Đề tài Lý do nghiên cứu vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại công ty xe máy - Xe đạp Thống Nhất

LờI nói ĐầU Trong thời gian gần đây, nền kinh tế của nước ta đã có những chuyển biến tích cực, từ nền kinh tế vận chuyển sang nền kinh tế hàng hoá, từ cơ chế tập trung bao cấp chuyển sang hạch toán kinh doanh XHCN. Nền kinh tế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của nhà nước đã bắt đầu hình thành . Sự hiểu biếy về các kiến thức kế toán là yêu cầu cần thiết không chỉ đối với sinh viên theo học chuyên nghành kế toán mà còn cần thiết cho mọi đối tượng, nhằm đáp ứng cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước dần ần cổ phần hoá các doanh nghiệp. Là học sinh thực tập của chuyên nghành kế toán với đề tài vốn bằng tiền tại Công ty Xe máy,Xe đạp –Thống Nhất em nhận thấy :Đây là một đề tài khá phong phú thâu tóm gần như toàn bộ quá trình hạch toán của cả bộ máy kế toán như vấn đề nhập xuất Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng thể hiện nhiều phát sinh đa dạng của thanh toán tiền hàng, trả thuê ngoài… vì vốn bằng tiền thuộc vốn lưu động có tính trao đổi nhanh chóng và hiệu quả nhất. Trong thời gian thực tập gần 2 tháng tại Công ty Xe máy, Xe đạp – Thống nhất, cùng với sự giúp đỡ hướng dẫn tận tình của cô giáo Phùng Thị Lan Hương em đã hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên nghành kế toán với đề tài kế toán Vốn bằng tiền. Vì thời gian thực tập có hạn nên mong có sự bổ xung và góp ý của các thầy cô giáo trong chuyên nghành cho bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn. PHầN THứ NHấT Lý do nghiên cứu đề tài vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Xe máy - Xe đạp thống nhất I. Vai trò của vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán trong sản xuất kinh doanh: Để thấy được tầm quan trọng và công tác hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán trong hoạt sản xuất kinh doanh. Trước hết ta phải tìm hiểu một số vấn đề cơ bản về vốn bằng tiền, và một số quan hệ thanh toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh. 1. Nguồn gốc phát sinh vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán trong hoạt động SXKD của doanh nghiệp: Khái niệm: 1.1.1. Vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thái giá trị bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền đang chuyển và tiền gửi ngân hàng. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hóa để sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Vì vậy, quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán ngay của doanh nghiệp và là một bộ phận của vốn lưu động. Mặt khác, vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lí hết sức chặt chẽ vì trong quá trình luân chuyển vốn bằng tiền rất dễ bị tham ô, lợi dụng, mất mát. Do vậy, việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lí tiền tệ thống nhất của nhà nước. Chẳng hạn, tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi hàng ngày không vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và ngân hàng đã thoả thuận ghi trong hợp đồng tiền mặt, khi có tiền thu bán hàng bằng tiền mặt thì doanh nghiệp phải nộp vào ngân hàng. 1.1.2. Các nghiệp vụ thanh toán: Quan hệ thanh toán được hiểu là một loại quan hệ kinh doanh xảy ra khi doanh nghiệp có quan hệ phải thu, phải trả với con nợ và chủ nợ của mình về một khoản vay nợ tiền vốn cho kinh doanh. Mọi quan hệ thanh toán đều tồn tại trong sự cam kết vay nợ giữa chủ nợ và con nợ về một khoản tiền theo điều khoản đã qui định có hiệu lực trong thời hạn vay nợ. 1.2. Nguồn gốc phát sinh vốn bằmg tiền và khoản phải thu phải trả trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Muốn tiến hành được hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp đều phải tiến hành mua vật tư, hàng hoá đầu vào. Đến khâu cuối cùng của mỗi chu kì sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp tiến hành bán sản phẩm hàng hoá để hưởng phần chênh lệch, nhằm thực hiện mục tiêu kinh doanh của mình là tìm kiếm lợi nhuận. Rõ ràng, các nghiệp vụ mua bán tồn tại song song với chặng đường hình thành và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Hay nói một cách cụ thể hơn, các hoạt động mua bán diễn ra trong mọi quá trình tái sản xuất, từ khâu mua các yếu tố đầu vào, qua khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ bán thành phẩm, hàng hoá của mỗi doanh nghiệp. Trong mối quan hệ về các nghiệp vụ thanh toán thì người mua mong muốn mua được hàng hoá còn người bán mong muốn thu được tiền ngay sau khi bán hàng. Trong trường hợp hai bên đều đạt được mục đích của mình thì đó là phương thức mua bán trả tiền ngay. Trong mối quan hệ đó lại nảy sinh việc thanh toán bằng các loại tiền như: tiền mặt, TGNH, tiền đang chuyển... Tiền là một yếu tố rất cần thiết cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, nó thể hiện được khả năng tài chính của doanh nghiệp có khả quan hay không. Trong thời gian mới bắt đầu thanh lập doanh nghiệp tiền là một lượng vốn tối thiểu để quyết định sự hình thành của doanh nghiệp. Nhưng trong hoạt động sản xuất kinh doanh các nghiệp vụ kinh tế xảy ra rất đa dạng và phức tạp, không phải lúc nào các quan hệ thanh toán cũng được thực hiện ngay sau khi phát sinh. Mục đích của các doanh nghiệp đều mong muốn tiêu thụ được nhiều hàng hoá, có mối quan hệ rộng và lâu dài với khách hàng. Bên cạnh đó, tính chất liên tục kế tiếp của các chu kỳ kinh doanh buộc các doanh nghiệp khác phải mua vật tư, hàng hoá, thuê nhân công… mặc dù cung về vốn không đáp ứng đủ cầu về vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, các doanh nghiệp này vẫn mua được hàng hoá thông qua phương thức mua chịu. Từ những nguyên nhân nêu ở trên làm nảy sinh các quan hệ thanh toán. Khi thanh toán ngay, tiền sẽ là vật ngang giá chung trong quá trình mua bán hàng hoá. Nếu như doanh nghiệp không lâm vào tình trạng suy thoái hay phá sản, loại trừ được các khoản nợ nần không hợp pháp, không lành mạnh, thì có thể nhìn vào tính chất rộng lớn, đa phương và phức tạp của quan hệ thanh toán để đánh giá được mức độ tăng trưởng của một doanh nghiệp trên thương trường. Tóm lại, trong hoạt động sản xuất kinh doanh với mục tiêu mua và bán sản phẩm, vật tư, hàng hoá… các doanh nghiệp đều có mối quan hệ thanh toán ngay bằng tiền hoặc có quan hệ thanh toán về các khoản phải thu và phải trả. Từ đó, tạo nên trong xã hội một mạng lưới hệ thống các doanh nghiệp với mỗi mắt xích là một quan hệ thanh toán khác nhau. Vốn bằng tiền và các quan hệ thanh toán bao giờ cũng vẫn phải theo được dõi quản lý trên các góc độ khác nhau của các khoản tiền thanh toán và khoản tiền còn nợ. Trong doanh nghiệp, có rất nhiều mối quan hệ thanh toán khác nhau nảy sinh trong quá trình kinh doanh. Tuy nhiên, dưới góc độ thông tin cho quản lí, kế toán thường phân các quan hệ thanh toán vào các nhóm sau: - Thanh toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp, các khách hàng trong quan hệ mua bán vật tư, hàng hoá, tài sản, dịch vụ… Thanh toán với người nhận thầu; thanh toán với người cung cấp lao vụ, dịch vụ. - Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người lao động trong doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng, trợ cấp và các khoản thu nhập cá nhân phân phối khác cho họ. - Thanh toán giữa doanh nghiệp với bên đối tác liên doanh trong quan hệ liên kết như việc góp vốn, nhận vốn, thu hồi vốn, trả vốn phân chia kết quả… - Thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân hàng và chủ kinh doanh tín dụng khác về một khoản tiền vay. - Thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân sách về các khoản phải nộp tài chính theo nghĩa vụ. - Thanh toán giữa doanh nghiệp với bên trong nội bộ tổ chức của một pháp nhân kinh tế do phát sinh nghiệp vụ điều hoà, cấp phát, hoàn trả vốn kinh doanh nội bộ, nghiệp vụ thu, chi hỗ trợ lẫn nhau; nghiệp vụ mua vào, bán hộ trong nội bộ các tổ chức thành viên trực thuộc. - Thanh toán với các tổ chức, cá nhân cơ quan bên trong và bên ngoài doanh nghiệp do các nghiệp vụ vay nợ, vãng lai. 2. Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền và khoản phải thu phải trả trong doanh nghiệp. Câu hỏi đặt ra cho mỗi doanh nghiệp là tại sao phải quản lý vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán ? Câu trả lời sẽ được mở ra khoi chúng ta tiếp tục đi sâu vào nghiên cứu các mối quan hệ này, thông qua việc tìm hiểu các hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh 2.1. Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền: Để có thể quản lí tốt vốn bằng tiền trong nội bộ doanh nghiệp thì trước hết phải tách biệt việc bảo quản vốn bằng tiền ra khỏi việc ghi chép các nghiệp vụ này. Ngoài ra nên phân công một số nhân viên làm nhiệm vụ ghi sổ để kiểm tra công việc của người này nhằm hạn chế bớt tình trạng gian lận cũng như sự móc ngoặc giữa các nhân viên trong tham ô tiền mặt. Để thực hiện tốt việc quản lí nội bộ vốn bằng tiền ta tiến hành các bước sau: - Tách biệt nhiệm vụ giữ tiền mặt với việc giữ sổ sách kế toán-Những nhân viên giữ tiền mặt không được tiếp cận với các sổ sách kế toán và nhân viên kế toán không được giữ tiền mặt. - Lập bản danh sách ghi hoá đơn thu tiền mặt tại thời điểm và nơi nhận tiền mặt. - Thực hiện thanh toán bằng séc, chỉ nên dùng cho các khoản chi tiêu lặt vặt. Không bao giờ được chi trả vượt sổ, không bao giờ chi trả tiền mặt thay cho việc chi trả séc. - Trước khi phát hành một số séc để thanh toán, phải kiểm tra số lượng và giá trị các khoản chi. - Tách chức năng duyệt chi khỏi chức năng kí séc 2.2. Yêu cầu quản lý các quan hệ thanh toán: Theo như khái niệm ở trên, quan hệ thanh toán là sự hình thành trong sự cam kết của hai bên trong giao dịch thương mại, trọng giá trình sản xuất… Bởi vậy, nó đi liền với các khoản phải thu, phải trả là những nghĩa vụ ràng buộc con nợ và chủ nợ. Việc thực hiện tốt các nghiệp vụ phải thu, phải trả có ảnh hưởng rất lớn đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì việc thanh toán đúng các khoản nợ phải trả sẽ tạo niềm tin, cơ sở và các mối quan hệ làm ăn lâu dài cho doanh nghiệp không gây hiện tượng chủ nợ chiếm một tỷ trọng vốn lớn dẫn đến tình trạng sản xuất trì trệ và doanh nghiệp dẫn đến phá sản. Do vậy, để đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp phải trả, phải thu khi phát sinh phải được ghi chép, phản ánh một cách chính xác, kịp thời. Từ đó, giúp cho việc thanh toán được nhanh chóng thuận tiện, tránh được những thất thoát không đáng có xảy ra đối với doanh nghiệp. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp,quan hệ thanh toán không chỉ liên quan đến một người, một bạn hàng mà nó liên quan đến tất cả các đối tượng khác ở nhiều quốc gia, nhiều doanh nghiệp. Các quan hệ thanh toán ngày càng trở nên phức tạp hơn, nhất là trong tình hình hiện nay. Trước đây, giao dịch thương mại chỉ diễn ra trên phạm vi một lãnh thổ, một quốc gia thì quan hệ thanh toán đơn thuần chỉ là trực tiếp bằng tiền mặt. Do có sự mở cửa của nhà nước, giao dịch thương mại đã vượt ra khỏi biên giới và nối liền với nhiều quốc gia khác nên quan hệ thanh toán được mở rộng bằng nhiều hình thức khác nhau như: séc, hối phiếu, kỳ phiếu… thay thế cho tiền mặt. Các phương thức thanh toán được diễn ra nhanh chóng, thuận tiện giữa các nước, các đối tác có quan hệ với doanh nghiệp. Có nhiều phương thức thanh toán được áp dụng như: phương thức nhờ thu, phương thức ghi sổ, phương thức chuyển tiền… đặc biệt là phương thức tín dụng chứng từ. Khi áp dụng các phương thức thanh toán trên, người thanh toán sau khi đã làm xong thủ tục phải báo cho bên đối tác biết qua điện thoại, Fax, thư hay trực tiếp đại diện… Tuy nhiên, thời hạn thanh toán còn phải phụ thuộc vào việc làm thủ tục nhanh hay chậm cho việc giao và nhận hàng, việc chuyển tiền hoặc chuyển séc. Rõ ràng, là phương thức thanh toán trả tiền ngay nhưng với những thu tục không thể bỏ qua đó, đã khiến cho thời điểm người trả tiền không cùng với thời điểm giao nhận hàng. Hay nói cách khác, giữa hai bên giao dịch thương mại, cá nhân với doanh nghiệp vẫn nảy sinh các khoản công nợ. Các quan hệ thanh toán rất đa dạng và phong phú cho nên những thông tin phức tạp về tình hình thanh toán cần được tổ chức và quản lí một cách khoa học có hệ thống, nhằm cung cấp nhanh chóng các dữ liệu cần thiết cho công tác quản lí tài chính trong doanh nghiệp. Đối với các quan hệ thanh toán, nhiệm vụ của các nhà quản lí không chỉ dừng lại ở việc đảm bảo các khoản phải thu, phải trả được thanh toán đúng hạn cho từng đối tượng, theo đúng phương thức, thời gian đã thoả thuận mà công tác quản lí tài chính trong