Đề tài Khảo sát hệ thống thư viện trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Khảo sát hệ thống thư việN trường ĐHBK Hà Nội A. Khảo sát và nhận dạng hệ thống I. Mô tả hệ thống Hệ thống thư viện trường đại học Bách Khoa Hà Nội hoạt động như sau, các quá trình này là lần lượt và sau đó quay vòng lại. 1. Quá trình dự trù mua sách Thường thì 5 tháng một lần giám đốc thư viện tập hợp các báo cáo của các phòng ban lại và lập ra một ban dự trù và thanh lí sách . Các báo cáo hàng tháng định kì của các phòng ban gồm: -Các loại sách có tỉ lệ mượn cao nhất, ít nhất. -Các loại sách đã cũ cần thanh lí. -Các ý kiến đề xuất khác về việc quản lí, về cơ sở vật chất. . . Sau đó ban này đề ra các kế hoạch dự trù và thanh lí sách. -Bản dự trù mua sách được gửi tới các khoa để “tham khảo ý kiến”. Sau đó ban này gửi bản dự trù mua (trong các sơ đồ gọi chung là báo cáo) lên hiệu trưởng để “xem xét”. Cuối cùng là gửi đi đến nhà cung cấp sách. -Bản quyết định thanh lí sách (gọi chung là quyết định) được gửi xuống các phòng ban có sách cũ, phòng ban đó sẽ thực hiện việc thanh lí. 2. Quá trình nhận sách và xử lí tài liệu Các tài liệu như sách tham khảo, báo chí, giáo trình từ các nguồn cung cấp sau : Phòng đào tạo giao. Mua ở trung tâm cung ứng sách quốc gia Sunhasaba phố Bà Triệu). Các trường đại học khác kính tặng. Các cơ quan tổ chức khác kính biếu. Sau khi nhận về, tài liệu được phân loại và đăng kí vào sổ lưu trữ, sổ lưu trữ này mỗi phòng có một sổ. Quá trình đăng kí gồm 2 con số cho 1 quyển. - Số đăng kí cá biệt : N 1310/A. - Số đăng kí xếp kho : NV 115/A. Dạng sổ lưu trữ sách: Tiếp đó tài liệu được làm phiếu nhập tin (phiếu này không cần lưu trữ, nó chỉ có tác dụng dùng để nhập vào máy tính) rồi dùng phiếu này để nhập vào máy tính để lưu trữ vào cơ sở dữ liệu thư viện trong máy tính. Sau đó bộ phận xử lí tài liệu in phích tra cứu và phân tài liệu về các phòng ban. Phích tra cứu cho biết tên sách, tên tác giả, số hiệu sách. Ví dụ: GL 1069, Tập mấy. . . Dạng phích tra cứu: 3. Quá trình mượn trả sách, phục vụ độc giả: Thư viện có 4 phòng phục vụ mượn trả đó là . Phòng thư viện giáo trình (ở nhà C9, cho mượn về nhà). . Phòng đọc sách tiếng việt: (tại chỗ và về nhà ). . Phòng đọc sách tra cứu (tại chỗ). . Phòng đọc sau đại học (tại chỗ). a. Qúa trình mượn tại chỗ Bạn đọc xếp phiếu yêu cầu và thẻ sinh viên (hoặc thẻ thư viện) vào hộp yêu cầu chờ đến lượt mình. Thủ thư kiểm tra phiếu yêu cầu để lấy tài liệu. Nếu phiếu yêu cầu không thoả mãn thì thông báo cho bạn đọc sửa. Nếu sách đó sai hoặc hết thì thủ thư sẽ xếp phiếu yêu cầu vào hộp từ chối. ở phòng đọc tra cứu thì cần 2 phiếu yêu cầu còn các phòng khác thì chỉ cần một phiếu yêu cầu cho một quyển. Thủ thư tiếp tục kiểm tra thẻ bạn đọc để giao tài