Đề tài Kiểm toán hoạt động tiêu thụ tại công ty

LÔØI MÔÛ ÑAÀU. Cuøng vôùi quaù trình ñoåi môùi cô cheá quaûn lyù kinh teá caùc doanh nghieäp ñaõ vaø ñang ñoåi môùi maïnh meõ vaø toaøn dieän caû chieàu roäng laãn chieàu saâu. Söï ñoåi môùi naøy keùo theo söï phöùc taïp trong coâng taùc quaûn lyù cuõng nhö coâng taùc keá toaùn vaø baùo caùo taøi chính. Söï phöùc taïp naøy ñoøi hoûi phaûi coù giaûi phaùp quaûn lyù höõu hieäu vaø ñoøi hoûi kyõ naêng cuûa con ngöôøi phaûi thích öùng ñeå ñaùp öùng yeâu caàu cuûa söï phaùt trieån môùi. Ñeå ñaûm baûo tính hieäu löïc, hieäu quaû cuûa coâng taùc quaûn lyù, kieåm toaùn hoaït ñoäng do ñoù raát caàn thieát ñoái vôùi söï phaùt trieån cuûa doanh nghieäp. Trong thôøi gian thöïc taäp taïi coâng ty coå phaàn thuyû saûn Hoaøi Nhôn Bình Ñònh, em nhaän thaáy moät trong nhöõng khoù khaên hieän nay cuûa coâng ty laø giaûi quyeát toát khaâu tieâu thuï nhaèm thu hoài voán kinh doanh vaø ñem laïi lôïi nhuaän. Do ñoù, qua quaù trình thöïc taäp taïi coâng ty em ñaõ choïn ñeà taøi: “ Kieåm Toaùn Hoaït Ñoäng Tieâu Thuï Taïi Coâng Ty “ ñeå nghieân cöùu vaø laøm chuyeân ñeà thöïc taäp cuûa mình. Ñeà taøi goàm 3 phaàn: Phaàn 1: Nhöõng vaán ñeà cô baûn veà kieåm toaùn vaø kieåm toaùn hoaït ñoäng tieâu thuï taïi coâng ty. Phaàn 2: Thöïc traïng hoaït ñoäng tieâu thuï vaø kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty. Phaàn 3: Toå chöùc kieåm toaùn hoaït ñoäng tieâu thuï taïi coâng ty. Em xin chaân thaønh caûm ôn thaày Ngoâ Haø Taán ñaõ taän tình höôùng daãn em hoaøn thaønh chuyeân ñeà naøy. Em xin caûm ôn söï quan taâm, giuùp ñôû cuûa caùc anh chò ôû coâng ty ñaõ giuùp em trong thôøi gian thöïc taäp taïi coâng ty. Do thôøi gian vaø trình ñoä coøn haïn cheá neân Luaän Vaên khoâng traùnh khoûi nhöõng thieáu soùt raát mong thaày coâ vaø baïn ñoïc goùp yù ñeå Luaän Vaên ñöôïc hoaøn thieän hôn. Ñaø Naüng, thaùng 06 naêm 2003. SVTH: Nguyeãn Thò Xuaân Thuyû. PHAÀN I : NHÖÕNG VAÁN ÑEÀ CÔ BAÛN VEÀ KIEÅM TOAÙN VAØ KIEÅM TOAÙN HOAÏT ÑOÄNG 1. KHAÙI QUAÙT CHUNG VEÀ KIEÅM TOAÙN 1.1. Khaùi nieäm: Kieåm toaùn giöõ moät vai troø quan troïng vaø khoâng theå thieáu ñöôïc trong söï phaùt trieån cuûa neàn kinh teá thò tröôøng. Laø moät coâng cuï khoâng nhöõng thuùc ñaåy caùc doanh nghieäp hoaït ñoäng coù hieäu quaû maø coøn taïo ra moâi tröôøng thoâng tin kinh teá laønh maïnh trong toaøn boä neàn kinh teá. Coù raát nhieàu caùch ñònh nghóa khaùc nhau veà kieåm toaùn, nhöng coù theå ñöa ra moät ñònh nghóa chung nhaát cho taát caû caùc loaïi hình kieåm toaùn. Ñoù laø:" Kieåm toaùn laø xaùc minh vaø baøy toû yù kieán veà thöïc traïng hoaït ñoäng ñöôïc kieåm toaùn baèng heä thoáng phöông phaùp kyõ thuaät cuûa kieåm toaùn do caùc kieåm toaùn vieân coù trình ñoä nghieäp vuï töông xöùng thöïc hieän treân cô sôû heä thoáng phaùp lyù coù hieäu löïc". 1.2. Phaân loaïi kieåm toaùn: Coù raát nhieàu tieâu thöùc khaùc nhau ñeå phaân loaïi kieåm toaùn. Song coù hai caùch phaân loaïi chính yeáu sau ñaây: 1.2.1. Phaân loaïi theo ñoái töôïng cuï theå cuûa kieåm toaùn: Theo caùch phaân loaïi naøy thì kieåm toaùn chia laøm ba loaïi: kieåm toaùn hoaït ñoäng, kieåm toaùn tuaân thuû, kieåm toaùn baùo caùo taøi chính. a. Kieåm toaùn hoaït ñoäng: Kieåm toaùn hoaït ñoäng laø tieán trình kieåm tra vaø ñaùnh giaù veà söï höõu hieäu vaø tính hieäu quaû cuûa moät hoaït ñoäng ñeå ñeà xuaát phöông aùn caûi tieán. ÔÛ ñaây söï höõu hieäu laø khaû naêng hoaøn thaønh nhieäm vuï hay muïc tieâu ; coøn tính hieäu quaû laø söï so saùnh giöõa keát quaû ñaït ñöôïc vaø chi phí boû ra ñeå ñaït ñöôïc keát quaû ñoù. b. Kieåm toaùn tuaân thuû: Kieåm toaùn tuaân thuû laø vieäc kieåm tra nhaèm ñaùnh giaù möùc ñoä chaáp haønh luaät phaùp hay moät vaên baûn moät qui ñònh naøo ñoù cuûa ñôn vò. c. Kieåm toaùn baùo caùo taøi chính : Kieåm toaùn baùo caùo taøi chính laø söï kieåm tra vaø trình baøy yù kieán nhaän xeùt veà nhöõng baùo caùo taøi chính cuûa moät ñôn vò. 1.2.2. Phaân loaïi theo chuû theå kieåm toaùn: Theo caùch phaân loaïi naøy, kieåm toaùn chia laøm ba loaïi: Kieåm toaùn noäi boä, kieåm toaùn nhaø nöôùc, Kieåm toaùn ñoäc laäp. a. Kieåm toaùn noäi boä: Laø loaïi kieåm toaùn do nhöõng kieåm toaùn vieân noäi boä thöïc hieän, ñöôïc thieát laäp trong moät toå chöùc ñeå kieåm tra vaø ñaùnh giaù caùc hoaït ñoäng cuûa moät toå chöùc nhö laø moät hoaït ñoäng phuïc vuï cho toå chöùc. Kieåm toaùn noäi boä ñöôïc toå chöùc ñoäc laäp vôùi caùc boä phaän khaùc trong ñôn vò, tuy nhieân söï ñoäc laäp naøy chæ mang tính töông ñoái vì ngöôøi tieán haønh kieåm toaùn laø nhaân vieân cuûa ñôn vò. b. Kieåm toaùn nhaø nöôùc Laø hoaït ñoäng kieåm toaùn do kieåm toaùn vieân nhaø nöôùc tieán haønh, chuû yeáu laø thöïc hieän kieåm toaùn tính tuaân thuû, chaúng haïn nhö xem xeùt vieäc chaáp haønh luaät phaùp ôû ñôn vò. c. Kieåm toaùn ñoäc laäp Laø loaïi kieåm toaùn ñöôcï tieán haønh bôûi caùc kieåm toaùn vieân ñoäc laäp thuoäc nhöõng toå chöùc kieåm toaùn ñoäc laäp, hoï thöïc hieän caùc cuoäc kieåm toaùn baùo caùo taøi chính vaø tuyø theo yeâu caàu cuûa khaùch haøng hoï coøn coù theå thöïc hieän kieåm toaùn hoaït ñoäng, kieåm toaùn tuaân thuû vaø caùc dòch vuï tö vaán veà keá toaùn, thueá, taøi chính... 2. KHAÙI QUAÙT CHUNG VEÀ KIEÅM TOAÙN HOAÏT ÑOÄNG 2.1. Khaùi nieäm: Trong quaù trình phaùt trieån, kieåm toaùn khoâng chæ giôùi haïn ôû kieåm toaùn baùo caùo taøi chính maø ñaõ thaâm nhaäp vaøo nhieàu lónh vöïc khaùc nhau nhö hieäu quaû cuûa caùc nghieäp vuï, caùc hoaït ñoäng, hieäu naêng cuûa quaûn lyù. Chính ñieàu naøy daãn ñeán söï hình thaønh kieåm toaùn hoaït ñoäng. Kieåm toaùn hoaït ñoäng hieän nay vaãn coøn ñang môùi meû, ñang tieáp tuïc phaùt trieån vaø ngaøy caøng hoaøn thieän veà noäi dung, veà phöông phaùp tieán haønh, veà nguyeân taéc ñaùnh giaù... Kieåm toaùn hoaït ñoâïng laø loaïi kieåm toaùn ñeå ñaùnh giaù tính kinh teá, tính hieäu quaû vaø hieäu löïc trong hoaït ñoäng cuûa moät boä phaän hoaëc moät toå chöùc haønh chính so vôùi caùc muïc tieâu quaûn lyù. Tính kinh teá noùi ñeán söï coù ñöôïc moät soá löôïng vaø chaát löôïng thích hôïp caùc nguoàn taøi chính, nhaân löïc vaø vaät chaát ôû thôøi gian thích hôïp vaø chi phí thaáp nhaát. Tính hieäu quaû noùi ñeán vieäc söû duïng caùc nguoàn taøi chính, nhaân löïc vaø vaät chaát nhö theá naøo ñeå taïo neân ñaàu ra cöïc ñaïi öùng vôùi moãi boä phaän ñaàu vaøo ñaõ cho, hoaëc ñaàu vaøo cöïc tieåu öùng vôùi moät soá löôïng vaø chaát löôïng ñaàu ra ñöôïc cung caáp ñaõ cho tröôùc. Tính hieäu löïc noùi ñeán söï ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu hay caùc keát quaû khaùc ñaõ döï ñònh cuûa caùc chöông trình, caùc nghieäp vuï hoaëc hoaït ñoäng. 2.2. Muïc tieâu cuûa kieåm toaùn hoaït ñoäng: Kieåm toaùn hoaït ñoäng thöôøng ñöôïc thöïc hieän bôûi caùc kieåm toaùn vieân noäi boä cuûa moät toå chöùc. Vaø ngöôøi söû duïng baùo caùo kieåm toaùn hoaït ñoäng chuû yeáu laø caùc nhaø quaûn lyù ôû caùc caáp cuûa toå chöùc ñoù. Nhöõng ngöôøi laõnh ñaïo cao nhaát cuûa toå chöùc caàn söï ñaûm baûo raèng moïi thaønh vieân, moïi boä phaän cuûa toå chöùc ñang haønh ñoäng ñeå ñaït ñöôïc muïc tieâu cuûa toå chöùc. Ñeå ñaùp öùng yeâu caàu naøy kieåm toaùn hoaït ñoäng caàn thöïc hieän caùc muïc tieâu sau: -Ñaùnh giaù söï thöïc hieän cuûa ñôn vò trong moái quan heä vôùi caùc muïc tieâu quaûn lyù hoaëc caùc tieâu chuaån thích hôïp khaùc. -Ñaûm baûo raèng caùc hoaït ñoäng cuûa ñôn vò ( nhö caùc vaên baûn veà muïc tieâu, chöông trình, döï toaùn ngaân saùch, caùc chæ thò ) laø ñaày ñuû khoâng thay ñoåi vaø hieåu ñöôïc caùc caáp hoaït ñoäng. 2.3. Ñaëc ñieåm cuûa kieåm toaùn hoaït ñoäng: Kieåm toaùn hoaït ñoäng coù caùc ñaëc ñieåm sau : Ñoái töôïng cuûa kieåm toaùn hoaït ñoäng raát ña daïng, coù theå laø moät phöông aùn kinh doanh, moät qui trình coâng ngheä, moät nghieäp vuï mua saém taøi saûn coá ñònh... chöù khoâng thoáng nhaát nhö ñoái vôùi kieåm toaùn baùo caùo taøi chính. Chuaån möïc ñeå ñaùnh giaù trong kieåm toaùn hoaït ñoäng khoâng theå laø chuaån möïc chung nhö ñoái vôùi kieåm toaùn taøi chính, vaø cuõng khoù coù theå xaây döïng chuaån möïc cho töøng cuoäc kieåm toaùn hoaït ñoäng thaät khaùch quan vaø ñuùng ñaén. Trong kieåm toaùn hoaït ñoäng, vieäc kieåm tra thöôøng lieân quan ñeán nhieàu lónh vöïc. Vì vaäy, kieåm toaùn hoaït ñoäng söû duïng nhieàu kyõ naêng khaùc nhau: keá toaùn, taøi chính, kinh teá, kyõ thuaät vaø tieâu chuaån toát cho moät kieåm toaùn vieân hoaït ñoäng chuû yeáu laø kieán thöùc veà lónh vöïc ñöôïc kieåm toaùn coù ñöôïc ñaøo taïo theâm veà keá toaùn vaø kieåm toaùn. Baùo caùo cuûa kieåm toaùn hoaït ñoäng chuû yeáu phuïc vuï cho ngöôøi quaûn lyù, trong ñoù trình baøy keát quaû kieåm toaùn vaø ñöa ra ñeà xuaát caûi tieán hoaït ñoäng. 2.4. Moái quan heä giöõa kieåm toaùn hoaït ñoäng vaø kieåm toaùn noäi boä. 2.4.1. Khaùi nieäm veà kieåm toaùn noäi boä. Kieåm toaùn noäi boä laø chöùc naêng ñaùnh giaù ñoäc laäp, ñöôïc thieát laäp trong moät toå chöùc ñeå kieåm tra vaø ñaùnh giaù caùc hoaït ñoäng cuûa toå chöùc nhö laø moät hoaït ñoäng phuïc vuï cho toå chöùc. Muïc ñích cuûa kieåm toaùn noäi boä laø giuùp ñôõ caùc thaønh vieân trong doanh nghieäp hoaëc trong toå chöùc hoaøn thaønh traùch nhieäm cuûa hoï moät caùch hieäu quaû. Ñeå ñaït ñöôïc muïc ñích naøy, kieåm toaùn noäi boä cung caáp cho hoï caùc phaân tích, ñaùnh giaù, kieán nghò vaø tö vaán thoâng tin lieân quan ñeán hoaït ñoäng ñöôïc kieåm tra . Boä phaän kieåm toaùn noäi boä laø moät boä phaän quan troïng cuûa moät doanh nghieäp moät toå chöùc thuùc ñaåy vieäc kieåm soaùt höõu hieäu vôùi chi phí hôïp lyù. 2.4.2. Chöùc naêng vaø nhieäm vuï cuûa kieåm toaùn noäi boä Theo chuaån möïc thöïc haønh ngheà nghieäp kieåm toaùn noäi boä (Standards for professional practice of Internal Auditing) . Kieåm toaùn noäi boä coù chöùc naêng kieåm tra ñaùnh giaù söï ñaày ñuû vaø höõu hieäu cuûa heä thoáng kieåm soaùt noä boä cuûa toå chöùc vaø chaát löôïng hoaït ñoäng trong quaù trình thöïc hieän nhieäm vuï ñöôïc giao. Cuï theå hoaù chöùc naêng treân, kieåm toaùn noäi boä coù nhöõng nhieäm vuï sau: Thöù nhaát: Kieåm tra veà tính trung thöïc, ñaùng tin caäy cuûa caùc thoâng tin taøi chính vaø hoaït ñoäng cuõng nhö caùc phöông thöùc ghi nhaän, ño löôøng, phaân loaïi cho caùc thoâng tin naøy. Thöù hai: Thaåm tra heä thoáng ñaõ ñöôïc thieát laäp ñeå baûo ñaûm tính tuaân thuû caùc thuû tuïc, chính saùch, phaùp luaät vaø qui ñònh coù theå aûnh höôûng quan troïng ñeán caùc hoaït ñoäng baùo caùo ñoàng thôøi phaûi xaùc ñònh toå chöùc coù tuaân thuû trong thöïc teá hay khoâng. Thöù ba: Xem xeùt caùc phöông thöùc baûo veä taøi saûn vaø khi caàn thaåm tra söï hieän dieän cuûa chính taøi saûn ñoù. Thöù tö: Ñaùnh giaù vieäc söû duïng tieát kieäm vaø hieäu quaû caùc nguoàn löïc. Thöù naêm: Thaåm tra caùc nghieäp vuï hoaëc chöông trình ñeå chaéc chaén raèng keát quaû ñaït ñöôïc coù saùt vôùi muïc tieâu vaø muïc ñích ñaõ ñònh hay khoâng, caùc nghieäp vuï hoaëc chöông trình coù thöïc hieän ñuùng keá hoaïch hay khoâng. 2.4.3. Moái quan heä giöõa kieåm toaùn noäi boä vaø kieåm toaùn hoaït ñoäng Kieåm toaùn noäi boä laø chöùc naêng ñaùnh giaù ñoäc laäp trong doanh nghieäp, ñöôïc toå chöùc nhaèm kieåm tra vaø ñaùnh giaù veà naêng löïc hieäu quaû cuûa heä thoáng kieåm soaït noäi boä cuõng nhö chaát löôïng thöïc hieän caùc traùch nhieäm ñöôcï giao. Nhö vaäy, noäi dung coâng vieäc cuûa kieåm toaùn noäi boä bao goàm caû kieåm toaùn hoaït ñoäng hay noùi caùch khaùc kieåm toaùn hoaït ñoäng laø moät trong nhöõng noäi dung cô baûn cuûa kieåm toaùn noäi boä. Coøn kieåm toaùn hoaït ñoäng laø loaïi kieåm toaùn ñöôïc söû duïng ñeå ñaùnh giaù tính kinh teá, hieäu löïc, hieäu quaû trong hoaït ñoäng cuûa moät ñôn vò. Maø muoán thöïc hieän toát ñieàu naøy thì kieåm toaùn vieân phaûi coù söï am hieåu saâu saéc veà tình hình thöïc teá taïi ñôn vò. Do ñoù, maø kieåm toaùn vieân thöïc hieän kieåm toaùn hoaït ñoäng thöôøng ñöôïc thöïc hieän bôûi kieåm toaùn vieân noäi boä maëc duø cuõng coù theå laø kieåm toaùn vieân nhaø nöôùc hoaëc kieåm toaùn vieân ñoäc laäp, vì kieåm toaùn vieân noäi boä laø nhöõng ngöôøi laøm vieäc taïi ñôn vò neân hoï laø ngöôøi hieåu bieát veà ñôn vò nhieàu nhaát. 