Đề tài Khảo sát công tác quản trị văn phòng của hội luật gia Việt Nam

LỜI CẢM ƠN Lời cảm ơn đầu tiên em xin gửi tới quý thầy cô trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho em trong thời gian qua để em có thể hoàn thành được quá trình thực tập này. Và hơn hết em xin chân thành cảm ơn cô giáo Đoàn Minh Ngọc người đã nhiệt tình hướng dẫn cho em trong quá trình thực tập. Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban lãnh đạo văn phòng Hội Luật gia Việt Nam, anh Trần Đức Long - Chánh văn phòng, anh Phạm Quang Hòa - Thư ký chủ tịch - Trưởng phòng Phòng Tổ chức Hành chính, chị Cao Thị Xuân - Cán bộ văn phòng cùng tập thể cán bộ nhân viên Hội Luật gia Việt Nam đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình tìm hiểu, thu thập thông tin về Hội và nghiệp vụ Quản trị Văn phòng áp dụng. Do điều kiện thời gian thực tập có hạn, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên bài báo cáo thực tập sẽ có nhiều thiếu sót. Báo cáo là sự tìm hiểu của em về nghiệp vụ Quản trị Văn phòng của Hội Luật gia Việt Nam đồng thời cũng là những suy nghĩ, ý kiến của em trong quá trình thực tập. Hy vọng bản báo cáo sẽ nhận được sự quan tâm chỉ bảo của các thầy cô hướng dẫn thực tập, các thầy cô trong khoa cùng toàn thể các bạn để em có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của mình phục vụ tốt hơn cho lần thực tập sau và công tác về sau. Em xin chân thành cảm ơn! LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay bất cứ một cơ quan tổ chức nào cũng phải có văn phòng để phục vụ cho hoạt động quản lý của mình.Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước là đơn vị có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo. Văn phòng chủ yếu tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo, nói cách khác, là tổ chức sự làm việc giúp lãnh đạo. Quản lí hành chính nhà nước là một hoạt động đặc biệt trong đời sống xã hội. Nó đặc trưng bởi hoạt động điều hành và chấp hành giữa cơ quan cấp trên với cơ quan cấp dưới, giữa cá nhân lãnh đạo với những nhân viên trong nội bộ cơ quan. Mỗi cơ quan quản lí hành chính nhà nước thực hiện chức năng trong khuôn khổ nhiệm vụ quyền hạn được quy định trong các quyết định của hệ thống hành chính và những mối quan hệ công tác bên ngoài. Do đó bộ máy trợ giúp của cơ quan quản lí hành chính Nhà nước là yếu tố được quan tâm như một điểm trọng tâm trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan. Ta thấy ở hầu hết các cơ quan, không chỉ các đơn vị hoạt động sự nghiệp mà gồm cả các đơn vị doanh nghiệp trong và ngoài quốc doanh, trong bộ máy hoạt động của mình đều thành lập văn phòng. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ và quy mô quản lý lớn nhỏ khác nhau, lãnh đạo sẽ quyết định chức năng quyền hạn, tổ chức hoạt động và định biên cán bộ văn phòng. Văn phòng làm nhiệm vụ trợ giúp cho bộ máy quản lý hoàn thành các mục tiêu kế hoạch đã đặt ra. Ở mỗi đơn vị công tác văn phòng cần phải có người nắm vững chuyên môn nghiệp vụ và có năng lực điều hành chung giữ vai trò như một nhạc trưởng trong dàn nhạc, đó chính là người quản trị. Trong xã hội ngày một phát triển, nhu cầu của công tác quản lý xã hội đòi hỏi càng cao. Do vậy, hoạt động quản trị văn phòng đòi hỏi cần thiết phải được đào tạo một cách chính quy và trở thành một ngành học quan trọng. Do thời gian thực tập có hạn ( 06 tuần), phạm vi tiếp cận công việc chỉ trong giới hạn nhất định và với khuôn khổ của một báo cáo thực tập, em xin trình bày kết quả những vấn đề thực tiễn đã tiếp thu được trong thời gian thực tập về công tác quản trị văn phòng của Hội luật gia Việt Nam với những nội dung cụ thể trong đề cương thực tập đã được nhà trường phê duyệt và giáo viên chủ nhiệm trực tiếp hướng dẫn. “Có trụ sở tại A2- 261 Thụy Khuê - Quận Tây hồ- Tp.Hà Nội chủ yếu từ phương diện nhiệm vụ của Văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư một khâu quan trọng trong hành chính tổ chức của Hội luật gia Việt Nam, cũng là nơi em có điều kiện tiếp xúc công việc nhiều nhất; nhằm đặt một cái nhìn tổng quát, khái quát về vị trí, chức năng nhiệm, ý nghĩa hoạt động của Văn phòng đối với cơ quan cũng như chức năng của Văn phòng nói chung trong hoạt động quản lí ở các cơ quan hành chính nhà nước” Em xin chân thành cảm ơn Phòng Đào tạo, các thầy cô giáo hướng dẫn của Khoa Quản lý - Văn thư và các bác, các cô chú, anh chị Văn phòng Hội luật gia Việt Nam đã tạo điều kiện, giúp đỡ để em hoàn thành báo cáo này. PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM A- KHÁI QUÁT THỜI GIAN THỰC TẬP - Nơi thực tập: Hội Luật gia Việt Nam - Thời gian thực tập: Từ ngày 17/10/2011 đến ngày 13/11/2011 - Quá trình thực tập: Thời gian Công việc Người hướng dẫn Tuần 1 (Từ ngày 12/3 đến ngày 16/3/2012) - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Hội Luật gia Việt Nam. - Đánh máy. - Phô tô tài liệu. - Anh Trần Đức Long- Chánh văn phòng. - Anh Phạm Quang Hòa - Trưởng phòng tổ chức hành chính. Tuần 2 (Từ ngày 19/3 đến ngày 23/3/2012). - fax văn bản đi. - Chuẩn bị cho Hội nghị, dự thảo. - Chuẩn bị tài liệu. - Chị Cao Thị Xuân- Cán bộ văn phòng. Tuần 3 (Từ ngày 26/3 đến ngày 30/3/2012) - Vào sổ công văn đến. - Biên mục hồ sơ. - Đóng dấu văn bản. - Anh Đàm Thanh Tuấn - Cán bộ văn phòng. - Cô Lê Thị Xuyến - Cán bộ văn thư. Tuần 4 (Từ ngày 2/4 đến ngày 6/14/2012) - Photo tài liệu. - Dán tiêu đề hồ sơ - Nghe điện thoại - Anh Đàm Thanh Tuân – Cán bộ Văn phòng - Cô Lê Thị Xuyến- cán bộ văn thư. Tuần 5 (Từ ngày 9/4 đến ngày 13/3/2012 - Đánh máy, phô tô tài liệu. - Đóng dấu. - Làm thẻ hội viên - Anh Đàm Thanh Tuấn – Cán bộ Văn phòng. Tuần 6 (Từ ngày 16 đến 20/4/2012) - Tổng kết quá trình thực tập - Anh Đàm Thanh Tuấn – Cán bộ Văn phòng B. KHẢO SÁT CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM. I – KHÁI QUÁTCHUNG VỀ HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM Hội Luật gia Việt Nam là tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức thống nhất, tự nguyện của các luật gia trong cả nước, là thành viên của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam, sự quản lý của Nhà nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam.  Hội Luật gia Việt Nam tham gia các tổ chức luật gia quốc tế có hoạt động phù hợp với tôn chỉ, mục đích của Hội. 1. Hoàn cảnh ra đời. Hội Luật gia Việt Nam được thành lập năm 1955 (theo Nghị định số 130/NV/DC/NĐ ngày 04 tháng 04 năm 1955 của Bộ Nội Vụ) sau thắng lợi của cuộc kháng chiến chống thực dân pháp (1946- 1954), giải phóng miền Bắc khỏi ách đô hộ của nước ngoài. Nửa thế kỉ đã trôi qua. Trong 50 năm hoạt động của Hội không ngừng phát triển: tổ chức Hội không ngừng lớn mạnh: đội ngũ hội viên ngày càng đông đảo, có mặt tại hầu hết các lĩnh vực của đời sống xã hội và hầu hết ở các địa phương. Kỷ niệm 50 năm ngày thành lập Hội luật gia Việt Nam, chúng ta rất phấn khởi, tự hào về quá trình hình thành, xây dựng, phát triển Hội và về truyền thống tốt đẹp của Hội và đội ngũ hội viên. 2. Những thông tin về Hội luật gia Việt Nam. 2.1. Tên cơ quan đơn vị thực tập: Hội Luật gia Việt Nam w Trụ sở: A2- 261 Thụy Khuê- Quận Tây hồ- Tp.Hà Nội w ĐT : (04) 8474827 – (04) 847430 w FAX : (04) 8474831 w Emai: Vla@fpt.vn w Website : 2.2. Thủ trưởng cơ quan đơn vị w Chủ tịch cơ quan : Phạm Quốc Anh w Phó Chủ tịch : - Nguyễn Văn Hiện - Lê Minh Tâm w Chánh văn phòng : Trần Đức Long w Phó Chánh văn phòng : - Nguyễn Văn Huệ - Đào Văn Đề w Thư ký Chủ tịch – Trưởng phòng Tổ chức Hành chính : - Phạm Quang Hòa 2.3. Các phòng ban trong cơ quan Bao gồm 3 phòng chính: w Phòng Tổ chức- Hành chính w Phòng Nghiên cứu Tổng hợp w Phòng Quản trị Tài vụ 2.4. Hội viên Quy mô hội viên của Hội Luật gia Việt Nam tăng rất nhanh trong những năm gần đây. Từ năm 2005 đến đầu năm 2010, số lượng hội viên tăng từ 31.000 lên hơn 40.000 hội viên, bao gồm hầu hết các cán bộ đã và đang làm công tác pháp luật như thẩm phán, kiểm sát viên, công an, chuyên viên pháp lý và luật sư. 3. Biểu tượng của Hội luật gia Việt Nam Biểu tượng Hội Luật gia Việt Nam hình tròn có hai đường viền màu xanh đậm, phía trên là hình tượng cờ đỏ sao vàng năm cánh, dưới có dòng chữ “Hội Luật gia Việt Nam”; ở giữa có hình tượng cán cân công lý đặt trên quyển sách mở có hàng số “1955” (năm thành lập Hội Luật gia Việt Nam); ở đường vòng cung có hình tượng hai bông lúa vàng. II - CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM 1. Chức năng. Hội Luật gia Việt Nam đoàn kết, tập hợp rộng rãi các luật gia đã và đang làm công tác pháp luật trong cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, tổ chức văn hoá, tổ chức giáo dục, đơn vị vũ trang nhân dân, tự nguyện hoạt động cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bảo vệ quyền tự do, dân chủ của nhân dân, góp phần xây dựng nền khoa học pháp lý, xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam vì mục tiêu dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh. Hội Luật gia Việt Nam mở rộng quan hệ hữu nghị, hợp tác với các tổ chức luật gia trên thế giới và các tổ chức khác theo nguyên tắc tôn trọng độc lập, chủ quyền, toàn vẹn lãnh thổ của mỗi nước vì mục đích chung là hoà bình, hợp tác và phát triển. 2. Nhiệm vụ, quyền hạn. Hội Luật gia Việt Nam có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 1. Tập hợp vào Hội những người đã và đang công tác pháp luật theo quy định tại Điều 1 của Điều lệ này; xây dựng Hội vững mạnh về chính trị, tư tưởng, tổ chức và nghề nghiệp; 2. Tham gia xây dựng pháp luật, nghiên cứu khoa học pháp lý; tham gia giám sát việc thực hiện pháp luật, kiến nghị với cơ quan nhà nước những vấn đề về xây dựng và thi hành pháp luật; 3. Tham gia tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, nâng cao ý thức pháp luật cho hội viên, cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân; 4. Tư vấn pháp luật, trợ giúp pháp lý theo quy định của pháp luật; 5. Tham gia một số hoạt động quản lý nhà nước theo quy định của pháp luật; tham gia các chương trình, dự án, đề tài nghiên cứu, phản biện và giám định xã hội theo đề nghị của các cơ quan nhà nước; 6. Phối hợp hoạt động và làm nghĩa vụ thành viên Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; phối hợp với các cơ quan tổ chức có liên quan để thực hiện nhiệm vụ của Hội; 7. Tham gia các hoạt động chính trị, pháp lý phục vụ nhiệm vụ chính trị, kinh tế, xã hội, giữ vững an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội; 8. Phản ánh tâm tư nguyện vọng của giới luật gia Việt Nam với Đảng, Nhà nước; đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao kiến thức pháp luật, đạo đức nghề nghiệp cho hội viên; động viên tinh thần và quan tâm đến lợi ích của hội viên, làm cho hội viên gắn bó với Hội; 9. Xuất bản và phát hành sách, tạp chí, báo pháp luật đáp ứng yêu cầu hoạt động đối nội và đối ngoại của Hội, theo quy định của pháp luật; 10. Tham gia các hoạt động quốc tế phù hợp với tôn chỉ, mục đích của Hội và quy định của pháp luật; 11. Vận động luật gia là người Việt Nam định cư ở nước ngoài góp phần xây dựng đất nước; 12. Giải quyết khiếu nại, tố cáo của hội viên theo quy định của pháp luật và Điều lệ Hội; Bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của Hội và hội viên phù hợp với tôn chỉ, mục đích của Hội; 13. Quản lý, sử dụng tài sản, tài chính của Hội theo quy định của pháp luật và Điều lệ Hội. 3. Cơ cấu tổ chức của Hội Luật giaViệt Nam. Điều 8. Tổ chức của Hội Luật gia 1. Hội Luật gia Việt Nam được tổ chức từ Trung ương đến cơ sở bao gồm: a) Hội Luật gia Việt Nam; b) Hội Luật gia tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Hội Luật gia cấp tỉnh); c) Hội Luật gia huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Hội Luật gia cấp huyện);   d) Chi hội Luật gia cơ sở. 2. Việc thành lập, phê duyệt điều lệ các Hội Luật gia ở địa phương do Chủ tịch Ủy ban nhân dân địa phương ra quyết định theo quy định của pháp luật.  3. Việc thành lập các Chi hội Luật gia trực thuộc Trung ương Hội do Ban Thường vụ Hội Luật gia Việt Nam quyết định thành lập. 4. Việc thành lập Chi hội Luật gia cơ sở do Ban Thường vụ Hội Luật gia cấp trên trực tiếp quyết định thành lập. Điều 9. Cơ quan lãnh đạo của Hội Luật gia: 1. Cơ quan lãnh đạo cao nhất của Hội Luật gia Việt Nam là Đại hội đại biểu toàn quốc. Cơ quan lãnh đạo ở mỗi cấp Hội Luật gia là Đại hội đại biểu hoặc Đại hội toàn thể hội viên.   2. Đại hội cấp nào do Ban Chấp hành cấp đó triệu tập. Đại hội được tiến hành khi có hai phần ba số đại biểu được triệu tập có mặt.   3. Giữa hai kỳ Đại hội, cơ quan lãnh đạo của các cấp Hội là Ban Chấp hành do Đại hội bầu ra. 4. Đại hội có thể họp bất thường khi có ít nhất hai phần ba số ủy viên Ban Chấp hành yêu cầu. Điều 10. Bầu cử, công nhận Ban Chấp hành Hội Luật gia Việc bầu cử ủy viên Ban Chấp hành ở các cấp Hội được chấp hành theo nguyên tắc bỏ phiếu kín. Ban Chấp hành cấp dưới phải được Ban Thường vụ hoặc Ban Chấp hành cấp trên trực tiếp công nhận. Ban Chấp hành các cấp được quyền bầu bổ sung số ủy viên Ban Chấp hành. * Thành phần Ban lãnh đạo Hội luật gia Việt Nam (sau đây gọi là Ban lãnh đạo) Thành phần Ban lãnh đạo gồm các đồng chí: 1. Đồng chí Phạm Quốc Anh - Chủ tịch Hội luật gia Việt Nam; 2. Đồng chí Trần Quốc Vượng - Bí thư Đảng đoàn, Phó Chủ tịch Hội luật gia Việt Nam; 3. Đồng chí Đào Trí Úc - Phó Chủ tịch thường trực kiêm Tổng thư ký Hội luật gia Việt Nam; 4. Đồng chí Đàm Xuân Toàn - Phó Tổng thư ký kiêm Chánh Văn phòng Hội luật gia Việt Nam; 5. Đồng chí Lê Thị Kim Thanh - Phó Tổng thư ký Hội luật gia Việt Nam. 4. Sơ đồ hệ thống tổ chức của Hội Luật gia Việt Nam: 5. Những thuận lợi và khó khắn trong hoạt động văn phòng của cơ quan nói chung: * Thuận lợi: Hiện nay trong các văn phòng của cơ quan hành chính nhà nước hay tư nhân việc xây dựng các hệ thống tin học hoá quản lý hành chính đã được áp dụng rất nhiều. Việc tin học hoá các dịch vụ công, xây dựng các cơ sở dữ liệu nhằm phục vụ cho công tác văn phòng cũng được triển khai mạnh mẽ. Thúc đẩy và ứng dụng CNTT vào cải cách các thủ tục hành chính. Hình thành cơ chế một cửa trong các cơ quan hành chính sự nghiệp. [ Điều này làm cho hiệu quả công việc được nâng cao rõ rệt. Tiết kiệm thời gian, nhân lực, vật lực, chi phí. Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động hơn. Thực hiện một trong những nội dung cải cách hành chính của Nhà nước. Tuy nhiên bên cạnh những thuận lợi còn có những khó khăn mà hầu như các cơ quan nói chung còn gặp phải như: * Khó khăn: – Cơ sở vật chất của nhiều cơ quan vẫn chưa được trang bị đầy đủ khiến hiệu quả công việc kém, mất thời gian. – Trình độ của các cán bộ văn phòng còn nhiều hạn chế, việc đào tạo nâng cao trình độ cho cán bộ, nhân viên văn phòng còn thiều điều kiện ảnh hưởng đến năng suất và tiến độ làm việc của cơ quan. – Việc thực hiện cơ chế một cửa trong nhiều cơ quan chưa áp dụng triệt để còn quan liêu, hách dịch, gây khó khăn cho dân. – Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng còn chậm cải tiến. – Việc soạn thảo và ban hành văn bản ở các doanh nghiệp hay một số cơ quan nhà nước chưa thực hiện nghiêm chỉnh, còn sai về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản chất lượng văn bản kém, uy tín cơ quan bị giảm sút. 6. Những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động văn phòng của Hội luật gia Việt Nam nói riêng ( Đơn vị thực tập) Cũng như ở văn phòng các cơ quan nói chung thì văn phòng Hội luật gia Việt Nam riêng cũng có những mặt thuận lợi và tồn tại những mặt khó khăn như sau: * Thuận lợi – Nét nổi bật nhất trong chỉ đạo, điều hành các mặt công tác Hội trong các Nhiệm kỳ là đã quán triệt và nghiêm chỉnh thực hiện các Nghị quyết, Chỉ thị của Đảng, Chính phủ, đặc biệt là những văn bản, Chỉ thị và Nghị quyết - những ý kiến chỉ đạo trực tiếp của các đồng chí lãnh đạo Đảng, Nhà nước về công tác của Hội Luật gia Việt Nam (Chỉ thị 56 - CT/TW ngày 18/8/2000 của Bộ Chính trị, Chỉ thị 06 - CT/TTg ngày 09/4/2001 của Thủ tướng Chính phủ, những ý kiến chỉ đạo của Ban Bí thư và của các đồng chí Lãnh đạo). – Văn phòng Hội luật gia đã ban hành được các quy định về hoạt động của Hội như điều lệ của Hội. Đảm bảo kỷ cương và một lế lối làm việc theo quy củ. Hội luật gia đã đưa những thiết bị tin học vào phục vụ cho hoạt động văn phòng của mình như máy tính, máy in, máy fax. Điện thoại cố định (mỗi người làm việc là một máy) để thuận lợi cho làm việc và trao đổi thông tin, nâng cao hiệu quả công việc. Việc soạn thảo hay ban hành các văn bản quy phạm pháp luật Hội đã thực hiện nghiêm chỉnh theo quy định của Bộ Nội Vụ thông tư mới đây nhất của Bộ Nội Vụ thông tư số 01/2011/BNV. – Trong quá trình tổ chức thực hiện, các cấp Hội từ Trung ương đến cơ sở đã phát huy tinh thần chủ động, sáng tạo, dám nghĩ, dám làm với khẩu hiệu xin việc, tìm việc, nghĩ ra việc để làm. Do đó đã góp phần đẩy mạnh, khởi sắc toàn diện các mặt công tác Hội và đạt được nhiều kết quả như Báo cáo tổng kết nhiệm kỳ đã đưa ra cả về đối nội (theo chức năng, nhiệm vụ được quy định tại Điều lệ Hội) và đối ngoại. * Khó khăn. – Khuyết điểm và tồn tại có tính chung nhất là giữa mong muốn mở rộng nhiều mặt hoạt động của Hội với nhiều nội dung nhưng điều kiện đảm bảo (nhân lực và cơ sở vật chất) để thực hiện lại rất hạn chế nên nhiều hoạt động mở ra nhưng hiệu quả thấp (Trung tâm từ vấn pháp luật Việt Mỹ, Trường đào tạo cán bộ và chuyên gia pháp lý, Văn phòng tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp). – Chế độ kiêm nhiệm đã giúp cho Hội tạo dựng được vị thế và mối quan hệ, thuận lợi trong nhiều mặt hoạt động, nhưng nhược điểm là phần lớn các đồng chí kiêm nhiệm quá bận với công việc của cơ quan mình nên rất hạn chế trong việc tham gia các công việc của Hội nhất là các việc cụ thể, tham dự các cuộc họp, đi kiểm tra công tác Hội. Đây cũng là một trong những hạn chế dẫn đến các cuộc họp của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Ban Thường trực không duy trì được đều và đủ số lượng dự họp như quy định của Điều lệ dẫn đến tình trạng hoạt động kém hiệu quả của các ban chuyên môn trong cả nhiệm kỳ vừa qua. – Về phương pháp điều hành công việc của văn phòng Hội luật gia Việt Nam cũng có những hạn chế, thể hiện trên hai mặt: + Sự phân công, phân nhiệm của từng Uỷ viên Ban Thường vụ, Ban Thường trực chưa rõ ràng, chế độ kiểm tra, nhắc nhở, đôn đốc công việc của đồng chí Chủ tịch Hội không thường xuyên, có việc còn nể nang, ôm đồm. + Tuy không có những biểu hiện tham nhũng, tiêu cực hoặc tư tưởng muốn giữ độc quyền thông tin, nhưng chế độ thông tin, thông báo kịp thời cho Ban Thường vụ, Ban Thường trực còn nhiều thiếu sót dẫn đến sự hiểu nhầm trong một vài việc cụ thể, ngoài ra vẫn còn những bất cập về năng lực làm việc và trách nhiệm với công việc. Đây là trách nhiệm trong điều hành công việc của Chủ tịch Hội, Tổng Thư ký với cơ quan giúp việc là Văn phòng Trung ương Hội. [ Nhìn chung, có thể khẳng định, trong nhiệm kỳ vừa qua, lãnh đạo Hội đã đảm bảo sự đoàn kết nội bộ, tận tuỵ với công việc, sáng tạo, năng động trong điều hành công tác với một khối lượng công việc ngày càng đa dạng, phức tạp. Tuy nhiên, do “ Lực bất tòng tâm” với nhiều mặt hạn chế như trên nên có ảnh hưởng đến hiệu quả công việc . [ Như vậy Công tác văn phòng là một hoạt động vô cùng quan trọng trong các cơ quan, doanh nghiệp muốn cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó được hoạt động liên tục và thông suốt, hiệu suất làm việc cao thì hoạt động của văn phòng cần phải được coi trọng. Bất kỳ một hoạt động văn phòng nào bên cạnh những mặt thuận lợi còn tồn tại những mặt khó khăn.Vì vậy phải phát huy được những điểm mạnh và khắc phục những điểm yếu sao cho phù hợp với hoạt động của cơ quan mình để phát huy được tối đa hiệu quả làm việc, nâng cao chất lượng và uy tín của cơ quan. III. CÔNG TÂC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI LUẬT GIA: 1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. - Văn phòng Trung ương (TW) Hội Luật gia Việt Nam (Hội) là cơ quan tham mưu giúp việc cho Ban Thường vụ, Ban Thường trực TW Hội, thực hiện nhiệm vụ theo Điều lệ của Hội Luật gia Việt Nam. - Văn phòng TW Hội đặt dưới sự lãnh đạo của Ban Thường trực TW Hội, do Tổng Thư ký TW Hội trực tiếp chỉ đạo, là đầu mối của Hội Luật gia Việt Nam trong quan hệ với các Bộ, Ban ngành, đoàn thể ở TW và cấp ủy, chính quyền địa phương, các cấp Hội và các đơn vị trực thuộc TW Hội. 1.1. Chức năng. Văn phòng Trung ương (TW) Hội Luật gia Việt Nam là cơ quan tham mưu của TW Hội Luật gia Việt nam; Giúp Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và Tổng Thư Ký trong việc tổ chức và điều hành hoạt động của Hội Luật gia Việt Nam; là đầu mối của Hội Luật gia Việt Nam trong quan hệ với các Bộ, Ban ngành, đoàn thể của Trung ương, cấp ủy, chính quyền địa phương và các tổ chức nước ngoài có liên quan đến tổ chức của Hội. 1.2. Nhiệm vụ. Văn phòng TW Hội Luật gia Việt Nam có những nhiệm vụ sau đây: 1 - Chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan, tổ chức nghiên cứu, phân tích, tổng hợp, dự báo tình hình, dự thảo phương hướng hoạt động của Hội Luật gia Việt Nam trình lãnh đạo TW Hội quyết định để đáp ứng với yêu cầu hoạt động của Hội. 2 - Chủ động phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động của Chủ tịch, các phó Chủ tịch, Tổng Thư Ký theo tuần, tháng, quý và năm: - Chuẩn bị các văn bản, báo cáo hoặc bài phát biểu của bài phát biểu của lãnh đạo TW Hội khi có yêu cầu. - Tổng hợp và làm báo cáo hàng tuần, tháng, quý, năm về hoạt động của Hội theo yêu cầu của Tổng Thư Ký. - Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo lấy ý kiến góp ý phản biện các dự thảo văn bản pháp luật theo chương trình xây dựng pháp luật của Quốc hội, Chính phủ hoặc của các Bộ, Ban ngành. - Nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo TW hội và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các đề án, đề tài khoa học theo quyết định của lãnh đạo TW Hội. - Giúp các ban chuyên môn của Hội thực hiện chức năng phản biện xã hội của Hội trong trong xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa. 3- Thực hiện chức năng là cơ quan tham mưu cho lãnh đạo TW Hội trong việc quản lý và chỉ đạo việc cung cấp thông tin cho các cơ quan thông tấn báo chí theo quy định của pháp luật; thường xuyên chỉ đạo định hướng nội dung tuyên truyền về các mặt công tác của Hội Luật gia Việt Nam; chủ trì xây dựng và quản lý trang web của Hội. 4- Thống nhất quản lý, chỉ đạo hướng dẫn chế độ công tác văn thư lưu trữ hành chính theo quy định của Nhà nước; tiếp nhận, phân loại, xử lý, lưu giữ các công văn, tài liệu từ Hội Luật gia đến các Bộ, Ban ngành TW, địa phương. 5- Tổ chức công tác hành chính quản trị phục vụ cho các hoạt động của lãnh đạo TW Hội, quản lý, sử dụng kinh phí, cơ sở vật chất, các phương tiện làm việc của Hội. Bảo đảm các chế độ về kế toán, thủ quỹ, chế độ tiền lương, phụ cấp, tiền công và các chế độ chính sách khác. Theo dõi và quản lý sử dụng tài sản; tổ chức duy trì trật tự, nội vụ, nơi làm việc, phục vụ lãnh đạo TW Hội tiếp khách trong nước và quốc tế... 6- Nghiên cứu đề xuất chương trình kế hoạch quan hệ quốc tế, giúp lãnh đạo Hội tổ chức thực hiện những hoạt động đối ngoại đảm bảo đúng đường lối, chính sách đối ngoại của Đảng và Nhà nước. 7- Theo dõi, nắm tình hình xây dựng tổ chức bộ máy, phát triển hội viên của các cấp Hội, các đơn vị, các trung tâm, các dự án...trực thuộc TW Hội. 8- Giúp lãnh đạo TW Hội thực hiện các công việc cụ thể trong xây dựng cơ sở vật chất, trụ sở Hội. 9- Quản lý tổ chức cán bộ, thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ Văn phòng TW Hội theo các quy định của Nhà nước. 10- Thực hiện các nhiệm vụ khác thuộc chức năng của Văn phòng TW Hội do Chủ tịch, Tổng Thư Ký phân công. Ngoài ra Văn phòng Trung ương Hội Luật gia Việt Nam còn có những nhiệm vụ sau: 1. Giúp Tổng thư ký xây dựng chương trình hoạt động, đề xuất biện pháp thực hiện các nhiệm vụ của Hội do Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Ban Thường trực TW Hội đề ra. 2. Bảo đảm chế độ sinh hoạt và các điều kiện hoạt động của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Ban Thường trực TW Hội (tổ chức, sắp xếp chương trình, nội dung, thời gian, địa điểm làm việc). 3. Hỗ trợ và tạo điều kiện cho các Ban chuyên môn của TW Hội thực hiện chương trình công tác Hội. 4. Giúp Tổng thư ký tổng hợp, chuẩn bị các dự thảo báo cáo cho Ban Thường trực báo cáo tại Hội nghị Ban Chấp hành, Ban Thường vụ TW Hội theo định kỳ và các cơ quan của Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Liên Hiệp các Hội Khoa học và kỹ thuật Việt Nam, các tổ chức trong và ngoài nước khi có yêu cầu. 5. Bảo đảm mối liên hệ giữa TW Hội với các Tỉnh, Thành, Hội Luật gia các cơ quan, tổ chức ở TW, Chi hội và các đơn vị trực thuộc TW Hội; Phản ánh kịp thời tình hình hoạt động của các đơn vị nói trên nhằm giúp Ban Thường trực và Tổng thư ký theo dõi, kiểm tra, giám sát. 6. Bảo đảm mối liên hệ giữa TW Hội với các cơ quan, tổ chức của Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức kinh tế, xã hội liên quan đến hoạt động của Hội. 7. Là cơ quan đại diện và bảo về quyền lợi cho cán bộ, nhân viên thuộc biên chế và quản lý của Văn phòng TW Hội. 8. Thực hiện quản lý, điều hành các công việc khác theo chức năng nhiệm vụ của Văn phòng. 