liệu. Khi giao tài liệu thủ thư đưa cho bạn đọc 1 con số và xếp con số này vào bên các con số cho mượn (có nghĩa là thư viện có 2 con số trùng nhau,một số đưa cho bạn dọc giữ khi giao sách,một số thư viện giữ để xếp vào cột những số đã mượn), viết phiếu theo dõi mượn trả, đồng thời giữ thẻ sinh viên (thư viện) của bạn đọc . b. Quá trình trả sách tại chỗ Bạn đọc mang sách và số giao lại cho hệ thống. Thủ thư kiểm tra sách, số. Nếu sách, số khớp với các thông tin trong phiếu theo dõi mượn trả thì hệ thống sẽ nhận lại sách, số, trả lại bạn đọc thẻ sinh viên (thư viện). Sắp xếp số, phiếu theo dõi mượn trả vào bên chưa cho mượn. Sách được xếp lên giá hoặc cho xuống kho. Dạng phiếu theo dõi mượn trả: Dạng phiếu yêu cầu: c. Quá trình mượn về nhà Mỗi sinh viên hay bạn đọc đều có một phiếu lưu trữ công việc mượn trả trong thư viện gọi là Phiếu thư viện. Quá trình xếp phiếu yêu cầu và hồi đáp tương tự mượn tại chỗ. Sau khi phiếu yêu cầu được chấp nhận, thủ thư lấy phiếu thư viện của bạn đọc kiểm tra đối chiếu với phiếu yêu cầu xem số sách đã mượn trả hết chưa,hoặc đối tượng này có được mượn các loại sách ghi trong phiếu yêu cầu không. . . để gạch đi những tài liệu nào không đáp ứng được. Sau khi lấy tài liệu, thủ thư viết hoá đơn cược sách, điền thông tin vào phiếu thư viện, đưa bạn đọc kí, bạn đọc nộp tiền cược, kí phiếu thư viện, nhận giấy biên nhận tiền cược, nhận tài liệu. Phiếu thư viện lưu trữ thông tin của đọc giả đó về: Tên sách, ngày mượn, danh sách các loại sách, tổng số tiền cược sách, chữ kí thủ thư, bạn đọc. Ngoài ra người thu tiền có một sổ ghi nhận lại ngày tháng nộp và số tiền của độc giả để khi trả sách còn thanh toán với bạn đọc. d. Quá trình trả tài liệu về nhà . Bạn đọc xếp thẻ sinh viên vào hộp và chờ. . Thủ thư kiểm tra thẻ lấy phiếu thư viện tương ứng của bạn đọc đó. . Nhận tài liệu, kiểm tra tài liệu (xem bạn đọc đó đã trả hết sách chưa, còn những quyển nào, kí hiệu có khớp không). . Ghi xác nhận trả sách sửa thông tin phiếu thư viện (điền vào cột ngày trả). . Bạn đọc kí tên. Bạn đọc sang nhân viên thu chi xuất trình giấy biên nhận tiền, nhận lại tiền cược. . Nếu chưa muốn nhận tiền thì số tiền đó vẫn còn được ghi ở trong phiếu thư viện của bạn đọc và bạn đọc có thể nhận lại khi thanh toán ra trường hoặc dùng nó để mượn sách tiếp. . Nếu sách đó bị rách hoặc không đúng sách của thư viện, thủ thư bắt đền hoặc bắt bọc, dán lại (qui trình đền không rõ ràng). Dạng phiếu thư viện: Dạng giấy biên nhận: Dạng sổ chi thu tiền: e. Các vấn đề khác 1. Việc dự trù và thanh lí sách Thường thì 5 tháng 1 lần thư viện tổ chức thanh lí và dự trù mua sách. Giám đốc thư viện thành lập một ban chịu trách nhiệm về việc này. Ban này họp và đưa ra các dự trù mua sách và thanh lí sách. Nhưng gần thì thư viện không nhất thiết phải 5 tháng một lần mà lúc nào sách quá đầy thì tổ chức thanh lí. 2. Việc xử phạt độc giả khi vi phạm chưa có một quy chế nào chung, thường thì chủ yếu là đưa lên hiệu trưởng giải quyết, hoặc là thủ thư tự giải quyết. 