Đề tài Khái quát kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp

Lời nói đầu Trong cuộc sống hàng ngày chúng ta luôn cần Kiểm Soát chi tiêu để có tiền dành dụm, sử dụng cho các lĩnh vực khác. Các tổ chức kinh doanh, các doanh nghiệp, một quốc gia dù theo con đường phát triển nào thì việc kiểm soát chi phí như là một hoạt động tất yếu khách quan. Tất cả đều phải hướng tới mục tiêu cuối cùng là thu lợi để tái đầu tư cho tương lai, cạnh tranh, tồn tại và phát triển. Trong cuốn “Bàn về Kiểm Kê, Kiểm Soát” Lênin đã viết “Khó khăn chủ yếu ở trong lĩnh vực kinh tế là thực hiện ở khắp mọi nơi và hết sức nghiêm ngặt sự kiểm kê, kiểm soát việc sản xuất và phân phối sản phẩm cũng như tăng năng suất lao động...” (1). Với vai trò quan trọng đó “Kiểm soát chi phí” trở thành một khâu quan trọng, cần thiết trong hệ thống kiểm soát nội bộ của mỗi quốc gia, doanh nghiệp và cả cá nhân. Để “Kiểm soát chi phí”thì cần phải đến sự chủ động cả bản thân tổ chức, doanh nghiệp và yếu tố khách quan đó là sự tác động của quản lý nhà nước. Trong khuôn khổ của đề án môn học em xin nghiên cứu yếu tố chủ quan đó là “ Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp “, một chức năng trong quá trình quản lý, với mục tiêu là sử dụng hiệu quả nhất các khoản chi phí bỏ ra. Với tính chất nội dung đề tài em chỉ xin đưa ra những nội dung mang tính lý luận, tính thực tế của vấn đề nghiên cứu trong nền kinh tế hỗn hợp mà nước ta đang hướng tới hiện nay chỉ ở mức dộ mô phỏng. Nhận thức rõ vị trí, vai trò của chức năng kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp, cộng với nhận thức tình hình thực tế các doanh nghiệp nước ta hiện nay em đã chọn đề tài: “Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp”. Nội dung của đề án được thể hiện qua ba phần: Chương I: Lý luận về kiểm soát chi phí Chương II: Nội dung kiểm soát chi phí Chương III: Các giải pháp chung của kiểm soát chi phí Do nhận thức và thời gian nghiên cứu khảo sát thực tế có hạn, đối tượng nghiên cứu lại rất rộng và phức tạp, do vậy bài viết của em không thể tránh khỏi những sai sót và hạn chế nhất định. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô để bài viết của em được đầy đủ và hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Đỗ Thị Hải Hà đã hướng dẫn em hoàn thành đề án này. Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm2003 Chương I Lý luận về kiểm soát chi phí I. Khái niệm và nội dung chi phí 1. Khái niệm: Trước hết chúng ta thấy rằng chi phí là một phạm trù kinh tế hết sức trìu tượng và phức tạp. Một doanh nghiệp muốn tiến hành sản xuất, kinh doanh hàng hoá phải hao phí một số lao động nhất định, bao gồm lao động vật hoá biểu hiện dưới hình thái giá trị gọi là tư bản bất biến và lao động sống biểu hiện dưới hình thái giá trị là tư bản khả biến. Đó là hai loại chi phí được gọi chung là hao phí lao động thực tế của xã hội để tạo ra giá trị của hàng hoá. Trong cuốn giáo trình “ Kinh tế chính trị Mác- Lênin” tập I của trường Đại học Kinh tế quốc dân, chi phí được định nghĩa là “ Một bộ phận của giá trị hàng hoá, là số tư bản đã hao phí để sản xuất ra hàng hoá ấy”. Tuy nhiên, để có sự nhìn nhận toàn diện và sát thực về chi phí, chúng ta sẽ sử dụng khái niệm về chi phí được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán, “ Chi phí của doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống, hao phí lao động vật hoá và chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp đã bỏ ra để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định”. Qua khái niệm này chúng ta thấy rằng chi phí khác với chi tiêu. Chi tiêu đó là hoạt động hàng ngày với những thời điểm cụ thể, trong khi chi phí chúng ta xét trong một thời kỳ, gắn với mục tiêu nhất định. Như vậy chi phí gồm rất nhiều hoạt động chi tiêu khác nhau, chi mua nguyên vật liệu, thuê lao động... 2. Phân loại chi phí. Thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh cho thấy tổng chi phí của một doanh nghiệp bao gồm nhiều khoản chi phí như: chi phí mua nguyên vật liệu, chi tiền lương, tiền thưởng, chi tiền điện, nước và các nhiên liệu khác, chi phí mua các dịch vụ; từ dịch vụ vận chuyển đến vệ sinh, chi phí bán hàng, chi phí bao bì quảng cáo, chi phí quản lý như khấu hao các thiết bị văn phòng hay chi phí cho nhân viên văn phòng.... Các khoản chi phí hết sức đa dạng, phức tạp. Muốn sử dụng chúng có hiệu quả chúng ta cần kiểm soát, muốn kiểm soát chúng ta cần nhận biết và hiểu nội dung các chi phí, vì vậy cần phân loại chi phí. Có nhiều tiêu chí phân loại khác nhau và một khoản mục chi phí có thể được liệt kê vào nhiều loại chi phí khác nhau, nhưng để dễ kiểm soát chúng ta chỉ xem những tiêu chí phân loại mà ở đó nhà quản lý dễ nhận biết và kiểm soát. 2.1. Theo đối tượng chi phí. Xét theo đối tượng chi phí đó là chúng ta quan tâm đến các khoản chi đó là chi phí cho cái gì, và như vậy ta có thể chia thành ba loại cơ bản: chi phí lao động, chi phí nguyên vật liệu, chi phí chung. 2.1.1. Chi phí lao động Đó là tổng các khoản tiền liên quan đến công nhân viên. Chẳng hạn như các khoản tiền thưởng, phụ cấp, phúc lợi xã hội...Nhưng lao động thì lại có lao động vât hoá, lao động sống, có thể biến đổi hoặc không biến đổi theo khối lượng sản phẩm hàng hoá sản xuất ra, vì vậy cũng có thể phân loại chi phí. Chi phí lao động trực tiếp. Chi phí lao động trực tiếp bao gồm tiền lương và các khoản tính theo lương phải trả cho công nhân viên trực tiếp sản xuất sản phẩm. Nó có thể phân bổ cho toàn bộ một đơn vị sản phẩm cụ thể. Có thể nêu một vài ví dụ về lao động trực tiếp như: Sơn một sản phẩm đồ gỗ, sửa chữa một chi tiết máy, giao dịch với khách hàng... Và chi phí cho các lao động thực hiện các công việc đó được coi là chi phí lao động trực tiếp. Chi phí lao động gián tiếp. Bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương, các khoản trích khác có liên quan đến nhân viên mà không thể phân bổ cho một đơn vị sản phẩm cụ thể. Sau đây là một số ví dụ về lao động gián tiếp: chi phí bảo dưỡng máy móc, chi phí điều hành hoạt động của bộ phận tiếp thị, chi phí vệ sinh nơi làm việc... chúng ta thấy rằng không thể phân bổ các khoản chi phí lao động trên một đơn vị sản phẩm một cách trực tiếp, mặc dù chúng rất cần thiết cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. ở đầy khái niệm trực tiếp và gián tiếp không có nghĩa là trực tiếp và gián tiếp tham gia vào quá trình sản xuất. Mà trực tiếp và gián tiếp ở đây liên quan đến việc tính chi phí. Do đó