doanh nghiệp còn phải đảm bảo cho hoạt động thanh toán được thực hiện một cách linh hoạt và hợp lí nhất. Với một lượng vốn nhất định, dựa trên những thông tin có được về quan hệ thanh toán nợ phải trả, đôn đốc các khoản nợ phải thu nhằm điều hoà lượng vốn một cách có hiệu quả. Cụ thể là, tận dụng tối đa thời hạn thanh toán các khoản phải trả và thu hồi nhanh các khoản nợ phải thu thông qua nghiệp vụ chiết khấu cho khách hàng. Như vậy, qua một số đặc điểm của quan hệ thanh toán nảy sinh giữa doanh nghiệp với các đối tượng có liên quan, ta thấy việc quản lí quan hệ thanh toán rất cần thiết, giúp cho doanh nghiệp sử dụng vốn có hiệu quả… Vấn đề đặt ra là bằng cách nào để kiểm soát được các quan hệ kinh tế tài chính này. 3. Nhiệm vụ hạch toán vốn bằng tiền và khoản thu, phải trả Xuất phát từ những đặc điểm trên và nhằm thoả mãn nhu cầu quản lí về vốn bằng tiền; các nghiệp vụ thanh toán nảy sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, công tác hạch toán phần hành này phải thực hiện các nhiệm vụ sau đây: 3.1. Đối với hạch toán vốn bằng tiền: - Hàng ngày, phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt, giám đốc tình hình chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt. Thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách, phát hiện và xử lí kịp thời các sai sót trong việc quản lí và sử dụng tiền mặt - Phản ánh tình hình tăng giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hàng ngày, giám đốc việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt. - Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp kịp thời giải phóng nhanh tiền đang chuyển. Thực hiện tốt các nhiệm vụ trên, hạch toán vốn bằng tiền giúp doanh nghiệp quản lí tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thu chi và sử dụng vốn bằng tiền có hiệu quả cao 3.2. Đối với hạch toán các khoản phải thu, phải trả - Phản ánh, theo dõi kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong kinh doanh chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản nợ, từng thời gian được thanh toán. - Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết, tổng hợp của phần hành các khoản phải thu phải trả. - Thực hiện giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán trong tài chính và tín dụng. - Tổng hợp và xử lí thông tin nhanh về tình hình công nợ trong hạn,đến hạn, quá hạn và công nợ có khả năng khó trả, khó thu để quản lý tốt công nợ, tránh dây dưa công nợ và góp phần cải thiện tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp. - Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu có gốc ngoại tệ cần theo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi theo đồng “Ngân hàng Nhà nước Việt Nam”, cuối kì phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. - Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả bằng vàng bạc, đá quý, cần chi tiết theo cả chỉ tiêu về giá trị và hiện vật. Cuối kì điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. - Tuyệt đối không được bù trừ giữa 2 bên nợ, có của một số tài khoản thanh toán như tài khoản 131, 331 mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán. II. Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền tại doanh nghiệp: 1. Hạch toán vốn bằng tiền: Hạch toán tiền tại quỹ doanh nghiệp: 1.1.1. Nội dung hạch toán tiền tại quỹ: Tiền tại quỹ của doanh nghiệp gồm giấy bạc ngân hàng Việt Nam, ngân phiếu, hiện đang quản lí tại doanh nghiệp. 1.1.2.Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ: - Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 “tiền mặt” số tiền mặt ngân phiếu thực tế nhập xuất quỹ. - Các khoản tiền, vàng bạc, đá quý do các đơn vị khác và cá nhân khác kí cược, kí quỹ tại đơn vị, thì việc hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của đơn vị. dùng vàng, bạc, đá quý khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân, đo, đong, đếm số lượng, trọng lượng và giám định chất lượng. - Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở và giữ sổ quỹ ghi chép theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. Riêng vàng, bạc, đá quí nhận kí cược, kí quỹ phải theo dõi riêng một sổ hay một phần sổ. Thủ quĩ là người chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quĩ tiền mặt, ngoại tệ, vàng , bạc, đá quí tại quỹ. - Hàng ngày, thủ quĩ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quĩ thực tế và tiến hành đối chiếu với số hiệu của sổ quĩ, sổ kế toán. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quĩ phải tự kiểm tra để xác định được nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch(báo cáo thừa hoặc thiếu). Sổ quĩ tiền mặt được mở làm 2 liên, ghi chép và khoá sổ hàng ngày. 1.1.3.Mẫu sổ kiêm báo cáo quĩ: Biểu 1: Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Thu Chi Thu Chi Số dư đầu tháng Số phát sinh .... Cộng phát sinh Số dư cuối ngày Kèm theo... chứng từ thu, chi Ngày… tháng… năm… Thủ quỹ (ký) 1.1.4. Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán: 1.1.4.1. Tài khoản sử dụng: - Hạch toán tiền mặt tại quĩ được sử dụng trên tài khoản 111-“Tiền mặt” - Tài khoản 111 phản ánh tình hình thu, chi, tồn quĩ, tiền mặt tại quĩ của đơn vị, bao gồm tiền Việt Nam(kể cả ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quí). 1.1.4.2. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 111 “Tiền mặt” Bên nợ: Ghi giảm các khoản tiền mặt tăng trong kỳ do thu, nhập quĩ tiền mặt, số tiền mặt thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên có: Các khoản tiền mặt giảm trong kì do chi, xuất quĩ tiền mặt hoặc số tiền mặt thiếu phát hiện khi kiểm kê. Dư bên nợ: Các khoản tiền mặt hiện còn tồn quĩ Tài khoản 111 “Tiền mặt” gồm có 3 tài khoản cấp 2: Tài khoản 1111 “ Tiền Việt Nam”: phản ánh thu chi, tồn quĩ tiền Việt Nam và ngân phiếu tại quĩ. Tài khoản 1112 “Tiền ngoại tệ”: phản ánh thu, chi, tồn quĩ ngoại tệ tại quĩ. Tài khoản 1113 “ Vàng, bạc, đá quý”: phản ánh giá trị vàng, kim khí quí, đá quí nhập, xuất tồn quĩ theo giá mua thực tế. 1.1.4.3.Trình tự hạch toán tiền mặt ở quĩ. Kế toán các khoản tăng giảm do thu chi bằng tiền Việt Nam. BT1: Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế VAT theo phương pháp khấu trừ thuế: Nợ TK111 Tiền mặt Có TK 3331:Thuế GTGT đầu ra phải nộp(TK33311) Có TK 511 : Doanh thu bán hàng (chưa có thuế GTGT) Có TK 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ (giá chưa có thuế) Hoặc: Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán( giá đã có thuế) ghi: Nợ TK 111- Tiền mặt Có TK 511: Doanh thu bán hàng( tổng giá thanh toán) Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ( tổng giá thanh toán) BT2: Đối với trường hợp bán hàng theo phương thức trả góp(hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế) kế toán xác định doanh thu bán hàng là giá bán trả một lần chưa có thuế GTGT và thuế GTGT, ghi: Nợ TK111- Tiền mặt Có TK3331- Thuế GTGT phải nộp CóTK511-DoanhthubánhàngCó TK711-Thu nhập HĐTC (lãi bán hàng trả chậm) BT3: Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu kế toán phản ánh doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu), ghi: Nợ TK111-Tiền mặt Có TK 511- Doanh thu bán hàng Có TK 512- Doanh thu bán hàng nội bộ Thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu phải nộp: Nợ TK 511,512: Doanh thu bán hàng Có TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt Có TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu BT4: Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế được phép sử dụng hoá đơn chứng từ đặc thù ghi giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT, kế toán căn cứ vào hóa đơn hàng hoá dịch vụ đã có thuế để xác định giá không có thuế và thuế GTGT đầu ra theo công thức: Giá chưa có thuế GTGT = Giá thanh toán (giá có thuế GTGT) 1+ (%) thuế suất của hàng hoá, dịch vụ Số thuế đầu ra phải nộp được xác định như sau: Số thuế GTGT đầu ra = Giá thanh toán (giá có thuế GTGT) - Giá chưa có thuế GTGT Sau khi xác định giá chưa có thuế và thuế GTGT đầu ra, ghi: Nợ TK 111: Tiền mặt Có TK 33311:Thuế GTGT phải nộp Có TK 511: Doanh thu bán hàng (giá chưa có thuế) BT5: Trường hợp cơ sở kinh doanh trực tiếp bán lẻ, hàng hoá, cung ứng dịch vụ cho người tiêu dùng hàng hoá dịch vụ không thuộc diện phải lập hoá đơn bán hàng, căn cứ vào bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ (Mẫu số 05/GTGT) kế toán phân loại doanh thu bán hàng theo loại hàng hoá, dịch vụ và nhóm thuế suất thuế GTGT, tính toán doanh thu và thuế GTGT phải nộp, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp - Rút TGNH về quĩ tiền mặt: Nợ TK 111 (1111,1112) - Tiền mặt Có TK112 - Tiền gửi ngân hàng. - Thanh toán các khoản nợ phải thu bằng tiền mặt nhập quĩ: Nợ TK 111-Tiền mặt Có TK 138 - Phải thu khác Có TK144 - Thế chấp, kí cược, kí quĩ ngắn hạn. - Xuất quĩ tiền mặt gửi vào tài khoản tại ngân hàng Nợ TK112 - Tiền gửi ngân hàng Có TK111 - Tiền mặt - Xuất quĩ TM hoặc vàng, bạc, đá quí mang đi thế chấp, kí cược kí quĩ: Nợ TK144 - Ký cược, ký quĩ ngắn hạn Nợ TK244 - Ký cược, ký quỹ dài hạn Có TK 111 - Tiền mặt (1111,1113) - Xuất quĩ tiền mặt mua chứng khoán ngắn hạn hoặc dài hạn, ghi: Nợ TK121-Đầu tư chứng khóan ngắn hạn Nợ TK221- Đầu tư chứng khoán dài hạn Có TK 111- Tiền mặt (1111, 1112, 1113) BT6: Chi tiền mặt mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh , ghi: - Theo phương pháp khấu trừ thuế: Nợ TK 152,153, 156… NVL,CCDC, hàng hoá Nợ TK 611 Mua hàng Nợ TK 211 TSCĐ hữu hình Nợ TK133 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111 Tiền mặt - Theo phương pháp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT Nợ TK 152, 153, 156… NVL,CCDC, hàng hóa…(giá có cả thuế) Nợ TK611 : Mua hàng (giá mua có thuế GTGT) Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình (giá mua có thuế GTGT) Có TK 111 - Tiền mặt BT7: Mua hàng hoá, dịch vụ dùng ngay vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ , ghi: Nợ TK 621, 642, 627, 641, 241… Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào Có TK 111: Tiền mặt BT8: Khi mua hàng hoá giao bán ngay(thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế) cho khách hàng (không nhập kho), ghi: Nợ TK632 - Giá vốn hàng bán (chưa có thuế GTGT đầu vào) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111-Tiền mặt BT9: Khi nhập khẩu hàng hoá, kế toán phản ánh giá trị vật tư hàng hoá bao gồm cả thuế nhập khẩu, ghi: Nợ TK152,153,156… NVL,CCDC,hàng hoá Nợ TK 211 TSCĐ hữu hình Có TK 3333 Thuế xuất, nhập khẩu Có TK111 Tiền mặt - Xuất quĩ tiền mặt thanh toán các khoản nợ phải trả Nợ TK 311- Vay ngắn hạn Nợ TK 315- Nợ dài hạn đến hạn trả Nợ TK 331- Phải trả cho người bán Nợ TK 333- Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Nợ TK 334- Phải trả công nhân viên Nợ TK336- Phải trả nội bộ Nợ TK338 - Phải trả khác Có TK111- Tiền mặt - Nhận kí cược, kí quĩ của các đơn vị khác bằng tiền, vàng, bạc… ghi: Nợ TK 111-Tiền mặt Có TK 338(3388): Phải trả phải nộp khác Có TK224 - Nhận kí cược, kí quĩ dài hạn Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán TK111 (VNĐ) TK112 TK111 TK152,153,211 Rút TGNH về nhập quĩ. Chi mua vật tư ,tài sản (giá chưa có thuế) TK511, 512 TK133 D.thu bán hàng hoá chưa có thuế VAT Thuế GTGT đầu vào TK711, 721 TK121.221,112 Thu HĐTC và HĐBT (chưa có thuế VAT) Mua CK dài hạn, ngắn hạn, nộp tiền vào tài khoản ở NH TK3331 TK641,642,811 Thuế GTGT đầu ra (tính theo giá bán) CFí BH, QLDN, HĐBT, HĐTC =TMặt TK121,131.. TK311,315,341 Các khoản thu khác Chi thanh toán TK414,415,531 Chi các quĩ, trả tiền người mua số hàng bị trả lại. Kế toán các khoản tăng, giảm do thu, chi ngoại tệ Doanh nghiệp chỉ sử dụng ngoại tệ làm phương tiện thanh toán, giao dịch thông qua ngân hàng. Tại quỹ của doanh nghiệp chỉ sử dụng tiền VNĐ và ngân phiếu để hạch toán. Kế toán nhập xuất vàng, bạc, kim loại quý, đá quí Vàng bạc, kim loại quý, đá quí chỉ được coi như tiền mặt ở các đơn vị sử dụng làm vật ngang giá chung, trong quan hệ mua bán trao đổi, thế chấp, kí cược, kí quĩ được hạch toán vào TK 1113 - Tiền mặt Đối với doanh nghiệp Xe đạp, xe máy –Thống Nhất không hạch toán nhập xuất vàng bạc, kim loại quý, đá quý. 1.2. Hạch toán tiền gửi ngân hàng 1.2.1.Nội dung hạch toán Tiền gửi ngân hàng là số vốn bằng tiền của đơn vị đang gửi ở các ngân hàng kho bạc nhà nước hoặc công ty tài chính, bao gồm tiền Việt Nam, các loại ngoại tệ, các loại vàng, bạc, kim loại quý, đá qúy. Việc gửi tiền vào ngân hàng, kho bạc Nhà nước… hoặc các công ty tài chính là rất cần thiết và là yêu cầu trong công tác quản lí tài sản, giao dịch thanh toán. Các đơn vị gửi các loại vốn bằng tiền vào ngân hàng, kho bạc Nhà nước… chẳng những vẫn có toàn quyền sử dụng, tránh được hư hao, mất