2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng và lề lối làm việc của văn phòng. 2.1. Cơ cấu tổ chức của văn phòng. - Văn phòng TW Hội do Chánh văn phòng phụ trách và các Phó Chánh văn phòng giúp việc. - Mỗi phòng do Chánh văn phòng hoặc Phó Chánh văn phòng kiêm Trưởng phòng phụ trách và có các Phó trưởng phòng, chuyên viên giúp việc. ± Hội Luật gia Việt Nam gồm có 3 phòng chính: v Phòng Tổ chức- Hành chính v Phòng Nghiên cứu tổng hợp v Phòng quản trị tài vụ + Phòng tổ chức hành chính gồm có: w 01 Chánh văn phòng: Trần Đức Long w 01 Trưởng phòng: Phạm Quang Hòa w 03 Chuyên viên: - Đàm Thanh Tuấn - Bùi Minh Giang - Nguyễn Thanh Hoàng w 01 cán bộ văn thư: Lê Thị Xuyến w 01 cán bộ văn phòng: Cao Thị Xuân + Phòng Nghiên cứu tổng hợp gồm có: w 01 Phó Chánh văn phòng: Nguyễn Văn Huệ w 01 Phó phòng: Lê Khắc Quang w 03 Chuyên viên: - Lê Hoàng Linh - Phạm Xuân Anh - Nguyễn Phương Thảo + Phòng Quản trị tài vụ gồm có: w 01 Chánh văn phòng: Trần Đức Long w 01 Phó Chánh văn phòng: Đào Văn Đề w 01 kế toán: Nguyễn Việt Hoàng w 01 thủ quỹ: Nguyễn Kiều Oanh w 01 cán bộ văn phòng: Nguyễn Thành Phúc w 02 bảo vệ: - Nông Văn Lãm - Nhâm Văn Quyền w 02 lái xe: - Hoàng Văn Hưng - Phạm Văn Cường w 02 nhân viên: - Nguyễn Thị Mùi - Bùi Bích Liên ± Sơ đồ tổ chức bộ máy của văn phòng Trung ương hội: Văn phòng TW Chủ tịch Hội Chánh văn phòng Phó chánh văn phòng Phòng Quản trị - Tài vụ Phòng nghiên cứu - Tổng hợp Phòng Tổ chức -Hành chính 2.2. Lề lối làm việc của văn phòng * Thời gian làm việc của Hội: - Sáng: Từ 8h00 đến 11h30 - Chiều: Từ 1h30 đến 4h30 - Văn phòng TW Hội làm việc theo chế độ thủ trưởng và thực hiện Quy chế dân chủ trên cơ sở Nghị định số 71/1998-CP của Chính phủ ngày 09/7/1998. Điều 2. Chế độ làm việc Hàng tháng Ban lãnh đạo họp một lần vào ngày cuối của tháng với nội dung: 2.1. Nghe báo cáo những công việc đã thực hiện trong tháng; định hướng những công việc của Hội trong tháng tiếp theo; 2.2. Quyết định những công việc đột xuất trong tháng; 2.3. Trong trường hợp có những công việc quan trọng và cần thiết, Ban lãnh đạo sẽ tiến hành họp bất thường; Điều 3: Cơ chế làm việc 3.1. Tất cả các công việc đều được bàn bạc tập thể và được thông qua bằng hình thức nhất trí; 3.2. Mỗi thành viên trong Ban lãnh đạo chịu trách nhiệm chỉ đạo và giám sát các công việc được phân công; 3.3. Ông Chủ tịch và Ông Tổng thư ký chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện những công việc do Ban lãnh đạo quy định. Điều 4. Văn phòng Trung ương Hội chịu trách nhiệm tổ chức, triển khai thực hiện các công việc được giao và phải báo cáo kết quả thực hiện cho Ban lãnh đạo. Điều 5. Đối với những nhiệm vụ đặc biệt quan trọng, Ban lãnh đạo có trách nhiệm báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của Đảng đoàn Hội luật gia Việt Nam, Ban Thường trực và Ban Thường vụ TW Hội. Điều 6. Ban lãnh đạo có trách nhiệm báo cáo kết quả công việc chỉ đạo hoạt động trước Hội nghị Ban Thường trực và Ban Thường vụ TW Hội. 2.3. Công tác quản lý và phân công nhiệm vụ các nhân sự thuộc văn phòng 2.3.1. Công tác quản lý Chủ tịch Hội Luật gia Việt Nam là người nắm mọi quyền hành trong Hội Luật gia Việt Nam, có quyền ký quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm các cán bộ, chuyên viên, nhân viên trong Hội Luật gia Việt Nam. 2.3.2. Nhiệm vụ các nhân sự thuộc văn phòng Ý Chủ tịch và các Phó Chủ tịch 1. Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Hội Luật gia Việt Nam chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của Hội. Những chức danh nêu trên làm việc theo chế độ chuyên trách hoặc bán chuyên trách. 2. Chủ tịch Hội có quyền hạn và trách nhiệm: a) Đại diện pháp nhân của Hội trước pháp luật; b) Chủ tài khoản, quản lý tài chính và tài sản của Hội; c) Tổ chức triển khai thực hiện các nghị quyết của Đại hội, của Hội nghị toàn thể và các nghị quyết của Ban Chấp hành; d) Triệu tập và chủ trì cuộc họp của Ban Chấp hành Hội; đ) Ký quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm nhân sự trực thuộc Hội khi có nghị quyết của Ban Chấp hành hoặc của Ban Thường vụ; e) Chịu trách nhiệm trước Ban Chấp hành và toàn thể Hội viên về các hoạt động của Hội; f) Quyết định thành lập các tổ chức trực thuộc của Hội theo đề nghị của Tổng thư ký. 3. Các Phó Chủ tịch Hội là người giúp cho Chủ tịch trong công tác quản lý và điều hành một số hoạt động của Hội; được Chủ tịch ủy nhiệm và phân công trực tiếp phụ trách và điều hành một số công việc của Hội; được ủy quyền điều hành công việc của Ban Chấp hành khi Chủ tịch vắng mặt. Ý Tổng thư ký Tổng thư ký do Ban Chấp hành bầu ra, có nhiệm vụ và quyền hạn sau: - Đại diện cho Hội trong quan hệ giao dịch hằng ngày ; - Tổ chức, điều hành các hoạt động hằng ngày của Văn phòng Hội; - Quản lý hồ sơ, tài liệu giao dịch của Hội; - Xây dựng các quy chế hoạt động của Văn phòng, quy chế quản lý tài chính, tài sản của Hội trình Ban Chấp hành phê duyệt; - Định kì báo cáo cho Ban Chấp hành về các hoạt động của Hội; - Lập các báo cáo hàng năm, báo cáo nhiệm kì của Ban Chấp hành; - Quản lý danh sách, hồ sơ và tài liệu về các hội viên và các tổ chức trực thuộc; - Chịu trách nhiệm trước Ban Chấp hành và trước pháp luật về các hoạt động của văn phòng Hội; Để giúp Tổng thư ký thực hiện một số công việc nêu trên, có Phó Tổng thư ký. Ý Chánh Văn phòng có các nhiệm vụ và quyền hạn sau: - Tổ chức điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Văn phòng; - Tham dự, tiếp thu ý kiến, bảo mật thông tin các cuộc họp của Ban Thường trực, Ban Thường vụ TW Hội; - Giúp Ban Thường trực, Tổng thư ký tổng hợp xây dựng kế hoạch, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các chương trình hoạt động của Ban Thường vụ, Ban Chấp hành TW Hội; - Giúp Ban Thường trực, Tổng thư ký tổng hợp, soạn thảo báo cáo để trình Hội nghị Ban Chấp hành, Ban Thường vụ TW Hội và các báo cáo gửi các cơ quan Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc ở TW và thông báo định kỳ cho các Uỷ viên Ban Chấp hành TW Hội, các cấp Hội về hoạt động của Hội. - Triệu tập và chủ trì các cuộc họp của Văn phòng; Tham dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo do lãnh đạo TW Hội triệu tập, tuỳ theo yêu cầu về nội dung và chương trình hội nghị có thể uỷ quyền cho các Phó Văn phòng thay mặt chủ trì hoặc dự họp; - Những vấn đề thuộc chủ trương, phương hướng lớn như: các dự án với nước ngoài, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, báo cáo tổng kết, báo cáo chuyên đề, công tác tổ chức cán bộ, cử cán bộ đi học, đi nước ngoài phải thảo luận tập thể gồm Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng, đại diện cấp uỷ Đảng, các tổ chức đoàn thể của Văn phòng để bàn, góp ý báo cáo lãnh đạo TW Hội quyết định; - Lập chương trình, kế hoạch làm việc hàng tuần, tháng, quý, năm của Văn phòng và chỉ đạo, kiểm tra đôn đốc, theo dõi các phòng, bộ phận chuyên môn và cán bộ, nhân viên trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao; - Quan hệ với các cơ quan, tổ chức ở TW và địa phương nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ của Hội. - Tham gia hoạt động của các Ban chuyên môn của TW Hội. - Các nhiệm vụ khác được quy định trong Quy chế làm việc giữa lãnh đạo TW Hội với lãnh đạo Văn phòng TW Hội. Ý Phó Chánh Văn phòng có nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Giúp việc cho Chánh Văn phòng theo sự phân công theo các lĩnh vực công tác của Văn phòng; - Giải quyết những công việc thuộc phạm vi công việc được lãnh đạo TW Hội giao và phải báo cáo Chánh Văn phòng biết hoặc thay mặt Chánh Văn phòng giải quyết những công việc được Chánh Văn phòng uỷ quyền. - Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và Thường trực lãnh đạo Hội đối với các công việc mà mình phụ trách hoặc được giao; - Tại các cuộc họp giao ban của Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng báo cáo kết quả lĩnh vực, công tác được phân công, chủ động đưa ra cuộc họp bàn bạc những vấn đề phát sinh cần giải quyết; - Các Phó Chánh Văn phòng giúp với Chánh Văn phòng tổ chức thực hiện tốt các chương trình, kế hoạch hoạt động của TW Hội và công tác của Văn phòng đã đề ra. - Các Phó Chánh Văn phòng được uỷ quyền ký giấy giới thiệu, giấy mời họp, một số văn bản thuộc thẩm quyền của Văn phòng, xác nhận cán bộ, chuyên viên, nhân viên và điều động người và phương tiện phục vụ các nhiệm vụ chung của TW Hội. - Tham gia hoạt động các Ban chuyên môn của TW Hội theo sự phân công. Ý Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng: Cùng bàn bạc thống nhất chủ trương, biện pháp tổ chức triển khai thực hiện theo sự chỉ đạo của Tổng Thư ký về việc thực hiện các nghị quyết của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Ban Thường trực TW Hội; Thống nhất đề xuất việc tuyển dụng, đề bạt, nâng lương cán bộ, nhân viên của Văn phòng, mua sắm các trang thiết bị đắt tiền, chi tiêu lớn và những việc quan trọng khác. Ý Trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên, nhân viên trong Văn phòng: Cán bộ, chuyên viên, nhân viên trong Văn phòng có các nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Hoàn thành tốt các nhiệm vụ do lãnh đạo Văn phòng giao và chấp hành nghiêm túc nội quy, quy định làm việc của Văn phòng; - Nêu cao tinh thần chủ động, sáng tạo, đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau để nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc được giao; - Chấp hành nghiêm túc thời gian làm việc theo quy định của Nhà nước và quy định của TW Hội; Dự họp phải đúng giờ quy định, trường hợp đặc biệt phải thông báo trước với lãnh đạo Văn phòng biết. - Khi vắng mặt ở cơ quan trong giờ làm việc phải nêu rõ lý do và được sự đồng ý của lãnh đạo Phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng. Khi cần thiết phải nghỉ để giải quyết công việc riêng từ 01- 02 ngày phải báo cáo với Chánh Văn phòng giải quyết; từ 03 ngày trở lên phải báo cáo với Phó Chủ tịch kiêm Tổng Thư ký TW Hội giải quyết. - Có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản các tài liệu, phương tiện làm việc do mình trực tiếp quản lý, sử dụng. Phòng làm việc và cơ quan phải sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp, không được uống bia, rượu, đánh bài trong giờ làm việc. Hàng ngày đến cơ quan làm việc yêu cầu trang phục gọn gàng, văn minh, lịch sự. Những ngày kỷ niệm truyền thống, Hội nghị, Hội thảo quan trọng, Đại hội của TW Hội… cán bộ, chuyên viên, nhân viên mặc lễ phục tuỳ từng mùa theo quy định của cơ quan. - Kịp thời trình bày với lãnh đạo Phòng, lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo TW Hội những vướng mắc, đề xuất, kiến nghị những việc có liên quan đến công việc được giao hoặc công tác khác của Hội để cùng bàn bạc giải quyết. - Cán bộ, chuyên viên, nhân viên có trách nhiệm thực hiện các quy định về công tác bảo vệ, phòng cháy, chữa cháy. Hành lang 3. Sơ đồ bố trí văn phòng làm việc khoa học của văn phòng Hội luật gia Việt Nam. Chánh văn phòng Phòng Nghiên cứu – Tổng hợp Máy pho tô Hội Trường Phòng Hành chính – Tổng hợp Lễ tân WC Gara xe Bảo vệ Cổng vào Văn phòng được phân theo chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban nhưng Các hoạt động tập trung vào một đầu mối duy nhất đặt dưới sự điều hành của Lãnh đạo văn phòng. * Ưu điểm của hình thức này là dễ điều hành công việc, huy động nhân sự, dễ kiểm tra, điều động trang thiết bị, phương tiện làm việc... * Nhược điểm: Do văn phòng bố trí theo hình thức khép kín mỗi bộ phận làm việc riêng điều này phần nào ảnh hưởng tới sự giám sát của cấp trên xuống xấp dưới và sự trao đổi công tác giữa các nhân viên với nhau là nó khó chuyên môn hóa, công việc thiếu chính xác, có thể dẫn đến trì trệ do chuyển giao công việc, khó quan tâm đúng mức từng loại công việc. * Phương án tối ưu trong việc bố trí phòng làm việc khoa học của văn phòng: Giá xăng dầu đã nhiều lần tăng cao và chưa dừng lại. Đường phố mỗi lúc thêm đông đúc, chật chội, kẹt xe. Vì vậy việc bố trí phòng văn phòng làm việc sao cho thông thoáng, tạo không gian thoải mái và làm việc hiệu quả là việc vô cùng khó khăn. Bố trí nội thất phù hợp không những mang hứng thú trong công việc mà còn giúp văn phòng trở nên ấn tượng với khách hàng hoặc đối tác làm ăn.Bài trí hài hoà đồ nội thất trong văn phòng sẽ giúp tạo cảm giác hưng phấn và thoải mái trong khi làm việc. Tuỳ vào từng diện tích phòng mà có những cách bài trí, sắp xếp đồ dùng khác nhau nhưng cần đảm bảo yếu tố thuận tiện và đạt tối đa công năng sử dụng. Đây là cơ sở để tạo điều kiện cho các cán bộ làm việc tốt. Cần lưu ý rằng, nếu phòng làm việc bố trí ko hợp lí thì năng suất lao động trong cơ quan sẽ bị hạn