Đề tài Khái quát về công ty TNHH đầu tư phát triển Việt Hoa

Lời mở đầu Thương mại là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng và là một phần không thể thiếu trong quy trình sản xuất kinh doanh của bất kỳ một đơnvị sản xuất kinh doanh nào. Kinh tế càng phát triển càng đòi hỏi thương mại phải phát triển phù hợp với yêu cầu của hoàn cảnh mới. Hoạt động chủ yếu của thương mại là tiêu thụ hàng hoá, cung cấp các dịch vụ cho người tiêu dùng và là hoạt động quan trọng nhất của toàn bộ quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp thương mại. Đây là giai đoạn cuối cùng nhưng quyết định đến toàn bộ hoạt động kinh doanh, nó ảnh hưởng tới vốn lưu động hàng hoá – mà vốn hàng hoá chiếm phần lớn trong tổng tài sản của đơn vị thương mại. Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là một bộ phận kế toán quan trọng nhất trong công tác kế toán của đơn vị thương mại. Phần hành này quyết định đến toàn bộ quá trình luân chuyển vốn lưu động hàng hoá, vốn lưu động bằng tiền và hiệu quả kinh doanh của toàn đơn vị. Làm tốt công tác kế toán tiêu thụ tức là đã tạo ra cơ sở vững chắc cho việc quản lý hiệu quả nguồn vốn và tài sản của doanh nghiệp. Bên cạnh việc tạo ra hiệu quả kinh doanh từ hoạt động kế toán, doanh nghiệp còn phải luôn thay đổi nắm bắt được nhu cầu thị trường để cung cấp các sản phẩm phù hợp, có phương thức tiêu thụ hợp lý để đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH đầu tư phát triển Việt Hoa, em đã cố gắng tìm hiểu toàn bộ quy trình hạch toán kế toán phần hành tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá của công ty. Chuyên đề thực tập của em là: hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty Việt Hoa. Chuyên đề bao gồm hai phần: - Phần một: Khái quát về công ty TNHH đầu tư phát triển Việt Hoa. - Phần hai: Thực trạng hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty Việt Hoa. - Phần ba: Hoàn thiện toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty Việt Hoa. Do sự hạn chế về thời gian và kiến thức có hạn, trong báo cáo này còn có nhiều hạn chế rất mong sự đóng góp ý kiến của thày cô và các bạn. I. Giới thiệu khái quát về công ty TNHH đầu tư phát triển Việt Hoa. 1. Một số nét cơ bản về hoạt động quản lý và kinh doanh của công ty Việt Hoa. 1.1 Qúa trình thành lập và phát triển của công ty. Công ty TNHH đầu tư phát triển Việt Hoa là công ty 100% do công ty mậu dịch Hoằng Dương tỉnh Nam Ninh, Trung Quốc đầu tư thành lập theo giấy phép đầu tư số 52/GP- HN ngày 3 tháng 9 năm 1999. Trụ sở đặt tại Hoàng Ngọc Phách , Đống Đa , Hà Nội. Các hoạt động (ngành nghề) kinh doanh của công ty : - Nhập khẩu các giống lúa lai cây ăn quả , cây rau , cây hoa có năng suất cao ; thiết bị nông, lâm , ngư nghiệp và cung cấp ra thị trường. - Cung cấp thuốc bảo vệ thực vật, phân bón , thuốc thú y , thức ăn gia súc gia cầm.... - Bảo dưỡng sửa chữa máy móc thiết bị nông, lâm, ng nghiệp .... Với các sản phẩm hàng hoá cung cấp cho nông, lâm, ngư nghiệp có nguồn gốc từ Trung Quốc , công ty đã gặp rất nhiều khó khăn trong hai năm đầu kinh doanh. Tâm lý chung của người Việt Nam là không tin tưởng vào chất lượng sản phẩm hàng hoá của Trung Quốc do đó để tìm kiếm được thị trường tiêu thụ ở Việt Nam công ty Việt Hoa đã phải sử dụng rất nhiều phương thức marketing: quảng cáo, chào hàng tận địa phương , trồng thử nghiệm... Với sự cố gắng nỗ lực của mình công ty đã dần khẳng định mình trên thị trường Việt Nam. Hiện tại, sản phẩm của công ty có mặt trên khắp các tỉnh miền Bắc và miền Trung nước ta. Kế hoạch lâu dài của công ty là sẽ thâm nhập vào thị trường miền Nam với các mặt hàng đa dạng như các giống thóc lai F1 , các giống hoa quả , các loại gia súc gia cầm..... Bốn năm hoạt động kinh doanh trên thị trường Việt Nam đánh dấu những bước tiến trong quá trình phát triển của công ty Việt Hoa. Bốn năm là một khoảng thời gian quá ngắn để có thể đánh giá được một công ty hoạt động tốt hay không tốt nhưng đó cũng đủ để đánh giá sự nỗ lực không ngừng của cả tập thể công ty. Năm 1999 là năm công ty băt đầu bước vào kinh doanh cũng là năm đầu tiên Việt Nam áp dụng luật thuế GTGT còn có nhiều vướng mắc đã tạo ra không ít khó khăn cho công ty. Trải qua không ít gian nan trên con đường kinh doanh , công ty đã đạt được một số thành tựu đáng kể như: thị trường đợc mở rộng, doanh thu tăng, lợi nhuận tăng, lương bình quân của công nhân tăng.....Công ty đã dần khẳng định đợc uy tín của mình bằng chất lượng của hàng hoá cung cấp ra thị trường. một số chỉ tiêu kinh tế trong các năm VNĐ 1999 2000 2001 2002 1.Vốn pháp định 4.897.536.000 5.013.824.360 5.125.138.150 5.201.259.740 2. Tổng doanh thu 32.127.450 309.492.127 2.138.615.420 14.073.960.342 3.Lợi nhuận sau thuế -375.026.100 -6.713.850 23.009.710 328.013.802 4.Lương bình quân tháng a. Người Việt Nam 800.000 930.000 1.050.000 1.125.000 b. Người nước ngoài 1.300.000 1.500.000 1.800.000 2.000.000 1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Việt Hoa. Là công ty kinh doanh thương mại với các mặt hàng đăng ký kinh doanh nhưng trên thực tế mặt hàng chủ yếu của công ty là thóc giống, thuốc bảo vệ thực vật và các loại hạt giống rau. Hai nhà cung cấp chủ yếu của công ty là công ty giống cây trồng Bắc Kinh, Trung Quốc và công ty Trang Nông của Việt Nam. Ngoài ra còn có một số nhà cung ứng khác như công ty giống Miền Bắc .... Một phần hàng hoá của công ty còn được công ty tự sản xuất theo phương thức giao giống cho nông dân gieo trồng, công ty cử các chuyên gia, các cán bộ phụ trách kỹ thuật đến cuối vụ sẽ thu hoạch trả cho người nông dân theo phương thức mua hàng. Hiện tại công ty Việt Hoa có rất nhiều loại thóc giống: nhị ưu 838, nhị ưu 63, trung ưu và kim ưu 253, bồi tạp sơn thanh, bắc ưu 903.... Đây là những loại thóc giống có năng suất cao đang được ưa chuộng trên thị trường nước ta. Ngoài ra mặt hàng hạt giống cũng rất đa dạng với các loại hạt rau: bí , cải, .... Hàng hóa của công ty đã có mặt trên hầu hết các tỉnh miền Bắc, miền Trung nớc ta: Cao Bằng, Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Hải Dương, Nam Định, Thái Bình, Quảng Bình, Bình Định, Nghệ An....Mỗi năm thị trường của công ty đợc mở rộng hơn do công ty rất chú trọng đến khâu tiếp thị, quảng bá sản phẩm và cũng do khách hàng tự tìm đến công ty do chất lượng hàng hoá tốt hơn, giá thành thấp hơn. Từng bước công ty khẳng định mình bằng chính chất lượng của hàng hoá bán ra. Mục tiêu mà công ty đặt ra là thị trờng các tỉnh miền Nam và doanh thu là 20.000.000.000 đồng năm 2003. Kinh doanh trong lĩnh vực nông nhiệp phải luôn gắn liền với mùa vụ nên đặc điểm kinh doanh của công ty cũng mang tính thời vụ. Hoạt động kinh doanh của công ty chủ yếu vào hai vụ là vụ hè và vụ đông xuân. Trên thực tế công ty chỉ thực sự hoạt động bốn tháng trong năm là các tháng: 5, 6 và 11, 12 các tháng còn lại thực hiện công tác chuẩn bị: nghiên cứu thị trường, chào hàng, nhập hàng.... Các mặt hàng của công ty kinh doanh đã có mặt trên rất nhiều tỉnh thành miền Bắc và miền Trung. Ban đầu với hình thức bán lẻ tới tận tay người nông dân công ty đã không thu được những kết quả như mong đợi. Hiện nay, công ty đã đa dạng hình thức kinh doanh của mình : bán buôn, bán lẻ, bán kí gửi đại lý với nhiều hình thức thanh toán khác nhau: tiền mặt, tiền ngân hàng, ngoại tệ 1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Việt Hoa. Kết cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Việt Hoa : Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật Giám đốc Phó giám đốc phụ trách kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng hành chính tổng hợp Phòng tài vụ Phòng kinh doanh b. Chức năng của các bộ phận tại công ty Việt Hoa: b.1. Giám đốc. Trong công ty Việt Hoa, Giám đốc là người đứng đầu công ty, giữ vai trò lãnh đạo chung toàn công ty, là đại diện pháp nhân của công ty trước pháp luật, đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của toàn bộ công nhân viên trong công ty nên chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty. ở công ty Việt Hoa, hoạt động quả lý được tổ chức theo hình thức hỗn hợp vừa tập trung vừa phân quyền. Giám đốc là người trực tiếp quản lý tình hình tài chính và tổ chức nhân sự của công ty còn lĩnh vực kỹ thuật và kinh doanh được giao cho các phó giám đốc phụ trách: giám đốc phụ trách kinh doanh và giám đốc phụ trách kỹ thuật. Hai phó giám đốc này phải chịu mọi trách nhiệm về công việc được giao và phải báo