Đề tài Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư Vilexim

Lời nói đầu Trải qua 20 năm Đổi mới, nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN ở nước ta đã hình thành và ngày càng hoàn thiện. Trong kinh tế thị trường, cạnh tranh là quy luật tất yếu với mục đích là lợi nhuận. Để dành được thắng lợi trong một môi trường mà sự cạnh tranh diễn ra ngày càng khốc liệt đòi hỏi các chủ thể kinh tế, các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao tính tự chủ, sáng tạo trong kinh doanh. Nếu như trước đây, các doanh nghiệp chỉ cần chăm lo vào sản xuất mà không cần quan tâm đến khâu tiêu thụ sản phẩm bởi đã có Nhà nước bao cấp thì giờ đây, các doanh nghiệp phải tự tìm đầu ra cho sản phẩm hàng hoá của mình. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần đánh giá đúng đắn vai trò quan trọng của quá trình tiêu thụ, bán sản phẩm hàng hoá trong chu kỳ kinh doanh. Quá trình tiêu thụ có ý nghĩa giúp cho doanh nghiệp chuyển hoá vốn từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị, khoản doanh thu mang lại sẽ bù đắp được các khoản chi phí đã bỏ ra, đồng thời doanh nghiệp cũng xác định được khoản lợi nhuận thu về trong một thời kỳ nhất định để đầu tư, mở rộng sản xuất kinh doanh. Và đối với tổng thể nền kinh tế, quá trình tiêu thụ chính là con đường nối liền các chủ thể trong nền kinh tế, giúp cho cơ chế thị trường vận hành nhịp nhàng và ổn định, tạo ra thu nhập cho toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Như vậy, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp và nền kinh tế quốc dân. Để quản trị việc tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thì kế toán là một công cụ hiệu quả, phản ánh và cung cấp thông tin kịp thời và chính xác phục vụ cho việc ra quyết định. Nhận thức được vai trò của kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá, kết hợp với việc vận dụng lý luận đã được học tập, nghiên cứu với thực tế tìm hiểu công tác kế toán tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim, em đã lựa chọn đề tài: “Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim” để nghiên cứu tìm hiểu hoàn thiện kiến thức đã được trang bị trên ghế nhà trường, đồng thời vận dụng kiến thức để giải quyết một số vấn thực tiễn phát sinh nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty. Vilexim là một công ty đa ngành, đa lĩnh vực, tuy nhiên trong giới hạn về thời gian thực tập và khuôn khổ của một báo cáo, chuyên đề này xin được tập trung trình bày trong phạm vi kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Vilexim gồm có kết cấu gồm 2 phần sau đây: - Phần 1: Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim. - Phần 2: Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim. Do còn có những khiếm khuyết trong lý luận cũng như thực tiễn mà chuyên đề này sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Với tinh thần được bổ sung kiến thức, nghiệp vụ và vận dụng lý luận vào thực tiễn, em mong đợi và xin chân thành cảm ơn những đóng góp thẳng thắn của các thầy cô trong trường Đại học Kinh tế quốc dân , đặc biệt là sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của Thầy giáo Trần Văn Thuận và các cán bộ phòng Tài chính Kế toán tại Công ty Vilexim. Em xin trân trọng cảm ơn! Phần 1 thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty cổ phần XNK và hợp tác đầu tư vilexim. 1.1. Những đặc điểm kinh tế_ kỹ thuật của Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim ảnh hưởng đến kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa. 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Vilexim. Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim là một doanh nghiệp đa ngành, đa chức năng trực thuộc Bộ Thương mại, được thành lập năm 1967 với tên ban đầu là Tổng Công ty XNK Biên giới do Bộ Ngoại thương lúc đó quản lý. Trong 9 năm đầu (1967-1976), Công ty được giao nhiệm vụ tiếp nhận hàng hoá viện trợ của các nước XHCN, vận chuyển quá cảnh một phần hàng hoá đó sang Lào và Campuchia. Năm 1976, Tổng công ty XNK Biên giới chuyển thành Tổng công ty XNK Việt nam trực thuộc Bộ Ngoại thương có nhiệm vụ tiếp nhận hàng hoá viện trợ từ các nước XHCN, đồng thời thực hiện các hoạt động XNK theo chỉ tiêu kế hoạch của Nhà nước . Tháng 2 năm 1987, Công ty chính thức mang tên Công ty XNK với Lào. Năm 1993, thực hiện Nghị định 388/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) về việc sắp xếp lại DNNN, Bộ Thương mại đã ra Quyết định 332 TM/TCCB ngày 31/03/1993 thành lập DNNN- Công ty XNK với Lào. Năm 2003, Bộ Thương mại ban hành Quyết định số 0999/2003 QĐ-BTM ngày 08/08/2003 đổi tên Công ty XNK với Lào thành Công ty XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim. Năm 2005, theo quyết định 1188/QĐ-BTM ngày 23/08/2004 của Bộ Thương mại, Công ty XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim đã chính thức đi vào Cổ phần hoá từ ngày 01/01/2005 và lấy tên là Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim. - Tên công ty: Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tư VILEXIM + Tên giao dịch (tiếng Anh): VILEXIM Import Export and Co-operation Investment Joint Stock Company + Tên viết tắt: VILEXIM. Trụ sở Công ty: 170 đường Giải phóng – Phương Liệt – Thanh Xuân – Hà Nội. Loại hình Công ty: + Theo thành phần kinh tế: Công ty Cổ phần 51% vốn Nhà nước. + Theo phân cấp quản lý: Doanh nghiệp Trung ương. - Mô hình tổ chức của doanh nghiệp: Quy mô vừa. - Vốn điều lệ: 18.000.000.000đ. Trong đó, cơ cấu vốn phân theo sở hữu: Số tiền Tỷ lệ + Vốn Nhà nước: 9.180.000.000đ 51% + Vốn của CB, NV trong Công ty: 6.660.000.000đ 37% + Vốn của các Cổ đông khác: 2.160.000.000đ 12% Vốn hiện có trên Báo cáo tài chính: 18.449.017.671đ, tăng vốn điều lệ của Công ty lên 449.017.671đ tương ứng với mức tăng khoảng 2,5%. Cổ phần hóa doanh nghiệp đã tạo điều kiện thuận lợi cho Vilexim huy động vốn của xã hội, nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh của doanh nghiệp trong tiến trình hội nhập với sự phát triển kinh tế của đất nước và thế giới. Trải qua quá trình hình thành và phát triển lâu dài, với bao thăng trầm, từ một công ty với kim ngạch XNK chỉ đạt một vài triệu USD, đến năm 2005, kim ngạch XNK của Vilexim vào khoảng gần 60 triệu USD với những mặt hàng XNK đa dạng và phong phú như nông - lâm - thủy sản, vật tư, nguyên liệu, thiết bị máy móc đồng bộ phục vụ sản xuất và tiêu dùng; Không chỉ XNK hàng hóa, Vilexim còn hoạt động trên lĩnh vực đầu tư liên doanh và xuất khẩu lao động. Thực trạng hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim những năm gần đây: Năm 2000, Tổng kim ngạch XNK là 25.294.000 USD - Trong đó, XK là 11.889.000USD và NK là 13.405.000 USD. Năm 2001, Tổng kim ngạch XNK là 25.093.000 USD so với kế hoạch được giao đạt 109%, so với năm 2000 bằng 99,2% - Trong đó, XK là 11.819.000 USD đạt 96,5% kế hoạch được giao và so với cùng kì năm trước bằng 99,4%; NK là 13.274.000 USD đạt 120,9% kế hoạch giao và so với cùng kì năm trước bằng 99%. Năm 2002, Tổng kim ngạch XNK là 26.255.000 USD so với kế hoạch được giao đạt 104,9%, so với năm 2001 bằng 104,5% - Trong đó, XK là 10.363.000 USD đạt 82,9% kế hoạch được giao và so với cùng kì năm 2001 bằng 87,7%; NK là 15.892.000 USD đạt 126,9% kế hoạch giao và so với cùng kì năm 2001 bằng 119,7% . Năm 2003, Tổng kim ngạch XNK là 40.128.000 USD, so với kế hoạch được giao đạt 154% , so với năm 2002 bằng 153% - Trong đó, XK năm 2003 đạt thành tích đáng kể là hơn 15.003.000 USD, đạt 120% so với kế hoạch được giao, so với cùng kì năm 2002 bằng 145%; NK đạt 25.125.000 USD đạt 186% kế hoạch được giao và so với năm 2002 bằng 158%. Năm 2004, Tổng kim ngạch XNK là 49,45 triệu USD bằng 172% so với kế hoạch được giao và bằng 123% so với năm 2003 - Trong đó, XK là 12,11 triệu USD và NK là 37,34 triệu USD. Năm 2005, Tổng kim ngạch XNK 58,75 triệu USD bằng 118% so với năm 2004 – Trong đó, XK là 16,23 triệu USD tăng 34% so với năm 2004 và NK là 42,52 triệu USD tăng 13,8% so với năm 2004. Kim ngạch xuất nhập khẩu của Công ty tăng, đặc biệt là kim ngạch xuất khẩu. Vì thế, lợi nhuận của Công ty tăng cao, đời sống của người lao động được cảIithiện. Cụ thể như sau: Biểu 1.1. Bảng so sánh kết quả kinh doanh các năm 2004, 2005 Năm Chỉ tiêu 2004 2005 Tỷ lệ % so với năm 2004 Tỷ lệ % so với kế hoạch Bộ TM giao Doanh thu 721 tỷ đồng 896 tỷ đồng 124,27% 144,51% Lợi nhuận 1,6 tỷ đồng 4,1 tỷ đồng 256,25% 393,47% Nộp Ngân sách 77 tỷ đồng 98,68 tỷ đồng 128,16% 182,74% TNBQ/người/tháng 2,2 triệu đồng 3,0 triệu đồng 133,33% 136,36% Với những thành tích đạt được, Công ty đã vinh dự được Chính phủ, Bộ Thương mại, UBND thành phố Hà Nội tặng thưởng nhiều danh hiệu cao quý: Huân chương lao động hạng nhì và hạng ba, cờ thi đua của Bộ Thương mại, bằng khen của thành phố Hà Nội. Ngày 04/09/2005, hội đồng chung tuyển toàn quốc giải thưởng năm 2005 đã chính thức công nhận thương hiệu Vilexim đạt giải thưởng Sao vàng đất Việt năm 2005 trong số 171 Doanh nghiệp và 10 Bộ, ngành trong cả nước. 1.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Vilexim. Chế độ quản lý của công ty Vilexim là chế độ quản lý tập trung. Đứng đầu công ty là Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Giám đốc Công ty. Hội đồng quản trị ra các quyết định liên quan đến mọi hoạt động của công ty theo chế độ, chính sách của nhà nước. Giám đốc là người thay mặt cho Hội đồng Quản trị và toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty giao dịch với các đơn vị bên ngoài, đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước pháp luật, trước cơ quan quản lý cấp trên. Trợ giúp cho Giám đốc là 3 Phó giám đốc. Một Phó giám đốc điều hành kinh doanh, một Phó giám đốc điều hành Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh và một Phó giám đốc điều hành Trung tâm XK Lao động. Phó giám đốc phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Hội đồng Quản trị Công ty về công việc được giao. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: ( Xem trang bên) Biểu 1.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty Chi nhánh TP HCM Trung tâm XKLĐ Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh Hà Tây VP đại diện tại Lào Đại hội đồng cổ đông hội đồng quản trị ban kiểm soát Ban Giám Đốc P. Kinh doanh 1,2,3 P. Tổng hợp & Marketing P. Kiến thiết xây dựng P. Tài Chính Kế toán P.Tổ chức hành chính Đội xe Kho Tứ Kì Kho Cổ Loa Chức năng nhiệm vụ: 1) Đại hội đồng Cổ đông - Thông qua, phê chuẩn các báo cáo của HĐQT, báo cáo quyết toán năm tài chính, phương án phân phối lợi nhuận, sử dụng lợi nhuận. - Quyết định việc tăng giảm vốn điều lệ, tài sản, mức cổ tức, thù lao cho HĐQT, Ban kiểm soát. - Quyết định giải thể hoặc tổ chức lại công ty, các chi nhánh, văn phòng đại diện, các đơn vị trực thuộc. 2) Hội đồng quản trị - Quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và điều hành, chiến lược phát triển của công ty. - Quyết định việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, xử lý sai phạm của các cán bộ quản lý trong công ty. 3) Ban kiểm soát - Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính của Công ty. - Thường xuyên thông báo với HĐQT về kết quả hoạt động. Báo cáo Đại hội Cổ đông về tính chính xác, trung thực, hợp pháp của việc ghi chép, lưu giữ chứng từ và lập sổ kế toán, báo cáo tài chính và các báo cáo khác. - Không tiết lộ bí mật Công ty, không gây cản trở hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 4) Phòng Kinh doanh 1, 2, 3 - Tổ chức các hoạt động kinh doanh XNK trong phạm vi giấy phép kinh doanh và các quy định của công ty. - Xây dựng các phương án kinh doanh, tiến hành các thủ tục kỹ thuật nghiệp vụ kinh doanh hiệu quả như giao dịch ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng, làm các thủ tục khác có liên quan đến mua bán hàng hoá. - Tích cực tìm kiếm các cơ hội kinh doanh, tham gia hợp tác kinh doanh với các doanh nghiệp ở trong nước và nước ngoài. 