2.5. Caùc chuaån möïc ñeå ñaùnh giaù trong kieåm toaùn hoaït ñoäng : Trong kieåm toaùn hoaït ñoäng khoâng coù caùc chuaån möïc chung ñeå ñaùnh giaù nhö ñoái vôùi kieåm toaùn taøi chính. Song kieåm toaùn vieân coù theå söû duïng moät soá nguoàn sau ñaây ñeå xaây döïng chuaån möïc ñaùnh giaù: Thöïc hieän tröôùc ñaây: Caùch xaây döïng chuaån möïc ñôn giaûn coù theå döïa treân caùc keát quaû thöïc teá töø caùc kyø tröôùc ( Hoaëc caùc cuoäc kieåm toaùn tröôùc ) ñeå xaùc ñònh lieäu söï vieäc coù toát hôn hoaëc keùm hôn tröôùc khoâng. Öu ñieåm cuûa tieâu chuaån naøy laø deã daøng trong xaây döïng tuy vaäy caùc chuaån möïc thuoäc daïng naøy keát quaû ñaùnh giaù chæ döøng laïi ôû söï bieán ñoäng cuûa ñoái töôïng kieåm toaùn, khoâng cho thaáy thöïc söï hoaït ñoäng ñoù nhö theá naøo, thí duï: Tyû leä pheá phaåm cuûa phaân xöôûng A chæ coù theå ñaùnh giaù laø toát hôn kyø tröôùc chöù thöïc söï coù toát khoâng thì chöa bieát, vì coù theå tyû leä pheá phaåm sau khi giaûm xuoáng coù theå vaãn coøn khaù cao so vôùi caùc phaân xöôûng khaùc. Thöïc hieän ôû caùc ñôn vò hoaït ñoäng töông töï : Kieåm toaùn vieân coù theå ñaùnh giaù treân cô sôû so saùnh hoaït ñoäng ñang kieåm tra vôùi caùc hoaït ñoäng töông töï taïi moät boä phaän hay ñôn vò khaùc. Thí duï: kieåm toaùn vieân coù theå so saùnh tyû leä pheá phaåm cuûa phaân xöôûng A vôùi caùc phaân xöôûng khaùc trong ñôn vò cuøng saûn xuaát moät loaïi saûn phaåm hoaëc môû roäng hôn, kieåm toaùn vieân coù theå so saùnh vôùi tyû leä pheá phaåm cuûa caùc doanh nghieäp cuøng nghaønh. Vieäc so saùnh naøy caàn chuù yù ñeán caùc ñaëc ñieåm khaùc nhau veà quy moâ, trang bò kyõ thuaät. So saùnh vôùi ñònh möùc kyõ thuaät hoaëc döï toaùn: Trong nhieàu tröôøng hôïp, caùc ñònh möùc kyõ thuaät laø moät tieâu chuaån raát toát. Thí duï: ñeå ñaùnh giaù saûn löôïng coù theå so saùnh vôùi saûn löôïng ñònh möùc cuûa maùy. Caùc tieâu chuaån ñònh möùc kyõ thuaät coù öu ñieåm laø khaùch quan vaø deã ñöôïc chaáp nhaän. Tuy nhieân, vieäc xaây döïng caùc ñònh möùc thöôøng toán keùm nhieàu thôøi gian vaø chi phí, chöa keå phaûi coù söï tham gia cuûa caùc chuyeân vieân kyõ thuaät. Ñeå coù theå thöïc hieän ñöôïc ñieàu naøy, moät phöông phaùp coù theå söû duïng laø phoái hôïp vôùi moät soá ñôn vò cuøng nghaønh ñeå thieát laäp moät heä thoáng caùc ñònh möùc kyõ thuaät quan troïng. Döï toaùn hay ngaân saùch cuõng coù theå laø moät cô sôû ñeå thieát laäp tieâu chuaån töông töï nhö ñònh möùc kyõ thuaät. Trao ñoåi vaø thaûo luaän: Trong moät soá tröôøng hôïp, caùc cô sôû treân khoâng theå aùp duïng ñeå thieát laäp tieâu chuaån, khi ñoù moät tieâu chuaån khaùc coù theå ñöôïc xaây döïng treân cô sôû moät cuoäc thaûo luaän giöõa caùc beân coù lieân quan: ban giaùm ñoác, kieåm toaùn vieân vaø ñoái töôïng kieåm toaùn. 2.6. Caùc hình thöùc cuûa kieåm toaùn hoaït ñoäng. Caùc hình thöùc cuûa kieåm toaùn hoaït ñoäng bao goàm: kieåm toaùn chöùc naêng, kieåm toaùn boä phaän vaø kieåm toaùn caùc nhieäm vuï ñaëc bieät. 2.6.1. Kieåm toaùn chöùc naêng Kieåm toaùn chöùc naêng laø quaù trình kieåm toaùn hoaït ñoäng lieân quan ñeán moät hoaëc nhieàu chöùc naêng ñöôïc traûi daøi ñeán moät hoaëc nhieàu boä phaän cuûa ñôn vò, coù raát nhieàu caùch ñeå phaân loaïi vaø phaân chia caùc chöùc naêng.ví duï: coù moät chöùc naêng keá toaùn tieàn maët nhöng cuõng coù caùc chöùc naêng thu tieàn maët, chi tieàn maët... Cuoäc kieåm toaùn chöùc naêng coù öu ñieåm laø cho pheùp söï chuyeân moân hoaù theo kieåm toaùn vieân. 2.6.2. Kieåm toaùn boä phaän Cuoäc kieåm toaùn hoaït ñoäng cuûa moät toå chöùc lieân quan vôùi toaøn boä cô caáu toå chöùc cuûa moät ñôn vò.ví duï: moät phoøng ban, moät chi nhaùnh hoaëc moät coâng ty phuï thuoäc. Troïng taâm cuûa kieåm toaùn boä phaän laø nhaèm vaøo caùc chöùc naêng ñaõ taùc ñoäng qua laïi moät caùch hieäu quaû vaø hieäu löïc nhö theá naøo. Keá cuûa moät toå chöùc vaø caùc phöông phaùp ñeå lieân keát caùc hoaït ñoäng ñaëc bieät quan troïng trong hình thöùc kieåm toaùn naøy. 2.6.3. Kieåm toaùn caùc nhieäm vuï ñaëc bieät Kieåm toaùn hoaït ñoäng ñoái vôùi caùc nhieäm vuï ñaëc bieät phaùt sinh theo yeâu caàu cuûa ban quaûn trò, coù raát nhieàu cuoäc kieåm toaùn loaïi naøy. Ví duï : kieåm toaùn phöông phaùp mua saém môùi taøi saûn coá ñònh, kieåm toaùn quaù trình goùp yù ñeå laøm giaûm chi phí saûn xuaát saûn phaåm... 2.7. Quy trình kieåm toaùn hoaït ñoäng Quy trình kieåm toaùn hoaït ñoäng cuõng töông töï nhö kieåm toaùn baùo caùo taøi chính, goàm 4 giai ñoaïn: chuaån bò kieåm toaùn, thöïc hieän kieåm toaùn, baùo caùo kieåm toaùn vaø theo doõi sau kieåm toaùn. Giai ñoaïn 1: Chuaån bò kieåm toaùn Böôùc 1: Xaùc ñònh ñoái töôïng kieåm toaùn Ñoái töôïng kieåm toaùn coù theå laø moät boä phaän, chi nhaùnh cuûa ñôn vò hay moät hoaït ñoäng, moät chöông trình naøo ñoù maø ñôn vò ñang tieán haønh. Caùc kieåm toaùn vieân coù theå löïa choïn ñoái töôïng kieåm toaùn theo caùc phöông phaùp sau ñaây. Löïa choïn moät caùch heä thoáng: Boä phaän kieåm toaùn soaïn ra moät danh saùch caùc ñoái töôïng kieåm toaùn seõ ñöôïc kieåm tra trong naêm. Thoâng thöôøng danh saùch naøy laäp chuû yeáu döïa treân cô sôû ruûi ro cao seõ ñöôïc löïa choïn ñöa vaøo chöông trình kieåm toaùn tröôùc, caùc ñoái töôïng ruûi ro thaáp hôn seõ ñöôïc ñöa vaøo kyø sau. Kieåm toaùn caùc vaán ñeà khuùc maéc: Phöông phaùp naøy döïa treân nguyeân taéc öu tieân kieåm toaùn nhöõng boä phaän hay vaán ñeà ñang coù söï coá. Ban giaùm ñoác vaø hoäi ñoàng quaûn trò döïa vaøo söï xeùt ñoaùn cuûa hoï maø ñöa ra nhöõng vaán ñeà caàn phaûi ñöôïc kieåm toaùn ngay. Do ñoù, theo phöông phaùp naøy, chính ngöôøi quaûn lyù löïa choïn caùc ñoái töôïng kieåm toaùn. Kieåm toaùn theo yeâu caàu cuûa chính ñoái töôïng kieåm toaùn: Phöông phaùp naøy ñoái töôïng kieåm toaùn ñöôïc choïn xuaát phaùt töø ñoái töôïng. Moät giaùm ñoác caùc boä phaän muoán thöïc hieän vieäc kieåm toaùn ñeå ñaùnh giaù tính ñaày ñuû vaø hieäu quaû cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä coù aûnh höôûng ñeán hoaït ñoäng döôùi söï giaùm saùt cuûa hoï. Böôùc 2: laäp keá hoaïch kieåm toaùn nhaèm xaùc ñònh muïc tieâu vaø phaïm vi kieåm toaùn: + Nghieân cöùu thoâng tin cô baûn. + Xaùc ñònh ñoäi nguõ kieåm toaùn vieân. + Lieân heä ñoái töôïng kieåm toaùn vôùi caùc boä phaän khaùc. + Laäp chöông trình kieåm toaùn. + Xaùc ñònh nhöõng vaán ñeà lieân quan ñeán baùo caùo keát quaû kieåm toaùn. + Trình duyeät keá hoaïh kieåm toaùn Giai ñoaïn 2: Thöïc hieän kieåm toaùn Böôùc3: Khaûo saùt sô boä: Muïc ñích cuûa böôùc khaûo saùt sô boä laø thu thaäp theâm thoâng tin veà ñoái töôïng kieåm toaùn, thu thaäp moät soá baèng chöùng ban ñaàu cuõng nhö taïo moái quan heä hôïp taùc vôùi ñoái töôïng kieåm toaùn. Trong giai ñoaïn naøy kieåm toaùn vieân coù theå thöïc hieän caùc coâng vieäc sau: Toå chöùc moät cuoäc hoïp môû roäng: Trong quaù trình nghieân cöùu toång quaùt, moät cuoäc hop ñöôïc tieán haønh giöõa ñoaøn kieåm tra vaø ngöôøi quaûn lyù ñoái töôïng kieåm toaùn. Cuoäc hoïp naøy thöôøng ñöôïc toå chöùc taïi vaên phoøng ñoái töôïng kieåm toaùn. Cuoäc hoïp naøy xaùc ñònh traùch nhieäm cuûa ngöôøi quaûn lyù ñoái vôùi cuoäc kieåm toaùn vaø phoái hôïp caùc hoaït ñoäng kieåm toaùn vôùi caùc hoaït ñoäng cuûa ñoái töôïng kieåm toaùn. Tham quan ñôn vò: Tham quan ñôn vò giuùp cho kieåm toaùn vieân moät yù nieäm veà caùc daïng hoaït ñoäng, khoâng khí laøm vieäc, cô sôû vaät chaát, quan heä noäi boä trong ñôn vò vaø quy trình coâng vieäc taïi ñoái töôïng kieåm toaùn. Nghieân cöùu taøi lieäu: Nghieân cöùu taøi lieäu coù choïn loïc cung caáp cô sôû cho kieåm toaùn vieân vieát moät baûng moâ taû veà hoaït ñoäng cuûa ñoái töôïng kieåm toaùn. Kieåm toaùn vieân nghieân cöùu caùc taøi lieäu nhö: sô ñoà toå chöùc, caùc quy ñònh cuûa nhaø nöôùc, caùc muïc tieâu cuûa ñôn vò, caùc baûng moâ taû coâng vieäc, höôùng daãn veà chính saùch, baùo caùo toång hôïp... Baûng moâ taû hoaït ñoäng cuûa ñoái töôïng kieåm toaùn:Kieåm toaùn vieân phaûi laäp vaø löu tröõ trong hoà sô kieåm toaùn moät baûng moâ taû veà hoaït doäng cuûa ñoái töôïng kieåm trong ñoù trình baøy nhöõng hieåu bieát cuûa mình vaø qua ñoù laøm cô sôû tham chieáu vôùi nhöõng ñaùnh giaù kieåm soaùt noäi boä cuûa ñôn vò vaø caùc thuû tuïc kieåm toaùn vieân tieán haønh. Thuû tuïc phaân tích: Kieåm toaùn vieân seõ so saùnh soá lieäu thöïc teâ vôùi soá lieäu keá hoaïch, xem xeùt xu höôùng töø naêm naøy sang naêm khaùc, xem xeùt vaø ghi nhaän caùc chi tieát baát thöôøng, öôùc tính döõ lieäu treân baùo caùo baèng caùc döõ lieäu lieân quan... thuû tuïc phaân tích khoâng chæ guùp kieåm toaùn vieân laäp keá hoaïch caùc thuû tuïc kieåm toaùn khaùc, chaúng haïn keát quaû baát thöôøng thoâng qua vieäc tính toaùn vaø so saùnh seõ ñaët ra nhöõng caâu hoûi vaø caàn nhöõng thuû tuïc kieåm toaùn chi tieát hôn. Ngoaøi ra, caùc thuû tuïc coøn cung caáp ñònh höôùng ñeå kieåm tra vaø taïo baèng chöùng veà söï hôïp lyù cuûa caùc chæ tieâu hoaït ñoäng. Böôùc 4: Moâ taû vaø phaân tích heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Caùc kieåm toaùn vieân moâ taû heä thoáng kieåm soaùt thoâng qua veõ caùc löu ñoà, traû lôøi caùc caâu hoûi veà kieåm soaùt noäi boä vaø caùc baûng töôøng thuaät. Ngoaøi ra caùc kieåm toaùn vieân thöïc hieän caùc thöû nghieäm sô boä, thöû nghieäm caùc thuû tuïc kieåm soaùt ñoái vôùi caùc heä thoáng thoâng tin...vieäc ñaùnh giaù heä thoáng kieåm soaùt noä boä ñöôïc thoâng qua baûng ñaùnh giaù kieåm soaùt noäi boä trong ñoù phaùt thaûo nhöõng phaùt hieän ñoái chieáu vôùi tieâu chuaån nhaän daïng caùc ruûi ro. Böôùc 5: Thöïc hieän caùc thöû nghieäm môû roäng. Thöû nghieäm môû roäng bao goàm vieäc kieåm tra chöùng töø, soå saùch, phoûng vaán ngöôøi quaûn lyù ñoái töôïng kieåm toaùn vaø caùc nhaân vieân khaùc, quan saùt caùc hoaït ñoäng kieåm tra taøi saûn, so saùnh vieäc ghi cheùp vôùi thöïc teá vaø caùc thuû tuïc khaùc nhaèm hieåu bieát chi tieát veà chaát löôïng hoaït ñoäng kieåm soaùt taïi ñôn vò. Böôùc 6: Xöû lyù caùc phaùt hieän trong quaù trình kieåm toaùn. Khi hoaøn taát vieäc nghieân cöùu vaø ñaùnh giaù ñoái töôïng kieåm toaùn kieåm toaùn vieân coù theå ñöa ra caùc phaùt hieän vaø xaùc ñònh caàn phaûi laøm gì ñeå hoaøn thieän kieåm soaùt noäi boä. Töø raát nhieàu phöông aùn khaùc nhau, kieåm toaùn vieân coù theå löïa choïn vaø ñeà xuaát kieán nghò maø hoï thaáy thích hôïp. Phaùt hieän cuûa kieåm toaùn vieân bao goàm: + Thöïc traïng laø nhöõng ñieàu phaùt hieän trong thöïc teá. + Tieâu chuaån laø cô sôù ñeå ñaùnh giaù thöïc traïng. + Haäu quaû laø ruûi ro phaùt sinh töø thöïc traïng. + Nguyeân nhaân laø nguyeân nhaân daãn ñeán thöïc traïng. Giai ñoaïn 3: Baùo caùo kieåm toaùn Böôùc 7: ÔÛ böôùc naøy bao goàm vieäc trình baøy vaø thoâng tin veà keát quaû kieåm toaùn. Baùo caùo kieåm toaùn thöôøng ñöôïc thöïc hieän baèng vaên baûn. Baùo caùo thöôøng bao goàm caùc giaûi trình veà muïc tieâu vaø phaïm vi kieåm toaùn, caùc thuû tuïc toång quaùt ñöôïc aùp duïng, caùc phaùt hieän cuûa kieåm toaùn vieân vaø caùc kieán nghò ñöôïc ñeà xuaát. Giai ñoaïn 4: theo doõi sau kieåm toaùn Böôùc 8: Sau khi baùo caùo kieåm toaùn ñöôïc gôûi ñi vaø trình baøy cho ñoái töôïng kieåm toaùn vaø ñoái töôïng kieåm toaùn ñaõ coù phuùc ñaùp thích hôïp, kieåm toaùn vieân baét ñaàu sang böôùc theo doõi sau kieåm toaùn.Tieán trình coâng vieäc nhö sau: Ban giaùm ñoác coâng ty seõ tham khaûo yù kieán ñoái töôïng kieåm toaùn ñeå quyeát ñònh xem caùc kieán nghò cuûa kieåm toaùn aùp duïng khi naøo vaø aùp duïng nhö theá naøo. Tieáp theo, ñoái töôïng kieåm toaùn thöcï hieän caùc quyeát ñònh naøy. Kieåm toaùn vieân sau khi chôø ñôïi moät thôøi gian seõ trôû laïi ñoái töôïng kieåm toaùn ñeå xem xeùt caùc söûa ñoåi coù ñöôïc thöïc hieän khoâng vaø keát quaû coù nhö mong muoán khoâng. Trong haàu heát caùc tröôøng hôïp, coù söï phoái hôïp trong vieäc thöïc hieän caùc thuû tuïc theo doõi sau kieåm toaùn. Giöõa ñoái töôïng kieåm toaùn vaø kieåm toaùn vieân ñeå cuøng giaûi quyeát caùc vaán ñeà ñöôïc ñaët ra. Söï phoái hôïp naøy vöøa giuùp ñaûm baûo söï ñoäc laäp caû kieåm toaùn vieân vôùi quaù trình thieát keá vaø vaän haønh heä thoáng, vöøa taän duïng ñöôïc kinh nghieäm cuûa kieåm toaùn vieân noäi boä. Böôùc 9: Ñaùnh giaù cuoäc kieåm toaùn. Hoaït ñoäng sau cuøng lieân quan ñeán cuoäc kieåm toaùn laø ñaùnh giaù cuûa chính baûn thaân caùc kieåm toaùn vieân. Tröôûng nhoùm quyeát ñònh nhöõng vaán ñeà lieân quan, bao goàm hieäu quaû cuûa vieäc kieåm toaùn vaø laøm theá naøo ñeå thöïc hieän toát hôn caùc cuoäc kieåm toaùn sau naøy. Ñoàng thôøi moãi kieåm toaùn vieân keå caû nhoùm tröôûng kieåm toaùn coøn phaûi laäp moät baùo caùo veà coâng vieäc hoaøn thaønh sau moãi cuoäc kieåm toaùn. Baùo caùo naøy laøm cô sôû cho vieäc phaân coâng ñeà baït phaùt trieån ngheà nghieäp vaø taêng löông sau naøy. 3. KIEÅM TOAÙN HOAÏT ÑOÄNG TIEÂU THUÏ. 3.1.Caùc hoaït ñoäng cuûa quaù trình tieâu thuï. Quaù trình tieâu thuï saûn phaåm haøng hoaù thöôøng goàm moät soá hoaït ñoäng chính sau ñaây: 3.1.1.Tìm kieám thò tröôøng tieâu thuï saûn phaåm haøng hoaù Ñaây laø hoaït ñoäng nhaèm giaûi quyeát vaán ñeà saûn phaåm, haøng hoaù seõ ñöôïc tieâu thuï ôû vuøng thò tröôøng naøo, khaùch haøng naøo seõ mua saûn phaåm, haøng hoaù cuûa doanh nghieäp. Phaàn lôùn caùc doanh nghieäp ñeàu xaùc ñònh cho mình moät vuøng thò tröôøng muïc tieâu vaø keânh phaân phoái chuû ñaïo ñeå tieán haønh tieâu thuï saûn phaåm, haøng hoaù. Ñeå tìm kieám thò tröôøng vaø khaùch haøng tieâu thuï saûn phaåm, haøng hoaù cuûa mình thì doanh nghieäp tieán haønh tìm kieám, kyù keát hôïp ñoàng vôùi caùc ñaïi lyù tieâu thuï saûn phaåm haøng hoaù, môû chi nhaùnh vaên phoøng ñaïi dieän, thaønh laäp heä thoáng cöûa haøng baùn saûn phaåm, haøng hoaù tröïc tieáp cuûa doanh nghieäp. 