Đề tài Lý luận chung về tổ chức hạch toán vật liệu - Công cụ dụng cụ

mở đầu Xét về mặt giá trị, nguyên vật liệu là một khoản chi phí lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, trong nền kinh tế thị trường hiện nay chỉ có một sự thay đổi trong chi phí nguyên vật liệu sẽ quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Do vậy việc giảm chi phí vật liệu - công cụ dụng cụ trong tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nó không những làm cho quá trình hoạt động trong sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn mà còn có tác động trực tiếp đến từng thành viên của doanh nghiệp, tạo động lực thúc đẩy mọi người làm việc tốt hơn. Như vậy nguyên vật liệu đóng vai trò to lớn đối với sự phát triển và sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Vật liệu - công cụ dụng cụ vừa là sản phẩm của quá trình lao động vừa là đầu vào của quá trình sản xuất khác. Do vậy vật liệu - công cụ dụng cụ là một nhân tố tạo nên mối quan hệ giữa các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân và đóng vai trò tạ nên sự cân đối sản xuất giữa các ngành, các đơn vị trong nền kinh tế. Xuất phát từ vai trò từ ý nghĩa quan trọng của vật liệu - công cụ dụng cụ đối với kết quả sản xuất kinh doanh của toàn doanh nghiệp đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải quản lý các quy trình từ thu mua vận chuyển bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu - công cụ dụng cụ. Để thực hiện yêu cầu đó với tư cách là người nắm bắt sử lý và cung cấp các thông tin về mặt tài chính thì công tác hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ là rất quan trọng, tổ chức tốt công tác hạch toán sẽ thúc đẩy việc cung cấp kịp thời các loại vật tư cho sản xuất, ngăn ngừa các hiện tượng tổn thất nguyên vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình tái sản xuất. Qua đó góp phần giảm bớt chi phí hạ giá thành sản phẩm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Vì vậy, việc quản lý và sử dụng tốt nguyên vật liệu có ảnh hưởng rất lớn tới mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà em chọn đề tài là kế toán và quản lý vật tư. Phần 1 lý luận chung về tổ chức hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ I-/ Lý luận chung về vật liệu, công cụ dụng cụ: 1-/ Những vấn đề cơ bản về vật liệu, công cụ dụng cụ: - Vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá, khi tham gia vào chu trình sản xuất thì vật liệu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm hoặc được dùng để đảm bảo cho tài sản cố định và công cụ dụng cụ hoạt động bình thường. Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và được giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và giá trị của vật liệu được chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. - Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động được dùng trong quá trình sản xuất, có giá trị nhỏ hơn hoặc thời gian sử dụng ngắn hơn tiêu chuẩn quy định cho tài sản cố định (theo thông tư 1062 do Bộ Tài Chính ban hành). Công cụ dụng cụ có thể tham gia vào một hay nhiều chu kỳ sản xuất mà vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. Trong quá trình tham gia đó công cụ dụng cụ chỉ bị hao mòn và được kết chuyển vào giá thành sản phẩm phần hao mòn đó hoặc chi phí lưu thông trong kỳ. 2-/ Phân loại và tính giá nguyên vật liệu: 2.1. Phân loại nguyên vật liệu: a. Phân loại vật liệu trong các doanh nghiệp: - Phân loại theo vai trò tác dụng: + Nguyên vật liệu chính. + Vật liệu phụ. + Nhiên liệu. + Phụ tùng thay thế. + Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản. - Phân loại vật liệu theo nguồn hình thành: + Vật liệu mua ngoài. + Vật liệu tự sản xuất. + Vật liệu từ những nguồn khác. - Phân loại vật liệu theo quyền sở hữu: + Vật liệu tự có. + Vật liệu của các doanh nghiệp khác. b. Phân loại công cụ dụng cụ: - Công cụ dụng cụ. - Bao bì luân chuyển. - Đồ dùng cho thuê. 2-/ Tính giá thành vật liệu - công cụ dụng cụ: * Đối với giá của vật tư nhập: - Giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ mua ngoài: + Giá trên hoá đơn của người bán (không có VAT). + Chi phí thu mua thực tế. - Giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ tự sản xuất bằng giá thành công xưởng