Đề tài Kế toán tiền lương và các khoản trích theo tiền lương tại Công ty TNHH Dịch vụ và thương mại Thành Đạt

Lời nói đầu Trong nền kinh tế thị trường, lợi nhuận vừa là mục tiêu, vừa là động lực của các doanh nghiệp khi tiến hành sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp muốn đảm bảo có lợi nhuận và phát triển lợi nhuận từ đó nâng cao lợi ích của người lao động thì các doanh nghiệp cần phải tìm mọi cách tiết kiệm chi phí trong quá trình kinh doanh. Chi phí tiền lương trên một đơn vị sản phẩm đóng vai trò then chốt trong vấn đề thúc đẩy tăng năng suất lao động, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Xác định được tầm quan trọng và vai trò của tiền lương trong hoạt động sản xuất kinh doanh, Bộ Lao động và Thương binh Xã hội ban hành nhiều quyết định liên quan đến việc trả lương và các chế độ khác khi tính lương cho người lao động. Đồng thời Bộ Tài chính cũng ban hành nhiều văn bản quy định cách thức hạch toán lương và các khoản trích theo lương tại các doanh nghiệp. Thực tế cho thấy mỗi doanh nghiệp có đặc thù sản xuất và lao động riêng khác nhau, do vậy việc tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương không hoàn toàn giống nhau, mà sẽ có sự khác nhau tại các doanh nghiệp khác nhau. Vấn đề đặt ra là doanh nghiệp cần phải vận dụng linh hoạt các quyết định, nghị định các văn bản quy định về tiền lương của các cấp, các ban ngành liên qua (Bộ Lao động và Thương binh Xã hội, Bộ Tài Chính…) vào hạch toán tiền lương tại doanh nghiệp sao cho phù hợp với cơ cấu, chức năng quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Công ty TNHH Dịch vụ và thương mại Thành Đạt đã và đang vận dụng như thế nào trong hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương để đạt được những mục tiêu và lợi nhuận mong muốn. Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Dịch vụ và thương mại Thành Đạt, với sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh, các chị công tác tại Công ty cùng sự hướng dẫn chỉ bảo cặn kẽ của thầy hướng dẫn, với mong muốn tìm hiểu về công tác kế toán tiền lương từ đó đưa ra ý kiến đề xuất có thể góp phần hoàn thiện công tác tiền lương tại doanh nghiệp, Tôi chọn đề tài: “Kế toán tiền lương và các khoản trích theo tiền lương tại Công ty TNHH Dịch vụ và thương mại Thành Đạt" Ngoài phần mở đầu nội dung chuyên đề gồm 3 phần: Chương I.. Đặc điểm tình hình chung của công tyTNHH Dịch vụ và thương mại Thành Đạt Chương II. Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Dịch vụ và thương mại Thành Đạt Chương III. Một số kiến nghị để hoàn thiện hạch toán tiền lương tại Công ty TNHH Dịch vụ và thương mại Thành Đạt. Mục đích bài viết của Tôi: Xem xét toàn bộ nội dung hạch toán tiền lương và các khoản phụ phí theo lương tại Công ty TNHH Dịch vụ và thương mại Thành Đạt nhằm tìm công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương; đồng thời thấy được những tồn tại, từ đó đưa ra các giải pháp để giải quyết tồn tại đó. Thông qua thực tế kết hợp những kiến thức đã được học tại trường sẽ góp phần củng cố kiến thức góp sức mình cho xã hội mai sau. Do hạn chế về thời gian, kinh nghiệm thực tiễn nên bản chuyên đề của Tôi không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong sự đóng góp ý kiến của cô giáo hướng dẫn, các thầy cô trong bộ môn để em ngày càng được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Chương I Đặc điểm tình hình chung tại Công ty TNHH Dịch vụ và thương mại Thành Đạt 1.1. Một số nét khái quát về Công ty TNHH Dịch vụ và thương mại Thành Đạt 1.1.1. Khái quát chung. 1.1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Công ty TNHH Dịch vụ và thương mại Thành Đạt được thành lập theo Đăng ký kinh doanh số: 0103000061 do Sở kế hoạch đầu tư Thành phố. Hà Nội cấp ngày 05 tháng 06 năm 2000. Trụ sở chính: 17 Hàng Khoai – Hoàn Kiếm –Hà Nội Ngành nghề kinh doanh chính: + Du lịch lữ hành nội địa và quốc tế + Sản xuất và kinh doanh đồ điện dân dụng, + Sửa chữa xe máy, xe ôtô . . . - Đây là công ty được thành lập theo hình thức Công ty Cổ phần do tư nhân góp vốn, ban đầu có 03 Cổ đông sáng lập cùng nhau góp cổ phần với số vốn Điều lệ là 3.000 triệu đồng. Thời gian đầu khi mới thành lập quy mô hoạt động của Công ty còn hạn chế. Từ tháng 06 đến tháng 09 năm 2001 Công ty mới chỉ hoạt động trong lĩnh vực du lịch lữ hành và nhận gia công các chi tiết đồ điện dân dụng, vận chuyển hàng hoá và hành khách, sửa chữa và bảo dưỡng xe máy, ôtô,. . . Đến tháng 10 năm 2001 Công ty bắt đầu sản xuất sản phẩm đồ điện dân dụng hoàn chỉnh. Cho đến nay Công ty TNHH Dịch vụ và thương mại Thành Đạt đã trải qua gần 04 năm thành lập và phát triển, để đứng vững trong giai đoạn hiện nay và tương lai có thể Công ty phải phát triển thêm loại hình dịch vụ để phân tán đa dạng hoá sản phẩm và phân tán rủi ro có thể xảy ra. Chức năng, nhiệm vụ của công ty Thực hiện ổn định tổ chức, đảm bảo thực hiện công tác kinh doanh trong mọi điều kiện với cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, hiệu quả. Phân nhiệm chi tiết về chuyên môn với từng thành viên; tổ chức phối hợp hoạt động giữa các bộ phận và các thành viên với nhau đạt hiệu quả. Thực hiện các yêu cầu về chuyên môn của lãnh đạo trong từng giai đoạn cụ thể về các công tác thị trường, kinh doanh, kế toán. Tổ chức theo dõi sát các số liệu trong suốt quá trình kinh doanh. Thường xuyên bổ sung các thông tin về thị trường và có thống kê đầy đủ. Tổ chức các quy trình giao nhận hàng hoá, thu hồi công nợ hiệu quả nhằm giảm dần các chi phí trong hoạt động cho công ty. Tổ chức bám sát khách hàng để thực hiện công tác thị trường và thu hồi công nợ. Thực hiện chiến lược phát triển lượng khách hàng ở bề rộng để có điều kiện để phát triển bề sâu. Đồng thời công ty phải đảm bảo vốn kinh doanh và có nghĩa vụ nộp các khoản thuế với ngân sách Nhà nước. Đặc điểm tình hình tài chính của công ty Dưới đây là một số chỉ tiêu thể hiện tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty qua một số năm vừa qua: Đơn vị tính: 1000 đ Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Tổng tài sản: + Tài sản cố định + Tài sản lưu động 11.744.000 6.358.000 14.360.000 7.451.000 31.649.500 13.467.000 2- Tổng doanh thu 21.968.364 25.305.050 38.243.461 3- Nộp ngân sách Nhà nước 245.634 408.693 532.112 4- Thu nhập bình quân 1.200 1.400 1.600 5- Giá trị sản xuất 24.025.321 26.979.899 41.030.894 1.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 1.1.2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty. Hiện nay, tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty TNHH Dịch vụ và thương mại Thành Đạt có 120 người, trong đó: có 15 người tốt nghiệp Đại học, 36 người trung cấp, còn lại là công nhân kỹ thuật (thu nhập bình quân trên 1.000.000đ/tháng) các lao động tại Công ty được phân chia hai loại: lao động dài hạn từ 12 tháng trở lên. Những đối tượng lao động từ 1 năm trở lên thì Công ty có quan tâm ưu đãi trong vấn đề tham gia đóng BHXH cho họ, mọi lao động làm việc tại Công ty đều phải qua tuyển. Bộ máy quản lý của công ty được bố trí theo sơ đồ sau: Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phòng kỹ thuật Phòng Du lịch Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phân xưởng sửa chữa và bảo dưỡng xe máy, ôtô Phân xưởng sản xuất đồ điện Ban giám đốc: Đứng đầu Công ty là giám đốc, là người điều hành tất cả mọi hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty. Các phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc và phụ trách một số mảng hoạt động của Công ty. Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ duy trì và phát triển thị trường đầu vào và đầu ra, tìm phương hướng kinh doanh mới phù hợp cho Công ty. Phòng kỹ thuật: Phụ trách về mặt kỹ thuật sản xuất và kỹ thuật sửa chữa xe máy, ôtô. Có chức năng chỉ đạo kỹ thuật sản xuất dưới sự lãnh đạo của Giám đốc, nghiên cứu chế tạo thiết kế khuôn mẫu, xây dựng các định mức kỹ thuật, lập quy trình công nghệ sản xuất, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, quy cách mặt hàng trước khi áp dụng vào sản xuất. Phòng kế toán: Xây dựng kế hoạch tài chính cho công ty, Chịu trách nhiệm lập sổ sách và báo cáo tài chính với các cơ quan Nhà nước, chịu trách nhiệm báo cáo hàng ngày về tình hình tài chính của Công ty với Ban giám đốc. Giám sát mọi hoạt động của công ty thông qua chỉ tiêu giá trị các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý toàn bộ số vốn và sử dụng vốn đúng mục đích và có hiệu quả; Thực hiện kê khai các loại thuế, đề xuất các biện pháp tài chính kế toán cho lãnh đạo công ty để có đường lối phát triển đúng đắn và có hiệu quả Phòng Du lịch: Tổ chức các Tour du lịch trong nước và quốc tế, tìm kiếm và phát triển thị trường du lịch. . . 1.1.2.2. Công tác tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty: Công ty hiện đã có trụ sở làm việc khang trang hiện đại, đang có kế hoạch nâng cấp mở rộng các Xưởng sản xuất cho phù hợp với tầm vóc và khả năng của Công ty. - Đối với bộ phận sửa chữa và bảo dưỡng xe máy, ôtô: ở đây có một thợ tay nghề bậc cao chịu trách nhiệm về kỹ thuật, thợ sửa chữa bao gồm thợ chính và thợ giúp việc, nếu như phải thay thế sửa chữa thì thủ kho sẽ viết phiếu xuất kho sau đó thủ kho và thợ cùng ký rồi thủ kho mới được xuất phụ tùng thay thế Đối với bộ phận kinh doanh du lịch lữ hành: Các nhân viên phòng du lịch sau khi nhận được khách sẽ tổ chức tour, và giao cho cánm bộ phụ trách tour, cán bộ phụ trách tour sẽ tiên lạc địa điểm đến, tổ chức thuê xe nhân viên hướng dẫn . . . Quá trình sản xuất của Công ty bắt đầu từ khâu nhập nguyên vật liệu đầu vào. Nguyên vật liệu trước khi được nhập kho sẽ được bộ phận kỹ thuật kiểm tra xem có bảo đảm đúng tiêu chuẩn không, nếu đạt sẽ cho nhập kho. Sau đó nguyên vật liệu được xuất cho xưởng để sản xuất, khi sản phẩm được hoàn thành bộ phận kỹ thuật sễ kiểm tra chất lượng cũng như quy cách sản phẩm. Sản phẩm đạt yêu cầu có thể được bán thẳng cho khách hàng hoặc nhập kho. Cuối cùng, việc tiêu thụ hàng hoá do phòng kinh doanh phụ trách... 1.1.3. Đặc điểm công tác Kế toán tại đơn vị. 1.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Phòng Kế toán có nhiệm vụ cung cấp số liệu giúp cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo. Bộ máy Kế toán được tổ chức tập trung thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc Giám đốc về mặt tài chính Kế toán Công ty. Phòng có nhiệm vụ: Tổ chức quản lý mọi mặt hoạt động liên quan đến công tác tài chính Kế toán của Công ty. Tổng hợp thu, chi, công nợ giá thành, hạch toán, dự toán sử dụng vốn, quản lý tiền mặt, ngân phiếu thanh toán quản lý nghiệp vụ thống kê ở các đơn vị. Do đặc điểm riêng biệt và tính chất quản lý Công ty mà bộ máy kế toán của Công ty được bố trí như sau: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty TNHH Dịch vụ và thương mại Thành Đạt: Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán thanh toán Kế toán tiêu thụ Kế toán vật tư Phòng kế toán gồm có 5 người, nhiệm vụ cụ thể của từng vị trí như sau: (1) Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm phân công nhiệm vụ, công việc cho các nhân viên, phụ trách tổng hợp công việc tài chính kế toán, kiểm tra, duyệt y, giám sát... các văn bản và là người chịu trách nhiệm chung cho toàn bộ công tác kế toán của mình trước giám đốc. (2) Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ trực tiếp lập các phiếu thu, phiếu chi, tạm ứng... Trên cơ sở các chứng từ phát sinh ban đầu, các khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, tiền lương (Tất cả đều phải theo dõi hàng ngày trên nhật ký và bảng kê của từng loại). (3) Kế toán vật tư: Giao nhiệm vụ theo dõi nhập, xuất, tồn vật tư, mở tài khoản(TK152,153,331) và phản ánh tình hình biến động vật tư. (4) Kế toán tiêu thụ sản phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi thành phẩm nhập, xuất, tồn kho là cơ sở để theo dõi chi tiết tới từng khách hàng. (5) Thủ quỹ: Căn cứ vào các chứng từ hợp pháp mà tiến hành xuất, nhập quỹ, đồng thời tiến hành ghi vào sổ quỹ. 1.1.3.2. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty: Trình tự ghi chép kế toán: Để phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động kinh doanh, phù hợp với yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như điều kiện trang bị phương tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin của mình, công ty đã lựa chọn hình thức: Chứng từ ghi sổ. Theo hình thức này, hàng ngày, nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra lập các chứng từ ghi sổ. Đối với những nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thường xuyên, chứng từ gốc sau khi kiểm tra được ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, cuối tháng hoặc định kỳ căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập các chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi được lập xong được chuyển đến cho kế toán trưởng (hoặc người được kế toán trưởng uỷ quyền) ký duyệt rồi chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp với đầy đủ các chứng từ gốc kèm theo để bộ phận này ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sau đó ghi vào sổ Cái. Cuối tháng khoá sổ tìm ra tổng số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có của từng tài khoản trên sổ Cái; từ đó căn cứ vào sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản tổng hợp. Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản tổng hợp trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp nhau và khớp với tổng số tiền của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp nhau và số dư của từng tài khoản (dư Nợ, dư Có) trên Bảng cân đối số phát sinh phải khớp với số dư của tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết của phần kế toán chi tiết của phần kế toán chi tiết. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp với số liệu nói trên, bảng cân đối số phát sinh được sử dụng để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán. Đối với những tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập các chứng từ ghi sổ và ghi vào các sổ sách kế toán tổng hợp được chuyển đến các bộ phận kế toán chi tiết có liên quan để làm căn cứ ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với sổ Cái thông qua Bảng cân đối số phát sinh. Các Bảng tổng hợp chi tiết, sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu cùng với Bảng cân đối số phát sinh được dùng làm căn cứ để lập các báo biểu kế toán. Sơ đồ hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ Kế toán chi tiết TK 334, 338 Bảng tổng hợp chi tiết TK 334, 338 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ cái TK 334, 338 Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối phát sinh Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sau: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; sổ cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: + Nội dung: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh. + Kết cấu và phương pháp ghi chép: Cột 1: ghi số hiệu của chứng từ ghi sổ Cột 2: ghi ngày tháng lập chứng từ ghi sổ Cột 3: ghi số tiền của chứng từ ghi sổ Cuối trang sổ phải cộng số luỹ kế để chuyển sang trang sau Đầu trang sổ phải ghi sổ cộng trang trước chuyển sang. Cuối tháng, cuối năm kế toán cộng tổng số tiền kinh tế phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh. Sổ Cái: + Nội dung: Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho danh nghiệp. Số liệu ghi trên sổ Cái dùng để kiểm tra đối chiếu với số liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi soỏ, các số liệu hoặc thẻ kế toán chi tiết dùng để lập các báo cáo tài chính. + Kết cấu và phương pháp ghi sổ: Sổ cái của hình thức chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản, mỗi tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tuỳ theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của từng tài khoản. Sổ Cái có hai loại: Sổ Cái ít cột: Thường được áp dụng đối với những Tài khoản có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn giản. Kết cấu của sổ Cái loại ít cột: Cột 1: Ghi số thứ tự của chứng từ ghi sổ. Cột 2: Ghi số hiệu của chứng từ ghi sổ. Cột 3: Ghi ngày tháng của chứngtừ ghi sổ Cột 4: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cột 5: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng. Cột 6 + 7: Ghi số tiền ghi nợ, ghi có của tài khoản này. Sổ Cái nhiều cột: Thường được áp dụng đối với những Tài khoản có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh phức tạp cần phải theo dõi chi tiết, có thể kết hợp mở riêng cho từng trang sổ trên sổ Cái và được phân tích chi tiết theo tài khoản đối ứng. Kết cấu ghi sổ Cái loại nhiều cột: Cột 1: Ghi ngày tháng ghi sổ. Cột 2,3,12,13: Ghi số hiệu ngày tháng của chứng từ ghi sổ. Cột 4, 14: Ghi tổng số tiền phát sinh bên Có, phát sinh bên Nợ của tài khoản. Cột 5 đến 8: Ghi số tiền phát sinh có của tài khoản đối ứng bên Nợ của các tài khoản có liên quan. Cột 9,19: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng khác. Cột 15 đến 18: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ của tài khoản đối ứng có từng tài khoản liên quan. Cột 11: Ghi ngày tháng ghi sổ. Phương pháp ghi sổ Cái: Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào sổ Cái vfa các sổ. Thẻ kế toán chi tiết liên quan. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Cái ở các cột phù hợp. Cuối mỗi trang phải cộng tổng số tiền theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau. Cuối kỳ (tháng, quý), cuối niên độ kế toán phải khoá sổ, cộng số phát sinh nợ và số phát sinh có, tính ra số dư của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo tài chính. Sổ, thẻ kế toán chi tiết: + Nội dung: Sổ thẻ kế toán chi tiết là sổ dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết về tình hình tài sản vật tư, tiền vốn tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và làm căn cứ để lập báo cáo tài chính. Trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, có thể mở sổ, thẻ kế toán chi tiết chủ yếu sau: Sổ tài sản cố định. Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm hàng hoá. Thẻ kho. Sổ chi phí sản xuất Thẻ tính giá thành sản phẩm dịch vụ. Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả. Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua, thanh toán nội bộ, thanh toán với ngân sách… Sổ chi tiết tiêu thụ. + Kết cấu và phương pháp ghi chép: Mỗi đối tượng kế toán có yêu cầu quản lý và phân tích khác nhau, do đó, nội dung kết cấu các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết được quy định mang tính hướng dẫn. Tuỳ theo yêu cầu quản lý và phân tích, từng doanh nghiệp có thể mở sổ và lựa chọn các mẫu sổ kế toán chi tiết và chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào các sổ kế toán tổng hợp. Cuối tháng hoặc cuối quý phải lập bảng tổng hợp chi tiết trên cơ sở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để làm căn cứ đối chiếu với sổ cái. Một số biểu mẫu kế toán được sử dụng tại công ty trong hình thức Kế toán chứngtừ ghi sổ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ngày… tháng…năm đơn vị: ………. Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 Cộng chứng từ ghi sổ Ngày … tháng … năm … Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 Sổ Cái TK: Ngày … tháng … năm … STT Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 Hệ thống tài khoản sử dụng trong công ty Theo chế độ kế toán hiện hành thì hệ thống tài khoản kế toán mà công ty áp dụng là 74 tài khoản cấp I và 95 tài khoản cấp II: Nhưng căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh cụ thể của công ty nê công ty chỉ sử dụng các loại tài khoản sau: Loại 1: “Tài sản lưu động” TK 111: Tiền mặt TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 131: Phải thu của khách hàng TK 141: Tạm ứng TK 152: Nguyên vật liệu TK 153: Công cụ dụng cụ TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 155: Thành phẩm Loại 2: “Tài sản lưu động” TK 211: Tài sản cố định hữu hình TK 214: Hao mòn TSCĐ TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang Loại 3: Nợ phải trả TK 311: Vay ngắn hạn TK331: Phải trả cho người bán TK 334: Phải trả công nhân viên TK 338: Phải trả phải nộp khác Loại 4: Nguồn vốn chủ sở hữu TK 411: Nguồn vốn kinh doanh TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối Loại 5: Doanh thu TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 515: Doanh thu tài chính Loại 6: Chi phí sản xuất kinh doanh TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp TK 627: Chi phí sản xuất chung TK 632: Giá vốn hàng bán TK 635: Chi phí tài chính TK 641: Chi phí bán hàng TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Loại 7: Thu nhập khác TK 711: Thu nhập khác Loại 8: Chi phí khác TK 811: Chi phí khác Loại 9: Kết quả hoạt động kinh doanh TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Chứng từ kế toán sử dụng ở công ty: Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán có ý nghĩa quan trọng với hoạt động của công ty. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương sử dụng chứng từ đã ban hành trong chế độ quy định mẫu chứng từ, nội dung ghi chép; từ đó quy định trình tự lập, xử lý và luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận kế toán để phản ánh kịp thời đầy đủ có hệ thống vào các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết. Kế toán trưởng đơn vị phải chỉ đạo tổ chức kiểm tra chặt chẽ việc sử dụng các loại chứng từ ban đầu. Tổ chức luân chuyển chứng từ nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý và thực hiện kiểm tra giám sát của đơn vị kế toán. Để phản ánh ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ về tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty, kế toán sử dụng các chứng từ sau: Bảng chấm công. Bảng thanh toán tiền lương. Bảng thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ. Phiếu thu Phiếu chi Căn cứ vào chứng từ trên, kế toán kiểm tra tính hợp lý của chứng từ, căn cứ vào chế độ lương, chế độ phụ cấp để tính lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho cán bộ công nhân viên hàng tháng. Trên cơ sở đó, lập bảng thanh toán lương cho từng bộ phận. Căn cứ vào bảng thanh toán lương của các tổ chức, bộ phận sản xuất, kế toán tổng hợp số liệu để lập bảng tổng hợp thanh toán BHXH cho toàn doanh nghiệp Bảng chấm công: Mục đích: Được lập riêng cho từng bộ phận, đơn vị sản xuất kinh doanh, trong đó ghi rõ ngày làm việc, ngày nghỉ việc của từng lao động, và do trưởng các phong ban trực tiếp ghi và để ở nơi công khai để người lao động giám sát thời gian lao động của họ. Bảng chấm công được tính từ ngày 01 đến ngày 31 cuối tháng (trừ thứ 7, chủ nhật và các ngày lễ được nghỉ trong năm) Cuối tháng Bảng chấm công dùng để tổng hợp thời gian lao động tính lương cho từng bộ phận, đơn vị sản xuất kinh doanh khi các bộ phận đó hưởng lương theo thời gian. Các bộ phận phụ trách xem xét, ký duyệt, rồi chuyển các chứng từ liên quan sang phòng kế toán. Để tính trả lương: số công trong tháng tính theo ngày, trong ngày tính theo giờ (8 giờ) Bảng thanh toán tiền lương Căn cứ vào bảng chấm công, Bảng thanh toán tạm ứng lương, kế toán tiến hành lập Bảng thanh toán lương cho bộ phận quản lý, phục vụ và bộ phận sản xuất. Mục đích của bảng này là chứng từ căn cứ thanh toán tiền lương phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động trong công ty. Kế hoạch trích BHXH, BHYT, KPCĐ Đơn vị: ………………….. Bộ phận: ………………. Bảng chấm công Tháng ….. Năm ….. Số TT Họ và tên Cấp bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ Ngày trong tháng Quy ra công 1 2 … 31 Số công hưởng lương sản phẩm Số công hưởng lương thời gian Số công nghỉ việc ngừng việc hưởng 100% lương Số công nghỉ việc ngừng việc hửng …% lương Số công hưởng BHXH A B C 1 2 … 31 32 33 34 35 36 Cộng Người duyệt Phụ trách bộ phận Người chấm công (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phiếu thu: là chứng từ kế toán được lập khi có nghiệp vụ thu tiền mặt vào quỹ. Phiếu thu tiền mặt là căn cứ để ghi vào sổ quỹ và ghi vào sổ kế toán tổng hợp có liên quan. Phiếu thu được lập thành 3 liên: Một liên lưu tại phòng kế toán, một liên giao cho người nộp tiền, một liên giao cho thủ quỹ. Cty TNHH DV và TM Thành Đạt Ban hành theo QĐ số 1141 TC/ CĐKT Quyển sổ Số: Phiếu THU Nợ Ngày . . . tháng . . . năm 2003 Có Họ tên người nộp: …………………………………………………….. Địa chỉ: ………………………………………………………………… Lý do nộp: ……………………………………………………………… Số tiền: …………………. (Viết bằng chữ): ………………………… …………………………………………………………………………… Kèm theo ………………… chứng từ gốc: …………………………… Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) : ……………………………………. ………………………………………………………………………….. Ngày … tháng ….năm 2003 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Người nộp Thủ quỹ (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phiếu chi: Là chứng từ do kế toán tiền mặt lập khi có nghiệp vụ xuất quỹ tiền mặt để thanh toán với công nhân viên hoặc mua vật tư, tài sản, nguyên vật liệu, được lập thành quyển trong một năm, gồm 2 liên: Một liên lưu tại phòng kế toán, một liên giao cho thủ quỹ để thực hiện xuất quỹ và ghi sổ. Mẫu phiếu chi: Cty TNHH DV và TM Thành Đạt Ban hành theo QĐ số 1141 TC/ CĐKT Quyển sổ Số: ………….. Phiếu chi Nợ : ………… Ngày . . . tháng . . . năm 2003 Có : ………… Họ tên người lĩnh: …………………………………………………….. Đơn vị: …………………………………………………………………. Lý do chi: ………………………………………………………………. Sổ tiền: ………………………………………………………………… Kèm theo …………….. chứng từ gốc………………………………… Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ……………………………………. ………………………………………………………………………….. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Thủ quỹ Người nhận tiền Ngày tháng năm 2003 1.2. Thực trạng thực hiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Dịch vụ và thương mại Thành Đạt. 1.2.1. Đặc điểm về lao động của Công ty TNHH Dịch vụ và thương mại Thành Đạt Hiện nay, tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty TNHH Dịch vụ và thương mại Thành Đạt có 120 người, trong đó: có 15 người tốt nghiệp Đại học, 36 người trung cấp, còn lại là công nhân kỹ thuật. Các lao động tại Công ty được phân chia hai loại: lao động dài hạn từ 12 tháng trở lên. Những đối tượng lao động từ 1 năm trở lên thì Công ty có quan tâm ưu đãi trong vấn đề tham gia đóng BHXH cho họ, mọi lao động làm việc tại Công ty đều phải qua tuyển. Lương của cán bộ công nhân viên làm ở bộ phận quản lý qua nhiều lần xếp lương ở những thời kỳ rất khác nhau. Do đó, có nhiều người cùng điểm xuất phát, cùng trình độ, cùng đảm nhiệm một công việc như nhau, cùng thời gian công tác lại có mức lương và thu nhập rất khác nhau 1.2.2. Phương pháp xây dựng quỹ lương 1.2.1.1. Phương phương xây dựng quỹ lương và phương pháp trả lương Do lao động của Công ty bao gồm nhiều loại nên việc trả lương cho công nhân viên cũng được thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau. Hiện nay Công ty đang áp dụng 2 hình thức trả lương: Trả lương khoán (áp dụng với các Xưởng sản xuất) và trả lương theo thời gian (áp dụng với các bộ phận quản lý như : Phòng kế toán, Phòng kinh doanh, Phòng du lịch). Thu nhập bình quân 1.200.000đ/tháng. Hình thức trả lương khoán: Hình thức trả lương khoán áp dụng tại xưởng sản xuất. Lương sẽ được tính cho từng sản phẩm theo một tỷ lệ khoán nhất định. Những người tham gia sản xuất sẽ được trả lương theo số lượng sản phẩm hoàn thành. Hình thức trả lương theo thời gian: Hình thức trả lương theo thời gian được Công ty áp dụng cho các phòng ban, bộ phận quản lý Công ty NCx 290.000 x HS TL = 22 Trong đó: NC: Ngày công lao động theo Bảng chấm công HS: Hệ số Công ty 1.2.1.2. Chế độ tiền lương và một số chế độ khác khi tính lương. Phụ cấp trách nhiệm: Được áp dụng cho cán bộ quản lý các phòng ban, phân xưởng hoặc một số cá nhân có công việc đòi hỏi trách nhiệm cao. Phụ cấp trách nhiệm Hệ số trách nhiệm Hệ số Công ty x 290.000 = x Tiền lương phép: Đối với nghỉ phép: số ngày được nghỉ của công nhân được tăng dần cùng với số năm công tác tại Công ty theo Bộ Luật Lao động Thời gian làm việc thấp hơn 5 năm: Được nghỉ theo tiêu chuẩn 12 ngày/năm. Thời gian làm việc 5 năm đến 10 năm: Được nghỉ thêm 1 ngày. Thời gian làm việc từ 10 năm đến 15 năm: Được nghỉ thêm 2 ngày… BL x 290.000 x SNNP Lương phép = 26 Trong đó: BL: Bậc lương SNNP: Số ngày nghỉ phép Tiền lễ tết: Được tính trả cho cán bộ công nhân viên từ quỹ lương Để đảm bảo cho việc trả lương trên, Công ty phải hình thành quỹ tiền lương. Quỹ tiền lương của Công ty được xác định để chi cho toàn bộ tiền lương cán bộ, công nhân viên của Công ty có tiền lương trả theo thời gian, tiền lương trả theo sản phẩm, tiền lương nghỉ phép đi học… Các loại phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp làm thêm giờ, … Quỹ tiền lương của Công ty được trích vào chi phí dựa theo doanh thu thực hiện trong năm là 50% trên doanh thu; trong đó: - 25% để trả lương khoán cho bộ phận sản xuất - 10% để trả lương theo thời gian cho bộ phận quản lý. Nếu cuối năm, quỹ lương bộ phận gián tiếp còn thì sẽ bổ sung vào quỹ tiền thưởng - 10% để chi phí thuê ngoài: thuê quảng cáo, thuê bán hàng tiếp thị,… - 5% để làm quỹ tiền thưởng, quỹ lương phép, lương bổ sung vào các dịp lễ, tết. 1.2.3. Công tác hạch toán các khoản trích theo lương ở Công ty Hiện nay ở công ty, BHXH, BHYT, KPCĐ được tính bằng 25% tiền lương phải trả cho công nhân viên Tổng số BHXH, BHYT, KPCĐ phải trích theo lương Tổng số tiền lương phải trả X 25% = 1.2.3.1. Quỹ Bảo hiểm xã hội (BHXH: ) Công thức tính: Tổng số tiền lương phải trả cho công nhân viên Tổng số BHXH phải trích theo lương của công nhân viên X 20% = Quỹ bảo hiểm xã hội được hình thành từ 2 nguồn: - Công ty trích vào chi phí 15% tiền lương cơ bản của người lao động. - Người lao động đóng góp 5% tiền lương cơ bản của mình. Nếu công nhân viên có số năm công tác tại Công ty nhỏ hơn 15 năm thì số ngày nghỉ hưởng BHXH là 40 ngày/năm. Nếu số năm công tác lớn hơn 30 năm được hưởng 60 ngày/năm. BL x 290.000 x NN = 75% x 26 Mức BHXH Trong đó: BL: Bậc lương NN: Số ngày nghỉ Ngày lễ tết không tính BHXH, công nhân mắc bệnh hiểm nghèo (một trong 13 bệnh do Bộ y tế quy định) được nghỉ 180 ngày/năm với mức lương trợ cấp 75%. Ngoài 180 ngày công nhân được hưởng 65%. 1.2.3.2.Quỹ Bảo hiểm y tế (BHYT): Công thức tính: Tổng số tiền lương phải trả cho công nhân viên Tổng số BHYT phải trích theo lương của công nhân viên X 3% = Quỹ Bảo hiểm y tế được hình thành từ hai nguồn: - Công ty trích 2% tiền lương cơ bản của người lao động, tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. - Người lao động nộp 1% tiền lương cơ bản của mình. 1.2.3.3. Quỹ Kinh phí công đoàn (KPCĐ). Công thức tính: Tổng số tiền lương phải trả cho công nhân viên Tổng số BHYT phải trích theo lương của công nhân viên X 2% = Công ty trích 2% tiền lương thực chi của toàn Công ty. 1.2.4. Các kỳ trả lương của Công ty Công ty thực hiện trả lương cho công nhân viên 01 lần mỗi tháng, thời gian trả lương thường vào ngày cuối tháng. 1.2.5. Quy trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty 1.2.5.1. Quy trình hạch toán và phương pháp hạch toán tiền lương Các phòng ban quản lý có trách nhiệm theo dõi ghi chép số lương lao động có mặt, vắng mặt, nghỉ phép nghỉ ốm vào bảng chấm công. Bảng chấm công được lập theo mẫu do Bộ Tài chính quy định và được treo tại phòng Kế toán. Kế toán tiến hành tổng hợp tính ra số công đi làm, công nghỉ phép của từng người trong các phòng ban. Dựa vào số công tổng hợp được trừ vào số công tổng hợp được từ bảng chấm công Kế toán và thống kê tính lương cho từng người từ đó lập bảng thanh toán lương. Đối với hình thức trả lương khoán. Công ty khi giao việc cho Xưởng sẽ ký một Hợp đồng giao khoán nội bộ với Quản đốc (hoặc đội trưởng). Trong Hợp đồng giao khoán nêu rõ tỷ lệ khoán cho sản phẩm là bao nhiêu và bao gồm các mục chi phí nào. Nếu là 35% thì: 25% là lương; 10% là chi công tác phí, tiếp khách… Hiện tại tỷ lệ lương khoán cho Xưởng là 25% trên doanh thu. Quản đốc hoặc đội trưởng sẽ chia lương cho các thành viên tham gia: - 10% cho Quản đốc, đội trưởng - 5% cho bộ phận kiểm tra - 30% cho Tổ hoàn thiện - 55% cho Công nhân sản xuất Hàng tháng, Công ty ứng lương cho các bộ phận trực tiếp với mức lương bình quân 800.000đ/người. Khi lô sản phẩm nào đó hoàn thành, Phòng Tài chính và kinh doanh xác định với Quản đốc (đội trưởng) về khối lượng nghiệm thu bàn giao, từ đó xác định sản lượng của từng thành viên trong một Xưởng (dựa vào Bảng thanh toán lương khoán). Cuối năm, quyết toán một lần, chi nốt cho người lao động tiền sản lượng sau khi đã trừ đi số tiền ứng hàng tháng theo tỷ lệ tiền thu về Biểu số 1. Bảng ứng lương tháng 12/2003 – Xưởng sản xuất ĐVT: đồng STT Họ và tên Chức vụ Số lương đề nghị ứng Ký nhận 1 Nguyễn Mạnh Cầu Quản đốc 1.200.000 2 Phạm Xuân Trường Đội phó 1.000.000 3 Thái Ngọc Diệp Đội phó 1.000.000 4 Nguyễn Xuân Hùng Đội phó 1.000.000 5 Trần Văn Tuấn Kỹ sư 800.000 6 Lê Anh Tuấn Kỹ sư 800.000 … …. 38 Nguyễn Đăng Khoa Công nhân 500.000 39 Nguyễn Khắc Sơn Công nhân 600.000 40 Trần Thị Thu Công nhân KT 600.000 Tổng cộng 28.000.000 Người lập Trưởng phòng Kế toán trưởng Giám đốc Bảng thanh toán lương khoán Xưởng sản xuất Tên sản phẩm: Công tắc đơn, Công tắc kép, ổ cắm, bảng điện… Giá trị sản lượng: 28.000.000đ Giá trị được hưởng theo tỷ lệ khoán: 28.000.000 x 25% = 7.000.000đ Danh sách những người tham gia: STT Họ và tên Công việc % Thành tiền Ký nhận 1 Nguyễn Mạnh Cầu Quản đốc 10 700.000 2 Phạm Xuân Trường Kiểm tra 5 350.000 3 Nguyễn Tuấn Tú Hoàn thiện 30 2.100.000 4 Nguyễn Đăng Khoa Công nhân sản xuất 55 3.850.000 Cộng 7.000.000 Số tiền bằng chữ: Bảy triệu đồng chẵn Ngày 22 tháng 12 năm 2003 Quản đốc Đối với hình thức trả lương theo thời gian. Từ số công ghi nhận được trong Bảng chấm công, Kế toán tính ra số lương mà người lao động nhận được trong tháng và lập bảng thanh toán lương cho từng phòng. Cách tính như sau: Lương thời gian Số công theo bảng chấm công Mức lương tối thiểu theo quy định của Nhà nước = x x Hệ số công ty 22 ngày Hệ số Công ty được tính như sau: - Hệ số bình quân: 1.160.000đ/290.000đ = 4 - Hệ số áp dụng với Trưởng phòng: 5 - Hệ số Phó phòng: 4,5 - Hệ số cán bộ có trình độ Đại học thuộc các Phòng Tổ chức, Kế toán, Kinh doanh: từ 3 - 4 Hệ số đối với nhân viên (Thủ quỹ, Bảo vệ, Hành chính, Tạp vụ…) : 2,5 Cách tính lương thời gian đối với: - Phan Văn Nghệ: 290.000 x 4,5 x 22/22 = 1.305.000 đ - Đào Trương Tuấn: 290.000 x 4 x 21/22 = 1.107.272 đ Do Đào Trương Tuấn nghỉ 01 ngày để đi học không hưởng lương thời gian, hệ số bậc đại học với công việc chính trong phòng, đã làm việc cho Công ty 4 năm: hệ số 4 Bảng thanh toán lương là chứng từ để Kế toán ghi sổ. Sau khi thanh toán xong Kế toán tập hợp các bảng thanh toán lương của từng bộ phận trong xưởng, tính tổng các số liệu ở các bảng thanh toán lương đó, lập bảng quyết toán lương cho xưởng. Qua số liệu bảng quyết toán của xưởng, bảng thanh toán lương từng phòng ban, bảng tổng hợp tiền thưởng Kế toán ghi sổ chi lương. Sổ chi lương được mở từng tháng trên một tờ sổ nhằm theo dõi số tiền lương, thưởng, phụ cấp, các khoản trích nộp của xưởng, phòng ban, toàn Công ty. Việc hạch toán lương liên quan đến nhiều Kế toán phần hành như Kế toán tiền gửi Ngân hàng, Kế toán tiền mặt, Kế toán tập hợp chi phí, giá thành,… Do vậy các Kế toán phần hành phải thưởng xuyên đối chiếu so sánh với nhau trong việc hạch toán. Kế toán dựa vào bảng chi lương, lập các sổ cái liên quan và lập chứng từ ghi sổ, vào sổ đăng ký chứng từ. Công ty TNHH Dịch vụ và thương mại Thành Đạt áp dụng chia việc ghi sổ sách, chứng từ làm 3 kỳ; kỳ 1 từ ngày 1 đến ngày 10, kỳ 2 từ 11 đến 20, kỳ 3 từ 21 đến hết tháng. Đơn vị: Công ty TNHH Dịch vụ và thương mại Thành Đạt . Chứng Từ Ghi Sổ Số 20 Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Đơn vị: 1.000đ. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 31/12 31/12 Chi trả lương tháng 12- khối quản lý 334 111 6.580.636 6.287.308 3383 244.440 3384 48.888 Cộng 6.433.636 6.433.636 Kèm 29 chứng từ gốc Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Người lập Kế toán trưởng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ đơn vị: 1.000đ. Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng … 20 30 … 31/12 31/12 Cộng … 6.433.636 2.742.673 75.672.642 Sau khi Kế toán lập chứng từ ghi sổ, và vào sổ đăng ký chứng từ ghí sổ, tiếp tục lập sổ cái là tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế được quy định trong hệ thống tài khoản Kế toán nhằm kiểm tra sự biến động của từng loại vốn, nguồn vốn, nguồn kinh phí trong đơn vị. Đơn vị: Cty CP ĐT Thương mại và DL Tân Hoàng Gia Sổ Cái Tài khoản 334 Đơn vị: 1.000đ. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 …. 31/12 …. …. 20 …. …. 31/12 …. Số dư đầu kỳ … Chi trả lươg tháng 12 – 2002 … Cộng Dư cuối kỳ …. 111 3383 3384 …. …. 6.287.308 244.440 48.888 6.433.636 18.014.272 6.500.000 …. …. 