chế.Ví dụ nếu các đầu mối trong cơ quan vẫn có quan hệ chặt chẽ với nhau, đi lại ko thuận tiện thì việc chuyển vb, trao đổi công việc sẽ cản trở và gây khó khăn cho công tác kiểm tra, chỉ đạo khi cần thiết. Hơn nữa việc bố trí ko hợp lý phòng làm việc quá trật chội sẽ tạo ra những sự va chạm ko tránh khỏi do sự đi lại trong quá trình làm việc tạo nên. Môi trường làm việc sẽ trở nên căng thẳng. Để thực hiện tốt nhiệm vụ tổ chức sắp xếp nơi làm việc trong công sở, cần tính đến cường độ lao động của mọi cán bộ, quan hệ, tính chất công việc đc giao cho từng ng, từng bộ phận. Đối với những cơ quan lớn, có nhiều bộ phận có nhiều chức năng khác nhau nên ngiên cứu để tìm 1 phương án tối ưu trong việc bố trí chỗ ngồi cho cán bộ Hiện nay, có những quan điểm khác nhau về cách bố trí chỗ làm việc trong các cơ quan, công sở. Một số ý kiến cho rằng chỗ làm việc cần yên tĩnh hoàn toàn, tách biệt các phòng với nhau để ko cản trở nhau khi làm việc. Một số ý kiến lại cho rằng nên bố trí nơi làm việc ở phòng rộng có vách ngăn để có thế liên hệ, kiểm soát công việc của nhau tiện lợi hơn. Trên thực tế có nhiều trường hợp làm việc trong phòng có nhiều người là thuận lợi, nhưng cũng có trường hợp ngược lại. Vì thế cần có sự nghiên cứu và cân nhắc khi lựa chọn các phương án bố trí chỗ làm việc cho thích hợp với từng loại công việc. Về mặt tâm lý, nếu có nhiều người theo dõi công việc của mình thì người ta sẽ chú ý hơn đến hình thức. Điều này ko bao giờ cũng phù hợp các bộ phận nghiên cứu hoặc những công việc đòi hỏi sự tập trung tư tưởng cao. Kiểu bố trí làm việc trên 1 mặt mở thường thích hợp với các cơ quan làm công tác thống kê, kế toán, các văn phòng công ty, các ngân hàng…Theo cách bố trí chỗ làm việc trên mặt bằng mở và các phòng làm việc đc ngăn thành nhiều chỗ bằng những vách ngăn di động có thể mở ra hay thu hẹp tùy yêu cầu của mỗi công việc. Vì vậy, việc bố trí phòng làm việc cần dựa vào các yếu tố sau: - Phù hợp với chức năng nhiệm vụ cụ thể của cơ quan đơn vị. - Tận dụng được diện tích công sở trên cơ sở 1 định mức hợp lý - Giảm thời gian di chuyển giữa các bộ phận có liên quan, tạo sự hỗ trợ thuận lợi giữa các bộ phận - Tạo được khả năng cơ động và mềm dẻo khi sử dụng các thiết bị và các nguồn lực khác của cơ quan công sở. - Duy trì chất lượng công việc do kiểm soát tốt hơn - Tạo tâm lý phấn khởi làm việc, gắn bó với công việc - Tiết kiệm được kinh phí cho các dịch vụ - An toàn trọng việc sử dụng các thiết bị - Có tính thẩm mĩ Để thực hiện được những yêu cầu trên, trước khi bố trí chỗ làm việc trong công sở cần chú ý thu thập đầy đủ các thông tin về công việc được thực hiện như: Phương pháp giải quyết công việc, chu kì xử lý công việc tại công sở phải trải qua những bước nào? Thời gian giải quyết từng công việc, các phương tiện, nhân lực cần thiết, vấn đề lưu trữ hổ sơ đã giải quyết, những nơi hay có sự tắc nghẽn trong xử lý…Nếu thiếu các loại thông tin trên, việc bố trí công việc trong công sở sẽ có cơ sở khoa học và sẽ không đạt được hiệu quả mong muốn. 4. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng kế hoạch công tác (tuần, tháng, quý, năm) của Hội luật gia nói chung và của từng đơn vị nói riêng. Kế hoạch công tác ( Tuần, tháng, quý, năm) của Hội nói chung và của từng đơn vị nói riêng đều thực hiện theo quy trình chung như sau: * Sơ đồ hóa lịch công tác Tuần. B1.Cán bộ phụ trách làm lịch tuần. B2. Hỏi ý kiến, lịch làm việc của lãnh đạo Hội và lãnh đạo văn phòng. B3. Lên dự thảo lịch. B4.Chuyển Chánh văn phòng xem lại. B5. Trình lãnh đạo Hội duyệt. B6. In ấn. B7. Văn thư đóng dấu. B8. Phát hành đến từng cán bộ trong văn phòng. * Sơ đồ hóa lịch công tác Tháng. Do Thường trực TW Hội họp quyết định lịch và có văn bản cụ thể. * Sơ đồ hóa lịch công tác Quý. Do Hội Nghị Ban Thường Vụ họp và ra quyết định. Ví dụ: Những công tác chính trong Quý I/2012. STT Nội dung công tác Thời gian thực hiện Người thực hiện 1 Họp các phòng ban chuyên môn, đánh giá công tác đề nghị khen thưởng năm 2011. Từ 06/9/2012 và báo cáo lãnh đạo ngày 10/2/012 Phụ trách phòng và cán bộ nhân viên các phòng. 2 Tổ chức nghiên cứu, quán triệt Nghị quyết TW IV, khóa XI (mời báo cáo viên) Chiều thứ 3 ngày 21/2/2012 Đ/c Phạm Quang Hòa và Đàm Thanh Tuấn 3 Xây dựng chương trình kế hoạch triển khai “ Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh, triển khai đến toàn Hội Xong trước 25/2/2012 Đ/ c Phạm Quang Hòa và Lê Hoàng Linh 4 Tiếp tục rà soát về công tác tổ chức Hội ở địa phương làm cơ sở để đánh giá công tác toàn Hội Từ 03/2/2012 Đ/c Đàm Thanh Tuấn. ................................. * Sơ đồ hóa lịch công tác năm Do Hội Nghị Ban Chấp Hành họp 1năm/1lần ra Nghị Quyết. 5. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị của Hội luật gia trong quá trình thực tập mà em đã được tham gia: Tên Hội nghị: Hội nghị Ban Chấp Hành Mở Rộng Tại TP Nha Trang Khánh Hòa ngày 30/3/3012. B1: Công tác chuẩn bị Hội nghị: Công tác Hậu cần: + Làm giấy triệu tập Hội nghị ( Đ/c Linh –chuyên viên văn phòng) + Làm Thông báo chế độ Hội nghị ( Đ/c Linh) ............ Công tác nội dung: + Hoàn thiện báo cáo và kiểm tra lại các phụ lục báo cáo công tác ( Đ/c Linh). + Hoàn thiện báo cáo công tác thi đua khen thưởng (Đ/c Thanh Hoàng) ............... B2: Triển khai Hội Nghị + Hoàn thiện báo cáo và kiểm tra lại các phụ lục báo cáo công tác ( Đ/c Linh - Chuyên viên văn phòng)…. +Tổ chức hội nghị theo chương trình dự kiến ( Do Đ/c Trần Đức Long -Chánh văn phòng TW Hội chủ trì) ………... B3: Kết thúc hội nghị. + Sau hội nghị phải hoàn chỉnh các biên bản và các loại công văn kết luận hội nghị, trình Chánh văn phòng.( Đ/ c Tuấn – Chuyên viên văn phòng) + Thanh toán chi phí Hội nghị...( Đ/c Việt Hoàng – Kế toán văn phòng) …….… IV. VIỆC BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA HỘI LUẬT GIA. 1. Các văn bản quản lý nhà nước hiện hành được áp dụng và những quy định cụ thể của Hội luật gia đối với công tác Văn thư: Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã hết sức quan tâm đến công tác Văn thư, Lưu trữ. Đã ban hành nhiều văn bản pháp quy về công tác văn thư, lưu trữ làm cơ sở cho việc tổ chức và hoàn thiện hệ thống quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Từ đó, công tác văn thư, lưu trữ đã dần đi vào nền nếp, thực hiện nghiêm túc, đúng quy định, bảo đảm việc phục vụ hoạt động quản lý hành chính nhà nước có hiệu lực, hiệu quả... Hiện nay Hội chỉ áp dụng thông tư liên tịch số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội Vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Trách nhiệm đối với công tác văn thư: + Trong phạm vi quyền hạn được giao, Chánh văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư. + Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, phải thực hiện nghiêm chỉnh quy định về công tác văn thư. Nguyên tắc chung: + Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Hội luật gia, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư theo quy định của pháp luật và hướng dẫn này. + Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. + Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn cụ. 2.Thẩm quyền ban hành văn bản, quy trình ban hành văn bản của Hội luật gia : Công tác văn thư là một hoạt động không thể thiếu trong bất kì cơ quan nào. Chúng ta có thể biết rằng mọi văn bản giấy tờ do cơ quan khác gửi đến hoặc những văn bản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan đều phải tập trung ở phòng văn thư nhưng do Văn phòng Hội chưa có phòng văn thư nên tài liệu của phòng nào thì giữ lại phòng đó. Tổ chức văn thư của Hội luật gia Việt Nam được tổ chức theo hình thức hỗn hợp, nghĩa là kết hợp giữa văn thư tập trung và văn thư phân tán. Mỗi phòng ban đều có đơn vị soạn thảo riêng nhưng tập trung ở cán bộ văn thư chính của cơ quan đó là cô Lê Thị Xuyến để đóng dấu và hoàn tất các văn bản đó. 2.1. Thẩm quyền ban hành văn bản Do đặc thù về lĩnh vực hoạt động nên văn phòng TW Hội Luật gia Việt Nam thường ban hành các loại văn bản như: Công văn, Quyết định, Thư mời, Tờ trình, Kế hoạch, Biên bản, Báo cáo...cùng một số văn bản trong nội bộ cơ quan. Thẩm quyền ban hành văn bản của Hội Luật gia bao gồm: — Chủ tịch — Phó Chủ tịch —Chánh văn phòng — Phó Chánh văn phòng. - Quyết định: Do Chủ tịch ký hoặc Phó Chủ tịch ký thay Chủ tịch. - Công văn: Do Chánh văn phòng ký ủy quyền hoặc thừa ủy quyền Chủ tịch. Khi Chánh văn phòng đi vắng, văn bản phải ký ngay không thể chậm trễ thì Phó Chánh văn phòng ký thay Chánh văn phòng. - Giấy ủy quyền, giấy mời, đi công tác: Do Chánh văn phòng ký. - Duyệt kinh phí, tài chính: Do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch hoặc Chánh văn phòng ký. - Giấy mời họp Ban chấp hành do Chủ tịch ký, họp Đảng đoàn thì Bí thư ký. Có những văn bản yêu cầu phải có hai chữ ký thì cả bên Đảng đoàn và bên Đảng ủy đều ký. 2.2 Quy trình ban hành văn bản: a. Tất cả văn bản do các Phòng, ban (đơn vị) trực thuộc Hội luật gia được soạn thảo đúng thể thức trình bày văn bản hành chính và trình ký đúng thẩm quyền được phân công phụ trách, trước khi chuyển đến bộ phận văn thư để hoàn thành thủ tục văn bản hành chính cần phải được nhân bản đúng số lượng văn bản cần phát hành hoặc ít nhất hai bản giấy, một bản lưu tại văn thư, một bản lưu tại đơn vị soạn thảo văn bản. Sau khi văn thư hoàn tất các thủ tục đăng ký số và đóng dấu chỉ trả lại cho đơn vị soạn thảo 01 bản lưu và giữ lại toàn bộ số văn bản để trực tiếp phát hành đến nơi nhận được thể hiện trong văn bản. Thời gian phát hành được thực hiện ngay trong ngày hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Hình thức phát hành: Phát hành trực tiếp có ký nhận đối với các loại văn bản hành chính có giá trị làm cơ sở để các đơn vị có liên quan xử lý, trả lời... thì vừa phải gửi văn bản hành chính thông thường, vừa phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử của đơn vị có tên trong 1 phần “nơi nhận”. Các đơn vị sử dụng hộp thư điện tử của trường làm phương tiện giao dịch, đồng thời Phòng Tổ chức – Hành chính sẽ cập nhật văn bản hành chính vào danh mục “văn bản” trên Website của Hội luật gia. b. Trường hợp các phòng, ban (đơn vị) muốn tự phát hành văn bản hành chính do đơn vị mình soạn thảo hoặc không thực hiện đúng các quy trình nêu trên thì phải có cam kết tại bộ phận văn thư, trong trường hợp văn bản đó bị thất lạc hoặc không đến được đúng đối tượng thì đơn vị đó hoàn toàn chịu trách nhiệm. 3. Việc soạn thảo các văn bản hành chính của Hội luật gia: công văn, báo cáo, thông báo, quyết định cá biệt. Hiện nay Hội chỉ áp dụng thông tư liên tịch số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội Vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính để soạn thảo các văn bản hành chính. Văn phòng TW Hội luật gia Việt Nam không có phòng văn thư riêng cho nên mỗi phòng ban đều có đơn vị soạn thảo riêng của từng phòng. Khi cần ban hành một văn bản nào đó, đơn vị soạn thảo của mỗi phòng ban sẽ soạn thảo sau đó đưa cho cán bộ văn thư đóng dấu rồi trình lên ban lãnh đạo để kí, duyệt. Việc soạn thảo và ban hành văn bản của Hội Luật gia được thực hiện một cách chính xác và có hiệu quả theo đúng quy định của nhà nước về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản. * Quy trình soạn thảo văn bản của Hội luật gia như sau: Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Quy trình soạn thảo văn bản của Hội Luật gia được tiến hành theo trình tự sau: - Bước 1: Xác định mục đích, giới hạn văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản. - Bước 2: Xác định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản. - Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin cần cho công tác soạn thảo. - Bước 4: Xây dựng đề cương văn bản và soạn thảo văn bản. - Bước 5: Kiểm tra lại về nội dung và thể thức sau đó thình lên cấp trên kí duyệt. - Bước 6: Nhân văn bản. - Bước 7: Ban hành văn bản. 4. Quy trình quản lý văn bản đi của Hội luật gia Việt Nam. 4.1. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của Hội Luật gia được tiến hành như sau: Gồm 6 bước: v Bước 1: Tiếpnhận văn bản từ cấp trên gửi xuống. v Bước 2: Vào sổ đăng ký văn bản ( lấy số, kí hiệu, trích yếu nội dung văn bản) v Bước 3: Đóng dấu (tuân thủ nghiêm ngặt quy định của nhà nước) v Bước 4: Nhân bản ( sao văn bản đúng số lượng gửi đi) v Bước 5: Chuyển giao và theo dõi chuyển giao (bằng điện thoại hay bưu phẩm v Bước 6: Lưu và bảo quản ( lưu hai bản để lập hồ sơ) ± Sơ đồ quản lý và giải quyết văn bản Tiếp nhận văn bản từ cấp trên gửi xuống Vào sổ đăng ký văn bản(lấy số, kí hiệu, trích yếu nội dung văn bản) Đóng dấu ( tuân thủ nghiêm ngặt quy định của nhà nước) Nhân bản ( sao văn bản đúng số lượng gửi đi) Chuyển giao và theo dõi chuyển giao (bằng điện thoại hay bưu phẩm Lưu và bảo quản ( lưu hai bản để lập hồ sơ) Sau khi nhận văn bản của cấp trên gửi xuống, Cô Xuyến- cán bộ văn thư tiến hành các bước để chuyển văn bản đi ra ngoài cơ quan. Cán bộ văn thư xem xét, kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày, nếu sai phải tiến hành sửa chữa cho đúng thể thức. Trong trường hợp văn bản đi sai thẩm quyền thể thức hoặc nội dung, cán bộ văn thư sẽ chuyển văn bản đi lên cấp trên và đề xuất ý kiến của mình về việc sai sót đó. Sau đó, cán bộ văn thư nhập văn bản đó vào sổ đăng kí văn bản đi, đóng dấu, nhân bản đúng số lượng rồi tiến hành chuyển giao. Mỗi năm Hội Luật gia có khoảng 1000 văn bản đi nên các văn bản trong một năm của Hội được lập ở 3 loại sổ sau: — Sổ đăng kí văn bản quy phạm pháp luật và quyết định, chỉ thị; — Sổ đăng kí văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn; — Sổ đăng kí văn bản mật đi. Ø Việc quản lý và giải quyết văn bản đi của Văn phòng Trung ương Hội Luật Gia Việt Nam được tiến hành theo trật tự nghiêm ngặt và thống nhất. Bên cạnh việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi được tiến hành nghiêm ngặt và thống nhất, Hội Luật gia Việt Nam còn rất cẩn thận trong việc chuyển văn bản đi ra ngoài cơ quan. Khi chuyển văn bản đi ra ngoài cơ quan những văn bản đó sẽ được kiểm tra lại nhiều lần, địa chỉ của cơ quan nhận văn bản sẽ được cập nhật liên tục. Để đảm bảo việc gửi văn bản đi được hoàn tất trong quá trình chuyển giao văn bản đến đúng địa chỉ, Văn phòng Hội sẽ tiến hành xác minh thông qua việc gọi điện thoại đến cơ quan nhận văn bản. Nếu cơ quan đó chưa nhận được, Hội Luật gia sẽ tiến hành gửi qua Fax, qua Email, đồng thời tìm hiểu các lỗi trong quá trình chuyển giao văn bản là do lỗi của bưu điện hay do nhầm địa chỉ để từ đó có những kinh nghiệm cho lần chuyển giao sau. Thông thường, việc chuyển gia văn bản của Văn phòng Hội được tiến hành qua các hình thức: — Chuyển giao văn bản bằng hình thức chuyển phát nhanh — Chuyển giao văn bản bằng hình thức qua bưu điện gửi bình thường — Chuyển giao văn bản bằng hình thức trực tiếp: đối với những cán bộ trong cơ quan nhận văn bản có trụ sở gần trụ sở của Hội. Dù việc nhận văn bản bằng nhiều hình thức nhưng Hội vẫn yêu cầu cơ quan nhận được văn bản xác nhận qua điện thoại rằng đã nhận được văn bản của cơ quan gửi đến. Chính với sự chu đáo, cẩn thận như vậy mà Hội luôn đảm bảo các văn bản của cơ quan gửi đi không bị chậm trễ, thất lạc. Ví dụ: Mấu công văn đi: Ngày tháng của văn bản Số và kí hiệu văn bản Tên loại và trích yếu nội dung Người kí Nơi nhận Đơn vị hoặc người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú 14/7 246 V/v Xin xe ôtô Chủ tịch Đ/c Tòng Thị Phóng Lưu Hòa 14/7 247 Ý kiến về tổ chức ĐH HLG tỉnh Điện Biên Chủ tịch HLG tỉnh Điện Biên Lưu Giang 14/7 248 V/v Tổ chức ĐH Luật gia tỉnh Điện Biên Chủ tịch TT Tỉnh ủy, UBND Tỉnh Điện Biên Lưu Giang 5.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của Văn phòng Hội Luật gia Việt Nam được tiến hành như sau: Gồm 6 bước: v Bước 1: Tiếp nhận văn bản v Bước 2: Phân loại và bóc bì văn bản v Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đến v Bước 4: Đóng dấu đến v Bước 5: Nhân bản v Bước 6: Chuyển các văn bản đến các bộ phận có trách nhiệm giải quyết Sơ đồ tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến Tiếp nhận văn bản Phân loại và bóc bì Vào sổ đăng kí văn bản đến Đóng dấu đến Nhân bản Chuyển các văn bản đến các bộ phận có trách nhiệm giải quyết Mọi văn bản của cơ quan bên ngoài gửi đến Hội Luật gia đều tập trung ở bộ phận văn thư và được bộ phận văn thư tiếp nhận, sao đó phân loại xem những văn bản đó được gửi đến phòng ban, cá nhân nào thì gửi lại phòng ban đơn vị đó để giải quyết. Trong trường hợp văn bản không ghi rõ người nhận,văn bản đó sẽ được chuyển đến Chánh văn phòng để xem xét, cho ý kiến giải quyết. Sau đó bộ phận văn thư nhận lại văn bản rồi chuyển đến đơn vị cá nhân có liên quan để giải quyết văn bản. Trong trường hợp văn bản đến không đúng cơ quan mình, văn thư không bóc bì văn bản mà tiến hành gửi trả cơ quan gửi. Thông thường các văn bản đến mà Hội Luật gia nhận được là chủ yếu qua đường bưu điện và nhận được trực tiếp từ các bộ phận cơ quan gửi văn bản. Sau khi cán bộ văn thư kiểm tra không thấy sai sót và nhầm lẫn các thông tin của văn bản đến thì cán bộ văn thư sẽ tiến hành vào sổ lưu trữ văn bản đến sau đó nhập dữ liệu váo máy tính để quản lý. Sau khi nhập dữ liệu xong, cán bộ văn thư sẽ đóng dấu đến rồi trình văn bản đến lãnh đạo để đưa ra ý kiến giải quyết. Cuối cùng cán bộ văn thư sẽ tiến hành nhân bản, lưu và bảo quản tài liệu, đó là khâu cuối cùng của quá trình quản lý và giải quyết văn bản đến. Mỗi năm có khoảng 1000 văn bản của các cơ quan khác gửi đến Hội Luật gia Việt Nam. Để tổ chức tiếp nhận văn bản đến, Văn phòng Hội sử dụng hai loại sổ sau: — Sổ đăng kí văn bản đến (chung cho tất cả các laọi văn bản) — Sổ đăng kí văn bản mật đến Đăng kí văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đơn vị và cá nhân có liên quan. Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đến đều phải được đăng kí vào sổ theo mẫu in sẵn một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột mục theo mẫu quy định. Do vậy văn bản đến phải được tổ chức quản lý và giải quyết triệt để. Nhìn chung công tác đăng kí văn bản đến bằng sổ của Văn phòng Hội được tiến hành khá tốt. Các văn bản đến đều được đăng kí vào sổ, lấy số, kí hiệu rõ ràng đảm bảo cho việc tra tìm về sau. VD: Mẫu công văn đến Ngày thángđến Số đến Nơi gửi công văn Số kí hiệu công văn Ngày tháng công văn Nơi nhận Tên loại và trích yếu nội dung công văn Ký nhận Ghi chú 23/6 565 HLG Hưng Yên 23/CV 20/6 Văn thư Đ/c Hội viên tham gia đại hội Xuân 567 HLG Thái Bình 06/BC 15/6 Văn thư B/c công tác 6 tháng đầu năm 2011 Linh 568 Viện KHKD QT 04/CV 20/6 Văn thư C/v kết nạp hội viên Giang 6. Việc quản lý và sử dụng con dấu của Hội luật gia. Một văn bản ban hành ngoài đầy đủ các thể thức và khi có chữ kí của người có thẩm quyền vẫn phải có dấu đóng mới có hiệu lực pháp lý. Hội Luật gia Việt Nam có một cán bộ văn thư đó là cô Lê Thị Xuyến được phân công quản lý và đóng dấu. Cán bộ văn thư đã thực hiện việc sử dụng và bảo quản dấu rất tốt. Hội Luật gia Việt Nam sử dụng năm loại dấu đó là: — Dấu cơ quan — Dấu chức danh — Dấu công văn đến — Dấu công văn đi — Dấu nổi Dấu được đóng đúng quy định, chỉ đóng lên những văn bản có đầy đủ thông tin và chữ kí hợp lệ , không đóng dấu lên giấy trắng hay những văn bản không đúng thể thức. Dấu được đóng vào 1/3 chữ kí lệch về bên trái. Văn phòng Hội dùng mực dấu là mực đỏ để đóng lên văn bản. Việc sử dụng và quản lý con dấu của Hội được quản lý chặt chẽ và thực hiện theo đúng quy định của pháp luật nhằm đảm bảo cho hoạt động quản lý của cơ quan được hiệu quả và thông suốt. 7. Quy trình tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 7.1 Quy trình tổ chức lập hồ sơ: - Các văn bản hình thành trong hoạt động của Hội được lập thành các hồ sơ và dựa các đặc điểm chung như tên loại văn bản; văn phòng ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác hình thành trong quá trình theo dõi, nhằm mục đích phục vụ cho các công việc giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Hội luật gia. Hội luật gia không có cán bộ lưu trữ riêng vì vậy việc tổ chức lập hồ sơ do cán bộ văn thư là chị Cao Thị Xuân kiêm nhiệm. Gồm các bước như sau: B1. Hình thành hồ sơ + Xây dựng danh mục hồ sơ Cán bộ văn thư dựa vào các đặc trưng như sau để xây dựng danh mục hồ sơ: * Đặc trưng tên gọi: Tên gọi là tên loại của tài liệu như: Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư,... Những tài liệu có cùng tên gọi, của một tác giả, trong một nhiệm kỳ hoặc một năm lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường được áp dụng để lập các tập lưu công văn đi ở văn thư: Ví dụ: Các tập Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư, Thông báo,.... * Đặc trưng vấn đề: Những tài liệu có tên gọi khác nhau, tác giả khác nhau nhưng nói về một vấn đề, một sự việc, trong một thời gian nhất định, lập một hồ sơ. Ví dụ: Hồ sơ v/v thanh, quyết toán công trình nhà làm việc của Công ty Dịch vụ kỹ thuật Dầu khí tại 154 Nguyễn Thái Học. Năm 2009. Hồ sơ bàn giao kinh doanh xăng dầu từ Xí nghiệp Cảng dịch vụ dầu khí sang Xí nghiệp dịch vụ vật tư thiết bị và nhiên liệu của Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí. Năm 2007. * Đặc trưng tác giả: Tác giả là cơ quan ban hành tài liệu. Tài liệu có tên gọi khác nhau, nội dung khác nhau nhưng của một tác giả sản sinh ra trong một thời gian nhất định lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường áp dụng để lập hồ sơ đối với tài liệu các cơ quan khác gửi đến. Ví dụ: Quyết định, công văn của Tổng công ty Dầu khí Việt Nam, Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí v/v phê duyệt đơn giá tiền lương năm 2004.Báo cáo thực hiện đầu tư xây dựng cơ bản năm 2008 của Công ty PTSC  Báo cáo cân đối kế toán quý, 6 tháng năm 2006 của Văn phòng đại diện PTSC và Ban quản lý các công trình. * Đặc trưng cơ quan giao dịch: Tài liệu trao đổi giữa Hội luật gia với một cơ quan khác về một vấn đề, trong một thời gian nhất định, lập một hồ sơ. Ví dụ: Tài liệu trao đổi giữa Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước với Văn phòng Hội luật gia Việt Nam về việc tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ các cơ quan thuộc Hội luật gia Việt Nam. * Đặc trưng địa dư: Địa dư là các khu vực, đơn vị hành chính như: thành phố, huyện, xã... Những tài liệu có tên gọi giống nhau, được sản sinh ra trong một thời gian nhất định ở những khu vực hành chính có đặc điểm đặc biệt giống nhau lập thành một hồ sơ. Ví dụ: Báo cáo tình hình công tác năm 2011 và một số nhiệm vụ trọng tâm năm 2012 của các tỉnh trực thuộc Văn phòng Hội luật gia TW. * Đặc trưng thời gian: Thời gian là năm, tháng mà nội dung tài liệu nói đến, đặc trưng này thường kết hợp với các đặc trưng khác để lập hồ sơ.Ví dụ: Dự án xây dựng Hội luật gia Việt Nam tại khu đô thị mới D32 Cầu Giấy- Hà Nội năm 2011- 2012. [ Trên thực tế, Hội Luật Gia Việt Nam vận dụng rất nhiều các đặc trưng để lập Hồ sơ, trong đó đặc trưng tên gọi, vấn đề được vận dụng chủ yếu. Chính vì vậy, các Hồ sơ của Hội Luật Gia Việt Nam được lập khá hoàn chỉnh. B2. Phân chia đơn vị bảo quản Để thuận tiện cho việc bảo quản và phục vụ khai thác, mỗi hồ sơ (đơn vị bảo quản) của Hội luật gia không dày quá 200 tờ. 1 hồ sơ là một đơn vị bảo quản. Ví dụ: Quyết định nhân sự trong một năm nhiều nên cán bộ văn thư của văn phòng Hội dựa vào nội dung để phân chia thành các đơn vị bảo quản + Quyết định về việc tiếp nhận, điều động cán bộ. + Quyết định về việc xếp lương. + Quyết định về việc khen thưởng. + Quyết định về việc kỷ luật B3. Sắp xếp tài liệu trong đơn vị bảo quản: Cán bộ văn thư trong văn phòng Hội sắp xếp tài liệu theo các cách sau: a. Sắp xếp theo số thứ tự công văn b. Sắp xếp theo ngày, tháng, năm của tài liệu c. Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc Ví dụ: Hồ sơ hội nghị sắp xếp theo trình tự - Giấy triệu tập. - Danh sách đại biểu. - Chương trình hội nghị. - Đề án, báo cáo trình bày trong hội nghị. - Nghị quyết (nếu có) - Biên bản hội nghị. d. Sắp xếp theo mức độ quan trọng của tài liệu: Nếu tài liệu quá ít nên phải lập nhiều loại tài liệu của một tác giả vào một đơn vị bảo quản thì cán bộ văn thư của văn phòng Hội sắp xếp theo thứ tự tầm quan trọng các loại tài liệu. Trong mỗi loại tài liệu lại sắp xếp theo thứ tự ngày, tháng, năm. Ví dụ: Chương trình, báo cáo, công văn của Phòng Tổ chức Cán bộ của Hội luật gia Việt Nam e. Sắp xếp theo mức độ quan trọng của tác giả: Nếu trong ĐVBQ gồm tài liệu của nhiều tác giả thì cán bộ văn thư sắp xếp tài liệu của các cơ quan cấp trên trước, tài liệu của các cơ quan cấp dưới sau, trong từng cơ quan, sắp xếp theo tầm quan trọng của các loại tài liệu, trong từng loại tài liệu sắp xếp theo ngày, tháng, năm. Ví dụ: Tài liệu về dự án xây dựng Hội luật gia Việt Nam tại Khu Đô Thị Mới D32 Cầu Giấy – Hà Nội. g. Sắp xếp theo vần chữ cái: A, B, C… B4. Biên mục hồ sơ, đơn vị bảo quản: Sau khi đã sắp xếp tài liệu trong từng đơn vị bảo quản theo một trật tự nhất định sẽ tiến hành biên mục. Việc biên mục gồm: đánh số tờ, viết mục lục tài liệu, viết chứng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ. 