3.1.2. Nhaän ñaët haøng töø khaùch haøng: Tröôùc khi ñaët haøng töø phía khaùch haøng thì doanh nghieäp thöôøng laøm thuû tuïc chaøo haøng, ñöa ra caùc ñieàu kieän baùn haøng vaø theå hieän roõ yù ñònh baùn haøng cuûa mình, veà saûn phaåm ñaûm baûo chaát löôïng, giaù caû hôïp lyù... Sau ñoù treân cô sôû giaù caû, chaát löôïng, phöông thöùc thanh toaùn do khaùch haøng ñeà nghò trong ñôn ñaët haøng, doanh nghieäp seõ phaân tích löïa choïn coù neân cung caáp saûn phaåm haøng hoaù hay khoâng. 3.1.3.Cung caáp saûn phaåm haøng hoaù Sau khi ñaõ coù söï thoaû thuaän cuûa hai beân baùn vaø mua, doanh nghieäp seõ tieán haønh giao haøng hoaù cho beân mua, phöông thöùc giao haøng tuyø theo söï thoaû thuaän cuûa hai beân. 3.1.4. Nhaän tieàn thanh toaùn töø khaùch haøng Theå hieän hoaït ñoäng tieâu thuï saûn phaåm haøng hoaù nhö theá naøo ñöôïc quyeát ñònh ôû khaâu naøy, noù taïo neân doanh thu cuûa doanh nghieäp. Taát caû caùc doanh nghieäp ñeàu muoán thu tieàn baùn haøng caøng sôùm caøng toát, ngöôïc laïi khaùch haøng thì muoán chieám duïng voán baèng vieäc traû chaäm tieàn mua haøng. Vì vaäy, moãi doanh nghieäp ñeàu coù chính saùch rieâng veà quaûn lyù coâng nôï ñeå ñaûm baûo thu ñuùng, thu ñuû caùc coâng nôï cuûa khaùch haøng. 3.1.5. Hoaït ñoäng khuyeán maõi quaûng caùo Trong ñieàu kieän caïnh tranh gay gaét nhö hieän nay, phaàn lôùn caùc doanh nghieäp ñeàu coù chieán löôïc rieâng veà hoaït ñoäng quaûng caùo khuyeán maõi ñeå saûn phaåm cuûa mình ñeán vôùi ngöôøi tieâu duøng vaø theå hieän vò trí cuûa mình treân thò tröôøng. Vì theá hoaït ñoäng naøy trôû thaønh moät trong nhöõng coâng cuï ñaéc löïc ñeå hoaït ñoäng tieâu thuï coù hieäu quaû hôn 3.2. Muïc tieâu vaø tieâu chuaån ñaùnh giaù cuûa kieåm toaùn hoaït ñoäng tieâu thuï. 3.2.1 Muïc tieâu cuûa kieåm toaùn hoaït ñoäng tieâu thuï: Kieåm toaùn hoaït ñoäng tieâu thuï thöôøng höôùng vaøo muïc tieâu chính sau: + Ñaûm baûo caùc kieåm soaùt ñöôïc qui ñònh cho hoaït ñoäng tieâu thuï laø phuø hôïp, ñöôïc duy trì coù hieäu quaû vaø ñöôïc tuaân theo ñuùng. + Ñaûm baûo caùc chính saùch tieâu thuï laø hôïp lyù, hieäu quaû, coù taùc duïng thuùc ñaåy tieâu thuï saûn phaåm. + Ñaûm baûo caùc hoaït ñoäng tieâu thuï ñang ñöôïc tieán haønh coù hieäu löïc, hieäu quaû. 3.2.2. Tieâu chuaån ñaùnh giaù cuûa hoaït ñoäng tieâu thuï. Khi tieán haønh kieåm toaùn hoaït ñoäng tieâu thuï coù theå söû duïng moät vaøi tieâu chuaån sau ñeå ñaùnh giaù: +Caùc chæ tieâu veà hoaït ñoäng tieâu thuï nhö : doanh thu, chi phí baùn haøng, coâng nôï... cuûa caùc kyø tröôùc, cuûa caùc ñôn vò cuøng nghaønh cuøng qui moâ. +Caùc ñònh möùc kyõ thuaät hoaëc döï toaùn ñöôïc thieát laäp qua quaù trình phaân tích caùc chính saùch, qui ñònh lieân quan ñeán hoaït ñoäng tieâu thuï. 3.3. Kieåm toaùn hoaït ñoäng tieâu thuï Tieâu thuï saûn phaåm laø khaâu cuoái cuøng cuûa quaù trình löu thoâng haøng hoaù. Hoaït ñoäng tieâu thuï ñöôïc baét ñaàu baèng ñôn ñaët haøng cuûa khaùch haøng vaø chaám döùt baèng söï chuyeån ñoåi haøng hoaù, dòch vuï thaønh moät khoaûn thu vaø cuoái cuøng thaønh tieàn. Do ñoù, kieåm toaùn hoaït ñoäng tieâu thuï laø ñaùnh giaù tính kinh teá, tính hieäu quaû vaø hieäu löïc cuûa caùc hoaït ñoäng: tìm kieám thò tröôøng vaø khaùch haøng tieâu thuï saûn phaåm, xöû lyù ñôn ñaët haøng cuûa khaùch haøng, kieåm soaùt tín duïng vaø quaûn lyù con nôï, ñònh giaù saûn phaåm, heä thoáng baùn haøng cuûa doanh nghieäp, chính saùch marketing. 3.3.1. Tìm kieám thò tröôøng vaø khaùch haøng tieâu thuï saûn phaåm, haøng hoaù: Ñeå hoaït ñoäng tieâu thuï ñaït hieäu quaû toát, saûn phaåm haøng hoaù cuûa doanh nghieäp ñöôïc khaùch haøng chaáp nhaän thì hoaït ñoäng tìm kieám thò tröôøng tieâu thuï giöõ moät vai troø voâ cuøng quan troïng. Nhöõng yeâu caàu caàn thieát ñeå tieán haønh hoaït ñoäng tìm kieám thò tröôøng vaø khaùch haøng tieâu thuï saûn phaåm, haøng hoaù coù hieäu quaû: Ban quaûn lyù neân coù moät ñoäi nguõ, phoøng nghieân cöùu thò tröôøng, tieáp caän thò tröôøng, thu thaäp thoâng tin veà thò tröôøng: nhu caàu thò hieáu cuûa khaùch haøng veàø saûn phaåm haøng hoaù, söùc mua cuûa thò tröôøng, saûn phaåm cuûa ñoái thuû caïnh tranh ( veà soá löôïng, chaát löôïng, giaù caû...). Ñònh vò vò trí saûn phaåm cuûa doanh nghieäp mình treân thò tröôøng. Xaùc ñònh thò tröôøng muïc tieâu ( thò tröôøng coù nhieàu cô hoäi haáp daãn nhaát maø doanh nghieäp coù theå söû duïng nguoàn löïc cuûa mình ). Treân cô sôû ñoù môû caùc vaên phoøng ñaïi dieän, chi nhaùnh cuûa doanh nghieäp treân thò tröôøng muïc tieâu. Choïn caùc keânh phaân phoái chuû ñaïo: Kyù keát vôùi caùc ñaïi lyù tieâu thuï saûn phaåm haøng hoaù cuûa doanh nghieäp. Môû caùc cöûa haøng baùn haøng tröïc tieáp cuûa doanh nghieäp treân thò tröôøng muïc tieâu. 3.3.2. Xöû lyù ñôn ñaët haøng cuûa khaùch haøng: Vieäc xöû lyù moät caùch coù hieäu quaû ñôn daët haøng cuûa khaùch haøng laø caàn thieát ñoái vôùi caùc doanh nghieäp saûn xuaát cuõng nhö caùc doanh nghieäp kinh doanh. Vieäc chaäm treã hay nhöõng sai soùt xaûy ra trong quaù trình xöû lyù dôn ñaët haøng ñeàu coù theå daãn ñeán vieäc ñaùnh maát thieän chí cuûa khaùch haøng, huyû boû ñôn ñaët haøng vaø thaäm chí laøm maát ñi cô hoäi kinh doanh, giaûm vò trí cuûa doanh nghieäp treân thò tröôøng. Nhöõng yeâu caàu caàn thieát xöû lyù coù hieäu quaû ñôn ñaët haøng: Ban quaûn lyù neân coù moät chính saùch roõ raøng veà vieäc xöû lyù ñôn ñaët haøng, chính saùch naøy caàn phaûi linh ñoäng tuyø theo töøng loaïi saûn phaåm, tuyø theo töøng thò tröôøng cuõng nhö töøng khaùch haøng. Ñoái vôùi nhöõng khaùch haøng khoù tính muoán haøng hoaù ñöôïc giao nhanh choùng, nhöng vaãn ñaûm baûo veà soá löôïng vaø chaát löôïng thì doanh nghieäp phaûi ruùt ngaén thôøi gian xöû lyù ñôn ñaët haøng ñeå haøng hoaù ñeán tay khaùch haøng sôùm nhaát. Vì theá, ban quaûn lyù neân thaâu nhaän nhöõng thoâng tin haøng thaùng veà nhöõng höôùng daãn sau vaø xem ñoù nhö laø neàn taûng cô baûn ñeå höôùng daãn saâu saùt vieäc phuïc vuï khaùch haøng. Khoái löôïng maäu dòch, giaù trò cuûa caùc ñôn ñaët haøng coøn nôï Nhöõng ñôn ñaët haøng ñang chôø haøng döï tröõ Khoái löôïng haøng chuyeân chôû töøng phaàn - Ñònh giaù nhanh choùng vaø thöïc hieän yeâu caàu cuûa khaùch haøng (thöôøng xuyeân caäp nhaät thoâng tin veà haøng döï tröõ, qui caùch saûn phaåm vaø giaù caû...). ÔÛ nhöõng coâng ty coù cô sôû döõ lieäu veà nhoùm saûn phaåm treân maùy coù theå cung caáp moät lôïi theá caïnh tranh trong vieäc phuïc vuï khaùch haøng. Söï hoaøn taát moät ñôn ñaët haøng coù theå phuï thuoäc vaøo toác ñoä tieán haønh kieåm tra tín duïng, kieåm tra chi tieát ñôn ñaët haøng, xaùc ñònh haøng hoaù toàn kho vaø nhaäp vaøo maùy ñôn ñaët haøng. Coâng ty caàn phaûi coù keá hoaïch hoaøn taát caùc ñôn ñaët haøng taïm thôøi döïa treân caùc yeâu caàu qua ñieän thoaïi cuûa nhöõng khaùch haønh ñöôïc xaùc minh, coù caùc phöông tieän giuùp kieåm soaùt nhanh tín duïng khaùch haøng, xaùc ñònh nhöõng chaäm treã coù theå xaûy ra trong vieäc giao haøng vaø raø xoùt thöôøng xuyeân nhöõng ñôn ñaët haøng coøn toàn ñoïng. 3.3.3. Kieåm soaùt tín duïng vaø quaûn lyù con nôï: Muïc ñích cuûa hoaït ñoäng naøy laø ñoàng voán cuûa doanh nghieäp boû ra phaûi ñöôïc chu chuyeån nhanh töùc laø nhaän tieàn thanh toaùn töø khaùch haøng ñaày ñuû, ñuùng haïn ñeå haïn cheá thaáp nhaát chi phí tín duïng maø khoâng laøm caûn trôû vieäc baùn haøng coù theå ñem laïi lôïi nhuaän. Nhöõng chi phí keùo daøi thôøi gian tín duïng cho khaùch haøng goàm nhöõng chi phí sau: Chi phí tieàn voán keït laïi ôû con nôï Chi phí nhaân vieân quaûn lyù soå saùch baùn haøng Chi phí ñoøi nôï Chi phí cho nhaân vieân trong khi laøm vieäc: In aán, ñieän thoaïi, böu phí... Nôï khoâng coù khaû naêng thanh toaùn Nhöõng chi phí naøy coù theå phaùt sinh khaùc nhau ñoái vôùi nhöõng ñôn vò kinh doanh khaùc nhau. Tuy nhieân ñeå kieåm soaùt tín duïng coù hieäu quaû coù theå tieán haønh qua 4 giai ñoaïn sau: Thaåm ñònh vaø xem xeùt khaû naêng cho vay tín duïng an toaøn ñoái vôùi khaùch haøng cuõ vaø môùi. Kieåm tra ñôn ñaët haøng vöøa nhaän ñöôïc. Nhanh choùng xöû lyù soå saùch baùn haøng vaø vieát hoaù ñôn. Thu hoài nôï Cuï theå ñeå kieåm soaùt tín duïng vaø quaûn lyù nôï coù hieäu quaû caàn thöïc hieän nhöõng yeâu caàu sau: Coâng ty phaûi coù chính saùch cuï theå, roõû raøng ñeå quaûn lyù con nôï hieäu quaû. Chính saùch caàn chæ roõ ñieàu khoaûn mua baùn, tieâu chuaån thieát laäp giôùi haïn tín duïng vaø ñieàu kieän naøo thì ñieàu khoaûn mua baùn hay giôùi haïn tín duïng coù theå ñöôïc thay ñoåi. Ñieàu khoaûn mua baùn vaø tieâu chuaån kieåm soaùt tín duïng phaûi linh ñoäng tuyø töøng khaùch haøng ñeå khoâng aûnh höôûng ñeán vieäc baùn haøng coù laõi. Ñeå theo doõi hoaït ñoäng kieåm soaùt tín duïng coù theå söû duïng caùc chæ daãn sau: - Baûng keâ caùc con nôï veà soá ngaøy nôï, soá vaø giaù trò caùc taøi khoaûn vöôït giôùi haïn tín duïng, soá vaø giaù trò ñôn ñaët haøng bò loaïi boû, soá vaø giaù trò cuûa caùc khoaûn nôï khoù ñoøi. - Ñoái vôùi caùc coâng ty lôùn neân coù moät ban kieåm soaùt tín duïng ñoùng vai troø chuû choát, coøn ñoái vôùi caùc coâng ty nhoû neân coù ít nhaát moät ngöôøi chuyeân chòu traùch nhieäm veà quaûn lyù tín duïng. - Thu hoài nôï phaûi ñöôïc tieán haønh thöôøng xuyeân ñoái vôùi nhöõng khoaûn nôï khoù ñoøi thuoäc nguyeân nhaân chuû quan phaûi bò truy traùch nhieäm tröôùc ban quaûn lyù baùn haøng vaø ñoäi nguõ nhaân vieân baùn haøng, boä phaän chòu traùch nhieäm thu nôï. Thuû tuïc thu hoài nôï goàm moät soá noäi dung sau: Baùo caùo haøng thaùng, ñaùnh daáu caùc chöùng töø thanh toaùn treân baùo caùo, giaáy baùo nhaét nôï (hoaëc thöôøng xuyeân goïi qua ñieän thoaïi ñeå nhaét nôï), coù theå nhôø söï giuùp ñôõ cuûa phaùp luaät ñoái vôùi nhöõng khoaûn nôï lôùn khoù ñoøi ñöôïc vì khaùch haøng coá yù khoâng muoán traû nôï. Giôùi haïn tín duïng ñoái vôùi taát caû caùc khaùch haøng phaûi ñöôïc aán ñònh moät caùch phuø hôïp tuyø töøng tröôøng hôïp khaùch haøng vaø phaûi thöôøng xuyeân raø soaùt laïi, thöôøng döïa vaøo khoái löôïng maäu dòch lôùn nhaát maø khaùch haøng coù theå thöïc hieän (Ví duï: khoâng ñaùng boû ra 1.000$ cho moät khaùch haøng maø ngöôøi ta khoâng theå mua haøng vôùi giaù trò treân 5.000$) vaø uy tín cuûa khaùch haøng. Vieäc xem xeùt laïi thöôøng xuyeân cuõng raát quan troïng ñeå traùnh ñaùnh maát vieäc baùn haøng khi khaùch haøng ñaït ñeán möùc nôï giôùi haïn, hoaëc ngöôïc laïi ñeå giaûm bôùt giôùi haïn ñoái vôùi nhöõng khaùch haøng khoâng maáy haøi loøng. Caàn coù söï lieân keát chaët cheõ giöõa boä phaän keá toaùn, quaûn lyù tín duïng, boä phaän baùn haøng vaø phaân phoái haøng. Khi moät con nôï baát ngôø bò laâm vaøo hoaøn caûnh khoù khaên veà taøi chính, vieäc giao haøng coù theå ngöng laïi vaø taát caû caùcù nhaân vieân baùn haøng vaän chuyeån cuõng neân ñöôïc baùo tröôùc vaø tröôøng hôïp cho pheùp giao haøng thì taát caû caùc nhaân vieân baùn haøng vaø vaän chuyeån phaûi bieát ñeå traùnh ñaùnh maát vieäc baùn haøng. 