11.580.635 66.363 …. …. Ngày 31 tháng 12 năm 2002 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 1.2.1.2. Quy trình hạch toán và phương pháp hạch toán các khoản trích theo lương Phương pháp hạch toán các khoản trích theo lương Bảo hiểm xã hội (BHXH) Bảo hiểm xã hội do Cơ quan Bảo hiểm xã hội Quận Hoàn kiếm quản lý. Bảo hiểm xã hội được quản lý theo chế độ thực chi, thực thanh, sau khi trích 20% BHXH Công ty nộp cho cơ quan Bảo hiểm, trong quý Công ty chỉ làm nhiệm vụ chi hộ. Cuối quý tổng hợp phần chi BHXH Công ty quyết toán với cơ quan BHXH. Chứng từ để thanh toán bảo hiểm: Từ 1 đến 5 chứng từ do y tế Công ty cấp, đó là giấy chứng nhận để thanh toán bảo hiểm. Nếu nghỉ hơn 5 ngày phải có giấy chứng nhận của bệnh viện. Chứng từ phải có xác nhận của phụ trách đơn vị chữ ký của y bác sĩ khám chữa bệnh sau đó được đưa lên phòng Kế toán để thanh toán. Việc nghỉ hưởng BHXH phải là lý do chính đáng, phòng kế toán sẽ dựa vào các chứng từ nghỉ hưởng BHXH xem xét giải quyết thanh toán ổn thoả cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Kế toán sẽ viết phiếu chi, người được hưởng BHXH cầm phiếu chi đến thủ quỹ nhận tiền. Tên sở Y tế: Y tế Công ty: Ban hành theo mẫu tại CV. Số 93 TC/CĐKINH Tế ngày 20/7/1995 Quyển sổ: 3 Giấy chứng nhận Số: 3 Nghỉ ốm hưởng BHXH Họ và tên: Nguyễn Văn Ninh tuổi 22 Lý do nghỉ việc: Cảm sốt Số ngày cho nghỉ: 01 (Từ ngày 20/12/2003) Xác nhận của phụ trách đơn vị Ngày 20/12/2003 Số ngày thực nghỉ 01 ngày Y bác sỹ khám Phần BHXH Số sổ BHXH 1210 1. Số ngày thực nghỉ được hưởng BHXH: 01 ngày 2. Lương tháng đóng BHXH 270.000đồng 3. Lương bình quân ngày 10.384,62 đồng 4. Tỷ lệ % hưởng BHXH 7.700 đồng 5. Số tiền BHXH Ngày 26 tháng 12 năm 2003 Phụ trách BHXH đơn vị Cty CP ĐT TM & DL Tân Hoàng Gia Ban hành theo QĐ số 1141 TC/ CĐKT Quyển sổ 37 Số: 60 Phiếu chi Nợ 3383 Ngày 22 tháng 12 năm 2003 Có 1111 Họ tên người lĩnh: Nguyễn Văn Ninh Đơn vị: Xưởng sản xuất Lý do chi: Thanh toán BHXH Sổ tiền: 7.700 đ (Viết bằng chữ) Bảy nghìn bảy trăm đồng kèm 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) bảy nghìn bảy trăm đồng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Thủ quỹ Người nhận tiền Ngày 22 tháng 12 năm 2003 Từ phiếu chi Kế toán vào sổ chi tiết BHXH Sổ chi tiết BHXH Tháng 02 năm 2001 Số phiếu chi Ngày phát sinh Số tiền Tên người nhận Nội dung ….. …. ….. ….. ….. 60 85 86 26/02/2003 28/02/2003 28/02/2003 7.700 102.000 200.000 ……. …….. ……. Thanh toán BHXHThanh toán BHXH Thanh toán BHXH ….. …… …. …….. ….. Tổng 7.678.500 Các chứng từ thanh toán BHXH của từng người được Kế toán tâp bảo hiểm xã hội và báo cáo chi chế độ trợ cấp ốm đau. Kinh phí công đoàn Kinh phí công đoàn được trích theo 2% lương thực chi cho người lao động. Với số kinh phí công đoàn đã trích đó Công ty nộp: 0,2% cho công đoàn quận (Nộp KPCĐ quận) Còn lại 1,8% để lại cơ sở để chi tiêu Sau mỗi quý, thống kê của phân xưởng thu đoàn phí (0,1% trên tổng số lương thực lĩnh) trong đó nộp đoàn phí 0,3% còn lại để phân xưởng chi tiêu (thăm hỏi ốm đau…) Phụ trách phân xưởng lập bảng thu đoàn phí phân xưởng cùng số tiền thu được nộp lên phòng Kế toán . Công đoàn Cty CP ĐT TM & DL Tân Hoàng Gia M16/CĐ 2074000 Phiếu thu Số 13 Kèm theo 01 chứng từ: Họ tên người nộp: Quốc Bình-Tổ hoàn thiện Lý do thu: Thu đoàn phí quý IV/2003 Số tiền (viết bằng chữ) Hai triệu bảy mươi tư nghìn đồng Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nộp Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Ban thường vụ Khi trong Công ty có hoạt động liên quan đến công tác đoàn cần đến kinh phí. Người lĩnh tiền phải làm giấy đề nghị chi tiền, giấy đề nghị phải có chữ ký của ban thường vụ công đoàn, và người làm đơn, sau đó đưa lên phòng Kế toán, Kế toán tiền mặt viết phiếu chi. Công đoàn Công ty Tư vấn XD & PTNT M16/CĐ 360.000 Phiếu chi Số 26 Kèm theo 01 chứng từ Họ tên người lĩnh: Nguyễn Văn Trọng Đơn vị: Phòng chế bản Lý do chi: Hội nghị tổng kết công tác kinh doanh năm 2002 Số tiền (viết bằng chữ) Ba trăm sáu mươi nghìn đồng Ngày 03 tháng 12 năm 2003 Kế toán Thủ quỹ Ban thường vụ Phiếu thu và phiếu chi KPCĐ được tập hợp riêng làm căn cứ ghi sổ chi tiết KPCĐ (sổ chi tiết KPCĐ được mở tương tự sổ Bảo hiểm xã hội ) Bảo hiểm y tế. Bảo hiểm y tế (BHYT ) thuộc quyền quản lý của cơ quan BHYT. Việc trợ cấp BHYT được thông qua hệ thống y tế theo ngành dọc. Số tiền trích BHYT sau khi để lại một phần mua thuốc men, dụng cụ y tế số còn lại Công ty nộp cho cơ quan BHYT Hà Nội. Công ty sử dụng các hoá đơn, thẻ BHYT để mua thuốc men, dụng cụ y tế, mua BHYT, Kế toán sẽ căn cứ vào phiếu chi liên quan đến công tác BHYT để mở sổ chi tiết (việc mở sổ chi tiết BHXH theo dõi tình hình chi BHYT ) Quy trình Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương Hàng tháng Kế toán tiến hành trích 2% BHYT, 15% BHXH vào chi phí sản xuất kinh doanh. Còn 1% BHYT 5% BHXH được Kế toán hạch toán vào lương của người lao động trên bảng quyết toán lương. Các phiếu chi, phiếu thu liên quan đến KPCĐ, BHXH, BHYT, đoàn phí, được Kế toán mở ghi sổ cái, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ cái dựa vào chứng từ ghi sổ đồng thời phải đối chiếu khớp đúng số liệu ghi ở các bảng tổng hợp chi tiết, được lập từ số thẻ Kế toán chi tiết. Đối chiếu kiểm tra đảm bảo tổng số phát sinh nợ bằng phát sinh có của tất cả các tài khoản liên quan. Nguyên tắc tính BHXH được dựa trên lương cơ bản việc hạch toán này nhằm đảm bảo mức lương hưu về sau theo số năm công tác chứ không theo thu nhập khi đang làm việc tại doanh nghiệp. Sơ đồ ghi sổ lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Phiếu thu chi giấy báo có UNC séc, chuyển khoản thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ Bảng thanh toán lương thưởng Sổ chi tiết BHXH, BHYT, KPCĐ Sổ chi lương Bảng tổng hợp chứng từ BHXH, BHYT, KPCĐ Quyết toán lương Đăng ký chứng từ ghi sổ Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái TK 334, 3382, 3383, 3384 Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết BHXH, BHYT, KPCĐ Chương II. Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty tnhh dịch vụ và thương mại thành đạt 2.1. Lý luận chung về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp sản xuất 2.1.1. Bản chất của tiền lương. Bản chất tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động, là giá của yếu tố sức lao động, tiền lương tuân theo nguyên tắc cung cầu giá cả của thị trường và pháp luật hiện hành của Nhà nước. Tiền lương chính là nhân tố thúc đẩy năng suất lao động, là đòn bẩy kinh tế khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ. Đối với chủ doanh nghiệp tiền lương là một yếu tố của chi phí đầu vào sản xuất, còn đối với người cung ứng sức lao động tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của họ, nói cách khác tiền lương là động lực và là cuộc sống. 2.1.2. Chức năng của tiền lương. 2.1.2.1. Chức năng tái sản xuất sức lao động. Bản chất của sức người lao động là sản phẩm lịch sử luôn được hoàn thiện và nâng cao nhờ thường xuyên được khôi phục và phát triển, còn tái sản xuất sức lao động là có một lượng tiền lương sinh hoạt nhất định để họ có thể duy trì và phát triển sức lao động mới, tích luỹ kinh nghiệm nâng cao trình độ hoàn thiện kỹ năng lao động. 2.1.2.2. Là công cụ quản lý doanh nghiệp. Thông qua việc trả lương cho người lao động, người sử dụng lao động có thể tiến hành kiểm tra theo dõi quan sát người lao động làm việc theo kế hoạch tổ chức của mình để đảm bảo tiền lương bỏ ra phải đem lại kết quả và hiệu quả cao. Nhờ vậy người sử dụng sức lao động quản lý một cách chặt chẽ về số lượng và chất lượng lao động của mình để trả công xứng đáng cho sức lao động. 2.1.2.3. Kích thích sức lao động. Mức lương thoả đáng sẽ là động lực thúc đẩy sản xuất phát triển, tăng năng suất lao động; là công cụ khuyến khích vật chất tạo ra hiệu quả trong công việc của người lao động, nâng cao trình độ, khuyến khích họ gắn trách nhiệm của mình với lợi ích của doanh nghiệp nơi mà họ đang làm việc và cống hiến. 2.1.3. Nguyên tắc tính trả lương. Theo điều 55 Bộ luật lao động, tiền lương của người lao động do người sử dụng lao động và hiệu qủa công việc. Theo Nghị định 197 Chính phủ ngày 31/12/1994: Làm công việc gì, chức vụ gì hưởng lương theo công việc đó, chức vụ đó thông qua hợp đồng lao động, thoả ước tập thể. Nghị định số 05/1994 NĐ-CP ra ngày 26/01/1994 quy định mức lương tối thiểu cho cán bộ là: 120. 000đ Nghị định số 06/1997 NĐ-CP ra ngày 27/03/1997 tăng mức lương tối thiểu lên: 144. 000đ Nghị định số 10/2000 NĐ-CP 27/03/2000 quy định lại mức lương tối thiểu là: 180.000đ. Nghị định số 77/2000 NĐ-CP ngày 15/12/2000 quy định tăng lương cán bộ lên 210.000đ. Theo Nghị định của Chính phủ số 03/2003/NĐ-CP ngày 15/01/2003 thì tiền lương tăng từ 210.000đ lên 290.000đ. Như vậy, Chính Phủ đóng một vai trò quan trọng trong việc điều chỉnh mức lương tối thiểu của nền kinh tế, phù hợp với trình độ phát triển kinh tế của mỗi thời kỳ. Về cơ bản đã tăng được tiền lương thực tế của người lao động, góp phần làm ổn định đời sống cho người lao động. Đối với công nhân, nhân viên trực tiếp sản xuất kinh doanh cơ sở để xếp lương là tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật, với người phục vụ quản lý doanh nghiệp tiêu chuẩn xếp hạng tính lương theo độ phức tạp về quản lý và hiệu quả sản xuất kinh doanh, và đảm bảo thực hiện theo các quy định của Nhà nước, không được thấp hơn mức lương tối thiểu quy định hiện hành 290.000đ/tháng. Ngoài việc quy định mức lương tối thiểu, Nhà nước còn quy định các thang bảng lương: Thang lương: Bản xác định quan hệ tỷ lệ về tiền lương giữa công nhân trong cùng một nghề hoặc một nhóm nghề khác nhau, theo trình độ lành nghề (xác định theo bậc) của họ, những nghề khác nhau sẽ có những thang lương tương ứng khác nhau. Một thang lương bao gồm một số bậc lương và hệ số lương phù hợp với các bậc lương đó. Số bậc và các hệ số của những thang lương khác nhau không giống nhau. Bậc lương: Là bậc dùng để phân biệt về trình độ lành nghề của công nhân và được xếp từ thấp đến cao, hệ số cao nhất có thể là bậc 5, bậc 6, bậc 7. Hệ số lương: Dùng để chỉ rõ lao động của công nhân ở một bậc nào đó (lao động có trình độ lành nghề cao) được lương cao hơn công nhân bậc 1 (bậc có trình độ lành nghề thấp) trong nghề bao nhiêu lần. Bội số lương: Là hệ số của bậc cao nhất trong một thang lương. Đó là sự gấp bội giữa hệ số lương của bậc cao nhất so với hệ số lương của bậc thấp nhất hoặc so với mức lương tối thiểu. Bảng lương: Bảng trả lương cho người lao động trên cơ sở bậc lương, hệ số lương, hệ số lương cấp bậc của từng người lao động theo kết quả lao động về thời gian lao động và số lượng sản phẩm tạo ra. Khi xây dựng chế độ tiền lương và tổ chức trả lương, phải theo nguyên tắc sau: Nguyên tắc 1: Trả lương ngang nhau cho người lao động như nhau. Trả lương ngang nhau cho lao động như nhau xuất phát từ nguyên tắc “phân phối theo lao động”. Nguyên tắc là dùng thước đo lao động để đánh giá, so sánh và thực hiện trả lương cho người lao động. Những người lao động khác nhau về tuổi tác, giới tính, trình độ, thâm niên nhưng có mức chi phí lao động (đóng góp sức lao động) như nhau thì được trả lương ngang nhau. Đây là nguyên tắc rất quan trọng vì nó bảo đảm được sự công bằng, bình đẳng trong trả lương. Điều này có sức khuyến khích rất lớn đối với người lao động. Nguyên tắc 2: Đảm bảo tốc độ tăng năng suất lao động nhanh hơn tốc độ tăng tiền lương bình quân. Năng suất lao động tăng là do trình độ tổ chức quản lý, đổi mới công nghệ, nâng cao trình độ trang bị kỹ thuật trong lao động, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thiên nhiên. Tiền lương tăng là do trình độ tổ chức quản lý lao động ngày càng có hiệu quả hơn và do nhu cầu của đời sống. Việc tăng tiền lương sẽ dẫn đến việc tăng chi phí sản xuất; ngược lại, việc tăng năng suất lao động lại làm giảm chi phí cho từng đơn vị sản phẩm, trong đó có giảm chi phí tiền lương theo hiệu quả của sản xuất kinh doanh. Một chủ doanh nghiệp chỉ thực sự kinh doanh có hiệu quả khi chi phí nói chung hay chi phí cho một đơn vị sản phẩm giảm đi. Do đó, phải đảm bảo tốc độ tăng năng suất lao động nhanh hơn tốc độ tăng tiền lương bình quân. Nguyên tắc này là cần thiết để giảm giá thành sản phẩm góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nâng cao đời sống của người lao động Nguyên tắc 3: Đảm bảo mối quan hệ hợp lý về tiền lương giữa những người lao động làm nghề khác nhau trong nền kinh tế quốc dân. Nguyên tắc này đảm bảo sự công bằng, bình đẳng trong trả lương cho người lao động. Nguyên tắc này dựa trên cơ sở trình độ lành nghề bình quân của người lao động ở mỗi ngành và điều kiện lao động của người lao động. Với trình độ lành nghề của người lao động khác nhau thì trả lương khác nhau, có như vậy thì mới khuyến khích người lao động không ngừng học tập, rèn luyện, nâng cao trình độ lành nghề và kỹ năng làm việc, nhất là trong ngành nghề đòi hỏi kiến thức và tay nghề cao. Điều kiện lao động khác nhau thì trả lương khác nhau, những người làm việc trong điều kiện nặng nhọc, độc hại, hao tốn nhiều sức lao động phải được trả lương cao hơn so với những người làm việc trong điều kiện bình thường. 