Đề tài Làm thế nào để quản lý tốt dự án đầu tư

Mở đầu Đầu tư phát triển được coi là một nhân tố quan trọng để phát triển kinh tế và là chìa khóa của sự tăng trưởng đối với mỗi quốc gia. Đồng thời, đầu tư phát triển cũng quyết định sự ra đời và phát triển của mỗi cơ sở sản xuất kinh doanh dịch vụ. Mỗi một dự án đầu tư thành công sẽ góp phần tăng thêm sức mạnh cho doanh nghiệp nói riêng cũng như nền kinh tế nói chung. Tuy nhiên, hoạt động đầu tư phát triển là một hoạt động mang tính phức tạp, đòi hỏi phải có sự chuẩn bị một cách cẩn thận, nghiêm túc. Điều này có nghĩa là mọi công cuộc đầu tư đều phải được thực hiện theo dự án thì mới đạt được hiệu quả mong muốn. Từ những năm 50 trở lại đây, cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học kỹ thuật và kinh tế xã hội, các nước đều cố gắng nâng cao sức mạnh tổng hợp của bản thân nhằm theo kịp cuộc cạnh tranh toàn cầu hóa. Chính trong tiến trình này, các tập đoàn doanh nghiệp lớn hiện đại hóa không ngừng xây dựng những dự án công trình có quy mô lớn, kỹ thuật cao, chất lượng tốt. Dự án đã trở thành phần cơ bản của cuộc sống xã hội. Cùng với xu thế mở rộng quy mô dự án và sự không ngừng nâng cao về trình độ khoa học công nghệ, các nhà đầu tư dự án cũng yêu cầu ngày càng cao đối với chất lượng dự án. Vì thế, quản lý dự án trở thành yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tại của dự án. Nhận thức được tầm quan trọng của đầu tư, sự cần thiết phải đầu tư theo dự án, ảnh hưởng của công tác lập dự án, quản lý dự án.    Vì thế em chọn đề tài: "Làm thế nào để quản lý tốt dự án đầu tư” với nội dung nghiên cứu tìm hiểu những vấn đề lý luận về quản lý dự án đầu tư và công tác quản lý dự án đầu tư. Trên cơ sở đó đưa ra một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả quản lý dự án. NỘI DUNG QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ LÀ GÌ? LỊCH SỬ RA ĐỜI VÀ QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN HIỆN ĐẠI. Quản lý dự án đầu tư? Khái niệm quản lý dự án Quản lý dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra. Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định. Nói cách khác, quả lý dự án đầu tư là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kĩ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Đặc trưng của quản lý dự án. Quản lý dự án bao gồm những đặc trưng sau Chủ thể của quản lý dự án chính là người quản lý dự án. Khách thể của quản lý dự án liên quan đến phạm vi công việc của dự án (tức là toàn bộ nhiệm vụ công việc của dự án). Những công việc này tạo thành quá trình vận động của hệ thống dự án. Quá trình vận động này được goi là chu kì tồn tại của dự án. - Mục đích của quản lý dự án là thể hiện mục tiêu của dự án, tức là sản phẩm cuối cùng phải đáo ứng được yêu cầu của khách hàng. Bản thân việc quả lý không phải là mục đích mà là cách thực hiện mục đích. - Chức năng của quản lý dự án có thể khái quát thành nhiệm vụ lên kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều tiết, khống chế dự án. Nếu tách rời các chức năng này thì dự án không thể vận hành một cách có hiệu quả, mục tiêu quản lý cũng không được thực hiện. Quá trình thực hiện mỗi dự án đều cần có tính sáng tạo, vì thế chúng ta thường coi việc quản lý dự án