5) Phòng Tài chính Kế toán - Ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh của công ty theo đúng nguyên tắc, chuẩn mực, phương pháp kế toán quy định. - Thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp số liệu, thông tin về các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Lập hệ thống báo cáo tài chính và cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng có liên quan. - Kiểm tra, giám sát và chấp hành các chính sách chế độ về quản lý tài chính. - Tham gia phân tích các thông tin kế toán giúp lãnh đạo công ty đưa ra các giải pháp hữu hiệu trong việc điều hành, quản lý hoạt động kinh doanh của công ty. 6) Phòng Tổng hợp và Marketing - Lập kế hoạch kinh doanh chung toàn công ty và phân bổ kế hoạch đó cho từng phòng kinh doanh cụ thể. - Theo dõi thực hiện kế hoạch, giao dịch đối ngoại và phụ trách các thiết bị thông tin như FAX, TELEX… - Tổng kết tình hình thực hiện kế hoạch ở tất cả các phòng nghiệp vụ để lập báo cáo trình lên Giám đốc. 7) Phòng Kiến thiết xây dựng - Lập dự án, phương án khả thi về nhu cầu đất đai cần cho sự mở rộng và phát triển của Công ty. - Khảo sát, tìm kiếm, liên hệ với các tỉnh, thành phố, địa phương, khu công nghiệp để làm thủ tục và các giấy tờ xin cấp hoặc thuê đất; nhận và quản lý đất đai được giao, triển khai xây dựng. 8) Phòng Tổ chức hành chính - Xây dựng mô hình tổ chức, xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty; Xây dựng các nội quy, quy chế của công ty. - Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo sử dụng nguồn nhân lực, các chính sách lao động, tiền lương, tính lương hàng tháng cho cán bộ, công nhân viên cũng như các khoản tiền thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. - Tổ chức công tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu, tiếp khách đến giao dịch, làm việc với công ty, tổ chức bảo vệ hàng ngày. 9) Các đơn vị trực thuộc (Các chi nhánh, văn phòng đại diện, kho hàng, đội xe...) - Tìm kiếm bạn hàng, thu gom hàng hoá, thực hiện các thương vụ xuất nhập khẩu do công ty giao. Ngoài ra còn đại diện cho công ty giải quyết các vấn đề như thanh toán nợ, nghiên cứu thị trường. Có trách nhiệm quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản, tiền vốn, cơ sở vật chất được giao. 1.1.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Vilexim. 1.1.3.1. Phương thức hoạt động kinh doanh. Hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần XNK & Hợp tác đầu tư Vilexim do các Phòng kinh doanh phụ trách. Các phòng kinh doanh trước hết làm nhiệm vụ tiến hành tìm đầu ra cho hàng hoá thông qua nghiên cứu thị trường, xem thị trường có nhu cầu về loại hàng hóa nào, xem xét khả năng tiêu thụ hàng hoá như thế nào, kết quả thu được ra sao... Sau khi có được đầu ra cho hàng hoá, các phòng kinh doanh sẽ liên hệ với các nhà cung cấp để thoả thuận mua hàng, đồng thời, lên kế hoạch lập phương án kinh doanh. Sau đó, phương án kinh doanh được trình lên Phòng Tài chính Kế toán để thẩm định khả năng tài chính của Công ty hiện thời có đáp ứng được yêu cầu của phương án đó hay không? Nếu khả năng tài chính cho phép, phương án kinh doanh được cho là khả thi thì sẽ trình lên Giám đốc công ty phê duyệt. Khi phương án kinh doanh được chấp thuận, Phòng kinh doanh sẽ tiến hành các nghiệp vụ kinh doanh bao gồm: Ký kết hợp đồng với doanh nghiệp trong nước, hợp đồng ngoại thương với phía nước ngoài, tổ chức thực hiện hợp đồng, làm các thủ tục liên quan đến mua bán hàng hoá. Chẳng hạn, với hoạt động nhập khẩu hàng hoá, hoạt động thường xuyên của Công ty, Phòng kinh doanh sẽ mở L\C nhập khẩu; theo dõi việc giao hàng của phía nước ngoài; Khi bộ chứng từ hàng hóa về tới Ngân hàng, Phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận bộ chứng từ hàng hoá để làm căn cứ đi nhận hàng, tiến hành các thủ tục Hải quan. Sau khi có hàng, sẽ tiến hành giao hàng cho khách hàng trong nước theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Với đặc điểm kinh doanh cơ bản như trên, quá trình kế toán bán hàng tại Công ty được tổ chức xử lý, theo dõi các số liệu kế toán phát sinh theo từng lô hàng mỗi lần xuất khẩu hoặc nhập khẩu. 1.1.3.2. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh. - Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa trực tiếp, xuất nhập khẩu ủy thác các mặt hàng nông lâm sản, hóa chất, dược liệu, bông vải sợi, điện máy, vật liệu xây dựng, thủ công mỹ nghệ. - Xuất khẩu lao động đi nước ngoài, đào tạo ngoại ngữ, giáo dục định hướng và nghề nghiệp cho lao động đi làm việc tại nước ngoài. - Kinh doanh vật tư nguyên liệu phục vụ sản xuất (kim loại màu, sắt thép các loại), phương tiện vận tải và hàng tiêu dùng. - Kinh doanh hải sản, thực phẩm, hàng tiêu dùng. - Kinh doanh vật tư, nguyên liệu, thiết bị phục vụ ngành hàng khí hóa lỏng, mặt hàng giấy. - Liên doanh liên kết với các đơn vị khác để sản xuất hàng xuất khẩu - Cho thuê nhà văn phòng, nhà xưởng, kho bãi. Trong đó, hoạt động chủ yếu chiếm phần lớn doanh thu của Công ty là hoạt động xuất nhập 1.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Vilexim. 1.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán. Công ty Vilexim là một đơn vị thực hiện hạch toán độc lập, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Đây là hình thức tổ chức công tác kế toán kết hợp hình thức tập trung với hình thức phân tán: Các đơn vị trực thuộc được tổ chức bộ phận kế toán riêng như Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh, Chi nhánh Hải phòng làm nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ công tác tài chính kế toán, định kỳ lập Báo cáo kế toán gửi về Phòng kế toán tại Văn phòng Công ty. ở các đơn vị trực thuộc với đặc điểm chưa đủ trình độ quản lý, chưa được phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ ở mức độ cao như Trung tâm Xuất khẩu Lao động, Chi nhánh Hà Tây, Văn phòng đại diện tại Lào thì không tổ chức kế toán riêng, mà bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu; định kỳ thu nhận chứng từ ban đầu, xử lý và kiểm tra sơ bộ các chứng từ đó để chuyển về Phòng kế toán tại Văn phòng Công ty. Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm thực hiện công việc kế toán phát sinh tại Trụ sở Công ty và ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng; Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng gửi đến và lập Báo cáo tài chính hợp nhất toàn công ty. Mô hình kế toán áp dụng như trên tại Công ty có nhiều ưu điểm hơn so với các mô hình kế toán khác và tương đối phù hợp với Công ty do đây là mô hình kế toán tương đối linh hoạt khi áp dụng; Mặt khác, Công ty Vilexim có quy mô vừa nhưng hoạt động phân tán, áp dụng mô hình này sẽ không bị phụ thuộc vào địa bàn hoạt động; Công ty Vilexim được trang bị và sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại, thuận lợi cho việc nối mạng nội bộ tại Văn phòng Công ty, cũng như thông tin viễn thông với các đơn vị trực thuộc. Do đó, thông tin kế toán được cung cấp khá kịp thời. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty: ( Xem trang bên) Biểu 1.3. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán KT Tiền mặt Kế toán trưởnG KT Ngân hàng và Thuế KT Hàng tồn kho Kế toán Công nợ Kế toán Tổng hợp P.Kế toán tại CN Tp HCM, CN Hải Phòng Nhân viên kế toán tại các CN khác KT Tiền lương Quan hệ chỉ đạo Quan hệ cung cấp thông tin Chú thích: Trong đó: - Kế toán trưởng là người điều hành công việc chung, chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra công tác tổ chức kế toán theo đúng chế độ quy định của Nhà nước. - Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ thu thập, tổng hợp số liệu để lập các báo cáo tài chính. - Kế toán tiền mặt theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt của công ty. - Kế toán ngân hàng và thuế tiến hành các nghiệp vụ giao dịch với ngân hàng và thực hiện nghĩa vụ về thuế đối với Nhà nước. - Kế toán hàng tồn kho theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá. - Kế toán công nợ theo dõi tình hình thanh toán của công ty với khách hàng và các nhà cung cấp từ đó xác định được số nợ còn phải thu cũng như số nợ còn phải trả của từng đối tượng. - Kế toán Tiền lương tính toán tiền lương và các khoản trích theo lương của cán bộ công nhân viên toàn công ty. Xuất phát từ đòi hỏi của tình hình kinh doanh ngày một lớn mạnh, số liệu phát sinh ngày càng nhiều và phức tạp, Phòng kế toán đã đưa phần mềm kế toán Fast Accounting vào sử dụng với phiên bản hiện tại là Fast 2003.f. Phần mềm được thiết kế theo đặt hàng của Công ty Vilexim, thích ứng với hình thức tổ chức bộ máy kế toán, hoạt động kinh doanh riêng của Công ty Cổ phần XNK và hợp tác đầu tư Vilexim. Giao diện của Fast Accounting tại Công ty Vilexim như sau: ( Xem trang bên) Biểu 1.4. Giao diện của Fast Accounting tại Công ty Vilexim Trước khi đưa phần mềm kế toán Fast Accounting vào sử dụng, Phòng kế toán Vilexim đã phải làm các công việc chuẩn bị phục vụ cho việc áp dụng phần mềm. Các công việc đã thực hiện bao gồm: - Xác định các yêu cầu về quản lý. - Nghiên cứu cách thức tổ chức và xử lý thông tin của phần mềm kế toán; - Tổ chức hệ thống thông tin và quy trình xử lý thông tin. - Xây dựng danh mục các từ điển trong phần mềm kế toán (danh mục đơn vị cơ sở, danh mục tài khoản, tiểu khoản, danh mục khách hàng…). - Xác định và khai báo các tham số hệ thống, các tham số tuỳ chọn. - Khai báo về ngày bắt đầu của năm tài chính. - Khai báo thông tin về ngày tính số dư đầu kỳ. - Xác định số dư đầu kỳ; các số phát sinh luỹ kế. - Xác định danh sách người dùng phần mềm, công việc và quyền truy nhập. Các công việc chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm kế toán đã được các cán bộ nhân viên phòng Tài chính kế toán chuẩn bị cẩn thận và kỹ lưỡng bởi mọi người đã xác định đây là công việc vô cùng quan trọng, ảnh hưởng sâu sắc tới việc khai thác thông tin sau này có thuận lợi và hiệu quả hay không, tránh phải sửa chữa, làm đi làm lại nhiều lần. 1.1.4.2. Quản trị người sử dụng. Phần mềm kế toán Fast Accounting cho phép kế toán trưởng có thể quản trị người dùng, phân công chức năng, nhiệm vụ cho từng nhân viên kế toán thông qua chức năng phân quyền. Chức năng này để khai báo những người sử dụng chương trình và phân quyền sử dụng chương trình cho từng người sử dụng. Mỗi nhân viên kế toán được cung cấp một tên và mật khẩu đăng nhập riêng để sử dụng chương trình. Ví dụ, để phân công nhân viên Nguyễn Thị Như Trang phụ trách kế toán hàng tồn kho, cách làm như sau: Chọn menu “Hệ thống” bằng cách kích chuột trái hoặc ấn phím Enter sau đó chọn tiếp menu “Quản lý người sử dụng” rồi vào menu “Khai báo người sử dụng và phân quyền” Biểu 1.5. Khai báo người sử dụng và phân quyền truy nhập - Trên màn hình khai báo kích chuột vào nút “Thêm NSD” rồi tiến hành nhập dữ liệu tuần tự như sau: + Tên: TRANG + Tên đầy đủ: Nguyễn Thị Như Trang + Mật khẩu: Nhập mật khẩu bất kỳ giả sử là 123, mật khẩu này chỉ cho phép người được phân quyền và kế toán trưởng truy cập vào phần kế toán hàng tồn kho. + Sửa / xoá chứng từ : Đánh số 1 nếu kế toán trưởng cho phép nhân viên này được sửa và xoá chứng từ, nếu không cho phép đánh số 0. + Cuối cùng kích chuột vào nút “Nhận” để kết thúc khai báo. - Tiếp theo sẽ tiến hành phân quyền cho người sử dụng bằng cách di chuyển con trỏ màu xanh đến vị trí tên nhân viên Nguyễn Thị Như Trang rồi kích chuột vào nút “Phân quyền”, chọn cột “Chức năng không được sử dụng”, kích chuột để đánh dấu phần “Kế toán hàng tồn kho”. Sau đó, kích vào nút “Thêm quyền” cuối cùng là nút “Nhận”. Chức năng phân quyền trong phần mềm Fast giúp kế toán trưởng có thể kiểm tra công việc của từng nhân viên và xác định được cụ thể trách nhiệm thuộc về người nào khi xảy ra sai sót. Việc phân quyền rất đa dạng như: - Phân quyền cho từng người sử dụng đến từng chức năng (menu) của chương trình. Ví dụ: Đối với kế toán bán hàng và xác định kết quả, nhân viên Trang chỉ được truy cập đầy đủ các menu “Kế toán hàng tồn kho”, “Kế toán bán hàng và xác định kết quả”, Kế toán chi phí và lãi lỗ lô hàng” và một số chức năng thuộc các menu “Hệ thống”, “Kế toán tổng hợp”, “Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay”. - Đối với phần nhập liệu, kế toán bán hàng được quyền tạo mới, sửa, xoá, xem các chứng từ. - Đối với các giao dịch, danh mục từ điển chương trình luôn lưu lại ngày, giờ và mã của người tạo giao dịch hoặc danh mục từ điển cũng như ngày, giờ và mã của người thực hiện sửa chữa lần cuối cùng. Nhờ đó có thể xác định trách nhiệm cụ thể thuộc về nhân viên nào khi xảy ra sai sót. Các phần hành kế toán trong chương trình Fast Accounting có mối liên hệ chặt chẽ với nhau (Xem sơ đồ), bao gồm: - Phân hệ Kế toán tổng hợp: Chức năng để cập nhật các chứng từ chung, liên kết số liệu với các phân hệ khác để lên báo cáo tài chính và sổ sách kế toán. - Phân hệ Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay: Theo dõi thu chi và thanh toán liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay. - Phân hệ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu để quản lý bán hàng và công nợ phải thu. - Phân hệ Kế toán mua hàng và công nợ phải trả để quản lý bán hàng và công nợ phải trả. - Phân hệ Kế toán hàng tồn kho để