cáo thường xuyên cho giám đốc về vấn đề mình phụ trách. b.2. Phòng kỹ thuật: Đây là phòng giúp việc cho giám đốc về công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá, kiểm định các giống lúa, các giống hoa quả, giống rau, nghiên cứu triển khai thử nghiệm giống,.....Hiện tại phòng kỹ thuật trực tiếp phụ trách trung tâm nghiên cứu triển khai giống lúa tại Bình Định. Ngoài ra tại công ty còn cử các chuyên gia đến các khu vực lúa giống theo hợp đồng đã ký kết với bên đối tác. b.3. Phòng hành chính tổng hợp: Phòng này gồm 2 người có nhiệm vụ thực hiện các công việc liên quan đến văn thư lưu trữ, quản lý xắp xếp nhân sự, sắp xếp tiền lương, đối nội đối ngoại... b.4. Phòng tài vụ: Phòng tài vụ có nhiệm vụ tổ chức công tác tài chính, hạch toán kế toán nhằm giám sát và phân tích hiệu quả của mọi hoạt động kinh doanh của toàn công ty. b.5. Phòng kinh doanh: Phòng kinh doanh là phòng tổng hợp chịu trách nhiệm cả về nhập khẩu hàng hóa, cả về tìm kiếm thị trường, bán hàng và về quản lý hàng hoá. Phòng kinh doanh phụ trách cửa hàng dịch vụ giới thiệu sản phẩm cũng như hệ thống đại lý của công ty ở các tỉnh Thái Bình, Nam Định, Vĩnh Phúc...Hệ thống này góp phần không nhỏ trong quá trình tiêu thụ hàng hoá của công ty. Mỗi phòng trong công ty có một chức năng riêng biệt nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau, đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc tạo nên một chuỗi mắt xích trong guồng máy hoạt động kinh doanh của công ty. Bộ máy tổ chức quản lý của công ty nhìn chung gọn nhẹ và linh hoạt do có sự chỉ đạo kịp thời từ giám đốc đến các phòng ban. Đồng thời giám đốc khi cần cũng nhận được thông tin cần thiết từ phía các phòng ban có trách nhiệm. 2. Đặc điểm công tác tổ chức kế toán tại công ty Việt Hoa: 2.1.Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Việt Hoa: Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung sau: mô hình tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán chi phí và kết quả tiêu thụ kiêm thủ quỹ Kế toán TSCĐ, kế toán mua hàng hoá Kế toán bán hàng, theo dõi TK phải thu KH Kế toán thanh toán kiêm thủ kho Theo sơ đồ trên, bộ máy kế toán của công ty gồm có 5 người, một kế toán trưởng và bốn kế toán viên.Với đặc điểm là một công ty kinh doanh thương mại nên các nhân viên kế toán của công ty thường kiêm một đến hai chức năng để đảm bảo tiết kiệm mà vẫn đạt hiệu quả kinh tế cao. Công việc của phòng kế toán được phân công như sau: -Kế toán trưởng: Kế toán trưởng là người phụ trách chung, chịu trách nhiệm hướng dẫn chỉ đạo công tác tổ chức và hạch toán kế toán , tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu của quản lý , lựa chọn nhân viên kế toán , phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người từng bộ phận có liên quan. Đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc về thông tin kế toán cung cấp về tình hình quản lý và sử dụng vốn , tài sản của công ty. Để đảm đương tốt nhiệm vụ của mình kế toán trưởng kiêm luôn công tác kế toán tổng hợp. -Kế toán TSCĐ , kế toán mua hàng và theo dõi TK "phải trả nhà cung cấp " - TK 331. Nhân viên kế toán này có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ, theo dõi việc nhập mua hàng hoá và việc thanh toán với nhà cung cấp .. -Kế toán bán hàng và theo dõi tài khoản phải thu khách hàng - TK 131. Nhân viên kế toán này có nhiệm vụ phải ghi chép hoá đơn bán hàng, theo dõi tình hình công nợ của từng khách hàng và có trách nhiệm báo cáo tình hình với kế tóan trưởng thường xuyên liên tục. -Kế toán thanh toán kiêm thủ kho. Nhân viên này có nhiệm vụ theo dõi thanh toán nội bộ, thanh toán với nhà cung cấp, thanh toán với khách hàng và các khoản khác phải thanh toán ...đồng thời theo dõi hàng hoá trong kho về mặt số lượng. - Kế toán chi phí kinh doanh, kết quả tiêu thụ kiêm thủ quỹ. Công việc của nhân viên kế toán này là tập hợp các chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh, hoạt động quản lý của công ty vào các sổ chi tiết để cuối kỳ kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Ngoài ra còn phải dựa vào các phiếu thu, phiếu chi của kế toán thanh toán để thu hoặc chi tiền và lập báo cáo thu chi cũng như tồn quỹ lúc cuối tháng, quý, năm. 2.2 Tổ chức sổ sách kế toán: Hình thức sổ sách kế toán được áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chung. Các loại sổ sách kế toán của công ty sử dụng theo yêu cầu quản lý và theo mục đích hạch toán tại công ty và đó là hệ thống sổ tổng hợp và chi tiết như quy định của Bộ tài chính. Các sổ tổng hợp: Nhật ký chung, Nhật ký đặc biệt Các sổ kế toán chi tiết: bán hàng, mua hàng, chi tiết thanh toán, chi tiết chi phí... Hệ thống kế toán của công ty đã thực hiện đầy đủ các công việc luân chuyển chứng từ, vào sổ sách, lên báo cáo kế toán theo quy định cuả chế độ kế toán nước ta. Quy trình hạch toán kế toán của công ty như sau: quy trình hạch toán kế toán tại công ty Chứng từ gốc Bảng cân đối số phát sinh Nhật ký chung Sổ Cái Nhật ký đặc biệt Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ kế toán chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ, kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký ( Nhật ký chung, Nhật ký đặc biệt ) và các sổ chi tiết liên quan. Nhật ký đặc biệt mà công ty sử dụng đó là : Nhật ký bán hàng, nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền và nhật ký thu tiền. Các sổ này được ghi theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Sổ Cái được mở riêng cho các tài khoản thuộc phần hành kế toán quan trọng và được ghi vào thời điểm cuối tháng . Căn cứ để ghi sổ Cái là các sổ Nhật ký đặc biệt, Nhật ký chung. Đồng thời, sổ Cái còn là căn cứ để vào bảng cân đối số phát sinh trong tháng và để đối chiếu với các bảng tổng hợp khác. II. Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty Việt Hoa. 1. Đặc điểm hàng hoá của công ty Việt Hoa. Hàng hoá là những sản phẩm được công ty mua về để phục vụ mục đích bán lại cho khách hàng, không phải để tiêu dùng. Do đó, kinh doanh phải xuất phát từ nhu cầu của thị trường và phải dựa vào đặc điểm của mặt hàng kinh doanh. Mỗi loại hàng hoá đều có một đặc điểm riêng và để kinh doanh có hiệu quả đòi hỏi nhà kinh doanh phải nắm bắt được điều đó để có chiến lược kinh doanh thích hợp. Công ty Việt Hoa kinh doanh thương mại về các mặt hàng phục vụ nông nghiệp như: thóc giống, thuốc bảo vệ thực vật, các loại hạt giống rau, máy móc thiết bị phục vụ nông, lâm, ngư, nghiệp...Trên thực tế công ty kinh doanh chủ yếu là thóc giống, thuốc bảo vệ thực vật và các loại hạt giống rau. Đây là các mặt hàng, phần lớn có nguồn gốc từ Trung Quốc. Các mặt hàng này được nhập khẩu qua biên giới, có kiểm hoá ..... và được nhập kho để bán dần. Đối với mặt hàng thóc giống, là một loại hàng hoá rất dễ bị hư hỏng, bị chuột cắn phá do đó việc bảo quản rất khó khăn đòi hỏi phải tiêu thụ nhanh chóng để lượng hàng tồn kho là nhỏ nhất. Đây là một công việc khó khăn vì việc kinh doanh không chỉ do công ty quyết định mà còn phụ thuộc vào khách hàng của công ty. Số lượng hàng hoá bán ra có khi nhiều, có khi ít do đó tác động đến lượng hàng tồn kho. Đối với mặt hàng thuốc bảo vệ thực vật, thì được quản lý tại kho riêng, được đóng gói bao bì cẩn thận. Tuy nhiên, đây cũng là loại hàng hoá có nhiều khác biệt với các loại hàng hoá khác bởi vì đó là các mặt hàng có chứa hoá chất trong thành phần của nó. Công việc bảo quản và tiêu thụ luôn cần hiểu rõ tính chất của từng loại mặt hàng này. Đối với các loại hạt giống rau, đây là mặt hàng dễ bảo quản nhất vì nó được đóng gói trong các lon bằng sắt do đó không sợ bị hao hỏng. 2. Phương pháp tính giá hàng tồn kho của công ty. Chính sách giá hàng hoá nhập kho mà công ty áp dụng đó là mọi chi phí phát sinh trong quá trình thu mua hàng hoá không được tính vào giá trị của hàng nhập kho mà tính vào chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. Do đó trong giá trị hàng tồn kho của công ty không bao gồm các khoản chi phí đó. Vì vậy giá đơn vị hàng tồn kho, giá đơn vị hàng xuất bán và giá đơn vị hàng nhập kho là giống nhau. Phương pháp tính giá hàng tồn kho mà công ty Việt Hoa áp dụng đó là giá bình quân cả kỳ dự trữ. Giá đơn vị hàng xuất kho Số lượng hàng tồn đầu kỳ Số lượng hàng nhập trong kỳ Trị giá hàng tồn đầu kỳ Trị giá hàng nhập trong kỳ = + + Công thức tính: Tổng giá trị hàng nhập kho được tính theo công thức sau: Giá hàng Hoá nhập kho = Giá mua trên hóa đơn + Thuế nhập khẩu __ Giảm giá