Đề tài Kỹ năng nói trước công chúng (Publick Speaking) trong hoạt động hướng dẫn du lịch

Mở đầu A. Đặt vấn đề A.1: Lí do chọn đề tài Bước sang thế kỉ XXI, khi mà nền kinh tế tri thức và nhu cầu hội nhập, hợp tác đã trở thành yêu cầu tất yếu để phát triển của bất cứ quốc gia, nền kinh tế nào thì đi cùng với nó là những yêu cầu ngày càng cao về chất lượng của nguồn lao động. Người lao động trong thời đại hội nhập hiện nay không chỉ được yêu cầu giỏi về mặt chuyên môn, thành thạo ngoại ngữ, vi tính mà còn cần có cả những kĩ năng giao tiếp, ứng xử; kĩ năng làm việc theo nhóm; sự nhạy bén, năng động; khả năng thích nghi tốt, sự tự tin và khả năng nói trước công chúng. Hiện nay, những kỹ năng đó cũng là một yêu cầu quan trọng được đặt ra khi những nhà tuyển dụng tuyển chọn nhân viên, đặc biệt là ở những bộ phận thường xuyên phải giao dịch tiếp xúc với các đối tác và khách hàng. Bắt nguồn từ thực tế đó, nhu cầu tìm hiểu, học tập về kĩ năng này không chỉ là nhu cầu của riêng một cá nhân mà là nhu cầu đối với một lượng lớn đội ngũ lao động trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng trước những thách thức của nền kinh tế hội nhập. Mang trong mình đặc trưng tiêu biểu của một ngành dịch vụ, du lịch chính là ngành mà đội ngũ lao động là những người được đòi hỏi cao hơn bất cứ một ngành nghề nào khác. Đó không chỉ là những yêu cầu cao về mặt chuyên môn nghiệp vụ, một phông kiến thức tổng hợp mà hơn hết người làm trong ngành du lịch nhất thiết phải có những kĩ năng về giao tiếp; ứng xử nhanh nhạy; thông minh, duyên dáng, và đặc biệt phải có khả năng ăn nói - cụ thể đó là khả năng nói trước công chúng. Khả năng ấy không phải bất kì ai sinh ra cũng đã sẵn có mà phần nhiều đó là do sự rèn rũa mà nên. Cũng chính vì lẽ đó, nhu cầu tìm hiểu học tập về kĩ năng này là rất cần thiết đối với bất kì cá nhân nào muốn đạt được thành công và tìm được một vị trí nhất định trong xã hội. Bên cạnh đó, xuất phát từ nhu cầu thực tế của bản thân, là một sinh viên đang học tập tại Khoa Du Lịch học Trường Đại học KHXH&NV, kĩ năng thuyết trình (public speaking) cũng là môt kĩ năng bắt buộc trong việc học với rất nhiều môn học như “ Nghiệp vụ hướng dẫn du lịch”, “Ngiệp vụ ngoại giao”, “Tâm lí du lịch”, “Marketting du lịch”…Thực tế, nghề nghiệp sau này đối với một huớng dẫn viên du lịch thì kỹ năng thuyết minh là yêu cầu cao nhất được đặt ra đối với hướng dẫn viên khi tác nghiệp. Tuy nhiên, trong chương trình đào tạo hiện nay của khoa lại chưa có một giáo trình chính thức nào đề cập trọn vẹn về vấn đề này. Từ những vấn đề đó nên tôi đã chọn nghiên cứu đề tài “ Kỹ năng nói trước công chúng (Publick Speaking) trong hoạt động hướng dẫn du lịch”. A.2: Đối tượng nghiên cứu - Kĩ năng nói trước công chúng và sự vận dụng các kĩ năng đó trong hoạt động hướng dẫn du lịch. A.3: Mục đích nghiên cứu - Làm rõ cơ sở lí thuyết chung cho kĩ năng nói trước công chúng (Public Speaking), từ đó nghiên cứu vận dụng cho hoạt động hướng dẫn du lịch. B. Phương pháp nghiên cứu - Phân tích tài liệu - Quan sát tham dự Chương 1. Những hiểu biết chung về kĩ năng nói trước công chúng (Public speaking) 1.1: Nội hàm của khái niệm nói trước công chúng( Public speaking) Public speaking hay nói trước công chúng là một khái niệm còn gây nhiều tranh cãi. Các tác giả khác nhau lại có những quan điểm riêng của mình về việc nói trước công chúng. Theo Joseph. A. Devito thì nói trước công chúng là một hình thức giao tiếp mà trong đó người nói muốn truyền đạt những thông tin về một chủ đề cụ thể tới một luợng đông đảo khán giả. Nó thường xảy ra trong những trường hợp có sự tiếp xúc trực tiếp giữa người nói và người nghe(1) Public speaking is a form of communication in which a speaker addresses a relatively large adience with a relatively continous discourse. Usually it takes place in a face to face situation. The element of public speaking, Joseph. A. Devito. Tr30 Clella Iles. Jaffe lại cho rằng nói trước công chúng tức là khi một người chuẩn bị và phát biểu ra những gì đã chuẩn bị trước một nhóm người nghe và nhìn chung là sẽ không có sự cắt ngang dòng suy nghĩ của người nói.(2) Public speaking means that one person prepares and delivers a presentation to a group who listen, generally without interrupting the flow of ideas. Public Speaking a cultural perspective. Clella. Iles. Jaffe. Street University, 2002, tr36 Diana Prentice Carlin và Jame Payne trong tác phẩm của mình Public speaking today đã chia làm giao tiếp làm 5 mức độ: Giao tiếp tự thân ( Intrapersonal Communication): là hình thức giao tiếp xảy ra thường xuyên trong mỗi con người đó là khi ta nghĩ xem phải làm như thế nào xử lí như thế nào trước một sự việc xảy ra. Tương tác giao tiếp ( Interpersonal Communication): giao tiếp xảy ra giữa người với người trong những nhóm có thể gồm 2 hoặc 3 cá nhân, nó mang tính chất thân mật. Giao tiếp trong những nhóm nhỏ ( Small group Communication): Số lượng tham gia lớn hơn có thể tập hợp lại thành một tổ, nhóm lớn. Nói trước công chúng ( Public speaking) có thể định nghĩa là khi một người giao tiếp với những người khác nó bao gồm sự trình bày một cách liên tục một bài phát biểu ở trong tình huống tiếp xúc trực tiếp với khán giả.(3) Public speking can be defined as one person communicating with many people. It involves a continous presentation by one individual in a face- to - face situation with audience. Public speking today. Diana Prentice Carlin / Jame Payne. Tr 26 Nó khác với với việc giao tiếp trong những nhóm nhỏ bởi số lượng khán giả là rất lớn, đồng thời nó cho phép một người có thể tương tác với nhiều người khác, đồng thời nếu như trong nhóm nhỏ thông điệp truyền đi được phản hồi ngay lập tức thì trong nói trước công chúng mọi phản hồi từ phía khán giả đều là những yếu tố phi lời và có thể bị trì hoãn cho tới khi họ được phát biểu. Giao tiếp đa truyền thông ( Mass communication): nó xảy ra khi một người phát biểu mà lời của ngưòi đó được truyền đi trên các phương tiện thông tin đại chúng như báo, đài, tivi. Cùng một lúc có thể có rất nhiều người nghe hoặc đọc được nội dung được phát biểu. Tuy nhiên, chỉ khi có những khán giả trực tiếp chứng kiến, trực tiếp nghe lời phát biểu tại chính nơi mà sự kiện đó diễn ra thì người phát biểu mới được coi là đang nói trước công chúng ( Public speaking). Khái niệm công chúng (public) ở đây cần được hiểu một cách rõ ràng “Công chúng được dùng để chỉ đông đảo mọi người xem hay chứng kiến việc gì, trong quan hệ với người diễn thuyết, tác giả, diễn viên”(4) Đại từ điển Tiếng Việt, Nguyễn Như ý chủ biên, NXB VHTT,1999, tr 454 . Từ những quan điểm được đưa ra ở trên ta có thể thấy được rằng nói trước công chúng tức là sự truyền tải thông điệp về một vấn đề cụ thể nào đó đến đông người xem, hay chứng kiến một việc gì trong mối quan hệ với người nói. Nói trước công chúng gồm ba mục đích chủ yếu là cung cấp thông tin (information), thuyết phục (pursuade) và để giải trí (intertainment). Tuỳ từng trường hợp mà nó có thể chứa đựng mục đích khác nhau và đôi khi là nhằm cả ba mục đích trên. Theo Devito nói trước công chúng bao gồm các yếu tố cấu thành nên như sau: - Người nói : Được coi là yếu tố đầu tiên và xuất phát điểm, đóng vai trò quan trọng của việc nói trước công chúng. Khái niệm này có thể được diễn đạt bằng nhiều cách khác nhau như diễn giả, người trình bày, người hùng biện và được sử dụng tuỳ theo văn cảnh. Thông điệp: Là bất cứ những gì mà người nói muốn truyền đạt đến cho người nghe. Thông điệp vô cùng phong phú và đa dạng. Đó có thể là bài giảng của một giảng viên đại học nhưng cũng có thể đơn giản chỉ là một lời yêu cầu giúp một việc gì đó giữa những người bạn với nhau. Mục đích của nói trước công chúng là truyền đạt lại thông điệp của diễn giả đối với khán, thính giả của mình. Điều này có thực hiện thành công hay không còn tuỳ thuộc vào những gì được trình bày và cách mà người trình bày sẽ thể hiện. Người nghe: Chính là đối tượng tiếp nhận thông điệp từ người nói. Song song với quá trình tiếp nhận đó thì đồng thời cũng diễn ra sự phản hồi từ phía người nghe. Quá trình tiếp nhận thông tin và phản ứng với những thông tin nhận được là khác nhau đối với mỗi cá nhân, trong khi nói trước công chúng, bao giờ số lượng người nghe cũng rất lớn. Vì thế, đối với một vấn đề được trình bày tất yếu sẽ có những ý kiến nhận xét và đánh giá khác nhau. Đó là điều cần được lưu ý trong khi thuyết trình, một buổi thuyết trình được đánh giá là thành công hay không còn phụ thuộc vào việc người trình bày có đủ sức thu hút, thuyết phục được người nghe hay không? Và điều này tất nhiên như đã nói ở trên là tương đối khác nhau trong nhận định của mỗi người. Sự xao nhãng: Bị chi phối bởi các yếu tố về mặt tâm lí, vật lí. Những yếu tố này ảnh hưởng lớn đến khả năng thu nhận thông tin của người nghe. Một người đang có những khúc mắc về mặt tâm lí chắc chắn sẽ có những ảnh hưởng nhất định khi tiếp nhận thông tin. Tương tự như vậy, chỉ cần một tiếng động lớn, sự ồn ào xung quanh cũng là những cản trở lớn đến buổi thuyết trình. Tuy nhiên, đây là những yếu tố tồn tại một cách tất yếu trong bất kì hoàn cảnh nào khi ta nói trước công chúng. Điều quan trọng hơn là người nói phải tìm mọi cách để giảm thiểu những tác động này và làm chủ được tình hình. Phản hồi: Đó chính là phản ứng của người nghe trước vấn đề được trình bày. Sự thể hiện này là khác nhau ở mỗi người và được thể hiện bằng nhiều cách, khi đồng ý với ý kiến của diễn giả họ có thể gật đầu, phản đối hoặc có thể la ó. Tuy nhiên, có những phản hồi sẽ được thể hiện ngay lập tức song một số có thể bị trì hoãn, có khi nó được giấu diếm đi nhưng có lúc được thể hiện ra một cách công khai. Mặc dầu vậy, phần lớn những phản hồi trong khi nói trước công chúng đều được thể hiện bằng những yếu tố phi ngôn ngữ. Do đó, người nói phải nhạy cảm và có sự điều chỉnh cho phù hợp. Ngữ cảnh: Thời gian và không gian diễn ra buổi thuyết trình có tác động rất lớn tới nội dung và sự thành công của diễn giả. Vì thế, người nói cần phải hết sức lưu ý vấn đề này. Cần tránh những khoảng thời gian nhạy cảm như sau bữa ăn trưa lúc mà mọi người đều mệt mỏi và có nhu cầu được nghỉ ngơi đôi chút hoặc phải nói trong không gian chật chội, nóng bức. Nó sẽ là những yếu tố cản trở lớn, nếu không thể tránh được thì người nói cần rất nhiều sự nỗ lực để làm chủ trong mọi tình huống. Kênh thông tin: Là phương tiện mà nhờ đó mà thông điệp sẽ được truyền tải đến với khán giả. Trong khi nói trước công chúng người nói có thể sử dụng nhiều kênh thông tin như : đài, báo, truyền hình… mỗi cách lại có những ưu nhược điểm khác nhau. Nếu như một vị chủ tịch nuớc chọn đài phát thanh để chúc tết toàn dân thì thông điệp mà người dân nhận được chỉ là qua giọng nói nhưng nếu vị đó chọn truyền hình thì người ta không chỉ chỉ nghe được giọng nói mà còn thấy được cả hình ảnh một cách dễ dàng. Nhìn một cách tổng thể nói trước công chúng là sự liên kết của các yếu tố trên lại với nhau, mỗi yếu tố nằm trong một chỉnh thể thống nhất, yếu tố này lại chịu sự tác động của những yếu tố khác. Người nghe và diễn giả là hai yếu tố chủ đạo ảnh hưởng lẫn nhau và nói trước công chúng cũng bao gồm sự tương tác lẫn nhau của hai yếu tố đó. 1.2: Vai trò của kĩ năng nói trước công chúng ( Public Speaking) Việc tìm hiểu vai trò của kĩ năng nói trước công chúng chính là đi tìm câu trả lời cho câu hỏi tại sao ta lại cần phải nghiên cứu nó, nó thể hiện tầm quan trọng như thế nào. Ngay từ thời cổ đại con người đã coi việc nói trước công chúng chính là một phương tiện quan trọng trong giao tiếp. Những người