tiền lương của một công nhân có thể là chi phí gián tiếp nếu doanh nghiệp trả lương theo tháng và anh ta tham gia vào nhiều quá trình sản xuất ra các sản phẩm khác nhau. Để hiểu rõ hơn lao động trực tiếp và lao động gián tiếp chúng ta sẽ xem xét qua ví dụ về bảng thời gian thực hiện công việc được áp dụng ở hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bộ phận phân xưởng A Công việc đã hoàn thành Nguyên vật liệu đã dùng Thời gian bắt đầu Thời gian kết thúc Tổng số thời gian Thứ 2 Vận hành máy 8 Thứ 3 Vệ sinh 8 Thứ 4 Vận hành máy 8 Thứ 5 Vận hành máy 8 Thứ 6 Bảo dưỡng 8 Thứ 7 Vận hành máy 8 Chủ nhật Ta thấy rằng 32 giờ đã được sử dụng để vận hành máy móc sản xuất. Đây là những giờ lao động trực tiếp vì chúng có thể được phân bổ trực tiếp cho sản phẩm sản xuất ra. Ngoài 8 giờ được sử dụng để làm vệ sinh, 8 giờ được sử dụng để bảo dưỡng. Đây là những giờ lao động gián tiếp do chúng không thể phân bổ trực tiếp cho từng đơn vị sản phẩm. Muốn cho công việc quản lý theo đúng kế hoạch, điều rất quan trọng là xây dựng được bảng theo dõi thời gian thực hiện công việc hoặc các công cụ theo dõi khác nhằm kiểm soát khối lượng công việc của nhân viên phải được hoàn thành một cách tỷ mỷ và chính xác nhằm phân biệt thời gian lao động gián tiếp và thời gian lao động trực tiếp. 2.1.2. Chi phí nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là một đầu vào quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. ậ các doanh nghiệp khác nhau, lĩnh vực hoạt động khác nhau thì mức độ quan trọng, quyết định dến giá thành cũng khác nhau. Trong các ngành công nghiệp nặng như: sản xuất vật liệu xây dựng, cơ khí, sắt thép... thì chi phí nguyên vật liệu chiếm phần lớn tổng giá thành của thành phẩm. Ngược lại, ở các ngành công nghiệp nhẹ như: da giầy, chế biến thực phẩm, các ngành dịch vụ khách sạn, nhà hàng, giải trí, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng nhỏ, khoảng 10% giá thành. Chính vì sự phức tạp đó chúng ta cần phải phân loại chi phí nguyên vật liệu để có một “công nghệ”xác định chi phí cho các doanh nghiệp khác nhau. Chúng ta đã biết rằng chi phí lao động có thể được phân chia thành chi phí lao động trực tiếp và chi phí lao động gián tiếp. Cũng tương tự như vậy chi phí nguyên vật liệu cũng có thể được phân chia thành: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Là các chi phí của các nguyên vật liệu được sử dụng để cấu thành nên sản phẩm và có thể được phân bổ trực tiếp và toàn bộ vào một đơn vị sản phẩm được sản xuất ra. Để hiểu rõ hơn ta xem xét ví dụ sau: Một doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ nội thất, trong đó có mặt hàng cửa gỗ phun sơn. Gần đây doanh nghiệp phải sửa sang lại nhà máy và dùng sơn làm cửa gỗ để sơn lại cửa nhà máy. Ban đầu chỉ là phòng làm việc nhưng khi dùng cho cả nhà máy thì chi phí sẽ đáng kể. Ta thấy rằng chỉ sơn dùng để sơn sản phẩm cửa gỗ là sử dụng trực tiếp cho thành phẩm vì thế đó là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Chi phí nguyên vật liệu gián tiếp. Cũng từ ví dụ trên ta thấy: chi phí sơn dùng sơn lại cửa trong nhà máy là chi phí nguyên vật liệu gián tiếp vì lượng sơn này không được sử dụng trực tiếp vào việc sản xuất cửa gỗ. Như vậy ta có thể đi đến kết luận: chi phí nguyên vật liệu gián tiếp là chi phí của các nguyên vật liệu mà không thể phân bổ trực tiếp và toàn bộ vào một đơn vị sản phẩm được sản xuất ra. Tuy nhiên một nguyên vật liệu được sử dụng cho nhiều công việc khác nhau, thì chúng không thể phân bổ tất cả chi phí cho nguyên vật liệu này thành chi phí trực tiếp hay chi phí gián tiếp. Chi phí tồn trữ nguyên vật liệu. Không phải nguyên vật liệu nào mua về cũng đưa vào sản xuất ngay mà phần lớn là nhập kho dự trữ. Vì thế chúng ta cũng phải tính đến chi phí tồn trữ nguyên vật liệu, ví dụ: chi phí bảo quản, chi phí thuê mặt bằng, tiền lãi đi vay để mua nguyên vật liệu... Muốn kiểm soát được chi phí dự trữ, nhà quản lý có thể đặt ra mức tồn kho tối đa cho tất cả các mặt hàng dự trữ. Khi đó có thể ước tính chi phí tồn trữ tối đa vào bất kỳ thời điểm nào. Mức tồn trữ tối đa của một sản phẩm hay nguyên vật liệu nào đó mà bạn muốn tích trữ trong kho. 2.1.3. Chi phí chung. Có các khoản chi phí phát sinh nhưng không dễ dàng phân bổ cho một đơn vị sản phẩm, một quá trình sản xuất cụ thể. Những chi phí như vậy được gọi là chi phí chung. Các chi phí nguyên vật liệu gián tiếp thường là các chi phí chung, ví dụ như: chi phí cho quần áo bảo hộ lao động và trang thiết bị vệ sinh, chi phí điện nước, chi phí thuê mặt bằng sản xuất, tiền lương trả cho nhân viên không trực tiếp tham gia vào quy trình sản xuất hoặc không trực tiếp cung cấp dịch vụ như: nhân viên bảo vệ, thợ bảo dưỡng, thư ký và nhân viên lễ tân. 2.2. Phân loại theo mức độ biến động chi phí. Ta thấy rằng những chi phí mà tổng của chúng thay đổi cùng với mức sản lượng thì được gọi là chi phí biến đổi. Còn những chi phí mà tổng của chúng không thay đổi cùng với mức sản lượng thì được gọi là chi phí cố định. 2.2.1. Chi phí cố định. Từ sự phân tích trên ta thấy chi phí cố định không bị ảnh hưởng bởi lượng hàng sản xuất ra. Ví dụ như chi phí thuê cửa hàng của doanh nghiệp sản xuất bánh ngọt, nó cũng có thể thay đổi nhưng là do thoả thuận với bên cho thuê và chịu ảnh hưởng của giá thuê mặt bằng chứ không phải bởi lượng bánh ngọt sản xuất ra. 2.2.2. Chi phí biến đổi. Cũng xét trong doanh nghiệp sản xuất bánh ngọt ở ví dụ trên, thì những bao bì, vỏ bọc bánh ngọt biến đổi theo lượng bánh ngọt và đó là chi phí biến đổi. Theo nguyên tắc chung, các chi phí biến đổi sẽ dễ kiểm soát hơn so với chi phí cố định vì định phí thường là những chi phí đã trả trước, nay được khấu hao lại hay những chi phí đã được thoả thuận trong các hợp đồng đã ký. Còn các khoản biến phí có thể giảm xuống nếu doanh nghiệp cố gắng kiểm soát chúng. 