quản lý nhập xuất tồn kho hàng hoá, tính giá hàng tồn kho. - Phân hệ Kế toán chi phí và lỗ lãi lô hàng : Tập hợp chi phí và phân bổ chi phí, xác định kết quả lãi lỗ theo từng lô hàng. - Phân hệ Kế toán tài sản cố định : Quản lý TSCĐ về nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị khấu hao, bộ phận sử dụng… - Báo cáo thuế : Phục vụ lên các báo cáo thuế dựa trên các số liệu được cập nhật ở các phân hệ khác. - Báo cáo tài chính : Cung cấp các báo cáo tài chính theo mẫu quy định của Bộ Tài chính, tạo các mẫu Báo cáo Tài chính riêng để phục vụ kế toán quản trị nội bộ doanh nghiệp. Các phần hành kế toán được giao cho từng bộ phận kế toán tương ứng trong Phòng kế toán: - Phân hệ kế toán Tiền mặt, tiền gửi và tiền vay do bộ phận Kế toán tiền mặt và bộ phận Kế toán thanh toán với Ngân hàng đảm nhiệm. - Các phân hệ Kế toán Hàng tồn kho, Kế toán mua hàng và công nợ phải trả; Kế toán bán hàng và công nợ phải thu do bộ phận Kế toán hàng hoá và bộ phận Kế toán Công nợ phải trả. - Bộ phận Kế toán tổng hợp đảm nhiệm phân hệ Kế toán tổng hợp; Chi phí và lãi lỗ lô hàng, Kế toán TSCĐ, Báo cáo Tài chính… Giữa các bộ phận trong phòng kế toán thường xuyên có sự trao đổi, kiểm tra đối chiếu lẫn nhau trong quá trình xử lý hạch toán chứng từ ban đầu. Mối liên hệ giữa các phân hệ trong Fast Accounting được thể hiện qua sơ đồ sau: ( Xem sơ đồ trang bên) Số liệu cập nhật được lưu ở phân hệ của mình Số liệu cập nhật được chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp Số liệu cập nhật được chuyển sang phân hệ khác tùy theo từng trường hợp cụ thể. Báo cáo bán hàng, SCT công nợ Báo cáo mua hàng, SCT công nợ Thẻ kho, NXT… Thẻ TSCĐ, Bảng tính khấu hao… Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi NH… Tổng Hợp Vốn bằng tiền Phiếu thu, phiếu chi Báo nợ, báo có Bán hàng&Phải thu Hóa đơn, ctừ phải thu Nghiệp vụ khác Bảng kê, Bảng phân bổ, Phiếu kế toán Tài sản cố định Hàng tồn kho PN,PX, Cuyển kho Mua hàng&Phải trả Hóa đơn, ctừ phải trả SCT tài khoản, Sổ cái TK, CTGS,… Báo cáo Quản trị Báo cáo thuế Báo cáo chi phí và giá thành Báo cáo Tài chính Biểu 1.6. Sơ đồ mối liên hệ giữa các phân hệ trong Fast Accounting Ghi chú: 1.1.5.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Vilexim. 1.1.5.1. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty. Công ty Vilexim thường xuyên cập nhật, nắm bắt kịp thời và có hệ thống những Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp Kê thay đổi trong chế độ kế toán- tài chính doanh nghiệp và vận dụng các chuẩn mực kế toán mới vào các phần hành kế toán của đơn vị mình. Công ty Vilexim hiện đang thực hiện theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. - Niên độ kế toán: tính theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01đến ngày 31/12 hàng năm. - Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính thuế GTGT: Tính Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp tính giá hàng tồn kho cuối kỳ: Căn cứ vào kêt quả kiểm kê định kỳ. - Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Căn cứ vào thời gian sử dụng hữu ích hoặc tỷ lệ Khấu hao TSCĐHH, TSCĐVH theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003. 1.1.5.2. Hệ thống chứng từ kế toán. Trong phạm vi quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành “ Chế độ Kế toán doanh nghiệp” và các văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý cấp trên, Công ty Vilexim áp dụng hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn nhằm phù hợp với đặc điểm kinh doanh và vân dụng phần mềm kế toán của Công ty. Phần mềm kế toán Fast đang áp dụng tại Công ty Vilexim, các chứng từ được Fast tự động mã hoá cho từng loại chứng từ, quy định cho từng màn hình cập nhật chứng từ và không được sửa. Mã chứng từ có tác dụng giúp chương trình nhận biết được dữ liệu, thông tin trên các báo cáo được cập nhật từ giao diện màn hình nào, từ phân hệ nào. Tên của chứng từ được chương trình khai báo tự động. Tuy nhiên, người sử dụng có thế sửa lại cho phù hợp bằng cách vào menu “Hệ thống” => “Danh mục từ điển và tham số tuỳ chọn” => “Khai báo các màn hình nhập chứng từ”. Muốn sửa chứng từ nào chọn chứng từ đó rồi ấn phím F3 để sửa trên màn hình, như dưới đây: Biểu 1.7. Sửa các thông số của mã chứng từ Mã chứng từ mẹ để khai báo cho việc đánh số tự động các chứng từ. Mỗi khi thêm một chứng từ mới thì chương trình tự động đánh số tăng thêm 1. Trong trường hợp các màn hình cập nhật chứng từ khác nhau nhưng lại có cùng một hệ thống đánh số chứng từ thì phải khai báo các màn hình này có cùng một mã chứng từ mẹ cho chương trình nhận biết để đánh số tự động. Mã chứng từ mẹ là mã một chứng từ nào đó trong danh mục chứng từ. Trong trường hợp màn hình có hệ thống đánh số thứ tự riêng thì mã chứng từ mẹ trùng với mã chứng từ trong danh mục chứng từ Mã chứng từ Tên chứng từ PT1 Phiếu thu tiền mặt PTA Phiếu thu tiền mặt ngoại tệ (tỷ giá hạch toán) PC1 Phiếu chi tiền mặt PCA Phiếu chi tiền mặt ngoại tệ (tỷ giá hạch toán) BC1 Giấy báo có của ngân hàng (thu) BCA Giấy báo có ngoại tệ (tỷ giá hạch toán) BN1 Giấy báo nợ của ngân hàng (chi) BNA Giấy báo nợ ngoại tệ (tỷ giá hạch toán) PNA Phiếu nhập kho (nhập mua) PNB Phiếu nhập mua nhập khẩu PNC Phiếu nhập tiền chi phí PND Phiếu nhập kho (nội bộ) PNE Phiếu nhập điều chuyển PNF Phiếu nhập hàng bán bị trả lại HAD Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho PXD Phiếu xuất kho PXE Phiếu xuất điều chuyển PXF Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp PXH PX chênh lệch (tự động) giá hàng tồn kho HD1 Hoá đơn dịch vụ HD9 Ctừ phải thu khác, ctừ bù trừ công nợ PN1 Hoá đơn mua dịch vụ PN2 Phiếu thanh toán tạm ứng PN9 Ctừ phải trả khác, ctừ bù trừ công nợ PK1 Phiếu kế toán tổng hợp PK3 Bút toán kết chuyển tự động PK4 Bút toán phân bổ tự động PK5 Bút toán phân bổ khấu hao PK8 Bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ HD0 Hoá đơn phải thu đầu kỳ PN0 Hoá đơn phải trả đầu kỳ T02 Hoá đơn giá trị gia tăng đầu ra T03 Hoá đơn giá trị gia tăng đầu vào Một số mã chứng từ do Fast Accounting tại Vilexim tự động khai báo 1.1.5.3. Hệ thống tài khoản kế toán. Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán. Mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên các tài khoản. Vì vây, việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý và khai thác thông tin về sau, đặc biệt là trong điều kiện tổ chức kế toán máy. Dựa theo Quyết định 1141- TC/CĐKT ngày 01.11.1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính_Đã sửa, đổi bổ sung theo các văn bản mới nhất của Bộ Tài chính: Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim đã xây dựng hệ thống tài khoản kế toán theo nguyên tắc phân cấp tài khoản: Một tài khoản mẹ (TK bậc 1) sẽ bao gồm các tài khoản con (bậc 2,3,4…). Chẳng hạn, tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng (TK mẹ) tại công ty Vilexim được phân cấp như sau: Tài khoản Tên tài khoản Tk mẹ Bậc 131 Phải thu của khách hàng 1 1311 Phải thu của khách hàng trong nước 131 2 131101 Phải thu của khách hàng trong nước KD1 1311 3 131102 Phải thu của khách hàng trong nước KD2 1311 3 131103 Phải thu của khách hàng trong nước KD3 1311 3 131104 Phải thu của khách hàng trong nước Phòng TCMN 1311 3 131105 Phải thu của khách hàng trong nước VP Cty 1311 3 1312 Phải thu của khách hàng nước ngoài 131 2 131201 Phải thu của khách hàng nước ngoài KD1 1312 3 131202 Phải thu của khách hàng nước ngoài KD2 1312 3 131203 Phải thu của khách hàng nước ngoài KD3 1312 3 131204 Phải thu của khách hàng nước ngoài Phòng TCMN 1312 3 131205 Phải thu của khách hàng nước ngoài VP Cty 1312 3 TK 131 được khai báo sử dụng tại Vilexim Để quản lý danh mục tài khoản ta tìm đến menu theo đường dẫn “Kế toán tổng hợp” => “Danh mục từ điển” =>”Danh mục tài khoản”. Cửa sổ danh mục tài khoản cho phép thực hiện một số thao tác như: Xem thông tin tài khoản (bấm phím F2); Sửa nội dung tài khoản (F3), Thêm tài khoản (F4); Đổi tài khoản (F6) hoặc xoá các tài khoản không sử dụng (F8)… Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tai Công ty Vilexim (Xem phần phụ lục kèm theo) 1.1.5.4. Hệ thống sổ kế toán. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toán xác định hình thức kế toán; mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toán khác nhau. Biểu 1.8. Trình tự ghi sổ kế toán trong kế toán máy Chứng từ gốc Tệp dữ liệu trên máy - Sổ kế toán tổng hợp - Sổ kế toán chi tiết - Báo cáo kế toán - Báo cáo khác Nhập dữ liệu vào máy tính (mã hoá) Xử lý tự động bằng phần mềm kế toán trên máy vi tính Sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting cho phép cung cấp hệ thống sổ kế toán theo các hình thức Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ và Nhật ký chứng từ. Đặc điểm này rất phù hợp với hình thức sổ kế toán mà Công ty Vilexim đang áp dụng là Chứng từ ghi sổ. Để lựa chọn Sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ, bấm chuột trái hoặc gõ phím Enter vào menu “Kế toán tổng hợp” rồi chọn menu “Sổ kế toán theo hình thức CTGS”. Khi đó, chương trình sẽ cho phép truy cập vào: 1) Đăng ký chứng từ ghi sổ 2) Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 3) Bảng tổng hợp chứng từ/ Sổ chi tiết 4) Chứng từ ghi sổ 5) Sổ cái của một tài khoản 6) Sổ cái tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản) 7) Sổ chi tiết của một tài khoản 8) Sổ chi tiết của một tài khoản (in dọc) 9) Sổ chi tiết tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản) 10) Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản 11) Sổ tổng hợp chữ T (lên cho tất cả các tài khoản) 12) Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản 13) Bảng số dư cuối kỳ của các tài khoản 14) Bảng số dư đầu kỳ của các tài khoản 1.1.5.5. Hệ thống báo cáo kế toán. - Kỳ lập báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được lập theo Quý. - Cơ sở lập báo cáo tài chính: Kế toán tổng hợp sẽ thu thập các chứng từ chung, tổng hợp số liệu của các phân hệ kế toán để lên báo cáo tài chính. - Hệ thống báo cáo tài chính, gồm: 1) Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản. 2) Bảng cân đối kế toán. 3) Báo cáo kết quả kinh doanh( Phần I, II, III, IV). Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Thuyết minh báo cáo tài chính. - Nơi nộp báo cáo tài chính, gồm: Cục Tài chính Doanh nghiệp_ Quận Hoàn Kiếm. Cục Thuế Hà Nội_ Quận Đống Đa. Cục Thống kê_ Quận Hoàn Kiếm. Bộ Tài chính_ Quận Hoàn Kiếm. 1.2. Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim. 1.2.1. Đặc điểm hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Vilexim. 1.2.1.1. Đặc điểm hàng hoá. Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Vilexim, đó là: Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá trực tiếp, xuất nhập khẩu uỷ thác các mặt hàng nông lâm sản, hoá chất, dược liệu, bông vải sợi, đồ điện gia dụng, vật liệu xây dựng, thủ công mỹ nghệ,… Trong điều kiện sản phẩm hàng hoá mà Công ty Vilexim kinh doanh rất phong phú, đa dạng về chủng loại. Vì thế Công ty Vilexim đã tổ chức mã hoá các đối tượng liên quan cần quản lý như sau: 1) Danh mục sản phẩm hàng hoá. Để quản lý chặt chẽ và hạch toán chính xác thì cần phải tiến hành phân loại hàng hóa, mã hóa hàng hóa. Mã hoá hàng hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các loại sản phẩm hàng hoá. Từ đó, cho phép nhận diện, tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn giữa các loại mặt hàng. Đồng thời giảm được thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ của máy tính. Phần mềm kế toán Fast Accounting mà Công ty Vilexim đang sử dụng cho phép tạo dựng danh mục vật tư hàng hoá một cách khoa học và nhanh chóng như sau: Truy cập vào menu Danh mục hàng hoá vật tư theo đường dẫn “Kế toán hàng tồn kho” => “Danh mục từ điển” => “Danh mục vật tư hàng hoá”. Tại Công ty Vilexim, để quản lý hàng hoá trong phần mềm kế toán, việc mã hoá vật tư được thực hiện bắt đầu từ việc theo dõi vật tư, hàng hóa là của phòng kinh doanh nào, nếu là hàng nhập khẩu thì theo dõi cả số hiệu L\C nhập khẩu của lô hàng đó, đối với hàng xuất khẩu do số lượng ít hơn nên thường theo dõi theo trị giá của lô hàng. Ví dụ, thêm vào danh mục hàng hoá Tấm nhôm màu hợp kim là hàng của phòng Kinh doanh 1, ta truy cập tới menu “Danh mục vật tư, hàng hoá”, tại cửa sổ hiện lên, bấm phím F4 để hiện lên màn hình như sau: Tại màn hình trên ta tiến hành nhập các thông tin vào các trường “Mã vật tư” là “KD1TAMNHOMMAU”; Tên vật tư là “KD1 – Tấm nhôm màu hợp kim”; Đơn vị tính là “Tấm”; TK vật tư là 156101 – Hàng của phòng KD1; TK giá vốn là 632101 – Giá vốn hàng bán