mát, thanh toán, chi trả nhanh chóng, thuận lợi, an toàn mà còn được hưởng khoản lãi tăng thu nhập cho đơn vị. 1.2.2.Nguyên tắc hạch toán - Căn cứ để ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi của đơn vị là các giấy báo có, báo nợ hoặc các bảng kê sao của ngân hàng kèm theo chứng từ gốc( uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản) - Nếu có sai lệch giữa số liệu của chứng từ ngân hàng với chứng từ của đơn vị thì đơn vị phải ghi theo số liệu chứng từ ngân hàng, số chênh lệch được theo dõi riêng và thông báo cho ngân hàng đối chiếu xác minh lại. - Phải tổ chức kế toán chi tiết tiền gửi theo từng ngân hàng, từng kho bạc, từng công ty tài chính để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu xác minh. để theo dõi tình hình biến động các khoản tiền gửi của đơn vị tại các ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc các công ty tài chính, kế toán sử dụng TK 112- Tiền gửi ngân hàng. 1.2.3. Kết cấu TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng”: Bên nợ: - Ghi các khoản tiền gửi vào ngân hàng - Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại ngoại tệ (TH tỷ giá ngoại tệ tăng) Bên có: - Các khoản tiền rút ra từ ngân hàng giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại ngoại tệ (TH tỷ giá ngoại tệ giảm) Số dư bên nợ: Số tiền còn gửi ở ngân hàng Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp 2: Tài khoản 1121- Tiền Việt Nam: phản ánh các khoản tiền Việt Nam đang gửi tại các ngân hàng… Tài khoản 1122- Phản ánh các khoản ngoại tệ đang gửi tại các ngân hàng… Tài khoản 1123- Vàng, bạc, kim loại quý, đá quý đang gửi tại các ngân hàng. 1.2.4. Phương pháp hạch toán: Phương pháp hạch toán ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến TK 112- Tiền gửi ngân hàng, cũng tương tự như đối với TK 111- Tiền mặt Có một số nghiệp vụ cần chú ý như sau: BT1: số lãi được hưởng: khi nhận được giấy báo của ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK112- Tiền gửi ngân hàng Có TK 711- Thu nhập hoạt động tài chính BT2: Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán tiền gửi ngân hàng của đơn vị với số liệu trên sổ kế toán của cơ quan, ngân hàng, kho bạc…nếu chưa xác định rõ nguyên nhân: Nếu số liệu ở sổ kế toán cơ quan ngân hàng… lớn hơn số liệu sổ kế toán đơn vị, kế toán ghi sổ chênh lệch đó như sau: Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng Có TK 3381- phải trả phải nộp khác - Khi xác định rõ nguyên nhân + Nếu do ngân hàng ghi nhầm (đơn vị ghi đúng) kế toán ghi: Nợ TK338(1): Phần chênh lệch thừa chờ xử lý Có TK 112 : Tiền gửi ngân hàng + Nếu do đơn vị ghi nhầm sổ (ghi thiếu) kế toán ghi: Nợ TK 338(1): Phải trả phải nộp khác Có TK 511: Doanh thu bán hàng( hoặc có TK 711- Thu nhập HĐTC hoặc có TK 721- Thu nhập HĐBT) Nếu số liệu của ngân hàng nhỏ hơn số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, ghi: Nợ TK 138(1): Phần chênh lệch thiếu chờ xử lý Có TK 112 : Tiền gửi ngân hàng - Khi xác định được nguyên nhân: + Nếu ngân hàng ghi sổ nhầm( đơn vị ghi đúng) kế toán ghi: Nợ TK 112 –Tiền gửi ngân hàng Có TK 138(1)- Phần chênh lệch thiếu chờ xử lý + Nếu đơn vị ghi sổ nhầm( ngân hàng ghi đúng) kế toán ghi: Nợ TK 511( hoặc nợ TK 811; Nợ TK 821) Có TK 138(1)- Phần chênh lệch thiếu chờ xử lý 1.3. Hạch toán tiền đang chuyển: 1.3.1.Khái niệm: Tiền đang chuyển là số vốn bằng tiền của doanh nghiệp đã gửi vào ngân hàng, kho bạc nhà nước, hoặc đã gửi vào bưu điện để chuyển cho ngân hàng hoặc làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ, báo Có hay bảng kê sao của ngân hàng. Tiền đang chuyển của đơn vị bao gồm: Nộp séc vào ngân hàng. Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho đơn vị khác. - Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay vào kho bạc (giao tiền tay ba giữa đơn vị, người mua và Kho bạc Nhà nước). 1.3.2. Tài khoản sử dụng: Để theo dõi các khoản tiền đang chuyển, đơn vị sử dụng TK113- Tiền đang chuyển. - Nội dung kết cấu TK113 – Tiền đang chuyển: Bên nợ: Ghi các khoản tiền (tiền Việt Nam, ngoại tệ, séc)dã nộp vào ngân hàng, hoặc đã chuyển vào bưu điện để chuyển cho ngân hàng hoặc đơn vị khác. Bên có: Ghi kết chuyển vào TK112 – TGNH hoặc các tài khoản khác có liên quan. Số dư bên nợ: Các khoản tiền hiện còn đang chuyển. TK113 có 2 tài khoản cấp 2: 1131 – Tiền VN: Phản ánh số tiền VN đang chuyển. 1132 – Ngoại tệ: Phản ánh số ngoại tệ đang chuyển. 1.3.4. Phương pháp hạch toán: Đơn vị thu tiền bán hàng, thu nợ của khách hàng bằng tiền mặt hoặc bằng séc nộp thẳng vào ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt) ghi: Nợ TK113 - Tiền đang chuyển Có TK511 - Doanh thu bán hàng Có TK131 – Phải thu của khách hàng (thu nợ khách hàng) - Đơn vị xuất quỹ tiền mặt gửi vào Ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có của Ngân hàng- Ghi: Nợ TK113 - Tiền đang chuyển. Có TK112 - Tiền mặt (1111,1112). - Đơn vị làm thủ tục chuyển tiền từ TK tiền gửi Ngân hàng để trả nợ cho chủ nợ nhưng đến cuối tháng chưa nhận đợc giấy báo Nợ của Ngân hàng- Ghi: Nợ TK113 - Tiền đang chuyển Có TK112 - Tiền gửi ngân hàng. - Khách hàng ứng trước tiền hàng của đơn vị bằng séc vào ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có của Ngân hàng- Ghi: Nợ TK113 - Tiền đang chuyển Có TK131 - Phải thu của khách hàng - Đơn vị nhận được báo Có của Ngân hàng về khoản tiền đang chuyển- Kế toán ghi: Nợ TK112 - Tiền gửi Ngân hàng. Có TK113 - Tiền đang chuyển. - Đơn vị nhận được báo nợ của Ngân hàng số tiền, đã chuyển trả cho người cung cấp- Ghi: Nợ TK331 - Phải trả người bán (338,315...) Có TK113 - Tiền đang chuyển. 1.4. Sơ đồ ghi sổ kế toán tổng hợp về vốn bằng tiền Hình thức hạch toán nhật ký chứng từ: Sơ đồ: Chứng từ gốc Phiếu thu, phiếu chi Giấy báo Nợ, báo Có Bảng kê số 2 Có TK112 NKCT số 2 Có TK112 NKCT số 3 Có TK113 NKCT số 1 Có TK111 Bảng kê số 1 Nợ TK111 Đối chiếu Đối chiếu Sổ cái TK111,112,113 : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Ghi đối chiếu 2. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán: 2.1. Hạch toán thanh toán với nhà cung cấp 2.1.1. Đặc điểm của quan hệ thanh toán giữa DN với nhà cung cấp: Nghiệp vụ thanh toán giữa doanh nghiệp với các nhà cung cấp thường xảy ra khi doanh nghiệp tiến hành mua vật tư, hàng hoá, thiết bị, công cụ dụng cụ, dịch vụ điện nước, ga, khi sửa chữa, bảo hành sản phẩm và TSCĐ… phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Bởi vậy, đối tượng thanh toán của doanh nghiệp trong mối quan hệ này là người bán hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu về xây dựng cơ bản. Ngoài ra, như đã đề cập ở trên, trong nền kinh tế phát triển như hiện nay, quan hệ thanh toán với các nhà cung cấp không còn bó hẹp trong phạm vi quốc gia mà đã mở rộng với các nhà cung cấp trên thị trường quốc tế. Khi đó hoạt động mua bán hàng hoá chính là hoạt động nhập khẩu trực tiếp hoặc thông qua nhập khâủ uỷ thác. Dù là đối tượng nào, nghiệp vụ thanh toán chỉ phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậm tiền hoặc trả trước tiền hàng so với thời điểm thực hiện việc giao nhận hàng. Trong cả tình huống trên đều dẫn đến quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp với người bán hàng trong thời hạn thoả thuận. Khi doanh nghiệp mua chịu sẽ dẫn đến phát sinh nghiệp vụ thanh toán nợphải trả với người bán, khi doanh nghiệp ứng trước tiền mua hàng sẽ nảy sinh một khoản nợ phải thu với nhà cung cấp. Đối với các khoản thu với nhà cung cấp: Đây là hình thức tín dụng mà doanh nghiệp, với tư cách là người mua, cấp cho người bán nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập hàng. Tuỳ thuộc mục đích của việc thanh toán sớm, thời gian trả tiền trước được chia làm hai loại: Trả tiền trước cho người bán hàng ngày kể từ ngày ký hoặc sau khi ký hợp đồng. Mục đích của việc trả tiền trước này là doanh nghiệp cấp tín dụng cho người bán trong trường hợp người bán thiếu vốn do phải thực hiện các hợp đồng mua bán có kim ngạch lớn. Vì vậy, thời hạn ứng trước thường dài và mức tiền ứng trước thường lớn. Tuy nhiên, việc xác định số tiền trả trước này còn phụ thuộc vào nhu cầu vay của người bán cũng như khả năng cấp tín dụng của doanh nghiệp. Trong giao dịch quốc tế hiện nay, các thương nhân nhập khẩu lớn ở các nước phát triển dùng hình thức ứng trước tiền, có tính chất tín dụng này cấp cho thương nhân xuất khẩu hay người sản xuất nông sản hoặc nguyên liệu ở các nước đang phát triển để khống chế và lũng đoạn thị trường xuất khẩu các mặt hàng này. cụ thể là, lợi dụng sự thiếu vốn của những nhà xuất khẩu này, các thương nhân nhập khẩu lớn thường kí các hợp đồng với điều kiện cấp tín dụng ứng trước hoàn toàn có lợi cho mình như tính lãi suất cao, giá hàng nhập khẩu thấp, phạt vi phạm hợp đồng với mức cao… Loại thứ hai của trả tiền trước là trường hợp doanh nghiệp thanh toán cho người bán x ngày trước khi giao hàng. Mục đích của loại này nhằm đảm bảo việc thực hiện đúng hợp đồng mua bán khi người cung cấp không tin vào khả năng thực hiện hợp đồng của doanh nghiệp hay đề phòng trường hợp doanh nghiệp không muốn thực hiện hợp đồng. Đây là việc đảm bảo thực hiện hợp đồng nên mức tiền ứng trước không lớn lắm và thường nhỏ hơn trường hợp cấp tín dụng cho người bán và thời gian ứng trước cũng rất ngắn từ 10 đến 15 ngày. Trong trường hợp này người bán chỉ giao hàng cho doanh nghiệp khi nhận được số tiền ứng trước hoặc giấy baó có về số tiền ứng trước đó. Số tiền ứng trước có thể khấu trừ dần vào tiền hàng khi giao hàng. Nếu tiền ứng trước có tính chất tín dụng thì người bán thường tìm mọi cách kéo dài việc hoàn trả… Còn trong quan hệ phải trả với người bán, các khoản công nợ là những hoản nợ ngắn hạn, là các khoản tiền mà doanh nghiệp có trách nhiệm trả trong vòng một chu kì kinh doanh hoặc là các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thanh toán trong thời hạn không quá một năm. Nguồn trang trải các khoản nợ này thông thường là tài sản lưu động hoặc bằng các khoản vay ngắn hạn mới phát sinh. Người ta phân chia các khoản nợ phải trả với người bán thành 2 loại: Khoản nợ hợp pháp: Là khoản nợ mà thời hạn thanh toán được thực hiện đúng như thoả thuận giữa hai bên. Với doanh nghiệp, nếu như thời hạn này kéo dài thì càng có lợi, vì doanh nghiệp có thể sử dụng khoản vốn này cho các mục đích khác trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình một cách hợp pháp. Khoản nợ bất hợp pháp: Là khoản nợ chưa được thanh toán mặc dù đã vượt quá thời hạn thoả thuận. Tuy với khoản vốn chiếm dụng này, doanh nghiệp sẽ có thêm vốn để tiến hành kinh doanh, nhưng vì là vốn bất hợp pháp, không những ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh cho bạn hàng, mà còn mang lại những bất lợi mang tính pháp lí cho doanh nghiệp. Bởi vậy, không nên duy trì khoản nợ này trong cơ cấu vốn của doanh nghiệp. Trong thanh toán quốc tế, việc trả tiền chậm được thực hiện phổ biến bằng cách nhận hối phiếu và mở tài khoản. Việc cấp tín dụng thương mại cho người bán bằng cách mở tài khoản tức là hai bên trong giao dịch kí kết với nhau hợp đồng mua bán hàng hoá, trong đó định quyền của bên bán được mở một tài khoản để ghi nợ doanh nghiệp sau mỗi chuyến hàng mà bên bán đã thực hiện. Sau từng thời gian nhất định đã qui định trong hợp đồng (tháng, quý), doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán số nợ đó cho bên bán bằng cách chuyển tiền qua ngân hàng bằng séc, hoặc kỳ phiếu trả tiền ngay. Còn đối với việc cấp tín dụng bằng cách chấp nhận hối phiếu được hiểu là: doanh nghiệp ký chấp nhận trả tiền vào hối phiếu có kỳ hạn của người bán ký phát cho họ để nhận bộ chứng từ hàng hoá thông qua ngân hàng hoặc người bán trực tiếp gửi cho họ. Thời hạn của tín dụng này phụ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên. tuy nhiên, để đề phòng rủi ro xảy ra với số tiền bán chịu… luật của các nước thường can thiệp bằng cách định ra thời hạn này từ 30 đến 90 ngày, luật của Mĩ quy định tới 180 ngày, còn luật của Nhật Bản quy định từ 180 ngày đến 360 ngày, có khi kéo dài tới 720 ngày. 2.1.2. Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp: Xuất phát từ đặc điểm của quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp, đồng thời nhằm thực hiện đúng những nhiệm vụ đặt ra đối với công tác kế toán thanh toán, tổ chức hạch toán thanh toán với người bán cần tuân thủ các nguyên tắc sau đây: - Mọi khoản thanh toán với người bán (nhà cung cấp) phải được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng, theo từng khoản công nợ, trong đó phải hạch toán cụ thể số nợ phải trả, đã trả và số nợ còn phải trả. Nguyên tắc hạch toán này giúp cho doanh nghiệp tránh được nhầm lẫn trong thanh toán các khoản nợ cho chủ nợ, đặc biệt đối với những đối tượng mà doanh nghiệp có nhiều khoản nợ phải trả; đồng thời đôn đốc việc thanh toán đúng thời hạn tránh sự chiếm dụng vốn của nhau… - Không phản ánh vào tài khoản này những vật tư, hàng hoá trả tiền ngay( tiền mặt, séc hoặc đã qua ngân hàng) - Những vật tư, hàng hoá nhập kho,đã nhận nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi vào sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo chính thức của người bán. - Khi hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại để xác định những người bán, người cung cấp chấp nhận giảm giá hàng ngoài hoá đơn. - Tuyệt đối không được bù trừ giữa hai bên nơ và có. Số dư bên nợ thể hiện số tiền ứng trước của doanh nghiệp cho người bán hoặc số đã trả lớn hơn số phải trả. 2.1.3. Các chứng từ trong hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán: Chứng từ là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh doanh phát sinh, vừa là thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó. Như đã nói ở trên, nghiệp vụ thanh toán nói chung, nghiệp vụ thanh toán với người bán nói riêng chỉ tồn tại trên sổ sách giấy tờ. Bởi vậy, chứng từ là bằng chứng đầu tiên cho loại nghiệp vụ phát sinh này. Hạch toán chi tiết và tổng hợp công nơ phải trả với nhà cung cấp dựa trên bộ chứng từ sau: - Hợp đồng mua hàng - Phiếu nhập kho - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá - Biên bản giao nhận tài sản cố định… Ngoài ra, còn có các chứng từ thanh toán tiền mua hàng khi đến hạn trả hoặc trực tiếp thông qua ngân hàng gồm: phiếu chi, phiếu báo nợ hoặc bảng kê sao nợ… Tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ quản lí tổ chức của doanh nghiệp mà lựa chọn chủng loại và số lượng chứng từ sao cho thích hợp. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn sử dụng những chứng từ không có trong quy định nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn trong công tác thanh toán với nhà cung cấp tại đơn vị cần có văn bản cho phép của Nhà nước. 2.1.4. Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán: 2.1.4.1. Tài khoản sử dụng: Tài khoản sử dụng để hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp là: Tài khoản 331- Phải trả người bán. 2.1.4.2. Nội dung và kết cấu TK331: Bên nợ: - Số nợ phải trả đã trả cho người bán(vật tư, hàng hoá) người cung cấp lao vụ dịch vụ, người nhận thầu XDCB. - Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu nhưng chưa nhận được hàng hoá, dịch vụ. - Chiết khấu mua hàng được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào số nợ phải trả. - Số kết chuyển về phần giá trị vật tư hàng hoá thiếu hụt khi kiểm nhận và trả lại người bán. Bên có: - Số nợ phải trả cho nhà cung cấp phát sinh khi hàng hoá, dịch vụ hay đầu tư XDCB. - Trị giá hàng nhận theo số tiền đã ứng - Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật tư hàng hoá dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc có thông báo giá chính thức của nhà cung cấp. Số dư bên có: - Số tiền còn phải trả người bán, người cung cấp, người nhận thầu XDCB Số dư bên nợ : (nếu có) - Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả theo dõi chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi vào bên tài sản - khoản người mua trả trước (số bên nợ) và bên nguồn vốn - Số dư có TK331. 2.1.4.3. Phương pháp HT các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp: Trường hợp doanh nghiệp mua chịu (mua trả chậm): Mua chịu vật tư, hàng hoá, tài sản, lao vụ dịch vụ là người bán chấp nhận cho doanh nghiệp (người mua) thanh toán khối lượng hàng mà họ đã bán, đã bàn giao cho người mua. Mua chịu còn được gọi là mua trả chậm hay mua thanh toán. trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Khi mua chịu, kế toán căn cứ vào trị giá hàng mua phản ánh các bút toán sau: - Khi mua vật tư, hàng hoá nhập kho căn cứ vào chứng từ (hoá đơn, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho…) kế toán ghi: Nợ TK 152, 153,156: NVL, CCDC, hàng hóa thực nhập(PP KKTX) Nợ TK 611 : Mua hàng(theo phương pháp KKĐK) Nợ TK133 : Thuế GTGT đầu vào Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp - Trường hợp hàng mua về nhưng chưa có chứng từ, theo nguyên tắc quản lí tài sản, kế toán tiến hành thủ tục kiểm nhận nhập hàng và ghi sổ nợ nhà cung cấp theo giá tạm tính. Nợ TK 152,153,156: NVL,CCDC, hàng hóa thực nhập(PPKKTX) Nợ TK 611 : Mua hàng Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp. - Khi nhận được bộ chứng từ của lô hàng đã nhập, căn cứ vào giá mua thực tế, kế toán tiến hành điều chỉnh số tạm tính của khoản nợ + Nếu giá tạm tính < giá thực tế, kế toán tiến hành ghi sổ bổ sung nợ phải trả người bán: NợTK152, 153, 156: NVL,CCDC, hàng hoá thực nhập(KKTX). Nợ TK 611 : Mua hàng (KKĐK) Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp (phần chênh lệch) + Nếu giá tạm tính > giá thực tế kế toán dùng bút toán ghi số âm để giảm nợ phải trả nhà cung cấp. - Khi mua tài sản cố định đưa vào sản xuất kinh doanh, căn cứ hoá đơn bán hàng, biên bản giao nhận tài sản cố định và các chứng từ hạch toán có liên quan , kế toán ghi: Nợ TK211: TSCĐ hữu hình Nợ TK213: TSCĐ vô hình Nợ TK 133(1332): Thuế GTGT đầu vào của TSCĐ Có TK 331: Phải trả nhà cung cấp. - Khi doanh nghiệp mua chịu dịch vụ, vật tư, hàng hoá không lưu chuyển qua kho, chi phí thẳng cho hoạt động sản xuất kinh doanh căn cứ hoá đơn kế toán ghi: Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Nợ TK642: Chi phí QLDN Nợ TK 241: XDCB dở dang Nợ TK142: Chi phí trả trước Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào Có TK331: Phải trả nhà cung cấp - Khi thanh toán nợ phải trả, kế toán ghi: Nợ TK 331: Phải trả người bán Có TK111,112: Tiền mặt, TGNH Có TK 311 : Vay ngắn hạn trả nợ Có TK 341 : Vay dài hạn để trả nợ Có TK 511 : Doanh thu bán hàng trả nợ Có TK 3331 : Thuế GTGT tương ứng với DTBH trừ nợ - Khi nhà cung cấp chiết khấu cho doanh nghiệp thanh toán trước hạn, kế toán ghi số nợ phải trả được giảm: Nợ TK 331: Phải trả nhà cung cấp Có TK 711: Thu hoạt động tài chính - TH chấp nhận giảm giá hoặc cho phép DN trả lại số hàng DN đã mua (nhưng chưa thanh toán ) vì không đúng quy cách, chất lượng, kế toán ghi: Nợ TK331: phải trả nhà cung cấp Có TK152,153,156: NVL,CCDC,hàng hoá (KKTX) Có TK 611: Mua hàng (KKĐK) Có TK 133: Thuế GTGT đầu vào( của hàng mua trả lại) Sơ đồ hạch toán thanh toán với người bán (Doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) K111,311 Nợ TK331 Có TK211,2411 Trả nợ nhà cung cấp (Cả phần ứng trước) Mua chịu TSCĐ, phải trả nhà cung cấp TSCĐ TK511 TK2412, 2413 Trả nợ bằng hàng hoá, dịch vụ, sản phẩm. M.chịu c.trình XDCB p.trả người nhận thầu TK156,611 TK156, 611 Giảm giá hàng mua, trả lại hàng cho người mua Mua chịu vtư CCDC, hàng hoá... ctrả nhà c2 TK133 TK627, 642... Thuế GTGT của số tiền hàng hoá được giảm giá, hàng trả lại. Hàng hoá mua về dùng thẳng cho hoạt động SXKD TK711 TK133 Chiết khấu t.toán được hưởng trừ vào nợ ptrả. Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ TK131 TK111,112 Thanh toán bù trừ Thu hồi tiền trả thừa Trường hợp doanh nghiệp ứng trước tiền mua hàng(đặt trước tiền hàng): Theo yêu cầu của người bán, doanh nghiệp (người mua) sẽ đặt trước một số tiền mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ hay ứng trước tiền XDCB. Sau khi người bán bàn giao hay nghiệm thu công trình XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ, số tiền ứng đặt trước cho người bán sẽ được trừ vào tiền hàng đã mua, nếu thiếu thì sẽ được thanh toán bổ sung. Ngược lại, nếu thừa sẽ được người bán trả lại. - Khi ứng trước tiền cho nhà cung cấp để mua hàng Nợ TK331 : Phải trả nhà cung cấp Có TK 111: Tiền mặt Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng - Khi nhận hàng mua theo số tiền ứng trước, căn cứ vào chứng từ thực tế nhận hàng, kế toán ghi: Nợ TK152, 153, 156: Nhập hàng theo Nợ TK611: Nhập hàng theo phương pháp KKĐK Nợ TK211, 213: Nhập TSCĐ Nợ TK241: Nhận công trình giao thầu… Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào. Có TK 331: Phải trả nhà cung cấp - Thanh toán số chênh lệch giữa giá trị hàng nhập với số tiền ứng trước: + Nếu số ứng trước nhỏ hơn giá trị hàng nhập thì doanh nghiệp phải trả người bán, khi trả kế toán ghi: Nợ TK331: Phải trả nhà cung cấp(số thiếu) Có TK111: Tiền mặt. Có TK112: TGNH + Nếu ứng trước > giá trị hàng nhập, thì doanh nghiệp phải thu. khi nhập lại tiền ứng trước thừa, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112: Số tiền thực thu bằng tiền mặt, TGNH Có TK331: Phải trả người bán - Trong trường hợp người bán hoàn lại số tiền doanh nghiệp đã ứng trước vì không có hàng, khi nhận tiền kế toán ghi: Nợ TK111: Tiền mặt Nợ TK 112: TGNH Có TK331: Phải trả nhà cung cấp - Trường hợp “Nợ phải trả” vắng chủ nợ hoặc không xác định được chủ nợ, chủ nợ không đòi, kế toán ghi tăng “Thu nhập bất thường” của niên độ báo cáo: Nợ TK331: Kết chuyển xoá nợ vắng chủ Có TK721: Thu nhập bất thường 2.2. Hạch toán thanh toán với khách hàng: 2.2.1.Đặc điểm quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng: Tiêu thụ là khâu cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh. Đây là giai đoạn có vai trò quan trọng, quyết định đến vốn sản xuất kinh doanh doanh nghiệp có thu hồi được và có sinh lời hay không. Trong khâu này, lại nảy sinh mối quan hệ thanh toán mới, đó là thanh toán các khoản phải thu, phải trảkhách do việc bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo phương thức trả chậm hay theo phương thức trả trước. Thông thường việc bán hàng theo các phương thức nêu trên chỉ xảy ra trong các nghiệp vụ buôn bán hàng hoá hoặc bán hàng qua các đại lý của doanh gnhiệp. Đối tượng thanh toán trong quan hệ này gồm khách hàng trong nước, khác hàng ngoài nước (Thông qua quan hệ xuất nhập khẩu trực tiếp hoặc dịch vụ xuất khẩu uỷ thác). Tuy nhiên, trong quan hệ thanh toán với người mua đặc biệt quan trọng hơn cả là khoản nợ phải thu của khách hàng, bởi vì đây chính là vốn của doanh nghiệp bị người khác chiếm dụng. Số tiền cho khách hàng nợ ược tính trong cơ cấu vốn lưu động của doanh nghiệp và có thể chuyển thành tiền trong thời hạn thanh toán thoả thuận -được biểu hiện qua các chỉ tiêu “phải thu của khách hàng ” bên tài sản của bảng cân đối kế toán. Trên thị trường hiện nay, không doanh nghiệp nào muốn đi chiếm dụng vốn của các doanh nghiệp khác, trong khi laại không muốn vốn của mình bị doanh nghiệp khác chiếm dụng. Trên thực tế, điều này rất khó có thể xảy ra, mà vấn đề ở đây là: Doanh nghiệp phải lamf thế nào để hạn chế tối đa số vốn bị chiếm dụng rút ngắ thời hạn cho khách hàng nợ. Nếu như trong quá trình hạch toán các yếu tố đầu vào của hoạt động sản xuất, uy tín của doanh nghiệp và trách nhiệm pháp lý đóng vai trò không nhỏ trong việc giải quyết các khoản phải trả nhà cung cấp, thì trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ điều làm doanh nghiệp quan tâm nhất là rủi ro trong việc thu các khoản nợ của khách hàng. Vậy rủi ro đó là gì ? Đó là bán được hàng nhưng không thu được tiền, các khoản nợ trở nên khó đòi hoặc không đòi được, gây ắc tắc vốn cho quá trình sản xuất kinh doanh. Nhưng rủi ro trong quá trình thanh toán các khoản phải thu là điều rất khó có thể tránh khỏi. Thực tế doanh nghiệp thường gặp các trường hợp sau: - Khách hàng khó đòi hoặc không có khả năng trả nợ (trường hợp hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp lâm vào tình trạng tài chính khó khăn hoạc bị phá sản). Các con nợ chây lì không muốn thanh toán cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp, vì một lý do nào đấy không xác định được đối tượng nợ. Các khoản nợ của doanh nghiệp ở vào các trường hợp trên gọi là nợ phải thu khó đòi. Đối với các khoản nợ này, doanh nghiệp không nên để thời gian kéo dài mà bằng mọi cách, tìm mọi biện pháp để thu hồi nợ. Chẳng hạn như đối với những khách hàng khó đòi, ngoài việc gửi giấy đòi nợ, doanh nghiệp có thể viết thư (thường là 3 lần) mà con nợ vẫn không thanh toán thì doanh nghiệp có thể nhờ pháp luật can thiệp. Tuy nhiên, cách giải quyết này nên hạn chế áp dụng , bởi, không những tác động xấu đến quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng, mà tiếng tăm cũng như lợi ích của doanh nghiệp cũng sẽ bị ảnh hưởng ít nhiều. Để tránh tình trạng phải thu khó đòi, trước khi cấp tín dụng cho khách hàng doanh nghiệp nên: - Tìm hiểu, nghiên cứu, tiếp xúc với khách hàng để biết rõ tình hình kinh doanh nói chung, mà cụ thể là tình hình tài chính của khách hàng, đồng thời là uy tín của họ trong thanh toán các khoản công nợ để dựa trên cơ sở đó, đưa ra được những quyết định đúng đắn trong việc cấp tín dụng cho người mua. - Xác định được cơ cấu giá, điều kiện thnh toán, mức chiết khấu, điều kiện tăng giảm giá. Bởi việc thực hiện chiết khấu hay giảm giá trong bán hàng không chỉ nhằm tăng doanh số, mà đồng thời cũng có tác dụng khuyến khích nhu cầu thanh toán của khách hàng. - Ngoài ra, doanh nghiệp nên áp dụng các dịch vụ sau bán hàng như: Bao sửa chữa sản phẩm... nhằm củng cố lòng tin của khách hàng, kích thích nhu cầu thanh toán ngay của khách hàng, bởi vìlúc đó khách hàng yên tâm về chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp. Nói tóm lại, để tránh tình trạng mất mát, những rủi do trong quan hệ phải thu với khách hàng, doanh nghiệp cần tổ chức tốt công tác kế toán thanh toán với từng đối tượng khách hàng, đặc biệt đối với những khách hàng có số tièn phải thu lớn, khách hàng dây dưa nợ... góp phần nâng cao hiẹu quả quản lí và sử dụng vốn của doanh nghiệp, đông thời tạo cơ sở tài chính để thực hiện quá trình SXKD tiếp theo. 2.2.2. Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng: Để quản lý tốt các khaỏan phải thu của khách hàng kế toán cần hạch toán theo các nguyên tắc sau đây: - Nợ phải thu hoặc số tiền ứng trước của khách hàng phải hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng lần phát sinh nợ và thanh toán; đồng thời , thường xuyên kiểm tra đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng chiếm dụng vốn và nợ nần dây dưa. - Những khách hàng nợ có quan hệ giao dịch mua hàng thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn, thì định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, đã thu hồi hoặc và số còn nợ nhằm tránh sai sót, gây hiểu nhầm giữa hai bên. - Tài khoản 131 không theo dõi khoản tiền bán hàng đã thu trực tiếp tại thời điểm xảy ra nghiệp vụ bán hàng . - Phải hạch toán chi tiết những số nợ lớn, số nợ quá hạn, đến hạn, số nợ khó đòi hoặc không có khả năng thanh toán để có kế hoạch lập dự phòng nợ khó đòi và có đối chiếu sổ sách thu nợ kịp thời. - Trường hợp doanh nghiệp chấp thuận cgiảm giá cho khách hàng thì số tiền nợ do giảm bớt do nghiệp vụ trên xảy ra được ghi trực tiếp vào TK131. - Trưòng hợp doanh nghiệp bán hàng trả góp, thì TK131 phản ánh tổng số tiền nợ phải thu của khách hàng mua trả góp (gồm số nợ gốc và lãi trả chậm phải thu). Tài khoản thanh toán với người mua chủ yếu có số dư bên Nợ, nhưng trong quan hệ thanh toán với từng khách hàng có thể phát hiện số dư bên Có trong trương hợp doanh nghiệp nhận tiền ứng trước hoặc số tiền đã thu nhiều hơn số phải thu. Trong trường hợp này, kế toán có thể hạch toán bù trừ giữa khoản nợ phải thu và khoản nợ phải trả của cùng một đối tượng. Song, tuyệt đối không được tiến hành thao tác đối với các tài khoản tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. Cuối kì, khi tính toán các chỉ tiêu “Phải thu của khách hàng” và “Tiền ứng trước của khách hàng” trong bảng cân đối kế toán, cho phép tổng cộng số dư chi tiết của từng khách hàng để lên 2 chỉ tiêu bên Tài sản và bên nguồn vốn này. 2.2.3. Tổ chức chứng từ thanh toán với người mua: Hạch toán thanh toán với người mua được tiến hành trên cơ sở các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập và hoàn thành các thủ tục pháp lý theo phương thức mua bán (giao nhận, thanh toán) đã thoả thuận. Các chứng từ đó thường gồm: - Hoá đơn bán hàng - Bản giao nhận hàng - Các chứng từ liên quan từ khâu thu hồi nợ, thu tiền ứng trước(Trường hợp khách hàng trả trước một phần hoặc toàn bộ tiền hàng)như phiếu thu, giấy báo Có... - Chứng từ liên quan đến nghiệp vụ giảm, bớt giá nợ phải thu. - Các chứng từ lập cho nghiệp vụ khiếu nại hàng bán từ phía khách hàng, nghiệp vụ trả lại, từ chối mua số hàng đã bán từ phía khách hàng... Tuỳ theo qui mô và hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, mà lựa chọn chủng loại và số lượng chứng từ phù hợp. Chẳng hạn như, đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ , chứng bán hàng hoá sẽ là hoá đơn GTGT. Nếu hàng hóa tiêu thụ có số lượng lớn, doanh nghiệp sẽ sử dụng hoá đơn GTGT mẫu số 01- GTKT-3LL (Tức là gồm 3 liên), còn trong trường hợp doanh nghiệp bán lẻ hàng sẽ được lập theo mẫu số 01-GTKT-2LN (tức là gồm 2 liên). Cũng tương tự như vậy, khi doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thì chứng từ bán hàng sẽ có mẫu số 02-GTTT-3LL và 02-GTTT-2LN. Còn đối với các cơ sở kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hay thuế tiêu thụ đặc biệt, thì hoá dơn bán hàng được ban hành theo quyết định 1141/BTC (1/11/1995) sẽ được sử dụng làm chứng từ thanh toán với người mua. Các chứng từ được tiếp nhận, phân loại trước khi kế toán thanh toán ghi sổ tài khoản cho đối tượng chi tiết và tổng hợp cho từng đối tượng. 2.2.4. Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán: 2.2.4.1. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán các khoản phải thu của khách hàng kế toán sử dụng TK131-Phải thu của khách hàng. Kết cấu và nội dung TK131- Phải thu của khách hàng: Bên nợ: - Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm hàng hoá đã giao, lao vụ đã cung cấp được khách hàng chấp nhận. - Số tiền thừa doanh nghiệp trả lại cho khách hàng. Bên có: - Số tiền đã nhận trước, trả trước của khách hàng - Các khoản chiết khấu, giảm giá và doanh thu của hàng bán chưa thu tiền bị khách hàng trả lại. Số dư bên nợ: Số tiền còn phải thu ở khách hàng Số dư bên có (nếu có): Số tiền đã nhận trước Số tiền đã thu nhiều hơn số phải thucủa khách hàng. 2.2.4.2. Phương pháp hạch toán: - Khi bán chịu vật tư, hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng, căn cứ vào hoá đơn bán hàng và các chứng từ kế toán liên quan, kế toán ghi: Nợ TK131- Phải thu của khách hàng(theo giá thanh toán) Có TK511- Doanh thu bán hàng (theo giá bán) Có TK333 - Thuế và các khoản phải nộp ngân sách (DN tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) - Khi bán chịu TSCĐ căn cứ chứng từ kế toán ghi: Nợ TK131 - Phải thu của khách hàng Có TK721 - Thu nhập bất thường Có TK333 - Thuế và các khoản phải nộp ngân sách (DN tính thuế theo phương pháp khấu trừ ) - Các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại- Kế toán ghi: Nợ TK531 - Hàng bán bị trả lại Nợ TK532 - Giảm giá hàng bán Có TK131- Phải thu của khách hàng - Khách hàng trả tiền (kể cả số lãi do trả chậm – nếu có), kế toán ghi: Nợ TK111,112 - Tiền mặt, TGNH Có TK131 - Phải thu của khách hàng (nợ gốc) Có TK711 - Thu nhập hoạt động tài chính - Đổi hàng ở đơn vị áp dụng theo phương pháp khấu trừ thuế GTGT: + Kế toán ghi doanh thu đổi hàng: Nợ TK131 - Phải thu của khách hàng (giá trị trao đổi) Có TK511 - Doanh thu bán hàng Có TK333(3331) - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước + Nhận được vật liệu hàng hoá do đổi hàng: Nợ TK611 - (Theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Nợ TK152,156 - (Theo phương pháp kê khai thường xuyên) Có TK331 - Phải trả người bán + Thanh toán bù trừ (vì khách hàng vừa là người mua vừa là người bán) Nợ TK331 - Phải trả người bán Có TK131 - Phải thu của khách hàng - Kế toán xoá sổ các khoản nợ khó đòi đã lập dự phòng nhưng không đòi được: Nợ TK642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK131: Phải thu của khách hàng Đồng thời ghi đơn vào bên Nợ TK004 “Nợ khó đòi đã xử lý” - Trường hợp khoản Nợ khó đòiđã đựoc xử lý được truy thu thì ghi vào niên độ báo cáo coi như thu nhập bất thường: Nợ TK111,112: Tiền nợ khó đòi đã thu Có TK721: Thu nhập bất thường Đồng thời ghi: Có TK004 “Nợ khó đòi đã thu” Kế toán các khoản phải thu được hạch toán theo dõi chi tiết theo từng khách hàng trên sổ kế toán chi tiết như sau Biểu 2: Sổ chi tiết : TK131- Phải thu của khách hàng Đối tượng: Công ty A NT Ctừ Diễn giải TKĐƯ Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư Số NT Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Dư đầu kì P/sinh trong kỳ Cộng P/sinh Dư cuối kỳ Phần thứ hai Tình hình tổ chức kế toán vốn bằng tiền ở công ty Xe máy , Xe đạp -Thống Nhất. I.Đặc điểm của công ty xe máy - xe đạp Thống Nhất . 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. - Công ty xe máy - xe đạp Thống Nhất được thành lập tháng 6/1960, trực thuộc Bộ công nghiệp nặng sau thuộc Bộ cơ khí luyên kim. Trước đây công ty có tên là xí nghiệp xe máy - xe đạp Thống Nhất, tiền thân của xí nghiệp là hãng sản xuất xe đạp Dân sinh của tập đoàn sản xuất xe đạp Sài Gòn. Trong lịch sử phát triển của mình, xe máy - xe đạp Thống Nhất đã trải qua biết bao thăng trầm thay đổi. Có thời kỳ xe đạp Thống Nhất là biểu tượng chất lượng của xe đạp Việt Nam. Sản xuất và tiêu thụ xe đạp Việt Nam trong thời kỳ bao cấp được thực hiện theo cơ chế kế hoạch hoá của nhà nước, chủ yếu phân phi cho đối tượng là cán bộ công nhân viên nhà nước. Ngay các chi tiết phụ tùng thay thế cũng phân phối tới tay người tiêu dùng một cách hạn chế và để có được một chiếc xe đạp Thống Nhất là ước mơ của nhiều người, xí nghiệp xe đạp Thống Nhất ra đời trong giai đoạn đó. + Đào tạo tay nghề công nhân thành thạo về vận hành tốt dây chuyền công nghệ mới. Chiến lược phát triển kinh doanh năm 2002 được Công ty đề ra : - Với năng lực về công nghệ, con người, thiết bị cũng như uy tín đã có, trong những năm tới Công ty tiếp tục củng cố ổn định phát triển thị trường xe đạp đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng. - Trên cơ sở thế mạnh và điều kiện thương mại của Công ty (mặt bằng rộng), Công ty nghiên cứu và phát triển khu vực 198B Tây Sơn thành trung tâm thương m Năm 1978, cùng với những chặng đường phát triển của nền kinh tế, xí nghiệp xe máy - xe đạp Thống Nhất tách ra khỏi Bộ cơ khí luyện kim và trực thuộc Sở Công Nghiệp Hà Nội. Mô hình quản lý lúc bấy giờ theo tinh thần hợp tác hữu nghị, các xí nghiệp xe đạp và phụ tùng xe đạp được Sở Công Nghiệp Hà Nội tổ chức trực thuộc các xí nghiệp xe đạp gọi tắt là LIXEHA. Xí nghiệp xe đạp Thống Nhất cùng với 12 xí nghiệp thành viên khác trong liên hiệp hạch toán độc lập và có đầy đủ tư cách pháp nhân. Mỗi xí nghiệp sản xuất theo một kế hoạch, cc chi tiết sản phẩm nhất định để cung cấp cho nhau lắp ráp thành xe đạp hoàn chỉnh. Năm 1981, UBND Thành phố Hà Nội đã quyết định thành lập liên hiệp các xí nghiệp xe đạp nhằm quản lý các xí nghiệp xe đạp độc lập trong đó có xí nghiệp xe đạp Thống Nhất. Trong giai đoạn này xí nghệp có nhiệm vụ sản xuất khung xe đạp, vành, ghi đông, phụ tùng, nồi trục giữa. Năm 1984, theo yêu cầu sắp xếp lại tổ chức sản xuất, chủ yếu với mục đích khép kín sản xuất, xí nghiệp xe đạp Thống Nhất hợp với xí nghiệp phụ tùng Đống Đa. Nhưng do sự hợp nhất không mang lại hiệu quả như mong muốn nên năm 1989 xí nghiệp xe đạp Thống Nhất lại tách ra thành xí nghiệp độc lập. Tháng 11/1993 để phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường, UBND Thành phố đã ban hành quyết định 338/QĐUB cho phép xí nghiệp xe đạp Thống Nhất đổi tên thành công ty xe máy - xe đạp Thống Nhất. Công ty có chức năng nhiệm vụ mới là sản xuất, lắp ráp các loại xe máy, xe đạp phục vụ nhu cầu thị trường trong nước và xuất khẩu. Ngoài ra, công ty còn được phép kinh doanh các sản phẩm kim khí điện máy, vật liệu xây dựng, mở dịch vụ và văn phòng đại diện, nhà khách, nhà hàng. Cùng với những thay đổi quan trọng về tổ chức sản xuất qua các thời kỳ thì quy mô của công ty cũng thay đổi cho phù hợp. Quy mô của công ty lúc tốt nhất là khi hợp nhất với xí nghiệp phụ tùng Đống Đa, với 1500 cán bộ công nhân viên. Ngày nay với cơ chế quản lý mới, hiệu quả sản xuất là yêu cầu hàng đầu đã bắt buộc công ty phải tổ chức lại sản xuất, bố trí lại lao động, cải tiến và hoàn thiện công tác quản lý, hiện nay tổng số công nhân viên trong công ty là 318 người, trong đó nhân viên quản lý là 48 người. So với năm 1999 tổng số công nhân viên đã giảm 34 người, riêng bộ phận quản lý giảm 9 người. Số lao động trên của Công ty được bố tí trong 5 phân xưởng sản xuất, bộ phận lao động còn lại được bố trí trong các phòng ban để phục vụ cho công tác quản lý. Công ty luôn tìm cách nâng cao chất lượng sản xuất bằng cách cải tiến công nghệ và đầu tư thêm nhiều trang thiết bị phục vụ cho sản xuất, nhờ đó đem lại hiệu quả kinh tế cao. Từ năm 1990, Công ty đã phải tự tìm thị trường tiêu thụ và đã thành công. Tính đến cuối năm 2001, Công ty đã có từ 160 - 170 đại lý bán xe đạp nằm rải rác ở các tỉnh, huyện, cụm dân cư, thành phố…trong phạm vi cả nước.