3. Định mức chi phí. Khi kiểm soát chi phí thì điều quan trọng là phải làm thế nào để biết được doanh nghiệp đang quản lý những khoản chi đúng và cần phải giảm bao nhiêu là hợp lý?Vì vậy, cần phải định mức chi phí, nhằm hướng các khoản chi trong thực tế tới chi phí mục tiêu hay chi phí dự kiến. Cũng từ đó chúng ta nhận biết được sự tăng giảm của chi phí và tìm hiểu nguyên nhân để xử lý. Ta có thể đi đến kết luận “ Định mức chi phí là khoản chi được định trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thể”(2). Định mức chi phí không những chỉ ra được một khoản chi dự kiến là bao nhiêu mà còn xác định nên chi tiêu trong trường hợp nào, điều kiện nào. Định mức chi phí có hai nội dung chính sau: Định mức giá: Được xác định bằng cách cộng tổng các khoản chi lại. Định mức lượng: là định mức kỹ thuật liên quan tới số lượng thành phần nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm, số lượng và loại lao động sản xuất, làm việc trong doanh nghiệp. Chi phí luông biến đổi phức tạp vì thế các định mức chi phí phải được xem xét lại thường xuyên để đảm bảo tính hợp lý của chúng. II. Kiểm soát chi phí. 1. khái niệm: Chi phí là một nội dung quan trọng trong hoạt động tài chính của mỗi doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí là một chức năng quản lý có ý thức và rất quan trọng trong quá trình quản lý của doanh nghiệp. Đó là sự tác động của chủ thể quản lý nhằm nhận biết, hiểu biết các nội dung chi phí nhằm sử dụng hiệu quả nhất các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra. Để làm tốt chức năng này nhà quản lý cần trả lời các câu hỏi: Doanh nghiệp có những khoản mục chi phí nào?; tiêu chuẩn, định mức chi phí là bao nhiêu?; chi phí nào chưa hợp lý? Nguyên nhân vì sao?, biện pháp giải quyết? . Để tiến hành kiểm soát chi phí các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải đưa ra các tiêu chuẩn, nội dung và mục tiêu kiểm soát chi phí, dựa trên các nguyên tắc thống nhất. Từ đó xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp với những hình thức kiểm soát thích hợp, cùng chi phí kiểm soát, phương tiện công cụ được sử dụng cho hoạt động kiểm soát này và cuối cùng đi tới các giải pháp điều chỉnh. Những bước công việc đó có thể được cụ thể qua sơ đồ sau: kiểm soát chi phí - TS.Nguyễn Đại Thắng - NXB Trẻ - 2003 Sơ đồ quá trình kiểm soát chi phí Phương tiện, công cụ Các tiêu chuẩn định mức Nguyên tắc kiểm soát chi phí Nội dung kiểm soát chi phí Hình thức kiểm soát chi phí Chi phí cho hoạt động kiểm soát Hệ thống kiểm soát chi phí Điều chỉnh cụ thể Mục tiêu kiểm soát chi phí Quá trình kiểm soát chi phí 2. Tính tất yếu của việc kiểm soát chi phí. Có nhiều nguyên nhân làm cho kiểm soát chi phí trở thành chức năng tất yếu của quản lý. Trong kinh doanh, kiểm soát chi phí là kiểm chứng xem các khoản chi có được thực hiện theo đúng kế hoạch hay không, và phải tìm ra những nguyên nhân sai sót để điều chỉnh. Kiểm soát chi phí là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý trong lĩnh vực tài chính. Thẩm định tính đúng sai, hiệu quả của các khoản chi phí. Đồng thời kiểm soát được những yếu tố ảnh hưởng đến tính hợp lý và khi kiểm soát chi phí được mở rộng đối tượng tham gia trong toàn doanh nghiệp sẽ tăng khả năng hợp tác hiệu quả giữa các ban ngành, các bộ phận, các cá nhân mở rộng dân chủ, khuyến khích uỷ quyền, một xu hướng trong nền kinh tế thị trường. Đó phải là hoạt động liên tục với những sự đổi mới không ngừng. 3. Vai trò của kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp Suy cho cùng doanh nghiệp nào cũng hướng tới mục tiêu lợi nhuận. Mà chúng ta biết rằng lợi nhuận được xác định bởi công thức đơn giản sau: Lợi nhuận= Doanh thu- chi phí Như vậy để thu được nhiều lợi nhuận chúng ta chỉ có hai cách: Một là tăng doanh thu, điều này đồng nghĩa với việc tăng giá bán khi mà số lượng hàng hoá sản xuất ra không đổi. Nhưng thường thì chúng ta nhận được kết quả lại khi mà trên thị trường đầy những đối thủ cạnh tranh, hàng hoá thay thế và hàng hoá bổ sung. Như vậy giải pháp này rất thiếu tính khả thi. Cách thứ hai là giảm chi phí bằng hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp. Đó là những khoản chi mà doanh nghiệp có thể chủ động giảm, sử dụng có hiệu quả. Và khi mà doanh nghiệp tính giá bán hàng bằng cách cộng giá thành với lợi nhuận mong muốn thì việc giảm chi phí sẽ làm giảm giá thành, đó là lợi thế cạnh tranh rất lớn trong nền kinh tế thị trường gắn với xu thế hội nhập hiện nay. Rõ ràng là kiểm soát chi phí có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, một nội dung cần tập trung nghiên cứu, chủ động tiến hành liên tục, triệt để. 4. Các nhân tố ảnh hưởng tới kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí bị ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố, cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Nhưng tập trung lại có những nhân tố cơ bản sau: Thông tin thực tế các khoản chi phí trong doanh nghiệp. Đó là điều kiện tiên quyết để các chủ thể quản lý thực hiện chức năng kiểm soát, chỉ khi nhận biết và hiểu thực tế chi phí trong doanh nghiệp thì mới có thể xác định được những khoản chi phí cần điều chỉnh cũng như những kinh nghiệm tốt từ những khoản chi hiệu quả. Nhân tố thứ hai đó là hệ thống tiêu chuẩn định mức mà doanh nghiệp xây dựng. Đó là những mục tiêu đã được số hoá trên những kế hoạch, chương trình mục tiêu của doanh nghiệp, trên cơ sở từ những kết quả phân tích kinh tế vi mô và mục tiêu của doanh nghiệp. Quan hệ cung cầu trên thị trường đâù vào cũng là nhân tố ảnh hưởng lớn tới kết quả chi phí. Sự biến động quan hệ cung cầu đầu vào biểu hiện qua giá cả, khi giá tăng chi phí sẽ tăng và giá giảm doanh nghiệp sẽ giảm được giá thành sản phẩm. Đây là nhân tố thuộc môi trường bên ngoài doanh nghiệp, do đó doanh nghiệp chỉ có thể chấp nhận, thích ứng theo xu hướng biến động đó. Cuối cùng kiểm soát chi phí chịu tác động từ chính những hệ thống giải pháp, công cụ mà doanh nghiệp đưa ra. Trên cơ sở những thông tin có được, những giải pháp để sử dụng chi phí một cách có hiệu quả sẽ được đưa ra và kết quả đạt được đến đâu phụ thuộc vào tính đúng đắn của những biện pháp đó. Chương II Nội dung kiểm soát chi phí I. Nguyên tắc chung. 