phòng KD1; TK doanh thu là 511101 – Doanh thu hàng hoá nhập khẩu phòng KD1… Kết thúc bấm chuột vào nút “Nhận” hoặc sử dụng tổ hợp phím {Alt, N}. Biểu 2.1. Danh mục hàng hoá Stt Mã vật tư Tên vật tư Đvt TK vật tư TK giá vốn TK doanh thu 1 KD1CUASONGNHUA Cửa sổ ống nhựa chiếc 156101 632101 511101 2 KD1ONGNHUA ống nhựa chiếc 156101 632101 511101 3 KD1PHUKIENBINHLC Phụ Kiện bình lọc LC 049 chiếc 156101 632101 511101 4 KD1PHUKIENONGNHU Phụ Kiện ống nhựa chiếc 156101 632101 511101 5 KD1SATLA KD1-Sắt lá tráng thiếc tấn 156101 632101 511101 6 KD1TAMNHOMMAU KD1- Tấm nhôm màu hợp kim tấm 156101 632101 511101 7 KD1THIETBIDHMLOP Thiết bị dậy học-Móc lốp bộ 156101 632101 511101 8 KD2KEMOXIT Kẽm oxít tấn 156102 632102 511102 Trích “Danh mục hàng hoá” tạo lập tại Công ty Vilexim 2) Danh mục khách hàng. Với tốc độ phát triển mạnh mẽ, các mối quan hệ kinh doanh của Công ty ngày càng mở rộng, bên cạnh các khách hàng truyền thống, danh sách các khách hàng mới của công ty ngày một dài ra. Phần mềm kế toán Fast tại Công ty Vilexim yêu cầu xây dựng một danh mục khách hàng để quản lý khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ phải thu, phải trả (TK 131, 136, 1388, 141, 331, 3388) với các thông tin: Mã khách; Tên khách; Địa chỉ; Mã số thuế; Tài khoản công nợ ngầm định… Việc mã hoá khách hàng tại Công ty Vilexim được tiến hành trước hết bằng việc phân loại xem đó là khách của phòng nào? Tại mỗi phòng sẽ đánh số thứ tự các khách hàng theo thời gian phát sinh quan hệ khách hàng. Danh mục khách hàng được thường xuyên cập nhật khách hàng mới, bổ sung, sửa đổi thông tin khách hàng cũ theo thông báo từ các phòng kinh doanh. Ví dụ, để thêm vào danh mục khách hàng Công ty TNHH Chí Thành II là khách mua hàng của phòng Kinh doanh 3, ta thực hiện các bước sau: Truy cập theo đường dẫn menu “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu” => “Danh mục từ điển” => “Danh mục khách hàng”. Tại màn hình “Danh mục khách hàng”, ta bấm phím F4 để hiện màn hình “Thêm khách hàng”: Nhập thông tin khách hàng vào các trường thích hợp: Tại trường mã khách, nhập “KD3001” (KD3 là phòng, 001 là số thứ tự khách hàng hiện tại của phòng); tại trường tên khách, nhập tên khách hàng “Công ty TNHH Chí Thành II”…Khách nhập thêm vào danh mục là người mua, ta đánh dấu vào ô “Khách hàng”. Kết thúc bấm tổ hợp phím {Alt, N}để chương trình cập nhật khách hàng. Biểu 2.2. Danh mục khách hàng Mã khách Tên khách Địa chỉ Mã số thuế KD1018 Cty TNHH Phú Mỹ An Số 21, ngõ 61/2 Lạc Trung,HN 101559450 KD1019 Cty TNHH vật t thiết bị B3 TT XN Dợc phẩm TW1, ngõ Văn Hơng, HN 101277015 KD1020 Công ty thiết bị phụ tùng Hoà Phát 243 Giải Phóng, Hà Nội 100365371 KD1021 Công ty TNHH sản xuất -XNK và đầu tư Ngõ 234, đường Ngô Gia Tự, Long Biên, Hà Nội 0100600610-1 KD1025 Anh Trung-NA Đô Lương- Nghệ An 2900264383 KD1029 Doanh nghiệp tư nhân SX Duy Lợi 1724 Phạm Thế Hiển- P6, Q8, TP Hồ Chí Minh 302570535 Trích “Danh mục khách hàng” của Công ty Vilexim 3) Danh mục chứng từ. Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty Vilexim sử dụng các chứng từ chủ yếu sau: Biểu 2.3. Danh mục chứng từ Mã chứng từ Tên chứng từ PT1 Phiếu thu tiền mặt PTA Phiếu thu tiền mặt ngoại tệ (tỷ giá hạch toán) BC1 Giấy báo có của ngân hàng (thu) BCA Giấy báo có ngoại tệ (tỷ giá hạch toán) PNF Phiếu nhập hàng bán bị trả lại HAD Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho PXD Phiếu xuất kho PXH PX chênh lệch (tự động) giá hàng tồn kho HD1 Hoá đơn dịch vụ HD9 Ctừ phải thu khác, ctừ bù trừ công nợ PN1 Hoá đơn mua dịch vụ PK3 Bút toán kết chuyển tự động PK4 Bút toán phân bổ tự động PK5 Bút toán phân bổ khấu hao PK8 Bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ HD0 Hoá đơn phải thu đầu kỳ T02 Hoá đơn giá trị gia tăng đầu ra Danh mục chứng từ sử dụng chủ yếu trong kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Vilexim do Fast tự động mã hoá 4) Danh mục tài khoản. Tài khoản sử dụng trong kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá được xây dựng theo nguyên tắc chung trong tạo lập hệ thống tài khoản áp dụng tại Công ty Vilexim, tức là theo nguyên tắc phân cấp. Chẳng hạn, từ tài khoản mẹ 511, được phân cấp thành 5 tài khoản bậc 2 là : TK 5111 – DT bán hàng nhập khẩu; TK 5112 – DT bán hàng xuất khẩu; TK 5113 – DT xuất khẩu lao động; TK 5114 – DT từ các dịch vụ khác; TK 5115 – DT dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác. Sau đó, từ các tài khoản bậc 2, căn cứ vào nơi phát sinh doanh thu để phân cấp tiếp thành các tài khoản bậc 3 (Ví dụ, TK 511101 – DT hàng hoá nhập khẩu Phòng kinh doanh 1). Quá trình mã hoá, tạo lập, khai báo tài khoản dùng trong kế toán bán hàng được tiến hành như đã nói ở phần trên. Biểu 2.4. Danh mục Tài khoản TàI khoản Tên tài khoản Tk mẹ Bậc 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1 5111 Doanh thu bán hàng hóa nhập khẩu 511 2 511101 Doanh thu bán hàng hóa nhập khẩu KD1 5111 3 511102 Doanh thu bán hàng hóa nhập khẩu KD2 5111 3 5112 Doanh thu bán hàng xuất khẩu 511 2 511201 Doanh thu bán hàng xuất khẩu KD1 5112 3 511202 Doanh thu bán hàng xuất khẩu KD2 5112 3 511203 Doanh thu bán hàng xuất khẩu KD3 5112 3 Trích TK 511 trong”Danh mục tài khoản” sử dụng tại Công ty Vilexim 5) Hệ thống sổ và các báo cáo liên quan. Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Và phần mềm kế toán Fatst Accounting luôn sẵn sàng cung cấp hệ thống sổ kế toán theo hình thức này. Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá sử dụng các sổ kế toán sau: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái các TK liên quan (TK 156, TK511, TK131, TK 911…) Các báo cáo bán hàng cũng được Fast Accounting cung cấp một cách đầy đủ, nhanh chóng chính xác phục vụ cho theo dõi công nợ và kế toán quản trị, để xem các báo cáo bán hàng, ta truy cập vào menu “Kế toán bán hàng” => “Báo cáo bán hàng”, sau đó lựa chọn một trong các báo như hình dưới đây: Fast Accounting cũng cung cấp các báo cáo lãi lỗ lô hàng như: Báo cáo doanh thu theo mặt hàng, tổng hợp số chi phí theo lô hàng… Đây là phân hệ được Công ty Phần mềm Tài chính Kế toán FAST thiết kế riêng thích ứng với điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty Vilexim. Để theo dõi chi phí, lãi lỗ từng lô hàng ta truy cập theo đường dẫn menu “Kế toán chi phí và lãi lỗ lô hàng” => “Báo cáo theo vụ việc lô hàng” . Ngoài ra, kế toán bán hàng còn quan tâm đến Báo cáo thuế GTGT đầu ra, để xem báo cáo Thuế GTGT đầu ra, ta cần truy cập vào menu “Báo cáo thuế” => “Báo cáo thuế GTGT đầu ra” => “Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hoá bán ra (Mẫu 02/GTGT)”. 1.2.1.2. Đặc điểm tiêu thụ hàng hoá. Hoạt động tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim bao gồm hai lĩnh vực chủ yếu là xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài và nhập khẩu hàng hoá về bán trong nước. Trong đó, hoạt động nhập khẩu hàng về bán trong nước là chủ yếu, chiếm khoảng 70% doanh số bán năm 2005. Hoạt động bán hàng xuất khẩu tuy chiếm tỷ trọng thấp hơn nhưng luôn được Công ty Vilexim chú trọng phát triển mở rộng thị trường, tăng doanh số bán hàng xuất khẩu thu ngoại tệ. Trong lĩnh vực xuất khẩu, thị trường tiêu thụ hàng xuất khẩu mà Công ty Vilexim đang tham gia xuất khẩu hàng nông sản là những thị trường truyền thống như Singapore, Malaysia, Indonesia, Pakistan, India… Đồng thời, Công ty đang tích cực hướng tới các thị trường mới, giàu tiềm năng như Trung Quốc, Nam Phi, Châu Âu, Dubai, các nước Asean…. Với thị trường thu mua nông sản trong nước, Công ty đã nhận được sự ủng hộ từ các cơ sở và doanh nghiệp cung cấp nguồn hàng nông sản, nhất là trong thời điểm mà giá hàng trong nước có xu hướng tăng. Đối với thị trường tiêu thụ hàng nhập khẩu, thị trường nội địa cũng là thị trường đang được Công ty chú trọng xây dựng và phát triển do đây vừa là thị trường đầu vào, vừa là thị trường đầu ra của Công ty. Vì thế, Công ty đã quan tâm mở rộng các mối quan hệ khách hàng và các kênh phân phối sản phẩm, trở thành đầu mối cung cấp nguyên vật liệu, hàng hoá cho các công ty trong nước như Công ty Kim loại Việt (Hoàng Quốc Việt, Hà Nội), Công ty CP Thép Việt Nhật (Long Biên, Hà Nội), Công ty Thép Việt (Thạch Thất, Hà Tây) Công ty TNHH Kim khí Hoàng Minh (Cầu Giấy, Hà Nội) với mặt hàng sắt thép các loại, Công ty Secoin (Gỗ ván dăm), Công ty Thùy Anh (Hạt nhựa, Xơ Acrylic), Công ty TNHH Phú Thái (hàng tiêu dùng các loại), Công ty In và Văn hóa phẩm (Bộ văn hóa thông tin – mặt hàng giấy)… và các mạng lưới phân phối trên cả nước. Thực tế hiện nay, tình hình sản xuất công nghiệp trong nước tiếp tục tăng trưởng cao nên nhu cầu đầu vào các nguyên vật liêu như sắt thép, hạt nhựa, hóa chất… tăng mạnh đang là yếu tố thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu của Công ty. Những bước tiến như trên có được là nhờ chính sách điều hành, quản lý của Công ty đang được hoàn thiện tích cực sau khi cổ phần hóa, Công ty đã áp dụng các chính sách khuyến khích, thúc đẩy hoạt động kinh doanh như: chính sách thưởng, chính sách bạn hàng. Đồng thời, Công ty cũng thực hiện việc tiết kiệm chi phí quản lý, chi phí bán hàng, khuyến khích cán bộ áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kinh doanh nhằm giảm chi phí giao dịch, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Những yếu tố chủ yếu ảnh hưởng đến tổ chức kế toán bán hàng và kết quả kinh doanh tại Công ty Vilexim bao gồm: - Thời gian lưu chuyển hàng hóa xuất – nhập khẩu thường dài hơn so với thời gian lưu chuyển hàng hóa trong kinh doanh thương mại nội địa. Do đó, để xác định kết quả hoạt động kinh doanh xuất - nhập khẩu thì phải chờ đến khi tiền hàng đã luân chuyển được một vòng hay khi đã thực hiện xong một thương vụ ngoại thương; - Thời điểm giao nhận và thời điểm thanh toán hàng hóa xuất – nhập khẩu cũng không trùng nhau mà có khoảng cách dài; - Phương thức thanh toán trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu tại Vilexim chủ yếu sử dụng thanh toán bằng thư tín dụng L\C (Letter of Credit), ngoài ra còn có phương thức nhờ thu D\P (Documents agaist Payment), phương thức chuyển tiền (Remitance). - Phương thức xuất nhập khẩu tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim là phương thức xuất nhập khẩu trực tiếp. Bằng khả năng tổ chức đàm phán, ký kết hợp đồng, am hiểu đối tác, am hiểu thị trường cũng như mặt hàng xuất nhập khẩu, Công ty trực tiếp quan hệ, giao dịch, ký kết hợp đồng, thanh toán tiền hàng…Do đó, hàng hóa xuất nhập khẩu của Công ty bao gồm hàng hóa do Công ty trực tiếp mua bán và hàng hóa do đơn vị khác ủy thác xuất nhập khẩu (Công ty hưởng phí ủy thác). 1.2.2. Kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Vilexim. 1.2.2.1. Các phương thức tiêu thụ hàng hóa và thủ tục chứng từ. Phương thức bán hàng được áp dụng chủ yếu tại Công ty Vilexim là bán hàng trực tiếp thu tiền ngay, bán hàng trả chậm có tính lãi. Hoạt động bán hàng khi thực hiện phải có Hợp đồng mua bán giữa khách hàng và Công ty. Mọi điều khoản về tên hàng, số lượng, quy cách, chủng loại; Thời gian và địa điểm giao nhận; Phương thức thanh toán phải được thỏa thuận trong Hợp đồng mua bán trước khi bán hàng. Một Hợp đồng mua bán được ký kết phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa phòng Kinh doanh XNK và phòng TCKT. Trong đó, phòng TCKT cần thực hiện các bước như viết Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, theo dõi thu tiền bán hàng, hạch toán vào các lô hàng vào chương trình Fast. Hợp đồng mua bán được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 02 bản. Nhập khẩu hàng vê bán trong nước là hoạt động bán hàng chủ yếu ở Vilexim. Thông thường, khách hàng phải đặt cọc 10% trị giá Hợp đồng mua bán hàng nhập khẩu ngay sau khi hợp đồng được ký kết để Công ty ký quỹ mở L\C tại ngân hàng. Số còn lại (90%) bên mua thanh toán trong khoảng thời gian thỏa thuận giữa 2 bên tùy từng lô hàng (thường là 03 tháng) và Công ty có thu lãi trả chậm. Quá thời hạn thanh toán, Công ty có quyền thu tiền đặt cọc và phát mại hàng hóa để thu hồi vốn. Khách hàng phải chịu mọi chi phí như: Phí Ngân hàng, cước vận chuyển từ cảng về kho, phí bốc xếp, hải quan, giám định, công tác phí, thuê xe… và nộp thuế nhập khẩu, thuế VAT đúng thời hạn. Đối với bán hàng xuất khẩu, Công ty cũng tổ chức đàm phán, ký kết Hợp đồng mua bán (Sales Contract) với phía nước ngoài với các điều khoản thỏa thuận bao gồm: Hàng hóa, đơn giá, số lượng, trị giá; Thời gian địa điểm giao hàng; Phương thức thanh toán; Yêu cầu về bộ chứng từ hàng xuất…Phương thức thanh toán thường được lựa chọn là chuyển tiền điện T\T (Telegraphic Transfer). Đây là phương thức thanh toán có lợi nhất cho người xuất khẩu. Kế toán tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Vilexim sử dụng các chứng từ chủ yếu sau đây: - Hoá đơn GTGT. - Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, ủy nhiệm thu, Séc, Giấy báo Có của ngân hàng, Sổ phụ ngân hàng... - Chứng từ kế toán liên quan khác như : Hợp đồng kinh tế, Hoá đơn thương mại Commercial Invoice (dùng trong bán hàng xuất khẩu). Hoá đơn GTGT xác nhận số lượng, đơn giá, số tiền bán và tổng giá thanh toán của hàng xuất bán. Hoá đơn do kế toán tiêu thụ lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): Liên 1 lưu tại phòng kinh doanh XNK, sau này sẽ chuyển cho cơ quan Thuế; Liên 2 giao cho người mua làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán ở đơn vị mua; Liên 3 lưu tại phòng Tài chính Kế toán để thanh toán và làm cơ sở hạch toán. Quy trình luân chuyển Hoá đơn GTGT - Trước hết, bộ phận liên quan (người mua) chuẩn bị tiền và các chứng từ liên quan đến việc trả tiền (Giấy báo Có của ngân hàng, phiếu thu…). Sau đó, chứng từ được luân chuyển theo trình tự sau: (1) Nhân viên kế toán được bố trí tại các phòng kinh doanh để viết hoá đơn sẽ nhận các chứng từ thanh toán, viết hóa đơn bán hàng (hóa đơn kiêm phiếu xuất kho) gồm 3 liên. (2) Kế toán trưởng, chủ tài khoản (Giám đốc) ký duyệt hóa đơn. (3) Kế toán tiêu thụ nhận hóa đơn đã ký duyệt, đưa người mua ký (Liên 1 lưu ở phòng kinh doanh XNK; Liên 2 giao cho người mua; Liên 3 lưu tại phòng TCKT). Nếu người mua không có điều kiện ký hoá đơn (người mua ở xa, người mua là người nước ngoài) thì sẽ đóng dấu “Bán hàng qua điện thoại” vào chỗ chữ ký của người mua hàng. (4) Kế toán tiêu thụ, thanh toán nhập liệu vào phần hành kế toán tương ứng. (5) Chuyển hóa đơn đến các bộ phận kế toán liên quan để nhập liệu (nếu cần) (6) Lưu hóa đơn ở bộ phận kế toán bán hàng, kết thúc quy trình lưu chuyển Hoá đơn GTGT. 1.2.2.2. Tính giá mua của hàng xuất bán. Như đã trình bày ở trên, do đặc điểm kinh doanh của Công ty, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá, kế toán hàng hoá tại công ty sẽ tiến hành tổ chức xử lý theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng bộ hợp đồng kinh tế được ký kết, từng lô hàng xuất nhập khẩu. +) Đối với hàng nhập khẩu, giá mua hàng thường là giá CIF được ấn định tại cảng giao hàng tại Việt Nam. Giá CIF bao gồm giá mua gốc cộng chi phí vận chuyển và bảo hiểm để đưa hàng hoá về cảng tại Việt Nam. Trị giá vốn của hàng NK xuất kho để bán được áp dụng theo phương pháp bình quân gia quyền tính cho cả tháng. Trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho được tính căn cứ vào số lượng vật tư xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức: Trị giá vốn thực tế vật tư xuất kho = Số lượng vật tư xuất kho X Đơn giá bình quân gia quyền Trong đó, đơn giá bình quân gia quyền được xác định như sau: Đơn giá bình quân gia quyền = Trị giá vốn thực tế vật tư tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế vật tư nhập trong k ỳ Số lượng vật tư tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư nhập trong kỳ +) Đối với hoạt động xuất khẩu, giá vốn của lô hàng xuất khẩu bao gồm giá mua gốc tại Việt Nam + chi phí thu mua liên quan tới lô hàng (CP sơ chế, bảo quản, vận chuyển hàng tới cảng để xuất khẩu). 1.2.2.3. Kế toán giá vốn hàng hoá tiêu thụ. Tại Vilexim, kế toán giá vốn hàng hoá tiêu thụ theo phương thức giao bán trực tiếp sử dụng TK 632 “Giá vốn hàng bán”. TK này phản ánh trị giá vốn của thành phẩm, hàng hóa lao vụ dịch vụ đã bán, các khoản chi phí nguyên vật liệu, nhân công giá trị khấu hao hụt vốn được tính vào giá vốn hàng bán cũng như trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Biểu 2.5. Sơ đồ kết cấu TK 632 “ Giá vốn hàng bán” Kết chuyển XĐKQ TK 911 TK 156 (1) Xuất kho bán trực tiếp TK 632 TK 111,112,331... TK133 133 (2) Hàng mua chuyển thẳng không qua kho Sau khi tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, ta phân bổ cho số hàng hóa được tiêu thụ trong kỳ. Từ đó, ta xác định được trị giá vốn của hàng tiêu thụ trong kỳ: Trị giá vốn hàng tiêu thụ = Trị giá vốn của hàng xuất kho để bán + Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán Trị giá vốn hàng nhập khẩu gồm giá CIF và chi phí mua. Các chi phí mua của một lô hàng nhập khẩu tại Công ty Vilexim thông thường bao gồm: Lãi vay Ngân hàng; Thủ tục phí, điện phí Ngân hàng; Phí vận chuyển, bốc dỡ; Phí Công ty; Các khoản thuế không hoàn lại… Các chi phí này được tính cho từng lô hàng để xác định lãi lỗ lô hàng. Giá vốn hàng bán của hàng nhập khẩu tại Công ty Vilexim được xác định thủ công như sau: Biểu 2.6. Bảng tính giá vốn hàng bán cho từng lô hàng Bảng tính giá vốn hàng Nhập khẩu Phòng KD1 Tên hàng: ổ bi Số L\C, T\TR, D\P: D\P022 Số phương án: Chỉ tiêu Số tiền Ghi chú Giá mua hàng 6.895.000 Thuế Nhập khẩu 344.750 Thuế TTĐB ´ Cước vận chuyển 137.900 Phí Công ty 689.500 Lãi vay Ngân hàng 153.988 Phí chuyển tiền NH 62.055 Phí bốc dỡ, giao nhận… 55.000 Tổng cộng (Giá vốn) 8.338.193 Số lượng 88.000 Giá vốn trung bình: 8.319.500 Người lập biểu Kế toán trưởng 1.2.2.4. Kế toán doanh thu bán hàng. 1) Nội dung. Kế toán bán hàng tại Vilexim bao gồm hai mảng chính yếu sau đây: a) Xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài Khi hàng gửi đi xuất khẩu được xác định là hoàn thành xuất khẩu, căn cứ vào các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng, giá trị hàng hoá thực tế xuất khẩu, kế toán bán hàng tiến hành lập Hoá đơn GTGT của hàng xuất khẩu, đồng thời định khoản bút toán phản ánh doanh thu bán hàng xuất khẩu đã được người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán (thông thường người nhập khẩu phía nước ngoài thanh toán ngay bằng điện chuyển tiền qua mạng SWIFT tại ngân hàng): Nợ TK 111(2), 112(2), 131 (Tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Có TK 511(1) (Tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá BQLNH) Hàng hoá trong hoạt động xuất khẩu theo quy định hiện hành đều thuộc đối tượng chịu thuế suất thuế GTGT là 0% (khác đối tượng không chịu thuế GTGT). Do đó, doanh thu bán hàng xuất khẩu là toàn bộ số tiền bán hàng xuất khẩu. b) Nhập khẩu hàng hoá về bán trong nước Kế toán nhập khẩu hàng về bán trong nước tương tự như trong kinh doanh thương mại nội địa, khi hàng hoá xuất kho được xác định là đã tiêu thụ và ghi nhận doanh thu bán hàng, tức là người mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán bán hàng sẽ định khoản như sau: Nợ TK 131, 111(1), 112(1) Có TK 5111(1) Có TK 333(1) Công ty Vilexim là đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hàng hoá kinh doanh ở công ty đều thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Vì vậy, doanh thu bán hàng của công ty chính là toàn bộ số tiền bán hàng không bao gồm thuế GTGT. 2) Chứng từ kế toán sử dụng Kế toán bán hàng tại Công ty Vilexim sử dụng các chứng từ chủ yếu sau đây: - Hoá đơn GTGT. - Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, ủy nhiệm thu, Séc, Giấy báo Có của ngân hàng, Sổ phụ ngân hàng... - Chứng từ kế toán liên quan khác như : Hợp đồng kinh tế, Hoá đơn thương mại Commercial Invoice (dùng trong bán hàng xuất khẩu). Hoá đơn GTGT xác nhận số lượng, đơn giá, số tiền bán và tổng giá thanh toán của hàng xuất bán. Hoá đơn do kế toán tiêu thụ lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): Liên 1 lưu tại phòng kinh doanh XNK, sau này sẽ chuyển cho cơ quan Thuế; Liên 2 giao cho người mua làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán ở đơn vị mua; Liên 3 lưu tại phòng Tài chính Kế toán để thanh toán và làm cơ sở hạch toán. 3) Quy trình nhập liệu. Để nhập liệu một chứng từ vào phần mềm kế toán Fast Accounting, kế toán bán hàng cần nắm được quy trình nhập một chứng từ mới trong Fast Accounting. Trên cơ sở minh họa nhập liệu một Hoá đơn GTGT lập cho khách hàng của phòng XNK2 (đây là tên cũ của phòng KD1) mua ổ bi nhập khẩu thanh toán theo D\P022 sau đây, các quá trình nhập liệu các chứng từ khác cũng lặp lại tương tự. Biểu 2.7. Hoá đơn GTGT Hoá đơn Mẫu số : 01 GTKT-3LL Giá trị gia tăng LX/2005B Liên 3 : Lưu tại Phòng Kế toán Ngày 31 tháng 03 năm 2006 0030669 Đơn vị bán : Công ty CP XNK&HTĐT VILEXIM Địa chỉ : 170 Giải Phóng, Phương Liệt, Thanh Xuân, HN Số tài khoản: Điện thoại : MST : 010007035 Họ tên người mua hàng: Đơn vị : Cty chế tạo máy XD& Khai thác mỏ Hoà Phát Địa chỉ : Xã Giai Phạm, Yên Mỹ, Hưng Yên Số tài khoản : Hình thức thanh toán : CK/TM MST : 0900198095 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 ổ bi Chiếc 88.000 9.259.000 Cộng tiền hàng : 9.259.000 Thuế suất GTGT : 5 % Tiền thuế GTGT : 462.950 Tổng cộng tiền thanh toán : 9.721.950 Số tiền viết bằng chữ : Chín triệu, bảy trăm hai mốt ngàn, chín trăm năm mươi đồng, chẵn./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Trưởng phòng TC-KT Giám đốc Vũ Đình Phúc Nguyễn Trường Sơn Các bước để nhập Hoá đơn GTGT trên vào Fast Accounting Bước 1) Chọn menu cần thiết bằng gõ phím Enter hoặc bấm chuột trái vào menu lựa chọn: Biểu 2.8. Cập nhật số liệu vào các chứng từ tiêu thụ hàng hoá Trong ví dụ này là “Bán hàng và công nợ phải thu” => “Cập nhật số liệu” => “Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho” Bước 2) Fast Accounting sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập liệu gần nhất và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập. Bấm phím ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Chỉ có các nút “Mới”, “Lọc” và “Quay ra” là có hiệu lực thực hiện, các nút khác đều vô hiệu lực. Con trỏ nằm tại nút “Mới” Bước 3) Tại nút “Mới” bấm phím Enter để bắt đầu vào chứng từ mới. Con trỏ sẽ chuyển đến trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ. Bước 4) Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình: Các thông tin chung cho toàn bộ chứng từ, các định khoản / mặt hàng trong chứng từ và các thông tin khác như thuế, chi phí, chiết khấu, … Màn hình nhập liệu Biểu 2.9. Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho - Mã khách: XN2019, tức là khách thứ 19 của phòng XNK2 theo mã khách hàng trong danh mục khách hàng. Khi con trỏ ở trường mã khách gõ phím Enter, Fast Accounting tự động mở cửa sổ Danh mục khách hàng để lấy mã khách cần chọn. Các thông tin liên quan đến khách hàng như địa chỉ, mã số thuế… được Fast Accounting tự động điền vào. - Mã TK nợ là TK131101 – Phải thu của khách hàng trong nước phòng KD1 (tên mới của phòng XNK2) - Gõ phím Enter liên tục cho con trỏ chạy tới trường Số HĐ thì nhập số HĐ là “0030669”; xong gõ Enter để chuyển sang trường số seri, nhập số seri là “LX/2005B”. - Gõ phím Enter để con trỏ chuyển tới trường ngày hạch toán, nếu không nhập ngày mà tiếp tục gõ Enter thì Fast Accounting tự động điền ngày hạch toán là ngày theo đồng hồ máy tính lúc đó (today). Đối với ngày lập hoá đơn cũng tương tự như vậy. - Tại trường tỷ giá, gõ Enter để bỏ qua, chương trình mặc định là tỷ giá VND =1,0000. - Tại trường mã hàng, gõ Enter để mở cửa sổ Danh mục hàng hoá, chọn mã hàng là KD1OBI, chương trình sẽ tự điền tên hàng và đơn vị tính. Các trường mã kho, mã vụ việc cũng tương tự như vậy. - Tại trường số lượng, nhập như trên Hoá đơn là “88.000”, giá bán mặc định là 0.000 do Công ty chỉ quan tâm đến số lượng và trị giá của cả lô hàng. Trị giá lô hàng được điền vào trường Thành tiền VND. - Gõ phím Enter liên tục đến khi, Fast Accounting hỏi “Có nhập tiếp không?”. Do ta chỉ nhập một mặt hàng nên sẽ trả lời là “Không”. - Tiếp theo tới trường mã thuế, gõ Enter cho cửa sổ Danh mục thuế suất hiện lên, chọn mã thuế tương ứng với thuế suất trên hoá đơn là mã thuế 5. Chương trình tự động tính thuế và định khoản các nghiệp vụ: Nợ TK 131101 Có Tk 33311 Bước 5) Tại nút “Lưu”, bấm phím Enter để lưu chứng từ. Khi chương trình thực hiện lưu xong thì sẽ hiện lên thông báo “Đã thực hiện xong!”