Đề tài Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty lương thực cấp I Lương Yên

MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU LỜI NÓI ĐẦU PHẦN 1: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY LƯƠNG THỰC CẤP I LƯƠNG YÊN. Những đặc điểm kinh tế – kỹ thuật của Công ty Lương thực cấp I Lương Yên ảnh hưởng đến kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Hệ thống chứng từ kế toán Hệ thống TK kế toán Hệ thống sổ kế toán Hệ thống Báo cáo kế toán Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Lương thực cấp I Lương Yên Đặc điểm hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Các phương thức tiêu thụ hàng hoá và thủ tục chứng từ Tính giá mua của hàng hoá xuất bán Kế toán giá vốn của hàng hoá tiêu thụ Kế toán doanh thu bán hàng Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Kế toán thanh toán với khách hàng Kế toán chi phí lưu thông và chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán chi phí mua hàng Kế toán chi phí bán hàng Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá PHẦN 2: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY LƯƠNG THỰC CẤP I LƯƠNG YÊN 2.1. Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Lương thực cấp I Lương Yên 2.2. Đánh giá thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Lương thực cấp I Lương Yên 2.2.1. Những ưu điểm 2.2.2. Những tồn tại 2.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Lương thực cấp I Lương Yên KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT TỪ VIẾT TẮT TỪ ĐƯỢC VIẾT TẮT 1 GTGT Giá trị gia tăng 2 TSCĐ Tài sản cố định 3 BCTC Báo cáo tài chính 4 CPQL Chi phí quản lý 5 TK Tài khoản 6 NH Ngân hàng 7 TM Tiền mặt 8 TGNH Tiền gửi ngân hàng 9 DV Dịch vụ 10 DTBH Doanh thu bán hàng 11 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 12 DNTN Doanh nghiệp tư nhân 13 XNTD Xí nghiệp tư doanh 14 PS Phát sinh DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU TT TÊN TRANG Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Sơ đồ 1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Sơ đồ 1.3 Quy trình ghi sổ kế toán tại Công ty Sơ đồ 1.4 Trình tự luân chuyển phiếu xuất kho tại Công ty Biểu 1.1 Hoá đơn GTGT ngày 1/12/2005 (Số 0094211 RX/2005N) Biểu 1.2 Hoá đơn GTGT ngày 3/12/2005 (Số 0083710 MV/2005N) Biểu 1.3 Hoá đơn GTGT ngày 30/11/2005 (Số 0029789 CC/2005B) Biểu 1.4 Phiếu Nhập kho số 03/11 ngày 30/11/2005 Biểu 1.5 Sổ chi tiết GVHB (Gạo tẻ 5% tấm XK) quý 4/2005 Biểu 1.6 Phiếu xuất kho số 02/12 ngày 11/12/2005 Biểu 1.7 Thẻ kho quý 4/2005 (Đối tượng: Gạo tẻ miền Bắc) Biểu 1.8 Bảng kê Nhập – Xuất – Tồn hàng hoá (Gạo tẻ miền Bắc) Biểu 1.9 Sổ chi tiết GVHB (Đối tượng: Gạo tẻ miền Bắc) quý 4/2005 Biểu 1.10 Chứng từ ghi sổ (GVHB quý 4/2005) ngày 31/12/2005 Biểu 1.11 Sổ Cái TK 632 quý 4/2005 Biểu 1.12 Hoá đơn GTGT ngày 6/12/2005 (Số 0013892 LY/2005B) Biểu 1.13 Hoá đơn GTGT ngày 12/12/2005 (Số 0013895 LY/2005B) Biểu 1.14 Sổ chi tiết bán hàng quý 4/2005 (Gạo tẻ 5% tấm XK) Biểu 1.15 Sổ chi tiết bán hàng quý 4/2005 (Gạo tẻ miền Bắc) Biểu 1.16 Chứng từ ghi sổ (DTBH tháng 12/2005) ngày 31/12/2005 Biểu 1.17 Sổ Cái TK 511 quý 4/2005 Biểu 1.18 Bảng kê Hoá đơn hàng hoá DV bán ra tháng 12/2005 Biểu 1.19 Tờ khai thuế GTGT tháng 12/2005 Biểu 1.20 Hoá đơn GTGT ngày 5/12/2005 (Số 0094771 BM/2005B) Biểu 1.21 Lệnh chuyển có Biểu 1.22 Sổ chi tiết thanh toán với người mua (Tổng công ty Lương thực Miền Bắc) quý 4/2005 Biểu 1.23 Sổ chi tiết thanh toán với người mua (Công ty TNHH Đức Hiếu) quý 4/2005 Biểu 1.24 Bảng Tổng hợp chi tiết TK 131 quý 4/2005 Biểu 1.25 Chứng từ ghi sổ (DTBH tháng 12/2005) ngày 31/12/2005 Biểu 1.26 Chứng từ ghi sổ (VAT đầu ra tháng 12/2005) ngày 31/12/2005 Biểu 1.27 Sổ Cái TK 131 quý 4/2005 Biểu 1.28 Chứng từ ghi sổ (CPBH tháng 12/2005) ngày 31/12/2005 Biểu 1.29 Sổ Cái TK 641 quý 4/2005 Biểu 1.30 Hoá đơn tiền nước tháng 10/2005 Biểu 1.31 Uỷ nhiệm thu (thu tiền nước tháng 10/2005) Biểu 1.32 Bảng phân bổ lương và BHXH tháng 10/2005 Biểu 1.33 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ tháng 10/2005 Biểu 1.34 Sổ chi tiết TK 642 quý 4/2005 Biểu 1.35 Chứng từ ghi sổ (CPQL bằng TGNH) ngày 31/10/2005 Biểu 1.36 Sổ Cái TK 642 quý 4/2005 Biểu 1.37 Sổ Cái TK 9111 quý 4/2005 Biểu 1.38 Sổ Cái TK 4212 quý 4/2005 Sơ đồ 2.1 Quy trình ghi sổ kế toán tại Công ty Biểu 2.1 Mẫu Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ LỜI NÓI ĐẦU Tục ngữ xưa có câu: Học đi đôi với hành. Học ở đây nghĩa là học lý thuyết, còn hành nghĩa là thực hành. Lý thuyết và thực hành có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Lý thuyết cung cấp những kiến thức cơ bản để thực hành. Trong khi đó thực hành sẽ củng cố lại những lý thuyết đã được học, đồng thời mở rộng thêm những kiến thức mà chúng ta chưa biết. Vận dụng ý nghĩa của câu tục ngữ này vào thực tế, tại các trường Đại học luôn dành một thời gian nhất định để sinh viên năm cuối đi thực tập. Qua giai đoạn thực tập sinh viên không chỉ biết được cách thức tiến hành các công việc trong thực tế mà còn học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm có ích. Công ty Lương thực cấp I Lương Yên là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng công ty Lương thực miền Bắc. Công ty đã có tuổi đời hơn 45 năm. Công ty đã trải qua bao thăng trầm cùng với những đổi thay của đất nước. Quy mô và hoạt động kinh doanh của Công ty ngày càng được mở rộng. Hiện tại ngoài ngành kinh doanh lương thực, nông sản là các ngành kinh doanh chủ yếu, Công ty còn kinh doanh thêm xăng dầu, thể thao, vận tải, khách sạn. Trong những năm gần đây Công ty đã đón rất nhiều thế hệ sinh viên về thực tập. Cán bộ công nhân viên tại Công ty luôn tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất để các bạn sinh viên có thể hoàn thành tốt đợt thực tập của mình. Chính vì thế em đã chọn Công ty Lương thực cấp I Lương Yên là địa điểm thực tập cho mình. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thì tiêu thụ chính là giai đoạn cuối cùng. Thông qua tiêu thụ, Công ty không chỉ thu hồi được vốn đã bỏ ra mà còn thu được một bộ phận giá trị mới - đó chính là lợi nhuận. Với mong muốn tìm hiểu thêm về quá trình tiêu thụ tại Công ty Lương thực cấp I Lương Yên để từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao tốc độ luân chuyển vốn cũng như hiệu quả sử dụng vốn, em đã chọn đề tài: KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY LƯƠNG THỰC CẤP I LƯƠNG YÊN. Chuyên đề thực tập gồm 2 phần chính: PHẦN 1: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY LƯƠNG THỰC CẤP I LƯƠNG YÊN. PHẦN 2: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY LƯƠNG THỰC CẤP I LƯƠNG YÊN. Em xin chân thành cảm ơn ThS.Trần Văn Thuận và các cô, chú trong phòng Tài chính Kế toán của Công ty đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành Chuyên đề này. Sinh viên thực hiện Bùi Trần Phương Minh PHẦN 1: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY LƯƠNG THỰC CẤP I LƯƠNG YÊN. 1.1. NHỮNG ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ – KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY LƯƠNG THỰC CẤP I LƯƠNG YÊN ẢNH HƯỞNG ĐẾN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty Lương thực cấp I Lương Yên là đơn vị thành viên của Tổng công ty lương thực miền Bắc, được thành lập theo Quyết định số 57 NN-TCCB/QĐ ngày 20/01/1996 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn trên cơ sở sáp nhập Công ty Xuất nhập khẩu lương thực Hà Nội vào Công ty Chế biến lương thực Lương Yên mà tiền thân là Nhà máy Xay Hà Nội đã có từ năm 1957. Tổng số vốn tại thời điểm đăng ký kinh doanh là 5680 triệu đồng; trong đó: Vốn cố định 1528 triệu đồng, vốn lưu động 3827 triệu đồng, vốn khác 325 triệu đồng. Công ty có tên giao dịch quốc tế là: Luong Yen Food Company; tên viết tắt là: LYFOCO; trụ sở chính đặt tại: Số 3 Lương Yên, quận Hai Bà Trưng – Hà Nội. Tiền thân của Công ty là Nhà máy Xay Lương Yên (Hay liên hiệp các xí nghiệp xay xát lương thực) được Trung Quốc giúp đỡ xây dựng vào năm 1958. Nhà máy có hệ thống xay xát khá lớn với công suất 180 tấn/ngày và nhân công làm việc 3 ca/ngày. Nhà máy có phân xưởng xay thóc thành gạo và xay lúa mỳ thành bột. Ngoài các thành phẩm còn thu được các phụ phẩm là tấm, cám, bột, trấu. Nhà máy còn có phân xưởng chế biến thức ăn gia súc và lò hơi ép dầu. Thức ăn gia súc được cung cấp cho thị trường ngay, còn dầu thô qua quá trình tinh luyện được xử lý thành dầu ăn. Các giai đoạn phát triển của Công ty Lương thực cấp I Lương Yên: Giai đoạn từ 1958 đến 1985: Trong giai đoạn này dây chuyền sản xuất của Nhà máy được Trung Quốc giúp đỡ có công suất 180 tấn/ngày. Thời kỳ này Nhà máy xây dựng thêm nhiều phân xưởng xay bột mỳ từ lúa mỳ với công suất 8 tấn/ca và phân xưởng chế biến thức ăn gia súc, phân xưởng ép dầu từ cám gạo. Ngoài ra Nhà máy còn có phân xưởng cơ điện phục vụ cho sửa chữa máy móc ở các phân xưởng sản xuất. Giai đoạn từ 1986 đến 1990: Từ năm 1986 Nhà máy không còn hoạt động theo cơ chế bao cấp nữa mà tự lo đầu vào, đầu ra, tự bù đắp trang trải các chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên Nhà máy vẫn được Nhà nước cấp vốn ban đầu 3 tỷ đồng để phục vụ cho sản xuất kinh doanh và đủ để dự trữ một lượng lúa gạo tương đương 2000 tấn. Giai đoạn từ 1991 đến nay: Tháng 1 năm 1993 Nhà máy được thành lập thành doanh nghiệp Nhà nước và đổi tên thành xí nghiệp chế biến lương thực Hà Nội (Quyết định số 60 NN/TCCB-QĐ ngày 08/01/1993 của Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm) và bắt đầu có chỉ tiêu cung ứng gạo xuất khẩu. Sau đó đến tháng 5 năm 1994 xí nghiệp lại đổi tên thành Công ty chế biến lương thực Lương Yên (Quyết định số 559 NN/TCCB-QĐ ngày 30/05/1994 của Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm). Tháng 1 năm 1996 sáp nhập Công ty xuất nhập khẩu lương thực Hà Nội vào Công ty chế biến lương thực Lương Yên và đổi tên thành Công ty Lương thực cấp I Lương Yên. Tháng 10 năm 2000 sáp nhập Công ty chế biến và kinh doanh lương thực sông Hồng vào Công ty (Quyết định số 4679/NN/TCCB-QĐ ngày 30/10/2000 của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn). Tháng 3 năm 2001 sáp nhập thêm 3 đơn vị thuộc Liên hiệp các Công ty lương thực Hà Nội vào Công ty (Quyết định số 960/QĐ/BNN-TCCB ngày 20/03/2001 của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn), bao gồm: Công ty kinh doanh, chế biến, xuất nhập khẩu lương thực Hà Nội; Công ty lương thực Đông Anh; và Công ty lương thực Sóc Sơn. Năm 2003 tách một bộ phận sản xuất mỳ thuộc xí nghiệp sản xuất mỳ Nhân Chính chuyển về Tổng công ty. Bộ phận còn lại thành lập xí nghiệp kinh doanh lương thực, nông sản Thanh Xuân. Quý 3 năm 2005 Công ty thành lập thêm chi nhánh tại Phố Nối, Hưng Yên. Hiện nay Công ty có 8 đơn vị trực thuộc: Trung tâm kinh doanh lương thực, nông sản và dịch vụ tổng hợp Đông Anh. Trung tâm dịch vụ vận tải hành khách Lương Yên Trung tâm đại lý và kinh doanh xăng dầu Trung tâm dịch vụ Thể thao - Du lịch Xí nghiệp kinh doanh chế biến lương thực Nguyễn Đức Cảnh Xí nghiệp kinh doanh lương thực, nông sản Thanh Xuân Chi nhánh công ty tại thành phố Hồ Chí Minh Chi nhánh công ty tại Phố Nối, Hưng Yên Ngoài ra Công ty còn có khách sạn Bông Lúa nằm ở phố Bạch Mai, Hà Nội. 1.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Công ty Lương thực cấp I Lương Yên được quản lý theo chế độ một thủ trưởng trên cơ sở thực hiện quyền làm chủ của người lao động. Giám đốc Công ty do Hội đồng quản trị của Tổng công ty bổ nhiệm theo đề nghị của Tổng giám đốc sau khi tham khảo tín nhiệm của đại diện cán bộ, công nhân viên chức trong Công ty. Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân của Công ty, là người được Tổng giám đốc uỷ quyền điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị và pháp luật về quản lý, sử dụng vốn, tài sản và các nguồn lực khác được giao và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Nhiệm vụ chính của Giám đốc là trực tiếp chỉ đạo công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, tài chính kế toán, đối ngoại, đầu tư, kiêm chỉ đạo xí nghiệp chế biến kinh doanh lương thực Nguyễn Đức Cảnh, Trung tâm dịch vụ hành khách Lương Yên. Giúp việc cho Giám đốc là 4 Phó giám đốc. Nhiệm vụ của từng Phó giám đốc như sau: Phó giám đốc thứ nhất giúp Giám đốc chỉ đạo công tác hành chính quản trị, bảo vệ trật tự nội bộ an ninh, phòng cháy chữa cháy, phối hợp chính quyền địa phương và công tác đoàn thể; Chỉ đạo chi nhánh phía Nam trong công tác quản lý thực hiện nhiệm vụ Công ty giao, chỉ đạo giải quyết những tồn tại cũ về công nợ của Chi nhánh; Trực tiếp chỉ đạo xí nghiệp Thanh Xuân đảm bảo cho đơn vị hoạt động tốt theo cơ chế khoán của Công ty và theo dõi đại lý xăng dầu; Theo dõi thường trực công tác thi đua khen thưởng, công tác đoàn thể của Công ty và xử lý những công tác cụ thể khác khi được Giám đốc phân công. Phó giám đốc thứ hai giúp Giám đốc giải quyết việc bàn giao thanh lý tài sản gắn liền quyền sử dụng đất 151A Nguyễn Đức Cảnh, Lạc Long Quân; Triển khai thực hiện thanh lý tài sản gắn liền với quyền sử dụng đất ở Đông Anh và Sóc Sơn đã được Tổng công ty đồng ý về chủ trương; Giải quyết dứt điểm với BHXH quận Hai Bà Trưng về những tồn tại của cán bộ công nhân viên đơn vị cũ; Chỉ đạo Trung tâm Đông Anh trong công tác kinh doanh lương thực, nông sản và xử lý những công tác cụ thể khác khi được Giám đốc phân công. Phó giám đốc thứ ba giúp Giám đốc chỉ đạo công tác XDCB; Chỉ đạo công tác xuất nhập khẩu, kinh doanh thị trường nước ngoài; Chỉ đạo công tác thanh tra; Theo dõi công nợ đối ngoại cũ, công nợ tồn đọng và kiểm kê, thanh lý tài sản, và xử lý những công tác cụ thể khác khi được Giám đốc phân công. Phó giám đốc thứ tư giúp Giám đốc chỉ đạo công tác XDCB khu vực thể thao và khách sạn Bông Lúa, mở rộng sản phẩm dịch vụ thể thao du lịch; Chỉ đạo công tác kinh doanh lương thực nông sản nội địa và sản xuất chế biến lương thực thực phẩm, nghiên cứu triển khai sản phẩm mới; Chỉ đạo mảng dịch vụ thể thao du lịch kiêm Giám đốc khách sạn Bông Lúa; Tổng hợp rút kinh nghiệm, chỉ đạo cơ chế khoán và xử lý những công tác cụ thể khác khi được Giám đốc phân công. Hình thức tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty theo mô hình cơ cấu chức năng. Có thể khái quát hình thức tổ chức bộ máy quản lý của Công ty qua sơ đồ sau: Phòng kinh doanh thị trường Phòng Tài chính Kế toán Giám đốc Phòng kỹ thuật đầu tư Phòng tổ chức hành chính Ban bảo vệ Các Phó giám đốc Các đơn vị trực thuộc Sơ đồ 1.1: Sơ đồ Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Lương thực cấp I Lương Yên. Chức năng của từng phòng ban như sau: Phòng tổ chức hành chính: Chức năng của phòng là giúp Giám đốc thực hiện các chức năng quản lý về công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, đào tạo và công tác hành chính quản trị. Phòng kinh doanh thị trường: Chức năng của phòng là giúp Giám đốc về hoạt động kinh doanh của Công ty trên tất cả các mặt: xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, dịch vụ trên cơ sở định hướng sản xuất kinh doanh của Công ty hàng năm; Theo dõi nắm bắt thị trường để đề xuất các phương án kinh doanh cụ thể; Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ phát sinh trong kinh doanh như: giao dịch, xây dựng hợp đồng, giao nhận, lập chứng từ, thanh lý hợp đồng …; Xây dựng kế hoạch và tham gia tổ chức thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh do Tổng công ty lương thực miền Bắc giao. Phòng tài chính kế toán: Chức năng của phòng là giúp Giám đốc quản lý, theo dõi và giám sát hoạt động tài chính của Công ty thông qua việc thực hiện chế độ tài chính theo đúng các quy định của Nhà nước, của Tổng công ty và của các cơ quan chức năng quản lý tài chính đối với Công ty; giúp Giám đốc quản lý tài chính của các hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ, đánh giá hiệu quả và đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả đồng vốn. Phòng kỹ thuật đầu tư: Chức năng của phòng là giúp Giám đốc về công tác quản lý kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, điện nước, đầu tư xây dựng, sửa chữa nâng cấp cơ sở vật chất nhà xưởng thiết bị. Ban bảo vệ: Chức năng của ban bảo vệ là giúp Giám đốc tổ chức thực hiện công tác bảo đảm an toàn, an ninh trên toàn địa bàn Công ty; tổ chức thực hiện công tác phòng chống cháy nổ; tổ chức thực hiện công tác quân sự, dân quân tự vệ. Căn cứ vào chức năng của từng phòng ban, Giám đốc Công ty sẽ quy định nhiệm vụ cụ thể cho từng phòng ban. Các đơn vị trực thuộc: Các đơn vị trực thuộc là những đơn vị kinh tế cơ sở, chịu sự chỉ đạo toàn diện của Công ty; chịu sự quản lý Nhà nước của chính quyền địa phương. Các đơn vị này thực hiện chế độ hạch toán kinh tế phụ thuộc, có Bảng cân đối kế toán và những báo biểu, báo cáo khác theo quy định của Công ty nằm trong Bảng tổng kết tài sản của Công ty; có con dấu, được phép mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi tại ngân hàng, có trụ sở làm việc. Tổ chức bộ máy đơn vị trực thuộc: + Một thủ trưởng đơn vị. + Một đến hai Phó trưởng đơn vị. + Cán bộ phụ trách kế toán và các nhân viên khác. Về đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty: Tính đến ngày 31/12/2005 tổng số cán bộ công nhân viên toàn Công ty là 267 người. Cơ cấu trình độ lao động của Công ty như sau: Có 123 người trình độ Đại học, Cao đẳng (chiếm 46%); 29 người trình độ Trung cấp (chiếm 11%); còn lại là trình độ khác chiếm 43%. Thu nhập bình quân 1 người 1 tháng là 1 670 000đ (Năm 2005). 1.1.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Công ty Lương thực cấp I Lương Yên là doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập, hoạt động theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Hiện tại Công ty kinh doanh các ngành nghề sau: - Thương nghiệp bán buôn, bán lẻ lương thực, thực phẩm, nông sản, các mặt hàng chế biến của ngành, vật tư nông nghiệp, vật liệu xây dựng. - Xay xát, chế biến, dự trữ và bảo quản lương thực, nông sản, thực phẩm. - Đại lý tiêu thụ hàng hoá. - Dịch vụ bảo quản hàng hoá. - Xuất nhập khẩu lương thực và dự trữ lưu thông lương thực theo phân cấp của Tổng công ty; nhập khẩu nông sản, thức ăn chăn nuôi gia súc. - Kinh doanh xăng dầu, khách sạn. - Dịch vụ vận tải. Ngoài ra để tăng doanh số hàng năm, Công ty còn bỏ vốn ra để nhập khẩu hộ sắt, thép, inox, nhôm cho các Công ty TNHH, Công ty cổ phần vốn ít, sau đó bán lại ngay cho các công ty đó và hưởng chênh lệch. Trong các ngành nghề kể trên thì lương thực và nông sản là các ngành nghề kinh doanh chủ yếu. Ngành nghề này chịu ảnh hưởng của tính thời vụ cao và sự chênh lệch về giá bán lương thực trên thị trường là không đáng kể. Mặt khác gạo và nông sản là các mặt hàng rất dễ bị ẩm, mốc nếu không được bảo quản tốt. Để tránh làm giảm chất lượng gạo, Công ty đã xây dựng một hệ thống kho theo tiêu chuẩn quốc tế, gạo được giữ trong các túi đã hút chân không nên bảo quản được từ 2 đến 3 năm. Các bạn hàng cung ứng cho Công ty là các đơn vị thu mua lương thực, chủ yếu là trong miền Nam. Ngoài ra Công ty còn thu mua trực tiếp lương thực của các hộ nông dân, nhưng số lượng không đáng kể. Mặt khác, lương thực là mặt hàng thiết yếu nên nhu cầu tiêu dùng là rất lớn. Tuy nhiên từ khi chuyển đổi sang cơ chế thị trường, Công ty không còn là đơn vị độc quyền trong kinh doanh lương thực mà phải đối mặt với nhiều đối thủ cạnh tranh. Trong khi đó giá bán lương thực trên thị trường lại chênh lệch không đáng kể, vì thế để chiếm lĩnh được thị trường Công ty cần có một chiến lược Marketing tốt, chất lượng sản phẩm tốt để làm hài lòng khách hàng. Hoạt động bán hàng tại Công ty bao gồm bán nội địa, xuất khẩu trực tiếp (số lượng không đáng kể) và cung ứng gạo cho Tổng công ty để xuất khẩu. Sau khi ký Hợp đồng bán gạo xuất khẩu với Tổng công ty, Công ty sẽ ký Hợp đồng mua gạo với các doanh nghiệp tư nhân hoặc các xí nghiệp tư doanh (chủ yếu trong miền Nam) để thu mua đủ số lượng gạo theo yêu cầu của Tổng công ty. Đối với hoạt động tiêu thụ nội địa thì Công ty chủ yếu bán các mặt hàng như gạo, ngô, cám, tấm, và một số mặt hàng khác. 1.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Kế toán có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động tài chính doanh nghiệp. Bất kỳ tổ chức kinh doanh nào cũng cần có bộ phận kế toán để cung cấp các thông tin tài chính hữu ích cho các nhà quản trị trong doanh nghiệp cũng như cho các cá nhân, tổ chức bên ngoài doanh nghiệp. Chính vì thế ở Công ty Lương thực cấp I Lương Yên cũng tổ chức phòng tài chính kế toán để quản lý, theo dõi và giám sát hoạt động tài chính của Công ty, đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh để từ đó đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Như đã trình bày ở phần 1, Công ty Lương thực cấp I Lương Yên có quy mô kinh doanh lớn, ngành nghề kinh doanh đa dạng, địa bàn kinh doanh rộng, phân tán. Vì thế để thuận tiện cho công tác quản lý Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán. Phòng tài chính kế toán của Công ty có 6 nhân viên, bao gồm: - Kế toán trưởng - Kế toán thanh toán và theo dõi công nợ tạm ứng. - Kế toán hàng hoá và theo dõi công nợ mua bán. - Kế toán tài sản cố định và kế toán thuế. - Kế toán tổng hợp và theo dõi công nợ nội bộ. - Thủ quỹ Có thể khái quát cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty qua sơ đồ sau: Kế toán trưởng Công ty Phó phòng kế toán Kế toán thanh toán và theo dõi công nợ tạm ứng Kế toán hàng hoá và theo dõi công nợ mua bán Kế toán tài sản cố định và kế toán thuế Thủ quỹ Trưởng phòng kế toán đơn vị trực thuộc Các kế toán viên phần hành Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Công ty Lương thực cấp I Lương Yên Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng như sau: Kế toán trưởng có nhiệm vụ phân công, hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, thống kê trong công ty. Kế toán trưởng giúp giám đốc chấp hành các chế độ về quản lý và sử dụng tài sản, chấp hành các chế độ lao động, về sử dụng quỹ tiền lương, quỹ phúc lợi cũng như việc chấp hành các kỷ luật về tài chính, tín dụng thanh toán. Ngoài ra kế toán trưởng còn giúp giám đốc tập hợp các số liệu về kinh tế, tổ chức phân tích các hoạt động kinh doanh, phát hiện ra khả năng tiềm tàng, thúc đẩy việc thực hiện chế độ hạch toán kế toán trong công tác đảm bảo cho hoạt động của Công ty thu được hiệu quả cao. Phó phòng kế toán có nhiệm vụ theo dõi hoạt động các đơn vị trực thuộc, theo dõi công nợ nội bộ; đồng thời kiêm kế toán tổng hợp (lên Sổ cái các tài khoản, lập các Báo cáo cuối kỳ) Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi thanh toán tiền mặt, theo dõi công nợ tạm ứng, theo dõi các khoản phải trả công nhân viên, theo dõi tình hình sử dụng điện, nước của Công ty và các đơn vị trực thuộc. Kế toán hàng hoá có nhiệm vụ theo dõi hoạt động mua bán hàng hoá, theo dõi công nợ phải thu, phải trả. Cuối kỳ (tháng, quý, năm) lập các báo cáo có liên quan đến phần hành kế toán hàng hoá, phần hành kế toán phải trả người bán và phải thu khách hàng (Báo cáo kho kinh doanh, Bảng tổng hợp chi tiết TK 131, bảng tổng hợp chi tiết TK 331). Kế toán TSCĐ và kế toán thuế có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ hàng ngày, theo dõi khấu hao TSCĐ theo tháng và quý. Định kỳ (tháng, quý, năm) lập Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ, Báo cáo khấu hao TSCĐ của Văn phòng công ty và của toàn công ty. Hàng tháng kê khai thuế GTGT đầu ra, thuế GTGT đầu vào, lập Tờ khai thuế GTGT và nộp cho cơ quan thuế chậm nhất vào ngày 10 của tháng sau. Thủ quỹ có nhiệm vụ theo dõi các khoản thu tiền mặt (Ví dụ: thu tiền các đơn vị trực thuộc nộp về Công ty, thu tiền khách hàng theo Hợp đồng kinh tế, …), các khoản chi tiền mặt (Ví dụ: chi lương, thưởng, chi mua hàng, chi BHXH, …) của toàn công ty. Hàng tháng đối chiếu số dư với kế toán thanh toán và lập Báo cáo quỹ. 1.