3.3.4. Ñòùnh giaù saûn phaåm vaø khaû naêng sinh lôøi töø saûn phaåm. Ñoái vôùi saûn xuaát cuõng nhö caùc ngaønh coâng nghieäp dòch vuï, chính saùch ñònh giaù saûn phaåm vaø theo doõi khaû naêng sinh lôøi töø saûn phaåm laø neàn taûng trong vieäc chieám vò trí caïnh tranh cuûa doanh nghieäp vaø hoaït ñoäng taøi chính. Caùc nhaân toá aûnh höôûng ñeán vieäc ñònh giaù saûn phaåm vaø khaûø naêng sinh lôøi töø saûn phaåm bao goàm: Keát caáu chi phí cuûa coâng ty Chieán löôïc caïnh tranh vaø xaùc ñònh vò trí saûn phaåm treân thò tröôøng Möùc ñoä phuïc vuï - Khaû naêng nhaän bieát giaù caû, keát caáu, baûn chaát cuûa caùc thò tröôøng thuoäc coâng ty Khaû naêng xuaát hieän caùc maët haøng thay theá Chaát löôïng saûn phaåm 3.3.5. Heä thoáng baùn haøng. Khoâng coù moät heä thoáng kieåm soaùt ñaày ñuû, tieàn maët phaùt sinh do baùn haøng coù theå bò maát hay bò gian laän, moái quan heä vôùi khaùch haøng coù theå bò suy thoaùi vì giao haøng khoâng ñuùng hoaëc treå, hoaëc nhöõng con nôï coøn toàn ñoïng coù theå khoâng thu ñöôïc ngay hoaëc khoâng coù khaû naêng thu ñöôïc. Do vaäy, moät heä thoáng baùn haøng hieäu quaû laø raát quan troïng ñoái vôùi taát caû caùc doanh nghieäp. Nhöõng lónh vöïc kieåm soaùt chính ôû hoaït ñoäng naøy: Hoà sô heä thoâng con nôï Ñôn ñaët haøng Chuyeån haøng Hoaù ñôn baùn haøng Giaáy ghi nôï vaø ñieàu chænh nôï Soá lieäu veà hieän traïng caùc con nôï Toå chöùc ñoäi nguõ nhaân vieân baùn haøng. Moät soá yeâu caàu nhaèm ñaûm baûo cho heä thoáng baùn haøng ñöôïc hieäu quaû: Soá lieäu veà hieän traïng caùc con nôï vaø haøng baùn ra khoâng bò khai baùo sai trong toång soá cuûa nhöõng hoà sô ôû maùy tính. Thöôøng xuyeân caân nhaéc caùc haïng muïc toång coäng treân caùc hoà sô löu seõ giuùp ñaûm baûo raèng soá lieäu löu tröõ vaãn coøn ñuùng. Coù caùc bieän phaùp thöïc hieän töøng kyø ñeå xaùc ñònh tính ñaày ñuû chính xaùc vaø höõu hieäu cuûa haøng baùn ra vaø caùc con nôï. Taát caûc caùc haøng ñöôïc chuyeån ñi vaø caùc dòch vuï ñöôïc giao vaø ñöôïc pheùp. Caùc haøng hoaù khoâng ñöôïc pheùp rôøi choå neáu khoâng ñi keøm theo bôûi caùc vaên baûn chuyeån haøng ñöôïc chaáp thuaän vaø ñaày ñuû. Töùc laø vieäc chuyeån haøng phaûi caên cöù treân söï ñaày ñuû cuûa quaù trình ñaët haøng hoaëc treân caùc thuû tuïc. Caùc hoaù ñôn ñöôïc laäp nhanh cho taát caû haøng vaø dòch vuï baùn ra vaø ñöôïc kieåm tra ñaày ñuû. Haøng baùn ra phaûi phuø hôïp vôùi haøng chuyeån ñi. Neáu kieåm soaùt ñoái vôùi vieäc so saùnh danh ñôn haøng baùn ra vaø haøng giao laø khoâng ñaày ñuû thì coù theå haøng hoaù hay dòch vuï baùn ra khoâng ñöôïc laäp hoaù ñôn hoaëc ñöôïc laäp hoaù ñôn sai hoaëc giao nhaän treå trong vieäc laäp hoaù ñôn. Caùc giao dòch trong heä thoáng baùn haøng ñöôïc caäp nhaät ñaày ñuû vaø chính xaùc vaøo soå caùi baùn haøng. Coâng taùc toå chöùc phaân coâng caùc nhieäm vuï trong heä thoáng baùn haøng phaûi phuø hôïp khoâng ñöôïc choàng cheùo ñoàng thôøi giöõa caùc khaâu phaûi coù moái lieân heä hôïp taùc vôùi nhau,hoã trôï cho nhau cuøng hoaøn thaønh nhieäm vuï. 3.3.6. Chính saùch Marketing. Trong ñieàu kieän kinh teá thò tröôøng, caùc doanh nghieäp kinh doanh trong moâi tröôøng caïnh tranh gay gaét nhö hieän nay. Ñeå khaúng ñònh ñöôïc choã ñöùng cuûa mình treân thò tröôøng, moãi doanh nghieäp khoâng nhöõng caïnh tranh veà chaát löôïng, giaù caû, maãu maõ maø coøn caïnh tranh treân moïi phöông dieän: quaûng caùo, tieáp thò, khuyeán maõi... chính vì vaäy maø vieäc xaùc ñònh moät chính saùch marketing phuø hôïp hieäu quaû, hieäu löïc laø raát quan troïng ñeå ñaåy maïnh hoaït ñoäng tieâu thuï. Moät soá vaán ñeà quan troïng trong hoaït ñoäng naøy: - Phaûi hieåu ñöôïc taâm lyù cuûa khaùch haøng maø coù hình thöùc quaûng caùo, tieáp thò phuø hôïp ñeå khoâng nhöõng giöõ ñöôïc khaùch haøng ñaõ mua maø coøn tìm kieám ñeán khaùch haøng chöa mua, muoán mua vaø seõ mua. - Tuyø töøng loaïi hình kinh doanh maø môû nhöõng ñôït quaûng caùo phuø hôïp treân caùc phöông tieän thoâng tin ñaïi chuùng. - Phaûi cho khaùch haøng thaáy ñöôïc lôïi ích mang laïi cho khaùch haøng nhieàu hôn nhöõng ñoâí thuû caïnh tranh khaùc khi quyeát ñònh mua haøng hoaù cuûa doanh nghieäp. - Tuyø töøng giai ñoaïn, thôøi kyø cuõng nhö töøng loaïi saûn phaåm haøng hoaù maø coù nhöõng ñôït khuyeán maõi phuø hôïp. - Vaán ñeà quan troïng khoâng keùm laø vieäc baøy bieän, trang trí cöûa haøng, ñoäi nguõ nhaân vieân baùn haøng veà caùch aên maëc, öùng xöû ñoái vôùi khaùch haøng. - Cuoái cuøng laø vieäc so saùnh giöõa chi phí boû ra vôùi keát quaû thu ñöôïc. Tuy nhieân, hoaït ñoäng naøy mang tính laâu daøi, coù theå trong thôøi gian ngaén keát quaû thu ñöôïc chöa cao nhöng trong töông lai seõ thu ñöôïc keát quaû cao so vôùi chi phí boû ra. PHAÀN II: THÖÏC TRAÏNG HOAÏT ÑOÄNG TIEÂU THUÏ VAØ KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ VEÀ HOAÏT ÑOÄNG TIEÂU THUÏ TAÏI COÂNG TY COÅ PHAÀN THUÛY SAÛN HOAØI NHÔN BÌNH ÑÒNH . 1. KHAÙI QUAÙT CHUNG VEÀ COÂNG TY COÅ PHAÀN THUYÛ SAÛN HOAØI NHÔN BÌNH ÑÒNH. 1.1. Quaù trình hình thaønh vaø phaùt trieån coâng ty. Tieàn thaân cuûa coâng ty coå phaàn thuyû saûn Hoaøi nhôn laø traïm haûi saûn Hoaøi nhôn tröïc thuoäc coâng ty thuyû saûn Nghóa Bình, ñöôïc thaønh laäp naêm 1976 ñeå phuïc vuï cho nhu caàu thu mua cheá bieán thuyû saûn dòch vuï haäu caàn ngheà caù cuûa huyeän. Trong quaù trình thöïc hieän nhieäm vuï saûn xuaát kinh doanh cuûa mình, traïm haûi saûn ñaõ khaúng ñònh söï toàn taïi vaø khoâng ngöøng phaùt trieån. Vì theá maø ñöôïc nhaø nöôùc xem xeùt cho thaønh laäp doanh nghieäp nhaø nöôùc theo tinh thaàn nghò ñònh 388 HÑBT ( nay laø chính phuû ). Caên cöù vaøo tình hình thöïc teá, cuøng vôùi xu höôùng nhaø nöôùc ta töøng böôùc coå phaàn hoaù doanh nghieäp nhaø nöôùc. Coâng ty thuyû saûn Hoaøi nhôn ñaõ choïn hình thöùc coå phaàn hoaù, baùn toaøn boä voán nhaø nöôùc hieän coù ñoàng thôøi phaùt haønh theâm coå phieáu ñeå goïi voán ñaàu tö phaùt trieån doanh nghieäp treân cô sôû hoäi ñoàng thaåm ñònh ñaõ soaùt xeùt vaø UBND tænh ñaõ coù quyeát ñònh soá 29/60 UB ngaøy 27 thaùng 01 naêm 1998 vaø luùc naøy coâng ty coå phaàn thuyû saûn Hoaøi Nhôn ra ñôøi. Teân Coâng ty: COÂNG TY COÅ PHAÀN THUYÛ SAÛN HOAØI NHÔN Teân giao dòch : HOAI NHÔN FISHERY JOINT- STOCK COMPANY Teân vieát taét : HOAI NHON FISICO Trong nhöõng naêm qua ñeå khaúng ñònh mình treân thöông tröôøng, coâng ty ñaõ tìm moïi bieän phaùp ñeå môû roäng ñòa baøn saûn xuaát, kinh doanh, naâng cao hieäu quaû saûn xuaát, kinh doanh, töøng böôùc taïo vieäc laøm oån ñònh taêng thu nhaäp cho ngöôøi lao ñoäng vaø thöïc hieän nghóa vuï ñoái vôùi nhaø nöôùc. Coâng ty ñaõ töøng böôùc hoaø nhaäp vaø thích nghi vôùi neàn kinh teá môùi. 1.2. Chöùc naêng nhieäm vuï cuûa coâng ty. Coâng ty coù caùc nhieäm vuï sau: Nhieäm vuï saûn xuaát kinh doanh, dòch vuï, ñoâng thôøi quaûn lyù khai thaùc coù hieäu quaû caùc nguoàn voán ñaûm baûo ñaàu tö, môû roäng saûn xuaát kinh doanh theo phöông thöùc ña daïng, khoâng ngöøng ñoåi môùi trang thieát bò, buø ñaép chi phí caân ñoái thu chi vaø laøm troøn nghóa vuï ñoái vôùi nhaø nöôùc. Coâng ty coù traùch nhieäm baûo toaøn vaø phaùt trieån voán. Ñaàu tö lieân doanh, lieân keát, goùp voán coå phaàn tuyø theo khaû naêng cuûa caùn boä coâng nhaân vieân coâng ty. Nghieân cöùu caùc bieän phaùp ñoåi môùi maët haøng, naâng cao chaát löôïng vaø gia taêng soá löôïng caùc maët haøng. Töï chuû trong hoaït ñoäng quaûn lyù taøi saûn, quaûn lyù taøi chính vaø chính saùch caùn boä theo luaät ñònh, thöïc hieän nguyeân taét phaân phoái theo lao ñoäng ñaûm baûo coâng baèng xaõ hoäi, chaêm lo ñôøi soáng vaät chaát vaø tinh thaàn cho ngöôøi lao ñoäng , boài döôõng vaø naâng cao trình ñoä vaên hoaù, khoa hoïc kyõ thuaät vaø chuyeân moân nghieäp vuï cho caùn boä coâng nhaân vieân. Ghi cheùp soå saùch keá toaùn theo ñuùng phaùp luaät vaø qui ñònh hieän haønh, chòu söï kieåm tra cuûa cô quan taøi chính. Trong cheá bieán thöïc hieän toát khaâu veä sinh an toaøn thöïc phaåm, toaøn boä haûi saûn tröôùc khi nhaäp kho vaø xuaát baùn ra ngoaøi ñeàu qua khaâu kieåm tra chaát löôïng naèm ñaûm baûo tuyeät ñoái cho söùc khoeû cuûa ngöôøi tieâu duøng. Thöïc hieän toát coâng taùc baûo hoä an toaøn lao ñoäng, baûo veä moâi tröôøng. 1.3. Ñaëc ñieåm saûn xuaát kinh doanh cuûa coâng ty Coâng ty vöøa laø moät ñôn vò saûn xuaát vöøa laø moät ñôn vò kinh doanh lónh vöïc saûn xuaát kinh doanh cuûa coâng ty goàm: thu mua cheá bieán, nuoâi troàng thuyû saûn, noâng saûn noäi ñòa vaø xuaát khaåu. Kinh doanh xuaát nhaäp khaåu caùc loaïi haûi saûn, vaät tö, trang thieát bò vaø dòch vuï haäu caàn ngheà caù. Cheá bieán kinh doanh goã, ñoùng môùi vaø söûa chöõa taøu thuyeàn caùc loaïi. Tö vaán hoà sô thieát keá vaø laäp kyõ thuaät hoaøn coâng ñoái vôùi taøu caù. kinh doanh xaêng, daàu, daàu môû phuï. Kinh doanh dòch vuï aên uoáng giaûi khaùt, nhaø haøng, dòch vuï vui chôi giaûi trí. Xaây döïng caùc coâng trình daân duïng, giao thoâng, thuyû lôïi, caáp thoaùt nöôùc, ñieän daân duïng, san laép maët baèng... Tuy nhieân hai lónh vöïc kinh doanh chính cuûa coâng ty laø kinh doanh xaêng daàu vaø thu mua cheá bieán maët haøng thuyû saûn. 1.4. Cô caáu toå chöùc quaûn lyù ôû coâng ty. 1.4.1. Sô ñoà boä maùy quaûn lyù. Ñaïi hoäi coå ñoâng Hoäi ñoàng quaûn trò Ban kieåm soaùt Giaùm ñoác Phoøng taøi vuï Phoøng kinh doanh XN xaây döïng thuyû saûn XN cheá bieán thuyû saûn Tam Quan Caùc chi nhaùnh (QNhôn,TPHCM) Ghi chuù: Quan heä tröïc tuyeán Quan heä chöùc naêng Quan heä hoå trôï 1.4.2. Chöùc naêng cuûa caùc phoøng ban. Ñaïi hoäi coå ñoâng: laø cô quaûn quyeát ñònh cao nhaát cuûa coâng ty. Ñaïi hoäi coå ñoâng tieán haønh thöôøng nieân vaø baát thöôøng, ñònh kyø moãi naêm moät laàn do chuû tòch HÑQT trieäu taäp trong thôøi gian 45 ngaøy keå töø ngaøy keát thuùc naêm taøi chính. Hoäi ñoàng quaûn trò: Laø cô quan quaûn lyù coâng ty do Ñaïi hoäi Coå ñoâng baàu ra thay maët cho coå ñoâng giöõa 2 kyø ñaïi hoäi. Chuû tòch HÑQT do Ñaïi hoäi coå ñoâng baàu ra theo nhieäm kyø ñoàng thôøi chuû tòch HÑQT kieâm giaùm ñoác ñieàu haønh coâng ty. Ban kieåm soaùt: laø toå chöùc thay maët cho Coå ñoâng ñeå kieåm tra, kieåm soaùt moïi hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh, quaûn trò ñieàu haønh cuûa Coâng ty. Ban kieåm soaùt coù theå 2 hoaëc 3 ngöôøi do ñaïi hoäi Coå ñoâng baàu ra vaø baõi mieãn nhieäm vôùi ña soá phieáu baèng theå thöùc tröïc tieáp hoaëc boû phieáu kín. Giaùm ñoác: laø ngöôøi ñaïi dieän phaùp nhaân cho Coâng ty trong moïi giao dòch, giaùm ñoác laø ngöôøi ñieàu haønh moïi hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh haøng ngaøy cuûa coâng ty. Giaùm ñoác chòu traùch nhieäm tröôùc ñaïi hoäi Coå ñoâng vaø Hoäi ñoàng quaûn trò veà traùch nhieäm ñieàu haønh Coâng ty. Phoøng taøi vuï: Coù nhieäm vuï toå chöùc coâng taùc haïch toaùn keá toaùn toaøn Coâng ty, xaùc ñònh keát quaû kinh doanh, thöïc hieän caùc nhieäm vuï thu chi vaø quaûn lyù caùc khoaûn tieàn voán, tieàn vay, tieàn gôûi, ñoàng thôøi theo doõi saùt sao tình hình coâng nôï ñeå ñaûm baûo cho quaù trình saûn xuaát kinh doanh. Ñoàng thôøi tham möu cho ban laõnh ñaïo coâng ty veà nhöõng thoâng tin taøi chính quan troïng. Phoøng kinh doanh: Tham möu cho giaùm ñoác veà coâng vieäc kinh doanh thò tröôøng, vaät tö haøng hoaù giuùp cho giaùm ñoác kyù keát nhöõng hôïp ñoàng mua baùn tieâu thuï saûn phaåm, ñònh giaù mua, baùn ôû töøng thôøi ñieåm theo söï bieán ñoäng cuûa thò tröôøng. Caùc xí nghieäp vaø chi nhaùnh: coù nhieäm vuï toå chöùc saûn xuaát, toå chöùc quaûn lyù ôû töøng xí nghieäp, ñònh kyø baùo caùo keát quaû ( haøng thaùng ) cho phoøng keá toaùn taøi vuï. 1.5. Toå chöùc keá toaùn taïi coâng ty. 1.5.1. Toå chöùc boä maùy keá toaùn taïi coâng ty a. Sô ñoà boä maùy keá toaùn: Thuû quó Keá toaùn vaät tö, TSCÑ, tieàn löông, baûo hieåm Keá toaùn xí nghieäp xaây döïng thuyû saûn Keå toaùn coâng nôï tieâu thuï, thanh toaùn Keá toaùn xí nghieäp cheá bieán ñoâng laïnh Keá toaùn tröôûng (kieâm keá toaùn toång hôïp Ghi chuù: Quan heä tröïc tuyeán Quan heä hoå trôï b. Chöùc naêng cuûa töøng boä phaän: Hieän nay coâng ty toå chöùc moâ hình keá toaùn theo kieåu nöõa taäp trung nöõa phaân taùn.Phoøng keá toaùn trung taâm ( phoøng taøi vuï ) coù nhieäm vuï toång hôïp soá lieäu theo doõi chi tieát töøng chi nhaùnh, töøng xí nghieäp ñoàng thôøi theo doõi ghi cheùp kieåm tra toaøn boä coâng taùc keá toaùn taïi coâng ty. ÔÛ caùc ñôn vò phuï thuoäc nhö xí nghieäp xaây döïng thuyû saûn, xí nghieäp ñoâng laïnh cuõng coù phoøng keá toaùn rieâng laøm nhieäm vuï thu thaäp vaø xöû lyù thoâng tin theo söï phaân caáp cuûa phoøng keá toaùn taäp trung. Keá toaùn tröôûng: Laø ngöôøi tröïc tieáp chæ ñaïo caùc nhaân vieân keá toaùn. Ñieàu haønh toaøn boä heä thoáng keá toaùn ôû coâng ty vaø chòu söï laõnh ñaïo tröïc tieáp cuûa giaùm ñoác.Keá toaùn tröôûng kieâm keá toaùn toång hôïp coù nheäm vuï toång hôïp soá lieäu leân chöùng töø ghi soå, vaøo soå caùi caùc taøi khoaûn, laäp baùo caùo taøi chính. Keá toaùn vaät tö, taøi saûn coá ñònh, tieàn löông vaø baûo hieåm: Theo doõi tình hình taêng giaûm TSCÑ, tieán haønh tính khaáu hao ñoàng thôøi theo doõi tieàn löông phaûi traû cho coâng nhaân vieân vaø caùc khoaûn trích baûo hieåm xaõ hoäi, baûo hieåm y teá, kinh phí coâng ñoaøn... Keá toaùn coâng nôï, tieâu thuï, thanh toaùn: Theo doõi tình hình coâng nôï, laäp baùo caùo tieâu thuï haøng hoaù haøng thaùng, theo doõi tình hình thu chi quó tieàn maët, tieàn göûi ngaân haøng, taïm öùng, thanh toaùn taïm öùng cuûa caùn boä coâng nhaân vieân coâng ty vaø caùc xí nghieäp phuï thuoäc. Ñoàng thôøi cung caáp chöùng töø caàn thieát cho keá toaùn toång hôïp. Thuû quó: Tröïc tieáp thu chi quó tieàn maët vaø baûo quaûn tieàn maët, ghi cheùp soå quó vaø haøng thaùng laäp baùo caùo thu chi tieàn quó. Keá toaùn caùc chi nhaùnh, caùc xí nghieäp: laø ngöôøi theo doõi chung trong chi nhaùnh xí nghieäp töø vieäc thu chi, taïm öùng. Haøng thaùng laäp caùc baùo caùo, baûng keâ göûi leân cho phoøng keá oaùn taäp trung ñeå taäp hôïp soá lieäu laäp baùo caùo taøi chính. 