3. Các đối tượng mượn sách Các năm trước thì các loại độc giả khác nhau được mượn các loại sách khác nhau. Những năm nay tất cả các loại độc giả đều được mượn tất cả các loại sách chỉ có điều là: một số loại độc giả phải đặt tiền cược sách tương ứng mỗi cuốn, một số loại thì không. Cụ thể như sau: ở thư viện giáo trình: Quầy cho mượn về nhà: . Đối tượng chính quy, cán bộ (cán bộ giảng dạy + cán bộ công chức ), cao đẳng trường được mượn không trừ lệ phí. . Đối tượng ngoài: CĐ khoa, tại chức, kỹ sư 2, nghiên cứu sinh, các cơ quan ngoài mượn có trừ lệ phí. ở phòng đọc tại chỗ, phòng đọc sách tiếng việt: . Các đối tượng: chính quy, cán bộ trường, cao đẳng trường nghiên cứu sinh, cao học mượn không phải kí cược. . Các đối tượng: CĐ khoa, tại chức, kỹ sư 2, cơ quan ngoài mượn phải kí cược không trừ lệ phí. 4.Các kho sách Mỗi phòng đọc hay cho mượn về nhà có một kho sách riêng ở ngay tại phòng đó. Riêng phòng đọc và tra cứu ngoài kho tại phòng còn có kho hầm C2 phục vụ riêng. Chú ý:Trong các sơ đồ dưới đây tất cả các kho sách đều được biểu diễn chung một kho sách duy nhất gọi là các kho sách. 5.Quy định mượn sách Thư viện cho mượn đến quyển sách cuối cùng, không giữ lại một quyển nào. 6.Về các báo cáo của thư viện Một năm một lần giám đốc thư viện báo cáo lên trường về các hoạt động của thư viện. Một tháng một lần các trưởng phòng báo cáo lên giám đốc thư viện về tình hình hoạt động của thư viện trong tháng, tỉ lệ các loại sách mượn, các giả pháp đề xuất mới. . . 7.Quy trình làm thẻ thư viện của bạn đọc: Đối với sinh viên trong trường thì thẻ sinh viên đồng thời là thẻ thư viện. Các đối tượng khác muốn làm thẻ thư viện phải có xác nhận của cơ quan đơn vị mình, sau đó đăng kí làm thẻ với giám đốc thư viện,giám đốc thư viện có nhiệm vụ kí xác nhận vào thẻ thư viện của bạn đọc và hẹn bạn đọc ngày lấy. Trong quá trình làm thẻ giám đốc thư viện phải tra trong sổ lưu trữ thông tin về bạn đọc để xác nhận xem bạn đọc này đã làm thẻ lần nào chưa. II. Nhận xét và đánh giá hệ thống : Nhận xét chung: Hệ thống hầu hết là làm thủ công ở tất cả các khâu. Máy móc ở đây chỉ có ý nghĩa lưu trữ dữ liệu. Tuy nhiên 2 năm gần đây đã có phần tra cứu tài liệu bằng máy vi tính nhưng phần tra cứu sách này vãn chưa tiện dụng cho độc giả, giao diện trên DOS không mấy tiện lợi với cơ sở dữ liệu Foxpro. 1. Việc lưu trữ sách trong kho còn có nhiều rắc rối dẫn đến việc tìm ra sách khó khăn. Ví dụ ở phòng đọc và tra cứu, mỗi khi bạn đọc mượn sách nếu quyển sách đó ở kho hầm C2 thì phải đợi rất lâu. Có một số sách thì rất ít người mượn thì vẫn cứ để tại phòng chỉ thêm chật chỗ (ví dụ sách của các trường đại học khác như hàng hải, y dược, . . .). 