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Một số thông tin chung về tổ chức công tác kế toán tại Công ty: - Niên độ kế toán: từ 01/01 đến 31/12 hàng năm. - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ. - Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên - Phương pháp tính giá hàng tồn kho xuất: Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền. - Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Phương pháp khấu hao đường thẳng. - Tỷ giá sử dụng trong quy đổi ngoại tệ: Tỷ giá thực tế của Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hà Nội. 1.1.5.1. Hệ thống chứng từ kế toán Hiện tại Công ty áp dụng hệ thống chứng từ theo Quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính. Các nhóm chứng từ sử dụng tại Công ty bao gồm: - Chứng từ lao động tiền lương. - Chứng từ hàng tồn kho - Chứng từ bán hàng - Chứng từ tiền tệ - Chứng từ tài sản cố định Trong mỗi nhóm lại bao gồm nhiều loại chứng từ. Cụ thể tại Công ty hiện có các loại chứng từ sau: Đối với nhóm chứng từ lao động tiền lương: Có 5 loại chứng từ bắt buộc, đó là: Bảng chấm công; Bảng thanh toán tiền lương; Bảng thanh toán tiền thưởng; Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH; Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH. Có 2 loại chứng từ hướng dẫn là: Phiếu báo làm thêm giờ; Hợp đồng giao khoán. Đối với nhóm chứng từ hàng tồn kho: Có 4 loại chứng từ bắt buộc là: Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Thẻ kho; Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Có 1 loại chứng từ hướng dẫn là Biên bản kiểm nghiệm. Đối với nhóm chứng từ bán hàng: Có 2 loại chứng từ bắt buộc là: Hoá đơn GTGT; Hoá đơn thu mua hàng. Đối với nhóm chứng từ tiền tệ: Có 4 loại chứng từ bắt buộc là: Phiếu thu; Phiếu chi; Giấy thanh toán tiền tạm ứng; Bảng kiểm kê quỹ. Có 2 loại chứng từ hướng dẫn là: Giấy đề nghị tạm ứng; Biên lai thu tiền. Đối với nhóm chứng từ TSCĐ: Có 3 loại chứng từ bắt buộc là: Biên bản giao nhận TSCĐ; Thẻ TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ. Có 2 loại chứng từ hướng dẫn là: Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành; Biên bản đánh giá lại TSCĐ. 1.1.5.2. Hệ thống TK kế toán Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT do Bộ Tài chính ban hành ngày 01/11/1995. Do Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho nên tại Công ty không có TK 611 – Mua hàng. Mặt khác, tại Công ty cũng không có hoạt động sản xuất, đồng thời Công ty không thuộc loại hình DN xây lắp nên trong hệ thống TK kế toán của Công ty cũng không có các TK sau: TK 155 – Thành phẩm TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công TK 627 – Chi phí sản xuất chung TK 631 – Giá thành sản xuất Hướng mở chi tiết các tài khoản tại Công ty như sau: - Đối với tài khoản công nợ: chi tiết theo đối tượng công nợ và theo khoản mục. - Đối với tài khoản doanh thu: chi tiết theo hoạt động. - Đối với tài khoản chi phí: chi tiết theo khoản mục. Hệ thống tài khoản của công ty (Phụ lục 1). 1.1.5.3. Hệ thống sổ kế toán Với hình thức Chứng từ ghi sổ thì ở Công ty có các loại sổ sau: Sổ Cái và các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trong mỗi phần hành kế toán Công ty mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết phù hợp với yêu cầu của từng phần hành. Một số loại sổ, thẻ kế toán chi tiết chủ yếu tại Công ty là: Với phần hành kế toán vốn bằng tiền, tiền vay có Sổ chi tiết tiền mặt, Sổ chi tiết tiền gửi, Sổ chi tiết tiền vay. Với phần hành kế toán TSCĐ có Sổ TSCĐ, thẻ TSCĐ. Với phần hành kế toán lương, các khoản trích theo lương và thanh toán với người lao động có Sổ chi tiết tài khoản 334, tài khoản 338, tài khoản 141. Với phần hành kế toán hàng tồn kho có Sổ chi tiết hàng hoá, Thẻ kho. Với phần hành kế toán phải trả người bán và phải thu khách hàng có Sổ chi tiết thanh toán với người bán (TK 331), Sổ chi tiết thanh toán với người mua (TK 131). Hiện tại Công ty đang áp dụng kế toán thủ công. Quy trình ghi sổ tại Công ty như sau: Từ chứng từ kế toán hàng ngày vào Sổ quỹ và các Sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng lập chứng từ ghi sổ từ các chứng từ gốc. Từ chứng từ ghi sổ ghi vào Sổ cái. Cuối tháng lập các Bảng tổng hợp chi tiết từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết, và đối chiếu với Sổ cái. Từ Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh, sau đó lập các Báo cáo tài chính. Có thể khái quát trình tự ghi sổ tại Công ty qua sơ đồ sau: Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 1.3: Quy trình ghi sổ kế toán tại Công ty 1.1.5.4. Hệ thống Báo cáo kế toán Thời điểm Công ty lập BCTC theo quý, năm. Hệ thống BCTC ở công ty bao gồm 4 loại: + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ + Thuyết minh báo cáo tài chính Sau khi lập BCTC, Công ty nộp cho các cơ quan sau: + Tổng công ty Lương thực Miền Bắc + Cục thuế Hà Nội + Sở Tài chính Hà Nội + Cục Thống kê thành phố Hà Nội + Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội Ngoài ra Công ty còn lập Báo cáo quản trị để cung cấp thêm thông tin cho quản lý và điều hành hoạt động nội bộ trong doanh nghiệp. Một số loại Báo cáo quản trị chủ yếu: Trong phần hành kế toán hàng hoá có: Báo cáo chi tiết bán hàng theo ngày hoặc theo kỳ; Báo cáo nhập mua hàng theo từng nhà cung cấp, thị trường, hợp đồng. Trong phần hành kế toán vốn bằng tiền có: Báo cáo chi tiết tiền mặt, tiền gửi NH theo ngày hoặc theo kỳ. Trong phần hành TSCĐ có: Báo cáo về nguyên giá, khấu hao và giá trị còn lại của TSCĐ theo bộ phận sử dụng; Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ theo kỳ. Trong phần hành kế toán công nợ (phải thu khách hàng, phải trả người bán) có: Báo cáo theo dõi công nợ theo từng hoá đơn mua, bán hàng; Báo cáo chi tiết công nợ của từng đối tượng. 1.2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY LƯƠNG THỰC CẤP I LƯƠNG YÊN 1.2.1. Đặc điểm hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Công ty Lương thực cấp I Lương Yên là một doanh nghiệp kinh doanh đa ngành đa nghề, do đó các mặt hàng tại Công ty rất đa dạng, bao gồm các nhóm sau: + Nhóm hàng lương thực, nông sản: gạo, thóc, tấm, sắn, khoai, ngô, lạc, cám, bột Gluten ngô. + Nhóm dịch vụ: thể thao, du lịch, nhà nghỉ, ăn uống, vận chuyển. + Nhóm hàng khác: xăng (A90 và A92), dầu điezen, dầu nhớt, thép các loại, inox, nhôm thỏi, sợi 100% polyester, thiết bị trường học, hàng thể thao. Đối với các mặt hàng lương thực và nông sản thì nguồn nhập chủ yếu từ thu mua trực tiếp các tổ chức kinh doanh trong nước. Sau khi thu mua hàng hoá từ các tổ chức kinh doanh trong nước, Công ty sẽ chuyển về kho, hoặc yêu cầu các tổ chức kinh doanh chuyển hàng đến địa điểm bán (trong hoạt động cung ứng gạo xuất khẩu cho Tổng công ty). Số tiền hàng mua sẽ được thanh toán trên cơ sở Hoá đơn GTGT và Hợp đồng kinh tế đã ký kết, có thể là trả trước (tạm ứng, đặt cọc), trả ngay sau khi nhận hàng hoặc trả chậm trong khoảng thời gian đã thoả thuận theo Hợp đồng. Ngoại trừ nhôm thỏi, thiết bị trường học, inox là nhập khẩu, các mặt hàng khác được mua trực tiếp trong nước. 1.2.2. Kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty 1.2.2.1. Các phương thức tiêu thụ hàng hoá và thủ tục chứng từ Trước khi tách bộ phận sản xuất mỳ thuộc Xí nghiệp sản xuất mỳ Nhân Chính chuyển về Tổng công ty thì tại Công ty có các phương thức bán hàng sau: + Bán hàng qua đại lý; + Bán buôn hàng hoá theo Hợp đồng (bán trong nước và cung ứng xuất khẩu); + Bán lẻ. + Xuất khẩu trực tiếp. Sau khi tách bộ phận sản xuất mỳ chuyển về Tổng công ty thì ở Công ty Lương thực cấp I Lương Yên không còn hoạt động sản xuất nữa. Do đó phương thức bán hàng tại Công ty cũng thay đổi. Hiện tại Công ty bán hàng theo các phương thức sau: + Bán hàng hoá theo Hợp đồng (tiêu thụ nội địa và cung ứng xuất khẩu); + Bán lẻ; + Xuất khẩu trực tiếp. Đối với phương thức bán hàng theo Hợp đồng, tuỳ theo là bán hàng cho các tổ chức kinh doanh trong nước hay cung ứng gạo xuất khẩu cho Tổng công ty mà cách thức tiến hành khác nhau. Nhưng cả hai hoạt động bán hàng này đều được thực hiện theo phương thức bán buôn. Với hoạt động cung ứng gạo xuất khẩu cho Tổng công ty thì sau khi ký Hợp đồng bán gạo với Tổng công ty, Công ty sẽ ký Hợp đồng mua gạo với các doanh nghiệp tư nhân hoặc các xí nghiệp tư doanh để thu mua đủ số lượng gạo theo yêu cầu của Tổng công ty. Công ty sẽ yêu cầu các DNTN hoặc các XNTD chuyển gạo đến địa điểm mà Tổng công ty yêu cầu. Sau khi lập Biên bản nghiệm thu xác định chất lượng và số lượng gạo có theo đúng yêu cầu như trong Hợp đồng không, Công ty sẽ thanh toán tiền hàng cho các DNTN, hoặc các XNTD. Sau đó, Tổng công ty và Công ty sẽ cùng lập Biên bản giao nhận để xác nhận về tổng khối lượng gạo đã giao cũng như chất lượng gạo. Căn cứ vào Biên bản giao nhận này kế toán hàng hoá của Công ty lập Hoá đơn GTGT (3 liên) và giao Liên 2 cho Tổng công ty. Thực chất ở đây là hình thức bán hàng vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Tuy hoạt động bán hàng này được thực hiện không qua kho, nhưng kế toán vẫn hạch toán qua kho (TK 156). Với hoạt động bán hàng cho các tổ chức kinh doanh thì được thực hiện theo hình thức bán buôn qua kho. Sau khi ký Hợp đồng kinh tế, Công ty sẽ xuất kho chuyển hàng đến địa điểm khách hàng yêu cầu. Hình thức thanh toán (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản), thời gian thanh toán và số tiền hàng phải thanh toán được thực hiện trên cơ sở Hoá đơn GTGT và các thoả thuận đã ký trong Hợp đồng kinh tế. Với hoạt động bán lẻ thì hiện nay tại văn phòng Công ty không có hoạt động này. Đối với bán lẻ mặt hàng gạo thì chỉ thực hiện ở Xí nghiệp kinh doanh lương thực nông sản Thanh Xuân. Hàng ngày kế toán tại Xí nghiệp sẽ lập Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ để làm căn cứ tính và kê khai thuế GTGT hàng tháng. Ngoài ra, Công ty còn có hoạt động bán lẻ xăng, dầu tại Trung tâm đại lý và kinh doanh xăng dầu. Với hoạt động xuất khẩu trực tiếp thì hiện tại Công ty chủ yếu xuất khẩu gạo, lạc, mỳ chính, cà pháo, bánh phở, cao su, … sang Đức, Cuba, IRắc, Inđônêxia, Trung Quốc, … Hoạt động này diễn ra không thường xuyên. 1.2.2.2. Tính giá mua của hàng hoá xuất bán Tại Công ty tính giá hàng hoá nhập kho theo công thức sau: Giá thực tế hàng hoá nhập kho Giá mua hàng hoá (Giá hoá đơn) Chi phí mua hàng Thuế nhập khẩu (nếu có) = + + - Chiết khấu thương mại, giảm giá được hưởng Sau đây sẽ là ví dụ minh hoạ: Ví dụ 1: Hoạt động cung ứng gạo xuất khẩu cho Tổng công ty Ngày 28/9/2005 Công ty ký Hợp đồng mua bán gạo xuất khẩu với Tổng công ty (Hợp đồng số 555/09/HĐMB). Theo Hợp đồng này, Công ty sẽ bán cho Tổng công ty 1000 tấn gạo 10% tấm đủ tiêu chuẩn xuất khẩu và theo mẫu của Tổng công ty đã ký với ALIMPORT - Cuba, đơn giá cả thuế GTGT 5% là 3950đ/kg. Tiền phí làm hàng và tiền bao bì đóng gạo do Công ty chịu. Để cung ứng đủ số lượng gạo theo Hợp đồng trên, Công ty đã ký Hợp đồng mua gạo với DNTN Đại Hưng (Hợp đồng số 01/10/HĐKT 2005 ngày 6/10/2005). Theo Hợp đồng này DNTN Đại Hưng sẽ bán cho Công ty 500 tấn gạo 10% tấm, đơn giá cả thuế GTGT 5% là 3900đ/kg. Đồng thời Công ty cũng ký Hợp đồng mua gạo với XNTD Phước Đạt (Hợp đồng số 02/10/HĐKT 2005 ngày 6/10/2005) để mua 500 tấn gạo 10% tấm với đơn giá cả thuế GTGT 5% là 3900đ/kg. Tiền phí làm hàng và tiền bao bì đóng gạo là do bên bán chịu. Tuy nhiên do Hợp đồng xuất khẩu gạo giữa Tổng công ty và ALIMPORT – Cuba không thực hiện được nên ngày 3/11/2005 Tổng công ty và Công ty đã ký Phụ lục hợp đồng (Số 01/555/2005/PLHĐ) để chuyển lượng 1000 tấn gạo 10% tấm xuất khẩu Cuba sang gạo 5% tấm xuất khẩu Algeria. Đơn giá cả thuế GTGT 5% là 4100 đ/kg. Do sự thay đổi trên, ngày 7/11/2005 Công ty đã ký Phụ lục hợp đồng (Số 01/PLHĐ) với DNTN Đại Hưng và XNTD Phước Đạt để chuyển gạo 10% tấm xuất khẩu sang gạo 5% tấm xuất khẩu. Đơn giá cả thuế GTGT 5% là 4050đ/kg. Căn cứ vào biên bản giao nhận, ngày 1/12/2005 XNTD Phước Đạt lập Hoá đơn GTGT số 0094211 RX/2005N và chuyển Liên 2 cho Công ty. (Xem Biểu 1.1). Căn cứ vào biên bản giao nhận, ngày 3/12/2005 DNTN Đại Hưng lập Hoá đơn GTGT số 0083710 MV/2005N và giao Liên 2 cho Công ty. (Xem Biểu 1.2). Như vậy, căn cứ vào các Hoá đơn GTGT trên ta có: giá mua chưa bao gồm VAT 5% của lô hàng cung ứng cho Tổng công ty là: 500000 * 4050/1,05 + 499650 * 4050/1,05 = 3 855 792 858 đ Ví dụ 2: Mua gạo tẻ miền Bắc để bán kinh doanh. Ngày 26/11/2005 Công ty ký Hợp đồng mua bán gạo số 562/11/HĐKT với Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư V&L. Theo hợp đồng này Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư V&L sẽ bán cho Công ty 250 tấn gạo tẻ miền Bắc. Đơn giá bao gồm cả tiền hàng, bao bì, vận chuyển và 5% VAT là 3696đ/kg. Vậy tổng giá trị Hợp đồng là 924 000 000đ. Ngày 30/11/2005 hàng về nhập kho (Phiếu nhập kho 03/11) (Xem Biểu 1.4). Ngày 30/11/2005 Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư V&L lập Hoá đơn giá trị gia tăng số 0029789 CC/2005B và chuyển Liên 2 cho Công ty (Xem Biểu 1.3). Theo Hoá đơn GTGT này ta có giá thực tế nhập kho của mặt hàng gạo tẻ miền Bắc là: 250000 * (3696/1,05) = 880 000 000đ 1.2.2.3. Kế toán giá vốn của hàng hoá tiêu thụ Tại công ty sử dụng phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền để tính giá hàng hoá xuất kho. Cuối mỗi quý kế toán hàng hoá sẽ tính đơn giá bình quân cho từng mặt hàng trong quý để từ đó xác định giá vốn hàng bán của từng mặt hàng. Công thức tính như sau: HOÁ ĐƠNGIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT-3LLRX/2005N 0094211 Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 1 tháng 12 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp tư doanh Phước Đạt Địa chỉ: Nhị Bình - Châu Thành - Tiền Giang Số tài khoản: Điện thoại Mã số: 12 0025274 3 1 Họ tên ngời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty Lương thực cấp I Lương Yên Địa chỉ: Số 3 Lãng Yên - Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số: 01 0010311 1 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 Gạo 5% tấm xuất khẩu Kg 499650 3857 1927221429 (Hợp đồng số 2/10/HĐKT ngày 6/10/2005) (Phụ lục hợp đồng số 01/PLHĐ ngày 7/11/2005) Cộng tiền hàng: 1927221429 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 96361071 Tổng cộng tiền thanh toán: 2023582500 Số tiền viết bằng chữ: Hai tỷ đồng lẻ hai ba triệu, năm trăm tám hai nghìn, năm trăm đồng chẵn. Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) Biểu 1.1 HOÁ ĐƠNGIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT-3LLMV/2005N 0083710 Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 3 tháng 12 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Doanh nghiệp tư nhân Đại Hng Địa chỉ: Bình Đức - Châu Thành - Tiền Giang Số tài khoản: Điện thoại Mã số: 12 002527 1 1 Họ tên ngời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty Lương thực cấp I Lương Yên Địa chỉ: Số 3 Lãng Yên - Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số: 01 0010311 1 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 Gạo 5% tấm xuất khẩu Kg 500000 3857 1928571429 (Hợp đồng số 1/10/HĐKT ngày 6/10/2005) (Phụ lục hợp đồng số 01/PLHĐ ngày 7/11/2005) Cộng tiền hàng: 1928571429 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 96428571 Tổng cộng tiền thanh toán: 2025000000 Số tiền viết bằng chữ: Hai tỷ lẻ hai nhăm triệu đồng chẵn. Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) Biểu 1.2 HOÁ ĐƠNGIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT-3LLCC/2005B 0029789 Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 30 tháng 11 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Cty CP Thương mại và đầu tư V&L Địa chỉ: 86 Hoà Mã, Hai Bà Trng, Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại Mã số: 01 0159410 2 Họ tên ngời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty Lương thực cấp I Lương Yên Địa chỉ: Số 3 Lãng Yên - Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số: 01 0010311 1 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 Gạo tẻ miền Bắc Kg 250000 3520 880000000 (Hợp đồng số 562/11/HĐKT ngày 26/11/2005) (Biên bản giao nhận số 01 ngày 30/11/2005) Cộng tiền hàng: 880000000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 44000000 Tổng cộng tiền thanh toán: 924000000 Số tiền viết bằng chữ: Chín trăm hai bốn triệu đồng chẵn. Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) Biểu 1.3 Đơn vị: ……… Mẫu số: 01-VT Địa chỉ: ……… Ban hành theo QĐ số: 1141/TC/QĐ-CĐKT ngày 01-11-1995 của Bộ Tài chính PHIẾU NHẬP KHO Ngày 30 tháng 11 năm 2005 Số: 03/11 Nợ: Có: - Họ tên ngời giao hàng: Cty CP Thơng mại và Đầu t V&L - Theo HĐơn CC05B Số 0029789 ngày 30 tháng 11 năm 2005 của: Cty V&L - Nhập tại kho: Công ty Lơng thực cấp I Lơng Yên STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật t (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lợng Đơngiá Thànhtiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Gạo tẻ miền Bắc Kg 250000 250000 3520 880000000 (Hợp đồng số 562/11/HĐKT ngày 26/11/2005) (Biên bản giao nhận số 01 ngày 30/11/2005) Cộng 250000 250000 880000000 Nhập ngày 30 tháng 11 năm 2005 Phụ trách cung tiêu(Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) Ngời giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 1.4 Giá thực tế hàng hoá A xuất kho = Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ của hàng hoá A X Số lượng hàng hoá A xuất bán trong kỳ Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ của hàng hoá A Giá thực tế hàng hoá A tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ = Số lượng hàng hoá A tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Hàng ngày, căn cứ vào Liên 2 Hoá đơn GTGT và Phiếu nhập kho kế toán hàng hoá sẽ ghi số lượng, đơn giá và thành tiền vào phần Nhập của Bảng kê nhập xuất tồn hàng hoá (mở cho từng loại hàng hoá). Căn cứ vào Liên 3 các Hoá đơn GTGT và Phiếu xuất kho, kế toán hàng hoá ghi số lượng hàng hoá xuất kho vào cột Số lượng của Phần xuất. Nếu xuất bán từ kho thì Phòng kinh doanh sẽ lập Phiếu xuất kho (Xem Biểu 1.6: Mẫu phiếu xuất kho). Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần. Sau đó nhân viên Phòng kinh doanh sẽ cầm Liên 2 và Liên 3 xuống kho xin lĩnh hàng. Thủ kho ghi số lượng vào cột thực xuất và cùng người nhận ký tên vào Phiếu xuất kho. Sau khi ghi Thẻ kho thủ kho chuyển Liên 2 cho kế toán hàng hoá. Trình tự luân chuyển phiếu xuất kho tại Công ty được khái quát qua sơ đồ sau: Bộ phận xuất hàng (Phòng kinh doanh) Phiếu xuất kho Thủ kho Ghi số lượng thực xuất vào Phiếu xuất kho; ghi vào Thẻ kho Kế toán hàng hoá Sổ chi tiết hàng hoá, Bảng kê nhập xuất tồn Bảo quản, lưu trữ Sơ đồ 1.4: Trình tự luân chuyển Phiếu xuất kho tại Công ty Đến cuối Quý sau khi tính được giá đơn vị bình quân của từng mặt hàng kế toán hàng hoá sẽ điền giá trị vào cột Thành tiền của phần Xuất Bảng kê nhập xuất tồn, rồi tính ra giá trị hàng hoá tồn kho cuối Quý. Đồng thời kế toán hàng hoá cũng ghi Đơn giá vào cột 3 của Phiếu xuất kho, và tính ra Thành tiền. Do đặc trưng của hoạt động cung ứng gạo xuất khẩu cho Tổng công ty nên đối với các mặt hàng gạo cung ứng xuất khẩu cho Tổng công ty sẽ không có số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ. Và giá vốn của các lô hàng cung ứng cho Tổng công ty chính là giá mua của các lô hàng đó. Vậy, ta có giá vốn của nghiệp vụ cung ứng gạo 5% tấm xuất khẩu cho Tổng công ty (Ví dụ 1) là: 999650 * 3857,143 = 3 855 792 857đ Sau khi xác định được GVHB của mặt hàng gạo tẻ 5% tấm xuất khẩu, kế toán hàng hoá sẽ vào Sổ chi tiết GVHB (Đối tượng: Gạo tẻ 5% tấm xuất khẩu) Biểu 1.5: Sổ Chi tiết GVHB (Đối tượng: Gạo tẻ 5% tấm XK) SỔ CHI TIẾT Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Đối tượng: Gạo tẻ 5% tấm XK Quý 4 năm 2005 Đơn vị tính: Việt Nam đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có LY05B 0013892 6/12/2005 Cung ứng XK cho Tổng Cty 156 3 855 792 857 Cộng: 3 855 792 857 Giá đơn vị bình quân quý 4/2005 của mặt hàng gạo tẻ miền Bắc là (Ví dụ 2) là: 380100000 + 880000000 105000 + 250000 = 3549,577 đ/kg Vậy giá vốn của lô hàng gạo tẻ miền Bắc xuất kho ngày 11/12/2005 (Phiếu xuất kho 02/12 ngày 11/12/2005) là: 200 000 * 3549,577 = 709 915 493 đ Trị giá tồn kho cuối Quý 4 của mặt hàng gạo tẻ miền Bắc là: 10 000 * 3549,577 = 35495775 đ Cuối Quý sau khi xác định được giá vốn của từng lô hàng xuất bán, kế toán hàng hoá sẽ vào Sổ chi tiết giá vốn hàng bán. Biểu 1.9: Sổ chi tiết GVHB (Đối tượng: Gạo tẻ miền Bắc) SỔ CHI TIẾT Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Đối tượng: Gạo tẻ miền Bắc Quý 4 năm 2005 Đơn vị tính: Việt Nam đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có … PXK 02/12 11/12/2005 Xuất bán 156 709 915 493 … Cộng: 1 224 604 225 Cuối Quý, căn cứ vào số lượng hàng hoá đã bán trên Hoá đơn GTGT bán hàng và giá đơn vị bình quân của từng loại hàng hoá, kế toán hàng hoá lập chứng từ ghi sổ cho số hàng hoá tiêu thụ rồi chuyển chứng từ ghi sổ cho kế toán tổng hợp. Đơn vị: ……… Mẫu số: 02-VT Địa chỉ: ……… Ban hành theo QĐ số: 1141/TC/QĐ-CĐKT ngày 01-11-1995 của Bộ Tài chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày 11 tháng 12 năm 2005 Số: 02/12 Nợ: Có: - Họ tên ngời nhận hàng: Cty TNHH Đức Hiếu - Lý do xuất kho: Xuất bán theo Hợp đồng số 564/12/HĐKT ngày 10/12/2005 - Xuất tại kho: Công ty Lương thực cấp I Lương Yên STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơngiá Thànhtiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Gạo tẻ miền Bắc Kg 200000 200000 3549.577 709915493 Cộng 200000 200000 709915493 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 1.6 THẺ KHO Quý 4 năm 2005 - Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Gạo tẻ miền Bắc - Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ: 105000 … PNK 03/11 30/11/2005 Mua nhập kho 30/11/2005 250000 355000 PXK 02/12 11/12/2005 Xuất bán 11/12/2005 200000 155000 … Cộng: 250000 345000 Tồn cuối kỳ: 10000 Biểu 1.7 BẢNG KÊ NHẬP XUẤT TỒN HÀNG HOÁ Đối tượng: Gạo tẻ miền Bắc Quý 4 năm 2005 Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn SH NT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn đầu kỳ: 105000 380100000 … PNK 03/11 30/11/2005 Mua gạo nhập kho 250000 3520 880000000 PXK02/12 11/12/2005 Xuất bán 200000 3549.577 709915493 … Cộng 250000 880000000 345000 1224604225 10000 35495775 Biểu 1.8 Biểu 1.10: Chứng từ ghi sổ GVHB quý 4/2005 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có … … Cung ứng gạo 5% XK cho Tổng Cty. 632 156 3 855 792 857 Xuất bán gạo tẻ miền Bắc ngày 11/12/2005 632 156 709 915 493 … … Cộng: 16 444 625 329 Sau khi nhận được chứng từ ghi sổ do kế toán hàng hoá chuyển sang, kế toán tổng hợp sẽ vào Sổ cái TK 632. Biểu 1.11: Sổ Cái TK 632 quý 4/2005 SỔ CÁI Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Quý 4 năm 2005 Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có 31/12/2005 Chứng từ ghi sổ GVHB Quý 4 năm 2005 156 16444625329 Kết chuyển GVHB quý 4/2005 9111 16444625329 Cộng: 16444625329 16444625329 1.2.2.4. Kế toán doanh thu bán hàng Để theo dõi các khoản doanh thu bán hàng Công ty sử dụng TK 511. Tài khoản này được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2: TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá TK 5112: Doanh thu từ hoạt động cho thuê kho, bến bãi TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ khác Căn cứ để ghi sổ tài khoản 511 là các Hoá đơn GTGT (Liên 3). Theo ví dụ 1 về hoạt động cung ứng gạo 5% tấm xuất khẩu cho Tổng công ty ở trên, sau khi giao hàng đúng như các thoả thuận trong Hợp đồng, ngày 6/12/2005 kế toán hàng hoá của Công ty lập Hoá đơn GTGT (Số 0013892 LY2005B) và chuyển Liên 2 cho Tổng công ty. (Xem Biểu 1.12) Theo ví dụ 2: Ngày 12/12/2005 căn cứ vào Biên bản giao nhận hàng thực tế, kế toán hàng hoá của Công ty lập Hoá đơn GTGT số 0013895 LY/2005B và chuyển Liên 2 cho Công ty TNHH Đức Hiếu. (Xem Biểu 1.13) HOÁ ĐƠNGIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT-3LLLY/2005B  0013892 Liên 3 (Nội bộ) Ngày 6 tháng 12 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Công ty Lương thực cấp I Lương Yên Địa chỉ: Số 3 Lãng Yên - Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại Mã số: 01 0010311 1 1 Họ tên ngời mua hàng: Tên đơn vị: Tổng công ty Lương thực miền Bắc Địa chỉ: Số 6 Ngô Quyền - Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số: 01 0010260 8 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 Gạo tẻ 5% tấm xuất khẩu Kg 999650 3904.76 3903395238 Algeria. (Hợp đồng mua bán gạo xuất khẩu số 555/09/HĐMB ngày 28/9/2005) (Phụ lục hợp đồng số 01/555/2005/PLHĐ ngày 3/11/2005) Cộng tiền hàng: 3903395238 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 195169762 Tổng cộng tiền thanh toán: 4098565000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn tỷ lẻ chín tám triệu, năm trăm sáu lăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Ngời bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) Biểu 1.12 HOÁ ĐƠNGIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT-3LLLY/2005B  0013895 Liên 3 (Nội bộ) Ngày 12 tháng 12 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Công ty Lương thực cấp I Lương Yên Địa chỉ: Số 3 Lãng Yên - Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại Mã số: 01 0010311 1 1 Họ tên ngời mua hàng: Tên đơn vị: Cty TNHH Đức Hiếu Địa chỉ: Trương Yên, Chương Mỹ, Hà Tây Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số: 05 0044201 3 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 Gạo tẻ miền Bắc Kg 200000 3700 740000000 (Hợp đồng mua bán gạo số 564/12/HĐKT ngày 10/12/2005) (Biên bản giao nhận số 01/564 ngày 12/12/2005) Cộng tiền hàng: 740000000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 37000000 Tổng cộng tiền thanh toán: 777000000 Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm bảy bảy triệu đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) Biểu 1.13Hàng ngày, kế toán hàng hoá căn cứ vào các Hoá đơn GTGT để vào Sổ chi tiết bán hàng. Biểu 1.14: Sổ chi tiết bán hàng (Gạo tẻ 5% tấm ) SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tên hàng hoá: Gạo tẻ 5% tấm Quý 4 năm 2005 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu SH NT Số lượng Đơn giá TT LY2005B 0013892 6/12/2005 Cung ứng XK cho Tổng Cty 131 999650 3904.76 3903395238 Cộng PS: 3903395238 Biểu 1.15: Sổ chi tiết bán hàng (Gạo tẻ miền Bắc) SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tên hàng hoá: Gạo tẻ miền Bắc Quý 4 năm 2005 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu SH NT Số lượng Đơn giá TT LY2005B 0013895 12/12/2005 Xuất bán theo Hợp đồng 564/12/HĐKT 10/12/2005 131 200000 3700 740000000 … Cộng PS: 1278675000 Cuối mỗi tháng, căn cứ vào Liên 3 các Hoá đơn GTGT, kế toán hàng hoá lập chứng từ ghi sổ rồi chuyển cho kế toán tổng hợp. Biểu 1.16: Chứng từ ghi sổ doanh thu bán hàng hoá tháng 12/2005 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có … … Cung ứng gạo 5% tấm XK cho Tổng Cty. 131 5111 3 903 395 238 Xuất bán gạo tẻ miền Bắc 131 5111 740 000 000 … … Cộng: 10199266737 Căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp vào Sổ cái TK 511. Biểu 1.17: Sổ Cái TK 511 quý 4/2005 SỔ CÁI TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Quý 4 năm 2005 Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có … … 31/12/2005 Chứng từ ghi sổ xuất bán hàng hoá T12/2005 131 10199266737 Kết chuyển DT BH quý 4/2005 9111 17597775205 Cộng: 17597775205 17597775205 Cuối mỗi tháng, căn cứ vào các Hoá đơn GTGT, kế toán thuế sẽ lập Bảng kê Hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra để làm cơ sở lập Tờ khai thuế GTGT. Mỗi loại thuế suất sẽ được kê khai riêng trên 1 Bảng kê Hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra. (Xem Biểu 1.18: Bảng kê Hoá đơn hàng hoá, dịch vụ bán ra tháng 12/2005 và Biểu 1.19: Tờ khai thuế GTGT tháng 12/2005) BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ BÁN RA (Kèm theo Tờ khai thuế GTGT) (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế kê khai hàng tháng) Tháng 12 năm 2005 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Lương thực cấp I Lương Yên Địa chỉ: Số 3 Lãng Yên, Hai Bà Trng, Hà Nội. Mã số: 01 0010311 1 1 Hoá đơn, chứng từ bán Tên người mua Mã số thuếngười mua Mặt hàng Doanh số bán chưa thuế Thuế suất Thuế GTGT Ghi chú Ký hiệu Hoá đơn Số Hoá đơn Ngày tháng năm phát hành 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 … LY05B 0013892 6/12/2005 Tổng Cty Lương thực miền Bắc 1001026081 Gạo tẻ 5% tấm 3903395238 5% 195169762 … LY05B 0013895 12/12/2005 Cty TNHH Đức Hiếu 500442013 Gạo tẻmiền Bắc 740000000 5% 37000000 … Cộng: 10199266737 509963336.85 Biểu 1.18 TỜ KHAI THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG (GTGT) Ngày nộp tờ khai(Do cơ quan thuế ghi)..……/…..…./………... [01] Kỳ kê khai: Tháng 12 năm 2005 [02] Mã số thuế: 01 0010311 1 1 [03] Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Lơng thực cấp I Lơng Yên [04] Địa chỉ trụ sở: Số 3 Lãng Yên Hà Nội [05] Quận/Huyện: Hai Bà Trng [06] Tỉnh/Thành phố: Hà Nội [07] Điện thoại: [08] Fax: [09] E-mail: Đơn vị tính: đồng Việt Nam STT Chỉ tiêu Giá trị hàng hoá, DV (cha có thuế GTGT) Thuế GTGT A Không phát sinh hoạt động mua bán (đánh dấu x) [10] B Thuế GTGT còn đợc khấu trừ kỳ trớc chuyển sang [11] 39757500 C Kê khai thuế GTGT phải nộp Ngân sách Nhà nớc I Hàng hoá dịch vụ (HHDV) mua vào 1 Hàng hoá dịch vụ (HHDV) mua vào trong kỳ:([12] = [14] + [16]; [13] = [15] + [17]) [12] 4715792840 [13] 235789642 a Hàng hoá mua vào trong nớc [14] 4715792840 [15] 235789642 b Hàng hoá, dịch vụ nhập khẩu [16] [17] 2 Điều chỉnh thuế GTGT của HHDV mua vào các kỳ trớc a Điều chỉnh tăng [18] [19] b Điều chỉnh giảm [20] [21] 3 Tổng số thuế GTGT của HHDV mua vào ([22] = [13]+[19]-[21]) [22] 235789642 4 Tổng số tthuế GTGT đợc khấu trừ kỳ này [23] 235789642 II Hàng hoá, dịch vụ bán ra 1 Hàng hoá dịch vụ bán ra trong kỳ([24] = [26] + [27]; [25] = [28]) [24] 10199266737 [25] 509963336,85 1.1 HHDV bán ra không chịu thuế GTGT [26] 1.2 HHDV bán ra chịu thuế GTGT:([27]=[29]+[30]+[32]; [28]=[31]+[33]) [27] 10199266737 [28] 509963336,85 a HHDV bán ra chịu thuế suất 0% [29] b HHDV bán ra chịu thuế suất 5% [30] 10199266737 [31] 509963336,85 c HHDV bán ra chịu thuế suất 10% [32] [33] 2 Điều chỉnh thuế GTGT của HHDV bán ra các kỳ trớc a Điều chỉnh tăng [34] [35] b Điều chỉnh giảm [36] [37] 3 Tổng doanh thu và thuế GTGT của HHDV bán ra:([38]=[24]+[34]-[36]; [39]=[25]+[35]-[37]) [38] 10199266737 [39] 509963336.85 III Xác định nghĩa vụ thuế GTGT phải nộp trong kỳ: 1 Thuế GTGT phải nộp trong kỳ ([40]=[39]-[23]-[11]) [40] 234416194.9 2 Thuế GTGT cha đợc khấu trừ hết kỳ này ([41]=[39]-[23]-[11]) [41] 2.1 Thuế GTGT đề nghị hoàn kỳ này [42] 2.2 Thuế GTGT còn đợc khấu trừ chuyển kỳ sau ([43]=[41]-[42]) [43] Tôi cam đoan số liệu kê khai trên là đúng sự thật và tự chịu trách nhiệm trớc pháp luật về những số liệu đã kê khai … , ngày … tháng … năm … Đ ại diện theo pháp luật của cơ sở kinh doanh (Ký tên, đóng dấu) Biểu 1.19 1.2.2.5. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Do đặc điểm của hoạt động bán hàng tại Công ty Lương thực cấp I Lương Yên là: sau khi đại diện bên mua và bên bán lập Biên bản giao nhận để xác định số lượng hàng hoá đã giao cũng như chất lượng của hàng hoá thì kế toán hàng hoá tại Công ty mới lập Hoá đơn GTGT. Số lượng và đơn giá ghi trên Hoá đơn được căn cứ vào Biên bản giao nhận. Vì thế tại Công ty không có các khoản giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Mặt khác, Công ty chủ yếu bán buôn theo lô với khối lượng lớn và giá bán là theo thoả thuận giữa hai bên (bên mua và bên bán) nên tại Công ty cũng không có khoản Chiết khấu thương mại. 1.2.2.6. Kế toán thanh toán với khách hàng Tại Công ty thì hình thức thanh toán cũng như thời gian thanh toán được các bên thoả thuận và ghi vào Hợp đồng kinh tế. Với các khách hàng thường xuyên (các khách hàng có quan hệ buôn bán lâu năm với Công ty) thì Công ty có thể cho phép thanh toán chậm (thường là sau 30 ngày kể từ ngày Công ty hoàn tất việc giao hàng). Với các khách hàng không thường xuyên hoặc các khách hàng vãng lai thì Công ty thường yêu cầu đặt trước một phần tiền hàng(khoảng 5% đến 10% giá trị Hợp đồng), phần còn lại sẽ được thanh toán dứt điểm ngay hoặc sau 5 ngày kể từ ngày Công ty hoàn tất việc giao hàng. Với hoạt động cung ứng gạo xuất khẩu cho Tổng công ty thì phương thức thanh toán được hai bên thoả thuận như sau: Sau khi bên A (Công ty Lương thực cấp I Lương Yên) giao hàng xuống lòng tàu, có xác nhận của tổ điều hành xuất khẩu của bên B (Tổng công ty Lương thực miền Bắc), bên A phát hành Hoá đơn bán hàng (mỗi Hoá đơn có khối lượng hàng từ 300 tấn trở lên) để bên B thanh toán cho bên A 90% - 98% tiền bán gạo trong thời gian từ 3 – 5 ngày. Kết thúc giao hàng, khi thanh lý Hợp đồng, trừ tiền phí làm hàng và các chi phí khác (nếu có), số còn lại hai bên thanh toán dứt điểm. Tại Công ty cũng có quy định đối với các khách hàng không thanh toán đúng hạn. Các khách hàng không thanh toán đúng hạn sẽ phải chịu mức lãi suất tiền chậm trả 0,85%, và cũng không được thanh toán chậm quá 15 ngày kể từ ngày hết hạn thanh toán. Hiện tại ở Công ty các khoản phải thu khách hàng được quản lý rất chặt chẽ, công tác thu nợ cũng diễn ra rất tốt nên Công ty không phải lập khoản Dự phòng phải thu khó đòi. Để thuận lợi cho việc theo dõi và quản lý các khoản phải thu, Công ty đã mở Sổ chi tiết cho từng khách hàng. Hàng ngày kế toán hàng hoá căn cứ vào Hoá đơn GTGT, Lệnh chuyển Có, Phiếu thu để vào Sổ chi tiết thanh toán với người mua. Theo ví dụ 1 về cung ứng gạo 5% tấm xuất khẩu cho Tổng công ty, dựa vào Hoá đơn GTGT bán hàng số 0013892 LY2005B ngày 6/12/2005, kế toán hàng hoá vào Sổ chi tiết thanh toán với người mua, đối tượng là Tổng công ty Lương thực miền Bắc. Đối với khoản phí làm hàng, Tổng công ty chi hộ cho Công ty, sau đó ngày 5/12/2005 Tổng công ty phát hành Hoá đơn GTGT số 0094771 BM2005B và chuyển Liên 2 cho Công ty. Khoản phí này sẽ được bù trừ vào khoản phải thanh toán của Tổng công ty. Ngày 11/12/2005, Tổng công ty thanh toán cho Công ty 95% tiền hàng bằng chuyển khoản. Ngày 12/12/2005 hai bên lập Biên bản thanh lý Hợp đồng, bù trừ khoản phí làm hàng, Tổng công ty còn trả Công ty 164942250đ. Khoản tiền này được Tổng công ty thanh toán nốt vào ngày 13/12/2005 bằng chuyển khoản (Lệnh chuyển Có ngày 13/12/2005) Dựa vào các chứng từ trên, kế toán hàng hoá vào Sổ chi tiết thanh toán với người mua, chi tiết cho Tổng công ty Lương thực miền Bắc như sau: HOÁ ĐƠNGIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT-3LLBM/2005B  0094771 Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 5 tháng12 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Tổng công ty Lương thực miền Bắc Địa chỉ: Số 6 Ngô Quyền - Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại Mã số: 01 0010260 8 1 Họ tên ngời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty Lương thực cấp I Lương Yên Địa chỉ: Số 3 Lãng Yên - Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số: 01 0010311 1 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 Phí làm hàng gạo XK Algeria Kg 999650 36.36 36350909 Tàu VINASHIN STAR (Hợp đồng mua bán gạo xuất khẩu số 555/09/HĐMB ngày 28/9/2005) (Phụ lục 01/555/2005/PLHĐ ngày 3/11/2005) Cộng tiền hàng: 36350909 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3635091 Tổng cộng tiền thanh toán: 39986000 Số tiền viết bằng chữ: Ba chín triệu, chín trăm tám sáu nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) Biểu 1.20 THANH TOÁN ĐIỆN TỬ LIÊN NGÂN HÀNG Mã KS: NKHK 1021 LỆNH CHUYỂN CÓ Số bút toán: 000050 Loại giao dịch: Giá trị cao Ngày, Giờ lập: 11/12/2005 - 14:16:12 Số hiệu giao dịch: 06100206 Ngày, Giờ nhận: 11/12/2005 - 14:32:02 Ngân hàng gửi: Ngân hàng ngoại thương Việt Nam Mã NH: 10203021 TK Nợ: Ngân hàng nhận: Ngân hàng No và PTNT Chi nhánh Hà Nội Mã NH: 10204035 TK Có: Ngời phát lệnh: Tổng công ty Lương thực miền Bắc Địa chỉ/Số CMND: Tài khoản: 00018000014647D Tại NH: 10203021 - NH Ngoại thơng Việt Nam Ngời nhận lệnh: Công ty Lương thực cấp I Lương Yên Địa chỉ/Số CMND: Tài khoản: 431101000005 Tại NH: 10204035 - NH No & PTNT Chi nhánh Hà Nội Nội dung: Thanh toán 95% tiền gạo XK Algeria theo HĐ555/09/HĐMB ngày 28/9/2005 Số tiền bằng số: 3 893 636 750 Số tiền bằng chữ: (Ba tỷ tám trăm chín ba triệu sáu trăm ba sáu nghìn bảy trăm năm mươi đồng) KẾ TOÁN KIỂM SOÁT CHỦ TÀI KHOẢN Biểu 1.21 Biểu 1.22: Sổ chi tiết thanh toán với người mua quý 4/2005 SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng Đối tượng: Tổng công ty Lương thực miền Bắc Quý 4 năm 2005 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ: 1975000000 … BM05B 0094771 5/12/ 2005 Bù trừ phí làm hàng gạo XK 6417 133 36350909 3635091 LY05B 0013892 6/12/ 2005 Cung ứng gạo 5% tấm XK 5111 33311 3903395238 195169762 Lệnh chuyển Có 11/12/ 2005 Trả 95% tiền gạo XK Algeria 112 3893636750 Lệnh chuyển Có 13/12/ 2005 Thanh toán nốt tiền gạo XK Algeria 112 164942250 … Cộng PS: 9206763500 11181763500 Số dư cuối kỳ: 0 Tương tự, theo ví dụ 2, hàng ngày kế toán hàng hoá cũng vào Sổ chi tiết thanh toán với người mua, đối tượng là Công ty TNHH Đức Hiếu. Biểu 1.23: Sổ chi tiết thanh toán với người mua quý 4/2005 SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng Đối tượng: Công ty TNHH Đức Hiếu Quý 4 năm 2005 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ: 2627560260 … LY05B 0013895 12/12/ 2005 Mua gạo tẻ miền Bắc 5111 33311 740 000 000 37 000 000 … Cộng PS: 3126875273 3912340876 Số dư cuối kỳ: 1842094657 Cuối mỗi quý căn cứ vào các Sổ chi tiết thanh toán với người mua, kế toán hàng hoá sẽ lập Bảng tổng hợp chi tiết TK 131. Biểu 1.24: Bảng tổng hợp chi tiết TK 131 quý 4/2005 BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TK 131 Quý 4/2005 Khách hàng Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có TCT Lương thực miền Bắc 1975000000 9206763500 11181763500 0 Công ty TNHH Đức Hiếu 2627560260 3126875273 3912340876 1842094657 … Cộng: 9857680781 18587389319 22918786129 5526283971 Cuối tháng, căn cứ vào các Hoá đơn GTGT kế toán hàng hoá sẽ lập chứng từ ghi sổ, rồi chuyển chứng từ ghi sổ cho kế toán tổng hợp. Biểu 1.25: Chứng từ ghi sổ DT bán hàng hoá tháng 12/2005 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có … … Cung ứng gạo 5% tấm XK cho Tổng