2.2. Các hình thức tính lương và trả lương trong doanh nghiệp. Lựa chọn các hình thức trả lương là một vấn đề có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp. Việc trả lương hợp lý sẽ có tác dụng động viên, khuyến khích mọi người tăng năng suất lao động, sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu và nâng cao chất lượng sản phẩm. Ngược lại, việc trả lương không hợp lý sẽ có tác dộng xấu kìm hãm sản xuất gây tổn hại về kinh tế cho doanh nghiệp. Để phát huy tính chủ động sáng tạo trong doanh nghiệp trong lĩnh vực tiền lương, Nhà nước quy định các doanh nghiệp có quyền lựa chọn các hình thức trả lương trên cơ sở nguyên tắc phân phối theo lao động và đảm bảo mối quan hệ hợp lý giữa nhịp độ tăng tiền lương và nhịp độ tăng năng suất lao động. Do vậy, để đảm bảo gắn tiền lương, tiền công của người lao động với kết quả lao động và hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, cần phải lựa chọn các hình thức trả lương, trả công cho người lao động với kết quả lao động hợp lý, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy trình công nghệ và tổ chức lao động của doanh nghiệp. Theo điều 7 Nghị Định số 114/2002/NĐ-CP ngày 31/12/2002, Nhà nước quy định cụ thể các hình thức trả lương trong các doanh nghiệp Nhà nước, bao gồm: 2.2.1. Các hình thức trả lương theo thời gian. Hình thức trả lương theo thời gian chủ yếu áp dụng với những người làm công tác văn phòng như: bộ phận quản lý, hành chính quản trị, tổ chức lao động, thống kê, Tài vụ – Kế toán và những bộ phận lao động bằng máy móc là chủ yếu hoặc những công việc không thể tiến hành định mức một cách chặt chẽ chính xác. Trả lương theo thời gian là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào cấp bậc tiền lương và số lượng thời gian lao động hao phí. Tuỳ theo mỗi ngành nghề tính chất công việc đặc thù doanh nghiệp mà áp dụng thang lương khác nhau. Độ thành thạo kỹ thuật nghiệp vụ chuyên môn chia thành nhiều thang bậc lương, mỗi bậc lương có mức lương nhất định. Hình thức trả lương theo thời gian gồm hai chế độ: Trả lương theo thời gian giản đơn và hình thức trả lương theo thời gian có thưởng. 2.2.1.1. Trả lương theo thời gian giản đơn Trả lương theo thời gian giản đơn là chế độ trả lương mà tiền lương nhận được của mỗi công nhân do mức lương cấp bậc cao hay thấp và số ngày làm việc nhiều hay ít quyết định. Tiền lương phải trả cho người lao động được tính theo công thức: Thời gian thực tế làm được x Tiền lương cấp bậc tính theo thời gian = Tiền lương phải trả cho người lao động Có ba hình thức trả lương: Lương giờ: Tính theo mức lương cấp bậc và và số giờ làm việc thực tế. Lương ngày: Tính theo mức lương cấp bậc và và số ngày làm việc thực tế trong tháng. Lương tháng: Tính theo mức lương cấp bậc tháng Nhược điểm của chế độ tiền lương này là tiền lương mang tính chất bình quân, không khuyến khích sử dụng hợp lý thời gian làm việc, tiết kiệm nguyên vật liệu, tận dụng công suất máy móc thiết bị tăng năng suất lao động. 2.2.1.2. Trả lương theo thời gian có thưởng Trả lương theo thời gian có thưởng là sự kết hợp giữa chế độ trả lương theo thời gian giản đơn với tiền thưởng khi đạt được những chỉ tiêu về số lượng hoặc chất lượng theo quy chế thưởng. Chế độ trả lương này chủ yếu áp dụng đối với công nhân phụ làm việc phục vụ và những công nhân chính làm ở những khâu sản xuất kinh doanh có trình độ cơ khí hoá tự động hoá cao. Tiền lương phải trả cho người lao động được tính theo công thức: = + Tiền lương phải trả cho người lao động Tiền lương theo thời gian Tiền thưởng Hình thức này có ưu điểm hơn hình thức trả lương theo thời gian đơn giản ở chỗ: nó phản ánh được trình độ thành thạo và thời gian làm việc thực tế mà còn gắn chặt với thành tích công tác của mỗi người, nó khuyến khích người lao động quan tâm hơn đến kết quả lao động của mình. 2.2.2. Trả lương theo sản phẩm. Trả lương theo sản phẩm là hình thức mà tiền lương của người lao động phụ thuộc vào số lượng và chất lượng công việc đã hoàn thành, đảm bảo thực hiện đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động, gắn chặt số lượng với chất lượng lao động, động viên khuyến khích người lao động hăng say lao động, sáng tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội. Tiền lương theo sản phẩm phụ thuộc vào đơn giá tiền lương của một sản phẩm, công đoạn chế biến sản phẩm và số lượng sản phẩm công việc mà người lao động hoàn thành đủ tiêu chuẩn quy định. Điều kiện cơ bản để thực hiện tính lương theo sản phẩm: Phải xây dựng được đơn giá tiền lương. Tổ chức tốt công tác thống kê, kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm sản xuất ra. Phải xây dựng mức lao động có căn cứ khoan học. Hạch toán ban đầu thật chính xác kết quả của từng người hoặc từng nhóm lao động (càng chi tiết càng tốt) Doanh nghiệp phải bố trí đầy đủ việc làm cho người lao động và phải có hệ thống kiểm tra chất lượng chặt chẽ. Đây là hình thức trả lương được áp dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp sản xuất chế tạo sản phẩm. Ưu điểm của hình thức trả lương theo sản phẩm là phương pháp trả lương khoa học, có tác dụng kích thích mạnh mẽ người lao động làm việc (Tiền lương của họ nhiều hay ít là do kết quả lao động của họ tự quyết định). Đồng thời hình thức trả lương này là cơ sở để xác định trách nhiệm của mỗi người trong sản xuất, thúc đẩy các doanh nghiệp cải tiến tổ chức sản xuất. Nhược điểm lớn nhất của hình thức này là xây dựng đúng định mức tiên tiến, thực hiện rất khó khăn, khó xác định đơn giá chính xác, khối lượng tính toán lớn rất phức tạp. Căn cứ vào đơn giá và đối tượng trả lương, hình thức trả lương theo sản phẩm có nhiều chế độ khác nhau áp dụng cho từng đối tượng trong từng trường hợp cụ thể. Hình thức trả lương theo sản phẩm bao gồm các chế độ trả lương: Trả lương theo sản phẩm trực tiếp (Trả lương theo sản phẩm cá nhân), Trả lương theo sản phẩm gián tiếp, Trả lương theo khối lượng công việc (Trả lương theo sản phẩm tập thể): 2.2.2.1. Trả lương theo sản phẩm trực tiếp (Trả lương theo sản phẩm cá nhân) Chế độ trả lương theo sản phẩm trực tiếp (Trả lương theo sản phẩm cá nhân) được áp dụng rộng rãi đối với các doanh nghiệp sử dụng người lao động trực tiếp sản xuất trong điều kiện quá trình lao động của họ manh tính chất độc lập tương đối, có thể định mức, kiểm tra và nghiệm thu sản phẩm một cách cụ thể và riêng biệt. Tiền lương trong kỳ mà một công nhân được hưởng được tính như sau: Số lượng sản phẩm thực tế hoàn thành x Đơn giá tiền lương trả cho một sản phẩm Tiền lương thực tế mà người công nhân nhận được = Mà đơn giá của chế độ trả công này được tính theo công thức:Lương cấp bậc của công nhân trong kỳ Đơn giá tiền lương trả cho một sản phẩm Mức sản lượng của công nhân trong kỳ = Hoặc: x = Mức thời gian hoàn thành một đơn vị sản phẩm Lương cấp bậc của công nhân trong kỳ Đơn giá tiền lương trả cho một sản phẩm Ưu điểm nổi bật của chế độ trả lương theo sản phẩm trực tiếp là: Mối quan hệ giữa tiền lương của công nhân nhận được và kết quả lao động thể hiện rõ ràng, do đó kích thích công nhân nâng cao trình độ lành nghề để nâng cao năng suất lao động, làm tăng thu nhập. Hình thức trả lương này dễ hiểu, công nhân dễ dàng tính toán được số tiền công nhận được sau khi hoàn thành nhiệm vụ sản xuất. Tuy nhiên chế độ trả lương theo sản phẩm trực tiếp cũng có nhược điểm là: người lao động ít quan tâm tới bảo quản, sử dụng hợp lý máy móc thiết bị và tiết kiệm nguyên vật liệu, nếu như không có quy định cụ thể về việc sử dụng vật tư thiết bị. 2.2.2.2. Trả lương theo sản phẩm gián tiếp Chế độ trả lương theo sản phẩm gián tiếp được áp dụng để trả lương cho những người lao động làm các công việc phục vụ hay phụ trợ phục vụ cho hoạt động của công nhân chính. Tiền lương thực tế của công nhân phụ trợ tính theo công thức: x Đơn giá tiền lương phục vụ Tiền lương thực tế của công nhân phụ = Mức hoàn thành thực tế của công nhân chính Mà đơn giá tiền lương được tính theo công thức: Lương cấp bậc của công nhân phụ, phụ trợ Đơn giá tiền lương trả cho một sản phẩm Mức sản lượng của một công nhân chính Mức lương phục vụ của công nhân phụ, phụ trợ = x Chế độ trả lương theo sản phẩm gián tiếp có ưu điểm là: gắn chặt hoạt động của công nhân chính với công nhân phụ và ngược lại, có tác dụng trong việc khuyến khích, nâng cao trình độ của công nhân phụ, phục vụ tốt hơn, tạo điều kiện cho công nhân chính nâng cao năng suất lao động. Tuy nhiên nhược điểm của chế độ trả lương này là tiền lương của công nhân phụ, phụ trợ bị phụ thuộc vào kết quả làm việc thực tế của công nhân chính, mà kết quả này nhiều khi chịu sự tác động của các yếu tố khác. Do vậy có thể làm hạn chế sự cố gắng làm việc của công nhân phụ. 2.2.2.3. Trả lương theo khối lượng công việc (Trả lương theo sản phẩm tập thể) Chế độ trả lương theo khối lượng công việc (Trả lương theo sản phẩm tập thể) áp dụng cho một nhóm người lao động khi họ hoàn thành một khối lượng sản phẩm nhất định. Tiền lương thực tế được tính theo công thức: Đơn giá tiền lương sản phẩm trả cho tổ = x Sản lượng thực tế mà tổ hoàn thành Tiền lương thực tế mà tổ nhận được Mà đơn giá tiền lương được tính như sau: + Nếu tổ hoàn thành nhiều sản phẩm trong kỳ, ta có công thức: Tiền lương cấp bậc của công nhân i Đơn giá tiền lương sản phẩm trả cho tổ Mức sản lượng của cả tổ = + Nếu tổ hoàn thành một sản phẩm trong kỳ, ta có công thức: Mức thời gian của cả tổ x = Tiền lương cấp bậc của công nhân i Đơn giá tiền lương sản phẩm trả cho tổ Thực hiện chế độ trả lương này, khi thanh toán tiền lương cho từng công nhân, có thể tiến hành theo nhiều phương pháp, song đều chỉ dựa vào hai yếu tố cơ bản là: thời gian công tác thực tế và cấp bậc công việc mà công nhân đảm nhiệm Ưu điểm của chế độ trả lương theo khối lượng công việc là làm cho người lao động trong cùng một đơn vị gắn bó với nhau, giúp nhau cùng hoàn thành nhiệm vụ, tạo động lực tích cực. Song chế độ trả lương theo khối lượng công việc có nhược điểm là tiền lương không gắn trực tiếp ngay với mỗi người mà thông qua một tập thể phân phối lại, trong đó cấp bậc tiền lương mỗi người không hẳn đã gắn với kết quả thực tế. Do đó, chế độ lương này chỉ nên áp dụng cho những công việc khó định mức và tính lương trực tiếp cho từng người 2.2.3. Trả lương hỗn hợp. Trả lương hỗn hợp là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành. Hình thức này được áp dụng với công việc nếu giao cho từng chi tiết, từng bộ phận sẽ không có lợi mà phải giao toàn bộ khối lượng công việc cho cả nhóm hoàn thành trong thời gian nhất định. Hình thức trả lương hỗn hợp bao gồm các chế độ trả lương: Trả lương khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng, trả lương khoán quỹ lương, trả lương khoán thu nhập. Trả lương khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng: Tiền lương được tính theo đơn giá tập hợp cho sản phẩm hoàn thành đến công việc cuối cùng. Hình thức này được áp dụng khi quá trình sản xuất trải qua nhiều giai đoạn công nghệ nhằm khuyến khích người lao động quan tâm đến chất lượng sản phẩm. Trả lương khoán quỹ lương: Việc giao khoán quỹ lương cho từng phong, bộ phận theo nguyên tắc hoàn thành hay không hoàn thành công tác kế hoạch. Trả lương khoán thu nhập: Lệ thuộc vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh hình thành quỹ lương phân chia cho người lao động. Chia lương dựa trên cơ sở: Cấp bậc kỹ thuật và cấp bậc công việc (cấp bậc công việc được giao phù hợp với cấp bậc kỹ thuật) Cấp bậc kỹ thuật, cấp bậc công việc kết hợp bình công điểm (công việc giao không phù hợp cấp bậc kỹ thuật) Số điểm để tính lương từng điềm (công việc hoàn thành không phụ thuộc vào sức khỏe và thái độ lao động của từng người) 2.2.4. Các hình thức đãi ngộ khác ngoài lương 2.2.4.1. Chế độ thưởng. Chế độ thưởng: Là khoản tiền lương bổ sung nhằm quán triệt đầy đủ hơn nguyên tắc phân phối theo lao động. Trong cơ cấu thu nhập của người lao động tiền lương có tính ổn định, thường xuyên còn tiền thưởng thường chỉ là phần thêm phụ thuộc vào các chỉ tiêu thưởng phụ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh. Nguyên tắc thực hiện chế độ tiền thưởng: Đối tượng xét thưởng: Lao động có làm việc tại doanh nghiệp từ một năm trở lên có đóng góp vào kết quả sản xuất kinh doanh doanh nghiệp. Chỉ tiêu thưởng: Một trong những yếu tố quan trọng nhất của một hình thức tiền thưởng, yêu cầu của chỉ tiêu thưởng là phải rõ ràng, chính xác, cụ thể. Chỉ tiêu thưởng bao gồm cả nhóm chỉ tiêu về số lượng và chỉ tiêu thưởng về