có khả năng nói hay còn gọi là những nhà hùng biện là những người dành được nhiều sự kính trọng và họ cũng coi đó là một phương để có thể truyền tải được tư tưởng, học thuyết của mình một cách hiệu quả nhất. Có thể kể đến đó là Aristotle, Decard, Khổng Tử, Trang Tử….. và còn rất nhiều những nhân vật nổi tiếng khác. Làm sao để cho mọi người có thể tiếp cận với những tư tưởng, những học thuyết, phát minh mới trong thời đại thiếu thốn, khó khăn về mặt thông tin như thế nếu như không phải là nhờ những cuốn sách và nhờ những buổi diễn thuyết, dạy học. Bằng cách này hay cách khác, những con người đó đã tìm mọi cách để tiếp cận, truyền tải thông điệp của bản thân. Và một câu hỏi được đặt ra là nếu như Aristotle hay Khổng Tử là những diễn giả tồi thì liệu ngày nay chúng ta còn có thể thừa hưởng được những tri thức, tư tưởng được đúc kết qua hàng ngàn năm hay không? Chúng ta còn có thể học tập và tìm hiểu được Đạo Khổng hay không khi mà phần lớn những tác phẩm của ông đều được những học trò của ông tập hợp và ghi lại dựa trên những gì mà họ tiếp thu được từ chính thầy giáo của mình. Thời Hi Lạp, La Mã cổ đại khả năng hùng biện đóng một vai trò cực kì quan trọng trong giáo dục và trong đời sống thị dân. Vì vậy, nên mới xuất hiện những mẩu chuyện về những ông trạng cãi, những nhà hùng biện tài năng bằng trí thông minh của mình mà có thể làm thay đổi được tình thế. Trong trường học thời Hi- La người học không chỉ được dạy những kiến thức về toán học, thiên văn học, vật lí mà họ còn được dạy về những kĩ năng hùng biện, thậm chí có cả những trường chỉ dạy cách để làm sao có thể trở thành nhà hùng biện, trở thành những ông “trạng cãi” được nhiều người biết đến. Tất nhiên, không một ai có thể sinh ra với những tài năng bẩm sinh có sẵn trong mình và cần thiết hơn hết đó là sự khổ luyện. Tấm gương của Demosthenes (384- 322 trước công nguyên) một diễn giả và chính khách nổi tiếng thời cổ Hi Lạp rất đáng để mọi người noi theo. Ông đã ngậm sỏi trong miệng tập hát và nói trước biển để chữa bệnh hụt hơi, nói lắp của mình. Treo hai thanh gươm sắc nhọn trên vai để sửa tật nhún vai. Demosthenes không chỉ cho ta thấy được sự kiên trì và nỗ lực của con người mà quan trọng hơn nó còn cho thấy người ta đánh giá như thế nào về kĩ năng nói trước công chúng và nó đóng vai trò như thế nào đối với thành công trong cuộc đời mỗi con người. Những con người đạt đến đỉnh cao của danh vọng và quyền lực đều được cho là những ngưòi có tài ăn nói sắc sảo và đầy sức thuyết phục và đó là điều không thể phủ nhận cho dù ở trong bất kì thời đại nào. Cho dù hiện nay, người ta có thể dùng nhiều cách khác nhau để tiếp cận thông tin nhưng để đạt được thành công thì nói trước công chúng vẫn là yếu tố không ai có thể phủ nhận và từ bỏ. Sức mạnh của nghệ thuật nói là điểm mấu chốt tạo nên dấu ấn của mỗi người trong giao tiếp. Cũng theo Devito trong The element of public speaking nói trước công chúng có một số vai trò như sau. Giúp tìm ra khả năng giao tiếp chung, thưòng xuyên nói trước nhiều người sẽ giúp bạn phát triển phong cách giao tiếp hiệu qủa hơn. Đồng thời nó còn tăng cường khă năng tự định nghĩa về một vấn đề, khả năng tổ chức thông tin, sắp xếp thông tin một cách hiệu quả nhất đối với đối tượng giao tiếp của mình. Thêm vào đó sự nhạy bén, khả năng biến chuyển linh hoạt trước những phản hồi từ phía người nghe vì thế, cũng cũng được phát triển. Chính từ những yêu cầu phải trả lời những thắc mắc từ phía người nghe cũng giúp tăng cường kĩ năng nghe ngày càng hiệu quả hơn. Tư duy logic đặc biệt là khả năng giao tiếp tự tin chính là những lợi ích lớn nhất khi bạn thực hành kĩ năng nói trước rất nhiều người. Giúp tăng cường kĩ năng nghề nghiệp và kĩ năng học thuật. Cho dù ở bất kì một vị trí nào, làm bất kì công việc gì thì sẽ có lúc chúng ta buộc phải nói trước rất nhiều người, không ai có thể đảm bảo là điều này sẽ không bao giờ xảy ra. Vì vậy, nắm rõ những kĩ năng trong khi nói trước công chúng sẽ giúp giải thích, tổ chức thông điệp một cách rõ ràng, có sức thuyết phục đồng thời nó giúp rèn luyện kĩ năng thuyết phục, đàm phán, trình bày vấn đề một cách chắc chắn, tự tin và khoa học. Giúp tăng cường khả năng hội nhập, phù hợp với nền kinh tế tri thức và nền kinh tế đang toàn cầu hoá một cách nhanh, mạnh như hiện nay, những vận hội mới đồng thời cũng kèm theo nhiều thử thách mới, nền kinh tế năng động hiện đại cũng đòi hỏi người lao động phải có sự điều chỉnh, bổ sung kiến thức của bản thân cho phù hợp với những yêu cầu mới của môi trường làm việc và nói trước công chúng cũng nằm trong số những yêu cầu đó để có thể hội nhập với thế giới một cách dễ dàng hơn. 1.3: Đặc trưng của nói trước công chúng (Public Speaking) Muốn tìm hiểu rõ đặc trưng của kĩ năng nói trước công chúng thì cách tốt nhất đó là so sánh nó với những cuộc nói chuyện thông thường được sử dụng hàng ngày, giữa chúng có những điểm giống và khác nhau nào để từ đó ta có thể tìm ra được cốt lõi của vấn đề. 1.3.1: Những điểm tương đồng Trong The art of Public speaking, Stephen. Lucas dẫn chứng rằng Những nghiên cứu gần đây của các nhà khoa học đã chỉ ra một người ở độ tuổi trưởng thành sử dụng đến 30% thời gian thức giấc của mình cho những cuộc nói chuyện thường ngày. Ông cũng cho rằng nói trước công chúng và nói chuyện thông thường có những điểm giống nhau như sau. Sắp xếp những suy nghĩ của mình một cách logic: cho dù chỉ hướng dẫn một người phụ bếp làm một chiếc bánh thông thường, hay phải hướng dẫn cho hàng trăm thực tập viên khác (tức là phải trình bày trước một lượng lớn khán giả) quy trình làm một chiếc bánh khổng lồ. Thì người bếp trưởng cũng phải sắp xếp những gì mình sẽ nói một cách có hệ thống, chật chẽ theo trình tự nhất định để có thể đạt được mục tiêu cuối cùng là giúp cho những người đầu bếp khác có thể hiểu và làm ra được sản phẩm cuối cùng là chiếc bánh. Lựa chọn những thông tin sao cho phù hợp với đối tượng mình cần giao tiếp. Đối với mỗi một đối tượng thông tin sẽ phải được cân nhắc sao cho phù hợp nhất với mức độ tiếp thu của đối tượng đó, nói cho một sinh viên đại học về biển sẽ khác việc nói cho một đứa trẻ mẫu giáo, cũng như khi phải trình bày kết quả của công trình nghiên cứu khoa học về biển cho đối tượng là những những nhà hải dương học. Tạo ra sự hứng thú để gây ấn tượng và thu hút sự chú ý, muốn tạo ra hiệu qủa tốt nhất trong giao tiếp thì sự nhàm chán là điều mà bất cứ ai cũng không muốn xảy ra. Tạo nên nhiều điều thú vị chính là vũ khí của một người giao tiếp thông minh và giữ cho cuộc nói chuyện, phần trình bày của mình không trở thành tẻ nhạt. Thích nghi với những phản hồi từ người nghe: khi nói với bất kì ai chúng ta có thể nhận thấy được cử chỉ, thái độ, sự phản ứng của người đó một cách rõ ràng. Hàng ngày những việc đó đều xảy ra không chỉ một lần. Tuy nhiên, người ta thường không hay để ý đến điều này. Khi nói chuyện với một người đối diện nếu như người đó tỏ thái độ hờ hững trước những gì mà ta đang nói, chắc chắn ta cũng phải có sự điều chỉnh hoặc là không tiếp tục nói hoặc chuyển ngay sang một chủ đề khác. Như vậy, một cách ngẫu nhiên chúng ta đã sẵn có một trong những kĩ năng của việc giao tiếp và đó chính là một trong những kĩ năng quan trọng, cần thiết cho thành công trong khi nói trước công chúng. 1.3.2 : Điểm khác biệt Mặc dù có nhiều điểm tương tự nhau nhưng nói trước công chúng (Public Speaking) vẫn có những đặc điểm mà người ta có thể dễ dàng nhận thấy được nó hoàn toàn khác biệt với những cuộc nói chuyện hàng ngày . Cấu trúc chặt chẽ: Đây là yêu cầu quan trọng trong khi phải nói với số đông khán giả vì diễn giả thường chịu sức ép về thời gian. Phần lớn các trường hợp, khán giả không được phép cắt ngang hay đưa ra những lời bình luận trong khi diễn giả đang nói. Người nói phải khéo léo đưa được mục đích của mình vào nội dung sẽ trình bày. Khi chuẩn bị cho bài diễn văn của mình, diễn giả cũng cần phải tính đến những câu hỏi sẽ nảy sinh trong đầu của người nghe và trả lời chúng như thế nào. Do đó, nó đòi hỏi kế hoạch và sự chuẩn bị chi tiết hơn là hội thoại bình thường. Sử dụng ngôn ngữ chuẩn mực: Những tiếng lóng và từ địa phương, những từ ngữ quá thân mật hay tối nghĩa, những câu văn sử dụng sai ngữ pháp là điều không được cho phép đối với một bài viết được chuẩn bị để nói trước nhiều người. Người nghe luôn luôn phản ứng mạnh mẽ đối với những diễn giả không tự chau chuốt, chăm chút cho ngôn từ của mình. Một bài phát biểu với ngôn từ tinh tế thể hiện sự tôn trọng thính giả của người viết. Cách phát biểu: Trong giao tiếp hàng ngày phần lớn mọi người nói ở một mức độ vừa phải đủ để cho người đang nói chuyện với mình (số lượng nhỏ) có thể nghe thấy được. Nhiều từ ngữ mang tính thân mật,có thể là tiếng lóng cũng được sử dụng, những điệu bộ ngẫu nhiên, kì cục người ta đều có thể chấp nhận được. Nhưng để có thể đạt được thành công khi phải nói trước hàng trăm, ngàn người diễn giả phải nói để tất cả mọi người đều có thể nghe rõ, họ tránh những lối cư xử, những ngôn từ có thể gây phản cảm đối với khán giả, vì đó cũng chính là cách mà họ tự huỷ hoại thành công của bản thân. 1.4: Kĩ năng nói trước công chúng ( public speaking skills) Kĩ năng nói trước công chúng là sự tích hợp của rất nhiều những kĩ năng khác nhau. Vì thế, để có thể đạt được thành công và trở thành một diễn giả xuất sắc, nó đòi hỏi ở mỗi cá nhân sự nỗ lực rèn luyện thậm chí là khổ luyện qua một quá trình lâu dài cùng nhiều thử thách.. 1.4.1: Xây dựng sự tự tin Sự tự tin là một trong những trong những yếu tố quan trọng đảm bảo thành công cho dù chúng ta hoạt động trong bất kì lĩnh vực nào. Khi ta phải nói dưới sức ép của đám đông thì tự tin là điều mà không phải ai cũng sẵn có và dễ dàng làm được, đặc biệt với những người lần đầu tiên đứng nói trước rất nhiều người. Để đạt được điều đó cần phải có sự kiên trì và lòng tin. Việc mất tự tin, hồi hộp khi đứng trước đông người được chỉ ra là một hiện tuợng tâm lí hết sức bình thường của con người. Và ngay cả những nhà hùng biện đại tài thì cũng đã từng có những lúc họ đứng nói trong tâm trạng hồi hộp, lo âu. Trong The art of public speaking, Srephen. Lucas đã dẫn chứng một ví dụ khá thú vị rằng, một nghiên cứu được thực hiện trên 2500 người tại Mĩ năm 1973 đã cho một kết qủa bất ngờ khi 70% số người được hỏi cho việc phải nói trước đám đông là nỗi sợ hãi lớn nhất trong đời. Vài người trong số đó thậm chí còn cho nó đáng sợ hơn cái chết. Vì vậy, để đạt được thành công diễn giả cần phải gây dựng được sự tự tin ở bản thân. Và câu hỏi được đặt ra là làm thế nào để chống lại sự mất bình tĩnh, kiểm soát được nó? Điều đó có thể làm được một cách dễ dàng khi diễn giả thực hiện theo một số điều sau. Tạo cho mình nhiều cơ hội để được nói trước đám đông: Rất hiếm người có thể thành công ngay từ lần đầu tiên mà không hề lo sợ, nhưng càng được cọ sát ở những hoàn cảnh khác nhau, có nhiều cơ hội để thể hiện mình là một cách tốt nhất về mặt tinh thần giúp người nói cảm thấy tự tin hơn. Những kinh nghiệm được rút ra từ những lần thất bại trước sẽ là phương thuốc hữu hiệu nhất cho căn bệnh mất tự tin ở mỗi người. Bắt đầu từ những lần trình bày trước lớp hay trong nhóm làm việc là cách mà người ta có thể bước đầu làm quen đồng thời gây dựng dần sự tự tin. Chuẩn bị thật kĩ càng: Cũng chính là chìa khoá để giúp tạo nên sự tự tin của diễn giả, chuẩn bị kĩ ở đây có thể bao gồm về măt nội dung của bài nói, có thể đó là sự tập dượt một cách kĩ càng. Đối với người có kinh nghiệm hay chưa có kinh nghiệm thì sự chuẩn bị này vẫn là rất cần thiết, thời gian chuẩn bị nhiều hay ít là tuỳ thuộc vào