Đề tài Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Tân Thái Bình

Lời nói đầu Thực hiện phương châm đào tạo "học đi đôi với hành, lý thuyết gắn với thực tế, nhà trường gắn với xã hội". Chính vì vậy mà trường "THDL kỹ thuật công nghệ Lê Quý Đôn" cho học sinh, sinh viên đi thực tập tại các đơn vị sản xuất kinh doanh. Mục đích là giúp cho sinh viên nắm bắt và tìm hiểu thêm về thực tế dựa trên lý thuyết đã được học ở nhà trường. Đồng thời tạo sự nhuần nhuyễn thêm một cách có logic và có kiến thức được vững chắc để khi trở thành một nhân viên, một cán bộ kế toán sẽ không còn bỡ ngỡ với công việc được giao. Qua thời gian ngắn được tiếp xúc với thực tiễn của công tác kế toán tại cơ sở, em nhận thấy: “ công tác kế toán tại đơn vị rất quan trọng, nó giống như trái tim của con người, nếu như trái tim ngừng đập thì con người sẽ chết và kế toán cũng vậy, nếu như không có doanh nghiệp thì kế toán không thể hoạt động được. Và mỗi phần hành kế toán là một khâu quan trọng trong công tác kế toán”. Ngày nay, nền kinh tế thị trường Việt Nam đang chuyển mình sang một giai đoạn mới, giai đoạn phát triển nền kinh tế trong cơ chế thị trường. Vì vậyđể doanh nghiệp tồn taị và phát triển, có vị trí đứng vững trên thị trường, thì yêu cầu đặt ra cho các doanh nghiệp là cần phải đi sâu vào nghiên cứu, tìm hiểu và nắm bắt kịp thời nhu cầu của thị trường. Đó là những yếu tố quan trọng quyết định sự thành, bại của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải nỗ lực rất lớn trong công tác tổ chức và quản lý. Để quản lý và theo dõi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải có và tổ chức tốt công tác kế toán tại công ty mà trong đó còn bao gồm phân bổ chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương. Trong cuộc sống, tiền lương không chỉ là vấn đề mà người tham gia trực tiếp lao động quan tâm mà nó đã trở thành vấn đề chung của toàn xã hội. Bởi tiền lương là đòn bẩy kinh tế mang lại thu nhập cho người lao động bù đắp những hao phí về sức lao động của con người. Nó còn góp phần thúc đẩy động viên người lao động tham gia nhiệt tình trong công việc để đạt được kết quả tốt nhất. Từ đó ta thấy được tiền lương giúp người lao động cải thiện, ổn định cuộc sống và nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho người lao động, mang lại một xã hội văn minh, giàu đẹp. Ngoài tiền lương là khoản thu nhập chủ yếu của công nhân viên thì họ có thể được hưởng một khoản trợ cấp trong thời gian nghỉ việc như nghỉ ốm đau, nghỉ thai sản, nghỉ tai nạn lao động, khoản trợ cấp này là trợ cấp BHXH, nhằm giúp đỡ người lao động trong lúc khó khăn không làm được, nó thể hiện sự quan tâm của nhà nước đối với người lao động, ngoài ra người lao động còn được hưởng các khoản tiền khác như : tiền thưởng thi đua, tiền thưởng năng suất lao động,... Trong các doanh nghiệp, thì hạch toán tiền lương là một công việc phức tạp trong hạch toán chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy kế toán tiền lương có nhiệm vụ phải hạch toán chính xác chi phí tiền lương, vì nó là cơ sở quan trọng để xác định giá thành sản phẩm. Đồng thời việc tính chính xác chi phí lao động, tiền lương còn là căn cứ để xác định các khoản nghĩa vụ phải nộp cho ngân sách nhà nước và cho cơ quan phúc lợi xã hội. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, vì thế trong thời gian thực tập, với sự giúp đỡ của ban lãnh đạo công ty, đặc biệt là các anh chị phòng tài chính – kế toán và sự hướng dẫn tận tình, chu đáo của thầy giáo Vương Xuân Dưỡng, em đã tập chung nghiên cứu đề tài: “ Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương” tại công ty TNHH Tân Thái Bình. Với mục đích của chuyên đề là dựa vào những nhận thức chung về quản lý lao động tiền lương trong cơ chế thị trường để phân tích trình bày những vấn đề cơ bản của công tác tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty đồng thời đánh giá và đưa ra một số kiến nghị để hoàn thiện công tác quản lý lao động tiền lương đối với Công ty. Nội dung gồm: ( ngoài phần mở đầu và kết luận) kết cấu của đề tài chia làm 3 chương: Chương I: Lý luận chung về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Chương II: Thực trạng và tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Tân Thái Bình. Chương III: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Tân Thái Bình. Do trình độ và thời gian có hạn nên báo cáo thực tập này không thể tránh khỏi những sai sót và hạn chế vì vậy em kính mong được sự giúp đỡ, đóng góp ý kiến của thầy giáo hướng dẫn và ban lãnh đạo công ty, đặc biệt là các anh, chị phòng tài chính – kế toán, để chuyên đề thực tập của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 24 tháng 06 năm 2008 Học sinh Trần Thị Kim Tuyến CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG. I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG. Lao động, ý nghĩa của việc quản lý lao động. Lao động là sự hoạt động chân tay và trí óc của con người nhằm biến đổi các vật phẩm tự nhiên thành những vật phẩm thoả mãn nhu cầu sinh hoạt của con người. Để duy trì đời sống, loài người phải luôn lao động để thu lấy tất cả những thứ trong tự nhiên cần thiết và vĩnh viễn cho sự tồn tại và phát triển của xã hội loài người. Lao động của con người cùng với đối tượng lao động và tư liệu lao động hợp thành ba yếu tố của quá trình sản xuất. Trong ba yếu tố đó thì lao động của con người là yếu tố quan trọng nhất, vì không có lao động của con người thì tư liệu lao động như : công cụ sản xuất, ruộng đất, nhà cửa dùng vào sản xuất,... và đối tượng lao động như : nguyên liệu, vật liệu,... chỉ là vật vô dụng. Trong quá trình lao động con người luôn sáng tạo, cải tiến công cụ, hợp tác cùng nhau trong quá trình lao động để không ngừng nâng cao năng suất lao động ( đó là đặc tính vốn có của con người ), cũng trong quá trình đó, trình độ kỹ thuật của người lao động, kinh nghiệm sản xuất, chuyên môn hoá lao động càng cao. Chính tác động trên đã làm cho trình độ sản xuất ngày càng cao, một người ( nhóm người ) lao động chỉ tham gia ( trực tiếp hoặc gián tiếp) vào một công đoạn sản xuất ra sản phẩm, có nhiều loại lao động khác nhau, trên nhiều khâu ( lĩnh vực) khác nhau. Để quá trình sản xuất đạt hiệu quả cao ( tiết kiệm chi phí lao động sống, góp phần hạ giá thành sản phẩm), việc phân công lao động hợp lý, phát huy sở trường của từng ( nhóm) người lao động là cần thiết và vô cùng quan trọng. Quản lý lao động gồm nhiều vấn đề, song chủ yếu thể hiện trên một số nội dung sau: - Quản lý số lượng lao động: Là quản lý về số lượng người lao động trên các mặt : Giới tính, độ tuổi, chuyên môn, ... - Quản lý chất lượng lao động : Là quản lý năng lực mọi mặt của từng (nhóm) người lao động trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm như : Sức khoẻ lao động, trình độ kỹ năng – kỹ xảo, ý thức kỷ luật,.. Chỉ có trên cơ sở nắm chắc số, chất luợng lao động trên thì việc tổ chức, sắp xếp, bố trí các lao động mới hợp lý, làm cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp hoạt động nhịp nhàng có hiệu quả cao. Ngược lại, không quan tâm đúng mức việc quản lý lao động thì dẫn tới sức sản xuất của doanh nghiệp bị trì trệ, kém hiệu quả. Đồng thời, quản lý lao động tốt là cơ sở cho việc đánh giá trả thù lao cho từng lao động đúng, việc trả thù lao đúng sẽ kích thích được toàn bộ lao động trong doanh nghiệp lao động sáng tạo, nâng caokỹ năng – kỹ xảo, tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năng suất lao động góp phần tăng lợi nhuận( nếu đánh giá sai, việc trả thù lao không đúng thì kết quả ngược lại. Khái niệm, ý nghĩa, và nhiệm vụ của kề toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 2.1.Khái niệm Tiền lương là phần hao phí sức lao động, là phần thù lao mà người lao động được hưởng sau khi làm việc cho doanh nghiệp, cống hiến về mặt thời gian hoặc tạo ra sản phẩm dựa trên thoả thuận giữa người lao động và doanh nghiệp theo chế độ quản lý tiền lương . Tiền lương là một bộ phận chi phí nhân công là một trong những yếu tố cấu thành chi phí sản xuất, chi phí kinh doanh. 2.2. Bản chất và chức năng của tiền lương. Tiền lương là biểu hiện bằng tiền hay sản phẩm mà xã hội trả cho người lao động tương ứng với thời gian chất lượng và kết quả lao động mà họ đã cống hiến. Như vậy tiền lương thực chất là khoản thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động trong thời gian mà họ cống hiến cho doanh nghiệp. Tiền lương có chức năng vô cùng quan trọng nó là đòn bẩy kinh tế vừa khuyến khích người lao động chấp hành kỷ luật lao động, đảm bảo ngày công, giờ công, năng suất lao động giúp tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 2.3. Ý nghĩa. Tiền lương có ý nghĩa quan trọng trong quà trình phát triển, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, để đảm bảo tiền lương có tác dụng đòn bẩy thúc đẩy, hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh, nâng cao năng suất lao động thì doanh nghiệp cần phải đảm bảo được các yêu cầu sau : Phải đảm bảo đúng với chế độ tiền lương của Nhà Nước, gắn quả lý lao động của doanh nghiệp. Các yêu cầu trên có quan hệ chặt chẽ với nhau và chỉ có trên cơ sở yêu cầu đó thì tiền lương mới kích thích đươc ngượi lao động nâng cao tay nghề, nâng cao ý thức kỷ luật, thi đua lao động sản xuất thúc đẩy sản xuất phát triển, và ngược lại. Ngoài tiền lương, người lao động còn được hưởng các khoản phụ cấp, trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,... các khoản này cũng góp phần trợ giúp người lao động và tăng thêm thu nhập cho họ trong các trường hợp khó khăn, tạm thời hoặc vĩnh viễn mất sức lao động. 2.4. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ liên quan đến quyền lợi của người lao động mà còn liên quan đến chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, giá thành sản phẩm của doanh nghiệp và tình hình chấp hành chính sách về lao động tiền lương của nhà nước. Để thực hiện tốt chức năng của kế toán trong việc điều hành quản lý hoạt động của doanh nghiệp. Kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT, kinh phí công đoàn (KPCĐ), cần phải thực hiện những nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp một cách trung thực, kịp thời đầy đủ tình hình và sự biến động về số lượng, chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. - Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách, chế độ các khoản tiền lương, tiền thưởng các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động. Phản ánh kịp thời, chính xác tình hình thanh toán các khoản cho người lao động thực hiện việc kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động, tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ. - Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ và chi phí sản xuất kinh doanh. Mở số kế toán và hạch toán lao động, tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT, KPCĐ, đúng chế độ, đúng phương pháp kế toán. - Lập báo cáo về lao động về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán. Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động quỹ tiền lương đề xuất các biện pháp nhằm khai thác có hiệu quả, tiềm năng lao động, tăng năng suất. Đấu tranh, ngăn chặn những hành vi, vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách các chế độ. Vai trò của tiền lương và các khoản trích theo lương. Vai trò của tiền lương. Tiền lương là một phạm trù kinh tế mang tính lịch sử và có ý nghĩa chính trị, xã hội to lớn với bất kỳ một quốc gia nào. Nó được quan tâm rất nhiều kể cả người tham gia lao động và người không trực tiếp tham gia lao động. Trong nền kinh tế thị trường chức năng của doanh nghiệp là kinh doanh hàng hoá phục vụ nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Để thực hiên tốt chức năng đó thì vấn đề đối với người lao động và sức lao động là một trong các yếu tố quyếtđịnh sự tồn tại của doanh nghiệp, sẽ không tồn tại việc tái tạo của cải vật chất và tinh thần nếu như thiếu yếu tố lao động của con người. Tiền lương có vai trò rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển trong xã hội, với bất kỳ doanh nghiệp nào đó, đảm bảo duy trì năng lực làm việc của người lao động một cách lâu dài và hiệu quả là động lực thúc đẩy sự hăng say lao động của họ. Bên cạnh đó, tiền lương đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người lao động về vật chất tinh thần, kích thích tái tạo mối quan tâm với người lao động để đạt kết quả cao. Xét trên phạm vi toàn nền kinh tế, tiền lương là yếu tố gián tiếp quyết định sự tồn tại của quá trình tái sản xuất xã hội. Nó là nhiệm vụ rất quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp sản xuất. Trong nền kinh tế thị trường tiền lương là giá cả sức lao động, chính là thước đo hao phí của xã hội nói chung và của doanh nghiệp nói riêng, là cơ sở đánh giá trình độ quản lý và hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp. Như vậy các doanh nghiệp không những có chức năng sản xuất ra sản phẩm mà còn tổ chức tốt công tác tiền lương cho người lao động. Khi đó họ mới thực hiện đúng chức năng của mình. 3.2. Vai trò của các khoản trích theo lương. Bên cạnh những vấn đề hết sức quan trọng về tiền lương thì nghiệp vụ phát sinh giữa người lao động và các vấn đề xã hội đóng vai trò rất cần thiết đó là các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, KPCĐ. Đó là việc phân phối phần giá trị mới do người lao động tạo ra, thực chất đó là đóng góp của nhiều người để bù đắp cho một số người khi gặp rủi ro. Các khoản trích theo lương đảm bảo các quyền lợi cho người lao động, thực hiện công bằng xã hội thu hẹp khoảng cách giàu nghèo, khắc phục những mặt yếu của cơ chế thị trường. Yêu cầu của quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương. Xuất phát từ tầm quan trọngcủa tiền lương trong cuộc sống của chúng ta, đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói riêng cũng như toàn bộ nền kinh tế nói chung, trong nền kinh tế thị trường doanh nghiệp cần thực hiện việc yêu cầu quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương được tốt. - Theo dõi chặt chẽ số lượng lao động, làm việc trong doanh nghiệp, trình độ tay nghề của người lao động từ đó lựa chọn hình thức trả lương phù hợp cho mỗi người. - Tổ chức thực hiện nâng cấp, nâng bậc cho cán bộ công nhân viên trong công ty sao cho công bằng, công khai và đúng chính sách. - Định kỳ làm tốt công tác thanh toán tiền lương của doanh nghiệp đối với người lao động, mặt khác theo dõi tình hình nghĩa vụ, quyền lợi của người lao động đối với các tổ chức xã hội như : BHXH, BHYT, KPCĐ. Nội dung kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 4.1. Nội dung của kế toán tiền lương. Tiền lương là số tiền mà chủ doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào tính chất lao động của họ sau thời gian làm việc. Tiền lương trả cho người lao động bao gồm: Lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp mang tính chất lương theo quy định của nhà nước. - Lương chính: Là khoản lương chủ yếu trả cho người lao động được căn cứ vào ngành bậc chuyên môn, chức trách, khối lượng công việc được giao và theo thang bậc lương. - Lương phụ : Là khoản tiền trả thêm cho người lao động trong thời gian không tham gia thực hiện nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng chế độ theo quy định như : Nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ tết, làm thêm giờ,... Nó được xác định trên cơ sở khối lượng tính chất và khối lượng được giao căn cứ vào mức lương cơ bản cho người lao động. - Các khoản phụ cấp mang tính chất lương của ngườilao động, là các khoản trả thêm cho công nhân viên dođảm nhận thêm các trách nhiệm quản lý hoặc làm việc trong ngành nghề độc hại hoặc làm thêm ca. 4.2. Nội dung các khoản trích theo lương. Trong lao động nhiều khi không thể tránh khỏi sự rủi ro như : Tai nạn lao động, ốm đau, tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động, thai sản,... Người lao động sẽ được hưởng các khoản trợ cấp nhằm giảm bớt khó khăn trong cuộc sống sinh hoạt. Đó là các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội. Quỹ BHXH này được tạo ra bằng cách trích theo tỷ lệ phần trăm (%) tiền lương hàng tháng phải thanh toán cho công nhân để tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, khấu trừ vào tiền lương công nhân.Theo quy định thì tỷ lệ này là 20%, trong đó tính vào chi phí sản xuất kinh doanh 15% và công nhân phải chịu là 5%. Toàn bộ BHXH này phải nộp cho cơ quan quản lý sau đó tuỳ vào kế hoạch chi BHXH cho các doanh nghiệp để trả cho người lao động. Khoản chi trợ cấp BHXH cho người lao động khi bị ốm đau, tai nạn lao động, hưu trí, thai sản,... được tính trên cơ sơ số lượng, chất lượng lao động và thời gian mà người lao động đã cống hiến cho xã hội. Ngoài quỹ BH XH hiện nay các doanh nghịêp còn trích tỷ lệ phần trăm trên tiền lương phải trả cho người lao động hai khoản BHYT, KPCĐ nộp cho cơ quan quản lý chức năng. Nhằm xã hội hoá việc khám chữa bệnh, người lao còn được hưởng chếđộ khám chữa bệnh không mất như : viện phí, thuốc men. Để khám chữa bệnh không mất tiền thì họ phải có thẻ bảo hiểm y tế . Thẻ BHYT được mua từ trích BHYT, theo quy định của BHYT được trích theo tỷ lệ 3% trên tổng quỹ lương phải thanh toán cho công nhân viên.Trong đó tính vào chi phí sản xuất kinh doanh là 2% và khấu trừ vào lương công nhân là 1%. Ngoài ra, để phục vụ cho hoạt động của tổ chức công đoàn đựơc thành lập theo luật công đoàn, doanh nghiệp phải trích lập kinh phí công đoàn Quỹ KP CĐ được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Theo quy định hiện hành, thì tỷ lệ trích KPCĐ tính theo chi phí tiền lương phải trả là 2%, trong đó 1% là dành cho hoạt động công đoàn trên cơ sở và 1% cho hoạt động công đoàn cấp trên. Để tăng cường quản lý lao động, cải tiến, hoàn thiện việc phân bổ, sử dụng có hiệu quả lực lượng lao động, cải tiến và hoàn thiện chế độ tiền lương, chế độ sử dụng quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ được xem là một phương tiện hữu hiệu kích thích người lao động gắn bó với hoạt động sản xuất kinh doanh, rèn luyện tay nghề, nâng cao năng suất lao động. Để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh thì đồng thời tính toán, thanh toán, đầy đủ, kịp thời các khoản trích tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT đúng chính sách, sử dụng tốt KPCĐ. 5. Nguyên tắc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý đòi hỏi hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải quán triệt các nguyên tắc sau: + Trả lương theo số lượng, chất lượng lao động. Khi thanh toán chi trả tiền lương nhất thiết phải gắn chặt hai yếu tố trên để tránh tình trạng chủ nghĩa bình quân phân phối. Nguyên tắc này đảm bảo tính công bằng, người lao động nhận được khoản tiền đền bù chính đáng. Đó là động lực giúp họ hăng say phấn đấu tích cực và yên tâm để lao động. + Đảm bảo tái sản xuất sức lao động và không ngừng nâng cao mức sống. Tiền lương là động lực giúp người lao động có trách nhiệm và tăng năng suất lao động, tuy nhiên nó chỉ là động lực khi họ nhận được một khoản thù lao để tái sản xuất sức lao động và tích luỹ lao động đáng kể. . + Đảm bảo mối quan hệ hợp lý về tiền lương giữa những người lao động khác nhau trong nền kinh tế quốc dân. Mỗi ngành nghề khác nhau thì hình thức lao động bỏ ra nhưng việc trả lương luôn được đảm bảo tính công bằng. Nhà nước với tư các quản lý vĩ mô, muốn tạo ra mũi nhọn cần có chính sách hợp lý với người lao động ở trong ngành đó. Việc quả lý doanh nghiệp để chi trả tiền lương cho người lao động cũng đảm bảo hợp lý giữa người lao động chân tay với người lao động bằng trí óc. II. CÁC HÌNH THỨC TIỀN LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP. Tiền lương phải ttrả cho người lao động phải quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, trả lương theo chất lượng, số lượng lao động. Việc trả lương cho người lao động theo số lượng và chất lượng có ý nghĩa rất to lớn trong việc động viên, khuyến khích người lao động phát huy tinh thần dân chủ cơ sở. Thúc đẩy họ hăng say lao động sáng tạo nâng cao đời sống vật chất tinh thần của mỗi thành viên trong xã hội. Việc tính và trả lương có thể theo nhiều hình thức khác nhau tuỳ theo đăc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tính chất và trình độ quản lý. Trên thực tế các doanh nghiệp thường áp dụng các hình thức trả lương sau: 1. Hình thức trả lương theo thời gian. Là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc, cấp bậc công việc và lương tháng cho người lao động. Hình thức trả lương này thường được áp dụng cho các lao động làm công tác văn phòng như : Hành chính, quản trị, tổ chức lao động, thống kê, tài vụ, kế toán,... và các nhân viên thuộc các ngành không có tính chất sản xuất. Tiền lương thời gian có thể chia ra : Tiền lương tháng : Là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động. Công thức tính : Tiền lương tối thiểu x ( hệ số lương + hệ số phụ cấp) Tiền lương tháng = Số ngày làm việc theo quy định * Chú ý : Số ngày làm vịêc trong một tháng theo quy định của luật lao động là 26 ngày. Tiền lương tuần : Là tiền lương trả cho một tuần làm việc và được xác định bằng công thức sau : Tiền lương tháng x 12 ( tháng) Tiền lương tuần = 52 ( tuần) Tiền lương ngày : là tiền lương trả cho một ngày làm việc và được xác định bằng công thức sau : Tiền lương tháng Tiền lương ngày = số ngày làm việc trong tháng Tiền lương giờ : Là tiền lương trả cho một giờ làm việc và được xác định bằng công thức sau : Tiền lương một ngày Tiền lương một giờ = Số giờ làm việc trong ngày theo chế độ ( 8 giờ) Lương công nhật : Thường được áp dụng với người lao động ngoài doanh nghiệp ( làm thuê) và được xác định bằng công thức sau: Lương công nhật = Lương quy định một ngày x số ngày làm việc Tóm lại : Hình thức trả lương theo thời gian được áp dụng cho những lao động ở bộ phận mà qua trình công việc chủ yếu máy móc thực hiện, những công việc chưa xây dựng được đinh mức lao động hoặc không thể định mức được vì công việc đòi hỏi phải có độ chính xác cao những công việc mà yêu cầu cơ bản là mặt hàng chất lượng công tác. Trong điều kiện tình hình nước ta hiện nay khi lao động thr công còn phổ biến, trình độ chuyên môn hoá sản xuất còn thấp thì cần mở rộng hình thức trả lương theo sản phẩm. Nhưng khi sản xuất đã đựơc phát triển với trìnhđộ cao, quá trình sản xuất được cơ giới hoá, hiện đại hoá, tự động hoá thì hình thức trả lương theo thời gian sẽ phổ biến và thích hợp hơn. Hình thức trả lương theo thời gian được chia thành tiền lương tính theo thời gian giản đơn và thì gian tính theo thời gian có thưởng. Tiền lương tính theo thời gian giản đơn: Công thức: Tiền lương tính Số thời gian Mức tiền lương theo thời gian = làm việc x của một đơn vị giản đơn thực tế thời gian Tiền lương tính theo thời gian giản đơn không phát huy được đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động vì nó chưa thưc sự chú ý tới chất lượng công tác thực tế của công nhân viên. Trong thực tế hình thức này ít được sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất. Tiền lương tính theo thời gian có thưởng : Là tiền lương tính theo thời gian giản đơn kết hợp với chế độ tiền thưởng trong sản xuất. Theo hình thức này sẽ có tác dụng thúc đẩy người lao động tăng năng suất lao động, tiết kiệm vật tư và nâng cao chất lượng sản phẩm. Nhìn chung hình thức trả lương theo thời gian có mặt hạn chế là tiền lương mang tính chất bình quân, nhiều khi không phù hợp với kết quả lao động thực tế của người lao động.Vì vậy chỉ những trường hợp không đủ thực hiện chế độ. Khi áp dụng hình thức này cần thiết phải thực hiện một số các biện pháp kèm theo như : khuyến khích vật chất, kiểm tra chấp hành nội quy, kỹ thuật lao động,... nhằm nêu cao tinh thần trách nhiệm, ý thức tự giác, tinh thần hăng say lao động có chất lượng và hiệu quả cao. Ưu điểm và hạn chế của hình thức trả lương theo thời gian Ưu điểm : Việc trả lương theo hình thức thời gian là tính toán đơn giản và phù hợp với lao động gián tiếp. Hạn chế : Do việc tính bình quân hoá tiền lương nên không phân biệt người giỏi, người dốt. Đồng thời trả lương theo thời gian cũng có hạn chế vì tiền lương trả cho người lao động không đảm bảo đầy đủ, nguyên tắc phân phối theo lao động chưa tính đến một cách đầy đủ chức năng đòn bẩy kinh tế, không kích thích được sự phát triển sản xuất, chưa phát huy hết khả năng sẵn có của người lao động. Nếu áp dụng hình thức trả lương theo thời gian thì nên kết hợp hinh thức trả lương theo thời gian có thưởng. Như vậy sẽ tạo cho người lao động có tính tự giác, lao động có kỷ luật và có năng suất lao động. 2. Hình thức trả lương theo sản phẩm. Hình thức trả lương này được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp sản xuất. Theo hình thức này việc trả lương được tiến hành trên cơ sở số lượng, chất lượng công việc đã hoàn thành và đã được nghiệm thu. Đây là hình thức trả lương phù hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động, gắn chặt số lượng lao động với chất lượng lao động, góp phần tăng thêm sản phẩm cho xã hội