít hơn chi phí vận tải lớn. - Chi phí dịch vụ mua ngoài của công ty có thể tăng hơn, giá các dịch vụ đắt đỏ hơn năm trước và theo như dự tính lúc ban đầu. - Chi phí cho công tác nhập, xuất than tăng, đặc biệt là chi phí cho công tác tìm kiếm khách hàng, các khâu phục vụ khách hàng để đảm bảo doanh số bán. - Công ty trang bị thêm các thiết bị văn phòng nhằm đáp ứng nhanh hơn các thủ tục cho khách, giảm bớt các thủ tục phiền hà không cần thiết. Đặc biệt trong đó công ty mua thêm 2 máy vi tính với 2 máy in cho phòng tài chính kế toán và phòng văn thư. Đồng thời sửa sang, xây dựng và quy hoạch lại kho bãi ở 3 trạm Vĩnh Tuy, Sơn Tây, Giáp Nhị nhằm phục vụ công tác bảo quản than được tốt hơn, chống hao hụt than. - Trong năm công ty đã tổ chức cho CBCNV đi học bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn về quản lý kinh tế trong cơ chế thị trường vì vậy làm cho chí phí lưu thông cao hơn. Năm 1999: doanh số bán của công ty vẫn không hoàn thành kế hoạch. Thực tế cho thấy doanh số bán của công ty so với kế hoạch bằng 98% hay giảm 417.508.027 đồng. So sánh tình hình thực hiện giảm chí phí lưu thông giữa các năm với nhau: Bảng: So sánh tình hình thực hiện chí phí lưu thông năm 1998 so với năm 1997 Chỉ tiêu Đơn vị 1997 1998 Tỷ lệ % Tổng doanh số đồng 22.015.704.500 25.178.692.200 114% Tổng CPLT đồng 3.103.318.510 3.707.472.500 119% Tỷ suất CPLT % 14,09% 14,7% 104% Chúng ta thấy rằng doanh số bán năm 1998 tăng lên so với năm 1997 là 145% hay tăng 3.162.987.700 đồng, tổng chí phí lưu thông năm 1998 cũng tăng lên so với năm 1997 là 19% hay 604.153.990 đồng. Như vậy là chí phí lưu thông tăng lên so với năm trước có phần hợp lý. Nhưng để thấy rõ hơn tình hình quản lý thực hiện giảm chí phí lưu thông tại công ty năm 1998 so với năm 1997 có tốt hơn hay không chúng ta xét tiếp chỉ tiêu tỷ suất chi phí lưu thông qua hai năm. Qua biểu phân tích trên thì tỷ suất chí phí lưu thông năm 1997 là 14,09% năm 1998 là 14,7% chứng tỏ rằng tỷ suất chí phí lưu thông năm 1998 cao hơn năm 1997 là 0,61%, như vậy là tình hình kinh doanh của công ty năm 1998 kém hiệu quả hơn. Biểu: So sánh tình hình thực hiện chí phí lưu thông năm 1999 so với năm 1998 Chỉ tiêu Đơn vị 1997 1998 Tỷ lệ % Tổng doanh số đồng 25.178.692.200 24.698.491.973 98% Tổng CPLT đồng 3.707.472.500 2.844.661.033 77% Tỷ suất CPLT % 14,7% 11,5% 78% Doanh số bán vẫn đạt 98%, tổng chí phí lưu thông đạt 77% hay giảm được 2.811.467 đồng dẫn đến tỷ suất chí phí lưu thông giảm 3,2%. Như vậy công ty đã có những bước chuyển biến tích cực trong việc phấn đấu giảm chí phí lưu thông đặc biệt trong lĩnh vực quản lý, việc công ty tiết kiệm được chí phí lưu thông so với kế hoạch và so với năm trước do các nguyên nhân sau: - Công tác quản lý chặt chẽ hơn nhất là trong việc bảo quản, giao nhận hàng ở các trạm. Công ty đã áp dụng quy chế trả lương khoán theo tần than bán, tấn than xúc, tấn than vận chuyển,... nhằm phát huy năng lực của công nhân nâng cao năng suất lao động. Đồng thời cũng giao cho các trạm trực tiếp xuống nhận tại đầu nguồn để đảm bảo số lượng, chất lượng theo hợp đồng công ty đã ký để cho các trạm có trách nhiệm hơn, tránh hao hụt than quá lớn trong quá trình vận chuyển và giao nhận. - Hao hụt than giảm xuống so với kế hoạch. - Công ty vận dụng được công suất của các phương tiện vận tải, bốc xếp sẵn có của mình, cố gắng tổ chức chuyên chở cả lượt đi và lượt về, thanh lọc các