mỗi cá nhân. Có được sự chuẩn bị kĩ sẽ giúp người trình bày làm chủ được tình thế và có thể ứng phó được với những tình huống bất ngờ xảy đến và điều quan trọng hơn mà ai cũng có thể thấy được, chuẩn bị là một trong những yếu tố để đi đến thành công khi làm bất cứ một việc gì. Sử dụng sức mạnh của hình dung, mường tượng: Điều này cũng giống kĩ năng nhập vai, hãy thử đặt mình vào trong hoàn cảnh sẽ có thể xảy đến trong tương lai, bạn sẽ phải nói như thế nào, giới thiệu ra sao. Những câu hỏi như thế nào sẽ được hỏi và khi đó hãy dự trù trước câu trả lời. Việc được coi giống như một cuộc tập dượt trước khi hoạt động chính thức diễn ra và càng được tập dượt kĩ lưỡng bao nhiêu thì tâm trạng hồi hộp, lo lắng sẽ được giảm bớt bấy nhiêu. Nên biết sợ hãi không phải lúc nào cũng có thể nhìn thấy: Tâm lí chung của rất nhiều diễn giả đó là sợ rằng khán giả sẽ biết được rằng mình đang lo lắng. Điều này vô hình chung đã tạo nên sức ép lớn. Tuy nhiên, một thực tế là không phải bất kì điều gì người nghe cũng có thể thấy được hết, bao gồm cả nỗi sợ hãi của bản thân người nói. Cố gắng thể hiện đến mức cao nhất có thể sự bình tĩnh sẽ tạo cho khán giả thấy được sự tự tin mặc dù thực tế có thể là không như vậy. Nếu người nói thể hiện cho khán giả biết rằng mình sợ hãi thì đó được coi là điều rất tệ hại, người nghe sẽ chú ý nhiều đến những hành động của diễn giả hơn là những gì họ nói. Điều này vô tình tạo nên tâm lí coi thường, chán nản của người nghe và điều này thì không ai mong muốn nó xảy ra. - Suy nghĩ tích cực: Coi việc nói trước công chúng là cơ hội tốt để thể hiện mình, tăng khả năng giao tiếp, hiểu biết lẫn nhau với những người xung quanh. Và đó là một niềm vinh dự lớn thay vì nghĩ rằng bạn ta phải miễn cưỡng làm điều này. Yếu tố tâm lí là cực kì quan trọng, có thể tạo ra động lực lớn khích lệ con người. Sự hứng khởi là cội nguồn để xoá tan những mặc cảm, đồng thời giúp người nói thể hiên mình một cách tốt nhất Không cố gắng đạt tới sự hoàn hảo: Cho dù có được chuẩn bị kĩ luỡng đến đâu chắc chắn sẽ có những chi tiết không như mong đợi, những điều không nằm trong kế hoạch. Tuy nhiên, điều này là rất bình thường. Nếu điều này xảy ra thì đừng vội lo lắng, hãy xem như chưa có chuyện gì xảy ra, trình bày tốt nhất có thể những gì mình đã chuẩn bị vì người nghe sẽ không thể biết hết những gì mà ta định nói. Đừng quá hi vọng đạt tới sự hoàn hảo, nó sẽ tạo nên tâm lí sợ hãi khi lần sau ta lại gặp phải tình huống tương tự.. Không nên thức quá khuya, làm việc quá căng thẳng trước khi buổi thuyết trình diễn ra chính thức. Nên tạo cơ hội cho đầu óc được thư giãn và nghỉ ngơi để có thể chuẩn bị cho mình có được nền thể lực tốt nhất. Trong khi thuyết trình: Cố gắng thư giãn trước khi nói, nếu hồi hộp nên thở thật sâu để lấy lại bình tĩnh. Chú ý đặc biệt đến phần mở đầu, có được phần mở đầu hoàn hảo sẽ tạo động lực rất lớn cho những phần tiếp theo. Đây cũng thời điểm thường xuyên xảy ra sự mất bình tĩnh, nó là thử thách lớn mà bất cứ ai cũng cần phải vượt qua. Khi đã qua thời điểm người nói sẽ dần thích nghi lấy lại bình tĩnh và cảm thấy dễ dàng hơn rất nhiều. Một điều đặc biệt quan trọng là chú ý đó giao tiếp bằng mắt đối với người nghe. Diễn giả phải hết sức chú ý đến điều này. Tập trung ánh mắt vào diễn giả mà mình có cảm tình nhất tuyệt đối tránh việc hướng ánh mắt ra xung quanh. Người nghe sẽ có cảm giác rằng mình không được tôn trọng và người nói không phải hướng đến mình. Cần tránh quan điểm coi như không có ai đang nghe mình nói để có thể giảm bớt sự lo lắng, đó là thái độ hết sức sai lầm. Không ai có thể thành công trong nghiệp nói nếu như không coi trọng khán giả của mình. Trong khi nói hãy cố gắng giao đãi với mọi người, nghĩ đễn nội dung thuyết trình hơn là nỗi sợ hãi khi trình bày. 1.4.2: Kĩ năng nghe Để có thể trở thành một người thành công trong hoạt động nói thì việc tìm hiểu và nắm được kĩ năng nghe là rất quan trọng vì đó là bước chủ chốt trong quá trình tiếp nhận thông tin. Chỉ khi ta nghe tốt thì việc nắm thông tin mới có thể có hiệu quả và thông tin lấy được mới thật sự có ích. Nghe tốt cũng giúp ta hiểu vấn đề một cách trọn vẹn, đúng đắn. Kinh nghiệm cũng chỉ ra rằng để có thể học tập tốt hay thành công trong công việc thì hãy bắt đầu từ kĩ năng nghe. 1.4.2.1: Thế nào là nghe có nhận định? - Nghe: là một quá trình hoạt động của việc nhận thông tin, phân tích và lưu giữ lại những thông tin đó qua nhân tố trung gian là cơ quan thính giác.(1) Đại từ điển Tiếng Việt, Nguyễn Như ý chủ biên, NXB VHTT, tr 1191 Quá trình đó bắt đầu từ việc nhận thông tin từ người nói, phân tích nó và bổ sung nó cùng với những thông tin khác trong trí nhớ của chúng ta và được lưu giữ lại trong một khoảng thời gian nhất định, cơ quan thính giác không chỉ đón nhận những từ, những câu, nó tiếp nhận tất cả những tín hiệu âm thanh cũng như từ ngữ, những âm thanh chủ ý và những âm thanh không chủ ý. - Nhận định: là quá trình mà chúng ta đưa ra ý kiến, đánh giá, dự đoán về vấn đề gì đó(2) Tài liệu đã dẫn, tr 1241 . Những nhận định này có thể tích cực, có thể tiêu cực, ca ngợi, ngưỡng mộ hay đơn giản chỉ là sự đổ lỗi. Josheph. A. Devito đã phân ra làm 4 cách nghe: Nghe để thư giãn: mục đích tạo sự thoải mái (nghe nhạc, nghe truyện cười...) Nghe cảm thông: Nghe để ủng hộ, cảm thông như việc bác sĩ nghe thông tin từ bệnh nhân để có thể chia sể đồng thời nắm được tình hình sức khoẻ của người bệnh. Nghe toàn diện: Nghe để hiểu nội dung Nghe có phê bình Nghe có phê bình trong kĩ năng nói trước công chúng đề cập đến quá trình nghe đối với một bài diễn văn nhằm đưa ra những phán xét, nhận định, khi chúng ta được nghe bất cứ một bài diễn văn nào, chúng ta cũng sẽ được hỏi để đưa ra những đánh giá riêng của bản thân về những gì vừa diễn ra và việc đó thể hiện cho một người nghe có trách nhiệm. 1.4.2.2: Những lỗi thường mắc trong khi nghe Stephen E. Lucas đã tổng kết và chỉ ra những lỗi sau mà người nghe thường vấp phải. Không tập trung: lỗi này thường xảy ra bởi vì người nghe thường bị cắt ngang bởi những dòng suy nghĩ khác, hoặc chịu tác động ngoại cảnh trong khi nghe. Tuy nhiên, đây là điều không thể tránh khỏi cho dù người nói có xuất sắc đến đâu và trong khi nói trước công chúng cần hiểu và nắm được điều này. Nghe quá chăm chú : Điều này nghe có vẻ mâu thuẫn với ý trên nhưng đây cũng được coi là điều sai lầm, bởi vì nếu để ý đến từng lời, từng câu, từng chữ thì sẽ dẫn đến tình trạng loãng thông tin ngay trong khi tưởng như là đã nghe được rất nhiều song lại không nắm được điều gì là quan trọng nhất. Vội vàng kết luận: Dù chưa nắm bắt được hết thông tin nhưng người nghe đã vội vàng kết luận về vấn đề đang được trình bày và cho nó đó chính là bản chất, nó dẫn đến tình trạng nghe không trọn vẹn, nửa chừng thậm chí dẫn đến hiểu sai vấn đề. Đây là vấn đề liên quan đến tâm lí học và vẫn thường hay xảy ra trong cuộc sống, đôi khi sau đó khó có thể thay đổi được quan điểm, thái độ của một người về vấn đề mà trước đó người nghe đã gán cho nó những suy luận cá nhân của bản thân. • Chú ý quá nhiều đến ngoại hình, phong cách của diễn giả: và cách trình bày: Nếu vội vàng phán xét diễn giả qua ngoại hình của họ và chỉ chăm chú đến chi tiết đó người nghe sẽ nhanh chóng bị phân tâm. Phần nội dung mà người nói định trình bày sẽ mau chóng bị gạt sang một bên và trở nên không còn quan trọng nữa. Điều này đòi hỏi diễn giả phải có những yêu cầu nhất định về ngoại hình, trang phục khi xuất hiện trước đám đông, nó sẽ được trình bày cụ thể hơn ở những phần sau. 1.4.2.3: Cách khắc phục Để khắc phục được tình trạng trên, theo Stephen người nghe được khuyên làm theo một số điều sau: Coi trọng việc nghe: Kĩ năng nghe không thể có được trong một khoảng thời gian ngắn và nó cũng không tự sinh ra được và phải xuất phát từ chính bản thân người nghe coi trọng việc đó hay không. Nghe một cách thật chủ động trong mọi tình huống, học cách nghe từ những bước đầu tiên, và bất kì khi nào có thể. Ngăn cản sự xao nhãng: Điều này là không thể tránh khỏi trong quá trình nghe vì người nghe còn chịu ảnh hưởng bởi rất nhiều những yếu tố ngoại cảnh khác như khung cảnh, tạp âm, tâm trạng …Tuy nhiên ta có thể hạn chế bớt điều nay bằng cách Nghe tổng quát xem những ý kiến của người nói có chống lại những gì mình đã hi vọng hay không Xem xét một cách tổng quát về nội dung mà diễn giả đã nói Tránh bị phân tâm bởi ngoại hình hay về phong cách trình bày Tạm ngưng sự phán xét lại: Khi những gì diễn giả trình bày không giống với quan điểm của thính giả thì sự phán xét tất yếu sẽ xảy ra. Tuy nhiên kĩ năng nghe tốt đòi hỏi người nghe phải tạm dừng việc đó lại, cố gắng nghe bằng quan điểm rộng mở, xem xét những bằng chứng rồi mới đưa ra quyết định của mình. Không nghe từng từ một: Cố gắng nắm bắt được những ý chính phần cốt lõi của vấn đề, không cần và cũng không nên ghi nhớ tất cả những gì mà người nói trình bày. Chọn lọc và nắm bắt ý chính để ghi nhớ sẽ giúp não bộ hoạt động có hiệu quả hơn, ghi nhớ tốt hơn. Phát triển kĩ năng ghi chú: Nhanh chóng ghi những ý kiến đuợc cho là quan trọng sẽ giúp người nghe có thể dễ dàng hệ thống hoá về măt nội dung và hình thức của vấn đề đã được trình bày, giúp nhớ lâu hơn và nó cũng sẽ giúp ta hiểu vấn đề một cách trọn vẹn . 1.4.3 : Các bước chuẩn bị cho bài thuyết trình 1.4.3.1: Chọn đề tài và xác định mục tiêu. Chọn lựa đề tài là bước đầu tiên để chuẩn bị cho bài thuyết trình, khi đã chọn được một đề tài phù hợp có nghĩa là diễn giả đã giành được một nửa thành công. Tuy nhiên làm thế nào để đạt được điều này thì không hề đơn giản. Để làm được điều này thì diễn giả cần phải tìm hiểu rõ về khán giả của mình, những người sẽ trực tiếp nghe mình nói. Những thông tin cần thiết cần phải nắm được bao gồm: Những thông tin cá nhân; như độ tuổi, giới tính, nghề nghiệp, trình độ học vấn, tôn giáo, tín ngưỡng, chủng tộc, văn hoá Tìm hiểu mong muốn quan tâm của thính giả Xác định lòng tin, thái độ của khán giả đối với người nói và chủ đề dự định Những yếu tố khác như: số lượng khán giả, thời điểm nói , hoàn cảnh nói, mức độ chủ động của khán giả, độ hài hước.. Thông tin trên sẽ được thu thập bằng nhiều cách, có thể thông qua những người tổ chức, qua phỏng vấn, bảng hỏi... những thông tin này nếu được thu thập càng nhiều, cụ thể, chi tiết bao nhiêu thì đề tài được lựa chọn sẽ có ý nghĩa, phù hợp bấy nhiêu. Một đề tài được chọn là những đề tài đạt được những tiêu chí sau: - Đề tài mà thính giả muốn nghe: Mỗi một đối tượng đều có những vấn đề quan tâm khác nhau, hiểu biết khác nhau và quá trình phân tích thính giả sẽ giúp người nói biết được điều này. Người nghe thường chỉ quan tâm đến những vấn đề có liên quan, có ý nghĩa, tác động trực tiếp đến họ. Một người trẻ có thể sẽ cần biết nhiều hơn về sự lựa chọn nghề nghiệp nhưng đối với một người đã ngoài bảy mươi thì điều này lại trở nên vô nghĩa, cũng như đối với người nông dân điều họ cần biết những kĩ thuật canh tác để tăng năng suất chứ không phải là làm thế nào để sản xuất tên lửa. Đồng thời đề tài đó cũng phải được lựa chọn tuỳ theo từng tình huống. Trong buổi lễ mừng chiến thắng hàng năm, người nghe chờ đợi một bài phát biểu ca ngợi về những công ơn của những người đã khuất chứ không phải là khơi gợi lại những kí ức thương đau, đả kích về bè phái chính trị. Đề tài mà thính giả muốn nghe cũng chính là đề tài phù hợp với sở thích của người nghe. Khi nói chuyện với những người công nhân thì cái nên đề cập đến là nghề nghiệp của họ, sản phẩm mà họ sản xuất. Bên cạnh đố người nói cũng nên nhớ rằng, không bao giờ được áp dụng cùng một nội dung cho những đối