một cách hợp lý, phát triển được tài năng, cải tiến phương pháp làm việc sủ dụng đầy đủ thời gian lao động, khả năng của máy móc, trang thiết bị, thúc đẩy phong trào thi đua, bồi dưỡng tác phong công nghiệp hoá trong laođộng cho người công nhân. Bên cạnh những ưu điểm trên thì việc trả lương theo sản phẩm cũng dễ dẫn đến tình trạng chạy theo số lượng, làm ẩu quy trình kỹ thuật, sử dụng máy móc thiết bị sản xuất quá mức,... và một số hiện tượng tiêu cực khác. Vì vậyđể đảm bảo tốt việc áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm có hiệu quả thì cần làm tốt một số công tác, nhiệm vụ sau: + Xây dựng hoàn thiện hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật đặc biệt là định mức lao động để căn cứ cho việc trả lương theo sản phẩm một cách chính xác. + Tiền lương theo sản phẩm phẩm phải tính bằng khối lượng (số lượng) sản công nhân hoàn thành đủ tiêu chuẩn. Hình thức trả lương theo sản phẩm còn tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp mà vận dụng theo hình thức cụ thể sau : 2.1. Tiền lương theo sản phẩm trực tiếp. Với hình thức này tiền lương phải trả cho người lao động được tính trực tiếp theo số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất và đơn giá tiền lương của sản phẩm đã quy định không hạn chế khối lượng sản phẩm công việc là hụt hay vượt qua định mức quy định. Đây là hình thức được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến để t ính lương phải trả cho người lao động trực tiếp và được xác định bằng công thức sau : Tiền lương Số lượng được lĩnh = công việc x Đơn giá tiền lương trong tháng hoàn thành 2.2. Tiền lương tính theo sản phẩm gián tiếp. Hình thức này được áp dụng để trả lương cho lao động gián tiếp ở các bộ phận sản xuất như : Lao động làm nhiệm vụ vận chuyển vật liệu, thành phẩm, bảo dưỡng máy móc, thiết bị sản xuất,... Tuy lao động của họ không trưc tiếp tạo ra sản phẩm, nhưng lại gián tiếp ảnh hưởng tới năng suất lao động của người lao động trực tiếp nên có thể căn cứ vào kết quả lao động trực tiếp và lao động gián tiếp để tính lương cho lao động gián tiếp. Công thức : Tiền lương Tiền lương được Tỷ lệ được lĩnh = lĩnh của bộ phận x lương trong tháng trực tiếp gián tiếp Tiền lương tính theo sản phẩm gián tiếp có tác dụng làm cho những người phục vụ sản xuất quan tâm đến kết quả lao động sản xuất, vì nó gắn liền với lợi ích kinh tế của bản thân họ. 2.3. Tiền lương tính theo sản phẩm có thưởng, phạt, Là tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp, hay gián tiếp, kết hợp với chế độ khen thưởng do doanh nghiệp quy định như thưởng về chất lượng sản phẩm tốt, thưởng tăng năng suất lao động, tiết kiệm vật tư,... Cách tính này ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiết không hạn chế, người lao động còn được hưởng một khoản tiền thưởng theo quy định. Nó nhằm tác dụng kích thích người lao động không chỉ quan tâm đến số lượng sản phẩm làm ra mà còn quan tâm đến chất lượng sản phẩm, tăng năng suất lao động,... Trong trường hợp người lao động làm ra sản phẩm hỏng, lãng phí vật tư, không đảm bảo ngày công quy định ... thì phải chịu tiền phạt và thu nhập của họ bằng tiền lương theo sản phẩm trừ đi các khoản tiền phạt. 2.4. Tiền lương tính theo sản phẩm luỹ tiến. Theo hình thức này ngoài tiền lương theo sản phẩm ttrực tiếp còn căn cứ vào mức độ hoàn thành vượt mức lao động để tính thêm một số lương theo tỷ lệ luỹ tiến . Tỷ lệ hoàn thành vượt mức càng cao thì mức luỹ tiến càng nhiều, lương trả cho người lao động theo sản phẩm luỹ tiến có tác dụng kích thích mạnh mẽ việc tăng năng suất lao động, nên được áp dụng ở các khâu quan trọng cần thiết để tăng tốc độ phát triển sản xuất, đảm bảo cho sản xuất cân đối đồng bộ hoặc áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp phải hoàn thành gấp đôi số đơn đặt hàng nào đó. Sử dụng hình thức này sẽ làm tăng thêm khoản mục chi phí nhân công trong giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Vì vậy trường hợp không cần thiết thì không nên sử dụng hình thức trả lương này. 2.5. Tiền lương khoán theo khối lượng công việc hay từng công việc. Lương khoán theo khối lượng công việc là hình thức trả lương theo sản phẩm áp dụng cho những công việc đơn giản như bốc vác, vận chuyển … Trong trường hợp này doanh nghiệp xác định mức trả lương theo từng công việc mà người lao động dã hoàn thành. Khi sử dụng hình thức này cần chú ý đến việc kiểm tra chất lượng công việc theo đúng hợp đồng đã quy định và khi tính toán đơn giá phải hết sức chặt chẽ, tỷ mỷ để có lương khoán chính xác, phù hợp. 2.6. Tiền lương theo sản phẩm cuối cùng. Hình thức này thường áp dụng đối với các doanh nghiệp sản xuất có tính chất khai thác sẽ dựa trên cơ sở giá trị số lượng đạt được sau khi trừ đi các khoản tiêu hao vật chất, nộp thuế, trích các quỹ theo chế độ nhất định. Tỷ lệ thích đáng phân phối cho người lao động. Đây là cách tính lương tiến bộ nhất vì nó gắn với trách nhiệm của các nhân hoặc tập thể người lao động, với chính sản phẩm mà họ đã làm ra. Tính theo sản phẩm cuối cùng, tiền lương phải trả cho người lao động không có chi phí sản xuất mà nằm trong thu nhập còn lại sau khi đã trừ đi các khoản chi phí hợp lý, các khoản phân phối lợi nhuận theo quy định. 2.7. Chia lương theo cấp bậc tiền lương và thời gian lao động. Thực tế của từng người lao động trong tập thể : Xác định hệ số chia lương. Hệ số Tổng tiền lương thực tế được lĩnh của tập thể chia = lương Tổng tiền lương theo cấp bậc và thời gian làm việc của các cá nhân trong tập thể Tính tiền lương chia cho từng người. Tiền lương Tổng tiền lương theo Hệ số được lĩnh = cấp bậc và thời gian làm x chia từng người việc của từng người lương 2.8. Chia lương theo cấp bậc công việc và thời gian làm việc thực tế. a. Xác định tiền lương tính theo cấp bậc công việc và thời gian làm việc cho từng người. Tiền lương Thời gian Đơn giá theo cấp bậc = làm việc x tiền lương công việc thực tế theo cấp bậc b. Xác định chênh lệch giữa tiền lương thực lãnh của tập thể với tổng tiền lương tính theo cấp bậc công việc, thời gian làm việc của tập thể là phần lương được tăng năng suất lao động. c. Xác định tiền lương được lĩnh của từng người là tổng cộng phần lương tính theo cấp bậc công việc, thời gian làm việc với phần lương được lĩnh do tăng năng suất lao động. 2.9. Chia lương theo bình công chấm điểm hàng ngày chia cho từng người lao động trong tập thể đó. Tuỳ thuộc vào tính chất công việc được phân công cho từng ngưpì lao động trong tập thể người lao động, phù hợp giữa cấp bậc kỹ thuật công nhân với cấp bậc công việc được giao, lao động giản đơn hay lao động có yêu cầu kỹ thuật cao,... để lựa chọn phương án chia lương thích hợp nhằm động viên, khuyến khích và tạo điều kiện cho người lao động phát huy hết năng lực lao động của mình. Ưu nhược điểm của hình thức trả lương theo sản phẩm. Ưu điểm : Kích thích người lao động làm việc hăng say tạo ra nhiều sản phẩm, nâng cao năng suất lao động. Nhược điểm : Tính phức tạp hơn hình thức trả lương theo thời gian, đơn giá tiền lương phải xác định cho từng loại sản phẩm nhất định, từng loại công việc nhất định, khi xác định đơn giá phải căn cứ vào định mức lao động và những điều kiện khác. Tóm lại : Việc sử dụng lao động hợp lý hình thức trả lương là một trong những yếu tố quan trọng để duy trì và sử dụng lao động góp phần hạ giá thành sản phẩm, tăng doanh thu cho công ty và là điều kiện để cải thiện nâng cao đời sống tinh thần, vật chất cho người lao động. Tiền lương tính theo sản phẩm phát huy đầy đủ vai trò đòn bẩy kinh tế, kích thích sản xuất phát triển thúc đẩy tăng năng suất lao động, tăng sản phẩm cho xã hội. Tuy nhiên để tính hình thức lương theo sản phẩm có thể áp dụng một cách thuận lợi, phát huy đầy đủ những ưu điểm của hình thức này doanh nghiệp phải xây dựng một hệ thống định mức lao động cho thật hợp lý, xây dựng được đơn giá tiền lương trả cho từng loại sản phẩm, từng loại công việc, lao vụ một cách khoa học hợp lý. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải xây dựng chế độ khen thưởng rõ ràng, xây dựng xuất thưởng luỹ tiến thích hợp với từng loại sản phẩm,... có như vậy tiền lương trả theo sản phẩm mới đảm bảo được chính xác công bằng và hợp lý. Tiền lương khoán. Là hình thức trả lưong cho từng người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành. Công thức xác định : Tiền lương Khối lượng công Đơn giá cho khoán trong = việc hoàn thành x từng khối lượng tháng trong tháng công việc đó Ngoài chế độ tiền lương, người lao động còn được hưởng các chế độ như tiền thưỏng theo quy chế của doanh nghiệp và các khoản trợ cấp theo quy định. Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ 4.1. Quỹ tiền lương. Quỹ tiền lương là toàn bộ tiền lương tính theo công nhân viên của doanh nghiệp do doanh nghiệp quản lý và trả lương. Ta có thể phân loại quỹ tiền lương như sau : Quỹ tiền lương trong danh sách : Là quỹ tiền lương cho cán bộ công nhân viên lao động trong thời gian lâu dài và có hợp đồng dài hạn. Quỹ lương ngoài danh sách : Là quỹ lương trả cho công nhân viên Làm việc theo hợp đồng ngắn hạn. Thành phần quỹ tiền lương gồm có : Tiền lương tính theo thời gian. Tiền lương tính theo sản phẩm. Tiền lương tính theo công nhật, tiền lương khoán. Tiền lương trả cho người lao động chế tạo ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định. Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan. Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian điều động đi công tác, đi làm nghĩa vụ trong phạm vi chế độ quy định. Tiền trả nhuận bút, giảng bài. Tiền thưởng có tính chất thường xuyên. Phụ cấp làm đêm, thêm giờ, thêm ca. Phụ cấp dạy nghề. Phụ cấp công tác lưu động. Phụ cấp khu vực, thâm niên ngành nghề. Phụ cấp trách nhiệm. Phụ cấp cho những người làm công tác khoa học kỹ thuật. Phụ cấp học nghề, tập sự, trợ cấp thôi việc. Tiền ăn ca cho người lao động. Quỹ tiền lương của doanh nghiệp được xác định thông qua đơn giá tiền lương, trên cơ sở nguyên tắc xác định quan hệ giữa người lao động với nhà nước trong việc phân chia lợi ích sau một kỳ kinh doanh. Những cán bộ quản lý sẽ xác định quỹ tiền lương của doanh nghiệp mình theo các quy định chung. Đơn giá tiền lương thường được xác định như sau : Đơn giá tiền lương tính trên tổng doanh thu trừ đi tổng chi phí ( thườngáp dụng với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nhiều mặt hàng nhưng chưa có phân chia định mức lao động cho từng sản phẩm và được xác định bằng công thức : VKH ĐG = DTKH - CFKH Trong đó : ĐG : là đơn giá tiền lương. VKH : là quỹ tiền lương kế hoạch. DTKH : doanh thu kế hoạch. CFKH : chi phí kế hoạch. Đơn giá tiền lương được xác định trên lợi nhuận của doanh nghiệp VKH ĐG = PKH Trong đó : PKH : là lợi nhuận kế hoạch Đơn giá tiền lương được xác định trên doanh thu. VKH ĐG = DTKH Đơn giá tiền lương tính theo đơn vị sản phẩm ( thường áp dụng đối với các doanh nghiệp sản xuất ít mặt hàng, các mặt hàng truyền thống có định mức lao động chi tiết đầy đủ). Công thức : ĐG = T x LCB Trong đó : T : Hao phí thời gian để sản xuất ra sản phẩm LCB : Lương cấp bậc. Ngoài ra, trong quỹ lương còn gồm cả khỏn tiền chi trợ cấp BHXH cho công nhân viên trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động,... Quỹ tiền lương trong doanh nghiệp phải được quản lý, kiểm tra một cách chặt chẽ đảm bảo việc sử dụng quỹ tiền lương một cách có hiệu quả. Quỹ tiền lương thực tế phải được thường xuyên đối chiếu với quỹ lương kế hoạch trong mối quan hệ thực hiệh kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp nhằm kịp thời các khoản tiền lương không hợp lý, kịp thời đề ra các biện pháp nhằm nâng cao năng suất lao động, đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động. Thực hiện nguyên tắc tăng lao động bình quân nhanh hơn mức tiền lương bình quâm, góp phần hạ thấp chi phí trong sản xuất, hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ xã hội. 4.2. Quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ. Nền kinh tế nước ta dang ngày càng phát triển, dẫn tới thu nhập của ngườ laođộng cũng tăng theo nên ngoài tiền lương được các doanh nghiệp chi trả còn phải trích lập các quỹ nhằm đảm bảo cho người lao động không những về mặt vật chất mà còn đảm bảo về mặt tinh thần khi gặp rủi ro. Trong đó, quỹ BHXH nhằm đảm bảo vật chất góp phần ổn định đời sống cho người lao động. Quỹ BHYT tài trợ cho việc phòng và chăm sóc sức khoẻ cho người lao động. KPCĐ chăm lo bảo vệ họ. 4.2.1. Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH). Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp trong quỹ các trường hợp họ bị mất khả năng lao động như : ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, mất sức,... Theo chế độ hiện hành quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ lương cơ bản và các khoản phụ cấp như chức vụ, khu vực của cán bộ công nhân viên thực tế phát sinh trong tháng. Quỹ này do cơ quan BHXH quản lý. 4.2.2. Quỹ bảo hiểm y tế (BHYT). Quỹ BHYT là quỹ được sử dụng để đài thọ cho những người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám, chữa bệnh, thuốc chữa bệnh, viện phí,... Quỹ này được hình thành bắng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương cơ bản và các khoản phụ cấp của cán bộ công nhân viên thực tế phát sinh trong tháng. Khi tính được mức trích BHYT doanh nghiệp phải nộp toàn bộ cho cơ quan quản lý. 4.2.3. Kinh phí công đoàn (KPCĐ). Kinh phí công đoàn là quỹ tài trợ cho các hoạt động công đoàn ở các cấp theo chế độ hiện hành. Quỹ này được hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Tiền lương phải trả cho người lao động cùng các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ hợp thành chi phí nhân công trong tổng chi phí kinh doanh. Tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ như sau : Tên quỹ % quỹ lương Doanh nghiệp nộp tính vào chi phí Người lao động nộp trừ vào lương BHXH 20 15 5 BHYT 3 2 1 KPCĐ 2 2 0 Tổng 25 19 6 Ngoài chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương, doanh nghiệp còn xây dựng chế độ tiền lương tập thể, cá nhân có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tiền thưởng nhằm kích thích người lao động trong sản xuất kinh doanh gồm có : Thưởng thi đua, thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư, phát minh sáng chế, cải tiến kinh tế. III. HẠCH TOÁN SỐ LƯỢNG, THỜI GIAN, VÀ KẾ QUẢ LAO ĐỘNG 1. Hạch toán số lượng lao động: Căn cứ vào chứng từ ban đầu là bảng chấm công hàng tháng tại mỗi bộ phận, phòng ban, tổ, nhóm gửi đến phòng kế toán để tập hợp và hạch toán số lượng lao động trong tháng đó tại doanh nghiệp và cũng từ bảng chấm công kế toán có thể nắm được từng ngày có bao nhiêu người làm việc, bao nhiêu người với lý do gì. Hàng ngày tổ trưởng hoặc người có trách nhiệm sẽ chấm công cho từng người tham gia làm việc thực tế trong ngày tại nơi mình quản lý sau đó cuối tháng các phòng ban sẽ gửi bảng chấm công về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán tiền lương sẽ tập hợp và hạch toán số lượng công nhân viên lao động trong tháng. 2. Hạch toán thời gian lao động Chứng từ để hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công. Bảng chấm công là bảng tổng hợp dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH của từng người cụ thể và từ đó có thể căn cứ tính trả lương, BHXH… Hàng ngày tổ trưởng (phòng ban, nhóm…) hoặc người ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình quản lý để chấm công cho từng người trong ngày và ghi vào các ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo các kí hiệu qui định. Kế toán tiền lương căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người rồi tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng để ghi vào các cột 32, 33, 34, 35, 36. Ngày công quy định là 8h nếu giờ lễ thì đánh thêm dấu phẩy. Ví dụ: 24 công 4 giờ thì ghi 24,4 Tùy thuộc vào điều kiện đặc điểm sản xuất, công tác và trình độ hạch toán đơn vị có thể sử dụng một trong các phương pháp chấm công sau: Chấm công ngày: Mỗi khi người lao động làm việc tại đơn vị hoặc làm việc khác như họp, thì mỗi ngày dùng một ký hiệu để chấm công cho ngày đó. Chấm công theo giờ: Trong ngày người lao động làm bao nhiêu công việc thì chấm công theo các ký hiệu đã qui định và ghi số giờ công việc thực hiện công việc đó bên cạnh ký hiệu tương ứng. Chấm công nghỉ bù: Chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm. 3. Hạch toán kết quả lao động Căn cứ vào phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. Do phiếu là chứng từ xác nhận số lượng sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động nên nó làm cơ sở để kế toán lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động. Phiếu này được lập thành 2 liên: 1 liên lưu tại quyển 1 và 1 liên chuyển đến kế toán tiền lương để làm thủ tục thanh toán cho người lao động và phiếu phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng và người duyệt. Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành được dùng trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng theo hình thức trả lương theo sản phẩm trực tiếp hoặc lương khoán theo khối lượng công việc. 4. Hạch toán tiền lương cho người lao động Bảng thanh toán tiền lương: là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh đồng thời làm căn cứ để thống kê về lao động tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng theo từng bộ phận (phòng, ban, tổ chức, nhóm…) tương ứng với bảng chấm công. Cơ sở lập bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ về lao động như: Bảng chấm công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành. Căn cứ vào các chứng từ liên quan, bộ phận kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương, chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương. Bảng này lưu tại phòng kế toán. Mỗi lần lĩnh lương người lao động phải trực tiếp ký vào cột "ký nhận" hoặc người nhận hộ phải ký thay. Từ bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ khác có liên quan kế toán tiền lương lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. IV. KẾ TOÁN TỔNG HỢP TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG. Các chứng từ hạch toán lao động, tính lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội. Chứng từ hạch toán lao động. Ở các doanh nghiệp, tổ chức hạch toán về lao động thường do bộ phận tổ chức lao động, nhân sự của doanh nghiệp thực hiện. Tuy nhiên, các chứng từ ban đầu về lao động là cơ sở để tính trả lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động vận dụng ở doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp phải vận dụng lập các chứng từ ban đầu về lao động phù hợp với các yêu cầu quản lý lao động, phản ánh rõ ràng, đầy đủ số lượng, chất lượng lao động. Các chứng từ ban đầu gồm : Mẫu số : 01 – LĐTL – Bảng chấm công do các tổ sản xuất hoặc các phòng ban lập, nhằm cung cấp chi tiết số ngày công của từng người lao động theo tháng hoặc theo tuần ( tuỳ theo cách chấm công và trả lương ở doanh nghiệp) Mẫu số : 03 – LĐTL – Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, chứng từ này do các cơ sở y tế được phép lập riêng cho từng cá nhân người lao động nghỉ và hưởng các khoản trợ cấp BHXH, BHYT. Mẫu số : 06 – LĐTL – Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. Mục đích lập chứng từ này nhằm xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động, phiếu này do người chuyển giao việc lập, phòng lao động tiền lương thu nhận và ký duyệt trước khi chuyển đến kế toán làm chứng từ hợp pháp để trả lương Mẫu số : 07 – LĐTL – Phiếu báo làm thêm giờ. Mẫu số : 08 – LĐTL – Hợp đồng giao khoán : Phiếu này là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán về khối lượng công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện công việc đó, đồng thời là cơ sở để thanh toán tiền công lao động cho người nhận khoán . Mẫu số : 09 –LĐTL – Biên bản điều tra tai nạn lao động. Biên bản này nhằm xác định chính xác, cụ thể tai nạn lao động xảy ra tại đơn vị để có chế độ bảo hiểm cho người lao động một cách thoả đáng và trên cơ sở biên bản đó có các biện pháp đảm bảo an toàn lao động, ngăn ngừa tai nạn xảy ra tại đơn vị. Trên cơ sở các chứng từ ban đầu, bộ phận lao động tiền lương thu nhập, kiểm tra, đối chiếu với chế độ nhà nước, doanh nghịêp và thoả thuận theo hợp đồng lao động, sau đó ký xác nhận chuyển cho kế toán tiền lương làm căn cứ lập các bảng thanh toán lương, thanh toán bảo hiểm xã hội. Chứng từ tính lương và các khoản trích theo lương. Hiện nay, nhà nước cho phép doanh nghiệp trả lương cho người lao động theo tháng, hoặc tuần. Việc tính lương và các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội, kế toán phải tính riêng cho từng người lao động, tổng hợp lương theo từng tổ sản xuất, từng phòng quản lý. Trường hợp trả lương khoán cho tập thể lao động, kế toán phải tính lương, trả lương cho từng việc khoán và hướng dẫn chia lương cho từng thành viên trong nhóm (tập thể) đó theo các phương pháp chia lương nhất định, nhưng phải đảm bảo công bằng hợp lý. Căn cứ các chứng từ ban đầu có liên quan đến tiền lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội được duyệt, kế toán lập các bảng thanh toán sau : Bảng thanh toán tiền lương ( Mẫu số : 02 – LĐTL) Mỗi tổ sản xuất, mỗi phòng ban quản lý mở một bảng thanh toán lương, trong đó kể tên các khoản lương đựơc lĩnh của từng người trong đơn vị . Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH ( Mẫu số : 05 –LĐTL) Bảng này được mở để theo dõi cho cả doanh nghiệp về các chỉ tiêu : Họ tên và nội dung từng khoản bảo hiểm xã hội người lao động được hưởng trong tháng. Bảng thanh toán tiền thưởng ( Mẫu số : 05 – LĐTL). Bảng này được lập cho từng tổ sản xuất, từng phòng, ban, bộ phận kinh doanh,... các bảng thanh toán này là căn cứ để trả lương và khấu trừ các khoản khác như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, khoản bồi thường vật chất,... đối với người lao động. Tổng hợp phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. Tiền lương phải trả trong kỳ theo đối tợng sử dụng hàng tháng kế toán phải tiến hành tổng hợp và trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định trên cơ sở tổng hợp tiền lương phải trả và các tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ hiện hành đang áp dụng . Tổng hợp phân bổ tiền lương , tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ được thực hiện trên “ Bảng phân bổ tiền lương và BXHX” Trên bảng phân bổ này ngoài tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ còn phản ánh việc trích trớc tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất. Bảng phân bổ tiền lương và BHXH đợc lập hàng tháng trên cơ sở các chứng từ về lao động và tiền lương trong tháng. Kế toán tiến hành phân loại và tổng hợp tiền lương, tiền công phải trả theo từng đối tượng sử dụng lao động, theo nội dung trả trực tiếp cho sản xuất hay phục vụ quản lý ở các bộ phận liên quan, đồng thời có phân biệt tiền lương chính và tiền lương phụ, các khoản phụ cấp,... để tổng hợp số liệu ghi vào cột ghi có Tài Khoản 334 “phải trả người lao động” vào các dòng phù hợp. Căn cứ vào tài liệu liên quan và căn cứ cào việc tính trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân viên sản xuất để ghi vào cột có của Tài Khoản 335 : “ Chi phí phải trả”. Tổng hợp số liệu phân bổ tiền lương, các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ và các khoản trích trước đợc sử dụng cho kế toán tập hợp chi phí sản xuất cho các đối tượng sử dụng. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương. Kế toán tiền lương. Tài khoản sử dụng. Để tính toán và hạch toán tiền lương, tiền công kế toán tiền lương sử dụng Tài khoản sau: Tài khoản 334 – Phải trả người lao động : Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ. Kết cấu của tài khoản 334 : Bên nợ : Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương của công nhân viên. Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho công nhân viên. Kết chuyển tiền lương công nhân viên chức chưa lĩnh. Bên có : Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân viên chức. Dư có : Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả công nhân viên chức. Dư nợ ( nếu có) : Số trả thừa cho công nhân viên chức. Phương pháp hạch toán. .Hàng tháng tính tiền lương và các khoản phụ cấp theo quy định phải trả cho người lao động và phân bổ vào chi phí cho các đối tượng,kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 241 : Tiền lương phải trả cho bộ phận XDCB. Nợ TK 622 : Chi phí nhân công trực tiêp. Nợ TK 623 : Tiền lương phải trả cho công nhân sử dụng máy. Nợ TK 627(6271): Phải trả nhân viên quản lý phân xưởng. Nợ TK 641(6411) : Phải trả công nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm. Nợ TK 642(6421 : Phải trả cho bộ phận nhân viên quản lý doanh nghiệp Có TK 334 : Tống số tiền lương phải trả người lao động. Số tiền ăn ca phải trả cho người lao động trong kỳ. Nợ TK 622 : Phải trả cho côn nhân trực tiếp sản xuất. Nợ TK 627(6271): Phải trả nhân viên quản lý phân xưởng. Nợ TK 641(6411): Phải trả cho nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm. Nợ TK 642(6421): Phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp. Có TK 334 : Tổng số tiền ăn ca phải trả cho người lao động. (3). Tiền thưởng phải trả người lao động ghi : Nợ TK 431(4311) : Thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng. Nợ TK622,627,641,642...Thưởng tính vào chi phí hinh doanh. Có TK 334 : Tổng số tiền thưởng phải trả. (4). Khoản BHXH phải trả thay lương cho công nhân viên ốm đau, tai nạn lao động, thai sản.... Nợ TK 338(3383) Có TK 334. (5). Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên, các khoản mà công nhân viên nợ doanh nghiệp và các khoản khác. Nợ TK 334 : Tổng số các khoản khấu trừ. Có TK 338(3388) : Thuế thu nhập phải nộp. Có TK 141 : Số tiền tạm ứng trừ vào lương. Có TK 138 : Các khoản bồi thường vật chất, thiệt hại. Có 338(3383) : Bảo hiểm xã hội. Có TK 3384: Bảo hiểm xã hội. (6). Chi tiền ứng trước và thanh toán các khoản cho công nhân viên. Nợ TK 334 Có TK111. (7). Thanh toán tiền lương, tiền công, BHXH, tiền thưởng cho công nhân viên chức. Nếu thanh toán bằng tiền. Nợ TK 334: Các khoản đã thanh toán. Có TK 111: Thanh toán bằng tiền mặt. Có TK 112 : Thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng. Nếu thanh toán bằng vật tư hàng hoá. Ghi nhận giá vốn vật tư hàng hoá. Nợ TK 632: Giá vốn vật tư hàng hoá. Có TK 152, 153,154,155. Ghi nhận giá thanh toán. Nợ TK 334: Tổng giá thanh toán (cả thuế GTGT) Có TK 512 : Giá thanh toán không có thuế GTGT Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra phải nộp. (8). Thuế thu nhập của người lao động phải nộp cho nhà nước. Nợ TK 334 Có TK 333(3335): Thuế và các khoản phải nộp. (9). Cuối kỳ kế toán kết chuyển số tiền công nhân đi vắng chưa lĩnh. Nợ TK 334 : Phải trả người lao động Có TK 333(3388) Sơ đồ hạch toán các khoản thanh toán với công nhân viên chức. Tiền lương, tiền thưởng BHXH và các khoản khác phải trả công nhân viên TK 141, 138, 333 TK 334 TK 622 Các khoản khấu trừ vào thu Công nhân trực nhập của công nhân viên tiếp sản xuất TK 627 Nhân viên gián tiếp và nhân viên quản lý phân xưởng TK 3383, 3384 TK 641, 642 Phần đóng góp cho Nhân viên bán hàng, nhân viên quỹ BHXH, BHYT viên quản lý doanh nghiệp TK 431 TK 111, 112, 152 Tiền thưởng và Thanh toán lương, thưởng phúc lợi BHXH và các khoản khác TK 3383 cho công nhân viên BHXH phải trả trực tiếp Kế toán các khoản trích theo lương. Tài khoản sử dụng. Tài khoản 338 : “Phải trả, phải nộp khác”. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về BHXH, BHYT, KPCĐ, doanh thu chưa thực hiện, các khoản khấu trừ vào lương hteo quyết định của toà án, giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạm thời. Kết cấu của tài khoản 338. Bên nợ : Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ. Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn. Xử lý giá trị tài sản thừa. Kết chuyển doanh thu chưa thực hiện vào doanh thu bán hàng tương ứng kỳ kế toán. Các khoản đã trả, đã nộp và chi khác. Bên có : Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định. Tổng số doanh thu thực hiện phát sinh trong kỳ. Các khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ. Giá trị tài sản thừa chờ xử lý. Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp và giá trị tài sản thừa. Dư có : Số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chừ xử lý. Dư nợ : (nếu có): Số trả thừa, nộp thừa và giá trị tái sản thừa chờ xử lý. Tài khoản 338 có các tài khoản cấp 2: 3381 : Tài sản thừa chờ giải quyết. 3382 : Kinh phí công đoàn. 3383 : Bảo hiểm xã hội. 3384 : Bảo hiểm y tế. 3387 : Doanh thu chưa thực hiện. 3388 : Phải trả, phải nộp khác. Căn cứ bảng thanh toán BHXH, số trợ cấp BHXH phải trả cho người lao động trong kỳ là. Nợ TK 338 : Phải trả phải nộp khác. Nợ TK 334 : Phải trả công nhân viên. Căn cứ bảng thanh toán lương : BHXH, BHYT do người lao động đóng 6%. Nợ TK 334 Có TK 338 (3383, 3384) Căn cứ bảng thanh toán lương và các chứng từ khấu trừ lương. Nợ TK 334 Có TK 338 Phương pháp hạch toán. (1). Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Nợ TK 622: 19% lương CNTTSX Nợ TK 627: 19% lương NVQLPX Nợ TK 641: 19% lương NVBH Nợ TK 642: 19% lương NVQLDN Nợ TK 334: 6% tổng số lương Có TK 338: Tổng số BHXH, BHYT, KPCĐ Có TK 338 (2): 2% KPCĐ Có TK 338 (3): 20% BHXH Có TK338 (4) : 3% BHYT (2). BHYT phải trả thay lương cho công nhân viên. Nợ TK 338 Có TK 334 (3). Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định Nợ TK 338(3382, 3383, 3384) Có TK 111, 112 (4). Nhận hoàn trả của cơ quan BHXH về khoản doanh nghiệp đã chi. Nợ TK 111, 112 Có TK : 338 Sơ đồ hạch toán thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ. TK 334 TK 338 TK 622, 627, 641, 642 Số BHXH phải trả trực Trích Tính vào chi phí tiếp cho công nhân viên KPCĐ, kinh doanh (19 %) TK 111, 112 BHXH, TK 334 Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT BHYT Trừ vào thu nhập của cho cơ quan quản lý theo tỷ lệ người lao động(6%) quy định. TK 111, 112 Chi tiêu KPCĐ tại cơ sở Thu hồi BHXH, KPCĐ chi hộ chi vượt Trợ cấp bảo hiểm xã hội. Theo chế độ hiện hành thì doanh nghiệp chỉ có trách nhiệm chi trả trợ cấp BHXH cho người lao động có tham gia quỹ BHXH nghỉ việc trong trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động ... Đối với ốm đau được trợ cấp BHXH như sau : Trợ cấp tiền lương căn cứ đóng BHXH của số ngày ốm đau = tháng trước khi nghỉ việc x nghỉ hưởng x 75% phải trả 26 ( hoặc 22 ngày ) trợ cấp Hạch toán tiền lương nghỉ phép năm của người lao động. Theo quy định của luật lao động hàng năm người lao động được nghỉ theo chế độ nhưng vẫn được hưởng lương để giá thành không bị biến động do chi phí tăng lên thì doanh nghiệp có thể trích trước tiền lương nghỉ phép phân bổ trong năm cho hợp lý hoặc phân bổ lao động được nghỉ phép năm theo kế hoạch mà doanh nghiệp đã lập công thức trích trước tiền lương nghỉ phép năm Tỷ lệ Tổng số tiền lương nghỉ phép kế hoạch công nhân sản xuất năm trích = x100% trước Tổng số tiền lương chính kế hoạch công nhân sản xuất năm Số tiền trích Tỷ lệ Tổng số tiền lương chính trước một = trích x thực tế của công nhân tháng lương trước sản xuất năm Tài khoản sử dụng : TK 335 - “Chi phí phải trả” · Kết cấu : - Bên nợ: tiền lương nghỉ phép năm thực tế phải trả cho công nhân viên - Bên có: + trích trước tiền lương nghỉ phép năm của công nhân sản xuất + trích bổ xung tiền lương nghỉ phép năm vào cuối niên độ kế toán - Số dư có : Số tiền trích lớn hơn thực tế phải trả công nhân viên - Số dư nợ ( nếu có ) : Số tiền nghỉ phép năm thực tế phải trả lớn hơn số thực trích. Phương pháp hạch toán (1). Khi trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân sản xuất Nợ TK 622 : “chi phí nhân công trực tiếp” Có TK 335 : “chi phí phải trả” (2). Khi công nhân nghỉ phép theo chế độ quy định Nợ TK 335 Có TK 334 (3). Khi xuất trả tiền lương nghỉ phép năm Nợ TK 334 Có TK 111 (4). Cuối niên độ kế toán, kế toán tổng kết các khoản trích trước, nếu thiếu thì trích bổ xung : Nợ TK 622 Có TK 335 3.2.5. Hạch toán quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm. Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm được sử dụng chi trợ cấp thôi việc, mất việc làm. Theo quy định hiện hành quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm được tính vào chi phí quản ký doanh nghiệp tỷ lệ từ 1 – 3% trên tổng quỹ lương làm cơ sở đóng BHXH. Mức trích cụ thể do doanh nghiệp tự quyết định tuỳ vào khả năng tài chính của doanh nghiệp hàng năm. Thời điểm trích lập quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm là thời điểm khoá sổ để lập báo cáo tài chính hàng năm. * Tài khoản sử dụng : 351 – “ Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm”. Kết cấu : - Bên nợ : Số đã chi trợ cấp thôi mất việc làm - Bên có : Số đã trích lập dự phòng trợ cấp mất việc làm - Số dư có : Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm chưa sử dụng cuối kỳ. * Trình tự hạch toán : - Khi trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm ghi : Nợ TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 351 – quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm - Khi chi trợ cấp thôi việc, mất việc làm cho người lao động ghi : Nợ TK 351 Có TK 111, 112 - Trường hợp quỹ dự phòng mất việc làm không chi trả trợ cấp cho người lao động thôi việc, mất việc làm trong năm tài chính thì phần chênh lệch thiếu được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ, khi chi ghi : Nợ TK 642 Có TK 111, 112 V. HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN Đối với mỗi doanh nghiệp thì việc áp dụng hình thức sổ kế toán là hoàn toàn khác nhau, có thể áp dụng một trong 4 hình thức sau: - Nhật ký chung - Nhật ký sổ cái - Chứng từ ghi sổ - Nhật ký chứng từ 1. Nhật ký chung: Là hình thức kế toán đơn giản, sử dụng sổ nhật ký chung để ghi chép cho tất cả các hoạt động kinh tế tài chính. Theo thứ tự, thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản sau đó sử dụng số liệu ở sổ nhật ký chung để ghi sổ cái các tài khoản liên quan. Các loại sổ kế toán của hình thức này bao gồm: sổ nhật ký chuyên dùng, sổ nhật ký chung, sổ cái và các sổ kế toán chi tiết. 2. Nhật ký chứng từ: Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán này là mỗi nghiệp vụ kinh tế đều căn cứ vào chứng từ gốc để phân loại ghi vào các nhật ký - chứng từ theo thứ tự thời gian. Cuối tháng căn cứ vào số liệu tổng hợp ở từng nhật ký - chứng từ để lần lượt ghi vào sổ cái. Do nhật ký chứng từ vừa mang tính chất của sổ nhật ký, vừa mang tính chất của một chứng từ ghi sổ nên gọi là nhật ký - chứng từ. Nhật ký chứng từ kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế và kết hợp việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán vào trong cùng một quá trình ghi chép. 3. Chứng từ ghi sổ: Là hình thức kế toán chứng từ ghi sổ được hình thành sau các hình thức Nhật ký chung và Nhật ký sổ cái. Nó tách việc ghi nhật ký với việc ghi sổ cái thành 2 bước công việc độc lập, kế thừa để tiện cho phân công lao động kế toán, khắc phục những hạn chế của hình thức nhật ký sổ cái. Đặc trưng cơ bản là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Chứng từ này do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. 4. Nhật ký sổ cái: Đặc điểm của hình thức kế toán này là sử dụng sổ nhật ký - sổ cái làm sổ kế toán tổng hợp duy nhất để ghi sổ theo thứ tự thời gian kết hợp với ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế. Các loại kế toán sử dụng trong hình thức này bao gồm: sổ kế toán tổng hợp - sổ nhật ký sổ cái, sổ kế toán chi tiết. CHƯƠNG II : THỰC TẾ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TÂN THÁI BÌNH I. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TÂN THÁI BÌNH. 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. 