Cty. 131 5111 3 903 395 238 Bán gạo tẻ miền Bắc cho Cty TNHH Đức Hiếu 131 5111 740 000 000 … … Cộng: 10 199 266 737 Biẻu 1.26: Chứng từ ghi sổ VAT đầu ra tháng 12/2005 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có … … VAT đầu ra của HĐ LY05B 0013892 131 33311 195 169 762 … … VAT đầu ra của HĐ LY05B 0013895 131 33311 37 000 000 … … Cộng: 509 963 336.85 Nhận được chứng từ ghi sổ do kế toán hàng hoá chuyển sang, kế toán tổng hợp sẽ vào Sổ cái TK 131. Biểu 1.27: Sổ Cái TK 131 quý 4/2005 SỔ CÁI TK 131 – Phải thu khách hàng Quý 4 năm 2005 Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có SDĐK: 9857680781 … … 31/12/ 2005 DTBH tháng 12/2005 5111 10199266737 31/12/ 2005 VAT đầu ra tháng 12/2005 33311 509963336.85 Cộng PS: SDCK: 18587389319 5526283971 22918786129 1.2.3. Kế toán chi phí lưu thông và chi phí quản lý doanh nghiệp 1.2.3.1. Kế toán chi phí mua hàng Chi phí mua hàng bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp, bao bì. Bên mua và bên bán sẽ thoả thuận trong Hợp đồng kinh tế là bên nào chịu khoản chi phí này. Nếu Công ty phải chịu khoản chi phí này thì Công ty sẽ hạch toán luôn vào giá mua của lô hàng hoá đó. Nếu Công ty không phải chịu khoản chi phí này thì sau khi hoàn thành việc làm hàng, Công ty sẽ phát hành Hoá đơn GTGT cho bên bán để bên bán thanh toán tiền phí làm hàng và tiền bao bì cho Công ty. Hình thức thanh toán có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Theo ví dụ 1 về hoạt động mua gạo để cung ứng cho Tổng công ty ở trên, chi phí làm hàng và bao bì là do bên bán chịu. Vì thế ngày 1/12/2005 Công ty đã phát hành Hoá đơn GTGT có ký hiệu LY2005B số 0013885 và 0013886 để chuyển Liên 2 cho XNTD Phước Đạt; ngày 3/12/2005 Công ty phát hành Hoá đơn GTGT có ký hiệu LY2005B số 0013888 và 0013889 và HOÁ ĐƠNGIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT-3LLLY/2005B 0013885 Liên 3: Nội bộ Ngày 1 tháng 12 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Công ty Lương thực cấp I Lương Yên Địa chỉ: Số 3 Lãng Yên - Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại Mã số: 01 0010311 1 1 Họ tên người mua hàng: Xí nghiệp tư doanh Phước Đạt Tên đơn vị: Địa chỉ: Nhị Bình - Châu Thành - Tiền Giang Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số: 12 0025274 3 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 Tiền phí làm hàng Kg 499650 36.36 18169091 (Hợp đồng số 02/10/HĐKT ngày 6/10/2005) Cộng tiền hàng: 18169091 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1816909 Tổng cộng tiền thanh toán: 19986000 Số tiền viết bằng chữ: Mười chín triệu, chín trăm tám sáu nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) HOÁ ĐƠNGIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT-3LLLY/2005B 0013886 Liên 3: Nội bộ Ngày 1 tháng 12 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Công ty Lương thực cấp I Lương Yên Địa chỉ: Số 3 Lãng Yên - Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại Mã số: 01 0010311 1 1 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Xí nghiệp tư doanh Phớc Đạt Địa chỉ: Nhị Bình - Châu Thành - Tiền Giang Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số: 12 0025274 3 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 Tiền bao bì gạo xuất khẩu c 10050 2864 28779545 (Hợp đồng số 02/10/HĐKT ngày 6/10/2005) Cộng tiền hàng: 28779545 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2877955 Tổng cộng tiền thanh toán: 31657500 Số tiền viết bằng chữ: Ba mốt triệu, sáu trăm năm bảy nghìn, năm trăm đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) HOÁ ĐƠNGIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT-3LLLY/2005B 0013888 Liên 3: Nội bộ Ngày 3 tháng 12 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Công ty Lương thực cấp I Lương Yên Địa chỉ: Số 3 Lãng Yên - Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại Mã số: 01 0010311 1 1 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: DN tư nhân Đại Hng Địa chỉ: Bình Đức - Châu Thành - Tiền Giang Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số: 12 002527 1 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 Tiền phí làm hàng Kg 500000 36.36 18181818 (Hợp đồng số 1/10/HĐKT ngày 6/10/2005) Cộng tiền hàng: 18181818 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1818182 Tổng cộng tiền thanh toán: 20000000 Số tiền viết bằng chữ: Hai mơi triệu đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) HOÁ ĐƠNGIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT-3LLLY/2005B 0013889 Liên 3: Nội bộ Ngày 3 tháng 12 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Công ty Lương thực cấp I Lương Yên Địa chỉ: Số 3 Lãng Yên - Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại Mã số: 01 0010311 1 1 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: DN tư nhân Đại Hng Địa chỉ: Bình Đức - Châu Thành - Tiền Giang Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số: 12 002527 1 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 Tiền bao bì gạo xuất khẩu c 10050 2863.64 28779545 (Hợp đồng số 1/10/HĐKT ngày 6/10/2005) Cộng tiền hàng: 28779545 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2877955 Tổng cộng tiền thanh toán: 31657500 Số tiền viết bằng chữ: Ba mốt triệu, sáu trăm năm bảy nghìn, năm trăm đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) chuyển Liên 2 cho DNTN Đại Hưng. Hình thức thanh toán bằng chuyển khoản. 1.2.3.2. Kế toán chi phí bán hàng Các khoản chi phí bán hàng tại Công ty gồm: chi phí vận chuyển, chi phí bốc xếp hàng hoá, tiền bao bì đóng gạo và chi phí quảng cáo. Để hạch toán khoản chi phí này Công ty sử dụng TK 641 – Chi phí bán hàng. TK này có một TK cấp hai là: TK 6417 – Dịch vụ mua ngoài. Riêng đối với khoản chi phí quảng cáo Công ty lại sử dụng TK 6428 (Chi tiết 64282) để hạch toán. Căn cứ để hạch toán khoản chi phí này là Hoá đơn GTGT, Phiếu chi, Uỷ nhiệm chi, Giấy báo Nợ của Ngân hàng. Theo ví dụ 1 về hoạt động cung ứng gạo 5% tấm xuất khẩu cho Tổng công ty ở trên, chi phí bán hàng ở đây là tiền phí làm hàng. Tiền phí làm hàng được Tổng công ty chi hộ, sau đó sẽ bù trừ với số tiền phải thanh toán của Tổng công ty. Cuối tháng căn cứ vào Liên 2 các Hoá đơn GTGT về phí làm hàng, tiền bao bì, phí vận chuyển bốc xếp, kế toán hàng hoá lập chứng từ ghi sổ, sau đó chuyển chứng từ ghi sổ cho kế toán tổng hợp. Biểu 1.28: Chứng từ ghi sổ bù trừ CPBH tháng 12/2005 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có … … Bù trừ phí làm hàng gạo 5% tấm XK cho Tổng Cty. 641 131 36 350 909 … … Cộng: 76 643 982 Từ chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp sẽ vào Sổ cái TK 641 Biểu 1.29: Sổ Cái TK 641 quý 4/2005 SỔ CÁI TK 641 – Chi phí bán hàng Quý 4 năm 2005 Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có … … 31/12/2005 Bù trừ phí làm hàng 131 76643982 … Kết chuyển CPBH Quý 4/2005 9111 154125952 Cộng PS: 354574546 354574546 1.2.3.3. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty bao gồm: + Lương và tiền ăn trưa của nhân viên quản lý; + Các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý; + Vật liệu, đồ dùng văn phòng; + Chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa TSCĐ dùng cho quản lý; + Thuế, phí, lệ phí; + Chi phí xăng xe, cầu đường, công tác phí; + Dịch vụ mua ngoài: điện sáng, điện thoại, nước sinh hoạt; + Chi phí hội họp, tiếp khách, quảng cáo; + Chi phí bằng tiền khác. Đối với các khoản chi phí phát sinh theo tháng như chi phí về lương, tiền ăn của nhân viên quản lý, chi phí điện sáng, điện thoại, nước sinh hoạt, chi phí khấu hao TSCĐ, … sẽ được hạch toán ngay vào tháng phát sinh. Đối với các khoản chi phí lớn liên quan đến nhiều kỳ kế toán (như thuế môn bài, thuế đất, chi phí sửa chữa TSCĐ, …) thì sẽ tiến hành phân bổ. Việc phân bổ do kế toán tổng hợp thực hiện. Để hạch toán các khoản chi phí này, Công ty sử dụng TK 642 (Chi tiết theo từng khoản mục chi phí). Các chứng từ sử dụng để làm cơ sở cho việc hạch toán gồm: Hoá đơn GTGT (tiền điện, tiền nước, điện thoại), Phiếu chi, Giấy báo Nợ của Ngân hàng, Uỷ nhiệm thu, Hợp đồng sửa chữa TSCĐ, Hợp đồng quảng cáo, tem vé đặc thù (khi đi công tác), Bảng thanh toán tiền lương, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Việc theo dõi và hạch toán khoản chi phí quản lý doanh nghiệp là do kế toán thanh toán đảm nhiệm. Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ, sau khi kiểm tra chứng từ (đối với các chứng từ cần có sự phê duyệt của kế toán trưởng thì kế toán thanh toán sẽ chuyển cho kế toán trưởng), kế toán thanh toán sẽ vào Sổ chi tiết TK 642 (Xem Biểu 1.34). Ví dụ 1: Tiền nước tháng 10/2005: Khi nhận được Hoá đơn tiền nước, kế toán thanh toán sẽ vào Sổ chi tiết TK 642 (Ghi Nợ TK 6427 và Ghi Có TK 331 – chi tiết Xí nghiệp kinh doanh nước sạch Hai Bà Trưng với số tiền là 18034500đ). Việc thanh toán được thực hiện bằng chuyển khoản. Xí nghiệp kinh doanh nước sạch Hai Bà Trưng lập Uỷ nhiệm thu rồi chuyển cho Sở GDNH Công thương Việt Nam. Ngày 26/10/2005 Ngân hàng Nông nghiệp Việt Nam chuyển tiền thanh toán cho Sở GDNH Công thương, sau đó chuyển 1 liên Uỷ nhiệm thu cho Công ty Lương thực cấp I Lương Yên. Nhận được Uỷ nhiệm thu, kế toán thanh toán sẽ ghi Sổ chi tiết TK 331 – Xí nghiệp kinh doanh nước sạch Hai Bà Trưng (Ghi Nợ) và Sổ chi tiết TK 112 (Ghi Có) với số tiền là 18 034 500đ. (Xem Biểu 1.30 và 1.31) Ví dụ 2: Lương và các khoản trích theo lương tháng 10/2005. Việc tính lương và các khoản trích theo lương do kế toán thanh toán thực hiện. (Xem Biểu 1.32). Ví dụ 3: Khấu hao TSCĐ tháng 10/2005. Trong tháng 10/2005 không có sự biến động về TSCĐ. Việc tính và phân bổ khấu hao TSCĐ do kế toán TSCĐ thực hiện vào cuối mỗi tháng. (Xem Biểu 1.33). Cuối tháng, từ các chứng từ gốc, kế toán thanh toán lập chứng từ ghi sổ, rồi chuyển chứng từ ghi sổ cho kế toán tổng hợp. CÔNG TY KINH DOANH HOÁ ĐƠN TIỀN NƯỚC Mã số khách hàng NƯỚC SẠCH HÀ NỘI (Liên 2: Giao cho khách hàng) 47-006-789-7 Mã số thuế: 0100106225 Địa chỉ: 44 Đường Yên Phụ Tháng 10 năm 2005 Ký hiệu: AE/2005T ĐT: 8292477 Số: 0374774 Tên, địa chỉ khách hàng Công ty Lương thực cấp I Lương YênSố 3 Lãng Yên Hà Nội431101000005 NH No & PTNT Hà Nội01001031111 Số hộ sử dụng nước 1 Thời gian sử dụng 05/09 --> 06/10 Tài khoản Ngày làm hoá đơn 12/10/2005 Mã số thuế Khối - Sổ đọc B027 - 4014 - 1 SỐ ĐỌC THÁNG NÀY SỐ ĐỌC THÁNG TRƯỚC TỔNG TIÊU THỤ ĐỊNH MỨC TIÊU THỤ ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN 49185 46558 2627 SX 556DV 2071 4500 2,502,000 7500 15,532,500 … CỘNG 18,034,500 Ngày … tháng 10 năm 2005 Trong đó: - Tiền nước 15,682,175 TL. GĐ Công ty KDNS Hà Nội - Phí BVMT đối với NTSH (10%) 1,568,218 - Tiền VAT (5%) 784,109 Tiền đồng hồ TỔNG CỘNG 18,034,500 Số tiền bằng chữ: Mười tám triệu không trăm ba tư nghìn năm trăm đồng Biểu 1.30 UỶ NHIỆM THU Số: Ngày 18 tháng 10 năm 2005 Tên đơn vị mua hàng: Công ty Lương thực cấp I Lương Yên Phần do NH ghi Số tài khoản: 431101000005 Tài khoản Nợ Tại Ngân hàng: Nông nghiệp Việt Nam Tên đơn vị bán hàng: Xí nghiệp kinh doanh nước sạch HBT Tài khoản Có Số tài khoản: 102010000029041 Tại Ngân hàng: Sở GDNH Công thương Việt Nam Hợp đồng số (hoặc Đơn đặt hàng): Ngày … tháng … năm Số lượng từng loại chứng từ kèm theo: 1 Hoá đơn nước tháng 10/2005 Số tiền chuyển (bằng chữ): Mời tám triệu không trăm ba tư nghìn năm trăm đồng. Bằng số: 18 034 500 Số ngày chậm trả (Bằng chữ) Số tiền phạt chậm trả (Bằng chữ) Bằng số Tổng số tiền chuyển (Bằng chữ) Bằng số Đơn vị bán (Ký tên, đóng dấu) Ngân hàng bên bán Ngân hàng bên mua Nhận chứng từ ngày Nhận ngày Đã kiểm soát và gửi đi ngày Thanh toán ngày: 26/10/2005 Trưởng phòng kế toán Kế toán trưởng phòng kế toán (Ký tên, đóng dấu) Ngân hàng bên bán thanh toán Ngày … tháng … năm … Kế toán trưởng phòng kế toán Biểu 1.31 BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH Tháng 10 năm 2005 STT Nợ TK Có TK TK 334 TK 338 TK 335 Tổngcộng Lươngcơ bản Ăn ca Các khoản khác CộngCó 334 TK 3382 TK 3383 Cộng Có 338 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1 TK 6421 196559300 10490875 0 207050175 3931186 33415081 37346267 2 TK 334 11793558 11793558 Cộng 196559300 10490875 0 207050175 3931186 45208639 49139825 Biểu 1.32 BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ Tháng 10 năm 2005 STT Chỉ tiêu Tỷ lệ khấu hao năm(%) NG TSCĐ Mức khấu hao 1 tháng Số khấu hao TK 6424 1 2 3 4 5 6 7 1 I/ Số khấu hao đã trích tháng trớc: 35193200 35193200 2 II/ Số khấu hao TSCĐ tăng trong tháng: 186000 186000 3 1. Khấu hao của TSCĐ tăng trong tháng 0 0 4 5 2. Khấu hao của TSCĐ chưa trích tháng trước 186000 186000 6 - Máy vi tính 20% 18600000 310000 186000 186000 7 8 III/ Số khấu hao TSCĐ giảm trong tháng: 65000 65000 9 1. Khấu hao của TSCĐ giảm trong tháng 65000 65000 10 - Thanh lý 1 máy vi tính của Phòng Kế toán 20% 7800000 130000 65000 65000 11 2. Khấu hao của TSCĐ đã trích tháng trước 0 0 12 13 IV/ Số khấu hao TSCĐ phải trích tháng này(I + II - III) 35314200 35314200 Biểu 1.33 SỔ CHI TIẾT TK 642 Quý 4 năm 2005 CHỨNG TỪ DIỄNGIẢI TK ĐỐI ỨNG NỢ TK 642 SH NT TỔNG CHIA RA 6421 6422 6423 6424 6425 6426 6427 6428 … AE05T 0374774 12/10/2005 Hoá đơn nước tháng 10/2005 331 18034500 Phải trả nhân viên tháng 10/2005 334 207050175 Các khoản trích theo lương T10/2005 338 37346267 Khấu hao TSCĐ T10/2005 214 35314200 … Cộng 931900424 526699215 27893500 33873867 102579700 77426626 42411230 40503086 80513200 Biểu 1.34 Biểu 1.35: Chứng từ ghi sổ CPQL bằng TGNH tháng 10/2005 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 10 năm 2005 Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có … … Tiền nước T10/2005 642 112 18034500 … … Cộng: 46631852 Căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp vào Sổ cái TK 642. Biểu 1.36: Sổ Cái TK 642 quý 4/2005 SỔ CÁI TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Quý 4 năm 2005 Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có … 31/10/2005 CPQL bằng TGNH 112 46631852 … Kết chuyển CPQL Quý 4/2005 911 931900424 Cộng PS: 931900424 931900424 1.2.4. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá Cuối quý, kế toán tổng hợp tiến hành kết chuyển doanh thu, chi phí để xác định kết quả kinh doanh của từng hoạt động nói chung và kết quả hoạt động tiêu thụ nói riêng. Sau đó kế toán tổng hợp sẽ ghi Sổ cái TK 911. Tài khoản 911 tại Công ty được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2: TK 9111 – Xác định kết quả kinh doanh TK 9115 – Xác định kết quả hoạt động tài chính TK 9116 – Xác định kết quả hoạt động khác Biểu 1.37: Sổ Cái TK 9111 quý 4 năm 2005 SỔ CÁI TK 9111 - Xác định kết quả Quý 4 năm 2005 Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Kết chuyển GVHB quý 4/2005 632 16444625329 Kết chuyển CPBH quý 4/2005 641 154125952 Kết chuyển CPQL quý 4/2005 642 931900424 Kết chuyển DTBH và cung cấp DV quý 4/2005 511 17597775205 Kết chuyển lãi 4212 67123500 Cộng PS: 17597775205 17597775205 Kết quả tiêu thụ quý 4/2005 của Công ty là: 17597775205 – 16444625329 – 154125952 – 931900424 = 67123500 đ Vậy kết quả tiêu thụ quý 4 năm 2005 của Công ty lãi 67 123 500 đ Biểu 1.38: Sổ Cái TK 4212 quý 4/2005 SỔ CÁI TK 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối năm nay Quý 4 năm 2005 Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ: 363544053 … … Kết chuyển kết quả tiêu thụ quý 4/2005 9111 67123500 … … Cộng PS: 308441676 303539361 Số dư cuối kỳ: 358641738 PHẦN 2: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY LƯƠNG THỰC CẤP I LƯƠNG YÊN 2.1. SỰ CẦN THIẾT VÀ NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY LƯƠNG THỰC CẤP I LƯƠNG YÊN Hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp sản xuất thường có ba giai đoạn chính đó là: Giai đoạn cung cấp các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, con người, …; Giai đoạn sản xuất tạo ra sản phẩm; và Giai đoạn tiêu thụ. Còn đối với doanh nghiệp thương mại thì hoạt động kinh doanh chỉ gồm hai giai đoạn chính là mua hàng và bán hàng, mà không qua khâu chế biến làm thay đổi hình thái vật chất của hàng. Tuy nhiên dù là loại hình doanh nghiệp nào thì cũng đều có giai đoạn tiêu thụ. Tuy là giai đoạn cuối cùng nhưng hoạt động tiêu thụ lại có vai trò vô cùng quan trọng. Thông qua tiêu thụ giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá, sản phẩm được thực hiện và đơn vị kinh doanh thu hồi được số vốn đã bỏ ra. Không chỉ thế qua giai đoạn tiêu thụ một bộ phận giá trị mới đã được tạo ra - đó chính là lợi nhuận. Chính vì thế, nếu quá trình tiêu thụ diễn ra nhanh chóng thì doanh nghiệp sẽ đẩy nhanh được tốc độ luân chuyển của vốn, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Một trong những công cụ hữu hiệu giúp đẩy nhanh hoạt động tiêu thụ đó là sử dụng các thông tin do kế toán cung cấp. Các nhân viên kế toán phụ trách về kế toán tiêu thụ cần hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, ghi chép và tính toán số liệu một cách chính xác. Nhờ đó các thông tin phản ánh trên sổ sách kế toán sẽ có độ tin cậy cao. Qua các thông tin này, các nhà quản trị trong doanh nghiệp sẽ phân tích để tìm hiểu tại sao doanh số bán của mặt hàng này cao, của mặt hàng kia thấp; tại sao hàng hoá, sản phẩm lại tồn kho quá nhiều; tại sao các khoản nợ phải thu lại tăng; … Nguyên nhân là do phía khách quan (thị trường, người tiêu dùng, …) hay từ phía chủ quan (bản thân doanh nghiệp) Từ đó các nhà quản lý doanh nghiệp sẽ đưa ra các chính sách, các quyết định xử lý kịp thời để đẩy nhanh quá trình tiêu thụ hàng hoá. Có thể thấy, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là một trong những công việc kế toán có ý nghĩa rất quan trọng trong hoạt động kế toán tại các doanh nghiệp nói chung và tại Công ty Lương thực cấp I Lương Yên nói riêng. Mặt khác, xu thế hội nhập kinh tế quốc tế đang diễn ra rất mạnh mẽ. Để có thể hoà mình vào xu thế chung đó, Việt Nam cần có những thay đổi, đổi mới về các chính sách, các điều luật cho phù hợp với thông lệ quốc tế. Hơn nữa, khi Việt Nam ra nhập WTO sẽ có nhiều doanh nghiệp nước ngoài vào Việt Nam để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy, các doanh nghiệp trong nước sẽ phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt hơn. Và Công ty Lương thực cấp I Lương Yên cũng không nằm ngoài sự cạnh tranh đó. Để có thể nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường, các nhà quản trị Công ty cần sử dụng các thông tin do kế toán cung cấp. Qua việc phân tích các số liệu của quá trình tiêu thụ, kế toán trưởng và Ban giám đốc sẽ biết được mặt hàng nào có khả năng chiếm lĩnh thị trường, được người tiêu dùng ưa thích, mặt hàng nào không có khả năng tiêu thụ. Từ đó họ sẽ tìm hiểu nguyên nhân là do giá cả, chất lượng hay là do một nguyên nhân nào khác để có những quyết định xử lý kịp thời. Nói tóm lại, để nâng cao công tác quản lý, cung cấp thông tin kịp thời, việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung cũng như hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng tại Công ty Lương thực cấp I Lương Yên là rất cần thiết. Tuy nhiên để việc hoàn thiện có thể thực hiện được và có khả năng áp dụng vào thực tế thì cần tôn trọng các nguyên tắc sau: Một là, các giải pháp đưa ra để hoàn thiện phải khả thi, có khả năng đưa vào thực tế. Tức là, các giải pháp đưa ra phải phù hợp với hoàn cảnh, với những điều kiện cụ thể tại Công ty. Hai là, các giải pháp cần phù hợp với các quy định của Luật kế toán, Chuẩn mực và Chế độ kế toán Việt Nam. Bởi vì nếu một giải pháp đưa ra mà trái với các nguyên tắc chung đã được quy định trong Luật, Chuẩn mực, Chế độ kế toán thì tất yếu giải pháp đó không thể thực hiện trong thực tế. Ngoài ra, nước ta đang hoà mình vào xu thế toàn cầu hoá nên các giải pháp đưa ra cũng cần phải phù hợp với Chuẩn mực kế toán quốc tế và thông lệ quốc tế. Ba là, hiện nay ngành Công nghệ thông tin đang có những bước phát triển mới và việc ứng dụng các thành tựu của Công nghệ thông tin vào trong các doanh nghiệp đang diễn ra rất mạnh mẽ, đặc biệt là ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác kế toán. Việc áp dụng Công nghệ thông tin để thực hiện các công việc của kế toán không chỉ tiết kiệm được thời gian, công sức mà còn giúp cho việc cung cấp thông tin được nhanh chóng, chính xác. Chính vì thế, các giải pháp đưa ra để hoàn thiện cần tạo điều kiện cho việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác kế toán tại Công ty Lương thực cấp I Lương Yên. 2.2. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY LƯƠNG THỰC CẤP I LƯƠNG YÊN 2.2.1. Những ưu điểm Nhận xét chung: Công ty Lương thực cấp I Lương Yên đã có tuổi đời hơn 45 năm. Công ty đã trải qua bao thăng trầm cùng với những đổi thay của đất nước. Là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập, Công ty luôn hoàn thành mọi nhiệm vụ mà Tổng công ty Lương thực Miền Bắc giao. Từ khi còn trong chế độ bao cấp đến khi chuyển sang cơ chế thị trường, tuy gặp không ít khó khăn nhưng Công ty không bao giờ lùi bước. Ban lãnh đạo Công ty luôn cùng với Tổng công ty tìm hướng đi riêng để vượt qua mọi khó khăn thử thách. Với cơ chế quản lý theo chế độ một thủ trưởng, Giám đốc Công ty là người điều hành chung mọi hoạt động của Công ty. Giữa các thành viên trong Ban giám đốc luôn có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng. Chính điều này đã giúp cho việc quản lý mọi hoạt động của Công ty được dễ dàng hơn. Từ khi thành lập cho đến nay Công ty đã có 8 đơn vị trực thuộc. Ngoài các đơn vị trực thuộc ở Hà Nội, Công ty còn có các chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh và Hưng Yên. Mặt khác, bên cạnh các đơn vị kinh doanh lương thực, nông sản, Công ty còn có các đơn vị kinh doanh trong các ngành nghề khác như kinh doanh xăng dầu, vận tải, thể thao, khách sạn. Với ngành nghề kinh doanh đa dạng và địa bàn kinh doanh rộng như vậy, việc phân cấp trong quyền hành quản lý là rất cần thiết. Do có sự phân cấp trong quyền hành quản lý Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán phân tán. Đây thực sự là mô hình kế toán rất phù hợp với tổ chức quản lý tại Công ty. Với mô hình này, bộ máy nhân sự kế toán tại Công ty sẽ được giảm bớt mà vẫn đảm bảo tốc độ truyền thông tin nhanh chóng. Như đã nêu ở phần 2, phòng Tài chính kế toán của Công ty có 6 nhân viên, tất cả các nhân viên tại đây đều là những người có kinh nghiệm lâu năm và có năng lực. Sự phân công phân nhiệm giữa các nhân viên rất rõ ràng và hợp lý. Điều này không chỉ giúp cho công tác kế toán diễn ra thuận lợi, mà còn giúp cho sự cung cấp thông tin tài chính cần cho quản lý được nhanh chóng và chính xác. Về hệ thống chứng từ kế toán, tại Công ty có đầy đủ các chứng từ cần thiết để làm cơ sở cho việc kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ bắt buộc đều tuân thủ theo mẫu do Bộ Tài chính quy định. Quy trình luân chuyển chứng từ đều được thực hiện đúng như quy định của Chế độ kế toán, bao gồm các giai đoạn: Lập chứng từ hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài; Kiểm tra chứng từ; Sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán; Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ kế toán; Chuyển chứng từ vào lưu trữ và huỷ chứng từ. Ngoài ra, các chứng từ tại Công ty còn được phân loại theo đối tượng kế toán (Chứng từ ngân hàng, chứng từ tiền mặt, chứng từ bán hàng, chứng từ mua hàng, …), sau đó được đóng thành từng tập theo tháng nên rất thuận tiện cho việc tìm kiếm, kiểm tra khi cần thiết. Về thời gian ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hàng ngày khi có nghiệp vụ phát sinh, tuỳ theo nghiệp vụ đó là thuộc phần hành kế toán nào, kế toán viên phụ trách phần hành đó sẽ ghi vào các sổ chi tiết có liên quan. Việc ghi sổ kế toán các nghiệp vụ một cách kịp thời sẽ tránh bỏ sót nghiệp vụ, đồng thời giúp cho việc cung cấp thông tin khi cần thiết được nhanh chóng. Ngoài ra, việc ghi nhận các khoản doanh thu được kế toán thực hiện đúng kỳ, các khoản chi phí phát sinh được ghi nhận theo đúng nguyên tắc phù hợp. Về hệ thống Báo cáo kế toán, ngoài việc lập đủ các BCTC theo quy định Công ty còn lập thêm một số loại Báo cáo quản trị nhằm phục vụ cho công tác quản lý nội bộ. Đây là điều rất tốt vì các Báo cáo kế toán quản trị có thể cung cấp những thông tin cụ thể chính xác cho việc ra quyết định. Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý. Kế toán giá vốn hàng bán: Về tính giá mua của hàng hoá xuất bán: Việc tính giá mua của hàng hoá xuất bán tại Công ty được thực hiện rất chính xác. Đối với khoản chi phí thu mua (nếu có) của lô hàng nào sẽ được hạch toán luôn vào giá trị hàng mua của lô hàng đó. Theo em việc này là hợp lý vì tại Công ty phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn theo lô lớn, nhập lô nào xuất bán theo cả lô đó. Vì thế số lượng hàng tồn kho cuối kỳ thường không có, hoặc nếu có thì rất ít. Khi xuất bán một lô hàng nào đó thì trong giá vốn hàng bán đã bao gồm giá mua và chi phí thu mua, kế toán hàng hoá không cần phân bổ chi phí thu mua cho số hàng đã tiêu thụ rồi từ đó mới ghi vào giá vốn hàng bán. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức rất nhiều. Về tính giá hàng hoá xuất kho để từ đó xác định giá vốn hàng bán: Tại Công ty, số lượng chủng loại hàng hoá không nhiều, số lần nhập xuất cũng không lớn. Do đó, việc áp dụng phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền để tính giá hàng hoá xuất kho, rồi từ đó xác định giá vốn cho số hàng hoá đã tiêu thụ là rất phù hợp. Bởi vì phương pháp này đã giúp kế toán giảm nhẹ được việc hạch toán so với phương pháp nhập trước xuất trước và nhập sau xuất trước. Mặt khác, để theo dõi giá vốn của từng mặt hàng đã tiêu thụ, kế toán tại Công ty đã mở Sổ chi tiết giá vốn hàng bán cho từng mặt hàng. Nhờ đó khi kế toán trưởng hoặc Ban giám đốc cần thông tin về giá vốn của bất kỳ mặt hàng nào, kế toán cũng có thể thông báo kịp thời. Kế toán doanh thu bán hàng: Để thuận tiện cho việc theo dõi doanh thu của từng hoạt động Công ty đã chi tiết TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thành 3 TK: TK 5111 – Doanh thu bán hàng hoá TK 5112 – Doanh thu từ hoạt động cho thuê kho, bến bãi TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ khác Ngoài ra, Công ty còn mở Sổ chi tiết để theo dõi doanh thu bán hàng của từng mặt hàng. Kết hợp với Sổ chi tiết giá vốn hàng bán của từng mặt hàng, cuối kỳ kế toán (quý, năm), kế toán tổng hợp có thể xác định được lãi gộp của từng mặt hàng một cách nhanh chóng. Từ đó giúp cho kế toán trưởng và Ban giám đốc có thể đánh giá được khả năng tiêu thụ của từng mặt hàng rồi đưa ra các chính sách hợp lý nhằm thúc đẩy hoạt động tiêu thụ tại Công ty. Kế toán thanh toán với khách hàng: Khoản nợ phải thu thể hiện doanh nghiệp đang bị chiếm dụng vốn. Nếu các khoản phải thu lớn chứng tỏ chính sách tín dụng của doanh nghiệp chưa tốt. Điều này sẽ ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Để giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra, mỗi khách hàng của Công ty đều được theo dõi trên một Sổ chi tiết riêng. Điều này không chỉ giúp cho việc quản lý được dễ dàng hơn mà còn góp phần cung cấp thông tin nhanh chóng khi cần thiết. Mặt khác, vào cuối mỗi kỳ kế toán (quý, năm), kế toán tổng hợp còn lập Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu. Trên Báo cáo này sẽ liệt kê tên tất cả các khách hàng của Công ty, khoản nợ của từng khách hàng, thời gian phát sinh Nợ, số dư cuối quý (năm). Nhìn vào Báo cáo này, kế toán trưởng và Ban giám đốc có thể nhận định được tình hình công nợ phải thu của Công ty là tốt hay xấu để từ đó đưa ra những quyết định quản lý hữu hiệu. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản chi phí liên quan tới việc tổ chức hành chính và các hoạt động văn phòng làm việc của doanh nghiệp như: Lương và các khoản trích theo lương của lao động gián tiếp, chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý, chi phí văn phòng phẩm, chi phí điện nước dùng cho quản lý, … Đây là khoản chi phí gián tiếp không thể tránh được đối với bất kỳ tổ chức kinh doanh nào. Để nâng cao lợi nhuận thì mỗi doanh nghiệp đều cố gắng giảm khoản chi phí này một cách tối đa. Tại Công ty Lương thực cấp I Lương Yên, khoản chi phí quản lý doanh nghiệp được theo dõi trên TK 642. Để phù hợp với tình hình thực tế tại Công ty tài khoản này được chi tiết thành 8 tài khoản cấp 2, mỗi TK cấp 2 sẽ được dùng để hạch toán về một khoản phí nhất định. Mặt khác, Công ty còn mở Sổ chi tiết để theo dõi từng khoản phí. Điều này sẽ giúp cho việc quản lý được dễ dàng hơn. Vì thông qua Sổ chi tiết TK 642, Ban giám đốc có thể biết được khoản chi phí nào phát sinh quá nhiều cần phải hạn chế, từ đó đưa ra các quyết định cần thiết nhằm tiết kiệm tối đa chi phí gián tiếp này. Trên đây là những điểm mạnh trong công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng tại Công ty Lương thực cấp I Lương Yên. 2.2.2. Những tồn tại Bên cạnh những ưu điểm kể trên thì việc tổ chức hạch toán kế toán, cũng như kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty còn tồn tại một số nhược điểm. Một là, tại Công ty không lập Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Như đã trình bày ở phần 1, Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ, mà đặc trưng cơ bản của hình thức này là: + Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là các chứng từ ghi sổ; + Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: - Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái. Như vậy việc Công ty không lập Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, một mặt sẽ không có cơ sở để quản lý các chứng từ ghi sổ, mặt khác sẽ gây khó khăn cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu. Vì một trong các yếu tố để khẳng định số liệu kế toán đã được ghi chép và tính toán chính xác là: Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Hai là, các chứng từ ghi sổ tại Công ty không được đánh số hiệu. Đồng thời sau khi lập xong chứng từ ghi sổ, kế toán không ghi rõ chứng từ ghi sổ này được lập dựa trên bao nhiêu chứng từ gốc. Như chúng ta đã biết, chứng từ ghi sổ chính là căn cứ để kế toán tổng hợp ghi Sổ cái các tài khoản. Việc không đánh số hiệu các chứng từ ghi sổ cũng như không chỉ rõ số lượng chứng từ gốc dùng để lập chứng từ ghi sổ một mặt sẽ gây khó khăn cho công tác quản lý, mặt khác gây khó khăn cho việc tìm kiếm các chứng từ ghi sổ, việc kiểm tra và tính toán lại số liệu khi cần thiết. Ba là, tại Công ty việc lập các chứng từ ghi sổ đều được tiến hành vào cuối tháng. Điều này sẽ làm cho công việc bị dồn đọng lại vào cuối tháng, do đó kế toán tổng hợp sẽ rất vất vả. Bốn là, Công ty chỉ xác định kết quả tiêu thụ chung cho tất cả các mặt hàng, mà không xác định kết quả tiêu thụ riêng cho từng mặt hàng, nên không đánh giá được khả năng tiêu thụ của từng mặt hàng một cách chính xác. Năm là, chi phí quảng cáo là một khoản chi phí thuộc về chi phí bán hàng. Lẽ ra khoản chi phí này phải được hạch toán vào TK 641, nhưng kế toán tại Công ty lại hạch toán vào TK 64282. Sáu là, Hoạt động cung ứng gạo cho Tổng công ty được thực hiện theo phương thức bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Đây là hoạt động bán hàng được thực hiện không qua kho, nhưng kế toán tại Công ty vẫn hạch toán qua kho (TK 156). Bảy là, Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 21 – Trình bày BCTC (Quyết định 234/2003/QĐ-BTC ngày 30/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành và công bố 6 Chuẩn mực kế toán Việt Nam đợt 3 và Thông tư 23/2005/TT-BTC ngày 30/03/2005 của Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán thực hiện 6 chuẩn mực kế toán ban hành theo QĐ 234/2003/QĐ-BTC) đã đưa ra mẫu Bảng cân đối kế toán mới. Theo mẫu này thì các khoản phải thu, phải trả đều phải phân chia rõ thành phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và phải trả ngắn hạn, phải trả dài hạn. Tuy nhiên, hiện tại ở Công ty vẫn áp dụng mẫu Bảng cân đối kế toán cũ. Mới đây, ngày 20 tháng 3 năm 2006 Bộ trưởng Bộ Tài Chính đã ra Quyết định 15/2006/QĐ-BTC về việc ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp gồm 4 phần trong đó có phần hệ thống Báo cáo tài chính. Theo đó đã có 1 số thay đổi trong nội dung các BCTC. Vì vậy, Công ty cần lập lại hệ thống BCTC cho đúng với quy định của Quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Trên đây là một số các mặt còn tồn tại chủ yếu trong tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Lương thực cấp I Lương Yên. 2.3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY LƯƠNG THỰC CẤP I LƯƠNG YÊN Như đã trình bày ở trên, hoạt động tiêu thụ có ý nghĩa rất quan trọng tại các tổ chức kinh doanh nói chung và tại Công ty Lương thực cấp I Lương Yên nói riêng. Để thúc đẩy khả năng tiêu thụ nhằm đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn việc hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán cũng như kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Lương thực cấp I Lương Yên là rất cần thiết. Sau đây em xin mạnh dạn trình bày một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty. Các kiến nghị sẽ được trình bày tương ứng với những tồn tại đã nêu ở phần trên. Một là, để thuận tiện cho việc so sánh đối chiếu số liệu cuối kỳ Công ty nên lập Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp, mẫu Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ như sau: Biểu 2.1: Mẫu Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm … Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 1 2 3 Cộng Cộng tháng Luỹ kế từ đầu quý Ngày … tháng … năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phương pháp ghi chép như sau: Cuối mỗi trang kế toán phải cộng số luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang. Cuối kỳ kế toán (quý, năm) kế toán cộng tổng số tiền phát sinh trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu để đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh. Khi đó quy trình ghi sổ kế toán tại Công ty được thực hiện như sau: Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày (định kỳ) Ghi cuối tháng (quý) Đối chiếu Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sơ đồ 2.1: Quy trình ghi sổ kế toán tại Công ty Hai là, để làm căn cứ cho việc ghi Sổ cái và ghi Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì các chứng từ ghi sổ tại Công ty cần được đánh số hiệu. Việc đánh số hiệu các chứng từ ghi sổ có thể được thực hiện theo hai cách. Cách thứ nhất là các chứng từ ghi sổ trong một niên độ kế toán sẽ được đánh số thứ tự liên tục từ 1 cho đến hết (Ví dụ: Số 1, số 2, …). Cách này đơn giản và phù hợp với những doanh nghiệp mà các nghiệp vụ phát sinh không nhiều. Cách thứ hai là đánh số thứ tự theo quý như sau: xxx-Y-Z, trong đó xxx là số thứ tự của chứng từ ghi sổ trong 1 quý, Y là số thứ tự của quý, Z là năm (Ví dụ: chứng từ ghi sổ có số hiệu 100-4-2005 tức là đây là chứng từ ghi sổ số 100 trong quý 4 năm 2005). Cách này tuy phức tạp hơn cách thứ nhất nhưng lại cho phép kế toán tìm kiếm thông tin khi cần thiết nhanh hơn, và rất phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều. Tuỳ theo đặc điểm cụ thể của mình Công ty có thể lựa chọn một trong hai cách đánh số hiệu chứng từ ghi sổ trên sao cho phù hợp và thuận tiện nhất cho công tác quản lý tại Công ty. Ba là, việc lập các chứng từ ghi sổ tại Công ty nên được tiến hành định kỳ chứ không nên để dồn hết vào cuối tháng mới lập. Với các nghiệp vụ phát sinh nhiều như các nghiệp vụ về thu, chi tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, … thì cứ 5 – 7 ngày kế toán viên phần hành nên lập chứng từ ghi sổ một lần, sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp để kế toán tổng hợp vào Sổ cái. Còn với các nghiệp vụ phát sinh ít như các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ, … thì việc lập các chứng từ ghi sổ có thể được thực hiện vào cuối tháng. Cách lập chứng từ ghi sổ là theo nội dung kinh tế, nghĩa là căn cứ vào các chứng từ gốc có cùng nội dung kinh tế để lập 1 chứng từ ghi sổ. Ví dụ: chứng từ ghi sổ CPQL bằng TGNH, dựa vào chứng từ ghi sổ này kế toán tổng hợp sẽ vào Sổ Cái TK 642 (Ghi Nợ) và Sổ Cái TK 112 (Ghi Có). Bốn là, ngoài việc xác định kết quả tiêu thụ chung cho tất cả các mặt hàng, Công ty nên xác định kết quả riêng cho từng mặt hàng tiêu thụ. Điều này sẽ giúp cho việc đánh giá khả năng tiêu thụ của từng mặt hàng được dễ dàng hơn. Để xác định được kết quả tiêu thụ cho từng mặt hàng thì kế toán cần tiến hành phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng cho từng mặt hàng tiêu thụ. Tiêu thức dùng để phân bổ là doanh thu bán hàng thuần. Công thức phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp như sau: Chi phí QLDN phân bổ cho mặt hàng A = Tổng chi phí QLDN phát sinh trong kỳ hạch toán Tổng doanh thu thuần trong kỳ hạch toán x Doanh thu thuần của mặt hàng A Với chi phí bán hàng thì chỉ tiến hành phân bổ những khoản chi phí chung liên quan đến nhiều mặt hàng tiêu thụ. Còn những khoản chi phí phát sinh riêng, thì chi phí bán hàng của mặt hàng nào sẽ được tính luôn cho mặt hàng đó. Công thức phân bổ chi phí bán hàng cũng tương tự như phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp. Sau khi đã phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiêu thụ, kết hợp với sổ chi tiết giá vốn hàng bán và sổ chi tiết bán hàng của từng mặt hàng, kế toán xác định kết quả tiêu thụ của từng