phương tiện vận tải đã cũ tiêu thụ nhiều nhiên liệu. Giảm tối thiểu việc thuê nhân công ngoài bốc xếp vận chuyển. - Công ty tinh giảm bộ máy hành chính từ 200 người xuống còn 150 người. - Sản lượng mua, bán của công ty giảm xuống, khối lượng dự trữ có phần hợp lý hơn so với nhu cầu thực tế cần. - Công ty luôn thực hiện việc kiểm kê xây dựng kế hoạch kinh doanh cho từng tháng, quý, năm và từng tuần một giám sát chặt chẽ việc hạch toán kinh doanh của từng cửa hàng, từng trạm nếu thiếu hụt thì các trạm, cửa hàng phải bù cho công ty. Tốc độ tăng (giảm) và tiết kiệm chí phí lưu thông giữa các năm qua: Chỉ tiêu Đơn vị 1998/1997 1999/1997 1999/1998 Mức độ hạ thấp CPLT % +0,63 -2,58 -3,2 Tốc độ giảm % +4,47 -18 -22 Số tiền tiết kiệm đồng 604.154.019 258.657.477 862.811.497 Thông qua bảng số phân tích trên nhìn chung công ty chưa có chính sách rõ ràng trong việc phấn đấu giảm chí phí lưu thông dẫn đến có năm chí phí lưu thông tăng lên rất mạnh có năm lại giảm xuống, mặc dù khối lượng bán hàng năm có xu hướng giảm. Cụ thể: năm 1998 so với năm 1997 tổng chí phí tăng lên là 604.154.019 đồng. Về mức độ hạ thấp được chí phí lưu thông thì năm 1998 công ty không những hạ thấp được chí phí so với năm 1997 mà còn tăng lên 0,63% hay tốc độ tăng chí phí lưu thông là 4,47% so với năm 1997 sang năm 1999 công ty đã chấn chỉnh lại tình hình thực hiện giảm chí phí lưu thông, vì vậy năm 1999 so với năm 1998 giảm xuống còn 862.811.497 đồng so với năm 1997 giảm 258.657.477 đồng. Cho nên mức độ hạ thấp chi phí lưu thông năm 1999 so với năm 1997, năm 1998 là 2,58% và 3,2%, tốc độ giảm phí chỉ bằng 18% và 22% so với năm 1997, năm 1998. Việc hạ thấp chí phí lưu thông như đã trình bày ở trên chủ yếu là do tinh giảm bộ máy hành chính, quản lý chặt chẽ các khâu thu mua, bảo quản, tiêu thụ, vận tải, tiết kiệm cá phương tiện và cơ sở vật chất mình có, đồng thời áp dụng chế độ trả lương khoán. Hiệu quả chí phí lưu thông tại công ty trong ba năm để có thể đánh giá việc sử dụng chí phí lưu thông tại công ty có hiệu quả hay không chúng ta hãy xem xét 100 đ chí phí lưu thông thu được bao nhiêu đồng lợi nhuận và chỉ tiêu tổng chí phí lưu thông so với tổng chí phí. Biểu: Hiệu quả chí phí lưu thông của công ty trong 3 năm qua Chỉ tiêu 1997 1998 1999 Tỷ suất LN/Tổng CPLT 4,06 4,14 4,06 3,24 4,26 4,45 Tổng CPLT/Tổng chi phí 14,28 14,17 12,4 14,79 12 11,57 Dựa vào biểu trên ta thấy rằng năm 1999 công ty sử dụng vốn hiệu quả nhất trong ba năm qua và so với cả kế hoạch đặt ra nếu như xét trong điều kiện đồng tiền tương đối ổn định. Vì chúng ta thấy rằng năm 1997 kế hoạch đặt ra là 100đ chí phí lưu thông thì thu được 4,06 đồng lợi nhuận và chí phí lưu thông chiếm 19,28% trong tổng chí phí. Nhưng thực tế công ty đã đạt được 4,14 đồng lợi nhuận trên 100đ chí phí lưu thông và chí phí lưu thông chiếm 14,17% so với tổng chí phí. Năm 1998 kế hoạch đặt ra là 4,06 đồng lợi nhuận trên 100đ chí phí lưu thông, chí phí lưu thông chiếm 12,14% trong tổng chí phí. Nhưng trong năm công ty chỉ thực hiện được 3,24 đồng lợi nhuận trên 100đ chí phí lưu thông, chí phí lưu thông chiếm tới 14,79% trong tổng chí phí. Sang năm 1999 kế hoạch đặt ra là 4,26 đồng lợi nhuận trên 100đ chí phí lưu thông, chí phí lưu thông chiếm 12,09% trong tổng chí phí thì công ty đã thực hiện được 4,45 đồng lợi nhuận trên 100 đ chí phí lưu thông và chí phí lưu thông chỉ chiếm có 11,57% trong tổng chí