hàng mua Tại công ty Việt Hoa, hàng hóa kinh doanh của công ty bao gồm hàng nhập trong nước, hàng nhập khẩu từ Trung Quốc và một phần do công ty tự đầu tư sản xuất. Do đó giá hàng tồn kho của công ty được tính cho từng loại mặt hàng như sau: Giá thực tế tại thời điểm nhập hàng đối với hàng hoá nhập khẩu Giá thực tế đối với hàng trong nước (đơn giá trên hoá đơn) Tổng chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất Đối với hàng hoá nhập khẩu, trị giá của lô hàng và khoản phải trả nhà cung cấp đều được xác định là giá theo tỷ giá thực tế lúc phát sinh. Kế toán công ty không sử dụng tài khoản 413- chênh lệch tỷ giá để hạch toán khoản chênh lệch tỷ gía hàng nhập mà hạch toán cho chênh lệch khoản phải trả nhà cung cấp. Khi thanh toán nợ kế toán mới tính ra khoản chênh lệch tỷ giá và đưa vào chi phí quản lý doanh nghiệp của tháng đó. Khoản chênh lệch tỷ giá ngoại tệ được hạch toán vào TK 413- Chênh lệch tỷ giá và kết chuyển vào TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp theo định khoản: a. Chênh lệch thực tế cao hơn hạch toán - Nợ TK 413: TGTT >TGHT Có TK 331: Chênh lệch - Nợ TK 642: Kết chuyển tăng chi phí QLDN Có TK 413: chênh lệch TGTT> TGHT b. Chênh lệch tỷ giá thực tế nhỏ hơn tỷ giá thực tế - Nợ TK331: chênh lệch tỷ giá Có TK 413: chênh lệch TGTT> TGHT - Nợ TK 413: TGTT >TGHT Có TK 642: kết chuyển giảm chi phí QLDN. Như vậy chỉ đối với những khoản thanh toán với nhà cung cấp phát sinh trong tháng thì mới được tính chênh lệch tỷ giá của tháng đó. Khoản nợ còn lại sẽ được tính chênh lệch tỷ giá tại thời điểm thanh toán sau. 3. Hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty Việt Hoa. 3.1. Các phương thức tiêu thụ hàng hoá tại công ty Việt Hoa. Tại công ty Việt Hoa, các phương thức tiêu thụ hàng hoá được áp dụng chủ yếu đó là: Bán buôn Bán lẻ Bán đại lý ký gửi. a.Bán buôn. Đây là phương thức bán hàng được áp dụng phổ biến trong hoạt động kinh doanh của công ty. Theo phương thức này, khách hàng mua hàng với khối lượng lớn do đó khối lượng hàng hóa bán ra lớn, công ty có thể thu hồi vốn nhanh, thuận tiện, đẩy nhanh vòng quay vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Cơ sở cho mỗi nghiệp vụ bán buôn hàng hoá là các hợp đồng hoặc các đơn đặt hàng của khách hàng.Trong các hợp đồng và các đơn đặt hàng này quy định rõ tên chủng loại mặt hàng, khối lượng, đơn giá, quy cách phẩm chất hàng hoá, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng...Từ đó làm cơ sở để viết hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT), phiếu xuất kho và vào sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết....... Để quản lý chặt chẽ vốn hàng hoá (vốn lưu động), phương thức bán buôn chủ yếu mà công ty áp dụng đó là bán buôn trực tiếp qua kho công ty. Một số ít trường hợp bán buôn cho khách hàng bằng cách vận chuyển thẳng mà người mua nhận hàng ngay tại cảng đầu mối nhập. ăBán buôn qua kho công ty : Với phương thức bán hàng này, khách hàng đến tận kho công ty để nhận hàng hoặc công ty chuyển hàng đến tận nơi cho khách hàng theo yêu cầu. Số lượng hàng hoá cho mỗi nghiệp vụ bán buôn hàng hoá là rất lớn do vậy có mức giá thấp hơn so với việc bán lẻ. Trong phương thức này, chi phí vận chuyển hàng hóa thường do công ty chịu và được hạch toán vào chi phí bán hàng trong tháng. ăBán buôn vận chuyển thẳng. Theo phương thức này, hàng hóa không phải nhập kho mà chuyển thẳng cho khách hàng và thường dùng cho khách hàng mua với khối lượng lớn. Hàng được khách hàng nhận ngay tại cửa khẩu do đó giảm được các chi phí liên quan đến bán hàng: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí kho bãi, chi phí bảo quản lưu giữ hàng tồn kho....Đồng thời tránh được việc ứ đọng vốn trong hàng tồn kho, rút ngắn chu kỳ kinh doanh, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty. Theo quy định của chế độ kế toán: Bán buôn qua kho và bán vận chuyển thẳng cho khách hàng khác nhau ở việc hạch toán vào tài khoản (TK) 156 - Hàng hoá và TK 632 - Giá vốn hàng bán. Trên thực tế, kế toán của công ty hạch toán cho hai trường hợp tiêu thụ này là giống nhau nghĩa là đều hạch toán giống trường hợp bán buôn qua kho, khi xuất hàng vẫn viết phiếu xuất kho bình thường - hàng hoá vẫn được coi là xuất từ kho của công ty mặc dù hàng không về kho đã chuyển thẳng cho khách hàng. b. Bán lẻ: Việc bán lẻ hàng hoá cũng được thực hiện ngay tại kho của công ty, một số khác thì được bán lẻ tại cửa hàng dịch vụ. Đối với số hàng hóa bán lẻ tại cửa hàng dịch vụ, tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán ghi sổ theo dõi bán hàng cho tất cả các mặt hàng sau đó mới tổng hợp lại lập báo cáo bán lẻ hàng hoá và chuyển cho kế toán tại công ty vào cuối tuần - định kỳ 7 ngày. Nếu khách hàng có yêu cầu hoá đơn bán hàng ( Hoá đơn GTGT ) thì kế toán chuyển về công ty để viết hoá đơn. Khi đó, hoá đơn vẫn được viết giống như các trường hợp trên và hàng hoá được xuất ở tại kho của cửa hàng dịch vụ. Khách hàng mua lẻ thường thanh toán bằng tiền mặt ngay tại thời điểm mua hàng. Do đó việc theo dõi công nợ không cần cụ thể nhưng vẫn phải hạch toán qua TK 131- Phải thu khách hàng. c.Bán háng ký gửi đại lý: Đây là hình thức bán hàng có nhiều ưu điểm mà công ty áp dụng vì tiết kiệm được một số chi phí bán hàng: chi phí nhân công, chi phí vận chuyển bốc dỡ..... Theo hình thức này, khi hàng hoá xuất cho đại lý thì không viết hóa đơn GTGT ngay mà chỉ viết phiếu xuất kho cho các hàng hoá đó. Đến cuối tháng, các đại lý lên báo cáo tổng hợp việc bán hàng và thanh toán tiền trong tháng. Kế toán dựa vào số lượng hàng hóa bán được theo báo cáo và giá bán đã quy định trong hợp đồng với đại lý để viết hóa đơn GTGT. 3.2. Hạch toán doanh thu bán hàng tại công ty Việt Hoa. Nghiệp vụ bán hàng được bắt đầu từ việc ký kết hợp đồng hoặc đơn đặt hàng của khách hàng. a. Bán buôn. Ngày 01/ 11/ 2002 công ty có bán cho công ty hạt giống Cổ phần Việt Nam tại kho công ty số lượng hàng hoá như sau: Thóc giống nhị ưu 838: 2000 kg GB: 18.000 đ/kg (cả thuế GTGT) Thóc giống nhị ưu 63: 1.500 kg GB: 19.000 đ/kg (cả thuế GTGT) Công ty hạt giống thanh toán bằng tiền mặt 30.000.000 đồng còn lại thanh toán sau 20 ngày kể từ ngày mua hàng. Kế toán bán háng lập hoá đơn GTGT số 031001 (biểu 01), lập phiếu xuất kho số 01/11 (biểu 02). Hoá đơn GTGT này được viết thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại cuống Liên 2: Giao khách hàng Liên 3: Dùng để thanh toán. Phiếu xuất kho được ghi làm 3 liên : Liên 1: Lưu tại cuống Liên 2: Giao khách hàng Liên 3: Chuyển cho thủ kho theo dõi xuất hàng. Biểu 01: Mẫu hoá đơn GTGT Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3 LL Liên 1: ( Lưu) 02-B Ngày 1 tháng 11 năm 2002 BB 031001 Đơn vị bán hàng: Cty TNHH ĐT.PT Việt Hoa Địa chỉ : 109 C9B Hoàng Ngọc Phách, ĐĐ, HN Điện thoại : Mã số thuế : 0101............ Họ tên người mua hàng: anh Thành Đơn vị : Cty hạt giống cổ phần Việt Nam Địa chỉ : Số TK.... Hình thức thanh toán Mã số thuế: 3600........... STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1*2 1 2 Nhị ưu 838 Nhị ưu 63 kg kg 2.000 1.500 17.142,86 17.142,86 34.285.720 25.714.290 Cộng tiền hàng: 60.000.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 3.000.000 Tổng tiền thanh toán: 60.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Sáu mươi ba triệu đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký, ghi rõ họ tên) ( ký, ghi rõ họ tên) ( ký, ghi rõ họ tên) Từ hoá đơn này, kế toán viết phiếu xuất kho số 01/11 để xuất hàng. Trên phiếu xuất kho này bao gồm các thông tin: Chủng loại hàng hóa, số lượng. Biểu 02: Mẫu Phiếu xuất kho Đơn vị ....... Mẫu số :02- VT phiếu xuất kho QĐ số 1141- TC/CĐKT Số:01/11 ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 1 tháng 11 năm 2002 Nợ:632: 24.106.295 Có:156: 24.106.295 Họ tên người nhận hàng: anh Thành Địa chỉ: Cty hạt giống CP VN Lý do xuất kho: Bán hàng............... Xuất tại: kho công ty......