tượng khác nhau. Có thể trong cùng một thời điểm cụ thể nhưng nếu khán giả là đối tượng hoàn toàn khác thì đồng nghĩa với việc cần phải có sự sửa đổi. Nếu giữ nguyên một nội dung để trình bày cho rất nhiều đối tượng và lặp lại theo chu kì thời gian như một người thợ quen tay thì đó chính là một diễn giả tồi. Đề tài mới: Bên cạnh những vấn đề có liên quan thì người nghe cũng thường giành sự chú ý đặc biệt của mình vào những gì được cho là mới. Những vấn đề có tính thời sự nóng bỏng như một phát minh, khám phá mới của các nhà khoa học. Hay đơn giản hơn là xu hướng nảy sinh trong nhu cầu tiêu dùng của giới trẻ hiện nay, hoặc là về một loại sản phẩm mới sắp được tung ra trên thị trường. Bản năng tò mò, tâm lí muốn tìm kiếm sự mới lạ sẽ là một yếu tố kích thích sự chú ý của người nghe. Tuy nhiên, nó cũng đòi hỏi một sự nhạy cảm nhất định của diễn giả để có thể nhận biết được điều gì là mới, là nhạy cảm vì có thể vấn đề đó là mới đối với diễn giả nhưng chưa chắc đã là mới đối với người nghe, mới ở thời điểm này những không còn mới trong thời điểm khác. Vì thế, cần phải có sự cập nhật thông tin thường xuyên, sự nghiên cứu kĩ càng của người nói trước vấn đề định trình bày. Đề tài mà diễn giả muốn biết : Đây là một thử thách vì người nói chọn đề tài mà mình chưa hề biết đến để trình bày và tỉ lệ thành công vì thế là một vấn đề đáng được lưu tâm. Mặc dầu vậy, đây là một cơ hội tuyệt vời để người nói tiếp cận với những kiến thức và kinh nghiệm mới. Tuy nhiên, điều này cần được bổ trợ bởi những yêu cầu đã được trình bày ở trên để có thể giúp tìm ra sự lựa chọn hợp lí nhất. Muốn làm được điều này diễn giả cần lưu ý một số điều sau trong khi tìm kiếm .Cần có sự kiểm kê cá nhân : Hãy lập ra một bảng kiểm kê cá nhân về những vấn đề như : kinh nghiệm, sở thích, thói quen, niềm tin...Ghi nhanh những vấn đề chợt nảy ra trong đầu, không cần quan tâm đến việc đó có bị coi là ngớ ngẩn hay là miễn cưỡng. Từ danh sách này ta có thể tìm thấy những vấn đề có thể là đề tài mà ta định trình bày, đây là cách được rất nhiều người sử dụng. Sau khi đã kiểm kê xong cần tập hợp, rút gọn vấn đề  Từ những gì đã liệt kê ra được cần phải tìm ra những vấn đề mà người trình bày cho là nổi bật và tiêu biểu nhất . Sử dụng việc tìm kiếm thông tin trên mạng Internet : là cách mà ta cũng có thể áp dụng vì mạng Internet là một phương tiện để tra cứu và tìm kiếm thông tin hữu dụng. - Đề tài mà mình biết sâu: Điều này được đặt xuống vị trí cuối cùng trong những tiêu chí khi lựa chọn đề tài. Vì có thể những vấn đề mà người nói biết rõ chưa chắc đã phải là vấn đề có sức hấp dẫn đối với người nghe. Song một đề tài nói về một lĩnh vực mà mình biết rõ, hiểu sâu về nó cũng cũng làm cho việc trình bày có thể thuận lợi hơn rất nhiêù. Một vấn đề được đặt ra ở đây là người nói phải biết biến những gì là của riêng mình sao cho nó có mối liên hệ với thính giả, phải chỉ ra những mối liên kết giữa vấn đề trình bày với người nghe đó cũng chính là cách lôi cuốn người nghe tham gia vào buổi thuyết trình. Song song với quá trình tìm kiếm đề tài người nói cần phải định rõ được mục tiêu chung và cụ thể khi mình nói là gì. Thông thường mục tiêu chung đựơc giới hạn vào hai mục tiêu chính đó là thông tin và thuyết phục. Thông tin: là mục đích khi người nói muốn đưa đến những thông tin nhằm tăng cường kiến thức hiểu biết của người nghe như khi một giáo viên giảng cho học sinh của mình về biển, về cấu tạo của cơ thể trong giờ học vậy. Thuyết phục: khi cần thay đổi suy nghĩ, quan điểm, hành động, niềm tin của khán giả, người nói cố gắng thuyết phục người nghe tin và làm theo điều gì sau khi nghe họ nói như khi ta nói chuyện với những người nghiện thuốc về việc bỏ thuốc. Người nói cần xác định mục tiêu cần đạt được là gì, biết được mục tiêu chung là bước đầu tiên và bước thứ hai là phải xác định được mục tiêu cụ thể . - Mục tiêu cụ thể: chú trọng vào những khía cạnh của vấn đề làm rõ mục tiêu chung. Nếu như mục tiêu chung là thông báo thì mục tiêu cụ thể đó là thông báo về tác hại của sóng thần đối với con người và đối với du lịch. Lời khuyên cho việc xác định mục tiêu cụ thể như sau: Diễn đạt vấn đề cần đạt tới bằng những câu hoàn chỉnh không phải là những câu đứt đoạn, rời rạc. Diễn đạt dưới dạng câu trần thuật mà không diễn đạt bằng câu hỏi. Không sử dụng những từ ngữ bóng bẩy như việc thông báo rằng luyện tập Yoga là rất tuyệt vời, thay vào đó hãy định ra rõ ràng hơn bằng câu chỉ ra việc luyện tập Yoga sẽ giúp tăng cường sức khoẻ, giảm stress. Chắc chắn rằng mục tiêu đó là không mơ hồ, không thể nói mục tiêu là nói về chiến tranh một cách chung chung mà cần xác định nói gì về chiến tranh, về hậu quả của chiến tranh hay là tinh thần chiến đấu trong chiến tranh, hay là tình yêu, những sáng tác văn học trong thời chiến. Để làm được những điều này cần trả lời được những câu hỏi sau: Mục tiêu đó có phù hợp với nhiệm vụ cần làm hay không? Có thể đạt được mục tiêu đó trong thơì gian cho phép hay không? Mục tiêu đó có quá tầm thường đối với khán giả hay không, đề tài được chọn không nên quá phức tạp nhưng cũng không nên quá đơn giản như việc dạy cho một sinh viên đại học về cách giữ vở sạch chữ đẹp như thế nào vậy. Nó có quá học thuật máy móc hay không? Những câu hỏi này sẽ giúp người nói xác định đúng đắn được mục tiêu cần đạt tới. 1.4.3.2: Thu thập thông tin Sau khi chọn được đề tài thì bước tiếp theo đó là viêc thu thập thông tin cho bài viết. Quá trình thu thập thông tin gồm 4 bước: Nắm vững đề tài, xác định phạm vi tư liệu cần diễn đạt và đọc tài liệu tránh việc thu thập những thông tin không sát thực với vấn đề liên quan. Muốn đọc vào khuôn khổ trước hết cần đọc mục lục trước, tìm xem phần nào có liên quan rồi mới đọc kĩ, chọn những đề mục chính và các ý phụ cần diễn giải rồi ghi lại một cách cẩn thận, rõ ràng Liệt kê tư liệu: trích ra những phần quan trọng sẽ được sử dụng ghi rõ tên tác phẩm, tác giả, nhà xuất bản, năm, chương, mục, trang,..Có thể ghi chú thêm để biết sẽ sử dụng chi tiết này vào khía cạnh nào của đề tài Chọn lọc tư liệu, loại bỏ những ý không quan trọng, giữ lại những ý nổi bật nhất. Bước đầu đánh giá các tư liệu trên quan điểm lập trường nhất định xem ý nào thích hợp, đồng tình với ý nào, ý nào đối lập, phân loại rành mạch các tư liệu tìm được Suy nghĩ và vận dụng kiến thức của bản thân để tìm ra ý tưởng sáng tạo riêng bên cạnh những gì đã tìm được nếu làm được, điều này chắc chắn người nói sẽ được mọi người tán thưởng và đón nhận Những thông tin trên có thể có được bằng nhiều nguồn : Kinh nghiệm, kiến thức của bản thân Tra cứu trong thư viện, trên internet Phỏng vấn, điều tra…. Sau khi đã có được thông tin cần thiết cần phải tập hợp thông tin, các ý tưởng, ý chính, chi tiết hoá chúng thành dàn bài. 1.4.3.3: Lập dàn ý cho bài thuyết trình Có được một dàn ý hoàn chỉnh là đièu cần thiết trong khi thuyết trình nó sẽ giúp người nói kiểm soát được về mặt nội dung, thời gian đồng thời đảm bảo được tính logic của vấn đề. Công việc này được thực hiện qua 3 giai đoạn: Tìm ý, chọn ý, sắp xếp ý. Tìm ý: Đây là quá trình đòi hỏi nhiều công sức, cần đào sâu vào đề tài, phân tích nó, xem xét vấn đề tạo nên nó là gì. ghi chép lại dần dần những vấn đề tìm được để hình thành nên ý tưởng cho bài thuyết trình. Chọn ý: loại bỏ những ý kiến không quan trọng Sắp xếp ý: có thể sắp xếp theo nhiều cách theo trình tự thời gian, không gian, nguyên nhân- kết quả…Các ý chính cần được sắp xếp một cách riêng rẽ và mỗi ý sẽ được triển khai bằng nhiều ý phụ khác. Số ý chính không nên quá nhiều nó sẽ làm cho người nghe cảm thấy bị rối. Một bài thuyết trình nên có khoảng từ ba đến năm ý chính. Các ý chính phải được nối với nhau một cách liền mạch, có sự liên kết chặt chẽ và hợp lí. Dàn ý cho một bài thuyết trình cũng được chia làm 3 phần: mở bài, thân bài, kết luận. Nó bao gồm 3 bước: tìm ý, chọn ý và sắp xếp ý. Một dàn bài tốt phải đảm bảo những yêu cầu sau: tính logic, đơn giản và đầy đủ. Tính logic: Các ý kiến phải được kế tiếp nhau theo một trật tự nhất định, đảm bảo sự hợp lí tính khoa học nó sẽ giúp ngưòi nghe dễ nhớ và có thể dễ dàng theo dõi Đơn giản: Các ý kiến phải được trình bày rõ ràng và không nên chia làm quá nhiều ý. Mộĩ vấn đề chỉ nên chia làm ba bốn ý chính , các vấn đề khai triển phảI thật cụ thể dễ hình dung , theo dõi Chi tiết: Dàn bài phải có những ý kiến phụ được phát triển đầy đủ với những lí lẽ và kết luận -Yêu cầu đối với từng phần Mở bài: Mở bài phải làm nhiệm vụ thu hút sự chú ý của người nghe, tuy nó chỉ chiếm khoảng 10% thời gian thuyết trình nhưng nó phải giới thiệu khái quát được mục tiêu của bài thuyết trình, lịch trình bao gồm và các lợi ích thu được của người nghe. Mở bài càng gây ấn tượng và hấp dẫn bao nhiêu thì hiệu quả của bài thuyết trình sẽ càng cao bấy nhiêu vì nó là cơ sở để cho cuốn người nghe đến những phần tiếp theo. Có thể mở bài bằng nhiều cách. Theo cách trực tiếp : giới thiệu thẳng vào vấn đề cho thính giả biết là mình sẽ nói gì. Nhập đề kiểu này gồm có hai phần: * Đặt vấn đề; nêu ý tưởng tổng quát có liên quan đến vấn đề rồi nêu ngay đề tài. Ví dụ như “Trong thời điểm hiện nay đào tạo nhân lực trong ngành dịch vụ nói chung cũng như ngành du lịch nói riêng đang gặp phải nhiều khó khăn.” * Chuyển đề: báo trước các phần việc sẽ làm trong thân bài . Người nói có thể nói rõ rằng những vấn đề chính sẽ được đề cập rõ hơn trong phần mà mình sẽ trình bày ngay sau đây. Đó cũng là một cách chuyển đề tương đối đơn giản nhưng rõ ràng và cụ thể Theo cách gián tiếp: dựa vào một vấn đề có liên quan sau đó dẫn đến vấn đề cần bàn. Nó gồm có ba phần : ý mở đầu: một số ý tưởng có liên quan đến vấn đề đề được đưa vào để dẫn vấn đề Đặt vấn đề: nêu thẳng vào đề tài Chuyển đề: báo trước phần việc sẽ làm trong thân bài Trong mở bài gián tiếp lại chia ra làm bốn phương pháp nhỏ: Phương pháp quy nạp: đi từ riêng đến chung “ Mỗi một cá nhân tốt là một bông hoa đẹp, nhiều bông hoa đẹp sẽ tạo nên một tập thể tốt, nhiều tập thể tốt tạo nên một rừng hoa đẹp trong xã hội”. Phương pháp suy diễn: đi từ chung đến riêng ý khái quát đến ý cụ thể. “Trên thế giới hiện nay công nghệ thông tin đang phát triển với một tốc độ chóng mặt và đang từng ngày thay đổi. Nằm trong cơn bão thay đổi đó Việt Nam đang có những bước chuyển nhất định.” Phương pháp tương đồng: dùng một ý tưởng khác tương tự với đề tài để dẫn vào đề tài. “Các nước trong khu vực Đông nam á chịu ảnh hưởng rất lớn của văn hoá ấn Độ và văn hoá Trung Hoa, Việt Nam chúng ta cũng không nằm ngoài tầm ảnh hưởng đó.” Phương pháp tương phản: dùng một ý tưởng đối lập với đề tài để giới thiệu đề tài như “Nếu như khi người phương Tây duy lí thì ngược lại người phương Đông coi trọng yếu tố tình cảm. Văn hoá Đông Tây có những khác biệt rõ nét mà ta có thể thấy được ở một số điểm sau. .” Tuỳ vào từng hoàn cảnh mà ta có thể sử dụng các biện pháp đó một cách phù hợp nhất. Để có thể tạo ra sự chú ý từ phía người nghe cho phần mở bài người thuyết trình có thể sử dụng những thủ pháp sau: Sử dụng những mẩu chuyện nhỏ, những ví dụ minh hoạ có liên quan Các câu, tình huống gây sốc Số liệu thống kê, câu hỏi, sự trích dẫn Nêu cảm tưởng về bản thân Sử dụng tính haì hước, sự liên tưởng Kết hợp nhiều cách khác nhau - Thân bài : Đây là phần chính chiếm tới 80% thời gian của một bài thuyết trình vì vậy thân bài cần lựa chọn được những nội dung quan trọng để trình bày, những ý chính sẽ được làm rõ bởi các ý phụ. Các ý chính nên được đặt một cách riêng rẽ đặc biệt số ý chính phải được cân nhắc sao cho không quá 3-5 ý. Nếu nhiều quá làm người nghe khó theo dõi đồng thời