thực tế bao gồm: + Giá vật liệu xuất để chế biến. + Chi phí chế biến. - Giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ thuê ngoài chế biến: + Giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ thực tế xuất để thuê ngoài chế biến. + Chi phí thuê ngoài chế biến. + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ (nếu doanh nghiệp tự vận chuyển). - Giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh: Giá do hai bên cùng thoả thuận. - Giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ được cấp phát, nhận viện trợ biếu tặng: Tính giá theo giá thị trường tương đương. - Giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ thu hồi: + Theo giá thị trường (nếu giá trị lớn). + Kế toán định giá (nếu giá trị nhỏ). * Đối với giá của vật tư xuất: Khi có nguyên vật liệu xuất kho, kế toán căn cứ phiếu xuất và sử dụng một trong các phương pháp tính giá thực tế xuất sau đây nhưng phải nhất quán phương pháp đã chọn: - Phương pháp nhập trước xuất trước: = - Phương pháp nhập sau xuất trước: = - Phương pháp giá đơn vị bình quân: = x Pđơn vị bình quân Trong đó: Pđơn vị bình quân = - Phương pháp giá hạch toán: = x (Giá hạch toán đơn vị được hạch toán chọn là giá kế hoạch hoặc là giá thực tế của nguyên vật liệu đó tồn đầu kỳ để hạch toán trong suốt cả kỳ). Đến cuối kỳ kế toán cần xác định giá thực tế xuất cho nguyên vật liệu xuất trong kỳ. = x Hệ số giá Trong đó: Hệ số giá = - Phương pháp đích danh: Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho sử dụng căn cứ vào đơn giá thực tế của vật liệu nhập kho theo từng nhập tức là xuất lô hàng nào thì tính giá trị của chính lô hàng đó. Ưu điểm là xác định chính xác nhưng công việc rất phức tạp. II-/ Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: - Khái niệm: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc theo dõi cho từng thức vật tư ở từng kho từng doanh nghiệp theo cả thước đo giá trị và thước đo hiện vật. - Trên thực tế để hạch toán có 3 phương pháp sau: 1-/ Phương pháp thẻ song: Quy trình ghi thẻ như sau: kế toán tổng hợp phiếu xuất kho bảng tổng hợp N - X - T thẻ hạch toán chi tiết thẻ kho phiếu nhập kho 2-/ Phương pháp sổ số dư: kế toán tổng hợp bảng luỹ kế N - X - T phiếu giao nhận chứng từ xuất phiếu gia nhận chứng từ nhập sổ số dư thẻ kho phiếu xuất kho phiếu nhập kho 3-/ Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Quy trình ghi thẻ: kế toán tổng hợp sổ đối chiếu luân chuyển bảng kê xuất bảng kê nhập thẻ kho phiếu xuất kho phiếu nhập kho Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng III-/ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: A-/ Hạch toán theo phương pháp KKTX: 1-/ Tài khoản sử dụng: 152 : “Nguyên liệu, vật liệu”. 153 : “Công cụ, dụng cụ”. 2-/ Hạch toán tăng nguyên vật liệu: 2.1 Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. a-/ Trường hợp mua ngoài về nhập kho: a.1. Nếu hàng và hoá đơn cùng về: Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận, phiếu nhập kho, ghi: Nợ TK 152 : (Chi tiết từng loại) - Trị giá vật liệu mua ngoài. Nợ TK 153 : (Chi tiết từng loại) - Trị giá công cụ dụng cụ mua ngoài. Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK liên quan (TK 331,111,112,...) : Tổng giá thanh toán. a.2. Nếu hàng mua về trước hoá đơn về sau: Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “hàng chưa có hoá đơn”. Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường như bút toán (a.1). Nếu cuối tháng hoá đơn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính như sau: Nợ TK 152 : (Chi tiết) - Trị giá vật liệu mua ngoài (giá tạm tính). Nợ TK 153 : (Chi tiết) - Trị giá công cụ dụng cụ mua ngoài (giá tạm tính). Có TK 331 : Phải trả người bán (giá tạm tính). Sang tháng sau, khi hoá đơn về, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh theo một trong các trường hợp sau: Trường hợp giá hoá đơn bằng giá tạm tính, kế toán ghi thêm bút toán bổ sung thuế: Nợ TK 133 (1331) : Có TK 331 : Trường hợp giá hoá đơn khác với giá tạm tính, kế toán có thể dùng bút toán đỏ hoặc bút toán ngược để xoá bút toán tạm tính, sau đó ghi lại bút toán như trường hợp (a.1). Hoặc tính mức chênh lệch: Trị giá chênh lệch = Tổng giá thực tế - Tổng giá tạm tính. Sau đó kế toán ghi bút toán điều