( 031001).................. STT Tên, nhãn hiệu, phẩm chất, quy cách hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4= 2*3 1 2 Nhị ưu 838 Nhị ưu 63 Khuyến mại-63 kg kg kg 2.000 1.500 303 16.080,75 16.330 16.330 32.161.500 24.495.000 4.947.990 Tổng 3.803 61.604.490 Xuất ngày 01 tháng 11 năm 2002 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Cột "đơn giá" và cột "thành tiền" trên liên lưu, kế toán dùng để ghi giá đơn vị và tổng giá trị hàng hoá xuất kho tại thời điểm cuối tháng sau khi tính được giá đơn vị hàng xuất kho. Kế toán không thực hiện việc ghi giá bán của hàng hoá trên phiếu xuất kho để đảm bảo bí mật của thông tin kế toán. Từ Hoá đơn, kế toán vào "Nhật ký bán hàng" và "Sổ chi tiết bán hàng" Nhật ký bán hàng cũng dùng để theo dõi các nghiệp vụ bán hàng thường xuyên theo thời điểm phát sinh. (Xem biểu 03) Sổ chi tiết bán hàng của công ty không theo dõi cho từng loại hàng hoá mà dùng để theo dõi chung cho tất cả các nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong tháng. (Xem biểu 04) Khoản tiền thanh toán của công ty cổ phần hạt giống Việt Nam được kế toán viết phiếu thu và vào "Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng" (Xem biểu 05) Nghiệp vụ bán hàng kết thúc. *Bán buôn vận chuyển thẳng. Ngày 18/11/2002 Trung tâm giống cây trồng Vĩnh Phúc đã mua trực tiếp của công ty số lượng hàng như sau: Thóc giống nhị ưu 838 5.000 kg Giá bán:17.650đ Thóc giống Bắc ưu 903 2.000 kg Giá bán: 16.000đ tại cửa khẩu Hữu Nghị, Lạng Sơn. TT giống cây trồng cho phương tiện lên cửa khẩu nhập hàng và đã thanh toán bằng chuyển khoản số tiền là 50.000.000 đồng số còn lại được thanh toán sau 30 ngày kể từ ngày bán hàng. Kế toán của công ty viết hoá đơn số 031021, phiếu xuất kho số 22/11, vào sổ Nhật ký bán hàng (Xem biểu 03) và sổ chi tiết bán hàng (Xem biểu 04) Hoá đơn và phiếu xuất kho này giống hoá đơn và phiếu xuất kho trong trường hợp bán hàng tại kho công ty. Dựa vào giấy báo Có của ngân hàng về số tiền mà TT giống cây trồngđã chuyển khoản, kế toán vào "Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng" cụ thể cho khách hàng là TT giống cây trồng Vĩnh Phúc. (Xem biểu 05) b. Bán lẻ hàng hoá: Ngày 6/ 11/ 2002 phụ trách cửa hàng nộp báo cáo bán lẻ hàng hoá và số tiền bán hàng cho tuần từ 1/11 đến 6/11 : Biểu 06: Mẫu báo cáo bán lẻ hàng hoá Báo cáo bán lẻ hàng hoá Tuần từ 1/11 đến 6/11 năm 2002 STT Tên hàng hoá Đ.vị tính Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền 1 NƯ 838 kg 151 19.000 2.869.000 2 NƯ 63 kg 103 19.000 1.957.000 3 BTST Kg 76.5 20.000 1.530.000 ........ ............. . . ...... .......... ................ Tổng 15.369.500 Ngày 6/ 11/ 2002. Người lập Phụ trách cửa hàng. Từ báo cáo này, kế toán vào "Nhật ký bán hàng" (Xem biểu 03) và "sổ chi tiết bán hàng" (Xem Biểu 04). Kế toán viết phiếu thu số 09 cho số tiền bán lẻ hàng trong tuần và vào "Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng" (xem biểu 05) và sổ "Nhật ký thu tiền". Đối với những khách hàng mua lẻ tại công ty hoặc mua lẻ tại cửa hàng yêu cầu có hoá đơn đều được thực hiện tại kế toán công ty. Ngày 27/ 11/ 2002 TT khảo kiểm nghiệm có mua tại kho công ty một lượng hàng hoá là: Nhị ưu 838: 20 kg GB 19.000đ/kg Bắc ưu 903: 20 kg GB 16.500đ/kg. TT khảo nghiệm thanh toán ngay bằng tiền mặt tổng số tiền hàng là:710.000đ. Khi đó, kế toán viết hoá đơn bán hàng số 031028 và phiếu xuất kho số 30 cho tổng khối lượng hàng hoá xuất kho đồng thời ghi "Nhật ký bán hàng" ( xem biểu 03 ) và "sổ chi tiết bán hàng" (Xem biểu 04) mà không ghi giá vốn hàng bán. Số tiền khách hàng trả ngay được ghi vào "sổ chi tiết thanh toán với khách hàng" (Xem biểu 05) c. Hàng ký gửi đại lý: Ngày 9/11/2002 theo thư yêu cầu, công ty chuyển cho đại lý cô Hoa -Tiền Hải, Thái Bình số lượng hàng hoá là: NƯ 838: 3.000kg GB: 19.000đ/kg NƯ 63 : 1.500 kg GB: 19.000đ/kg BTST : 500 kg GB: 20.000đ/kg Bắc ưu 903: 1000 kg GB: 16.500đ/kg Cô Hoa đã thanh toán số tiền nợ tháng trước là: 25.380.000đ. Khi xuất hàng, kế toán chỉ ghi phiếu xuất kho số 12/11 cho tổng số hàng và ghi vào Bảng kê hàng gửi đại lý mà không ghi hóa đơn GTGT và "sổ chi tiết bán hàng" hay "Nhật ký bán hàng" Khi hàng xuất kho cho đại lý, kế toán vào "Bảng kê hàng bán gửi đại lý" về số lượng, giá bán lẻ tại đại lý, thành tiền( cả thuế), số tiền đã thanh toán và số tiền còn nợ của cô Hoa. Đến ngày 28/11 cô Hoa nộp báo cáo bán hàng tháng 11 và thanh toán số tiền nợ là 40.000.000đ. (Xem biểu 07) Biểu 07: Mẫu bảng kê hàng gửi đại lý Bảng kê hàng gửi đại lý Đại lý cô Hoa - Tiền Hải, T.Bình. Chứng từ SH NT Loại hàng hoá Slượng (kg) Đơn giá Thành tiền Thanh toán Còn nợ 12/11 9 28 Tháng 11/02 Nhập hàng NƯ 838 NƯ 63 BTST Bắc ưu 903 thanh toán 838 63 BTST Bắc ưu 903 3.000 1.500 500 1.000 1982 659 321 473 19.000 19.000 20.000 16.500 19.000 19.000 20.000 16.500 57.000.000 28.500.000 10.000.000 16.500.00 112.000.000 37.658.000 12.521.000 6.420.000 7.804.500 64.403.500 25.380.000 40.000.000 25.380.000 112.000.000 72.000.000 Người lập Kế toán trưởng Đồng thời phải ghi hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) số 031031 cho tổng số hàng đã bán được, vào "Nhật ký bán hàng" (Xem biểu 03) và "Sổ chi tiết bán hàng" (xem biểu 04). Tại phiếu xuất kho số 12, kế toán không định khoản cho số hàng gửi bán mà chỉ ghi số lượng của từng mặt hàng. Trị giá xuất kho của tổng số hàng được tính vào lúc cuối tháng sau khi tính được đơn gía hàng xuất kho đơn vị cho từng mặt hàng. Kế toán ghi hoá đơn GTGT và hạch toán vào "sổ chi tiết bán hàng" (xem biểu 04), "Nhật ký bán hàng" (Xem biểu 03). Dựa vào phiếu thu tiền hàng của cô Hoa kế toán tính hoa hồng phải trả cho đại lý là 5% trên tổng số tiền thanh toán và vào "Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng" (Xem biểu 05). Cuối tháng, kế toán tập hợp số liệu từ sổ nhật ký bán hàng vào sổ Cái tài khoản 5113- doanh thu hoạt động thương mại. (Xem biểu 08) Từ sổ chi tiết bán hàng, kế toán lập Bảng kê hàng hoá bán ra cho từng mặt hàng và Báo cáo doanh thu bán hàng. (Xem biểu 09: Bảng kê hàng hoá bán ra) (Xem biểu 10: Báo cáo doanh thu bán hàng) 3.3. Hạch toán giảm giá, chiết khấu, hàng bán bị trả lại: a. Giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Tháng 11/2002, tại công ty Việt Hoa xảy ra nghiệp vụ giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại đó là việc anh Chí - Ninh Bình do lý giá thóc giống cao, và một số chất lượng không phù hợp với yêu cầu, không bán được hàng nên anh đề nghị công ty cho trả lại lượng hàng là 810 kg thóc giống nhị ưu 838 anh đã mua từ tháng 10/2002. Công ty chấp nhận 1/2 số hàng đó và đề nghị giảm giá cho một nửa số hàng còn lại. Anh Chí đồng ý và chấp nhận thanh toán số nợ . Ngày 27/11 anh Chí chuyển trả số hàng kém chất lượng cho công ty là 405 kg thóc giống Nhị ưu 838 Giá hàng cũ : 20.000đ/kg Giá sau khi giảm: 18.00đ/kg Số tiền nhập hàng T 10/ 2002: 2.000 X 20.000 = 40.000.000đ anh Chí đã thanh toán trong tháng 10 số tiền là: 20.000.000đ. Hiện tại anh Chí còn nợ 20.000.000đ. Sau khi trả lại hàng và chấp nhận giảm giá số nợ còn lại của anh Chí là: 20.000.000 - 405*20.000 - 405*( 20.000 - 18.000) = 11.090.000đ Trường hợp này được kế toán công ty hạch toán như sau: Khi nhận hàng trả lại, kế toán dựa vào "biên bản kiểm kê hàng hoá" do thủ kho và ban kiểm nghiệm mang lên để viết "phiếu nhập kho". Kế toán tiêu thụ dựa vào "phiếu nhập kho" để ghi chép vào "Nhật ký bán hàng" và "sổ chi tiết bán hàng" . (Xem biểu 03: Nhật ký bán hàng) (Xem biểu 04: sổ chi tiết bán hàng) b. Chiết khấu: Chiết khấu cho khách hàng của công ty bao gồm hai loại là chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại. ỹChiết khấu thanh toán của công ty dành cho khách hàng thanh toán tiền hàng trước thời hạn quy định trong hợp đồng và được hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính- TK 811. Khoản tiền hàng mà công ty hạt giống cổ phần Việt Nam thanh toán được kế toán tính chiết khấu 1% và viết phiếu thu tiền hàng của Cty hạt giống cổ phần VN . Phiếu thu có mẫu như sau: Biểu 04: Mẫu phiếu thu. Đơn vị ....... Mẫu số :02- TT phiếu thu QĐ số 1141- TC/CĐKT Số: 02/ 11 ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 01 tháng 11 năm 2002 Nợ 111: 29.700.000 Có131: 30.000.000 Nợ TK 811: 300.000 Họ tên người nộp tiền: anh Thành Địa chỉ: Cty hạt giống CP VN Lý do nộp: Thanh toán tiền hàng .............. Số tiền: 30.000.000 đ (Viết bằng chữ): Ba mươi triệu đồng chẵn/ Kèm theo : ...... ........ ....... .......... .....................chứng từ gốc. Ngày 1 tháng 11 năm 2002 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Ngưòi lập phiếu Thủ quỹ Người nộp tiền Từ phiếu thu này, đã vào sổ chi tiết thanh toán với khách hàng (Xem biểu 05) ỹChiết khấu thương mại. Kế toán công ty Việt Hoa thực hiện chiết khấu ngay trên hoá đơn bán hàng nghĩa là nếu khách hàng mua hàng với số lượng lớn thì sẽ được giảm giá. Khi đó, giá ghi trên hoá đơn GTGT là giá đã được hưởng chiết khấu thương mại. Do đó kế toán công ty cũng không hạch toán riêng chiết khấu thương mại vào tài khoản 521 như quy định của bộ tài chính. 