là quản lý sáng tạo. Lịch sử ra đời và quá trình phát triển của quản lý dự án hiện tại. Quản lý dự án tồn tại kể từ khi có hoạt động đầu tư. Quản lý dự án đầu tư đầu tiên chỉ là sự quản lý theo kinh nghiệm. Cùng với sự phát triển của khoa học kĩ thuật, các dự án có kĩ thuật tiên tiến, chất lượng cao xuất hiện rầm rộ, phương pháp quảm lý truyền thống cũng càng ngày càng không phù hợp với nhu cầu khách quan của quản lý dự án. Trong chiến tranh thế giới II, Mỹ đã áp dụng phương pháp quản lý dự án vào dự án thực nghiệp khoa học nguyên tử hạt nhân và họ đã đạt mục tiêu đề ra. Vào những năm 50, 60 của thế kỉ XX, phương pháp bắt đầu được ứng dụng rộng rãi, đặc biệt trong các dự án có kĩ thuật cao như lĩnh vực nghiên cứu không gian vũ trụ, điện tử, hạt nhân. Vì thế, quá trình chuyển đổi từ Phuong thức quản lý khinh nghiệm truyền thống sang phương thức quản lý khoa học hiện đại. Trong quá trình chuyển đổi này đã xuất hiện rất nhiều tư tưởng và kỹ thuật quản lý mới. NỘI DUNG QUẢN LÝ DỰ ÁN Quá trình quản lý dự án Quá trình là chỉ thứ tự hoạt động để cho ra một kết quả. Quá trình quản lý dự án căn cứ vào việc thực hiện các hoạt động của dự án theo thứ tự đề ra kế hoạch dự án, sau đó tưng bước thực hiện các công việc trong dự án. Quá trình quản lý được mô tả trong hình sau: Xác định nhu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ Xác định nhu cầu dự án và tầm quan trọng của nó Đánh giá thành công dự án Kiểm soát và điều phối dự án Thực hiện dự án Tổng hợp kế hoạch dự án Phát triển quy trình công nghệ Dự toán ngân sách Xây dựng kế hoạch Chọn lựa tiêu chuẩn đo lường hoạt động Nội dung quản lý dự án Quản lý phạm vi dự án Quản lý pham vi dự án là việc tiến hành khống chế quá trình quản lý đối với nội dung công việc của dự án nhằm thực hiện mục tiêu của dự án. Xác định công việc nào thuộc vào dự án và cần phải thực hiện, công việc nào ngoài phạm vi dự án. Cụ thể, gồm các công việc: phân chia phạm vi, quy hoạch phạm vi, điều chỉnh phạm vi dự án… Quản lý thời gian dự án Quản lý thòi gian dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo nhưng thông tin về chi phí. Quản lý chi phí dự án. Quản lý chi phí dự án là quá trình quản lý chi phí, giá thành dự án nhằn đảm bảo hoàn thành dự án mà chi phí không vượt quá mức trù bị ban đầu. Nó gồm việc bố trí nguồn nhân lực, dự tính giá thành và khống chế chi phí. Quản lý chất lượng dự án. Quản lý chất lượng dự án là quá trình quản lý có hệ thống việc thực hiện dự án nhằm đảm bảo đáp ứng được yêu cầu về chất lượng mà khách hàng đặt ra. Nó bao gồm việc quy hoạch chất lượng, khống chế chất lượng và đảm bảo chất lượng. Quản lý nguồn nhân lực Quản lý nguồn nhân lực là phương pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm đảm bảo phát huy hết năng lực, tính sáng tạo của mỗi người trong dự án và tận dụng nó một cách hiệu quả nhất. Cụ thể gồm những công việc: hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án. Quản lý việc trao đổi thông tin dự án Quản lý việc trao đổi thông tin dự án là quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt một cách nhanh và chính xác nhất giữa các thành viên tham gia trong dự án và với các cấp quản lý khác nhau. Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời được các câu hỏi: Ai cần thông tin về dự án, mức đọ chi tiết và các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào. Quản lý rủi ro trong dự án Khi thực hiên dự án sẽ gặp phải những nhân tố rủi ro mà chúng ta không lường trước được. Quản lý rủi ro là biện pháp mang tính hệ thống nhằm tận dụng tốt đa những nhân tố có lợi và giảm thiểu tối đa những nhân tố bất lợi cho dự án. Cụ thể bao gồm những công việc: Nhận biết các yếu tố rủi ro, lượng hóa mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó với từng loại rủi ro. Quản lý các hợp đồng và hoạt động mua bán của dự án. Quản lý các hợp đồng và hoạt động mua bán của dự án là quá trình lựa chọn, thương lượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ,…cần thiết cho dự án. Quá trình quản lý này giải quyết vấn đề: Bằng cách nào dự án nhận được hàng hóa dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên ngoài cung cấp cho dự án, tiến độ cung, chất lượng cung như thế nào. Lập kế hoạch tổng quan Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ. Quản lý việc giao nhận dự án Đây là nội dung quản lý dự án mới mà hieeph hội các nhà quản lý dự án trên thế giới đưa ra dựa vào tình hình phát triển của dự án. Một số dự án tương đối độc lập nên sau khi thực hiện hoàn thành dự án, hợp đồng cũng đã kết thúc cùng với sự chuyển giao kết quả. Nhưng một số dự án lại khác, sau khi dự án hoàn thành thì khách hàng lập tức sử dụng kết quả của dự án này vào việc vận hành sản xuất nện khách hàng có thể thiếu nhân tài quản lý khinh doanh hoặc chưa nắm vững được tính năng, kĩ thuật của dự án. Vì thế cần có sự giúp đỡ của đơn vị thi công. Từ đó mà xuất hiện khâu quản lý giao nhận dự án. Quản lý giao nhận dự án cần có sự thạm gia của cả dơn vị thi công và đơn vị tiếp nhận dự án, vì thế cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa hai bên giao nhận, như vậy mới tránh được hiện tượng dự án tốt nhưng hiệu quả kém, đầu tư cao nhưng lợi nhuận thấp. Ý nghĩa của quản lý dự án. Mục đích của quản lý dự án là từ góc độ quản lý và tổ chức, áp dụng các biện pháp nhằm đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu dự án như mục tiêu về giá thành, mục tiêu thời gian, mục tiêu chất lượng. Vì thế, làm tốt công tác quản lý là một việc vô cùng quan trọng. Thông qua quản lý dự án có thể tránh được những sai sót có thể xảy ra. Áp dụng phương pháp quản lý dự án sx có thể khống chế, điều tiết hệ thống mục tiêu dự án. NỘI DUNG TRONG QUAN TRỌNG Để thành công trong việc quản lý dự án thì các yếu tố quan trọng nhất có thể gây ra những thất bại cho một dự án cần phải được quan tâm với sự chú ý và ưu tiên cao nhất 1. Các hoạt động của dự án cần phải được hình dung rõ và kết nối với các chi tiết quan trọng.  Tóm lại, quản lý dự án và quản lý nhóm cần sự chú trọng trong việc biết được đâu là ưu tiên và mong đợi của dự án. Tránh sự miêu tả mập mờ ở tất cả các chi phí. 2. Quản lý dự án phải chú trọng đến 3 mặt. Điều đó có nghĩa là hoàn thành tất cả các dự án đúng giờ, trong ngân sách đã định và trong mức độ khả năng đạt được về chất lượng được sự đánh giá, nhất trí của các nhà đầu tư. Quản lý dự án phải tạo được sự chú ý của nhóm khi chú trọng đến việc đạt được những mục tiêu đã định. 3. Quản lý dự án phải biết thiết lập những ưu tiên một cách linh động.  