tính tập trung của vấn đề không cao, nên viết một cách rõ ràng, nhấn mạnh đúng chỗ cần làm sáng tỏ. Đồng thời các ý này cần được sắp xếp theo trật tự logic và phải được liên kết bằng các cụm từ, các liên từ đảm bảo tính liền mạch. Người nói cũng cần phải tính đến thời gian cho việc trình bày các ý này. Đồng thời phải có phần tiểu kết cho mỗi vấn đề trình bày Có ba cách để khai triển ý: Sử dụng ví dụ: sử dụng những ví du ngắn hoặc những ví dụ mở rộng như những câu chuyện, giai thoại. Những ví dụ có tính chất giả thuyết miêu tả tình huống tưởng tượng có thể rất hiệu quả cho những vấn đề có liên quan đến độc giả. Tất cả nhữg ví dụ này sẽ làm sáng rõ ý kiến, tăng thêm sức thuyết phục đồng thời giúp tăng cường sức mạnh cá nhân trong mỗi bài phát biểu. Để gây được hiệu quả cao nhất những ví dụ được sử dụng cần phải sâu sắc và phong phú về cách trình bày. Số liệu thống kê: có thể rất hữu dụng nó có thể sử dụng để giải thích tăng cường tính thuyết phục cho vấn đề. Tuy nhiên, phải hiểu rõ về những số liệu được nêu ra và sử dụng chúng hợp lí. Những con số có thể dễ dàng bị cắt bỏ và bị xuyên tạc, nên phải chắc chắn số liệu thống kê phải có tính đại diện. đồng thời nó phải đảm bảo được lấy từ những nguồn đáng tin tưởng. Dẫn chứng: Rất cần thiết trong việc làm sáng tỏ vấn đề. Cần chọn những dẫn chứng có sức thuyết phục và tin cậy cao. Việc trích dẫn ý kiến của một là chuyên gia có uy tín về vấn đề đang được đề cập làm cho ý kiến của người nói sẽ được tin tưởng, và có sức thuyêt phục cao. Có thể trích cả phần hoặc một phần nhỏ, nhưng ý kiến được trích phải ghi rõ nguồn gốc. Kết luận: Đưa ra dâú hiệu cho người nghe biết diễn giả sắp kết thúc vấn đề, đồng thời phải tóm tất những điểm chính của phần nội dung, sức nặng của phần kết đòi hỏi người nói phải đưa ra lời hiệu triệu kêu gọi hành động đối với thính giả. Có thể làm cho phần nay trở nên hấp dẫn hơn bằng cách sử dụng những câu trích dẫn có tính chất tóm lược vấn đề của một nhân vật nổi tiếng hoặc trong một tác phẩm nào đó, liên hệ với phần giới thiệu hoặc đôi khi là sự kết hợp của nhiều cách khác nhau. 1.4.3.4: Viết bài thuyết trình hoàn chỉnh Điều này tuỳ thuộc vào khả năng của diễn giả, đối với những người đã đạt tới trình độ điêu luyện thì điều này có thể không cần thiết. Tuy nhiên, khi viết thành một bài thuyết trình hoàn chỉnh không có nghĩa là người thuyết trình sẽ đọc lại toàn bộ những gì đã được viết bởi vì như vậy sẽ nhanh chóng gây ra sự nhàm chán. Mặc dầu vậy nếu không viết mà diễn giả cứ nói theo cảm hứng thì sẽ không thể tránh được những sai sót và bố cục cũng có thể bị thay đổi, dễ làm cho vấn đề trở nên lan man, thiếu tính trọng tâm. Nhưng nếu bài thuyết trình được viết hoàn chỉnh bằng lối văn nói và diễn giả sẽ dựa vào đó để “ ứng khẩu nói” sẽ tạo đựơc sự hấp dẫn nhờ lối nói ứng khẩu đồng thời thể hiện cái lửa của người nói vừa không làm sai lệch về mặt thời gian. Tuy nhiên, trong quá trình viết diễn giả phải chú ý đến ngôn ngữ được sử dụng trong khi nói. Đây là vấn đề rất quan trọng vì ngôn ngữ chính là công cụ để truyền tải ý tưởng. Một diễn giả tài năng chính là người sử dụng công cụ này một cách hiệu quả nhất. Ngôn ngữ trong bài khi nói trước công chúng phải chú ý đến những vấn đề sau đây.: Sử dụng từ ngữ một cách thận trọng chính xác : không sử dụng từ nếu như không biết rõ nghĩa của từ đó, đặc biệt là những từ có tính chất chuyên ngành. Việc dùng sai từ ngữ trước công chúng khiến khán giả thiếu tin tưởng ở vốn kiến thức của người nói và những gì mà họ đang trình bày. Nó có thể làm giảm đáng kể sức thuyết phục của nội dung thuyết trình. Từ ngữ phải rõ ràng : Mọi người tiếp nhận thông tin bằng những cách khác nhau, có từ ngữ hợp với người này nhưng lại không hợp với người kia vì thế để tránh hiểu nhầm nên sử dụng những từ quen thuộc, xác thực, cụ thể. Cắt bỏ đi những từ ngữ không cần thiết cho vấn đề Từ ngữ có tác động sâu sắc: để làm được điều này có thể sử dụng những từ gợi trí tưởng tượng, đồng thời có thể tạo ra nhạc điệu bằng cách sắp xếp những từ cùng loại trong cùng một câu, nhắc lại âm đầu của mỗi từ hoặc dùng những từ có ý nghĩa đối lập nhau trong cùng một câu hoặc một đoạn văn. Tuy nhiên từ ngữ cũng phải được dùng phù hợp với những tình huống cụ thể, không sử dụng ngôn ngữ dường như có sự phân biệt giới tính, dập khuôn một ai đó. Để có thể có được một vốn từ phong phú và sử dụng điêu luyện nó cần có khoảng thời gian dài để trau dồi nghiên cứu sách báo và hơn hết cần có sự tập viết thường xuyên. 1.4.4: Tập dượt Đây thực sự là một việc rất cần thiết vì từ những lần tập dựơt như vậy sẽ chính là cơ hội tốt để tìm ra những sai sót và có thể kịp thời chỉnh sửa để hạn chế tới mức thấp nhất sự rủi ro. Tập dượt nhiều lần sẽ giúp diễn giả tăng cường sự tự tin. Có thể tập thuyết trình bằng cách đứng trước gương. Tuy nhiên, cách tốt nhất là hãy tập nó trước một nhóm người có thể là trong gia đình, bạn bè thân thuộc, những người có thể thành thực chỉ ra những lỗi lầm mà trong quá trình thuyết trình ta có thể đã vấp phải. Nếu có thể người thuyết trình nên tập dượt ở địa điểm chính thức sẽ diễn ra để làm quen với môi trường và điều kiện ở đó. Việc tập dượt của người nói còn bao gồm việc tập dượt với các phương tiện phụ trợ nếu có. Nó cũng cần đến những kĩ năng của trí tưởng tượng và kĩ năng nhập vai. Trong khi tập dượt người nói cần phải dự trù trước những câu hỏi có thể sẽ được hỏi và những phương án trả lời cho những câu hỏi ấy. Những người xung quanh chính là những người có thể đưa ra những câu hỏi và cả những phương án trả lời giúp ích rất nhiều cho người thuyết trình. 1.4.5: Phương tiện phụ trợ Phương tiện phụ trợ hỗ trợ người thuyết trình rất nhiều trong quá trình trình bày. Những phương tiện hiện nay được sử dụng được chia làm ba nhóm: Trợ thị : bảng đen, bảng nỉ, mô hình, máy chiếu… Trợ thính: các đĩa ghi âm và máy quay đĩa, băng từ, máy phát…. Trợ thính thị: máy chiếu phim, đầu máy, tivi…. Những phương tiện này sẽ giúp đơn giản hoá những thông tin phức tạp, minh hoạ cho nội dung bài thuyết trình, thêm vào đó nó cũng có thể cho thấy được mối quan hệ giưã các vấn đề. Quan trọng hơn nó có thể làm cho người đọc hệ thống và nhớ thông tin dễ dàng hơn vì đồng thời nghe thì khán giả còn bị tác động bằng cả yếu tố thị giác. Các nhà khoa học đã chỉ ra rằng nếu có sự tác động đồng thời giữa thính giác và thị giác thì khả năng lưu lại trong não bộ của con người sẽ lâu hơn. Hơn nữa sử dụng các phương tiện phụ trợ với màu sắc và hình ảnh phong phú tạo nên sự hứng thú hơn với việc chỉ nói một cách thông thường. Sử dụng có hiệu quả các phương tiện phụ trợ có thể giúp tăng hơn 40% sự tin tưởng vào vấn đề được trình bày. Tuy vậy, muốn đạt được hiệu quả cao người nói cần phải sử dụng thành thạo những phương tiện phụ trợ này. 1.4.6: Thuyết trình 1.4.6.1: Trước giờ thuyết trình Trước khi buổi thuyết trình chính thức diễn ra, diễn giả cần tìm hiểu về thời gian, địa điểm sẽ diễn ra để có thể làm quen với khung cảnh thực. Sẽ là không thừa nếu như có thể làm quen với những người sẽ là khán giả của mình, điều này làm cho người nói có cảm giác thân quen hơn. Đồng thời nếu có sử dụng đến phương tiện hỗ trợ thì cần kiểm tra thật kĩ lưỡng đảm bảo không có gì trục trặc trong suốt quá trình. 1.4.6.2: Yêu cầu đối với diễn giả Trong nhưng yếu tố làm nên thành công của một bài thuyết trình Stephen Lucas đã chỉ ra rằng nội dung chỉ chiếm có 7%, giọng nói chiếm 38%, ngôn ngữ hình thể chiếm tới 55%, như vậy yếu tố con người chính là yếu tố chủ đạo vì vậy nó đòi hỏi ở diễn giả những yêu cầu nhất định. Giọng nói: Giọng nói thể hiện rõ những đặc điểm về mặt giới tính, tuổi tác, quê quán, trình độ học vấn và tâm trạng của người nói. Một yêu cầu đầu tiên về giọng nói của người thuyết trình đó là việc hết sức tránh việc nói ngọng, nói lắp. Cho dù có ở địa phương nào đi chăng nữa thì khi thuyết trình ta cần tránh những từ mang tính địa phương, sử dụng ngôn ngữ chung thống nhất để tất cả mọi người đều có thể hiểu được. Khi mới bắt đầu nói nên nói bằng giọng bình tĩnh ôn hoà, đồng thời trong suốt quá trình nói cần để ý đến hơi thở, cấu âm, đồng thời phải giữ được chất giọng tự nhiên. Một giọng nói lí tưởng để nói trước công chúng là một giọng trầm, ấm. Đối với phụ nữ nên nói ở tông giọng cao còn với nam giới được khuyên giữ ở tông trầm. Nếu như người thuyết trình không có được chất giọng chuẩn thì việc thường xuyên tập đọc cũng sẽ giúp cải thiện được giọng nói rất nhiều. Phát âm chuẩn, to rõ là cách mà diễn giả có thể làm chủ được tình hình. Tuyệt đối tránh nói ngọng hoặc bị mất giọng, nói hai giọng, nếu nói ở phòng lớn, hội trường cần phải giữ cho cổ họng được thoải mái, miệng mở rộng nói to rõ ràng để mọi người đều có thể nghe thấy.. Tốc độ đọc : cần được điều chỉnh để vì nếu nói quá nhanh sẽ khiến thính giả lạc huớng nhưng nếu nói quá chậm, đều đều có thể sẽ làm cho thính giả nhàm chán và thấy buồn ngủ. Tốc độ này phụ thuộc vào ý kiến và tình cảm mà người nói muổn tryền tải để diễn tả một trạng thái sục sôi mãnh liệt thì việc nói nhanh mạnh là cần thiết nhưng để diễn tả tâm trạng buồn phiền thì một tốc độ chậm lại phù hợp hơn. Ngữ điệu : ảnh hưởng rất lớn đến thính giả, mỗi một từ có nhiều giọng và mỗi giọng lại có thể làm thay đổi ý nghĩa của từ này hay từ khác cách đọc nhữngtừ ở những giọng khác nhau có thể tạo ra ngữ điệu, nó được coi là những nốt nhạc trong bài thuyết trình. Trong khi nói ta cần tạo ra những điểm dừng hay còn gọi là những khoảng lặng cần thiết điều đó cũng sẽ giúp người nghe chú ý hơn, nhấn mạnh vào những chỗ mà ta muốn người nghe để ý, đồng thời cần phải phân nhịp cho hợp lí trong từng câu và giữa các câu. Dáng điệu cử chỉ: Các cử chỉ hỗ trợ cho lời nói của diễn giả được thể hiện qua ánh mắt, nét mặt, cử điệu của đôi tay và sự di chuyển. Cử chỉ được chia làm bốn loại: cử chỉ miêu tả, nhấn mạnh, số đếm và cử chỉ thể hiện tình cảm. Tất cả những điều này cần phải được thực hiện một cách thật tự nhiên, phù hợp với nội dung lời nói, một cử chỉ lố bịch sẽ gây ra tác động rất lớn vì khán giả không chỉ nghe mà họ còn thấy được những gì đang diễn ra. Những chỉ dẫn được đưa ra như sau : Nét mặt: Thể hiện tình cảm vì vậy để có thể gây được thiện cảm hãy cười với khán giả, hãy giữ một nét măt tươi vui, thoải mái trong khi nói. Có thể sử dụng nét mặt để diễn tả tâm trạng như khi ta muốn nói về sự đau khổ thì khuôn mặt có thể buồn hơn một chút, sự khó chịu có thể hơi nhăn lại. Tay: Tuyệt đối tránh việc cho tay vào túi quần, khoanh tay hay trỏ tay. Sử dụng tay để có thể thể hiện những cử chỉ mang tính chỉ dẫn bằng cách : chụm các ngón tay lại rồi chỉ về một hướng (thường làm bằng tay phải), cử chỉ mang tính chất khẳng định bằng cách đưa tay phải hoặc cả hai tay lên cao, cử chỉ mô tả khi ta còng hai cánh tay lại đưa lên đầu, trước mặt hoặc đưa ra đằng sau lưng, để khẳng định bằng cách hạ một tay xoè xuống. Tuyệt đối tránh việc chỉ dẫn chỉ bằng một ngón tay. Nó được coi là cử chỉ khiếm nhã và thiếu tôn trọng người khác, đặc biệt trước rất nhiều người nó sẽ gây ra hiệu ứng xấu. Tuy nhiên, không nên quá lạm dụng điều này, vì các cử chỉ của cơ thể có sức thu hút sự chú ý rất lớn nếu sử dụng thái quá nó sẽ làm khán giả chú ý đến hành động của diễn giả hơn là nội dung được trình bày. Mắt: Cần giữ được mối liên hệ bằng mắt với khán giả vì điều đó thể hiện được sự tôn trọng của người trình bày đối với người nghe của mình, đồng thời nó cũng là một cách hiệu quả nhất giúp người nói quan sát được diễn biến tâm lí của đối tượng tiếp xúc. Hãy hướng ánh mắt vào tất cả mọi người để thể hiện rằng bạn đang quan tâm