3.4. Hạch toán giá vốn hàng bán. Phương pháp tính giá hàng xuất kho công ty Việt Hoa áp dụng đó là giá bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối tháng, kế toán tổng hợp số lượng hàng hoá xuất kho của từng mặt hàng theo "Bảng kê hàng hoá bán ra" của tháng 11/2002 và "Bảng kê hàng nhập" để xác định giá vốn hàng bán. Theo các ví dụ đã nêu, tính gía thóc giống nhị ưu 838 làm tiêu biểu công thức tính như sau: Tồn đầu kỳ: 40.215 X 16.113, 65 = 658.397.610 Nhập trong kỳ: 88.850 * 15.948,95 = 1.417.064389 Giá đơn vị xuất ( 838) = 40.215 + 88.850 658.397.610 + 1.417.064.389 = 16.080,75 Tương tự, giá xuất đơn vị NƯ 63 : 16.330 đ .... giá xuất đơn vị BTST : 16.923 giá xuất đơn vị BƯ 903: 14.398,96 giá xuất đơn vị sán ưu quế: 15.233 Với giá xuất kho đơn vị đã có, kế toán sử dụng liên 1 (liên lưu) của phiếu xuất kho để tính giá vốn hàng bán. Đối với các phương thức bán hàng qua đại lý và bán lẻ tại cửa hàng thì kế toán căn cứ vào số liệu trên các báo cáo bán lẻ và Bảng kê hàng gửi đại lý để tính toán giá trị hàng xuất kho. Giá vốn hàng bán= Số lượng * Đơn giá xuất kho Trên liên 1 của phiếu xuất kho số 1/11: - Cột đơn giá kế toán ghi giá xuất kho đơn vị của thóc giống. - Cột thành tiền là tổng giá vốn của hai loại thóc giống đó theo hoá đơn GTGT số 031001 ngày 01/11/2002. Khi đó kế toán mới ghi vào định khoản của phiếu xuất kho. ( Xem biểu 02) Từ phiếu xuất kho và tính toán tổng giá trị hàng xuất bán lẻ và bán đại lý, kế toán chuyển số liệu vào "Sổ chi tiết giá vốn hàng bán". (Xem biểu 11) Biểu 11: Mẫu sổ giá vốn hàng bán Trích sổ giá vốn hàng bán NT g.sổ Chứng từ SH NT Diễn giải TK đ.ứng Phát sinh Nợ Có 30 ...... 30 30 ..... 30 .... 30 ..... 30 ...... 30 01 1/11 ... .... 09 6 ... ... 22 18 27 27 30 30 Tháng 11/2002 Cty h.giống VN ................. Bán lẻ cửa hàng ............ TTgiống V.Phúc Khách lẻ ... ......... Hàng trả lại ............... bán đại lý c.Hoa ....................... Kết chuyển 156 ...... 156 156 156 156 156 911 56.656.500 ....... 11.241.551 ............ 109.201.670 .............. 609.594,2 ............ 6.526.028,25 .................. 54.876.507,58 ................ 3.597.981.437 Tổng số 3.597.981.437 3.597.981.437 Người lập biểu Kế toán trưởng 4. Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá. 4.1 Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. a. Hạch toán chi phí bán hàng: Trong công ty Việt Hoa, chi phí bán hàng bao gồm các khoản sau: Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí thuê nhà kho Chi phí nhân viên bán hàng, giao hàng, lương chuyên gia kỹ thuật Chi phí vận chuyển hàng hoá: xăng, vé cầu, bãi, kho... Chi phí thu mua hàng (vận chuyển, bốc xếp, kho bãi...) Chi phí hoa hồng đại lý Chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, sửa chữa TSCĐ, vận chuyển...) Chi phí khác bằng tiền (công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm...) Chi phí khuyến mại, quảng cáo Hàng ngày khi có các nghiệp vụ phát sinh chi phí bán hàng, kế toán lập phiếu chi hoặc dựa vào các bảng phân bổ để vào sổ Nhật ký chung, Nhật ký chi tiền và sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh. Toàn bộ chi phí bán hàng này được hạch toán vào tài khoản 641- chi phí bán hàng. Ngày 5/11/2002 phát sinh chi phí vận chuyển hàng hoá từ cửa khẩu Hữu Nghị về công ty với số tiền là 3.265.000 trong đó bao gồm cả chi phí xăng xe, vé cầu phà, chi phí kiểm hoá, chi phí kho bãi, vận chuyển... Kế toán của công ty đã lập phiếu chi theo mẫu sau: Biểu 12: Mẫu phiếu chi Đơn vị ....... Mẫu số :02- TT phiếu chi QĐ số 1141- TC/CĐKT Số: 10/11 ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 05 tháng 11 năm 2002 Nợ 641: 2.984.667 Có 111: 3.265.000 Nợ 133: 280.333 Họ tên người nhận tiền: anh Sơn Địa chỉ: cán bộ công ty Lý do chi: chi vận chuyển hàng từ CK Hữu Nghị về cty............... Số tiền: 3.265.000đ (Số tiền viết bằng chữ): Ba triệu hai trăm sáu lăm nghìn đồng. Kèm theo : .................................................................... chứng từ gốc Ngày 5 tháng 11 năm 2002 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Ngưòi lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền Từ phiếu chi, kế toán vào sổ "Nhật ký chi tiền" và "sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh". (Xem biểu 13: Nhật ký chi tiền) (xem biểu 14: Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh) Đối với các nghiệp vụ phát sinh liên quan như: khấu hao TSCĐ, trích lương công nhân viên, trích hoa hồng trực tiếp trừ vào khoản phải thu khách hàng, khuyến mại, các khoản liên quan đến nhân viên.... được kế toán thực hiện như sau: Công ty Việt Hoa thường dùng chính hàng hoá của mình để khuyến mại cho khách hàng. Công ty áp dụng khuyến mại cho khách hàng mua hàng với số lượng từ 10.000kg trở lên là 0.3% tổng khối lượng. Giá trị hàng khuyến mại được tính vào chi phí bán hàng và được tính theo giá vốn hàng bán. Theo tổng kết của công ty, công ty hạt giống cổ phần VN sau đợt nhập hàng tháng 11 thì tổng số hàng đã tiêu thụ của công ty một lượng là 10.100 kg thóc giống. Trong đó bao gồm: Nhị ưu 838 : 4.600 kg Nhị ưu 63 : 2.500 kg BTST : 1.500 kg Bắc ưu 903 : 1.500 kg Công ty đã tính số hàng khuyến mại cho công ty hạt giống cổ phần Việt Nam là : 10.100 X 0.03 = 303 kg và thanh toán bằng thóc giống nhị ưu 63. Kế toán ghi phần hàng này vào cùng phiếu xuất kho số 01 cho công ty hạt giống cổ phần VN. ( Xem biểu 02) Ngày 9/11/2002 công ty trích hoa hồng bán hàng cho đại lý cô Hoa số tiền là 1.153.636, kế toán đã viết phiếu thu và vào sổ chi tiết thanh toán với khách hàng (Xem biểu 05). Ngày 15/11, công ty thanh toán toàn bộ tiền thuê kho của quý 4 năm 2002 số tiền là 15.000.000đ, kế toán viết phiếu chi và vào Nhật ký chi tiền, sổ Chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh. (Xem biểu 13: Nhật ký chi tiền) (Xem biểu 14: Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh) Ngày 28/11, cô Hoa thanh toán 40.000.000 đ và được hưởng hoa hồng là: 2.000.000 đ, kế toán cũng viết phiếu thu và vào sổ chi tiết thanh toán với khách hàng như trường hợp trên (Xem biểu 05). Từ các bảng phân bổ tiền lương, phân bổ khấu hao kế toán chuyển số liệu vào Sổ Nhật ký chung (Xem biểu 15: Bảng phân bổ tiền lương) (xem biểu 16: Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ) (Xem biểu 17: Nhật ký chung) Biểu 17: Mẫu sổ nhật ký chung Trích sổ nhật ký chung Năm: 2002 NT ghi sổ Chứng từ SH NT Diễn giải Đã ghi sổ Cái Số hiệu TK Số phát sinh Nợ Có ..... 30 ..... 30 30 30 09 28 30 30 30 Tháng 11/2002 ......... hoa hồng ĐL .......... hoa hồng ĐL phân bổ k.hao phân bổ tiền lương Ghi tăng TK 331 K/chchênh lệch tỷ giá ....... 131 641 131 641 641 642 214 641 642 334 413 331 642 413 ........ 1.153.636 1.153.636 1.818.182 1.818.182 15.164.941 9.223.661 24.398.602 125.484.836 33.407.514 158.892.350 1.240.659 1.240.659 1.240.659 1.240.659 Tổng cộng 5.120.138.901 5.120.138.901 Người lập Kế toán trưởng Cuối tháng, kế toán chuyển số liệu từ sổ Nhật ký chi tiền, Nhật ký chung vào Sổ Cái tài khoản 641 (Xem biểu 17) b. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty bao gồm các khoản sau: Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí nhân viên quản lý Chi phí tiếp khách, công tác Chi phí thuê văn phòng Chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, sửa chữa TSCĐ, vận chuyển ....) Chi phí khác bằng tiền( công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm, chi phí photo tài liệu,.....) Các khoản chi phí này được hạch toán vào TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tương tự như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng không được chia ra thành các tài khoản con mà theo dõi tất cả các khoản mục chi phí đó vào chung TK 642. Ngày 19/11/2002 kế toán thanh toán tiền thuê văn phòng cho chủ sở hữu với tổng số tiền là 12.000.000 đ. Kế toán viết phiếu chi số 37 và vào sổ "nhật ký chi tiền" ( Xem biểu 13) Và sổ quỹ tiền mặt. Khoản chênh lệch tỷ giá cho khoản phải trả nhà cung cấp trong tháng 11/2002 là 1.240.659đ được kế toán tính toán và hạch toán vào sổ Nhật ký chung (Xem biểu 17). Cuối tháng, nhân viên kế toán phụ trách phải tập hợp số liệu từ các bảng phân bổ tiền lương và phân bổ khấu hao chuyển vào "Nhật ký chung" (Xem biểu 17). Từ sổ Nhật ký chung và Nhật ký chi tiền, kế toán chuyển số liệu vào sổ Cái TK 642- chi phí quản lý doanh nghiệp. (Xem biểu 19) 4.2. Hạch toán kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty Việt Hoa: Cuối tháng, từ sổ Cái TK 511.3, TK 641 và TK 642 kế toán hạch toán kết quả tiêu thụ hàng hoá vào sổ Cái TK 911 (Xem biểu 20) III. Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty Việt Hoa. Sự cần thiết và các nguyên tắc của việc hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá. 1.1. Sự cần thiết: Đối với các doanh nghiệp thương mại, tiêu thụ hàng hoá là khâu cuối cùng và là khâu quan trọng nhất của việc luân chuyển vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Vốn hàng hoá là vốn thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn kinh doanh và vì vậy quá trình luân chuyển vốn kinh doanh phải được theo dõi chặt chẽ, thường xuyên, hoàn thiện cả nội dung lẫn phương pháp kế toán cho phù hợp với thực tế doanh nghiệp là vấn đề cấp thiết. Hoàn thiện các chứng từ ban đầu, nâng cao tính pháp lý, tính chính xác sẽ tạo điều kiện tốt cho việc kiểm tra kế toán cùng với đó là tổ chức luân chuyển chứng từ hợp lý sẽ tạo điều kiện cho kế toán theo dõi tình hình xuất nhập hàng hoá, tình hình thu nợ, chi phí phát sinh ...trong quá trình kinh doanh. Điều đó cho thấy hoàn thiện công tác kế toán phần hành tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá bao gồm cả việc sử dụng hệ thống tài khoản để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán, đồng thời giúp các bạn hàng, những người quan tâm đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp có thể hiểu rõ về doanh nghiệp. Nói tóm lại, hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá là hết sức cần thiết không thể xem nhẹ. Điều quan trọng là quá trình hoàn thiện này phải đem lại hiệu quả thực sự cho công tác kế toán tại doanh nghiệp. 1.2. Các nguyên tắc của việc hoàn thiện: Công tác hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá là cần thiết và vô cùng quan trọng vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh và các thông tin kinh tế quan trọng đối với những ngưòi quan tâm. Tuy vậy việc hoàn thiện công tác kế toán không thể tiến hành vội vã. Khi tiến hành hoàn thiện công tác kế toán phần hành này cần chú ý đến các nguyên tắc sau: Hoàn thiện phải dựa trên nền tảng là các điều khoản đã được quy định trong chế độ kế toán, theo pháp luật quy định. Hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là những nguyên tắc chung nhất và quan trọng nhất của công tác hoàn thiện kế toán và phải tuân thủ theo những quy định đó thì sẽ đạt được kết quả tốt. 2. Nhận xét chung về công tác hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. 2.1 Những thành tựu đạt được. Sau một thời gian thực tập tại công ty Việt Hoa, có điều kiện tìm hiểu hoạt động kinh doanh nói chung và phần hành hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá nói riêng em xin rút ra một số ý kiến nhận xét như sau: Xét về mặt khách quan, công ty ra đời và phát triển trên cơ sở nhu cầu của nền kinh tế thị trường và phương hướng kế hoạch CNH- HĐH nền nông nghiệp Việt Nam. Công ty Việt Hoa đã nắm bắt được thời cơ của mình và đã kinh doanh các mặt hàng nông nghiệp có chất lượng cao. Bốn năm hoạt động tại Việt Nam, công ty đã từng bước củng cố quản lý, hoạt động kinh doanh để đạt được một số thành công nhất định: tăng doanh thu, thu nhập của công nhân viên tăng... Công tác kê toán của công ty đã đóng góp vai trò không nhỏ trong việc cung cấp kịp thời các thông tin về vốn, tài sản và tình hình biến động của nó giúp nhà quản lý ra được các quyết định đúng đắn trong hoạt động kinh doanh. Về tổ chức công tác kế toán, công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung là phù hợp với điều kiện kinh doanh thực tế của công ty. Hình thức này đem lại việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh gọn nhẹ mà vẫn đảm bảo thông tin kế toán kịp thời, chính xác và khai thác được khả năng chuyên môn của nhân viên kế toán. Phần hành kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ đã thể hiện khá tốt vai trò là phần hành quan trọng nhất của kế toán tại công ty Việt Hoa. Phần hành này đã quản lý tốt lượng vốn lưu động hàng hoá và chuyển thành vốn lưu động bằng tiền, nâng cao hiệu quả kinh doanh... 2.2. Những hạn chế cần được khắc phục: Khi đi sâu vào tìm hiểu phần hành kế toán đã lựa chọn, em đã rút ra một số tồn tại trong hạch toán phần hành này như sau: Về chứng từ và luân chuyển chứng từ. Đơn vị đã lập đầy đủ các chứng từ theo quy định của Bộ tài chính, các chứng từ có đầy đủ các thông tin cần thiết phục vụ cho công tác kiểm tra và ghi sổ kế toán. Tuy nhiên đối với từng trường hợp cụ thể, việc luân chuyển chứng từ vẫn còn những điểm chưa hợp lý. Trong mọi trường hợp tiêu thụ, kế toán đều do kế toán bán hàng trực tiếp ghi. Như vậy, việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá đã không được tách biệt với quản lý kho hàng và kế toán đã kiêm thêm nhiều việc không thuộc lĩnh vực của kế toán. Mặt khác kế toán sử dụng một chứng từ xuất kho đó là phiếu xuất kho cho tất cả các trường hợp tiêu thụ hàng hoá. Điều này làm ảnh hưởng nhiều tới công tác kế toán giá vốn hàng bán vì khi xuất hàng cho cửa hàng dịch vụ thực tế là hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty. Khi hàng được tiêu thụ một phần thì kế toán lại phải dựa vào "báo cáo bán lẻ hàng hoá" để tính giá vốn hàng bán mà không thống nhất với các trường hợp bán hàng khác. Ngoài ra, nghiệp vụ bán hàng qua đại lý cũng tương tự như bán lẻ tại cửa hàng, nghĩa là khi xuất hàng kế toán viết phiếu xuất kho bình thường nhưng việc tính gía vốn hàng cuối tháng phải phụ thuộc vào báo cáo bán hàng do đại lý gửi lên. Do đó ảnh hưởng tới công tác kế toán. Đối với trường hợp bán hàng thẳng cho khách hàng tại cửa khẩu nhập hàng: hàng hoá bán ra không vận chuyển về lưu kho. Tuy nhiên kế toán tại công ty vẫn sử dụng phiếu xuất kho thông thường để phản ánh số lượng hàng hoá bán ra. Vì vậy, chứng từ đã không phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ phát sinh. Trên thực tế, cách làm này có thể được chấp nhận do điều kiện kinh doanh để đảm bảo quản lý tốt nhất vốn lưu động hàng hoá của công ty. b. Hệ thống tài khoản: Công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản thống nhất do Bộ Tài chính bán hành ngày 1/11/1995 và vận dụng tương đối linh hoạt. Tuy nhiên, kế toán sử dụng TK 5113 để hạch toán cho tất cả các doanh thu của công ty, TK642, TK 641 để hạch toán cho các loại chi phí trong chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng. Điều này không đảm bảo được việc cụ thể các loại doanh thu và chi phí sản xuất kinh doanh của công ty. c. Xác định giá vốn hàng bán: Giá vốn hàng hoá mua vào được xác định là giá mua cộng thuế nhập khẩu trừ các khoản giảm giá hàng mua. Toàn bộ khoản chi phí mua hàng không được hạch toán vào chi phí thu mua- TK 1562 mà hạch toán vào chi phí bán hàng trong tháng và do vậy, chi phí thu mua không ảnh hưởng tới giá trị hàng tồn kho, giá vốn hàng xuất bán của công ty. Theo cách hạch toán này, chi phí thu mua hàng hóa được phân bổ hết vào hàng hoá tiêu thụ trong tháng, hàng tồn kho chỉ là gía của hàng hoá đơn thuần. Hàng hoá tại công ty Việt Hoa được mua về để bán cho nhiều tháng do đó chi phí thu mua hàng hoá mỗi lần nhập hàng thường lớn, khi hạch toán vào chi phí bán hàng tháng phát sinh sẽ làm ảnh hưởng tới kết quả hoạt động kinh doanh của tháng đó. Nếu xét trong cả thời kỳ dài, chi phí này cũng không ảnh hưởng gì. Theo chế độ quy định, các chi phí thu mua hàng hoá trong kỳ phát sinh phải được hạch toán vào chi phí thu mua hàng hoá trong kỳ tính vào giá trị hàng hoá nhập kho. Công ty hạch toán như vậy là không phù hợp với các quy định đã đề ra và khi muốn giảm giá vốn hàng bán thông qua giảm chi phí là điều không thể xảy ra. Tuy vậy, cách hạch toán tại công ty như vậy lại phù hợp với điều kiện kinh doanh thương mại của công ty và đảm bảo nguyên tắc chắc chắn trong kinh doanh. Đối với những loại thóc giống công ty do công ty tự sản xuất, các chi phí tập hợp trong quá trình sản xuất để tính giá thành không bao gồm khoản chi lương chuyên gia kỹ thuật. Như vậy giá trị của hàng sản xuất nhỏ hơn so với thực tế trong khi chi phí đó lại được hạch toán vào chi phí bán hàng trong tháng. Kế toán của công ty đã hạch toán không đúng theo quy định của chế độ kế toán làm ảnh hưởng cả đến giá trị hàng tồn kho, giá trị hang xuất bán, chi phí bán hàng và kết quả tiêu thụ hàng hoá. d. Sử