chất lượng gắn với thành tích của người lao động. Mức thưởng: Thưởng một năm không thấp hơn một tháng lương được căn cứ vào hiệu quả đóng góp của người lao động qua năng suất chất lượng công việc, thời gian làm việc tại doanh nghiệp nhiều hơn thì hưởng nhiều hơn. Các loại tiền thưởng: Bao gồm tiền thưởng thi đua (từ quỹ khen thưởng), tiền thưởng trong sản xuất kinh doanh (do nâng cao chất lượng sản phẩm; tiết kiệm vật tư; có phát minh, sáng kiến), thưởng hàng tháng, thưởng hàng quý, thưởng đột xuất, thưởng cuối năm. 2.2.4.2. Chế độ phụ cấp. Theo điều 4 Thông tư liên bộ số 20/LB-TT ngày 02/06/1993 của liên Bộ Lao Động – Thương binh xã hội- Bộ Tài chính có 6 loại phụ cấp: phụ cấp làm đêm; phụ cấp lưu động; phụ cấp trách nhiệm; phụ cấp đắt đỏ; phụ cấp khu vực; phụ cấp độc hại. 2.2.4.3. Chế độ trả lương khi ngừng việc: Theo Thông tư số 11/LĐ- TT ngày 14/04/1962 của Bộ Lao Động, chế độ này được áp dụng cho người lao động làm việc thường xuyên buộc phải ngừng làm việc do nguyên nhân khách quan (bão lụt mưa, mất điện, máy hỏng, thiếu nguyên liệu, do bố trí kế hoạch….), do người khác gây ra hoặc khi chế thử, sản xuất thử sản phẩm mới: 70 % lương khi không làm việc, ít nhất 85% lương nếu phải làm công việc khác có mức lương thấp hơn. 100% lương khi làm việc do chế thử sản phẩm, sản xuất thử. 2.2.4.4. Chế độ trả lương làm thêm giờ. Theo Nghị định 26/CP ngày 23/03/1993 những người làm việc trong thời gian ngoài giờ làm việc theo quy định trong hợp đồng lao động được hưởng tiền lương làm thêm giờ. Tiền lương làm thêm giờ Tỷ lệ phần trăm lương được trả thêm Tiền lương cấp bậc, chức vụ = x x Số giờ làm thêm Tỷ lệ phần trăm lương được trả thêm được nhà nước quy định: Bằng 150% nếu làm thêm vào ngày thường. Bằng 200% nếu làm thêm vào ngày nghỉ cuối tuần. Bằng 300% nếu làm thêm vào ngày lễ. 2.3. Quỹ tiền lương, Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. 2.3.1. Quỹ tiền lương Quỹ tiền lương của doanh nghiệp bao gồm toàn bộ các khoản tiền lương và tiền thưởng thường xuyên mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động trong một thời kỳ nhất định (tháng, quý, năm) Tiền lương tháng, ngày theo hệ thống các thang bảng lương của Nhà nước. Tiền lương trả theo sản phẩm Tiền lương công nhật cho lao động ngoài biên chế Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng việc do thiết bị máy móc ngừng hoạt động vì các nguyên nhân khách quan. Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian điều động công tác huy động đi làm nghĩa vụ của Nhà nước và xã hội. Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian nghỉ phép định kỳ, nghỉ theo chế độ Nhà nước. Tiền lương trả cho công nhân ngừng việc đi học tập tự vệ, hội nghị, nghỉ phép năm theo chế độ nhưng vẫn thuộc biên chế. Các loại tiền lương thưởng có tính chất thường xuyên. Các phụ cấp theo chế độ quy định và các phụ cấp khác được ghi trong quỹ lương. Trong công tác hạch toán và phân tích quỹ lương của doanh nghiệp, có thể chia ra tiền lương chính và tiền lương phụ: + Tiền lương chính: Là các tiền lương và có tính chất mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động trong thời gian họ thực tế tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh theo nhiệm vụ được phân công. + Tiền lương phụ: Tiền lương và các khoản có tính chất lương mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động theo thời gian làm việc khác như: Đi họp, học, nghỉ phép, thời gian tập quân sự, thời gian ngừng sản xuất. Để quản lý tốt quỹ lương, doanh nghiệp luôn luôn gắn tiền lương với năng suất và hiệu quả lao động, đảm bảo tốc độ tăng năng suất lao động phải thấp hơn tốc độ tăng tiền lương Quỹ tiền lương thực hiện theo đơn vị sản phẩm Quỹ tiền lương bổ sung Tổng sản phẩm hàng hoá thực hiện Đơn giá tiền lương + x = Quỹ tiền lương thực hiện theo tổng doanh thu (- ) Tổng chi phí Tổng doanh thu thực hiện (-)tổng chi phí thực hiện ( chưa có tiền lương ) Đơn giá tiền lương x = Quỹ lương thực hiện lợi nhuận = Đơn giá tiền lương x Lợi nhuận thực hiện 2.3.2. Bảo hiểm xã hội (BHXH): Bảo hiểm xã hội là một chính sách kinh tế xã hội quan trọng của Nhà nước. Nó không chỉ xác định khía cạnh kinh tế mà nó còn phản ánh chế độ xã hội. Bảo hiểm xã hội (BHXH) là sự đảm bảo ở mức độ nhất định về mặt kinh tế, ổn định cuộc sống cho người lao động và gia đình họ gặp rủi ro xã hội như ốm đau, thai sản, tuổi già, tai nạn lao động, thất nghiệp, chết… Bảo hiểm xã hội là một hình tượng xã hội nhằm đáp ứng nhu cầu an toàn về đời sống kinh tế của người lao động và gia đình. Hiện nay bảo hiểm xã hội tại Việt Nam bao gồm: Trợ cấp ốm đau Trợ cấp thai sản Trợ cấp tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp Trợ cấp mất sức lao động, trợ cấp tàn tật. Quỹ BHXH luôn đi đôi với quỹ tiền lương, quỹ BHXH dùng trợ cấp cho cán bộ, công nhân viên có đóng góp vào quỹ trong trường hợp: Người lao động mất khả năng lao động: hưu trí, trợ cấp thôi việc, tiền tuất. Người lao động mất khả năng lao động tạm thời: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Nhà nước quy định doanh nghiệp phải trích bằng 20% mức lương tối thiểu và hệ số lương của người lao động; trong đó 15% doanh nghiệp phải chịu và tính vào chi phí kinh doanh của đơn vị, 5% người lao động phải nộp từ thu nhập của mình và trừ vào lương. Quỹ Bảo hiểm xã hội do cơ quan BHXH thống nhất quản lý. Khi các doanh nghiệp trích được BHXH theo quy định phải nộp hết cho cơ quan BHXH. Sau khi nộp, được cơ quan BHXH ứng trước 3% để chi tiêu BHXH trong doanh nghiệp, cuối kỳ tổng hợp chi tiêu BHXH lập báo cáo gửi cơ quan Bảo hiểm cấp trên duyệt. 2.3.3. Bảo hiểm y tế (BHYT): Bảo hiểm y tế là sự bảo trợ về y tế cho người tham gia bảo hiểm, giúp họ phần nào đó trang trải tiền khám, chữa bệnh, tiền viện phí, thuốc thang. Mục đích của Bảo hiểm y tế (BHYT ) là tập hợp một mạng lưới bảo vệ sức khoẻ cho toàn cộng đồng, bất kể địa vị xã hội, mức thu nhập cao hay thấp. Theo quy định của Nhà nước: Quỹ Bảo hiểm y tế được hình thành bằng cách trích 3% theo lương tối thiểu và hệ số lương của người lao động, trong đó người sử dụng lao động phải chịu 2% tính vào chi phí kinh doanh, người lao động nộp 1% trừ vào thu nhập của người lao động. Quỹ Bảo hiểm y tế do cơ quan BHYT thống nhất quản lý. Quỹ bảo hiểm y tế chi phí cho việc khám, chữa, điều trị, tiền thuốc chữa bệnh ngoại trú,… chi phí khám sức khoẻ cho người lao động. 2.3.4. Kinh phí công đoàn (KPCĐ). Kinh phí công đoàn là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp, đáp ứng nhu cầu chi tiêu của công đoàn (trả lương cho công đoàn chuyên trách chi tiêu hội họp). Để có nguồn chi phí cho hoạt động công đoàn, hàng tháng doanh nghiệp phải trích theo một tỷ lệ quy định với tổng số quỹ lương, (tiền công và phụ cấp khu vực, phụ cấp thu hút, phụ cấp đắt đỏ, phụ cấp đặc biệt, phụ cấp độc hại, nguy hiểm, phụ cấp lưu động, phụ cấp thâm niên, phụ cấp phục vụ quốc phòng, an ninh) thực tế phải trả cho người lao động, kể cả lao động hợp đồng tính vào chi phí kinh doanh để hình thành kinh phí công đoàn Theo chế độ hiện hành: Kinh phí công đoàn được hình thành bằng cách trích 2% theo lương thực lĩnh. Khi trích kinh phí công đoàn (KPCĐ) trong kỳ, một nửa doanh nghiệp nộp cho công đoàn cấp trên, một nửa được sử dụng để chi tiêu cho công tác công đoàn tại doanh nghiệp. 2.4. Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Quản lý tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý kinh doanh của doanh nghiệp, nó là nhân tố giúp doanh nghiệp hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất của mình. Tổ chức công tác hạch toán lao động và tiền lương giúp doanh nghiệp quản lý tốt quỹ lương, đảm bảo việc trả lương, bảo hiểm xã hội đúng nguyên tắc, đúng chế độ kích thích người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao; đồng thời tạo cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm được chính xác. Nhiệm vụ hạch toán lao động tiền lương: + Tổ chức hạch toán và thu nhập đầy đủ, đúng đắn các chỉ tiêu ban đầu theo yêu cầu quản lý về lao động theo từng người lao động, từng đơn vị lao động + Ghi chép phản ánh số liệu về số lượng, thời gian và kết quả lao động, tính lương và các khoản theo lương phân bổ chi phí nhân công đúng đối tượng sử dụng lao động. + Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên hạch toán ở các bộ phận sản xuất kinh doanh, các phòng ban sử dụng đúng, đầy đủ, kịp thời các chứng từ ghi chép ban đầu về hạch toán lao động tiền lương, mở sổ cần thiết hạch toán tiền lương theo đúng chế độ, phương pháp, phù hợp với yêu cầu quản lý và trả lương cho từng loại lao động ở doanh nghiệp.. + Lập báo cáo về lao động tiền lương. + Tính toán, phân bổ chính xác, hợp lý chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương theo đúng đối tượng sử dụng có liên quan + Thường xuyên cũng như định kỳ tổ chức, phân tích tình hình quản lý sử dụng lao động, thời gian lao động, chi phí nhân công, năng suất lao động, đề ra các biện pháp nhằm khai thác, sử dụng triệt để có hiệu quả mọi tiềm năng lao động sẵn có trong doanh nghiệp và cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan đến quản lý lao động, tiền lương. 2.5. Hạch toán chi tiết tiền lương. 2.5.1. Hạch toán số lượng lao động. Số lượng lao động hiện có của doanh nghiệp được phản ánh trên sổ sách bao gồm số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp công việc và theo trình độ tay nghề, cấp bậc kỹ thuật, số lao động dài hạn, số lao động tạm thời, lao động trực tiếp, gián tiếp và lao động thuộc lĩnh vực khác ngoài sản xuất. Hạch toán số lượng lao động là việc theo dõi kịp thời chính xác tình hình biến động tăng giảm số lượng lao động theo từng loại lao động, trên cơ sở đó làm căn cứ cho người lao động. Hạch toán số lượng lao động được phản ánh trên sổ “Danh sách lao động ” của doanh nghiệp, và của từng bộ phận. Sổ do phòng tổ chức lập theo mẫu quy định và được lập làm hai bản: một bản do phòng kế toán quản lý. Căn cứ để ghi chép sổ lao động là các hợp đồng lao động, các quyết định cho thôi việc, chuyển công tác của các cấp thẩm quyền. Khi nhận được chứng từ trên phòng lao động chuyển sang, phòng Kế toán phải ghi chép kịp thời đầy đủ vào sổ sách lao động toàn doanh nghiệp và chi tiết theo các bộ phận. Việc ghi chép này là cơ sở đầu tiên để lập báo cáo lao động, phân tích tình hình biến động về lao động trong doanh nghiệp theo yêu cầu quản lý cấp trên. 2.5.2. Hạch toán thời gian lao động. Hạch toán thời gian lao động là việc ghi chép kịp thời chính xác thời gian lao động của từng người lao động trên cơ sở đó tính tiền lương phải trả cho người lao động được chính xác. Chứng từ hạch toán thời gian lao động bao gồm: Mẫu số 01 – LĐTL - Bảng chấm công. Bản này do các tổ chức sản xuất hoặc các phòng ban lập ra nhằm cung cấp chi tiết số ngày công cho từng người lao động theo tháng hoặc theo tuần (Tuỳ theo cách chấm công và trả lương ở từng doanh nghiệp) để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị. Mẫu số 03 – LĐTL - Phiếu nghỉ hưởng BHXH. Các chứng từ này do các cơ sở y tế được phép lập riêng cho từng cá nhân người lao động nhằm cung cấp thời gian người lao động được nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ trông con ốm…và làm căn cứ tính các khoản trợ cấp Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế trả thay lương theo chế độ quy định. Mẫu số 07 – LĐTL - Phiếu báo làm đêm, làm thêm giờ. Là chứng từ xác nhận số giờ công, đơn giá và số tiền làm thêm được hưởng của từng công việc và là cơ sở để tính trả lương cho người lao động. “Bảng chấm công” được lập hàng tháng theo dõi từng ngày trong tháng của từng cá nhân, từng tổ sản xuất, từng bộ phận. Hàng ngày, tổ trưởng sản xuất, tổ công tác hoặc những người được uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày, ghi vào ngày tương ứng trong các cột ngày từ 1 đến 31 theo các ký hiệu quy định trong chứng từ. Cuối tháng, người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội… về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu, quy ra công để tính lương và bảo hiểm xã hội. Kế toán căn cứ theo thời gian lao động thực tế (số ngày công, số ngày nghỉ) để tính lương, thưởng và tổng hợp thời gian lao động của từng người theo số giờ được hạch toán chi tiết cho từng người theo số giờ lao động làm việc. Ngày công được quy định là 8 giờ. Khi tổng hợp quy thành ngày công nếu còn giờ lẻ thì ghi số giờ lẻ bên cạnh số công và đánh dấu phẩy ở giữa. VD: 22 công 4 giờ ghi là: 22,4. Bảng chấm công được lưu tại phòng kế toán cùng các chứng từ liên quan. “Phiếu nghỉ hưởng Bảo hiểm xã hội” (BHXH) dùng cho trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động. Chứng từ này do y tế cơ quan (nếu được phép) hoặc do bệnh viện và được ghi vào bảng chấm công. Mỗi lần người lao động đến khám bệnh ở bệnh viện, trạm xá hoặc y tế cơ quan (kể cả khám cho con), bác sĩ thấy cần thiết cho nghỉ để điều trị hoặc nghỉ để trông con ốm (theo quy định độ tuổi của con) để y tế cơ quan lập phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội. Sau khi được cơ quan y tế cho phép nghỉ, người được nghỉ báo cho cơ quan và nộp giấy nghỉ cho người chấm công. Cuối tháng, người chấm công và phụ trách bộ phận sẽ chuyển phiếu này kèm theo bảng chấm công về phòng kế toán để tính bảo hiểm xã hội. Trường hợp người lao động được nghỉ trong những ngày cuối tháng và tiếp sang tháng sau thì phiếu này được chuyển kèm theo bảng chấm công tháng sau để tính bảo hiểm xã hội trong tháng sau. Phiếu này đính kèm “Bảng thanh toán BHXH” (Mẫu số 04 – LĐTL) và lưu tại phòng kế toán. “Phiếu báo làm thêm giờ” có thể lập cho từng cá nhân theo từng công việc cả một đợt công tác hoặc có thể lập cả tổ. Phiếu này do người báo làm thêm giờ lập và chuyển cho người có trách nhiệm kiểm tra, ký duyệt chấp nhận số giờ làm thêm và đồng ý thanh toán. Sau khi có đầy đủ chữ ký, phiếu báo làm thêm giờ được chuyển đến kế toán lao động tiền lương để làm cơ sở tính lương tháng. 