Đầu năm 2000 công ty được cấp chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng ISO 9002. Năm 2001, Công ty đã tiêu thụ được 60.000 xe đạp, chỉ riêng ở Hà Nội chiếm 1/4 tổng số xe đạp tiêu thụ trên toàn quốc. Dự kiến năm 2002 số lượng tiêu thụ lên tới 70.000 đến 80.000 xe đạp. Thách thức và khó khăn phía trước rất nhiều, nhưng với những thành tựu và kinh nghiệm qua hơn 40 năm phát triển và truởng thành chúng ta tin tưởng rằng công ty sẽ thu được những thành tựu mới to lớn hơn. 2.Tính chất, nhiệm vụ và mục tiêu của công ty. - Tên công ty : Công ty xe máy - xe đạp Thống Nhất. - Loại hình doanh nghiệp : Doanh nghiệp nhà nước. - Cơ quan quản lý cấp trên : Liên hiệp các xí nghiệp xe đạp Hà Nội- LIXEHA. - Địa chỉ : 198b- Tây Sơn - Đống Đa - Hà Nội. - Ngành nghề kinh doanh : Sản xuất kinh doanh lắp ráp xe đạp xe máy. - Hình thức sở hữu vốn : Vốn nhà nước. Công ty xe máy - xe đạp Thống Nhất là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Liên hiệp các xí nghiệp xe đạp Hà Nội (LIXEHA), là một doanh nghiệp hạch toán độc lập và có quyền xuất nhập khẩu trực tiếp. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chủ yếu của công ty: + Sản xuất và lắp ráp xe đạp hoàn chỉnh phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong nước và ngoài nước. + Xuất nhập phụ tùng xe đạp, xe máy. + xây dựng một số nhà xưởng để mở rộng sản xuất và xây dựng thêm cửa hàng để cho thuê, xây dựng và kinh doanh văn phòng giao dịch, khách sạn. + Xuất nhập khẩu hàng kim khí điện máy tiêu dùng, xuất nhập khẩu đồ dùng trang trí nội thất. + Thực hiện chức năng dịch vụ tổng hợp xuất phát từ khả năng về lao động, tiền vốn. Đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, hoàn thành tốt nghĩa vụ đối với nhà nước, đảm bảo công ăn việc làm ổn định và cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty. + Tuân thủ các quy định pháp luật, chính sách của nhà nước, báo cáo định kỳ lên cấp trên, tiến hành sản xuất kinh doanh theo kế hoạch. + Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ môi trường, giữ gìn trật tự và an toàn xã hội theo quy định của pháp luật thuộc phạm vi quản lý của doanh nghiệp. Với chức năng và nhiệm vụ mới là đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng, mục tiêu chất lượng của công ty xe máy - xe đạp Thống Nhất hiện nay là : + Không có khách hàng khiếu nại về chất lượng sản phẩm. + Giao hàng cho khách hàng đúng thời hạn theo hợp đồng. + Giảm tỷ lệ bảo hành khung phuốc cho khách hàng từ 0.32% xuống còn 0.2%. + Giảm tỷ lệ bảo hành xe đạp hoàn chỉnh từ 1.35% xuống còn 1.2%. + Giảm giá thành sản xuất 5%. + Tăng doanh thu 15%. + Có 3 sản phẩm mới được thị trường chấp nhận và xuất khẩu. + Tháng 2/2002 đạt chứng chỉ ISO 9002. - Xây dựng các nhà xưởng mới ở khu vực nội thành, chuyển tất cả các phân xưởng và nhân viên phân xưởng về nhà xưởng mới, một mặt để tập trung sản xuất, mặt khác giải quyết được vấn đề môi trường đô thị. - Đẩy mạnh mọi hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu xe đạp. - Ngoài xe đạp là sản phẩm truyền thống, Công ty đang nghiên cứu và chế tạo thử các loại linh kiện và phụ tùng xe máy. Kế hoạch năm 2002 của Công ty Xe máy - Xe đạp Thống Nhất Chỉ tiêu Đơn vị TH 2001 KH 2002 So sánh % 1 2 3 4 5 I. Giá trị SXCN 1000 27.966.199 31.882.199 114% II. Sản phẩm chính 1. Xe đạp các loại 2. Các chi tiết phụ tùng - Vành - Ghi đông - Phôtăng - Đèo hàng - Linh kiện Xe đôi cái cái cái bộ 56.000 42.000 54.000 50.000 33.000 61.000 63.800 47.800 61.600 57.000 37.600 69.500 114% 114% 114% 114% 114% 114% III. Tổng doanh thu Trong đó: - DT bán hàng - DT dịch vụ 1000 - - 30.077.790 21.077.790 9.000.000 41.098.144 28.429.671 12.668.473 136% 134% 140% IV. Nộp ngân sách - 635.000 723.900 114% V. Thu nhập bình quân - 1.126 1.150 102% VI. Lao động trực tiếp Người 271 308 114% VII. Tổng nguồn vốn KD 1. Vốn tự có và vốn khác 2. Vốn vay 1000 7.244.002 5.224.002 2.000.000 15.000.000 6.000.000 9.000.000 (thực hiện đầu tư trong năm 2002 và 2003) 3.Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm. 3.1 Đặc điểm công nghệ sản xuất. Trong các doanh nghiệp vấn đề then chốt là đảm bảo công tác quản lý, hạch toán kinh tế phải gắn chặt với đặc điểm công nghệ sản xuất. ở công ty xe máy - xe đạp Thống Nhất, quy trình sản xuất được chia ra làm nhiều giai đoạn. Nguyên vật liệu chính là ống thép, các cơ sở để sản xuất khung xe và các chi tiết phụ tùng được chế biến một cách liên tục, từ giai đoạn đầu đến giai đoạn cuối, theo một trình tự nhất định. Quá trình sản xuất diễn ra liên tục, có sản phẩm dở dang và sản phẩm cuối cùng mới có thể nhập kho bảo quản và chờ tiêu thụ. Sản phẩm của công ty xe máy - xe đạp Thống Nhất là những chiếc xe đạp với đủ loại kiểu dáng và chủng loại. Quy trình công nghệ của các sản phẩm đều có tính phức tạp theo kiểu chế biến liên tục. Sản phẩm hoàn thành là kết quả cuối cung của quá trình chế biến từ khi đưa nguyên liệu ở khâu đầu cho đến thành phẩm, tạo thành một chu trình khép kín. Quy trình công nghệ sản xuất xe đạp được thể hiện tóm tắt qua sơ đồ. Kho nguyên vật liệu Phân xưởng khung sơn Phân xưởng phụ tùng Phân xưởng mạ Phân xưởng cơ dụng Phân xưởng lắp ráp Thành phẩm 3.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất. Tổ chức sản xuất hợp lý, khoa học phù hợp với công nghệ sản xuất ở mỗi phân xưởng là rất quan trọng. Mỗi hình thức sản xuất khác nhau thì gắn với công nghệ sản xuất khác nhau, yêu cầu bộ máy kế toán khác nhau nhưng phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà kinh doanh mới đạt hiệu quả cao. Nhiệm vụ của công ty là nhiệm vụ sản xuất của các phân xưởng. Tổ chức sản xuất của công ty gồm 4 phân xưởng sản xuất chính và một phân xưởng sản xuất phụ. Mỗi phân xưởng có chức năng, nhiệm vụ khác nhau, kết hợp với nhau trong việc tạo xe đạp thành phẩm. Nhiệm vụ chính của từng phân xưởng như sau. Phân xưởng phụ tùng: chuyên sản xuất các sản phẩm hoàn chỉnh, các loại chi tiết sản phẩm như: vành mộc, ghi đông, phốt tăng. Sau khi sản xuất ở phân xưởng, các sản phẩm được phân xưởng KCS kiểm tra chất lượng, khi sản phẩm đạt yêu cầu thì được chuyển sang phân xưởng mạ. Phân xưởng mạ : trên cơ sở các chi tiết ở dạng mộc (vành, ghi đông, phốt tăng) tổ chức thực hiện công nghệ mạ (mạ Niken, Crôm) để tạo thành các bán sản phẩm hoàn chỉnh như vành, ghi đông, phốt tăng mạ. Các bán sản phẩm hoàn chỉnh này phần lớn được chuyển đến nhập kho phụ tùng để tiếp tục sản xuất ở phân xưởng lắp ráp, một phần nhỏ có thể đem ra bán ngoài thị trường. Phân xưởng khung sơn : trên cơ sở các loại vật tư như ống thép, các loại ổ giữa, rắc co, cầu các loại… gá lắp thành khung xe đạp, sau đó khung lắp ráp sơ bộ được tiến hành với công nghệ hàn đồng, khi hàn xong được chuyển sang bộ phận dũa tẩy, trà láng để làm sạch bề mặt của khung để chuyển tiếp tới bộ phận sơn, chuyển qua công nghệ sấy rồi lắp ráp thành khung xe đạp hoà chỉnh. Khung xe đạp hoàn chỉnh này được chuyển sang phân xưởng lắp ráp. Phân xưởng lắp ráp : trên cơ sở các bán sản phẩm nhập từ kho phụ tùng (kể cả chi tiết sản phẩm do công ty sản xuất ra, cũng như các bán thành phẩm mua ngoài) và khung xe đạp hoàn chỉnh nhập từ phân xưởng khung sơn. Phân xưởng này có nhiệm vụ lắp răp thành xe đạp hoàn chỉnh, xe đạp sau khi lắp ráp xong được bộ phận KCS kiểm tra chất lượng. Nếu đạt yêu cầu thì xe đạp được nhập kho thành phẩm để chờ tiêu thụ hoặc phục vụ nhu cầu của công ty như triển lãm, quảng cáo… Phân xưởng cơ dụng: đây là phân xưởng phụ trợ, phục vụ cho các phân xưởng sản xuất và phân xưởng lắp ráp. Có nhiệm vụ sửa chữa toàn bộ hệ thống máy móc thiết bị trong toàn công ty khi thiết bị có sự cố hỏng hóc. Thực hiện bảo dưỡng thường xuyên theo từng thời kỳ đối với hệ thống máy móc và thiết bị. Chịu trách nhiệm thiết kế chế tạo toàn bộ hệ thống khuôn giá trong toàn bộ công ty (phục vụ sản xuất ). Ngoài ra, phân xưởng này còn có tránh nhiệm trong toàn bộ khâu lắp đặt, bảo dưỡng hệ thống an toàn điện của công ty. Ngoài các phân xưởng sản xuất của công ty còn có các phòng ban, các phòng ban này trực tiếp quản lý các phân xưởng điều hành sản xuất, làm cho chu trình sản xuất được diễn ra liên tục và đạt năng suất cao. 4.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Trong bất cứ một doanh nghiệp nào việc tổ chức quản lý là rất cần thiết, là không thể thiếu được. Nó đảm bảo chặt chẽ tình hình sản xuất của doanh nghiệp, nâng cao chất lượng sản phẩm. ở công ty xe máy - xe đạp Thống Nhất, công tác tổ chức sản xuất khá hợp lý, đặc biệt là sau quyết định 176 của Hội đồng bộ trưởng ra ngày 9/11/1989 về việc sắp xếp lại lao động trong các đơn vị kinh tế quốc doanh. Hiện nay, công ty tổ chức quản lý theo kiểu “tham mưu trực tuyến” tức là các phòng ban trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình tham mưu cho ban giám đốc, giúp cho ban giám đốc điều hành mọi hoạt động và đưa ra những quyết định đúng đắn. Bộ máy quản lý của công ty bao gồm : 1 giám đốc, 2 phó giám đốc, 1 kế toán trưởng, các quản đốc phân xưởng, trưởng ca cùng các phòng ban khác đứng trong bộ máy của công ty. Bộ máy quản lý của công ty xe máy - xe đạp Thống Nhất được thể hiện tóm tắt qua sơ đồ sau. Sơ đồ cơ cấu và quản lý của công ty. Thông tin Chỉ đạo Phân xưởng cơ dụng Phân xưởng mạ Phân xưởng khung sơn Phân xưởng lắp ráp Phân xưởng phụ tùng Phòng công nghệ Phòng tổ chức HC Ban kiến thiết cơ bản Phòng tài vụ Phòng kinh doanh Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Giám đốc Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban. Giám đốc : là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm và chỉ huy bộ máy, quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất của công ty, đại diện trước pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Phó giám đốc kinh doanh: là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác kinh doanh thương mại, tạo điều kiện tốt để sản phẩm có uy tín trên thị trường. Phó giám đốc kỹ thuật: là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác chỉ đạo kỹ thuật, tạo điều kiện đưa vào sản xuất kịp thời và thuận tiện. Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ tổ chức hoạt động khoa học, bố trí sắp xếp lao động trong công ty về số lượng, trình độ tay nghề từng phòng, từng phân xưởng, quản lý và sử dụng có hiệu quả tiền luơng, tiền thưởng trên cơ sở các quy chế đã ban hành. Phòng tà vụ: thực hiện công cụ quản lý trong kinh doanh, giúp giám đốc thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh tế, thống kê, tài chính, thông tin kinh tế cho công ty. NGoài ra còn có nhiệm vụ lập và thực hiện tốt các kế hoạch tài chính, báo cáo tài chính theo quy định. Phòng kinh doanh tổng hợp: có nhiệm vụ tiếp cận thị trường, thu thập số liệu , xây dựng phương án sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm. Phòng công nghệ: nghiên cứu các quy trình công nghệ, chế tạo sản phẩm mơí, phụ trách công tác an toàn lao động, kiểm tra chất lượng sản phẩm (bộ phận KCS ). Ban kiến thiết cơ bản: theo dõi và lập dự toán công trình xây dựng mới và sửa chữa triển khai thi công. Văn phòng : phục vụ tiếp khách, hội nghị. 5.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty. Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ tổ chức thực hiện tất cả các công tác kế toán giúp ban lãnh đạo tổ chức và quản lý phân tích các hoạt động kinh tế. Công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung và áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, việc hạch toán kế toán trong toàn công ty tập trung tại phòng kế toán. ỏ dưới các phân xưởng không tổ chức hạch toán riêng, các chứng từ ban đầu ở phân xưởng được tập trung ở phòng kế toán. Tình hình thực tế ở công ty từ yêu cầu quản lý và trình độ của cán bộ, biên chế nhân sự của phòng tài chính kế toán hiện nay gồm 8 người, được tổ chức như sau: Kế toán trưởng kiêm kế toán xây dựng cơ bản: có nhiệm vụ tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở công ty để lựa chọn phương án kinh doanh có hiệu quả cao. Tổ chức bộ máy gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả, kiểm tra việc ghi chép ban đầu, chấp hành chế độ báo cáo định kỳ, tổ chức bảo quản hồ sơ tài liệu kế toán, đúc rút kinh nghiệm, vận dụng sáng tạo, cải tiến hình thức và phương pháp kế toán ngày càng hợp lý, chặt chẽ phù hợp với điều kiện của công ty. Kế toán tài sản cố định kiêm kế toán tiền lương và BHXH: có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình tăng - giảm TSCĐ, tình hình trích khấu hao và phân bổ khấu hao của công ty. Bên cạnh đó còn có nhiệm vụ tổng hợp số liệu từ các phân xưởng gửi lên để phù hợp với các bộ phận khác tính toán lương, phụ cấp cho cán bộ công nhân viên, trích bảo hiểm theo chế độ quy định. Kế toán thành phẩm – tiêu thụ: có nhiệm vụ hạch toán chi tiết và tổng hợp thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm, đôn đốc việc kiểm tra thanh toán kịp thời xác định kết quả tiêu thụ. Kế toán theo dõi công nợ: theo dõi các khoản phải thu, phải trả của công ty. Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: theo dõi toàn bộ quá trình thu - chi tiền mặt, tình hình thanh toán về các khoản tiền gửi, tiền vay. Thủ quỹ: quản lý tiền mặt của công ty và cùng với kế toán thanh toán tiến hành thu - chi và theo dõi chặt chẽ các khoản thu- chi tiền mặt. Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tổng hợp tài liêụ của các phần hành kế toán khác, thực hiện các nghiệp vụ hạch toán cuối cùng, lập bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chứng từ, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, lập các báo cáo kế toán định kỳ, xác định kết quả kinh doanh, lập sổ cái, bảng cân đối số phát sinh Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau Kế toán TSCĐ kiêm kế toán TLvà BHXH Kế toán trưởng kiêm kế toán xây dựng cơ bản Kế toán theo dõi công nợ Kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm Kế toán thủ quỹ Nhân viên kinh tế ở các phân xưởng trực thuộc c 6. Hình thức kế toán tại Công ty Xe máy - Xe đạp Thống Nhất. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ quản lý và sự chuyên môn hoá trong lao động kế toán, nên công ty đã dăng ký sử dụng hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán thống nhất của Bộ Tài Chính ban hành. Công ty tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ. Phương pháp kế toán áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên, nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho theo trị giá vốn thực tế hàng mua vào cuối kỳ báo cáo, tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Kỳ hạch toán của công ty là một quý. Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái các tài khoản Nhật ký chứng từ Bảng kê Bảng cân đối số phát sinh Sổ quỹ Bảng cân đối KT và BCTC Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Ghi chú: II.Thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại công ty Xe máy ,Xe đạp- Thống Nhất. 1.Hạch toán kế toán tiền mặt Mỗi doanh nghiệp đều được phép giữ lại một số tiền mặt theo hạn mức quy định để chi tiêu cho nhu cầu thừơng xuyên. Số tiền thường xuyên có tại quỹ được ấn định tuỳ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp. Doanh nghiệp Xe máy xe đạp Thống Nhất sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ trong công tác hạch toán kế toán luân chuyển chứng từ. Mọi khoản thu chi tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đầy đủ chữ ký của người giao, người nhận, người cho phép xuất quỹ (Giám đốc hoặc người được uỷ quyền và kế toán trưởng). Sau khi phiếu thu, phiếu chi mang đầy đủ tính hợp lệ hàng ngày vào cuối ngày căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ gốc để ghi vào sổ quỹ và lập sổ kế toán. Phiếu thu, phiếu chi được ghi làm hai liên, một liên giữ lại để vào sổ quỹ, liên 2 kèm theo chứng từ gốc gửi lại bộ phận kế toán để vào sổ. Sổ quỹ được thủ quỹ ghi cập nhật hàng ngày, thủ quỹ là người chịu trách nhiệm nhập xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ. Hàng ngày thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền thực tế tiến hành đối chiếu với số lượng ở sổ quỹ và ở sổ kế toán. Nếu có số chênh lệch thì thủ quỹ và kế toán phải kiểm tra để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý. Chứng từ và sổ sách kế toán bao gồm: Phiếu thu tiền mặt. Phiếu chi tiền mặt. Bảng kê vàng bạc đá quý. Bảng kiểm kê quỹ. Sổ quỹ tiền mặt. Bảng kê số 1, Nhật ký chứng từ số 1. Sổ cái tài khoản tiền mặt. Để phản ánh tình hình thu chi tiền mặt, kế toán sử dụng TK 111- tiền mặt. Nhật ký chứng từ số 1 Tờ kê chi tiết Sơ đồ phản ánh trình tự luân chuyển chứng từ theo hình thức Nhật ký chứng từ: Các chứng từ gốc Phiếu thu Phiếu chi Bảng kê số 1 Sổ quỹ Sổ cái tk 111 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Số liệu, kết quả cũng như trình tự hạch toán thực tế của kế toán tiền mặt của Công ty Xe máy xe đạp Thống Nhất 1.1.1 Hạch toán các nghiệp vụ tăng tiền mặt. + Căn cứ vào chứng từ gốc: Hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho, giấy thanh toán (Lệnh duyệt thu, chi), giấy tạm ứng…Kế toán viết phiếu thu, phiếu chi. Hoá đơn (GTGT) Ngày1/10/2001. Đơn vị bán hàng: Công ty Xe máy xe đạp Thống Nhất. Địa chỉ: 198B- Tây Sơn – Hà Nội Điện thoại. Họ và tên người mua hàng: Nguyễn thanh Hà. Đơn vị: Công ty thương nghiệp Hương Khê. Địa chỉ: Hà nội. Hình thức thanh toán: Tiền mặt. MS: 0100100424 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Trục Cái 400 30.000 12.000.000 2 Bê đan Đôi 800 10.000 8.000.000 3 Ghi đông Cái 100 40.000 4.000.000 4 Lốp Đôi 150 40.000 6.000.000 6 Vành Đôi 125 80.000 10.000.000 Cộng tiền hàng:40.000.000đ Thuế VAT: 10% Tiền thuế GTGT:4.000.000đ Tổng cộng tiền thanh toán: 44 000 000đ Số tiền viết bằng chữ: Bồn mươi bốn triệu đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký) (Ký) (Ký) Khách hàng thanh toán ngay số tiền ghi trên hoá đơn ,cơ sở thu tiền của khách hàng là phiếu thu: Đơn vị: Địa chỉ: Phiếu thu. Ngày 1/10/2001. Nợ: 111. Có: 511 No: 56 Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn thanh Hà. Địa chỉ: Công ty thương nghiệp Hương Khê. Lý do nộp: thanh toán tiền mua hàng. Số tiền: 44 000 000 đ.(Viết bằng chữ): Bốn mươi bốn triệu đông chẵn. Kèm theo: 01 chứng từ gốc hoá đơn bán hàng. Đã nhận đủ số tiền: (viết bằng chữ): Bốn mươi bốn triệu đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp Thủ quỹ (ký ) (ký) (ký) (ký) (ký) - Căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ phát sinh, kế toán định khoản các nghiệp vụ phát sinh: Nợ TK 111: 44 000 000. Có TK 511: 40 000 000. Có TK 3331: 4 000 000. + Ngày 10/10/2001, kế toán lập phiếu xuất kho và lập hoá đơn bán hàng cho Công ty thương mại và dịch vụ Yên Bái, số tiền là 125.000.000đ Ngày 12/10/2001 đến hạn thu tiền, sau khi thu tiền hàng kế toán lập phiếu thu Phiếu thu. Ngày 12/10/2001. Nợ: 111. Có: 1311. No: 57 Họ và tên người nộp tiền:Công ty thương mại và dịch vụ Yên Bái. Địa chỉ: . Lý do nộp: Thu tiền hàng bán chịu Số tiền: 125.000.000đ.(Viết bằng chữ): Một trăm hai năm triệu đồng chẵn Kèm theo: 01 chứng từ gốc hoá đơn bán hàng. Đã nhận đủ số tiền: (viết bằng chữ): Một trăm hai năm triệu đồng chẵn Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp Thủ quỹ (ký ) (ký) (ký) (ký) (ký) - Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán định khoản các nghiệp vụ phát sinh: Nợ TK111: 125.000.000 Có TK 131:125 000 000 1.1.2. Hạch toán các khoản giảm tiền mặt. + Căn cứ vào hoá đơn bán hàng ngày 5/10/2001 doanh nghiệp nhập hàng của công ty trách nhiệm hữu hạn thép Hoà Phát, số tiền là: 71 645 700, thuế VAT là (5%): 3 582 300đ. Ngày 8/10/2001 sau khi kế toán quản lý phải thu phải trả xin lệnh duyệt chi của giám đốc kế toán ghi phiếu chi trả Công ty trách nhiệm Hữu hạn ống thép Hoà phát. Hoá đơn (GTGT) Ngày5/10/2001 Đơn vị bán hàng: Chi nhánh Công ty TNHH ống thép Hoà Phát. Địa chỉ: Khu công nghiệp Như Quỳnh Hưng Yên. Số TK: 102032- NHTM Cổ Phần á Châu HN. Điện thoại. Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Hồng Hà. Đơn vị:Công ty Xe máy xe đạp Thống Nhất. Địa chỉ: Hà nội. Hình thức thanh toán: Tiền mặt. MS: 0100100424 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền ống thép hàn 1 f 22,2 x 1,2 x 6m Cây 1 008 22 381 22 560 000 2 f 22,2 x 1,4 x 6m Cây 1008 24 761,9 24 960 000 3 f 13,8 x 1,2 x 6m Cây 1000 14 285,7 14 285 700 4 f 19,1 x 1,2 x 6m Cây 504 19 523,8 9 840 000 Cộng tiền hàng:71 645 700. Thuế VAT: 5% Tiền thuế GTGT: 3 582 300 Tổng cộng tiền thanh toán: 75 228 000 đ Số tiền viết bằng chữ: Bảy mươi năm triệu hai trăm hai mươi tám nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký) (ký) (ký) Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán viết phiếu chi Phiếu chi. Ngày 8/10/2001. Nợ: 111. Có: 511 No:30 Họ và tên người nhận tiền: Chi nhánh Công ty Hoà Phát . Địa chỉ: Hưng yên Lý do chi: Trả ngay tiền mua hàng. Số tiền: 75 228 000 đ.(Viết bằng chữ): Bảy mươi năm triệu hai trăm hai mươi tám nghìn đồng chẵn. Kèm theo: 01 chứng từ gốc hoá đơn mua hàng. Đã nhận đủ số tiền: (viết bằng chữ): Bảy mươi năm triệu hai trăm hai mươi tám nghìn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nhận tiền Thủ quỹ (ký ) (ký) (ký) (ký) (ký) + Ngày 15/10/2001, căn cứ vào hoá đơn bán hàng được mang về do đi mua sổn sách kế toán, kế toán ghi phiếu chi, số tiền 110 000 đồng, thuế VAT 11 000 đồng. Phiếu chi. Ngày 15/10/2001. Nợ: 642. Có: 111. No:32 Họ và tên người nhận tiền: Chị Vũ Hồng Hạnh Địa chỉ: Xe máy xe đạp Thống Nhất Lý do chi: mua sổ sách + chứng từ kế toán Số tiền: 121 000 đ.(Viết bằng chữ): Một trăm hai mốt ngàn đồng chẵn. Kèm theo: 01 chứng từ gốc hoá đơn mua hàng. Đã nhận đủ số tiền: (viết bằng chữ): Một trăm hai mốt ngàn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nhận tiền Thủ quỹ (ký ) (ký) (ký) (ký ) (ký) - Căn cứ vào các chứng từ có liên quan kế toán định khoản số phát sinh. Nợ TK 642 :110 000 Nợ TK 1331 :110 000 Có TK 111 : 121 000 + Ngày 20/10/2001 Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng của anh Lại Thanh Xuân để mua nguyên vật liệu. Kế toán lập phiếu chi tạm ứng Công ty XMXĐTN Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt namĐịa chỉ 198B – Tây Sơn - Hà Nội Độc lập - tự do - hạnh phúc Giấy Đề nghị tạm ứng Kính gửi: Giám đốc công ty XMXĐ - TN Tên tôi là: Lại Thanh Xuân Địa chỉ: Phòng quản lý Đề nghị cho thanh toán số tiền: 5.000.000 đ Bằng chữ: Năm triệu đồng chẵn Lý do tạm ứng: Để mua nguyên vật liệu Hà nội, Ngày 20 Tháng 10 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị Kế toán thanh toán Người đề nghị tạm ứng (Ký) (Ký) (Ký) Phiếu chi Ngày 20/10/2001. Nợ: 141. Có: 111. No:33 Họ và tên người nhận tiền: Lại thanh Xuân. Địa chỉ: Phòng tài vụ kế toán. Lý do chi: Tạm ứng tiền mua hàng. Số tiền: 5 000 000đ.(Viết bằng chữ): Năm triệu đồng chẵn. Kèm theo: 01 chứng từ gốc hoá đơn mua hàng. Đã nhận đủ số tiền: (viết bằng chữ):Năm triệu đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nhận tiền Thủ quỹ (ký ) (ký) (ký) (ký) (ký) Số tiền tạm ứng đã chi để mua hàng không sử dụng hết, thực chi là: 4 000 000đ Hoá đơn bán hàng Ngày20/10/2001 Đơn vị bán hàng:LIXEHA Địa chỉ: Số TK: Điện thoại. Họ và tên người mua hàng: Vũ Hồng Hạnh. Đơn vị: Công ty Xe máy xe đạp Thống Nhất. Địa chỉ: Hà nội. Hình thức thanh toán: Tiền mặt. MS: 0100100424 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Nhôm lá Kg 200 20.000 4.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 4.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký) (ký) (ký) + Nguyên vật liệu được mua về nhập kho bằng tiền tạm ứng với số thực chi là: 4 000 000đ. Số tiền tạm ứng còn thừa nhập lại quỹ. Đây là căn cứ để kế toán lập phiếu thu. Phiếu thu Ngày 22/10/2001. Nợ: 111 Có: 141 No:58 Họ và tên người nộp tiền: Lại thanh Xuân. Địa chỉ: Lý do nộp: thu tiền tạm ứng mua nguyên vật liệu còn thừa Số tiền: 1 000 000đ.(Viết bằng chữ): Một triệu đồng chẵn Kèm theo: 01 chứng từ gốc hoá đơn bán hàng. Đã nhận đủ số tiền: (viết bằng chữ): Một triệu đồng chẵn Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp Thủ quỹ (ký ) (ký) (ký) (ký) (ký) - Căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán định khoản các nghiệp vụ phát sinh: BT1: Chi tiền tạm ứng. Nợ TK 141: 5 000 000. Có TK 111: 5 000 000 BT2: Thu tiền tạm ứng còn thừa. Nợ TK 111:1 000 000 Có TK 141: 1 000 000 + Ngày 25/10/2001 rút quỹ tiền mặt nôp vào ngân hàng. Căn cứ vào giấy nộp tiền, kế toán lập phiếu chi số tiền 100.000.000 đ Phiếu chi Ngày 25/10/2001. Nợ: 112. Có: 111.No:34 Họ và tên người nhận tiền: Đỗ Phi Long Địa chỉ: Lý do chi: Nộp tiền vào ngân hàng Số tiền: 100.000 000đ.