1. Luôn giám sát chi phí thuộc khả năng kiểm soát. Thực chất của nguyên tắc này là sự kết hợp của hai nguyên lý: kiểm soát có trọng điểm và nguyên lýđộ đa dạng thích hợp. Sở dĩ như vậy là vì trong doanh nghiệp các khoản mục chi phí rất đa dạng, phức tạp mà không phải chi phí nào chúng ta cũng có thể thay đổi theo mong muốn vì có những khoản chi phí cố định theo các hợp đồng.Vì vậy doanh nghiệp nên tập trung vào những khoản chi mang tính biến động lớn mà bằng sự tích cực của mình doanh nghiệp có thể đưa ra những giải pháp nhằm sử dụng hiệu quả tiết kiệm. Cũng theo nguyên tắc nàycác nhà quản lý doanh nghiệp cần phải xác định rõ tầm kiểm soát của mình để có thể xây dựng kế hoạch làm việc phù hợp với chức năng, quyền hạn các bộ phận cá nhân làm sao đảm bảo tính hệ thống và phát huy sự sáng tạo của mọi người. Có như vậy trong phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quyền lợi của mình thì từng cá nhân sẽ thực hiện hiệu quả. 2. Cần khai thác hiệu quả tối đa những chi phí mà doanh nghiệp không thể thay đổi. Thông thường những chi phí mà được xác định qua các hợp đồng lao động, thuê mặt bằng, khấu hao... là cố định trong từng thời kỳ và doanh nghiệp không thể thay đổi. Nhưng với mục tiêu là sử dụng hiệu quả các khoản chi phí, doanh nghiệp cần đưa ra các giải pháp tối đa hoá hiệu quả, mà suy cho cùng là làm tăng năng suất lao động. Ví dụ như cần thắt chặt kỷ luật hoặc thưởng phạt hợp lý để người lao động làm việc xứng đáng với tiền công mà doanh nghiệp trả cho họ. Hoặc cần phải cho máy móc chạy đúng công suất để khấu hao được hiệu quả...có như vậy những chi phí cố định đó sẽ phát huy hiệu quả cho dù doanh nghiệp hoạt động ở bất kỳ lĩnh vực nào và hình thức nào. 3. Lập báo cáo liên tục cho các khoản chi phí của doanh nghiệp. Các nhà quản trị cần phải có thông tin kịp thời, chính xác và sát thực, đó là điều kiện quan trọng cho họ có những quyết định đúng đắn. Thông tin là đầu vào của quyết định vì thế để có thông tin họ cần được báo cáo đầy đủ, kịp thời qua các Báo cáo tài chính, mà trong đó báo cáo chi phí là bộ phận quan trọng là một vế của bảng cân đối kế toán. Muốn có được các báo cáo chi phí liên tục thì hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp phải liên thông và quan trọng phải có sự tham gia đầy đủ của mọi người. Các phòng ban, các cá nhân đều có thể tham gia, phản ánh khi có vấn đề về chi phí có như vậy vấn đề chi phí sẽ được phát hiện kịp thời và chính xác từ đó đưa ra giải pháp thích hợp. 4. Nguyên tắc khách quan. Đây là một nguyên tắc chung cho chức năng kiểm soát trong bất kỳ loại hình tổ chức nào. Nhưng nó đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp và với chức năng kiểm soát chi phí. Vì chi phí như đã phân tích ngay từ ban đầu là phạm trù kinh tế phức tạp, liên quan đến nhiều người và bị chi phối bởi vấn đề lợi ích. Vì vậy kiểm soát chi phí muốn hiệu quả. Rõ ràng kiểm soát chi phí mà không khách quan sẽ dễ đưa ra quyết định tuỳ tiện theo chủ kiến của mình và khi không đúng thực tế sẽ gây ra những thông tin phản hồi thất thiệt cho các nhà quản lý và rất dễ gây ra kết quả là sự ly tán, tâm lý nghi ngờ trong doanh nghiệp, tạo điều kiện làm hư hỏng cho những cá nhân làm nhiệm vụ kiểm soát. 5. Nguyên tắc có chuẩn mực. Nhiệm vụ của kiểm soát chi phí là đem lại hiệu quả sử dụng chi phí cho doanh nghiệp, đó là dấu mốc mà nhờ đó hoạt động kiểm soát chi phí có cơ sở để so sánh đánh giá. Hệ thống chuẩn mực ở đây cụ thể là những định mức đã được xây dựng trong kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp. Về thời hạn, số lượng, giá cả, các mối quan hệ với giá thành và với tổng nguồn vốn của doanh nghiệp. 6. Nguyên tăc kinh tế. Để chức năng kiểm soát chi phí được tiến hành, doanh nghiệp cần đến con người, công cụ vì thế cần phải tốn chi phí. Nguyên tắc kinh tế đòi hỏi kiểm soát chi phí phải thu được hiệu quả tức là những lợi ích thu được phải lớn hơn chi phí doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện chức năng kiểm soát một khoản chi phí nào đó, hoặc tổng thể chi phí của doanh nghiệp. Tránh lãng phí cho những công việc không cần thiết mà đi ngược lại mục tiều đề ra. II. Xây dựng các định mức hiệu quả chi phí. Trong việc kiểm soát chi phí bước đầu tiên là xác định khoản nào cần chi rồi hướng các khoản chi đó tới chi phí mong muốn. Trong chương I em đã trình bày khái niệm định mức chi phí. Trong phần này chúng ta sẽ tìm hiểu những định mức chi phí khác nhau và làm thế nào để áp dụngvào việc kiểm soát chi phí của doanh nghiệp. Nội dung này sẽ được gắn với nhiều ví dụ khác nhau. 1. Xây dựng định mức. Đây là công việc rất khó khăn đòi hỏi mức độ lượng hoá cao để doanh nghiệp có căn cứ phân tích đánh giá các khoản chi phí. Cần phải xây dựng hai loại định mức cơ bản là định mức giá và định mức lương. 1.1. Định mức giá Được xác định bằng cách công tổng các chi phí liên quan lại.Khi cần xây dựng định mức giá về nguyên vật liệu chúng ta sẽ cộng các chi phí liên quan đến mua nguyên vật liệu và xem xét mối quan hệ với nguồn vốn của chúng ta, vốn sản phẩm. Trong một thị trường mà có nhiều nhà cung cấp chúng ta sẽ xác định giá nguyên vật liệu nào hợp lý nhất. Ví dụ như một quán cơm cung cấp các sản phẩm là các món ăn theo suất từ 5000đồng- 12000 đồng. Thì trong đó giá gạo và gía thức ăn chỉ được phép từ 4000 đồng- 10000 đồng và theo đó sẽ xác định giá gạo nào là hợp lý... Thông thường định mức giá phụ thuộc vào thị trường và ít ảnh hưởng của nhà quản lý. Cũng như vậy với tiền lương cũng có giá trị cụ thể vì thế cần có định mức lương. Tiền lương và các khoản chi lương liên quan tới lao động được cộng lại hình thành định mức lương. Cần phải xem xét công đoạn sản xuất cụ thể, sản phẩm cụ thể thì cần loại lao động ứng với mức lương nào. Ví dụ một cửa hàng Internet cần thuê một nhân viên trông phòng máy. Với mức độ công việc không mấy khó khăn như vậy cửa hàng chỉ cần những người có trình độ tin học ở mức độ trung bình với mức lương khoảng 700000 đồng/tháng đến 800000 đồng/tháng thay vì những kỹ sư công nghệ thông tin với mức lương vài triệu đồng. Đây là những định mức mang tính thực tế, vì chúng cho phép sai lệch ở mức độ chấp nhận được khi thực hiện. Nếu như doanh nghiệp có đội ngũ công nhân được quản lý tốt và sẵn sàng hợp tác thì doanh nghiệp sẽ dễ dàng đạt được những định mức này. 1.2. Định mức lượng Đó là việc xác định cụ thể những số lượng cụ thể về nguyên vật liệu, thời gian hao phí lao động xã hội cần thiết mà doanh nghiệp sử dụng. Để xác định định mức lượng thì doanh nghiệp cần đến các chuyên gia hạch toán kinh tế và cả những kỹ sư. Ví dụ khi doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ gia dụng. Cần xây dựng định mức lương với sản phẩm bàn ghế salon. Khi đó cần xác định lượng gỗ hao tốn là bao nhiêu m3? Thời gian hoàn thành là bao nhiêu giờ lao động? Định mức lượng phụ thuộc nhiều vào sự chủ động của doanh nghiệp thay vì các yếu tố thị trường. Ta đặc biệt thấy rõ điều này ở các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp nơi mà vấn đề bảo quản nông sản đóng vai trò quan trọng.