2. Việc xử phạt độc giả chưa rõ ràng nghiêm túc có độc giả không chịu trả sách hoặc trả sách quá hạn, thư viện không làm cách nào đòi được, hầu hết là dồn vào thanh toán khi ra trường hoặc là viết bản kiểm điểm là xong. Hầu như chưa có trường hợp nào bị cấm mượn sách như ở nội quy thư viện ghi. 3. Các số liệu độc giả được lưu trữ hầu hết bằng sổ sách, phiếu dẫn đến việc khó đảm bảo an toàn và tra cứu không thuận tiện. 4. Bộ phận dự trù thanh lí hoạt động không mấy hiệu quả và không thường xuyên cố định. 5. Khi thủ thư muốn xác định xem sách mà bạn đọc yêu cầu có còn không là một việc rất khó khăn vì phải tra trong sổ lưu trữ sách và phiếu theo dõi mượn trả. 6. Có những quyển sách được bạn đọc rất hay mượn,thủ thư sẽ phải chạy đi chạy lại rất nhiều lần, nếu quyển sách đó được xếp ở xa. 7. Phích tra cứu sách xếp theo vần ABC cho tất cả mọi loại sách và chủ đề,làm bạn đọc rất khó khăn khi tìm sách mình cần (mà thường tìm ở đây là theo chủ đề chứ không phải là theo ABC). III. Giải pháp đề xuất Đề xuất chung: Nên phân cho mỗi phòng một máy tính để lưu trữ dữ liệu về độc giả và sách của phòng đó. Thay phần mềm tra cứu sách cho thân thiện hơn với giao diện Windows. 1.Đối với đánh giá 1 Các sách quá cũ của thư viện giáo trình nên thanh lí và bổ xung mới, đừng bắt sinh viên phải đọc những quyển xuất bản từ những năm trước năm 1985 (chữ đánh máy). Các tài liệu của các trường đại học khác ít mượn nên cho xuống phòng dưới C2. 2.Đối với đánh giá 2 Việc xử phạt độc giả nên rõ ràng hơn bằng cách đưa các qui định xử phạt vào trong nội qui mượn trả sách trong phòng mượn trả để bạn đọc và thủ thư chiếu vào đó mà thực hiện. 3. Đối với đánh giá 3 Việc lưu trữ thông tin độc giả nên cho vào máy tính đảm bảo tra thông tin nhanh gọn, chính xác. 4. Đối với đánh giá 4 Không đề xuất 5. Đối với đánh giá 5 Đưa máy tính vào lưu trữ thông tin về sách mượn và cập nhật ngay tại chỗ trong quá trình mượn trả (có vẽ sơ đồ của hệ thống mới). 6. Đối với đánh giá 6 Nên có một kho sách (giá sách) lưu động (có nghĩa là chỉ tồn tại khi mượn trả sách) dùng để chứa tạm thời các sách có xu hướng mượn nhiều để thủ thư chỉ việc lấy ở đó ra gần và tiện hơn (có vẽ sơ đồ hệ thống mới). 7. Đối với đánh giá 7 ở phích tra cứu sách bằng tay nên phân loại sách theo chủ đề (Hiện nay là chủ đề lẫn lộn chỉ phân theo ABC). B. Các sơ đồ của hệ thống Chú ý: ở mỗi phòng đều có một kho sách riêng của phòng đó, riêng phòng đọc tra cứu có ngoài kho sách của phòng mình còn có thêm kho hầm C2. Trong các sơ đồ thể hiện dưới đây chúng ta ngầm hiểu rằng tất cả các kho sách (kho hầm C2, kho đọc sách tiếng việt, kho phòng đọc tra cứu, kho thư viện giáo trình, kho phòng đọc sau đại học), tất cả đều vẽ thành kho chung là Các kho sách. I. Sơ đồ tổ chức II. Sơ đồ phân cấp chức năng III. Sơ đồ mức khung cảnh IV. Sơ đồ mức đỉnh hệ thống cũ V. Các sơ đồ phân rã chức năng (BLD) của hệ thống Hệ thống chia làm 3 chức năng chính : 1. Điều hành (1). 