phí. Thực tế chúng ta thấy rằng trong ba năm qua tình hình lạm phát ở nước ta tương đối ổn định. Như vậy chứng tỏ rằng năm 1998 là năm công ty sử dụng chí phí lưu thông kém hiệu quả nhất trong ba năm chỉ đạt có 3,24 đồng lợi nhuận trên 100 đ chí phí lưu thông trong khi năm 1997 là 4,14đ/100đ, năm 1999 là 4,45/100đ. Việc sử dụng chí phí lưu thông kém hiệu quả năm 1998 chủ yếu do công ty quản lý làm thất thoát nhiều khoản chí phí như chí phí vận tải, bốc xếp, bảo quản,... đồng thời trong năm công ty phải đầu tư xây dựng nhiều hơn so với năm khác. Và năm 1999 công ty sử dụng chí phí lưu thông có hiệu quả nhất trong ba năm đạt 4,45 đồng lợi nhuận trên 100đ chí phí lưu thông và chí phí lưu thông chỉ chiếm có 11,57% trong tổng chí phí. III-/ Đánh giá tình hình giảm chí phí lưu thông tại công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội. 1-/ Ưu điểm: Trong những năm qua mặc dù sự biến động chí phí lưu thông giữa các năm rất lớn nhưng cho đến nay công ty luôn không ngừng cố gắng phấn đấu giảm chí phí lưu thông xuống. Thực tế cho thấy là năm 1999 công ty đã giảm được chí phí lưu thông xuống cả về số tuyệt đối và tỷ suất chí phí lưu thông so với hai năm trước 1997 và 1998, việc kinh doanh dần dần có hiệu quả hơn (thể hiện ở hiệu quả sử dụng chí phí lưu thông). Việc công ty phấn đấu giảm chí phí lưu thông xuống chủ yếu bằng các biện pháp tinh giảm biên chế bộ máy hành chính, xoá bỏ cơ chế quan liêu bao cấp, cải tiến công tác quản lý hành chính công tác hạch toán kinh doanh, nâng cao nghiệp vụ quản lý kinh tế của các cán bộ công nhân viên, nhằm giảm bớt các thủ tục phiền hà cho khách hàng, các khoản chí phí không cần thiết cho bộ máy hành chính. Để giảm các khoản chí phí vận tải, bảo quản, bốc xếp bằng cách: - Tổ chức quản lý chặt chẽ việc bốc dỡ hàng, tiêu thụ bảo quản. - Quản lý chặt chẽ và ký hợp đồng vận tải trước với các đơn vị vận tải, tối ưu hoá các phương tiện mình có, giảm bớt quãng đường vận tải bằng cách tạo nguồn thu mua, áp dụng chế độ trả lương khoán. - Hàng tháng, quý, tuần công ty lập kế hoạch giao xuống cho các trạm để làm chỉ tiêu hướng dẫn các trạm thực hiện việc giảm phí như giao chỉ tiêu bảo quản, chỉ tiêu sửa chữa, thuê kho bãi,... Đồng thời các trạm phải tự hạch toán kinh doanh để có lãi. 2-/ Nhược điểm: Trong những năm qua sự cạnh tranh trên thị trường than ngày càng gay gắt hơn cho nên việc kinh doanh của công ty gặp nhiều bất lợi. Hiện tượng trốn thuế, lậu thuế trong tư nhân thì nhiều trong khi công ty là một doanh nghiệp Nhà nước phải nộp đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước vì thế giá than trên thị trường thường thấp hơn so với giá bán của công ty. Vì vậy công ty đã không ngừng cố gắng hạ thấp chí phí lưu thông xuống. Nhưng vẫn còn nhiều khoản chí phí chưa hợp lý, đặc biệt trong năm 1998 các khoản chí phí liên quan đến chí phí vận tải, bốc xếp bảo quản tiêu thụ tăng lên nhiều. Việc tăng chi phí vận tải, bốc xếp, bảo quản là một phần là do công ty phải chịu cước phí vận tải cao hơn do Nhà nước không còn trợ giá như trước đây nữa, mặt khác phương tiện vận tải của công ty cũng đã xuống cấp rất nhiều vì vậy chí phí đại tu, sửa chữa lớn. Không những thế việc tận dụng khả năng máy móc thiết bị sẵn có của cán bộ công nhân viên chưa cao dẫn đến công suất máy móc thiết bị, phương tiện chưa được tối ưu hoá hết công suất. Mặt khác, việc áp dụng các tiến bộ khoa học vào trong lĩnh