7.2 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan – văn phòng Hội luật gia Việt Nam: Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với các đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Hồ sơ được giao nộp được đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và cũng là để góp phần bảo vệ an toàn tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài. Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu sẽ dễ bị thất lạc, mất mác và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ gặp khó khăn trong việc tra tìm. Văn phòng Hội luật gia Căn cứ: + Điều 14, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10; +Điều 22, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư; + Điều 5, Nghị định số: 111/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia để giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Thời hạn nộp lưu tài liệu được quy định như sau: Các đơn vị thu thập hồ sơ cần nộp vào phòng lưu trữ cơ quan kèm theo bản mục lục Hồ sơ nộp lưu.Bộ phận tiếp nhận hồ sơ nộp lưu phải đối chiếu bản danh mục Hồ sơ, kiểm tra thiếu, đủ Hồ sơ…. yêu cầu bổ sung cho đủ rồi kí nhận vào bản mục lục, trả lại đơn vị nộp lưu một bản, lưu tại phòng lưu trữ cơ quan và phòng văn thư mỗi nơi một bản. Hồ sơ nguyên tắc và Hồ sơ công việc của năm tới không phải nộp vào lưu trữ cơ quan.Khi nộp Hồ sơ cần phải lập biên bản, kèm theo danh sách. + Tài liệu hành chính: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc. + Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: Sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức. + Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán.+ Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; Mcrôphim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: Sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc. * Thủ tục giao nộp tài liệu Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”, Đơn vị, cá nhân nộp và lưu trữ hiện hành mỗi bên giữ một bản. HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Mục lục hồ sơ nộp lưu Năm... STT Số và ký hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Ngày tháng bắt đầu và kết thúc Số lượng tờ Ghi chú 1 2 3 4 5 6 Tổng cộng bản mục lục này có :....hồ sơ ( bao gồm...đơn vị bảo quản ) trong đó có :...hồ sơ ( đơn vị bảo quản) có thời hạn bảo quản vĩnh viễn,..hồ sơ (..đơn vị bảo quản) có thời hạn bảo quản. Phụ trách lưu trữ ( Bên biên nhận hồ sơ nộp lưu) Phụ trách đơn vị ( Bên nộp lưu hồ sơ) 8. Việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý tra tìm tài liệu của Văn phòng Hội luật gia Việt Nam: Hội đã sử dụng hệ thống máy tính có kết nối mạng để tra tìm tài liệu để phục vụ cho công tác quản lý và hoạt động của mình cũng như việc tra tìm tài liệu. Trao đổi tài liệu giữa các cá nhân với nhau qua đường mạng: Qua gmail, ymail, yahoo, qua fax. Hiện tại Hội đã xây dựng nội quy nghiên cứu sử dụng tài liệu, nội quy phục vụ khai thác, Các loại công cụ tra cứu tài liệu có trong phòng kho lưu trữ của trung tâm như: Mục lục hồ sơ, các bộ thẻ nhằm để đáp ứng nhu cầu tra tìm tài liệu lưu trữ của cơ quan. Hội chưa có phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu trên máy tính cho nên chủ yếu quản lý tài liệu chủ yếu bằng văn bản, sổ sách. Vì vậy việc tra tìm mất thời gian hơn, việc giải quyết cũng sẽ lâu hơn. IV. CÔNG TÁC LƯU TRỮ. 1. Quy trình tổ chức thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ: Hiện nay cán bộ đảm nhiệm công tác lưu trữ của Hội Luật gia Việt Nam vẫn là kiêm nhiệm. Hội Luật gia Việt Nam có hai cán bộ là Chị Cao Thị Xuân - cán bộ văn phòng và Cô Lê Thị Xuyến - cán bộ văn thư kiêm nhiệm phần lưu trữ của cơ quan. Những tài liệu quan trọng của cơ quan được chị Xuân tiếp nhận sau đó phân loại, biên mục và làm công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Vì là cán bộ kiêm nhiệm nên nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm còn hạn chế do không được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ về công tác lưu trữ nên công việc bảo quản tài liệu còn nhiều sai sót, dẫn đến một số tài liệu đã bị hư hỏng gây khó khăn cho việc tra tìm cũng như nghiên cứu sử dụng tài liệu. Với diện tích còn hạn chế nên Ở Hội Luật gia Việt Nam ngoài phòng văn thư chưa có còn có phòng Lưu trữ. Điều đó đã gây khó khăn cho công tác lưu trữ các văn bản, giấy tờ quan trọng về quá trình hình thành và hoạt động của Hội Luật gia Việt Nam. * Hội Luật Gia Việt nam tiến hành thu thập và bổ sung tài liệu theo các giai đoạn Giai đoạn 1: Xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ cơ quan từ văn thư cơ quan và các phòng ban, đơn vị trực thuộc cơ quan. Giai đoạn 2: Xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và thực hiện các biện pháp tiên hành thu thập về các trung tâm lưu trữ Quốc gia theo đúng quy định. * Quy trình bổ sung tài liệu của Hội cũng được chia thành 2 giai đoạn: Giai đoạn 1: Dựa vào nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện phải nộp lưu vào phông lưu trữ cơ quan qua quá trình thu thập để xam xét mức độ hoàn thiện của phông lưu trữ. Trên cơ sở đó cán bộ lưu trữ đề xuất các biện pháp bổ sung them nguồn và thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu. Giai đoạn 2: sau khi xem xét mức độ hoàn chỉnh của phông, cán bộ lưu trữ cần tiến hành tìm kiếm,bổ sung những tài liệu còn thiếu. Nguồn thu thập tài liệu của Phông lưu trữ cơ quan chủ yếu là các loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của bản thân cơ quan, của các đơn vị trực thuộc. Đây là nguồn thu thập và bổ sung quan trọng và thường xuyên nhất của Hội Luật Gia Việt Nam. *Lưu trữ của Hội tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu từ các nguồn sau: - Văn thư cơ quan: Văn thư là nơi tập trung quản lí toàn bộ đầu mối văn bản đi, đến của cơ quan. Hồ sơ công văn lưu( đi và đến) được lập ở văn thư cơ quan, sau một thời gian sẽ nộp và lưu trữ cơ quan. Các phòng,ban, đơn vị thuộc cơ quan: Đây là nơi hình thành các hồ sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các phòng, ban, đơn vị trong quá trình hoạt động. Các Hồ sơ này sẽ nộp vào lưu trữ cơ quan sau một năm kể từ khi công việc được giải quyết xong. Tài liệu hình thành trong các phòng, ban là do quá trình lập Hồ sơn công việc của các cán bộ chuyên môn. Ngoài ra, lưu trữ của Hội còn có thể tiến hành thu thập và bổ sung tài liệu từ các nguồn sau: Các cán bộ đã có thời gian công tác tại cơ quan, đã về hưu hoặc chuyển công tác. Các cơ quan cấp trên, cấp dưới và ngang cấp thường xuyên gửi các văn bản trao đổi công việc với cơ quan. Thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan phải là những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử, phục vụ nghiên cứu lâu dài. Để đảm bảo cho cơ quan thực hiện tốt nhiệm vụ thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Văn phòng Trung Ương Hội đã đưa ra những quy định, phân công rõ trách nhiệm của từng phòng, ban, cá nhân phải chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Hội cũng đã có sự đầu tư lớn về kho tàng, trang thiết bị kĩ thuật để bảo quản những Hồ sơ, tài liệu phục vụ khai thác sử dụng của cơ quan. Được sự quan tâm của lãnh đạo Hội cũng như sự chú ý của chánh văn phòng về công tác này nên việc thu thập, bổ sung tài liệu của cơ quan tiến hành nhanh chóng, tài liệu được bổ sung đầy đủ vào lưu trữ cơ quan, phục vụ hữu ích các hoạt động của Hội. Do không có phòng kho lưu trữ nên công tác thu thập bổ sung tài liệu của Văn phòng Hội Luật gia Việt Nam chưa được chú trọng và quan tâm nhiều. Hầu hết các tài liệu của Hội đều do Chị Xuân cất giữ và sắp xếp theo thứ tự tên loại văn bản và theo năm ban hành. Tủ đựng tài liệu của Hội luật gia 2. Các nguyên tắc và các tiêu chuẩn để tiến hành xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Hội luật gia. 2.1 Nguyên tắc: Xác định giá trị tài liệu cần được thực hiện một cách khoa học, chính xác và hiệu quả nên cần phải tuân theo những nguyên tắc nhất định. Hội Luật Gia Việt Nam đã áp dụng các nguyên tắc sau khi xác định giá trị tài liệu: a, Nguyên tắc chính trị Bất cứ một tài liệu nào sản sinh ra cũng mang dấu ấn thể hiện chế độ chính trị của cơ quan, cá nhân sản sinh ra nó. Tính chính trị còn thể hiện trong nội dung, mục đích của tài liệu. Vì vậy, khi xác định giá trị tài liệu, Hôi Luật Gia Việt Nam đã tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc này. Khi xác định giá trị tài liệu, cán bộ lưu trữ của Hội đứng trên lập trường, quan điểm của Đảng cộng Sản Việt Nam. Hội đã lựa chọn những tài liệu có lợi cho Đảng, Nhà nước và nhân dân để bảo quản lâu dài và vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử. Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc, là tài sản quốc gia, là những chứng cứ, nguồn sử liệu để nghiên cứu và tái hiện lịch sử dân tộc,là kênh thông tin quan trọng để truyền đạt những thông điệp lịch sử cho thế hệ sau một cách chân thực nhất. Vì vậy, khi xác định giá trị tài liệu, Hội đã đứng trên quan điểm bảo vệ nguồn di sản văn hóa thiêng liêng của dân tộc, của quốc gia và của Đảng, không lấy việc loại bỏ những tài liệu hết giá trị ra khỏi phông là nhệm vụ quan trọng nhất. b, Nguyên tắc lịch sử Bất cứ một tài liệu nào bản thân nó cũng chứa đựng những dấu ấn lịch sử của thời kì sản sinh ra nó qua những yếu tố nội dung và hình thức tài liệu. Vì vậy, khi xác định giá trị tài liệu, Hội đã áp dụng nguyên tắc này rất nghiêm chỉnh. Khi xác định giá trị tài liệu, Hội đã xem xét đến những điều kiện hoàn cảnh lịch sử mà tài liệu đo sản sinh ra. Đó là những yếu tố thời gian, địa điểm và điều kiện hình thành tài liệu. Áp dụng nguyên tắc này cán bộ lưu trữ Hội đã lựa chọn những tài liệu mà nội dung nó phản ánh rõ nét những sự kiện lịch sử quan trọng đã xảy ra trong quá khứ. c, Nguyên tắc toàn diện, tổng hợp Toàn diện, tổng hợp là cái nhìn khái quát các khía cạnh để đánh giá xác thực một vấn đề, hiện tượng. Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ, cần phải có cái nhìn bao quát và khách quan về cả nội dung và thể thức, điều kiện sản sinh tài liệu. Áp dụng nguyên tắc này khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ, để đảm bảo một cách chính xác, Hội đã đặt tài liệu trong mối quan hệ toàn diện, tổng hợp. Mặt khác, trong một khối tài liệu có nội dung về một vấn đề, một sự vật, một hiện tượng, các Hồ sơ thường có mối quan hệ logic với nhau, phản ánh quá trình hoạt động của cơ quan, phản ánh quá trình giải quyết công việc cụ thể. Chính vì vậy, Hội đã có cái nhìn tổng hợp, toàn diện, không đánh giá giá trị tài liệu của từng văn bản trong Hồ sơ, từng Hồ sơ trong một khối tài liệu tránh làm mất đi mối quan hệ giữa các Hồ sơ, tài liệu. 2.2 Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu Tiêu chuẩn là những tiêu chí dùng làm chuẩn để phân loại và đánh giá các sự vật và hiện tượng. Để đánh giá được tài liệu chính xác, Hội Luật Gia Việt Nam đã áp dụng những tiêu chuẩn sau: a, Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu Nội dung tài liệu là toàn bộ thông tin về vấn đề được đề cập trong tài liệu. Mỗi tài liệu được hình thành trong cơ quan đều biểu thị một nội dung nhất định để phục vụ mục đích của cơ quan, cá nhân làm ra tài liệu. Vận dụng nguyên tắc nầy, Hội đã đánh giá cao những tài liệu có nội dung phản ánh trực tiếp chức năng, nhiệm vụ và mặt hoạt động của cơ quan. Đồng thời đánh giá cao những tài liệu có nội dung tổng kết quá trình hoạt động của Hội. Những tài liệu phản ánh trực tiếp các hoạt động của Hội khi tiến hành xác định giá trị tài liệu : + Tài liệu có nội dung phản ánh quá trình hình thành và phát triển của Hội trong suốt quá trình qua. + Tài liệu có nội dung phản ánh quá trình Hội tham gia vào các Hiệp Định bảo vệ chủ quyền đất nước. + Tài liệu Hội đã tham gia tuyên truyền phổ biến pháp luật. + Tài liệu Hội tham gia một số hoạt động quản lí Nhà nước theo quy định của pháp luật.Tài liệu có nội dung phản ánh lích sử xây dựng và phát triển các chi Hội địa phương trong cả nước. +Tài liệu xây dựng và phát triển các chi Hội Luật gia cơ sở. + Trong phông lưu trữ cơ quan, có những tài liệu phản ánh những mặt hoạt động không chủ yếu, do đó những tài liệu này không có giá trị sử dụng nhiều, không cần quy định thời hạn bảo quản lâu dài. +Khi xem xét giá trị tài liệu, Hội đã đặt tài liệu trong mối quan hệ chung với những tài liệu khác trong phông, không tách rời từng tài liệu, Hồ sơ. Vì vậy những tài liệu của Hội luôn được tập trung, không bị thất lạc. [ Như vậy, tiêu chuẩn này không chỉ xem xét trên ý nghĩa nội dung chứa đựng trong tài liệu mà còn phụ thuộc vào nội dung tài liệu đó liên quan đến việc làm sáng tỏ độ chân thực của một tài liệu có nội dung tài liệu quan trọng khác. b, Tiêu chuẩn tác giả tài liệu Tác giả tài liệu là cơ quan, tổ chức, cá nhân sản sinh ra tài liệu. Tác giả của tài liệu thường