đến họ, bằng cách này ta có thể thu hút được sự chú ý của người nghe Nên nhìn vào từng cá nhân sau đó là các nhóm, ở mỗi nhóm nên dừng lại lâu một chút, nếu trong một phòng rộng thì cố gắng nhìn ở vị trí giữa khán phòng vì đây được coi là điểm nhìn hợp lí nhất. Tuy vậy, cần tránh nhìn quá lâu vào một người vì có thể gây ra sự hiểu lầm và bị coi là bất lịch sự, hết sức tránh việc nhìn hình chữ M (nhìn xuống) và chữ W (nhìn lên), hãy nhìn thẳng vào khán giả của mình. Di chuyển: Hoạt động này sẽ khiến cho bài thuyết trình không đơn điệu thay vì diễn giả cứ đứng ở một chỗ nhất đinh, vị trí đứng được cho là lí tưởng khi thuyết trình là ở bên tay trái theo hướng nhìn của khán giả. Nhưng phải chú ý, không di chuyển quá nhiều với tốc độ quá nhanh như vậy sẽ làm người nghe chú ý nhiếu đến sự di chuyển đó hơn là theo dõi nội dung. Lời khuyên được đưa ra là không nên đi quá 7 bước. - Trang phục: Thể hiện địa vị xã hội, khả năng kinh tế và trình độ học vấn của mỗi người, đồng thời nó cũng thể hiện chuẩn mực về mặt đạo đức xã hội. Trang phục tuy không đóng vai trò quyết định nhưng khi xuất hiện trước công chúng thì đó là điều cần được quan tâm trước hết. Một bộ trang phục đẹp, gọn gàng, hợp thời trang, hợp với hoàn cảnh là thể hiện sự tự tôn trọng bản thân cũng là sự tôn trọng người khác. Trang phục sẽ là yếu tố bị đánh giá đầu tiên và nếu như người nói bị cho là có vấn đề về trang phục thì hiệu quả đạt được hẳn sẽ không được như mong muốn. Vì thế trong khi nói trước công chúng đòi hỏi người thuyết trình phải ăn mặc sang hơn thính giả một bậc. 1.4.7: Kết thúc buổi thuyết trình Người nghe cần được thông báo khi diễn giả kết thúc buổi thuyết trình để tránh việc khán giả thấy bạn đã ngừng nói nhưng lại không biết vấn đề đã được kết thúc hay chưa. Hơn nữa, cũng tránh việc kết thúc quá đột ngột làm khán giả hụt hẫng, chú ý nên kết thúc đúng thời gian được phép. Hãy tóm tắt lại những ý chính đã được trình bày sau đó đi đến kết luận cuối cùng về vấn đề. Yêu cầu của phần kết thúc là người thuyết trình phải đưa được thông điệp hành động tức là người nghe sẽ cần phải làm những gì và làm như thế nào để thực hiện và giải quyết được vấn đề? Đây cũng chính là thời điểm mà người nói và người nghe sẽ trực tiếp trao đổi với nhau thông qua việc đặt và trả lời câu hỏi. Đặt câu hỏi và trả lời sẽ giúp người nghe hiểu rõ hơn vấn đề. Một câu hỏi thực sự là câu hỏi nhằm biết thêm thông tin, đòi hỏi làm rõ vấn đề. Tuy vậy, cũng có những câu hỏi nêu ra nhằm mục đích giễu cợt hoặc đôi khi là để bắt bí. Cho dù như thế nào đi nữa thì việc chuẩn bị cho phần hỏi đáp là hết sức cần thiết. Tìm ra những câu hỏi mà khán giả có thể hỏi, điều này có thể làm được trong quá trình tập dượt trước người thân, bạn bè, họ chính là những người sẽ đưa ra những câu hỏi có thể nảy sinh trong đầu của khán giả. Dựa trên những câu hỏi có thể có đó, người nói nên tập trả lời, nó sẽ giúp cho diễn giả không bị bất ngờ trước những câu hỏi được đặt ra trong tình huống thực sự. Khi nhận được câu hỏi từ khán giả hãy đón nhận nó với một thái độ vui vẻ, tôn trọng những vấn đề mà họ cần hỏi. Hãy lắng nghe một cách cẩn thận, nhìn thẳng vào người đang hỏi. Nếu chưa rõ vấn đề, nên hỏi lại để đảm bảo hiểu đúng vấn đề mà khán giả đang thắc mắc. Trả lời bằng một thái độ dứt khoát và thành thực. Nếu không biết đáp án hãy trả lời thẳng là bạn không biết. Khi trả lời nên hướng câu trả lời đến tất cả các khán giả chứ không riêng người đặt câu hỏi. Diễn giả có thể làm cho phần hỏi đáp này trở nên thú vị bằng việc đưa ra những câu hỏi đối với chính khán giả, có thể tìm những câu trả lời cho vấn đề được hỏi từ chính khán giả sau đó diễn giả sẽ đưa ra câu trả lời chính thức của mình. Nên đặt câu trả lời trong mối tương quan đối với bài thuyết trình, có thể sử dụng những câu chuyện nhỏ liên quan đến vấn đề, những ví dụ vui điều này sẽ làm cho câu trả lời thú vị hơn rất nhiều. Đối với những câu hỏi đưa ra nhằm thái độ châm chọc, trì chích bài bác, nên thật bình tĩnh lắng nghe câu hỏi một cách cẩn thận, phân tích câu hỏi một cách cẩn thận xem nó đúng sai ở chỗ nào, trả lời với một thái độ nhẹ nhàng nhưng kiên quyết, có thể từ chối trả lời những câu hỏi với ý đồ xấu mờ ám. Đây cũng chính là lúc thể hiện bản lĩnh sự chủ động của người thuyết trình, nó đòi hỏi một quá trình rèn luyện và tích luỹ kiến thức lâu dài và cả yếu tố kinh nghiệm nữa. Chương 2. Kĩ năng nói trước công chúng trong hoạt động hướng dẫn du lịch 2.1.Vai trò của kĩ năng nói trước công chúng trong hoạt động hướng dẫn du lịch. Mang đặc trưng của một ngành nghề luôn phải tiếp xúc với rất nhiều đối tượng và thưồng xuyên phải nói trước rất nhiều nguời, kĩ năng nói trước công chúng là yêu cầu bắt buộc cần có của hưống dẫn viên trong quá trình tác nghiệp. Có được những kĩ năng đó không chỉ giúp cho người hướng dẫn viên truyền tải nội dung của bài thuyết minh đến khách du lịch một cách tốt nhất mà còn giúp họ phát triển và tăng cường kĩ năng nghề nghiệp, kĩ năng giao tiếp vốn là những yếu tố rất quan trọng trong ngành dịch vụ. 2.2.: Kĩ năng nói trước công chúng trong hoạt động hướng dẫn du lịch hiện nay 2.2.1. Điểm khác biệt giữa nói trước công chúng trong hoạt động hướng dẫn du lịch với các ngành nghề khác. Nghiệp vụ hướng dẫn du lịch đòi hỏi người hướng dẫn viên phải có kĩ năng về nói trước công chúng, tuy nhiên có thể thấy được một số đặc điểm tiêu biểu mang đặc trưng trong hoạt động hướng dẫn du lịch. - Khán giả : Khách du lịch chính là những khán giả trực tiếp nghe và tiếp nhận thông tin từ hướng dẫn viên. Tuy tuỳ thuộc vào từng chương trình du lịch mà số lượng khán giả có thể là khác nhau nhưng đối với mỗi một hướng dẫn viên thì số lượng khán giả luôn luôn được giới hạn để đảm bảo chất lượng cho hoạt động hướng dẫn. Trong khi đó đối với nhiều ngành nghề khác, như dẫn chương trình cho một chương trình ca nhạc thì số lượng khán giả có thể lên đến hàng trăm thậm chí hàng ngàn người. Đó là yếu tố thuận lợi lớn của hướng dẫn viên trong khi tiếp xúc và giao lưu với khách. Qua những tiếp xúc này giữa khách và hướng dẫn viên khoảng cách giữa hai bên sẽ được rút ngắn. Thông qua tiếp xúc hướng dẫn viên sẽ có cơ hội tìm hiểu về tâm tư nguyện vọng, sở thích hay những thông tin hữu dụng khác. Đó là những bước quan trọng trong quá trình tìm hiểu về khán giả của mình mà những ngành khác khó có thể làm được Trong suốt hành trình, đối với khách du lịch hướng dẫn viên không chỉ đóng vai trò hướng dẫn mà còn là người bạn đường đáng tin cậy đối với du khách. Đặc biệt trong những tour dài ngày thì mối quan hệ đó có thể ngày càng thân thiết và gắn bó. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho hướng dẫn viên rất nhiều trong khi hướng dẫn vì lúc này khách cũng giống như những người thân quen của mình. Tuy nhiên, cũng chính vì lẽ đó nên nó cũng có những tác động tiêu cực đối với hoạt động nói của hướng dẫn viên nêu như không tạo được mối quan hệ tốt đối với khách, những khán giả thường xuyên trong suốt chuyến thăm quan, thường xuyên nghe hướng dẫn viên nói. Bên cạnh đó, cũng cần thấy được rằng trong khi hướng dẫn có thể hướng dẫn viên chỉ hướng dẫn từ hai đến ba khách, nên dù có xảy ra hoạt động nói nhưng trong hoàn cảnh này, hướng dẫn viên không thể được coi là đang nói trước công chúng được, đó chỉ là hoạt động hướng dẫn thông thường. - Không gian nói trước công chúng: Không giống như những ngành nghề khác du lịch gắn với sự di chuyển nên không gian để nói trước công chúng của hướng dẫn viên luôn luôn thay đổi. Chỉ trong một vài phút không gian có thể thay đổi một cách nhanh chóng từ địa điểm này đến địa điểm khác. Điều đó cũng đặt hướng dẫn viên vào một tình huống khó khăn là luôn phải đối mật với những tác động ngoại cảnh cản trở việc hướng dẫn như điều kiện về ánh sáng, âm thanh, tiếng ồn... Do đó đòi hỏi người hướng dẫn viên phải khéo léo và làm chủ trong mọi tình huống đảm bảo cho hoạt động hướng dẫn không bị gián đoạn và có tính tổ chức. - Đề tài: Đối với những ngành nghề khác, trong khi thuyết trình thường diễn giả chỉ tập trung vào một đề tài nhất định và tập trung trình bày về đề tài đó. Nhưng đối với một hướng dẫn viên đề tài của họ (nhất là các hướng dẫn viên đường dài ) trong khi nói họ có thể trình bày cùng một lúc rất nhiều vấn đề khác nhau: kinh tế, chính trị xã hội, văn hoá, khoa học, những vấn đề có thể không hề liên quan đến du lịch nhưng đó là điều mà hướng dẫn viên thấy cần thiết và khách muốn biết. - Phương tiện phụ trợ: Do thường xuyên di chuyển, tính cơ động cao nên hầu như hướng dẫn viên hầu như không hề có phương tiện phụ trợ nào khác ngoài chiếc Micro. Việc trình chiếu là không cần thiết trong hoạt động hướng dẫn vì khách đi du lịch là để trải nghiệm và họ muốn chiêm ngưỡng một cách thực tế chứ không phải qua máy chiêu. Vì thế nên hiệu quả của hoạt động hướng dẫn hầu như phụ thuộc hoàn toàn vào khả năng hướng dẫn của hướng dẫn viên. 2.2.2: Hoạt động hướng dẫn du lịch của hướng dẫn viên Nội dung công tác hướng dẫn du lịch của hướng dẫn viên bao gồm hai hoạt động cơ bản sau: Hướng dẫn quan sát, xem xét đối tượng tham quan : mối quan tâm hàng đầu của hướng dẫn viên là phải làm sao tạo điều kiện cho khách quan sát đối tượng một cách tốt nhất. Vì nếu không được tận mắt chứng kiên đối tượng tham quan thì mọi lời giới thiệu của hướng dẫn viên chỉ là một mơ lí thuyết và cũng không phải là mục đích của khách khi đi du lịch. Để có thể hướng dẫn khách quan sát tốt nhất hướng dẫn viên cần : + Xác định vị trí quan sát đối tượng tham quan : hướng dẫn viên cần tìm được một vị trí có thể quan sát đối tượng một cách toàn diện và ấn tượng nhất để khách có thể cảm nhận được hết những giá trị của đối tượng tham quan. Khoảng cách lí tưởng để quan sát một đối tượng tốt nhất là bầng hai lần chiều cao của đối tượng đó. Nhưng đối với những tác phẩm nghệ thuật hay hoạ tiết trang trí thì cần phải quan sát một cách tỉ mỉ. Do đó tuy từng tình huống mà hướng dẫn viên sẽ có sự điều chỉnh và hướng dẫn cho hợp lí. Nên chú ý đến nguyên tắc không nên chọn vị trí quan sát tốt nhất ngay từ lần đầu tiên + Tổ chức xem xét đối tượng tham quan : Hướng dẫn viên cần phải quản lí và tổ chức đoàn cho hợp lí, sắp xếp sao cho tất cả các khách đều có thể nhìn thấy được đối tượng. Thông thường khách được tổ chức đứng theo hình vòng cung, hướng về phía đối tượng tham quan. Hướng dẫn viên đứng ở đầu vòng cung theo chiều thuận của tay, có thể sử dụng những câu đơn giản như ‘ trước mắt các bạn là bức tượng bằng đồng đen có niên đại khoảng năm thế kỉ’ hoặc ôphía tay phải của quý vị là trung tâm hội nghị quốc gia, nơi phục vụ cho hội nghị APECằ. Hướng dẫn viên có thể để cho khách tự chiêm ngưỡng mà không cần thuyết minh gì nhiều. + Hướng dẫn di chuyển : di chuyển chính là thủ pháp được sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả về mặt tâm lí. Khách có thể di chuyển từ đối tượng này sang đối tượng khác, từ gần đến xa và ngược lại, di chuyển xung quanh đối tượng tham quan. Khi di chuyển thì thông thường hướng dẫn viên sẽ hạn chế thuyết minh vì chỉ có số ít khách đi cạnh hướng dẫn viên mới có thể nghe thấy lời thuyết minh. Trong khi di chuyển thì hướng dẫn viên có thể nói chuyện với khách. Nhưng khi di chuyển trên ô tô thì hoạt động thuyết minh của hướng dẫn viên lại đóng vai trò quan trọng. Mặc dù có quá trình cung cấp thông tin nhưng hoạt động hướng dẫn đối tượng tham quan không thể coi là hoạt động nói trước công chúng được, vì thông tin cơ bản là rất đơn giản và không cần phải chuẩn bị gì nhiều nó cũng diễn ra trong thời gian rất ngắn. Phương pháp thuyết minh : là cách