1.5.2. Hình thöùc keá toaùn aùp duïng taïi coâng ty: Vôùi moâ hình ñaëc ñieåm saûn xuaát kinh doanh, trình ñoä nhaân vieân keá toaùn taïi coâng ty, coâng ty ñaõ aùp duïng hình thöùc keá toaùn : Chöùng töø ghi soå Hieän nay, coâng ty ñaõ vaän duïng maùy vi tính vaøo vieäc xöû lyù thoâng tin keá toaùn. Soå ñaêng kyù chöùng töø ghi soå Chöùng töø goác Chöùng töø ghi soå Soå caùi Baûng caân ñoái taøi khoaûn Soå chi tieát Baûng toång hôïp chi tieát Baùo caùo keá toaùn (1) (1) (2) (2) (3) (3) (4) (4) (5) (5) Ghi chuù: Ghi haøng ngaøy Ghi cuoái thaùng Ñoái chieáu Haøng ngaøy caên cöù vaøo caùc chöùng töø goác ñaõ ñöôïc kieåm tra laáy soá lieäu vaøo chöùng töø ghi soå. Ñoái vôùi taøi khoaûn caàn môû chi tieát thì töø chöùng töø goác seõ ñöôïc vaøo soå theo doõi chi tieát theo töøng ñoái töôïng caàn quaûn ly. Chöùng töø ghi soå sau khi laäp xong ñöôïc ñaêng kyù vaøo soå ñaêng kyù chöùng töø ghi soå theo trình töï thôøi gian ñeå quaûn lyù taäp trung soá lieäu keá toaùn. Ñoàng thôøi cuõng töø chöùng töø ghi soå soá lieäu seõ ñöôïc ghi vaøo soå caùi. Cuoái quyù soá lieäu toång coäng ôû soå caùi ñöôïc duøng ñeå leân baûng caân ñoái soá phaùt sinh , sau khi ñoái chieáu giöõa soå ñaêng kyù chöùng töø ghi soå vaø baûng caân ñoái soá phaùt sinh; baûng toång hôïp chi tieát vaø baûng caân ñoái soá phaùt sinh. Soá lieäu töø baûng caân ñoái soá phaùt sinh ñöôïc duøng ñeå laäp baûng caân ñoái keá toaùn vaø caùc baùo caùo keá toaùn khaùc. 2. ÑAËC ÑIEÅM TÌNH HÌNH TIEÂU THUÏ TAÏI COÂNG TY COÅ PHAÅN THUYÛ SAÛN HOAØI NHÔN 2.1. Khaùi quaùt tình hình tieâu thuï taïi coâng ty: Trong nhöõng naêm gaàn ñaây, ñaëc bieät laø ba naêm vöøa qua coâng ty ñaõ taïo ñöôïc choå ñöùng cho mình treân thò tröôøng. laõnh ñaïo cuûa coâng ty ñaõ töøng böôùc chöùng toû ñöôïc naêng löïc cuûa mình töø khi chuyeån sang hình thöùc coå phaàn hoaù. Coâng ty ñaõ ñi vaøo hoaït ñoäng coù hieäu quaû, ñieàu naøy theå hieän qua moät soá chæ tieâu treân baûng baùo caùo keát quaû kinh doanh nhö sau: Baûng 1: Moät soá chæ tieâu theå hieän tình hình tieâu thuï saûn phaåm, haøng hoaù taïi coâng ty. Ñvt: tr ñoàng Chæ tieâu Naêm 2000 Naêm 2001 Naêm 2002 Toång doanh thu 100.224 117.602 146.246 Doanh thu haøng xuaát khaåu 0 176 6.900 Giaûm tröø 0 0 0 Giaù voán haøng baùn 97.813 113.454 139.472 Lôïi nhuaän goäp 2.411 4.148 6.774 Chi phí baùn haøng 946 2.070 4.945 Chi phí quaûn lyù 628 531 487 Lôïi nhuaän thuaàn 836 1.546 1.333 Qua baûng soá lieäu phaân tích ta coù theå thaáy doanh thu cuûa Coâng ty qua moãi naêm ñeàu taêng leân ñaùng keå töông öùng vôùi möùc lôïi nhuaän tröôùc thueá cuõng taêng. Qua ñoù, ta coù theå keát luaän raèng: coâng ty ñaõ töøng böôùc thaâm nhaäp thò tröôøng, ñaåy maïnh hoaït ñoäng tieâu thuï saûn phaåm haøng hoaù. Nhìn vaøo baûng soá lieäu ta thaáy xu höôùng phaùt trieån cuûa coâng ty trong nhöõng naêm saép tôùi. Tröôùc ñaây coâng ty chæ thu mua moät soá maët haøng thuyû saûn roài sau ñoù baùn laïi maø chuû yeáu laø thu mua caù Ngöø ñaïi döông. Hieän nay, Coâng ty ñaõ ñaàu tö ñöa maùy moùc thieát bò kyõ thuaät hieän ñaïi vaøo ñeå cheá bieán moät soá maët haøng thuyû saûn ñeå baùn vaø xuaát khaåu.Coù theå neâu 1 soá maët haøng thuyû saûn chính cuûa Coâng ty nhö sau: Baûng 2: Moät soá maët haøng thuyû saûn chính cuûa coâng ty. STT Teân maët haøng 1 Caù Ngöø ñaïi döông + Caù nguyeân con xuaát noäi ñòa + Caù nguyeân con xuaát khaåu + Caù fillel xoâng gas 2 Caù chuoàn taåm gia vò 3 Caù ngöø soïc döa vaøng vi 4 Caù duõa fillel hoaëc nguyeân con caáp ñoâng 5 Caù nuïc caáp ñoâng 6 Toâm caáp ñoâng Toâm saéc caáp ñoâng Toâm suù gia coâng 7 Caù boø da taåm gia vò Maët haøng thuyû saûn laø maët haøng cao caáp cho neân thò tröôøng tieâu thuï laø thò tröôøng maø ôû ñoù ngöôøi daân coù möùc soáng cao. Do ñoù, phaàn lôùn khaùch haøng cuûa coâng ty laø caùc Coâng ty TNHH, khaùch saïn, nhaø haøng ôû TP. Hoà Chí Minh vaø moät soá maët haøng ñeå xuaát khaåu sang nöôùc ngoaøi: Nhaät, Myõ, EU. Ñoái vôùi Coâng ty ñaây cuõng laø böôùc ñaàu thaønh coâng. Tuy nhieân coøn nhieàu khoù khaên tröôùc maét maø coâng ty phaûi ñoái ñaàu. Beân caïnh kinh doanh cheá bieán maët haøng thuyû saûn Coâng ty coøn kinh doanh maët haøng xaêng daàu caùc loaïi. Ñaây cuõng laø lónh vöïc kinh doanh chính taïo neân doanh thu cuûa Coâng ty. Coâng ty la øtoång ñaïi lyù baùn xaêng daàu cuûa tænh goàm caùc loaïi: Xaêng Mogas 90, Xaêng Mogas 92, daàu löûa, daàu Diezel, daàu Mazuùt, daàu nhôùt caùc loaïi. Ñoái vôùi maët haøng xaêng daàu, Coâng ty mua cuûa Coâng ty xaêng daàu Bình ñònh, Coâng ty xaêng daàu khu vaëc V, Coâng ty xaêng daàu Quaûng Ngaõi... Thò tröôøng tieâu thuï phaàn lôùn laø naèm trong tænh, caùc ñieåm baùn xaêng daàu caùc Coâng ty vaø caùc quaày haøng ñeå baùn xaêng daàu cho ngöôøi daân ñòa phöông, baùn cho caùc taøu thuyeàn ñi bieån. Nhìn chung thò tröôøng tieâu thuï xaêng daàu oån ñònh. Vaán ñeà khoù khaên laø nguoàn ñaàu vaøo laø cho giaù caû xaêng daàu khoâng oån ñònh. Ñeå thaáy ñöôïc tình hinh tieâu thuï moät soá maët haøng chính cuûa hai lónh vöïc chính kinh doanh xaêng daàu vaø cheá bieán thuyû saûn ñöôïc theå hieän ôû baûng 3 nhö sau: Nhìn vaøo soá lieäu baûng 3, ta thaáy doanh thu tieâu thuï hai lónh vöïc kinh doanh xaêng daàu vaø thuyû saûn cuûa Coâng ty nhìn chung laø taêng qua caùc naêm. Trong ñoù, tình hình tieâu thuï moät soá maët haøng thuyû saûn taêng nhanh naêm 2001. Ñieàu naøy cho thaáy vieäc kinh doanh lónh vöïc thuyû saûn ñaõ baét ñaàu ñi vaøo hoaït ñoäng coù hieäu quaû töø khi chuyeån sang hình thöùc coå phaàn hoaù. Ñeán naêm 2002 doanh thu coù taêng nhöng chaäm hôn, thaäm chí maët haøng caù ngöø ñaïi döông laïi giaûm so vôùi naêm 2001( vì ñaây laø maët haøng xuaát khaåu neân gaëp nhieàu khoù khaên). Tuy nhieân doanh thu caùc maët haøng thuyû saûn cuûa coâng ty ñeàu taêng qua ba naêm. Coøn ñoái vôùi lónh vöïc kinh doanh xaêng daàu thì doanh thu taêng ñeàu qua caùc naêm vaø oån ñònh. Nhìn chung doanh thu hai lónh vöïc chính cuûa coâng ty ñaït ñöôïc trong ba naêm qua laø theå hieän böôùc ñaàu thaønh coâng treân con ñöôøng ñoåi môùi cuûa coâng ty. Qua ñoù cho ta thaáy xu höôùng taêng tröôûng vaø oån ñònh veà taêng tröôûng haøng hoaù vaø oån ñònh trong nhöõng naêm saép ñeán.  Hieän taïi, maët haøng thuyû saûn cuûa coâng ty phaàn lôùn laø tieâu thuï ôû thò tröôøng nöôùc ngoaøi. Coâng ty vöøa xuaát khaåu tröïc tieáp vöøa baùn cho caùc ñôn vò khaùc xuaát khaåu: Baûng 4: Thò tröôøng tieâu thuï maët haøng thuyû saûn. Thò tröôøng Maët haøng Ñvt Xuaát khaåu tröïc tieáp (Myõ, Nhaät) Baùn cho caùc ñôn vò khaùc xuaát khaåu. Soá löôïng Doanh thu (ng.ñoàng) Soá löôïng Doanh thu (ng.ñoàng) Caù ngöø ñaïi döông nguyeân con Taán 70 7.276.000 500 22.000.000 Caù ngöø ñaïi döông fillet Taán 60 3.391.875 Caù chuoàn taåm gia vò Taán 20 480.000 Toâm saét Taán 10 1.555.470 Qua baûng soá lieäu naøy, ta coù theå thaáy roõ, haàu heát caùc maët haøng thuyû saûn cuûa coâng ty ñeàu baùn cho caùc ñôïn vò khaùc xuaát khaåu coøn coâng ty chæ xuaát khaåu caù ngöø ñaïi döông nguyeân con. Ñaây cuõng laø maët haïn cheá cuûa coâng ty coù theå do ñieàu kieän veà thuû tuïc phaùp lyù... Do ñoù, trong töông lai ta coù theå hy voïng coâng ty coù theå ñöa ra nhieàu giaûi phaùp ñeå ñaåy maïnh hoaït ñoäng xuaát khaåu thay vì phaûi qua trung gian. Ñoái vôùi kinh doanh xaêng, daàu thì coâng ty laø ñaïi lyù xaêng, daàu cuûa tænh cho neân phaàn lôùn khaùch haøng ñeàu naèm trong tænh, ñaây laø maët haøng kinh doanh thöôøng xuyeân coâng ty mua ñi baùn laïi. Xaêng, daàu mua veà phaân phoái cho caùc quaày thuoäc coâng ty do nhaân vieân coâng ty vaø phaân phoái cho caùc ñôn vò kinh doanh khaùc. Baûng 5: Thò tröôøng tieâu thuï xaêng, daàu haøng naêm Thò tröôøng Maët haøng Ñvt Caùc ñôn vò thuoäc coâng ty Caùc ñôn vò ngoaøi coâng ty Chi nhaùnh Quy Nhôn Caùc quaày haøng 1. Diezel Lit 7.000.000 8000.000 8.500.000 2. Xaêng 90 Lit 2.000.000 300.000 2.000.000 3.Xaêng 92 Lit 500.000 7100.000 1.500.000 4. Daàu löûa Lit 400.000 70.000 300.000 5. Mazut Kg 400.000 700.000 Nhìn vaøo soá lieäu baûng 4 ta thaáy phaàn lôùn löôïng xaêng, daàu baùn ra ñeàu thuoäc keânh phaân phoái cuûa phaân phoái cuûa coâng ty. Do ño,ù vaán ñeà kieåm soaùt gaëp nhieàu thuaän lôïi. Caùc cöûa haøng baùn xaêng, daàu cuûa coâng ty chuû yeáu laø daàu Diezel cho taøu, thuyeàn ñi bieån ngoaøi ra coøn caùc maët haøng khaùc ( xaêng, daàu löûa ) . Qua ñoù, ta coù theå keát luaän raèng: löôïng xaêng daàu tieâu thuï cuûa coâng ty töông ñoái oån ñònh so vôùi maët haøng thuyû saûn. Caùch thöùc giao dòch ñaøm phaùn cuûa coâng ty Tuyø theo töøng khaùch haøng maø coâng ty söû duïng caùc caùch thöùc ñaøm phaùn khaùc nhau. Ñoái vôùi khaùch haøng quen bieát coâng ty phaûi duøng ñieän thoaïi ñeå chaøo haøng, neáu khaùch haøng ñoàng yù mua haàng Coâng ty seõ laøm hôïp ñoàng gôûi cho khaùch haøng ñeå kyù keát. Ñoái vôùi khaùch haøng môùi coâng ty thöôøng giao dòch ñaøm phaùn qua thö hay baèng caùch gaëp gôõ tröïc tieáp. Vôùi khaùch haøng naøy Coâng ty ñaõ tìm hieåu hoï qua quaù trình nghieân cöùu thò tröôøng, sau ñoù coâng ty giao dòch ñaøm phaùn qua thö tín vì qua thö tín coâng ty coù theå trình baøy cuï theå roõ raøng hôn veà haøng hoaù mình ñònh baùn vaø toán ít chi phí, tröôøng hôïp naøy coâng ty vaãn thöôøng hay duøng. Tröôøng hôïp giao dòch ñaøm phaùn baèng caùch gaëp gôõ tröïc tieáp, thöôøng laø khaùch haøng tröïc tieáp ñeán taïi coâng ty ñeå ñaët haøng hoaëc thoâng qua caùc nhaân vieân baùn haøng cuûa coâng ty. Hieän nay, tình hình giao dòch ñaøm phaùn vôùi khaùch haøng môùi cuûa coâng ty chöa nhieàu, chuû yeáu laø khaùch haøng quen thuoäc. Hoï thöôøng ñaët haøng vôùi qui caùch, phaåm chaát nhaát ñònh do hoï yeâu caàu. Do ñoù, coâng ty khoâng chuû ñoäng saûn xuaát caùc maët haøng theo yù cuûa mình ñeå chaøo hanøg cho nhieàu khaùch haøng khaùc nhau. Ñoái thuû caïnh tranh: Tham gia hoaït ñoäng kinh doanh treân thöông tröôøng xuaát khaåu thuyû saûn, coâng ty khoâng theå khoâng ñöông ñaàu vôùi caùc ñoái thuû chuû yeáu vaø tröïc tieáp trong lónh vöïc xuaát khaåu. Hieän nay, trong tænh Bình Ñònh coâng ty phaûi döông ñaàu vôùi caùc coâng ty phaùt trieån thuyû saûn cuûa tænh naèm taïi thaønh phoá Qui nhôn.Ñaây la coâng ty thuyû saûn lôùn cuûa tænh neân gaây khoù khaên raát lôùn cho coâng ty trong vieäc thu mua nguyeân lieäu vaø xuaát baùn caùc saûn phaåm. Ngoaøi vieäc ñöông ñaàu vôùi caùc ñoái thuû caïnh tranh trong tænh, coâng ty coøn phaûi ñöông ñaàu vôùi caùc coâng ty ngoaøi tænh nhö: Seaprodex Ñaø Naüng, Seaprodex Nha Trang, Hoà Chí Minh, Basea food Vuõng Taøu...nhuõng ñôn vò naøy coù nhöõng ñieåm maïnh nhö: - Haàu heát ñoù laø nhöõng coâng ty lôùn ñoùng treân ñòa baøn phía Nam coù cô sôû taïi thaønh phoá Hoà Chí Minh, coù heä thoáng Marketing khaù maïnh, hoï coù khaùch haøng lôùn coù khaû naêng thu huùt soá löôïng khaùch haøng lôùn treân thò tröôøng trong khu vöïc. -Hoï ñaõ taïo ñöôïc moái lieân keát khaù beàn chaët vôùi caùc xí nghieäp trong khu vöïc, muoán coù nhöõng ñieàu kieän thuaän lôïi veà khaû naêng cheá bieán, naâng caáp saûn phaåm ñoâng laïnh thaønh tinh cheá coù giaù trò gia taêng. Neân hoï khoâng nhöõng caïnh tranh treân phöông dieän saûn xuaát saûn phaåm maø coøn caïnh tranh caû nguyeân lieäu baùn thaønh phaåm ... Ñoù laø nhöõng khoù khaên nhöng ñoàng thôøi laø nhöõng ñoäng cô thuùc ñaåy coâng ty phaùt trieån vaø tìm ra ñöôïc höôùng ñi cuûa mình. 2.2. Moät soá chính saùch lieân quan ñeán hoaït ñoäng tieâu thuï taïi coâng ty 2.2.1. Chính saùch saûn phaåm: Ñoái vôùi maët haøng thuyû saûn, coâng ty ñaõ ñöa chieán löôïc ña daïng hoaù saûn phaåm, luùc ñaàu chæ mua baùn caù ngöø ñaïi döông cho xuaát khaåu, sau ñoù coâng ty ñaõ nhaân roäng ra caùc maët haøng ( toâm, caù, caùc loaïi khaùc...). Coâng ty ñaõ chuù yù ñeán chaát löôïng maãu maõ saûn phaåm, vì ñaây chính laø ñeàu maø khaùh haøng quan taâm. Coâng ty ñaõ ñaàu tö maùy moùc thieát bò hieän ñaïi vaøo qui trình cheá bieán haøng thuyû saûn ñoâng laïnh vôùi kinh phí khoaûng 5 tyû ñoàng. Coâng ty ñang töøng böôùc hoaøn thieän cheá bieán veà maãu maõ cuõng nhö chaát löôïng; chöông trình quaûn lyù chaát löôïng vaø an toaøn höïc phaåm theo HACCP ( HACCP - Hazard Annlysis critical ctrol point - Phaân tích caùc moái nguy vaø haïn cheá nhöõng ñieåm tôùi haïn) ñang ñöôïc ñöa vaøo qui trình cheá bieán caù ngöø ñaïi döông Fillet ñoâng laïnh. Coøn maët haøng xaêng, daàu thì coâng ty laø moät ñôn vò thöông maïi mua ñi baùn laïi, do ñoù maø mua baùn theo nhu caàu cuûa thò tröôøng vaø theokhaû naêng cuûa coâng ty. Tuy nhieân maët haøng xaêng, daàu uûa coâng ty cuõng ña daïng vaø cô caáu maët haøng phuø hôïp vôùi nhu caàu cuûa thò tröôøng. 