chỉnh: + Điều chỉnh tăng : (Giá tạm tính < Giá thực tế). Nợ TK 152,153 : - Trị giá chênh lệch. Nợ TK 133 (1331) : - Thuế GTGT của hàng mua. Có TK 331 : - Trị giá chênh lệch thuế GTGT. + Điều chỉnh giảm: (Giá tạm tính > Giá thực tế). Kế toán dùng bút toán đỏ hoặc bút toán ngược ghi giảm trị giá vật tư, sau đó ghi thêm bút toán bổ sung thuế GTGT đầu vào: Nơ TK 133 (1331) : Có TK 331 : a.3. Nếu hoá đơn về trước hàng về sau: Kế toán lưu hoá đơn, nếu trong tháng hàng về, làm thủ tục nhập kho và ghi bút toán như trường hợp (a.1). Nếu cuối tháng hàng chưa về kế toán ghi tăng hàng đang đi đường: Nợ TK 151 : Trị giá hàng đang đi đường. Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT của hàng mua. Có TK liên quan (TK 331,111,112,141). Tháng sau, hàng về nhập kho, ghi định khoản: Nợ TK 152,153 : Có TK 151 : a.4. Xử lý các trường hợp thừa thiếu so với hoá đơn: ã Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn: Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các liên quan để cùng xử lý. Về mặt kế toán ghi như sau: - Nếu nhập toàn bộ kế toán định khoản: Nợ TK 152,153 : Trị giá toàn bộ số hàng. Nợ TK 133 (131) : Thuế GTGT tính theo số hoá đơn. Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn. Có TK 3381 : Trị giá số hàng thừa chưa có thuế GTGT. Sau đó căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi: + Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa đã xử lý. Có TK 152,153 : Trị giá vật tư thừa trả lại. + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: kế toán ghi: Nợ TK 3381 : - Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế GTGT. Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT của số hàng thừa. Có TK 331 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa. + Nếu thừa không đáng kể do cân đo, vận chuyển, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa không thuế. Có TK 721 : Thu nhập bất thường. - Nếu nhập theo số hoá đơn: Kế toán ghi nhận số nhập như trường hợp (a.1). Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi: Nợ TK 002 : Trị giá hàng giữ hộ. Khi có quyết định xử lý, ghi: Có TK 002 : Trị giá hàng giữ hộ. Và căn cứ cách xử lý: + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 152,153 : Nhập kho số hàng thừa. Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT của số hàng thừa. Có TK 331 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa. + Nếu thừa do cân, đo, vận chuyển, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152 : Trị giá hàng thừa không thuế. Có TK 721 : Thu nhập bất thường. ã Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn: Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhập, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết và ghi sổ. - Phản ánh trị giá hàng nhập: Nợ TK 152,153 : - Trị giá số vật tư thực nhập. Nợ TK 1381 : - Trị giá số thiếu (không thuế GTGT). Có TK 331 : - Trị giá thanh toán theo hoá đơn. - Sau đó căn cứ vào xử lý kế toán định khoản: + Nếu người bán giao tiếp số hàng thiếu: Nợ TK 152,153 : - Trị giá số vật tư thiếu nhận tiếp. Có TK 1381 : - Xử lý số thiếu. + Nếu người bán không còn hàng, trừ vào số tiền phải trả: Nợ TK 331 : - Ghi giảm số tiền phải trả. Có TK 1381 : - Xử lý trị giá hàng thiếu. Có TK 133 (1331) : - Thuế GTGT của số hàng thiếu. + Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường: Nợ TK 1388,334 : - Cá nhân phải bồi thường. Có TK 133 (1331) : - Thuế GTGT của số hàng thiếu. Có TK 1381 : - Xử lý số thiếu. + Nếu thừa không đáng kể (do vận chuyển, cân đo,...), ghi tăng chi phí bất thường: Nợ TK 821 : - Chi phí bất thường. Có TK 1381 : - Xử lý số thiếu. a.5. Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng, tuỳ theo cách xử lý của hai bên: - Với hàng hoá kém phẩm chất trả lại người bán, ghi: Nợ TK 331,111,112,... : Có TK 152, 153 : - Trị giá vật tư trả lại. Có TK 133 (1331) : - Thuế GTGT của số hàng giao trả. - Trường hợp được người bán giảm giá, hoặc cho hưởng chiết khấu, kế toán ghi định khoản: Nợ TK 331,111,112,...: Có TK 152,153 : b-/ Trường hợp vật liệu - công cụ dụng cụ tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến, căn cứ trên các chứng từ liên quan, định khoản: Nợ TK 152,153 : - Giá thành sản xuất thực tế. Có TK 154 : - Vật tư thuê ngoài gia công hoặc tự chế biến. c-/ Các trường hợp tăng vật liệu - công cụ dụng cụ khác: Nợ TK 152,153 : - Giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ tăng thêm. Có TK 411 : Nhận cấp phát, viện trợ, tặng biếu,... Có TK 412 : Đánh giá tăng vật tư. Có TK 336 : Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ. Có TK 642 : Thừa trong định mức tại kho. Có TK 3381 : Thừa ngoài định mức chờ xử lý. Có TK 621,641,642,154 : Dùng không hết nhập lại, phế liệu thu hồi. Có TK 241 : Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB, từ sửa chữa lớn TSCĐ. Có TK 211 : TSCĐ mới chuyển thành CCDC. 2.2. Hạch toán tăng vật liệu - công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Đối với cơ sở kinh doanh không đủ điều kiện để tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, thì thuế GTGT đầu vào được ghi vào giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ. Như vậy, khi mua vật liệu - công cụ dụng cụ, thuế GTGT đầu vào được tính vào giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ. Kế toán không sử dụng TK 133 - “Thuế GTGT đầu vào”, còn phương pháp hạch toán tương tự như trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 3-/ Hạch toán tình hình biến động giảm vật liệu - công cụ dụng cụ: Vật liệu công cụ dụng cụ có một số đặc điểm tương đồng với nhau, vì vậy trong hạch toán nhập chúng có phương pháp hạch toán tương tự. Nhưng đối với xuất vật liệu - công cụ dụng cụ giữa chúng có một sự khác biệt (về tài khoản sử dụng, về cách phân bổ chi phí,...). 3.1. Hạch toán giảm vật liệu: a-/ Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh: Nợ TK 621 - chi tiết - xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Nợ TK 627 (6272) - chi tiết - xuất dùng cho phân xưởng. Nợ TK 641 (6412) - chi tiết - xuất phục vụ bán hàng. Nợ TK 642 (6422) - chi tiết - xuất cho quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 241 - chi tiết - xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ. Có TK 152 : - Giá thực tế vật liệu xuất dùng. b-/ Xuất góp vốn liên doanh: Căn cứ vào giá gốc vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn góp được hội đồng liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ được phản ánh vào TK 412 : - “Chênh lệch đánh giá lại tài sản”. Nợ TK 222 : - Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn. Nợ TK 128 : - Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn. Nợ TK 412 : - Chênh lệch đánh giá giảm tài sản. Có TK 152 : - Giá thực tế vật liệu góp vốn liên doanh. Có TK 412 : - Chênh lệch đánh giá tăng tài sản. c-/ Xuất vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 154 : - Giá thực tế vật liệu xuất dùng. Có TK 152 : - Giá thực tế vật liệu xuất dùng. d-/ Giảm do cho vay tạm thời: Nợ TK 138 (1388) : - Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời. Nợ TK 136 (1368) : - Cho vay nội bộ tạm thời. Có TK 152 : - Giá thực tế vật liệu xuất cho vay. e-/ Giảm do các nguyên nhân khác: Nợ TK 632 : Nhượng bán, xuất trả lương, trả thưởng. Nợ TK 642 : Thiếu trong định mức tại kho. Nợ TK 1381 : Thiếu không rõ nguyên nhân chờ xử lý. Nợ TK 1388,334 : Thiếu cá nhân phải bồi thường. Có TK 152 : Giá thực tế vật tư xuất kho. 3.2. Hạch toán giảm công cụ dụng cụ: Khi xuất dùng công cụ dụng cụ cần căn cứ vào qui mô và mục đích xuất dùng để xác định số lần phân bổ cho hợp lý. a-/ Trường hợp xuất dùng với giá trị nhỏ, số lượng không nhiều: Nợ TK 627 (6273) - chi tiết - xuất dùng cho phân xưởng. Nợ TK 641 (6413) - chi tiết - xuất phục vụ bán hàng. Nợ TK 642 (6423) - chi tiết - xuất cho quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 241 - chi tiết - xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ. Có TK 153 - Giá thực tế CCDC xuất dùng. b-/ Trường hợp xuất dùng công cụ dụng cụ có giá trị tương đối cao, qui mô tương đối lớn: Kế toán áp dụng phương pháp phân bổ 2 lần (50%). Theo phương pháp này, khi xuất dùng kế toán sử dụng 2 bút toán: Phản ánh giá trị xuất dùng: Nợ TK 142 (1421) : Chi phí chờ phân bổ. Có TK 153 (1531) : Công cụ dụng cụ. Phân bổ 50% giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng cho các đối tượng sử dụng: Nợ TK liên quan (TK 6273,6413,6423,...) Có TK 142 : 50% giá trị CCDC xuất dùng. Khi có báo hỏng, mất hoặc hết thời hạn sử dụng, kế toán tính chi phí cần phân bổ lần hai: = - - Sau đó định khoản: Nợ TK 138,334,111,152 : - Phế liệu thu hồi, bồi thường. Nợ TK liên quan (TK 6273,6413,6423,...) Có TK 142 (1421) : Giá trị còn lại. c-/ Trường hợp công cụ dụng cụ xuất dùng có giá trị lớn phải phân bổ nhiều lần: Phản ánh 100% xuất dùng: Nợ TK 142 (1421) : Chi phí chờ phân bổ. Có TK 153 (1531) : Công cụ dụng cụ. Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần vào các kỳ kế toán tiếp theo. = Nợ TK liên quan (TK 6273,6413,6423...) Có TK 142 (1421) : Giá trị phân bổ mỗi lần. Khi hoảng mất hay hết thời hạn sử dụng, sau khi trừ phế liệu thu hồi hay số bồi thường của người làm mất, hỏng,... Giá trị còn lại sẽ được phân bổ vào chi phí kinh doanh tương tự như phân bổ hai lần. d-/ Hạch toán xuất bao bì luân chuyển: + Khi xuất dùng bao bì luân chuyển, ghi nhận toàn bộ giá trị xuất dùng: Nợ TK 142 (1421) : - Chi phí chờ phân bổ. Có TK 153 (1532) : Bao bì luân chuyển. + Sau đó phân bổ giá trị hao mòn vào chi phí trong kỳ: Nợ TK 152 : Tính vào giá trị vật liệu mua ngoài. Nợ TK 6413 : Tính vào chi phí bàn hàng. Có TK 142 (1421) : Phần giá trị hao mòn. + Khi thu hồi bao bì luân chuyển nhập kho: Nợ TK 153 (1532) : Bao bì luân chuyển (giá trị còn lại). Có TK 142 (1421) : Chi phí chờ phân bổ. e-/ Hạch toán đồ dùng cho thuê: + Khi chuyển công cụ dụng cụ thành đồ dùng cho thuê hay đồ dùng cho thuê mua ngoài, nhập kho: Nợ TK 153 (1533) : Giá thực tế đồ dùng cho thuê. Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT được khấu trừ của đồ dùng cho thuê mua ngoài. Có TK 153 (1531),331,111,112,... + Khi xuất đồ dùng cho thuê, ghi: Nợ TK 142 (1421) : - Toàn bộ giá trị xuất dùng. Có TK 153 (1533) : - Đồ dùng cho thuê. + Xác định giá trị hao mòn của đồ dùng cho thuê: Nợ TK 821 : - (Nếu hoạt động cho thuê không thường xuyên). Nợ TK 627 (6273) : - (Nếu hoạt động cho thuê là hoạt động kinh doanh thường xuyên). Có TK 142 (1421) : - Giá trị hao mòn. + Số thu về thuế: Nợ TK liên quan (TK 111,112,131,...) : Tổng số thu cho thuê: Có TK 333 (3331) : Thuế GTGT phải nộp. Có TK 721 : Nếu là hoạt động không thường xuyên. Có TK 511 : Nếu là hoạt động kinh doanh thường xuyên. + Khi thu hồi đồ dùng cho thuê, ghi: Nợ TK 153 (1533) : Giá trị còn lại. Có TK 142 (1421) : Chi phí chờ phân bổ. B-/ Hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ: 1-/ Tài khoản sử dụng: Theo phương pháp này, kế toán sử dụng những tài khoản sau: - Tài khoản 611 (6111) - “mua hàng”: dùng để theo dõi tình hình, thu mua, tăng giảm, nguyên vật liệu, dụng cụ,... theo giá thực tế (gồm giá mua và chi phí thu mua). + Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. + Bên Có: Phản ánh giá trị thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất dùng, xuất bán, thiết hụt... trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. - Tài khoản 152 - “nguyên liệu vật liệu” : Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại. + Bên Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ. + Bên Có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ. + Dư Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho. - Tài khoản 153 : “Công cụ dụng cụ”: Sử dụng để theo dõi thực tế công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển đồ dùng cho thuê. + Bên Nợ: Giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ. + Bên Có: Kết chuyển giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ. + Dư Nợ: Giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho. - Tài khoản 151: “Hàng mua đang đi đường”: Dùng để phản ánh trị giá số hàng mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi đường hay đang gửi tại kho người bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng người bán. + Bên Nợ: Giá thực tế hàng đi đường cuối kỳ. + Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đi đường đầu kỳ. + Dư Nợ: Giá thực tế hàng đi đường. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một tài khoản khác có liên quan như: TK 133 (1331 : đối với doanh nghiệp tính giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ), TK 331, TK 111, TK 112, TK 621,... các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống như phương pháp kê khai thường xuyên. 2-/ Phương pháp hạch toán: 2.1. Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: ã Đầu kỳ, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại: Nợ TK 611 (6111) : Có TK 152 : Kết chuyển vật liệu tồn kho đầu kỳ. Có TK 153 : Kết chuyển CCDC tồn kho đầu kỳ. Có TK 151 : Kết chuyển hàng đang đi đường đầu kỳ. ã Trong kỳ, kế toán phản ánh các nghiệp vụ làm tăng vật tư trong kỳ: + Khi mua hàng, hàng về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn mua, ghi: Nợ TK 611 (6111) : Giá thực tế VL-CCDC thu mua: Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK liên quan (TK 111,112,331,...) + Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại trong kỳ: Với vật tư được giảm giá: Nợ TK 331,111,112,... Có TK 611 (6111): Với hàng bán trả lại: Nợ TK 331,111,112,... Có TK 133 (1331) : Thuế GTGT của hàng trả lại. Có TK 611 (6111) : Trị giá hàng trả lại. + Các nghiệp vụ khác làm tăng vật tư trong kỳ: Nợ TK 611 (6111): Có TK 411 : Nhận vốn liên doanh, cấp phát. Có TK 331,336,338 : Tăng do đi vay. Có TK 128 : Nhận lại vốn góp liên doanh ngắn hạn. Có TK 222 : Nhận lại vốn góp liên doanh dài hạn. ã Cuối kỳ, căn cứ vào biên bản kiểm kê vật tư tồn kho vào biên bản xử lý mất mát thiếu hụt, ghi: Nợ TK 152 : Vật liệu tồn cuối kỳ. Nợ TK 153 : CCDC tồn cuối kỳ. Nợ TK 151 : Hàng đang đi đường cuối kỳ. Nợ TK 138,334 : Số thiếu hụt mất mát, cá nhân bồi thường. Có TK 611 (6111) : Trị giá hàng tồn cuối kỳ. Sau đó, giá trị vật tư tính vào chi phí sản xuất hay các xuất dùng khác được tính bằng cách: Lấy tổng phát sinh nợ TK 611 trừ đi tổng số phát sinh bên Có (gồm số tồn cuối kỳ, số mất mát, số trả lại, chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua,...) rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng (dựa vào định mức sử dụng hoặc tỷ lệ định mức...): Nợ TK liên quan (TK 621,627,641,642,...) Có TK 611 (6111): + Riêng với công cụ dụng cụ có giá trị lớn cần phân bổ chi phí vào nhiều chu kỳ kinh doanh, qua kiểm kê tính ra lượng đã xuất dùng, ghi: Nợ TK 142 (1421) : Có TK 611 (6111): Căn cứ vào số lần phân bổ để xác định mức chi phí công cụ trừ đầu vào từng kỳ: Nợ TK 627,641,642 : Có TK 142 (1421) : Tóm lại theo phương pháp kiểm kê định kỳ, khi xuất vật liệu - công cụ dụng cụ cho các mục đích thì kế toán không phản ánh theo từng chứng từ mà cuối kỳ mới xác định giá trị của chúng trên cơ sở kết quả kiểm kê hàng tồn kho. C-/ Các hình thức áp dụng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: C1 : Hình thức nhật ký sổ cái. C2 : Hình thức nhật ký chung.C3 : Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. C4 : Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ. Phần 2 thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty khoá minh khai I-/ Giới thiệu về doanh nghiệp: - Công ty khoá Minh Khai là một doanh nghiệp Nhà nước chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng công ty Cơ khí xây dựng - Bộ xây dựng. Công ty có trụ sở đóng tại 125 Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Với đặc điểm sản xuất kinh doanh là: + Sản xuất thiết bị máy móc cho ngành xây dựng, vật liệu xây dựng và công trình đô thị. + Sản xuất phụ tùng, phụ kiện bằng kim loại. + Kinh doanh các sản phẩm cơ khí xây dựng. - Một số chỉ tiêu tài chính của doanh nghiệp trong năm 1998: + Tổng mức vốn kinh doanh : 4.104.577.440 - Vốn lưu động : 1.527.119.655 - Vốn cố định : 2.474.459.786 + Giá trị tài sản cố định hữu hình : 4.700.243.123 + Tổng doanh thu : 15.574.343.000 + Lợi nhuận thực hiện : 182.115.000 + Thu nhập bình quân : 668.136 bảng phân bổ nvl sổ nhập xuất hàng kế toán tổng hợp nkct số 5 bảng kê xuất bảng kê nhập sổ số dư thẻ kho chứng từ xuất chứng từ nhập chứng từ gốc sổ cái tk 152, 153 nhật ký chung Sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán NCKT liên quan số 1, 2, 10 Quan hệ đối chiếu Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng II-/ Các hạch toán nguyên vật liệu tại công ty: 1-/ Hạch toán từng nguyên vật liệu: (Số liệu tháng 1, tháng 2 năm 1999). - Vật tư mua ngoài về nhập kho: ở công ty đi mua ngoài vật tư thì vật tư về cùng hoá đơn và vật tư về trước hoá đơn về sau. + Hàng và hoá đơn về cùng căn cứ vào các chứng từ kế toán hạch toán: Nợ TK 152 (ct) - Giá chưa thuế. Nợ TK 153 (ct) - Giá chưa thuế. Nợ TK 133 - Thuế