2. Xử lý tài liệu (2). 3. Mượn trả sách(3). Phân rã và mô tả chức năng (1)_điều hành Sơ đồ: 1.1 1.3 14 Số,Ptdmt (chưa mượn) Th lượng mua Tài liệu biếu NhàCung cấp sách Tài liệu mua Tài liệu Dự trù thanh lí sách Yêu cầu làm thẻ Danh sách bạn đọc mới Thẻ thư viện Dự trù mua sách Duyệt dự trù và báo cáo Mua nhận sách Thanh lí sách Bạn đọc Quyết định Báo cáo Hiệu trưởng Mượn trả sách Làm thẻ thư viện Xử lí tài Liệu Quyết định Báo cáo 1.1 1.2 1.4 1.3 Mô tả chức năng điều hành: Được chia làm 4 chức năng con như hình vẽ trên. Đầu vào: Báo cáo của bộ phận Mượn trả sách. Quyết định của hiệu trưởng. Yêu cầu làm thẻ của bạn đọc mới. Đầu ra: Báo cáo lên hiệu trưởng. Quyết định đến mượn trả sách. Thẻ thư viện mới cho bạn đọc mới. Tài liệu mới cho xử lí tài liệu. Danh sách tài liệu thanh lí về mượn trả sách. 2. Phân rã và mô tả chức năng (2)_xử lí tài liệu Sơ đồ: Danh sách tl phân loại Phiếu nhập sách Phích tra cứu Tài liệu Tài liệu Sổ lưu trữ sách Phân loại tài liệu Đăng kí vào sổ Làm phiếu nhập sách Điều hành Mượn trả sách Phân tài liệu về các phòng 2.1 2.2 Các kho sách 2.3 2.5 Nhập vào máy tính , in phích 2.4 Mượn trả sách Mô tả: Chức năng xử lí tài liệu thực hiện việc phân loại tài liệu, làm các thủ tục nhập tài liệu, in phích tra cứu và phân tài liệu về các phòng, nó được chia thành 5 chức năng con như hình vẽ trên. Đầu vào: Tài liệu mới từ điều hành. Đầu ra: Các sổ lưu trữ sách (mỗi phòng có một sổ riêng). Các loại tài liệu khác nhau đã được phân bố về các phòng khác nhau. Phích tra cứu sách về mượn trả sách. 3. Phân rã và mô tả chức năng (3)_Mượn trả sách Sơ đồ: Nhiệm vụ chủ yếu là tương tác với bạn đọc về mượn trả tài liệu, thanh lý sách. Đầu vào: Các quyết định từ điều hành. Các yêu cầu từ bạn đọc. Đầu ra: Báo cáo lên điều hành. Trả lời yêu cầu của bạn đọc. Phân rã nhỏ thêm chức năng mượn trả sách về nhà và mượn trả sách tại chỗ : Mượn sách tại chỗ : Sách thanh lý Điều hành Quuyết định Báo cáo Thẻ +phiếu yêu cầu Các kho sách Phích tra cứu Xử lí TL Nhận và xử lý yêu cầu 3.1.1.1 Bạn đọc Xác nhận Phiếu yêu cầu +thẻ Phiếu yêu cầu Lấy cất sách 3.1.1.3 Thẻ phiếu yêu cầu Xác nhận mượn trả 3.1.1.2 Số Số,Ptdmt (đã mượn) Số,Ptdmt (chưa mượn) Chú ý: kí hiệu “Ptdmt” là Phiếu theo dõi mượn trả. Trả sách tại chỗ: Phích tra cứu Tài liệu Xác nhận( Tài liệu+số) Số Số,Ptdmt (đã mượn) Thẻ Quuyết định Báo cáo Sách thanh lý Điều hành Nhận và xử lý yêu cầu 