2.2.2. Chính saùch giaù caû. Hieän nay, coâng ty söû duïng chính saùch höôùng noäi töùc laø giaù caû phaûi buø ñaép ñöôïc chi phí vaø coù laõi ( möùc laõi cho pheùp 10% - 15% giaù thaønh saûn phaåm ). Tuy nhieân möùc laõi naøy khoâng oån ñònh vì coâng ty coøn chuù yù ñeán giaù caû thò tröôøng, caùc ñoái thuû caïnh tranh. Ñoái vôùi maët haøng xaêng , daàu thì giaù caû haàu heát laø do toång coâng ty xaêng daàu Vieät Nam qui ñònh, vaán ñeà baùn ra theá naøo laõi cao hay thaáp thì coâng ty coù quyeàn quyeát ñònh trong phaïm vi möùc laõi ( hoa hoàng) maø toång coâng ty cho pheùp. Sau ñaây laø baûng giaù moät soá maët haøng chính thuoäc hai lónh vöïc thuyû saûn vaø xaêng daàu cuûa coâng ty. Baûng 6: Baûng giaù xaêng daàu ba thaùng cuoái naêm 2002 Teân maët haøng Ñvt Giaù baùn leû  (ñvt: ñoàng) Giaù baùn buoân (ñvt: ñoàng) Diezel Lít 4.400 4.300 Xaêng 90 Lít 5.400 5.450 Xaêng 92 Lít 5.600 5.560 Daàu hoaû Lít 4.300 4.230 DaMazut Kg 3.500 3.450 Baûng 7: Baûng giaù moät soá maët haøng thuyû saûn naêm 2002 Teân maët haøng Ñvt Ñôn giaù bình quaân Noäi ñòa Xuaát khaåu(Tyû giaù: 1usd=16.000) Caù ngöø ñd nguyeân con Kg 60.000 3.2 usd Caù ngöø ñd fillet Kg 57.000 3.6 usd Toâm saét caáp ñoâng Kg 70.000 5.3 usd Toâm suù caáp ñoâng Kg 95.000 6.8 usd Caù chuoàn taåm gia vò Kg 25.000 Caù baùnh ñöôøng taåm gia vò Kg 35.000 2.2.3. Qui ñònh veà kyù keát hôïp ñoàng vôùi caùc nhaân vieân baùn haøng cuûa coâng ty: Ñaây laø chính saùch qui ñònh ñoái vôùi maët haøng xaêng, daàu. hieän nay, coâng ty coù 17 quaày baùn xaêng, daàu cuûa 17 nhaân vieân ôû ñòa phöông vaø trong tænh. Veà hình thöùc toå chöùc caùc nhaân vieân ñöôcï thöïc hieän theo nguyeân taéc coâng ty vaø nhaân vieân cuøng ñaàu tö voán, caùc nhaân vieân coù traùch nhieäm ñaàu tö ít nhaát 2/3 chi phí maët baèng phöông tieän vaø coù taøi saûn theá chaáp töông ñöông 70% giaù trò haøng hoaù cung caáp hoaëc coù coå phaàn taïi coâng ty. Vieäc phaân phoái xaêng, daàu cho caùc quaày baùn xaêng daàuù ñöôïc thöïc hieän caên cöù vaøo tình hình thò tröoøng, khaû naêng cuûa coâng ty vaø nhu caàu cuûa caùc quaày. Caùc nhaân vieân baùn haøng theo giaù caû cuûa coâng ty qui ñònh( theo khung giaù nhaø nöôùc qui ñònh) vaø ñöôïc höôûng tæ leä hoa hoàng treân doanh soá baùn theo qui ñònh. Vieäc thay ñoåi seõ caên cöù vaøo tình hình thò tröôøng vaø ñöôïc göûi cho caùc cöûa haøng baèng vaên baûn. Veà cheá ñoä baùo caùo, thoâng thöôøng coâng ty qui ñònh thôøi haïn thanh toaùn tieàn baùn haøng chaäm nhaát laø sau 7 ngaøy keå töø luùc nhaän haøng, neáu cöûa haøng naøo sau 7 ngaøy khoâng noäp tieàn baùn haøng seõ noäp tieàn thanh toaùn chaäm theo laõi suaát ngaân haøng treân toång soá tieàn thanh toaùn chaäm. Tuy nhieân khi coù nhöõng tröôøng hôïp ñoâït xuaát thì caàn baùo tröôùc cho coâng ty. Baûng sau seõ cho thaáy möùc tieâu thuï xaêng, daàu taïi caùc quaày baùn cuûa coâng ty . Baûng 8: Saûn löôïng daàu tieâu thuï bình quaân haøng naêm taïi caùc quaày baùn cuûa coâng ty. Teân nhaân vieân Saûn löôïng baùn ra bình quaân haøng naêm (ñ.v.t: lít) Xuyeân 2.500.000 Theâm 1.800.000 Ñaït 1000.000 … Toång 9.050.000 2.2.4. Chính saùch Marketing: ÔÛ coâng ty chính saùch naøy ít ñöôïc chuù troïng vaø chính saùch quaûng caùo coøn raát yeáu. Tuy nhieân, vaán ñeà ñang ñöôïc coâng ty ñaët ra trong nhöõng naêm saép ñeán. Ñeå giö õkhaùch haøng vaø caïnh tranh treân thò tröôøng thì coâng ty chuù troïng veà chaát, löôïng, giaù caû, maãu maõ haøng hoaù. Ñoái vôùi khaùch haøng cuõ, uy tín thì öu tieân nôùi loûng giôùi haïn tín duïng. Coù caùc keânh phaân phoái haøng ñeán taän nôi neáu khaùch haøng mua vôùi khoái löôïng lôùn. 3. KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ VEÀ HOAÏT ÑOÄNG TIEÂU THUÏ TAÏI COÂNG TY. Kieåm soaùt noäi boä laø moät heä thoáng goàm caùc chính saùch thuû tuïc ñöôïc thieát laäp taïi ñôn vò nhaèm ñaûm baûo thöïc hieän caùc muïc tieâu baûo eä taøi saûn cuûa ñôn vò khoâng bò söû duïng laõng phí, gian laän hoaëc khoâng hieäu quaû; cung caáp döõ lieäu keá toaùn chính xaùc vaø ñaùng tin caäy; thuùc ñaåy vaø ñaùnh giaù söï chaáp haønh caùc chính saùch cuûa ñôn vò ; ñaùnh giaù hieäu quaû hoaït ñoäng cuûa ñôn vò. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä taïi ñôn vò bao goàm nhöõng yeáu toá sau: 3.1. Moâi tröôøng kieåm soaùt: Bao goàm caùc nhaân toá taùc ñoäng ñeán vieäc xaây döïng thieát keá söï hoaït ñoäng vaø tính hieåu hieäu cuûa caùc chính saùch thuû tuïc cuûa ñôn vò. Caùc nhaân toá naøy goàm: 3.1.1. Trieát lyù quaûn lyù vaø phong caùch hoaït ñoäng cuûa nhaø quaûn trò cao caáp Giaùm ñoác Coâng ty ñoàng thôøi kieâm chuû tòch hoäi ñoàng quaûn trò laø ngöôøi laõnh ñaïo vaø ñieàu haønh moïi hoaït ñoäng taïi coâng ty. OÂng laø ngöôøi nhaïy beùn giaøu kinh nghieäm vaø maïnh daïn trong kinh doanh. OÂng ñaõ quyeát ñònh ñaàu tö maùy moùc thieát bò hieän ñaïi vaøo qui trình cheá bieán haøng thuyû saûn vôùi kinh phí khoaûn 5 tyû ñoàng. Ñaây laø böôùc ñoät phaù lôùn cuûa toaøn coâng ty maø ñaët bieät laø döôùi söï chæ ñaïo cuûa giaùm ñoác. Beân caïnh giaùm ñoác thì caùc caáp döôùi laøm vieäc vôùi tinh thaàn traùch nhieäm cao, tích cöcï laøm vieäc, luoân tìm toøi hoïc hoûi saùng taïo ñeå hoaøn thaønh coâng vieäc ñöôïc toát. 3.1.2. Cô caáu toå chöùc Ñeå chæ ñaïo vaø kieåm soaùt hoaït ñoäng cuûa ñôn vò thì cô caáu toå chöùc ñoùng moät vai troø quan troïng. Moät cô caáu hôïp lyù giuùp cho quaù trình thöïc hieän söï phaân coâng phaân nhieäm, söï uyû quyeàn, quaù trình xöû lyù nghieäp vuï vaø ghi cheùp soå saùch ñöôïc kieåm soaùt nhaèm ngaên ngöøa moïi daïng vi phaïm. Boä maùy quaûn lyù cuûa Coâng ty ñöôïc toå chöùc theo moâ hình tröïc tuyeán, theo ñoù giaùm ñoác tröïc tieáp ñieàu haønh moïi hoaït ñoäng cuûa coâng ty döôùi söï hoå trôï cuûa phoøng keá toaùn vaø phoøng kinh doanh. Caùc boä phaän phoøng ban chòu traùch nhieäm tröôùc giaùm ñoác, moïi hoaït ñoäng cuûa Coâng ty ñeàu döôïc ñieàu haønh vaø kieåm soaùt töông ñoái chaët cheõ 3.1.3. Chính saùch nhaân söï: Söï phaùt trieån cuûa caùc ñôn vò luoân gaén lieàn vôùi ñoäi nguõ caùn boä, nhaân vieân vaø hoï luoân luoân laø nhaân toá quan troïng trong kieåm soaùt noäi boä. Neáu löïc löôïng naøy cuûa ñôn vò laïi yeáu keùm veà naêng löïc tinh thaàn laøm vieäc vaø ñaïo ñöùc, thì duø cho ñôn vò coù thieát keá vaø duy trì moät heä thoáng kieåm soaùt noäi boä raát ñuùng ñaén vaø chaët cheõ vaãn khoâng theå phaùt huy hieäu quaû. Ngöôïc laïi moät ñoäi nguõ caùn boä, nhaân vieân toát seõ giuùp giaûm bôùt nhöõng haïn cheá voán coù cuûa kieåm soaùt noäi boä. Nhaän thöùc ñöôïc vai troø cuûa yeáu toá con ngöôøi ñoái vôùi söï phaùt trieån cuûa coâng ty neân chính saùch nhaân söï luoân ñöôïc coâng ty coi troïng vaø ñaët leân haøng ñaàu. Haøng naêm Coâng ty ñeàu toå chöùc tuyeån duïng, ñaøo taïo naâng cao tay ngheà caùn boä coâng nhaân vieân, öu tieân tuyeån duïng con em ôû ñòa phöông coù naêng löïc. Hieän nay coâng ty coù khoaûng 44 caùn boä nhaân vieân vaø khoaûng 200 coâng nhaân hôïp ñoàng. Trong ñoù soá caùn boä nhaân vieân coù trình ñoä ñaïi hoïc coøn raát ít, tuy nhieân ñaây laø vaán ñeà phuø hôïp vôùi moät coâng ty môùi ñi vaøo hoaït ñoäng coù hieäu quaû. Cheá ñoä khen thöôûng, kyõ luaät cuõng ñöôïc qui ñònh chaët cheõ ñoái vôùi caùn boä coâng nhaân vieân cuûa coâng ty, ba thaùng coâng ty tieán haønh bình xeùt lao ñoäng ñeå choïn ra nhöõng lao ñoäng gioûi. Töø ñoù coù cheá ñoä khen thöôûng nhaèm khuyeán kích ngöôøi lao ñoäng phaùt huy hôn nöõa naêng löïc cuûa mình. 3.1.4. Coâng taùc keá hoaïch hoaù taïi coâng ty. Ñònh kyø haøng thaùng, haøng naêm Coâng ty ñeàu thu thaäp soá lieäu töø caùc xí nghieäp, phoøng ban ñeå ñaùnh giaù tình hình, ñoàng thôøi ñöa ra keá hoaïch cho caùc thaùng tôùi, naêm tôùi. 3.1.5. Caùc nhaân toá beân ngoaøi: Ngoaøi caùc nhaân toá beân trong neâu treân thì hoaït ñoäng cuûa Coâng ty coøn chòu aûnh höôûng bôûi moâi tröôøng beân ngoaøi. Naèm ôû moät tænh thuoäc vuøng duyeân haûi mieàn trung coù khí haäu thôøi tieát khaéc nghieät, möùc soáng ngöôøi daân chöa cao. Maët haøng thuyû saûn cuûa coâng ty phuï thuoäc nhieàu vaøo vieäc ñaùnh baét caù taïi ñòa phöông. Do ñoù laøm cho hoaït ñoäng kinh doanh cuûa Coâng ty gaëp nhieàu khoù khaên. Ñoái vôùi vieäc ñaùnh baét vaø cheá bieán maët haøng thuyû saûn thì ñaëc ñieåm moâi tröôøng töï nhieân mieàn trung coù nhöõng thuaän lôïi cho coâng ty, cuï theå nhö sau: Ñaëc ñieåm moâi tröôøng töï nhieân mieàn trung ñoái vôùi ngaønh kinh teá thuyû saûn: Caùc tænh ôû ven bieån mieàn trung keùo daøi töø Thanh Hoaù ñeán Bình Thuaän coù chieàu daøi bôø bieån 1.970 km baèng 61% chieàu daøi bôø bieån caû nöôùc, dieän tích vuøng bieån tính ñeán ñoä saâu 200m laø 166.200km2 vôùi löôïng döï tröõ nguoàn lôïi öôùc tính 1.136.000 taán, khaû naêng cho pheùp khai thaùc laø 546.000 taán baèng 40%-42% so vôùi caû nöôùc. Ñaây laø vuøng bieån coù tröõ löôïng nguoàn lôïi thuyû saûn trung bình nhöng phong phuù veà chuûng loaïi goàm coù: Toâm, caù, möïc , cua, soø... Moâi tröôøng kyõ thuaät ñoái vôùi ngaønh kinh teá bieån: Nhìn chung moâi tröôøng kyõ thuaät ñoái vôùi ngaønh kinh teá bieån ôû mieàn trung coù trình ñoä thaáp, cô baûn laø thuû coâng vaø cô giôùi nhöng thieáu ñoàng boä vaø laïc haäu, ñaëc bieät ôû caùc khaâu khai thaùc ñaùnh baét vaø khaâu cheá bieán coâng nghieäp. Ñieàu naøy taïo neân ñoä cheânh leäch giöõa tieàm naêng nguoàn lôïi vaø kyõ thuaät ñaùnh baét , ñoàng thôøi cuõng taùc ñoäng ñeán tình hình cheá bieán saûn phaåm xuaát khaåu vaø khaû naêng phaùt trieån ngaønh kinh teá bieån trong khu vöïc noùi chung vaø coâng ty noùi rieâng. Moâi tröôøng chính trò: Trong cô cheá môùi nhaø nöôùc ñaõ ñöa ra ñöôøn loái chính saùch kinh teá môû taïo ñieàu kieän cho pheùp caùc doanh nghieäp hoaït ñoäng xuaát nhaäp khaåu. Kinh teá bieån laø moät trong nhöõng hoaït ñoäng môû ra höôùng ñi quan troïng vaø ñöôïc nhaø nöôùc khuyeán khích phaùt trieån. 