. Bước 6) Sau khi lưu xong chứng từ vừa mới cập nhật thì con trỏ sẽ chuyển đến nút “Mới” và lúc này có các khả năng sau để lựa chọn công việc tiếp theo: - Mới: Vào chứng từ mới - In chứng từ: In chứng từ hiện thời - Sửa: Sửa lại chứng từ hiện thời - Xoá: Xoá chứng từ hiện thời - Xem: Xem các chứng từ vừa mới cập nhật - Lọc: Lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó để xem, sửa, xoá - PgUp: Xem chứng từ trước chứng từ hiện thời - PgDn: Xem chứng từ sau chứng từ hiện thời - Quay ra: Kết thúc cập nhật chứng từ Trên đây là các bước quy trình nhập liệu một Hoá đơn GTGT, quá trình nhập liệu đối với các chứng từ khác trong Fast Accounting cũng tiến hành tương tự. Khi nhập Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho cần quan tâm các vấn đề sau: Liên quan đến hạch toán TK hàng tồn kho, TK doanh thu, TK giá vốn thì chương trình Fast Accounting sẽ tự động dựa trên khai báo các tài khoản này cho từng mặt hàng trong phần danh mục hàng hoá vật tư ở phân hệ hàng tồn kho và khai báo hạch toán thuế trong phần danh mục thuế suất. Các thông tin liên quan đến hoá đơn và khách hàng sẽ được chuyển vào bảng kê hoá đơn đầu ra. Nếu khách hàng chưa có địa chỉ hoặc mã số thuế thì khi lưu chứng từ, chương trình sẽ bắt nhập thêm địa chỉ và mã số thuế . Nếu khách hàng là thường xuyên nhưng không có mã số thuế, để tránh việc chương trình hiện lên màn hình đòi nhập mã số thuế thì trong khai báo thông tin liên quan đến khách hàng ở trường mã số thuế ta chỉ cần nhập một ký tự bất kỳ. Giá bán của mặt hàng sẽ được lấy từ danh mục giá bán nhưng có thể sửa được trường giá bán. Khi lưu hoá đơn thì chương trình sẽ tự động lưu lại giá bán lần cuối cùng vào danh mục giá bán. Trong trường hợp Công ty Vilexim do không có hệ thống giá bán thống nhất nên Fast Accounting đã được thiết kế riêng thích ứng với đặc thù của công ty. Fast Accounting cho phép sửa lại cặp định khoản thuế, số tiền thuế và cập nhật tiền chiết khấu. Để thực hiện các việc này chỉ việc chọn các nút tương ứng: “Sửa hạch toán”, “Sửa tiền thuế”, “Nhập tiền chiết khấu” Đối với trường “Số dư”: Số dư đầu kỳ của khách hàng được cập nhật ở phần vào số dư công nợ đầu kỳ. Người sử dụng chỉ phải cập nhật số dư đầu kỳ 1 lần khi bắt đầu sử dụng Fast Accounting. Đến các kỳ tiếp theo trong năm và cả các năm sau, số dư công nợ sẽ do chương trình tự động tính toán và kết chuyển. Sau khi cập nhật số dư công nợ đầu kỳ, chương trình sẽ chuyển số dư tổng hợp cho cả tài khoản công nợ sang phần số dư tài khoản đầu kỳ. 4) Kết xuất, xem, in sổ kế toán và báo cáo liên quan Với chương trình phần mềm kế toán đã cài đặt, khi có lệnh, chương trình tự động chạy và cho phép kết xuất, in ra các sổ và báo cáo kế toán tương ứng. Trong Fast Accounting các thao tác để lên các báo cáo đều thống nhất và tuân theo một quy trình chung. Vì vậy, để lên các báo cáo có thể tiến hành tương tự như minh hoạ sau đây đối với “Báo cáo bán hàng” Bước 1) Chọn chức năng báo cáo tương ứng với nghiệp vụ kế toán cụ thể, ở đây là “Báo cáo bán hàng”. Fast Accounting sẽ cho ra một danh sách các báo cáo kế toán liên quan đến phân hệ bán hàng. Biểu 2.10. Báo cáo bán hàng Bước 2) Chọn báo cáo cần thiết. Ví dụ: “Sổ nhật ký bán hàng”. Bước 3) Vào điều kiện lọc số liệu để lên báo cáo. Ví dụ: Từ ngày 01/03/2006 đến 31/03/2006. Bước 4) Sau khi tính toán xong, chương trình sẽ hiện lên kết quả dưới dạng bảng số liệu. Bước 5) Để xem các thông tin cần thiết ta sử dụng phím mũi tên để di chuyển tìm kiếm. Bước 6) Trong đa số các báo cáo, chương trình sẽ cho phép thay đổi kiểu trình bày, ví dụ như sắp xếp các dòng theo mã, theo tên, theo giá trị…Ta sử dụng phím F10 để thay đổi các kiểu trình bày. Bước 7) Kết xuất, in sổ kế toán và báo cáo. Biểu 2.11. Sổ chi tiết tài khoản Để in số liệu hoặc kết xuất ra các tệp dữ liệu Excel (*.EXL), hoặc tệp DBF: Bấm phím F7 để hiện lên hộp thoại tương tự như trên, lựa chọn kiểu dữ liệu đưa ra (In, xem, kết xuất…) và các yêu cầu cụ thể khác, cuối cùng bấm phím “Nhận” để kết thúc. (Xem trích “Sổ nhật ký bán hàng” tháng 03/2006 của Vilexim) như sau: Biểu 2.12. Sổ Nhật ký bán hàng tháng 03/2006 Công ty cổ phần xnk và hợp tác đàu t vilexim 170 Giải Phóng, Hà Nội, Việt Nam Sổ nhật ký bán hàng Tháng 03/2006 Chứng từ Tên khách Diễn giảI Tài khoản TK Đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 01/3/06 HD 0030322 Công ty TNHH sản xuất -XNk và đầu t - KD1021 Mua sắt lá tráng thiếc LC404 (KD1LC05.404) 131101 511101 777 808 559 777 808 559 01/3/06 HD 0030322 Công ty TNHH sản xuất -XNk và đầu t - KD1021 Mua sắt lá tráng thiếc LC404 (KD1LC05.404) 131101 33311 38 890 428 38 890 428 01/3/06 HD 0030323 Công ty TNHH TM & DV Trấn Hng - XN2015 Mua ổ bi Dp022 (KD1DP05.022) 131101 511101 3 050 000 3 050 000 01/3/06 HD 0030323 Công ty TNHH TM & DV Trấn Hng - XN2015 Mua ổ bi Dp022 (KD1DP05.022) 131101 33311 152 500 152 500 01/3/06 HD 0030357 Cty TNHH TM Hà Thu - XN5009 Mua phụ kiện bình lọc nớc LC5138 (KD3LC05.T5138) 131103 511103 30 000 000 30 000 000 01/3/06 HD 0030357 Cty TNHH TM Hà Thu - XN5009 Mua phụ kiện bình lọc nớc LC5138 (KD3LC05.T5138) 131103 33311 3 000 000 3 000 000 31/3/06 HD 0030668 Cty chế tạo máy XD & khai thác mỏ Hoà Phát - XN2019 Mua ổ bi DP022 (KD1DP05.022) 131101 511101 123 000 000 123 000 000 31/3/06 HD 0030668 Cty chế tạo máy XD & khai thác mỏ Hoà Phát - XN2019 Mua ổ bi DP022 (KD1DP05.022) 131101 33311 6 150 000 6 150 000 31/3/06 HD 0030669 Cty chế tạo máy XD & khai thác mỏ Hoà Phát - XN2019 Mua ổ bi DP022 (KD1DP05.022) 131101 511101 9 259 000 9 259 000 31/3/06 HD 0030669 Cty chế tạo máy XD & khai thác mỏ Hoà Phát - XN2019 Mua ổ bi DP022 (KD1DP05.022) 131101 33311 462 950 462 950 31/3/06 HD 0030670 Cty chế tạo máy XD & khai thác mỏ Hoà Phát - XN2019 Mua ổ bi Dp022 (KD1DP05.022) 131101 511101 10 615 000 10 615 000 31/3/06 HD 0030670 Cty chế tạo máy XD & khai thác mỏ Hoà Phát - XN2019 Mua ổ bi Dp022 (KD1DP05.022) 131101 33311 530 750 530 750 31/3/06 HD 0030671 Cty TNHH TM&DV Triển Hùng - XN2007 Mua ổ bi Dp034 (KD1DP05.034) 131101 511101 11 572 000 11 572 000 31/3/06 HD 0030671 Cty TNHH TM&DV Triển Hùng - XN2007 Mua ổ bi Dp034 (KD1DP05.034) 131101 33311 578 600 578 600 31/3/06 HD 0030672 Công ty TNHH Nguyên Thái Sơn - XN1010 Mua thép không gỉ LC303 (KD1LC05.303) 131101 511101 684 122 859 684 122 859 31/3/06 HD 0030672 Công ty TNHH Nguyên Thái Sơn - XN1010 Mua thép không gỉ LC303 (KD1LC05.303) 131101 33311 34 206 143 34 206 143 31/03/2006 HD 0030673 Cty TNHH TM&DV Triển Hùng - XN2007 Mua ổ bi DP022 (KD1DP05.022) 131101 511101 17 416 660 17 416 660 31/3/06 HD 0030673 Cty TNHH TM&DV Triển Hùng - XN2007 Mua ổ bi DP022 (KD1DP05.022) 131101 33311 870 833 870 833 Trích "Sổ Nhật ký bán hàng" tháng 03/2006 của Công ty Vilexim ` 1.2.2.5. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng. Công ty Vilexim áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên trong các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng của Công ty không có khoản thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp. Các khoản thuế TTĐB, thuế NK phải nộp trong hoạt động nhập khẩu của Công ty được thỏa thuận trong Hợp đồng mua bán hàng nhập khẩu là do bên mua chịu, Công ty chỉ nhận tiền thuế của bên mua và có trách nhiệm nộp thuế nên các khoản thuế này cũng không làm giảm trừ doanh thu bán hàng của Công ty. Tuy nhiên, trên danh nghĩa đây là các khoản thuế do Công ty đóng góp với Nhà nước, những khoản thuế này tại Công ty Vilexim được hạch toán vào giá vốn hàng bán. Với các khoản làm giảm trừ trực tiếp vào doanh thu bán hàng như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, Công ty Vilexim có đầu ra cho hàng hoá xuất nhập khẩu tương đối đảm bảo và ổn định. Do đó, nội dung kế toán các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng ở Vilexim cơ bản là kế toán giảm giá hàng bán do hàng bán bị kém phẩm chất, không đúng quy cách, không đúng thời hạn của hợp đồng. Đây là những lỗi rất dễ gặp phải trong kinh doanh xuất nhập khẩu. Tại Vilexim, khoản giảm giá hàng bán chiếm tỷ trọng rất nhỏ khoảng 0,01%) trong doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ, nó thể hiện nỗ lực rất lớn của Công ty trong tổ chức thực hiện các hợp đồng đã ký kết. Do các khoản giảm giá hàng bán phát sinh rất hiếm gặp tại công ty Vilexim, cho nên khi xây dựng phần mềm kế toán cho Vilexim, Fast Accounting đã không thiết kế màn hình nhập liệu riêng cho kế toán giảm giá hàng bán (ở Fast Accounting thông thường được nhập vào “Hoá đơn giảm giá”). Tại Vilexim, khi phát sinh kế toán giảm giá hàng bán, kế toán tổng hợp sẽ xử lý nghiệp vụ này trên một “Phiếu kế toán” trong phân hệ kế toán tổng hợp. Sau khi nhập liệu, Fast Accounting sẽ tự động tính toán khoản thuế GTGT đầu ra để ghi nợ TK3331. Bút toán kết chuyển khoản giảm giá hàng bán sang TK 511 để xác định doanh thu thuần được khai báo trong Fast Accounting bằng cách truy cập vào menu “Kế toán tổng hợp” => “Cập nhật số liệu” => “Khai báo các bút toán kết chuyển tự động”. Tại màn hình “Khai báo các bút toán kết chuyển tự động”, ta nhập các thông tin về bút toán vào các trường thích hợp: + Tên bút toán: Kết chuyển giảm giá hàng bán sang Nợ TK511; + Định khoản: Nợ TK 511 Có TK 532 + Loại kết chuyển: 1 (Kết chuyển từ TK Có sang TK Nợ)… Để kết thúc khai báo bấm vào phím “Nhận”, bút toán kết chuyển tự động sẽ được cập nhật vào danh sách các bút toán kết chuyển. Biểu 2.13. Khai báo các bút toán kết chuyển tự động Sau khi khai báo bút toán trên, để Fast Accounting tự động kết chuyển khoản giảm giá hàng bán kế toán cần kích hoạt bút toán này trong menu “Bút toán kết chuyển tự động” ở ngay trên menu “Khai báo bút toán kết chuyển tự động”. Khi truy cập vào menu này, một danh sách các bút toán kết chuyển tự động sẽ hiện lên, đánh dấu bút toán cần kết chuyển bằng cách gõ phím Space Bar. Khi đó, tại trường “Tag” của bút toán kết chuyển tự động sẽ được đánh dấu *, bấm phím ESC để kết thúc. Sau khi được kích hoạt, mỗi lần nhập một chứng từ giảm giá hàng bán thì Fast Accounting sẽ tự động kết chuyển sang các tài khoản như đã khai báo. 1.2.2.6. Kế toán thanh toán với khách hàng. Tại Công ty Vilexim, với số lượng khách hàng thường xuyên quen thuộc tương đối lớn. Các khoản công nợ phát sinh cần được theo dõi chặt chẽ để đảm bảo thu nợ đầy đủ, đúng hạn bởi đây cũng đồng thời là nguồn trả nợ vay Ngân hàng (chiếm tỷ lệ rất lớn trong nguồn vốn của Công ty). Đây là phần hành quan trọng có tác động tới uy tín của Công ty trong quan hệ tín dụng với Ngân hàng và các tổ chức tín dụng. Phần mềm kế toán Fast Accounting áp dụng tại Công ty Vilexim cho phép theo dõi công nợ phải thu của từng hoá đơn, thời hạn thu tiền của từng hoá đơn. Để chỉ rõ thời hạn thu tiền của từng hoá đơn, khi cập nhật các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn thu tiền kể từ ngày lập hoá đơn. Dữ liệu này có thể được thông báo ngầm định cho từng khách hàng khi khai báo các thông tin liên quan đến khách hàng trong danh mục khách hàng; hoặc có thể sửa đổi số ngày ngầm định này cho từng hoá đơn cụ thể. Đối với mỗi hoá đơn Fast Accounting chỉ cho phép theo dõi một hạn thanh toán mà thôi. Do đó, chương trình sẽ hiểu rằng số tiền phải thu vào ngày phải thu là toàn bộ số tiền trên hoá đơn. Nếu ta chỉ cần theo dõi thu tiền trên hoá đơn mà không cần theo dõi thời hạn phải thu thì không cần nhập thời hạn thanh toán trong quá trình cập nhật các hoá đơn. Số tiền đầu kỳ còn phải thu của từng hoá đơn bán hàng và hạn thu tiền được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn”. Thao tác trong menu này tương tự như thao tác nhập liệu chung. Phiếu thu tiền của khách hàng được cập nhật từ phân hệ “Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay”. Sau khi các phiếu thu tiền được cập nhật, ta có thể phân bổ số tiền thu được cho từng hoá đơn bán hàng đã xuất. Công việc này được tiến hành đồng thời khi nhập phiếu thu tiền hoặc ở chức năng “Phân bổ tiền hàng cho các hoá đơn”. Biểu 2.14. Phân bổ số tiền thanh toán cho các hoá đơn Fast Accounting áp dụng tại Công ty Vilexim có khả năng cung cấp các Sổ kế toán công nợ phải thu, Báo cáo quản trị về công nợ phải thu. Biểu 2.15. Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng( TK131) Các thao tác xem, in, kết xuất các loại Sổ kế toán, Báo cáo quản trị về công nợ phải thu tuân theo quy trình chung của Fast Accounting như trên đã trình bày. 1.2.3. Kế toán chi phí lưu thông và chi phí quản lý doanh nghiệp. 