Ngày nay, các thành viên nhóm quản lý dự án đóng vai trò tích cực trong nhiều dự án cùng lúc là rất phổ biến. Mặc dù nguồn nhân lực có giới hạn nhưng vẫn có thể hoàn thành được nếu người quản lý biết sắp xếp một cách hợp lý. Một số công ty đã thiết lập phòng quản lý dự án đề hoạt động giống như một ngân hàng hối đoái cho những yêu cầu của dự án. Phòng Dự án xem lại toàn bộ nhiệm vụ, chiến lược của công ty, những tiêu chuẩn được thiết lập cho việc lựa chọn dự án, kiểm tra khối lượng công việc, xác định rõ dự án nào là ưu tiên hàng đầu, tránh việc làm cùng lúc đa dự án. 4. Quản lý dự án phải bắt buộc đúng đường giới hạn và có sự thúc giục về thời gian.  Bởi vì mọi dự án đều có sự hạn chế, giới hạn về thời gian, tiền bạc và những nguồn có giá trị khác. Họ phải không ngừng đảm bảo tiến độ dự án thực hiện liên tục. Vì thế, người quản lý dự án phải luôn giữ nhân viên chú trọng đến tiến trình dự án và đường giới hạn. Việc thường xuyên kiểm tra hiện trạng, họp và nhắc nhở luôn luôn cần thiết và không thể làm việc mà không có chúng. 5. Trách nhiệm của người quản lý dự án phải phù hợp với quyền của họ  Người quản lý dự án có quyền đánh giá để thực hiện trách nhiệm của họ khi điều hành bất kỳ dự án nào. Đặc biệt nhà quảnl ý phải có quyền phối hợp các nguồn lực, thiết lập mong đợi, đưa ra những lời chỉ dẫn, thiết lập ưu tiên và giải quyết bất kỳ tranh cãi nào trong nhóm. Anh ta cũng được ưu tiên để đưa ra các quyết định có ảnh hưởng lớn đến thành công của dự án. 6. Một người quản lý tốt là một người giao tiếp tốt.  Nếu bạn có khả năng quản lý, bạn phải có các kỹ năng cá nhân để khơi gợi những ý tưởng của người khác nhằm tạo kết quả tốt nhất cho hoạt động của các dự án. 7. Quản lý giỏi trong việc phân phối các nguồn lực:  Làm thế nào để có hiệu quả (chất lượng), rẻ (tiền bạc và các nguồn hữu hình khác) và nhanh (deadline và sự thuận lợi nhận thấy) khi phối hợp một dự án. Mỗi nguồn lực của dự án cần phải phối hợp tương đương với tỉ lệ ngang nhau. Tỉ lệ này đôi khi gọi là những mong đợi của dự án. Nếu có bất kỳ vấn đề nào với một trong những nguồn lực trên, có thể báo cho các nhà quản lý cấp cao hơn về vấn đề sớm ngay khi có thể và bạn cũng cần gợi ý những lựa chọn khác để giải quyết vấn đề và hạn chế nó. Những lựa chọn khác có thể đề xuất sử dụng các nguồn bổ sung cao hơn cả ngân sách hiện tại. 8. Người quản lý dự án giỏi là người biết lắng nghe và thấu cảm: Đây là một phần quan trọng trong giao tiếp. Một người có thể lắng nghe, và hiểu những gì đang diễn ra. Thấu cảm là mặt nhẹ hơn của lắng nghe và sự tin tưởng. Bạn có thể hiểu họ cảm thấy như thế nào, tại sao họ cảm thấy điều đó và bạn có thể làm chúng cảm thấy sự khác biệt như thế nào. Sự thấu cảm đặc biệt quan trọng khi bạn ứng phó với khác hàng để họ quay trở lại với dịch vụ của bạn. 9. Phân chia công việc.  