1.1. Giới thiệu chung về công ty. Tên công ty: Công ty TNHH Tân Thái Bình Địa chỉ: Nhà A3 làng quốc tế thăng long – Trần Đăng Ninh – Quận Cầu Giấy – Hà Nội. Tel: 84.45737383 – 5145790. Fax: 84.45737347. Website: www.tanthaibinh.vn Mã số thuế: 0101417128 Tài khoản giao dịch: 2200201073658 – Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn – chi nhánh Cầu Giấy – Hà Nội. Niên độ kết toán: 1 năm ( từ ngày 1/1 đến ngày 31/12). Đơn vị tính: VNĐ Công ty đăng ký nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1.2. Quá trình hình thành và phát triển. + Công ty TNHH Tân Thái Bình được thành lập ngày 1/4/2000 và được hình thành theo quyết định số 147/QĐ- UB của UBND thành phố Hà Nội ngày 31/12/1999. + Công ty TNHH Tân Thái Bình là một trong những công ty có uy tín nhất hiện nay về kinh doanh mặt hàng máy vi tính, máy in.... + Công ty đã sớm thấy được triển vọng và phát triển của ngành thương mại và dịch vụ ở Việt Nam, kể từ khi Việt Nam thực hiện chính sách mở cửa. + Để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường công ty không ngừng đa dạng hoá các loại hình kinh doanh. Ngày 13 tháng 3 năm 2000 công ty đã được sở kế hoạch và đầu tư cho phép bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh là tư vấn và làm dịch vụ kỹ thuật trong lĩnh vực điện tử tin học và tự động hoá. Nhờ bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh này công ty đã có thể cung cấp cho khách hàng những dịch vụ hoàn hảo hơn, từ khâu tư vấn đến cung cấp phần cứng, lắp đặt chạy thử, cung cấp phần mềm và các dịch vụ khác vv…Công ty đã có thể đáp ứng được mọi yêu cầu của khách hàng trong lĩnh vực điện , điện tử tin học... + Mặc dù mới thành lập được 10 năm, công ty đã tạo dựng được những mối quan hệ ổn định với những khách hàng lớn trong nước và quốc tế. Công ty TNHH Tân Thái Bình là một trong những doanh nghiệp đầu tiên trong nước tổ chức sản xuất, lắp máy các sản phẩm kỹ thuật tin học. Một số sản phẩm của công ty đã được cung cấp cho thị trường trong nước và được xuất khẩu thử ra nước ngoài. Công ty có một đội ngũ nhân viên trên 90% đã tốt nghiệp đại học rất tâm huyết, có trình độ chuyên môn cao. Họ thường xuyên được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ nên đã đáp ứng được yêu cầu làm việc trong điều kiện sản xuất, kinh doanh hiện nay. Đặc biệt đối với những nhân viên kỹ thuật phần cứng của công ty, họ là những người có nhiều kinh nghiệm thực tế trong công việc triển khai các dự án. Đây là đội ngũ cơ bản tạo nên sự vững chắc của công ty. Ngoài ra công ty còn có các chuyên viên kỹ thuật tại các đại lý của mình là những cộng tác viên đắc lực trong việc triển khai thực hiện các dự án với quy mô lớn, phạm vi lắp đặt của dự án rộng. 1.3. Chức năng hoạt động. Công ty TNHH Tân Thái Bình hoạt động trong lĩnh vực địên tử viễn thông với 3 chức năng chính là : + Tổ chức,lắp ráp, xuất nhập khẩu các sản phẩm Điện tử công nghiệp và Điện tử tiêu dùng. + Tổ chức , lắp ráp, xuất nhập khẩu các sản phẩm tin học. + Tổ chức phân phối các sản phẩm tin học ứng dụng, sản phẩm tin học công nghệ cao . Tuy nhiên hoạt động kinh doanh chính của Công ty vẫn là kinh doanh các thiết bị linh kiện máy vi tính như: Màn hình, máy in, bàn phím, chuột…ngoài ra Công ty cúng kinh doanh các mặt hàng điện tử như ổn áp, bộ lưu điện… Bên cạnh hoạt động kinh doanh chính kể trên, Công ty còn tiến hành các hoạt động kinh doanh khác như: đào tạo Tin học, thiết kế và xây dựng các phần mềm Tin học thực hiện các hoạt động dịch vụ như lắp đặt, bảo hành, bảo vệ thông tin cho các mạng máy tính, cho thuê nhà… 1.4.Nhiệm vụ. Để thực hiện được các chức năng đã đề ra trước mắt công ty đã đặt ra cho mình những nhiệm vụ chủ yếu là : + Phân phối các sản phẩm tin học , viễn thông. + Cung cấp các giải pháp tin học . + Phát triển phần mềm ứng dụng. + Cung cấp thiết bị công nghệ cao, chuyên dùng và chuyển giao công nghệ + Kinh doanh, bán lẻ các sản phẩm tin học và thiết bị văn phòng . Mặc dù còn rất nhiều khó khăn về vốn và những vướng mắc khách quan khác, nhưng với nỗ lực không ngừng công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Với uy tín kinh doanh cao, Công ty đã ký kết và thực hiện tốt nhiều hợp đồng, giải quyết nhanh chóng nhiều vướng mắc phát sinh. điều này làm cho bạn hàng trong nước cũng như nước ngoài thêm tin tuởng vào Công ty. 1.5. Vị trí Tuy chỉ là một công ty có quy mô vừa nhưng công ty TNHH Tân Thái Bình đã và đang tạo dựng được cho mình một vị trí vững chắc. Đối với ngành tin học còn non trẻ của nước ta công ty có một vị trí đặc biệt quan trọng như một hạt nhân trung tâm, đi đầu trong việc cung cấp các thiết bị và giải pháp tin học. Với chức năng chính là tổ chức nhập khẩu , lắp ráp và phân phối các sản phẩm tin học công ty còn giữ một vị trí chủ đạo trong việc giúp ngành tin học tiếp cận với đời sống và từng bước phổ cập hoá tin học. Hơn thế nữa công ty còn giữ vị trí tiên phong trong việc tiếp cận các ứng dụng khoa học kĩ thuật tiên tiến nhất trên thế giới nhằm từng bước đưa nghành tin học nước ta phát triển, hoà nhập cùng thị trường tin học thế giới. Phương hướng phát triển, thuận lợi và khó khăn của công ty. 2.1. Phương hướng triển của công ty. Với nỗ lực và quyết tâm cao trong việc hoàn thành các nhiệm vụ đã đề ra công ty TNHH Tân Thái Bình đã định cho mình phương hướng hoạt động và phát triển công ty. + Từng bước phát triển, chiếm lĩnh thị trường trong nước. Đưa thị trường trong tin học trong nước trở thành một thị trường tin học phát triển cao trong khu vực và từng bước hoà nhập với thế giới. + Hoàn thiện cấu trúc tổ chức của công ty để đáp ứng mô hình đầu tư tài chính. Đẩy mạnh và đổi mới công tác quy hoạch và đào tạo, thu hút và phát triển nguồn lực, xây dựng quy chế phân cấp, phân quyền và quy trình quản lý nhằm phát huy chủ động trong quản lý hoạt động kinh doanh. + Thẩm định vốn và tài sản, đặc biệt là thẩm định giá trị thực tế tài sản của công ty trên cơ sở đó cân đối cơ cấu vốn và đầu tư, thu hút đầu tư mới, đẩy mạnh và phát triển ngành sửa chữa và bảo dưỡng máy vi tính, máy in,... + Nghiên cứu sự chuyển động của thị trường, các chính sách của nhà nước để có chiến lựơc phù hợp, đón thời cơ phát triển kinh doanh và giảm thiểu rủi ro. Xây dựng các giải pháp khả thi nhằm nâng cao quy mô phát triển phù hợp với xu thế mới, gia tăng hiệu quả. + Nâng cao hiệu quả hoạt động dịch vụ, sửa chữa , bảo hành và bảo dưỡng máy vi tính, máy in,... + Nghiên cứu áp dụng một sốphương pháp mới phù hợp với tình hình kinh tế của công ty nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, mở rộng mạng lưới tiêu thụ. + Tổ chức sắp xếp bộ máy quản lý ngày càng hoàn thiện hơn, phát triển thu nhập cho cán bộ công nhân viên. 2.2.Thuận lợi. - Công ty TNHH Tânh Thái Bình tuy mới được thành lập nhưng công ty đã sớm khẳng định được vị trí của mình trên thị trường nên uy tín của công ty không ngừng củn cố và phát triển. - Lĩnh vực kinh doanh có chuyển biến tốt, phần lớn các chi nhánh hoạt động ổn định và có hiệu quả. - Từng chi nhánh đã lấy kinh nghiệm chuyên ngành nhờ đó đã nhắm mắt sâu sắc tính năng của sản phẩm và các đối thủ cạnh tranh để có chiến lược và sách lược trong kinh doanh. - Một nhân tố cực kỳ quan trọng đó là cán bộ và cônh nhân viên có trình độ nghiệp vụ tốt, có bề dày kinh nghiệm chuyên môn đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ. - Mặt hàng kinh doanh ổn định. 2.3. Khó khăn. Bên cạnh những thành tựu đã đạt được công ty còn bộc lộ những hạn chế ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh như sau: - Công ty do mới thành lập nên vốn vẫn còn hạn chế. Hiện nay trên thị trường xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh nên dẫn đến tình hình tiêu thụ gặp rất nhiều khó khăn. Vấn đề quảng cáo và tiếp thị chưa được hoàn thiện. Một số chỉ tiêu kinh tế của công ty. 3.1. Tình hình tài chính của công ty qua ba năm từ năm 2005 đến năm 2007. Tài sản Đơn vị tính Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1. TSLĐ và đầu tư ngắn hạn 2. TSCĐ và đầu tư dài hạn Tỷ đồng Tỷ đồng 16,891 20,876 23,915 4,634 6,234 9,187 Tổng tài sản Tỷ đồng 21,525 27,110 32,346 Nguồn vốn Nợ phải trả Nguồn vốn CSH Tỷ đồng Tỷ đồng 17,210 16,490 15,025 4,315 10,620 17,321 Tổng nguồn vốn Tỷ đồng 21,525 27,110 32,346 Nhận xét: Công ty TNHH Tân Thái Bình là một công ty kinh doanh thương mại do vậy lượng vốn chủ yếu cần dùng đến là vốn lưu động và cần ít vốn cố định. Qua bảng trên cho ta thấy cơ cấu giữa vốn lưu động và vốn cố định là hợp lý vì chủ yếu công ty cần nhiều vốn lưu động để xoay vòng, luân chuyển. Để thấy rõ tình hình tài chính của công ty một cách chi tiết và đầy đủ ta có thể tìm hiểu qua bảng cân đối kế toán về tình hình tài sản và nguồn vốn của năm 2007 như sau : Bảng cân đối kế toán đầu kỳ và cuối kỳ năm 2007 Đơn vị tính : tỷ đồng Tài sản Đầu kỳ Cuối kỳ Chênh lệch Nguồn vốn Đầu kỳ Cuối kỳ Chênh lệch A.TSLĐ và đầu tư ngắn hạn 1. Tiền mặt 2.Phải thu của khách hàng 3. Tồn kho 20,159 5,4 6,6 8,159 23,159 7,0 8,0 8,159 3,0 1,6 1,4 0 A. Nợ phải trả 1. Nợ ngắn hạn 2. Nợ dài hạn 12 5 7 15,025 4,8 10,225 3,025 (0,2) 3,225 B. TSCĐ và đầu tư dài hạn 1. Tài sản cố định 2. Đầu tư dài hạn 7,187 6,0 1,187 9,187 8,187 1,0 2,0 2,187 (0,187) B. Nguồn vốn CSH 1. Nguồn vốn kinh doanh 2. Lãi để lại 15,346 11,346 4,0 17,321 11,346 5,975 1,975 0 1,975 Tổng tài sản 27,346 32,346 5,0 Tổng nguồn vốn 27,346 32,346 5,0 Ảnh hưởng của các nhân tố đến biến động của chỉ tiêu phân tích đã được tính toán trong cột chênh lệch của bảng trên. Nhận xét: Theo kết quả của bảng cân đối kế toán ta thấy đã có sự cân đối giữa tổng tài sản và tổng nguồn vốn đầu kỳ cũng như cuối kỳ. - Xét về tài sản: Tổng tài sản cuối kỳ so với đầu kỳ tăng 5 tỷ là do ảnh hưởng bởi các nhân tố sau: Tiền mặt tăng : 1,6 tỷ Phải thu khách hàng tăng 1,4 tỷ Tồn kho không đổi Tài sản cố định tăng 2,187 tỷ Đầu tư dài hạn giảm 0,187 tỷ Như vậy tổng tài sản tăng (giảm): 1,6 + 1,4 + 2,187 – 0,187 = 5 tỷ - Xét về nguồn vốn : Ta thấy nguồn vốn cũng tăng 5 tỷ, là do ảnh hưởng bởi các nhân tố sau : Nợ ngắn hạn giảm 0,2 tỷ Nợ dài hạn tăng 3,225 Nguồn vốn kinh doanh không đổi Lãi để lại tăng 1,975 Như vậy tổng nguồn vốn tăng ( giảm): (-0,2) + 3,225 + 0 + 1,975 = 5 tỷ Tổng chênh lệch vốn = Tổng chênh lệch nguồn vốn = 5 tỷ Kết luận : Nhìn chung có sự cân đối giữa tài sản và nguồn vốn của công ty, công ty đã thực hiện một số yếu tố tích cực như : Tiền mặt tăng, tài sản cố định tăng, giảm nợ ngắn hạn, tăng nợ dài hạn, tuy nhiên còn một số mặt cần phải giảm như : Phải thu khách hàng, giảm hàng tồn kho, tăng đầu tư dài hạn, phân phối lãi để lại hợp lý để tăng nguồn vốn kinh doanh. Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm từ năm 2005 đến năm 2007. Sau nhiều năm hoạt động kinh doanh, bằng các hoạt động kinh doanh phong phú của mình công ty TNHH Tân Thái Bình đã khẳng định được vị thế, uy tín của mình trên thị trường. Hơn vậy công ty còn giải quyết, tạo công ăn việc làm cho người lao động, góp phần không nhỏ vào công cuộc xây dung, đổi mới đất nước. Về kinh tế công ty đã đạt được những thành tựu hết sức khả quan, điều đó thể hiện rõ qua bảng số liệu sau: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong ba năm từ 2005 -2007 STT Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1 Doanh thu Tỷ đồng 97,352 100.953 121,953 2 Lợi nhuận trước thuế Tỷ đồng 1,842 2,5 4,7 3 Thuế và các khoản phải nộp NSNN Tỷ đồng 8,9 10 12 4 Số lao động sử dụng Người 25 30 42 5 Thu nhập bình quân Tr/đ/ người 1,0 1,175 1,346 Nhận xét : Qua bảng trên ta thấy tình hình kinh doanh của công ty tương đối phát triển mặc dù gặp không ít khó khăn từ phía các đối thủ cạnh tranh nhưng công ty vẫn không ngừng cố gắng để vươn tới mục đích cao nhất là lợi nhuận. Đi đôi với sự phát triển, công ty đã sử dụng một số lượng lao động nhằm giải quyết nhu cầu thiếu việc làm cho người lao động. Dẫn đến thu nhập của họ tăng lên đảm bảo trên 1 triệu đồng/ tháng. Kết luận: Như vậy trong quá trình kinh doanh của công ty luôn hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch lợi nhuận và các khoản nộp ngân sách thường xuyên đảm bảo đủ việc làm và nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Trải qua gần 10 năm hoạt động, công ty đã đứng vững và đang từng bước khẳng định mình, chiếm một chỗ đứng quan trọng trên thị trường và ngày càng phát triển mạnh mẽ. Đặc điểm quy trình luân chuyển hàng hoá Với đặc điểm của một doanh nghiệp thương mại, công việc kinh doanh là mua vào, bán ra nên công tác tổ chức kinh doanh là tổ chức quy trình luân chuyển hàng hoá chứ không phải là quy trình công nghệ sản xuất .Công ty áp dụng đồng thời cả hai phương thức kinh doanh mua bán qua kho và mua bán không qua kho Quy trình luân chuyển hàng hoá của công ty được thực hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ luân chuyển hàng hoá của công ty TNHH Tân Thái Bình Bán ra Mua vào Dự trữ (Bán qua kho) (Bán giao hàng thẳng không qua kho) Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Mỗi doanh nghiệp đều có một cơ cấu quản lý riêng nhưng đều xuất phát từ những yêu cầu, nhiệm vụ, chức năng, địa điểm kinh doanh của mình để thiết lập bộ máy quản lý sao cho phù hợp và đạt kết quả cao. Trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại việc tổ chức mạng lưới bán hàng là một nhân tố ảnh hưởng lớn đến quá trình kinh doanh nói riêng và tổ chức quản lý của công tác kế toán nói chung. Khi chuyển sang nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp nhà nước, cũng như các công ty lien doanh, TNHH đều phải hạch toán lời ăn, lỗ chịu cho nên mọi kinh doanh của công ty sao cho có hiệu quả. Do đó bộ máy tổ chức quản lý của công ty cũng phải gọn nhẹ và đủ mạnh để điều hành hoạt động kinh doanh cụ thể. Ban giám đốc Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Tân Thái Bình Giám đốc PGĐ phòng kỹ thuật PGĐ phòng tài chính Các phòng ban khối hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng kỹ thuật Phòng kinh doanh Toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty đều chịu sự điều hành của ban giám đốc và mỗi phòng ban đều có nhiệm vụ và quyền hạn riêng nhưng đều có quan hệ mật thiết với nhau. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban : Giám đốc: là người đứng đầu công ty, là người đại diện hợp pháp trước pháp luật. Có quyền quyết định điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo phương án kế hoạch đã được duyệt. Phó giám đốc : là người giúp việc cho giám đốc, theo dõi điều hành công việc theo sự phân công uỷ quyền của giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhim vụ được giao. Trong đó: Phó giám đốc kỹ thuật: có nhiệm vụ xác định các định mức về kinh tế kỹ thuật. Phó giám đốc tài chính: chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều động nhân lực và quản lý nguồn vốn gửi điểm của công ty. Các phòng ban khối hành chính : Chịu trách nhiệm về phương hướng kinh doanh và phát triển thị trường. Phòng kinh doanh: là phòng chủ lực xác định việc thành bại trong Hhoạt động kinh doanh của công ty. Chức năng và nhiệm vụ của phòng là xây dựng kế hoạch, tổ chức ký kết các hợp đồng kinh tế, theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ kế hoach, cung cấp thông tin thị trường, tìm hiểu thị trường và giúp ban giám đốc lập phương án, sắp xếp mô hình kinh doanh theo từng thời kỳ và xây dựng mạng lưới kinh doanh sao cho phù hợp. Phòng tài chính - kế toán: Theo dõi, ghi chép,tính toán, phản ánh tình hình kinh doanh của công ty, quản lý hệ thống thông tin liên lạc, bảo mật số liệu, quản lý toàn bộ vốn của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc. Thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, thường xuyên hạch toán tình hình công nợ, tăng cường quản lý vốn. Xây dựng bảo vệ và phát triển thông tin về các yêu cầu của khách hàng về cách thanh toán, chế độ thanh toán, đồng thời tính toán lỗ, lãi, lập các báo cáo kế hoạch, tờ khai thuế, quyết toán thuế và quyết toán tài chính cho công ty. - Phòng kỹ thuật : Có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra giám sát về kỹ thuật, đồng thời đề ra các biện pháp sáng kiến kỹ thuật để nâng cao chất lượng bảo trì, bảo dưỡng máy vi tính. Tổ chức công tác kế toán tại công ty. Công ty đã tổ chức công tác hạch toán kế toán theo hình thức tập trung chuyên sâu do phòng tài chính - kế toán đảm nhận từ việc tập hợp ghi chép số liệu ban đầu đến việc tính toán và lập báo cáo. Phòng tài chính – kế toán đặt dưới sự chỉ đạo của giám đốc công ty với chức năng tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Tính toán và trích nộp đầy đủ kịp thời các khoản nộp ngân sách các quỹ, tính toán định mức các khoản tiền vay, công nợ, phải trả, phải thu. Có trách nhiệm tham mưu giúp việc cho giám đốc, phát hiện kip thời những ưu và nhược điểm để kịp thời sửa chữa. Phòng tài chính – kế toán phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc quản lý thu, chi tài chính theo quy chế của công ty và của pháp luật. Tổng số cán bộ nhân viên phòng kế toán bao gồm 8 người, trong đó: Trình độ Đại học : 1 người Trình độ Cao đẳng : 2 người Trình độ Trung cấp : 5 người. Phòng đã thường xuyên nâng cao bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên, đặc biệt là trình độ vận hành máy vi tính. Đến nay 100% cán bộ công nhân viên trong phongd đã sử dụng thành thạo máy vi tính để phục vụ thiết thực cho công việc của mình và ngày càng nâng cao chất lượng làm việc. 6.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, bộ máy kế toán của công ty sắp xếp gọn nhẹ phù hợp với tình hình chung hiện nay. Do doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng chủ yếu là bán máy vi tính, máy in, và các linh kiện, phụ tùng nên tổ chức công tác kế toán là hình thức tập trung về công ty hạch toán, mỗi chi nhánh có một kế toán. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán ngân hàng Kế toán doanh thu thuế Kế toán vật liệu Thủ quỹ 6.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán. Kế toán trưởng: là người giúp cho giám đốc tổ chức và điều hành bộ máy kế toán tại công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về tình hình tài chính kế toán của công ty. - Tổ chức công tác kế toán thống kê phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý, không ngừng cải tiến bộ máy và công tác kế toán thống kê. - Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của công ty - Kiểm tra việc xác định và phản ánh chính xác, kịp thời đúng chế độ, kết quả kiểm kê tài sản hàng kỳ, chuẩn bị đầy đủ các thủ tục và tài liệu cần thiết cho việc xử lý các khoản mất mát, hư hỏng, hao hụt đồng thời đề xuất các biện pháp xử lý, giải quyết. - Tổ chức kiểm tra hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán nhà nước và các quyết định của cấp trên về thống kê, thông tin kinh tế cho các bộ phận, cá nhân có liên quan trong công ty và cho các đơn vị cơ sở. - Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán trong công ty và các đơn vị cơ sở. Kế toán tổng hợp : Theo dõi các khoản công nợ đối với khách hàng, báo cáo kịp thời các khoản nợ đối với người cung cấp, những khoản nợ đến hạn trả, những khoản nợ của khách hàng chưa thanh toán. Theo dõi các khoản tạm ứng của cán bộ công nhân viên trong công ty và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó. Tham mưu và đề xuất trực tiếp với giám đốc và kế toán trưởng về những vấn đề phát sinh trong chức năng, nhiệm vụ của phần hành kế toán được giao. Tổng hợp xử lý các số liệu của từng phần hành kế toán chuyển đến, kết hợp với báo cáo của ccác chi nhánh. Kế toán tổng hợp tiến hành lập báo cáo trong công ty. Định kỳ kế toán tổng hợp các báo cáo và trình cho kế toán trưởng duyệt. Ngoài việc theo dõi tổng hợp số liệu để xây dựng kết quả kinh doanh của toàn công ty, kế toán tổng hợp còn phụ trách về phần kế toán thanh toán trong nội bộ, các khoản đầu tư góp vốn liên doanh của công ty và trích lập các dự phòng trong công ty. Kế toán doanh thu thuế : Giải quyết trong việc thực hiện công tác kê khai thuế, các khoản trích nộp ngân sách - Thực hiện việc mở sổ sách kế toán có liên quan đến doanh thu giảm giá hàng bán, chiết khấu. Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan. - Theo dõi và tổng hợp doanh thu phát sinh tại bộ phận bán hàng. Thực hiện kê khai thuế GTGT tại các đơn vị. Thực hiện tính toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên trên tổng doanh thu của công ty. Định kỳ báo cáo với kế toán trưởng trong các phần việc đã được phân công. Kế toán vật liệu : Căn cứ vào các chứng từ gốc lập biên bản giao nhận gồm 3 liên. + 1 liên : Giao cho thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho, sau đó gửi lên phòng kế toán, cụ thể là kế toán nguyên vật liệu. + 1 liên giao cho kế toán tổng hợp để tiến hành thủ tục thanh toán với nhà cung cấp. + 1 liên lưu tại sổ kinh doanh. Thực hiện việc mở sổ sách kế toán có liên quan đến tình hình phát sinh chi phí trong kỳ kế toán. Theo dõi và tập hợp các chi phí phát sinh theo từng thời điểm, phân loại các mặt hàng, linh kiện, phụ tùng. Theo dõi số lượng hàng nhập và bán ra trong tháng để tính lượng tồn kho, để xem tình hình kinh doanh trong tháng. Lập ra báo cáo định mức cho số lượng hàng nhập về. Kế toán ngân hàng : Kế toán ngân hàng phụ trách việc liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Kế toán ngân hàng lập các uỷ nhiệm chi viết séc, lập các bảng sao kê các khoản thanh toán qua ngân hàng. Hàng ngày, kế toán ngân hàng lập báo cáo quỹ, cuối ngày khoá sổ qũy. Ngoài ra, kế toán viên còn lập báo cáo thuế GTGT của các khoản mua, bán qua ngân hàng Thủ quỹ : Phản ánh thu, chi tồn quỹ tiền mặt hàng ngày đối chiếu tồn quỹ thực tế với sổ sách để phát hiện sai sót và xử lý kịp thời đảm bảo tồn quỹ thực tế tiền mặt cũng bằng số dư trên sổ sách. 6.3. Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty. 6.3.1. Hình thức kế toán Hình thức kế toán được công ty áp dụng là : Chứng từ ghi sổ. Các chứng từ gốc: - Bảng thanh toán TL - Bảng thanh toán BHXH - Bảng thanh toán TT - Phiếu chi… Chứng từ ghi sổ (theo phần hành) Sổ quỹ và Sổ cái tài sản Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 334,TK 338 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 334, TK 338 Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu 6.3.2. Trình tự ghi sổ. Công ty sử dụng hình thức kế toán là chứng từ ghi sổ kết hợp với phần mềm kế toán ( Basys) trong việc quản lý kế toán. Việc vận dụng chứng từ ghi sổ vào tình hình thực tế của công ty được thực hiện: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra, kế toán lập tờ khai chi tiết chứng từ ghi sổ. Đối với các loại chi phí phát sinh nhiều lần hoặc mang tính phổ Bbiến thì các chứng từ gốc đầu tiên phải được tập hợp và phân loại trong bảng phân bổ ghi vào tờ kê chi tiết hoặc chứng từ liên quan. Cuối tháng căn cứ vào chứng từ ghi sổ để lên sổ cái, đồng thời căn cứ cào sổ thẻ kế toán chi tiết, tờ khai chi tiết lập bảng tổng hợp, sổ cái được đối chiếu với bảng tổng hợp. Ngoài ra, bộ phận kinh doanh hàng tháng phải lập bảng kê chi tiết kèm theo chứng từ gốc gửi về văn phòng công ty, tại đây phòng kế toán lên tờ kê tổng hợp toàn công ty, các đơn vị không được nộp thuế thu nhập trực tiếp, không được trích lập các quỹ và hạch toán trên tài khoản tiền gửi ngân hàng mà phải qua công ty. Cuối kỳ kế toán căn cứ vào sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết để lập bảng báo cáo kế toán. Tuy việc lập báo cáo kê toán được quy định lập vào cuối mỗi quý nhưng do công ty sử dụng phần mềm kế toán nên việc in báo cáo có thể thực hiện bất cứ lúc nào để đáp ứng nhu cầu theo dõi kết quả báo cáo kế toán tự động xuất hiện khi nhập dữ liệu đầu vào. II. THỰC TẾ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TÂN THÁI BÌNH. Công tác tổ chức và quản lý lao động tại công ty. Về số lượng lao động. Công ty TNHH Tân Thái Bình với chức năng chính là kinh doanh thương mại cho nên việc bố trí và sử dụng lao động tương đối hợp lý, tinh giảm gon nhẹ bộ máy quản lý, nâng cao bồi dưỡng đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên. Từ năm 2000 đến nay tổng số lượng lao động của công ty tăng lên đáng kể. Song song với việc tăng đội ngũ lao động thì đời sống của cán bộ công nhân viên cũng có cải thiện, thu nhập tăng cao chứng tỏ tình hình kinh doanh của công ty ngày càng phát triển. Điều nay được thể hiện chi tiết qua bảng sau: Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Lao động Người 25 30 42 Thu nhập bình quân / người Triệu đồng/người 1,0 1,175 1,346 Qua bảng số liệu trên cho ta thấy tổng số lao động của công ty ngày càng tăng. Cụ thể tổng số cán bộ công nhân viên của công ty năm 2005 là25 người đến năm 2006 là 30 người tăng 5 người so với năm 2005, tương ứng 120,0% và đến năm 2007 tổng số lao động của công ty tăng 12 người so với năm 2006, tương ứng 140,0%. Nguyên nhân của sự gia tăng lao động ở công ty là do hoạt động kinh doanh của công ty có hiệu quả, do đó công ty mở rộng quy mô kinh doanh, đoi hỏi phải bổ sung thêm lao động. Mặc dù số lượng của công ty tăng lên rất nhiều nhưng điều đáng chú ý ta lại thấy lương bình quân/ tháng của một người trong một tháng lại thấy tăng lên rất nhiều. Điều này được thể hiện rõ ở bảng trên đó là : Lương bình quân/ tháng của một người năm 2005 là 1.000.000 đồng/ tháng, đến năm 2006 là 1.175.000 đồng/ tháng,tăng 175.000đồng/ tháng, tương ứng 117,5% so với năm 2005 và đến năm 2007 là 1.346.000 đồng/ tháng tăng 171.000 đồng/ tháng, tương ứng 114,6% so với năm 2006. Điều này chứng tỏ sự bố trí lao động ở công ty là rất hợp lý. Đây là một yếu tố quan trọng góp phần vào quá trình hoạt động của công ty. Về chất lượng. Công ty TNHH Tân Thái Bình là một công ty thuộc khối doanh nghiệp tư nhân, có lực lựng lao động làm việc trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Công ty đã bố trí sử dụng lao động hợp lý và với việc tinh giảm gọn nhẹ bộ máy quản lý, nâng cao bồi dưỡng, đào tạo chuyên môn cho cán bộ công nhân viên. Bên cạnh đó, công ty còn đề ra chế độ trách nhiệm vật chất đối với nhân viên thông qua việc khen thưởng, kỷ luật không ngừng khuyến khích đội ngũ cán bộ công nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn, tay nghề dể tăng năng suất lao động từ đó năng suất bình quân của Công ty ngày càng tăng tạo điều kiện cho Công ty ngày càng phát triển. Bảng cơ cấu lao động của Công ty TNHH Tân Thái Bình Trình độ Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Đại học 5 7 12 Cao đẳng 7 9 10 Trung cấp 13 14 20 Tổng cộng 25 30 42 Nguồn : thống kê lao động hàng năm của Công ty. Qua bảng cơ cấu lao động của Công ty, ta nhận thấy tỷ lệ lao động có chuyên môn, trình độ đại học chiếm một tỷ lệ khá cao trong tổng số lao động của Công ty. Hơn nữa, tỷ lệ lao động có trình độ đại học, chuyên môn đều tăng đều đặn qua các năm. Nguyên nhân chính là do đặc điểm kinh doanh trên lĩnh vực thương mại, do đó dòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ công nhân viên có kiến thức nghiệp vụ vững vàng, giỏi, có khả năng kinh doanh giỏi, lôi kéo được khách hàng và giao tiếp đàm phán tốt. Phân loại lao động. Do quy mô còn nhỏ nên công ty chỉ áp dụng hình thức trả lương theo thời gian. Nội dung quỹ lương và thực tế công tác quỹ lương tại công ty. Chứng từ sử dụng và tài khoản sử dụng. Dựa vào hình thức trả lương công ty luôn duy trì một hệ thống sổ sách, chứng từ phục vụ cho việc tính toán và thanh toán lương. Chứng từ sử dụng trong công ty bao gồm: Bảng chấm công : Mẫu số 01 – LĐTL. Bảng thanh toán lương : Mẫu số 02 – LĐTL. Phiếu nghỉ hưởng BHXH : Mẫu số 03 – LĐTL. Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH. Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH : Mẫu số 04 – LĐTL. Phiếu báo làm thêm giờ : Mẫu số 07 – LĐTL. Phiếu chi. Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Tài khoản sử dụng kế toán tiền lương của công ty là TK 334, 338 để phản ánh tình hình chi trả tiền lương lao động, tình hình thanh toán tiền công, tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản thu nhập của người lao động. Các tài khoản liên quan : 627, 641, 642, 111, 112, … 2.2. Phương pháp xây dựng quỹ lương tại công ty TNHH Tân Thái Bình. Quỹ lương của công ty là toàn bộ số tiền lương trả cho cán bộ CNV của công ty. Hiện nay công ty xây dựng qũy tiền lương trên tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 25%. Hàng tháng sau khi tổng hợp toàn bộ doanh số bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sẽ lấy tổng doanh thu đó nhân với 25% sẽ ra quỹ lương của công ty trong tháng đó. Ví dụ: Doanh thu của công ty tháng 05 năm 2008 là 213.480.000đ 213.480.000 x 25% = 53.370.000đ Hàng tháng công ty sẽ tính ra thưởng cho CNV lấy từ quỹ thưởng khoản tiền thưởng này góp phần thoả mãn nhu cầu vật chất cho 1 lao động, khuyến khích họ hăng say trong công việc với thời gian ngắn nhất. Tiền thưởng của công ty được tính 15% trên tổng quỹ lương: 15% x 53.370.000 = 8.005.500đ. Sau đó sẽ phân chia cho các bộ phận: - Bộ phận QLDN sẽ là: 2% x 53.370.000 = 1.067.400 đ - Bộ phận kinh doanh: 7% x 53.370.000 = 3.735.900đ - Bộ phận kỹ thuật: 5% x 53.370.000 = 2.668.500đ - Bộ phận kế toán: 1% x 53.370.000 = 533.700đ 2.3. Nguyên tắc trả lương và phương pháp trả lương của công ty Theo qui định của Nhà nước thì hệ số lương của các bậc đại học, cao đẳng, trung cấp như sau: Trình độ Hệ số lương Đại học 2,34 Cao đẳng 1,80 Trung cấp 1,70 và mức lương cơ bản do công ty quy định là : 560.000đ Ở công ty việc chi trả lương đều do thủ qũy thực hiện, thủ quỹ căn cứ vào các chứng từ "Bảng thanh toán tiền lương" và "Bảng thanh toán BHXH" để chi trả lương và các khoản khác cho nhân viên trong công ty. Do qui mô còn nhỏ nên công ty chỉ áp dụng hình thức trả lương theo thời gian. Công thức tính như sau: ( HS lương + HS phụ cấp ) x TL thực tế Ltg = x số ngày làm việc trong tháng Số ngày theo chế độ VD: Nhân viên Bạch Ngọc Phương thuộc bộ phận kinh doanh trong tháng 12 làm được 30 công, do là trưởng phòng nên sẽ có hệ số phụ cấp là 0,30 và hệ số lương là 2,34 vậy tháng lương của Bạch Ngọc Phương sẽ được tính như sau: ( 2,34 + 0,30) x 560.000/ 26 x 27 = 1.535.262đ Cứ như vậy kế toán sẽ dựa vào hệ số lương, hệ số phụ cấp và số ngày làm việc của từng nhân viên để tính ra tiền lương hàng tháng cho công nhân viên. Chỉ tính lương cho bộ phận quản lý doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ số lương và hệ số phụ cấp của từng người cùng với bảng chấm công. Bảng chấm công dùng để theo dõi thời gian làm việc của từng người trong tháng. Bảng chấm công do cán bộ phụ trách có trách nhiệm chấm công cho từng người, cuối tháng sẽ chuyển về phòng kế toán cùng với những chứng từ khác để tính ra số tiền lương phải trả cho cán bộ công nhân viên. Và hệ số chức vụ quản lý doanh nghiệp được tính như sau: Bảng tính hệ số lương, hệ số phụ cấp của công ty Chức danh Hệ số lương Hệ số phụ cấp 1. Giám đốc 2. PGĐ - KTT 3. Trưởng phòng 4. Phó phòng 4,98 4,32 0,30 0,20 Công ty TNHH Tân Thái Bình. BẢNG CHẤM CÔNG PHÒNG KINH DOANH Tháng 05/2008 STT Họ và tên Cấp bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ Ngày trong tháng Cộng bảng lương sản phẩm Số công lương thời gian Sô công nghỉ việc hưởng 100% Số công nghỉ việc hưởng 100% Số công hưởng BH XH 1 2 3 4 5 6 … 29 30 31 1 Bạch Ngọc Phương (2,34 + 0,30) NB x x CN x x x x 27 2 Lã thị Vân Anh (2,34 + 0,20) NB x x CN x x x x 27 3 Nguyễn Ngọc Đức 2,34 NB x x CN x x x x 27 4 NguyễnThị Hương 2,34 NB x 0 CN x x x x 26 5 Đào Thanh Khoa 2,34 NB x x CN x x x x 27 6 Phạm Quỳnh Hoa 2,34 NB x x CN x x x x 27 7 Vũ Thị Hằng 1,80 NB x x CN x x 0 x 26 8 Trương Thị Trang 1,80 NB x x CN x x x x 27 9 Lê Thị Lan 1,80 NB x x CN x 0 x x 25 10 Trần Văn Lực 1,80 NB x x CN x x x x 26 11 Đỗ Bích Thuỷ 1,80 NB x x CN x x x x 26 12 Vũ Thị Thu 1,80 NB x x CN x x x x 26 13 Vũ Thị Trang 2,34 NB x 0 CN x x x x 26 14 Lê Thị Vân 2,34 NB x x CN x x x x 27 15 Trần Thị Nga 2,34 NB x x CN 0 x x x 26 2.3: Bảng chấm công bộ phận kinh doanh tháng 05 Chú thích : - NB : nghỉ bù - 0 : nghỉ không lương - x : đi làm - CN : nghỉ chủ nhật Công ty TNHH Tân Thái Bình Bộ phận: Phòng kinh doanh Bảng thanh toán lương Tháng 05 năm 2008 TT Họ và tên Chức vụ Lương chính Phụ cấp khác Tổng số Tạm ứng kỳ I Các khoản khấu trừ 6% BHXH Thưởng Kỳ II thực lĩnh SC Hệ số bậc Lương TT 1 Bạch Ngọc Phương TP 27 2,34 560.000 0,30 1.535.262 300.000 92.116 249.060 1.392.206 2 Lã Thị Vân Anh PP 27 2,34 560.000 0,20 1.477.108 300.000 88.626 249.060 1.337.542 3 Nguyễn Ngọc Đức NV 27 2,34 560.000 1.360.800 300.000 81.648 249.060 1.228.212 4 Nguyễn Thị Hương NV 26 2,34 560.000 1.310.400 300.000 78.624 249.060 1.180.836 5 Đào Thanh Khoa NV 27 2,34 560.000 1.360.800 300.000 81.648 249.060 1.228.212 6 Phạm Quỳnh Hoa NV 27 2,34 560.000 1.360.800 300.000 81.648 249.060 1.228.212 7 Vũ Thị Hằng NV 26 1,80 560.000 1.008.000 300.000 60.480 249.060 896.580 8 Trương Thị Trang NV 27 1,80 560.000 1.046.769 300.000 62.806 249.060 933.023 9 Lê Thị Lan NV 25 1,80 560.000 969.231 300.000 58.154 249.060 860.137 10 Trần Văn Lực NV 27 1,80 560.000 1.046.769 300.000 62.806 249.060 933.023 11 Đỗ Bích Thuỷ NV 27 1,80 560.000 1.046.769 300.000 62.806 249.060 933.023 12 Vũ Thị Thu NV 27 2,34 560.000 1.360.800 300.000 81.648 249.060 1.228.212 13 Vũ Thị Trang NV 26 2,34 560.000 1.310.400 300.000 78.624 249.060 1.180.836 14 Lê Thị Vân NV 27 2,34 560.000 1.360.800 300.000 81.648 249.060 1.228.212 15 Trần Thị Nga NV 26 1,80 560.000 1.008.000 300.000 60.480 249.060 896.580 Tổng 399 8.400.000 18.562.708 4.500.000 1.113.762 3.735.900 16.684.846 Bảng thanh toán lương bộ phận kinh doanh tháng 05 Bộ phận: Quản lý doanh nghiệp BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG Tháng 05 năm 2008 STT Họ và tên Chức vụ Lương chính Tổng số Tạm ứng kỳ I Các khoản khấu trừ 6% BHXH Tiền thưởng Kỳ II thực lĩnh SL Hệ số lương Lương cơ bản 1 Lê Việt Anh GĐ 27 4,98 560.000 2.896.062 400.000 173.763 266.850 2.589.149 2 Bùi Văn Long PGĐ 27 4,32 560.000 2.512.246 400.000 150.735 266.850 2.228.361 3 Lê Đức Hùng PGĐ 27 4,32 560.000 2.512.246 400.000 150.735 266.850 2.228.361 4 Vũ Thu Hoài KTT 27 4,32 560.000 2.512.246 400.000 150.735 266.850 2.228.361 Tổng 108 2.240.000 10.432.800 1.600.000 625.968 1.067.400 9.274.232 Bảng thanh toán lương bộ phận QLDN tháng 05 BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG Tháng 05/2008 Bộ phận Lương chính Lương BHXH Tổng số Tạm ứng kỳ I Số tiền KT 6% BHXH Thưởng Kỳ II thực lĩnh SC ST SC ST 1. Bộ phận QLDN 2. Bộ phận kinh doanh 3. Bộ phận kỹ thuật 4. Bộ phận kê toán 108 399 390 208 10.432.800 18.562.708 13.602.492 10.772.000 0 0 0 0 0 0 0 0 10.432.800 18.562.708 13.602.492 10.772.000 1.600.000 4.500.000 4.350.000 1.600.000 625.968 1.113.762 816.150 646.320 1.067.400 3.735.900 2.668.500 533.700 9.274.232 16.684.846 11.104.842 9.059.380 Tổng 53.370.000 0 0 53.370.000 12.050.000 3.202.200 8.005.500 46.123.300 Hàng tháng công ty có hai kỳ trả lương vào ngày 15 và ngày 30. - Kỳ I: Tạm ứng cho CNV đối với những người có tham gia lao động trong tháng. - Kỳ II: Sau khi tính lương và các khoản phải trả cho CNV trong tháng n lương của công ty tháng 05 năm 2008 của doanh nghiệp. Kế toán sẽ trừ đi số tiền tạm ứng trước đây và thanh toán nốt số tiền còn lại mà CNV được lĩnh trong tháng đó. Giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng. Giấy này do người xin tạm ứng viết 1 liên và ghi rõ gửi thủ trưởng đơn vị(người xét duyệt tạm ứng). Người xin tạm ứng phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, số tiền xin tạm ứng, lý do tạm ứng và thời hạn thanh toán. Giấy đề nghị tạm ứng được chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị thủ trưởng đơn vị duyệt chi. Căn cứ quyết định cửa thủ trưởng, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ Đơn vị: Công Ty TNHH Tân Thái Bình Mẫu số 03 - TT Địa chỉ: Bộ phận kinh doanh QĐsố1141-TC/QĐKT Giấy đề nghị tạm ứng Ngày 15 tháng 05 năm 2008 Kính gửi: Ban giám đốc Tên tôi là: Bạch Ngọc Phương Địa chỉ: Trưởng phòng kinh doanh Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 4.500.000đ (Viết bằng chữ): Bốn triệu năm trăm ngàn đồng chẵn Lý do tạm ứng: Tạm ứng lương cho CNV Thời hạn thanh toán : Ngày 31 tháng 05 năm 2008. Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Đơn Vị: Công Ty TNHH Tân Thái Bình Mẫu Số 02- TT Số 78 Địa Chỉ: Phòng Kinh Doanh QĐ số 1141-TC/ QĐK Phiếu chi Nợ TK: 334 Ngày 15 tháng 05 năm 2008 Có TK111 Họ tên người nhận: Bạch Ngọc Phương Địa chỉ: Trưởng phòng kinh doanh Lý do tạm ứng: Tạm ứng lương kỳ I cho CNV trong tháng Số tiền: 4.500.000đ (Viết bằng chữ): Bốn triệu năm trăm ngàn đồng chẵn Kèm theo 02 chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (bằng chữ) Bốn triệu năm trăm ngàn đồng chẵn Ngày 15 tháng 05 năm 2008 Sau khi nhận được tiền tạm ứng này kế toán sẽ lập bảng thanh toán tạm ứng cho bộ phận kinh doanh. Mục đích: Bảng thanh toán tạm ứng này là để lấy căn cứ số liệu để lập phiếu chi và sau này khi trả lương sẽ lấy số tạm ứng vào bảng thanh toán tiền lương và khi trả lương sẽ trừ đi khoản tạm ứng đã chi.  Bộ Phận kinh doanh TẠM ỨNG LƯƠNG KỲ I Tháng 05 năm 2008 STT Họ Và Tên Bậc Lương SốTiền Tạm ứng KỳI KýNhận 1 Bạch Ngọc Phương 300.000 2 Lã Thị Vân Anh 300.000 3 Nguyễn Ngọc Đức 300.000 4 Nguyễn Thị Hương 300.000 5 Đào Thanh Khoa 300.000 6 Phạm Quỳnh Hoa 300.000 7 Vũ Thị Hằng 300.000 8 Trương Thị Trang 300.000 9 Lê Thị Lan 300.000 10 Trần Văn Lực 300.000 11 Đỗ Bích Thuỷ 300.000 12 Vũ Thị Thu 300.000 13 Vũ Thị Trang 300.000 14 Lê Thị Vân 300.000 15 Trần Thị Nga 300.000 Tổng 4.500.000 Hạch toán các khoản trích theo lương tại công ty. 3.1. Quỹ BHXH. Quỹ BHXH dùng để chi trả cho 1 người lao động trong thời gian nghỉ do ốm Theo chế độ hiện hành. BHXH phải được tính là 20% trên tổng quỹ lương trong đó 15% tính vào chi phí kinh doanh của công ty, còn 5% do người lao động phải nộp trừ vào lương, công ty sẽ nộp hết cho cơ quan bảo hiểm. Tháng 05/ 2008 tổng quỹ lương của công ty là : 53.370.000đ Theo quy định công ty sẽ phải nộp BHXH với số tiền là : 53.370.000 x 20% = 10.674.000đ Trong đó, cán bộ công nhân viên phải nộp trừ vào lương là : 53.370.000 x 5% = 2.668.500đ Còn lại 15% công ty tính vào chi phí: 10.674.000 – 2.668.500 = 8.005.500 VD: Bạch Ngọc Phương thuộc bộ phận kinh doanh cuối tháng kế toán tính ra số tiền lương là 924.000 vậy số tiền mà Chương phải nộp BHXH là: 1.535.262 x 5% = 76.763đ Còn tiền BHXH mà công ty phải chịu vào chi phí là: 1.535.262 x 15% = 230.289đ 3.2. Quỹ BHYT: Dùng để chi trả cho người tham gia đóng góp trong thời gian khám chữa bệnh. BHYT được tính 3% trên tổng quỹ lương trong đó: - 2% tính vào chi phí của công ty - 1% tính vào lương của CNV Tháng 05 quỹ lương của công ty là 53.370.000đ. Theo qui định công ty sẽ nộp BHYT với số tiền: 53.370.000 x 5% = 2.668.500đ Trong đó: Nhân viên chịu trừ vào lương 1% 53.370.000 x 1% = 533.700đ Còn lại 2% công ty tính vào chi phí: 53.370.000 x 2% = 1.067.400 đ VD: Nhân viên Bạch Ngọc Phương với số lương là 1.535.262 thì số tiền mà anh Phương phải nộp BHYT là: 1.535.262 x1% = 15.353đ Còn 2% công ty tính vào chi phí: 1.535.262 x 2% = 30.705đ 3.3. KPCĐ : Dùng để duy trì hoạt động của công đoàn doanh nghiệp được tính 2% trên tổng quỹ lương, 1% nộp cho công đoàn cấp trên, 1% giữ lại tại doanh nghiệp.2% này được tính hết vào chi phí. Quỹ lương tháng 11 của công ty là: 53.370.