vực quản lý, sản xuất của công ty còn quá khiêm tốn. Các phương tiện thu mua bảo quản quá cũ kỹ lạc hậu sự phối hợp giữa các trạm chưa chặt chẽ, một bộ phận nhỏ cán bộ công nhân viên thiếu nghiệp vụ chuyên môn. Phần 3 một số ý kiến đề xuất giảm chí phí lưu thông tại công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội I-/ Định hướng phát triển công ty. - Tiếp tục kinh doanh than trên địa bàn Hà Nội, Hà Tây, Sơn La, Lai Châu, Hoà Bình và các tỉnh phụ cận. - Đẩy mạnh sản xuất than chế biến đảm bảo tốt chất đốt phục vụ nhân dân nội thành và các tỉnh phụ cận. - Kinh doanh đa dạng mặt hàng khác chiếm khoảng 40% doanh thu. Như cho thuê văn phòng làm việc và tận dụng các cơ sở vật chất khác để tăng hiệu quả và nâng cao đời sống CBCNV. - Đảm bảo nộp thuế và các khoản khác mà Nhà nước, cấp trên giao xuống, cố gắng bảo toàn được vốn và kinh doanh có lãi, chủ động tìm nguồn nhập trong tổng công ty than Việt Nam, đảm bảo chất lượng và giá cả phù hợp với nhu cầu thị trường của công ty đang quản lý. - Công ty giao cho các trạm trực tiếp xuống nhận than tại đầu nguồn để dảm bảo số lượng, chất lượng theo hợp đồng của công ty đã ký. Thường xuyên nắm chắc tình hình diễn biến của khách hàng nhất là các hộ trọng điểm của công ty. - Đối với thị trường từng khu vực thì phải thường xuyên nắm vững giá cả để điều chỉnh cho phù hợp. Tiếp tục mở rộng cơ chế khoán bán than tại các cửa hàng, trạm. Giao số lượng bán và kế hoạch tài chính cho các trạm thực hiện. Thực hiện dần dần việc kinh doanh có hiệu quả, nâng cao đời sống của CBCNV. - Đối với than chế biến sinh hoạt phải chú trọng đến chất lượng chủng loại phù hợp, ổn định. Phấn đấu hạ giá thành tăng sản lượng bán để kinh doanh có hiệu quả. Bảng thanh toán lương quí I năm 2000 cho cbcnv khối trạm của công ty STT Tên đơn vị Hệ số lương Tiền lương Ca 3 Tổng số tiền Ký nhận 1 Trạm Vĩnh Tuy 23.77 3.565.500 31.000 3.596.500 2 Cửa hàng số 1-VT 14,19 2.128.500 31.000 2.159.500 3 Trạm Ô Cách 1,98 297.000 0 297.000 4 Cửa hàng Ô Cách 7,36 1.104.000 0 1.104.000 5 Trạm Cổ Loa 11,74 1.761.000 0 1.761.000 6 Cửa hàng Liên Hà 2,36 354.000 0 354.000 7 Cửa hàng Đông Anh-Cổ Loa 6,64 996.000 0 996.000 8 Xưởng I Giáp Nhị 19,20 2.880.000 0 2.880.000 9 Xưởng II A Giáp Nhị 14,88 2.232.000 0 2.232.000 10 Xưởng II B Giáp Nhị 10,10 1.515.000 0 1.515.000 11 Tổ bán hàng xưởng I Giáp Nhị 6,72 1.008.000 0 1.008.000 Tổng 118,94 17.841.000 62.000 17.903.000 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Tháng 4 năm 2000 STT Chỉ tiêu Tỷ lệ KH năm % Nguyên giá Tiền khấu hao Tiền KH phân bổ phí bán hàng Tổng cộng 2.206.653.201 15.378.389 15.378.389 Nhà cửa 604.781.843 3.349.064 3.349.064 1 Nhà cân Cổ Loa 4,00 51.756.624 172.562 172.562 2 Nhà làm việc 3 tầng 4,00 397.071.716 1.323.572 1.323.572 3 Nhà rèn cơ khí 6,66 8.068.618 44.826 44.826 4 Nhà SX than SH Vĩnh Tuy 6,66 30.124.124 167.355 167.355 5 Nhà giới thiệu SP xưởng chế biến 6,66 13.117.000 72.872 72.872 6 Nhà SX than sinh hoạt 18,71 98.293.761 1.532.600 1.532.600 7 Nhà Ô Cách 6,66 6.350.000 35.277 35.277 Máy móc thiết bị 241.316.918 781.265 781.265 8 Cân chìm 30 tấn Vĩnh Tuy 10,00 93.751.918 781.265 781.265 9 Máy ép than 90.000.000 10 Máy ép than T0 120 57.565.000 Dụng cụ quản lý 39.189.000 792.169 792.164 11 Máy điều hoà 20,00 9.366.000 156.100 156.100 12 Máy vi tính 25,00 8.500.000 191.834 191.834 13 Máy vi tính 25,00 21.323.000 444.230 444.230 Xe ô tô 1.321.365.440 10.455.896 10.455.896 14 Xe Mê kông 10,00 251.855.440 2.098.796 2.098.796 15 Xe Toyota 10,00 300.000.000 2.500.000 2.500.000 16 Xe IFA 72-10 10,00 90.000.000 972.050 472.050 17 Xe IFA 72-11 10,00 90.000.000 472.050 472.050 18 Xe MITSUBISHI 10,00 589.510.000 4.913.000 4.913.000 Đơn vị: Công ty vận tải đường sông Đông Anh. Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh Hoá đơn cước vận chuyển Ngày 10 tháng 4 năm 2000 Liên: 2 Quyển số 56Số 7 Nợ: TK 131Có: TK 511Có: TK 3331 - Họ và tên khách hàng : Ông Nguyễn Văn Quân. - Địa chỉ: Trạm than Ô Cách - Công ty KD & CB than Hà Nội. - Phương tiện vận chuyển : Sà lan. - Loại đường : Đường sông. - Khoảng cách vận chuyển : 17km. - Đi từ: Trạm than Ô Cách đến: Bến Phà Đen. - Ngày đi: 7/4/2000 ngày đến : 8/4/2000 - Hình thức thanh toán : Tiền mặt. - Số hiệu tài khoản. STT Tên, quy cách hàng vận chuyển Đơn vị tính Số lượng (cái) Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) A B C 1 2 3 Than các loại tấn 300 1.760 528.000 Tổng cộng 300 528.000 Tổng số tiền (bằng chữ): Năm trăm hai tám ngàn đồng chẵn. Trong đó thuế VAT: Bốn tám ngàn đồng chẵn. Phiếu chi Ngày 11 tháng 4 năm 2000 Họ tên người nhận tiền : Nguyễn Văn Quân Địa chỉ : Nhân viên trạm than Ô Cách. Lý do chi : Thanh toán phí vận chuyển. Số tiền : 528.000 đồng (bằng chữ: năm trăm hai tám ngàn đồng) Kèm theo : 01 chứng từ gốc. Biểu 3: Báo cáo chi phí bán hàng Tháng 4 năm 2000 STT Khoản mục Tổng số Kinh doanh than Kinh doanh khác Tổng cộng 341.702.011 341.702.011 I Chi phí nhân viên 175.924.867 175.924.867 1 Thu nhập CBCNV 167.098.583 167.098.583 2 BHXH 4.716.057 4.716.057 3 BHYT 967.909 967.969 4 KPCĐ 3.142.363 3.142.363 II Công cụ lao động 7.645.050 7.465.050 III Khấu hao TSCĐ 15.378.389 15.378.389 IV Dịch vụ mua ngoài 89.057.429 89.057.424 1 Vận chuyển 62.634.150 62.634.150 2 Bốc xếp 14.000.000 14.000.000 3 Điện thoại 5.417.465 5.417.465 4 Thuê kho bãi 2.422.400 2.422.400 5 Điện nước 302.154 302.154 6 Bảo quản 3.790.000 3.790.000 7 Sửa chữa thường xuyên 491.255 491.255 V Chi phí khác 53.876.281 53.876.281 Báo cáo chi phí khác bằng tiền Tháng 4 năm 2000 STT Nội dung Số tiền Ghi chú Tổng cộng 53.876.281 1 Các loại phí nộp cấp trên 4.500.000 2 Phòng chống bão lụt 110.000 3 Bảo vệ môi trường 767.000 4 Đào tạo thêm nâng bậc 18.233.309 5 An toàn bảo hộ lao động 1.396.000 6 Khám sức khoẻ định kỳ 120.000 7 Công tác phí tàu xe đi phép 7.483.138 8 Văn phòng phẩm 1.203.200 9 Tiếp khách 21.171.000 10 Hội nghị 4.165.400 11 Huấn luyện quân sự 2.263.000 12 Bảo hiểm xe, hàng hoá 248.450 13 Chi phí kiểm kê 250.000 14 Kiểm tra xe định kỳ 248.200 15 Thuế môn bài 2.347.000 16 Thuế đất 2.801.000 17 Chi phí khác 2.969.893 Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Tháng 4 năm 2000 Ghi có các TK Đối tượng sử dụng ghi nợ TK TK 334 phải trả CBCNV TK 338 - phải trả - phải nộp khác TK 335 Tổng cộng Lương Các khoản phụ cấp Cộng có TK 334 KPCĐ 338.2 BHXH 338.3 BHYT 338.4 Cộng có TK 338 Chi phí phải trả TK 641 chi phí bán hàng 167.098.538 167.098.538 3.142.363 4.716.057 967.909 8.826.329 175.924.867 Tổng cộng 167.098.538 167.098.538 3.142.363 4.716.057 967.909 8.826.329 175.924.867 tập hợp chi phí bán hàng TK 641 tháng 4 năm 2000 STT TK ghi Có TK ghi Nợ 131 133 153 214 339 331.1 331.2 338 336.25 Cộng chi phí phát sinh NKCT1 NKCT2 Tổng cộng 1.040.224 11.224.309 7.465.050 15.378.389 167.098.389 845 1 8.826.329 