được ghi trên hình thức của tài liệu. Trong phông lưu trữ cơ quan của Hội, tài liệu được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau: tài liệu từ cấp trên gửi xuống; cấp dưới gửi lên; các cơ quan ngoài hệ thống,…gử đến và tài liệu của chính Hội sản sinh ra. Khi vận dụng nguyên tắc này để xác định giá trị tài liệu lưu trữ, Hội đã xem xét đến tác giả tài liệu. Đối với tài liệu do chính cơ quan sản sinh ra tài liệu, thì những tài liệu phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ, hoạt động của Hội được đánh giá cao hơn những tài liệu có nội dung không mang tính phản ánh nhiệm vụ thứ yếu của Hội. Thông thường những tài liệu do cơ quan cấp trên gửi xuống để chỉ đạo hoạt động của Hội, những tài liệu này có nội dung liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Hội nên những tài liệu này được đánh giá cao hơn những tài liệu do cấp dưới gửi lên. Đối với những tài liệu do cấp dưới gửi lên, Hội đã đánh giá cao những tài liệu có nội dung báo cáo công tác phản ánh hoặc tổng kết những nhiệm vụ do Hội giao. Những báo cáo này liên quan đến việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ của Hội nhưng ở mức độ, phạm vi hạn chế. Đối với những tài liệu do cơ quan khác gửi tới co liên quan đến việc giải quyết công việc, những tài liệu này có giá trị ở cấp độ hồ sơ công việc. c, Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phông Cơ quan, đơn vị hình thành phông là cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình hoạt động có phông tài liệu được hình thành. Tiêu chuẩn này được xây dựng dựa trên cơ sở phân tích chức năng và được Hội Luật Gia áp dụng chi tiết, cụ thể. Chi hội luật gia các tỉnh có vai trò quan trọng trong Hội luật gia Trung ương, những tài liệu này được đánh giá cao trong sự đóng góp vào phông lưu trữ của Hội. Đối với những phông tài liệu mà các chi hội Luật gia không có vai trò, vị trí quan trọng thì Hội đã xác định những tài liệu chủ yếu liên quan đến việc nghiên cứu lịch sử hình thành phông của Hội. d, Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng phông Phông lưu trữ là khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh, phản ánh quá trình hoạt động của một quốc gia, một các nhân, một cơ quan, tổ chức,… Như vậy, phông lưu trữ là một khối tài liệu phản ánh đầy đủ, hoặc tương đối đầy đủ quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, đơn vị hình thành phông. Vận dụng tiêu chuẩn này, Hội Luật Gia Việt Nam tiến hành xác định giá trị tài khi gặp những tài liệu bị mất mát, thất lạc nhiều, khối tài liệu có giá trị còn ít sử dụng, Hội đã giữ thêm những tài liệu còn ít giá trị sử dụng để bảo quản trong phông. Những tài liệu này góp phần bổ sung và giúp cho việc nghiên cứu thêm về những hoạt động của Hội sau này. Đối với Hội, việc vận dụng tiêu chuẩn này rất có ý nghĩa, bởi trong thực tế do ý thức giữ gìn tài liệu của cán bộ còn chưa tốt nên phông tài liệu còn lưu trữ còn giữ được rất ít tài liệu có giá trị. Để hoàn thiện phông, Hội đã bổ sung hoàn chỉnh phông bằng cách tiến hành sao in tài liệu có liên quan đến hoạt động của Hội tại các cơ quan cấp dưới. Thông qua hoạt động xác định giá trị tài liệu dựa vào tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng phông, cho thấy Hội đã chú trọng rất lớn đối với tài liệu lưu trữ và thực hiện khá công phu, đầy đủ các nghiệp vụ để có được phông lưu trữ hoàn chỉnh mà không có nhiều cơ quan chú trọng đến hoạt động công tác lưu trữ này. e, Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lí của tài liệu Hiệu lực pháp lí được thể hiện ở thể thức và nội dung văn bản. Về yếu tố thể thức: một văn bản có hiệu lực pháp lí khi có đầy đủ các yếu tố thể thức do cơ quan Nhà nước quy định cần phải có trong văn bản: quốc hiệu; tác giả văn bản; địa danh, ngày tháng văn bản; tên loại và nội dung văn bản; chữ kí của người có thẩm quyền; dấu cơ quan ban hành văn bản. Khi xác định giá trị tài liệu, Hội đã chọn những tài liệu có hiệu lực pháp lí về nội dung và thể thức văn bản. Tuy nhiên, có những văn bản có giá trị cao nhưng do điều kiện khách quan nên không đảm bảo các yếu tố về thể thức văn bản, Hội đã xem xét và nâng thời hạn bảo quản của những tài liệu có đặc điểm trên. Về nội dung tài liệu: Văn bản có giá trị pháp lí là văn bản khi ban hành phải đảm bảo tính hợp pháp và hợp lí của văn bản. Tính hợp pháp thể hiện, ngoài những văn bản đầy đủ các yếu tổ thể thức thì nội dung phải đúng luật, không trái với những văn bản do cơ quan cấp trên ban hành. Hội Luật gia Việt Nam đã xem xét đến yếu tố thời gian hiệu lực pháp lí. Thời gian hiệu lực pháp lí của một tài liệu được tính bằng khoảng thời gian tài liệu có giá trị thực thi. Tài liệu bảo quản của Hội lớn hơn và bằng thời gian có của Hội sẽ được xem xét có còn ý nghĩa lịch sử hay không để quy định thời hạn bảo quản cho những tài liệu đó. f, Tiêu chuẩn tình trạng vật lí của tài liệu Tình trạng vật lí của tài liệu là tình trạng tài liệu được xem xét tới các yếu tố vật lí, hóa học, có ảnh hưởng đến hình thức của tài liệu. Tình trạng vật lí của tài liệu ảnh hưởng đến hiệu quả công tác khai thác sử dụng tài liệu sau này. Vận dụng tiêu chuẩn này, Hôi luật gia Việt Nam đã tiến hành tu bổ những tài liệu quan trọng nhưng bị hư hỏng. Song không phải tài liệu nào Hội cũng tu bổ phục chế được nên những tài liệu hư hỏng quá nặng, không thể khai thác sử dụng được Hội tiến hành tiêu hủy nhằm không làm hư hỏng những tài liệu khác trong kho. Tài liệu chỉ có giá trị khi chúng được khai thác sử dụng nhu cầu của cơ quan, xã hội. Đó là những tiêu chuẩn mà Hội Luật Gia Việt Nam vận dụng khi xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ cơ quan. Tuy nhiên, mỗi tiêu chuẩn có vai trò và vị trí độc lập song chúng có mối quan hệ logic với nhau. Vì vậy, khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ, Hội Luật Gia Việt Nam đã áp dụng linh hoạt các tiêu chuẩn trên, vận dụng nhiều tiêu chuẩn để xác định được những tài liệu có giá trị đưa vào kho bảo quản, phục vụ công tác nghiên cứu, sử dụng tài liệu của cơ quan. âHầu hết các tài liệu của Hội đều có giá trị thự tiễn. Các tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của Hội là công cụ phục vụ cho việc giải quyết các công việc hằng ngày của văn phòng Hội. Mỗi ngày các công văn, giấy mời sẽ được ban hành để triệu tập các cuộc họp về Hội, giải quyết các công việc liên quan đến Hội cũng như những vấn đề liên quan đến Hội Luật gia của các tỉnh trong cả nước. Đó chính là giá trị mà tài liệu mang lại. Bên cạnh đó, những tài liệu lưu trữ của Hội cũng được sử dụng để nâng cao giá trị của nguồn tài liệu này. 3. Xây dựng phương án phân loại tài liệu lưu trữ của Hội luật gia. Để phản ánh chính xác lịch sử hoạt động của Hội và nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản,khai thác, sử dụng tài liệu, Hội Luật Gia Việt Nam đã lựa chọn phương án phân loại thích hợp với đặc trưng phông lưu trữ và lịch sử đơn vị hình thành phông đó là phương án cơ cấu tổ chức- thời gian. Áp dụng phương án này, toàn bộ tài liệu của Hội Luật Gia Việt Nam trong phông được chia thành các nhóm cơ bản theo cơ cấu tổ chức của cơ quan. Sau đó tài liệu trong từng nhóm cơ bản được phân chia ở bước hai theo đặc trưng thời gian. Đơn vị thời gian ở đây được tính theo năm hoạt động. Sở dĩ, Hội Luật Gia Việt Nam chọn phương án phân loại này vì Hội Luật Gia Việt Nam có cơ cấu tổ chức ổn định, ít thay đổi. Sau khi đã chọn và xây dựng phương án phân loại Hội Luật Gia đã tiến hành phân loại tài liệu phông lưu trữ giai đoạn 2005- 2008 như sau: Bước 1: Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của Hội Luật Gia Việt Nam từ năm 2005-2010, tài liệu được phân chia thành cac nhóm cơ bản sau: Các phòng ban chuyên môn Văn phòng Phòng tổ chức- cán bộ Phòng nghiên cứu- tổng hợp Bước 2: Tài liệu trong mỗi nhóm trên được phân chia theo đặc trưng thời gian( năm hoạt động) 1.Các ban chuyên môn 2. Văn phòng Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 2.1 Năm 2005 2.2 Năm 2006 1.3 Năm 2007 1.4 Năm 2008 3.Phòng tổ chức cán bộ 3.1 Năm 2005 3.2 Năm 2006 3.3 Năm 2007 3.4 Năm 2008 4. phòng nghiên cứu- tổng hợp 4.1 Năm 2005 4.2 Năm 2006 4.3 Năm 2007 4.4 Năm 2008 Bước 3: Tài liệu trong mỗi nhóm được phân chia theo cấp độ tiếp theo dựa vào các đăc trưng tên loại tài liệu. Ví dụ: 3. Phòng tổ chức cán bộ 3.1 Năm 2005 3.1.1 Tài liệu về tổ chức cán bộ 3.1.2 Tài liệu về thuyên chuyển cán bộ....... Bước 4: Tài liệu trong từng nhóm nhỏ trên tiếp tục được phân chia theo cấp độ nhỏ hơn nữa. Ví dụ: 1. Văn phòng Năm 2005 1.1.1 Những văn bản quy định tổ chức và hoạt động của Hội 1.1.1.2 Quyết định 1.1.1.3 Công văn hướng dẫn….. 3. Phòng tổ chức- hành chính 3.1 Năm 2005 3.1.1 Tài liệu về tổ chức cán bộ 3.1.1.1 Tài liệu chỉ đạo và hưỡng dãn về công tác tổ chức cán bộ 3.1.1.2 Tài liệu về vấn đề tổ chức 3.1.1.3 Tài liệu về vấn đề quản lí cán bộ 3.1.1.4 tài liệu về vấn đề tổ cán bộ chuyển công tác, về hưu… Cứ như vậy, tài liệu của Hội Luật Gia Việt Nam được chia nhỏ tới cấp độ Hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản nhỏ nhất. Hội Luật Gia Việt Nam tiến hành phân loại tài liệu theo phương pháp trực tiếp: chia trực tiếp tài liệu trong phông thành các nhóm cơ bản, rồi đến các nhóm lớn, nhóm nhỏ, nhóm nhỏ nhất và cuối cùng là hồ sơ, đơn vị bảo quản. Sau đó, cán bộ lưu trữ xắp xếp, kiểm tra, đối chiếu vớiphương án đã phân loại rồi tiến hành ghi số, kí hiệu của các đơn vị bảo quản. 4. Thực hiện quy trình tổ chức chỉnh lý một phông tài liệu lưu trữ của Hội luật gia: Hội luật gia là một tổ chức chính trị, hoạt động độc lập: có văn bản của cơ quan có thẩm quyền cho phép thành lập và hoạt động, có tài khoản riêng , có biên chế riêng, có văn thư và con dấu riêng. Vì vậy Phông lưu trữ của Hội luật gia là một Phông lưu trữ cơ quan. Quy trình chỉnh lý của Hội do 2 cán bộ là Chị Cao Thị Xuân và Cô Lê Thị Xuyến được Chánh văn phòng giao cho việc chịu trách nhiệm thực hiện quy trình tổ chức chỉnh lý phông tài liệu lưu trữ của Hội. Chỉnh lí tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới Hồ sơ; xác định giá trị tài liệu; hệ thống hóa Hồ sơ, tài liệu và làm công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lí,… nhằm tổ chức sắp xếp khối tài liệu trong phông lưu trữ một cách khoa học,tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lí, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu. Đồng thời trong quá trình chỉnh lí tài liệu, phát hiện ra những tài liệu hết giá trị đẻ tiến hành tiêu hủy, giải phóng kho tàng, trang thiết bị, phương tiện bảo quản. Như vậy, chỉnh lí tài liệu là một nghiệp vụ tổng hợp bao gồm nhiều nghiệp vụ khác nhau trong công tác lưu trữ và cần được thực hiện khoa học, cẩn thận. Nhận thấy vai trò quan trọng của công tác chỉnh lí tài liệu, Hội Luật Gia Việt Nam đã tiến hành chỉnh lí rất nghiêm túc công tác này từ giai đoạn chuẩn bị chỉnh lí đến khi kết thúc quá trình chỉnh lí. 4. 