2.5..3. Hạch toán kết quả lao động. Hạch toán kết quả lao động là việc ghi chép kịp thời, chính xác số lượng chất lượng sản phẩm của từng công nhân hoặc từng tập thể công nhân để từ đó tính lương, tính thưởng và kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động thực tế, tính toán xác định năng suất lao động của từng người từng bộ phận và cả doanh nghiệp, Các chứng từ có thể sử dụng: Mẫu số 06 – LĐTL - Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành hoặc công việc hoàn thành. Là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động; làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động. Mẫu số 08 – LĐTL - Hợp đồng giao khoán. Là bản ký kết giữa người giao khoán về khối lượng công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện công việc đó; đồng thời là cơ sở để thanh toán tiền công lao động cho người nhận khoán. Chứng từ kết quả lao động phải do người lập ký, cán bộ Kế toán kiểm tra xác nhận, lãnh đạo duyệt. Sau đó chứng từ được chuyển cho Kế toán tiền lương phân xưởng tổng hợp kết quả lao động của toàn đơn vị, rồi chuyển lên phòng lao động tiền lương xác nhận. Cuối cùng chuyển về phòng kinh tế của doanh nghiệp làm căn cứ tính lương, thưởng. Việc mở sổ tổng hợp kết quả lao động phải dựa trên các chứng từ do các tổ gửi đến từng ngày hoặc định kỳ. Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành do người giao việc lập thành hai liên: một liên lưu và một liên chuyển đến kế toán tiền lương để làm thủ tục thanh toán cho người lao động. Trước khi chuyển đến kế toán lao động tiền lương phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng và người duyệt (ghi rõ họ tên). Hợp đồng giao khoán do bên giao khoán lập thành ba bản: Một bản giao cho người nhận khoán; một bản lưu ở bộ phận lập hợp đồng; một bản chuyển về phòng kế toán để theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng giao khoán và làm căn cứ thanh toán. Hợp đồng giao khoán phải có đầy đủ chữ ký của hai bên nhận khoán, giao khoán và kế toán thanh toán. 2.5.4. Hạch toán tiền lương cho người lao động. Hiện nay, nhà nước cho phép doanh nghiệp trả lương cho người lao động theo tháng hoặc theo tuần. Việc tính lương và các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội, kế toán phải tính riêng cho từng người lao động, tổng hợp lương theo từng tổ sản xuất, từng phong ban quản lý. Trường hợp trả lương cho tập thể người lao động, kế toán phải tính lương phải trả cho từng việc khoán và hướng dẫn chia lương cho từng thành viên trong nhóm tập thể đó theo các phương pháp chia lương nhất định nhưng phải đảm bảo công bằng, hợp lý. Các chứng từ sử dụng: Mẫu số 02 – LĐTL - Bảng thanh toán tiền lương Mẫu số 04 – LĐTL - Bảng thanh toán BHXH Mẫu số 05 – LĐTL - Bảng thanh toán tiền thưởng Mẫu số 06 – LĐTL - Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành hoặc công việc hoàn thành Hàng tháng, căn cứ vào các chứng từ liên quan, bộ phận Kế toán lập “Bảng thanh toán tiền lương ” cho từng đội, từng tổ sản xuất, từng bộ phận sản xuất, chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương. Bảng này được lưu tại phòng kế toán. Mỗi lần lĩnh lương, người lao động phải trực tiếp ký vào cột “ký nhận” hoặc người nhận hộ phải ký thay. Đối với hình thức tính lương trả theo thời gian: Phải có “Bảng chấm công” Đối với hình thức tính lương hưởng theo sản phẩm phải phải có “Bảng kê khai lương hưởng theo sản phẩm”, Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành hoặc công việc hoàn thành Các bảng thanh toán lương, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng các chứng từ khác chứng từ khác về thu, chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để Kế toán ghi sổ. Đối với các doanh nghiệp sản xuất mang tính thời vụ, để tránh sự biến động của giá thành sản phẩm, kế toán thường áp dụng phương pháp trích trước chi phí nhân công trực tiếp sản xuất, đều đặn đưa vào giá thành sản phẩm, coi như một khoản chi phí phải trả. Tiền lương chính thực tế phải trả CNV trực tiếp trong tháng x Tỷ lệ trích Mức trích tiền lương tháng = Tổng số lương kế hoạch năm CNV trực tiếp sản xuất = Tỷ lệ trích trước Tổng số lương chính kế hoạch năm của công nhân 2.6. Hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương 2.6.1. Các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ Mẫu số 01 – LĐTL – Bảng chấm công. Bảng này do các tổ chức sản xuất hoặc các phòng ban lập ra nhằm cung cấp chi tiết số ngày công cho từng người lao động theo tháng hoặc theo tuần (Tuỳ theo cách chấm công và trả lương ở từng doanh nghiệp) Mẫu số 02 – LĐTL – Bảng thanh toán tiền lương. Bảng này do bộ phận kế toán lập bảng để làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh; đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương Mẫu số 03 – LĐTL – Phiếu nghỉ hưởng BHXH. Các chứng từ này do các cơ sở y tế được phép lập riêng cho từng cá nhân người lao động nhằm cung cấp thời gian người lao động được nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ trông con ốm…và làm căn cứ tính các khoản trợ cấp Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế trả thay lương theo chế độ quy định. Mẫu số 04 – LĐTL – Bảng thanh toán BHXH. Do bộ phận kế toán lập ra để làm căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội trả thay lương cho người lao động, lập báo cáo quyết toán Bảo hiểm xã hội với cơ quan quản lý Bảo hiểm xã hội cấp trên. Bảng này được lập làm hai liên: Một liên lưu tại phòng kế toán cùng các chứng từ có liên quan, một liên gửi cho cơ quan quản lý quỹ Bảo hiểm xã hội cấp trên để thanh toán số thực chi. Mẫu số 05 – LĐTL – Bảng thanh toán tiền thưởng. Do phòng kế toán lập theo từng bộ phận xác nhận số tiền thưởng cho từng người lao động và làm cơ sở để tính thu nhập của mỗi người lao động và ghi sổ kế toán. Các bảng thanh toán này là căn cứ để trả lương và khấu trừ vào các khoản khác như tạm ứng, khoản bồi thường vật chất,… đối với người lao động. Ngoài ra kế toán có thể lập sổ lương cá nhân cho từng người lao động nhằm cung cấp cho người lao động chi tiết hơn nữa thực hiện của mình ở doanh nghiệp. Đồng thời, người lao động có thể tự so sánh thu nhập của mình qua các tháng để đánh giá việc chấp hành kỷ luật lao động ở doanh nghiệp. Để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập bảng thanh toán lương cho từng tổ, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người. Trên bảng tính lương cần ghi rõ từng khoản tiền lương (lương sản phẩm, lương thời gian), các khoản phụ cấp trợ cấp, các khấu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh. Sau khi kế toán kiểm tra, xác minh và ký, giám đốc y duyệt, “Bảng thanh toán lương và Bảo hiểm xã hội” sẽ được làm căn cứ để thanh toán lương và bảo hiểm xã hội cho người lao động. Thông thường tại các doanh nghiệp, việc thanh toán lương và bảo hiểm xã hội sẽ được chia làm hai ky: kỳ một: tạm ứng, kỳ hai: sẽ nhận được nhận số tiền còn lại sau khi đã trừ các khoản khấu trừ vào thu nhập. Các khoản thanh toán lương, thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng với chứng từ báo cáo thu, chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra, ghi sổ. 2.6.2. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương Hàng tháng, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng và tính Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn hàng tháng tính vào chi phí kinh doanh theo mức lương quy định của chế độ. Việc tổng hợp các số liệu này, kế toán lập “Bảng phân bổ tiền lương và Bảo hiểm xã hội”. Trên “Bảng phân bổ tiền lương và Bảo hiểm xã hội”, kế toán lập hàng tháng trên cơ sở các Bảng thanh toán lương đã lập theo các tổ, đội sản xuất, các phòng, ban quản lý, các bộ phận kinh doanh và chế độ trích lập Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn, mức trích trước tiền lương nghỉ phép… Căn cứ vào các bảng thanh toán lương, kế toán tổng hợp và phân loại tiền lương phải trả theo từng đối tượng sử dụng lao động, theo nội dung: lương trả trực tiếp cho sản xuất hay phục vụ quản lý ở các bộ phận liên quan; đồng thời có phân biệt tiền lương chính, tiền lương phụ, các khoản phụ cấp,… để tổng hợp số liệu ghi vào cột ghi “ Có TK 334 – Phải trả công nhân viên ” vào các dòng phù hợp. Căn cứ tiền lương cấp bậc, tiền lương thực tế phải trả và các tỷ lệ trích trước Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn, trích trước tiền lương nghỉ phép,… kế toán tính và ghi số liệu vào các cột liên quan trong biểu. Số liệu ở “ Bảng phân bổ tiền lương và Bảo hiểm xã hội ” do kế toán tiền lương lập xong sẽ chuyển cho các bộ phận kế toán có liên quan để làm căn cứ ghi sổ và đối chiếu. Ví Dụ: Kế toán chi phí kinh doanh căn cứ vào bảng phân bổ để lập “ Bảng tổng hợp tiền lương ” làm căn cứ lập kế hoạch và rút tiền chi trả lương hàng tháng cho công nhân viên. 2.6.2.1. Tài khoản sử dụng chủ yếu: TK 334: Phải trả công nhân viên (CNV) Dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp BHXH, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ. Bên nợ: Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương, tiền thưởng, Bảo hiểm xã hội và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho công nhân viên. Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, Bảo hiểm xã hội, các khoản đã trả, đã chi cho công nhân viên. Kết chuyển tiền lương công nhân viên chưa lĩnh chuyển sang các khoản thanh toán khác. Bên có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân viên. Dư Nợ (nếu có): số tiền trả thừa cho công nhân viên. TK 338: “Phải trả và phải nộp khác” Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả phải nộp khác cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, doanh thu nhận trước của khách hàng, các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của toà án (tiền nuôi con khi ly dị, nuôi con ngoài giá thú, án phí,…), giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạm thời, các khoản nhận ký quỹ kỹ cược ngắn hạn của phía đối tác, các khoản thu hộ, giữ hộ,… Bên Nợ: Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài sản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý; Các khoản Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn; Khoản Bảo hiểm xã hội phải trả cho công nhân viên; Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn tại đơn vị; Xử lý giá trị tài sản thừa, các khoản đã trả, đã nộp khác; Kết chuyển doanh thu nhận trước vào doanh thu bán hàng tương ứng từng kỳ kế toán; trả lại tiền nhận trước cho khách hàng khi không tiếp tục thực hiện việc cho thuê tài sản; Các khoản đã trả, đã nộp khác; Bên Có: Giá trị tài sản thừa chờ xử lý (Chưa xác định rõ nguyên nhân); Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể (Trong và ngoài đơn vị) theo quyết định ghi trong biên bản xử lý do xác định ngay được nguyên nhân; Trích Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn vào chi phí sản xuất, kinh doanh; Trích Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế khấu trừ vào lương của công nhân viên; Các khoản thanh toán với công nhân viên về tiền nhà, điện, nước ở tập thể; Bảo hiểm xã hội, Kinh phí công đoàn