1.2.3.1. Kế toán chi phí mua hàng. Tại Công ty Vilexim, các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như phí mở L\C, phí thanh toán quan Ngân hàng, phí chuyển thuế bằng chuyển khoản… do bên mua chịu, kế toán hạch toán vào chí phí bán hàng cho từng lô hàng. Do chi phí mua hàng liên quan đến nhiều chủng loại hàng hóa, liên quan cả đến khối lượng hàng hóa trong kì và hàng hóa đầu kì, cho nên cần phân bổ chi phí mua hàng cho hàng đã bán trong kì. Tiêu chuẩn phân bổ chi phí mua hàng thường được lựa chọn là: Số lượng; trọng lượng; trị giá mua thực tế của hàng hóa. Công thức: Chi phí mua hàng phân bổ cho HH đã bán trong kì = Chi phí mua hàng của HH tồn kho đầu kì + Chi phí mua hàng phát sinh trong kì x Tiêu chuẩn phân bổ của HH đã xuất bán trong kì Tổng tiêu chuẩn phân bổ của” HH tồn cuối kì” và HH đã xuất bán trong kì Căn cứ vào các chứng từ do Ngân hàng cung cấp (Giấy báo nợ), kế toán tiền gửi Ngân hàng sẽ hạch toán các chi phí phát sinh đó vào từng lô hàng và tiến hành nhập liệu vào phân hệ Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay. Khi hoàn thành tiêu thụ một lô hàng, để quyết toán cho lô hàng đó chi phí bán hàng phát sinh được Fast Accounting sẽ tự động kết chuyển (theo các bút toán kết chuyển được khai báo) để kết chuyển xác định lãi lỗ cho từng lô hàng. 1.2.3.2. Kế toán chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng là toàn bộ các chi phí phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Tại Vilexim, chi phí bán hàng bao gồm: Chi phí nhân viên bán hàng; Chi phí vật liệu, bao bì; Chi phí dụng cụ đồ ding; Chi phí khấu hao TSCĐ; Chi phí bảo hành sản phẩm; Chi phí dịch vụ mua ngoài; Chi phí bằng tiền khác. Kế toán sử dụng TK 641 để tập hợp và kết chuyển CPBH thực tế phát sinh trong kì để xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá ổ Công ty. Biểu 2.16. Sơ đồ hạch toán TK 641 “chi phí bán hàng” TK 641 TK 911 TK 334, 338, 335 TK 214 TK 142(2) TK 111, 112, 331 Tiền lương và các khoản trích theo lg Kết chuyển CP QLDN để XĐKQ CP kết chuyển, xuất kho CCDC, VT… Trích KH TSCD Các chi phí khác trong kỳ K/c CP chờ p/bổ K/c CP để XĐKQ TK 142, 242, 152 153… 1.2.3.3. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí có liên quan đến hoạt động quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý điều hành chung toàn doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản chi phí sau: Chi phí nhân viên quản lý; Chi phí vật liệu quản lý; Chi phí đồ dùng văn phòng; Chi phí khấu hao TSCĐ; Thuế, phí và lệ phí; Chi phí dự phòng; Chi phí dịch vụ mua ngoài; Chi phí bằng tiền khác. Kế toán tại Vilexim sử dụng TK 642 - Chi phí QLDN để phản ánh tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lí kinh doanh, quản lí hành chính và chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của cả Công ty. Biểu 2.17. Sơ đồ hạch toán TK 642 “ chi phí QLDN” TK 642 TK 911 TK 334, 338, 335 TK 214, 139 TK 142 TK 111, 112, 331 Tiền lương và các khoản trích theo lg Kết chuyển CP QLDN để XĐKQ CP kết chuyển, xuất kho CCDC, VT Trích KH TSCD Lập dự phòng phải thu khó đòi Các chi phí khác PS trong kỳ bằng tiền, công nợ. K/c CP chờ p/bổ K/c CP để XĐKQ TK 142, 242, 152 153… 1.2.4. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Vilexim. Kết quả tiêu thụ hàng hoá là tổng số chênh lệch giữa doanh thu thuần về tiêu thụ hàng hoá, cung cấp dịch vụ với giá vốn hàng tiêu thụ và với chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp tương ứng. Trong đó, doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ tính bằng tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trừ đi (-) các khoản giảm trừ (khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế GTGT phải nộp tính theo phương pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu). Kết quả tiêu thụ hàng hoá biểu hiện số tiền lãi hay lỗ từ hoạt động bán hàng của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Đây là kết quả cuối cùng của quá trình bán hàng của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Vilexim sử dụng tài khoản Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh. Ngoài ra, để phân phối kết quả hoạt động kinh doanh, Công ty Vilexim cũng sử dụng Tài khoản 421- Lợi nhuận chưa phân phối. Tài khoản này dùng để phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình phân phối, xử lý kết quả kinh doanh của Công ty. Biểu 2.18. Sơ đồ hạch toán TK 911 “ Xác định KQKD” TK 632 TK 641 TK 511 TK 911 TK 421 TK 642 635711 (1) (2) (3) (5) (4) (6a) (6b) TK1422,242 Chú thích: (1) Kết chuyển giá vốn SP, HH tiêu thụ trong kỳ (2) (3) Kết chuyển CPBH, CPQLDN trong kỳ (4) Kết chuyển CPBN, CPQLDN kỳ trước chưa phân bổ hết (5) Kết chuyển doanh thu thuần (6a) Kết chuyển lãi (6b) Kết chuyển lỗ Fast Accounting được thiết kế phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim. Sau khi các chứng từ kế toán được cập nhật, xử lý, phần mềm kế toán sẽ thực hiện các bút toán kết chuyển, phân bổ tự động để xác định kết quả lãi lỗ lô hàng: Biểu 2.19. Kế toán chi phí và lỗ lãi lô hàng PHầN 2 Hoàn thiện kế rtoán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty cổ phần XNK và hợp tác đầu tư vilexim. 2.1. Đánh giá thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim. 2.1.1. Những ưu điểm. Với quá trình xây dưng và phát triển lâu dài, Vilexim đâ có một thị trường truyền thống trong và ngoài nước ổn định, không ngừng tăng cường quan hệ gắn bó với các khách hàng quen thuộc, mở rộng tìm kiếm các bạn hàng mới. Hiện tại, Vilexim đang có quan hệ với các khách hàng ở trên 40 nước trên thế giới với các mặt hàng xuất khẩu đa dạng như: nông sản, lâm sản, hàng dệt may, thủ công mỹ nghệ, sản phẩm cơ khí vừa và nhỏ. Công ty cũng đã xây dựng được mối quan hệ với các vùng miền chuyên cung cấp hàng thu mua để xuất khẩu ổn định. Công ty cũng đã mở rộng lĩnh vực đầu tư kinh doanh, tham gia vào một số lĩnh vực như: thành lập Trung tâm xuất khẩu Lao động tại 139 Lò Đúc – Hà Nội, mở các chi nhánh tại Hải Phòng, TP Hồ Chí Minh, Hà Tây, Hưng Yên, tham gia thành lập Công ty liên doanh cán thép tại Cộng hoà Dân chủ Nhân dân Lào. Với kinh nghiệm gần 40 năm chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu, cùng đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm được đào tạo chính quy, đồng thời đang hoàn thành quá trình trẻ hoá cán bộ với trình độ chuyên môn cao, năng động, sáng tạo trong kinh doanh, Vilexim đã và đang tạo dựng cho mình một nền tảng cho sự phát triển mạnh mẽ trong tương lai, tạo được niềm tin vững chắc từ phía khách hàng trong và ngoài nước. Về tổ chức công tác kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim: Phương thức bán hàng hiện nay của Công ty khá đơn giản, Công ty chưa phải áp dụng các biện pháp marketing phức tạp tốn kém nhưng hàng hoá của Công ty vẫn được khách hàng lựa chọn làm bạn hàng tin cậy. Hiện tại, đây là một thế manh của công ty nhưng trong tương lai khi mà cạnh tranh ngày càng gay gắt, nếu không sớm đầu tư vào mảng này thì đây lại là điểm yếu của Công ty. Đối với hoạt động bán hàng nhập khẩu, tại Công ty Vilexim, các thương vụ mua bán được tiến hành tương đối chắc chắn từ khâu lập phương án kinh doanh, ký kết hợp đồng mua bán với khách hàng đến tổ chức thực hiện hợp đồng. Trong các hợp đồng mua bán hàng nhập khẩu thường thoả thuận điểu khoản về trách nhiệm của bên mua đối với hàng nhập về như: Bên mua tự chịu trách nhiệm về só lượng và chất lượng hàng hoá theo thực tế được giao của khách hàng nước ngoài; Bên mua phải mua toàn bộ lô hàng nhập khẩu và không được từ chối thanh toán vì bất kỳ một lý do nào; Bên mua phải đặt cọc 10% trị giá hợp đồng ngay sau khi hợp đồng được ký kết…Những điều khoản đó đã đảm bảo vững chắc đầu ra cho hàng hoá nhập khẩu của Công ty. Về bộ máy kế toán, Vilexim là một doanh nghiệp có quy mô vừa nhưng hoạt động trong phạm vi rộng, phân tán trong cả nước. Với đặc điểm như vậy, hình thức tổ chức công tác kế toán mà công ty áp dụng (vừa tập trung, vừa phân tán) là khá phù hợp, cùng đội ngũ cán bộ kế toán được trẻ hoá, đào tạo bài bản, có tinh thần trách nhiệm cao, năng động trong công việc đã đảm nhận khá tốt một khối lượng công việc tương đối lớn của Công ty. Hiện nay, Vilexim đã và đang áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán. Tuy nhiên, máy tính và kỹ thuật tin học chỉ là phương tiện trợ giúp cho kế toán viên trong việc tính toán, xử lý và cung cấp thông tin kế toán; ứng dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán là điều cần thiết, song không thể thay thế hoàn toàn con người, sử dụng và điều khiển máy tính vẫn phải là con người, những nhân viên kế toán có chuyên môn nghiệp vụ. Nhận xét chung về công tác tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Vilexim được tổ chức một cách linh hoạt, phần mềm kế toán áp dụng cũng tương đối đáp ứng được yêu cầu của công việc tại phòng Kế toán, yêu cầu quản lý của Công ty. Sự phối hợp giữa phòng kế toán, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu được thực hiện ăn khớp, nhịp nhàng đảm bảo cho việc tiêu thụ hàng hoá diễn ra thông suốt, trơn tru. 2.1.2. Những tồn tại. Tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu là một lĩnh vực chịu ảnh hưởng rất lớn cả từ phía nước ngoài và trong nước. Trên thế giới, tình hình kinh tế chính trị có nhiều biến động phức tạp, khó dự đoán. Năm 2005 vừa qua với những bất ổn tại Trung Đông đã làm cho nguồn cung cấp dầu mỏ không ổn định, giá dầu mỏ leo thang liên tục ảnh hưởng tới giá cả các sản phẩm từ dầu mỏ như: Hoá chất, hạt nhựa, ga lạnh… cũng tăng giá có tác động xấu tới giá nhập khẩu và giá bán trong nước của Công ty. Tình hình chính trị bất ổn còn khiến cho chi phí vận tải quốc tế, chi phí bảo hiểm hàng hoá cũng tăng cao, ảnh hưởng tới sức cạnh tranh của hàng hoá xuất nhập khẩu tại Công ty Vilexim. Ngoài ra, trong năm qua, đồng USD bị mất giá so với đồng EUR và đồng JPY cũng có tác động ngược chiều tới hoạt động nhập khẩu của các thị trường truyền thống của Công ty là Châu Âu và Nhật Bản. Về hoạt động nhập khẩu hàng về bán trong nước của Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim: Trong quá trinh nhập khẩu hàng hoá, như trên đã đề cập, phần lớn các khoản chi phí liên quan đều được khách hàng trong nước chịu! Tại sao khách hàng sẵn sàng chấp thuận các điều khoản đó? Uy tín của Công ty trong hoạt động xuất nhập khẩu với kinh nghiệm lâu năm, hay trình độ nghiệp vụ ngoại thương của cán bộ kinh doanh trong Công ty đều không trả lời thoả đáng câu hỏi này. Vấn đề đặt ra ở đây là Công ty chưa tổ chức được kênh tiêu thụ hàng hoá chuyên nghiệp: thiếu hệ thống kho tàng, phương tiện vận chuyển làm nhiệm vụ bảo quản và lưu thông hàng hoá; mạng lưới cửa hàng, cửa hiệu trưng bày và bán hàng. Điều này khiến cho việc bán hàng nhập khẩu bị hạn chế, hàng hoá Công ty nhập về thường chỉ bán được cho khách hàng nhất định, và những cuộc mua bán thường mang tính chất mua bán tay ba. Trong đó, Công ty đóng vai trò là cầu nối, đứng ra làm thủ tục nhập khẩu, khi hàng về tới cảng đã có phương tiện của khách hàng trong nước chờ sẵn để chuyển đi với giá rất tốt. Sự vội vàng như vậy của phía khách hàng nội đã khẳng định rằng, nhu cầu về hàng hoá mà Công ty nhập khẩu tại thị trường nội địa là không nhỏ. Do những đặc điểm trên mà hoạt động của kế toán bán hàng của Công ty hiện vẫn rất đơn giản. Thông tin mà kế toán bán hàng cung cấp chủ yếu để phục vụ cho việc theo dõi công nợ của khách hàng. Việc xác định kết quả lãi lỗ bán hàng cho thấy tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu thuần về bán hàng tại công ty là rất thấp. Về tổ chức bộ máy kế toán, tại các phòng kinh doanh hiện phải bố trí một kế toán phụ trách viết Hoá đơn GTGT. Do đó, làm cho việc quản lý hoá đơn gặp khó khăn. Hơn nữa, việc đó làm cho bộ máy kế toán trở nên cồng kềnh, tốn kém. Về quy trình hạch toán một số nghiệp vụ liên quan tới hàng hoá tại Công ty vẫn còn một số vấn đề sau cần xem xét: Đối với hàng xuất khẩu, khi phát sinh chi phí vận chuyển hàng ra cảng để xuất khẩu, kế toán hạch toán vào tài khoản 156, nhưng bản chất của khoản chi phí phát sinh này là chi phí bán hàng. Việc hạch toán như vậy tuy đơn giản hoá vấn đề nhưng không hợp lý vì không theo dõi được đầy đủ chỉ tiêu chi phí bán hàng trên báo cáo tài chính. 2.