2.500.000 138.448.178 21.158.297 373.180.160 I Chi phí nhân viên 167.098.389 8.826.329 175.924.867 1 Thu nhập CBCNV 167.098.389 167.098.389 2 BHXH 4.716.057 4.716.057 3 BHYT 967.909 967.909 4 KPCĐ 3.142.363 3.142.363 II Công cụ lao động 7.465.050 7.465.050 III Khấu hao TSCĐ 15.378.389 15.378.389 IV Dịch vụ mua ngoài 821.919 91.339.422 89.057.424 1 Vận chuyển 311.919 62.322.231 62.634.150 2 Bốc xếp 14.000.000 14.000.000 3 Điện thoại 766.336 5.417.465 4 Điện nước 501.000 103.200 302.154 5 Thuê kho bãi 866.400 2.422.400 6 Bảo quản 3.790.000 3.790.000 7 Sửa chữa thường xuyên 9.491.255 491.255 V Chi phí khác 227.035 11.224.309 845 1 2.500.000 47.148.756 3.753.214 53.876.281 II-/ Các biện pháp giảm chí phí lưu thông. 1-/ Các biện pháp giảm chí phí vận tải, bốc xếp. Như chúng ta đã biết việc giảm chí phí lưu thông không có nghĩa là tổng chí phí lưu thông giảm xuống càng ít là càng tốt. Mà phải tính đến hiệu quả của đồng vốn mà mình đã bỏ ra kinh doanh hay nói cách khác là việc chí phí đó có phù hợp, có khoa học đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Có những khoản chí phí vẫn phải chi nhưng những khoản không cần thiết thì phải phấn đấu giảm xuống tới mức có thể. Trong chí phí lưu thông chí phí vận tải là khoản chi chiếm tỷ trọng lớn do đó việc tiết kiệm chí phí vận tải là rất cần thiết. Dưới đây là một số biện pháp áp dụng tại công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội. - Công ty phải luôn tính toán, phân tích lựa chọn các phương án vận chuyển tối ưu. Muốn vậy mỗi phòng và mỗi trạm phải có ít nhất một cán bộ có năng lực trình độ chuyên môn để lập và lựa chọn phương án. - Lên kế hoạch mua, bán chuyên chở hàng hoá phải hợp lý: thể hiện sự ăn khớp hàng hoá mua và bán kể cả về thời gian, khối lượng, phương tiện chuyên chở. Từ các kế hoạch mua, bán tổ chức thực hiện chuyên chở tới từng địa bàn, từng địa điểm hợp lý khoa học. Giảm tới mức thấp nhất lượng hàng hoá qua kho và chí phí vận chuyển trong việc lựa chọn phương án vận chuyển cần phải chú ý tới phương tiện, con đường vận chuyển, để lựa chọn có hiệu quả. Muốn vậy công ty phải: + Có kế hoạch mua hàng, giao hàng rõ ràng. Người lập phương án vận chuyển cần phải nắm vững các kế hoạch tránh tình trạng thời gian quá cấp kíp mà không sử dụng được các phương tiện rẻ tiền kinh tế nhất. + Phải nắm vững giá cước, hành trình đi lại của phương tiện trên mỗi tuyến. + Như tính toán chí phí phải tính đủ, tính đúng từng chi phí hao hụt, bốc dỡ, bảo quản,... không được bỏ qua các chi phí phát sinh và thêm những khoản chí phí bất hợp lý trong quá trình chuyển giao phương tiện. + So sánh các phương án vận chuyển đề ra về chí phí, thời gian, sự thuận tiện, an toàn để chọn phương án có hiệu quả nhất. - Công ty nên áp dụng việc vận chuyển hai chiều để giảm chi phí khấu hao, vận chuyển xuống. - Nên quan hệ chặt chẽ với các đơn vị vận chuyển lâu dài của công ty như công ty vận tải đường sông số 1,2,3,4, các xí nghiệp vận tải đường bộ. - Phấn đấu tăng tốc độ chu chuyển vốn bằng các biện pháp tăng doanh số bán, thanh lý các phương tiện vận tải bốc xếp đã cũ tiêu thụ nhiều nhiên liệu. 2-/ Các biện pháp thu mua, bảo quản, tiêu thụ. - Luôn theo dõi hàng nhập, xuất, tồn mỗi trạm, cửa hàng trong toàn công ty bằng cách thực hiện khai báo hàng kỳ, hàng ngày. - Phân tích nguồn hàng nhập, dự đoán nhu cầu trên cơ sở thực tế. Từ đó cân đối nhập, xuất để giảm bớt tồn kho không