vượt chi được cấp bù; Tổng số doanh thu nhận trước của khách hàng phát sinh trong kỳ; Các khoản phải trả, phải nộp khác; Số dư bên Nợ (nếu có): Số trả thừa, nộp thừa chưa được thanh toán; Số Bảo hiểm xã hội, Kinh phí công đoàn vượt chi chưa được cấp bù; Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả, còn phải nộp; Các khoản Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế và Kinh phí công đoàn đã trích, chưa nộp cho cơ quan quản lý hoặc số quỹ để lại cho đơn vị chưa chi hết; Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết; Doanh thu nhận trước của các kỳ kế toán tiếp theo; Tài khoản 338 có 6 tài khoản cấp 2: Tài khoản 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết: Phản ánh giá trị tài sản thừa chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền. Tài khoản 3382 – Kinh phí công đoàn: Phản ánh tình hình trích và thanh toán kinh phí công đoàn ở đơn vị. Tài khoản 3383 – Bảo hiểm xã hội: Phản ánh tình hình trích và thanh toán Bảo hiểm xã hội của đơn vị. Tài khoản 3384 – Bảo hiểm y tế: Phản ánh tình hình trích và thanh toán Bảo hiểm y tế theo quy định. Tài khoản 3387 – Doanh thu nhận trước: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm doanh thu nhận trước trong kỳ kế toán. Chỉ hạch toán vào tài khoản này số tiền của khách hàng đãc trả trước cho một hoặc nhiều kỳ kế toán về cho thuê tài sản cho khách hàng và phải hạch toán chi tiết theo từng khách hàng. Không hạch toán vào tài khoản này số tiền nhận trước của người mua mà đơn vị văn hoá chưa cung cấp sản phẩm, hàng hoá dịch vụ. Tài khoản 3388 – Phải trả, phải nộp khác: Phản ánh các khoản phải trả khác của đơn vị ngoài nội dung các khoản phải trả đã phản ánh trong các Tài khoản từ các Tài khoản 331 đến Tài khoản 336 và từ Tài khoản 3381 đến Tài khoản 3384 và Tài khoản 3387. Ngoài ra kế toán tiền lương còn sử dụng các tài khoản khác như: Tài khoản 335 – Chi phí phải trả, Tài khoản 622 – Chi phí nhân công trực tiếp, Tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung, Tài khoản 111, 112, 138,… 2.6.2.2. Phương pháp hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Trình tự hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương (1). Hàng tháng, tính tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lương phải trả cho công nhân viên (tiền lương, tiền công, phụ cấp khu vực, chức vụ đắt đỏ, tiền ăn giữa ca, thưởng trong sản xuất…) và phân bổ cho các đối tượng sử dụng: Nợ TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang Nợ TK 622: Chi phí nhân công (nếu tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm) Nợ TK 627 (6271): Chi phí sản xuất chung (Tiền lương phải trả cho nhân viên quản lý và phục vụ sản xuất ở phân xưởng, đội sản xuất) Nợ TK 641 (6411): Chi phí bán hàng (Tiền lương phải trả cho người bán hàng) Nợ TK 642 (6421): Chi phí quản lý doanh nghiệp (Tiền lương phải trả cho nhân viên các phòng, ban quản lý doanh nghiệp ) ….. Có TK 334: (Tổng số tiền lương phải trả cho công nhân viên trong tháng ) (2). Số tiền thưởng phải trả công nhân viên : Nợ TK 431 (4311): (Thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng.) Nợ TK 622, 627, 641, 642, … (Thưởng tính vào chi phí kinh doanh) Có TK 334: (Tổng số tiền thưởng phải trả công nhân viên ) (3). Trích BHXH, BHYT và KPCĐ hàng tháng: Nợ TK 622, 627, 641, 642,…(Phần tính vào chi phí kinh doanh: 19%) Nợ TK 334: (Phần trừ vào thu nhập công nhân viên: 6%) Có TK 338 (3382, 3383, 3384)(Phải trả nộp BHXH, BHYT, KPCĐ) (4). Bảo hiểm xã hội phải trả công nhân viên: - Trường hợp doanh nghiệp được giữ lại một phần để trực tiếp chi tại doanh nghiệp thì số đã chi trả, kế toán ghi: Nợ TK 338 (3383) Có TK 334 Trường hợp doanh nghiệp phải nộp toàn bộ các khoản Bảo hiểm xã hội lên cấp trên, doanh nghiệp có thể chi hộ (ứng hộ) cho công nhân viên và thanh toán khi nộp các khoản kinh phí này đối với cơ quan quản lý, kế toán ghi: Nợ TK 138 (1388) (Phải thu khác) Có TK 334 (Phải trả công nhân viên) (5). Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên theo quy định sau khi đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, và thuế thu nhập cá nhân. Tổng số các khoản khấu trừ không được vượt quá 30% số còn lại: Nợ TK 334: Tổng số các khoản khấu trừ Có TK 333 (3338): Thuế thu nhập phải nộp Có TK 141: Số tạm ứng trừ vào lương Có TK 138: Bồi thường vật chất thiệt hại (6). Thanh toán thù lao (Tiền công, tiền lương….), tiền thưởng cho công nhân viên +Nếu thanh toán lương bằng tiền: Nợ TK 334: Các khoản đã thanh toán Có TK 111: Thanh toán tiền mặt Có TK 112: Thanh toán bằng tiền gửi Ngân hàng +Trả lương bằng sản phẩm hàng hoá: - Ghi nhận giá vốn vật tư hàng hoá : Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán) Có TK liên quan (152, 153, 154, 155…) - Ghi nhận giá thanh toán: Nợ TK 334: Tổng giá thanh toán Có TK 512: Giá thanh toán không thuế Có TK 333 (3331): Thuế VAT (7). Chuyển tiền nộp Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn để lại doanh nghiệp: Nợ TK 338 (3382, 3383, 3384) Có TK 111, 112… (8). Đến hết kỳ trả lương, còn có những công nhân chưa lĩnh lương, kế toán kết chuyển số tiền công nhân viên đi vắng chưa lĩnh thành các khoản phải trả phải nộp khác: Nợ TK 334 (Phải trả công nhân viên) Có TK 338 (3388) (Phải trả phải nộp khác) (9). Khoản Kinh phí công đoàn vượt chi được cấp bù, khi nhận được khoản cấp bù trừ từ ngân sách hoặc cơ quan cấp tỉnh, kế toán ghi: Nợ TK 111,112 Có TK 338 (3382): số được cấp bù (10). Đối với doanh nghiệp sản xuất thời vụ: - Nếu doanh nghiệp thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất trực tiếp, kế toán ghi : Nợ TK 622 Chi phí công nhân trực tiếp (chi tiết theo từng đối tượng) Có TK 335 (Chi phí phải trả) - Số tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả: Nợ TK 335 (Chi phí phải trả) Có TK 334 (Phải trả công nhân viên) Tổ chức hạch toán các khoản trích theo lương Hạch toán chi tiết các khoản trích theo lương Tỷ lệ trích các khoản = x Tổng số tiền lương thực tế phải trả hàng tháng Mức trích các khoản theo lương Tỷ lệ trích: BHXH trích 15% đưa vào chi phí và 5% vào lương; BHYT trích 2% đưa vào chi phí và 1% vào lương; KPCĐ trích 2% vào chi phí Cần lập bảng phân bổ BHXH, BHYT, KPCĐ dùng chung cho phân bổ tiền lương. Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương Phản ánh thanh toán trích, sử dụng các quỹ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn; có 3 tài khoản cấp 2. * TK 3382: Kinh phí công đoàn. Bên Nợ: Chi tiêu kinh phí công đoàn tại doanh nghiệp; Kinh phí công đoàn đã nộp Bên Có: Trích kinh phí công đoàn vào chi phí kinh doanh Dư Có: Kinh phí công đoàn chưa nộp, chưa chi Dư Nợ: Kinh phí công đoàn vượt thu * TK 3383: Bảo hiểm xã hội Bên Nợ: BHXH phải trả cho người lao động BHXHđã nộp cho cơ quan quản lý BHXH Bên Có: Trích BHXH vào chi phí thu nhập người lao động Trích BHXH trừ vào thu nhập người lao động Dư Có: BHXH chưa nộp ; Dư Nợ: BHXH vượt thu * TK 3384: Bảo hiểm y tế Bên Nợ: Nộp bảo hiểm y tế Bên Có: Trích Bảo hiểm tính trừ vào thu nhập của người lao động. Trích Bảo hiểm y tế vào chi phí kinh doanh Dư Có: Bảo hiểm y tế chưa nộp Sơ đồ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Sơ đồ Hạch toán tổng hợp lương TK 622 TK 334 TK 141, 138, 333… Tiền lương phải trả cho nhân viên Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên (Tạm ứng, bồi thường vật chất, thuế thu nhập…) TK 627 TK 3383, 3384 Tiền lương phải trả cho nhân viên TK 641, 642 Phần đóng góp cho quỹ BHXH, BHYT bán hàng và quản lý doanh nghiệp phân xưởng, bộ phận quản lý trực tiếp sản xuất TK 111, 512 Tiền lương phải trả cho nhân viên TK 4311 Thanh toán lương, thưởng, Tiền thưởng phải trả CNV BHXH và các khoản khác cho CNV Xây dựng cơ bản dở dang TK 3383 BHXH phải trả trực tiếp TK 241 Sơ đồ Hạch toán các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) TK 3382, 3383, 3384 TK 622, 627, 641, 642 TK 334 Trích BHXH, BHYT theo tỷ Số BHXH, KPCĐ Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý tại cơ sở Chi tiêu kinh phí công đoàn chi vượt được cấp bù TK 111, 112 TK 111, 112 lệ quy định tính vào thu nhập của công nhân viên: 6% TK 334 theo tỷ lệ quy định tính vào chi phí kinh doanh: 19% Trích BHXH, BHYT, KPCĐ Cho công nhân viên Số BHXH phải trả trực tiếp Sơ đồ Hạch toán trích trước tiền lương phép kế hoạch của công nhân sản xuất ở những doanh nghiệp sản xuất thời vụ TK 335 TK 622 TK 334 Trích trước tiền lương phép Tiền lương thực tế phải trả cho Theo kế hoạch của công nhân sản xuất trực tiếp công nhân sản xuất trong kỳ Phần chênh lệch giữa tiền lương phép thực tế phải trả công nhân trực tiếp sản xuất lớn hơn kế hoạch ghi tăng chi phí TK 338 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương phép phải trả công nhân trực tiếp sản xuất trong kỳ 2.7. Hình thức sổ kế toán Sổ sách kế toán là hình thức biểu hiện của các tài khoản kế toán, nhằm cung cấp thông tin một cách tổng hợp hoặc chi tiết theo thời điểm, theo không gian và thời gian về đối tượng quản lý. Theo chế độ kế toán hiện hành, có 4 hình thức ghi sổ kế toán: Hình thức Nhật ký chung; Hình thức Nhật ký chứng từ; Hình thức Nhật ký sổ cái; Hình thức Chứng từ ghi sổ; 2.7.1. áp dụng hình thức nhật ký chung. Hình thức Nhật ký chung là hình thức ghi chép theo trình tự thời gian vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào đó để lấy số liệu ghi vào Sổ cái. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo thứ tự thời gian phát sinh và định khoản các nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để chuyển ghi sổ cá theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức này thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra, tránh tiêu cực và đặc biệt rất thích hợp khi sử dụng kế toán máy. Tuy nhiên công việc ghi chép còn trùng lắp vì mỗi chứng từ được ít nhất ghi từ hai nhật ký trở lên nên dễ bị nhầm lẫn khi ghi vào Sổ cái. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Bảng thanh toán tiền lương, thưởng, BHXH Các chứng từ thanh toán Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký chung Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính và báo cáo về lao động tiền lương Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.7.2. áp dụng hình thức nhật ký sổ cái Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tiền lương và các khoản trích theo lương được ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ Kế toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên hai hệ thống sổ khác nhau. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc Kế toán ghi vào nhật ký-sổ cái theo thứ tự thời gian phát sinh nghiệp vụ, mỗi chứng từ gốc được ghi một dòng trên trang Nhật ký – sổ cái. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký Sổ cái Báo cáo tài chính và báo cáo về lao động tiền lương Bảng tổng hợp chi tiết TK 334, 338 Nhật ký sổ cái Chứng từ gốc Sổ thẻ Kế toán chi tiết TK 334, 338 Bảng tổng hợp chứng từ gốc Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.7.3. áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ gốc về tiền lương và các khoản trích theo lương để lập chứng từ ghi sổ Kế toán. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ Kế toán chi tiết TK 334, 338 Bảng tổng hợp chi tiết TK 334, 338 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ cái TK 334, 338 Báo cáo tài chính và các báo cáo về lao động, lương Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối phát sinh Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.7.4. áp dụng hình thức Nhật ký - Chứng từ Tổ chức sổ sách theo nguyên tắc tập hợp và hệ thốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo một vế của tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng. Kế toán tiền lương lập bảng phân bổ số 1 để ghi vào Nhật ký chứng từ số 7 (Ghi có các TK 111, 112, ghi nợ TK 334, 338) dựa trên các chứng từ thanh toán. Tổng hợp từ các bảng kê và Nhật ký chứng từ để ghi sổ cái tài khoản 334, 338. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ Chứng từ gốc bảng phân bổ số 1 Báo cáo tài chính và báo cáo về lao động tiền lương Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê số 1, số 2, số 4 Sổ thẻ Kế toán chi tiết TK 334, 338 Nhật ký chứng từ số 1, số 7, số 10 Sổ cái TK 334, TK 338 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Chương III. Một số kiến nghị để hoàn thiện công tác tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Dịch vụ và thương mại Thành Đạt Đánh giá về công tác quản lý hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Qua một thời gian tìm