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim. Từ những nhận xét đánh giá khái quát về tình hình ở trên, ta có thể đưa ra một số kiến nghị để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Vilexim: - Xác định những mặt hàng chiến lược để tập trung vào đầu tư kinh doanh. - Xây dựng một mạng lưới tiêu thụ hàng nhập khẩu tại thị trường nội địa: Xây dựng hệ thống kho tàng, cửa hàng, cửa hiệu để trưng bày, bán hàng. Những hoạt động trên nếu được thực hiện sẽ làm cho hoạt động kinh doanh của công ty trở nên sôi động hơn, bắt nhịp được với sự phát triển của kinh tế đất nước. Từ đó khiến cho các hoạt động của kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của Công ty sẽ không còn đơn điệu như hiện nay. Các nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh góp phần vào việc trau dồi kỹ năng nghiệp vụ của các nhân viên kế toán. Hiện nay, Công ty đang chuẩn bị việc sử dụng hoá đơn GTGT tự in, đây là việc cần nhanh chóng tiến hành để khắc phục những bất cập trong quản lý Hoá đơn của Công ty. Về vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kinh doanh nói chung và trong công tác kế toán nói riêng tại Công ty cũng cần chú trọng phát triển mạnh mẽ hơn nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hiện nay, công ty đã xây dựng website riêng phục vụ cho quảng bá thương hiệu công ty, quảng cáo sản phẩm xuất nhập khẩu, hỏi hàng, chào hàng…. nhưng hiệu quả mang lại chưa cao. Đối với công tác kế toán, như trên đã đề cập, vấn đề nhân lực có trình độ cao trong áp dụng kế toán máy cũng cần được quan tâm nhiều hơn. Chế độ kế toán hiện hành ở nước ta hiện nay đang trong giai đoạn xây dựng và hoàn thiện, do đó sẽ có nhiều thay đổi thường xuyên, điều này đòi hỏi người làm kế toán cần thường xuyên học hỏi, cập nhật các chế độ kế toán mới. Đối với kế toán tại doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu như Công ty Vilexim thì điều đó càng cần thiết do đây cũng là lĩnh vực thường xuyên có những thay đổi trong quản lý của Nhà nước, chịu ảnh hưởng nhiều bởi tình hình thị trường thế giới cũng như thị trường nội địa. Đồng thời, sau khi đã cập nhật các chế độ chính sách mới, kế toán viên cần nghiên cứu áp dụng vào trong kế toán máy như thế nào cho phù hợp. Phần mềm kế toán sau khi đưa vào sử dụng sẽ phát sinh một số bất cập đòi hỏi phải cải tiến, thay đổi cho phù hợp với chế độ kế toán mới. Thực tế, các báo cáo tài chính mà Fast Accounting tại Công ty Vilexim cung cấp vẫn được trình bày theo chế độ kế toán cũ, đây là điểm cần được sớm sửa đổi trong các phiên bản tiếp theo của Fast Accounting. Trong tương lai gần, khi Công ty tiến hành một số hoạt động cho thuê văn phòng, nhà xưởng kho bãi; đầu tư liên doanh… thì trong hệ thống tài khoản áp dụng cần bổ sung thêm một số tài khoản mới theo chế độ kế toán hiện hành như: Tài khoản 1567- Hàng hoá bất động sản, TK 5117 – Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư, TK2147 – Hao mòn bất động sản đầu tư; TK222 – Vốn góp liên doanh...nhằm hoàn thiện hệ thống tài khoản. Kết luận Sau thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim, em đã có điều kiện nghiên cứu và hoàn thành chuyên đề với đề tài: “Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim”. Việc hoàn thành chuyên đề này đã góp phần nâng cao tầm nhận thức về tổ chức công tác kế toán nói chung, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá nói riêng trên cả phương diện lý luận và thực tiễn. Qua đề tài lựa chọn, chuyên đề này xin được mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Vilexim. Viết về kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá là một đề tài khá rộng, với kiến thức còn có những hạn chế nhất định, một lần nữa em xin bày tỏ mong muốn nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô trong trường Đại học Kinh tế quốc dân và các cán bộ kế toán Vilexim cho chuyên đề này. Thời gian thực tập vừa qua có ý nghĩa quan trọng với bản thân em trong việc bổ sung kiến thức cả về lý luận và thực tiễn, đồng thời rèn luyện phương pháp và năng lực công tác kế toán tài chính, ý thức tổ chức kỷ luật của Công ty và chấp hành chế độ chính sách pháp luật của người làm kế toán. Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo Trần Văn Thuận và các cán bộ phòng TCKT Công ty Vilexim! Danh mục tàI khoản ( Phần mềm Fast Accounting tự động khai báo tại Vilexim) Tài khoản Tên tàI khoản Mã NT Bậc Loại Tk Sổ cái 111 Tiền mặt 1 1 1111 Tiền mặt Việt Nam 2 1 11111 Tiền mặt VND tại quỹ Cty 3 1 11112 Tiền mặt VND tại CN TP.HCM 3 1 11113 Tiền mặt VND tại CN Hải Phòng 3 1 11114 Tiền mặt VND tại TT XKLĐ 3 1 1112 Tiền mặt ngoại tệ USD 2 1 11121 Tiền mặt ngoại tệ tại Công ty 3 1 111211 Tiền mặt ngoại công ty USD USD 4 1 111212 Tiền mặt ngoại công ty EUR 4 1 111213 Tiền mặt ngoại công ty Yên Nhật 4 1 111214 Tiền mặt ngoại công ty Nhân dân tệ JPY 4 1 11122 Tiền mặt ngoại tại CN TP.HCM 3 1 111221 Tiền mặt ngoại tại CN TP.HCM USD 4 1 111222 Tiền mặt ngoại tại CN TP.HCM EUR 4 1 111223 Tiền mặt ngoại tại CN TP.HCM Yên Nhật 4 1 11123 Tiền mặt ngoại tại CN Hải Phòng 3 1 111231 Tiền mặt ngoại tại CN Hải Phòng USD 4 1 111232 Tiền mặt ngoại tại CN Hải Phòng EUR 4 1 111233 Tiền mặt ngoại tại CN Hải Phòng Yên Nhật 4 1 11124 Tiền mặt ngoại tại TT XKLĐ 3 1 11125 Tiền mặt ngoại tại Vientiane 3 1 1113 Vàng bạc, kim khí quý, đá quý 2 1 112 Tiền gửi ngân hàng 1 1 1121 Tiền VND gửi ngân hàng 2 1 11211 Tiền VND gửi ngân hàng tại Công ty 3 1 112111 Tiền VND Công ty gửi tại NH No&PTNT Nam HN 4 1 112112 Tiền VND Công ty gửi tại NH VCB 4 1 112113 Tiền VND Công ty gửi tại NH CP Quân đội 4 1 112114 Tiền VND Công ty gửi tại CN NH PTNT Lạc Trung 4 1 112115 Tiền VND Công ty gửi tại No&PTNT Bách khoa 4 1 112116 Ký quỹ Tiền gửi VND 4 1 112117 Tiền gửi Kho bạc NN 4 1 112118 Tiền gửi VND Lào Việt 4 1 112119 Tiền gửi VND NH Đầu tư 4 1 11211A Tiền gửi VND Công thương Ba Đinh 4 1 11211B Tiền gửi VND Công thương Chương Dương 4 1 11211C Ký quỹ Tiền gửi VND NHNamHN 4 1 11211D Ký quỹ Tiền gửi VND NHNN Bách Khoa 4 1 11211DK Tiền gửi VND Công thương Việt Nam 4 1 11211E Ký quỹ Tiền gửi VND mua $ kỳ hạn NHNamHN 4 1 11211F Tiền gửi VND NH Công Thương Việt Nam 4 1 11211G Tiền gửi VND NH Kỹ Thương Việt Nam 4 1 11211H Tiền gửi VND NH VIB Việt Nam 4 1 1211K Kq Tiền gửi VND NH Tech combank 4 1 11212 Tiền VND gửi ngân hàng tại CN TP.HCM 3 1 11213 Tiền VND gửi ngân hàng tại CN Hải Phòng 3 1 11214 Tiền VND gửi ngân hàng tại TT XKLĐ 3 1 1122 Tiền ngoại tệ gửi ngân hàng USD 2 1 11221 Tiền ngoại tệ gửi ngân hàng tại Công ty 3 1 112211 Tiền ngoại tệ Công ty gửi CN NH No Nam Hà Nội 4 1 1122111 Tiền nt Cty gửi CN NH No Nam Hà Nội -Tiền Gửi 5 1 11221111 Tiền nt Cty gửi CN NH No Nam HN -Tiền Gửi US USD 6 1 11221112 Tiền nt Cty gửi CN NH No Nam HN -Tiền Gửi EU EUR 6 1 11221113 Tiền nt Cty gửi CN NH No Nam HN_Tiền Gửi JP JPY 6 1 11221114 Tiền nt Cty gửi CN NH No Nam HN-Tiền Gửi SG SGD 6 1 1122112 Tiền nt Cty gửi CN NH No Nam Hà Nội -Ký quỹ 5 1 11221121 Tiền nt Cty gửi CN NH No Nam HN -Ký quỹ USD USD 6 1 11221122 Tiền nt Cty gửi CN NH No Nam HN -Ký quỹ EUR EUR 6 1 11221123 Tiền nt Cty gửi CN NH No Nam HN -Ký quỹ JPY JPY 6 1 11221124 Tiền nt Cty gửi CN NH No Nam HN -Ký quỹ SGD SGD 6 1 112212 Tiền ngoại tệ Công ty gửi CN NH No Lạc Trung 4 1 1122121 Tiền ngoại tệ Công ty gửi CN NH No Lạc Trung - T USD 5 1 11221211 Tiền ng tệ Cty gửi CN NH No Lạc Trung - USD USD 6 1 11221212 Tiền ng tệ Cty gửi CN NH No Lạc Trung - EUR USD 6 1 1122122 Tiền ng tệ Cty gửi CN NH No Lạc Trung - Ký quỹ 5 1 11221221 Tiền ng tệ Cty gửi CN NHNo Lạc Trung -Ký quỹ U USD 6 1 11221222 Tiền ng tệ Cty gửi CN NHNo Lạc Trung -Ký quỹ E USD 6 1 11221223 Tiền ng tệ Cty gửi CN NHNo Lạc Trung -Ký quỹ J JPY 6 1 1122123 Tiền ng tệ Cty gửi CN NHNo Lạc Trung -KQ chờ T 5 1 11221231 Tiền ng tệ Cty gửi CN NHNo Lạc Trung -KQ chờ T USD 6 1 11221232 Tiền ng tệ Cty gửi CN NHNo Lạc Trung -KQ chờ T USD 6 1 112213 Tiền ngoại tệ Công ty gửi CN NH VCB 4 1 1122131 Tiền ngoại tệ Công ty gửi CN NH VCB-USD USD 5 1 1122132 Tiền ngoại tệ Công ty gửi CN NH VCB-EUR EUR 5 1 1122133 Tiền ngoại tệ Công ty gửi CN NH VCB-JPY JPY 5 1 1122134 Tiền ngoại tệ Công ty gửi CN NH VCB-SGD SGD 5 1 1122135 Tiền ngoại tệ Công ty gửi CN NH VCB-Bảng Anh USD 5 1 1122136 Tiền ngoại tệ Cty gửi NH VCB-Tạm giữ USD USD 5 1 112214 Tiền ngoại tệ Công ty gửi CN NH CP Quan đội USD 4 1 112215 Tiền ngoại tệ Công ty gửi CN NH NN Bách khoa USD 4 1 112216 Tiền ngoại tệ Công ty gửi CN NH Lào Việt USD 4 1 112217 Tiền ngoại tệ Công ty gửi NH Kỹ thương VN 4 1 1122171 Tiền ngoại tệ USD Công ty gửi NH Kỹ thương VN USD 5 1 1122172 Tiền ngoại tệ EUR Công ty gửi NH Kỹ thương VN EUR 5 1 1122173 Tiền ngoại tệ JPY Công ty gửi NH Kỹ thương VN JPY 5 1 112218 Tiền ngoại tệ Công ty gửi NHVIB 4 1 1122181 Tiền ngoại tệ Công ty gửi NHVIB-gửi USD USD 5 1 1122182 Tiền ngoại tệ Công ty gửi NHVIB-gửi EUR EUR 5 1 1122183 Tiền ngoại tệ Công ty gửi NHVIB-gửi JPY 5 1 11222 Tiền ngoại tệ gửi NH tại CN TP.HCM 3 1 11223 Tiền ngoại tệ gửi NH tại CN Hải Phòng 3 1 11224 Tiền ngoại tệ gửi NH tại TT XKLĐ USD 3 1 11225 Tiền ngoại tệ gửi NH tại DD Vientiane 3 1 11226 Tiền ngoại tệ gửi NH Công thương Ba đình USD 3 1 112261 Tiền ngoại tệ gửi NH Công thương Ba đình 4 1 112262 TK ký quỹ Tiền ngoại tệ gửi NHCT Ba đình 4 1 1123 Vàng bạc, kim khí quí đá quí 2 1 113 Tiền đang chuyển 1 1 1131 Tiền đang chuyển tiền Việt nam 2 1 1132 Tiền đang chuyển ngoại tệ USD 2 1 121 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn 1 1 1211 Đ.tư c.khoán ngan han: Cổ phiếu 2 1 1212 Đ.tư c.khoán ngan han: Trái phiếu 2 1 128 Đầu tư ngắn hạn khác 1 1 1 129 Dự phòng giảm giá đ/tư ngắn hạn 1 1 1 131 Phải thu của khách hàng 1 1 1 1311 Phải thu của khách hàng trong nước 2 1 13111 Phải thu của khách hàng trong nước XN1 3 1 13112 Phải thu của khách hàng trong nước XN2 3 1 13113 Phải thu của khách hàng trong nước XN3 3 1 13114 Phải thu của khách hàng trong nước XN4 3 1 13115 Phải thu của khách hàng trong nước Dịch vụ 3 1 13116 Phải thu của khách hàng trong nước CN TP.HCM 3 1 13117 Phải thu của khách hàng trong nước CN Hải phòng 3 1 13118 Phải thu của khách hàng trong nước XNK5 3 1 13119 Phải thu của khách hàng trong nước của Cty 3 1 1311A Phải thu của KH trong nước Phòng tạp phẩm TCM 3 1 1312 Phải thu của khách hàng nước ngoài 2 1 13121 Phải thu của khách hàng nước ngoài XN1 3 1 13122 Phải thu của khách hàng nước ngoài XN2 3 1 13123 Phải thu của khách hàng nước ngoài XN3 3 1 13124 Phải thu của khách hàng nước ngoài XN4 3 1 13125 Phải thu của khách hàng nước ngoài Dịch vụ 3 1 13126 Phải thu của khách hàng nước ngoài CN TP.HCM 3 1 13127 Phải thu của khách hàng nước ngoài CN Hải Phòng 3 1 13128 Phải thu của khách hàng nước ngoài XNK5 3 1 13129 Phải thu của khách hàng nước ngoài VP Công ty 3 1 133 Thuế GTGT được khấu trừ 1 1 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ 2 13311 Thuế GTGT được khấu trừ của HH, DV tại Cty 3 13312 Thuế GTGT được khấu trừ của HH DV Tai HP. 3 13313 Thuế GTGT được khấu trừ của HH DV Tai HCM. 3 1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 2 1 1333 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng mua để XK 2 1 136 Phải thu nội bộ 1 1 1361 Phải thu nội bộ 2 1 1362 Phải thu nội bộ: 2 1 1368 Phải thu nội bộ khác 2 1 138 Phải thu khác 1 1 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 2 1 1385 Phải thu về cổ phần hoá 2 1 1388 Phải thu khác 2 1 138801 Phải thu khác của phòng XN1 3 1 1 138802 Phải thu khác của phòng XN2 3 1 1 138803 Phải thu khác của phòng XN3 3 1 138804 Phải thu khác của phòng XN4 3 1 138805 Phải thu khác của phòng DV 3 1 138806 Phải thu khác của CN TP. HCM 3 1 138807 Phải thu khác của CN HP 3 1 138808 Phải thu khác của TT XKLĐ 3 1 1 138809 Phải thu khác của Liên doanh 3 1 138810 Phải thu khác của Cán bộ công ty 3 1 138811 Phải thu các cơ sở của TTXK 3 1 138812 Phải thu các cơ sở của PXNK5 3 1 139 Dự phòng phải thu khó đòi 1 1 1 141 Tạm ứng 1 1 1411 Tạm ứng của Phòng XN1 2 1 14111 Tạm ứng của Lê Thuý Uyên 3 1 14112 Tạm ứng của Lê Thái bình 3 1 14113 Tạm ứng của Đỗ Quang Duy 3 1 1412 Tạm ứng của Phòng XN2 2 1 1413 Tạm ứng của Phòng XN3 2 1 1414 Tạm ứng của Phòng XN4 2 1 1415 Tạm ứng của Phòng Dịch vụ 2 1 1416 Tạm ứng của CN HCM 2 1 1417 Tạm ứng của CN HP 2 1 14171 Tạm ứng của Phạm Đình Tién 3 1 14172 Tạm ứng của Nguyễn Văn Hải (CN HP) 3 1 1418 Tạm ứng của TT XK Lao động 2 1 1419 Tạm ứng của khối quảm lý 2 1 141911 Tạm ứng của Trương thị Dung 3 1 141912 Tạm ứng của Vũ Đình Phúc 3 1 141913 Tạm ứng của Trinh Quốc Viêt 3 1 141914 Tạm ứng của Nguyễn Văn Hải 3 1 141915 Tạm ứng của Nguyễn Văn Thạch 3 1 141916 Tạm ứng của Đỗ Minh Nga 3 1 141917 Tạm ứng của Trần Việt Hoà 3 1 141918 Tạm ứng của Tăng Văn Cường 3 1 141919 Tạm ứng của XN5 3 1 141920 Tạm ứng của Dư văn Kiểm 3 1 141921 Tạm ứng của Vũ Thị Tính 3 1 141922 Tạm ứng của Lê Văn Dư 3 1 141923 Tạm ứng của Phan Ngọc Bích 3 1 141924 Tạm ứng của Quản Thành Lâm 3 1 141925 Tạm ứng của Nguyễn Thu Trang 3 1 141926 Tạm ứng của Nguyễn Thị Như Quỳnh 3 1 141928 Tạm ứng của Vũ Bảo Sơn 3 1 141929 Tạm ứng của Đỗ Thị Hoà 3 1 141930 Tạm ứng của Phạm .T.Kim Thu 1 141931 Tạm ứng của Tạ Thu Hà 1 1419B Tạm ứng của VILASTEEL 3 1 1419C Tạm ứng của Nguyễn Hồng Hải 3 1 1419D Tạm ứng của Đại diện 3 1 1419E Tạm ứng của Đặng Xuân Trịnh 3 1 142 Chi phí trả trước 1 1 1421 Chi phí trả trứơc 2 1 14211 Chi phí trả trứơc của phòng 1 3 1 14212 Chi phí trả trứơc của phòng 2 3 1 14213 Chi phí trả trứơc của phòng 3 3 1 14214 Chi phí trả trứơc của phòng 4 3 1 14215 Chi phí trả trứơc của phòng DV 3 1 14216 Chi phí trả trứơc của Cn TP. HCM