Đồng thời việc thắt chặt kỷ luật làm việc và hạn chế thời gian nhàn rỗi ngoài dự kiến do các nguyên nhân khác nhau (mất điện, thiếu nguyên vật liệu) doanh nghiệp có thể tăng năng suất lao động và giảm thời gian lao động/1đvsp. Vì vậy doanh nghiệp cần chủ động xây dựng hệ thống định mức hiệu quả, chính xác và giám sát thực hiện theo định mức đó. 2. Phân tích biến động chi phí xung quanh định mức hiệu quả. Xuất phát từ sự biến động của lợi nhuận doanh nghiệp, nhà quản lý sẽ nhận thấy sự biến động của chi phí. Biến động có thể là bất lợi nếu chi phí thực sự lớn hơn chi phí định mức và sẽ có lợi nếu chi phí thực nhỏ hơn chi phí định mức. Nhưng dù là có lợi hay bất lợi thì điều quan trọng với nhà quản lý là phải hiểu sự biến động đó, xem xét nguyên nhân sâu xa của sự biến động để có những quyết định đúng đắn tiếp theo. Muốn làm điều đó nhà quản lý cần phải phân tích sự biến động chi phí. Đặt giả thiết rằng trong kỳ kinh doanh vừa qua lợi nhuận của doanh nghiệp giảm. Sau khi xem xét kỹ các số liệu kế toán thấy rằng chi phí nguyên vật liệu tăng lên quá nhiều. Nhà quản lý cần phải trả lời câu hỏi tại sao chi phí lại tăng lên? Do yếu tố khách quan - giá cả nguyên vật liệu tăng lên do yếu tố chủ quan - lượng phế liệu quá nhiều. Đó là một ví dụ phân tích biến động chi phí, nhưng khi chi phí biến đổi thì có thể do một hoặc tập hợp các loại chi phí khác nhau như chi phí lao động, chi phí nguyên vật liệu, chi phí chung. Và để phân tích sự biến động một cách chi tiết theo một phương pháp đúng chúng ta có thể sử dụng “Biểu đồ biến động chi phí”(3 TS.Nguyễn Đại Thắng, Kiểm soát chi phí, NXB Trẻ, trang 34 ) Biến động lợi nhuận Biến động doanh thu Biến động chi phí Biến động lượng bán Biến động giá bán Sơ đồ 1: Mô hình biến động lợi nhuận Và biến động chi phí được cụ thể, chi tiết hoá như sau: Biến động chi phí Biến động biến phí sản xuất Biến động chi phí BHvà QL Biến động định phí sản xuất Biến động CPNVL Biến động các biến phí sản xuất khác Biến động CPNCTT Biến động giá Biến động lương sử dụng Biến động năng suất Biến động thời gian dỗi Biến động lương Sơ đồ 2: Mô hình biến động chi phí Việc tính giá thành sản phẩm theo định mức từng chi phí sẽ giúp ta thấy được các biến động chi phí. Như vậy ta sẽ biết cụ thể chi phí nào biến động và do nguyên nhân nào, biến động chi phí nguyên vật liệu có thể do giá tăng hoặc sử dụng nguyên vật liệu không hiệu quả tạo ra nhiều phế liệu, cũng như vậy chi phí lao động trực tiếp tăng có thể do lương tăng vì khấu hao lao động hoặc do năng suất lao động giảm cũng có thể vì biến động thời gian nhàn dỗi tăng lên khi mất điện, thiếu nguyên liệu.... Từ đó chúng ta sẽ có những giải pháp thay đổi chứ không phải quy trách nhiệm cho ai đó. Tuy nhiên các biến động thường có quan hệ tương tác với nhau. Chẳng hạn khi ta giải quyết biến động giá bằng cách sử dụng nguyên vật liệu giá rẻ, điều này thường dẫn tới việc tạo ra nhiều phế liệu hơn và biến động lượng sử dụng sẽ tăng. Vì vậy cần xem xét kỹ những hậu quả kèm theo những giải pháp. III. Vấn đề kiểm soát chi phí ở các doanh nghiệp nước ta. 1. Về nhận thức, lý lụân. Vấn đề nhận thức và lý luận kiểm soát chi phí ở các doanh nghiệp nước ta còn rất non kém. Dẫu rằng bất kỳ doanh nghiệp nào khi hoạt động cũng muốn kiểm soát chi phí theo mong muốn. Nhưng để có được lợi nhuận các doanh nghiệp thay vì kiểm soát chi phí của mình thì họ lại thường xuyên lo chạy trọt, tìm kiếm những hợp đồng mối làm ăn thiếu tính cạnh tranh. Các doanh nghiệp Việt Nam vì thế chưa thể cạnh tranh bằng lợi thế về giá cả. Vấn đề kiểm soát chi phí chưa được nhận thức sâu sắc vì thế chưa có một công nghệ, khoa học cho vấn đề này ở Việt Nam. Thực tế là có rất ít cuốn sách của Việt Nam viết về kiểm soát chi phí. Cho đến năm 2002 vấn đề này mới được phát triển mà điển hình là Chương trình tập huấn “kiểm soát chi phí” được tổ chức trên toàn quốc do “Chương trình phát triển dự án Sông Mê Kông” (MPDF) bảo trợ. Trong thời điểm này nhận thức và lý luận của các nhà quản lý về kiểm soát chi phí cần phải thấu đáo, sâu sắc để có thể triển khai sáng tạo theo những đặc trưng của doanh nghiệp mình nhằm hạ giá thành sản phẩm. Có như vậy các doanh nghiệp mới hy vọng tự do cạnh tranh trong thời gian tới khi mà nền kinh tế của nước ta hội nhập mạnh vào AFTA. 2. Thực trạng kiểm soát chi phí - hạ giá thành. Xuất phát từ sự yếu kém về nhận thức, lý luận chức năng kiểm soát chi phí mà nước ta các doanh nghiệp phần lớn không kiểm soát được chi phí của mình dẫn tới giá thành sản phẩm rất cao, lãng phí nguyên vật liệu nhiều, năng suất lao động thấp. Ngày nay, số sản phẩm Công nghiệp của Việt Nam đã có uy tín và vị trí trên thị trường. Nhưng nhiều sản phẩm trong số đó tồn tại được là nhờ sự bảo hộ của nhà nước thông qua các biện pháp thuế quan và phi thuế quan. “Theo nhận xét của Bộ tài chính, so với thị trường khu vực và thế giới, mức giá đầu vào ở Việt Nam có sự chênh lệch rất lớn, cũng có nghĩa là chi phí đầu vào của các doanh nghiệp Việt Nam rất cao”(4 Phan Thanh Phố, Giảm chi phí - vấn đề nan giải, Tạp Chí Công nghiệp Việt Nam số 20/2002 ). Tuy rằng kiểm soát chi phí và giảm chi phí là không đồng nhất nhưng đều hướng tới giải quyết vấn đề giảm chi phí sản xuất mà đây là vấn đề nan giải ở nước ta. Thời hạn Việt Nam cam kết cắt giảm thuế quan theo CEPT/AFTA đang tới gần. Do vậy, để tồn tại các doanh nghiệp buộc phải nâng cao tính cạnh tranh, trong đó nhân tố quan trọng là giảm chi phí. Muốn giảm chi phí lại phụ thuộc vào nhiều nhân tố. Ngoài yếu tố chủ quan còn các nhân tố khách quan như cơ chế, chính sách của nhà nước. Về phần các doanh nghiệp họ đã tập trung vào vấn đề giảm chi phí, đặc biệt ở các tổng công ty lớn. ở tổng công ty Hoá chất Việt Nam 9 tháng đầu năm 2002, tốc độ tăng trưởng sản xuất công nghiệp đạt 16,6% tăng 2,6% với mục tiêu đề ra nhưng lợi nhuận lại không tăng thậm chí tiền lương của một số doanh nghiệp lại giảm, trung bình từ 2,1triệu/người/tháng xuống còn 1,8triệu/người/tháng. Qua phân tích nguyên nhân vì giá nguyên liệu cao su và lưu huỳnh tăng gấp 2 lần so với năm 2001 trong khi giá thành sản phẩm không đổi, tiền điện sản xuất cũng tăng giá... Và vấn đề kiểm soát chi phí doanh nghiệp đã cho sản xuất ban đêm để hưởng giá điện ưu đãi, nghiên cứu nguyên liệu thay thế. Rõ ràng chức năng kiểm soát chi phí đã được quan tâm và có hiệu quả khi đưa ra các giải pháp giải quyết. Với tổng công ty Thép Việt Nam họ cũng đã có rất nhiều biện pháp giảm chi phí. 6 tháng đầu năm 2003 ngành thép đạt gần 1,5 triệu tấn, tăng 26% so với cùng kỳ năm 2002. Theo ông Nguyễn Hữu Thơ trả lời trên tạp chí Công nghiệp Việt Nam số 20/2002 thì do công ty cân nhắc khi chọn mua các nguyên liệu hợp lý, phấn đấu mức tiêu hao ít, quản lý vận hành lo an toàn không xảy ra sự