GTGT Có TK 111,141,331 - Tổng giá thanh toán. Ví dụ: Ngày 05/01/1999 công ty mua thép lá của công ty kinh doanh vật tư Hà Nội với giá nhập là 35.000.000, thuế GTGT đầu vào 10%. Tổng tiền thanh toán là 38.500.000. Hạch toán: Nợ TK 1521 : 35.000.000 Nợ TK 1331 : 35.000.000 Có TK 1111 : 38.500.000 + Nếu hàng về trước còn hoá đơn chưa về. Kế toán ghi giống như trường hợp hàng và hoá đơn cùng về nhưng giá ở đây là giá hạch toán. Khi hoá đơn về kế toán ghi bút đỏ để xoá tạm nhập và ghi lại bút toán mới như trường hợp hàng và hoá đơn cùng về. Ví dụ: Công ty mua bulông của công ty khoá Việt Tiệp cuối tháng 01 hoá đơn chưa về kế toán tính với giá tạm tính là 1.600.000. Hạch toán: Nợ TK 1522 : 1.600.000 Có TK 331 : 1.600.000 Sang tháng 02 hoá đơn về kế toán dùng bút xoá sổ: (Dùng bút đỏ). Nợ TK 1522 : 1.600.000 Có TK 331 : 1.600.000 Với giá thực tế trên hoá đơn là 1.650.000, kế toán ghi: (Thuế GTGT đầu vào 10%). Nợ TK 1522 : 1.650.000 Nợ TK 1331 : 1.650.000 Có TK : 1.815.000 + Nếu hàng thừa thiếu so với hoá đơn: Ÿ Thừa kế toán định khoản: Nợ TK 152 (ct) : Giá thực nhập. Nợ TK 153 (ct) : Giá thực nhập. Nợ TK 1331 : Thuế GTGT. Có TK 111,112,331... Giá theo hoá đơn. Có TK 3381 : Chênh lệch vật tư thừa. Sau đó tuỳ theo phương thức mà xử lý. Ví dụ: Ngày 20/01/1999 Công ty mua phụ tùng sửa chữa trị giá trên hoá đơn là 1.800.000 nhưng thực nhập là 1.806.000. Hạch toán: Nợ TK 152 : 1.806.000 Nợ TK 1331 : 180.000 Có TK 1111 : 198.000 Có TK 3381 : 60.000 Số thừa kế toán ghi: Nợ TK 3381 : 60.000 Có TK 721 : 60.000 Ÿ Hàng thiếu so với hoá đơn: Nợ TK 152,153 : Trị giá thực nhập. Nợ TK 1331 : Thuế GTGT. Nợ TK 1381 : Trị giá vật tư thiếu. Có TK 331,111,112,.... Tuỳ theo hai bên quyết định mà xử lý sau đó. Ví dụ: Ngày 08/01/1999 công ty mua thép tấm của công ty thép với giá trên hoá đơn là 100.800.000 nhưng qua kiểm kê thì thiếu so với số thiếu trị giá là 400.000. Kế toán sẽ hạch toán: Nợ TK 1521 : 100.800.000 Nợ TK 1331 : 100.800.000 Nợ TK 1381 : 400.000 Có TK 381 : 111.280.000 Trừ vào phần phải trả sau khi báo cho bên bán biết: Nợ TK 331 : 440.000 Có TK 1381 : 400.000 Có TK 1331 : 40.000 - Vật tư mua ngoài thuê gia công chế biến hoặc tự sản xuất: + Vật tư thuê ngoài gia công chế biến: Để hạch toán phần này kế toán theo dõi chứng từ xuất vật tư các chứng từ liên quan phản ánh chi phí bốc dỡ, vận chuyển vật liệu - công cụ dụng cụ. Kế toán hạch toán: Nợ TK 153 : Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Nợ TK 1331 : Thuế GTGT. Có TK 152 : Nguyên vật liệu. Có TK 153 : Công cụ dụng cụ. Có TK 111,112,331 : Các chi phí khác. Sau đó phản ánh giá trị nhập kho: Nợ TK 152,153 Có TK 154 Tuy nhiên hiện nay kế toán sử dụng giá xuất vật tư là giá hạch toán. Ví dụ: Trong tháng 02 khi kế toán xuất nguyên vật liệu chính cho thuê ngoài gia công theo giá hạch toán trị giá 34.000.000. Nợ TK 154 : 340.000.000 Có TK 1521 : 34.000.000 Cuối tháng không có bút toán điều chỉnh về giá thực tế khi hoàn thành về nhập kho. Nợ TK 1521 : 35.200.000 Có TK 154 : 35.200.000 2-/ Hạch toán giảm nguyên vật liệu: - Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất: Tuỳ thuộc vào chứng từ xuất tuỳ theo mục đích sử dụng kế toán định khoản: Nợ TK 621 : Dùng cho sản xuất trực tiếp. Nợ TK 627 : Dùng cho sản xuất chung. Nợ TK 641 : Dùng cho bán hàng. Nợ TK 642 : Dùng cho quản lý. Có TK 152 (ct) : Trị giá vật liệu xuất kho. Có TK 153 (ct) : Trị giá công cụ dụng cụ xuất kho. Ví dụ: Ngày 05/02/1999 xuất que hàn trị giá 46.000 cho việc sửa chữa ở công ty: Nợ TK 627 : 46.000 Có TK 152 : 46.000 Ví dụ: Phiếu xuất ngỏ ngày 10/02/1999 xuất kho mũi khoan f14 trị giá 18.000. Kế toán hạch toán: Nợ TK 621 : 18.000 Có TK 153 : 18.000 - Xuất nguyên vật liệu cho vay: Công ty tiến hành cho các đơn vị vay vật tư và tính lãi vay theo tháng: Ví dụ: Khi xuất mũi khoan cho đơn vị Việt Tiệp vay số tiền là 24.500 Nợ TK 1388 : 24.500 Có TK 152 : 24.500 Khi tính ra số lãi kế toán ghi: Nợ TK 1388 : Phải thu khác. Có TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp. - Trường hợp kiểm kê định kỳ phát hiện thiếu. Ví dụ: Ngày 05/01/1999 vật tư tồn kho thiếu so với thực tế là 120.000. Công ty cho vào chi phí quản lý: Nợ TK 642 : 120.000 Có TK 152 : 120.000 - Vật tư bán ra ngoài: Nợ TK 111,334 Có TK 152 : Xuất để bán. Có TK 154 : Xuất bán phế liệu. Ví dụ: Ngày 08/02/1999 công ty bán thép vụn cho anh An với giá là 30.000 đã thu bằng tiền: Nợ TK 111 : 30.000 Có TK 152 : 30.000 Ta có thể hạch toán khái quát nguyên vật liệu ở công ty như sau: Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu ở công ty TK 1331 Mua chưa th anh toán ngay Xuất NVL cho sản xuất Xuất NVL cho gia công thuê ngoài Xuất NVL cho vay Kiểm kê phát hiện thiếu chi giảm, chi phí quản lý Nhập vật tư thuê ngoài gia công, phế liệu thu hồi Bút toán tạm tính Mua vật tư thanh toán trực tiếp TK 642 TK 1388 TK 154 TK 621, 627, 641, 642 TK 152, 153 TK 154 TK 331 TK 111, 141 TK 1331 Phần 3 1-/ Kết luận chung: a-/ Những ưu điểm của hạch toán nguyên vật liệu ở công ty: Cùng với sự chuyển đổi của nền kinh tế, từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Công ty đã nhanh chóng tiếp cận thị trường mở rộng ngành nghề kinh doanh của mình đều xuất phát từ nhu cầu của khách hàng. Tuy chế độ kế toán Việt Nam đã dựa trên cơ sở chuẩn mực kế toán quốc tế nhưng được áp dụng linh hoạt phù hợp với điều kiện Việt Nam. Nhưng ở công ty còn có một số tồn tại cần giải quyết để hoàn thiện chế độ kế toán ở công ty: - Công ty khoá Minh Khai là một trong những đơn vị áp dụng chế độ kế toán mới đầu tiên. Hiện nay công ty cũng đã dùng máy vi tính cho công tác kế toán. Tuy vậy không phải hoàn toàn bằng máy mà là kết hợp giữa kế toán máy và kế toán thủ công. Công ty sử dụng hình thức sổ nhật ký chung. Nhưng do chịu ảnh hưởng của kế toán cũ nên sổ sách chi tiết vẫn được sử dụng là những bảng kê, nhật ký chứng từ của hình thức sổ nhật ký - chứng từ. Vì vậy mà công tác kế toán ở công ty cũng rất cồng kềnh, số lượng nhiều. - Việc phân loại nguyên vật liệu (vật liệu - công cụ dụng cụ) ở công ty rất cụ thể chi tiết công tác nghiên cứu đã có sự sắp đặt kỹ lưỡng tuy nhiên có chỗ chưa được hợp lý. Chính vì vậy với công cụ dụng cụ ở công ty kế toán chỉ hạch toán như những công cụ dụng cụ nhỏ và hạch toán xuất công cụ dụng cụ như vật liệu. Do vậy mà kế toán chưa tiến hành xuất nguyên liệu riêng, công dụ dụng cụ riêng cho nên dẫn đến một số nhầm lẫn trong bút toán ghi sổ và như vậy cũng sẽ có ảnh hưởng đến giá thành của công ty. - Phương pháp hạch toán ở công ty hiện nay còn một số bút toán cần điều chỉnh. + Công ty cho vay vật tư là hình thức cho vay ngắn hạn có tính lãi nhưng kế toán lại đưa vào trường hợp xuất vay tạm thời: Nợ TK 1388 Có TK 153 Khi tính ra lãi phải thu kế toán ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 1388 Có TK 6428 + Khi xuất dùng công cụ dụng cụ kế toán vẫn ghi bút toán như phân bổ chi phí với vật liệu: Nợ TK 621 Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 153 + Đối với công cụ dụng cụ phân bổ từ 2 lần trở lên công ty không tiến hành phân bổ như vậy sẽ ảnh hưởng đến chi phí. - Việc xây dựng định mức vật tư ở công ty chưa được xác định rõ ràng, khoa học. b-/ Những ưu điểm: - Công ty là một trong những công ty áp dụng hệ thống kế toán mớ nói chung là khá hoàn chỉnh và luôn cập nhật đổi mới của chế độ kế toán. - Giá hạch toán được sử dụng trong cả niên độ kế toán, phương pháp này nói chung phù hợp với hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp sổ số dư mà công ty đã thực hiện giúp cho kế toán theo dõi kịp thời tình hình xuất nhập - tồn của công ty theo giá hạch toán và tính ra giá thực tế dễ dàng. - Công ty mã hoá nguyên vật liệu trên số điểm danh giúp cho việc quản lý vật tư được tốt, hạch toán kế toán sẽ chính xác tạo điều kiện thuận lợi cho việc vi tính hoá phần kế toán vật tư giúp phần giảm bớt khối lượng công tác kế toán, xử lý vật liệu nhanh chóng, cung cấp thông tin kế toán kịp thời. 2-/ Những giải pháp: - Công ty sẽ phải hoàn thiện kế toán cho phù hợp với yêu cầu hiện nay để giảm bớt khối lượng công việc ở phòng kế toán sử dụng phần mềm kế toán hợp lý giúp cho việc xử lý thông tin ra quyết định một cách nhanh chóng. - Việc phân biệt rõ ràng nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ sẽ giúp cho việc xác định được chi phí, giá thành một cách hợp lý tăng tính cạnh tranh (cần phân bổ công cụ dụng cụ sử dụng nhiều lần). - Cần điều chỉnh một số phương pháp hạch toán ở công ty cho phù hợp.