3.1.2.1 Lấy cất sách 3.1.2.2 Xác nhận mượn trả 3.1.3.3 Bạn đọc Số,tài liệu Xử lí TL Các kho sách Mượn sách về nhà: Giấy biên nhận Phích tra cứu Nộp tiền Tài liệu Tài liệu Phiếu TV Phiếu thu tiền Kí phiếu TV Chi thu tiền cược 3.2.1.4 Phiếu thư viện Thẻ +phiếu yêu cầu Thẻ +Tài liệu Xác nhận Phiếu yêu cầu Điều hành Nhận và xử lý yêu cầu 3.2.1.1 Lấy cất sách 3.2.1.2 Xác nhận mượn trả 3.2.1.3 Bạn đọc Các kho sách Quuyết định Báo cáo Xử lí TL Sách thanh lí Phân rã chức năng trả tài liệu về nhà: Giấy biên nhận Phích tra cứu Chi tiền Sách thanh lí Phiếu TV Phiếu thư viện Kí phiếu TV Chi thu tiền cược 3.2.2.4 Phiếu thư viện Thẻ +Tài liệu Xác nhận(Thẻ,TL) Thẻ Tài liệu Điều hành Nhận và xử lý yêu cầu 3.2.2.1 Lấy cất sách 3.2.2.2 Xác nhận mượn trả 3.2.2.3 Bạn đọc Quuyết định Báo cáo Xử lí TL Các kho sách Các kho sách VI. Sơ đồ mức khái niệm của hệ thống cũ Nhận xét những yếu điểm hệ thống cũ (Dự định sẽ thêm vào ở hệ thống mới): - Vấn đề thanh lí sách rất nhập nhằng, không theo định kì, khi các nhân viên lấy sách thấy cũ, rách thì báo cáo lên trưởng phòng, sau đó phải nhận quyết định thanh lí từ giám đốc. Chưa có bộ phận kiểm kê sách. - Nhân viên lấy cất sách làm bằng thủ công,phải chạy đi chạy lại rất vất vả và chậm nếu một quyển sách có tần số mượn cao do đó nên có thêm một kho sách tạm chỉ sử dụng trong ngày dùng để chứa những quyển sách đó. - Phiếu theo dõi mượn sách rất nhỏ và vụn vặt, dễ bị mất thông tin. Nên có máy tính để lưu trữ việc mựơn trả sách cho thuận tiện ở tại mỗi phòng. VI. Sơ đồ mức khái niệm của hệ thống mới: ở hệ thống mới này đề xuất thêm 1 bộ phận Kiểm kê và thanh lí, một kho sách phục vụ mượn trả trong ngày, Bỏ các phiếu lưu trữ sách. Mô tả hoạt động hệ thống mới: - Các quyết định từ hiệu trưởng đưa về bộ phận Duyệt dự trù báo cáo (giám đốc thư viện và ban điều hành nằm trong bộ phận này). - Bộ phận Duyệt dự trù báo cáo đưa ra những quyết định cho bộ phận xử lí yêu cầu để thực hiện việc phục vụ bạn đọc và đưa bản dự trù mua sách cho Mua nhận sách. - Mua nhận sách, sau khi mua thì chuyển tài liệu cho bộ phận Phân loại. - Phân loại thực hiện việc phân loại sách về các phòng, làm các thủ tục nhập sách vào máy tính (Máy tính ở phòng Máy tính và cả các máy tính riêng phục vụ cho theo dõi mượn trả ở các phòng). - Bộ phận vào máy tính thực hiện luôn việc phân phối tài liệu về các phòng. - Trong quá trình mượn trả sách, các thông tin mượn trả được lưu ngay vào trong máy tính tại chỗ, các máy tính này được cập nhật thường xuyên thông qua bộ phận cập nhật mượn trả vào máy tính. - Khi cần báo cáo lên giám đốc, bộ phận Kiểm kê thanh lí sẽ lấy thông tin trong máy tính để báo cáo. Định kì, bộ phận này sẽ thực hiện việc kiểm kê và thanh lí sách. VIII. Sơ đồ thực thể liên kết của hệ thống