cố ngừng sản xuất... Cũng trong tiến trình hạ giá thành sản phẩm Tổng công ty Than Việt Nam đã có những biện pháp về kiểm soát chi phí rất hiệu quả như: Khoán chi phí sảnxuất và giá thành, thường xuyên kiểm soát khống chế giá thành, tăng cường tận thu than.... Coi đó là biện pháp sống còn đối với mỗi doanh nghiệp. Qua đó chúng ta thấy ở cả ba Tổng công ty những biện pháp kiểm soát chi phí và hạ giá thành đã phát huy hiệu quả và minh chứng vai trò của kiểm soát chi phí trong hệ thống kiểm soát của các doanh nghiệp. Nhưng nhìn chung nhận thức và thực tế triển khai chức năng kiểm soát chi phí ở các doanh nghiệp nước ta chưa đạt hiệu quả cao, chưa đúng tầm. Như PGS.TS Phan Thành Phố đã nhận xét trên “Tạp chí Công nghiệp Việt Nam” số 20/2002 như sau: “Nhận thức tầm quan trọng có ý nghĩa chiến lược sống còn của doanh nghiệp đối với việc hạ giá thành còn chưa đúng tầm của nó”(1) Còn về thực tế thì “ Việc lựa chọn giải pháp hạ giá thành và nâng cao sức cạnh tranh chưa cơ bản, chưa mang tính đột phá, chưa đủ mạnh hoặc lựa chọn đúng những triển khai chưa kiên quyết, thiếu triệt để, nên việc làm còn mang tính nhất thời nên hiệu quả chưa cao”(2). Như vậy cần phải nâng cao hơn nữa nhận thức, lý luận với vấn đề kiểm soát chi phí, hạ giá thành. Cũng như thực hiện triệt để, sáng tạo hơn nữa những giải pháp cho vấn đề này. Chương III Các giải pháp chung cho kiểm soát chi phí I. Doanh nghiệp phải nắm bắt thông tin về chi phí khi ra quyết định. Xét trong quá trình quản lý thì thông tin là đầu vào quan trọng của việc ra quyết định, vì vậy một quyết định được coi là hợp lý khi mà doanh nghiệp có thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác. Vì lẽ đó muốn kiểm soát được chi phí, doanh nghiệp phải làm công việc đầu tiên là thu thập thông tin chi phí. Công việc này cần được cụ thể hoá qua những công đoạn khác nhau. 1. Thông tin chi phí trực tiếp liên quan từng đơn vị sản phẩm. Đây là công việc mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện. Khi sản phẩm sản xuất ra cần phải tính toán được chi phí trực tiếp trên một đơn vị sản phẩm là bao nhiêu để từ đó có cơ sở để ra quyết định về giá bán. Thông thường công việc này được thực hiện trước khi kế hoạch sản xuất được thực hiện vì đó là cơ sở tính lỗ lãi trong kế hoạch sản xuất. Nhưng sau khi sản xuất cần phải thực hiện kỹ lưỡng và cẩn thận hơn trên cơ sở những số liệu thực tế. Càng cụ thể bao nhiêu, càng kỹ lưỡng, càng chính xác, doanh nghiệp càng biết nhiều về chi phí sẽ dễ trả lời những câu hỏi khó khăn và kiểm soát chi phí. Từ thông tin chi phí đến từng đơn vị sản phẩm doanh nghiệp sẽ có cơ sở ra các quyết định khác nhau, đó có thể là quyết định về giá bán, quyết định thay đổi dịch vụ, nhà cung cấp, quyết định ngừng sản xuất hoặc chuyển đổi... Nếu không thu thập thông tin về chi phí, các doanh nghiệp thậm chí không biết mình đang làm ăn như thế nào, và nên ra quyết định ra sao. Vậy làm thế nào để có thông tin về chi phí với từng đơn vị sản phẩm? Doanh nghiệp cần phải xây dựng bảng kê chi phí và đơn vị tính phí. Bảng kê chi phí thường dùng để diễn giải cụ thể các khoản chi phí để dựa vào đó phân tích giá thành một sản phẩm hoặc dịch vụ. Trong lĩnh vực sản xuất các doanh nghiệp cần xác định tổng chi phí sản xuất. Chi phí này sẽ bao gồm chi phí trực tiếp phát sinh. Với chi phí trực tiếp cần xác định bất kỳ loại nguyên liệu chính nào, tiền lương trả cho tất cả những người trực tiếp tham gia quá trình sản xuất. Tóm lại cần xác định cụ thể nguồn gốc các chi phí và phân bổ nó. Sau đây là một ví dụ về bảng kê chi phí sản xuất một bộ bàn ghế: Bảng kê chi phí một bộ bàn ghế Chi phí diễn giải chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp Lao động trực tiếp Chi phí cơ bản Chi phí sản xuất chung được phân bổ Tổng chi phí sản xuất Chi phí bán hàng, phân phối Chi phí điều hành Tổng chi phí Lợi nhuận Giá bán 1000 500 1500 1000 2500 1500 1000 5000 1000 6000 ................... ................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... Qua ví dụ trên ta thấy các khoản chi liên quan đến việc sản xuất bộ bàn ghế được xác định. Phần diễn giải chi phí sẽ được cụ thể hoá hơn nữa các danh mục chi phí có nguồn gốc từ những khoản chi nào. Tiếp theo doanh nghiệp cần xây dựng đơn vị tính phí. Đó là tính phí trên đơn vị gì? Thường với các doanh nghiệp sản xuất thì đơn vị tính phí cụ thể nhất là thành phẩm. Với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thì phức tạp hơn. Tuỳ theo dịch vụ mình cung cấp. Một nhà hàng có thể lựa chọn đơn vị tính phí là mỗi món ăn, một phòng khám bệnh có thể lựa chọn mỗi lượt khám bệnh để tính phí... Tóm lại xác định doanh nghiệp sẽ tính phí trên đơn vị nào còn đơn vị của chi phí dĩ nhiên sẽ đo bằng tiền. 2. Xây dựng hệ thống mã chi phí để theo dõi từng khoản chi phí trong doanh nghiệp . Qua sự phân tích từ đầu đến nay chúng ta đã thấy được sự phức tạp, đa dạng của các khoản chi phí. Nếu chỉ đơn thuần là ghi chép lại chúng ta sẽ có một hệ thống ghi chép rối rắm và khó theo dõi. Chúng ta cần phải có công cụ để ghi chép các khoản chi phí nhanh hơn mà vẫn chính xác, cần phương pháp ghi tắt một cách khoa học vì thế cần xây dựng mã chi phí. Thông thường chúng ta sẽ phải có hai loại mã chi phí. Thứ nhất là mã đặc biệt cho mỗi bộ phận, để xác định chi phí nào đã phát sinh tại bộ phận đó. Sau đó cần loại mã đặc biệt cho mỗi loại chi phí dù cho chúng phát sinh ở bất kỳ nơi nào trong doanh nghiệp, chẳng hạn như văn phòng phẩm sẽ có mã chi phí duy nhất cho dù nó phát sinh ở phòng giám đốc hay là phòng bảo vệ. Bằng cách kết hợp mã chi phí của từng bộ phận và mã số của từng loại chi phí doanh nghiệp sẽ xác định được đã chi hết bao nhiêu cho một khoản mục chi phí cụ thể nào đó tại một bộ phận bất kỳ và cứ như vậy sẽ kiểm soát được toàn bộ chi phí phát sinh trong doanh nghiệp. Tuy nhiên một hệ thống mã chi phí chỉ có ý nghĩa khi mọi người trong doanh nghiệp đều mô tả giống nhau về mỗi loại chi phí phát sinh. Những thông tin về chi phí cần đơn giản và phân tích dễ dàng. Đó là cơ sở để doanh nghiệp quyết định cách sử dụng tốt nhất nguồn lực của doanh nghiệp. 