3.2. Heä thoáng keá toaùn: Boä maùy keá toaùn cuûa coâng ty toå chöùc theo moâ hình nöõa taäp trung, nöõa phaân taùn phuø hôïp vôùi coâng ty khi coù caùc xí nghieäp, chi nhaùnh. Hình thöùc keá toaùn coâng ty aùp duïng laø chöùng töø ghi soå. Hieän nay Coâng ty ñaõ ñöa caùc phaàn meàm keá toaùn vaøo ñeå xöû lyù soá lieäu. Heä thoáng chöùng töø soå saùch ñeàu thieát keá phuø hôïp vôùi qui ñònh cuûa nhaø nöôùc. Baùo caùo keá toaùn ñöôïc laäp ñònh kyø theo ñuùng cheá ñoä cheá toaùn vaø caùc thoâng leä keá toaùn hieän haønh vaø theo yeâu caàu cuûa ngöôøi quaûn lyù. Chöùng töø, soå saùch ñeàu ñöôïc löu tröõ vaø baûo quaûn caån thaän. Nhìn chung heä thoáng chöùng töø soå saùch, baùo caùo keá toaùn ñeàu phuø hôïp vôùi nhöõng qui ñònh cuûa nhaø nöôùc. Tuy nhieân, Coâng ty neân ñöa keá toaùn quaûn trò vaøo quaù trình xöû lyù truyeàn thoâng thoâng tin keá toaùn giuùp cho caùc nhaø quaûn trò ñöa ra quyeát ñònh nhanh choùng vaø hieäu quaû. 3.3. Thuû tuïc kieåm soaùt ñoái vôùi hoaït ñoäng tieâu thuï: Hoaït ñoäng tieâu thuï taïi Coâng ty do phoøng kinh doanh ñaûm nhieäm döôùi söï ñieàu haønh cuûa giaùm ñoác. Phoøng naøy coù nhieäm vuï tìm kieám khaùch haøng, toå chöùc caùc quaày baùn haøng. Khi nhaän ñöôïc ñôn ñaët haøng cuûa khaùch haøng, nhaân vieân phoøng kinh doanh xem xeùt khaû naêng ñaùp öùng cuûa coâng ty veà soá löôïng, giaù caû, thôøi gian, phöông tieän vaän chuyeån, nôi giao haøng, hình thöùc thanh toaùn. Sau ñoù trình leân giaùm ñoác duyeät. Tröôøng hôïp ñaùp öùng ñöôïc yeâu caàu cuûa khaùch haøng thì laäp hôïp ñoàng, tröôøng hôïp khoâng ñaùp öùng ñöôïc thì tröôûng phoøng kinh doanh thöông löôïng vôùi khaùch haøng, neáu khoâng thoáng nhaát thì huyû thuû tuïc xem xeùt hôïp ñoàng. Coøn neáu khaùch haøng ñoàng yù thì seõ tieán haønh kyù keát hôïp ñoàng. Phoøng kinh doanh löu tröõ hôïp ñoàng vaø ñôn ñaët haøng cuûa khaùch haøng. Khi ñeán haïn giao haøng thì phoøng kinh laäp hoaù ñôn baùn haøng (3 lieân) lieân 1 löu taïi goác, lieân 2,3 giao cho khaùch haøng. Khi khaùch haøng traû tieàn thuû quyõ kyù ñoùng daáu ñaõ thu tieàn vaøo 2 hoaù ñôn. Sau ñoù khaùch haøng trình hoaù ñôn(lieân 3) cho boä phaän kho, thuû kho laäp phieáu xuaát kho (3 lieân), 1 lieân thuû kho löu taïi kho, 1 lieân giao cho khaùch haøng, 1 lieân ñính keøm vôùi hoaù ñôn baùn haøng gôûi leân phoøng keá toaùn ñeå keá toaùn coâng nôï vaøo soå saùch vaø löu tröõ. Hình veõ sau ñaây seõ cho ta thaáy thuû tuïc kieåm soaùt noäi boä veà hoaït ñoäng tieâu thuï taïi Coâng ty. PHAÀN 3: TOÅ CHÖÙC KIEÅM TOAÙN HOAÏT ÑOÄNG TIEÂU THUÏ TAÏI COÂNG TY COÅ PHAÀN THUYÛ SAÛN HOAØI NHÔN - BÌNH ÑÒNH 1. SÖÏ CAÀN THIEÁT PHAÛI TOÅ CHÖÙC KIEÅM TOAÙN HOAÏT ÑOÄNG TIEÂU THUÏ TAÏI COÂNG TY: Töø khi huyeån sang hình thöùc coå phaàn hoaù, laõnh ñaïo coâng ty ñaõ khoâng ngöøng ñaàu tö, môû roäng qui moâ, theâm lónh vöïc kinh doanh môùi. Luùc ñaàu, coâng ty chæ laø moät ñôn vò thu mua, cheá bieán moät soá maët haøng thuyû saûn. Hieän nay, coâng ty ñaõ môû roäng theâm nhieàu lónh vöïc kinh doanh môùi: kinh doanh xaêng, daàu; xaây döïng caùc coâng trình daân duïng, giao thoâng thuyû lôïi; kinh doanh dòch vuï aên uoáng, nhaø haøng. Trong ñoù phaàn lôùn doanh thu cuûa coâng ty ñöôïc taïo ra töø kinh doanh xaêng daàu vaø thu mua cheá bieán thuyû saûn. Böôùc phaùt trieån naøy laø söï noå löïc raát lôùn cuûa caû coâng ty, döôùi söï chæ ñaïo ñieàu haønh cuûa Hoäi ñoàng quaûn trò vaø giaùm ñoác coâng ty. Vaø cuõng chính böôùc phaùt trieån môùi naøy seõ gaây aûnh höôûng raát lôùn ñeán coâng taùc keá toaùn vaø caùc baùo caùo taøi chính maø ñaëc bieät aûnh höôûng ñeán heä thoáng kieåm soaùt noäi boä, aûnh höôûng ñeán coâng taùc toå chöùc ñieàu haønh, quaûn lyù nhaân söï cuõng nhö vieäc thieát laäp ñieàu haønh caùc chính saùch, thuû tuïc, qui taéc cuûa hoaït ñoäng tieâu thuï. Söï phöùc taïp cuûa coâng taùc quaûn lyù trong ñieàu kieän môùi naøy ñoøi hoûi phaûi coù caùc giaûi phaùp quaûn lyù höõu hieäu hôn. Hôn theáâ nöõa, coâng ty ñaõ ñaàu tö vaøo lónh vöïc cheá bieán caùc maët haøng thuyû saûn nhöõng trang thieát bò kyõ thuaät hieän ñaïi vôùi soá voán khoâng nhoû. Neáu ñaàu tö mang laïi hieäu quaû thì seõ mang laïi cho coâng ty nhöõng böôùc phaùt trieån trong löông lai vì ñaây laø lónh vöïc maø nhaø nöôùc ta khuyeán khích ñaàu tö phaùt trieån, vaø maët haøng thuyû saûn cuõng laø moät trong nhöõng maët haøng mang laïi ía trò xuaát khaåu cao. Vôùi tieàm löïc kinh teá coøn thaáp nguoàn nhaân löïc cuûa coâng ty chöa phaùt trieån caû veà soá löôïng vaø chaát löôïng thì vaán ñeà caïnh tranh, tieáp caän thò tröôøng, tìm kieám khaùch haøng seõ gaëp nhieàu khoù khaên. Beân caïnh ñoù lónh vöïc kinh doanh xaêng, daàu maëc duø tìm kieám khaùch haøng ñeå tieâu thuï haøng hoaù coù nhieàu thuaän lôïi hôn. Tuy nhieân, vaán ñeà ñaët ra laø vieäc quaûn lyù, kieåm soaùt, phaân phoái haøng hoaù nhö theá naøo ñeå hoaït ñoäng tieâu thuï coù hieäu qua. Do ñoù maø ban laõnh ñaïo coâng ty, cuï theå laø Hoäi ñoàng quaûn trò vaø giaùm ñoác coâng ty khoâng nhöõng chæ quan taâm ñeán vieäc ñaàu tö, toå chöùc ñieàu haønh nhaân söï cuõng nhö vieäc dieàu haønh caùc chính saùch, qui taéc, thuû tuïc coù hoaït ñoäng tieâu thuï maø coøn phaûi quan taâm ñeán vieäc thöïc hieän caùc coâng vieäc treân trong thöïc teá nhö theá naøo ñeå coù hieäu quaû vaø hieäu löïc. Ñieàu naøy chính laø thoâng tin ñaùng tin caäy ñeå ban laõnh ñaïo coâng ty ra caùc quyeát ñònh naâng cao tính hieäu quaû cuûa hoaït ñoäng tieäu thuï. Chính vì taát caû caùc lyù do treân, maø theo em toå chöùc kieåm toaùn hoaït ñoäng tieâu thuï taïi coâng ty laø ñieàu caàn thieát maø ñaëc bieät laø ban laõnh ñaïo coâng ty trong tình hình thöïc teá nhö hieän nay. Baùo caùo cuûa kieåm toaùn hoaït ñoäng tieâu thuï seõ laø nhöõng coâng cuï ñaéc löïc cho ban laõnh ñaïo coâng ty coù nhöõng quyeát ñònh saùng suoát hôn, hieäu quaû hôn nhaèm ñaåy maïnh hoaït ñoäng tieâu thuï saûn phaåm haøng hoaù taïi coâng ty. 2. MUÏC TIEÂU, PHAÏM VI CUÛA KIEÅM TOAÙN HOAÏT ÑOÄNG TIEÂU THUÏ TAÏI COÂNG TY Ñaùnh giaù caùc thuû tuïc, chính saùch, hoaït ñoäng tieâu thuï taïi coâng ty coù ñuùng ñaén, coù phuø hôïp vôùi tình hình tieâu thuï taïi coâng ty hay khoâng ñoàng thôøi kieåm tra vieäc thöïc hieän caùc chính saùch, caùc qui ñònh naøy trong thöïc teá ñöïoc tieán haønh nhö theá naøo. Ñaùnh giaù keá hoaïch tieâu thuï taïi coâng ty: Ñaùnh giaù tính hieäu quaû cuûa hoaït ñoäng tieâu thuï taïi coâng ty 3. THÖC HIEÄN KIEÅM TOAÙN. Trong phaàn naøy seõ tieán haønh moät soá coâng vieäc ñoái vôùi hoaït ñoäng tieâu thuï ñeå ñi ñeán moät baùo caùo kieåm toaùn, bao goàm nhöõng böôùc sau: Khaùo saùt sô boä: Nhaèm thu thaäp moâït soá thoâng tin ban ñaàu veà hoaït ñoïng tieâu thuï. Moâ taû vaø phaân tích heä thoáng kieåm soaùt noäi boä: Ñaùnh giaù tính hieäu löïc, hieäu quaû cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñoái vôùi hoaït ñoäng tieâu thu. Thöïc hieân caùc thöû nghieäm môû roäng: Nhaèm thu thaäp theâm thoâng tin veà hoaït ñoäng tieâu thuï. Baùo caùo kieåm toaùn: Trình baøy keát quaû thu ñöôïc sau khi tieùn haønh kieåm toaùn vaø ñöa ra moät soá ñeà xuaát töông öùng ñeå giaûi quyeát nhöõng vaán ñeà coøn toàn taïi. 3.1. Khaûo saùt sô boä. Muïc ñích cuûa böôùc khaûo saùt sô boä laø nhaèm thu thaäp hong tin ban ñaàu veà ñoái töôïng kieåm toaùn, ñoàng thôøi taïo moái quan heä hôïp taùc vôùi ñoái töôïng kieåm toaùn. Nhìn chung phaàn lôùn noäi dung naøy ñaõ ñöôïc trình baøy ôû Phaàn 2 (Thöïc Traïng Hoaït Ñoäng Tieâu Thuï Vaø Kieåm Soaùt Noäi Boä Ñoái Vôùi Hoaït Ñoäng Tieâu Thuï Taïi Coâng Ty Coå Phaàn Thuyû Saûn Hoaøi Nhôn Bình Ñònh). Do ñoù, ôû böôùc naøy chæ ñeà caäp chi tieát hôn veà hoaït ñoäng tieâu thuï taïi coâng ty. Coâng ty coù hai chi nhaùnh, moät chi nhaùnh ñoùng taïi thaønh phoá Qui Nhôn vaø moât chi nhaùnh ñoùng taïi thaønh phoá Hoà Chí Minh. Hai chi nhaùnh naøy coù nhieäm vuï gioáng nhö boä phaän baùn haøng cuûa coâng ty, tröïc tieáp tìm kieám, ñaët moái quan heä vôùi khaùch haøng, vì ñieàu kieän truï sôû chính cuûa coâng ty ñaët taïi ñòa phöông caùch xa thò tröôøng muïc tieâu ñeâ tieâu thuï haøng hoaù. Ñoái vôùi maët haøng xaêng daàu, khaùch haøng ôû ñòa phöông thöôøng thanh toaùn baèng tieàn maët hoaëc nhaân vieân cuûa coâng ty ñi thu. Coøn khaùch haøng ôû xa thì thanh toaùn baèng chuyeån khoaûn taïi ngaân haøng ngoaïi thöông Qui Nhôn – nôi coâng ty môû taøi khoaûn. Ñoái vôùi maët haøng thuyû saûn, neáu baùn trong nöôùc thì nhaân vieân coâng ty seõ giao haøng theo ñieàu kieän kyù keát trong hôïp ñoàng, khaùch haøng thanh toaùn moät ít baèng tieàn maët coøn phaàn lôùn laø chuyeån khoaûn qua ngaân haøng Ngoaïi thöông Qui Nhôn. Coøn neáu xuaát khaåu tröïc tieáp thì haøng ñöôïc xuaát baèng ñöôøng haøng khoâng taïi saân bay Taân Sôn Nhaát thaønh phoá Hoà Chí Minh, moïi khoaûn thanh toaùn cuûa khaùch haøng vôùi coâng ty thoâng qua ngaân haøng Ngoaïi thöông Qui Nhôn. Ñeå thaáy ñöôïc tình hình tieâu thuï , nôï phaûi thu, chi phí. Ta xem qua baûng sau: Baûng 9: Moät soá chæ tieâu phaûn aùnh sô löôïc tình hình tieâu thuï taïi coâng ty. ÑVT: tr. ñoàng. Chæ tieâu Naêm 2000 Naêm 2001 Naêm 2002 Cheânh leäch 2001-2000 Cheânh leäch 2002-2001 Tyeät ñoái Töông ñoái Tyeät ñoái Töông ñoái 1. Doanh thu 100.224 117.602 146.246 17.374 117,4% 28.644 124% 2. Giaù voán 97.813 113.454 139.472 15.641 116% 26.018 123% 3. Ln goäp 2.411 4.148 6.774 1.737 172% 2.626 163% 4. Cp baùn haøng 946 2.070 4.945 1.123 218% 2.884 239% 5. Cp quaûn lyù 628 532 487 -96 84,7% -44 92% 6. Ln thuaàn 836 1.546 1.341 710 185% -213 86% 7. Nôï phaûi thu 3.047 5.826 7.958 2.779 191% 2.132 137% 8.TSLNT/DThu 0,83% 1,3% 0,9% Qua baûng soá lieäu ta thaáy doanh thu qua caùc naêm ñeàu taêng, nôï phaûi thu bình quaân moãi naêm laø thaáp so vôùi doanh thu moãi naêm. Tuy nhieân toác doä taêng doanh thu chaäm hôn vôùi toác ñoä taêng soá dö nôï phaûi thu bình quaân. Maët khaùc lôïi nhuaàn thuaàn töø hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh cuûa coâng ty coù taêng nhöng deán naêm 2002 laïi giaûm, tyû suaát lôïi nhuaän/doanh thu coù taêng vaøo naêm 2001 nhöng laïi giaûm vaøo naêm 2002. Nhìn chung tyû suaát naøy coøn raát thaáp. Ñieàu naøy cho thaáy khaû naêng sinh lôøi chung töø hoaït ñoâïng saûn xuaát kinh doanh cuûa coâng ty coøn thaáp. Beân caïnh ñoù chi phí baùn haøng taêng nhanh qua caùc naêm . 3.2. Moâ taû vaø phaân tích heä thoáng kieåûm soaùt noäi boä. Ñeå moâ taû vaø phaân tích heä thoáng kieåm soaùt noäi boä, em xin laäp baûng caâu hoûi sau: Baûng caâu hoûi ñaõ ñöôïc traû lôøi bôûi nhöõng ngöôøi coù lieân quan vaø söï quan saùt tìm hieåu cuûa baûn thaân, seõ cho chuùng ta thaáy ñöôïc heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñoái vôùi hoaït ñoäng tieâ thuï taïi coâng ty. Baûng 10: Caâu hoûi heä thoáng kieåm soaùt noäi boä quaù trình tieâu thuï taïi coâng ty. CAÂU HOÛI Traû lôøi Chuù thích Coù khoâng 1. Coâng ty coù chính saùch roõ raøng nhaèm taêng cöôøng xöû lyù ñôn ñaët haøng. X 2. Chính saùch naøy coù ñöôïc thay ñoåi hôïp lyù giöõa caùc saûn phaåm khaùc nhau hoaëc caùc vuøng thò tröôøng khaùc nhau. X 3. Khaùch haøng coù theå ñaët haøng thoâng qua + Ñeán tröïc tieáp coâng ty+ Gôûi fax, thö+ Nhaân vieân baùn haøng  XX X 4. Nhöõng khaùch haøng then choát ñöôïc öu tieân phuïc vuï X 5. Khi nhaän ñöôïc ñôn ñaët haøng cuûa khaùch haøng, coâng ty coù tieáp caän ñöôïc thoâng tin veà haøng döï tröõ, giaù caû, nôï phaûi thu ngay laäp töùc. X 6. Coâng ty coù thöôøng xuyeân thaâu nhaän thoâng tin veà:+ Khoái löôïng vaø giaù trò ñôn ñaët haøng coøn nôï+ Nhöõng ñôn ñaët haøng ñang chôø+ Giaù caû cuûa haøng hoaù ñöôïc khaùch haøng ñaët haøng hieän coù treân thò tröôøng X X X 7. Coâng ty coù laäp keá hoaïch tieâu thuï X 8. Keá hoach ñöôïc laäp döïa vaøo nhöõnh khaùch haøng chuû yeáu. X Döïa vaøo chuû yeáu laø keát quaû kinh doanh kyø tröôùc vaø khaû naêng thu mua nguyeân lieäu ñaàu vaøo. 9. Coâng ty coù chính saùch cuï theå ñeå quaûn lyù con nôï coù hieäu quaû. X 10. Chính saùch coù ghi roõ:+ Ñieàu khoaûn mua baùn.+ Tieâu chuaån thieát laäp giôùi haïn tín duïng.+ Nhöõng ñieàu kieän coù theå thay ñoåi ñieàu khoaûn mua baùn hay tieâu chuaån thieát laäp giôùi haïn tín duïng XX 11. Coâng ty khoâng thöïc hieän ñôn ñaët haøng khi khaùch haøng vöôït quaù giôùi haïn tín duïng X 12. Caùc ñôn ñaët haøng coâng ty nhaän ñöôïc coù phaûi ñeàu laø keát quaû cuûa quaù trình töï tìm kieám khaùch haøng cuûa nhaân vieân coâng ty. X Khoâng nhieàu. 13. Coâng ty coù chính saùch chieát khaáu ñoái vôùi nhöõng khaùch haøng traû tieàn sôùm. X 14. Möùc nôï giôùi haïn coù ñöôïc thay ñoåi vaø xem xeùt laïi thöôøng xuyeân. X Moãi naêm moät laàn 15. Giaù baùn taïi caùc ñaïi lyù coù ñöôïc coâng ty quy ñònh. X Ñoái vôùi kinh doanh maët haøng xaêng daàu. 16. Caùc ñaïi lyù coù ñöôïc höôûng chieát khaáu gia taêg töông öùng vôùi phaàn doanh thu thöïc hieän ñöôïc. X Chæ ñöôïc höôûng % treân doanh thu baùn ñöôïc 17. Coâng ty coù thöôøng toå chöùc chaøo haøng X Chaøo haøng theo ñôït 18. Chaøo haøng chuû yeáu döôùi hình thöùc chaøo haøng töï do. X 19. Coâng ty coù thöôøng xuyeân ñaùnh giaù hieäu quaû cuûa caùc chi phí cho chính saùch tín duïng. X 20. Coâng ty coù chính saùch cuï theå roõ raøng ñeå kieåm soaùt chi phí baùn haøng. X 21. Coâng ty coù thöôøng xuyeân gôûi xaùc nhaän cho khaùch haøng (xaùc nhaän veà haøng baùn vaø nôï) X Phaàn lôùn chæ coù ôû maët haøng xaêng daàu 22. Coâng ty coù chính saùch marketing cuï theå, roõ raøng vaø hieäu quaû. X Chæ döøng laïi ôû vieäc quaõng caùo treân moät baùo. 23. Coâng ty coù chính saùch chieát khaáu ñeå khuyeán khích caùc ñaïi lyù traû tieàn sôùm. X 24. Giaù thaønh ñöôïc tính theo caùch tính ñaûm phí X Theo caùch tính toaøn boä. Qua baûng caâu hoûi heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñoái vôùi hoaït ñoäng tieâu thuï taïi coâng ty, ta chæ coù theå bieát ñöôïc khaùi quaùt chung tình hình kieåm soaùt noäi boä taïi coâng ty, ta chöa theå ñaùnh giaù ñöôïc nhöõng yeáu keùm ñi ñoâi vôùi nhöõng ruõi ro coù theå xaûy ra taïi coâng ty. Do ñoù, tieáp theo em xin trình baøy baûng sau:  Baûng11: Baûng ñaùnh giaù veà kieåm soaùt noäi boä ñoái vôùi hoaït ñoäng tieâu thuï taïi coâng ty. Thuû tuïc kieåm soaùt Keát quaû khaûo saùt xem xeùt kieåm soaùt noäi boä. Moät soá ruõi ro coù theå xaûy ra. Ñaùnh giaù 1. Baûng caâu hoûi 1. Khi coù ñôn ñaët haøng cuûa khacùh haøng, boä phaän baùn haøng khoâng coù ngay ñöôïc thoâng tin veà haøng döï tröõ, gía caû, nôï phaûi thu ngay laäp töùc. Ñoái vôùi nhöõng tröôøng hôïp khaùch haøng muoán tìm hieåu veà saûn phaåm thoâng qua ñieän thoaïi vaø khaùch haøng naøy laø khaùch haøng khoù tính thì vieäc cung caáp chaäm thoâng tin seõ ñaùnh maát thieän chí cuûa khaùh haøng, coù khaû naêng maát cô hoäi baùn haøng. Vieäc tieáp caän thoâng tin cuûa boä phaän baùn haøng coøn chaäm. 