(Viết bằng chữ): một trăm triệu đồng chẵn. Kèm theo: 01 chứng từ gốc hoá đơn mua hàng. Đã nhận đủ số tiền: (viết bằng chữ):một trăm triệu đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nhận tiền Thủ quỹ (ký ) (ký) (ký) (ký) (ký) Các phiếu thu chi là cơ sở duy nhất được thuỷ quỹ cập nhật hàng ngày và xác định số tồn quý cuối ngày thông qua việc ghi sổ quỹ Sổ quỹ TK 111 Tháng 10/2001 Ngày tháng Sổ chứng từ Diễn giải Số tiền Thu Chi Thu Chi Số dư đầu kỳ 366.982.492 1/10 56 Công ty TNHH Hương Khê thanh toán tiền mua hàng 511 3331 40.000.000 4.000.000 2/10 57 Thu tiền hàng bán chịu của Công ty Yên Bái 131 125.000.000 8/10 30 Trả tiền mua hàng 5/10 331 75.288.000 10/10 31 Chi mua NGUYêN VậT LIệU 152 1.400.000 15/10 32 Chi mua sổ sách chứng từ kế toán 642 1331 110.000 11.000 20/10 33 Tạm ứng tiền mua NVL 141 5.000.000 22/10 58 Thu tiền tamh ứng mua NVL còn thừa 141 1.000.000 25/10 34 Nộp tiền vào ngân hàng 112 100.000.000 30/10 Chi phí bán hàng 641 1.000.000 ... ...... .... ..... .... ..... ...... .... ..... ..... Cộng phát sinh 2.745.831.974 2.766.592.742 Số dư cuối kỳ 346.221.697 Tại các doanh nghiệp căn cứ để ghi vào sổ sách kế toán chủ yếu trong hình thức NKCT là các chứng từ gốc. Để đơn giản và hợp lý công việc ghi chép hàng ngày áp dụng trong kế toán vốn bằng tiền doanh nghiệp sử dụng sổ chi tiết (hay càn gọi là tờ chi tiết). Tờ kê chi là loại chứng từ tổng hợp các chứng từ gốc dùng để phân loại các chi phí bằng tiền và các nghiệp vụ kế toán phát sinh vốn bằng tiền khác. Nó được phản ánh ở các bảng kê và các NKCT. Số liệu từ chứng từ gốc được vào sổ 10 - 15 ngày 1 lần, sau đó được ghi vào bảng kê và NKCT. Rồi được cộng tổng vào cuối tháng. Sổ số liệu được mở theo dõi 2 mặt tăng giảm của từng mặt. Cụ thể căn cứ vào phiếu thu kế toán vào sổ số liệu phản ánh bên có TK 111, ta lập sổ số liệu: Sổ số liệu Nợ TK 111 tháng 10/2001 (1 - 10/10) Ghi nợ TK 111 có các TK 131 5113 3331 141 5111 642 5112 338 627 Tổng 8.500.000 2.090.900 209.100 7.000.000 40.000.000 1.371.500 1.909.000 400.000 5.000.000 15.684.350 6.272.700 660.360 1.000.000 25.576.000 275.000 16.207.510 455.000.000 4.000.000 102.466.000 105.000 125.000.000 12.500.000 2.000.000 ..... ....... ........... .......... ............ .......... ........... ......... ....... ..... 896.849.350 17.909.000 24.566.072 8.000.000 215.875.240 1.371.500 1.909.000 411.536 9.636.590 Từ số liệu Nợ TK 111, kế toán vào bảng kê 10 - 15 ngày 1 lần, kế toán lập bảng kê số 1. Bảng kê số 1 Ghi Nợ TK 111 “Tiền Mặt” Quý 4 năm 2001 SDĐK 336.982.492 STT NNgày Ghi Nợ TK 111, ghi Có các TK Cộng nợ TK 111 Số dư cuối ngày 511 112 131 3331 141 642 627 3342 331 3382 Tháng10 1-10/10 215.875.240 896.849.350 24.566.072 1.317.500 9.636.590 1.200.000 1.177.775.288 329.975.360 11-31/10 701.128.800 876.617.210 74.539.070 8.000.000 31.594.300 5.480.453 52.000.000 320.586 1.568.056.659 346.221.697 Tổng T10 917.004.040 1.571.466.560 99.105.146 8.000.000 31.965.800 15.117.043 1.200.000 52.000.000 320.586 2.745.831.947 Tháng 11/2001 1-15/11 223.695.350 633.877.241 42.764.562 7.700.000 30.645.000 26.204.880 1.500.000 479.700 322.350 1.170.324.607 283.410.487 16-30/11 313.997.760 637.602.480 36.011.325 13.200.000 856.000 7.729.650 15.000 1.068.579.915 277.863.907 Tổng T11 597.673.110 127.149.774 48.757.778 20.900.000 31.510.000 33.934.530 1.500.000 494.700 322.350 2.238.904.522 Tháng 12/2001 1-14/12 294.672.100 637.049.763 35.426.804 13.759.700 31.620.000 7.788.938 572.700 1.000.000 323.190 1.039.441.780 227.482.330 15-31/12 696.701.390 100.000.000 571.236.040 82.243.482 30.763.000 5.590.776 611.800 657.258 1.569.015.663 180.267.126 Tổng Tháng 12 991.373.490 100.000.000 1.208.285.803 117.670.286 13.759.700 62.356.000 13.349.714 572.700 1.611.800 980.448 2.608.457.343 Tổng Q4 2.506.050.640 100.000.000 4.051.232.084 295.533.319 42.659.700 125.831.800 62.401.287 6.272.700 54.106.500 1.623.384 7.593.139.812 180.267.126 Sổ số liệu Có TK 111 tháng 10/2001 (Từ 1 - 10/10) Ghi có Tk 111, ghi Nợ các TK 112 331 141 152 642 641 627 ... 50.000.000 75.288.000 5.000.000 140.000 110.000 1.000.000 3.000.000 28.828.000 62.088.000 50.000 840.000 400.000 7.000.000 9.100.000 70.000 50.000 50.000 2.000.000 6.273.000 100.000.000 ..... ....... ........ .......... .......... ....... 300.000.000 710.949.140 5.000.000 332.000 12.030.100 1.661.800 3.000.000 Từ sổ số liệu có TK 111 ta vào bảng NKCT số 1 NKCT số 1 Ghi Có TK 111 “Tiền mặt” Quý 4/2001 Đơn vị tính đồng STT NNgày Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK Cộng Có TK 111 112 331 334 388 141 152 811 627 641 642 156 Tháng 10 1-10/10 300.000.000 710.949.140 5.000.000 332.000 3.000.000 1.161.800 12.030.100 1.214.782.420 11-31/10 300.000.000 998.836.146 25.980.000 260.000 1.948.000 1.684.000 3.000.000 19.766.400 1.551.810.322 Tổng T10 600.000.000 1.709.785.286 30.980.000 592.000 1.948.000 4.684.000 41.661.800 31.796.500 2.766.592.742 Tháng 11/2001 1-15/11 200.000.000 814.853.170 20.000.000 21.600.000 324.000 1.896.000 9.893.200 28.827.600 1.233.135.817 16-30/11 450.000.000 425.068.695 9.171.000 1.760.000 3.000.000 640.000 19.113.500 1.074.126.495 Tổng T11 650.0000.000 1.239.921.865 20.000.000 30.771.000 2.084.000 4.896.000 10.353.200 47.941.100 2.307.262.312 Tháng 12/2001 1-14/12 270.000.000 601.575.880 729.300 35.000.000 249.000 380.000 1.392.800 21.504.400 34.293.500 1.089.823.357 15-30/12 624.347.507 55.910.700 246.000 24.854.060 150.000 7.461.500 24.669.700 1.616.230.767 Tổng T12 270.000.000 1.425.923.087 729.300 90.910.700 495.000 25.324.060 1.542.800 28.965.900 58.963.200 2.706.054.124 Tổng Q4 1.520.000.000 4.375.630.238 729.300 20.000.000 152.661.700 1.087.000 29.266.060 11.122.500 43.980.900 138.700.800 7.779.909.178 Đối với nghiệp vụ vốn bằng tiền bảng kê được mở theo vế Nợ của TK 111 .Vì vậy vào cuối tháng tổng số P/S có TK 111 biểu hiện ở NKCT số 1 sẽ được kết chuyển và tính toán để xác định số dư cuối kỳ, biểu hiện ở bảng kê. Căn cứ vào kết quả tổng hợp cuối tháng, ở bảng kê kế toán vào sổ cho từng loại TK biểu hiện 1 dòng trên sổ cái trong từng tháng nhất định. Số dư đầu năm Sổ cái tài khoản 111 Nợ Có 26.761.427 Đơn vị tính: đồng STT Ghi có các TK đối ứng Nợ TK 111 Quý I Quý II Quý III Quý IV 511 2.506.050.640 112 100.000.000 131 4.051.232.084 3331 295.533.319 141 42.859.700 642 125.831.800 627 62.401.287 3342 6.272.700 331 54.106.500 3382 1.623.384 Cộng số phát sinh Nợ 7.593.193.812 Tổng số phát sinh Có 7.779.909.178 Số dư cuối kỳ Nợ 180.267.126 Có 2. Hạch toán tiền gửi ngân hàng. Theo quy định mọi khoản tiền nhàn dỗi của doanh nghiệp phải gửi vào Ngân hàng (hoặc kho bạc hay Công ty tài chính). Khi cần chi tiêu doanh nghiệp phải làm các thủ tục rút tiền và chuyển tiền. Việc hạch toán tiền gửi Ngân hàng đòi hỏi phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại. Tiền gửi: (Tiền Việt Nam, ngoại tệ) chứng từ để hạch toán các tiền gửi là các giấy báo có, báo nợ hoặc bảng sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (uỷ nhiệm, theo uỷ nhiệm chi, séc, chuyển khoản, vé báo chi...) hàng ngay khi nhận được chứng từ do Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Mọi sự chênh lệch phải thông báo kịp thời. Nếu cuối tháng vẫn chưa xác định được nguyên nhân thì chuyển vào bên nợ TK 1381 hoặc bên có Tk 3381 (lấy số liệu Ngân hàng làm chuẩn), sang tháng sau, khi tìm được nguyên nhân sẽ điều chỉnh. Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng giảm của tiền gửi Ngân hàng (kho bạc hay Công ty tài chính) kế toán sử dụng TK 112 “”Tiền gửi Ngân hàng” Bên Nợ : - Các khoản tiền gửi vào Ngân hàng - Các khoản chênh lệch so với Ngân hàng chưa rõ nguyên nhân. Bên Có: - Các khoản tiền rút ra từ ngân hàng và số chênh lệch so với Ngân hàng chưa rõ nguyên nhân. Dư Nợ: Số tiền hiện còn lại Ngân hàng TK 112 gồm 3 tiểu khoản 1121: Tiền Việt Nam 1122: Ngoại tệ 1123: Vàng bạc đá quý NKCT số 2 ơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ của TGNH Sổ cái TK 112 Bảng kê chi tiết (sổ số liệu) Sổ TGNH Giấy báo nợ Giấy báo có CT gốc (uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi) Bảng kê số 2 * Trình tự hạch toán TGNH tại công ty Xe máy,xe đạp -Thống Nhất + Ngày 1/10 rút quỹ tiền mặt nộp vào ngân hàng 82.000.000 đồng. Khi nộp tiền vào ngân hàng và giấy nộp tiền viết 3 liên, 2 liên ngân hàng giữ, 1 liên doanh nghiệp mang về để căn cứ lập phiếu chi. Hạch toán giảm tiền mặt tăng TGNH. Kế toán định khoản: Nợ TK 112: 82.000.000 Có TK 111: 82.000.000 Căn cứ vào thông báo doanh nghiệp số có kèm theo 1 liên giấy nộp tiền do người nộp viết, kế toán ghi vào sổ theo dõi chi tiết TK 112 theo trình tự ngày, tháng Ngân hàng Giấy nộp tiền số: ........... Liên 1 ............. Nộp để ghi vào tài khoản chứng từ Ngày..1.tháng.10..năm 2001 thu tiền Người nộp: Nguyễn Thị Yến Loại NV ........KHTK... Địa chỉ: Công ty xe máy xe đạp thống nhất Người nhận: ...................................................... TK Có Địa chỉ: Ngân hàng Đống Đa Số: .......................... Mẫu số 10A Nội dung nộp (Khi nộp tiền phải ghi chi tiết từng khoản) Nộp tiền vào TK 710A – 00034 Số tiền 82.000.000 Tổng số tiền bằng chữ: Tám mươi hai triệu đồng chẵn Cộng: 82.000.000 Người nộp tiền Thủ quỹ Sổ phụ Kiểm soát GĐ ngân hàng Biểu mẫu thông báo doanh số của Ngân hàng HHCT Đống Đa INCOMBANK CN: 126 Giấy báo số dư khách hàng CNNGTC Đống Đa TK: 710A.00033 Trang: 36 Công ty: XMXĐTN Ngày 3/10/2001 NgàyPS trước 2/10/2001 Tái suất: 0.200%/thang So but toan So chung tu Doanh so no Doanh so co So du dau ngay ................. 288.140.173.000 0320042 ................. 82.000.000 0320043 0320008 Cong ngay 82.000.000 Tich luy thang ....... Tich luy năm ...... So du cuoi ngay ...... Ke toan Kiem soat + Ngày 3/10 căn cứ giấy báo nợ lại phải trả Ngân hàng và căn cứ vào bảng tính lãi, kế toán định khoản nghiệp vụ phát sinh vào sổ. Nợ TK 811 : 256.223 Có TK112 : 256.223 Ngan hang Dong Da Giấy báo nợ Chi nhanh Hà Nội SBT: 220034 Msthue: 0301179079-002-1 Ngay 3/10/2001 Kính gửi: ......................................................... Ten tai khoan: CTYXMXĐTN Ma so thue: Hôm nay chúng toi xin bao da ghi NO TK quy cong ty so 710A - 00034 so ten sau: Chi tiet So tien Thu lai tu 22/9 - 3/10 Công ty XMXĐTN Tong: 256.223 Bang tinh lai Tai khoan: 710A - 00033 Don vi: CTYXMXĐTN Tu ngay Den ngay So tien So ngay Tinh so 20/9 1/10 23.293 11 256.223 Tong: .................................... Lai suat: ...................................... Tien lai: .................................... + Khi nhận được thông báo có của Ngân hàng kèm theo uỷ nhiệm chi có nghĩa là bên đối tác viết giấy uỷ nhiệm chi thông qua ngân hàng thu hộ khoản tiền từ bên đối tác. kế toán ghi: Nợ TK 112 Có TK 131 + Khi nhận thông báo nợ của ngân hàng kèm theo uỷ nhiệm thu nghĩa là viết giấy uỷ nhiệm thu thông qua ngân hàng chi tiền hộ từ doanh nghiệp đối tác, kế toán ghi giảm TGNH: Nợ TK 331 Có TK 112 * Tại doanh nghiệp XMXĐTN quan hệ với doanh nghiệp đối tác, thường trong tiền mặt kế toán TGNG chỉ đề xuất hiện uỷ nhiệm chi đi kèm giấy báo có của Ngân hàng còn uỷ nhiệm thu ít khi xảy ra. Uỷ nhiệm thu Số AG 01268A Ngày 20/10/2001 TK Có Phần do NH ghi TK Nợ Tên đơn vị mua hàng: Công ty XMXĐTN Số TK: 710A.00034 Tên đơn vị bán hàng: Bưu điện Thanh Trì HN Số TK: 431101 - 010043 Hợp đồng số (hay đơn đặt hàng) 2002 BD ngày 1/10/2001 Số lượng từng loại chứng từ kèm theo Số tiền chuyển (bằng chữ): Chín năm triệu, bảy trăm ba mươi ngàn đồng chẵn. Bằng số: 95.730.000 đồng Số ngày chậm trả: .............. bằng số: ............. Số tiền chuyển (bằng chữ): Chín năm triệu, bảy trăm ba mươi ngàn đồng chẵn Bằng số: 95.730.000 đồng Đơn vị bán Ngân hàng bên bán Ngân hàng bên mua Ngân hàng bên bán tanh toán Nhận chứng ngày ..... Nhận ngày: ............. Ngày.... tháng.....năm...... Đã kiểm soát và gửi đi ngày Thanh toán ngày Trưởng phòng kế toán kế toán trưởng phòng kế toán kế toán trưởng phòng kế toán (Ký đóng dấu) Uỷ nhiệm chi số: ...... Phần do ngân hàng ghi TK Nợ Chuyên khoản, chuyển tiền thư điện: Lập ngày: ..... Tên đơn vị trả tiền: Công ty XMXĐTN Số TK 710A.00033 Tại ngân hàng: NH CT Đống Đa TK Có Tên đơn vị nhận tiền: Công ty CN Cao Su Miền Nam Số TK: 710A.00033 Tại Ngân hàng: Sở giao dịch II NHCT TP HCM ST bằng số 150.000.000 Số tiền bằng chữ: Một trăm năm mươi triệu đồng chẵn Nội dung tính toán: Trả tiền săm lốp xe đạp Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B Ghi sổ ngày Ghi sổ ngày Kế toán Chủ TK Kế toán TP KT Kế toán TP KT Cuối tháng sau khi số liệu, các chứng từ NH gửi về đầy đủ kế toán tập hợp và vào sổ chi tiết tài khoản TGNH. Sổ chi tiết ghi theo trình tự ngày tháng phát sinh các nghiệp vụ kinh tế phản ánh phần diễn giải và số tiền. Sổ chi tiết tài khoản 112 - TGNH Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số Này. T Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 618.125.235 1/10 Quỹ hỗ trợ phát triển Yên Bái 131 62.400.000 1/10 Nộp tiền vào TK 1111 82.000.000 762.525.235 3/10 Thanh toán tiền lãi vay NH 811 256.223 3/10 Rút tiền GNH 1111 57.850.000 704.931.458 20/10 Thu tiền Công ty CN Cao su Miền Nam 131 150.000.000 20/10 Trả - B. Điện Thanh Trì HN 331 95.730.000 759.201.458 ... ... ..... .... ..... .... .... Tổng phát sinh 3.447.108.226 3.786.126.810 Tồn cuối kỳ 297.106.651 Sổ số liệu Nợ TK 112 Tháng 10/2001 Ghi Nợ TK 112 , ghi Có các tài khoản 111 627 131 5111 3331 642 811 711 Tổng 300.000.000 31.523.600 27.045.450 3.204.550 117.000 256.223 1.226.254 82.000.000 4.288.284 47.192.200 21.182.700 2.118.270 10.000.000 46.810.000 4.681.000 62.400.000 150.000.000 ..... .... ..... .... ..... 600.000.000 4.288.284 182.765.600 179.489.040 18.448.930 117.000 256.223 1.226.254 986.335.108 Sổ Số l