1 Chuẩn bị chỉnh lí Quá trình chuẩn bị chỉnh lí tài liệu của Hội được tiến hành theo các bước sau: 4.1.1 Xây dựng kế hoạch chỉnh lí Để chỉnh lí tốt phông lưu trữ, Hội đã xây dựng bản kế hoạch chỉnh lí cụ thể, chi tiết những công việc dự kiến cần tiến hành khi chỉnh lí, tiến độ thực hiện, nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lí. 4.1.2 Biên soạn các văn bản hướng dẫn lịch ử đơn vị hình thành phông và bản lịch sử phông Để đảm bảo thống nhất kế hoạch và nghiệp vụ chỉnh lí tài liệu, Hội đã biên soạn những văn bản hướng dẫn chỉnh lí: Lịch sử đơn vị hình thành phông: là bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạt động của Hội và những biến động Hội. Lịch sử phông: Là bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của việc hình thành phông lưu trữ của Hội. Mục đích của việc biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông nhằm: Làm căn cứ cho xây dựng kế hoạch chỉnh lí phù hợp; Làm căn cứ cho việc biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể trong quá trình chỉnh lí như: xây dựng phương án phân loại; hướng dẫn phân loại; lập Hồ sơ; xác định giá trị tài liệu…. Giúp cán bộ tham gia quá trình chỉnh lí nắm bắt một cách khái quát về lịch sử và hoạt động của đơn vị hình thành phông và tình hình của khối phông đưa ra chỉnh lí. Khi biên soạn văn bản này, Hội đã tham khảo tài liệu có liên quan đến lịch sử đơn vị hình thành phông: Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Hội. Các văn bản quy định về quan hệ, lề lối làm việc, chế độ công tác văn thư của Hội, quy định lề lối làm việc của các phòng, ban chức năng và cán bộ trong Hội. Các biên bản giao nhận tài liệu: mục lục Hồ sơ; tài liệu nộp lưu; sổ đăng kí văn bản đến, đi… 4.1.3 Biên sọan bản hướng dẫn phân loại, lập Hồ sơ Đây là bản hướng dẫn cách phân chia tài liệu của khối tài liệu khi đưa ra chỉnh lí thành các nhom cơ bản, nhóm lớn, nhóm nhỏ theo phương án phân loại nhất định và theo phương án lập Hồ sơ. Đây là căn cứ để cán bộ phân loại và lập Hồ sơ thực hiện một cách thống nhất trong toàn phông lưu trữ. a, Nội dung của bản hướng dẫn phân loại tài liệu: Lựa chọn và xây dựng phương án phân loại đối với khối tài liệu đưa ra chỉnh lí được tiến hành trên cơ sở vận dụng các nguyên tắc, phương pháp phân loại tài liệu lưu trữ. Phương án mà Hội đưa ra để phân loại tài liệu đó là phương án cơ cấu tổ chức- thời gian. b, Nội dung của phần hướng dẫn lập Hồ sơ bao gồm: Hướng dẫn chi tiết về phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu theo các đặc trưng: vấn đề, tác giả, tên gọi…. Hướng dẫn chỉnh sửa, hoàn thiện Hồ sơ đối với phông được lập Hồ sơ nhưng còn chưa chính xác, đầy đủ, chưa đạt yêu cầu,… Hướng dẫn viết tiêu đề Hồ sơ; Hướng dẫn sắp xếp văn bản trong Hồ sơ. 4.1.4 Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị để quy định thời hạn bảo quản cho chúng và loại bỏ những tài liệu hết giá trị. Tuy nhiên, trong quá trình xác định giá trị tài liệu lưu trữ thường có những tác động mang tính chủ quan của người tiến hành xác định giá trị nên Hội đã lập ra bản hướng dẫn xac định giá trị tài liệu nhằm thống nhất nghiệp vụ này khi tiến hành chỉnh lí tài liệu. Nội dung của bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu lưu trữ bao gồm: Phần bản kê( dự kiến) các tài liệu còn giá trị cần giữ lại bảo quản; Phần bản kê( dự kiến) những tài liệu hết giá trị cần tiến hành tiêu hủy. Kế hoạch chỉnh lí và những bản hướng dẫn nghiệp vụ được nguwoif có thẩm quyền trong cơ quan phê duyệt và có thể bổ sung trong quá trình chỉnh lí để phù hợp với thực tế của tài liệu. 4.1.5 Giao nhận tài liệu Đây là quá trình bàn giao tài liệu giữa nơi bảo quản tài liệu với bộ phận chỉnh lí tài liệu. Khi giao nhận tài liệu Hộ đãc tiến hành theo các thủ tục giao nhận và được lập thành biên bản mẫu đính kèm mà Cục văn thư- Lưu trữ nhà nước quy định. Số lượng tài liệu giao nhận ở Hội thường được tính bằng mét giá. 4. 1.6 Vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu đến nơi chỉnh lí tài liệu. Để hạn chế bụi bẩn nên trước khi chỉnh lí tài liệu, cán bộ chỉnh lí của Hội đã tiến hành vệ sinh tài liệu bằng chổi lông để quét, chải bụi bẩn trên các khối, mét tài liệu. Ở Hội, bộ phận chỉnh lí tài liệu và bộ phận bảo quản tài liệu không lền nhau nên khi tiến hành chỉnh lí tài liệu cán bộ chỉnh lí tài liệu phải vận chuyển tài liệu đên nơi chỉnh lí Khi vệ sinh và chỉnh lí tài liệu, cán bộ chỉnh lí của Hội đã rất cẩn thận để tránh làm xáo trộn trật tự tài liệu và không làm hư hỏng tài liệu. 4. 1.7 Khảo sát tài liệu Đây là bước quan trọng của quá trình chuẩn bị chỉnh lí tài liệu, nhằm nắm được tình hình thực tế số lượng tài liệu, thành phần, nội dung và tình trạng khối tài liệu chuẩn bị chỉnh lí tài liệu. Khi khảo sát tài liệu, Hội đã chú trọng đến những vấn đề sau: Tên phông, giới hạn thời gian tài liệu; Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lí; Thành phần tài liệu; Nội dung tài liệu; Tình trạng phông, khối tài lệu đưa ra chỉnh lí. Trình tự tiến hành khảo sát tài liệu mà Hội đã tiến hành: Bước 1: Nghiên cứu biên bản, mục lục Hồ sơ để nắm bắt thông tin ban đầu về tài liệu; Bước 2: Trực tiếp xem xét khối tài liệu; Bước 3: Tập hợp thông tin và viết báo cáo khảo sát. 4..2 Thực hiện chỉnh lí 4.2.1 Phân loại tài liệu Căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, Hội đã tiến hành phân chia tài liệu theo các bước sau: Bước 1: phân chia tài liệu thành các nhóm cơ bản; Bước 2: Phân chia tài liệu từ các nhóm cơ bản thành các nhóm lớn; Bước 3: Phân chia tài liệu trong các nhóm lớn thành các nhóm vừa; Bước 4: Phân chia tài liệu trong các nhóm vừa thành các nhóm nhỏ…; Bước 5: Phân chia tài liệu trong các nhóm nhỏ thành các nhóm nhỏ hơn và cuối cung ra các đơn vị bảo quan hoặc Hồ sơ. 4. 2.2 Khôi phục Hồ sơ, chỉnh sửa, hoàn thiện Hồ sơ Trong phạm vi các nhóm nhỏ, căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại và lập Hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, tiến hành lập Hồ sơ kết hợp với xác định giá trị tài liệu để quy định thời hạn bảo quản cho Hồ sơ. Trong quá trình chỉnh lí những văn bản, tài liệu trong Hồ sơ bị trùng lặp, hết giá trị cán bộ Hội đã xem xét bớt những tài liệu này ra khỏi kho.Những tài liệu này cũng phải lập danh mục và ghi rõ li do loại và xếp ở phần cuối Hồ sơ. Mỗi Hồ sơ được lập, được chỉnh lí, hoàn thiện được để trong tờ bìa tạm và đánh số tạm thời. Những thông tin trên bìa tạm thời cũng được thể hiện trên một tấm thẻ. 4.2.3 Biên mục phiếu tin Phiếu tin là phiếu mô tả Hồ sơ, ghi tổng hợp các thông tin về Hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Phiếu tin này được Hội Luật Gia Việt Nam sử dụng để nhập thông tin, cơ sở dữ liệu vào máy tính phục vụ công tác quản lí và tra tìm tài liệu. Các thông tin cơ bản của một Hồ sơ được biểu thị trên phiếu tin: tên, mã kho lưu trữ; tên, số phông lưu trữ; kí hiệu thông tin; tiêu đề Hồ sơ…. 4. 2.4 Hệ thống hóa Hồ sơ Bước 1: Sắp xếp các phiếu tin tạm thời trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ, sắp xếp các nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong từng nhóm lớn và nhóm lớn trong phông theo phương án phân loại và đánh số, thứ tự tạm thời lên phiếu tin Bước 2: Sắp xêp toàn bộ Hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản của phông theo thứ tự tạm thời của phiếu tin. Khi tiến hành hệ thông hóa Hồ sơ, cán bộ chỉnh lí của Hội đã kết hợp với việc kiểm tra và chỉnh sửa những Hồ sơ bị trùng lặp, cuối cùng mới đánh số chính thức cho Hồ sơ. 4.2.5 Biên mục Hồ sơ Sau khi hệ thống hóa Hồ sơ, cán bộ chỉnh lí của Hội tiến hành biên mục Hồ sơ. Biên mục Hồ sơ gồm 2 giai đoạn chính: Giai đoạn 1: Biên mục bên trong Hồ sơ a, Đánh số tờ: Nhằm cố định vị trí các tờ tài liệu trong Hồ sơ theo trình tự logic đã dược sắp xếp khi lập Hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lí Hồ sơ, khai thác, sử dụng tài liệu. b, Viết mục lục văn bản Ghi nội dung thông tin về từng văn bản có trong Hồ sơ lên tờ mục lục được in trong tờ bìa Hồ sơ. Các thông tin trong mục lục văn bản: Số thứ tự; số và kí hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại và trích yếu nội dung; Tác giả văn bản; số tờ; ghi chú. c, Viết chứng từ kết thúc Viết chứng từ kết thúc là ghi số lượng tờ mục lục, số lượng tờ mục lục văn bản và đặc điểm tài liệu trong Hồ sơ được in trên tờ bìa Hồ sơ ở trang thứ ba. Giai đoạn 2: biên mục bên ngoài Biên mục bên ngoài Hồ sơ là viết thông tin cần thiết lên bìa Hồ sơ. Bìa Hồ sơ có: Tên phông: tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông; tiêu đề Hồ sơ; thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của tài liệu trong Hồ sơ; số lượng tờ; số phông; số mục lục; số Hồ sơ; thời hạn bảo quản của Hồ sơ. 4.2.6 Thống kê, kiểm tra tài liệu và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị. a, Thống kê tài liệu hết giá trị Tài liệu hết gí trị được tập hợp thành các nhóm theo phương án phân loại va thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị theo mẫu đính kèm. Các bó, gói tài liệu hết giá trị được đánh số liên tục từ 01 đến hết trong phạm vi toàn phông. Trong mỗi bó, gói, tài liệu được đánh số riêng, tờ 01 đến hết. b, Kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu Tài liệu hết giá trị tiến hành tiêu hủy phải được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Hội Luật Gia Việt Nam kiểm tra trước khi đem đi tiêu hủy. Cán bộ chỉnh lí tài liệu phải có Hồ sơ đề nghị tiêu hủy tài liệu: Danh mục tài liệu loại kèm theo bản thuyết minh tafin liệu loại. Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Hội. Văn bản thẩm định của cấp trên. 4.2.7 Đánh số chính thức vào bìa, hộp, cặp và sắp xếp tài liệu lên giá, tủ Số chính thức của Hồ sơ là số cố định Hồ sơ trong các giá, kho lưu trữ. Số này, có thể sử dụng trong việc quản lí và tra tìm Hồ sơ khi cần thiết. Số chính thức được đánh bằng số Ảrập cho toàn bộ Hồ sơ của phông. Sắp xếp tài liệu lên giá, tủ: theo nguyên tắc từ trái qua phải theo một ngăn giá, từ trên xuống dưới theo một giá và từ ngoài vào trong của một phòng kho. 4. 2.8 Xây dựng công cụ quản lí và tra tìm Hồ sơ. a, Lập mục lục Hồ sơ: bảng thống kê cí hệ thống toàn bộ Hồ sơ của một phông lưu trữ. b, Đóng quyển mục lục: Phục vụ công tác quản lí và tra tìm tài liệu. c, Xây dựng cơ sở dữ liệu quản lí và tìm Hồ sơ: hệ thong, mã hóa thông tin để quản lí và tra tìm tài liệu trên máy tính. 4.8.3 Tổng kết chỉnh lí Đây là khâu cuối cùng trong quá trình chỉnh lí tài liệu của Phông lưu trữ Hội Luật Gia Việt Nam. 4.3.1 Kiểm tra kết quả chỉnh lí Kiểm tra kết quả chỉnh lí nhằm rút kinh nghiệm cho đợt chỉnh lí sau. Nội dung kiểm tra: Kiểm tra trên các văn bản hướng dẫn chỉnh lí: Mục lục Hồ sơ, cơ sở dữ liệu, công cụ thống kê, tra cứu và danh mục tài liệu loại hủy của phông tài liệu chỉnh lí. Kiểm tra thực tế tài liệu sau khi chỉnh lí. Sau khi chỉnh lí xong, thấy kết quả đạt yêu cầu, mục đích mà đợt chỉnh lí đưa ra thì tiến hành làm biên bản kiểm tra, ghi rõ kết luận của đoàn kiểm tra và làm thủ tục nghiệm thu quá trình chỉnh lí. 4. 3.2 Hoàn thiện Hồ sơ, bàn giao tài liệu sau khi chỉnh lí. a, Bàn giao tài liệu. Sau khi tiến hành kiểm tra và làm thủ tục nghiệm thu quá trình chỉnh lí, cán bộ của Hội sẽ làm thủ tục bàn giao tài liệu. Tài liệu được giữ lại bảo quản được bàn giao theo mục lục Hồ sơ. Tài liệu loại hủy được bàn giao theo danh mục tài liệu loại. b, Lập biên bản giao nhận tài liệu Biên bản giao nhận tài liệu gồm có: Số lượng tài liệu nhận được; Số lượng tài liệu được bổ sung trong đợt chỉnh lí; Số lượng tài liệu sau khi chỉnh lí; c, Vận chuyển tài liệu vào kho quản lí và sắp xếp lên giá. Tài liệu sau khi được bàn giao sẽ được vận chuyển vào kho quản lí và ắp xếp lên giá theo đúng quy định. 4. 3.3 Viết báo cáo tổng kết quá trình chỉnh lí. Bản báo cáo sẽ nêu những gì đã đạt được sau khi chỉnh lí; những nhận xét, đánh giá về tiến độ; ưu, khuyết điểm trong quá trình chỉnh lí, kinh nghiệm rút ra từ đợt chỉnh lí. 4.3.4 Hoàn chỉnh và bàn giao Hồ sơ của đợt chỉnh lí a, Hồ sơ chỉnh lí để bàn giao Hợp đồng chỉnh lí; Báo cáo kết quả khảo sát; Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chỉnh lí; Kế hoạch chỉnh lí; Mục lục Hồ sơ,cơ sở dữ liệu, công cụ tra cứu; Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh; Biên bản kiểm tra kết quả chỉnh lí; Biên bản nghiệm thu quá trình chỉnh lí; Báo cáo kết quả đợt chỉnh lí. Hồ sơ chỉnh lí được lưu tại, nơi bảo quản tài liệu đã được chỉnh lí. Như vậy, để chỉnh lí được tài liệu trong phông lưu trữ, Hội Luật Gia Việt Nam đã tiến hành tổng hợp nhiều nghiệp vụ trong công tác lưu trữ và trong quá trình chỉnh lí, cán bộ chỉnh lí tài liệu của Hội tiến hành rất nghiêm túc. Chính vì vậy, tài liệu trong phông lưu trữ của Hội được tổ chức rất khoa học, tạo thuận lợi trong quá trình quản lí và tra tìm tài liệu. 5. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ vận dụng của Hội luật gia: Mọi hoạt động quản lí, bảo quản và nhiều các nghiệp vụ khác liên quan đến công tác lưu trữ của Hội Luật Gia Việt Nam đều nhằm mục đích cuối cùng đó là đưa tài liệu lưu trữ vào khai thác, sử dụng phục vụ mục đích của cá nhân, đơn vị trong và ngoài cơ quan. Chính vì vậy, Hội Luật Gia Việt Nam đã tổ chức và áp dụng nhiều hình thức để tạo điều kiện kiện cho người đọc có thể dễ dàng tiếp cận và khai thác hiệu quả các thông tin trong tài liệu lưu trữ. Thực hiện Điều 21 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia đã quy định là “Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội”; thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02.3.2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, trên cơ sở nguồn tài liệu hiện đang được bảo quản tại Hội, đáp ứng mục đích và nhu cầu khai thác của mọi đối tượng, công tác tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ tại Hội cho đến nay đã được triển khai với nhiều hình thức như: - Công bố giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng thông qua wesite: www.hoiluatgiavn.org.vn - Biên soạn và xuất bản sách: - Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu; Cuộc triễn lãm, trưng bày sách giới thiệu của Hội luật gia - Thông báo nội dung tài liệu lưu trữ; - Sử dụng tài liệu lưu trữ để viết bài cho tạp chí pháp lí và báo đời sống pháp Luật và cho các chương trình phát thanh truyền hình: + Sử dụng tài liệu lưu trữ để viết báo, tạp chí được á