cần thiết và đáp ứng tốt nhu cầu thị trường. - Sắp xếp bố trí lại lao động hợp lý hơn, tiếp tục tinh giảm những cán bộ công nhân viên không có năng lực. Mở rộng nhu cầu, phạm vi kinh doanh cho công ty. - Cần chú trọng đảm bảo chất lượng hàng mua vào. Tạo nguồn đảm bảo cơ cấu hợp lý, phù hợp với nhu cầu người tiêu dùng. Đặc biệt công ty cần chú trọng công tác tạo nguồn muốn vậy công ty cần phải tổ chức mạng lưới thu mua hợp lý để có thể thu mua được đầy đủ kịp thời, đúng số lượng, chất lượng, thời gian,... đó là tổ chức thực hiện thu mua trực tiếp đến tận những nơi tập trung nguồn hàng, những thị trường nguồn hàng chính như là Hòn Gai, Cẩm Phả, Núi Hồng để vừa tập trung nguồn hàng vừa hạ thấp được chi phí thu mua. Mặt khác để khuyến khích hoạt động tạo nguồn hàng và thu mua hàng hoá theo đúng yêu cầu về số lượng, chất lượng, giá cả, hạ chi phí hao hụt, đúng thời gian,... công ty cần áp dụng các biện pháp kinh tế để khuyến khích bộ phận thu mua bằng các hình thức như khoán theo doanh số mua hàng, bán nhanh có thưởng, và phân bố lại lợi nhuận hợp lý giữa công ty và các bạn hàng, phân công rõ ràng trách nhiệm cho từng người. Từng kỳ chỉ để một lượng dự trữ nhất định, với cơ cấu hợp lý và phải thường xuyên thay đổi. Luôn quy hoạch lại kho bãi vừa đảm bảo chất lượng, chống hao hụt, tăng nhanh hệ số quay kho của hàng hoá, giảm bớt hàng hoá ứ đọng lâu ngày chậm tiêu thụ, kém phẩm chất. Các kho bãi không sử dụng đến công ty nên mở dịch vụ cho thuê văn phòng hoặc cho các đơn vị khác sử dụng với mục đích riêng của mình nhằm giảm bớt các khoản khấu hao, chuyên tu sửa chữa hàng năm. - Cần quản lý chặtc hẽ hơn trong công tác bảo quản, nhập, xuất nhằm giảm bớt các chí phí tiêu cực. Để làm được điều này công ty cần phải tuyển chọn các cán bộ có năng lực chuyên môn hơn hoặc đào tạo thêm nhằm bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý cho CBCNV. - Cần quan tâm hơn nữa để phấn đấu giảm các khoản lãi vay ngân hàng. Muốn vây công ty cần phải tiến hành tổng hợp nhiều biện pháp trong đó có biện pháp quan trọng nhất là tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động bằng tăng năng suất lao động, làm cho khối lượng vốn nằm trong lưu thông ngày càng ít đi. Luôn chấp hành tốt kỷ luật thanh toán, đặc biệt là thanh toán công nợ trong quá trình mua bán, tránh tình trạng công nợ dây dưa gây tình trạng công ty bị chiếm dụng vốn kinh doanh. Muốn làm được như vậy kế toán phải theo dõi, kiểm tra thường xuyên tình hình công nợ, tiền mặt tồn quỹ để kịp thời đề xuất với ban lãnh đạo có hướng giải quyết. - Chú trọng chi phí xúc tiến bán hàng, để khải thác các nguồn hàng và mở rộng phạm vi kinh doanh tăng doanh số bán hàng. Phân định rõ ràng hơn nữa chức năng nhiệm vụ của các trạm, phòng ban và từng cán bộ trong công ty nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý tạo tính chủ động sáng tạo trong công việc cho cán bộ công nhân viên. 3-/ Các biện pháp giảm chí phí hao hụt: Như chúng ta đã biết mặt hàng kinh doanh chính của công ty là than các loại, trong đó chia làm 3 chủng loại chính: than cục, than cám, than chế biến sinh hoạt. Đây là những mặt hàng rời, việc bảo quản thường đề ngoài trời là chính cho nên tỷ lệ hao hụt thường rất cao, đặc biệt vào mùa mưa. Vì vậy nếu không có biện pháp bảo quản rõ ràng thì dẫn đến chất lượng than kém, khối lượng hao hụt lớn. Muốn giảm được tỷ lệ hao hụt thì công ty nên: - Cải tiến