Mượn trả sách thư viện (Đối với sinh viên chính qui) Dưới đây là đề xuất cải tiến chức năng điều hành của hệ thống cũ: Sơ đồ chức năng của bộ phận điều hành. Điều hành Duyệt dự trù Mua,nhận sách Làm thẻ Giao tiếp Hành chính Thanh lí sách Nhập sách Làm thủ tục thanh lí Thanh lí sách Cất giữ thông tin bạn đọc Làm thủ tục cấp thẻ Sau đây là các biểu đồ luồng dữ liệu của các chức năng: (1)biểu đồ luồng dữ liệu của các chức năng “Mua,nhận sách”: Giao tiếp 1.2.1 Nhập sách 1.2.3 Hành chính 1.2.2 Nhà xuất bản Duyệt dự trù Kho sách Phiếu chi Thông tin sách Thông tin sách mua Dự trù mua sách Phiếu chi Thương lượng llượng TC MT Giải thích biểu đồ: Khi bộ phận ‘giao tiếp’ nhận được bản dự trù mua sách, bộ phận này sẽ tiến hành tiếp xúc với các nhà xuất bản để thương lượng mua sách.Sau khi thương lượng xong và nhận sách về bộ phận này chuyển cho bộ phận ‘hành chính’ các thông tin về sách vừa mua và chuyển các sách về cho bộ phận ‘nhập sách’, ở bộ phận hành chính sau khi nhận được các thông tin về sách vừa mua bộ phận này sẽ lập phiếu chi và thanh toán tiền cho nhà xuất bản, ở bộ phận nhập sách dựa vào số sách được đưa tới sẽ tiến hành nhập sách vào cơ sở dữ liệu. (2)biểu đồ luồng dữ liệu của các chức năng “Thanh lí sách”: Làm thủ tục thanh lí sách 1.3.1 Thanh lý sách 1.3.2 Duyệt dự trù Sách thanh lí Sách Mã sách thanh lí Dự trù thanh lí sách TC MT Giải thích: Khi bộ phận làm thủ tục thanh lí nhận được bản dự trù thanh lí, bộ phận này sẽ chuyển mã sách thanh lí cho bộ phận thanh lí sách, bộ phận thanh lí sách dựa vào mã sách thanh lí để xoá các sách tương ứng trong tệp sách và bổ xung các sách này vào tệp sách thanh lí. (3)biểu đồ luồng dữ liệu của các chức năng “Làm thẻ thư viện”: Làm thủ tục cấp thẻ sách 1.4.1 Cất giữ thông tin bạn đọc 1.4.2 Bạn đọc Bạn đọc Số thẻ,thông tin bạn đọc Phiếu yêu cầu cấp thẻ Duyệt dự trù Thông tin bạn đọc TC MT Giải thích:Bộ phận ‘làm thủ tục cấp thẻ’ sau khi nhận được thông tin của bạn đọc sẽ tiến hành làm thẻ cho bạn đọc,đồng thời gửi số thẻ cùng thông tin bạn đọc đến bộ phận ‘cất giữ thông tin bạn đọc’, bộ phận ‘cất giữ thông tin bạn đọc’ sẽ ghi dữ liệu vào tệp bạn đọc.Và khi nhận được phiếu yêu cầu cấp thẻ của bạn đọc bộ phận ‘làm thủ tục cấp thẻ’ sẽ trao trả thẻ cho bạn đọc nếu đúng hạn. Các tài liệu ra:Thẻ thư viện,báo cáo hàng tháng Thẻ thư viện: Trường ĐHBK HN Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Số thẻ: Họ tên: độc lập_tự do_hạnh phúc Ngày sinh: Địa chỉ: Khoá học: ảnh Thẻ thư viện Báo cáo hàng tháng: khổ A4 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Trường ĐHBK HN độc lập_tự do_hạnh phúc Tháng:………… Báo cáo định kì Các loại sách có tỉ lệ mượn cao nhất: Số lượng Chủ đề Các loại sách đã cũ cần thanh lí. Năm xuất bản Chủ đề Các tài liệu vào:Yêu cầu làm thẻ của bạn đọc, yêu cầu trả thẻ của bạn đọc. Yêu cầu làm thẻ của bạn đọc. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Trường ĐHBK HN độc lập_tự do_hạnh phúc Phiếu làm thẻ thư viện Họ tên: Ngày sinh: Lớp . . . Khoá . . . Năm học: Yêu cầu trả thẻ của bạn đọc. Trường ĐHBK HN Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Họ tên: Ngày sinh: độc lập_tự do_hạnh phúc Lớp . . . Khoá. . . Năm học: Ngày hẹn: Phiếu nhận thẻ thư viện Các giao diện: Giao diện làm thẻ: Giải thích: Ban đầu nút ‘In thẻ’ mờ. Người dùng gõ đầy đủ các thông tin về họ tên, ngày sinh, lớp, năm học. Người dùng nhấn nút ‘Cập nhật’ thì thông tin của bạn đọc được lưu vào cơ sở dữ liệu đồng thời số thẻ được tự động sinh ra và hiện nên màn hình và nút lệnh’In thẻ’ mới sáng. Nút ’In thẻ’ làm chức năng in thẻ. Nút ‘làm mới’ sẽ xoá tất cả các ô text để làm tiếp thẻ khác. Nút ‘Thoat’ thoát khỏi form này. Nếu người dùng gõ số thẻ vào thì các thông tin khác sẽ hiện nên nếu có số thẻ đó trong cơ sở dữ liệu,nếu không hiện thông báo. Giao diện nhập sách: Giải thích: Người dùng gõ vào tất cả các thông tin. Nhấn nút ‘Cập nhật’ để ghi sách vào cơ sở dữ liệu.Nếu có lỗi sẽ hiện thông báo lỗi sau Nút ‘Tiếp’ sẽ xóa màn hình để nhập tiếp. Nút ‘Huỷ’ xoá tất cả các thông tin vừa nhập. Giao diện thanh lí sách: Giải thích: Người dùng phải gõ vào mã sách cần thanh lí.Sau khi gõ xong mã sách các thông tin khác sẽ tự động hiện lên nếu mã sách có trong cơ sở dữ liệu,nếu không hiện thông báo lỗi: Nút ‘Đồng ý’ sẽ cập nhật lại cơ sở dữ liệu. Nút ‘Tiếp’ xoá tất cả các thông tin để thanh lí sách khác. Nút ‘Huỷ’ xoá tất cả các thông tin vừa nhập. Biểu đồ chức năng: Điều hành Mua,nhận sách Làm thẻ Nhập sách Lấy thông tin sách thanh lí Thanh lí sách Nhập sách Cất giữ thông tin bạn đọc Lấy thông tin bạn đọc Làm thẻ bạn đọc Lấy thông tin sách mua Thông tin sách Thông tin sách Mã sách thanh lí Mã sách thanh lí Số thẻ (1) Số thẻ Chú thích: (1): kích hoạt chức năng sau. Kết luận: Quá trình phân tích và nhận dạng được hệ thống thông tin là một quá trình khó, đòi hỏi phải khảo sát, nghiên cứu, thu thập thông tin . . . để nắm bắt được toàn bộ hệ thống vì đây là bước hết sức quan trọng và nó là tiền đề cho các bước sau. Vì thời gian và trình độ có hạn chúng em chỉ dừng lại ở mức khảo sát hệ thống cũ, trên cơ sở đó đưa ra những đề xuất, cải tiến cho hệ thống củ chứ chưa xây dựng một hệ thống mới hoàn chỉnh. Bài tập lớn này chắc chắn còn nhiều thiếu sót nhưng dẫu sao đây cũng là bước khởi đầu tốt giúp chúng em vỡ ra nhiều điều, và là cơ sở để sau này khi có điều kiện sẽ hoàn thành những bản thiết kế tốt. Cuối cùng chúng em xin chân thành cảm ơn cô Kiều Trinh Anh và thư viện Trường ĐHBK Hà Nội đã tận tình giúp đỡ chúng em hoàn thành bài tập này.