thức, kĩ năng truyền đạt những thông tin nhận xét, bình luận về đối tuợng tham quan những nội dung gần gũi hay liên quan đến đối tuợng tham quan(1) Đinh Trung Kiên, Nghiệp vụ hướng dẫn du lịch, NXB Đại học quốc gia Hà Nội, 2004, trang 132 . Thực chất quả quá trình thuyết minh đó là sự truyền tải thông tin đã được chuẩn bị một cách kĩ càng từ trước của hướng dẫn viên. Nó đòi hỏi sự vận dụng thành thạo các hình thức và tác nghiệp truyền đạt hay những kĩ năng nói trước công chúng để tạo điều kiện cho khách du lịch tiếp thu tốt nhất những thông tin đã được chuẩn bị một cách kĩ lưỡng của hướng dẫn viên. Thuyết minh du lịch chính là một hình thức của nói trước công chúng 2.2.3: Quá trình chuẩn bị cho bài thuyết minh của các hướng dẫn viên Đề tài: Đề tài mà hướng dẫn viên sẽ nói rất đa dạng và phong phú nó không chỉ là về những tuyến điểm du lịch mà người hướng dẫn sẽ phải giới thiệu cho khách mà nó có thể là rất nhiều những vấn đề nảy sinh trong quá trình hướng dẫn cho khách, nó có thể là những kiến thức về văn hóa, cũng có thể là những kiễn thức về kinh tế., y tế, giáo dục ..Tuy nhiên, vấn đề chính của hướng dẫn viên sẽ nói là thông tin về những tuyến điểm đã được định trước trong tour và đó chính là đề tài mà khách muốn nghe. Như vậy đề tài mà hướng dẫn viên sẽ chọn lựa được xác định một cách dễ dàng. Thu thập thông tin : Tuy đề tài của hướng dẫn viên là tương đối rõ ràng nhưng để có thể biến đề tài đó trở nên hấp dẫn thì việc tìm kiếm thông tin về tuyến điểm là việc làm vô cùng quan trọng. Tìm kiếm và tích luỹ những thông tin, kiến thức liên quan đến các chuyến tham quan của khách du lịch hướng dẫn viên cần lưu ý đến một phương châm đó là càng nhiều càng tốt. Vì những kiến thức này không chỉ được dùng cho riêng một chuyến tham quan, cũng như không cho một đối tượng mà cho cả quá trình hoạt động lâu dài sau này, kiến thức càng phong phú thì hiệu quả hướng dẫn càng cao. Những tư liệu liên quan này có thể tìm trong nhiều nguồn các sách báo, tạp chí, tài liệu lưu trữ, internet, học hỏi các chuyên gia và có thể tìm hiểu từ chính người dân.... Tuy nhiên, đối với hướng dẫn viên việc xem xét tìm hiểu đối tượng tham quan một cách trực tiếp là cực kì quan trọng, chỉ dựa vào những kiến thức trên sách vở là hoàn toàn không đủ vì những đối tượng tham quan có thể đổi thay theo thời gian do tác động từ nhiều phía vì thế hướng dẫn viên cần phải cập nhật những thông tin này để có thể đưa vào bài thuyết minh làm cho nó trở nên sinh động, hấp dẫn hơn. Mặt khác hướng dẫn viên phải chú ý tới việc lựa chọn vị trí quan sát tốt nhất cũng như những vị trí khác khi đưa khách đến tham quan nếu như không xem xét đối tượng tham quan một cách trực tiếp thì rất khó để làm được việc này. Đồng thời khi chọn lựa vị trí hướng dẫn viên cần lưu ý tới các yếu tố như số lượng khách có thể đứng để quan sát tốt nhất và nghe rõ lời thuyết minh, những cản trở khác như tiếng ồn, hướng gió, độ an toàn, các góc độ quan sát đối tượng tham quan. Khán giả: Khán giả trực tiếp của các hướng dẫn viên chính là những khách mà hướng dẫn viên chịu trách nhiệm hướng dẫn, đồng thời có thể là những du khách vãng lai. Những thông tin về khách như tên, tuổi, trình độ học vấn, giới tính, tôn giáo, văn hoá... sẽ được cung cấp đầy đủ trước khi quá trình hướng dẫn diễn ra. Vì vậy, nó giúp hướng dẫn viên định hình được nội dung bài thuyết minh, cách thuyết minh như thế nào. Tuỳ theo từng đối tượng mà bài thuyết minh sẽ có nội dung phù hợp không thể đem một bài thuyết minh về Văn Miếu cho những người lao động đem áp dụng để hướng dẫn cho một đoàn là những giáo viên có trình độ được. Điều này đòi hỏi hướng dẫn viên phải có sự điều chỉnh và có một vốn kiến thức nhất định được tích luỹ. Phuơng tiện phụ trợ : Những phương tiện hỗ trợ của hướng dẫn viên không nhiều chủ yếu là micro do đặc thù của việc hướng dẫn luôn luôn phải di chuyển và có đối tượng hướng dẫn cụ thể, đồng thời nó cũng thường diễn ra ở ngoài trời nên đòi hỏi tính cơ động, thuận tiện nhất. Tuy nhiên, như đã nói ở trên nội dung hướng dẫn là những đối tượng cụ thể như đình, chùa, tượng, toà nhà, nên đây chính là phương tiện hỗ trợ hữu hiệu nhất. Măt khác, tuỳ đặc điểm của từng đối tượng hướng dẫn mà hướng dẫn viên cần có những phương tiện phụ trợ đi kèm, như khi hướng dẫn trong những hang điều kiện ánh sáng yếu thì một cây đèn laze là vô cùng cần thiết. Huớng dẫn viên cần phải học cách sử dụng những phượng tiện này sao cho thành thạo nhất cần chú ý cầm micro một cách tự nhiên chắc chắn ( không xoè ngón tay, không nắm hai tay không buông lơi. Đồng thời phải điều chỉnh độ lớn của âm thanh cho vừa âm lượng đối với khách, luôn luôn hướng micro theo hướng quay của hựớng dẫn viên để tránh mất tiếng hay nhỏ tiếng. Nội dung bài thuyết minh: Bố cục bài thuyết minh cũng gồm có ba phần mở đầu giới thiệu khái quát về tuyến điểm du lịch, phần chính là những thông tin về đối tượng thăm quan, lịch sử hình thành, nét độc đáo đặc sắc, giá trị của nó… Phần cuối là phần nêu khái quát lại nội dung đã trình bày. Tuy nhiên, những nội dung này có thể được linh hoạt thay đổi để phù hợp với hoàn cảnh thuyết minh. Hướng dẫn viên còn cần phải học thuộc lòng nội dung bài thuyết minh. Những yêu cầu có tính nguyên tắc của bài thuyết minh đó là: Tính khoa học: Mọi thông tin được được đưa ra trong bài thuyết minh và khi hướng dẫn cho khách phải lấy từ những nguồn đáng tin cậy có uy tín khoa học và độ tin cậy cao Tính biện chứng: Các ý kiến được chọn lựa, cân nhắc, với các dẫn chứng chắc chắn thuyết phục Liên hệ thực tiễn: Nội dung bài thuyết minh phải gắn với thựctiễn không thể giới thiệu cho khách những gì không có trong thực tế hoặc nói quá lên với khách. Nếu đưa những thông tin thiếu chính xác chắc chắn sẽ làm giảm sức thuyết phục, lòng tin của khách và đó là một trong những nguyên nhân có thể tạo nên sự thất bại của một chương trình du lịch. Tính Đảng : Sở dĩ bài thuyết minh của hướng dẫn viên cần phải có điều này đặc biệt là khi hướng dẫn cho khách quốc tế, vì hướng dẫn viên đồng thời còn đóng vai trò là nhà ngoại giao họ chính là những người tiếp xúc trực tiếp với du khách, ấn tượng mà hướng dẫn viên tạo nên với khách có thể tác động tới ấn tượng về đất nước con người mà du khách đến thăm. Hướng dẫn viên cần thể hiện thái độ, quan điểm lập trường chính trị vững chắc, trước những du khách thiếu thiện chí hoặc những thành phần xấu có ý đồ chống phá. Yêu cầu về tính đảng còn thể hiện ở chỗ qua thuyết minh hướng dẫn viên truyền đến khách những tình cảm hữu nghị , mong mỏi hoà bình, hợp tác của Đảng ta. Có thể cùng một nội dung thuyết minh nhưng mỗi hướng dẫn viên lai có những cách tiếp cận khác nhau. Tuy nhiên, cần phải nắm đựợc tâm lí chuộng lạ của du khách, cần phải đưa được những cái mới vào trong nội dung thuyết, chọn lọc những thông tin tiêu biểu để đưa vào một cách hợp lí. Cái được cho là mới cũng cần phải để ý đến đối tượng đối với một người khách nước ngoài chưa từng được biết đến làm cách nào để làm món phở nổi tiếng của Hà Nội thì nêu nên quy trình để làm nó đó cũng là một điều mới, nhưng với một người Việt Nam đặc biệt nếu đó lại là người Hà Nội thì đó không còn là điều mới nữa. Với khách du lịch đặc biệt là khách du lịch nước ngoài thì mọi thứ đều có thể là mới, vì thế hướng dẫn viên cần lưu ý đến vấn đề này trong bài thuyết minh. Ngôn ngữ được sử dụng trong khi thuyết minh là ngôn ngữ nói nó không cần phải quá chau chuốt nhưng hướng dẫn viên cũng cần phải chú ý những vấn đề sau. Không sử dụng những từ đa nghĩa, tối nghĩa, không dùng lối nói vắn tắt Sử dụng những câu đơn giản nhưng đầy đủ thông tin, những câu cảm thán hay từ đệm cần hạn chế sử dụng, những từ như : kinh tởm, khủng khiếp, ghê rợn cần tuyệt đối tránh. Nếu quá lạm dụng không đúng ngữ cảnh sẽ làm cho khách cảm giác bị cường điệu hoá hay hẫng hụt sau đó. Không sử dụng từ địa phương ít tính phổ cập, những từ ngữ có tính chất chuyên môn nêu được sử dụng phải có sự giải thích rõ ràng. Khi sử dụng ngoại ngữ để thuyết minh cần tránh những những từ không rõ nghĩa, nên dùng những câu ngắn sử dụng các thì một cách chính xác không sử dụng từ để lấp chỗ trống như : ô OKằ , ô as you know ằ. Sử dụng ngôn ngữ phù hợp là phương tiện tốt nhất để truyền tải thông tin đến khách. 2.2.4: Các phương pháp thuyết minh Nếu như việc tìm kiếm thông tin chuẩn bị cho bài thuyết minh quan trọng bao nhiêu thì việc truyền tải những thông tin ấy đến với du khách, thể hiện được những gì đã chuẩn bị ra đối với khách là điều quan trọng không kém. Có được phương pháp thuyết minh hiệu quả chính là một công cụ hữu hiệu phục vụ cho quá trình này, mỗi hướng dẫn viên lại có những phương pháp riêng của bản thân. Tuy nhiên, phương pháp phổ cập nhất được sử dụng đó là vừa chỉ cho khách đối tượng tham quan vừa thuyết minh về đối tượng tham quan đó. Nó có thể áp dụng cho nhiều hình thức tham quan như tham quan tại điểm khi đang di chuyển trên phương tiện, khi đi bộ. Để tăng cường hiệu quả cho hoạt động hướng dẫn hướng dẫn viên cần sử dụng thủ pháp hướng dẫn một cách hợp lí để tạo nên ấn tượng mạnh nhất đối với khách. Cần lưu ý một số điều sau. Phải chỉ cho khách đối tượng tham quan dù di chuyển hay tại vị trí quan sát cố định, giúp khách tập trung quan sát đối tượng tham quan, tách ra khỏi tổng thể chung của nơi có cảnh quan, đồng thời để cho khách có ấn tượng ban đầu về đối tượng tham quan đó. Chỉ sau khi tạo được ấn tượng đó rồi hướng dẫn viên mới dùng lời của mình để thuyết minh về đối tượng tham quan đó. Có thể hướng khách vào đối tượng tham quan mà không cần có lời nhận xét, bình luận. Thủ pháp này được áp dụng cho những đối tượng tham độc đáo, kì vĩ có tầm nhìn lớn như khi đứng trên tháp Eiffels để ngắm toàn cảnh Paris hay như khi đứng trên đỉnh Phanxipang phóng tầm mắt để nhìn dãy Hoàng Liên Sơn ngắm toàn cảnh Sapa trong mờ sương, đối với những đối tượng này thì nên để cho khách tự cảm nhận, hướng dẫn viên chỉ cần bình luận rất ít. Những phương pháp thuyết minh cơ bản trong hướng dẫn tham quan du lịch đó là. Miêu tả và kể chuyện tái hiện những sự kiện huyền thoại: Miêu tả đối tượng thăm quan theo một trình tự nhất định về không gian, thời gian, từ toàn cục rồi tới chi tiết. Hướng dẫn viên có thể kể theo trình tự không gian, thời gian qua đó tái hiện lại lịch sử, quá trình phát triển của vùng đất, con người nơi có đối tượng tham quan. Bằng lời kể sinh động của mình hướng dẫn viên sẽ làm cho khách có cảm giác đang được tham dự vào sự phát triển của vùng đất, con người nơi đó. Tuỳ từng hoàn cảnh hướng dẫn viên có thể thay đổi mà không cần phải đúng mọi trình tự miễn sao khách cảm thấy hấp dẫn. Giới thiệu minh hoạ bình luận: vừa chỉ vừa so sánh đối chiếu với các đối tượng khác, đây là phương pháp được các hướng dẫn viên có kinh nghiệm áp dụng. Đặt đối tượng tham quan nằm trong tổng thể sẽ giúp khách có một cái nhìn tổng thể hơn song nó lại đòi hỏi lượng kiến thức phong phú, trình độ hiểu biết của hướng dẫn viên và khả năng diễn đạt của họ. Phương pháp kết hợp: Là sự kết hợp của hai phương pháp trên Đối với mỗi loại hình tham quan hướng dẫn viên có những lưu ý riêng. Hướng dẫn tham quan trên phương tiện di chuyển: Chọn vị trí thích hợp để cho khách có thể nhìn thấy được hướng dẫn viên và nghe được rõ nhất, điều này tuỳ thuộc vào phương tiện được chọn. Thông thường trên ô tô hướng dẫn viên thường ngồi ở vị trí ghế sau lái xe, trên thuyền thì ngồi ở mũi thuyền. Giới thiệu vắn tắt về đối tượng tham quan trước khi khách được chỉ dẫn quan sát Chọn lọc những thông tin cơ bản, ngắn gọn, xúc tích nhất về đối tượng tham quan lưu ý đến những chi