kỹ thuật bảo quản, củng cố kho tàng bến bãi về các vật liệu che đậy, thiết bị bảo quản. - Tăng cường bồi dưỡng nghiệp vụ kỹ thuật bảo quản kho bãi cho các thủ kho, nhân viên kho, nhân viên bảo quản. - Kiểm tra chặt chẽ số lượng, chất lượng, vật tư từ khi nhập kho đến khi bốc xếp lên phương tiện. - Có kế hoạch phòng chống bão lụt trước mùa mưa bão xảy ra, tránh tình trạng bị bất ngờ. 4-/ Các biện pháp giảm chí phí quản lý hành chính. Giảm các thủ tục phiền hà cho khách hàng, các thông tin khách hàng phải được cập nhật hàng ngày. Giảm tối đa các khoản tiêu cực phí trong quản lý, tiết kiệm đúng mức trong việc thực hiện các cuộc họp, hội nghị chi phí điện nước. Giảm biên chế khối gián tiếp đặc biệt là tại văn phòng công ty và lựa chọn các cán bộ có năng lực trình độ thường xuyên nâng cao bồi dưỡng trình độ quản lý, chuyên môn cho cán bộ bằng cách thanh lý kịp thời các tài sản đã khấu hao hết, hoặc sử dụng kém hiệu quả thay bằng các thiết bị máy móc mới, giảm bới khối lượng nhân viên văn phòng kế toán vì thực tế cho thấy phòng kế toán của công ty có 8 người trong khi công việc chỉ cần đến 3 người, phòng kế hoạch kinh doanh còn thiếu nhiều cán bộ có trình độ nghiệp vụ chuyên môn, nhanh nhẹn sáng tạo do vậy hiệu quả mà phòng kế hoạch kinh doanh đem lại kém hiệu quả, chi phí nhiều. - áp dụng các tiến bộ khoa học mới vào việc quản lý nhằm nâng cao hiệu quả công việc. phần kết luận chung Trong nền kinh tế thị trường đối với bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào, thuộc mọi thành phần kinh tế muốn tồn tại được thì phải kinh doanh có hiệu quả mà chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh đó là lợi nhuận. Muốn đạt được lợi nhuận cao thì việc giảm chí phí đóng vai trò quyết định. Hiện nay chi phí lưu thông chiếm một tỷ trọng tương đối lớn đặc biệt trong các doanh nghiệp thương mại. Vì vậy giảm chí phí lưu thông đang là mục tiêu phấn đấu của công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội. Bản thân công ty vừa được công nhận là một trong 27 doanh nghiệp tiêu biểu của thủ đô Hà Nội. Cũng như nhiều công ty khác công ty đã giã từ cơ chế bao cấp từng bước chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường (cơ chế thị trường). Qua việc phân tích tình hình giảm chí phí lưu thông và các chí phí khác tại công ty chúng ta thấy rằng công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội đã có nhiều chuyển biến tích cực trong việc quản lý, thực hiện tiết kiệm và giảm chí phí lưu thông trong đó chủ yếu là chí phí vận tải, bảo quản, hành chính nhằm góp phần tăng lợi nhuận. Trong bài viết này tôi mạnh dạn đưa ra một số biện pháp giảm chi phí lưu thông ở công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội bằng kiến thức được học trên ghế nhà trường cùng với sự hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo PGS-TS Lê Văn Tâm và các cô chú tại phòng kinh doanh công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội, tuy nhiên do năng lực trình độ có hạn nên không tránh khỏi thiếu xót và hạn chế cần khắc phục. Em mong nhận được ý kiến đóng góp cho đề tài này để hoàn thiện hơn. Tài liệu tham khảo 1-/ Giáo trình quản trị kinh doanh thương mại. Tác giả: PGS. PTS Hoàng Đức Thân chủ biên NXB Giáo dục 1999 2-/ Tạp chí Than Việt Nam số 20, 21/1999 Số 4, 5/tháng 4/2000 3-/ Số liệu báo cáo kết quả kinh doanh của công ty kinh doanh và  chế biến than Hà Nội 1999 - 2000 mục lục