Đây là một hoạt động nhằm tách những nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để dễ dàng quản lý. Những nhiệm vụ nhỏ này được giao cho các nhóm nhân viên. Theo nguyên tắc, bạn phải chỉ ra được hoàn thành một mục tiêu như thế nào. Tuy nhiên, bạn cũng cần cung cấp sự chú ý để tương tác lẫn nhau ở mỗi khúc công việc và tiếp cận cẩn thận mỗi điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên theo cách tốt nhất. KIẾN NGHỊ NHẰM QUẢN LÝ TỐT DỰ ÁN Xác định mục tiêu. Đây là điều quan trọng nhất cần phải làm. Phải hiểu rõ mục tiêu của dự án là gì? Vai trò của người quản lý dự án là gì? Nếu không có đủ thông tin từ cấp trên, hãy tự mình vạch ra mục tiêu riêng và đề xuất để được công nhận. Phát huy nguồn lực. Nguồn nhân lực, trang thiết bị và tiền bạc, phải sử dụng như thế nào để đạt được mục đích trong công việc. Thường người quản lý sẽ không trực tiếp điều khiển mà thông qua một khuân mẫu dành cho người quản lý Kiểm soát thời gian biểu. Người quản lý phải đưa ra thời gian bao lâu để hoàn thành dự án cũng như kế hoạch phát triển chúng. Cần linh hoạt trong việc sử dụng thời gian, đừng để hoang phí bất cứ một thời khắc nào. Nếu sử dụng quá thời gian quy định thì sẽ làm chậm tiến trình dự án, đồng nghĩa với việc ngân sách đầu tư bị hạn chế. Thực hiện theo nhóm. Tập hợp những người trong nhóm để cùng làm việc và bắt đầu cuộc thảo luận. Họ phải là những người có chuyên môn trong lĩnh vực này và được chỉ định cùng làm việc. Công viêc chính của người quản lý là phan tích và tổng hợp ý kiến của thành viên trong nhóm. Lên lịch cho tiến trình, vạch rõ những chuyên đề của dự án và lập danh sách những điểm cụ thể trong tiến trình tổng quát. Điều này sẽ giúp cho người quản lý nắm rõ hơn từng bước đi đã hoạch định theo trình tự sắp xếp và cấp bậc chuyên ssau hơn. Sau đó xác định tiến trình nào thực hiện đầu tiên, tiến trình nào thực hiện kế tiếp, tiến trình nào có thể thực hiện cùng lúc với những phương án khác nhau. Yêu cầu thẩm định lại dự án, hãy tạo nên giới hạn hợp lý về thời gian, tiền bạc, tài năng cho một dự án. Cần làm một bản tường trình cho ban giám đốc và yêu cầu thay đổi những điều không thực tế trong dự án. Đừng quá cứng nhắc, đề ra kế hoạch làm việc cũng như những nguyên tắc cho bản thân là diều rất quan trọng nhưng kế hoạch đó cũng có thể thay đổi được sao cho phù hợp với dự án trong điều kiện hoàn cảnh và thời gian nhất định. Ghi chép lại mọi thứ, hãy viết những điều cần sự thay đổi, và tại sao phải thay đổi. Mỗi giai đoạn đều nảy sinh một nhu cầu mới cần thêm vào dự án – ghi ra nguồn gốc phát sinh những nhu cầu đó và cách điều chỉnh nguồn ngân sách. Cập nhật những tiến triển của dự án để cho cấp trên thấy được những tiến bộ trong quá trình thực hiện dự án. Để có những quyết sách và bước đi đúng đắn. KẾT LUẬN Việc sử dụng của dự án như một phương pháp để giải quyết vấn đề chưa bao giờ lớn hơn ngày hôm nay, và nhiều dự án là rất rộng lớn và tốn kém. Để theo dõi những điều này và đảm bảo chất lượng thực hiện, nó đòi hỏi công thức nấu ăn tốt và công cụ. Tất cả các dự án phải được quy hoạch chính xác, tổ chức tốt và kiểm soát một cách chính xác. Bất kể kích thước của một dự án, có nhiều điều kiện đó phải được thực hiện để đạt được một thực hiện thành công và kết quả tốt. Không ít nhất là quản lý dự án tốt một điều cần thiết để đạt được thành công. Đối với hầu hết các Công ty, việc quản lý theo dự án được xem là một sự thay đổi lớn. Vì vậy hãy nghiên cứu xây dựng cho bạn cũng như công ty của bạn cách quản lý dự án phù hợp và hợp lý nhất để đật được hiệu quả tối đa của dự án.