tiết độc đáo, đặc sắc Quan sát tình trạng sức khoẻ của khách: thông thường khách thường hưng phấn, tỉnh táo nhất là vào buổi sáng, sau giờ nghỉ trưa trạng thái tâm lí của khách thường xuống thấp hơn cả. Vì vậy, khi khách đang hưng phấn việc hướng dẫn cần phải thực hiện một cách liên tục, hệ thống. Khi khách mệt mỏi có thể ngừng việc hướng dẫn và để cho khách được nghỉ ngơi hoặc kể một vài câu chuyện vui, bài hát. Hướng dẫn tham quan trên mặt đất hoặc tại các địa điểm tham quan du lịch. Giới thiệu khái quát về đối tượng tham quan trong khi đưa khách tới nơi tham quan. Điều này giúp khách có sự hình dung ban đầu về địa điểm sắp tới, đồng thời tạo sự háo hức mong chờ vui sướng. Chọn vị trí quan sát hợp lí: Đảm bảo cho khách có thể quan sát và nghe được lời của hướng dẫn viên, đồng thời không làm cản trở đến các hoạt động xung quanh. Thông thường khách được hướng dẫn đứng thành hình vòng cung. Xẫc định đối tượng tham quan: Xác định đối tượng tham quan cần thiết phục vụ cho nhu cầu của khách bắt đầu từ đối tượng tham quan quan trọng nhất hoăc thú vị nhất, có thể theo trình tự thời gian, không gian Hướng dẫn tham quan bằng đi bộ Điều chỉnh tốc độ đi ở mức vừa phải: đảm bảo sức khoẻ cho khách đồng thời có thể quan sát được đối tượng xung quanh, tránh hiện tượng khách bị bỏ rơi khi đi sau hoặc không theo kịp đoàn Chú ý tới tình trạng sức khoẻ của khách: chú ý có những điểm dừng hợp lí đảm bảo cho khách không bị mệt. Chú ý tới khả năng truyền âm: hướng dẫn viên phải đảm bảo cho tất cả các thành viên trong đoàn đều nghe thấy đặc biệt trong tình trạng có nhiều tạp âm xen vào. Tránh việc làm phiền củâ các vị khách hiếu kì: Hướng dẫn tham quan theo chuyên đề: trên thế giới và ở Việt Nam hiện nay các tour thăm quan theo chuyên đề thường là thăm quan những loại tài nguyên du lịch nào đó ở một hay một số vùng lãnh thổ nhất định: các loại thân mềm nhiệt đới trong rừng nguyên sinh, các loài chim thú, kiến trúc đền tháp…Đối với những tour chuyên đề hướng dẫn viên cần chú ý những điểm sau: Những thông tin cần phải chính xác, những kết luận đưa ra phải được lấy từ những nguông tin cậy Có thể tham khảo ý kiến từ phía khách đặc biệt là những khách có am hiểu về vấn đề đó. Bên cạnh những yêu cầu trên hướng dẫn viên cũng có những yêu cầu riêng về mặt cá nhân trong khi tác nghiệp sau đây. Giọng nói: giọng nói của hướng dẫn viên cần phải chuẩn, tự nhiên thoải mái, điều tiết âm lượng một cách nhịp nhàng đặc biệt không sử dụng giọng địa phương, nói ngọng khi hướng dẫn. Tư thế của hướng của hướng dẫn viên đòi hỏi phải phù hợp với loại hình du lịch, phưong tiện di chuyển, địa hình có đối tượng tham quan những yêu cầu chung đối với hướng dẫn viên về các tư thế là: Tư thế phải tự nhiên khi đứng trước khách ngẩng đầu vừa phải ngay ngắn tỏ rõ sự lịch thiệp, trang trọng, thân tình Khi di chuyển không vội vàng hấp tấp hay rề rà chậm chạp không chạy nhảy chân sáo trừ trường hợp đặc biệt cần chú ý đến các vật cản vướng trên đường di chuyển Thế đứng luôn cân bằng trọng lưọng phân bố đều trên hai chân, lưng thẳng, tay tự nhiên cả khi cầm mic. Vị trí đứng của hướng dẫn viên cần phải đứng ở vị trí mà khách có thể dễ dàng nhìn thấy và theo dõi trên phương tiện di chuyển hướng dẫn viên thường đứng ở vị trí ghế sau lái xe. Cử chỉ: không làm một số cử chỉ gây phản cảm như búng ngón tay, ngáp lộ liễu, búng ngón tay tuyệt đối không cho tay vào túi áo quần, không dựa vào tường cây và các vật cản khác nhau khi đang thuyết trình ở mặt đất. Giao tiếp bằng mắt: cần nhìn thẳng vào đoàn khách nên nhìn vào từng người trong chốc lát và có thể dừng lâu hơn ở trưởng đoàn, Tuy nhiên không nên nhìn quá lâu một khách nhất là những khách có ngoại hình điển trai hay xinh gaí, những người có dị tật, nó sẽ gây nên sự hiểu lầm đối với khách. Ngoại hình: hướng dẫn viên không cần phải có ngoại hình đẹp nhưng không được có những khiếm khuyết về mặt cơ thể, dị tật. Cần phả chú ý chăm chút cho ngoại hình của mình, giữ gìn hơi thở sạch sẽ,thơm tho. Hướng dẫn viên cần và nên biết trang điểm… Trang phục :của hướng dẫn viên cần gọn đẹp phù hợp với loại hình du lịch và lộ trình thăm quan ( khi leo núi, xuyên dừng, hay dự lễ hội ở những nơi tôn nghiêm ). Nhìn chung hướng dẫn viên cần phải có trang phục trang trọng, lịch sự, hiện đại thể hiện được bản sắc dân tộc, đồng thời thể hiện sự tôn trọng với khách du lịch. Cần chú ý đến tập quán ăn mặc của khách du lịch ở các quốc gia và các vùng khác nhau. Trả lời thắc mắc của khách Những câu hỏi mà khách du lịch đặt ra rất đa dạng và phong phú có thể là những câu hỏi nhằm biết thêm thông tin về điểm thăm quan nhưng cũng có thể là những câu hỏi nằm ngoài, xa rời nội dung thuyết minh. Cho dù ở trong bất kì tình huống nào thì hướng dẫn viên cần tỏ ra bình tĩnh, vui vẻ đón nhận câu hỏi, thể hiện sự trân trọng với sự mong muốn hiểu biết của khách. Trả lởi với một thái độ nhẹ nhàng, vui vẻ. Đối với những vấn đề liên quan đến nội dung tuyến điểm hay bất cứ vấn đề gì cần phải trả lời với một thái độ thành thật, nếu vấn đề nào không biết nên trả lời một cách thành thật là mình không biết. Hướng dẫn viên cần thể hiện một tinh thần cầu thị trước khách, không giấu dốt. Nội dung câu hỏi sẽ được hướng dẫn viên tích luỹ theo thời gian, khi đã tích luỹ được những điều này rồi thì việc ứng xử đối với câu hỏi trở nên dễ dàng hơn nhiều. Tất nhiên điều này không thể có được trong một sớm một chiều được nó cần có thời gian, kinh nghịêm ngề nghiệp tích luỹ của riêng mỗi người. Đối với những câu hỏi có ý đồ không tốt hướng dẫn viên cần bình tĩnh phân tích vấn đề, tìm ra ý mâu thuẫn trong câu hỏi của khách để trả lời. Cần trả lời với thái độ dứt khoát rõ ràng, chú ý đừng tạo ra sự căng thẳng đỗi với khách, khéo léo chuyển sang một chủ đề khác. Nó cần ở người hướng dẫn viên sự thông minh, khéo léo trong khi xử lí tình huống. Trong quá trình tác nghiệp đây cũng là một vấn đề quan trọng góp phần tạo nên thành công của một tour du lịch, thể hiện phẩm chất kĩ năng nghề nghiệp của hướng dẫn viên 2.2.5: Những hạn chế tồn tại - Trong hoạt động đào tạo: Hiện nay trong các trường đào tạo du lịch các môn học dạy về kĩ năng giao tiếp và thuyết trình còn tương đối hạn chế, thời luợng học cũng rất hạn hẹp vì vậy kiến thức được học còn rất thiếu. Nhiều môn còn nặng về tính lí thuyết, sinh viên học còn thụ động, không có tranh luận, phát biểu trước lớp, nên sinh viên cũng không thể phát huy hết khả năng của mình đông thời cũng không có cơ hội rèn luyện những kĩ năng thuyết trình trước lớp. Cùng với đó là chưa có một tài liệu chính thức về những kĩ năng thuyết trình cho sinh viên gây khó khăn cho viêc tham khảo và học tập - Trong hoạt động hướng dẫn du lịch: Hiện nay việc thường xuyên đào tạo bỗi dưỡng nghiệp vụ về kĩ năng thuyết minh cho hướng dẫn viên còn nhiều yếu kém. Nhiều hướng dẫn viên còn thiếu những kiến thức về tuyến điểm dẫn đến việc cung cấp thông tin hầu như không có. Nhiều hướng dẫn chỉ đơn thuần làm nhiệm vụ dẫn đường lo ăn ở cho khách, thiếu kiến thức thiếu kĩ năng là tình trạng còn tồn tại phổ biến 2. 2.6: Đề xuất Mối quan hệ giũa những kĩ năng nói trước công chúng và hoạt động hướng dẫn du lịch là quan hệ giữa cái tổng thể đối với bộ phận và tầm quan trọng của nó là điều không thể phủ nhận được. Tuy nhiên việc thực hiện nó đến đâu lại là một vấn đề đáng quan tâm. Trong khuôn khổ niên luận này tôi xin đề xuất một số giải pháp mang tính chủ quan như sau: - Xây dựng chương trình học phù hợp trong đó kĩ năng nói trước công chúng sẽ được đưa vào làm môn học chính thức với thời luợng phù hợp. - Tổ chức nhiều hoạt động tập thể, nhiều cuộc thi mà những phần yêu cầu kĩ năng thuyết trình. - Thường xuyên mở các lớp đào tạo về nghiệp vụ, đào tạo về kĩ năng thuyết trình cho huớng dẫn viên. - Xây dựng tiêu chuẩn về kĩ năng hứơng dẫn du lịch cụ thể cho các hướng dẫn viên Chương III: Kết luận Kĩ năng nói trước công chúng không phải là vấn đề mới và lại càng không phải là lạ trong thời điểm hiện nay, việc ứng dụng nó trong hoạt động hướng dẫn cũng không còn là mới nữa. Tuy nhiên, khi thực hiện đề tài này tôi hi vọng sẽ làm sáng tỏ những khía cạnh chủ yếu của những kĩ năng nói trước công chúng và những khía cạnh nào có thể vận dụng trong hoạt động hướng dẫn một các hợp lí nhất. Trong quá trình thực hiện tuy gặp phải một số khó khăn về mặt tài liệu do chủ yếu được viết bằng tiếng Anh. Nhưng được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hướng dẫn trực tiếp và những cố gắng của bản thân tôi đã hoàn thành được niên luận này. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới Thầy, cùng các thầy cô giáo trong khoa đã tạo điều kiện giúp đỡ để tôi có thể hoàn thành được đề tài của mình. Tài liệu tham khảo Tiếng Việt [1] Đinh Trung Kiên , Nghiệp vụ hướng dẫn du lịch. Nhà xuất bản Đại học quốc gia Hà Nội (2004) [2]Đinh Trung Kiên , Một số vấn đề về du lịch Việt Nam. Nhà xuất bản Đại học quốc gia Hà Nội (2004) [3] Raymond De Saint Laurent, Nghệ thuật nói chuyện trước công chúng (sách dịch). Nhà xuất bản Văn hoá thông tin (2004) [4] Tôn Thất Sam- Nguyễn Thị Khiết, Học sinh với kĩ năng thuyết trình và diễn đạt ý tưởng. Nhà xuất bản Trẻ (2004) [5] Lê Quang Huy, Kĩ năng và nghệ thuật thuyết trình, Nhà xuất bản Trẻ, 2000 [6] Hoàng Xuân Việt, Nghệ thuật dẫn chương trình hấp dẫn, Nhà xuất bản Thanh niên. 2001 [7] Nguyễn Cường Hiền, 101 tình huống đối với hướng dẫn viên du lịch, Nhà xuất bản Văn hoá dân tộc, 2001 [8] Nguyễn Văn Đính- Phạm Hồng Chướng (chủ biên), Giáo trình hướng dẫn du lịch, Nhà xuất bản Thống kê, 2000 Tiếng Anh [9] Joseph .A. Devito, The element of public speaking, [10] Stephene. F. Lucas, The art of public speaking. 7th edition University of Wisconsin - Madition [11] Clella. Iles. Jaffe, Public Speaking. A.Cultural Perspective, St.John’s University [12] Diana Prentice Carlin - Jame Payne, Public speaking today, [13] Steven. A. Beebe - Susan . J. Beebe, Public speaking an audience- centred aproach,2th edition. Mục lục A/Mở đầu B/ Nội dung Chương 1 : Trang Những hiểu biết chung về kĩ năng nói trước công chúng 3 Nội hàm của khái niệm nói trước công chúng (public speaking)… 3 Vai trò của nói trước công chúng……………………………… 8 Đặc trưng của nói trước công chúng………………………………10 1.3.1 Những điểm tương đồng……………………..................................10 1.3.2 Điểm khác biệt…………………………………………….............12 1.4 Kĩ năng nói trước công chúng( public speaking skills)……………13 1.4.1 Xây dựng sự tự tin…………………………………………………13 1.4.2 Kĩ năng nghe…………………………………………………........16 1.4.3 Các bước chuẩn bị cho buổi thuyết trình……………………… …..20 1.4.4 Tập dượt …………………………………………………………...31 1.4.5 Phương tiện phụ trợ………………………………………….... 32 1.4.6 Thuyết trình…………………………………………. 32 1.4.7 Kết thúc buổi thuyết trình……………………………………... 36 Chương 2: Kĩ năng nói trước công chúng trong hoạt động hướng dẫn du lịch……................................................................................................... 39 2.1. Vai trò của nói trước công chúng trong hoạt động hướng dẫn..........39 2.2. Kĩ năng nói trước công chúng trong thực tế hoạt động của hướng dẫn viên hiện nay 2.2.1. Điểm khác biệt giữa hoạt động nói của du lịch và ngành khác.........39 2.2.2 Hoạt động hướng dẫn của hướng dẫn viên.........................................41 2.23. Quá trình chuẩn bị cho bài thuyết minh của hướng dẫn viên.............43 2.2.4 Các phương pháp thuyết minh............................................................47 2.2.5 Những hạn chế tồn tại.........................................................................53 C/ Kết luận Tài liệu tham khảo