2. Keá hoaïch tieâu thuï ñöôïc laäp chuû yeáu döïa treân keát quaû kinh doanh kyø tröôùc vaø khaû naêng thu mua nguyeân lieäu ñaàu vaøo. Keá hoaïch coù theå khoâng saùt vôùi thöïc teá. Caàn xem xeùt laïi vieäc laäp keá hoaïch 3. Phaàn lôùn caùc ñôn ñaët haøng laø do khaùch haøng chuû ñoäng tìm ñeán. Coâng ty coù theå rôi vaøo tình theá bò ñoäng trong khaâu thu mua nguyeân lieäu ñaàu vaøo. Coâng taùc tìm kieám khaùch haøng chöa phaùt huy hieäu quaû. 4. Möùc nôï giôùi haïn raát ít thay ñoåi vaø xem xeùt laïi thöôõng xuyeân Coù theå xaûy ra tình traïng nôï khoù ñoøi hoaëc cuõng coù theå haïn cheá löôïng haøng hoaù tieâu thuï. Caàn xem xeùt chính saùch naøy ñeå ñöa ra möùc giôùi haïn nôï linh ñoäng ñoái vôùi töøng khaùch haøng vaøo töøng thôøi kyø. 5. Caùc ñaïi lyù khoâng ñöôïc höôûng chieát khaáu gia taêng töông öùng vôùi phaàn doanh thu thöïc hieân ñöôïc. Chính saùch chieát khaáu chöa khuyeán khích caùc ñaïi lyù gia taêng doanh thu. Chính saùch cho caùc ñaïi lyù chöa phaùt huy hieäu quaû 6. Coâng ty raát ít toå chöùc chaøo haøng, maø neáu coù thöôøng chaøo haøng döôùi hình thöùc coá ñònh. Maát cô hoäi baùn giaù cao neáu chaøo haøng töï do Caàn keát hôïp caû hai hình thöùc chaøo haøng. 7. Coâng ty khoâng thöôøng xuyeân gôûi xaùc nhaän cho khaùch haøng veà (haøng baùn vaø nôï) ñoáivôùùi maët haøng thuyû saûn Coù theå so lieäu do keá toaùn cung caáp khoâng chính xaùc. Coâng ty chöa coù bieän phaùp ñeå xaùc ñònh tính chính xaùc cuûa soá lieäu keá toaùn 8. Coâng ty chöa coù chính saùch cuï theå roõ raøng ñeå kieåm soaùt chi phí baùn haøng. Coù khaû naêng chi phí baùn haøng khoâng phaùt huy hieäu quaû Caàn xem xeùt laïi chính saùch naøy. 9. Chính saùch marketing ôû coâng ty coøn raát haïn cheá Coù theå saûn phaåm cuûa coâng ty ít ñöôïc ngöôøi tieâu duøng bieát ñeán vaø trong töông lai coâng ty seõ maát vò theá treân thò tröôøng. Chính saùch naøy phaûi ñöôïc coâng ty quan taâm ñeán. 10. Tính giaù theo caùch tính toaøn boä. Coù theå coâng ty boû qua nhöõng ñôn ñaët haøng ñaët bieät mang laïi lôïi nhuaän cho coâng ty. Caàn xem laïi caùch tính naøy. 2. Chæ tieâu 11. Tyû suaát lôïi nhuaän/doanh thu coøn raát thaáp. Hieäu quaû cuûa quaù trình saûn xuaát kinh doanh coøn thaáp. Qua baûng 11 ta ñaõ thaáy ñöôïc moät soá yeáu keùm cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñoái vôùi hoaït ñoäng tieâu thuï vaø moät soá ruõi ro töông öùng coù theå xaûy ra taïi coâng ty, töø ñoù coù theå laäp nhöõng thöû nghieäm môû roäng thích hôïp. 3.3. Thöïc hieän caùc thöû nghieäm môû roäng. Böôùc tieáp theo cuûa quaù trình thöïc hieän kieåm toaùn hoaït ñoäng tieâu thuï laø thöïc hieän caùc thöû nghieäm môû roäng ñeå thu thaäp theâm thoâng tin giuùp cho vieäc ñöa ra keát luaän ñöôïc ñuùng ñaén. 3.3.1. Ñoái vôùi chính saùch giaù baùn. Ñoái vôùi maët haøng thuyû saûn. Taïi coâng ty giaù baùn thoâng thöôøng ñöôïc xaùc ñònh döïa treân chi phí vaø lôïi nhuaän mong muoán theo coâng thöùc sau: Giaù baùn = Giaù voán + Cp baùn haøng + Cp quaûn lyù + Lôïi nhuaän muoán Qua phoûng vaán nhaân vieân phuï traùch vaán ñeà ñònh giaù ñöôïc bieát raèng lôïi nhuaän mong muoán raát khoù xaùc ñònh vì coøn phuï thuoäc vaøo nhieàu yeáu toá: Giaù baùn cuûa caùc ñoái thuû caïnh tranh, giaù nguyeân lieäu ñaàu vaøo… Nhö vaäy, chính saùch giaù baùn maët haøng thuyû saûn taïi coâng ty vaãn coøn nhieàu ñieåm chöa phuø hôïp neân caàn phaûi ñi saâu phaân tích ñeå coù theå coù ñöôïc nhöõng keát luaän chính xaùc hôn Sau ñaây ta xem caùch taäp hôïp chi phí ñeå tính giaù thaønh cuûa caù chuoàn taåm gia vò taïi coâng ty: Stt Khoaûn muïc chi phí Chi phí ñôn vò(1kg) 1 CPNVLTT 5500 2 CPNCTT 800 3 CPSXC 3000 4 Gía thaønh saûn xuaát 9300 5 CPBH 4000 6 CPQL 5000 7 Giaù thaønh toaøn boä 18300 Döïa vaøo taøi lieäu phieáu tính giaù thaønh vaø moät soá taøi lieäu khaùc ta bieát ñöôïc coâng ty chöa aùp duïng keá toaùn quaûn trò vaøo coâng taùc keá toaùn. Qua phoûng vaán nhaân vieân baùn haøng cuûa coâng ty ñöôïc bieát coù nhieàu khaùch haøng ñaët haøng qua ñieän thoaïi vôùi giaù caû ñeà nghò thaáp hôn giaù maø coâng ty ñöa ra neân coâng ty ñaõ töø choái. Ta xem xeùt moät tröôøng hôïp ñaêc bieät nhö sau: Coâng ty nhaän ñöôïc moät cuoäc ñieän thoaïi cuûa moät khaùch haøng lôùn nhöng khoù tính ñaët haøng vôùi giaù thaáp hôn giaù thaønh toaøn boä maø keá toaùn giaù thaønh cung caápø, luùc naøy taïi coâng ty ñang coù naêng löïc saûn xuaát nhaøn roãi. Vì giaù mua thaáp hôn giaù baùn maø coâng ty ñöa ra neân nhaân vieân baùn haøng moät laø töø choái ngay, hai laø heïn khaùch haøng vaøi ngaøy môùi traû lôøi vì theo soá lieäu giaù thaønh maø keá toaùn cung caáp thì nhaân vieân baùn haøng khoâng theå traû lôøi ngay ñöôïc maø phaûi keát hôïp vôùi nhieàu soá lieäu chi phí khaùc. Nhö vaäy caû hai tröôøng hôïp treân ñeàu khoâng hieäu quaû vì töø choái ngay ñôn ñaët haøng naøy thì bieát ñaâu hoï ñaõ laøm maát ñi cô hoäi thu theâm ñöôïc lôïi nhuaän thay vì ñeå naêng löïc saûn xuaát nhaøn roãi phaûi khaáu hao nhaø xöôûng maùy moùc, traû löông cho nhaân vieân quaûn lyù. Thöù hai, sau khi phaân tích tính toaùn bieát ñöôïc ñôn ñaët haøng naøy mang laïi lôïi nhuaän thì khaùch haøng ñaõ ñi ñaët haøng oå nôi khaùc . Theo tìm hieåu cuûa baûn thaân, coâng ty môùi ñi vaøo hoaït ñoäng hieäu quaû khoaûng hai naêm gaàn ñaây, cho neân vieäc tìm kieám ñöôïc ñôn ñaët haøng laø raát khoù khaên. Vì theá maø chính saùch giaù baùn ñöa ra khoâng linh hoaït seõ gaây nhieàu baát lôïi cho coâng ty laøm maát ñi nhieàu cô hoäi baùn haøng. Nhö vaäy coâng taùc ñònh giaù cuûa coâng ty chöa thöïc söï hieäu quaû. Tieáp theo ta tieán haønh so saùnh giaù baùn cuûa coâng ty vôùi moät soá ñoái thuû caïnh tranh ñeå ñaùnh giaù xem giaù baùn ñöa ra ñaõ hôïp lyù chöa Baûng 13: Baûng so saùnh giaù baùn cuûa coâng ty vôùi caùc ñoái thuû caïnh tranh chuû yeáu veà caùc maët haøng xuaát khaåu. Teân saûn phaåm Coâng ty cp thuyû saûn Nha Trang Coâng ty thuyû saûn Bình Ñònh Baseafood Vuõng Taøu Coâng ty cp thuyù saûn Hoaøi Nhôn Caù ngöø ñd fillet 3,6 usd 3,6 usd 3,7 usd 3,6 usd Toâm saét 5,4 usd 5,3 usd 5,5 usd 5,3 usd Toâm suù 6,7 usd 6.8 usd 6,9 usd 6,8 usd Nhìn vaøo baûng giaù cuûa caùc coâng ty coù cuøng quy moâ vôùi coâng ty cp thuyû saûn Hoaøi Nhôn, ta thaáy nhìn chung giaù baùn coâng ty ñöa ra laø hôïp lyù. Ñoái vôùi lónh vöïc kinh doanh xaêng daàu thì giaù baùn theo khung giaù toång coâng ty xaêng daàu Vieät Nam qui ñònh. Treân cô sôû khung giaù naøy coâng ty qui ñònh giaù baùn taïi caùc quaày baùn cuûa caùc nhaân vieân kyù hôïp ñoàng baùn haøng cho coâng ty. Ñeå kieåm tra xem taïi caùc quaày haøng coù tuaân thuû chính saùch giaù baùn maø coâng ty ñöa ra hay khoâng ta tieán haønh phoûng vaán moät soá khaùch haøng mua xaêng daàu, keát hôïp vôùi quaù trình quan saùt tìm hieåu cuûa baûn thaân ta coù baùng soá lieäu sau: Baûng 14: so saùnh giaù baùn xaêng taïi caùc quaày so vôùi giaù coâng ty qui ñònh Teân nhaân vieân Giaù baùn Giaù coâng ty qui ñònh Bình 5430 5400 Xuyeân 5420 5400 Ñaït 5415 5400 Ñaây laø nhöõng quaày haøng ôû xa coâng ty neân coâng ty khoù kieåm soaùt, maëc duø söï cheânh leäch khoâng ñaùng keå vaø maët haøng xaêng chuû yeáu baùn cho khaùch ñi ñöôøng taïi caùc quaày khoâng nhieàu. Nhöng ñieàu naøy cho ta thaáy vaán ñeà tuaân thuû giaù baùn taïi caùc quaày chöa thöïc söï nghieâm tuùc. 3.3.2. Ñoái vôùi coâng taùc laäp keá hoaïch tieâu thuï. Keá hoaïch tieâu thuï saûn phaåm cuûa coâng ty ñöôïc laäp döïa treân keát quaû kinh doanh kyø tröôùc vaø khaû naêng thu mua nguyeân lieäu ñaàu vaøo. Ñeå xem xeùt keá hoaïch coù saùt vôùi thöïc teá hay khoâng, ta so saùnh qua baûng 15 nhö sau: Baûng 15: Tình hình thöïc hieän keá hoaïch tieâu thuï haøng hoaù qua 2 naêm ÑVT:tr. ñoàng Chæ tieâu Naêm 2001 Naêm 2002 Keá hoaïch Thöïc hieän Cheânh leäch % so vôùi keá hoaïch Keá hoaïch Thöïc hieän Cheânh leäch % so vôùi keá hoaïch I. SAÛN XUAÁT 1. Caù boø da taåm gia vò 643 1.402 759 218% 2.383 2216 -167 93% 2. Caù baùnh ñöôøng taåm gia vò 200 334 114 167% 760 500 -260 65,7% 3. Caù chuoàn taåm gia vò 100 9000 732 -1679 81,3% 4. Haûi saûn ñoâng laïnh xuaát khaåu. 550 100 37 -63 37% II. KINH DOANH. 1. Daàu diezel 68.139 61.325 -6814 90% 65.500 84.584 19.084 129% 2. Daàu mazut. 3.330 2.164 -1166 65% 2.552 2.75 206 108% 3. Daàu löûa. 2.056 4.811 2755 234% 3.364 3.164 -200 94% 4. Xaêng caùc loaïi. 8.444 15.790 7346 187% 17.330 29.617 12.287 170% 5. Caù ngöø ñaïi döông 25.995 27.814 1819 107% 22.000 25.806 1.806 108% 6. Haûi saûn khaùc. 1.500 854 -646 56% Nhaän xeùt: Qua baûng phaân tích tình hình thöïc hieän keá hoaïch tieâu thuï haøng hoaù taïi coâng ty qua hai naêm 2001-2002, ta thaáy giöõa keá hoaïch vaø thöïc hieän coù söï cheânh leäch töông ñoái lôùn. Cuï theå, naêm 2001: caù boø da taåm gia vò doanh thu thöïc teá ñaït 218% so vôùi keá hoaïch, ngöôïc laïi haûi saûn ñoâng laïnh keá hoaïch khoâng ñaët ra nhöng thöïc teá thì laïi coù; Naêm 2002 ôû lónh vöïc saûn xuaát maët haøng thuyû saûn phaàn lôùn laø keá hoaïch ñaët ra nhöng thöïc teá ñeàu khoâng hoaøn thaønh, coøn ôû lónh vöïc kinh doanh xaêng daàu thì haàu heát ñeàu hoaøn thaønh vaø vöôït keá hoaïch. Qua söï phaân tích naøy cho ta thaáy trong kinh doanh xaêng daàu coù söï cheânh leäch giöõa keá hoaïch vaø thöïc hieän, tuy nhieân söï cheânh leäch naøy la ødo yeáu toá khaùch quan( löôïng xaêng daàu toång coâng ty xaêng daàu cung caáp khoâng oån ñònh), ôû lónh vöïc naøy coâng ty laø moät ñôn vò thöông maïi mua ñi baùn laïi neân aûnh höôûng khoâng ñaùng keå. Coøn ñoái vôùi lónh vöïc thuyû saûn söï cheânh leäch giöõa keá hoaïch vaø thöïc hieän coù aûnh höôûng ñaùng keå ñeán hoaït ñoäng tieâu thuï cuûa coâng ty. Ñeå thaáy ñöôïc söï aûnh höôûng naøy nhö theá naøo ta tieán haønh choïn ngaãu nhieân moät soá ñôn ñaët haøng bò coâng ty töø choái sau naêm 2001: Baûng 15: Moät soá ñôn ñaët haøng bò töø choái naêm 2001. Soá Teân maët haøng Giaù trò ñôn ñaët haøng 201 Caù chuoàn taåm gia vò 70 trieäu 300 Toâm suù ñoâng laïnh 100 trieäu 550 Caù thu fillet 90 trieäu 700 Caù côø caáp ñoâng 30 trieäu Nhìn vaøo baûng soá lieäu 15 ta thaáy caùc ñôn ñaët haøng bò töø choái ñeàu naèm trong soá nhöõng maët haøng maø naêm 2001 coâng ty khoâng ñaët ra keá hoaïch nhöng thöïc teá thì coù tieâu thuï. Qua phoûng vaán nhaân vieân baùn haøng cuûa coâng ty ñöôïc bieát nhöõng ñôn ñaët haøng naøy bò töø choái laø do coâng ty khoâng coù ñuû ñeå ñaùp öùng vaø khoâng kòp mua cuûa caùc ñôn vò khaùc kòp thôøi ñeå baùn laïi. Ñieàu naøy cho thaáy coâng ty bò rôi vaøo tình theá bò ñoäng do coâng taùc laäp keá hoaïch khoâng hieäu quaû cho neân khoâng chuû ñoäng trong vieäc thu mua cheá bieán kòp thôøi ñeå ñaùp öùng nhu caàu cuûa khaùch haøng vaø do ñoù coâng ty ñaõ boû lôõ nhöõng dôn ñaët haøng mang laïi lôïi nhuaän cho coâng ty. Ñoái vôùi nhöõng maët haøng maø doanh thu thöïc teá thaáp hôn nhieàu so vôùi keá hoaïch ñaët ra thì seõ daãn ñeán tình traïng toàn kho öù ñoïng haøng hoaù nhieàu laøm toán chi phí baûo quaûn vaø gaây toån thaát hö hoûng. Theo soá lieäu kieåm keâ cuûa thuû kho ngaøy 31/12/2002 coù moät soá maët haøng thuyû saûn coù soá löôïng toàn kho nhieàu: Baûng 16: Moät soá maët haøng toàn kho: Teân haøng Ñvt Soá löôïng Toâm saét ñoâng laïnh Kg 1000 Toâm suù ñoâng laïnh Kg 2000 Caù baùnh ñöôøng taåm gia vò Kg 1500 Nhaän xeùt: Qua phaân tích ta coù theå ruùt ra keát luaän vieäc laäp keá hoaïch tieâu thuï maët haøng thuyû saûn cuûa coâng ty coøn cöùng nhaéc chöa mang laïi hieäu quaû thieát thöïc phuïc vuï cho hoaït ñoäng tieâu thuï haøng hoaù. 3.3.3. Ñoái vôùi hieäu quaû cuûa hoaït ñoäng tieâu thuï . Ñeå ñaùnh giaù xem hoaït ñoäng tieâu thuï taïi coâng ty coù hieäu quaû hay khoâng ta xem qua baûng sau: Baûng 17: Baûng phaân tích hieäu quaû cuûa hoat ñoäng tieâu thuï taïi coâng ty qua ba naêm: Ñvt: tr.ñoàng. Chæ tieâu Naêm 2000 Naêm 2001 Naêm 2002 Cheânh leäch 2001-2000 Cheânh leäch 2002-2001 Tyeät ñoái Töông ñoái Tyeät ñoái Töông ñoái 1. Doanh thu 100.224 117.602 146.246 17.374 117,4% 28.644 124% 2.Doanh thu haøng xuaát khaåu 176 6900 6724 3920% 3. Giaù voán 97.813 113.454 139.472 15.641 116% 26.018 123% 4. Ln goäp 2.411 4.148 6.774 1.737 172% 2.626 163% 5. Tyû leä laõi goäp 2,4% 3,5% 4,6% 6. Cp