3. Xây dựng trung tâm quản lý chi phí cho các bộ phận trong doanh nghiệp. Trước hết chúng ta cần hiểu rằng trung tâm quản lý chi phí là điểm tập hợp các chi phí. Nơi mà chúng ta xác định, tập hợp chi phí và sau đó gắn với một đơn vị tính phí “Điểm” ở đây có thể là một phòng ban, một nơi làm việc, một dây chuyền máy, thậm chí một người chẳng hạn như nhân viên bán hàng... Việc phân chia chi phí ra nhiều trung tâm quản lý sẽ có những thuận lợi nhất định; cho phép thu thập thông tin về chi phí dễ dàng hơn; cung cấp thông tin về chi phí phát sinh ở nhiều bộ phận khác nhau của doanh nghiệp. Và người quản lý trung tâm quản lý chi phí sẽ được cung cấp một khoản ngân sách, thông qua đó họ sẽ kiểm soát được chi phí. Từ việc xác định chi phí như trên sẽ giúp nhà quản lý xác định được hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp cũng như kiểm soát chi tiêu từng phòng ban, tổ, nhóm. Việc thành lập trung tâm quản lý chi phí không có nghĩa là doanh nghiệp phải lấy toàn bộ các bộ phận làm trung tâm, mà chỉ khi nào muốn tính và kiểm soát chi phí hoạt động ở một “ Điểm” nào đó trong doanh nghiệp thì nhà quản lý mới nên thành lập trung tâm quản lý chi phí, và người chiẹu trách nhiệm cuối cùng vẫn là những nhà quản lý, chủ doanh nghiệp. Ví dụ muốn kiểm soát chi phí mua nguyên vật liệu thông qua bộ phận nhận hàng, thì bộ phận này sẽ trở thành trung tâm quản lý chi phí. Tuỳ theo mục đích quản lý chi phí mà doanh nghiệp có thể lựa chọn những bộ phận liên quan và quan trọng nhất làm trung tâm quản lý chi phí. Do đó, trước khi thành lập trung tâm quản lý chi phí, các nhà quản lý cần hiểu rõ vai trò từng bộ phận trong doanh nghiệp. 4. Phân bổ chi phí cho từng công việc cụ thể. Doanh nghiệp đã có những trung tâm quản lý chi phí được mã hoá, các khoản chi được theo dõi. Nhưng với nguồn lực hữu hạn của mình doanh nghiệp không thể để yên cho các khoản chi phí biến động, như thế chức năng kiểm soát chi phí chẳng còn ý nghĩa. Khi đã có thông tin đầy đủ về những khoản chi, có định mức chi phí doanh nghiệp phải làm bước tiếp theo đó là phân bổ chi phí theo từng công việc cụ thể. Đó đương nhiên sẽ là những cơ sở đánh giá tính hiệu quả của công việc và cũng là tiêu chuẩn cho các đối tượng quản lý làm theo. Việc phân bổ này phải được tính toán kỹ lưỡng chính xác và cân đối các mục tiêu. Nó thể hiện sự chủ động, sáng tạo của doanh nghiệp khi thực hiện chức năng kiểm soát chi phí. II. Xây dựng ý thức tiết kiệm chi phí cho các cá nhân. Sau khi đã có những thông tin về chi phí và doanh nghiệp đã đề ra một số giải pháp. Những biện pháp triển khai đó có triển khai được không? Và triển khai có hiệu quả không thì lại phụ thuộc vào yếu tố khác. Điểm mấu chốt cho sự thành công của doanh nghiệp trong kiểm soát chi phí là ý thức tiết kiệm chi phí chứ không phải thông qua những thao tác kế toán. Quan tâm tới chi phí không phải là thái độ mà nó phải là một hành vi, mà đầu tiên là xuất phát từ những nhà quản lý, từ chủ doanh nghiệp. Trên cương vị quản lý họ sẽ phải đối mặt với rất nhiều vấn đề đòi hỏi nỗ lực không ngừng. Luôn phải theo dõi để tránh năng suất lao động bị giảm, nguyên vật liệu được sử dụng không đúng quy định, công việc bị gián đoạn, cách làm việc thiếu kỷ luật....Một điều rõ ràng là chính những nhà quản lý cần phải giải quyết những vấn đề đó. Tuy nhiên, họ cần sự hỗ trợ từ đội ngũ nhân viên để duy trì và tìm ra các cách thức giảm chi phí, lập báo cáo về những gì thực tế đã xảy ra trong doanh nghiệp. Ví dụ như hiệu trưởng một trường Đại học cố gắng giảm chi phí điện bằng cách đều đặn tắt các thiết bị điện mỗi khi kết thúc buổi làm việc, nhưng hiệu quả sẽ chẳng là bao khi mà hàng chục văn phòng khoa và hàng trăm phòng học đều vẫn bật sáng, quạt quay cả ngày và điều hoà mở suốt đêm... Như vậy vấn đề tiết kiệm chỉ thực sự hiệu quả khi mà thuyết phục được đội ngũ nhân viên cùng thực hiện. Trong phần này em xin đề cập những cách thức trực tiếp hoặc gián tiếp tác động và nâng cao ý thức của nhân viên về tầm quan trọng của chi phí và kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp. 1. Xây dựng mối liên hệ giữa nhà quản lý với nhân viên. Mục đích của công việc này là đạt được sự thống nhất giữa nhà quản lý với nhân viên về những vấn đề liên quan tới kiểm soát chi phí. Chỉ khi đội ngũ nhân viên có nhận thức rõ ràng thì mới mong có sự biến đổi thực sự trong hành động. Muốn làm điều đó có thể thông qua các công cụ khác nhau, như mối liên hệ gián tiếp từ những văn bản hoặc những cuộc nói chuyện trao đổi trực tiếp. Làm việc với con người là khó khăn, phức tạp nhất, thông thường các văn bản không dễ hiểu và dễ nản lòng do đó các cuộc gặp mặt sẽ hiệu quả hơn ở đó các nhà quản lý sẽ thực hiện được một quá trình: tham gia, trao đổi, phản hồi, ba điểm mấu chốt cần có trong xây dựng các mối quan hệ. Những thông tin mà cả nhà quản lý và nhân viên thu được sẽ thực tế hơn, đáng tin cậy và thực dụng hơn. Các nhân viên cần phải nhận thức được một điều là: quan tâm tới chi phí đồng nghĩa với coi đó như tiền của mình phải bỏ ra trả cho những chi phí, đó là một thực tế nhưng khó thừa nhận. Xây dựng các mối quan hệ cũng không có nghĩa là tạo nên rồi ngừng lại mà phải thường xuyên, liên tục và quan trọng hơn là phải chân thật tất nhiên các khoản chi phí thì được lượng hoá nhưng các ý tưởng đề xuất, những phản hồi chưa được làm sáng tỏ thì cần tới nhiệt tình và chân thành. Và mối quan hệ này sẽ hiệu quả hơn nếu thường xuyên có sự giám sát lẫn nhau. 2. Kiểm tra, giám sát các hoạt động chi phí. Kiểm tra, giám sát nhằm đạt mục đích đầu tiên là hướng các hoạt động chi phí thực hiện đúng kế hoặch sau đó là xem xét liệu doanh nghiệp có thể thực hiện tốt hay không? Trên cơ sở hệ thống tiêu chuẩn định mức nhà quản lý sẽ so sánh, đánh giá tính hiệu quả các khoản chi theo từng danh mục kiểm tra. Đầu tiên là danh mục kiểm tra với đội ngũ công nhân viên. ở đó nhà quản lý cần đặt ra và trả lời các câu hỏi liên quan tới ý thức làm việc của từng nhân viên xem có hiệu quả không. Khi phát hiện một nhân viên làm việc không hiệu quả chúng ta không thể giảm chi phí tiền lương của họ vì điều đó đã được ghi trong hợp đồng, nhà quản lý không thể vi phạm, nhưng có thể bằng cách xiết chặt kỷ luật, thưởng phạt nghiêm minh sẽ khiến nhân viên làm việc hiệu quả xứng đáng với tiền lương của họ. Doanh nghiệp cũng cần có danh mục kiểm tra nguyên vật liệu. Xem xét những chủng loại nguyên vật liệu nào, số lượng bao nhiêu, nguyên vật liệucó được sử dụng đúng định mức không, lượng phế liệu thải bao nhiêu... Giải đáp chính xác những câu hỏi này doanh nghiệp sẽ đánh giá, kiểm soát được hiệu quả chi phí ngyên vật liệu. Một danh mục kiểm tra chi phí nữa là kiểm tra máy móc thiết bị. Cần kiểm tra công suất sử dụng, mức khấu hao, mối quan hệ công nghệ với sản phẩm hay tính hiện đại của chúng, kiểm tra