dụng sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp: Việc ghi sổ "Chi tiết bán hàng" là không đúng theo quy định của chế độ kế toán. Cột " Các khoản giảm trừ " chỉ dùng để ghi các nghiệp vụ làm giảm doanh thu như: hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, thuế GTGT phải nộp. Tuy nhiên sổ này áp dụng tại công ty đã dùng để theo dõi chi tiết doanh thu, Thuế và hạch toán không đúng cột. Mặt khác, việc ghi sổ như vậy còn dẫn đến phải viết số âm đối với các khoản doanh thu hàng giảm giá, doanh thu hàng bán bị trả lại nhiều khi là một khó khăn đối với ké toán công ty. Sổ Nhật ký bán hàng cũng có nhiều khác biệt với cách hạch toán theo quy định của chế độ kế toán. Theo quy định, sổ này chỉ dùng để theo dõi doanh thu thuần của các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá mà không đề cập đến khoản thuế GTGT phải nộp. Tuy nhiên, kế toán tại công ty lại sử dụng sổ này như một sổ theo dõi chi tiết cả doanh thu thuần, doanh thu bán hàng và thuế GTGT phải nộp. Điều này làm trùng lặp trong việc theo dõi thuế GTGT đầu ra phải nộp cho từng hoá đơn vì khoản thuế này được theo dõi trên các sổ: Sổ chi tiết bán hàng, sổ nhật ký bán hàng, sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng. Như vậy công tác kế toán đã thực sự tăng lên mà việc theo dõi thuế là không cần thiết phải sử dụng nhiều sổ như vậy. Kế toán công ty sử dụng phiếu xuất kho và các báo cáo bán hàng làm căn cứ để tính giá vốn hàng bán trong tháng điều đó rất dễ xảy ra nhầm lẫn cho các phiếu xuất kho hàng hoá cho cửa hàng, cho đại lý và có thể bị tính trùng hai lần đối với các hình thức bán hàng này. Với những tồn tại trong công tác hạch toán kế toán phần hành tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ, việc hoàn thiện là cấp thiết để có hiệu quả hoạt động bán hàng nói riêng và hoạt động kinh doanh nói chung. e. Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp cũng cần phải có một số thay đổi vì toàn bộ chi phí này chỉ được theo dõi trên sổ Nhật ký chi tiền, sổ Nhật ký chung, các sổ nhân viên liên quan. Chi phí quản lý doanh nghiệp đã không được theo dõi cụ thể trên sổ chi tiết do đó không đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, không có cơ sở để đối chiếu với sổ Cái TK 642 khi cần thiết. Chi phí bán hàng của công ty bao gồm cả phần lương của các chuyên gia kỹ thuật phục vụ cho việc sản xuất các loại thóc giống. Việc hạch toán như kế toán công ty đã làm không phản ánh đúng bản chất của các nghiệp vụ phát sinh và cũng không hạch toán đúng sổ sách cần thiết. Điều này làm tăng chi phí bán hàng phát sinh trong tháng nhưng làm giảm tổng giá thành của hàng sản xuất, giảm giá vốn hàng bán và phản ánh không chính xác kết quả tiêu thụ trong tháng. 3. Một số kiến nghị hoàn thiện công tác hạch toán kế toán phần hành tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của công ty Việt Hoa. 3.1. Chứng từ và sự luân chuyển chứng từ: Trong công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá, kế toán sử dụng duy nhất "Phiếu xuất kho" làm căn cứ xuất hàng cho tất cả các phương thức bán hàng. Điều này thực sự gây ra không ít khó khăn cho kế toán khi tính toán giá vốn hàng bán.Vì, trong quá trình tính giá vốn hàng bán, kế toán hầu như sử dụng phiếu xuất kho làm căn cứ tính giá vốn hàng xuất bán nhưng trên phiếu xuất kho lại có cả những lần xuất cho đại lý, cho cửa hàng. Trên thực tế đến lúc cuối tháng, đại lý và cưả hàng dịch vụ chưa thể bán hết lượng hàng đã nhập và số hàng còn lại vẫn thuộc sở hữu của công ty. Như vậy, nếu kế toán chỉ dựa vào phiếu xuất kho để tính giá vốn hàng bán thì tức là đã tính cả giá vốn cuả lượng hàng chưa được bán và giá vốn hàng bán khi đó là giá trị hàng xuất kho. Kế toán phản ánh không chính xác khoản chi phí đó sẽ làm ảnh hưởng tới kết quả hoạt động tiêu thụ hàng hoá nói riêng và kết quả hoạt động kinh doanh nói chung. Nếu lấy nghiệp vụ xuất hàng ngày 9/11/2002cho đại lý cô Hoa làm ví dụ ta có phép tính như sau: Giá vốn hàng xuất kho theo phiếu xuất kho: 3000*16.080,75 + 1.500*16.330 + 500*16.923 + + 1.000*14.398,96 = 95.597.710 Thực tế đại lý cô Hoa mới bán được một phần hàng hoá với tổng số vốn là : 1982* 16.080,75 + 659* 16.330 + 321*16.923 + + 473*14.398,96 = 54.876.507,58 Như vậy kế toán có thể làm tăng giá vốn hàng bán lên một lượng là: 95.597.710 - 54.876.507,58 = 40.721.202,42 Và như vậy, kết quả hoạt động kinh doanh giảm đi là: 40.721.202,42 đ. Việc cần thay đổi trong kế toán tiêu thụ hàng hóa là việc kế toán công ty nên sử dụng "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ" để làm căn cứ xuất hàng cho trường hợp chuyển hàng qua đại lý và cho cửa hàng dịch vụ. Khi xuất hàng cho những nơi này, kế toán viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Trên đó cũng ghi các thông tin về mặt hàng, số lượng hàng, nơi đến....mà không ghi gía trị của lô hàng đó. Khi nào nhận được báo cáo bán lẻ của cửa hàng và báo cáo bán hàng của đại lý thì kế toán mới viết phiếu xuất kho cho số hàng đã bán được. Đến cuối tháng kế toán chỉ phải sử dụng một căn cứ duy nhất để tính giá vốn hàng bán đó là; phiếu xuất kho. Lấy ví dụ là nghiệp vụ giao hàng cho đại lý cô Hoa Thái Bình ngày 9/11/2002 thì "phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ" được ghi như sau: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Quyển số:... Số:................ - Căn cứ lệnh điều động số........................ ngày........ tháng...... năm......... của ..................................về việc............................................................... - Họ tên người vận chuyển:................................Hợp đồng số:................... - Phương tiện vận chuyển............................................................................ - Xuất tại kho: Công ty............................................. -Nhập tại kho: Đại lý cô Hoa Thái Bình.................... Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 2 3 4 NƯ 838 NƯ 63 BTST Bắc ưu 903 kg kg kg kg 3.000 1.500 500 1.000 Cộng 6.000 Khi báo cáo bán hàng được đại lý gửi lên thì kế toán viết phiếu xuât kho và trên phiếu xuất kho này là số lượng hàng đã được tiêu thụ, giá vốn hàng bán trên phiếu xuất kho đó không phải là tổng giá trị hàng xuất kho. Với cách làm này, nhân viên kế toán đã sử dụng thống nhất phiếu xuất kho để làm căn cứ tính giá vốn hàng bán mà không phải sử dụng thêm các báo cáo do cửa hàng và đại lý gửi đến nữa. Về sự luân chuyển chứng từ: kế toán công ty thường không ghi từng chứng từ phát sinh vào Nhật ký chung ngay tại thời điểm phát sinh mà các chứng từ đó thường được vào sổ chi tiết và sổ Cái. Như vậy, kế toán đã không thực hiện đúng theo các quy định về việc luân chuyển chứng từ và do đó không đảm bảo vai trò của sổ Nhật ký chung với nhiệm vụ là theo dõi các nghiệp vụ một cách thường xuyên, tổng quát. Mặt khác, làm như vậy còn có thể gây ra hiện tượng mất chứng từ đầu vào hay đầu ra, không có lợi cho hoạt động kế toán của công ty. Vì vậy, kế toán cần phải thực hiện việc luân chuyển chứng từ cho phù hợp và phải đảm bảo đúng theo chế độ quy định. 3.2 Hệ thống tài khoản: Việc sử dụng tài khoản 5113 để hạch toán doanh thu bán hàng cũng như doanh thu các hoạt động khác của công ty là không đúng. Theo quyết định 1141- QĐ/CĐKT ngày1/11/1995 của Bộ tài chính, TK 5113 phản ánh doanh thu của các hoạt động cung cấp dịch vụ nói chung còn tài khoản 5111 phản ánh doanh thu bán hàng hoá. Theo thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002, doanh thu bán hàng được phản ánh vào tài khoản 5111 như tài khoản cũ. Để phản ánh đúng bản chất của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, công ty nên sử dụng hệ thống tài khoản mới và hạch toán doanh thu bán hàng, doanh thu dịch vụ ... lên các tài khoản doanh thu khác nhau: 5111- doanh thu bán hàng, 5113- doanh thu cung cấp dịch vụ. Có như vậy, kế toán mới thực sự đưa ra các thông tin cụ thể và chính xác cho nhà quản lý để có biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh của các loại hình hoạt động. Mặt khác công ty cũng có thể chia tài khoản doanh thu thành các tài khoản con để hạch toán cho các loại hàng hoá của công ty: doanh thu bán thóc giống, doanh thu bán thuốc bảo vệ thực vật, doanh thu bán hạt giống.... Đối với các tài khoản chi phí : 641, 642 là các tài khoản chung cho tất cả các thành phần của các chi phí đó. Khi muốn giảm chi phí, thông tin kế toán là thông tin tổng hợp, không cụ thể cho một thành phần nào do đó gây khó khăn cho công tác làm giảm chi phí kinh doanh. Trong các quy định của kế toán đã chia các tài khoản này thành các tài khoản con để hạch toán chi phí. Do vậy kế toán của công ty có thể sử dụng các tài khoản đó để hạch toán cụ thể các khoản chi phí sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn. 3.3 Xác định giá vốn hàng bán: Hiện tại, mọi chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng đều được kế toán hạch toán vào chi phí bán hàng trong tháng. Như vậy không đúng với quy định của chế độ kế toán hiện hành là chi phí thu mua hàng hoá phải được tính vào giá trị hàng xuất kho và được hạch toán vào tài khoản 1562 - chi phí thu mua hàng hoá. Mặt khác, không phản ánh khoản chi phí thu mua hàng hoá vào giá vốn hàng nhập kho thì sẽ không phản ánh đúng giá trị của hàng tồn kho cũng như giá vốn hàng xuất bán trong tháng và giá trị hàng tồn kho lúc cuối kỳ. Đồng thời với cách làm này, chi phí bán hàng của tháng nào có nhiều nghiệp vụ nhập hàng sẽ tăng đột biến, làm ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh. Ví dụ tháng 11/2002 chi phí thu mua hàng hoá của công ty là 15.036.522 đồng, tổng khối lượng hàng hoá nhập là 65.000 kg thóc giống và số hàng nhập về này, đến cuối tháng đã tiêu thụ được 40.000 kg thì ta tính được như sau: Theo cách hạch toán của công ty thì chi phí bán hàng được tính có thêm khoản 15.036.522 đ nhưng giá vốn hàng bán không bao gồm khoản chi phí thu mua nào, giá hàng bán ra là giá thuần. Nếu phân bổ chi phí này cho số hàng hoá xuất bán thì được phân bổ như sau: Chi phí thu mua hàng hoá phân bổ cho hàng bán ra trong tháng = 65.000 15.036.522 * 40.000 = 9.253.244,308 Như vậy giá vốn hàng bán đã tăng hơn so với việc không phân bổ chi phí là: 9.253.244,308đ. Tuy nhiên lại tích kiệm được chi phí bán hàng một khoản là: 15.036.522đ. Từ đó thấy rằng, việc không hạch toán chi phí thu mua hàng hoá vào giá mua hàng hoá trong tháng sẽ làm tăng một khoản chi phí là: 15.036.522 - 9.253.244,308 = 5.783.277,692đ, do đó làm lợi nhuận giảm đi một lượng là: 5.783.277,692đ. Đối với trường hợp hạch toán chi phí thu mua hàng hoá trong tháng vào chi phí bán hàng trong tháng thì các tháng tiếp theo không phải tính vào chi phí nữa. Đối với trường hợp hạch toán chi phí đó vào gía trị hàng nhập kho kỳ thì số hàng hoá còn lại đó được tiêu thụ tiếp vào các tháng sau, khoản chi phí thu mua hàng hóa trong tháng 11/2002 sẽ được tính dần vào giá vốn hàng bán trong các tháng đó. Và vì vậy, chi phí giá vốn hàng bán các tháng tiếp theo lại cao hơn. Như vậy có thể kết luận rằng, dù trích khoản chi phí thu mua dưới dạng chi phí bán hàng hay chi phí giá vốn hàng bán thì đều không làm ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của công ty trong một thời kỳ dài. Đối với công ty Việt Hoa, khoản chi phí đó có thể được hạch toán vào chi phí thu mua hàng hoá TK- 1562 và được tính vào giá vốn hàng bán để đảm bảo giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trến sổ sách phản ánh đúng bản chất của nó. 3.4. Sử dụng sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Hiện tại công ty không có sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh để theo dõi thường xuyên, chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp và do đó công tác hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp lúc cuối tháng gặp nhiều khó khăn bởi thực sự căn cứ cho việc vào sổ Cái TK 642 là các chứng từ và các bảng kê, các bảng phân bổ. Do vậy kế toán cần bổ sung thêm sổ chi tiết để theo dõi chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Một mặt khác, các sổ chi tiết bán hàng và sổ Nhật ký bán hàng cũng phải được ghi chép lại sao cho có hệ thống và theo đúng quy định của chế độ kế toán. Cụ thể, đối với sổ chi tiết bán hàng được hạch toán lại như sau: Cột đơn giá: ghi giá bán bao gồm cả thuế GTGT đầu ra phải nộp Cột thành tiền: ghi tổng giá thanh toán của từng nghiệp vụ bán hàng Cột thuế : Ghi số thuế GTGT đầu ra phải nộp Cột giảm giá, hàng trả lại: Ghi doanh thu thuần của hàng hoá bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán. Sổ chi tiết bán hàng được ghi lại như sau: Đối với sổ Nhật ký bán hàng sẽ chỉ ghi lại doanh thu thuần của từng nghiệp vụ bán hàng mà không sử dụng để theo dõi cả thuế GTGT đầu ra. Điều này không làm trùng lặp trong việc theo dõi thuế trong sổ theo dõi chi tiết thuế GTGT và sổ chi tiết bán hàng. Sổ Nhật ký bán hàng tháng 11/2002 được ghi chi tiết như sau: 3.5. Việc hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Trong chi phí bán hàng, công ty nên bỏ phần lương của các chuyên gia và hạch toán vào chi phí tập hợp cho số hàng sản xuất ra. Điều này phù hợp với các quy định của chế độ kế toán và làm giảm chi phí bán hàng đồng thời phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ phát sinh. Nếu tách khoản tiền lương chuyên gia, chi phí bán hàng tháng 11/2002 sẽ giảm đi một lượng là: 65.000.000 đồng. Đồng thời, sẽ làm tăng chi phí sản xuất một lượng tương tự. Nếu công ty không tiêu thụ hết số hàng sản xuất ra thì kết quả tiêu thụ của công ty sẽ tăng lên do khoản chi phí trên đã được phân bổ cho cả hàng tồn kho. Mặt khác, chi phí thuê kho và thuê văn phòng của công ty cũng cần được tính toán lại cho phù hợp. Vì công ty thanh toán hai khoản chi phí này theo quý nhưng lại hạch toán cho chi phí của tháng phát sinh khoản chi tiền này. Điều này làm tăng chi phí sản xuất kinh doanh của một số tháng và làm giảm kết quả kinh doanh của tháng đó. Nếu thuê nhà kho và văn phòng được chia đều cho các tháng trong quý thì chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng đã giảm đi một lượng là: 15.000.000+12.000.000 -15.00.000+12.000.000)/3 =18.000.000 Như vậy, kết quả tiêu thụ đã tăng lên là:18.000.000đ. Việc theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp cần phải được hạch toán vào sổ chi tiết riêng biệt mà không thể không hạch toán chi tiết như hiện nay. Hạch toán chi tiết để đảm bảo cho thông tin kế toán chính xác và cụ thể. Kế toán của công ty có thể dùng sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp giống như hạch toán với chi phí bán hàng. 4. Phương thức bán hàng. Để đảm bảo nâng cao hiệu quả kinh doanh, bên cạnh việc hoàn thiện công tác kế toán phần hành tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ, công tác nghiên cứu để đưa ra phương thức tiêu thụ, phương thức thanh toán hiệu qua nhất cũng vô cùng quan trọng. Đối với công ty Việt Hoa, ban giám đốc công ty cần có những chính sách mới khuyến khích khách hàng mua hàng như: Tăng tỷ lệ % khuyến mại cho khách hàng mua hàng với số lượng lớn. Tăng hoa hồng cho các đại lý Mở rộng hệ thống đại lý và chú trọng vào hình thức này vì trên thực tế hoạt động của công ty, bán hàng đại lý không buộc công ty phải đi thu tiền của từng khách hàng lẻ mà việc đó thông qua các đại lý, làm giảm bớt các công việc của công nhân viên, vừa không bị khách hàng chiếm dụng vốn. Công ty nên mở rộng chính sách quảng cáo hàng hoá trên nhiều hình thức khác: ti vi, đài phát thanh và các báo khác thay vì chỉ quảng cáo trên báo Nông thôn ngày nay như hiện tại. Kết luận Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, thương mại ngày càng hoàn thiện để đạt được những kết quả như mong muốn. Trong quá trình hoàn thiện, hoạt động thương mại không chỉ hoàn thiện về kỹ thuật, về phương thức tổ chức quản lý, về quản lý tài chính kế toán.... Tiêu thụ hàng hoá là giai đoạn cuối cùng của quy trình luân chuyển hàng hoá và quyết định tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi công ty thương mại. Công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ là một phần không thể thiếu đối với hoạt động quản lý của mỗi công ty. Vì vậy hoàn thiện công tác kế toán cho phần hành này là vô cùng cần thiết . Hoàn thiện kế toán phần hành tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ bao gồm nhiều vấn đề: chứng từ, luân chuyển chứng từ, tài khoản sử dụng, sổ sách tổng hợp, sổ chi tiết....Bên cạnh đó còn có việc phải hoàn thiện các chính sách tài chính cũng như các phương thức tiêu thụ, các hình thức thanh toán.... Điều đó đem lại hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong chuyên đề thực tập của mình, em chọn phần hành kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ và đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán phần hành này tại công ty Việt Hoa với mong muốn công ty kinh doanh có hiệu qủa hơn.