thời gian sử dụng để xem xét tính hợp lý của trang thiết bị.... Qua đó sẽ xem xét công nghệ, trang thiết bị sử dụng có hiệu quả không và có hiệu quả hơn được không. Rõ ràng để kiểm tra giám sát được theo ba danh mục trên nhà quản lý cần phải có sự tham gia của đội ngũ công nhân viên tạo nên mối quan hệ dọc và ngang trong kiểm tra giám sát. 3. Khuyến khích công nhân viên tham gia quản lý chi phí. Mặc dù các công nhân viên không phải là nguyên nhân gây ra chi phí nhưng họ làm chủ hành động phát sinh chi phí. Do vậy bản thân họ quan tâm, tham gia quản lý chi phí là cần thiết. Một nguyên tắc trong quản lý đó là “ Tham gia là bị giàng buộc” vì vậy khuyến khích nhân viên tham gia nghĩa là tạo ra sự giàng buộc giữa các nhân viên với kiểm soát chi phí của doanh nghiệp. Trước hết là khuyến khích họ tham gia và trao đổi thông tin về chi phí. Những thông tin này trước hết là ở bản thân họ, bộ phận các nhân viên làm việc, hoặc những thông tin ở bộ phận khác như vậy tạo ra sự tự giám sát và giám sát lẫn nhau. Cũng cần khuyến khích họ đưa ra các đề xuất, sáng kiến giảm chi phí. Các nhà quản lý không chỉ kiểm tra giám sát nhân viên làm việc mà còn khuyến khích sự sáng tạo và tôn trọng những đề xuất của nhân viên. Cần có chế độ khen thưởng thoả đáng với những đề xuất hiệu quả, và ngay cả những đề xuất thiếu tính hiệu quả nhà quản lý cũng cần có thông tin phản hồi để nhân viên thấy rằng ý kiến của họ được quan tâm, tôn trọng. Các thông tin về chi phí, những biến động về chi phí sẽ được công khai hoá trên toàn doanh nghiệp. Đảm bảo tính minh bạch của thông tin và nguyên tắc khách quan trong kiểm soát chi phí. Như vậy các thông tin được công bố sẽ đáng tin cậy, mặt khác các nhân viên cũng có thể dựa vào những thông tin này để kiểm soát cấp trên của minh, kiểm soát các bộ phận khác. Để có được một hệ thống thông tin hiệu quả có thể khuyến khích được nhân viên tham gia vào quản lý chi phí chúng ta sẽ chuyển sang phần tiếp theo. 4. Xây dựng hệ thống thông tin về chi phí đơn giản, thường xuyên và ở mọi nơi chi phí phát sinh. Mấu chốt để những giải pháp trên được thưc hiện liên thông nhịp nhàng hiệu quả đó là phải có kênh truyền thông giữa nhà quản lý với nhân viên, nhân viên với nhân viên trong toàn doanh nghiệp. Những bộ phận được coi là có vấn đề về chi phí sẽ được công bố, kèm theo là thông tin cụ thể, chính xác cùng những khuyến cáo kèm theo. Nhân viên sẽ được cung cấp những thông tin kịp thời, chính xác và đầy đủ nhất và ngược lại họ sẽ làm điều đó với các nhà quản lý. Để có được một hệ thống thông tin như vậy cần có mối liên hệ giữa các trung tâm quản lý chi phí với nhau và với những nhà quản lý cấp trên. Và các thông tin trước khi được công khai cần được kiểm định để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và được xử lý nhanh để đảm bảo tính kịp thời. Có sự quan tâm của tất cả nhân viên trong doanh nghiệp tới vấn đề kiểm soát chi phí đã là điều thành công, chúng ta không vội hy vọng chi phí sẽ giảm xuống nhưng chí ít chúng cũng được sử dụng có hiệu quả hơn. Kết luận Qua quá trình phân tích trên ta thấy rằng vấn đề kiểm soát chi phí là thực sự cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Đó là một chức năng của quản lý và thực hiện tốt, tức là đã sử dụng hiệu quả các khoản chi phí bỏ ra. Trên thực tế đây là một việc rất khó đối với các doanh nghiệp và đó cũng là hiện thực khó khăn của các doanh nghiệp nước ta, điều đó được biểu hiện qua giá thành sản phẩm rất cao. Vì vậy những nghiên cứu của em về vấn đề này hy vọng sẽ đưa ra được những kiến nghị, giải pháp chung cho các doanh nghiệp. Bài viết mang nhiều tính lý luận, dựa trên nền tảng chuyên đề “kiểm soát chi phí” được chương trình phát triển hợp tác Sông MêKông bảo trợ và triển khai năm 2003. Tuy nhiên, ý kiến của em chỉ mang tính cá nhân và chủ quan vì vậy mong được sự góp ý hơn nữa của các thầy cô. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Thạc Sĩ Đỗ Thị Hải Hà đã hướng dẫn em hoàn thiện đề án này! Mục lục Lời mở đầu 1 Chương I: Lý luận về kiểm soát chi phí 3 I. Khái niệm và nội dung chi phí 3 1. Khái niệm 3 2.Phân loại chi phí 3 2.1 Theo đối tượng 4 2.1.1 Chi phí lao động 4 2.1.2 Chi phí nguyên vật liệu 6 2.1.3 Chi phí chung 7 2.2 Phân loại theo mức độ biến động chi phí 7 2.2.1 Chi phí cố định 7 2.2.2. Chi phí biến đổi 8 3. Định mức chi phí 8 II. Kiểm soát chi phí 9 1. Khái niệm 9 2. Tính tất yếu của kiểm soát chi phí 10 3. Vai trò của kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp 10 4. Các nhân tố ảnh hưởng tới kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp 11 Chương II: Nội dung kiểm soát chi phí 13 I. Nguyên tắc chung 13 1. Luôn giám sát chi phí thuộc khả năng kiểm soát 13 2. Cần khai thác hiệu quả tối đa những chi phí mà doanh nghiệp có thể thay đổi 13 3. Lập báo cáo liên tục cho các khoản chi phí của doanh nghiệp 14 4. Nguyên tắc khách quan 14 5. Nguyên tắc có chuẩn mực 14 6. Nguyên tắc kinh tế 15 II. Xây dựng các định mức hiệu quả chi phí 15 1. Xây dựng định mức 15 1.1 Định mức giá 15 1.2 Định mức lượng 16 2. Phân tích biến động chi phí xung quanh định mức hiệu quả 16 III. Vấn đề kiểm soát chi phí ở các doanh nghiệp 19 1. Về nhận thức, lý luận 19 2. Thực trạng kiểm soát chi phí và hạ giá thành sản phẩm 19 Chương III. Các giải pháp chung cho kiểm soát chi phí 22 I. Doanh nghiệp phải nắm bắt thông tin về kiểm soát chi phí khi ra quyết định 22 1. Thông tin về chi phí trực tiếp liên quan từng đơn vị sản phẩm 22 2. Xây dựng hệ thống mã chi phí để theo dõi từng khoản chi phí trong doanh nghiệp 23 3. Xây dựng trung tâm quản lý chi phí cho các bộ phận trong doanh nghiệp 24 4. Phân bổ chi phí cho từng công việc cụ thể 25 II. Xây dựng ý thức tiết kiệm chi phí cho các cá nhân 25 1. Xây dựng mối liên hệ giữa nhà quản lý với nhân viên 26 2. Kiểm tra, giám sát các hoạt động chi phí 26 3. Khuyến khích công nhân viên tham gia quản lý chi phí 27 4. Xây dựng hệ thống thông tin về chi phí đơn giản, thường xuyên và ở mọi nơi chi phí phát sinh 28 Kết luận 29 Tài liệu tham khảo 1. LêNin toàn tập, bàn về kiểm kê kiểm soát. 2. Giáo trình quản lý kinh tế Quốc dân, tập 1-2 Khoa khoa học quản lý trường Đại học kinh tế Quốc dân. 3. Giáo trình chính sách trong quản lý kinh tế xã hội, Khoa khoa học quản lý trường Đại học kinh tế Quốc dân 4.Giáo trình kinh tế Chính trị Mác-LêNin, tập1 trường Đại học kinh tế Quốc dân. 5. Tạp chí Công nghiệp Việt Nam số 16 - 24/2002. 6. Chuyên đề kiểm soát chi phí, NXB trẻ 2003